Embed Size (px)
Citation preview
UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO
UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS YCOMERCIALES SEDE GUAYAQUIL
PROYECTO DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULODE: INGENIERÍA EN CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA - CPA
TÍTULO DEL PROYECTO
“REINGENIERÍA DE PROCESOS PARA LA FERRETERÍAAUTOMOTRIZ DON EGZA, EN LAS ÁREAS DE COMPRAS,
VENTAS Y CONTABILIDAD LOCALIZADA EN LA CIUDAD DEGUAYAQUIL’’
AUTORAS:
HIPATIA ALEXANDRA ALVEAR MEZA
ALBA MIREYA MEDRANO MEDINA
DIRECTOR DEL PROYECTO:
MSC. ECON. JORGE VICENTE ANDRADE DOMÍNGUEZ
Guayaquil, octubre 2012
Ecuador
ii
CERTIFICADO DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor del Proyecto de Investigación, nombrado por el Consejo
Directivo de la Unidad Académica de Ciencias Administrativas y Comerciales de la
Universidad Estatal de Milagro.
Por la presente hago constar que he analizado el proyecto de grado con el Tema de
“Reingeniería de procesos para la Ferretería Automotriz Don Egza, en lasÁreas de Compras, Ventas y Contabilidad, localizada en la ciudad deGuayaquil”, presentado por la Sra. Hipatia Alexandra Alvear Meza y Sra. Alba
Mireya Medrano Medina, para optar al título de INGENIERÍA EN CONTADURÍA
PÚBLICA Y AUDITORÍA - CPA y que acepto tutoriar a las estudiantes, durante la
etapa del desarrollo del trabajo hasta su presentación, evaluación y sustentación.
Guayaquil, a los 5 días del mes de octubre del 2012
TUTOR
_________________________________________
MSC. Econ. Jorge Vicente Andrade Domínguez
iii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE LA INVESTIGACIÓN
Nosotras, Hipatia Alexandra Alvear Meza y Alba Mireya Medrano Medina, por mediode la presente declaramos ante el Consejo Directivo de la Unidad Académica deCiencias Administrativas y Comerciales de la Universidad Estatal de Milagro, que eltrabajo presentado Reingeniería de procesos para la Ferretería Automotriz DonEgza, en las Áreas de Compras, Ventas y Contabilidad, localizada en la ciudadde Guayaquil, es de nuestra propia autoría, no contiene material escrito por otrapersona, salvo el que está referenciado debidamente en el texto; parte del presentedocumento o en su totalidad no ha sido aceptado para el otorgamiento de cualquierotro Título o Grado de una institución nacional o extranjera.
Guayaquil, a los 5 días del mes de octubre de 2012
_____________________ _____________________
Hipatia Alexandra Alvear Meza Alba Mireya Medrano Medina
CI: 0911265973 CI: 1709510570
iv
CERTIFICACIÓN DE LA DEFENSA
El TRIBUNAL CALIFICADOR previo a la obtención del título de INGENIERÍA ENCONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORIA – CPA, otorga al presente proyecto deinvestigación las siguientes calificaciones:
MEMORIA CIENTÍFICA [ ]
DEFENSA ORAL [ ]
TOTAL [ ]
EQUIVALENTE [ ]
_____________________________
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL
______________________ ________________________
PROFESOR DELEGADO PROFESOR SECRETARIO
v
DEDICATORIA
Este trabajo fruto de mis esfuerzos esta dedicado con mucho amor a:
MI AMADA MADRE mujer virtuosa, emprendedora, luchadora que con su amor,
esmero, fortaleza y dedicación supo hacer de mí un buen ser humano, una persona
honesta, responsable y trabajadora.
MI RECORDADO PADRE quien por estar en compañía de Nuestro Padre Celestial
no me ha podido acompañar en los momentos más importantes de mi vida.
MIS AMADOS HERMANOS pilares fundamentales de mi vida, quienes en todo
momento me dan muestras de amor, cariño y apoyo incondicional.
MI AMADO FRANCIS por su confianza, paciencia y apoyo durante este proceso de
aprendizaje.
HIPATIA ALEXANDRA ALVEAR MEZA
vi
DEDICATORIA
Dedicado especialmente a Dios Padre Celestial por su grandeza al darme fuerzas,
sabiduría y concederme este sueño, escalar una etapa más en mi profesión.
A mi madre Leonor por haberme dado la vida, consejos ejemplares del bien, amor
y oraciones que sé, siempre llegaron ante nuestro Padre Celestial y por ser mi mejor
amiga.
A mis Hermanos Rommel y Gina quienes me brindaron la confianza de continuar
siempre adelante, a si mismo a todos mis Sobrinos por compartir mis logros.
Al ser más hermoso de mi vida, mi hija Naghely por su paciencia y comprensión
quien es una fuente de inspiración y motivación, en este esfuerzo profesional,
para otorgarle un ejemplo de superación.
Con amor a mi Esposo Gonzalo por su apoyo incondicional, para seguir mis metas
anheladas, quien me dio ánimos en todo momento.
ALBA MIREYA MEDRANO MEDINA
vii
AGRADECIMIENTO
A mi PADRE CELESTIAL quien cautivó mi corazón con su amor y me llenó de
confianza, seguridad, sabiduría y ciencia; por guiarme, sostenerme y ayudarme a
culminar con éxito mi carrera.
Al propietario de la Ferretería Automotriz, por haber confiado en nosotras y poner
en nuestras manos toda la información requerida para realizar este proyecto.
A los Docentes de UNEMI sede Guayaquil, quienes impartieron sus conocimientos,
y con sus consejos ayudaron a nuestra formación profesional. En especial al MSC
Eco. Jorge Andrade quien con su experiencia supo guiarme en esta tesis.
A Albita amiga incondicional y compañera de tesis, por darme su apoyo
desinteresado durante toda la carrera.
A mis amigos familiares y compañeros de estudio, quienes siempre estuvieron
presente motivando para que me esfuerce y siga adelante.
HIPATIA ALEXANDRA ALVEAR MEZA
viii
AGRADECIMIENTO
A mi Dios Padre Celestial por su amor e infinita bondad, en quien me he apoyado
en todo momento, porque me ha dado impulsos, para lograr este objetivo de
convertirme en una buena profesional, de quien tengo presente este versículo
Josué 1.9 Mira que te mando que te esfuerces y seas valiente; no temas ni
desmaye, porque Jehová tu Dios estará contigo en dondequiera que vayas.
A la Universidad Estatal de Milagro, Facultad de Ciencias Administrativas, a todos
sus Catedráticos de la Sede Guayaquil, por formarme en la profesional que soy.
Y en especial al Catedrático MSC Eco. Jorge Andrade Domínguez, quien me
orientó con sus sugerencias durante el tiempo que duro la tesis.
Al Dueño de la Ferretería Automotriz Don Egza, por permitirnos realizar este
proyecto; definitivamente este trabajo no se habría podido realizar sin su
colaboración y confianza.
A mi compañera y amiga Hipatia Alvear con quien comparto su gran amistad; así
como los estudios, inclusive el realizar la tesis, en la cual nos trazamos el firme
propósito de superarnos profesionalmente.
A todos aquellos compañeros con quienes participamos los estudios, siempre
estuvieron colaborando con ese granito de conocimientos y sobre todo tuvieron
confianza en mí.
ALBA MIREYA MEDRANO MEDINA
ix
CESIÓN DE DERECHOS DE AUTOR
Máster.
Jaime Orozco Hernández
Rector de la Universidad Estatal de Milagro
Presente.
Mediante el presente documento, libre y voluntariamente procedemos hacer laentrega de la Cesión de Derecho del Autor del Trabajo realizado como requisitoprevio para la obtención de mi Título de Tercer Nivel, cuyo tema fue “Reingenieríade Procesos para la Ferretería Automotriz Don Egza, en las Áreas de Compras,Ventas y Contabilidad, localizada en la ciudad de Guayaquil, y que correspondaa la Unidad Académica de Ciencias Administrativas y Comerciales.
Guayaquil, 5 de octubre del 2012
____________________________ ____________________________
HIPATIA ALEXANDRA ALVEAR MEZA ALBA MIREYA MEDRANO MEDINA
CI: 0911265973 CI: 1709510570
x
ÍNDICE GENERAL
PÁGINAS PRELIMINARES Págs.
Página de la carátula ó portada i
Página de constancia de aceptación por el tutor ii
Página de declaración de autoría de la investigación iii
Página de certificación de la defensa (calificación) iv
Página de dedicatoria v
Página de agradecimiento vii
Página de cesión de derechos de autoría ix
Índice General x
Índice de cuadros xiv
Índice de gráficos xviii
Índice de figuras xx
Índice de anexos xxiii
Resumen xxv
Abstract xxvi
INTRODUCCIÓN 1
CAPITULO I
EL PROBLEMA 2
1.1 Planteamiento del problema 2
1.1.1 Problematización 2
xi
1.1.2 Delimitación del problema 4
1.1.3 Formulación del problema 4
1.1.4 Sistematización del problema 5
1.1.5 Determinación del tema 6
1.2 Objetivos 6
1.2.1 Objetivo general 6
1.2.2 Objetivos específicos 6
1.3 Justificación 7
1.3.1 Justificación de la investigación 7
CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL 8
2.1 Marco teórico 8
2.1.1 Antecedentes históricos 8
2.1.2 Antecedentes referenciales 9
2.1.3 Fundamentación 10
2.2 Marco legal 18
2.3 Marco conceptual 19
2.4 Hipótesis y variables 25
2.4.1 Hipótesis general 25
2.4.2 Hipótesis particulares 25
2.4.3 Declaración de variables 25
2.4.4 Operacionalización de las variables 26
xii
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO 28
3.1 Tipo y diseño de investigación y su perspectiva general 29
3.2 La población y la muestra 30
3.2.1 Características de la población 30
3.2.2 Delimitación de la población 31
3.2.3 Tipo de muestra 31
3.2.4 Tamaño de la muestra 31
3.2.5 Proceso de selección 32
3.3 Los métodos y las técnicas 32
3.3.1 Métodos teóricos 32
3.3.2 Método empírico 33
3.3.3 Técnicas e instrumentos 33
3.4 Procesamiento estadístico de la información 34
CAPITULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS 35
4.1 Análisis de la situación actual 35
4.2 Análisis comparativo, evolución tendencias y perspectiva 50
4.3 Resultados 51
4.4 Verificación de hipótesis 53
xiii
CAPITULO V
PROPUESTA 54
5.1 Tema 54
5.2 Fundamentación 54
5.3 Justificación 59
5.4 Objetivos 60
5.4.1 Objetivo general de la propuesta 60
5.4.2 Objetivos específicos de la propuesta 60
5.5 Ubicación 60
5.6 Factibilidad 62
5.7 Descripción de la propuesta 65
5.7.1 Actividades 65
5.7.2 Recursos, Análisis financiero 67
5.7.3 Impacto 72
5.7.4 Cronograma 72
5.7.5 Lineamiento para evaluar la propuesta 73
Conclusiones 76
Recomendaciones 77
Bibliografía 78
Anexos 81
xiv
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1
Análisis según encuesta, frecuencia de visitas 35
Cuadro 2
Análisis según encuesta, trato personal de la Ferretería 36
Cuadro 3
Análisis según encuestas, inconvenientes en pagos 37
Cuadro 4
Análisis según encuesta, calificación gestión cobranzas 38
Cuadro 5
Análisis según encuesta, existencias no encontradas 39
Cuadro 6
Análisis según encuesta, información sobre las existencias 40
Cuadro 7
Análisis según encuesta, demora en entrega de artículos y repuestos 41
xv
Cuadro 8
Análisis según encuesta, preferencia en compras 42
Cuadro 9
Análisis según encuesta, promociones de artículos y repuestos automotrices 43
Cuadro 10
Análisis según encuesta, ampliación del local. 44
Cuadro 11
Verificación de la Hipótesis 53
Cuadro 12
Factibilidad Financiera de la Ferretería Automotriz Don Egza 64
Cuadro 13
Recursos Financiero 68
Cuadro 14
Balance General Proyectado de Ferretería Automotriz Don Egza 69
Cuadro 15
Estado de Pérdidas y Ganancias proyectado de Ferretería
Automotriz Don Egza 70
xvi
Cuadro 16
Flujo de Efectivo proyectado de Ferretería Automotriz Don Egza 71
Cuadro 17
Cronograma de Actividades aplicación Reingenieria de Procesos 72
Cuadro 18
Lineamientos para evaluar la propuesta 73
Cuadro 19
Plan de ejecución 87
Cuadro 20
Formato detalle de facturas por cobrar - clientes por vencimientos 88
Cuadro 21
Formato detalle de facturas por pagar – proveedores por vencimientos 88
Cuadro 22
Listado de Proveedores Ferretería Automotriz Don Egza 90
Cuadro 23
Listado de Clientes Ferretería Automotriz Don Egza 91
xvii
Cuadro 24
Formato aplicación del manual de proceso, seguimiento del desempeño. 119
xviii
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1
Análisis según encuesta, frecuencia de visitas 35
Gráfico 2
Análisis según encuesta, trato personal de la Ferretería 36
Gráfico 3
Análisis según encuestas, inconvenientes en pagos 37
Gráfico 4
Análisis según encuesta, calificación gestión cobranzas 38
Gráfico 5
Análisis según encuesta, existencias no encontradas 39
Gráfico 6
Análisis según encuesta, información sobre las existencias 40
Gráfico 7
Análisis según encuesta, demora en entrega de artículos y repuestos 41
xix
Gráfico 8
Análisis según encuesta, preferencia en compras 42
Gráfico 9
Análisis según encuesta, promociones de artículos y repuestos automotrices 43
Gráfico 10
Análisis según encuesta, ampliación del local. 44
xx
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1
Croquis ubicación de la Ferretería Automotriz Don Egza 61
Figura 2
Logotipo de la Ferretería Automotriz Don Egza 63
Figura 3
Evaluación de la Propuesta 73
Figura 4
Foda, análisis situacional de la Ferretería Automotriz Don Egza. 75
Figura 5
Diagrama Causa y Efecto: Problemas y Subproblemas 81
Figura 6
Plano, identificación de aumento de local de la Ferretería 89
xxi
Figura 7
Maqueta, imagen de la Ferretería Automotriz Don Egza 89
Figura 8
Encabezado procedimiento área de compras 92
Figura 9
Flujograma proceso área de compras 100
Figura 10
Flujograma proceso de compras de activos fijos 101
Figura 11
Encabezado procedimiento toma de inventarios físicos 102
Figura 12
Flujograma proceso toma de inventarios físicos 106
Figura 13
Encabezado procedimiento área de ventas 107
xxii
Figura 14
Flujograma proceso área de ventas 112
Figura 15
Encabezado procedimiento área de contabilidad 113
Figura 16
Flujograma proceso área de contabilidad 118
Figura 17
Imagen local comercial Ferretería Automotriz Don Egza 125
xxiii
ÍNDICE DE ANEXOS
a. Anexo 1
Diagrama Causa y Efecto Problematización Ferretería Automotriz Don Egza 81
b. Anexo 2
Formato de las Encuesta 82
c. Anexo 3
Formato Entrevista 85
d. Anexo 4
Plan de ejecución, Objetivos y Actividades 87
e. Anexo 5
Formato detalle facturas por cobrar y facturas por pagar 88
f. Anexo 6
Plano aumento infraestructura de la Ferretería 89
g. Anexo 7
Listado de proveedores varios 90
h. Anexo 8
Listado de clientes pago de contado y crédito 91
xxiv
i. Anexo 9
Manual de procedimientos para área de compras 92
j. Anexo 10
Manual de Procedimientos para toma de inventarios físicos 102
k. Anexo 11
Manual de procedimientos para área de ventas 107
l. Anexo 12
Manual de procedimientos para área de contabilidad 113
m. Anexo 13
Formato seguimiento del desempeño de los procesos 119
n. Anexo 14
Fichas bibliográficas 120
o. Anexo15
Imagen del local comercial, Ferretería Automotriz Don Egza 125
xxv
RESUMEN
Ferretería automotriz “DON EGZA” dedicado a la venta de artículos y repuestos
automotrices al por menor, se encuentra en constante crecimiento; sin embargo por
la deficiencia de la organización en las áreas de Compras, Ventas y Contabilidad,
desconoce las transacciones diarias que se generan en el negocio, al mismo tiempo
la ausencia de controles en facturas pendientes de cobros y pagos, la carencia de
una planificación, la falta de la toma de inventarios físicos, y la inadecuada
infraestructura del local, no permite ser competitivo. Por tales motivos se procede
a realizar una Reingeniería de Procesos, en las áreas antes citas porque
consideramos que e es una herramienta útil la forma en que se puede examinar los
procesos. Al realizar el análisis, el observar y obtener cada información gracias a
este proceso admite que funcionen las mejoras para sus clientes. Así como la
utilización de las investigaciones metodológicas como son: la investigación
explicativa, aplicada, de campo y experimental que contribuyen en alternativas de
solución proporcionando que los procesos sean claves, visibles para lograr cumplir
este objetivo el progreso eficiente y eficaz. El cambio de la infraestructura física del
local se logrará una mejor organización y buena imagen del local, consiguiendo
ubicar en una mejor posición competitiva y marcar el valor diferenciador del negocio.
Palabras claves: Organización, procesos, e infraestructura.
xxvi
ABSTRACT
Automotive hardware shop "DON EGZA" dedicated to the sale of articles and
automotive parts to the retail, is in constant growth; However the deficiency of the
organization in the areas of purchasing, sales and accounting, unknown daily
transactions generated in the business, while the absence of controls on bills of cash
receipts and payments, lack of planning, lack of physical inventory taking, and
inadequate local infrastructure, not allowed to be competitive. For such reasons is to
make a reengineering, in the above-mentioned areas because it is considered a
useful tool the way in which processes can be examined. The analysis, the observed
and every information thanks to this process supports that improvements work for its
customers. As well as the use of methodological research such as: explanatory,
applied, field and experimental research that contribute to alternative solutions
providing that processes are key, visible to meet this objective, efficient and effective
progress. The change of the physical infrastructure of the local will be achieved better
organization and good image of the place, getting placed in a better competitive
position and mark the differentiating business value.
Keywords: organization, processes and infrastructure
1
INTRODUCCIÓN
Ferretería Automotriz “DON EGZA” inició sus actividades comerciales en el año
2002, en la ciudad de Guayaquil, como contribuyente persona natural no obligada a
llevar contabilidad, cuya dedicación económica principal es la venta al público al por
menor de artículos y repuestos automotrices.
Actualmente los negocios tienen que afrontar grandes desafíos, pues deben realizar
un cambio sin precedentes en sus procesos, para lograr ser competitivos en un
mercado cambiante. A esta necesidad se deben agregar factores como el rápido
cambio tecnológico y la intensa competencia exterior, debido a las necesidades
de un mercado globalizado.
Ferretería Automotriz Don Egza, está en constante crecimiento, sin embargo por la
deficiencia de la organización en las áreas de Compras, Ventas y Contabilidad; no
permite ser competitivo en su negocio; al mismo tiempo que surgen una serie de
subproblemas, causas y efectos, de las cuales se ve afectado por el
desconocimiento de las transacciones diarias que se generan en la misma, llegando
al punto que en el futuro pueda tener menos rendimiento del esperado, al no tomar
los respectivos correctivos.
Este proyecto se lo efectúa con investigaciones metodológicas cuidadosas como
son: Investigación explicativa que ayuda a reflejar el análisis abstracto de algunas
características causales que originan el problema, conjuntamente con la
investigación aplicada y de campo, proporcionando como resultado que los
procesos claves sean más visibles en términos generales contribuyendo
alternativas de solución para el progreso eficiente y eficaz del negocio.
Al mismo tiempo apoyados en los conocimientos y experiencia de varios Autores, en
especial del Sr. Michael Hamer y Sr. James Champy, como un aporte a nuestro
crecimiento profesional y para aquellas personas que deseen conocer este tipo de
proyectos.
2
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1.1 Problematización
La Ferretería Automotriz Don Egza, dedicado a venta de artículos automotrices y
repuestos, carece de organización en las en las áreas de Compras, Ventas y
Contabilidad, en consecuencia ha originado el desconocimiento de las
transacciones cotidianas que se generan en el negocio.
La ausencia de controles en las facturas pendientes de cobro y facturas pendientes
de pagos, afecta la gestión ágil de las Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar.
El local carece de una planificación de compras y ventas de artículos y
repuestos automotrices, conlleva a tener excesos en las existencias de productos
de poca rotación.
Debido a la falta de la toma de un inventario físico de las existencias actuales, en
consecuencia ha originado el desconocimiento del stock real con que cuenta la
ferretería.
La inadecuada infraestructura del local, ocasiona pérdidas de las ventas, por la
desorganización de la mercadería y la difícil accesibilidad para transitar en el
reducido espacio.
3
Pronóstico
La carencia de organización, en las áreas de Compras, Ventas y Contabilidad de la
Ferretería Automotriz Don Egza ocasionaría posible pérdidas económicas para su
negocio.
La ausencia de controles de facturas pendientes de cobro, originaría una crisis de
liquidez y ventas, por la importante inversión que representa las aplicaciones de
recursos, que se transforman en efectivo para terminar un ciclo financiero a corto
plazo.
El carecer de una planificación de compras, ventas de artículos y repuestos
automotrices, así como la falta de la toma de un inventario físico de las existencias
actuales, ha originado el desconocimiento del stock real con que cuenta la ferretería
y esto afectaría el abastecimiento de mercadería.
La infraestructura física inadecuada del local, por la difícil accesibilidad a la
mercadería para la respectiva atención al cliente, provocaría afectación económica
al negocio.
Control pronóstico
Hoy en día la competencia se ha convertido en un factor comercial muy importante,
orientarse al mercado no es tarea fácil; establecer controles, objetivos, políticas y
procedimientos, permitirá organizar paso a paso las áreas de Compras, Ventas y
Contabilidad, para alcanzar el nivel de integración en el local logrando ser
eficientes y eficaces, al mismo tiempo obtener una información real y oportuna
cuando se solicita.
Al llevar un buen control de Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar, permitirá
manejar el ciclo financiero a corto plazo.
Una buena planificación de compras y ventas, permitirá conocer el abastecimiento
de la mercadería con que cuenta el negocio, logrando así servir mejor a los clientes.
4
La confianza de sus clientes es un factor importante para el desarrollo comercial de
la Ferretería Automotriz, esto es lo que a Don Egza lo motiva a mejorar su negocio.
1.1.2 Delimitación del Problema
Espacio
País: Ecuador
Provincia: Guayas
Cantón: Guayaquil
Ciudad: Guayaquil
Parroquia: García Moreno
Dirección: Chambers #1315 E/José de Antepara y Machala
Actividad Comercial: Venta al por menor de accesorios, partes y piezas de
vehículos automotores.
Razón Social: Ferretería Automotriz Don Egza
Áreas: Compras, Ventas y Contabilidad
Tiempo:
Revisión de Procesos en el Primer semestre del año 2012.
Variables:
Variable Independiente: Carece de organización.
Variable Dependiente: Áreas de Compras, Ventas y Contabilidad
1.1.3 Formulación del Problema
¿Qué consecuencias origina la carencia de organización en las áreas de Compras,
Ventas y Contabilidad de la Ferretería Automotriz Don Egza, localizada en la ciudad
de Guayaquil?
5
Claro: La desorganización que existe actualmente en las áreas de Compras, Ventas
y Contabilidad de la Ferretería Automotriz Don Egza, ha originado que se
desconozca las transacciones cotidianas que se generan en el negocio.
Evidente: No se establecen políticas y procedimientos para llevar mejor organizado
el negocio.
Concreto: Desorganización en el negocio, no permite conocer las transacciones
cotidianas que se generan en el mismo.
Contextual: Para ser competitivos en un negocio hay que ser eficientes y eficaces.
Factible: Lo que motiva a Don Egza realizar un cambio en su negocio, es la
confianza de sus clientes, y no existe limitante económico.
Variables:
Variable Independiente: Carece de organización.
Variable Dependiente: Áreas de Compras, Ventas y Contabilidad
1.1.4 Sistematización del Problema
¿En qué afecta la ausencia de controles en las facturas pendientes de cobro y
facturas pendientes de pago?
¿Qué conlleva la carencia de una planificación de compras y ventas de artículos y
repuestos automotrices?
¿Qué consecuencia origina la falta de la toma de un inventario físico de las
existencias en la ferretería?
¿Qué ocasiona la inadecuada infraestructura del local?
6
1.1.5 Determinación del tema
“Carencia de organización en las áreas de Compras, Ventas y Contabilidad de la
Ferretería Automotriz Don Egza, localizada en la ciudad de Guayaquil”.
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 Objetivo General
Definir políticas y procedimientos, en las áreas de Compras, Ventas y Contabilidad,
para organizar y conocer las transacciones diarias que se generan en la Ferretería
Automotriz Don Egza, logrando así el progreso y desarrollo de la misma.
1.2.2 Objetivos Específicos
Implementar controles en los procesos en las áreas de Compras y Ventas de
la Ferretería, para agilitar la gestión de Cuentas por cobrar y Cuentas por
pagar.
Diseñar una planificación de compras y ventas de artículos y repuestos
automotrices, para que garantice el adecuado abastecimiento de stock.
Efectuar un inventario físico, para obtener información real de las existencias
de mercaderías con que cuenta la ferretería.
Examinar la inadecuada infraestructura del local, mediante una inspección
física y definir la manera de optimizar los espacios existentes, para una mejor
organización de la mercadería.
7
1.3 JUSTIFICACIÓN
1.3.1 Justificación de la investigación
El presente proyecto nos permite indagar para encontrar y analizar los casos que
han surgido durante su estudio, para despejar incógnitas, que sea útil para su
desarrollo.
En este proceso nos enfrentamos a errores e iremos puliendo sus métodos y
técnicas, el trabajar en equipo permitirá afianzar un mejor conocimiento y adquirir
experiencia mutua.
Lo que se busca en este proyecto es la posibilidad de elegir una serie de
perspectivas óptimas para el progreso y desarrollo, para la organización de las
áreas de Compras, Ventas y Contabilidad, permitiendo ser eficiente y eficaz
mediante una Reingeniería de Procesos en beneficios de la Ferretería Automotriz
Don Egza, y en especial de sus clientes.
La Reingeniería de procesos es importante, ya que es una herramienta útil la forma
que se puede examinar los procesos de un negocio, de tal manera que, cuando se
ha decidido implementar un proyecto de este tipo es una ganancia para la empresa,
debido a todo el análisis que debe realizarse, el derroche de información que se
obtiene gracias a este proceso permite que funcione las mejoras para sus clientes.
La Reingeniería de procesos debe desarrollarse de tal manera que su resultado
permita oportunamente ubicar en una mejor posición competitiva y marcar el valor
diferenciador del negocio.
El adoptar una cultura de cambio radical significa adoptar también una nueva
estructura organizacional al tener la posibilidad de elegir una serie de perspectivas
óptimas para el progreso y desarrollo del negocio.
8
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL
2.1 MARCO TEÓRICO
2.1.1 Antecedentes Históricos
“Don Egza” trabajó desde muy joven en una ferretería adquiriendo conocimiento y
experiencia; motivando de esa manera el deseo de manejar su propio negocio,
decidiendo crear su propia ferretería que lleva el nombre como lo conocen sus
clientes “Don Egza”.
Ferretería Automotriz “DON EGZA”, inició sus actividades comerciales en el año
2002, en la ciudad de Guayaquil, como contribuyente persona natural no obligada a
llevar contabilidad, cuya dedicación económica principal, es la venta al público, al por
menor, de artículos y repuestos automotrices.
Su Representante siempre quiso estar presente en las principales actividades
productivas que generen beneficio para el país, con el incremento de productividad
de los clientes y generar empleo a un grupo de amigos.
De esta manera Iniciándose con un pequeño negocio que vendía materiales
eléctricos para vehículos, al trascurrir el tiempo las ventas fueron incrementando de
forma considerable, se realizó la ampliación en varias gamas de productos debido a
diversidad de necesidades de los clientes, como artículos y repuestos
automotrices; aún con limitaciones en la organización en las áreas de Compras,
Ventas y Contabilidad.
9
El personal que labora está compuesto por un asistente que se encarga de área de
Ventas, uno externo que realiza las declaraciones de los impuestos al Servicio de
Rentas Internas ( SRI) y su Representante que se encarga de las compras y dirigir
el negocio día a día contribuyendo en la actividad productiva de la Ferretería.
2.1.2 Antecedentes Referenciales
Ferretería Automotriz Don Egza es un pequeño negocio con grandes alcances
competitivos debido a su entorno, ya que necesitan gestionar de forma eficiente y
eficaz sus diferentes actividades y demanda de ello un modelo como lo es la
Reingeniería de Procesos.
Se pretende realizar una infraestructura de procesos de apoyo que son los que
generan valor para el cliente. Su contribución crea ventajas competitivas.
Una cuestión fundamental a subrayar es la mira puesta en la simplificación de los
procesos, volviéndolos más eficaces y eficientes en la generación de valor agregado
para los clientes. Para ello se hace un gran hincapié en la necesidad de definir a las
diversas actividades en función de si agregan o no valor para el cliente final o la
empresa.
Se ha tomado como referencias a dos grandes empresas ecuatorianas en la línea
de Ferretería electrodoméstica y automotriz quienes tomaron como modelo la
Reingeniería de Procesos, al igual que Ferretería Don Egza se enmarca en ser muy
competitivos.
Referencias:
Escuela Politécnica del Ejército
Facultad de Ciencias Administrativas
Proyecto de Graduación para la obtención del título de Ingeniero Comercial
Tema: Reingeniería de los procesos de adquisición y comercialización para la
empresa Secochi Cía. Ltda.
Elaborado por: Priscila Madelen Herrera Mullo
Latacunga, Octubre 2001
10
Esta empresa es un grupo familiar que importan y comercializan Vehículos y
repuestos Mercedes Benz, Man y Volvo en la ciudad de Latacunga provincia del
Cotopaxi, sus operaciones son a nivel nacional y están enfocados en que los
productos y los procesos sean buenos para el cliente y ser competitivos en un
mercado.
Escuela Politécnica del Ejército
Carrera de Ingeniera Comercial
Tesis de Graduación para la Obtención del título de Ingeniero Comercial
Tema: Reingeniería de procesos – Departamento de Ventas
Reingeniería del sistema de Ventas de la Empresa Bycace S.A.
Elaborado por: Luis Alfonso Lema Cerda
Latacunga, Ecuador 2002
La empresa BYCACE, es una Sociedad Anónima, dedicada a la comercialización de
materiales de construcción, sistemas de agua potable, lubricantes y aceites.
La empresa tiene un alcance a nivel nacional e internacional.
2.1.3 Fundamentación
REINGENIERÍA DE PROCESOS
Ingeniería
Es la aplicación de los conocimientos científicos a la invención, perfeccionamiento y
utilización de la técnica industrial.
¿Qué es Reingeniería?
Es volver a empezar
Es rechazar creencias y supuestos
Es hacer más con menos
Es inventar nuevos enfoques de la estructura del proceso
Es buscar nuevos modelos de organización.
11
Reingeniería de Procesos
Según (HAMMER & CHAMPY)“Reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño
radical de procesos para lograr mejoras espectaculares en medidas criticas y
contemporáneas de rendimiento, tales como: costo, calidad, servicio y rapidez”1.
Los Autores (HAMMER & CHAMPY) proponen: Esta definición contiene cuatro
palabras claves:
Fundamental Al emprender la reingeniería de su negocio, las personas deben hacerse las preguntas ¿por qué hacemos lo que estamos haciendo? ¿Y por qué lo hacemos en esa forma? Estas preguntas lo obligan a uno a examinar las reglas tácticas y los supuestos en que descansa el manejo de sus negocios. La reingeniería determina primero que debe hacerse en un negocio; luego, cómo debe hacerlo. No da nada por sentado. Se olvida por completo de lo que es y se concentra en lo que debe hacerse. Radical Rediseñar radicalmente significa llegar hasta la raíz de las cosas: no efectuar cambios superficiales tampoco tratar de arreglar lo que ya está, apartar todas las estructuras y los procedimientos existentes e idear modos totalmente nuevas de realizar el trabajo. Rediseñar es reinventar el negocio, no mejorarlo o modificarlo. Espectacular La reingeniería no es cuestión efectuar mejoras secundarias o incrementales, es dar saltos grandes en rendimiento. Se debe requerir la reingeniería únicamente cuando exista la necesidad de volar todo. La mejora marginal requiere afinación cuidadosa; la mejora espectacular exige volar lo viejo y cambiarlo por algo nuevo. Proceso Varias personas de negocios no están "orientadas a los procesos", están enfocados en tareas, en oficios, en personas, en estructuras, pero realmente no procesos. Definimos un proceso de negocios como un grupo de actividades que toma uno o más preparaciones y crea un producto de importancia y para valor para el cliente.
1 HAMMER, Michael, y, CHAMPY, James: Reingeniería: Olvide lo que sabe cómo debe funcionar una
empresa ¡Casi todo esta errado!, (34).
12
Las cuatro palabras claves que caracterizan la reingeniería: fundamental, radical, espectacular, y proceso; pero especialmente proceso. Pensar en función de tareas, fragmentar el trabajo en sus componentes más simples y asignar estos a trabajadores especializados va incluido en el diseño de las empresas durante varios años.
Equipo de reingeniería Debe estar constituido por un grupo de personas dedicadas a rediseñar un proceso específico, con capacidad de determinar el proceso, vigilar la reingeniería y su ejecución. Es el encargado de realizar el trabajo, de producir ideas, planes y convertirlos en realidades. Reingeniería implica.
No dar pasos pequeños o cautelosos.
Aplicar procedimientos para iniciar, desarrollar y dirigir el proceso de Reingenieria.
Aprovechamiento de la creatividad, individualismo, confianza en si mismo y propensión al cambio.
Detección temprana de la dirección de cambio.
Fuerzas de la Reingeniería Existe un nuevo modelo de negocios y un conjunto de técnicas que los colaboradores y gerentes tendrán que emplear para reinventar sus compañías. Muchas de las tareas que realizaban los colaboradores, nada tenía que ver con satisfacer las necesidades de los clientes. Muchas de esas tareas se elaboraban para satisfacer exigencias internas de la propia organización del negocio. Tres fuerzas, por separado y en combinación, están impulsando a los negocios a ingresar cada vez más en un espacio que para la mayoría de los colaboradores y gerentes es desconocido.
La fuerza de la Reingeniería se la conoce como las tres C:
Clientes,
Competencia y
Cambio. Clientes Los clientes en estrecha relación con los proveedores son los que están a la cabeza, entre los propios negocios, y los reclamos muchas veces se expresan en: "O lo hace usted como yo quiero o lo hago yo mismo". Existen negocios que crecieron con la mentalidad de mercado masivo, la realidad es más difícil de aceptar acerca de los clientes, en cuanto a que cada uno cuenta. Si se pierde un cliente hoy, no se aparece otro para reemplazarlo.
13
Competencia Antes era sencilla: las compañías que lograba salir al mercado con un producto o servicio aceptable y al mejor precio realizaba una venta. Ahora existe más competencia y de clases muy distintas. La globalización trae consigo la caída de los muros comerciales y ninguna compañía tiene su territorio protegido de la competencia extranjera. Las compañías nuevas no siguen las reglas conocidas y hacen nuevas reglas para manejar eficientemente sus negocios. El Cambio El cambio se vuelve una constante. La instancia del cambio tecnológico también promueve la innovación Los ciclos de vida de los productos han pasado de años a meses. Ha disminuido el tiempo disponible para desarrollar nuevos productos e introducirlos. Hoy los negocios tienen que moverse más rápidamente, o pronto quedarán totalmente paralizadas. Fundamentos del Negocio Normalmente el propósito de la Reingeniería no es cambiar el negocio, pero muchas veces como consecuencia del mismo se puede abrir nuevos horizontes para el negocio. Lo que cambia de manera básica en la Reingeniería son los fundamentos en los que se descansa el negocio, la manera de trabajar, la compenetración con los proveedores y sobre todo la nueva visión del cliente2
.
Proceso de Negocio
Según (BARBA): “Es un conjunto de actividades interrelacionadas capaces de, a
partir de uno o varios factores, producir como resultado un producto o un servicio
optimo que represente un valor para el cliente”3.
El autor (BARBA) propone que las Características de Reingeniería de Procesos están dadas en:
11.. Unificación de tareas.
22.. Participación de los trabajadores en toma de decisiones
33.. Efectuar diferentes versiones de un mismo producto (clientización) Reducción de comprobaciones y controles (Se flexibiliza la estructura organizativa).
44.. El responsable de proceso es el único punto de contacto.
55.. Operaciones hibridas centralizadas y descentralizadas.
2 HAMMER, Michael, y, CHAMPY, James:,op.cit 11
3 BARBA, Ibáñez Eric: Ingeniería Concurrente: Guía de implementación en la empresa, Diagnostico y
Evaluación, Edición 2000, (17).
14
1. Unificación de tareas Se da lugar a la unificación de varias tareas en un equipo y como consecuencia se logra una reducción de plazos, al eliminarse supervisiones, a la vez que se mejora la calidad, al evitarse errores. El enfoque hacia los procesos característico de la Reingeniería de Procesos implica, como ya hemos visto anteriormente, una pérdida de la forma de las tareas. Los procesos ganan eso específico en detrimento de las áreas individuales. 2. Participación de los trabajadores al momento de tomar de decisiones Son los propios colaboradores los que toman las decisiones y asumen las responsabilidades relacionadas con su trabajo. Esto, en cierta medida ayuda a que cada colaborador a que se convierta a su vez en su propio jefe. Para que esto se logre llevar a cabo son necesarios el esfuerzo, el apoyo, la disciplina, la confianza, la flexibilidad y la capacidad de adaptación. Los beneficios derivados son la reducción de los plazos y de los costes, al comprimirse las distribuciones tanto vertical como horizontalmente. 3. Efectuar diferentes versiones de un mismo producto Con ello se pretende dar fin a la estandarización y lograr una mayor adaptación de dicho producto a las necesidades y gustos del cliente. Esta idea concuerda plenamente con uno de los principios de la BPR, según The Boston Consulting Group: el de ofrecer un producto de valor real para el cliente. Actualmente, los gustos, las necesidades y las características de los clientes son muy diversos, especialmente cuando la oferta va dirigida a un mercado global en el que las diferencias culturales son factores esenciales que se deben tener en cuenta. La personalización del producto, a través del lanzamiento al mercado de varias versiones del mismo, contribuye a diferenciarse de los competidores y, por supuesto, a cubrir más satisfactoriamente las necesidades de los consumidores a los que va destinada cada una de las versiones de dicho producto. 4. Reducción de las comprobaciones y controles Trata de establecer un plan de evaluación y control que contemple los controles que tienen sentido económico. Actuando de esta manera ágil y flexible de la estructura de los negocios. 5. Papel importante del responsable del proceso En su figura reitera la función de ejercer como único punto de contacto, lo cual consciente un trato más eficiente. 6. Operaciones híbridas Las operaciones en todo proceso de Reingeniería de Procesos gozan de una naturaleza dual. Se pueden considerar centralizadas y descentralizadas simultáneamente ya que se pretende disfrutar de las ventajas que presenta cada una de las dos opciones. Las distintas unidades pueden trabajar con un
15
elevado grado de autonomía sin perder las ventajas que aporta la coordinación entre las mismas (economías de escala por ejemplo). Esto es posible gracias a la infotecnología, uno de los instrumentos habilitadores fundamentales de la BPR4.
Para (BARQUIN MORALES, 2008) Etapas de decisión de compras: Las principales etapas del proceso de decisión de compras son las siguientes:
1. Reconocimiento de la necesidad. 2. Búsqueda de información. 3. Formación de alternativas. 4. Evaluación de alternativas. 5. Decisión de compras. 6. Ejecución de compras. 7. Monitoreo de Postcompra. 8. Evaluación de alternativas.
Técnicas de Compras Una vez tomada la decisión de compra se pueden utilizar diversas técnicas para realizarlas.
Pedidos abiertos.
Compras sin facturas.
Intercambio electrónico de datos.
Compras sin inventario.
Estandarización. Pedidos abiertos Es un contrato de compra de ciertos artículos del proveedor. No es una autorización para enviar algo. El suministro sólo se hace a partir de la recepción de un documento acordado, que puede ser una petición de suministro o un lanzamiento de suministro. Compra sin factura En un entorno de compras sin facturas hay, generalmente, un único proveedor de todas las unidades de un producto concreto.
Pedidos electrónicos y transferencia de fondos: las órdenes electrónicas y las transferencias de fondos reducen las transacciones en papel.
Los pedidos electrónicos no sólo pueden reducir el papeleo, sino que también acelera el plazo de adquisición.
4 BARBA, Ibáñez Eric: op.cit,11
16
El intercambio electrónico de datos (EDI)
Es un formato estándar de transferencia de datos para la comunicación informatizada entre las organizaciones.
Por ejemplo, con EDI los datos para un pedido de compras (del pedido, fecha de entrega, cantidad, número de partes, número del pedido de compra, dirección) están dispuestos en el formato estándar (EDI).
Compras sin inventarios
El proveedor mediante mantiene el inventario en lugar del comprador. Los inventarios en consignación son una opción relacionada.
Estandarización
El departamento de compras debe hacer importantes esfuerzos para incrementar los niveles de estandarización5
.
Según (BOLAÑO & ALVAREZ, Contabilidad Comercial - Mejores Recursos Humanos en la Empresa) Procedimiento de las Compras es: La empresa que está bien organizada tiene el Departamento de Compras, ya que ellas están íntimamente relacionadas con todas las actividades del negocio y es una de las principales funciones en toda empresa comercial.
El departamento de compras debe planear, en forma adecuada, los procedimientos área controlar y registrar en forma efectiva las compras que se realicen. La planeación de las compras hay que realizarla de acuerdo con la capacidad de Ventas que tenga la empresa, es decir, habrá que hacer un estudio del mercado de la región. Una deficiente planeación de compras puede traer graves consecuencias. a. Compras excesivas b. Compras por debajo de la capacidad de ventas de la empresa.
Las compras en exceso conllevan a:
Una inversión de capital que va a permanecer inmovilizada o improductiva por algún tiempo, que invertida en otra actividad puede producir una mayor rentabilidad.
Un aumento en los gastos por requerir bodegas más amplias y una mayor manipulación.
Las mercancías se pueden dañar o pasar de moda.
5 BARQUIN MORALES, Janelly: Generalidades sobre la gestión de Compra,
http://www.gestiopolis.com/marketing/generalidades-sobre-la-gestion-de-compras.htm
17
Las compras por debajo de la capacidad de Ventas conlleva a:
Menor cantidad en el volumen de las ventas y por lo tanto, menores utilidades.
Riesgos de perder clientes por no poder atender sus pedidos con la prontitud requerida.
Procedimientos de Ventas:
Este procedimiento varía de acuerdo con la naturaleza de las mercancías y con el sistema de Ventas que se adopte. En los almacenes populares que venden al contado, el control se realiza por las cintas de la máquinas registradoras; se efectúa una campaña para que los clientes exijan el tiquete de compras, y se colocan las registradoras en tal forma que el precio de la venta quede a la vista de los compradores. En los almacenes de ventas al contado, puede adoptarse el siguiente procedimiento: a. Un empleado recibe el pedido u elabora la respectiva liquidación de pedido en una factura con el original y dos copias, el original y una copia se entregan al cliente para que con ellas pase a caja a cancelar. b. La persona encargada de la caja envía una copia de la factura a despachos y el original con el sello de la registradora se la entrega al cliente. c. Con la copia se hace el despacho correspondiente, se le da salida en la tarjeta de kardex y se coloca el sello de DESPACHADO, después de lo cual se envía a contabilidad para elaborar el comprobante respectivo. d. Con el original el cliente reclama la mercancía; en él se coloca el sello ENTREGADA. En las empresas cuyas ventas son a crédito el procedimiento es el siguiente: a. Se recibe la solicitud de crédito para su estudio y aprobación.
b. Si se aprueba la solicitud, se diligencian los documentos requeridos: contratos, pagarés, letras y la factura en original y 3 copias. El original y dos copias se envían al almacén; allí se le entrega el original al cliente con el sello ENTREGADA, una copia se envía a contabilidad con el sello DESPACHADA para, con base en ella, elaborar el comprobante, y la otra copia se queda en el almacén para registrar en el kárdex la salida de las mercancías6.
6 BOLAÑO, Cesar y ÁLVAREZ, Jorge: Contabilidad Comercial – Mejores Recursos Humanos en la
Empresa, Santafé de Bogotá (114).
18
2.2 MARCO LEGAL
Persona Naturales
Son todas las personas, nacionales o extranjeras, que realizan actividades
económicas lícitas.
Las personas naturales que realizan alguna actividad económica están obligadas a
inscribirse en el RUC; emitir y entregar comprobantes de venta autorizados por el
SRI por todas sus transacciones y presentar declaraciones de impuestos de acuerdo
a su actividad económica.
De acuerdo a la Ley Orgánica del Régimen Tributario Interno (LORTI). “Las
personas naturales se clasifican en obligadas a llevar contabilidad y no obligadas a
llevar contabilidad. Se encuentran obligadas a llevar contabilidad todas las personas
nacionales y extranjeras que realizan actividades económicas y que cumplen con las
siguientes condiciones de acuerdo a los ingresos mayores a $ 100.000, o que inician
con un capital propio mayor a $60.000, o sus costos y gastos han sido mayores a
$80.000”.
En estos casos, están obligadas a llevar contabilidad, bajo la responsabilidad y con
la firma de un contador público legalmente autorizado e inscrito en el Registro Único
de Contribuyentes (RUC), por el sistema de partida doble, en idioma castellano y en
dólares de los Estados Unidos.
Las personas que no cumplan con lo anterior, así como los profesionales,
comisionistas, artesanos, y demás trabajadores autónomos (sin título profesional y
no empresarios), no están obligados a llevar contabilidad, sin embargo deberán
llevar un registro de sus ingresos y egresos.
19
2.3 MARCO CONCEPTUAL
Automotriz
Que pertenece a la mecánica y a la industria de los automóviles o se relaciona con
ellos: Industria automotriz, taller automotriz, partes automotrices.
Calidad
La calidad de un producto o servicio es la percepción que el cliente tiene del mismo,
es una fijación mental del consumidor que asume conformidad con dicho producto o
servicio y la capacidad del mismo, para satisfacer sus necesidades.
Centralizadas
Reunir en un centro o bajo una dirección común.
Ciclo financiero a corto plazo
El ciclo financiero corto se describe como flujo de fondos (generación operativa);
cada ciclo tiene una duración, que está relacionada con la magnitud de recursos
requeridos para la operación. Esta magnitud también es consecuencia del nivel de
actividad del negocio.
Cliente
Es la persona, empresa u organización que adquiere o compra de forma voluntaria
productos o servicios que necesita o desea par sí mismo, para otra persona o para
una empresa u organización; por lo cual, es el motivo principal por el que se crean,
producen, fabrica y comercializan productos o servicios
Competitivo
Que es capaz de competir con otros, por sus características adecuadas, para lograr
un mismo fin.
20
Control
Henry Fayol.- Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan
adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.
Tiene como fin señalar las debilidades y errores para poder rectificarlos e impedir
que se produzcan nuevamente.
Crisis de liquidez
Resultan de un déficit de recursos en el corto plazo para atender los compromisos
de pagos externos, pero de una posición solida vemos desde el largo plazo. A su
vez, la liquidez resultaría del pánico infundado de los acreedores.
Cuentas por Cobrar
Constituyen el crédito que la empresa concede a sus clientes a través de una cuenta
abierta en el curso ordinario de un negocio, como resultado de la entrega de
artículos o servicios.
Cuentas por Pagar
Surgen por operaciones de compra de bienes materias (Inventarios), servicios
recibidos, gastos incurridos, adquisición de activos fijos o contratación de inversiones
en proceso.
Al llevar un buen control de Cuentas por Cobrar y Pagar, en el negocio permitirá
manejar el ciclo financiero a corto plazo.
Descentralizadas
Traspasar funciones, servicios y atribuciones de administración Central a
corporaciones locales o regionales.
Ferretería
Lugar donde se venden objetos de metal o de otros materiales, como cacharros de
cocina, herramientas, tuerca, etc.
21
Implementación
Poner en funcionamiento, aplicar los métodos y medidas necesarios para llevar algo
acabo.
Infraestructura
Conjunto de medios o instalaciones que se consideran básicos para el desarrollo de
una actividad, para que un lugar pueda ser habitado, etc.
Inventario de Mercaderías
Lo constituye todos aquellos bienes que le pertenecen al negocio bien sea
comerciales, los cuales los compran para luego, venderlos sin ser modificados.
Inversión
En el sentido económico, es una colocación de capital para obtener una ganancia
futura. Esta colocación supone una elección que resigna un beneficio inmediato por
un futuro y por lo general improbable,
Manuales
Libro que recoge lo esencial o básico de una materia: manual instrucciones.
Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática
información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organizaciones y procedimientos
de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdo que se
consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo
como marco de referencia los objetivos de la institución.
Mejora Continua
La mejora continua es una herramienta de incremento de la productividad que
favorece un crecimiento estable y consistente en todos los segmentos de un
proceso.
Mejoramiento continúo de procesos
Método mediante el cual se pretende mejorar la forma en que los productos y
servicios son proveídos, y las operaciones internas y de gerencia son ejecutadas.
22
El método de mejoramiento continuo requiere que todas las actividades sean
medidas y evaluadas permanentemente para descubrir cómo éstas pueden ser
mejoradas desde el punto de vista del cliente.
Óptima
Adj. sup. De bueno. Muy bueno, que no puede ser mejor.
Optimizar
Planificar una actividad para obtener mejores resultados
Organización
Consiste en definir la tarea que se va a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre
las personas que lo van a realizar, determinar las relaciones que deben existir entre
ellas y fijar su responsabilidades con la intención de obtener los objetivos previstos
de forma más eficaz.
Planificar las Compra
Planificar las compras significa definir qué necesita la Organización, cuánto y para
cuando lo necesita, dentro de un periodo de tiempo determinado. Además en la
planificación se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una
estimación de sus principales parámetros, tales como precios, plazos de entrega,
calidad, etc.
También se programan con anticipación las compras requeridas, lo que permite
organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de abastecimiento.
Planificación de Ventas
Se define como el proceso que implica el establecimiento de objetivos y toma de
decisiones sobre las estrategias y tácticas a seguir respecto a las operaciones de
Ventas, constituyendo un enfoque organizado para su desarrollo integral.
Procedimientos
Método o sistema estructurado para ejecutar algunas cosas.
23
Un procedimiento, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar
una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación,
aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin,
cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos
eficiencia.
Proceso de negocios
Actividad que se lleva a cabo en una serie de etapas para producir un resultado
específico o un grupo coherente de resultados específicos.
Políticas
Técnica y métodos con que se conduce un asunto.
Rediseñar
Analizar lo ya estructurado para crear nuevas técnicas y estructuras para así sacar
ventajas de los cambios.
Reingeniería de Procesos
Es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras
espectaculares en medidas críticas, tales como costos, calidad, servicio y rapidez.
Repuestos
Un repuesto o pieza de repuesto es todo elemento o conjunto de
elementos que realicen una función mecánica, correcta y especifica, incluso
decorativa, en un bien de consumo duradero (Un coche, una moto, un
electrodoméstico, etc.), y que sea necesaria para el correcto funcionamiento del
bien.
Rotación de Inventarios
La rotación de inventarios indica la eficiencia de la empresa para manejar el nivel de
inventarios.
24
Stock El stock se refiere a la existencia, son aquellos bienes que la empresa necesita
almacenar para incorporarlos al proceso productivo, como repuestos, o como
mercancías o mercaderías,
Toma de inventarios físicos
Toma de inventario es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes a
una fecha determinada, con el fin de asegurar la existencia real. Esta permite
contrastar los resultados obtenidos con los registros contables, a fin de establecer su
conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir y proceder a realizar
los ajustes necesarios, según sea el caso.
Variable
La definición más sencilla, es la referida a la capacidad que tienen los objetos y las
cosas de cambiar su estado actual, es decir, de variar y asumir valores diferentes.
Variable Independiente
Es aquella característica o propiedad que se cree ser la causa del fenómeno
estudiado.
Una variable independiente es aquella cuyo valor no depende del de otra variable.
Variable Dependiente
La variable dependiente es el factor que es observado y medido para determinar el
efecto de la variable independiente.
25
2.4. HIPÓTESIS Y VARIABLES
2.4.1 Hipótesis General
La carencia de organización en las áreas de Compras, Ventas y Contabilidad, de la
Ferretería Automotriz Don Egza, ocasiona que se desconozca las transacciones
diarias que se generan en el negocio.
2.4.2 Hipótesis Particulares
La ausencia de controles en facturas pendientes de cobro y pagos, afecta la
agilidad de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
La carencia de una planificación de compras de artículos y repuestos
automotrices, conlleva a tener excesos en la existencia de productos de
poca rotación.
La falta de la toma de un inventario físico de las existencias actuales, origina
desconocimiento del stock real con que cuenta la ferretería.
La inadecuada infraestructura del local, ocasiona que las Ventas se pierdan
por la desorganización de la mercadería y la difícil accesibilidad para transitar
en el reducido espacio.
2.4.3 Declaración de Variables
Variables Independientes
Organización en áreas de Compras, Ventas y contabilidad.
Controles en facturas de cobro y pago.
Planificación de compras artículos y repuestos automotrices.
Toma de inventario físico de las existencias actuales.
Infraestructura.
26
Variables Dependientes
Transacciones cotidianas.
Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.
Exceso en existencias de productos de poca rotación.
Stock real.
Desorganización de la mercadería, reducido espacio.
2.4.4 Operalizacion de las Variables
Variables Definición Técnicas
Independiente
Organización
Áreas de
Compras Ventas
y Contabilidad.
Organización.- Consiste en definir la tarea que se va
a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre las
personas que lo van a realizar, determinar las
relaciones que deben existir entre ellas y fijar sus
responsabilidades con la intención de obtener los
objetivos previstos de forma más eficaz.
Compras.- Es el encargado de realizar las
adquisiciones necesarias en el momento debido, con
la cantidad y calidad requerida y a un precio
adecuado.
Ventas.- Es el encargado de persuadir a un mercado
de la existencia de un producto, valiéndose de su
fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando las
técnicas y políticas de ventas acordes con el producto
que se desea vender.
Contabilidad.- Esta área siempre ha ocupado un
lugar destacado, tanto a nivel doctrinal como
profesional, debido al vital papel que desempeñan las
empresas en la realidad económica.
Entrevista
27
Controles en
facturas de
cobro y pago
Cuentas por Cobrar.- Constituyen el crédito que la
empresa concede a sus clientes a través de una
cuenta abierta en el curso ordinario de un negocio,
como resultado de la entrega de artículos o servicio.
Cuentas por Pagar.- Surgen por operaciones de
compra de bienes materiales (Inventarios), servicios
recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos
fijos o contratación de inversiones en proceso.
Entrevista
Planificación de
compras
artículos y
repuestos
automotrices
Planificar las compras significa definir que necesita la
empresa, cuánto y para cuándo lo necesita, dentro de
un período de tiempo determinado. Por rotación de
Inventarios.
Entrevista
Toma de
Inventario físico de las
existencias actuales
Es un proceso que consiste en verificar físicamente
los bienes, a una fecha determinada, con el fin de
asegurar la existencia real. Ésta, permite contrastar
los resultados obtenidos con los registros contables, a
fin de establecer su conformidad, investigando las
diferencias que pudieran existir, y proceder a realizar
los ajustes necesarios, según sea el caso.
Entrevista
Infraestructura
Se conoce como espacio físico e independiente,
limitado a un diseño que permite interacción comercial
entre los departamentos y áreas de trabajo,
separados por secciones a favor de necesidades de la
empresa.
Entrevista
Dependiente
Transacciones cotidianas
Una transacción comercial es todo aquello que ocurre
cuando hay un intercambio financiero correspondiente
a la compra o venta de un bien o servicio.
Entrevista
28
Cuentas
Por Cobrar
Y
Cuentas por
Pagar
Las Cuentas por Cobrar.- Constituyen el crédito que la
empresa concede a sus clientes a través de una
cuenta abierta en el curso ordinario de un negocio,
como resultado de la entrega de artículos o servicios.
Las Cuentas Por Pagar.- Surgen por operaciones de
compra de bienes materiales (Inventarios), servicios
recibidos, gastos incurridos, adquisición de activos
fijos o contratación de inversiones en proceso.
Entrevista
Exceso en
existencias
productos de
poca rotación
Como su palabra lo dice, es tener demasiada
cantidad de los mismos artículos y que no ha podido
ser vendidos, en algunos casos negocios que cuentan
con exceso de inventario disminuyen de manera
paulatina la liquidez.
Entrevista
Stock real
Conjunto de mercancías en depósito o reserva. Que
tiene existencia verdadera.
Entrevista
Desorganización
de mercadería
en reducido
espacio
Desordenar es sumo grado, rompiendo las relaciones
existentes entre las diferentes partes.
Carencia de Organización Entrevista
29
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1 TIPO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN Y SU PERSPECTIVA GENERAL
En este proyecto de investigación utilizaremos los siguientes tipos de Investigación:
Según su finalidad: la investigación aplicada.
La investigación aplicada es aquella que se caracteriza porque está basado en los
conocimientos que se adquieren por la experiencia, al mismo tiempo necesita de los
conocimientos científicos para poder utilizarlos.
Se considera esta metodología en nuestro proyecto de investigación, porque se
apoya en los conceptos científicos, y experiencia de algunos autores necesarios
para su respectiva fundamentación, para la aplicación adecuada de la Reingenieria
de Procesos, logrando así la operatividad en las Áreas de Compras, Ventas y
Contabilidad, obtener buenos resultados, que es lo que buscamos.
Según su objetivo gnoseológico: Investigación explicativa
Investigación explicativa es aquella que se encuentra encaminada a buscar cuales
son las causas de los eventos, acontecimientos; se concentra en explicar porque
ocurre u ocurrió un fenómeno, por que se da ciertas condiciones, pretende
establecer la relación entre causa y efecto.
Por medio de la Investigación explicativa se establecieron las causas y los efectos
que generan los problemas que se presentan por la carencia de organización en
las áreas de Compras, Ventas y Contabilidad de la Ferretería Automotriz Don Egza.
30
Según su contexto: Investigación de Campo
Son aquellas indagaciones que se obtienen de observaciones, encuestas,
entrevistas, cuestionarios, para obtener información pura y poder diagnosticar los
problemas, necesidades, causas y efectos.
Para este proyecto hemos utilizado investigación de campo, durante el desarrollo de
su estudio, hemos realizado entrevistas a los colaboradores y encuestas a clientes
y proveedores; lo cual nos ha permitido conocer las necesidades que tiene la
Ferretería, además se ha realizado observaciones en las instalaciones del local y
nos hemos percatado que la infraestructura con que cuenta no es muy favorable.
3.2 LA POBLACIÓN Y LA MUESTRA
La población o universo objeto de esta investigación de Campo se realizó en la
Ferretería Automotriz Don Egza de la siguiente manera:
Clientes 43
Proveedores 15
Propietario 01
Empleado 01
_________
Total de Población: 60
_________
3.2.1 Características de la población
Clientes
Los clientes son los actores de la acción comercial, es por muchos motivos, la razón
de existencia y garantía de futuro del negocio.
En la Ferretería Automotriz Don Egza los clientes son: los mecánicos y las
personas con necesidad de este tipo de productos.
31
Proveedores
Los proveedores de una empresa son todos aquellos que le proporciona a estas los
recursos materiales, humanos y financieros necesarios para su operación diaria.
Propietario
El Dueño del negocio quien está a cargo de la producción diaria.
Empleado
Participante activo de las actividades del negocio.
3.2.2 Delimitación de la población
La población del proyecto de estudio es finita, corresponde Proveedores, Clientes,
Propietario y Empleado de la Ferretería Automotriz Don Egza.
Población Finita.- Es aquella que posee o incluye un número limitado de medidas y
observaciones.
3.2.3 Tipo de Muestra
La muestra que estudiaremos es No Probabilística, ya que se seleccionará a los
individuos no por probabilidad, sino por causas relacionadas con las características
del investigador.
3.2.4 Tamaño de la muestra
Para nuestro Proyecto utilizamos la población finita ya que se conoce con certeza
su tamaño, considerando a toda la población que corresponde:
N = 60
32
3.2.5 Proceso de selección
Los sujetos tipos
La información que se obtiene es importante de calidad y profundidad sobre la
generalización, la cantidad y estandarización.
La selección que hemos tomado son el conjunto de personas externas del negocio
como son: proveedores y clientes, además el personal que labora internamente en
el negocio, de quienes se obtiene información de calidad, por estar al día a día
relacionados en la Ferretería Automotriz Don Egza.
3.3 LOS MÉTODOS Y LAS TÉCNICAS
3.3.1 Métodos teóricos
El objetivo de los métodos teóricos utilizados para procesar la información en este
proyecto es averiguar los problemas que infieren en la Ferretería Automotriz Don
Egza, para analizarlos, para obtener una mejor conclusión, para su respectiva
solución, como son:
Método Histórico–lógico: Es considerado porque permite conocer el origen, de
donde nace el problema y causas.
Método Analítico– sintético: Facilita en este proyecto para realizar el pronóstico, del
problema causado.
El método Inductivo-deductivo: Accede a que sea más visibles los problemas
particulares del negocio.
Método Hipotético – deductivo: Se manifiesta como realizar la hipótesis que se
propone, para obtener al final la propuesta deseada.
33
3.3.2 Métodos empíricos
La observación permite conocer la realidad mediante la percepción directa de los
objetos y fenómenos.
Método empírico que se utiliza en este proyecto es el fundamental de la
Observación, mediante su inicio se ha podido diagnosticar el problema que aqueja
al negocio, se han observado los procesos claves del negocio, permitiendo la
comprobación de la hipótesis, tomar acciones elementales de cada proceso, así
como la observación física realizada al local el coste que se genera, así mismo como
términos de cada fase y realizar los correctivos necesarios.
3.3.3 Técnicas e instrumentos
Métodos empíricos complementarios, o técnicas de investigación:
Las técnicas de investigación que se utilizan en este proyecto son: La Encuesta y la
Entrevista, con el propósito de recopilar información que nos permita conocer los
problemas tanto internos como externos de la Ferretería Automotriz Don Egza.
Encuesta
La encuesta consiste en obtener datos de varias personas, cuyas opiniones son de
mucho interés para el investigador.
Se elaboraron cuestionarios, prediseñados dirigidos hacia el grupo de personas
que están relacionadas con el giro del negocio, como son los Clientes y
Proveedores, con el propósito de obtener información clara, conocer más a fondo la
problemática que existe, para realizar el análisis respectivo, y así efectuar una mejor
propuesta acorde a las necesidades del negocio.
Entrevista
La entrevista es una técnica de mucha importancia, consiste en el diálogo entre el
entrevistador y el entrevistado; con lo cual se logrará obtener datos, que sin su
aplicación no se conseguirían fácilmente.
34
Al ser la entrevista una técnica que nos permitirá obtener información importante
sobre las falencias en los procesos en las aéreas de compras ventas y contabilidad
que presenta la Ferretería Automotriz Don Egza, procedemos a efectuar un
cuestionario de preguntas dirigidas al Dueño y al Empleado de la misma, con la
finalidad de realizar un análisis descriptivo para una mejor toma de decisiones a
beneficio de la misma.
3.4 PROCESAMIENTO ESTADÍSTICO DE LA INFORMACIÓN
En esta investigación se describe el tratamiento estadístico que se llevará a cabo
para validar los resultados obtenidos en las evaluaciones cualitativas y cuantitativas
aplicadas a los grupos que conformaran la muestra de estudio.
Mediante la técnica para determinar el tamaño de la muestra y técnica de
recolección de datos la cualitativa y cuantitativa, se realizó el levantamiento de
información mediante la entrevista y la encuesta con la elaboración de un
cuestionario de preguntas, repartidas de la siguiente manera:
Dueño del negocio como conocedor de todo el negocio, quien se encarga de
realizar las compras y dirigir su negocio buscando el cumplimiento de metas y
objetivos.
Un colaborador del área de venta que se encuentran en el día a día con las
novedades del cliente.
Las personas externas: Proveedores y Clientes quienes son los principales pilares
de La Ferretería Automotriz Don Egza. (véase b. anexo 2,).
Este proceso se demostrara en hojas electrónicas, con la finalidad de conocer los
resultados de cada cuadro estadístico, con sus respectivos análisis, representados
por gráficos, en pasteles, columnas facilitando una mejor visualización.
35
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
4.1 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
1) ¿Con que frecuencia visita la Ferretería Automotriz Don Egza?
Cuadro 1. Análisis según encuesta, frecuencia de visitas
Gráfico 1. Análisis según encuesta, frecuencia de visitas
36
Análisis
De acuerdo a los resultados obtenidos, el 48% de la población, siempre visita el
local, lo que se considera que Don Egza mantiene confianza de parte de sus clientes
y proveedores.
2) ¿Cómo considera el trato que otorga el personal de la Ferretería Automotriz hacia
usted?
Cuadro 2. Análisis según encuesta, trato personal de la Ferretería.
Gráfico 2. Análisis según encuesta, trato personal de la Ferretería.
Análisis
El 84% de la población, considera que en la Ferretería son tratados con amabilidad
y respeto, lo que los motiva a regresar, siendo este un factor favorable para el
negocio.
37
3) ¿ Ha tenido inconvenientes en sus pagos, porque fueron a cobrar las facturas:
Cuadro 3. Análisis según encuesta, inconvenientes en pagos
Gráfico 3. Análisis según encuestas, inconvenientes en pagos
Análisis
Con los resultados obtenidos se puede observar que el 55% de la población,
presenta inconvenientes en los vencimientos de sus facturas, debido a que se
realiza la cobranza antes y después de la fecha convenida.
38
4) ¿Cómo califica la gestión de cobranza?
Cuadro 4. Análisis según encuesta, calificación gestión cobranzas
Gráfico 4. Análisis según encuesta, calificación gestión cobranzas
Análisis
De acuerdo a los resultados obtenidos el 38% de la población, considera que la
gestión de cobranzas es regular, lo cual afecta a la gestión ágil a las cuentas por
cobrar.
39
5) ¿Con que frecuencia usted, solicitó artículos o repuestos automotrices y no había en existencias?
Cuadro 5. Análisis según encuesta, existencias no encontradas
Gráfico 5. Análisis según encuesta, existencias no encontradas
Análisis
EL 43% de la población, indicó que pocas veces al momento de solicitar la
mercadería no había en existencias, lo cual se debe a la falta de toma de
inventarios.
40
6) ¿Considera usted que el Área de Compras debe tener la información actualizada
sobre las existencias, para solicitar nuevas adquisiciones?
Cuadro 6. Análisis según encuesta, información sobre las existencias
Gráfico 6. Análisis según encuesta, información sobre las existencias
Análisis
De acuerdo a los resultados obtenidos, el 74% de la población, se puede observar
la importancia que tiene la actualización sobre las existencias, para cuando realicen
las respectivas adquisiciones, poder contar con un stock adecuado.
41
7) ¿Ha existido demora en la entrega de los artículos o repuestos automotrices por
cuanto no ubicaron inmediatamente?
Cudro.7 Análisis según encuesta, demora en entrega de artículos y repuestos.
Gráfico 7. Análisis según encuesta, demora en entrega de artículos y repuestos.
Análisis
En esta pregunta el 48% de la población, se ha pronunciado que sí existe demora
en la entrega de artículos y repuestos solicitados; debido a que los mismos, no se
encuentran ubicados adecuadamente.
42
8) ¿Por qué prefiere comprar en Ferretería Automotriz Don Egza?
Cudro.8 Análisis según encuesta, preferencia en compras
Gráfico 8. Análisis según encuesta, preferencia en compras
Análisis
De acuerdo al resultado obtenidos, se puede observar que existe gran variedad de
preferencias en cuanto a precio, variedad y garantía, asumiendo que la respuesta
del 35% de la población, prefieren comprar en la Ferretería, por la gran variedad de
productos que se comercializan en la misma.
9) ¿Estaría usted de acuerdo, que la Ferretería, realice promociones en sus
artículos y repuestos automotrices.
43
Cuadro. 9 Análisis según encuesta, promociones de artículos y repuestos automotrices.
Gráfico 9. Análisis según encuesta, promociones de artículos y repuestos automotrices
Análisis
EL 74 % de la población, está totalmente de acuerdo que se realicen las
promociones en la ferretería, este punto es muy importante, ya que esta en beneficio
de la productividad de la Ferretería Automotriz Don Egza.
44
10) ¿Cómo calificaría usted, que Ferretería automotriz Don Egza, realice ampliación del local, para un mejor servicio.
Cuadro. 10 Análisis según encuesta, ampliación del local.
Gráfico 10. Análisis según encuesta, ampliación del local.
Análisis
En el resultado obtenido, el 69% de la población considera que debe realizarse la
ampliación del local para un mejor servicio.
45
ENTREVISTAS
ENTREVISTADORES: HIPATIA ALVEAR Y ALBA MEDRANO
ENTREVISTADO: “DON EGZA”
CARGO: REPRESENTANTE DEL NEGOCIO
1. ¿De dónde nace la idea de iniciar su negocio propio?
Desde muy joven laboré en el ámbito ferretero y eso me permitió adquirir
conocimientos, los cuales me impulsó a poner mi propio negocio para
independizarme, el mismo que ya tengo 10 años.
Análisis
Con el transcurrir del tiempo “Don EGZA” ha adquirido experiencia en el área
automotriz, por lo que se siente capacitado para manejar la Ferretería automotriz
con seguridad y responsabilidad.
2. ¿Quiénes son sus clientes?
Las personas Dueñas de los talleres mecánicos y Lubricadoras de la ciudad.
Análisis
La confianza de los clientes es un factor importante para el desarrollo comercial de
la ferretería automotriz, por esta razón Don Egza se ve motivado a mejorar su
negocio, para que sus clientes se sientan satisfechos, con la atención que se les
brinda y la buena calidad de los productos.
3. ¿Cómo realiza las cobranzas a sus clientes y pago a proveedores?
Existen 2 formas de cobro de las facturas: al contado y crédito.
El 80% de las facturas son pagos de contado y el 20% se realiza de acuerdo a
fechas pactadas con el cliente, esto es generalmente de 15 a 30 días.
46
El pago a proveedores se realiza a crédito de acuerdo a las fechas convenidas,
esto es: 30, 60 y 90 días.
Análisis
La ausencia de controles contables adecuados en Cuentas por cobrar y Cuentas
por pagar, afecta al negocio por los flujos de efectivo que representan, estos
recursos, que se transforman en efectivo para terminar un ciclo financiero a corto
plazo.
4. ¿Ha adquirido productos que no ha podido comercializar inmediatamente?
Claro que sí, adquirí repuestos, para una marca de vehículos que recién salió al
mercado, obviamente con el transcurrir el tiempo necesitarían los repuestos, pero
mientras tanto tuvo que estar en bodega, actualmente ya están solicitando los
repuestos.
Análisis
El no realizar una adecuada planificación de compras, y mantener inventarios que
no rotan, por la poca demanda de los clientes, es un factor negativo por la liquidez
del negocio, no es rentable tener un producto en bodega por mucho tiempo.
5. ¿Cómo toma la decisión para comprar un nuevo producto?
La necesidad que tiene los clientes, por su confianza hacia el negocio y los
precios.
Análisis
Si bien es cierto el Gerente se guía por los precios y facilidades que le dan los
Proveedores, y de esa manera servir mejor a sus clientes, por la confiabilidad de
ellos; pero no tiene una política descrita sobre las compras que realiza, se lo hace
empíricamente y a la larga puede ocasionar la disminución de flujo del efectivo.
47
6. ¿Los repuestos que Ud. comercializa cómo se encuentran organizados?
Los artículos y repuestos se encuentran en perchas y otros en gavetas, debido a que
cuento con un espacio reducido y no me ha permitido organizarme de mejor manera.
Análisis
Como ha manifestado el Gerente no existe una clasificación adecuada de la
mercadería, debido al reducido espacio con que cuenta el negocio, esto puede
causar pérdida de la venta, ya sea porque el cliente se canse en la espera o porque
simplemente no se logró encontrar el repuesto.
7. ¿Realiza inventarios físicos en su negocio?
No he realizado inventarios físicos actualmente.
Análisis
En la Ferretería no se realiza inventarios físicos, lo cual puede inducirnos a no
estar seguros de la cantidad real de repuestos con que cuenta, una de las opciones
sería por medio de la realización de la toma de un inventario físico.
8. ¿Cómo lleva las transacciones de negocio, en forma manual o automática?
Las transacciones diarias que se realiza son en forma manual.
Análisis
El manejo manual no permite facilitar las tareas diarias, porque genera retrasos,
costos y gastos, pudiendo afectar el cumplimiento de objetivos planteados.
La computación y las telecomunicaciones constituyen una alternativa que agiliza el
flujo de información y mejora su precisión y eficiencia.
9. ¿Ud. lleva la Contabilidad del negocio?
No, ya que como persona natural no estoy obligado a llevar contabilidad, de
acuerdo a lo que establece la Ley de Régimen Tributario Interno (LORTI) y su
reglamento vigente.
48
Análisis
Don Egza es persona natural no obligada a llevar contabilidad, pero podría llevar
controles adecuados que le permitan tener una información real y oportuna al
momento que se solicite.
ÁREA DE VENTAS
ENTREVISTADORES: HIPATIA ALVEAR Y ALBA MEDRANO
ENTREVISTADO: SR. FRANCISCO BRAVO
CARGO: ASISTENTE DE VENTAS
1. ¿Qué Tiempo tiene laborando en la Ferretería Don Egza?
Por el lapso de 2 años.
Análisis
La experiencia que ha adquirido en ferretería automotriz Don Egza es poco el
tiempo, pero con seguridad al crear las políticas y procedimientos para las Ventas y
con la capacitación que reciba se verá incentivado e irá adquiriendo un poco más de
experiencia para realizar las Ventas y dar mejor atención a los clientes.
2. ¿Considera usted que conoce de repuestos automotrices?
Me he desempeñado en el campo de Ventas de otro tipo de negocio, pero he
puesto mi esfuerzo por aprender mucho del Gerente, ya que tiene experiencia en el
campo ferretero.
Análisis
A pesar de la poca experiencia con que cuenta el colaborador en el campo ferretero
es de gran aporte para la ferretería: porque si cuenta con conocimientos de Ventas.
3. ¿Los artículos de ferretería automotriz que se venden son fáciles de
acceso para Ud.?
Tengo acceso a la Bodega, pero como no tiene un orden específico de los artículos
en varias ocasiones no se ha podido ubicar pronto lo que el cliente ha solicitado.
49
Análisis
Debido a que no existe un orden adecuado de la mercadería. Esto origina a que en
algunas ocasiones se pierda la venta, ya sea porque el cliente se canse en la espera
o porque simplemente no se logró encontrar el repuesto.
4. ¿Cree Ud. que se actualiza constantemente con las tendencias del
mercado?
Sí, porque estoy investigando cada vez más sobre las características de los
repuestos, por la diversidad de marcas de vehículos que existe, para dar un mejor
servicio al cliente.
Análisis
Para la ferretería es importante tener un buen Elemento Humano, sobre todo en la
parte de Ventas, El Vendedor está constantemente capacitándose, esto hace que
mantenga una actitud abierta con el fin de evitar errores posibles, contribuyendo a
brindar un mejor servicio al cliente y por la productividad de la Ferretería.
5. ¿Se considera capaz de responder los requerimientos de los clientes?
En algunas ocasiones no se ha podido atender al cliente, debido a que no se
realizaron compras oportunas que se necesitaban.
Análisis
Es importante planificar las compras para la ferretería, que se necesita en un periodo
determinado, para poder responder los requerimientos de los clientes en su
momento.
6. ¿Maneja un listado clientes de Ventas realizadas?
No, solo contamos con las facturas físicas.
Análisis
No existe un registro detallado de las ventas realizadas por clientes y es importante
que se realice este tipo de registros, para evaluar los artículos que mayormente
solicitan los clientes, los créditos que se ha dado, etc.
50
7. ¿Las políticas de venta al contado o crédito quien las define?
Las define el Dueño del Negocio y dependiendo del cliente.
Análisis
No existe un manual de políticas de Ventas establecidas, para el buen
funcionamiento de la Ferretería Don Egza, ya que el Gerente las define en el
momento, puede que en algún tiempo afecte enormemente al avance de la misma.
4.2 ANÁLISIS COMPARATIVO EVOLUCIÓN, TENDENCIA Y PERSPECTIVAS
Por la naturaleza de los instrumentos que utilizamos y las personas que
contribuyeron con la información, a través de las entrevistas y encuestas, se realizó
un análisis descriptivo. Este nos proporcionó una comparación de las diferentes
opiniones de los sujetos, su conocimiento y disponibilidad en el caso de: Los
Proveedores, Clientes Representante del Negocio y Empleados de la Ferretería
Automotriz, con el fin de concretar la base que dará el éxito para el buen manejo del
negocio.
Don Egza Dueño de la Ferretería Automotriz, tiene experiencia en el ámbito
Ferretero; pero la ausencia de políticas y procedimientos adecuados en el área de
compras, Ventas y contabilidad no permite tener una información oportuna y real de
las transacciones que se generan en el negocio.
La confianza de sus clientes es un factor importante para el desarrollo comercial de
la Ferretería Automotriz, esto es lo que a Don Egza lo motiva a mejorar su negocio.
Al no realizar inventarios físicos, desconoce si el producto fue vendido o si mantiene
en Stock; es decir no está seguro de la cantidad real de artículos y repuestos con
que cuenta.
51
Al mismo tiempo la inadecuada infraestructura del local, ocasiona desorganización
de la mercadería y la difícil accesibilidad para transitar en el reducido espacio y esto
provoca pérdida de tiempo en la búsqueda de los artículos automotrices.
4.3 RESULTADOS
Con el resultado obtenido y desarrollado se puede conceptuar una visión que
conduzca en el desarrollo del proyecto a realizar, permitiendo trazar metas para el
cambio absoluto del servicio que la Ferretería Automotriz Don Egza provee a sus
clientes, con la Reingeniería de Procesos en las áreas de Compras, Ventas y
Contabilidad.
En una época, en donde la competitividad resulta ser fundamental, es necesario
estar constantemente cambiando.
La Reingeniería por representar un cambio global, requiere del completo análisis de
de las áreas Compras, Ventas y Contabilidad, ya que existe un alto grado de
interdependencia entre ellos, para obtener una visión más objetiva y experimentada,
se necesita contar con profesionales experimentados en el tema de la Reingeniería.
El hecho de que una empresa implemente la Reingeniería obligará a mejorar la
comunicación entre los departamentos, ya que se impone el trabajar en equipo para
determinar las falencias que existen y los objetivos que se quieren lograr como
empresa y departamento.
Elaborar procesos adecuados con el propósito de organizar y registrar las
transacciones diarias que se realiza en las áreas de compras, Ventas y
contabilidad, con el objetivo de obtener una información oportuna y real.
Es importante el análisis de políticas existentes y evaluar si es necesaria la
elaboración de nuevas políticas, en las áreas de:
52
Compras. Para la obtención de un mejor control en compras, para realizar las
adquisiciones necesarias para no tener un producto de poca rotación.
Ventas. Como alternativas de mejoramiento continuo que permita alcanzar objetivos
en cuanto a tiempos, costo y calidad de servicio del negocio, permitiendo brindar a
los clientes productos de calidad, buen servicio y ser competitivos en el negocio.
Al mismo tiempo, las áreas antes citadas permitirán obtener un mejor manejo y
control de las facturas por cobrar y facturas por pagar.
Elaboración de funciones en las áreas Compras, Ventas; ya que documenta la
experiencia, el conocimiento y las técnicas que se generan en el negocio, mismos
que sirve de base para el crecimiento de la Ferretería.
Difundir al personal que labora en la Ferretería las políticas, los manuales y
procedimientos establecidos.
Realizar una toma de inventarios físicos y codificación de la mercadería, para tener
un saldo real de los artículos con que cuenta el negocio.
Con una adecuada infraestructura, que permita contar con espacios acorde al
crecimiento del negocio, para tener en forma ordenada los artículos con que cuenta
la Ferretería Automotriz y de esta manera ofrecer mejor servicio al cliente.
4.4 VERIFICACIÓN DE LA HIPÓTESIS
Con el método de comprobación de hipótesis permitirá cuantificar y cualificar el
proceso en la toma de decisiones, mismo que detallamos en el siguiente cuadro.
Al aplicar una reingeniería de procesos causará efectos positivos, con estas
herramientas necesarias que pretende aportar soluciones que le permitan un mejor
rendimiento del personal, con eficiencia y eficacia, lidiar los desafíos que imponen
los clientes, los muros que se cree de la competencia y sobre todo que implica el
cambio profundo y global de la realidad de un negocio.
53
Cuadro 11. Verificación de las Hipótesis
Elaborado por: Hipatia Alvear y Alba Medrano
54
CAPÍTULO V
PROPUESTA
5.1 TEMA
“REINGENIERIA DE PROCESOS PARA LA FERRETERÍA AUTOMOTRIZ DON
EGZA, EN LAS ÁREAS DE COMPRAS, VENTAS Y CONTABILIDAD, LOCALIZADA
EN LA CIUDAD DE GUAYAQUIL”
5.2 FUNDAMENTACIÓN
Reingeniería de Procesos
(HAMMER & CHAMPY) Considera la “Reingeniería es la revisión fundamental y el
rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas
criticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y
rapidez”7.
Los Autores (HAMMER & CHAMPY) proponen: Esta definición contiene cuatro palabras claves:
Fundamental Al emprender la reingeniería de su negocio, las personas deben hacerse las preguntas ¿por qué hacemos lo que estamos haciendo? ¿Y por qué lo hacemos en esa forma? Estas preguntas lo obligan a uno a examinar las reglas tácticas y los supuestos en que descansa el manejo de sus negocios. La reingeniería determina primero que debe hacerse en un negocio; luego, cómo debe hacerlo. No da nada por sentado. Se olvida por completo de lo que es y se concentra en lo que debe hacerse.
7 HAMMER, Michael, y, CHAMPY, James, op. cit, (11).
55
Radical Rediseñar radicalmente significa llegar hasta la raíz de las cosas: no efectuar cambios superficiales tampoco tratar de arreglar lo que ya está, descartar todas las estructuras y los procedimientos existentes e inventar maneras enteramente nuevas de realizar el trabajo. Rediseñar es reinventar el negocio, no mejorarlo o modificarlo.
Espectacular La reingeniería no es cuestión de hacer mejoras secundarias o incrementales, es dar saltos grandes en rendimiento. Se debe requerir la reingeniería únicamente cuando exista la necesidad de volar todo. La mejora marginal requiere afinación cuidadosa; la mejora espectacular exige volar lo viejo y cambiarlo por algo nuevo. Proceso Varias personas de negocios no están "orientadas a los procesos", están enfocados en tareas, en oficios, en personas, en estructuras, pero realmente no procesos. Definimos un proceso de negocios como un conjunto de actividades que recibe uno o más preparaciones y crea un producto de importa para valor para el cliente. Las cuatro palabras claves que caracterizan la reingeniería: fundamental, radical, espectacular, y proceso; pero especialmente proceso. Pensar en función de tareas, fragmentar el trabajo en sus componentes más simples y asignar estos a trabajadores especializados va incluido en el diseño de las empresas durante varios años8.
Proceso de Negocio
Según (BARBA):“Es un conjunto de actividades interrelacionadas capaces de, a
partir de uno o varios factores, producir como resultado un producto o un servicio
optimo que represente un valor para el cliente”9.
Equipo de reingeniería
De acuerdo a (HAMMER & CHAMPY) El equipo de la Reingeniería: Debe estar constituido por un grupo de personas dedicadas a rediseñar un proceso específico, con capacidad de determinar el proceso, vigilar la reingeniería y su ejecución.
8 HAMMER, Michael, y, CHAMPY, James:, op.cit;11
9 BARBA, Ibáñez Eric: Ingeniería Concurrente: Guía de implementación en la empresa, Diagnostico y
Evaluación, Edición 2000, (17).
56
Es el encargado de realizar el trabajo, de producir ideas, planes y convertirlos en realidades. Reingeniería implica.
No dar pasos pequeños o cautelosos.
Aplicar procedimientos para iniciar, desarrollar y dirigir el proceso de Reingeniería.
Aprovechamiento de la creatividad, individualismo, confianza en sí mismos y propensión al cambio.
Detección temprana de la dirección de cambio.
Fuerzas de la Reingeniería Existe un nuevo modelo de negocios y un conjunto de técnicas que los colaboradores y gerentes tendrán que emplear para reinventar sus compañías. Muchas de las tareas que realizaban los colaboradores, nada tenía que ver con satisfacer las necesidades de los clientes. Muchas de esas tareas se elaboraban para satisfacer exigencias internas de la propia organización del negocio. Tres fuerzas, por separado y en combinación, están impulsando a los negocios a ingresar cada vez más en un espacio que para la mayoría de los colaboradores y gerentes es desconocido. La fuerza de la Reingeniería se la conoce como las tres C:
Clientes,
Competencia y
Cambio. Clientes Los clientes en estrecha relación con los proveedores son los que están a la cabeza, entre los propios negocios, y los reclamos muchas veces se expresan en: "O lo hace usted como yo quiero o lo hago yo mismo". Existen negocios que crecieron con la mentalidad de mercado masivo, la realidad es más difícil de aceptar acerca de los clientes, en cuanto a que cada uno cuenta. Si se pierde un cliente hoy, no se aparece otro para reemplazarlo. Competencia Antes era sencilla: las compañías que lograba salir al mercado con un producto o servicio aceptable y al mejor precio realizaba una venta. Ahora existe más competencia y de clases muy distintas.
57
La globalización trae consigo la caída de los muros comerciales y ninguna compañía tiene su territorio protegido de la competencia extranjera. Las compañías nuevas no siguen las reglas conocidas y hacen nuevas reglas para manejar eficientemente sus negocios. El Cambio El cambio se vuelve una constante. La instancia del cambio tecnológico también promueve la innovación Los ciclos de vida de los productos han pasado de años a meses. Ha disminuido el tiempo disponible para desarrollar nuevos productos e introducirlos. Hoy los negocios tienen que moverse más rápidamente, o pronto quedarán totalmente paralizadas. Fundamentos del Negocio Normalmente el propósito de la Reingeniería no es cambiar el negocio, pero muchas veces como consecuencia del mismo se puede abrir nuevos horizontes para el negocio. Lo que cambia de manera básica en la Reingeniería son los fundamentos en los que se descansa el negocio, la manera de trabajar, la compenetración con los proveedores y sobre todo la nueva visión del cliente10.
Manual de Procedimientos.
Según (FRANKLIN & GÓMEZ, 2002) el Manual de procedimientos es: Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos. de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos del negocio. Utilidad del Manual de procedimientos permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. Para nivelar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su variación improcedente11.
10 HAMMER, Michael, y, CHAMPY, James: op, Cit (11)
11 FRANKLIN, Enrique y GÓMEZ , Guillermo: Organización y Métodos – Un enfoque competitivo, MC
Graw – Hill Interamericana Editores S.A. e CV México DF, 2002 (p316)
58
Políticas o normas de operación
En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se
determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las
distintas instancias que participaban en los procedimientos.
Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las
situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los
procedimientos.
Objetivo de los Manuales
Para (FRANKLIN & GÓMEZ, 2002) Los manuales de procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos tienen como objetivos:
a) Agrupar en forma ordenada, secuencialmente y definida las operaciones
a cargo del negocio, los puestos o unidades funcionales que intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos.
b) Uniformar y controlar el cumplimento de las practicas del día a día de trabajo y evitar su alteración improcedente.
c) Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
d) Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia.
e) Aumentar la eficiencia de los empleados, capacitándolos lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
f) Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones.
g) Colaborar una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos12.
12
FRANKLIN, Enrique y GÓMEZ, op, cit., 57.
59
5.3 JUSTIFICACIÓN
Este proyecto está enfocado en la solución del problema principal del negocio, al
realizar el rediseño de la Ferretería Automotriz Don Egza, en las áreas de
Compras, Ventas y Contabilidad, mediante la aplicación de Reingeniería de
Procesos que se manifiesta como una alternativa de mejoramiento continúo que
permita alcanzar sus objetivos en cuanto a tiempos, costos, calidad y servicio del
negocio, para con sus clientes asegurando su confiabilidad que estén dispuestos
a regresar, ser recomendados y poder competir efectivamente en una economía
que se presenta cada vez más difícil.
Si bien es cierto la organización es la forma que se dispone y asigna el trabajo entre
el personal del negocio, para alcanzar eficientemente los objetivos propuestos, al
crear políticas y procedimientos adecuados en las áreas de Compras, Ventas y
Contabilidad se lograra optimizar los procesos.
Para una gestión ágil de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, la estrategia más
apropiada es la incorporación de un registro detallado de sus facturas por cobrar y
pagar de acuerdo a sus vencimientos, ya que representan estos rubros importantes
en el giro del negocio. (véase d. Anexo 4)
Con la adecuada planificación de Compras y Ventas, al no tener exceso en las
existencias, permite una mejor rotación de inventarios, es decir que exista
constantemente una buena gestión en los inventarios, para una mayor información.
El proceso de la toma de inventarios físicos periódica, ayuda a conocer el stock real
con que cuenta el negocio, permitiendo tomar mejor las decisiones de compras
futuras.
Con el cambio de la infraestructura física del local, permitirá una mejor organización
de sus artículos y repuestos, para que los clientes estén mejor atendidos, como
una manera de crear valor para el cliente. (véase e. Anexo 5)
60
5.4 OBJETIVOS
5.4.1 Objetivo General de la propuesta
Implementar Reingeniería de Procesos en las áreas de Compras, Ventas y
Contabilidad mediante la creación de políticas y procedimientos adecuados, para
una mejora técnica de la Ferretería Automotriz Don Egza.
5.4.2 Objetivos Específicos de la propuesta
Elaborar políticas y procedimientos en el área de: Compras, Ventas y
Contabilidad para que sus procesos sean eficientes.
Diseñar un formato de facturas por Cobrar y facturas por Pagar, para conocer
los vencimientos de forma oportuna.
Capacitar al personal que labora en la Ferretería, con respecto a las nuevas
políticas y procedimientos.
Monitorear y evaluar permanentemente que los procesos establecidos se estén
aplicando con eficiencia.
5.5 UBICACIÓN
Razón Social y Nombre Comercial: Ferretería Automotriz Don Egza, ubicada en:
País: Ecuador
Provincia: Guayas
Cantón: Guayaquil
Parroquia: García Moreno
Dirección: Chambers # 1315 E/José de Antepara y Machala
Áreas: Compras, Ventas y contabilidad
61
Figura 1. Croquis ubicación de la Ferretería Automotriz Don Egza
Estructura Operativa: Actividad comercial, venta al por menor de accesorios, partes
y piezas de vehículos automotores.
Estructura Legal:
Inicio su negocio formalmente desde el año 2002 asignándole número de
RUC 0911265973001, persona natural no obligada a llevar contabilidad.
Micro Empresa – Pequeña Empresa.
Se define como Micro Empresa o Pequeña Empresa a aquella empresa que opera
una persona natural o jurídica bajo cualquier forma de organización o gestión
empresarial, y que desarrolla cualquier tipo de actividades de producciones o de
comercialización de bienes, o de prestación de servicios.
62
Características de la Micro Empresa
La Micro Empresa reúne adicionalmente las siguientes características:
a) El propietario o propietarios de la empresa laboran en la misma.
b) El número total de trabajadores y empleados no excede de diez (10) personas.
c) Actividades con un capital de trabajo hasta veinte mil dólares (US$20.000), que
no incluya inmuebles y vehículos que sea herramientas de trabajo.
Recurso Humano
El personal que labora está compuesto por un asistente que se encarga de área de
Ventas, uno externo que realiza las declaraciones de los impuestos al Servicio de
Rentas Internas ( SRI ) y el Gerente – Dueño se encarga de las compras y dirigir
el negocio día a día contribuyendo en la actividad Productiva de la Ferretería.
Estructura Física:
La Ferretería tiene dimensiones aproximadas de 6 x 4 mts2. Su construcción es
mixta, de un piso.
5.6 FACTIBILIDAD
El presente proyecto de aplicación de Reingeniería de Procesos en las áreas de
Compras, Ventas y Contabilidad, nace de la necesidad de rediseñar las áreas
citadas de la Ferretería Automotriz Don Egza, con la finalidad de obtener mejoras
decisivas en las operaciones del negocio y lograr la satisfacción de los clientes.
Esto lo podemos realizar con la creación políticas y procedimientos en las áreas de
Compras, Ventas y Contabilidad, con la utilización adecuada de los manuales,
mismos que deben ser ejecutadas a cabalidad.
Se considera factible, porque participan los colaboradores, tanto interno como
externo, El Dueño del Negocio, quienes reflexionan que estos procesos se realicen
de manera eficiente para beneficio de los clientes y de La Ferretería.
63
Nombre del Negocio
FERRETERÍA AUTOMOTRIZ “DON EGZA”
Registro Único de Contribuyentes
RUC 0911265973001
Actividad Económica Principal
Venta al público al por menor de artículos y repuestos automotrices.
Logotipo
Figura 2. Logotipo de la Ferretería Automotriz Don Egza
Factibilidad Técnica
Las perspectivas de la reingeniería pueden ser muy atractivas para la gente de
negocios, pues le permitirá aplicar a plenitud todas las estrategias de cada uno de
las áreas: Compras, Ventas y Contabilidad del negocio. Habrá reducción de errores
y mayor precisión en los procesos.
Factibilidad Administrativa
La Factibilidad de este proyecto se manifiesta con un alto grado de probabilidades;
ya que su representante DON EGZA consciente y responsable de esta realidad
decide aplicar procesos adecuados que le permitan organizar las áreas de
Compras, Ventas y Contabilidad, la extensión física del local, conocer la realidad
de su negocio, y sobre todo el crear valor para el cliente, quien es un factor
importante para la Ferretería Automotriz “Don Egza”.
Legal
Es factible porque el dueño del negocio siempre ha querido estar presente en este
tipo de actividades comerciales y regirse por las leyes que exige nuestro país.
64
Factibilidad Financiera
Cuadro12. Factibilidad Financiera de la Ferretería Automotriz Don Egza.
Detalle
Forma de Pago
Valor
Computadora e Impresora
Crédito 12 meses
1,176.36
Suministros de Oficina
Contado
108.18
Infraestructura
ampliación del local:
Material
Mano de obra
Crédito 15 días
Contado
4,000.00
Consultores: Aplicación de
Reingeniería de procesos.
Capacitación al personal.
Crédito 6 meses
1,200.00
T O T A L
6.484,54
Elaborado por: Hipatia Alvear y Alba Medrano
Factibilidad Económica
Si es factible, porque de acuerdo al estudio realizado y contando con la aprobación
del Dueño del negocio si se dispone de los recursos para realizarla.
65
5.7 DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA
Para una mejor organización y desempeño de la Ferretería Automotriz Don Egza en
sus áreas de Compras, Ventas y Contabilidad los encargados de la Reingeniería de
Procesos, hemos elaborado como herramienta principal los manuales que
contienen las políticas y procedimientos adecuados para el logro de las metas
propuestas (ver anexo: c 3).
Con el propósito de conocer los vencimientos de las facturas por cobrar y facturas
por pagar se establece un formato acorde a las necesidades del negocio. (Véase
anexo d: 4)
Para el óptimo funcionamiento del negocio, proponemos la adecuación del local con
cambio en la infraestructura tanto en espacio, para optimizar los mismos e
imagen, con el propósito de brindar a los clientes un mejor servicio, al mismo
tiempo manifestar la identidad con que se maneja la Ferretería Automotriz Don
Egza.
5.7.1 Actividades
Para el mejor desenvolviendo de la Ferretería Automotriz Don Egza, en la
Reingeniería de Procesos vamos a realizar las siguientes actividades:
Realizar el Proceso del Área de Compras mediante la creación del manual que
contendrá las políticas con sus respectivos procedimientos, como son:
Políticas de Compras estarán regidas por las políticas de actuación: Políticas de
Productos, Proveedores Crédito y Sistemas de Información.
Realizar el Proceso del Área de Ventas, mediante la creación del manual que
contendrá las políticas con sus respectivos procedimientos, como son:
66
Políticas de Ventas estarán regidas por las políticas de actuación: Políticas de
Servicio, Crédito y de Información.
Realizar el Proceso de Área de Contabilidad, mediante la creación del manual
que contendrá las políticas con sus respectivos procedimientos.
Lineamientos del formato de Detalle de Cobros y detalle de Pagos.
Este formato se lo elaborara inmediatamente, mismo que contenga datos
importantes como:
1. La fecha del corte que se realiza.
2. Las fechad de vencimientos, ya sea por cobros o pagos
3. El nombre del Proveedor o Cliente
4. Las fechas de compras o ventas
5. Los montos de cobro o pagos.
Concluidos los manuales respectivos Impartir al Personal.
Coordinar y aprobar los horarios conjuntamente con el Dueño del Negocio para
impartir las charlas para la integración de las políticas y procedimientos y la
entrega de estas herramientas.
Aplicación de los procesos mediante el uso de los manuales en las áreas de
Compras, Ventas y Contabilidad.
Monitorear que los procesos se estén efectuado con la eficiencia esperada.
Mediante un formato de reporte que permita medir que se cumplan los procesos
establecidos.
67
5.7.2 Recursos, Análisis Financieros
Para invertir en este proyecto se necesitó recursos importantes, con el propósito de
facilitar las soluciones más optimas para el buen funcionamiento de la Ferretería
Automotriz Don Egza.
Recursos Físicos:
Equipos: Compra de un computador para el registro de Compras, Ventas.
Compra de una impresora.
Materiales: Calculadora
Suministros: Carpetas, hojas, lápices, plumas, borradores, graphadora,
perforadora.
Infraestructura: Ampliación del Local, para la organización de la los artículos y
repuestos.
Recursos Humanos:
Colaboradores: Personal interno y externo que labora en la Ferretería
Automotriz Don Egza.
Representante: Dueño del Negocio.
Consultoras: Personal que realiza la aplicación de la Reingenieriza de
Procesos.
68
Recurso Financiero:
Cuadro 13. Recurso Financiero
Detalle
Forma de Pago
Valor
Computadora e Impresora
Crédito 12 meses
1,176.36
Suministros de Oficina
Contado
108.18
Infraestructura
ampliación del local:
Material
Mano de obra
Crédito 15 días
Contado
4,000.00
Consultores: Aplicación de
Reingeniería de procesos.
Capacitación al personal.
Crédito 6 meses
1,200.00
T O T A L 6,484.54
Elaborado por: Hipatia Alvear y Alba Medrano
Nos hemos permitido presentar un Balance General y un Estado de Pérdidas y
Ganancias proyectado a Diciembre 2012, con el objeto de demostrar los recursos
con que se maneja el negocio y considerar que es factible realizar este proyecto.
Al mismo tiempo se elaboro un Flujo de Caja, proyectado a Diciembre del 2012, para
demostrar la liquidez en con que se maneja el negocio, y determinar a futuro que la
inversión realizada esta enmarcado en Beneficio de la Ferretería y de sus clientes.
69
Cuadro 14. Balance General Proyectado de Ferretería Automotriz Don Egza
Elaborado por: Hipatia Alvear y Alba Medrano
70
Cuadro 15. Estado de Pérdidas y Ganancias Proyectado de Ferretería Automotriz
Don Egza
Elaborado por: Hipatia Alvear y Alba Medrano
71
Cuadro 16. Flujo de Efectivo Proyectado de Ferretería Automotriz Don Egza.
MONTO %
VOLUMEN -
PRECIO PROMEDIO -
VENTAS VALORADAS 11,500 11,500 11,500 11,500 11,500 11,500 69,000
INGRESOS OPERACIONALES
RECAUDACIONES POR VENTAS: 11,500 11,500 11,500 11,500 11,500 11,500 69,000 1
VENTAS AL CONTADO 9,200 9,200 9,200 9,200 9,200 9,200 55,200 0.8
VENTAS A CREDITO 2,300 2,300 2,300 2,300 2,300 2,300 13,800 0.2
OTROS INGRESOS OPERACIONALES - 0
TOTAL INGRESOS OPERACIONALES 11,500 11,500 11,500 11,500 11,500 11,500 69,000 100%
EGRESOS OPERACIONALES
PROVEEDORES NACIONALES 9,000 9,200 9,500 10,000 10,000 10,000 57,700 0.836232
SUELDO DEL PROPIETARIO 500 500 500 500 500 500 3,000 4%
SUELDO EXTERNO 20 20 20 20 20 20 120 0%
CONSULTORES REINGENIERIA 200 200 200 200 200 200 1,200 2%
APORTES AL IESS 171 171 171 171 171 171 1,026 1%
SERVICIOS BASICOS 80 80 80 80 80 80 480 1%
IMPUESTOS 300 276 240 180 180 180 1,356 2%
BENEFICIOS SOBIALES A LOS EMPLEADOS 148 148 148 148 148 148 888 1%
PUBLICIDAD - - - - - - - 0%
SUELDO VENDEDORES 292 292 292 292 292 292 1,752 3%
OTROS EGRESOS OPERACIONALES 30 20 30 20 30 20 150 0%
EQUIPO DE COMPUTACION 98 98 98 98 98 98 588 1%
REMODELACION - 4,000 - - - 4,000 6%
TOTAL EGRESOS OPERACIONALES 10,839 15,005 11,279 11,709 11,719 11,709 72,260 105%
FLUJO NETO OPERACIONAL 661 3,505- 221 209- 219- 209- 3,260- -5%
INGRESOS POR FINANCIAMIENTO
APORTE ACCIONISTAS 0%
PRESTAMOS DE ACCIONISTAS 0%
PRESTAMOS BANCARIOS - 9,971 - - - - - 0%
BANCO GUAYAQUIL - 0%
OTROS - 0%
TOTAL INGRESOS POR FINANCIAMIENTO - 9,971 - - - - - 0%
EGRESOS POR FINANCIAMIENTO
PAGO DE DIVIDENDOS A ACCIONISTAS - 0%
FINANCIEROS: - 440 440 440 440 440 2,200 3%
OTROS (CAPITALES E INTERESES) - 440 440 440 440 440 2,200 3%
CAPITAL BANCO GUAYAQUIL - 0%
INTERESES BANCO GUAYAQUIL - 0%
TOTAL EGRESOS POR FINANCIAMIENTO - 440 440 440 440 440 2,200 3%
FLUJO NETO POR FINANCIAMIENTO - 9,531 440- 440- 440- 440- 2,200- -3%
FLUJO NETO GENERADO 661 6,026 219- 649- 659- 649- 5,460- -8%
SALDO INICIAL DE CAJA Y EQUIVALENTES DE
CAJA2,000 2,661 8,687 8,468 7,819 7,160 6,511 9%
FLUJO TOTAL ACUMULADO 2,661 8,687 8,468 7,819 7,160 6,511 1,051 2%
Paràmetros de càlculo considerados para la proyecciòn:
*Dìas de cobro por tipo de cliente
*Dìas de pago a proveedores
*Ingresos y egresos financieros: Bancos, monto y condiciones financieras (tablas de amortizaciòn)
*Otros supuestos importantes para la generaciòn de ingresos y egresos de efectivo
DCBRE.JULIO AGOSTO SEPT.
FERRETERIA AUTOMOTRIZ DON EGZA
FLUJO DE CAJA PROYECTADO
PERIODO: JULIO A DICIEMBRE DEL 2012CIFRAS EN DOLARES
CONCEPTOTOTAL
OCT. NOV.
Elaborado por: Hipatia Alvear y Alba Medrano
72
5.7.3 Impacto
En esta propuesta de Reingeniería de Procesos es una herramienta positiva que
nos permitió diseñar políticas y procedimientos acorde a las necesidades de la
situación adaptable a la Ferretería Automotriz Don Egza, de tal manera que el
elemento humano colaborador del negocio ejecuten correctamente los Procesos
en las Áreas de Compras, Ventas y Contabilidad, con propósito de obtener una
buena organización en el negocio, tener información oportuna, real, cosechado
grandes beneficios y saber servir a los clientes que son el motor generador de la
Ferretería.
5.7.4 Cronograma
Por medio del diagrama que se describe a continuación, se establece el cronograma
de actividades a realizar para la aplicación de la Reingeniería de Procesos en las
Áreas de Compras, Ventas y Contabilidad de la Ferretería Automotriz Don Egza.
Cuadro 17. Cronograma de Actividades por semanas aplicación de Reingeniería de
Procesos - Diagrama de Gantt
Elaborado por: Hipatia Alvear y Alba Medrano
73
5.7.5 Lineamiento para evaluar la propuesta
En esta propuesta se ha diseñado políticas, procedimientos acordes a las
necesidades de la Ferretería Automotriz Don Egza, en las áreas de compras, Ventas
y contabilidad. Esto se verá ejecutado cuando las actividades se realicen con
eficiencia y efectividad, cumpliendo a cabalidad con lo antes indicado, permitiendo
dar soluciones a los distintos problemas y de esta maneta fortalecer a la empresa
para ser competitivos.
Cuadro 18. Lineamientos para Evaluar la Propuesta
Elaborador por: Hipatia Alvear y Alba Medrano
Figura 3. Evaluación de la propuesta
74
Causa 1. Como ya conocemos La Ferretería Automotriz Don Egza, tiene un 70%
del problema de Organización en las Áreas de Compras, Ventas y Contabilidad, en
consecuencia ha originado el desconocimiento de las transacciones diarias que se
generan en el negocio, con la elaboración de las políticas y procedimientos en las
áreas citadas se ve una disminución del problema de un 40%, teniendo como
resultado un 30%, mismo que se eliminara progresivamente con el buen
cumplimiento de las políticas y monitoreo permanente ayudaran en beneficio
del negocio que es lo que se busca su buena organización.
Causa 2. Un 50% tiene problema en el control de facturas pendientes de cobro y
pago, esto se disminuye un 25% con el establecimiento del formato de acuerdo a
los vencimientos respectivos y por clientes, que permita el uso adecuado para la
gestión ágil de cuentas por cobrar y cuentas por pagar del negocio.
Causa 3. El Área de Compras y Ventas tiene exceso en las existencias de productos
de poca rotación, que genera un 40% problema para la Ferretería, al aplicar las
políticas de Compras y Ventas, que se encuentra enmarcado en comprar solo lo
necesario, para cubrir los pedidos de los clientes, el cumplimiento de esta políticas
se verá reflejado en un 25% menos al problema, al momento que los recurso no
estén ociosos representados en inventarios que no rotan, o su venta sea muy lenta.
Con el buen manejo de las políticas de inventarios del negocio debe conducir a
conseguir una alta rotación de inventario, para así lograr extender la utilización de
los recursos disponibles.
Causa 4. La falta de la toma de un inventario físico de las existencias actuales, se
desconoce su stock real, con que cuenta el negocio.
Al tomar como política de realizar los inventarios físicos periódicamente esto
disminuirá un 40% el problema del stock y permitirá conocer el stock real, para una
mejor toma de dediciones al momento de comprar y cubrir los pedidos.
Causa 5. Por la inadecuada infraestructura con que cuenta el local, genera pérdidas
de Ventas, por la desorganización y difícil acceso a los artículos y repuestos, con la
ampliación física del local, reducirá un 40% la desorganización del local,
75
permitiendo una buena organización que será en beneficio de los clientes,
empleados y en especial de la buena imagen de la Ferretería Automotriz.
Foda. Análisis Situacional de la Ferretería Automotriz Don Egza.
Figura 4. Foda Análisis situacional de la Ferretería Automotriz Don Egza
Entre las fortalezas que posee la ferretería es que Don EGZA posee un gran
conocimiento en el campo ferretero, lo que le permite brindar a sus clientes
asesoramiento sobre los artículos y repuestos que comercializa, logrando su
confianza, mientras que por la falta de políticas y procedimientos se considera una
debilidad que tiene solución con el adecuado uso de manuales de procesos.
La oportunidad de crecimiento de la ferretería es muy buena, debido a la ubicación
estratégica en que se encuentra, por las pocas ferreterías que existen en el sector.
Todos los negocios se ven amenazados por el poder adquisitivo de los clientes o por
los nuevos impuestos establecidos por los gobiernos, mas no es un factor que
detenga a los clientes, debido a que Ferretería Automotriz Don Egza es confiable.
FORTALEZA
Experiencia en Campo Ferretería
automotriz 10 años.
Excelentes relaciones con los
Proveedores y Clientes
Asesoramiento cliente de los productos.
Brinda artículos reconocidos en el
mercado por su calidad.
El local cuenta con gran variedad de
Artículos y facilidades de pago.
DEBILIDADES
No cuenta con una adecuada
políticas de Compras y Ventas.
Retraso en la entrega de
mercaderías.
No cuenta con una planeación de
Compras y Ventas.
Inadecuada infraestructura del local.
No realiza publicidad de sus
productos
OPORTUNIDADES
Crecimiento en el mercado de
ferretería en artículos y repuestos
automotrices.
Ubicación Comercial estratégica.
Poca cantidad de ferreterías
automotrices en el sector.
AMENAZAS
Factor Adquisitivo del cliente.
Nuevas políticas de Gobierno sean
tributarios u otros.
Apertura de nuevas ferreterías
automotrices en el sector
F O D A
76
CONCLUSIONES
Ferretería Automotriz Don Egza, tiene una buena ubicación estratégica en el sector,
lo que permite el crecimiento en el mercado, por su gran variedad de artículos y
repuestos automotrices que ofrece, al mismo tiempo su Propietario se maneja con,
profesionalismo, objetividad y credibilidad al mantener excelentes relaciones
comerciales con los Proveedores y Clientes.
Sin embargo, después de haber analizado e interpretado los resultados obtenidos
en esta investigación, se considera que por la insuficiencia de procesos
adecuados en el negocio no le ha permitido el desarrollo interno como externo
cumplir sus objetivos propuestos como es obtener una buena organización en el
negocio.
Otro de los problemas que se observo en la Ferretería, es la infraestructura en la
que se desenvuelve el negocio, no es la adecuada, por la mala ubicación de los
artículos y repuestos, lo que no facilita un buen servicio para los clientes; y esto es
un inconveniente al detener en un momento dato que un proceso se lo realice.
Al tomar alternativas como efectuar procesos adecuados, mediante aplicación de
políticas y procedimientos, permite que el negocio optimice sus recursos logrando
que su productividad sea la esperada.
Podemos concluir que después de todas estas acotaciones, hemos realizado la
aplicación de la Reingeniería de Proceso, que es muy importante para los negocios
tanto grandes como pequeños, que desean cambios profundos como son los
procesos para lograr la eficiencia en sus negocios y Ferretería Automotriz Don Egza
no es la excepción.
Utilizando apropiadamente las herramientas como son los manuales, considerando
las políticas y procedimientos más adecuados ajustando a las necesidades del
negocio y que sabemos que nuestra propuesta fue la más acertada.
77
RECOMENDACIONES
Para la Ferretería Automotriz Don Egza, aun cuando sus herramientas de
negociación sean buenas, y para que sus procesos se fortalezcan se requiere que
acoja las siguientes recomendaciones:
Continuar con el buen uso de los manuales para que los procesos se ejecuten a
cabalidad.
Mantener una buena comunicación de las áreas, para facilitar la coordinación entre
las mismas.
Al mismo tiempo para que los procesos se los realice con eficacia y eficiencia, se
precisa la contratación de una persona que se encargue de los inventarios, ya que
es un rubro muy importante en el negocio.
Es necesario la adquisición de un software, con el propósito de manejar el comercio
en líneas y redes, permitiendo tener información inmediata, al mismo tiempo
obtener los resultados esperados, como es la operatividad del negocio, para
competir en el mercado.
Es precisa la realización de una publicidad agresiva, incentivando a los clientes y
nuevos posibles clientes a visitar la Ferretería, para realizar sus compras,
garantizando un servicio de calidad, al mismo tiempo incrementar sus ventas.
Así como utilizar tácticas de ventas ya sean descuentos especiales u otros, para
que la mercadería que se compro en exceso y tuvo poca rotación tenga salida
inmediata y Don Egza recupere su inversión.
Es recomendable seguir remodelando el local, presentando una mejor imagen.
78
BIBLIOGRAFÍA
Libros:
BARBA, Erick: Ingeniería Concurrente – Guía para la implementación en la empresa
Diagnostico y evaluación, Barcelona, 2008.
BOLAÑO, Cesar y ÁLVAREZ, Jorge: Contabilidad Comercial- Mejores Recursos en
la Empresa, Crgraphics S.A, Primera y Segunda Edición Santafé de Bogotá-
Colombia, 1981-1994.
FRANKLIN, Enrique y GÓMEZ, Guillermo: Organización y Métodos- Un enfoque
competitivo, Mc Graw – Hill Interamericana Editores S.A. de C.V., México D.F., 2002.
GUTIÉRREZ, Julio: Estadística General Aplicada, Universidad Eafit, Medellin, 1998.
GÓMEZ, Marcelo: Introducción a la metodología de la investigación científica,
Editorial Bruja, Primera edición. 2009.
HAMMER, Michael y CHAMPY, James: Reingeniería: Olvide lo que se sabe sobre
cómo debe funcionar una empresa ¡Casi todo esta errado!, Norma S. A., D.C.
Colombia, 2005.
VILLALBA, Carlos, Metodologia de la investigacion cientifica. Sur Editores – Derecho
de autor c018036, Ecuador, 2009.
79
Referencias fuentes electrónicas en línea:
BARQUIN MORALES, J: Generalidades sobre la gestión de compras, extraído 9 de
Julio 2008.
MARÍN VILLADA, Alba Lucia: Metodología de la Investigación - Clasificación de la
Investigación, http//www/enciclopedia. humanet.com.co/dic/clasifimeto.htm, extraído
el 28 de septiembre del 2012.
PUENTE, W. (2012). Relaciones Públicas. (RRPP.net) Técnicas de la investigación,
http://www.rrppnet.com.ar/tecnicasdeinvestigacion.htm, extraído el 5 de junio del
2012.
RIVAS DOMINGUEZ, J. SCRIBDD. Obtenido de La investigacion cualitativa o
metodologia cualitativ: http://es.scribd.com/doc/56579872/La-investigacion-
cualitativa-o-metodologia-cualitativa, extraído el 30 de septiembre del 2012.
SCHARAGER, Judith: Muestreo No-Probabilístico, Politécnica Universidad Católica
Chile: http://es.scribd.com/doc/60298518/1222368251-jscharag-sec4-pos0, extraído
el 5 de junio del 2012.
SCRIBD: Métodos empíricos http://es.scribd.com/doc/21229743/Metodos-Empiricos.
(s.f.). Método empírico.: http://es.scribd.com/doc/21229743/Metodos-Empiricos,
extraído del 30 de septiembre del 2012.
SCRIBD: Investigacion cualitativa: http://es.scribd.com/doc/56579872/La-
investigacion-cualitativa-o-metodologia-cualitativa, extraído el 30 de septiembre del
2012.
80
Linkografía:
http://www.definicionabc.com/general/autonomo.php
http://diccionario.sensagent.com/automotriz/es-es/
http://www.definicionabc.com/historia/contemporaneo.php
http://www.zonaeconomica.com/definicion/competitividad
http://www.espemexico.net/conceptos.htm
http://www.enciclopedia.humanet.com.co/dic/clasfifimedtodo.htm
http://es.wikipedia.org/wiki/Ingenier%C3%ADa_concurrente
http://www.misrespuestas.com/que-es-la-sinergia.html
http://www.gsi.dit.upm.es/~fsaez/intl/capitulos/5%20-Reingenier%EDa%20_I_.pdf
http://www.lecturalia.com/autor/1282/james-champy
http://www.mercado.com.ar/nota.php?id=366023
http://www.geocities.com/WallStreet/Exchange/9158/reingen.htm
http://www.lecturalia.com/autor/1282/james-champy
http://www.mercado.com.ar/nota.php?id=366023
http://www.gestiondelconocimiento.com/leer.php?colaborador=sranguelov&id=91
http://1490newsblog.blogspot.com/2012/02/three-to-be-honored-with-gaudete-
award.html
http://1490newsblog.blogspot.com/2012/02/three-to-be-honored-with-gaudete-
award.html
http://www.rit.edu/news/release.php?id=46080
81
ANEXOS
a. Anexo 1: Diagrama causa y efecto problematización Ferretería Automotriz
Don Egza, mediante la representación grafica de (Diagrama Ishikawa)
Figura 5. Diagrama Causa y Efecto problemas y subproblemas
82
b. Anexo 2: Formato de encuestas
UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO
SEDE GUAYAQUIL
ENCUESTA
Somos estudiantes egresadas de la Universidad Estatal de Milagro sede Guayaquil y
uno de los requisitos para la elaboración de nuestro Proyecto previo a la obtención
del título de Ingeniería en Contaduría Pública y Auditoria – CPA requerimos realizar
una encuesta sobre Reingenieria de Procesos para la Ferretería Automotriz Don
Egza, en las Áreas de Compras, Ventas y Contabilidad, localizada en la Ciudad de
Guayaquil, para la cual hemos elaborado la siguiente Encuesta mediante un
cuestionario que contienen preguntas relacionadas con el tema antes indicado, por
lo que solicitamos su completa colaboración, y sinceridad en las respuestas.
Por su gentil colaboración quedamos de antemano muy agradecidos.
Hipatia Alvear Meza Alba Medrano Medina
CI. 0911265973 CI. 1709510570
83
ENCUESTA DIRIGIDA A CLIENTES Y PROVEEDORES
FERRETERÍA AUTOMOTRIZ DON EGZA
Sírvase marcar con una en el casillero que corresponda a su respuestas. La información que proporcione es muy importante.
1) ¿Con que frecuencia visita la Ferretería Automotriz Don Egza?
Siempre Casi siempre Ocasionalmente
2) ¿Cómo considera el trato que otorga el personal de Ferretería Automotriz hacia usted?
Muy agradable Poco agradable Desagradable
3) ¿ Ha tenido inconvenientes en sus pagos, porque fueron a cobrar las facturas:
Antes de su vencimiento
Posterior a su vencimiento
En su vencimiento
4) ¿Cómo califica la gestión de cobranza?
X
84
5) ¿Con que frecuencia usted, solicito artículos o repuestos automotrices y no había en existencias?
Muchas veces Poca veces Casi nunca
6) ¿Considera usted que el Área de Compras debe tener la información actualizada sobre las existencias, para solicitar nuevas adquisiciones?
Si No
7) ¿Ha existido demora en la entrega de los artículos o repuestos automotrices por cuanto no ubicaron inmediatamente?
Si No Ocasionalmente
8) ¿Por qué prefiere comprar en Ferretería Automotriz Don Egza?
Precio Garantía Variedad
9) ¿Estaría usted de acuerdo, que la Ferretería, realice promociones en sus artículos y repuestos automotrices.
Totalmente Parcialmente Indiferente
10) ¿Cómo calificaría usted, que Ferretería automotriz Don Egza, realice ampliación del local, para un mejor servicio.
Muy bueno Bueno Malo Gracias por su colaboración
85
c. Anexo 3: Formato de las Entrevistas
CUESTIONARIO DE PREGUNTAS PARA LA ENTREVISTA
EN LA FERRETERÍA AUTOMOTRIZ DON EGZA
ENTREVISTADORES: HIPATIA ALVEAR Y ALBA MEDRANO
ENTREVISTADO: “DON EGZA”
CARGO: REPRESENTANTE DEL NEGOCIO
1. ¿De dónde nace la idea de iniciar su negocio propio?
2. ¿Quiénes son sus clientes?
3. ¿Cómo realiza las cobranzas a sus clientes y pago a proveedores?
4. ¿Ha adquirido productos que no ha podido comercializar inmediatamente?
5. ¿Cómo toma la decisión para comprar un nuevo producto?
6. ¿Los repuestos que Ud. comercializa cómo se encuentran organizados?
7. ¿Realiza inventarios físicos en su negocio?
8. ¿Cómo lleva las transacciones de negocio, en forma manual o automática?
9. ¿Ud. lleva la Contabilidad del negocio?
86
ENTREVISTADORES: HIPATIA ALVEAR Y ALBA MEDRANO
ENTREVISTADO: SR. FRANCISCO BRAVO
CARGO: ASISTENTE DE VENTAS
1. ¿Qué Tiempo tiene laborando en la Ferretería Don Egza?
2. ¿Considera usted que conoce de repuestos automotrices?
3. ¿Los artículos de ferretería automotriz que se venden son fáciles de acceso para
Ud.?
4. ¿Cree Ud. que se actualiza constantemente con las tendencias del mercado?
5. ¿Se considera capaz de responder los requerimientos de los clientes?
6. ¿Maneja un listado clientes de Ventas realizadas?
7. ¿Las políticas de venta al contado o crédito quien las define?
87
d. Anexo 4: Plan de Ejecución Objetivos y Actividades
Cuadro19. Plan de Ejecución
Objetivos
Actividades
Recursos
Presupuesto
Elaborar políticas y procedimientos en las Áreas de : Compras, Ventas y Contabilidad para que sus procesos sean eficientes
Realizar las políticas para el Área de Compras: Pautas de actuación serán: Políticas de Producto, Proveedores, Crédito y Sistemas de Información. Realizar las políticas para el Área de Ventas: Pautas de actuación serán: Servicios, Crédito y Sistemas de Información. Realizar las políticas del Área Contable: Procesos principales. Ampliar el local parte física, para una mejor organización de la mercadería
Humano: Personal a Cargo de la Reingeniería de Procesos: Dueño del Negocio, Vendedor y Dos Consultores. Computadora, Impresora y calculadora
1,200.00
4,000.00
Diseñar un formato de facturas por cobrar y por pagar, para conocer los vencimientos de forma oportuna
Elaborar, Revisar, y Aprobar el formato de los detalles de cuentas por cobrar y pagar de acuerdo a las fechas de vencimiento
Humano: Personal a Cargo de la Reingeniería de Procesos: Dueño del Negocio, Dos Consultores. Computadora, impresora y calculadora
300.00
Capacitar al personal que labora en la Ferretería, con respecto a las políticas y procedimientos
Convocar una reunión con los colaboradores de la Ferretería para dar a conocer las políticas y procedimientos establecidos
Humano: Personal a Cargo de la Reingeniería de Procesos: Dueño del Negocio, y Dos Consultores.
570.00
Monitoreas y evaluar
permanentemente los
procesos establecida
do se estén aplicando
con eficiencia
Seguimiento de procesos, mediante un formato
Humano: Personal a Cargo de la Reingeniería de Procesos.
414.54
TOTAL: (SEIS MIL CUATROSCIENTOS OCHENTA Y CUATRO CON 54/100
DOLARES
6,484,54
Elaborado por: Hipatia Alvear y Alba Medrano
88
e. Anexo 5: Formato de detalles facturas por cobrar y facturas por pagar
Cuadro 20. Formato detalle facturas por cobrar - Clientes por vencimientos
Fecha de Días Fecha
Venta Plazo Vencimiento Deuda Abono Saldo
0,00 0,00TOTAL
C L I E N T E Fact.# DetalleCobranzas
Elaborado por: Hipatia Alvear y Alba Medrano
Cuadro 21. Formato detalle facturas por pagar proveedores por vencimientos
Elaborado por: Hipatia Alvear y Alba Medrano
Fecha de Días Fecha
Venta Plazo Vencimiento Deuda Abono Saldo
0,00 0,00TOTAL
PROVEEDOR Fact.# DetallePAGOS
89
f. Anexo 6: Plano aumento infraestructura de la Ferretera.
Figura 6. Plano identificando el aumento de la Ferretería Automotriz Don Egza
Figura 7. Maqueta - Imagen fachada Ferretería Automotriz Don Egza
90
g. Anexo 7: Listado de proveedores varios
Cuadro 22. Listado de Proveedores Ferretería Automotriz Don Egza
Fuente: Ferretería Automotriz Don Egza
91
h. Anexo 8: Listado de Clientes pago de contado y crédito
Cuadro 23. Listado de Clientes Ferretería Automotriz Don Egza.
Fuente: Ferretería Automotriz Don Egza
92
i. Anexo 9: Manual de procedimientos para área de compras.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE
COMPRAS
Edición
2012
Fecha
de Edición: 1/8/2012
Área:
Compras
Elaborado
por: Consultores
Aprobado
por: Propietario
Paginas:
1/10
Figura 8. Encabezado de procedimientos área de compras
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE COMPRAS
93
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE
COMPRAS
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área:
Compras
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas:
2/10
II. ÍNDICE.
CAPITULO DESCRIPCIÓN HOJA No.
I. TITULO……………………………………………………….......................... 1
II. ÍNDICE…………………………………………………………………………. 2
III. ALCANCE……………………………………………………………………… 3
IV. OBJETIVO……………………………………………………………………... 3
V. POLÍTICAS…………………………………………………………………….. 3
VI. RESPONSABLES……………………………………………………………. 5
VII. FUNCIONES…………………………………………………………………. 5
VIII. PROCEDIMIENTOS……………………………………………………… 6
IX. REGISTROS DE CAMBIO………………………………………………. 7
X. FLUJOGRAMA……………………………………………………………… 8
94
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE
COMPRAS
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área:
Compras
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas: 3/10
III. ALCANCE
El presente manual comprende el proceso de compras, para evitar incidentes e
irregularidades, así como conflictos que afecten el desarrollo de la Ferretería Don
Egza o de sus Proveedores.
IV. OBJETIVO
Asegurar que las adquisiciones de los inventarios se lleven a cabo según las
normativas establecidas en el presente documento, con el propósito de no tener
exceso en las existencias de mercaderías.
V. POLÍTICAS
Políticas de Producto, políticas de proveedores, políticas crédito y sistemas de
información:
Políticas de Producto
Cualquier proceso de compra requiere como primer paso la definición de las
especificaciones: ¿Qué se va a comprar? y la previsión de las necesidades
¿Cuánto? y ¿Cuándo?
Antes de adquirir los productos se deben realizar cotizaciones con el fin de obtener
mejores alternativas de precios.
95
Investigar periódicamente y conocer nuevos productos disponibles en el mercado,
considerar la procedencia y marca comercial de las partes, piezas y o accesorios
automotrices.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE
COMPRAS
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área:
Compras
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas: 4/10
Solicitar cotizaciones vía internet a los proveedores con el fin de obtener mejores
alternativas en cuanto a tiempo, precios y calidad.
Política de proveedores
Tener un listado de proveedores activos, para garantizar el suministro de
productos y servicios en base a las necesidades del negocio.
Manejar una base de proveedores alternos localizados, para cualquier momento
reemplazar inmediatamente cualquier baja, temporal o permanente, de la base de
proveedores activos.
Todo ello requiere una actividad permanente de conocimiento y contacto con el
mercado para identificar, seleccionar, homologar, validar y evaluar proveedores.
Políticas de Crédito
Elaborar un detalle de cuentas por pagar a los proveedores, con el objeto de
conocer los montos y fechas de vencimiento, para realizar los pagos pactados y
seguir manteniendo los créditos.
Realizar un análisis comparativo de las políticas de crédito que ofrecen los
proveedores, para una mejor toma de decisiones.
96
.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE
COMPRAS
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área:
Compras
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas: 5/10
Política de Sistemas de información
Codificar la mercadería que ingresa al local, y registrar para saber con que se cuenta
en stock, para una mejor atención al cliente y poder tomar decisiones oportunas al
momento de realizar la próxima compra
Realizar la toma de inventario físico periódicamente para tener actualizado el stock
con que cuenta el negocio.
VI. RESPONSABLES
Propietario: Realiza las compras.
Vendedor: Revisión de mercadería una vez receptada al local.
Contador: Realiza los registros respectivos para facilitar la información económica
oportuna, para la mejor toma de decisión de parte del Propietario
VII. FUNCIONES
Verificar el stock actualizado con que cuenta.
Preparación de los detalles de requerimientos
Cotizar el artículo y repuestos que necesita
Investigar periódicamente y conocer nuevos productos disponibles en el
mercado.
Realiza la compra respectiva.
97
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE
COMPRAS
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área:
Compras
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas: 6/10
VIII. PROCEDIMIENTOS
1. Propietario coordina la fecha, para realizar las compras de artículos y
repuestos.
2. Considera el stock (mínimo o en cero) que tiene de acuerdo a los inventarios
físicos realizados.
3. Propietario verifica con el vendedor el mayor movimiento de ventas realizadas.
4. Propietario en base a los dos puntos anteriormente expuestos, elabora un detalle
del requerimiento.
5. Propietario solicita cotización de los artículos y repuestos que desea adquirir a
los proveedores (Un promedio de 4 proveedores), para obtener varias
alternativas.
6. Propietario analiza las cotizaciones proporcionadas por los proveedores, y elige
la mejor opción, considerando los parámetros en cuanto a precio, calidad
y realiza el pedido respectivo.
7. Propietario solicita a los proveedores los artículos y repuestos vía telefónica o e
mail.
8. Propietario en caso de requerir explicación adicional de características de los
artículos y repuestos automotrices, solicitará una visita al local, para
explicaciones respectivas.
9. Propietario espera confirmación de los proveedores de la disponibilidad de las
cantidades pedidas.
10. Si los proveedores disponen de las cantidades solicitadas se realiza la
adquisición formal con fecha de entrega de los mismos.
11. Proveedores confirman la fecha de entrega del pedido y valores a pagar de
acuerdo a las políticas establecidas.
98
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE
COMPRAS
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área:
Compras
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas: 7/10
12. Una vez receptada la mercadería por el vendedor realizan la revisión de la
mercadería con la factura respectiva.
13. Propietario si todo esta correcto de acuerdo a las condiciones pactadas, se
considera que la compra formal se ha efectuado
COMPRA DE ACTIVO FIJO
Objetivo.- Adquirir activos con los cuales la Ferretería Automotriz Don Egza pueda
llevar a cabo las operaciones que realiza en su negocio.
Procedimiento
1. El propietario es el único encargado de decidir marca, precios y modelo de
los activos que desea adquirir.
2. Solicita proformas a proveedores, de los diferentes activos que se desea
adquirir.
3. Proveedor prepara proforma acorde a los requerimientos del cliente y entrega
proforma respectiva solicitada.
4. El propietario aprueba al proveedor que le ofrece mejor precio, condiciones de
pago y garantía.
5. Proveedor emite la factura y entrega los activos solicitados.
6. Propietario recepta los activos, conjuntamente con la factura, misma que
entrega al contador para su respectivo registro y provisión de pagos, para
posterior pago.
99
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE
COMPRAS
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área:
Compras
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas: 8/10
COMPRA DE SERVICIOS
Objetivo: Obtener los servicios básicos, para un mejor desenvolvimiento del
negocio.
Procedimiento
1. Receptar las planillas de cobro de los principales servicios básicos adquiridos,
como son: agua, luz, teléfono, servicio de internet.
2. Proceder a girar los cheques, para los respectivos pagos antes del vencimiento.
IX. REGISTROS DE CAMBIOS
Primera edición 2012 – Agosto 2012
100
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE
COMPRAS
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área:
Compras
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas: 9/10
X. FLUJOGRAMA
Figura 9. Flujograma proceso área de compras
101
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE
COMPRAS
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área:
Compras
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas: 10/10
Figura 10. Flujograma Proceso Compra de Activos Fijos
102
j. Anexo 10 Manual de Procedimientos para toma de inventarios físicos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TOMA DE INVENTARIOS
FÍSICOS
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área:
Compras
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas: 1/5
Figura 11. Encabezado de procedimientos toma de inventarios físicos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA TOMA DE INVENTARIOS FÍSICOS
103
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TOMA DE INVENTARIOS
FÍSICOS
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área:
Compras
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas: 2/5
II. ÍNDICE.
CAPITULO DESCRIPCIÓN HOJA No.
I. TITULO……………………………………………………….......................... 1
II. ÍNDICE…………………………………………………………………………. 2
III. ALCANCE……………………………………………………………………… 3
IV. OBJETIVO……………………………………………………………………... 3
V. POLÍTICAS…………………………………………………………………….. 3
VI. RESPONSABLES……………………………………………………………. 3
VII. FUNCIONES………………………………………………………………….. . 4
VIII. PROCEDIMIENTOS……………………………………………………… 4
IX. REGISTROS DE CAMBIO………………………………………………. 4
X. FLUJO GRAMA……………………………………………………………… 5
104
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TOMA DE INVENTARIOS
FÍSICOS
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área:
Compras
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas:
3/5
III. ALCANCE
Facilitar el tratamiento correcto de la mercadería a través de la implementación del
presente manual estableciendo en forma ordenada, sencilla, eficaz, de tal manera
que las personas que conforman la Ferretería Automotriz no tengan ningún
inconveniente y obtener mejor resultados de sus actividades comerciales.
IV. OBJETIVO
Asegurar en forma confiable que las existencias físicas existentes en el negocio
sean iguales a las ingresadas en el kardex.
V. POLÍTICAS
De almacenaje:
Comparar la factura con la mercadería.
Revisar cuidadosamente cada artículo y repuesto que ingresa al local.
Se ordena según su clasificación.
Llevar el kardex mediante el método promedio.
VI. RESPONSABLES
Propietario y Vendedor: Realizaran la toma de inventarios físicos.
Contador: Recepta del detalle de la toma de inventarios físicos.
.
105
VII. FUNCIONES
Propietario: Realiza toma de inventarios físicos
Vendedor: Conjuntamente con el propietario realiza la toma de inventarios
físicos.
VIII. PROCEDIMIENTOS
El proceso de inventario se debe seguir los siguientes pasos:
1. Propietario y Vendedor cuentan físicamente los artículos y repuestos
automotrices.
2. Propietario captura manualmente las cantidades contadas y transferidas a una
hoja electrónica, misma que es entregada al Contador.
3. Contador recibe la información para proceder a comparar las existencias físicas,
contra las existencias registradas en el kardex.
4. Contador revisa las diferencias, para corregir errores de conteo o revisa las
compras y facturas que no han sido consideradas en el registro.
5. Contador guarda en un archivo las diferencias y realizar el ajuste respectivo para
obtener las existencias reales.
6. Propietario obtiene el stock actual, para tomar decisiones de compras o ventas a
realizar.
IX. REGISTROS DE CAMBIO
Primera edición 2012 – Agosto 2012
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TOMA DE INVENTARIOS
FÍSICOS
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área:
Compras
Elaborado
por: Consultores
Aprobado
por: Propietario
Paginas:
4/5
106
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TOMA DE INVENTARIOS
FÍSICOS
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área:
Compras
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas: 5/5
X. FLUJOGRAMA
PROPIETARIO Y
VENDEDORCONTADOR
Cuenta
físicamente los
artículos y
repuestos
automotrices.
Se considera
realizada la
Toma de
inventario
físico realizada
Recibe la información para proceder a comparar las
existencias físicas, contra las existencias registradas en el
kardex.
Obtiene el Stock actual
para toma de decisiones al
momento de realizar las
compras. O ventas.
Revisar las diferencias, para
corregir errores de conteo o
revisar las compras y facturas
que no han sido consideradas en el registro
guardar en un
archivo las
diferencias y
realizar el ajuste respectivo para
obtener las
existencias reales
captura manualmente las
cantidades contadas y
transferidas a una hoja
electrónica
PROCESOS TOMA DE INVENTARIO
FÍSICOFERRETERÍAAUTOMOTRIZ DON
EGZAAGOSTO 2012
Establecer el procedimiento del manejo de toma de inventarios físicos, de esta manera evitar incidentes e irregularidades,
así como conflictos que afecten el desarrollo de la Ferretería Automotriz Don Egza,.
Figura 12. Flujograma proceso toma de inventarios físicos
107
k. Anexo 11 Manual de Procedimientos para área de ventas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE
VENTAS
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área:
Ventas
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas: 1/6
Figura 13. Encabezado procedimiento área de ventas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE VENTAS
108
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE
VENTAS
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área:
Ventas
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas: 2/6
II. ÍNDICE.
CAPITULO DESCRIPCIÓN HOJA No.
I. TITULO……………………………………………………….......................... 1
II. ÍNDICE…………………………………………………………………………. 2
III. ALCANCE……………………………………………………………………… 3
IV. OBJETIVO……………………………………………………………………... 3
V. POLÍTICAS…………………………………………………………………….. 4
VI. RESPONSABLES……………………………………………………………. 4
VII. FUNCIONES…………………………………………………………………. 5
VIII. PROCEDIMIENTOS…………………………………………………………... 5
IX. REGISTROS DE CAMBIO………………………………………………….. 6
X. FLUJOGRAMA……………………………………………………………… 6
109
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE
VENTAS
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área:
Ventas
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas: 3/6
III. ALCANCE
El presente manual comprende el procedimiento y las instrucciones para la venta de
artículos y repuestos automotrices que ofrece el negocio, tomando en cuenta las
diferentes formas de pago para el correcto funcionamiento de la Ferretería
Automotriz Don Egza.
IV. OBJETIVO
Establecer el procedimiento del manejo de Ventas, de esta manera evitar incidentes
e irregularidades, así como conflictos que afecten el desarrollo de la Ferretería
Automotriz Don Egza, o sus clientes.
V. POLÍTICAS
Políticas de Venta
Las pautas de actuación se regirán por las siguientes políticas: Servicios, Crédito y
de Sistemas de información.
Política de Servicio
Prestar servicio de calidad para la satisfacción de los clientes, de una forma
personalizada desde que ingresa al negocio hasta que se despide.
Explicarle profesionalmente las características de los productos que se comercializa
en la ferretería.
110
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE
VENTAS
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área:
Ventas
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas: 4/6
Políticas de Crédito
Elaborar un detalle de cuentas por cobrar clientes, con el objeto de conocer los
montos y fechas de vencimiento, para realizar los cobros oportunos y no tener
cartera vencida.
Políticas de Venta a crédito:
Los plazos crédito son de: 15 a 30 días plazo, contados a partir del día que se
concedió el crédito, esto es sin intereses.
Los requisitos que los clientes deben presentar para obtener el crédito son:
1. Copia de la cedula de identidad o numero de RUC (Registro único de
contribuyentes), Razón Social.
2. Solicitud y dos referencias comerciales y personales.
3. Un listado de los artículos que desea comprar a crédito.
4. Los montos de crédito no debe pasar de los $400 dólares, y para esto es
necesario la autorización del propietario del negocio.
5. Para esto se realizara recibos de pago, el mismo que se cancelara al
momento de la cancelación de saldo la custodia de estos recibos estará en el
Área contable a cargo del Contador.
Sistemas de Información
Llevar un registro de Ventas realizada, mediante el ingreso vía Excel, para contar
con información oportuna y real.
VI. RESPONSABLES
Vendedor: Ventas del local
Propietario: Firmas autorizadas para venta a crédito
Contador: Custodia de recibos de pago, documentos por cobrar.
111
VII. FUNCIONES
Cargo: Vendedor
Realiza la venta en el local.
Asesorar a los clientes físicamente o cuando lo requiere telefónicamente.
Elaborar facturas por ventas realizadas.
Elaborar detalle de ventas realizadas.
Realizar constantemente actualización de los artículos y repuestos que ingresan al
local.
Asiste al Propietario en la toma de inventarios físicos.
VIII. PROCEDIMIENTOS
El Vendedor
1. Recibir al cliente con cordialidad.
2. Asesorar a los clientes sobre los artículos y repuestos que se comercializan en la
Ferretería.
3. Proporcionar a los clientes información sobre la nueva gama artículos y
repuestos que se tiene para la venta,
4. Hacer sugerencias a los clientes de los artículos en cuanto a precio, marca de
manera que se sienta motivado a realizar la compra.
5. Si el cliente decide comprar, el vendedor explicara la forma de pago.
6. Si el cliente acepta crédito, se elabora un documento para su firma respectiva.
7. Si es pago en efectivo o cheque se lo entrega al Dueño del Negocio
8. Se realiza la entrega de la factura, el articulo o repuesto solicitado por el cliente.
9. Despedirse y agradecer al cliente.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE
VENTAS
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área: Ventas
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas: 5/6
112
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE
VENTAS
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área: Ventas
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas: 6/6
IX. REGISTROS DE CAMBIO
Primera edición 2012 – Agosto 2012
X. FLUJOGRAMA
PROCESOS ÁREA DE VENTAS FERRETERÍAAUTOMOTRIZ DON EGZA
AGOSTO 2012
Establecer el procedimiento del manejo de Ventas, de esta manera evitar incidentes e irregularidades, así como conflictos
que afecten el desarrollo de la Ferretería Automotriz Don Egza, o sus clientes.
Proporciona a los clientes
información sobre la nueva gama
de artículos y repuestos que
tiene para la venta.
Recibir al cliente
con cordialidad.
Hacer sugerencias a los
clientes de los artículos en
cuanto a precios, marca, de
manera que se sienta
motivado a realizar la compra
Firma la factura, y documento, y
es entregada lo solicitado.
Asesora a los clientes sobre
los artículos y repuestos que
comercializa la Ferretería
Realiza la respectiva
factura.
El cliente
toma la
decisión de
comprar
Cliente observa la atención
prestada y atiende al vendedor
Lo despide con
cordialidad
si
no
VENDEDOR CLIENTE DUEÑO
RECEPTA
EL PAGO
Se establece el
vencimiento
Elabora el
documento de
acuerdo a fecha
pactada
Efectivo
Cheque
Crédito
Figura 14. Flujograma proceso área de ventas
113
l. Anexo 12: Manual de procedimientos para área de Contabilidad
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE
CONTABILIDAD
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área de:
Contabilidad
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas:
1/6
Figura 15. Encabezado procedimiento área de contabilidad
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE CONTABILIDAD
114
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE
CONTABILIDAD
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área de:
Contabilidad
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas:
2/6
II. ÍNDICE.
CAPITULO DESCRIPCIÓN HOJA No.
I. TITULO……………………………………………………….......................... 1
II. ÍNDICE…………………………………………………………………………. 2
III. ALCANCE……………………………………………………………………… 3
IV. OBJETIVO……………………………………………………………………... 3
V. POLÍTICAS…………………………………………………………………….. 3
VI. RESPONSABLES……………………………………………………………. 3
VII. FUNCIONES…………………………………………………………………. 4
VIII. PROCEDIMIENTOS…………………………………………………………... 5
IX. REGISTROS DE CAMBIO………………………………………………….. 5
X. FLUJOGRAMA……………………………………………………………… 6
115
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE
CONTABILIDAD
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área de:
Contabilidad
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas:
3/6
III. ALCANCE
El presente manual comprende el proceso de las operaciones que se generan en el
negocio, con el propósito de obtener una información oportuna y real en beneficio
de la Ferretería Automotriz Don Egza.
IV. OBJETIVO
Optimizar la ejecución de actividades, proporcionando información económica,
financiera del negocio, con el fin de conocer los resultados para una acertada toma
de decisiones.
V. POLÍTICAS
Conocimiento y aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados ( P C G A ), para asegurar el cumplimiento y el manejo claro de los
recursos financieros del negocio.
Entrega oportuna y confiable de los informes contables
VI. RESPONSABLES
Contador
Reporta a: Propietario de Negocio
116
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE
CONTABILIDAD
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área de:
Contabilidad
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas:
4/6
VII. FUNCIONES
Funciones del Contador
1. Preparar estados financieros, conciliaciones bancarias, elaboración de los
asientos de diario y análisis de cuentas auxiliares.
2. Confirmación de saldos.
3. Elaborar y reportar el Balance General
4. Calculo y pago de los impuestos mensuales a la Entidad de Control Servicio de
Rentas Internas (SRI), de acuerdo a las normas establecidas.
5. Elaboración de los anexos tributarios anuales.
6. Cálculo y pago de las planillas al Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social (I.E.ES.) de acuerdo a las normas establecidas.
7. Preparar informes para uso del Propietario del negocio.
8. Revisión de la toma de inventarios físicos realizada.
9. Realizar otras actividades relacionadas directamente con su función y acordadas
con el Propietario del Negocio.
VIII. PROCEDIMIENTOS
1. Receptar todos los soportes respectivos del giro del negocio.
2. Elaboración plan de cuentas
3. Registrar en el Mayor todas las operaciones realizadas
4. Del Mayor, según su uso, se obtiene el balance de comprobación
5. Realizar los asientos de ajustes respectivos
6. Estado de Pérdidas y Ganancias
.
117
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE
CONTABILIDAD
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área de:
Contabilidad
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas:
5/6
7. Preparación de los Estados Financieros, estos deberán estar listos dentro de los
10 primeros días de cada mes, para ser entregados al Dueño del Negocio, mismo
que analiza, para la mejor toma de decisiones.
8. Todas las facturas entregadas por parte del área de Compras y recibidas por el
área Contable, deben ser registradas.
9. En caso que el pedido de compras este incompleto, se solicitara las notas de
crédito respectivo, o caso contrario cambio de factura dentro del mes en curso.
10. Llevar el auxiliar para control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
11. Las facturas deber ser archivadas en orden cronológico y con su respectiva
orden de pedido.
12. Todas las facturas entregadas por parte del área de Ventas y recibidas por el
área Contable, deben ser registrarlas de acuerdo a su vencimiento, para los
cobro en las fechas establecidas.
13. Estas serán archivadas en orden cronológico.
14. Propietario entrega los documento de facturas por concepto de pago por
servicios básicos, como agua, luz, teléfono, internet, deben ser registradas a sus
cuentas respectivas.
IX. REGISTRO DE CAMBIO
Primera edición 2012 – Agosto 2012
118
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ÁREA DE
CONTABILIDAD
Edición
2012
Fecha de Edición: 1/8/2012
Área de:
Contabilidad
Elaborado por: Consultores
Aprobado por: Propietario
Paginas:
6/6
X. FLUJOGRAMA
Figura 16. Flujograma proceso área de contabilidad
119
m. Anexo 13: Formato seguimiento del desempeño de los procesos.
Cuadro 24. Formato aplicación del manual de proceso, seguimiento del desempeño del indicador.
Aplicación del manual de procesos Seguimiento del desempeño del indicador
Fecha:
Revisión:
Nombre del indicador:
Proceso:
Objetivo al que contribuye:
Frecuencia de medición y análisis Semanal Mensual Meta
%
Limite de Control
%
INDICADOR DEL DESEMPEÑO
Meses Resultado
% Análisis
Cumplimiento Acciones
Si No
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Observaciones
Elaborado por: Hipatia Alvear y Alba Medrano
120
n. Anexo14: Fichas Bibliográficas
Elaborado por: Hipatia Alvear y Alba Medrano
121
Elaborado por: Hipatia Alvear y Alba Medrano
Elaborado por: Hipatia Alvear y Alba Medrano
122
Elaborado por Hipatia Alvear y Alba Medrano
Elaborado por Hipatia Alvear y Alba Medrano
123
Elaborado por Hipatia Alvear y Alba Medrano
Elaborado por Hipatia Alvear y Alba Medrano
124
Elaborado por Hipatia Alvear y Alba Medrano
Elaborado por: Alba Medrano Medina
125
o. Anexo 15: Imagen del local comercial Ferretería Automotriz Don Egza.
Figura 17. Imagen Ferretería Automotriz Don Egza
