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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
MÓDULO I
COMPRAS POR EL RÉGIMEN DE COMPRA DIRECTA
PROCEDIMIENTOS:
1) COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR CAJA CHICA
2) COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR FONDO ROTATIVO
3) COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR ORDEN DE COMPRA
Adquisición por Orden de Compra (Baja Cuantía)
Adquisición por Orden de Compra (Compra Directa)
Arrendamiento de Bienes Inmuebles
Arrendamiento de Bienes Muebles, Vehículos, Maquinaria y Equipo
para montos de baja cuantía o compra directa.
Pagos parciales para montos de baja cuantía o compra directa.
4) COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR CONTRATO ABIERTO
5) ORDEN DE PAGO (Viáticos al exterior y servicios básicos)
Guatemala, octubre de 2020
DIRECTORIO
Ing. Murphy Olympo Paiz Recinos
Rector
Arq. Carlos Enrique Valladares Cerezo
Secretario General
Dr. Alberto García González
Director General de Docencia
MSc. Felix Aguilar Carrera
Director General de Investigación
Dra. Verónica de Jesús Paz de Brenes
Directora General de Extensión Universitaria
Lic. Juan Carlos Palencia Molina
Director General Financiero
Inga. Wendy López Dubón
Directora General de Administración
Elaboración, Comisión Actualización del Sistema Integrado de Compras -SIC-
Lic. Urias Amitai Guzmán García, Dirección General Financiera, Coordinador
Lic. Luis Alfredo Hernández Ortíz, Auditoría Interna
Licda. Marlen Lucrecia Gómez Scala, Dirección de Asuntos Jurídicos
Lic. Augusto Gómez y Gómez, División de Desarrollo Organizacional
Licda. Clara Fabiola de Lourdes Díaz Ixcó, Departamento de Proveeduría
Lic. José Alberto Rodríguez Melara, Departamento de Contabilidad
Inga. Mayra Grisela Corado García, Departamento de Procesamiento de Datos
Lic. Aldrin Orlando Fuentes Argueta, Departamento de Procesamiento de Datos
Inga. Lesly Yamileth Orozco Escobar, Representante de Servicios Generales
Licda. Dina Marlen González López, Representante de Tesoreros USAC
MSc. Adela Maritza Jicha, Departamento de Presupuesto.
Lic. Melvin Asdruval Ovando García, Representante de Secretarios Adjuntos
AUTORIZACIÓN
4
5
ÍNDICE
Contenido Página
I. PRESENTACIÓN .................................................................................................. 1
II. BASE LEGAL ........................................................................................................ 2
III. NORMAS GENERALES ....................................................................................... 3
IV. PROCEDIMIENTOS DE COMPRA “REGIMEN DE COMPRA DIRECTA” ...... 6
1) PROCEDIMIENTO “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR CAJA CHICA” .... 6
2) PROCEDIMIENTO “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR FONDO
ROTATIVO” .............................................................................................................11
3) PROCEDIMIENTO DE “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR ORDEN DE
COMPRA” ................................................................................................................22
4) PROCEDIMIENTO “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR CONTRATO
ABIERTO” ................................................................................................................52
5) PROCEDIMIENTO DE PAGO Y LIQUIDACIÓN A TRAVÉS DE LA “ORDEN
DE PAGO” ...............................................................................................................59
V. ANEXOS ..............................................................................................................63
1
I. PRESENTACIÓN
El Rector de la Universidad de San Carlos de Guatemala, por medio de Acuerdo No. 0330-
2007 del 7 de marzo de 2007, nombró a la Comisión responsable para actualizar el
Sistema Integrado de Compras -SIC-, con el cambio de algunos integrantes, según
Acuerdo de Rectoría No. 1227-2018 del 27 de septiembre de 2018.
Después de analizar el contenido del referido Sistema y a la implementación del Sistema
de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas y el Sistema Informático de Gestión -
SIGES-, así como la aplicación de la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Legislativo
No. 57-92 y su Reglamento, y al Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado -GUATECOMPRAS-, se actualizó el Módulo I denominado “Régimen de
Compra Directa”, para incluir en dichos procedimientos las actuaciones de los usuarios de
los Sistemas SICOIN/Descentralizadas y SIGES. En esta oportunidad se presentan las
normas generales del Sistema, la descripción de los procedimientos de Compra y pago por
Caja Chica, Compra y pago por Fondo Rotativo, Compra y pago por Orden de Compra,
Compra y pago por Contrato Abierto y Orden de Pago, así como normas específicas por
cada procedimiento con su respectivo diagrama de flujo, formularios para el desarrollo de
las actividades y la Guía del Sistema GUATECOMPRAS aplicable a este Módulo.
2
II. BASE LEGAL
1) Constitución Política de la República de Guatemala.
2) Ley del Organismo Judicial. Decreto 2-89
3) Ley de Colegiación Profesional Obligatoria. Decreto 72-2001
4) Ley de Actualización Tributaria. Decreto 10-2012
5) Ley del Impuesto al Valor Agregado, Decreto 74-94 y su Reglamento. Acuerdo
Gubernativo 464-2006
6) Ley de Contrataciones del Estado. Decreto 57-92 y su Reglamento. Acuerdo
Gubernativo 122-2016
7) Ley Orgánica de Presupuesto. Decreto 101-97 y su Reglamento. Acuerdo Gubernativo
540-2013
8) Ley Orgánica de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Decreto 325-1947
9) Código Civil de Guatemala. Decreto Ley número 106.
10) Resolución 18-2019 de la Dirección General de Adquisiciones del Estado del Ministerio
de Finanzas Públicas.
11) Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala (Nacional y Autónoma).
12) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.
13) Manual de Procedimientos para el Registro de la Ejecución Presupuestaria de la
Administración Central del Ministerio de Finanzas Públicas.
3
III. NORMAS GENERALES
1. Toda Unidad Ejecutora elaborará su Plan Anual de Compras -PAC- en donde se incluyan todas las compras a realizar durante el ejercicio fiscal correspondiente y deberá
publicarlo en el Sistema de GUATECOMPRAS. El Tesorero o persona designada debe verificar que toda compra a realizar esté incluida en el PAC para su trámite, con excepción de las compras de baja cuantía.
2. El Tesorero de la Unidad Compradora, previo a iniciar el proceso de compra de bienes,
suministros o servicios, es responsable de verificar que exista disponibilidad presupuestaria en el renglón de gasto correspondiente.
3. De conformidad con el Artículo 88 de la Constitución Política de la República de Guatemala y el Artículo 8 y 9 de la Ley del Impuesto al Valor Agregado -IVA-, por el
monto del impuesto consignado en la factura, se entregará la Constancia de Exención de IVA (se exceptúa a los proveedores inscritos en el régimen de pequeño contribuyente).
4. Se entenderá como monto total de la negociación, el valor de contratación de obras,
bienes, suministros o servicios con el Impuesto al Valor Agregado -IVA- incluido. Aplica para toda compra y su creación en el Sistema GUATECOMPRAS descritas en el presente módulo.
5. Todos los cheques con cargo a las cuentas de la Universidad por compras de bienes,
suministros, servicios y obras se deben emitir a favor del proveedor adjudicado. En el caso de las comisiones oficiales, a nombre del trabajador universitario designado por la autoridad competente. Queda terminantemente prohibida la emisión de cheques al portador.
6. Si el proveedor utiliza facturas de tipo cambiario, o con la indicación "la factura se cancela únicamente con recibo de caja", debe exigirse por parte del personal responsable el recibo de caja correspondiente, al momento de efectuar el pago.
7. Todos los cheques de las cuentas de la Universidad de San Carlos de Guatemala,
deben contener la frase "No negociable".
8. Los formularios incluidos dentro del Procedimiento de Compra por el Régimen de Compra Directa no pueden ser modificados por las unidades ejecutoras, siendo facultad exclusiva de la Dirección General Financiera, cualquier modificación a los mismos a
propuesta de la Comisión del Sistema Integrado de Compras -SIC-.
9. En el caso de compra de equipo de cómputo, telecomunicaciones y programas a la medida (Software) incluidos en la página http://www.usac.edu.gt/solicitud, se debe contar con dictamen técnico favorable de las características descritas en la solicitud de compra,
el cual se debe requerir a:
a. Departamento de Procesamiento de Datos: Unidades que no cuenten con personal de informática.
4
b. La persona responsable de informática en las Unidades Ejecutoras.
Es responsabilidad del Departamento Procesamiento de Datos la actualización de dicha información.
En el momento de la recepción de equipo de cómputo, telecomunicaciones y
programas a la medida (Software), el Departamento de Procesamiento de Datos o el responsable de informática de la unidad ejecutora, según corresponda, debe emitir constancia, de que lo adquirido cumple con las características solicitadas.
10. En lo referente al fraccionamiento se debe observar lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado Decreto Legislativo 57-92 y su Reglamento Acuerdo Gubernativo 122-2016.
11. En lo que respecta a la Constancia de Constancia de Retención y pago del Impuesto
Sobre la Renta -ISR-, las Unidades Ejecutoras deberán basarse en lo dispuesto por el Departamento de Contabilidad y la Dirección General Financiera.
12. Los servicios tipificados como “Mantenimiento y Reparación de Edificios”, en el renglón de gasto 171 del Manual de Clasificación Presupuestaria de renglones de gasto para la
Universidad de San Carlos de Guatemala, deben contar con el aval de la División de Servicios Generales a través del Departamento de Diseño, Urbanización y Construcciones -DUC-, previo a la ejecución de los trabajos y certificación posterior de trabajos finalizados a requerimiento de la Unidad Ejecutora.
13. Cada unidad compradora es la responsable de la guarda y custodia de los expedientes de compras que se conformen en los procesos de adquisición de los bienes, suministros o servicios.
14. Cada unidad compradora es la responsable de enviar a la Dirección de Asuntos
Jurídicos el original de las fianzas o seguro de caución, para su guarda y custodia.
15. En el caso de las compras y recepción de reactivos, equipo especializado utilizado para
estudios específicos que por su naturaleza así lo requieran, la unidad ejecutora debe
requerir dictamen técnico para la compra y recepción de los mismos.
16. Toda publicación de GUATECOMPRAS debe realizarse de acuerdo a la guía
correspondiente. (Anexo 1 y 2)
17. Al iniciar un proceso de compra, la unidad compradora siempre debe consultar el
catálogo de Contrato Abierto en el Sistema GUATECOMPRAS (se exceptúa baja
cuantía).
18. Los Decanos, Directores o Jefes de cada Unidad Ejecutora, en forma escrita definirán
la responsabilidad de la persona designada para el manejo de los procedimientos del
presente módulo, tomando en cuenta la segregación de funciones.
5
AUDITORÍA INTERNA
19. Auditoría Interna evaluará permanentemente la Estructura del Control Interno derivado
de la actualización del Procedimiento del Régimen de Compra Directa, ejecutando los
Puntos de Control, a fin de brindar asesoría y aseguramiento en forma oportuna para
lograr los objetivos del mismo, emitirá los Avisos e Informes cuando corresponda, de
conformidad al Artículo 131 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de
Guatemala y sus procedimientos internos.
20. De conformidad con el Normativo de Actuación de Auditoría Interna de la Universidad
de San Carlos de Guatemala, se establecen los puntos de control siguientes:
Control previo de auditoría: es el examen que se ejecuta a los procesos
presupuestarios, financieros, administrativos y operativos durante el desarrollo de sus diferentes fases y resulta imprescindible para una sana administración universitaria;
posee la característica de impedir un perjuicio antes de producirse.
Control posterior de auditoría: es el examen que se ejecuta a los procesos
presupuestarios, financieros, administrativos y operativos, después de haber sido
concluidos en todas sus fases y liquidados, que permite verificar el cumplimiento de
procedimientos, normas y leyes vigentes; así como deducir responsabilidades por
incumplimientos.
DE LOS USUARIOS
21. Los usuarios de SICOIN/Descentralizadas, SIGES y GUATECOMPRAS deben
actuar de acuerdo al perfil designado por la autoridad nominadora, para llevar a cabo
las actividades del presente procedimiento, velando por la segregación de funciones.
6
IV. PROCEDIMIENTOS DE COMPRA “REGIMEN DE COMPRA DIRECTA”
MODALIDAD BAJA CUANTÍA
1) PROCEDIMIENTO “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR CAJA CHICA”
1.1 NORMAS ESPECÍFICAS
Norma 1. Autorización del Monto de la Caja Chica Los Decanos, Directores o Jefes de cada Unidad Ejecutora, en forma escrita autorizarán el monto de la caja chica de conformidad con las necesidades de la misma, hasta por un máximo de diez por ciento (10%) del monto asignado para fondo rotativo y a la persona designada para el manejo de la caja chica. Norma 2. Monto Máximo para Compras por Caja Chica y Publicación Se pueden efectuar compras por medio de Caja Chica hasta un monto máximo de Q. 1,000.00 (IVA incluido), no es necesaria la presentación de proformas. El documento de legítimo abono debe publicarse en GUATECOMPRAS en la modalidad de compras sin concurso. Norma 3. Adjudicación y Erogación del Gasto La adjudicación y erogación del gasto por medio de caja chica queda implícito con el nombre, la firma y páguese al reverso de la factura por lo autoridad correspondiente, según lo establecido por el artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Norma 4. Asignación de efectivo El tesorero o persona designada debe entregar el efectivo al solicitante mediante Vale Form. SIC-14, el cual debe liquidarse con los respectivos documentos de legítimo abono, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes de haberse entregado el efectivo, debiéndose devolver el original del vale al solicitante. No debe emitirse un nuevo vale al trabajador universitario que tenga pendiente de liquidar uno anterior. Norma 5. Reintegro del Fondo de Caja Chica La persona designada liquidará los gastos pagados mediante el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas, para obtener la reposición del efectivo. Norma 6. Plazo para Liquidación de Facturas Para la liquidación de compras por medio de caja chica, se fija un plazo de hasta quince (15) días hábiles a partir de la fecha de pago. Caso contrario la liquidación queda bajo la responsabilidad de la autoridad competente de la Unidad Ejecutora. Norma 7. Firmas del Fondo Rotativo
El fondo rotativo generado en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas, debe ser firmado y sellado por los usuarios que intervienen en la
creación, validación, consolidación y solicitud de pago, identificando como mínimo el nombre y puesto de cada uno, de la manera siguiente:
FR03. Usuario solicitante y usuario aprobador.
FR02. Firma Tesorero o persona designada CUR (Rendición de Fondo Rotativo) Firma Tesorero y Autoridad Competente.
7
1.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
Título del Procedimiento: Compra, pago y liquidación por Caja Chica
MODULO I No. de Formas: 1 Hoja 1 de 2
Inicia: Solicitante Termina: Departamento de Caja
Unidad Puesto Responsable Paso No.
Actividad
Solicitante Persona Interesada 1 Establece la necesidad de adquirir bienes, suministros o servicios ante Autoridad Competente.
Tesorería Persona Designada 2
Recibe instrucción de autoridad competente, verifica disponibilidad y elabora Vale de Caja Chica Form.SIC-14 en el Sistema SIIF, imprime, solicita firma del interesado y entrega efectivo.
Solicitante Persona Interesada
3
Recibe efectivo y compra los bienes, suministros o servicios, verifica especificaciones (calidad, cantidad, garantía y volumen, etc.), revisa requisitos legales de la factura.
4
Entrega factura a persona designada, para emisión de Constancia de Exención de IVA, cuando corresponda y la entrega al proveedor. Firma de recibí conforme en factura y obtiene firma de autoridad competente en sello de páguese.
Tesorería
Persona Designada 5
Recibe factura, con el nombre y firma de páguese de la autoridad competente en reverso de la factura devuelve vale original a la persona interesada. Y cuando corresponda ingresa al Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas, genera Constancia de Bienes en Inventario y adjunta fotocopia de tarjeta de responsabilidad.
Usuario GUATECOMPRAS
6 Recibe factura, ingresa al Sistema GUATECOMPRAS, publica la misma según corresponda.
Usuario SICOIN/
Descentralizadas 7
Recibe expediente, ingresa al Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas según su perfil opera documento de fondo rotativo y traslada.
Usuario SICOIN/
Descentralizadas 8
Recibe, ingresa al Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas, según su perfil analiza y valida documento de fondo rotativo, imprime, obtiene firmas de quien elabora y quién aprueba. Traslada.
Persona Designada 9
Conforma expediente, ingresa datos al Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF-, conforme “Guía para solicitar transferencia electrónica bancaria por reposición de Fondo Rotativo, SIIF-Módulo de compras, dirigido a: Tesoreros y personal de apoyo” y traslada
Auditoría Interna Profesional Designado
1-9
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente, revisa de conformidad a procedimiento de Auditoría Interna y procede de acuerdo a “Guía para realizar el Punto de Control de Auditoría Solicitud de reposición/rendición final del Fondo Rotativo, SIIF- Módulo de compras, Dirigido a: Auditoría Interna”, traslada.
8
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
Hoja 2 de 2
Título del Procedimiento: Compra, pago y liquidación por Caja Chica
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Tesorería Usuario SICOIN/
Descentralizadas 10
Recibe, ingresa al Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas, según su perfil consolida fondo rotativo, imprime, firma y traslada.
Unidad Ejecutora Jefe Inmediato del
Tesorero 11
Recibe, ingresa al Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas, según su perfil y solicita reposición de fondo, imprime, firma y traslada.
Tesorería Persona Designada 12
Recibe, ingresa datos al Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF-, conforme “Guía para solicitar transferencia electrónica bancaria por reposición de Fondo Rotativo, SIIF-Módulo de compras, dirigido a: Tesoreros y personal de apoyo” y resguarda expediente completo en original.
Departamento de Caja
Persona Designada 13
Realiza reintegro conforme a “Guía para la generación del archivo de transferencia electrónica bancaria Reposición de Fondo Rotativo, SIIF – Módulo de compras, Dirigido a: Personal del Departamento de Caja”, o emisión de cheque cuando corresponda.
9
1.3 DIAGRAMA DE FLUJO
Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Compra, pago y liquidación por Caja Chica
Elaborado por: Profesional DDO Página 1 de 1
Unidad EjecutoraAuditoría InternaDepartamento
de CajaTesoreríaUnidad Solicitante
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Usuario
SICOIN/
Descentralizadas
Jefe Inmediato del
Tesorero
Pe
rso
na
De
sig
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Persona
Designada
Recibe instrucción de
autoridad competente,
verifica disponibilidad y
elabora Vale de Caja
Chica
Form.SIC-14 en el
Sistema SIIF, imprime,
solicita firma del
interesado y entrega
efectivo
INICIO
Realiza reintegro
conforme a "Guía para
la generación del
archivo de
transferencia
electrónica bancaria
Reposición de Fondo
Rotativo, SIIF - Módulo
de compras, Dirigido a:
Personal del
Departamento de
Caja", o emisión de
cheque cuando
corresponda
Recibe, ingresa al
Sistema de Contabilidad
Integrada SICOIN/
Descentralizadas, según
su perfil y solicita
reposición de fondo,
imprime, firma y
traslada.
Recibe, ingresa datos
al Sistema Integrado
de Información
Financiera -SIIF-,
conforme "Guía para
solicitar transferencia
electrónica bancaria
por reposición de
Fondo Rotativo, SIIF-
Módulo de compras,
dirigido a: Tesoreros y
personal de apoyo" y
resguarda expediente
completo en original
Establece la necesidad
de adquirir bienes,
suministros o
servicios ante
Autoridad Competente
FINAL
Recibe efectivo y
compra los bienes,
suministros o
servicios, verifica
especificaciones
(calidad, cantidad,
garantía y volumen,
etc.), revisa requisitos
legales de la factura
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Entrega factura a
persona designada,
para emisión de
Constancia de
Exención de IVA,
cuando corresponda y
la entrega al
proveedor. Firma de
recibí conforme en
factura y obtiene firma
de autoridad
competente en sello
de páguese
Recibe factura, con el
nombre y firma de
páguese de la autoridad
competente en reverso
de la factura devuelve
vale original a la persona
interesada. Y cuando
corresponda ingresa al
Sistema de Contabilidad
Integrada SICOIN/
Descentralizadas,
genera Constancia de
Bienes en Inventario y
adjunta fotocopia de
tarjeta de
responsabilidad.
Pe
rso
na
De
sig
na
da
Recibe factura,
ingresa al Sistema
GUATECOMPRAS,
publica la misma
según corresponda
Recibe expediente,
ingresa al Sistema de
Contabilidad Integrada
SICOIN/
Descentralizadas
según su perfil opera
documento de fondo
rotativo y traslada.
Recibe, ingresa al
Sistema de Contabilidad
Integrada SICOIN/
Descentralizadas, según
su perfil analiza y valida
documento de fondo
rotativo, imprime,
obtiene firmas de quien
elabora y quién aprueba.
Traslada
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Conforma expediente,
ingresa datos al
Sistema Integrado de
Información Financiera
-SIIF-, conforme "Guía
para solicitar
transferencia
electrónica bancaria
por reposición de
Fondo Rotativo, SIIF-
Módulo de compras,
dirigido a: Tesoreros y
personal de apoyo" y
traslada
Persona Designada
Recibe expediente,
revisa de conformidad
a procedimiento de
Auditoría Interna y
procede de acuerdo a
"Guía para realizar el
Punto de Control de
Auditoría Solicitud de
reposición/rendición
final del Fondo
Rotativo, SIIF- Módulo
de compras, Dirigido a:
Auditoría Interna",
traslada
Profesional
Designado
Recibe, ingresa al
Sistema de
Contabilidad Integrada
SICOIN/
Descentralizadas,
según su perfil
consolida fondo
rotativo, imprime, firma
y traslada.
PC
10
1.4 FORMULARIO
1.4.1 Vale de Caja Chica -Form.SIC-14-
11
2) PROCEDIMIENTO “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR FONDO ROTATIVO”
2.1 NORMAS ESPECÍFICAS
Norma 1. Autorización del Monto de Fondo Rotativo
La Dirección General Financiera es responsable de autorizar el monto de Fondo Rotativo
para adquisiciones de baja cuantía de cada Unidad Compradora, de conformidad con lo solicitado por la Autoridad Competente. Norma 2. Ampliación del Monto del Fondo Rotativo
Cualquier solicitud de ampliación al monto de Fondo Rotativo asignado será autorizada por la Dirección General Financiera, para lo cual debe considerar si la Unidad Compradora de la Unidad Ejecutora demuestra que los fondos asignados originalmente no son suficientes,
cuenta con disponibilidad presupuestaria adicional suficiente y está cumpliendo con una rotación adecuada de fondos. Norma 3. Habilitación de otro(s) Fondo(s) Rotativo(s)
Las Unidades Ejecutoras, podrán solicitar ante la Dirección General Financiera, la
habilitación de otro(s) Fondo(s) Rotativo(s) de acuerdo a las necesidades de la unidad compradora, solicitud que será evaluada teniendo en cuenta la disponibilidad
presupuestaria, su debida justificación y cuenta bancaria a utilizar, a requerimiento del Tesorero y con el aval de la Autoridad Competente, de la manera siguiente:
a) Si los recursos que necesita la unidad compradora de la unidad ejecutora son para
erogaciones recurrentes, se debe solicitar fondo rotativo permanente.
b) Si los recursos que necesita la unidad compradora de la unidad ejecutora son para
erogaciones no recurrentes o de carácter eventual, se deben requerir fondos
rotativos no reembolsables, los cuales podrán liquidarse de manera parcial y con el
mismo procedimiento del fondo rotativo. No se autorizará uno nuevo sin haber
liquidado el anterior.
Norma 4. Monto Máximo para Compras por Fondo Rotativo y Publicación
Se pueden efectuar adquisiciones de baja cuantía por medio de Fondo Rotativo, hasta por un monto de Q.10,000.00 valor que incluye IVA. El documento de legítimo abono,
proforma autorizada y solicitud de compra, se deben publicar en el Sistema de GUATECOMPRAS en la modalidad de compras sin concurso. Norma 5. Liquidación Anual del Fondo Rotativo
El monto autorizado se debe liquidar antes de finalizar el ejercicio fiscal, caso contrario, se efectuará cargo en cuenta deudores en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/ Descentralizadas, a los responsables del manejo del Fondo Rotativo.
12
Norma 6. Adjudicación de la Compra
La adjudicación de la compra se realiza con la firma y sello de visto bueno por la autoridad
competente en la proforma presentada por la persona solicitante.
El tesorero o persona designada debe verificar que la proforma del proveedor adjudicado,
incluya la siguiente información: Número de Identificación Tributaria -NIT-, Régimen de Impuesto Sobre la Renta -ISR- al cual está afecto, Nombre o Razón Social a quien debe emitirse el cheque, precios con Impuesto al Valor Agregado -IVA- incluido, plazo de entrega
y características de los bienes, suministros o servicios a prestar, según la Solicitud de Compra, Form-SIC-01.
Norma 7. Autorización de la Erogación del Gasto
La erogación del gasto queda implícita con el nombre, puesto y firma de autorización de
pago, en la factura o recibo por la autoridad competente, según lo establecido por el artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Norma 8. Compra y liquidación de Activos Fijos
Para adquirir propiedad, planta, equipo e intangibles, grupo 3, se debe adjuntar a la Solicitud de Compra Form-SIC-01, la correspondiente programación del Grupo 3 “Propiedad, Planta,
Equipo e Intangibles” en apertura presupuestal o en anexo B. En la liquidación se debe adjuntar al expediente, fotocopia de la tarjeta de responsabilidad de control de bienes de inventario, debidamente firmada por el responsable del bien.
Norma 9. Asignación de Fondos
Las asignaciones de fondos para el manejo de fondos rotativos se deben realizar por medio
de transferencia bancaria o cheque, de la manera siguiente: 9.1 Apertura de Cuentas. La Dirección General Financiera autorizará a las distintas
Unidades Compradoras de las diferentes Unidades Ejecutoras de la Universidad de
San Carlos de Guatemala, el manejo de cuentas bancarias de la siguiente manera: a) Dos cuentas bancarias para la administración del Fondo Rotativo, una para el Plan de Funcionamiento y la otra para el Plan Autofinanciable, y b) Una cuenta para el manejo del Plan de Inversión o Fondo de Investigación según corresponda.
La cuenta bancaria de Fondo Rotativo de las distintas Unidades Compradoras de la Universidad, podrá estar integrada por el monto autorizado más las ampliaciones del monto constituido que soliciten las mismas, para cubrir necesidades prioritarias de
las Dependencias. Los casos no previstos de cuentas bancarias para el manejo de fondos, serán resueltos por la Dirección General Financiera.
13
9.2 Asignación inicial: Para situar fondos en las cuentas bancarias de los fondos
rotativos, se realizará de conformidad con lo solicitado por las Unidades Compradoras y autorizado por la Dirección General Financiera al Departamento de
Caja. 9.3 Traslado de Fondos: El Departamento de Caja transfiere o emite cheque para
situar los fondos a las cuentas bancarias de las Unidades Compradoras, conforme a
los procesos gestionados en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/ Descentralizadas.
Norma 10. Plazo para Liquidación de Facturas
Para la liquidación de compras por medio de fondo rotativo en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas, se fija un plazo máximo de quince (15) días hábiles
a partir de la fecha de pago. Caso contrario la liquidación queda bajo la responsabilidad de la autoridad competente de la Unidad Ejecutora.
Norma 11. Registro de Partidas Presupuestarias
El uso de las partidas presupuestarias es responsabilidad del Tesorero o Personal Designado.
Norma 12. Reposición del Fondo Rotativo
La persona designada liquidará los gastos pagados mediante el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas, para obtener la reposición del fondo rotativo.
Norma 13. Responsabilidad
Son solidariamente responsables de cualquier situación que perjudique a la Universidad de
San Carlos de Guatemala en el manejo del Fondo Rotativo, la Autoridad Competente y Tesorero o Persona Designada, según Artículo 13 de la Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados públicos. Norma 14. Hoja de control de mantenimiento
Cuando se realice mantenimiento a un equipo del grupo de gasto 3, se debe presentar
constancia de elaboración del mismo a través de hoja de control, la cual debe incluir como
mínimo el bien en el que se realizó el servicio, numero de inventario, firma de recibí
conforme de la persona que tiene a su cargo la custodia del bien, fecha, número y monto
de la factura (valor con IVA) y qué servicio se realizó.
Norma 15. Anulación de cheque
14
El cheque inherente a una compra que pase de quince (15) días calendario, después de su emisión y que no sea retirado por el proveedor, debe ser anulado por el Tesorero. Su reposición debe ser a requerimiento del proveedor.
Norma 16. Pago de Servicios básicos (energía eléctrica, de agua potable, extracción de basura y servicios de línea telefónica fija):
Los gastos de servicios básicos (energía eléctrica, de agua potable, extracción de basura y servicios de línea telefónica fija) también podrán efectuarse a través del fondo rotativo hasta por un monto de Q.10,000.00 (valor con IVA).
15
2.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
Título del Procedimiento: Compra, pago y liquidación por Fondo Rotativo
MÓDULO I Hoja 1 de 3 No. de Formas: 2
Inicia: Solicitante
Termina: Departamento de Caja
Unidad Puesto Responsable Paso No.
Actividad
Solicitante Persona Interesada 1
Establece la necesidad de adquirir bienes,
suministros o servicios, procede de la forma
siguiente:
a) Elabora en el Sistema Integrado de
Información Financiera, la Solicitud de
Compra -Form.SIC.-01-, del bien, suministro o
servicio a adquirir, imprime y traslada.
b) Solicita certificación presupuestaria al tesorero
o persona designada y firma de Autoridad
Competente en Solicitud de Compra
-Form.SIC.-01-.
c) Solicita a la Autoridad Competente la
adjudicación por medio de sello y firma en la
proforma, traslada.
Tesorería Persona designada 2
Recibe expediente con proforma autorizada y procede de la manera siguiente:
a) Requiere y recibe producto o servicio, verifica cantidad, calidad, volumen, garantías, etc.
b) Revisa que la factura llene requisitos legales, o emite factura especial, si el caso lo amerita.
c) Elabora cheque, Constancia de Retención del ISR, Constancia de Exención de IVA, cuando corresponda
d) Solicita firmas en cheque y en Constancia de Exención de IVA a las personas registradas en el Banco y Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-. respectivamente.
e) Entrega al proveedor cheque, Constancia de Exención del IVA y Constancia de Retención del ISR cuando corresponda, contra firma y fecha de recibido en factura (constancia de fecha de pago).
f) Adjunta factura (de ser factura cambiaria, se debe adjuntar Recibo de Caja) al expediente.
16
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
Hoja 2 de 3
Título del Procedimiento: Compra, pago y liquidación por Fondo Rotativo
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Tesorería
Persona designada ..2
g) Tramita de la forma siguiente: Requiere firma de "Recibí conforme" en factura
(Aplica al grupo presupuestario 1) de la persona solicitante, nombre y Código Único de Identificación -CUI-.
Obtiene autorización de la erogación mediante firma, nombre, Código Único de Identificación -CUI- y páguese de la Autoridad Competente en factura.
Ingresa al Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas, genera Constancia de Bienes en Inventario, adjunta fotocopia de tarjeta de responsabilidad o ingresa a tarjeta kardex de Almacén según corresponda.
Adjunta programación de propiedad, planta y equipo (Anexo B) en el caso de maquinaria y equipo y fotocopia de las tarjetas de responsabilidad de bienes inventariables.
Si es un servicio a un equipo del grupo de gasto 3, adjunta hoja de control de mantenimiento.
Usuario GUATECOMPRAS
3 Recibe expediente, publica en Sistema GUATECOMPRAS donde corresponda: factura, solicitud de compra y proforma autorizada. Traslada
Usuario SICOIN/
Descentralizadas 4
Recibe expediente, ingresa al Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas según su perfil, documento de fondo rotativo.
Usuario SICOIN/
Descentralizadas 5
Recibe, ingresa al Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas, según su perfil analiza y aprueba documento de fondo rotativo, imprime, obtiene firmas de quien elabora y quién aprueba. Traslada.
Persona Designada 6
Conforma expediente, ingresa datos al Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF-, conforme “Guía para solicitar transferencia electrónica bancaria por reposición de Fondo Rotativo, SIIF-Módulo de compras, dirigido a: Tesoreros y personal de apoyo” y traslada
Auditoría Interna Profesional Designado
1-6
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente, revisa de conformidad a procedimiento de Auditoría Interna y procede de acuerdo a “Guía para realizar el Punto de Control de Auditoría Solicitud de reposición/rendición final del Fondo Rotativo, SIIF- Módulo de compras, Dirigido a: Auditoría Interna”, traslada.
Tesorería Usuario SICOIN/
Descentralizadas 7
Recibe, ingresa al Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas, según su perfil consolida fondo rotativo, imprime, firma y traslada.
17
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
Hoja 3 de 3
Título del Procedimiento: Compra, pago y liquidación por Fondo Rotativo
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Unidad Ejecutora Jefe Inmediato del
Tesorero 8
Recibe, ingresa al Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas, según su perfil y solicita reposición de fondo, imprime, firma y traslada.
Tesorería Persona Designada 9
Recibe, ingresa datos al Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF-, conforme “Guía para solicitar transferencia electrónica bancaria por reposición de Fondo Rotativo, SIIF-Módulo de compras, dirigido a: Tesoreros y personal de apoyo” y resguarda expediente completo en original.
Departamento de Caja Persona Designada 10
Realiza reintegro conforme a “Guía para la generación del archivo de transferencia electrónica bancaria Reposición de Fondo Rotativo, SIIF – Módulo de compras, Dirigido a: Personal del Departamento de Caja”, o emisión de cheque cuando corresponda.
18
2.3 DIAGRAMA DE FLUJO Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Compra, pago y liquidación por Fondo Rotativo
Elaborado por: Profesional DDO Página 1 de 1
Unidad EjecutoraAuditoría InternaDepartamento
de CajaTesoreríaUnidad Solicitante
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Jefe Inmediato del
Tesorero
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Persona Designada
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Recibe expediente con
proforma autorizada y
procede de la manera
siguiente:
a) Requiere y recibe
producto o servicio,
verifica cantidad,
calidad, volumen,
garantías, etc.
b) Revisa que la factura
llene requisitos legales,
o emite factura especial,
si el caso lo amerita.
c) Elabora cheque,
Constancia de
Retención del ISR,
Constancia de Exención
de IVA, cuando
corresponda
d) Solicita firmas en
cheque y en Constancia
de Exención de IVA a
las personas registradas
en el Banco y
Superintendencia de
Administración Tributaria
-SAT-. respectivamente.
e) Entrega al proveedor
cheque, Constancia de
Exención del IVA y
Constancia de
Retención del ISR
cuando corresponda,
contra firma y fecha de
recibido en factura
(constancia de fecha de
pago).
f) Adjunta factura (de ser
factura cambiaria, se
debe adjuntar Recibo de
Caja) al expediente.
FINAL
Establece la necesidad
de adquirir bienes,
suministros o servicios,
procede de la forma
siguiente:
a) Elabora en el
Sistema Integrado de
Información Financiera,
la Solicitud de Compra -
Form.SIC.-01-, del bien,
suministro o servicio a
adquirir, imprime y
traslada.
b) Solicita certificación
presupuestaria al
tesorero o persona
designada y firma de
Autoridad Competente
en Solicitud de Compra
-Form.SIC.-01-.
c) Solicita a la Autoridad
Competente la
adjudicación por medio
de sello y firma en la
proforma, traslada.
INICIO
Realiza reintegro
conforme a "Guía para
la generación del
archivo de
transferencia
electrónica bancaria
Reposición de Fondo
Rotativo, SIIF - Módulo
de compras, Dirigido a:
Personal del
Departamento de
Caja", o emisión de
cheque cuando
corresponda.
Recibe, ingresa al
Sistema de
Contabilidad Integrada
SICOIN/
Descentralizadas,
según su perfil
consolida fondo
rotativo, imprime, firma
y traslada.Recibe, ingresa al
Sistema de
Contabilidad Integrada
SICOIN/
Descentralizadas,
según su perfil y
solicita reposición de
fondo, imprime, firma y
traslada.
Recibe, ingresa datos al
Sistema Integrado de
Información Financiera -
SIIF-, conforme "Guía
para solicitar
transferencia electrónica
bancaria por reposición
de Fondo Rotativo, SIIF-
Módulo de compras,
dirigido a: Tesoreros y
personal de apoyo" y
resguarda expediente
completo en original.
Recibe expediente,
ingresa al Sistema de
Contabilidad Integrada
SICOIN/
Descentralizadas
según su perfil,
documento de fondo
rotativo.
Recibe, ingresa al
Sistema de
Contabilidad Integrada
SICOIN/
Descentralizadas,
según su perfil analiza
y aprueba documento
de fondo rotativo,
imprime, obtiene
firmas de quien
elabora y quién
aprueba. Traslada
g) Tramita de la forma
siguiente:
" Requiere firma de
"Recibí conforme" en
factura (Aplica al grupo
presupuestario 1) de la
persona solicitante,
nombre y Código Único
de Identificación -CUI-.
" Obtiene autorización
de la erogación
mediante firma, nombre,
Código Único de
Identificación -CUI- y
páguese de la Autoridad
Competente en factura.
" Ingresa al Sistema de
Contabilidad Integrada
SICOIN/
Descentralizadas,
genera Constancia de
Bienes en Inventario,
adjunta fotocopia de
tarjeta de
responsabilidad o
ingresa a tarjeta kardex
de Almacén según
corresponda.
" Adjunta programación
de propiedad, planta y
equipo (Anexo B) en el
caso de maquinaria y
equipo y fotocopia de las
tarjetas de
responsabilidad de
bienes inventariables.
" Si es un servicio a un
equipo del grupo de
gasto 3, adjunta hoja de
control de
mantenimiento.
Recibe expediente,
publica en Sistema
GUATECOMPRAS
donde corresponda:
factura, solicitud de
compra y proforma
autorizada. Traslada
Us
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GU
AT
EC
OM
PR
AS
Profesional
Designado
Recibe expediente,
revisa de conformidad a
procedimiento de
Auditoría Interna y
procede de acuerdo a
"Guía para realizar el
Punto de Control de
Auditoría Solicitud de
reposición/rendición final
del Fondo Rotativo, SIIF-
Módulo de compras,
Dirigido a: Auditoría
Interna", traslada.
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Conforma expediente,
ingresa datos al Sistema
Integrado de Información
Financiera -SIIF-,
conforme "Guía para
solicitar transferencia
electrónica bancaria por
reposición de Fondo
Rotativo, SIIF-Módulo de
compras, dirigido a:
Tesoreros y personal de
apoyo" y traslada
PC
19
2.4 FORMULARIO 2.4.1. Solicitud de Compra -Form.SIC.-01-
20
2.4.1. Solicitud de Asignación de Fondo Rotativo -Form.SIC.-10-
21
1/4 Expediente 2/4 Auditoría Interna 3/4 Dirección General Financiera 4/4 Tesorería.
Control de Entrega y/o Recepción
22
3) PROCEDIMIENTO DE “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR ORDEN DE COMPRA”
3.1 NORMAS ESPECÍFICAS
Norma 1. Uso de la Orden de Compra
La Orden de Compra se utilizará para la adquisición de bienes, suministros y servicios
cuando la compra sea mayor a diez mil quetzales (Q. 10,000.00) valor que incluye IVA.
Norma 2. Modalidades específicas de adquisición a través de Orden de Compra
Baja Cuantía: mayor a Q. 10,000.00 y que no supere los Q. 25,000.00 (valor que incluye IVA)
Oferta Electrónica: mayor a Q. 25,000.00 y que no supere los Q. 90,000.00 (valor que incluye IVA)
Norma 3. Reversión del gasto
Para efectuar una reversión del gasto, el Tesorero o persona designada de autorizar el
gasto, deben verificar que las operaciones estén respaldadas con documentos legales y
válidos para el registro presupuestario que corresponda en el Sistema de Contabilidad
Integrada SICOIN/Descentralizadas, tales como: impresión original del CUR y del
expediente si fuera necesario y solicitud de la Unidad Compradora que genera la reversión.
Norma 4. Adjudicación y Erogación del Gasto
Las autoridades competentes estipuladas en el Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de
San Carlos de Guatemala, son responsables de aprobar la adjudicación de la compra, así como la erogación del gasto.
La orden de compra generada en el Sistema Informático de Gestión -SIGES-, debe ser firmada y sellada por los usuarios de creación, validación y Autoridad Competente ,
identificando como mínimo el nombre y puesto de cada uno.
Norma 5. Pagos Parciales
Toda contratación que implique pagos parciales sin importar el monto, se debe tramitar con Orden de Compra, sea por mantenimiento de equipo, arrendamientos, servicio de internet,
entre otras. Se debe generar el Comprobante Único de Registro -CUR- de Compromiso por el total del servicio a adquirir, luego debe generar mensualmente el Comprobante Único de Registro -CUR- de Devengado para realizar los pagos respectivos.
Se considera pago parcial, la contratación de un servicio que se cubrirá en dos (2) o más
pagos dentro del mismo año fiscal, no importando el monto.
23
Toda adquisición se sujetará a la modalidad de contratación que corresponda, según el monto de la negociación, debiendo realizar el debido proceso en el Sistema GUATECOMPRAS.
Estas disposiciones no aplican para subgrupo de gasto 18 y el renglón de gasto 029, derivado que para estos existen procedimientos específicos. A. Pagos parciales para montos de baja cuantía o compra directa:
Cuando se realice mantenimiento a un equipo del grupo de gasto 3, se debe presentar
constancia de elaboración del mismo a través de hoja de control, la cual debe incluir
como mínimo el bien en el que se realizó el servicio, numero de inventario, firma de
recibí conforme de la persona que tiene a su cargo la custodia del bien, fecha, número
y monto de la factura (valor con IVA) y qué servicio se realizó.
El expediente se conforma por:
a) Solicitud de Compra
b) Términos de referencia
c) Documento de adjudicación
d) Acta Administrativa que contenga todos los pormenores de la negociación, bajo la
responsabilidad de la autoridad competente de la unidad ejecutora.
e) Publicación de la documentación de respaldo en el Sistema GUATECOMPRAS.
f) Constancia de haber recibido de conformidad el servicio (hoja de control de
mantenimiento).
g) Factura, Constancia de Exención de IVA y Constancia de Retención de ISR cuando
corresponda, constancia de la publicación en GUATECOMPRAS de la factura.
B. Arrendamiento de bienes inmuebles
El arrendamiento de bienes inmuebles puede efectuarse siempre que la Universidad
careciere de ellos, los tuviere en cantidad insuficiente o en condiciones inadecuadas.
Si el monto del arrendamiento excede de Q. 100,000.00 (Valor con IVA), se debe
faccionar contrato, el cual debe cumplir con los requisitos, plazos y formalidades que
exige la Ley de Contrataciones del Estado.
Si el monto del arrendamiento no excede de Q. 100,000.00 (Valor con IVA), se puede
faccionar acta administrativa de acuerdo a lo indicado en el Artículo 50 de la Ley de
Contrataciones del Estado, debiéndose hacer constar en la misma, todos los pormenores
de la negociación.
La unidad contratante, para arrendar un bien inmueble debe solicitar al arrendatario la
constancia de la consulta del estado matricular en el sitio WEB de la Dirección de
Catastro de Bienes Inmuebles -DICABI- del Ministerio de Finanzas Públicas (Literal e),
24
del Artículo 43, de la Ley de Contrataciones del Estado), para cumplir con la
conveniencia de la contratación a precio razonable en relación a los existentes en el
mercado.
Cuando la contratación exceda de un ejercicio fiscal, se deberá adicionar a la
información del ejercicio, el monto de los ingresos que se invertirán en el futuro sobre la
base de una programación financiera anual.
El expediente para arrendamiento de bienes inmuebles, se conforma por:
a) Justificación de la necesidad de arrendar
b) Constancia de la consulta del estado matricular
c) Solicitud de Compra
d) Términos de referencia
e) Publicación en el Sistema GUATECOMPRAS
f) Documento de adjudicación
g) Fotocopia del Documento Personal de Identificación -DPI- del arrendatario si es
persona individual, si es persona jurídica fotocopia del Documento Personal de
Identificación -DPI- del Representante Legal o Mandatario.
h) Certificación reciente emitida por el Registro General de la Propiedad Inmueble de la
región geográfica correspondiente.
i) Avalúo efectuado por el Ministerio de Finanzas Públicas o certificación catastral
emitida por la municipalidad de la localidad.
j) Contrato o Acta Administrativa según corresponda
k) Fianza o garantía de cumplimiento (para contrato y acta administrativa)
l) Aprobación del Contrato, cuando corresponda
m) Envío de contrato a la Contraloría General de Cuentas, cuando corresponda
n) Publicación de la documentación de respaldo en el Sistema GUATECOMPRAS.
o) Factura, Constancia de Exención de IVA y Constancia de Retención de ISR cuando
corresponda, constancia de la publicación en GUATECOMPRAS de la factura.
C. Arrendamiento de bienes muebles, vehículos, maquinaria y equipo:
Si el monto del arrendamiento no excede de Q. 100,000.00 (Valor con IVA), se puede
faccionar acta administrativa de acuerdo a lo indicado en el Artículo 50 de la Ley de Contrataciones del Estado, debiéndose hacer constar en la misma, todos los pormenores
de la negociación.
El expediente para arrendamiento de bienes muebles, vehículos, maquinaria y equipo, se
conforma por:
a) Justificación de la necesidad de arrendar
b) Solicitud de Compra
c) Términos de referencia
d) Publicación en el Sistema GUATECOMPRAS
25
e) En caso hubiere opción de compra, ésta no podrá en ningún caso ser mayor al
valor de una cuota mensual;
f) Documento de adjudicación
g) Fotocopia del Documento Personal de Identificación -DPI- del arrendatario si es
persona individual, si es persona jurídica fotocopia del Documento Personal de
Identificación -DPI- del Representante Legal o Mandatario.
h) Contrato o Acta Administrativa según corresponda
i) Fianza o garantía de cumplimiento (para contrato y acta administrativa)
j) Aprobación del Contrato, cuando corresponda
k) Envío de contrato a la Contraloría General de Cuentas, cuando corresponda
l) Publicación de la documentación de respaldo en el Sistema GUATECOMPRAS.
m) Factura, Constancia de Exención de IVA y Constancia de Retención de ISR cuando
corresponda, constancia de la publicación en GUATECOMPRAS de la factura.
En caso de contratación de bienes muebles e inmuebles, podrá prorrogarse por única vez, siempre que se establezca en los términos de referencia, de acuerdo a lo que establece el artículo 43 Literal d), de la Ley de Contrataciones del Estado al menos quince (15) días antes del vencimiento de la negociación y 29 del Reglamento de la Ley
de Contrataciones, a requerimiento de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Para establecer el monto de contratación, se tomará como referencia el valor total del arrendamiento.
Cuando se ejerza la opción a compra se deberá solicitar la garantía establecida en el
artículo 67 de la Ley de Contrataciones del Estado.
Los arrendamientos con proveedor único se regirán de conformidad a la modalidad de
adquisición con proveedor único.
Si se optara por la opción de compra, debe considerarse el valor y calidad de los
bienes muebles, vehículos, maquinaria y equipo pactados al inicio de la negociación, y formalizada la compra a través de contrato de compra-venta, para lo cual debe aplicar el
procedimiento de registro de bienes de inventario al final del periodo de contratación, siempre y cuando convenga a los intereses de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Norma 6. Uso del Sistema GUATECOMPRAS
Debe realizarse según lo establecido en la guía. (Ver Anexo 2)
26
PROCEDIMIENTOS: a) Adquisición por Orden de Compra (Baja Cuantía).
b) Adquisición por Orden de Compra (Compra Directa).
c) Arrendamiento de Bienes Inmuebles
d) Arrendamiento de Bienes Muebles, Vehículos, Maquinaria y Equipo para montos
de baja cuantía o compra directa.
e) Pagos parciales para montos de baja cuantía o compra directa.
27
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Título del Procedimiento: Adquisición por Orden de Compra (baja cuantía). Hoja No. 1 de 3 No. de Formularios:
Inicia: Solicitante Termina: Departamento de Caja
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Solicitante
Persona Interesada
1
Con base a la necesidad procede: a) Elabora en el Sistema Integrado de
Información Financiera -SIIF- la solicitud de compra, con las especificaciones técnicas.
b) Obtiene firmas. c) Presenta una proforma. Traslada
Autoridad Competente
2 Recibe expediente, adjudica al proveedor con firma, nombre, número de -CUI- y sello en la proforma. Traslada.
Tesorería
Tesorero o Persona
Designada 3
Recibe expediente, certifica disponibilidad presupuestal en solicitud de compra. Traslada.
Usuario
GUATECOMPRAS 4
Recibe expediente, procede: a) Crea un evento por Excepción en el
Sistema de GUATECOMPRAS. b) Publica solicitud de compra y
proforma autorizada en el NPG creado.
Traslada
Usuario
SIGES 5
Recibe expediente, ingresa al Sistema Informático de Gestión -SIGES- según su perfil, crea, detalla y registra.
Usuario
SIGES 6
Recibe, analiza y valida la orden de compra en el Sistema Informático de Gestión -SIGES-, según su perfil imprime y obtiene firmas (Según norma No.4 para adquisiciones por orden de compra). Traslada.
Usuario
SIGES 7
Analiza orden de compra, presupuesta, detalla y solicita el Comprobante Único de Registro -CUR- de Compromiso en el Sistema Informático de Gestión -SIGES-. Traslada
Tesorero o Persona
Designada 8
Recibe, analiza y valida en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/ Descentralizadas el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso, imprime y obtiene firmas. Traslada.
28
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 2 de 3
No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Adquisición por Orden de Compra (baja cuantía).
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Tesorería
Usuario
SIGES 9 Según su perfil, notifica al Proveedor para el despacho correspondiente.
Persona Designada
10
Recibe expediente y procede: a) Recibe el bien, suministro o servicio y
factura, ingresa al almacén cuando corresponda, sella en reverso de la factura.
b) Obtiene autorización de la Autoridad Competente mediante firma, nombre, Código Único de Identificación -CUI- y sello en reverso de la factura.
c) Elabora Constancia de Retención ISR, cuando corresponda.
d) Elabora Constancia de Exención del -IVA-, cuando corresponda.
e) Publica la Orden de Compra y factura en el mismo NPG creado en el Sistema GUATECOMPRAS.
Usuario
SIGES 11
Recibe, crea liquidación, detalla la factura e ingresa deducciones cuando corresponda, en Sistema Informático de Gestión -SIGES- registra liquidación. Traslada
Usuario
SIGES 12
Recibe, analiza, valida liquidación e imprime anexo de Orden de Compra en Sistema Informático de Gestión -SIGES-, obtiene firmas (Según norma No.4 para adquisiciones por orden de compra).
Usuario
SICOIN/
Descentralizadas 13
En caso de compra de bienes, ingresa al Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas, genera Constancia de Bienes en Inventario, adjunta fotocopia de tarjeta de responsabilidad. Traslada
Usuario
SIGES 14
Recibe, crea, presupuesta, detalla y solicita en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado, agrega bienes cuando corresponda. Traslada
Tesorero 15
Recibe, analiza y valida el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado en Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/ Descentralizadas, imprime, obtiene firmas y traslada expediente.
Persona Designada
16 Recibe, conforma expediente y traslada
29
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 3 de 3
No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Adquisición por Orden de Compra (baja cuantía).
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Auditoría Interna Profesional Designado
1-16
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente y revisa, de ser necesario emite Aviso de Auditoria a la autoridad correspondiente y traslada expediente.
Unidad Ejecutora Jefe Inmediato del Tesorero
17
Recibe expediente, genera solicitud de pago en Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas al Departamento de Caja. Traslada expediente. (Continua paso No. 19)
Tesorería Persona
Designada 18
Recibe y resguarda expediente.
Departamento de Caja
Persona Designada
19 Realiza pago a proveedor por medio de la emisión de cheque o transferencia electrónica bancaria.
30
DIAGRAMA DE FLUJO Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Adquisición por Orden de Compra (baja cuantía)
Elaborado por: Profesional DDO Página 1 de 1
Unidad EjecutoraAuditoría InternaDepartamento
de CajaTesoreríaUnidad Solicitante
INICIO
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In
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sa
da
Con base a la necesidad
procede:
a) Elabora en el Sistema
Integrado de Información
Financiera -SIIF- la
solicitud de compra, con
las especificaciones
técnicas.
b) Obtiene firmas.
c) Presenta una
proforma.
Traslada
Recibe expediente,
certifica disponibilidad
presupuestal en
solicitud de compra.
Traslada.
Recibe expediente,
procede:
a) Crea un evento por
Excepción en el Sistema
de GUATECOMPRAS.
b) Publica solicitud de
compra y proforma
autorizada en el NPG
creado.
Traslada
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Recibe expediente,
adjudica al proveedor
con firma, nombre,
número de -CUI- y sello
en la proforma.
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SIG
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Recibe expediente,
ingresa al Sistema
Informático de Gestión -
SIGES- según su perfil,
crea, detalla y registra.
Recibe, analiza y
valida la orden de
compra en el Sistema
Informático de Gestión
-SIGES-, según su
perfil imprime y
obtiene firmas (Según
norma No.4 para
adquisiciones por
orden de compra).
Traslada.
Us
ua
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SIG
ES
Analiza orden de
compra, presupuesta,
detalla y solicita el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
Compromiso en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES-.
Traslada
Us
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rio
SIG
ES
Recibe, analiza y
valida en el Sistema
de Contabilidad
Integrada/
Descentralizadas
-SICOINDES- el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
compromiso, imprime
y obtiene firmas.
Traslada.
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da
Según su perfil,
notifica al Proveedor
para el despacho
correspondiente.
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De
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da
Recibe expediente y
procede:
a) Recibe el bien,
suministro o servicio y
factura, ingresa al
almacén cuando
corresponda, sella en
reverso de la factura.
b) Obtiene autorización
de la Autoridad
Competente mediante
firma, nombre, Código
Único de Identificación -
CUI- y sello en reverso
de la factura.
c) Elabora Constancia
de Retención ISR,
cuando corresponda.
d) Elabora Constancia
de Exención del
-IVA-, cuando
corresponda.
Publica la Orden de
Compra y factura en el
mismo NPG creado en
el Sistema
GUATECOMPRAS.
Us
ua
rio
SIG
ES
Recibe, crea
liquidación, detalla la
factura e ingresa
deducciones cuando
corresponda, en
Sistema Informático de
Gestión -SIGES-
registra liquidación.
Traslada
Us
ua
rio
SIG
ES
Recibe, analiza, valida
liquidación e imprime
anexo de Orden de
Compra en Sistema
Informático de Gestión
-SIGES-, obtiene
firmas (Según norma
No.4 para
adquisiciones por
orden de compra).
Us
ua
rio
SIG
ES
Recibe, crea,
presupuesta, detalla y
solicita en el Sistema
Informático de Gestión -
SIGES- el Comprobante
Único de Registro -CUR-
de devengado, agrega
bienes cuando
corresponda. Traslada
Te
so
rero
Recibe, analiza y valida
el Comprobante Único
de Registro -CUR- de
devengado en Sistema
de Contabilidad
Integrada SICOIN/
Descentralizadas,
imprime, obtiene firmas
y traslada expediente.
Jefe Inmediato del
Tesorero
Recibe expediente,
genera solicitud de pago
en Sistema de
Contabilidad Integrada
SICOIN/
Descentralizadas al
Departamento de Caja.
Traslada expediente.
Pe
rso
na
De
sig
na
da
Recibe y
resguarda
expediente.
Realiza pago a
proveedor por medio de
la emisión de cheque o
transferencia electrónica
bancaria.
Persona Designada
FINAL
Profesional
Designado
Pe
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na
De
sig
na
da
Recibe, conforma
expediente y
traslada
Recibe expediente y
revisa, de ser
necesario emite
Aviso de Auditoria a
la autoridad
correspondiente y
traslada expediente.
PC
En caso de compra de
bienes, ingresa al
Sistema de Contabilidad
Integrada SICOIN/
Descentralizadas,
genera Constancia de
Bienes en Inventario,
adjunta fotocopia de
tarjeta de
responsabilidad.
Traslada
Us
ua
rio
SIC
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31
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Título del Procedimiento: Adquisición por Orden de Compra (Compra Directa). Hoja No. 1 de 3 No. de Formularios:
Inicia: Solicitante Termina: Departamento de Caja
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Solicitante Persona
Interesada
1
Con base a la programación presupuestaria y Plan Anual de Compras -PAC-, procede: a) Elabora en el Sistema Integrado de
Información Financiera -SIIF- la solicitud de compra, con las especificaciones técnicas y obtiene firmas.
b) Consulta catálogo electrónico de contrato abierto en el Sistema de GUATECOMPRAS. Si el bien o servicio existe en el
catálogo y llena las características inicia compra por modalidad de contrato abierto.
Si el bien o servicio existe pero no cumplen con todas las características o especificaciones o no existe en el catálogo, realiza justificación y procede a solicitar la creación del evento de oferta electrónica,
Traslada
Tesorería
Usuario GUATECOMPRAS 2
Recibe solicitud de compra, de acuerdo a su perfil, prepara en el Sistema GUATECOMPRAS las especificaciones técnicas de la compra en el formato de bases de concurso, crea evento para obtener NOG e imprime la declaración del comprador. Traslada
Usuario GUATECOMPRAS 3
Recibe expediente, de acuerdo a su perfil, publica las especificaciones, condiciones y requisitos en el Sistema GUATECOMPRAS, imprime ofertas electrónicas. Traslada
Solicitante Autoridad
Competente 4
Recibe expediente, evalúa, adjudica en la impresión de la oferta electrónica presentada por el proveedor y elabora documento de adjudicación, traslada
Tesorería Usuario
GUATECOMPRAS 5
Recibe expediente, de acuerdo a su perfil publica documento de adjudicación en el Sistema GUATECOMPRAS y asigna estatus de “Terminado Adjudicado”.
32
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 2 de 3
No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Adquisición por Orden de Compra (Compra Directa).
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Tesorería
Usuario SIGES
6
Recibe expediente, ingresa al Sistema Informático de Gestión -SIGES- de acuerdo a su perfil, crea orden de compra, detalla y registra.
Usuario SIGES
7
Recibe, analiza y valida la orden de compra en el Sistema Informático de Gestión -SIGES-, según su perfil imprime y obtiene firmas (Según norma No.4 para adquisiciones por orden de compra). Traslada.
Usuario SIGES
8
Analiza orden de compra, presupuesta, detalla y solicita el Comprobante Único de Registro -CUR- de Compromiso en el Sistema Informático de Gestión -SIGES-. Traslada
Tesorero o Persona
Designada 9
Recibe, analiza y valida en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/ Descentralizadas el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso, imprime y obtiene firmas. Traslada.
Usuario SIGES
10 Según su perfil, notifica al Proveedor para el despacho correspondiente.
Usuario GUATECOMPRAS 11
Recibe expediente, publica orden de compra en el Sistema GUATECOMPRAS. Traslada
Persona Designada
12
Recibe expediente y procede: a) Recibe el bien, suministro o servicio y
factura, ingresa al almacén cuando corresponda, sella en reverso de la factura.
b) Obtiene autorización de la Autoridad Competente mediante firma, nombre, Código Único de Identificación -CUI- y sello en reverso de la factura.
c) Elabora Constancia de Retención ISR, cuando corresponda.
d) Elabora Constancia de Exención del -IVA-, cuando corresponda.
33
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 3 de 3
No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Adquisición por Orden de Compra (Compra Directa).
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Tesorería
Usuario SIGES
13
Crea liquidación de orden de compra, detalla la factura e ingresa deducciones cuando corresponda, en Sistema Informático de Gestión -SIGES- registra liquidación. Traslada
Usuario SIGES
14
Recibe, analiza, valida liquidación e imprime anexo de Orden de Compra en Sistema Informático de Gestión -SIGES-, obtiene firmas (Según norma No.4 para adquisiciones por orden de compra)
Usuario
SICOIN/
Descentralizadas 15
En caso de compra de bienes, ingresa al Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas, genera Constancia de Bienes en Inventario, adjunta fotocopia de tarjeta de responsabilidad. Traslada
Usuario SIGES 16
Crea, presupuesta, detalla y solicita en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado, agrega bienes cuando corresponda. Traslada
Tesorero 17
Recibe, analiza y valida el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado en Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/ Descentralizadas, imprime, obtiene firmas y traslada expediente.
Persona Designada
18 Recibe, conforma expediente y traslada
Auditoría Interna Profesional Designado
1-18
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente y revisa, de ser necesario emite Aviso de Auditoria a la autoridad correspondiente y traslada expediente.
Unidad Ejecutora Jefe Inmediato del Tesorero
19
Recibe expediente, genera solicitud de pago en Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/ Descentralizadas al Departamento de Caja. Traslada expediente. (Continua paso No. 21)
Tesorería Persona
Designada 20 Recibe y resguarda expediente.
Departamento de Caja
Persona Designada 21
Realiza pago a proveedor por medio de la emisión de cheque o transferencia electrónica bancaria.
34
DIAGRAMA DE FLUJO Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Adquisición por Orden de Compra (Compra Directa).
Elaborado por: Profesional DDO Página 1 de 1
Unidad EjecutoraAuditoría InternaDepartamento
de CajaTesoreríaUnidad Solicitante
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Jefe Inmediato del
Tesorero
Pe
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Persona Designada
Analiza orden de
compra, presupuesta,
detalla y solicita el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
Compromiso en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES-.
Traslada
INICIO
Recibe expediente,
ingresa al Sistema
Informático de Gestión -
SIGES- de acuerdo a su
perfil, crea orden de
compra, detalla y
registra.
Recibe, analiza y valida
en el Sistema de
Contabilidad Integrada
SICOIN/
Descentralizadas el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
compromiso, imprime y
obtiene firmas. Traslada.
Con base a la programación
presupuestaria y Plan Anual
de Compras -PAC-, procede:
a) Elabora en el Sistema
Integrado de Información
Financiera -SIIF- la solicitud
de compra, con las
especificaciones técnicas y
obtiene firmas.
b) Consulta catálogo
electrónico de contrato
abierto en el Sistema de
GUATECOMPRAS.
Si el bien o servicio existe en
el catálogo y llena las
características inicia compra
por modalidad de contrato
abierto.
Si el bien o servicio existe
pero no cumplen con todas
las características o
especificaciones o no existe
en el catálogo, realiza
justificación y procede a
solicitar la creación del
evento de oferta electrónica,
Traslada
Recibe y
resguarda
expediente.
Recibe expediente,
genera solicitud de pago
en Sistema de
Contabilidad Integrada
SICOIN/
Descentralizadas al
Departamento de Caja.
Traslada expediente.
Recibe solicitud de
compra, de acuerdo a su
perfil, prepara en el
Sistema
GUATECOMPRAS las
especificaciones
técnicas de la compra
en el formato de bases
de concurso, crea
evento para obtener
NOG e imprime la
declaración del
comprador. Traslada
Recibe, analiza y valida
la orden de compra en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES-, según
su perfil imprime y
obtiene firmas (Según
norma No.4 para
adquisiciones por orden
de compra). Traslada.
Realiza pago a
proveedor por medio
de la emisión de
cheque o transferencia
electrónica bancaria.
FINAL
Recibe expediente,
evalúa, adjudica en la
impresión de la oferta
electrónica presentada
por el proveedor y
elabora documento de
adjudicación, traslada
Recibe expediente, de
acuerdo a su perfil,
publica las
especificaciones,
condiciones y requisitos
en el Sistema
GUATECOMPRAS,
imprime ofertas
electrónicas. Traslada
Según su perfil,
notifica al Proveedor
para el despacho
correspondiente.
Recibe expediente y
procede:
a) Recibe el bien,
suministro o servicio y
factura, ingresa al
almacén cuando
corresponda, sella en
reverso de la factura.
b) Obtiene autorización
de la Autoridad
Competente mediante
firma, nombre, Código
Único de Identificación -
CUI- y sello en reverso
de la factura.
c) Elabora Constancia
de Retención ISR,
cuando corresponda.
d) Elabora Constancia
de Exención del -IVA-,
cuando corresponda.
Pe
rso
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De
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Crea liquidación de
orden de compra, detalla
la factura e ingresa
deducciones cuando
corresponda, en Sistema
Informático de Gestión -
SIGES- registra
liquidación. Traslada
Recibe, analiza, valida
liquidación e imprime
anexo de Orden de
Compra en Sistema
Informático de Gestión -
SIGES-, obtiene firmas
(Según norma No.4 para
adquisiciones por orden
de compra)
Crea, presupuesta,
detalla y solicita en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES- el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
devengado, agrega
bienes cuando
corresponda. Traslada
Recibe, analiza y valida
el Comprobante Único
de Registro -CUR- de
devengado en Sistema
de Contabilidad
Integrada SICOIN/
Descentralizadas,
imprime, obtiene firmas
y traslada expediente.
Te
so
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Pe
rso
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De
sig
na
da
Recibe, conforma
expediente y
traslada
Recibe expediente
y revisa, de ser
necesario emite
Aviso de Auditoria
a la autoridad
correspondiente y
traslada
expediente.
Profesional
Designado
Us
ua
rio
GU
AT
EC
OM
PR
AS
Recibe expediente, de
acuerdo a su perfil
publica documento de
adjudicación en el
Sistema
GUATECOMPRAS y
asigna estatus de
"Terminado Adjudicado".
Us
ua
rio
GU
AT
EC
OM
PR
AS
Recibe expediente,
publica orden de
compra en el Sistema
GUATECOMPRAS.
Traslada
Us
ua
rio
GU
AT
EC
OM
PR
AS
PC
En caso de compra de
bienes, ingresa al
Sistema de Contabilidad
Integrada SICOIN/
Descentralizadas,
genera Constancia de
Bienes en Inventario,
adjunta fotocopia de
tarjeta de
responsabilidad.
Traslada
Us
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SIC
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35
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Título del Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Inmuebles Hoja No. 1 de 4 No. de Formularios:
Inicia: Solicitante Termina: Departamento de Caja
Unidad Puesto Paso
No. Actividad
Solicitante
Autoridad Competente
1 Establece la necesidad del arrendamiento y elabora nota de justificación del bien inmueble. Traslada.
Persona Designada
2
Recibe justificación y procede de la manera siguiente: a) Elabora en el Sistema Integrado de
Información Financiera -SIIF- la “Solicitud de Compra (Form. SIC-01)“
b) Elabora los términos de referencia según sea el caso.
c) Solicita certificación presupuestaria al Tesorero o persona designada.
d) Requiere Visto Bueno de Autoridad Competente.
Traslada.
Tesorería Usuario
GUATECOMPRAS 3
Recibe expediente, crea NOG en la
modalidad de arrendamiento de bienes
inmuebles, Artículo 43 literal e) Ley de
Contrataciones del Estado, publica
justificación del arrendamiento y solicitud
de compra (Form. SIC-01) en el Sistema
GUATECOMPRAS.
Traslada expediente.
Solicitante
Autoridad Competente
4
Recibe expediente, adjudica al
arrendatario mediante documento de
adjudicación. Traslada
Tesorería
Usuario GUATECOMPRAS 5
Recibe expediente, publica adjudicación en el Sistema GUATECOMPRAS y asigna estatus de “Terminado Adjudicado”.
Persona Designada
6
Recibe expediente, procede de la forma
siguiente:
a) Arrendamientos mayores de Q. 100,000.00 traslada a la Dirección
de Asuntos Jurídicos. (Continua paso No. 7)
b) Arrendamientos menores de Q. 100,000.00 traslada a la Unidad Solicitante (Continua paso No. 8)
36
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 2 de 4 No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Inmuebles
Unidad Puesto
Responsable
Paso
No. Actividad
Dirección de Asuntos Jurídicos
Asesor Jurídico 7
Recibe expediente y procede:
a) Revisa y facciona contrato de conformidad a la Ley y requiere firmas.
b) Entrega al arrendatario copia del contrato para trámite de la póliza de garantía, fianza o seguro de caución de cumplimiento.
c) Recibe fianza, elabora aprobación de contrato y obtiene firma de Rector.
d) Envía fotocopia de contrato, de la aprobación del contrato, de la fianza de cumplimiento y constancia del envío al Sistema del Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas con sello de la Dirección de Asuntos Jurídicos, para que procedan a publicar en el Sistema GUATECOMPRAS. (Continua paso No. 9)
Solicitante
Autoridad Competente
8
Recibe expediente, elabora Acta Administrativa de conformidad a la Ley, anexa copia certificada del acta al expediente, entrega copia del acta al proveedor y solicita fianza de cumplimiento. Traslada expediente.
Tesorería
Usuario GUATECOMPRAS
9
Recibe expediente y procede de la forma
siguiente:
En caso de contrato: Recibe contrato,
aprobación del contrato, fianza de
cumplimiento y constancia de envío al
Registro Electrónico de Contratos de la
Contraloría General de Cuentas y se
publican en el Sistema GUATECOMPRAS.
En el caso de Acta Administrativa:
Publica Acta Administrativa y fianza en el
Sistema GUATECOMPRAS.
Traslada Expediente
Usuario SIGES
10
Recibe expediente, ingresa al Sistema Informático de Gestión -SIGES- de acuerdo a su perfil, crea orden de compra , detalla y registra. Traslada
37
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 3 de 4 No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Inmuebles
Unidad Puesto
Responsable
Paso
No. Actividad
Tesorería
Usuario SIGES
11
Recibe, analiza y valida la orden de compra en el Sistema Informático de Gestión -SIGES-, según su perfil imprime y obtiene firmas (Según norma No.4 para adquisiciones por orden de compra). Traslada.
Usuario SIGES
12
Analiza orden de compra, presupuesta, detalla y solicita el Comprobante Único de Registro -CUR- de Compromiso en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- y compromete presupuestalmente el arrendamiento, sin exceder el ejercicio fiscal vigente. (Ver norma No.5, Literal B. del presente procedimiento). Traslada
Tesorero o Persona
Designada 13
Recibe, analiza y valida en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/ Descentralizadas el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso, imprime y obtiene firmas. Traslada.
Usuario SIGES
14 Según su perfil, notifica al Arrendador.
Persona Designada
15
Recibe expediente y procede: a) Recibe factura. b) Obtiene autorización de la Autoridad
Competente mediante firma, nombre, Código Único de Identificación -CUI- y sello en reverso de la factura.
c) Elabora Constancia de Retención ISR, cuando corresponda.
d) Elabora de Constancia de Exención del -IVA-, cuando corresponda.
Usuario GUATECOMPRAS
16 Recibe expediente, publica orden de compra en el Sistema GUATECOMPRAS. Traslada.
Usuario SIGES
17
Crea liquidación de orden de compra, detalla la factura e ingresa deducciones cuando corresponda, en Sistema Informático de Gestión -SIGES- registra liquidación. Traslada.
Usuario SIGES
18
Recibe, analiza, valida liquidación e imprime anexo de Orden de Compra en Sistema Informático de Gestión -SIGES-, obtiene firmas (Según norma No.4 para adquisiciones por orden de compra)
Usuario SIGES
19
Crea, presupuesta, detalla y solicita en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado en cada mes que corresponda el pago.
38
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 4 de 4 No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Inmuebles
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Tesorería
Tesorero o Persona
Designada 20
Valida el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado en Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/ Descentralizadas (cada mes se repite el procedimiento desde el paso 15 literal a).) imprime, obtiene firmas y traslada expediente.
Persona Designada
21 Recibe, conforma expediente y traslada
Auditoría Interna Profesional Designado
1-21
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente y revisa, de ser necesario, emite Aviso de Auditoria a la autoridad correspondiente y traslada expediente.
Ejecutora Jefe Inmediato del
Tesorero 22
Recibe expediente, genera solicitud de pago en Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas al Departamento de Caja. Traslada expediente. (Continua paso No. 24)
Tesorería Persona
Designada 23
Recibe y resguarda expediente.
Departamento de Caja
Persona Designada
24 Realiza pago a proveedor por medio de la emisión de cheque o transferencia electrónica bancaria.
39
DIAGRAMA DE FLUJO Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Arrendamiento de Bienes Inmuebles
Elaborado por: Profesional DDO Página 1 de 2
Dirección de Asuntos
JurídicosTesoreríaUnidad Solicitante
Aut
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Usuario
GU
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MP
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S
Aut
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ad
Com
pete
nte
Usuario
GU
ATE
CO
MP
RA
S
INICIO
Recibe expediente,
publica adjudicación en
el Sistema
GUATECOMPRAS y
asigna estatus de
"Terminado Adjudicado".
Recibe expediente,
adjudica al
arrendatario mediante
documento de
adjudicación. Traslada
Recibe expediente, crea
NOG en la modalidad de
arrendamiento de bienes
inmuebles, Artículo 43
literal e) Ley de
Contrataciones del
Estado, publica
justificación del
arrendamiento y solicitud
de compra (Form. SIC-
01) en el Sistema
GUATECOMPRAS.
Traslada expediente.
Establece la necesidad
del arrendamiento y
elabora nota de
justificación del bien
inmueble. Traslada.
Recibe justificación y procede
de la manera siguiente:
a) Elabora en el Sistema
Integrado de Información
Financiera -SIIF- la "Solicitud
de Compra (Form. SIC-01)"
b) Elabora los términos de
referencia según sea el caso.
c) Solicita certificación
presupuestaria al Tesorero o
persona designada.
d) Requiere Visto Bueno de
Autoridad Competente.
Traslada.
Per
sona
Des
igna
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Recibe
expediente,
procede de la
forma siguiente
Arrendamiento
mayor a
Q. 100,000.00
Traslada a la
Unidad Solicitante
Traslada a la
Dirección de
Asuntos Jurídicos
SíNo
Persona D
esignada
Recibe expediente y
procede:
a) Revisa y facciona
contrato de conformidad
a la Ley y requiere
firmas.
b) Entrega al
arrendatario copia del
contrato para trámite de
la póliza de garantía,
fianza o seguro de
caución de
cumplimiento.
c) Recibe fianza, elabora
aprobación de contrato
y obtiene firma de
Rector.
d) Envía fotocopia de
contrato, de la
aprobación del contrato,
de la fianza de
cumplimiento y
constancia del envío al
Sistema del Registro de
Contratos de la
Contraloría General de
Cuentas con sello de la
Dirección de Asuntos
Jurídicos, para que
procedan a publicar en
el Sistema
GUATECOMPRAS.
Asesor Jurídico
Recibe expediente,
elabora Acta
Administrativa de
conformidad a la Ley,
anexa copia certificada
del acta al expediente,
entrega copia del acta al
proveedor y solicita
fianza de cumplimiento.
Traslada expediente.
Aut
orid
ad C
ompe
tent
e
Recibe expediente y
procede de la forma
siguiente:
En caso de contrato:
Recibe contrato,
aprobación del contrato,
fianza de cumplimiento y
constancia de envío al
Registro Electrónico de
Contratos de la
Contraloría General de
Cuentas y se publican
en el Sistema
GUATECOMPRAS.
En el caso de Acta
Administrativa: Publica
Acta Administrativa y
fianza en el Sistema
GUATECOMPRAS.
Traslada Expediente
Recibe expediente,
ingresa al Sistema
Informático de Gestión -
SIGES- de acuerdo a su
perfil, crea orden de
compra, detalla y
registra. Traslada
1
Usu
ario
SIG
ES
Usuario
GUATECOMPRAS
40
Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Arrendamiento de Bienes Inmuebles
Elaborado por: Profesional DDO Página 2 de 2
Auditoría InternaDepartamento de
CajaTesorería Unidad Ejecutora
1
Us
ua
rio
SIG
ES
Us
ua
rio
SIG
ES
Recibe, analiza y valida la
orden de compra en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES-, según su
perfil imprime y obtiene
firmas (Según norma No.4
para adquisiciones por
orden de compra).
Traslada.
Analiza orden de compra,
presupuesta, detalla y
solicita el Comprobante
Único de Registro -CUR-
de Compromiso en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES- y
compromete
presupuestalmente el
arrendamiento, sin exceder
el ejercicio fiscal vigente.
(Ver norma No.5, Literal B.
del presente
procedimiento). Traslada
Recibe, analiza y valida
en el Sistema de
Contabilidad Integrada
SICOIN/
Descentralizadas el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
compromiso, imprime y
obtiene firmas. Traslada.
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De
sig
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da
Según su perfil,
notifica al
Arrendador.
Us
ua
rio
SIG
ES
Recibe expediente y
procede:
a) Recibe factura.
b) Obtiene autorización
de la Autoridad
Competente mediante
firma, nombre, Código
Único de Identificación -
CUI- y sello en reverso
de la factura.
c) Elabora Retención
ISR, cuando
corresponda.
d) Elabora constancia de
exención del -IVA-,
cuando corresponda.
Pe
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on
a D
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ad
a
Crea liquidación de
orden de compra, detalla
la factura e ingresa
deducciones cuando
corresponda, en Sistema
Informático de Gestión -
SIGES- registra
liquidación. Traslada.
Us
ua
rio
SIG
ES
Us
ua
rio
SIG
ES
Recibe, analiza, valida
liquidación e imprime
anexo de Orden de
Compra en Sistema
Informático de Gestión -
SIGES-, obtiene firmas
(Según norma No.4 para
adquisiciones por orden
de compra)
Us
ua
rio
SIG
ES
Crea, presupuesta,
detalla y solicita en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES- el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
devengado en cada mes
que corresponda el
pago.
Te
so
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Valida el Comprobante
Único de Registro
-CUR- de devengado
en Sistema de
Contabilidad Integrada
SICOIN/
Descentralizadas
(cada mes se repite el
procedimiento desde
el paso 15 literal a).)
imprime, obtiene
firmas y traslada
expediente.
Recibe, conforma
expediente y
traslada
Pe
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on
a D
es
ign
ad
a Recibe expediente,
genera solicitud de
pago en Sistema de
Contabilidad Integrada
SICOIN/
Descentralizadas al
Departamento de
Caja. Traslada
expediente.
Jefe Inmediato
del Tesorero
Realiza pago a
proveedor por medio
de la emisión de
cheque o transferencia
electrónica bancaria.
FINAL
Persona
Designada
Profesional
Designado
Recibe expediente
y revisa, de ser
necesario, emite
Aviso de Auditoria
a la autoridad
correspondiente y
traslada
expediente.
Recibe y
resguarda
expediente.Pe
rs
on
a
De
sig
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da
Recibe expediente,
publica orden de
compra en el Sistema
GUATECOMPRAS.
Traslada. Us
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GU
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OM
PR
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PC
41
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Título del Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Muebles, Vehículos, Maquinaria y Equipo para montos de baja cuantía o compra directa.
Hoja No. 1 de 4 No. de Formularios:
Inicia: Solicitante Termina: Departamento de Caja
Unidad Puesto Paso
No.
Actividad
Solicitante
Autoridad Competente
1 Establece la necesidad del arrendamiento y elabora nota de justificación. Traslada.
Persona Designada
2
Recibe justificación y procede de la manera siguiente: a) Elabora en el Sistema Integrado de
Información Financiera -SIIF- la “Solicitud de Compra (Form. SIC-01)“
b) Elabora los términos de referencia según sea el caso.
c) Solicita certificación presupuestaria al Tesorero o persona designada.
d) Requiere Visto Bueno de Autoridad Competente.
Traslada.
Tesorería Usuario
GUATECOMPRAS 3
Recibe expediente y crea NPG o NOG en
GUATECOMPRAS según corresponda, en
el cual se publica la solicitud de compra
Form. SIC-01 y los términos de referencia.
Traslada.
Solicitante Autoridad
Competente 4
Recibe expediente y procede según
modalidad de compra:
a) Compras de Baja Cuantía: recibe proforma y adjudica con firma, sello, CUI, en la misma.
b) Compra Directa: recibe ofertas electrónicas y adjudica al arrendador mediante documento de adjudicación, con firma, sello, CUI, en la misma
Traslada.
Tesorería Persona
Designada 5
Recibe expediente, procede de la forma
siguiente:
a) Arrendamientos menores de Q. 100,000.00 traslada a la Unidad Solicitante (Continua paso No. 6)
b) Arrendamientos mayores de Q. 100,000.00 traslada a la Dirección de Asuntos Jurídicos. (Continua paso No. 8)
42
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 2 de 4 No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Muebles, Vehículos, Maquinaria y Equipo para montos de baja cuantía o compra directa.
Unidad Puesto
Responsable
Paso
No. Actividad
Solicitante Autoridad
Competente 6
Recibe expediente, facciona Acta Administrativa, anexa copia certificada del acta al expediente, traslada.
Tesorería Usuario
GUATECOMPRAS 7
Recibe expediente, publica proforma o
documento de adjudicación en el Sistema
GUATECOMPRAS. (Continua paso 9)
Dirección de Asuntos Jurídicos
Asesor Jurídico 8
Recibe expediente y procede:
a) Revisa y facciona contrato de conformidad a la Ley y requiere firmas.
b) Entrega al arrendatario copia del contrato para trámite de la póliza de garantía, fianza o seguro de caución de cumplimiento.
c) Recibe fianza, elabora aprobación de contrato y obtiene firma de Rector.
d) Envía fotocopia de contrato, de la aprobación del contrato, de la fianza de cumplimiento y constancia del envío al Sistema del Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas con sello de la Dirección de Asuntos Jurídicos, para que procedan a publicar en el Sistema GUATECOMPRAS. (Continua paso No. 9)
Tesorería
Usuario SIGES
9
Recibe expediente, ingresa al Sistema Informático de Gestión -SIGES- de acuerdo a su perfil, crea orden de compra, detalla y registra. Traslada
Usuario SIGES
10
Recibe, analiza y valida la orden de compra en el Sistema Informático de Gestión -SIGES-, según su perfil imprime y obtiene firmas (Según norma No.4 para adquisiciones por orden de compra). Traslada.
Usuario SIGES
11
Analiza orden de compra, presupuesta, detalla y solicita el Comprobante Único de Registro -CUR- de Compromiso en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- y compromete presupuestalmente el arrendamiento, sin exceder el ejercicio fiscal vigente. (Ver norma No.5, Literal B. del presente procedimiento). Traslada
43
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 3 de 4 No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Muebles, Vehículos, Maquinaria y Equipo para montos de baja cuantía o compra directa.
Unidad Puesto
Responsable
Paso
No. Actividad
Tesorería
Tesorero o Persona
Designada 12
Recibe, analiza y valida en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/ Descentralizadas el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso, imprime y obtiene firmas. Traslada.
Usuario SIGES
13 Según su perfil, notifica al Arrendador.
Persona Designada
14
Recibe expediente y procede: a) Recibe factura. b) Obtiene autorización de la
Autoridad Competente mediante firma, nombre, Código Único de Identificación -CUI- y sello en reverso de la factura.
c) Elabora Constancia de Retención ISR, cuando corresponda.
d) Elabora Constancia de Exención del -IVA-, cuando corresponda.
Usuario GUATECOMPRAS
15 Recibe expediente, publica orden de compra en el mismo NOG o NPG, en el Sistema GUATECOMPRAS. Traslada.
Usuario SIGES
16
Crea liquidación de orden de compra, detalla la factura e ingresa deducciones cuando corresponda, en Sistema Informático de Gestión -SIGES- registra liquidación. Traslada
Usuario SIGES
17
Recibe, analiza, valida liquidación e imprime anexo de Orden de Compra en Sistema Informático de Gestión -SIGES-, obtiene firmas (Según norma No.4 para adquisiciones por orden de compra)
Usuario SIGES
18
Crea, presupuesta, detalla y solicita en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado, de ser pagos parciales se realizará en cada mes que corresponda el pago. Traslada
Tesorero o Persona
Designada 19
Recibe, analiza y valida el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado en Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/ Descentralizadas, imprime, obtiene firmas y traslada expediente (De ser pagos parciales, cada mes se repite el procedimiento desde el paso 14 literal a).)
Persona Designada
20 Recibe, conforma expediente y traslada
44
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 4 de 4 No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Muebles, Vehículos, Maquinaria y Equipo para montos de baja cuantía o compra directa.
Unidad Puesto
Responsable
Paso
No. Actividad
Auditoría Interna Profesional Designado
1-20
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente y revisa, de ser necesario emite Aviso de Auditoria a la autoridad correspondiente y traslada expediente.
Ejecutora Jefe Inmediato del
Tesorero 21
Recibe expediente, genera solicitud de pago en Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/ Descentralizadas al Departamento de Caja. Traslada expediente. (Continua paso No. 23)
Tesorería Persona
Designada 22 Recibe y resguarda expediente.
Departamento de Caja
Persona Designada 23
Realiza pago a proveedor por medio de la emisión de cheque o transferencia electrónica bancaria.
45
DIAGRAMA DE FLUJO
Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Arrendamiento de Bienes Muebles, Vehículos, Maquinaria y Equipo para montos de baja cuantía o compra
directa.
Elaborado por: Profesional DDO Página 1 de 2
Dirección de Asuntos
JurídicosTesoreríaUnidad Solicitante
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Asesor Jurídico
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Recibe expediente,
facciona Acta
Administrativa,
anexa copia
certificada del acta al
expediente, traslada.
Establece la necesidad
del arrendamiento y
elabora nota de
justificación.
Traslada.
Recibe expediente y
crea NPG o NOG en
GUATECOMPRAS
según corresponda, en
el cual se publica la
solicitud de compra
(Form. SIC-01) y los
términos de referencia.
Traslada.
Recibe expediente,
publica proforma o
documento de
adjudicación en el
Sistema
GUATECOMPRAS.
Recibe expediente y
procede según
modalidad de compra:
a) Compras de Baja
Cuantía: recibe proforma
y adjudica con firma,
sello, CUI, en la misma.
b) Compra Directa:
recibe ofertas
electrónicas y adjudica
al arrendador mediante
documento de
adjudicación, con firma,
sello, CUI, en la misma
Traslada.
Recibe justificación y
procede de la manera
siguiente:
a) Elabora en el Sistema
Integrado de Información
Financiera -SIIF- la
"Solicitud de Compra
(Form. SIC-01)"
b) Elabora los términos de
referencia según sea el
caso.
c) Solicita certificación
presupuestaria al Tesorero
o persona designada.
d) Requiere Visto Bueno
de Autoridad Competente.
Traslada.
Recibe
expediente,
procede de la
forma siguiente
INICIO
Traslada a la
Unidad Solicitante
Arrendamiento
mayor a
Q. 100,000.00Recibe expediente y
procede:
a) Revisa y facciona
contrato de conformidad
a la Ley y requiere
firmas.
b) Entrega al
arrendatario copia del
contrato para trámite de
la póliza de garantía,
fianza o seguro de
caución de
cumplimiento.
c) Recibe fianza, elabora
aprobación de contrato
y obtiene firma de
Rector.
d) Envía fotocopia de
contrato, de la
aprobación del contrato,
de la fianza de
cumplimiento y
constancia del envío al
Sistema del Registro de
Contratos de la
Contraloría General de
Cuentas con sello de la
Dirección de Asuntos
Jurídicos, para que
procedan a publicar en
el Sistema
GUATECOMPRAS.
Traslada a la
Dirección de
Asuntos Jurídicos
1
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Recibe expediente,
ingresa al Sistema
Informático de Gestión
-SIGES- de acuerdo a
su perfil, crea orden de
compra, detalla y
registra. Traslada
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SIG
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46
Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Arrendamiento de Bienes Muebles, Vehículos, Maquinaria y Equipo para montos de baja cuantía o compra directa.
Elaborado por: Profesional DDO Página 2 de 2
Auditoría InternaDepartamento
de CajaUnidad EjecutoraTesorería
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Jefe Inmediato del
Tesorero
Persona
Designada
Crea, presupuesta,
detalla y solicita en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES- el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
devengado, de ser
pagos parciales se
realizará en cada mes
que corresponda el
pago. Traslada
Recibe expediente y
procede:
a) Recibe factura.
b) Obtiene autorización
de la Autoridad
Competente mediante
firma, nombre, Código
Único de Identificación -
CUI- y sello en reverso
de la factura.
c) Elabora Retención
ISR, cuando
corresponda.
d) Elabora constancia de
exención del -IVA-,
cuando corresponda
Recibe, conforma
expediente y
traslada
Recibe, analiza y valida
la orden de compra en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES-, según
su perfil imprime y
obtiene firmas (Según
norma No.4 para
adquisiciones por orden
de compra). Traslada.
Realiza pago a
proveedor por medio
de la emisión de
cheque o
transferencia
electrónica bancaria.
Recibe expediente,
genera solicitud de pago
en Sistema de
Contabilidad Integrada
SICOIN/
Descentralizadas al
Departamento de Caja.
Traslada expediente.
Según su perfil,
notifica al
Arrendador.
Recibe, analiza, valida
liquidación e imprime
anexo de Orden de
Compra en Sistema
Informático de Gestión -
SIGES-, obtiene firmas
(Según norma No.4 para
adquisiciones por orden
de compra)
Crea liquidación de
orden de compra, detalla
la factura e ingresa
deducciones cuando
corresponda, en Sistema
Informático de Gestión -
SIGES- registra
liquidación. Traslada
Recibe, analiza y valida
el Comprobante Único
de Registro -CUR- de
devengado en Sistema
de Contabilidad
Integrada SICOIN/
Descentralizadas,
imprime, obtiene firmas
y traslada expediente
(De ser pagos parciales,
cada mes se repite el
procedimiento desde el
paso 14 literal a).)
FINAL
Recibe, analiza y valida
en el Sistema de
Contabilidad Integrada
SICOIN/
Descentralizadas el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
compromiso, imprime y
obtiene firmas. Traslada.
Analiza orden de
compra, presupuesta,
detalla y solicita el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
Compromiso en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES- y
compromete
presupuestalmente el
arrendamiento, sin
exceder el ejercicio fiscal
vigente. (Ver norma
No.5, Literal B. del
presente procedimiento).
Traslada
1
Recibe expediente y
revisa, de ser
necesario emite
Aviso de Auditoria a
la autoridad
correspondiente y
traslada expediente.
Profesional
Designado
Resguarda
expediente
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Recibe expediente,
publica orden de compra
en el mismo NOG o
NPG, en el Sistema
GUATECOMPRAS.
Traslada.
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47
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Título del Procedimiento: Pagos parciales para montos de baja cuantía o compra directa.
Hoja No. 1 de 3 No. de Formularios:
Inicia: Solicitante Termina: Departamento de Caja
Unidad Puesto Paso No.
Actividad
Solicitante
Persona Interesada
1
Con base a la programación presupuestaria, procede: a) Elabora en el Sistema Integrado de
Información Financiera -SIIF- la “Solicitud de Compra (Form. SIC-01)“
b) Elabora los términos de referencia según sea el caso.
c) Solicita certificación presupuestaria al Tesorero o persona designada.
d) Requiere Visto Bueno de Autoridad Competente. Traslada.
Tesorería Usuario
GUATECOMPRAS 2
Recibe expediente y crea NPG o NOG en
GUATECOMPRAS según corresponda, en
el cual se publica la solicitud de compra
Form. SIC-01. Traslada.
Solicitante Autoridad
Competente 3
Recibe expediente y procede según
modalidad de compra:
a) Compras de Baja Cuantía : recibe proforma y adjudica con firma, sello, CUI, en la misma.
b) Compra Directa: recibe ofertas electrónicas y adjudica mediante documento de adjudicación, con firma, sello, CUI, en la misma.
Traslada.
Tesorería Usuario
GUATECOMPRAS 4
Recibe expediente, publica proforma o nota
de adjudicación en GUATECOMPRAS.
Solicitante Autoridad
Competente 5
Recibe expediente, facciona Acta Administrativa, anexa copia certificada del acta al expediente, traslada.
Tesorería Usuario
GUATECOMPRAS 6
Recibe expediente, publica en
GUATECOMPRAS Acta Administrativa,
traslada
48
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 2 de 3 No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Pagos parciales para montos de baja cuantía o compra directa.
Unidad Puesto
Responsable
Paso
No. Actividad
Tesorería
Usuario SIGES
7
Recibe expediente, ingresa al Sistema Informático de Gestión -SIGES- de acuerdo a su perfil, crea orden de compra, detalla y registra. Traslada
Usuario SIGES
8
Recibe, analiza y valida la orden de compra en el Sistema Informático de Gestión -SIGES-, según su perfil imprime y obtiene firmas (Según norma No.4 para adquisiciones por orden de compra). Traslada.
Usuario SIGES
9
Analiza orden de compra, presupuesta, detalla y solicita el Comprobante Único de Registro -CUR- de Compromiso en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- y compromete presupuestalmente sin exceder el ejercicio fiscal vigente. (Ver norma No.5, Literal B. del presente procedimiento). Traslada
Tesorero o Persona
Designada 10
Recibe, analiza y valida en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/ Descentralizadas, el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso, imprime y obtiene firmas. Traslada.
Operador SIGES
11 Según su perfil notifica al proveedor.
Persona Designada
12
Recibe expediente y procede: a) Recibe factura. b) Obtiene autorización de la Autoridad
Competente mediante firma, nombre, Código Único de Identificación -CUI- y sello en reverso de la factura.
c) Elabora Constancia de Retención ISR, cuando corresponda.
d) Elabora de Constancia de Exención del -IVA-, cuando corresponda.
e) Si se recibió un servicio o mantenimiento de un bien, elabora Hoja de Control y obtiene firma de la persona que tiene a su cargo el bien.
Traslada.
Usuario
GUATECOMPRAS 13
Recibe expediente, publica orden de compra en el mismo NOG o NPG, en el Sistema GUATECOMPRAS. Traslada.
49
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 3 de 3 No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Pagos parciales para montos de baja cuantía o compra directa.
Unidad Puesto
Responsable
Paso
No. Actividad
Tesorería
Usuario SIGES 14
Crea liquidación de orden de compra, detalla la factura e ingresa deducciones cuando corresponda, en Sistema Informático de Gestión -SIGES- registra liquidación. Traslada
Usuario SIGES
15
Recibe, analiza, valida liquidación e imprime anexo de Orden de Compra en Sistema Informático de Gestión -SIGES-, obtiene firmas (Según norma No.4 para adquisiciones por orden de compra). Traslada
Usuario SIGES
16
Crea, presupuesta, detalla y solicita en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado, por ser pagos parciales se realizará en cada mes que corresponda el pago. Traslada
Tesorero o Persona
Designada 17
Recibe, analiza y valida el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado en Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/ Descentralizadas, imprime, obtiene firmas y traslada expediente (Por ser pagos parciales, cada mes se repite el procedimiento desde el paso 12 literal a).)
Persona Designada 18
Recibe, conforma expediente y traslada
Auditoría Interna Profesional Designado
1-18
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente y revisa, de ser necesario emite Aviso de Auditoria a la autoridad correspondiente y traslada expediente.
Ejecutora Jefe Inmediato del
Tesorero 19
Recibe expediente, genera solicitud de pago en Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas al Departamento de Caja. Traslada expediente. (Continua paso No. 21)
Tesorería Persona
Designada 20 Recibe y resguarda expediente.
Departamento de Caja
Persona
Designada 21
Realiza pago a proveedor por medio de la emisión de cheque o transferencia electrónica bancaria.
50
DIAGRAMA DE FLUJO Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Pagos parciales para montos de baja cuantía o compra directa.
Elaborado por: Profesional DDO Página 1 de 2
TesoreríaUnidad Solicitante
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Recibe expediente,
ingresa al Sistema
Informático de Gestión -
SIGES- de acuerdo a su
perfil, crea orden de
compra, detalla y
registra. Traslada
Recibe expediente,
facciona Acta
Administrativa,
anexa copia
certificada del acta al
expediente, traslada.
Con base a la
programación
presupuestaria, procede:
a) Elabora en el Sistema
Integrado de Información
Financiera -SIIF- la
"Solicitud de Compra
(Form. SIC-01)"
b) Elabora los términos de
referencia según sea el
caso.
c) Solicita certificación
presupuestaria al Tesorero
o persona designada.
d) Requiere Visto Bueno
de Autoridad Competente.
Traslada.
Recibe expediente y
procede según
modalidad de compra:
a) Compras de Baja
Cuantía: recibe proforma
y adjudica con firma,
sello, CUI, en la misma.
b) Compra Directa:
recibe ofertas
electrónicas y adjudica
mediante documento de
adjudicación, con firma,
sello, CUI, en la misma.
Traslada.
Recibe expediente y
crea NPG o NOG en
GUATECOMPRAS
según corresponda,
en el cual se publica
la solicitud de
compra (Form. SIC-
01). Traslada.
INICIO
Recibe expediente,
publica en
GUATECOMPRAS
Acta Administrativa,
traslada
Recibe expediente,
publica proforma o
nota de adjudicación
en
GUATECOMPRAS.
Recibe, analiza y
valida la orden de
compra en el
Sistema Informático
de Gestión -SIGES-,
según su perfil
imprime y obtiene
firmas (Según norma
No.4 para
adquisiciones por
orden de compra).
Traslada.
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Analiza orden de
compra, presupuesta,
detalla y solicita el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
Compromiso en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES- y
compromete
presupuestalmente sin
exceder el ejercicio fiscal
vigente. (Ver norma
No.5, Literal B. del
presente procedimiento).
Traslada
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Recibe, analiza y valida
en el Sistema de
Contabilidad Integrada
SICOIN/
Descentralizadas, el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
compromiso, imprime y
obtiene firmas. Traslada.
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Según su perfil
notifica al
proveedor.
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Recibe expediente y
procede:
a) Recibe factura.
b) Obtiene
autorización de la
Autoridad Competente
mediante firma,
nombre, Código Único
de Identificación -CUI-
y sello en reverso de la
factura.
c) Elabora Retención
ISR, cuando
corresponda.
d) Elabora constancia
de exención del -
IVA-, cuando
corresponda.
e) Si se recibió un
servicio o
mantenimiento de un
bien, elabora Hoja de
Control y obtiene firma
de la persona que
tiene a su cargo el
bien.
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Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Pagos parciales para montos de baja cuantía o compra directa.
Elaborado por: Profesional DDO Página 2 de 2
Auditoría Interna Departamento de Caja Unidad EjecutoraTesorería
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Jefe Inmediato del
TesoreroPersona Designada
Recibe, conforma
expediente y
traslada
FINAL
Realiza pago a
proveedor por
medio de la emisión
de cheque o
transferencia
electrónica
bancaria.
Recibe expediente,
genera solicitud de pago
en Sistema de
Contabilidad Integrada
SICOIN/
Descentralizadas al
Departamento de Caja.
Traslada expediente.
Crea, presupuesta,
detalla y solicita en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES- el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
devengado, por ser
pagos parciales se
realizará en cada mes
que corresponda el
pago. Traslada
Recibe, analiza y valida
el Comprobante Único
de Registro -CUR- de
devengado en Sistema
de Contabilidad
Integrada SICOIN/
Descentralizadas,
imprime, obtiene firmas
y traslada expediente
(Por ser pagos parciales,
cada mes se repite el
procedimiento desde el
paso 12 literal a).)
Crea liquidación de
orden de compra, detalla
la factura e ingresa
deducciones cuando
corresponda, en Sistema
Informático de Gestión -
SIGES- registra
liquidación. Traslada
Recibe, analiza, valida
liquidación e imprime
anexo de Orden de
Compra en Sistema
Informático de Gestión -
SIGES-, obtiene firmas
(Según norma No.4 para
adquisiciones por orden
de compra). Traslada
1
Profesional
Designado
Recibe expediente
y revisa, de ser
necesario emite
Aviso de Auditoria a
la autoridad
correspondiente y
traslada
expediente.
Recibe y
resguarda
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Recibe expediente,
publica orden de
compra en el mismo
NOG o NPG, en el
Sistema
GUATECOMPRAS.
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52
4) PROCEDIMIENTO “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR CONTRATO ABIERTO”
4.1. NORMAS ESPECÍFICAS
Norma 1. Obligatoriedad y Condiciones para Compras por Contrato Abierto
Queda exonerada de los requisitos de licitación y cotización, la compra y contratación de
bienes, suministros y servicios que se hagan directamente con los proveedores autorizados por el Ministerio de Finanzas Públicas para el uso de la modalidad de Contrato Abierto. La Universidad de San Carlos de Guatemala puede comprar por medio de Contrato Abierto
sin necesidad de realizar concurso de compra de bienes, suministros y servicios, sin límite de montos, siempre y cuando cumplan con las condiciones y requisitos solicitados por las Unidades Ejecutoras.
Norma 2. Vigencia del Contrato Abierto
No se podrán hacer compras de productos en contrato abierto si éste no se encuentra vigente.
Se pueden realizar compras por contrato abierto cuando el proveedor entrega los bienes, suministros y servicios en un período que no exceda cinco (5) días antes que la vigencia del Contrato Abierto finalice.
Si la vigencia del Contrato Abierto, no abarca el período de entrega de los bienes y servicios sin importar el monto, se debe suscribir Contrato o Acta Administrativa en la que consten todos los pormenores de la negociación, para garantizar el cumplimiento por parte
del proveedor. Norma 3. Responsabilidad
Las autoridades competentes según el Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, no deberán autorizar el pago de adquisiciones hechas por otras modalidades de compra, si los precios son iguales o superiores a los que figuren en los listados de bienes y suministros adjudicados, en contrato abierto, así como la compra de
productos de contrato abierto, si estos no se encuentran vigentes; de efectuarse cualquiera de las acciones indicadas, será responsabilidad de la autoridad que lo autorice. Además deben velar porque las condiciones sean iguales o mejores a las requeridas en las
bases de cotización o licitación solicitadas por las Unidades Ejecutoras. Las unidades ejecutoras, previo a emitir la orden de compra para adquisiciones por contrato abierto, debe verificar los precios de referencia que publica el Instituto Nacional de
Estadística -INE-, y dejar constancia de dicha verificación para garantizar que en el mercado, los precios de los bienes a adquirir son iguales o mayores a los de contrato abierto. Norma 4. Solicitud de Compra por Contrato Abierto
53
En la Solicitud de Compra Form.SIC-01-, deben detallarse las condiciones y requisitos de los bienes y servicios que se requieran. Para el caso de equipo de cómputo o bienes que
por su naturaleza lo requieran deben contar con dictamen técnico. Norma 5. Presentación de Fianzas o Seguros de Caución
Al recibir los bienes, suministros y servicios, el Tesorero o persona designada, será responsable de solicitar las Fianzas o Seguros de Caución de Calidad y de Funcionamiento, de acuerdo a la naturaleza de los mismos. Norma 6. Recepción de los Bienes, Servicios o Suministros
Para la recepción de los bienes, suministros o servicios adquiridos por Contrato Abierto y cuando la naturaleza del bien o servicio lo requieran, se debe elaborar Acta Administrativa
de Recepción. Norma 7. Casos de incumplimiento y Sanciones
Para los casos de incumplimiento de los contratos abiertos, en cuanto a la entrega y variación de las condiciones contratadas, deberá ser notificado a la autoridad que autorizó la adjudicación de la compra y erogación del gasto de acuerdo a lo que establece el Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, quién podrá
realizar la compra de bienes y suministros objeto del incumplimiento para que los mismos puedan ser adquiridos fuera del contrato abierto, siguiendo los procedimientos establecidos en la Ley.
Para cualquiera de los supuestos establecidos en el párrafo anterior el expediente documentado deberá ser trasladado a la Dirección General de Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, para que apliquen las sanciones reguladas en la Ley.
Los incumplimientos de calidad serán notificados a la Dirección General de Adquisiciones del Estado para que proceda de acuerdo a lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Legislativo 57-92, su Reglamento Acuerdo Gubernativo 122-2016 y resolución de la Dirección General de Adquisiciones del Estado 18-2019 para que aplique
lo conducente. Norma 8. Ejecución de la Fianza o Seguro de Caución de Cumplimiento del Contrato
En caso de incumplimiento del contrato o acta administrativa elaborada por la Universidad de San Carlos de Guatemala, la Dirección de Asuntos Jurídicos hará la ejecución de la fianza o seguro de caución de cumplimiento.
54
4.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
Título del Procedimiento: Compra, pago y liquidación por Contrato Abierto
MÓDULO I Hoja 1 de 3 No. de Formularios:
Inicia: Solicitante
Termina: Departamento de Caja
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Solicitante
Persona Designada
1
Con base a la programación presupuestaria, Plan Anual de Compras -PAC- y Bases de Cotización o Licitación cuando corresponda, procede:
a) Consulta catálogo de Contrato Abierto en el Sistema GUATECOMPRAS; IMPRIME HOJA de consulta.
b) Si el bien o servicio existe en el catálogo y cumplen con todas las especificaciones, elabora constancia indicando que cumple con lo solicitado.
c) Elabora en el Sistema de Integrado de Información Financiera –SIIF-, la Solicitud de Compra Form.SIC-01, con la descripción de las características de bienes, servicios o suministros para compra por Contrato Abierto.
d) Solicita certificación de disponibilidad presupuestaria al Tesorero o persona designada. Traslada.
Autoridad
Competente
2
Recibe Solicitud de Compra Form.SIC-01, revisa descripción de características de bienes, servicios o suministros, autoriza la compra, traslada.
Tesorería Usuario GUATECOMPRAS
3
Recibe expediente, accede a página de contrato abierto, www.guatecompras.gt ingresa a contrato abierto, verifica vigencia e imprime contrato y solicita propuesta económica de acuerdo al contrato abierto de los bienes, servicios o suministros firmada y sellada a la empresa designada, que incluya plazo de entrega y otras condiciones con el proveedor, traslada.
Solicitante Autoridad
Competente 4
Recibe expediente, adjudica en la Propuesta Económica de los bienes, servicios o suministros. Traslada.
Tesorería
Usuario SIGES
5
Recibe expediente, ingresa al Sistema Informático de Gestión -SIGES- de acuerdo a su perfil, cuando corresponda crea orden de compra, detalla y registra. Traslada.
Usuario SIGES
6
Recibe, analiza y valida la orden de compra en el Sistema Informático de Gestión -SIGES-, según su perfil imprime y obtiene firmas (Según norma No.4 para adquisiciones por orden de compra). Traslada.
55
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS –SIC-
Hoja No.2 de 3 No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Compra, pago y liquidación por Contrato Abierto
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Tesorería
Usuario SICOIN/
Descentralizadas 7
Recibe, analiza y valida en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN/ Descentralizadas- el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso, imprime y obtiene firmas. Traslada.
Usuario SIGES
8 Según su perfil, notifica al proveedor.
Tesorero o Persona
Designada 9
Recibe, analiza y valida en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN/ Descentralizadas- el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso, imprime y obtiene firmas. Traslada.
Solicitante Autoridad
Competente 10
Recibe expediente y elabora Acta Administrativa de recepción de bienes, cuando corresponda. Traslada
Tesorería
Persona Designada
11
Recibe expediente y procede: a) Recibe el bien, suministro o servicio y factura, ingresa al
almacén cuando corresponda, sella en reverso de la factura.
b) Obtiene autorización de la Autoridad Competente mediante firma, nombre, Código Único de Identificación -CUI- y sello en reverso de la factura.
c) Elabora Constancia de Retención ISR, cuando corresponda.
d) Elabora Constancia de Exención del -IVA-, cuando corresponda.
Usuario SIGES
12 Crea liquidación de orden de compra, detalla la factura e ingresa deducciones cuando corresponda, en Sistema Informático de Gestión -SIGES- registra liquidación. Traslada
Usuario SIGES
13
Recibe, analiza, valida liquidación e imprime anexo de Orden de Compra en Sistema Informático de Gestión -SIGES-, obtiene firmas (Según norma No.4 para adquisiciones por orden de compra).
Usuario
SICOIN/
Descentralizadas 14
En caso de compra de bienes, ingresa al Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas, genera Constancia de Bienes en Inventario, adjunta fotocopia de tarjeta de responsabilidad. Traslada
Usuario SIGES
15 Crea, presupuesta, detalla y solicita en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado. Traslada
Tesorero o Persona
Designada 16
Recibe, analiza y valida el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado en Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas, imprime, obtiene firmas y traslada expediente
Persona Designada
17 Recibe, conforma expediente y traslada
56
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS –SIC-
Hoja No.2 de 3 No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Compra, pago y liquidación por Contrato Abierto
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Auditoría Interna Profesional Designado
1-17
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente y revisa, de ser necesario emite Aviso de Auditoria a la autoridad correspondiente y traslada expediente.
Ejecutora Jefe Inmediato del
Tesorero 18
Recibe expediente, genera solicitud de pago en Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas al Departamento de Caja. Traslada expediente. (Continua paso No. 20)
Tesorería Persona
Designada 19
Recibe y resguarda expediente.
Departamento de Caja
Persona Designada
20 Realiza pago a proveedor por medio de la emisión de cheque o transferencia electrónica bancaria.
57
4.3 DIAGRAMA DE FLUJO Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Compra, pago y liquidación por Contrato Abierto
Elaborado por: Profesional DDO Página 1 de 2
TesoreríaUnidad Solicitante
Pers
ona
Des
igna
da
Usuario
GU
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S
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Com
pete
nte
Usuario
SIGES
Usuario
SIGES
Usuario
SICO
IN/
Descentralizadas
Aut
orid
ad
Com
pete
nte
Recibe expediente,
ingresa al Sistema
Informático de Gestión -
SIGES- de acuerdo a su
perfil, cuando
corresponda crea orden
de compra, detalla y
registra. Traslada.
INICIO
Con base a la
programación
presupuestaria, Plan
Anual de Compras -
PAC- y Bases de
Cotización o Licitación
cuando corresponda,
procede:
a) Consulta catálogo de
Contrato Abierto en el
Sistema
GUATECOMPRAS;
IMPRIME HOJA de
consulta.
b) Si el bien o servicio
existe en el catálogo y
cumplen con todas las
especificaciones,
elabora constancia
indicando que cumple
con lo solicitado.
c) Elabora en el Sistema
de Integrado de
Información Financiera -
SIIF-, la Solicitud de
Compra -Form.SIC-01-,
con la descripción de las
características de
bienes, servicios o
suministros para compra
por Contrato Abierto.
d) Solicita certificación
de disponibilidad
presupuestaria al
Tesorero o persona
designada.
Traslada.
Recibe Solicitud de
Compra -Form.SIC-01-
, revisa descripción de
características de
bienes, servicios o
suministros, autoriza la
compra, traslada.
Recibe expediente y
elabora Acta
Administrativa de
recepción de bienes,
cuando corresponda.
Traslada
Recibe, analiza y valida
la orden de compra en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES-, según
su perfil imprime y
obtiene firmas (Según
norma No.4 para
adquisiciones por orden
de compra). Traslada.
Recibe, analiza y valida
en el Sistema de
Contabilidad Integrada -
SICOIN/
Descentralizadas- el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
compromiso, imprime y
obtiene firmas. Traslada.
Recibe expediente,
accede a página de
contrato abierto,
www.guatecompras.gt
ingresa a contrato
abierto, verifica vigencia
e imprime contrato y
solicita propuesta
económica de acuerdo
al contrato abierto de los
bienes, servicios o
suministros firmada y
sellada a la empresa
designada, que incluya
plazo de entrega y otras
condiciones con el
proveedor, trasladaRecibe expediente,
adjudica en la
Propuesta Económica
de los bienes,
servicios o
suministros. Traslada.
Aut
orid
ad
Com
pete
nte
Recibe, analiza y
valida en el Sistema
de Contabilidad
Integrada -SICOIN/
Descentralizadas- el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
compromiso, imprime
y obtiene firmas.
Traslada.
Tesorero o Persona
Designada
Según su perfil,
notifica al
proveedor.
Usuario
SIGES
Recibe expediente y
procede:
a) Recibe el bien,
suministro o servicio y
factura, ingresa al
almacén cuando
corresponda, sella en
reverso de la factura.
b) Obtiene autorización
de la Autoridad
Competente mediante
firma, nombre, Código
Único de Identificación
-CUI- y sello en reverso
de la factura.
c) Elabora Constancia
de Retención ISR,
cuando corresponda.
d) Elabora Constancia
de Exención del -IVA-,
cuando corresponda.
Persona Designada
1
58
Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Compra, pago y liquidación por Contrato Abierto
Elaborado por: Profesional DDO Página 2 de 2
Departamento de CajaUnidad EjecutoraTesorería Auditoría Interna
1
Crea liquidación de
orden de compra, detalla
la factura e ingresa
deducciones cuando
corresponda, en Sistema
Informático de Gestión -
SIGES- registra
liquidación. Traslada
Usu
ario
SIG
ES
Recibe, analiza, valida
liquidación e imprime
anexo de Orden de
Compra en Sistema
Informático de Gestión
-SIGES-, obtiene
firmas (Según norma
No.4 para
adquisiciones por
orden de compra).
Usu
ario
SIG
ES
Crea, presupuesta,
detalla y solicita en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES- el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
devengado. Traslada
Usu
ario
SIG
ES
Recibe, analiza y valida
el Comprobante Único
de Registro -CUR- de
devengado en Sistema
de Contabilidad
Integrada SICOIN/
Descentralizadas,
imprime, obtiene firmas
y traslada expediente
Teso
rero o
Perso
na
Desig
nad
a
Perso
na
Desig
nad
a
Recibe, conforma
expediente y
traslada
Profesional
Designado
Recibe expediente y
revisa, de ser
necesario emite
Aviso de Auditoria a
la autoridad
correspondiente y
traslada expediente.
Recibe y
resguarda
expediente.
Recibe expediente,
genera solicitud de pago
en Sistema de
Contabilidad Integrada
SICOIN/
Descentralizadas al
Departamento de Caja.
Traslada expediente
Jefe Inmediato del
Tesorero
Realiza pago a
proveedor por
medio de la emisión
de cheque o
transferencia
electrónica
bancaria
Persona Designada
FINAL
PC
En caso de compra de
bienes, ingresa al
Sistema de Contabilidad
Integrada SICOIN/
Descentralizadas,
genera Constancia de
Bienes en Inventario,
adjunta fotocopia de
tarjeta de
responsabilidad.
Traslada
Usu
ario
SIC
OIN
/
Descen
tralizadas
59
5) PROCEDIMIENTO DE PAGO Y LIQUIDACIÓN A TRAVÉS DE LA “ORDEN DE PAGO”
5.1 NORMAS ESPECÍFICAS Norma 1. Uso de la Orden de Pago
La orden de pago se utilizará para tramitar el pago de gastos sin proceso competitivo en el
Sistema GUATECOMPRAS, se realiza en el Sistema Informático de Gestión -SIGES-, se compromete y devenga en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/ Descentralizadas, esto se hace debido a que existen operaciones de las que se tiene conocimiento hasta que se reciben las facturas del gasto realizado en concepto de servicios básicos o bien los
formularios V-3 de viáticos al exterior y otras relacionadas a la adquisición de bienes y servicios. Los gastos de servicios básicos (energía eléctrica, de agua potable, extracción de
basura y servicios de línea telefónica fija) también podrán efectuarse a través del fondo
rotativo hasta por un monto de Q.10,000.00 (valor con IVA).
Norma 2. Autorización de la Orden de Pago
La erogación del gasto por medio de la orden de pago queda implícito con firma y sello en
la factura por la autoridad competente, según lo establecido en el artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, posterior a lo realizado en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/ Descentralizadas.
Norma 3. Plazo de Liquidación para viáticos al exterior
Para la liquidación del expediente de viáticos al exterior a través de orden de pago se deben tomar en cuenta los plazos establecidos en el procedimiento específico. Son solidariamente responsables por no cumplir esta disposición el Tesorero o Persona Designada y el Jefe de la Unidad Ejecutora. Norma 4. Resguardo y custodia del expediente original
4.1 Para viáticos al exterior:
El expediente original queda en resguardo y custodia de la unidad compradora que inicie el trámite de pago, debiendo adjuntar constancia de pago emitida por el Departamento de
Caja y documentos de respaldo establecidos en el procedimiento específico. 4.2 Para servicios básicos:
El expediente original queda en resguardo y custodia de la unidad compradora que inicie el
trámite de pago, debiendo adjuntar constancia de pago emitida por el Departamento de Caja, facturas o recibos y su respectivo comprobante de pago.
60
5.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
Título del Procedimiento: Pago de Servicios Básicos. MÓDULO I
Hoja 1 de 3 No. de Formularios:
Inicia: Solicitante Termina: Departamento de Caja
Unidad
Puesto Responsable
Paso No.
Actividad
Solicitante Persona Interesada
1
Obtiene las facturas o recibos correspondientes, las clasifica por proveedor, verifica si están completas, elabora solicitud de compra en el Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF- y traslada.
Tesorería Persona Designada 2 Recibe, certifica disponibilidad presupuestaria y traslada.
Solicitante Autoridad
Competente
3
Recibe y autoriza solicitud de compra.
4 Firma y sella de páguese en cada factura o recibo y traslada.
Tesorería
Persona Designada 5
Emite Constancia de Exención de IVA por cada factura, cuando corresponda y traslada.
Usuario GUATECOMPRAS
6
Recibe expediente y procede a publicar cada factura en el portal de GUATECOMPRAS, en la modalidad de compras sin concurso NPG.
Usuario SIGES
7
Recibe expediente, ingresa al Sistema Informático de Gestión -SIGES- según su perfil, crea, detalla, registra la Orden de Pago. Traslada.
Usuario SIGES
8
Recibe expediente, valida en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- según su perfil la orden de pago, imprime y obtiene firma de Autoridad Competente, para autorización de la erogación del gasto, de acuerdo al Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Traslada.
61
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
Hoja No. 2 de 2
No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Pago de Servicios Básicos.
Unidad
Puesto Responsable
Paso No.
Actividad
Tesorería
Usuario SIGES
9
Recibe expediente, según su perfil analiza orden de pago, presupuesta, detalla y solicita el Comprobante Único de Registro -CUR- de Compromiso y Devengado simultaneo -CYD- en el Sistema Informático de Gestión -SIGES-. Traslada
Tesorero o Persona Designada
10
Recibe, según su perfil valida en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN / Descentralizadas el Comprobante Único de Registro de compromiso y devengado -CYD-. Imprime, obtiene firmas y traslada.
Persona Designada 11
Recibe, conforma expediente y traslada
Auditoría Interna Profesional Designado 1-11
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente y revisa, de ser necesario emite Aviso de Auditoria a la autoridad correspondiente y traslada expediente.
Ejecutora
Jefe Inmediato del Tesorero
12
Recibe expediente, genera solicitud de pago en Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/Descentralizadas al Departamento de Caja. Traslada expediente. (Continua paso No. 14)
Tesorería Persona Designada 13 Recibe y resguarda expediente.
Departamento de Caja Persona Designada 14
Realiza pago a proveedor por medio de la emisión de cheque o transferencia electrónica bancaria.
62
5.3 DIAGRAMA DE FLUJO Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Pago de Servicios Básicos.
Elaborado por: Profesional DDO Página 1 de 1
Unidad EjecutoraAuditoría InternaDepartamento
de CajaTesoreríaUnidad Solicitante
INICIO
Obtiene las facturas o
recibos
correspondientes, las
clasifica por
proveedor, verifica si
están completas,
elabora solicitud de
compra en el Sistema
Integrado de
Información Financiera
-SIIF- y traslada.
Pe
rso
na
In
tere
sa
da
Recibe, certifica
disponibilidad
presupuestaria y
traslada.
Pe
rso
na
De
sig
na
da
Recibe y autoriza
solicitud de
compra.
Au
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om
pe
ten
te
Emite exención de
IVA por cada factura,
cuando corresponda
y traslada.
Pe
rso
na
De
sig
na
da
Recibe expediente y
procede a publicar
cada factura en el
portal de
GUATECOMPRAS, en
la modalidad de
compras sin concurso
NPG.
Us
ua
rio
GU
AT
EC
OM
PR
AS
Recibe expediente,
ingresa al Sistema
Informático de Gestión
-SIGES- según su perfil,
crea, detalla, registra la
Orden de Pago.
Traslada.
Us
ua
rio
SIG
ES
Recibe expediente,
valida en el Sistema
Informático de Gestión
-SIGES- según su perfil
la orden de pago,
imprime y obtiene firma
de Autoridad
Competente, para
autorización de la
erogación del gasto, de
acuerdo al Artículo 129
del Estatuto de la
Universidad de San
Carlos de Guatemala.
Traslada.
Op
era
do
r
SIG
ES
Recibe expediente,
según su perfil analiza
orden de pago,
presupuesta, detalla y
solicita el Comprobante
Único de Registro -
CUR- de Compromiso y
Devengado simultaneo -
CYD- en el Sistema
Informático de Gestión -
SIGES-. Traslada
Op
era
do
r
SIG
ES
Recibe, según su perfil
valida en el Sistema de
Contabilidad Integrada
SICOIN /
Descentralizadas el
Comprobante Único de
Registro de compromiso
y devengado -CYD-.
Imprime, obtiene firmas
y traslada.
Te
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a
De
sig
na
da
Realiza pago a
proveedor por medio
de la emisión de
cheque o transferencia
electrónica bancaria.
Recibe y
resguarda
expediente.
Persona
Designada
FINAL
Firma y sella de
páguese en cada
factura o recibo y
traslada.
Recibe, conforma
expediente y
traslada
Pe
rso
na
De
sig
na
da
Profesional
Designado
Recibe expediente
y revisa, de ser
necesario emite
Aviso de Auditoria
a la autoridad
correspondiente y
traslada
expediente.
Pe
rso
na
De
sig
na
da
Recibe expediente,
genera solicitud de
pago en Sistema de
Contabilidad Integrada
SICOIN/
Descentralizadas al
Departamento de
Caja. Traslada
expediente.
Jefe Inmediato del
Tesorero
PC
63
V. ANEXOS
ANEXO No. 1 UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
GUÍA DE GUATECOMPRAS PARA BAJA CUANTIA MAYOR A Q.10,000.00 Y MENOR
A Q.25,000.00
PROCEDIMIENTO
Publicación Estatus
NPG
Momento en que debe publicarse
Usuario Responsable
de la publicación
a) Al recibir la Solicitud de Compra, Form. SIC -01- con el detalle de la obra bien o servicio a requerir y proforma adjudicada con nombre, CUI, sello y firma de la autoridad competente, se crea un NPG en el Sistema GUATECOMPRAS.
Gestión
Al recibir la Solicitud de Compra, Form. SIC -01-, según Resolución 18-2019 de la DGAE
Usuario Comprador
Hijo Operador
b) Para las entidades que utilicen otros sistemas financieros o de gestión, el estatus lo realizara el Usuario Comprador Hijo Autorizador dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha de recepción del documento por parte de la unidad compradora, donde conste que se ha efectuado el pago total del monto de la negociación.
Publicado y pagado
Al recibir la factura, Según Resolución 18-2019 de DGAE
Usuario Comprador
Hijo Autorizador
c) Anulación, debe registrarse de forma manual, como máximo a los dos (2) días hábiles siguientes de la decisión adoptada.
Anulado Al recibir la disposición por
escrito de realizar cambios,
según Resolución 18-2019 de DGAE
Usuario Comprador
Hijo Autorizador
64
ANEXO No. 2
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
GUÍA DE GUATECOMPRAS EN COMPRA DIRECTA, MAYOR DE Q.25,000.00 Y
MENOR DE Q.90,000.00
Previó a elaborar la solicitud de compra se debe revisar en el Portal de
GUATECOMPRAS, página http://www.guatecompras.gt, la sección de contrato abierto: Productos en contrato abierto para verificar si dentro del mismo existe los productos o
servicios que se pretende adquirir, imprimiendo la hoja como constancia de la revisión, para luego proceder de la siguiente forma:
a) Si encuentra los productos o servicios en la consulta realizada, pero los mismos no
cumplen con sus especificaciones, adjuntar a la solicitud de compra nota que justifique el no realizar la compra por contrato abierto firmada y sellada por autoridad competente.
b) Si no encuentra los productos o servicios en la consulta realizada, elaborar la solicitud de compra Form. SIC -01-, adjuntar la consulta realizada en contrato abierto y seguir con el procedimiento para publicar en GUATECOMPRAS.
PROCEDIMIENTO
Publicación Momento en que debe
publicarse
Usuario Responsable de la publicación
a) Al recibir la Solicitud de Compra, Form. SIC -01- con el detalle de la obra bien o servicio a requerir , así como las condiciones que rigen la adquisición, de acuerdo al formato que el Sistema GUATECOMPRAS requiera, se sube al sistema y automáticamente da un número de operación denominado NOG, que identifica todo el proceso.
Al recibir la Solicitud de Compra, Form. SIC -01-, según Resolución 18-2019 de la DGAE
Usuario Comprador Hijo
Operador
b) Se publica la Solicitud de Compra, Form. SIC -01- y anexos si corresponde, entre la publicación y recepción de ofertas debe mediar por menos 01 día hábil.
Al recibir la Solicitud de Compra, Según Resolución 18-2019 de DGAE
Usuario Comprador Hijo
Operador
65
Publicación Momento en que debe
publicarse
Usuario Responsable de la publicación
c) Modificación de Especificaciones, condiciones o requisitos, ya sea por iniciativa propia o derivado de una solicitud de aclaración.
Al recibir la disposición por escrito de realizar cambios, según Resolución 18-2019 de DGAE
Usuario Comprador Hijo
Operador
d) Respuestas a preguntas comentarios o sugerencias planteadas en el Sistema GUATECOMPRAS: se realizarán por medio de GUATECOMPRAS en forma técnica y legal a los interesados. Las mismas deben responderse por la unidad solicitante firmada y sellada antes de concluir el evento.
Al recibir las respuestas firmadas y selladas por la dependencia solicitante, antes de emitir la resolución final del proceso según Resolución 18-2019 de DGAE
Usuario Comprador Hijo
Operador
e) Al concluir el evento se procede a bajar la información del sistema e imprimirla para ser enviada a la Unidad Solicitante, quien procederá a realizar la evaluación y posterior adjudicación de la compra, de forma escrita con el nombre firma Registro de Personal y sello de la autoridad que adjudica, devolviendo el expediente a Tesorería para hacer la evaluación de los proveedores y luego la publicación de la adjudicación de la compra en el Sistema.
Al recibir la adjudicación con firma y sello de la Autoridad Solicitante a más tardar cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de adjudicación según Resolución 18-2019 de DGAE
Usuario Comprador Hijo
Operador
f) Estatus del evento: se cambia estatus al evento que puede ser:
1 finalizado desierto, finalizado adjudicado, finalizado no adjudicado anulado.
2 Finalizado anulado *
Al recibir la adjudicación de la Unidad Solicitante
según Resolución 18-2019 de DGAE
Usuario Comprador Hijo
Operador.
*Usuario Comprador Hijo
Autorizador
g) Notificación por el Sistema GUATECOMPRAS: artículo 35 de la Ley de Contrataciones del Estado las notificaciones que provengan de actos en los que se aplique dicha Ley, serán efectuadas por vía electrónica a través de GUATECOMPRAS y surtirán sus efectos al día siguiente de su publicación en el sistema. Deben hacerse las notificaciones dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de emisión del acto o resolución que corresponda según Artículo 20 de la Resolución 18-2019 de DGAE.
Las notificaciones deberán hacerse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de emisión del acto o resolución que corresponda Art. 20 Resolución 18-2019 de DGAE
Usuario Comprador Hijo
Operador
66
Publicación Momento en que debe
publicarse
Usuario Responsable de la publicación
h) La factura es el documento que respalda que se recibió satisfactoriamente el bien, obra o servicio solicitado, indicando en el reverso que recibió conforme el solicitante, sello de páguese, valor y firma del Jefe inmediato
Al recibir la factura tiene cinco (5) días hábiles para hacerlo Según Resolución 18-2019 de DGAE
Usuario Comprador Hijo
Operador
Inhabilitación: Es el mecanismo en el cual la Unidad Ejecutora sanciona a las personas
individuales o jurídicas, con el impedimento de participar en eventos y adquisiciones como oferentes, proveedores y contratistas del Estado por el incumplimiento de un contrato que deviene de un proceso de contratación o por causas establecidas en la Ley y su Reglamento en que hubiere incurrido; debiendo para el efecto haber agotado el
procedimiento administrativo contenido en el manual de normas y procedimientos de adquisiciones y contrataciones o las normas que regulan los respectivos procedimientos respetando el derecho de defensa contemplando en el artículo 12 de la Constitución Política de la República de Guatemala, corresponde al usuario del perfil comprador padre o
hijo nombrado para el efecto nombrado por la autoridad realizar dicha acción en el módulo de inhabilitaciones del Sistema GUATECOMPRAS la cual podrá ser por tiempo definido o permanente