Embed Size (px)
Citation preview
UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD EXPERIMENTAL DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
DEPARTAMENTO DE COMPUTACIÓN
PASANTÍAS
ADMINISTRACION Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE BASE DE
DATOS DRILL NET EN LA EMPRESA SHELL VENEZUELA
PRODUCTOS C.A
Br. Armando M. Bracho I C.I.V- 16.763.630.
Tutor Empresarial: Heilyn Fernández.
Analista Drill
Tutor Académico: Prof. Bena Leung.
VALENCIA, ENERO DE 2009
Informe de Pasantias Shell Venezuela Productos C.A
17
OBJETIVO GENERAL
Administrar y mantener al día el sistema de bases de datos Drill Net a través de la
creación, actualización y depuración de la información recibida por la empresa SHELL
VENEZUELA PRODUCTOS C.A
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Mantenimiento de la base de datos del sistema Drill Net
Revisión y actualización de los reportes de visita en el sistema
Revisión y actualización de las facturas en el sistema
Creación y actualización de los datos de clientes en el sistema
Archivado de Rutas físicas
Transcripción digital de encuestas de Mercadeo y Consumo
Informe de Pasantias Shell Venezuela Productos C.A
17
PLAN DE TRABAJO
El plan de trabajo consta de las actividades realizadas durante todo el período de
desarrollo de las pasantías para cumplir con los objetivos del mismo, las actividades son
las siguientes:
1. Mantenimiento de la base de datos del sistema Drill Net
2. Solicitud y recepción de los reportes de visita generados por los distribuidores con
la finalidad de procesarlos, corregir errores y actualizar su información en el sistema
Drill Net
3. Solicitud y recepción de las facturas mensuales generadas por los distribuidores con
la finalidad de procesarlos, corregir errores y actualizar su información en el sistema
Drill Net
4. Creación y actualización de los datos de clientes en el sistema
5. Archivado de Rutas físicas
6. Transcripción digital de encuestas de Mercadeo y Consumo
A continuación explicaremos de manera más detallada las actividades realizadas en la
pasantía:
El mantenimiento de la base de datos del sistema Drill net era una tarea realizada de
manera constante, ya que cada integrante del equipo realizaba modificaciones sobre un
sistema local el cual era actualizado con el sistema Dril Net diariamente con la
finalidad de mantener la información actualizada y respaldada para evitar perdida de
datos. Este proceso de mantenimiento de la base de datos del sistema incluye las
actividades 2, 3 y 4 del plan de trabajo por lo que las mismas serán explicadas en
detalle a continuación:
Proceso de Carga de Visitas de Vendedores
Para la realización de esta actividad el pasante recibe por correo, un Reporte de
Visitas emitido por los Distribuidores.
Informe de Pasantias Shell Venezuela Productos C.A
17
Dicho reporte contiene los códigos de los clientes visitados y la información obtenida al
momento de la realización de la visita, escrita en unas claves llamadas Claves de
Efectividad. La frecuencia de emisión de este reporte variará a criterio del distribuidor:
semanal, quincenal y/o mensual.
El principal objetivo de esta actividad es evaluar al vendedor en cuanto al número
de clientes que visita diariamente y las apreciaciones que ellos obtienen al momento de la
realizar la misma.
Adicionalmente, el pasante puede obtener el índice de cobertura de los clientes, el
cual debe ser reflejando en el Reporte Gerencial que se emite mensualmente a cada
distribuidor y sus jefes de ventas.
Los procedimientos que el pasante tomó en cuenta para la realización de esta
actividad fueron los siguientes:
1. Verificar que el archivo emitido se encuentre en el formato correcto: Excel.
2. Verificar las semanas a las que corresponden las visitas recibidas; estas deben
tener continuidad lógica. No se procesan visitas de semanas adelantadas.
3. Verificar que las claves de efectividad cumplan con el formato correcto: debe
estar compuesta por dos dígitos (ej. 05, 08, 18).
4. Una vez verificado, se procede a cargar el reporte en la Base de Datos, copiando
los códigos de los clientes y sus respectivas claves de efectividad en la tabla
“Tempo_5 “del Módulo Clientes.
Informe de Pasantias Shell Venezuela Productos C.A
17
5. Se coloca en ejecución la tabla: Query_Carga_Visitas, introduciendo los datos
que solicita el sistema:
El código del Distribuidor al que corresponde las visitas que se están cargando.
Fecha1: fecha del primer día de la semana que se está cargando en el formato
mm/dd/aaaa.
Fecha 2: fecha del último día del cierre de la semana. Debe estar en el formato
antes mencionado.
Proceso de Carga de Factura en la Base de Datos
Así como en las actividades anteriores, el pasante recibe mensualmente a través de
correo electrónico, las facturas de cada uno de los distribuidores.
Uno de los aspectos principales de la realización de esta actividad es el resultado del
consumo mensual que tiene cada distribuidor, ya que con este, se puede llevar a cabo
la emisión del Reporte de Consumo Mensuales.
Adicionalmente con el procesamiento de las facturaciones se obtienen valores de
indicadores para la elaboración de muchos reportes de gran importancia como el
MILO y el Reporte Gerencial, así como también conocer el movimiento del catálogo
de productos que posee la empresa sabiendo cuales son los productos de mayor
rotación durante el mes, siendo esto de gran importancia para la empresa.
Para poder obtener los resultados antes mencionados fue necesario que se
siguiera los procedimientos de carga de factura que se mencionarán a continuación:
1. Verificar que la factura esté elaborada en el formato correcto: Excel.
2. Verificar que la fecha de la factura corresponda al mes en cierre y que esté en el
formato: mm/dd/aaaa.
Informe de Pasantias Shell Venezuela Productos C.A
17
3. Verificar que el contenido del archivo cumpla con ciertos requerimientos:
Deben haber trece (13) columnas cumpliendo el siguiente orden: código
distribuidor, tipo de documento, número de documento, fecha de facturación,
código cliente, Nombre cliente, código vendedor, nombre vendedor, código
producto, nombre producto, cantidad, volumen, monto renglón.
No deben haber registros en blanco.
No deben haber espacios en blanco dentro de los registros.
Las columnas que contengan valores con decimales (volumen) deben estar
separadas por comas (,) y no por puntos (.).
4. Se carga la factura en el formulario Forms – Facturación, indicando el País y el
Nombre del Distribuidor. Ver anexo No. 4.
Si hay clientes nuevos en la factura se crean en la base de datos
utilizando el formulario de Creación de Clientes Nuevos y se repite el paso
número cuatro (4). Ver anexo No. 2.
Si hay vendedores nuevos, se crean utilizando la tabla E_contacto del
Módulo Clientes y se repite el paso número cuatro (4).
Si hay productos en la factura que están por crear se cargan en la
tabla: Pproducto del Módulo Producto y se repite el paso número cuatro (4).
5. Se procede a hacer el cierre de mes del distribuidor en el formulario Forms –
Cierre Mensual.
Proceso de Creación y Actualización de Datos de Clientes
Para la realización de esta actividad es necesario que cada uno de los
Distribuidores envíen al pasante a través de correo electrónico, un archivo llamado:
Informe de Pasantias Shell Venezuela Productos C.A
17
Reporte de Novedades, en formato Excel. Este contiene información referente a
cambios o modificaciones con respecto a los datos de los clientes (RIF, nombre,
etc.), así como la frecuencia y los días de visita (Ver anexo No. 1.).
Una vez que el pasante recibe el reporte, procede a realizar las respectivas
modificaciones en la base de datos (Access), de acuerdo a la información enviada.
Permitiendo mantener la misma actualizada y evitando la sobrecarga de datos. Sin la
realización de esta actividad no se podría obtener información real de los clientes
con los que trabajan los distribuidores, por lo que es de gran utilidad para que los
vendedores puedan realizar su trabajo diario, evitando generar pérdidas (tanto de
recursos económicos como el tiempo).
Los procedimientos utilizados por el pasante para la realización de esta
actividad se mencionan a continuación:
1. Verificar que el archivo este en el formato correcto: Excel.
2. Verificar que contenga el nombre del vendedor.
3. Verificar que los datos de los clientes a crear o modificar estén completos.
4. Verificar que los cambios a realizar estén bien especificados en la columna
“Observaciones”. Ver anexo No. 1
5. Posterior a las verificaciones y dependiendo del requerimiento del distribuidor se
siguen los siguientes pasos:
Si es creación de clientes: Forms – Menú – Cliente Nuevo
Si es actualización de datos del cliente: Forms – Menú – Actualizar
Cliente.
Proceso de archivado de Rutas Físicas
Este procedimiento se realizada de manera mensual y sirve como respaldo físico de
la información contenida en la base de datos. Una vez al mes los distribuidores envían
Informe de Pasantias Shell Venezuela Productos C.A
17
la información sobre las visitas realizadas por sus vendedores a la compañía de
manera que la misma pueda archivar para propósitos de respaldo físico de la
información y constancia de la misma.
Cada vez que un nuevo conjunto de rutas era recibido se procedía a organizarlos por
fecha, archivarlos en una carpeta e identificarlos para futuras referencias.
Proceso de Transcripción digital de encuestas de Consumo y Mercadeo
Esta tarea consistía en transcribir de manera manual una serie de encuestas
aplicadas a los distribuidores con el fin de realizar un sondeo del mercado en un caso
y en el otro se realizaba un estudio del consumo de ciertos tipos de motores.
Las encuesta eran procesadas una a una descargando toda la data contenida en ellas
en unos formatos prediseñados en Excel los cuales posteriormente eran enviados a la
gerencia para ser evaluados y utilizados como soporte en la toma de decisiones.
Informe de Pasantias Shell Venezuela Productos C.A
17
CONCLUSIONES
El sistema Drill Net utilizado en la empresa Shell Venezuela Productos C.A
es de gran utilidad para la misma puesto que provee una fuente centralizada de datos
donde se vacía la información recibida de los distintos distribuidores del país y se
organiza la misma en el sistema a través de las distintas herramientas y formatos que
el mismo posee.
El sistema permite al administrador generar reportes gerenciales a partir de la
información contenida en la misma, lo cuales son luego enviados a distintos cargos
gerenciales de la empresa los cuales utilizaran los mismos para soporte en la toma de
decisiones. Lo descrito anteriormente es la función básica que cumple el sistema y a
pesar que actualmente el sistema está en uso presentan muchas limitaciones en el
mismo ya que el diseño del sistema no se encuentra 100% terminado, por lo que
ciertas funciones no se encuentran disponibles y se presentan errores al momento de
desempeñar ciertas tareas en el mismo lo cual ocasiona que el sistema opere de
manera lenta.
Lo antes expuesto sumado a el uso de un manejador de base de datos
ineficiente y una plataforma no adecuada hacen que el sistema no funcione
adecuadamente y se ve sujeto a retrasos por lo que ya la empresa se ha avocado a la
tarea de sustituir el sistema por uno más actualizado y que cumpla las expectativas de
la empresa, lo cual es una necesidad primordial en mi opinión.
Por lo tanto la experiencia de trabajo en la empresa ha dejado mucho
aprendizaje tanto para el pasante como para la empresa puesto que se han realizado
recomendaciones en lo que deberían ampliar y establecer para la siguiente
herramienta y se ha aprendido mucho acerca del funcionamiento de bases de datos en
grandes ambientes de trabajo así como otras actividades.
Informe de Pasantias Shell Venezuela Productos C.A
17
RECOMENDACIONES
Para comenzar pienso que la primera de las recomendaciones que sugiero
para el mejoramiento del trabajo diario dentro del departamento, es el cambio de la
base de datos que está en uso actualmente (Access) por una que sea más actualizada,
tal como: MySQL, el cual es muy funcional debido a que la misma gestiona base de
datos relacional y se desarrolla como software libre.
Igualmente para mí criterio sería necesaria la renovación de los equipos con
los que se trabaja (hardware y software), por unos que estén repontenciados, ya que
los actuales, presentan deficiencias notables en los dispositivos de entrada de datos,
como el teclado o el mouse. Adicionalmente la velocidad de funcionamiento es
bastante lenta, lo cual hace que el trabajo diario consuma gran cantidad de tiempo
innecesario.
En cuanto a otros aspectos relacionados directamente con la empresa,
recomiendo que se le ofrezca (dentro de lo posible), tanto a los pasantes como al
personal de nuevo ingreso, el aporte de mayores conocimientos en las diferentes áreas
de la empresa, para que estas personas tengan un conocimiento más específico de
cómo es el funcionamiento de la misma; por ejemplo, en el área de planta o
laboratorio, ya que para mi criterio esto sería de gran utilidad, debido a que se pudiera
conocer el qué y el cómo se opera en la empresa. Con esto, se detectaría posibles
fallas –si hubiere lugar-, así como ideas para la solución o mejora de las mismas.
Por último e igualmente importante, recomiendo que se amplíen las
posibilidades de que los pasantes puedan optar a cargos dentro de la empresa una vez
finalizado el período de pasantías. Mediante la postulación de los pasantes a cargos
específicos, se le ofrecería a estos, el continuar laborando para la empresa,
adicionalmente se ampliaría el aprendizaje y experiencia de la fuerza joven que ejerce
funciones dentro de la compañía.
Informe de Pasantias Shell Venezuela Productos C.A
17
Anexos
ANEXO No. 1.
FORMATO DE REPORTE DE NOVEDADES
FUENTE: DEPARTAMENTO DRILL (2008).
Informe de Pasantias Shell Venezuela Productos C.A
17
ANEXO No. 2.
PANTALLA DEL FORMULARIO DE CREACIÓN DE CLIENTES EN LA BASE DE
DATOS
FUENTE: DEPARTAMENTO DRILL (2008).
Informe de Pasantias Shell Venezuela Productos C.A
17
ANEXO No. 3.
FORMATO DE REPORTE DE VISITAS
R
FUENTE: DEPARTAMENTO DRILL (2008).
Deben tener
dos dígitos
No debe tener
comillas sólo
números
No debe haber
texto, utilizar la
clave para
“cerrado” (04)
Informe de Pasantias Shell Venezuela Productos C.A
17
ANEXO No. 4.
PANTALLA DE CARGA DE FACTURACIÓN
FUENTE: DEPARTAMENTO DRILL (2008).
Informe de Pasantias Shell Venezuela Productos C.A
17
ANEXO No. 5.
PANTALLA DE AVISO DE CLIENTES NUEVOS EN LA FACTURA
FUENTE: DEPARTAMENTO DRILL (2008).
Informe de Pasantias Shell Venezuela Productos C.A
17
ANEXO No. 6.
TABLAS DE LA BASE DE DATOS ACCESS: SIG CELULA 2005
FUENTE: DEPARTAMENTO DRILL (2008).
Informe de Pasantias Shell Venezuela Productos C.A
17
ANEXO No. 7.
BASE DE DATOS DE DISTRIBUIDORES
FUENTE: DEPARTAMENTO DRILL (2008).
