UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA

AZCAPOTZALCO

COORDINACIÓN DE SISTEMAS ESCOLARES

MANUAL DEL ASISTENTE DE PROCESOS ESCOLARES (APE)

INSCRIPCIÓN A EVALUACIONES DE RECUPERACIÓN

1. Objetivo

El presente manual ha sido creado para que el Asistente de Procesos Escolares (APE) adquiera los conocimientos necesarios para asegurar que la prestación del servicio que proporcione durante la “Inscripción a Evaluación de Recuperación” cumpla con la Política de Calidad asumida y los Objetivos de la Calidad definidos por la Universidad Autónoma Metropolitana, Unidad Azcapotzalco, dentro de su Sistema de Gestión de la Calidad.

La Política y Objetivos de Calidad se enuncian a continuación:

Política de Calidad La Universidad Autónoma Metropolitana, Unidad Azcapotzalco, asume la siguiente Política de Calidad: Brindar servicios para satisfacer las necesidades de nuestra Comunidad Universitaria, con eficacia y efectividad, asegurando la mejora continua de nuestros procesos y el desarrollo constante del personal.

Objetivos de Calidad La Universidad Autónoma Metropolitana, Unidad Azcapotzalco, ha definido dos objetivos de calidad congruentes con su Política de Calidad, los cuales son medibles con base en las metas e indicadores de calidad establecidos en la Matriz de Indicadores de cada sección, las cuales se encuentran dentro de la sección 5 del Manual de Gestión de Calidad, dichos objetivos son los siguientes:

• Atender con eficacia las necesidades de nuestra Comunidad Universitaria.

• Asegurar la efectividad de nuestros servicios mediante el desarrollo de acciones o proyectos de mejora.

2. Requisitos Administrativos para la Inscripción a Evaluación de Recuperación:

• Credencial vigente expedida por la UAM-Azcapotzalco. • Si el alumno no cuenta con la credencial, esta vencida o ya no es legible, deberá

presentar: o Comprobante de pago de solicitud de credencial. o Identificación oficial (IFE, Cartilla, Pasaporte) o documento como certificado de

Bachillerato. En cualquier caso, debe contar con fotografía y firma del alumno. • Solicitud de Evaluación de Recuperación llena. • Haber realizado el pago correspondiente. Este pago se verifica con el sello de la

Sección de Caja.

• En caso de que un alumno nombre a una persona como su representante para realizar la Inscripción a Evaluación de Recuperación, este debe presentar:

o Carta poder simple sin donde se especifique: Quien otorga y quien recibe el poder. La o las UEA-grupo que va inscribir en Evaluación de Recuperación. El trimestre lectivo.

o La credencial vigente del alumno expedida por la UAM-AZC. o Si el alumno no cuenta con la credencial, esta vencida o ya no es legible, el

representante debe además presentar: Comprobante de pago de solicitud de credencial. Identificación oficial del alumno (IFE, Cartilla, Pasaporte) o documento

del alumno como certificado de Bachillerato. En cualquier caso, el documento probatorio de identidad debe contar con la fotografía y firma del alumno.

o Identificación oficial con fotografía y firma del representante. o Fotocopia de anverso y reverso de la identificación del alumno. o Fotocopia de anverso y reverso de la identificación del representante.

3. Marco Jurídico para la Inscripción a Evaluación de Recuperación:

• Reglamento de Estudios Superiores de la UAM, artículos 14, 18,19, 21, 22,del al 28, 33 fracción VI,42, 43, del 45 al 48, del 50 al 55 y del 63 al 74.

• Reglamento de Alumnos, artículo 4 fracciones X, XI, XV y XVIII; artículo 5 fracción III, artículo 7 fracciones VI y VII y artículos del 8 al 30.

4. Descripción de Actividades

Un APE realiza una actividad específica de acuerdo a la función que se le haya asignado en el flujo de la Inscripción a Evaluación de Recuperación.

Las actividades por función se especifican a continuación:

4.1 APE-Puerta de entrada:

• Abre las puertas de acceso a la sala de cómputo y coloca las unifilas. • Organiza una fila en el exterior de la sala de cómputo para que se formen los

alumnos que se van presentando. • Controla el acceso a la sala de cómputo. • Verifica que el alumno o su representante cubran los requisitos. • Envía al alumno o su representante a la terminal de registro de tiempo o con el

Responsable de la Inscripción a Evaluación de Recuperación. • Informa de manera inmediata al Responsable de la Inscripción a Evaluación de

Recuperación de cualquier eventualidad o problema que se presente. • De ser necesario, canaliza al usuario con el Responsable para que este oriente o de

solución al usuario.

4.2 APE-Registro de tiempo:

• Solicita al alumno o representante la credencial de alumno. • Ingresa la matrícula en la aplicación del Subsistema de Administración Escolar (SAE)

para realizar el registro de tiempo. • Revisa la salida que muestra en pantalla la aplicación de SAE, si aparece algún

mensaje de que no se puede hacer el registro, le informa al alumno o representante y lo canaliza con el responsable del proceso para aclarar la situación.

• Si se realiza el registro, envía al alumno o representante con el APE Comodín. 4.3 APE-Comodín:

• Organiza en una fila a los usuarios para controlar el acceso a las terminales. • Verifica que APE-Terminal esta disponible y canaliza al alumno o representante a esta

terminal. • Realiza actividades diversas según sean las necesidades.

4.4 APE-Terminal:

• Pide al alumno el formato de solicitud de inscripción a recuperación y su credencial. • Ingresa la matrícula en la aplicación del SAE para inscripción a evaluación de

recuperación. • Verifica la identidad del usuario comparando los datos y la fotografía que aparece en

la pantalla de la aplicación del SAE, con los datos y fotografía de la identificación junto con una inspección visual del solicitante. Si encuentra diferencia, retiene la solicitud e identificación, e informa de manera inmediata al Responsable

• Una vez que valida la identidad, realiza el registro de las UEA que le solicita el alumno o representante.

• En caso de error al registrar una UEA, el APE acudirá personalmente con el Responsable para que haga la corrección.

• Si atiende a un representante deberá pedirle la carta poder autorizada y quedarse con ella para que al final del turno se la entregue al Responsable.

• Al concluir Manda a imprimir el comprobante de inscripción y le indica al alumno o representante que recoja su comprobante de inscripción a evaluación de recuperación en la impresora correspondiente al final de la fila.

• Limpia la pantalla del SAE para atender a otro alumno.

4.5 APE-Impresora:

• Recibe de las impresoras los comprobantes de inscripción a evaluaciones de

recuperación que fueron enviados por los APE-Terminal. • Entrega el comprobante de inscripción a evaluaciones de recuperación al alumno, le

solicita al alumno que revise la información y recaba la firma del alumno. Si se trata de su representante se le indicará que asiente su firma precedido por las letras “p.p” que significa por poder). En caso de que el alumno le manifieste algún error deberá canalizarlo con el responsable del proceso.

• Desprende el comprobante de inscripción reinscripción y conservar la parte que contiene la firma del alumno o representante y entrega la otra parte.

• Acomodar por generación dichos comprobantes, para su posterior entrega al APE-Acomodo.

• Canaliza al alumno con su comprobante de inscripción-reinscripción a la mesa de sellos.

4.6 APE-Sello

• Sella el comprobante de inscripción-reinscripción con el sello dela Coordinación de Sistemas Escolares.

• Mantiene el orden en la puerta de salida. • Evita el acceso por la puerta de salida.

4.7 APE-Acomodo: • Recaba de las áreas de impresoras la parte firmada de los comprobantes de

inscripción-reinscripción y los acomoda por matrícula corrida. 5. Desarrollo de la Inscripción a Evaluación de Recuperación 5.1 Alumno o representante 5.1.1 El alumno puede consultar en el módulo de consulta o en la publicación física

que se hace en los edificios G, F. H Y K, la programación de de las Evaluaciones de Recuperación.

5.1.2 El alumno consulta de forma electrónica o en los avisos que se publican en diferentes puntos de la Unidad, los días y horario en los que puede realizar el pago y la Inscripción de la Evaluación de Recuperación.

5.1.3 El alumno o representante se presenta en la ventanilla de atención de alumnos de la Coordinación de Sistemas Escolares a solicitar el formato de Solicitud de Inscripción a Evaluación de Recuperación.

5.1.4 Con el formato requisitado se dirige a la Caja de la Unidad a realizar el de pago de derechos por Inscripción a Evaluación de Recuperación.

5.1.5 El cajero de la Unidad recibe el pago, sella el comprobante y lo entrega al alumno.

5.1.6 En las fechas y horario señalados en el aviso de Inscripción a Evaluación de Recuperación emitido por la Coordinación de Sistemas Escolares, el alumno o representante se presenta en la sala de atención de alumnos de cómputo cumpliendo los requisitos para realizar la Inscripción a Evaluación de Recuperación donde es atendido por el APE-Puerta de entrada (5.2).

5.2 APE-Puerta de entrada 5.2.1 Cuando se presenta el alumno o representante a la sala de cómputo, el APE-

Puerta de entrada verifica si cumple los requisitos para realizar la Inscripción a Evaluación de Recuperación.

5.2.2 Si el alumno representante cumple los requisitos le da acceso a la sala de cómputo, envía al alumno con el APE-Registro y si es el representante lo envía con el Responsable de la Inscripción para que de su Vo.Bo. a la carta poder. El Responsable da el Vo.Bo. y envía al alumno con el APE-Registro de tiempo (5.3).

5.2.3 En caso de que el alumno o representante no cumplan los requisitos el APE-Puerta de entrada no le da acceso a la sala de cómputo y le informa que requisito le falta indicándole al alumno o representante que regrese cuando lo cumpla. Si el alumno o representante insisten en realizar el trámite el APE-Puerta de entrada llama al Responsable de la Inscripción para que resuelva la situación.

5.3 APE-Registro de tiempo 5.3.1 Solicita al alumno o representante la credencial de alumno. 5.3.2 Registra la matricula en el campo correspondiente del formulario de la

aplicación de Accesos a la Sala Ingreso de Atención a Alumnos del SAE, para lo cual pasa el lector óptico sobre el código de barras de la credencial del alumno o teclea la matrícula del alumno. Actualmente en el sistema existen

matrículas de ocho y nueve dígitos, por lo que es necesario, en el caso de matrículas de ocho dígitos, presionar la tecla <ENTER ó INTRO> cuando se completa la matrícula; para las matriculas de nueve dígitos, al completar el noveno dígito se efectuará la carga de información del alumno automáticamente. Dependiendo de la situación académica-administrativa del alumno se pueden mostrar diferentes mensajes en pantalla. Algunos de esos mensajes se muestran a continuación:

Figura 1 No permite su registro porque el alumno está suspendido. Solo se atienden alumnos con estados: 1, 2, 8, y 10.

Fig. 2 – No permite el registro por adeudo de documentos en la terminal de registro de acceso a la sala de atención

Como se muestra en las Figura 1 el registro del acceso de alumno a la sala de atención no se puede realizar, porque solo se permite el acceso a alumnos cuyo estado académico sea 1 Activo, 2 No reinscrito 8 y10 Inscrito en blanco. En el segundo caso (Figura 2) porque el alumno adeuda documentos (Certificado de estudios de bachillerato y/o acta de nacimiento). A los alumnos extranjeros se les revisa la vigencia de su legal estancia. Si la vigencia ha concluido, el alumno debe aclarar su situación en el modulo de recepción de documentos. Cuando no se puede realizar el registro de acceso del alumno a la sala, por la situación académica-administrativa del alumno, el APE-Registro de tiempo le informa al alumno o representante y lo envía con el Responsable de la Inscripción a Evaluación de Recuperación para que le aclare su situación. Cuando la situación académica-administrativa del alumno no presenta ningún problema, se mostrara una ventana con el mensaje ¡Almacenamiento exitoso! (Figura 3)

Figura 3 Registro de la matrícula exitoso en la Terminal de registro en la medición de tiempo de atención. 5.3.3 Cuando el registro del alumno a la sala de atención se realiza (aquí inicia el

conteo de tiempo de atención del alumno para realizar la Inscripción a Evaluación de Recuperación), el APE-Registro de tiempo envía al alumno o representante con el APE-Comodín (5.4).

5.4 APE-Comodín 5.4.1 Inspecciona en la sala de atención que APE-Terminal esta libre y envía al

alumno o representante indicándole el número de la terminal donde será atendido.

5.5 APE-Terminal 5.5.1 El APE-Terminal le solicita al alumno el formato de solicitud de inscripción a

recuperación revisando que contenga el sello de la caja. 5.5.2 Registra la matrícula del alumno en el formulario de la aplicación de

Inscripción a Evaluaciones de Recuperación del SAE. Se desplegara en pantalla un formulario (Figura 4) mostrando la siguiente información: la fotografía, Matrícula, Nombre, Estado, Unidad, División, Nacionalidad, Plan de Estudios, Créditos Acumulados, Área de concentración y si el alumno todavía tiene calificaciones pendientes del trimestre anterior, aparecerán en el área de inscripción a cursos y en el extremo derecho una "CP" resaltada, indicando que es una calificación pendiente.

Figura 4 Información que se muestra al registrar la matrícula de un alumno en la aplicación de Inscripción a Evaluaciones de Recuperación del SAE.

5.5.3 Si en la pantalla no aparece la fotografía, el APE-Terminal envía al alumno o

representante con el Responsable de la Inscripción a Evaluación de Recuperación

5.5.4 El Responsable de la Inscripción a Evaluación de Recuperación, recibe al alumno o representante, resuelve la situación o le indica que debe hacer en su caso.

5.5.5 El Responsable de la Inscripción a Evaluación de Recuperación, canaliza al alumno o representante que le resolvió su situación en forma favorable, con el APE-Comodín (ver 5.4.1.).

5.5.6 Si en la pantalla se muestra la fotografía, el APE-Terminal verifica visualmente que la persona que se presenta a realizar el trámite sea la misma que aparece en la fotografía que se muestra en la pantalla de la terminal. En caso de ser el representante le solicita la credencial o identificación del alumno al cual va a inscribir y compara la fotografía de la identificación con la de la pantalla.

5.5.7 Si al verificar detecta alguna irregularidad acude o llama de manera inmediata al Responsable de la Inscripción a Evaluación de Recuperación.

5.5.8 Si la verificación es positiva, le indica al alumno o representante que verifique si sus datos académicos están correctos si no le indica con quien debe arreglar su problema antes de inscribirlo y lo canaliza con el Responsable de la Inscripción a Evaluación de Recuperación.

5.5.9 El Responsable de la Inscripción a Evaluación de Recuperación, recibe al alumno o representante, resuelve la situación o le indica que debe hacer en su caso.

5.5.10 El Responsable de la Inscripción a Evaluación de Recuperación, canaliza al alumno o representante que le resolvió su situación en forma favorable, con el APE-Comodín (ver 5.4.1.).

5.5.11 Si no tiene problemas el APE-Terminal inicia la Inscripción a Evaluación de Recuperación; para lo cual le solicita al alumno o representante que le indique la UEA y grupo que quiere inscribir. Primero debe proporcionar la clave de la UEA a inscribir. Si teclea una clave de seis dígitos, debe presionar la tecla <Enter ó Intro> para que el programa comience aplicar las validaciones a la UEA si teclea una clave de UEA de siete dígitos, el programa procederá inmediatamente a validar alumno los requisitos necesarios para inscribir la UEA.

5.5.12 Si el alumno no cumple con algún requisito, un mensaje notificará especificando, cuál es el motivo por el que el alumno no puede inscribir la UEA. A continuación se muestran algunos ejemplos. Si al registrar la clave de UEA no cumple con la seriación aparecerá un mensaje indicando la UEA que no ha sido aprobada (Figura 5).

Figura 5 No se puede registrar la evaluación de recuperación por seriación no cubierta.

Si el mensaje indica que la UEA que adeuda esta en trámite por rectificación de calificación o revisión de examen el APE-Terminal manda a imprimir el comprobante para detener la medición de tiempo de atención y envía al alumno o representante, en caso de ser necesario, con el Responsable de la Inscripción a Evaluación de Recuperación, para que le informe el trámite a seguir. Si al registrar una UEA esta se encuentra con calificación pendiente no se podrá hacer la inscripción a evaluación de recuperación (Figura 6).

Figura 6 Como aún está la calificación pendiente de registro de calificación no se puede inscribir la evaluación de recuperación, hasta que sea cargada el acta.

Si la UEA que desea registrar un alumno o representante solicita autorización, como es el caso de UEA perteneciente a grupos del SAI (Sistema de Aprendizaje Individualizado) o PT01 (Proyecto Terminal) de los alumnos de la División de CBI, el alumno o representante deberá presentarla. En caso de no traerla, el APE-Terminal deberá enviar al alumno o representante al área correspondiente para que le proporcionen la autorización, y una vez que la consiga, el APE-Terminal le indicara al alumno que regrese a iniciar el trámite. El APE-Terminal manda a imprimir el comprobante para detener la medición de tiempo de atención.

Si el alumno quiere inscribir una UEA que no haya inscrito como evaluación global, tendrá que presentar un pago especial (Figura 7)

Fig. 7– Este es el ejemplo de que el alumno nunca ha registrado la UEA en evaluación global (curso trimestral)

5.5.13 Si el programa valida la UEA y no encuentra ningún problema, el cursor se colocará en el campo de grupo, en donde el APE-Terminal debe teclear la clave del grupo que el alumno o representante indicaron y después presionar la tecla <Enter ó Intro>. Puede elegir el grupo deseado presionando <Aceptar>, o puede cerrar la ventana presionando <Salir>, de esta manera abandona la ventana sin seleccionar un grupo.

5.5.14 Si el APE-Terminal elige el grupo, se procederá a validar que el alumno cumpla las restricciones para inscribirse.

5.5.15 Al presionar el APE-Terminal la tecla <F3> se almacena el registro. Y aparece un mensaje indicando que la UEA se dio de alta y en el área de Inscripción a cursos aparece listada la clave, nombre y número de créditos de la UEA que se dio de alta.(Figura 8) Si el programa no valido el grupo se desplegará un mensaje indicando el motivo por el cual el alumno no pudo ser inscrito a la UEA-grupo.

Figura 8 Mensaje de alta realizada mostrado por la aplicación de Inscripción a Evaluaciones de Recuperación del SAE.

5.5.16 Una vez realizada el alta de la UEA el APE-Terminal le pregunta al alumno o representante si quiere inscribir otra UEA, si es así, se repiten los pasos a partir del punto 5.1.11

5.5.17 Al terminar el APE-Terminal de registrar las UEA a las que solicitó el alumno o representante el registro a evaluación de recuperación, el APE-Terminal le informara al alumno o representante la UEA-grupo en que quedo registrado.

5.5.18 En caso de registrar una UEA incorrectamente, el APE-Terminal acudirá personalmente con el Responsable de la Inscripción a Evaluación de Recuperación, y le entregara el comprobante de inscripción del alumno, para que el Responsable haga cancelación del registro.

5.5.19 En caso un alumno o representante quiera dar de baja la inscripción a una UEA, se le informara que deberá entregar el comprobante de inscripción a la evaluación de recuperación al Responsable de la Inscripción quien le procesara su baja (borrara la inscripción a la evaluación de recuperación).

5.5.20 Si el APE-Terminal atendió a un representante, deberá pedirle la carta poder autorizada y quedarse con ella para que al final del turno se la entregue al Responsable de la Inscripción a Evaluación de Recuperación

5.5.21 .Finalmente el APE-Terminal manda a imprimir el comprobante de inscripción y envía al alumno a recogerlo con el APE-Impresora (5.6). En caso de que se haya excedido el tiempo de atención, aparecerá una ventana donde el APE-

Terminal tendrá que ingresar la razón por la que no se concluyo a tiempo la inscripción (Figura 9)

5.5.22 Limpia la pantalla para atender a otro alumno y le hace una seña al APE-Comodín para informarle que ya esta disponible.

Fig. 9– Cuando nos excedemos en el tiempo de registro (medición de tiempo de atención máximo 3 minutos) nos aparecerá esta imagen, y debemos de indicar cuál fue la causa de dicho exceso.

5.6 APE-Impresora 5.6.1 El APE-Impresora vigila y controla la impresión de los comprobantes de

inscripción, los toma conforme van saliendo de la impresora y los agrupa. 5.6.2 Identifica al alumno que le corresponde el comprobante (mencionando en

voz alta el nombre del alumno para su identificación). 5.6.3 Le solicita al alumno que revise que esta correcta la información impresa en el

comprobante de inscripción a evaluaciones de recuperación (en donde únicamente aparecerán las UEA a las que quedo inscrito).

5.6.4 En caso de que el alumno le manifieste algún error retiene el comprobante y envía al alumno con el Responsable de la Inscripción a Evaluación de Recuperación.

5.6.5 Si es correcta la información le indica al alumno que lo firme (si es el representante se le indicará que asiente su firma precedida por las letras “p.p” que significa por poder).

5.6.6 El APE-Terminal desprende el comprobante de inscripción reinscripción y conservar la parte que contiene la firma del alumno o representante.

5.6.7 Le entrega la parte que le corresponde al alumno y le indica que pase con el APE-Sello (5.7).

5.6.8 El APE-Terminal acomoda por generación los comprobantes, para su posterior entrega al APE-Acomodo (5.8)

5.7 APE-Sello 5.7.1 Cuando un alumno va a salir de la sala de inscripción, le solicita que le

muestre su comprobante de inscripción para sellarlo. Hasta aquí termina el servicio al alumno.

5.8 APE-Acomodo 5.8.1 El APE-Acomodo recolecta con los diferentes APE-Impresora, los

comprobantes de inscripción. 5.8.2 En el lugar destinado para esta actividad, ordena estos documentos por

generación y matricula corrida. 5.8.3 Cuando concluye entrega los comprobantes al Responsable de la Inscripción

a Evaluación de Recuperación.

6. Funciones del teclado y botones

En la tabla siguiente se muestra, en la primera columna, el nombre de la función. Este nombre es el que se utiliza a lo largo del manual para referirse a las acciones que se deben realizar.

En la segunda columna de la tabla se muestra una imagen de cada uno de los botones que aparecen en los paneles de botones de las pantallas del sistema. En la tercera columna se presentan las teclas que se pueden presionar en lugar del botón, y en la última columna una descripción de la función.

Para la equivalencia en teclas explicaremos la simbología con dos ejemplos: <ESC><A> significa que debemos teclear la tecla <ESC> y a continuación la tecla <A>, esto quiere decir que no es necesario mantener presionadas las teclas al mismo tiempo; <CTRL>+<X>, quiere decir que debemos presionar al mismo tiempo la tecla <CTRL> y la tecla <X>.

Función Botón Teclas Descripción

<ACEPTAR>

<ESC> <A> Se utiliza normalmente para:

a) Aceptar la información o parámetros tecleados en una pantalla y con ellos se inicie un proceso.

b) Aceptar la selección en una pantalla de índice y dejar el valor elegido en el campo del cual fue llamada.

c) Ejecutar el proceso seleccionado desde un menú.

<Agr_Registro> <F4> Esta función se utiliza para agregar nuevos registros, ubicando el cursor en alguno de los renglones que contienen los campos del registro y presionando <Agr_registro>, con lo cual aparecerá un nuevo renglón con todos los campos en blanco, permitiendo teclear los datos del nuevo registro.

<Consultar>

<F2> Se utiliza para indicar al sistema que seleccione los datos, según los parámetros, y transfiera y despliegue la información a la pantalla, para consultar o actualizar lo registrado

<Imprimir>

<ESC><F4> Esta función se utiliza en las pantallas que producen un reporte o estadística y al utilizarla, se despliega la pantalla de selección del dispositivo de salida para después proceder a la generación del reporte o estadística

<Limpia Campo >

<ESC><C> Indica que campo en donde se encuentra ubicado

cursor se borre. Esto no significa que la información almacenada en la base de

datos sea afectada

<Limpiar>

<ESC><G> Indica que todos los campos de la pantalla

desplegada sean borrados. Esto no significa que la

información almacenada en la base de datos sea

afectada

<Borra Registro>

<ESC><F3> Esta función se deberá usar para borrar definitivamente un registro de la base de datos. La forma de operar es: ubicarse en el renglón que contiene el registro que se desea eliminar y

presionar <Rem_registro>, y a continuación presionar <Almacenar>, con lo que se borra el registro de la base de datos.

<Salir>

<CTRL>+<X> menú

inmediato anterior.

Indica que se regrese al proceso o

Estos botones se localizan en los paneles de control en cada ventana de la aplicación, que generalmente se localizan en la parte inferior de la ventana. Para los botones similares que se encuentran dentro del cuerpo fie la ventana, será necesario presionarlos para que realicen la acción para la que están programados.