UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA - Argentina

UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

Informe de Auditoría Nº 47/2017

Gestión Administrativo Contable

Estación Experimental

Agropecuaria Hilario Ascasubi

Gestión Administrativa Contable EEA H. Ascasubi – página 1

INFORME DE AUDITORIA Nº 47/171 Gestión Administrativo Contable

Estación Experimental Agropecuaria (EEA) Hilario Ascasubi

I. Informe Ejecutivo

1. Objeto de la Auditoría

Examinar el sistema de control interno existente en la Estación Experimental Agropecuaria (EEA) Hilario Ascasubi, observando el proceso de gestión administrativa

y toma de decisiones. El presente informe responde al punto 6. Auditorías Administrativo-Contable de Unidades Administrativas descentralizadas, de Proyectos Especiales, incluidos en el Capítulo III Auditorías Específicas del Área Administrativo

Contable del Plan Anual de Acción del año 2017.

2. Alcance

Las tareas se llevaron a cabo en entre los días 11 y 13 de Octubre de 2017, de conformidad con la metodología establecida en las Normas Generales de Control Interno - Resolución Nº 107/1998 SGN- y en las Normas de Auditoría Interna

Gubernamental – según las Resoluciones Nº 152/02 SGN y la Nº 3/2011 SGN. Las mismas comprendieron la revisión de los siguientes puntos:

1) Análisis de la Estructura de la EEA Hilario Ascasubi. 2) Relevamiento de los “circuitos y procedimientos administrativos-contables”,

confrontando las tareas realizadas y desarrolladas en el mismo.

3) Análisis de la ejecución presupuestaria y extrapresupuestaria y su respaldo documental.

4) Análisis de las registraciones en el inventario permanente y transitorio de la contabilidad patrimonial del Instituto.

5) Verificación de los procedimientos aplicados para la salvaguarda de activos y

estado vehicular general. 6) Arqueo de fondos, títulos y valores en poder de la Tesorería.

7) Control de expedientes de compras y contrataciones, referente al cumplimiento de la normativa vigente inherente.

8) Análisis de la gestión de Recursos Humanos.

9) Entrevistas con el Director, administradora y referentes de cada aérea de la Administración.

3. Observaciones, recomendaciones, respuesta del auditado y comentario de

la UAI

Por intermedio de la nota N° ADM 180007 de la EEA Hilario Ascasubi, se recibieron las respuestas a las observaciones del presente informe, cuya observación más relevante

es transcripta a continuación:

Observación N° 1: (IA) El Director de la EEA emitió una Disposición (N° 1 con fecha 20/02/2017) creando

un nuevo código de inasistencia justificada denominado “Autorización Especial”, no teniendo la competencia para ello y ampliando alcances respecto al Decreto

N° 3413/79 y el Convenio Colectivo Sectorial del INTA (Decreto N° 127/2006).

1 Auditores intervinientes: C.P. Juan Pablo Sachs y C.P. Mariano Multari


Recomendación:

Se deberá discontinuar con la utilización de dicho beneficio y emitir un nuevo acto administrativo dejando sin efecto la Disposición mencionada. Remitir a esta UAI una

copia del mismo. Respuesta del auditado Nota N° ADM 180007 – Informe Final

La Disposición N° 1/2017 fue dejada sin efecto el 31 de octubre de 2017. Se adjunta copia de Disposición correctiva DI-2017-16-APN-EEAHA#INTA (Anexo IV).

Comentario de la UAI – Informe Final Atento a las acciones correctivas implementadas, se considera a la presente

observación REGULARIZADA.

4. Conclusión

Como corolario de la auditoría realizada en la EEA Hilario Ascasubi, es oportuno decir que la administración presentó un adecuado ambiente de control.

Los desvíos a la normativa institucional vigente, han sido detectadas y descriptas en forma detallada como observaciones. La Dirección de la Unidad ya ha tomado los

cursos de acción necesarios para su normalización conforme el soporte documental remitido en el descargo recepcionado en esta UAI.

CABA, 08 de marzo de 2018.


INFORME DE AUDITORIA Nº 47/172 Gestión Administrativo Contable

Estación Experimental Agropecuaria (EEA) Hilario Ascasubi

II. Informe Analítico

1. Objeto de la Auditoría

Examinar el sistema de control interno existente en la Estación Experimental Agropecuaria (EEA) Hilario Ascasubi, observando el proceso de gestión administrativa

y toma de decisiones. El presente informe responde al punto 6. Auditorías Administrativo-Contable de Unidades Administrativas descentralizadas, de Proyectos Especiales, incluidos en el Capítulo III Auditorías Específicas del Área Administrativo

Contable del Plan Anual de Acción del año 2017.

2. Alcance

Las tareas se llevaron a cabo en entre los días 11 y 13 de octubre de 2017, de conformidad con la metodología establecida en las Normas Generales de Control Interno - Resolución Nº 107/1998 SGN- y en las Normas de Auditoría Interna

Gubernamental – según las Resoluciones Nº 152/02 SGN y la Nº 3/2011 SGN. Las mismas comprendieron la revisión de los siguientes puntos:

1) Análisis de la Estructura de la EEA Hilario Ascasubi. 2) Relevamiento de los “circuitos y procedimientos administrativos-contables”,

confrontando las tareas realizadas y desarrolladas en el mismo.

3) Análisis de la ejecución presupuestaria y extrapresupuestaria y su respaldo documental.

4) Análisis de las registraciones en el inventario permanente y transitorio de la contabilidad patrimonial del Instituto.

5) Verificación de los procedimientos aplicados para la salvaguarda de activos y

estado vehicular general. 6) Arqueo de fondos, títulos y valores en poder de la Tesorería.

7) Control de expedientes de compras y contrataciones, referente al cumplimiento de la normativa vigente inherente.

8) Análisis de la gestión de Recursos Humanos.

9) Entrevistas con el Director, administradora y referentes de cada aérea de la Administración.

3. Marco de Referencia

3.1 Tarea Realizada

Durante el trabajo de campo de auditoría, se llevaron a cabo distintos procedimientos a efectos de verificar el control interno existente en la EEA. Las temáticas fueron las

siguientes:

a) Organización y recursos humanos.

b) Contabilidad y presupuesto. c) Patrimonio. d) Tesorería.

e) Compras y contrataciones

2 Auditores intervinientes: C.P. Juan Pablo Sachs y C.P. Mariano Multari


Las mismas serán tratadas a continuación, en cada acápite específico.

a) Organización y Recursos Humanos

Estructura de la Estación Experimental Agropecuaria Hilario Ascasubi

Mediante la Resolución CD INTA N° 81/2011, se aprobó la estructura del Centro

Regional Buenos Aires Sur, la cual incluye a la EEA Hilario Ascasubi, dependiendo de la Dirección 3 (tres) Coordinaciones (1-Investigación; 2-Territorial Riego y 3-Secano); una División Administración y una División Intendencia. Para mejor ilustración, se

adjunta como Anexo I, la estructura de la EEA con todas sus unidades dependientes.

Recursos Humanos

Al momento del trabajo de campo, la EEA Hilario Ascasubi, se encontraba conformada con la dotación de Recursos Humanos interactuantes que se consigna en el siguiente Cuadro 1:

Cuadro 1: Recursos Humanos interactuantes de la EEA Hilario Ascasubi al momento del trabajo de campo

Situación de Revista Profesional Técnico Apoyo Otros Total

Planta Permanente 25 14 11 0 50

Planta No Permanente 10 4 8 0 22

Becarios de Formación 0 0 0 1 1

Becarios Cofinanciados 0 0 0 1 1

Becarios Estudiantiles 0 0 0 1 1

Becario Conicet 0 0 0 1 1

Carta 13 (Fund. Arg.) 0 0 0 1 1

Totales 35 18 19 5 77

Fuente: Recursos Humanos de la EEA Hilario Ascasubi y Sistema Buxis

La dotación del Personal que presta servicios en la Unidad, se distribuye geográficamente de la siguiente manera:

Cuadro 2: Distribución geográfica del personal INTA (PP; PNP; Becarios, Contratos)

Descripción PP PNP

Becarios Contratos

Total Forma-ción

Cofinan-ciados

Estu-diantiles

Becario Conicet

C.E. 13

EEA Hilario Ascasubi 40 20 1 1 1 1 0 64

A.E.R. Mayor Buratovich 4 0 0 0 0 0 0 4

A.E.R. Patagones 3 2 0 0 0 0 0 5

A.E.R. Médanos 2 0 0 0 0 0 1 3

O.E. Prohuerta-Hilario Ascasubi 1 0 0 0 0 0 0 1

Total 50 22 1 1 1 1 1 77

Fuente: Recursos Humanos de la EEA Hilario Ascasubi y Sistema Buxis

La Administración de la Unidad se compone de 6 (seis) agentes, según el siguiente

detalle:

Cuadro 3: Personal de administración y su función principal

Legajo Apellido y Nombre Sit Rev Función principal

12.282 GARCIA, Mirta Susana PP Personal y Tesorería

16.802 USULDINGER, Estela Haydee PP Administradora

19.314 MONTOYA, Danilo Alejandro PNP Patrimonio

20.907 CASTILLO, Marcela Anabel PNP Compras y Contrataciones

20.987 RUPPEL, Elio Hernán PNP Control de automotores, Contabilidad


Legajo Apellido y Nombre Sit Rev Función principal

22.641 MAYER, Pamela Daiana PNP Contabilidad y Liquidaciones Fuente: EEA Hilario Ascasubi

El cumplimiento de la Decisión Administrativa Nº 115/2001, es a través del uso de planillas de firmas de entrada y salida, tanto para el personal de la EEA como el de las

agencias de extensión. Dicha situación está observada a nivel institucional en el IA N° 41/16, por lo cual no se expone en las observaciones y recomendaciones del presente informe.

Con respecto al control de asistencia, se detectó que la Dirección de la Unidad, emitió

una Disposición, el cual creó un código de ausencia denominado “Autorización Especial”, cuyos detalles se expondrán en el capítulo de observaciones y recomendaciones.

Se tomó una muestra de 4 Legajos Únicos del Personal considerando los más antiguos

y las últimas incorporaciones, corroborándose que los mismos se encontraban foliados y actualizados.

b) Contabilidad y Presupuesto

Respecto al período sujeto a auditoría (01/07/2017 hasta el 30/09/2017), se examinó mediante la utilización de muestreo, la documentación que originó las registraciones presupuestarias por Fuentes de Financiamiento. En el Cuadro 4 se expone la relación

entre lo ejecutado (como unidad pagadora) y lo muestreado:

Cuadro 4: Universo vs. Muestra

Tipo Gestión FF12 ($) FF50 ($) Total ($)

Universo

Factura Caja Chica 155.988,61 - 155.988,61

Pago FR 251.188,38 258.695,19 509.883,57

Pago sin Compromiso 168.789,48 - 168.789,48

Pago con Compromiso 272.360,75 - 272.360,75

Reintegros 127.092,32 86.007,70 213.100,02

Rendición de Anticipo 97.393,08 30.850,41 128.243,49

Total 1.072.812,62 375.553,30 1.448.365,92

Muestra

Factura Caja Chica 62.094,78 - 62.094,78

Pago FR 122.329,54 184.783,33 307.112,87

Pago sin Compromiso 136.569,58 - 136.569,58

Pago con Compromiso 268.760,75 - 268.760,75

Reintegros 50.846,36 49.218,38 100.064,74

Rendición de Anticipo 19.208,68 30.350,41 49.559,09

Total 659.809,69 264.352,12 924.161,81

%

Factura Caja Chica 39,81% n/a 39,81%

Pago FR 48,70% 71,43% 60,23%

Pago sin Compromiso 80,91% n/a 80,91%

Pago con Compromiso 98,68% n/a 98,68%

Reintegros 40,01% 57,23% 46,96%

Rendición de Anticipo 19,72% 98,38% 38,64%

Total 61,50% 70,39% 63,81%

Fuente: e-SIGA y muestra.


Por otro lado, se analizó la ejecución presupuestaria (Fuente de Financiamiento 12) del trimestre auditado (base devengado, incluidas las Gestiones Presupuestarias

Intrainstitucionales (GPI)), arrojando el siguiente resultado: Cuadro 5: Ejecución FF12 por componente

Componente Importe ($) %

1.3.5.12.27 - 777247-Fortal.de los sist. de prod.del VBRC 15,998.83 1.57

1.4.1.1.3.SG2274.3.161 - CIAC940161 20,998.53 2.06

1.4.1.1.3.SG2274.3.170 - CIAC940170 19,996.45 1.96

1.c2013.1.11.2.3 - PNSUELO 1134023 - Ind. p/Monitoreo Sust 1,500.00 0.15

1.c2013.1.12.4.2 - PNAPI 1112042 -Estrat.Multid.Nvo.Cont. 21,548.14 2.11

1.c2013.1.15.5.4 - PNSA 1115054-Enf.Parasit.Inf.ToxicoMet. 1,499.00 0.15

1.c2013.1.27.3.2 - PNCYO 1127032 -Tecnol.Manej.Cult.Sist. 1,994.00 0.20

1.c2013.1.27.4.6 - PNCYO 1127046 –Red Eval.Germ.Ined.Cult 1,400.00 0.14

1.c2013.1.28.3.3 - PNNAT 1128033-Sistem.Inform.Territ.(SIT) 15,537.10 1.52

1.c2013.1.28.4.2 - PNNAT 1128042-Tecnol.Estr.Gest.Resid.Efl. 4,500.00 0.44

1.c2013.1.30.2.2 - PNAIyAV 1130022 -Proc.Prod.Agroind.Agr. 2,500.00 0.25

1.c2013.1.30.2.4 - PNAIyAV 1130024-Estrat.Tecnol.Innov.Mec 8,995.74 0.88

1.c2013.1.33.3.3 - PNAGUA 1133033 - Gestión Agua. Secano 1,499.00 0.15

1.c2013.1.33.3.4 - PNAGUA 1133034 - Man.Int.Agua Fines. 999.00 0.10

1.c2013.1.33.4.3 - PNAGUA 1133043 - Tecn.Riego Productivos 3,000.00 0.29

1.c2013.1.36.2.1 - REDAE 1136021 - Red de Agroecología int 6,998.23 0.69

1.c2013.1.6.7.2 - PNHFA 1106072-Des.Plataf.Tec.Com.Es.Inc. 13,999.32 1.37

1.c2013.1.6.7.3 - PNHFA 1106073-Aum.Comp.c/Sust.Equ. 999.00 0.10

1.c2013.1.6.9.2 - PNHFA 1106092 -Mejor.Gen.Plantas 1,997.00 0.20

1.c2013.1.8.7.3 - PNIND 1108073 -Manejo Integrado Industr. 1,521.60 0.15

1.c2013.2.99 - Proyecto Regional C/Enfoque Territorial 149,759.79 14.69

2.1.7 - Funcionamiento Unidades 17.1 148,495.19 14.57

2.3.7 - Ss de Higiene y Seg. Laboral 17.1 10,562.36 1.04

3.1.7 - Ss Básicos, Alq, Seg, Vig y Limp 17.1 255,167.70 25.03

4.1.7 - Gs de Mant Edif, Aut, Maq, Eq e Inst 17.1 308,054.15 30.22

Total general 1,019,520.13 100.00 Fuente: e-SIGA

A continuación, se expone la ejecución agrupada por grandes rubros:

Actividades Sustantivas

29,15%

Actividades Operativas

15,60%

Servicios y Expensas

Operativas25,03%

Mantenimiento30,22%

EJECUCIÓN 3° TRIMESTRE 2017


c) Patrimonio:

En cumplimiento de la Reglamentación Patrimonial vigente y a través del dictado de la

Disposición Nº 15-E/2017 de la Dirección de la Unidad, se designan los subresponsables Patrimoniales.

a) Comodatos:

Entre la EEA Hilario Ascasubi y la Asociación Cooperadora, se han celebrado contratos de comodato, según el siguiente detalle:

Cuadro 6: Detalle de contratos de comodato celebrados por la EEA Hilario Ascasubi

Cedente Receptor Detalle Inicio Vto. Plazo

Asociación

Cooperadora

EEA Hilario

Ascasubi

Instituto

Nacional de

Tecnología

Agropecuaria

Chevrolet Corsa Classic

Dominio NSG263 01/05/17 30/04/20 3 años

Pick Up Saveiro Dominio

BJE684 01/07/16 30/06/19 3 años

Pick Up Fiat Strada

Dominio NIN601 01/02/17 31/01/20 3 años

Volkswagen Voyage

Confortline plus Dominio

NSG265

01/05/17 30/04/20 3 años

Fuente: EEA Hilario Ascasubi

Adicionalmente, la EEA Hilario Ascasubi, con fecha 31 de agosto de 2017, procedió a

elevar a la Coordinación Nacional de Vinculación Tecnológica, el contrato de permiso de uso precario gratuito (cuyo modelo responde a lo aprobado por Resolución INTA

N° 464/17), rubricado el 3 de julio de 2017 entre el INTA y la Asociación Cooperadora, cuyo objeto es el de ceder el uso a la Cooperadora, de la “Planta Procesadora de

Semillas, Balanza Aérea, Noria Central y Silo”, la cual es propiedad del Organismo, encontrándose registrada en el “Registro Nacional de Bienes Inmuebles del Estado” (RENABE), bajo número CIE 06-0000192-2. El mencionado contrato, se encuentra en

trámite de presentación ante la Agencia de Administración de Bienes del Estado (AABE).

b) Casa Habitación:

La Unidad posee un inmueble registrado como casa habitación inventariado con el

número 40.157 que se encuentra ocupada por el agente legajo nro. 17.206, con contrato firmado el 01/02/2017 con vigencia por dos años a partir de dicha fecha.

c) Rodados:

En relación al uso de automotores, la Unidad lleva un calendario mensual de solicitudes

de automotores, donde se individualiza para cada vehículo, el agente que lo solicita y la fecha. Dicho registro, se complementa con un formulario donde se detallan lugar y motivo de la comisión, estado del tanque de combustible, observaciones sobre el

estado del interno, además de los datos del solicitante, firma del encargado y fechas de salida y regreso. Se adjunta asimismo la autorización del Coordinador y Director

para realizar la comisión. También cuentan con una planilla donde se registran los gastos que demanda el mantenimiento y uso de cada automotor.


Del control de los automotores, se detectaron situaciones en cuanto a su radicación y la aplicación de multas, lo cual es detallado en el punto de observaciones y

recomendaciones. c) Inversiones por obras pendientes de finalización:

En la partida 4.2.1.del inventario permanente de bienes de la EEA Hilario Ascasubi

existe un registro (ID N°723000 - 61135) que responden al “proyecto de obra - AER Médanos”, el cual corresponde al año 2014, por un monto de $ 30.000. Adicionalmente, el día 20/09/2017 por Disposición DGA N° 115/17, fue transferido desde la Unidad

160.000 – UGP BID a la EEA Hilario Ascasubi, el valor correspondiente a la construcción de dicha AER, por un monto de $ 8.093.680,63. Cabe destacar que se encuentra

pendiente el trámite de certificación final de obra y alta patrimonial como edificio.

d) Tesorería

Conciliación Bancaria

El Tesorero de la Unidad presentó la conciliación bancaria al 30/09/17, cotejándose en el sistema e-Siga el módulo pertinente respecto del extracto bancario, no detectándose

diferencias:

Cuadro 7: Movimientos conciliatorios – En Pesos

Descripción Importe ($)

Saldo Balance 531.733,58

Movimientos contables no debitados 58.068,39

Débitos bancarios no contabilizados -385,39

Créditos bancarios no contabilizados 15.952,00

Saldo Extracto Bancario 613.734,64 Fuente: Conciliación bancaria al 30/09/2017

Arqueo de Valores

De acuerdo a los términos de la Resolución N° 262/17 Anexo II, la EEA Hilario Ascasubi mantiene un monto de Caja Chica de $ 8.000.-. El día 12 de octubre de 2017 se

efectuó el arqueo de la misma, arrojando el siguiente resultado:

Cuadro 8: Composición de Caja Chica FF12 EEA Hilario Ascasubi – En Pesos

Descripción Importe

Comprobantes de caja chica pendientes de rendición 5.915,98

Pesos en Billetes 2.080,00

Pesos en Monedas 5,65

Total (*) 8.001,63

Fuente: Arqueo de Caja Chica – Acta de Arqueo

Nota: (*) Diferencia no significativa por redondeos

e) Compras y Contrataciones:

Mediante la Disposición N° 04/15, se procedió a designar los miembros de la Comisión

de Evaluación, y por Disposición N° 05/16, se encuentra conformada la Comisión de Recepción, la cual incluye como miembro a la agente N° 12.282, vulnerando el punto

3 del Reglamento de Funcionamiento de la Comisión de Recepción, aprobado por Disposición DN INTA N° 1367/11.


A continuación, se resume el universo de contrataciones desde el 01/05/2017 al 30/09/2017 y su correspondiente muestra:

Cuadro 9: Universo vs muestra contrataciones (01/05/17 hasta

30/09/17)

Tipo Universo ($) Muestra ($) %

Licitación Pública 0,00 0,00 0,00

Licitación Privada 0,00 0,00 0,00

Contratación Directa a.2.) 349.808,29 303.274,27 86,70

Total 349.808,29 303.274,27 86,70

Fuente: EEA Hilario Ascasubi y Muestra

Se detallan las Contrataciones muestreadas correspondiente al período analizado:

Cuadro 10: Detalle de las contrataciones muestreadas Ord. Modalidad de Contr. Expdte. Año Bien o servicio Importe

1 Contratación Directa a.2.)

04/17 2017 Ropa de trabajo Invierno para el personal de la EEA y Agencias

$ 82.984,27


05/17 2017 Reparación techo de laboratorio de semillas

$ 198.870,00


07/17 2017 Servicio de internet AER Médanos $ 21.420,00

Total Muestra $ 303.274,27

A continuación, se detallan los hallazgos que surgen del análisis de los expedientes

muestreados: De carácter general:

La Unidad Operativa de Compras no confecciona las actas de aperturas pertinentes.

Las Solicitudes de Gasto que presentan las áreas para iniciar las contrataciones, no contienen detalladamente las especificaciones técnicas del servicio/bien a contratar/adquirir.

De carácter particular:

Contratación Directa a.2) N° 04/2017: Ropa de trabajo Invierno para el personal de la EEA y Agencias

La oferta del proveedor no cumple con los requisitos ya que no indica los montos totales (los unitarios por las cantidades solicitadas) como así tampoco el total

de la oferta en letras y números. Existen personas que recibieron ropa de trabajo, que no pertenecen al Convenio

Colectivo Sectorial del INTA. Contratación Directa a.2) N° 05/2017: Reparación techo de laboratorio de semillas

No se adjunta la autorización del gasto.

No se adjunta al expediente el acto administrativo de adjudicación.


3. Observaciones, recomendaciones, respuesta del auditado y comentario de la UAI

Por intermedio de la nota N° ADM 180007 de la EEA Hilario Ascasubi, se recibieron las respuestas a las observaciones del presente informe, cuya observación más relevante es transcripta a continuación:

Observación N° 1: (IA)

El Director de la EEA emitió una Disposición (N° 1 con fecha 20/02/2017) creando

un nuevo código de inasistencia justificada denominado “Autorización Especial”, no teniendo la competencia para ello y ampliando alcances respecto al Decreto N° 3413/79 y el Convenio Colectivo Sectorial del INTA (Decreto N° 127/2006).

Recomendación: Se deberá discontinuar con la utilización de dicho beneficio y emitir un nuevo acto

administrativo dejando sin efecto la Disposición mencionada. Remitir a esta UAI una copia del mismo.

Respuesta del auditado Nota N° ADM 180007 – Informe Final La Disposición N° 1/2017 fue dejada sin efecto el 31 de octubre de 2017. Se adjunta

copia de Disposición correctiva DI-2017-16-APN-EEAHA#INTA (Anexo IV). Comentario de la UAI – Informe Final

Atento a las acciones correctivas implementadas, se considera a la presente observación REGULARIZADA.

Observación N° 2: (IB)

De las gestiones de Compras y contrataciones relevadas se resumen las siguientes situaciones detectadas a considerar, las cuales se encuentran respaldadas en los hallazgos detallados en el punto e) Compras y Contrataciones del presente informe:

a) La Unidad Operativa de Compras no confecciona las actas de aperturas

pertinentes. b) Las Solicitudes de Gasto que presentan las áreas para iniciar las contrataciones,

no contienen detalladamente las especificaciones técnicas del servicio/bien a

contratar/adquirir. c) En la Disposición de la Dirección de la Unidad N° 05/2016, se designa en la

comisión de recepción de la EEA al agente Leg. N° 12.282, que actualmente desarrolla tareas en el área de tesorería, incumpliendo con lo dispuesto en el Reglamento de Funcionamiento de la Comisión de Recepción aprobado por

Disposición DN N° 1367/2011. En dicho reglamento se establece en su punto 3 que: “El funcionario designado como Tesorero de la Unidad, no podrá ser parte

integrante de la Comisión”.

Recomendación Se estima conveniente implementar un Checklist o rutina de control, para cada tipo

de contratación (Directa a.1.); a.2.); Licitación Privada y Pública), con el fin de contar con una herramienta de ayuda para evitar omisiones y/o errores en los

expedientes de compras. Con respecto a lo observado en el punto c) se deberá reemplazar por acto administrativo al agente mencionado, por otro que cumpla con la normativa vigente.

Remitir a esta UAI una copia de dicho acto.


Respuesta del auditado Nota N° ADM 180007 – Informe Final • Se confeccionaron cuatro listados de control (Checklist) de los pasos para el

armado de expedientes de: a- Contrataciones Directas Trámite abreviado (a.1); b- Contrataciones Directas (a.2); c- Licitaciones Privadas; d-Licitaciones Públicas. Para c y d se utilizará la Planilla de Cálculo de plazos y requisitos provistos en la

Capacitación Administrativa Asistida. -Se adjuntan copias (Anexo Va-d). • Mediante Disposición DI-2018-4-APN-EEAHA#INTA se reemplazó a la agente

Garcia, Mirta Susana-Legajo 12282 por el agente Renzi, Juan Pablo-Legajo 17313 en la Comisión de Recepción de la Unidad. Se adjunta copia (Anexo VI).



Observación N° 3: (IM)

La Unidad no elabora el Plan Anual de Contrataciones, acorde a lo estipulado en el Art. 9º apartado de la Obligaciones de la Unidad Operativa de Contrataciones, del

Manual de Procedimiento Institucional de Contrataciones de Bienes y Servicios.

Recomendación: Se deberá confeccionar anualmente el Plan de Compras. Adicionalmente,

corresponderá remitir copia del mismo (ejercicio 2018) a esta UAI.

Respuesta del auditado Nota N° ADM 180007 – Informe Final Se adjunta copia del Plan Anual de Compras 2018 (Anexo VII).-




La documentación comercial y administrativa (facturas, remitos, solicitudes de reintegro, rendiciones de anticipo, entre otras) que ingresa a la administración de la EEA no contiene un sello que indique la fecha de entrada de la misma, a efectos de

computar los plazos correspondientes (vencimiento, plazo de pago, etc.), como así tampoco utiliza el sistema COMDOC.

Recomendación Se deberá implementar la rutina de consignar en la documentación comercial y administrativa un sello que indique la fecha de entrada a la administración de la

EEA, registrando los movimientos de la misma mediante el sistema COMDOC.

Respuesta del auditado Nota N° ADM 180007 – Informe Final Se comunicó al personal de la División Administrativa la implementación de la rutina de consignar fecha de entrada en la documentación comercial y administrativa. Se

adjunta copia del Acta de la reunión en la cual se comunicó esta medida (Anexo VIII). -





La Unidad posee 2 (dos) vehículos Dominio KPN984 y KPR554 que se encuentran

radicados en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires (CABA), generando incumplimientos (y en determinados casos, multas) en cuanto a los trámites de la Verificación Técnica Vehicular (VTV) y grabado de autopartes. Asimismo, el dominio

CFP240 está asentado en la Ciudad de Balcarce.

Recomendación: Se deberán realizar las gestiones pertinentes a los fines de regularizar el desvío detectado. Informar a esta UAI las acciones realizadas.

Respuesta del auditado Nota N° ADM 180007 – Informe Final

Se realizaron las averiguaciones relativas al costo del trámite de cambio de radicación (aproximadamente $ 1340 por cada vehículo). Una vez obtenidos los fondos necesarios para su financiación, los agentes autorizados a realizar el trámite

se trasladarán a la localidad de Médanos para efectuarlos.

Comentario de la UAI – Informe Final Atento a lo expuesto por el auditado, se considera a la presente observación EN TRÁMITE, otorgando plazo de regularización hasta el 29/06/2018.


De las verificaciones realizadas en las páginas web disponibles para Consultas de Infracciones de tránsito desarrolladas en el ámbito de la Provincia de Buenos Aires como así también de la Ciudad Autónoma de la Ciudad de Buenos Aires, se detectan

distintas situaciones de violaciones a las normas de tránsito efectuadas con vehículos oficiales, según se detalla a continuación:

Recomendación: Se deberá analizar cada caso en particular, identificando el responsable de las

infracciones acaecidas y gestionando el reembolso de las mismas de acuerdo con lo

DOMINIO MULTA LUGAR

KPN984

Acta #R20015030 Total: $1672.5

Fecha: 15/10/2016 09:57

Infracción #6242 - Incumplimiento grabado de autopartes (Titular/Tomador) en BOCAYUVA

QUINTINO 1050

CABA

HWJ103

Acta #C00187441 Total: $557.5

Fecha: 06/07/2015 17:17

Infracción #6490 - Conducir utilizando Celular / Auriculares / Reproductor de video

CABA

HUU450

Número de Acta: 02-116-00001795-3 Dominio: HUU450 Vencida Importe: $ 1002,75

PAGAR ON-LINE

28 - Por no respetar los límites reglamentarios de velocidad previstos.PCIA BS. AS.

GDM866

Número de Acta: 02-025-00000040-4Dominio: GDM866VencidaImporte: $ 1482,01

PAGAR ON-LINE

28 - Por no respetar los límites reglamentarios de velocidad previstos.

Radicación de la causa: BAHIA BLANCA PROVEmisión: 31/12/2016Vencimiento:

25/01/2017Importe Acta: $ 1482,01Intereses Art. 96 CF: $0.00

PCIA BS. AS.

FFC164

Número de Acta: 02-116-00030394-2 Dominio: FFC164 Vencida Importe: $ 1601,25

PAGAR ON-LINE

28 - Por no respetar los límites reglamentarios de velocidad previstos.PCIA BS. AS.

ETD809

Acta #J18378333

Fecha: 06/11/2008 08:25

Descripción: T: Acta de Transito - Resolver en Mandatarios. Para informes comunicarse al

48131565

CABA


establecido en el Punto 9 del Capítulo I del Reglamento de Uso de Automotores (Resolución INTA N° 1159/1966). Informar a esta Unidad las acciones efectuadas.

Respuesta del auditado Nota N° ADM 180007 – Informe Final Las infracciones sobre los dominios HUU450; GDM866 y FFC164 fueron

regularizadas por los agentes responsables en cada caso. – Se adjuntan comprobantes de pago (Anexos IX a-c).

En el caso de las infracciones originadas en CABA, se solicitó vía mail la documentación identificadora de cada vehículo, y copia del Acta de Infracción, para la posterior detección del agente responsable.

Comentario de la UAI – Informe Final

Atento a lo expuesto por el auditado, se considera a la presente observación EN TRÁMITE, otorgando plazo de regularización hasta el 29/06/2018.

5. Conclusión

Como corolario de la auditoría realizada en la EEA Hilario Ascasubi, es oportuno decir que la administración presentó un adecuado ambiente de control.

Los desvíos a la normativa institucional vigente, han sido detectadas y descriptas en forma detallada como observaciones. La Dirección de la Unidad ya ha tomado los

cursos de acción necesarios para su normalización conforme el soporte documental remitido en el descargo recepcionado en esta UAI.

CABA, 08 de marzo de 2018.

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UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA - Argentina