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1
UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA
FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA
LINEAMIENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO DE GESTIÓN HUMANA DE BANCRECER S.A BANCO
MICROFINANCIERO.
Trabajo de licenciatura presentado como requisito parcial
ante la Escuela de Bibliotecología y Archivología de la
Universidad Central de Venezuela para optar al título de
Licenciada en Archivología
Autora: Omayra Yisbely Saldaña Chosec
Tutora: Isneida Riverol
Caracas, enero 2017
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2
SALDAÑA, Omayra
LINEAMIENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA LA ORGANIZACIÓN
DEL ARCHIVO DE GESTIÓN HUMANA DE BANCRECER S.A BANCO
MICROFINANCIERO / Saldaña, Omayra, Tutora Prof. Riverol, Isneida
–
2006. – 172 h; il. ; 30 cm.
Tesis (Licenciatura en Archivología) – Universidad Central
de
Venezuela, Facultad de Humanidades y Educación, Escuela de
Bibliotecología y Archivología, 2006.
I. Título II. Saldaña, Omayra III. Lineamientos
Archivísticos
IV. Banco V. Organización
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3
CONTENIDO
Pág.
RESUMEN i
INTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULO I EL PROBLEMA…………………………………..................... 4
1.1 Planteamiento del
Problema…………………….................................. 4
1.2 Objetivos.……………… ………………………………..........................
7
1.2.1 Objetivo
General……….…………………...................................... 7
1.2.2 Objetivos
Específicos………………………................................... 7
1.3 Justificación……………………………………………………………….. 7
CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO
REFERENCIAL................................... 9
2.1 Antecedentes de la Investigación…………………………..........…….
9
2.2 Reseña Histórico Institucional……………………………...................
12
2.2.1 Misión……………………….…………………………..........……… 13
2.2.2 Visión……………………………………………….......................... 14
2.2.3 Estructura Organizacional…………………………………………… 14
2.2.4 Vicepresidencia Ejecutiva de Gestión Humana…………………..
15
2.2.4.1 Archivo de
Personal………………………............................. 15
2.3 Bases Teóricas………………………………………..........…………… 15
2.3.1 Archivo……………………….……….……….………..........………. 15
2.3.1.1 Fases de los Archivos……………………………..........……. 17
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4
2.3.1.2 Archivo Especializado..……………………………………….. 19
2.3.2 Documento…………………………….……………………............. 20
2.3.2.1 Documento de Archivo………………………….......................
21
. 2.3.2.2 Tipología Documental…………………………………………... 23
2.3.2.3 Tradición Documental…………………………………………... 24
2.3.2.4 Valores de los Documentos……………………………………. 25
2.3.2.4.1 Valores Primarios…………………………………………… 25
2.3.2.4.2 Valores Secundarios………………………………………. 26
2.3.2.5 Agrupaciones Documentales……………………………….… 27
2.3.3 Expediente……………………………………………………….……. 29
2.3.4 Principios Archivísticos……………………………………………..... 30
2.3.4.1 Principio de Procedencia……………………………………….... 31
2.3.4.2 Principio de Orden Original…………………………….….…… 31
2.3.5 Organización…………………….………………….…………………. 32
2.3.5.1 Clasificación…………………….……………..……....................
33
2.3.5.1.1 Cuadro de Clasificación Documental…………………… 35
2.3.6.1.1.1 Modelos de Cuadro de Clasificación………………. 36
2.3.6 Ordenación…………………….……………………….................... 37
2.3.6.1 Sistemas de Ordenación………………………..……………… 39
2.3.6.1.1 Sistema de Ordenación Numérico..………………………. 39
2.3.6.1.2 Sistema de Ordenación Alfabética………….…………… 39
2.3.6.1.3 Sistemas de Ordenación Mixto……………………………. 40
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5
2.3.7 Descripción……………….……………………..………….……….. 40
2.3.7.1 Instrumentos de Descripción…………………………………. 42
2.3.8 Valoración………………….…………………....……......................
43
2.3.8.1 Tabla de Retención Documental
(TRD)……............................ 45
2.3.9 Selección………………………………………………………………. 46
2.3.10 Transferencia…………………….………………………..………… 47
2.3.11 Eliminación…………………….…………………………..………… 49
2.3.12 Conservación………………….………………....……...................
50
2.3.12.1 Condiciones Ambientales……………………….……............. 52
2.3.12.2 Siniestros…………….…………………………..…………….. 56
2.3.13 Lineamiento………………………………………………………….. 60
2.3.13.1 Lineamientos
Archivísticos………......................................... 61
CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO…………………………………. 62
3.1 Tipo de Investigación…………………………………….......................
62
3.1.1 Investigación Descriptiva………………..…………………………… 62
3.2 Diseño de Investigación…………………………………......................
62
3.2.1 Diseño Documental…………………………….……......................
63
3.2.2 Diseño de Campo…….………………………………..……………. 63
3.3 Fases de la Investigación………………………..……………………… 64
3.3.1 Fase 1 Arqueo y Análisis
Bibliográfico………..………….............. 64
3.3.2 Fase 2
Diagnóstico………..………..……….……......................... 64
3.3.3 Fase 3 Análisis de
Resultados………..……….……..................... 65
-
6
3.3.4 Fase 4 Establecimiento de los Parámetros Referentes a
la
Organización (Clasificación, Ordenación y Descripción),
Selección, Transferencia y Eliminación………………………....
65
3.3.5 Fase 5 Determinación de Condiciones Ambientales y
criterios
de limpieza idóneos para la Conservación del Fondo
Documental…….…………………………………………………….. 65
3.3.6 Fase 6 Diseño de la Propuesta……………………………............
66
3.4 Población y Muestra…………………….…………….……...................
66
3.4.1 Población……..……………………………………………………….. 66
3.4.2 Muestra……………..…………………………………………………. 67
3.5 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos…….…………….
67
3.5.1 Técnica de Investigación…………………………………………..... 67
3.5.1.1 Observación Estructurada…………………………...................
67
3.5.2 Instrumento……………………..………..…………………..………. 68
3.5.2.1 Guión de Observación………………………………………….. 68
CAPÍTULO IV PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS... 69
4.1 Consideraciones Generales…………………………………………….. 69
4.2 Resultados del Diagnóstico…………………………………………….. 70
4.3 Fortalezas y debilidades del Archivo de Personal…………………….
84
4.3.1 Fortalezas……………………………………………………………. 84
4.3.2 Debilidades………………………………………………………….. 85
CAPÍTULO V PROPUESTA DE LINEAMIENTOS ARCHIVÍSTICOS
-
7
PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN HUMANA
DE BANCRECER S.A BANCO MICROFINANCIERO……………………
87
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………… 88
1- Objetivos…………………………………………………………………….. 89
1.1 Objetivo General………………………………………………………. 89
1.2 Objetivos Específicos………………………………………………… 89
2- Base Legal………………………………………………………………….. 90
3- Organización………………………………………………………………... 94
3.1 Clasificación Documental...……………………………………………. 94
3.1.1 Codificación del Cuadro de Clasificación………….……………. 95
3.1.2 Cuadro de Clasificación del Archivo de Personal………………
95
3.2 Ordenación………………………………………………………………. 96
3.2.1 Distribución de los Expedientes…………………………………. 96
3.2.2 Distribución de los Documentos en los Expedientes…………..
97
3.2.2.1 Clasificador Estructural……………………………………….. 97
3.3 Descripción……………………………………………………………… 98
3.3.1 Inventario Documental para el Archivo de Personal……………
99
4- Valoración…………………………………………………………..……… 102
4.1 Establecimiento de la Junta Evaluadora de Documentos………….
102
4.1.1 Integrantes………………………………………………………… 102
4.1.2 Funciones de la Junta Evaluadora de Documentos…………..
103
5-Selección……………………………………………………………………. 103
-
8
5.1 Tabla de Retención Documental……………………………………... 104
6- Transferencia……………………………………………………………… 108
6.1 Indicaciones para la Disposición de la Documentación…………..
108
6.2 Formato de Transferencia Documental…………………………….. 108
6.3 Cajas Especiales para la Transferencia de Documentos………..
112
6.3.1 Etiquetas para Identificación de las Cajas……………………..
113
6.3.2 Disposición de los Documentos dentro de las cajas………….
114
6.4 Acta de Registro de Transferencia Documental…..………………
114
7- Eliminación………………………………………………………………….. 116
7.1 Equipo Especial para la Destrucción de Documentos………………
116
7.2 Acta de Eliminación de Documentos. ……………………………… 117
7.3 Registro de Eliminación……………………………………………… 120
8-Conservación………………………………………………………………... 122
8.1 Espacio Físico para el Archivo de Personal………………………….
122
8.2 Equipos de Protección para el Personal de Limpieza en
los
espacios del Archivo………………………………………………………. 123
8.3 Equipos de limpieza para espacios del Archivo y
documentos.…… 125
8.4 Horario y supervisión de limpieza de Documentos y espacio
físico
del Archivo……………………………………………………………….. 126
8.4.1 Procedimiento de Limpieza de los Documentos………………… 126
8.4.2 Procedimiento de Limpieza del Mobiliario……..…………………
127
8.4 Condiciones Ambientales………………………………………………… 127
-
9
8.5 Condiciones de Seguridad………………………………………………. 128
CONSLUSIONES.……………………………………………………………. 130
RECOMENDACIONES……………………………………………………….. 132
REFERENCIAS CONSULTADAS…………………………………………… 133
ANEXOS……………………………………………………………………….. 151
Anexo I Guión de observación……………………………………………… 151
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10
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura N° 1. Estructura de la Vicepresidencia Ejecutiva de
Gestión Humana 14
Figura N° 2 Plano del Archivo de Personal……………………………………...
77
Figura N° 3. Etiqueta de Identificación en
Expediente……………………….... 96
Figura N° 4. Ubicación de Expedientes según el Sistema de
Ordenación
Numérico Ordinal…………………………………………………...
97
Figura N° 5 Modelo de Caja para Transferencia de
Documentos……………. 112
Figura N° 6 Destructora de Papel………………………………………………... 116
Figura Nº 7 Plano del Espacio Físico para el Archivo de
Personal………….. 122
Figura N° 8 Guantes de Látex………………………………...………………….. 123
Figura N° 9 Bata de Laboratorio………………………………………………….. 124
Figura N° 10 Tapaboca…………………………………………………………... 124
Figura N° 11 Aspiradora…………………………………………………………... 125
Figura N° 12 Paño Amarillo………………………………………………………. 125
Figura N° 13 Plumero……………………………………………………………… 125
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11
LISTA DE GRÁFICOS
Pág.
Gráfico N° 1 Tipo de Documentos…………………………………………. 71
Gráfico N° 2 Tipología Documental………………………………………… 71
Gráfico N° 3 Tradición Documental………………………………………… 73
Gráfico N° 4 Principios Archivísticos………………………………………. 73
Gráfico N° 5 Clasificación…………………………………………………… 74
Gráfico N° 6 Tipos de Ordenación…………………………………………. 75
Gráfico N° 7 Presencia de deterioros Físicos en la
Documentación…… 83
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12
LISTA DE FORMATOS
Pág.
Formato N° 1 Inventario Documental……………………………………… 101
Formato N° 2 Tabla de Retención Documental………………………….. 107
Formato N° 3 Formato de Transferencia Documental…………………… 111
Formato N° 4 Etiqueta para Caja……...…………………………………… 113
Formato N° 5 Acta de Registro de Transferencia Documental………….
115
Formato N° 6 Acta de Eliminación de Documentos……………………… 121
Formato N° 7.Registro de Eliminación…………………………………….. 122
-
13
RESUMEN
Lineamientos Archivísticos Para La Organización Del Archivo
De
Gestión Humana De Bancrecer S.A Banco Micro financiero.
Autora: Omayra Saldaña Tutora: Isneida Riverol
La presente investigación tiene como objetivo la elaboración de
lineamientos
archivísticos para la organización del Archivo de Personal,
adscrito a la
Vicepresidencia Ejecutiva de Gestión Humana, de Bancrecer S.A
Banco
Microfinanciero. Principalmente este trabajo se desarrolló con
base en
principios y normas documentales, lo cual llevó a la elaboración
de pautas y
formatos que permitieran la clasificación, ordenación y
descripción, selección
transferencia y eliminación, así como el establecimiento de
medidas para el
manteamiento físico de la documentación y de los espacios del
Archivo.
Este estudio es de tipo descriptivo, ya que permitió describir y
conocer de
forma detallada la problemática presentada en el Archivo,
apoyado además
con un diseño de investigación documental que consistió en el
arqueo
bibliográfico de fuentes relacionadas a la teoría archivística
tanto a nivel
nacional como internacional; y de campo, ya que el levantamiento
de
información se realizó directamente en el lugar objeto de
estudio, a través de
la aplicación de un Guión de Observación.
Palabras Clave: Organización de Archivos, Recursos Humanos,
Lineamientos Archivísticos, Banco.
-
14
INTRODUCCIÓN
Los Archivos son considerados instituciones de gran
importancia
desde la antigüedad, destinados a la guarda y custodia de
documentación,
ya sea que pertenezcan a una institución o persona, por lo que
su contenido
en información llega a ser tan variado que sorprende. La banca,
ese sector
que se ha desarrollado y evolucionado conjuntamente con la
sociedad,
produce a través de sus instituciones, documentación
perteneciente a sus
funciones administrativas y al proceso de nuevo ingreso de los
nuevos
trabajadores.
La presente investigación representa una propuesta para la
Organización del Archivo de Personal, perteneciente a la
Vicepresidencia
Ejecutiva de Gestión Humana de Bancrecer S.A Banco
Microfinanciero;
institución bancaria dedicada a ofrecer productos y servicios a
las pequeñas
empresas y microempresarios.
Tal propuesta tiene como objetivo establecer lineamientos
archivísticos referentes a los procesos de clasificación,
ordenación,
descripción, selección, transferencia y eliminación del acervo
documental, e
igualmente establecer criterios de conservación sobre éste; ya
que
actualmente presenta desorganización documental, lo cual genera
falla en la
toma de decisiones y vacíos de información, adicionalmente
también expone
-
15
falta de espacio para almacenamiento de expedientes y deterioro
físico de la
documentación.
El Archivo de Personal custodia expedientes de empleados activos
y
egresados no confidenciales, sin incluir vicepresidentes ni
presidente
ejecutivo, por ello más allá de dar solución al problema actual,
la creación de
tales lineamientos representa el cuidado de la memoria
institucional, ya que
además de custodiar expedientes de empleados, se encarga de
recibir
documentación referente a funciones y otros asuntos de trabajo
de quienes
laboran en el Banco.
Esta investigación es de tipo descriptiva, basada en un diseño
de
investigación documental y de campo, cuya metodología consistió
en el
diagnóstico de la documentación del Archivo, mediante la
aplicación de un
instrumento de recolección de datos. Por otra parte, para su
elaboración se
apoyó en el Manual de Trabajos de Grado, de Especialización y
Maestría y
Tesis Doctorales perteneciente a la Universidad Pedagógica
Experimental
Libertador (Normas UPEL); conjuntamente con el Manual para
presentar
Tesis de la Escuela de Bibliotecología y Archivología (EBA).
El presente trabajo se divide en capítulos: el Capítulo I, se
refiere al
planteamiento del problema, los objetivos, la importancia de la
propuesta y la
línea de investigación. El Capítulo II, presenta los
antecedentes de la
-
16
investigación, la historia institucional, misión y visión de la
institución objeto
de estudio y las bases teóricas relacionadas a la investigación
desarrollada.
El Capítulo III, explica la metodología que se utilizó, las
fases de la
investigación y las técnicas e instrumento de recolección de
datos. En el
Capítulo IV, se presentan los resultados de la aplicación de la
Guía de
observación y su respectivo análisis, el Capítulo V describe la
propuesta para
la organización, y por último, se exponen las conclusiones,
recomendaciones
y fuentes consultadas para esta investigación.
-
17
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del problema
El Sector Bancario constituye uno de los pilares de la
sociedad,
principalmente en el aspecto económico ya que se aboca a toda
actividad
monetaria y financiera. Dentro de éste se encuentran
instituciones llamadas
bancos que manejan parte de los recursos económicos de la
sociedad; y los
cuales, para llevar a cabo sus funciones se valen de uno de sus
activos más
importantes: el Capital Humano, de ahí que se vele por el
bienestar de ellos y
su buen desempeño.
Quienes laboran en tales instituciones generan una gran cantidad
de
documentación desde el momento en que ingresan hasta que cesa o
finaliza
la relación laboral con éstas. Dichos documentos contienen
información de
mucha importancia para el banco y para el trabajador; por ello
es necesaria
su custodia, siendo el único lugar idóneo el Archivo, destinado
a la guarda de
los documentos, garantizando su recepción, organización y
correcta
conservación, estableciendo a su vez una serie de lineamientos
que lleven a
cabo sus objetivos, a fin de tener disponibilidad y control de
la información
para acciones específicas.
-
18
Bancrecer, es un Banco Microfinanciero; (proveniente del
antiguo
Banco de Venezuela-Grupo Santander), en su sede central contiene
diversos
Archivos; esta investigación se centró en el perteneciente a
la
Vicepresidencia Ejecutiva de Gestión Humana: el Archivo de
Personal,
encargado de custodiar expedientes de empleados activos y
egresados no
confidenciales (no incluye vicepresidentes de áreas ni
presidente ejecutivo),
y recibir constantemente documentación como: reposos,
evaluaciones de
desempeño, promociones, entre otros; producidos por el área en
la que
trabaja el empleado y por parte de la vicepresidencia a la que
está adscrito,
además de los solicitados a la persona al momento de ingresar a
la
institución, siendo estos los primeros en ubicarse dentro de su
respectivo
expediente.
Es importante resaltar que hasta la fecha, no se han
establecido
lineamientos archivísticos necesarios para tener un debido
estado de
organización en el Archivo, lo cual genera que muchas de las
funciones
propias de la Vicepresidencia a la cual corresponde no se lleven
a cabo; por
ejemplo: dar información clara y precisa sobre el expediente de
un empleado
que labore en Gestión Humana o pertenezca a otra área, siempre y
cuando
la persona que desee consultar ésta información cuente con
autorización
correspondiente.
Así mismo, al haber expedientes con documentación faltante se
afecta
y dificulta la correcta toma de decisiones de los entes
consultantes, pues
-
19
habiendo vacío de información y propiciando conclusiones no
acertadas
sobre casos particulares de empleados, se ocasiona el llamado de
atención a
la Vicepresidencia Ejecutiva de Gestión Humana como resultado
de
auditorías a expedientes, señalando que no han llevado a cabo
la
responsabilidad de mantener la documentación completa del
personal, lo que
dificulta el logro de la misión y visión institucional. De igual
forma, no existen
formatos para el debido registro de la documentación que ingresa
al Archivo,
por lo cual muchas veces no se da respuesta concreta sobre la
fecha en que
un documento específico se recibió, causando así insatisfacción
por parte de
quien realiza la solicitud de información.
Sumado a esto, el Archivo no cuenta con espacio suficiente
para
almacenar los expedientes de personal activo y separarlos de
aquellos
egresados y demás carpetas con documentos sin clasificar. Se
presenta
además el deterioro de dichos expedientes debido a polvo
acumulado que no
puede limpiarse correctamente en las gavetas donde estos se
ubican ya que
están muy apretados, generándose así, contaminación de la
documentación,
la cual también afecta a expedientes de personal egresado; pues
cuando
estos ya no caben dentro del mobiliario se ubican encima de
éste, quedando
expuestos al polvo y a condiciones ambientales no favorables; lo
cual
también afecta a los legajos sin archivar.
Con base en lo expuesto anteriormente, se plantea la
siguiente
interrogante:
-
20
¿Cuáles lineamientos se deben implementar para la
Clasificación,
Ordenación, Descripción, Selección, Transferencia, Eliminación
y
Conservación del Acervo Documental?
1.2 Objetivos
1.2.1 Objetivo General:
Diseñar lineamientos archivísticos para la Organización del
Archivo de
Personal de Bancrecer S.A, Banco Microfinanciero.
1.2.2 Objetivos Específicos:
Realizar un diagnóstico al Archivo de Personal de Bancrecer
S.A
Banco Microfinanciero.
Establecer lineamientos archivísticos referentes a la
Clasificación,
Ordenación, Descripción, Selección, Transferencia y Eliminación
del
Fondo Documental.
Determinar condiciones ambientales referentes a la Conservación
del
Fondo Documental.
1.3 Justificación
El Archivo de Personal, ubicado en la Vicepresidencia Ejecutiva
de
Gestión Humana custodia expedientes de empleados de Bancrecer a
nivel
nacional, proporcionando información de apoyo para los procesos
de esta
-
21
área y de otras relacionadas, por lo cual una correcta
organización
aseguraría su buen funcionamiento, reflejando responsabilidad en
las
funciones de la institución, aprovechamiento y resguardo de la
información,
toma de decisiones acertadas y optimización de los tiempos de
trabajo y
respuesta. Garantizando que, en un futuro, cuando posiblemente
crezca la
plantilla laboral e ingresen más expedientes, se tengan
parámetros acertados
para procesar correctamente la información.
Así mismo, la organización del Archivo, su cuidado y
mantenimiento
es clave para el buen estado de la documentación, pues
representa parte de
la memoria institucional, siendo también soporte y evidencia de
las funciones
llevadas a cabo en el pasado; procurando con esto que la imagen
del Banco
como institución financiera mejore en sus funciones.
Igualmente, este trabajo se cree constituye un aporte a la
Archivología, pues la institución donde se encuentra este
Archivo es de tipo
Microfinanciero, valiendo la pena ver el resultado de aplicarlo
a un Banco de
esta modalidad. Por supuesto, pudiese además, servir en un
futuro de
referencia a estudiantes de la carrera que deseen realizar
sus
investigaciones relacionándolos a los Archivos de Recursos
Humanos en
bancos; o bien, ser útil como modelo de propuesta para otras
instituciones de
este ámbito que deseen solucionar las problemáticas en sus
respectivos
Archivos de Personal.
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22
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO REFERENCIAL
2.1 Antecedentes de la Investigación
A continuación se presentan trabajos de licenciatura
relacionados al
tema de investigación, los cuales representan aportes
significativos para este
trabajo. Es necesario señalar que todos estos pertenecen a la
Escuela de
Bibliotecología y Archivología de la Universidad Central de
Venezuela.
Lamarca, Maxím. (2011). Propuesta de lineamientos Archivísticos
para la
organización del Archivo Administrativo del Centro de
Computación de
la Facultad de Ciencias de la Universidad Central de Venezuela.
Tutor:
Arcángel Sánchez. Titulo obtenido: Licenciado en
Archivología.
Esta investigación fue de tipo descriptivo, enmarcado dentro
del
modelo llamado Proyecto Factible, conjuntamente con un diseño
de
investigación documental y de campo. En este trabajo se
desarrolló un
modelo de organización para los Archivos Administrativos de la
Facultad de
Ciencias, lo cual fue base del diseño de pautas para la
organización del
fondo y el establecimiento de lineamientos para la
identificación y valoración
de las series documentales
Mendoza, Miguelangel; Zerpa Perdomo, Fernando. (2008). Propuesta
para
la organización de los Archivos de Gestión de la Corporación
de
-
23
Abastecimiento y Servicios Agrícolas (CASA S.A). Tutor: José
Luis
Aguilera. Titulo obtenido: Licenciado en Archivología.
Mendoza y Zerpa, plantearon la organización de los Archivos
de
Gestión que existen en La Corporación de Abastecimiento y
Servicios
Agrícolas (LA CASA S.A), para ello propusieron una serie de
lineamientos y
pautas a fin de facilitar la organización integral de los
Archivos de Gestión.
Resultando una propuesta de organización y una guía de
lineamientos para
estos. Este trabajo fue una investigación de tipo descriptiva
conjuntamente a
un diseño de investigación de campo, observación directa y de
tipo
documental.
Carvallo, Susana; Esagui, Alicia. (2006). Propuesta técnico
Archivística
para la organización del fondo documental del Archivo
Administrativo
de la Gerencia General de litigio de la Procuraduría General de
la
República (PGR). Tutor: Arcángel Sánchez. Título obtenido:
Licenciado en
Archivología.
Esta investigación propuso la organización del fondo documental
del
Archivo Administrativo de la Gerencia General de Litigio de la
PGR,
basándose en un tipo de investigación denominado Proyecto
Factible y un
diseño de investigación de campo no experimental. Obteniendo
como
resultado un Cuadro de Clasificación Documental, parámetros para
la
ordenación, diseño de una Tabla de Retención Documental e
Inventario
-
24
Documental basado en la Norma Internacional General de
Descripción
Archivística (ISAD (G))
Cumarín, Zullin; Vásquez, Osmery. (2003). Propuesta organizativa
para el
Archivo Administrativo de la Escuela de Comunicación Social de
la
Facultad de Humanidades y Educación de la UCV. (1994-2002).
Tutor:
Andrés Linares. Titulo obtenido: Licenciado en Archivología.
En la investigación se propuso la organización del Archivo
Administrativo de la Escuela de Comunicación Social de la
Facultad de
Humanidades y Educación de la Universidad Central de Venezuela
con el fin
de facilitar el acceso y divulgación de la información producto
de las
actividades administrativas. Fue una investigación de tipo
aplicada,
bibliográfica y de campo; y su diseño de investigación: Revisión
bibliográfica,
y un diagnóstico junto a un trabajo de campo
Fernández, Mary; Martínez Omaira; Rendón Leovigilda. (2000).
Lineamientos para la preservación y conservación de la
documentación
de la Corporación Venezolana de Guayana (CVG) Electrificación
del
Caroní (EDELCA). Tutor: Carmen Alida Soto. Titulo obtenido:
Licenciado en
Archivología.
El objetivo de esta investigación fue formular lineamientos para
la
preservación de la documentación histórica de CVG
Electrificación Del
Caroní (EDELCA), basado en un tipo de investigación
bibliográfica y de
-
25
diagnóstico “in situ”; llevando finalmente a presentar una
propuesta sobre
lineamientos para la preservación y conservación de los
documentos,
conjuntamente a una serie de acciones para trabajar en la
conformación de
políticas en estos aspectos.
2.2 Reseña Histórico Institucional
Bancrecer S.A Banco Microfinanciero (2013), en su Informe
Primer
Semestre 2013, publicó que ésta empresa se constituyó el “16 de
mayo de
2006, (…) [con el propósito de] fomentar, financiar o promover
las actividades
de producción de bienes y servicios de las pequeñas empresas
industriales y
comerciales de la economía popular y alternativa, de los
microempresarios y
microempresas”. (pág. 36).
Su origen se da cuando el Estado decide comprar el Banco de
Venezuela durante el mandato del fallecido presidente Hugo
Chávez. Según
el portal web Consumid (s.f), Bancrecer “no fue incluido en la
operación con
el Gobierno. Igual suerte corrieron la Fundación Banco de
Venezuela y la
empresa Valores Santander, Casa de Corretaje” (s.p). Además en
acuerdo
con el Estado, la empresa se quedó “con un poco más 10 agencias
y la Sede
Central ubicada en La Torre HP de la Urbanización Los Palos
Grandes (….)
[además de] mantener 4% de las acciones del Banco de Venezuela”.
(Ibid).
-
26
Cabe destacar que Bancrecer no fue siempre Banco
Microfinanciero,
esto se manifiesta en el Informe Primer Semestre 2013, publicado
por
Bancrecer (2013), mencionado anteriormente, el cual informa
que:
“en Asamblea Extraordinaria de Accionistas de fecha 30 de marzo
de 2011, los accionistas aprobaron la transformación de Bancrecer
de banco de desarrollo a banco microfinanciero (…) [y] mediante
comunicación enviada a la Superintendencia de las Instituciones del
Sector Bancario en fecha 2 de mayo de 2011, Bancrecer solicitó la
transformación de banco de desarrollo a banco microfinanciero (….).
En fecha 16 de septiembre de 2011, la SUDEBAN (…) autorizó el
cambio de denominación de Bancrecer, S.A. Banco de Desarrollo a
Bancrecer, S.A. Banco Microfinanciero, de conformidad con lo
aprobado en la Asamblea
Extraordinaria de Accionistas” (p. 37)
El Periódico El Nacional (2014), a través de su portal en línea,
expuso
que Bancrecer posee el 70% del mercado y cuenta con 40 oficinas
en todo el
territorio venezolano, además que a través de su eslogan
atrévete se ha
ubicado entre los bancos universales de pequeño y mediano
tamaño,
basando su relación con el cliente en proximidad, productividad,
rapidez y
eficiencia. (sec. Economía).
2.2.1 Misión
Bancrecer (2012), expone:
“Ser una organización financiera líder y reconocida ampliamente
por su aporte al crecimiento económico del país, su calidad de
servicio y sus productos innovadores con tecnología de vanguardia,
conformada por un equipo humano altamente capacitado, ético,
motivado y comprometido con la Institución, sus clientes y la
sociedad venezolana”. (sec. Quiénes somos)
-
27
2.2.2 Visión
Según Bancrecer (2012):
“Aportar soluciones financieras oportunas e innovadoras para
impulsar
el crecimiento de nuestros clientes, con eficiencia,
transparencia y atención
personalizada, logrando así el avance sostenido de nuestro
equipo,
relacionados y el desarrollo socioeconómico del país”. (sec.
Quiénes somos).
2.2.3 Estructura Organizacional
Bancrecer S.A Banco Microfinanciero, está conformado por siete
(7)
Vicepresidencias; para este proyecto, se expone la estructura
organizativa de
la Vicepresidencia Ejecutiva de Gestión Humana, en la cual se
observa que
está conformada por tres (3) Gerencias y tres (3)
Coordinaciones, estando el
Archivo de Personal, adscrito a una de estas tres últimas
(Coordinación de
Calidad de Vida).
Figura N° 1. Estructura de la Vicepresidencia Ejecutiva de
Gestión Humana
-
28
2.2.4 Vicepresidencia Ejecutiva de Gestión Humana
Es la encargada de la administración y manejo del personal que
labora
en el banco, dando respuesta a sus necesidades y requerimientos.
La
preside un Vicepresidente Ejecutivo y constituyen tres
gerencias
(Administración de Nómina, Gestión de Talento y Compensación
Salarial), y
tres coordinaciones (Formación y desarrollo, Seguridad Laboral y
Calidad de
Vida).
2.2.4.1 Archivo de Personal
Se encuentra adscrito a la Vicepresidencia Ejecutiva de
Gestión
Humana, de quien depende directamente. Queda establecido cuando
esta
Vicepresidencia es trasladada de la Sede Central a un edifico
aledaño. En él
se recibe y resguarda la documentación laboral de cada empleado
de
Bancrecer (cajeros, coordinadores, gerentes, analistas y otros)
cuyo cargo
no sea vicepresidente o presidente.
2.3 Bases teóricas
2.3.1 Archivo
Vázquez (2008) lo define como:
“la institución o el órgano de una institución que conduce la
política de la gestión y guarda de los documentos y su servicio a
los usuarios como recursos y patrimonio de sus creadores, de los
ciudadanos y de las comunidades municipal, provincial o nacional,
según su jurisdicción.” (p. 82).
-
29
En efecto, el Archivo es el lugar de la guarda y custodia de
la
documentación, y el que implanta normativas en cuanto a su
organización.
En él, la información puede estar representada en diversos
formatos, pues al
ser cada institución un ente independiente dentro de un país o
comunidad,
también lo es su información. Relacionado a esto, una definición
hecha por
Heredia (1991), expone de manera más detallada el significado de
Archivo:
“uno o más conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada en el transcurso de su
gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como
testimonio e información para la persona o institución que los
produce, para los ciudadanos o paras servir de fuentes de historia”
(p. 89)
El contenido de un Archivo, ciertamente es muy diverso en
información y soporte; pudiendo pertenecer a una persona o
institución ya
sea pública o privada; algunos hasta son considerados patrimonio
nacional,
lo que Heredia llama fuente de historia, también como testimonio
y fuentes
de información; pues la documentación que albergan es el reflejo
de lo que
ha venido desarrollando su productor a través del tiempo.
Con relación al tema, la Secretaría de Salud (2012), del Estado
de
México, considera el Archivo como el “Conjunto orgánico de
documentos en
cualquier soporte, que son producidos o recibidos por los
sujetos obligados o
los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el
desarrollo de sus
actividades”. (p. 5) Esta tercera definición, aunque menos
detallada, es
precisa y resume lo señalado en las definiciones anteriores.
-
30
En numerosas ocasiones se ha desvirtuado la definición de lo que
es
un Archivo, refiriéndose a éstos como la documentación
almacenada en un
lugar determinado, sin hacer referencias a su orden o
clasificación. Sin
embargo, ante esto es necesario determinar que un Archivo, es
una
institución o unidad con directrices que adopta las
particularidades de su
productor documental y de la información que conserva; es fuente
de historia
y por ende, de información y testimonio de funciones, por ello
también debe
ser el responsable de dictar la normativa de organización sobre
su fondo
documental.
2.3.1.1 Fases de los Archivos
Existen diferentes etapas o fases de los archivos, en el cual
cada uno
tiene un objetivo en concreto relacionado con el Ciclo de Vida
Documental,
es decir, desde su creación hasta la eliminación o conservación
permanente.
En su Manual de Archivística, Cruz (1994) explica cada una de
estas
fases:
“El Archivo de Gestión: En este se encuentran aquellos
documentos “en fase de tramitación, así como los que son de uso
frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la
responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas
(….)
El Archivo Administrativo: Solamente en las organizaciones
administrativas de gran volumen y complejidad se distinguen unos
locales acondicionados como archivos administrativos (…) Esta es la
etapa de concentración de los documentos cuyo uso para la gestión
es hipotético, pero no seguro (…) transcurridos quince años desde
su conclusión pasan a la etapa siguiente (….)
-
31
El Archivo Intermedio: Se encarga de “asegurar la instalación
masiva de documentos a bajo coste. Durante otros quince años más,
es decir hasta los treinta de antigüedad, se procede a la
valoración, selección y expurgo, a fin de conservar lo pertinente
(….)
El Archivo Histórico: En esta última fase la documentación
seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se
conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad
y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye
parte del patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la
humanidad” (p.97)
Cada fase o etapa, presenta características específicas por
las
cuales pasa desde el momento en que es producido por primera
vez.
Inicialmente, el Archivo de Gestión, después en el Archivo
Administrativo e
Intermedio, hasta el momento que es eliminado o conservado de
manera
permanente (Archivo Histórico).
En cada uno de estos Archivos, el documento adquiere un
diferente
nivel de importancia para el usuario: Cuando se encuentra en el
Archivo de
Gestión su consulta es frecuente, por lo cual el documento está
cerca del
productor. Existen documentos que se mantienen en este archivo
por tiempo
prolongado, otros sin embargo, al disminuir su uso son
transferidos a los
Archivos siguientes, llegando al Archivo Histórico, más esto no
quiere decir
que no vayan a ser consultados, puesto que algunos reflejan
históricos de
procesos o actividades, importantes para la empresa o la
persona.
Dado que esta investigación se enfoca en el Archivo
perteneciente a
Gestión Humana, vale la pena exponer la siguiente definición, a
fin de
establecer una clasificación propia para este tipo de
Archivo.
-
32
2.3.1.2 Archivo Especializado
En palabras de Vásquez (2008), “son los que contienen los
documentos sustantivos o característicos de un tipo de
institución: archivos
eclesiásticos, sindicales, universitarios, militares, etc.”. (p.
87)
Lo expuesto por el autor hace referencia a la particularidad que
tiene
la documentación, en cuanto a contenido y formato se refiere,
para cada
institución. Un ejemplo de esto, es el Archivo de Personal, ya
que la
documentación contenida en los expedientes obedece a procesos
y
funciones, realizadas por las personas que laboran la
entidad.
Consultando otra definición, se tiene la presentada por Sánchez
(s.f),
quien considera los Archivos Especializados como “aquellos
archivos
universitarios, en los cuales predomina un determinado tipo
documental, por
el carácter específico de su temática e independientemente de su
soporte”
(s.p). Aunque este concepto haga referencia solamente a
Archivos
Universitarios, un Archivo Especializado puede estar presente en
otro tipo de
instituciones como Bancos, Museos o Instituciones Públicas;
además dentro
de éstos, predomina más de un solo tipo documental,
independientemente
del tipo de soporte.
-
33
2.3.2 Documento
Según el Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos
Administrativos (GITAA) (1997), un documento es: “Toda expresión
en
lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión
gráfica, sonora o
en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material,
incluso los
soportes informáticos” (p.51)
Por su parte, Domínguez y Khan (1998), lo definen como “Toda
información que guarda una empresa en forma de correspondencia,
tarjetas,
cintas o microfotografías” (p. 115)
Estas dos definiciones coinciden en cuanto a la diversidad de
soportes
en que puede conseguirse un documento, y también en que éstos
son
testimonio de actividades, por lo cual es posible decir que
desde los inicios
de la historia han existido documentos.
Alberch (2003), define documento como:
“Toda expresión textual, gráfica, sonora o en imágenes, en
lenguaje oral o escrito –natural o codificado- presentada en
cualquier tipo de soporte material (papel, pergamino, tela,
cartulina, disco, película, cliché, ficha perforada, cinta, disco
magnético y óptico, videodisco) que constituya un testimonio de las
funciones y actividades individuales y colectivos de la humanidad”
(p. 79)
Este autor presenta un significado similar con los dos
primeros
conceptos en cuanto al soporte, ciertamente todo puede ser
considerado un
documento, inclusive aquellos ubicados en la internet; de hecho,
una
-
34
persona además de ser productora de documentos puede ser
considerada
uno en sí, de igual manera una institución.
Sobre la base de lo expuesto anteriormente, un documento puede
ser
varias cosas en determinado contexto, pues cada uno refiere
información
particular. Ahora bien, en el ámbito institucional, es necesario
enfocar
directamente el campo archivístico y la relación del documento
como parte y
resultado de procesos institucionales y funciones
administrativas. Es así
como se procede a exponer la definición de Documento de
Archivo.
2.3.2.1 Documento de Archivo
En referencia a esto, Fuster (1999), expone que el Documento
de
Archivo es aquel que tiene una:
“relación con la entidad productora, así como las demás
circunstancias que condicionan sus caracteres externos e internos,
su finalidad y el medio por el cual han llegado al Archivo. Por
esto, tan solo considerado como ligado a los demás documentos que
forman el conjunto documental es como tiene sentido científico
archivístico. (p. 104)
Fuster prosigue describiendo tal concepto como aquel con:
“carácter auténtico, objetivo e imparcial, esencialmente
administrativo y/o jurídico, generado en cualquier fecha de forma
automática y espontánea, conservado íntegro en forma original,
indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vínculo
originario y necesario, interdependiente o interrelacionado
(condicionando a los demás y siendo por ellos condicionado), y
formando parte de un fondo o conjunto orgánico (…) producido
recibido y acumulado, como resultado del proceso natural de la
actividad o gestión de una persona o entidad pública o privada, en
cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/o
-
35
administrativos y conservado como prueba, información y
continuidad de gestión”. (Ob. Cit. p. 105)
Cualquier cosa se puede considerar documento, mas no todo
Documento de Archivo. La definición dada por Fuster delimita y
expone lo
distintivo de este: su origen, pues está relacionado
exclusivamente con la
institución que lo produce y es reflejo de sus actividades y
funciones
administrativas; por ello su valor como fuente de información y
memoria
institucional.
Para Hermida e Iglesias (2014), este tipo de documento “es aquel
que
se crea para servir de prueba de alguna actividad. Es un
documento único y
original, validado por una firma o sello, por lo que su
conservación es
fundamental” (p.83).
En esta segunda definición, se expresa otra característica
del
Documento de Archivo: la unicidad. De igual manera se reitera
que su
producción obedece a fines particulares que le da la entidad que
los produce.
Por su parte Martín (2009) considera al Documento de Archivo
como
“producto de una acción continuada y forma parte de una
secuencia de
producción documental, al tiempo que refleja sus funciones y las
actividades
de los individuos y de las instituciones que lo han generado”
(p. 4).
Relacionando las definiciones anteriores, un Documento de
Archivo no
está aislado, sino que tiene una interrelación con otros
documentos; pues
como ya se expuso, responde a actividades de la institución. En
definitiva,
-
36
este tipo documento es reflejo de información, desarrollo o
finalización de
una actividad administrativa, sea de la organización o persona;
y presenta
características específicas, independientemente de su
soporte.
2.3.2.2 Tipología Documental
Para Vázquez (2008)
“Es el carácter o atributo (de un documento de archivo), que: se
origina en la función y actividad administrativa para la que nació
el documento; se manifiesta en una diagramación, formato y
contenido distintivos; sirve para ordenarlo, describirlo y, en
general procesarlo” (p. 31)
El soporte en que puede encontrarse un documento es variado,
así
como su tipología. Dentro de una empresa se producen a diario
bastantes
tipos documentales: solicitudes, comunicados, oficios, entre
otros,
obedeciendo cada uno a un tipo de función, naturaleza de su
redacción y
fines de su producción. Esto último es próximo a la definición
dada por la
Resolución de Dirección Ejecutiva N° 121 (2014), del Ministerio
de Desarrollo
e Inclusión Social, de Perú, el cual expresa: “Es una
característica que
distingue a un determinado documento según su naturaleza. Por
ejemplo:
Informes, Oficios, Resoluciones, Planillas”. (p.10)
Es así como la tipología documental, en pocas palabras,
podría
describirse como los diferentes tipos de documentos que
pueden
encontrarse. Por ello, entre tanta diversidad, es importante
saber que existe
-
37
una clasificación establecida para saber diferenciar el tipo de
documento, la
cual expone Vázquez (2008), de la siguiente forma:
“Documentos Dispositivos o imperativos: Son aquellos en los que
la autoridad asienta su voluntad con intención de ser obedecida,
Ejemplos: Del Poder Legislativo: Leyes, Del Poder Ejecutivo:
decretos, resoluciones, ordenanzas (…)”
Documentos Testimoniales o Registrales: Son aquellos en que la
autoridad asienta o acepta una información de modo que haga fe y
tenga valor legal. Estos documentos son la verdad jurídica.
Ejemplos, los Registros del Estado: Civil, de la Propiedad (mueble
e inmueble), de patentes y señales, de graduados universitarios
(…)
Documentos meramente probatorios: Son aquellos en los que un
sujeto cualquiera sustenta con su firma la información de un dato o
hecho relacionada con una tramitación, o una concesión, o una
solicitud. Ejemplo: Documentos contables no avalados con requisitos
legales (….) todo tipo de correspondencia, cartas, notas, oficios
(…)”. (p. 27)
2.3.2.3 Tradición Documental
Según el Archivo General de La Nación (1990), de Venezuela, es
“el
carácter o atributo de un documento que se origina en el
objetivo que
persigue cada uno de sus ejemplares y permite clasificar tales
ejemplares en
original, copia, borrador y minuta”. (p. 230)
La producción documental puede estar en diferentes
ejemplares
según la función administrativa, además representa el paso de
información
desde que se originó el documento. Para entender un poco más
acerca de
este concepto, Vázquez (2008), presenta los diferentes
ejemplares dentro de
este concepto.
-
38
“Original: Es el ejemplar de un documento auténtico, cuyo texto
presenta todos los requisitos que lo habilitan (habilitaron) para
cumplir el objetivo al que está (estaba) destinado. (….)
Copia: Es el ejemplar de un documento que contiene el texto del
original pero que no ha sido producido para cumplir el objetivo
para el cual es documento se creó (….)
Borrador: Es un documento provisional, preparatorio, previo al
ejemplar original. (….)
Minuta: Es un boceto, esquema o enumeración de asuntos que
habrán de volcarse al documento original” (p. 33-34)
Al igual que la Tipología Documental, la prueba de actividades
o
funciones está reflejada en la Tradición Documental. Las
empresas y
personas consideran de alto valor el documento original, por ser
producto
inmediato de su productor; de ahí su resguardado con sumo
cuidado; en
otras instancias las copias también adquieren valor
significativo ya que
reflejan la información del documento original, y muchas veces
son
manejados más que éstos últimos por medidas de protección.
2.3.2.4 Valores de los Documentos
Son propios de todo documento desde el momento de su
creación
hasta el fin de su ciclo de vida, guardando relación con la
función que lo
originó. Existen dos tipos de valores:
2.3.2.4.1 Valores Primarios.
Para Hermida e Iglesias (2014), estos son:
“Valores Administrativos: “Todas las organizaciones durante el
ejercicio de sus funciones producen documentos que reflejan
-
39
trámites administrativos y mientras esa acción administrativa
esté vigente, los documentos conservan este valor (….)
Valor Legal: documentos con este tipo de valor serían los
utilizados como pruebas en los tribunales” (….)
Valor fiscal: “muchos de los documentos generados por la empresa
permiten justificar el dinero que ha recaudado o gestionado durante
un tiempo determinado y durante el tiempo que tiene que justificar
sus gastos, esos documentos cuentan con valor fiscal” (p. 117)
El Glosario Ilustrado de Terminología Costarricense (s.f) agrega
un
valor más a este grupo
Valor Contable: es la “utilidad o aptitud de los documentos
que
soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y
egresos y
de los movimientos económicos de una entidad pública o
privada”
(s.p)
El documento posee valor primario desde su nacimiento, ya que
tiene
como objetivo la función administrativa para la cual fue creado.
Estos valores
no son autoexcluyentes, es decir un documento puede tener dos o
más
valores al mismo tiempo.
2.3.2.4.2 Valores Secundarios
Muñoz y Mostacilla (2014), exponen:
“Valor Evidencial: Es el valor que revela el origen,
organización y desarrollo de una entidad
Valor Testimonial: Refleja la evolución y los cambios más
importantes desde el punto de vista legal que sufre la institución
(políticas reglamentos procedimientos, decretos, leyes)
-
40
Valor Informativo: La documentación histórica por lo regular
posee valores informativos en tanto revelan fenómenos particulares
de las instituciones”. (p.19)
Al ir finalizando su período de vida útil o uso continuo, y con
el paso
del tiempo; el documento adquiere valor secundario para la
institución o
persona. Este valor representa el hecho de que el documento
sirve ahora
como fuente de información histórica y cultural; los documentos
conservados
con estos valores reflejan la memoria institucional y permiten
conocer cómo
ha evolucionado la empresa a través del tiempo.
2.3.2.5 Agrupaciones Documentales
Son los distintos documentos producidos por una institución
o
persona, los cuales van conformando conjuntos documentales
que
constituyen la estructura del fondo documental.
La Dirección General de Archivo Nacional (2010), de Costa Rica,
las
define de la siguiente forma:
“Fondo: “Conjunto de documentos, con independencia de su tipo
documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y
utilizados por una persona física, familia o entidad en el
transcurso de sus actividades y funciones como productor (….)
Sub-fondo: “Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de
documentos relacionados entre sí que se corresponde con las
subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo
origina (….)
Serie: Documentos organizados de acuerdo con un sistema de
archivo o conservados formando una unidad como resultado de una
misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma
actividad; que tienen una forma particular; o como
-
41
consecuencia de cualquier otra relación derivada de su
producción, recepción o utilización (….)
Unidad Documental Compuesta: Unidad organizada de documentos
reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante
el proceso de organización archivística, porque se refieren al
mismo tema, actividad o asunto
Unidad Documental Simple: La unidad archivística más pequeña
intelectualmente indivisible” (p. 8-10)
Sobre la base de estas definiciones, se entiende que el fondo es
el
total de la documentación producida como resultado de las
funciones
administrativas o actividades llevadas a cabo por la entidad o
persona; por
ello, éste suele denominarse de la misma manera que la
institución. Como
por ejemplo, el fondo documental del Archivo General de La
Nación
Francisco de Miranda, el cual lleva el mismo nombre de su
Institución;
ocurriendo lo mismo con el fondo documental de Bancrecer S.A
Banco
Microfinanciero.
Tal entidad, se divide en unidades administrativas, por lo cual
el Fondo
se divide a su vez en sub-fondos correspondiente a cada una de
estas
unidades; cuando la entidad tiene una estructura compleja y
existen más
divisiones administrativas; los sub-fondos se dividen
nuevamente.
Sin embargo, aunque la fuente citada no lo mencione, al haber
una
división dentro de los sub-fondos, estos se denominan secciones,
las cuales
según el diccionario del portal web Mundo archivístico (s.f),
son: “ la
producción documental de una unidad o división administrativa o
funcional de
la institución que produce el fondo. La sección es, pues, el
conjunto de
-
42
documentos generado en razón de la actividad de esa subdivisión
orgánica o
funcional”. (s.p)
Ahora, dentro de cada sub-fondo o sección, existen las
series
documentales, tal como expone la definición son aquellas
agrupaciones de
documentos correspondientes a una labor administrativa
recurrente, los
cuales son archivos consecutivamente a su producción, por lo
cual se
relaciona con el principio de orden original.
Por su parte, la unidad documental compuesta como bien se
define,
hace referencia a la agrupación de documentos sobre un mismo
tema, lo
cual puede ser considerado como la historia del asunto tratado y
el reflejo del
proceso administrativo relacionado. En tanto, la unidad
documental simple es
el documento en sí, por ello se le conoce como la unidad
archivística más
pequeña, puede ser una carta o una fotografía, entre otros.
2.3.3 Expediente
Hermida e Iglesias (2014), consideran que un expediente “es
un
conjunto de documentos relacionados con un tema concreto; es una
unidad
documental que se utiliza en todos los archivos” (p.84).
Ciertamente, el expediente es el resultado de la conformación de
un
conjunto de documentos relacionados a un asunto en particular,
si se habla
de un expediente Judicial, los documentos que conforman este
expediente
-
43
estarán relacionados con temas legales; así mismo si se habla de
un
expediente de Recursos Humanos, los documentos estarán
relacionados con
un empleado de la empresa donde labore.
La Universidad de Cádiz (s.f), describe este concepto como
el
“conjunto ordenado de documentos generados o recibidos por una
unidad u
oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo
asunto”. (s.p)
Dentro de un expediente, se cumple lo expuesto por esta
universidad, ya que
los documentos que reúne son Documentos de Archivo, por lo cual
el
expediente en su totalidad representa la evidencia de
procesos
administrativos.
De manera concisa, el expediente es un conjunto de
documentos
referidos a un mismo asunto, entidad o persona, que representan
un
procedimiento administrativo y se encuentran ordenados bajo un
criterio
particular.
2.3.4 Principios Archivísticos
Universalmente aceptados y establecidos en toda unidad
archivística,
los dos principios expuestos a continuación son la base para
todo proceso y
actividad archivística, representan el origen de pautas y normas
para la
organización documental.
-
44
2.3.4.1 Principio de Procedencia
Según Gómez (2012); este principio consiste en que “Los
documentos
deben guardarse de acuerdo con el origen, lo cual comprende
tanto los
documentos generados en un área o división de la empresa, como
los
recibidos de empresas o instituciones externas” (p. 57)
Con relación a este concepto, el Principio de Procedencia es
el
respeto a quien creó el documento y permite de primera mano
establecer el
proceso de organización. Esta definición es aplicable, no sólo
cuando se
reciben documentos sino cuando se busca reconstituir el orden en
caso de
que se hayan desarticulado con el tiempo. De manera más precisa
expone
Mendo (2004), para él este principio “establece que los fondos
de archivo
deben conservarse en su organización original, no debiendo
mezclarse los
fondos procedentes de un organismo con los de otro.” (p. 37)
Adicionalmente, cabe destacar que este principio mantiene la
integridad de las agrupaciones documentales y ubicar de forma
precisa el
documento en el fondo que le corresponde.
2.3.4.2 Principio de Orden Original
Para Acevedo (s.f), tal principio consiste en que “los
documentos de
un fondo deben mantenerse, a lo largo de su vida, en el orden
otorgado por
-
45
su entidad de origen, o sea, clasificados de acuerdo a las
acciones
desarrolladas por la entidad o a sus propias estructuras
administrativas” (s.p)
Tal como el principio anterior, es base para la organización;
facilita la
localización de los documentos, pues se mantiene el orden que
les fue
asignado según su función administrativa; permitiendo la
secuencia y orden
del documento. Según Mendo (2004), “Las series, unidades o
piezas
documentales, deben conservarse en el mismo orden que se les
asignó
durante su vida administrativa”. (p. 57)
Una entidad produce documentos en todo momento como parte de
sus funciones administrativas, mientras que en el principio de
procedencia se
respeta el origen del documento, este principio tiene en cuenta
la fecha de
producción, permitiendo mantener una secuencia lógica y natural
de la
documentación.
2.3.5 Organización
Según el Glosario Ilustrado de Terminología Archivística
Costarricense
(s.f), la organización se define como la manera en que:
“se disponen los documentos para su localización y recuperación
inmediata de la información (…) La organización de documentos
archivísticos, consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones
o procedimientos orientados a la clasificación, la ordenación y la
signatura o codificación de los documentos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y de orden original. (s.p)
-
46
Efectivamente, tal como expone el Glosario, la organización
garantiza
la localización oportuna y control físico de la documentación,
pues es el
primer paso para ubicar fácilmente la información, además un
Archivo
desorganizado no lleva a cabo sus funciones de manera
correcta.
López (2004), considera la Organización como el
“Procedimiento
intelectual y físico, así como los resultados de analizar y
organizar los
documentos de acuerdo con los principios archivísticos” (p.
276). Por su
parte, Jiménez (2014) define: “Consiste en el desarrollo de un
conjunto de
acciones o procedimientos orientados a la clasificación,
ordenación y la
signatura o codificación de los documentos, teniendo en cuenta
los principios
de procedencia y de orden original”. (p.409)
Relacionando estos dos conceptos con el primero, se observa
la
mención de los principios universales archivísticos a partir de
los cuales se
tiene que basar todo proceso en un Archivo, así mismo la
referencia a otros
procesos dentro de la organización, pues esta es el inicio para
el manejo de
la documentación y satisfacción de las necesidades de
información, dando
pie a establecer criterios uniformes para acceder a ésta.
2.3.5.1 Clasificación
El Diccionario de Terminología Archivística, publicado por el
Ministerio
de Cultura de Madrid (1995), define clasificación como la
“operación
archivística que consiste en el establecimiento de las
categorías y grupos
-
47
que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer
paso del proceso
de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico
denominada
identificación” (s.p)
Con base en esta definición, vale considerar la clasificación
como el
proceso que estructura el fondo documental, es decir, va
estableciendo
grupos con características en común, es sinónimo de distribuir.
Es el primer
paso dentro del proceso organizativo, pues se necesita tener un
panorama
inicial de orden que permita visualizar qué tipo de
documentación ésta en el
Archivo.
Jaén (2006), define clasificación como “una operación
intelectual que
permite aglutinar la documentación de forma jerárquica, por
medio de grupos
o clases. Es condición básica para realizar esta actividad, el
respeto al
principio de procedencia de los documentos”. (p. 94)
Efectivamente esta operación es intelectual, pues se necesita
analizar
aspectos como las funciones o estructura de la entidad, teniendo
en cuenta
los requerimientos de la empresa. En congruencia con esto, Godoy
y López
(2001), definen Clasificación como “la labor intelectual
mediante la cual se
identifican y establecen las series que componen cada
agrupación
documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la
estructura
orgánico-funcional de la entidad”. (p. 8-9)
-
48
El resultado de Clasificar son las diversas agrupaciones
documentales que necesitan ser visualizadas y reflejadas para el
buen
manejo de la documentación y para ello se vale de un
instrumento
archivístico, expuesto a continuación:
2.3.5.1.1 Cuadro de Clasificación Documental
Para Sierra (2006), este cuadro es “La herramienta que nos
permite
codificar, identificar y organizar cada una de las series,
subseries y tipologías
documentales en cada unidad administrativa” (p. 87)
Lo expuesto por Sierra, refleja la ventaja de aplicar este
instrumento
archivístico, pues al codificar las distintas agrupaciones
documentales no
solo permite la organización, sino que facilita la localización
de documentos,
control y manejo del Archivo; ya que la producción documental
suele
aumentar, y de no tener identificado qué contiene cada
agrupación se vuelve
un estado de desorganización.
Godoy y López (2001) exponen: “Son esquemas que reflejan la
jerarquización y clasificación dada a la documentación producida
por una
institución. En ellos se registran jerárquicamente las
Secciones,
Subsecciones, las Series, Subseries Documentales”. (p. 22). Con
base en lo
expuesto a la jerarquización, quiere decir que se representará
de lo general a
lo específico, en donde se indica en primer lugar el nombre del
fondo y a
partir de ahí los subfondos y series que se derivan de él.
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El Cuadro de Clasificación Documental es una herramienta clave
en el
proceso de Gestión Documental que permite tener una visión
general de lo
que compone al fondo, considerando en este aspecto lo particular
de su
composición para cada institución, ya que es el reflejo de lo
producido por
ésta y la documentación de cada entidad es diferente.
2.3.5.1.1.1 Modelos de Cuadro de Clasificación
Según la particularidad de cada institución se construye el
Cuadro de
Clasificación, buscando la manera que mejor se adapte a sus
funciones y
permita tener el control documental. Por esta razón, Sierra
(2006) expone
sus diferentes modelos.
“Cuadro de Clasificación Orgánico: este modelo tiene como base
la estructura orgánica y el orden jerárquico preestablecido para
cada organización (organigramas) en el cual se parte de la idea que
cada unidad administrativa define las unidades mayores (seccione y
subsecciones) (….)
Cuadro de Clasificación Funcional: Este modelo se encuentra
ligado con las funciones de la entidad y de las unidades mayores
(secciones y subsecciones). (….)
Cuadro de clasificación Orgánico-Funcional: Este modelo ha sido
trabajado por diversos archivistas en el ámbito mundial, (…), como
la opción más válida al interactuar conjuntamente con los modelos
anteriores y caracterizarse por ser las unidades mayores (secciones
y subsecciones) definidas por la estructura orgánica y las unidades
intermedias (series y subseries) por las unidades recomendadas por
norma o reglamento a cada unidad administrativa. (….)
Cuadro de Clasificación uniforme-integral de documentos: Este
último modelo se caracteriza por ser una variación del Cuadro
funcional, cuya flexibilidad permite la interacción de todas las
unidades administrativas al ser un único cuadro, presenta el
consolidado de series (generales y específicas).” (p. 89-90)
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Con base en lo expuesto anteriormente, el Cuadro de
Clasificación
Documental, es una herramienta valiosa para la empresa o persona
que
desee organizar los Documentos de Archivo, sus diferentes tipos
de cuadro
permiten a la institución escoger el que mejor se adecue a
ellos, pues este
debe servir para todo el Sistema de Archivos; facilitándoles la
localización
física de cada documento.
2.3.6 Ordenación
El Diccionario del Grupo Iberoamericano de Tratamiento de
Archivos
Administrativos (GITAA) (1997), (citado por el Sistema Nacional
de Archivos
de Colombia, 2003), expone el concepto de ordenación
definiéndolo como la
“Operación Archivística realizada dentro del proceso de
organización que
consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o
alfabéticas,
dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación”
(p. 6)
Es el proceso posterior a la clasificación, al tener ya agrupada
la
documentación se establece dentro de cada una, un método de
relacionar
los documentos entre sí, lo cual se logra a través de la
ordenación,
estableciendo secuencias específicas bajo un criterio
determinado.
Para Ardila y Triana (2012), la ordenación:
“Es la forma como al interior de cada grupo documental
establecido se van a conservar los documentos dentro de las
carpetas. Obedecerá necesariamente a uno de los sistemas de
ordenación conocidos universalmente. (Alfabético, numérico y
cronológico) de acuerdo a las características de los
documentos.
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Aquí se aplica el principio archivístico de orden original. El
cual establece que los documentos deben archivarse en el orden
en
que fueron generados”. (p. 38)
El método de ordenación está relacionado con la empresa donde
esté
el Archivo, por ello hay distintos tipos de ordenamientos,
mencionados en el
concepto anterior: alfabético, numérico y cronológico que pueden
utilizarse
según la necesidad de la empresa o persona. Un aspecto
importante es la
aplicación del Principio de Orden Original, pues de nada sirve
establecer un
sistema de ordenamiento si no se archivan bajo este
principio
Martos, Desongles, Santos y Carrillo (2005), consideran la
ordenación
como:
“la segunda operación archivística (…) Consiste básicamente en
unir los elementos (documentos) dentro de un conjunto (la serie
documental) de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano.
La ordenación relaciona los documentos entre si y proporciona a
cada uno de ellos una situación determinada un número de orden
dentro de las unidades de instalación, es decir
dentro de los legajos, libros o cajas que contienen documentos”.
(p. 515)
Esta última definición, es similar a lo expuesto por los
autores
anteriores en referencia a la interrelación de documentos que
establece la
ordenación. De manera precisa la ordenación es aquel proceso
que
determina la disposición física y coherente de los documentos
según la
dinámica administrativa de la organización, facilitando el
acceso a la
información y la rápida localización.
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2.3.6.1 Sistemas de Ordenación
La ordenación se divide en tres sistemas o tipos de ordenación,
lo cual
se detalla a continuación con base en lo expuesto por el Archivo
General de
la Nación (2003) de Colombia:
2.3.6.1.1 Sistema de Ordenación Numérico
“Ordinal: Consiste en disponer los documentos en forma
consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los
identifica (….)
Cronológico: “Consiste en colocar un documento detrás del otro
en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación
ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año,
seguido del mes y al final el día” (p. 13)
En este sistema, la numeración asignada debe ser un número
que
identifique al fondo y sea conocido por todo aquel que maneje el
Archivo, en
ocasiones puede ser un código o serial de identificación
2.3.6.1.2 Sistemas de Ordenación Alfabética
“Onomástico: “Se utiliza para series documentales compuestas por
expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo
(….)
Toponímico (o Alfabético-Geográfico): “Se ordena la serie
documental alfabéticamente por nombres de lugares. Este tipo de
ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio,
la localidad, el barrio, etc. (….)
Temático: Se ordenan las series y subseries documentales por el
asunto o tema de su contenido.” (Ob. Cit. p.14)
La Ordenación Alfabética, tal como se expone puede ser
adecuada
para algunos Archivos. Sin embargo, para otros representa un
sistema
generalizado y poco viable, por ejemplo: en Archivos de Recursos
Humanos,
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donde al utilizar el orden alfabético basado en el nombre de un
trabajador,
puede presentarse coincidencias al ir aumentando la
documentación.
Como tercer y último sistema se presenta:
2.3.6.1.3 Sistema de Ordenación Mixto
“Ordinal Cronológico Aplica este sistema de ordenación también a
series documentales cuyas unidades documentales son numéricas
simples y a la vez cronológicas (Resoluciones, Acuerdos y
Decretos), las cuales se controlan en primer lugar por el número de
la unidad documental y después por el cronológico” (Ob. cit. p.
14-15)
Una combinación de dos tipos de ordenación puede ser adecuada
ya
que ofrece las ventajas de cada uno. De manera general, es
importante
saber reconocer el sistema de Ordenación necesario, evaluando
cuál es
mejor según la de documentación contenida en el Archivo, pues
este será
una herramienta útil al momento de requerir una información de
manera
precisa.
2.3.7 Descripción
Según el Consejo Internacional de Archivos (CIA) (1999), en la
Norma
Internacional General de Descripción Archivística (ISAD-G, por
sus siglas en
inglés) se expone:
“es una representación exacta de la unidad de descripción y, en
su caso, de las partes que la componen la recopilación, análisis,
organización y registro de la información que sirve para
identificar, gestiona, localizar y explicar los documentos de
archivos, así como su contexto y el sistema que los ha producido”
(p. 16).
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Tercer y último proceso de la organización, tal como expone
esta
definición, la descripción refleja el contenido del documento
apoyando en la
transmisión de información al usuario. Pues un Archivo puede
estar
clasificado y ordenado, pero si no es descrito el contenido de
su
documentación se dificulta acceder a éste. Por ello, en
concordancia con
esta definición, la descripción además de facilitar el control
archivístico físico
e intelectual, permite la eficaz localización de los
documentos.
Por su parte López (2004), expone:
“Fase del tratamiento archivístico que permite el acceso a los
fondos documentales o a sus partes (….) facilitando la localización
de los documentos, revelando su carácter e indicando su contenido.
Creación de una representación exacta de una unidad de descripción
y de las partes que la componen, en caso de haberlas, por el
procedimiento de captación, cotejo, análisis y organización de
cualquier información que sirva para identificar la documentación
del archivo y explicar el contexto que la produjo.” (p.422)
Con base en este significado, la Descripción Documental
identifica y
explica el contenido de los documentos, facilitando al usuario
la comprensión
del contexto de éstos, su procedencia, las funciones de las que
deriva su
producción y los asuntos que trata, pues esta es su finalidad:
informar.
Relacionado a lo anterior, Rubio (1964), lo expresa de forma
breve: “Proceso
de análisis de los documentos de archivo o de sus
agrupaciones,
materializado en representaciones que permitan su identificación
y
localización y la recuperación de su información para la gestión
o la
investigación” (p. 42).
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El resultado de la función archivística son diversos
instrumentos de
información, los cuales constituyen el vínculo entre el Archivo
y los usuarios,
facilitan el acceso a la documentación e identifican y localizan
en diferente
nivel de amplitud el fondo, series y unidades documentales.
2.3.7.1 Instrumentos de Descripción
Guía
Para Ferriol, Pedierro, Mesa y Maza (2008):
“Instrumento de búsqueda informativa que suministra una
panorámica del conjunto o parte de los fondos de uno o varios
archivos. Su función es la de informar panorámicamente sobre el
conjunto documental. Pueden ser de diversos tipos: general,
especiales, de fuentes, de archivo, entre otras” (p. 34)
Inventario: Según Rubio (1964), “Describe breve y globalmente
las
series documentales que conforman el fondo documental,
haciendo
referencia a las unidades de instalación para su localización”.
(p.42).
Catálogo: Para Rojas (2014), “Los catálogos incluyen
información
detallada de piezas documentales, es decir, de expedientes o
documentos simples, siempre que pueda relacionárselos con
los
niveles descriptivos superiores a los que pertenecen
(series,
secciones y fondos)”.(p.54)
Índice: Rubio (1964) expone: “Indican la localización de los
documentos que contienen una información sobre la que
estamos
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interesados y (…) servirán de documento indispensable a los
otros
instrumentos de descripción” (p.43)
Cabe destacar que todo el proceso archivístico, incluyendo
la
elaboración de un instrumento de descripción; obedece a un
proceso
normado y a un conjunto de reglas que establecen los
parámetros
adecuados y guían al archivólogo a realizar labores descriptivas
de forma
unificada. Un ejemplo de esto: es La Norma Internacional General
de
Descripción Archivística: ISAD-G, definida por El Consejo
Internacional de
Archivos (CIA) (1999) como:
“constituye una guía general para la elaboración de
descripciones archivísticas. Debe utilizarse juntamente con las
normas nacionales existentes o como base para el desarrollo de
normas nacionales (…) contiene reglas generales para la descripción
archivística que pueden aplicarse con independencia del tipo
documental o del soporte físico de los documentos de archivo”.
(p. 12).
2.3.8 Valoración
Para Cruz (1994), la valoración es:
“el estudio de las series documentales una por una: su origen
funcional, la naturaleza de los actos que recogen, la tipología
documental, el valor que han tenido o puedan conservar en adelante
para la entidad que los ha creado, el que puedan ofrecer para su
propia historia, para la investigación en general y para la
difusión cultural; es decir, su valor administrativo, legal e
histórico, de formación y de investigación”. (p. 211)
Con relación a la definición de Cruz, la valoración se basa en
el
análisis exhaustivo del documento, saber qué lo ha producido,
bajo qué
circunstancias y con qué objeto. Se lo considera uno de los
procesos bases
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de la conservación, ya que evalúa la importancia del documento
para la
entidad que lo produjo, como prueba de las gestiones
administrativas.
Según López (2004) la Valoración es:
“Fase segunda del proceso de expurgo cuyo objetivo es determinar
para cada una de las series documentales sus valores primarios y
secundarios y, en función de los mismos, calificarlas, fijando su
destino final y estableciendo los plazos de trasferencia, acceso y
conservación o eliminación total o parcial” (p. 539)
Ciertamente, en concordancia con este significado, al realizar
el
análisis de valores para fijar el destino, es indispensable
tomar en cuenta el
valor primario para la institución y también su valor secundario
pues muchas
veces los documentos suelen ser consultados después de un largo
período
aun cuando se creía que no.
Con base en lo anterior, la valoración puede definirse como el
proceso
de analizar la documentación tanto en valores primarios como
secundarios.
Al valorar no se busca precisamente la eliminación de
información, sino
conservar y respetar el fondo documental; la memoria de la
institución o de
una persona. La Valoración apoya a su vez procesos
archivísticos
posteriores como la Transferencia Documental, incluso el
Expurgo, y facilita
el acceso a los documentos
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2.3.8.1 Tabla de Retención Documental (TRD)
De modo general, es el instrumento que establece los tiempos de
retención de los documentos dentro de cada Archivo, refleja el
resultado del análisis realizado en la Valoración.
Palacios (2014), expone que dicha tabla es
“un listado de series o subseries, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se le asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos
(Archivo de Gestión y Archivo Central) y establece la disposición
final de los documentos de acuerdo a la normatividad aplicable a
cada caso particular”. (p. 3)
La realización de estos listados, tal y como define Palacios
permite
tener una idea clara del tiempo que estarán los documentos en
cada archivo
dentro de su ciclo de vida, y el tiempo de conservación de ellos
una vez
terminada su vigencia, facilitando el control y acceso a estos.
Lo anterior
también es expuesto por Grupo Iberoamericano de Tratamiento de
Archivos
Administrativos (GITAA), de manera muy similar:
“Listado de series y sus correspondientes tipos documentales,
producidos o recibidos por una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada fase de archivo” (p. 117)
Así pues, de forma puntual se considera la Tabla de
Retención
Documental como instrumento archivístico, que refleja el tiempo
de
conservación y los valores de los documentos, trayendo como
consecuencia
el establecimiento de criterios para las transferencias
documentales, orden y
control de la información. Cabe destacar que al momento de
establecer los
tiempos de permanencia del documento se debe tomar en cuenta las
leyes,
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ya que algunos documentos deben ser conservados bajo tiempos
específicos
según basamentos legales.
2.3.9 Selección
Para el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la
República (SIGEPRE) (2016), de Colombia, “Es la decisión
resultante de la
valoración hecha en cualquier etapa del ciclo de vida de los
documentos,
registrada en las tablas de retención o tablas de valoración
documental con
miras a su conservación total, eliminación, selección y/o
reproducción” (p. 23)
Ciertamente, este proceso sigue a la Valoración; ya que es
indispensable reali
