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Vicerrectoría Académica
Facultad Ciencias Económicas
Programa: Administración de Empresas
Unidad Curricular: Procesos de Talento Humano
PHD. Reynier I, Ramírez M. [email protected] 300 286 88 83 @reynierramirez
Unidad VI
Auditoría e indicadores de gestión humana
Auditoría e indicadores de gestión humana
La nueva empresa del siglo XXI demanda implementar una gestión integrada al talento humano (TH) que posibilite adaptarse a los cambios del entorno, que propicie nuevas estrategias y filosofía, sustentada en la base de la participación en las acciones y práctica de los recursos humanos de la organización.
Como todo proceso integrado, necesita de herramienta y control para el desarrollo eficaz del mismo, debido a esta necesidad, surge la concepción de realización de auditoría de gestión humana como mecanismo efectivo, permitiendo
orientar nuevas políticas de TH capaces de sensibilizar en los colaboradores altos niveles de satisfacción y motivación laboral y lograr posicionar a la organización a través de comparación con patrones de competencia fijados en el entorno.
La auditoría como herramienta de control en la GTH
Un departamento de TH no puede asumir que todo lo que hace es correcto, pues
puede cometer errores. Las políticas asumidas en un período dado puede que se
tornen obsoletas y al evaluarse así mismo el departamento detecta los problemas
antes que éstos se conviertan en algo serio para la organización.
El concepto de auditoría procede del mundo económico y es un proceso de
investigación y evaluación independiente, sobre la información contenida en los
estados financieros de una entidad, esta se concretiza con los caracteres
siguientes:
•Es la expresión de una opinión.
•Es la aplicación de unas normas y procedimientos establecidos.
•Es llevada a cabo por personal especializado: auditor.
•Contiene: Objetivos, Programas, Ejecución y Organización.
•La finalidad es triple :
• Determinar lo que se ha hecho.
• Apreciar lo que se esta haciendo.
• Recomendar las posibles acciones futuras.
La auditoría de GTH
Auditar no es sólo diagnosticar el pasado, sino apreciar el presente y
asesorar sobre la evolución futura. Esta unión implica un desarrollo dinámico
cíclico de la realidad empresarial y más que la radiografía es un vídeo de
seguimiento.
El concepto de auditoría de TH como análisis de las prácticas de la
gerencia, desde una óptica estratégica, surge ha mediado de los años 80,
donde se conciben dos funciones básicas:
Auditoría de TH como sistema de información directiva, conocer el estado
objetivo, para facilitar el desarrollo de proceso de gestión y/o desarrollo de
TH.
Auditoría de TH como sistema de control y evolución de la aplicación de
las políticas y procesos establecidos.
Podemos definir la auditoría de GTH
Diagnóstico exhaustivo de las prácticas,
métodos, políticas y tratamiento de los
recursos humanos asumido por la
organización en un período de tiempo
determinado, que permite establecer y
proyectar políticas dirigidas a la búsqueda
de la calidad y el buen funcionamiento y
desarrollo de las acciones de los recursos
humanos dentro de la organización,
además posibilita establecer un proceso de
comparación con las organizaciones que
desarrollan su actividad económica y social
en el entorno de las mismas.
Etapas de la auditoría de GTH
ETAPA # 1. DETERMINACION DE INDICADORES PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS
DE LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS: diseñar de forma colectiva los
indicadores para la realización de la auditoría.
ETAPA # 2. DEFINICIÓN DE PATRONES: luego de haber definido los indicadores para la
realización de la auditoría en la empresa el grupo de expertos seleccionados, en
trabajo conjunto con el grupo evaluador, deciden proponer los patrones de evaluación
que serán asumidos como patrones estándares en el análisis de la competencia con
otras organizaciones del entorno.
Etapas de la auditoría de GTH
ETAPA # 3. POSICIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN EN SU ENTORNO COMPETITIVO:
determinar el posicionamiento relativo de la organización en la actividad de los
recursos humanos en comparación con los centros que desarrollan su actividad en el
entorno de las mismas.
ETAPA # 4 PROYECCIÓN DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS: después de
conocido el lugar que ocupa la organización en el entorno y tomando como base los
resultados del comportamiento de los indicadores en la empresa y los resultados del
diagnóstico y la planeación estratégica realizada, se establecen las acciones
encaminadas a la búsqueda de nuevas prácticas de los recursos humanos y la
proyección de nuevas políticas.
Formas para realizar auditoría de GTH
Cuando la comparación entre el modelo y
la variable es hecha después de finalizada la
operación. Presenta el inconveniente de mostrar
los aciertos y los errores de una operación ya
acabada. Es decir, no proporciona los resultados
finales de esa acción.
Cuando la comparación entre el modelo y
la variable se hace paralelamente a la acción o
ejecución de la operación. Este sistema de
auditar los recursos humanos proporciona un
feed back para que los aspectos positivos
puedan ser mejorados y los negativos corregidos.
Actuación de la auditoría de GTH
Análisis de la estrategia
de la empresa.
Análisis de la coherencia de la
cultura con la estrategia.
Análisis de la cultura de la empresa.
Saber: Conjunto de conocimientos técnicos y de
gestión.
Saber estar o ser: Conjunto de actitudes fruto de la
sinergia del trabajo grupal.
Saber hacer: Conjunto de habilidades fruto de la
experiencia y del aprendizaje.
Perspectivas de actuación de la auditoría de GTH
Desarrollo: Cómo evolucionan las
competencias para adecuarse a los
cambios estratégicos.
Estimulación: Cómo se movilizan y se motivan las
competencias preexistentes para alcanzar los objetivos.
Adquisición: Cómo se facilita o
proporciona a las empresas las competencias necesarias.
Tipos de auditoría de GTH
Auditorías voluntarias y obligatorias: la evolución de la auditoría como sistema
fidedigno de apreciación de la realidad, conllevó la obligatoriedad de su aplicación
como sistema de control de la rentabilidad, elaborando un sistema minucioso de
aplicación, para homogeneizar su validez.
Auditorías internas y
externas: teniendo en cuenta el
agente de la auditoría y el foco/
origen de la aplicación se
establecieron dos formas
diferentes pero complementarias
de apreciación: la interna, como
sistema continuo de cambio y la
externa, como sistema garante de
independencia en la apreciación.
Tipos de auditoría de GTH
•Conocimiento de la estructura humana de la empresa, es decir el número de sus
componentes y sus características.
•Evaluación de los procesos de reclutamiento y selección llevados a cabo.
•Registro de las promociones y transferencias de empleados dentro de la
organización.
•Administración de salarios y planes de incentivos.
•Estadísticas de accidentes y bajas laborales.
•Índice de rotación de personal y coste del mismo.
•Control de presencia e índice de ausentismo.
•Evaluación de rendimiento (o
resultados) y de potencial y las acciones
consecuentes con ellas.
•Análisis y descripción de los puestos de
trabajo o cargos existentes en la
empresa.
Beneficios de la auditoría de GTH
•Se identifica el aporte que hace el
departamento de recursos humanos a la
organización.
•Se mejora la imagen profesional del
departamento de recursos humanos.
•Se alienta al personal de recursos humanos a
asumir mayor responsabilidad y actuar en un
nivel más alto de profesionalismo.
•Se esclarecen las responsabilidades, los
deberes del departamento de recursos
humanos.
•Se facilita la uniformidad de las prácticas y
políticas de los recursos humanos.
•Se destacan problemas latentes,
potencialmente explosivos.
•Se garantiza el cumplimiento de las
disposiciones legales
•Se reducen los costos de recursos humanos
mediante prácticas mejoradas.
•Se promueven los cambios necesarios en la
organización.
Procedimiento metodológico a seguir durante el proceso
de auditoría de GTH
Identificación y selección del problema: Esta
etapa se caracterizará por la búsqueda de los
indicadores que serían factibles aplicar en el proceso
de auditoría y determinar los patrones que el centro
asumiría en el análisis del ámbito competidor.
Análisis del problema: En un primer momento se
estudiaría exhaustivamente cada una de los
indicadores en la organización y de esta forma se
conocería como se encuentra la misma para enfrentar
la competencia, y en un segundo momento se
comparará el desempeño del instituto con patrones
establecidos en el entorno.
Procedimiento metodológico a seguir durante el proceso
de auditoría de GTH
Generación de soluciones potenciales (¿cómo se
puede lograr el cambio?): en esta etapa se debe
generar tantas acciones correctivas como sea posible
partiendo de la definición del problema la condición
deseada y las causas claras que lo determinan. Estas
acciones pueden mejorar una actividad completa o
parte de ellas como resultado de un proceso de
mejora continua o también puede llegarse a la
conclusión de que es necesario el rediseño total del
proceso o actividad analizada a través de los
enfoques actuales de la reingeniería de procesos.
Selección y planificación de la solución (¿cuál
es la mejor forma de hacer éstos?): se selecciona
cual del conjunto de alternativas generadas para la
solución del problema constituye la óptima, para lo
que se debe analizar las ventajas y desventajas de
cada una. Una vez definida la misma se deben tener
presente los posibles obstáculos que pueden
presentarse en su puesta en práctica.
Manifestación del procedimiento metodológico del
proceso de auditoría de GTH
Por el grado de formalización, la observación se
divide en no estructurada y estructuralizada. En la
primera no se determina por anticipado que elementos
del proceso estudiado (de la situación) el observará y en
la segunda se determina anticipadamente que elemento
del proceso estudiado o de la situación tienen mayor
importancia para la investigación, entonces se concentra
en ellos la atención.
En dependencia del grado de participación del
observador en la situación investigada, se diferencian la
observación participante y no participante. La primera es
aquella en la que el observador en una u otra medida esta
incluido directamente en el proceso estudiado, se
encuentra en contacto con las personas estudiadas y toma
parte de la actividad de estas ya sea realizando la
investigación de forma oculta, desde adentro, es decir
revelando su verdadera personalidad y finalidades como
auditor.
Beneficios al aplicar el procedimiento metodológico a
seguir durante el proceso de auditoría de GTH
1.Saltar a la solución antes de analizar con
eficacia todos los aspectos del problema.
2.Recoger los datos fundamentales, ya sea
acerca del problema o de las soluciones
propuestas.
3.Acatar problemas que están más allá del
control o las influencias de los miembros
del grupo.
4.Trabajar en problemas que son
demasiado generales, demasiados grandes
o no bien definidos.
5.Lograr la participación de individuos
claves especialmente cuando se buscan
soluciones.
6.Capacidad de establecer un plan
adecuado para poner en práctica y evaluar
la solución recomendada.
Enfoque del procedimiento metodológico del proceso de
auditoría de GTH
Enfoque comparativo: el equipo de investigación compara la
organización con otra entidad análoga existente en el entorno con el
objetivo final de conocer posibles deficiencias del desempeño de los mismos.
Consultor externo: se basa en los análisis llevados a cabo por consultores
externos, previa contratación de los mismos, basado en el conocimiento
originado de sus experiencias y del desarrollo de las competencias en el
entorno de la organización. Este método posibilita la comparación con otras
organizaciones análogas.
Enfoque estadístico: consiste en asumir los análisis de los registros y
controles llevados a cabo por las organizaciones y de esta forma se posibilita
la comparación con los estándares de la competencia.
Enfoque por objetivo: Luego de haber creado los objetivos de la
organización, el análisis se basa en el cumplimiento de cada uno de los
mismos, lo que permite de inmediato el fortalecimiento de acciones hacia
áreas de insuficiente desempeño.
Análisis del proceso de auditoría de GTH
1.Los estudios cuantitativos de la institución y
del entorno, lo cual es de gran utilidad operativa
en la practica y se realizan en general mediante
la aplicación de encuestas de hechos, que
permitan recoger informaciones del tipo
siguiente, entre otras análisis económicos y
básico de las características del instituto,
investigación para la identificación y
conocimiento de los grupos de interés.
2. Los estudios cualitativos de las características, permite recoger
información entre otros elementos, sobre: actitudes e intereses de las
diferentes categorías ocupacionales o grupos de interés definidos, sus
motivaciones, temas de comportamientos, la imagen percibida de la empresa y
del entorno, las actitudes positivas y negativas y las preferencias de los
empleados.
3. El conocimiento a partir de las experiencias personal de los responsables
de la actividad de los recursos humanos de la organización.
Auditoría e indicadores de GTH
La aplicabilidad de este sistema, no implica que cuando
conciban la auditoría tengan que necesariamente definir
indicadores que ya están elaborados, pueden ajustarse a los
aquí tratados o rediseñar otros que sean necesarios.
Todo el procedimiento propuesto tiene carácter cíclico y en este
sentido debe entenderse que una auditoría de TH, no puede
extraerse de un sólo ámbito o de diversas áreas, sino que deben
analizarse todas las áreas y valorar el nivel de interrelación entre
los mismos.
Los indicadores de GTH, son definidos como la
expresión cuantitativa del desempeño de un
área colaborador; que al ser comparada con
las metas u objetivos propuestos, permiten
tomar acciones preventivas o correctivas.
Indicadores para la auditoría de GTH
•Capacitación: la capacitación es la adquisición de conocimientos
técnicos, teóricos y prácticos para el desarrollo de la actividad
profesional. Este indicador debe dar pistas de cómo conseguir la
máxima productividad en la relación de horas que cada trabajador
desempeña en su puesto de empleo, incluyendo un concepto básico
como la formación permanente. Con la mejora de este indicador, la
compañía mejora la imagen, la relación jefe-subordinado es más
fluida, el trabajador pierde posibles temores de incompetencia,
aumenta el nivel de satisfacción personal con su tarea, incrementa su
sentido de progreso, la moral de la fuerza de trabajo se eleva y de
este modo se incrementa la productividad, la calidad y la eficacia.
•Tiempo promedio en alcanzar objetivos: este indicador mide la
eficacia de los trabajadores. Útil sobre todo si se mide desde el
momento en que el empleado inicia su compromiso con la empresa,
ya que de este modo permite evaluar si el proceso de selección es
apropiado. Al mismo tiempo, tanto con los empleados nuevos como
los que ya están vinculados a la empresa antes de empezar la
medición, permite mesurar el nivel y la evolución de la capacitación.
•Rotación de personal: calcula el grado de permanencia de los
trabajadores en la compañía. La cifra ideal es que la rotación de la
plantilla sea inferior al 5%. Cuanto más alta sea la reforma de
personal por renuncias de los propios empleados, más necesario es
que la empresa intervenga: se elevan los costes de reclutaje y de
capacitación para llegar a reemplazar las piezas ausentes que
proporcionaban buenas prestaciones a la empresa. Las estrategias
para minimizar la rotación del personal también garantizan una mayor
retención del talento en la firma.
Indicadores para la auditoría de GTH
•Accidentabilidad laboral: el ideal para esta cifra sería alcanzar el
cero, aunque resulta casi imposible evitar que haya por lo menos
algunas horas perdidas por culpa de un incidente en el puesto de
trabajo. Las empresas suelen monitorizar permanentemente los
días que se saldan sin accidentes, y la concatenación de los
mismos suele ser un dato de congratulación. Las entidades
responsables de dar cobertura médica a accidentes y
enfermedades por causas profesionales utilizan las fórmulas para
calcular el índice de frecuencia y el índice de gravedad con que se
producen los accidentes.
•Ausentismo laboral: mesura las ausencias del personal en el lugar
de trabajo en periodos normales, ya sea por faltas, por atrasos o
permisos. Es un índice capital que puede llegar a indicar
tendencias sintomáticas no sólo del trabajador sino del
funcionamiento de la empresa. En función del valor de la hora de
trabajo de cada empleado se puede calcular el coste de la suma
de sus ausencias.
•Tiempo promedio de vacantes no cubiertas: este indicador
facilita el dato de cuánto tiempo están sin cubrir las vacantes
causadas por bajas laborales, vacaciones, renuncias, etc. La cifra
resultante es útil para mostrar con qué grado de dificultad se
encuentra la empresa a la hora de obtener recursos en el mercado
laboral.
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Unidad VI
Auditoría e indicadores de gestión humana
Hoy
tengo un color
Poder, acción, vitalidad,
ambición, pasión, confianza
en sí mismo, coraje, valentía
y una actitud optimista ante
la vida.
Radiante, estable,
intelectual, elegante,
individualista,
egocéntrico (a) y
muy sincero.
Relajado (a), sereno(a),
armonioso(a), goza de
fertilidad e innovación,
amante de la verdad.
Esperanza, protector, aporta paz,
pureza, confort, alivia la sensación
de desespero y shock emocional,
emocionalmente busca su estabilidad
con sus pensamientos, espíritu;
insistente y persistente es su lema.
Felicidad, intuitivo(a),
alegre, intelectual y
expresiva. Un poco
terco(a), pero escucha,
de gran carácter.
Buscamos fortalecer actitudes
y aptitudes
+PLUS
Planeación
estratégica del
TH
Indicadores para la auditoría de GTH
AMBITO AREA INDICADORES
Adquisición.
Estructura actual
de los recursos
humanos.
Plantilla por categoría ocupacional y científica.
Nivel profesional.
Edad.
Sexo.
Cubrimiento de la plantilla por categoría ocupacional.
Jóvenes (35 años o menos) / plantilla total.
Dirigentes / plantilla total.
Técnicos / investigadores.
Investigadores / plantilla total.
Personal de servicio y apoyo / técnico e investigadores.
Análisis,
descripción y
valoración de
puesto.
Puestos con descripción y profesiogramas actualizados / total de puesto.
Calificadores de cargo que no se corresponden con descripción y profesiogramas.
Nivel de utilización de descripciones y profesiogramas para acciones de gestión de recursos
humanos.
Puesto con valoración actualizada / total de puestos.
Análisis de la
administración del
personal.
Nivel de actualidad del contenido del inventario de personal.
Nivel de actualización de los expedientes laborales y de categoría científica.
Nivel de conocimiento reglamento interno.
Realización de la evaluación del potencial humano y su interrelación con el resto de las actividades.
Análisis de
contratación.
Cantidad de contratos / plantilla.
Cantidad de contratos / plazas vacantes.
Cantidad de contratos que no terminaron período de pruebas / total de contrato.
Cantidad de contratados que han repetido contratos con el Instituto.
Análisis de la
selección e
ingreso.
Utilización de descripción de puestos y profesiogramas / puestos a selección.
Nivel de utilización de pruebas psicométricas, sociométricas y de conocimientos para los candidatos.
Cantidad de trabajadores que no superan el período de prueba / total de candidato.
Candidatos que abandonaron vínculos antes del plazo acordado / total de candidatos.
Relación entre pruebas o técnicas de selección y resultados posteriores de las personas
seleccionadas a través de esas técnicas.
Reserva científica o adiestrados por años de ingreso.
Reserva científica o adiestrados con resultados satisfactorios / total de la reserva científica o
adiestrados.
Candidatos vinculados desde pregrado / plazas a cubrir.
Fuente: Ramírez (2016).
Indicadores para la auditoría de GTH
AMBITO AREA INDICADORES
Estimulación.
Estructura salarial.
Salario medio.
Trabajadores por debajo del porciento de salario medio.
Trabajadores en 1ero. y 2do. tridente / total de trabajadores técnicos.
Preparación de trabajadores por cada forma y sistema de pago.
Evaluación del rendimiento y
potencial.
Nivel de utilización del profesiograma y el plan de trabajo para evaluar.
Nivel de utilización de evaluación anterior para evaluar.
Nivel de participación del colectivo en las evaluaciones.
Condiciones de trabajo, calidad de vida laboral y factores ergonómicos.
Comportamiento económico
Gastos de salarios / costo total de proyectos
Gasto total de RH / costo total de proyectos.
Gastos totales de selección.
Gastos totales de formación.
Gastos en estimulación no salarial / incrementos mejoras en resultados.
Estructura de la unidad o área
de atención de los TH.
Personal de TH / total de trabajadores.
Personal de servicios a los TH (comedor, médico, chofer, hotel de trabajadores).
Esfera de atención de la GRH / personal en la unidad de TH.
Fuente: Ramírez (2016).
Indicadores para la auditoría de GTH
AMBITO AREA INDICADORES
Desarrollo.
Formación.
Trabajadores con diagnóstico de necesidades de superación / total de trabajadores.
Trabajadores con plan de formación / total de trabajadores.
Actividades de formación ejecutadas / actividades de formación planificadas.
Actividades de formación evaluadas / actividades de formación realizadas.
Número de cursos y horas lectivas/ categorías y especialidades.
Total, de doctores y master / profesionales de nivel superior.
Doctores / titulares y auxiliares.
Profesores adjuntos / profesionales de nivel superior.
Doctores, titulares y auxiliares que dan docencia / total de doctores, titulares y auxiliares.
Doctores, titulares y auxiliares que son tutores / total de doctores, titulares y auxiliares.
Titulares, auxiliares y agregados con proyección a doctores / total sin ellas.
Reserva, aspirantes y especialistas con proyección a doctorados y maestría / total sin ella.
Plan de carrera y sucesión.
Especialistas y técnicos con plan de carreras / total de personal que debe tenerlo.
Nivel de cumplimiento del plan de carrera de especialistas y técnicos.
Nivel de cumplimiento del tránsito de los investigadores por las categorías científicas.
Investigadores sin tránsito a categorías siguiente por categorías.
Solicitudes de categorías rechazadas por los tribunales por tipos de causas.
Promoción interna / Ingreso externos.
Evaluación de los resultados del trabajo del personal promovido.
Comunicación interna.
Funcionamiento de las vías de comunicación descendente, ascendente y horizontal.
Periodicidad o frecuencia del uso de esas vías.
Nivel de satisfacción de los trabajadores.
Manuales sobre aspectos relacionados con personal y sus resultados.
Clima laboral.
Índice de ausentismo por etapas. Comportamiento. IA = Horas de ausencias / Horas hombre realmente
trabajadas
Causas principales de ausentismo.
Índice de rotación. IR = Total de altas y bajas / 2 X (Total dela plantilla)
Causas registradas de la rotación.
Ausentismo por sexo.
Ausentismo por categoría ocupacional.
Rotación por sexo.
Rotación por categoría ocupacional.
Automatización. Actividades de GRH que se registran y procesan automáticamente respecto a las que hacen por vía manual.
sistemas de trabajo.
Investigadores que presentaron proyectos / Total de investigadores.
Investigadores con proyectos aprobados / Total de investigadores.
Investigadores en servicio científicos técnicos, producción, comercialización / Total de investigadores.
Investigadores con resultados reconocidos / Total de investigadores. (Por categorías).
Investigadores con patentes solicitadas y concedidas por categorías.
Promedio de publicaciones por investigadores y categorías (Nacionales e Internacionales).
Promedio de presentación de trabajo en evento científico por investigador.
Participación de profesionales en tareas del polo, Proyectos, tribunales y grupo de especialistas.
Nivel profesional de los miembros del consejo científico.
Fuente: Ramírez (2016).
Bibliografía Sugerida
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Barranco, Francisco Javier (1989). Planificación de Recursos Humanos/6 Análisis de los Puestos de trabajo.
Revista Capital Humano. España. Nr 148. P.21-32.
Beer, et al. (1989). Gestión de Recursos Humanos. España. Editorial al Ministerio de Trabajo.
Besseyre des Horts, Charles - Henri (1990). Gestión Estratégica de los Recursos Humanos. Madrid. Ediciones
Deusto. 222 p.
Biosca Vidal, Doménec (1994), Los siete pecados capitales de los ejecutivos. Revista Horizonte Empresarial,
España, Nr 2047 .p.34-35.
Biosca Vidal, Doménec (1995), Los siete pecados capitales de los empleados Revista Horizonte Empresarial,
España, Nr 2056 .p.19.
Bunham, Randall B; Smith, Frank J. (1989) Salud organizacional. Análisis y Diagnóstico. México. Editorial
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Bustillo, Carlos (1994). La Gestión de Recursos Humanos y la motivación de las personas. Revista Capital
Humano: Integración y Desarrollo de los Recursos Humanos. España. Nr.73 p.17-28.
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Jiménez Aguilar, Juan (1991). La gestión individual de los recursos humanos. Revista Horizonte Empresarial.
España. Nr 2019. P.26 - 27.
Marín Marín, Henry (1994). Cultura, poder, y cambio organizacional. Revista DYNA. Colombia. Nr. 118. P 31-
36.
