Universidad de Costa Rica - UCI · 2020. 5. 19. · proyectos, el que se requiere, sino, precisar una guía que nos lleve con éxito a su objetivo final. Nosotros nos vamos a apoyar

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL

(UCI)

PLAN DE GESTION DE PROYECTO PARA LA CREACION E IMPLEMENTACION DE UNA CLINICA VETERINARIA

JESUS PALACIO MEJIA

PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACION

DE PROYECTOS

San José, Costa Rica

Junio de 2010

ii

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como

Requisito parcial para optar al grado de Máster en (Nombre de la Maestría)

__________________________ Marlon Velásquez

PROFESOR TUTOR

_________________________ Mónica Cascante

LECTOR No.1

__________________________ Adriana Ruiz Suarez

LECTOR No.2

________________________ Jesús Palacio Mejía

SUSTENTANTE

iii

DEDICATORIA

A mi familia, por ser la fuente de mi inspiración, a Darienela, Jesús, Andrés, doña

Remy.

Al señor Darién Guardia

A la Licenciada María Eugenia Céspedes

Gracias a Dios por estar siempre conmigo

iv

AGRADECIMIENTOS

Un agradecimiento especial a mi tutor y lectoras

Un saludo cordial a mis compañeros y profesores de la MAP74

Un saludo cordial a mi gente de estas tres lindas naciones, representadas en los

miembros de mi familia

Costa Rica, Panamá y Colombia

v

INDICE

1 INTRODUCCION .......................................................................................................... 1 1.1 Antecedentes ...................................................................................................... 1 1.2 Oportunidad. ....................................................................................................... 1

1.3 Justificación del problema .................................................................................. 2 1.4 Objetivo general ................................................................................................. 2

1.5 Objetivos específicos. ......................................................................................... 2 2 MARCO TEORICO ....................................................................................................... 4

2.1 Marco referencial o institucional ........................................................................ 4 2.1.1 Antecedentes de la institución ............................................................................... 4

2.1.2 Visión .................................................................................................................... 4 2.1.3 Misión .................................................................................................................... 4

2.2 Teoría de Administración de Proyectos ............................................................. 4 2.2.1 Proyecto ................................................................................................................. 4 2.2.3 Administración de Proyectos ................................................................................. 5

2.3. Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos .................................. 6 2.4 Ciclo de vida de un proyecto .................................................................................... 7

2.5 Procesos en la Administración de Proyectos ...................................................... 8 2.6 La importancia de la medicina veterinaria en Costa Rica .................................. 9

2.6.1 Algunas regulaciones para establecer la Clínica Veterinaria ................................ 9 3 MARCO METODOLOGICO ...................................................................................... 10

3.1 Supuestos .......................................................................................................... 10

3.2 Restricciones .................................................................................................... 10 3.3 Fuentes de información ........................................................................................ 11

3.4 Método de Investigación ...................................................................................... 13 3.4.1 Cuadro de Herramientas y Entregables ............................................................... 13

4 DESARROLLO ................................................................................................................ 15 4.1 Plan Gestión del Alcance del Proyecto ................................................................ 15 3.1.1 Recolectar requerimientos ................................................................................ 15 4.1.1.1 Realizar estudios de factibilidad ....................................................................... 16 4.1.1.2 Realizar propuesta de diseño y remodelación de la infraestructura ................. 16

4.1.1.3 Realizar propuesta para la constitución del negocio ........................................ 16 4.1.1.4 Realizar plan de recursos humanos ................................................................. 17 4.1.1.5 Realizar propuesta de la estructura del negocio ............................................... 17 4.1.1.6 Definir roles y responsabilidades ..................................................................... 17 4.1.1.7 Desarrollar organigrama del proyecto .............................................................. 17

4.1.2 Definición del Alcance ........................................................................................ 17

4.1.2.1 Descripción ....................................................................................................... 17 4.1.2.2 Objetivo General .............................................................................................. 17 4.1.2.3 Objetivos Específicos ...................................................................................... 17

vi

4.1.3 Estructura Detallada de Trabajo .......................................................................... 18 4.1.4 Diccionario de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT) .................................. 18 3.2 Plan Gestión del Tiempo del Proyecto ............................................................. 33

3.2.1 Definir y secuenciar las Actividades ................................................................ 34 3.2.2 Estimar Recursos de las Actividades ................................................................ 35 3.2.3 Estimar la Duración de las Actividades ........................................................... 35 4.2.5 Desarrollar el cronograma .................................................................................. 35 4.2.6 Control del cronograma ...................................................................................... 37

4.3 Plan Gestión de Costos del Proyecto ..................................................................... 37 4.3.1 Estimar Costos del Proyecto ............................................................................... 37 4.3.2 Determinar Presupuesto ...................................................................................... 38

4.3.3 Control de Costos ................................................................................................ 40 4.4 Plan de Gestión de Recursos Humanos ................................................................. 41 4.4.1 Adquisición del Equipo del Proyecto .................................................................. 41 4.4.2 Definir roles y responsabilidades ........................................................................ 42

4.4.3 Desarrollar el organigrama del proyecto ............................................................. 49

4 CONCLUSIONES ........................................................................................................ 51 5 RECOMENDACIONES .............................................................................................. 53 6 BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................... 55

7 ANEXOS ...................................................................................................................... 56

Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO ..................................................................... 56 Anexo 2: ENTREVISTA DE INTERESADOS .................................................... 58

Anexo 3: CRONOGRAMA PFG ......................................................................... 62 Anexo 4: Plantilla Control de Calidad ................................................................ 63 Anexo 5: Plantilla Acta de Aceptación de Entregables ...................................... 64

vii

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1: Descripción de las áreas del conocimiento y grupo procesos de

Dirección de Proyectos. Fuente: PMBOK, 2008……………………………………….8

Figura 2. Estructura Detallada de Trabajo para el Plan de Gestión de Proyecto

para la creación e implementación de una Clínica Veterinaria…………..…………18

Figura 3. Gráfico de Costos……………………………………………………………41

Figura 4. Organigrama del equipo de Proyecto……………………..…….…………50

viii

ÍNDICE DE CUADROS

Cuadro 1: Objetivos y Fuentes de Información………………………………….……12

Cuadro 2: Herramientas y Entregables…………………………………………..……14

Cuadro 3: Diccionario de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT)………….……19

Cuadro 4: Actividades del Proyecto……………………………………………………34

Cuadro 5: Cronograma………………………………………………………………….36

Cuadro 6. Matriz de Costos por Actividad…………………………………………….38

Cuadro 7 Definición y Conformación de Roles……………………………………... 42

Cuadro 8. Definición de Roles y Responsabilidades………………………………...43

Cuadro 9. Matriz de Roles y Responsabilidades…….…………………….………...48

ix

ÍNDICE DE ABREVIACIONES

PMBOK (Guía de los Fundamentos Para La Dirección de Proyectos)….………..1

PMI (Project Management Institute)……..………………………………………….....8

Wiki pedía (Enciclopedia plurilingüe y de contenido libre basada en la Web)..…..12

SENASA (Servicio Nacional de Salud Animal)………………………………..….….12

AMSF (Acuerdo de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias)…………………….….….12

OMB (Organización Internacional del Comercio)………………………………....….12

EDT (Estructura Detallada del Trabajo)……………………………………………….16

CCSS (Caja Costarricense de Seguro Social)………………………………………..16

INS (Instituto Nacional de Seguros)……………………………………………………16

EDT (Estructura Detallada del Trabajo)…………………………………………….....18

x

RESUMEN EJECUTIVO

El Presente Proyecto de Graduación se origina por la imperiosa necesidad de crear una Clínica Veterinaria, dirigida a la atención de animales de compañía, o especies menores en una zona de Curridabat, donde existe un desajuste del mercado; apareciendo una demanda creciente mientras la oferta presenta índices de constante disminución.

La nueva Clínica ofrecerá a la Comunidad una atención médica veterinaria, especializada, con énfasis en el diagnóstico por imágenes. Con la incorporación de este servicio innovador que la Clínica ofrecerá, se intenta mejorar la escasa oferta existente en el mercado, debido a que existen muy pocos veterinarios especializados, en el área de Clínica de especies menores. El objetivo principal del proyecto consiste en desarrollar un Plan de Gestión de Proyectos para la debida implementación de una Clínica sustentada en los estándares del PMI. Para lograr este objetivo procederemos a identificar tres grandes procesos, los qué, a nuestro criterio son fundamentales, porque conforman el desarrollo del mismo Plan: 1) Estudio de Factibilidad. 2) Diseño y Remodelación de la Infraestructura y del Espacio Físico. 3) Constitución del Negocio. Para el lograr el cumplimiento de lo anteriores objetivos se identificaron metas específicas, y se desarrollaron algunas actividades para el cumplimiento de las mismas. El proyecto nos permitió aplicar de manera práctica, sobre las áreas de conocimiento que se plantearon para este propósito, los siguientes aspectos:

a) Gestión del Alcance del Proyecto. Se definió el trabajo necesario a realizar, lo que nos permitió completar las metas con relativo éxito.

b) Gestión de los Costos del Proyecto. Se realizó la estimación inicial del presupuesto, y se plantearon indicadores para el monitoreo, así como para el control de los costos del proyecto.

c) Gestión del Tiempo. Se desarrolló un cronograma con las respectivas

actividades, en la que constan: fechas de ejecución, y los distintos recursos asignados

xi

d) Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto. Se identificaron los recursos humanos, esto es las distintas personas que trabajarán en el Proyecto, considerando su respectivo rol, y las tareas que se llevarán a cabo.

Se aplicó el método de investigación de Análisis Sintético y Juicio de Expertos, el uso de herramientas, tales como Internet y la Guía de de los Fundamentos de Administración de Proyectos (PMBOK, 2008). Se realizaron entrevistas a Profesionales de diferentes ramos, entre ellos: profesionales en el campo financiero, legal, administrativo, el concurso adicional de expertos en el manejo de mercado, así como veterinarios, entre otros profesionales, que aportaron con su juicio, y experiencia, dotándonos de una valiosa información al Plan de Gestión. Fundamentado en todo lo expuesto, espero que el presente trabajo cumpla con su objetivo principal, cual es, la implementación de la Clínica Veterinaria.

1

1 INTRODUCCION

1.1 Antecedentes

La mayoría de los negocios existentes, son producto de sueños de futuros

empresarios, que habiendo tenido pleno conocimiento del ramo en el que irían a

aventurarse, han buscado la forma más idónea, práctica, y con debida base

económica para instalarlo en el menor tiempo posible, y que se hallen plenamente

ajustadas a sus recursos disponibles.

Unas veces buscan profesionales en Administración de Negocios, o de destrezas

afines, para poner a trabajar sus sueños, obviando los métodos adecuados para

implementarlos. No sólo es necesario el marco profesional de Administración de

proyectos, el que se requiere, sino, precisar una guía que nos lleve con éxito a su

objetivo final.

Nosotros nos vamos a apoyar en PMBOK, que es, sin duda la mejor herramienta

que se han utilizado en muchas industrias y en grandes proyectos, a nivel nacional

y mundial, para poder llevar a su culminación el proyecto que presento, previo a la

calificación de mi maestría.

1.2 Oportunidad.

En muchos años hemos podido comprobar que en la zona de Curridabat no hay

una Clínica Veterinaria, con las características que hemos desarrollado en este

proyecto. Nos anima cubrir esta necesidad, y por sobre todo acudir hacia ellos con

todo el profesionalismo que se merecen; tanto resolver el anhelado servicio que

necesitan, como socialmente, que la Comunidad se inserte en los cánones

tradicionales del urbanismo plenamente desarrollado, que otras ciudades ya lo han

conseguido.

Finalmente, como lo vamos a demostrar, al anteceder estas carencias, en este

campo, entraremos con nuestro proyecto, con el menor riesgo hacia conseguir el

objetivo, en razón de que no existe otro que se le asemeje.

2

1.3 Justificación del problema

Al seleccionar y desarrollar el tema de la Clínica Veterinaria, pretendo aplicar los

distintos conocimientos, las herramientas y las técnicas más aptas, así como las

buenas prácticas de administración profesional en diseño de proyectos El fin

esestablecer un plan de gestión, que me permita constituir lineamientos firmes a

seguir en la creación de la Clinica Veterinaria. Con este plan podré plasmar de

forma clara y concisa, el producto que deseo lograr: definir objetivos, e identificar

las actividades que lograrán cumplir estos mismos propósitos dentro del

proyecto, como el tiempo que se requiere para realizarlas, quien también definará

cómo cumpliríamos con el presupuesto, y con la adquisición de los activos del

negocio. Nos determinará si existe la necesidad de financiamiento, y la forma

como se llevarían a cabo las metas mediatas e inmediatas. Por otro lado será el

que nos indique el mando apropiado para acceder con naturalidad al mercado.

Por último, aspiramos colateralmente cumplir con el propósito de establecer un

plan adecuado de Recursos Humanos, que admita una buena política para

seleccionar un personal capacitado, motivado y calificado, los que dentro de sus

tareas se confiarán a sus realizaciones efectivas, y eficientemente aprobaran

todas las funciones que les serán asignadas.

1.4 Objetivo general

Elaborar un plan de gestión de proyecto, para la creación e implementación de

una Clinica Veterianaria, sustentado en las buenas practicas de administración

profesional de proyectos recomendadas por el PMBOk, 2008.

1.5 Objetivos específicos.

Desarrollar el plan de alcance del proyecto, para incluir todos los procesos

necesarios, garantizando que el proyecto incluya todo el trabajo requerido

para complementarlo con éxito

Desarrollar un plan de gestión, contemplando el tiempo necesario para

incluir los distintos procesos requeridos, y así administrar la finalización del

proyecto, en el espacio programado.

3

Desarrollar un plan de gestión de costos, e incluir los procesos involucrados

en la estimación de costo-beneficio, determinados dentro del presupuesto

global, y en el control de costos, y sus incidencias

Desarrollar un plan de recursos humanos del proyecto, para incluir los

procesos que organizan, gestionan y conducirán el equipo del proyecto

4

2 MARCO TEORICO

2.1 Marco referencial o institucional

2.1.1 Antecedentes de la institución

La Clínica Veterinaria PetBasics que se creará en hacienda vieja del cantón de

Curridabat, y ofrecerá a sus futuros clientes atención médica veterinaria

especializada, con énfasis en el diagnóstico por imágenes, de esta forma se

pretende incorporar un servicio innovador que conseguirá mejorar la escasa

oferta existente; hoy en día en el cantón, y el resto del país, debido a que en el

mercado nacional existen muy pocos veterinarios especializados en el área de

clínica de especies menores, lo que nos garantiza, que sin duda, este proyecto

nace con buenas expectativas..

2.1.2 Visión

Ser la primera Clínica Veterinaria especializada en imágenes diagnósticas en

especies menores en el país, para el año 2017.

2.1.3 Misión

Ser una Clínica especializada en especies menores, que brindará un servicio

veterinario integral de calidad, alta capacidad de resolución, y con un fuerte

compromiso con la salud y bienestar de los animales.

2.2 Teoría de Administración de Proyectos

2.2.1 Proyecto

Un proyecto, entre otras cosas es un esfuerzo inusitado que se lleva a cabo para

crear un producto, un servicio, o un resultado único sobre un determinado

problema, o asunto a resolver.

La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definido. El

final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto, o cuando se finaliza el

5

proyecto, o ya sea que sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser realizados,

porque ya no existe la necesidad que se dio al originarse el proyecto.

El término temporal no necesariamente significa de corta duración, en general esta

cualidad no se aplica al producto, servicio o resultado creado por el proyecto; la

mayor parte de los proyectos se emprenden para crear un resultado duradero.

(PMBOK, 2008).

2.2.3 Administración de Proyectos

La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los

requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de

los 42 procesos de la dirección de proyectos, agrupados lógicamente, que

conforman los 5 grupos de procesos. Estos 5 grupos de procesos, según

(PMBOK, 2008), son los siguientes:

Grupo del Proceso de Iniciación. Aquellos procesos realizados para definir

un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante

la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase.

Grupo del Proceso de Planificación. Aquellos procesos requeridos, para

establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de

acción necesario para alcanzar los objetivos, para cuyo logro se emprendió

el proyecto.

Grupo del Proceso de Ejecución. Aquellos procesos realizados para

completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto, a fin

de cumplir con las especificaciones del mismo

Grupo del Proceso de Seguimiento y Control. Aquellos procesos requeridos

para dar seguimiento, analizar y regular el progreso, y el desempeño del

proyecto, con el propósito de identificar áreas en las que el plan solicite

cambios, y así iniciar los correctivos más adecuados.

Grupo del proceso de Cierre. Aquellos procesos realizados para finalizar

todas las actividades, a través de todos los grupos de procesos, a fin de

cerrar formalmente el proyecto, o una fase del mismo.

6

2.3. Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos

Según el PMBOK - 2008, existen nueve áreas del conocimiento, para realizar la

gestión de proyectos. Para el desarrollo del Proyecto Final de Graduación, en la

implementación de una Clinica Veterinaria, se utilizarán cuatro áreas del

conocimiento. La mismas que a continuación se describen. :

Gestión del alcance del proyecto. El cual comprende los procesos

necesarios para garantizar que el proyecto abarque todo.

Gestión del tiempo del proyecto. Esta se refiere a los procesos

requeridos para administrar la finalización del proyecto a tiempo.

Gestión de los costos del proyecto. Esta considera los procesos

involucrados a estimar, presupuestar y controlar los costos, de modo que

se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

Gestión de los recursos humanos del proyecto. Esta etapa contiene los

procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto.

Además existen las siguientes áreas de gestión de proyectos, que no se

desarrollarán en este plan, pero que forman parte de las áreas del

conocimiento de la administración de proyectos, según (PMBok, 2008).

Además existen estas otras áreas del conocimiento, que no se aplicacran

para la elaboración de este plan:

Gestión de las comunicaciones del proyecto. Este periodo encierra

todos los procesos para garantizar que la planeación, la recopilación, la

distribución, el almacenamiento, así como la recuperación y la disposición

final de la información del proyecto, sean adecuados y oportunos.

Gestion de las adquisiciones del proyecto. Esta Incluye los procesos de

compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que sean

necesario obtener fuera del equipo del proyecto.

Gestión de la Calidad del Proyecto. Es cuando los procesos y

actividades de la organización ejecutante determinan responsabilidades,

7

objetivos y las políticas de calidad, a fin de que el proyecto satisfaga las

necesidades por la que fue emprendido. Por otro lado Implementa el

sistema de gestión de calidad, por medio de políticas y procedimientos con

actividades de mejora continua de los procesos llevados a cabo durante

todo el proyecto, según corresponda

Gestión de los Riesgos del Proyecto. Envuelve a los procesos

relacionados con el fin de llevar a cabo toda la planificación de la gestión, la

identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos, así

como su monitoreó y control en un determinado proyecto.

Los objetivos de la Gestión de los Riesgos del Proyecto son la de aumentar

la probabilidad y el impacto de eventos positivos, y disminuir la probabilidad

y el impacto de eventos negativos para el proyecto.

|Gestión de la Integración del Proyecto. Incluye los procesos y

actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y

coordinar los diversos procesos y actividades de la dirección de proyectos,

dentro de los grupos de procesos de la dirección de proyectos

2.4 Ciclo de vida de un proyecto

El ciclo de vida del proyecto, es un conjunto de fases del mismo, generalmente

secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan

por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que

participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación.

Según (PMBOK, 2008).

Los componentes del ciclo de vida son los siguientes:

Inicio. Se confecciona el acta de constitución del proyecto.

Organización y preparación. Se confecciona el plan de dirección para el

proyecto.

Ejecución del trabajo. En esta fase se dan por aceptados los entregables.

Cierre. Se archivan los documentos del proyecto

8

2.5 Procesos en la Administración de Proyectos

Con el fin de obtener una mayor eficiencia y eficacia en la Administración de los

Proyectos, el PMI organiza en 42 procesos y 9 Áreas del Conocimiento de la

dirección de proyectos. Según (PMBOK, 2008). Estos se esquematizan en la

figura número 1, que se muestra a continuación:

Figura 1: Descripción de las áreas del conocimiento y grupo

procesos de Dirección de Proyectos. Fuente: PMBOK, 2008

9

2.6 La importancia de la medicina veterinaria en Costa Rica

A través de la investigación diagnóstico de bacterias, tratamiento y prevención de

enfermedades en animales, e implementación de acciones para tratamientos

curativos, contribuye con una buena salud pública nacional, permitiendo un

desarrollo sostenible y buena salud para las especies mayores y menores en

territorio nacional

2.6.1 Algunas regulaciones para establecer la Clínica Veterinaria

Los productos deben estar registrados en Costa Rica en el Departamento

de Salud de Costa Rica (Ministerio de Salud) y / o agrícolas y Control de

Animales del Departamento (Ministerio de Agricultura y Ganadería).

En el acuerdo de implementación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias

(AMSF) de la Organización Internacional de Comercio(OMB), se reconocen

las normas en sanidad animal dictadas por la Organización Mundial de la

Salud Animal (OIE), que en mayo del 2007 contaba con 169 países y

territorios miembros del Codex Alimentarius (FAO Y OMS); es rectora en

materia de inocuidad de alimentos, en lo que se refiere a aditivos, residuos

de medicamentos veterinarios y plaguicidas, métodos de análisis, muestreo,

códigos y directrices

10

3 MARCO METODOLOGICO

Para la confección del plan del proyecto se realizará una investigación mixta, para

tal efecto, se utilizarán libros de texto, información disponible en internet, y juicio

experto. La fuente principal será la guía de de los fundamentos para la Dirección

de Proyectos (Guía del PMBOK, 2008). Cuarta Edición

3.1 Supuestos

Según PMBOK 2008, los supuestos del proyecto, enumeran y describen

supuestos que se realizan específicamente para el proyecto, asociados con el

alcance del proyecto, y el impacto potencial de tales supuestos, en el caso que

fueran falsos. Como parte del proceso de planificación, los equipos del proyecto

identifican, documentan y validan frecuentemente los supuestos. La información

relativa a éstos resultados puede incluirse en la declaración del alcance del

proyecto, o en un registro independiente (PMBOK, 2008)

Los supuestos identificados son los siguientes:

1. Hay demanda potencial en el lugar geográfico.

2. No hay escases de insumos para el negocio.

3. Se conseguirán los permisos de funcionamiento.

4. Hay infraestructura física en el área comercial.

3.2 Restricciones

Según PMBOK 2008, las restricciones del proyecto, enumera y describe las

restricciones específicas asociadas con el alcance del proyecto, que limitan las

opciones del equipo, como por ejemplo, un presupuesto predeterminado, o, las

fechas, o hitos del cronograma impuestos por el cliente o la organización

ejecutante. Cuando un proyecto se realiza en función de un contrato, las

disposiciones contractuales constituyen generalmente restricciones. La

información relativa a las restricciones puede incluirse en la declaración del

alcance del proyecto, o en un registro independiente (PMBOK, 2008).

Para la elaboración del plan de proyecto, se ha identificado la siguiente restricción:

11

Se cuenta con 4 meses para el desarrollo del plan, y para alcanzar los objetivos

planteados.

3.3 Fuentes de información

Una fuente de información, que puede ser una persona o medio que provee

datos. También es un lugar donde se encuentran los datos requeridos, los que

posteriormente se pueden convertir en información útil para la investigación

(Eyssautier, 2002: 108).

Fuentes Primaria

Una fuente primaria no es, por efecto, más precisa o fiable que una fuente

secundaria. Las fuentes secundarias a veces están sujetas a revisión, están bien

documentadas, y se encuentran frecuentemente publicadas a través de

instituciones, donde existe seriedad metodológica, muy importante para la

trayectoria y la reputación del autor, o el medio que la publicita. Una fuente

primaria como una entrada de un dietario refleja, en el mejor de los casos el punto

de vista personal del autor sobre los sucesos descritos, que pueden o no ser

veraces, precisos o completos. (Wikipedia, Fuente documental), por eso es

necesario su verificación, a través de nuevas fuentes de investigación, o de

manera experimental.

Fuentes Secundaria

Es un texto basado en fuentes primarias, que implica un tratamiento especial,

como: generalización, análisis, síntesis, interpretación y evaluación. Las fuentes

secundarias son aquellos documentos que no fueron escritos

contemporáneamente a los sucesos estudiados. (Wikipedia, Fuente documental).

Las fuentes de información a utilizar para el desarrollo del plan del proyecto se

describen en el cuadro que se presenta a continuación, en el Cuadro 1:

12

Cuadro 1: Objetivos y Fuentes de Información

Objetivos Fuentes de información

Primarias Secundarias

Desarrollar el plan de alcance del proyecto

Médico Veterinario. Administrador del Negocios. Juicio Experto

Guía PMBOK, 2008. Normas Vigentes en Costa Rica, en Medicina Veterinaria. Normas Vigentes en Costa Rica, En temas Arquitectónicos Normas Vigentes en Costa Rica, En para la creación de un negocio nuevo

Desarrollar un plan de gestión de tiempo

Juicio Experto. Administrador del Negocio

Guía PMBOK, 2008. Normas Vigentes en Costa Rica, en Medicina Veterinaria.

Desarrollar un plan de gestión de costos

Juicio Experto. Administrador del Negocio

Guía PMBOK, 2008. Normas Vigentes en Costa Rica, en Medicina Veterinaria. Normas Vigentes en Costa Rica en temas Arquitectónicos

Desarrollar un plan de recursos humanos

Juicio Experto. Dueño del Negocio. Director del Proyecto

Guía PMBOK, 2008.

13

3.4 Método de Investigación

El método de investigación a ser utilizado en la elaboración del proyecto, será el

de análisis sintético y Juicio Experto. Para tal efecto, la confección del plan y el

desarrollo de los objetivos del mismo, se basará en el uso de herramientas de

administración de proyectos, entre estas, la guía de los fundamentos para la

Dirección de Proyectos (PMBOK, 2008), en el juicio experto de profesionales, con

conocimientos profundos en dirección profesional de proyectos, áreas del

conocimiento, procesos, herramientas y buenas prácticas profesionales en

medicina veterinaria, y de otros ramos de orden financiero- administrativo. Se

aplicarán diferentes técnicas, que permitirán una investigación efectiva. Estas

técnicas se describen a continuación:

Cuestionarios. El objetivo es obtener información de grupos o individuos no

accesibles directamente, la modalidad puede ser personal, por correo, o por

intermediarios profesionales.

Entrevistas. Obtener información de grupos o individuos accesibles, resolviendo

contingencias, causas, hechos, explicaciones, relatos, que nos puedan ofrecer

información útil.

Observación. El objetivo principal, es recoger datos a través de los sentidos del

investigador, o de los instrumentos que afinan dichos sentidos, con el fin de

conocer acontecimientos del presente

3.4.1 Cuadro de Herramientas y Entregables

La información de las herramientas y entregables, por cada objetivo planteado, a

utilizar para el desarrollo del plan del proyecto, se describe en el cuadro que se

presenta a continuación:

14

Cuadro 2: Herramientas y Entregables

Objetivos Herramientas Entregables

Desarrollar el plan de alcance del proyecto

WBS-Chart Pro Microsoft Office 2007

Estructura Organizacional del negocio EDT Plan de gestión del Alcance

Desarrollar un plan de gestión de tiempo

MS-Project 2007

Cronograma del Proyecto

Desarrollar un plan de gestión de costos

Activos de la empresa Juicio de Expertos

Plan de gestión de Costos

Desarrollar un plan de recursos humanos del proyecto

Juicio Experto Plan de Recursos Humanos

15

4 DESARROLLO

4.1 Plan Gestión del Alcance del Proyecto

El plan de gestión del alcance conlleva la necesidad de recopilar requisitos, definir

el alcance, crear la Estructura Detallada de Trabajo (EDT), y el Diccionario de

Datos de la EDT.

Para la verificación del alcance del proyecto, se hará revisión del plan del proyecto

y del cronograma, se realizarán reuniones de seguimiento con el equipo del

proyecto, se solicitarán informes de avances a los miembros del equipo que

tengan a su cargo la coordinación de actividades, y de esta forma analizar la

ejecución del proyecto, de tal manera que permita verificar el cumplimiento de los

objetivos planteados, y de las actividades planteadas para lograr el cumplimiento

de tales objetivos.

La gestión de control del alcance se realizará con una matriz de administración de

riesgos, la cual plasmará los principales riesgos identificados del proyecto, y así

hacer un monitoreo constante de los mismos, con el fin de mitigarlos. También se

aplicará una Matriz de control de calidad que contendrá las actividades y

productos que conforman el proyecto, que serán medibles a través de variables

de calidad, y de esta forma se hará seguimiento y control de las actividades del

proyecto, con el fin de detectar incumplimientos, y tomar medidas correctivas al

respecto. Los productos y actividades serán recibidos a través de un acta de

aceptación de entregables .Además se implementará un sistema de control de

cambios, y a través de éste se gestionarán las solicitudes de cambios del

proyecto.

4.1.1 Recolectar requerimientos

En el proceso de definir y documentar las necesidades de los interesados, se

realizará, a través de entrevistas al cliente patrocinador del proyecto, en el cual se

plasman sus necesidades. Todo esto con el fin de cumplir los objetivos

planteados; entre estos, son:

16

4.1.1.1 Realizar estudios de factibilidad

a. Técnico

b. Legal

c. Administrativo

d. Económico

e. Financiero

4.1.1.2 Realizar propuesta de diseño y remodelación de la infraestructura

De manera que contemple seguridad, comodidad y fácil acceso, previendo que el

mantenimiento de la Clínica sea fácil, y así mismo, la prestación de servicios

4.1.1.3 Realizar propuesta para la constitución del negocio

a. Contratar un asesor legal que realice un estudio, y recomiende el tipo de

sociedad jurídica a crear

b. Inscribirla en el Registro Público

c. Obtener libros legales y contables

d. Realizar inscripción en la administración tributaria

e. Obtener la patente Municipal

f. Registro en la CCSS-Caja Costarricense de Seguro Social

g. Adquirir seguros del INS- Instituto Nacional de Seguros

h. Solicitar permisos del colegio de veterinarios

i. Solicitar permisos de SENASA

17

4.1.1.4 Realizar plan de recursos humanos

4.1.1.5 Realizar propuesta de la estructura del negocio

4.1.1.6 Definir roles y responsabilidades

4.1.1.7 Desarrollar organigrama del proyecto

4.1.2 Definición del Alcance

4.1.2.1 Descripción

Para la creación y puesta en marcha de la Clínica Veterinaria, se plantean una

serie de pasos y de actividades a un nivel general, para que el cliente las lleve a

cabo con los interesados que conforman el equipo de trabajo, designado para la

ejecución de este proyecto.

4.1.2.2 Objetivo General

Realizar estudios de factibilidad que permitan determinar la viabilidad de realizar el

diseño y remodelación de la infraestructura física, y llevar a cabo la constitución

del negocio.

4.1.2.3 Objetivos Específicos

Definir la estructura organizacional de la empresa.

Realizar propuesta de diseño de la infraestructura y distribución del espacio

físico del negocio.

Realizar estudios técnicos y legales de la empresa.

Realizar la constitución formal de la empresa.

Realizar propuesta del equipo del proyecto.

Realizar matriz de roles y responsabilidades

18

4.1.3 Estructura Detallada de Trabajo

La Estructura Detallada de Trabajo (EDT) es una descomposición jerárquica,

basada en los entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto,

para lograr los objetivos y crear los entregables requeridos. La EDT organiza y

define el alcance total del proyecto. (PMBOK, 2008). Según se muestra en la

figura 2.

Figura 2. Estructura Detallada de Trabajo para el Plan de Gestión del Proyecto

para la creación e implementación de una Clínica Veterinaria.

4.1.4 Diccionario de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT)

Según el PMBOK (2008), el diccionario de la EDT es un documento generado por

el proceso Crear la EDT, cuya función es respaldar la EDT y proporciona una

descripción más detallada de los componentes de la EDT

19

Cuadro 3: Diccionario de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT)

Diccionario de cada actividad de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT)

Información General de la actividad Id: 2 EDT #: 1.1

Nombre de la actividad: Propuesta estudios de factibilidad

Descripción: Documento que se compone del conjunto de los diferentes estudios de factibilidad, necesarios para determinar la viabilidad del producto, y la operación del mismo. En este caso la creación de una clínica veterinaria. Estudios que no se realizaran en éste plan, pero quedan debidamente indicados, para que el cliente los ejecute, dependiendo de los resultados, o determine si continúa con los pasos siguientes, en este caso el diseño y remodelación del negocio, y la constitución del mismo, según lo establecido en el cronograma.

Entradas: Chárter del proyecto

Salidas: Documento factibilidades del negocio

Responsable (s): Director del Proyecto

Estimaciones de la actividad

Trabajo: 144 horas Costo Final: $ 5.472

Duración: 18 días

Fecha Inicio: 10-01-2011

Fecha Término:

17-02-2011


Información General de la actividad Id: 3 EDT #: 1.1.1

Nombre de la actividad: Estudio de factibilidad técnica

Descripción: Documento de factibilidad técnica, que se compone de la evaluación, para determinar si tienen las condiciones técnicas requeridas para constituir la Clínica Veterinaria, y analizar las posibilidades de obtener los recursos materiales referente a mobiliario, equipo, e infraestructura física, para producir el bien o servicio que brindará, y que son requeridos para la puesta en marcha del negocio


Salidas: Documento estudio de factibilidad técnica

20



Trabajo: 24 Horas Costo Final: $ 960

Duración: 3 días


Fecha Término:

12-01-2011



Nombre de la actividad: Estudios de factibilidad legal

Descripción: Documento de factibilidad legal: que trata de la evaluación, para determinar las actividades legales requeridas, para la iniciación y puesta en marcha de la Clínica, de tal manera que el desarrollo del proyecto no infrinja las leyes, o las normas establecidas a nivel local, municipal o nacional.


Salidas: Documento estudio de factibilidad legal

Responsable (s): Asesor Legal


Trabajo: 24 horas Costo Final: $ 2400

Duración: 3 días


Fecha Término:

17-01-2011



Nombre de la actividad: Estudios de factibilidad administrativa

Descripción: Documento de factibilidad administrativa, que se compone de la evaluación y que sirve para determinar, a través de los instrumentos, la metodología y los procedimientos administrativos, la estructura organizativa necesaria para la puesta en marcha y ejecución del proyecto.


Salidas: Documento estudio de factibilidad administrativa

Responsable (s): Asesor Financiero



Duración: 3 días


Fecha Término:

20-01-2011

21



Nombre de la actividad: Estudio de factibilidad económica

Descripción: Documento de factibilidad económica: se compone de la evaluación, que determinará los costos e inversiones, relacionadas con la rentabilidad del proyecto. Incluyen análisis de costos y beneficios asociados a cada alternativa del proyecto, tales como inversiones en activos fijos, inversión en capital de trabajo, presupuesto de ingreso, gastos de operación, presupuesto de mano de obra, entre otros.

Entradas: Chárter del proyecto, estudio técnico

Salidas: Documento estudio de factibilidad económica




Duración: 3 días

Fecha Inicio:

21-01-2011 Fecha

Término: 25-01-2011

Diccionario de cada ac`5tividad de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT)


Nombre de la actividad: Estudios de factibilidad financiera

Descripción: Documento de factibilidad financiera que concierta fases como la evaluación, para determinar la rentabilidad del proyecto, y evaluar las distintas alternativas de acción. Para decidir si se adopta o rechaza el mismo. Para tal efecto deberá realizarse cuadros analíticos que sirvan de insumos para tomar tal decisión. De manera que éste análisis permita detallar las necesidades de recursos, gastos financieros, y pagos de capital requeridos, para la instalación y puesta en marcha de la Clínica.


Salidas: Documento estudio de factibilidad financiera




Duración: 3 días

Fecha 26-01-2011 Fecha 28-01-2011

22

Inicio: Término:



Nombre de la actividad: Estudios de factibilidad mercadológica

Descripción: Documento de factibilidad mercadológica, que se compone de la evaluación, y determinación del comportamiento de la oferta y la demanda de los diferentes productos y servicios, consultando sus respectivos precios adjuntando el comportamiento de los factores económicos que rodean la apertura de la nueva Clínica Veterinaria. Para tal efecto, deberá realizase como mínimo un análisis del entorno en general, tanto del consumidor, como de la competencia, entre otros.


Salidas: Documento estudio mercadológica

Responsable (s): Asesor en mercadeo



Duración: 3 días

Fecha Inicio:

31-01-2011 Fecha Término:

02-02-2011



Nombre de la actividad: Propuesta de diseño y remodelación de la infraestructura

Descripción: Documento que incluye el conjunto de los diferentes pasos, que permitirá al cliente conocer las principales actividades que se llevarán a cabo, así como el orden de ejecución para realizar el diseño y la remodelación de la infraestructura física. El mismo se compone del documento de requisitos, gráfico o maqueta de la infraestructura y distribución del espacio, además un diseño final de los planos, aspectos de la ejecución de la remodelación incluyendo el cierre del contrato.


Salidas: Documento propuesta de diseño y remodelación de la infraestructura

Responsable (s): Arquitecto y Director del Proyecto

Trabajo: 672 horas Costo Final: $ 80.000

23

Duración: 84 días

Fecha Inicio:


31-05-2011



Nombre de la actividad: Recopilar requerimientos

Descripción: Levantar requerimientos de necesidades de diseño y remodelación de la Clínica, que contemple el tipo de trabajo a realizar, y los resultados esperados. Los horarios de trabajo, y los aspectos de la contratación, la relación con el contratista, además ciertos lineamientos de la distribución del espacio, la seguridad de la infraestructura, las vías de acceso al negocio, el tipo de materiales e insumos imprescindibles para la construcción, la forma de pagos, entre otros.

Entradas: Chárter del proyecto, estudios de factibilidad

Salidas: Documento de requisitos

Responsable (s): Arquitecto



Duración: 3 días

Fecha Inicio:


07-02-2011



Nombre de la actividad: Realizar dibujo de la infraestructura y distribución del espacio físico

Descripción: Dibujo que contemple el esbozó inicial que refleje las necesidades del cliente, las condiciones del diseño, en lo referente a la remodelación de la infraestructura y la distribución del espacio físico. Para tal efecto se recomienda que se contraten los servicios de un dibujante arquitectónico.

Entradas: Chárter del proyecto, estudios de factibilidad

Salidas: Dibujo de la infraestructura y distribución del espacio físico




Duración: 5 días

Fecha 08-02-2011 Fecha 14-02-2011

24

Inicio: Término:



Nombre de la actividad: Diseñar planos de remodelación

Descripción: Documento que contemple información referente a las necesidades de diseño de la infraestructura y el cableado eléctrico, así como el de las telecomunicaciones, de tal forma que no sólo se observe la necesidad de contratación de un arquitecto o ingeniero civil, sino simultáneamente la contratación de un técnico en electricidad, o de un ingeniero eléctrico. El documento contemplará los costos asociados a los planos y permisos de la remodelación.


Salidas: Documento de remodelación de la infraestructura




Duración: 25 días

Fecha Inicio:


21-03-2011


Información General de la actividad Id: 13 EDT #: 1.2.3.1

Nombre de la actividad: Diseño de planos arquitectónicos

Descripción: Documento que comprenda información referente a las necesidades del diseño de la infraestructura, de tal forma que se puedan examinar, en los planos, las características de la planta de piso, y del techado, de las fachadas de corte, y su respectiva perspectiva

Entradas: Dibujo arquitectónico

Salidas: Planos arquitectónicos




Duración: 5 días

Fecha Inicio:


21-02-2011



Nombre de la actividad: Diseño de planos eléctricos

25

Descripción: Documento especifico electrónico que lleve la información referente a las necesidades de diseño de infraestructura y cableado eléctrico, y de las de telecomunicaciones, de tal forma que en la contratación de un arquitecto, o ingeniero civil, se haga también la contratación de un técnico en electricidad, o de un ingeniero eléctrico. Estos profesionales tendrán a su cargo las acometidas eléctricas, la red eléctrica en plantas y planos, y la del tablero eléctrico principal (acometida)


Salidas: Planos eléctricos




Duración: 5 días

Fecha Inicio:


28-02-2011



Nombre de la actividad: Presupuestación

Descripción: Documento que traiga la información del presupuesto de remodelación de la infraestructura. Entre otras tareas, también la de presupuestar los costos de los materiales, e insumos, y la mano de obra que permitirá llevar a cabo la remodelación


Salidas: Documento diseño de planos




Duración: 5 días

Fecha Inicio:


07-03-2011



Nombre de la actividad: Programación

Descripción: Documento que presente debidamente la información referente a la programación de la obra


26





Duración: 5 días

Fecha Inicio:


14-03-2011



Nombre de la actividad: Permisos

Descripción: Documentación referente a los permisos necesarios para llevar a cabo las obras de remodelación

Entradas: Documento de diseño de planos

Salidas: Permisos




Duración: 5 días

Fecha Inicio:


21-03-2011



Nombre de la actividad: Remodelación

Descripción: Documento con suficiente información referente a la ejecución de la remodelación, de tal forma que contenga los pasos y las actividades que el cliente deberá realizar antes de empezar con la ejecución del negocio. Para tal efecto debe reflejar etapas de la fase de compras de materiales, y de los servicios, tales como de contratación de mano de obra, entre otros.






Duración: 51 días

Fecha Inicio:


31-05-2011


27


Nombre de la actividad: Planificar el contrato

Descripción: Documento que traiga la información referente a la planificación y realización del contrato de remodelación de toda la infraestructura






Duración: 3 días

Fecha Inicio:


24-05-2011



Nombre de la actividad: Ejecución del contrato

Descripción: Documento que contemple información referente a la ejecución del contrato de remodelación de la infraestructura






Duración: 45 días

Fecha Inicio:


26-05-2011



Nombre de la actividad: Cerrar contrato

Descripción: Documento con toda la información referente al cierre de contrato. En el mismo se debe contemplar esencialmente el cierre técnico, el legal y administrativo. Documentar las lecciones aprendidas, y tomarlas en cuenta en el proceso de cierre. Establecer claramente el periodo de garantía, y lo que abarca la garantía, así como la condición de tiempo en que será atendida la falla o contingencia.

Entradas: Obra terminada

Salidas: Documento finiquito de contrato

28




Duración: 3 días

Fecha Inicio:


31-05-2011



Nombre de la actividad: Constitución del negocio

Descripción: Documento que fundamente los pasos y las secuencias de actividades a realizar, tanto para la constitución formal del negocio, como para la puesta en marcha de la operación

Entradas: Chárter del proyecto y estudios de factibilidad


Responsable (s): Dueño del negocio



Duración: 105 días

Fecha Inicio:


25-10-2011



Nombre de la actividad: Contratar asesor legal

Descripción: Documento que sitúe efectiva información referente a la contratación de un asesor legal, para que ejecute un estudio y recomiende el tipo de sociedad jurídica a crear. En este paso se deberá tomar en cuenta que en Costa Rica existen diferentes tipos de Sociedades, y que la mayoría son de inversionistas, y se inclinan más por las Sociedades Anónimas o las Sociedades de Responsabilidad Limitada: ambas deben ser constituidas por dos o más personas (Nacionales o extranjeros, personas físicas o jurídicas

Entradas: Charter del proyecto y estudios de factibilidad

Salidas: Documento del estudio con recomendación del Asesor Legal

Responsable (s): Asesor Legal



Duración: 4días

29

Fecha Inicio:


06-06-2011



Nombre de la actividad: Inscribir la sociedad en un Registro Público

Descripción: Una vez definido el tipo de sociedad jurídica, se continuará con la inscripción en el Registro Público. Una vez inscrita, se le asigna un número de identificación (Cédula jurídica). Nace así una nueva persona jurídica con diferente patrimonio al de los socios. Una vez inscrita la sociedad, la totalidad de las acciones pueden ser transferidas a una o varias personas. Bajo esta premisa legal hay que tomar en cuenta, que en los casos donde los socios no estén en Costa Rica, o sean extranjeros, se puede constituir su capital mediante Carta-Poder, debidamente legalizada.


Salidas: Cédula jurídica

Responsable (s): Dueño del Negocio



Duración: 15 días

Fecha Inicio:


27-06-2011



Nombre de la actividad: Obtener libros contables y legales

Descripción: Esta actividad consiste en la obtención de los libros contables y legales del negocio, una vez constituida y registrada la sociedad en Costa Rica. Los libros legales a obtener son tres: registro de accionistas, asambleas de socios, y reuniones de junta directiva. Los libros contables son: Diario, Mayor e inventarios y Balances, en ellos se debe de llevar actualizados los registros contables de acuerdo con las reglas tributarias de Costa Rica.

Entradas: Chárter del proyecto, Cédula jurídica,

Salidas: Libros legales y contables




30

Duración: 3 días

Fecha Inicio:


30-06-2011



Nombre de la actividad: Realizar inscripción en la administración tributaria

Descripción: Es obligatorio, si la compañía va empezar operaciones, abrir una cuenta corriente bancaria. Dependiendo del tipo de operación que realizará tendrá que registrarse ante el Ministerio de Hacienda Y declarará todos los impuestos de ley, como el Impuesto de Renta, y de venta, etc. El de Renta. se paga y se reporta anualmente. El Impuesto de ventas se paga y se reporta mensualmente. Antes tendrá que obtener de una Imprenta facultada por el Ministerio de Hacienda, la impresión de la facturas timbradas

Entradas: Chárter del proyecto, Cédula jurídica

Salidas: Constancia de inscripción de la empresa en la administración tributaria




Duración: 1 días

Fecha Inicio:


01-07-2011



Nombre de la actividad: Obtener la patente

Duración: 30 días

Descripción: Solicitar la licencia de operación en el Gobierno Local (Municipalidad) Donde se tomará en cuenta que el tipo de patente a solicitar, dependerá del tipo de negocio (ventas de productos o servicios) y la ubicación del mismo. Una vez obtenido el permiso, se paga una tarifa (cuota) trimestral en la Municipalidad correspondiente.

Entradas: Chárter del proyecto, Cédula jurídica

Salidas: Patente (permiso de apertura de la clínica)




31

Fecha Inicio:


12-08-2011



Nombre de la actividad: Registro en la CCSS-Caja Costarricense de Seguro Social

Descripción: Es requisito obligatorio de las empresas o negocios registrarse en la Caja del Seguro Social como patrono. Esto puede hacerse en la oficina central, o en cualquiera de las oficinas regionales, y seguidamente debe realizar la inscripción de sus empleados dentro de los primeros ocho días hábiles después de contratarlos. Este seguro cubre maternidad, vejez y muerte, y hay que pagarlo mensualmente, y es alrededor de un 26% del monto total de los salarios, compartidos con el patrono y el empleado


Salidas: Registro de inscripción y Orden Patronal de los asegurados




Duración: 15 días

Fecha Inicio:


02-09-2011



Nombre de la actividad: Adquirir seguros del INS- Instituto Nacional de Seguros

Descripción: En Costa Rica es necesario poseer como patrono una serie de seguros a favor de los trabajadores (Si los hay), y por el tipo de actividad se recomienda adquirir un seguro de responsabilidad civil y de incendio.

Entradas: Cédula jurídica

Salidas: Seguros de responsabilidad social y de accidentes laborales




Duración: 5 días

Fecha Inicio:


09-09-2011

32



Nombre de la actividad: Solicitar permisos del Colegio de Veterinarios

Descripción: Se requiere solicitar los permisos del Colegio de Veterinarios, y así poder operar el negocio. Inicialmente se deberá realizar la incorporación del profesional en el respectivo Colegio.


Salidas: Permisos del Colegio Veterinarios




Duración: 10 días

Fecha Inicio:


23-09-2011


Nombre de la actividad: Solicitar permisos de SENASA

Descripción: En Costa Rica es necesario obtener el Certificado Veterinario de Operación, documento otorgado por SENASA mediante la cual se hará constar la autorización a fin que la persona física o jurídica realice actividades Veterinarias.

Entradas: Cédula jurídica o física.





Duración: 10 días

Fecha Inicio:


07-10-2011


Nombre de la actividad: Realizar diseño de la Estructura Organizacional

Descripción: Documento que fundamente las partes que integran la organización y las relaciones que las Vinculan, incluyendo las funciones, actividades, relaciones de autoridad y de dependencia, responsabilidades, objetivos, manuales y procedimientos descripciones de puestos de trabajo, asignación de recursos.


Salidas: Documento Estructura Organizacional de la Clínica

33

Veterinaria.




Duración: 3 días

Fecha Inicio:


12-10-2011


Nombre de la actividad: Desarrollar Plan de Recursos Humanos

Descripción: Documento que se basa en los requisitos de recursos de las actividades para determinar las necesidades de recursos humanos para el proyecto, las estrategias de adquisición y la forma en que se identifican y documentan los roles dentro del proyecto, las responsabilidades y habilidades requeridas.






Duración: 10 días

Fecha Inicio:


25-10-2011

3.1 Plan Gestión del Tiempo del Proyecto

Una vez identificadas las actividades del proyecto, se procede a realizar la

planeación, en cuanto al tiempo requerido para cada una de las actividades, y la

asignación de los recursos básicos para llevarlas a cabo. La información se

obtiene a través del juicio de un experto, en este caso se consulta a profesionales

de las diferentes áreas de su interés. Se obtendrá información referente a los

recursos humanos y al equipamiento necesario, y así llevar a cabo las actividades

del proyecto. Habrá una fase de confirmación de la información recibida en los

diferentes temas en cuestión, comparándolos con otros medios, tales como

publicaciones realizadas por algunas entidades e instituciones, y las consultas

directas realizadas a personal de distintas entidades e instituciones.

34

3.1.1 Definir y secuenciar las Actividades

Se logrará definir las actividades a través del juicio profesional, y la obtención de

información de los temas de interés, suministrada por las entidades e instituciones

que manejan actividades similares, o de investigación, específicamente en el

campo que nos compete., con la que se confirmará la secuencia que se respetará

para llevar a cabo el proyecto, y las diferentes acciones a realizar. A continuación

se muestra el listado de las actividades del proyecto

Cuadro 4: Actividades del Proyecto

Actividades del Proyecto

Id Actividad: Descripción :

1.1 Estudios de Factibilidad

1.1.1 Realizar estudios de factibilidad técnica

1.1.2 Realizar estudios de factibilidad legal

1.1.3 Realizar estudios de factibilidad administrativa

1.1.4 Realizar estudios de factibilidad económica

1.1.5 Realizar estudios de factibilidad financiera

1.1.6 Realizar estudios de factibilidad mercadológica

1.2 Realizar diseño y remodelación de infraestructura

1.2.1 Recopilación de requisitos

1.2.2 Realizar dibujo de la infraestructura y distribución del espacio físico de la clínica (Anteproyecto)

1.2.3 Diseñar planos de remodelación

1.2.3.1 Diseñar planos arquitectónicos

1.2.3.2 Diseñar planos eléctricos

1.2.3.3 Realizar presupuestos

1.2.3.4 Realizar programación

1.2.3.5 Tramitar permisos

1.2.4 Realizar remodelación

1.2.4.1 Planificar contrato

1.2.4.2 Ejecutar contrato

1.2.4.3 Cerrar contrato

1.3 Constitución del negocio

1.3.1 Contratar un asesor legal

1.3.2 Inscribir la sociedad en el registro público

1.3.3 Obtener libros legales y contables

1.3.4 Realizar inscripción en la administración tributaria

1.3.5 Obtener la patente

1.3.6 Registro en la CCSS-Caja Costarricense de Seguro Social

1.3.7 Adquirir seguros del INS- Instituto Nacional de Seguros

35

1.3.8 Solicitar permisos del colegio de veterinarios

1.3.9 Solicitar permisos de SENASA

1.3.10 Diseño de la estructura organizacional de la clínica

1.3.11 Plan de Recursos humanos

3.1.2 Estimar Recursos de las Actividades

La estimación de recursos se obtiene principalmente a través de juicio experto, y

se realiza la estimación general, principalmente de las personas que tienen a

cargo las decisiones, y los recursos económicos necesarios para ejecutar cada

actividad del proyecto.

3.1.3 Estimar la Duración de las Actividades

Para la estimación de las actividades se basó principalmente en el juicio experto y

consulta de información de actividades, en el que están claramente establecidas

las acciones concretas y así llevar a cabo las actividades. Contemplando la

duración de las mismas, respetando los periodos de trabajo necesarios para

finalizar cada actividad.

4.2.5 Desarrollar el cronograma

Para la realización del cronograma se tomó como base el juicio experto, y un

análisis de la secuencia de las actividades, su duración, y los recursos;

principalmente.

36

Cuadro 5: Cronograma

37

4.2.6 Control del cronograma

Para la gestionar el control del cronograma, se considera la fecha de entrada del

plan de gestión del proyecto, los cambios solicitados, la información sobre el

rendimiento de trabajo, las acciones correctivas recomendadas y el producto

entregable. Se utilizaran indicadores que permitan monitorear el desempeño

global del proyecto, respecto del plan base ya acordado, y se utilizará el software

Microsoft Project como herramienta de apoyo en el seguimiento y control del

proyecto. Los indicadores a utilizar son los siguientes:

• Variación del Cronograma: SV = Valor Ganado (EV) - Valor Planificado (PV).

• Índice de desempeño del Cronograma: (SPI). El cual es una medida del avance

logrado en un proyecto en comparación con el avance planificado, se utilizará la

ecuación: SPI = EV/AC

4.3 Plan Gestión de Costos del Proyecto

Se realiza una estimación inicial de los costos del proyecto, en cada una de sus

etapas, con el fin de cuantificar la inversión requerida para llevar a cabo las

distintas etapas del proyecto.

4.3.1 Estimar Costos del Proyecto

Para la estimación de costos se toma en cuenta la Estructura Detallada de Trabajo

EDT, el diccionario de la ED, Se analiza que el proyecto se divide en tres

actividades principales:

Estudios de Factibilidad.

Diseño y Remodelación de la Infraestructura

Constitución del Negocio

Una vez identificadas las actividades que componen estas tres grandes

actividades, según diccionario de datos, se determina que la forma más adecuada

para obtener la información de los costos sería a través de la realización de una

38

Entrevista a los diferentes profesionales según su especialidad, que con su

experiencia y juicio experto aportarían información de buena calidad.

Además se consultó a diferentes entidades e instituciones, y a otros medios

electrónicos como el Internet, buscando publicaciones pertinentes navegando en

sitios web, de la especialización requerida.. Después se citan algunas de las

fuentes de donde se obtuvo la información: Ministerio de Agricultura y Ganadería,

específicamente en SENASA, el sitio electrónico del Colegio Federado de

Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica, el sitio electrónico del Colegio de

Veterinarios. También se consultó a profesionales de diferentes áreas, entre estos:

Un Abogado, un Ingeniero Civil, un Administrador de Negocios, un Médico

veterinario, un especialista en Mercadeo. Ver Anexo

4.3.2 Determinar Presupuesto

Para determinar los costos se realizó la suma de las actividades individuales, o

paquetes de trabajo para establecer una línea base del costo autorizado, que

define el costo de las actividades comprendidas en el estudio de factibilidad; las

actividades que se realizarán para el diseño y remodelación de la infraestructura,

más la sumatoria del monto de las actividades que conforman la constitución del

negocio.

Para este proyecto el costo planeado (CP), tiene una estimación en dólares de

$ 92,340.00 y el presupuesto acordado es de $101,525.80, el cual se compone de

la suma del costo planeado y el costo de imprevistos, correspondiente a un 10 %

del costo planeado.

Cuadro 6. Matriz de Costos por Actividad

Código EDT Unidad Cantidad Precio Total

Imprevistos 10 % del Total

1.1 Estudios de Factibilidad

1.1.1 Estudios de factibilidad

técnica

Horas 24 $ 40 la hora $ 960 $ 96


legal

Horas 24 $ 100 la hora $ 2400 $ 240


Horas 24 $ 32 la hora $ 768 $ 76.8

39

administrativa

1.1.4 Estudios de factibilidad económica

Horas 24 $ 32 la hora $ 768 $ 76.8

1.1.5 Estudios de factibilidad financiera

Horas 24 $ 32 la hora $ 768 $ 76.8


mercadológica

Horas 24 $ 32 la hora $ 768 $ 76.8

1.2 Diseño y remodelación

de la infraestructura

1.2.1 Recopilar requerimiento

s

% 1 0.75 % de 80.000 $ 600 $ 60

1.2.2 Realizar dibujo de la

infraestructura y distribución

del espacio físico de la

clínica

% 1 1.5 % de 80.000 $ 1200 $ 120

1.2.3 Diseñar planos de

remodelación

1.2.3.1 Planos Arquitectónico

s

% 1

3 % de $ 80.000 $ 2400 $ 240

. 1.2.3.2 Planos eléctricos

% 1 3 % de $ 80.000 $ 2400 $ 240

1.2.3.3 Presupuestación

% 1

1.5 % de $ 80.000 $ 1200 $ 120

1.2.3.4 Programación % 1

1.5 % de $ 80.000 $ 1200 $ 120

1.2.3.5 permisos % 2 1 % de $ 80.000 $ 800 $ 80

1.2.4 Remodelación

1.2.4.1 Planificar el contrato

% 1 1 % de $ 80.000 $ 800 $ 80

1.2.4.2 Ejecutar el contrato

% 1 75.75 % de $ 80.000

$ 68.600 $ 6860

1.2.4.3 Cerrar contrato

% 1 1 % de $ 80.000 $ 800 $ 80

1.3 Constitución del negocio

1.3.1 Contratar un asesor legal

Horas 24 $ 60 la hora $ 1440 $ 144

1.3.2 Inscribir la sociedad en el

registro público

$ 1 $ 260 la hora $ 260 $ 26

1.3.3 Obtener libros legales y

contables

$ 3 $ 50 $ 150 $ 15

1.3.4 Realizar inscripción en

la administración

tributaria

$ 3 $ 4 $ 12 $ 1.2

1.3.5 Obtener la patente

$ 1 $ 400 $ 400 $ 40

1.3.6 Registro en la CCSS-Caja

Costarricense

Personas 2 $ 91 $ 182 $ 18

40

de Seguro Social

1.3.7 Adquirir seguros del

INS- Instituto Nacional de

Seguros

Personas 2 $ 102 $ 204 $ 20.4

1.3.8 Solicitar permisos del

colegio de veterinarios

$ 1

$ 120 $ 120 $ 12

1.3.9 Solicitar permisos de

SENASA

$ 1 $ 100 $ 100 $ 10

1.3.10 Diseño de la estructura

organizacional de la clínica

Horas 24

$ 40 $ 960 $ 96

1.3.11 Plan de Recursos humanos

Horas 40 $ 40 $ 1600 $ 160

Costo Planeado (CP) correspondiente al total de las tareas = $92,340.00

Costo de imprevistos = $9,185.80

Presupuesto Acordado del Proyecto = $101,525.80

4.3.3 Control de Costos

Se utilizaran indicadores que permitirán monitorear el desempeño de los costos

del proyecto, respecto a la línea base de costos aprobados. En este sentido se

utilizan:

• Variación del costo: VC=CE-CR.

• Índice de rendimiento de costos: IRC=CE/CR.

• Costo planeado (CP): costo estimado de las tareas que se han previsto se

realizarán en un período de tiempo dado, de acuerdo al presupuesto establecido .

• Costo del trabajo ejecutado (CE): Es el costo, según el Presupuesto, de todas

las tareas efectivamente realizadas durante un período de tiempo dado.

• Costo real del trabajo realizado (CR): es el total de los costos incurridos para

ejecutar las tareas en el período dado

• Índice de Cumplimiento de Costos (ICC): se mide por el presupuesto

ejecutado en el momento del control, como proporción del presupuesto inicial: ICC

= Presupuesto ejecutado/Presupuesto inicial. Este muestra el avance en la

evolución de los costos reales de la obra

41

Figura 3. Gráfico de Costos

4.4 Plan de Gestión de Recursos Humanos

4.4.1 Adquisición del Equipo del Proyecto

Para la adquisición del equipo del proyecto, se incorporan los recursos humanos

que trabajarán en las actividades del proyecto. Para tal fin, se aplica una

estrategia que permitirá asegurar que los recursos estén disponibles, y que

tengan capacidad suficiente para cumplir con las tareas que se les asigne en el

transcurso del proyecto. La estrategia para la adquisición del equipo del proyecto

consiste en la modalidad contratación externa (“out sourcing”), por lo tanto no

tendrá personal de planilla, y por ende, no se requiere capacitación, o

entrenamiento alguno; esto debido a las características particulares del proyecto,

y a la diversidad de tareas a realizar. Para asegurar la calidad deseada, en cuanto

al consultor o empresa a contratar, se solicitará experiencia demostrada en

trabajos similares y la carta de recomendación, con la debida incorporación al

Colegio Profesional respectivo.

42

4.4.2 Definir roles y responsabilidades

Rol. Es una denominación que describe la parte de un proyecto, de la cual una

persona se encuentra encargada.

Responsabilidad. Se define como el trabajo que se espera realice un miembro del

equipo del proyecto, a fin de completar las actividades del mismo

Cuadro 7. Definición y Conformación de Roles

ROL CONFORMADO POR DEFINICION

Patrocinador/Cliente

Dueño del negocio, o socios

Responsable al igual que la Gerencia General (en caso de que aplique) de las tareas de monitoreo, evaluación y seguimiento. Responsable también de crear los mecanismos de control correspondientes

Director del Proyecto

Profesional de Administración de Proyectos

Encargado de dirigir, dar seguimiento, control y cierre de las fases del proyecto

Asesor Legal Abogado Encargado de realizar estudio de factibilidad legal, y de recomendar el tipo de sociedad a crear

Asesor Administrativo

Administrador de negocios Encargado de realizar estudio de factibilidad Administrativa

Asesor Financiero

Economista con énfasis en finanzas

Profesional encargado de realizar estudio de factibilidad financiera y de costos

Diseñador e inspector

Arquitecto

Professional encargado de realizar dibujo o anteproyecto, el diseño de los planos de infraestructura, y realizar la remodelación del negocio, e inspeccionar la obra

43

Diseñador de instalaciones Eléctricas

Ingeniero Eléctrico Profesional encargado de realizar el diseño de los planos eléctricos

Equipo de Construcción

Maestro y personal obrero de construcción

Personal encargado de la mano de obra de la remodelación de infraestructura física

Cuadro 8. Definición de Roles y Responsabilidades

EDT ROL FUNCIONES RESPONSABILIDADES


Consigue los recursos, aprueba las contrataciones, y recibe los entregables

Velar por el cumplimiento de los objetivos.

Proyecto clínica veterinaria


Asumir el liderazgo para organizar el equipo del proyecto. identificar los responsables de las tareas con los miembros del equipo

Atender solicitudes del patrocinador/cliente. Administrar los recursos del proyecto. Coordinar el equipo del proyecto. Dirigir y controlar el proyecto. Controlar los cambios del proyecto.

Estudios de factibilidad técnica


Asesorar al director del proyecto. Identificar recursos, materiales, equipo y otros aspectos técnicos necesarios para el proyecto

Atender solicitudes del director del proyecto. Velar porque existan las condiciones. Técnicas para llevar a cabo la constitución de la Clínica Veterinaria. Analizar tendencias del mercado. Garantizar la calidad del estudio técnico, basado en

44

las mejores prácticas. Realizar recomendaciones. Realizar conclusiones.

Estudios de factibilidad legal

Asesor Legal

Asesorar al director del proyecto Identificar los recursos técnicos

Atender solicitudes del director del proyecto. Velar porque existan las condiciones legales para la constitución de la Clínica Veterinaria. Garantizar la calidad del estudio, basado en las mejores prácticas. Realizar recomendaciones. Realizar conclusiones

Estudios de factibilidad administrativa

Asesor Administrativo

Asesorar al director del proyecto Identificar los recursos administrativos

Atender solicitudes del director del proyecto. Garantizar que el estudio contemple los aspectos administrativos necesarios para la realización del Proyecto. Realizar recomendaciones. Realizar conclusiones.

Estudios de factibilidad económica

Asesor Financiero

Asesorar al director del proyecto Identificar los recursos económicos

Atender solicitudes del director del proyecto. Realizar análisis de costos y beneficios de cada alternativa del proyecto. Garantizar calidad del estudio, basado en las mejores prácticas. Realizar conclusiones. Realizar recomendaciones.

Estudios de factibilidad financiera

Asesor Financiero

Asesorar al director del proyecto Identificar los recursos financieros

Atender solicitudes del director del proyecto. Realizar análisis de rentabilidad del proyecto Garantizar calidad del estudio, basado en las mejores prácticas. Realizar conclusiones. Realizar recomendaciones.

Asesor Mercadológico

Asesorar al director del proyecto

Atender solicitudes del director del proyecto. Realizar análisis de

45

Estudios de factibilidad mercadológica

Identificar los recursos mercadológicos

tendencias de mercado. Realizar análisis del entorno interno y externo. Garantizar calidad del estudio, basado en las mejores prácticas. Realizar conclusiones. Realizar recomendaciones

Diseño y remodelación de la infraestructura

Arquitecto

Asesorar al director del proyecto y al cliente.

Generar documento ordenado y estructurado con diferentes actividades de la remodelación del espacio físico.

Recopilar requerimientos.

Arquitecto


Atender solicitudes del patrocinador/cliente. Realizar entrevista al patrocinador/cliente y usuarios expertos.

Realizar dibujo de la infraestructura y la distribución del espacio físico de la clínica

Arquitecto


Realizar dibujo de la infraestructura y Distribución del espacio físico (Anteproyecto). Garantizar calidad del anteproyecto. Realizar recomendaciones.

Diseñar Planos Arquitectónicos

Arquitecto


Diseñar planos arquitectónicos, que contemplen Las necesidades del cliente Garantizar calidad del diseño, basado en las mejores prácticas. Realizar recomendaciones.

Diseñar planos eléctricos

Arquitecto


Diseñar planos eléctricos. Garantizar calidad del diseño, basado en las mejores prácticas y normas vigentes a nivel nacional. Realizar recomendaciones

Presupuestación Arquitecto

Asesorar al director del proyecto y al

Contemplar los costos de las diferentes actividades necesarias para realizar la

46

cliente.

remodelación.

Programación

Arquitecto


Realizar cronograma de la obra

permisos Arquitecto

Asesorar al director del proyecto y cliente

Obtener permisos y visados de planos

Remodelación


Asumir el liderazgo en confección del plan de remodelación.

Documentar plan de remodelación

Planificar el contrato Director del

Proyecto

Asumir el liderazgo en la planificación y cierre del contrato

Planificar contrato. Confeccionar contrato

Ejecutar el contrato


Asumir liderazgo en la ejecución del contrato

Administrar ejecución de la obra. Dar seguimiento a la obra. Mantener comunicación con el arquitecto. Mantener comunicación con el cliente

Cerrar contrato


Asumir liderazgo en el cierre del contrato

Realizar cierre técnico, administrativo y legal de la obra. Documentar las lecciones aprendidas. Documentar actividades post-cierre de contrato.

Contratar un asesor legal Patrocinador/

Cliente Conseguir recursos

Conseguir un abogado que realice estudios. Conseguir recursos económicos

Inscribir la sociedad en el registro público

Asesor legal Asesorar al cliente Realizar tramites

Realizar la inscripción de la sociedad en registro público

Obtener libros legales y contables


Conseguir recursos

Obtener libros contables

Realizar inscripción en

Asesor legal Asesorar al cliente.

Inscribir el negocio

47

la administración tributaria

Realizar tramites

Obtener la patente

Asesor legal Asesorar al cliente

Asesor legal

Registro en la CCSS-Caja Costarricense del Seguro Social


Conseguir recursos

Realizar registro de la clínica. Asegurar empleados

Adquirir seguros del INS- Instituto Nacional de Seguros


Conseguir recursos

Solicitar seguros

Solicitar permisos del Colegio de veterinarios


Conseguir recursos

Solicitar permisos

Solicitar permisos de SENASA


Conseguir recursos

Solicitar permisos.

Diseño de la estructura organizacional de la Clínica


Asumir el liderazgo en la planificación del organigrama

Crear el organigrama de la clínica

Plan de Recursos humanos


Asumir el liderazgo en la planificación del recurso humano

Confeccionar la matriz de roles y responsabilidades

A continuación se detalla la matriz de responsabilidades, en el cual se indica el

nivel de responsabilidad de cada rol que cumplirá el equipo del proyecto, para

cada unas de las actividades definidas en la estructura detallada de trabajo. Para

cada actividad se definió el grado de responsabilidad y participación de los

miembros que conforman el equipo de trabajo. Para tal efecto, se consultó al

personal experto, sobre el nivel de participación, o de involucramiento de cada uno

de los miembros del equipo que conforman cada rol. Los niveles de

responsabilidad definidos son los siguientes:

Acepta, (C) Coordina, (E) Ejecuta, (P) Participa, (R) Revisa

48

Cuadro 9. Matriz de Roles y Responsabilidades

Código

EDT Cliente/Patrocin

ador

Director del

Proyecto

Asesor

Legal

Asesor Administr

ativo

Asesor Financier

o

Asesor Mercado

lógico

Diseñador de

instalaciones Eléctricas

Diseñador e

inspector

Equipo de

Construcci

ón

1.1

Estudios de Factibilidad

1.1.1

Estudios de factibilidad

técnica

R/A C/P/R/E

1.1.2


legal

R/A C/P/R E

1.1.3


administrativa

R/A C/P/R E

1.1.4

Estudios de factibilidad económica

R/A C/P/R E

1.1.5

Estudios de factibilidad financiera

R/A C/P/R E

1.1.6


mercadológica

R/A C/P/R E

1.2

Diseño y remodelaci

ón de la infraestruct

ura

1.2.1

Recopilar requerimie

ntos

R/A C/P/R E E

1.2.2

Realizar dibujo de la infraestruct

ura y distribución del espacio físico de la

clínica

R/A C/P/R E

1.2.3 Diseñar planos de

remodelación

1.2.3.1 Planos

Arquitectónicos

R/A C/P/R P E

. 1.2.3.2

Planos eléctricos

R/A C/P/R E P

1.2.3.3

Presupuestación

R/A C/P/R P E

1.2.3.4

Programación

R/A C/P/R E

1.2.3.5

permisos R/A C/P/R E

1.2.4

Remodelación

1.2.4.1

Planificar el contrato

R/A C/P/R/E P

1.2.4.2

Ejecutar el contrato

R/A C/P/R/E P

1.2.4.3

Cerrar contrato

R/A C/P/R/E P P P

1.3

Constitución del

negocio

1.3.1

Contratar un asesor

legal

R/A/E C/P/R

1.3.2

Inscribir la sociedad

en el registro público

R/A C/P/R E

49

1.3.3 Obtener libros

legales y contables

R/A/E C/P/R/E P

1.3.4

Realizar inscripción

en la administrac

ión tributaria

R/A C/P/R E

1.3.5

Obtener la patente

R/A C/P/R E

1.3.6

Registro en la CCSS-

Caja Costarricen

se de Seguro Social

R/A/E C/P/R

1.3.7

Adquirir seguros del

INS- Instituto

Nacional de Seguros

R/A/E C/P

1.3.8

Solicitar permisos

del colegio de

veterinarios

R/A/E C/P/R

1.3.9

Solicitar permisos

de SENASA

R/A/E C/P/R

1.3.10

Diseño de la

estructura organizacio

nal de la clínica

R/A C/P/E

1.3.11

Plan de Recursos humanos

R/A C/P/R/E

4.4.3 Desarrollar el organigrama del proyecto

Un organigrama del proyecto, es una representación gráfica de los miembros del

equipo del proyecto y de sus relaciones de comunicación. (PMBOK, 2008). A

continuación se detallan las relaciones jerárquicas del equipo de proyecto El nivel

superior del organigrama lo ocupa el cliente/ patrocinador del proyecto. A éste le

reportará el Director del proyecto, quien será responsable de organizar, dirigir y

controlar al resto de integrantes que conforman el equipo de trabajo.

50

Figura 4. Organigrama del equipo de Proyecto

51

4 CONCLUSIONES

La confección del Plan de Gestión basado en el PMI, y el uso de la guía PMBOK,

como herramienta esencial permitió orientar mejor los objetivos del proyecto, lo

que conllevó a que se diera un mejor orden en el desarrollo de las áreas de

conocimiento de la administración de proyectos, que se plantearon en esta

investigación.

La realización de un plan de gestión para la implementación de una Clínica

Veterinaria, fue un reto que permitió ampliar las destrezas en el campo de

Administración Profesional de Proyectos.

Como conclusión se destaca la importancia de realizar un plan de proyecto que

contemple los estudios de factibilidad como las primeras actividades a realizar,

para efecto de determinar la viabilidad del proyecto, y lograr tomar una decisión

oportuna en lo que respecta a la continuación, o no del proyecto

La secuencia en que están planteadas las actividades en el plan, permite llevar a

cabo la realización de la Clínica Veterinaria, de forma ordenada y en su mayoría

escalonada, permitiendo de esta forma al cliente patrocinador, tomar decisiones

oportunas.

La forma en que se ejecute el plan de proyecto, dependerá de la evaluación del

Director del proyecto y el cliente patrocinador. Si bien el plan está fundamentado

en las mejores prácticas y juicio experto, sin embargo, todo plan está sujeto a

revisión y cambios.

La duración del proyecto, si bien es cierto está planteada con una estimación

inicial, basada en juicio experto y tomando en cuenta que muchas actividades se

52

ejecutan secuencialmente, no obstante, la duración real del proyecto dependerá

de la evaluación del director del proyecto y del cliente patrocinador, en cuanto la

posibilidad de incrementar la cantidad de recursos para llevar a cabo las

actividades, e inclusive la ejecución de algunas fases en forma paralela, siempre y

cuando las circunstancias del proyecto lo permitan.

Cada una de las actividades planteadas en esta propuesta, con base en

investigación y valoración de juicios de expertos, permitirán sin duda alguna el

logro de los objetivos del proyecto, y de ésta forma, también la implementación y

puesta en marcha de la Clínica Veterinaria.

53

5 RECOMENDACIONES

Se recomienda realizar siempre un Plan de Gestión de Proyectos para cualquier

iniciativa, o alguna nueva idea de este tipo de negocio, bien sea para la

implementación de un negocio nuevo, o de hacer modificaciones o mejoras,: lo

que permitirá maximizar los recursos del proyecto, y la realización de un

seguimiento y control adecuado del mismo.

Se recomienda para la elaboración de todo Plan de Gestión de Proyectos, basarse

en las publicaciones de normas y guías del PMI, y hacer uso de estándares con

trayectoria, como es el caso del PMI, puesto que garantizará en buena medida el

éxito del Proyecto, y permitirá realizar un seguimiento y control adecuado

Se recomienda realizar actividades, según el orden se secuencia planteado

Se recomienda tomar en cuenta los resultados de los estudios de factibilidad, para

decidir si continuar con el plan, o en su defecto suspender el mismo.

Dado que por su naturaleza los proyectos están en constante cambio, se

recomienda hacer una revisión y actualización de cada una de las actividades

planteadas.

Se recomienda documentar cada uno de los cambios surgidos en el transcurso del

proyecto, debido a que es un trabajo práctico, a su vez, esta documentación

recomendada sirve como insumo en proyectos similares, en cuanto a experiencias

y lecciones aprendidas.

Se recomienda hacer una revisión de los costos, en cada una de las actividades,

con el fin de mantener una estimación y proyección de costos actualizada.

54

Se recomienda realizar una investigación previa, acerca del personal a contratar el

personal involucrado, y que tengan relación con el proyecto, y que en alguna

medida puedan afectar positiva o negativamente el curso del mismo.

Se recomienda realizar varias cotizaciones, antes de realizar las adquisiciones de

servicios, materiales o insumos, con el fin de mantener una cartera de posibles

proveedores, y adquirir lo que más convenga al negocio.

55

6 BIBLIOGRAFIA

COLEGIO FEDERADO DE INGENIEROS Y DE ARQUITECTOS DE COSTA RICA TRAMITES Y SERVICIOS FISICOS –Fuente primaria Consultado el 29 de Septiembre, 2010. Referencia http://www.cfia.or.cr/tramites.htmy COLEGIO VETERINARIOS COSTA RICA –Fuente primaria Consultado el 30 de Julio, 2010. Referencia http://www.veterinarios.or.cr/esp/

Eyssautier, M. (2002). Metodología de la Investigación Desarrollo de la. Inteligencia. Cuarta edición. México D.F.: International Thompson Editores. Lledó, Rivarola. (2007). Gestión de Proyectos. Primera Edición. Buenos Aires, Argentina.: Prentice Hall. PMI (Project Management Institute). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®). Cuarta edición, 2008. Trámites frecuentes: Seguros-Fuente primaria. Consultado el 8 de Octubre, 2010. Referenciahttp://www.ccss.sa.cr/html/linea/preguntas_frecuentes/pre_seguro03.html Wikipedia – La Enciclopedia libre (2010) – Fuente primaria. Consultado el 20 de Junio, 2010. Referencia http://es.wikipedia.org/wiki/Fuente_primaria Wikipedia – La Enciclopedia libre (2010) – Fuente secundaria. Consultado el 21 de Junio, 2010. Referencia http://es.wikipedia.org/wiki/Fuente_secundaria

http://www.cfia.or.cr/tramites.htmy

http://www.veterinarios.or.cr/esp/

http://www.ccss.sa.cr/html/linea/preguntas_frecuentes/pre_seguro03.html

http://www.ccss.sa.cr/html/linea/preguntas_frecuentes/pre_seguro03.html

http://es.wikipedia.org/wiki/Fuente_primaria

http://es.wikipedia.org/wiki/Fuente_secundaria

56

7 ANEXOS

Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO

ACTA DEL PROYECTO

Fecha Nombre de Proyecto

29-05-2010 Plan de gestión de proyecto, para la creación e implementación de una Clinica Veterinaria

Areas de conocimiento / procesos:

Area de aplicación (Sector / Actividad):

Alcance, tiempo, costo, recursos humanos

Administración de Negocios

Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyecto

29-05-2010 29-10-2010

Objetivos del proyecto (general y específicos)

Objetivo General Elaborar un plan de gestión de proyecto, para la creación e implementación de una Clinica Veterianaria, sustentado en las buenas prácticas de administración profesional de proyectos recomendadas por el PMBOk. Objetivos Especificos 1. Desarrollar el plan de alcance del proyecto, para incluir todos los procesos necesarios, para

garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y poder completarlo con éxito.

2. Desarrollar un plan de gestión de tiempo, para incluir los procesos requeridos, para administrar

la finalización del proyecto a tiempo.

3. Desarrollar un plan de gestión de costos, para incluir los procesos involucrados, en la

estimación de costos, así como determinar presupuesto, y control de costos.

4. Desarrollar un plan de recursos humanos del proyecto, para incluir los procesos que organizan,

gestionan y conducen el equipo del proyecto

Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados)

Aportar un plan de gestión, para establecer los lineamientos a seguir en la creación de una Clinica Veterinaria Identificar las actividades, para cumplir con los objetivos del proyecto, en el tiempo que se requiere para realizarlas Manejo apropiado del presupuesto, activos, y financiamiento del negocio Recurso humano capacitado, motivado y calificado para las funciones asignadas.

Descripción del producto o servicio que generará el proyecto – Entregables finales del proyecto

Producto principal: Plan de proyecto para la creación e implementación de una Clinica Veterinaria Subproductos:

57

1. Definición del alcance para establecer los límites del proyecto, y cumplir con los requerimientos

del cliente.

2. Plan de costos para determinar el presupuesto, y estimar costos requeridos, para la creación de

una Clínica Veterinaria.

3. Cronograma para establecer la secuencia y duración de las actividades, para cumplir con el

tiempo establecido, para la culminación del proyecto.

4. Plan de recursos humanos que establezca la gestión del recurso humano necesario para el

proyecto.

Supuestos

Hay demanda potencial en el lugar geográfico No hay escases de insumos para el negocio Se conseguirán los permisos de funciomamiento Hay infraestructura física en área comercial

Restricciones

Se cuenta con 4 Meses.

Información histórica relevante

No existe documentación de esfuerzos anteriores en la zona, pero si se conoce en el centro de Curridabat, la existenciade clinicas veterinarias, dirigidas a la atención de animales de compañía o especies menores.

Identificación de grupos de interés (Stakeholders)

Cliente(s) directo(s): Dra. Silvia Fonseca Rodriguez(propietaria), propietarios de especies menores(perros, gatos), y especies exóticas(aves,hurones, hansters,conejos) Cliente(s) indirecto(s): Proveedores de insumos médicos, alimentos y accesorios, SENASA, Municipalidad de Curridabat, Colegio de Médicos Veterinarios, miembros de la comunidad.

Hecho por: Jesus Palacio

Firma:

Aprobado por: Manuel Alvarez Cervantes Profesor Seminario de Graduación

Firma:

58

Anexo 2: ENTREVISTA DE INTERESADOS

Entrevistas para adquirir información referente a costos de trámites y servicios

profesionales de las principales actividades del proyecto

Nombre persona

o entidad

Medio de

obtención de la

información

Información obtenida Costos

aproximado

s

Registro Nacional Se realiza consulta

en atención al

cliente de forma

personalizada

a. Constitución de

sociedad

anónima

80.000.

Colones

($ 157 al tipo

de cambio)

b. Implementación

a través de una

sociedad

mercantil o civil.

(Tramite

personal, o a

través de un

abogado)

30.000

Colones

($ 59 al tipo

de cambio)

c. Autenticar

nombre propio

totalmente.

(Solicitar en

segundo piso)

El costo está

sujeto a

cada caso

Municipalidad de

Curridabat

Se realiza consulta

en atención al

cliente de forma

personalizada

La oficina no otorga

información de costos,

hasta que el

interesado entregue

formularios de

requisitos, y de estudio

del suelo

El costo está

sujeto a la

documentaci

ón

entregada

59

Colegio Veterinario Se realiza consulta

vía telefónica en la

oficina de

habilitación

1. Se debe

ingresar al sitio

Web, y bajar el

formulario con

los requisitos.

2. Realizar

inscripción en el

Colegio de

Veterinarios.

35.700

colones hora

profesional

($ 70 al tipo

de cambio)

Lic. En

administración de

empresas. Norman

Martínez, labora

en el área

administrativa de

la dirección

informática del

Instituto Nacional

de Seguros.

Tel 2287-6000.

Ext. 4616

nmartinez@ins-

cr.com

Se realiza consulta

personalizada

respecto al costo

por hora que

considera cobraría

un profesional de

su área para

efectos de una

asesoría referente

a un estudio de

factibilidad

administrativa.

Responde que el costo

promedio de servicios

por hora profesional

es de 16.000 colones

en promedio.

16.320

colones, por

hora

profesional

($ 32 al tipo

de cambio)

Lic. En Derecho

Carmen Lidia

González, labora

en el Instituto

Nacional de

Seguro INS

Se realiza consulta

personalizada

respecto al costo

por hora que

considera cobraría

un profesional de

su área para

efectos de una


podría variar, según el

consultor, pero

considera que en

promedio es de

100.000 colones la

hora

100.000

colones, por

hora

profesional

($ 51000 al

tipo de

cambio

60

asesoría referente

a un estudio de

factibilidad legal

Ing. Civil. Marlon

Velásquez

Entrevista

personalizada

Lic. en

administración de

negocios, con

énfasis en

finanzas. Ligia

Rojas Salas

Tel. Tel 2287-

6000. Ext. 4646

andrearojas@ins-

cr.com

Se realiza consulta

personalizada

respecto al costo

por hora que

considera cobraría

un profesional de

su área para

efectos de una

asesoría referente

a un estudio de

factibilidad

económica, y un

estudio de

factibilidad

financiera


promedio es de 16.000

colones la hora, y

aplica para ambos

tipos de estudios

16.320

colones, por

hora

profesional

($ 32 al tipo

de cambio

61

Máster en

mercadeo. Felicia

Angulo. Gerente

del Departamento

de

Tel; 2287-6000.

Ext. 2849

Se realiza consulta

personalizada

respecto al costo

por hora que

considera cobraría

un profesional de

su área para

efectos de una

asesoría referente

a un estudio de

factibilidad

mercadológica


promedio es de 16.000

colones la hora, y

aplica para ambos

tipos de estudios

16.320

colones, por

hora

profesional

($ 32 al tipo

de cambio

62

Anexo 3: CRONOGRAMA PFG

63

Anexo 4: Plantilla Control de Calidad

No.

Actividad

Activida

d o

producto Responsable Fase Etapa

Variables

Conceptuales

de Calidad

Variables

Operacionales

de Calidad

Reacción a

situación

de

Productos

no

Conformes

Cumplimiento

Próxi

ma

revisi

ón

Cuadro 11. Plantilla Control de Calidad Proyecto Clínica Veterinaria

Aprobación de la Revisión del Control de Calidad

Incluye el (los) responsable(s) de las aprobaciones

Autor Nombre Cargo Firma(s) Fecha

XX/XX/201X

64

Anexo 5: Plantilla Acta de Aceptación de Entregables

ACTA DE ACEPTACION DE ENTREGABLES

PROYECTO CLINICA VETERINARIA

Entregable Descripción Fecha

del

Acta

Recibido

Por:

Recibido

opa(s)

Documents

Universidad de Costa Rica - UCI · 2020. 5. 19. · proyectos, el que se requiere, sino, precisar una guía que nos lleve con éxito a su objetivo final. Nosotros nos vamos a apoyar