UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE …€¦ · Cadena de valor y alcance de los procesos ... Entrada y salida de los ecuatorianos ... Requerimiento de material

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE AUDITORIA Y CONTABILIDAD

REORGANIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS, APLICADOS

A LA EMPRESA “BINARIA SISTEMAS S.A.” DEDICADA A LA DISTRIBUCIÓN DE

EQUIPOS INFORMÁTICOS A NIVEL CORPORATIVO UBICADA EN LA CUIDAD DE

QUITO, DE 1 DE ABRIL AL 31 DE SEPTIEMBRE 2014

AUTORA:

DANIELA ALEXANDRA MONCAYO RODRÍGUEZ

[email protected]

INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA, CONTADORA PÚBLICA

AUTORIZADA

DIRECTOR:

DR. EFRAÍN BECERRA

[email protected]

QUITO, DM. MAYO 2015

ii

Moncayo Rodríguez Daniela Alexandra (2015). Reorganización de los

Procedimientos Administrativos, Aplicados a la empresa”Binaria

Sistemas” Dedicada a la Distribución de Equipos Informáticos. Previo a

la Obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría,

Contadora Pública Autorizada, Facultad de Ciencias Administrativas.

Quito: UCE. 130 p

iii

DEDICATORIA

Esta tesis se la dedico primeramente a Dios quién supo guiarme por el buen camino, darme fuerzas

para seguir adelante y no desmayar en los problemas que se presentaban.

A mi madre que es el pilar más importante de mi vida por todos sus sacrificios y esfuerzos para

hacer de mí una persona de bien, por demostrarme siempre su cariño y apoyo.

A mi abuelita a quien quiero como una madre y a mi familia en general, porque siempre me ha

brindado su apoyo incondicional.

A Nena y Mateo por demostrarme su lealtad y gran amor

iv

AGRADECIMIENTO

En primer lugar doy gracias a Dios por bendecirme y acompañarme todos los días de mi vida.

Agradezco a la Universidad Central del Ecuador, por darme la oportunidad de estudiar en tal

prestigiosa institución superior.

A mi director de tesis, Dr. Efraín Becerra, que con su paciencia y experiencia aporto al desarrollo

de mi tesis.

Agradezco a todos mis profesores durante toda mi carrera porque han aportado a mi desarrollo

profesional.

También agradezco el apoyo incondicional de mi familia sobretodo el de mi madre que ha estado

presente en los buenos y malos momentos de mi vida.

Y a todas aquellas personas que de una u otra forma contribuyeron a mi desarrollo personal y

profesional, amigos, compañeros de trabajo, familia gracias por sus consejos que han sido de gran

ayuda.

v

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL

vi

APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS

vii

LUGAR DONDE SE REALIZÓ LA INVESTIGACIÓN

viii

TABLA DE CONTENIDO

DEDICATORIA .......................................................................................................................... iii

AGRADECIMIENTO ................................................................................................................. iv

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ................................................................v

APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS.............................................................................. vi

LUGAR DONDE SE REALIZÓ LA INVESTIGACIÓN ............................................................ vii

TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................................ viii

LISTA DE TABLAS ................................................................................................................. xiii

LISTA DE FIGURAS ..................................................................................................................xv

RESUMEN EJECUTIVO ......................................................................................................... xvii

ABSTRACT ............................................................................................................................ xviii

INTRODUCCIÓN .........................................................................................................................1

CAPÍTULO I .................................................................................................................................2

GENERALIDADES DE LA EMPRESA........................................................................................2

1. Antecedentes de Binaria Sistemas S.A. ...................................................................................2

1.1. Ubicación geográfica ...........................................................................................................2

1.1.1. Base legal ........................................................................................................................3

1.2. Compra, venta e importación de equipos de computación y software ...................................4

1.2.1. Soluciones informáticas ...................................................................................................7

1.3. Servicios .............................................................................................................................9

1.4. Leyes de regulación ...........................................................................................................10

1.5. Misión ...............................................................................................................................17

1.6. Visión ...............................................................................................................................17

1.7. Objetivos ...........................................................................................................................18

1.7.1. Objetivo general .............................................................................................................18

1.7.2. Objetivos específicos ......................................................................................................18

1.8. Principios y valores ...........................................................................................................19

ix

CAPÍTULO II ..............................................................................................................................21

ANÁLISIS SITUACIONAL ........................................................................................................21

2. Análisis FODA ....................................................................................................................21

2.1. Análisis FODA de Binaria S.A. .........................................................................................22

2.1.1. Ambiente interno: ...........................................................................................................22

2.1.1.1. Análisis general ...........................................................................................................23

2.1.1.2. Organigrama estructural...............................................................................................23

2.1.1.3. Organigrama posicional ...............................................................................................26

2.1.1.4. Organigrama funcional ................................................................................................28

2.1.2. Análisis externo ..............................................................................................................33

2.1.2.1. Macroambiente ............................................................................................................33

2.1.2.2. Factor social ................................................................................................................40

2.1.2.3. Factor tecnológico .......................................................................................................44

2.1.2.4. Factor legal ..................................................................................................................45

2.2. Microambiente ..................................................................................................................47

2.2.1. Clientes ..........................................................................................................................47

2.2.2. Proveedores ....................................................................................................................49

2.2.3. Competencia ..................................................................................................................50

2.3. Estructura de precios .........................................................................................................51

CAPÍTULO III ............................................................................................................................52

HERRAMIENTAS BÁSICAS PARA IMPLEMENTAR UN REDISEÑO EN LOS PROCESOS

ADMINISTRATIVOS .................................................................................................................52

3.1. Procesos ...........................................................................................................................52

3.1.1. Elementos de un proceso ................................................................................................52

3.2. Proceso administrativo ......................................................................................................52

3.2.1. Planificación ..................................................................................................................53

3.2.1.1. Propósito de la planeación ...........................................................................................53

3.2.1.2. La planeación y objetivos ............................................................................................54

x

3.2.2. Organización ..................................................................................................................55

3.2.2.1. Principios básicos de organización de los empleados de Binaria Sistemas ....................55

3.2.2.2. Estructuras organizacionales ........................................................................................56

3.3. Rediseño de los procesos ...................................................................................................58

3.3.1. Pasos para el rediseño de un proceso ...............................................................................59

CAPÍTULO IV ............................................................................................................................61

IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS EXISTENTES EN BINARIA SISTEMAS S.A. .........61

4.1. Levantamiento de procesos ................................................................................................61

4.1.1. Diagrama de flujo de proceso .........................................................................................61

4.1.2. Diagrama de flujo de datos .............................................................................................62

4.2. Cadena de valor y alcance de los procesos .........................................................................63

4.2.1. Levantamiento de procesos por áreas ..............................................................................65

4.2.2. Selección de procesos .....................................................................................................66

4.3. Proceso de compras ...........................................................................................................73

4.3.1. Objetivos del proceso de compras ...................................................................................73

4.3.2. Política de compras.........................................................................................................74

4.3.3. Procedimientos administrativos ......................................................................................74

4.3.4. Observaciones del proceso de compras actual .................................................................76

4.3.5. Recomendaciones ...........................................................................................................77

4.4. Proceso de ventas ..............................................................................................................77

4.4.1. Definición ......................................................................................................................77

4.4.2. Objetivos ........................................................................................................................77

4.4.3. Política de ventas ............................................................................................................78


4.4.5. Flujograma del proceso...................................................................................................79

4.4.6. Observaciones ................................................................................................................79


4.5. Proceso de inventarios .......................................................................................................80

xi

4.5.1. Definición ......................................................................................................................80

4.5.2. Política de inventarios....................................................................................................81



4.5.5. Observaciones ................................................................................................................83


4.6. Recursos humanos .............................................................................................................83

4.6.1. Definición ......................................................................................................................83

4.6.2. Objetivos ........................................................................................................................83

4.6.3. Políticas de Recursos Humanos ......................................................................................83



4.6.6. Observaciones ................................................................................................................85


CAPÍTULO V .............................................................................................................................86

5.1. PROPUESTA DEL REDISEÑO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS .....................86

5.1.1. Representación gráfica de los procedimientos propuestos................................................86

5.2. Proceso de compras ...........................................................................................................88

5.2.1. Estrategias ......................................................................................................................88


5.3. Proceso de ventas ..............................................................................................................95

5.3.1. Objetivos ........................................................................................................................95

5.3.2. Políticas de ventas ..........................................................................................................95


5.4. Proceso de inventarios .......................................................................................................97

5.4.1. Objetivos ........................................................................................................................97



xii

5.5. Recursos humanos ........................................................................................................... 100

5.5.1. Objetivos ...................................................................................................................... 100

5.5.2. Política de recursos humanos ........................................................................................ 100

5.5.3. Estrategias .................................................................................................................... 101

5.5.4. Procedimientos administrativos .................................................................................... 101

5.5.4.1. Reclutamiento............................................................................................................ 102

5.5.4.2. Selección de personal ................................................................................................ 103

5.5.4.3. Inducción................................................................................................................... 104

5.5.4.4. Capacitación y entrenamiento .................................................................................... 105

5.5.4.5. Evaluación de desempeño .......................................................................................... 105

CAPÍTULO VI .......................................................................................................................... 107

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .......................................................................... 107

6.1. Conclusiones ................................................................................................................... 107

6.2. Recomendaciones ............................................................................................................ 108

BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................................... 109

xiii

LISTA DE TABLAS

Tabla 1. 1: Soluciones informáticas ...............................................................................................7

Tabla 1. 2. Servicios Binaria..........................................................................................................9

Tabla 1. 3: Obligaciones tributarias Binarias ...............................................................................13

Tabla 1. 4: Principios y valores ...................................................................................................19

Tabla 2. 1: Organigrama estructural.............................................................................................24

Tabla 2. 2: Organigrama posicional .............................................................................................26

Tabla 2. 3: Producto Interno Bruto ..............................................................................................36

Tabla 2. 4: Variación de la inflación 20013-2015 ........................................................................37

Tabla 2. 5: Entrada y salida de los ecuatorianos ...........................................................................42

Tabla 2. 6: Entradas salidas extranjeros .......................................................................................43

Tabla 2. 7: Clientes potenciales de Binaria Sistemas ....................................................................48

Tabla 2. 8: Proveedores de Binaria Sistemas ...............................................................................50

Tabla 3. 1: Tipos de control.........................................................................................................57

Tabla 3. 2: Rediseño de procesos.................................................................................................59

Tabla 3. 3: Pasos para el rediseño de procesos .............................................................................59

Tabla 4. 1: Elementos de diagrama de datos ................................................................................63

Tabla 4. 2: Levantamiento de procesos por áreas .........................................................................65

Tabla 4. 3: Selección de procesos ................................................................................................66

Tabla 4. 4: Diagrama de análisis de proceso de compras ..............................................................67

Tabla 4. 5: Diagrama de análisis del proceso de ventas ................................................................68

Tabla 4. 6: Diagrama de análisis del proceso de logística .............................................................69

Tabla 4. 7: Diagrama de análisis del proceso de talento humano ..................................................70

Tabla 4. 8: Diagrama de análisis del proceso de importación .......................................................71

Tabla 4. 9: Diagrama de análisis del proceso de facturación ........................................................72

Tabla 4. 10: Procedimiento administrativo ..................................................................................74

Tabla 5. 1: Simbología para el diagrama de flujo .........................................................................87

Tabla 5. 2: Registro proveedores .................................................................................................89

xiv

Tabla 5. 3: Requerimiento de materiales o mercaderías ...............................................................89

Tabla 5. 4: Solicitud de cotizaciones y selección de proveedor de materiales ...............................90

Tabla 5. 5: Elaboración de orden de compra (adquisiciones locales) ............................................90

Tabla 5. 6: Envío de documentos a bodega y contabilidad por compras locales ............................91

Tabla 5. 7: Requerimiento de material .........................................................................................91

Tabla 5. 8: Elaboración de nota de pedido (importaciones) ..........................................................92

Tabla 5. 9: Transferencias internacionales ...................................................................................92

Tabla 5. 10: Requerir los documentos originales de la importación ..............................................93

Tabla 5. 11: Declaración aduanera única .....................................................................................94

Tabla 5. 12: Liquidación y envío de documentos .........................................................................94

Tabla 5. 13: Recepción de pedido ................................................................................................96

Tabla 5. 14: Elaboración y envío de la proforma de venta ............................................................96

Tabla 5. 15: Facturación de la mercadería ...................................................................................97

Tabla 5. 16: Recibir la documentación de la transferencia............................................................97

Tabla 5. 17: Revisión de la mercadería por parte de un inspector .................................................98

xv

LISTA DE FIGURAS

Figura 1. 1: Ubicación Geográfica de Binaria Sistemas .................................................................3

Figura 1. 2: Productos Binaria .......................................................................................................4

Figura 1. 3: Productos Apple.........................................................................................................5

Figura 1. 4: Productos IBM ...........................................................................................................5

Figura 1. 5: Productos Lenovo ......................................................................................................5

Figura 1. 6: Productos Microsoft ...................................................................................................6

Figura 1. 7: Productos Xerox ........................................................................................................6

Figura 1. 8: Productos HP .............................................................................................................6

Figura 1. 9: Soluciones Binaria .....................................................................................................7

Figura 1. 10: Servicios de Binaria .................................................................................................9

Figura 1. 11: Leyes de regulación de binaria sistemas .................................................................10

Figura 1. 12: Información presentada a la superintendencia de compañías ...................................12

Figura 2. 1: Estructura FODA .....................................................................................................21

Figura 2. 2: Análisis causa- efecto, principales problemas en el manejo de la información ...........23

Figura 2. 3: Organigrama estructural actual .................................................................................25

Figura 2. 4: Organigrama posicional actual .................................................................................27

Figura 2. 5: Variables de macro-ambiente ...................................................................................33

Figura 2. 6: Variación Anual del Producto Interno Bruto .............................................................36

Figura 2. 7: Exportaciones petroleras y no petroleras...................................................................38

Figura 2. 8: Total depósitos banca privada ..................................................................................39

Figura 2. 9: Riesgo País Ecuador versus América Latina .............................................................40

Figura 2. 10: Extrema Pobreza en el Ecuador ..............................................................................41

Figura 2. 11: Evaluación del mercado laboral ..............................................................................42

Figura 2. 12: Análisis entradas salidas .........................................................................................43

Figura 2. 13: Entrada y salida de extranjeros ...............................................................................44

Figura 2. 14: Equipamiento tecnológico del hogar .......................................................................45

Figura 2. 15: Competencia de Binaria Sistemas ...........................................................................51

xvi

Figura 3. 1: Cadena de valor .......................................................................................................52

Figura 4. 1: Ejemplo de diagrama de flujo de proceso .................................................................62

Figura 4. 2: Cadena de Valor Binaria Sistemas ...........................................................................63

Figura 4. 3: Procesos a rediseñar .................................................................................................64

Figura 4. 4: Flujograma de compras ............................................................................................75

Figura 4. 5: Flujograma de documentos y tareas ..........................................................................76

Figura 4. 6: Proceso de Ventas ....................................................................................................79

Figura 4. 7: Flujograma del proceso de inventario .......................................................................82

Figura 4. 8: Flujograma del proceso talento humano ...................................................................84

Figura 5. 1: Flujograma del proceso de inventario .......................................................................99

Figura 5. 2: Proceso de la administración del personal............................................................... 102

xvii

RESUMEN EJECUTIVO

PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD Y

AUDITORIA, CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA

En la actualidad existen factores como la globalización de la información, el desarrollo

tecnológico, el incremento de la competitividad empresarial y la exigencia cada vez mayor en el

cumplimiento de altos estándares de calidad, eficacia, productividad y atención al cliente, hacen

necesario un rediseño de los procesos, con la finalidad de disminuir la demora en la entrega de los

productos y optimización de recursos.

Y es así que con el fin de aprovechar el desarrollo tecnológico que se está viviendo en los actuales

momentos surgió la empresa Binaria Sistemas hace 33 años, que es una empresa dedicada a la

importación y comercialización de computadoras, soluciones y servicios informáticos que

requieran las empresas y personas naturales a nivel nacional en todas las marcas más importantes y

reconocidas del mercado.

PALABRAS CLAVES

1. REDISEÑO

2. SOLUCIONES TECNOLÓGICAS

3. PRODUCTIVIDAD

4. PROCESOS ADMINISTRATIVOS-SISTEMAS DE TECNOLOGÍA

5. COMERCIAL

xviii

ABSTRACT

1

INTRODUCCIÓN

El desarrollo de esta investigación pretende efectuar una reorganización de los procesos

administrativos, de la empresa Binaria Sistemas, las mismas que nos permitirán verificar la

exactitud y veracidad de la información administrativa, promover la eficiencia en las operaciones y

salvaguardar sus recursos con el fin de lograr las metas y objetivos programados.

Es por lo tanto que este trabajo se constituye en un documento guía para la ejecución de las

acciones previamente establecidas y relacionadas con la filosofía de la empresa.

El primer capítulo contiene los antecedentes de creación, base legal, dirección actual de

funcionamiento de la empresa, así como también se describen las operaciones que realiza las cuales

se resumen en compra, importación y venta de equipos de computación y soluciones informáticas

que requiera el cliente.

El segundo capítulo está compuesto por el análisis situacional de la compañía donde se describen

las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que Binaria enfrenta en sus actividades

cotidianas, así como también se analizan los diferentes factores tanto internos como externos que

influyen directa e indirectamente en la estabilidad de Binaria Sistemas.

En el tercer capítulo se encuentra las herramientas básicas para la propuesta del rediseño

administrativo, donde se describe el proceso administrativo que son: la planificación, organización

dirección y control que son necesarios en todos los procesos.

En el cuarto capítulo se desarrolla el levantamiento de los procesos existentes en la Binaria

Sistemas, así como las observaciones y recomendaciones necesarias para la propuesta de rediseño.

El quinto capítulo se encuentra la propuesta del rediseño de los procesos de compras, ventas,

inventario y recursos humanos, con vistas al mejoramiento de la organización de Binaria Sistemas.

En el sexto capítulo se presentan las conclusiones y recomendaciones para la empresa, que

pretendan contribuir con el posterior rediseño de sus procesos, que permitan alcanzar la

permanencia en el mercado, incremento de rentabilidad y optimización de los recursos.

2

CAPÍTULO I

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

1. Antecedentes de Binaria Sistemas S.A.

Binaria Sistemas S.A. con RUC 1790394182001, es una empresa de tecnología de información y

comunicación, tiene 35 años de experiencia atendiendo al mercado corporativo nacional, cuenta

con profesionales altamente calificados para atender a las necesidades de acceso rápido a

tecnología esencial del día a día, hasta entrega de soporte técnico especializado para la planeación

estratégica y despliegue de soluciones.

Está orientada a brindar soluciones informáticas para rentabilizar la cadena de valor principalmente

a compañías utilities (empresas de servicio público que cotizan en bolsa, generalmente pertenecen a

los sectores de eléctricos y autopistas), pero también a los rubros industriales, logísticos y mineros,

a través de sistemas, servicios y soluciones innovadoras y eficientes.

La estructura de Binaria Sistemas S.A. se enfoca en ofrecer servicio tecnología informática; soporte

y mantención de la plataforma tecnológica; desarrollo e integración de sistemas corporativos y

portales web; junto a la asesoría para la instalación de soluciones móviles y logísticas. Debido al

crecimiento de la empresa, esta investigación propuso un rediseño a los procedimientos

administrativos con la finalidad de agilitar la entrega y servicio al cliente, para que el aporte a la

compañía sea eficaz y útil.

1.1. Ubicación geográfica

Binaria Sistemas S.A. se encuentra ubicada en la provincia de Pichincha, ciudad de Quito, en la

Av.12 De Octubre 1753 y Luis Cordero, barrio La Floresta, edificio Puerto de Palos, planta baja.

3

Figura 1. 1: Ubicación Geográfica de Binaria Sistemas

Fuente: Mapa google.

1.1.1. Base legal

El estatuto legal de la compañía ha sido elaborado conforme a lo estipulado en el artículo 150 de la

Ley de Compañías, además se han considerado los artículos 143 -145 de la misma Ley que tratan

sobre el concepto, características, nombre y domicilio.

Denominación

De conformidad con las leyes de la República del Ecuador, se constituye la Compañía Binaria

Sistemas, regida por los Estatutos Sociales, la Ley de Compañías; y demás disposiciones vigentes.

En todos los actos en que intervenga se identifica con su denominación social con el nombre

Binaria Sistemas S.A.

Duración

El plazo de duración de la compañía es de cuarenta (40) años a partir de la inscripción en el

Registro Mercantil, con fecha 05 de febrero de 1979, pero podrá disolverse y liquidarse antes del

vencimiento o prorrogarse de conformidad con las disposiciones legales pertinentes.

Objeto social

La compañía puede dedicarse a una o varias de las siguientes actividades: “prestar servicios a

empresas de economía mixta, privadas o estatales, sean estas nacionales o extranjeras, relacionadas

4

con la organización, sistemas en general y sistemas de procesamiento de datos manual o

electrónico. Además la empresa realizará venta, arrendamiento, outsourcing de equipos de

computación y software, consultoría de procesos apoyados en tecnología con software y hardware,

servicios generales de tecnología y servicios de computación.” (SUPERCIAS, 2015).

Capital

El capital suscrito es de USD 204,000.00 dólares americanos, divididos en ochenta acciones

nominativas de un dólar cada una, que podrá ser aumentado por la Junta General de Socios.

Operaciones

Para el cumplimiento de su objeto social la compañía Binaria Sistemas efectúa las siguientes

operaciones en moneda nacional (dólares americanos):

1.2. Compra, venta e importación de equipos de computación y software

Binaria Sistemas está enfocada a la compra, venta e importación de equipos de computación de las

siguientes marcas:

Figura 1. 2: Productos Binaria

Fuente: Binaria Sistemas

Apple

Binaria Sistemas S.A. trabaja con Apple: “es una compañía de ordenadores personales con

software y hardware integrados que opera en la actualidad, tienen simplicidad de uso, consistencia

en todas sus aplicaciones de software, etcétera. Son muy buenos porque ayudan a la gente a hacer

su trabajo de una forma más efectiva y eficiente (en el caso del ordenador Macintosh), o porque le

5

ayudan a disfrutar más de la vida (el reproductor iPod MP3), o ambas cosas a la vez”. (Cruikshank,

Jeffrey, 2007, pág. 25)

Figura 1. 3: Productos Apple


IBM

Binaria Sistemas S.A. trabaja con IBM desde 1994, manteniendo la categoría más alta de partner

durante 12 años consecutivos, es un centro autorizado de servicios de esta marca por más de 10

años sumados al servicio de equipos de computación personal marca IBM.

Figura 1. 4: Productos IBM


Lenovo

Binaria Sistemas está debidamente autorizada para promover y comercializar equipos de

computación personal pertenecientes a la marca Lenovo, es también un centro autorizado de

servicios en la ciudad de Quito y Guayaquil desde hace seis años.

Figura 1. 5: Productos Lenovo


6

Microsoft

Binaria Sistemas Cía. Ltda., está acreditado por las autorizaciones de Microsoft Corporation para

la venta de cualquier pieza, y gestionar la amplia gama de licencias para clientes personales u

organizaciones.

Figura 1. 6: Productos Microsoft


Xerox

Binaria Sistemas S.A. constituye un canal Xerox System Integrator, a lo largo de ocho años,

ofreciendo una amplia gama de soluciones apoyada en su experiencia en procesos de negocios,

servicios de outsorcing y en el manejo de tecnología de documentos y servicios de impresión.

Figura 1. 7: Productos Xerox


Hewlett Packard

La empresa trabaja en la venta e instalación de servidores HP bajo las mejores prácticas

especificadas por el fabricante.

Figura 1. 8: Productos HP


7

1.2.1. Soluciones informáticas

Binaria Sistemas S.A. presta servicios de soluciones informáticas enfocados para mantener siempre

actualizado el ambiente informático y garantizar los máximos niveles de utilización de sus clientes,

los mismos que son dirigidos a la resolución de los problemas tecnológicos en el ambiente físico de

tecnología de información.

Figura 1. 9: Soluciones Binaria


Tabla 1. 1: Soluciones informáticas

Soluciones Características

Soluciones de virtualización

Con las soluciones de virtualización de

eficacia probada que ofrece Binaria Sistemas,

las empresas aumentarán la productividad del

personal informático, responderán con más

rapidez a las nuevas oportunidades que se

presenten, protegerán los activos y los datos

empresariales y ahorrarán gastos.

Soluciones de infraestructura La empresa cuenta con un equipo de

consultores y arquitectos que tienen una gran

experiencia en proyectos de infraestructura de

tecnología de la información, con la cual

asesora a sus clientes en la consultoría,

diseño, implementación y soporte para las

8

distintas plataformas informáticas.

Almacenamientos y respaldo

Binaria Sistemas cuenta con soluciones

líderes en protección de datos empresariales a

través de tecnologías de copia de respaldo y

recuperación, con la finalidad de ayudar a las

organizaciones que no dispone de las

estrategias adecuadas para garantizar a sus

negocios la disponibilidad de la información

en caso de un desastre o pérdida de

información.

Networking y comunicaciones

Instalación de redes y comunicaciones switching, routing, comunicaciones unificadas, telefonía y optimización de los anchos de banda.

Soluciones de seguridad

Protección unificada de los sistemas informáticos de modo que el cliente pueda estar seguro de que el sistema de su empresa está mejor protegido contra una amplia gama de amenazas, respuesta eficaz a través del análisis automatizado de múltiples fuentes de datos.

Business Service Management

El monitoreo y la gestión de servicios permite monitorear los servicios de la organización, ofreciendo mecanismos de gobernabilidad y gestión, para así permitirle al cliente tomar

decisiones y el control sobre el negocio.

Soluciones de manejo de datos

La empresa cuenta con un sistema IBM InfoSphere DataStage permite integrar información empresarial, aunque esta tenga muchos orígenes y destinos distintos, y

períodos de tiempo breves con la finalidad de crear una base de datos para la gestión de relaciones con los clientes, o la planificación de recursos empresariales con bases confiables.

Soluciones de bases de datos

Dispone de un sistema Informix que es el único software de base de datos disponible que reduce los costos y aumenta la productividad proveyendo de una administración casi nula, tanto para los entornos pequeños, como para los altamente

distribuidos sin importar cuál sea la plataforma.

Comunicaciones unificadas

Dispone de un nuevo enfoque en las comunicaciones empresariales mensajería instantánea corporativa, conferencias web y

estado de disponibilidad del usuario, las mismas proporcionan un entorno único que integra todos los medios por los que un usuario puede comunicarse con otros, basado en una identidad y presencia únicas

9

accesibles.

Colaboración, business inteligence y

gerencia de proyectos

La empresa presta servicios de soluciones de análisis de datos, inteligencia de negocios, con la aplicación de conceptos de diseño multidimensional de datos, además brinda soluciones de colaboración y portales

corporativos.

Soluciones de impresión

Los servicios que la empresa ofrece son: la administración de la plataforma de impresión, fotocopiado, scanner, fax, scan to mail y digitalización de documentos, permitiendo

una mayor productividad y ahorro. Fuente: Binaria (2015). Soluciones informáticas.

Elaborado por: Daniela Moncayo.

1.3. Servicios

Ofrece servicio técnico de hardware, software y redes de hogar, tanto para empresas como para

personas particulares.

Figura 1. 10: Servicios de Binaria


Tabla 1. 2. Servicios Binaria

SERVICIOS CARACTERÍSTICAS

Departamento técnico bitecna

Binaria Sistemas S.A. como canal premier las marcas IBM y Lenovo, cuenta con recursos a nivel nacional para cumplir con las garantías ofertadas a los clientes y cumplir con los altos estándares corporativos del mercado. Cuenta con: ingenieros de soporte.

Centro de llamadas.

Centro de reparaciones. Soporte Local.

Virtualización Permite que especialistas certificados y con amplia experiencia puedan ofrecerle apoyo para lograr asegurar un máximo provecho a su inversión. El consultor

10

suministrará las recomendaciones y acciones que el cliente deberá tomar dentro de su infraestructura virtual para sacar

la mayor ventaja a su inversión Hewlett Packard

Con este servicio Binaria Sistemas ayuda a instalar los servidores HP en el ambiente de tecnología de información que requiera el cliente, bajo las mejores

prácticas especificadas por el fabricante, servicio que también cubre la instalación de componentes adicionales de hardware en su ambiente o sistema actual.

Sysmantec

Las ofertas que Binaria Sistemas ofrece a través de servicios Symantec, se incluyen desde servicios de

consultoría para ayudar a instalar e implementar rápidamente los productos de Symantec hasta servicios gestionados para reducir los gastos operativos y mejorar la eficiencia en las operaciones.

Asesoría Consultoría IBM

A través de IBM, Binaria Sistemas ayuda a sus clientes al tanto de la importancia de mantener alineadas las decisiones de nivel estratégico de su negocio con tecnología de información, así como comprender la importancia de entregar y gestionar servicios de TI de calidad, mediante consultoría personalizada.

Fuente: BINARIA, (2015). Servicios Binaria.


1.4. Leyes de regulación

Las leyes de regulación son un conjunto normas gubernamentales que regulan el funcionamiento y

giro del negocio de una empresa, todas las compañías se encuentran regidas por estas normativas

que tienen como objetivo verificar su funcionamientos regular sus procesos de: calidad,

elaboración de productos, servicios, etc.

Figura 1. 11: Leyes de regulación de binaria sistemas


11

Constitución Política del Estado

La Constitución Política del Ecuador garantiza la protección y sostenibilidad de las empresas,

como es el caso de Binarias Sistemas S.A. que es una compañía de personería jurídica, y se

encuentra dentro de los parámetros legales.

Art. 316.- El Estado podrá delegar la participación en los sectores estratégicos y servicios públicos a empresas mixtas en las cuales tenga mayoría accionaria. La delegación se

sujetará al interés nacional y respetará los plazos y límites fijados en la ley para cada sector

estratégico. El Estado podrá, de forma excepcional, delegar a la iniciativa privada y a la

economía popular y solidaria, el ejercicio de estas actividades, en los casos que establezca

la ley. (Constitución del Ecuador, 2008, p. 150).

La Constitución del Ecuador es la norma suprema y prevalece sobre cualquier otra del

ordenamiento jurídico, en ella se encuentran presenten los lineamientos básicos para promover el

crecimiento y desarrollo, tanto para el sector público, mixto y el privado como el caso de Binarias

Sistemas S.A. que está sujeto a las siguientes disposiciones legales.

Ley de Compañías

Esta ley dirige y regula todas las actividades que sea necesarias para establecer una compañía en

cualquiera de sus modalidades como son:

La compañía en nombre colectivo.

La compañía en comandita simple y dividida por acciones.

La compañía de responsabilidad limitada.

La compañía anónima.

La compañía de economía mixta.

Estas cinco especies de compañías constituyen personas jurídicas. La Ley reconoce,

además, la compañía accidental o cuentas en participación. (Ley de Compañías, 1999,

p. 1)

Binaria Sistemas por estar constituida como sociedad anónima se encuentra regulada por la

Superintendencia de Compañías quien es una entidad autónoma, proactiva y sólida la misma que

cuenta con mecanismos eficaces y modernos de control, supervisión y de apoyo al sector

empresarial y de mercado de valores. Esta empresa está sujeta a la Ley de Compañías y

proporciona información sobre sus movimientos económicos, cambios de administración, cambios

de accionistas, informes de auditoría, entre otros aspectos.

12

Figura 1. 12: Información presentada a la superintendencia de compañías Fuente: Superintendencia de Compañías

Esta ley pretende evitar el funcionamiento de empresas que se encuentren fueran del orden público

y las normativas vigentes, una compañía debe constar de una razón social, su representante legal,

sus funcionarios; además de establecer de manera clara los servicios y/o productos que brinda.

Ley de Régimen Tributario Interno

Binaria Sistemas S.A., está sujeta a las resoluciones emanadas en la Ley de Régimen Tributario

Interno y a su código respectivamente, adjuntado reformas, las mismas que regulan las relaciones

jurídicas provenientes de los tributos, entre el sujeto activo que es el Estado Ecuatoriano, y la

compañía que viene a ser el contribuyente de los impuestos.

Para este efecto la Ley de Régimen Tributario interno define como tributo a las contribuciones que

pagan obligadamente los ciudadanos o entidades al Estado por servicios que le ofrece,

manifestados mediante tasas, impuestos y controles especiales. Rentas que ingresan al sector

público a título de ingresos patrimoniales y ganancias.

Art. 1.- Objeto del impuesto.- Establécese el impuesto a la renta global que obtengan las

personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades nacionales o extranjeras, de

acuerdo con las disposiciones de la presente Ley.

Art. 2.- Concepto de renta.- Para efectos de este impuesto se considera renta: 1.- Los

ingresos de fuente ecuatoriana obtenidos a título gratuito o a título oneroso provenientes del

trabajo, del capital o de ambas fuentes, consistentes en dinero, especies o servicios.

(Régimen Tributario Interno, 2006, p. 1)

Binaria Sistemas S.A. cumple con sus obligaciones tributarias en los siguientes rubros:

13

Tabla 1. 3: Obligaciones tributarias Binarias

Impuesto a la Renta Este impuesto recae sobre la renta

anual que obtiene la compañía.

Impuesto al Valor Agregado El IVA es un impuesto indirecto sobre el consumo; es decir, financiado por el

consumidor final, la empresa debe rendir cuentas a la administración tributaria sobre este gravamen.

Retenciones en la fuente Es un mecanismo de recaudo

anticipado de los impuestos de renta y complementarios, a la que está sujeta la empresa por la venta de los bienes y prestación de servicios

Anexos transaccionales En este anexo se presenta el detalle de las compras con sus respectivas retenciones, con la finalidad de informar al Servicio de Rentas Internas sobre las transacciones que se han realizado en el período.

Fuente: Binaria (2015) Obligaciones tributarias.

Elaborado por: Daniela Moncayo

Las declaraciones se realizan en los plazos establecidos por la entidad del control, el Servicio de

Rentas Internas (SRI), si no se cumple con estas disposiciones la empresa estará sujeta al pago de

las multas pecuniarias establecidas para el efecto, así mismo en el caso de cometer faltas

reglamentarias o contravenciones, las administración tributaria estará en la potestad de aplicar la

respectivas sanciones de acuerdo al tipo de falta que la empresa haya cometido.

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

Binaria Sistemas está sujeta a esta ley ya que para la venta de los equipos de computación y la

prestación de servicios, trabaja también por medio de licitaciones con instituciones del sector

público.

Artículo 1.- Objeto y Ámbito.- Esta Ley establece el Sistema Nacional de Contratación

Pública y determina los principios y normas para regular los procedimientos de

contratación para la adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación

de servicios, incluidos los de consultoría, que realicen: Las compañías mercantiles

cualquiera hubiere sido o fuere su origen, creación o constitución que posean o administren bienes, fondos, títulos, acciones, participaciones, activos, rentas, utilidades, excedentes,

subvenciones y todos los derechos que pertenecen al Estado y a sus instituciones, sea cual

fuere la fuente de la que procedan, inclusive los provenientes de préstamos, donaciones y

entregas que, a cualquier otro título se realicen a favor del Estado o de sus instituciones.

(Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, 2008, p. 3)

http://es.wikipedia.org/wiki/Impuesto_indirecto

http://es.wikipedia.org/wiki/Impuesto_indirecto

14

Esta ley articula y armoniza a todas las instancias, organismos e instituciones en los ámbitos de

planificación, programación, presupuesto, control, implican ahorro de recursos y facilitan las

labores de control, tanto de las entidades contratantes como de los proveedores de bienes y

servicios y de la ciudadanía en general, su función es la de equilibrar la capacidad ecuatoriana en

los servicios ofertados promoviendo las ofertas competitivas.

Para el proceso de comprar públicas se requiere seguir el siguiente proceso dinámico. 1.- se crea un

convenio marco, el Instituto Nacional de Contratación Pública selecciona proveedores; 2.- creación

de un catálogo electrónico la entidades contratantes pueden realizar las adquisición de productos o

servicios. 3.- los proveedores tienen que garantizar servicios y productos normalizados de

conformidad con precio, plazo o lugar; y 4.- contratantes deberán consultar el catálogo electrónico

previamente antes de establecer un proceso de adquisición. Binaria S.A. participa ofreciendo sus

servicios o adquiriendo otros que demande la empresa.

Código de Trabajo

La compañía tiene empleados y trabajadores bajo relación de dependencia, por lo tanto se rige por

las normas establecidas en el Código de Trabajo, el cual regula las relaciones entre empleadores y

trabajadores y se aplica a las diversas modalidades y condiciones de sus trabajadores.

En los siguientes artículos se expide:

Art. 2.- Obligatoriedad del trabajo.- El trabajo es un derecho y un deber social. El trabajo es

obligatorio, en la forma y con las limitaciones prescritas en la Constitución y las leyes.

Art. 3.- Libertad de trabajo y contratación.- El trabajador es libre para dedicar su esfuerzo a

la labor lícita que a bien tenga. Ninguna persona podrá ser obligada a realizar trabajos

gratuitos, ni remunerados que no sean impuestos por la ley, salvo los casos de urgencia

extraordinaria o de necesidad de inmediato auxilio. Fuera de esos casos, nadie estará

obligado a trabajar sino mediante un contrato y la remuneración correspondiente. (Código

del Trabajo, 2012, p. 3)

Con este Código se pretende que los trabajadores del sector privado no sean explotados, tanto en

su carga de actividades, así como el número de horas que tienen que cumplir durante una semana

de labores. Se promueve la regulación de contratos para evitar que ellos sean despedidos sin

recibir las remuneraciones acorde a sus años de servicios y del tipo de actividad cumplida en una

empresa.

Art. 38.- Riesgos provenientes del trabajo.- Los riesgos provenientes del 547 trabajo son de

cargo del empleador y cuando, a consecuencia de ellos, el 548 trabajador sufre daño

personal, estará en la obligación de indemnizarle de 549 acuerdo con las disposiciones de

este Código, siempre que tal beneficio no 550 le sea concedido por el Instituto Ecuatoriano

de Seguridad Social. (Código del Trabajo, 2012, p. 13).

15

También toma en cuenta las condiciones aptas que requiere un trabajador para el desarrollo de

ciertas actividades, será necesario que el empleador revise sus instalaciones, el material

administrativo, el equipo de trabajo, así como el ambiente donde un empleado cumple con las

actividades que le han sido asignadas dentro de su contrato de trabajo. De debe prever la seguridad

física y psicológica de los trabajadores.

Ley de Seguridad Social

Esta ley hace referencia principalmente a un campo de bienestar social relacionado con la

protección social o cobertura de las necesidades reconocidas como: salud, pobreza, vejez,

discapacidades, vivienda, desempleo, familias con niños, familias numerosas, familias en situación

de riesgo, y otras.

Art. 1.- Principios Rectores.- El Seguro General Obligatorio forma parte del sistema

nacional de seguridad social y, como tal, su organización y funcionamiento se fundamentan

en los principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad y suficiencia. (Ley de Seguridad Social, 2014, p. 1)

En esta ley se definen los parámetros y requisitos necesarios para la atención de los empleados que

se encuentran laborando en la empresa, así como las responsabilidades y derechos del empleador,

con relación a salud y los demás servicios que presta el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

(IESS).

Se cubre riesgos de los trabajadores relacionados con enfermedades, maternidad, riesgos del

trabajo, vejez, muerte, e invalidez, que incluye discapacidad; y cesantía. El Seguro Social se

encuentra en la obligación de brindar atención efectiva promoviendo asistencia médica inmediata,

oportuna, además de contar con profesionales que cubran los diversos tratamientos requeridos por

las personas.

Leyes Supletorias

Código Civil (contratos y obligaciones)

Este código recoge todos los derechos y deberes que dispone cualquier ciudadano que tiene que

cumplir en este caso la empresa Binaria Sistemas está regida por éste código para el

establecimiento de los contratos de construcción.

Art. 1454. Contrato o convención es un acto por el cual una parte se obliga para

con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa. Cada parte puede ser una o muchas personas.

Art. 1457.- El contrato oneroso es conmutativo cuando cada una de las partes se

obliga a dar o hacer una cosa que se mira como equivalente a lo que la otra parte

debe dar o hacer a su vez; y si el

16

equivalente consiste en una contingencia incierta de ganancia o pérdida, se llama

aleatorio.

Art.1458. El contrato es principal cuando subsiste por sí mismo sin necesidad de

otra convención; y accesorio cuando tiene por objeto asegurar el cumplimiento de

una obligación principal, de manera que no pueda subsistir sin ella.

Art. 1459.- El contrato es real cuando, para que sea perfecto, es necesaria la

tradición de la cosa a que se refiere; es solemne cuando está sujeto a la observancia

de ciertas formalidades especiales, de manera que sin ellas no surte ningún efecto civil; y es consensual cuando se perfecciona por el solo consentimiento. (Código

Civil , 2005, p. 71)

Código Orgánico Integral Penal (en caso de incumplir con alguna cláusula)

En el Código penal se tipifican todos los delitos y faltas conocidas hasta ahora y las agravantes y

las atenuantes, así como las medidas de seguridad de un estado, la empresa se rige en este código

en los casos de que no se hayan cumplido con alguna de las cláusulas establecidas en el contrato,

puede ser de valores pecuniarios o no se cumpla con alguna obligación.

En la sección séptima de contravención contra el derecho al trabajo se establece:

Artículo 91. 3. La explotación laboral, incluida el trabajo forzoso, la servidumbre por

deudas y el trabajo infantil.

Artículo 105.- Trabajos forzados u otras formas de explotación laboral.- La persona que

someta a otra a trabajos forzados u otras formas de explotación o servicios laborales, dentro

o fuera del país, será sancionada con pena privativa de libertad de diez a trece años.

(Código Orgánico Integral Penal, 2014, p. 61)

En estos dos artículos se establece políticas para evitar la explotación laboral, donde el empleador

tiene la obligación de contratar a una persona con todos los derechos y obligaciones que tiene un

trabajador. La persona que sea sometida a realizar actividades sin su respectiva remuneración podrá

ser sancionada con pena privativa de libertad al comprobarse esta contravención que se encuentra

fuera de las leyes.

Artículo 244.- Falta de afiliación al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.- La o el

empleador que no afilie a sus trabajadores al seguro social obligatorio dentro de treinta días,

contados a partir del primer día de labores, será sancionado con pena privativa de libertad

de tres a siete días. (Código Orgánico Integral Penal, 2014, p. 98).

Uno de los aspectos incluidos en el nuevo Código Orgánico Integral Penal es que los empleadores

se encuentran en plena obligación de afiliar a sus empleados al Seguro Social, la empresa que no lo

hace estará sujeta a sanciones en la que se incluye la pena de libertad.

17

Leyes y Ordenanzas - Municipio del Distrito Metropolitano de Quito

Los organismos seccionales informarán oportunamente a la ciudadanía de las resoluciones que

adoptaren, mediante la publicación de las actas de las respectivas sesiones de estos cuerpos

colegiados, así como sus planes de desarrollo local; por tanto Binaria Sistemas S.A., debe estar

pendiente de estas leyes y ordenanzas.

Ordenanza 213. Se establece:

Art. 11.357.1.- Estímulo.- La Municipalidad, a través de las administraciones zonales,

brindará estímulos a barrios, urbanizaciones, empresas, organizaciones de comerciantes o

propietarios, por las iniciativas que desarrollen para mantener limpia la ciudad, de acuerdo

al reglamento que se dictará al efecto. Los estímulos también se extenderán a quienes

trabajen en la erradicación del trabajo infantil en el manejo de desechos sólidos; en estos

casos, las administraciones zonales coordinarán con el Patronato Municipal San José. (Ordenanza 213, 2007, p. 7).

Con esta ordenanza Binaria Sistemas está comprometida a mantener el control, recibir estímulos,

evitar contravenciones y sanciones en materia de aseo, el Municipio controla el uso de los espacios

públicos, además de verificar las normas de control ambiental para evitar la acumulación de

escombros y la acumulación de basura en lugares donde no son permitidos.

Binaria Sistemas también se encuentra dentro de las políticas de estudio de impacto ambiental que

contribuye a mejorar las condiciones del ambiente de la ciudad de Quito.

Plan de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial: comprende las normas establecidas por

la empresa para preservar la salud y seguridad de sus trabajadores. ·

Plan de Manejo de Desechos: comprende las medidas para prevenir, tratar, reciclar, reusar,

reutilizar y disposición final de los diferentes residuos (sólidos, líquidos y gaseosos).

(Ordenanza 213, 2007, p. 27)

1.5. Misión

Ser un asesor de confianza para nuestros clientes corporativos para entregar una oferta de

servicios de infraestructura que nos permita conocerlos, para crear un plan de cuenta a largo plazo

para la integración e implementación de soluciones, donde podamos proveer servicios

especializados que influyan en la eficiencia, en la toma de decisiones en las áreas de dirección de la

empresa que les permita el uso de tecnología de vanguardia: el éxito de nuestros clientes es el éxito

de Binaria. (BINARIA, 2015).

1.6. Visión

Ser una empresa líder, innovadora que está a la vanguardia, permitiéndonos tener una visión

general de las necesidades del segmento corporativo para ofrecer una solución adecuada y lograr

eficiencia operacional mejorando su competitividad. (BINARIA, 2015)

18

1.7. Objetivos

1.7.1. Objetivo general

La empresa Binaria Sistemas S.A. que se dedica a la distribución de equipos informáticos tiene

como objetivo principal proveer servicios de telecomunicaciones, informática e infraestructura;

desarrollar sistemas y soluciones web; entregar soporte y mantención a la plataforma tecnológica y

brindar asesoría para la implementación de soluciones móviles y logísticas.

Binaria Sistemas tiene como objetivo satisfacer las necesidades de los clientes respetando los

valores y principios que practica la empresa para lograr cada año una mayor utilidad, aumentando

las ventas e incrementando la variedad de los productos.

1.7.2. Objetivos específicos

Los objetivos especificados por Binaria Sistemas S.A. son los siguientes. Tomados de (BINARIA,

2015)

La empresa debe incrementar las ventas mensuales, en un 20% en la ciudad de Quito.

La empresa desea distribuir sus equipos a las diferentes ciudades del país en un plazo de

dos años.

La empresa en la ciudad de Guayaquil desea incrementar la división de HP en un plazo de

un año, con el fin de satisfacer la cantidad demandada en esa ciudad.

La empresa debe lograr una participación en el mercado del 40% en un plazo de 1 año.

La empresa quiere disminuir las devoluciones en un15% en un período de 6 meses.

La empresa debe continuar mejorando la calidad de sus procesos para la optimización de

recursos en un plazo de 3 meses.

La empresa debe incrementar la vinculación con los clientes actuales en 80% en un plazo

de 6 meses para obtener la fidelidad de los mismos.

La empresa desea disminuir su cartera en mora en un 30% en un plazo de 2 meses.

La empresa desea tener un sistema contable confiable y oportuno para poder tomar

decisiones en base a estos resultados y realizar los respectivos correctivos que sean

necesarios a la situación económica de la empresa en un plazo de 5 meses.

La empresa debe incrementar la capacitación cada tres meses sobre las nuevas tendencias

tecnológicas en cada división de la empresa HP, IBM, MAC para de esta manera satisfacer

al cliente.

La empresa debe realizar incentivos a cada uno de los asesores comerciales cuando

cumplan su meta de venta.

19

La empresa debe proporcionar a cada empleado uno de los asesores comerciales cuando

cumplan su meta de venta.

La empresa debe proporcionar a cada empleado los materiales y el espacio físico necesario

para que pueda cumplir con sus actividades correctamente.

La empresa debe crear un ambiente óptimo de trabajo en donde exista compañerismo y la

solidaridad.

La empresa debe crear un ambiente óptimo de trabajo en donde exista compañerismo y

solidaridad.

La empresa debe mejorar la tecnología.

La empresa debe evaluar permanentemente al personal para determinar el desempeño

individual de cada uno, cada 3 meses para evitar problemas con el cliente y realizar los

correctivos necesarios.

Todos los empleados deben dar un informe mensual sobre las ventas y problemas que

tengan con el fin de realizar los oportunos correctivos y evitar los problemas con todos los

clientes.

Ampliar las instalaciones y distribución de espacio físico en un 80% de toda la empresa

para mejorar el desempeño de cada empleado.

La empresa debe elaborar un presupuesto que mejores la utilización de recursos en un

100% el mismo que tendrá que estar acorde con las actividades de la empresa y por ende

cubra las necesidades de toda la empresa.

1.8. Principios y valores

Los principios y valores bajo los cuales realiza sus actividades la compañía Binaria Sistemas S.A.

son:

Tabla 1. 4: Principios y valores

PRINCIPIOS Y VALORES CARACTERÍSTICAS

Honestidad en acciones

La empresa demuestra su honestidad, ofreciendo a sus clientes productos de marcas originales y de buena calidad, con precios justos.

Solidaridad social

Este principio expresa la colaboración con la comunidad, satisfaciendo las necesidades del consumidor con un producto de calidad, a la vez que la empresa constituye una fuente de trabajo para la sociedad.

20

Puntualidad

Puntualidad con los trabajadores en el pago de los sueldos, utilidades y demás beneficios,

puntualidad con el cliente para darle una buena imagen de la empresa y satisfacer en variedad y precio.

Respeto

El respeto es la base fundamental para una

convivencia sana y pacífica entre los miembros de una organización

Se debe respetar la opinión de cada miembro de la organización para evitar discusiones, y exista un buen ambiente de trabajo.

Responsabilidad.

La responsabilidad es un compromiso esencial

con los demás y con nosotros mismos. No eludimos, ni olvidamos nuestras deudas.

Reconocemos nuestros errores al tiempo que buscamos corregirlos

Fuente: Binaria (2015) Principios y valores.


21

CAPÍTULO II

ANÁLISIS SITUACIONAL

2. Análisis FODA

FODA es la representación de las iniciales: F: Fortalezas. O: Oportunidades. D: Debilidades. A:

Amenazas.

El FODA es un instrumento de análisis organizacional, que permite medir y analizar la

estructura administrativa de las entidades a través del estudio de las fortalezas, debilidades

que afronta la organización, al igual que las oportunidades y amenazas del entorno para

delimitar algunas estrategias que le permitan lograr el desarrollo institucional”. (Maza,

2012, p. 14)

Toda institución pública o privada tiene un ambiente externo e interno que deben ser analizados,

siendo una herramienta muy importante para la toma de decisiones administrativas, y las debidas

correcciones de ser el caso.

Figura 2. 1: Estructura FODA

Fuente: Binaria Sistemas.


Ambiente Interno

(+) Fortalezas

(+) Oportunidades (-) Debilidades (-) Amenazas

Ambiente Externo

22

2.1. Análisis FODA de Binaria S.A.

2.1.1. Ambiente interno: fortalezas y debilidades

Fortalezas

Excelente actitud y gestión directiva.

Adecuados canales de distribución del personal.

Conocimiento para prestar los servicios ofertados por la compañía.

Alianzas estratégicas realizadas para mejorar la calidad del servicio de asesoría, y servicio

técnico.

La empresa se encuentra legalmente constituida.

Debilidades

Inadecuado proceso para la selección del personal apto para la empresa.

No existe un manual de políticas y procedimientos que indique las funciones y actividades de

cada cargo.

No cuenta con un sistema de evaluación del desempeño del talento humano.

Objeto, fines y metas no definidas.

Inexistencia de políticas y procedimientos para el desempeño del talento humano.

Incumplimiento de las operaciones por parte del personal.

Desconocimiento de estatutos y reglamentos internos.

Escasa comunicación entre los niveles jerárquicos

Escaso acuerdo para el logro de objetivos que se deberán cumplir en su totalidad.

Ambiente Externo: Oportunidades y Amenazas.

Oportunidades

Crecimiento como empresa.

Ampliación del mercado al cual prestar servicios.

Desarrollo de la variedad de servicios a prestarse.

Avance de la tecnología.

Amenazas

La competencia.

Cambios de normativas actuales relacionadas con el ámbito empresarial.

23

Cambios en las políticas de gobierno relacionadas con el ámbito empresarial.

2.1.1.1. Análisis general

A nivel general se observa problemas en el manejo de la comunicación tal y como se muestra en la

herramienta de análisis correspondiente al diagrama de causa – efecto. Los principales problemas

en el manejo de la información se ven claramente especificados, junto con las repercusiones dentro

de la empresa en el siguiente diagrama de espina de pescado:

INSATISFACCIÓNDE CLIENTES

Los canales de distribución No se realiza geográficamente

No se cumple con el plazoAcordado de entrega

Las funciones no se Encuentran definidas

No se Verifica la orden De compra

Costo de Bodegaje

Falta de Motivación

No existe un manual deprocesos

Perdida de tiempo y recursos

Figura 2. 2: Análisis causa- efecto, principales problemas en el manejo de la información Fuente: Binaria Sistemas.


El problema que enfrenta la empresa es que no existen manuales de procedimientos y distribución

del trabajo la información interna, que no es suficiente para cubrir todas las necesidades con

respecto a los requerimientos del cliente, órdenes de compra, tanto del comprador hacia la empresa,

como de la empresa hacia sus proveedores.

La transmisión de datos con terceros como lo son: clientes y proveedores se realiza por

varios medios de comunicación, puede ser vía e-mail, personalmente o por teléfono. Lo anterior puede llegar a ser un problema ya que a veces, los datos de estos clientes externos,

no son almacenados en la empresa y se pierde el contacto. (Tovar & Estrada, 2008, p. 52).

2.1.1.2. Organigrama estructural

Organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de Binaria Sistemas S.A. y debe

reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación,

24

niveles jerárquicos y canales formales de comunicación, es un modelo simplificado de la

estructura.

Al momento la empresa cuenta con 43 empleados, distribuidos en las siguientes áreas:

Tabla 2. 1: Organigrama estructural

ÁREA PERSONAL

Gerente General Ing. Luis Carrión Utreras

Presidente Ejecutivo Ing. Eduardo José Carrión Letort.

Gerente de División Hewlett Packard y

Microsoft

Ing. Mayra Rodas

Gerente de División IBM Sra. Clarita Cabrera

Gerente de División MAC y XEROX Sra. Lorna Hernández

Gerente Administrativo y Financiero Nancy Querembas



La empresa se compone de cuatro gerencias: (sistemas, infraestructura, comercial y administración)

y dos áreas de staff, (oficina de gestión de proyectos y gestión de personas) lideradas por la

gerencia general, para ello la empresa dispone de una asesoría para la instalación de soluciones

móviles y logísticas.

25

Gerente

Financiero

Gerente Dep. IBM Gerente

Dpto. Apple

Gerente Dep.

HP y Microsoft

Gerente

Dep. Técnico

Presidente

Gerente General

Asistente

Recepción

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ACTUAL

Ventas HW Ing. MS Jefe

Operativo

CAS

Asistente de

cobranza

Ventas HW Ventas HW Soporte

Técnico

Preventa

Ventas HW Tecnico MS Ténico PC y

Portal

Asistente de

contabilidad

Soporte

Técnico

Preventa

Ventas HW A Arquitecto

SW

Ventas HW Soporte

Técnico

Preventa

Técnico

Apple

Asistente de

Recursos

Humanos

Ventas HW Ventas HW Técnico

Seguridad

Ténico PC y

Portal

Ventas HW Técnico

ServidoresJefe de

Compras

Técnico

ServidoresFacturación Asistente

Técnico

ImpresorasBodega

Figura 2. 3: Organigrama estructural actual



26

2.1.1.3. Organigrama posicional

Estos organigramas indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o

necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que

ocupan las plazas. Se considera un instrumento para los estudios de descripción y análisis de

cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo

para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.

Tabla 2. 2: Organigrama posicional

NOMBRE CARGO

Eduardo Carrión Presidente

Luis Eduardo Carrión Gerente General

Geovanna Acosta Asistente Recepción

Nancy Guevara Gerente Financiero

Clara Guerra Gerente Dep. IBM

Apple Iván Suarez Gerente Dpto.

Mayra Rodas Gerente Dep. HP y Microsoft

Xavier Barragán Gerente Dep. Técnico

Yenny Casa Asistente de contabilidad

Katia Herrera Asistente de cobranza

Sonia Paucar Asistente de Recursos Humanos

Elena Vascones Jefe de Compras

Edison Ochoa Facturación

Sergio Loaiza Bodega

Alexandra Quezada Ventas HW

Cesar Chávez Arquitecto SW

Juan Pablo Green Ventas HW

Guillermo Camacho Técnico PC y Portal

Segundo Erazo Técnico MS



27

Gerente

Financiero

Nancy Guevara

Gerente Dep. IBM

Clara Guerra

Gerente

Dpto. Apple

Iván Suarez

Gerente Dep.

HP y Microsoft

Mayra Rodas

Gerente

Dep. Técnico

Xavier Barragán

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ACTUAL

Presidente

Eduardo Carrión

Gerente General

Luis Eduardo Carrión

Asistente

Recepción Geovanna Acosta

Ventas HW

Monica ruiz

Ing. MS

Graciela Salas

Jefe

Operativo

CAS

Asistente de

cobranza Katia Herrera

Ventas HW

Enrique Villacres

Ventas HW

Carlos Toro

Soporte

Técnico

Preventa

Ventas HW

Mauricio

Gómez

Tecnico MS

Segundo Erazo

Ténico PC y

Portal Guillermo

Camacho

Asistente de

contabilidad Yenny Casa

Soporte

Técnico

Preventa

Ventas HW

Alexandra Quezada

Arquitecto

SW Cesar Chávez

Ventas HW

Juan Pablo Green

Soporte

Técnico

Preventa

Técnico

Apple

Asistente de

Recursos

Humanos

Sonia Paucar

Ventas HW

Franklin López

Ventas HW

Mariel Lozada

Técnico

Seguridad

Alex Loada

Ténico PC y

Portal

Wilson Vaca

Ventas HW

Fabian Casis

Técnico

ServidoresJefe de

Compras

Elena Vásconez

Técnico

ServidoresFacturación

Edison Ochoa

Asistente

Patricia Haro

Técnico

ImpresorasBodega

Sergio Loaiza

Figura 2. 4: Organigrama posicional actual



28

2.1.1.4. Organigrama funcional

Se basa en el organigrama estructural y a nivel de cada unidad administrativa en el que se detallan

las funciones principales de la institución en orden jerárquico, desde las más importantes hasta

aquellas de menor trascendencia. Con una adecuada distribución de funciones se evita la

duplicación de actividades y mandos, así como el desperdicio de recursos humanos, materiales y

financieros.

A continuación se presentan las funciones y el cargo para el personal de la empresa:

Funciones de la Junta General de Accionistas

Las principales funciones de la Junta General de Accionistas de acuerdo al análisis de procesos

administrativos de (Binaria S.A., 2014) son:

Nombrar y remover el presidente ejecutivo y fijar su remuneración.

Nombrar y remover al vicepresidente ejecutivo y fijar su remuneración.

Establecer las políticas para el manejo económico-financiero de la compañía.

Fijar el monto o cuantía hasta la cual el presidente ejecutivo podrá con su sola firma, obligar

a la compañía.

Resolver sobre el aumento o disminución del capital social, la constitución de reservas

especiales o facultativas, la amortización de las partes sociales, y, en general, acordar todas

las modificaciones al contrato social y reformas del estatuto, de acuerdo con la Ley.

Dictar las normas administrativas internas de la compañía, inclusive su propio reglamento.

Autorizar al presidente ejecutivo para adquirir, enajenar, gravar o limitar el dominio sobre

los bienes inmuebles de propiedad de la compañía.

Establecer políticas de dividendos y decidir acerca de la reinversión de utilidades.

Autorizar la realización de inversiones, así como operaciones con las participaciones de la

compañía. Elige la mejor garantía y condiciones de inversión.

Elegir los auditores externos de la compañía.

Nombrar y remover a los gerentes de cada área.

Cumplir con todos los demás deberes y ejercer todas las atribuciones que le correspondan

según la Ley y el Estatuto de la compañía.

Funciones del Presidente Ejecutivo

Son funciones del Presidente Ejecutivo: Ing. Eduardo José Carrión Letort, de acuerdo al análisis de

procesos administrativos de (Binaria S.A., 2014) son:

29

Ejercer la representación legal de la empresa.

Presidir las reuniones de la Asamblea General, suscribiendo las respectivas actas.

Cumplir y hacer cumplir las decisiones adoptadas por la Asamblea General.

Firmar cheques en forma conjunta con el gerente general

Presentar a la Asamblea General, el informe semestral de actividades.

Convoca, preside y dirige las sesiones de la Junta General de Socios.

Intervenir en todos los actos, contratos y negocios en virtud de los cuales la compañía adquiera

derechos o contraiga obligaciones, de cualquier naturaleza, hasta por el monto que determine la

Junta General de Socios.

Podrá adquirir, enajenar, gravar o limitar el dominio de cualquier activo fijo de la compañía,

previa autorización de la Junta General de Socios, sin importar la cuantía del acto o contrato.

Cuidará el cumplimiento del estatuto y las resoluciones de la Junta General de Socios en la

marcha de la compañía.

Tendrá bajo su responsabilidad todos los bienes de la sociedad y vigilará la contabilidad y

archivos de la compañía.

Elaborar el plan general de actividades de la compañía y someter a la aprobación de la Junta

General de Socios”.

Aprobar la apertura de nuevas cuentas bancarias y los desembolsos.

Autorizar la contratación de nuevos empleados.

Funciones del Gerente Ejecutivo

Son funciones del Gerente Ejecutivo de acuerdo al análisis de procesos administrativos de

(Binaria S.A., 2014) son:

Supervisar a las Gerencias: administrativa-financiera, recursos humanos, producción,

control y aseguramiento de calidad y ventas.

Subrogar al presidente ejecutivo de Binaria Sistemas S.A. en caso de impedimento o

ausencia temporal de este.

Actuar como secretario de la Junta General de Socios;

Firmar conjuntamente con el presidente ejecutivo los certificados de participación.

Supervisar conjuntamente con el presidente ejecutivo los aspectos financieros y contables

de Binaria Sistemas S.A.

Controlar el proceso de las subastas de compras públicas.

Administrar los concursos para los diferentes programas sociales.

Seleccionar las mejores ofertas de proveedores de materias primas, materiales de empaque

y servicios. Aprobar las órdenes de compra.

Planificar, coordinar, comunicar, organizar, ejecutar, dirigir y controlar las actividades.

30

Definir y evaluar constantemente los recursos que posee la compañía.

Autorizar y firmar los cheques conjuntamente con el presidente ejecutivo.

Aprobar el monto máximo de crédito para clientes de acuerdo al volumen de ventas y

capacidad de pago.

Autorizar anticipos a los empleados de la compañía.

Mantener reuniones con los gerentes de cada área y analizar los informes presentados por

los mismos.

Funciones del Gerente

Funciones del Gerente General: Ing. Luis Carrión Utreras, de acuerdo al análisis de procesos


Firmar en todos los documentos oficiales de la empresa, tales como contratos, propuestas

y otros.

Tener responsabilidad en la planificación, organización, dirección y control de todas las

actividades relativas a la operación de la empresa.

Mantener bajo su cargo dos responsabilidades adicionales: la dirección y gerencia del

CAS, y el manejo de sus clientes actuales.

Funciones del Departamento Administrativo Financiero

Funciones del Departamento Administrativo Financiero de acuerdo al análisis de procesos


Recomendar políticas, estrategias, normas para el adecuado manejo y control de los

recursos administrativos - financieros.

Gestionar y disponer de los recursos financieros necesarios para alcanzar los objetivos

generales, optimizando su rendimiento, a través de la negociación de las condiciones más

beneficiosas que puedan obtenerse de bancos y entidades financieras.

Elaborar presupuestos anuales, los mismos que serán comparados con los resultados reales,

explicará las variaciones y presentará al nivel directivo.

Revisar la elaboración de balances, efectuará análisis a través de índices financieros y

presentará al nivel directivo de la compañía.

Efectuar planes de inversión y financiamiento además proporcionará varias alternativas.

Comprobar los documentos de respaldo por pagos de compras, remuneraciones,

reposiciones de caja chica u otros.

Solicitar el pago de las obligaciones, dando prioridad a las de pronto vencimiento y de

acuerdo a la liquidez de la compañía.

31

Revisar las conciliaciones bancarias y realizará arqueos sorpresivos de caja chica.

Comprobar los costos de producción y coordinará con el gerente de producción el control

de los mismos.

Comprobar los documentos de respaldo de la compra de activos fijos.

Supervisar los procedimientos efectuados en compras y en ventas.

Realizar conciliaciones contables de las cuentas de mayor riesgo.

Verificar las copias de respaldo de los dispositivos magnéticos.

Revisar los contratos de proveedores.

Funciones del Departamento de Sistemas

Las funciones del Departamento de Sistemas de acuerdo al análisis de procesos administrativos de


Realizar análisis técnico para la presentación del servicio.

Realizar inspección física de las instalaciones del cliente.

Supervisar personal de obra durante la ejecución del proyecto.

Presupuestar requerimientos de materiales de instalación.

Dirigir avance del proceso de prestación del servicio.

Comunicar por escrito la finalización del servicio para firmar el acta de entrega

recepción.

Guiar al personal en aspectos técnicos del proceso de instalación de programas o

servicios de solución técnica.

Realizar pruebas de funcionamiento de red instalada.

Funciones del Departamento Comercial

Funciones del Gerente de Ventas

Las funciones del Gerente de Ventas de acuerdo al análisis de procesos administrativos de (Binaria

S.A., 2014) son:

Elaborar y propondrá estrategias de publicidad y promoción de los productos

elaborados por la compañía.

Realizar presupuestos de ventas mensuales, que definan la clase de producto,

volumen y precio.

Determinar comisiones para vendedores dependiendo del volumen de ventas.

Analizar el presupuesto realizado conjuntamente con el vicepresidente ejecutivo de la

compañía.

32

Efectuar estudios para determinar nuevos nichos de mercado.

Calificar la solvencia del cliente a través de referencias comerciales, certificaciones

bancarias y capacidad económica.

Comunicar a vicepresidente ejecutivo sobre clientes que soliciten crédito.

Autorizar descuentos cuando el cliente cancele su deuda antes del vencimiento

estipulado.

Verificar precios y cantidades de facturas de ventas, guías de remisión y las aprobará

con su rúbrica.

Proponer estrategias y diseñará controles administrativos para la recuperación de las

cuentas por cobrar, a partir del informe de cartera.

Proponer al nivel directivo estrategias de comercialización que permitan incrementar

las ventas al sector público y privado.

Supervisar las actividades del personal asignado a su departamento.

Mantener actualizados los contratos firmados con los clientes de la compañía.

Autorizar facilidades de pago en las ventas a crédito, debidamente comunicadas al

vicepresidente ejecutivo.

Funciones de los vendedores

Las funciones de los vendedores de acuerdo al análisis de procesos administrativos de (Binaria

S.A., 2014) son:

Comunica y visita personalmente a los clientes para ofrecer los productos, obtener sus

pedidos e informar al facturador.

Elaborar las órdenes de pedido e indicará la fecha de despacho del producto al cliente

(original y dos copias).

Entregar original de las órdenes de pedido a los clientes.

Entregar las órdenes de pedido al área de Facturación de la compañía (copias).

Cumplir la política de pedir a los clientes efectuar personalmente sus pagos mediante

transferencia o depósito a las cuentas bancarias de la compañía.

Solicitar personalmente a los clientes los comprobantes de retención dentro de los plazos

establecidos por la Ley.

Entregar comprobantes de retención al facturador de la compañía.

Otras, que en el ámbito de sus responsabilidades le sean asignadas por el gerente de

ventas.

33

Funciones de los facturadores

Las funciones de los facturadores de acuerdo al análisis de procesos administrativos de


Recibir las órdenes de pedido (copias), verificará que la información contenida sea correcta,

en base a esta facturará diariamente las ventas de la compañía.

Enviar las órdenes de pedido (1ra. Copia) al área de producción.

Generar las guías de remisión, en caso de traslado de los productos.

Recibir los comprobantes de retención solicitados a clientes por parte de vendedores.

Revisar que estén correctamente elaborados y que reúnan los requisitos establecidos por la

Ley, los enviará al área de Contabilidad.

Enviar al área de Contabilidad factura y guía de remisión (1ra. copia).

Llevar un archivo cronológico de facturas, guías de remisión y órdenes de pedido.

Generar y llevará un archivo cronológico de notas de crédito.

Elaborar un listado mensual de devoluciones totales.

Elaborar y entregará diariamente al gerente de ventas reportes de: ventas, órdenes de

pedido, facturas, guías de remisión y notas de crédito anuladas.

2.1.2. Análisis externo

2.1.2.1. Macroambiente

Las influencias macroeconómicas hacen referencia al contexto general en que se desenvuelve una organización, evalúa los factores que afectan a la economía de un país, mismos que permiten conocer sobre el nivel de la actividad económica, determinar el crecimiento de producción, su nivel de empleo y precios. (Toapanta, 2012, pág. 54)

En el estudio de macro-ambiente se encuentran variables como son:

Figura 2. 5: Variables de macro-ambiente


34

Estas variables son analizadas individualmente de acuerdo a la economía del país, detallándose a

continuación:

Factor político

La clave en el desarrollo tecnológico en el Ecuador es el factor político, ya que con la estabilidad

económica y social de los habitantes se determina la capacidad de las inversiones, en los últimos

años las normas, leyes y reglamentos están en un constante cambio, un determinado grado afectan

a la empresa, debido a que estas leyes influyen, tanto en los clientes y su economía, como también

en la empresa directamente.

A partir de la elección del economista Rafael Correa como Presidente Constitucional y

desde que inició su mandato en enero del 2007, el país ha vivido un periodo de aparente

estabilidad política, donde la orientación del gobierno es hacia el denominado Socialismo

del Siglo XXI. Bajo esta línea política el Ecuador ha sufrido cambios importantes, entre

ellos la aprobación de la Nueva Constitución y la instalación de la Asamblea Constituyente

como órgano legislativo. (Pavón, 2012, p. 23)

Entre los principales hechos en el gobierno del economista, Rafael Correa, que repercuten en los

empresarios del país se encuentran:

Mantener relaciones con los gobiernos de América Latina, especialmente con Argentina,

Cuba, Venezuela, Bolivia, Brasil y Chile y de manera particular con Venezuela.

El incrementó en un 15% la inversión social del estado, la duplicación del Bono de

Desarrollo Humano, así como un incremento del 100% en el bono de la vivienda para la

compra y rehabilitación de las viviendas.

Aplicación de un plan para contrarrestar los efectos de la crisis financiera mundial, se

dispuso la restricción a 627 partidas arancelarias, el objetivo fue mejorar la recaudación

tributaria al frenar la salida de dólares.

En el primer aspecto a los empresarios les interesa que el presidente mantenga excelentes

relaciones con todos los países principalmente con los países más fuertes como son Estados

Unidos, Japón, China entre otros, ya que las empresas comercializadoras como Binaria Sistemas

adquieren sus productos de estos países tecnológicamente más avanzados.

Al existir una restricción a 627 partidas arancelarias a equipos de tecnología como de computación

hace que el mercado de clientes se reduzca y que las empresas como Binaria Sistemas tengan que

tomar ciertas medidas, como el recorte de personal, debido a la reducción de la demanda y durante

meses presentar pérdidas en la venta de productos o servicios en el mercado.

35

Otra actividad que está desarrollando el gobierno nacional es el impulso de nuevas leyes que

tienen como finalidad recuperar el control estatal de la economía, los recursos naturales y la

austeridad administrativa, este objetivo gubernamental es considerablemente complicado para la

economía de las empresas, ya que se ven obligadas a capacitar constantemente a su personal y en

algunos casos pensar en rediseñar procesos que les permita adaptarse a las nuevas normativas que

provocaban cambio o despido de personal.

Factor económico

El factor económico es aquella parte del entorno general que muestra cómo se distribuyen y

utilizan los recursos en éste. Este componente se basa en la economía, la ciencia que se

centra en la comprensión de cómo la gente de una comunidad en particular o una nación produce, distribuye y usa los diversos bienes y servicios. (Certo, 2001, p. 168)

El país ha experimentado a partir de la dolarización y del gobierno del economista, Rafael Correa,

una reducción de la inflación y un incremento de los salarios, lo que repercutió en el crecimiento

del consumo interno que ha elevado la inversión en artefactos tecnológicos. Esto ha provocado que

las importaciones totales crezcan en forma rápida a lo largo de los últimos años y por ende la

presencia de una fuerte brecha comercial.

Durante el año 2014 los indicadores macroeconómicos del país se vieron afectados por importantes

variaciones, tales como: la caída del precio de petróleo y de sus ventas, reducción de las

importaciones a causa de la nueva ley de aranceles para algunos productos que vienen del exterior,

y la disminución de remesas por parte de los emigrantes debido a la crisis económica de España y

otros países a nivel mundial.

Producto Interno Bruto

“El Producto interior bruto (PIB) es un concepto económico que refleja el valor total de la

producción de bienes y servicios de un país en un determinado periodo, con independencia de la

propiedad de los activos productivos” (Batallas, 2007, p. 28). Mediante este índice se mide el valor

de la producción nacional, el mismo que ayuda a calcular la disminución o aumento de la

producción de las empresas, es reflejo de la competitividad de estas.De acuerdo a los resultados de

las cuentas trimestrales publicados por el Banco Centro del Ecuador:

El primer trimestre de 2014 el Producto Interno Bruto (PIB) de la economía ecuatoriana

tuvo un crecimiento de 4,9% con relación al primer trimestre de 2013 y de 0,5% con

respecto al trimestre anterior. Esto da muestra de la estabilidad que ha caracterizado a la

economía ecuatoriana en los últimos seis años, en los que ha registrado tasas de crecimiento

anual de alrededor de 5%. (Banco Central del Ecuador, 2014)

36

Figura 2. 6: Variación Anual del Producto Interno Bruto

Fuente: Banco Central del Ecuador

Según datos proporcionados por el Banco Central del Ecuador sobre el crecimiento anual del

Producto Interno Bruto, se aprecia que el sector comercial aporta con un promedio del 4.9 % del

PIB, siendo este porcentaje de mucha relevancia en la producción del país.

Tabla 2. 3: Producto Interno Bruto

COMPOSICIÓN DEL PRODUCTO INTERNO BRUTO

POR CLASE DE ACTIVIDAD ECONÓMICA

A Agricultura, ganadería, silvicultura, caza y pesca 6,44%

B Explotación de minas y canteras 15,51%

C Industrias manufactureras (excluye refinación de petróleo) 9,01%

D Suministro de electricidad y agua 1,03%

E Construcción y obras públicas 10,38%

F Comercio al por mayor y al por menos 11,31%

G Transporte y almacenamiento 6,48%

H Servicios de Intermediación financiera 2,53%

I Otros servicios 28,07%

J Servicios gubernamentales 5,71%

K Servicio Doméstico 0,12%

L Servicio de intermediación financiera medidos indirectamente -2,52%

M Otras elementos del PIB 5,93%

PRODUCTO INTERNO BRUTO 100% Fuente: Banco Central del Ecuador


37

Al existir un incremento en el Producto Interno Bruto, el PIB per cápita, es decir el ingreso

económico que produce cada ciudadano también aumentará, de esta manera existirá un mayor flujo

de dinero en la economía de los ecuatorianos, generando la oportunidad de poder incrementar la

cartera de clientes en el caso de la empresa Binarias S.A. a través de una venta más efectiva.

Inflación

Inflación es el desequilibrio existente entre la cantidad de bienes y servicios y la cantidad

de circulante (dinero). Cuando aumenta el dinero la gente compra más, los precios suben y

aumenta la inflación, cuando hay escasez) de bienes y servicios, igualmente suben los

precios generando inflación. (Toapanta, 2012, p. 45)

Una inflación es crónica cuando tiene tasas anuales de inflación entre el 20% y 80% durante cinco

o más años consecutivos. Según datos proporcionados por el (Banco Central del Ecuador, 2015), al

mes de Abril del 2015, la variación mensual de la inflación fue de 4,32 %, si se compara la

inflación al mes de abril de 2014 que fue de 3,23 % y de mayo 2013 con una inflación del 3,01 %.

Tabla 2. 4: Variación de la inflación 20013-2015


FECHA VALOR

Abril-30-2015 4.32 %

Marzo-31-2015 3.76 %

Febrero-28-2015 4.05 %

Enero-31-2015 3.53 %

Diciembre-31-2014 3.67 %

Noviembre-30-2014 3.76 %

Octubre-31-2014 3.98 %

Septiembre-30-2014 4.19 %

Agosto-31-2014 4.15 %

Julio-31-2014 4.11 %

Junio-30-2014 3.67 %

Mayo-31-2014 3.41 %

Abril-30-2014 3.23 %

Marzo-31-2014 3.11 %

Febrero-28-2014 2.85 %

Enero-31-2014 2.92 %

Diciembre-31-2013 2.70 %

Noviembre-30-2013 2.30 %

Octubre-31-2013 2.04 %

Septiembre-30-2013 1.71 %

Agosto-31-2013 2.27 %

Julio-31-2013 2.39 %

Junio-30-2013 2.68 %

Mayo-31-2013 3.01 %

38

Balanza comercial

La balanza comercial un estado contable donde se registran sistemáticamente las operaciones de intercambio de mercancías que realizan los países entre sí en un periodo

determinado (regularmente un año). Los asientos en este estado contable se hacen con base

en la partida doble, en la cual toda exportación será un crédito y toda importación será un

débito. (Zorrilla, 2002, p. 1999).

La balanza comercial suministra información detallada sobre todas las transacciones entre

residentes y no residentes, es el saldo de las exportaciones menos las importaciones de bienes en un

período determinado. “La Balanza Comercial en el primer trimestre de 2015 registró un déficit de

USD 899,3 millones, este resultado muestra un aumento del déficit comercial, si se compara con el

saldo en el mismo período de 2014, que fue de USD 469.4 millones”. (Banco Central del Ecuador ,

2015, pág. 2).

Importaciones y exportaciones

Las exportaciones totales en valores FOB, entre enero y marzo de 2015 alcanzaron USD

4,892.1millones, en términos relativos fueron menores en 26.3%con relación a las ventas

externas registradas en los mismos meses del año 2014 (USD 6,635.6millones). Las

exportaciones petroleras, en volumen, durante el período de análisis aumentaron en 12.8%,

al pasar de 5,210 a 5,874 miles de toneladas métricas. En valor FOB, las ventas externas

petroleras experimentaron una disminución de 50.3%, pasando de USD 3,560.26 millones a

USD 1,769 millones. El valor unitario promedio del barril exportado de petróleo disminuyó en-56.2%. (Banco Central del Ecuador , 2015, p. 8)

Figura 2. 7: Exportaciones petroleras y no petroleras


Mientras que las importaciones: “en el primer trimestre de 2015, las importaciones totales en valor

FOB, alcanzaron USD 5,791.4 millones, nivel inferior en USD 374.9 millones a las compras

39

externas realizadas durante enero-marzo de 2014 (USD 6,166.2 millones), lo cual representó una

disminución de -6.1%”. (Banco Central del Ecuador , 2015, p. 12).

Sistema Bancario Privado

Captaciones.

Captación es un proceso mediante el cual el sistema financiero recoge recursos del público

ahorrador y los utiliza como fuente del mercado financiero. En el caso de la captación

bancaria son todos los recursos que la banca obtiene a través de diferentes instrumentos

(cuenta de cheques, cuenta de ahorros, depósitos a plazo fijo, etc.), que conforman los

pasivos del sistema bancario e incluyen recursos en moneda nacional y extranjera.

(Hernández, 2006, p. 59)

Según datos de (ABPE, 2013) señala que durante enero de 2013 hubo un total de captaciones

bancarias de US$20.755 millones, una disminución de US$278 millones frente a la posición

mantenida en diciembre de 2012. A enero de 2012, las captaciones presentan un aumento neto de

US$2.779 millones, cifra que representó una expansión del 15,46% anual.

Figura 2. 8: Total depósitos banca privada Fuente: ABPE (2013). Evolución de la Banca Privada Ecuatoriana. pág 14.

Riesgo país

Es la medida de riesgo que tiene nuestro país al realizar créditos a otros países, el riesgo se da

dependiendo de la capacidad que tenga o no el país de realizar los pagos del capital y de sus

intereses. Según datos del (Banco Central del Ecuador, 2015) el riesgo país hasta el 03 de junio de

2015 se ubicó en 740 puntos; aumentando 96 puntos en comparación con el 05 de mayo del 2015

donde alcanzó un puntaje de 644.

40

Figura 2. 9: Riesgo País Ecuador versus América Latina

Fuente: (El Expreso, 2015). El riesgo país.

Según la Diario el Expreso (2015) el riesgo país (EMBI) del Ecuador es el segundo más alto de

América Latina, superado sólo por el de Venezuela.

2.1.2.2. Factor social

La situación económico-social en el país es un punto bastante vulnerable, señalando algunos

aspectos que inciden en este factor como son: la pobreza, la población y la migración.

Pobreza

Ecuador ha sido uno de los países de la región que ha experimentado de forma más drástica

las importantes transformaciones relacionadas con el proceso de globalización, la apertura

de las economías y la descentralización del proceso productivo. Estos cambios han afectado

fuertemente los patrones de comportamiento del mercado de trabajo, donde en la actualidad

han sufrido constantes cambios que no son los mismos para toda la población. Mientras

grandes contingentes de personas viven en condiciones de marginalidad, pobreza y

exclusión social, otros grupos han logrado beneficiarse del crecimiento y la riqueza,

accediendo a oportunidades que los grupos más carenciados no tienen a su alcance. (Valenzuela & Bastidas, 2006, p. 13)

Según el Banco Mundial (2015) detalla los siguientes datos: entre 2006 y 2014, la pobreza medida

por ingresos (usando la línea de pobreza nacional) disminuyó del 37,6% al 22,5%, mientras que la

41

pobreza extrema se redujo desde el 16,9% hasta el 7,7%. Se considera que se ha producido una

reducción de los niveles de desigualdad, las personas han podido acceder a fuentes de empleo que

ha permitido mejorar sus condiciones, sin embargo aún persisten desafíos para que el Ecuador

logre la sostenibilidad del crecimiento económico.

Figura 2. 10: Extrema Pobreza en el Ecuador

Fuente: Ecuador en Cifras (2014). Encuesta Nacional de Empleo, Desempleo y Subempleo.

Población

De acuerdo a los datos del último censo poblacional realizado en el año 2010 el Ecuador cuenta

con una población de 14’483.499, donde se puede analizar la población que tiene empleo y la

población desempleada.

Empleo, subempleo y desempleo

En los últimos años con los cambios políticos en las leyes educativas impulsadas por el gobierno

nacional ha incrementado el nivel de desempleo, muchos de los profesionales no trabajan en su

rama de especialización, ya que la competencia laboral es mucha; por lo tanto, los profesionales se

ven obligados a trabajar en las oportunidades que se les presenten, o en puestos mejor remunerados

sin importar su especialización.

Este factor afecta al sector comercial, ya que si se incrementa el desempleo muchos clientes no

podrán acceder a la inversión en tecnología, que en este caso ofrece Binaria S.A. Esto genera

inestabilidad laboral e incrementan el temor en un endeudamiento y por lo tanto la empresa se ve

afectada, ya que no existen nuevos compradores y los niveles de venta se reducen.

42

Figura 2. 11: Evaluación del mercado laboral

Fuente: INEC (2014). Encuesta Nacional de Empleo, Desempleo y Subempleo. pág. 11.

El análisis proporcionado por el INEC muestra que a junio del 2014, el 44,02% del total de la

población tienen una ocupación, el 51,07 tienen un subempleo y el restante 4,65% están

desempleados respectivamente.

La Migración

Este fenómeno tiene gran relevancia en el sector de la comercial, ya que la mayoría de las personas

que se van fuera del país, salen con la finalidad de conseguir un mejor futuro para sus familias, por

lo tanto envían remesas mensuales para invertir en diferentes necesidades prioritarias dentro del

núcleo familiar, actualmente este nivel ha decaído debido a que la economía internacional tienen un

nivel de disminución.

Tabla 2. 5: Entrada y salida de los ecuatorianos

Fuente: (INEC, 2014). Anuario de entradas y salidas internacionales 2014. pág. 35.

43

Figura 2. 12: Análisis entradas salidas


Durante el año 2009 ingresaron al país 820.292 ecuatorianos, en el año 2010, 893.403 en el año

2011, 1 025.310, en el año 2012 entraron 1 025.310, en el 2013 retornaron 1 143.116 y para el año

2014 el número de ecuatorianos que ingresaron al país fue de 1 269.675.

En relación con la salida de ecuatorianos hacia el extranjero los datos determinan: en el 2009

salieron del país 813. 637 compatriotas, en el 2010, 898. 885, para el 2011 se fueron del país 1 022.

451, para el 2012 la cifra se redujo a 1 022. 205, en el 2013 la cantidad aumentó a 1 137.875 y

para el 2014 el número de personas que salieron del país tuvo una tendencia al aumento: 1 278.

336.

Además se puede analizar el caso de inmigrantes extranjeros que llegan al país con la finalidad de

establecerse y conseguir un futuro mejor, para ello se analizó el ingreso de extranjeros a nuestro

país.

Tabla 2. 6: Entradas salidas extranjeros

44


Figura 2. 13: Entrada y salida de extranjeros


Durante el año 2009 han ingresado al país un total de 968. 449, en el 2010, 1.047.098 extranjeros

para el 2011 la cifra tuvo un aumento, 1 141.037, en el 2012 acrecentó a 1 271.901, durante el

2013, el número de extranjeros que ingresaron al país fue de, 1 364. 057 para el 2014, 1 556. 991.

En relación con la salida de extranjeros los datos determinan: durante el 2009 el número de

personas que ingresaron al país fue, 928.974, para el 2011 el número aumentó a 1 005.422, en el

2012 la cifra acrecentó a, 1 217. 803, durante el 2013, 1 309. 635 y para el año 2014 la salida de

extranjeros fue de: 1 481.485.

2.1.2.3. Factor tecnológico

En la actualidad la tecnología es la principal herramienta de trabajo del ser humano, es así que esta

determina en gran medida el destino de las organizaciones, las actualizaciones se presentan día a

día, a la vez que crean nuevos mercados y oportunidades de comercialización, como es el caso de

Binaria Sistemas, los últimos años ha incrementado sus ventas en forma increíble.

45

Figura 2. 14: Equipamiento tecnológico del hogar

Fuente: (INEC, 2013). Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC´S). pág.5.

El uso de la tecnología en los ecuatorianos ha tenido un aumento, en el caso de computadoras de

escritorio en el 2010, el porcentaje fue de 24, 0%, en el 2011 la cifra aumentó a 24, 7%, en el 2012

llegó al 26, 4% para cerrar el 2013 con un acrecimiento de 27, 5%. Estos datos solamente son de

hogares, pero a nivel industrial en los últimos años también hay preferencia para usar estos

aparatos electrónicos mejorando el número de ventas para empresas relacionadas con la tecnología.

En relación con la adquisición de computadoras o equipos portátiles la tendencia ha sido la misma,

en el 2010 solamente el 9,0% de ecuatorianos poseía estos aparatos, en el 2011 tuvo un aumento

del 9,8%, para el 2012 llegó al 13, 9%, mientras que en el 2013 la adquisición de estos dispositivos

aumento con una cifra del 18, 1%. Estos aparatos ya no constituyen un lujo para el hogar o la

oficina, ahora son herramientas de trabajo gracias a su tamaño, facilidad para transportarlos y

acceso a varias conexiones como el internet.

2.1.2.4. Factor legal

Binaria Sistemas S.A., se encuentra bajo el control de las siguientes entidades:

Superintendencia de Compañías.

“La Superintendencia de Compañías es el organismo

técnico, con autonomía administrativa y económica, que

vigila y controla la organización, actividades, funcionamiento, disolución y liquidación de las

compañías y otras entidades en las circunstancias y condiciones establecidas por la Ley.

46

Es una institución que controla, vigila y promueve el mercado de valores y el sector societario

mediante sistemas de regulación y servicios, contribuyendo al desarrollo confiable y

transparente de la actividad empresarial del país”. (Superintendencia de Compañías, 2015)

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

“El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad, cuya

organización y funcionamiento se fundamenta en los principios de

solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad

y suficiencia. Se encarga de aplicar el Sistema del Seguro General

Obligatorio que forma parte del sistema nacional de Seguridad Social”.

(Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2015)

Servicio de Rentas Internas (SRI).

“Servicio de Rentas Internas (SRI) es un organismo autónomo

del Ecuador, cuya función principal la concientización, la

promoción, la persuasión y la exigencia del cumplimiento de

las obligaciones tributarias, en el marco de principios y valores, así como de la

Constitución y la Ley para garantizar una efectiva recaudación destinada al fomento de la

cohesión social”. (Servicio de Rentas Internas, 2015) Binaria Sistemas se encuentra

registrado como contribuyente de la administración tributaria.

Ministerio de Relaciones Laborales

Este organismo es el encargado de “ejercer la rectoría de las

políticas laborales, fomentar la vinculación entre oferta y demanda

laboral, proteger los derechos fundamentales del trabajador y

trabajadora, y ser el ente rector de la administración del desarrollo

institucional, de la gestión del talento humano y de las remuneraciones del Sector Público”.

(Ministerio de Relaciones Laborales, 2015).

Municipalidad de Quito

Este organismo actúa como facilitador de los esfuerzos de la comunidad en la

planificación, ejecución, generación, distribución y uso de los servicios que hacen posible

la realización de sus aspiraciones sociales.

47

Cámara de Comercio de Quito

“La Cámara de Comercio de Quito es una

organización sin fines de lucro, con más de 106

años de experiencia, que busca promover el

comercio, con visión nacional, defendiendo una

economía libre, solidaria y competitiva, representando los intereses de todos sus socios,

brindando servicios de calidad y desarrollando propuestas y acciones que contribuyan

al progreso de Quito y del país”. (Cámara de Comercio de Quito, 2015).

El Servicio Nacional de Aduana del Ecuador

“La Corporación Aduanera Ecuatoriana es una entidad estatal, autónoma y moderna, orientada al

servicio, facilitadora del Comercio Exterior, la misma que tiene como misión el control eficiente al

Comercio Exterior que promueva una competencia justa en los sectores económicos, está en

constante innovación, y perfeccionamiento de los procesos, con el objetivo de brindar la mejor

calidad en el servicio al usuario”. (Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, 2015)

2.2. Microambiente

Estas son influencias que la empresa puede controlar y mediantes las cuales pretende alcanzar los

objetivos planeados.

2.2.1. Clientes

Es el cliente es a menudo al persona o personas que adquieren un producto o servicio final.

Por lo general se trata de un individuo o de una familia. También es cliente cuando una

persona adquiere un producto o servicio para incorporarlo a los productos que vende a otro

cliente o empresa, utilizando dentro de su propia organización el producto o servicio

adquiridos, para aumentar la gama de sus ofertas o sus utilidades. (Swift, 2002, pág. 4)

Los clientes de Binaria Sistemas son todas las empresas y personas naturales con capacidad

adquisitiva, que tienen la necesidad de invertir en tecnología de información y comunicaciones y

otros servicios brindados por la compañía. A continuación se detalla un listado de los principales

clientes de la empresa.

48

Tabla 2. 7: Clientes potenciales de Binaria Sistemas

CLIENTES

Acería del Ecuador C.A. Adelca

Acero Comercial Ecuatoriano s.a.

ACLAS

Automotores Continental S.A.

Autosharecorp S.A. (Orgu)

Avesca Avícola Ecuatoriana C.A.

Aymesa S.A.

Banco Amazonas S.A.

Banco Bolivariano C.A.

Banco Capital

Banco de Guayaquil S.A.

Banco de la Producción S.A. Produbanco

Banco de Loja S.A.

Banco del Pacifico S.A.

Banco General Rumiñahui S.A.

Banco Internacional

Banco Pichincha C.A.

Banco Procredit S.A.

Banco Proamérica

Cámara de Comercio de Quito

Casa de Incentivos Casintour CIA. Ltda.

Compañía Televisión del Pacifico Teledos s.a.

Conjunto Clínico Nacional C.A. (Conclina C.A.)

Constitución C.A. Compañía de Seguros

Construcciones y Servicios de Minería Consermin

Corporación Favorita C.A.

Equivida Compañía de Seguros y Reaseguros S.A.

Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales – FLACSO

Fundación Academia Alianza Internacional

Gobierno Provincial Santo Domingo de los Tsáchilas

GPS Track

Grupo El Comercio C.A.

49

H.O.V. Hotelería Quito S. A.

Holcim Ecuador S.A.

Iglesia de Jesucristo de los Santos de los Últimos Días

Imprenta Don Bosco C.S.P.

Induwagen S.A.

Junta de Beneficencia de Guayaquil

Kraft Foods Ecuador C.A. Ltda.

Mareauto S.A.

Maresa

Mccann Erickson Ecuador Publicidad S.A.

Panamericana del Ecuador S.A.

Pricewaterhouse Coopers Asesores Gerenciales

Procesadora Nacional de Alimentos C.A. PRONACA

Promotores Médicos Latinoamericanos Latinomédical S.A.

Salud S.A.

Seguros Equinoccial S.A. Fuente: Binaria Sistemas


2.2.2. Proveedores

Son los entes que proporcionan a la compañía los equipos y software con las características y

cualidades requeridas por el cliente, en la empresa Binaria Sistemas se realiza una calificación del

proveedor, tomando en cuenta la calidad del material y del servicio que presten. La empresa se

procura tener una excelente relación con los proveedores, sin embargo casi no se cumple con los

cronogramas de entrega establecidos. Los principales proveedores son:

50

Tabla 2. 8: Proveedores de Binaria Sistemas

PROVEEDORES

Avnet Technology Solutions

Avnet Technology Solutions Ecuador S.A.

CARTIMEX S.A.

Electrónica Siglo XXI Electrosiglo S.A.

Hewlett Packard Company

Hewlett-Packard Ecuador CIA. Ltda.

Inacorp S.A. DEL Ecuador

Microinformática CIA. Ltda.

Microsoft Licensing, GP

Nexsys del Ecuador

Symantec Corporation

Tech Computer CIA. Ltda.

Tech Data Corporation

Tecnomega C.A.

Tecompartes CIA. Ltda.

Zona Tecnológica Ecc


2.2.3. Competencia

La competencia define la permanencia de la compañía en el mercado por lo que las decisiones

que se tomen para mitigar este contingente son trascendentales.

La masificación del servicio y el abaratamiento de los costos de la competencia son uno

de los factores que más preocupa a la gerencia de la compañía, por esta razón se tiene

previsto hacer una revisión de los costos de los productos y los servicios para

asemejarse de alguna manera a los de la competencia sin dejar de lado le eficiencia en la

prestación de los servicios. (Martínez, 2011, p. 106).

Para el negocio de venta de equipos de cómputo y servicios que da Binaria Sistemas, la

competencia es muy significativa, ya que existen muchas empresas dedicadas a esta actividad y

51

sin embargo el servicio que brindan no es oportuno y los productos que expenden no son de

buena calidad. Al analizar la competencia se debe tener conocimiento de:

Importancia de la marca.

Línea de productos.

Instalaciones.

Personal.

Volumen de ventas.

Por lo tanto, se puede analizar que la principal competencia de Binaria Sistemas es:

COMPETENCIA

Empresa Compesasa

Empresa Sonda

Empresa Akros

Empresa Compuequip D.O.S.

Figura 2. 15: Competencia de Binaria Sistemas


2.3. Estructura de precios

Los precios son establecidos por la empresa Binaria Sistemas la cual agrega un porcentaje del 5

al 10%, dependiendo del tipo de producto o servicio, también toma en cuenta el precio del

proveedor al momento de la entrega.

52

CAPÍTULO III

HERRAMIENTAS BÁSICAS PARA IMPLEMENTAR UN REDISEÑO EN LOS

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

3.1. Procesos

Los procesos son un conjunto de actividades sistemáticamente relacionadas mediante las cuales

se cumplen una cadena de valor desde las entradas hasta las salidas listas para ser entregadas a

un cliente. “Secuencia de pasos, tareas o actividades que conducen a un cierto producto y/o

servicio, el cual es el objetivo de dicho proceso. También es la secuencia de actividades cuyo

producto crea un valor para el usuario o cliente”. (Roldán, 2006, p. 17).

Figura 3. 1: Cadena de valor Fuente: Idalberto Chiavenato

3.1.1. Elementos de un proceso

En forma general los elementos del proceso se resumen en identificar:

El objetivo del proceso.

El “cliente” (interno o externo).

El alcance (desde y hasta).

Las entradas.

Los sub procesos, actividades, etapas, etc. -Niveles de detalle.

Describirlos (presentando las interrelaciones).

Las salidas.

3.2. Proceso administrativo

Se destaca que el proceso administrativo se deben tomar en cuenta lo siguiente: planear,

organizar, dirigir, coordinar y controlar.

1. Planear: visualizar el futuro y trazar el programa de acción.

2. Organizar: construir tanto el organismo material como el social de las empresas.

53

3. Dirigir: guiar y orientar al trabajador.

4 Coordinar: aunar los esfuerzos colectivos dentro de la empresa.

5. Controlar: vigilar que sucede todo de acuerdo con las órdenes y reglas establecidas.

(Dolores & et al, 2006, p. 117)

El proceso administrativo de la compañía Binaria Sistemas, implica las fases de: planificación,

organización, dirección y control, todos y cada uno de ellos realizados de manera conjunta para

lograr los resultados propuestos.

3.2.1. Planificación

La planeación abarca la definición de los objetivos o metas de Binaria Sistemas, creación de una

estrategia global para conseguir nuevas metas. Para llegar a este proceso es importante que la

compañía desarrolle un estudio y un análisis de su situación real, luego es importante

seleccionar prioridades, presentar nuevas alternativas y las estrategias que serán implementadas

en un tiempo estimado.

Es la primera etapa del proceso administrativo y es muy importante hacer una

planificación de los objetivos y de cómo alcanzarlos. La planificación y el control son

inseparables, una acción no planeada no se puede controlar. Si pretendemos corregir

errores, ¿cuáles vamos a corregir, si no hemos establecido previamente cuáles son las

actividades propuestas para solucionar algún problema?, ¿cómo podremos controlar si

no conocemos cuáles son los problemas, si la finalidad es solucionarlos?, ¿qué finalidad

tendríamos? Son preguntas que surgen y sirven para una mejor comprensión, del porqué

de la necesidad de la planificación. (Dolores & et al, 2006, p.18)

La planeación se define en términos de que sea informal o formal. En la mayoría de veces los

administradores de la compañía se ocupan de la planeación, pero solo de la variedad informal

donde no se escribe nada, se comparten poco o nada los objetivos con otras personas de la

compañía. Esto ha ocasionado muchas veces los subordinados no conozcan los objetivos que

tiene que cumplir y la forma de conseguirlos.

De manera diferente cuando se emplea la planeación formal, se formulan objetivos específicos

que abarcan todas las actividades necesarias para alcanzarlo. Estos objetivos se enuncian en

forma escrita y se ponen a disposición de los integrantes de la organización, lo que facilita la

comprensión de los miembros y encaminan sus esfuerzos a su consecución. Con la planificación

las empresas pretenden generar un cambio de su situación anterior a otro posterior, pretenden

alcanzar nuevos objetivos de gran importancia.

3.2.1.1. Propósito de la planeación

La planeación establece un esfuerzo coordinado, da dirección tanto a los administradores de

Binaria Sistemas como a los colaboradores de la misma. Cuando todos los interesados saben a

54

dónde va la organización y con qué deben contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a

sistematizar sus actividades y trabajar en equipo. En un sinnúmero de ocasiones la falta de

planeación ha dado lugar a que los objetivos planteados se cumplan, pero no con los resultados

esperados.

El propósito de la planificación es alcanzar un estado ideal, donde se requiere hacer una

proyección de lo deseado a partir de lo que se define como lo mejor para resolver el

problema. Se trata pues de una prefiguración del futuro, no de una continuidad de lo

existente. Se determina lo más conveniente para resolver el problema identificado y las

mejores estrategias para que la empresa alcance un futuro óptimo. (Lépiz, 2013, p. 131).

La planeación ayuda controlar la superposición y desperdicio de actividades, esto no se

consigue si los medios y los fines no han estado claros, por lo tanto las ineficiencias son obvias.

La planeación es muy importante en el rediseño de los procesos administrativos, ya que

dependiendo de los objetivos planteados y los que se quieran lograr se encaminarán los procesos

que se tendrán que seguir.

3.2.1.2. La planeación y objetivos

Esta fase administrativa facilita establecer los objetivos para cada proceso administrativo y por

ende facilita el control, ya que los objetivos proporcionan la dirección para todas las decisiones

de la administración, y forman el criterio con el que pueden medirse los logros reales. “La

definición de objetivos debe hacerse mediante instrumentos tales como los contratos-programas,

en los que se identifiquen las estrategias, las metas, el contenido de las actuaciones previstas y

los medios necesarios para cumplir con la planificación de la empresa para su futuro

inmediato”. (Martos & et al, 2005, p. 110).

A primera vista pudiera parecer que las empresas pueden tener un objetivo único, que podría

obtener utilidades, no obstante, si se mira de forma más profunda se puede comprobar que la

compañía tiene objetivos múltiples, uno de los cuales es incrementar su participación en el

mercado y proporcionar el bienestar de sus empleados.

La existencia de objetivos permite dar coherencia a otros elementos como: la gestión de personal, la asignación de recursos financieros o la propia política patrimonial

adquieren, así, una identidad diferente: es posible conocer el para qué de cada empresa y

por tanto, justificar las decisiones de personal, económicas y patrimoniales. (Martos &

et al, 2005, p. 111).

Se ha comprobado que los objetivos son los fundamentales pilares de Binaria Sistema, estos le

ayudan a establecer guías para la consecución de los resultados de manera eficaz, eficiente y c

económica siempre y cuando estos se han organizados de manera conjunta permitiendo la

participación de todos los empleados.

55

3.2.2. Organización

La estructura de la organización describe el marco de la misma, en Binaria Sistemas se puede

analizarse en dos dimensiones: formalización y centralización. Binaria Sistemas se fundamenta

en sistemas e instrucciones para dirigir la conducta de todos sus empleados es la formalización,

mientras más normas y reglamentos existan en la compañía, será más formal para lograr una

coordinación.

La organización-como función del proceso administrativo- consiste en un esfuerzo por

lograr una relación apropiado entre las distintos actividades requeridas paro lograr los

propósitos de un nuevo plan. La organización de todo plan conlleva un análisis y la

modificación del plan ya existente. Para analizar, es preciso ganar la confianza de los

interesados; para modificar, es necesario convencer. (Lépiz, 2013, p. 138)

Para cumplir con una mayor formalidad en la compañía se ha visto en la necesidad de

reestructurar los procesos administrativos, para dicha re-estructuración es necesario conocer los

procesos actuales y crear los nuevos procesos. Cuando las decisiones están centradas, los

problemas pueden surgir hacia arriba a los altos ejecutivos, quienes tendrán la obligación de

seleccionarlas y evaluarlas.

3.2.2.1. Principios básicos de organización de los empleados de Binaria Sistemas

División del Trabajo

Significa que en lugar que un colaborador desarrolle todo una actividad, está desglosa en cierto

número de gestiones, por lo que cada paso lo determinará un colaborador diferente. En esencia,

cada empleado de la empresa se especializa para cumplir con una parte de una actividad, en

lugar de que un solo empleado realice todo el proceso.

Unidad de mando

Esencialmente indica que ningún empleado debería reportarse a dos jefes o más. Si esto pasara,

un empleado tendría que enfrentarse a demandas o prioridades de varios administradores por lo

que se entrarían en un conflicto.

Autoridad y responsabilidad

“La autoridad se refiere a los derechos inherentes a un puesto administrativo de dar órdenes y

esperar que se obedezcan. Cada puesto administrativo tiene ciertos derechos específicos de

quienes los ocupan o por la jerarquía o título del puesto”. (Boland, 2007, pág. 65)

56

Cuando uno de los administradores de Binaria Sistemas delega una autoridad, también

encomienda una responsabilidad paralela, ya que se debe cumplir con las tareas encomendadas

para cada cargo, por lo que se asegura en cierta forma la aplicación del principio.

Departamentalización

La división de trabajo en Binaria Sistemas se realiza mediante la agrupación de especialistas en

la prestación de ciertos servicios en un mismo departamento. La coordinación se facilita al

reunir los especialistas en un mismo departamento bajo la dirección de un administrador o

supervisor, que tendrá la misión de regular cada una de las funciones que cumplirá dentro de su

área.

3.2.2.2. Estructuras organizacionales

La organización implica la determinación de una estructura eficiente y eficaz en la coordinación

de los recursos; la misma que será el canal para la consecución de los objetivos institucionales.

Dirección

Para Binaria Sistemas la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una

de las personas que trabajan con ellos al motivarlos e influir positivamente con su accionar. Los

gerentes administran con el convencimiento de que unidos pueden cumplir con todos los

objetivos que han sido tratados a lo largo de su desarrollo, al instaurar un contexto apropiado

ellos contribuyen a que el personal mejore su rendimiento.

Elementos de la dirección

Los elementos de la dirección son:

Las gerencias.- Son aquellos que tiene la función de dirigir.

Los dirigidos.- Son los empleados a quienes dirige el jefe.

La situación.- Es el momento donde se lleva a cabo la dirección.

Control

El proceso administrativo sigue un proceso continuo, interrelacionado, con intercambio

continuo de información, lo que indica que, aunque sea la última etapa del proceso administrativo, no es la menos importante. Existe una retroalimentación en todo el

proceso administrativo y por tanto, es muy importante evaluar y controlar si se están

llevando a cabo las actuaciones conforme a lo planificado. (Dolores & et al, 2006, p.

123).

57

El control tiene como misión la detección de errores en el proceso y por consiguiente la

adopción de medidas correctoras que permita a la empresa la consecución de los objetivos de la

empresa. El control dentro de Binaria Sistemas S.A. ha sido definido bajo la perspectiva

limitada, se concibe como la verificación de que los procesos administrativos se cumplan de

acuerdo a lo planificado.

El control es una etapa fundamental en la administración de Binaria Sistemas, debido a que,

aunque la empresa cuente planes estructurados, una organización ordenada y una dirección

eficaz, el dirigente no podrá verificar cual es la situación real de la organización si no dispone

de un módulo que controle e informe si los hechos van de acuerdo a la planificación que ha

sido establecida coordinadamente.

Los tipos de controles son:

Tabla 3. 1: Tipos de control

Según el tiempo:

* Periódico: tiempos prefijados.

* Continuo: profesionales.

* Esporádico: señal de alarma.

* Final: compara con el plan.

Según la forma:

* Interno: desde dentro de la institución.

* Externo: desde fuera de la institución.

- Directo: mediante la observación directa, con estrecho contacto y

comunicación.

- Indirecto: mediante registros (auditorias).

Fuente: Dolores et al (2006). Grupo B administración especial de la Generalitat Valenciana. pág. 124.


Dentro de la compañía existen varios procesos con los cuales se realiza el control, entre los

cuales se encuentran: comprobar si los métodos estén adecuados, regular si un proceso está

fallando, comparar con un patrón modelo, y ejercer autoridad sobre los empleados.

Elementos del control

Los elementos del control son:

Los titulares de las instituciones son responsables de la actualización y supervisión

general del control.

58

Los responsables de cada uno de los procesos y operaciones durante el transcurso de sus

actividades cotidianas deben:

• Evaluar y mejorar los sistemas de control específicos implementados.

• Atender con oportunidad y diligencia las observaciones y debilidades de

control interno comunicadas por las instancias de fiscalización. (Munguía,

2013, p. 11)

Áreas de control

El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de Binaria Sistemas, prácticamente

todas las actividades de la empresa están bajo alguna forma de control o monitoreo. Por ser una

empresa comercial principales áreas que se controla en la empresa son:

Proceso de compras.

Proceso de ventas.

Proceso de inventarios.

Recursos humanos.

3.3. Rediseño de los procesos

La reingeniería de procesos no es una técnica específica, como la planeación de requerimientos

de productos, ni un concepto de planeación de las ventas. Es la idea de que los procesos

empresariales atorados se pueden cambiar y mejorar.

La gestión por procesos es una herramienta que entrega los pasos necesarios para

detectar, implementar y hacer seguimiento de las oportunidades de mejora de un

proceso, teniendo como foco la eficiencia, eficacia y efectividad del servicio. Sin

embargo, para obtener beneficios de los procesos y de su gestión, es necesario realizar

un rediseño que permita enfocar los procedimientos hacia los resultados deseados.

(Arata, 2009, p. 396).

El rediseño de procesos requiere un equipo de personas que tengan destrezas en el ámbito del

negocio, conozcan perfectamente los procesos actuales y de las tecnologías de información

habilitantes para la optimización buscada. Se parte de un diagnóstico realizado previamente

donde se identifica las prácticas de trabajo y procedimientos, para posteriormente implementar

las nuevas prácticas y flujos de procesos que le den un mayor valor a la empresa, generando

niveles crecientes de compromiso en la entidad.

59

Tabla 3. 2: Rediseño de procesos

Un proceso de rediseño Requiere además identificar las unidades

responsables y definir los recursos necesarios,

tanto para la implementación como para el

seguimiento de la iniciativa

Auspiciador del rediseño.

Responsable del proceso.

Usuario.

Equipo de trabajo.

Líder del equipo de trabajo.

Fuente: Arata (2009). Ingeniería y gestión de la confiabilidad operacional. pág. 396.


3.3.1. Pasos para el rediseño de un proceso

El rediseño de procesos le permite a una empresa contar con procesos inteligentes, apoyados en

una coordinación entre todas las partes asegurando el cumplimiento de los objetivos estratégicos

propuestos. Cuando una empresa detecta que un proceso no está consiguiendo los resultados

esperados es el momento de restructurarlo o rediseñarlo para optimizar la actividad que cumplen

los trabajadores.

En la empresa para el rediseño de los procesos de deberá seguir los siguientes procesos:

Tabla 3. 3: Pasos para el rediseño de procesos

PASOS PARA EL REDISEÑO DE UN

PROCESO

CARACTERÍSTICAS

Etapa 1: Plan de acción Reconocimiento de la necesidad (análisis del proceso)

Conformar un equipo de trabajo para

coordinar una acción general

Desarrollo del consenso interno.

Capacitación al equipo investigador (Manejo de información).

Etapa 2: Obtención de información Se identifica los objetivos a seguir

Se identificar los usuarios y sus

necesidades.

Requerimiento-necesidad + expectativa.

Etapa 3: Análisis de la información Identificación de macroprocesos y procesos.

Identificar proceso clave y proceso de soporte

Definición del rendimiento esperado

60

Etapa 4: Diagnóstico Comprensión de los procesos

Diseño técnico.

Construcción del mapa de procesos.

Asignación del proceso clave.

Desarrollo de instrucciones de trabajo.

Diagramación

Etapa 5: Rediseño Transformación e implementación.

Evaluación.

Herramientas para evaluar procesos.

Fuente: Arroyo (2007). Guía para el rediseño de procesos. pp. 8-22


Para el rediseño de procesos es importante que la empresa cuente con un plan de acción, donde

se establece o se conoce las necesidades que tiene la compañía para resolverlo de manera

inmediata, sino se toma las medidas correctivas este proceso a largo o corto plazo traerá

complicaciones en el rendimiento de los trabajadores, que tendrán inconvenientes al momento

de redimir con todas sus funciones asignadas.

Es importante también obtener información real de los procesos que se mantienen con

complicaciones, antes de establecer un rediseño es importante analizar los datos, en ocasiones

solo pueden ser complicaciones momentáneas o de falta de información. Es en este momento

donde la empresa realizará un diagnóstico profundo para conocer los procesos equívocos que se

mantienen en la empresa, posteriormente identificado el problema se generará un nuevo mapa

de procesos que será aplicado.

Una vez que ya se ha identificado el problema que ha generado complicaciones dentro de una

empresa, es necesario que se empiece con el rediseño del proceso o de los proceso, donde se

transformará e implementará nuevos mecanismos de acción, además se mantendrá un método

seguido de evaluación para evitar que surjan dificultades que interfieran en el desarrollo de la

empresa.

61

CAPÍTULO IV

IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS EXISTENTES EN BINARIA SISTEMAS S.A.

4.1. Levantamiento de procesos

Para el levantamiento de los procesos de Binaria Sistemas se utilizaron dos herramientas de

análisis de procesos que son los diagramas de flujo de proceso y los diagramas de flujo de datos,

esto con el fin de analizar el flujo de la información al en (ventas, compras, inventario,

recursos humanos).

El diagrama de flujo constituye la representación diagramática de la secuencia lógica de

pasos en las operaciones y actividades desarrolladas por las diferentes unidades

organizativas. Representa el flujo de trabajo involucrado en la realización de las

funciones de sección, oficina y departamentos. La importancia de su uso radica en que

es una herramienta efectiva en el análisis administrativo, ya que facilita la apreciación y

valoración del seguimiento del flujo de trabajo a través de actividades y facilita su

simplificación. (Hernández, 2005, p. 104).

4.1.1. Diagrama de flujo de proceso

El diagrama de flujo de procesos es una herramienta de planificación y análisis utilizada para: definir y analizar procesos de manufactura, ensamblado c servicios, construir una

imagen del proceso etapa por etapa para su análisis, discusión o con propósitos de

comunicación y definir, estandarizar o encontrar áreas de un proceso susceptibles de ser

mejoradas. (Chang & Niedzwiecki, 1999, p. 49).

Es importante recalcar que el flujo de proceso tiene como misión el análisis de oportunidades

que incluyen: reducir el tiempo para que un trabajador realice una tarea (se optimiza el tiempo),

se evita que un trabajador repita responsabilidades que han sido mal efectuadas, se busca que las

personas no dupliquen esfuerzos, además se trata de eliminar tareas que son innecesarias y que

provocan la pérdida de tiempo, al final se colocan nuevas tareas que añaden valor al proceso

que se proyectó.

62

Figura 4. 1: Ejemplo de diagrama de flujo de proceso

Fuente: Chang & Niedzwiecki (1999). Las herramientas para la mejora continua de la calidad. pág. 51.

4.1.2. Diagrama de flujo de datos

En estos diagramas se muestra la información que entra y sale en cada proceso y la interrelación

de la información.

El diagrama de flujo de datos, denominado como DFD por sus siglas permiten

identificar a las principales instituciones vinculadas con los procesos, así como los

flujos de datos que se establecen y los momentos en que estos se almacenan. Un rasgo distintivo de la diagramación de flujos de datos es que estos se elaboran de arriba hacia

abajo respetando la jerarquía de la estructura organizacional. Se parte de un DFD de

nivel 0 también denominado de contexto que es el de mayor alcance. A partir de este

nivel se articulan otros DFD cada vez más específicos en función de la parte de la

estructura organizacional en que se ubique. (Medina, 2005, p. 185)

Este diagrama tiene como objetivo la representación sobre el flujo de información que circula

dentro de un proceso que se lleva a cabo en una empresa y son transformados en datos. Los

elementos que intervienen dentro de este proceso se encuentra: al entidad que son los sistemas

que reciben o producen información, el proceso donde se aplican los datos, el flujo la

información que circula de un objeto del diagrama a otro y almacenes, donde se almacena los

datos y son retenidos.

63

Es decir los diagramas de flujo de datos están compuestos por cuatro elementos:

Tabla 4. 1: Elementos de diagrama de datos

Entidades Son elementos del sistema u otros sistemas que producen o reciben la información que va a ser transformada al sistema y que reside fuera de los límites del sistema que se está representando.

Procesos Son las transformaciones que se aplican a los datos.

Flujos Información que circula de un objeto del diagrama a otro. Puede representar

un dato elemental o una estructura de datos. Almacenes Conjunto de datos siempre disponible donde los datos quedan retenidos.

Fuente: De Pablos (2006). Dirección y gestión de los sistemas de información en la empresa. pág 153.

Elaborador por: Daniel Moncayo.

4.2. Cadena de valor y alcance de los procesos

El mapa de Binaria Sistemas está compuesto por los procesos gerenciales, operativos y de

soporte. El estudio se centró en los principales procesos operativos de la empresa, estos se

muestran en el mapa de la empresa que se encuentran a continuación:

Figura 4. 2: Cadena de Valor Binaria Sistemas Fuente: Binaria Sistemas.


En Binaria Sistemas la gestión de la cadena de abastecimiento se alimenta principalmente de las

necesidades de los clientes y de los productos de los proveedores. En la empresa el proceso de

64

comercialización trabaja bajo pedido; es decir, la entrada de la información para empezar el

proceso son las necesidades de los clientes, que se ven reflejadas en las solicitudes de pedido y

órdenes de compra, el esquema debería mostrarse al revés, es por esto que se indica el flujo de

la información en dirección opuesta (de derecha a izquierda).

Se evidenció en las palabras de los directivos de la empresa, que los procesos descritos diferían

en algunas cosas especificas con la realidad y el día a día de Binaria Sistemas por lo que se

decidió basar esta documentación en la cartilla de las normas ISO, ya que esta es muy clara y

muy específica en sus notas junto con la validación y modificación de los directivos antes

mencionados.

De acuerdo al tipo de empresa y con información recolectada se puede definir que los procesos

que más relevantes y que describen todo el flujo de información, estos son:

Compras

Ventas

Inventario

Recursos Humanos

Figura 4. 3: Procesos a rediseñar



65

4.2.1. Levantamiento de procesos por áreas

Tabla 4. 2: Levantamiento de procesos por áreas

Nombre del Proceso P. Gobernantes P. Básicos P. Habilitantes

Gestión Gerencial

Aprueba Presupuestos √

Asignación de Recursos √

Área Financiera

Presupuesto

√

Registro Contable

√

Cobranzas

√

Inventario

√

Pago Proveedores

√

Talento Humano

√

Área Administrativa

Logística

√

Compras

√

Importaciones

√

Facturación

√

Mensajería

√

Limpieza

√

Área Comercial

√

Atención al cliente

√

Plan de ventas

√

Descuentos y promociones

√



66

4.2.2. Selección de procesos

Con la finalidad de seleccionar los procesos que requieran ser analizados se evaluó con tres

preguntas, las mismas que se miden entre 0 y 1 calificando con 1 si tiene importancia y con 0 si

no tiene importancia.

Preguntas:

1.- ¿Este proceso permite mejorar las actividades de la empresa?

2.- ¿Este proceso permite mejorar la atención al cliente?

3.- ¿Si mejoramos este proceso, se reduce tiempo costo?

Tabla 4. 3: Selección de procesos

Listado de Procesos A B C Total

Gestión Gerencial

Aprueba Presupuestos 1 0 0 1

Asignación de Recursos 1 1 0 2

Área Financiera

1 0 1 2

Registro Contable 0 0 0 0

Cobranzas 1 0 0 0

Inventario 0 0 0 0

Pago Proveedores 0 0 0 0

Talento Humano 1 1 1 3

Área Administrativa

Logística 1 1 1 3

Compras 1 1 1 3

Importaciones 1 1 1 3

Facturación 1 1 1 3

Mensajería 0 0 0 0

Limpieza 0 0 0 0

Área Comercial

Atención al cliente 1 1 1 3

Plan de ventas 1 1 1 3

Descuentos y promociones 1 1 1 3



67

Tabla 4. 4: Diagrama de análisis de proceso de compras

|

Ingresa:Orden de compra 37 Eficiencia tiempo: 67,58%

Resultado: Entrega de mercadería 392 Eficiencia costo: 67,57%

Pasos Responsable Actividad AV NAV AV NVA

Elabora la orden de √ 5 52,95 Según la cotización que se

compra interna realiza al cliente

Firma la orden de Aprueba o desaprueba

compra √ 3 31,77 la orden de compra

traslada la orden al Anotan el numero de orden

departamento de √ 6 63,54 en un cuaderno

compras

Averigua el mejor precio √ 7 74,13 Falta revisar si se trata

o revisa si tiene en de una importación

inventario

Genera la orden de compra En los diferentes portales

para el proveedor √ 3 31,77 del proveedor ,mail

Firma la orden de Revisa si hubo cambio

compra √ 3 31,77 de precio

Se encarga de dar seguimiento Depende del proveedor

a la orden de compra e y del producto la entrega

Informa tiempo de entrega √ 10 105,9 de la mercadería

a los responsables

Total 25m 12m 264,75 127,08

Costo total:

Tiempo total

Diagrama de análisis del proceso de compras

Simbología Tiempo Costo

Observaciones

7 Compras

Gerente General

Compras

1

2

3

4

5

Compras

Vendedor

Gerente General

Vendedor

6



68

Tabla 4. 5: Diagrama de análisis del proceso de ventas

Ingresa: Pedido del cliente Tiempo total Eficiencia tiempo: 50,00%

Resultado: Venta Eficiencia costo: 50,03%


Orden de Requisición del √ 3 31,77 Sin orden del cliente

cliente no se inicia el proceso

Realiza la cotización según La cotización se realiza en

requerimiento del cliente √ 7 74,13 exel

Envío de la cotización al La cotización tiene validez

cliente √ 3 31,77 de una semana

Se demoro 48 horas en

Aprobación de la cotización √ 2880 30499,2 aprobar la cotización

Elabora la orden de pedido

interna √ 8 84,72

Se envia al departamento de √ 5 52,95

compras

7 Vendedor Avisar al cliente tiempo de √ 2880 30499,2 No siempre se cumple el

entrega tiempo de entrega

Total 2895 2891 30658,05 30615,69

5786

Costo total: 61273,74

1 Cliente

2

Diagrama de análisis del proceso de ventas


Observaciones

Vendedor

6 Vendedor

3 Vendedor

4 Cliente

5 Vendedor



69

Tabla 4. 6: Diagrama de análisis del proceso de logística

Ingresa:Ingreso de mercadería Eficiencia tiempo: 18,99%

Resultado: Entrega de mercadería Eficiencia costo: 18,99%


Recibir la mercadería con √ 10 105,9

la orden de compra

Almacenar la mercadería √ 15 158,85 Dependiendo de la cantidad

se alquila bodega

tomar las series a los productos

√ 30 317,7

Recibir la factura de los

productos √ 5 52,95

Ingresar la factura del

proveedor al sistema √ 15 158,85

Se realiza la factura para Se verifica si es un combo

el cliente √ 20 211,8 o factura normal

se realiza la ruta para la Respetar los días que los

entrega de la mercadería al clientes reciben las facturas

cliente √ 300 3177

Total 75 320 794,25 3388,8

5 Compras

6Facturación

8 Bodega

Observaciones

1 Bodega

2 Bodega

3 Bodega

4 Compras

Diagrama de análisis del proceso de logística

4183,05Costo total:

Tiempo total 395




70

Tabla 4. 7: Diagrama de análisis del proceso de talento humano

Ingresa:Solicitud de Personal Eficiencia tiempo: 98,93%

Resultado: Nuevo Personal Eficiencia costo: 98,93%


Solicitud de personal √ 480 5083,2

Se realiza anuncios en la prensa Los anuncios se demoran

e internet √ 60 635,4 en salir

Selección de candidatos √ 480 5083,2

Se realiza las pruebas

respectivas √ 120 1270,8

Se realiza entrevistas Hubo impuntualidad en

√ 30 317,7 algunas entrevistas

Elección del personal con

mejores resultados √ 200 2118

Talento Humano Contratación de la persona

100 1059

8 Empleado cumplir con el contrato a prueba algunos empleados no

de 3 meses √ 43200 457488 cumplieron con el periodo

de prueba

Total 44190 480 467972,1 5083,2

473055,3

44670

7√

Diagrama de análisis del proceso de talento humano


Costo total:

Tiempo total

5 Talento Humano

6 Talento Humano

Observaciones

1 Gerente

2 Talento Humano

3 Talento Humano

4 Talento Humano



71

Tabla 4. 8: Diagrama de análisis del proceso de importación

Ingresa:Orden de compra Eficiencia tiempo: 43,30%

Resultado: Entrega de mercadería Eficiencia costo: 43,30%


Solicitud de pedido de cliente √ 30 317,7 Solo aplica de la marca

Lenovo

Se solicita preforma o factura Lenovo Singapur o México

√ 960 10166,4

Realiza todos los tramites Se contrato una empresa

para traer la mercadería y los √ 9600 101664 que nos ayuda con la

tramites con la Cae gestión en la Aduana

Si el transporte se realiza por √ 14400 152496 la decisión la toma el

via aerea o por barco vendedor debido al

ofrecimiento del cliente

Paga al banco del Exterior 960 10166,4 Genera un ISD de 5 %

√

Se almacena en una bodega Genera costos y gastos

del aeropuerto √ 480 5083,2 por el tiempo que se

queda la mercadería

Se trasladan a la bodega a Genera costos de translado

Bodega tomar las series de los √ 120 1270,8 de la persona que va ha

productos tomar las series

Realiza la liquidación De las bodegas del

de importacion √ 1440 15249,6 aeropuerto se traslada al

Total 12120 15870 128350,8 168063,3

296414,1

27990


Importaciones

6

7

8

5 Contabilidad

Logistica

2 Importaciones

3Compañía de

Aduanas

4 Vendedor

Observaciones

1 Vendedor

Diagrama de Análisis del Proceso de Importación

Tiempo total

Costo total:



72

Tabla 4. 9: Diagrama de análisis del proceso de facturación

Ingresa:Orden de compra Tiempo total32 Eficiencia tiempo: 59,38%

Resultado: Entrega de mercaderia Costo total: Eficiencia costo: 59,38%


ingresa al sistema crea cliente 6 63,54

Verificar que los datos sean los 5 52,95 Direccion, telefono

correctos √

Verificar que los productos Tiene que revisar la orden

esten ingresados al inventario √ 5 52,95 de compra para saber

cuales son los productos

Escoje los productos que √ 5 52,95 Algunos productos tienen

deben ir series otros no

Digita el precio de venta

√ 3 31,77

√ 3 31,77

Imprimir la factura, y guia de 5 52,95

remisión √

Total 19 13 201,21 137,67

Observaciones

1 Facturador

2 Facturador

√

Diagrama de análisis del proceso de facturación


6 Facturador

7 Facturador

3 Facturador

4 Facturador

5 Facturador

Escoje el nombre del vendedor

338,88



73

4.3. Proceso de compras

El departamento de compras de Binaria Sistemas busca satisfacer los requerimientos de compra, ya

sea para brindar los servicios de soluciones informáticas(materiales) o para satisfacer la necesidad

de equipos computacionales que genere el departamento de ventas, para ello este área está diseñado

para controlar las órdenes de adquisición, registrando toda la información pertinente.

Así es el proceso de compras. El comprador siempre deberá tener en mente y conocer con

exactitud la empresa para la cual trabaja y está consiguiendo proveedores o adquiriendo

productos. El comprador debe conocer la actividad de la empresa, la vocación del surtido o

el tipo de productos que debe adquirir, el objetivo de posicionamiento o el servicio que

quiere prestar la imagen que quiere proyectar o el usuario que debe atender, la calidad que

deben tener los productos, entre otros. (Montoya, 2002, p. 148).

El control y registro de las transacciones con cada proveedor se encuentra montado en una base de

datos construida bajo las necesidades de la empresa, existe un detalle de los proveedores en cuanto

a pedidos históricos, precios, también se distribuye cada orden de pedido en sus componentes,

como la cantidad de producto a comprar, el valor y la fecha de entrega, entre otros.

Los pedidos se realizan por medio de órdenes de compra, estos los hacen llegar vía e-mail al

proveedor determinado y este, por este mismo medio o de forma física, realiza una cotización

formal junto con las fechas de entrega posibles, con esta información Binaria Sistemas decide si

acepta los términos y condiciones del proveedor y se hace el pedido.

Las órdenes de compra son procesadas y se usan para validar el ingreso de los artículos

directamente a la bodega principal o despachar al cliente, la transacción afecta a las diferentes

cuentas de la contabilidad y actualiza el inventario. Binaria Sistemas ya tiene escogidos a sus

principales proveedores de acuerdo a la experiencia; es por esto, que no lleva a cabo procesos de

selección, ni realiza requerimientos de las empresas con quienes ya mantiene contacto permanente.

4.3.1. Objetivos del proceso de compras

Basados en el análisis de procesos de Binaria Sistemas (2014).

Satisfacer las necesidades de productos, materiales o suministros necesarios para satisfacer

las necesidades del cliente de manera oportuna.

Realizar periódicamente cotizaciones de los productos a fin de mantener actualizada la

base de datos de proveedores de la empresa.

Establecer fuertes vínculos con proveedores cotidianos a fin de obtener el máximo

beneficio de mantener una sana reputación crediticia.

74

Archivar y custodiar la documentación generada en el proceso de importación en caso de

haberla.

4.3.2. Política de compras

Basados en el análisis de procesos de Binaria Sistemas (2014).

Todas las órdenes de compra deben tener la autorización única del Ing. Eduardo Carrión o

del Sr. Luis Eduardo Carrión.

De igual forma las órdenes de facturación deben tener la aprobación del Ing. Eduardo

Carrión.

Las devoluciones de mercadería se aceptarán con la aprobación del Ing. Eduardo Carrión.

Se realizará un estricto seguimiento de las compras que no han sido facturadas por parte

del personal de compras.

En caso de solicitar la compra de cierta mercadería la misma la misma que no ha sido

facturada será de absoluta responsabilidad de la persona que solicitó dicha compra.

Se concederá crédito únicamente a clientes corporativos que ya se encuentren trabajando

con la empresa, si se trata de un cliente corporativo nuevo, la autorización de crédito debe

ser emitida por el Ing. Eduardo Carrión.

Las ventas a personas naturales será en efectivo, cheque certificado o tarjeta de crédito.

Los servicios técnicos que no corresponden a cliente VIP deben ser cobrados de contado y

de igual forma si un cliente requiere un presupuesto se debe solicitar la cancelación del

repuesto antes de proceder a la compra de los mismos.

4.3.3. Procedimientos administrativos

Tabla 4. 10: Procedimiento administrativo

N° de Proceso Descripción del proceso

1 El cliente coloca la orden de compra.

2 El vendedor elabora la orden de compra interna.

3 El departamento de compras averigua el precio y revisa el inventario.

4 El departamento de compras genera la orden de compras al proveedor.

5 Informar al vendedor su número de orden de compra.

6 Se realiza seguimiento de la orden de compra.

7 Informa al vendedor de la llegada del producto y coordina el despacho.

8 Se informa el tiempo de entrega a los responsables. Fuente: Binaria Sistemas.

Elaborado por: Daniel Moncayo

75

Figura 4. 4: Flujograma de compras


76

Figura 4. 5: Flujograma de documentos y tareas


4.3.4. Observaciones del proceso de compras actual

Hay una inadecuada gestión en la planeación de las compras debido a la falta de estándares

documentados en la empresa, lo cual hace que a veces se compre más materiales para la ejecución

de los servicios de soluciones informáticas, o equipos de computación del que se necesita,

77

causando sobre costos en inventarios y demora en la entrega de pedidos. También la empresa

trabaja con una base de datos de proveedores, perdiendo la oportunidad de adquirir oferta de

empresas con mayores descuentos.

Se determinó que el proceso actual no se describe la importación que se realiza constantemente,

Binaria Sistemas al ser una empresa requiere tecnología de punta para ofrecer diferentes productos

y servicios hacia diversas empresas o personas, por lo tanto necesita actualizar su mercadería con

los últimos modelos de aparatos y dispositivos tecnológicos que son desarrollados para mantener la

ventaja frente a la competencia.

4.3.5. Recomendaciones

Se recomienda rediseñar el proceso de compras donde se incremente el adecuado estudio de

proveedores actualizados. En este proceso se recomienda implementar las importaciones, tanto de

los equipos de computación como de los materiales para la prestación de servicios de soluciones

informáticas.

4.4. Proceso de ventas

4.4.1. Definición

Las ventas se realizan por pedido de los clientes quienes ya conocen sobre los productos que

Binaria Sistemas ofrece o por su fuerza de ventas quien está en constante búsqueda de nuevos

clientes y nuevos pedidos, por medio de llamadas mensuales a los compradores actuales, antiguos y

nuevos. Binaria Sistemas sabe aproximadamente el tiempo en que los consumidores principales

necesitan de sus productos a excepción de pedidos repentinos por situaciones espontáneas.

Una vez se concreta la necesidad de algún cliente por un producto de la empresa, el vendedor lleva

toda la información en el software de gestión de clientes, que junto con la página web de la

empresa (se encuentra en construcción www.binaria.com.ec) se mostrarán los servicios en línea; es

decir, los estándares de productos, al igual que los servicios de soluciones informáticas, para que

los clientes, tanto nuevos como antiguos, estén enterados de las ofertas de Binaria Sistemas con el

objetivo de atraer nuevos compradores.

4.4.2. Objetivos

Satisfacer las necesidades de productos o servicios del cliente externo.

Receptar y procesar la solicitud de compra que realiza el cliente potencial.

Generar y monitorear proformas de venta para clientes potenciales.

78

Realizar un contacto personalizado con el cliente.

4.4.3. Política de ventas

En esta área que se propone rediseñar es importante que se tomen en cuenta las siguientes políticas,

basado en el análisis de procesos de Binaria Sistemas (2014).

Elaborar y aplicar procedimientos estadísticos que permitan dividir el mercado total

heterogéneo en un cierto número de segmentos uniformes, basados en las diferencias

de las necesidades y preferencias de los consumidores (segmentación del mercado).

Revisar en forma permanente los precios de venta, tomando en cuenta: los objetivos de

la compañía, costos, gastos administrativos y de venta, elasticidad de la demanda, valor

del producto ante los clientes y la competencia.

Analizar y seleccionar en forma permanente los canales de distribución más adecuados

para efectuar las ventas de los productos comercializados y los servicios prestados por

la empresa.

En las ventas voluminosas al contado se otorgará descuentos no acumulativos para

animar al cliente a comprar en grandes cantidades.

Otorgar crédito de treinta días calendario a los clientes que proporcionen garantías a

Binaria Sistemas S.A.

Como incentivo para que el cliente cancele antes de la fecha de vencimiento se

otorgará descuentos por pronto pago. No se otorgará créditos a los clientes que se

encuentren en la lista de cartera vencida.


El proceso de ventas inicia en el momento en que el cliente solicita una cotización al

representante de ventas de la empresa, el cual toma los datos del cliente y sus

requerimientos para después ser ingresados al sistema, en este caso, el cliente puede ser

seleccionado mediante la base de datos de los principales clientes de la compañía, o

también puede ser el resultado de la búsqueda de nuevos clientes en el mercado, los cuales

reciben ofertas de la empresa y campañas de marketing. Después de haber ingresado el

pedido se cotizan las cantidades y el material del producto que el cliente requiere, se hace el

contrato y se aclaran términos, condiciones y se procede a facturar y a generar una orden de

pedido. (Estrada & Tovar, 2009, p. 32)

Para Estrada y Tovar ( 2009) consideran que el prodicimiento de ventas es necesario que se defina

lo siguiente: desde, una solicitud de cotización, que se produce cuando un posible cliente se

comunica con la empresa para conocer a detalle sobre productos o servicios que le interesa

adquirir; hasta: crear y se enviar una solicitud de pedido del producto, donde el cliente ya ha

decidido obtener y se encuentra conforme con el costo.

79

4.4.5. Flujograma del proceso

Figura 4. 6: Proceso de Ventas



4.4.6. Observaciones

El procedimiento del departamento de ventas de Binaria Sistemas no es el adecuado, no se

contempla un estudio previo del requerimiento de un cliente con los debidos justificativos

requeridos para que se levante un proforma o valoración de ciertos productos, de tal manera que el

cliente reciba una respuesta en un tiempo pertinente; por lo tanto Binaria Sistemas no cuenta

información en forma oportuna.

80

El sistema que maneja de Binaria Sistemas no es el indicado, no muestra información oportuna de

nuevos productos, información de los pedidos en proceso y de posibles cotizaciones. La autonomía

no es del 100% debido a que la persona que está vendiendo debe gestionar la aprobación de las

cotizaciones que están a cargo del gerente de la compañía, en este trayecto se pierde clientes

potenciales ya que no existe una respuesta inmediata.

Es importante aclarar que estos trámites se hacen de forma manual y con formatos en papel

establecidos por la empresa, lo cual genera problemas en cuanto a pérdidas de requerimientos y

otros documentos. Este inconveniente genera que se desperdicien pedidos o clientes potenciales

que al no recibir información a tiempo sobre productos o servicios de su interés, esto provoca que

busquen otras empresas que satisfagan sus requerimientos de manera inmediata.

La inadecuada transmisión de la información hace que los pedidos no se entreguen a tiempo o con

las cantidades antes determinadas. Al existir una mala documentación la seguridad y los datos del

cliente corren el riesgo de perderse, de esta manera la empresa desaprovecha la oportunidad de

ganarse nuevos compradores, además que también daña su imagen en el mercado.


Se recomienda a la compañía haga una reestructuración del proceso administrativo para que sean

claros y no causen demora de entrega al cliente.

4.5. Proceso de inventarios

4.5.1. Definición

Los inventarios representan bienes de naturaleza corporal, los mismos que son destinados a la

venta, en el caso de Binaria Sistemas, además del inventario de los equipos de cómputo, existe el

inventario de materiales comprados y almacenados necesarios para la prestación de los servicios.

El subsistema de control de inventarios, tiene la capacidad de controlar todas las operaciones del

movimiento, desde la compra de los productos hasta la entrega de los mismos.

El inventario cuenta con el módulo de control físico permanente, de esta forma no es necesario

interrumpir las tareas laborales de la bodega principal, en caso de realizarse conteos periódicos de

auditoría; además cuenta con un módulo de consulta a través del cual se puede revisar la

información referente a los ítems disponibles.

81

4.5.2. Política de inventarios

El manejo de inventario es de acuerdo al Forecas proyectado con los clientes, debe cumplir el

objetivo de entrega inmediata para los productos que se detallan a continuación:

PCs.

Portales.

Impresoras.

Partes y repuestos básicos.

En caso de tener contactos de servicio o mantenimiento exclusivo para clientes, se manejará una

medida diferente de inventario. Para estos casos se dispone de un stock de partes inclusive

disponen de equipos para Back UP.

Plan de inventario cero

El plan de inventario cero contempla los siguientes requerimientos, basado en el análisis de

procesos de Binaria Sistemas (2014).

Analizar el corte del inventario por unidad.

Categorizar a los ítems de los inventarios en tres estados:

Verde.- Inventarios de rotación normal o con orden de compra que no tienen

ningún riesgo (equipos por facturar, canastas, stock normal).

Amarillo.- Inventarios quedados en stock por más de un mes, su valor en el

mercado es real y todavía se los puede vender.

Rojo.- Inventarios obsoletos.

Verificar es estatus de cada ítem con su respectiva observación

Para los ítems rojos se creará un cuadro de posible utilización para venderlos.

Subir los inventarios para que cada gerente de la división tenga visibilidad constante de los

ítems quedados.

Reforzar la política de compras para tener un proceso en tres niveles que se revise lo

comprado vs. el stock.

Al recibir la orden de facturación.

Al colocar la orden de compra.

Al facturar.

Establecer como política que para las devoluciones de clientes exista una autorización de

gerencia y una comunicación inmediata.

Reorganizar el proceso de compras.

82

Diariamente se presentar a los gerentes y vendedores de cada división un informe de las

compras realizadas y los estatus de las mismas.

Implementar un sistema de numeración de órdenes de compra.

Continuar con la revisión de los inventarios los días martes y jueves de 17h30 a 18h00 por

todas las semanas.


El procedimiento de inventarios comienza con la entrega de los documentos de adquisición o

importación de mercadería debidamente legalizada, para lo cual el supervisor verifica, legaliza

documentos y retira el original y una copia. El guardalmacén verifica que la mercadería entregada

corresponda a la transferencia emitida, legaliza el documento con su firma y emite el ingreso de

mercaderías. Contabilidad a través del sistema automatizado ingresa al sistema los datos referentes

a cantidades y precios, proporcionando un idéntico al original, entrega las copias respectivas a

bodega y luego el bodeguero asigna el número respectivo a la transferencia y archiva el

documento.


Figura 4. 7: Flujograma del proceso de inventario



83


El procedimiento de manejo de inventario que la actualidad se ejecuta no ha mostrado dificultad;

sin embargo, la empresa manifiesta que se reforzará la política de compras para tener un proceso

en tres niveles: es importante que se revise lo comprado vs el stock, política que hasta la actualidad

no se ha cumplido adecuadamente. El objetivo es no tener demoras en la entrega de productos o

bastantes equipos almacenados.


Se recomienda a la compañía rediseñar el proceso de inventario con la finalidad de que esté

siempre en comunicación con el área de compras y ventas para que no exista desabastecimientos o

exceso de productos, este inconveniente provocaría que el cliente compre sus productos en otra

empresa, y Binaria Sistemas se verá afectada ya que algunos equipos seguirán almacenados

innecesariamente en la bodega sin que estos sean vendidos.

4.6. Recursos humanos

4.6.1. Definición

La gestión humana o gestión del talento humano, es la forma como una empresa libera,

utiliza, desarrolla, motiva e implica todas las capacidades y el potencial de su personal, con

miras a una mejora sistemática y permanente tanto de éste como de la propia compañía. En

la sociedad contemporánea, la gestión humana ha devenido en un mecanismo efectivo y

fundamental para garantizar el cambio de las organizaciones y adaptarlas a las demandas

crecientes del entorno social. (Matos, 2007, p. 14)

4.6.2. Objetivos

Dar protección a los empleados con salarios dignos de acuerdo establecidos en el

Contrato de trabajo vigente.

4.6.3. Políticas de Recursos Humanos

Emplear trabajadores mediante contrato al inicio de este será una contratación a prueba

por un período de 90 días.

Dar capacitación técnica y contables a los empleados de acuerdo a su área de actividad.

84


Si un determinado departamento requiere de personal se realiza una solicitud a la

gerencia.


Figura 4. 8: Flujograma del proceso talento humano



85


Binaria Sistemas tiene pocas políticas relacionadas con los recursos humanos, no se dan incentivos

para el mejor desempeño, tampoco hay un correcto clima organizacional.


Se recomienda añadir nuevos procesos para que exista un verdadero ciclo de reclutamiento y

selección de personal, con el objetivo de evitar complicaciones en el desempeño diario de

funciones de los empleados y la relación interdepartamental de información, además que los

documentos se lleven en forma eficiente y eficaz de acuerdo a las normativas y disposiciones

legales vigentes en el país.

86

CAPÍTULO V

5.1. PROPUESTA DEL REDISEÑO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Las áreas administrativas que pueden ser objeto de un estudio de diagnóstico muy limitado, en el

caso de que trabajo administrativo se lo puede realizar parcialmente, puede contener solamente un

área específica; cuando el estudio es de carácter integral debe incluirse todas las espacios de tipo

administrativo.

En el caso de Binaria Sistemas se analizará los siguientes procesos:

Proceso de compras.

Proceso de ventas.

Proceso de inventarios.

Recursos humanos.

5.1.1. Representación gráfica de los procedimientos propuestos

“Consiste en expresar gráficamente las distintas operaciones que componen un proceso o parte de

éste, estableciendo su secuencia cronológica”. (Gómez, 1998, pág. 99). Por lo tanto, se procederá a

elaborar procedimientos gráficos para: los procesos de compras, ventas, inventarios y recursos

humanos.

87

Tabla 5. 1: Simbología para el diagrama de flujo

SÍMBOLO REPRESENTA: SÍMBOLO REPRESENTA:

Principio y/o

terminación del

diagrama

Registro de operaciones

Documento

Conector fuera de

página

Varios documentos

Archivo de documentos

Actividad u

operación

Transporte

Alternativa

Fuente: Gómez (1998). Sistemas Administrativos: Análisis y diseño. pág. 100.


Archivo temporal

Secuencia de flujo

NO

SI

88

5.2. Proceso de compras

5.2.1. Estrategias

Binaria Sistemas tiene sus objetivos definidos para este proceso, pero no tiene determinado las

estrategias para cumplir con sus objetivos, por lo que se propone las siguientes estrategias que

estarán directamente relacionadas con sus objetivos:

Contar con los servicios permanentes de un mismo agente afianzado de aduanas, que

realice el proceso de desaduanización adecuadamente, para poder disponer de los

productos importados en plazos convenientes.

Realizar convenios de crédito con los proveedores nacionales de equipos de computación o

materiales de instalación de cableado estructurado.

Definir procesos claros de ciclos de ventas por cliente y producto, y de los diferentes roles

que el vendedor y otros usuarios en la empresa tienen en los procesos.

Capacitación para la simulación de la tecnología como parte de la implementación.

Implementar un plan de comunicación entre ventas, marketing e informática.

Generar un proceso para limpiar y mantener los datos del cliente: calidad de datos.

Todos los datos relacionados con la venta y el cliente deben tener estándares de calidad

establecidos por la empresa.

Administrar la gestión eficaces de los presupuestos compartidos para incrementar la

participación de los socios

Valorar el ciclo de ventas en tiempo real.

Valoración histórica de análisis de tendencias con comparación de las oportunidades y las

previsiones de ventas a lo largo del tiempo.

Analizar a fondo los resultados del marketing por cliente y para optimizar la rentabilidad.

89


Tabla 5. 2: Registro proveedores

PROCESO 1: Registro de proveedores

OBJETIVO:

Elaborar y mantener una base de datos de proveedores confiables que cumplan

los requerimientos de la organización.

• Se solicita por escrito cotizaciones a diferentes proveedores, para ser evaluada la cotización debe

incluir:

Nombre de la Empresa.

Número de RUC.

Dirección y teléfono.

Nombre del contacto.

Lista de productos requeridos con el respectivo precio.

Formas de pago.

• Se analiza las carpetas con la documentación solicitada y de cumplir, se procede a registrarlo

como proveedor de la empresa.



Tabla 5. 3: Requerimiento de materiales o mercaderías

PROCESO 2: Requerimiento de materiales o mercaderías

OBJETIVO:

Conocer el requerimiento del departamento de ventas y determinar las

especificaciones de los productos que se requieran adquirir para satisfacer las

necesidades del cliente.

• Se recibe el requerimiento del departamento de ventas y se determina la cantidad exacta de

materiales o mercadería que se debe adquirir para sustentar la necesidad de esta área de la

empresa.

Fuente: Binaria Sistemas. Elaborado por: Daniela Moncayo.

90

Tabla 5. 4: Solicitud de cotizaciones y selección de proveedor de materiales

PROCESO 3: Solicitud de cotizaciones y selección de proveedor de materiales

OBJETIVO:

Conocer la propuesta de venta de los proveedores de materiales y mercaderías

para poder procesar, analizar y emitir la orden de compra con el proveedor que

cumpla los requerimientos internos de la empresa.

• Según el requerimiento de materiales o mercaderías se solicita cotizaciones a los proveedores de

la base de datos interna.

• Se reciben las cotizaciones enviadas por los proveedores, se compara en términos de precio y

forma de pago la opción más conveniente para la empresa, la mejor propuesta pasa hacia el

departamento de ventas.

• Se realiza la adjudicación de compra de materiales al proveedor que mejor convenga conforme a

los intereses de la empresa y se da paso a la elaboración de la orden de compra.



Tabla 5. 5: Elaboración de orden de compra (adquisiciones locales)

PROCESO 4:

Elaboración de orden de compra (adquisiciones locales)

OBJETIVO:

Emitir la orden de compra de materiales o mercaderías para cerrar la

adquisición con el proveedor adjudicado.

• Con la confirmación del departamento de ventas se procede a emitir la orden de compra con la

siguiente información:

Datos de la empresa

Fecha

Descripción del material o mercadería

Cantidad solicitada

Precios unitarios y totales

Dirección de recepción de materiales o mercadería

Tiempos de entrega

Forma y plazo de pago

• Se confirma telefónicamente la adjudicación de la adquisición y se envía la orden de compra al

proveedor, por medio electrónico o físico.



91

Tabla 5. 6: Envío de documentos a bodega y contabilidad por compras locales

PROCESO 5:

Envío de documentos a Bodega y Contabilidad por compras locales

OBJETIVO:

Cotejar la mercadería recibida y realizar los movimientos contables que

correspondan a los comprobantes recibidos.

• Se envía los documentos necesarios a bodega para que se coteje y revise con la mercadería a

recibirse.

• Se envía a contabilidad todos los documentos de la adquisición para su ingreso en el sistema.

Fuente: Binaria Sistemas. Elaborado por: Daniela Moncayo.

Por ser Binaria Sistemas una empresa comercial también realiza importaciones a los diferentes

países donde hay tecnología más avanzada especialmente de los equipos de cómputo. La

adquisición de estos productos está establecida por un concurso que mantiene la empresa y

mediante un pedido que se lo realiza seleccionando a los mejores proveedores, en este proceso el

agente afianzado de aduanas contrata la empresa y realiza todos los trámites pertinentes a fin de

liberar el material importado para que llegue a Quito.

Para las importaciones se recomienda que se tomen en cuenta los siguientes procesos:

Tabla 5. 7: Requerimiento de material

PROCESO 1:

Requerimiento de material

OBJETIVO:

Conocer el requerimiento exacto de material que el departamento técnico

necesita para trabajar en el nuevo proyecto adjudicado.

• Se recibe el requerimiento del departamento técnico sobre la cantidad exacta de material que se

requiere importar para satisfacer las necesidades del proyecto adjudicado.



92

Tabla 5. 8: Elaboración de nota de pedido (importaciones)

PROCESO 2: Elaboración de Nota de Pedido (Importaciones)

OBJETIVO:

Emitir la nota de pedido del material para dar comienzo al proceso de

importación del producto requerido.

• Con la confirmación sobre el tipo, cantidad y especificaciones especiales sobre el producto, se

procede a emitir la nota de pedido con la siguiente información:

Nombre, dirección y teléfono del importador.

Nombre, dirección y teléfono del exportador.

Fecha.

País de origen y lugar de embarque

País de destino y lugar de desembarque

Medio de transporte

Forma de pago

Código, descripción del producto

Cantidad de compra, precio unitario y precio total

Clase de negociación definida (FOB-Free on Board)

• Se envía la nota de pedido al proveedor por medio electrónico y se contacta telefónicamente,

adicionalmente se confirma el pedido mediante el sitio web del proveedor, en donde se detalla

todos la datos de la nota de pedido.



Tabla 5. 9: Transferencias internacionales

PROCESO 3:

Transferencias internacionales por anticipos y cancelación total por

importaciones

OBJETIVO:

Realizar las transferencias internacionales por el anticipo de pago y cancelación

total de la adquisición realizada al proveedor a fin de que la mercadería sea

recibida y liquidada.

• Se solicita al área de contabilidad que realice la transferencia internacional del 50% como

anticipo de pago y la cancelación total por importaciones recibidas y liquidadas al proveedor por

medio del Banco del Pichincha.

93

PROCESO 4: Contratación de la póliza de seguro sobre mercadería

OBJETIVO:

Contratar una póliza de seguro que cubra el valor del material adquirido contra

todo riesgo que pueda sufrir hasta llegar al puerto de destino.

• Se contrata un seguro con la compañía aseguradora para el producto adquirido que va a ser

transportado con el fin de protegerlo contra pérdidas, daños, robo, hundimiento e incendio.



Tabla 5. 10: Requerir los documentos originales de la importación

PROCESO 5: Requerir los documentos originales de la importación

OBJETIVO:

Recibir los documentos que garantizan que el proceso de embarque y envío del material se está llevando a cabo de acuerdo a lo estipulado con el proveedor.

• Luego de que el material ha sido embarcado se solicita al proveedor que envíe los documentos

originales de la importación en los que se incluye:

Factura comercial

Certificado de origen

Conocimiento de embarque-Bill of Landing

• Se recibe los documentos originales de la importación y junto a la póliza de seguro se entregan al

agente afianzado de aduanas para los respectivos trámites.



94

Tabla 5. 11: Declaración aduanera única

PROCESO 6:

Realización de Declaración Aduanera Única DAU y trámites de

desaduanización

OBJETIVO:

Realizar la DAU a fin de poder retirar el producto de las bodegas de la

Aduana.

• Se realiza la DAU en los siete días antes a la llegada de la mercancía, en la que se adjunta los

siguientes documentos:

Factura comercial

Póliza de seguro

Certificado de Origen

Conocimiento de embarque-Bill of Landing

Otros documentos exigibles por regulaciones de la CAE

• Se realiza el contacto con el agente afianzado de aduana y se le entrega la DAU. Los documentos

presentados en la declaración son cotejados con el formulario, si no hay observaciones se acepta la

declaración y se la fecha.

• El agente afianzado de aduana debe estar presente cuando se requiera el aforo de la mercadería,

luego se fija la fecha para el pago de la declaración de impuestos.



Tabla 5. 12: Liquidación y envío de documentos

PROCESO 7: Liquidación de la importación.

OBJETIVO: Realizar la liquidación de impuestos para poder recibir la mercadería.

• Se realiza el pago total de los impuestos de la importación así como del bodegaje de la

mercadería. Con la presencia del personal de la aseguradora se revisa la totalidad de la mercadería,

de no estar completo el embarque se hace efectivo el reclamo.

PROCESO 8: Envío de documentos a Bodega y Contabilidad por Importaciones.

OBJETIVO: Cotejar la mercadería recibida, registrar y liquidar la importación realizada.

• Se envía los documentos necesarios a bodega para que se coteje y revise la mercadería importada

a recibirse.

• Se envía a contabilidad todos los documentos de la importación para su liquidación.



95

5.3. Proceso de ventas

El departamento de ventas de Binaria Sistema se enfrenta a varias dinámicas, la primera generada

por la venta de equipos de computación, la segunda que es la venta de servicio de instalación de

cableado estructurado, y otros servicios soluciones tecnológicas.

5.3.1. Objetivos

Se propone como objetivos para esta área los siguientes:

Efectuar pronósticos de las ventas en unidades monetarias y en unidades de producto.

Lograr un compromiso firme del personal de ventas para asegurar el éxito integral de

la compañía.

Establecer metas de ventas cuantitativas, basándose en los objetivos que Binaria

Sistemas S.A. espera obtener en un determinado periodo.

5.3.2. Políticas de ventas

Se propone las siguientes estrategias:

Persuadir al mercado de la existencia de la marca Binaria Sistemas S.A., mediante la

elaboración de planes de promoción y publicidad.

Ofrecer descuentos en las ventas voluminosas al contado a fin de animar al cliente a

comprar en grandes cantidades.

Incentivar al equipo de ventas. Un vendedor motivado a través de estímulos se esforzará

más para vender.

Brindar al cliente un trato personalizado sin demoras y amabilidad.

Preparar una agenda para darle seguimiento al cliente, de este modo cuando este requiera

el producto se podrá ofrecerlo nuevamente.


El proceso de ventas se inicia cuando el departamento respectivo recoge los pedidos de los clientes,

por ser Binaria Sistemas una compañía dedicada, tanto a la venta de equipos de computación, como

a la prestación de servicios, por lo tanto se propone diferentes actividades para cada procedimiento.

96

Tabla 5. 13: Recepción de pedido

PROCESO 1: Recepción de pedido

OBJETIVO:

Recibir los pedidos de los clientes. Generar el requerimiento de adquisición e

ingresar la información del cliente a la base de datos interna.

• Se recibe el pedido por medio electrónico o telefónico y se confirma el plazo en el que se va a

enviar la propuesta de la empresa.

• Se agrega la información de contacto del posible cliente a la base de datos de la empresa.

• Se solicita información de los precios de venta al departamento de adquisiciones de acuerdo a la

base de datos de proveedores nacionales.



Tabla 5. 14: Elaboración y envío de la proforma de venta

PROCESO 2: Elaboración y envío de la proforma de venta

OBJETIVO:

Documentar la propuesta de venta de la empresa y comunicarla al cliente.

• Se recibe la cotización efectuada por el departamento de adquisiciones, con la cual se elabora la

proforma de venta.

• Se envía la proforma elaborada por medio escrito, ya sea vía mail o fax en la que se detalla la

siguiente información:

Nombre de la empresa.

Dirección, teléfono.

Nombre del responsable de la Venta.

Datos informativos del cliente.

Descripción del producto, cantidad, precio unitario y total.

Forma de pago: 50% de contado y 50% contra entrega de

mercadería.

Periodo de vigencia del precio propuesto.

• Se confirma la recepción de la proforma telefónicamente, si la propuesta no es confirmada en

tres días se considera no aceptada y no se realiza la compra al proveedor.



97

Tabla 5. 15: Facturación de la mercadería

PROCESO 3: Facturación de la mercadería

OBJETIVO: Recibir la confirmación del cliente y facturar la mercadería.

• Se recibe el comprobante de la cancelación del anticipo de la venta que es del 50%.

• Se confirma el stock del producto con bodega y se determina la cantidad que debe adquirirse.

• Envío de la solicitud de compra al departamento de adquisiciones.

• Se recibe la confirmación de bodega del ingreso de la mercadería, con lo cual se realiza la

impresión de la factura.

• Archivo de la copia de la factura y proforma presentada.



5.4. Proceso de inventarios

5.4.1. Objetivos

Los objetivos en relación a inventarios en Binaria Sistemas son los adecuados, sin embargo debido

al tiempo, la demora y confusiones en las compras y ventas lo entorpecen, por lo cual es necesario

realizar una reestructuración en los procedimientos administrativos.


Se recomienda a la compañía aplicar los siguientes procedimientos administrativos.

Tabla 5. 16: Recibir la documentación de la transferencia

PROCESO 1: Recibir la documentación de la transferencia

OBJETIVO: Tener conocimiento de la cantidad de mercadería a recibirse

• Se solicita la copia de la factura con las especificaciones:

Tipo de producto

Marca del producto

Cantidad a recibir

Serie

• Prepara el lugar donde va a ser ingresada la mercadería



98

Tabla 5. 17: Revisión de la mercadería por parte de un inspector

PROCESO 2: Revisión de la mercadería por parte de un inspector

OBJETIVO: Verificar que la mercadería se encuentre en las condiciones requeridas.

• Al momento de descargar la mercadería se hace presente el inspector de trabajo a verificar la

mercadería, que debe estar sellada en su totalidad.

PROCESO 3: Verificación de la mercadería por parte del bodeguero

OBJETIVO: Verificar que la mercadería se encuentre en buenas condiciones y en su totalidad.

• Una vez que el comisario haya abierto el contenedor, el bodeguero procederá a la revisión de la mercadería.

• El bodeguero procede a descargar y poner en el sitio destinado para la mercadería en mención. Fuente: Binaria Sistemas.


99


Figura 5. 1: Flujograma del proceso de inventario Fuente: Binaria Sistemas.


Como se observa en el flujograma de procesos se propone el ingreso a la página web de la

empresa, también se incluye el inventario de los equipos disponibles, para que el cliente mismo

escoja el producto y la forma de pago mediante internet.

100

5.5. Recursos humanos

5.5.1. Objetivos

Se propone como objetivos para esta área los siguientes:

Mejorar el desempeño y las aportaciones del personal a la compañía, en el marco de

una actividad ética y socialmente responsable.

Proporcionar y administrar eficientemente el personal a fin de que sea un apoyo para la

compañía en la consecución de sus objetivos.

Mantener la contribución del talento humano en un nivel adecuado a las necesidades de

la compañía, deberá evitar exceso o insuficiencia de personal.

Desarrollar e implementar programas de capacitación de forma oportuna para el

personal administrativo, de ventas, de producción y aseguramiento de calidad.

Diseñar e implementar un Sistema de Evaluación de Desempeño para el personal de la

compañía, que permita desarrollar descripciones de puestos más correctos, generar

aumentos u otros beneficios, además de establecer sesiones de asesoramiento laboral y

adoptar medidas disciplinarias.

5.5.2. Política de recursos humanos

Esta unidad deberá considerar establecer las siguientes políticas:

Para efectos de una selección objetiva, deberá recurrirse al uso de técnicas,

psicotécnicas, encuestas socioeconómicas, etc., a fin de eliminar hasta donde sea

posible la subjetividad en las decisiones.

El personal que trabajará en la empresa deberá ser calificado y comprometido con la

productividad y calidad en el servicio al cliente. Tendrán que efectuar sus actividades

con transparencia conservando el prestigio de Binaria Sistemas S.A.

Toda persona que ingrese a laborar a Binaria Sistemas S.A. recibirá una debida

inducción en la que se le dará a conocer aspectos generales de la compañía,

procedimientos escritos para efectuar su actividad y una copia del reglamento interno

de trabajo.

Siempre que se registre una vacante, antes de recurrir a fuentes externas se deberá

cubrirla en igualdad de circunstancias, con personas que ya estén laborando en la

empresa y para quienes esto signifique un ascenso.

101

Se encargará de la publicación y difusión de los objetivos y políticas de la compañía,

aceptando las críticas y sugerencias como una forma para lograr una constante

superación y hacer verdaderamente partícipes a sus empleados.

Se efectuará semestralmente evaluaciones al personal de la compañía, se analizará y

comunicará a los empleados los resultados para que asuman sus responsabilidades

respecto de su desempeño (retroalimentación).

5.5.3. Estrategias

Las estrategias que se proponen para este departamento son:

Mejorar las condiciones del clima laboral, a través de la evaluación de los cambios en el

entorno que afecten el desempeño de los empleados.

Desarrollar e implementar políticas para los procesos de reclutamiento, selección,

inducción, supervisión del personal.

Desarrollar un sistema que permita identificar habilidades, conocimientos y desempeño del

personal. Es importante conocer sus puntos débiles y compensarlos a través de la

formación de políticas de remuneración y programas de capacitación basándose en las

necesidades presentes o futuras. Ejemplo: gestión por competencias.


El Recurso Humano de una entidad es el pilar fundamental del cual dependen todas las

actividades. “La Administración del Recurso Humano consiste en la planeación, organización,

dirección y control de los procesos de reclutamiento, selección, capacitación y entrenamiento,

supervisión y evaluación del desempeño con el objeto de lograr el beneficio individual de los

empleados, de la entidad y del país en general”. (Werther, 1987,, pág. 178)

102

Figura 5. 2: Proceso de la administración del personal

Fuente: Chiavenato, Idalberto. Iniciación a la Administración de Personal.


A continuación se describen los diferentes procesos para una adecuada administración del personal:

5.5.4.1. Reclutamiento

La primera actividad antes de realizar la selección del personal es el reclutamiento, cuyo objetivo

será buscar y atraer solicitantes capaces para cubrir las vacantes que se presenten en la compañía.

Para que el gerente de recursos humanos pueda efectuar el reclutamiento tendrá que proceder con

la implementación los siguientes pasos:

1. Describir y especificar el puesto.

2. Conocer la cantidad y calidad de los candidatos a buscar.

3. En donde deberá buscar:

Personas recomendadas.

Convenios con instituciones de educación superior.

Solicitantes voluntarios.

Anuncios a través de la prensa escrita, radio, televisión o páginas web de

bolsa de empleos.

4. Analizar los antecedentes profesionales del solicitante.

5. Obtener y verificar referencias de los candidatos por medio de llamadas telefónicas.

6. Comunicar al solicitante que es uno de los candidatos para ocupar el puesto vacante,

como resultado del proceso de reclutamiento.

103

5.5.4.2. Selección de personal

En esta actividad se analizará las habilidades y capacidades de los solicitantes a fin de decidir,

sobre bases objetivas, cuáles tienen mayor potencial para el desempeño de un puesto y las

posibilidades de desarrollo futuro, tanto personal como de la compañía. A continuación se

proponen los siguientes procedimientos:

1. Analizar los puestos a seleccionar en las diferentes áreas. Tendrá que solicitar la

contratación respectiva mediante un memorando firmado por el gerente del área

interesada y visto bueno del presidente ejecutivo, el mismo que contendrá los

requerimientos profesionales del aspirante.

2. Previsión del personal necesario. El gerente de cada área interesada deberá reunir

suficientes hojas de vida que se ajusten a los requerimientos establecidos para el puesto.

3. Analizar el mercado de trabajo, la calidad profesional, aspiraciones personales y

salariales y la demanda de trabajo.

4. Cumplir con lo establecido en el proceso de reclutamiento.

5. Preparar las normas de los diversos exámenes y test, de acuerdo al puesto vacante.

6. Estructurar los exámenes psicológicos y profesionales.

7. Aplicar los test a los candidatos.

8. Las entrevistas se enfocarán a preguntas verbales especializadas para conocer la

habilidad verbal, actitud y personalidad.

9. Analizar los antecedentes personales, el resultado de pruebas, informe final y decisión.

10. Determinar el candidato, a continuación se elaborarán formularios para abrir el

expediente original que reposará en los archivos de la compañía, el mismo que

contendrá:

Datos para la elaboración de nómina.

Contrato individual de trabajo.

Aviso de entrada al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS).

Ficha individual de vida.

Tarjeta de control de asistencia.

Tarjeta de identificación.

11. Adicionalmente de los documentos indicados en el punto anterior, el candidato

seleccionado deberá presentar para su expediente personal:

Solicitud de empleo.

http://www.monografias.com/trabajos15/indicad-evaluacion/indicad-evaluacion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtml

104

Fotocopia de la cédula de identidad.

Fotocopia de la papeleta de votación.

Original y fotocopia del carné de afiliación al IESS, si lo tuviera.

Record policial actualizado.

Tres fotografías tamaño carné actualizadas.

Certificado médico.

Partida de nacimiento.

Partida de matrimonio según el caso.

Partidas de nacimiento de los hijos según el caso.

Fotocopia de libreta militar.

Títulos o certificados de estudios realizados.

Certificados de experiencia laboral, en el área para la que aplica.

12. Las solicitudes de contrataciones aprobadas se entregará a la gerencia que necesita el

personal, por lo menos cinco días antes de la fecha que se requiera llenar la vacante.

13. La selección y contratación de los gerentes de cada área será efectuada directamente por

el presidente ejecutivo de la compañía.

5.5.4.3. Inducción

Una vez efectuada la selección el siguiente paso será la integración del nuevo personal en forma

rápida y adecuada a la compañía y al grupo humano que la conforma, creando las condiciones más

favorables para el desarrollo permanente de sus capacidades, habilidades y conocimientos. El

departamento al que ingresará el personal, será responsable de la elaboración y coordinación de los

programas individuales de inducción, quien contará para ello con el asesoramiento de la Gerencia

de Recursos Humanos.

La confección e implementación de los programas de inducción para el personal deberá tomar en

consideración los siguientes temas:

1. Presentación:

Reseña histórica.

Estructura organizativa.

Objeto social de la compañía y productos que elabora.

Políticas de talento humano.

2. Entrevista con las distintas áreas.

105

3. Información sobre normas de seguridad para la función a desempeñar.

4. Presentación al personal con el cual se contactará más asiduamente.

5. Programación del entrenamiento específico para la función.

6. Entrega de materiales y equipos que requiera la función a desempeñar.

La implementación del programa de inducción deberá realizarse durante el primer mes de ingreso de la

persona.

5.5.4.4. Capacitación y entrenamiento

“Una capacitación sistemática tiene por objeto específico atender necesidades que se deben

satisfacer mejorando y desarrollando los conocimientos, habilidades y aptitudes que requieren las

personas para llevar a cabo una tarea u oficio determinado”. (Armstrong, 1995, p. 378). Se debe

destacar que la compañía a fin de contar con un personal eficiente y preparado para responder a las

dificultades que se le pueda presentar en la ejecución de su trabajo, además tendrá que efectuar

periódicamente capacitaciones para todos sus empleados.

Las capacitaciones para el personal administrativo se efectúan entre los meses de octubre a

diciembre de cada año. Los empleados de producción y de control y aseguramiento de calidad

tomarán capacitación cada dos meses al año, sobre políticas para el mejoramiento de la

manipulación de las materias primas, suministros y productos terminados, normas de higiene y

cuidado personal para evitar accidentes de trabajo.

En el caso de que la compañía expanda su mercado, requerirá de personal capacitado en ventas,

quienes deberán recibir trimestralmente preparación sobre atención al cliente. Toda nueva

necesidad de capacitación detectada deberá ser informada a la Gerencia de Recursos Humanos

quienes definirán y coordinarán las acciones necesarias para cubrirlas.

5.5.4.5. Evaluación de desempeño

La evaluación de desempeño es una medición periódica de la capacidad y actuación del empleado

en su puesto de trabajo en un período determinado. Es una herramienta que ofrece parámetros de

medición, es la valoración de actitudes y aptitudes (conocimientos y habilidades), de estándares y

de metas/objetivos de trabajo.

Se identificó que una de las debilidades de Binaria Sistemas, es que no cuenta con un Sistema de

Evaluación del Desempeño del factor humano, cuyos objetivos son:

106

Facilitar el análisis y evaluación de resultados del personal.

Corregir desviaciones y establecer compromisos mutuos.

Lograr una ágil comunicación e involucramiento con el personal.

Proporcionar a cada empleado una retro-alimentación constructiva y oportuna de

su desempeño en el puesto.

Programar incrementos salariales al personal en base al desempeño individual de

cada empleado.

Es necesario que esta etapa considere lo siguiente:

Diseñar un instrumento de evaluación

Se puede optar entre diversas técnicas de recolección de datos y de evaluación, o escalas de

valoración. Por medio de estos instrumentos se valorará el desempeño del empleado en varios

factores: confiabilidad, conocimiento y cantidad del trabajo, asistencia, exactitud, entre otros;

además los resultados obtenidos sean estos positivos o negativos serán evaluados constantemente

para asegurar los objetivos planteados.

Retroalimentación de información a los empleados

Es primordial que el coordinador de recursos humanos delegue o comunique personalmente los

resultados de las evaluaciones a cada uno de los empleados, para ello efectuará una reunión en la

que deberá comunicar el efecto de las evaluaciones a los empleados.

El propósito de la conversación es lograr el compromiso de cada empleado, quien determinará

objetivos con tiempos de cumplimiento para su logro, determinando tiempo y fechas de

culminación. También se deberá realizar un seguimiento de los mismos para ver si se van

cumpliendo en forma oportuna con lo planificado, tomando en cuenta el cronograma de trabajos y

los resultados que se están alcanzando.

107

CAPÍTULO VI

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1. Conclusiones

Como resultado de la presente investigación se establece las siguientes conclusiones:

La empresa Binaria Sistemas es una empresa dedicada a la actividad comercial, que se

encuentra en el mercado hace 35 años, se maneja con alianzas estratégicas con Microsoft,

Apple y las marcas reconocidas a nivel nacional e internacional, por lo tanto se le facilita

para la prestación de servicios con las grandes empresas como movistar, claro.

La reingeniería de proceso significa dejar a un lado su estructura y procedimientos que en

la actualidad Binaria Sistemas mantiene y que su funcionamiento y desorganización

acarrea significativamente pérdidas de tiempo y recursos.

En la realización de un rediseño en los procesos es necesario hacer un levantamiento muy

detallado de cada proceso actual de la compañía, para luego según las mejores prácticas

determinar la mejor solución, eliminando, combinando y/o agregando tareas para alcanzar

la meta propuesta.

Existe una escasa organización en el departamento de compras por su falta de

comunicación con el resto de departamentos, esto ha provocado que cada sección adquiera

productos innecesarios, otros con carácter de urgente no son entregados a tiempo para la

próxima entrega al cliente.

Hay que aclarar que la fuerza de ventas, esta captación se hace por medio de datos

históricos y de una forma intuitiva, permitiéndole al vendedor escoger a su criterio las

mejores opciones. La autonomía no es del 100% ya que para realizar una venta el vendedor

tiene que contar con la aprobación de la gerencia general. Estas restricciones se ven

reflejadas en el tiempo de entrega del pedido, la variación de los precios que tiene que ser

planificados para la aprobación final.

Binaria Sistemas tiene pocas políticas relacionadas con los recursos humanos, no se dan

incentivos para el mejor desempeño, tampoco hay un correcto clima organizacional.

108

6.2. Recomendaciones

Después del análisis realizado a Binaria Sistemas se plantean las siguientes recomendaciones:

Se recomienda rediseñar el proceso de compras para que exista un estudio de proveedores

actualizado, además implementar las importaciones, tanto de los equipos de computación

como de los materiales para la prestación de servicios en soluciones informáticas.

Es indispensable que los proveedores tengan acceso a la información de la compañía para

poder tener detalle de los productos que necesita en menos tiempo, esto produciría que

Binaria Sistemas reduzca su esfuerzo gracias a la colaboración de sus proveedores, y

clientes que podrán gestionar su compra de acuerdo al sistema de inventarios y niveles de

stock que se maneje.

Se recomienda a la compañía reestructurar el proceso con la finalidad que los procesos

sean claros y no causen demora de entrega al cliente, además el vendedor deberá tener

autonomía en la ejecución de sus ventas.

Se recomienda a la compañía rediseñar el proceso de inventario, con la finalidad estar en

constante comunicación, con el área de compras y ventas y no se provoquen

desabastecimientos, ya que esto provocará que el cliente compre sus productos en otra

empresa, o por el contrario evitará que más equipos se almacenen innecesariamente en la

bodega.

Se recomienda a Binaria Sistemas añadir un verdadero proceso o ciclo de reclutamiento y

selección de personal para evitar complicaciones en el desempeño diario de funciones y la

relación sistemática de la información y documentos entre los departamentos.

109

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