UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ...repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/37715/1... · Para mi padre Remberto López Bermeo por su comprensión consejos en los momentos

I

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA

TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA

OPTAR EL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO

TEMA:

GESTIÓN DEL CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE CRÉDITOS Y

COBRANZAS EN FIBRANAC S.A.

AUTORAS:

TERESA VICTORIA LÓPEZ FARAH

Y

EVELIN LISSET RODRÍGUEZ PALACIOS

TUTOR DE TESIS:

ECON. JORGE ESPÍN MARTÍNEZ, MAE

GUAYAQUIL, DICIEMBRE 2017

ii

FI

REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO DE TESIS

TÍTULO Y SUBTÍTULO:

“Gestión del Control Interno en el Área de Créditos y Cobranzas en FIBRANAC S.A.”

AUTORAS:

Teresa Victoria López Farah

Evelin Lisset Rodríguez Palacios

TUTOR: Econ. Jorge Espín Martínez, MAE

REVISORES:

INSTITUCIÓN:

Universidad de Guayaquil

FACULTAD:

Ciencias Administrativas

CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA

FECHA DE PUBLICACIÓN: Diciembre 2017 N° DE PÁGS.: 80

ÁREA TEMÁTICA: Control Interno

PALABRAS CLAVES: Control Interno, Créditos, Cobranzas, Manual.

RESUMEN

Se ha notado una constante evolución en las organizaciones sean estas públicas o privadas, actualmente la

gestión empresarial es considerada un factor fundamental en la administración de los recursos, los sistemas

de control interno se presentaron e implementaron debido a la necesidad que tenían los mandos medios y

las gerencias en las diferentes empresas de información, que les permita detectar las debilidades y los

riesgos que se presentan en diferentes áreas, por tal motivo se diseñará un manual de control interno para

el área de créditos y cobranzas, la empresa a evaluar será Fibras Nacionales FIBRANAC S.A. Con el

objetivo de determinar la influencia de la gestión en el proceso del control interno en la gestión de créditos

y cobranzas en la empresa. Para esta indagación se seleccionará la investigación descriptiva la cual

permitirá obtener información sin que esta pueda ser alterada. La población seleccionada será el total de

personas que conforman el departamento de contabilidad de la empresa. La técnica utilizada es la encuesta

que permitió recolectar información y datos relevantes para su posterior examen. En esta Investigación se

estudió; específicamente el Área de Créditos y Cobranzas, que realizando la implementación de un Manual

de Procedimientos para esta área mejoró sobremanera el desempeño de las funciones, referente a la

estructura organizacional. Se recomienda algunas actividades para la evaluación, medición y control del

Departamento de Créditos y Cobranzas: Incentivar a la formación de equipo de trabajo, Delimitar la zona

para la gestión de Cobranza, entre otras.

N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:

DIRECCIÓN URL (tesis en la web):

ADJUNTO PDF

CONTACTO CON AUTORAS:


Evelin Lissette Rodríguez Palacios

Teléfono:

0960064323

0994669671

E-mail:

[email protected]

[email protected]

CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN Nombre: Secretaría de la Facultad

Teléfono: 042206950 042596830

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INFO UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL


ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA

Certificado Sistema Anti plagio

Habiendo sido nombrado Econ. Jorge Espín Martínez, MAE, tutor del trabajo de titulación

certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por Teresa Victoria López

Farah con C.I. Nº. 0927382523 y Evelin Lisset Rodríguez Palacios con C.I. Nº 0927241513,

con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de

CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO.

Se informa que el trabajo de titulación: “Gestión del Control Interno en el Área de Créditos y

Cobranzas en FIBRANAC S.A.”, ha sido orientado durante todo el periodo de ejecución en el

programa antiplagio PLAGSCAN quedando el 9.2% de coincidencia.

https://www.plagscan.com/doc?116129082

Econ. Jorge Espín Martínez, MAE

Tutor de Tesis

iv




CERTIFICADO DE TUTOR

Envío a Ud. El Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación “Gestión

del Control Interno en el Área de Créditos y Cobranzas en FIBRANAC S.A.” del

estudiante Teresa Victoria López Farah y Evelin Lisset Rodríguez Palacios, indicando ha (n)

cumplido con todos los parámetros establecidos en la normativa vigente:

✓ El trabajo es el resultado de una investigación.

✓ El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.

✓ El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.

✓ El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.

Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del trabajo

de titulación con la respectiva calificación.

Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines

pertinentes que el (los) estudiante (s) está (n) apto (s) para continuar con el proceso de revisión

final.

Atentamente,

------------------------------------------------------


v




LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL USO NO

COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACÁDEMICOS

Yo, Teresa Victoria López Farah con C.I. Nº. 0927382523 y Evelin Lisset Rodríguez Palacios

con C.I. Nº 0927241513 certifico que los contenidos desarrollados en este trabajo de titulación,

“Gestión del Control Interno en el Área de Créditos y Cobranzas en FIBRANAC S.A.”

cuyo título es son de mi absoluta propiedad y responsabilidad Y SEGÚN EL Art. 144 del

CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS,

CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia gratuita intransferible y

no exclusiva para el uso no comercial de la presente obra con fines no académicos, en favor de

la Universidad de Guayaquil, para que haga uso del mismo, como fuera pertinente.

--------------------------------------------------------------


C.I. Nº. 0927382523

--------------------------------------------------------------


C.I. Nº 0927241513

* CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS,

CREATIVIDAD E IMNOVACIÓN (registro Oficial n. 899-Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares

de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros educativos.- En el

caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos

superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos

públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de investigación tales como

trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos académicos, u otros análogos,

sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos patrimoniales

corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible

y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.

vi

Dedicatoria

Esta tesis se la dedico a mi Dios quién supo guiarme por el buen camino, darme fuerzas

para seguir adelante y no desmayar en los problemas que se presentaban, enseñándome a

encarar las adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el intento.

A mi familia quienes por ellos soy lo que soy.

Para mi padre Remberto López Bermeo por su comprensión consejos en los momentos

difíciles, y por ayudarme con los recursos necesarios para estudiar, me ha dado todo lo que

soy como persona, mis valores, mis principios, mi carácter, mi empeño, mi perseverancia, mi

coraje para conseguir mis objetivos. A mi esposo Rómulo Ramos Gómez por sus palabras y

su confianza, por su amor y por brindarme el tiempo necesario para realizarme

profesionalmente. A mi madre aunque no esté físicamente con nosotros, se desde el cielo

siempre me cuida, a dos personas en especial, Mercy Jaramillo Franco, Jazmín López

Bermeo de quienes recibí mucho para que esta meta sea una realidad.


vii

Dedicatoria

Dedico esta Tesis a los seres que más amo en este mundo Olga Palacios Alarcón y

Violeta Alarcón Salcedo por ser mi fuente de inspiración, por el apoyo incondicional que

siempre me brindaron en la parte moral y económica, por motivarme a superarme cada día

más, a poder llegar hacer una profesional de la patria.

Dedico también este éxito académico a mis hermanos Darwin Enrique, Madeline

Neilyn, Gianna Briseida, y los motivos de mantener una visión de éxito en sus vidas mediante

el estudio continuo.


viii

Agradecimiento

Son muchas las personas que han formado parte de mi vida profesional a las que me

encantaría agradecerles su amistad, consejos, apoyo, ánimo y compañía en los momentos más

difíciles de mi vida. Algunas están aquí conmigo y otras en mis recuerdos y en mi corazón, sin

importar en donde estén quiero darles las gracias por formar parte de mí, por todo lo que me

han brindado y por todas sus bendiciones.


ix

Agradecimiento

Mi agradecimiento se dirige a quien ha forjado mi camino y me ha dirigido por el

sendero correcto, a Dios, el que todo momento está conmigo ayudándome a aprender de mis

errores y no cometerlos otra vez. Es quien guía el destino d mi vida

Te lo agradezco padre celestial.


x




“Gestión del Control Interno en el Área de Créditos y Cobranzas en

FIBRANAC S.A.”

Autoras:


y


Tutor:


Resumen

Se ha notado una constante evolución en las organizaciones sean estas públicas o privadas,

actualmente la gestión empresarial es considerada un factor fundamental en la administración

de los recursos, los sistemas de control interno se presentaron e implementaron debido a la

necesidad que tenían los mandos medios y las gerencias en las diferentes empresas de

información, que les permita detectar las debilidades y los riesgos que se presentan en

diferentes áreas, por tal motivo se diseñará un manual de control interno para el área de créditos

y cobranzas, la empresa a evaluar será Fibras Nacionales FIBRANAC S.A. Con el objetivo de

determinar la influencia de la gestión en el proceso del control interno en la gestión de créditos

y cobranzas en la empresa. Para esta indagación se seleccionará la investigación descriptiva la

cual permitirá obtener información sin que esta pueda ser alterada. La población seleccionada

será el total de personas que conforman el departamento de contabilidad de la empresa. La

técnica utilizada es la encuesta que permitió recolectar información y datos relevantes para su

posterior examen. En esta Investigación se estudió; específicamente el Área de Créditos y

Cobranzas, que realizando la implementación de un Manual de Procedimientos para esta área

mejoró sobremanera el desempeño de las funciones, referente a la estructura organizacional.

Se recomienda algunas actividades para la evaluación, medición y control del Departamento

de Créditos y Cobranzas: Incentivar a la formación de equipo de trabajo, Delimitar la zona para

la gestión de Cobranza, entre otras.

Palabras Claves: Control Interno, Créditos, Cobranzas, Manual.

xi

UNIVERSITY OF GUAYAQUIL

FACULTY OF ADMINISTRATIVE SCIENCES

SCHOOL OF AUTHORIZED PUBLIC ACCOUNTING

“Gestión del Control Interno en el Área de Créditos y Cobranzas en

FIBRANAC S.A.”

Authors:


and


Thesis advisor:


Abstract

It has been noticed a constant evolution in the organizations are these public or private, at the

moment the business management is considered a fundamental factor in the administration of

the resources, the systems of internal control were presented and implemented due to the

necessity that had the average controls and the managements in the different companies of

information, that allows them to detect the weaknesses and the risks that are presented in

different areas, for that reason will be designed an internal control manual for the area of credits

and collections, the company to evaluate will be National Fibers FIBRANAC SA With the

objective of determining the influence of the management in the process of internal control in

the management of credits and collections in the company. For this inquiry will be selected

descriptive research which will allow to obtain information without it can be altered. The

selected population will be the total of people who make up the accounting department of the

company. The technique used is the survey that allowed the collection of relevant information

and data for further examination. In this research was studied; specifically the Area of Credits

and Collections, which implementing a Manual of Procedures for this area greatly improved

the performance of functions, referring to the organizational structure. Some activities are

recommended for the evaluation, measurement and control of the Department of Credits and

Collections: Encouraging the formation of work teams, Delimiting the area for the management

of Collection, among others.

Key Words: Internal Control, Credits, Collections, Manual.

xii

Tabla de Contenido

Resumen .................................................................................................................. x

Abstract................................................................................................................... xi

Introducción ............................................................................................................. 1

Capítulo i. El problema............................................................................................ 3

Planteamiento del Problema ................................................................................ 3

Objetivos de la Investigación .............................................................................. 5

Justificación ......................................................................................................... 5

Justificación Metodológica .................................................................................. 6

Justificación Práctica ........................................................................................... 6

Delimitación de la Investigación ......................................................................... 7

Hipótesis de la Investigación ............................................................................... 7

Variable Independiente ........................................................................................ 7

Variable Dependiente .......................................................................................... 7

Operacionalización de Variables ......................................................................... 8

Capítulo ii. Marco Referencial ................................................................................ 9

Antecedentes de la investigación......................................................................... 9

Marco teórico..................................................................................................... 10

Marco contextual ............................................................................................... 13

Marco conceptual .............................................................................................. 15

Marco legal ........................................................................................................ 17

Capítulo iii. Marco Metodológico ......................................................................... 20

xiii

Diseño de la investigación ................................................................................. 20

Población y Muestra .......................................................................................... 21

Técnicas e Instrumentos .................................................................................... 21

Análisis de los resultados .................................................................................. 22

Capítulo iv. Propuesta ........................................................................................... 33

Conclusiones y Recomendaciones ........................................................................ 59

Bibliografía ............................................................................................................ 63

xiv

Lista de tablas

Tabla 1. Operacionalización de Variables dependiente e independiente .............. 8

Tabla 2 Resultados de la encuesta: Pregunta 1 ................................................... 22








Tabla 10 Resultados de la encuesta: Pregunta 9 ................................................. 30

Tabla 11 Resultados de la encuesta: Pregunta 9 ................................................. 31

xv

Lista de figuras

Figura 1 Organigrama. ......................................................................................... 14

Figura 2 Cumplimientos de procesos. .................................................................. 23

Figura 3 Uso del manual de procedimientos. ...................................................... 24

Figura 4 Medidas al detectar irregularidades. ...................................................... 25

Figura 5 Capacitación del personal. ..................................................................... 26

Figura 6 Sistema de control interno. .................................................................... 27

Figura 7 Soporte de cada transacción. .................................................................. 28

Figura 8 Gestión de crédito y cobranza. ............................................................... 29

Figura 9 Política de crédito. ................................................................................. 30

Figura 10 Atrasos en los pagos de facturas. ......................................................... 31

Figura 11 Índice de gestión de cobranzas y créditos. ........................................... 32

Figura 12 personas que intervienen. ..................................................................... 42

1

Introducción

Los sistemas de control interno se presentaron e implementaron debido a la


información Por lo antes mencionado la investigación que se desarrollará para el

presente trabajo permitirá generar y medir la gestión del área de créditos y cobranzas y

con ello tratar de reducir los errores que en ella se presente frecuentemente o

implementar una gestión apropiada.

La Propuesta del presente trabajo de investigación, se justifica dada la importancia

de la implementación y correcto manejo del Control Interno en la empresa, el peligro de

que se generen grandes pérdidas para la empresa está enlazados a las fallas humanas y

por ende a la toma de decisiones de manera errónea; precisamente eso suele ocurrir por

no contar con un Control Interno para que optimice el tiempo en el que se deba realizar

un proceso.

El desarrollo del proyecto de investigación cuenta ampliamente de cuatro

capítulos los cuales se detallan a continuación:

El capítulo I: Se presenta la problemática, causas y efectos, formulación y

sistematización, objetivos, justificación del problema, delimitación, hipótesis con sus

respectivas variables.

El Capítulo 2: Se encuentra; los antecedentes de la investigación, el marco teórico,

marco conceptual, donde se detalla aspectos relacionados a los sistemas de control; el

marco contextual donde se puede observar información acerca de las empresas

comerciales; y por último el marco legal donde se puntualiza todas las normas y

regulaciones que deben aplicarse en este trabajo.

Capítulo 3: Constituye el diseño de investigación, los resultados obtenidos y la

interpretación de los mismos, por medio de las técnicas e instrumentos de investigación

2

que será a través de entrevistas y encuestas al personal de la entidad, y con esta

información se tendrá un análisis e identificar cuáles son los factores que presentan

inconvenientes a la entidad.

Capítulo 4: Se presenta la propuesta que es la implementación de un manual de

procedimientos administrativo y de control interno, cuyo objetivo fundamental este

dirigido a elevar la eficiencia de los procesos,

Y finalmente se establecen conclusiones y recomendaciones del trabajo de

investigación.

3

Capítulo i. El problema

Planteamiento del Problema

Desde el nacimiento de la administración como ciencia, se ha notado una constante

evolución en las organizaciones sean estas públicas o privadas, pero siempre tratando de

ser universales en la aplicación de sus principios, y sobre todo basándose en elementos

como la productividad, con mejoras continuas con eficacia y eficiencia, buscando que

todo este coordinado tanto los recursos humanos como los materiales buscando en la

actualidad una gestión empresarial.

Actualmente la gestión empresarial es considerada un factor fundamental en la

administración de los recursos, de las áreas de trabajo buscando que estas sean

competitivas, eficaces y eficientes y que a través de ello cumplan con los objetivos que

se trazan cada una de ellas, las gestiones administrativas ayudan a estar preparados para

los cambios que el entorno social, político y económico puedan generar, haciendo los

ajustes lo más rápido y de la mejor forma posible.

La mayoría toma decisiones constantemente y siempre se trata de tomarlas en base a

la información con la que se cuente, por lo cual es necesario que esa información a nivel

empresarial sea veraz o confiable y que tenga un bajo nivel de error en ella, esto permite

garantizar las decisiones sobre todo financieras que estas no pongan en riesgo la

estabilidad económica de la empresa. Para ellos las instituciones deberán contar con

herramientas no solo que les permita tener una información al día de los estados

financieros o de los recursos disponibles para la toma de decisiones, sino también

herramientas que garanticen que esa información cumplió con los procesos de forma

ordena y correcta para que esa información contenga en menor grado de error.

Los sistemas de control interno se presentaron e implementaron debido a la


4

información, que les permita detectar las debilidades y los riesgo que se presentan en

diferentes áreas de una institución, por otro lado esa información les permita

implementar los correctivos necesarios y tratar de erradicar ese riesgo o disminuir los

errores que se estén presentando en los diferentes procesos que desarrolla la empresa a

través de sus empleados o funcionarios.

Por lo antes mencionado la investigación que se desarrollará para el presente trabajo

permitirá generar y medir la gestión del área de créditos y cobranzas y con ello tratar de

reducir los errores que en ella se presente frecuentemente o implementar una gestión

apropiada y acorde a las necesidades que tenga la empresas FIBRANAC S.A. en el área

de créditos y cobranzas.

Formulación y sistematización del problema

Formulación del Problema

¿Cuál es la influencia del Control Interno en la Gestión de Créditos y Cobranzas en

la empresa FIBRANAC S.A.

Sistematización del Problema

¿Cómo afecta una correcta gestión en el control interno en en el área de las cuentas

por cobrar en la empresa FIBRANAC S.A.?

¿Cómo se afecta la planificación en el control interno en la gestión de créditos y

cobranzas en las empresas de bienes en la empresa FIBRANAC S.A.

¿De qué manera los procedimientos que se aplican a través de los controles internos

y la gestión contribuyen a en el área de créditos y cobranzas en el cumplimiento de sus

objetivos y en la toma de decisiones financieras en una empresa FIBRANAC S.A.?

5

Objetivos de la Investigación

Objetivo general

Determinar la influencia de la gestión en el proceso del control interno en la gestión

de créditos y cobranzas en una empresa FIBRANAC S.A., que le permita mejorar la

toma de decisiones financieras.

Objetivos específicos

a. Revisar la importancia de la gestión del control interno en el en el área de

créditos y cobranzas de las empresas de bienes o servicios.

b. Determinar como la planificación del control interno afecta en la gestión del

área de créditos y cobranzas en una empresa FIBRANAC S.A.

c. Determinar el procedimiento de control interno que ayuden a mejorar y

salvaguardar los activos en la empresa FIBRANAC S.A.

Justificación

Justificación Teórica

Para el propósito de la investigación, se debe considerara o relacionar el área que

comprende a la auditoria de control interno, misma que me permite no solo una con

respecto a la las actividades con sus avances, sino también a los avances de las tareas

que se establecen para verificar el cumplimiento de las mismas y determinar los errores

que se susciten o presente dentro de las instituciones departamentos o áreas de una

empresa, y finalmente proporcione información clara y precisa para una correcta toma

de decisiones por parte de los mandos medios o de las gerencias dependiendo del caso.

Por lo tanto hay que considerar que la temática que se aplicaría en el presente trabajo

está dada por la gestión del control interno, el mismo que debe darse de forma rápida y

oportuna, tratando de reducir el riesgo y errores que se puedan suscitar, y permitiendo

6

hacer las correcciones oportunas, o ajustes necesarios en los procesos para el buen

funcionamiento del área de créditos y cobranzas, y de la empresa misma.

Justificación Metodológica

Por los antes mencionado en la justificación teórica durante el levantamiento de la

información para la investigación en la parte conceptual habrá que apoyará en los

estudios ya existentes sobre control interno, iniciando de esta manera la investigación

iniciara de forma descriptiva, y una vez se comience a analizar la información pasar a

explicativa, además de análisis, aspectos principales de controles internos contables y

financieros, de créditos y cobranzas que sean apropiados para empresa de las mismas

características que se analizará mas adelante en la propuesta y en especial que sean de

bienes y servicios.

Siendo una investigación con enfoque cualitativo la llevaremos con un corte o tipo

experimental, de campo ya que la información la levantaremos en la empresa FIBRAS

NACIONALES FIBRANAC S.A. en su última parte se levantara la información

necesaria para el análisis de la propuesta para la misma se utilizaran herramientas para

como las entrevista sencillas o de profundidad, encuestas y la observación directa. La

información que los investigadores recopilen será desde una óptica independiente sin

alterar los resultados ni tratando de colocar en ella su propia opinión.

Justificación Práctica

Los controles internos, a niveles administrativos y financieros son herramienta muy

utilizados para tratar de cumplir al cien por ciento con los objetivos que se trazan en

estas áreas, las mismas les permite tener una mejor gestión administrativa, esta

problemática se presenta comúnmente en medianas y pequeñas empresas que muchas

veces no consideran la importancia de estos controles hasta que no se encuentran en

situaciones críticas a nivel financiero, por lo cual la aplicación de controles internos en

7

las diferentes áreas no deben ser vistos como pérdida de tiempo y de recursos, sino más

bien que las empresas alcancen su mayor nivel de eficacia y eficiencia en la gestión en

el área de créditos y cobranzas, Además los resultaos de este trabajo pretende demostrar

la deficiencia en el área antes mencionadas y la importancia que tendrá la aplicación del

control interno en ella.

Delimitación de la Investigación

El levantamiento y análisis de la información se lo desarrollara en las

instalaciones de la compañía FIBRAS NACIONALES FIBRANAC S.A. en la ciudad

de Guayaquil- Ecuador, para el trabajo de investigación se ha considerado desarrollarlo

en un tiempo estimado de 5 meses aproximadamente, se estima el inicio del estudio en

el mes de junio 2017.

Hipótesis de la Investigación

Con la gestión control en el área de créditos y cobranzas de la empresa FIBRANAC

S.A. mejoraría los procesos en la gestión contable y crediticia.

Variable Independiente

Control interno.

Variable Dependiente

Gestión Créditos y Cobranza.

8

Operacionalización de Variables

Tabla 1.

Operacionalización de Variables dependiente e independiente

Variables Definición

conceptual

Definición

operativa Dimensiones Indicadores Preguntas Instrumentos Técnicas

Independiente

Control Interno

Reglas o procedimientos, es

la segunda

herramienta más

importante en la gestión

administrativa del

área de créditos y

cobranzas para

optimizar los

procesos que

permiten cumplir

con los objetivos, y mejora la toma

de decisiones.

Son

políticas, normas,

procesos o

procedimientos administrativos

aplicados a

diferentes áreas

entre ellas a las

contables y

financieras para

una correcta toma

de decisiones y estrategias.

Políticas y

normas contables

aplicadas a través de control interno.

La aplicación del

control de interno

resulte favorable

para la gestión

administrativa.

Cumplimiento

de los procesos.

Información contable confiable y

sistematizada.

Controles de gestión

de administrativa y

financiera.

¿Cuáles son las políticas y normas establecidas para el área

de créditos y cobranzas asociadas

a la gestión administrativa?

¿Cómo la empresa lleva a cabo el

control interno de las diferentes

áreas contables y financiera?

¿La gerencia considera la

implementación de un control

interno mejoraría la toma de

decisiones y la gestión administrativa en el área de

crédito y cobranza?

Recopilación

de información

primaria.

Observación directa.

Análisis

documental

Entrevistas

Encuesta

Dependiente

Gestión Créditos y

Cobranza.

Conjunto

de procesos y

procedimientos que se aplican a la

gestión

administrativa y la

toma de

decisiones.

Puntualiza

el tratamiento en cuanto al control

interno del área de

créditos y

cobranzas.

Toma de

decisión en basa

cumplimiento de

objetivos.

Determinación de las

políticas contables y

cambios en las

políticas y normas

contables.

Indicadores

financiero para la

toma de decisiones contables y

financieras

¿Qué consideraciones ha

tenido la compañía en cuanto a los controles internos para la

toma de decisiones?

Recopilación

de información primaria.

Observación directa.

Análisis

documental

Entrevistas

Encuesta

9

Capítulo ii. Marco Referencial

Antecedentes de la investigación

Conforme con el trabajo de investigación es necesario contar con referencias

basadas en el control interno del área de crédito y cobranzas, por la cual estas

informaciones serán de gran contribución para poder desarrollar el trabajo investigativo,

detalladas a continuación:

De acuerdo con el trabajo de investigación de Casamín (2012) titulado:

“Implementación de procedimientos de control interno aplicado al área de crédito y

cobranza de empresas dedicadas a la producción y venta de colchones” refiere que el

control interno en una organización tiene como objetivo prevenir los fraudes que pueden

presentar en base al crédito, y lograr conseguir una óptima gestión del departamento de

crédito y cobranzas, a través de aplicación de procedimientos o normas para tener

eficiencia y eficacia en los procesos de crédito y la recuperación de la cartera vencida.

El trabajo de investigación de Salazar (2014) titulado: “Diseño de un sistema de

control interno aplicado en el departamento de crédito y cobranza de la empresa “SYL

Trading Company S.A.”; Al implementar un sistema de control se podrá tener un mejor

funcionamiento de las operaciones efectuadas en la empresa, específicamente en el

departamento de crédito y cobranzas, por medio de un tratamiento en estas áreas se

podrá tener un mejor desempeño de todas las actividades efectuadas, regidas bajo un

control adecuado.

Según el trabajo de investigación de Chiliquinga (2016) titulado: “Propuesta para

el mejoramiento de los procesos de control interno administrativo y contable en el área

de créditos y cobranzas aplicado a la empresa Santillana S.A., ubicada en el distrito

metropolitano de QUITO.”; es muy importante que las empresas mantenga un sistema

de control interno que se encuentre bajo procedimientos precisos, para que todas las

10

actividades que se realizan se encuentren elaboradas de manera eficaz y eficiente. Por

medio de estos procesos se podrá reducir las irregularidades y errores en el área de

créditos y cobranzas, y así mantener una mejor gestión en sus operaciones.

De acuerdo con el trabajo de investigación de Monar (2011) titulado: “Sistema de

control administrativo financiero para el área de cartera aplicado a la empresa

Disaromati S.A”; al implementar un sistema de control se logrará tener eficiencia en la

operatividad de las actividades, al llevar un control tanto de las política de crédito,

concesión de créditos y recuperación de la misma, se disminuirá el riesgo de

incobrabilidad.

Marco teórico

Origen del Control interno

El control interno se da luego que las empresas hayan implementado la

contabilidad, según lo que señala Segovia (2011) “El origen del control interno, surge

con la partida doble, que fue la medida de control, pero hasta fines del siglo XIX ya que

los hombres de negocios se preocupan por formar y establecer sistemas de protección de

sus intereses” (p. 14).

La llegada de control interno hacia las empresas logró que los procesos se

desarrollen de manera eficiente, para que de esta manera se incremente la seguridad de

la información y aumente la rentabilidad de las empresas.

Control interno

Comprende un conjunto de procedimientos y políticas que se deben perseguir

conjuntamente al objetivo de la organización, para que de esta manera se tenga la

fiabilidad de la información.

Al mantener un control interno implementado en la empresa se logrará:

• Eficiencia en las actividades

11

• Fiabilidad de la información

• Cumplimento de normas establecidas.

Las áreas de las empresas al estar regidas bajo un control interno podrán tomar

decisiones correctivas en el caso que se amerite, y de esta manera poder salvaguardar

los activos.

Importancia del control interno

Por medio del control interno que tenga implementado la empresa se podrá tener

la confiabilidad tanto de la información, reportes, informes, cifras etc. Por tal motivo es

importante que todas las empresas lo adapten, para que ayude con la operatividad de las

funciones, las operaciones que este sistema ayudará se mencionan a continuación:

• A utilizar sus recursos de forma eficiente y adecuada, para que todos sean

registrados de manera íntegra.

• La administración al poseer información relevante y confiable, conseguirá

evaluarla para tomar decisiones del área o departamentos que esta

provenga.

• Identificar de forma inmediata los riesgos o alteraciones para poder tomar

acciones respecto a esto, y mantener vigilancia para que no se vuelvan a

repetir.

• Al tener implementado este control se ejecutaran todas las políticas y

procedimientos a seguir, y de esta manera lograr formalizar toda la

información que se lleve en la organización.

• Lograr cumplir con las metas y objetivos organizacionales.

12

Objetivo del control interno

Mantener todas las operaciones bajo un correcto y oportuno control, para que toda

la información se encuentre se manera íntegra, por medio de este control existe un

vínculo la metas de la organización y permitirá cumplir los objetivos propuestos.

El control interno ayudara a identificar diferentes factores como se detalla a

continuación:

1. Impedir fraudes.

2. Detectar robos.

3. Restringir errores administrativos, contables y financieros.

4. Resguardar los bienes, valores, y recursos de la organización.

5. Estimular la capacidad del personal.

6. Segregación de las funciones de operación.

7. Limitación de información a personas externas.

8. Eficiencia de los registros.

Clasificación del control interno

El control interno se tiene que ejecutar en toda la organización, pero es necesario

que se lleve a cabo un control distinto en cada área o departamento, al ser distinta su

función se encuentra clasificada de la siguiente manera:

• Control interno administrativo

• Control interno financiero

• Control interno contable

Crédito

El crédito forma parte de la actividad comercial, donde una persona se

compromete a cancelar un determinado valor en un tiempo específico. Al existir la

entrega ya sea de valor, mercancía, o servicios, se tiene la seguridad de recuperarlo en el

13

futuro, podía además generarse algún tipo de interés esto dependerá de la negoción

pactada. El crédito se puede efectuar de dos maneras por medio de un contrato o de

forma verbal, sin embargo estas dos formas significan una promesa de pago entre el

deudor y acreedor, los cuales mantienen el derecho de pagar y la otra parte de exigir su

pago.

Cobranza

La cobranza es la actividad que realiza el departamento denominado de esta

manera, el cual tienen como función principal requerir el pago que tiene el deudor,

mediante el crédito o préstamo que ha ejecutado por medio del contrato.

El departamento de cobranza trabaja de manera coordinada al departamento de

contabilidad o finanzas, en el cual recibirá información acerca de las cuentas por cobrar

que se encuentran vencidas es aquí cuando se debe realizar la función de cobranza, y se

debe mantener informados a la dirección de la organización de aquellas entradas de

dinero que se ha generado.

Marco contextual

Razón Social: FIBRAS NACIONALES FIBRANAC S.A.

Nombre Comercial: FIBRANAC S.A.

Número de empleados: 86

Misión

Exceder las expectativas de nuestros proveedores brindándoles un buen servicio a

través de atención, peso y precios justos. De esta forma abastecemos a nuestros clientes

en cantidad, calidad y tiempo requerido, cumpliendo con sus exigencias y usando

nuestros principios éticos de honestidad, seriedad, responsabilidad social y ambiental.

14

Visión

Liderar la actividad del reciclaje en el Ecuador, concientizando a nuestros

habitantes la importancia de cuidar nuestro planeta; a la vez beneficiar a nuestro país

creando fuentes de empleo, ayudando a mejorar la condición social y económica de

nuestros habitantes.

Actividad principal

Fibras Nacionales S.A. es una empresa dedicada a la compra de todo material

reciclable, como cartones, papeles, plásticos, metales ferrosos, metales no ferrosos,

baterías, etc. La experiencia y seriedad que nos caracteriza nos permite garantizar a

todos nuestros clientes un servicio eficiente, ágil, personalizado y ofertar los mejores

precios a nivel nacional.

Organigrama

Gerente general

Gerente administrativo

financiero

Jefatura de compras

Auditor externo e interno -servicios prestados

Jefe de operaciones

Jefatura RRHH

Jefe contable

Figura 1 Organigrama.

15

1.- Gerente general (representante legal)

2.- Gerente administrativo financiero

3.- Auditor externo e interno - servicios prestados

4.- Jefatura RRHH (2 asistentes)

5.- Jefatura de compras (2 asistentes)

6.- Jefe de operaciones (4 pesadores) (2 oficiales de planta) (50 clasificados)

(6 oficiales de campo) (4 transportistas 8 oficiales – ayudantes)

7.- Jefe contable (3 asistentes)

Marco conceptual

Componentes del control interno

Entre los componentes que evalúan el control interno junto a su eficiencia se

encuentran:

1. Ambiente de control.

2. Evaluación de riesgos.

3. Actividades de control.

4. Información y comunicación.

5. Supervisión o monitoreo.

Estos componentes trabajan vinculados unos a otros y se integran a los procesos

que se realizan en la organización.

Ambiente de control

Esta es la base abarca los cuatro elementos posteriores, y con esto se tiene una

estructura general del control de la entidad. Es importante que se tenga que evaluar los

elementos como la integridad, valores, y gestión del personal.

16

Evaluación de los riesgos

Los riesgos se presentan en las organizaciones y genera que no se pueda llegar a

cumplir los objetivos, los cambios se presentan en las actividades de las compañías al

existir un ambiente competitivo, por esto es necesario que se encargue de evaluar todas

las eventualidades que se presenten en el entorno.

Actividades de control

Las actividades de la organización deben estar administradas según el control que

se tenga implementado, y las revisiones de estos controles son por medio de auditorías

externas, en donde se verifican las aprobaciones, autorizaciones, transacciones, etc.

Información y comunicación

La información de la organización es importante para que por medio de esta se

pueda tomar decisiones, al mantener una correcta información es fundamental que se

complemente con una adecuada comunicación en las áreas o departamentos,

permitiendo tener un mejor funcionamiento y sistema de control interno.

Monitoreo o supervisión

Al tener implementado el control es fundamental que se lo tenga bajo vigilancia o

supervisión y tener la información de manera correcta, la organización deber mantener

este monitoreo junto a auditores internos, los cuales detectaran como se están manejado

los procesos, funciones y actividades.

Política de crédito

Mantiene una serie de lineamentos en donde se debe determinar si un cliente está

apto para poder otorgarle un crédito y establecer la fecha del mismo. Para esto es

necesario que la empresa tenga en consideración todos los factores referentes a las

cuentas por cobrar para que esta pueda desarrollar eficientemente.

17

La empresa debe definir las políticas de crédito por medio de estándares,

procedimientos y condiciones del crédito, para que se pueda tener vigilancia acerca de

estas cuentas por cobrar, la entidad al tener una correcta política de crédito y cobro

podrá mejorar su capital de trabajo.

Política de cobranza

Se refiere al medio que las empresas utilizan al momento de realizar la cobranza a

sus clientes cuando se vence las facturas. Cuando se llega a estas instancias lo que se

debe realizar es enviar la respectivo aviso de cobro, llamada telefónica, cobro por medio

de una agencia externa, y por último se tendrá que tomar acciones legales.

La cobranza empieza desde el momento que se efectúa el crédito, mientras este es

cancela y culmina cuando ya es contabilizado.

Marco legal

De acuerdo al Art. 8 objeto del sistema de control

Mediante el sistema de control, fiscalización y auditoría se examinarán,

verificarán y evaluarán las siguientes gestiones: administrativa, financiera, operativa; y

cuando corresponda gestión medio ambiental de las instituciones del Estado y la

actuación de sus servidores. En el examen, verificación y evaluación de estas gestiones,

se aplicarán los indicadores de gestión institucional y de desempeño y se incluirán los

comentarios sobre la legalidad, efectividad, economía y eficiencia de las operaciones y

programas evaluados. (Ley Orgánica De La Contraloría General Del Estado, 2015)

De acuerdo al Art. 9 concepto y elementos del control interno

El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la

dirección y el personal de cada institución que proporciona seguridad razonable de que

se protegen los recursos públicos y se alcancen los objetivos institucionales.

Constituyen elementos del control interno: el entorno de control, la organización, la

18

idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos institucionales, los riesgos

institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas adoptadas para afrontarlos, el

sistema de información, el cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y, la

corrección oportuna de las deficiencias de control. El control interno será

responsabilidad de cada institución del Estado, y tendrá como finalidad primordial crear

las condiciones para el ejercicio del control externo a cargo de la Contraloría General

del Estado. (Ley Orgánica De La Contraloría General Del Estado, 2015)

De acuerdo al Art. 10 Actividades Institucionales

Para un efectivo, eficiente y económico control interno, las actividades

institucionales se organizarán en administrativas o de apoyo, financieras, operativas y

ambientales.

De acuerdo al Art. 11 Aplicación del control interno

Se tendrán en cuenta las normas sobre funciones incompatibles, depósito intacto e

inmediato de lo recaudado, otorgamiento de recibos, pagos con cheque o mediante la

red bancaria, distinción entre ordenadores de gasto y ordenadores de pago; y, el

reglamento orgánico funcional que será publicado en el Registro Oficial.

De acuerdo al Art. 12 Tiempos de control

El ejercicio del control interno se aplicará en forma previa, continua y posterior:

a) control previo.- Los servidores de la institución, analizarán las actividades

institucionales propuestas, antes de su autorización o ejecución, respecto a

su legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y

conformidad con los planes y presupuestos institucionales;

b) Control continuo.- Los servidores de la institución, en forma continua

inspeccionarán y constatarán la oportunidad, calidad y cantidad de obras,

19

bienes y servicios que se recibieren o prestaren de conformidad con la ley,

los términos contractuales y las autorizaciones respectivas; y,

c) Control posterior.- La unidad de auditoría interna será responsable del

control posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicará a las

actividades institucionales, con posterioridad a su ejecución.

Norma internacional de auditoría NIA 315 (2013)

El objetivo del auditor es identificar y valorar los riesgos de incorrección material,

debida a fraude o error, tanto en los estados financieros como en las afirmaciones,

mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno, incluido su control interno, con

la finalidad de proporcionar una base para el diseño y la implementación de respuestas a

los riesgos valorados de incorrección material.

20

Capítulo iii. Marco Metodológico

Diseño de la investigación

Se utiliza para poder mantener la estructura de un proyecto, por el cual muestra lo

que se debe seguir al momento de investigar, para esto se debe terne claro el objetivo el

cual podrá contestar la pregunta de investigación.

De acuerdo con Hernández, Fernández, y Baptista (2014) indican:

“El diseño constituiría el plan o la estrategia para confirmar si es o no cierto que le

resulto atractivo a Paola (el plan incluiría procedimientos y actividades tendientes a

encontrar la respuesta a la pregunta de investigación).” (p. 128)

La investigación mantendrá el enfoque cuantitativo que de acuerdo a Hernández,

Fernández y Baptista (2010) indican:

El enfoque cuantitativo (que representa, como dijimos, un conjunto de

procesos) es secuencial y probatorio. Cada etapa precede a la siguiente y no

podemos “brincar” o eludir pasos.3 El orden es riguroso, aunque desde luego,

podemos redefinir alguna fase. Parte de una idea que va acotándose y, una vez

delimitada, se derivan objetivos y preguntas de investigación, se revisa la

literatura y se construye un marco o una perspectiva teórica. De las preguntas

se establecen hipótesis y determinan variables; se traza un plan para probarlas

(diseño); se miden las variables en un determinado contexto; se analizan las

mediciones obtenidas utilizando métodos estadísticos, y se extrae una serie de

conclusiones respecto de la o las hipótesis. (p. 128).

Tipo de investigación

Para esta indagación se seleccionará la investigación descriptiva la cual permitirá

obtener información sin que esta pueda ser alterada.

Como menciona Hernández, Fernández, y Baptista (2014):

21

Con los estudios descriptivos se busca especificar las propiedades, las

características y los perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos,

objetos o cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis. Es decir,

únicamente pretenden medir o recoger información de manera independiente o

conjunta sobre los conceptos o las variables a las que se refieren, esto es, su

objetivo no es indicar cómo se relacionan éstas. (p. 80).

Población y Muestra

Población

De acuerdo con Hernández, Fernández, y Baptista (2014) indican: “Una

población es el conjunto de todos los casos que concuerdan con una serie de

especificaciones” (p. 174). La población está determinada por el por el total de

personas que conforman el departamento de contabilidad de la empresa FIBRANAC

S.A; los cuales aportaran con información pertinente para el desarrollo del proyecto de

investigación.

Muestra

De acuerdo con Hernández, Fernández, y Baptista (2014) indican: “La muestra es

un subgrupo de la población de interés sobre el cual se recolectarán datos, y que tiene

que definirse y delimitarse de antemano con precisión, además de que debe ser

representativo de la población.” (p. 173). La muestra será el mismo departamento de

contabilidad al ser esta pequeña, conformada por 4 personas, a los cuales se les diseñará

un grupo de preguntas por medio de la encuesta, que ayudara a evaluar obtener datos

para que luego esas evaluados.

Técnicas e Instrumentos

Técnica

De acuerdo a Villafuerte (2006) señala:

22

Las técnicas en una investigación son metodologías sistemáticas que su función

es formar parte de la operatividad, en la cual busca implantar los métodos de

investigación, y por medio de esto se puede recopilar la mayor parte de la

información de manera dinámica.

La técnica que se aplicar en la investigación será la encuesta, al estar relacionada con

la investigación descriptiva, en la cual a través de esta encuesta diseñada para cada

colaborador se tendrá la información necesaria para poder obtener una conclusión final.

Instrumentos

Según (Hernández, Fernández, & Baptista, 2014) indica: “Es el Instrumento de

medición Recurso que utiliza el investigador para registrar información o datos sobre las

variables que tiene en mente.” (p.217).

Para continuar con el desarrollo de la investigación se tendrá que realizar una

entrevista a cada persona, y por medio de este dialogo se podrá obtener información por

medio de las preguntas dirigidas a este departamento.

Análisis de los resultados

¿Las funciones se cumple de acuerdo a los procesos ya definidos en la

organización?

Tabla 2

Resultados de la encuesta: Pregunta 1

Alternativa Respuesta Porcentajes

Totalmente de acuerdo 0 0%

De acuerdo 2 50%

En desacuerdo 1 25%

Totalmente en desacuerdo 1 25%

Total 4 100%

Nota: Repuestas obtenidas de acuerdo a las encuestas realizadas

23

Figura 2 Cumplimientos de procesos.

Interpretación

De acuerdo a los hallazgos se puede decir que sí se están cumpliendo con los

procesos en la organización al haber respondido el 50% que está de acuerdo con esto, el

25% ha dicho que está en desacuerdo y el otro 25% indico que está totalmente en

desacuerdo. Lo que concluye que no todos los departamentos cumplen con estos

procedimientos, es necesario que todos sigan estos parámetros para mantener una

óptima operatividad en dicho departamento.

1. ¿El personal tiene el uso del manual de procedimientos para cumplir con las

actividades cotidianas?

Tabla 3




De acuerdo 0%

En desacuerdo 3 75%


Total 4 100%


50%

25%

25%

Cumplimiento de procesos

Totalmente de acuerdo De acuerdo

En desacuerdo Totalmente en desacuerdo

24

Figura 3 Uso del manual de procedimientos.

Interpretación

Los resultados indican que el 75% ha respondido que está en desacuerdo con

respecto al uso del manual de procedimientos, y el 25% restante está totalmente en

desacuerdo, al examinar esta pregunta se puede percatar que los colaboradores de la

empresa no están usando el manual de procedimientos, es importante que se maneje

puesto que siempre se presentan cambios en las actividades; ya sea modificaciones en

las regulaciones, cambio de política organizacional, modificación de los comprobantes ,

etc.

2. ¿Se toman medidas inmediatas al momento de detectar irregularidades en los

procesos?

Tabla 4




De acuerdo 1 25%

En desacuerdo 1 25%


Total 4 100%


75%

25%

Uso del Manual de pocedimientos

Totalmente de acuerdo De acuerdo En desacuerdo Totalmente en desacuerdo

25

Figura 4 Medidas al detectar irregularidades.

Interpretación

Según con los resultados el 50% está totalmente en desacuerdo que se tomen

medidas de forma inmediata al momento de detectar las irregularidades, el 25% está en

desacuerdo y el otro 25% se encuentra de acuerdo; se puede indicar que en el

departamento no se está tomando medidas inmediatas con respecto a las irregularidades,

cuando ocurra alguna irregularidad es importante que se evalúe para que no siga

afectando las operaciones.

3. ¿Al mantener capacitado al personal considera que esto mejora su

rendimiento?

Tabla 5




De acuerdo 0 0%

En desacuerdo 0 0%


Total 4 100%


25%

25%

50%

Medidas al detectar irregularidades



26

Figura 5 Capacitación del personal.

Interpretación

El 100% de los encuestados han indicado que están totalmente de acuerdo que

capacitando al personal se podrá mejorar el rendimiento. Mantener al personal

capacitado con frecuencia podrá ser algo positivo tanto para las operaciones que

realizan y para la organización al tener un óptimo manejo de la información.

4. ¿Las funciones realizadas en el departamento se encuentran bajo un sistema de

control interno?

Tabla 6




De acuerdo 0 0%

En desacuerdo 2 50%


Total 4 100%


100%

Capacitación del personal



27

Figura 6 Sistema de control interno.

Interpretación

Se puede notar que el 50% de los encuestados respondieron que están en

desacuerdo que las funciones se encuentren basadas según un sistema de control

interno, mientas el otro 50% indicaron que están totalmente en desacuerdo con respecto

a esta pregunta, lo que se puede decir es que en este departamento no se está teniendo

un sistema de control interno en las tareas o funciones que realiza cada colaborador,

esto representa algo negativo al no poder tener la fiabilidad de la información llevada

por este departamento.

5. ¿Considera necesario que cada transacción realizada cuente con su respectivo

soporte?

Tabla 7




De acuerdo 0 0%

En desacuerdo 0 0%


Total 4 100%


50%50%

Sistema de control interno



28

Figura 7 Soporte de cada transacción.

Interpretación

Conforme a los resultados el 100% esta totalmente de acuerdo que es necesario o

importante tener un soporte en cada transacción que se realice, ya que por medio de esto

se puede constatar y verificar en detalle que operación se realizó, para quien, valores,

etc. Por medio de esto se puede tener un detalle preciso de cada una de las operaciones

realizadas.

6. ¿Considera que se tiene una eficiente gestión de crédito y cobranza?

Tabla 8




De acuerdo 1 25%

En desacuerdo 2 50%


Total 4 100%


Soporte en cada transacción



29

Figura 8 Gestión de crédito y cobranza.

Interpretación

Conforme a los resultados podemos notar que el 50% está en desacuerdo que

exista una eficiente gestión de crédito y cobranza, el 25% está de acuerdo y el otro 25%

está totalmente en desacuerdo. De acuerdo con los resultados se puede interpretar que la

empresa no mantiene una eficiente gestión de créditos y cobranzas, al contestar el 75%

que no está de acuerdo con respecto a esta pregunta.

7. ¿Se tiene establecida una política de crédito en la empresa, esta sea a 30 días,

60 días, o 90 días?

Tabla 9




De acuerdo 3 75%

En desacuerdo 1 25%


Total 4 100%


25%

50%

25%

Gestón de crédito y cobranza



30

Figura 9 Política de crédito.

Interpretación

De acuerdo a los hallazgos el 75% ha respondido que está de acuerdo que la

empresa mantenga una política de crédito, mientras el 25% indico que está en

desacuerdo. Por lo que señalan, la empresa si mantiene una política de crédito tal vez al

no estar totalmente de acuerdo podría ser por cambios que se tengan respecto a esta

política y no se encuentre bien definida en la organización.

8. ¿Se presentan con frecuencia atrasos en los pagos de facturas?

Tabla 10 Resultados de la encuesta: Pregunta 9



De acuerdo 3 75%

En desacuerdo 0 0%


Total 4 100%


75%

25%

Política de crédito



31

Figura 10 Atrasos en los pagos de facturas.

Interpretación

Los encuestados respondieron con el 25% que están totalmente de acuerdo que se

presentan atrasos en los pagos, mientras que el 75% dijo que está de acuerdo con

respecto a estos atrasos. De acuerdo a estas respuestas la mayoría concuerda que existen

atrasos con respecto a los pagos, esto representa algo negativo para la empresa al no

contar con el efectivo ya pactado el cual de seguro está destinado a cubrir los

endeudamientos, gastos, inversiones, etc. que se tengan.

9. ¿Se aplican índices que permitan medir la evolución de la gestión de

cobranzas y créditos?

Tabla 11




De acuerdo 0 0%

En desacuerdo 3 75%


Total 4 100%


25%

75%

Atrasos en los pagos de facturas



32

Figura 11 Índice de gestión de cobranzas y créditos.

Interpretación

Los resultados indican que el 75% están en desacuerdo que se apliquen estos

índices, mientras el 25% está totalmente en desacuerdo con esto, por lo cual se puede

observar que todos los encuestados no están de acuerdo que se apliquen estos índices

que midan la evolución de la gestión de crédito y cobranzas. Es necesario que se

apliquen estos índices en la empresa para poder evaluar cómo se está manejando tanto

los créditos y la cobranza y tener un óptimo sistema acerca de esto.

75%

25%

Índice de gestión de cobranzas y créditos



33

Capítulo iv. Propuesta

La Propuesta.

Diseñar un Manual de Control Interno para el Área de Créditos y Cobranzas en la

empresa FIBRANAC S.A.

Objetivo General.

Determinar la influencia de la gestión en el proceso del control interno en la gestión

de créditos y cobranzas en la empresa FIBRANAC S.A., que le permita mejorar la toma

de decisiones financieras.

Objetivos Específicos.

✓ Determinar si se está ejecutando los programas establecidos a través del

diseño del Manual de Control Interno.

✓ Diagnosticar el cometido en la empresa, indicando la correcta

Administración.

✓ Comprobar si se está acatando con lo dispuesto por la Ley, Normas y

Reglamentos.

✓ Cerciorarse que se cumpla con las funciones asignadas a cada

departamento que enlace el trámite de Crédito y Cobranza.

✓ Detallar e informar a los que laboran en la entidad los cambios que se

puedan dar dentro de las actividades habituales, para realizar las

correcciones pertinentes y a su vez esto permita que la empresa cumpla el

proceso y llegar a la meta.

Justificación de la Propuesta.

La Propuesta se justifica dada la importancia de la implementación y correcto

manejo del Control Interno en la empresa FIBRANAC S.A.; a través del estudio

34

realizado se da a conocer la relevancia del adecuado uso del Manual ya que cuanto

mayor y compleja sea la empresa necesitará de un sistema de control más sofisticado.

Por consiguiente, el peligro de que se generen grandes pérdidas para la empresa

está enlazados a las fallas humanas y por ende a la toma de decisiones de manera

errónea; precisamente eso suele ocurrir por no contar con un Control Interno para que

optimice el tiempo en el que se deba realizar un proceso, reduzca costos, entre otras

cosas que sea de beneficio para la empresa, cuidando los recursos con la que ella cuente.

Lo más destacado del Control Interno es que genera logros significativos de que

se realicen las diferentes actividades cumpliendo con un desempeño con gran

efectividad y en este proceso se logrará la meta establecida por la entidad.

El presente estudio Investigativo, presenta un modelo para aplicación del Control

Interno, y de forma unánime sea utilizado como consulta para estudiantes e incluso para

profesionales expectantes de prepararse para la correcta implementación operativa del

Control Interno y aplicarlo en sus labores cotidianas.

Misión.

Implementar un Manual de Control Interno en el Área de Créditos y Cobranzas en

FIBRANAC S.A.

Visión.

Promover la cultura de la aplicación del Control Interno para la Gestión de

Créditos y Cobranzas en FIBRANAC S.A.; buscando la correcta ejecución de las

políticas y estrategias en beneficio de la entidad.

Alcance.

Conseguir el mejoramiento de forma sostenible para la empresa FIBRANAC

S.A.; determinando funciones para los entes internos, evaluándolos de manera

35

permanente y dándoles seguimiento para la adecuada ejecución y alcanzar el objetivo,

tomando como consideraciones los siguientes puntos:

• Analizar los aspectos internos que simbolicen ser amenaza para el

cumplimiento del objetivo.

• Ofrecer orientación profesional para producir compromiso de trabajo y

valor organizacional para la adecuada toma de decisiones para la entidad.

• Aportar para el progreso de la entidad de manera permanente.

• Contribuir con opiniones referente a las actividades y al desempeño del

área de Créditos y Cobranzas.

36

Ejecución del Programa para la implementación del Control Interno en el Área de Crédito y Cobranza.

CRONOGRAMA DE DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO

EN EL ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZA.

N

º Actividad Responsable

Abril Mayo Junio Julio

23 al 30 1-3 6-10 27-30 2 3 al 30 1 al 31

1 Estimación del Presupuesto para la implementación del

Manual.

Gerente Financiero

x x x x x x

2 Período de Capacitación del Personal. TT.HH.

x x x

3 Creación del Manual de Procedimientos Gerente Financiero x x

4 Aprobación del Manual de Procedimientos Presidente-Gerente

General x

5 Revisión y Seguimiento del documento. Gerente Financiero x x x x x x

6 Aplicación del Manual de Procedimientos. Contabilidad-

Tesorería-Ventas. x x x x x x x

37

Proceso General:

Encargados de la Función de Crédito y Cobranza

Gerente General

Gerente Financiero

Contabilidad

Asistentes Contables

Ventas

Cobrador

Caja General

Toma decisiones – Determina cuando una cuenta se

aprueba como Cuenta Incobrable

Elabora el Manual de Procedimientos para la

Gestión de Crédito y Cobranzas

Aplica el Manual

Realizan los Registros pertinentes.

Reporta la Cobranza

Encargados de Gestionar la Cobranza

Ingresos-Gastos en gestión de Cobranza

Rec

ole

cció

n d

e In

form

aci

ón

38

Mapa de Proceso Operativo.

Proceso Operativo

Cumplir los requisitos para

otorgarmiento de crédito.

Entrega de Documentos para la aprobación del

Crédito

Entrega de Reportes de la Gestion de

Cobranza

Gestión de Cobranza

Aprobación de Crédito FIN

39

Proceso Operativo.

Las personas que intervienen para el otorgamiento del Crédito deben considerar

como puntos importantes:

1. Ingresos Brutos.- esto equivale a la totalidad de ingresos tomando en

cuenta que esta cantidad debe ser la estimación antes de impuestos o de

cualquier otra deducción. Como ejemplo se cita el sueldo, las comisiones,

o cualquier otro ingreso que sea comprobable.

2. Ingreso Neto.- para poder determinar el Ingreso Neto se debe considerar el

primer punto pero, a este si se le va a restar todos los impuestos que

apliquen referente a la actividad personal. Como ejemplo se cita el

Impuesto a la Renta, esto dará como resultado el Ingreso Neto.

3. Gastos.- este paso hace referencia a todos los egresos restándolos del

Ingreso Neto, aquí se debe establecer los gastos fijos y proyectar la

variable para cada mes. Como ejemplo de Gastos Fijos se cita renta,

alimentación, vestimenta, salud, educación, transporte, etc.; y como Gastos

Variables se cita vacaciones, entretenimiento, eventos, entre otros.

4. Capacidad de Pago.- se consideran dos capacidades de pago, alta y baja.

Para la capacidad alta se refleja desde un 30% (en aumento), y para la baja

un 10% (en decremento).

La Capacidad de Pago es la parte primordial para el otorgamiento del Crédito, ya

que en este punto es donde se determina la posibilidad de pago del futuro deudor hacia

la entidad.

40

En conclusión; todo esto hace referencia a la capacidad de pago frente a un

endeudamiento, en otras palabras es la solvencia o liquidez q se posea para poder cubrir

los posibles endeudamientos ya sean a corto o largo plazo.

Nota:

La empresa antes de otorgar el crédito debe conocer el estado del Activo

Corriente y Pasivo Corriente.

Importancia del Crédito:

El Crédito es el compromiso de un pago en un plazo determinado realizando

abonos en cuotas, esto conlleva para el deudor como el acreedor un pacto de Ganar-

Ganar.

Existen dos posibilidades en el tema del Crédito: Positivo y Negativo.

Positivo.- un crédito positivo es cuando se cumple con lo pactado, dentro de la

fecha preestablecida y esto genera el mantenimiento de futuros Créditos.

Negativo.- cuando existe el riesgo de que el deudor no lo maneje de forma

responsable, y no cancele en la fecha establecida; lo que conducirá a una gestión de

cobranza más exhaustiva para poder llegar al cancelamiento de la deuda siguiendo un

proceso engorroso, que en muchas de las ocasiones se debe recurrir a lo jurídico.

No obstante; el Crédito es muy relevante puesto que para la mayoría de las

empresas, casi todas; buscan su desarrollo y permanencia en el mercado por lo que se

ven inducidas al otorgamiento de crédito para que exista consumo de los bienes o

servicios dependiendo de la actividad que esta realice.

La empresa FIBRANAC S.A. utilizará el siguiente formato para el otorgamiento

de Crédito:

41

Requisitos para la adquisión de Crédito.

Cédula de Identidad

Certificado de Votación

1 Garante

Copia de Servicio Básico ( 3 últimos meses)

Justificación de Ingreso

Solicitud de Crédito

Certificados de Ingresos del Deudor y Garante

Copia Vigente del RUC

Declaración del IVA de los últimos meses

42

Personas que intervienen para el otorgamiento de Crédito y Cobranza

Presidente

Gerente General

Gerente Financiero

Contabilidad

Tesorería

Jefe de Cartera

Cajeros

Figura 12 personas que intervienen.

43

Personas encargadas de la Función de Crédito y Cobranza.

• Gerente General.

La Gerencia es una delegación que realiza el asesoramiento para la

implementación del Control Interno y a su vez programa las actividades para el

desarrollo de las mismas; la Gerencia General se basa en el mejoramiento de manera

permanente para la entidad, con eficiencia y eficacia.

En este puesto se destacan las siguientes funciones:

Funciones Específicas

1 Organizar, Crear, Implementar la elaboración del Manual para establecer Control

en la entidad.

2 Realizar evaluaciones y direccionar en Sistema de Control Interno.

3 Efectuar el seguimiento del Control Interno en base a los indicadores: eficiencia,

eficacia y efectividad.

4 Persuadir, impulsar la cultura del Control Interno en la empresa FIBRANAC

S.A.

5 Vigilar la asignación de funciones, de manera primordial en los puestos que

tengan responsabilidad de liderazgo.

6 Verificar que exista un régimen disciplinario, para que realicen como

corresponden las funciones.

7 Comprobar que las funciones estén bien asignadas y que se actualicen en base al

desarrollo de la entidad.

8 Asesorar y coadyuvar para la solución de los problemas que se presenten.

9 Recomendar las correcciones que sean pertinentes para el problema citado.

10 Comunicar de manera permanente al Presidente y demás Directivos sobre el

estado y desarrollo del Control Interno señalando las falencias y las correcciones

que se hayan suscitado en el período de Control.

11 Reducir costos para la entidad

12 Cumplir de manera eficiente la misión y los objetivos de la entidad.

13 Responder por los métodos que haya sugerido.

14 Cumplir con lo que disponga Ley.

15 Experticia Profesional.

44

Mediante la labor del Gerente General, se determina la efectividad de la

implementación del Control Interno de la empresa; siendo siempre su objetivo principal

la contribución a la buena Dirección para la correcta toma de decisiones.

En conclusión su rol es representar el puesto de evaluador y asesor, dependiendo

de las necesidades que surjan en la empresa.

• Gerente Financiero.

Así como su nombre lo señala es el encargado de las Finanzas de la empresa, esto

implica que su función sea puente entre la gestión y la contabilidad.

Las funciones de este cargo varían dependiendo de la actividad de la empresa y de

su tamaño; y como ejemplo se cita lo siguiente:

Gerente Financiero – empresa de tamaño MEDIO

1 Elaboración de las Cuentas Anuales

2 Cumplimiento de las obligaciones

3 Cumplimiento de los Objetivos Fiscales

4 Determinación de Errores

5 Implementación de herramientas metodológicas

6 Optimizar los Sistemas de Información Financiera

7 Gestionar la Tesorería

8 Capacitación a los Asistentes Contables

9 Generación de Reportes a la Dirección General

45

Gerente Financiero – empresa de tamaño GRANDE

1 Supervisión de la elaboración de las Cuentas Anuales individuales y

consolidadas.

2 Ejecución de Control Interno

3 Elaboración de Normas y Procedimientos en beneficio de la empresa

4 Organización y Análisis del Reporte

5 Coordinación de los Proyectos de la organización

6 Control de los objetivos financieros globales

7 Aportación en el plan de negocios con la Gerencia General.

Nota: El perfil de un Gerente Financiero es el de Formación Superior casi

siempre los Gerentes Financieros completan su formación académica con algún

Masterado, en carreras Administrativas-Económicas o Empresariales; con

experiencia en Auditoría.

Toda las Actividades que realiza el Gerente Financiero, resulta relevante para el

éxito de la empresa, porque en este cargo se determina cuanto y cuando se puede

invertir o cuando y cuanto se puede generar de Crédito; ya que en esta área es donde se

conoce la liquidez y el equilibrio en el que se encuentra la entidad.

Para que la Gerencia puedo lograr sus objetivos divide su trabajo en dos grupos:

1. Contraloría

2. Tesorería

46

Funciones de la Contraloría

1 Planeación para el control de las operaciones

2 Recolección e interpretación de los resultados

3 Evaluación de manera permanente

4 Administración de Impuestos

5 Informes a Dependencias Gubernamentales

6 Coordinación con la Auditoría Externa

7 Salvaguardar los Activos de la empresa

8 Diagnosticar el entorno económico

Funciones de la Tesorería

1 Obtención de Capitales

2 Relación con los Inversionistas

3 Obtención de Financiamiento a corto o largo plazo

4 Banca

5 Crédito y Cobranzas

6 Inversiones

7 Seguros de la empresa

Un dato adicional que es de mucha importancia en este proceso, es que las

personas que realicen estas funciones deben consultar con todas las áreas que sean

necesarias para la ejecución de cualquier fase de operación en la compañía, porque se

debe precautelar los activos del negocio, también como los asuntos fiscales, entre otros.

47

• Contabilidad.

El Área Contable en la empresa FIBRANAC S.A.; está conformada por el

contador; asistentes de las Cuentas por Cobrar, Asistente de las Cuentas por pagar y el

Asistente Contable.

En la actualidad cuenta con un Software para el ingreso de la información,

programa que cumple con lo establecido por la normativa del Ecuador.

La declaración de impuestos se genera de manera oportuna; se encuentran de

manera permanente capacitándose, y presenta a tiempo el reporte de la Información

Financiera para la oportuna toma de decisiones.

En el departamento contable debe contar la nota de crédito, realizar las notas

correspondientes en el Sistema y realizar la devengación de las cuentas que intervengan

en el proceso.

Todos los reportes que se recolecten servirán para la conciliación de las Cuentas

por cobrar y la Conciliaciones Bancarias del período.

• Jefe de Cartera.

El Jefe de Cartera será la persona encargada de recolectar toda la documentación

necesaria para el otorgamiento del Crédito, verificará que todos los documentos sean

válidos a la fecha solicitada, verificar los estados financieros para coordinar cuando y

cuento se le puede generar de Crédito.

Debe realizar las llamadas necesarias para poder establecer contacto con el

Garante; deberá examinar:

✓ Forma de Pago.

✓ Cupo de Crédito.

✓ Fecha de apertura.

✓ Evaluación como cliente.

48

✓ Ingresar los datos al Sistema, respaldando la aprobación o negación del

Crédito.

• Caja General.

En este departamento la persona que esté asignada en el puesto de la Caja General

registrará el ingreso de dinero y la documentación como respaldo para la transacción

que deberá registrarse en Contabilidad. Todo lo que ingrese o salga de la entidad debe

de encontrarse debidamente sustentado y al termino de las labores la Caja deber quedar

cuadrada; y todo lo que sobre o falte debe ser reportado de manera inmediata a quienes

corresponda, aunque cabe señalar que cualquier egreso de dinero debe ser autorizado

por el Contador o por el Gerente Financiero según lo amerite el caso.

Por otra todos los cobros que se hayan realizado y a su vez estos hayan sido

pagados en cheques; estos cheques deberán ser depositados en el Banco al día siguiente,

preferiblemente en la mañana de manera inmediata.

49

Procedimiento de Cobranza

Referencia del

documento:

FIBRANAC S.A.

Nº Actividad

1 Cobranza Normal

2 Cartera por cobrar

3 Llamadas de aviso del vencimiento de la deuda

4 Visitas – Avisos de Cobranza

2 Pago de la Cuota

3 Reporte del Pago

4 Liquidación en Caja

Elaborado por: TERESA VICTORIA LOPEZ FARAH

EVELIN LISSET RODRIGUEZ PALACIOS

50

(Cobranzas, 2010) La cobranza es una parte inherente a cualquier negocio que

vende a crédito. El crédito tiene aceptación limitada a causa de los elementos de riesgo

y tiempo involucrado y, junto con estos dos elementos se encuentra el factor natural o

circunstancial, pero desafortunado de la falta de pago por circunstancias difíciles para el

deudor por situaciones no previstas (factor no controlado).

El pago en general de las deudas que se han contraído no se debe a una

generalización de la honradez si no a una conveniencia profundamente arraigada en la

mente de quienes manejan el negocio o a una costumbre formada como consecuencia de

una necesidad, producto de las nuevas formas de ventas a plazos.

La función del cobro, no se concreta a exigir la cancelación de las deudas de los

clientes mediante el pago que estos hacen de la cantidad que adeudan. Tampoco el

existe de una función, se mide por la forma en que continuamente va disminuyendo el

Activo Corriente representado por las cuentas por cobrar.

Puede afirmarse que cobrar limitándose a ello es realmente fácil; lo difícil es

realizar el cobro manteniendo un buen nivel de reputación de la empresa, sin maltratar o

disgustar al cliente, a no ser que lo más beneficioso sea perderlo pues no reúnen los

requisitos que la empresa exige para otorgarle crédito por las reiterada dificultades para

honrar sus deudas.

Cobrar deudas es una gran tarea, es un trabajo difícil, un trabajo que consume

tiempo y esfuerzo, por ello se requiere mucha atención, mucha reflexión y sobre todo,

preocupación y toda preocupación consume más que cualquier otra cosa.

Por ello, las políticas de cobro en una empresa que demuestre organización deben

estar encaminadas a realizar la cobranza en fecha apropiada y dentro de un programa

establecido, no permitiendo que el cliente sobrepase los límites que se han fijado; todo

ello con el tacto necesario para que el cliente se considere más unido a la empresa.

51

Cuentas Incobrables.

Para la contabilización de las Cuentas Incobrables se debe contar con un plan de

cuentas actualizado en base a las necesidades de la empresa; por lo tanto este es el plan

de cuentas que utilizará la empresa FIBRANAC S.A.

Plan de Cuentas:

Plan de Cuentas

Empresa FIBRANAC S.A.

COD. DETALLE

1 ACTIVO

101 Activo Corriente

10101 Efectivo y Equivalente al Efectivo

1010101 Caja

1010102 Bancos

10102 Cuentas por Cobrar

1010201 Cuentas por Cobrar Clientes

101020101 Alícuotas de Mantenimiento

101020102 Área Social

101020103 Área Deportiva

1010202 Cuentas por cobrar al Personal

101020201 Préstamos

52

101020202 Adelanto Remuneraciones

1010203 Otras Cuentas por Cobrar

1010204 (-) Provisión Cuentas Incobrables

10103 Inventarios

1010301 Otros Inventarios

1010304 (-) Provisión por valor neto de realización y otras perdidas en el

inventario.

10104 Servicios y Otros pagos anticipados

1010401 Seguros Pagados por Anticipados

1010402 Arriendos Pagados por Anticipados

1010403 Otros Servicios y Pagos Contratados por anticipado

10105 Activos por Impuestos corrientes

1010501 Crédito tributario a Favor de la Empresa(IVA)

1010502 Crédito tributario a Favor de la Empresa (IR)

1010503 Anticipo de Impuesto a la Renta

10106 Otros Activos Corrientes

102 Activo no Corriente

10201 Propiedad, Planta y Equipo

1020101 Terrenos

1020102 Edificios

1020103 Construcciones en curso

1020104 Instalaciones

1020105 Muebles y Enseres

1020106 Maquinaria y Equipo

1020107 Equipos de Computación

53

1020108 Vehículos

1020109 Repuestos, herramientas y accesorios

1020110 Otros P.P.E

102011 (-) Depreciación Acumulada de P.P.E

1020112 (-)Deterioro Acumulado de P.P.E

10202 Propiedad de Inversión

1020201 Terrenos

1020202 Edificios

1020203 (-) Depreciación Acumulada de Propiedad por Inversión

1020204 (-) Deterioro Acumulado de propiedad por Inversión

10203 Activo Intangible

1020301 Plusvalía

1020302 Otros Intangibles

1020303 (-) Amortización Acumulada de Activo Intangible

1020304 (-)Deterioro Acumulado de Activo Intangible

10204 Otros Activos no Corrientes

2 PASIVO

201 Pasivo Corriente

20101 Cuentas y Documentos por pagar

20102 Obligaciones con Instituciones Financieras

20103 Otras Obligaciones Corrientes

2010301 Otras Obligaciones corrientes con la Administración tributaria

2010302 Impuesto a la Renta por pagar del Ejercicio

2010303 IESS

2010304 Beneficios Sociales con los empleados

54

201030401 Décimo Tercer Sueldo

201030402 Décimo Cuarto Sueldo

201030403 Vacaciones

201030404 Fondo de Reserva

2010305 Participación Trabajadores por Pagar del Ejercicio

2010306 Dividendos por pagar

20104 Anticipos de Clientes

20105 Otros Pasivos Corrientes

202 Pasivo no Corriente

20201 Cuentas y Documentos por pagas L/P

20202 Obligaciones con Instituciones Financieras L/P

20203 Provisiones por Beneficios a empleados

2020301 Jubilación Patronal

2020302 Otros Beneficios no corrientes para los empleados

20204 Otras provisiones

20205 Pasivo Diferido

20206 Otros Pasivos no Corrientes

3 Patrimonio

301 Capital

30101 Capital Suscrito y Pagado

30102 Capital Asignado

302 Aporte de Socios o accionistas para futura capitalización

303 Reservas

30301 Reserva legal

30302 Reserva Facultativa y Estatutaria

55

304 Otros Resultados Integrales

30401 Superávit por Revaluación de PPE

30402 Superávit por Revaluación de Activos Intangibles

30403 Otros Superávit por Revaluación

305 Resultados Acumulados

30501 Ganancias Acumuladas

30502 (-) Pérdidas Acumuladas

306 Resultado del Ejercicio

30601 Ganancia Neta del Período

30602 (-) Pérdida Neta del Período

4 INGRESOS

401 Ingresos de Actividades Ordinarias

40101 Alícuotas de Mantenimiento

402 Ingresos de actividades no Ordinarias

40201 Aportes Área Deportiva

40202 Aportes Área Social

403 Otros Ingresos

5 GASTOS

501 Gastos Operacionales

50101 Gastos de Administración

5010101 Gastos de Sueldos y Salarios y demás Remuneraciones

5010102 Gastos Aportes de Seguridad Social

5010103 Gastos de Beneficios Sociales e Indemnizaciones

5010104 Gastos de Luz

5010105 Gastos de Agua

56

5010106 Gastos de teléfono

5010107 Gastos de Internet

5010108 Gastos de Útiles de Oficina

5010109 Gastos de Útiles de Aseo y Limpieza

5010110 Gastos Depreciaciones

501011001 Gastos Depreciaciones PPE

501011002 Gastos Depreciaciones Propiedad de Inversión

510111 Gastos Amortizaciones

51011101 Gastos Amortizaciones Activo intangible

Si bien es cierto lo que se busca en las empresas en mantener una buena relación

con los clientes pero existen casos especiales como la consideración de las cuentas

incobrables, por lo que la empresa debe estimar una provisión para poder cubrir las

cuentas que no se logren cobrar dentro de un periodo determinado.

Para que una cuenta sea considera como incobrable, debe haberse agotado todos

las instancias y determinar si es factible o no el proceso legal, ya que en muchos casos

no es recomendable puesto que; se podría generar más Gastos en comparación a la

cantidad que se va a cobrar.

Se puede considerar la liquidación de deudas antiguas, o en base a las ventas del

periodo se puede determinar qué porcentaje se puede asignar para esta cuenta. En el

Libro Diario esta cuenta se verá reflejado de la siguiente manera:

Cuando la empresa estime Las Cuentas Incobrables realizará el siguiente asiento

en el Diario.

57

Concepto Debe Haber

Cuentas Incobrables $10.000,00

Provisión de Cuentas Incobrables $10.000,00

P/R Provisión para el año 2017

En el caso de que la cantidad que fue considerada como estimación se recupere

alguna cantidad se tendrá que registrar el ingreso de Efectivo y se rebajará ese monto de

la cuenta “Cuentas Incobrables”. Así como se observa a continuación:

Concepto Debe Haber

Efectivo o Equivalentes al Efectivo $2.500,00


P/R Cobro de cuentas pendientes.

Y a su vez esto afectará a las siguientes cuentas:

Concepto Debe Haber


Provisión de Cuentas Incobrables $7.500,00

P/R Nuevo Saldo de Cuentas Incobrables para el 2017

58

En el caso que no se logre recaudar el dinero pendiente de cobro se debe

considerar un ese dinero como un Gasto para la empresa registrándolo de la siguiente

manera:

Concepto Debe Haber

Gasto $7.500,00


P/R Nuevo Saldo de Cuentas Incobrables para el 2018

59

Conclusiones y Recomendaciones

Conclusiones

En esta Investigación se estudió; específicamente el Área de Créditos y

Cobranzas, que realizando la implementación de un Manual de Procedimientos para esta

área mejoró sobremanera el desempeño de las funciones, referente a la estructura

organizacional.

Se obtuvo como resultado que las áreas encargadas del Crédito y Cobranza

recepte la documentación pertinente para el otorgamiento del crédito y para la gestión

de cobranzas, Tesorería receptaba y registraba el ingreso del efectivo referente a los

cobros realizados por del departamento de Créditos y Cobranzas; en este punto este

ciclo operativo cumplió de manera eficiente cada una de sus funciones otorgadas.

Por medio de la aplicación de las fases de la Administración, se pudo tomar

decisiones en cada una de ellas y en este proceso estuvo involucrado el Gerente

Financiero y Gerente General de la entidad.

Para el departamento de Créditos y Cobranzas es importante tener conocimientos

de Administración para poder llevar de forma más eficiente la Dirección del puesto;

para el mejoramiento del Departamento de Créditos y Cobranzas se hace referencia de

algunas actividades que se deben de llevar a cabo para su avance:

• Determinar los objetivos del Departamento.

• Organizar los datos de los clientes en grupos afines, generando de esta

manera una cartera de clientes en el Sistema.

• Establecer límites de tiempos en la actividad de otorgación de crédito y la

gestión de cobranza.

• Organizar el Departamento para los casos públicos y privados.

60

• Contratar personal especializado en las investigaciones de créditos y

cobranzas si el caso lo amerita.

• Identificar las diversas actividades que correspondan al Crédito y

Cobranza.

• Evaluar de manera permanente el cumplimiento de las tareas asignadas.

• Eliminar las actividades que sean repetitivas, para que de esta manera la

función la desempeñe una sola persona.

• Determinar metas de cobranzas, programar que días se va a realizar y en

qué sector se va a efectuar la cobranza.

• Y como punto más importante, la generación de compromiso,

comunicación, responsabilidad entre los departamentos afines.

La finalidad del Control Interno en la Gestión de Créditos y Cobranzas es

precautelar los recursos que posee la entidad, solucionar las irregularidades que se

puedan presentar; elaborar información Financiera fiable y que sea presentada de forma

oportuna para la toma de decisiones, generar calidad de servicio y cumplir con lo

decretado por Ley o establecido por cualquier otra norma.

61

Recomendaciones

En un proceso de cambio en el Departamento de Créditos y Cobranzas, se debe

generar planes, establecer metas y dirigir con responsabilidad la acción de cada una de

ellas para no caer en errores pasados.

Se recomienda algunas actividades para la evaluación, medición y control del

Departamento de Créditos y Cobranzas:

• Incentivar a la formación de equipo de trabajo

• Delimitar la zona para la gestión de Cobranza.

• Generar responsabilidad y habilidad para la toma de decisiones, pero si en

algún caso particular no se conoce claramente que decisión tomar es mejor

que se realice la consulta con los departamentos que sean necesarios.

• Se recomienda también crear parámetros para el desempeño de la gestión

de cobranza de forma profesional, para que el cliente se sienta a gusto,

evitar errores que al principio serán comunes pero gracias al Control son

detalles que poco a poco irán mejorando.

• El cobrador debe tener actitud positiva para que los clientes internos o

externos se sientan satisfechos.

• A los empleados también se les debe reconocer su buen desempeño, por

ello se recomienda realizar juntas en donde sean reconocidos sus logros,

celebrándolos con la organización de eventos.

• Una de las cosas que siempre se busca dentro de una entidad es que se

lleve un buen ambiente laboral, fomentar las buenas relaciones entre

departamentos, logrando un ambiente de agrado para todos.

• Capacitar de manera permanente al personal para que puedan desempeñar

de manera eficiente la asignación de tareas.

62

• Contar con buenos líderes genera una gran influencia motivacional entre

los empleados y los grupos de trabajos, generando eficiencia en sus

funciones y buscando la satisfacción grupal.

63

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