Unidad 7

• Análisis y diseño de sistemas

“Los sistemas son la parte integral del trabajo de todo ejecutivo, o sea que cadapersona que supervisa, dirige o administra las actividades de subordinados sin importarsu número, tiene en su trabajo una responsabilidad inherente de los sistemas como uncampo de actividades que se identifica con las labores de todo supervisor .“

Conceptos básicos en sistemas

Definiciones

Una definición precisa de lo que eso representa un sistema de trabajo aún no existe, yaque los diferentes autores y estudiosos de la materia no se han puesto de acuerdo ycada uno de ello enfoca el problema desde un diferente punto de vista, como se verá enlas diferentes definiciones que varios autores exponen sobre el concepto de sistema,objeto de estudio de este capítulo, así como el uso de diferente terminología. De talmanera, se puede decir que podrían usarse indistintamente los términos de método,procedimiento o sistema de trabajo. Sin embargo, se tratará de establecer un conceptode lo que significan, en relación directa con un factor de jerarquía o nivel.

Qué es un método

Un método es una secuencia ordenada cronológicamente y eficiente de actividades(trabajos a desarrollar), que deben ejecutarse para la obtención de un resultadoespecífico.

Qué es un procedimiento

Un procedimiento es un conjunto congruente de métodos, es decir, que tienen unsignificado mayor.

"Es una serie de labores concatenadas que constituyen una sucesión crono-lógica y la manera de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinadonado"1

Serie de labores concatenadas. Se dice que es una serie de labores concate-nadas porque son una variedad de diferentes operaciones que se enlazan entre sí, paraque las anteriores sirvan de base a la siguiente, y así sucesivamente hasta llegar alresultado deseado.

Sucesión cronológica. Porque se suceden en tiempos subsecuentes y en ordenlógico dando respuesta a la pregunta ¿...cuándo?

Manera de ejecutar un trabajo. Porque nos indica el ¿cómo...?, el ¿quién? y el¿dónde? del trabajo para entrar al concepto de sistema, y tener elementos decomparación de los diferentes conceptos. Víctor Lázaro en su recopilación muestraconjuntamente la terminología de "sistemas y procedimientos",2 los cuales define de laforma siguiente: "el estudio y análisis de programas, políticas, formas, informes,registros y equipo de una empresa, con el fin de estandarizar y simplificar lasoperaciones de la misma"

Otra definición sobre este concepto es la que da John W. Haslett: "es el análisisde los planes de acción colectivos, procedimientos, formas y equipo que intervienen enlas organizaciones de la empresa, con el fin de simplificarlas y estandarizarlas".

1 Terry, R. George. Principios de administración. Ed. Continental, S.A., México, 1970.2 Victor, Lázaro. Sistemas y procedimientos. Ed. Diana, S.A., México, 1975.

Qué es un sistema

• Un sistema es "una red de procedimientos relacionados entre sí y desarrolladosde acuerdo con un esquema integrado para lograr una mayor actividad de lasempresas".3

• Un sistema es "un ensamble de partes unidas por interferencia y que se lleva acabo por las empresas para lograr así los objetivos de las mismas".4

• Un sistema es "una serie de objetos con una determinada relación entre ellosmismos y entre sus atributos ".5

• Un sistema es "un arreglo ordenado de elementos o rutinas de un todo".6• Sistema es un conjunto de componentes destinados a lograr un objetivo

particular, de acuerdo con un plan.• Sistema es un conjunto de elementos que forman una actividad, un procedimien-

to o un plan de procedimientos que buscan una meta o metas comunes mediantela manipulación de datos o energía o materia.}

• Sistema es una serie de funciones, pasos o movimientos encadenados a obtenerel resultado que desee.

• Sistema es el resultado de la coordinación de esfuerzos que permite ademásobtener resultados modulares o complementarios.

De un estudio de las definiciones hechas por varios eruditos se da la siguientedefinición:

• Un sistema es una serie de elementos que forman una actividad, unprocedimiento o un plan de procedimientos que buscan una meta o metascomunes mediante la manipulación de datos o energía o materia.

Como se puede concluir, las definiciones de sistemas varían, por lo cual no esposible precisar una definición exacta, ya que los diferentes autores y estudiosos de laadministración todavía no se han puesto de acuerdo para definirlo; así, cada uno deellos enfoca el problema desde un punto de vista diferente y usan indistintamente lostérminos de sistemas, métodos, procedimientos, etc, Sin embargo, se establecerá másadelante el concepto general de lo que es un sistema.

3 Menschel, Richard F. Me Graw management by system. p. 104 Place, Irene. Business report administrative analisis. Michigan. p. 28.5 Hall, Artur D. Ingeniería de sistemas. Ed. Limusa. p. 946 Pand Myess G., Leonard. Idea of management, N. Y The felds of systems and procedure. p. 401.

Figura 11-1 Partes interactuantes del sistema

Podría decirse que sistema es el resultado de un conjunto de procedimientospreviamente coordinados destinados a un objetivo común. (figura 11-1).

Clasificación de sistemasDentro de la variedad existente de los sistemas, existe una diversidad de criterios parasu clasificación tal y como quedó señalado en el capítulo primero; sin embargo, parafines de un estudio de sistemas dentro de un organismo social, fundamentalmente nosinteresa hacer hincapié en lo siguiente:

a) Sistemas naturales y sistemas creados o hechos por el hombre.Indudablemente que las organizaciones públicas y privadas constituyensistemas creados o hechos por el hombre.

b) Considerando el número y complejidad de los elementos y sus relaciones,y la posibilidad de predecir su comportamiento, los sistemas pueden sersimples, complejos y muy complejos; y deterministas y probabilistas.

"Esto permite una clasificación dicotómica que arrojará luz sobre estosconceptos ".7

7 Beer. Cibernética y administración. Ed. Continental, S.A., México, 1965. p. 38

Sin duda, las organizaciones constituyen sistemas muy complejos ysimultáneamente probabilísticos;

c) Otra clasificación de los sistemas distingue a los cerrados de los abiertos."La mayor parte de los sistemas orgánicos son abiertos; esto quiere decirque hay un intercambio de energía con sus integrantes. Se dice que unsistema es cerrado cuando no hay aportación o expedición deinformación, de calor o de materiales físicos, y por lo tanto no se verificaningún cambio en sus componentes ... Al estudiar un sistema natural o unsistema fabricado por el hombre como un sistema abierto, el interés sedebe concentrar sobre los datos iniciales y finales (entradas y salidas) delsistema, o los datos del principio al fin, como debe de llamárseles, puestoque es la transportación de la energía a través del sistema lo que nospermite percibir su trabajo.

Además, la característica de sistema abierto está dada por lainfluencia recíproca del contexto o suprasistema. El comportamiento delas instituciones públicas y su relación con el medio o ecología, demuestrafácilmente que son sistemas abiertos.

d) Sistemas mecánicos o no vivientes y sistemas vivientes. Es de fácilcomprensión que los organismos públicos son sistemas vivientes, puestoque su principal componente es el ser humano como ente individual ycomo miembro de un grupo social.

e) Sistemas adaptables y no adaptables. Las organizaciones son sistemasadaptables, puesto que reaccionan o responden a cambios del contexto,produciéndose una nueva situación del sistema frente a la reacción orespuesta; mediante el análisis se pueden establecer en el tiempo losdiferentes estados del sistema.

Importancia de los sistemas

El campo de los sistemas es parte integral del trabajo de todo ejecutivo, o sea que cadapersona que supervisa, dirige o administra las actividades de subordinados (sinimportar su número) tiene en su trabajo una responsabilidad inherente de los sistemas,procedimientos o métodos que emplean él y sus subordinados. Por lo tanto, deben

considerarse los sistemas como un campo de actividades que se identifica con laslabores de todo supervisor.

La ubicación de los sistemas y procedimientos de trabajo se halla en el elementoadministrativo de la planeación, que es el momento donde se definen cómo se van ahacer las cosas.

Considerando lo anterior, no se puede imaginar cualquier unidad de trabajo ocualquier institución, ya sea pública o privada, que no tenga algún sistema de trabajo,ya que como se dijo en incisos anteriores, éstas pertenecen a los elementos técnicosque regulan y controlan, y a los elementos humanos y materiales que reglamentan.

Sin embargo, el problema no consiste en tener o no sistemas ya que es ilógicopensar su ausencia, sino en que éstos cubran plenamente los objetivos para los quefueron implantados, y además que se desarrollen sobre bases técnicas que permitan unaprovechamiento óptimo de los recursos con que se cuenta.

La frase de sistemas y procedimientos ha adquirido, en muy pocos años, unsignificado importante en la dirección de los negocios y en la administración pública. Elnúmero de los especialistas en sistemas y de los departamentos de sistemas yprocedimientos, bajo diversos títulos o designaciones, han venido aumentandoconsiderablemente, y esto se debe al reconocimiento de su importancia dentro decualquier organismo social.

Por lo tanto, se debe identificar y definir un campo específico de sistemas yprocedimientos al igual que existen campos de producción, contabilidad o ventas. Enrealidad, es un campo con el que el hombre común no está bastante familiarizado comolo puede estar con los anteriores, porque ha llegado a su bien ganada prominencia enlos últimos años, a tal grado que algunos autores lo usan como base para la atinadaadministración de un organismo por medio de lo que se ha llamado "administración porsistemas" y "administración por excepción".

De todo lo anterior, se desprende la atención tan marcada que el administradordebe tener en la proyección y coordinación de sus métodos, procedimientos o sistemade trabajo.

El estudio de sistemasDe la evolución de los sistemas de negocios ha nacido la idea de diseñar y proyectarnuevos sistemas de negocios como una entidad unificada, que contribuya directamentea lograr las metas de los negocios y aprovechar totalmente las ventajas de capacidaddel equipo y de las técnicas de ciencia administrativa.

La introducción de nuevos sistemas de trabajo en una empresa ofreceoportunidades sin paralelo para:

• Mejorar el sistema de negocio.• Desplegar condiciones de operación verdaderas para la administración.• Guiar al negocio en la dirección que desea la administración.• El enfoque de sistemas dirigido a una meta requiere que se examinen y estipulen

de nuevo las verdaderas metas del negocio.

El análisis y diseño de sistemas puede usarse para crear estudios que conviertande:

• Un sistema manual a un sistema mecánico.• Un sistema manual a un sistema electromecánico.• Un sistema manual a un sistema electrónico (computador).• Un sistema electromecánico a un sistema computacional.• Un sistema computacional a otro sistema computacional.

Existen tres etapas en la vida de un sistema de negocios:

La etapa 1: estudio y proyecto se divide en 3 fases:

• Fase 1. Estudio del sistema existente para obtener una visión del negocio y susclaves de relaciones.• Fase 2. Mezclar los resultados de la fase 1 con pronósticos y necesidades previsiblespara determinar los requerimientos verdaderos del sistema.• Fase 3. Diseñar o proyectar el nuevo sistema y comunicarlo a la administración.

Comprensión del negocio dual

Antes de proyectar un nuevo sistema, el planificador de sistemas debe identificar lasáreas que presentan mayor oportunidad de mejor control, reducción de costos yaumento de utilidades.

Es importante la fase de estudio del sistema actual porque:

• El nuevo sistema debe cuando menos actuar tan bien como el sistema actual.• Una comprensión del sistema actuales necesaria para obtener una imagen clara detiempos transcurridos, secuencias de operación y costos de operación.

El objetivo del planificador de sistemas es comprender y no reunir una extensacolección de hechos que desafían cualquier tipo de análisis.

Metodología para el estudio de sistemasLa metodología para el estudio de sistemas comprende las siguientes etapas:

1. Planeación del estudio2. Investigación de la situación actual3. Análisis y crítica de la información4. Diseño de procedimientos5. Presentación y aprobación6. Implantación y seguimiento

La breve exposición de la metodología que se propone, tiene por objetoestablecer una base normativa para el estudio de sistemas. Debe destacarse que lapresente guía representa un mínimo de criterios generales para la conducción de esosestudios y como tal no restringe la aplicación inteligente y razonada de otras técnicasque se consideren necesarias de acuerdo con las circunstancias. Por otra parte, nopretende sustituir el buen juicio y el criterio personal del analista.

En conclusión, la metodología que se propone comprende una disposición lógicade pasos tendientes a conocer y resolver problemas administrativos por medio de unanálisis ordenado, comenzando por una cuidadosa identificación y definición delproblema, avanzando sistemáticamente hasta alcanzar su solución.

Planeación del estudio

Esta fase incluye:

• Definición del problema• Definición del objetivo del estudio• Formulación del plan de trabajo

Definición del problema El primer paso en la planeación del estudio será definir lanaturaleza del problema en cuestión. Esto permitirá fijarlas bases para determinar elobjetivo del estudio y para una investigación preliminar que proporcione elementos dejuicio para decidir si conviene seguir adelante con el estudio y proceder a la formulacióny ejecución del plan de trabajo.

Definición del objetivo del estudio Es conveniente en esta fase precisar con todaclaridad los problemas que hayan sido detectados, definiendo el objetivo del estudiopara evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo posterior.

Es recomendable que antes de iniciar el estudio, los responsables convengan ydefinan el objetivo con el jefe de la unidad afectada.

Formulación del plan de trabajo Determina la naturaleza y la magnitud del problema;una vez definido el objetivo y practicada la investigación preliminar, deberá formularseel plan y los programas de trabajo necesarios para llevarlo a cabo.

Un plan de trabajo deberá especificar con claridad qué es lo que se va a hacer ypor qué, dónde, cómo y cuándo, y quiénes lo harán y en qué tiempo.

Investigación de la situación actual

Cubre la finalidad de obtener una visión del procedimiento. Básicamente esta faseincluye:

• Recopilación de la información• Registro y documentación del sistema actual• Obtención de la aprobación correspondiente

Recopilación de la información

Consiste en obtener una descripción lo más detallada y exacta posible de la formacomo se desarrollan las operaciones que integran el sistema en estudio. Se trata decomprender, no de reunir una extensa colección de hechos que desafían cualquier tipode análisis. En esta parte del trabajo, el analista debe permanecer muy alerta paraobtener información que pueda ser de utilidad para el proyecto; además, debevislumbrar la manera de hacerla llegar hasta él para utilizarla en forma óptima.1) Integración de la información

• Información general• Información estructural• Información operacional

2) Información de tipo generalSe reúne información general para obtener una perspectiva más amplia de lasoperaciones de la empresa. El planificador deberá familiarizarse con la estructurasobre la que se apoyará el nuevo sistema. Comprenderá información sobre:a) Historia y estructura. Esta información incluye las razones para empezar laempresa, incorporaciones y ampliación o reducción de líneas de prodúctos oservicios, crecimiento físico, número de empleados. Las fuentesde informaciónserán entre otras:•Entrevistas con la alta administración.• Reportes anuales.• Copias de discursos administrativos acerca del negocio.• Manuales de orientación a empleados.• Revistas y registros de inversiones internas.• Registros biográficos como "Quién es quién en el comercio y en laindustria".b) Antecedentes de la empresa. Incluye material que muestra la demanda debienes y servicios de la empresa, desarrollos tecnológicos importantes,tendencias de crecimiento, estadísticas comparativas y volúmenes de ventas.Las fuentes de información serán:

• Revistas de la industria.• Revistas técnicas.• Estadísticas del departamento de comercio.• Reportes comparativos de ventas.• Entrevistas con la administración de ventas.c) Metas u objetivos de la empresa. Es necesario obtener información en esteaspecto para asegurarse que el rendimiento del nuevo sistema se amolda a losobjetivos globales del negocio. Antes de que empiece el estudio detallado deoperaciones, es responsabilidad del planificador determinar en la administracióncuáles cambios futuros intervendrán principalmente en los objetivos del negocio,y afectarán en forma directa en sus procedimientos,d) Normas y prácticas. Las normas y prácticas son las formas en las cuales laadministración ejecuta los objetivos de la empresa.e) Reglamentos gubernamentales. Se deberá determinar desde un principioaquellas reglamentaciones que puedan imponer reglas severas en el proyectodel sistema final. Las leyes en vigor no son las únicas reglamentaciones quepodrán afectar el nuevo sistema. Las fuentes son:• Entrevistas con la administración y consejeros.• Periódicos y revistas de la industria.

3) Información estructuralLa información estructural describe la interacción en el ambiente externo del negocio(ej.: clientes y proveedores) y los recursos del negocio. Esta información es requeridapara preparar al planificador para el análisis operativo y el trabajo de proyecto desistemas adelantado, desarrollando una amplia comprensión del negocio.

Salida (productos y mercados).

Estructural Entradas (materias primas y proveedores).

Recursos (personal, finanzas, instalaciones,inventario

Las fuentes principales de información son:

• Reporte anual.• Reportes internos.• Documentos contables.

4) Información operativa

Una vez obtenida la información general y estructural, el planificador de sistemasexaminará ahora el negocio en marcha. Las operaciones existentes deberán seranalizadas y registradas con el propósito de entenderlas en términos de verdaderosrequerimientos de procesamiento de datos del futuro sistema.

Para la obtención de información actual, precisa y veraz de la forma actual deoperar en la empresa, deberá recurrirse al uso adecuado de las técnicas deinvestigación.

Hechos Participantes No participantes

La observación Experimentos

Contables Estadísticos Registros Administrativos

Por cuestionario

La encuesta

La entrevista

Si la observación consiste en obtener datos mediante la directa aplicación de nuestrossentidos a los problemas y hechos que afectan a la administración, por la encuesta seobtendrán dichos datos a través de lo que afirman otras personas.

Para la preparación de un cuestionario es necesario considerar los siguientes pasos:

• Determinación de un universo o ámbito.• Muestreo.• Formulación del cuestionario.

• Recolección de datos.• Tabulación de los mismos.• Interpretación de los resultados.

La entrevista es tal vez la forma más productiva de obtener información, su importancia,validez y frutos dependen fundamentalmente de la habilidad de quien hace uso de ella.Los fines de la entrevista pueden reducirse a tres:

• Obtener información.• Proporcionar información.• Influir sobre ciertos aspectos de la conducta del entrevistado.

Antes de planear una entrevista deben considerarse los siguientes puntos:

• Preparar lista de requerimientos de lo que se desea obtener.• Tratar de que las entrevistas sean cortas, cubriendo detalladamente todos

los aspectos que afecten al estudio.• Debe prepararse una guía con preguntas clave para la conducción de la

entrevista.• Avisar por anticipado.• Solicitar que cada funcionario lo presente con las personas dentro de su

organización a las que tenga que entrevistar.

Durante el desarrollo de la entrevista debe considerarse lo siguiente:

• Debe comenzarse por explicar el objeto de la entrevista y los beneficios que seesperan.

• Mantener un prapport adecuado.• Separar hechos de opiniones lo más pronto posible.

Asegurarse de entrevistar personal que representa ambos aspectos de lostemas significativos:

• Inquirir en todos los niveles del personal acerca de las mejoras que ellosrecomendarían.

• Anotar notas sumarias.

5) Reglas psicológicas:

• No interrumpir.• No emitir opiniones sobre cómo debería ser el trabajo.• No contradecir.• No afirmar soluciones a posibles deficiencias que se hayan encontrado.• Mostrar interés.

Registro y documentación del sistema actual

Es importante la adopción de un método mediante el cual se registrarán los hechos delestudio. Registrar ordenadamente la información recopilada de cualquier investigaciónque se realice, es de exigencia general.

Una regla general que debe tomarse en cuenta al realizar los registros, eshacerlo con la debida claridad para que cualquier persona pueda entenderlos. Esesencial que se obtengan copias de todos los documentos utilizados en el sistema. Enlo posible se preferirá la recopilación de copias usadas y no en blanco.

Durante el curso de la investigación, el analista deberá auxiliarse del uso dediagramas para el registro de las actividades. Existen fundamentalmente tres tipos dediagramas:

a) Organogramasb) Cuadros de Distribución de Trabajoc) Fluxogramas de procedimientos o diagramas de flujo

Organogramas. Muestran la estructura orgánica y/o funcional de una organización.Señalan las funciones de línea y dan idea de las responsabilidades del personal de esaorganización. Desde el punto de vista del analista, el valor de los organogramas resideen que destacan los niveles de autoridad. Antes de hacer una visita, es posible tener laimpresión general del ámbito de un departamento que se está investigando, medianteun organograma bien trazado.

Cuadro de distribución de actividades. Describe las actividades de cada unidad de laestructura de un departamento, determinando qué hace cada puesto. A través de estatécnica se obtiene una visión de todas las operaciones que realiza cada uno de losmiembros que integran una unidad de trabajo, indicando el volumen y el tiempoestimado de cada uno y el tiempo total invertido.

El fluxograma de procedimientos. Como su nombre lo indica, representa el flujo deinformación de un procedimiento. Los fluxogramas de procedimientos, conocidostambién. como diagramas de flujo, satisfacen tres funciones principales:

• Permiten al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos delprocedimiento.

• Da las bases para escribir un informe claro y lógico.• Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente

operará el nuevo procedimiento.

Los diagramas de flujo son los más utilizados en el estudio de los sistemas.Brevemente definidos, los diagramas de flujo son la representación gráfica de unprocedimiento administrativo. A través del diagrama de flujo puede graficarse cualquiersituación administrativa u operativa, representada en forma objetiva para mostrarprocedimientos.

En la representación de procedimientos administrativos pueden utilizarse formasimpresas.

Técnicas del diagrama de flujo o proceso

Se tiene la siguiente simbología utilizada en la formulación o elaboración de diagramasde flujo:

Una vez que se ha reunido toda la información relativa a la forma actual deoperar del sistema, el analista o grupo de analistas procederán a organizar ydocumentar todo el material escrito, a fin de cubrir posteriormente la fase de análisis ycrítica del mismo.

Como último paso en el proceso de investigación sobre la forma actual de operardel sistema, el responsable del estudio presentará a los usuarios un documento final,con el objeto de ultimar detalles que no hayan sido comprendidos por el analista.

La presentación del documento debe ajustarse a la siguiente estructura:• Introducción• Objetivos del procedimiento• Diagramas de flujo de actividades• Descripción literaria del sistema• Formas e instructivos• Apéndices• Hojas de operaciones• Cuadros comparativos• Conclusiones generales

Obtención de la aprobación correspondiente

Una vez documentado el sistema actual se procederá a obtener la aprobación de losresponsables de su operación.

Simbología para diagramas de flujo y/o fluxogramas8

8 Simbología adoptada de la que utiliza la I.B M. para la elaboración de sus diagramas.

Análisis y crítica de la información recabada

Una vez terminado el proceso de recopilar información de la forma actual de operar delsistema en estudio, se deberá documentar todo el material escrito para su análisis, y sedeterminará lo siguiente:

a) Objetivos de la empresa, haciendo mención si estaban o no definidos.b) Análisis y agrupación de funciones por puestos, secciones, etc.c) Estudio de la delegación de autoridad.d) Localización de problemas, hechos y deficiencias.e) Análisis de la distribución de actividades por departamentos, secciones ypuestos.

f) Análisis del flujo de trabajo.g) Análisis de los controles actuales, de procesos y cargos de trabajo.h) Análisis de la comunicación,i) Determinación de posibles soluciones (resumen de conclusiones y recomendaciones)

Técnicas de análisis a emplear

1. Cartas de organización. Son la representación gráfica de las estructuras existentes opropuestas de un organismo social. Sirven para:

• Proporcionar, en primera instancia, información sobre el organismo.• Es un instrumento para el análisis de la organización.

2. Diagramas de flujo sobre: operaciones, formas, materiales, etc. Cuando se siguentodos los pasos de una persona, se le conoce como consecuencia de trabajo. Cuandose sigue un material o documento, se le denomina proceso.3. Manuales de organización. Son documentos en los que se establecen las políticas,las reglas, los procedimientos y la información general que sirven para orientar yuniformar la conducta de cada grupo humano en la empresa.4. Cuadro de distribución de actividades. Son formas en que se consignansistemáticamente las actividades de un departamento o sección, para analizar laslabores que, dentro de cada una de aquéllas, realiza cada empleado, y se especificanlas horas que éste dedica a cada labor o actividad, con el fin de analizar si ladistribución es correcta o puede mejorarse.5. Análisis de sistemas de comunicación. El desarrollo de una nueva técnicadenominada análisis de sistema de información ha hecho posible su empleo paraprocesos manuales, mecánicos o electrónicos.

Como fase final del estudio de investigación, éste deberá presentarse a la altaadministración. Este informe, representará la situación actual de la empresa y deberácomprender:1. Introducción

a) Propósito de estudiob) Reglas de trabajoc) Contenido

2. Sección generala) Historia del negociob) Antecedentesc) Metas y objetivosd) Normas y prácticas

3. Sección estructurala) Gráficas de organizaciónb) Productos y mercadoc) Materiales y proveedoresd) Finanzase) Personalf) Inventariosg) Varios

4. Sección operacionala) Diagrama de flujo de entradasb) Diagrama de actividades

5. Apéndicea) Hoja de operacionesb) Cuadro de funcionesc) Conclusiones

Determinación de los verdaderos requerimientos

El objetivo final del trabajo de análisis se determina como ya se ha mencionado en lafase 1, y éste puede ser cualquiera de los dos siguientes: encaminar la mecanizaciónhacia la solución de los principales problemas de la empresa; o enfocar las actividadesde la empresa, como un todo unificado, para obtener un sistema integral.

Es necesario señalar la importancia que tiene llevar a cabo esta segunda fasebajo un programa de trabajo bien organizado, ya que es muy frecuente observarimplantadores de sistemas que no han comprendido que el diseño de un nuevo sistemano consiste simplemente en incorporar, al sistema en uso, soluciones intuitivas eindisciplinadas, que frecuentemente sólo traen por resultado la mecanización de uncaos. En otros casos no tan extremosos, pero tampoco satisfactorios, se limitan amejorar la misma actividad, bien sea automatizando o distribuyendo funciones, sinanalizar si las mismas son realmente útiles y necesarias, independientemente de queun cambio futuro no considerado pueda hacer inoperante los sistemas diseñados enesta forma.

Es cierto que desarrollar esta fase no es un problema sencillo: la determinaciónrigurosa de los verdaderos requerimientos del nuevo sistema no se realiza con unprocedimiento bien especificado, como lo es el de documentación del sistema en uso;sin embargo, se puede decir que existen ciertos puntos de apoyo que, sabiéndolosreconocer, ayudan a la obtención de esta finalidad.

El analista, en esta fase, deberá tomar como normas de partida las siguientesconsideraciones:

• Qué se requiere que haga el nuevo sistema, de inmediato y en el futuro.• Cómo se evaluarán los resultados del nuevo sistema.

Hasta el momento, el analista conoce únicamente cómo trabaja la empresa y cómoestá situada en el medio; más adelante será necesario definir un nuevo sistema quecumpla con las metas y objetivos, tanto actuales como futuros; por lo tanto, el programade trabajo para realizar esta tarea constará de los puntos siguientes:

1. Analizar y definir los objetivos presente y futuros para determinar las verdaderasmetas de la empresa.2. Modificar las actividades actuales o crear otras nuevas, de tal forma que las mismascontribuyan a lograr las metas auténticas de la empresa. (Especificar el alcance y loslímites que comprenda cada una de las actividades).3. Analizar cada actividad para establecer sus entradas, operaciones, recursos yresultados.

4. Optimizar estos requerimientos a través de varias comprobaciones.5. Determinar medidas de evaluación para los resultados de cada actividad.6. Documentar los requerimientos en un manual que se llamará "Determinación de losrequerimientos del sistema".

Este manual comprende las siguientes partes:Una introducción que describe las metas y objetivos presentes y futuros, y las

consideraciones generales del sistema integrado. También menciona la informaciónesencial de las actividades que comprende la totalidad de la empresa.

A continuación se incluyen secciones correspondientes a cada actividad, y cadauna de estas secciones está dividida en tres partes.

Sección general. Describe el nombre de la actividad, sus metas y objetivos, asícomo su alcance y límite. Además, presenta una lista de consideraciones, como políticay costos no incluidos en otras operaciones.

Sección de operaciones. Especifica los requerimientos de operación que laactividad deberá comprender de la forma siguiente: entradas que debe aceptar,operaciones que debe realizar, salidas que debe producir y recursos que debe utilizar(personal, equipo, facilidades e inventarios).

Lo anterior se resume al principio de esta sección, según se muestra en elsiguiente modelo de actividad.

Sección de evaluación. Establece en qué condiciones el sistema va a serevaluado. Se determinan los límites aceptables y los niveles de desarrollo que seesperan del nuevo sistema.

El analista deberá tener siempre presente que las salidas del sistema son lasque determinan fundamentalmente los requerimientos del mismo, o sea que el sistemase justifica por los productos, servicios o información que produce. Ahora bien, si serealizó un estudio completo de la situación actual de la empresa, el analista tiene en susmanos la información de todos los aspectos que abarca la empresa, desde lainformación a nivel general hasta la información operativa en sus más mínimos detalles.Por lo tanto, partiendo de las metas y objetivos actuales y las actividades mediante lascuales se lleven a cabo, las interrelacionará con las metas y objetivos futuros, paradeterminar qué actividades se justifican, cuáles hacen falta y por último, qué cambios se

deberán hacer a nivel operativo, para que las mismas se realicen.Es en esta actividad donde el analista deberá emplear el método analítico y de

crítica, en la mayor amplitud posible, o sea que no deberá quedar satisfecho con sólosaber cómo se realiza cada actividad, sino que deberá tratar de comprender y juzgar el"porqué" de cada una.

Diseño del nuevo sistema

La tercera y última fase de la etapa de estudio y diseño tiene como finalidad determinarlos siguientes puntos:

• Cómo trabajará el sistema propuesto.• Qué personal utilizará y cómo estará organizado.• Qué cantidad y clase de equipo será necesario.• Cuáles serán los costos de operación del nuevo sistema.

Para llevar a cabo esta fase, el analista cuenta con la documentación de lasfases 1 y 2, o sea que al llegar a esta fase ya tiene los conocimientos suficientes de lasituación actual de la empresa y también de sus verdaderos requerimientos. De: aquíen adelante su trabajo será eminentemente creativo, lo cual implica que tendrá quecambiar los conocimientos adquiridos de la empresa, con conocimientos deadministración de empresas, contabilidad, organización, técnicas de implantación desistemas y finalmente de los equipos de procesamiento de datos, en todas suscategorías (equipos de oficina elementales, equipos de contabilidad de registro directo,computadores electrónicos en todas sus configuraciones y escalas, etc.). Por tanto,para el diseño del nuevo sistema, su trabajo consistirá en:

• Diseñar un sistema básico.• Analizar la consolidación o integración de sus actividades.• Determinar la configuración del equipo necesario.• Preparar el plan preliminar para la implantación del sistema. (Etapa 2)• Determinar el impacto del nuevo sistema en las utilidades de la empresa.• Documentar el diseño del nuevo sistema.

Pasos que comprende el diseño del sistema

Entre los pasos a seguir por los analistas o consultores en esta fase, se encuentran lossiguientes:

1. Desarrollar un diseño básico del sistema.2. Analizar la interacción de todas las actividades.3. Determinar el impacto del diseño en el conjunto del negocio.4. Documentar el diseño del nuevo sistema.5. Obtener la aprobación final.

Requerimientos del nuevo sistema

Para la determinación de los requerimientos necesarios para la construcción de laorganización ideal, los consultores o analistas se hacen dos preguntas vitales. Estaspreguntas son las siguientes:

• Funciones del sistema, ¿qué debe hacer el sistema?• Operación del sistema, ¿cuán bien debe operar el sistema?

Por lo que puede verse, esta fase cubre un periodo de transmisión desde el estudiodel sistema actual hasta el diseño del nuevo sistema. La determinación exacta de losrequerimientos se canalizará mediante la obtención de información con base exclusivaen entrevistas con los funcionarios de la empresa. En estas entrevistas se tratará delograr un equilibrio entre lo bien que se quiere que funcione el nuevo sistema y el actoque el mismo implique. Si se quiere un sistema muy eficiente, éste resultará muycostoso por el establecimiento de controles adecuados para su funcionamiento.

Existen 4 puntos que el analista debe tener en consideración al determinar losrequerimientos del nuevo sistema.

a) Analizar y definir futuros objetivos.b) Redefinir o modificar las actividades existentes que sirvan mejor para laconsecución de los objetos futuros.c) Analizar los requerimientos de cada actividad.d) Determinar medidas de efectividad para cada actividad.

Analizar y definir futuros objetivos

Cuando los consultores o analistas tienen en mente la solución más viable, esnecesario pensar qué es lo que pueda afectar su acción; en-otros casos puedencambiar o aumentar los objetivos de ese campo o actividad. Es decir, deberánanalizarse. Los objetivos actuales para determinar su consecución en el nuevo sistema.

Redefinir las actividades

En este caso se trata de definir, con base en las entrevistas, que lo que se quiere esque se haga de nuevo una actividad determinada. Se dañan los objetivos particularesde cada actividad. Las nuevas actividades deberán listarse a efecto de que se asignende acuerdo con su naturaleza a las unidades correspondientes.

Analizar los requerimientos de cada actividad

Cada actividad nueva deberá analizarse en relación con su campo de acción, deacuerdo con la función específica que le corresponda, así como lo que de hecho va ahacer esa actividad.

Para el análisis de los requerimientos de cada actividad se estudian básicamente

4 factores:

• Salidas• Entrada• Operaciones• Recursos

Entrada y salidas

Las actividades de entrada y salida son las que deberán estipularse en primer lugar, yaque éstas generalmente son las que están más asociadas con las metas y objetivos dela actividad. Debido a que muchas de las salidas están sujetas a restricciones (porejemplo: cheques, salidas en efectivo, etc.), deberán estipularse antes de las entradas.

Operaciones

Las operaciones deben ser identificadas por la clase y número de las entradas y salidasque la afectan y por la frecuencia con que deben ejecutarse.

Recursos

Los recursos pueden clasificarse en dos categorías.

1. Los que la administración ha especificado para el nuevo sistema.2. Aquellos no especificados pero que son necesarios al sistema.

En ocasiones la administración estipula que deben ser usados ciertos recursos.Por ejemplo, la asignación de personal disponible para la implantación y operación delnuevo sistema. Asimismo, por el costo de operaciones que implican algunos sistemassuelen ser restringidos, por ejemplo: costos de renta, costos de instalación, etc., sólopor enumerar unos cuantos. Muchas veces la administración los suprime sin tener unconocimiento amplio de su impacto. El analista deberá buscar alternativas sólidas yfavorables a la administración, el desarrollo de esas alternativas serán posibles si desdeel diseño se tiene conciencia de los constreñimientos que puede ocasionar el diseño delsistema.

Determinar medidas de efectividad para cada actividad

El establecimiento de determinado tipo de medidas tiene por objeto permitir unconocimiento del funcionamiento del sistema para evaluar cuán bien o cuán mal estáoperando.

Las principales medidas de efectividad que pueden ser establecidas sona) Costob) Tiempoc) Exactitudd) Confiabilidad

e) Flexibilidad

La operación de estas medidas de efectividad podrían estar representadasmediante cierto tipo de gráficas, por ejemplo:

De acuerdo con el modelo y tipo de la gráfica representativa para cada sistema,puede observarse lo que realmente se desea y puede alcanzarse.

Proposición del nuevo sistema o modificación del anterior

Con todos los elementos señalados en el estudio del sistema y concretamente alanalizar los requerimientos del nuevo sistema, se está en condiciones de proponer unsistema nuevo o una modificación del actual.

El objetivo primordial de la proposición de un nuevo proyector es mostrar a laadministración o dirección que la empresa puede obtener mayores rendimientos alinvertir tiempo y dinero en el nuevo sistema, que en otras operaciones de inversión.

Otro objetivo que podría enumerarse, consiste en proporcionar informacióntécnica adecuada y detalles que la apoyen para permitir que personal que no seencuentra en el nivel administrativo lo estudie, lo comprenda y lo adapte de inmediato.Para llevar a cabo estos objetivos, el plan del nuevo sistema y de organización deberáincluir 3 apartados:

• Aspectos fundamentales que comprende.• Documentar el diseño del nuevo sistema.• Obtener la aprobación final.

Aspectos fundamentales que comprende

Cuando el estudio fue realizado sobre la totalidad de las formaciones de la empresa,considerando ésta como un sistema, generalmente debió abarcar los siguientesaspectos:

a) La definición de la nueva estructura de la empresa.b) Fijación de los objetivos generales y departamentales.c) Fijación de políticas administrativas.d) Definición de líneas de autoridad.e) Asignación de funciones y actividades.f) Determinación de controles.g) Establecimiento de canales de comunicación.h) Coordinación de funciones y actividades.i) Sugerencias para mejorar relaciones humanas.j) Presentación de los nuevos procesos de operación y formas que se utilizaron.k) Presentación del flujo de trabajo.l) Descripción de puestos con detalle de las responsabilidades y tareas de cadafuncionario o empleado.m) Descripción de las obligaciones fiscales.

Documentar el diseño del nuevo sistema

La documentación del diseño del nuevo sistema representa una organización de todo elmaterial propuesto, la presentación que se le dé a esta documentación puede ser:

a) Manual general o departamental.b) Informe de situación propuesta.

c) Informe de un sistema específico.

Normalmente los manuales contendrán:

1. La orden de implantación emitida por la dirección de la empresa.2. La introducción.3. El índice.4. Gráficas de organización.5. Metas y objetivos de la empresa.6. Principios generales de organización.7. División de trabajo.8. Gráficas funcionales o de procedimientos.9. Catálogo de cuentas. Instructivo.10. Cuadros de funciones.

11. Métodos de operación.

Para el último punto, se prepara un reporte llamado plan del nuevo sistema, el cualcontiene además de la descripción completa y concisa del nuevo sistema, unaevaluación de su utilidad para el presente y el futuro de la empresa.

El contenido de dicho reporte es el siguiente:

1. Resumen para la gerencia; el cual abarca estos puntosa) Recomendaciones para el nuevo sistemab) Ventajas y valor del sistema propuestoc) Breve examen del contenido de las fases 1 y 2d) Cómo operará el nuevo sistemae) Planes para llevar a cabo la implantación (Etapa II)

2. Operación del nuevo sistemaa) Diagramas de flujo de la informaciónb) Configuración del equipoc) Organización del personal

3. Planes para la implantación del sistemaa) Diseños detallados del sistemab) Programación y pruebasc) Planos de acondicionamiento del equipod) Conversión de sistemas y prueba del nuevo sistemae) Selección de personal y entrenamientof) Organización de personal

4. Apreciación del valor del nuevo sistemaa) Comparación de costos entre el nuevo sistema y el anteriorb) Otros beneficios y ventajas

5. Apéndicea) Diagramas de flujo de las aplicacionesb) Descripción de archivos y catálogosc) Otros documentos no incluidos en las otras secciones

Obtener la aprobación final

Todo el trabajo hasta aquí desarrollado, puede venirse abajo si no se cuenta con lacolaboración de quien va a llevar a cabo el plan propuesto, por ello debe buscarse:

a) Cambio de impresiones sobre la reorganización propuesta con los ejecutivos de laempresa.b) Discusión sobre las modificaciones propuestas con los ejecutivos de la empresa.c) Explicación de los resultados y beneficios de la nueva organización y modificación ala actual.

d) Adiestramiento al personal sobre particularidades o especialidades de nuevossistemas, procesos o métodos.e) Explicación al personal sobre detalles del sistema.f) Convencimiento de ventajas sobre modificaciones para lograr su colaboración.

Implantación

Pueden existir diversos criterios de agrupaciones de conceptos una vez que se haencontrado la solución al problema y se cuenta con el mejor sistema. Algo importantees lo relativo a las aprobaciones necesarias en las distintas fases de desarrollo delsistema, es fácil encontrar que nuestro mejor sistema, desarrollado con todo detalle, noes aprobado y se necesita volver a empezar. De tal modo, se requiere definir lasactividades que van a otorgar dichas aprobaciones y en qué momento se otorgarán, seaconseja lograr una aprobación de la solución en términos generales para proceder adetallarla, y posteriormente aprobaciones en el grado necesario según la importancia delas modificaciones.

Mucho depende del nivel del departamento de sistemas sobre quién debe tomarlas decisiones de aprobación o rechazo; de cualquier manera estas autoridades debenestar claramente definidas antes de iniciar los estudios.

Es cierto que en numerosas ocasiones un magnífico sistema no puede serimplantado porque no se sabe lograr su aprobación, porque no se sabe vender, porqueno se logra cooperación para vencer la resistencia del cambio.

A continuación se señalan los conceptos más generales sobre el particular.

Presentación del sistema

Debe prepararse cuidadosamente, ésta es la principal herramienta de cuenta y debecontener un informe presentando los antecedentes del estudio, objetivo, método dedesarrollo, descripción del sistema propuesto, costos, limitaciones y recomendaciones.

Notificar áreas afectadas

Este punto es sumamente importante, ya que se debe comunicar por escrito a las áreasque afecta el sistema, con la finalidad de que a su presentación acudan todas laspersonas involucradas.Esta comunicación se puede hacer por medio de memorándum, donde se notifique quese está en disposición de presentar el informe para mostrar el procedimiento señalado.

Tiempo y lugar adecuado

Se deberá escoger con sumo cuidado el tiempo en que efectuará la presentación delsistema.

Es muy importante, ya que de ello dependerá el éxito o fracaso de la venta finalde la idea. No es conveniente, por lo tanto, hacer una presentación cuando el ejecutivoafectado debe resolver otro problema, ya que su mente no estará preparada ni atenta

para escuchar y entender la presentación del nuevo sistema.También es muy importante el lugar donde se va a efectuar la presentación.

Deberá ser un lugar cerrado donde no haya posibles distractores, y las personaspuedan oír a los exponentes y ver lo que se presenta.

Dirección de juntas

Es muy importante para la presentación del sistema, ya que sin ella no será posiblecoordinar a los elementos que están en la presentación.

Se deberá establecer un orden para la toma de la palabra, con el objeto de queal hacer la presentación, primero se exponga y posteriormente se vayan resolviendo ladudas respecto al sistema explicado.

La persona que dirija la junta será el subdirector o el ejecutivo correspondiente,dejando en primer término que torne la palabra el expositor del sistema, de tal modoque conduzca la junta según se vaya efectuando la explicación.

Ayuda audiovisual - carteles

Esta presentación por medio de carteles tiene la ventaja de aclarar cualquier duda quesurja de la comprensión del sistema.

Uno de los objetivos principales de los carteles es la de atraer la atención de lospresentes, por lo que deben ser lo más amenos y gráficos posibles, además debenservir de guías para la explicación que del sistema haga el analista, ya que así secubrirá el aspecto de la comprensión del sistema y de sus beneficios.

Implantación y evaluación de nuevo sistema

Revisión del sistema

La revisión de los sistemas tiene la finalidad de detectar su comportamiento yconsistencia mediante la aplicación de técnicas adecuadas, que permitan observar si elsistema se está ajustando a las necesidades.

La responsabilidad de la revisión es básica, ya que el control sobre losprocedimientos implantados debe tener como objetivo fijar cuándo y la forma de hacerlas revisiones del procedimiento. Ésta es la principal razón de efectuar una revisióncada vez más urgente por pequeña o grande que sea la empresa, ya que siempre quese fijan controles surgen condiciones inesperadas, por lo que es saludable pensar enlas revisiones periódicas y los avalúos a los procedimientos y ver así claramente lasventajas que presenta dicha revisión.

Mediante la revisión de los sistemas se implica el proceso de medir y verificarprincipios para determinar si el plan, la política y el sistema son los mejores. Con lasrevisiones al sistema implantado se determinarán los puntos de posible peligro, si se hadado cumplimiento o no a los procedimientos instalados últimamente o a los que yatienen cierta antigüedad, y si su consistencia se mantiene o no.

El analista detectará las deficiencias y errores que se deben corregir, y quepueden ser los siguientes:

• Desviación del sistema implantado.• Aumento de operaciones de la empresa.• Cambio de políticas que afecten directa o indirectamente el sistema.• Discrepancia en las operaciones.• Cambio de condiciones en las que se ejecutaba o realizaba el sistema.• Falta de preparación del personal para realizar el sistema.

Las causas de las deficiencias y errores pueden ser:

Desviación dei sistema implantado

El sistema puede haberse desvirtuado o salido de los lineamientos en que fue fijado. Alos primeros indicios, se deberá efectuar la revisión para fijar los controles necesariosque lo devuelvan a su curso normal.

Aumento de operaciones en la empresa

El crecimiento de las operaciones trae por consecuencia ajustes a los sistemas, o bienun nuevo diseño de los mismos, por lo que también deberá efectuarse una revisión queproponga mejoras o nuevos sistemas que realicen con fluidez y con beneficios lasoperaciones.

Cambio de políticas que afecten directa o indirectamente al sistema

Cuando hay cambios de políticas que hacen la operación diferente respecto a como semanejaba anteriormente, y esto afecta a los sistemas y procedimientos, es sumamenteindispensable efectuar una revisión que restablezca el control.

Discrepancia en las operaciones

Cuando hay dificultad en las operaciones que se llevan, o duplicidad de funciones enuna misma operación, es conveniente efectuar la revisión que detectó las fallas conexactitud.

Cambio de condiciones en las que se ejecutaba o realizaba el sistema

Cuando ha variado la índole o naturaleza del sistema, se debe efectuar una revisiónque marque el nuevo sistema, o las modificaciones para ajustarse a las nuevascondiciones del trabajo.

Laminas auxiliares

Índices que dan la pauta para desarrollar nuevos sistemas:

• Trabajos que se llevan a cabo con poca eficiencia• Trabajos que provocan desperdicios• Trabajos que fallan con frecuencia.

¿Qué se requiere hacer después detomar conciencia de la situación

que provoca el problema?

Implica la idea de algo hacia lo cual se lanzan o dirigen nuestras acciones.

Clasificación:

• Objetivos individuales y colectivos• Objetivos generales y particulares• Objetivos básicos, secundarios o colaterales• Objetivos a corto y a largo plazo• Objetivos naturales y subjetivos o arbitrarios

Reglas:

Tipo negativo: Ayudan a no confundir el verdadero objetivo con otros que puedan serlo.Tipo positivo:Ayudan a situarlo, definirlo, clasificarlo y explicarlo.

Reglas Negativas:

• No debe tomarse como objetivo lo que pueden ser sólo sus síntomas.• No confundir el objetivo con un medio.• No tomar como posibilidades contradictorias, las que quizá sólo son concontrarias.• Tratar de encontrar semejanzas y diferencias de nuestro objetivo con los másparecidos.

Reglas positivas:

• Procurar contar con opiniones de diversas personas, sobre todo si sus puntos devista representan ángulos distintos y complementarios.• El objetivo debe fijarse por escrito.• Debemos aplicarle las seis preguntas: qué, cómo, quién, dónde, cuándo ypor qué.• Debe ser perfectamente conocido y eficazmente deseado por todos los que han deayudar a realizarlo.• Los objetivos deben ser estables.

Lámina 4

Fijación de políticasDirectriz que encausa la acción,la política orienta los mediosque han de utilizarse para laconsecución del objetivo.

Lámina 5

Planes y programasUn plan para el desarrollo de un sistemaes un ordenamiento lógico, cronológico y secuencial de las actividades que han de desarrollarse para el logro de los objetivos.

Lámina 6

Documentacióna) Definición del problema.b) Objetivos y políticas.c) Planteamientos de la solución.d) Planes y programas.e) Conclusiones.

Lámina 7

Introducción al estudio de sistemas¿Por qué son útiles?¿Cómo se justifica su desarrollo?

• Permite mejorar el sistema de negocio.• Despliega condiciones de operación verdaderas para la administración.• Guía al negocio en la dirección que intenta la administración.

¿Para qué pueden usarse?• Para convertir un sistema manual a otro sistema mecánico.

• Un sistema manual a un sistema electromecánico.• Un sistema manual a un sistema electrónico.• Un sistema computador a otro sistema computador.

Lámina 9

Fase 1Comprensión del negocio actual•¿Cuál es la posición que ocupa la empresa con respecto al resto de la industria?•¿Cuáles son las principales restricciones que afectan el desarrollo de las operacionesdel negocio?

• Legales• Económicas• Industriales• De mercado

• ¿Cuáles son los mejores controles que afectan el camino de las operaciones delnegocio?• ¿Cuáles son los datos y estructura que describen los negocios en el medio ambiente?

Lámina 10

Fase 2Determinación de los requerimientos del sistema

•¿Cuál debe ser la solución del sistema ahora?•¿Cuál deberá ser la solución del sistema en el futuro?•¿Cómo se deberá llevar a cabo el sistema?•¿Cómo deberá ser evaluado el sistema?

Lámina 11

Fase 3Diseño del nuevo sistema

• Determinar la solución del nuevo sistema.• Describir la solución del nuevo sistema.• Plan de implementación para el nuevo sistema.• Crear una adecuada documentación para la comunicación

Lámina 12

Fase 1Comprensión del negocio actual

¿Por qué es importante su estudio?• El nuevo sistema debe, cuando menos, actuar tan bien como el sistema actual.• Una comprensión del sistema actual es necesaria para tener una fotografía (porasí decirlo) de la forma actual de operar.

¿Cómo se realiza el estudio?• A través de recabar información.• Documentar procedimientos.• Obtener la aprobación.

¿Qué información se requiere?a) Información general.b) Información estructural.c) Información operacional.

¿Cómo vamos a obtener estos tipos de información?•Mediante la aplicación técnica de investigaciones.

Reglas de investigación

1. "Debe tenerse a la vista el mayor número de factores positivos y negativos quehabrán de influir en la obtención del objetivo propuesto, y para ello, clasificarlosadecuadamente."2. "Deben distinguirse los factores mensurables de los de mera apreciación."3. "Deben distinguirse los factores disponibles de los que no se hallan a nuestroalcance."4. "Deben seleccionarse los factores estratégicos."5. Deben tratar de fijarse los elementos totalmente imprevisibles, con el fin de buscar elmodo de prever y evitar los efectos dañinos que puedan producir."

Lámina 13

Fase 2Requerimientos del nuevo sistema

¿A qué responde ésta fase?• ¿Qué sé requiere qué haga él nuevo sistema dé inmediato y en él futuro?• ¿Cómo sé evaluarán los resultados del nuevo sistema?

¿Qué sé debe hacer en ésta fase?1. Analizar y definir los objetivos del negocio.2. Redefinir las actividades.3. Analizar los requerimientos de cada actividad.4. Establecer medidas dé efectividad para cada actividad. 5. Documentar.6. Obtener la aprobación.

¿En qué términos sé expresan las funciones?• Salidas qué debe producir.• Entradas qué debe aceptar.• Operaciones qué debe ejecutar.• Recursos qué debe usar.

Lámina 14

Fase 3Diseño del nuevo sistema¿Cuál es su finalidad?• ¿Cómo trabajará él sistema propuesto?• ¿Qué personal utilizará y cómo estará organizado?• ¿Qué cantidad y clase dé equipo será necesario?• ¿Cuáles serán los costos dé operación del nuevo sistema?¿Qué implica el diseño del nuevo sistema?• Diseñar un sistema básico.•Analizar la consolidación o integración de sus actividades.

•Determinar la configuración del equipo necesario.•Preparar el plan preliminar para la implantación del sistema.•Determinar el impacto del nuevo sistema en las utilidades de la empresa.•Documentar el diseño del nuevo sistema.