PROYECTO 398

“FORTALECIMIENTO Y DESARROLLO INSTITUCIONAL”

Bogotá D.C. Enero de 2014

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1. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACION

La UAERMV, cuenta con unas instalaciones físicas amplias donde pueden albergarse perfectamente los funcionarios que cumplen funciones administrativas; pero desde el año 2007, año en que se crea la Entidad, hasta el día de hoy se han ajustado los procesos y procedimientos a los nuevos requerimientos del sector movilidad y a las nuevas políticas de ejecución directa establecidas en el Plan de Desarrollo, de tal suerte que es insuficiente el apoyo administrativo en la Entidad. Igualmente, hace falta mantenimiento a las instalaciones físicas, y mejoramiento del mobiliario de las oficinas de la Entidad, pues si no se adecúan las sedes se pueden presentar problemas de salud ocupacional y seguridad industrial que impacten la productividad de sus servidores.

El proceso de revisión estratégica adelantado por la UMV durante los años 2009 y 2010, evidenció lo siguiente:

“Hay deficiencias en la evaluación y seguimiento a la gestión externa - interna de la UMV así como incumplimiento planes de acción.

En la Gestión de Talento Humano se evidencia

Manual de funciones que no corresponde con la nueva organización Falta capacitación y actualización permanente de todo el personal de la

Unidad Falta control en la concertación de objetivos y evaluación del desempeño Falta control de documentos en la historia laboral Insuficiencia de personal para atender las funciones misionales y de

apoyo de la entidad Ineficiencia en la entrega de elementos (incumplimiento entrega de

dotación trabajadores oficiales establecido en la convención colectiva)

En la administración de la información se evidencia:

Gestión documental Desorganización archivo de la entidad Falta de tablas de retención documental

Sistemas de Información y tecnología

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Demora y dificultades en la implementación de Si Capital Falta actualizar debida y oportunamente los sistemas de información Faltan mecanismos de seguridad efectivos para proteger la

información (física y magnética)”1

Como resultado de la Revisión Estratégica, la Entidad implementa en la actualidad la reforma organizacional que contempla acciones para superar los aspectos mencionados.

Lo anterior ha generado, entre otros inconvenientes, retraso en la ejecución de los procesos, acumulación de cargas de trabajo en determinadas áreas de la Entidad, desorganización de los archivos generales, incumplimiento en la ejecución de los planes y proyectos, y falta de credibilidad de la ciudadanía en la Entidad,.

2. ANTECEDENTES Y DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL

ANTECEDENTES

El Acuerdo 257 de 30 de Noviembre de 2006, expedido por el Honorable Concejo de Bogotá Distrito Capital, en el artículo 106 transforma la Secretaría de Obras Públicas del D.C. en la UMV - Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, entidad descentralizada e independiente, de carácter técnico, con personería jurídica, autonomía presupuestal y con patrimonio propio adscrita a la Secretaría Distrital de Movilidad. El artículo 119 del mismo Acuerdo, fijó como término para la Implementación de la organización Distrital un plazo máximo de seis (6) meses para perfeccionar la estructura administrativa, y por razón de la transformación de SOP a UAERMV, se hizo necesario la supresión de la planta de cargos de la SOP para hacer viable la puesta en marcha de la nueva Entidad y se adoptó la siguiente estructura:

1 Memoria del Proceso de Revisión Estratégica UAERMV – Septiembre de 2010

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GRUPOFINANCIERO

GRUPO ADMINISTRATIVO

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORTATIVA

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

OFICINA ASESORA JURÍDICA

SUBDIRECCIÓN DEMANTENIMIENTO VIAL

SUBDIRECCIÓN DE PRODUCCIÓNY COMERCIALIZACIÓN

OFICINA CONTROL INTERNO

GRUPO DE APOYO

INFORMÁTICO

GRUPO DE CONTROL DE

CALIDAD Y LABORATORIO

GRUPO DE PRODUCCIÓN

GRUPO DE PROGRAMACIÓN,

EJECUCIÓN YCONTROL DE OBRAS

GRUPO DEMAQUINARIA

Y EQUIPOS

GRUPO DE COMERCIALIZACIÓN

DESPACHO

CONSEJO DIRECTIVO

GRUPO DE RECURSOS HUMANOS

“La transformación de la SOP en UAERMV y la asignación de funciones y competencias en el marco de la reforma administrativa implicaron un cambio en la estructura y la expedición de actos administrativos tales como estatutos y manuales (procesos, funciones, contratación, etc.) acordes con la naturaleza de la nueva Entidad descentralizada y por tanto con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal y con patrimonio propio.

Los cambios respondían teóricamente a los supuestos y a las expectativas creadas alrededor de la nueva Entidad, pero en la práctica las distintas auditorías internas evidencian “ausencia de fortalecimiento institucional, causada entre otras razones por la falta de recursos de inversión, que la UAERMV ha solicitado y que han sido negados o aprobados en montos menores.”

Como resultado de la Revisión estratégica se dio una reestructuración organizacional administrativa que se refleja en el organigrama así:

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Se reorganizó la estructura administrativa y se reasignaron nuevas funciones en cada una de las dependencias, se fortalecieron y reorganizaron las áreas misionales, lo que incluyo la entrada en operación de nuevas gerencias y la vinculación de nuevos funcionarios a la Entidad; y se asignan nuevas funciones específicas en el tema de mantenimiento y rehabilitación vial local. Conforme a la Reorganización de la Estructura Administrativa, según el Acuerdo No.11 de 2010, antes mencionado. No obstante, como ya se indicó atrás, en virtud a la nueva política de ejecución directa establecida en el Plan de Desarrollo “Bogotá Humana” 2012-2016, continúa la presentándose insuficiencia de personal para atender las funciones misionales y de apoyo de la entidad.

SITUACIÓN ACTUAL INSTALACIONES UAERMV

Piso 16 – CAD

Las instalaciones administrativas de la UAERMV, ubicadas en el piso 16 del CAD, son las mismas que utilizaba la Secretaría de Obras Públicas durante su existencia y no han sido modernizadas, a partir de la transformación de la Secretaría en Unidad Administrativa Especial. Los recursos que se han destinado en los últimos años para esta infraestructura son básicamente para

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su mantenimiento. El piso 16 es el único que no se ha remodelado en este edificio.

Sede Avenida 3ª.

La Sede de la Avenida Tercera, ubicada en la Avenida Calle 3ª. No. 34-83, cuenta con un patio de acopio de materiales, de administración de vehículos y maquinaria y de coordinación administrativa de su actividad misional. Las instalaciones para el mantenimiento preventivo y correctivo de la maquinaria son enramadas con tejas de zinc. Diariamente circulan unas cuarenta cuadrillas de trabajadores oficiales y contratistas de obra (El lote que ocupa la sede está identificado como un desarrollo futuro del parque Veragüas, por lo que la ocupación es temporal).

A pesar de la transitoriedad de la ocupación, se deben garantizar las condiciones adecuadas de funcionamiento y seguridad para las operaciones de maquinaria y de comodidad para las actividades administrativas que allí se desarrollan.

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Sede La Esmeralda (Parque Industrial EL Mochuelo)

En vigencias anteriores se hizo necesario atender Control de Advertencia de la Contraloría de Bogotá D.C y trasladar la Planta de asfalto que originalmente estaba ubicada en el sitio denominado “El Zuque” en la Localidad de San Cristóbal, sobre los cerros orientales. En el año 2007 la Entidad adquirió un terreno en el Parque Industrial “El Mochuelo”, Localidad de Ciudad Bolívar, realizó las adecuaciones requeridas y traslado la Planta y efectuó el montaje de la planta de asfalto en caliente que reinició su producción en el año 2008.

Las condiciones generales del predio permiten la operación de producción y transporte, así como algunas labores administrativas, sin embargo carece de servicio de agua, y se utilizan baños portátiles.

ATENCION AL CIUDADANO

De acuerdo a las directrices de la Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano, Secretaria General y Entes de Control, se debe mejorar y soportar en el seguimiento a los procesos SDQS, acorde con el cumplimiento de los tiempos y responsabilidades, que de ellos se derivan; de la misma manera para la Gestión de Correspondencia interna y externa, la Entidad ha adelantado la parametrización del aplicativo -CORDIS-.

SI CAPITAL

Conforme a los lineamientos de la Secretaria de Hacienda Distrital, debe seguir la implementación del Sistema de Información Integrado SI-CAPITAL, para la

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unificación entre los sistemas de información administrativos, financiero, contable y presupuestal, que valide la información generada en los procesos respectivos. Se adelanta la sistematización de nómina consignada en las microfichas y expedientes físicos y la migración de información de las Historias Laborales, Factores Salariales e Ingresos Bases de Cotización al sistema PASIVOCOL, se requiere continuar con la elaboración de las tablas de retención documental e implementación del Sistema de Archivos – SIAR y mejoramiento de la gestión de correspondencia CORDIS; por consiguiente se requiere la actualización del hardware y el software de los servidores y equipos de cómputo de la Entidad y de las licencias ORACLE; adecuación de la pagina Web de la Entidad conforme a los nuevos requerimientos de la Comisión Distrital de Sistemas y Políticas de Gobierno en Línea del Distrito; a su vez se hace necesario un sistema de gestión de información interna que permita la consulta de los diferentes procesos, formatos, y solicitudes a la que puedan tener acceso los funcionarios de la Entidad.

GESTION DOCUMENTAL

La UAERMV, desde el año 2002 (en esa época Secretaría de Obras Públicas) viene adelantando la organización de la gestión documental y archivo –SIGA- que reposa en el archivo central y 6.900 expedientes de las historias laborales, lo que asciende a 2.500 metros lineales acumulados del archivo de la extinta Secretaría de Obras Publicas.

En este contexto la Unidad, por disposiciones legales, requiere continuar con la intervención y recuperación total del archivo, que a la fecha se estima en aproximadamente 1.888,4 metros lineales para su conservación, preservación, consulta y tratamiento de documentos; de igual manera es necesario seguir con la implementación y ajustes de las Tablas de Retención Documental –TRD-, las cuales fueron aprobadas en el año 2010 por el Comité del SIG de la Unidad, conforme los parámetros legales.

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Por su parte, el Convenio Interadministrativo 2215100-602 de 2008 establece como obligación de la UAERMV, en la cláusula cuarta lo siguiente: “… 10) Contar con el personal necesario para el cumplimiento del objeto y las obligaciones del presente convenio interadministrativo.”

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

La UAERMV para su Mejora Continua en eficacia, eficiencia y efectividad, y su Desarrollo Administrativo, ha venido implementando el Sistema de Gestión de Calidad – SIG, bajo los parámetros de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000:2009, con el cual se han venido desarrollando y perfeccionando los procesos y procedimientos de la Entidad y así aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de los requisitos de calidad, sistema que debe seguir en marcha para el cumplimiento efectivo de su Misión, Visión y objetivos de la Entidad.

3. LOCALIZACION

La localización del proyecto es la misma de las sedes de la Entidad, a saber:

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Carrera 30 No. 25-90. CAD-PISO 16. SEDE PRINCIPAL

Avenida Calle 3 No. 34-83. SEDE OPERATIVA

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La Esmeralda – Parque Industrial el Mochuelo. PLANTA DE ASFALTO

4. POBLACIÓN Y ZONA AFECTADAS Y/O GRUPO OBJETIVO

La población objetivo la conforma la planta de personal al servicio de la Entidad, que con la nueva estructura administrativa paso de 181 a 209 Servidores públicos de la UAERMV.

5. OBJETIVOS DEL PROYECTO

Objetivo General:

Fortalecer la gestión de la UAERMV con integridad en sus procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, mediante la implementación y fortalecimiento de su Sistema Integrado de Gestión y la modernización de su infraestructura física, tecnología, de comunicaciones e información, con el apoyo del personal requerido y adecuado para lograr el mejoramiento continuo de su gestión y el desarrollo institucional.

Objetivos específicos:

- Contar con instalaciones adecuadas, dotadas con tecnologías de punta que permitan la articulación y fluidez de todos sus procesos, permitiendo una efectiva gestión.

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- Fortalecer la estructura y el funcionamiento de los diferentes Procesos y Sistemas de Información, propendiendo por una mejor prestación del servicio y satisfacción de sus clientes.

- Propender por el cumplimiento del decreto 514 de 2006 -SIGA- y TRD.- Continuar la implementación del Sistema Integrado de Gestión –SIG-.- Mejorar significativamente el nivel de credibilidad de la ciudadanía en la

Entidad.

6. ESTUDIOS QUE RESPALDAN LA INFORMACIÓN DEL PROYECTO

Memoria del Proceso de Revisión Estratégica UAERMV – Septiembre de 2010Estudios previos de convenio interadministrativo 2215100-602/2008 UMV- Archivo de Bogotá D.CGuía para la Implementación del MECI con enfoque sistémico Veeduría Distrital Octubre de 2007

7. INDICADORES DEL OBJETIVO

Mejoramiento de las instalaciones y de la tecnología para la gestión en la UAERMV

Nombre: Avance en la implementación de los Sistemas de Información

Nombre: Avance en la implementación del SIG.

Nivel de Credibilidad de la Ciudadanía en la Entidad

8. PLANTEAMIENTO Y SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS

Teniendo en cuenta que la presente es una reformulación del proyecto, las alternativas fueron evaluadas en la formulación inicial (por ejemplo contratación de una firma para la gestión documental o utilización del programa Orfeo), y las opciones que se vienen desarrollando son únicas.

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9. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

Para el fortalecimiento institucional de la UAERMV es necesario llevar a cabo las siguientes acciones:

1. Modernizar las instalaciones físicas, el mobiliario y la infraestructura tecnológica y de comunicaciones de las tres (3) sedes de la Entidad, como soporte del mejoramiento continuo de la gestión, con especial énfasis en adecuar un sitio que permita reunir a los servidores públicos que laboran en ella para impartir capacitación, formación e instrucciones en general dentro del normal desarrollo de sus funciones.

2. Adquirir servicios de apoyo a la gestión con personal idóneo, profesional y capacitado para el fortalecimiento y correcta ejecución de los procesos de apoyo que se lideran desde la Secretaria General, puesto que en la planta globalizada no existe personal suficiente para el normal desarrollo de los mismos.

3. Desarrollar e implementar mecanismos para el mejoramiento y control de la gestión que le faciliten a la Unidad la toma decisiones de manera oportuna y efectiva para su mejoramiento continuo, e igualmente que le permitan a la comunidad ejercer su labor de vigilancia y control.

Así mismo, la UAERMV debe continuar desarrollando las actividades encaminadas a fortalecer su Desarrollo Institucional, como son:

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1. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones físicas, mobiliario y equipo tecnológico de las oficinas de la UAERMV.

2. Contratar el Servicio Profesional y de Apoyo a la Gestión requerido para el fortalecimiento de las áreas que componen la Secretaría General conforme las modificaciones del Acuerdo No. 11 del 12 de Octubre de 2010.

3. Fortalecer y soportar las PQRS conforme los lineamientos de tiempo y responsabilidad, según lo establecido por Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano; continuar con la implementación del aplicativo de manejo de correspondencia, capacitando a los funcionarios de la Entidad para la mejora continua en el desarrollo del Sistema.

4. Continuar con la implementación y actualización de los diferentes sistemas de información, contratando las herramientas y el personal requerido para dicha labor. Se continuará con la sistematización y/o digitalización de la información requerida para la correcta operación de los sistemas de información institucional. Se fortalecerán e impulsarán de manera importante las actividades para dar cabal cumplimiento a la Ley General de Archivos y al Proceso de Gestión Documental, mediante la organización técnica de la documentación histórica y la generada por cada uno de los procesos, contratando para ello personal especializado en la materia.

5. Se actualizará el hardware de los servidores de la Entidad y de las licencias para todos los programas utilizados. Se mejorará la página Web de la Entidad conforme a los requerimientos de la Ley y la Comisión Distrital de Sistemas y Políticas de Gobierno en Línea del Distrito. Se desarrollará e implementará el Sistema de Gestión de Información Interna – INTRANET-, y solicitudes a las que puedan tener acceso los funcionarios de la entidad.

6. Con el fin de seguir con la implementación y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión –SIG-; se fortalecerá la contratación de prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión idóneos para que coadyuven en la implementación, conforme lo establecido en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000:2009.

10. METAS DEL PROYECTO

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Adecuar física y tecnológicamente las tres (3) sedes de la UAERMV. Implementar, actualizar e integrar los módulos del Sistema de Información de la

UAERMV. Darle cumplimiento a la Ley General de Archivo e Implementar el Sistema de

Gestión Documental. Actualizar, mejorar y socializar el Sistema Integrado de Gestión. Realizar, apoyar y acompañar 4 procesos de gestión de la UAERMV. Controlar eficientemente la ejecución de los procesos misionales de la Entidad. Informar de manera oportuna a la comunidad sobre la gestión adelantada por la

Entidad.

11. BENEFICIOS DEL PROYECTO

Con la ejecución de los diferentes componentes del proyecto, la UAERMV logrará:

1. Fortalecer la Gestión Institucional, generando mayor credibilidad en la comunidad.

2. Mejoramiento de las instalaciones físicas y de ergonomía ocupacional en la actividad de los funcionarios, reduciendo los riesgos de accidente y/o enfermedad profesional e incrementando la productividad de los funcionarios.

3. Optimizar los tiempos de respuesta a la comunidad, al implementar adecuados sistemas de información.

4. Lograr el control efectivo de la gestión, a través de la aplicación de instrumentos técnicos de seguimiento.

5. Integrar a la comunidad en los procesos de control de gestión institucional.

12 COSTOS Y FUENTES DE FINANCIAMIENTO

Los costos del proyecto para la vigencia 2014 son:

COMPONENTE VALOR VIGENCIA 2014- Procedimientos y procesos integrales de

evaluación institucional y reorganización administrativa de la Entidad

0

- Personal contratado para las actividades propias de los procesos de mejoramiento

1.200´000.000,oo

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COMPONENTE VALOR VIGENCIA 2014de gestión de la Entidad.

- Adecuación y mejoramiento de instalaciones físicas e infraestructura tecnológica de la Entidad

300.000.000,oo

TOTAL 1.500´000.000,oo

FUENTES DE FINANCIAMIENTO

FLUJO FINANCIERO

El Proyecto ha contado con los siguientes recursos (en millones de pesos) en anteriores vigencias:

2009 2010 2011 2012 2013 $1.437 $1,450 $2.333 $1.023 $1.500

Para lo que resta del Plan de Desarrollo “Bogotá Humana” se programarán los siguientes recursos:

Vigencia 2015 $1,500 millonesVigencia 2016 $1,500 millones

13. ASPECTOS INSTITUCIONALES Y LEGALES

La Resolución 180 del 3 de mayo de 2010 ”Por la cual se establece el sistema de Gerencia de Proyectos de inversión de Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial y se asignan unas funciones”, define la responsabilidad del Gerente de Proyecto de inversión.

Convenio Interadministrativo 2215100-602/2008 UMV- Archivo de Bogotá D.CLey 594 de 2000 (Ley de Archivo)Decreto 514 de 2006 – Implementación del Siga

14. ASPECTOS AMBIENTALES

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Mediante la implementación del sistema CORDIS se reduce prácticamente a cero el consumo de papel por la utilización de imágenes escaneadas y archivos electrónicos.

15. DATOS DEL GERENTE DEL PROYECTO

NATHANAEL KENNEDY MACHADO NUÑEZUnidad Administrativa Especial de Rehabilitación y MantenimientoSecretario General (E)Teléfono: 7470909-2697709Enero 20 de 2014.

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