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Of'icina de
UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO ADMINISTRACION CENTRAL
Rio Piedras, Puerto Rico
Finanzas y Administracion
Circular 11i~. 72- 12 7 de marzo de 1972
A LOS SENOP.ES RECTORES Y DIRECTOP.ES DE UNIDADES IImTITUCIONALES, DIREC"rO'RBS DE COLEGIOS REGION..'\.LES Y DE AGENCL'\.8 AGRICOLAS Y FUNCIONARIOS A CARGO DE LA ADMINISTRACION Y LAS FINJ..NZAS UNIVERSITARIAS
Asunto Clasificacion de los Formularies Fiscales del Sistema Universitario
Les acompafiamos cuatro (4) listados de los grupos en que se clasifi-, caran, a partir de la fecha de esta circular, los formularies fiscales que se usan en la Universidad.
Los grupos son los siguientes:
Grupo 1. Fonnularios Fiscales ~ ~ General
Bajo esta clasif'icacion se agrupan los formularies disenados por la Universidad de Puerto Rico que son de uso general en la insti tucion y que seran controlados por la Admi:.1ist:::-acian Central por la necesidad de mantener su uniformidad en cuanto a contenido, preparacion, tramite, etc. Estos formularies seran revisados y ordenados para impresion por la Administracion Central.
Grupo 2. Formularies Fiscales ££ Uso Interne
Bajo esta clasificacion se agrupan los formularies que no son de uso general y que seran controlados por el recinto 0
unidad institucional que los haya disenado o adoptado para su uso interne. La revision, impresion, numeracion y todo lo concerniente a estes formularies estara a cargo del r~cinto o unidad institucional que los use.
Grupo 3. Formularies ~ertenecientes ~ ptras Agencias ~ Instrument~~idades Ajenas ~ la Universi~~ ~~ ?.uerto Rico
Esta clasif'icacion agrupa los formularies disefiados por agencias del gobierno (federal o estatal) u otros organismos, que estan identif'icad.os con titulos y ntimeros asignados por las entidades originadoras y por lo tanto no son formularies propios de la Universidad. Los diferentes recintos y unidades institucionales continuaran utilizando estes formularies como hasta el presente lo han heche, pero los mismos se identificaran con los titulos y ntimeros que les han sido asignados por las agencias originadoras.
. '
Formulario Nmn.
OPE 1
OPE 2
OPE 3
OPE 4
OPE 5
OPE 6
OPE 6A
OPE 7
OPE 8
OPE 9
OPE 10
OPE 11
OPE 13
OPE 14
OPE 15
OPE 17
OPE 18
IDUVERSIDAD DE PUERTO RICO ADM:C1TJ:STRACION CENTRAL
Rio Piedras, Puerto Rico
GRUPO 1
Formularies Fiscales de Uso General
Titulo
........... ,. ;
Solicitud y Notificacion de Nombramiento de Oficial Pagad.or
Peticion de Fondos FUblicos
Solicitud y Aprobacion de Cuentas Bancarias para Depositar o Transferir Fondos
Comprobante de Desembolso del Oficial Pagador Especial
Cuenta Corriente
Detalle de Desembolsos
Resumen de Gastos
Conciliacion de la Cuenta de Banco y Efectivo en Caja de Oficiales Pagadores
Solicitud de Liquidacion de Anticipos de Fondos
Notificacion de Informe de Diferencias
Subsidiario de Saldos Adeudados por Oficiales Pagadores Especiales
Solicitud y Autorizacion de Orden de Viaje, de Nombramiento _de Pagador Auxiliary Anticipo de Fondos para Viajes al Exterior
Tarjeta Control de Viajes al Exterior
Liquidacion y Comprobante de Gastos de Viaje
Solicitud de Liquidacion de Anticipos de Fondos a Oficiales Pagadores en Misiones Fuera de Puerto Rico
Comprobante de Pago de Caja Menuda
Liquidacion de Fondos de Caja Menuda en Poder de Pagadores Auxiliares
Formulario NUm..
OFE 19
OPE l9A
OPE 20
OPE 21
OPE 22
OPE 23
OPE 24
OPE 26
OPE 27
001
012
022
038
049
050
053
058
061
062
063
066
068
071
-
-2- GRUPO 1
Titulo
Notificacion de Informe de Diferencias al Pagador Auxiliar
Informe de Diferencias
Solicitud Para Establecer Fonda de Caja Menuda
Notificacion de Cese
Recibo Especial del Oficial Pagador Especial
Aviso de Liquidacion de .~ticipo de Fondos a Oficiales Pagadores en Misiones Oficiales Fuera de Puerto Rico
Solicitud de Retencion de Cheque
Solicitud y Notificacion de Cambios al Nombramiento de Oficial Pagador
Aviso de Cese de Oficial Pagador
Recibo Oficial
Informe Diario de Recaudaciones
Informe de Remesa
Informe de Raconciliacion de Contribuciones Sabre Ingresos Retenidas
Solicitud y Autorizacion de Obvenciones
Informe de Recibo Parcial - U.P.R. Form No. 3
Orden de Viaje
Obligacion Miscelanea
Factura Entre Cuentas
Factura Comprobante
Invoice and Voucher
Relacion de Cheques Pendientes de Pago por Un Afio o Mas
Autorizacion para Ajuste de Cuentas Bancarias
Subsidiario de Cheques Pendientes de Pago por Un Ar1o o Mas
Formulario
074
092
093
094
096
097
J98
100
102
105
107
107A
109
l09A
111
112
119
120
122
, 23
124
130
141
142
143
Ntim. -
----' t
-3-GRUPO 1
Titulo
Tarjeta. de Pa.go
Aviso de Asigna.cion o Transferencia.
Autorizacion de Descuento e Informe de Cambia Para la. Compra de Bonos de Ahorros
Lista Certificada. Para la Compra. de Bonos de Ahorros
Conciliacion de Cuentas Bancarias
Subsidiario de Cuentas Bancarias
Conciliacion de Cheques Pendientes de Pago por el Banco
Solicitud, Autorizacion y Comprobante de Pago por Anticipe.do
Aviso de Cambia en
Requisicion de Suministros
Orden de Compra
Purchase Order
Aviso de Cambia en Orden de Compra
Advise of Change in Purchase Order
Cheque
Informe de Sueldos y Deducciones
Nomina de Jornales
Notificacion de Retencion de Cheque de Sueldo
Comprobante de Reintegro
Comprobante de Ajuste
Cancelacion de Cheques y Ajuste a las Cuentas
Solicitud de Reembolso de Deducciones
Solicitud y Autorizacion para Uso de Automovil Privado
Informe de Transferencia de Propiedad Muehle
Transferencia de Fonda de Cambia
-2-
Grupo 4. Formularies Eliminados por Desuso £ que !i£ ~ Propiamente Formularies
Este listado contiene aquellos formularies eliminados por haberse descontinuado su uso, porque son hojas de trabajo o porque en su forma y contenido no tienen las caracter:L'sticas de un formulario.
Sugerimos a los recintos y otras unidades institucionales que identifiquen los formularies de uso interne en tal forma que no se confundan con los formularies de uso general. Estos ultimos seguiran identificandose como hasta el presente.
Cuando surja la necesidad de crear algUn nuevo formulario relacionado ~-:.:'1 los proceclimientos fiscales de la Universidad, se h~:.ra una solicitud a la Oficina Central de Sistemas y Procedimientos para que esta determine si el formulario ha de disefiarse al nivel central para uso general o por la unidad que hace la solicitud para su uso interno exclusivamente.
anexo
~rdialment~, ,
\
.i . 1 . . / _, - ', _,/ -~~-~ ·,r·, ... ·-
·Juan L. Garc:l'a Director Interino
-4- GRUPO 1
Formulario Ntim. T{tulo
146
169
197
~0
215
217
233
234
242
244
157
159
:60
175
176
199
Lista Diaria de los Recibos Oficiales Expedidos
Resumen Diario de Recaudaciones Agrupadas por Fondos y Cuentas
Solicitud y Factura Comprobante de Almacen
Solicitud de Servicios y Comprobante
Solicitud, Autorizacion y Certificacion Sobre Destruccion de Equipo Inservible
Notificacion de Deposito Tard{o de Fondos
Solicitud de Duplicado de Cheque o de Un Nuevo Cheque Sustituto del Original
Aviso de Creacion de Cuentas
Registro de Paliza~ en Vigor
Notificacion de Cambio en la Fianza Global
Orden de Suspension de Pago
Estado Sobre Propiedad Mueble
Formularies Producidos por Maquinas Electronicas Controlados por la Administracion Central
Informe de Movimiento de Cuenta - Ingresos (Forma 4o)
Registro Mensual de Ingresos
~-ia.yor Subsidiario de Ingresos
Registro Cuentas de Ingresos-Totales Acumulados
Registro de Comprobantes
Informe de Movimiento de Cuenta - Desembolsos (Forma ~)
Formulario Nmn. 004
008
010
Oil
013
014
015
016
017
018
019
020
021
023
UNIVERSlllAD DE PUERTO RICO .AD.MINISTRACION CENTRAL
Rio Piedras, Puerto Rico
GRUPO 2
Formularies Fiscales de Uso Interno
Titulo
Recibo del Recaudador
I-~oja de Envio
Hoja para Distribucion de Cheques
Record de Cheques Entregados
Recibo para Fonda de Cambia
Lista de Estudiantes con Derecho a Reembolso
Recibo de Deposito Estadual
Record de Cheques Entregados por Departa.mentos, Oficinas o Secciones
Propuesta de Programa Academico de los Curses de la Division de Programas de Extension
Memorandum para Tramitar a la Oficina de Personal Docente la Propuesta de Programa Academico de los Curses de Extension de la Division de Programas de Extension
Certificacion del Director de la Oficina de Personal Docente y del Decano de Administracion en Cuanto a las Personas Nombradas Bajo el Programa Academico de los Curses Extension
Relacion de Notificaciones de Cambia del Personal Docente Adscrito a la Division de Programas de Extension de la Universidad
Memorandum para Tramitar a la Seccion de Nominas las Notificaciones de Cambios Relacionadas con el Personal Docente Adscrito a la Division de Programas de Extension
Solicitud de Compra Personal - Libreria
Formulario Ntim.
025
026
028
029
030
031
032
o4o
041
042A
042B
043
o44
045
047
048
051
052
054
055
075
076
077
-2-GRUPO 2
Titulo
Solicitud de Compra Departamental - Libreria
Carta de Devolucion de Solicitud de Compra -Libreria
Orden de Compra - Libreria
Informe de Recibo Parcial - Libreria
Acuse de Recibo - Libreria
Aviso de Cambio en Orden de Compra - Libreria
Factura de Venta a Credito - Libreria
Recibo de Articulos Vendidos a Credito - Libreria
Subsidiario de la Cuenta Contribucion Sabre Ingresos Retenida
Notificacion de Infraccion - Transite
Informe Semanal de Infracciones Cometidas por Areas Donde Ocurren
Informe Semanal de Infracciones Cometidas por Tipos de Infracciones Cometidas
Citacion, Vista e Imposicion de Multas - Transite
Tarjeta de Referencia y Multas - Transite
Apelacion de Decision - Comite de Transito y Estacionamiento
Tarjeta de Inventario Perpetuo
Solicitud de Suministros - Mayaguez
Tarjeta de Inventario Perpetuo - Almacen Mayaguez
Tarjeta de .~aquel - Mayaguez
Solicitud de Materiales del Almacen - Mayaguez
Comprobante de Entregas de Herr~~entas yfo Equipo Bajo la Custodia del Guardalmacen -Ma.yaguez
Solicitud de Libros Prestados
Tarjeta de Comprobacion
Tarjeta del Libro
Formulario Ntim.
078
079
o8o
081
082
083
084
085
086
087
088
089
090
091
101
105A
106
113
114
115
116
117A
117B
--3-
GRUPO 2
Titulo
Papeleta de Vencimiento
Aviso de Entrega
Notif'icacion de Multas Adeudadas
Ultima Advertencia Para
Comunicacion al Of'icial Receptor
Tarjeta Blanca de Estudiante Deudor
Tarjeta IBM de Estudiante Deudor
MemorandQ~ de la Biblioteca Informando Deudas por Libros Extraviados
Memorandum a1 Tesorero Sobre Devolucion del Importe Cobrado a1 Estudiante
Orden de Trabajo
Tarjeta de Pago de Matricula
Tarjeta de Recibo del Estudiante
Relacion de Cobros de l~tricula
Valores Recibidos en la Of'icina del Tesorero por Correo de Donatives Efectuados a Favor de la U.P.R.
Va1ores Sin Acreditar
Informe Para Justificar la Compra de Equipo por Mis de $100
Requisicion de ~npleados o Estudiantes a Jornal
Contrato de Alojamiento
Tarjeta de Pago - Empresas Universitarias de Servicio
Tarjeta Recibo por Pago de Hospedaje
Relacion Recaudaciones por Concepto de Servicios de Hospedaje a Estudiantes
Subsidiario Interne de Asignaciones Presupuestarias
Subsidiario Especial para Obligaciones
Formu1ario Ntim.
125
126
1Zl
131
132
133
134
135
136
137
138
139
14o
147
148
149
150
151
152
153
154
155
158
163
-4-GRUPO 2
Titulo
Formulario de .Matricula y Recibo
Tarjeta de Servicios de Salud
Relacion de Efectivo y Valores Recibidos par Correa
Restoration Ticket
Prosthetic Ticket
Periodontia Ticket
Crown and Bridge Ticket
Endodontic Ticket
Inlay Ticket
Oral Surgery Ticket
Children's Clinic Record
Diagnosis Record
Dental Clinic Payments Register
Registro de Facturas
Tarjeta de Inventario Perpetuo de Suministros
Indice de Despachos
So1icitud de Cotizacion de Precios
Resumen de Ofertas
Record de Ordenes
Registro de Ordenes de Compra
Relacion de Ordenes de Compra Enviadas al Suplidor
Relacion de Informes de Recibos Aprobados Para Pago
Resumen Diario Global de Recaudaciones Agrupadas por Fondos y Cuentas
Recibo par Vestuario Academico Alqui1ado o Prest ado
Formulario Ntim. ·--.. - ·-- ·-- .. .
164
155
166
167
168
170
172
173
174
177
179
180
181
183
184
190
191
192
193
194
195
198
201
-5-GRUPO 2
T{tulo
Resumen de Vestuarios Academicos Alquiledos o ~t · Prestados Vestuario Academico en Existencia
Recibo de Devolucion de Vestuario Academico
Solicitud de Devolucion de Vestuario Academico
Informe de Equipo Inspeccionado
Registro de Solicitudes de Servicios y Comproba.ntes
Viaje Oficial
Subsidiario Interne de Movimiento de Fondos Rotatorios
Registro de Compensaciones a Jornal y por Contratos
Requisicion, Estimado y Orden de Trabajo
Registro de Ordenes de Trabajo
Requisicion por Materiales a1 Almacen de Suministros
Resumen y Distribucion de Costas Generales
Hoja de Tri~te de Documentos - Oficina de Contabilidad
"Price Request"
Comproba.nte de Entrega por Material o Equipo Excedente de Guerra
Lista de Propiedad Excedente Recibida
Notificacion de Propiedad Excedente Recibida Disponible Para Distribucion
Tarjeta de Propiedad Excedente de Guerra
Recibo por Propiedad en Usa
Informe Mensual de Propiedad Excedente
Aviso de Subasta FUblica de Venta de Propiedad Excedente de Guerra
Requisicion de Estudiantes a Jornal - Programa de Estudio y Trabajo
Formulario Nilln.
202
203
204
205
206
207
208
209
210
211
212
213
214
223
224
225
227
228
229
230
231
232
234
-
-6-GRUPO 2
Titulo
Lista de Valores Recibidos por Correo
Informe de Despacho y Recibo Parcial
Estimado de Matricula - AFROTC
Presupuesto de Uniformes y Accesorios para Cadetes - AFROTC
Lista Certificada de Cadetes Matriculados - AFROTC
Requisicion de Uniformes y Accesorios - AFROTC
Record de Inventario - AFROTC
Record Individual de Ropa y Equipo en Poder de los Cadetes - AFROTC
Lista de Propiedad Militar Excedente - AFROTC
Factura de Venta de Pro~iedad Militar - AFROTC
Solicitud Para el Uso del Fondo de Neverita - AFROTC
Registro de Facturas entre Cuentas
Programa de Vacaciones, Ax1o _________ _
Orden de Compra - Biblioteca ?.ecinto de San Juan
Registro de Ordenes de Compra - Biblioteca Recinto de San Juan
Tarjeta de Record - Biblioteca Recinto de San Juan
Solicitud de Seguro
Relacion de Propiedades a Asegurarse
Responsabilidad Civil y Responsabilidad Profesiona.l (H:>spital Malpractice)
Relacion de Propiedades a Asegurarse Bajo Responsabilidad Civil General
Relacion de Veh:iculos de Propiedad de la Universidad de Puerto Rico
Relacion de Otros Riesgos a Asegurarse
Solicitud de Verificacion de Paliza Adquirida
Formulario Ntim.
235
236
237
238
24o
248
249
250
251
252
253
254
256
-7-GRUPO 2
Titulo
Registro de Perdidas para el Aiio ---
Solicitud de Informacion Para Renovar FOliza de Segura
Requisicion de Sustitutos de Estudiantes a Jornal
Registros de Pagos Directos
Relacion de Estudiantes a Cobrar por Concepto de Servicios Prestados en Actividades Culturales, Teatrales y Sociales
Detalle de Casto de Pel!culas al Fonda General
Justificacion Para Compra Equipo Cientifico sin el Requisite de Subasta
Solicitud de Capias de Fotografias
Solicitud de Factura de Venta de Capias de Documentos
Lista Diaria de Solicitudes y Factura de Venta de Capias de Documentos Recibidos
Credito por Devoluciones al Almacen
Recibo de Propiedad en Uso
Contrato de Servicios Profesionales Para Pago Directo
Notificacion de Propiedad Desaparecida o Hurtada
Informe de Investigacion de Propiedad Hurtada o De!iaparecida
Solicitud Para Autorizar la Contratacion de Empleados de Otros Organismos FUblicos del E.L.A. Conforme a la Ley 100 del 'i!7 de junio de 1963
Subsidiario Resumen de Ingresos y Costas de Cursos
a. Ingresos y Reintegros de Matricula
b. Analisis de Costas de Curses
UNIVERSIDt\.D DE PUERl'O RICO ADiv!INISTRA..CION CENTRAL
R:to Piedras, Puerto Rico
GRUPO 3
Formularies Pertenecientes a Otras Agencias o Instrumenta1idades Ajenas a 1a Universidad de Puerto Rico
Formulario NUm..
005
006
007
033
034
035
036
037
039
069
070
171
185
186
187
188
- Titulo
Hoja de Deposito (Banco Credito - Mayaguez)
Hoja de Deposito (Banco Popular de P. R.)
Hoja de Deposito (Secretario de Hacienda)
Certificado de Exencion para 1a Retencion (Forma 499-R4)
Withho1ding Tax Exemption Certificate for the Purpose of Section 143
Planil1a Trimestral de Patronos (Forma 499-Rl)
Estado de Reconciliacion (Forma 499-R3)
Comprobante de Retencion (Forma 499-R2)
Annual Return of Income Tax Withheld at Source (Forma 48o-30)
Aviso de Debito
Aviso de Credito
Tarjeta IBM de 1a Autoridad de Comunicaciones
Application for Eligibility - Federal Surp1us Property Uti1ization
Attendance Notice to the Screening of Surplus Property
Application for Surplus Property
Notice to Pick Up Surplus Property From the Ho1ding Agency
Requisition and Invoice Shipping Document
Certificate of Release
t.J1;.!IV.C:RSIDAD DE PUERTO RICO ADMINISTRACION CENTRAL
Rio Piedras, Puerto Rico
GRUPO 4
Formularies Eliminados por Desuso o que No Son Propiamente Formularies
Formulario Nilln. -002
003
009
046
056
057
059
060
061A
064
065
067
Titulo
Cinta de Caja Registra.d.ora
Cinta de Maquina de Swnar
Peticion de Fondos FUblicos
Factura de Servicios
Requisicion de Trabajo -Fondo de Gastos Reembolsables
Estimado de Gastos - Fondo de Gastos Reembolsables
Orden de Trabajo - Fondo de Gastos Reembolsables
Expediente del Proyecto -Fondo de Gastos Reembolsables
Factura Entre Cuentas - Hoja de Continuacion
Comprobante de Correccion a la Lista de Recaudaciones
Notificacion de Cancelacion de Cheques
Solicitud Ajuste Cuentas Bancarias
Razon para Eliminarse
No es un fonnulario
II II II II
Es propiamente el formulario OPE-2
Equivale en uso al formulario 062
Uso descontinuado
II II
II II
II II
Elimina.d.a en revision de Feb. 68
Para todos los ajustes de transacciones contabilizadas se usa el ~fuaelo 123 - Comprobente de Ajuste segUn se establece en el MPF-3
Se elimina mediante la Ultima revision del MPF-l
Usa descontinuado
Formulario Nmn.
072
072A
073
095
099
103
104
108
110
118
119
119A
121
128
129
-
-2-
Titulo
Control de la Cuenta 5001-1-211-186 (00-581-02-03-0)
Control de la Cuenta 2111
Aviso de Correccion
Notificacion de Deposito Incorrecto
Comprobante de Gastos de Viaje
Solicitud de P~ulacion de Cheque y Ajuste de Deducciones Indebidas
Factura de Cobro
Hoja de _Continuacion - Orden de Compra
Nomina de Pago del Empleado
Nomina de Jornales - Mayaguez
Nomina de Jornales - Rio Piedras
Certificacion y Resumen de la Nomina de Jornales
Solicitud y Autorizacion de Fondo de Cambio
Hojas de Control - Formas 20
Hoja de Control - Formas 4o
Razon E~ Eliminarse
Uso descontinuado
II II
II " II "
Sustituido por OPE-14
Equivale en uso al formulario 124
No se usa
Eliminada en la revision de ago 67
Eliminada al disefiarse la Nomina de Jornales Para Estudiantes y Personal Irregular
Eliminada al disefiarse la Nomina de Jornales Para Estudiantes y Personal Irregular
Eliminada al disefiarse la Homina de Jornales Para Estudiantes y Personal Irregular
Eliminada al disefiarse la Nomina de Jornales Para Estudiantes y Per~ sonal Irregular
Derogado por la Circular 68-14 del 7 de ma.rzo de 1968 del Director de Finanzas
Es propiamente una hoja de trabajo y no un formulario
Es propiamente una hoja de trabajo y no un formulario
Formu1ario Ntim.
130
156
161
178
182
2l5A
226
239
255
-3-
Titulo
Anticipo de Fondos por Servicios a Prestarse por el Departamento de Terrenos y Edit".
Orden de Compra de Emergencia
Aviso de Correccion de Estimado de Ingresos
Hoja Resumen de Ingresos por Grupos de Fondos
Tarjeta de Coste
Resumen de Control Diario
Requisition for Check Duplicate or of the Preparation of a New Check
Nomina de Jornales de Estudiantes
Fianza
Comprobante de Pa&o de Adelanto de Sueldo
Lista Diaria de Recibos Oficiales Expedidos y Depositos al Tesorero
GRUPO 4 Razon para Eliminarse
Uso descontinuado
Uso descontinuado
II II
" II
II "
Es·.'una hoja de traba.jo y no un formulario
Eliminada. al emi tirse el nuevo procedimiento para solicitar duplicados de cheques (MPF-4)
Eliminada al disenarse la Nomina de Jornales para Estudia.ntes y Personal Irregular
Eliminada al emitirse el nuevo procedimiento para solicitar duplicados de cheques
Uso descontinuado
Equi vale para todos los usos aJ. Formulario 144
