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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE INGENIERIA CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICA
CARRERA DE INGENIERÍA INFORMÁTICA
AUTOMATIZACION DE SOLICITUD DE VIAJES NACIONALES EN BINARIA
SISTEMAS, SOBRE LA PLATAFORMA NINTEX ONLINE Y SHAREPOINT
ONLINE.
TRABAJO DE GRADUACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE
INGENIERO INFORMÁTICO
AUTOR: TACURI SILVA ALEXIS JAVIER
TUTOR: ING. MAURO LEONARDO ROSAS LARA
QUITO, 19 DE MAYO
2016
ii
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
Yo, Alexis Javier Tacuri Silva, en calidad de autor del trabajo de Integración realizado sobre: “Implementación del ‘Automatización de Solicitud de Viajes Nacionales en Binaria Sistemas, sobre la plataforma Nintex Online y Sharepoint Online’, por parte de la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o parte de los que contiene esta obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autores me corresponden, con excepción de la presente autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8; 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, 09 de mayo de 2016
Alexis Javier Tacuri Silva
CI: 1723293153
Telf: 0984689650
E-mail: [email protected]
iii
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
Yo, MAURO LEONARDO ROSAS LARA en calidad de tutor del trabajo integrador
AUTOMATIZACIÓN DE SOLICITUD DE VIAJES NACIONALES EN BINARIA
SISTEMAS, SOBRE LA PLATAFORMA NINTEX ONLINE Y SHAREPOINT ONLINE,
elaborado por el estudiante ALEXIS JAVIER TACURI SILVA de la Carrera de
INGENIERIA INFORMATICA, Facultad de INGENIERIA EN CIENCIAS FISICAS Y
MATEMATICA de la Universidad Central del Ecuador, considero que el mismo reúne los
requisitos y méritos necesarios en el campo metodológico y en el campo
epistemológico, para ser sometido a la evaluación por parte del jurado examinador que
se designe, por lo que lo APRUEBO, a fin de que trabajo integrador sea habilitado para
continuar con el proceso de titulación determinado por la Universidad Central del
Ecuador.
En la ciudad de Quito, a los 5 días del mes Abril de 2016.
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Mauro Leonardo Rosas Lara en calidad de tutor del trabajo de titulación
Automatización de Solicitud de Viajes Nacionales en Binaria Sistemas, sobre la
plataforma Nintex Online y Sharepoint Online, elaborado por el estudiante Alexis
Javier Tacuri Silva de la Carrera de Ingeniería Informática, Facultad de Ingeniería
Ciencias Físicas y Matemática de la Universidad Central del Ecuador, considero que
el mismo reúne los requisitos y méritos necesarios en el campo metodológico y en el
campo epistemológico, para ser sometido a la evaluación por parte del jurado
examinador que se designe, por lo que lo APRUEBO, a fin de que trabajo integrador
sea habilitado para continuar con el proceso de titulación determinado por la
Universidad Central del Ecuador.
En la ciudad de Quito, a los 5 días del mes de abril de 2016.
v
APROBACIÓN DE REVISORES
vi
vii
CONTENIDO
…………………............... pág
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ...................................................... II
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR .................................................................................... III
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ................................... IV
APROBACIÓN DE REVISORES .................................................................................. V
RESUMEN ................................................................................................................... XI
ABSTRACT ................................................................................................................ XII
INTRODUCCION .......................................................................................................... 1
1. MARCO TEÓRICO ................................................................................................ 1
1.1 METODOLOGÍAS DE DESARROLLO DE SOFTWARE ............................................................... 1
1.2 METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE PROCESOS ......................................................... 3
1.3 HERRAMIENTA DE COLABORACIÓN EMPRESARIAL .............................................................. 6
1.3.1 Sharepoint ............................................................................................................. 8
1.4 HERRAMIENTA PARA EL DESARROLLO DE FLUJOS DE TRABAJO .......................................... 11
1.4.1 Nintex................................................................................................................... 12
2. PROCESO DE SOLICITUD DE VIAJES NACIONALES ...................................... 14
2.1 ESTADO ACTUAL DEL PROCESO ..................................................................................... 14
2.2 MEJORA DEL PROCESO DE VIAJES NACIONALES .............................................................. 19
2.2.1 Participantes ........................................................................................................ 20
2.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ....................................................................................... 22
3. DESARROLLO .................................................................................................... 32
3.1 CONFIGURACIÓN DE LA HERRAMIENTA DE COLABORACIÓN SHAREPOINT ........................... 34
3.2 DESARROLLO DEL FLUJO CON NINTEX ............................................................................. 41
3.2.1 Interfaz Gráfica de Inicio de proceso con Nintex Forms ..................................... 41
3.2.2 Desarrollo de Flujo de trabajo con Nintex Workflow ........................................... 43
4. FUNCIONAMIENTO ............................................................................................ 49
CONCLUSIONES ....................................................................................................... 58
RECOMENDACIONES ............................................................................................... 59
CITAS BIBLIOGRÁFICAS........................................................................................... 60
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 61
viii
LISTA DE TABLAS
……………………………….pág
TABLA 1. CARACTERÍSTICAS DE LAS METODOLOGÍAS DE DESARROLLO .......... 1
TABLA 2. VALORACIÓN DE LAS METODOLOGÍAS ÁGILES ..................................... 2
TABLA 3. VALORACIÓN NUMÉRICA DE LAS HERRAMIENTAS DE
COLABORACIÓN ......................................................................................................... 7
TABLA 4. CARACTERÍSTICAS DE LAS VERSIONES DE SHAREPOINT ................. 10
TABLA 5. VALORACIÓN NUMÉRICA DE LAS HERRAMIENTAS DE
AUTOMATIZACIÓN .................................................................................................... 11
TABLA 6. PROCESO ACTUAL DE SOLICITUD DE VIAJES NACIONALES .............. 16
TABLA 7. PROCESO OPTIMIZADO DE VIAJES NACIONALES ................................ 19
TABLA 8: PARTICIPANTES DEL PROCESO DE VIAJES NACIONALES .................. 20
TABLA 9. ACTIVIDAD SOLICITUD DE VIAJES .......................................................... 22
TABLA 10. ACTIVIDAD NOTIFICACIÓN DE INICIO DE PROCESO .......................... 24
TABLA 11. ACTIVIDAD IDENTIFICAR UNIDAD DE NEGOCIO ................................. 24
TABLA 12. ACTIVIDAD APROBAR SOLICITUD ........................................................ 25
TABLA 13. ACTIVIDAD NOTIFICACIÓN DE RECHAZO (GERENTE UNIDAD DE
NEGOCIOS) ............................................................................................................... 26
TABLA 14. ACTIVIDADES DE VERIFICACIÓN DE REGLAS DE NEGOCIO ............. 27
TABLA 15. ACTIVIDAD APROBAR SOLICITUD GERENCIA GENERAL ................... 28
TABLA 16. ACTIVIDAD DE NOTIFICACIÓN DE RECHAZO (GERENTE GENERAL) 29
TABLA 17. ACTIVIDAD RESERVA DE PASAJES AÉREOS ..................................... 30
TABLA 18. ACTIVIDAD GESTIÓN DE VIÁTICOS ...................................................... 30
TABLA 19. ACTIVIDAD NOTIFICACIÓN VIÁTICOS GESTIONADOS ........................ 31
TABLA 20. CAMPOS DE LA LISTA DE SHAREPOINT: VIAJES NACIONALES ........ 35
TABLA 21: PALABRAS CLAVES APROBACIÓN DESDE CORREO ELECTRÓNICO 46
TABLA 22: DEFINICIÓN DE REGLAS DE NEGOCIO ................................................ 46
ix
LISTA DE FIGURAS
……………………………….pág
FIGURA 1. CARACTERÍSTICAS DE LAS METODOLOGÍAS DE DESARROLLO ........ 3
FIGURA 2. FASES DE LA METODOLOGÍA BPM: RAD ............................................... 5
FIGURA 3: ESQUEMA GENERAL DE LA METODOLOGÍA BPM: RAD ....................... 6
FIGURA 4. CARACTERÍSTICAS DE LAS HERRAMIENTAS DE COLABORACIÓN .... 7
FIGURA 5. CARACTERÍSTICAS DE SHAREPOINT .................................................... 8
FIGURA 6. CARACTERÍSTICAS DE LAS HERRAMIENTAS DE AUTOMATIZACIÓN12
FIGURA 7. PROCESO ACTUAL DE SOLICITUD DE VIAJES NACIONALES ............ 17
FIGURA 9. INICIO DEL PROCESO (MODELO BPM) ................................................. 22
FIGURA 10. FORMATO DE SOLICITUD DE VIAJES ................................................ 23
FIGURA 11. NOTIFICACIÓN INICIO DE PROCESO (MODELO BPM) ...................... 23
FIGURA 12. IDENTIFICAR UNIDAD DE NEGOCIO (MODELO BPM) ........................ 24
FIGURA 13. APROBACIÓN DE LA SOLICITUD GERENTE DE UNIDAD (MODELO
BPM) .......................................................................................................................... 25
FIGURA 14. NOTIFICACIÓN DE RECHAZO DE SOLICITUD (MODELO BPM) ......... 26
FIGURA 15. REGLAS DE NEGOCIO (MODELO BPM) .............................................. 26
FIGURA 16. APROBACIÓN DE SOLICITUD GERENTE GENERAL (MODELO BPM)
................................................................................................................................... 28
FIGURA 17. NOTIFICACIÓN RECHAZO GERENTE GENERAL (MODELO BPM) .... 29
FIGURA 18. NOTIFICACIÓN RESERVA DE PASAJES AÉREOS (MODELO BPM) .. 29
FIGURA 19. GESTIÓN DE VIÁTICOS (MODELO BPM) ............................................. 30
FIGURA 20. NOTIFICACIÓN DE VIÁTICOS GESTIONADOS (MODELO BPM) ........ 31
FIGURA 21. INICIO DE PROCESO DE VIAJES NACIONALES ................................. 33
FIGURA 22. INTRANET DE BINARIA SISTEMAS SOBRE SHAREPOINT ONLINE .. 33
FIGURA 23: LISTA DE GERENCIAS DENTRO DEL SITIO DE BINARIA SISTEMAS 35
FIGURA 24: VISTA DE LA LISTA: GERENCIAS ........................................................ 36
FIGURA 25: LISTA DE VIAJES NACIONALES DENTRO DEL SITIO DE BINARIA
SISTEMAS ................................................................................................................. 36
FIGURA 26: VISTA DE LA LISTA: VIAJES NACIONALES ......................................... 37
FIGURA 27: INGRESO ADMINISTRACIÓN DE NINTEX ........................................... 38
x
FIGURA 28: ADMINISTRACIÓN DE LOS FLUJO DE NINTEX ................................... 38
FIGURA 29: COMPONENTE DE DESARROLLO SOBRE NINTEX ............................ 39
FIGURA 30. CONFIGURACIÓN DEL FLUJO DE PROCESO DE APROBACIÓN
VIAJES NACIONALES ............................................................................................... 41
FIGURA 31. VARIABLES DEL FLUJO DE PROCESO DE APROBACIÓN VIAJES
NACIONALES............................................................................................................. 41
FIGURA 32: FORMULARIO DE INICIO DE PROCESO DE SOLICITUD DE VIAJES
NACIONALES............................................................................................................. 42
FIGURA 33: CAMPO SELECCIÓN UNIDADES DE NEGOCIO .................................. 43
FIGURA 34: BLOQUE INICIO DE PROCESO DE SOLICITUD DE VIAJES
NACIONALES............................................................................................................. 44
FIGURA 35: BLOQUE 2 APROBACIÓN GERENTES DE UNIDAD. ........................... 47
FIGURA 36: BLOQUE 3 APROBACIÓN GERENCIA GENERAL Y GESTIÓN DE
VIÁTICOS ................................................................................................................... 48
FIGURA 37: FORMATO DE SOLICITUD DE VIAJES NACIONALES ......................... 50
FIGURA 40: NOTIFICACIÓN DE TAREA PENDIENTE A GERENTE DE UNIDAD .... 52
FIGURA 41: FORMULARIO DE INICIO DE APROBACIÓN O RECHAZO (GERENTE
UNIDAD) ..................................................................................................................... 52
FIGURA 42: FORMULARIO DE APROBACIÓN O RECHAZO (GERENTE UNIDAD) 53
FIGURA 43: NOTIFICACIÓN DE TAREA PENDIENTE A GERENTE GENERAL ....... 54
FIGURA 44: APROBACIÓN DE LA SOLICITUD VÍA CORREO ELECTRÓNICO ....... 54
FIGURA 45: NOTIFICACIÓN DE APROBACIÓN/RECHAZO A SOLICITANTE .......... 55
FIGURA 46: NOTIFICACIÓN RESERVA DE PASAJES ............................................. 55
FIGURA 47: NOTIFICACIÓN DE TAREA PENDIENTE GESTIÓN DE VIÁTICOS ...... 56
FIGURA 48: FORMULARIO DE INICIO DE GESTIÓN DE VIÁTICOS ........................ 56
FIGURA 49: FORMULARIO DE GESTIÓN DE VIÁTICOS.......................................... 57
FIGURA 50: NOTIFICACIÓN DE CONFIRMACIÓN DE VIÁTICOS ............................ 57
xi
RESUMEN
TEMA: “AUTOMATIZACIÓN DE SOLICITUD DE VIAJES NACIONALES EN
BINARIA SISTEMAS, SOBRE LA PLATAFORMA NINTEX ONLINE Y
SHAREPOINT ONLINE”
Autor: Alexis Javier Tacuri Silva
Tutor: Mauro Leonardo Rosas Lara
La automatización del proceso administrativo de Viajes Nacionales para la empresa
Binaria Sistemas, fue pensado con la finalidad de obtener un proceso mejorado y que
erradique los problemas que se generan en la organización al tener que realizar este
tipo de procesos de forma completamente manual, para ello se aprovechó la
infraestructura con la que cuenta actualmente la empresa. El proyecto fue
desarrollado bajo la plataforma de Office 365 en especial apoyados con la
herramienta de colaboración de Sharepoint Online y la de automatización Nintex
Workflow y Nintex Forms.
Como resultado de la mejora y la aplicación de las herramientas tecnologías de Office
365, obtuvimos un flujo que además de ser funcional, garantiza a todos los
colaboradores de la organización contar con un proceso robusto, confiable y ágil.
PALABRAS CLAVES: OFFICE 365 / SHAREPOINT ONLINE / NINTEX
WORKFLOW / NINTEX FORMS / FLUJOS DE SHAREPOINT
xii
ABSTRACT
SUBJECT: “AUTOMATION OF REQUEST FOR NATIONAL TRAVELS IN BINARIA
SISTEMAS, ON NINTEX ONLINE AND SHAREPOINT ONLINE PLATFORMS”
Author: Alexis Javier Tacuri Silva
Tutor: Mauro Leonardo Rosas Lara
Automation of the administrative process of Viajes Nacionales for Binaria Sistemas
Company was intended to obtain an improved process and to eradicate troubles
generated in the organization, when such process was conducted in a fully manual
fashion; the Company infrastructure was used. The Project was conducted under Office
365 platform, mostly supported by cooperation tools owned by Sharepoint Online and
Nintex Workflow and Nintex Forms as per automation.
As a result of the improvement and application of technologies tools from Office 365, we
hot a flow that in addition to being functional warrants all coworkers of the Organization
having in place a robust, reliable and agile process.
KEYWORDS: OFFICE 365 / SHAREPOINT ONLINE / NINTEX WORKFLOW / NINTEX
FORMS / WORKFLOWS OF SHAREPOINT
I CERTIFY that the above and foregoing is a true and correct translation of the original
document is Spanish.
1
INTRODUCCION
Las organizaciones de hoy en día tienen como estructura básica la elaboración de
procesos, los cuales conllevan la generación de información que muchas de las
veces resulta ser de vital importancia para la continuidad de un negocio.
Muchos de los procesos que son realizados dentro de una organización no se
encuentran debidamente documentados y lo que es peor aún se los elabora de forma
manual y obsoleta, esto implica que la organización tenga demoras en su realización
e incluso perdida de información crítica.
Binaria Sistemas al igual que otras organizaciones rige su estructura administrativa
en base a la elaboración de procesos donde se ven involucrados gran parte de sus
colaboradores. Actualmente la empresa, realiza gran cantidad de sus procesos de
forma manual y al tratarse de una organización que tiene una gran cantidad de
empleados estos procesos generan perdida de información y demora en el trámite
de los mismos.
Para erradicar los problemas descritos Binaria Sistemas tiene como objetivo
automatizar los procesos administrativos que son de vital importancia para la
continuidad y crecimiento de su negocio, para realizarlos busca aprovechar la
infraestructura con la que cuenta.
El objetivo general de este proyecto consiste en Automatizar el proceso
administrativo de solicitud de viajes nacionales en Binaria Sistemas.
Los objetivos específicos son:
1. Identificar el proceso actual de solicitud de viajes nacionales.
2. Plantear los problemas que se generan a partir del proceso actual para
realizar las solicitudes de viajes naciones.
3. Resolver los problemas planteados en el proceso actual.
4. Determinar la herramienta que se va a utilizar para la automatización del
proceso.
5. Determinar las metodologías en las cuales se basará el desarrollo del
proyecto.
La implementación de la automatización del proceso será realizada sobre la
tecnología en la nube que nos Brinda Microsoft con Office 365, en particular se va a
utilizar la herramienta de colaboración Sharepoint en su versión Online y es en esta
herramienta donde se irá almacenando toda la información que vaya generando el
proceso de Viajes Nacionales.
El proyecto de la Automatización del Proceso de Solicitud Viajes Nacionales no será
enfocado como un proyecto en el que se deba realizar todo el levantamiento del
proceso, sino que se hará una propuesta para el mejoramiento del proceso con el
que cuenta actualmente la empresa.
ii
Para la realización de la automatización se hará énfasis principalmente en dos
metodologías, la primera denominada BPM: RAD que servirá como apoyo para
realizar las mejoras del caso en el actual proceso, además para realizar el desarrollo
sobre la herramienta Nintex se buscará un apoyo en la metodología ágil Scrum ya
que esta es la que mejor se ajusta al tipo de proyecto que se va a desarrollar
El documento que describe la implementación del proceso automatizado está
compuesto principalmente por cuatro partes claramente definidas; la primera,
describe el marco teórico en el cual se ha basado la implementación del proyecto, en
este apartado se detalla las metodologías utilizadas y un estudio comparativo de las
herramientas que serán utilizadas para el desarrollo de la automatización. La
segunda parte, detalla el proceso actual para realizar solicitudes en la empresa,
también se formula una propuesta de mejoramiento del proceso con el que se busca
erradicar los problemas encontrados. La tercera parte, describe el desarrollo de la
automatización, explicando el flujo implementado por bloques para un mejor
entendimiento y en la última parte, se elabora una guía para entender el
funcionamiento del flujo pero desde la perspectiva de un usuario fin
1
1. MARCO TEÓRICO
1.1 Metodologías de desarrollo de software
Para el desarrollo de soluciones informáticas, es muy importante tomar en cuenta
que cualquier producto que se desee realizar debe estar alineado con alguna
metodología de desarrollo tomando en cuenta que tipo de solución es la que se
desea construir. Partiendo del tipo de software que deseamos desarrollar podemos
elegir si lo vamos a desarrollar con metodologías agiles o con metodologías
tradicionales.
Es muy importante saber que metodología elegir para construir la solución
informática deseada, ya que dependiendo de las solicitudes del usuarios debemos
seguir alguna de las metodologías ya sea ágil o tradicional, que nos ayudará a
construir un software de manera correcta y sobre todo que cumpla con los
requerimientos que han sido especificados desde el cliente. Para tomar una decisión
debemos basarnos en ciertas características fundamentales que distinguen a cada
tipo de metodología (Ver Tabla 1).
Metodologías Agiles Metodologías Tradicionales
Preparada para cambios en el transcurso del desarrollo
Elaborar cambios requiere más trabajo y tiempo
Procesos menos controlados Numerosas políticas y normas que cumplir
El cliente se considera como parte del equipo de desarrollo
El cliente interactuará en contadas ocasiones mediante reuniones prefijadas.
Menos énfasis en la arquitectura de la solución
La arquitectura es parte fundamental para el desarrollo
Tabla 1. Características de las metodologías de desarrollo
Actualmente el proceso que conlleva la implementación de un servicio basado en
desarrollo de software debe ser rápido y muchas de las veces cambiante a las
necesidades que van surgiendo por parte del cliente. Un software que se mantenga
estático y que haya sido pensado solo para sus requerimientos iniciales muy
probablemente quedara obsoleto en un corto lapso de tiempo.
2
Unos de los aspectos muy importantes a la hora de elegir una metodología de
desarrollo, es pensar que los beneficiarios de la implementación siempre requieren
tener resultados rápidos y que tengan en un lapso pequeño de tiempo la funcionalidad
requerido
Basado en la teoría, el desarrollo del proyecto para la Automatización de Procesos
Administrativos que se desea implementar en Binaria Sistemas, se realizara bajo los
lineamientos de metodologías ágiles; principalmente por tres razones:
1. No se va a realizar más que la documentación necesaria, para evitar redactar
largos documentos. Sino lo necesario para tener un traspaso de conocimiento
claro, eficiente y dinámico.
2. La comunicación con los clientes o beneficiarios de la automatización de los
procesos administrativos, va a ser continuo y dinámico.
3. En el transcurso de la elaboración del proyecto se puede pedir cambios,
previamente definidos con el cliente.
El siguiente cuadro comparativo, será utilizado para valorar numéricamente cuál de las
metodologías agiles planteadas es la más adecuada para desarrollar este tipo de
proyectos de automatización de procesos dentro de una organización. Para ello se
evaluara características de las metodologías agiles con puntuaciones que van del uno
(1) al diez (10), siendo 1 cuando la metodología no cubra la característica y 10 cuando
la cubra en su totalidad.
METODOLOGIAS
Características SCRUM XP RUP
Participación del cliente [3] 8 10 6
Entrega Incremental [3] 10 10 6
Planificación formal del proyecto 7 4 10
Adoptar el cambio [3] 9 10 7
Definición de Alcance del proyecto
6 5 10
Documentación del proyecto 6 4 10
Total por Metodología 49 43 49
Tabla 2. Valoración de las metodologías ágiles
3
Figura 1. Características de las metodologías de desarrollo
1.2 Metodología para el desarrollo de procesos
Hoy en día es muy común encontrar que las estructuras básicas de las organizaciones
se basen en la elaboración de procesos de negocio, que al ser realizadas generan
información que muchas de las ocasiones resulta ser de vital importancia para la
continuidad adecuada de una organización.
Para entender la importancia de los procesos dentro de una organización, primero hay
que entenderlos desde su definición, según Davenport [1] un proceso de negocio se lo
puede definir como:
“Un conjunto de actividades estructuradas y medidas diseñadas para
producir una salida específica para un cliente particular o mercado.”
Pero de manera más informal, podemos entender que un proceso de negocio es un
conjunto de actividades que siguen un orden preestablecido y que sirven para realizar
tareas específicas que nos van a permitir crear productos o servicios para la
organización.
Una vez entendido la esencia del significado de un proceso, podemos deducir que su
adecuado tratamiento y realización es muy importante para la continuidad de un
negocio, ya que mucha de la información que es vital para la organización depende del
adecuado tratamiento y realización de sus procesos. Es por eso que dichos procesos
deben ser gestionados de una manera adecuada para que de esta forma la
información que generan sea confiable.
02468
1012
Metodologias de Desarrollo
SCRUM XP RUP
4
Los procesos al tener una importancia casi vital en las organizaciones, deben ser
llevados y tratados de forma especial, es decir deben ser documentados siguiendo
metodologías especializadas en procesos y desarrollados son herramientas
adecuadas, ya que nos permite [2]:
Simplificar los procesos.
No automatizar deficiencias.
Lograr ver la “esencia” de los procesos y lo fundamental del negocio.
Lograr ahorrar al menos un 50% del tiempo del proyecto.
Entender claramente la naturaleza de los procesos, cómo son y cómo
funcionan.
Para el desarrollo de procesos existen muchas metodologías creadas por diversas
herramientas, pero en particular existe una que es genérica y adaptable para el
levantamiento de cualquier tipo de proceso dentro de una organización y se denomina
como BPM: RAD.
La metodología BPM: RAD (rapid analysis & design para la modelización y diseño de
procesos orientados a tecnologías bpm), es una metodología desarrollada por el Club
– BPM, que tiene como objetivo modelizar y diseñar procesos de negocio, ya que su
enfoque principal es estimular el trabajo en equipo con los expertos de negocio
(usuarios), los analistas de procesos y analistas funcionales (sistemas).
Las ventajas de aplicar BPM: RAD son las siguientes [2]:
Entender y simplificar los procesos del negocio.
Fomentar el trabajo en equipo y sembrar entusiasmo.
Asegurar la calidad de los modelos y diseños.
Modelizar y diseñar los procesos en su totalidad, holísticamente, con
recursos, servicios, datos, reglas de negocio e indicadores.
La metodología BPM: RAD está compuesta por una serie de Fases, actividades y
tareas que ayudan a que el levantamiento de un proceso desde su documentación
hasta su automatización sea de manera adecuada y óptima para tener como resultado
procesos que generan un valor agregado al desarrollo de la empresa. Dichas fases se
resumen en el siguiente mapa conceptual.
5
Fases, Actividades y Tareas
En el siguiente mapa de concepto, se describe a modo de resumen cada etapa de la metodología BPM: RAD.
Metodología BPM: RAD
Modelización Lógica Diseño Preliminar Diseño BPM
FASES
Identificar y Modelizar al detalle los procesos de negocio que conforman el alcance del proyecto
OBJETIVO
Obtener el Modelo de Funcionamiento de los
procesos
OBJETIVO
Preparar el modelo BPM de los procesos al detalle,
para que los desarrolladores lo implemente en un
herramienta
OBJETIVO
TÉCNICAS Estructuración de
procesos Modelización de Flujos Especificación de reglas
de negocio
TÉCNICAS Identificación y
especificación de servicios funcionales (SOA)
RESULTADOS Servicios Funcionales Requerimientos de
negocio y de sistemas.
TÉCNICAS Diseño de procesos
BPM Especificación y diseño
de formularios Especificación de reglas
de negocio
RESULTADOS Modelo BPMN Formularios. Especificación de
notificaciones
RESULTADOS Procesos de negocio
identificados Diagrama de flujo con
notación BPMN Especiación detallada
de procesos
Figura 2. Fases de la metodología BPM: RAD
6
Figura 3: Esquema General de la Metodología BPM: RAD
1.3 Herramienta de Colaboración Empresarial
La elaboración del proyecto de automatización de viajes nacionales, se desarrollara
sobra varias herramientas que trabajan conjuntamente, una de ellas es la herramienta
de colaboración, es por eso que se toma en cuenta el estudio de la misma.
Una herramienta de colaboración empresarial, nos permite gestionar contenidos de
una organización compartiendo información tanto para el uso de usuarios interno como
para el uso de usuarios externos, muchas organizaciones lo utilizan hoy en día para
crear espacios de encuentro y compartir intereses en común con sus colaboradores e
incluso con sus clientes.
El siguiente cuadro comparativo, será utilizado para valorar numéricamente que
herramienta de colaboración empresarial brinda mayores bondades a los usuarios de
una organización. Para ello se evaluara características de las herramientas con
puntuaciones que van del uno (1) al diez (10), siendo uno (1) cuando la herramienta de
colaboración no cubra la característica y diez (10) cuando la cubra en su totalidad.
7
HERRAMIENTAS DE COLABORACIÓN
Características SHAREPOINT ALFRESCO IGLOO
Personalización de la interfaz grafica
9 6 9
Sistema de gestión Documental 10 8 10
Centro de Búsqueda de contenidos
10 9 9
Creación de Flujos de Trabajo 8 8 6
Soportado sobre varios Sistemas Operativos
5 8 9
Soportado para móviles 8 8 10
Total por Herramienta 50 47 51
Tabla 3. Valoración numérica de las herramientas de colaboración
Figura 4. Características de las herramientas de colaboración
Si bien es cierto, el análisis da como la mejor herramienta de colaboración a Igloo
Software, el proyecto será desarrollado sobre la herramienta SharePoint, ya que la
organización (Binaria Sistemas) cuenta con dicha solución como herramienta de
colaboración.
0
2
4
6
8
10
12
Herramientas de Colaboracion Empresarial
SHAREPOINT ALFRESCO IGLOO
8
1.3.1 Sharepoint
Existen muchas definiciones acerca de lo que es Sharepoint, la mayoría de usuarios la
definen como una herramienta de gestión documental pero Sharepoint va mucho más
allá ya que es una herramienta que nos ayuda a gestionar de manera íntegra una
organización. En palabras más exactas podemos definir a Sharepoint como: una
plataforma de colaboración empresarial basada en la web que nos permite crear sitios
web, almacenar información, organizar y compartir contenidos de manera segura
desde prácticamente cualquier dispositivo.
Entre las principales características que brinda Sharepoint a sus usuarios están:
Figura 5. Características de Sharepoint
Sharepoint al igual que otras soluciones informáticas cuenta con su versión completamente integrada y funcional en la nube, para ello se requiere de una implementación de Office 365.
SHAREPOINT
COMPARTIR
contenido con los colaboradores de
la empresa
DESCUBRIR
Motor de busqueda de contenidos y colaboradores
CREAR
Añadir funcionalidades
mediante desarrollo en Visual Studio
INTEGRACIÓN
Conexión con diversas soluciones
informáticas
MOVILIDAD
Adaptación de sus sitios a plataformas
móviles
COLABORACIÓN
Compartir contedinos mediante
creación de sitio
9
OFFICE 365
La tecnología en la nube mediante la implementación de Office 365, le permite a la organización mejorar y expandir de manera más rápida los servicios de colaboración y comunicación con seguridad y fiabilidad a gran escala, esto debido a que está diseñado para trabajar con las aplicaciones de la suite de Office que hoy en día son muy conocida por prácticamente todos los colaboradores de cualquier organización.
Entre los principales beneficios de la implementación de la tecnología en la nube mediante Office 365, tenemos:
Los servicios que ofrece la plataforma están disponible en cualquier momento.
Bajos costos en comparación a implementaciones en servidores locales.
Reduce la carga de realizar tareas rutinarias como actualizaciones de seguridad y de sistema, por parte del departamento de TI.
Permite a los colaboradores de una organización estar conectados sin importar el lugar donde se encuentren y el dispositivo que utilicen.
Office 365, no solo brinda bondades proporcionada por la suite de Office sino que también ofrece la implementación de potentes funcionalidades de productividad que ayudan a los colaboradores de una organización a realizar un trabajo completo y eficiente, los servicios que ofrece Office 365 son:
1. Sharepoint Online.- es una tecnología en la nube que proporciona a la organización servicios de colaboración para poder compartir ideas y conocimientos, construir sitios y soluciones personalizadas, buscar información.
2. Exchange Online.- proporciona acceso de forma segura a los servicios de correo electrónico, calendario, contactos y tareas a través de los PCs, navegadores y dispositivos móviles.
3. Lync Online.- proporciona a los usuarios funcionalidades de comunicación más avanzada, incluyendo presencia, mensajería instantánea y llamadas de audio y video.
4. Office Professional.- incluye las conocidas herramientas de la suite de Office como Word – Excel – Outlook – Access – InfoPath – Publisher.
10
Para la elaboración del proyecto de automatización de procesos administrativos, se utilizara la herramienta de colaboración Sharepoint Online, si bien es cierto las funcionalidades que nos brinda a nivel de usuario final son prácticamente las mismas en comparación con su versión on premise, ciertamente su administración y función son lo son.
Nota: Un Servidor On Premise de Sharepoint, es una versión del producto que está instalada sobre un servidor físico y su instalación, configuración y administración es realizada por personas especialistas en la herramienta.
VERSIONES DE SHAREPOINT
Categoría On Premise Online
Costo de la Solución Compra de licencias, software complementario y mantenimiento de software y hardware
Suscripción anual a un plan de Office 365
Implementación y Mantenimiento de la Infraestructura
Soporte de TI para la implementación, gestión y actualización de la granja
Administración por parte de Microsoft y asegura que todas las actualización estén desplegadas.
Administración de opciones
Los servicios proporcionados depende de las configuraciones realizadas en la administración central
Opciones pre configuradas y su administración es limitada.
Almacenamiento Almacenamiento costoso, Colecciones de sitios cuenta con más de 100 GB de almacenamiento.
Almacenamiento barato, Colecciones de sitios cuenta con más de 100 GB de almacenamiento.
Tabla 4. Características de las versiones de Sharepoint
11
1.4 Herramienta para el desarrollo de flujos de trabajo
Una vez identificados y documentados los procesos de negocio que se desean
automatizar, es importante estudiar qué tipo de herramienta es la que nos permite
gestionar de manera más adecuada los procesos levantados.
Una herramienta para la implementación de flujos de trabajo, permite plasmar toda la
información recolectada durante el levantamiento del proceso dentro de una
organización, entre las principales características que nos permite este tipo de
herramientas están [4]:
Automatiza procesos de negocio.
Gestiona de manera más adecuada la comunicación entre los actores que
intervienen en el proceso.
Disminuye el tiempo del proceso.
Centraliza la información.
Disminuye casi por completo la perdida de información.
Evita que los procesos de negocio sean llevado de forma manual.
El siguiente cuadro comparativo, será utilizado para valorar numéricamente que
herramienta de automatización de procesos brinda mayores bondades y
características a los usuarios de una organización. Para ello se evaluará
características de las herramientas con puntuaciones que van del uno (1) al diez (10),
siendo uno (1) cuando la herramienta de colaboración no cubra la característica y diez
(10) cuando la cubra en su totalidad.
HERRAMIENTAS DE AUTOMATIZACIÓN
Características NINTEX ON PREMISE
K2 NINTEX ONLINE
Interfaz gráfica amigable para elaboración de flujos de trabajo
10 10 10
Creación de formularios dinámicos 10 8 9
Aprobación de tareas desde correo 10 10 10
Adaptación de las tareas para móviles 10 10 9
Integración con otras aplicaciones 9 10 9
Seguimiento del flujo de trabajo 10 8 7
Creación de Reportes 8 10 8
Total por Herramienta 67 66 62
Tabla 5. Valoración numérica de las herramientas de automatización
12
Figura 6. Características de las herramientas de automatización
Basándonos en los resultados obtenidos al comparar estas herramientas de
automatización, la ganadora y más óptima para realizar este tipo de trabajos es Nintex
en su versión On Premise, pero debido a que la empresa para quien se va a
implementar la automatización del proceso de Solicitud de viajes nacionales cuenta
con una infraestructura ya adquirida, vamos a utilizar la herramienta Nintex en su
versión Online.
1.4.1 Nintex
Nintex es una de las soluciones para automatización de flujos de trabajo sobre
Sharepoint más utilizadas y populares, entre sus principales características tenemos:
Diseño de flujos de trabajo sin necesidad de programación.
Gestión y monitoreo de los flujos desarrollados en tiempo real.
Completa integración con el sistema de colaboración Sharepoint.
Conexión con diversos sistemas.
Nintex cuenta con dos plataformas que nos permiten de manera íntegra y completa
desarrollar y gestionar los procesos de negocio que se deseen automatizar.
02468
1012
Herramientas de Flujos de Trabajo
NINTEX ON PREMISE K2 NINTEX ONLINE
13
Nintex Workflow
Nintex Workflow es una herramienta utilizada para el diseño de flujos de trabajo y de
procesos de negocio, que nos permite desde una interfaz completamente gráfica
automatizar los procesos de una organización, sin la necesidad de escribir código.
Entre sus principales características tenemos:
Conexión con diversas fuentes de datos y sistemas informáticos.
Gestión y seguimiento de los procesos automatizados en tiempo real.
Diseñador de flujos de trabajo completamente intuitivo.
Aprobación de tareas desde su correo electrónico.
Nintex Forms
Nintex Forms es una potente herramienta que nos permite editar formularios tanto
para las tareas que tengan una intervención humanos dentro del flujo desarrollado con
Nintex Workflows así como también para aplicaciones nativas de Sharepoint. Entre
sus principales características están:
Publicación de formularios para navegadores web y dispositivos móviles.
Integración con tareas de Nintex Workflow.
Creación de formularios dinámicos con campos dinámicos, validación de
datos, personalización de formatos, etc.
Completa integración con aplicaciones nativas de Sharepoint.
Conexión con fuentes de datos en tiempo real.
14
2. PROCESO DE SOLICITUD DE VIAJES NACIONALES
2.1 Estado Actual del Proceso
Binaria Sistemas actualmente lleva muchos de sus procesos administrativos de forma
manual, con la automatización del proceso de Solicitud de Viajes Nacionales lo que se
busca es llegar a que todos los procesos administrativos lleguen a ser automatizados
con la finalidad de:
Poner en uso todo el potencial de la infraestructura con la que cuenta la
organización.
Centralizar toda la información que se deriva de los procesos sobre la
plataforma Sharepoint
Rebajar el tiempo que conlleva realizar procesos de forma manual.
Impulsar entre sus colaboradores el uso masivo de herramientas como
Sharepoint y Nintex.
La interacción entre los involucrados en los procesos sea de manera más
dinámica.
Reducir costos que implican el uso de papel para este tipo de trámites.
Binaria Sistemas es una organización que brinda servicios empresariales
concernientes a tecnología, estos servicios principalmente son brindados dentro de la
ciudad de Quito donde se encuentra su principal centro de negocios, pero muchas de
las veces los servicios que son prestados se los realiza fuera de la ciudad, para ello se
necesita que la movilización hacia otra ubicación del país sea aprobada por los
colaboradores encargados de autorizar este tipo de solicitudes y que una vez
aprobada dicha solicitud se necesita que de parte del área administrativa sean
gestionados los viáticos solicitados por el colaborador que se va a trasladar hacia otro
punto del país.
15
Llevar de forma manual un proceso de este tipo dentro de una organización que
cuenta con una gran cantidad de colaboradores implica grandes problemas que
pueden afectar directamente con el crecimiento de la organización, entre los
principales inconvenientes que se quiere erradicar con la automatización de este
proceso están:
Demora en las aprobaciones o rechazo de solicitudes.
Retardo en la gestión de viáticos.
Demora para realizar reservaciones de pasajes aéreos.
Perdida de información concerniente a la solicitud.
Reservación de Hospedaje no realizada.
Retraso o pérdida de oportunidades de negocio.
Con la optimización y posterior automatización lo que se busca es tener un proceso
documentado y completamente funcional dando así el primer paso hacia la
automatización de todos sus procesos administrativos.
Según la metodología BPM: RAD en su fase de uno (Modelización Lógica), el primer
paso a seguir es identificar y modelizar con detalle los procesos que conforman el
alcance del proyecto, para ello en la siguiente tabla se describe cada una de las tareas
que se realiza actualmente para realizar una solicitud de Viajes Nacionales. A partir de
la misma se realizará la optimización del proceso para llegar a tener un flujo eficiente y
que cubra las necesidades de la empresa
16
Proceso Actual de Solicitud de Viajes Nacionales
No. de Tarea Usuario Responsable Actividades Siguiente Tarea
1 Empleados de Binaria Sistemas Ingresar al portal de Binaria Sistemas y Bajar formato de Solicitud que se encuentra en Excel
1
2 Empleados de Binaria Sistemas Imprimir Formato y llenar la Solicitud según lo requerido 2
3 Empleados de Binaria Sistemas Entregar Solicitud al responsable o Gerente de unidad a la que pertenezca el solicitante
3
4 Gerente de Unidad Verificar los datos de la solicitud Datos Correctos ir a: 5
Datos Incorrectos ir a: 14
5 Gerente de Unidad Realizar la Aprobación o rechazo de la Solicitud Si Aprueba ir a: 6
Si Rechaza ir a: 14
6 Gerente de Unidad Verificar reglas de negocio
La Solicitud debe ser realizada con una semana de anticipación, caso contrario requiere aprobación de Gerencia General
Si el pasaje aéreo supera los 170 dólares, la solicitud debe ser aprobada también por Gerencia General.
Cumple Regla ir a: 8
No cumple regla ir a: 7
7 Gerente General Realizar la Aprobación o rechazo de la Solicitud Si Aprueba ir a: 8
Si Rechaza ir a: 14
8 Notificar a recepción que se debe realizar una reserva de pasajes, para ellos se debe especificar
Nombre de Solicitante.
Cédula del Solicitante.
Día de salida.
Día de retorno.
Hora de preferencia para el viaje.
9
8 Empleado de Binaria Sistemas Entregar Solicitud aprobada a responsable en el área Administrativa para gestión de viáticos.
10
10 Recepción Realizar la reservación de los pasajes aéreos. 11
11 Área administrativa Verificar datos de la solicitud 12
12 Área administrativa Realizar la gestión de los viáticos solicitados 13
13 Área Administrativa Notificar al Solicitante que los viáticos fueron consignados 14
14 Fin de Proceso
Tabla 6. Proceso actual de Solicitud de Viajes Nacionales
17
ACTUAL PROCESO DE SOLICITUD DE VIAJES NACIONAL BINARIA SISTEMAS
Emp
lead
oG
eren
te d
e U
nid
adG
eren
te G
ener
alR
ecep
ció
nD
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tam
ento
A
dm
inis
tra
tivo
Inicio de ProcesoIngresar al portal de
Binaria SistemaImprimir Formato
del SolicitudLLenar formato
según lo indicado
Entregar Solicitud a Gerente de la
Unidad
Verificar DatosDatos Correctos
?NO
Informar a Solicitante que los
Datos son Incorrectos
SI
Aprobar Solicitud
Solicitud Aprobada ?
NO
SI
Verificar Reglas de Negocio
Cumple Reglas ?
Fin de Proceso
NO
Aprobar Solicitud
SI
Entregar a Recepción Datos para que realice
reserva de pasajes
Solicitud Aprobada ?
SI
NOFin de Proceso
Verificar Datos de Solicitud
Realizar Reserva de Pasajes
Entregar Solicitud a Administrativo para gestion de viaticos
Gestionar ViáticosNotificar a usuario
Viáticos Consignados
Fin de proceso
Figura 7. Proceso Actual de Solicitud de Viajes Nacionales
18
El tiempo estimado para completar todo el proceso de Solicitud de Viajes Nacionales desde la
realización de la solicitud hasta la gestión de viáticos actualmente es de 2 días
aproximadamente, esto debido a que se cuenta con varios problemas que serán solventados
con la mejora y automatización del proceso.
Los principales problemas encontrados son los siguientes:
1) La solicitud se debe imprimir y llenar a mano, con el riego de cometer errores e
inconsistencias en los datos requeridos en la solicitud.
2) La verificación de la información que contiene la solicitud es manual.
3) No se cuenta con un mecanismo estándar para notificar la aprobación o rechazo
de las solicitudes hacia el usuario.
4) No se cuenta con un mecanismo estándar para notificar a los responsables de
gestionar viáticos y reservar pasajes aéreos que se debe realizar estas tareas.
5) El registro del proceso se lo hace de forma manual.
6) La verificación de que la solicitud debe ser realizada con una semana de
anticipación y que el pasaje aéreo no debe superar los 170 dólares, es de forma
manual.
7) Los encargados de realizar las aprobaciones o rechazos de las solicitudes, deben
estar presentes en la empresa para realizar esta tarea. Ya que se trata de un
documento físico que debe ser firmado.
8) No se cuenta con un mecanismo para notificar a los gerentes de unidad o a la
gerencia general que se tiene una nueva tarea por realizar.
9) El tiempo que se toma para el traslado del documento físico que contiene la
solicitud de una dependencia a otra para la aprobación, reservación de pasajes y
gestión de viáticos, es considerable.
Como vimos se pueden identificar algunos problemas que actualmente se evidencia en la
elaboración del proceso de Solicitud de Viajes Nacionales, principalmente por no tener un
levantamiento del proceso formal guiado por metodologías y tecnologías que nos ayuden a
identificar posibles soluciones o alternativas para tener un proceso mucho más eficiente,
basándonos en la metodología para la estructuración de proceso BPM: RAD, como primer
paso a seguir se va a identificar de manera formal la estructuración del proceso, modelización
del flujo y especificación de las reglas de negocio.
19
2.2 Mejora del proceso de Viajes Nacionales
Para realizar la estructuración de un proceso es fundamental identificar a detalle cada una de
las tareas que comprende dicho proceso, especificando para cada tarea si cuenta con pasos
que deben realizar antes o si es una entrada hacia otra tarea.
No. de la Tarea
Nombre de la Tarea Siguiente Tarea
1 Realizar Solitud de Viaje 2
2 Notificación de Inicio de Proceso 3
3 Notificación de Tarea pendiente de Aprobación
4
4 Aprobar o Rechazar la Solicitud: Unidad de Negocio
5
5 Decisión de la Solicitud desde Unidad de Negocio
Aprobado ir a :6 Rechazado ir a: 9
6 Verificar Regla de negocio: solicitud debe realizarse con una semana de anticipación
Si Cumple Regla ir a: 10 No Cumple Regla ir a: 7 Verificar Regla de negocio: el monto del
pasaje aéreo debe ser menor a 170
7 Aprobar o Rechazar la Solicitud Gerencia General
8
8 Decisión de la Solicitud desde Gerencia General
Aprobado ir a: 10 Rechazado ir a: 9
9 Notificar Rechazo de Solicitud
10 Notificar Aprobación de Solicitud 11 y 12
11 Notificación para reservación de pasajes aéreos
12 Notificación de tarea pendiente Gestión de viáticos
13
13 Gestión de Viáticos 14
14 Notificación de Viáticos gestionados 15
15 Documentar información del proceso realizado
Tabla 7. Proceso optimizado de Viajes Nacionales
20
2.2.1 Participantes
Para tener un modelo lo más preciso posible, es muy importante a más de identificar las
tareas que conforman el proceso, identificar cada uno de los roles que interviene en cada
etapa, para ello se identifica las tareas que realizan o que se le ha asignado a cada rol (Ver
Tabla 8).
Roles Aprobadores Gerentes de Unidad
Aprobador Gerente General
Gestor de Pasajes Aéreos
Empleados Gestor de Viáticos
Tareas Recibir Notificación de nueva Tarea
Recibir Notificación de nueva Tarea
Recibir Notificación para reservación de Pasajes
Realizar Solicitud
Recibir Notificación de Nueva tarea de gestión de viáticos
Aprobar o Rechazar Solicitud
Aprobar o Rechazar Solicitud
Recibir Notificación de Inicio de proceso
Gestionar Viáticos
Decisión de la solicitud
Decisión de la solicitud
Recibir Notificación de Aprobación de Solicitud
Recibir Notificación de rechazo de Solicitud
Recibir Notificación de Viáticos Gestionados
Tabla 8: Participantes del Proceso de Viajes Nacionales
Una vez identificado las tareas y los roles específicos del proceso a automatizar, el siguiente
paso a realizar es el modelo del proceso bajo la notación estándar BPMN, para realizar la
modelización del proceso se utilizó la herramienta para modelaje Microsoft Visio; cabe
mencionar que en este modelo se basará la automatización del proceso en la herramienta
para el desarrollo de flujos Nintex. Como se mencionó este modelo será una referencia
únicamente, ya que Nintex no es una herramienta BPM y no se puede implementar modelo
BPMN para una automatización
21
Pro
ceso
de
So
lici
tud
de
Via
jes
Na
cio
na
les Ge
ren
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e U
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mp
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ón
Ge
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r d
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Viá
tico
s
Realizar Solicitud de viaje
Aprobar SolicitudSolicitud
Aprobada ?NO
Notificar rechazo de Solicitud a Empleado
Fin de Proceso
SI
Veriificar Monto del pasaje aereo
Verificar días de anticipación de la
Solicitud
Monto Pasaje > 750 y
Dias Anticipacion < 7 ?
SI
Aprobar SolicitudSolicitud
Aprobada ?
SI
Notificar soliditud para reserva de
Pasajes
NO
NONotificar rechazo de
Solicitud a Empleado
Fin de Proceso
Gestiornar Viaticos
Fin de Corriente
Notificar a Solicitante los
viáticos gestionado
Fin de Proceso
Notificar a Empleado inicio de
Proceso
Identificar la unidad de Negocio
Figura 8. Proceso de Solicitud de viajes Nacionales baja la notación BPMN
22
2.3 Descripción de actividades
Para comenzar con la etapa de implementación del proceso se debe describir a detalle
cada una de las tareas diagramadas con la metodología BPMN, es importante llegar a
un nivel de detalle bastante específico ya que a partir de esta descripción se basara
por completo el desarrollo del proceso con la herramienta de automatización Nintex.
Inicio / Realizar Solicitud de Viajes
Figura 9. Inicio del proceso (Modelo BPM)
Rol/Roles Actividad Descripción
Empleados de Binaria Sistemas
Realizar Solicitud de Viajes (Tipo de actividad: Humana)
En esta actividad cualquier empleado que tenga acceso al portal de Sharepoint Online, puede realizar la solicitud, para ello ingresará en el acceso directo de talento humano y encontrará la opción de Solicitud de Viajes Nacionales, el cual abrirá el formulario construido para realizar la solicitud.
Tabla 9. Actividad Solicitud de Viajes
23
El formulario que actualmente se utiliza para realizar las solicitudes de forma manual
es el siguiente:
Figura 10. Formato de Solicitud de Viajes
La construcción del formulario de ingreso de la Solicitud de Viajes Nacionales estará
basado en este formato (Ver Figura 10), donde a excepción del campo denominado
“Asignación o Provisión del Gasto” todos los campos serán de carácter obligatorio.
Adicionalmente se agregará al formulario los campos de Cédula (Campo Obligatorio)
y Preferencia de Hora. En el campo de Unidad de negocio, se debe incorporar un
campo de tipo selección en el cual el empleado pueda elegir a la unidad de negocio a
la que pertenece.
Notificación de Inicio de proceso
Figura 11. Notificación Inicio de Proceso (Modelo BPM)
24
Rol / Roles Actividad Descripción
Empleado de Binaria Sistemas
Notificar a Empleado Inicio de Proceso (Tipo de Actividad: Automática/ Correo Electrónico)
En esta tarea se enviará una notificación al Empleado que realizó una solicitud de viaje, en la cual se le informa que su solicitud ha sido iniciada.
Tabla 10. Actividad Notificación de inicio de proceso
Identificar Unidad de Negocio
Figura 12. Identificar Unidad de negocio (Modelo BPM)
Rol / Roles Actividad Descripción
Gerente de Unidad Identificar la Unidad de Negocio (Tipo de Actividad: Automática)
En el formulario de ingreso de solicitud en uno de los campos se especifica que el empleado debe escoger a que unidad de negocio pertenece. El sistema deberá dirigir la tarea de aprobación hacia el gerente de la unidad a la que pertenece el solicitante. Para obtener al gerente de la unidad de negocio seleccionada, se realizará una consulta a la lista de Sharepoint denominada Gerencias, la cual contiene las unidades de negocio y cuál es el gerente de cada unidad.
Tabla 11. Actividad Identificar Unidad de Negocio
25
Aprobar Solicitud Gerente de Unidad
Figura 13. Aprobación de la Solicitud Gerente de Unidad (Modelo BPM)
Rol / Roles Actividad Descripción
Gerente de Unidad Aprobar Solicitud (Tipo de Actividad: Humana)
En esta tarea se deberá notificar al usuario que existe una tarea pendiente que debe realizar. Se debe configurar la herramienta para que la aprobación o rechazo la puede realizar desde el correo, mediante la característica de lazy approval que brinda Nintex. Se debe construir un formulario desde el cual también se pueda realizar la aprobación o rechazo de la solicitud. Si la solicitud es aprobada por el Gerente de la unidad el flujo debe continuar hacia la verificación de las reglas de negocio. Si la solicitud es rechazada debe continuar el flujo hacia la notificación de rechazo de solicitud.
Tabla 12. Actividad aprobar solicitud
26
Notificación de Rechazo Gerencia de Unidad
Figura 14. Notificación de Rechazo de Solicitud (Modelo BPM)
Rol / Roles Actividad Descripción
Gerente de Unidad Notificar Rechazo de Solicitud a empleado (Tipo de Actividad: automática)
Esta tarea de tipo automática, debe enviar una notificación informando que la solicitud realizada fue rechazada. Esta notificación será realizada si la solicitud fue rechazada por la gerencia de unidad. Después de realizada la notificación el flujo termina.
Tabla 13. Actividad Notificación de Rechazo (Gerente Unidad de Negocios)
Reglas de Negocio
Figura 15. Reglas de negocio (Modelo BPM)
27
Rol / Roles Actividad Descripción
Gerente de Unidad Verificar Monto del Pasaje Aéreo (Tipo de Actividad: automática )
En esta tarea el sistema deberá verificar de forma automática que si el valor del pasaje aéreo sobrepasa o no los 170 dólares. Si el valor sobrepasa a 170, la solicitud deberá ser aprobada por la Gerencia general. Si el valor No sobrepasa los 170, el flujo continúa hacia los roles de recepción y gestión de viáticos.
Gerente de Unidad Verificar días de anticipación de la solicitud (Tipo de Actividad: automática)
Esta tarea debe de forma automática verificar, si los días desde la fecha de solicitud hasta la fecha de Ida es mayor o no a 7 días naturales. Si los días diferencia entre fechas es mayor a 7, entonces el flujo continúa hacia recepción y gestión de viáticos. Si los días de diferencia entre fecha es menor a 7, entonces la solicitud deberá ser aprobada por la Gerencia General.
Tabla 14. Actividades de verificación de reglas de negocio
En estas tareas (Ver Tabla 14) es importante tener en cuenta que basta con que una
de estas reglas no se cumpla para que la solicitud pase a la aprobación de la gerencia
general.
28
Aprobar Solicitud Gerencia General
Figura 16. Aprobación de Solicitud Gerente General (Modelo BPM)
Rol / Roles Actividad Descripción
Gerente General Aprobar Solicitud A esta tarea se llega si previamente no se han cumplido las reglas de negocio previamente establecidas y el responsable de esta tarea debe recibir una notificación de que tiene una nueva tarea por realizar Si la solicitud llega hasta la gerencia general, se debe realizar la aprobación o no de dicha solicitud. La aprobación debe ser realizada ingresando al portal de Binaria Sistemas o a través del correo electrónico. Si la Solicitud fue aprobada por la Gerencia General, el flujo continúa hacia recepción y gestión de viáticos. Si la Solicitud fue rechazada por la Gerencia General, el flujo continúa hacia la notificación de rechazo.
Tabla 15. Actividad Aprobar Solicitud Gerencia General
29
Notificación de rechazo Gerente General
Figura 17. Notificación Rechazo Gerente General (Modelo BPM)
Rol / Roles Actividad Descripción
Gerente General Notificar rechazo de Solicitud a Empleado
(Tipo de Actividad: automática)
Esta tarea de tipo automática, debe enviar una notificación informando que la solicitud realizada fue rechazada. Esta notificación será realizada si la solicitud fue rechazada por la gerencia general.
Tabla 16. Actividad de Notificación de Rechazo (Gerente General)
Reserva de Pasajes Aéreos
Figura 18. Notificación Reserva de pasajes Aéreos (Modelo BPM)
Rol / Roles Actividad Descripción
Recepción Notificar Solicitud para reserva de Pasajes (Tipo de Actividad:
Automática / mensaje )
En esta tarea la persona encargada de realizar la reservación de los pasajes aéreos debe recibir una notificación vía mail, pidiendo que se realice la reservación con los siguientes datos de detalle:
30
Nombre Solicitante
Cédula.
Fecha de ida
Fecha de Retorno
Hora de Preferencia para el viaje
Después de la notificación la corriente del camino termina.
Tabla 17. Actividad Reserva de Pasajes Aéreos
Gestión de viáticos
Figura 19. Gestión de Viáticos (Modelo BPM)
Rol / Roles Actividad Descripción
Gestor de Viáticos Gestionar Viáticos (Tipo de Actividad:
humana)
En esta tarea como paso inicial, el encargado de gestionar los viáticos debe recibir un mail informando que tiene una tarea pendiente. La gestión de los viáticos será realizada de dos formas, la primera ingresando al portal de Sharepoint de Binaria Sistemas donde mediante un formulario gestionará los viáticos solicitados., la segunda mediante el correo electrónico.
Tabla 18. Actividad Gestión de Viáticos
31
Notificación Viáticos Gestionados
Figura 20. Notificación de viáticos gestionados (Modelo BPM)
Rol /Roles Actividad Descripción
Gestor de Viáticos Notificar a Solicitante los viáticos
gestionados (Tipo de Actividad:
automática)
Una vez realizado la gestión de los viáticos,
el solicitante deberá recibir una notificación vía correo electrónico, donde se indique que los viáticos solicitados
y aprobados fueron gestionados por el
personal administrativo.
Tabla 19. Actividad Notificación Viáticos Gestionados
32
3. DESARROLLO
Como se lo venía mencionando desde la parte del marco teórico de este documento,
la automatización del proceso de solicitud de viajes nacionales, será implementada
sobre la plataforma de colaboración Sharepoint Online, Nintex Forms y Nintex
Workflow.
Actualmente Binaria Sistema tiene creado un sitio de colaboración de Sharepoint, el
cual cuenta con la personalización de su estilo (Ver Figura 22), esta plataforma los
empleados de la organización la utilizan actualmente como intranet donde gozan de
algunas funcionalidades, entre las principales tenemos:
Manuales. – contiene todos los procedimientos como solicitud de
vacaciones, solicitud de permisos, solicitud de ventas vacaciones,
reglamento de la empresa.
Contactos. – lista de Sharepoint que contiene la información personal
de los colaboradores de la organización, aquí se podrá encontrar
extensiones telefónicas, correos electrónicos, etc.
Programas de ventas. – esta funcionalidad permite al usuario ver
reportes de las ventas que se han realizado por cada colaborador
comercial.
Talento Humano. – contiene los formatos para realizar algunos
procedimientos administrativos como solicitud de vacaciones, solicitud
de permisos, Registro de usuarios, solicitud de préstamos y solicitud de
viajes nacionales.
Nos centraremos en esta opción ya que desde aquí es donde se
iniciará un nuevo proceso de solicitud de viajes nacionales (Ver figura
21).
33
Figura 21. Inicio de proceso de Viajes Nacionales
Nota: la personalización para incluir la opción denominada “Formulario de Viajes
Nacionales” fue realizada con la ayuda de la herramienta Sharepoint Designer, la cual
permite la administración de una colección de sitios de Sharepoint.
Figura 22. Intranet de Binaria Sistemas sobre Sharepoint Online
34
3.1 Configuración de la herramienta de colaboración Sharepoint
El registro de cada solicitud realizada será incluido en una lista personalizada de
Sharepoint, para ello se requiere que se añada una nueva lista con la metadata
necesaria, esta información también será tomada como base en el transcurso de la
solicitud, es decir mientras se realiza un proceso esta información se irá actualizando
con las tareas que nos brinda la herramienta de automatización Nintex.
La información que va generando el proceso se irá almacenando en varios campos
que conforman la lista personalizada de Sharepoint, cada campo necesitado se
describe en la tabla siguiente:
Nombre del Campo Tipo de Datos Descripción
Solicitante Persona o Grupo Nombre del solicitante, este nombre es tomado del Active Directory.
Fecha Solicitud Fecha y Hora Fecha del día en transcurso.
Cédula Una línea de texto Cédula de identidad del solicitante.
Fecha Ida Fecha y Hora Fecha en la que se desea salir de viaje.
Fecha Regreso Fecha y Hora Fecha en la que se regresará del viaje.
Destino Una línea de texto Ciudad de destino debe ser una ciudad de Ecuador.
Hora Preferencia Viaje
Una línea de texto Hora o intervalo de tiempo en el que se desearía viajar.
Unidad de Negocios Una línea de texto Nombre de la unidad de negocio a la que pertenece el solicitante, se puede elegir entre:
Microsoft.
HP.
IBM.
Impresión.
CAS.
Softconsulting.
Clientes a Visitar Varias líneas de texto
Nombres de todos los clientes que se va a visitar durante el viaje solicitado.
Asignación o Provisión del Gasto
Una línea de texto
Hotel Una línea de texto Nombre del hotel donde se va a hospedar el solicitante.
Pasajes Aéreos Una línea de texto Número de pasajes aéreos solicitados.
Días Hotel Una línea de texto Número de días en lo que se va a hospedar en el hotel.
Días Alimentación Una línea de texto Número de días que va a necesitar viáticos para su alimentación.
Días Movilización Una línea de texto Número de días en lo que necesitará movilización dentro de la ciudad destino de su viaje.
Transporte Aéreo Una línea de texto Número de unidades de transporte que llevara al solicitante hacia el aeropuerto.
Valor Pasaje Una línea de texto Costo de cada pasaje aéreo.
35
Valor Hotel Una línea de texto Costo de cada día de hospedaje del solicitante.
Valor Alimentación Una línea de texto Valor diario de alimentación, este valor en fijo y tiene un límite de 10 dólares por día.
Valor Movilización Una línea de texto Costo de la movilización diaria en la ciudad de destino.
Valor Transporte Aeropuerto
Una línea de texto Costo de la movilización hacia el aeropuerto.
Estado Una línea de texto Almacenará en progreso que lleva una solicitud realizada.
Tabla 20. Campos de la Lista de Sharepoint: Viajes Nacionales
Hay que hacer una mención especial al campo denominado “Unidad de Negocios”,
que si bien es cierto se especificó como una línea de texto visualmente en el
formulario de la solicitud se visualizará como un campo de elección el cual estará
conectado a una lista de Sharepoint denominado Gerencias (Ver Figura 32).
En la siguiente imagen vemos la lista de Sharepoint denominada Gerencias donde
cada unidad de negocio está asociada al nombre de su Gerente, este nombre es
tomado desde el Active Directory.
Figura 23: Lista de Gerencias dentro del sitio de Binaria Sistemas
36
Figura 24: Vista de la Lista: Gerencias
La lista personalizada de Sharepoint que almacenará toda la información que
provenga del proceso de Solicitud de viajes Nacionales tiene el nombre de “Viajes
Nacionales” y fue creada con cada uno de los campos que se especificaron a detalle
en la Tabla 20.
Figura 25: Lista de Viajes Nacionales dentro del sitio de Binaria Sistemas
37
Dentro de la lista agregada al sitio de Sharepoint se han creado dos vistas como se
describe a continuación:
Todas Solicitudes: es de tipo personal que ayudará a visualizar todas
solicitudes realizadas por los empleados esto con el fin de realizar algún tipo
de mantenimiento manual de ser necesario, esta vista al ser de tipo personal
solo podrá ser visualizada por la persona quien la creó en este caso el
administrador del proceso.
Todos los Elementos: es de tipo público eso quiere decir que todos los
usuarios podrán ver los elementos que contiene esta vista, pero se realizó un
filtro el cual permite que sólo se visualice las solicitudes que han sido hechas
por el usuario que ha iniciado sesión.
Se puede ver que en las vistas creadas (Ver figura 26) solo se puede observar ciertos
campos y no todos los que han sido creados, esto se debe a que un usuario con
permisos de administración sobre la lista, puede decidir que campos serán
presentados para cada vista, esto no quiere decir que los demás campos no contienen
información, de hecho almacenan información pero no se los puede visualizar con la
actual configuración de la vista.
Figura 26: Vista de la lista: Viajes Nacionales
Para el desarrollo de la automatización del proceso de solicitud de viajes nacionales
con la herramienta Nintex nos hemos basado en el diagrama que se realizó bajo la
notación BPMN (ver Figura 8), pero de forma más detallada hemos tomado la guía
realizada en las descripciones de cada tarea.
38
Cada solicitud para viajes nacionales se los va a ir almacenando en la lista de
Sharepoint denominada “Viajes Nacionales”, tomando esto como referencia el flujo
desarrollado sobre Nintex Workflow estará almacenada en la lista mencionada, esto
con la finalidad de permitir que el flujo interactúe con los datos que almacena la lista.
Para crear flujos nuevos o administrar los ya existentes, dentro de la lista nos dirigimos
hasta la opción de Nintex Workflow (Ver figura 27); dentro de la plataforma de Nintex
podremos visualizar todos los flujos que han sido creados en la herramienta, en el
caso particular de la librería de Viajes Nacionales se ha creado el flujo denominada
“Proceso de Aprobación Viajes Nacionales” (Ver figura 28).
Figura 27: Ingreso administración de Nintex
Figura 28: Administración de los Flujo de Nintex
La pantalla para la administración de flujos de Nintex (Ver Figura 28) nos brinda cierta
información general.
Nombre del Flujo. – Nombre que se le ha dado a cada flujo creado, dentro de
una aplicación podemos crear tantos flujos como necesitemos.
Tipo de Flujo. – los flujos pueden ser creado no solo para listas de Sharepoint,
sino también para otras aplicaciones nativas de la herramienta como librerías
39
documentales. Para el caso en particular de los viajes Nacionales, el tipo de
flujo creado es para una lista.
Ultima Medicación. – Es la fecha y hora en la que se realizó por última vez
una modificación al flujo.
Última versión Publicada. – Nintex, al permitir tener varias flujos sobre una
misma lista, lo que nos ofrece es tener varias versiones de un mismo proceso,
con esta opción podemos ver a simple vista cuál de todas las versiones creada
para un mismo proceso es la que está actualmente publicada y disponible para
los usuarios.
Modificado por. – nos indica el nombre de la persona que realizo la última
modificación al flujo.
Ubicación del Workflow. – Los flujos pueden ser creados para varias
aplicaciones, esta opción nos permite ver en que aplicación está almacenado el
flujo, para el caso del flujo de viajes nacionales podemos ver que se encuentra
en la lista denominada “Viajes Nacionales”
Para ingresar al flujo que se desea administrar, presionamos sobre el nombre del
mismo y se desplegara la pantalla para el desarrollo de flujos con Nintex (Ver
figura 29)
Figura 29: Componente de desarrollo sobre Nintex
Dentro de la aplicación para el desarrollo podemos identificar tres secciones que
nos ayudan a la elaboración de una automatización de procesos:
1. Menú de administración del Flujo. – las opciones más utilizadas e
importantes son:
a. Guardar (Save). – Almacena la configuración realizada hasta ese
momento en el flujo, pero aún no lo pueden utilizar los usuarios que
ingresen a la lista donde se encuentra almacenado dicho flujo. Esta
opción es perfecta para la fase de desarrollo ya que se van
almacenando las configuraciones realizadas sin que el usuario
2
1
3
40
pueda probarlas sino hasta cuando el desarrollador decida
publicarlas para su uso masivo.
b. Publicación (Publish). – Una vez tengamos una versión funcional
del flujo, podemos publicarla para que los usuarios pueda iniciar
proceso que seguirán el camino estipulado con la elaboración del
flujo en nintex.
c. Nuevo (New). – nos permite abrir una nueva plantilla para crear un
nuevo flujo.
d. Abrir (Open). – abrirá una pantalla con los flujos que se encuentren
creados con Nintex, con la finalidad de abrir alguno de ellos.
e. Cerrar (Close). – con esta opción cerrará el espacio de trabajo y
regresara a la lista o aplicación de Sharepoint desde donde se abrió
Nintex.
f. Exportar/Importar (Import/Export). – nos permite crear copias de
seguridad de los flujos con Export, y luego en otra plantilla restaurar
dichas copias de seguridad con Import.
g. Configuración (Settings). – Nos permite especificar
configuraciones del flujo que estamos creando, entre las opciones
más importantes esta dar un nombre al flujo y especificar cuándo o
bajo qué condiciones el flujo va a iniciar.
Para el caso particular del Flujo de Viajes Nacionales, el proceso
creado en Nintex se iniciara automáticamente al crear un nuevo ítem
en la lista “Viajes Nacionales” (Ver figura 26)
h. Variables. – las variables nos permitirán ir almacenando
información que se va generando en unas tareas determinadas,
para luego utilizar esa información en otras tareas en el transcurso
del flujo (Ver figura 31).
41
Figura 30. Configuración del flujo de Proceso de Aprobación Viajes Nacionales
Figura 31. Variables del Flujo de Proceso de Aprobación Viajes Nacionales
2. Área de Desarrollo. – en donde visualmente vamos dando una forma
específica al flujo mediante la incorporación de acciones.
3. Paleta de Acciones. – esta paleta nos permitirá ir agregando al flujo la
funcionalidad deseada, nos permite entre otras cosas: integrar el flujo con
otros sistemas o fuentes de datos, ir actualizando contenido de aplicaciones
de Sharepoint, crear tareas de interacción (Sistema - Usuario) mediante
formularios, conectar con funcionalidades de Office 365 al flujo que se está
creando, etc.
3.2 Desarrollo del flujo con Nintex
3.2.1 Interfaz Gráfica de Inicio de proceso con Nintex Forms
Como se explicó anteriormente, el flujo está configurado para que inicie de forma
automática cada vez que se crea un nuevo registro o Ítem en la Lista “Viajes
Nacionales”, dentro de esta lista se ha personalizado la creación de nuevos registros
mediante un formulario (Ver Figura 32) que se basa en el formato proporcionado por
Binaria Sistemas (Ver Figura 10), este formulario fue adaptado a los requerimiento
planteados por parte de la organización para este proyecto (Ver Anexos 1).
42
Figura 32: Formulario de Inicio de Proceso de Solicitud de Viajes Nacionales
El formulario de la Figura 32, está constituido por dos secciones que se explica a
continuación:
1. Datos Personales y del Viajes. – En esta parte del formulario el usuario debe
ingresar toda la información relacionada con su identidad y con el detalle del
viaje a realizar, dentro de los campos que corresponden a esta parte del
formulario están:
a. Nombre: Nos indica el Nombre de Usuario que ha ingresado al portal y
va a realizar una nueva solicitud, este nombre es tomado desde el
Active Directory y este campo no puedo ser modificado por el usuario.
b. Fecha de Solicitud: Nos indica la fecha del día en que se hizo la
solicitud, esta fecha es calculada por el sistema y no puede ser
modificada.
c. Cédula: el solicitante debe ingresar su número de cédula, este campo
de tipo obligatorio y está validado para que solo se ingrese números.
d. Fecha Ida: se debe Ingresar la fecha en la que se desea salir de viaje,
éste campo es de tipo obligatorio.
e. Fecha Regreso: se debe Ingresar la fecha en la que se va a regresar
del viajes, éste campo es de tipo obligatorio.
f. Destino: campo donde el solicitante debe digitar el destino de su viaje,
este campo es de tipo obligatorio.
g. Preferencia de Hora: campo para que el solicitante ingrese una hora
del día en que desee viajar, este campo no es obligatorio.
43
h. Unidad de Negocio: El usuario debe escoger la unidad de negocios a
la que pertenece, este campo muestra seis opciones que son todas las
áreas de negocio que tiene Binaria Sistemas, el formulario está
consumiendo datos desde la lista denominada “Gerencias” y los
muestra como un campo de elección (Ver Figura 33).
Figura 33: Campo Selección Unidades de Negocio
i. Clientes a Visitar: en éste campo el usuario puede ir añadiendo todos
los nombres de los clientes que vaya a visitar en su viaje. Campo de
tipo obligatorio.
j. Asignación o Provisión del Gasto.
2. Especificación de Viáticos. – En esta parte del formulario, el solicitante debe
especificar en detalle cuanto estima que su viaje va a costar en pasajes
aéreos, alimentación, estadía y transporte.
Para entender de mejor manera la funcionalidad que tiene el proceso de viajes
nacionales automatizado con Nintex Workflow, vamos a explicarlo por bloques, ya que
por su tamaño es dificultoso poderlo apreciar de forma adecuada en una sola captura
de pantalla.
3.2.2 Desarrollo de Flujo de trabajo con Nintex Workflow
Bloque 1: Inicio de proceso
El bloque de inicio del flujo de Solicitud de Viajes Nacionales, está compuesto por seis
acciones, todas las acciones incluidas son de tipo automático (Ver Figura 34) es decir
no tiene ninguna intervención por parte de los usuarios.
44
Figura 34: Bloque Inicio de Proceso de Solicitud de Viajes Nacionales
A continuación vamos a explicar el funcionamiento del bloque de forma
resumida, tratando de que el lector entienda el funcionamiento y no enfocarnos
de forma muy detallada en la parte técnica de la herramienta ya que incluso
dentro de este bloque se maneja vectores y notación XML.
El bloque 1 del proceso de Solicitud de Viajes Nacionales, se puede resumir
con los siguientes pasos:
1. Cada vez que se ha creado un registro en la Lista “Viajes
Nacionales”, el flujo de Nintex inicia automáticamente y lo primero
que realiza es actualizar el registro que se acabó de crear con el
Nombre del Solicitante, esto mediante la tarea “Actualizar Campo
Solicitante”.
45
2. Basándose en la elección de la Unidad de Negocios que escogió el
usuario, se realiza una consulta a las lista “Gerencias” (Ver Figura
24), esta consulta nos ayuda a determinar cuál va a ser el
responsable de realizar la primera aprobación de la solicitud.
3. Se actualiza el campo de la lista Viajes Nacionales denominado
“Clientes a Visitar”.
4. Se envía una notificación vía correo electrónico al solicitante,
informando que su solicitud ha sido ingresada y el proceso ha
iniciado.
5. Por último en éste bloque, se actualiza el estado del proceso, como
se mencionó en la Tabla 20 se ha creado un campo en la lista de
Viajes Nacionales que reporta el estado, para este bloque el estado
que se escribe en la lista es el de “Por Aprobar – Gerente de
Unidad”.
Bloque 2: Aprobación Gerentes de Unidad.
Éste bloque continua después de la acción “Actualizar Estado” del bloque 1 (Ver figura
34), está compuesto por nueve acciones en las cuales ya se incluye tareas que deben
ser realizadas por usuarios de la organización (Ver Figura 35).
El bloque 2 del proceso de Solicitud de Viajes Nacionales, se puede resumir con los
siguientes pasos:
1. El gerente de la unidad relacionado con la solicitud iniciada, recibe una
notificación especificando que tiene una tarea por realizar, en el correo
electrónico de notificación se especifica el detalle de la solicitud y un link que
va a dirigir al formulario de Aprobación o rechazo de la solicitud.
Adicionalmente, en la tarea denominada “Aprobación Gerente Unidad”, se
configuro para que el responsable de la tarea pueda aprobar o rechazar la
solicitud desde el correo electrónico, solo bastara con responder al mail
recibido de notificación con las palabras claves:
Palabras Reservadas para Responder al Correo
Acción que realiza Nintex
Approve Aprueba la Solicitud
approved Aprueba la Solicitud
Decline Rechaza la Solicitud
Declined Rechaza la Solicitud
No Rechaza la Solicitud
Ok Aprueba la Solicitud
Reject Rechaza la Solicitud
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Rejected Rechaza la Solicitud
Yes Aprueba la Solicitud
Tabla 21: Palabras Claves Aprobación desde Correo Electrónico
Nota: La funcionalidad de responder la tarea desde el correo electrónico, se
configura a con Nintex Workflow y se denomina Lazy Approval.
2. Si la solicitud es aprobada, se calcula el número de días que existe entre la
fecha de Solicitud y la Fecha de Ida; también se calcula el valor del pasaje que
se ingresó en la solicitud.
A continuación se verifica las reglas de negocio:
Regla de Negocio Resultado
Si el número de días entre la Fecha de Solicitud y Fecha de Ida es Menor o Igual a 7
Se actualiza el campo estado a : “Por Aprobar – Gerencia General” y el flujo sigua hacia la aprobación de Gerencia General
Si el número de días entre la Fecha de Solicitud y Fecha de Ida es Mayor a 7
Se actualiza el campo estado a : “Por Aprobar – Gerencia General”
Si el monto del Pasaje es mayor a 170 dólares
Se actualiza el campo estado a : “Por Aprobar – Gerencia General” y el flujo sigua hacia la aprobación de Gerencia General
Si el monto del Pasaje es menor o igual a 170 dólares
Continuar con el proceso y realizar la notificación “Notificación de Solicitud Aprobada”
Tabla 22: Definición de reglas de negocio
3. Si la Solicitud es rechazada por parte del Gerente de la Unidad
Correspondiente, se actualiza el estado a “Rechazada por Gerente Unidad”, se
notifica al usuario que la solicitud fue rechazada y se termina el proceso.
47
Figura 35: Bloque 2 Aprobación Gerentes de Unidad.
Bloque 3: Aprobación Gerencia General y Gestión de Viáticos
El bloque 3 del proceso de Solicitud de Viajes Nacionales, se puede resumir con los
siguientes pasos:
1) Después de realizar la notificación al solicitante informándole que su solicitud
ha sido aprobada, se realiza varias acciones en paralelo, por una de las líneas
del flujo se notifica recepción que se debe realizar una reserva de pasajes
aéreos con los datos que se envían en el contenido del correo.
La otra línea del flujo se encarga de realizar la gestión de los viáticos, para ello
se realiza una notificación de tarea pendiente al encargado de gestionar los
viáticos en el departamento administrativo del Binaria Sistemas, este deberá
realizar la tarea bajo la misma lógica explicada en el Paso 1 del Bloque 2.
Después de que se hayan gestionado los viáticos se envía una notificación al
solicitante informándole que sus viáticos fueron realizados, adicionalmente se
actualiza el estado del proceso a “Viáticos Gestionados” y el proceso termina.
2) Después de actualizar el campo estado a : “Por Aprobar – Gerencia General”,
al Gerente General de Binaria Sistemas, se le notifica vía correo electrónico
que tiene una tarea de aprobación pendiente por realizar, esta tarea debe
realizarse utilizando la misma lógica planteada para el Paso 1 del Bloque 2.
3) Si la Solicitud de Viaje es aprobada desde Gerencia general, se notifica la
aprobación de la solicitud al usuario Solicitante y se gestiona los viáticos y la
reserva de pasajes aéreos como en el paso uno de este Bloque (Bloque 3) de
acciones.
48
4) Si la Solicitud de Viaje es rechazada desde gerencia General, se notifica el
rechazo de la misma al usuario Solicitante, se actualiza el estado del proceso a
“Rechazado de Gerencia General” y termina el proceso.
Figura 36: Bloque 3 Aprobación Gerencia General y Gestión de Viáticos
49
4. FUNCIONAMIENTO
Para tener un entendimiento completo del funcionamiento del flujo de Viajes
Nacionales, a continuación vamos a revisar el funcionamiento del mismo, pero
desde el punto de vista de un usuario natural.
En el transcurso de la explicación del proceso se irán mencionando los
problemas que se identificaron para el proceso actual de Solicitud de Viajes
Nacionales y también como fueron solventados.
1. Como paso inicial tenemos el formulario para ingresar la solicitud de Viajes
Nacionales (Ver Figura 37) que puede ser llenado por cualquier empleado
de la organización.
Problemas Identificados
La solicitud actualmente debe ser impresa y llenada a mano.
La verificación de la información que contiene la solicitud es manual.
Solución
Al crear un formulario que ya valida la información se está evitando que los
datos ingresados sean inconsistentes. Además al ser un formulario que
reside en una lista de Sharepoint se evita imprimirlo.
50
Figura 37: Formato de Solicitud de Viajes Nacionales
2. La lista se actualiza con el Nombre del Solicitante y el estado del proceso,
este procedimiento es realizado y se explicó en el Bloque 1: Inicio de
proceso (Ver Figura 34).
Problemas Identificados
El registro del proceso se lo hace de forma manual
Solución
Este inconveniente es resuelto al tener una Lista de Sharepoint donde se
va almacenando todas las solicitudes realizadas y esta información es
actualizada en el transcurso del proceso.
51
Figura 38: Actualización de la lista de Viajes Nacionales
3. El solicitante recibe una notificación que informa el inicio del proceso (Ver
Figura 39).
Figura 39: Notificación de inicio de proceso
4. Se notifica al responsable vía correo electrónico que tiene una tarea
pendiente (Ver Figura 40), para realizar esta tarea tiene dos opciones, la
primera es ingresar al link que se encuentra en la parte final del correo o
responder al correo recibido con alguna de la palabras claves mencionadas
en la Tabla 21.
Problemas Identificados
No se cuenta con un mecanismo para notificar a los gerentes de
unidad o a la gerencia general que se tiene una nueva tarea por
realizar
Solución
Como vemos en la Figura 40, las notificaciones llegan a los correos de los
responsables de la tarea de forma automática, además con toda la
información del proceso para que pueda realizar la aprobación desde el
mismo correo mediante la funcionalidad de Lazy Approval que nos brinda
Nintex.
52
Figura 40: Notificación de tarea pendiente a Gerente de Unidad
Si el Usuario responsable de la tarea decide realizar la misma ingresando al
link enviado en la notificación (Ver figura 40), este enlace lo redirigirá hacia el
formulario de la Figura 41 donde deberá seguir las instrucciones que se
especifican para realizar la aprobación o negación de la solicitud.
Figura 41: Formulario de Inicio de Aprobación o Rechazo (Gerente Unidad)
Enlace para ingresar a realizar
la tarea asignada.
53
Figura 42: Formulario de Aprobación o Rechazo (Gerente Unidad)
5. La tarea llega hacia gerencia general (Ver Figura 43), ya que no cumple
con una de las reglas de negocio.
Problemas Identificados
La verificación de que la solicitud debe ser realizada con una
semana de anticipación y que el pasaje aéreo no debe superar los
170 dólares, es de forma manual.
Los encargados de realizar las aprobaciones o rechazos de las
solicitudes, deben estar presentes en la empresa para realizar esta
tarea. Ya que se trata de un documento físico que debe ser firmado.
Solución
El flujo automatizado con Nintex, realiza la verificación de las reglas de
negocio de forma automática, adicionalmente al tener configurado Lazy
Approval (Ver Figura 44) el usuario aprobador puede realizar la tarea sin
necesidad de estar en la empresa, basta con responder el mail de
notificación.
54
Figura 43: Notificación de tarea pendiente a Gerente General
Figura 44: Aprobación de la solicitud vía Correo Electrónico
6. Una vez aprobada o rechazada la solicitud se notifica al usuario cual fue la
decisión tomada con respecto a su solicitud (Ver Figura 45).
Problemas Identificados
No se cuenta con un mecanismo estándar para notificar la
aprobación o rechazo de las solicitudes hacia el usuario
Solución
Solicitud Aprobada desde mail
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Como vemos en la figura x, el problema descrito es solventado mediante la
notificación al Solicitante vía correo electrónico, informándole cual es la
decisión que ha sido tomada.
Figura 45: Notificación de Aprobación/Rechazo a Solicitante
7. Si la solicitud ha sido aprobada, se debe notificar a recepción que hay que
realizar la reservación de los pasajes aéreos. Para ello en la notificación se
envía toda la información requerida para que realice la reserva (Ver Figura
46).
Figura 46: Notificación Reserva de pasajes
8. Al mismo tiempo que la notificación para la reservación de pasajes, se
realiza la notificación para gestionar los viáticos requeridos
Problemas Identificados
No se cuenta con un mecanismo estándar para notificar a los
responsables de gestionar viáticos y reservar pasajes aéreos que se
debe realizar estas tareas.
56
Solución
Como vemos en la Figura 47, las notificaciones llegan a los correos de los
responsables de la tarea de forma automática, además con toda la
información del proceso para que pueda realizar la aprobación desde el
mismo correo mediante la funcionalidad de Lazy Approval que nos brinda
Nintex.
Figura 47: Notificación de tarea pendiente Gestión de Viáticos
Figura 48: Formulario de Inicio de Gestión de Viáticos
57
Figura 49: Formulario de Gestión de Viáticos
9. Si los viáticos fueron gestionados de forma correcta, el usuario solicitante
recibirá una notificación con la información que los viáticos han sido
gestionados correctamente (Ver Figura 50). Luego de esto el proceso
terminara.
Figura 50: Notificación de confirmación de viáticos
58
CONCLUSIONES
Se identificó el proceso actual de solicitud de viajes nacionales (Ver Figura 7), que
sirvió de base para el modelo mejorado del proceso (Ver Figura 8).
La plataforma Nintex permitió poner a disposición del usuario formularios
dinámicos y de fácil acceso, adicionalmente proporcionó comunicación de
información para la iniciación, el seguimiento y la finalización del proceso.
La automatización fue realizada con la ayuda de Nintex Workflow por su interfaz
gráfica eficiente y de fácil aplicación.
El proyecto fue basado en dos metodologías principalmente, la metodología ágil
que fue empleado para el desarrollo del proyecto y la metodología BPM: RAD que
nos sirvió de guía en la mejora y diseño del proceso.
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RECOMENDACIONES
Expandir el proceso automatizado para realizar solicitudes de viajes
internacionales.
Desarrollar aplicaciones similares que automaticen formularios dinámicos,
notificaciones personalizadas y aprobaciones desde el correo electrónico, de
manera íntegra.
Utilizar Nintex Workflow para la automatización de los procesos administrativos
de la empresa.
Para las automatizaciones de los procesos administrativos de la organización,
se debe contar con el apoyo de las metodologías BPM: RAD y metodologías
ágiles. Ya que basados en estas metodologías se pudo realizar un desarrollo
de manera rápida y adecuada.
Evaluar el proceso automatizado vs el proceso actual.
60
CITAS BIBLIOGRÁFICAS
[1] Thomas Davenport. Process Innovation: Reengineering work through. Information
technology. Harvard Business School Press 1993
[2] Renato de Laurentiis Gianni. Metodología BPM: RAD – Rapid
Analysis & Design para la modelización y diseño de procesos orientados a tecnologías
BPM. Club-BPM España y Latinoamérica 2011
[3] Ian Sommerville. Ingeniería de Software. Novena Edición.
61
BIBLIOGRAFÍA
1. IAN, Sommerville (2010): Ingeniería de Software. Novena Edición.
2. PRESSMAN, Roger (2011): Ingeniería de Software un Enfoque práctico. Septima
Edición.
3. LAURENTIIS,Renato (2011): Metodología BPM: RAD – Rapid
Analysis & Design para la modelización y diseño de procesos orientados a tecnologías
BPM. Club-BPM España y Latinoamérica 2011
4. DAVENPORT, Thomas (1993): Process Innovation. Reengineering work through.
Information technology. Harvard Business School Press.
5. VAN HEE, Kees; VAN DER AALST, Wil (2000): Workflow Management. Models,
Methods and Systems.
6. VILLASÍS, José (2013): Metodología para el análisis, diseño e implementación de
procesos con tecnología BPM (Business Process Management) y desarrollo de un caso
práctico. Obtenido de http://repositorio.espe.edu.ec/handle/21000/6294
62
ANEXOS
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ANEXO A
Proyecto de Automatización del Proceso de Solicitud de
Viajes Nacionales en Nintex y Sharepoint Online
Documento de Visión y Alcance
Preparado para:
BINARIA SISTEMAS 21/03/2016
Versión 1 .0 Preparado por: Alexis Tacuri Silva
64
Objetivos
Automatizar el proceso de Solicitud de Viajes Nacionales en Binaria Sistemas.
Brindar a Binara Sistemas a los colaboradores de la organización un proceso completamente funcional sobre la plataforma Nintex Onlines y Sharepoint Online.
Reducir el gasto de papel con la utilización de la plataforma Sharepoint para almacenar las solicitudes.
Antecedentes
El cliente, al momento, cuenta con una infraestructura de Office 365, sobre la cual tiene
implementada diversas soluciones en su intranet, su interés es realizar la automatización del
proceso de solicitud de Viajes Nacionales, dicho proceso actualmente es realizado de forma
completamente manual.
Adicionalmente la empresa necesita que la centralización de la información que genere el
proceso, se encuentre en una lista de la plataforma Sharepoint.
Visionamiento
El objetivo de esta fase es obtener una visión del proyecto compartida, comunicada, entendida
y alineada con los objetivos del negocio. Además identificar los beneficios, requerimientos
funcionales, sus alcances y restricciones; y los riesgos inherentes al proceso.
El presente proyecto busca alcanzar lo siguiente:
“Automatizar el proceso de solicitud de Viajes Nacionales, centralizando la información que
genere el mismo sobre Sharepoint y apoyado por la tecnología de Nintex”
Para lograr este objetivo se utilizará la metodología BPM:RAD con el fin de mejorar el proceso
actual y tener un mayor manejo y detalle en la posterior automatización sobre las herramientas
Sharepoint y Nintex Online.
Alcance
Sobre la ejecución de la implementación de la automatización de la solicitud de viajes
nacionales se realizará lo siguiente:
▪ Mejora del proceso
o Se plateará un proceso mejorado, para ello se varará el mismo en el proceso actual que maneja Binaria Sistemas para realizar la automatización.
o El proceso propuesto con las modificaciones sugeridas será diagramado cobre Microsoft Visio y bajo la notación BPMN.
▪ Automatización del proceso
o La automatización del proceso será realizada con la ayuda de la herramienta Nintex Workflow.
o La interfaz gráfica será implementada con Nintex Forms.
65
o La información que genere las solicitudes realizadas, será almacenado en una lista personalizada de Sharepoint, esta lista tendrá el nombre de “Viajes Nacionales” y deberá contener los siguientes campos.
Nombre del Campo Tipo de Datos Descripción
Solicitante Persona o Grupo Nombre del solicitante, este nombre es tomado del Active Directory.
Fecha Solicitud Fecha y Hora Fecha del día en transcurso.
Cédula Una línea de texto Cédula de identidad del solicitante.
Fecha Ida Fecha y Hora Fecha en la que se desea salir de viaje.
Fecha Regreso Fecha y Hora Fecha en la que se regresará del viaje.
Destino Una línea de texto Ciudad de destino debe ser una ciudad de Ecuador.
Hora Preferencia Viaje Una línea de texto Hora o intervalo de tiempo en el que se desearía viajar.
Unidad de Negocios Una línea de texto Nombre de la unidad de negocio a la que pertenece el solicitante, se puede elegir entre:
Microsoft.
HP.
IBM.
Impresión.
CAS.
Softconsulting.
Clientes a Visitar Varias líneas de texto Nombres de todos los clientes que se va a visitar durante el viaje solicitado.
Asignación o Provisión del Gasto
Una línea de texto
Hotel Una línea de texto Nombre del hotel donde se va a hospedar el solicitante.
Pasajes Aéreos Una línea de texto Número de pasajes aéreos solicitados.
Días Hotel Una línea de texto Número de días en lo que se va a hospedar en el hotel.
Días Alimentación Una línea de texto Número de días que va a necesitar viáticos para su alimentación.
Días Movilización Una línea de texto Número de días en lo que necesitará movilización dentro de la ciudad destino de su viaje.
Transporte Aéreo Una línea de texto Número de unidades de transporte que llevara al solicitante hacia el aeropuerto.
66
Valor Pasaje Una línea de texto Costo de cada pasaje aéreo.
Valor Hotel Una línea de texto Costo de cada día de hospedaje del solicitante.
Valor Alimentación Una línea de texto Valor diario de alimentación, este valor en fijo y tiene un límite de 10 dólares por día.
Valor Movilización Una línea de texto Costo de la movilización diaria en la ciudad de destino.
Valor Transporte Aeropuerto Una línea de texto Costo de la movilización hacia el aeropuerto.
Estado Una línea de texto Almacenará en progreso que lleva una solicitud realizada.
o La lista contendrá una vista, la cual mostrará únicamente las solicitudes realizadas por el usuario que se haya autenticado en el portal.
o Dentro del portal de Binaria Sistemas, también se creará otra lista personalizada denominada “Gerencias”, y esta almacenará el nombre de todas las áreas de las que está compuesta la organización y el nombre del Gerente de cada área.
o Para iniciar una nueva solicitud se deberá implementar un formulario que debe basarse
en el siguiente formato.
o El formulario debe tener las siguientes validaciones: El nombre debe mostrar el usuario que se encuentra autenticado en el
portal, este campo no debe ser modificable por el usuario.
La fecha de solicitud debe ser calculada con la fecha en transcurso y
este campo no debe ser modificable por el solicitante.
La fecha de Ida debe ser menor o igual que la fecha de retorno.
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La unidad de negocio debe mostrar los nombres de cada área de la empresa, debe ser de tipo selección y debe estar ligado a la lista
denominada Gerencias.
El valor total debe ser calculado de la multiplicación entre No de días y
el valor unit, este cálculo es automático.
El Subtotal debe ser calculado con la sumatoria de los valores de la columna Valor total, este cálculo será automático.
Todos los campos deben ser de tipo obligatorio a excepción de los campos: Hora de Preferencia de Viaje y Asignación de Provisión del gasto.
o El formulario debe ser mostrado como inicio de proceso, y este inicio de proceso será realizado desde la opción “Talento Humano’, que se encuentra como una las opciones del menú de la intranet de Binaria Sistemas.
o Los encargados de realizar las aprobaciones y gestiones de viáticos, recibirán un notificación vía correo electrónico, donde se les informará que se tiene una
nueva tarea por realizar y donde pueden ingresar para gestionarla.
o Las aprobaciones de las tareas podrán ser realizadas directamente desde el correo electrónico. Para ello se configurará la opción Lazy Approval de Nintex.
o las reglas de negocio serán tratadas y calculadas automáticamente desde el flujo de Nintex Workflow.
Limitaciones
la implementación del proceso será realizado directamente sobre la intranet de Binaria, con la finalidad de cumplir el proyecto en el corto lapso de tiempo planteado.
Binaria Sistemas definirá un Gerente de Proyecto, quien estará a cargo de la aprobación de:
o Alcance de la Solución Final
o Entregables respecto del Presupuesto del Proyecto
o Prioridades de Implementación según el Presupuesto del Proyecto
o Todas las decisiones que se tomen alrededor de los entregables, tomarán
como punto de referencia el presupuesto asignado a este proyecto y darán prioridad a la implementación de las Especificaciones Funcionales denominadas Críticas por el Gerente de Proyecto e identificados en la fase de planeación.
Binaria Sistemas proveerá de cuentas de administración y conexión sobre Office 365, para el correcto desarrollo del proyecto
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No se incluye la migración de LOOK & FEEL, Branding o cualquier personalización sobre el aspecto visual, sobre SharePoint Online.
No se incluye la Instalación y/o configuración de Sitios Web de publicación de contenido en Internet.
El proyecto no incluye la configuración de nuevos Sites de SharePoint Online.
El proyecto no incluye la configuración de nuevos Servicios sobre la granja de SharePoint.
El proyecto no incluye la configuración, instalación y/o creación de Web Parts adicionales
El proyecto no incluye el costo de licencias de ningún producto Microsoft
La coordinación de los horarios y fechas para la ejecución del proyecto serán acordadas en conjunto
El Cliente será responsable de brindar todas las facilidades de hardware, software, licencias, interconexión de redes y otros para la ejecución del proyecto
La propuesta NO incluye los gastos de movilización, alojamiento y transporte en caso de que los trabajos requeridos sean fuera del Distrito Metropolitano de Quito.
Entregables
Como parte fundamental de este proyecto, durante el avance del mismo se irán entregando los
siguientes documentos los cuales deberán ser aprobados por el Cliente en un plazo máximo no
mayor a 1 días (En caso de no recibir ninguna observación pasado este plazo el documento será
considerado como Aprobado por parte del cliente).
Los documentos que serán entregados en este proyecto son:
1. Documento de Visión y Alcance
2. Cronograma de Actividades.
3. Guía rápida de uso.
4. Acta de Cierre y Aceptación de Proyecto
Adicionalmente, se realizará una capacitación al personal que decida la organización la cual
contemplará el uso del proceso y de la plataforma. También se realizará una capacitación al
personal técnico para el traspaso del conocimiento.
Estructura del Equipo
Basándose en lo anteriormente mencionado, se plantea la siguiente estructura del equipo del
proyecto.
ROL RESPONSABLE OBERVACIONES Project Manager
(BINARIA)
Daniel Pino Olmedo BINARIA SISTEMAS [email protected]
Development Alexis Tacuri Silva [email protected]
Test Daniel Pino Olmedo
69
BINARIA SISTEMAS [email protected] Alexis Tacuri Silva [email protected]
Release Management Daniel Pino Olmedo BINARIA SISTEMAS [email protected] Jorge Carvajal BINARIA SISTEMAS [email protected] Alexis Tacuri Silva [email protected]
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