UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

Facultad de Ingeniería Química

Licenciatura en Gastronomía

Tema:

“Desarrollo de modelo de control de inventarios en la restauración, utilizando

como plataforma de cálculo Excel avanzado y VBA”

(Trabajo de Titulación de Licenciatura)

AUTOR:

Viviana Teresa Villa Cox

TUTOR:

Ing. Leonardo Merino, MBA.

Guayaquil, mayo del 2015

ii

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

Facultad de Ingeniería Química

ACTA DE APROBACIÓN TRABAJO DE TITULACIÓN

Tema:

“Desarrollo de modelo de control de inventarios en la restauración, utilizando como

plataforma de cálculo Excel avanzado y VBA”

Trabajo de titulación presentada por:

Viviana Teresa Villa Cox

Aprobado en su estilo y contenido por el Tribunal de Sustentación:

.....................................................................

Lcda. Sonnia Sánchez Espinoza, MAE.

Presidente del Tribunal

............................................................. .………………………………….

Ing. Leonardo Merino Méndez, MBA Ing. Marco Añazco Maldonado

Tutor de Tesis Miembro del Tribunal

............................................................

Lcda. Verónica Holguín Cedeño

Miembro del Tribunal

Fecha finalización trabajo de titulación: (Junio – 2015)

iii

DECLARACIÓN

Yo, Teresa Villa Cox, declaro que el trabajo aquí descrito es de mi autoría; que no ha

sido previamente presentado para ningún grado o calificación profesional; y que he

consultado las referencias bibliográficas que se incluyen en este documento.

La Universidad de Guayaquil puede hacer uso de los derechos correspondientes a este

trabajo, según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual por su Reglamento y

la normatividad institucional vigente.

______________________________

Viviana Teresa Villa Cox

iv

DEDICATORIA

Le dedico mi trabajo a Dios, que mediante su luz y bendición he llevado a

culminación mi proyecto. A mi familia, quienes por su apoyo y dedicación

hicieron esto posible. Además se lo dedico aquellas personas que de una

manera directa o no brindaron un aporte para la realización de este proyecto.

Teresa Villa Cox

v

AGRADECIMIENTO

Le agradezco a Dios por las bendiciones otorgadas durante todo el camino. Debo

agradecer a mi familia que me ha apoyado en todo momento sin importar las

adversidades que se han suscitado para que este proyecto se lleve a cabo, primeramente,

me permito agradecer a mi esposo y compañero de vida, Juan Pablo, el cual ha sido

mi fuerza y motor para culminar todas mis metas, por lo cual sin él nada sería posible.

Le agradezco todo el apoyo, la luz y que se haya convertido no solo en mi esposo sino

que también en mi mejor amigo. Quiero agradecer a mis hijos, Pablo y Paula, los

cuales me dan la razón para poder trazarme las metas a seguir, ya que todo lo que hago

y hare es para su futuro y en bien de ellos, además de ser mi mayor orgullo; son luz y

alegría que la vida me ha regalado para brindarme un sendero; un camino.

Quiero dejar sentado mi más profundo y más sincero agradecimiento a mis Padres,

que sin importar los años que tenga siguen siendo guías y maestros en mi vida, gracias

a mi madre por ser mi confidente y mi ejemplo de lucha ante las adversidades, por el

apoyo moral y cuidado que les brinda a mis hijos para yo poder culminar mis metas. A

mi padre, mi mentor y guía; quiero agradecerle la sabiduría inculcada y sembrada

durante todos estos años y las que faltan por enseñarme, gracias por estar siempre a mi

lado sin importar lo que se haya suscitado, gracias por guiarme en el camino a seguir

para que este proyecto se dé lugar.

Finalmente, deseo agradecerle a mi tutor de tesis, Ing. Leonardo Merino, MSC, quien

creyó en este proyecto de investigación y que desde el principio me brindo todo su

apoyo, guía y me alentó para poder llevarla a cabo.

Teresa Villa Cox.

vi

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN 1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 3

JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA 4

OBJETIVOS 5

MARCO TEÓRICO 6

1.1. SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL (SIG) 6

1.1.1. TRES ELEMENTOS FUNDAMENTALES 7

1.2. BREVE REVISIÓN DE MODELO DE INVENTARIO SIMILAR

9

1.2.1. MODELO DE CÁLCULO SUGERIDO DE COMPRA 9

1.3. HERRAMIENTAS PARA DESARROLLAR EL MODELO 15

1.3.1. VISUAL BASIC PARA APLICACIONES EN EXCEL 15

1.4. MARCO TEÓRICO PARA EL MODELO DESARROLLADO 17

1.4.1. INVENTARIO 18

1.4.2. CLASIFICACIÓN ABC 20

1.4.3. ORDEN DE PEDIDO 22

1.4.4. COSTOS INDIRECTOS 22

1.4.5. COSTOS DE RETENCIÓN 22

1.4.6. DECISIÓN DE CUANTO Y CUANDO ORDENAR 23

1.4.7. FÓRMULAS QUE SE UTILIZAN EN EL MODELO 24

1.4.8. COSTOS DE INVENTARIOS 32

METODOLOGÍA PARA USO DEL PROYECTO: MODELO

DE CANTIDAD ECONÓMICA DEL PEDIDO 35

2.1. DESARROLLO DE MODELO PROPUESTO 35

CAPITULO 3 53

3.1. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS 53

3.2. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS 57

3.2.1. LA CLASIFICACIÓN ABC 58

3.2.2. INFORME FINAL 59

3.2.3. ¿QUÉ PASA SI COMPRA DEMASIADO? 61

3.2.4. ¿QUÉ PASA SI COMPRA POCO? 62

vii

CAPITULO 4 63

4.1. VALIDACIÓN DEL MODELO EN LA EMPRESA PÚBLICA

DE LA UNIDAD DE PRODUCCIÓN 63

4.2. CONCLUSIONES DE LA VALIDACIÓN DEL MODELO 69

4.3. RECOMENDACIONES DE LA VALIDACIÓN DEL MODELO 70

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 71

REFERENCIAS 72

viii

LISTA DE GRÁFICOS

Gráfico 1: Diagrama de Flujo del Sistema de Información 7

Gráfico 2: Diagrama de Flujo del Entorno del SIG 8

Gráfico 3: Arquitectura de la Aplicación del SIG 8

Gráfico 4: Alimentación de la Información para generar un SIG 9

Gráfico 5: Datos categorizados ABC dela empresa XYZ 14

Gráfico 6: Cálculos que arroja el modelo 14

Gráfico 7: Cálculos Finales que arroja el modelo 15

ix

RESUMEN EJECUTIVO

En este trabajo de investigación se entrega un modelo de inventario, utilizando como

plataforma de desarrollo Visual Basic para Aplicaciones, dentro de Excel y Access

2013, este último fue empleado como ayuda al modelo para su desarrollo, al registrar

el día a día de lo que sucede en los establecimientos, lo que genera una base de datos

de los productos y arroja como resultado los promedios de la semana que se necesita

para empezar.

El modelo como tal es una herramienta muy útil para la toma de decisiones gerenciales,

ya que no solo da resultados por productos sí no que también permite generar un reporte

final de todo lo que se ha analizado y como plus ofrece los gráficos de los resultados

para tener una comprensión más amplia de ciertos puntos que se tratan en el análisis.

Es también una guía conveniente para los jefes de compras o requerimientos, e incluso

para los jefes de inventarios, ya que con los resultados permiten realizar un informe

mucho más completo y con pronósticos lo más cercanos posibles a la realidad, lo cual

constituye un aporte muy valioso para gerencia.

Viviana Teresa Villa Cox

1

INTRODUCCIÓN

Se emplea dos tipos diferentes de plataformas capaces de integrarse y así poder crear

un modelo de control de inventarios idóneo como herramienta de toma de decisiones,

utilizando el Sistema de Información Gerencial (SIG). Con este modelo se puede

solucionar unas de las operaciones más críticas que tiene la restauración, esto se debe

a que se ha venido resolviendo de manera empírica y esto provoco muchas pérdidas

importantes para el establecimiento y en casos extremos hasta su cierre definitivo por

falta de venta de los productos, que se generó por la escasez de los mismos lo que crea

mala reputación ante los comensales.

Una breve recopilación del modelo, se fundamenta en que los datos que se ingresan

genera los resultados tanto de la demanda determinística como de la probabilísticas y

sus costos, ambas demandas se relacionan, la diferencias entre las dos es que la

demanda constante, no variable, se mantiene en el tiempo y la demanda variable cambia

estacionalmente según los requerimientos de los clientes y las temporadas, según

corresponda. La demanda esperada se mide con diferentes parámetros y ayuda a

establecer el stock mínimo que debe tener un producto mientras se hace el

requerimiento de compra, ahora la demanda optima uno de los resultados es el stock

de seguridad que sirve en casos de siniestros por lo que le pueda suceder a los

proveedores.

Muy importante es entender la Clasificación ABC, este cálculo ordena y separa los

productos según su nivel de importancia en la demanda, cada clasificación determina

2

a que grupo pertenece cada uno, además así se comprende que el grupo A son los

productos que requieren más stock ya que son los que más mueven el inventario, esto

no quiere decir que los otros dos grupos de productos no son importantes. El gráfico es

una ayuda para identificar la cantidad de productos de cada uno de los grupos.

Este modelo fue validado en la Empresa Pública de la Unidad de Producción de la

Carrera de Licenciatura en Gastronomía de la Facultad de Ingeniería Química, esto

permite visualizar con datos reales el estado en que se encuentra el establecimiento, a

su vez permite controlar y mejorar los tiempos de ciclos del inventario que tienen

implementado, complementado con la obtención de costos probables a un año de

trabajo y el respectivo orden de los productos.

3

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

“El modelo de negocio que nos ofrece la restauración en nuestro medio, salvo pocas

excepciones como es el caso de las grandes cadenas internacionales, no está lo

suficientemente desarrollado en nuestro país, acorde al avance de la informática del

siglo 21”.

DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA

La falta de soluciones informáticas desarrolladas para los modelos de negocios de la

restauración en nuestro medio, es uno de los motivos que dificultan que nuestro país

alcance la excelencia como destino turístico, poniéndonos a la saga en estos temas con

nuestros competidores regionales.

4

JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

Este proyecto pretende dar un aporte a las pequeñas empresas de la restauración, para

cubrir una deficiencia que es significativa, desarrollando un modelo que está pensado

por y para la resolución de problemas cotidianos que se llevan en la logística del

inventario del establecimiento.

Las ventajas del modelo es que brindara facilidad y guía sobre los parámetros y

soluciones para la compra de los productos e ideas claras de la importancia de cada uno

de ellos en el establecimiento. Otorgará un tiempo de ciclo, stocks mínimos, máximos

y de seguridad que permiten corregir los errores más comunes del inventario y

solucionarlos bajando el índice de pérdidas. Esto aclarecerá un gran campo sin explorar

del inventario, y dará una forma tecnológica y precisa de tener datos puntuales del

mismo.

La utilización de plataformas como VBA para aplicaciones y Excel 2013, hacen de este

modelo muy fácil de utilizar, y entendible para aquellos que lo necesiten. Brinda

soluciones claras a las mayores desventajas que ha tenido siempre este campo, como

es los excesos de lo que poco se vende y escasez de lo mucho, esto provoca muchas

pérdidas para las compañías y fuertes dolores de cabeza para los gerentes y

administradores.

5

OBJETIVOS

OBJETIVO A ALCANZAR

Desarrollar un modelo informático para abordar el tratamiento de una operación critica

en la restauración como son los Procesos de Inventarios, de forma tal que nos permitan

automatizar el área y responder aquella pregunta clásica de la Alta Gerencia. ¿Qué pasa

Si?.

OBJETIVO DE LA INVESTIGACIÓN

Como se ha expresado vamos a listar el modelo a desarrollar en este trabajo, para

entender los Objetivos que se pretenden alcanzar en esta investigación.

Modelo

Desarrollo de un modelo para el cálculo de la cantidad económica de un pedido

con demanda conocida

En un programa de control de inventarios continuo, hay dos resoluciones que deben

tomarse:

1) Cuando hacer un pedido.

2) El tamaño del pedido.

6

CAPITULO 1

MARCO TEÓRICO

1.1 SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL (SIG)

Según Laudon, kenneth c. et Al. (2004): “El SIG es un conjunto de componentes

interrelacionados que recolectan, procesan, analizan y distribuyen información para

apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Además de apoyar la

toma de decisiones, la coordinación y el control en una organización, los Sistemas de

información también pueden ayudar a los gerentes y jefes a analizar problemas,

visualizar asuntos complejos y crear productos nuevos.”

Según G. Levaggi. (1999): “Hay cinco actividades en un sistema de información que

producen la información para la toma de decisiones:

Entrada: Captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la organización como

de su entorno.

Procesamiento: Convierte la entrada de datos en una forma significativa de

información.

Salida: Transfiere la información procesada a los tomadores de decisiones para su uso.

Retroalimentación: La comunicación de los resultados y consecuencias de las

acciones y decisiones a quienes las origina.

Control: Monitoreo del desempeño del sistema y la evaluación de la retroalimentación

para verificar los resultados alcanzados y compararlos con los previstos, determinar

desviaciones, adoptar medidas correctivas y asegurar el cumplimiento de los objetivos.

7

Gráfico 1: Diagrama de Flujo del Sistema de Información

Fuente:http://cursos.campusvirtualsp.org/pluginfile.php/54281/mod_resource/content/0/Modulo_2/sistema_de_inf

ormacion_gerencial2.pdf

1.1.1. Tres elementos fundamentales

Gerencia Estratégica: Acciones que deben implementarse y evaluarse continuamente

para el logro de los objetivos de la organización.

Toma de Decisiones: Se requiere conocer, comprender, analizar los problemas,

conforme a datos oportunos y exactos para aplicar soluciones destinadas a alcanzar

eficientemente las metas establecidas de la organización.

Procesos Administrativos Internos: Control y desarrollo de los componentes

individuales de cada organización para facilitar el acceso con respuestas a tiempo, de

acuerdo a sus propias necesidades únicas como mecanismo para el ejercicio de la

administración.”

8

Según Kendall (1997):

Gráfico 2: Diagrama de Flujo del Entorno del SIG

Fuente:http://cursos.campusvirtualsp.org/pluginfile.php/54281/mod_resource/content/0/Modulo_2/sistema_de_inf

ormacion_gerencial2.pdf

Gráfico 3: Arquitectura de la Aplicación del SIG

Fuente:http://cursos.campusvirtualsp.org/pluginfile.php/54281/mod_resource/content/0/Modulo_2/sistema_de_inf

ormacion_gerencial2.pdf

9

Gráfico 4: Alimentación de la Información para generar un SIG

Fuente:http://cursos.campusvirtualsp.org/pluginfile.php/54281/mod_resource/content/0/Modulo_2/sistema_de_inf

ormacion_gerencial2.pdf

1.2. BREVE REVISIÓN DE MODELO DE INVENTARIO SIMILAR

1.2.1. MODELO DE CÁLCULO SUGERIDO DE COMPRA

Según Mora L. et Al. (2012:11 – 12) “Calcular el requerimiento de aprovisionamiento

de inventarios por ítem o línea de productos, definiendo el tamaño de la Orden lanzada

a un proveedor. Para ello se tienen en cuenta los siguientes elementos:

• Inventarios requeridos

• Niveles de servicio y factores de servicio

• Fluctuación de la demanda y los tiempos de entrega (desviación estándar)

• Inventarios de seguridad”

10

Esqueleto de la información requerida

Información de Entradas (Inputs):

Listado de ítems: Las materias primas y productos codificados que se utilizan.

Ventas por ítem de mercancía: El producto facturado semanal en cada año de trabajo.

(Volumen/$)

Ventas totales: Total de las ventas facturadas por productos.

Venta promedio por día: Se promedia las ventas/día facturadas por ítem a trabajar.

Categorización ABC: El nivel de importancia de los productos de acuerdo a su

porcentaje de participación en las ventas totales del periodo. Los cuales se separan en

tres grupos, ABC, esto nos dará los productos que nos dan la mayor, las intermedias y

las menores ventas.

Costo de la mercancía: Valor en dólares de cada ítem, la información puede ser

recopilada de los precios de ventas o compra.

LT Tiempo de entrega del proveedor: Aquí tomamos en cuento cuantos días se toma

el proveedor en entregar la mercancía desde el pedido hasta la recepción tangible de la

misma en la compañía. Se toma en consideración máximos y mínimos de tiempo de

entrega.

LT Tiempo usual de entrega del proveedor: Se toma en consideración el promedio de

tiempo de entrega que tiene el proveedor de las mercancías; se calcula los máximos y

mínimos para efectos prácticos, debería tenerse registro de los tiempos para mayor

exactitud.

Stock Actual: La cantidad física disponible para la venta que se encuentra en la bodega

en el momento del inventario (conteo físico).

11

Pedido en Compras: Lo que se va a solicitar a los proveedores pero aún no se les ha

entregado la orden de pedido.

Stock Comprometido: A pesar de encontrarse físicamente en la bodega es un producto

próximo a entregarse al cliente, por lo cual se disminuye del inventario.

Stock en Tránsito: Cuando se entrega la orden de pedido y el proveedor ya mando la

mercancía para ser entregada pero aún no ha sido recibida en el local.

Eventos: Son sucesos que ocurren por temporadas o contratación previa para

comercializar los productos, por lo cual no pasa normalmente.

Según Mora L. (2012:12 – 14):

Nivel de Servicio: El porcentaje de cumplimiento (nivel de servicio) que determina la

empresa en términos de pedidos, referencias y cantidades completas para cada Línea

de productos a categorización ABC de productos. Se establece un porcentaje para cada

tipo, siendo el nivel de servicio de los tipo A el mes alto y el de los tipo C el más bajo.

Factor de Servicio: Corresponde a la cantidad de desviaciones estándar que

modificarán los niveles de inventarios de seguridad, de acuerdo con la distribución de

probabilidades de cada porcentaje de nivel de servicio.

Cálculos que arroja el modelo

Participación por Ítem: Porcentaje de participación del volumen de ventas cada ítem

con respecto al total general de productos analizados.

12

Desviación Estándar: Fluctuación de los niveles de ventas semanales por ítem respecto

al promedio general, y del tiempo de entrega del proveedor tomando como referencia

los días de entrega mínimos y los días de entrega máximos.

Stock para LT: Nivel de inventario necesario para afrontar la demanda de productos

durante los tiempos de aprovisionamiento de los proveedores; se toman como

referencia los días de tiempo de entrega del proveedor y la demanda promedio generada

durante dicho tiempo.

Duración del Stock: Cálculo de los días de inventario con el que se cuenta para

satisfacer la demanda de productos.

Stock Requerido: Corresponde al valor obtenido de la diferencia entre el Stock para

LT y las existencias de inventarios; este cálculo se transforma en el dato inicial para

definir el tamaño de la orden.

Stock de Seguridad: Nivel de inventario definido para afrontar las fluctuaciones de la

demanda y de los tiempos de aprovisionamiento, está diseñado para soportar los picos

en estas dos variables sin que el flujo normal de las operaciones productivas y

comerciales se vea afectado.

Sugerido: Corresponde al inventario por ítem que compone la orden de compra, sin

tener en cuenta aún los inventarios necesarios para eventos ya que éstos son

ocasionales.

Sugerido Final: Es el valor del inventario (en cantidades) por el cual se debe lanzar la

orden de compra al proveedor por ítem. En este se tiene en cuenta los inventarios

necesarios para los eventos.

Duración: Días de cobertura del inventario pedido o sugerido para la orden de compra.

13

Costo Total: Valor en pesos ($) de la orden por ítem que sugiere el modelo para lanzar

a los proveedores.”

Utilización

Este modelo es muy útil para darnos una guía sobre el movimiento de los productos no

estacionales, lo cual nos brinda una seguridad para las ventas, tiene como ventaja las

consideraciones de fluctuación que sucediera y que nos sirve como colchón para no

desabastecer el establecimiento. Estableciéndose la cantidad de veces que deberá

pedirse el producto, otorgándonos un stock de seguridad.

Como es de conocimiento general, los establecimientos presentan, casi siempre

desabastecimiento y errores en los pedidos, lo cual por supuesto es una desventaja, ya

que se ha utilizado la experiencia por parte de las personas encargadas de los pedidos

y los inventarios para realizarlos, por ese motivo este modelo permite estimar los

valores reales y evita el cometimiento de estos errores.

Como resultados del modelo a tratar se realiza los siguientes cálculos de Categorización

ABC de los ítems de la empresa XYZ y, arroja los siguientes datos:

14

Gráfico 5: Datos categorizados ABC dela empresa XYZ

Fuente: Luis Aníbal Mora García et Al., “Modelos de Optimización de la Gestión Logística”, Ecoe

Ediciones, 2012

Gráfico 6: Cálculos que arroja el modelo

Fuente: Luis Aníbal Mora García et Al., “Modelos de Optimización de la Gestión Logística”, Ecoe

Ediciones, 2012

15

Gráfico 7: Cálculos Finales que arroja el modelo

Fuente: Luis Anibal Mora Garcia et Al., “Modelos de Optomizacion de la Gestion Logistica”, Ecoe

Ediciones, 2012

1.3. HERRAMIENTAS PARA DESARROLLAR EL MODELO

1.3.1. Visual Basic para aplicaciones en Excel

Según Microsoft https://msdn.microsoft.com/es-

es/library/office/ee814737(v=office.14).aspx#odc_Office14_ta_GettingStartedWithVBAInEx

cel2010_WhyUseVBAInExcel2010 “Microsoft Excel 2013 es una herramienta muy eficaz

que se puede usar para manipular, analizar y presentar datos. A veces, no obstante, a

pesar del amplio conjunto de características que ofrece la interfaz de usuario (UI)

estándar de Excel, es posible que se desee encontrar una manera más fácil de realizar

una tarea repetitiva y común, o de realizar alguna tarea no incluida en la interfaz de

usuario. Afortunadamente, las aplicaciones de Office, como Excel, tienen Visual Basic

16

para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programación que brinda la posibilidad de

ampliar dichas aplicaciones.

VBA funciona mediante la ejecución de macros, que son procedimientos paso a paso

escritos en Visual Basic. Muchos usuarios encuentran que conocer aunque sea una

pequeña parte del código de VBA facilita su trabajo y les brinda la posibilidad de

ejecutar tareas en Office que antes creían imposibles de realizar.

Sin duda, la razón más frecuente por la cual se usa VBA en Excel es para automatizar

tareas repetitivas. También puede usar VBA para crear nuevas funcionalidades en

Excel (por ejemplo, puede desarrollar nuevos algoritmos para analizar datos y, a

continuación, usar las funcionalidades de gráficos de Excel para mostrar los resultados)

y realizar tareas que integren Excel con otras aplicaciones de Office, como Microsoft

Access 2013. De hecho, de todas las aplicaciones de Office, Excel es la más usada

como algo similar a una plataforma de desarrollo general. Además de todas las tareas

obvias que implican listas y contabilidad, los programadores usan Excel en una amplia

variedad de tareas, desde visualización de datos hasta prototipos de software.

Uso de código para hacer que las aplicaciones realicen las tareas

Quizá crea que escribir código es algo misterioso o complicado, pero sus principios

básicos usan la lógica diaria y son bastante accesibles. Las aplicaciones de Office 2013

17

están creadas de tal modo que exponen lo que se denomina objetos. Estos objetos

reciben instrucciones. Para interactuar con las aplicaciones, se envían instrucciones a

varios objetos de la aplicación.”

1.4. MARCO TEÓRICO PARA EL MODELO DESARROLLADO

Desarrollo de un modelo para el cálculo de la Cantidad Económica de un pedido

con demanda determinística y probabilística

Desde hace mucho tiempo las decisiones de cuanto y cuando se deben hacer órdenes

de compra de un producto y la cantidad de la misma se ha basado en la experiencia del

trabajador, por lo cual se han suscitado problemas de escasez de un producto que se

refleja en pérdidas para el establecimiento; se dice que una de las peores formas de

“Crear mala reputación entre los comensales” es la falta de algún producto.

Es por esto que el modelo es muy útil para reducir en gran medida los porcentajes de

errores que se puedan suscitar, ya que calcula por producto cuanto y cuando ordenar

de acuerdo a su volumen de venta y que costo tiene el mismo; se contempla un margen

de error para evitar contratiempos, además brinda una clasificación ABC, que no es

otra cosa que el nivel de importancia de los productos de acuerdo a su volumen de

venta anual.

18

Es por esto que vamos a revisar los conceptos que se tratan en el modelo para poder

tener una idea más clara y las facilidades que brinda el mismo:

1.4.1. INVENTARIO

Según Holguín C. (2010:15), menciona que: “El control de inventario es uno de los

temas más complejos y apasionantes de la Logística y de la planeación y administración

de la cadena de abastecimiento (Supply Chain Management, SCM). Es muy común

escuchar a los administradores, gerentes y analistas de Logísticas afirmar que uno de

sus principales problemas es el exceso y de faltantes de inventarios: “Siempre tenemos

demasiado de lo que no se vende o consume, y muchos de los productos que más rotan

agotados”. Lo interesante de este problema es que ocurre prácticamente en cualquier

empresa del sector industrial, comercial o de servicios, las cuales administran, de una

u otra forma, materias primas, componentes, repuestos, insumos y/o productos

terminados, productos y materias primas en proceso o en tránsito, manteniendo

unidades en inventario en mayor o menor grado.”

Hablar de inventario es hablar de muchos insumos a utilizar en una empresa de

cualquier índole y también se le puede decir a todo lo que llevemos un control de conteo

físico, es por esto que podemos llevar un inventario de lo que hay en nuestros hogares

hasta las compañías más grande. La palabra clave aquí es físico, es todo producto

tangible y utilizado ya sea en la preparación del producto (materia prima) o como

producto terminado; también están los de insumos que se utilizan en toda empresa, pero

19

para fines prácticos tomaremos en consideración primordial la materia prima y

producto terminado.

Es por esto que se manejan STOCKS, con esto nos referimos a la cantidad que cuenta

físicamente en el establecimiento ya sea como materia prima y producto terminado para

la venta, hay casos en los que el establecimiento cuenta con el producto físicamente

pero esto se descarga del inventario dado que ya fue vendido mas no entregado, por

esto podemos decir que es todo lo que esté disponible en stock antes de su venta o

comercialización. Existen diferentes tipos de stocks pero tomaremos en consideración

algunos para fines prácticos del modelo tenemos que son el stock máximo permitido,

el stock mínimo, el stock actual o existente, stock cero y el stock de seguridad.

Stock máximo permitido.- Es la capacidad máxima que tiene el establecimiento para

almacenar en sus bodegas o líneas de producción.

Stock mínimo.- Es lo mínimo con lo que debería contar un establecimiento para no

desabastecerse del producto.

Stock actual o existente.- Es la cantidad con la que cuenta el establecimiento de un

producto en un periodo determinado (conteo físico).

Stock cero.- Es cuando ya no hay disponibilidad de un producto.

20

Stock de seguridad.- Es la cantidad de un producto que debería contar el

establecimiento para no tener problemas de desabastecimiento o escases o retrasos del

proveedor en la entrega del mismo.

Un concepto muy importante es el de la demanda, ya que este es el que mueve nuestro

negocio.

Demanda.- Es la contabilización de los requerimientos del consumidor de acuerdo a

sus deseos.

1.4.2. CLASIFICACIÓN ABC

Según Holguín C. (2010:25 – 26), menciona que: “Una forma de realizar la

clasificación ABC es con base en el producto Di vi, el cual mide el valor anual de las

ventas (o demanda) de cada ítem i, donde:

Di = Demanda anual del ítem i (unidades/año)

vi, = Valor unitario del ítem i ($/unidad)

Para definir cuales ítem deben formar parte de cada clase (A, B o C), se escoge un

porcentaje de mayor a menor, de acuerdo con el orden secuencial dado por la mayor

utilización de los ítems. Usualmente, los ítems clase A constituyen del 10 al 20% de

los primeros ítems dentro de la clasificación, contando con el 60% al 80% del valor

total de las ventas anuales; los ítems clase B constituyen entre un 20% y el 40% del

total de ítems, contando entre el 20% y el 30% restante del valor anual; y los ítems

clase C, usualmente los más numerosos, constituyen el resto, contando con una

21

pequeña parte del total de la inversión en inventario, la cual usualmente no pasa del

10% del total de ventas de la empresa. Algunos autores difieren en la proporción de

ítems clase B y C, por ejemplo, Wild (1997, p. 31) recomienda una distribución

alrededor de los siguientes valores:

Ítems clase A = 10% del total de ítems, con alrededor del 65% del total de

ventas. (1)

Ítems clase B = 20% del total de ítems, con alrededor del 25% del total de

ventas. (2)

Ítems clase C = 70% del total de ítems, con alrededor del 10% del total de

ventas. (3)

La decisión final sobre estos porcentajes depende de cada caso en particular y de las

capacidades de computación que se tenga para el control de cada tipo de ítem.”

De acuerdo al criterio del autor, es más adecuada la teoría de Wild para el modelo de

estudio, es por esto que se utiliza esa fórmula para la realización del mismo. Esta

clasificación está siendo utilizada para darle un plus al cliente, esto se da para darle

nociones más claras de cuáles son sus productos más importantes que se deben

considerar primordiales el momento de su revisión, además le da un indicio de por cual

producto empezar a revisar.

22

1.4.3. ORDEN DE PEDIDO

Aquí nos referimos al documento que genera el encargado o jefe de bodega de acuerdo

al stock disponible de los productos en el establecimiento, este documento se envía a

compras para así generar la orden de compra que es entregada al proveedor para que

se haga el respectivo despacho, en muchos establecimientos estos dos pasos se realizan

por la misma persona o departamento, así se lleva una mayor seguridad de que sea un

pedido claro, que una sola persona trate con el proveedor para que no haya confusiones

y así mismo esta se encarga de recibirla, revisarla, aprobarla y distribuirla en la bodega

de acuerdo a las políticas de rotación de la compañía.

1.4.4. COSTOS INDIRECTOS

Los costos indirectos se tratan de todo aquel costo que se relaciona de una manera u

otra al producto o proceso sin estar incluida en ella, por ejemplo, los impuestos,

seguros, luz, agua, daños, etc. Esto es muy importante considerar ya que influye en los

costos finales del producto a facturar y nos da una idea clara y real de los movimientos

contables a considerar para fines prácticos.

1.4.5. COSTOS DE RETENCIÓN

Según Anderson D. et Al. (2011:610), expresa lo siguiente: “Son los costos asociados

con el mantenimiento de un nivel de inventario determinado; estos costos dependen del

tamaño del inventario. El primer costo de retención es el costo de financiar la inversión

23

del inventario. Cuando una empresa pide dinero prestado, incurre en un cargo de

interés. Si la empresa utiliza su dinero, experimenta un costo de oportunidad asociado

con el no poder utilizar el dinero para otra inversiones. En uno u otro caso, existe un

costo de interés por el capital empleado en el inventario. Este costo de capital en general

se expresa como un porcentaje de la suma invertida.”

1.4.6. DECISIÓN DE CUANTO Y CUANDO ORDENAR

Cuanto ordenar se toma de acuerdo a los stocks que se manejan, por las demandas del

establecimiento. Es por eso que se lleva un inventario periódico, las frecuencias en que

se realiza el conteo físico depende de las fluctuaciones de las demandas, es necesario

que se realice de manera adecuada y se inspeccione el producto para asegurarnos de

llevar una buena rotación y no existan ya caducados, dañados o en mal estado así

salvaguardamos la salud del consumidor, lo más óptimo es no tener que desechar nada,

es por esto, que es muy importante que se realice de manera correcta la rotación del

producto, se puede utilizar el método más adecuado F.I.F.O.

F.I.F.O. son sus siglas en ingles first in, first out; esto quiere decir, lo primero que entra

es lo último que sale, esto es muy conveniente para las compañías que manejan

productos perecederos como lo es la industria de la Restauración, este sistema es fácil

de implementar; se realiza de la siguiente manera; una vez recibidos los productos se

24

almacenan sacando los ya existentes a la parte delantera y los nuevos poniéndoles en

la parte posterior, así nos asegurados de su correcta rotación, disminuyendo el nivel de

pérdidas por daño o caducados.

Después de considerar la rotación que se dé a los productos nos manejamos con los

stocks para decidir cuándo pedir, tomando en consideración el tiempo de demora de

entrega de pedido de parte de los proveedores para que así no se desabastezca el

establecimiento, es muy importante tener en cuenta, cuantos días el proveedor se

demora en entregar y aumentarle un posible margen de error por diferentes

contratiempos, evitando así la escasez.

1.4.7. FÓRMULAS QUE SE UTILIZAN EN EL MODELO

Entrando en materia, de acuerdo a lo tratado anteriormente podemos empezar a definir

las fórmulas necesarias para la correcta realización del modelo, es importante

considerar cuales son los significados de las siglas a utilizar, es por esto, que se detallan

a continuación:

Cpro = Inventario total del producto unid/semana

VI = Valor del inventario ($)

PC = Valor ($) unitario del producto

25

CT= Unidades totales

Se = Numero de Semanas

PCS = Promedio de unidades de producto por semana

RI = Retención del inventario

CC = Costo capital a una tasa anual

CI = Costo indirectos (Seguros, impuestos, rotura, hurtos e indirectos)

CM = Costo de mantener un producto en el inventario a 1 año

D = Demanda estimada anual (caja)

SeLab = Semanas laborables al año

MO = Costo por ordenar de la mano de obra

TD = Tiempo de demora al solicitar y procesar la compra (minuto)

CS = Costo de salario y prestaciones del comprador la hora

CO = Costo de ordenar por pedido

CIP = Costo de pedir el producto (papelería, poste, correos, teléfono, transporte y

recibo.)

CEP = Cantidad económica de pedido

CR = Costo de retención anual del inventario

CAO = Costo anual de ordenar

26

DD = Demanda estimada diaria (unidad)

DLab = Días labora al año

CAT = Costo anual total de solicitar un producto

TEN = Tiempo de espera de nuevo pedido (días)

PR = Punto de reorden

TC = Tiempo de ciclo

PV= Precio de Venta ($)

PRb= Precio de rebaja ($)

Max= Máximo de la demanda en la semana

Min= Mínimo de la demanda en la semana

CU= Costo por una unidad por sobreestimar la demanda

CO= Costo por una unidad por estimar la demanda (en caso de rebaja)

DO= Demanda optima

SS= Stock de Seguridad

PO= Punto óptimo de pedido

27

A continuación, detallo las fórmulas que se utilizan en el modelo:

VALOR DEL INVENTARIO: valor económico que tiene el inventario del

producto.

VI Cpro PC (4)

CAJAS TOTALES: la sumatoria de la cantidad de cajas que hay en las semanas

a tomar en consideración.

DEMANDASCTSEMANAS

(5)

PROMEDIO DE UNIDADES POR SEMANA: promedio de cajas que hay por

semana considerando el movimiento de la demanda.

CTPCS

SE (6)

RETENCIÓN DEL INVENTARIO: el porcentaje en relación al valor del

inventario costo de mantener el inventario y la inversión del inventario para

obtener.

RI CC CI (8)

28

COSTO ANUAL DE MANTENER UNA UNIDAD EN EL INVENTARIO: el

valor económico de mantener el nivel de un producto del inventario en 1 año.

100

RICM PC

(9)

DEMANDA ESTIMADA ANUAL: una cantidad estimada de unidades de un

producto que necesita la compañía para trabajar en 1 año. ( esto no está sujeto

a las fluctuaciones de las temporadas o eventos)

PCSD DLab

Dse (10)

COSTO DE ORDENAR DE LA MANO DE OBRA: el costo salarial del

personal de la empresa que solicita y procesa el producto en relación del tiempo

que demora en pedirse el producto (costo adicional).

60

CSMO TD (11)

COSTO DE ORDENAR: el costo de solicitar un producto considerando el

costo por ordenar de la mano de obra y los costos indirectos del producto

(papelería, comunicación, teléfono, transporte y recibo).

CO MO CIP (12)

29

CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO: la cantidad en unidades que se debe

pedir considerando las fluctuaciones de las demandas y demás costos del

producto.

2D COCEP

CM

(13)

COSTO DE RETENCIÓN ANUAL DEL INVENTARIO: el costo de mantener

el inventario en un año en relación de cantidad económica de pedido y el costo

anual de mantener una unidad en el inventario.

1

2CR CEP CM (14)

COSTO ANUAL DE ORDENAR: el costo de solicitar el pedido en relación a

la demanda versus la cantidad económica de pedido por el costo de ordenar un

producto al año.

DCAO CO

CEP (15)

DEMANDA DIARIA: la cantidad diaria de un producto que se necesita para

satisfacer los requerimientos de los clientes.

DDD

DLab (16)

30

COSTO ANUAL TOTAL: el costo total en 1 año del producto en el inventario

en relación con el costo de retención más el costo anual de ordenar.

CAT CR CAO (17)

PUNTO DE REORDEN: el punto de pedido, esto nos indica cuando hay que

hacer el pedido (cuando no hay stock de seguridad).

PR DD TEN (18)

TIEMPO DE CICLO (DÍAS): da un promedio de cada cuanto debo pedir un

producto en días, así se puede saber aproximadamente cuánto dura un ciclo de

reabastecimiento o de nuevo pedido.

DLab CEPTC

D

(19)

INTERVALO DE LA DEMANDA: Es la diferencia entre la máximo y

mínimo de la demanda de la semana.

ID Max Min (20)

COSTO POR UNIDAD DE SOBREESTIMAR ($): Es el costo del

producto de acuerdo al precio de venta versus el precio de compra.

CO PC PV (21)

31

COSTO POR UNIDAD DE SOBREESTIMAR ($): Es el costo del

producto de acuerdo al precio de rebaja por desuso o daño versus su precio

de compra.

CU PRb PC (22)

DEMANDA ÓPTIMA: Es la tamaño óptimo del producto.

CUDO

CU CO

(23)

STOCK DE SEGURIDAD: Es la cantidad extra necesaria de un producto

en caso de siniestro y así se evita la escasez.

*SS ID DO (24)

PUNTO ÓPTIMO DE PEDIDO: Es la suma de la cantidad que necesita el

establecimiento para responder ante la demanda en caso de siniestros.

PO PR SS (24)

Este modelo trata de los movimientos que suceden durante las variables de la demanda

y cuánto tiempo demoran las entregas de los proveedores y los servicios ofrecidos a los

consumidores. De acuerdo a eso, este modelo estima las fluctuaciones que suceden en

la demanda diaria, para así poder dar un periodo de tiempo de compra determinado por

producto y proveedor, para lograrlo se basa en las políticas que la empresa tenga en

32

cuanto a su movimiento interno de mercadería (Stock). También maneja los mínimos

y máximos que tenga la bodega, sin perder su seguridad.

Con estas fórmulas se desarrollan los cálculos que nos llevan a la obtención de

resultados claro, esto le servirá de guía a los gerentes, administradores y jefes de bodega

del negocio para controlar el correcto manejo de compra y ventas de los productos,

además esto permitirá un reducción considerable de los errores más comunes, ya antes

mencionados, por lo que habrá una disminución importante en las perdidas y mejora

de la reputación de cada establecimiento.

1.4.8. Costos de Inventarios

Según J. Díaz-Batista et Al.: “Los costos de inventario constituyen uno de los más

importantes costos logísticos de muchas empresas, representando una parte

significativa de su costo total. Tradicionalmente, la modelación y optimización de los

inventarios en una empresa contemplaba solo los costos internos de la misma, sin tomar

en consideración la relación con sus suministradores…”

Según J.M. Izar et Al.: “La administración del inventario implica varios costos, entre

los que figuran:

33

1. Adquirir los bienes. La mayoría de los académicos coinciden que en este rubro se

incluyan impuestos y costos del transporte. Otro aspecto a tener en cuenta son las

condiciones de crédito del proveedor (Horngren et al., 2007).

2. Colocar nuevos pedidos. Deben incluirse todas las actividades que se realizan al

hacer un nuevo pedido, que inician con la preparación de la orden de compra y finalizan

con recibir y colocar el pedido en el almacén. Entre las actividades usuales están la

preparación y emisión de la orden de compra, timbres postales, llamadas telefónicas,

rastreo del pedido, recepción de los artículos, inspección, revisión de la factura, realizar

el pago y la contabilidad del proceso. En este trabajo se considera este costo constante

en cada pedido.

3. Conservar los bienes en el inventario. En este rubro deben incluirse todos los

aspectos relacionados al almacenamiento del inventario, tales como espacios,

obsolescencia, deterioro, pérdidas, mermas, refrigeración, iluminación, calefacción,

protección contra el sol y la humedad, seguros y otros. También debe considerarse el

costo de oportunidad por tener una inversión ociosa. Este rubro suele variar de 15 a

45% anual del valor del inventario.

4. Faltantes. Es el costo más difícil de evaluar y aun cuando es un costo de oportunidad,

por lo que se deja de ganar al no tener el bien disponible cuando lo pide el cliente, debe

34

incluirse en el análisis económico. Algunos académicos sugieren agregar la pérdida

potencial de ventas futuras, al no contar con la buena voluntad del cliente (Horngren et

al., 2007). En este trabajo se considera que el costo de cada faltante es lo que se deja

de ganar al no tener el bien en existencia.”

35

CAPITULO 2

METODOLOGÍA PARA USO DEL PROYECTO: MODELO DE CANTIDAD

ECONÓMICA DEL PEDIDO

2.1.DESARROLLO DE MODELO PROPUESTO

El modelo se elaboró en EXCEL 2013 y VBA para aplicaciones con la finalidad de

automatizar y simplificar las complicaciones diarias del inventario. Se dio un diseño

fácil y comprensible de usar para que usuario pudiera usarlo sin problemas. Su

formulario de arranque nos da los siguientes beneficios:

Tres botones que nos permiten decidir cómo empezar a trabajar; el primero indica si

desea trabajar con nuevos datos de la empresa, por lo tanto si el modelo se lo utilizó

antes, se borran todos los datos previos y se ingresan los nuevos; si seleccionas el

segundo trabajas con los datos generales ya existente, y el tercer botón permite saber

la información del autor del programa.

36

Lo primero que se debe ingresar es el NOMBRE DE LA EMPRESA, que tipo de

empresa es, están clasificadas en 2 grandes grupos que son:

37

En el caso de que la empresa sea B se agrandará el formulario y se verán los días que

labora al año y los días de la semana que labora la empresa:

En caso de tener dudas sobre el dato que se pide en COSTO DE CAPITAL A UNA

TASA ANUAL (%), aplaste el botón ayuda y aparecerá el siguiente mensaje:

38

De ahí debe seleccionar su costo del listado que aparecerá al dar click en la pestaña:

Ingrese el dato faltante y al terminar se da click en el botón INGRESAR DATOS, este

nos copiará los datos en una tabla que los ordena según su importancia de uso,

39

aparecerá un mensaje que nos indica que hacer y automáticamente nos lleva a la hoja

TABLA PRIMARIA PROD:

Apareciendo un mensaje que nos indica que debemos ingresar los datos primarios del

producto, luego aparece otro aviso que indica que al terminar se debe dar click en el

botón CONFIRMAR PRODUCTO:

40

Continuando con el orden el modelo se encontrara en la hoja TABLA PRIMARIA

PROD, pegar ahí la tabla primaria:

IMPORTANTE: Debe copiar y pegar desde la segunda fila para no afectar el

encabezado de la tabla.

Realizándolo se debe dar click en el botón confirmar, este botón sirve para

CONFIRMAR si la tabla esta correcta y la guarda en la memoria para así utilizarla en

41

los cálculos subsiguientes, OJO muy importante: si no se selecciona el botón

CONFIRMAR no se grabara y el modelo no podrá trabajar:

Después esto lleva a la hoja CLASIFICACIÓN ABC, en la cual parecerá un mensaje

que indica lo siguiente:

Al dar click en el botón ACTUALIZAR automáticamente proporcionará como

resultado los productos ordenados en nivel de importancia y su respectiva clasificación:

42

Le aparecerá un mensaje que indica lo siguiente que se debe hacer:

Al dar click en el botón generar gráfico lo llevará a la hoja Gráfico_ABC:

43

Le aparecerá el siguiente mensaje; le indica el paso a seguir:

44

Para seguir se debe regresar a la hoja MODELO en la cual se dará click en el botón

INGRESAR DATOS DEL PRODUCTO, aquí se abrirá un formulario:

Lo primero es escoger que producto se desea trabajar:

45

Se copiará automáticamente los datos subsiguientes de la TABLA PRIMARIA, ya

ingresada anteriormente:

Después, escoger las unidades en que se trabaja, y escribir la cantidad de producto que

se tiene en el momento del corte; nótese que existe un botón de ayuda para el botón

46

INVENTARIO TOTAL DEL PRODUCTO (UNIDAD), el cual nos clarifica el dato

necesario a ingresar:

Al escribirlo le aparecerá el VALOR DEL INVENTARIO ($), se debe escoger el

TIEMPO DE DEMORA AL PROCESAR LA COMPRA, existe un botón ayuda que

nos indica:

47

Se debe ingresar los COSTOS INDIRECTO, encontrará un botón ayuda que le dirá que

dato necesita:

Como último dato que ingresamos son los COSTOS INDIRECTOS DEL

PRODUCTOS (%), existe también tiene un botón AYUDA que nos indica:

48

Tenemos una sección de la demanda óptima, la cual permitirá calcular el Stock de

Seguridad y el punto óptimo de pedido lo cual permitirá estar preparado en caso de

siniestros.

Se debe ingresar los PRECIO DE VENTA ($), encontrará un botón ayuda que le dirá

que dato necesita:

49

Se deberá ingresar el PRECIO DE VENTA EN CASO DE REBAJA ($), encontrará un

botón ayuda que le dirá que dato necesita:

Se deberá ingresar el MÁXIMO, encontrará un botón ayuda que le dirá que dato

necesita:

50

Se deberá ingresar el MÍNIMO, encontrará un botón ayuda que le dirá que dato

necesita:

51

Aparecerá el resultado de INTERVALO DE LA DEMANDA, que es el la diferencia

entre el máximo y mínimo de la demanda del producto:

Finalizamos con el botón CALCULAR para que se ingrese los datos y se peguen en la

tabla:

52

Le aparecerá un mensaje que le indica cual es el paso a seguir:

53

IMPORTANTE: Todos los campos a ingresar números, están protegidos, por lo tanto

si comete un error de colocar una letra le aparecerá el siguiente mensaje:

IMPORTANTE: Los formularios cuentan con protección de validación, esto quiere

decir que si el usuario llega abrirlo y da click en el botón que ingresa los datos o calcular

pero no llena nada, no le va a permitir continuar y le aparecerá el siguiente mensaje:

54

CAPITULO 3

3.1. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS

Los resultados que plantea el modelo, permite al usuario analizar CUANTO Y

CUANDO ORDENAR y sus costos de INVENTARIO:

55

Si desea realizar nuevos análisis de un producto se da click en el botón INGRESAR

NUEVO PRODUCTO, y se ingresan los datos del nuevo producto. De acuerdo al

criterio del usuario, si desea generar un REPORTE de los análisis, dar click al botón

AGREGAR A REPORTE :

Esto copiará los datos relevantes y los pegará en la hoja REPORTE FINAL:

Según vaya consultando dará la opción de agregarlos o no, si es así el usuario podrá

imprimirlos y guardarlos para su posterior análisis:

56

También presenta gráficos comparativos de los datos más relevantes para una

comprensión más clara y así poder tomar las decisiones pertinentes que el gerente así

considere:

57

IMPORTANTE: en caso que escoja un producto que ya ingresó, el modelo buscará

en el reporte el CÓDIGO DEL PRODUCTO, de existir, preguntará si desea

reemplazarlo, si así lo desea, lo pegará al final, sino no lo desea el modelo no lo

considera y puede continuar trabajando con otro producto.

También se tiene como resultado la CLASIFICACIÓN ABC, que se realiza; como se

indicó anteriormente, al dar click en el botón actualizar, y nos presenta lo siguiente:

58

Este resultado da una referencia del nivel de importancia de los productos en relación

a sus movimientos de demanda, proveyéndonos de una guía del orden en que se puede

comenzar a revisar los productos, por lo tanto, tener un orden de importancia relevante

en el informe final y su respectivo gráfico que indica que tanta cantidad de producto

realmente nos genera movimiento en la demanda, por lo que, te indica en qué orden

generan la mayor y la menor cantidad de ingresos, es importante entender que puesto

ocupa cada uno de los productos en la demanda para así evitar problemas futuros:

3.2. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

El modelo presenta 2 resultados importante que son:

La clasificación ABC

El reporte final de los resultados

59

3.2.1. LA CLASIFICACIÓN ABC

La clasificación ABC, como su nombre lo indica, es la categorización que se da en 3

grupos; el A indica el 65% de participación de los productos en relación a los datos

ordenados acumulados, el B indica entre el 65% al 90% de los datos ordenados

acumulados y los últimos son el C que indica mayor al 90% de los datos ordenados

acumulados. En el modelo se encuentra en la hoja ABC al lado derecho su clasificación

para referencia que nos dice lo siguiente:

Grupo A: Son los productos con mayor venta en el establecimiento por lo que son los

más importantes, ellos tienen un 65% de la venta total. Este grupo en particular es el

que le da movimiento a la demanda, por lo general, no son el grupo más grande, de

hecho es el más pequeño de los tres.

60

Grupo B: Estos productos son los que tienen el 25% de la venta total, este grupo es

más grande que el anterior y segundo en importancia.

Grupo C: Son los que tan solo tienen el 10% de la venta total, sin embargo son el

grupo más grande y contienen la mayoría de los productos del establecimiento. Por lo

que son los productos secundarios.

Es importante resaltar que hay otro autores que cogen otros porcentaje para analizarlos,

pero todo depende del movimiento de la demanda, lo más importante es reconocer

cuales son los productos que impulsan el establecimiento.

3.2.2. INFORME FINAL

El informe final que presenta el modelo, es un resumen de todos los resultados que se

obtienen. Esta tabla carga todos los producto que el usuario haya ingresado siempre y

cuando así lo desee, si no los agrega pues solo sería una consulta que se borrará al

consultar otro, pero si quiere conservarlos solo debe darle click en el botón agregar al

informe, este los pegará uno abajo del otro, también permite evitar copiar o reescribir

un producto, ya que solo los busca y te indica que ya ha sido consultado si el usuario

61

desea que se reemplace se borrará el ya ingresado y se pegará el nuevo en la parte

inferior.

Estos resultados son importantes para la gerencia, ya que le vale para dos cosas:

La primera es llevar un control de los movimientos del inventario ha ido

teniendo.

El segundo es tomar una decisión sí es que es necesario replantear cuanto están

pidiendo y cada cuanto lo están haciendo.

Hoy en día es muy importante llevar un control de los movimientos del inventario dado

que las fluctuaciones que se vienen sufriendo tanto en precios como los impuestos

hacen imperativo bajar costos a como dé lugar, en los productos es muy fácil tener

pérdidas esto se debe a que o bien hacen mal los F.I.F.O.s por lo que los productos

caducan o piden demasiado de lo que no se debe y se daña, esto provoca una gran

pérdida para los establecimientos, además así se previene que haya hurtos o perdidas

inesperadas, también un error muy importante que sucede es que haya muy poco de lo

que más se vende, esta escasez de un producto provoca mal reputación para el

establecimiento, lo cual es malo porque pierden clientela.

Es muy importante asegurarse que el factor tiempo de ciclo este llevándose bien, sino

es así es por eso que hay problemas de escasez o demasía de un producto. Por lo que,

tener una guía sobre cada cuanto se debe pedir provoca menor costo, esto se debe que

se bajan los costos en compras y en mantener un producto en el tiempo ya que entre

más prolongado sea el periodo que lo tienen en bodega o en percha más caro se vuelve

62

o se daña. Las cantidades de pedidos que hacen y la cantidad de los productos a pedir

es muy importante para evitar pérdidas significativas para el establecimiento.

Esto influye mucho en los costos que el establecimiento tiene, por lo que, es un fuerte

dolor de cabeza para los gerentes ya que afecta tanto su demanda como sus costos. Este

modelo es una herramienta que genera resultados que influyen en la toma de decisiones

gerenciales. Estas tomas gerenciales antes que suceda los problemas evita pérdidas

significativas para el establecimiento, con esto se responde a una pregunta muy

importante que todo gerente se hace, ¿Qué pasa si..? para usos de este proyecto las

preguntas serian:

¿Qué pasa si compra demasiado?

¿Qué pasa si compra poco?

Para responder estas preguntas tenemos el informe de resultados y los gráficos

gerenciales, estos ayudara a tener un pronóstico más cercano a la realidad y los costos

existentes. Dándole respuesta a las preguntas planteadas se simulara los dos casos:

3.2.3. ¿Qué pasa si compra demasiado?

En el primer caso, eso genera pérdidas para el establecimiento, esto puede provocarse

porque en las Empresas de Alimentos & Bebidas la mayoría de productos son

perecederos, por lo que, la compra en demasía deriva que se dañen, se quemen, pierdan

sus propiedades organolépticas y nutritivas, en el caso de enlatados y empacados, que

se fermenten o abomben las latas y empaques. Cualquiera de los casos, el producto se

deteriora y pierde su valía, siempre y cuando aún pueda ser consumido, en caso de que

63

no debe ser desechado, por lo cual esto genera mayores pérdidas económicas para el

establecimiento.

3.2.4. ¿Qué pasa si compra poco?

En el segundo caso, eso genera pérdidas para el establecimiento, esto puede provocarse

porque las Empresas de Alimentos & Bebidas tienen bastante demanda ya que siempre

tendrá clientes, esto sucede porque siempre existirá hambre, hay productos terminados

que se venden más que otros pero al escasearse los productos por falta de stock en un

establecimiento genera que no se venda un plato en especial, pero no deja de estar a la

venta ya que se encuentran en la carta, si el cliente lo llegase a pedir el establecimiento

queda mal ante el comensal, este a su vez se lo cuenta a posibles clientes y se crea las

malas reputaciones. También sucede que no se cubre la demanda y se convierte en un

producto no vendido, por lo que, es utilidad perdida. Cualquiera de los dos casos genera

mayores pérdidas económicas para el establecimiento.

64

CAPITULO 4

4.1. VALIDACIÓN DEL MODELO EN LA EMPRESA PÚBLICA DE LA

UNIDAD DE PRODUCCIÓN

El Modelo fue validado en la Empresa Pública de la Unidad de Producción de la

Facultad de Ingeniería Química, para fines prácticos se realizó consultas al funcionario

responsables del área, para seleccionar cuales ítems debían ser analizados.

Considerando sus niveles de importancia fueron escogidos 16 productos para analices

con sus respectivos datos.

65

El funcionario siguiendo el tutorial del modelo confirmo la tabla ingresada y actualizo

la tabla de Clasificación ABC, por lo que, se presentaron los niveles de importancia de

los productos de acuerdo a los parámetros establecidos, y se reportó los productos que

le generan mayores ingresos.

Al observar el gráfico de Clasificación ABC notamos que la mayoría de sus productos

son del grupo C, esto significa que la mayoría a analizar no generan gran parte de las

ventas, en cambio tan solo el 27% si lo hacen.

En la tabla siguiente contiene los datos del producto consultado y datos generales de la

compañía, que son necesarios para los cálculos, los datos serán actualizados en cada

consulta.

66

La tabla Resultados de la Cantidad Económica de Pedido que está a continuación

reporta los parámetros más importantes que genera el modelo, ya que presenta datos de

cada cuanto y cuando ordenar además también da los costos más importantes

relacionados con los productos tanto diario como anual. Lo que permite analizar los

resultados obtenidos:

Retención del Inventario (%): Aquí se considera el costo de mantener el inventario

y el costo de la inversión del inventario, por lo cual da como resultado el porcentaje de

conservar ese producto en el inventario.

Costo Anual de Mantener una unidad en el inventario ($): Este es el valor

económico de conservar un producto en el inventario en 1 año.

Demanda Anual: Es la cantidad promedio de un producto que una empresa requiere

para cumplir los requerimientos de los consumidores, otra manera de considerarlo es

las peticiones de los clientes en relación a los productos.

Costo por ordenar de la mano de obra: Es el costo salarial del personal en relación

del tiempo que demora en solicitar el producto a un proveedor.

67

Costo de ordena ($): Es el costo de solicitar un producto a un proveedor considerando

el costo por ordenar de la mano de obra y Costos indirectos del producto (papelería,

comunicación, teléfono, transporte y recibo)

Cantidad Económica de Pedido Anual: Es la cantidad en unidades que se debe pedir

considerando las fluctuaciones de las demandas y demás costos.

Costo de Retención Anual del inventario ($): Es el costo de mantener el inventario

en relación cantidad económica de pedido anual y costo anual de mantener una unidad

en un año.

Costo Anual de Ordenar ($): Es el costo de solicitar el pedido en relación a la

demanda versus a la cantidad económica de pedido por el costo de ordenar un producto

en un año.

Demanda Diaria: Son los requerimientos diarios de un producto por los

consumidores.

Costo Anual Total ($): Es el costo total del producto en el inventario en relación con

el costo de retención más el costo anual de ordenar en un año.

Punto de reorden: Es el punto en el que indica cuando hay que solicitar al proveedor

un producto, considerando los días que se demora sin stock de seguridad en caso de

siniestros.

Tiempo de ciclo: Es la cantidad de días que se pide el producto en el año.

Clasificación ABC: Indica cual es la clasificación que tiene el producto lo cual ya se

estableció anteriormente en otro cuadro.

Costo por unidad de sobreestimar (CO): Es el costo del producto de acuerdo al

precio de venta versus el precio de compra.

Costo por unidad de sobreestimar (CU): Es el costo del producto de acuerdo al

precio de rebaja por desuso o daño versus su precio de compra.

Stock de Seguridad: Es la cantidad extra necesaria de un producto en caso de siniestro

y así se evita la escasez.

Punto óptimo de Pedido: Es la suma de la cantidad que necesita el establecimiento

para responder ante la demanda en caso de siniestros.

68

69

Después de las consultadas generadas por el usuario el modelo presenta una tabla con

los resultados obtenidos, ya analizados, la tabla que presentamos es de la Unidad de

Producción.

El primero gráfico generado de la tabla anterior relaciona la demanda diaria versus el

costo de ordenar, podemos observar que el grupo C no tiene mucha demanda pero es

el que más cuesta ordenar, por lo que, se debe analizar la solución a ese contratiempo

que puede generar pérdidas económicas.

El segundo gráfico relaciona la demanda anual de los productos versus sus costos de

mantenerlos en bodega por un año. Nótese que el grupo A generar los mayores costos

de tener el producto en el inventario versus su demanda anual en el año.

70

4.2. Conclusiones de la validación del Modelo

Del análisis de los resultados generados por la Empresa Pública de la Unidad de

Producción se concluye que el grupo C no tiene mucha demanda pero es el que más

cuesta ordenar, el grupo A generar los mayores costos de mantener el producto en el

inventario; esto se debe a que son los productos con mayores requerimientos de

conservación aunque su demanda no lo justifica.

De acuerdo a lo observado durante el tiempo de ejecución del modelo, se debe tener en

cuenta que se considera que la Empresa Pública de la Unidad de Producción debe

implementar un mejor control en la demanda ya que ellos esperan a quedarse

desabastecidos para completar su stock, y lo justifican variando el menú de acuerdo a

las existencias, esto puede ocasionar problemas de imagen puesto que si algún cliente

solicita un servicio que no se pueda cumplir, para cubrir la emergencia deberían

71

comprar directamente en Comisariato, o solicitar al proveedor en la espera que

satisfaga con rapidez su pedido, esto puede llegar a ser contraproducente y muy caro

dado que incrementarían sus costos.

4.3. Recomendaciones de la validación del Modelo

De acuerdo a los resultados presentados:

Se recomienda hacer un conteo físico por lo menos tres veces por semana y no

una sola como lo han venido haciendo.

Se recomienda implementar un mejor control en el inventario, para evitar estos

contratiempos.

Se recomienda revisar los costos unitarios, ya que son elevados lo cual provoca

un incremento en los costos anuales y no presenta rentabilidad.

72

CONCLUSIONES GENERALES

Para terminar el tema de investigación se puede concluir que el modelo es una

herramienta para la toma de decisiones gerenciales, lo cual es muy útil para los

establecimientos y sobre todo para los gerentes lo cual le ayudara a pronosticar los

diferentes escenarios que se le pueden llegar a presentar además de ayudarle a controlar

como se está llevando el proceso de inventario.

Estos resultados dan los indicios de que está sucediendo con la demanda de los

productos y que puede llegar a suceder, nos permite pronosticar la cantidad de pedido

y cada cuanto hacerlo, teniendo en cuenta siniestros que se puedan suscitar. Gracias a

las plataformas que se utilizan los cálculos se realizan de manera automática y reduce

muchos pasos que se debe seguir normalmente, esto vuelve el proceso mucho más

rápido y eficaz, así como los informes necesarios para los analices pertinente que debe

realizar todo establecimiento simplificando el trabajo.

RECOMENDACIONES GENERALES

Se recomienda la utilización del modelo de control de inventario en los

establecimiento de A&B para medianas y pequeñas empresas.

Se recomienda este proyecto como soporte de estudios académicos, dado que

brinda una nueva forma de simplificar el proceso de inventario y es una de las

herramientas de SIG.

Se recomienda la continuidad de este tema de investigación.

73

REFERENCIAS

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Universidad del Valle, Programa Editorial.

Anderson D. et Al. (2010). Métodos Cuantitativos para los Negocios. (11ª. ed.)

Mexico: Cengage Learning Editores.

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Simulación. España: Díaz de Santos.

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Rodríguez R. (2012). Costos aplicados en Hotelería, alimentos y bebidas. (4ª. ed.).

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cel2010_WhyUseVBAInExcel2010

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https://dspace.palermo.edu/ojs/index.php/cyt/article/view/105/49