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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
SEDE SUR
ASISTENCIA EJECUTIVA DE GERENCIA
“DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCESOS DE ARCHIVO PARA EL DEPARTAMENTO DE
RENTAS-TRANSFERENCIAS DE DOMINIO DE LA ADMINISTRACIÓN ZONAL
QUITUMBE”
Informe Final de Investigación presentado como requisito para obtener el Título de
Licenciado en Asistencia Ejecutiva de Gerencia.
AUTOR
JHONATAN EDGAR TITO CABAY
TUTOR
MSc. JEFFERSON DOMÍNGUEZ E.
Quito, noviembre 2016
ii
© DERECHOS DE AUTOR
Yo, Jhonatan Edgar Tito Cabay en calidad de autor del trabajo de investigación:
Diseño de un Manual de Procesos de Archivo para el Departamento de Rentas –
Transferencia de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe, autorizo a la
Universidad Central del Ecuador hacer uso de todos los contenidos que me
pertenecen o parte de los que contiene esta obra, con fines estrictamente
académicos o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente
autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en
los artículos 5, 6, 8; 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su
Reglamento.
Asimismo, autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la
digitalización y publicación de este trabajo de investigación en el repositorio
virtual, de conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la Ley
Orgánica de Educación Superior.
Firma:
----------------------------------
Jhonatan Edgar Tito Cabay
Cd.N° 172316712-6
iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Jefferson Humberto Domínguez Estévez, en calidad de tutor del trabajo de
titulación:
Diseño de un Manual de Procesos de Archivo para el Departamento de Rentas –
Transferencia de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe, elaborado por el
señor Jhonatan Edgar Tito Cabay, estudiante de la Carrera de Asistencia Ejecutiva
de Gerencia, Facultad Sede Sur de la Universidad Central del Ecuador, considero
que el mismo reúne los requisitos y méritos necesarios en el campo metodológico
y en el campo epistemológico, para ser sometido a la evaluación por parte del
jurado examinador que se designe, por lo que lo APRUEBO, a fin de que el trabajo
investigativo sea habilitado para continuar con el proceso de titulación
determinado por la Universidad Central del Ecuador.
En la ciudad de Quito a los 17 días del mes de octubre del año 2016.
Firma:
----------------------------------
MSc. Jefferson Domínguez
Cd.N°1710450592
iv
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD SEDE SUR
CARRERA DE ASISTENCIA EJECUTIVA DE GERENCIA
Diseño de un Manual de Procesos de Archivo para el Departamento de Rentas –
Transferencia de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe.
Autor: Jhonatan Edgar Tito Cabay
Tutor: MSc. Jefferson Domínguez E.
18 octubre de 2016
RESUMEN
El presente trabajo de investigación se enfoca en el Diseño de un Manual de
Procesos de Archivo para el Departamento de Rentas – Transferencia de Dominio
de la Administración Zonal Quitumbe, el cual indicará el proceso para el correcto
archivo y manejo documental, al mismo tiempo se mejora la atención a los
usuarios que diariamente se acercan al Departamento de Rentas, este Manuales
ha desarrollado con el propósito de implantar una guía para los Servidores
Municipales que laboran en ventanilla como en el archivo su aplicación será
importante para renovar el sistema de archivo, organizando los expedientes de
manera numérico, realizando búsquedas y localizando con precisión los distintos
expedientes en menor tiempo, de esta manera se evita el deterioro de
documentos, pérdida y mal uso de la información generando retraso en la entrega
de los distintos trámites a alrededor de 54 personas diarias aproximadamente.
Para el Diseño de un Manual de Procesos de Archivo para el Departamento de
Rentas – Transferencia de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe se
plantearon los objetivos tanto el general como los específicos, mecanismos
v
necesarios para el trabajo de investigación. En el Marco General se detalla las
técnicas de Archivo, Gestión Documental, Unidades y Lugares de Conservación. La
investigación es de carácter documental, de campo, descriptiva y explicativa. Se
tomó a todos los Servidores Municipales puesto que la población que existe en la
organización es manejable. En esta investigación se ha utilizado la técnica de la
encuesta, con su respectivo análisis e interpretación de resultados.
vi
ABSTRACT
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD SEDE SUR
CARRERA DE ASISTENCIA EJECUTIVA DE GERENCIA
Design of a process Manual of File for the Department of Revenues –
Transference of Mastery of the Zonal Administration Quitumbe.
Author: Jhonatan Edgar Tito Cabay
Tutor: MSc. Jefferson Dominguez
On October 18, 2016
SUMMARY
The present research work is focused on the design of a Manual of processes of
file for the Department of Revenue - Domain Transfer of the Administration Zonal
Quitumbe, which will indicate the process for the correct file and handling
documentary, at the same time improving the attention to the users that are daily
approaching the Department of Revenue, this Manual has been developed with
the purpose of implementing a guide for servers municipal working in Window as
in the file your application will be important to renew the file system, organizing
the files in a manner numeric, searching and locating with precision the various
files in less time, this way prevents deterioration Documents, loss and misuse of
the information generating delay in the delivery of various procedures to around
54 people a day approximately. For the design of a Manual of processes of file for
the Department of Revenue - Domain Transfer of the Administration Zonal
Quitumbe raised the objectives both general and specific, mechanisms necessary
vii
for the work of investigation. In the general framework outlined the techniques of
File, Document Management, units and Conservation Areas. The research is of a
documentary nature, field, descriptive and explanatory. It took to all servers
Municipal since the population that exists in the organization is manageable. In
this research has used the technique of the survey, with their respective analysis
and interpretation of results.
viii
DEDICATORIA
Dedico este trabajo principalmente a Dios por haberme dado la vida y
permitirme el haber llegado hasta este momento tan importante de mi
formación profesional.
A mi papá, mi mamá y mi hermana quienes han estado siempre motivándome
para poder alcanzar metas.
Compañeros de universidad y de trabajo con sus enseñanzas se ha logrado
cumplir con varias metas trazadas.
A cada uno de ustedes gratitud eterna.
ix
ÍNDICE GENERAL
pág.
LISTA DE CUADROS .......................................................................................................xiv
LISTA DE GRÁFICOS........................................................................................................xv
RESUMEN....................................................................................................................... iv
ABSTRACT ...................................................................................................................... vi
DEDICATORIA ...............................................................................................................viii
CAPÍTULO I...................................................................................................................... 2
1. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA........................................................................ 2
1.1 Antecedentes del problema ...................................................................... 2
1.2 Planteamiento, descripción y definición del problema ............................ 3
1.3 Formulación...............................................................................................4
1.4 Preguntas Directrices ................................................................................ 5
1.5 Objetivos.................................................................................................... 5
1.5.1 Objetivo general ........................................................................................ 5
1.5.2 Objetivos específicos ................................................................................. 5
1.6 Justificación ...............................................................................................5
CAPÍTULO II..................................................................................................................... 7
2. MARCO GENERAL......................................................................................... 7
2.1. Marco Referencial........................................................................................ 7
2.1.1 Marco Teórico .............................................................................................. 7
x
2.1.1.1 Cultura .......................................................................................................... 7
Según sus definiciones ...............................................................................................8
Según su desarrollo: ................................................................................................... 8
2.1.1.2 Gestión Documental .................................................................................. 10
Características de la gestión documental.......................................................... 11
Valoración documental...................................................................................... 12
2.2 Marco Conceptual...................................................................................... 15
2.2.1 El Archivo.................................................................................................... 15
2.2.2 Importancia ................................................................................................15
2.2.3 Las funciones del archivo........................................................................... 15
2.2.4 Dentro de una dependencia existen Archivo de Gestión, Central e
Intermedio. (Ver Cuadro 1) ...................................................................................... 16
Resguardo de documentación........................................................................... 22
4.2 Marco Legal ................................................................................................23
4.3 Trabajos Previos......................................................................................... 26
4.4 Definición de Términos Básicos................................................................. 27
4.5 DIAGNÓSTICO ............................................................................................ 34
CAPÍTULO III.................................................................................................................. 36
3. METODOLOGÍA UTILIZADA........................................................................ 36
3.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN................................................................36
3.1.1 Documental ............................................................................................. 36
3.1.2 De Campo ................................................................................................36
3.2 NIVEL DE INVESTIGACIÓN........................................................................ 37
xi
3.2.1 Descriptiva ...............................................................................................37
3.2.2 Explicativa................................................................................................37
3.3 Operalización de las Variables................................................................. 37
3.4 Población y Muestra................................................................................ 40
3.4.1 Población ................................................................................................. 40
3.5 Instrumentos y (o) Materiales................................................................. 40
3.5.1 Instrumento: Encuesta ............................................................................ 40
CAPÍTULO IV ................................................................................................................. 42
4. DISCUSIÓN.................................................................................................. 42
4.1 Procedimiento de la ejecución de la investigación ................................. 42
4.2 Análisis e interpretación de datos........................................................... 42
4.3 Resultados ...............................................................................................61
4.4 Limitaciones............................................................................................. 61
CAPITULO V .................................................................................................................. 62
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.................................................... 62
5.1 Conclusiones............................................................................................ 62
5.2 Recomendaciones ................................................................................... 63
CAPÍTULO VI ................................................................................................................. 64
6. PROPUESTA DE RESOLUCIÓN AL PROBLEMA ........................................... 64
6.1 DISEÑO DE LA PROPUESTA...................................................................... 64
6.2 DATOS INFORMATIVOS: .......................................................................... 64
6.3 BENEFICIARIOS: ....................................................................................... 64
6.4 RESPONSABLE:......................................................................................... 64
xii
6.5 Antecedentes: ......................................................................................... 65
6.6 Justificación de la propuesta ................................................................... 67
6.7 Objetivos:................................................................................................. 68
6.7.1 Objetivo General: .................................................................................... 68
6.7.2 Objetivos Específicos: .............................................................................. 68
6.8 Ubicación sectorial y física ...................................................................... 69
6.9 Factibilidad .............................................................................................. 70
6.10 Descripción de la propuesta.................................................................... 70
6.10.1El Archivo del Departamento de Rentas-Transferencias de Dominio de la
Administración Zonal Quitumbe........................................................................ 72
6.10.2Funciones del Archivo del Departamento de Rentas-Transferencias de
Dominio de la Administración Zonal Quitumbe. .............................................. 72
6.10.3Evaluación al Servidor Municipal ............................................................ 80
6.10.4Condiciones físicas para el resguardo de los expedientes ...................... 81
6.10.4.1 Estanterías ....................................................................................... 82
6.10.4.2 Iluminación ...................................................................................... 82
6.10.4.3 Polvo ................................................................................................83
6.10.4.4 Ventilación....................................................................................... 83
6.10.4.5 Impactos .......................................................................................... 83
6.10.4.6 Administrativo ................................................................................. 83
6.10.4.7 Educativo ......................................................................................... 83
Bibliografía: ................................................................................................................... 84
Anexos........................................................................................................................... 86
xiii
ANEXO A: CUESTIONARIO APLICADO AL USUARIO................................................... 87
ANEXO B: CUESTIONARIO APLICADO AL SERVIDOR MUNICIPAL.............................. 89
ANEXO C: FICHA DE VALIDACIÓN SÍNTESIS DEL VALIDADOR ................................... 91
ANEXO D: FICHA DE VALIDACIÓN MEDIANTE EXPERTO ........................................... 96
ANEXO E: CURRICULIM VITAE DEL AUTOR ...............................................................97
ANEXO F: CERTIFICADO ACTIVIDADES REALIZADAS ...............................................100
ANEXO G: CERTIFICADO ABSTRAC .......................................................................... 101
xiv
LISTA DE CUADROS
pág.
Cuadro 1: Valoración Documental............................................................................13
Cuadro2: Resguardo Documental para el Archivo ...................................................22
Cuadro3: V.I Cultura Archivística ..............................................................................38
Cuadro4: V.D Gestión Documental...........................................................................39
Cuadro5: Pregunta 1 al Servidor Municipal..............................................................43
Cuadro6: Pregunta 2 al Servidor Municipal..............................................................44
Cuadro7: Pregunta 3 al Servidor Municipal..............................................................45
Cuadro8: Pregunta 4 al Servidor Municipal..............................................................46
Cuadro9: Pregunta 5 al Servidor Municipal..............................................................47
Cuadro10: Pregunta 6 al Servidor Municipal............................................................48
Cuadro11: Pregunta 7 al Servidor Municipal............................................................49
Cuadro12: Pregunta 8 al Servidor Municipal............................................................50
Cuadro13: Pregunta 9 al Servidor Municipal............................................................51
Cuadro14: Pregunta 1 al Usuario..............................................................................52
Cuadro15: Pregunta 2 al Usuario..............................................................................53
Cuadro16: Pregunta 3 al Usuario..............................................................................54
Cuadro17: Pregunta 4 al Usuario..............................................................................55
Cuadro18: Pregunta 5 al Usuario..............................................................................56
Cuadro19: Pregunta 6 al Usuario..............................................................................57
Cuadro20: Pregunta 7 al Usuario..............................................................................58
Cuadro21: Pregunta 8 al Usuario..............................................................................60
Cuadro 22: Formato de Registro de Expedientes (Libro Excel) ................................73
Cuadro 23: Ordenación Numérico............................................................................74
Cuadro 24: Unidad de Resguardo Tipo L15 ..............................................................74
xv
LISTA DE GRÁFICOS
pág.
Gráfico 1: Lugares de Conservación del Archivo 19
Gráfico 2: Ordenación Cronológico 20
Gráfico 3: Ordenación Alfabético 21
Gráfico 4: Ordenación Numérico 22
Gráfico 5: Pregunta 1 al Servidor Municipal 43
Gráfico 6: Pregunta 2 al Servidor Municipal 44
Gráfico 7: Pregunta 3 al Servidor Municipal 45
Gráfico 8: Pregunta 4 al Servidor Municipal 46
Gráfico 9: Pregunta 5 al Servidor Municipal 47
Gráfico 10: Pregunta 6 al Servidor Municipal 48
Gráfico 11: Pregunta 7 al Servidor Municipal 49
Gráfico 12: Pregunta 8 al Servidor Municipal 50
Gráfico 13: Pregunta 9 al Servidor Municipal 51
Gráfico 14: Pregunta 1 al Usuario 52
Gráfico 15: Pregunta 2 al Usuario 53
Gráfico 16: Pregunta 3 al Usuario 54
Gráfico 17: Pregunta 4 al Usuario 55
Gráfico 18: Pregunta 5 al Usuario 56
Gráfico 19: Pregunta 6 al Usuario 57
Gráfico 20: Pregunta 7 al Usuario 58
Gráfico 21: Pregunta 8 al Usuario 60
Gráfico 22: Carpetas Compartidas 75
Gráfico 23: Formato de Rotulado de la Unidad de Conservación Tipo L15 75
xvi
Gráfico 24: Formato de Acceso a la Información 77
Gráfico 25: Flujograma de Proceso de Archivo 79
Gráfico 26: Indicador de Gestión Documental y Archivos 80
Gráfico 27: Medidas de la Unidad de Resguardo Tipo L15 81
Gráfico 28: Unidad de Resguardo Tipo L15 Horizontal 82
Gráfico 29: Antiguo Archivo Central 102
Gráfico 30: Ingreso el registro al Libro Excel 103
Gráfico 31: Actual Archivo Departamento de Rentas - Transferencias de Dominio
Administración Zonal Quitumbe 103
2
CAPÍTULO I
1. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
1.1Antecedentes del problema
Mediante Resolución No. A059 de 5 de Junio de 2008, se crea la Dirección Municipal
de Archivos y Gestión Documental, adscrita a la Administración General del Municipio
del Distrito Metropolitano de Quito (MDMQ), dependencia responsable de velar por
la seguridad, conservación, integridad y correcta administración de los fondos,
colecciones y más recursos archivísticos de la Municipalidad e implementar políticas
para la preservación de patrimonio documental.
La Ordenanza de Zonificación “Organización Territorial”, N° 002 aprobada el 14 de
diciembre del 2000, en sus artículos 2 y 3 respectivamente, determina las Parroquias
y las Zonas Metropolitanas del Distrito Metropolitano de Quito; en relación con las
cuales, es necesario crear nuevas administraciones zonales, a fin de que se pueda
prestar de mejor manera los servicios que demanda la ciudadanía.
Mediante Resolución N° A 048 con fecha Junio 12 de 2001, fue creada la
Administración Zonal Quitumbe, cuyo administrador ejercerá sus competencias y
funciones en la Zona Metropolitana Sur, que incluye las Parroquias o Sectores
Centrales: Guamaní, La Ecuatoriana, Quitumbe y Chillogallo.
3
En dicha Administración Zonal existen varias funciones archivísticas en la que la
presente investigación se basa en el Departamento de Rentas específicamente
Archivo de Transferencias de Dominio.
A la Administración Zonal Quitumbe ubicada al sur de Quito diariamente se acercan
varias personas naturales y jurídicas a realizar distintos trámites los cuales merecen
ser gestionados y archivados como constancia de haber realizado determinada
gestión, al Departamento de Rentas se acercan a solicitar documentación de años
anteriores, debido a la poca funcionalidad del archivo los solicitantes tardan varios
días para obtener una copia simple o certificada, al tiempo de espera se le suma la
negativa que puede existir al no encontrar su documento o que sí existe pero no saben
cómo localizar dicho documento.
1.2Planteamiento, descripción y definición del problema
En dicha Administración Zonal existen varias unidades de archivo en la que ésta
investigación se basa específicamente al Departamento de Rentas-Archivo de
Transferencias de Dominio.
Las personas de ventanilla quienes son los encargados de la recepción y despacho de
documentos no cuenta con una cultura archivística por lo que los receptores de
documentos no realizan la clasificación numérica impidiendo el ingreso al inventario
y dificultando las búsquedas en un futuro, a más de esto, incumpliendo el Reglamento
General Sustitutivo publicado en el Registro Oficial Suplemento N° 378 del 17 de
octubre de 2006. Sección III. Entrega de Registro y Archivos. Art. 78.- Procedimientos.-
Los documentos de archivo serán entregados mediante inventario, que será suscrito
por los servidores entrante y saliente.
4
La dificultad radica en que al momento de realizar este trámite no lo realizan
correctamente desde la ventanilla es dificultando su búsqueda dentro de la
Administración Zonal y al tratarse de una documentación que requiere muchas
consultas debería ser fácil realizar un filtro e identificar su localización.
Actualmente se registra únicamente el número de ticket que ingresa por ventanilla el
cual es el único dato que se tiene como descripción del expediente y sin mayores
datos de un expediente una búsqueda documental es prácticamente nula.
Existe poca difusión de las normas técnicas archivísticas entre las entidades
municipales, para el correcto manejo de archivos dando origen a una mala cultura
archivística y provocando una escasa búsqueda documental.
En la Administración Zonal Quitumbe crece la necesidad de un manual de procesos
que reúna distintos sistemas de trabajo y procedimientos, para las variadas formas
descriptivas de documentos, tomando en cuenta la necesidad del usuario que espera
una respuesta rápida a su pedido.
1.3Formulación
¿De qué manera influye la ausencia de la cultura archivística en el acceso
documental en el Departamento de Rentas Transferencias de Dominio en la
Administración Zonal Quitumbe perteneciente al Municipio del Distrito
Metropolitano de Quito en el año 2015 debido al abandono del Servidor
Municipal por mejorar la función archivística?
5
1.4Preguntas Directrices
¿Qué conocimientos tienen los Servidores Municipales sobre el manejo
documental?
¿Existen medios innovadores para la gestión documental en el Departamento de
Rentas?
¿Las competencias de atención al cliente de los Servidores Municipales
contribuyen al desarrollo del manejo documental?
1.5Objetivos
1.5.1 Objetivo general Determinar de qué manera influye la ausencia de cultura archivística en la
gestión documental en la Administración Zonal Quitumbe Departamento
de Rentas – Transferencia de Dominio.
1.5.2 Objetivos específicos Identificar el nivel de conocimiento respecto al manejo documental en el
Departamento de Rentas.
Conocer el medio tecnológico de registro documental en el Departamento
de Rentas.
Presentar un plan organizacional para el correcto manejo documental y
mejora en la atención.
1.6Justificación
La presente investigación está basada para la implementación de un Manual de
Procesos para La Gestión Documental en la Administración Zonal Quitumbe
6
Departamento de Rentas – Transferencia de Dominio. A pesar del tiempo transcurrido
dicho departamento, no cuenta con un Archivo Central dificultando las múltiples
búsquedas que se realiza día a día, y que además se logre que los Servidores
Municipales dediquen su tiempo a almacenar e inventariar correctamente su
documentación, mejorando de esta manera la gestión documental.
Las actitudes de las personas que ejercen como archivistas en la mayoría de las
dependencias municipales, no le aportan o le aportan poco a esta función limitando
búsquedas e indicando una pésima imagen a la institución a más de eso generando
malestar en el usuario.
Es por eso que con esta investigación lo que se desea es que los Servidores
Municipales de este Departamento desarrollen una cultura archivística y que las
integridades físicas de los documentos sean archivadas bajo las normas que la
Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos ha implementado a todas
las entidades municipales.
Esta investigación se realizará en la Administración Zonal Quitumbe Departamento de
Rentas – Transferencia de Dominio en la cual se pondrá todo el conocimiento teórico
– práctico por parte del autor.
7
CAPÍTULO II
2. MARCO GENERAL
2.1. Marco Referencial
En el presente trabajo de investigación se analizará la Cultura Archivística y la Gestión
Documental.
2.1.1 Marco Teórico
2.1.1.1 Cultura
(Aramburu, 2007)“Cultura es tener algunos o tal vez muchos conocimientos, pero
independiente de esto, es sentir la desesperada necesidad de saber más, de asimilar
y aplicar en la vida lo aprendido”.
(Andrea, 2009)“El término cultura designa, como, el conjunto total de las prácticas
humanas, de modo que incluye las prácticas: económicas, políticas, científicas,
jurídicas, religiosas, comunicativas y sociales en general”.
Al analizar estas dos teorías sobre la cultura, se puede decir que la cultura son
prácticas humanas de actuar y pensar o viceversa, que se va adquiriendo a lo largo de
la vida del ser humano y se van aplicando de acuerdo a las necesidades que se van
presentando.
8
Según sus definiciones
(Enciclopedia de Clasificaciones, 2016)A la cultura la definen de tres tipos:
Cultura Histórica: Aquí se entiende a la cultura como una herencia
social. Indica la relación que una sociedad establece con su pasado.
Cultura Mental: Se entiende a la cultura como todos aquellos hábitos
o costumbres que diferencian a un individuo o un conjunto de
individuos del resto. La cultura mental es propia de cada persona, y
está ligada a sus conocimientos y capacidades.
Cultura Estructural: Se entiende a la cultura como un conjunto de
símbolos, valores, creencias y conductas reglamentadas y relacionados
entre sí.
Según su desarrollo:
Primitiva: Se caracteriza por la carencia de innovación técnica, tal
como la escritura, o el desarrollo de algún tipo de economía. La cultura
primitiva por sus mismas características no tiende a forma alguna de
desarrollo.
Civilizada: Es aquella que, a través de la creación de elementos, logra
un desarrollo e innovación.
Analfabeta: Ésta carece de algún modo de escritura, y sólo se comunica
a través del lenguaje oral.
Alfabeta: Se define por la implementación del lenguaje escrito y oral
por parte del grupo humano que la integra.
Inicios de la Archivística como disciplina con la publicación del Manual de clasificación
y descripción de archivos, escrito por Haarlem-Holanda, en 1898, por los archivistas
9
Samuel Muller, J. A. Feith y RobherFruin, da paso al pensamiento archivístico
integrando normas y métodos para el correcto manejo de la información y por ende
de su archivo.
(Lucía, 2009)Los documentos de archivo (contenido) son pensados
como elementos fundamentales, peculiares: tienen valor probatorio,
son únicos, poseen carácter seriado, son emanados de manera natural
de una entidad o persona; se incluye, además, el tratamiento de la
documentación, que comprende la aplicación de los procesos de
clasificación, ordenación, descripción y conservación, según los dos
principios fundamentales, el «de procedencia» y el del ciclo vital de los
documentos, que lleva a la concepción de una gestión documental
integrada.
Estas definiciones evidencian que el archivo debe ser manejado con cautela debido a
que es la evidencia de que una persona natural o jurídica empieza a registrar sus
actividades, para lo cual debe aplicarse las diferentes técnicas archivísticas por parte
de las personas que están a cargo de los archivos como de los espacios físicos que lo
contienen.(Idarraga, 2013) Principios archivísticos:
Principio de Procedencia: Principio fundamental de la Archivística,consiste en reunir los documentos producidos por una persona naturalo jurídica, sin mezclarlos con los de otros.
De acuerdo al principio de procedencia cada documento debe estarsituado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuentaque debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y enéste la integridad y carácter seriado de las secciones, series yexpedientes. Este principio es válido tanto para los archivos históricoscomo para los administrativos, pues en todos los casos debe conocerseo reconstruirse la evolución estructural histórica de la institución,identificando en ella las dependencias y funciones que desarrolla odesarrolló en el pasado, integrando en torno a cada una los
10
documentos correspondientes agrupados en series. Para la aplicacióndel principio de procedencia debe identificarse la entidad productorade los documentos, la dependencia productora, las funcionesdesarrolladas y los documentos producidos agrupados en series.
De este principio se derivan los siguientes principios:
El principio de respeto a la estructura: establece que laclasificación interna de un fondo debe responder a la organización ycompetencias de la institución u organismo productor.
El principio de respeto al orden original: establece que no se debealterar la organización dada al fondo por la institución u organismoproductor, ya que ésta debe reflejar sus actividades reguladas por lanorma de procedimiento.
Principio de las tres edades: Se basa en aplicar el ciclo vital de losdocumentos de las tres edades:
a) Fase primera o de actividad;b) Segunda edad o semiactividad;c) Tercera edad o inactividad.
En la primera fase los documentos se utilizan por la persona que los hacreado. En la segunda se utilizan esporádicamente. En la tercera edado fase los documentos se destruyen o se conservan en función de suvalor histórico.
Principio de orden natural: Hace referencia al orden en que seconservan los documentos dentro de cada carpeta o expedienteubicándolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron lasactuaciones administrativas que dieron origen a su producción.Cuando una serie documental está compuesta por varios expedienteso carpetas, éstas también deben estar ubicadas de manera consecutivarespetando el orden natural en que se fueron conformando.
2.1.1.2 Gestión Documental
Es de gran interés la gestión documental para las empresas públicas como privadas,
debido a la gran cantidad de documentos que son enviados y recibidos lo cual deben
garantizar la protección, captura, entrega, despacho, seguridad y almacenamiento de
11
los documentos tramitados. Manteniendo una gran agilidad en la búsqueda y
distribución de los expedientes que se realizaron en cualquier entidad.
(FERNÁNDEZ, V., María; PONJUÁN Gloria, 2008) Muchos son losautores que han tratado de explicar la relación existente entre gestiónde información, gestión documental y gestión del conocimiento; sinembargo, clasificar, organizar, conserva, los documentos existentesmuchas veces resulta difícil establecer líneas términos entre uno y otro.
(Mejía, 2001) El conjunto de instrucciones en que se detallan lasoperaciones para el desarrollo de los procesos de la gestióndocumental al interior de cada entidad, tales como producción,recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservacióny disposición final de los documentos.
La gestión documental tiene como finalidad la de capturar, almacenar y recuperar con
agilidad la documentación almacenada; documentación activa, semiactiva e inactiva,
utilizando las diferentes normativas y procedimientos que se realizan para el
almacenamiento correcto de documentos tanto internos como externos, realizando
los debidos procedimientos técnicos de expurgo, clasificación y archivo.
Características de la gestión documental
Los archivos deben ser encargados o delegados de manera oficial por parte del jefe
de la unidad a la persona más discreta de la empresa, ya que de acuerdo al tipo de
información que ésta contenga su confidencialidad es lo que prima.
Con una buena gestión documental, al personal de archivo le permite lo siguiente:
a) Acortar tiempos en búsquedas, fácil localización.
b) Registro de documentación que ingresa y sale del archivo central.
c) Reducción de costos en el POA de la Administración Zonal, reutilizar las
diferentes carpetas.
12
Valoración documental (Ver Tabla 1)
1. Valor Administrativo: se origina como soporte de sus diferentesactividades.
2. Valor Legal: documentos como prueba ante la ley.3. Valor Fiscal: documentos de prueba de gastos para la respectiva declaración
tributaria.4. Valor Contable: documentos que respaldan las cuentas activo, pasivo y
determina el patrimonio.5. Valor Técnico: soporte del trabajo laboral de la empresa.
Proceso por el cual se va determinando el ciclo de vida de un documento, el cual se
divide en dos valores:
a) Valor primario: documentación que se encuentra en proceso de gestión, trámitesabiertos. Entre los más destacados por la utilización frecuente están:
b) Valor secundario: documentos que cumplieron su etapa es decir trámitescerrados, y que son útiles de manera cultural, histórica y científica. Se destacan porsu valor los siguientes:
(i) Valor Histórico: documentos de valoración permanente, son útiles para lareconstrucción de sucesos pasados.
(ii) Valor Cultural: documento testimonial que trata sobre las costumbres,hábitos y tradiciones de una determinada localidad.
(iii) Valor Científico: documentación relacionada con la creación de nuevosconocimientos.
13
Cuadro 1: Valoración Documental
VALORACIÓN DOCUMENTAL
TIPO DE ARCHIVOETAPA O
EDAD DELDOCUMENTO
VALOR DELDOCUMENTO *
PERÍODO DEPERMANENCIA
EN ELARCHIVO
LOCAL EINSTALACIONES
ARCHIVO DEOFICINA O DE
GESTIÓN
PRIMERAETAPA
VALORPRIMARIO
(administrativo,fiscal, legal,
jurídico einformativo)
VALORSECUNDARIO
(valortestimonial,informativo,
histórico
Máximo 1 año
Oficinasproductoras
cerca delfuncionario
responsable desu tramitación
DocumentoACTIVO desde
el punto devista
administrativo
Este períodode tiempo
puede variardependiendo
de lafrecuencia de
consulta
ARCHIVOCENTRAL DE
DEPENDENCIA
SEGUNDAETAPA
VALORPRIMARIO
(administrativo,fiscal, legal,
informativo) +VALOR
SECUNDARIO(valor
testimonial,informativo,
histórico)
5 años
Archivo Centralde la
dependenciaDocumentoSEMIACTIVO
Este períodopuede
alargarse ovariar según lanecesidad dela institución.
ARCHIVOGENERAL
SEGUNDAETAPA
VALORPRIMARIO Y
15 años
14
VALORACIÓN DOCUMENTAL
TIPO DE ARCHIVOETAPA O
EDAD DELDOCUMENTO
VALOR DELDOCUMENTO *
PERÍODO DEPERMANENCIA
EN ELARCHIVO
LOCAL EINSTALACIONES
METROPOLITANOE INTERMEDIO
DocumentoSEMIACTIVOE INACTIVO
SECUNDARIO(secundario
preferentemente)
Puedealargarse con
las debidasexcepciones.
Archivo Generaldel MDMQ
ArchivoIntermedio del
MDMQ
(fuera de laoficina
productora)
ARCHIVOMETROPOLITANO
DE HISTORIA
TERCERAETAPA
VALORSECUNDARIO
(valortestimonial,informativo,
histórico,cultural)
Pierde otrosvalores
PERMANENTE
ArchivoHistórico de
La Ciudad
DocumentoACTIVO desde
el punto devista
histórico, deinformación einvestigación.
Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Norma Técnica de Gestión Documental y Archivos MDMQ 2015
Dependiendo el tipo de documentación se le da un valor ya sea este primario o
secundario, al transcurrir el tiempo los tramites avanzan y cumplen el ciclo de vida,
en algunos casos se estancan, es ahí cuando se interviene y se valora el tipo de
documento, con el fin de evitar la saturación del archivo central.
15
2.2 Marco Conceptual
Un documento dado sus características particulares, brinda la garantía de haber
realizado cualquier tipo de actividad, por lo cual debería tener un mejor trato en dicho
Departamento donde la ciudadanía tenga la garantía de encontrar sus expedientes
con facilidad ahorrando tiempo brindando una buena imagen a la institución.
2.2.1 El Archivo
Concepto de Archivo: La palabra archivo, es proveniente del latín archivium, la cual
según la Real Academia de la Lengua Española (RAE) presenta éstos significados.
1. Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedade unainsti
tución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.
2. Lugar donde se custodian uno o varios archivos.
Por tal motivo archivar significa guardar en algún medio de resguardo documentos
útiles, de manera eficaz para en un futuro localizar con facilidad cualquier expediente.
2.2.2 Importancia
Es de vital importancia conservar documentos ya que asegura a la institución registrar
los hechos suscitados a lo largo de su creación (Hechos Históricos); registrar hechos
contables, tributarios, legales etc. Con un buen manejo documental se garantiza la
conservación física de los documentos (papeles), la información y registro que existe
es de vital importancia ya que con la ayuda de los documentos archivados se toman
gran parte de las decisiones para el desarrollo de la empresa.
2.2.3 Las funciones del archivo
(Duane, 2009) Las funciones del Archivo son:
16
a) Guardar, conservar y custodiar la información.
b) Facilitar rápida y cómodamente la documentación.
c) Constituir un Centro activo de información.
d) Cumplir con las disposiciones legales.
2.2.4 Dentro de una dependencia existen Archivo de Gestión, Central eIntermedio. (Ver Cuadro 1)
2.2.4.1 Archivo de Gestión: Aquí se recopila la documentación que es
continuamente utilizada por las diferentes oficinas de la institución.
(Documentación activa).
La documentación que pasa en este archivo no debe superar un año, es
aquí donde cumple su primera fase de uso útil los documentos.
Las normativas actuales en Gestión Documental y Archivo se rigen en base
a la Secretaría Nacional de la Administración Pública (SNAP), en la cual se
expidió la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo en febrero 2
de 2015, 445-Primer Suplemento.
Bajo las normativas del SNAP, se dio origen a las normativas internas de
Gestión Documental y Archivo en el Municipio del Distrito Metropolitano
de Quito MDMQ.
El documento o expediente formado deberá transferirse al Archivo Central
apenas concluya su trámite, conforme lo establecido en el Reglamento que
regula el Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos
MDMQ.
17
Este Reglamento indica lo siguiente:
1. Llevar el registro y control de la correspondencia de entrada, de gestión y, en
su caso, de salida;
2. Integrar los expedientes de archivo conforme a la metodología establecida en
la Norma Técnica;
3. Elaborar el inventario general por expediente del Archivo de Oficina o Gestión.
4. Mantener debidamente organizados los expedientes activos para su ágil
localización;
5. Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos mediante la
revisión periódica de las condiciones de resguardo apropiadas, conforme a lo
establecido por esta Norma Técnica;
6. Otorgar el préstamo de los expedientes que obran en el Archivo de Oficina o
Gestión a los servidores públicos autorizados en términos de lo establecido
por esta Norma Técnica y de las disposiciones jurídicas aplicables;
7. Ser el conducto para identificar y solicitar al Archivo Central el préstamo de
expedientes que ya se hubieran transferido y sean objeto de solicitudes de
acceso o de consulta interna;
8. Elaborar el inventario de transferencia primaria para transferir hacia el Archivo
Central los expedientes que cumplan con el plazo de conservación establecido
en la Tabla;
9. Participar en los procesos de valoración secundaria de los expedientes que
cumplan su plazo de conservación en el Archivo Central;
10. Asesorar a su unidad en materia de archivos, así como colaborar con ésta para
la correcta organización y tratamiento homogéneo de la documentación del
Archivo de Gestión o Activo.
18
3 Archivo Central: Este departamento es el responsable y encargado de gestionar
técnicamente la documentación e información que ingresó del archivo de gestión
a través de un proceso de transferencia documental. Garantizando transparencia,
difusión, acceso a la documentación e información, tanto a la institución y al
ciudadano.
La documentación en ésta fase del ciclo es activa y semiactiva. El período de
permanencia de la documentación en ésta fase del archivo es de hasta 5 años,
conforme los establecido en el Reglamento que regula el Sistema Metropolitano
de Gestión Documental y Archivos MDMQ.
4 Archivo Intermedio: Área técnica dependiente de la Dirección Metropolitana
de Gestión Documental y Archivos, cuyos repositorios comprende la
documentación inactiva procedente de los diferentes Archivos Centrales de
Dependencia.
Las series documentales que conforman este repositorio, son aquellas que, por el
tiempo transcurrido desde su creación, tienen menos uso por parte de las
dependencias productoras y han ido perdiendo su valor legal, jurídico, fiscal,
administrativo, económico, financiero, contable y que además requiere de
procesos técnicos especiales. La documentación en ésta fase del ciclo es inactiva.
4.1.1.1 Son funciones del Archivo Intermedio:1. Receptar documentos transferidos desde los Archivos centrales de las
distintas dependencias.2. Administrar y custodiar los documentos de archivo que hayan cumplido los
plazos de conservación establecidos en la Tabla;
19
3. Elaborar los inventarios de transferencia final y remitir al Archivo Histórico dela Ciudad de la documentación calificada como permanente;
4. Controlar el préstamo y la devolución de los documentos de este archivo,préstamo que se efectuará solamente a los archivos de origen de taldocumentación;
5. Proporcionar el servicio de acceso y consulta a la ciudadanía de acuerdo a losprocedimientos establecidos en las disposiciones internas y en la Ley Orgánicade Transparencia y Acceso a la Información Pública;
Gráfico 1: Lugares de Conservación del Archivo
Conservación
Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Propia
4.1.1.2 Ordenación de documentación
a) Archivo Cronológico: Esta documentación se clasifica y se agrupa por fecha
es decir; año, mes y día. Generalmente esta documentación es organizada por
el departamento de contabilidad, ya que en dicho departamento el orden de
las facturas, notas de ventas y demás documentos contables merecen ser por
fechas por su facilidad de búsqueda. (Ver Gráfico 2)
Según la RAE Cronología es:
Ciencia que tiene por objeto determinar el orden y fechas de los sucesos
históricos.
ArchivoIntermedio
Archivo deGestión
Archivo Central
20
Según Mundo Archivo Diccionario Archivístico indica que Cronología es:
Tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dicho orden es
la fecha.
Gráfico 2: Ordenación Cronológico
Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Propia
b) Archivo Alfabético: Esta documentación se agrupa de manera alfabética A-
Z o Z-A, usualmente este archivo es muy utilizado por el departamento de
Recursos Humanos, ya que ahí es organizado de acuerdo al apellido y nombre
del trabajador de la empresa. (ver Gráfico 3)
Según la RAE Alfabético es:
Perteneciente o relativo al alfabeto.
Según Mundo Archivo Diccionario Archivístico indica que Alfabético es:
Archivo que consiste en utilizar las distintas letras del alfabeto.
2016-aug-3
Sep-16-2016
05-11-2016
2016-12-05
21
Gráfico 3: Ordenación Alfabético
Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Propia
c) Archivo Numérico: En este tipo de archivo los expedientes se ordenan
utilizando los números ya sea éste números de oficios, memorándums,
circulares, etc. Este tipo de archivo se lo utiliza en los documentos de gestión,
para tener una serie numérica y conocer cuántos documentos han salido de la
dependencia. (Ver Gráfico 4)
Según la RAE Numérico es:
Perteneciente o relativo a los números.
Según Mundo Archivo Diccionario Archivístico indica que Numérico es:
Cada uno de los entes que forman una serie ordenada y que indican la
cantidad de los elementos de un conjunto.
A-G
H-M
N-S
T-Z
22
Gráfico 4: Ordenación Numérico
Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Propia
Resguardo de documentación
La documentación una vez ingresada a la oficina debe ser almacenada correctamentecon la finalidad de evitar el deterioro. (Ver Cuadro 2)
Cuadro2: Resguardo Documental para el Archivo
REGUARDO DOCUMENTAL PARA EL ARCHIVO
TIPO CAPACIDAD DEALMACENAMIENTO
CARACTERÍSTICAS
FOLDER Máximo 100 hojas A4 Folder decartulina
FOLDER CONPESTAÑA
Máximo 100 hojas A4 Folder de cartón oplástico
CARPETA LOMO 4 Máximo 250 hojas A4 Carpeta de cartón
OFICIO 01
OFICIO 02
OFICIO 03
OFICIO 04
23
Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Norma Técnica de Gestión Documental y Archivos MDMQ 2015
4.2 Marco Legal
El Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos, publicado
en el Registro Oficial Nº 67 del 25 de julio del 2005, en el Capítulo VI, que trata sobre
“La Conservación de Documentos”, establece que: “Las instituciones están obligadas
a establecer programas de seguridad para proteger y conservar los documentos en
cada una de las unidades archivísticas, puede incorporar tecnologías de avanzada en
la protección, administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier
medio electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando se hayan
realizado estudios técnicos como conservación física, condiciones ambientales.”
El Acuerdo Nro. 039-CG que dicta las Normas de Control Interno para las
Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que
dispongan de recursos públicos, publicado en R.O 87 de 14 de Diciembre del 2009,
dispone que “La máxima autoridad de la institución, deberá implantar y aplicar
CARPETA LOMO 8 Máximo 500 hojas A4 Carpeta de cartón
CAJA L2 1 Carpeta Lomo 8, 2 CarpetasLomo 4 o 500 hojasaproximadamente.
Caja de cartón
CAJA L3 2 Carpetas Lomo 8, 4 CarpetasLomo 4 o 1000 hojasaproximadamente.
Caja de cartón
CAJA L15 4 Carpetas Lomo 8, 8CarpetasLomo 4 o 2000 hojasaproximadamente.
Caja de cartón
24
políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de
archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas
vigentes”.
Mediante Resolución No. A059 de 5 de Junio de 2008, se crea la Dirección Municipal
de Archivos y Gestión Documental, adscrita a la Administración General del MDMQ,
la cual será la responsable de velar por la seguridad, conservación, integridad y
correcta administración de los fondos, colecciones y más recursos archivísticos de la
Municipalidad e implementar políticas para la preservación de patrimonio
documental;
Mediante Resolución No. A008 De estructura orgánica de la Municipalidad de 3 de
Marzo de 2010, la Dirección Municipal de Archivos y Gestión Documental, se cambia
a Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, y está considerada
dentro del Orgánico Institucional de la Municipalidad;
Mediante Resolución Administrativa A0010 de 31 de Marzo de 2010 que establece la
estructura el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, ubica a la Dirección
Metropolitana de Gestión Documental y Archivos como dependiente orgánicamente
de la Administración General en el Nivel de Gestión.
Resolución que expide el Reglamento que regula el Sistema Metropolitano de Gestión
Documental y Archivos del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito.
La Constitución de la República del Ecuador, en su Artículo 379 establece que: “Son
parte del patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la memoria e
identidad de las personas y colectivos, y objeto de salvaguarda del Estado, entre otros:
25
…3. Los documentos, objetos, colecciones, archivos, bibliotecas y museos que tengan
valor histórico, artístico, arqueológico, etnográfico o paleontológico…”;
El artículo 1 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 92, publicada en Registro
Oficial 265 de 16 de Junio de 1982 establece que, “Constituye Patrimonio del Estado,
la documentación básica que actualmente existe o que en adelante se produjere en
los archivos de todas las instituciones de los sectores públicos y privado, así como la
de personas particulares, que sean calificadas como tal patrimonio, por el Comité
Ejecutivo previsto en el Art. 9 de esta Ley, y que sirva de fuente para estudios
históricos, económicos, sociales, jurídicos y de cualquier índole”;
El artículo 10 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública,
publicada en el Suplemento del Registro Oficial número 337, de 18 de Mayo del 2004,
establece que, “Es responsabilidad de las instituciones públicas, personas jurídicas de
derecho público y demás entes señalados en el artículo 1 de la presente Ley, crear y
mantener registros públicos de manera profesional, para que el derecho a la
información se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún caso se justificará la
ausencia de normas técnicas en el manejo y archivo de la información y
documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la información
pública, peor aún su destrucción”;
El artículo 22 literal j) de la Ley de Ley Orgánica de Servicio Público, publicada en el
segundo suplemento del Registro Oficial Nº 294 Año I, del 6 de Octubre del 2010,
establece que dentro de los deberes de las servidoras y servidores públicos, está el
“Custodiar y cuidar la documentación e información que, por razón de su empleo,
cargo o comisión tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso indebido,
sustracción, ocultamiento o inutilización.”
26
4.3 Trabajos Previos
Ayala Pastuña María Esther en el año 2013, señala en su trabajo de investigacióntitulado: “Manual de clasificación y organización del archivo activo que maneja launidad académica de Ciencias Administrativas y Humanísticas de la UniversidadTécnica de Cotopaxi” periodo 2011. Llegó a la conclusión que:
“La investigación de varios autores da a conocer diferentes definiciones sobre delarchivo activo, el mismo facilita a un mejor entendimiento de elaborar de un Manualde clasificación y organización del archivo activo que maneja el personaladministrativo.”
Este trabajo es tomado en cuenta debido a que se tiene referencias de autores
archivísticos los cuales serán de utilidad para el desarrollo de esta investigación, cabe
señalar que ésta es una institución pública y la presente investigación también trata
en una institución pública.
Vaca Tamayo Silvia del Socorro en el año 2013, señala en su trabajo de investigacióntitulado: “Sistema de archivo para el mejoramiento de la calidad del servicio al clienteen la Secretaría General del Concejo Metropolitano de Quito” llegó a la conclusión de:
“En la entidad no existe un sistema de gestión documental evidenciándose en elincorrecto manejo de registros manuales de la correspondencia que entra y sale,dificultando su localización, conservación y preservación, retrasando el despacho delos diferentes trámites que se realiza en la secretaría afectando en el desarrolloorganizacional”.
Trabajo tomado en cuenta por parte del investigador debido a que en este se presenta
la ausencia de un manual de procesos, limitando búsquedas y localizaciones
documentales en el archivo de la dependencia la cual también es pública como el
lugar de esta investigación.
Finalmente en el año 2010 Llerena Fuenmayor Diego, señala en su tema deinvestigación titulado: “Propuesta de un manual de gestión documental y archivo para
27
las unidades de Coordinación con aplicación a la Coordinación General de GestiónEmpresarial de Petroindustrial”. En este trabajo el autor llega a la conclusión de:
En el contexto del Análisis de la Situación Actual de la GestiónDocumental y Archivo de Petroindustrial y sus Coordinaciones, seevidenció que hasta la actualidad se ha aplicado, una GestiónDocumental Tradicional que dificulta el proceso de tramitación ybúsqueda del documento mediante el cual la institución asegure laoptimización de los diferentes recursos, y su empleo eficaz y eficienteen el cumplimiento de los Objetivos Estratégicos Empresariales, al noestar acorde con las nuevas tendencias tecnológicas que seimplementan en ella.
Trabajo tomado por el investigador debido a que trata sobre la propuesta de un
manual de gestión documental entre unidades de coordinación, con la finalidad de
ahorrar todo tipo de recursos dentro de la institución.
4.4 Definición de Términos Básicos
Para una fácil comprensión e interpretación en el lenguaje técnico archivístico, las
definiciones de mayor uso son:
A
Acta: Documento final como resultado de una actividad específica donde quedan
consignadas decisiones importantes.
Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos
de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
Archivo: Se define archivo al acervo o conjunto de documentos generados o reunidos
y guardados por una persona o una entidad pública o privada. Los documentos que
constituyen un archivo pueden estar en cualquier medio o soporte de registro de la
información, como el papel, las cintas magnetofónicas o discos ópticos, entre otros,
28
que forman diferentes tipos de archivos, por ejemplo archivos audiovisuales, fílmicos,
sonoros, fotográficos o informáticos.
Archivo de Expedientes: Es el conjunto de expedientes organizados conforme a un
método o métodos que integran una fuente de información útil para la planeación de
acciones, toma de decisiones, consulta e investigaciones.
Archivo Central: Unidad administrativa donde se agrupan los expedientes
transferidos por los distintos archivos de oficina o gestión, una vez finalizado su
trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por los funcionarios y los
particulares en general.
C
Carátula: Es la portada o cubierta que se pone sobre una carpeta (expediente) en la
que consta toda la información tendiente a su individualización, dependencia,
nombres del funcionario asignado a la investigación, etc.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos
para su almacenamiento y preservación (folder).
Clasificación documental: Fase del proceso de organización, en la cual se identifican
y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-
funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Ciclo vital del documento: Las etapas por las que sucesivamente pasan los
documentos desde su producción o recepción en una dependencia, hasta la
determinación de su destino final, que puede ser baja documental o conservación
29
permanente en el Archivo Nacional del Ecuador o en el Archivo Histórico que
corresponda. Los tipos de archivo que se contemplan en el ciclo vital del documento
son: Archivo de Oficina o Gestión, Archivo Central, Archivo Intermedio y Archivo
Histórico.
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades
productoras de documentos y a las series respectivas y que debe responder al sistema
de clasificación documental establecido en la entidad.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o expediente con el fin de conocer
la información que contienen.
D
Depuración: Es la técnica de selección documental que consiste en identificar y
separar de los expedientes los documentos que pueden eliminarse por su irrelevancia,
los cuales no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.).
Desmaterialización: Es el proceso de transformación de documentos físicos a formato
electrónico caracterizándose porque cuentan con plena validez jurídica por medio de
certificación electrónica.
Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o
mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
Documento: De una forma genérica se pueden definir un documento como
“información fijada en un soporte”. Esta definición, aunque muy general, incluye los
dos elementos constitutivos de cualquier documento: uno interno, la información, el
30
contenido del documento, y el otro, el soporte, el medio por el que se transmite y fija
ese contenido.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad
o persona en razón de sus actividades o funciones, que tienen valor administrativo o
legal, científico, histórico, cultural y debe ser objeto de conservación.
Documento activo: Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.
Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores
primarios.
E
Eliminación Documental: Consiste en seleccionar documentación para dar de baja,
con las debidas formalidades, los expedientes o documentos de asuntos concluidos,
sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
Expediente: Conjunto de documentos, actas, informes, diligencias producidas por los
sujetos intervinientes en el proceso y demás actuaciones procesales realizadas en la
investigación, organizadas y agrupados bajo un mismo número, ordenados
secuencialmente, debidamente foliadas y provistas de una caratula destinada a su
individualización.
F
Folio: Se define como la “hoja de libro, cuaderno o expediente, al que corresponden
dos páginas”. La hoja o folio se divide en dos caras: folio recto o primera cara
31
(anterior) y a la cual se aplica exclusivamente la numeración, y folio verso o vuelto
(posterior) o segunda cara, que no se numera.
Foliar: Acción de numerar hoja, en números y/o letras.
Foliación: es el procedimiento por el cual se numeran los documentos que componen
un expediente organizado de acuerdo con el orden original (cronológico) con el fin de
facilitar su control, consulta, ordenación y transferencia. El expediente se debe
numerar de (1 Uno) en adelante, en números y letras en la esquina superior derecha
de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.
I
Instructivo: Es una serie de explicaciones e instrucciones que son agrupadas,
organizadas y expuestas de diferente manera, en diversos soportes, para darle a un
individuo la posibilidad de actuar de acuerdo a cómo sea requerido para cada
situación, su objetivo primordial es orientar al usuario en los procedimientos a seguir
a través de una manera clara, detallada y precisa, de modo tal que la actividad a
realizar resulte sencilla y exitosa.
Inventario: Registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes o
documentos que existen en un archivo. Los inventarios también se utilizan en los
archivos para realizar las transferencias al Archivo Central, facilitando al funcionario
responsable del archivo su entrega oportuna y organizada. Los inventarios son
obligatorios para los funcionarios cuando estos se desvinculan de sus funciones
titulares, con ello se asegura el control de los expedientes en las diferentes fases del
archivo.
32
Inventario documental: El inventario documental es el instrumento archivístico
que siguiendo la organización de las series documentales describe de manera
sistemática y detallada de las unidades documentales de un fondo.
L
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.
N
Normalización archivística: Conjunto de reglas, disposiciones, normas orientadas a
unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.
O
Oficina Productora: Nombre de la Unidad Administrativa o Académica que produce y
conserva la documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones.
Ordenación documental: Ubicación física de los documentos o expedientes dentro
de las respectivas series en el orden previamente acordado.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya
finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios
orgánicos o funcionales.
Procedimiento de Archivo: Es el conjunto de acciones u operaciones a realizarse
como: organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos,
33
teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original así como el ciclo
vital y la normatividad archivística.
Producción documental: La producción documental comprende los aspectos de
origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las
funciones propias de cada entidad o dependencia.
R
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que
una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos
por una persona natural o jurídica.
Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un
archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de
dependencias, instituciones o personas naturales.
T
Transferencia documental: Remisión de los expedientes del Archivo de Oficina o
Gestión hacia el Archivo Central de la Dependencia, Intermedio o Histórico.
U
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal
forma que garantice su preservación e identificación.
Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas,
y los libros o tomos.
34
V
Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de información.
Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,
regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por
su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.
4.5 DIAGNÓSTICO
4.5.1 Realidad Contextual
La Administración Zonal Quitumbe está ubicada al sur de Quito en una edificación
ecológica, Av. Cóndor Ñan y Av. Quitumbe Ñan; La Ordenanza de Zonificación
“Organización Territorial”, N° 002 aprobada el 14 de Diciembre del 2000, en sus
artículos 2 y 3 respectivamente, determina las Parroquias y las Zonas Metropolitanas
del Distrito Metropolitano de Quito; en relación con las cuales, es necesario crear
nuevas administraciones zonales, a fin de que se pueda prestar de mejor manera los
servicios que demanda la ciudadanía.
Mediante Resolución N° A 048 con fecha Junio 12 de 2001, fue creada la
Administración Zonal Quitumbe, cuyo administrador ejercerá sus competencias y
funciones en la Zona Metropolitana Sur, que incluye las Parroquias o Sectores
Centrales: Guamaní, La Ecuatoriana, Quitumbe y Chillogallo.
35
4.5.1.1 Estado de la Situación Actual del Problema
Dentro de La Administración Zonal Quitumbe diariamente se acercan ciudadanos de
las parroquias a cargo de ésta, aquí vienen arreglar asuntos de carácter legal,
tributario, administrativo e incluso petición de obras.
Donde mayormente se centra en problema es en el Departamento de Rentas
Transferencias de Dominio debido a que los compradores de un bien inmueble
solicitan el registro o antecedentes de determinado predio.
Una vez solicitado dicho expediente en la AZQ tardan varios días para la entrega
respectiva, el solicitante corre el riesgo de recibir la negativa del responsable de
archivo debido a que no se cuenta con un inventario de la documentación ingresada,
el expediente puede existir pero no saben el lugar exacto debido a la gran cantidad
de cajas almacenadas sin registro.
Existe un responsable de archivo sin cultura archivística las solicitudes de copias
simples o certificadas en promedio diario son de 53 personas las cuales 14 personas
fueron atendidas con satisfacción el restante, no se tiene conocimiento si ingresó o
no al Departamento de Rentas de la Administración Zonal Quitumbe.
36
CAPÍTULO III
3. METODOLOGÍA UTILIZADA
3.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
3.1.1 Documental
Para dicho trabajo investigativo se utilizó la investigación documental con el objetivo
de buscar información en Normativas, Manuales, Instructivos, Revistas, Libros y
Artículos relacionados con:
Gestión Documental;
Cultura Archivística.
3.1.2 De Campo
La investigación de campo se realizó mediante una visita al Departamento de Rentas,
con la finalidad de constatar y evidenciar lo siguiente:
Conocer las condiciones físicas del repositorio.
Definir las funciones de cada Servidor Municipal.
Analizar la importancia de las funciones en las diferentes áreas de trabajo.
37
3.2 NIVEL DE INVESTIGACIÓN
3.2.1 Descriptiva
Aquí se aplicará una investigación descriptiva la cual permitirá conocer la situación
actual del Departamento de Rentas, la carencia de Cultura Archivística en los
Servidores Municipales y cómo afecta a la Gestión Documental.
Cabe recalcar que también se detectó que no existe un registro sobre la
documentación que ingresa y sale del archivo central.
3.2.2 Explicativa
Mediante la investigación explicativa se dará a conocer el problema que tiene el
Departamento de Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, al cual se dará
solución de acuerdo a los resultados obtenidos a través de encuestas.
De esta manera se implantará un Manual de Procesos para un mejor manejo
documental.
3.3 Operalización de las Variables
A través de la Operalización de las Variables se examinará la relación entre la variable
independiente; “Cultura Archivística” y la variable dependiente: “Gestión
Documental” para establecer el mejor procedimiento al problema encontrado
mediante el Diseño de un Manual de Procesos de Archivo para el Departamento de
Rentas-Transferencias de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe.
38
Cuadro3: V.I Cultura Archivística
Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Propia
CONCEPTO DIMENSIÓN INDICADORES ÍTEMS BÁSICOS INSTRUMENTOCULTURA ARCHIVÍSTICASon prácticas humanasutilizando normastécnicas, las cuales através de procesos se vanaplicando de acuerdo alas necesidades yrecursos disponibles.
Normas técnicas Principios básicos¿Usted cree que ladocumentación de
Transferencias de Dominioes procesada técnicamente
al archivo?
TécnicaEncuesta
InstrumentoCuestionario
Procesos
Registro de entrada y salidade documentos.
Si usted ingresó unaTransferencia de Dominio
hace cinco años alDepartamento de Rentas de
la Administración ZonalQuitumbe, ¿cree usted quéaun exista físicamente dicho
documento?
Préstamo de expedientes(Certificación de copias)
Usted como usuario ygenerador de la información.
¿Ha solicitado alguna vezuna copia certificada de su
trámite?
Recursos Tecnológico¿La documentación
ingresada al Departamentode Rentas de la
Administración ZonalQuitumbe utiliza algún
medio tecnológico?
39
Cuadro4: V.D Gestión Documental
Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Propia
CONCEPTO DIMENSIÓN INDICADORES ÍTEMS BÁSICOS INSTRUMENTOGESTIÓN DOCUMENTAL
Finalidad de capturar,almacenar y recuperar
con agilidad ladocumentación
almacenada;documentación activa osemiactiva, utilizando lasdiferentes normativas yprocedimientos que se
realizan para laintegración, ordenación yalmacenamiento correcto
de documentos tantointernos como externos.Realizando los debidos
procedimientos técnicosde cierre, expurgo y
foliación.
Almacenar yrecuperar
Eficiencia¿La documentación que
ingresó y fue procesada esalmacenada correctamente
en alguna unidad deresguardo?
TécnicaEncuesta
InstrumentoCuestionario
Documentaciónactiva y
semiactiva einactiva
Separación¿La documentación
semiactiva es enviada alArchivo Central de laAdministración Zonal
Quitumbe?
Integración yordenación
Selección¿Usted integra y ordena losdistintos documentos que
ingresan al Departamento deRentas?
Cierre, expurgo yfoliación.
Principios básicos¿En el Departamento deRentas usted realiza el
respectivo cierre, expurgo yfoliación?
40
3.4 Población y Muestra
3.4.1 Población
La población que se tomará en cuenta para el presente trabajo de investigación,
su análisis y estudio son todos los Servidores Municipales del Departamento de
Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, los cuales están distribuidos de la
siguiente manera:
3 Servidores Municipales en ventanilla de Servicios Ciudadanos;
3 Servidores Municipales ingresando los trámites al sistema;
2 Servidores Municipales gestionando a través de la mensajería;
1 Servidor Municipal encargado del Archivo, almacenando documentación
en cajas Tipo L15 sin registro.
Total 9 encuestas para los Servidores Municipales.
Debido a que se realizó una investigación de campo se comprobó que diariamente
un promedio de 53 personas se acercan a solicitar copias de sus expedientes.
Por lo tanto fueron encuestados 53 usuarios del Departamento de Rentas de la
Administración Zonal Quitumbe.
Es por eso que no existirá muestra puesto que la población que existe en la
organización es manejable para la investigación y los datos que se necesitan.
3.5 Instrumentos y (o) Materiales
3.5.1 Instrumento: Encuesta
El instrumento a utilizarse en la presente investigación es una encuesta, el mismo
que está divido en dos y el cual será ejecutado por el investigador endicha
41
encuesta consta de9 preguntas hacia los Servidores Municipales y 8 preguntas
hacia el usuario, de este modo se puede contar con la participación de diversos
criterios con la finalidad de encontrar una solución adecuada al problema
encontrado.
42
CAPÍTULO IV
4. DISCUSIÓN
4.1 Procedimiento de la ejecución de la investigación
Ésta investigación aplicó la recolección de datos los cuales fueron indagados
bibliográficamente y mediante una encuesta, tabulación y análisis de los
resultados de la misma, aplicada a los 9Servidores Municipales y 53 encuestas
aplicadas a los distintos usuarios misma que contribuirá a la obtención de
información necesaria para el estudio de la problemática y así poder dar una
posible solución para beneficio de los empleados y de la empresa como tal.
4.2 Análisis e interpretación de datos
Después de haber aplicado las encuestas tanto a los Servidores Municipales como
a los distintos usuarios del Departamento de Rentas de la Administración Zonal
Quitumbe se han conseguido los siguientes resultados:
43
Encuesta aplicada al Servidor Municipal
Pregunta 1:
¿Ha asistido a los cursos de capacitación que dicta regularmente la Dirección
Metropolitana de Gestión Documental y Archivos?
Cuadro5: Pregunta 1 al Servidor Municipal
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Servidores Municipales
Gráfico 5: Pregunta 1 al Servidor Municipal
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Servidores Municipales
Análisis: De los 9 Servidores Municipales que laboran en el Departamento de
Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, 2 Servidores Municipales han
asistido a los cursos convocados sobre archivo, que representan el 22% del total
de los encuestados; mientras que7 Servidores Municipales no asisten a los cursos,
los cuales representan el 78% del total de encuestados; por lo tanto la mayoría de
Servidores Municipales al no asistir a las capacitaciones no tienen el criterio
técnico para la organización de archivos.
22%
78%
Pregunta 1
SI
NO
OPCIÓN N° TRABAJADORES PORCENTAJESI 2 22 %
NO 7 78 %TOTAL 9 100%
44
Pregunta 2:
¿Recibe apoyo de su jefe inmediato para asistir a alguna capacitación sobre
archivo?
Cuadro6: Pregunta 2 al Servidor Municipal
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Servidores Municipales
Gráfico 6: Pregunta 2 al Servidor Municipal
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Servidores Municipales
Análisis: De los 9 Servidores Municipales que laboran en el Departamento de
Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, 2 Servidores Municipales tienen el
apoyo de su jefe inmediato, ambos Servidores Municipales representan el 22% del
total de los encuestados; 7 Servidores Municipales no reciben apoyo para asistir a
alguna capacitación, los cuales representan el 78% del total de encuestados; por
lo tanto al no contar con apoyo de su jefe no se avanza en la organización del
archivo.
22%
78%
Pregunta 2
SI
NO
OPCIÓN N° TRABAJADORES PORCENTAJESI 2 22 %
NO 7 78 %TOTAL 9 100%
45
Pregunta 3:
¿Usted en el Departamento de Rentas de la Administración Zonal Quitumbe
organiza su archivo según su propio criterio?
Cuadro7: Pregunta 3 al Servidor Municipal
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Servidores Municipales
Gráfico 7: Pregunta 3 al Servidor Municipal
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Servidores Municipales
Análisis: De los 9 Servidores Municipales que laboran en el Departamento de
Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, 6 Servidores Municipales organizan
su archivo bajo su propio criterio, los 6 representan el 67% del total de los
encuestados; 3 Servidores Municipales organizan su documentación de forma
adecuada, los cuales representan el 33% del total de encuestados; por lo tanto la
mayoría de Servidores Municipales no aplican técnicas de archivo.
67%
33%
Pregunta 3
SI
NO
OPCIÓN N° TRABAJADORES PORCENTAJESI 6 67 %
NO 3 33 %TOTAL 9 100%
46
Pregunta 4:
¿Su archivo lo organiza de manera?
Cuadro8: Pregunta 4 al Servidor Municipal
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Servidores Municipales
Gráfico 8: Pregunta 4 al Servidor Municipal
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Servidores Municipales
Análisis: De los 9 Servidores Municipales que laboran en el Departamento de
Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, 2 Servidores Municipales organizan
su archivo de manera cronológico, que representan el 22% del total de los
encuestados; 2 Servidores Municipales indican que su documentación lo
organizan de forma alfabética, que representan el 22% del total de encuestados;
mientras que 5 Servidores Municipales señalan que su archivo lo organizan de
manera numérica, ellos representan el 56% del total de los encuestados; se debe
utilizar el sistema de archivo numérico para la Transferencia de Dominio.
22%
22%56%
Pregunta 4
CRONOLÓGICO
ALFABÉTICO
NUMÉRICO
OPCIÓN N°TRABAJADORES
PORCENTAJE
CRONOLÓGICO 2 22 %ALFABÉTICO 2 22 %NUMÉRICO 5 56 %
TOTAL 9 100%
47
Pregunta 5:
¿Realiza el inventario de la documentación ingresada?
Cuadro9: Pregunta 5 al Servidor Municipal
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Servidores Municipales
Gráfico 9: Pregunta 5 al Servidor Municipal
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Servidores Municipales
Análisis: De los 9 Servidores Municipales que laboran en el Departamento de
Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, 1 Servidor Municipal registra la
documentación que ingresa, este Servidor Municipal representan el 11% del total
de los encuestados mientras que8 Servidores Municipales no registran la
documentación, que representan el 89% del total de encuestados; por lo tanto se
debe fomentar la socialización del formato único de inventario para el registro
correcto de la documentación.
11%
89%
Pregunta 5
SI
NO
OPCIÓN N° TRABAJADORES PORCENTAJESI 1 11 %
NO 8 89 %TOTAL 9 100%
48
Pregunta 6:
¿Su archivo lo organiza de manera?
Cuadro10: Pregunta 6 al Servidor Municipal
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Servidores Municipales
Gráfico 10: Pregunta 6 al Servidor Municipal
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Servidores Municipales
Análisis: De los 9 Servidores Municipales que laboran en el Departamento de
Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, 6 Servidores Municipales resguardan
su documentación en cajas, los 6 representan el 67% del total de los encuestados;
2 Servidores Municipales prefieren almacenar su documentación en carpetas, los
cuales representan el 22% del total de encuestados; mientras que tan solo 1
Servidor Municipal decide guardar sus documentos en legajos; este servidor
representa el 11%; se debe normalizar el uso de materiales de resguardo (cajas).
67%
22%
11%
Pregunta 6
CAJAS
CARPETAS
LEGAJOS
OPCIÓN N° TRABAJADORES PORCENTAJECAJAS 6 67 %
CARPETAS 2 22 %LEGAJOS 1 11 %
TOTAL 9 100%
49
Pregunta 7:
¿Encuentra un expediente con facilidad?
Cuadro11: Pregunta 7 al Servidor Municipal
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Servidores Municipales
Gráfico 11: Pregunta 7 al Servidor Municipal
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Servidores Municipales
Análisis: De los 9 Servidores Municipales que laboran en el Departamento de
Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, 2 Servidores Municipales
encuentran con facilidad su expediente, que representan el 22% del total de los
encuestados; 7 Servidores Municipales no encuentran con facilidad, que
representan el 78% del total de encuestados; la mayoría de Servidores
Municipales tiene dificultades para localizar un expediente.
22%
78%
Pregunta 7
SI
NO
OPCIÓN N° TRABAJADORES PORCENTAJESI 2 22 %
NO 7 78 %TOTAL 9 100%
50
Pregunta 8:
¿Con qué frecuencia es evaluado el trabajo qué usted realiza en el archivo?
Cuadro12: Pregunta 8 al Servidor Municipal
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Servidores Municipales
Gráfico 12: Pregunta 8 al Servidor Municipal
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Servidores Municipales
Análisis: De los 9 Servidores Municipales que laboran en el Departamento de
Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, 9 Servidores Municipales son
evaluados anualmente, que representan el 100% del total de los encuestados; el
periodo de evaluación a los Servidores Municipales es muy extendido, se debe
evaluar sus funciones cada tres meses de esta manera se tiene mayor control de
sus actividades realizadas o por realizar.
0% 0%
100%
0%
Pregunta 8
MENSUAL
SEMESTRAL
ANUAL
OTRO
OPCIÓN N° TRABAJADORES PORCENTAJEMENSUAL 0 0 %
SEMESTRAL 0 0 %ANUAL 9 100 %OTRO 0 0TOTAL 9 100%
51
Pregunta 9:
¿Alguna vez ha recibido alguna notificación por parte de su jefe inmediato sobre
alguna queja o sugerencia de algún usuario que fue mal atendido?
Cuadro13: Pregunta 9 al Servidor Municipal
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Servidores Municipales
Gráfico 13: Pregunta 9 al Servidor Municipal
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Servidores Municipales
Análisis: De los 9 Servidores Municipales que laboran en el Departamento de
Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, 6 Servidores Municipales han
recibido algún tipo de notificación sobre alguna queja o sugerencia que hacen los
usuarios, que representan el 67% del total de los encuestados; 3 Servidores
Municipales no han recibido ninguna notificación, se evidencia que la mayoría de
Servidores Municipales han recibido algún tipo de queja o sugerencia por parte
del usuario.
67%
33%
Pregunta 9
SI
NO
OPCIÓN N° TRABAJADORES PORCENTAJESI 6 67 %
NO 3 33 %TOTAL 9 100%
52
Encuesta aplicada al Usuario
Pregunta 1:
¿Cree usted que la documentación que ingresa al Departamento de Rentas
(Tributario) de la Administración Zonal Quitumbe es?
Cuadro14: Pregunta 1 al Usuario
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Usuarios Departamento de Rentas Administración Zonal Quitumbe
Gráfico 14: Pregunta 1 al Usuario
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Usuarios Departamento de Rentas Administración Zonal Quitumbe
Análisis: De los 53 usuarios del Departamento de Rentas de la Administración
Zonal Quitumbe, 15 usuarios señalan que la documentación que ingresa es
archivada, que representan el 28% del total de los encuestados; 38usuarios
indican que los expedientes que ingresan no son archivados, que representan el
72% del total de encuestados; la mayoría de usuarios indica que la documentación
ingresada no es archivada de la mejor manera.
28%
72%
Pregunta 1
ARCHIVADA
NO ARCHIVADA
OPCIÓN N°TRABAJADORES
PORCENTAJE
ARCHIVADA 15 28 %NO
ARCHIVADA38 72 %
TOTAL 53 100%
53
Pregunta 2:
¿Usted ha solicitado alguna vez documentación que reposa en el Departamento
de Rentas (Tributario) de la Administración Zonal Quitumbe?
Cuadro15: Pregunta 2 al Usuario
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Usuarios Departamento de Rentas Administración Zonal Quitumbe
Gráfico 15: Pregunta 2 al Usuario
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Usuarios Departamento de Rentas Administración Zonal Quitumbe
Análisis: De los 53 usuarios del Departamento de Rentas de la Administración
Zonal Quitumbe, todos han solicitado sus respectivos expedientes todos ellos
representan el 100% del total de los encuestados; esto refleja claramente que los
usuarios se han acercado y han solicitado la búsqueda respectiva de sus
expedientes.
100%
0%
Pregunta 2
SI
NO
OPCIÓN N° TRABAJADORES PORCENTAJESI 53 100 %
NO 0 0 %TOTAL 53 100%
54
Pregunta 3:
¿Cuánto tiempo ha tenido que esperar para que le entreguen su documentación
en el Departamento de Rentas (Tributario) de la Administración Zonal Quitumbe?
Cuadro16: Pregunta 3 al Usuario
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Usuarios Departamento de Rentas Administración Zonal Quitumbe
Gráfico 16: Pregunta 3 al Usuario
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Usuarios Departamento de Rentas Administración Zonal Quitumbe
Análisis: De los 53 usuarios del Departamento de Rentas de la Administración
Zonal Quitumbe, 4 han tenido que esperar como mínimo una semana, que
representan el 8% del total de los encuestados; 8usuarios su tiempo de espera ha
sido dos semanas, que representan el 15% del total de encuestados; mientras que
41 usuarios han tenido que esperar tres semanas o más, los 41 usuarios
representan el 77%; gran parte de usuarios ha tenido que esperar por más de tres
semanas corriendo el riesgo de que su trámite no sea encontrado.
8%
15%
77%
Pregunta 3
UNA SEMANA
DOS SEMANAS
TRES SEMANAS O MÁS
OPCIÓN N° TRABAJADORES PORCENTAJEUNA SEMANA 4 8 %DOS SEMANAS 8 15 %
TRES SEMANAS O MÁS 41 77 %TOTAL 53 100%
55
Pregunta 4:
¿Considera usted qué su trámite una vez solicitado fue entregado acorde a sus
requerimientos?
Cuadro17: Pregunta 4 al Usuario
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Usuarios Departamento de Rentas Administración Zonal Quitumbe
Gráfico 17: Pregunta 4 al Usuario
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Usuarios Departamento de Rentas Administración Zonal Quitumbe
Análisis: De los 53 usuarios del Departamento de Rentas de la Administración
Zonal Quitumbe, 12 usuarios considera que el trámite fue entregado acorde a sus
requerimientos; los 12 representan un 23% del total de los encuestados; mientras
que 41 usuarios considera que no recibió acorde sus expectativas; ellos
representan el 77% del total de los encuestados; por lo tanto la mayoría de
usuarios no se siente conforme con la entrega de la documentación.
23%
77%
Pregunta 4
SI
NO
OPCIÓN N° TRABAJADORES PORCENTAJESI 12 23 %
NO 41 77 %TOTAL 53 100%
56
Pregunta 5:
¿Al ingresar un trámite al Departamento de Rentas (Tributario) de la
Administración Zonal Quitumbe se le asignó un número de identificación?
Cuadro18: Pregunta 5 al Usuario
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Usuarios Departamento de Rentas Administración Zonal Quitumbe
Gráfico 18: Pregunta 5 al Usuario
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Usuarios Departamento de Rentas Administración Zonal Quitumbe
Análisis: De los 53 usuarios del Departamento de Rentas de la Administración
Zonal Quitumbe, a23 usuarios se le asignó un número de identificación o conocido
también como número de trámite o ticket; que representan un 43% del total de
los encuestados; mientras que a 30 usuarios no se le asignó un número de
identificación; que representan el 57% del total de los encuestados; a la mayoría
de usuarios no se le asignó un número de identificación y sin éste se dificulta su
búsqueda.
43%
57%
Pregunta 5
SI
NO
OPCIÓN N° TRABAJADORES PORCENTAJESI 23 57 %
NO 30 43 %TOTAL 53 100%
57
Pregunta 6:
Para solicitar un trámite al Departamento de Rentas (Tributario) de la
Administración Zonal Quitumbe usted lo pide por:
Cuadro19: Pregunta 6 al Usuario
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Usuarios Departamento de Rentas Administración Zonal Quitumbe
Gráfico 19: Pregunta 6 al Usuario
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Usuarios Departamento de Rentas Administración Zonal Quitumbe
Análisis: De los 53 usuarios del Departamento de Rentas de la Administración
Zonal Quitumbe, 16 usuarios solicita el trámite a través de su nombre y apellido;
éstos 16 usuarios representan el 30% del total de los encuestados; mientras que
14 usuarios solicitan con su número de cédula; ellos representan el 27% del total
de los encuestados; mientras el 23 usuarios lo realizan mediante el número de
ticket; ellos representan el 43% del total de los encuestados; todos los usuarios
deben solicitar sus trámites con el número de ticket de esta manera se normaliza
y se ahorra tiempo en las búsquedas.
30%
27%
43%
Pregunta 6
NOMBRE Y APELLIDO
NÚMERO DE CÉDULA
NÚMERO DE TÍCKET
OPCIÓN N° TRABAJADORES PORCENTAJENOMBRE Y APELLIDO 16 30 %NÚMERO DE CÉDULA 14 26 %NÚMERO DE TICKET 23 44 %
TOTAL 53 100%
58
Pregunta 7:
¿La atención recibida en el Departamento de Rentas (Tributario) de la
Administración Zonal Quitumbe fue?
Cuadro20: Pregunta 7 al Usuario
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Usuarios Departamento de Rentas Administración Zonal Quitumbe
Gráfico 20: Pregunta 7 al Usuario
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Usuarios Departamento de Rentas Administración Zonal Quitumbe
Análisis: De los 53 usuarios del Departamento de Rentas de la Administración
Zonal Quitumbe, 3 usuarios considera que la atención recibida fue muy buena; los
3 representan el 6% del total de los encuestados; mientras que 17 usuarios
considera que fue buena la atención; ellos representan el 32% del total de los
encuestados; 21 usuarios consideran que la atención recibida por parte de los
6%
32%
39%
23%
Pregunta 7
MUY BUENA
BUENA
REGULAR
MALA
OPCIÓN N° TRABAJADORES PORCENTAJEMUY BUENA 3 5 %
BUENA 17 32 %REGULAR 21 40 %
MALA 12 23 %TOTAL 53 100%
59
Servidores Municipales fue regular; ellos representan el 39% del total de los
encuestados; mientras que 12 usuarios dice que la atención recibida fue mala;
ellos representan el 23% del total de los encuestados; este resultado da a conocer
que la atención que recibe el usuario es regular, debido a que el usuario se molesta
al no recibir su documentación a tiempo.
60
Pregunta 8:
¿Alguna vez sugirió o se quejó por la atención recibida en el Departamento de
Rentas (Tributario) de la Administración Zonal Quitumbe?
Cuadro21: Pregunta 8 al Usuario
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Usuarios Departamento de Rentas Administración Zonal Quitumbe
Gráfico 21: Pregunta 8 al Usuario
Elaborado por: Jhonatan Tito
Fuente: Usuarios Departamento de Rentas Administración Zonal Quitumbe
Análisis: De los 53 usuarios del Departamento de Rentas de la Administración
Zonal Quitumbe, 31 usuarios admite haberse quejado o sugerido por la atención
recibida; los 31 representan el 58% del total de los encuestados; mientras que 22
usuarios no han realizado ninguna acción; ellos representan el 42% del total de los
encuestados; por la atención que recibe cada usuario se ve en la necesidad de
quejarse o sugerir algún tipo de cambio en el Departamento de Rentas, mientras
que los otros usuarios no han realizado ninguna queja o sugerencia.
58%
42%
Pregunta 8
SI
NO
OPCIÓN N° TRABAJADORES PORCENTAJESI 31 58 %
NO 22 42 %TOTAL 53 100%
61
4.3 Resultados
Después de haber realizado el respectivo análisis de cada pregunta de las
encuestas realizadas tanto a los Servidores Municipales como a los Usuarios del
Departamento de Rentas-Transferencias de Dominio de la Administración Zonal
Quitumbe, el investigador ha podido comprobar que:
El Departamento de Rentas-Transferencias de Dominio de la Administración Zonal
Quitumbe no cuenta con una Cultura Archivística dificultando la Gestión
Documental.
El Departamento de Rentas-Transferencias de Dominio de la Administración Zonal
Quitumbe no cuenta con un manual de procesos de archivo impidiendo la gestión
documental, lo mismo que conlleva a que:
a) Pérdida de documentación y tiempo.
b) Falta de conocimiento sobre archivo y gestión documental.
4.4 Limitaciones
Una vez realizada la investigación en el Departamento de Rentas-Transferencias
de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe, las limitaciones fueron nulas,
debido a que el investigador tuvo total acceso para aplicar su instrumento de
investigación.
62
CAPITULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones
El investigador llega a la conclusión de que la ausencia de cultura archivística
en los Servidores Municipales afecta claramente al archivo y la gestión
documental.
Los conceptos de varios autores sobre la importancia del archivo permitirá al
el correcto desarrollo del manual de procesos de archivo.
La inexistencia de un manual de procesos sobre archivo limita las acciones a
seguir por parte de los Servidores Municipales, impidiendo el correcto manejo
documental aplicando técnicas de archivo.
El deficiente manejo documental ha provocado pérdida de varios recursos al
Departamento de Rentas-Transferencias de Dominio de la Administración
Zonal Quitumbe, presentando una mala imagen al usuario.
En conclusión los Servidores Municipales del Departamento de Rentas-
Transferencias de Dominio de la Administración Zonal
Quitumbe no cuentan con un Manual de Archivo que facilite los procesos a
seguir para el correcto Archivo y Gestión Documental.
63
5.2 Recomendaciones
Evaluar a cada Servidor Municipal del Departamento de Rentas-Transferencias de
Dominio de la Administración Zonal Quitumbe cada tres meses.
Implementar un Manual fácil y útil de Procesos de Archivo para su correcto uso
en el Archivo y la Gestión Documental.
Crear carpetas compartidas entre el Servidor Municipal de Archivo y los Servidores
Municipales que se encuentran en la ventanilla.
Trabajar en conjunto en el Departamento de Rentas-Transferencias de Dominio
de la Administración Zonal Quitumbe, con la finalidad de que todos tengan
conocimiento en Archivo y Gestión Documental.
64
CAPÍTULO VI
6. PROPUESTA DE RESOLUCIÓN AL PROBLEMA
6.1 DISEÑO DE LA PROPUESTA
“DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCESOS DE ARCHIVO PARA EL DEPARTAMENTO DE
RENTAS-TRANSFERENCIAS DE DOMINIO DE LA ADMINISTRACIÓN ZONAL QUITUMBE”
6.2 DATOS INFORMATIVOS:
Lugar de aplicación: Administración Zonal Quitumbe
Ubicación: Av. Cóndor Ñan y Av. Quitumbe Ñan; Sur de Quito.
6.3 BENEFICIARIOS:
9 Servidores Municipales;
53 usuarios diarios aproximadamente.
6.4 RESPONSABLE:
Tesista: Tito Cabay Jhonatan Edgar
65
6.5 Antecedentes:
El manejo documental y archivo ya sea éste activo, semiactivo e inactivo es
importante para el correcto desarrollo de la Unidad Ejecutora (Archivo de Gestión),
como de la misma Administración Zonal (Archivo Central), de esa manera se evidencia
el trabajo ejecutado por la Unidad, su progreso o declive de la Administración Zonal.
Desde la ejecución de La Ordenanza de Zonificación “Organización Territorial”, N° 002
aprobada el 14 de diciembre del 2000, los Servidores Municipales no han realizado, la
valoración, conservación, depuración y eliminación de los archivos inactivos, debido
a la escasa administración documental los repositorios de la Administración Zonal se
ven afectados ya que están a punto de ser saturados.
La organización del archivo del Departamento de Rentas-Transferencia de Dominio
de la Administración Zonal Quitumbe, ha sido olvidada por los propios Servidores
Municipales (generadores de la documentación), las solicitudes de los usuarios para
obtener una copia simple o certificada de sus expedientes pueden llegar a tardar tres
semanas o más y con la gran sorpresa de que no haya sido encontrado el expediente.
El prestigio del Municipio de Quito, la Administración Zonal Quitumbe y en si el
Departamento de Rentas, se ve afectado por la demora en la entrega de un
expediente por el personal encargado del archivo, el malestar en el usuario radica en
la pérdida de tiempo.
La documentación que ingresa al archivo del Departamento de Rentas en su mayoría
es almacenada de forma numérica, número único por cada usuario.
Por ello la importancia de esta investigación, que se enfoca en la Cultura Archivística
y la Gestión Documental en los Servidores Municipales del Departamento de Rentas-
66
Transferencia de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe con esto se busca
promover una serie de herramientas fundamentales de archivo; hacia el logro de una
correcta Gestión Documental.
67
6.6 Justificación de la propuesta
El archivo y la gestión documental son de vital importancia dentro y fuera de cualquier
institución pública o privada, en este se evidencia las cosas que se han realizado desde
su creación hasta su cierre en algunos casos.
Esta investigación se basa en la Cultura Archivística que tienen los Servidores
Municipales y de qué manera se ve afectado en la Gestión Documental, con el Diseño
de un Manual de Procesos de Archivo se pretende acceso a la información pública de
manera rápida y sin mayores contratiempos a los usuarios que día a día solicitan
documentación al Departamento de Rentas-Transferencia de Dominio de la
Administración Zonal Quitumbe lo cual va a proyectar una buena imagen del archivo
para el futuro.
Por ello es necesario el Diseño de un Manual de Procesos de Archivo, cuyo contenido
ayudará, facilitará y guiará de la mejor manera al momento de archivar los distintos
expedientes, de esta forma los Servidores Municipales manipularán, controlarán y
gestionarán de la mejor manera la documentación que ingresa y sale del archivo
central.
68
6.7 Objetivos:
6.7.1 Objetivo General: Implementar un Manual de Procesos de Archivo para el Departamento de
Rentas-Transferencia de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe, de
esta manera los Servidores Municipales manipularán, controlarán y
gestionarán de la mejor manera la documentación que ingresa y sale del
archivo central.
6.7.2 Objetivos Específicos:
Llevar un registro de los documentos que ingresan y salen del Archivo Central.
Registrar la información en un Libro Excel, con la finalidad de tener datos
actualizados, ordenados y vinculados entre el Archivo Central y Ventanilla.
Generar reportes con información correcta, para proveer al personal que
labora una base de datos confiables y efectivos.
69
6.8 Ubicación sectorial y física
La Administración Zonal Quitumbe está ubicada al sur de Quito en una edificación
ecológica, Av. Cóndor Ñan y Av. Quitumbe Ñan; La Ordenanza de Zonificación
“Organización Territorial”, N° 002 aprobada el 14 de diciembre del 2000, en sus
artículos 2 y 3 respectivamente, determina las Parroquias y las Zonas Metropolitanas
del Distrito Metropolitano de Quito; en relación con las cuales, es necesario crear
nuevas administraciones zonales, a fin de que se pueda prestar de mejor manera los
servicios que demanda la ciudadanía.
Mediante Resolución N° A 048 con fecha junio 12 de 2001, fue creada la
Administración Zonal Quitumbe, cuyo administrador ejercerá sus competencias y
funciones en la Zona Metropolitana Sur, que incluye las Parroquias o Sectores
Centrales: Guamaní, La Ecuatoriana, Quitumbe y Chillogallo.
La Administración Zonal Quitumbe cuenta con varias Unidades, Jefaturas o
Departamentos en el cual esta investigación fue realizada en el Departamento de
Rentas de la Administración Zonal Quitumbe, identificando la escasa Cultura
Archivística y la Gestión Documental.
70
6.9 Factibilidad
La investigación y el Diseño de un Manual de Procesos de Archivo para el
Departamento de Rentas-Transferencias de Dominio de la Administración Zonal
Quitumbe, fue factible realizar por las siguientes razones:
Existió la colaboración de los Servidores Municipales del Departamento de
Rentas-Transferencias de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe.
El Departamento de Rentas-Transferencias de Dominio de la Administración
Zonal Quitumbe facilitó tomar encuestas y realizar la investigación.
El Investigador contó con los recursos económicos y del tiempo necesario para
la investigación.
La experiencia laboral (Técnico en Archivo), así como los conocimientos
adquiridos durante la carrera universitaria, permitieron que la investigación
se realice y facilite el desarrollo de la propuesta.
6.10 Descripción de la propuesta
Para el uso correcto de este manual se debe tener asistencias técnicas y monitoreo
constante con el personal de la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y
Archivos y para ello se debe designar oficialmente al personal de archivo del
Departamento de Rentas-Transferencia de Dominio de la Administración Zonal
Quitumbe.
Asistir a los diferentes cursos emitidos por la Dirección Metropolitana de
Gestión Documental y Archivos.
La Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos brinda cursos
con certificados de aprobación emitidos por Instituciones Públicas.
Cursos de manera virtual y presencial.
71
La Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos realiza invitaciones a
los cursos mediante circulares firmados y autorizados por el Administrador General,
en esta se adjunta el syllabus. Por lo tanto, todos los Servidores Municipales tienen la
autorización de capacitarse en el Instituto Metropolitano de Capacitaciones (ICAM),
totalmente gratuito.
El Archivo Central del Departamento de Rentas-Transferencias de Dominio de la
Administración Zonal Quitumbe está conformado por los diversos expedientes que
ingresan al Archivo, por ser información de alta consulta deben ser organizados de
manera numérica, conservados en unidades de resguardo (cajas), con un registro de
la documentación almacenada con el fin de tener conocimiento de la existencia o no
de la documentación entre el personal del archivo y personal de ventanilla, acortando
tiempos de búsqueda.
Los documentos son clasificados de forma numérica de la siguiente manera:
a) Documentos semiactivos trámites cerrados;
b) Documentos con registro numérico único de acuerdo al año;
c) Documentos faltantes o no tramitados por el usuario.
Los documentos que conforman el expediente de archivo del Departamento de
Rentas-Transferencias de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe, en su orden
son:
a) Formulario Transferencia de Dominio (utilidad-alcabala);
b) Número de ingreso de trámite;
c) Pago impuesto predial;
d) Copias de cédula de quien otorga y a favor de;
72
e) Escrituras notariadas.
6.10.1 El Archivo del Departamento de Rentas-Transferencias de Dominiode la Administración Zonal Quitumbe.
Constituye el fondo documental de los predios existentes de las Parroquias o Sectores
Centrales: Guamaní, La Ecuatoriana, Quitumbe y Chillogallo a partir del cierre del
trámite se debe realizar el correcto archivo, registro de cada expediente en un Libro
Excel y rotulado de la unidad de resguardo, para lo cual se requiere una coordinación
conjunta entre el personal de ventanilla y el personal de archivo, a fin de lograr una
correcta gestión documental y para ello se debe:
a) Mantener organizados numéricamente los expedientes de acuerdo al ticket.
b) Realizar transferencias primarias (Archivo de Gestión - Archivo Central).
c) Mantener actualizado el Libro Excel de manera que permita recuperar de
forma inmediata la información requerida.
d) Custodiar la documentación por un periodo de tres años y realizar una
Transferencia Secundaria (Archivo Central – Archivo Intermedio).
e) Brindar un servicio de calidad a los usuarios internos y externos.
6.10.2 Funciones del Archivo del Departamento de Rentas-Transferenciasde Dominio de la Administración Zonal Quitumbe.
El oficio primordial del archivo es la de facilitar la ubicación del expediente acortando
tiempo en los Servidores Municipales y Usuarios de este Departamento y para ello se
debe:
73
a) Registrar la documentación que ingresa al archivo digitando los siguientes
datos:
1. N° de ticket
2. N° de predio
3. Quien otorga
4. A favor de
5. Año
Formato de registro de expedientes (Libro Excel):
Cuadro 22: Formato de Registro de Expedientes (Libro Excel)
Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Propia
b) Organizar la documentación de manera secuencial, de acuerdo al número de
ticket que se entrega al inicio del trámite.
DESCRIPCIÓN DELDOCUMENTO
AÑO
N° D
E FO
LIO
S
UNIDADES DECONSERVACIÓN UBICACIÓN FÍSICA
CARP
ETA
LIBR
O
LEGA
JO
OTR
O
No. C
ARPE
TA
No. C
AJA
ARCH
IVO
CENT
RAL
No. C
AJA
ARCH
IVO
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DEJA
No.E
STAN
TE
N° D
ETI
CKET
N° D
E PR
EDIO
QUI
ÉNO
TORG
A
A FA
VOR
DE
74
Cuadro 23: Ordenación Numérico
Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Propia
c) Almacenar los diferentes expedientes ordenadamente un aproximado de 80 a
100 expedientes por unidades de resguardo Tipo L15.
Cuadro 24: Unidad de Resguardo Tipo L15
Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Propia
d) Crear carpetas compartidas entre los Servidores Municipales de Ventanilla y
Archivo.
TICKET 01
TICKET 02
TICKET 03
TICKET 04
75
Gráfico 22: Carpetas Compartidas
Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Propia
e) Actualizar diariamente en el Libro Excel registrando la documentación que
ingresa y sale del archivo.
f) Buscar de forma inmediata los expedientes solicitados ya sea este en
ventanilla o en el archivo.
g) El personal de archivo rotulará la caja con detalles precisos que faciliten la
obtención del expediente.
Gráfico 23: Formato de Rotulado de la Unidad de Conservación Tipo L15
MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITOADMINISTRACIÓN ZONAL QUITUMBE
DEPARTAMENTO DE RENTAS – TRANSFERENCIAS DEDOMINIO
AÑO:
N° DE CAJA:DESCRIPCIÓN N° DE TICKET
DESDE: HASTA:
Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Propia
Ventanilla1
Ventanilla3
Ventanilla2
ArchivoCentral
76
h) Custodiar la información existente en el archivo.
i) Acceder al préstamo de documentos, para tener acceso al expediente ya sea
un cliente interno o externo se debe realizar mediante la petición de acceso a
la información y para esto se debe llenar un formulario indicando por lo menos
uno de lo siguiente:
N° de ticket
N° de predio
Quien otorga
A favor de
Año
77
Gráfico 24: Formato de Acceso a la Información
Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Propia
j) La solicitud de acceso a la información se archivará, en orden cronológico.
k) La persona responsable del Archivo, el número de fojas y la conservación física
y procederá a la entrega de los documentos.
MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO
ADMINISTRACIÓN ZONAL QUITUMBE
DEPARTAMENTO DE RENTAS – TRANSFERENCIAS DEDOMINIO
Solicitud de acceso a la información
Dependencia o persona solicitante / RUC o CI
N° ticket N° Predio Quien otorga A favor de Año
Número de fojas:
Observaciones:
Fecha de entrega:Fecha de devolución:
Firma del solicitante:
Nombre firma del responsable de archivo:
Nombre firma del responsable de archivo
78
l) Los Servidores Municipales del Archivo o Ventanilla localizan el expediente en
la unidad de resguardo, retirándolo del sitio en que se encuentra, sin alterar
el orden en que se guarda los expedientes restantes.
m) Si el solicitante requiere copias certificadas, el responsable de la unidad
comunica al usuario el plazo establecido para que sean certificadas por la
autoridad competente, debiendo efectuarse esta acción en 48 horas como
máximo.
n) Una vez efectuadas las consultas, el solicitante devuelve al responsable de la
unidad, el material documental, se verificará el número de fojas y la
conservación física, de no haber irregularidades se procede a sellar la solicitud
de acceso a la información “DEVUELTO”, así como la fecha de devolución.
Seguido de eso se debe archivar en la carpeta rotulada con el nombre de
SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN.
o) Realizar el respectivo seguimiento de los documentos que han sido solicitados
a manera de préstamo para las diferentes actividades dentro de la
Administración Zonal Quitumbe.
79
Gráfico 25: Flujograma de Proceso de Archivo
Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Propia
80
6.10.3 Evaluación al Servidor Municipal
La evaluación se dará trimestralmente apoyada por el Técnico asignado de la
Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos en el cual se evidenciará
el funcionamiento del manual y la aplicación que le estén dando fundamentándose
en los informes técnicos que se emitan. Dicha evaluación se dará realizando una tabla
de indicador en el cual se evidencie el trabajo realizado.
Gráfico 26: Indicador de Gestión Documental y Archivos
INDICADOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS
N° Indicador Registro Unidad deMedida
Período de
Medida
Fuentes deVerificación
1N° de trámitesrecibidos
Cantidad detrámitesrecibidos
Expedientes
Trimestral
Libro deregistro
2N° de documentosdistribuidos
Cantidad dedocumentosdistribuidos
Expedientes
Trimestral
Formatosde
distribución
3N° de registros enbases de datos
Cantidad deregistros en
bases de datosExpedient
esDiario Bases de
datos
4
N° de documentosprocesadosdocumentalmente(ordenamiento)
Cantidad dedocumentos Expedient
esDiario Bases de
datos
5
% de documentosinventariados.
Cantidad dedocumentos
inventariados /Cantidad dedocumentosexistentes.
Documentos
Trimestral
Formatosde
inventarioDocumental / Bases de
datos
81
Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: DMGDA
6.10.4 Condiciones físicas para el resguardo de los expedientes
Las condiciones son óptimas en el Archivo del Departamento de Rentas-
Transferencias de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe este cuenta con un
espacio físico determinado dentro de la propia Administración Zonal, las cuales
garantizan la correcta conservación de los diferentes expedientes de las Parroquias o
Sectores Centrales: Guamaní, La Ecuatoriana, Quitumbe y Chillogallo.
Unidades de resguardo (cajas o carpetas): lugar donde finalmente reposa la
documentación después del proceso administrativo respectivo.
Unidad de resguardo Tipo L15: para estos expedientes la conservación se realizará
únicamente en este tipo de unidad. Las dimensiones de esta caja son:
Gráfico 27: Medidas de la Unidad de Resguardo Tipo L15
Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Propia
6
N° de solicitudesde acceso a lainformaciónatendidas.
Cantidad desolicitudes de
acceso a lainformaciónatendidas.
Solicitudes Trimestral
Tabla desolicitudes
37 cm
31 cm
24 cm
82
Para el archivo de los expedientes se debe colocar la unidad de resguardo Tipo L15 de
manera horizontal
Gráfico 28: Unidad de Resguardo Tipo L15 Horizontal
31 cm
37 cm
Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Propia
6.10.4.1 Estanterías
Lugar en el cual se colocarán las unidades de conservación Tipo L15 debidamente
rotuladas con la numeración de la caja y con la descripción numérica de los
expedientes que contiene.
6.10.4.2 Iluminación
El Archivo del Departamento de Rentas-Transferencias de Dominio de la
Administración Zonal Quitumbe no tiene ventanas por donde ingresen los rayos
solares de esta forma se evita el biodeterioro; se recomienda la utilización de
lámparas fluorescentes.
83
6.10.4.3 Polvo
Realizar una limpieza permanente de las unidades de resguardo mediante el uso de
aspiradora, nunca con paño húmedo.
6.10.4.4 Ventilación
Es necesario garantizar la ventilación por lo que puede disponerse deaire
acondicionado o corrientes provocadas.
6.10.4.5 Impactos
6.10.4.6 Administrativo
El Diseño de un Manual de Procesos de Archivo para el Departamento de Rentas-
Transferencias de Dominio de la Administración Zonal Quitumbe que se ha
implementado, tiene un impacto administrativo notable, generando práctica en las
funciones administrativas, ahorrará tiempo y brindará atención de calidad,
mejorando la imagen del Departamento de Rentas y la propia Administración Zonal
Quitumbe.
6.10.4.7 Educativo
La investigación genera un impacto educativo debido al conocimiento adquirido y que
se adquirirá por los Servidores Municipales en las Aulas de ICAM, a más de eso el
tesista desarrolló su conocimiento universitario y amplió su experiencia laboral
dentro de una institución pública.
84
Bibliografía:Andrea, S. F. (2009). ¿Qué entendemos por cultura? En S. F. Andrea, ¿Qué
entendemos por cultura? (pág. 7).
Aramburu, F. (23 de Enero de 2007). Ábrete Libro. Obtenido de
http://abretelibro.blogspot.com/2007/01/qu-significa-tener-cultura.html
Cueva, G. (2012). "Implementación del Sistema de Gestión Documental Alfresco para
la Facultad de Ingeniería en Geología, Minas, Petróleos y Ambiental de la
Universidad Central del Ecuador". Quito.
Diego, L. (2010). Propuesta de un manual de gestión documental y archivo para las
unidades de Coordinacioón con Aplicación a la Coordinación General de
Gestión Empresarial de Petroindustrial. Quito.
Duane, M. (2009). Administración Estratégica una herramienta para la
competitividad.
Enciclopedia de Clasificaciones. (2016). Obtenido de Tipos de Cultura:
http://www.tiposde.org/ciencias-sociales/78-tipos-de-cultura/
Esther, A. P. (2013). Manual de Clasificación y Organizacion del Archivo Activo.
Cotopaxi.
Idarraga, J. Q. (2013). Principios Archivísticos. Obtenido de Gestión documental:
https://gestiondocumentaljosequinteroi.wordpress.com/definiciones/princip
ios-archivisticos/
Llerena, D. A. (2010). "PROPUESTA DE UN MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE
ARCHIVO PARA LAS UNIDADES DE COORDINACIÓN CON APLICACIÓN A LA
COORDINACIÓN GENERAL DE GESTIÓN MPRESARIAL DE PETROINDUSTRIAL".
Quito.
85
Lucía, G. L. (2009). ProQuest ebrary. Obtenido de Fundamentación teórica y tradición
formativa:
http://bvirtual.uce.edu.ec:2054/lib/bgeneralucesp/reader.action?docID=106
24309
Silvia, V. (2013). Sistema de archivo para el mejoramiento de la calidad del servicio al
cliente en la Secretaría General del Concejo Metrpolitano de Quito. Quito.
Norma Técnica DMGDA (2013) Para todas las Direcciones, Empresas, Secretarías y
demás entres relacionados al servicio municipal.
Resolución AG-84: Reglamento que regula el Sistema Metropolitano de Gestión
Documental y Archivos del MDMQ/13-09-2012
Resolución AG-43-2011: Instructivo que regula el procedimiento de Acceso a la
información y consulta de Archivos en el MDMQ/2011-08-11
Resolución N° A 048 con fecha Junio 12 de 2001, fue creada la Administración Zonal
Quitumbe
Reglamento General Sustitutivo publicado en el Registro Oficial Suplemento N° 378
del 17 de octubre de 2006. Sección III. Entrega de Registro y Archivos.
Diccionario Archivístico Mundo Archivístico
http://www.mundoarchivistico.com/?menu=diccionario Diccionario de
Términos Archivísticos.
86
Anexos
87
ANEXO A: CUESTIONARIO APLICADO AL USUARIOUniversidad Central del Ecuador
Sede SurAsistencia Ejecutiva de Gerencia
ENCUESTA
CUESTIONARIO APLICADO AL USUARIO
Fecha: Septiembre 2016
Indicaciones generales:
Por favor sírvase responder de forma honesta las siguientes interrogantes, desu colaboración dependerá el éxito de la investigación.
Lea cuidadosamente las preguntas y conteste con una (x) la respuestapertinente.
La encuesta realizada será de absoluta confidencialidad.
OBJETIVO: Conocer el nivel de satisfacción del usuario del Departamento de Rentasde la Administración Zonal Quitumbe.
1. ¿Cree usted que la documentación que ingresa al Departamento de Rentas(Tributario) de la Administración Zonal Quitumbe es?ARCHIVADA ( )NO ARCHIVADA ( )
2. ¿Usted ha solicitado alguna vez documentación que reposa en elDepartamento de Rentas (Tributario) de la Administración Zonal Quitumbe?SI ( )NO ( )
3. ¿Cuánto tiempo ha tenido que esperar para que le entreguen sudocumentación en el Departamento de Rentas (Tributario) de laAdministración Zonal Quitumbe?UNA SEMANA ( )DOS SEMANAS ( )
88
TRES SEMANAS O MÁS ( )
4. ¿Considera usted qué su trámite una vez solicitado fue entregado acorde a susrequerimientos?SI ( )NO ( )
5. ¿Al ingresar un trámite al Departamento de Rentas (Tributario) de laAdministración Zonal Quitumbe se le asignó un número de identificación?SI ( )NO ( )
6. Para solicitar un trámite al Departamento de Rentas (Tributario) de laAdministración Zonal Quitumbe usted lo pide por:NOMBRE Y APELLIDO ( )NÚMERO DE CÉDULA ( )NÚMERO DE TICKET ( )
7. ¿La atención recibida en el Departamento de Rentas (Tributario) de laAdministración Zonal Quitumbe fue?MUY BUENA ( )BUENA ( )REGULAR ( )MALA ( )
8. ¿Alguna vez sugirió o se quejó por la atención recibida en el Departamento deRentas (Tributario) de la Administración Zonal Quitumbe?SI ( )NO ( )
¡GRACIAS POR SU COLABORACIÓN!
89
ANEXO B: CUESTIONARIO APLICADO AL SERVIDOR MUNICIPALUniversidad Central del Ecuador
Sede SurAsistencia Ejecutiva de Gerencia
ENCUESTA
CUESTIONARIO APLICADO AL SERVIDOR MUNICIPAL
Fecha: Septiembre 2016
Indicaciones generales:
Por favor sírvase responder de forma honesta las siguientes interrogantes,de su colaboración dependerá el éxito de la investigación.
Lea cuidadosamente las preguntas y conteste con una (x) la respuestapertinente.
La encuesta realizada será de absoluta confidencialidad.
OBJETIVO: Conocer el nivel de cultura archivística en el Departamento de Rentas dela Administración Zonal Quitumbe.
1. ¿Ha asistido a los cursos de capacitación que dicta regularmente la Direcciónde Gestión Documental y Archivos?SI ( )NO ( )
2. ¿Recibe apoyo de su jefe inmediato para asistir a alguna capacitación sobrearchivo?SI ( )NO ( )
3. ¿Usted en el Departamento de Rentas de la Administración Zonal Quitumbeorganiza su archivo según su propio criterio?SI ( )NO ( )
90
4. ¿Su archivo lo organiza de manera?CRONOLÓGICO ( )ALFABÉTICO ( )NUMÉRICO ( )
5. ¿Realiza el inventario de la documentación ingresada?SI ( )NO ( )
6. La documentación ingresada es almacenada en:CAJAS ( )CARPETAS ( )LEGAJOS ( )
7. ¿Encuentra un expediente con facilidad?SI ( )NO ( )
8. ¿Con qué frecuencia es evaluado el trabajo qué usted realiza en el archivo?MENSUAL ( )SEMESTRAL ( )ANUAL ( )OTRO ( )
9. ¿Alguna vez ha recibido una notificación por parte de su jefe inmediato sobreuna queja o sugerencia de algún usuario que fue mal atendido?SI ( )NO ( )
¡GRACIAS POR SU COLABORACIÓN!
91
ANEXO C: FICHA DE VALIDACIÓN SÍNTESIS DEL VALIDADOR
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADORSEDE SUR
FICHA DE VALIDACIÓN
“DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCESOS DE ARCHIVO PARA EL DEPARTAMENTO DERENTAS-TRANSFERENCIAS DE DOMINIO DE LA ADMINISTRACIÓN ZONAL
QUITUMBE”
SÍNTESIS DEL VALIDADOR
Nombres y apellidos: Mercedes del Pilar Salas PorrasCédula de Ciudadanía: 1705407664
ESTUDIOS TERCER NIVEL:
Universidad Cristiana Latinoamericana. Escuela de Ingeniería en Ciencias deInformación y Bibliotecología.Objetivo de la Carrera: Promover, desarrollar, gestionar y liderar proyectossustentables en unidades, servicios y sistemas de información relacionados con labibliotecología y la archivística.Título: Ingeniera en Ciencias de Información y Bibliotecología
ESTUDIOS ESPECIALIZADOS INTERNACIONALES:
Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica “Transparencia del Estado:Gestión, preservación y acceso a los documentos públicos” (24 horas), Bogotá –Colombia
Red de Universidades. Congreso Internacional de Administradores de Documentos.
92
(20 horas), Pasto - Colombia Congreso Internacional Andino sobre Enfoque Estratégico de Negocios en la
Gestión Documental. Sysdatec Internacional (25 horas), Bogotá- ColombiaTaller de Descripción, Digitalización e Indexación de Archivos. SysdatecInternacional (30 horas). Bogotá- ColombiaTaller de Manejo de Nuevas Tecnologías y el Software Sistema de AdministraciónDocumental –SAD-. Sysdatec Internacional (20 horas) Bogotá- Colombia
I Taller Regional de la Red Internacional de Información BibliográficaPID/PINNFA, Instituto Interamericano del Niño IIN (50 horas), Montevideo-Uruguay.
II Taller Regional de la Red Internacional de Información BibliográficaPID/PINNFA, Fundación Rafael Pombo (50 horas), Bogotá-Colombia.
III Taller Regional de la Red Internacional de Información Bibliográfica PID/PINNFA,Instituto Nacional del Niño y la Familia INNFA (50 horas), Quito-Ecuador.
IV Taller Regional de la Red Internacional de Información Bibliográfica PID/PINNFA,Universidad Nacional de Heredia (50 horas), Heredia-Costa Rica.
V Taller Regional de la Red Internacional de Información Bibliográfica PID/PINNFA,Comité Paraguay Kansas (50 horas). Asunción-Paraguay.
Viajes de Observación a Bibliotecas y Centros de Información de lasUniversidades de Toronto y London, Canadá. (Financiamiento CEPEIGE-OEA).
CARGOS DIRECTIVOS:
Asesores Ecuatorianos de Sistemas - ASECSISTEM. Coordinadora de Proyectos deGestión Documental (3 de junio 2013 – 30 junio 2015)
Presidencia de la República. Prestación de Servicios Técnicos Especializados enGestión Documental. (Octubre-noviembre 2014)
Empresa Eléctrica Quito. EEQSA. Asesora en temas de Gestión Documental (enero-abril 2014).
Empresa Asesora Productora de Seguros CIFRASEG. Coordinadora del Proyecto deGestión Documental. (Octubre - Marzo 2014)
Secretaria Nacional de Transparencia de Gestión SNTG. Analista de GestiónDocumental (agosto 2010 – mayo 2013)
FLACSO. Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales, Sede Ecuador. Experta enArchivo Unidad de Estudiantes. (1º abril – 9 agosto 2010).
SYSDATEC Internacional. Gerente de Gestión Documental del Proyecto CeroPapeles (PaperLess Office –PLO) implementado en General Motors Ecuador -Ómnibus BB (Abr. 2003 -. 19-03-2010).
ELASTO Poliuretanos S.A. Coordinadora de Organización y Administración de losArchivos Físicos y Electrónicos de la Empresa (Sep. 2004-Abr. 2005).
ASEGURADORA DEL SUR. Asesora de Gestión Documental en la Implementación de
93
la I y II Fase del Proyecto Cero Papeles PLO. (nov-2006/mayo-2007). FONSAL Fondo de Salvamento del Patrimonio Cultural. Consultora del Sistema. de
Gestión Documental –SIGDOC-. Levantamiento e Identificación de los FondosDocumentales con la elaboración de una Propuesta para Implementación delPrograma de Retención Documental –TRD- (Feb-Abr.2003).
INNOVA Consultores-Proyecto PaperLess Office –PLO. Coordinadora Área deBibliotecología (2002-08-01 a 31-11-2002).
Docencia Universitaria. Universidad Cristiana Latinoamérica. UCL. (2009-2011).Docente Escuela de Bibliotecología: Materia Clasificación Archivística 6º semestre;Servicios Archivística 7mo. Semestre.Docente del Sistema Modular Especial Bibliotecología UCL.Directora y Lectora de Tesis
Capacitadora:
- ICAM-DMQ. Módulo II. Curso de Legislación Archivística (20 horas) marzo 2016- Strategos. Formación de Equipos Empresariales Forequip. Seminario de
Gestión Documental y Archivos Digitales octubre 2014 (20 horas)- Aseguradora del Sur - Cifraseg. Introducción a la Archivística y Gestión
Documental. octubre 2013. (20 horas)- Instituto de Capacitación Ecuabibliosoft:Curso: Gestión Documental, Modelos
y Normas de Archivo (Nivel I: 31 agosto al 11 septiembre 2009) (30 horas)- Instituto de Capacitación Ecuabibliosoft:Curso: Gestión Documental, Modelos
y Normas de Archivo (Nivel II: 19 al 31 octubre 2009) (30 horas).- SYSDATEC Internacional Compañía especializada en soluciones de
administración integral de archivos físicos y digitales a través de consultoría,capacitación, software, hardware y custodia documental. Capacitación enGestión Documental en las Empresas: GME-OBB; Elasto; Aseguradora del Sur;Panalpina Quito y Guayaquil; Cordialsa (ago. 2002 – mar. 2010) (350 horas)
ACTIVIDAD PROFESIONAL
Asesores Ecuatorianos de Sistemas – ASECSISTEM: Asesoría en proyectos degestión documental. Elaboración, seguimiento, ejecución y control de proyectosarchivísticos. Creación del Archivo Central en Aseguradora del Sur C.A.:Recomendaciones para la infraestructura física de archivos. Implementación deprocesos de digitalización, indexación, transferencia y eliminación controlada dedocumentos. Elaboración de tablas de retención documental, redacción demanuales e instructivos técnicos de gestión documental
Cifraseg: Implementación de una solución personalizada del software de GestiónDocumental. Elaboración y Actualización de Tablas de Retención Documental,Elaboración de Políticas de Archivo para Procesos de Organización, Transferencia,Eliminación controlada de documentos.
94
Presidencia de la República: prestación de Servicios Técnicos Especializados a laDirección de Gestión Documental y Archivo para Levantar un Diagnóstico de laSituación Actual del Archivo General de la Institución.
Empresa Eléctrica Quito, EEQ S.A.: Asesoramiento especializado en materia deAdministración y Gestión Documental para realizar el levantamiento de la SituaciónActual de los Archivos generados por la Empresa Eléctrica Quito y recomendacionestécnicas para contar con procedimientos relacionados con el manejo óptimo de losdocumentos con base en las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes en el país.
Secretaria Nacional de Transparencia de Gestión, SNTG: Creación del ArchivoCentral. Implementación de Programas de Gestión Documental. Administración deArchivos Físicos y Electrónicos. Diseño y Elaboración de Cuadros de Clasificación oTablas de Retención Documental. Incorporación de la Legislación Documental a losArchivos de la Institución. Digitalización e Indexación de Archivos. Diseño deFormularios. Elaboración de Manuales de Políticas y Procedimientos de Archivos.
Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales, FLACSO: Creación del ArchivoPasivo de la Unidad de Estudiantes. Implementación de Programas de GestiónDocumental. Diseño y Elaboración de Cuadros de Clasificación o Tablas deRetención Documental. Asesoría sobre Legislación de Archivos. Digitalización eIndexación de Archivos. Diseño de Formularios. Elaboración de Manuales deProcedimientos de Archivos.
General Motors Ecuador – OmmibusBB; Aseguradora del Sur; Fondo deSalvamento del Patrimonio Cultural FONSAL; ELASTO Poliuretanos: Incorporacióne Implementación del Concepto Oficina cero papeles (PaperLessOficePLO).Programas de Gestión Documental. Administración de Archivos Físicos yElectrónicos. Diseño y Elaboración de Cuadros de Clasificación o Tablas deRetención Documental. Asesoría sobre Legislación de Archivos. Digitalización eIndexación de Archivos. Diseño de Formularios. Elaboración de Manuales deProcedimientos de Archivos. Eliminación controlada de documentos
Asesor del Área Documental en las Unidades de Información: MEC-DINACAPED;INNFA (Quito, Guayaquil, Cuenca); MBS- Dirección Nacional de la Juventud;Corporación Latinoamericana para el Desarrollo –CLD-; PROJUSTICIA; OrganizaciónTécnica y Coordinación de Eventos en el Área de Información DocumentalINNFA: III Taller Regional PID-PINNFA; I Taller Sub-Centro Focal- Capítulo(Guayaquil); Conferencias "El Rol de Usuario en la Gestión de la Información(Quito); Taller Sistemas de Información de Protección a la Infancia –SIPI (Quito).";Taller Nacional sobre Procesos de Gestión Documental en la Administración Pública(SRI-Quito)”
OEA-CEPEIGE; INNFA (Quito, Guayaquil y Cuenca); CLD; PROJUSTICIA;Residencia Universitaria Tulpa: Organización, Sistematización y Automatizaciónde Bibliotecas y Centros de Información
Estrategias de Búsquedas de Información Automatizadas a través del INTERNETy en las Bases de Datos Documentales: SAP, SIPI, SIRS, SIRB, WINISIS, SAD
95
Manejo y Uso de Reglas de Catalogación Angloamericanas RCAA2, Sistema deClasificación Dewey –CDD-; Clasificación Decimal Universal –CDU-; Construcción deTesauros, Indización, Normas de Descripción de Archivos –ISAD(G), SistemasManuales y Automatizados del Procesamiento de Información. Legislación sobreBibliotecas.
Miembro de la Asociación Ecuatoriana de Archiveros –AEDA-, y de la AsociaciónEcuatoriana de Bibliotecarios –AEB-.
OCUPACIÓN ACTUAL:
Ilustre Municipio de Quito – IMQ. Dirección Metropolitana de Gestión Documentaly Archivo. Analista de Gestión Documental. (julio 2015 hasta la presente)
96
ANEXO D: FICHA DE VALIDACIÓN MEDIANTE EXPERTO
FICHA DE VALIDACIÓN MEDIANTE EXPERTOSOBRE EL TRABAJO DE TITULACIÓN
“DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCESOS DE ARCHIVO PARA EL DEPARTAMENTO DERENTAS-TRANSFERENCIAS DE DOMINIO DE LA ADMINISTRACIÓN ZONAL
QUITUMBE”
Orientaciones:Marque con una equis (X) según su experiencia profesional y personal, sobre cuálsería la valoración que a su juicio tendría cada uno de los parámetros expuestos acontinuación, bajo los criterios de medición muy satisfecho (MS), Satisfecho (S), pocosatisfecho (PS) y nada satisfecho (NS), por favor a breves rasgos indique las razonesde su parecer.
Muchas gracias por su colaboración.
No. Criterios Opciones RazonesMS S PS NS
1 Rigurosidad científica X2 Pertinencia X3 Actualidad X4 Sistematicidad X5 Secuencia lógica X6 Aplicabilidad X7 Funcionalidad X8 Coherencia X
Observaciones:
Recomendaciones para la redacción técnica de la propuesta y de las encuestas.
Nombre: Pilar Salas Porras, Ing.Fecha de validación: 25 de octubre 2016
97
ANEXO E: CURRICULIM VITAE DEL AUTORCURRICULUM VITAE
1.- DATOS GENERALES
NOMBRE: Jhonatan Edgar Tito CabayNACIONALIDAD: EcuatorianaFECHA DE NACIMIENTO: 4 diciembre de 1992 (Quito – Ecuador)CÉDULA DE IDENTIDAD: 172316712-6ESTADO CIVIL: SolteroDIRECCIÓN: Cooperativa de Vivienda Valles del Sur S45-185 Calle
Existente diagonal a la última parada del Corredor SurOccidental San Martin
TELÉFONOS: 0983113459 3-118-023E-MAIL: [email protected]
2.- EDUCACIÓN:
SECUNDARIA: Colegio Técnico Mixto “UNE”, Quito.Título de Contador, Bachiller en Ciencias de Comercio yAdministración.
SUPERIOR: Proceso de Titulación en Licenciatura en AsistenciaEjecutiva de Gerencia en la Universidad Central delEcuador.
3.- DETALLE DE COMPETENCIAS:
SUFICIENCIA EN INFORMÁTICA
Fundamentos de computación.
Uso de hardware y de software, sistemas operativos y fundamentos básicos decomputación.
98
Procesador de texto. Word
Manejo de documentos, trabajar con texto y párrafos, dar formato a documentos,trabajar con imágenes, tablas y gráficos, administración de documentos.
Hojas de cálculo. Excel
Manejo de hojas de cálculo, creación y revisión de fórmulas y funciones, modificarlibros, herramientas de edición, administración de archivos, creación de gráficos yorganigramas.
Multimedia. Power Point
Creación y configuración de presentaciones multimedia, insertar y modificar texto,insertar y modificar elementos visuales, modificar formatos de presentación,imprimir, administrar y entregar presentaciones.
Internet.
Uso de correo electrónico a través de un software administrador y sus componentes,nociones sobre redes y el impacto de la informática en diferentes disciplinas.
OTROS Conocimiento básico de idiomas: Inglés, Francés, Chino. Poseo licencia de conducir tipo B. Participación de jornadas académicas de Gobierno y Territorio. Dominio en el Sistema Operativo Linux (Open Office Org).
4.- EXPERIENCIA LABORAL:
Pasantía en la Subdirección de Aseguramiento y Control de Prestaciones delInstituto Ecuatoriano de Seguridad Social IESS.
Pasantía Agencia de Desarrollo Económico ADE - Administración Zonal EloyAlfaro Municipio del Distrito Metropolitano de Quito.
Pasantía en la Dirección Metropolitana de Gestión Documental -Municipio delDistrito Metropolitano de Quito.
Servidor Municipal 5 Técnico en Archivo en la Dirección Metropolitana deGestión Documental -Municipio del Distrito Metropolitano de Quito.
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5.- REFERENCIAS PERSONALES:
Ing. Milton GuanochangaGerente propietario SOLCOMTelf.: 0996009000
Ing. Patricia CaizapantaCoordinadora de Carrera Asistencia Ejecutiva de Gerencia UCETelf.: 0986496475
Sr. Noé IzaCoordinador de Radio On-LineTelf.: 093156451
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ANEXO F: CERTIFICADO ACTIVIDADES REALIZADAS
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ANEXO G: CERTIFICADO ABSTRAC
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Gráfico 29: Antiguo Archivo Central
Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Propia
103
Gráfico 30: Ingreso el registro al Libro Excel
Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Propia
Gráfico 31: Actual Archivo Departamento de Rentas - Transferencias de DominioAdministración Zonal Quitumbe
Elaborado por: Jhonatan TitoFuente: Propia