UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR · ii Contador Ubidia Gavilanes, Danilo Javier (2014). Diseño del sistema de control interno financiero aplicado al Cuerpo de Bomberos de la ciudad

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

FINANCIERO APLICADO AL CUERPO DE BOMBEROS DE

LA CIUDAD DE COTACACHI

AUTOR: DANILO JAVIER UBIDIA GAVILANES

[email protected]

INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,

CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO.

DIRECTOR: ING. EDGAR EFRAÍN OSEJO DOMÍNGUEZ

[email protected]

QUITO, JULIO DEL 2014

mailto:[email protected]


ii

Ubidia Gavilanes, Danilo Javier (2014). Diseño del sistema de

control interno financiero aplicado al Cuerpo de Bomberos

de la ciudad de Cotacachi. Trabajo de investigación para

optar por el título de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría,

Contador Público Autorizado. Quito: Facultad de Ciencias

Administrativas. Escuela de Contabilidad y Auditoría.

UCE. 277 p.

iii

DEDICATORIA

El presente trabajo de tesis va dedicado a mí querida esposa Grace y a mis tan queridas y esperadas

hijas gemelas, ante quienes someto todo mi esfuerzo y dedicación para la realización de mis anhelos

profesionales y estudiantiles.

A mis padres y familiares los cuales has sido el soporte vital para la realización de la misma.

A mis compañeros y jefes de trabajo quienes me han facilitado las herramientas necesarias para el

desempeño de mis labores laborales y estudiantiles.

iv

AGRADECIMIENTO

A mi querida facultad y universidad que con sus años de enseñanza me supieron impartir los

conocimientos necesarios para desempeñarme de manera correcta en mis funciones laborales.

Al Ing. Edgar Osejo, Director de Tesis, por su invalorable ayuda y orientación para el desarrollo de

la presente investigación.

A todos los funcionarios del Cuerpo de Bomberos de la ciudad de Cotacachi, en especial al Crnl.

René Ramírez, por haberme facilitado la información y el tiempo necesarios para el desarrollo del

presente trabajo de tesis.

A mis allegados que con su confianza me supieron brindar el soporte necesario para la culminación

de mis estudios.

v



CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL

Yo, Danilo Javier Ubidia Gavilanes en calidad de autor del trabajo de investigación o tesis realizada

sobre “Diseño del Sistema de Control Interno Financiero aplicado al Cuerpo de Bomberos de la

Ciudad de Cotacachi”, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR,

hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con

fines estrictamente académicos o de investigación.

Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización, seguirán

vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8; 19 y demás pertinentes

de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.

Quito, a 25 de julio de 2014

Ing. Danilo Javier Ubidia Gavilanes

C.C. 1002359501

[email protected]


vi



CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

APROBACIÓN DEL TUTOR O DIRECTOR DE TESIS

Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentada por el Señor Danilo

Javier Ubidia Gavilanes para optar por el título profesional cuyo tema es: Diseño del Sistema de

Control Interno Financiero aplicado al Cuerpo de Bomberos de la Ciudad de Cotacachi, la misma

que reúne los requerimientos, y los méritos suficientes para ser sometida a evaluación por el tribunal

calificador.

En la ciudad de Quito, a los 30 días del mes de septiembre de 2014.

Ing. Edgar Efraín Osejo Domínguez

C.C. 1708527377

[email protected]


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CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA

viii

CONTENIDO

CAPÍTULO 1

Generalidades de la institución ........................................................................................................... 3

Antecedentes Generales de la Institución ........................................................................................ 3

Base Legal de la Institución ........................................................................................................ 6

Objetivos de la Institución ........................................................................................................ 10

El Cuerpo de Bomberos de Cotacachi ...................................................................................... 12

Reseña histórica .................................................................................................................. 12

Organigrama Estructural del Cuerpo de Bomberos de Cotacachi ....................................... 14

Organigrama Funcional ....................................................................................................... 16

Organigrama Posicional ...................................................................................................... 21

Direccionamiento Estratégico del Cuerpo de Bomberos ............................................................... 23

Misión ................................................................... 23

Visión ........................................................................................................................................ 23

Objetivos de los departamentos ................................................................................................ 23

Políticas de la Institución .......................................................................................................... 24

Estrategias ................................................................................................................................. 25

Principios y Valores .................................................................................................................. 26

CAPÍTULO 2

Análisis Situacional ........................................................................................................................... 28

Análisis Externo ............................................................................................................................ 28

Macroambiente .......................................................................................................................... 28

Factor Político-Legal ........................................................................................................... 28

Factor Económico ............................................................................................................... 34

Factor Social ....................................................................................................................... 37

Factor Tecnológico.............................................................................................................. 39

Microambiente .......................................................................................................................... 40

Beneficiarios ....................................................................................................................... 40

Proveedores y Precios ......................................................................................................... 51

Análisis Interno ............................................................................................................................. 53

Descripción de los Procesos Financieros .................................................................................. 53

Descripción de los Procesos Financieros para el Área de Compras Públicas ..................... 53

Descripción de los Procesos Financieros para el Área de Inventarios ................................ 56

Descripción de los Procesos Financieros para el Área de Activos Fijos ............................. 57

ix

Descripción de los Procesos Financieros para el Área de Facturación ............................... 59

Descripción de los Procesos Financieros para el Área de Cuentas por Cobrar ................... 61

Descripción de los Procesos Financieros para el Área de Tesorería ................................... 62

Descripción de los Procesos Financieros para el Área de Talento Humano ....................... 65

Descripción de los Procesos Financieros para la Contabilidad ........................................... 68

Análisis FODA .............................................................................................................................. 71

Análisis Externo ........................................................................................................................ 71

Análisis Interno ......................................................................................................................... 74

Matriz FODA ............................................................................................................................ 76

CAPÍTULO 3

Propuesta del diseño de un sistema de control interno financiero, aplicado al Cuerpo de Bomberos

Cotacachi ........................................................................................................................................... 80

Área de Compras Públicas ............................................................................................................ 80

Evaluación del Control Interno ................................................................................................. 80

Resultados de la Evaluación del Control Interno .................................................................... 111

Medición de los Riesgos de Control ....................................................................................... 114

Propuesta del Diseño e Implementación del Control Interno.................................................. 118

Seguimiento Continuo ............................................................................................................. 122

Área de Inventarios ..................................................................................................................... 124

Evaluación del Control Interno .............................................................................................. 124

Resultados de la Evaluación del Control Interno ................................................................... 126

Medición de los Riesgos de Control ...................................................................................... 129

Propuesta del Diseño e Implementación del Control Interno ................................................. 130

Seguimiento Continuo ............................................................................................................ 134

Área de Activos Fijos .................................................................................................................. 136






Área de Facturación .................................................................................................................... 148





x


Área de Cuentas por Cobrar ........................................................................................................ 158






Área de Tesorería ........................................................................................................................ 168






Área de Talento Humano ............................................................................................................ 180






Área de Contabilidad ................................................................................................................... 191






Hoja Resumen de Hallazgos ....................................................................................................... 203

Hoja Resumen de Hallazgos-Compras Públicas .................................................................... 203

Hoja Resumen de Hallazgos-Inventarios ............................................................................... 205

Hoja Resumen de Hallazgos-Activos Fijos ............................................................................ 207

Hoja Resumen de Hallazgos-Facturación .............................................................................. 209

Hoja Resumen de Hallazgos-Cuentas por Cobrar .................................................................. 211

Hoja Resumen de Hallazgos-Tesorería .................................................................................. 213

Hoja Resumen de Hallazgos-Talento Humano ...................................................................... 215

Hoja Resumen de Hallazgos-Contabilidad ............................................................................ 217

Plan de Implementación del Trabajo de Tesis ....................................................................... 219

xi

CAPÍTULO 4

Conclusiones y Recomendaciones .................................................................................................. 227

Conclusiones ............................................................................................................................... 227

Recomendaciones ........................................................................................................................ 234

Bibliografía ..................................................................................................................................... 237

Anexos............................................................................................................................................. 238

xii

LISTA DE TABLAS

Tabla N° 2.1. Resultados de la primera pregunta de la encuesta ...................................................... 41

Tabla N° 2.2. Resultados de la segunda pregunta de la encuesta ...................................................... 41

Tabla N° 2.3. Resultados de la tercera pregunta de la encuesta ........................................................ 42

Tabla N° 2.4. Resultados de la cuarta pregunta de la encuesta ......................................................... 43

Tabla N° 2.5. Resultados de la quinta pregunta de la encuesta ......................................................... 43

Tabla N° 2.6. Resultados de la sexta pregunta de la encuesta ........................................................... 44

Tabla N° 2.7. Resultados de la séptima pregunta de la encuesta ...................................................... 45

Tabla N° 2.8. Resultados de la octava pregunta de la encuesta ........................................................ 45

Tabla N° 2.9. Resultados de la novena pregunta de la encuesta ....................................................... 46

Tabla N° 2.10. Resultados de la décima pregunta de la encuesta ..................................................... 47

Tabla N° 2.11. Resultados de la décima primera pregunta de la encuesta ........................................ 48

Tabla N° 2.12. Resultados de la décima segunda pregunta de la encuesta ....................................... 49

Tabla N° 2.13. Resultados de la décima tercera pregunta de la encuesta ......................................... 49

Tabla N° 3.1. Cuestionario de control interno área de compras públicas ....................................... 109

Tabla N° 3.2. Cuestionario de control interno área de compras públicas ....................................... 122

Tabla N° 3.3. Cuestionario de control interno área de inventarios ................................................. 124

Tabla N° 3.4. Cuestionario de control interno área de inventarios ................................................. 134

Tabla N° 3.5. Cuestionario de control interno área de activos fijos ................................................ 136

Tabla N° 3.6. Cuestionario de control interno área de activos fijos ................................................ 146

Tabla N° 3.7. Cuestionario de control interno área de facturación ................................................. 148

Tabla N° 3.8. Cuestionario de control interno área de facturación ................................................. 156

Tabla N° 3.9. Cuestionario de control interno área de cuentas por cobrar ...................................... 158

Tabla N° 3.10. Cuestionario de control interno área de cuentas por cobrar .................................... 166

Tabla N° 3.11. Cuestionario de control interno área de tesorería ................................................... 168

Tabla N° 3.12. Cuestionario de control interno área de tesorería ................................................... 178

Tabla N° 3.13. Cuestionario de control interno área de talento humano ........................................ 180

Tabla N° 3.14. Cuestionario de control interno área de talento humano ........................................ 189

Tabla N° 3.15. Cuestionario de control interno área de contabilidad ............................................. 191

Tabla N° 3.16. Cuestionario de control interno área de contabilidad ............................................. 201

Tabla N° 3.17. Plan de Implementación del Trabajo de Tesis Compras públicas .......................... 219

Tabla N° 3.18. Plan de Implementación del Trabajo de Tesis Inventarios ..................................... 220

Tabla N° 3.19. Plan de Implementación del Trabajo de Tesis Activos fijos................................... 221

Tabla N° 3.20. Plan de Implementación del Trabajo de Tesis Facturación .................................... 222

Tabla N° 3.21. Plan de Implementación del Trabajo de Tesis Cuentas por cobrar ......................... 223

xiii

Tabla N° 3.22. Plan de Implementación del Trabajo de Tesis Tesorería ........................................ 224

Tabla N° 3.23. Plan de Implementación del Trabajo de Tesis Talento humano ............................. 225

Tabla N° 3.24. Plan de Implementación del Trabajo de Tesis Contabilidad .................................. 226

xiv

LISTA DE FIGURAS

Figura 1.1. Organigrama Estructural del Cuerpo de Bomberos de Cotacachi .................................. 15

Figura 1.2. Organigrama Funcional .................................................................................................. 17

Figura 1.3. Organigrama Posicional .................................................................................................. 22

Figura N° 2.1. Resultados de la primera pregunta de la encuesta ..................................................... 41

Figura N° 2.2. Resultados de la segunda pregunta de la encuesta .................................................... 42

Figura N° 2.3. Resultados de la tercera pregunta de la encuesta ....................................................... 43

Figura N° 2.2.4. Resultados de la cuarta pregunta de la encuesta ..................................................... 44

Figura N° 2.5. Resultados de la quinta pregunta de la encuesta ....................................................... 45

Figura N° 2.6. Resultados de la sexta pregunta de la encuesta ......................................................... 46

Figura N° 2.7. Resultados de la séptima pregunta de la encuesta ..................................................... 47

Figura N° 2.8. Resultados de la octava pregunta de la encuesta ....................................................... 48

Figura N° 2.9. Resultados de la novena pregunta de la encuesta ...................................................... 49

Figura N° 2.10. Resultados de la décima pregunta de la encuesta .................................................... 50

Figura N° 2.11. Resultados de la décima primera pregunta de la encuesta....................................... 51

Figura N° 2.12. Resultados de la décima segunda pregunta de la encuesta ...................................... 52

Figura N° 2.13. Resultados de la décima tercera pregunta de la encuesta ........................................ 53

xv

ANEXOS

Anexo a. Encuesta realizada para medir el grado de satisfacción sobre los servicios bomberiles . 238

Anexo b. Saldos contables año 2013 .............................................................................................. 241

Anexo c. Formato de orden de compra implantado (Área de Bodega) .......................................... 251

Anexo d. Formato de solicitud de bienes implantado (Área de Bodega) ....................................... 252

Anexo e. Formato de orden de compra (Área de Contabilidad) ..................................................... 253

Anexo f. Formato de solicitud de bienes y servicios (Área de Contabilidad) ................................ 254

Anexo g. Formato de Control de permisos del personal ................................................................ 255

xvi

HOJA DE RESUMEN EJECUTIVO.-

DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO FINANCIERO APLICADO AL

CUERPO DE BOMBEROS DE LA CIUDAD DE COTACACHI.

En el primer capítulo se tratará sobre los aspectos generales de la entidad bomberil. Igualmente de

determinar la estructura orgánica institucional, mediante organigramas. Además este capítulo trata

sobre el direccionamiento estratégico institucional.

El segundo capítulo trata sobre el análisis situacional con el análisis externo de índices

macroeconómicos. También se refleja las incidencias microeconómicas hacia los clientes,

proveedores y precios. Se realizará un análisis del FODA de la entidad y se determinará el análisis

interno con la descripción de los procesos financieros en las áreas de: compras, inventarios, activos

fijos, facturación, cuentas por cobrar, tesorería, talento humano y contabilidad.

El tercer capítulo se enfoca en el objetivo mismo de este trabajo de tesis que es la propuesta del

diseño del sistema de control interno financiero mediante la evaluación del control interno, resultados

de la evaluación, medición de los riesgos de control, propuesta del diseño e implantación del sistema

de control interno financiero y el seguimiento continuo.

PALABRAS CLAVES:

CONTROL INTERNO FINANCIERO

CUERPO DE BOMBEROS

PROCESO DE CONTROL INTERNO

DISEÑO DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO

EVALUACIÓN DE RIESGOS FINANCIEROS

MEDICIÓN DE RIESGOS DE CONTROL INTERNO

xvii

HOJA ABSTRAC

THE DESIGN OF INTERNAL FINANCIAL CONTROL SYSTEM AS APPLIED TO THE

FIREFIGHTERS OF THE CITY OF COTACACHI.

SUMMARY: In the first chapter the general aspects of the Fire Department entity in which also

determine the institutional organizational structure was showed through charts. Furthermore, this

chapter also discusses the institutional strategic direction.

The second chapter deals with the internal situation analysis of macroeconomic indicator. A

microeconomic impact to customers, suppliers and prices is also reflected. SWOT (FODA) analysis

of the company will be made the analysis will later be determined.

The description of internal financial processes in the areas of: purchasing, inventory, assets, fixed,

billing, accounts of receivables, treasury and accounting.

The third chapter focuses on the same objective of this thesis, the proposed design of financial

internal control system by assessing the internal control assessment results, risk measurement

control, given the design and implementation system of internal financial control and continuous

monitoring.

KEYWORDS:

INTERNAL FINANCIAL CONTROL

FIRE DEPARTMENT

INTERNAL CONTROL PROCESS

DESIGN OF INTERNAL CONTROL SYSTEM

FINANCIAL RISK ASSESSMENT

RISK MEASUREMENT OF INTERNAL CONTROL

xviii

1

INTRODUCCIÓN

La importancia de manejar un sistema de control interno en las empresas en general se remonta a la

época de la partida doble, siendo ésta una herramienta de control, pero no fue hasta finales del siglo

XIX que existieron preocupaciones por parte de los Directivos en buscar herramientas adicionales

para salvaguardar sus inversiones.

A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de la producción, los propietarios de

los negocios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo personalmente los problemas

productivos, comerciales y administrativos, viéndose forzados a delegar funciones dentro de la

organización conjuntamente con la creación de sistemas y procedimientos que previeran o

disminuyeran fraudes o errores, debido a esto comenzó a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo

un control sobre la gestión de los negocios, ya que se había prestado más atención a la fase de

producción y comercialización que a la fase administrativa u organizativa, reconociéndose la

necesidad de crear e implementar sistemas de control como consecuencia del importante crecimiento

operado dentro de las entidades.

Es así, que para lograr obtener los objetivos trazados en las organizaciones, los primeros gobernantes,

dirigentes empresariales y jefes religiosos, buscan la herramienta necesaria para dirigir y supervisar

las operaciones de las empresas mediante el control de las mismas.

El desarrollo industrial y económico de los negocios, propició una mayor complejidad en las

entidades y en su administración, surgiendo la imperiosa necesidad de establecer mecanismos,

normas y procedimientos de control que dieran respuesta a las nuevas situaciones. Se puede afirmar

que el Control Interno ha sido preocupación de la mayoría de las empresas

En los últimos tiempos, varias organizaciones públicas y privadas y profesionales, han dedicado

mayor importancia y atención al control interno y se han propuesto directrices y recomendaciones

sobre el tema. De dicha importancia han surgido varias filosofías que han creado varias opiniones

sobre la naturaleza, objetivo y la forma de conseguir un control interno eficiente y eficaz.

El Control Interno es fundamental para que una entidad logre alcanzar, a través de una evaluación de

su misión y visión, el logro de sus objetivos y metas trazadas, pues de lo contrario sería imposible

que se puedan definir las medidas que se deben adoptar para alcanzarlos.

El mantener una adecuada estructura de control interno es responsabilidad de una gerencia la cual

debe realizar las estimaciones necesarias para asegurarse de que los beneficios esperados por la

2

implantación de los procedimientos de control, son superiores a los costos de estos respectivos

procedimientos.

Desde hace un tiempo las organizaciones han tomado mayor conciencia sobre la importancia de los

controles. No solo por el hecho de la existencia de más regulaciones, sino porque han asumido que

la cultura de control favorece el desarrollo de las actividades y mejora el rendimiento. Todo ello

porque han asumido que los procedimientos deben conducir a que las actividades se desarrollen

cumpliendo con tres atributos por lo menos: ECONOMÍA (menor tiempo- menor costo),

EFICIENCIA (mejor utilización de los recursos) y EFICACIA (cumplimiento de los objetivos de la

organización).

En ese sentido desde 1992 se diseñó el Marco Integrado de Control Interno conocido como Informe

COSO. Ello dio lugar a que en forma obligatoria las Sociedades Anónimas que cotizan en Bolsa,

Entidades Financieras, Compañías de Seguro, Aseguradoras de Riesgo de Trabajo, Organismos

Públicos, empresas vinculadas o que cotizan en la Bolsa de Nueva York, China; Japón y otras plazas,

deban cumplir con normas sustentadas en el Informe COSO. En el año 2004 surgió la Administración

de Riesgos o Enterprise Risk Management- ERM que estableció la importancia de la evaluación de

riesgos en los procesos con el uso de Matrices y Mapas de Riesgos. En tal sentido es fundamental

que tanto los operadores de la organización, los responsables del control y los auditores internos o

externos estén en condiciones de atender las necesidades de las organizaciones, mediante la

capacitación constante y actualizaciones pertinentes.

Por todos estos motivos es indispensable el diseño del sistema de control interno para el Cuerpo de

Bomberos de Cotacachi, el cual asistirá y mejorará todos los procesos actuales que sobre control se

ejecutan en la Institución Bomberil.

3

CAPÍTULO I

1. GENERALIDADES DE LA INSTITUCIÓN

1.1 ANTECEDENTES GENERALES DE LA INSTITUCIÓN

El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal

de cada entidad, el cual proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales

y la protección de los recursos públicos.

El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo,

promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y

oportunidad de la información, así como la adopción de medidas oportunas para corregir las

deficiencias de control.

Los cuerpos de bomberos de la República son organismos de derecho público, eminentemente

técnicos y dependientes del Ministerio de Bienestar Social (hoy Secretaría Nacional de Gestión de

Riesgos), al servicio de la sociedad ecuatoriana, destinados específicamente a defender a las personas

y a las propiedades, contra el fuego; socorrer en catástrofes o siniestros, y efectuar acciones de

salvamento.

El Cuerpo de Bomberos está ubicado en la ciudad de Cotacachi, provincia de Imbabura, sector

central, lo que permite acudir en forma inmediata a las diferentes emergencias que se den en la

ciudad, no así en las zonas periféricas que, en algunas ocasiones, el tiempo transcurrido hasta dicho

lugar es de dos horas, tiempo suficiente para que una infraestructura se queme por completo o que

una vida corra peligro.

La zona geográfica donde está ubicada la ciudad de Cotacachi es diversa, con montañas, quebradas

y ríos por lo que pueden ocurrir diferentes emergencias concernientes a cada tipo de suelo.

En el Cuerpo de Bomberos de la ciudad de Cotacachi el establecimiento del mando empieza por la

cabeza, en este caso el Primer Jefe, quien es el responsable de establecer las normas y los

procedimientos a seguir en cada actividad y delegadas a cada una de las personas que forman parte

de la institución, igualmente tiene que cumplir dichos aspectos.

Los servicios que la institución brinda a la ciudadanía, se basa en proporcionar atención pre

hospitalaria en los diferentes casos en que ocurran los accidentes, además la función más importante

4

es cubrir las emergencias en cuanto a incendios tanto de estructuras como forestales. Además se

brinda el servicio de: emergencias concernientes a inundaciones, levantamiento de cadáveres, rescate

vehicular.

Otro punto importante son los diferentes talleres de capacitación que se brinda a empresas y a la

comunidad en general para poder evitar los diferentes percances.

El servicio brindado se lo realiza a toda la población, tanto del sector urbano como parroquial, de

toda esfera social, sin obtener réditos por tales servicios. Un factor limitante para poder auxiliar las

diferentes emergencias es cuando estas suceden en lugares de difícil acceso o que son muy lejanas y

por ende el tiempo transcurrido en acudir a éstas es muy alto.

El área financiera de la Institución Bomberil está conformada por dos personas, una tesorera la

encargada de recolectar todos los ingresos provenientes de las tasas que se cobra a la comunidad en

las planillas de alumbrado público y en los pagos del impuesto predial anual. Además se entregan

permisos de funcionamiento a todos los locales comerciales, previa inspección realizada por los

responsables del departamento de prevención y con la autorización de Jefatura. Además se cuenta

con un jefe financiero quien cumple las funciones de contador y encargado de todo el manejo

presupuestario de la institución.

La institución cuenta con un número total de 20 empleados, 10 de los cuales poseen nombramientos

bajo la Ley de Servicio Público, cuatro trabajadores amparados bajo el código del trabajo con

contrato a plazo indefinido y seis restantes con contratos a plazo de dos años.

Los cuerpos de bomberos sobreviven económicamente de las tasas y permisos cobrados a la

comunidad, sin poseer asignaciones por parte del Gobierno Central, lo que detiene la adecuada

provisión de personal, herramientas y equipos para brindar un servicio eficiente hacia la población;

ya que el presupuesto de ingresos se rige a la cantidad de población existente en cada cantón o

parroquia; y, resulta casi imposible la adquisición de equipos o vehículos bomberiles en ciudades

pequeñas ya que su costo es muy elevado.

El hecho de que la institución sobreviva de los aportes que la ciudadanía tributa mensualmente, ya

sea por concepto de predios urbanos y rústicos y por las tasas a la energía eléctrica, otorga el

financiamiento necesario para ir a la par con las necesidades de la comunidad en los aspectos básicos,

no así para el profesionalismo y excelencia del servicio.

5

Por tal motivo se necesita la búsqueda de entidades que puedan apoyar con donaciones, tanto internas

como externas, que conlleve al mejoramiento de la institución. La Unidad Administrativa y

Financiera de la institución, es responsable del cuidado y administración independiente de sus

recursos, debiendo mantener y llevar cuentas, balances, inventario de bienes y toda actividad de

manejo presupuestario y financiero y la supervisión y control de Auditoria.

Lamentablemente hasta la presente fecha no existen los mecanismos adecuados para poder llevar los

controles financieros efectivos. Esto debido a que a nivel de Cuerpos de Bomberos no existe la

organización adecuada que permita elaborar las bases legales del correcto funcionamiento

administrativo y financiero.

Los Cuerpos de Bomberos son entidades públicas de derecho público adscritas a la Secretaría Técnica

de Gestión de Riesgos. El Primer Jefe de cada cuerpo de bomberos será el representante legal y el

ejecutivo de la institución, la misma que contará, además, con el personal administrativo necesario.

Al ser parte del sistema gubernamental, todo el aspecto financiero se lo maneja a través del sistema

gerencial financiero (e-sigef), herramienta del Ministerio de Finanzas para llevar un control de los

procedimientos presupuestarios de las entidades del sector público. Además se lo maneja a través del

Sistema de Compras Públicas. Cabe destacar que el manejo de este sistema (e-sigef) es

responsabilidad absoluta del personal de la institución en esta forma:

Primer Jefe.- Aprueba todas las operaciones presupuestarias y contables

Financiero.- Se encarga de realizar todas las transacciones presupuestarias y contables

Tesorera.- Manejo sistemático de los ingresos y los egresos

Todas las decisiones más importantes se toman en el nivel superior de jerarquía, según la normativa

vigente en la Ley de Defensa Contra Incendios y su Reglamento:

Sobre los aspectos financieros se encargan de las decisiones el primer jefe, el contador y la

tesorera.

Sobre aspectos operativos los encargados son el primer jefe, segundo jefe, jefe de personal

y en algunos casos el sargento y los cabos de guardia.

Sobre lo administrativo; a la cabeza el jefe de personal en conjunto con todo el personal; etc.

La distribución del trabajo se la realiza de acuerdo a las necesidades propias que tiene la comunidad.

Por tal motivo se forma dos guardias que laboran dos días y descansan dos. Sobre el tema de

capacitación se ha tratado de profesionalizar al personal operativo en diferentes áreas de acción como

6

son: atención pre hospitalaria, incendios estructurales, incendios forestales, entre otros. En el manejo

de los inventarios se ha determinado el control por parte de los cabos de guardia, quienes aparte del

manejo y organización del personal jerárquico inferior, son los responsables absolutos de los bienes

que forman parte del inventario general de la institución.

Los montos para las adquisiciones se embarcan de acuerdo a lo que estipula la Ley de Contratación

Pública y su Reglamento.

1.1.1 BASE LEGAL DE LA EMPRESA.

Los cuerpos de bomberos de la República son organismos de derecho público, eminentemente

técnicos y dependientes del Ministerio de Bienestar Social (hoy Secretaría Nacional de Gestión de

Riesgos), al servicio de la sociedad ecuatoriana, destinados específicamente a defender a las personas

y a las propiedades, contra el fuego; socorrer en catástrofes o siniestros, y efectuar acciones de

salvamento, rigiéndose por las disposiciones de la Ley de Defensa contra Incendios y sus reglamentos

(Art. 1 del Cap. I del RGLDCI).

Nota: El Decreto Ejecutivo 1670 (RO 578: 27—abr—2009); dispone: “Art. 1.- Asignar a la

Secretaría Técnica de Gestión de Riesgo las competencias, atribuciones, funciones, representaciones

y delegaciones que la Ley de Defensa Contra Incendios establece para el Ministerio de Bienestar

Social, hoy Ministerio de Inclusión Económica y Social, MIES.

Todo esto, sin perjuicio de la transferencia de competencias efectuadas a los diversos municipios del

país, que se ratifican.

Todos los derechos y obligaciones, constantes en convenios, contratos u otros instrumentos jurídicos,

relacionados con el servicio de Defensa Contra Incendios a cargo del Ministerio de Inclusión

Económica y Social, MIES, son asumidos por la Secretaría Técnica de Gestión de Riesgo.

Los bienes muebles, equipamiento y mobiliario de la Dirección de Defensa Contra Incendios del

Ministerio de Inclusión Económica y Social, MIES, pasan a formar parte del patrimonio institucional

de la Secretaría Técnica de Gestión de Riesgos.

Los ministros de Finanzas y de Inclusión Económica y Social MIES y la Secretaría Técnica de

Gestión de Riesgos realizarán las acciones y reformas presupuestarias correspondientes con el

propósito de viabilizar la aplicación del Decreto Ejecutivo N° 1670 (RO 578).

7

1. Velar por el cumplimiento de esta Ley y sus reglamentos, y por el progreso de los cuerpos de

bomberos;

2. Absolver las consultas de las jefaturas de zona bomberiles y dirimir las controversias que se

suscitaren entre estas entidades;

3. Aprobar los presupuestos de los cuerpos de bomberos, que remitan los jefes de zona;

4. Nombrar, a petición de los jefes de zona, a los primeros jefes de los cuerpos de bomberos, de la

terna enviada por el Consejo de Administración y Disciplina de la respectiva zona;

5. Crear escuelas y organizar cursos de formación y capacitación profesional para el personal de

bomberos;

6. Solicitar en cualquier tiempo, a la Contraloría General del Estado, la práctica de auditorías a los

cuerpos de bomberos; y,

7. Las demás funciones y atribuciones que determinen la ley y los reglamentos. (Art. 6 de la

Codificación de la LDCI)

Creado mediante acuerdo ejecutivo N° 0731, del 06 de julio del año de 1981, ante el cual, el

Presidente Constitucional de la República considerando que a petición del Jefe de la Primera Zona

Bomberil y de la Fuerzas Vivas de Cotacachi; acuerda la creación del Cuerpo de Bomberos de

Cotacachi, provincia de Imbabura; de conformidad con lo dispuesto en el Art. 5, numeral 3 de la Ley

de Defensa Contra Incendios Codificada.

Amparados bajo la Ley de Defensa Contra Incendios y su Reglamento para la operatividad

administrativa y financiera, resumido en los siguientes casos:

La organización:

- Integran los cuerpos de bomberos: los bomberos voluntarios, los rentados y los conscriptos,

y el personal técnico, administrativo y de servicios. (Art. 13, Cap. II de la Codificación de la

LDCI)

- Bomberos voluntarios son los que prestan sus servicios sin percibir remuneración, y se

clasifican en activos, pasivos, asimilados y honorarios. (Art. 14, Cap. II de la Codificación

de la LDCI)

- Bomberos rentados son los que prestan sus servicios mediante remuneración. El titulo

imprime el carácter de profesional permanente al bombero rentado en cualquier función que

desempeñe, y le concede el derecho de figurar en el escalafón del respectivo cuerpo de

bomberos. El Reglamento determinará los casos en que el bombero pierde este derecho. (Art.

15, Cap. II de la Codificación de la LDCI)

8

El grado jerárquico determina la función y el mando del personal, de acuerdo a la siguiente

clasificación:

a) Oficiales superiores: Primer Jefe, Segundo Jefe y Jefe de Brigada;

b) Oficiales subalternos: comandantes de compañía, ayudante primero y ayudantes segundos;

y,

c) Tropa: aspirante a oficial, sargento, cabo y bombero raso. (Art. 17, Cap. II de la

Codificación de la LDCI)

Recursos Económicos:

Además de los recursos económicos señalados por leyes especiales, los cuerpos de bomberos tendrán

derecho a una contribución adicional mensual que pagarán los usuarios de los servicios de alumbrado

eléctrico a cuyos nombres se encuentren registrados los medidores, en la siguiente escala:

1. El equivalente al cero punto cincuenta por ciento (0.50%) de la remuneración básica mínima

unificada del trabajador en general los medidores del servicio residencial o particular;

2. El equivalente al uno punto cinco por ciento (1.5%) de la remuneración básica mínima

unificada del trabajador en general los medidores destinados al servicio comercial y,

3. El equivalente al tres por ciento (3%) de la remuneración básica mínima unificada del

trabajador en general los medidores destinados a los pequeños industriales y el equivalente

al seis por ciento (6%) de la remuneración básica mínima unificada del trabajador en

general los medidores de los demás industriales.

Las empresas eléctricas nacionales o extranjeras se encargarán de recaudar tal contribución,

incluyendo el rubro respectivo en las planillas que emitan mensualmente, y remitirán, mes a mes, los

valores recaudados por dicha contribución, al Cuerpo de Bomberos de su jurisdicción.

Los recursos provenientes de la contribución adicional que se señala en los incisos anteriores, se

distribuirán en los siguientes porcentajes; 30% para incrementos salariales; 10% para capacitación y

entretenimiento, 50% para equipamiento y, 10% para el seguro de vida y accidentes del personal

Bomberil. (Art. 32, Cap. V de la Codificación de la LDCI).

Además se cuenta con los siguientes ingresos:

9

- Unificase la contribución predial a favor de todos los cuerpos de bomberos de la República

en el cero punto quince por mil, tanto en las parroquias urbanas como en las parroquias

rurales, a las cuales se les hace extensivo. (Art. 33, Cap. V de la Codificación de la LDCI)

- Los consejos provinciales y los concejos municipales fijarán en sus presupuestos anuales las

asignaciones indispensables para ayudar al desarrollo de los cuerpos de bomberos de sus

respectivas jurisdicciones, y podrán donar a los cuerpos de bomberos, inmuebles adecuados

para cuarteles y otras dependencias. (Art. 39, Cap. V de la Codificación de la LDCI)

Los fondos públicos de que disponen los cuerpos de bomberos no podrán ser suprimidos ni

disminuidos sin la respectiva compensación. Salvo el caso de expropiación legalmente verificada por

causa de utilidad pública no se podría privar a los cuerpos de bomberos de los bienes, vehículos,

equipos, implementos y materiales de que disponen, ni distraerlos de sus finalidades específicas.

(Art. 36, Cap. V de la Codificación de la LDCI)

En casos extraordinarios, tales como conflictos o conmociones de orden interno o internacional, los

cuerpos de bomberos de la República serán considerados como organismos paramilitares,

subordinados, mientras duren tales acontecimientos, al Ministerio de Defensa Nacional, con su

correspondiente asimilación. (Art. 50, Cap. VI de la Codificación de la LDCI)

Los contratos que celebren los cuerpos de bomberos se sujetarán a la Ley de Contratación Pública y

a la Normativa y Disposiciones Legales de los entes rectores.


de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y

la protección de los recursos públicos. Constituyen componentes del control interno el ambiente de

control, la evaluación de riesgos, las actividades de control, los sistemas de información y

comunicación y el seguimiento.




deficiencias de control. (Normas de control interno de la Contraloría General del Estado para las

entidades, organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que

dispongan de recursos públicos)

10

La aplicación del presente trabajo de tesis se encamina en las disposiciones legales emitidas por el

ente rector de control, enfocando todo el resultado de la tesis a disponer de los instrumentos y las

herramientas necesarias para el correcto procesamiento de las operaciones financieras de la

Institución Bomberil. Por ende, es de vital importancia su implantación y aplicación, ya que los

diferentes procesos financieros contarían con parámetros concretos y reales de aplicación,

promoviendo la correcta supervisión de los procesos y generando información financiera confiable

y oportuna y evitando la malversación de los fondos institucionales, la sub-utilización de

instalaciones, trabajo no productivo, procedimientos que no justifican su costo, exceso o insuficiencia

de personal, promoviendo la eficiencia operativa de la entidad. Es por ello que toda institución

pública debe poseer un Sistema de Control Interno Financiero que le permita verificar las operaciones

oportunamente, esto es manteniendo un control previo, continuo y posterior, para que exista la

certeza de que las operaciones administrativas, financieras y contables que se desempeñan en la

entidad sean transparentes y claras, para que cuando se presente la Auditoria Externa por parte de la

Contraloría General del Estado, el informe sea sin salvedades. Se debe tener en cuenta que a mayor

control menor riesgo. Todo nace desde el Control Interno.

1.1.2 OBJETIVOS DE LA INSTITUCIÓN.

Para el presente trabajo de tesis se ha realizado una reestructuración de los objetivos y por ende de

los resultados que la Institución Bomberil está empeñada en conseguir, acorde a la situación actual

y futura.

OBJETIVO GENERAL INSTITUCIONAL.-

- Definir y establecer los planes de prevención de desastres y los programas de auxilio a la

población de la Ciudad de Cotacachi, de la provincia de Imbabura y en sí, de todo el territorio

nacional, primordialmente en el combate y extinción de incendios y el rescate de lesionados

en emergencias u otras conflagraciones a que se refiere las disposiciones que nos compete,

ejecutando las acciones destinadas a su control y mitigación en coordinación con los

Organismos Públicos o Privados encargados de la Protección Civil y la Seguridad Pública

del Estado Ecuatoriano, procurando la profesionalización del personal mediante la

capacitación constante y la modernización de su equipo e infraestructura para enfrentar

eficazmente dichas situaciones.

11

OBJETIVOS ESPECÍFICOS INSTITUCIONALES.-

- Defender a las personas y sus propiedades contra el fuego, socorrer en catástrofes y siniestros

y efectuar acciones de salvamento, ya que los cuerpos de bomberos son organismos

eminentemente técnicos al servicio de la comunidad.

- Detectar las causas y las condiciones inseguras que originan los siniestros y accidentes en

los sitios de trabajo, realizando las inspecciones respectivas, analizando y evaluando los

proyectos de seguridad, a fin de minimizar el riesgo de cualquier contingencia laboral y de

otra índole que altere la normalidad en las actividades de la ciudadanía.

- Requerir del personal un depurado patriotismo y un máximo de abnegación; demandando

una clara concepción del cumplimiento del deber, acendrado espíritu profesional, firmeza de

carácter, sentido de responsabilidad, valor, obediencia, subordinación, compañerismo y

lealtad.

- Evitar la utilización de los servicios en el desempeño de labores no compatibles con su

misión, ni sus cuarteles o compañías, vehículos, equipo y demás enseres, destinados para

fines distintos a los de su labor específico profesional.

- Despertar en la sociedad a la que sirve; concientización acerca de los peligros que

representan los incendios y sus consecuencias.

- Dar cabal cumplimiento a los aspectos legales de la Ley de Defensa Contra Incendios,

mediante normas de prevención y protección para las vidas y los bienes de los ciudadanos

en todo el territorio nacional.

- Determinar las medidas de Seguridad Contra Incendios que deben ser adoptadas en la

planificación de las edificaciones a construirse como a la modificación, ampliación,

remodelación de las ya existentes, a fin de que dichos lugares reúnan las condiciones de

seguridad y fácil desocupación en caso de incendio, sismos, desastres, etc., y

consecuentemente sean autorizadas por el Cuerpo de Bomberos mediante el visto bueno de

edificación.

- Exigir que se cumplan con las normas generales y se apliquen las normas técnicas aprobadas

para las construcciones, a efectos de garantizar su habitabilidad; proveer mecanismos de

vigilancia y control del cumplimiento de las normas, prestar asesoramiento oportuno y

permanente en materia de prevención de incendios en las actividades tales como: comercio,

industria, transporte, almacenamiento y expendio de combustibles o explosivos y de toda

actividad que represente riesgo de siniestro; y otorgar el permiso de funcionamiento a

quienes cumplan con las disposiciones de la reglamentación pertinente.

12

1.1.3 EL CUERPO DE BOMBEROS DE COTACACHI

1.1.3.1 RESEÑA HISTÓRICA

El 06 de julio del año de 1981 se crea mediante acuerdo ejecutivo N° 0731, el Cuerpo de Bomberos

de la ciudad de Cotacachi, correspondiente al sector público, el cual se regirá con las leyes y normas

de su ente rector el Ministerio de Bienestar Social (hoy Secretaría Nacional de Gestión de Riesgos),

quien estará encargado de los procedimientos y políticas a implantarse en la institución.

A sus inicios, la institución bomberil contaba con tres personas, dos de las cuales se encargaban de

brindar los servicios bomberiles acordes a sus conocimientos, herramientas y equipos disponibles,

los cuales eran muy escasos, ya que no se contaba con asignaciones de ingresos que puedan cubrir

las necesidades de ese entonces.

Es así que con lo que se recolectaba con las tasas de alumbrado público, predios urbanos y permisos

de funcionamiento no se lograba cubrir ni los sueldos de los empleados que laboraban en la entidad,

y pero acceder a la adquisición de herramientas, equipos o vehículos ni la posibilidad de sumar más

personal a las filas bomberiles.

Con el transcurso del tiempo existió la vinculación de bomberos voluntarios que ofrecieron su trabajo

en forma gratuita y desinteresada en los momentos en que se suscitaba algún tipo de emergencia,

además se contaba con el aporte de personal bomberil de los cantones aledaños para combatir los

flagelos que se originaban en el cantón.

Se empezó a realizar gestiones ante organismos públicos y privados para buscar la donación de

herramientas y equipos, y con algo de estabilidad financiera, el movimiento de personal fue creciendo

en forma reservada.

Todo cambia cuando en el año 2003 sucede el incendio del entonces Congreso Nacional y las

autoridades de ese entonces se dan cuenta que es primordial dotar de las asignaciones necesarias para

que los cuerpos de bomberos se equipen en forma adecuada. Por esta razón se realizan cambios en

la normativa sobre los montos a recolectar por concepto de las tasas de alumbrado público y

posteriormente se emite una tabla general para el cobro de permisos de funcionamiento; incremento

que colaboró en que las instituciones bomberiles puedan equiparse con herramientas y equipos para

el combate de incendios y además, poder contratar más personal que en este caso ya poseía el

conocimiento necesario en aspectos bomberiles, ya que a ese entonces existían escuelas de formación

de bomberos en las principales ciudades del país como eran Quito y Guayaquil.

13

Con el cambio de Jefe en el Cuerpo de Bomberos de la ciudad de Cotacachi, en el año 2004 se

incrementa personal operativo netamente técnico que vino con curso de Formación de Bomberos

Profesionales, y de igual manera creció su parque automotor incrementándose de 2 vehículos a 7 de

los cuales constan dos motocicletas una ambulancia tipo II, un tanquero de abastecimiento, una

autobomba de intervención rápida, una camioneta para rescate. De igual manera el personal con el

que actualmente cuenta la institución se encuentra capacitado y entrenado en:

- Control y extinción de incendios

- Rescate y Salvamento

- Prevención de incendios

- Atención Pre hospitalaria

- Gestión de Riesgos

- Materiales Peligrosos

- Comando de Incidentes.

La capacitación que recibe nuestro personal cuenta con aval internacional de varias organizaciones

siendo así que hemos tenido la oportunidad de capacitarnos con Bomberos de Francia, Chicago

Estados Unidos, Colombia, Chile, Argentina, España, Inglaterra etc. en temas referentes a nuestra

profesión.

La Preparación de nuestro personal permite brindar un óptimo servicio a la comunidad a la cual nos

debemos, así como también nos ha permitido colaborar con la capacitación de personal de los

diferentes Cuerpos de Bomberos del País, como son, Pujilí, Baños, Gualaceo, Cuenca, Quito, Ibarra,

Machachi, Guaranda, Latacunga, Riobamba, Tena, Orellana, Otavalo, Tulcán, etc. así como también

otras instituciones como el GIR de la Policía Nacional, Ministerio de Salud Pública, Ministerio de

Educación e instituciones privadas.

Los valores presupuestarios con los que cuenta la institución para su funcionamiento son mediante

el cobro de permisos de funcionamiento, tasa de alumbrado público, tasa a los predios urbanos y

rurales y por donaciones que cada ente sea capaz de absorber. La institución se rige bajo las leyes,

normas y procedimientos estipulados en la Ley de Defensa Contra Incendios. El reglamento en lo

esencial tiene que ver con la disciplina, el comportamiento y las actitudes que lleven los empleados

en cuanto a sus diferentes tipos de trabajo.

14

1.1.3.2 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL CUERPO DE BOMBEROS DE

COTACACHI.

“Representa el esquema básico de una organización, lo cual permite conocer de una manera objetiva

sus partes integrantes, es decir sus unidades administrativas y la relación de dependencia que entre

ellos existe” (Vásquez, 1985).1

1 Diseño del organigrama estructural.

15

Figura 1.1. Organigrama Estructural del Cuerpo de Bomberos Cotacachi

Departamento Administrativo Financiero

Segunda JefaturaJefatura de Compañía

Las Golondrinas

Jefatura de Guardia 1

Organigrama Estructural del Cuerpo de Bomberos Cotacachi Consejo de Administración

y Disciplina

Jefatura

Tesorería

Jefatura de Guardia 2

Operaciones Operaciones

Secretaría Nacional de Gestión de Riesgos

Operaciones

Recaudaciones

16

1.1.3.3 ORGANIGRAMA FUNCIONAL.

“Parte del organigrama estructural y a nivel de cada unidad administrativa detalla las funciones

principales básicas. Al detallar las funciones se inicia por las más importantes y luego se registran

aquellas de menor transparencia. En este organigrama se determina que es lo que se hace pero no

como se hace”. (Vásquez, 1985).

17

Figura 1.2. Organigrama Funcional del Cuerpo de Bomberos Cotacachi

Jefe Administrativo Financiero

2

Segundo Jefe4.

Jefe de Compañía Las Golondrinas

5.

Organigrama Funcional del Cuerpo de Bomberos Cotacachi

Tesorera3.

Primer Jefe

1.

18

1. Primer Jefe

- Administrar el Cuerpo de Bomberos

- Disponer la elaboración del Plan Operativo Anual, la Proforma Presupuestaria y reformas y

la Programación Anual de Contratación Pública y sus reformas.

- Aprobar el POA, proformas presupuestarias y sus reformas y PAC con sus reformas.

- Presidir las sesiones del Consejo de Administración y Disciplina.

- Aprobar la emisión de permisos de funcionamiento a todo tipo de actividad comercial, una

vez cumplidos con los requisitos del Reglamento de Prevención de Incendios.

- Gestionar ante entidades públicas y privadas, recursos económicos, bienes muebles e

inmuebles en beneficio de la institución.

- Aprobar los ingresos económicos, pago de nóminas y proveedores en el sistema de gestión

financiera.

- Aprobar la adquisición de bienes y servicios para la institución.

- Disponer la elaboración de reglamentos internos para el personal administrativo y operativo.

- Suscribir la Orden General en la que se publiquen los movimientos de altas, bajas,

incorporaciones, licencias, ascensos, comisiones, permisos y órdenes superiores.

- Solicitar ante la autoridad competente la clausura de los locales que no cumplan con los

requisitos establecidos en la Ley y su reglamento.

- Aprobar los planes de capacitación de las áreas administrativa, operativa y hacia la

ciudadanía.

- Dirigir las operaciones en un siniestro.

2. Jefe Administrativo Financiero

- Proponer los proyectos de estatutos, normativas, reglamentos y manuales de administración

del talento humano, con sujeción a las normas técnicas del Ministerio de Relaciones

Laborales.

- Liderar el sistema integrado de talento humano.

- Desarrollar la planificación anual del talento humano.

- Liderar la aplicación del manual de procesos y descripción, valoración y clasificación de

puestos institucionales.

- Asesorar sobre la correcta aplicación de la Ley, Reglamentos y normas emitidas por el

Ministerio de Relaciones Laborales a los integrantes de la institución.

- Conformar los equipos de trabajo para la preparación de planes, programas y proyectos

institucionales.

19

- Aplicar el subsistema de selección de personal para los concursos de mérito y oposición, de

conformidad con la normativa vigente.

- Elaborar informes y documentos sobre movimientos de personal y su desempeño.

- Colaborar en la elaboración del Plan Operativo Anual.

- Elaborar y registrar la Proforma Presupuestaria Anual.

- Consolidar la proforma presupuestaria en base al POA.

- Plasmar rectificaciones al presupuesto.

- Realizar reprogramaciones financieras cuatrimestrales y reprogramaciones en el sistema e-

sigef.

- Efectuar modificaciones presupuestarias como ampliaciones, disminuciones y traspasos.

- Crear resoluciones presupuestarias para la autorización de la máxima autoridad.

- Controlar la ejecución del presupuesto.

- Registrar las reformas Web el sistema de administración de nóminas SPRYN de los ingresos,

salidas y renovación de contratos de trabajo.

- Efectuar el pago de nóminas en el SPRYN.

- Adquirir bienes y servicios con la autorización previa del ente competente.

- Elaborar las declaraciones y anexos de las obligaciones laborales.

- Realizar conciliaciones de las cuentas bancarias de la institución.

- Registrar ajustes y regulaciones contables en la herramienta financiera e-sigef.

- Controlar el inventario de existencias y bienes de larga duración.

3. Tesorera

- Efectuar las recaudaciones de ingresos por permisos de funcionamiento.

- Realizar el cierre de Caja y prepara los respectivos depósitos diarios.

- Registrar los ingresos en la herramienta informática financiera e-sigef.

- Registrar a los proveedores en la herramienta informática financiera e-sigef.

- Solicitar a través de la herramienta informática el pago a proveedores y beneficiarios.

- Establecer el flujo de efectivo institucional.

- Controlar las garantías entregadas a la institución bomberil.

- Realizar la respectiva certificación presupuestaria de disponibilidades de fondos, previa a las

adquisiciones.

4. Segundo Jefe

- Coordinar la elaboración y ejecución para la planificación anual del área operativa y

administrativa.

20

- Desarrollar los protocolos de atención a emergencias bomberiles.

- Programar planes de capacitación para el área operativa institucional.

- Capacitar al personal operativo en temas técnico bomberiles.

- Organizar planes de capacitación para la comunidad en materias afines a la misión

institucional.

- Programar el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos, equipos, herramientas

y accesorios para la atención de emergencias.

- Formular informes técnicos bomberiles para la adquisición de vehículos, equipos,

herramientas y accesorios para la operatividad de la entidad.

- Evaluar el desempeño del personal operativo.

- Efectuar el cumplimiento de programas, horarios de instrucción, políticas y uso de

uniformes.

- Elaborar proyectos para el desarrollo del Cuerpo de Bomberos.

- Aplicar los nuevos avances tecnológicos del área técnico bomberil.

5. Jefe de Compañía Las Golondrinas

- Preparar los turnos de guardia.

- Reportar el parte diario de novedades suscitadas.

- Apoyar en la atención de emergencias.

- Colaborar en la custodia de vehículos, equipos, herramientas y accesorios para la atención

de emergencias.

- Recomendar las adquisiciones necesarias para la atención de emergencias.

- Preparar a los subalternos en formación técnico bomberil.

- Procesar partes de emergencias atendidas y libro de novedades.

- Recomendar el mantenimiento correctivo y preventivo de equipos y herramientas de

autoprotección y servicio.

- Realizar correcciones de acciones disciplinarias de los subordinados.

- Apoyar al oficial de guardia en tareas inherentes a la misión.

21

1.1.3.4 ORGANIGRAMA POSICIONAL.

“Constituye una variación del organigrama estructural y sirve para representar, en forma objetiva, la

distribución del personal en las diferentes unidades administrativas. Se indica el número de cargos,

la denominación del puesto y la clasificación en caso de haberla. En algunos casos se puede incluir

la numeración de cada puesto y aún el nombre del funcionario que lo desempeña”. (Vásquez, 1985).

22

Figura 1.3. Organigrama Posicional del cuerpo de Bomberos Cotacachi

Jefe Administrativo Financiero

Ing. Danilo Ubidia

Segundo JefeSbtnt. Giovanni Zamora

Jefe de Compañía Las Golondrinas

Myr. Franco Ortiz

Jefe de Guardia 1Cbo. Xavier Cuacés

Organigrama Posicional del Cuerpo de Bomberos Cotacachi

Primer JefeCrnl. René Ramírez

Secretaria -TesoreraSra. Ernestina Acosta

Jefe de Guardia 2Cbo. Luis Cuasapás

Cabo - BomberoCbo. Frnacisco Narváez

Cabo - BomberoCbo. Fausto Gómez

Cabo - BomberoCbo. Oscar Morales

Cabo - BomberoCbo. Xavier García

Cabo - BomberoCbo. Verónica López

BomberoBro. Nelson Gavilima

BomberoBro. Diego Malpud

BomberoBro. Jorge Flores

BomberoBro. Jorge Fuérez

BomberoBro. Edgar Bazurto

BomberoBro. Carlos Bravo

BomberoBro. Rafael Morales

BomberoBro. Janeth Vélez

RecaudadoraSrta. Matilde Valencia

23

1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL CUERPO DE BOMBEROS

La información del esta sección está tomada del Plan Estratégico de la Institución Bomberil.

1.2.1 MISIÓN

Brindar a la comunidad una atención efectiva en casos emergentes de incendios, rescate u otras

adversidades; con recurso humano permanentemente capacitado, a fin de proporcionar un excelente

servicio, en pos de salvaguardar las vidas y propiedades de la ciudadanía en general.

1.2.2 VISIÓN

Ser una entidad altamente eficiente, con personal capaz de promover una auténtica participación

ciudadana en la prevención y lucha contra incendios, revalorizando la conciencia individual y

colectiva, marco en el cual aspiramos disminuir los flagelos dentro de nuestro cantón.

1.2.3 OBJETIVOS DE LOS DEPARTAMENTOS

Departamento de Prevención:

- Realizar estudios previos de áreas de riesgos que puedan involucrar a sectores de la

comunidad.

- Ejecutar el estudio de mapas de riesgos y sectorización.

- Implementar planes de emergencia comunitarios.

- Realizar informes de peligrosidad.

Departamento de Capacitación:

- Ejecutar el Plan Anual de Capacitación, de acuerdo a las necesidades, requerimientos y

ofertas presentadas.

- Organizar los tiempos y presupuestos que deben llevarse a cabo en el plan de capacitación.

- Delegar responsables y beneficiarios de las capacitaciones de acuerdo a los planes de

capacitación.

- Ejecutar y registrar el control sobre las diferentes capacitaciones que se han realizado en la

institución.

24

Departamento de Bodega:

- Recopilar información física de los bienes que forman parte del inventario, codificándolos

en forma alfa numérica.

- Recopilar información que genere actualizaciones en las características de los bienes de

bodega.

- Almacenar los bienes que ingresan a bodega, llevando la información y registros pertinentes

para los procesos de entradas y salidas de bodega.

- Solicitar la baja de bienes que ya hayan cumplido su ciclo de vida, previa autorización del

ente rector.

Departamento de Logística:

- Estar alerta ante las diferentes emergencias a suscitarse.

- Realizar la búsqueda y ubicación de las víctimas.

- Ejecutar la estabilización, el empaquetamiento, transporte y entrega de las víctimas.

- Realizar los informes de cada emergencia ocurrida y atendida e informar a la Jefatura

institucional, Secretaría de Gestión de Riesgos y a la prensa.

1.2.4 POLÍTICAS DE LA INSTITUCIÓN

La institución bomberil se encamina en las labores diarias siguiente las siguientes políticas:

- La fuerza pública colaborará con los cuerpos de bomberos, particularmente al tiempo de un

siniestro.

- Los vehículos de los cuerpos de bomberos tendrán prioridad en la circulación y estarán

exentos del pago del peaje, pontazgo y demás gravámenes cuando transiten por razones de

servicio.

- En los planteles de educación se enseñarán y difundirán los principios y prácticas elementales

de prevención de incendios y siniestros similares, las formas de dar alarma y las maneras de

combatir amagos de incendios y otros siniestros.

- En el sitio amagado por el fuego, el mando técnico corresponderá al oficial de bomberos de

mayor jerarquía. Si concurrieran fuerzas de socorro de otras instituciones, éstas se someterán

a las disposiciones de ese oficial.

- Los implementos de que disponen se emplearán únicamente en el cumplimiento de sus

funciones, y de ningún modo podrán transferirse ni aún a otros cuerpos similares.

25

- Para establecer depósitos de combustibles destinados a la venta al público, se requiere

permiso del respectivo Jefe de Bomberos.

- En casos extraordinarios, tales como conflictos o conmociones de orden interno o

internacional, los cuerpos de bomberos de la República serán considerados como organismos

paramilitares, subordinados, mientras dure tales acontecimientos, al Ministerio de Defensa

Nacional, con su correspondiente asimilación.

- Los contratos que celebren los cuerpos de bomberos se sujetarán a la Ley de Contratación

Pública.

- Los obreros de los cuerpos de bomberos estarán sujetos al Código del Trabajo, y el resto del

personal estará sometido a la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa.

- Las municipalidades no podrán aprobar los planes de establecimientos industriales, fabriles,

de concentración de público y de edificaciones de más de cuatro pisos, sin haber obtenido

previamente el visto bueno del Primer jefe del cuerpo de Bomberos de la respectiva localidad

en cuanto a prevención y seguridad contra incendios.

- Autorícese a los cuerpos de bomberos para ceder en arrendamiento los inmuebles de su

propiedad, siempre y cuando no estén destinados a cuarteles de bomberos o no sea

indispensable su utilización en los programas de defensa contra incendios.

1.2.5 ESTRATEGIAS

El manejo estratégico del Cuerpo de Bomberos de Cotacachi se encamina en los siguientes puntos:

- Cumplir y hacer cumplir las leyes, ordenanzas y reglamentos, en el ámbito de su

competencia.

- Prevenir y proteger a las personas y bienes de la acción destructiva del fuego y otros

desastres.

- Desarrollar acciones de salvamento, evacuación y rescate en cualquier contingencia que se

presentare en el Cantón o ante requerimiento pertinente en el ámbito regional, nacional o

internacional, que lo amerite.

- Prestar atención pre hospitalaria en casos de emergencia y socorro en catástrofes y siniestros.

- Formular proyectos que fortalezcan su desarrollo institucional y del sistema integral de

emergencias ciudadanas de Cotacachi.

- Fortalecer y potenciar el movimiento de voluntariado para el cumplimiento de sus fines.

- Brindar orientación y asesoramiento a otras entidades, locales, nacionales e internacionales

en las materias de su conocimiento, mediante acuerdos de colaboración, convenios o

contratos de beneficio recíproco.

26

- Desarrollar propuestas y acciones de promoción de la seguridad ciudadana en el ámbito de

su especialidad, su difusión social e institucional y la capacitación del talento humano para

enfrentar las emergencias.

- Todas aquellas que sean necesarias para el cabal cumplimiento de las funciones que son de

su competencia.

1.2.6 PRINCIPIOS Y VALORES

Los principios y valores del Cuerpo de Bomberos de Cotacachi regulan el accionar de la

organización, establecen los límites entre los cuales se pueden mover los actores y sus restricciones

y sustentan el trabajo de la Institución.

- Lealtad: Institución comprometida con la comunidad para proveer de servicios, salvar vidas

y proteger bienes.

- Honestidad: Actuar con apego a los principios y valores éticos.

- Valentía: Enfrentar los riesgos con acciones que permitan el fiel cumplimiento de la misión

institucional en beneficio de la población afectada.

- Disciplina: Actitud para acatar las normas, protocolos, lineamientos y procedimientos que

rigen las actividades que realiza la organización.

- Trabajo en equipo: Cumplir con los objetivos planteados en forma coordinada e integrada

entre las personas y los procesos.

- Solidaridad: Actitud de fraternidad para identificarse con las personas afectadas por

condiciones adversas.

- Abnegación: Renuncia de los intereses personales en beneficio de los interés de la

comunidad.

- Respeto: Consideración con las actitudes y comportamientos sociales.

- Compromiso: Convicción personal en torno a los beneficios que trae el desempeño

responsable de las tareas a su cargo para cumplimiento de la misión y visión institucional.

27

- Honor: Cualidad para comportarse apropiadamente ante el deber.

- Servicio: Disposición de respuesta con actitud de entrega, colaboración y espíritu de

atención.

- Responsabilidad: Cumplir los deberes y competencias del Cuerpo de Bomberos de

Cotacachi, realizando de manera correcta las actividades encomendadas.

- Preservación del Patrimonio: Actitud de legar el conocimiento, costumbres, tradiciones y

salvaguardar los bienes de la organización para concienciar y preservar la historia.

28

CAPÍTULO II

2. ANÁLISIS SITUACIONAL

El análisis situacional nos permite ver el contexto actual de la entidad bomberil, considerando datos

pasados, presentes y futuros con el objetivo de proporcionar una base para seguir el proceso de la

planificación estratégica.

Para el funcionamiento adecuado de la entidad es necesario tener muy en cuenta lo que ocurrió, lo

que ocurre y lo que aún puede ocurrir dentro de la misma, y estar al tanto para evitar hechos que

lleven al fracaso.

2.1 ANÁLISIS EXTERNO

El análisis del ambiente externo tiene por objeto estudiar las características del medio en el que se

desenvuelve la entidad bomberil, las cuales abarca todo aquello que rodea externamente a la entidad.

Es el contexto dentro del cual se halla inmersa la institución bomberil.

2.1.1 MACROAMBIENTE

El Macroambiente es el factor que afecta a toda organización, y un cambio en uno de sus

componentes ocasionará cambios en uno o más de los otros; y generalmente estas fuerzas no pueden

controlarse por los directivos de las entidades.

Está compuesto por las fuerzas que dan forma a las oportunidades o presentan una amenaza para la

institución. Son fuerzas que rodean a la institución, sobre las cuales la misma no puede ejercer ningún

control.

2.1.1.1 FACTOR POLÍTICO - LEGAL

Los Cuerpos de Bomberos son entidades desvinculadas de cualquier aspecto político en el ámbito

nacional. No se deben a ninguna tienda política y por ende sus equipos, vehículos y servicios son de

29

exclusiva entrega hacia la comunidad. Las entidades bomberiles se deben a lo que manifiesta toda la

normativa establecida en la Constitución Política del Ecuador, a las Leyes y sus Reglamentos y a las

regulaciones emitidas por los respetivos entes de control.

Es así que la normativa legal que nos compete manifiesta: “El personal de los cuerpos de bomberos

en servicio activo, no deberá participar directa o indirectamente en actividades políticas ni

desempeñar funciones públicas electivas”. (Asamblea Nacional del Ecuador, 2013)2.

Los Cuerpos de Bomberos deben regirse a las políticas emitidas por la Jefatura de Zona, la cual

cuenta con las siguientes atribuciones:

a) “Vigilar el cumplimiento de la Ley de Defensa contra Incendios y sus reglamentos;

b) Ejercer mando, inspección, vigilancia y asesoramiento en los cuerpos de bomberos;

c) Dictar órdenes y directivas, de conformidad con los acuerdos y resoluciones del Ministerio

de Bienestar Social, la Dirección Nacional de Defensa contra Incendios; (hoy Secretaría

Nacional de Gestión de Riesgos);

d) Cuidar la buena marcha de los cuerpos de bomberos;

e) Exigir de los organismos de recaudación de impuestos y tasas que benefician a los cuerpos

de bomberos, la entrega oportuna de los fondos recaudados;

f) Procurar que se establezcan cursos de formación y capacitación profesional de bomberos;

g) Elaborar proyectos de reglamentos y de sus reformas, y someterlos a la aprobación del

Ministerio de Bienestar Social, (hoy Secretaría Nacional de Gestión de Riesgos);

h) Informar anualmente al Ministerio de Bienestar Social (hoy Secretaría Nacional de

Gestión de Riesgos) sobre las actividades realizadas en la zona; e,

i) Lo demás determinado en la Ley de Defensa contra Incendios y sus reglamentos”.

(Asamblea Nacional del Ecuador, 2013).

Además está regido por las políticas emitidas por la Jefatura Provincial, entre las que se encuentran

las siguientes:

a. “Vigilar el correcto funcionamiento de los cuerpos de bomberos de su jurisdicción;

b. Coordinar los programas de tecnificación;

c. Solicitar al Ministro de Bienestar Social la creación, fusión o supresión de compañías

de bomberos;

d. Informar anualmente al Ministerio de Bienestar Social de las actividades desarrolladas;

2 Los Cuerpos de Bomberos del País son entidades no políticas

30

e. Organizar cursos, seminarios, etc. Para los funcionarios de los cuerpos de bomberos de

su provincia;

f. Exigir de los organismos de recaudación de impuestos y tasas, la entrega oportuna de los

fondos recaudados pertenecientes a los cuerpos de bomberos respectivos; y,

g. Los demás que determine la Ley de Defensa contra Incendios, sus reglamentos y las

autoridades correspondientes”. (Asamblea Nacional del Ecuador, 2013).

Los cuerpos de bomberos en el transcurso del tiempo han sido marginados del desarrollo como

instituciones de socorro; ya que los gobiernos de turno no se han preocupado en fomentar aspectos

económicos, políticos o estratégicos que fomenten el perfeccionamiento de las entidades bomberiles.

Son escasos los aspectos políticos que han influenciado en las instituciones bomberiles.

En el año 2001 se crea la Dirección Nacional de Defensa Contra Incendios, departamento del

entonces Ministerio de Bienestar Social, hoy Ministerio de Inclusión Económica y Social; el cual se

encargaba de brindar el apoyo técnico, operativo y económico a los Cuerpos de Bomberos del País.

Pero en el año 2009 se transfiere este departamento con sus competencias a la Secretaría Nacional

de Gestión de Riesgos, institución en la cual ha existido un completo desconocimiento y falta de

gestión para seguir cumpliendo con su objetivo; hasta la presente fecha. Además a inicios del año

2008, se inmiscuyen a las instituciones bomberiles en el recién creado sistema de administración

financiera E-SIGEF del Ministerio de Finanzas; sin el debido conocimiento del manejo

presupuestario de los cuerpos de bomberos y con una total falta de capacitación hacia los funcionarios

encargados del manejo financiero y presupuestario. Problema que hasta la fecha actual sigue

arrojando controversias ya que el dinero que reciben las instituciones bomberiles no es asignado por

el Gobierno Central, sino son recursos de auto gestión que llegan mes a mes y no se puede determinar

valores constantes en los ingresos.

Tal vez el aspecto que más ha influencia en nuestro desarrollo se da tras el incendio del entonces

Congreso Nacional en el año 2003, ya que las autoridades de ese entonces se dan cuenta que es

necesario fomentar el aspecto económico de los Cuerpos de Bomberos del país. Es así que la tasa por

servicios, que según el artículo 34 del Código Tributario y artículo 35 de la Ley de Defensa Contra

Incendios y que las empresas eléctricas están en la obligación de pagar mensualmente a la institución

roja, se incrementa de 0,02 a 0.61 centavos por cada medidor que exista en el cantón y con ese dinero

se cubren algunos gastos como mantenimiento de vehículos, seguridad, equipamiento y gastos

administrativos.

A excepción de este aspecto, el cual fue tramitado por el Congreso Nacional con fecha 9 de junio del

año 2003 con el incremento de esta tasa que recolectan las empresas eléctricas del país en beneficio

31

de los miembros de la casaca roja, no han existido procedimientos en pos de mejorar la operatividad

de las instituciones bomberiles.

De acuerdo a la Constitución de la Nación, el Art. 264 de la norma constitucional textualmente

señala: “Los gobiernos municipales tendrán las siguientes competencias exclusivas sin perjuicio de

otras que determine la ley:

13. Gestionar los servicios de prevención, protección, socorro y extinción de incendios”. (Asamblea

Constituyente del Ecuador, 2008)3.

Además el Art. 389 de la Constitución señala: “El Estado protegerá a las personas, las colectividades

y la naturaleza frente a los efectos negativos de los desastres de origen natural o antrópico mediante

la prevención ante el riesgo, la mitigación de desastres, la recuperación y mejoramiento de las

condiciones sociales, económicas y ambientales, con el objetivo de minimizar la condición de

vulnerabilidad.

El sistema nacional descentralizado de gestión de riesgo está compuesto por las unidades de gestión

de riesgo de todas las instituciones públicas y privadas en los ámbitos local, regional y nacional. El

Estado ejercerá la rectoría a través del organismo técnico establecido en la ley. Tendrá como

funciones principales, entre otras:

1. Identificar los riesgos existentes y potenciales, internos y externos que afecten al territorio

ecuatoriano.

2. Generar, democratizar el acceso y difundir información suficiente y oportuna para gestionar

adecuadamente el riesgo.

3. Asegurar que todas las instituciones públicas y privadas incorporen obligatoriamente, y en

forma transversal, la gestión de riesgo en su planificación y gestión.

4. Fortalecer en la ciudadanía y en las entidades públicas y privadas capacidades para

identificar los riesgos inherentes a sus respectivos ámbitos de acción, informar sobre ellos,

e incorporar acciones tendientes a reducirlos.

5. Articular las instituciones para que coordinen acciones a fin de prevenir y mitigar los

riesgos, así como para enfrentarlos, recuperar y mejorar las condiciones anteriores a la

ocurrencia de una emergencia o desastre.

3 Con la aprobación de la nueva Constitución del Ecuador en el año 2008, los cuerpos de bomberos entraron en un proceso de incertidumbre

al no conocer los términos de transferencia hacia los municipios. Proceso que se mantiene hasta la presente fecha.

32

6. Realizar y coordinar las acciones necesarias para reducir vulnerabilidades y prevenir,

mitigar, atender y recuperar eventuales efectos negativos derivados de desastres o

emergencias en el territorio nacional.

7. Garantizar financiamiento suficiente y oportuno para el funcionamiento del Sistema, y

coordinar la cooperación internacional dirigida a la gestión de riesgo.

Art. 390.- Los riesgos se gestionarán bajo el principio de descentralización subsidiaria, que implicará

la responsabilidad directa de las instituciones dentro de su ámbito geográfico. Cuando sus

capacidades para la gestión del riesgo sean insuficientes, las instancias de mayor ámbito territorial y

mayor capacidad técnica y financiera brindarán el apoyo necesario con respeto a su autoridad en el

territorio y sin relevarlos de su responsabilidad”. (Asamblea Constituyente del Ecuador, 2008).

Según el COOTAD (Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización),

EN EL Art. 140 manifiesta: “La gestión de riesgos que incluye las acciones de prevención, reacción,

mitigación, reconstrucción y transferencia, para enfrentar todas las amenazas de origen natural o

antrópico que afecten al cantón se gestionarán de manera concurrente y de forma articulada con las

políticas y los planes emitidos por el organismo nacional responsable, de acuerdo con la Constitución

y la ley.

Los gobiernos autónomos descentralizados municipales adoptarán obligatoriamente normas técnicas

para la prevención y gestión de riesgos sísmicos con el propósito de proteger las personas,

colectividades y la naturaleza.

La gestión de los servicios de prevención, protección, socorro y extinción de incendios, que de

acuerdo con la Constitución corresponde a los gobiernos autónomos descentralizados municipales,

se ejercerá con sujeción a la ley que regule la materia. Para tal efecto, los cuerpos de bomberos del

país serán considerados como entidades adscritas a los gobiernos autónomos descentralizados

municipales, quienes funcionarán con autonomía administrativa y financiera, presupuestaria y

operativa, observando la ley especial y normativas vigentes a las que estarán sujetos”. (Asamblea

Nacional del Ecuador, 2013)4.

En la Ley de Servicio Público encontramos el siguiente Art.:

“Artículo 115.- Del pago a las Fuerzas Armadas, Policía Nacional y cuerpos de bomberos.- Las

servidoras y servidores públicos de las Fuerzas Armadas y la Policía Nacional en servicio activo y

de los cuerpos de bomberos que, por sus peculiaridades y particularidades en el ejercicio de la

4 Este artículo fue un logro de los cuerpos de bomberos para buscar la autonomía total al momento de que inicie el proceso de transferencia

hacia los municipios del País.

33

profesión militar, policial y de bomberos no perciban horas extraordinarias o suplementarias,

subrogación, encargo u otros beneficios económicos por los conceptos previstos en esta ley para las

servidoras y servidores públicos, percibirán por compensación los valores a que hubiere lugar, en

base a la resolución que emita el Ministerio de Relaciones Laborales para tal efecto”. (Asamblea

Nacional del Ecuador, 2013)5.

Además constituyen componentes del factor legal del Cuerpo de Bomberos de Cotacachi, la Ley de

Defensa Contra Incendios, su Codificación, el Reglamento General para la aplicación de la Ley de

Defensa Contra Incendios, el Reglamento de Aplicación de los artículos 32 y 35 de la Ley de Defensa

Contra Incendios Reformada, Reglamento Orgánico Operativo y de Régimen Interno y Disciplina de

los Cuerpos de Bomberos del País, Reglamento de Prevención de Incendios, y el Reglamento de

Prevención, Mitigación y Protección Contra Incendios.

Desde inicios de este año se encuentra entregado en la Asamblea Nacional un Proyecto que reforma

la Ley de Defensa Contra Incendios, teniendo el consentimiento positivo de varios asambleístas para

su tramitación.

Además está por entregarse en el Ministerio de Relaciones Laborales el Estatuto Orgánico de Gestión

Organizacional por Procesos de los Cuerpos de Bomberos del País, realizado por la Primera zona

Bomberil; el cual trata de que la estructura organizacional de los Cuerpos de Bomberos del País se

alinean con su misión, visión, valores y objetivos estratégicos, sustentadas en la Ley de Defensa

Contra Incendios y en sus Reglamentos; utilizando la filosofía de procesos como instrumentos de

gestión compatibles con la demanda y satisfacción tanto de los miembros de los Cuerpos de

Bomberos así como de la comunidad; realizados con eficiencia, eficacia y oportunidad, basado en

el mejoramiento continuo de los procesos.

CONNOTACIÓN:

OPORTUNIDADES:

1. Asesoramiento y control mediante las jefaturas zonales y provinciales.

2. Incremento en la tasa de alumbrado público acorde al incremento anual del salario básico

unificado que solventa en parte las necesidades de operación de la institución bomberil.

- La transferencia hacia los Municipios se cuenta con la seguridad de nuestra autonomía

administrativa y financiera, presupuestaria y operativa.

5 Lastimosamente hasta la fecha no ha existido ningún pronunciamiento por parte de este Ministerio sobre el tema descrito.

34

- Propuesta de proyecto de Ley Reformatoria a la Ley de Defensa Contra Incendios en la

Asamblea Nacional, brindará mayor seguridad legal en nuestras acciones.

- Aprobación Estatuto Orgánico por Procesos se contaría con la documentación necesaria

para establecer en forma adecuada la estructura por procesos necesaria en la institución

bomberil.

AMENAZAS:

- Desinterés político en promover el desarrollo de las entidades bomberiles.

- La Ley de Defensa Contra Incendios es una Ley ordinaria, razón por la cual está a merced

de las otras disposiciones legales.

- Falta de cumplimiento en disposiciones legales que nos compete.

- No contar con un ente rector que cumpla sus funciones en bienestar de la institución.

- Falta de comprensión y entendimiento por parte de las entidades rectoras sobre el

funcionamiento bomberil.

2.1.1.2 FACTOR ECONÓMICO

El hecho de que la institución sobreviva de los aportes que la ciudadanía deposita mensualmente, ya

sea por concepto de predios urbanos y rústicos y por las tasas a la energía eléctrica, otorga el

financiamiento necesario para ir a la par con las necesidades de la comunidad en los aspectos básicos,

no así para el profesionalismo y excelencia del servicio.

Son recursos económicos administrados por la institución:

- Los ingresos provenientes de los servicios que preste, a través de los permisos de

funcionamiento.

- Las asignaciones especiales que hagan en su favor el Estado, la Municipalidad de Cotacachi

y otras entidades públicas y privadas, nacionales e internacionales.

- Los ingresos que se deriven de los créditos que obtenga;

- Las tasas establecidas en la Ley de Defensa contra incendios, como son: contribución predial

y contribución al servicio eléctrico.

- Las tasas cobradas al alumbrado público vigentes, son:

El equivalente al O,50 % del salario mínimo vital para los medidores de consumo de

energía eléctrica, del servicio residencial o particular.

El equivalente al 1,5 % del salario mínimo vital para los medidores de consumo de

energía eléctrica del servicio comercial.

35


energía eléctrica, destinados a los pequeños industriales.


energía eléctrica de las demás industrias.

El 1,5 por mil del impuesto predial urbano y rústico.

Con lo descrito anteriormente se debe relatar que los ingresos de la entidad bomberil proporcionan

el financiamiento en los siguientes porcentajes:

- Contribución Predial a favor de los Cuerpos de Bomberos 10.79%

- Permisos, licencias y patentes 04.50%

- Contribución adicional de servicios de alumbrado eléctrico 82.75%

- Otros no especificados (donaciones) 01.96%

100.00%

La tasa por concepto de contribución predial la cobra el Municipio del cantón en las respectivas

planillas del impuesto predial anual y luego se transfieren dichos valores a las cuentas de la

Institución Bomberil. Esta tasa representa el cero punto quince por mil del valor del predio.

La contribución adicional del servicio de alumbrado público representa en esencia el ingreso más

representativo de la institución. Estas tasas la cobra la empresa eléctrica zonal mediante las planillas

de alumbrado público. De igual manera estos valores son transferidos en forma mensual a las cuentas

bomberiles.

Los permisos de funcionamiento representaban no más del 5% del total de los ingresos recaudados

por la entidad bomberil y; estos se los cobraba en base a una tabla aprobada por el Ministerio de

Inclusión Económica y Social. Lastimosamente por Decreto Ejecutivo N° 94 del 21 de agosto de

2013, el Presidente de la República manifiesta lo siguiente:

“El cobro de los permisos anuales que establece el artículo 35 de la Ley de Defensa Contra

Incendios, no podrá ser superior al cero punto quince por mil del valor del impuesto predial”.

(Correa Delgado, 2013)6.

Con este antecedente el porcentaje de recolección por este concepto se disminuirá notoriamente.

6 Este decreto disminuirá notablemente los ingresos de los cuerpos de bomberos ya que el cobro por este concepto representan centavos

de dólar en comparación a lo que se venía cobrando.

36

En lo concerniente a otros ingresos no especificados se detallan en esta partida las donaciones

recibidas, en este caso el ingreso recibido anualmente por parte del Gobierno Autónomo

Descentralizado Provincial de Imbabura.

De igual manera por parte del gasto existen algunos lineamientos para su ejecución:

- “En los presupuestos anuales de ingresos y egresos, los cuerpos de bomberos no podrán

destinar más del 30% de los ingresos provenientes de la partida “servicios de alumbrado

eléctrico”, en el pago de remuneraciones”. (Asamblea Nacional del Ecuador, 2013).

- “De la partida “servicios de alumbrado eléctrico”, se utilizará para cubrir necesidades de

personal de bomberos (sí fuese estrictamente necesario); así como servirá para nivelar y

cubrir sueldos y remuneraciones adeudadas (que no estén por encima de la ley).

- En la partida correspondiente a capacitación y entrenamiento, se hará constar un 10% de los

ingresos del rubro “servicios de alumbrado eléctrico” que se utilizará para enviar a los

bomberos a capacitarse en los cursos que se realizaren dentro o fuera del país; y para organiza

cursos en sus respectivas unidades.

- En la partida presupuestaria denominada “equipamiento”, se hará constar para adquisiciones

de equipos y materiales, el 50% de los ingresos provenientes de la partida “servicios de

alumbrado eléctrico.

- Se utilizará únicamente para la adquisición de materiales, equipos e implementos para la

defensa contra incendios como: vehículos, cascos, mangueras, extintores, chaquetones,

escaleras, bombas, pitones, equipos de comunicación, botas, máscaras, guantes, uniformes,

equipos de rescate, camillas, mosquetones, cabos, etc.

- Para la adquisición de vehículos, se seguirán las normas establecidas en las leyes y

reglamentos de “adquisiciones del sector público,

- Igualmente los cuerpos de bomberos, harán constar obligatoriamente la partida denominada

“Seguros”, la que específicamente servirá para asegurar la vida del personal de bomberos,

que no excederá del 10% de los ingresos de la “partida de servicio de alumbrado eléctrico.

- Se contratará un “Seguro de vida y accidentes”, únicamente para el personal de fila operativa

de bomberos”. (Asamblea Nacional del Ecuador, 2013)7.

CONNOTACIÓN:

OPORTUNIDAD:

7 Existe desde algún tiempo el proyecto de Ley presentado en la Asamblea Nacional para modificar la Ley de Defensa Contra Incendios,

con el objetivo principal de convertirla en Ley Orgánica y reformar otros puntos importantes como el régimen de disciplina y las fuentes

de ingresos.

37

- Incremento del ingreso por el aumento de la tasa de alumbrado público de acuerdo al

incremento de la población y de los hogares con medidores de luz.

- Acceso a donaciones de entidades no gubernamentales del exterior por la creación de

convenios de cooperación institucional.

AMENAZAS:

- No existe la colaboración presupuestaria por parte del Gobierno Central.

- Poco interés del Gobierno Municipal Autónomo Descentralizado del cantón en colaborar

con la institución bomberil, en la dotación de recursos tanto económicos como equipamiento

e infraestructura.

- Disposiciones legales que rebajan los ingresos de las entidades bomberiles.

- Falta de capacidad institucional en finiquitar los convenios con entidades del exterior.

2.1.1.3 FACTOR SOCIAL

El Cuerpo de Bomberos de la ciudad de Cotacachi tiene una relación muy estrecha con la comunidad

en general; ya que como personal bomberil vivimos en carne propia todas las circunstancias,

problemas y necesidades de ésta; por tal motivo todas las operaciones técnicas bomberiles se enfocan

en atender, resolver los siniestros, generar información y conocimiento sobre los posibles riesgos de

eventos adversos causados por el hombre y/o desastres naturales que amenacen la vida y la propiedad

privada, de manera que se brinden los servicios en la comunidad a través de la aplicación de políticas,

normas y estrategias que permitan lograr el cumplimiento de la misión institucional. Así como

también incentivar la participación e involucrar a la comunidad y voluntariado en los servicios de

educación comunitaria y emergencias médicas de la jurisdicción.

Por estas circunstancias, la institución bomberil tiene el objetivo primordial de promover e involucrar

la participación de la comunidad en los servicios y procedimientos de prevención, mitigación y

atención de siniestros de su competencia, con la finalidad de minimizar las condiciones de

vulnerabilidad y generar una cultura de concientización.

Las herramientas usadas para la vinculación hacia la sociedad se enfocan en los siguientes

parámetros:

- Difundir información de prevención contra siniestros en la comunidad.

- Aplicar políticas y normas para el desarrollo del voluntariado dentro de la comunidad.

- Vincular a la comunidad en los diferentes servicios del Cuerpo de Bomberos.

38

- Desarrollar programas de entrenamiento ciudadano para la vinculación como voluntario de

la comunidad.

- Evaluar permanentemente las actividades de voluntariado.

- Realizar informe de las actividades ejecutadas dentro de la unidad.

- Programar la desvinculación de los voluntarios acorde con lo estipulado en el Reglamento

Interno.

- Las demás que determinen las leyes, reglamentos, protocolos y normas conexas.

Además de la utilización de los siguientes procesos:

- Programas de vinculación.

- Campañas de Prevención.

- Evaluaciones de las actividades de los voluntarios.

- Registro del personal voluntario.

Dentro de nuestras funciones tenemos la capacitación a la comunidad como principal estrategia para

la prevención de incendios y desastres, el Cuerpo de Bomberos viene capacitando a escuelas,

colegios, instituciones públicas y privadas. Es así que en el año 2012 se ha capacitado a la comunidad

en los siguientes parámetros:

- 250 niños y niñas de las diferentes escuelas del cantón, y centros infantiles

- 200 jóvenes entre hombres y mujeres nivel secundario

- 400 personas adultas nivel secundario y universitario y empleados públicos y privados.

Todos los procesos y parámetros de vinculación hacia la comunidad son las herramientas

primordiales con las que cuenta el Cuerpo de Bomberos de Cotacachi para cumplir la meta de

posicionamiento en la población; ya que nuestra institución se debe a toda la comunidad con la

prestación eficiente y efectiva de todos los servicios brindados.

CONNOTACIÓN:

OPORTUNIDAD:

- Disminución de emergencias por establecer la política de la prevención.

- Mayor relación con la comunidad mediante las campañas de concientización.

- Fomentar una cultura de prevención, creando y trabajando con la comunidad en los planes

y procesos a ejecutarse en el afán de conseguir este objetivo

39

AMENAZA:

- Desinterés en parte de la comunidad en acceder a las capacitaciones brindadas por nuestra

institución.

2.1.1.4 FACTOR TECNOLÓGICO

Los avances en la tecnología repercuten directamente en la institución bomberil, ya que nuestros

equipos, herramientas y vehículos tienen que apegarse a las normas emitidas por las asociaciones de

bomberos a nivel mundial. Un ejemplo son las normas NFPA, que son un sin número de

procedimientos y características que se deben cumplir en los diferentes procesos bomberiles y en las

herramientas y accesorios a ser usadas. La NFPA (National Fire Protection Association) es una

organización establecida en Estados Unidos, encargada de crear y mantener las normas y requisitos

mínimos para la prevención contra incendio, capacitación, instalación y uso de medios de protección

contra incendio, utilizados tanto por bomberos, como por el personal encargado de la seguridad. Sus

estándares conocidos como National Fire Codes recomiendan las prácticas seguras desarrolladas por

personal experto en el control de incendios.

La tecnología de vanguardia, aplicada al campo de los bomberos, está desarrollando un nuevo

equipamiento que revolucionará el trabajo de estos profesionales. Como ejemplo del avance

tecnológico se expone los trajes para incendios estructurales en el siguiente ámbito:

Uno de los mayores problemas que presentan los equipos que se usan actualmente, es el peso y la

escasa flexibilidad de los materiales con que están fabricados. Esto, unido al peso que el bombero

soporta durante una intervención y a las condiciones a las que se somete, hacen que su rendimiento

se vea disminuido. El nuevo equipamiento se diseña a medida, teniendo en cuenta las características

antropométricas del sujeto y utilizando materiales flexibles y ligeros que permiten una gran

movilidad, a la vez que reducen considerablemente el peso del equipo.

Además el nuevo equipamiento incluye un sistema de visión térmica adaptado a la visera del caso

con el que se puede ver perfectamente en situaciones con humo denso. El casco lleva también

integrado un sistema de comunicación que sustituye a los actuales walkietalkies y con el que se

pueden mantener conversaciones con el resto de bomberos actuantes en la emergencia.

En el brazo se ancla otra pieza en la que se dispone de una manguera, que da la posibilidad de utilizar

agua o polvo seco según las necesidades. Al mismo tiempo, la pieza del brazo dispone de varias

herramientas de corte muy útiles en determinadas intervenciones.

40

Tal como el ejemplo expuesto, existen avances tecnológicos para todos los equipos, herramientas y

vehículos de uso bomberil, los cuales se van desarrollando día a día.

CONNOTACIÓN:

OPORTUNIDADES:

- Avance constante en equipos y maquinarias bomberiles que protegen el trabajo del

bombero.

AMENAZAS:

- En el país no existen tiendas especializadas en aspectos bomberiles que se involucren

directamente en los avances tecnológicos.

- Costos muy elevados.

- Falta de presupuesto para acceder a los avances tecnológicos.

2.1.2 MICROAMBIENTE

2.1.2.1 BENEFICIARIOS

Para el siguiente tema de investigación se ha elaborado una herramienta de recolección de datos

basada en la realidad que afecta al Cuerpo de Bomberos de la ciudad de Cotacachi; siendo ésta la

encuesta; la cual se la ha realizado en base al tamaño total de la población de la ciudad, tomando

como muestra la cantidad de 130 encuestas; muestra que es tomada en forma simple ya que la

cantidad de negocios y entidades comerciales abarcan una gran cantidad pero el inconveniente

supremo es el área de estudio, ya que Cotacachi es el cantón más grande de la Provincia de Imbabura

y el traslado a parroquias donde se encuentran grandes empresas florícolas, madereras e industriales

se encuentran a un promedio de 3 a 6 horas de viaje con carreteras de tercer orden y vías sinuosas.

El formato y preguntas utilizadas es el que se presenta en el contenido de anexos

Con los resultados obtenidos de las encuestas realizadas se presenta a continuación los respectivos

gráficos y conclusiones.

41

Tabla N° 2.1. ¿Su vivienda es de tipo?

Resultados de la primera pregunta

Opción Residencial Comercial Total

Porcentaje 50.77% 49.23% 100.00%

Cantidad 66 64 130

Figura N° 1 Gráfico de resultados de la primera pregunta

Conclusiones: Los resultados de las encuestas reflejan un valor equitativo entre lo que respecta a la

clase de viviendas; encontrando que el 50.77% pertenece a viviendas de tipo residencial y el 49.23%

al tipo comercial. Las viviendas de tipo comercial contaban (Acuerdo Ministerial N° SGR-018-2013,

el cual delega esta responsabilidad a las empresas aseguradoras) con la supervisión e inspección de

sus instalaciones por parte de la entidad bomberil, no así las de tipo residencial ya que no es

competencia bomberil.

Resultados de la segunda pregunta

Opción Enseñanza Bares Restaurantes Florícolas Polvorines Bienes Servicios Total

Porcentaje 6.25% 1.56% 10.94% 3.13% 0.00% 50.00% 28.13% 100.00%

Cantidad 4 1 7 2 0 32 18 64

Tabla N° 2.2. ¿Si su respuesta fue comercial; Cuál es el Tipo de negocio que posee?

50.77%49.23%

Residencial

Comercial

42

Figura N° 2 Gráfico de resultados de la segunda pregunta

Conclusiones: El mayor porcentaje de negocios encontrados en la ejecución de las encuestas se

centran en la oferta de bienes y servicios; siendo así que el 50% se enmarca en negocios de bienes,

servicios el 28.13% y el resto repartido entre lo que respecta a entidades educativas, bares,

restaurantes y empresas florícolas. El hecho de que el aspecto comercial del cantón se vincule a la

dotación de bienes y servicios involucra a la entidad bomberil una planificación en la capacitación

que se debe brindar para que dichos negocios cuenten con todas las medidas de seguridad tanto para

los dueños de los negocios como para sus clientelas.

Figura N° 3 Gráfico de resultados de la tercera pregunta

6.25% 1.56%

10.94% 3.13%

0.00%

50.00%

28.13%Enseñanza

Bares

Restaurantes

Florícolas

Polvorines

Bienes

Servicios

Resultados de la tercera pregunta

Opción Si No Total

Porcentaje 89.15% 10.85% 100.00%

Cantidad 115 14 129

Tabla N° 2.3. ¿Conoce usted cual son los servicios

que presta el Cuerpo de Bomberos?

89.15%

10.85%

Si

No

43

Conclusiones: Ventajosamente la mayoría de las personas encuestadas conocen de la labor bomberil,

expresándose en este aspecto con el 89% del total. Hay que seguir trabajando para que toda la

comunidad conozca cuales son los servicios que la institución bomberil brinda.

Tabla N° 2.4. ¿En algún tipo de percance o emergencia ha hecho uso de los servicios

que presta la institución?

Resultados de la cuarta pregunta

Opción Si No Sin percances Total

Porcentaje 30.77% 21.54% 47.69% 100.00%

Cantidad 40 28 62 130

Figura N° 4 Gráfico de resultados de la cuarta pregunta

Conclusiones: En esta pregunta se puede evidenciar que ventajosamente un alto porcentaje de los

encuestados no han tenido la necesidad de solicitar los servicios bomberiles al no haber padecido

incidentes. En cambio las personas que han sufrido percances han hecho uso de los servicios; pero

igualmente un elevado porcentaje no ha necesitado de estos servicios; tal vez, por no conocerlos.

Tabla N° 2.5. ¿Si su respuesta fue afirmativa; en qué forma ha solicitado la atención?

Resultados de la quinta pregunta

Opción Telefónica Personal Solicitud Otras Total

Porcentaje 67.50% 32.50% 0.00% 0.00% 100.00%

Cantidad 27 13 0 0 40

30.77%

21.54%

47.69%

Si

No

Sin precances

44

Figura N° 5 Gráfico de resultados de la quinta pregunta

Conclusiones: La mayoría de las solicitudes de servicios por emergencias se han realizado a través

del servicio telefónico abarcando el 67.50%; mientras que el resto lo ha realizado en forma personal;

talvés por la cercanía entre los comercios y residencias con la institución bomberil.

67.50%

32.50%

0.00% 0.00%

Telefónica

Personal

Solicuitud

Otras

Opción

Emergencias

médicas

Incendios

forestales

Incendios

estructurales

Inundacione

s

Rescate en

alturas

Rescate

vehicularOtros Total

Porcentaje 37.50% 25.00% 7.50% 2.50% 5.00% 20.00% 2.50% 100.00%

Cantidad 15 10 3 1 2 8 1 40

Resultados de la sexta pregunta

Tabla N° 2.6. De los siguientes servicios que presta el Cuerpo de Bomberos de la ciudad de Cotacachi, ¿cuál ha

hecho uso?

37.50%

25.00%

7.50%2.50%

5.00%

20.00%

2.50%

Emergencias médicas Incendios forestales Incendios estructurales

Inundaciones Rescate en alturas Rescate vehicular

Otros

Figura N° 6 Gráfico de resultados de la sexta pregunta

45

Conclusiones: De los servicios a los cuales han accedido los encuestados el que mayor índice es el

de emergencias médicas ocasionados por accidentes en los hogares o en la vía pública con más de la

tercera parte de los servicios. Siguen con una cuarta parte la atención de incendios forestales y por

debajo los rescates vehiculares.

Tabla N° 2.7. ¿Considera que existe la suficiente difusión y publicidad de los servicios

institucionales y el acceso a los mismos?

Resultados de la séptima pregunta

Opción Si No Total

Porcentaje 57.69% 42.31% 100.00%

Cantidad 75 55 130

Figura N° 7 Gráfico de resultados de la séptima pregunta

Conclusiones: Los porcentajes indican que es superior el número de personas que manifiestan que

existe la suficiente difusión y publicidad de los servicios que el Cuerpo de Bomberos brinda a la

comunidad, al igual que el acceso a éstos. Por el otro lado el número de respuestas indicando lo

contrario; si es menor que el afirmativo, es un número grande ante lo cual hay que realizar planes de

difusión para llegar a toda la comunidad igual que informar la manera de acceder a los servicios

bomberiles.

57.69%

42.31%

Si

No

Opción Desinterés LentitudFalta de

profesionalismo

Falta de

organizaciónNingún Total

Porcentaje 10.00% 15.00% 12.50% 12.50% 50.00% 100.00%

Cantidad 4 6 5 5 20 40

Tabla N° 2.8. ¿Qué tipo de inconveniente ha tenido al momento de hacer uso de los

servicios que ha solicitado a la institución bomberil?

Resultados de la octavo pregunta

46

Figura N° 8 Gráfico de resultados de la octava pregunta

Conclusiones: Un gran porcentaje de las respuestas afirman que no ha existido inconveniente alguno

al momento de solicitar los servicios bomberiles con el 50%. Por el otro lado es preocupante que el

50% restante catalogue inconvenientes en los servicios recibidos por el desinterés de los funcionarios

en atender las emergencias, la lentitud en el proceso emergente, la falta de profesionalismo y

organización. Es indispensable realizar estudios de estos últimos factores para atacar los problemas

encontrados y buscar sus soluciones inmediatas.

Tabla N° 2.9. Al momento de solicitar la atención bomberil; ¿cuál ha sido la velocidad

de respuesta por parte del Cuerpo de Bomberos?

Resultados de la novena pregunta

Opción Rápida Media Lenta Total

Porcentaje 77.50% 15.00% 7.50% 100.00%

Cantidad 31 6 3 40

10.00%

15.00%

12.50%

12.50%

50.00%

Desinterés Lentitud Falta de profesionalismo Falta de organización Ningún

47

Figura N° 9 Gráfico de resultados de la novena pregunta

Conclusiones: Existe un alto porcentaje que determina que la velocidad de respuesta en los servicios

bomberiles, cuando estos son solicitados, es rápida en comparación con los que determinan que la

velocidad es media y lenta. Aquí radica un problema algo serio ya que existe más del 20% de los

encuestados que expone deficiencia en velocidad de respuesta por parte de la entidad bomberil; tema

a trabajar para mejorar este aspecto.

Tabla N° 2.10. ¿Ha recibido capacitación por parte de la Institución Bomberil?

Resultados de la décima pregunta

Opción Si No Total

Porcentaje 40.00% 60.00% 100.00%

Cantidad 52 78 130

Figura N° 10 Gráfico de resultados de la décima pregunta

77.50%

15.00%

7.50%

Rápida

Media

Lenta

40.00%

60.00% Si

No

48

Conclusiones: En este punto existe un gran problema ya que la mayoría de la gente encuestada no ha

participado o recibido capacitación de la casaca roja. El problema radica en que el mejor método de

prevención de los siniestros es la capacitación bomberil, llegando a toda la comunidad y

disminuyendo asó todos los percances que puedan ocurrir en los negocios como en las residencias.

Figura N° 11 Gráfico de resultados de la décima primera pregunta

Conclusiones: Sobre la clase de recomendaciones expuestas por los encuestados se perfila como el

tema de mayor relevancia el aspecto de los recursos tanto físicos como monetarios, los cuales

ayudarían al mejor desempeño de la institución bomberil; el cual tiene relación directa con el interés

que deberían mostrar las autoridades gubernamentales sobre la realidad de los cuerpos de bomberos.

Además existe un alto número de respuestas que recomiendan la capacitación hacia la comunidad en

general, siendo éste un pilar fundamental para la prevención de todo tipo de siniestros; pero iniciando

de la capacitación interna de todos los miembros bomberiles para que se encuentren preparados al

momento de impartir sus conocimientos a la población.

1. ¿Considera usted que el Cuerpo de Bomberos posee la suficiente infraestructura y recursos

para cumplir efectivamente los servicios que presta?

OpciónCambio

Administración

Capacitación

interna

Capacitación

externaRecursos

Interés

gubernamentalOtras Total

Porcentaje 4.07% 9.76% 26.02% 39.84% 20.33% 0.00% 100.00%

Cantidad 5 12 32 49 25 0 123

Tabla N° 2.11. ¿Que tipos de recomendaciones considera pertinentes para que el Cuerpo de Bomberos

funcione de una manera más efectiva?

Resultados de la décima primera pregunta

4.07%

9.76%

26.02%

39.84%

20.33%

0.00%

Cambio Administración Capacitación interna Capacitación externa

Recursos Interés gubernamental Otras

49

Tabla N° 2.12. ¿Considera usted que el Cuerpo de Bomberos posee la suficiente

infraestructura y recursos para cumplir efectivamente los servicios que presta?

Resultados de la décimo segunda pregunta

Opción Si No Total

Porcentaje 45.38% 54.62% 100.00%

Cantidad 59 71 130

Figura N° 12 Gráfico de resultados de la décima segunda pregunta

Conclusiones: La mayoría de los encuestados determinan en sus respuestas que la institución

bomberil no cuenta con la suficiente infraestructura y recursos para brindar un servicio apegados a

las necesidades reales de la población. En cambio el 45% de las respuestas manifiestan que los

recursos e infraestructura bomberil es la suficiente para cubrir las necesidades de la comunidad. Se

debe manifestar que en el Cuerpo de Bomberos de la ciudad de Cotacachi el déficit de equipos,

vehículos, infraestructura y personal bomberil es certero y visible; y con lo que se posee se trata de

brindar un servicio de excelencia de acuerdo a las posibilidades institucionales.

2. ¿Cómo cataloga usted la labor de la Institución Bomberil?

Tabla N° 2.13. ¿Cómo cataloga usted la labor de la Institución Bomberil?

Resultados de la décima tercera pregunta

Opción Excelente Buena Mala Total

Porcentaje 53.97% 41.27% 4.76% 100.00%

Cantidad 34 26 3 63

45.38%

54.62%Si

No

50

Conclusiones: El hecho de que más del 50% de los encuestados catalogan de excelente la labor

bomberil es algo que hay que renombrar; claro está sin dejar de lado que el 41% determina que la

labor se enmarca en un nivel medio aceptable y casi el 5% lo determina malo. Este 46% catalogado

medio y malo es el segmento en el cual hay que poner más ahínco en la promoción y ejecución de

las labores bomberiles; claro sin dejar de lado al resto que lo cataloga el servicio de excelente.

CONNOTACIÓN:

OPORTUNIDADES:

- Opinión ciudadana favorable en cuanto al enfoque de ésta en la velocidad de respuesta ante

las emergencias.

- Aceptación favorable sobre la labor bomberil.

- Planificación en la capacitación que se debe brindar para que dichos negocios cuenten con

todas las medidas de seguridad tanto para los dueños de los negocios como para sus

clientelas.

- La mayoría de la población conoce de la labor bomberil.

- Gran porcentaje de la población no ha tenido la necesidad de solicitar los servicios

bomberiles al no haber padecido incidentes.

- Cercanía entre los comercios y residencias con la institución bomberil para solicitar

servicios en la cabecera cantonal.

53.97%41.27%

4.76%

Excelente

Buena

Mala

Figura N° 13 Gráfico de resultados de la décima tercera pregunta

51

- Existe la suficiente difusión y publicidad de los servicios que el Cuerpo de Bomberos

brinda a la comunidad, al igual que el acceso a éstos.

- No ha existido inconveniente alguno al momento de solicitar los servicios bomberiles.

- Velocidad de respuesta en los servicios bomberiles, cuando estos son solicitados.

- Falta de recursos tanto físicos como monetarios, están en conocimiento de la gente y el

interés que deberían mostrar las autoridades gubernamentales sobre la realidad de los

cuerpos de bomberos.

AMENAZAS:

- Escasez de planes de capacitación que abarquen a la mayoría de la población del cantón.

- Desconocimiento parcial en la población sobre los servicios que brinda la Institución.

- Aceptación mediocre y mala sobre la labor bomberil.

- Incremento de Incendios forestales por descuido de comuneros de las extensiones de

terrenos afectadas e inclemencias del tiempo.

- Falta de planes de difusión para llegar a toda la comunidad igual que informar la manera

de acceder a los servicios bomberiles.

- Desinterés de los funcionarios en atender las emergencias, la lentitud en el proceso

emergente, la falta de profesionalismo y organización de las labores bomberiles.

- Deficiencia en velocidad de respuesta ante las emergencias por parte de la entidad

bomberil.

- Lejanía entre los comercios y residencias con la institución bomberil para solicitar servicios

en las zonas parroquiales, recintos y zonas lejanas.

- Falta de planes de capacitación a la comunidad en temas de prevención de siniestros en

general.

- La institución bomberil no cuenta con la suficiente infraestructura y recursos para brindar

un servicio apegados a las necesidades reales de la población.

2.1.2.2 PROVEEDORES Y PRECIOS.

El hecho de que las labores bomberiles requiere de equipos, maquinarias y herramientas especiales;

teniendo que cumplir normas internacionales de calidad; han producido grandes problemas de

logística de todas las instituciones bomberiles, ya que dichos bienes no son fabricados en el país y

un alto porcentaje de éstos son importados.

Las empresas que brindan el servicio de dotación de estos bienes son formadas en su mayoría por

personal bomberil en servicio activo y pasivo que con un pequeño capital han creado sus empresas

52

proveedoras, ajustándose limitadamente a la demanda de los Cuerpos de Bomberos. Esta limitación

de oferta de estas empresas se da por los altos costos que representan sus importaciones o su

fabricación. Por ejemplo un vehículo Autobomba, que cumpla todos los requerimientos que las

normas internacionales exigen, en el mercado local se los puede conseguir en alrededor de los 200 a

400 mil dólares; y en el ámbito internacional estos vehículos sobrepasan el medio millón de dólares.

Lo mismo ocurre en los equipos y herramientas necesarias para el trabajo bomberil. El presupuesto

mínimo para vestir a un bombero para que ejerza su labor es de seis mil dólares, solo en el aspecto

del combate de incendios estructurales. A esto se debe sumar los trajes y equipos para el combate de

los incendios forestales, la atención de rescate vehicular, rescate en alturas, etc.

Además la falta de recursos de los Cuerpos de Bomberos dificultan la adecuada provisión de estos

insumos; razón por la cual muchas instituciones bomberiles han optado por solicitar donaciones al

exterior; donaciones que vienen a representar un gasto para la institución bomberil equivalente al 10

o 15 % del valor total del vehículo o equipos en relación del precio de compra. Claro, estos bienes

son usados y los gastos incurridos en su importación se reparten en los trámites burocráticos en el

país de origen, en el flete de transporte marítimo y en los aranceles que cobra nuestra aduana por el

ingreso de estos al país.

Las instituciones bomberiles que cuentan con los fondos suficientes realizan los procesos necesarios

para adquirir todos sus equipos y vehículos en el extranjero, ya que estos cumplen a cabalidad las

regulaciones emitidas por las organizaciones internacionales y las normas bomberiles; no así las

instituciones bomberiles pequeñas que a duras penas puede adquirir un chasis en un año fiscal y al

siguiente año lo adecua a las realidades de la empresa manufacturera nacional y a las posibilidades

presupuestarias institucionales. Pero existen Cuerpos de Bomberos que a duras penas logran cancelar

los haberes del personal bomberil del año fiscal, sin poseer fondos para adquirir equipos, vehículos

o herramientas de fabricación nacional, peor importarlas.

CONNOTACIÓN:

OPORTUNIDADES:

- Accesibilidad a organismos internacionales en la búsqueda de donaciones que solventan

los déficits de insumos institucionales.

AMENAZAS:

- Carencia de insumos bomberiles en el mercado local.

- Altos costos de fabricación e importación de bienes para el uso bomberil.

- Escasez de fondos para los Cuerpos de Bomberos.

53

2.2. ANÁLISIS INTERNO

El análisis interno de la entidad bomberil evalúa la posición actual de la misma, de las perspectivas

combinadas de la planificación, las operaciones y las finanzas para uso estratégico. El propósito final

del análisis interno es utilizar la información para el planeamiento estratégico, es decir, el plan de la

entidad para un crecimiento, éxito y liderazgo en los servicios prestados hacia la comunidad.

Determinando las fortalezas del negocio y las debilidades se traduce en los pasos necesarios para

lograr las metas.

Con el análisis interno se pretende realizar el estudio o análisis de los diferentes factores o elementos

que puedan existir dentro del Cuerpo de Bomberos, con el fin de evaluar los recursos con que cuenta

la entidad para, de ese modo, conocer el estado o la capacidad con que cuenta; y, detectar fortalezas

y debilidades, y, de ese modo, diseñar estrategias que permitan potenciar o aprovechar las fortalezas,

y estrategias que permitan neutralizar o eliminar las debilidades.

2.2.1 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS FINANCIEROS.

El objetivo esencial de este análisis es el resumir los diferentes procesos aplicados en todas las áreas

que participan en el aspecto financiero institucional. Estos procesos no constan en manuales o

procedimientos institucionales legalmente aprobados por las instancias de control, sino que son

tomados de la normativa legal existente en forma general y acoplados a las operaciones bomberiles.

2.2.1.1 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS FINANCIEROS PARA EL ÁREA DE

COMPRAS PÚBLICAS.

PRESENTACIÓN DE NECESIDADES

Cada departamento de la institución bomberil, de acuerdo a sus necesidades

prioritarias, elabora el informe de las necesidades acordes a su respectivo

departamento. Este informe es presentado en primer lugar a Jefatura para su

respectivo estudio y luego al área financiera para verificar la disponibilidad

presupuestaria y el método a aplicar en el Sistema de Contratación Pública.

Primer Proceso

54

PRESENTACIÓN DE PROFORMAS A JEFATURA.

Las cotizaciones y proformas que se hayan recibido se pondrá en conocimiento del

Primer Jefe para su respectivo estudio y aprobación del proveedor seleccionado para

adquirir los bienes requeridos.

Cuarto Proceso

BÚSQUEDA DE COTIZACIONES Y PROFORMAS

El departamento de compras es el encargado de solicitar por lo menos tres

proformas de los productos solicitados. Este proceso se lo realiza en virtud del

escaso listado de proveedores en insumos bomberiles; y en ocasiones no se cumple

este requerimiento por la falta de proveedores en insumos bomberiles.

Tercer Proceso

ADQUISICIÓN Y NEGOCIACIÓN

Una vez enviada la orden de compra al proveedor seleccionado se procede a la

negociación sobre el tiempo de entrega, la forma de envío, forma de pago y demás

trámites necesarios para finiquitar la negociación.

Sexto Proceso

ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRA

Con la respectiva aprobación de Jefatura con el proveedor seleccionado se procede

a elaborar la orden de compra y se informa al proveedor la necesidad de adquirir

los bienes o productos.

Quinto Proceso

APLICACIÓN DEL CORRECTO PROCESO DE CONTRATACIÓN

Se procede en primer lugar a verificar si los requerimientos constan en el Catálogo

Electrónico del Portal de Compras Públicas para su contratación directa mediante

este sistema. De no estar disponibles los productos solicitados; se empleará el

proceso correcto dependiendo de los montos y clase de adquisición.

Segundo Proceso

55

CONNOTACIÓN:

FORTALEZAS:

- Elaboración de informes sobre necesidades departamentales.

- Presentación de proformas para las adquisiciones en productos o equipos con disponibilidad

de proveedores.

DEBILIDADES:

- No existe constataciones sobre las necesidades reales de los diferentes departamentos.

- Escasez de proveedores que otorguen proformas de bienes en el área bomberil.

- Demora en los procesos de ingreso a bodega de los insumos y equipos adquiridos.

PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

De acuerdo al tipo de proceso de contratación utilizado se procede a publicar en el

Sistema de Contratación Pública los respectivos documentos según el proceso

Octavo Proceso

IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS SEGÚN EL PROCESO DE

CONTRATACIÓN UTILIZADO

De acuerdo al tipo de proceso de contratación utilizado se procede a reproducir los

documentos necesarios para seguir los trámites de contratación:

En catálogo electrónico: Orden de compra del sistema de contratación pública

Ínfima cuantía: Proforma presentada por el proveedor seleccionado

Subasta Inversa Electrónica, Menor Cuantía, Cotización, Licitación: Todos los

documentos que involucran estos procesos.

Todos estos documentos son entregados al departamento encargado de la recepción

de los bienes adquiridos.

Séptimo Proceso

56


INVENTARIOS.

ENTREGA DE INSUMOS

Cuando los bienes solicitados están disponibles en la bodega se procede a realizar

el acta de entrega – recepción de lo solicitado al departamento requirente.

Cuarto Proceso

SOLICITUD DE ADQUISICIONES

En el caso de que los bienes solicitados por los diferentes departamentos no consten

en bodega se procede al pedido de adquisición al departamento financiero.

Quinto Proceso

VERIFICACIÓN DEL INVENTARIO

El área de inventarios realiza constancias no tan frecuentes sobre la disponibilidad

de los diferentes bienes del inventario.

Primer Proceso

VERIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS

El personal encargado de bodega se encarga de revisar la disponibilidad de los

requerimientos realizados mediante la constatación informática de los mismos; o en

su caso, mediante verificación física.

Tercer Proceso

SOLICITUD DE REQUERIMIENTOS

Los diferentes departamentos institucionales realizan las solicitudes de los insumos

necesarios para realizar sus labores cotidianas.

Segundo Proceso

57

CONNOTACIÓN:

FORTALEZAS:

- Existen constataciones físicas al momento que existen solicitudes de bienes por parte de

cualquier departamento institucional.

- Conocimiento de las características de los bienes que forman parte de bodega por parte de

los responsables de su control.

DEBILIDADES:

- Realización de constataciones del inventario en forma no permanente.

- Falla en los sistemas informáticos para la constatación del inventario.

- Poco conocimiento en el manejo de inventarios (manejo de kardex, sistematización

informática) de las personas encargadas de bodega.

- No existe la entrega oportuna de los reportes del departamento de bodega que solicita el área

contable.


ACTIVOS FIJOS.

RECEPCIÓN DE INSUMOS TERMINADOS

En la bodega se recepta los inventarios adquiridos y se verifica físicamente su

coincidencia con los documentos (factura del proveedor).

Sexto Proceso

INGRESO DE INSUMOS EN EL SISTEMA DE INVENTARIOS

Una vez que se ha realizado la recepción y constatación de los insumos ingresados

a bodega; se procede al registro de los mismos en el sistema informático de control

del inventario para su posterior despacho a las unidades requirentes, cuando existe

el control de departamento financiero.

Séptimo Proceso


El área de inventarios realiza constancias no tan frecuentes sobre la disponibilidad

de los diferentes activos que constan en el inventario.

Primer Proceso

58

ENTREGA DE ACTIVOS FIJOS

Cuando los activos solicitados están disponibles en la bodega se procede a realizar

el acta de entrega – recepción de lo solicitado al departamento requirente.

Cuarto Proceso


El personal encargado de bodega se encarga de revisar la disponibilidad de los

requerimientos realizados mediante la constatación informática de los mismos; o en

su caso, mediante verificación física.

Tercer Proceso

SOLICITUD DE ADQUISICIONES

En el caso de que los activos fijos solicitados por los diferentes departamentos no

consten en bodega se procede al pedido de adquisición al departamento financiero.

Quinto Proceso

RECEPCIÓN DE ACTIVOS FIJOS

En la bodega se recepta los activos fijos adquiridos y se verifica físicamente sus

características generales con los documentos (factura del proveedor).

Sexto Proceso

SOLICITUD DE REQUERIMIENTOS

Los diferentes departamentos institucionales realizan las solicitudes de los activos

fijos necesarios para realizar sus labores cotidianas.

Segundo Proceso

INGRESO DE ACTIVOS FIJOS EN EL SISTEMA DE INVENTARIOS

Una vez que se ha realizado la recepción y constatación de los activos fijos

ingresados a bodega; se procede al registro de los mismos en el sistema informático

de control del inventario para su posterior despacho a las unidades requirentes.

Séptimo Proceso

59

CONNOTACIÓN:

FORTALEZAS:

- Existen constataciones físicas al momento que existen solicitudes de bienes por parte de


- Conocimiento de las características de los bienes que forman parte de bodega por parte de


DEBILIDADES:

- Realización de constataciones del inventario en forma no permanente.

- Falla en los sistemas informáticos para la constatación del inventario.

- Poco conocimiento en el manejo de inventarios (manejo de kardex, sistematización


- No existe la entrega oportuna de los reportes del departamento de bodega que solicita el área

contable.


FACTURACIÓN.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA FACTURACIÓN

Se procede a solicitar al contribuyente las copias del RUC, pago de impuesto

predial, formulario de inspección bomberil y pago del año anterior para realizar el

cálculo del valor a cancelar por el permiso de funcionamiento.

Primer Proceso

GENERACIÓN DE FACTURA Y PERMISO DE FUNCIONAMIENTO

Una vez acordado el valor a pagar por el contribuyente se procede a la impresión

de la factura y permiso de funcionamiento del respectivo local.

Segundo Proceso

60

CONNOTACIÓN:

FORTALEZAS:

- Registro y archivo de documentos de clientes para su debido cobro y facturación.

- Fiabilidad en los montos recolectados, cobrados y depositados en base a reportes que

aseguran el cuadre de valores.

DEBILIDADES:

- Admiración y negativa en el pago de los clientes al momento de conocer los valores a

cancelar por los permisos de funcionamiento, incluso cuando la factura se encuentra ya

impresa.

- Existe favoritismo por vínculos de amistad o familiaridad en el momento de cobrar los

permisos de funcionamiento sin respetar los valores dispuestos en las tablas de cobro.

GENERACIÓN DE UN RESUMEN DE FACTURACIÓN

En función de la facturación registrada en el día se procede a generar listados de

facturación, que permitan determinar el valor total de los ingresos.

Cuarto Proceso

ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN Y VALORES MONETARIOS DIARIOS

Con el detalle de la facturación diaria cuadrada se procede a la entrega de los

documentos y el dinero recolectado en el día al departamento de Tesorería.

Quinto Proceso

INSCRIPCIÓN DE FIRMAS DE RESPONSABILIDAD

Se procede a las respectivas firmas por parte del Primer Jefe de la Institución

Bomberil autorizando la emisión del permiso de funcionamiento, de la persona

encargada de la facturación como emisora del documento y del cliente beneficiario

Tercer Proceso

61


CUENTAS POR COBRAR.

EJECUCIÓN DE PROCESOS DE COBRO DE PERMISOS DE

FUNCIONAMIENTO

Cuando existen locales y entidades de comercio que no han cancelado los valores

por permisos de funcionamiento anuales, se envía citaciones de pago para cobrar lo

adeudado. Si existe negativa se sigue el proceso de clausura del establecimiento con

la colaboración de las autoridades pertinentes.

Cuarto Proceso

VERIFICACIÓN DE DEPÓSITOS MENSUALES DE LAS TASAS PARA

BOMBEROS

La unidad de tesorería tiene que estar pendiente de que los valores concernientes a

las tasas de alumbrado público y tasas de los impuestos prediales en beneficio de

los cuerpos de bomberos sean depositados por sus respectivas entidades

recaudadoras mes a mes.

Primer Proceso

VERIFICACIÓN DE COBRO DE PERMISOS DE FUNCIONAMIENTO

De igual manera se tiene que seguir un registro y control de los cobros de permisos

de funcionamiento a todos los locales y entidades que ejercen algún tipo de negocio

en el cantón.

Segundo Proceso

EJECUCIÓN DE PROCESOS DE COBRO DE VALORES IMPAGOS EN

EMPRESAS ENCARGADAS DE LA RECOLECCIÓN DE LAS TASAS

Al momento de que se ha constatado que existen deudas por parte de las empresas

recolectoras de las tasas de bomberos se procede a enviar oficios solicitando los

depósitos de lo adeudado. En el caso de que no exista respuesta se procede a acudir

a dichas instituciones para realizar la solicitud presencial. Si no existiera respuesta,

la última instancia es enviar oficios a la Contraloría General del Estado.

Tercer Proceso

62

CONNOTACIÓN:

FORTALEZAS:

- Los depósitos de los valores concernientes a tasas de bomberos por parte de la empresa

eléctrica de Imbabura se los realizan en forma mensual, acatando las respectivas

disposiciones que rigen en las leyes y reglamentos vigentes.

- De acuerdo al archivo de la documentación existente sobre los clientes que han obtenido sus

permisos de funcionamiento, se realizan re inspecciones en los mismos para verificar sus

normas de seguridad.

DEBILIDADES:

- Los depósitos de los valores concernientes a tasas de bomberos por parte del GAD de

Cotacachi son extemporáneos, perjudicando el funcionamiento de la institución bomberil y

desacatando las respectivas disposiciones que rigen en las leyes y reglamentos vigentes sobre

el manejo de recurso de terceros

- No existe una política clara para realizar las inspecciones a los locales que nunca han

obtenido los permisos de funcionamiento, reflejando valores que quedan pendientes de cobro

por parte de la institución bomberil.


TESORERÍA.

RECEPCIÓN DE FONDOS COBRADOS POR FACTURACIÓN

El departamento de tesorería es el encargado de recibir y verificar la información y

dinero ejecutado luego de cada día de facturación. Este dinero es depositado en la

cuenta corriente institucional.

VERIFICACIÓN DE DEPÓSITOS DE LAS EMPRESA ELÉCTRICAS Y EL

MUNICIPIO DE COTACACHI

En la cuenta corriente del banco Central, el departamento de tesorería tiene que

proceder a verificar los depósitos que las empresas eléctricas de Imbabura y de

Esmeraldas han hecho en la cuenta institucional para su posterior registro en el

sistema de administración financiera del Ministerio de Finanzas.

Primer Proceso

Segundo Proceso

63

VERIFICACIÓN DE REGISTRO DE LOS DEPÓSITOS Y TRANSFERENCIAS

REALIZADAS

Se procede a la verificación y constancia de los depósitos y transferencias realizadas

tanto de la facturación diaria como de lo proveniente de las empresas eléctricas y

del Municipio de Cotacachi para integrar estos ingresos en el presupuesto

institucional en el sistema de administración financiera del Ministerio de Finanzas,

e-SIGEF.

DEPÓSITOS DE VALORES RECAUDADOS EN FACTURACIÓN

Los dineros recibidos de la facturación del día tienen que ser depositados

inmediatamente en la cuenta corriente del Banco de Fomento para ser transferidos

a la cuenta corriente del Banco Central del Ecuador para su posterior registro en el

sistema de administración financiera del Ministerio de Finanzas.

EMISIÓN DE CERTIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

Tesorería recibe las solicitudes para la adquisición de bienes y servicios y verifica

en el presupuesto institucional la disponibilidad presupuestaria para la adquisición

de dichos requerimientos. Si existen los fondos disponibles se emiten las

certificaciones presupuestarias pertinentes autorizando las adquisiciones.

Sexto Proceso

REGISTRO, SOLICITUD Y APROBACIÓN DE LOS REGISTROS DE

INGRESOS EN EL PRESUPUESTO

Se realiza toda la operación de registro de los ingresos de los depósitos y

transferencias realizadas tanto de la facturación diaria como de lo proveniente de

las empresas eléctricas y del Municipio de Cotacachi en el sistema de

administración financiera del Ministerio de Finanzas, e-SIGEF. Las operaciones

son el registro del ingreso, solicitar y autorizar el mismo.

Quinto Proceso

Cuarto Proceso

Tercer Proceso

64

REGISTRO DE OPERACIONES EN EL e-SIGEF

Una vez emitidas las certificaciones presupuestarias y autorizadas las adquisiciones

se procede a generar el compromiso de la obligación de acuerdo a los datos del

proveedor y los montos del gasto a realizarse.

Séptimo Proceso

AUTORIZACIÓN DE PAGOS CON EL SISTEMA BIOMÉTRICO

Al momento que las operaciones del registro del gasto se han completado se procede

a autorizar el pago a los proveedores y beneficiarios mediante el sistema de

administración financiera del Ministerio de Finanzas, e-SIGEF acompañado del

sistema biométrico que detecta la huella de la persona encargada de tesorería.

Octavo Proceso

CONSTATACIÓN E IMPRESIÓN DE PAGOS A PROVEEDORES Y

BENEFICIARIOS

Se realizará la constancia del estado de los respectivos pagos a proveedores y

beneficiarios para la impresión cuando los comprobantes de pago se encuentren

ejecutados. Este documento es el sustento de que la transacción fue realizada en

forma exitosa y los dineros ya fueron depositados en las cuentas de los proveedores.

Noveno Proceso

COLABORACIÓN EN LA ELABORACIÓN DE PROFORMAS Y

PRESUPUESTOS

La unidad de tesorería colabora con la elaboración de la proforma y el presupuesto

anual de la institución. Además se encarga del balance correcto entre los ingresos y

egresos evitando el desfinanciamiento.

Décimo Proceso

65

CONNOTACIÓN:

FORTALEZAS:

- Verificación satisfactoria en cuanto a los valores cobrados y depositados por permisos de

funcionamiento.

DEBILIDADES:

- Demora en el registro de los ingresos en el presupuesto institucional.

- No siempre existen las solicitudes para las diferentes clases de adquisiciones, sino que son

aprobadas por la autoridad superior.

- No se cuenta con información sustentable de la facturación real y lo que corresponde a la

institución bomberil en cuanto a las recaudaciones de la empresa eléctrica y el municipio.

- Certificaciones presupuestarias elaboradas con fechas posteriores a las respectivas

adquisiciones.


TALENTO HUMANO.

VERIFICACIÓN DE DESCUENTOS Y RETENCIONES DE LOS EMPLEADOS

Se verifica las diferentes clases de descuentos de cada uno de los empleados como

son los aportes a la seguridad social, pagos de préstamos en instituciones

financieras, retenciones judiciales y otros descuentos en general para su registro en

los archivos a cargarse para el pago de la nómina institucional.

VERIFICACIÓN DE LAS ESCALAS REMUNERATIVAS

Se procede a verificar los montos de las remuneraciones y salarios de cada

empleado para constatar que no haya existido cambios en estos rubros.

Primer Proceso

Segundo Proceso

66

INGRESO DE ARCHIVOS EN EL SISTEMA SPRYN

Cuando los archivos son preparados en forma correcta se procede al ingreso de los

mismos en el sistema de pago de nóminas SPRYN del Ministerio de Finanzas. El

proceso se desglosa en el registro, solicitud, y autorización.

Cuarto Proceso

PREPARACIÓN DE ARCHIVOS DE PAGO DE NOMINAS

Para la ejecución del pago de las nóminas existen cinco archivos desglosados de la

siguiente manera: Archivo de partidas: donde se establecen las partidas del gasto

para la ejecución del pago

- Archivo de descuentos: registrándose todos los descuentos en forma general

- Archivo de beneficiarios: consta de los ingresos y descuentos desglosado de

cada empleado

- Archivo de anticipos: se registran los anticipos otorgados a cada empleado

- Archivo de extensión: registrándose valores cuando el empleado ha

solicitado el servicio social para hijos menores de edad.

Estos cinco archivos tienen que cuadrar para su correcto registro.

Tercer Proceso

SOLICITUD DEL COMPROBANTE DE PAGO DE LA NÓMINA.

Cuando los archivos son validados en el sistema de nóminas SPRYN, se procede a

solicitar y autorizar el comprobante de pago para que el pago sea aprobado por el

departamento de tesorería en el sistema e-SIGEF mediante el lector biométrico.

Quinto Proceso

PREPARACIÓN DE ROLES DE PAGO

Cuando las transacciones tanto en el sistema SPRYN y e-SIGEF se han completado

se procede a la elaboración de los roles de pago para el registro de las firmas

correspondientes.

Sexto Proceso

67

PREPARACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE PAGOS DE FONDOS DE

RESERVA

Para la ejecución del pago de los fondos de reserva existen tres archivos desglosados

de la siguiente manera:

- Archivo de partidas: donde se establecen las partidas del gasto para la

ejecución del pago

- Archivo de descuentos: registrándose todos los descuentos en forma general

- Archivo de beneficiarios: consta de los ingresos y descuentos desglosado de

cada empleado

Estos tres archivos tienen que cuadrar para su correcto registro.

Séptimo Proceso

INGRESO DE ARCHIVOS EN EL SISTEMA SPRYN

Cuando los archivos son preparados en forma correcta se procede al ingreso de los

mismos en el sistema de pago de nóminas SPRYN del Ministerio de Finanzas. El

proceso se desglosa en el registro, solicitud, y autorización.

SOLICITUD DEL COMPROBANTE DE PAGO DE LA NÓMINA.

Cuando los archivos son validados en el sistema de nóminas SPRYN, se procede a

solicitar y autorizar el comprobante de pago para que el pago sea aprobado por el

departamento de tesorería en el sistema e-SIGEF mediante el lector biométrico.

Noveno Proceso

PREPARACIÓN DE ROLES DE PAGO

Cuando las transacciones tanto en el sistema SPRYN y e-SIGEF se han completado

se procede a la elaboración de los roles de pago de los fondos de reserva para el

registro de las firmas correspondientes.

Décimo Proceso

Octavo Proceso

68

CONNOTACIÓN:

FORTALEZAS:

- Revisión continua de valores remunerativos y sus descuentos.

- Cuadre correcto de haberes de empleados y los respectivos descuentos.

DEBILIDADES:

- Desfinanciamiento presupuestario a inicios de cada año para la cancelación de las respectivas

nóminas.

- No existe la debida desconcentración de procesos para cambios en la estructura orgánica

institucional.


CONTABILIDAD.

VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PARA TRANSACCIONAR LOS PAGOS

A PROVEEDORES

Al momento de que tesorería solicita el registro de un nuevo gasto, la

documentación que debe constar adjunto a la solicitud es la siguiente:

- Certificación presupuestaria

- Comprobante de compra como factura, nota de venta, etc.

- Comprobante de egreso

- Datos tributarios del contribuyente.

REGISTRO DE OPERACIONES DE GASTOS

Con todos los documentos necesarios se procede al registro de la transacción del

gasto en los siguientes términos:

- Registro de las partidas presupuestarias que son afectadas en el gasto

- Ingreso de datos tributarios del comprobante de pago

- Registro de retenciones de IVA

- Registro de retenciones del impuesto a la renta.

Primer Proceso

Segundo Proceso

69

SOLICITUD Y APROBACIÓN DE PAGOS

Cuando los registros se encuentran asentados se procede luego a solicitar y aprobar

el devengado de los gastos; momento en el cual el proceso pasa al departamento de

tesorería para autorizar su pago mediante el sistema biométrico.

Cuarto Proceso

REGISTRO DE ANTICIPOS A PROVEEDORES Y BENEFICIARIOS

Se procede a la elaboración de los anticipos a proveedores cuando existen contratos

en la adquisición de bienes y se otorgan anticipos a los empleados cuando se trata

de viáticos y subsistencias por comisión de servicios. Además de transaccionar los

anticipos quincenales de remuneraciones cuando existe la disposición.

Tercer Proceso

CONSTATACIÓN DE BIENES E INSUMOS DEL INVENTARIO

Con el departamento de bodega se procede a la verificación física e informática de

los insumos y activos fijos que se encuentran registrados en inventarios; una vez a

finales de año para realizar los asientos de ajustes.

Quinto Proceso

REGISTRO DE AJUSTES DEL INVENTARIO DE BIENES DE EXISTENCIA

Y ACTIVOS FIJOS

Con la constatación realizada al inventario se procede a realizar los ajustes de

disminuciones en existencias de los insumos que forman parte del inventario del

gasto corriente los cuales ya han sido utilizados. Además se procede al cálculo y

registro de las depreciaciones de los activos fijos de la institución.

Sexto Proceso

70

REGISTRO DE AJUSTES EN CUENTAS POR PAGAR

Mediante el sistema e-SIGEF se procede a realizar el ajuste de los valores por

concepto de cuentas por pagar al Servicio de Rentas Internas, Instituto Ecuatoriano

de Seguridad Social y otros, a través de los reportes de los libros mayores;

justificando cada transacción con los documentos pertinentes como pagos, notas de

crédito o documentos legales que tengan el soporte para el ajuste.

Séptimo Proceso

ELABORACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE LA PROFORMA Y

PRESUPUESTO ANUALES INSTITUCIONALES

La planificación y consolidación de la proforma institucional se ejecuta a mediados

de cada año mediante el trabajo conjunto de todos los departamentos de la entidad

bomberil haciendo un balance entre los requerimientos y la disponibilidad

presupuestaria existente. De igual manera el manejo del presupuesto anual lo realiza

el módulo de contabilidad.

Octavo Proceso

La planificación y consolidación de la proforma institucional se ejecuta a mediados

de cada año mediante el trabajo conjunto de todos los departamentos de la entidad

bomberil haciendo un balance entre los requerimientos y la disponibilidad

presupuestaria existente. De igual manera el manejo del presupuesto anual lo realiza

el módulo de contabilidad.

ELABORACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE LA PROFORMA Y

PRESUPUESTO ANUALES INSTITUCIONALES

Se procede a la elaboración, consolidación y seguimiento de las programaciones

cuatrimestral, en virtud de la ejecución presupuestaria; programación indicativa

anual de acuerdo a la planificación anual de igual manera que la programación

cuatrianual de acuerdo a los estimativos futuros.

ELABORACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN

FINANCIERA CUATRIMESTRAL, ANUAL Y CUATRIANUAL

Noveno Proceso

Décimo Proceso

71

CONNOTACIÓN:

FORTALEZAS:

- Registro contable correcto de los bienes que deben constar en bodega.

DEBILIDADES:

- Falta de documentos necesarios para el registro de los gastos, como son la certificación

presupuestaria o el comprobante de egreso.

- No existe la debida comunicación y colaboración con el departamento de bodega en las

constataciones de los bienes.

- Falta periódica de constataciones del inventario, tanto de bienes de consumo como activos

fijos.

2.3 ANÁLISIS FODA

2.3.1 ANÁLISIS EXTERNO

OPORTUNIDADES:

1. Asesoramiento y control mediante las jefaturas zonales y provinciales.

2. Incremento en la tasa de alumbrado público acorde al incremento anual del salario básico

unificado que solventa en parte las necesidades de operación de la institución bomberil.

3. La transferencia hacia los Municipios se cuenta con la seguridad de nuestra autonomía

administrativa y financiera, presupuestaria y operativa.

4. Propuesta de proyecto de Ley Reformatoria a la Ley de Defensa Contra Incendios en la

Asamblea Nacional, brindará mayor seguridad legal en nuestras acciones.

5. Aprobación Estatuto Orgánico por Procesos se contaría con la documentación necesaria

para establecer en forma adecuada la estructura por procesos necesaria en la institución

bomberil.

Con toda la información recolectada en forma mensual se procede a la elaboración

de las declaraciones del impuesto al valor agregado y retenciones en la fuente,

además de la preparación de los anexos mensuales y anuales para enviar a la

administración tributaria.

ELABORACIÓN Y REGISTRO DE DECLARACIONES TRIBUTARIAS

PERIÓDICAS

Décimo Primer Proceso

72

6. Incremento del ingreso por el aumento de la tasa de alumbrado público de acuerdo al

incremento de la población y de los hogares con medidores de luz.

7. Acceso a donaciones de entidades no gubernamentales del exterior por la creación de

convenios de cooperación institucional.

8. Disminución de emergencias por establecer la política de la prevención.

9. Mayor relación con la comunidad mediante las campañas de concientización.

10. Fomentar una cultura de prevención, creando y trabajando con la comunidad en los planes

y procesos a ejecutarse en el afán de conseguir este objetivo.

11. Avance constante en equipos y maquinarias bomberiles que protegen el trabajo del

bombero.

12. Opinión ciudadana favorable en cuanto al enfoque de ésta en la velocidad de respuesta ante

las emergencias.

13. Aceptación favorable sobre la labor bomberil.

14. Planificación en la capacitación que se debe brindar para que dichos negocios cuenten con

todas las medidas de seguridad tanto para los dueños de los negocios como para sus

clientelas.

15. La mayoría de la población conoce de la labor bomberil.

16. Gran porcentaje de la población no ha tenido la necesidad de solicitar los servicios


17. Cercanía entre los comercios y residencias con la institución bomberil para solicitar


18. Existe la suficiente difusión y publicidad de los servicios que el Cuerpo de Bomberos

brinda a la comunidad, al igual que el acceso a éstos.

19. No ha existido inconveniente alguno al momento de solicitar los servicios bomberiles.

20. Velocidad de respuesta en los servicios bomberiles, cuando estos son solicitados.

21. Falta de recursos tanto físicos como monetarios, están en conocimiento de la gente y el

interés que deberían mostrar las autoridades gubernamentales sobre la realidad de los

cuerpos de bomberos.

22. Accesibilidad a organismos internacionales en la búsqueda de donaciones que solventan

los déficits de insumos institucionales.

AMENAZAS:

1. Desinterés político en promover el desarrollo de las entidades bomberiles.

2. La Ley de Defensa Contra Incendios es una Ley ordinaria, razón por la cual está a merced


73

3. Falta de cumplimiento en disposiciones legales que nos compete.

4. No contar con un ente rector que cumpla sus funciones en bienestar de la institución.

5. Falta de comprensión y entendimiento por parte de las entidades rectoras sobre el

funcionamiento bomberil.

6. No existe la colaboración presupuestaria por parte del Gobierno Central.

7. Poco interés del Gobierno Municipal Autónomo Descentralizado del cantón en colaborar

con la institución bomberil, en la dotación de recursos tanto económicos como

equipamiento e infraestructura.

8. Disposiciones legales que rebajan los ingresos de las entidades bomberiles.

9. Falta de capacidad institucional en finiquitar los convenios con entidades del exterior.

10. Desinterés en parte de la comunidad en acceder a las capacitaciones brindadas por nuestra

institución.

11. En el país no existen tiendas especializadas en aspectos bomberiles que se involucren


12. Costos muy elevados en equipos, maquinarias y vehículos para el uso bomberil.

13. Falta de presupuesto para acceder a los avances tecnológicos.

14. Escasez de planes de capacitación que abarquen a la mayoría de la población del cantón.

15. Desconocimiento parcial en la población sobre los servicios que brinda la Institución.

16. Aceptación mediocre y mala sobre la labor bomberil.

17. Incremento de Incendios forestales por descuido de comuneros de las extensiones de

terrenos afectadas e inclemencias del tiempo.

18. Falta de planes de difusión para llegar a toda la comunidad igual que informar la manera

de acceder a los servicios bomberiles.

19. Desinterés de los funcionarios en atender las emergencias, la lentitud en el proceso

emergente, la falta de profesionalismo y organización de las labores bomberiles.

20. Deficiencia en velocidad de respuesta ante las emergencias por parte de la entidad

bomberil.

21. Lejanía entre los comercios y residencias con la institución bomberil para solicitar servicios

en las zonas parroquiales, recintos y zonas lejanas.

22. Falta de planes de capacitación a la comunidad en temas de prevención de siniestros en

general.

23. La institución bomberil no cuenta con la suficiente infraestructura y recursos para brindar

un servicio apegados a las necesidades reales de la población.

24. Carencia de insumos bomberiles en el mercado local.

25. Altos costos de fabricación e importación de bienes para el uso bomberil.

26. Escasez de fondos para los Cuerpos de Bomberos.

74

2.3.2 ANÁLISIS INTERNO

FORTALEZAS:

1. Elaboración de informes sobre necesidades departamentales.

2. Presentación de proformas para las adquisiciones en productos o equipos con disponibilidad

de proveedores.

3. Existen constataciones físicas al momento que existen solicitudes de bienes por parte de


4. Conocimiento de las características de los bienes que forman parte de bodega por parte de


5. Registro y archivo de documentos de clientes para su debido cobro y facturación.

6. Fiabilidad en los montos recolectados, cobrados y depositados en base a reportes que

aseguran el cuadre de valores.

7. Los depósitos de los valores concernientes a tasas de bomberos por parte de la empresa

eléctrica de Imbabura se los realizan en forma mensual, acatando las respectivas

disposiciones que rigen en las leyes y reglamentos vigentes.

8. De acuerdo al archivo de la documentación existente sobre los clientes que han obtenido sus

permisos de funcionamiento, se realizan re inspecciones en los mismos para verificar sus


9. Verificación satisfactoria en cuanto a los valores cobrados y depositados por permisos de

funcionamiento.

10. Revisión continua de valores remunerativos y sus descuentos.

11. Cuadre correcto de haberes de empleados y los respectivos descuentos.

12. Registro contable correcto de los bienes que deben constar en bodega.

DEBILIDADES:

1. No existe constataciones sobre las necesidades reales de los diferentes departamentos.

2. Escasez de proveedores que otorguen proformas de bienes en el área bomberil.

3. Demora en los procesos de ingreso a bodega de los insumos y equipos adquiridos.

4. Realización de constataciones del inventario en forma no permanente.

5. Falla en los sistemas informáticos para la constatación del inventario.

6. Poco conocimiento en el manejo de inventarios (manejo de kardex, sistematización


7. No existe la entrega oportuna de los reportes del departamento de bodega que solicita el área

contable.

75

8. Realización de constataciones del inventario en forma no permanente.

9. Falla en los sistemas informáticos para la constatación del inventario.

10. Admiración y negativa en el pago de los clientes al momento de conocer los valores a

cancelar por los permisos de funcionamiento, incluso cuando la factura se encuentra ya

impresa.

11. Existe favoritismo por vínculos de amistad o familiaridad en el momento de cobrar los

permisos de funcionamiento sin respetar los valores dispuestos en las tablas de cobro.

12. Los depósitos de los valores concernientes a tasas de bomberos por parte del GAD de

Cotacachi son extemporáneos, perjudicando el funcionamiento de la institución bomberil y

desacatando las respectivas disposiciones que rigen en las leyes y reglamentos vigentes sobre

el manejo de recurso de terceros

13. No existe una política clara para realizar las inspecciones a los locales que nunca han

obtenido los permisos de funcionamiento, reflejando valores que quedan pendientes de cobro

por parte de la institución bomberil.

14. Demora en el registro de los ingresos en el presupuesto institucional.

15. No siempre existen las solicitudes para las diferentes clases de adquisiciones, sino que son

aprobadas por la autoridad superior.

16. No se cuenta con información sustentable de la facturación real y lo que corresponde a la

institución bomberil en cuanto a las recaudaciones de la empresa eléctrica y el municipio.

17. Certificaciones presupuestarias elaboradas con fechas posteriores a las respectivas

adquisiciones.

18. Desfinanciamiento presupuestario a inicios de cada año para la cancelación de las respectivas

nóminas.

19. No existe la debida desconcentración de procesos para cambios en la estructura orgánica

institucional.

20. Falta de documentos necesarios para el registro de los gastos, como son la certificación

presupuestaria o el comprobante de egreso.

21. No existe la debida comunicación y colaboración con el departamento de bodega en las

constataciones de los bienes.

22. Falta periódica de constataciones del inventario, tanto de bienes de consumo como activos

fijos.

76

2.3.3. MATRIZ FODA

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Asesoramiento y control mediante las

jefaturas zonales y provinciales.

No contar con un ente rector que cumpla sus

funciones en bienestar de la institución.

Incremento en la tasa de alumbrado público

acorde al incremento anual del salario básico

unificado.

Incremento del ingreso por el aumento de la

tasa de alumbrado público de acuerdo al

incremento de la población y de los hogares

con medidores de luz.

Propuesta de proyecto de Ley Reformatoria a

la Ley de Defensa Contra Incendios en la

Asamblea Nacional, brindará mayor seguridad

legal en nuestras acciones.

La Ley de Defensa Contra Incendios es una

Ley ordinaria, razón por la cual está a merced


Acceso a donaciones de entidades no

gubernamentales del exterior por la creación

de convenios de cooperación institucional.

Falta de capacidad institucional en finiquitar

los convenios con entidades del exterior.

Fomentar una cultura de prevención, creando

y trabajando con la comunidad en los planes y

procesos a ejecutarse en el afán de conseguir

este objetivo.

Desinterés en parte de la comunidad en

acceder a las capacitaciones brindadas por

nuestra institución.

En el país no existen tiendas especializadas en

aspectos bomberiles que se involucren


Costos muy elevados en equipos, maquinarias

y vehículos para el uso bomberil.

Falta de presupuesto para acceder a los

avances tecnológicos.

Gran porcentaje de la población no ha tenido

la necesidad de solicitar los servicios


Desconocimiento parcial en la población sobre

los servicios que brinda la Institución.

Aceptación favorable sobre la labor bomberil.Aceptación mediocre y mala sobre la labor

bomberil.

Opinión ciudadana favorable en cuanto al

enfoque de ésta en la velocidad de respuesta

ante las emergencias.

Desinterés de los funcionarios en atender las

emergencias, la lentitud en el proceso

emergente, la falta de profesionalismo y

organización de las labores bomberiles.

ANÁLISIS FODA

Avance constante en equipos y maquinarias

bomberiles que protegen el trabajo del

bombero.

No existe la colaboración presupuestaria por

parte del Gobierno Central.

77

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Cercanía entre los comercios y residencias

con la institución bomberil para solicitar


Lejanía entre los comercios y residencias con

la institución bomberil para solicitar servicios

en las zonas parroquiales, recintos y zonas

lejanas.

Existe la suficiente difusión y publicidad de los

servicios que el Cuerpo de Bomberos brinda a

la comunidad, al igual que el acceso a éstos.

Falta de planes de difusión para llegar a toda

la comunidad igual que informar la manera de

acceder a los servicios bomberiles.

Falta de recursos tanto físicos como

monetarios, están en conocimiento de la gente

y el interés que deberían mostrar las

autoridades gubernamentales sobre la realidad

de los cuerpos de bomberos.

La institución bomberil no cuenta con la

suficiente infraestructura y recursos para

brindar un servicio apegados a las

necesidades reales de la población.

FORTALEZAS DEBILIDADES

Elaboración de informes sobre necesidades

departamentales.

No existen constataciones sobre las

necesidades reales de los diferentes

departamentos.

Presentación de proformas para las

adquisiciones en productos o equipos con

disponibilidad de proveedores.

Escasez de proveedores que otorguen

proformas de bienes en el área bomberil.

Existen constataciones físicas al momento que

existen solicitudes de bienes por parte de


Realización de constataciones del inventario

en forma no permanente.

Conocimiento de las características de los

bienes que forman parte de bodega por parte

de los responsables de su control.

Poco conocimiento en el manejo de

inventarios (manejo de kardex, sistematización

informática) de las personas encargadas de

bodega.

No existe la entrega oportuna de los reportes

del departamento de bodega que solicita el

área contable.

Falla en los sistemas informáticos para la

constatación del inventario.

Registro y archivo de documentos de clientes

para su debido cobro y facturación.

Admiración y negativa en el pago de los

clientes al momento de conocer los valores a

cancelar por los permisos de funcionamiento,

incluso cuando la factura se encuentra ya

impresa.

ANÁLISIS FODA (continuación)

Accesibilidad a organismos internacionales en

la búsqueda de donaciones que solventan los

Carencia de insumos bomberiles en el

mercado local.

78


Existe favoritismo por vínculos de amistad o

familiaridad en el momento de cobrar los

permisos de funcionamiento sin respetar los

valores dispuestos en las tablas de cobro.

Los depósitos de los valores concernientes a

tasas de bomberos por parte de la empresa

eléctrica de Imbabura se los realizan en forma

mensual.

No se cuenta con información sustentable de

la facturación real y lo que corresponde a la

institución bomberil en cuanto a las

recaudaciones de la empresa eléctrica y el

municipio.

De acuerdo al archivo de la documentación

existente sobre los clientes que han obtenido

sus permisos de funcionamiento, se realizan re

inspecciones en los mismos para verificar sus


No existe una política clara para realizar las

inspecciones a los locales que nunca han

obtenido los permisos de funcionamiento,

reflejando valores que quedan pendientes de

cobro por parte de la institución bomberil.

Los depósitos de los valores concernientes a

tasas de bomberos por parte del GAD de

Cotacachi son extemporáneos.

Fiabilidad en los montos recolectados,

cobrados y depositados en base a reportes

que aseguran el cuadre de valores; en lo

concerniente a permisos de funcionamiento.

Demora en el registro de los ingresos en el

presupuesto institucional.

Verificación satisfactoria en cuanto a los

valores cobrados y depositados por permisos

de funcionamiento.

No se cuenta con información sustentable de

la facturación real y lo que corresponde a la

institución bomberil en cuanto a las

recaudaciones de la empresa eléctrica y el

municipio.

Revisión continua de valores remunerativos y

sus descuentos.

No existe la debida desconcentración de

procesos para cambios en la estructura

orgánica institucional.

Certificaciones presupuestarias elaboradas

con fechas posteriores a las respectivas

adquisiciones.

Desfinanciamiento presupuestario a inicios de

cada año para la cancelación de las

respectivas nóminas.

Falta de documentos necesarios para el

registro de los gastos, como son la

certificación presupuestaria o el comprobante

de egreso.


79


Registro contable correcto de los bienes que

deben constar en bodega.

No existe la debida comunicación y

colaboración con el departamento de bodega

en las constataciones de los bienes.


80

CAPÍTULO III.

3. PROPUESTA DEL DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

FINANCIERO, APLICADO AL CUERPO DE BOMBEROS COTACACHI.

3.1 ÁREA DE COMPRAS PÚBLICAS.

3.1.1 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.


de cada entidad, el cual proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales

y la protección de los recursos públicos.




deficiencias de control.

El Sistema de Control Interno de una empresa forma parte del Control de Gestión de tipo táctico y

está constituido por el plan de organización, la asignación de deberes y responsabilidades, el sistema

de información financiero y todas las medidas y métodos encaminados a proteger los activos,

promover la eficiencia, obtener información financiera confiable, segura y oportuna y lograr la

comunicación de políticas administrativas y estimular y evaluar el cumplimientos de estas últimas.

Con el Diseño del Sistema de Control Interno en el Cuerpo de Bomberos Cotacachi se podrá cumplir

con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo, promoviendo eficiencia y eficacia de las

operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información, así como la

adopción de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control.

El Sistema de Control Interno permitirá la creación de documentos y herramientas que permitan

llevar registros de las operaciones financieras y presupuestarias. Además se podrá realizar exámenes

de las transacciones y operaciones institucionales, pudiendo determinar la confiabilidad, oportunidad

y utilidad de la información financiera. El sistema generará el cumplimiento de las políticas y

procedimientos contables impartidos por la administración, logrando la eficiencia operativa y

evitando la sub-utilización de instalaciones, trabajo no productivo, procedimientos que no justifican

su costo, exceso o insuficiencia de personal.

81

MÉTODOS DE EVALUACIÓN

La evaluación del control interno, se podrá realizar a través de cuestionarios, narrativas y flujo

diagramación, según las circunstancias, o se aplicará una combinación de los mismos, como una

forma de documentar y evidenciar la evaluación.

Con certeza no puede decirse que cualquiera de los tres métodos es completo o eficaz, aisladamente,

en todos los casos. En algunos, tal vez sea aplicable el método de flujo diagramación; en otros puede

ser conveniente usar el método de cuestionarios y en otros puede ser más fácil o puede ser de mejor

interpretación el método descriptivo. En frecuentes ocasiones se usa una combinación de los tres

métodos; es decir el relevamiento específicamente, la recopilación de antecedentes y la

comprobación de los mismos se lleva a efecto usando, tanto gráficos o flujo gramas, como

cuestionarios o narrativos.

CUESTIONARIOS

Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el evaluador, los cuales incluyen

preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las

funciones.

Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia

de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas señalan una falla o

debilidad en el sistema establecido.

“El cuestionario hace preguntas específicas y normalmente una pregunta negativa señala la existencia

de una deficiencia en el sistema. Este mismo cuestionario puede utilizarse por varios años

codificando las respuestas de modo que se pueda identificar el año al que corresponden; esto

permitirá identificar cualquier cambio en el sistema de control interno de la Empresa”. (Reeve,

Netwirt, Jhon, & Catchin, 2001). 8

Ventajas

- Guía para evaluar y determinar áreas críticas.

- Disminución de Costos.

- Facilita administración del trabajo sistematizado los exámenes.

- Pronta detección de deficiencias.

8 El cuestionario aplicado al trabajo de investigación ha sido ajustado a los requerimientos de la institución investigada; siguiendo todas

las normas para su realización.

82

- Siempre busca una respuesta.

- Permite pre elaborar y estandarizar su utilización.

Desventajas

- No prevé la naturaleza de las operaciones.

- Limita la inclusión de otras preguntas.

- La iniciativa puede limitarse.

- Las preguntas no siempre abordan todas las deficiencias.

Ejemplo de cuestionario de control interno

83

Tabla N° 1

CUERPO DE BOMBEROS DE COTACACHI

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ÁREA DE CUENTAS POR COBRAR

N° CUESTIONARIO SI NO N/A PUNTAJE

OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

1. ¿La Institución Bomberil

maneja políticas,

manuales, reglamentos o

instructivos para el manejo

de las Cuentas por Cobrar?

X 0 22 B1

La institución no ha

diseñado manuales o

instructivos que señalen

por escrito el manejo de

las Cuentas por Cobrar.

2. ¿Se verifica si existen los

documentos que se

encuentran sustentando las

cuentas pendientes de

cobro?

X 0 22 A2

3. ¿Existe el seguimiento

continuo y periódico a las

cuentas por cobrar, para

permisos de

funcionamiento?

X 0 0

No existe crédito en este

rubro.




tasas de predios urbanos y

rurales? X X 12 28 B2

No existe la colaboración

adecuada por parte del

ente recaudador de este

rubro (GAD Cotacachi)

para realizar el

seguimiento adecuado a

estos ingresos.




tasas de alumbrado

público? X 0 28


adecuada por parte del

ente recaudador de este

rubro (Empresa Eléctrica

Emelnorte) para realizar

el seguimiento adecuado

a estos ingresos.

TOTAL 12 100

*Nota 1: Los valores correspondientes a los puntajes óptimos se determinan del promedio del total

de las preguntas, añadiendo o disminuyendo en cada una de acuerdo a su importancia o relevancia y

a la relación con la normativa legal vigente. Siempre la sumatoria de éste tiene que dar como

resultado el 100% que determina la eficacia de los procesos.

Todos los controles deben ser calificados; excepto que no sean aplicables. Cuando existan aspectos

no aplicables éstos deben ser deducidos del puntaje óptimo para el componente.

84

Por lo tanto, se deberá ajustar el Puntaje Óptimo. No obstante, las preguntas de los cuestionarios han

considerado principalmente los controles necesarios para todos los componentes y en casos

excepcionales podrían existir controles No Aplicables (N/A).

*Nota 2: Los valores de los puntajes obtenidos se determinan de acuerdo a la observación directa de

los procesos ejecutados y a la contestación de las preguntas. A los puntajes se les determina el valor

porcentual de acuerdo al grado de cumplimiento de los procesos.

Las marcas (x) en la columna “SI” implican que existen evidencias del diseño de un control. Para

responder categóricamente será necesario indagar y realizar las pruebas de recorrido

correspondientes para confirmar la existencia del control.

La respuesta positiva (SI) significa que el diseño formal existe en parte o completamente pero no

implica que el control funcione. El funcionamiento del control surge a través del análisis o las pruebas

de cumplimiento aplicadas, cuando sean necesarias, para la calificación de la eficacia.

Las marcas en la columna “NO” significan que no existen evidencias del diseño del control o que el

diseño es inadecuado. La inadecuación del funcionamiento del control será considerada para la

calificación de la eficacia. Por lo tanto, puede suceder que no existan evidencias del diseño del control

porque la entidad no los ha diseñado en sus instrumentos organizacionales pero los aplica

adecuadamente.

Las marcas en la columna “N/A” significan que el control no es necesario debido a las características

de la entidad o normas vigentes de aplicación específica.

Estos valores se verán reflejados en el grado de eficacia de acuerdo a la siguiente tabla:

Cuadro de significatividad de los resultados en los controles

0 A 60 61 A 80 81 A 90 91 A 100

REGULAR BUENO MUY BUENO EXCELENTE

xx xx xx xx

*Nota 3: Los papeles de trabajo mencionarán y presentarán las evidencias obtenidas que justifican

las afirmaciones. Dichos papeles de trabajo deben ser elaborados considerando las características

establecidas en las normas de auditoría gubernamental vigentes.

85

FLUJO DIAGRAMACIÓN

El flujo diagramación es la representación gráfica de la secuencia de las operaciones de un

determinado sistema. Esa secuencia gráfica en el orden cronológico que se produce cada operación.

La flujo diagramación debe elaborarse, usando símbolos estándar, de manera que quiénes conozcan

los símbolos puedan extraer información útil relativa al sistema. Además, es importante establecer

los códigos de las distintas figuras que formarán parte de la narración gráfica de las operaciones.

Para la elaboración del flujo diagramación se debe observar los siguientes aspectos:

- Los procedimientos deben describirse secuencialmente a través del sistema.

- Describir los documentos que tengan incidencia contable.

- Demostrar cómo se llevan los archivos y como se preparan los informes de incidencia contable.

- Demostrar el flujo de documentos entre las distintas unidades de la organización.

- Identificar el puesto y quién efectúa el procedimiento.

Ventajas:

- Evalúa siguiendo una secuencia lógica y ordenada.

- Observación del circuito en conjunto.

- Identifica la existencia o ausencia de controles.

- Permite detectar hechos, controles y debilidades.

Desventajas.

- Necesita de conocimientos sólidos de control interno.

- Requiere entrenamiento en la utilización y simbología de los diagramas de flujo.

- Limitado el uso al personal inexperto.

Ejemplo de flujo gramas de control interno

86

Tabla N° 1

FLUJO GRAMA DE CONTROL INTERNO

BODEGA - INVENTARIOSCONTABILIDAD

CONSEJO DIRECTIVO

DESTRUCCIÓN DE INVENTARIOS

INICIO

Elaboración de declaración

sobre bienes inservibles y

sin valor comercial

1

2

3

4

5

6

Declaración

Presenta detalle de los

bienes

Detalle de bienes

Elaboración de declaración

sobre bienes inservibles y

sin valor comercial

Evalúa conceptos de detalle

de bienes

Orden de estudio

y aprobación

Expide la orden de baja de

los bienes a detruir

Estudia motivos para la

destrucción

Orden

A

B

Se levanta acta de la

destrucción física de bienes

Acta

C

A

Realiza el comprobante de

salida de los bienes del

inventario

Comprobante de

salida

Destrucción física de bienes

con intervención del

Consejo$ de Administración

B

C

Excluye los bienes del

sistema

FIN

7

8

9

10

87

NARRATIVAS

El método descriptivo consiste, como su nombre lo indica, en describir las diferentes actividades de

los departamentos, funcionarios, empleados y los registros que intervienen en el sistema. Sin

embargo, no debe incurrirse en el error de describir las actividades de los departamentos o de los

empleados aislada u objetivamente. Debe hacerse la descripción siguiendo el curso de las

operaciones a través de su manejo en los departamentos citados.

La descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades

administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables

relacionados con esas actividades y procedimientos.

La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades

administrativas que intervienen, nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad.

Ventajas:

- El estudio es detallado de cada operación con lo que se obtiene un mejor conocimiento.

- Facilidad de uso.

- Deja abierta la iniciativa de quien lo use. Descripción de la función de observación directa.

Desventajas:

- No todas las personas expresan sus ideas de forma clara, concisa, y sintética.

- Eventual uso de palabras incorrectas origina resultados inadecuados.

Ejemplo de narrativas de control interno

88

Tabla N° 1

NARRATIVA DE CONTROL INTERNO

Los procedimientos a seguir para efectuar la cancelación de remuneraciones y salarios del

Cuerpo de Bomberos de Cotacachi, son los siguientes:

1. Verificación de descuentos y retenciones de los empleados

2. Verificación de las escalas remunerativas

3. Preparación de archivos de pago de nominas

4. Ingreso de archivos en el sistema SPRYN

5. Solicitud del comprobante de pago de la nómina

6. Preparación de roles de pago

7. Preparación y consolidación de pagos de fondos de reserva

8. Ingreso de archivos en el sistema SPRYN

9. Solicitud del comprobante de pago de la nómina

10. Preparación de roles de pago

MÉTODO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO A SER UTILIZADO

Para la Propuesta del Diseño e Implementación de un Sistema de Control Interno en el Cuerpo de

Bomberos de la ciudad de Cotacachi, se utilizará el método de cuestionarios ya que este consiste en

efectuar un listado de preguntas a través de las cuales se pretende evaluar las debilidades y fortalezas

del sistema de control interno. Estos cuestionarios se aplican a cada una de las áreas.

Entre las técnicas de investigación a utilizar en este trabajo de tesis se encuentran las siguientes:

Observación Directa, que permita establecer una visión clara de cómo se está manejando los

componentes del sistema de control interno existente y, verificar si éste abarca a todas la operaciones

institucionales del Cuerpo de Bomberos.

Entrevistas, a los principales directivos y responsables en la institución bomberil, permitirá tener una

noción clara de cómo se está desempeñando o desarrollando las directrices de control interno en las

mismas.

89

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO BASADO EN EL MÉTODO COSO I.

COSO son las siglas del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission

(Comité de Patrocinadores de la Comisión Treadway), que patrocinó el informe de investigación de

los Estados Unidos titulado Control interno - Marco Integrado.

Organización voluntaria del sector privado, establecida en los EEUU, dedicada a proporcionar

orientación a la gestión ejecutiva y las entidades de gobierno sobre los aspectos fundamentales de

organización de este, la ética empresarial, control interno, gestión del riesgo empresarial, el fraude,

y la presentación de informes financieros. COSO ha establecido un modelo común de control interno

contra el cual las empresas y organizaciones pueden evaluar sus sistemas de control.

“Hacia fines de Septiembre de 2004, como respuesta a una serie de escándalos, e irregularidades que

provocaron pérdidas importante a inversionistas, empleados y otros grupos de interés, nuevamente

el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, publicó el Enterprise Risk

Management - Integrated Framework (COSO II) y sus Aplicaciones técnicas asociadas, el cual

amplía el concepto de control interno, proporcionando un foco más robusto y extenso sobre la

identificación, evaluación y gestión integral de riesgo.

Este nuevo enfoque no sustituye el marco de control interno, sino que lo incorpora como parte de él,

permitiendo a las compañías mejorar sus prácticas de control interno o decidir encaminarse hacia un

proceso más completo de gestión de riesgo.

A nivel organizacional, este documento destaca la necesidad de que la alta dirección y el resto de la

organización comprendan cabalmente la trascendencia del control interno, la incidencia del mismo

sobre los resultados de la gestión, el papel estratégico a conceder a la auditoría y esencialmente la

consideración del control como un proceso integrado a los procesos operativos de la empresa y no

90

como un conjunto pesado, compuesto por mecanismos burocráticos” (Samuel Alberto Mantilla B.,

Committe of sponsoring organizations of the threadway commission (COSO), 2005).

A nivel regulatorio o normativo, el Informe COSO ha pretendido que cuando se plantee cualquier

discusión o problema de control interno, tanto a nivel práctico de las empresas, como a nivel de

auditoría interna o externa, o en los ámbitos académicos o legislativos, los interlocutores tengan una

referencia conceptual común, lo cual hasta ahora resultaba complejo, dada la multiplicidad de

definiciones y conceptos divergentes que han existido sobre control interno.

Proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de una entidad,

diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las

siguientes categorías:

- Efectividad y eficiencia de las operaciones.

- Confiabilidad de la información financiera.

- Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

El Control Interno puede juzgarse efectivo en cada una de las categorías anteriores respectivamente,

si quienes lo llevan a cabo tienen seguridad razonable sobre que:

- Comprenden la extensión en la cual se están obteniendo los objetivos de las operaciones de

la entidad.

- Los EEFF publicados se están preparando confiablemente.

- Se está cumpliendo con las leyes y regulaciones aplicables.

Ya que el Control Interno es un proceso, su efectividad es un estado o condición del mismo en uno

o más puntos a través del tiempo.

91

ESTRUCTURA DE COSO I

1. Ambiente de Control.

Es el elemento que proporciona la disciplina y la conducta. Dicho componente integra todas las

normas que debe seguir la organización.

El ambiente de control se determina en función de la integridad y competencia del personal de la

organización; los valores éticos son un elemento esencial que afecta a otros componentes de control.

Entre sus factores incluye la filosofía de la administración, la atención y la guía proporcionada por

el Consejo de Administración, el estilo operativo, así como la manera de que la gerencia confiere

autoridad y asigna responsabilidades, organiza y desarrolla a su personal. Los aspectos importantes

de dicho componente incluyen los valores éticos y la estructura organizacional.

2. Valoración de Riesgos.

Las organizaciones deben considerar que deben identificar y analizar todos aquellos posibles riesgos,

ya que éstos pueden provocar que todos los objetivos propuestos, no puedan ser alcanzados. La

administración debe cuantificar su magnitud, conocer la probabilidad de ocurrencia y determinar

cuáles son las posibles consecuencias.

Antes de determinar los riesgos, se deben establecer los objetivos integrados con las actividades de

ventas, producción, comercialización, finanzas y otras. Así mismo, éstos pueden clasificarse entre

objetivo operacionales, objetivos relacionados con la información financiera y objetivos de

cumplimiento.

92

3. Actividades de Control.

Se deben establecer políticas y procedimientos de control con el objetivo de reducir la posibilidad de

que existan acciones que impliquen riesgos o que entorpezcan el cumplimiento de los objetivos de

la organización.

Las actividades de control ocurren a lo largo de la organización, en todos los niveles y todas las

funciones, incluyendo los procesos de aprobación, conciliaciones etc. Las actividades de control

pueden clasificarse en controles preventivos, correctivos, detectivos, etc.

4. Información y Comunicación.

Se debe generar información relevante y comunicarla oportunamente, de tal manera que permita a

las personas entenderla y cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas de información deben

proveer la adecuada cantidad, precisión, oportunidad y confiabilidad y la misma debe ser necesaria

para una administración eficaz y eficiente.

Se tiene que identificar la información relevante y conocer los mecanismos para recogerla y

comunicarla oportunamente, para que se pueda cumplir con los objetivos determinados.

5. Monitoreo.

El objetivo del monitoreo es asegurar que el proceso se encuentre operando, tal y como se planeó y

comprobar que son efectivos.

Las actividades de monitoreo constante pueden ser implantadas en los propios procesos del negocio

o a través de evaluaciones separadas de la operación, es decir mediante auditoría interna o externa.

Definición de Riesgo: Es la probabilidad que ocurra un determinado evento que puede tener efectos

negativos para la institución. Riesgos es uno de los cinco componentes del Marco de Control Interno

COSO.

93

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO BASADO EN EL MÉTODO COSO II.

Administración de riesgo de la empresa” ERM

Los 8 componentes del coso II están interrelacionados entre sí. Estos procesos deben ser efectuados

por el director, la gerencia y los demás miembros del personal de la empresa a lo largo de su

organización.

Los 8 componentes están alineados con los 4 objetivos. Donde se consideran las actividades en todos

los niveles de la organización.

La administración de riesgos de la empresa (ERM) COSO describe en su marco basado en principios

tales como:

- La definición de administración de riesgos de la empresa.

- Los principios críticos y componentes de un proceso de administración de riesgo corporativo

efectivo.

- Pautas para las empresas, para que ellas sean capaces de administrar sus riesgos.

- Criterios para determinar si la administración de riesgo de la empresa es efectiva.

Conceptos claves del COSO II:

- Administración del riesgo en la determinación de la estrategia.

- Eventos y riesgo.

- Apetito de riesgo.

- Tolerancia al riesgo.

- Visión de portafolio de riesgo.

94

Descripción de Componente del COSO II.

1. Ambiente interno.

Sirve como la base fundamental para los otros componentes del ERM, dándole disciplina y

estructura.

Dentro de la empresa sirve para que los empleados creen conciencia de los riesgos que se pueden

presentar en la empresa.

2. Establecimientos de objetivos.

Es importante para que la empresa prevenga los riesgos, tenga una identificación de los eventos, una

evaluación del riesgo y una clara respuesta a los riesgos en la empresa.

La empresa debe tener una meta clara que se alineen y sustenten con su visión y misión, pero siempre

teniendo en cuenta que cada decisión con lleva un riesgo que debe ser previsto por la empresa.

3. Identificación de eventos.

Se debe identificar los eventos que afectan los objetivos de la organización aunque estos sean

positivos, negativos o ambos, para que la empresa los pueda enfrentar y proveer de la mejor forma

posible.

La empresa debe identificar los eventos y debe diagnosticarlos como oportunidades o riesgos. Para

que pueda hacer frente a los riesgos y aprovechar las oportunidades.

4. Evaluación de Riesgos

La evaluación de riesgos permite a una entidad considerar la amplitud con que los eventos potenciales

impactan en la consecución de objetivos. La dirección avalúa estos acontecimientos desde una doble

perspectiva “probabilidad – impacto” y normalmente se usa en una combinación de métodos

cuantitativos y cualitativos. Los impactos positivos y negativos de los eventos potenciales deben

examinarse, individualmente o por categoría, en toda la entidad. Los riesgos se evalúan con un doble

enfoque: riesgo inherente y riesgo de control.

95

5. Actividades de control.

Son las políticas y procedimientos para asegurar que las respuestas al riesgo se lleven de manera

adecuada y oportuna.

Tipo de actividades de control:

Preventiva, detectivas, manuales, computarizadas o controles gerenciales.

6. Respuesta al riesgo.

Una vez evaluado el riesgo la gerencia identifica y evalúa posibles repuestas al riesgo en relación a

las necesidades de la empresa.

Las respuestas al riesgo pueden ser:

Evitarlo: se discontinúan las actividades que generan riesgo.

Reducirlo: se reduce el impacto o la probabilidad de ocurrencia o ambas

Compartirlo: se reduce el impacto o la probabilidad de ocurrencia al transferir o compartir una

porción del riesgo.

Aceptarlo: no se toman acciones que afecten el impacto y probabilidad de ocurrencia del riesgo.

7. Información y comunicación.

La información es necesaria en todos los niveles de la organización para hacer frente a los riesgos

identificando, evaluando y dando respuesta a los riesgos.

La comunicación se debe realizar en sentido amplio y fluir por toda la organización en todos los

sentidos.

Debe existir una buena comunicación con los clientes, proveedores, reguladores y accionistas.

8. Monitoreo.

Sirve para monitorear que el proceso de administración de los riesgos sea efectivo a lo largo del

tiempo y que todos los componentes del marco ERM funcionen adecuadamente.

El monitoreo se puede medir a través de:

- Actividades de monitoreo continuo

96

- Evaluaciones puntuales

- Una combinación de ambas formas

Relación entre COSO I y COSO II.

COSO II “ERM” toma muchos aspectos importantes que el coso I no considera, como por ejemplo:

- El establecimiento de objetivos

- Identificación de riesgo

- Respuesta a los riesgos

“Se puede decir que estos componentes son claves para definir las metas de la empresa. Si los

objetivos son claros se puede decidir que riegos tomar para hacer realidad las metas de la

organización”. (Coopers & Lybrand, 1997)

De esta manera se puede hacer una clara identificación, evaluación, mitigación y respuesta para los

riesgos.

MARCO INTEGRADO DE CONTROL INTERNO LATINOAMERICANO

(MICIL)

En el año 2000, el Proyecto Rendición de Cuentas/Anticorrupción en las Américas (Proyecto

97

AAA), financiado por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID)

y administrado por Casals & Associates, Inc. (C&A), reconoció la necesidad de contar con un

modelo que sirviera de marco para el control interno de las empresas y de los gobiernos de la región

de América Latina. Luego de diversas consultas con funcionarios gubernamentales responsables de

la administración financiera en Latinoamérica, líderes empresariales y funcionarios de USAID en la

región y en Washington, DC, el Proyecto AAA se comprometió a apoyar el desarrollo de dicho

marco.

El Marco Integrado de Control Interno para Latinoamérica (MICIL), resultado de dicho esfuerzo, es

un modelo basado en estándares de control interno para las pequeñas, medianas y grandes empresas

desarrolladas por el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway del

Congreso de los EUA (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission-

COSO).

En la preparación del MICIL, expertos de C&A trabajaron conjuntamente con los líderes de

asociaciones profesionales comprometidas en la mejora de la rendición de cuentas gubernamental,

la auditoría gubernamental y la transparencia; en particular la Federación Latinoamericana de

Auditores Internos (FLAI) y la Comisión Técnica de Auditoría Interna de la Asociación

Interamericana de Contabilidad. Los miembros de la FLAI, especialmente, conocieron y

contribuyeron al desarrollo del MICIL, desde el primer borrador hasta el presente formato del marco.

El Proyecto AAA reconoce también el liderazgo profesional ejercido por Edison Estrella, quien

diseñó y preparó el documento MICIL. Su conocimiento del tema de control interno y su compromiso

con la rendición de cuentas, la auditoría y la transparencia gubernamental se evidenció durante el

proceso de preparación del MICIL.

De acuerdo a la aprobación del MICIL en la Asamblea General de la FLAI del 25 de noviembre de

2003 en La Paz, Bolivia, el Proyecto AAA espera que este documento se convierta en una referencia

técnica para los profesionales en los negocios y en los gobiernos de la región latinoamericana en el

diseño, desarrollo y utilización de estándares de control interno efectivos para las organizaciones de

los sectores público y privado que desean operar con eficiencia, efectividad y transparencia.

“El MICIL incluye los cinco componentes de control interno que constituyen la base para construir

la pirámide con similares contenidos en los cuatro costados, en una demostración de la solidez del

control interno institucional para el funcionamiento participativo, organizado, sistematizado,

disciplinado y sensibilizado (empoderamiento) del recurso humano para el logro de los objetivos de

la organización. Los componentes de control interno son los requisitos básicos para el diseño y

funcionamiento del MICIL de una organización o de una actividad importante y son” (Enríquez,

98

2014):

- Ambiente de control y trabajo,

- Evaluación de riesgos,

- Actividades de control,

- Información y comunicación, y,

- Supervisión.

La base de la pirámide está conformada por la “Integridad, Valores y la Ética” y presenta el soporte

fundamental para el funcionamiento de la organización debido a la fortaleza que tienen para la

organización y del personal que la conforma. El apoyo y el ejemplo de la dirección superior y la

supervisión permanente de los directivos complementan el principio fundamental que se basa en la

pirámide del MICIL.

Los cinco componentes incorporados en la pirámide de control interno permiten observar de manera

objetiva la relación existente entre cada uno de ellos, cuando el segmento asignado a cada uno se

junta con otro u otros componentes y la manera como la debilidad o la ausencia de uno de ellos,

promueve el desarrollo o facilita el deterioro del conjunto.

Los componentes de control interno presentan un esquema que partiendo del ambiente de control

como la parte más amplia de la pirámide auspicia el funcionamiento efectivo de los cuatro

componentes (evaluación de riesgo, actividades de control, información y comunicación y

supervisión) que se asientan sobre él, llegando hasta el final y asegurando su funcionamiento en todos

los niveles de la organización.

El componente información y comunicación es el más dinámico y permite su interrelación desde la

base de la pirámide (ambiente de control) hasta la cúspide (supervisión). Mediante los reportes

procesados para los diferentes niveles y en varias instancias; regresa a la base de la pirámide a través

de la comunicación que se procesa desde la supervisión hacia los tres componentes y así completar

el proceso al llegar a la base de pirámide.

1. Entorno o ambiente de control y trabajo institucional

“El entorno de control marca las pautas de comportamiento de una organización, y tiene una

influencia directa en el nivel de concientización del personal respecto al control. Constituye la base

de todos los demás elementos del control interno, aportando disciplina y estructura. Entre los factores

que constituyen el entorno de control se encuentran la honradez, los valores éticos y la capacidad del

99

personal; la filosofía de la dirección y su forma de actuar; la manera en que la dirección distribuye la

autoridad y la responsabilidad y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados, así como

la atención y orientación que proporciona el consejo de administración.”. (Comité of Sponsoring

Organizations of the Theadway Comisión - COSO, 2003).

El tema de los valores, la ética y la transparencia en América Latina es de largo alcance y la

participación de varias organizaciones, ya que es necesaria la educación de la población en varios

niveles, quizá partiendo desde el nivel escolar y el ejemplo que reciban en sus hogares. Ahora, en el

MICIL; el reto es para las organizaciones que tienen un campo de acción definido y donde pueden

incidir de manera directa, principalmente con los funcionarios y empleados, quienes deben estar

atentos a problemas de ética y en caso de conocerlos, reportarlos para generar disciplina en el

funcionamiento de las organizaciones. El ejemplo del ejecutivo principal es fundamental para

garantizar el apoyo del personal de la organización, pues mientras existan diferencias marcadas en

temas como salarios, compensaciones y otros beneficios, así como la selección de funcionarios sin

aplicar los criterios de transparencia, poco se podrá avanzar en el fortalecimiento del marco integrado

del control interno.

Respecto a los factores que integran el componente se establecen los siguientes, manteniendo el

orden de presentación para su estudio y aplicación:

- Integridad y Valores Éticos.

- Estructura Organizativa

- Autoridad Asignada y Responsabilidad Asumida.

- Administración del Talento Humano.

- Competencia Profesional y Evaluación del Desempeño Individual.

- Filosofía y Estilo de la Dirección.

- Consejo de Administración y Comités.

- Rendición de Cuentas y Transparencia.

2. Evaluación de los riesgos para obtener los objetivos

“Toda entidad debe hacer frente a una serie de riesgos, tanto de origen interno como externo, que

deben evaluarse. Una condición previa a la evaluación de los riesgos es el establecimiento de

objetivos en cada nivel de la organización y que sean coherentes entre sí. La evaluación del riesgo

consiste en la identificación y análisis de los factores que podrían afectar la consecución de los

objetivos y, sobre la base de dicho análisis, determinar la forma en que los riesgos deben ser

gestionados”. (Comité of Sponsoring Organizations of the Theadway Comisión - COSO, 2003).

100

Toda actividad importante, en la medida de su complejidad, se encuentra sujeta a riesgos en los

diferentes niveles del proceso de las operaciones y de acuerdo a la estructura organizativa definida y

utilizada.

Los riesgos afectan de manera directa las habilidades de las instituciones para su operación, para

competir con éxito, para mantener una posición financiera sólida, para disponer de una imagen

pública positiva, para la producción de bienes o servicios de calidad, y para contar con el personal

apropiado. Se puede asegurar que no existe una forma práctica y real de reducir el riesgo totalmente.

La dirección superior de las organizaciones debe determinar el nivel de riesgo que considera

aceptable y esforzarse por mantenerlo en los límites marcados o bajo control. A manera de ejemplo,

una institución provee servicios hoteleros debería establecer el riesgo que asume al establecer el nivel

de ocupación aceptable de habitaciones instaladas y disponibles en el año. Es evidente que el nivel

de ocupación dependerá de varios elementos internos y externos y sus proyecciones para el siguiente

año.

Los factores fundamentales que son parte del componente evaluación del riesgo dirigido al logro de

los objetivos y se consideran en el diseño del MICIL son los siguientes:

- Objetivos de las organizaciones

- Riesgos potenciales para la organización

- Gestiones dirigidas al cambio

3. Actividades de control para minimizar los riesgos

“Las actividades de control consisten en las políticas y los procedimientos que tienden a asegurar

que se cumplen las directrices de la dirección. También tienden a asegurar que se toman las medidas

necesarias para afrontar los riesgos que ponen en peligro la consecución de los objetivos de la

entidad. Las actividades de control se llevan a cabo en cualquier parte de la organización, en todos

los niveles y en todas sus funciones y ....”. (Comité of Sponsoring Organizations of the Theadway

Comisión - COSO, 2003)9.

Las actividades de control son emitidas por la dirección superior para implantar las políticas para

asegurar el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización y las instrucciones

9 Se describe el texto más relevante sobre este punto.

101

emanadas de la dirección con el propósito de controlar los riesgos identificados y que podrían afectar

el cumplimiento de dichos objetivos.

Las actividades de control pueden dividirse en cuatro categorías según los objetivos del control

interno con relación a los objetivos estratégicos de las organizaciones.

Las actividades de control importantes estarán relacionadas con áreas de operación, principalmente

dirigido a las actividades que generan valor agregado a las organizaciones, por ejemplo la

preparación de informes operativos sobre la prestación de servicios o la producción de bienes. Otras

ocasiones afectarán a varias actividades, por ejemplo la aplicación de indicadores de rendimiento

tomando como base los recursos utilizados. Una actividad de control puede afectar a las cuatro

categorías de objetivos señalados. Los controles en las operaciones pueden contribuir a la

confiabilidad de la información financiera, a la salvaguarda de los recursos institucionales y al

cumplimiento de las disposiciones aplicables.

El componente actividades de control establece los siguientes factores aplicables al marco integrado

de control interno institucional:

- Análisis de la dirección

- Proceso de la información

- Indicadores de rendimiento

- Disposiciones legales puntuales

- Criterios técnicos de control interno

- Estándares específicos

- Información generada

- Rendimientos esperado

- Otros criterios de control

4. Información y comunicación para fomentar la transparencia

El componente dinámico del marco integrado de control interno es la “información y comunicación”,

que por su ubicación en la pirámide del control interno comunican el ambiente de control y trabajo

(base) con la supervisión (cima), con la evaluación del riesgo y las actividades de control, conectando

en forma ascendente a través de la información y descendente mediante la calidad de comunicación

generada por la supervisión ejercida.

102

Hemos incorporado una pirámide específica para el componente información y comunicación, donde

la información en todos los niveles es su base y llega a la supervisión en la parte superior. La pirámide

es similar a la del MICIL y las dos columnas que integran la base con la cúspide es el principio de la

rendición de cuentas como una aplicación efectiva de este componente.

Es necesario identificar, recoger y comunicar la información relevante en la forma y en el plazo que

permita a cada funcionario y empleado asumir sus responsabilidades. Los sistemas de información

generan informes, recogen información operacional (actividades que generan valor agregado),

financiera (estados financieros periódicos) y de cumplimiento (pago de impuestos y otras

obligaciones), que posibilitan a la dirección el control de las operaciones y de la organización. Dichos

informes contemplan, no solo, los datos generados en forma interna, sino también la información

sobre las incidencias, actividades y condiciones externas, necesarias para la toma de decisiones y

para formular los informes financieros.

Es importante e establecimiento de una comunicación eficaz en un sentido amplio, que signifique

una circulación de la información (formal e informal) en varias direcciones, es decir ascendente,

transversal, horizontal y descendente. La dirección superior debe transmitir un mensaje claro a todo

el personal sobre la importancia de las responsabilidades de cada uno en materia de compartir la

información con fines de control. Los empleados deben comprender su papel dentro del marco

integrado de control interno, así como la relación existente entre actividades que ejecuta y el resto de

empleados. El personal debe disponer de un sistema para comunicar información importante a los

niveles superiores de la empresa. Asimismo, es necesaria la comunicación eficaz con terceros:

usuarios (clientes), proveedores, organismos de control y propietarios (accionistas).El diseño del

marco integrado de control interno requiere que las organizaciones produzcan información relevante,

operacional, administrativa, financiera y estadística sobre las actividades internas y la relacionada

con los acontecimientos externos.

La comunicación de la información producida debe ser relevante para la organización y llegar

oportunamente a los funcionarios y empleados que la necesiten y utilicen, para permitir el

cumplimiento de sus responsabilidades u otras funciones de validación.

La revisión, documentación, registro, información y validación de las operaciones son tareas

ejecutadas por el personal al interior de la organización y están relacionadas con las transacciones

(compra y venta de bienes y servicios) y las operaciones (producción o prestación de bienes y

servicios).

103

El marco integrado de control interno incluye las actividades relacionadas con la gestión

administrativa (gerencial) y financiera (procesos de registro y control financiero) que procesan las

operaciones para la documentación, registro, información y validación sea en medios informáticos,

en forma manual o una combinación de los dos.

Los principales factores que conforman el componente información y comunicación son:

- Información en todos los niveles

- Datos fundamentales en los estados financieros

- Herramienta para la supervisión

- Información adicional y detallada

- Comunicación de los objetivos de la organización

5. Supervisión interna continua y externa periódica

“Resulta necesario realizar una supervisión de los sistemas de control interno, evaluando la calidad

de su rendimiento. Dicho seguimiento tomará la forma de actividades de supervisión continuada, de

evaluaciones periódicas o una combinación de las anteriores. La supervisión continuada se inscribe

en el marco de las actividades corrientes y comprende unos controles regulares efectuados por la

dirección, así como determinadas tareas que realiza el personal en el cumplimiento de sus funciones.

El alcance y la frecuencia de las evaluaciones puntuales se determinarán principalmente en función

de una evaluación de riesgos y de la eficacia de los procedimientos de supervisión continuada.

Las deficiencias en el sistema de control interno, en su caso, deberán ser puestas en conocimiento de

la gerencia y los asuntos de importancia serán comunicados al primer nivel directivo y al consejo de

administración”. (Comité of Sponsoring Organizations of the Theadway Comisión - COSO, 2003).

El marco integrado de control interno diseñado y aplicado en la ejecución de las operaciones de una

organización evoluciona con el paso del tiempo y de igual manera los cambios en los métodos para

ejecutar las operaciones. Procedimientos que fueron eficaces en un determinado momento, pueden

perder su eficacia o simplemente dejan de aplicarse por ser innecesarios, sin que se introduzcan los

mecanismos de reemplazo requeridos. Varias causas se pueden señalar para que el marco integrado

de control interno pierda vigencia al apoyar el cumplimiento de los objetivos incluidos en su

definición. Por esto la dirección de la entidad deberá determinar si el control interno es adecuado en

todo momento y es capaz de asimilar los nuevos riesgos que se presentan para el cumplimiento de

los objetivos de la organización.

104

El componente de control interno denominado supervisión permite evaluar si esta continua

funcionando de manera adecuada o es necesario introducir cambios. El proceso de supervisión

comprende la evaluación, por los niveles adecuados, sobre el diseño, funcionamiento y manera como

se adoptan las medidas para actualizarlo o corregirlo.

La supervisión se aplica a todas las actividades importantes de la entidad (clasificadas en las que

generan valor agregado, de infraestructura, de gestión y los procesos financieros) incluso en el caso

de servicios externos contratados.

Las operaciones de supervisión como componente del marco integrado de control interno se concreta

en los siguientes factores:

- Monitoreo continuo por la administración

- Seguimiento interno

- Evaluaciones externas

CONTROL DE LOS RECURSOS Y RIESGOS EN EL ECUADOR (CORRE)

El método CORRE fue creado por el proyecto anticorrupción ¡Si se puede! para la aplicación en el

Ecuador y tiene como referencia conceptual tres investigaciones que son: COSO I, COSO II y

MICIL. El CORRE define al control Interno como un proceso, efectuado por el consejo de

administración, la dirección y el resto de personal de una entidad, diseñado con el objeto de

proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las

siguientes categorías:

- Honestidad y responsabilidad

- Eficacia y eficiencia en las empresas

- Fiabilidad de la información

- Salvaguardar los recursos

- Cumplimiento de las leyes y normas

Componentes del CORRE

Para el desarrollo del CORRE, se tomó en cuenta la estructura del Informe COSO II y sus

componentes, agrupados en el siguiente orden:

105

- Ambiente Interno de Control

- Establecimiento de Objetivos

- Identificación de Eventos

- Evaluación de Riesgos

- Respuesta a los Riesgos

- Actividades de Control

- Información y Comunicación

- Supervisión y Monitoreo

Todos los componentes del CORRE, tienen como base el ambiente interno de control y, dentro de

éste, la integridad y los valores éticos. Por su importancia, este elemento se presenta en la parte más

amplia de la pirámide, sobre la que se soportan todos los demás elementos. Se logrará eficiencia y

eficacia en el CORRE, si los ocho componentes funcionan de manera integrada en toda la

organización, bajo el liderazgo del consejo de administración o de la máxima autoridad, como

principal responsable de su diseño, aplicación y actualización, en las instituciones públicas y

privadas.

Por sus características, el componente información y comunicación, permite una amplia relación

entre la base y la cima de la pirámide, constituyéndose en el elemento integrador del sistema. Los

supervisores de todos los niveles de la organización, principalmente los más altos, están en

condiciones de adoptar las decisiones, sobre la base de los resultados de las actividades de control

establecidos para disminuir los riesgos en todas sus categorías.

La condición para el éxito de modelo CORRE, es que todos los componentes funcionen de forma

coherente e interrelacionada y que sean aplicados en toda la organización para alcanzar los objetivos

previstos con el menor riesgo.

1. Ambiente Interno de Control

Todos los Componentes del CORRE, tienen como base el ambiente interno de control y dentro de

éste, la integridad y los valores éticos. Por su importancia, este elemento se presenta en la parte más

amplia de la pirámide sobre la que soportan os demás elementos.

“El entorno de control marca las pautas del comportamiento de una organización y tiene una

influencia directa en el nivel del compromiso del personal respecto al control. Constituye la base de

todos los demás elementos del control interno, aportando disciplina y estructura”. (Proyecto

Anticorrupción Si se Puede, 2006).

106

2. Establecimiento de Objetivos

Los objetivos deben establecerse antes que la dirección pueda identificar potenciales eventos que

afecten su consecución. El Consejo de la Administración debe asegurarse que la dirección ha

establecido un proceso para fijar objetivos y que los objetivos seleccionados están en línea con la

misión y visión de la entidad, además de ser consecuentes con el riego aceptado.

Es a partir de los objetivos que se facilita la gestión de los riesgos empresariales, mediante la

identificación de los eventos externos e internos; la evaluación de los riesgos; y, el diseño de las

actividades de control.

3. Identificación de los Eventos

Se entiende por riesgo a la posibilidad de que un evento ocurra y afecte adversamente el

cumplimiento de los objetivos. Los riesgos también siempre se clasifican de alguna manera; en

general, en cuatro grandes tipos: el riesgo de reputación, el riesgo de mercado, el riesgo de crédito y

el riesgo operacional con sus divisiones.

Al identificar los eventos, la dirección reconoce que existen incertidumbres, por lo que no sabe si

alguna en particular no tendrá lugar y, de tenerlo, cuándo será, ni su impacto exacto. La dirección

considera inicialmente una gama de eventos potenciales, derivados de fuentes internas o externas,

sin tener que centrarse necesariamente sobre si su impacto es positivo o negativo.

4. Evaluación de los Riesgos

La evaluación de los riesgos permite a una entidad considerar la forma en que lo eventos potenciales

impactan a la consecución de objetivos. La dirección evalúa estos acontecimientos desde una doble

perspectiva – probabilidad impacto – y normalmente usa una combinación de métodos cuantitativos

y cualitativos. Los impactos positivos y negativos de los eventos potenciales deben examinarse,

individualmente o por categoría, en toda la entidad. Los riesgos se evalúan con un doble enfoque,

riesgo inherente o riesgo residual.

107

5. Respuesta a los Riesgos

La dirección para recibir respuesta a los riesgos evalúa su efecto sobre la probabilidad e impacto del

riesgo, así como los costos y beneficios, y selecciona aquella que sitúe el riesgo residual dentro de la

tolerancia del riesgo establecida.

En la perspectiva del riesgo global de una entidad (cartera de riesgos), la dirección determina si el

riesgo residual global concuerda con el riesgo aceptado por la entidad.

6. Actividades de Control

Las actividades de control son las políticas y procedimientos establecidos por la dirección y otros

miembros de la organización con autoridad para emitirlos, como respuesta a los riesgos que podría

afectar el logro de objetivos.

Los procedimientos son las acciones de las personas para implantar las políticas, directamente o a

través de la aplicación tecnológica y ayuda a asegurar que se lleve a cabo las respuestas de la

dirección a los riesgos.

Las actividades de control pueden ser clasificadas por la naturaleza de los objetivos de la entidad con

la que están relacionadas: estrategias, operaciones, información y cumplimiento.

7. Información y Comunicación

El componente dinámico del CORRE es la “información y comunicación” que por su ubicación en

la pirámide comunica el ambiente de control interno (base) con la supervisión (cima), con la

evaluación del riesgo y las actividades de control, conectando en forma ascendente a través de la

información y descendente mediante la calidad de comunicación generada por la supervisión

ejercida.

Los informes deben contener datos relevantes para posibilitar la gestión eficaz de la gerencia y reunir

los siguientes atributos:

- Cantidad suficiente para la toma de decisiones.

- Información disponible en tiempo oportuno.

- Datos actualizados que corresponden a información reciente.

- Los datos incluidos son correctos.

108

- La información es obtenida fácilmente por las personas autorizadas.

8. Supervisión y Monitoreo

El CORRE diseñado y aplicado en el control de operaciones de una organización evoluciona con el

paso del tiempo y de igual manera los cambios en los métodos para ejecutar las operaciones.

Procedimiento que fueron eficaces en un determinado momento, pueden perder su eficacia o

simplemente dejan de aplicarse por ser innecesarios, sin que se introduzcan los mecanismos de

reemplazo requeridos.

El componente CORRE denominado supervisión y monitoreo permite evaluar si éste continua

funcionando de manera adecuada o si es necesario introducir cambios. El proceso de supervisión

comprende la evaluación, por los niveles adecuados, sobre el diseño, funcionamiento y manera como

se adoptan las medidas para actualizarlos y corregirlos.

109

3.1 ÁREA DE COMPRAS PÚBLICAS.


Tabla N° 3.1 CUERPO DE BOMBEROS DE COTACACHI


ÁREA DE COMPRAS PÚBLICAS


OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

1 ¿Se usan técnicas que

permitan determinar que

las adquisiciones presentan

la mejor relación entre

costo y utilidad?

X 0 8 H1

2 ¿Se realizan las compras

únicamente a base de

solicitudes o peticiones

firmadas por funcionarios

autorizados?

X X 7 10 H1

No en todas las

adquisiciones

3 ¿Son las cantidades

requeridas determinadas en

base a métodos

cuantitativos adecuados?

X 0 7 H1

4 ¿Son establecidos en forma

adecuada los momentos en

los que se realizarán los

pedidos por métodos

adecuados?

X X 4 8 H1

5 ¿Se mantiene información

actualizada y estadísticas

de precios que permitan

detectar los momentos

oportunos de compra?

X 0 7 H1

6 ¿Se solicitan cotizaciones

de precios a los

proveedores?

X 9 10 H1

7 ¿Se exigen explicaciones

por escrito en aquellos

casos en los que no se

pidieron cotizaciones, o

que la compra fue realizada

a quien no ofreció la

cotización más baja?

X 0 9 H1

8 ¿El Plan Anual de

Contratación, PAC, está en

concordancia con la

planificación de la

Institución asociada al Plan

Nacional de Desarrollo?

X 8 9 H1

9 ¿Las adquisiciones son

solicitadas, autorizadas y

ejecutadas con la

anticipación suficiente y en

las cantidades apropiadas?

X 6 7 H1

110

Tabla N° 3.1 (continuación) CUERPO DE BOMBEROS DE COTACACHI




OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

10 ¿La ejecución de las

compras programadas para

el año se realizará tomando

en consideración el

consumo real, la capacidad

de almacenamiento, la

conveniencia financiera y

el tiempo que regularmente

toma el trámite?

X 8 8 H1

11 ¿Existe la certificación de

la disponibilidad

presupuestaria, así como la

existencia presente o futura

de recursos suficientes para

cubrir las obligaciones

derivadas de la

contratación?

X X 6 8 H1

No en todos los casos.

12 ¿Para la contratación de

obras, adquisición de

bienes y servicios,

incluidos los de

consultoría, la institución

se sujeta a los

procedimientos de

selección de conformidad a

la naturaleza y cuantía de la

contratación, que dispone

la Ley Orgánica del

Sistema Nacional de

Contratación Pública?

X 9 9 H1

TOTAL 57 100

Explicación:

Una vez realizada la evaluación de control interno en el Área de Compras Públicas del Cuerpo de

Bomberos de la ciudad de Cotacachi se llega a la conclusión de que en esta Área se debe mejorar el

Sistema de Control Interno.

111

3.1.2 RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.

0 A 60 61 A 80 81 A 90 91 A 100


57

PREGUNTA N° 1 ¿Se usan técnicas que permitan determinar que las adquisiciones presentan

la mejor relación entre costo y utilidad?

Explicación:

En la institución bomberil no se usan efectivamente técnicas que permitan determinar el mejor costo

en las adquisiciones que se realiza. El principal motivo es la falta de proveedores de los equipos y

maquinarias del área bomberil, ante lo cual, no existen el número suficiente de cotizaciones para

realizar la respectiva valoración de lo más conveniente para la institución.

PREGUNTA N° 2 ¿Se realizan las compras únicamente a base de solicitudes o peticiones firmadas

por funcionarios autorizados?

Explicación:

No en todos los casos, ya que para las adquisiciones de varios insumos y equipos existe la orden

directa de la jefatura institucional a los encargados de las compras sin llevar el determinado proceso

que determina los pasos a seguir para las respectivas adquisiciones.

PREGUNTA N° 3 ¿Son las cantidades requeridas determinadas en base a métodos cuantitativos

adecuados?

Explicación:

Las solicitudes de adquisiciones no se basan en procesos que determinen la real y suficiente

necesidad de lo solicitado. Se lo realiza de manera empírica, de acuerdo a las necesidades del

momento y no se realiza una planificación a mediano plazo para que exista la eficiente disponibilidad

de los suministros y equipos.

112

PREGUNTA N° 4 ¿Son establecidos en forma adecuada los momentos en los que se realizarán los

pedidos por métodos adecuados?

Explicación:

No existe una planificación adecuada del momento idóneo para realizar las adquisiciones de las

necesidades reales de la institución. La mayoría de veces se las realiza cuando existe la escasez de

los suministros y equipos.

PREGUNTA N° 5 ¿Se mantiene información actualizada y estadísticas de precios que permitan

detectar los momentos oportunos de compra?

Explicación:

No se cuenta con registros que permitan determinar el mejor postor para proveer de las necesidades

institucionales. Acompañado de la escasez de proveedores de insumos bomberiles, no existen

momentos en los cuales se pueda acceder a los mismos ya sea por rebajas o descuentos; los cuales

no existen.

PREGUNTA N° 7 ¿Se exigen explicaciones por escrito en aquellos casos en los que no se pidieron

cotizaciones, o que la compra fue realizada a quien no ofreció la cotización

más baja?

Explicación:

Sobre este aspecto, en la institución bomberil no se han realizado controles sobre los procesos de

adquisiciones, por ende no ha existido aclaraciones sobre las diferentes compras realizadas.

PREGUNTA N° 11 ¿Existe la certificación de la disponibilidad presupuestaria, así como la

existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las

obligaciones derivadas de la contratación?

Explicación:

En la institución bomberil no siempre se cumple con la norma que exige la disponibilidad de la

respectiva certificación presupuestaria antes de realizar cualquier compromiso en la adquisición de

113

bienes o servicios. Este aspecto se produce muchas veces por la emergencia en ciertas adquisiciones

en las cuales no se realiza la emisión de la certificación presupuestaria.

114

3.1.3 MEDICIÓN DE LOS RIESGOS DE CONTROL.

RIESGO INHERENTE

“El riesgo inherente es la susceptibilidad de que en la información presentada por la empresa existan

errores o irregularidades significativas, antes de considerar la efectividad de los sistemas de control.

El riesgo inherente está totalmente fuera de control por parte del auditor.

Difícilmente se pueden tomar acciones que tiendan a eliminarlo porque es propio de la operación del

ente.

Los factores que determinan el riesgo inherente son:

- La naturaleza del negocio del ente; el tipo de operaciones que se realizan y el riesgo propio

de esas operaciones; la naturaleza de sus productos y volumen de transacciones.

- La situación económica y financiera del ente.

La organización gerencial y sus recursos humanos y materiales; la integridad de la gerencia y la

calidad de los recursos que el ente posee. La predisposición de los niveles gerenciales a establecer

adecuados y formales sistemas de control, su nivel técnico y la capacidad demostrada en el personal

clave, son elementos que deben evaluarse al medir el riesgo inherente”. (Maldonado, 2011).

RIESGO DE CONTROL

Aquí influye de manera muy importante los sistemas de control interno que estén implementados en

la empresa y que en circunstancias lleguen a ser insuficientes o inadecuados para la aplicación y

detección oportuna de irregularidades. Es por esto la necesidad y relevancia que una administración

tenga en constante revisión, verificación y ajustes los procesos de control interno.

Cuando existen bajos niveles de riesgos de control es porque se están efectuando o están

implementados excelentes procedimientos para el buen desarrollo de los procesos de la organización.

Entre los factores relevantes que determina este tipo de riesgo están los sistemas de información,

contabilidad y control.

115

Para tomar en cuenta que:

Según los resultados del cuestionario de control interno, el proceso de compras públicas tiene como

porcentaje un riesgo de control del 43%, que revela la existencia de deficiencias por controles no

implementados en este proceso. Existe un alto nivel de riesgos de control por el hecho de que en la

institución no se están efectuando o no están implementados excelentes procedimientos para el buen

desarrollo de los procesos de la misma.

RIESGO DE DETECCIÓN

El riesgo detección es la combinación de las posibilidades que ni los procedimientos de revisión

analítica, ni las pruebas detalladas de sustancia de las operaciones y los saldos de las cuentas reduzcan

los errores no detectados a una cantidad que en conjunto carezca de importancia. Como los

procedimientos de revisión analítica y las pruebas detalladas de sustancia se complementan

recíprocamente la seguridad deriva de uno reduce proporcionalmente la seguridad que se exige la

otra para limitar el riesgo de la detección al nivel deseado por el Auditor.

El riesgo de detección es una función de la efectividad de un procedimiento de auditoría y de la

aplicación que le dé el Auditor. Surge en parte, de la incertidumbre que existe cuando el Auditor no

examina el 100 por ciento del saldo o clase. Surgen otras incertidumbres, debido a que un Auditor

podría seleccionar un procedimiento de auditoría inadecuado, aplicar incorrectamente un

procedimiento apropiado, o mal interpretar los resultados de auditoría. Estas otras incertidumbres

pueden reducirse a un nivel insignificante a través de la planeación, supervisión y dirección

adecuadas de la práctica de auditoría de una firma, de acuerdo con las normas apropiadas de control

de calidad.

100% - 57% = 43%

A riesgo de control es la confianza


116

El riesgo inherente y el riesgo de control difieren del de detección, en que los primeros existen en

forma independiente de la auditoría de los estados financieros, mientras que este último se relaciona

con los procedimientos del Auditor y puede ser modificado a su elección.

El riesgo de detección debe mantener una relación inversa con el riesgo inherente y el de control.

Entre menor sea el grado de riesgo inherente y el de control que el Auditor cree que existe, mayor

será el grado de riesgo de detección que pueda aceptar. Por el contrario, entre mayor es el riesgo

inherente y de control que el Auditor cree que hay, menor es la posibilidad de que acepte el riesgo

de detección. Estos componentes del riesgo de auditoría, pueden determinarse en términos

cuantitativos tales como porcentajes, o en términos cualitativos que van, por ejemplo, desde un

mínimo hasta un máximo.

RIESGO DE AUDITORÍA

El riesgo de Auditoría es el riesgo que corre el Auditor de no modificar, inadvertidamente y en forma

apropiada, su opinión sobre los estados financieros que se presentan incorrectamente en valores

considerables.

El Auditor debe considerar el riesgo de auditoría y la importancia en la planeación de la auditoría y

en el diseño de los procedimientos de la misma, para obtener suficiente evidencia comprobatoria

competente sobre la cual pueda evaluar si los estados financieros tomados en conjunto se presentan

razonablemente de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.

El Auditor necesita considerar el riesgo de auditoría a nivel de saldo de cuenta o clase de

transacciones individuales, debido a que dicha consideración lo auxilia directamente en la

determinación del alcance de los procedimientos de auditoría para los saldos o clases de transacciones

individuales.

En el nivel del saldo de cuenta o clase de transacciones, el riesgo de auditoría consiste en:

(a) el riesgo inherente y de control de que el saldo o cuenta contenga un error que podría ser

importante para los estados financieros aunado al error en otros saldos, y

(b) el riesgo de detección de que el Auditor no descubriría dicho error.

La siguiente es una descripción del riesgo de auditoría relacionado con tres riesgos combinados. La

manera en que el Auditor considera estos riesgos combinados y los relaciona, involucra el criterio

profesional y depende de su enfoque de auditoría.

117

Riesgo de Auditoria es igual a lo siguiente:

RIESGO DE AUDITORÍA = RIESGO INHERENTE x RIESGO DE

CONTROL x RIESGO DE DETECCIÓN

118

3.1.4 PROPUESTA DEL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL INTERNO.

PRIMER PROCESO

Encargado: Operador de Bodega

PRESENTACIÓN DE NECESIDADES

PRIMER CONTROL

VERIFICAR LA PRESENTACIÓN DE NECESIDADES

Verificar que las necesidades creadas por los diferentes departamentos o funcionarios de la

institución estén apegadas a la realidad institucional. El filtro de verificación es el operador de

bodega, cuando se trate de bienes, quien deberá remitir el respectivo informe de necesidad hacia

la instancia superior como jefatura. En el caso de servicios, el filtro de verificación será el

departamento de contabilidad.

SEGUNDO PROCESO


SOLICITUD DE COMPRA

PRIMER CONTROL

VERIFICAR LAS AUTORIZACIONES EN LAS SOLICITUDES DE COMPRA

Verificar las autorizaciones respectivas en las Solicitudes de Compra, las cuales deben ser

enviadas por el encargado de bodega; adjuntando las firmas de responsabilidad en la solicitud por

parte de los encargados de cada departamento o funcionario solicitante.

TERCER PROCESO

CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA

Encargado: Tesorera

PRIMER CONTROL

VERIFICAR LA EXISTENCIA DE LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA

Verificar la disponibilidad presupuestaria de fondos para la adquisición de los diferentes bienes o

servicios presentados en los informes tanto del encargado de bodega como del departamento de

contabilidad.

119

CUARTO PROCESO

APLICACIÓN DEL CORRECTO PROCESO DE CONTRATACIÓN

Encargado: Jefe Financiero

PRIMER CONTROL

VERIFICAR EL PROCESO DE CONTRATACIÓN A APLICAR

Verificar si los requerimientos constan en el Catálogo Electrónico del Portal de Compras Públicas

para su contratación directa mediante este sistema. De no estar disponibles los productos

solicitados; se empleará el proceso correcto dependiendo de los montos y clase de adquisición.

QUINTO PROCESO

SOLICITUDES DE COTIZACIÓN A PROVEEDORES


PRIMER CONTROL

VERIFICAR LA EXISTENCIA DE COTIZACIONES DE 3 DISTINTOS PROVEEDORES

Verificar que existan como mínimo 3 proformas de distintos proveedores; cuando las

adquisiciones se las realicen fuera del proceso de catálogo electrónico; las mismas que deben

basarse en un análisis de la proyección anual de compras, variaciones y proyecciones que permitan

adquirir los diferentes productos en función de proveedor, precio, condiciones de pago y plazo de

entrega.

Esta información servirá de sustento en la estimación de precios cuando se realice subasta inversa

electrónica o cualquier método superior. Para las adquisiciones de ínfima cuantía servirá de

soporte para elegir al mejor postor.

SEXTO PROCESO

PRESENTACIÓN DE PROFORMAS A JEFATURA


PRIMER CONTROL

VERIFICAR QUE EXISTA LA ELECCIÓN DE PROVEEDORES IDÓNEOS.

Verificar que se elijan proveedores idóneos en función de las siguientes condiciones: precio,

calidad, condiciones de pago y plazos de entrega.

Además, se debe revisar que los nuevos proveedores cumplan condiciones y especificaciones de

negociación.

120

SÉPTIMO PROCESO

APROBACIÓN DE JEFATURA

Encargado: Primer Jefe

PRIMER CONTROL

VERIFICAR QUE EXISTA LA APROBACIÓN DE LAS ADQUISICIONES POR PARTE DE

JEFATURA

Verificar la aprobación de las proformas de compras que se pretende realizar por parte de Jefatura,

de tal manera que se tenga constancia que ésta analice y apruebe las compras al proveedor que

ofrezca sus productos en función de calidad, condiciones de pago y plazos de entrega; cuando se

trate de procesos de ínfima cuantía.

OCTAVO PROCESO



PRIMER CONTROL

VERIFICAR QUE EXISTA LA APROBACIÓN DE LAS ÓRDENES DE COMPRA POR

PARTE DE JEFATURA

Verificar la aprobación de Jefatura con el proveedor seleccionado procediendo a elaborar la orden

de compra y se informa al proveedor la necesidad de adquirir los bienes o productos, en procesos

de ínfima cuantía.

OCTAVO PROCESO



SEGUNDO CONTROL

VERIFICAR QUE LAS ÓRDENES DE COMPRA SE EMITAN EN FORMA SECUENCIAL

Verificar que las Órdenes de Compra se emitan en forma secuencial, de tal manera que sea

adecuado su uso por parte del Área de Compras Públicas.

121

NOVENO PROCESO

ADQUISICIÓN Y NEGOCIACIÓN


PRIMER CONTROL

VERIFICAR EL ENVÍO OPORTUNO DE LAS ÓRDENES DE COMPRA AUTORIZADAS A

PROVEEDORES Y A LAS ÁREAS DE BODEGA Y CONTABILIDAD

Verificar que las órdenes de compra sean enviadas de forma oportuna al proveedor y las copias

sean distribuidas al Área de Bodega, Contabilidad y al Área o funcionario que efectuó la solicitud,

de tal manera que se verifique que efectivamente se recibe y cancela los productos solicitados.

DÉCIMO PROCESO

IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS SEGÚN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN UTILIZADO


PRIMER CONTROL

VERIFICAR LA IMPRESIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE SUSTENTEN LA

TRANSACCIÓN

Verificar, de acuerdo al tipo de proceso de contratación utilizado, la reproducción de los

documentos necesarios para seguir los trámites de contratación:

En catálogo electrónico: Orden de compra del sistema de contratación pública

Ínfima cuantía: Proforma presentada por el proveedor seleccionado

Subasta Inversa Electrónica, Menor Cuantía, Cotización, Licitación: Todos los documentos que

involucran estos procesos.

Todos estos documentos son entregados al departamento encargado de la recepción de los bienes

adquiridos.

DÉCIMO PRIMER PROCESO

PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN


PRIMER CONTROL

VERIFICAR LA PUBLICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS QUE

SUSTENTEN LA TRANSACCIÓN

Verificar, de acuerdo al tipo de proceso de contratación utilizado, la publicación en el Sistema de

Contratación Pública de los respectivos documentos según el proceso utilizado.

122

3.1.5 SEGUIMIENTO CONTINUO.





OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

1 ¿El Área de Compras

Públicas hace uso de

técnicas para determinar

que las adquisiciones

presentan la mejor relación

entre costo y utilidad?

(Solicitud de

cotizaciones).

10

2 ¿El Área de Compras

Públicas es el único

Departamento que se

encarga de expedir

Órdenes de Compra?

9

3 ¿Se realizan las compras

únicamente a base de

solicitudes o peticiones

firmadas por funcionarios

autorizados?

9

4 ¿Los documentos claves

para las adquisiciones son

la solicitud de

requerimientos, la orden de

compra, las tres

cotizaciones sin importar

el monto y la respectiva

certificación

presupuestaria?

10

5 ¿Las solicitudes de

requerimientos o de

compras llevan una

secuencia pre-numerada?

7

6 ¿Las órdenes de compra

llevan una secuencia pre-

numerada y son

debidamente autorizadas

por la Jefatura y

Departamento Financiero?

9

7 ¿Las órdenes de compra

son enviadas al proveedor

y las copias son

distribuidas al Área de

Bodega y Tesorería, y al

Área que generó la

necesidad?

8

123





OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

8 ¿Para la contratación de

obras, adquisición de

bienes y servicios,

incluidos los de

consultoría, el área de

compras públicas se

sujeta a los

procedimientos de

selección de

conformidad a la

naturaleza y cuantía de

la contratación, que

dispone la Ley Orgánica

del Sistema Nacional de

Contratación Pública?

10

9 ¿La generación del Plan

Anual de Contratación

PAC se lo realiza en

base al Plan Operativo

Anual POA

institucional?

9

10 ¿El Plan Anual de

Contratación, PAC, es

registrado en los

formatos y fechas que

establece la normativa

de Contratación

Pública?

9

11 ¿Se genera y archiva

toda la documentación

por cada proceso de

contratación mediante el

uso de expedientes de

compra?

10

TOTAL 100

124

3.2 ÁREA DE INVENTARIOS.


Tabla N° 3.3



ÁREA DE INVENTARIOS


OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

1 ¿Las compras son

realizadas por medio de

Solicitudes de Compra

realizada por el Jefe del

departamento

correspondiente y son

debidamente autorizadas?

X X 7 10 H2


2 ¿Se verifica físicamente

que el inventario ingresado

a bodega coincida con la

Orden de Compra y éstas a

su vez con las facturas de

los proveedores?

X 8 10 H2

3 ¿Maneja el guardalmacén

o bodeguero documentos

que detallen su

conformidad con los

bienes que ingresan,

mediante la verificación de

los requerimientos y

especificaciones técnicas

solicitadas por las

dependencias de la

institución, así como de los

bienes que egresan?

X X 4 8 H2

4 ¿Los ambientes asignados

para el funcionamiento de

los almacenes o bodegas,

están adecuadamente

ubicados, y cuentan con

instalaciones seguras y

tienen el espacio físico

necesario?

X 11 11 H2

Existen todas las

facilidades para el

adecuado almacenamiento

de los suministros y

materiales.

5 ¿Se almacenan las

existencias de una manera

ordenada y sistemática?

X X 5 9 H2

No existe el debido

proceso.

6 ¿Se verifica

periódicamente el estado

físico de las existencias

que forman parte del

inventario?

X 0 12 H2

125





OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

7 ¿Existe la entrega de

reportes y documentación

del encargado de bodega al

departamento de

Contabilidad, sobre la

administración del

inventario?

X 0 10 H2

8 ¿Existe algún encargado

del Departamento de

Contabilidad que controle

la secuencia numérica de la

recepción y salida de

inventario, a fin de

verificar que todos han

sido registrados en forma

secuencial y oportuna?

X 0 9 H2

No se controla que el

ingreso y salida del

inventario se efectúe de

forma oportuna.

9 ¿Se realizan

comparaciones físicas y

contables por parte de

Contabilidad sobre las

existencias reales del

inventario y su

movimiento?

X 0 10 H2

10 ¿El encargado de bodega

realiza auxiliares del

inventario y el manejo

mediante la utilización de

kardex?

X 0 11 H2

No existe el conocimiento

en la materia.

TOTAL 35 100

Explicación:

Una vez realizada de evaluación de control interno en el Área de Inventarios del Cuerpo de Bomberos

de la ciudad de Cotacachi se concluye que en ésta área se carece de un sistema de control interno

confiable ya que de las 10 preguntas plantadas, la mayoría obtuvieron una respuesta negativa, por tal

razón es necesario plantear actividades que corrijan estas deficiencias, y salvaguardar estos recursos.

126


0 A 60 61 A 80 81 A 90 91 A 100


35

PREGUNTA N° 1 ¿Las compras son realizadas por medio de Solicitudes de Compra realizada

por el Jefe del departamento correspondiente y son debidamente

autorizadas?

Explicación:

Existen ocasiones en que las diferentes adquisiciones de insumos no se las realizan con la debida

solicitud de compra y menos aún solicitada por los respectivos jefes de cada departamento

institucional.

PREGUNTA N° 3 ¿Maneja el guardalmacén o bodeguero documentos que detallen su

conformidad con los bienes que ingresan, mediante la verificación de los

requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por las dependencias

de la institución, así como de los bienes que egresan?

Explicación:

Los delegados de la administración de la bodega institucional no hacen uso en todos los casos de

documentos que verifiquen las especificaciones de los ingresos y egresos de insumos de bodega.

Cuando se lo realiza se usa un formato básico en el cual no se detallan completamente las

características totales de los insumos.

PREGUNTA N° 5 ¿Se almacenan las existencias de una manera ordenada y sistemática?

Explicación:

Por lo general, todas las adquisiciones se las ingresa en el área de bodega de manera general; todo al

mismo lugar; existiendo demoras en la ubicación correcta y ordenada de los insumos en su lugares

respectivos.

127

PREGUNTA N° 6 ¿Se verifica periódicamente el estado físico de las existencias que forman

parte del inventario?

Explicación:

La verificación de las existencias se la ejecuta una vez a finales de año para realizar los respectivos

ajustes en el sistema de administración financiera e-sigef. A parte de esta verificación, no existe una

política de periodicidad en las constataciones físicas, salvo que existan solicitudes expresas de este

tema por parte de entidades superiores como la Secretaría de Gestión de Riesgos o del Ministerio de

Finanzas.

PREGUNTA N° 7 ¿Existe la entrega de reportes y documentación del encargado de bodega al

departamento de Contabilidad, sobre la administración del inventario?

Explicación:

Por el hecho de no existir constataciones periódicas del inventario, el responsable de bodega no emite

reporte alguno al departamento de contabilidad sobre la administración del inventario. Solo lo realiza

cuando se solicita dicha información.

PREGUNTA N° 8 ¿Existe algún encargado del Departamento de Contabilidad que controle la

secuencia numérica de la recepción y salida de inventario, a fin de verificar

que todos han sido registrados en forma secuencial y oportuna?

Explicación:

No se controla que el ingreso y salida del inventario se efectúe de forma oportuna. Esto ocurre ya

que no existe una relación de trabajo adecuada entre los departamentos de contabilidad y bodega. No

existe aún una política clara de auditoría interna que permita su verificación.

PREGUNTA N° 9 ¿Se realizan comparaciones físicas y contables por parte de Contabilidad

sobre las existencias reales del inventario y su movimiento?

128

Explicación:

El departamento de contabilidad no realiza comparaciones físicas ni contables sobre las existencias

del inventario. Los reportes anuales entregados por bodega son los únicos documentos de

constatación del inventario y su movimiento. Sumado la deficiencia en la entrega de oportunidad

continua y oportuna, resulta difícil este proceso.

PREGUNTA N° 10 ¿El encargado de bodega realiza auxiliares del inventario y el manejo

mediante la utilización de kardex?

Explicación:

Lamentablemente las personas que administran el inventario no tienen los conocimientos contables

necesarios para la utilización de procesos de registro y control de los insumos inventariados. Al

respecto se trata de capacitar a estas personas en los conocimientos básicos para su administración

y, al no existir los fondos suficientes y horarios de trabajo especial, no es posible la contratación de

un profesional en el área.

129



El módulo de inventarios tiene como porcentaje un riesgo de control del 65 %, que revela la

existencia de grandes deficiencias por controles no implementados en este proceso. Siendo que el

riesgo de control le compete a la entidad bomberil, ésta deberá hacer los esfuerzos necesarios para

reducirlo, mejorando los controles internos, lo cual es motivo de la propuesta en la implementación.

100% - 35% = 65%



130


PRIMER PROCESO



PRIMER CONTROL

VERIFICAR DE MANERA FÍSICA Y CONTABLE LAS EXISTENCIAS DEL INVENTARIO

Verificar, en forma periódica y constante, las disponibilidades de existencias de consumo que se

encuentran en bodega, debiendo existir el cuadre entre la constatación física y la contables de los

mismos.

SEGUNDO PROCESO



PRIMER CONTROL

VERIFICAR LA EXISTENCIA FÍSICA Y CONTABLE SOBRE LOS REQUERIMIENTOS

Verificar la disponibilidad de los requerimientos realizados mediante la constatación informática

de los mismos; o en su caso, mediante verificación física; para evitar adquisiciones en exceso.

TERCER PROCESO

ENTREGA DE INSUMOS SOLICITADOS


PRIMER CONTROL



y contable de los mismos; para realizar el acta de entrega – recepción de lo solicitado al

departamento o funcionario requirente.

CUARTO PROCESO

SOLICITUD DE REQUERIMIENTOS, ORDEN DE COMPRA


PRIMER CONTROL

Pasan…

131

Vienen…

VERIFICAR QUE LA SOLICITUD DE COMPRA SE REALICE EN FORMA SECUENCIAL

Verificar que la Solicitud de Compra se realice en forma secuencial, la misma que será enviada al

Área Financiera para que realice el proceso de adquisición correspondiente; en el caso de que los

requerimientos no existan en bodega.

CUARTO PROCESO



SEGUNDO CONTROL

VERIFICAR LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS BIENES A ADQUIRIR

Verificar que en la Solicitud de Compra a enviar al Área Financiera consten todas las

características de los insumos solicitados por los diferentes departamentos o funcionarios de la

institución bomberil

QUINTO PROCESO

RECEPCIÓN DE LOS INSUMOS SOLICITADOS Y SU DOCUMENTACIÓN

Encargado: Operador de Bodega-Jefe Financiero

PRIMER CONTROL

VERIFICAR LA RECEPCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE DE LAS

ADQUISICIONES EFECTUADAS POR EL ÁREA FINANCIERA

Verificar la entrega por parte del Área Financiera de todos los documentos de soporte de las

adquisiciones efectuadas como son: facturas o notas de venta, órdenes de compra u órdenes de

envío por parte del proveedor.

QUINTO PROCESO



SEGUNDO CONTROL

VERIFICAR QUE LOS BIENES RECIBIDOS SEAN IGUAL A LO QUE DESCRIBE LA

DOCUMENTACIÓN DEL PROVEEDOR

Verificar que los insumos recibidos físicamente sean igual a lo que describe la factura, nota de

venta, orden de compra u orden de envío del proveedor.

132

SEXTO PROCESO

INGRESO DE INSUMOS EN EL SISTEMA DE INVENTARIOS


PRIMER CONTROL

VERIFICAR LA TRANSACCIÓN DE INGRESO DE EXISTENCIAS EN EL SISTEMA DE

INVENTARIOS

Verificar; una vez que se ha realizado la recepción y constatación de los insumos ingresados a

bodega; el registro de los mismos en el sistema informático de control de inventarios, que permita

verificar los stocks de los mismos, para su posterior despacho a las unidades requirentes.

SÉPTIMO PROCESO

EGRESO DE INSUMOS EN EL SISTEMA DE INVENTARIOS


PRIMER CONTROL

VERIFICAR LA TRANSACCIÓN DE EGRESO DE EXISTENCIAS EN EL SISTEMA DE

INVENTARIOS

Verificar las transacciones de las existencias que salen de bodega hacia los demás departamentos

o funcionarios de la institución; en el sistema informático de control de inventarios.

OCTAVO PROCESO

CONTEO FÍSICO


PRIMER CONTROL

VERIFICAR QUE SE REALICEN TOMAS FÍSICAS DE MANERA RECURRENTE

Verificar que se realicen tomas físicas de existencias de manera recurrente; esto se debe realizar

con los reportes del sistema de control de inventarios, de tal manera que se verifique que las

existencias físicas sean consistentes con la información informática del sistema.

OCTAVO PROCESO

CONTEO FÍSICO


Pasan…

133

Vienen…

SEGUNDO CONTROL

REVISAR QUE SE EFECTÚEN LOS AJUSTES POR LAS DIFERENCIAS DETECTADAS EN

LOS CONTEOS FÍSICOS.

Revisar que se realicen los ajustes necesarios para dejar registrado el inventario de existencias de

acuerdo a la presencia física.

134






OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

1 ¿Se efectúan conteos

periódicos o permanentes

para verificar las

existencias del inventario?

8

2 ¿Las necesidades de

adquisiciones se basan en

los informes que presentan

los respectivos jefes de

área o funcionarios

institucionales y en la falta

de disponibilidad de

existencias?

7

3 ¿Las solicitudes de

adquisición cuentan con la

debida autorización del

departamento financiero y

jefatura?

7

4 ¿El control de inventarios

se realiza por medio de

sistemas computarizados;

el cual proveer el control

permanente de inventarios,

para mantener actualizadas

las existencias?

7


para el funcionamiento de

los almacenes o bodegas,

están adecuadamente

ubicados, y cuentan con la

dotación de instalaciones

seguras y tienen el espacio

físico necesario?

6

6 ¿Se almacenan las

existencias de una manera

ordenada y sistemática,

siguiente un debido

proceso?

6

7 ¿Es claro y preciso el

control de las entradas de

mercancías a bodega

mediante la constatación

física con las órdenes de

compra y facturas de los

proveedores y existen

informes de recepción?

7

135




N

° CUESTIONARIO SI NO N/A

PUNTAJE

OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

8 ¿Las existencias saldrán de

bodega únicamente si están

respaldadas por las

solicitudes de

requerimientos, las cuales

deben estar debidamente

autorizadas para garantizar

que tendrán el destino

deseado?

8

9 ¿Los custodios de las

existencias almacenadas

firman actas de

responsabilidad por las

existencias, de tal manera

que garanticen su control y

recuperación ante faltantes

o deterioros por

negligencia?

8

1

0

¿Se realizan comparaciones

físicas e informáticas sobre

las existencias reales del

inventario y su

movimiento?

7

1

1

¿Existe la entrega de



departamento de


administración del

inventario?

7

1

2

¿El encargado de bodega

realiza auxiliares del

inventario mediante la

utilización de tarjetas

kárdex?

7

1

3

¿Las tarjetas kárdex de

control de inventarios son

revisadas y controladas de

forma que no se omitan o

alteren ninguno de los

resultados finales del

Inventario?

7

1

4

¿El custodio del inventario

posee el seguro de fidelidad

y caución por administrar

recursos públicos?

8

TOTAL 100

136

3.3 ÁREA DE ACTIVOS FIJOS.


Tabla N° 3.5



ÁREA DE ACTIVOS FIJOS


OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

1 ¿Existe aprobación por

parte de la Jefatura

Bomberil para adquirir,

retirar o destruir activos?

X 4 6 H3

2 ¿Se verifica que todos los

Activos Fijos se encuentren

entregados a los diferentes

departamentos, mediante

actas de entrega recepción

para el debido respaldo y

cuidado?

X 4 6 H3

Existe el manejo de actas

de entrega recepción del

encargado de la custodia

de los activos fijos.

3 ¿Existen procedimientos

para comprobar que se

hayan recibido y registrado

adecuadamente los bienes

adquiridos?

X 6 6 H3

Mediante la comparación

física de lo recibido y las

características de las

órdenes o las facturas de

compra.

4 ¿Se realiza una

comprobación periódica de

la existencia y condiciones

físicas de los bienes

registrados?

X 0 8 H3

Las comparaciones se

realizan únicamente de

forma anual; o cuando

existe la orden de

Jefatura.

5 ¿Los bienes que conforman

el activo fijo están

adecuadamente protegidos

y asegurados?

X X 4 8 H3

Solo lo correspondiente a

los vehículos

institucionales.

6 ¿Se realiza inspecciones

físicas para comprobar que

los bienes adquiridos

existan y estén en uso?

X 5 7 H3

7 ¿Se mantiene un control

contable individualizado de

los activos fijos?

X 0 9 H3

No existe el

conocimiento en la

materia.

8 ¿La depreciación de los

bienes se realiza de acuerdo

a la normativa vigente?

X X 5 9

H3

No existe el

conocimiento en la

materia. Los cálculos lo

realiza el departamento

de contabilidad.

9 ¿Se mantienen registros y

documentos contables que

contengan la historia,

destino y uso de cada activo

fijo?

X 0 8

H3

No existe el

conocimiento en la

materia.

137

Tabla N° 3.5 (continuación)





OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

10 ¿El encargado del control

del activo fijo maneja

información sobre los

bienes y mantiene un

inventario actualizado de

éstos?

X 0 7 H3

No existe el

conocimiento en la

materia.

11 ¿El encargado del control

del activo fijo formula y

mantiene actualizada una

hoja de vida útil de cada

bien o tipo de bien?

X 0 6 H3

No existe el

conocimiento en la

materia.

12 ¿Los Activos Fijos se dan

de baja cuando están

completamente

depreciados o cuando éstos

dejan de funcionar?

X 0 6 H3

No se han dado de baja

por falta del respectivo

proceso.

13 ¿Llevan los bienes de larga

duración impreso el código

correspondiente en una

parte visible, permitiendo

su fácil identificación?

X 0 7 H3

En proceso

14 ¿Se llevan registros

actualizados,

individualizados,

numerados, debidamente

organizados y archivados,

para que sirvan de base

para el control,

localización e

identificación de los

activos?

X 0 7 H3

TOTAL 28 100

Explicación:

Una vez realizada de Evaluación de Control Interno en el Área de Activos Fijos del Cuerpo de

Bomberos de Cotacachi, se puede determinar que existen controles precarios sobre la administración

de los Activos Fijos; sumado al desconocimiento en materia contable de la persona encargada de ésta

administración. Esto propicia una falta de control en las actividades para salvaguardar los Activos

Fijos y generan deficiencias en el Sistema Control Interno.

138


0 A 60 61 A 80 81 A 90 91 A 100


28

PREGUNTA N° 4 ¿Se realiza una comprobación periódica de la existencia y condiciones

físicas de los bienes registrados?

Explicación:

La verificación de los activos fijos se la ejecuta una vez a finales de año para realizar los respectivos




Finanzas.

PREGUNTA N° 5 ¿Los bienes que conforman el activo fijo están adecuadamente protegidos y

asegurados?

Explicación:

Los activos fijos como equipos, maquinarias, muebles y herramientas no cuentan con la debida

protección o aseguramiento. En su caso, los vehículos institucionales si cuentan con una póliza de

seguro completa.

PREGUNTA N° 7 ¿Se mantiene un control contable individualizado de los activos fijos?

Explicación:

No existe un control por cada activo fijo institucional ya que en los encargados de la administración

de estos, no existe el conocimiento necesario en la materia. Además el departamento de contabilidad

no se encarga del control de los mismos.

139

PREGUNTA N° 8 ¿La depreciación de los bienes se realiza de acuerdo a la normativa vigente?

Explicación:

No existe el conocimiento en la materia por parte de los custodios de estos bienes. Los cálculos lo

realiza el departamento de contabilidad.

PREGUNTA N° 9 ¿Se mantienen registros y documentos contables que contengan la historia,

destino y uso de cada activo fijo?

Explicación:

Lamentablemente las personas que administran los activos fijos no tienen los conocimientos

contables necesarios para la utilización de procesos de registro y control de los bienes. Al respecto

se trata de capacitar a estas personas en los conocimientos básicos para su administración y, al no

existir los fondos suficientes y horarios de trabajo especial, no es posible la contratación de un

profesional en el área.

PREGUNTA N° 10 ¿El encargado del control del activo fijo maneja información sobre los bienes

y mantiene un inventario actualizado de éstos?

Explicación:

Las personas encargadas de la administración de los activos fijos no tienen los conocimientos

contables necesarios para la utilización de procesos de registro y control de los bienes. Además que

no existe un control continuo por la falta de verificaciones periódicas.

PREGUNTA N° 11 ¿El encargado del control del activo fijo formula y mantiene actualizada una

hoja de vida útil de cada bien o tipo de bien?

Explicación:

Las personas encargadas de la administración de los activos fijos no tienen los conocimientos

necesarios para la utilización de procesos de registro y control de los bienes.

PREGUNTA N° 12 ¿Los Activos Fijos se dan de baja cuando están completamente depreciados

o cuando éstos dejan de funcionar?

140

Explicación:

El proceso de baja de activos obsoletos no se lo ha realizado por falta de empeño en los encargados

de la administración de los bienes. Aun existiendo la orden expresa de jefatura, el proceso no se lo

realizado.

PREGUNTA N° 13 ¿Llevan los bienes de larga duración impreso el código correspondiente en

una parte visible, permitiendo su fácil identificación?

Explicación:

La etiquetación de los activos fijos es un proceso que se lo está definiendo y listo para instaurarlo.

Hasta la presente fecha no ha existido la debida preocupación por cumplir con esta norma que es de

uso obligatorio en las instituciones públicas.

PREGUNTA N° 14 ¿Se llevan registros actualizados, individualizados, numerados, debidamente

organizados y archivados, para que sirvan de base para el control,

localización e identificación de los activos?

Explicación:

No existen registros que permitan el control de los bienes que forman parte del grupo de activos fijos

institucionales, por ende su localización e identificación se la realiza mediante la búsqueda y

constatación física. Existe pérdida de tiempo en el proceso.

141



Al realizar la Evaluación del Control Interno en el Área de Activos Fijos, existe un porcentaje de

riesgo de control es del 72%, que revela la existencia de deficiencias por controles no implementados

en este proceso. Se debe considerar que los activos fijos tienen como propósito ser utilizados por la

entidad bomberil, ya sea para la correcta operación bomberil o para la prestación de servicios hacia

la comunidad y por lo tanto, es necesario establecer controles que salvaguarden estos bienes. Siendo

que el riesgo de control le compete a la Empresa, ésta deberá hacer los esfuerzos necesarios para


100% - 28% = 72%



142


PRIMER PROCESO


Encargado: Operador de Bodega-Jefe Financiero

PRIMER CONTROL

VERIFICAR DE MANERA FÍSICA Y CONTABLE LOS ACTIVOS FIJOS DEL

INVENTARIO

Verificar, en forma periódica y constante, las disponibilidades de activos fijos que se encuentran

en bodega, debiendo existir el cuadre entre la constatación física y la contables de los mismos.

SEGUNDO PROCESO



PRIMER CONTROL



de los mismos; o en su caso, mediante verificación física; para evitar adquisiciones en exceso.

TERCER PROCESO

ENTREGA DE ACTIVOS FIJOS SOLICITADOS


PRIMER CONTROL



y contable de los mismos; para realizar el acta de entrega – recepción de lo solicitado al

departamento o funcionario requirente.

CUARTO PROCESO



PRIMER CONTROL

Pasan…

143

Vienen…

VERIFICAR QUE LA SOLICITUD DE COMPRA SE REALICE EN FORMA SECUENCIAL

Verificar que la Solicitud de Compra se realice en forma secuencial, la misma que será enviada al

Área Financiera para que realice el proceso de adquisición correspondiente; en el caso de que los

requerimientos no existan en bodega.

CUARTO PROCESO



SEGUNDO CONTROL

VERIFICAR LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS ACTIVOS FIJOS A ADQUIRIR

Verificar que en la Solicitud de Compra a enviar al Área Financiera consten todas las

características de los activos fijos solicitados por los diferentes departamentos o funcionarios de

la institución bomberil

QUINTO PROCESO

RECEPCIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS SOLICITADOS Y SU DOCUMENTACIÓN


PRIMER CONTROL

VERIFICAR LA RECEPCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE DE LAS

ADQUISICIONES EFECTUADAS POR EL ÁREA FINANCIERA

Verificar la entrega por parte del Área Financiera de todos los documentos de soporte de las

adquisiciones efectuadas como son: facturas o notas de venta, órdenes de compra u órdenes de

envío por parte del proveedor.

QUINTO PROCESO



SEGUNDO CONTROL

VERIFICAR QUE LOS BIENES RECIBIDOS SEAN IGUAL A LO QUE DESCRIBE LA

DOCUMENTACIÓN DEL PROVEEDOR

Verificar que los activos fijos recibidos físicamente sean igual a lo que describe la factura, nota

de venta, orden de compra u orden de envío del proveedor.

144

SEXTO PROCESO

INGRESO DE ACTIVOS FIJOS EN EL SISTEMA DE INVENTARIOS


PRIMER CONTROL

VERIFICAR LA TRANSACCIÓN DE INGRESO DE ACTIVOS FIJOS EN EL SISTEMA DE

INVENTARIOS

Verificar; una vez que se ha realizado la recepción y constatación de los activos fijos ingresados

a bodega; el registro de los mismos en el sistema informático de control de inventarios, que permita

verificar los stocks de los mismos, para su posterior despacho a las unidades requirentes.

SÉPTIMO PROCESO

EGRESO DE ACTIVOS FIJOS EN EL SISTEMA DE INVENTARIOS


PRIMER CONTROL

VERIFICAR LA TRANSACCIÓN DE EGRESO DE ACTIVOS FIJOS EN EL SISTEMA DE

INVENTARIOS

Verificar las transacciones de los activos fijos que salen de bodega hacia los demás departamentos

o funcionarios de la institución; en el sistema informático de control de inventarios.

OCTAVO PROCESO

CONTEO FÍSICO


PRIMER CONTROL

VERIFICAR QUE SE REALICEN TOMAS FÍSICAS DE MANERA RECURRENTE

Verificar que se realicen tomas físicas de activos fijos de manera recurrente; esto se debe realizar

con los reportes del sistema de control de inventarios, de tal manera que se verifique que los activos

físicos existentes sean consistentes con la información informática del sistema.

OCTAVO PROCESO

CONTEO FÍSICO

Encargado: Jefe Financiero-Operador de Bodega

Pasan…

145

Vienen…

SEGUNDO CONTROL

REVISAR QUE SE EFECTÚEN LOS AJUSTES POR LAS DIFERENCIAS DETECTADAS EN

LOS CONTEOS FÍSICOS

Revisar que se realicen los ajustes necesarios para dejar registrado el inventario de activos fijos

de acuerdo a la presencia física.

NOVENO PROCESO

DADA DE BAJA

Encargado: Jefe Financiero-Operador de Bodega-Primer Jefe

PRIMER CONTROL

VERIFICAR LA BAJA DE ACTIVOS FIJOS QUE HAN CUMPLIDO SU VIDA ÚTIL

Verificar que se den de baja los activos fijos que por su vida útil o uso, han dejado de poseer valor

alguno; generando los respectivos informes para realizar el proceso.

146






OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

1 ¿Se efectúan verificaciones

periódicas o permanentes

para verificar las

existencias de los activos

fijos institucionales?

8

2 ¿Las necesidades de

adquisiciones se basan en

los informes que presentan

los respectivos jefes de

área o funcionarios y en la

falta de disponibilidad de

los activos fijos?

7

3 ¿Los Activos Fijos son

utilizados sólo con fines

institucionales?

7

4 ¿El control de activos fijos

se realiza por medio de

sistemas computarizados;

el cual proveer el control

permanente de los mismos,

con información oportuna

y consistente?

7


para el funcionamiento y

custodia de los activos fijos

cuentan con instalaciones

seguras y tienen el espacio

físico necesario?

6

6 ¿Se verifica que se calcule

y se actualice los registros

de Activos Fijos

correspondiente a

depreciaciones de manera

oportuna?

6

7 ¿Es claro y preciso el

control de las entradas de

activos a bodega mediante

la constatación física con

las órdenes de compra y

facturas de los proveedores

y existen informes de

recepción?

7

147





OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

8 ¿Se verifica que todos los

Activos Fijos se

encuentren entregados a la

diferentes Áreas, mediante

actas de entrega-recepción

para el debido respaldo y

cuidado?

8

9 ¿El Custodio de los activos

fijos firma actas de

responsabilidad por los

mismos, de tal manera que

garanticen su control y

recuperación ante faltantes

o deterioros por

negligencia?

8

10

¿Se realizan

comparaciones físicas e

informáticas sobre los

activos reales

institucionales y sus

movimientos?

7

11 ¿Existe la entrega de



departamento de


administración de los

activos?

7

12 ¿Los registros de los

Activos Fijos incluyen:

Descripción del Activo,

ubicación, fecha de

compra, costo de

adquisición, porcentaje de

depreciación, vida útil

estimada, el valor residual

cuando sea aplicable y

depreciación acumulada?

7

13 ¿Se encuentran los Activos

Fijos asegurados ante

cualquier tipo de siniestro?

7

14 ¿El custodio de los activos

fijos posee el seguro de

fidelidad y caución por

administrar recursos

públicos?

8

TOTAL 100

148

3.4 ÁREA DE FACTURACIÓN (PERMISOS DE FUNCIONAMIENTO).




ÁREA DE FACTURACIÓN


OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

1 ¿Existen normas o

procedimientos al efecto? X 7 8 H4

2 ¿El sistema de operación de

facturación es apropiado o

adecuado?

X 9 9 H4

3 ¿El mismo abarca todo el

cantón de Cotacachi? X X 5 9 H4

Existe la falta de

información en las

parroquias alejadas.

4 ¿Se solicitan todos los

documentos habilitantes

previo a la emisión y

facturación del permiso de

funcionamiento?

X 8 8 H4

5 ¿Se otorga un comprobante

de ingreso pre impreso y

pre numerado a los

clientes?

X 7 7 H4

6 ¿Estos documentos

cumplen con los requisitos

establecidos por el

organismo rector en

materia tributaria y

respaldan las transacciones

realizadas, permitiendo el

control sobre los recursos

que ingresan al Tesoro

Nacional?

X 7 7 H4

7 ¿Se preparará, a modo de

resumen, el reporte de los

valores recaudados

diariamente?

X X 5 10 H4

Se los realiza de acuerdo

a la cantidad de

facturación en forma

progresiva.

8 ¿Existe la seguridad que se

ha cobrado en forma

íntegra los permisos de

funcionamiento a todos los

negocios del cantón?

X X 5 10 H4

No se cuenta con un

registro de todos los

negocios de la localidad.

149





OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

9 ¿Existe un sistema de

información de los clientes,

que incluya su nombre,

dirección, teléfono y otra

información útil?

X 6 6 H4

Sólo de los negocios

conocidos y registrados en

la facturación.

10 ¿Son controladas

numéricamente (en su

correlatividad) las facturas

emitidas en el sector de

facturación?

X 5 7 H4

11 ¿Son aprobados los valores

de la facturación por algún

funcionario que no tiene

injerencia en la venta? X X 7 9 H4

Los aprueba el Primer Jefe

cuando el concepto de

facturación no está

establecido en manuales o

procedimientos.


de control que aseguren

que todos los ingresos se

han facturado y que todas

las facturas se registren

adecuadamente?

X X 3 10 H4

TOTAL 74 100

Explicación:

Una vez realizada la Evaluación de Control Interno en el Área de Facturación del Cuerpo de

Bomberos de Cotacachi, se puede determinar que deben implementarse Controles Internos para ésta

Área. La existencia de controles en esta Área servirá de base para que las transacciones relativas a la

facturación se efectúen de conformidad con los criterios establecidos por la administración, para la

obtención de información básica para controlar las operaciones en los ingresos por el concepto de

permisos de funcionamiento.

150


0 A 60 61 A 80 81 A 90 91 A 100


74

PREGUNTA N° 3 ¿El mismo abarca todo el cantón de Cotacachi?; en relación a la pregunta 3

¿El sistema de operación de facturación es apropiado o adecuado?

Explicación:

El sistema de facturación para emitir permisos de funcionamiento abarca toda la cabecera cantonal

no así las parroquias o recintos que, por la gran extensión que posee el cantón, son muy alejados y el

acceso es algo complejo.

PREGUNTA N° 7 ¿Se preparará, a modo de resumen, el reporte de los valores recaudados

diariamente?

Explicación:

Los reportes dependen de la cantidad de permisos entregados en el día. Si en la jornada diaria no

existe mucha facturación, el reporte queda registrado el mismo día. Cuando existe gran emisión de

permisos los reportes se los genera al día siguiente. Por lo general el resumen de la facturación se lo

realiza cuando el departamento de tesorería va a realizar el depósito de los valores recaudados.

PREGUNTA N° 8 ¿Existe la seguridad que se ha cobrado en forma íntegra los permisos de

funcionamiento a todos los negocios del cantón?

Explicación:

La institución bomberil lleva registros de los negocios del cantón de acuerdo a las inspecciones

bomberiles que se realizan una vez al año, razón por la cual no existe un detalle pormenorizado de

todos los negocios ya que no existe un seguimiento continuo sobre nuevas aperturas, acompañado de

la falta de información de las zonas alejadas de la cabecera cantonal.

151

PREGUNTA N° 11 ¿Son aprobados los valores de la facturación por algún funcionario que no

tiene injerencia en la venta?

Explicación:

Los valores de algunos permisos de funcionamiento los aprueba el Primer Jefe cuando el concepto

de facturación no está establecido en manuales o procedimientos.

PREGUNTA N° 12 ¿Existen procedimientos de control que aseguren que todos los ingresos se

han facturado y que todas las facturas se registren adecuadamente?

Explicación:

Existen ocasiones en que se brindan servicios como el de ambulancia o entrega de agua que no pasan

por el departamento de facturación y son autorizadas por la máxima autoridad, sin la existencia de la

debida factura y los valores son reunidos en un fondo para emergencias.

152



Al realizar la Evaluación del Control Interno en el Área de Facturación, existe un porcentaje de riesgo

de control del 26%, que revela la existencia de ciertas debilidades de Control Interno que pueden ser

corregidas con la implementación de nuevos controles, siendo que el riesgo de control le compete a

la entidad bomberil, ésta deberá hacer los esfuerzos necesarios para reducirlo, mejorando los

controles internos, lo cual es motivo de la propuesta en la implementación.

100% - 74% = 26%



153


PRIMER PROCESO

SOLICITUD DE INSPECCIÓN O RE INSPECCIÓN DEL NEGOCIO

Encargado: Tesorera

PRIMER CONTROL

VERIFICAR LA EXISTENCIA DEL INFORME DE INSPECCIÓN O RE INSPECCIÓN DEL

NEGOCIO DEL CLIENTE

Verificar la existencia del respectivo informe del departamento de prevención de la inspección

realizada a los negocios nuevos de los clientes previo a otorgar el permiso de funcionamiento o;

en el informe de re inspección a los negocios ya existentes.

SEGUNDO PROCESO

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA FACTURACIÓN

Encargado: Tesorera

PRIMER CONTROL

SOLICITAR LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA OTORGAR EL PERMISO DE

FUNCIONAMIENTO

Solicitar al contribuyente las copias del RUC, pago de impuesto predial, formulario de inspección

bomberil y pago del permiso de funcionamiento del año anterior para realizar el cálculo del valor

a cancelar por el permiso de funcionamiento.

TERCER PROCESO

CÁLCULO DEL VALOR A COBRAR

Encargado: Tesorera

PRIMER CONTROL

VERIFICAR EL VALOR A CANCELAR POR EL PERMISO DE FUNCIONAMIENTO EN

BASE AL IMPUESTO PREDIAL

Verificar, mediante la planilla del pago del impuesto predial del negocio, el valor a cobrar por

concepto de permiso de funcionamiento en base al valor pagado como tasa de bomberos que consta

en dicha planilla.

154

TERCER PROCESO

CÁLCULO DEL VALOR A COBRAR

Encargado: Tesorera

SEGUNDO CONTROL

VERIFICAR EL VALOR A CANCELAR POR EL PERMISO DE FUNCIONAMIENTO SIN

IMPUESTO PREDIAL

Verificar en la tabla de cobros de permisos de funcionamiento institucional el valor a cobrar por

este concepto a los negocios que, por sus peculiaridades, no pagan el impuesto predial como son:

vehículos de transporte de gas, negocios migratorios como circos, ferias; entre otros.

CUARTO PROCESO

GENERACIÓN DE FACTURA Y PERMISO DE FUNCIONAMIENTO

Encargado: Tesorera

PRIMER CONTROL

PROCESAR LA EMISIÓN DE LA FACTURA Y PERMISO DE FUNCIONAMIENTO

Procesar, con la documentación necesaria, la emisión de la respectiva factura de venta acompañada

del permiso de funcionamiento y del sticker que sustenta el cumplimiento de la obligación ante la

entidad bomberil.

QUINTO PROCESO

INSCRIPCIÓN DE FIRMAS DE RESPONSABILIDAD

Encargado: Tesorera-Primer Jefe

PRIMER CONTROL

VERIFICAR LA INSCRIPCIÓN DE LAS RESPECTIVAS FIRMAS DE RESPONSABILIDAD

Verificar el procesamiento de las respectivas firmas por parte del Primer Jefe de la Institución

Bomberil, autorizando la emisión del permiso de funcionamiento, de la persona encargada de la

facturación como emisora del documento y del cliente beneficiario.

SEXTO PROCESO

GENERACIÓN DE UN RESUMEN DE FACTURACIÓN

Encargado: Tesorera

PRIMER CONTROL

Pasan…

155

Vienen…

VERIFICAR LA GENERACIÓN DEL RESUMEN DE FACTURACIÓN DE MANERA

DIARIA

Verificar, en función de la facturación registrada en el día, el procesamiento del informe diario de

la facturación, para determinar el valor total de los ingresos por el concepto de permisos de

funcionamiento.

SÉPTIMO PROCESO

ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN Y VALORES MONETARIOS DIARIOS

Encargado: Tesorera

PRIMER CONTROL

VERIFICAR LA ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN Y VALORES MONETARIOS DE LA

FACTURACIÓN DIARIA

Verificar, con el detalle de la facturación diaria cuadrada, que la información y el dinero

recolectado sean entregados al departamento de Tesorería.

156






OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

1 ¿Existen normas o

procedimientos sobre la

facturación de permisos de

funcionamiento?

8

2 ¿El sistema informático de

operación de facturación es

apropiado o adecuado?

7

3 ¿Existen procedimientos de

control que aseguren que

todos los servicios o tasas

cobradas se han facturado y

que todas las facturas se

registren adecuadamente?

8

4 ¿Se solicitan todos los

documentos habilitantes

previo a la emisión y

facturación del permiso de

funcionamiento?

7

5 ¿Se otorga un comprobante

de ingreso pre impreso y

pre numerado a los

clientes?

8

6 ¿Las facturas de venta

cumplen con los requisitos

establecidos por el

organismo rector en

materia tributaria y

respaldan las transacciones

realizadas, permitiendo el

control sobre los recursos

que ingresan al Tesoro

Nacional?

7

7 ¿Se preparará informes del

reporte de los valores

recaudados diariamente?

8

8 ¿Se realiza la entrega de los

valores y documentación

de soporte de la facturación

diaria al departamento de

tesorería?

10

9 ¿Existe un sistema de

información de los clientes,

que incluya su nombre,

dirección, teléfono y otra

información útil?

6

157





OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

10 ¿Existe el control de la

continuidad numérica de

las facturas emitidas en el

sector de facturación?

7

11 ¿Los valores cobrados en la

entrega de permisos de

funcionamiento son

acordados expresamente

por el encargado de ésta

área?

7

12 ¿Se realizan controles de

los valores cobrados y que

éstos estén acordes a las

tablas y procedimientos de

precios?

8


para el cobro de clientes o

negocios morosos que no

han cancelado la tasa por

permisos de

funcionamiento?

9

TOTAL 100

158

3.5 ÁREA DE CUENTAS POR COBRAR.






OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

1 ¿La Institución

Bomberil maneja

políticas, manuales,

reglamentos o

instructivos para el

manejo de las Cuentas

por Cobrar?

X 0 22 H5

La institución no ha

diseñado manuales o

instructivos que señalen

por escrito el manejo de

las CxC.

2 ¿Se verifica si existen

los documentos que se

encuentran sustentando

las cuentas pendientes

de cobro?

X 0 22 H5

3 ¿Existe el seguimiento

continuo y periódico a

las cuentas por cobrar,

para permisos de

funcionamiento?

X 0 0 H5

No existe crédito en este

rubro.




para tasas de predios

urbanos y rurales? X X 12 28 H5

No existe la

colaboración adecuada

por parte del ente

recaudador de este rubro

(GAD Cotacachi) para

realizar el seguimiento

adecuado a estos

ingresos.




para tasas de alumbrado

público? X 0 28 H5

No existe la

colaboración adecuada

por parte del ente

recaudador de este rubro

(Empresa Eléctrica) para

realizar el seguimiento

adecuado a estos

ingresos.




para donaciones de

Gobiernos Autónomos

Descentralizados?

X 0 0

H5

Son donaciones que

dependen de la voluntad

de cada organismo.

159




TOTAL 12 100

Explicación:

Una vez realizada de Evaluación de Control Interno en el Área de Cuentas por Cobrar del Cuerpo de

Bomberos de la ciudad de Cotacachi, se puede determinar que no existen Controles Internos para

ésta Área; adicionalmente no poseen manuales o instructivos por escrito, lo que impide una

definición clara de las funciones del personal.

160


0 A 60 61 A 80 81 A 90 91 A 100


12

PREGUNTA N° 1 ¿La Institución Bomberil maneja políticas, manuales, reglamentos o

instructivos para el manejo de las Cuentas por Cobrar?

Explicación:

En el Cuerpo de Bomberos de la ciudad de Cotacachi no se han diseñado manuales o procedimientos

que permitan la recuperación de las cuentas por cobrar. Además de no contar con un sustento legal

actualizado y sectorizado al aspecto financiero bomberil, resulta difícil realizar el control y manejo

de las cuentas por cobrar.

PREGUNTA N° 2 ¿Se verifica si existen los documentos que se encuentran sustentando las

cuentas pendientes de cobro?

Explicación:

No existen documentos en los cuales se pueda verificar las cuentas por cobrar en lo correspondiente

a montos o períodos de lo adeudado. Las instituciones recaudadoras de los ingresos de la entidad

bomberil no entregan la documentación necesaria para la verificación de lo realmente recolectado y

lo depositado a la institución.

PREGUNTA N° 3 ¿Existe el seguimiento continuo y periódico a las cuentas por cobrar, para

permisos de funcionamiento?

Explicación:

Sobre esta clase de ingresos, previo a la emisión del respectivo permiso de funcionamiento, debe

existir la cancelación del valor por este concepto. Salvo cuando se trata de instituciones públicas, se

entrega una copia no certificada de la factura para la respectiva transferencia y cuando existe la

confirmación del depósito, se entrega la factura original.

161


tasas de predios urbanos y rurales?

Explicación:

El Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Cotacachi no entrega la información solicitada

en cuanto tiene que ver a la cantidad de predios registrados y facturados; ante lo cual no se posee

información real para verificar que los valores recaudados y entregados a la institución bomberil son

los correctos. Además de no contar con un sustento legal que permita el seguimiento de estas

operaciones.


tasas de alumbrado público?

Explicación:

La Empresa Eléctrica de la provincia de Imbabura, Emelnorte, no entrega la información solicitada

en cuanto tiene que ver a la cantidad de la facturación realizada; ante lo cual no se posee información

real para verificar que los valores recaudados y entregados a la institución bomberil son los correctos.

Además de no contar con un sustento legal que permita el seguimiento de estas operaciones.


donaciones de Gobiernos Autónomos Descentralizados?

Explicación:

Sobre este aspecto no se puede realizar una verificación de los valores a ser entregados a la institución

bomberil por concepto de donaciones, ya que estos valores dependen de las instituciones donantes

de los recursos y no es nuestra potestad la exigencia de los mismos.

162



Al realizar la Evaluación del Control Interno en el Área de Cuentas por Cobrar existe un riesgo de

control del 88%, que revela la existencia de grandes debilidades de Control Interno que pueden ser

corregidas con la implementación de nuevos controles. Siendo que el riesgo de control le compete a



100% - 12% = 88%



163


PRIMER PROCESO

VERIFICACIÓN DE DEPÓSITOS MENSUALES DE LA TASA DE ALUMBRADO PÚBLICO

PARA BOMBEROS

Encargado: Tesorera

PRIMER CONTROL

VERIFICAR QUE LOS DEPÓSITOS DE INGRESOS INSTITUCIONALES SEAN

DEPOSITADOS DE MANERA MENSUAL

Verificar de manera constante en la cuenta corriente institucional que los valores concernientes a

la tasa para bomberos cobrados en las planillas de alumbrado público por la empresa eléctrica de

Imbabura EMELNORTE y empresa eléctrica de Esmeraldas CNEL, sean depositados en forma

mensual.

PRIMER PROCESO


PARA BOMBEROS

Encargado: Tesorera-Jefe Financiero

SEGUNDO CONTROL

SOLICITAR EL DETALLE DE LA FACTURACIÓN MENSUAL REALIZADA POR LA

EMPRESA ELÉCTRICA

Solicitar en forma mensual a las empresas eléctricas EMELNORTE y CNEL, el detalle de la

facturación realizada en el mes.

PRIMER PROCESO


PARA BOMBEROS


TERCER CONTROL

VERIFICAR EL VALOR DEPOSITADO CON EL DETALLE DE LA FACTURACIÓN

Verificar que los valores recaudados y depositados por las empresas eléctricas cuadren con el

detalle de la facturación realizada por estas instituciones.

164

SEGUNDO PROCESO

VERIFICACIÓN DE DEPÓSITOS MENSUALES DE LA TASA A LOS PREDIOS URBANOS

Y RURALES PARA BOMBEROS

Encargado: Tesorera

PRIMER CONTROL

VERIFICAR QUE LOS DEPÓSITOS DE INGRESOS INSTITUCIONALES SEAN

DEPOSITADOS DE MANERA MENSUAL

Verificar de manera constante en la cuenta corriente institucional que los valores concernientes a

la tasa para bomberos cobrados en las planillas de pago del impuesto predial por el GAD de

Cotacachi y GAD de Quinindé, sean depositados en forma mensual.

SEGUNDO PROCESO




SEGUNDO CONTROL

SOLICITAR EL DETALLE DE LA FACTURACIÓN MENSUAL REALIZADA POR LOS

GOBIERNOS AUTÓNOMOS DESCENTRALIZADOS DE COTACACHI Y QUININDÉ

Solicitar en forma mensual a los GAD´s de Cotacachi y Quinindé, el detalle de la facturación

realizada en el mes.

SEGUNDO PROCESO



Encargado: Tesorera

TERCER CONTROL

VERIFICAR EL VALOR DEPOSITADO CON EL DETALLE DE LA FACTURACIÓN

Verificar que el valor recaudado y depositado por los Gobiernos Autónomos Descentralizados

cuadre con el detalle de la facturación realizada por estas instituciones.

TERCER PROCESO

EJECUCIÓN DE PROCESOS DE COBRO DE VALORES IMPAGOS EN EMPRESAS

ENCARGADAS DE LA RECOLECCIÓN DE LAS TASAS

Pasan

165

Vienen…

Encargado: Tesorera-Jefe Financiero-Primer Jefe

PRIMER CONTROL

EMPRENDER EL PROCESO DE COBRO CUANDO SE HAYA DETERMINADO UN

PERJUICIO PARA LA INSTITUCIÓN BOMBERIL

Al momento de que se ha constatado que existen deudas por parte de las empresas recolectoras de

las tasas de bomberos se procede a enviar oficios solicitando los depósitos de lo adeudado. En el

caso de que no exista respuesta se procede a acudir a dichas instituciones para realizar la solicitud

presencial. Si no existiera respuesta, la última instancia es enviar oficios a la Contraloría General

del Estado.

CUARTO PROCESO

VERIFICACIÓN DE COBRO EN PERMISOS DE FUNCIONAMIENTO

Encargado: Tesorera-Jefe Financiero-Primer Jefe

PRIMER CONTROL

EMPRENDER EL PROCESO DE COBRO A LOS LOCALES COMERCIALES QUE NO HAN

CANCELADO ESTE RUBRO

Emprender el registro y control de los cobros de permisos de funcionamiento a todos los locales

y entidades que ejercen algún tipo de negocio en el cantón; para verificar los negocios que aún no

han obtenido su respectivo permiso y establecer los procesos de cobro.

Cuando existen locales y entidades de comercio que no han cancelado los valores por permisos de

funcionamiento anuales, se envía citaciones de pago para cobrar lo adeudado. Si existe negativa

se sigue el proceso de clausura del establecimiento con la colaboración de las autoridades

pertinentes.

166






OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

1 ¿El Área de Cuentas por

Cobrar maneja políticas,

manuales, reglamentos o

instructivos para el manejo

de las mismas?

10

2 ¿Existe la verificación

periódica de los depósitos

que realizan las entidades

recaudadoras de los fondos

bomberiles como empresas

eléctricas y gobiernos

autónomos?

10

3 ¿Se solicita reportes de las

facturaciones realizadas

por las empresas eléctricas

y gobiernos autónomos?

10

4 ¿Existe el reporte de la

facturación por concepto

de permisos de

funcionamiento y el listado

de clientes o negocios

morosos?

10

5 ¿Existen las

comparaciones necesarias

para verificar el valor real

de los valores recolectados

por las entidades

recaudadoras en base a la

facturación que éstas

realizan?

10

6 ¿Se emprenden procesos

de cobro cuando se ha

constatado un perjuicio

económico para la

institución bomberil por

concepto de tasa de

alumbrado público?

11




económico para la


concepto de tasa a los

predios urbanos y rurales?

11

167





OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES




económico para la


concepto de permisos de

funcionamiento?

11

9 ¿Se informa sobre las

diferencias en los valores

depositados y los

recaudados por las

empresas eléctricas y

gobiernos autónomos a

entidades de control?

10


continuo a los procesos de

cobro para los diferentes

casos?

7

TOTAL 100

168

3.6 ÁREA DE TESORERÍA.




ÁREA DE TESORERÍA


OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

1 ¿Existe una segregación

adecuada de las funciones

de la autorización, custodia

y registro de operaciones?

X 5 7 H6

2 ¿Existen Manuales de

Funciones y

Procedimientos escritos?

X 7 7 H6 Normativa

Gubernamental.

3 ¿Los ingresos obtenidos a

través de las cajas

recaudadoras, en efectivo,

cheque certificado o

cheque cruzado a nombre

de la entidad son revisados,

depositados en forma

completa e intacta y

registrados en las cuentas

rotativas de ingresos

autorizados, durante el

curso del día de

recaudación o máximo el

día hábil siguiente?

X 0 9 H6

Los depósitos no se los

realizan en forma diaria.

4 ¿Se lleva el control

permanente de los ingresos

por diferentes conceptos y

cuantías?

X 6 8 H6

5 ¿Existe el control de los

depósitos diarios de los

ingresos obtenidos?

X 5 8 H6 En lo concerniente a

permisos de

funcionamiento.

6 ¿Se supervisa el registro y

control de los estados de las

cuentas corrientes de la

institución bomberil?

X 7 8 H6

7 ¿Existe la verificación de

las transferencias de fondos

a favor de la institución; a

fin de satisfacer

oportunamente las

necesidades económicas de

las áreas solicitantes?

X 6 8 H6

169



ÁREA DE TESORERÍA


OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

8 ¿Se procede a solicitar y

custodiar las garantías,

valores fiduciarios, pólizas

y demás valores

económicos en favor de la

institución bomberil y se

notifica los vencimientos

para tomar las acciones

legales correspondientes?

X X 3 6 H6


9 ¿Se gestionan los procesos

de recaudación y cobros de

cuentas morosas, a fin de

lograr disponibilidades

suficientes para cumplir los

compromisos económicos? X 0 10 H6


por parte de los entes

recaudadores de las tasas

de predios y tasa de

alumbrado público, para

realizar el seguimiento a

estos ingresos.

10 ¿Existe la recopilación de

la información y

preparación de la pro forma

presupuestaria de la

Institución, y se controla la

ejecución presupuestaria y

se evalúa su cumplimiento;

a fin de coordinar las

reformas presupuestarias,

controlar las asignaciones,

coordinar los compromisos

del gasto y optimizar el uso

de los recursos a través de

flujos de caja eficaces?

X 0 0 H6

Lo realiza el

departamento de

contabilidad.

11 ¿Se recopila, analiza y

procesa información

estadística sobre

recaudaciones,

movimiento de fondos;

consolidación de datos,

liquidaciones sobre

impuestos y gastos varios,

y se evalúa el

comportamiento de los

ingresos, contra los planes

y programas de ingresos?

X X 4 7 H6

No existen informes

estadísticos sobre las

recaudaciones.

12 ¿Se realiza el control de

ingresos y gastos de la

institución, y se lleva

registros presupuestarios o

contables de flujo de

fondos?

X 0 7 H6

170



ÁREA DE TESORERÍA


OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

13 ¿El encargado de este

departamento recibe roles,

planillas, facturas y demás

requerimientos de fondos;

y revisa la exactitud

aritmética de las cifras y el

acompañamiento de los

soportes legales y

contractuales

correspondientes?

X 7 8 H6

14 ¿Se efectúan liquidaciones

y se preparan roles y las

órdenes de pago, y se

procede a codificar las

partidas presupuestarias o

contables para imputación

del gasto?

X 7 7 H6

TOTAL 57 100

Explicación:

Una vez realizada de la Evaluación de Control Interno en el Área de Tesorería del Cuerpo de

Bomberos de Cotacachi, se puede determinar que existen ciertas debilidades de control, las cuales

pueden ser superadas con la implementación de controles que le aseguren el correcto manejo de los

ingresos de la institución; adicionalmente no posee funciones delegadas de acuerdo a su gestión.

171


0 A 60 61 A 80 81 A 90 91 A 100


57

PREGUNTA N° 3 ¿Los ingresos obtenidos a través de las cajas recaudadoras, en efectivo,

cheque certificado o cheque cruzado a nombre de la entidad son revisados,

depositados en forma completa e intacta y registrados en las cuentas rotativas

de ingresos autorizados, durante el curso del día de recaudación o máximo

el día hábil siguiente?

Explicación:

Los depósitos dependen de la recaudación diaria efectuada. Cuando la facturación ha representado

un valor alto, los depósitos se los realiza al día siguiente, pero cuando existen pocos ingresos por este

concepto, se reúne el dinero de varios días para realizar el depósito; infringiendo una norma de

control determinada por el ente rector de control.

PREGUNTA N° 8 ¿Se procede a solicitar y custodiar las garantías, valores fiduciarios, pólizas

y demás valores económicos en favor de la institución bomberil y se notifica

los vencimientos para tomar las acciones legales correspondientes?

Explicación:

Sobre este punto, para la custodia de estos documentos no existe una adecuada determinación de

responsabilidades ya que el departamento de contabilidad también participa en este proceso y existe

la confusión del caso.

PREGUNTA N° 9 ¿Se gestionan los procesos de recaudación y cobros de cuentas morosas, a

fin de lograr disponibilidades suficientes para cumplir los compromisos

económicos?

172

Explicación:

No existe la colaboración adecuada por parte de los entes recaudadores de las tasas de predios

urbanos y rurales y tasa de alumbrado público, para realizar el seguimiento a estos ingresos y sus

posibles deudas en la recolección real efectuada.

PREGUNTA N° 10 ¿Existe la recopilación de la información y preparación de la pro forma

presupuestaria de la Institución, y se controla la ejecución presupuestaria y

se evalúa su cumplimiento; a fin de coordinar las reformas presupuestarias,

controlar las asignaciones, coordinar los compromisos del gasto y optimizar

el uso de los recursos a través de flujos de caja eficaces?

Explicación:

Estos procesos lo realiza expresamente el departamento de contabilidad en coordinación con la

jefatura institucional y departamental.

PREGUNTA N° 11 ¿Se recopila, analiza y procesa información estadística sobre recaudaciones,

movimiento de fondos; consolidación de datos, efectuar liquidaciones sobre

impuestos y gastos varios, y se evalúa el comportamiento de los ingresos,

comparativamente con los planes y programas de ingresos?

Explicación:

No existen informes estadísticos sobre las recaudaciones. Al contrario, el departamento de tesorería

se encarga de la liquidación de los impuestos institucionales pero no evalúa el comportamiento del

movimiento de los ingresos en comparación con los planes y programas, ya que este proceso lo


PREGUNTA N° 12 ¿Se realiza el control de ingresos y gastos de la institución, y se lleva

registros presupuestarios o contables de flujo de fondos?

Explicación:

Este proceso lo realiza expresamente el departamento de contabilidad en base a los datos que arroja

el sistema de administración financiera e-sigef y de los registros propios de este departamento.

173



Al realizar la Evaluación del Control Interno en el Área Tesorería el porcentaje de riesgo de control

es del 43%, que revela la existencia de debilidades de Control Interno que pueden ser corregidas con

la implementación de nuevos controles. Es indudable que el manejo de los fondos públicos en la

entidad bomberil es un aspecto de suma importancia por los riesgos que tiene implícitos, riesgos que

se ven disminuidos, mediante la observancia rigurosa de todos los elementos del control interno, para

poseer en todo momento la disponibilidad presupuestaria necesaria para el correcto funcionamiento

de la institución. Siendo que el riesgo de control le compete a la entidad bomberil, ésta deberá hacer

los esfuerzos necesarios para reducirlo, mejorando los controles internos, lo cual es motivo de la

propuesta en la implementación.

100% - 57% = 43%



174


PRIMER PROCESO

RECEPCIÓN DE FONDOS COBRADOS POR FACTURACIÓN


PRIMER CONTROL

VERIFICAR LA DOCUMENTACIÓN Y DINERO PROCESADO POR FACTURACIÓN

Recibir y verificar la información y dinero ejecutado luego de cada día de facturación por parte

del departamento respectivo.

SEGUNDO PROCESO

DEPÓSITOS DE VALORES RECAUDADOS EN FACTURACIÓN


PRIMER CONTROL

VERIFICAR EL DEPÓSITO DIARIO DE LOS VALORES RECAUDADOS EN EL COBRO

DE PERMISOS DE FUNCIONAMIENTO

Verificar, que los dineros recibidos de la facturación del día sean depositados inmediatamente en

la cuenta corriente del Banco de Fomento para ser transferidos a la cuenta corriente del Banco

Central del Ecuador para su posterior registro en el sistema de administración financiera del

Ministerio de Finanzas.

TERCER PROCESO

VERIFICACIÓN DE DEPÓSITOS POR CONCEPTO DE TASAS DE BOMBEROS


PRIMER CONTROL

VERIFICAR LOS INGRESOS DE LOS VALORES RECAUDADOS POR LAS EMPRESAS

ELÉCTRICAS Y GOBIERNOS AUTÓNOMOS DESCENTRALIZADOS

Verificar, en la cuenta corriente institucional del Banco Central, los depósitos que las empresas

eléctricas de Imbabura y de Esmeraldas y los GAD´s de Cotacachi y Quinindé han hecho en la

cuenta institucional para integrar estos ingresos en el presupuesto institucional mediante el uso del

sistema de administración financiera del Ministerio de Finanzas, e-SIGEF.

175

CUARTO PROCESO

REGISTRO, SOLICITUD Y APROBACIÓN DE LOS REGISTROS DE INGRESOS EN EL

PRESUPUESTO

Encargado: Tesorera

PRIMER CONTROL

GESTIONAR LOS REGISTROS DE INGRESOS EN EL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL

Gestionar el registro periódico y oportuno de los ingresos de los depósitos y transferencias

realizadas tanto de la facturación diaria como de lo proveniente de las empresas eléctricas y GAD´s

correspondientes en el sistema de administración financiera del Ministerio de Finanzas, e-SIGEF.

Las operaciones son:

- Registro del ingreso,

- Solicitar

- Y autorizar el mismo.

QUINTO PROCESO

CONSTATACIÓN DE DISPONIBILIDADES PRESUPUESTARIAS DE LA INSTITUCIÓN

BOMBERIL


PRIMER CONTROL

VERIFICAR LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA DE LOS RECURSOS

FINANCIEROS INSTITUCIONALES

Verificar periódicamente la disponibilidad de los recursos financieros de la Institución Bomberil

para evitar el desfase en las necesidades de gasto corriente y de inversión; y, gestionar los procesos

para mantener la operatividad financiera institucional.

SEXTO PROCESO


Encargado: Tesorera

PRIMER CONTROL

VERIFICAR LA EMISIÓN DE CERTIFICACIONES PRESUPUESTARIAS PARA TODO

TIPO DE GASTO

Pasan…

176

Vienen…

Verificar en el presupuesto institucional la disponibilidad presupuestaria para la adquisición de

bienes y servicios mediante solicitudes realizadas por los diferentes departamentos o funcionarios

bomberiles. Si existen los fondos disponibles se emiten las certificaciones presupuestarias

pertinentes en el sistema de administración financiera autorizando la disponibilidad de recursos.

SEXTO PROCESO



SEGUNDO CONTROL

VERIFICAR QUE LAS CERTIFICACIONES SE EFECTÚEN EN FUNCIÓN DE

SOLICITUDES DEBIDAMENTE APROBADAS.

Verificar que las certificaciones se efectúen en función de las solicitudes previamente aprobadas.

Éstas deben ser aprobadas por la Jefatura y por los Jefes de cada Departamento.

SÉPTIMO PROCESO


Encargado: Tesorera

PRIMER CONTROL

VERIFICAR DATOS TRIBUTARIOS Y CUENTAS DE BENEFICIARIOS Y PROVEEDORES

Verificar la existencia de los proveedores y beneficiarios en el sistema de administración

financiera, constatando su razón social y sus datos de cuentas bancarias para poder realizar el pago

respectivo.

SÉPTIMO PROCESO


Encargado: Tesorera

SEGUNDO CONTROL

GENERAR OPERACIONES EN EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Generar el compromiso de la obligación de acuerdo a los datos del proveedor y los montos del

gasto a realizarse. Previo se tiene que procesar la respectiva orden de compra de manera

secuencial.

177

OCTAVO PROCESO

AUTORIZACIÓN DE PAGOS CON EL SISTEMA BIOMÉTRICO

Encargado: Tesorera

PRIMER CONTROL

AUTORIZAR LOS PAGOS EN EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA CON

EL USO DEL SISTEMA BIOMÉTRICO

Autorizar el pago a los proveedores y beneficiarios mediante el sistema de administración

financiera del Ministerio de Finanzas, e-SIGEF acompañado del sistema biométrico que detecta

la huella de la persona encargada de tesorería.

NOVENO PROCESO

CONSTATACIÓN E IMPRESIÓN DE PAGOS A PROVEEDORES Y BENEFICIARIOS


PRIMER CONTROL

CONSTATAR EL PROCESO DE LOS DIFERENTES PAGOS

Constatar el estado de los respectivos pagos a proveedores y beneficiarios para la impresión de los

pagos cuando los comprobantes se encuentren ejecutados y confirmados. Este documento es el

sustento de que la transacción fue realizada en forma exitosa y los dineros ya fueron depositados

en las cuentas de los proveedores.

DÉCIMO PROCESO

COLABORACIÓN EN LA ELABORACIÓN DE PROFORMAS Y PRESUPUESTOS


PRIMER CONTROL

COLABORAR ELABORANDO LA PROFORMA Y PRESUPUESTOS ANUALES

Colaborar en la elaboración de la proforma y el presupuesto anual de la institución. Además se

encarga del balance correcto entre los ingresos y egresos evitando el desfinanciamiento.

178




ÁREA DE TESORERÍA


OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

1 ¿Existen políticas internas

institucionales para el

manejo del efectivo?

8

2 ¿Existen Manuales de

Funciones y

Procedimientos escritos?

8

3 ¿Los depósitos de las

cobranzas son íntegros e

inmediatos?

11

4 ¿Se realizan arqueos

sorpresivos al personal que

custodia el efectivo?

10


depósitos diarios de los

ingresos obtenidos?

10

6 ¿Existe la verificación de

las transferencias de fondos

a favor de la institución; a

fin de satisfacer

oportunamente las

necesidades económicas de

las áreas solicitantes?

10

7 ¿Se procede a solicitar y

custodiar las garantías,

valores fiduciarios, pólizas

y todos los documentos que

representan valores

económicos en favor de la

institución bomberil y se

notifica los vencimientos

para tomar las acciones


8

8 ¿Se gestionan los procesos

de recaudación y cobros de

cuentas morosas, a fin de

lograr la oportunidad y

optimización de las

disponibilidades

suficientes para cumplir los

compromisos económicos?

10

9 ¿Se realiza el control de

ingresos y gastos de la

institución, y se lleva

registros presupuestarios o

contables de flujo de

fondos?

8

179



ÁREA DE TESORERÍA


OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

10 ¿Existe la colaboración

para la preparación la pro

forma presupuestaria de la

Institución, y se controla la

ejecución presupuestaria y

se evalúa su cumplimiento;

a fin de coordinar las

reformas presupuestarias,

controlar las asignaciones,

coordinar los compromisos

del gasto y optimizar el uso

de los recursos a través de

flujos de caja eficaces?

9

11 ¿Se recopila, analiza y

procesa información

estadística sobre

recaudaciones,

movimiento de fondos;

consolidación de datos,

efectuar liquidaciones

sobre impuestos y gastos

varios, y se evalúa el

comportamiento de los

ingresos,

comparativamente con los

planes y programas de

ingresos?

8

TOTAL 100

180

3.7 ÁREA DE TALENTO HUMANO.


Tabla N° 3.13



ÁREA DE TALENTO HUMANO


OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

1 ¿Existe una apropiada

planificación y

administración del talento

humano de la institución,

de manera que se garantice

el desarrollo profesional y

asegure la transparencia,

eficacia y vocación de

servicio?

X 0 10 H7

Los entes de control no lo

permiten.

2 ¿Existe segregación de

funciones, para todas las

actividades financieras que

requiere la institución?

X 0 9 H7

Falta de recursos para

contratar el personal

necesario.

3 ¿La institución cuenta con

el número adecuado de

personal, administrativo

como operativo, que

cumplan todas las

funciones necesarias para

la correcta administración?

X 0 10 H7

Falta de recursos para

contratar el personal

necesario.

4 ¿Se ha designado en forma

responsable la delegación

de las funciones de este

departamento a una

persona o funcionario?

X X 6 8 H7

El encargado cumple otras

funciones más relevantes.

5 ¿Las nóminas, antes de su

pago, son verificadas con

respecto a salarios,

deducciones, cálculos y

sumas?

X 7 7 H7

6 ¿Existen controles

independientes que

aseguren que los pagos

individuales y sus totales

concuerdan con la planilla

de aportes al Instituto

Ecuatoriano de Seguridad

Social?

X 7 7 H7

7 ¿Se legalizan de forma

oportuna en el Ministerio

de Relaciones Laborales

los ingresos de personal?

X 8 8 H7

181





OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

8 ¿Para las liquidaciones de

remuneraciones y salarios

se sigue la normativa legal

vigente?

X 7 7 H7


biométricos sobre los

tiempos de trabajo del

personal institucional?

X 5 6 H7

Reloj biométrico.

10 ¿Se hace uso de la

plataforma informática del

Ministerio de Relaciones

Laborales; Sistema

Informático Integrado de

Talento Humano?

X X 4 8 H7

En parte ya que no se ha

impartido la capacitación

necesaria.

11 ¿Se lleva un registro

periódico de los permisos,

vacaciones y faltas del

personal?

X 0 6 H7

Las autorizaciones y

registro de estos aspectos

los realiza la Jefatura.

12 ¿El encargado de la


humano posee el

conocimiento necesario del

área?

X 7 7 H7

13 ¿Existe el trabajo de

delegación de funciones

por parte de talento

Humano al resto del


X 5 7 H7

TOTAL 56 100

Explicación:

Una vez realizada de Evaluación de Control Interno en el Área de Talento Humano del Cuerpo de

Bomberos Cotacachi, se puede determinar que existen ciertas debilidades de Control las cuales

pueden ser superadas con la implementación de controles que le aseguren la correcta administración

del recurso humano de la institución bomberil.

182


0 A 60 61 A 80 81 A 90 91 A 100


56

PREGUNTA N° 1 ¿Existe una apropiada planificación y administración del talento humano de

la institución, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure

la transparencia, eficacia y vocación de servicio?

Explicación:

La planificación y administración institucional del talento humano existe, pero cuando se desea

implantarlos concurre la negativa por parte de entidades superiores como el Ministerio de Relaciones

Laborales y Ministerio de Finanzas, las cuales nos han negado los diversos métodos de superación

del personal. Es un problema externo ante el cual la institución bomberil se siente restringida, aparte

de no tener el apoyo de nuestro ente rector como es la Secretaría Nacional de Gestión de Riesgos.

PREGUNTA N° 2 ¿Existe segregación de funciones, para todas las actividades financieras que


Explicación:

El bajo presupuesto con el que cuenta la institución bomberil no ha permitido la contratación del

personal idóneo y suficiente para ocupar y cumplir las funciones de toda el área financiera, razón por

la cual los encargados de esta sección cumplen varias funciones de toda esta sección.

PREGUNTA N° 3 ¿La institución cuenta con el número adecuado de personal que cumplan

todas las funciones necesarias para la correcta administración?

Explicación:

No se cuenta con el número adecuado de personal tanto administrativo como operativo para cumplir

efectivamente todas las funciones que exige las operaciones de la institución bomberil, por el

elemental hecho de no poseer el suficiente presupuesto y por la falta del apoyo gubernamental.

183

PREGUNTA N° 4 ¿Se ha designado en forma responsable la delegación de las funciones de

este departamento a una persona o funcionario?

Explicación:

El encargado de este departamento cumple sus funciones a medias ya que aparte tiene la

responsabilidad de cumplir las funciones del área contable y; además, no existe el apoyo de la jefatura

institucional para ejercer las funciones que le competen.

PREGUNTA N° 10 ¿Se hace uso de la plataforma informática del Ministerio de Relaciones

Laborales; Sistema Informático Integrado de Talento Humano?

Explicación:

El uso de este sistema se lo está empezando a implantar ya que a finales del año 2013, el Ministerio

de Relaciones Laborales determinó la obligación de su manejo a las instituciones bomberiles. Pero

lastimosamente no ha existido la continuidad en la capacitación para el manejo de todos los módulos

que conforman este sistema.

PREGUNTA N° 11 ¿Se lleva un registro periódico de los permisos, vacaciones y faltas del

personal?

Explicación:

En el Cuerpo de Bomberos no se determina o reconoce aun las funciones de este departamento ya

que todas las solicitudes para permisos o vacaciones se las realizan directamente a jefatura y es este

ente el encargado de autorizar tales peticiones; además del registro empírico de las faltas del personal.

184



Al realizar la Evaluación del Control Interno en el Área de Talento Humano el porcentaje de riesgo

de control es del 44%, que revela la existencia de debilidades de Control Interno que pueden ser

corregidas con la implementación de nuevos controles que permitan determinar el correcto

procedimiento a seguir para la incorporación de más recurso humano, previa la búsqueda del recurso

económico en las instancias necesarias. Siendo que el riesgo de control le compete a la Empresa, ésta

deberá hacer los esfuerzos necesarios para reducirlo, mejorando los controles internos, lo cual es

motivo de la propuesta en la implementación.

100% - 56% = 44%



185


PRIMER PROCESO

PREPARACIÓN DE ROLES DE PAGO POR EL ÁREA DE TALENTO HUMANO


PRIMER CONTROL

OBTENER TODOS LOS DESCUENTOS MENSUALES DE LOS ROLES DE PAGO

Obtener toda la información necesaria por concepto de descuentos mensuales aplicables a los roles

de pago como:

- Préstamos quirografarios e hipotecarios IESS

- Deducciones por disposiciones legales

- Préstamos en instituciones financieras

- Descuentos para asociaciones

- Liquidación de anticipo de viáticos no justificados

PRIMER PROCESO



SEGUNDO CONTROL

PREPARAR ARCHIVOS DE DESCUENTOS Y ROLES DE PAGO E INGRESO AL SISTEMA

DE REMUNERACIONES

Preparar los archivos de los diferentes descuentos institucionales y elaborar los roles de pago

previos e ingresar los datos al sistema de remuneraciones y nómina del Ministerio de Finanzas

SPRYN.

PRIMER PROCESO



TERCER CONTROL

CREAR Y CALCULAR LA NÓMINA MENSUAL EN EL SISTEMA INFORMÁTICO SPRYN

Crear la cabecera de la nómina mensual y solicitar su cálculo en el sistema SPRYN, una vez

ingresados los descuentos. Los resultados tienen que cuadrar con los roles de pago previamente

elaborados.

186

PRIMER PROCESO



CUARTO CONTROL

CREAR Y CALCULAR LA NÓMINA DE FONDOS DE RESERVA EN EL SISTEMA

INFORMÁTICO SPRYN

Crear la cabecera de la nómina de fondos de reserva mensuales y solicitar su cálculo en el sistema

SPRYN. Los resultados tienen que cuadrar con los roles de pago previamente elaborados.

SEGUNDO PROCESO

SOLICITUD EN EL SISTEMA DE REMUNERACIONES DE LA REVISIÓN DE LA NÓMINA

CREADA


PRIMER CONTROL

SOLICITAR LA VERIFICACIÓN DE LA NÓMINA MENSUAL Y FONDOS DE RESERVA

Solicitar en el sistema de remuneraciones y nómina SPRYN, la verificación de las nóminas

mensuales de remuneraciones y fondos de reserva creadas. Cuando existan cambios en el destino

de los fondos de reserva (acumulación o pago a los empleados), se elaborará la reforma en el

sistema (una sola vez).

TERCER PROCESO

SOLICITUD EN EL SISTEMA DE REMUNERACIONES DE LA APROBACIÓN DE LA

NÓMINA CREADA


PRIMER CONTROL

SOLICITAR LA APROBACIÓN DE LA NÓMINA MENSUAL Y FONDOS DE RESERVA

Solicitar en el sistema de remuneraciones y nómina SPRYN, la aprobación de las nóminas

mensuales de remuneraciones y fondos de reserva creadas.

CUARTO PROCESO

ENVIÓ DE DOCUMENTACIÓN DE ROLES DE PAGO A JEFATURA

Encargado: Jefe Financiero-Primer Jefe

Pasan…

187

Vienen…

PRIMER CONTROL

ENVIAR LOS ROLES DE PAGO, DESCUENTOS E INFORMES DEL SISTEMA SPRYN A

JEFATURA

Enviar los roles de pago con las planillas de descuentos y los informes que emite el sistema

SPRYN al área de Jefatura para su consolidación y solicitud de pago de los haberes mensuales.

QUINTO PROCESO

PLANIFICACIÓN DE LOS TURNOS DE VACACIONES


PRIMER CONTROL

PLANIFICAR LOS TURNOS PARA LAS VACACIONES ANUALES DEL PERSONAL

ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO

Planificar el cronograma de vacaciones del personal administrativo y operativo para todo el

ejercicio fiscal.

SEXTO PROCESO

AUTORIZACIÓN DE PERMISOS Y LICENCIAS AL PERSONAL INSTITUCIONAL


PRIMER CONTROL

AUTORIZAR LAS SOLICITUDES DE PERMISOS Y LICENCIAS DEL PERSONAL

Autorizar las diferentes solicitudes para acceder a permisos o licencias del personal institucional,

aplicando la normativa legal vigente; con el respaldo de la documentación necesaria.

SÉPTIMO PROCESO

PLANIFICACIÓN DE ASCENSOS Y RECLASIFICACIÓN DEL PERSONAL


PRIMER CONTROL

PLANIFICAR LOS CAMBIOS EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Planificar los ascensos y reclasificaciones de la estructura organizacional conforme al tiempo de

servicio y méritos del personal administrativo y operativo.

188

OCTAVO PROCESO

PLANIFICACIÓN DEL ENROLAMIENTO DE NUEVO TALENTO HUMANO


PRIMER CONTROL

PLANIFICAR EL INGRESO DE NUEVO PERSONAL ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO

Planificar las fechas pertinentes para la contratación de nuevo talento humano hacia la

organización, de acuerdo a las necesidades y disponibilidad presupuestaria institucional.

NOVENO PROCESO

REGISTRO DE CONTROLES DE ASISTENCIA


PRIMER CONTROL

REGISTRAR LOS HORARIOS DE ENTRADAS Y SALIDAS DEL PERSONAL EN EL

SISTEMA BIOMÉTRICO

Registrar y controlar los registros de marcación del reloj biométrico de todo el personal, para su

posterior envío al Ministerio de Relaciones Laborales.

DÉCIMO PROCESO

USO DEL SISTEMA INFORMÁTICO INTEGRADO DE TALENTO HUMANO


PRIMER CONTROL

EJECUTAR EL SISTEMA INFORMÁTICO INTEGRADO DE TALENTO HUMANO

Ejecutar toda la información concerniente al personal bomberil en el Sistema Informático

Integrado de Talento Humano SIITH del Ministerio de Relaciones Laborales.

189






OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

1 ¿Existe una apropiada

planificación y


humano de la institución,

de manera que se garantice

el desarrollo profesional y

asegure la transparencia,

eficacia y vocación de

servicio?

12

2 ¿La nómina es elaborada

por una persona

independiente del registro

contable, y procedimiento

de pago?

11

3 ¿La institución cuenta con

el número adecuado de

personal que cumplan

todas las funciones

necesarias para la correcta

administración?

12

4 ¿Se legalizan de forma

oportuna en el Ministerio

de Relaciones Laborales

los ingresos y salidas del

personal?

11

5 ¿Las nóminas, antes de su

pago, son verificadas con

respecto a salarios,

deducciones, cálculos y

sumas?

8

6 ¿Se hace uso de la

plataforma informática del

Ministerio de Relaciones

Laborales; Sistema

Informático Integrado de

Talento Humano?

10

7 ¿Se lleva un registro

periódico de los permisos,

vacaciones y faltas del

personal?

9

8 ¿El encargado de la


humano posee el

conocimiento necesario del

área?

9

190





OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES


biométricos sobre los

horarios de trabajo del


9

10 ¿Se aplican las normas y

procedimientos legales

para la administración del

talento humano?

9

TOTAL 100

191

3.8 ÁREA DE CONTABILIDAD.


Tabla N° 3.15



ÁREA DE CONTABILIDAD


OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

1 ¿La contabilidad

gubernamental se basa en

principios y normas

técnicas emitidas sobre la

materia, para el registro de

las operaciones y la

preparación y presentación

de información financiera,

para la toma de decisiones?

X 7 7 H8

Normativa de

contabilidad

gubernamental.

2 ¿Posee un sistema

contable, que garanticé el

respaldo de la información

ingresada, así como la

emisión de reportes según

sea necesario?

X 8 8 H8

Sistema de

Administración

financiera e-SIGEF.

3 ¿Se registran todos los

hechos económicos que

representen derechos a

percibir recursos

monetarios o que

constituyan obligaciones a

entregar recursos

monetarios?

X 8 8 H8

4 ¿Se produce información

financiera sistematizada y

confiable mediante estados

financieros verificables,

reales, oportunos y

razonables bajo criterios

técnicos soportados en

principios y normas que

son obligatorias para el

profesional contable?

X 7 7 H8


bienes de larga duración y

de aquellos sujetos a

control administrativo para

su correspondiente registro

y salvaguarda?

X 0 8 H8

No existe buena

comunicación con los

encargados de bodega y

manejo de inventarios.

6 ¿Se conserva en forma

actualizada el inventario de

existencias?

X 0 7 H8

Competencias de bodega.

192





OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

7 ¿La información financiera

se prepara de acuerdo con

las políticas y prácticas

contables que se

encuentran determinadas

por la profesión?

X 6 6 H8

8 ¿La documentación

sustentadora de

transacciones financieras,

operaciones

administrativas o

decisiones institucionales,

están disponibles, para

acciones de verificación o

auditoría, así como para

información de otros

usuarios autorizados?

X X 4 6 H8

No de tiempo atrás, ya

que no existían buenas

políticas contable.

9 ¿Las operaciones se

registran en el momento en

que ocurren, con el fin de

que la información

continúe siendo relevante y

útil para la entidad que

tiene a su cargo el control

de las operaciones y la

toma de decisiones?

X 7 8 H8

10 ¿Existe la conciliación

periódica de los saldos de

los auxiliares con los saldos

de la respectiva cuenta de

mayor general, para

detectar la existencia de

errores y efectuar los

ajustes correspondientes?

X 9 9 H8

Existen procesos que no

se han podido resolver.

11 ¿Se adoptan las

sugerencias y llamadas de

atención realizados por

parte de organismos

reguladores?

X 0 0 H8

No han existido aún

auditorías.

12 ¿Existen verificaciones de

efectivo, incluyendo los

que se encuentran en poder

de los recaudadores de la

entidad, mediante arqueos

periódicos y sorpresivos

para determinar su

existencia física y

comprobar su igualdad con

los saldos contables?

X X 7 10 H8

193





OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

13 ¿Se revisa y autoriza las

transacciones y registros

contables, emisión de

órdenes de pago,

administración de fondos

rotativos y cajas chicas,

para optimizar el manejo de

los recursos?

X X 6 8 H8


14 ¿Se supervisa el

saneamiento de cuentas,

ajustes y cierre de las

mismas, de acuerdo con las

normas legales y

reglamentarias

correspondientes?

X 8 8 H8

TOTAL 77 100

Explicación:

Una vez realizada de Evaluación de Control Interno en el Área de Contabilidad del Cuerpo de

Bomberos de Cotacachi, se puede determinar que existen ciertas debilidades de Control, las cuales

pueden ser superadas con la implementación de controles que le aseguren que el sistema contable

logre una adecuada interconexión modular de todos los procesos financieros, a fin de que establezca

información financiera resultante de acuerdo a la normativa contable y éstos sean preparados en

forma adecuada y oportuna.

194


0 A 60 61 A 80 81 A 90 91 A 100


77

PREGUNTA N° 5 ¿Existe el control de los bienes de larga duración y de aquellos sujetos a

control administrativo para su correspondiente registro y salvaguarda?

Explicación:

No existen los controles adecuados de los activos fijos y bienes de control administrativo ya que

entre el departamento de contabilidad y los encargados del control de los activos no existe una

ambiente de trabajo en equipo lo que incurre en que no se puedan ejercer controles efectivos.

PREGUNTA N° 6 ¿Se conserva en forma actualizada el inventario de existencias?

Explicación:

Este proceso se ha designado la responsabilidad al departamento de bodega, el cual realiza

verificaciones no periódicas sin la emisión de informes sobre la existencia del inventario al

departamento de contabilidad. La actualización se la realiza cada fin de año para cumplir con los

ajustes que determina el sistema de administración financiera e-sigef.

PREGUNTA N° 8 ¿La documentación sustentadora de transacciones financieras, operaciones

administrativas o decisiones institucionales, están disponibles, para acciones

de verificación o auditoría, así como para información de otros usuarios

autorizados?

Explicación:

Este tipo de documentación no se encuentra disponible en períodos anteriores al año 2007 ya que las

políticas contables de archivo y registro de las operaciones no se las realizaba de la manera adecuada.

PREGUNTA N° 11 ¿Se adoptan las sugerencias y llamadas de atención realizados por parte de

organismos reguladores?

195

Explicación:

En la institución bomberil no se han registrado hasta la fecha auditoría o controles que determinen

sugerencias o llamadas de atención por parte de los entes rectores de control.

PREGUNTA N° 12 ¿Existen verificaciones de los valores en efectivo, incluyendo los que se

encuentran en poder de los recaudadores de la entidad, mediante arqueos

periódicos y sorpresivos con la finalidad de determinar su existencia física y

comprobar su igualdad con los saldos contables?

Explicación:

Las verificaciones se las realiza en forma sorpresiva pero no periódica en base al reporte diario de

las recaudaciones, en comparación con los depósitos efectuados sobre el valor recaudado y de

acuerdo a los montos que arrojan los saldos de la cuenta corriente institucional. Además no existe el

manejo de caja chica ante lo cual el proceso no se lo realiza.

PREGUNTA N° 13 ¿Se revisa y autoriza las transacciones y registros contables, emisión de

órdenes de pago, administración de fondos rotativos y cajas chicas, para

optimizar el manejo de los recursos?

Explicación:

La revisión y autorización de las transacciones y registros contables se las realiza en el sistema de

administración financiera. Las órdenes de pago las realiza en forma directa el departamento de

tesorería en el mismo sistema, no así emitiendo documentos institucionales sobre este proceso.

196



Al realizar la Evaluación del Control Interno en el Área de Contabilidad, el porcentaje un riesgo de

control es del 23%, que revela la existencia de ciertas debilidades de Control Interno que pueden ser

corregidas con la implementación de nuevos controles que permitan determinar la correcta

administración del inventario, comprendido en los activos fijos y las existencias, la emisión oportuna

de los documentos de respaldo en las adquisiciones y los controles efectivos y periódicos del manejo

del efectivo ingresado a la institución.

Siendo que el riesgo de control le compete a la entidad bomberil, ésta deberá hacer los esfuerzos

necesarios para reducirlo, mejorando los controles internos, lo cual es motivo de la propuesta en la

implementación.

100% - 77% = 23%



197


PRIMER PROCESO

VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PARA TRANSACCIONAR LOS PAGOS A

PROVEEDORES


PRIMER CONTROL

VERIFICAR LA DOCUMENTACIÓN PARA EL PAGO A PROVEEDORES

Verificar que la solicitud de pagos que presenta tesorería contenga la siguiente documentación:

- Certificación presupuestaria

- Comprobante de compra como factura, nota de venta, etc.

- Comprobante de egreso

- Datos tributarios del contribuyente.

SEGUNDO PROCESO

REGISTRO DE OPERACIONES DE GASTOS


PRIMER CONTROL

REGISTRAR LAS OPERACIONES CONCERNIENTES A LOS DIFERENTES TIPOS DE

GASTO

Registrar de la transacción del gasto en los siguientes términos:

- Registro de las partidas presupuestarias que son afectadas en el gasto

- Ingreso de datos tributarios del comprobante de pago

- Registro de retenciones de IVA

- Registro de retenciones del impuesto a la renta.

TERCER PROCESO

REGISTRO DE ANTICIPOS A PROVEEDORES Y BENEFICIARIOS


PRIMER CONTROL

REGISTRAR LAS OPERACIONES CONCERNIENTES A LOS ANTICIPOS A

PROVEEDORES Y BENEFICIARIOS

Pasan…

198

Vienen…

Registrar los anticipos a proveedores cuando existen contratos en la adquisición de bienes y se

otorgan anticipos a los empleados cuando se trata de viáticos y subsistencias por comisión de

servicios. Además de transaccionar los anticipos quincenales de remuneraciones cuando existe la

disposición.

CUARTO PROCESO

SOLICITUD Y APROBACIÓN DE PAGOS


PRIMER CONTROL

SOLICITAR Y APROBAR LAS TRANSACCIONES QUE INVOLUCRAN EL GASTO

Solicitar y aprobar el devengado de los gastos; momento en el cual el proceso pasa al departamento

de tesorería para autorizar su pago mediante el sistema biométrico.

QUINTO PROCESO

CONSTATACIÓN DE BIENES E INSUMOS DEL INVENTARIO

Encargado: Jefe Financiero-Operador de Bodega

PRIMER CONTROL

CONSTATAR LA EXISTENCIA FÍSICA E INFORMÁTICA DEL INVENTARIO

Constatar la existencia física e informática de los insumos y activos fijos que se encuentran

registrados en inventarios; por lo menos tres veces al año.

SEXTO PROCESO

AJUSTES DEL INVENTARIO DE BIENES DE EXISTENCIA Y ACTIVOS FIJOS


PRIMER CONTROL

REGISTRAR LOS AJUSTES DEL INVENTARIO DE BIENES DE EXISTENCIA Y ACTIVOS

FIJOS

Registrar los ajustes de disminuciones en existencias de los insumos que forman parte del

inventario del gasto corriente los cuales ya han sido utilizados, en el sistema de administración

financiera. Además se procede al cálculo y registro de las depreciaciones de los activos fijos de la

institución.

199

SÉPTIMO PROCESO

REGISTRO DE AJUSTES EN CUENTAS POR PAGAR


PRIMER CONTROL

REGISTRAR LOS AJUSTES EN CUENTAS POR PAGAR

Registrar el ajuste de los valores por concepto de cuentas por pagar al Servicio de Rentas Internas,

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y otros, a través de los reportes de los libros mayores;

justificando cada transacción con los documentos pertinentes como pagos, notas de crédito o

documentos legales que tengan el soporte para el ajuste. El proceso se lo realiza en el sistema de

administración financiera e-SIGEF.

OCTAVO PROCESO

ELABORACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE LA PROFORMA Y PRESUPUESTO ANUALES

INSTITUCIONALES

Encargado: Tesorera-Jefe Financiero-Primer Jefe-Consejo de Administración y Disciplina

PRIMER CONTROL

ELABORAR Y CONSOLIDAR LA PROFORMA Y PRESUPUESTO ANUALES

Elaborar y consolidar la planificación de la proforma institucional que se la ejecuta a mediados de

cada año mediante el trabajo conjunto de todos los departamentos de la entidad bomberil haciendo

un balance entre los requerimientos y la disponibilidad presupuestaria existente. De igual manera

el manejo del ciclo presupuestario anual lo realiza el módulo de contabilidad.

NOVENO PROCESO

ELABORACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN FINANCIERA

CUATRIMESTRAL, ANUAL Y CUATRIANUAL


PRIMER CONTROL

ELABORAR Y CONSOLIDAR LA PROGRAMACIÓN FINANCIERA CUATRIMESTRAL,

ANUAL Y CUATRIANUAL

Elaborar y consolidar las programaciones cuatrimestrales, en virtud de la ejecución presupuestaria;

programación indicativa anual de acuerdo a la planificación anual de igual manera que la

programación cuatrianual de acuerdo a los estimativos futuros.

200

DÉCIMO PROCESO

ELABORACIÓN Y REGISTRO DE DECLARACIONES TRIBUTARIAS PERIÓDICAS


PRIMER CONTROL

ELABORAR Y REGISTRAR LAS DECLARACIONES TRIBUTARIAS

Elaborar y registrar las declaraciones del impuesto al valor agregado y retenciones en la fuente,

además de la preparación de los anexos mensuales y anuales para enviar a la administración

tributaria.

201






OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

1 ¿La contabilidad

gubernamental se basa en

principios y normas

técnicas emitidas sobre la

materia, para el registro de

las operaciones y la

preparación y presentación

de información financiera,

para la toma de decisiones?

8

2 ¿Se registran todos los

hechos económicos que

representen derechos a

percibir recursos

monetarios o que

constituyan obligaciones a

entregar recursos

monetarios en forma

oportuna y eficiente?

10

3 ¿El encargado de este

departamento posee el

conocimiento necesario

para aplicar de manera

correcta todos los

principios y normas

atribuibles al aspecto

contable?

9

4 ¿Se han establecido las

políticas contables de

acuerdo Normas

Internacionales de

Información Financiera

para la preparación de

Estados Financieros?

10


bienes de larga duración y

de aquellos sujetos a

control administrativo para

su correspondiente registro

y salvaguarda?

9

6 ¿Se produce información

financiera sistematizada y

confiable mediante estados

financieros verificables,

reales, oportunos y

razonables bajo criterios

técnicos soportados en

principios y normas que

son obligatorias para el

profesional contable?

9

202





OBTENIDO

PUNTAJE

ÓPTIMO

REF

P/T OBSERVACIONES

7 ¿Se archiva de forma

oportuna toda la

documentación que

respalda los movimientos

contables de la Empresa?

8

8 ¿La documentación de

transacciones financieras,

operaciones

administrativas o

decisiones institucionales,

están disponibles, para

acciones de verificación o

auditoría, así como para

información de otros

usuarios autorizados?

10

9 ¿Se revisa y autoriza las

transacciones y registros

contables, emisión de

órdenes de pago y

administración de fondos

rotativos para optimizar el

manejo de los recursos?

9

10 ¿Se supervisa el

saneamiento, ajustes y

cierre de las cuentas, de

acuerdo con las normas

legales y reglamentarias

correspondientes?

10

11 ¿Las operaciones se

registran en el momento en

que ocurren, con el fin de

que la información

continúe siendo relevante y

útil para la entidad que

tiene a su cargo el control

de las operaciones y la

toma de decisiones?

9

TOTAL 100

203

3.9 HOJA RESUMEN DE HALLAZGOS.

3.9.1 ÁREA CRÍTICA: COMPRAS PÚBLICAS

Pregunta Hallazgo Observaciones Recomendaciones

1. ¿Se usan técnicas que permitan

determinar que las adquisiciones presentan

la mejor relación entre costo y utilidad?

En la institución bomberil no se usan

efectivamente técnicas que permitan

determinar el mejor costo en las

adquisiciones que se realiza. El principal

motivo es la falta de proveedores de los

equipos y maquinarias del área bomberil,

ante lo cual, no existen el número suficiente

de cotizaciones para realizar la respectiva

valoración de lo más conveniente para la

institución.

Realizar los trámites pertinentes para

poder realizar las importaciones

directas de los equipos, vehículos o

accesorios de uso bomberil.

2. ¿Se realizan las compras únicamente a

base de solicitudes o peticiones firmadas

por funcionarios autorizados?

No en todos los casos, ya que para las

adquisiciones de varios insumos y equipos

existe la orden directa de la jefatura

institucional a los encargados de las

compras sin llevar el determinado proceso

que determina los pasos a seguir para las

respectivas adquisiciones.

No en todas las adquisiciones Hacer respetar el debido proceso

mediante una Resolución del Consejo

de Administración y Disciplina.

3. ¿Son las cantidades requeridas

determinadas en base a métodos

cuantitativos adecuados?

Las solicitudes de adquisiciones no se basan

en procesos que determinen la real y

suficiente necesidad de lo solicitado. Se lo

realiza de manera empírica, de acuerdo a las

necesidades del momento y no se realiza

una planificación a mediano plazo para que

exista la eficiente disponibilidad de los

suministros y equipos.

Realizar las adquisiciones en base

expresa a la planificación anual.

204

3.9.1 ÁREA CRÍTICA: COMPRAS PÚBLICAS (continuación)


4. ¿Son establecidos en forma adecuada los

momentos en los que se realizarán los

pedidos por métodos adecuados?

No existe una planificación adecuada del

momento idóneo para realizar las

adquisiciones de las necesidades reales de la

institución. La mayoría de veces se las

realiza cuando existe la escasez de los

suministros y equipos.

Realizar las adquisiciones en base

expresa a la planificación anual.

5. ¿Se mantiene información actualizada y

estadísticas de precios que permitan

detectar los momentos oportunos de

compra?

No se cuenta con registros que permitan

determinar el mejor postor para proveer de

las necesidades institucionales.

Acompañado de la escasez de proveedores

de insumos bomberiles, no existen

momentos en los cuales se pueda acceder a

los mismos ya sea por rebajas o descuentos;

los cuales no existen.

Importaciones.

7. ¿Se exigen explicaciones por escrito en

aquellos casos en los que no se pidieron

cotizaciones, o que la compra fue realizada

a quien no ofreció la cotización más baja?

Sobre este aspecto, en la institución

bomberil no se han realizado controles

sobre los procesos de adquisiciones, por

ende no ha existido aclaraciones sobre las

diferentes compras realizadas.

Seguir el debido proceso.

11. ¿Existe la certificación de la

disponibilidad presupuestaria, así como la

existencia presente o futura de recursos

suficientes para cubrir las obligaciones

derivadas de la contratación?

En la institución bomberil no siempre se

cumple con la norma que exige la

disponibilidad de la respectiva certificación

presupuestaria antes de realizar cualquier

compromiso en la adquisición de bienes o

servicios. Este aspecto se produce muchas

veces por la emergencia en ciertas

adquisiciones en las cuales no se realiza la

emisión de la certificación presupuestaria.

Respetar y seguir el debido proceso

determinado por los entes de control.

Nota: Código de Referencia P/T: H1

205

3.9.2 ÁREA CRÍTICA: INVENTARIOS


1. ¿Las compras son realizadas por medio

de Solicitudes de Compra realizada por el

Jefe del departamento correspondiente y

son debidamente autorizadas?

Existen ocasiones en que las diferentes

adquisiciones de insumos no se las realizan

con la debida solicitud de compra y menos

aún solicitada por los respectivos jefes de

cada departamento institucional.

No en todos los casos. Adquirir insumos que cumplan con el

proceso de adquisiciones.

3. ¿Maneja el guardalmacén o bodeguero

documentos que detallen su conformidad

con los bienes que ingresan, mediante la

verificación de los requerimientos y

especificaciones técnicas solicitadas por

las dependencias de la institución, así

como de los bienes que egresan?

Los delegados de la administración de la

bodega institucional no hacen uso en todos

los casos de documentos que verifiquen las

especificaciones de los ingresos y egresos

de insumos de bodega. Cuando se lo realiza

se usa un formato básico en el cual no se

detallan completamente las características

totales de los insumos.

Estandarizar un formato de documento

para el control de este proceso; el cual

será de uso obligatorio.

5. ¿Se almacenan las existencias de una

manera ordenada y sistemática?

Por lo general, todas las adquisiciones se las

ingresa en el área de bodega de manera

general; todo al mismo lugar; existiendo

demoras en la ubicación correcta y ordenada

de los insumos en su lugares respectivos.

No existe el debido proceso. Contratar personal con conocimientos

necesarios en el ámbito de

administración de inventarios.

6. ¿Se verifica periódicamente el estado

físico de las existencias que forman parte

del inventario?

La verificación de las existencias se la

ejecuta una vez a finales de año para realizar

los respectivos ajustes en el sistema de

administración financiera e-sigef. A parte

de esta verificación, no existe una política

de periodicidad en las constataciones

físicas, salvo que existan solicitudes

expresas de este tema por parte de entidades

superiores como la Secretaría de Gestión de

Riesgos o del Ministerio de Finanzas.

Realizar constataciones físicas y

contables por lo menos en forma

trimestral cada año.

206

3.9.2 ÁREA CRÍTICA: INVENTARIOS (continuación)


7. ¿Existe la entrega de reportes y

documentación del encargado de bodega al

departamento de Contabilidad, sobre la

administración del inventario?

Por el hecho de no existir constataciones

periódicas del inventario, el responsable de

bodega no emite reporte alguno al

departamento de contabilidad sobre la

administración del inventario. Solo lo

realiza cuando se solicita dicha

información.

Contratar personal con conocimientos



8. ¿Existe algún encargado del

Departamento de Contabilidad que

controle la secuencia numérica de la

recepción y salida de inventario, a fin de

verificar que todos han sido registrados en

forma secuencial y oportuna?

No se controla que el ingreso y salida del

inventario se efectúe de forma oportuna.

Esto ocurre ya que no existe una relación de

trabajo adecuada entre los departamentos de

contabilidad y bodega. No existe aún una

política clara de auditoría interna que

permita su verificación.

No se controla que el ingreso y salida

del inventario se efectúe de forma

oportuna.




9. ¿Se realizan comparaciones físicas y

contables por parte de Contabilidad sobre

las existencias reales del inventario y su

movimiento?

El departamento de contabilidad no realiza

comparaciones físicas ni contables sobre las

existencias del inventario. Los reportes

anuales entregados por bodega son los

únicos documentos de constatación del

inventario y su movimiento. Sumado la

deficiencia en la entrega de oportunidad

continua y oportuna, resulta difícil este

proceso.

10. ¿El encargado de bodega realiza

auxiliares del inventario y el manejo

mediante la utilización de kardex?

Lamentablemente las personas que

administran el inventario no tienen los

conocimientos contables necesarios para la

utilización de procesos de registro y control

de los insumos inventariados. Al respecto se

trata de capacitar a estas personas en los

conocimientos básicos para su

administración.

No existe el conocimiento en la

materia.





207

3.9.3 ÁREA CRÍTICA: ACTIVOS FIJOS


4. ¿Se realiza una comprobación periódica

de la existencia y condiciones físicas de los

bienes registrados?

La verificación de los activos fijos se la

ejecuta una vez a finales de año para realizar

los respectivos ajustes en el sistema de

administración financiera e-sigef. A parte

de esta verificación, no existe una política

de periodicidad en las constataciones

físicas, salvo que existan solicitudes

expresas de este tema por parte de entidades

superiores.

Las comparaciones se realizan

únicamente de forma anual; o cuando

existe la orden de Jefatura.

Realizar constataciones físicas y

contables por lo menos en forma

trimestral cada año.

5. ¿Los bienes que conforman el activo fijo

están adecuadamente protegidos y

asegurados?

Los activos fijos como equipos,

maquinarias, muebles y herramientas no

cuentan con la debida protección o

aseguramiento. En su caso, los vehículos

institucionales si cuentan con una póliza de

seguro completa.

Solo lo correspondiente a los vehículos

institucionales.

Procurar asegurar los bienes de mayor

valor y los que sean susceptibles de

daños.

7. ¿Se mantiene un control contable

individualizado de los activos fijos?

No existe un control por cada activo fijo

institucional ya que en los encargados de la

administración de estos, no existe el

conocimiento necesario en la materia.

Además el departamento de contabilidad no

se encarga del control de los mismos.


materia.




8. ¿La depreciación de los bienes se realiza

de acuerdo a la normativa vigente?

Desconocimiento en la materia por parte de

los custodios de estos bienes. Los cálculos

lo realiza el departamento de contabilidad.


materia. Los cálculos lo realiza el

departamento de contabilidad.




9. ¿Se mantienen registros y documentos

contables que contengan la historia,

destino y uso de cada activo fijo?

Las personas que administran los activos

fijos no tienen los conocimientos contables

necesarios para la utilización de procesos de

registro y control de los bienes. Al respecto

se trata de capacitar a estas personas en los

conocimientos básicos para su

administración.


materia.




208

3.9.3 ÁREA CRÍTICA: ACTIVOS FIJOS (continuación)


10. ¿El encargado del control del activo

fijo maneja información sobre los bienes y

mantiene un inventario actualizado de

éstos?

Las personas encargadas de la

administración de los activos fijos no tienen

los conocimientos contables necesarios para

la utilización de procesos de registro y

control de los bienes. Además que no existe

un control continuo por la falta de

verificaciones periódicas.


materia.




11. ¿El encargado del control del activo

fijo formula y mantiene actualizada una

hoja de vida útil de cada bien o tipo de

bien?

Las personas encargadas de la

administración de los activos fijos no tienen

los conocimientos necesarios para la

utilización de procesos de registro y control

de los bienes.


materia.




12. ¿Los Activos Fijos se dan de baja

cuando están completamente depreciados

o cuando éstos dejan de funcionar?

El proceso de baja de activos obsoletos no

se lo ha realizado por falta de empeño en los

encargados de la administración de los

bienes. Aun existiendo la orden expresa de

jefatura, el proceso no se lo realizado.

No se han dado de baja por falta del

respectivo proceso.




13. ¿Llevan los bienes de larga duración

impreso el código correspondiente en una

parte visible, permitiendo su fácil

identificación?

La etiquetación de los activos fijos es un

proceso que se lo está definiendo y listo para

instaurarlo. Hasta la presente fecha no ha

existido la debida preocupación por cumplir

con esta norma que es de uso obligatorio en

las instituciones públicas.

En proceso

14. ¿Se llevan registros actualizados,

individualizados, numerados, debidamente

organizados y archivados, para que sirvan

de base para el control, localización e

identificación de los activos?

No existen registros que permitan el control

de los bienes que forman parte del grupo de

activos fijos institucionales, por ende su

localización e identificación se la realiza

mediante la búsqueda y constatación física.

Existe pérdida de tiempo en el proceso.





209

3.9.4 ÁREA CRÍTICA: FACTURACIÓN


3. ¿El mismo abarca todo el cantón de

Cotacachi?

El sistema de facturación para emitir

permisos de funcionamiento abarca toda la

cabecera cantonal no así las parroquias o

recintos que, por la gran extensión que

posee el cantón, son muy alejados y el


Existe la falta de información en las

parroquias alejadas.

Planificar visitas periódicas a los

lugares alejados para verificar el

cumplimiento de los requisitos

bomberiles.

7. ¿Se preparará, a modo de resumen, el

reporte de los valores recaudados

diariamente?

Los reportes dependen de la cantidad de

permisos entregados en el día. Si en la

jornada diaria no existe mucha facturación,

el reporte queda registrado el mismo día.

Cuando existe gran emisión de permisos los

reportes se los genera al día siguiente. Por

lo general el resumen de la facturación se lo

realiza cuando el departamento de tesorería

va a realizar el depósito de los valores

recaudados.

Se los realiza de acuerdo a la cantidad

de facturación en forma progresiva.

Realizar de manera obligatoria la

preparación de informes diarios sobre

la facturación del día.

8. ¿Existe la seguridad que se ha cobrado

en forma íntegra los permisos de

funcionamiento a todos los negocios del

cantón?

La institución bomberil lleva registros de

los negocios del cantón de acuerdo a las

inspecciones bomberiles que se realizan una

vez al año, razón por la cual no existe un

detalle pormenorizado de todos los

negocios ya que no existe un seguimiento

continuo sobre nuevas aperturas,

acompañado de la falta de información de

las zonas alejadas de la cabecera cantonal.

No se cuenta con un registro de todos

los negocios de la localidad.

Solicitar a los respectivos gobiernos

autónomos cantonales, el detalle de los

negocios en funcionamiento y

establecer inspecciones bomberiles

para constatar el uso adecuado de las

normas y procesos.

11. ¿Son aprobados los valores de la

facturación por algún funcionario que no

tiene injerencia en la venta?

Los valores de algunos permisos de

funcionamiento los aprueba el Primer Jefe

cuando el concepto de facturación no está

establecido en manuales o procedimientos.

Los aprueba el Primer Jefe cuando el

concepto de facturación no está

establecido en manuales o

procedimientos.

Establecer una tabla de permisos de

funcionamiento aprobada por el

Consejo de Administración y

Disciplina. De igual manera se incluirá

el proceso a seguir en casos de duda.

210

3.9.4 ÁREA CRÍTICA: FACTURACIÓN (continuación)


12. ¿Existen procedimientos de control

que aseguren que todos los ingresos se han

facturado y que todas las facturas se

registren adecuadamente?

Existen ocasiones en que se brindan

servicios como el de ambulancia o entrega

de agua que no pasan por el departamento

de facturación y son autorizadas por la

máxima autoridad, sin la existencia de la

debida factura y los valores son reunidos en

un fondo para emergencias.

Informar a los empleados bomberiles la

obligación de facturar todos los

servicios que se preste a la comunidad.

De igual manera informar a la

comunidad su obligación de solicitar

facturas de lo pagado al cuerpo de

bomberos por los servicios recibidos.


211

3.9.5 ÁREA CRÍTICA: CUENTAS POR COBRAR


1. ¿La Institución Bomberil maneja

políticas, manuales, reglamentos o

instructivos para el manejo de las Cuentas

por Cobrar?

En el Cuerpo de Bomberos de la ciudad de

Cotacachi no se han diseñado manuales o

procedimientos que permitan la

recuperación de las cuentas por cobrar.

Además de no contar con un sustento legal

actualizado y sectorizado al aspecto

financiero bomberil, resulta difícil realizar

el control y manejo de las cuentas por

cobrar.

La institución no ha diseñado manuales

o instructivos que señalen por escrito el

manejo de las CxC.

Solicitar asistencia a entes de control

para ejercer el mejor proceso en este

sentido.

2. ¿Se verifica si existen los documentos

que se encuentran sustentando las cuentas

pendientes de cobro?

No existen documentos en los cuales se

pueda verificar las cuentas por cobrar en lo

correspondiente a montos o períodos de lo

adeudado. Las instituciones recaudadoras

de los ingresos de la entidad bomberil no

entregan la documentación necesaria para la

verificación de lo realmente recolectado y lo

depositado a la institución.



sentido.

3. ¿Existe el seguimiento continuo y

periódico a las cuentas por cobrar, para

permisos de funcionamiento?

Sobre esta clase de ingresos, previo a la

emisión del respectivo permiso de

funcionamiento, debe existir la cancelación

del valor por este concepto. Salvo cuando se

trata de instituciones públicas, se entrega

una copia no certificada de la factura para la

respectiva transferencia y cuando existe la

confirmación del depósito, se entrega la

factura original.

No existe crédito en este rubro.

212

3.9.5 ÁREA CRÍTICA: CUENTAS POR COBRAR (continuación)




tasas de predios urbanos y rurales?

El Gobierno Autónomo Descentralizado del

cantón Cotacachi no entrega la información

solicitada en cuanto tiene que ver a la

cantidad de predios registrados y

facturados; ante lo cual no se posee

información real para verificar que los

valores recaudados y entregados a la

institución bomberil son los correctos.

Además de no contar con un sustento legal

que permita el seguimiento de estas

operaciones.

No existe la colaboración adecuada por

parte del ente recaudador de este rubro

(GAD Cotacachi) para realizar el

seguimiento adecuado a estos ingresos.



sentido.



tasas de alumbrado público?

La Empresa Eléctrica de la provincia de

Imbabura, Emelnorte, no entrega la

información solicitada en cuanto tiene que

ver a la cantidad de la facturación realizada;

ante lo cual no se posee información real

para verificar que los valores recaudados y

entregados a la institución bomberil son los

correctos. Además de no contar con un

sustento legal que permita el seguimiento de

estas operaciones.


parte del ente recaudador de este rubro

(Empresa Eléctrica) para realizar el

seguimiento adecuado a estos ingresos.



sentido.



donaciones de Gobiernos Autónomos

Descentralizados?

Sobre este aspecto no se puede realizar una

verificación de los valores a ser entregados

a la institución bomberil por concepto de

donaciones, ya que estos valores dependen

de las instituciones donantes de los recursos

y no es nuestra potestad la exigencia de los

mismos.

Son donaciones que dependen de la

voluntad de cada organismo.


213

3.9.6 ÁREA CRÍTICA: TESORERÍA


3. ¿Los ingresos obtenidos a través de las

cajas recaudadoras, en efectivo, cheque

certificado o cheque cruzado a nombre de

la entidad son revisados, depositados en

forma completa e intacta y registrados en

las cuentas rotativas de ingresos

autorizados, durante el curso del día de

recaudación o máximo el día hábil

siguiente?

Los depósitos dependen de la recaudación

diaria efectuada. Cuando la facturación ha

representado un valor alto, los depósitos se

los realiza al día siguiente, pero cuando

existen pocos ingresos por este concepto, se

reúne el dinero de varios días para realizar

el depósito; infringiendo una norma de

control determinada por el ente rector de

control.

Los depósitos no se los realizan en

forma diaria.

Obligar el depósito diario de los valores

cobrados por permisos de

funcionamiento.

8. ¿Se procede a solicitar y custodiar las

garantías, valores fiduciarios, pólizas y

demás valores económicos en favor de la

institución bomberil y se notifica los

vencimientos para tomar las acciones


Sobre este punto, para la custodia de estos

documentos no existe una adecuada

determinación de responsabilidades ya que

el departamento de contabilidad también

participa en este proceso y existe la

confusión del caso.

No en todos los casos. Realizar la correcta determinación de

responsabilidades a cada departamento.

9. ¿Se gestionan los procesos de

recaudación y cobros de cuentas morosas,

a fin de lograr disponibilidades suficientes

para cumplir los compromisos

económicos?


parte de los entes recaudadores de las tasas

de predios urbanos y rurales y tasa de

alumbrado público, para realizar el

seguimiento a estos ingresos y sus posibles

deudas en la recolección real efectuada.

No existe la colaboración por parte de

los entes recaudadores de las tasas de

predios y tasa de alumbrado público,

para realizar el seguimiento a estos

ingresos.



sentido.

10. ¿Existe la recopilación de la

información y preparación de la pro forma

presupuestaria de la Institución, y se

controla la ejecución presupuestaria y se

evalúa su cumplimiento; a fin de coordinar

las reformas presupuestarias, controlar las

asignaciones, coordinar los compromisos

del gasto y optimizar el uso de los recursos

Estos procesos lo realiza expresamente el

departamento de contabilidad en

coordinación con la jefatura institucional y

departamental.

Lo realiza el departamento de

contabilidad.

Realizar la correcta determinación de


214

3.9.6 ÁREA CRÍTICA: TESORERÍA (continuación)


11. ¿Se recopila, analiza y procesa

información estadística sobre

recaudaciones, movimiento de fondos;

consolidación de datos, efectuar

liquidaciones sobre impuestos y gastos

varios, y se evalúa el comportamiento de

los ingresos, comparativamente con los

planes y programas de ingresos?

No existen informes estadísticos sobre las

recaudaciones. Al contrario, el

departamento de tesorería se encarga de la

liquidación de los impuestos institucionales

pero no evalúa el comportamiento del

movimiento de los ingresos en comparación

con los planes y programas, ya que este

proceso lo realiza el departamento de

contabilidad.

No existen informes estadísticos sobre

las recaudaciones.

Participar en la consolidación y

seguimiento de los planes y

presupuestos institucionales.

12. ¿Se realiza el control de ingresos y

gastos de la institución, y se lleva registros

presupuestarios o contables de flujo de

fondos?

Este proceso lo realiza expresamente el

departamento de contabilidad en base a los

datos que arroja el sistema de

administración financiera e-sigef y de los

registros propios de este departamento.




215

3.9.7 ÁREA CRÍTICA: TALENTO HUMANO


1. ¿Existe una apropiada planificación y

administración del talento humano de la

institución, de manera que se garantice el

desarrollo profesional y asegure la

transparencia, eficacia y vocación de

servicio?

La planificación y administración

institucional del talento humano existe, pero

cuando se desea implantarlos concurre la

negativa por parte de entidades superiores

como el Ministerio de Relaciones Laborales

y Ministerio de Finanzas, las cuales nos han

negado los diversos métodos de superación

del personal. Es un problema externo ante el

cual la institución bomberil se siente

restringida, aparte de no tener el apoyo de

nuestro ente rector como es la Secretaría

Nacional de Gestión de Riesgos.

Los entes de control no lo permiten.

2. ¿Existe segregación de funciones, para

todas las actividades financieras que


El bajo presupuesto con el que cuenta la

institución bomberil no ha permitido la

contratación del personal idóneo y

suficiente para ocupar y cumplir las

funciones de toda el área financiera, razón

por la cual los encargados de esta sección

cumplen varias funciones de toda esta

sección.

Falta de recursos para contratar el

personal necesario.

Búsqueda de recursos económicos para

remediar la falta de personal.

3. ¿La institución cuenta con el número

adecuado de personal que cumplan todas

las funciones necesarias para la correcta

administración?

No se cuenta con el número adecuado de

personal tanto administrativo como

operativo para cumplir efectivamente todas

las funciones que exige las operaciones de

la institución bomberil, por el elemental

hecho de no poseer el suficiente presupuesto

y por la falta del apoyo gubernamental.

Falta de recursos para contratar el

personal necesario.



216

3.9.7 ÁREA CRÍTICA: TALENTO HUMANO (continuación)


4. ¿Se ha designado en forma responsable

la delegación de las funciones de este

departamento a una persona o funcionario?

El encargado de este departamento cumple

sus funciones a medias ya que aparte tiene

la responsabilidad de cumplir las funciones

del área contable y; además, no existe el

apoyo de la jefatura institucional para

ejercer las funciones que le competen.

El encargado cumple otras funciones

más relevantes.



10. ¿Se hace uso de la plataforma

informática del Ministerio de Relaciones

Laborales; Sistema Informático Integrado

de Talento Humano?

El uso de este sistema se lo está empezando

a implantar ya que a finales del año 2013, el

Ministerio de Relaciones Laborales

determinó la obligación de su manejo a las

instituciones bomberiles. Pero

lastimosamente no ha existido la

continuidad en la capacitación para el

manejo de todos los módulos que

conforman este sistema.

En parte ya que no se ha impartido la

capacitación necesaria.

Búsqueda de capacitación sobre el

tema.

11. ¿Se lleva un registro periódico de los

permisos, vacaciones y faltas del personal?

En el Cuerpo de Bomberos no se determina

o reconoce aun las funciones de este

departamento ya que todas las solicitudes

para permisos o vacaciones se las realizan

directamente a jefatura y es este ente el

encargado de autorizar tales peticiones;

además del registro empírico de las faltas

del personal.

Las autorizaciones y registro de estos

aspectos los realiza la Jefatura.




217

3.9.8 ÁREA CRÍTICA: CONTABILIDAD


5. ¿Existe el control de los bienes de larga

duración y de aquellos sujetos a control

administrativo para su correspondiente

registro y salvaguarda?

No existen los controles adecuados de los

activos fijos y bienes de control

administrativo ya que entre el departamento

de contabilidad y los encargados del control

de los activos no existe una ambiente de

trabajo en equipo lo que incurre en que no

se puedan ejercer controles efectivos.

No existe buena comunicación con los

encargados de bodega y manejo de

inventarios.




6. ¿Se conserva en forma actualizada el

inventario de existencias?

Este proceso se ha designado la

responsabilidad al departamento de bodega,

el cual realiza verificaciones no periódicas

sin la emisión de informes sobre la

existencia del inventario al departamento de

contabilidad. La actualización se la realiza

cada fin de año para cumplir con los ajustes

que determina el sistema de administración

financiera e-sigef.

Competencias de bodega. Contratar personal con conocimientos



8. ¿La documentación sustentadora de

transacciones financieras, operaciones

administrativas o decisiones

institucionales, están disponibles, para

acciones de verificación o auditoría, así

como para información de otros usuarios

autorizados?

Este tipo de documentación no se encuentra

disponible en períodos anteriores al año

2007 ya que las políticas contables de

archivo y registro de las operaciones no se

las realizaba de la manera adecuada.

No de tiempo atrás, ya que no existían

buenas políticas contable.

11. ¿Se adoptan las sugerencias y llamadas

de atención realizados por parte de

organismos reguladores?

En la institución bomberil no se han

registrado hasta la fecha auditoría o

controles que determinen sugerencias o

llamadas de atención por parte de los entes

rectores de control.

No han existido aún auditorías. Solicitar auditoría al ente

correspondiente.

218

3.9.8 ÁREA CRÍTICA: CONTABILIDAD (continuación)


12. ¿Existen verificaciones de efectivo,

incluyendo los que se encuentran en poder

de los recaudadores de la entidad,

mediante arqueos periódicos y sorpresivos

para determinar su existencia física y

comprobar su igualdad con los saldos

contables?

Las verificaciones se las realiza en forma

sorpresiva pero no periódica en base al

reporte diario de las recaudaciones, en

comparación con los depósitos efectuados

sobre el valor recaudado y de acuerdo a los

montos que arrojan los saldos de la cuenta

corriente institucional. Además no existe el

manejo de caja chica ante lo cual el proceso

no se lo realiza.

Realizar verificaciones de manera

periódica.

13. ¿Se revisa y autoriza las transacciones

y registros contables, emisión de órdenes

de pago, administración de fondos

rotativos y cajas chicas, para optimizar el

manejo de los recursos?

La revisión y autorización de las

transacciones y registros contables se las

realiza en el sistema de administración

financiera. Las órdenes de pago las realiza

en forma directa el departamento de

tesorería en el mismo sistema, no así

emitiendo documentos institucionales sobre

este proceso.

No en todos los casos. Emisión de documentos institucionales

que sustenten las adquisiciones.


219

3.10 PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL TRABAJO DE TESIS

Tabla N°

3.17 PROCESOS CONTROLES ENCARGADO IMPLEMENTACIÓN FECHA

CO

MP

RA

S P

ÚB

LIC

AS

Presentación de necesidades Verificar la presentación de

necesidades Operador de Bodega Implantado Implantado

Solicitud de compra Verificar las autorizaciones en las

solicitudes de compra Operador de Bodega Implantado Implantado

Certificación presupuestaria Verificar la existencia de la

disponibilidad presupuestaria Tesorera Implantado Implantado

Aplicación del correcto proceso de

contratación

Verificar el proceso de

contratación a aplicar Jefe Financiero Implantado Implantado

Solicitudes de cotización a proveedores

Verificar la existencia de

cotizaciones de 3 distintos

proveedores

Operador de Bodega Implantado Implantado

Presentación de proformas a jefatura Verificar que exista la elección de

proveedores idóneos. Operador de Bodega Implantado Implantado

Aprobación de jefatura

Verificar que exista la aprobación

de las adquisiciones por parte de

jefatura

Primer Jefe Implantado Implantado

Elaboración de orden de compra

Verificar que exista la aprobación

de las órdenes de compra por parte

de jefatura

Jefe Financiero Implantado Implantado

Elaboración de orden de compra

Verificar que las órdenes de

compra se emitan en forma

secuencial


Adquisición y negociación

Verificar el envío oportuno de las

órdenes de compra autorizadas a

proveedores y a las áreas de

bodega y contabilidad


Impresión de documentos según el

proceso de contratación utilizado

Verificar la impresión de los

documentos que sustenten la

transacción


Publicación de información y

documentación

Verificar la publicación de la

información y documentos que

sustenten la transacción


220

Tabla N°


INV

EN

TA

RIO

S

Verificación del inventario

Verificar de manera física y

contable las existencias del

inventario

Operador de Bodega En Proceso 01-05-2014

Verificación de requerimientos Verificar la existencia física y

contable sobre los requerimientos Operador de Bodega En Proceso 01-05-2014

Entrega de insumos solicitados Verificar la existencia física y


Solicitud de requerimientos, orden de

compra

Verificar que la solicitud de

compra se realice en forma

secuencial



compra

Verificar las características de los

bienes a adquirir Operador de Bodega Implantado Implantado

Recepción de los insumos solicitados y

su documentación

Verificar la recepción de la

documentación de soporte de las

adquisiciones efectuadas por el

área financiera

Operador de Bodega-Jefe

Financiero Implantado Implantado


su documentación

Verificar que los bienes recibidos

sean igual a lo que describe la

documentación del proveedor


Ingreso de insumos en el sistema de

inventarios

Verificar la transacción de ingreso

de existencias en el sistema de

inventarios


Egreso de insumos en el sistema de

inventarios

Verificar la transacción de egreso

de existencias en el sistema de

inventarios


Conteo físico Verificar que se realicen tomas

físicas de manera recurrente Jefe Financiero En Proceso 01-05-2014

Conteo físico

Revisar que se efectúen los ajustes

por las diferencias detectadas en los

conteos físicos.


221

Tabla N°


AC

TIV

OS

FIJ

OS

Verificación del inventario

Verificar de manera física y

contable los activos fijos del

inventario

Operador de Bodega-Jefe

Financiero En Proceso 01-05-2014

Verificación de requerimientos Verificar la existencia física y


Entrega de activos fijos solicitados Verificar la existencia física y



compra

Verificar que la solicitud de compra

se realice en forma secuencial Operador de Bodega Implantado Implantado


compra

Verificar las características de los

activos fijos a adquirir Operador de Bodega Implantado Implantado

Recepción de los activos fijos solicitados

y su documentación

Verificar la recepción de la

documentación de soporte de las

adquisiciones efectuadas por el área

financiera



su documentación

Verificar que los bienes recibidos

sean igual a lo que describe la

documentación del proveedor


Ingreso de activos fijos en el sistema de

inventarios

Verificar la transacción de ingreso

de activos fijos en el sistema de

inventarios


Egreso de activos fijos en el sistema de

inventarios

Verificar la transacción de egreso

de activos fijos en el sistema de

inventarios


Conteo físico Verificar que se realicen tomas

físicas de manera recurrente Jefe Financiero En Proceso 01-05-2014

Conteo físico

Revisar que se efectúen los ajustes

por las diferencias detectadas en los

conteos físicos

Jefe Financiero-Operador de

Bodega En Proceso 01-05-2014

Dada de baja Verificar la baja de activos fijos que

han cumplido su vida útil


Bodega-Primer Jefe En Proceso 01-05-2014

222

Tabla N°


FA

CT

UR

AC

IÓN

Solicitud de inspección o re inspección

del negocio

Verificar la existencia del informe

de inspección o re inspección del

negocio del cliente

Tesorera Implantado Implantado

Recepción de documentos para

facturación

Solicitar la documentación

requerida para otorgar el permiso

de funcionamiento


Cálculo del valor a cobrar

Verificar el valor a cancelar por el

permiso de funcionamiento en base

al impuesto predial


Cálculo del valor a cobrar

Verificar el valor a cancelar por el

permiso de funcionamiento sin

impuesto predial

Tesorera En Proceso 01-09-2014

Generación de factura y permiso de

funcionamiento

Procesar la emisión de la factura y

permiso de funcionamiento Tesorera Implantado Implantado

Inscripción de firmas de responsabilidad

Verificar la inscripción de las

respectivas firmas de

responsabilidad

Tesorera-Primer Jefe Implantado Implantado

Generación de un resumen de

facturación

Verificar la generación del resumen

de facturación de manera diaria Tesorera En proceso 01-08-2014

Entrega de documentación y valores

monetarios diarios

Verificar la entrega de

documentación y valores

monetarios de la facturación diaria

Tesorera En proceso 01-08-2014

223

Tabla N°


CU

EN

TA

S P

OR

CO

BR

AR

Verificación de depósitos mensuales de

la tasa de alumbrado público para

bomberos

Verificar que los depósitos de

ingresos institucionales sean

depositados de manera mensual




bomberos

Solicitar el detalle de la facturación

mensual realizada por la empresa

eléctrica

Tesorera-Jefe Financiero Solicitado y no

cumplido

Esperar

dictamen de

Contraloría



bomberos

Verificar el valor depositado con el

detalle de la facturación Tesorera-Jefe Financiero En proceso

Esperar

dictamen de

Contraloría


la tasa a los predios urbanos y rurales

para bomberos

Verificar que los depósitos de

ingresos institucionales sean

depositados de manera mensual

Tesorera Solicitado y no

cumplido

Esperar

dictamen de

Contraloría



para bomberos

Solicitar el detalle de la facturación

mensual realizada por los gobiernos

autónomos descentralizados de

Cotacachi y Quinindé

Tesorera-Jefe Financiero Solicitado y no

cumplido

Esperar

dictamen de

Contraloría



para bomberos

Verificar el valor depositado con el

detalle de la facturación Tesorera En Proceso

Esperar

dictamen de

Contraloría

Ejecución de procesos de cobro de

valores impagos en empresas encargadas

de la recolección de las tasas

Emprender el proceso de cobro

cuando se haya determinado un

perjuicio para la institución

bomberil

Tesorera-Jefe Financiero-

Primer Jefe En proceso

Esperar

dictamen de

Contraloría

Verificación de cobro en permisos de

funcionamiento

Emprender el proceso de cobro a los

locales comerciales que no han

cancelado este rubro

Tesorera-Jefe Financiero-

Primer Jefe En proceso 15-08-2014

224

Tabla N°


TE

SO

RE

RÍA

Recepción de fondos cobrados por

facturación

Verificar la documentación y dinero

procesado por facturación Tesorera-Jefe Financiero En Proceso 01-08-2014

Depósitos de valores recaudados en

facturación

Verificar el depósito diario de los

valores recaudados en el cobro de

permisos de funcionamiento

Tesorera-Jefe Financiero En proceso 01-08-2014

Verificación de depósitos por concepto

de tasas de bomberos

Verificar los ingresos de los valores

recaudados por las empresas

eléctricas y gobiernos autónomos

descentralizados

Tesorera-Jefe Financiero Implantado Implantado

Registro, solicitud y aprobación de los

registros de ingresos en el presupuesto

Gestionar los registros de ingresos

en el presupuesto institucional Tesorera Implantado Implantado

Constatación de disponibilidades

presupuestarias de la institución

bomberil

Verificar la disponibilidad

presupuestaria de los recursos

financieros institucionales

Tesorera-Jefe Financiero Implantado Implantado

Emisión de certificaciones

presupuestarias

Verificar la emisión de

certificaciones presupuestarias para

todo tipo de gasto


Emisión de certificaciones

presupuestarias

Verificar que las certificaciones se

efectúen en función de solicitudes

debidamente aprobadas.


Registro de operaciones en el e-SIGEF Verificar datos tributarios y cuentas

de beneficiarios y proveedores Tesorera Implantado Implantado

Registro de operaciones en el e-SIGEF Generar operaciones en el sistema

de administración financiera Tesorera Implantado Implantado

Autorización de pagos con el sistema

biométrico

Autorizar los pagos en el sistema de

administración financiera con el uso

del sistema biométrico


Constatación e impresión de pagos a

proveedores y beneficiarios

Constatar el proceso de los

diferentes pagos Tesorera-Jefe Financiero Implantado Implantado

Colaboración en la elaboración de

proformas y presupuestos

Colaborar elaborando la proforma y

presupuestos anuales Tesorera-Jefe Financiero En proceso 01-08-2014

225

Tabla N°


TA

LE

NT

O H

UM

AN

O

Preparación de roles de pago por el área

de talento humano

Obtener todos los descuentos

mensuales de los roles de pago Jefe Financiero Implantado Implantado


de talento humano

Preparar archivos de descuentos y

roles de pago e ingreso al sistema de

remuneraciones



de talento humano

Crear y calcular la nómina mensual

en el sistema informático SPRYN Jefe Financiero Implantado Implantado


de talento humano

Crear y calcular la nómina de

fondos de reserva en el sistema

informático SPRYN


Solicitud en el sistema de

remuneraciones de la revisión de la

nómina creada

Solicitar la verificación de la

nómina mensual y fondos de

reserva


Solicitud en el sistema de

remuneraciones de la aprobación de la

nómina creada

Solicitar la aprobación de la nómina

mensual y fondos de reserva Jefe Financiero Implantado Implantado

Envío de documentación de roles de pago

a jefatura

Enviar los roles de pago, descuentos

e informes del sistema SPRYN a

jefatura

Jefe Financiero-Primer Jefe Implantado Implantado

Planificación de los turnos de vacaciones

Planificar los turnos para las

vacaciones anuales del personal

administrativo y operativo

Jefe Financiero-Primer Jefe En Proceso 01-01-2015

Autorización de permisos y licencias al

personal institucional

Autorizar las solicitudes de

permisos y licencias del personal Jefe Financiero En Proceso 01-08-2014

Planificación de ascensos y

reclasificación del personal

Planificar los cambios en la

estructura organizacional Jefe Financiero-Primer Jefe En Proceso

Esperar

dictamen del

MRL

Planificación del enrolamiento de nuevo

talento humano

Planificar el ingreso de nuevo

personal administrativo y operativo Jefe Financiero-Primer Jefe En Proceso

Esperar

dictamen del

MRL

Registro de controles de asistencia

Registrar los horarios de entradas y

salidas del personal en el sistema

biométrico


Uso del sistema informático integrado de

talento humano

Ejecutar el sistema informático

integrado de talento humano Jefe Financiero En proceso

Contestación

del MRL

226

Tabla N°


CO

NT

AB

ILID

AD

Verificación de documentos para

transaccionar los pagos a proveedores

Verificar la documentación para el

pago a proveedores Jefe Financiero Implantado Implantado

Registro de operaciones de gastos

Registrar las operaciones

concernientes a los diferentes tipos

de gasto


Registro de anticipos a proveedores y

beneficiarios

Registrar las operaciones

concernientes a los anticipos a

proveedores y beneficiarios


Solicitud y aprobación de pagos Solicitar y aprobar las transacciones

que involucran el gasto Jefe Financiero Implantado Implantado

Constatación de bienes e insumos del

inventario

Constatar la existencia física e

informática del inventario


Bodega En proceso 01-05-2014

Ajustes del inventario de bienes de

existencia y activos fijos

Registrar los ajustes del inventario

de bienes de existencia y activos

fijos

Jefe Financiero En proceso 01-05-2014

Registro de ajustes en cuentas por pagar Registrar los ajustes en cuentas por

pagar Jefe Financiero Implantado Implantado

Elaboración y consolidación de la

proforma y presupuesto anuales

institucionales

Elaborar y consolidar la proforma y

presupuesto anuales

Jefe Financiero-Primer Jefe-

Tesorera-Consejo Implantado Implantado

Elaboración y consolidación de la

programación financiera cuatrimestral,

anual y cuatrianual

Elaborar y consolidar la

programación financiera

cuatrimestral, anual y cuatrianual


Elaboración y registro de declaraciones

tributarias periódicas

Elaborar y registrar las

declaraciones tributarias Jefe Financiero Implantado Implantado

227

CAPÍTULO IV.

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1 CONCLUSIONES


Según los resultados del cuestionario de control interno, el proceso de compras públicas tiene como

porcentaje un riesgo de control del 43%, que revela la existencia de deficiencias por controles no

implementados en este proceso. Existe un alto nivel de riesgos de control por el hecho de que en la

institución no se están efectuando o no están implementados excelentes procedimientos para el buen

desarrollo de los procesos de la misma.

En la institución bomberil no se usan efectivamente técnicas que permitan determinar el mejor costo

en las adquisiciones que se realiza. El principal motivo es la falta de proveedores de los equipos y

maquinarias del área bomberil, ante lo cual, no existen el número suficiente de cotizaciones para

realizar la respectiva valoración de lo más conveniente para la institución.

Para las adquisiciones de varios insumos y equipos existe la orden directa de la jefatura institucional

a los encargados de las compras sin llevar el determinado proceso que determina los pasos a seguir

para las respectivas adquisiciones.

Las solicitudes de adquisiciones no se basan en procesos que determinen la real y suficiente

necesidad de lo solicitado. Se lo realiza de manera empírica, de acuerdo a las necesidades del

momento y no se realiza una planificación a mediano plazo para que exista la eficiente disponibilidad

de los suministros y equipos.

No existe una planificación adecuada del momento idóneo para realizar las adquisiciones de las

necesidades reales de la institución. La mayoría de veces se las realiza cuando existe la escasez de

los suministros y equipos.

No se cuenta con registros que permitan determinar el mejor postor para proveer de las necesidades

institucionales. Acompañado de la escasez de proveedores de insumos bomberiles, no existen

momentos en los cuales se pueda acceder a los mismos ya sea por rebajas o descuentos; los cuales

no existen.

No siempre se cumple con la norma que exige la disponibilidad de la respectiva certificación

presupuestaria antes de realizar cualquier compromiso en la adquisición de bienes o servicios. Este

aspecto se produce muchas veces por la emergencia en ciertas adquisiciones en las cuales no se

realiza la emisión de la certificación presupuestaria.

228


Existen ocasiones en que las diferentes adquisiciones de insumos no se las realizan con la debida

solicitud de compra y menos aún solicitada por los respectivos jefes de cada departamento

institucional.

Los delegados de la administración de la bodega institucional no hacen uso en todos los casos de

documentos que verifiquen las especificaciones de los ingresos y egresos de insumos de bodega.

Cuando se lo realiza se usa un formato básico en el cual no se detallan completamente las

características totales de los insumos.

Por lo general, todas las adquisiciones se las ingresa en el área de bodega de manera general; todo al

mismo lugar; existiendo demoras en la ubicación correcta y ordenada de los insumos en su lugares

respectivos.

La verificación de las existencias se la ejecuta una vez a finales de año para realizar los respectivos




Finanzas.

Por el hecho de no existir constataciones periódicas del inventario, el responsable de bodega no emite

reporte alguno al departamento de contabilidad sobre la administración del inventario. Solo lo realiza

cuando se solicita dicha información.

No se controla que el ingreso y salida del inventario se efectúe de forma oportuna. Esto ocurre ya

que no existe una relación de trabajo adecuada entre los departamentos de contabilidad y bodega. No

existe aún una política clara de auditoría interna que permita su verificación.

El departamento de contabilidad no realiza comparaciones físicas ni contables sobre las existencias

del inventario. Los reportes anuales entregados por bodega son los únicos documentos de

constatación del inventario y su movimiento. Sumado la deficiencia en la entrega de oportunidad

continua y oportuna, resulta difícil este proceso.

Lamentablemente las personas que administran el inventario no tienen los conocimientos contables

necesarios para la utilización de procesos de registro y control de los insumos inventariados. Al

respecto se trata de capacitar a estas personas en los conocimientos básicos para su administración

y, al no existir los fondos suficientes y horarios de trabajo especial, no es posible la contratación de

un profesional en el área.

El módulo de inventarios tiene como porcentaje un riesgo de control del 65 %, que revela la

existencia de grandes deficiencias por controles no implementados en este proceso. Siendo que el

riesgo de control le compete a la entidad bomberil, ésta deberá hacer los esfuerzos necesarios para


229


La verificación de los activos fijos se la ejecuta una vez a finales de año para realizar los respectivos




Finanzas.

Los activos fijos como equipos, maquinarias, muebles y herramientas no cuentan con la debida

protección o aseguramiento. En su caso, los vehículos institucionales si cuentan con una póliza de

seguro completa.

No existe un control por cada activo fijo institucional ya que en los encargados de la administración

de estos, no existe el conocimiento necesario en la materia. Además el departamento de contabilidad

no se encarga del control de los mismos.

No existe el conocimiento en la materia por parte de los custodios de estos bienes. Los cálculos lo


Lamentablemente las personas que administran los activos fijos no tienen los conocimientos

contables necesarios para la utilización de procesos de registro y control de los bienes. Al respecto

se trata de capacitar a estas personas en los conocimientos básicos para su administración y, al no

existir los fondos suficientes y horarios de trabajo especial, no es posible la contratación de un

profesional en el área.

Además que no existe un control continuo por la falta de verificaciones periódicas.

El proceso de baja de activos obsoletos no se lo ha realizado por falta de empeño en los encargados

de la administración de los bienes. Aun existiendo la orden expresa de jefatura, el proceso no se lo

realizado.

La etiquetación de los activos fijos es un proceso que se lo está definiendo y listo para instaurarlo.

Hasta la presente fecha no ha existido la debida preocupación por cumplir con esta norma que es de

uso obligatorio en las instituciones públicas.

No existen registros que permitan el control de los bienes que forman parte del grupo de activos fijos

institucionales, por ende su localización e identificación se la realiza mediante la búsqueda y

constatación física. Existe pérdida de tiempo en el proceso.

Al realizar la Evaluación del Control Interno en el Área de Activos Fijos, existe un porcentaje de

riesgo de control es del 72%, que revela la existencia de deficiencias por controles no implementados

en este proceso. Se debe considerar que los activos fijos tienen como propósito ser utilizados por la

entidad bomberil, ya sea para la correcta operación bomberil o para la prestación de servicios hacia

la comunidad y por lo tanto, es necesario establecer controles que salvaguarden estos bienes. Siendo

que el riesgo de control le compete a la Empresa, ésta deberá hacer los esfuerzos necesarios para


230


El sistema de facturación para emitir permisos de funcionamiento abarca toda la cabecera cantonal

no así las parroquias o recintos que, por la gran extensión que posee el cantón, son muy alejados y el


Los reportes dependen de la cantidad de permisos entregados en el día. Si en la jornada diaria no

existe mucha facturación, el reporte queda registrado el mismo día. Cuando existe gran emisión de

permisos los reportes se los genera al día siguiente. Por lo general el resumen de la facturación se lo

realiza cuando el departamento de tesorería va a realizar el depósito de los valores recaudados

La institución bomberil lleva registros de los negocios del cantón de acuerdo a las inspecciones

bomberiles que se realizan una vez al año, razón por la cual no existe un detalle pormenorizado de

todos los negocios ya que no existe un seguimiento continuo sobre nuevas aperturas, acompañado de

la falta de información de las zonas alejadas de la cabecera cantonal.

Los valores de algunos permisos de funcionamiento los aprueba el Primer Jefe cuando el concepto

de facturación no está establecido en manuales o procedimientos.

Existen ocasiones en que se brindan servicios como el de ambulancia o entrega de agua que no pasan

por el departamento de facturación y son autorizadas por la máxima autoridad, sin la existencia de la

debida factura y los valores son reunidos en un fondo para emergencias.

Al realizar la Evaluación del Control Interno en el Área de Facturación, existe un porcentaje de riesgo

de control del 26%, que revela la existencia de ciertas debilidades de Control Interno que pueden ser

corregidas con la implementación de nuevos controles, siendo que el riesgo de control le compete a




En el Cuerpo de Bomberos de la ciudad de Cotacachi no se han diseñado manuales o procedimientos

que permitan la recuperación de las cuentas por cobrar. Además de no contar con un sustento legal

actualizado y sectorizado al aspecto financiero bomberil, resulta difícil realizar el control y manejo

de las cuentas por cobrar.

No existen documentos en los cuales se pueda verificar las cuentas por cobrar en lo correspondiente

a montos o períodos de lo adeudado. Las instituciones recaudadoras de los ingresos de la entidad

bomberil no entregan la documentación necesaria para la verificación de lo realmente recolectado y

lo depositado a la institución.

Sobre esta clase de ingresos, previo a la emisión del respectivo permiso de funcionamiento, debe

existir la cancelación del valor por este concepto. Salvo cuando se trata de instituciones públicas, se

231

entrega una copia no certificada de la factura para la respectiva transferencia y cuando existe la

confirmación del depósito, se entrega la factura original.

El Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Cotacachi no entrega la información solicitada

en cuanto tiene que ver a la cantidad de predios registrados y facturados; ante lo cual no se posee

información real para verificar que los valores recaudados y entregados a la institución bomberil son

los correctos. Además de no contar con un sustento legal que permita el seguimiento de estas

operaciones.

La Empresa Eléctrica de la provincia de Imbabura no entrega la información solicitada en cuanto

tiene que ver a la cantidad de la facturación realizada; ante lo cual no se posee información real para

verificar que los valores recaudados y entregados a la institución bomberil son los correctos. Además

de no contar con un sustento legal que permita el seguimiento de estas operaciones.

Sobre las donaciones no se puede realizar una verificación de los valores a ser entregados a la

institución bomberil, ya que estos valores dependen de las instituciones donantes de los recursos y

no es nuestra potestad la exigencia de los mismos.

Al realizar la Evaluación del Control Interno en el Área de Cuentas por Cobrar existe un riesgo de

control del 88%, que revela la existencia de grandes debilidades de Control Interno que pueden ser

corregidas con la implementación de nuevos controles. Siendo que el riesgo de control le compete a



ÁREA DE TESORERÍA

Los depósitos dependen de la recaudación diaria efectuada. Cuando la facturación ha representado

un valor alto, los depósitos se los realiza al día siguiente, pero cuando existen pocos ingresos por este

concepto, se reúne el dinero de varios días para realizar el depósito; infringiendo una norma de

control determinada por el ente rector de control.

No existe la colaboración adecuada por parte de los entes recaudadores de las tasas de predios

urbanos y rurales y tasa de alumbrado público, para realizar el seguimiento a estos ingresos y sus

posibles deudas en la recolección real efectuada.

No existen informes estadísticos sobre las recaudaciones. Al contrario, el departamento de tesorería

se encarga de la liquidación de los impuestos institucionales pero no evalúa el comportamiento del

movimiento de los ingresos en comparación con los planes y programas, ya que este proceso lo


Al realizar la Evaluación del Control Interno en el Área Tesorería el porcentaje de riesgo de control

es del 43%, que revela la existencia de debilidades de Control Interno que pueden ser corregidas con

la implementación de nuevos controles. Es indudable que el manejo de los fondos públicos en la

entidad bomberil es un aspecto de suma importancia por los riesgos que tiene implícitos, riesgos que

232

se ven disminuidos, mediante la observancia rigurosa de todos los elementos del control interno, para

poseer en todo momento la disponibilidad presupuestaria necesaria para el correcto funcionamiento

de la institución. Siendo que el riesgo de control le compete a la entidad bomberil, ésta deberá hacer

los esfuerzos necesarios para reducirlo, mejorando los controles internos, lo cual es motivo de la

propuesta en la implementación.


La planificación y administración institucional del talento humano existe, pero cuando se desea

implantarlos concurre la negativa por parte de entidades superiores como el Ministerio de Relaciones

Laborales y Ministerio de Finanzas, las cuales nos han negado los diversos métodos de superación

del personal. Es un problema externo ante el cual la institución bomberil se siente restringida, aparte

de no tener el apoyo de nuestro ente rector como es la Secretaría Nacional de Gestión de Riesgos.

El bajo presupuesto con el que cuenta la institución bomberil no ha permitido la contratación del

personal idóneo y suficiente para ocupar y cumplir las funciones de toda el área financiera, razón por

la cual los encargados de esta sección cumplen varias funciones de toda esta sección.

No se cuenta con el número adecuado de personal tanto administrativo como operativo para cumplir

efectivamente todas las funciones que exige las operaciones de la institución bomberil, por el

elemental hecho de no poseer el suficiente presupuesto y por la falta del apoyo gubernamental.

El encargado de este departamento cumple sus funciones a medias ya que aparte tiene la

responsabilidad de cumplir las funciones del área contable y; además, no existe el apoyo de la jefatura

institucional para ejercer las funciones que le competen.

El uso del sistema integrado de talento humano se lo está empezando a implantar ya que a finales del

año 2013, el Ministerio de Relaciones Laborales determinó la obligación de su manejo a las

instituciones bomberiles. Pero lastimosamente no ha existido la continuidad en la capacitación para

el manejo de todos los módulos que conforman este sistema.

En el Cuerpo de Bomberos no se determina o reconoce aun las funciones de este departamento ya

que todas las solicitudes para permisos o vacaciones se las realizan directamente a jefatura y es este

ente el encargado de autorizar tales peticiones; además del registro empírico de las faltas del personal.

Al realizar la Evaluación del Control Interno en el Área de Talento Humano el porcentaje de riesgo

de control es del 44%, que revela la existencia de debilidades de Control Interno que pueden ser

corregidas con la implementación de nuevos controles que permitan determinar el correcto

procedimiento a seguir para la incorporación de más recurso humano, previa la búsqueda del recurso

económico en las instancias necesarias. Siendo que el riesgo de control le compete a la Empresa, ésta

deberá hacer los esfuerzos necesarios para reducirlo, mejorando los controles internos, lo cual es

motivo de la propuesta en la implementación.

233


No existen los controles adecuados de los activos fijos y bienes de control administrativo ya que

entre el departamento de contabilidad y los encargados del control de los activos no existe una

ambiente de trabajo en equipo lo que incurre en que no se puedan ejercer controles efectivos.

Este proceso se ha designado la responsabilidad al departamento de bodega, el cual realiza

verificaciones no periódicas sin la emisión de informes sobre la existencia del inventario al

departamento de contabilidad. La actualización se la realiza cada fin de año para cumplir con los

ajustes que determina el sistema de administración financiera e-sigef.

En la institución bomberil no se han registrado hasta la fecha auditoría o controles que determinen

sugerencias o llamadas de atención por parte de los entes rectores de control.

La revisión y autorización de las transacciones y registros contables se las realiza en el sistema de

administración financiera. Las órdenes de pago las realiza en forma directa el departamento de

tesorería en el mismo sistema, no así emitiendo documentos institucionales sobre este proceso.

Al realizar la Evaluación del Control Interno en el Área de Contabilidad, el porcentaje un riesgo de

control es del 23%, que revela la existencia de ciertas debilidades de Control Interno que pueden ser

corregidas con la implementación de nuevos controles que permitan determinar la correcta

administración del inventario, comprendido en los activos fijos y las existencias, la emisión oportuna

de los documentos de respaldo en las adquisiciones y los controles efectivos y periódicos del manejo

del efectivo ingresado a la institución.

Siendo que el riesgo de control le compete a la entidad bomberil, ésta deberá hacer los esfuerzos

necesarios para reducirlo, mejorando los controles internos, lo cual es motivo de la propuesta en la

implementación.

234

4.2 RECOMENDACIONES


Realizar los trámites pertinentes para poder realizar las importaciones directas de los equipos,

vehículos o accesorios de uso bomberil.

Hacer respetar el debido proceso concerniente a la contratación pública mediante una Resolución del

Consejo de Administración y Disciplina.

Realizar las adquisiciones en base expresa a la planificación anual.

Respetar y seguir el debido proceso determinado por los entes de control.


Adquirir insumos que cumplan con el proceso de adquisiciones.

Estandarizar un formato de documento para el control del proceso de adquisición; el cual será de uso

obligatorio.

Contratar personal con conocimientos necesarios en el ámbito de administración de inventarios.

Realizar constataciones físicas y contables por lo menos en forma trimestral cada año.


Realizar constataciones físicas y contables por lo menos en forma trimestral cada año.

Procurar asegurar los bienes de mayor valor y los que sean susceptibles de daños.



Planificar visitas periódicas a los lugares alejados para verificar el cumplimiento de los requisitos

bomberiles.

235

Realizar de manera obligatoria la preparación de informes diarios sobre la facturación del día.

Solicitar a los respectivos gobiernos autónomos cantonales, el detalle de los negocios en

funcionamiento y establecer inspecciones bomberiles para constatar el uso adecuado de las normas

y procesos.

Establecer una tabla de permisos de funcionamiento aprobada por el Consejo de Administración y

Disciplina.

Informar a los empleados bomberiles la obligación de facturar todos los servicios que se preste a la

comunidad. De igual manera informar a la comunidad su obligación de solicitar facturas de lo pagado

al cuerpo de bomberos por los servicios recibidos.


Solicitar asistencia a entes de control para ejercer el mejor proceso en este sentido.

Buscar capacitaciones sobre el tema.

ÁREA DE TESORERÍA

Obligar el depósito diario de los valores cobrados por permisos de funcionamiento.

Realizar la correcta determinación de responsabilidades a cada departamento.

Solicitar asistencia a entes de control para ejercer el mejor proceso en este sentido.

Participar en la consolidación y seguimiento de los planes y presupuestos institucionales.


Búsqueda de recursos económicos para remediar la falta de personal.

Búsqueda de capacitación sobre el manejo del sistema integrado de talento humano.

Realizar la correcta determinación de responsabilidades a cada departamento.

236



Solicitar auditoría al ente correspondiente.

Realizar verificaciones de manera periódica.

Emisión de documentos institucionales que sustenten las adquisiciones.

237

5. BIBLIOGRAFÍA.

Asamblea Constituyente del Ecuador. (2008). Constitución de la República del Ecuador (1a ed.).

Quito: Editorial Jurídica del Ecuador.

Asamblea Nacional del Ecuador. (2013). Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y

Descentralización (1a ed.). Quito: Jurídica del Ecuador.

Asamblea Nacional del Ecuador. (2013). Ley de Defensa Contra Incendios (1a ed.). Quito:

Corporación de Estudios y Publicaciones.

Asamblea Nacional del Ecuador. (2013). Ley Orgánica del Servicio Público (1a ed.). Quito: Talleres

de Corporación de Estudios y Publicaciones.

Asamblea Nacional del Ecuador. (2013). Reglamento Orgánico Operativo y de Régimen Interno y

Disciplina de los Cuerpos de Bomberos del País (1a ed.). Quito: Talleres de Corporación de

Estudios y Publicaciones.

Comité of Sponsoring Organizations of the Theadway Comisión - COSO. (2003). Control interno:

informe COSO. EEUU: Ecoe Ediciones.

Coopers & Lybrand. (1997). Los Nuevos Conceptos del Control Interno (3a ed.). Madrid: Díaz de

Santos.

Correa Delgado, R. (21 de Agosto de 2013). Decreto Ejecutivo N° 94. Registro Oficial. Quito.

Enríquez, B. (28 de 05 de 2014). Informe MICIL. Obtenido de Informe MICIL:

http://micilauditoria.blogspot.com/2014/05/marco-integrado-de-control-interno.html

Hugo, V. V. (1985). Organización Aplicada (3a ed.). México: Arboleda.

Maldonado, M. (2011). Auditoría de Gestión (4a ed.). Quito, Ecuador: Instituto de Auditores

Internos del Ecuador.

Proyecto Anticorrupción Si se Puede. (2006). Control de los Recursos y Riesgos del Ecuador:

CORRE. Quito: No más corrupción.

Reeve, J., Netwirt, P., Jhon, L. F., & Catchin, J. (2001). Manual de Auditoría (5a ed.). EEUU: S.A.

MCGRAW-HILL / INTERAMERICANA DE ESPAÑA.

Samuel Alberto Mantilla B., Committe of sponsoring organizations of the threadway commission

(COSO). (2005). Control Interno. Informe COSO (3a ed.). México: Ecoe Ediciones.

Vásquez, V. H. (1985). Organización Aplicada (3a ed.). México: Arboleda.

238

6. ANEXOS.

ANEXO a.

ENCUESTA REALIZADA PARA MEDIR EL GRADO DE SATISFACCIÓN SOBRE LOS

SERVICIOS BOMBERILES.

CUERPO DE BOMBEROS DE LA CIUDAD DE COTACACHI

La siguiente encuesta tiene el objetivo de verificar la oportunidad y eficiencia en los servicios que

brinda la Institución Bomberil hacia la comunidad, y además de obtener datos concretos sobre la

calidad del riesgo de la misma.

Nombre: …………………………………………………………………………………………

1. Su vivienda es de tipo?

Residencial

Comercial

2. Si su respuesta fue comercial; Cuál es el Tipo de negocio que posee?

Enseñanza

Bares, karaokes y centros nocturnos

Restaurantes

Florícolas

Polvorines

Venta de bienes

Venta de servicios

3. Conoce usted cuales son los servicios que presta el Cuerpo de Bomberos?

Si

No

4. De los siguientes servicios que presta el Cuerpo de Bomberos de la ciudad de Cotacachi cual

ha hecho uso?

Emergencias Médicas

Incendios forestales

Incendios estructurales

239

Inundaciones

Rescate en alturas

Rescate vehicular

Otros………………………………………………………………………

5. En algún tipo de percance o emergencia ha hecho uso de los servicios que presta la

institución?

Si

No

No he tenido percances ni emergencias

6. Si su respuesta fue afirmativa; en qué forma ha solicitado la atención?

Telefónica

En forma personal

Mediante solicitudes escritas

Otras maneras. Especifique cual…………………………………………………

7. Considera que existe la suficiente difusión y publicidad de los servicios institucionales y el

acceso a los mismos?

Si

No

8. Qué tipo de inconveniente ha tenido al momento de hacer uso de los servicios que ha

solicitado a la institución bomberil?

Desinterés por parte del personal bomberil

Lentitud en la respuesta

Falta de profesionalismo

Falta de organización

Ningún inconveniente

9. Al momento de solicitar la atención bomberil; cuál ha sido la velocidad de respuesta por

parte del Cuerpo de Bomberos?

Rápida

Media

Lenta

240

10. Ha recibido capacitación por parte de la Institución Bomberil?

Si

No

11. Que tipos de recomendaciones considera pertinentes para que el Cuerpo de Bomberos

funcione de una manera más efectiva?

Cambio de Administración

Más capacitación al personal institucional

Más capacitación a la comunidad

Incremento de recursos

Más interés de las autoridades gubernamentales en las labores bomberiles

Otras

………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

12. Considera usted que el Cuerpo de Bomberos posee la suficiente infraestructura y recursos

para cumplir efectivamente los servicios que presta?

Si

No

13. Como cataloga usted la labor de la Institución Bomberil?

Excelente

Buena

Mala

241

ANEXO b.

SALDOS CONTABLES AÑO 2013

242

243

244

245

246

247

248

249

250

251

ANEXO c.

FORMATO DE ORDEN DE COMPRA IMPLANTADO (ÁREA DE BODEGA)

252

ANEXO d.

FORMATO DE SOLICITUD DE BIENES IMPLANTADO (ÁREA DE BODEGA)

253

ANEXO e.

FORMATO DE ORDEN DE COMPRA (ÁREA DE CONTABILIDAD)

254

ANEXO f.

FORMATO DE SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (ÁREA DE

CONTABILIDAD)

255

ANEXO g.

FORMATO DE CONTROL DE PERMISOS DEL PERSONAL

256

257

258

259

Documents

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR · ii Contador Ubidia Gavilanes, Danilo Javier (2014). Diseño del sistema de control interno financiero aplicado al Cuerpo de Bomberos de la ciudad