UNIVERSIDAD AUTONOMA METROPOLITANA …148.206.53.84/tesiuami/UAM0535.pdf · CORTE I I 7 . 4.- MODELO RELACIONAL. FILTROS Y REFACCIONES LYM ... MANUAL TECNICO FII,THOS Y REFACCIONES

PROYECTO TERMINAL

FASE I

* I ANALISIS Y DISEÑO

F I L T R O S Y R E F A C C I O N E S "

" L Y M "

INVESTIGADORES :

" CARLOS MENDEZ ARROYO "

" JESUS ISLAS SANCHEZ "

UNIVERSIDAD AUTONOMA METROPOLITANA

UNIDAD IZTAPALAPA

- -

MANUAL TECNICO FILTROS Y REFACCIONES LYM

MANUAL TECNICO

2


INDICE

1.- INTRODUCCZON.

2.- CONTROL DE TZEMPOS DEL SISTEMA

2.1.- Diugruma de Gantt

3.- MODELO ENTZDAD ASOCZACZON (MEA).

4.- MODELO RELACIONAL.

5.- NORMALZZACZON.

6.- TABLAS (ENTIDADES).

7.- DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS.

7. l . - Exylicacion de los procesos.

7.2.- Afectación a la buse de datos

7.3. - lnteracciones con el usuario

8.- COMENTARIOS FZNALES.

3

MANUAL TECNICO FILTUOS Y REFACCIONES LYM

1. ZNTRODUCCZON.

Bienvenido al sistema r r ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ Y REFACCIONES LYM que le ofrece una amplia variedad de herramientas, con la cual el usuario podra realizar un mantenimiento muy completo, así como llevar un control bien definido de todas sus operaciones.

Uno de los principales problemas con los que se enfrentan las grandes empresas así como todo negocio en general, es que no tienen un control real de todas sus operaciones, es por eso que muchos negocios han decidido automatizarse, considerando así que se se tiene un mayor control y un costo mucho menor debido al número de gente que opera el sistema.

De ahí la importancia que tienen hoy en dia los sistemas computacionales, es por eso que es de vital importancia el gran cuidado que se debe tener en el analisis y diseño de un sistema. Con esto se incrementa la seguridad del usuario de que su sistema es altamente confiable.

Las empresas que se dedican a la venta de refacciones automotrices requieren de un alto control de sus movimientos, es por eso que un sistema es una fuerza de trabajo que juega un papel muy importante, pues se encarga de llevar el contrtol administrativo del negocio. Como es el de registrar entradas y salidas en general, así como el conocimiento veraz de los articulos en existencia.

El sistema cumple con todas lac., necesidades que el usuario requiere, ya que agiliza y automatiza todas sus operaciones de manera múy 6ptima.

4


2.- CONTROL DE TIEMPOS DEL SISTEMA.

2. l . - DIAGRAMA DE GANTT.

CAPACITACION

PRUEBAS

PROGRAMACIO

DISEÑO

ANALISIS

J I I I I

SEPT. OCT. NOV. DIC. ENE. FEB. MAR. ABR.

1993 - 1994

5


3. MODELO ENTIDAD ASOCIACION (MEA).

n 1

DETALLE - FACT FACTURA

I

REQUlSlClON DETALLE-REQ

6

MANUAL TECNICO FILTKOS Y REFACCIONES LYM

3. MODELO ENTIDAD ASOCIACION (MEA).

NOMINA

1

PERTENECE EMPLEADO 1

\’ I

CAJA

1

I

I

CORTE I I

7

4.- MODELO RELACIONAL.

FILTROS Y REFACCIONES LYM

ARTICULO:(Cve Art., Cve 2, Marca, Existencia, Tope-minimo, Costo-Unitario).

FACTURA : (Folio, Fecha, Cliente, Direcci611, Telefono, Ciudad, Pago, RFC, Imp-Tot. Imp-Real, NC Folio., Imp-NC:, No.-Cheque, Descuento.).

DETALLE : (Cve-Articulo, Cve. Fact, Cantidad).

REQUISICION : (Folio. Proveedor, Fecha).

DETALLE-REQ:(Cve Reu.No.Ren~l6n.Proveedor,Cve_Art.,Cantidad,costo-Unitario)

CAJA : (Fecha,Concepto,Debe,Haber).

CORTE : (Fecha, Hora, Total-Venta, Total-Compra, Otros-Gastos).

NOMINA : (Fecha, Rfc, Sueldo, Comisih, Ispt, Imss, Horas-Extras).

EMPLEADO : (u, Nombre, Puesto, Sueldo, Direccih, Telefono,Saldo).

AUXILIAR : (m, Descripcih, Marca, Precio, Cantidad, Subtotal, Existencia).

NOMTEMP : (m, Nombre, Sueldo, Dias, Importe, Comisi6n, Ispt, Imss, Horas-ext,

Abono, Total, Neto).

BANCOS : (Nombre).

MANUAL TECNlCO FILTROS Y REFACCIONES LYM

5.- NORMALIZACION.

De las siguientes tablas se realizo un analisis de manera que cada una de ellas cumpla con las tres reglas de la nom1alizaci6n, para efecto de realizar un buen diseño y tener una mayor facilidad en los accesos para las consultas.

Cabe mencionar algunos criterios que deben de considerarse en cada una de las reglas :

1FN Cada atributo debe ser un campo no repetitivo.

2FN Cada campo debe depender totalmente de la llave compuesta para esta entidad.

3FN Cada uno de los campos no debe depender de otra llave m& que de la llave primaria.

Las siguientes tablas cumplen con las tres reglas de la nom~alizacidn lFN, 2FN, 3FN.

ARTICULO:(Cve Art., Cve 2, Marca, Existencia, Tope-minimo, Costo-Unitario).

DETALLE : (Cve-Articulo, Cve-Fact, Cantidad).

REQUISICION : (Folio. Proveedor, Fecha).

DETALLE-REQ:(Cve Rea, No. Rengl6n. Proveedor,Cve-Art.,Cantidad,

Costo-Unitario)

CAJA : (Fecha, Concepto, Debe, Haber).

CORTE : (Fecha. Hora, Total-Venta, Total-Compra, Otros-Gastos).

NOMINA : (Fecha, Rfc, Sueldo, Comisidn, Ispt, Imss, Horas-Extras).

9


5. NORMALIZACION. (Continuación).

EMPLEADO : (u, Nombre, Puesto, Sueldo, Direcci6n, Telefono).

FACTURA : (Folio, Fecha, Cliente, Direcci6n, Tclkfono, Ciudad, Pago, RFC, Imp-Tot. Imp-Real, NC Folio., Imp-NC:, No.-Cheque, Descuento.).

NOTA-CREDIT0 : ( Folio N.C., Imp.-N.C., Número-Cheque).

BANCOS : (Nombre).

NOMTEMP: (Nombre, Rfc, Sueldo, Dias, Importe, Comisi6n, Ispt, imss, Horas-ext,

Abono, Total).

AUXILIAR: (Clave, Descripci61-1, Marca, Precio, Cantidad, Subtotal, Existencia).

Una vez que se normalizar6n todas l a s tablas que tenemos en existencia, nos vemos en la necesidad de meter algunas entidades dentro de otras, por requerimientos del usuario. Por lo tanto las bases de datos se reflejan claramente en el D.F.D.


6.- TABLAS (ENTIDADES).

ARTICULO :

Nombre del Camm

CVE-ART

CVE-2

MARCA

EXISTENCIA

TOPE-MINIM0

COSTO-UNITARIO

FACTURA :

FOLIO

FECHA

CLIENTE

DIRECCION

CIUDAD

TELEFONO

PAGO

W C

IMP-T

IMP-R

IMP-N

Caracter

Caracter

Caracter

Numeric0

Númerico

Númerico

Caracter

Fecha

Caracter

Carac ter

Caracter

Carac ter

Caracter

Numerico

Numerico

Númerico

Númerico

Anchura Q&

1s O

15 O

1s O

5 O

2 O

x 2

15 o

8 O

40 O

40 O

15 O

7 O

10 O

1s o

8 2

8 2

8 2

MANUAL TECNICO

6. TABLAS (Contitluución).

DESCUENTO

No-CHEQU

NC-FOLIO

DETALLE : CVE-ART

CVE-FAC

CANTIDA

REOUISICION : FOLIO

PROVEEDOR

FECHA


Numeric0

Caracter

Caracter

Caracter

Caracter

Numerico

Caracter

Curac ter

Fecha

DETALLE REO. :

CVE-REQUISICIO Caracter

NUMERO-RENGL Numeric0

PROVEEDOR Caracter

CVE-ART Caracter

CANTIDA

COSTO-U

Numeric0

Numeric0

2 O

15 O

1s O

15 O

1s O

4 O

15 O

1s o

8 o

15 O

3 O

1s O

1s O

3 O

8 2

MANUAL TECNICO

6. TABLAS (ENTIDADES). (Continuación).

CAJA :

FECHA

CONCEPTO

DEBE

HABER

NOMINA :

FECHA

RFC

SUELD

COMIS

ISPT

IMSS

H-E

EMPLEADO :

FWC

NOMBRE

PUESTO

SUELDO

DIRECCION


Fechar

Caracter

Numerico

Numerico

Fechar

Carac ter

Numerico

Numerico

Numerico

Numerico

Numerico

Caracter

Caracter

Carac ter

Numerico

Caracter

8 0

20 0

10 2

10 2

8 0

15 0

8 2

8 2

8 2

8 2

8 2

15 0

40 0

20 2

8 2

40 0

MANUAL TECNICO

6.- TABLAS (ENTIDADES). (Contirmacicin).

TELEFONO

SALDO


Numerico

Numdrico

A m

CLAVE Caracter

DESCRIPCION Caracter

MARCA Carac ter

PRECIO Numkrico

CANTIDAD NLimerico

SUBTOTAL Numkrico

EXISTENCIA Nlimerico

NOMTEMP :

NOMBRE

RFC

SUELD

DIAS

IMPORTE

COMIS

ISPT

IMSS

H"

Caracter

Caracter

Numdrico

Numkríco

Numerico

Numeric0

Numerico

Nunlerico

Numerico

8 2

8 2

15 O

15 O

15 O

8 2

5 O

8 2

5 O

40 O

15 O

8 2

2 O

8 2

8 2

8 2

8 2

8 2

MANUAL TECNICO

6.- TABLAS (ENTIDADES). (Continuaciórt).

ABONO

TOTAL

FILTUOS Y REFACCIONES LYM

Numerico

Numerico

8 2

8 2

CORTE :

FECHA Fecha 8 O

HORA Caracter 5 O

TOTAL-VENTA Numerico 8 2

TOT-COMP Numerico 8 2

OT-GASTOS Numerico 8 2

De las entidades Factura, Articulo y Detalle se agregar611 indices para el control de consultas y de un acceso directo al registro requerido de la base de datos.

Los indices antes mencionados son los siguientes :

INDFAC----------> FOLIO

INDNOT----------> NC-FOLIO

INDART-----------> CVE-ART

INDART2----------> CVE-ART2

INDDET------------> CVE-FACT

15

v, -. Y

n 3

MANUAL TECNICO FILTKOS Y KEFACCIONES LYM

-. a,

3 O W

16

O

MANUAL TECNICO FIl,Tl<OS Y REFACCIONES LYM

Diagrama Generul del Muntenirnierzto u1 Sistemu.

PROCESO :

En este diagrama tenemos el procedimiento general del sistema, que tiene como interacciones principales al usuario, la salida a impresi6n que puede ser cualquier impresora y las principales bases de datos.

FUNCZON:

Su funci6n principal es dar el mantenimiento correspondiente a todos los artículos del almacen así como sus afectaciones a la caja, su afectaci6n principal es con la base de datos Factura, Artículo y Detalle.

17

.~ - """1 .. - ~. . ..~ . .

*

cn n

n

7

3

CL

73 7 O tr (D v) O

Z O 3 -. 3 n n

MANUAL, TECNICO l+'LLTKOS Y REFACCIONES LYM

!

I 18

E o k U M

r 2 4 O

U M

U

O u2 ti

MANUAL TECNICO FII,THOS Y REFACCIONES LYM

7.1. - Explicación de los procesos.

Diagrama Gerleral del Proceso de Nomina.

PROCESO :

En este diagrama tenemos el procedimiento general del sistema de nomina, que tiene como interacciones principales al usuario, la salida a impresi6n que puede ser cualquier impresora y l a s principales bases de datos, genera un respaldo con el objeto de guardar el control de todas l a s n6minas generadas, así como generar los movimientos correspondientes de cada n6mina.

FUNCION :

Su funci6n principal es dar el mantenimiento correspondiente a todos los reportes generados que a la ndmina se refieran así como sus afectaciones a la caja, su afectaci6n principal es con la base de datos Nomina, Empleado y Respaldo.

19

*

3 n

-0

O 7

n m v) O Q (b

o O

d v)

3 (b 3

-. A

W o


U m "1 P I- r m

m I -0 t- m P U O

20

G 4 O

U M


7.1 .- Explicación de los procesos.

Diugrunm Geneml del Proceso de Colzsultus.

PROCESO :

En este diagrama tenemos el procedimiento general del sistema de consultas, que tiene como interacciones principales al usuario de manera interactiva, en general es su principal funcidn la de informar al usuario a traves de pantalla sobre cualquier informaci6n que desee el usuario, la salida a impresidn que puede ser cualquier impresora y las principales bases de datos.

FUNCZON:

Su funci6n principal es dar informacidn a el usuario de manera interactiva, es decir en pantalla constantemente, en este proceso no se afectan las bases de datos, solo se lee la informaci6n de los archivos de Factura, Artículo, Detalle y Empleado.

MANUAL TECNICO FII>TROS Y REFACCIONES LYM

22

U M

o m


7.1. - Explicacidrz de l o s procesos.

PROCESO :

En este diagrama tenemos el procedimiento general del sistema de Artículos, se considera como un refinamiento m& al proceso del diagrama general del sistema, se considera así un proceso de los principalcs ya que encontra de los artículos es como se ve reflejado de manera transparente todo el funcionaminto del sistema.

FUNCZON :

Su funci6n principal es darle mantenimiento al almacen así conlo de generarle altas, bajas, cambios y efectuar consultas de manera interactiva, se encarga de emitir reportes de acuerdo a la situaci6n en la que se encuentre cada artículo.

23


24

U M


7.1. - Explicucidn de los procesos.

PROCESO :

En este diagrama tenemos el procedimiento general del sistema de pedidos en sí se considera como un refinamiento n~hs al proceso del diagrama general del sistema, se considera así un proceso anterior al de compras, se tienen dos procesos principalmente, que es la validaci6n de existencia de los artículos y donde se procesa el pedido propiamente. consultas, que tiene como interacciones principales al usuario, una vez que 4se llevo a cabo el pedido se envia a impresi6n que puede ser cualquier impresora.

FUNCZON :

Su funcidn principal es generar un pedido a los proveedores en base a los artículos que el sistema me esti demandando que se encuentran en un estatus de tope minimo alcanzado, una vez terminado el pedido pasa a impresi611, la unica intervenci6n con la base de datos es la de obtener las descripciones de los artículos correspondientes a las claves tecleadas por el usuario.

MANUAL TECNICO FILTKOS Y REFACCIONES LYM

26

U M

MANUAL TECNICO Fl1,TKOS Y REFACCIONES LYM

7. l. - Explicación de los procesos.

PROCESO :

En este diagrama tenemos el procedimiento general del sistema de compras en si se considera como un refinamiento m& al proceso del diagrama general del sistema, se considera así un proceso posterior al de pedido, se tienen dos procesos principalmente, que es la validacidn de existencia del pedido, es decir que se haya hecho un pedido con anterioridad, y donde se procesa la compra una vez ya consumada tiene como interacciones principales al usuario, que es el que principalmente realiza el pedido para posteriormente llevar a cabo la compra de los artículos a proveedores despues se puede imprimir el pkdido en cualquier impresora.

FUNCZON :

Su funcidn principal es generar la compra a nuestros proveedores en base a los artículos que el sistema me esta demandando en el pedido que se genero anteriormente una vez ejecutada la compra, pasa a impresidn, la unica intervencidn con la base de datos es la de afectar directamente al archivo de artículos que es propiamente el incrementar los artículos en cuanto a existencia, el decrementar la caja de acuerdo al costo total de la compra.

27

MANUAI, TIiCNICO FII.TKOS Y REFACCIONES LYM

28


7. l. - Explicación de los procesos.

Diagmrnu Gellerul del Proceso de Coruprus.

PROCESO :

En este diagrama tenemos el procedimiento general del sistema de compras en sí se considera como un refinamiento nx4s al proceso del diagrama general de compras se tienen cuatro procesos principalmente, que es la validaci6n de existencia del pedido donde se procesa la compra y se afecta directamente a la caja, para no caer en redundancias este proceso es completamente analogo al anterior.

FUNCZON :

Su funci6n principal es generar la compra como se vio en el funcionamiento del diagrama anterior pero con un poco de mAs detalle.

* U Q m Q

Q

Q (b

-u O n (b v) O

Q (b

U (b < O !F n O 3 (D v)

n N O

m

-. 7

3

- -S

- -.

%

3

z

-. 3 Q

-. (b

O v

MANUAL TECNICO FII,TKOS Y REFACCIONES LYM

o 2,

P c

30


7.1. - Explicación de los p~*ocesos.

PROCESO :

En este diagrama tenemos el procedimiento general del sistema de Devoluciones-Artículo, es un proceso que afecta directamente a la base de datos en donde se guardan todas las facturas emitidas, se aclara que la devoluci6n ocurre cuando un

FUNCZON :

En este diagrama tenemos el procedimiento general devoluciones, el cliente puede devolver a Filtros y Refacciones Lym la cantidad parcial o total de su compra, afectando unicamente el almacen al archivo de artículo y a la caja si es que no se llega a un acuerdo de cambio de artículo.

31

MA NUAI, T1:’CNICO FILTROS Y REFACCIONES LYM

* U -.

3 n

I *

-h -. 3 n 3

32


Diagrarm General del Proceso de Altu-Artículo,

PROCESO :

En este diagrama tenemos el procedimiento general del sistema de Alta- Artículo, es un proceso que afecta directamente a la base de datos de artículos, y donde se emiten las impresiones de lo que se ha adquirido en cuanto a artículos últimamente.

FUNCZON :

Su funci6n principal es darle manlcnimiento al sistema en cuanto al incrementar la cantidad de los artículos que se van uniendo en existencia, su afectaci6n principal a la base de datos es con artículo y se emiten los reportes correspondientes.

33

* C3 n ca -. T

Q

3 Q

n n -.

h, O

FII,TKOS Y REFACCIONES LYM

34

-3

%, 4 O

U M

O u2

MANUAL TECNICO I;II.TKOS Y REFACCIONES LYM

Diugrunm Ger?eral de1 Proceso de Buja-Artículo.

PROCESO :

En este diagrama tenemos el procedimiento general del sistema de Baja- Artículo, es un proceso que afecta directamente a la base de datos de artículos, y donde se emiten l a s impresiones de lo que se ha egresado a la base de datos en cuanto a artículos últimamente.

FUNCZON :

Su funci6n principal es darle mantenimiento al sistema en cuanto al decrementar la cantidad de los artículos que sc van teniendo en desactualizando 6 desechando, haciendo enfasis que el almacen se puede decrementar de manera diferente, el sistema decrementa el almacen cada que se realiza una compra el cliente a la rel'accionaria Lym, su afectaci6n principal a la base de datos es con artículo y se emiten los reportes correspondientes.

Y

MANUAL TECNICO FIIATKOS Y REFACCIONES LYM

3 U O

36

U

o F

F

U M

MANUAL TECNICO FII,TKOS Y REFACCIONES LYM

7.1. - Explicación de l o s procesos.

Diagrama Genernl del Proceso de Modifica-Artículo.

PROCESO :

En este diagrama tenemos el procedimiento general del sistema de Modifica-Artículo, es un proceso que afecta directamcnte a la base de datos de artículos.

FUNCION :

Su funci6n principal es darle mantenimiento al sistema en cuanto al modificaciones de artículos, propiamente hablamos de los costos que son los que tienden a incrementar, por lo tanto para modificar sus costos existe un procedimiento adecuado.

37

73

O -5

MANUAL TIKNICO F11,TKOS Y REFACCIONES LYM

o 9

> c

U m "1

I- r m

U M

U M

38

MANUAL TECNICO FI1,TKOS Y REFACCIONES LYM

7.1 .- Explicacicin de los procesos.

PROCESO :

FUNCZON:

Su funcidn principal es la emisi6n dc l a s facturas, pero tambien tiene que verificar el control del almacen, su funcionamiento es el de decrementar o actualizar la base de datos en el archivo de artículo cada vez quc se realiza una venta, es recopilar todos los datos del cliente (datos generales) para poder guardarlos en el archivo de detalle de factura, esto con el fin de llevar un control de lo que se vende y a quien se vente, controla tdmbien la afectacidn directa que tiene la caja, con el importe total de la venta que es el importe de la factura, afecta tdnibien a Factura, incrementando un registro m& con la nueva venta que se acaba de realizar, emite notas de credito en su caso. Imprime rapidamente tanto la factura y la nota de credito (si la hay).

*

M A N U A L Tl3CNlCO FlI.TKOS Y KEFACCIONES LYM

U M

MANUAL TECNICO F11,TKOS Y REFACCIONES LYM

Diagrama Genelul del Proceso de Consultu-Fucturu.

PROCESO :

En este diagrama tenemos el procedimiento general del sistema de Consulta Factura, es un proceso que no afecta afecta directamente a la base de datos.

FUNCZON:

Su funci6n principal es proporcionar infornlacidn al usuario a traves de la consulta de las faacturas emitidas en cierta fecha determinada, si el usuario así lo desea se le puede imprimir un reporte de todas las facturas emitidas en alguna fecha en especial, así tambidn se puede consultar el detalle de cada una de las facturas, e imprimir el mismo.

41

73 -5 O n (D v) O

Z O 3 J -. 3 Q n N O

MANUAL, TECNICO FILTROS Y REFACCIONES LYM

42

MANUAL TECNICO FILTKOS Y KEFACCIONES LYM

7.1 .- Explicucio'n de los procesos.

PROCESO :

En este diagrama tenemos el procedimiento general del sistema de Nomina, en sí es un refinamiento m& del sistema general de nomina, debido a que no tiene mucha ciencia m6s que la de controlar los pagos de todos los trabajadores, a nivel diagrama no se ve tan complejo, pero a nivel programacih se requiere de calculos precisos y estipulados por la politica de la empresa.

FUNCZON :

Su funci6n principal es dale mantenimiento al sistema en cuanto a llevar el control de los pagos de los trabajadores, así como de afectar directamente a la caja, se guarda en l a entidad de nomina toda la informaci6n detallada a la nomina.

43

MANUAL, TECNICO FlI.TKOS Y REFACCIONES LYM

8.- COMENTARIOS FINALES.

Una vez que se ha llevado a cabo el analisis completo de su sistema, le ofrecemos el manual tkcnico con el fin de que se le pucda dar un facil mantenimiento así como poder seguir paso a paso la forma en que se desarrollo el mismo, en este documento tiene a su alcance la estructura de cada parte del sistema, como son todas las estructuras de datos y los formatos de las tablas, se anexa el listado del programa con el fin de que si usted quiere hacer alguna modificacih a alguna de las entidades, es decir aumentar algún campo 6 quitarlo es necesario que antes verifique la estructura del programa para que no lo vaya a alterar y traiga consecuencias desagradables en el funcionamiento, si usted no conoce a fondo el ambiente en el cual se desarrollo cs sistema es recomendable que acuda a los especialistas en desarrollo de sistemas.

Este sistema est6 desarrollado ba-ijo el ambiente de microcomputadoras, y un compilador (CLIPPER 5.01) el cual cs un manejador de bases de datos

El sistema completo consta de los siguientes instrumentos :

* MANUAL TECNICO

* MANUAL DE USUARIO

* PROGRAMAS FUENTES.

Le agradecemos de antemano la adquisici6n del sistema y asegurando que usted se lleve un sistema de alta calidad y de gran utilidad para su negocio.

El sistema estA registrado debidamcnte con el nombre de "FILTROS Y REFACCJONES LYM", e incluye todos los derechos de autor.

44

UNIVERSIDAD AUTONOMA METROPOLITANA

UNIDAD IZTAPALAPA

PROYECTO TERMINAL

FASE I I

' I MANUAL DE USUARIO "

INVESTIGADORES :

" CARLOS MENDEZ ARROYO I '

I' JESUS ISLAS SANCHEZ "

It F I L T R O S Y R E F A C C I O N E S 'I

'I L Y M "

INVESTIGADORES :

" CARLOS MENDEZ ARROYO I '

I' JESUS ISLAS SANCHEZ "

MANUAL DE USUARIO FI1,TKOS Y REFACCIONES LYM

MANUAL DE USUARIO

2

FI1,TKOS Y REFACCIONES LYM

INDICE

I . INTRODUCCION.

1.1 Antecedentes

2. SISTEMA DE TRABAJO ACTUAL.

2. I Ventas

2.2 coI?lprus

2.3 Almucén

2.4 lng~.esos y Egresos

3. IDENTIFICACION DE USUARIOS.

3.1 Usuarios Directos

3.2 Usuarios Indirectos

3.3 Organigmrnu

4. SISTEMA DE TRABAJO PROPUESTO.

4.1 Objetivo

4.2 Ventus

4.3 Cornprus

4.4 Almucérl

4.5 I~~gresos y E~I,P'SOS

4.6 Comultas

4.7 Muntenirniento

3

MANUAL DE USUARIO

INDICE

FII.TKOS Y REFACCIONES LYM

5.- CONSIDERACIONES GENERALES

5.1 Convenciones de Opemcith

5.2 Elztl-uda al Sistenru

5.3 Descripcidn de Pantallas y Mentís

6.- MENU PRZNCZPAL.

6.1 Menú de Movimientos

6. l. l . Fuctuws

6.1.2. Punto de Venta

6. I .3. Cuja

6.1.4. Nonzinu de L.Y.M

6. l . 5. Registra Escaso.v

6.2. Menlí de Reportes

6.2.1 Existencias

6.2.2 Ventas

6.2.3 Fuctulzrs

6.2.4 Infiwnmtivo

6.2.5 Lista de Escasos

MANUAL DE USUARIO I;II,TROS Y REFACCIONES LYM

INDICE

6.4. Memi de Sulidu

6.4.1 Acrptur

6.4.2 Cuncelur

b

MANUAL DE USUARIO FII,TROS Y REFACCIONES LYM

1. ZNTRODUCCION.

1 .I A11ttrcetlentes.

Bienvenido al sistema FILTROS Y REFACCIONES LYM ‘ I que le ofrece una amplia variedad de herramientas, con la cual el usuario podra realizar un mantenimiento muy completo, así como llevar un control bien definido de todas sus operaciones.

Uno de los principales problemas con los que se enfrentan las grandes empresas así como todo negocio en general, es que no tienen un control real de todas sus operaciones, es por eso que muchos negocios han decidido automatizarse, considerando así que se se tiene un mayor control y un costo mucho menor debido al número de gente que opera el sistema.

De ahí la importancia que tienen hoy en dia los sistemas computacionales, es por eso que es de vital importancia el gran cuidado que se debe tener en el analisis y diseño de un sistema. Con esto se incrementa la seguridad del usuario de que su sistema es altamente confiable.

Las empresas que se dedican a la venta de refacciones automotrices requieren de un alto control de sus movimientos, es por eso que un sistema es una fuerza de trabajo que juega un papel muy importante, pues se encarga de llevar el contrtol administrativo del negocio. Como es el de registrar entradas y salidas en general, así como el conocimiento veraz de los articulos en existencia.

El convenio por el cual se llevo a cabo este sistema fue tras conocer al Sr. Eloy Lima, quien nos hizo conocer que tenia necesidad de automatizar su refaccionaxia, siguiendo así con una serie de entrevistas las cuales nos llevar611 a identificar que tipo de sistema se necesitaba y entonces decidimos llevar a cabo el mismo. A continuaci6n se listan el calendario de entrevistas que se sostuvierh con el Sr. Eloy Lima y los temas que se trataron.

Septiembre 25, 1993.

Es el primier encuentro que se tiene con el Sr. Eloy Lima, en donde se entera que Jesus Islas Sanchez y Carlos Mdndez Arroyo son Ingenieros en Sistemas, y que su ocupacifin es el analisis y desarrollo de los mismos.

MANUAL DE USUARIO FII.TKOS Y REFACCIONES LYM

Octubre 9, 1993.

El Sr. Eloy Lima nos concede una entrevista con el fin de que escucharamos sus necesidades.

Octubre 23, 1993.

Llegamos por primera vez al lugar en donde se desarrollo es sistema, en donde se le presento un prototipo de sistema que cubriria la mayor parte de las necesidades que el Sr. Eloy Lim nos habia planteado.

Noviembre 6, 1993.

El Sr. Eloy Lima se comunica via Fax con nosotros, haciendonos saber que le interesa de manera inmediata que desarrollemos el sistema propuesto.

Noviembre 13, 1993.

Tras ser aceptada la propuesta hecha al Sr. Eloy Lima (ahora nuestro cliente), se decide trabajar directamente con las personas que atienden el negocio (ahora usuarios directos) partiendo así a conocer toda la operatividad y funcionalidad del negocio para poder llevar a cabo el analisis y diseño correspondiente.

El Sistema LYM que opera en la sucursal de Filtros y Refacciones LYM ubicada en Calz. 1. Zaragoza S86 Col. 4 Arboles en la ciudad de Mexico D:F:, es un Sistema Integral que incluye los m6dulos de Compras, Ventas, Imgresos y Egresos de Mercancia.

Los m6dulos de Ventas y de Compras tienen una interfase diaria hacia Contabilidad, donde es registrado conlablemente todo el movimiento de Producci6n.

La Contabilidad del Sistema LYM se rige por los resultados de la operatividad que se realiza dia con dia. Llevando así un control de todas las actividades monetarias así como de todo el control del almacen.

MANUAL DI:’ USUARIO I;II,TKOS Y REFACCIONES LYM

2.- S I S T E M A D E T R A B A J O A C T U A L .

En este punto se enfatizara el funcionamiento global que actualmente lleva a cabo la refaccionaria, a continuacih l o explicaremos a detalle.

2.1 Ventus

Se tienen diferentes tipos de venlas, es decir, no todas se realizan de una misma lornma y t a m b i h no todas se registran de igual manera.

- La venta que nus concurre en el negocio es la venta por menudeo, la cual consiste en un cliente X que solicita un articulo determinado. El vendedor se encarga de buscar en una lista de precios el articuo solicitado y le proporciona el precio a l cliente, si el cliente acepta se realiza una factura y de esa manera concluye la venta.

- Si el cliente pregunta que si se tiene otro artículo de diferente marca pero con un precio m&s bajo, el vendedor tiene que recurrir una vez Inks a las listas y checar la existencia del mismo, así como su precio.

- Las ventas hechas con denonminaci6n menor o igual a cien nuevos pesos no se registran como venta del negocio, dichas vcntas se registran en libros de otra sucursal por razones contables.

- Las ventas por mayoreo son manejadas directamente por el Sr. Eloy Lima, el cu61 les informa de las novedades en el mercado así conmo las oferlas existentes y trata de ofrecerles el mejor precio.

- Una vez que ambas partes estan de acuerdo, se procede a cerrar la operacidn, si el cliente paga en efectivo, se emite la factura correspondiente y concluye la venla.

MANUAI. DE USUARIO FI1,TKOS Y KEI~ACCIONES LYM

2. S I S T E M A D E T R A B A J O A C T U A L (Cot~tinuacicin).

- Si el cliente paga con un cheque cuyo importe es mayor al total de la compra, la cantidad restante es manejada por medio de una nota de credito, la cui1 es vilida para futuras compras.

- Las notas de crddito se emiten por lo general cuando el cliente paga con un cheque y el total lacturado es menor al valor del cheque. Es una manera de asegurarse en caso de que el cheque no tenga fondos, así mismo tambidn de asegurar que el cliente regrese a realizar compras a futuro.

- Una vez que se efectub cualquiera de las ventas anteriores se decide si el cliente es merecedor a un descuento que puede ser desde un 5% hasta un 50%.

MANUAL DE USUARIO FILTROS Y REFACCIONES LYM

2. SISTEMA DE TRABAJO ACTUAL(Cotttittuacitirt).

El mane-io de las compras se realiza de la siguiente manera :

- Existen dos agentes de ventas los cuales se encargan de hacer un analisis del mercado, obteniendo diferentes cotizaciones de los distintos proveedores, una vez, que se conoce cuales son los provcedores que ofrecen una mayor variedad de articulos y los mejores precios se procede a realizar los pedidos, estos pueden ser por via FAX 6 personalmente.

- Una vez que se seleccionar6n los articulos a comprar se realiza un reporte el cuií1 contiene la clave del producto, descripci6n y cantidad deseada.


2. SISTEMA DE TRABAJO ACTUAL(Corttirluacitir2).

El manejo del dnlacen no tiene un control real de sus artículos, se maneja de la siguiente manera :

- En el almacen existen una gran variedad de artículos los cuales son controlados unicamentc de manera fisica.

- Solo se tiene un control de la cxistencia de los artículos de forma visual, es decir, para saber cuhndo hay que hacer un pcdido de algún artículo es necesario percatarse de la ausencia del mismo.

- La manera de conocer la existencia real de los artículos es llevando a cabo un inventario fisico el cual se lleva una semana de proceso.

MANUAI, DE USUARIO I;II,TROS Y REFACCIONES LYM

2. SISTEMA DE TRABAJO ACTUAL(Cotltir2.uucitirl).

El control del inventario, se mane.ia de la siguiente manera :

- El control de ingresos que se llevan a cabo durante el dia son el de realizar un registro de todos los movimientos. Es decir, hacer una recopilacicin de datos para poder cerrar e informar al dueño del activo.

- Cada movimiento efectuado se registra en un cuaderno donde se lleva el control de los ingresos y egresos del negocio. Por e.jen1plo cada factura pagada significa un ingreso, cada cheque que se emite para el pago de proveedores , nomina y otros se registra como un cgreso. Todo este metodo es manual, tardío y con un rango de error.

- AI final del diu se vacian los importes de las facturas de la siguente manera :

- Se genera un corte diario en donde obtenemos el total de las facturas y lo guardan en un libro de diario en donde encontramos el saldo que se va teniendo, aquí se registran los u castos de todo tipo, directos e indirectos, en el libro del diario se tienen 6 columnas en la primera se tiene la fecha del registro, en la segúnda se tienen el número de cheque (si es que se pago con cheque), en la tercer columna se tiene el nombre del cliente, proveedor 6 concepto ya sea de entrada 6 de salida, en la cuarta columna se registran todos los pagos efectuados (gastos) en la quinta columna sc registran todas l a s entradas culquiera que estas sean, en la quinta se va haciendo la operacidn del saldo con el que se inicia semanalmente.

12

. . ... . .. " ". . . I_

MANUAI, Dl:' USUARIO

3. IDENTIFICACION DE USUARIOS.

3.1 Usuurios Disectos.

Agente de Ventas 1 :




Controlar el sistema de punto de venta (emisih de facturas, notas de crkdito, descuentos).

Llevar toda la informacidn de las conlpras realizadas a proveedores

Proporcionar informaci6n veraz de todas las cotizaciones de los diferentes provccdores.

Secretaria :

Ejecutar el proceso de consolidacidn, con el fin de obtener los reportes finales con los totales de los ingresos y egresos para fines conmtables.

MANUAI, DI:' USUARIO I;I14TKOS Y REFACCIONES LYM

3. IDENTIFICACION DE USUARIOS(Cor~tirtuacitir~).

3.2 Usuurios I ~ ~ d i ~ ~ e c t o s .

Director :

Realiza un anaisis de los reportes emitidos de la consolidaci6n de ingresos y egresos así como el control del almach.

Auxiliar Administrativo :

Provee informacih semanal del inventario fisico del almacen para comprobar la veracidad dc l a existencia de los artículos por medio del sistema.

14

MANUAI, DE USUARIO FI1,TROS Y REFACCIONES LYM

3. IDENTIFICACION DE USUARIOS(Cot~tittuacitit~).

I DIRECTOR

I 1 A.VENTAS 1 1 1 1 A.VENTAS 2 A.VENTAS 3

O SECRETARIA U RECEPCION

L"X~. ADMVO

DIRECTOR :

ELOY LIMA RODRIGUEZ

AGEENTE DE VENTAS 1 :

ANTONIO ALVAREZ


ANTONIO GALINDO

15

.._ . . ... .. "__ - . "

MANUAI, DE USUARIO I+'II,TROS Y REFACCIONES LYM

3. IDENTIFICACION DE USUARlOS(Corttitl~1c~ci6n).


ARTURO GOMEZ

SECRETARIA :

ANA PRADO

RECEPCIONISTA :

MARTHA FIGUEROA

AUXILIAR ADMINISTRATIVO :

LEONEL GARCIA

Frrnos Y REFACCIONES LYM

4. SISTEMA DE TRABAJO PROPUESTO.

4.1 Objetivo.

El sistema deber5 contar con las siguientes caracteristicas :

- Scr de fAcil mane-@ para que pueda ser manipulado por el personal sin expcriencia en cornpuladoras.

- Estar protegido contra accesos no autorizados, debido a que el sistema estara instalado en areas de produccih.

- Debe estar orientado a un registro r5pido de informaci6n y de poca complejidad, para soportar las cargas de traha-jo en temporadas pico.

- Mantener en forma consistcnte la inl'ormaci6n durante todo cl proceso e identificar plenamente las escepciones, de manera que puedan ser controladas y rcportadas.

17

1 - . ..-.."d"

FII.TK0S Y REFACCIONES LYM

4. SISTEMA DE TRABAJO PROPUESTO .(Corttinuación)

4.2 Vt?ntus.

Se pretende hacer un sistema que cumpla con las siguientes condiciones.

- Dado el No. de artículo :

- Desplegar la inl'ormaci6n correspondiente a1 mismo, como :

- Descripcibn.

- Diferentes precios de los proveedores.

- Costo unitario.

- AI teclearse la cantidad del artículo obtener el costo total.

- L a forma de pago

Efectivo - Manejar el cambio monetario.

Cheque - Manejar nota de credit0 .

- Emitir la factura correspondiente con el iva desglosado (si es requerido).

- Realizar un acumulado (corte) de las ventas totales al dia, a l a sen1ana (6 dias habiles) y por mes.

FII,TKOS Y KEFACCIONES LYM

4. SISTEMA DE TRABAJO PROPUESTO .(Cotitinuucidtt)

4.2 Vrr1tus.

- Al momento de hacer una venta se tiene que actualizar el almacen (Es decir, dar de baja el producto).

- Llevar un control del tope minimo de cada artículo el cu61 se mane.iara de la f o r m que decida el usuario.

- Mane-iar las operaciones con los descuentos al 5?h al 30‘%:.

MANUAI, DE USUARIO FII.TKOS Y REFACCIONES LYM

4. SISTEMA DE TRABAJO PROPUESTO .(ContitmuciÓn)

- Llevar un control de las compras que se realicen.

- Generar un reporte de l a s compras que se llevaran a cabo durante el mds, especificando :

- Nombre del proveedor.

- Artículos solicitados.

- Cantidad.

- Descripcihn del artículo.

- costo total.

- Generar un acumulado de las compras totales, para el'ecto de llevar un control de gastos (gastos directos).

- Generar un formato para que el usuario realice sus pedidos, que lleve lo siguicnte :

- Hoja membretada dc la refaccionaria.

- Número de pedido (Folio para el control interno).

- Clave del artículo.

- Dcscripci6n.

- Cantidad.

MANUAL DI?' USUARIO FII.TKOS Y REFACCIONES LYM

4. SISTEMA DE TRABAJO PROPUESTO .(Continuacicin)

- Tener una base de datos con el inventario de todos los artículos en existencia. Artículos seleccionados por:

- Proveedor.

- Descripci6n.

- Costo.

- Cada proveedor debe tener un archivo.

- Todos los artículos cstarhn debidamente controlados, ya que la actualizaci6n de los mismos sera inmediatamente despuds de cada operacih realizada. (en cuanto a ventas se refiere), es decir, cada que se llcvc a cabo una venta el artículo se d m de baja del almaccn, esta funcicin controla el nilmero de articulos que van quedando en existencia.

- Cuando se realicen las compras de los artículos se tcndra que dar de alta los mismos, ver l a secci6n de mantenimiento.

- Considerar un archivo de todos los accesorios extras que se vendan (adaptadores, juntas, ligas, vasos etc.)

- Se debe tener llexibilidad para dar mantenimiento al almacdn, de t a l manera que se puedan modificar los diferentes campos que existen.

21

MANUAI, DR USUARIO FI1,TKOS Y KEFACCIONES LYM

4. SISTEMA D E TRABAJO PROPUESTO .(Continuación)

- La manera que se va a llevar el control de ingresos y egresos es automatica, es decir :

- Cada que realicen una compra 6 una venta el sistema est6 diseñado para que vaya guardando en la base de datos toda la informacitin pertinente en cuanto a operaciones monetarias se refiere.

- Esto les da la facilidad de tener un control exacto de sus compras y ventas, les proporciona una gran venh-ia para entregar la informacibn veraz y oportuna a su contador, ya que les genera acumulados de los ingresos y egresos registrados (compras y ventas que se hayan hecho).

MANUAI. Dli USUARIO FI/,TROS Y REFACCIONES LYM

4. SISTEMA DE TRABAJO PROPUESTO .(Crmtinuacio'n)

- Se podran hacer diterentes consultas, ya que les Sera de gr6n utilidad.

- Cada que se emita una l'actura, el sistema guardara toda la informacih dc la misma, con el fin de que si el dueño quiere consultar el total facturado, el concepto y cl nombre del cliente de una lactura, solo bastara teclear el número dc folio de l a misma y apxecera toda la informacih requerida.

- Se podran hacer diferentes consultas a todos los archivos en existencia es decir, el usuario podra consultar todos los artículos de cada proveedor o los filtros equivalentes.

- Debe existir un archivo con las claves de equivalencia de cada artículo, es dccir un archivo que sea la u n i h natural de todos los archivos. ejemplo :

FLEETGUARD FRAM GOHNER BALDWIN

LF-680 PH-47 GH-2500 CA-270

- Todos &tos filtros son los mismos, pero de diferente proveedor y de dilerente precio. Esto es para hacer consultas de un filtro determinado y encontrar su equivalente en cuanto a precio y a las diferentes marcas

MANUAI, D i USUARIO FI1,TROS Y REFACCIONES LYM

4. SISTEMA DE TRABAJO PROPUESTO .(Continuacicin)

- Las claves internas deheran cstandarizarse de la siguiente manera :

- Todos las claves dc los filtros dcberh tener dos caractcrcs los cuales debcn identificar plenamente del filtro que sc trate.

FILTROS NOMENCLATURA

AIRE

AGUA

ACEITE

COMBUSTIBLE

HIDRAULICO

OTROS

AF

WF

LF

FF

HF

( IT

24

MANUAI, UIS USUARIO FI12TI<OS Y RI<I;ACCIONLS LYM

4. SISTEMA DE TRABAJO PROPUESTO .(Cotllinuucih)

- Como todo sistema dste no estrl exdnto de recibir un mantcnimicnto, ya que es un sistema que maneja artículo que constantemente estiln cambiando de precio.

- Se pretende que cl usuario al momento de realizar sus compras modifique SLI base de datos que existe del almacen.

- Al realizarse una compra, cl proveedor puede mandar nuevos productos que se tcndrhn que dar de alta.

- Cuando los precios de los artículos cambien, se tcndran que modificar los mismos, en la base de datos.

- El sistema maneja las bajas automaticamente de los artículos solo si fueron vendidos, si no fue así y se quieren dar de baja artículos que han sido regresados a proveedores porque fueron descontinuados 6 por que salierh dañados, se tienen que dar de baja por medio dc el mend de mantenimento, tecleando la opci6n bajas a artículos.

- Las altas a los artículos se realizan por medio del menu de mantenimiento, y con la opc ih de altas, de la misma manera se podran hacer las modificaciones que requiera el usuario, ya sea en precio 6 cualquier otro campo.

MANUAI, DI< USUARIO I*'II,TROS Y REFACCIONES LYM

5.- CONSIDERACIONES GENERALES.

EL Sistema LYM (Filtros y Refacciones) en su parte frontal tiene como objetivo el brindar soporte automatizado en lo que se refiere al control de las funciones contables y de las funciones del manejo de toda la mercancia de la compañia.

El sistema ticnc una pantalla de conexih, que es en sí la presentaci6n del sistema así como la de los investigadores.

Una ve% introducidos al Sistema por medio de la pantalla de conexi6n, se presentan distintos menus que contienen las opciones disponibles para que el usuario puede ejecutarlas según desec.

El sistema notificara al usuario mediante un mensaje cuando no se tenga disponible una opcidn que se requiera ejecutar.

Los mends y pantallas en l o que se reliere a su operatividad, funcionan de manera comdn a lo largo del Sistema. Existen Ciertas convenciones para le manejo de teclas de funcih que se respetan en todos los mends y pantallas (salvo en el caso que se indique o contrario) dichas convenciones son las quc a continuacibn se presentan:

Procesar la informacibn capturada en pantalla, en algunos casos pasa al siguiente menú o continua el pr0ces0.

E-iecuta una opcihn de proceso una vez que en los campos de seleccih se haya tecleado la clave de l a opcidn deseada (para el caso en el que solo existe un campo de captura, la opci6n nos permite el paso al proceso en forma automatica (sin oprimir la tecla <ENTI:H>) siempre y cuando se llene todo el campo, de otra manera debera procesar la opci6n oprimiendo dsta tecla.

MANUAI, DI:' USUARIO FII,TROS Y REFACCIONIiS LYM

O <ACEPTAR> Procesar la inI'ormaci6n capturada en pantalla, en algunos casos pasa al siguiente mend o continua el proceso. En este caso cumple la funcidn de confir-

mar l a opcidn y/u operacidn seleccionada.

O <CANCELAR> Rctracrse de la informacidn capturada en pantalla, o dc la operacihn que se haya procesado.

5.2 E~~ttzrclu u1 Sistrlnu.

La entrada al Sistema frontal de LYM cs automAtica, para poder ingresar al Sistema solo dchc prender su computadora y listo.

Inmediatamcntc sc desplegar6 la pantalla dc conexih:

Inn~ediatamcnte despuks el cuadro central desaparecen de manera descendente y pararecera el menu principal el cud1 se mcnciona Inks adelante.

27

MANUAI. DE USUARIO FI1,TKOS Y REFACCIONES LYM

Existe un formato cst6ndar de todas l a s pantallas, aqí como de todos los menus, en el siguiente esquema se presenta el estrindar de los mismos.

Estc es el esquema general de todas l a s pantallas que utiliza el sistem mencionando así que existen formatos de factura en pantalla con el objeto que que sea transparente para el usuario, mris adelante se describen a detalle cada una de estas.

MANUAI, DI: USUARIO FII.TROS Y REFACCIONES LYM

6,- MENU PRINCIPAL.

El desarrollo de &te documento, sc base especificamente en detallar todos los n1cnus y pantallas, así como de la I'uncionalidad de cada una de las opciones de todos los submenus que sc: encuentran cn el mend principal.

L a navegaci6n de dste sistema se ve rcllejado de manera transparente en este documento, por lo tanto el usuario n o tendra ningún problema al viajar a cualquier opcibn.

MANUAI. DI: USUAHIO FlI,TKOS Y KEFACCIONES LYM

Mucstra las diferentes operaciones del sistema, se considera el menú de mayor imporvancia, así como el de mayor utilidad.

El contenido de Movimientos contiene :

Facturas

Punto de Venta

C +i a

Nomina de Lym

Rcporte de Egrcsos.

MANUAI, Dli USUARIO FILTROS Y REFACCIONES LYM

En este submend tenemos la Facilidad de consultar todos los datos de cualquier factura a traves del No. de L'olio, los datos de la factura son referidos a los datos de la persona que rcalizh el cliente, los datos que presentan son :

. Nombre del cliente:

. R.F.C. :

. Dircccih.

. Ciudad.

. Forma de Pago.

. Inl'ormacihn sobre si existe 6 no Nota de Crbdito.

. Muestra los artículos vendidos.

. Importe.

Una de las ventajas que presenta esta opci6n con respecto al sistema anterior es que cuando un cliente llegaba a reclamar cualquier cosa sobre alguna compra realizada, le mostraba la factura al ventedor y este deberia consultar una factura, en cualquiera de sus datos, para ello tenia que recurrir al archivero y buscar factura tras factura hasta encontrar la deseada, ahora la diferencia es que con solo teclear el número de folio se desplegara automaticamente toda la inli,nnacibn, inlormando así si existe 6 no Nota de credito, en caso de existir Nota de Credito se da la oportunidad de desplegar su informaci6n, tambih despliega todos los artículos que se vendieron, así como cantidades e importes de los mismos.

31

MANUAI, DI:’ USUARIO 1;II.Í”ROS Y REFACCIONES LYM

6.1.2. Pullto tlr vrrltu :

Una de las venlajas que presenta 6sta opcihn con respecto al sistema anterior es que cuando u n clicnte llegaba a comprar mercancia, el vendedor tenia que buscar en listas de procios los artículos que se lc pedian, tenia que hacer l a multiplicaci6n de los misnm y l a suma del importe total via calculadora, ahora el sistema con solo teclear la clave del artículo aparece automaticamente todo y a l teclearsele la cantidad el sistema realiza las operaciones necesarias.

El funcionamiento de este submenú es el de teclear la clave del artículo e inmediatamente aparecera la descripcihn del mismo así como su costo unitario. Cuanto el usuario teclea la cantidad automaticaruente se mrrlliplica el costo por l a s cantidad y aparece el importe de los artículos.

32

M A N U A L DR USUARIO FIl.7'KOS Y REFACCIONES LYM

6.1.2 Punto tlt. Vt.IltU

Una vez ~ L I C ya se realin5 la venta se pide la confirmacibn de la factura, una vez que se va a registrar la l'actura, se piden los datos con-espondientes al cliente, como se muestra a continuacih.

Los datos que se teclean pasan direchmentc a la base de datos para consultas posteriores.

El sistema nos da la facilidad de decidir entre dos formas de pago, en Efectivo 6 en Chcque, si el pago es en efectivo, se pide la cantidad que el cliente da y se calcula el cambio que cfste debe recibir, si el pago es en cheque, se captura el numero del mismo, y si este excede el importe de la compra realizada, se emite una nota de credito para compnsar el cambio que se le debcria de dar al cliente.

M A N U A L Dli USUARIO FII"T1~OS Y HB1;ACCIONES I,YM

Cada que comienza un dia, se Licnc que registrar el saldo con el que se inicia en caja, para así controlar el saldo contahle al final del dia, el usuario tiene la facilidad de registrar el saldo solo una vez en todo el dia, es por eso que el n~odulo cuenta con un sistema de seguridad por lo cual el usuario debe tcclcar un pasword (Clave) para poder registrar el saldo. La siguiente pantalla rcllcja en donde se debe teclear la clave.

Si se teclea la clave incorrectamente, el sistema permite corregirlo solamente dos veces, si ocurren dos ocaciones y el usuario di& m a l la clave, el sistema ya no le dejara registrar el saldo correspondiente.

34

MANUAI, DH USUARIO FII.TKOS Y REFACCIONES LYM

Este proceso se ejecuta a partir de una fecha la cual es tecleada por el usuario y en donde se emite cl calculo de la nomina de todos los empleados de la Refaccionaria Lym, realmente este es uno de los principales y de los primeros programas que corren en forma interactiva, es decir que el usuario puede estar tecleando los datos que así correspondan, por e-jemplo las comisiones que tienen los agentes de ventas, esto funciona como una ho-ia de c61culo7 las operaciones se van ejecuvando de manera automatica..

Este proceso se caracteriza por quc se corrc quincenalmente, y se emite toda la factura quincenalmente, el usuario ticnc la I'acultad dc consullar una nomina en base a la fecha que el usuario quiera.

Al momento que se íinaliliza con la nomina y sc manda al archivo de impresi6n se guarda toda la informaci6n en el archivo de Nomina.

El usuario debera de llenar los datos correspondientes al empleado, como las horas extras, las comisiones y los porccntaies corrcpondientes a los descuentos y deducciones que tienen los empleados.

MANUAI, DI.: USUARIO

Este proceso se e.jecuta en el momento en que cualquier persona encargada de manejar los asuntos monetarios de lit empresa tome dinero que se consideren como gastos indirectos, por e.jcmp1o cuando toman dinero para gasolina 6 para cualquier otra cosa que sca con1probable y justificable.

Este proceso sc creo con el l'ín de que no haya serias afectaciones contables en el manejo del dinero.

MANUAJ, UIS USUAKIO 111,TKOS Y REFACCIONES L Y M

6.2. I Existencius.

Este proceso se ejecuta cn el momento que cl usuario selecciona la opci6n para mandar a emitir el número de reportes que el mismo desee así como el reporte que quiera..

Este proceso emite un listado (rcportc) de toclos los artículos que se encuenban en el dlmacen los ordena por proveedor y por orden de clasiI'icaci6n, ya que existen diferentes clasificaciones de filtros, dc aceite, dc agua, hidraulicos etc.

37

MANUAI, DI:' USUARIO FI1,TROS Y HKPACCIONES LYM

6.2.2 ventu.\'.

Este proceso se ejecuta en el momento que el usuario selecciona la opcidn para mandar a emitir el número de I'acturas que se han emitido, es decir refleja las ventas que se han hecho en dctcrminada fecha, emitiendo lineas de impresih que contienen al folio e importe de las I'ucturas ctnitidas.

Este proceso solo se c.jccuta si se da una fecha cn la cual hubieron ventas y donde se hayan registrado las factlu-as.

MANUAI, DIS USUARIO

6.2.3. Fucturu.

Este proceso se c.jecuta en el momento que cl usuario así l o desea, realmente es un proceso de consulta de factura, ya clue antes de cmitir un reporte, es decir antes de mandar a impresit5n se selecciona a traves del número de folio la factura que se desea imprimir, cabe mencionar que l o que se imprinw es el detalle de la Pactura consultada.

MANUAL DI:' USUARIO I;I/,TROS Y KIiFACCIONfiS LYM

6.2.3. Fuctulw

Una vez que el usuario digita el número de I ' o l i o que esta consultando el sistema valida la existencia de la misma, de scr verdadera arro-ia informaci6n de los datos del cliente así como de los artículos que sc vendieron y el costo total de la opcracihn.

Este proceso se creo con el l'ín de llevar un control estricto de las facturas que se emitcn, el control respecto a los datos del cliente a quien se facturo y el importe de la venta.

Este proceso se ejecuta en el momento que el usuario selecciona l a opci6n para efecto de conoccr cl reporte que se emite, en donde trae infornlaci(5n con respecto a todos los ingresos y cgrcsos que ha tenido la Refaccionuia Lym.

FII,TKOS Y REFACCIONES ldYM

6.2.5. Listu (Ir Esc-uso.~.

Este proceso se creo con el fin dc poder emitir un pedido a nuestros proveedores de los artículos que realmente nos hacen Palla.

MANUAL Dli USUARIO FII.TROS Y REFACCIONES LYM

Este proceso es dc vital imporvancia, ya ~ L I C es una tnanera de asegurar la informacihn que se va procesando a diario, se recomicnda generar un respaldo mes por mes para así hacer una depuracih dc la base de datos y evitar quc se sature el espacio del disco.

Este proceso se pucde llcvar a cabo ya sea con el soporte de discos de 3.5 6 discos de 5.25 dependiendo cl llopy con cl que cuentc la computadora.

43

MANUAI, DI:’ IJSUAKIO

Este proceso se encarga de dar mantenimicnto al personal que labora en la Refaxionaria Lym, su labor es l a dc dar de alta a un empleado cuando este acabe de ingresar a la emprosa, 6 dar de baja a otro cuando 6slc se vaya (5 inclusive se pueden hacer modil’icacioncs a los dalos que al’cclen al empleado.

Este proceso se encarga de dar mantenimiento a todos los artículos que se deseen alterar, ya sea darlos de alta, de ha.ja i, modificarlcs alguna cantidad por esjcmplo la existencia de los mismos 6 inclusive el costo de los mismos, el usuario puede hacer un incremento en suslistas de artículos a pcsar de no hahcr comprado mercancia, solo con el hecho de que su proveedor haya incrementado sus costos.

Los artículos pueden sufrir allus, si es quc son artículos nuevos que trhe el proveedor, bajas que el usuario ha dcscontinuado alglin artículo y lo da de baja, 6 modificaciones como son la existencia 6 el costo, dificilmente cambiaria su descripcih, haciendo mcnsi6n de que todas dshs alcctxiones st realizan automuticamente en los procesos de compra-venta dc artículos.

".

Documents

UNIVERSIDAD AUTONOMA METROPOLITANA …148.206.53.84/tesiuami/UAM0535.pdf · CORTE I I 7 . 4.- MODELO RELACIONAL. FILTROS Y REFACCIONES LYM ... MANUAL TECNICO FII,THOS Y REFACCIONES