UNIVERSIDAD NACIONAL DE CÓRDOBA MAESTRÍA EN …lildbi.fcm.unc.edu.ar/lildbi/tesis/CELLA_andrea_natalia.pdf · universidad nacional de cÓrdoba ... municipalidad de cordoba aÑo

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CRDOBAFacultad de Ciencias Mdicas

Escuela de Salud Pblica

MAESTRA EN GERENCIA Y ADMINISTRACIN EN SERVICIOS DE SALUD

IMPLEMENTACION DE GESTION POR PROCESOS EN EL CENTRO DE DISTRIBUCION DE LA DIRECCION DE ATENCION

PRIMARIA DE LA SALUD (DAPS), MUNICIPALIDAD DE CORDOBA

AO 2013

MAESTRANDA:

LIC. QUMICA FARMACUTICA ANDREA NATALIA CELLA

DIRECTOR:

DR. ROBERTO TAFANI

CRDOBA, 05 de Septiembre 2014

TRIBUNAL DE TESIS

Dra. NURY GASPIO

Mgter. Licenciado

RUBEN CASTRO TOSCHI

Prof.Dr. Mgter.LEANDRO DIONISIO

DEDICATORIA

Dedico esta tesis con todo mi amor y respeto a mi familia, en especial a mis padres Cristina y Eduardo por brindarme su amor,

dedicacin, sacrificio y su gran apoyo incondicional.

A mis hermanos Esteban y Franco por ser mi sostn.

A mi Ta Leny, y mis primas (Berenice y Denise) por tener una segunda madre y dos hermanas.

A mis sobrinos y ahijados que los amo.

A Beto por ser mi fuente de inspiracin, el gran amor de mi vida, el futuro padre de mis hijos y la razn de seguir luchando da a da.

A mis amigas del alma por sus consejos, acompaamiento y compartir los pequeos y grandes momentos.

AGRADECIMIENTOS

A Dios por acompaarme en cada paso de mi vida y darme la fortaleza para alcanzar mis metas.

A la Virgen Mara por ser mi consuelo en tiempos difciles y mi alegra el resto del tiempo.

Al Dr. Roberto Tafani por compartir sus conocimientos y experiencia, pero especialmente por su dedicacin y tiempo.

A los docentes y no docentes de la Escuela de Salud Pblica por su labor cotidiana.

A los Directivos, jefes, compaeros y equipo de los centros de salud de la Direccin de Atencin Primaria de la Salud por permitirme el

desarrollo de mi tesis, por creer y confiar en m.

Al Dr. Gustavo Martinez por aportar da a da a mi crecimiento profesional y laboral.

Art. 23. Ord. Rectoral 3/77

La Facultad de Ciencias Mdicas no se hace solidaria con las opiniones de esta tesis

NDICE

RESUMEN..........................Pg. 1 SUMMARY..........................Pg. 2 INTRODUCCIN.......................Pg. 3 PRESENTACIN......................................................................Pg. 3 ANTECEDENTES.....................................................................Pg. 4

DIGNOSTICO FODA................................................................Pg. 6 PLANTEO DEL PROBLEMA....................................................Pg. 9 RELEVANCIA...........................................................................Pg. 9 MARCO TERICO...................................................................Pg. 10 OBJETIVOS (General y Especficos)..........Pg. 12

METODOLOGA

DISEO METODOLGICO.................Pg. 13 TIPO DE ESTUDIO..................................................................Pg. 13 POBLACIN.............................................................................Pg. 13 UNIVERSO...............................................................................Pg. 13 MUESTRA................................................................................Pg. 13 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE INFORMACIN.......................................Pg. 15

DESARROLLO DEL PROYECTO

ANLISIS DE LA INFORMACIN............................................Pg. 16

IMPLEMENTACIN DE LA GESTIN POR PROCESOS DEL CD. DAPS...........................................Pg. 17 REQUISITOS PARA LA HABILITACIN Y FUNCIONAMIENTO DEL CD. DAPS.......................................Pg. 17 PROCESOS PRINCIPALES DEL CD. DAPS...........................Pg. 21 SELECCIN........Pg. 22 ADQUISICIN.........Pg. 24

RECEPCIN............Pg. 30

ALMACENAMIENTO......Pg. 36 DISTRIBUCIN.......Pg. 39 LOGSTICA..........Pg. 42 ELIMINACIN DE RESIDUOS..Pg. 42

RESULTADOS................... Pg. 43 DISCUSION....................Pg. 44 CONCLUSION....................Pg. 48 BIBLIOGRAFIA...................Pg. 49 ANEXOS..................Pg. 54

RESUMEN

El presente proyecto de tesis propone cambios en los procesos (seleccin, adquisicin, recepcin, almacenamiento, dispensacin y distribucin) del Sistema de Suministro de medicamentos e insumos que se llevan a cabo en el Centro de Distribucin de la Direccin de Atencin Primaria de la Salud (DAPS) para los 97 centros de salud del Departamento Capital de la Provincia de Crdoba, permitiendo que los medicamentos e insumos lleguen a los CAPS en tiempo y forma; apoyando a una de las tantas actividades que los CAPS tienen, que es la disponibilidad de medicamentos esenciales, contribuyendo a la salud de la poblacin que concurre a nuestros centros y que tiene solamente la cobertura de seguro de salud pblica.

La manera de gestionar, actualmente los medicamentos e insumos responde a un modelo tradicional de gestin no pudiendo responder adecuadamente a la demanda creciente de los mismos.

El enfoque a travs de la Gestin por Procesos permite identificar los Puntos Crticos y proponer cambios que le brinden mayor eficiencia y flexibilidad a cada una de las reas (recepcin, armado, almacenamiento y distribucin) del Centro de Distribucin .

La identificacin de los distintos procesos de gestin, clave y de apoyo- permite la elaboracin del mapa de procesos con sus correspondientes fichas, diagramas de flujo, diseo de cronograma de armado de pedidos y planillas que permitan el buen desarrollo y funcionamiento.

Esta metodologa tiende a optimizar los recursos y servicios necesarios que contribuyan al cumplimiento de los objetivos de la DAPS como sostn y soporte de las actividades interdisciplinarias de los 97 centros de salud para una mejora continua en la calidad de la atencin que el paciente recibe en nuestros centros.

Como conclusin de este trabajo, que los centros de salud cuenten a travs de un Sistema Integral de Logstica basado en la gestin por Procesos, con la calidad y cantidad necesaria de medicamentos y productos mdicos(PM) en el momento oportuno.As con esta valoracin, contar con una mejor calidad en el procesamiento de los datos de los efectores para mejorar los inventarios y stocks.

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SUMMARY

This thesis project proposes changes to processes (selection, acquisition, receipt, storage, supply and distribution) System Supply of medicines and supplies that are held in the Distribution Center, Bureau of the Primary Health Care (DAPS) for the 97 health centers of the Departamento Capital Department of the Province of Crdoba, allowing the drugs and supplies reach the CAPS in a timely manner; supporting one of the many activities that have CAPS(Centers of Primary Health Care), which is the availability of essential drugs, contributing to the health of the population attending our centers and has only cover public health insurance.

How to manage, medicines and supplies currently serves a traditional management model can not adequately respond to the growing demand for them.

The approach through Process Management identifies the Critical Points and propose changes that give greater efficiency and flexibility to each of the areas (reception, assembly, storage and distribution) in the Distribution Center .

The identification of the different processes - management, key and support-enables the mapping of processes and their records, flow charts, design of reinforced schedule orders and forms that allow the proper development and functioning.

This approach tends to optimize the resources and services needed to contribute to meetin g the objectives of the DAPS breadwinner and support interdisciplinary activities of the 97 health centers for continued improvement in the quality of care the patient receives in our centers.

As a conclusion of this work that health centers have through an Integrated Logistics System based on management processes, quality and required quantity of medicines and medical products (PM) at the right time.

So with this assessment, have a better quality of data processing to enhance effector inventories and stocks.

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Andrea N. Cella

1. INTRODUCCIN

Esta tesis versa sobre la manera de gestionar los medicamentos e insumos en la Direccin de Atencin Primaria de la Salud(DAPS).

Dicha direccin pertenece a la Secretaria de Salud de la Municipalidad de Crdoba. La Secretara de Salud est conformada por:

Hospital Principe de Asturias.

Hospital de Urgencias. Hospital Infantil, DAPS (Direccin de APS) con 62 centros de salud y 35 UPAS unidades primarias de atencin de la salud. Instituto Odontolgico Municipal

Direccin de Especialidades Mdicas DEM Norte-Centro y Oeste

Direccin de Medicina Preventiva Municipal Medicina Preventiva

Farmacia Municipal (Laboratorio de Produccin de Medicamentos)

Hemocentro Municipal.

En el mbito Municipal, en la Direccin de Atencin Primaria de la Salud est conformada por un Departamento Administrativo, Departamento Mdico un Departamento de Programacin y Capacitacin.

Anexo I: organigrama

La coordinacin operativa la realizan personal de la planta poltica (Director o Subdirector) de la gestin vigente y la participacin del equipo tcnico de planta permanente de esas instituciones, con buen nivel de acceso a la informacin, con manejo de presupuesto pero sin participacin en el nombramiento de personal, salvo en su solicitud, que es realizada por el Departamento Ejecutivo Municipal.

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Lic. Qca FarmacuticaAndrea N. Cella

FUNCIONAMIENTO DE LOS CAPS MUNICIPALES:

Caractersticas Organizativas:

La Municipalidad de Crdoba cuenta con seis zonas sanitarias en las que se divide la ciudad a fin de gestionar la salud de la poblacin (Anexo II: mapa de zonas sanitarias). Cada una de ellas con Centros de Salud y UPAS (en total 62 Centros de Salud y 35 UPAS -Unida-des Primarias de Atencin de Salud) con rea programtica definida que estn a cargo de un profesional mdico que se desempea como responsable de la gestin de la unidad, el cual es designado formalmente con horario especial para dicho cometido. En general, el equipo de salud se conforma por mdicos pediatras, clnicos, gineclogos, generalistas, odontlogos, enfermeras, administrati-vos y, en algunos efectores, con psiclogos y trabajadores sociales. Todos se desempean de lunes a viernes en horarios preferentemente matutinos y vespertinos, y solo cuatro CAPS tienen horario de 24 Hs. El rgimen de cada agente es de 35hs. semanales. Dichos profesionales son designados por el Departamento Ejecutivo Municipal conforme listado de necesidades de recursos humanos elevados por la Direccin.

Se atienden pacientes por demanda espontnea por patologas prevalentes, con dispensacin gratuita de medicamentos esencia-les, de produccin propia o provistos por el PROGRAMA REMEDIAR, extraccin de muestras para anlisis clnicos con la modalidad de puesto fijo en algunas zonas y descentralizadas en cada efector en otras zonas, con el mismo rgimen para ecografas.

Se desarrollan los programas con turnos programados y confeccin de historia clnica y ficha correspondiente de: Control de Crecimiento y Desarrollo del nio hasta los seis aos, Asistencia alimentaria con leche entera en polvo, Control de enfermedades respiratorias, Control de enfermedades diarreicas, Plan NACER, Inmunizaciones, Control de embarazadas y purperas, Salud Reproductiva, Deteccin del Cn-cer Genital y de Mamas, Captacin del paciente tuberculoso pulmonar, Captacin y control de pacientes hipertensos y diabticos tipo I y II, Captacin de pacientes con HIV-SIDA y Enfermedades de transmisin sexual, vigilancia epidemiolgica permanente con confeccin de C2, y notificacin semanal al Centro Epidemiolgico Municipal, control de focos. En algunos CAPS tienen mecanismos de visitas domicilia-rias y de bsqueda activa o de recaptacin de pacientes. Cada programa posee un fichero cronolgico con la poblacin bajo programa, por lo general captada espontneamente, ya que no se cuenta con poblacin nominada a cargo en cada rea programtica.

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Depsito de Farmacia - Direccin de Atencin Primaria de la Salud

El Depsito de Farmacia de Atencin Primaria de la Salud (DAPS), de ahora en adelante Centro de Distribucin DAPS (CD. DAPS) tiene como principales tareas :

1. Pedidos mensuales de produccin propia a Direccin de Farmacia en base a la utilizacin y programas(municipales, provinciales y nacionales).

2. Pedidos de compra a Habilitacin (Lo no cubierto por la anterior y/o Remediar) sobre todo lo descartable, ampollas y desifectantes-antispticos, tiras reactivas, algunos medicamentos (lo que no son cubiertos por produccin propia ni de remediar), etc.

3. Control de stock y vencimientos.

4. Anlisis de utilizacin de medicamentos e insumos para la asignacin de los mismos a los CAPS y/o para futuras compras o provisiones (municipales, provinciales, nacionales).

5. Atencin al equipo de salud de los CAPS con respecto a provisin de faltantes, asesoramiento tcnico-administrativo, dispensa, etc.

6. Distribucin de medicamentos e insumos a los CAPS de acuerdo a su perfil de consumo( semanal o mensual).

7. Estudios -Anlisis de utilizacin y perfil de consumo para otras instituciones relacionadas, Ministerio de Salud( programa Remediar, Salud Sexual y Reproductiva, VIH;etc).

8. Cursos de Capacitacin a los CAPS sobre almacenamiento, conservacin y vencimiento de los medicamentos.

9. Capacitacin en Operatoria sobre la gestin y administracin de medicamentos y del Programa Remediar.

10. Clearing de medicamentos de Remediar y de provisin Municipal (produccin y compra).

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Referencias sobre su organizacin

Si bien el depsito de farmacia no se encuentra includo en la Orgnica por el momento (ya que la misma debe ser actualizada), ste viene funcionando con la siguiente estructura desde hace 4 aos:

Director Tcnico farmacutico. Gestin, administracin de stock, compras, pedidos, anlisis de perfil de consumo de los CAPS, anlisis de programas, farmacoepidemiologa, farmacovigilancia,uso racinal de medicamentos, etc. Coordinacin de RRHH. Auditorias de recetas y en terreno. Capacitacin en el uso racional de medicamentos. Encargado de Depsito: Armado, distribucin y logstica. Personal a cargo de las operaciones de Logstica y Distribucin. Pedidos a produccin Propia y Habilitacin. Atencin a proveedores. Control de inventarios y Desnaturalizacin de Residuos patgenos.

Analista de Sistemas: anlisis y obtencin de bases de datos para estudios.

3 Administrativos: Armado de pedidos y atencin al equipo de salud de los CAPS.

Chofer: distribucin- logstica a los CAPS.

Fortaleza depsito DAPS :

RRHH capacitado y calificado.

Localizacin estratgica del Depsito: en el centro de la ciudad facilitando el traslado a los distintos puntos de la ciudad.

Superficie apropiada para almacenar medicamentos e insumos.

Lugar para estacionamiento de mviles y proveedores.

Debilidades depsito DAPS

No se cuenta con un mvil exclusivo para ser afectado a la distribucin de medicamentos e insumos, realizar capacitaciones en terreno y clearings de medicamentos del PROGRAMA REMEDIAR + REDES. Problemas de infraestructura y mantenimiento edilicio.

Equipo informtico ( software y hardware) no adecuado las actuales exigencias. Falta de mantenimiento del equipo informtico.

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Logstica: Mvil y chofer dependiente de otra Direccin (no exclusivo).

Faltantes de algunos medicamentos e insumos crticos (que no son cubiertos por Remediar o por compra municipal). Oportunidades del depsito DAPS

Futuros convenios con otras dependencias (municipios, provincias) para su futura Distribucin y Logstica.

Convenios con la provincia para el abastecimiento de sus centros de atencin. Habilitacin para el trnsito juridiccional e interjuridiccional de acuerdo a leyes nacionales y provinciales. Seguimiento histrico de los consumos de acuerdo al perfil poblacional. Amenazas del depsito DAPS El depsito no cumple con algunas de las condiciones para la habilitacin provincial.

Implementacin de bloqueo de importacin de medicamentos e insumos provenientes del exterior que no permita el acceso al tratamiento del paciente. Desabastecimiento de perodos largos: falta de pagos a provee-dores, por la causa anteriormente descripta.

Negacin e Interferencias en la Implementacin de la gestin por procesos por parte del RRHH interno o externo.

Como bien, vimos en la estructura organizativa de la DAPS, ella cuenta con un Depsito de Insumos y Medicamentos que est ubicado en la calle Salta 563-567 en el centro de la capital, se cre en el ao 2005, debido a que la DAPS por sus requerimientos, necesidades y demanda necesitaba centralizar todas sus compras, almacenarlas y repartirlas en base al crecimiento poblacional y atencin de los noventa y siete (97) centros de salud.

El presente proyecto de tesis surge de la necesidad de encontrar una solucin al problema generado en la ineficacia e ineficiencia en el manejo de los recursos destinados a la seleccin, adquisicin, recepcin, almacenamiento, dispensacin y

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distribucin de medicamentos e insumos, debido a una falta de visin general y funcional del proceso de gestin-administracin de los mismos. Actualmente el Centro de Distribucin de Insumos y Medicamentos est ubicado en la calle Salta 563-567 en el centro de la capital, se cre en el ao 2005, debido a que la DAPS por sus requerimientos, necesidades y demanda necesitaba centralizar todas sus compras, almacenarlas y repartirlas en base al crecimiento poblacional y aten-cin de los 97 centros de salud (CS) y UPAS (unidades perifericas de atencin sanitaria).

Cada CS y UPAS dispone de un PEDIDO MENSUAL O SEMANAL de medicamentos e insumos, dependiendo de la categora del centro, que es entregado a los CS y UPAS de acuerdo a un cronograma de reparto mensual.

Dicho pedido se realiza en base al stock estimativo que los CS y UPAS realizan y presentan por mesa de entradas para ser confeccionado el pedido.

Muchas veces ste es realizado sin un control eficaz de los mismos, detectando un sobre -stock de medicacin, trayendo aparejado una inmovilizacin (poca rotacin) del medicamento y corriendo el riesgo que no se utilice con tanta periodicidad y se produzca el vencimiento. Se suma a lo anterior faltantes de algunos insumos y medicamentos por polticas implementadas a nivel nacional que escapan de nuestra realidad y otras por falta de pago a los proveedores, o algunas veces por ser una medicacin que no est disponible en mercado o que el paciente necesita y no accede porque sus costos de adquisicin son elevados.

Esta situacin genera implicancias de orden operativo que influye en forma directa en la administracin farmacoteraputica.

Si bien en el ao 2007 se cuenta con la incorporacin de un profesional farmacutico iniciando en ese momento una gestin, administracin y control de los medicamentos e insumos; teniendo una mejor relacin y comunicacin con la Casa Central DAPS y los CS Y UPAS logrando as inferir en las necesidades reales que los centros tenan en la incorporacin de nuevos medicamentos y la baja de otros, de acuerdo a la implementacin de protocolos clnicos na-cionales, se deban dejar de usar e implementar otros medicamentos que de acuerdo a MBE justificara su eleccin. As es como surge la necesidad de implementar un sistema de gestin por procesos que se adapte a los requerimientos de la institucin luego de revisar la amplia bibliografa existente sobre el tema.

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1.1 PLANTEO DEL PROBLEMA:

La manera de gestionar los medicamentos e insumos, actividades o tareas que se realizan en este centro de Distribucin DAPS responde al modelo tradicional de gestin. El mismo no puede responder de una mejor manera a las necesidades de un entorno cambiante, en el cual la demanda es cada vez mayor. Con este modelo tradicional de gestin se hace difcil identificar los errores en los procesos y la manera de mejorarlos de forma continua, ya que no contempla a los mismos. La toma de decisiones est centralizada en la Direccin (cargo de gestin del momento), lo que hace muy difcil tener una continuidad y prioridad de tareas relacionadas a la gestin administracin para la adquisicin de los medicamentos e insumos para los CS y UPAS, porque va a depender de la decisin poltica del momento para la asignacin de presupuesto para la compra de los medicamentos e insumos; quedando las responsabilidades distribudas de acuerdo a la voluntad y predisposicin de los integrantes de esta rea.

En este modelo de gestin tradicional prevalece la burocracia y el formalismo; el principio de eficiencia est en ser mas productivos, mientras que en los modelos de gestin mas flexibles como la Gestin por Procesos el principio de eficiencia se encuentra en ser mas competitivos.

Un cambio del actual modelo de gestin, por el modelo de gestin por procesos le dara al centro de Distribucin de medicamentos e Insumos mayor eficiencia, flexibilidad y permitira evaluar los errores para la mejora continua.

1.2 JUSTIFICACION: Se trata de un proyecto de inters Institucional que intenta promover el acceso as como el uso racional de los medicamentos en el mbito de la DAPS, adaptado al nivel de complejidad disponible, a travs del diseo de un Sistema de distribucin y logstica de medicamentos e insumos para los 97 CAPS (centros de atencin primaria de la salud); garantizando el cumplimiento de la prescripcin mdica y favoreciendo la calidad de atencin.

Un sistema de gestin ayuda a una organizacin a establecer las metodologas, las responsabilidades, los recursos, las actividades que le permitan una gestin orientada hacia la obtencin de esos objetivos establecidos.

Al momento de planificar un sistema de suministro de medicamentos e insumos hospitalarios es necesario delimitar un enfoque sistmico

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1. BELTRAN S, Jaime; CARMONA C, Miguel; CARRASCO P, Remigio; RIVAS ZAPATA, Miguel; TEJE-DOR P, Fernando. Gua para una Gestin Basada en Procesos. Instituto Andaluz de Tecnologa. ISBN. 84-923464-7-7


constituido por varias fases secuenciales e interrelacionadas.

El suministro se inicia con la seleccin de medicamentos, continuan-do con los componentes logsticos de programacin, adquisicin, almacenamiento, dispensacin y distribucin de los medicamentos.

El presente proyecto de tesis propone un enfoque sobre la distribucin y logstica del sistema de suministro de medicamentos e insumos en los 97 dispensarios dependientes de la Municipalidad de Crdoba, quedando excluido todo lo que tiene que ver en los criterios de seleccin de proveedores y gestin de compras que no es objeto de estudio en la tesis propuesta.

2 MARCO TEORICO

Uno de los principales inconvenientes generados en la mayora de los Servicios Hospitalarios es la ineficacia e ineficiencia en el manejo de los recursos destinados a la distribucin y uso de los Medicamentos debido a una falta de visin general y funcional del proceso de gestin de los mismos.

Aunque la gestin de los medicamentos en los Hospitales siempre ha sido una necesidad universal e histrica, la presencia de farmacuticos en los Hospitales se remonta a principios de siglo. No obstante, de los Servicios clnicos hospitalarios, el Servicio de Farmacia es uno de los de creacin ms reciente, exigiendo de los Farmacuticos un esfuerzo de adaptacin al medio con la finalidad de ocupar un espacio compatible con la provisin a los pacientes atendidos en el hospital y en su mbito de influencia, de los mejores cuidados frmaco teraputicos disponibles, a travs de la promocin del uso efectivo, seguro y econmico de los medicamentos.

En efecto, en el marco de las polticas del MINISTERIO DE SALUD de la Nacin se desarrolla el PROGRAMA NACIONAL DE GARANTIA DE CALIDAD DE LA ATENCION MEDICA y mediante resolucin 641/2000, aprubanse las NORMAS DE ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DE FARMACIA EN ESTABLECIMIENTOS ASISTENCIALES.

La Gua para la gestin de los Servicios de Farmacia en establecimien-tos Asistenciales define el ncleo bsico de funciones que debera ser gestionado por todos los Servicios de Farmacia para la dispensa-cin de medicamentos e insumos farmacuticos, la cual se efectuar exclusivamente a los pacientes internados en los mismos.(4)

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2. GIRON A, Nora; D ALESSIO. Serie Medicamentos Esenciales y Tecnologa N 5.2. Gua para el de-sarrollo de Servicios Farmacuticos Hospitalarios. Logstica del Suministro de Medicamentos. 19973. JIMNEZ J, Jos. Manual de Gestin para Jefes de Servicios Clnicos. Ed. Daz de Santos. Madrid,

Espaa, 2 edicin 2000

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De acuerdo con la OMS, la seleccin de medicamentos es un proceso continuo, multidisciplinario y participativo que debe desarrollarse basado en la eficacia, seguridad, calidad y coste de los medicamentos a fin de asegurar el uso racional de los mismos (5).

Hoy en da, para el personal sanitario de un centro hospitalario es una necesidad disponer de una Gua Farmacoteraputica que refleje de forma dinmica y consensuada la cultura farmacoteraputica de un centro o de un conjunto de centros hospitalarios. (6)

La seleccin del medicamento es el paso previo a la entrada del mismo en el hospital. Una adecuada seleccin de medicamentos basada en la evidencia cientfica debe considerarse una actividad de suma importancia entroncada directamente con el concepto de uso racional del medicamento de la OMS. (7)

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2.1 OBJETIVO GENERAL: Analizar desde la perspectiva de la gestin por Procesos el Centro de Distribucin de Insumos y Medicamentos de la DAPS.

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS: a) Identificar los errores y Puntos Crticos de los procesos del Centro de Distribucin de la DAPS.

b) Proponer cambios en los procesos para mejorar su efectividad y eficiencia.

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3. METODOLOGIA:

El presente trabajo corresponde a una investigacin cientfica.

Por su naturaleza ser una investigacin aplicada, lo cual generar conocimientos para la aplicacin prctica.

Por el tipo de informacin a ser utilizada tendr las caractersticas de una investigacin bibliogrfica.

De acuerdo a sus objetivos la presente investigacin corresponde al tipo de investigacin descriptiva de corte transversal.

3.1 POBLACION Y MUESTRA: La poblacin est conformada por los 97 Centros de Salud de Crdo-ba capital que requieren el suministro de medicamentos e insumos.

La muestra corresponde al stock de medicamentos existente en cada centro en un mes particular.

3.2 VARIABLES: 3.2.1 VARIABLE INDEPENDIENTE:

Modelo de gestin basada en administracin por procesos.

ADMINISTRACION POR PROCESOS:

Segn la norma ISO 9000:2000 un proceso es un conjun-to de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

As se puede deducir que el enfoque basado en procesos enfatiza cmo los resultados que se desean obtener se pueden alcanzar de manera ms eficiente si se consideran las actividades agrupadas entre s, considerando, a su vez, que dichas actividades deben permitir una transformacin de unas entradas en salidas y que dicha transformacin se debe aportar valor, al tiempo que se ejerce un control sobre el conjunto de actividades.

Definicin conceptual: La gestin por procesos es una herramienta que puede ser utilizada por las principales Unidades Orgnicas de la Institucin que les facilite a ejercer su funcin de directriz y que permita a la Organizacin a completar objetivos en

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trmino de eficiencia y eficacia.

Definicin operativa: La implementacin de la gestin por procesos dentro de una Institucin pasan por distintas fases, en dependencia de las caractersticas de cada Organizacin y los objetivos propuestos por stas, siendo las siguientes fases las principales:

Identificacin de procesos Anlisis de secuencia y mapeo Definicin de actividades y responsabilidades. Definicin de mapa de procesos y estructura Implantacin. Monitoreo y control.

3.2.2 VARIABLE DEPENDIENTE

Mejora de la gestin-administracin en la dispensacin y distribucin de medicamentos e insumos.

Definicin conceptual: La mejora en la dispensacin y distribucin de medicamentos e insumos en los servicios hospitalarios es el objeto que muchas de las instituciones de nuestro medio quieren lograr, debido al poco control que hay en estas reas y al gran impacto que tienen en el uso efectivo y seguro de los mismos.

Definicin operativa:La mejora en el rea de dispensacin y distribucin de medicamentos, centra su atencin en los siguientes aspectos: Eficiencia Eficacia. Efectividad Seguridad.

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3.3 TECNICAS E INSTRUMENTOS

Como tcnica se propone la elaboracin de un diagnstico FODA, mapa de gestin por procesos que incluye la hoja de estabilizacin de procesos y el diagrama de flujo.

Los instrumentos de recoleccin de datos:

Entrevista con encargados del centro de distribucin, autoridades, dems sectores que estn relacionados con ste y equipo de salud de los Centros de Salud.

Planilla de stock, remito de entrega, planillas de vencimientos (VTOS), de clearing.

Protocolos, guas clnicas internacionales, nacionales y provincia-les.

Bibliografa de Medicina Basada en Evidencia (MBE) y Uso Racional del Medicamento (URM).

3.4 PLAN DE ANALISIS Se propone un plan de anlisis cualitativo con diagnstico FODA, mapas de proceso, diagramas de flujo causa-efecto y cuantitativo a travs de la medicin por indicadores, para evaluar la mejora en el desenvolvimiento de los procesos de seleccin, adquisicin, almacenamiento, dispensacin y distribucin adecuada de medica-mentos e insumos en los CS y UPAS.

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REQUISITOS PARA LA HABILITACION Y FUNCIONAMIENTO DEL CD.DAPS

La responsabilidad de planificar la administracin del sistema de suministro de medicamentos y productos mdicos en la DAPS recae en el Depsito de Insumos y Medicamentos. Es sta la unidad que combina los componentes administrativos y los de carcter tcnico.

Se refiere a las actividades que implica la planificacin de los recursos, del funcionamiento y de la evaluacin de un sistema de suministro de medicamentos focalizado hacia las etapas administrativas del sistema. La necesidad de planificar el sistema de suministro se basa en que de esa manera se puede obtener una visin general del funcionamiento del sistema como un todo, se facilita la interrelacin y coordinacin necesaria entre las etapas que constituyen el sistema de suministro y se promueve el desarro-llo oportuno de sus fases a modo de alcanzar la eficiencia deseada.

En el marco de un enfoque sistmico, el suministro de medicamentos est constituido por varias fases secuenciales e interrelacionadas. El suministro se inicia con la seleccin de medicamentos, continuando con los componentes logsticos de programacin, adquisicin, almacenamiento y distribucin de los medicamentos. Cada etapa, y el sistema en su conjunto, son objeto de actividades de control y evaluacin a fin de obtener una gestin eficiente.

Cada una de estas etapas demanda la produccin de datos e informacin que son insumo de etapas subsiguientes y de rigurosos controles de calidad y eficiencia.

El sistema de suministro de medicamentos es la base del funcionamiento de la farmacia en el hospital, constituyndose en el soporte de los servicios farmacuticos y de la atencin farmacuti-ca (2,3). En efecto, se requiere contar con un suministro seguro de medicamentos para implementar otros servicios, tales como: distribucin unidosis, distribucin de mezclas intravenosas, informacin de medicamentos, desarrollo de programas de reacciones adversas, de evaluacin de la racionalidad de la utilizacin, y de atencin al paciente ambulatorio, entre otros.

Tambin es de considerar que an cuando se habla del suministro como un servicio farmacutico, generalmente se refiere a medicamen-tos. Sin embargo, tambin puede involucrar otro tipo de insumo, como materiales mdico-quirrgicos, material biomdico o de esteriliza-cin, cuya responsabilidad, cada vez es mayor y muchos nmero de pases se la estn asignando a un establecimiento que est dirigido por un profesional farmacutico matriculado.

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REQUISITOS:

De a cuerdo con la complejidad de la DAPS, el servicio del CD. DAPS a habilitar tiene que ver de acuerdo a la Disposiciones Vigentes: ley pro-vincial N 8.302, Disposicin ANMAT N3475/2005Reglamento tcnico sobre Buenas Prcticas de Distribucin de productos farmacuti-cos, Drogueras resolucin N 17/2006-MSA Condiciones Legales y Tcnicas. NORMAS DE ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DE FARMACIA EN ESTABLECIMIENTOS ASISTENCIALES Resolucin N 641/1992-MSA-. Resolucin DJFMSPC 166/2012, Ley por nombre genrico, Sistema de trazabilidad y dems decretos, resoluciones, leyes que avalen a las anteriores citadas en el marco del Programa Nacional de garantas de Calidad de la Atencin Mdica.

El Servicio Farmacutico es el servicio de atencin en salud responsable de las actividades, procedimientos e intervenciones de carcter tcnico, cientfico y administrativo, relacionados con los medicamentos y los dispositivos mdicos utilizados en la promocin de la salud y la prevencin, diagnstico, tratamiento y rehabilitacin de la enfermedad, con el fin de contribuir en forma armnica e integral al mejoramiento de la calidad de vida individual y colectiva.

Cuyos objetivos fundamentales son:

Promover y propiciar estilos de vida saludables.

Prevenir factores de riesgo derivados del uso inadecuado de medicamentos y dispositivos mdicos y promover su uso adecuado.

Suministrar los medicamentos y dispositivos mdicos e informar a los pacientes sobre su uso adecuado.

Ofrecer atencin farmacutica a los pacientes y realizar con el equipo de salud, todas las intervenciones relacionadas con los medicamentos y dispositivos mdicos necesarias para el cumplimiento de su finalidad.

Fundamentado en los siguientes principios:

1. Accesibilidad. El servicio farmacutico, dentro del marco de sus funciones, garantizar a sus usuarios, beneficiarios, destinatarios y a la comunidad, los medicamentos y dispositivos mdicos, la informacin y asesora en el uso adecuado de los mismos, para contribuir de mane-ra efectiva a la satisfaccin de las necesidades de atencin en salud.

2. Conservacin de la calidad. El servicio farmacutico dispondr de mecanismos y realizar las acciones que permitan conservar la

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calidad de los medicamentos y dispositivos mdicos que estn a su cargo y ofrecer la informacin para que sta se conserve una vez dispensado. Esta responsabilidad tambin estar a cargo de cada uno de los actores que intervengan en los procesos de recepcin y almacenamiento, transporte y distribucin fsica de medicamentos y dispositivos mdicos, garantizndose las condiciones estableci-das por el fabricante en el empaque y la trazabilidad de los mismos.

3. Continuidad. El servicio farmacutico garantizar a sus usuarios, be-neficiarios y destinatarios las prestaciones requeridas que se ofrezcan en una secuencia lgica y racional, de conformidad con la prescripcin mdica y las necesidades de informacin y asesora a los pacientes.

4. Eficacia. El servicio farmacutico garantizar a sus usuarios, beneficiarios y destinatarios el cumplimiento de los objetivos de las prestaciones ofrecidas, dando cumplimien-to a las respectivas normas sobre control, informacin y gestin de la calidad. Igualmente, contribuir en el cumplimien-to del propsito de la farmacoterapia ordenada por el facultativo.

5. Eficiencia. El servicio farmacutico contar con una estructura administrativa racional y los procedimientos necesarios para ase-gurar el cumplimiento de sus funciones, utilizando de manera ptima los recursos humanos, fsicos, financieros y tcnicos.

6. Humanizacin. El servicio farmacutico centrar su inters en el ser humano, sin desconocer el papel importan-te del medicamento y el dispositivo mdico en la frmacoterapia.

7.Imparcialidad. En cumplimiento de sus funciones, el servicio farmacutico deber garantizar un trato justo y sin ningn tipo de discriminacin a sus usuarios, beneficiarios y destinatarios.

8.Integralidad. Los actores, actividades y procedimientos del servicio farmacutico se desarrollarn integralmente y de manera interrelacionada, en procura del logro de su misin.

9. Investigacin y desarrollo. El servicio farmacutico propender por la creacin de un ambiente de investigacin y desarrollo en el servicio que favorezca una mejor insercin en el dominio de la tecnologa sectorial

10. Oportunidad. El servicio farmacutico garantizar la distribucin y/o dispensacin de la totalidad de los medicamentos prescritos por el facultativo, al momento del recibo de la solicitud del respectivo servicio hospitalario o de la primera entrega al interesado, sin que se presenten retrasos que pongan en riesgo la salud y/ o la vida del paciente. Tambin garantizar el ofrecimiento inmediato de la informacin

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requerida por los otros servicios, usuarios, beneficiarios y destinatarios. Contar con mecanismos para determinar permanentemente la deman-da insatisfecha de servicios y corregir rpidamente las desviaciones que se detecten. La entidad de la que forma parte el servicio farmacutico garantizar los recursos necesarios para que se cumpla este principio.

11. Promocin del uso adecuado. El servicio farmacutico promocionar en sus actividades el uso adecuado y prevendr el uso inadecuado y los problemas relacionados con la utilizacin de los medicamentos y dispositivos mdicos.

12. Seguridad. El servicio farmacutico contar con un conjunto de elementos estructurales, procesos, procedimientos, instrumentos y metodologas, basados en evidencia cientficamente probada, que minimicen el riesgo de los pacientes de sufrir eventos adversos, problemas relacionados con medicamentos (PRM) o problemas relacionados con la utilizacin de medicamentos (PRUM) en el proceso de atencin en salud.

En el servicio farmacutico, adems se debern evaluar en forma permanente los siguientes indicadores de gestin:

Calidad tcnica. Costo. Servicio. Recurso humano. Seguridad. Infraestructura.

El CD. DAPS debe contar con una infraestructura fsica de acuerdo con su grado de complejidad

Para su adecuado funcionamiento, el servicio farmacutico debe cumplir como mnimo con los siguientes requisitos de acuerdo a los art. 1, 2, 3, 4 DROGUERIAS Resolucin N 17/2006-MSA-:

a) Los espacios deben contar con rea fsica exclusiva, independiente, de circulacin restringida, segura y permanecer limpios y ordenados.

b) Los pisos deben ser de material impermeable, resistente a la abrasin y contar con sistema de drenaje que permita su fcil limpieza y satinizacin.

c) Las paredes y muros deben ser impermeables, slidos, de fcil limpieza y resistentes a factores ambientales como humedad y tem-peratura (higrmetro y termmetro).

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d) Los techos y cielo rasos deben ser resistentes, uniformes y de fcil limpieza y satinizacin.

e) Las reas para almacenamiento de medicamentos y accesorios deben ser independientes y separadas entre s, diferenciadas y se-alizadas, con condiciones ambientales, temperatura y humedadrelativa controladas.

f) Debe poseer un sistema de iluminacin natural y/o artificial que permita la conservacin adecuada e identificacin de los medica-mentos y accesorios y un buen manejo de documentacin.

g) Luminarias en buen estado, accesorios, tomas, interruptores y cableado protegido.

h) Debe tener un sistema de ventilacin natural y/o artificial que garantice la conservacin adecuada de los medicamentos y dispositivos mdicos. Debe evitarse la contaminacin cruzada.

i) El sector de almacenamiento debe contar con mecanismos naturales o artificiales (higrmetros, termmetros, etc.) para asegu-rar las condiciones de temperatura y humedad. Teniendo los registros documentados de estas variables.

Materiales Equipos

Contar con una dotacin, constituida por equipos, instrumentos, bibliografa y materiales necesarios para el cumplimiento de los objetivos de las actividades y/o procesos que se realizan en cada una de las reas y procedimientos.

Recursos Humanos

Disponer de un recurso humano idneo para el cumplimiento de las actividades y/o procesos que se realice, y que de acuerdo a la complejidad est regido por un Licenciado en Qumica farmacetica/ farmacutico.

Habilitacin del servicio

De acuerdo a la normativa vigente(Ley de Farmacia, Resoluciones-Disposiciones ANMAT, Ministerio de Salud de la Provincia de Cr-doba Juridiccion de Farmacia MSPJCF), el CD. DAPS es un servicio asistencial como Droguera que obedece a los estndares de calidad de las Normas de GMP

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Sistema de Gestin de la Calidad(SGC)

El CD. DAPS deber instaurar como herramienta de gestin la Gestin por Procesos para poder dirigir y evaluar en forma sistemtica el desempeo del servicio en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de servicios de acuerdo a las Normas ISO 9001: 2000.

Los procesos bsicos para llevar a cabo el Suministro de Medicamentos y dispositivos mdicos a los 97 centros de Salud son:

SELECCIN ADQUISICION RECEPCION ALMACENAMIENTO DISTRIBUCION. LOGISTICA DESNATURALIZACION Y DESTRUCCION DE RESIDUOS MEDICAMENTOSOS.

Estos procesos sern analizados en las siguientes pginas.

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1-SELECCIN

La seleccin es el procedimiento interdiciplinario por el cul se establece el conjunto de medicamentos y productos mdicos(PM) que garantizan los atributos de calidad, seguridad, eficacia y costo, para la prevencin, diagnstico y tratamiento de nuestra poblacin.

Este listado fue confeccionado por la DAPS en el ao 2008 y con revisin en el 2012 en base a los requerimientos de la misma.

La OMS , ha propuesto una serie de criterios para establecer los medicamentos que se incluirn en el listado bsico institucional:

Seleccionar medicamentos de los cuales exista amplia y suficiente evidencia cientfica sobre eficacia y seguridad.

Cuando se dispone de alternativas teraputicas, deber elegirse la que mayores ventajas aporte en calidad, seguridad, eficacia, costo y disponibilidad.

Considerar los costos de los tratamientos totales, y de no ser posible, orientar la decisin por los resultados de costo-efectividad.

Favorecer la inclusin de medicamentos monofrmacos.

Disponer de alternativas teraputicas que permitan intervenir las demandas en salud ms frecuentes. Incluir medicamentado. Todo el Listado de Medicamentos se basa y se complementa para unificar criterios, en el Formulario Teraputico Nacional, Formulario Teraputico para el 1 Nivel de Atencin de Remediar+Redes, y el PPM Provincial.

Los mtodos mas utilizados para llevar a cabo la seleccin son:

PERFIL EPIDEMIOLOGICOSe fundamenta en el perfil epidemilgico de la comunidad objeto a la prestacin, frente a la cual nos sometemos a guas y protocolos teraputicos nacionales e internacionales (IRAB, RCVG, etc.) que permiten establecer los medicamentos y dispositivos mdicos necesarios para la prevencin, diagnstico y tratamiento de dicha comunidad.

Este mtodo sirve cuando no se tiene informacin estadstica del comportamiento de la demanda de salud de la poblacin , ya que se requiere tcnica como distribucin de la poblacin por gnero, edad,

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guas de atencin, estimacin de la demanda.

CONSUMO PROMEDIOEste mtodo es recomendado cuando las instituciones disponen de la estadstica de la demanda en atencin y de los consumos de los medicamentos y accesorios (motivos de consulta mas consultados y diagnsticos o casos ms frecuentes).

La combinacin de los dos mtodos permite obtener un listado que debe ser socializado a todo personal de salud que realiza las atenciones en salud a la poblacin, para favorecer la prescripcin de los medicamentos all contenidos de acuerdo a las guas de atencin apli-cadas y brindarle la medicacin y/o el insumo al momento de su solicitud.

El listado bsico debe ser evaluado con periodicidad anual, para justar su contenido al comportamiento de las atenciones realizadas por los profesionales.

A continuacin se presenta el listado bsico de medicamentos y accesorios/descartables utilizado el la DAPS.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA PROGRAMACION DE NECESIDADES SEGN CONSUMO

Seleccionar el perodo para el cual se calcula el consumo.

Ajustar el consumo en razn de mermas y prdidas evitables.

Ajustar el consumo para tener en cuenta el desabastecimiento.

Calcular el consumo de cada medicamento por servicio (clnica medica, pediatria, enfermeria, etc).

Hacer la sumatoria para el clculo de necesidades de la Institucin.

Utilizar datos de morbilidad y pautas de tratamiento establecidos en la DAPS para medicamentos que no han tenido suministro constante.

Calcular el consumo de medicamentos a partir de los registros de existencias en los almacenes, sumando las existencias iniciales (1 de enero) ms los medicamentos recibidos y restando el inventario final (31 de diciembre). Para hacer el clculo ajustado por merma o prdida evitable, se restan del consumo registrado las prdidas evitables, considerando como prdidas evitables, las salidas de medicamentos por fecha de vencimiento (caducidad), medicamentos daados u otros.

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Indicador1: Calcular el consumo ajustado por desabastecimiento slo si el perodo de agotamiento ha sido por 30 das o ms, en cuyo caso se calcula multiplicando el consumo registrado por el cociente entre el perodo de clculo en (meses, das) y el perodo de meses o das con existencias. Indicador 2: Calcular el consumo medio de cada producto discri-minado por servicio, estimar el consumote este servicio por cada 100 o 1000 consultas, dividiendo el consumo ajustado por cada medicamento por nmero total de consultas de estos pacientes y multiplicando por mil.

2-ADQUISICION

El procedimiento de adquisicin pretende asegurar la disponibilidad de los medicamentos accesorios / descartables necesarios para la atencin de los usuarios, buscando garantizar la calidad, cantidad suficiente y oportunidad en los productos definidos en el listado bsico.

En este proceso se tiene en cuenta los siguientes sub-procesos:

2.1 SELECCIN DE PROVEEDORES

Se determinan los proveedores para cada tipo de medicamento (medicamento, dispositivo mdico,material de laboratorio y odontolgico) que ser adquirido para el suministro a los usuarios.

La seleccin del proveedor pretende asegurar variables como calidad, oportunidad, servicio, y mejor costo. Por lo que se tendr en cuenta las condiciones ofrecidas por cada proveedor a fin de determinar el que mayor ventaja ofrezca a la entidad.

Este subproceso lo determina la Habilitacin Central de Salud (que est relacionada con nosotros) por lo que no es objeto de anlisis en este proyecto y adems no es parte de la estructura organizativa y funcional del CD. DAPS.

Si bien nos interesa saber quines son nuestros proveedores para hacer nuestros pedidos, este CD: DAPS se centra mas en el siguiente subproceso.

2.2 DETERMINACION DE LA DEMANDA

Se calcula teniendo en cuenta variables como: morbilidad, guas de tratamiento, listado bsico establecido para la poblacin objeto.

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4. REMEDIAR+REDES, Ministerio de Salud de la Nacin. Botiqun de medicamentos esenciales. Ma-nual de Operatoria.

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Con la determinacin de la demanda se permite determinar o estimar la cantidad de cada producto que se requiere para la adecuada atencin de los usuarios.Para esto se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

a) Definir perodo de anlisis y de proyeccin de necesidades.

b) Cuantificar las necesidades de medicamentos y accesorios/descartables priorizndola por nivel de uso de cada servicio.

c) Comparar dichos clculos con los de consumos histricos.

d) Analizar las causas que incidieron en las variaciones de los consumos(vencimientos, desabastecimiento/faltas, falta de pago a proveedores, abastecimientos de por parte de Programas nacionales provinciales, etc. Campaas, oferta vs. Demanda , se ofrece una cosa y la demanda se dispara o no es lo que la gente necesita)

e) Ajustar las cantidades definidas por los servicios y programar las cantidades a adquirir, teniendo en cunta los indicadores de punto de reposicin, consumos promedios, niveles mnimos y mximos y el tiempo de reposicin.

El CD. DAPS tiene como principales procesos:

1) Programacin.2) Adquisicin.3) Almacenamiento.4) Distribucin.

2.2.2) Programacin de las necesidades de Medicamentos del CD. DAPS

La programacin es el proceso mediante el cual se determina las cantidades de medicamentos para un perodo dado con el fin de atender la demanda de stos en base a los recursos financieros disponibles para ese perodo.

Los medicamentos se calculan en base al consumo mensual, que es lo que el Depsito tiene (como base de datos / documen-tos) en base a lo distribuye a los CS/UPAS, por lo que no se tiene seguridad si estas cantidades estn alejadas o no de la demanda real ya que no se cuenta con el cruce de informacin fidedigna de Estadsticas DAPS (ya que aqu no se concentra la informacin que

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5. Organizacin Mundial de la Salud.Cmo estimar las necesidades de medicamentos 1 ed. Suiza 1989. Disponible en: http// www.who.int/medicinedocs/en/d/Jh2933s /

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los 96 CAPS presentan mensualmente como son los Resmenes de Programas), de las recetas proveniente de la Medicacin de Produccin Municipal de Medicamentos ,de los Programas Nacionales y Provinciales.

Tampoco se cuenta en forma directa y rpida del Consumo Histrico de cada medicamento, perodo de desabastecimiento de los 2 ltimos aos, consolidados, Saldo de existencia (stock remanente al final de cada mes o de un perodo dado).

El ajuste de las necesidades con recursos financieros disponibles permite organizar la programacin de modo tal que se cubran las necesidades en orden: desde lo ms prioritario a lo menos prioritario.

Implementacin:

En la determinacin de las necesidades de productos, se propone la aplicacin de las variables de Nivel Minimo de Reserva, Nivel Mximo de Reserva, Punto de Reposicin y Cantidades a solicitar, asi como las estrategias de clculo de las anteriores variables con el nimo de optimizar el proceso

Existencias(E): Son los productos disponibles para su uso en la atencin.

Consumo promedio mensual (CPM): Es el consumo de cada uno de los productos incluidos en el listado bsico institucional, en un tiempo establecido.

Nivel mnimo de Reserva (NmR): Es la cantidad mnima de producto que se recomienda tener en inventario para evitar desabastecimiento.

NmR= CPM x TRExistencia de seguridad , de reserva, de fluctuacin o de proteccin. Es la cantidad destinada a minimizar los efectos de las reposiciones tardas o efectuadas a plazos superiores a los normales, consumo superir a lo previsto, o a los plazos de de entrega no cumplidos. Se recomienda mantenerlos en sus niveles mas bajos a fin de no recargar los costos de almacenamiento. Se sugiere 1/3 de la cantidad que se consume durante el tiempo de reposicin, cuando el producto es de alto valor de consumo (grupo A en la clasificacin ABC) si el area de almacn es reducida es conveniente tener un bajo nivel de existencia de alerta. Las existencias de seguridad de productos de mediano valor de consumo (grupo B en la clasificacin ABC) corresponden a la de la cantidad de reposicin y tendrn una frecuencia de reposicin moderada. Finalmente, se estimar un nivel de existencia de seguridad elevada con una baja frecuencia de

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6. Manual Operativo de Unidades Mviles. OPS. Ao 2009.

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compra para productos de bajo valor de consumo (grupo C en la clasificacin ABC).

Nivel Mximo de reserva (NMR): es la cantidad mxima de producto que se recomienda tener en inventario para evitar vencimientos, ave-ras, etc.

NMR=PR + CP + NmR

Es la cantidad mxima aceptable de existencia en el almacn y se determina sumando la existencia de seguridad y la que se consume durante el perodo de reposicin (o sea entre 2 reposiciones).

Punto de reposicin (PR): es la cantidad en inventario que indica que debe iniciarse el trmite de la adquisicin para evitar el desabasteci-miento.

PR= 2 NmREs importante tener en cuenta disponibilidad del espacio para almacenar,disponibilidad del producto en el mercado, disponibilidad presupuestaria.

Tiempo de Reposicin (TR): es el tiempo total que se requiere para realizar el proceso de adquisicin (desde la determinacin de las necesidades hasta que el producto de encuentre disponible para la distribucin), se expresa en meses.

Cantidad a Comprar (CAC): es el volumen de producto que se debe adquirir con base a las anteriores variables para un perodo de compra.

CAC= (NMR-NmR) + ( PR E)

Ver anexo XIV

Perfil epidemiolgico, clasificacin ABC o VEN, Comisin de Medica-mentos, Consumo histrico, Estimar cantidades de medicamentos en base a metas de produccin municipal; posibles modificaciones en la demanda de la atencin. Indicadores:

Existen varios mtodos para priorizar las adquisiciones . Pero el depsito aplicar el VEN, que identifica el nivel de importancia de los

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productos para la atencin de los usuarios y los categoriza como:

VITALES ESENCIALES (V): La no disponibiliada puede poner en riesgo la vida del paciente o se utiliza con mucha frecuencia.

ESENCIALES : La no disponibilidad puede causar incapacidad o se usan en menoR frecuencia.

NO ESENCIALES (N): la no disponibilidad no pone en riesgo la vida de los usuarios, o son muy pocos usados.

Esta clasificacin deber ser garantizada por la Comisin Municipal del Medicamento.

NORMAS BASICAS DEL PROCESO DE PROGRAMACION(ANEXO MANUAL DE CALIDAD)

a) Responsabilizar al CD:DAPS de coordinar la programacin de necesidades de medicamentos preferiblemente con el apoyo de la Comisin Municipal de Medicamentos.

b) Contar con la siguiente informacin del CD:DAPS: Cosumo histrico de cada medicamento. Perodos de desabastecimiento de los dos ltimos aos. Consumo estimado para cada medicamento/ descartable, calcula-do de acuerdo al consumo histrico, perodos de desabastecimiento y prdidas evitables. Saldo de existencias (Stock final) en los almacenes al final del perodo.

c) Estimar las necesidades de productos en base a: Metas de produccin propia de medicamentos, n de consultas, etc. Posibles modificaciones de la demanda. Perfil epidemiolgico de la Institucin. Esquema de tratamientos utilizados. Identificacin de los medicamentos Vitales. Ajustar las cantidades definidas por los servicios y programar las cantidades a adquirir, teniendo en cuenta los indicadores de Punto de reposicin, consumos promedios, niveles mnimos y mximos y tiempo de reposicin.

d) Priorizar las necesidades an cuando no existan restricciones presupuestarias.Para ello se debe identificar los medicamentos esenciales y medicamentos vitales con el objetivo de que ante problemas de

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7. - GIRON A, Nora; D ALESSIO. Serie Medicamentos Esenciales y Tecnologa N 5.2. Gua para el de-sarrollo de Servicios Farmacuticos Hospitalarios. Logstica del Suministro de Medicamentos. 1997

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financiamiento o de otra ndole, stos no flaten en el hospital.

f) Emplear la denominacin genrica (siempre que sea posible), para facilitar el anlisis en el proceso de compra y de promover la utilizacin de esta denominacin en la institucin.

g) Tener en cuenta la Programacin del suministro de medicamentos e insumos de programas proveniente de entes cen-trales (ministerios de Salud, etc.), incluyendo periodicidad (anual, semestral u otra), procedimiento, lugar y forma de presentacin.

h) Definir programas de entrega de acuerdo a la modalidad de adquisicin, las necesidades y el flujo de caja de la institucin.

La programacin de las necesidades ser evaluada por la Comisin Municipal de Medicamentos.

2.3) AdquisicinConsiste en la compra propiamente dicha de los productos seleccionados a los proveedores elegidos por cada tipo de elemento. Tiene como objetivo reducir los costos de los productos.Es una actividad de gestin administrativa que est bajo la responsabilidad de la Direccin de la DAPS.En este proceso, el farmacutico se encarga de las especificaciones tcnicas de los productos.

Las modalidades de compra ms comunes generalmente incluyen:

Compra directa: Se refiere cuando hay una participacin mnima de proveedores y la seleccin se hace a partir del registro de proveedores que tiene la institucin. Es el mtodo ms utilizado por los hospitales.

Licitacin: convocatoria a proveedores para que stos presenten las ofertas de los productos que se solicitan y de acuerdo con las especificaciones previamente sealadas.

Con este mtodo se obtienen mejores precios, pero debido al tiempo y a los costos que demanda el proceso, solo se recomienda cuando las cantidades a comprar son elevadas y justifican el proceso. Para ello debe tomarse en cuenta las normas nacionales e institucionales considerando las diferentes fuentes de procedencia de medicamentos de la DAPS:

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Compra centralizada: generalmente a cargo de Compras y Sumistro de la Municipalidad de Crdoba (licitacin) y a travs del Programa Remediar + Redes que lleganlos botiquines con los medicamentos directamente a los CS, cuyos procesos estn fuera del alcance y control de la DAPS.

Compra descentralizada (Habilitacin DAPS): Son las realizadas en forma directa por la DAPS incluyendo las compras realizadas por los diferentes departamentos de sta y sobre las cules la DAPS tiene control.

Produccin Propia (Direccin de Farmacia Municipal): Laboratorio de produccin pblica de especialidades medicinales (ver anexo).

Donaciones: Que aunque no correspondan a compras propiamente dicha, son una fuente de procedencias de medicamentos que tambin requiere normas para su aceptacin.

Como norma general, los factores que determinan la modalidad de compra a implementar incluyen: el volumen a comprar, el presupues-to, el sistema de control de inventario, el nmero de proveedores, la tendencia del consumo y la capacidad fsica del almacn.

3-RECEPCION

Es el procedimiento en el que se evalan las caractersticas tcnicas de los productos adquiridos y se establece el cumplimiento de las condiciones de negociaciones de la compra.

3.1) Recepcin administrativa:

Se evala el cumplimiento de las condiciones comerciales pactadas con los proveedores en trminos de: tiempo de entrega, cantidades adquiridas, marca de los productos, precios, condiciones de pago, otras condiciones pactadas de tipo administrativo.

Los atributos mas relevantes en la inspeccin son:

Producto: debe compararse los productos recibidos versus lo solicitado tanto en el tipo de producto como en la cantidad y precio.

Fecha de vencimiento: la caducidad de los productos es un factor fundamental para la seguridad en el uso del mismo, por lo tanto se debe garantizar que la vigencia del producto es suficientemente amplia.

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Nmero de lote: Es la identificacin del producto y permite hacer el seguimiento al mismo en caso de encontrar dificultades con el mismo con la respuesta a su uso.

Condiciones del embalaje: se debe revisar la integridad de envases primarios y secundarios, as como la integridad del producto fsicamente.

Documentacin Completa: Deber revisarse la totalidad de la documentacin pertinente a la compra (remito, OP) y factura garantizando que cumple con los requerimientos.- Se deben presentar duplicado de remito, factura y OP.- Anexo de documento de inspeccin administrativa listado de defectos administrativos.

3.2) Recepcin Tcnica: Se evalan las condiciones tcnicas de los productos adquiridos en las variables organolpticas. En los productos farmacuticos, siempre que no haya riesgos de alteracin de los mismos, se debe revisar:

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8. Manual de Buenas Prcticas de Almacenamiento de Productos Farmacuticos y Afines .Resolucin Ministerial N 585-99-SA/DM. Lima, Per.


A) Lquidos No Estriles (jarabe, elixires, suspensiones, emulsiones, soluciones y gotas) Homogeneidad del producto. Uniformidad del contenido. Presencia de gas y otros signos que podran indicar contaminacin del producto.

B) Lquidos Estriles (inyectables de pequeo volumen, de gran volumen y oftlmicas)Ausencia de partculas extraas detectables visualmente.Ausencia de turbidez en la solucin.Cambio de color.Uniformidad del contenido.Presencia de gas y otros signos que podran indicar contaminacin del producto.

C) Slidos No Estriles (tabletas, polvos, grnulos, grageas, tabletas vaginales, comprimidos, cpsulas) Uniformidad en las caractersticas especficas del producto (forma, color, tamao y marca) Ausencia de manchas, roturas, rajaduras, pegajosidad o material extrao incrustado o adherido al producto. Existencia de cpsulas vacas, rotas o abiertas. Que los polvos para reconstituir no estn apelmazados.

D) Slidos Estriles (polvos y liofilizados para aplicacin inyectable) Ausencia de material extrao. Cambios en el color u otras caractersticas fsicas que podran indicar alteracin en el producto.

El mismo procedimiento se realiza para los productos afines a los farmacuticos, siempre que el tipo de envase lo permita y no altere su contenido, se debe revisar la homogeneidad de cuerpos extraos, cambio de color, roturas o cualquier otro signo que presente una alteracin del mismo.

La inspeccin se fundamenta en las tablas de evaluacin de defectos menores, mayores y crticos, y para realizar el muestreo se dispone de tablas estndar, las cuales permiten determinar un nmero repre-sentativo de unidades frente al total de elementos recibidos.Con la muestra se lleva a cabo la revisin de cada una de las caractersticas tcnicas de los defectos.

El cuadro de unidades de muestreo es adaptado del Manual Operativo Unidad Mvil. OPS Colombia; 2009. 9. Reglamento Tcnico Mercosur sobre Buenas Prcticas de Distribucin de Productos farmacuticos. Resolucin Mercosur GMC N 49/2002. Bs. As. 10/06/2005.

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Lic. Qca FarmacuticaAndrea N. Cella 33


Fuente: Manual Operativo Unidad Mvil. OPS Colombia; 2009.

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Lic. Qca FarmacuticaAndrea N. Cella 35


Como producto de la gestin en la recepcin, se obtiene el Acta de Recepcin (anexo N X) , la cual permitir hacer seguimiento a los productos obtenidos.

Cuando se ha finalizado el procedimiento de recepcin y los productos han sido aprobados se debe proceder inmediatamente al registro de la entrada al sistema de informacin de inventarios que se disponga en la institucin garantizando con ello la disponibilidad del existencias y actualizacin de informacin contable, correspondiente.

ALMACENAMIENTO

Consiste en la custodia y salvaguarda de los productos adquiridos hasta el momento de la distribucin, garantizando la conservacin de las condiciones tcnicas y de accin teraputica con los cuales fue diseado y elaborado el producto.

Debe adems cumplir con requisitos de estructura y dotacin bsica para el procedimiento como: equipos de control de factores ambientales, estibas, torres de almacenamiento o estantes metlicos, extintores, vitrinas, compartimentos con seguridad para almacenar medicamento de control especial, medios de refrigeracin, cestos (de acuerdo al tipo de residuos que se generan).

La ubicacin de los productos debe hacerse en sitios alejados de fuentes de contaminacin.

Las reas mnimas necesarias para el adecuado almacenamiento y funcionamiento general del CD.DAPS son las siguientes:

rea de recepcin de medicamentos y PM ( productos mdicos). rea para almacenamiento propiamente dicho (de acuerdo a las caractersticas propias de los productos) rea independiente y segura para el almacenamiento de medica-mentos de control especial. rea para el despacho de medicamentos y dispositivos mdicos. rea debidamente identificada para el almacenamiento de medicamentos que deben ser destruidos o desnaturalizados, por vencimiento o deterioro. rea destinada para el almacenamiento de productos rechazados, devueltos y retirados del mercado. rea para manejo y disposicin de residuos, de acuerdo con la re-glamentacin vigente. rea Administrativa.

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Organizacin de los productos

Consiste en la distribucin que se realiza de los productos durante el tiempo de conservacin o almacenamiento para garantizar el orden, las condiciones especiales de almacenamiento, facilitar el acceso a los productos, uso adecuado de reas y optimizacin de recursos. La organizacin ms ampliamente recomendada es la alfabtica, que permite agilizar el proceso de dispensacin.

Control de factores ambientales

Cada tipo de producto que se gestiona en el servicio farmacutico dada su naturaleza, requiere de condiciones especiales de alma-cenamiento que garanticen la conservacin de dichas condiciones, necesarias para la obtencin de respuesta adecuada durante el uso.

A continuacin se describen las condiciones ambientales para almacenamiento.

Fuente: OPS Colombia. Manual Operativo de Unidad Mvil de Salud; 2009.

Las condiciones de almacenamiento deben ser monitoreadas diariamente y registradas en una planilla de registro de control de temperatura (ANEXO N XI), de tal forma que se pueda realizar seguimiento permanente.

Los resultados pueden ser graficados para facilitar la interpretacin del comportamiento de las condiciones ambientales. Otra condicin a tener en cuenta es la fotosensibilidad de algunos productos, lo que requiere proteccin de la luz directa.

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Las caractersticas de condiciones ambientales que se deben garantizar estn indicadas en cada producto (ver prospecto adjunto).

En el ANEXO N XII se muestra una tabla con los principios activos de uso frecuente indicando su termolabilidad, y fotosensibilidad.

Control de fechas de vencimientoEs el procedimiento mediante el cual se hace monitoreo de la caducidad de cada medicamento y producto mdico garantizando el uso en el tiempo establecido por el fabricante. Deber realizarse el respectivo registro y ser la herramienta para llevar a cabo la verifica-cin en forma mensual, de tal forma que se puedan realizar las gestiones pertinentes para la devolucin o el consumo del producto. Formato propuesto para el control de las fechas de vencimiento (ver anexo N XIII) .

Control de InventariosEl control de inventarios se realiza con fundamento en el ndice de rotacin y el registro permanente de los movimientos de ingreso y egreso del servicio de los productos.

El registro permanente y real de los movimientos de ingreso y egreso permite monitorear en forma continua la disponibilidad de productos. Evitando desabastecimiento o por el contrario sobre-stock, situaciones lesivas tanto para los productos como para el componente financiero de las instituciones.

Por otro lado, el ndice de rotacin permite establecer el nmero de veces que es reemplazado un producto en el inventario o el nmero de veces que registra movimiento de salida o egreso. Se espera que sea un valor aproximado a uno (1) o superior, lo cual evita prdidas por obsolescencia o deterioros. Otro mecanismo de control del inventario lo constituye la realizacin de los inventarios cclicos, que permiten evaluar la corresponden-cia entre el inventario fsico disponible y el inventario registrado en el sistema de informacin que se est manejando en el servicio. Este control consiste en el conteo diario de un nmero de productos (seleccionando diariamente productos diferentes hasta realizar conteo a la totalidad del inventario disponible) existentes, compa-rando seguidamente con las existencias del sistema y realizando las correcciones que fueren necesarias en caso de detectar inconsistencias.

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Tabla 2.Fuente: OPS Colombia. Manual Operativo de Unidad Mvil de Salud; 2009.

El ndice de rotacin se calcula con la siguiente frmula: IR = Valor promedio de las salidas del producto / Valor del inventario promedio del producto La edad del inventario se calcula con la siguiente frmula: EI = Nmero de das esperados del inventario / IR

El nmero de das esperados del inventario obedece a la poltica de inventarios de la institucin. Siendo el valor ms frecuente de 30 das.

DISTRIBUCION Mediante la distribucin se pretende entregar en forma oportuna los medicamentos y productos mdicos requeridos por los CS. Para su posterior aplicacin y/o entrega al paciente.

En la programacin del pedido se consideran factores tcnicos y administrativos, incluyendo tambin los de orden logstico y aquellos pertinentes a la calidad del servicio de atencin a pacientes.En la organizacin del sistema de distribucin a emplear, el estableci-miento de calendarios y horarios de funcionamiento es fundamental.

Existen cuatro tipos de mtodos generales de distribucin: el mtodo de stock o inventario permanente, el mtodo de prescripcin individual, el mtodo combinado de distribucin de stock e individual y el mtodo de distribucin por dosis unitaria.

Cada mtodo tiene ventajas y desventajas por lo que no puede recomendarse la aplicacin de un mtodo nico ya que por lo general, en cada institucin debe implementarse ms de un mtodo a la vez.

Sistema por Stock:

Concepto: Distribucin basada en reposiciones de cantidades fijas a nivel de cada unidad de atencin.

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10 para la descripcin del mtodo de distribucin por dosis unitaria ver: Girn N y D Alessio R.5.3Gua para el Desarrollo de Servicios Farmacuticos Hospitalarios: Sistema de Distribucin por Dosis Unitaria. Serie Medicamentos Esenciales y Tecnologa HSE.OPS; 1997. 11 Dominguez Gil A, Bonal J. Farmacia hospitalaria .21 Edicin, Sociedad Espaola de Farmaceticos Espaoles.Espaa;1992 .

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Ventajas: -Mayor prontitud en tratamientos, -Menor nmero de prescripciones, -Menor nmero de recursos humanos en farmacia.

Desventajas: -Mayor cantidad de inventario inmovilizado, - Mayor prdida por deterioro, robo, vencimiento, etc. - Mayor probabibilidad de errores en la medicacin, - Requiere tiempo laboral del equipo de salud. - Aumento en el gasto. - Devolucin por medicamento o producto mdico no aplicado. - Ausencia de opciones para invertir en forma oportuna a favor de racionalizar la terapia. La mejor recomendacin es seleccionar el mtodo que el CD. DAPS se encuentre en capacidad de desarrollar en forma correcta, teniendo presente que el sistema de distribucin de medicamentos debe procurar tanto la racionalizacin del gasto como la utilizacin teraputica de los medicamentos y productos mdicos.

Sistema por prescripcin individual (en los CS):

Definicin: sistema de distribucin basado en la prescripcin mdi-ca a cada paciente.

Ventajas: la orden mdica puede ser revisada por el farmacutico, - Mayor control de inventario. - No hay devolucin por no ser entregado el medicamento.

Desventajas: - Todos los inconvenientes de la transcripcin. - Requiere exceso de tiempo laboral de la enfermera. - Falta de control sobre deterioro, vencimientos, etc.

Sistema de Distribucin combinada (en el CD. DAPS):

Definicin: sistema en el que se establece la distribucin de algunas drogas mediante prescripcin individual y mantiene, en cada servicio, un stock de medicamentos generalmente de uso comn.

Ventajas: - Reduce el nivel de stock. - Mayor control farmacoteraputico mediante la participacin del farmacutico.

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Desventajas: - Requiere exceso de tiempo laboral del equipo de salud. - Problemas por errores en la medicacin. - Devolucin de medicamentos. - Escaso control de Almacenamiento.

Sistema de Distribucin por Dosis Diaria Definida (Hospitales):

Este mtodo permite desarrollar estudios de utilizacin de medicamentos en forma total (Hospital), por servicios clnicos e inclusive por prescriptor.

La Dosis Diaria Definida (DDD) permite hacer comparaciones entre servicios basado en el promedio de dosis diaria de cada medicamento utilizado expresado por DDD/1000 habitantes/da por servicio de consulta externa.

Estos estudios permiten orientar al personal de salud sobre patrones de consumo, comparacin entre servicios o en diferentes perodos.

Distribucin en el CD.DAPS

La distribucin de medicamentos a los diversos Cs de la institucin se realiza a travs de una programacin de entrega del stock de pedidos semanales/ mensuales que realizan los mismos a travs de la Mesa de Entradas de la DAPS (ver anexo N XV). Este proceso est compuesto por cinco subprocesos: recepcin de pedidos, despacho, expedicin.

Cada CS dispone de un PEDIDO MENSUAL O SEMANAL de medicamentos e insumos, dependiendo de la categora del centro (chicos, medianos y grandes), que es receptado en la Mesa de Entradas de acuerdo a un cronograma de reparto semanal/mensual.

Se registran la presentacin de los mismos en el libro, con fecha y hora , firma y aclaracin del encargado del CS.

Personal administrativo del CD. DAPS retira los stock y los lleva al CD.DAPS donde los clasifica de acuerdo al cronograma de reparto y se los entrega al data enter para cargar dicha informacin en el sistema (de control de stock/ inventario) y obtener el remito del pedido del centro.

El Encargado de Depsito revisa la disponibilidad de stock de los medi-camentos y d directivas de armados especiales en casos particulares.

Dichos remitos son trasladados al rea de despacho donde se produce el armado, embalaje y rotulado del pedido.

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Cada operario escoge un CS de la pila de remitos (ordenada en forma ascendente por CS del grupo a salir) y procede a su armado:

Lee el remito que contiene las especificaciones tcnicas (nombre de los medicamentos, concentacin, presentacin, etc) y administrativas (ubicacin, orden, cantidad, etc) de los medicamentos y productos mdicos. Coloca el Item en la caja. Realiza un visto a cada tem revisado. Si no cubre la cantidad solicitada por falta de stock, anota la cantidad real entregada. Una vez armado los pedidos del grupo en particular, se los traslada a la zona de expedicin donde all ser cargado en el mvil para su reparto.

LOGSTICA

El chofer ordena los remito y los pedidos de acuerdo a su hoja de Ruta, diseada de acuerdo a la ubicacin geogrfica de cada uno de los CS.Carga los pedidos en el mvil de acuerdo al Cronograma de Reparto (Anexo N 7).

Eliminacin de Residuos

La eliminacin de residuos patgenos (productos vencidos, deteriorados, etc.) se terceriza con una empresa privada que cumple con todas las normativas nacionales,provinciales y municipales para el tratamiento de estos productos.

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RESULTADOS Y DISCUSIONES


Resultados y Discusiones: Identificacin de Puntos Crticos

Se define como punto crtico aquella parte del proceso que afecte directamente en la satisfaccin del cliente.Se procedi a la identificacin de puntos crticos en la red elaborada para cada funcin principal del CD. DAPS por lo que se llevar su control, seguimiento y evaluacin a travs de los indicadores propuestos en las hojas de estabilizacin de los procesos selecciona-dos como claves en esta intervencin para el correcto funcionamien-to y adecuacin a las normas nacionales, provinciales y municipales.

Estructura Organizativa Es necesario efectuar cambios organizacionales (ver organigrama) para mejorar u optimizar los Procesos.Adems de que permite apreciar en forma grfica el estado actual de la organizacin que no responde al crecimiento sostenido del Depsito de Insumos y Medicamentos ya que no es un sector de almacenamiento (uno de los procesos) sino que es un Centro de Distribucin (CD) que cuenta con 6 procesos operativos interrelacionados (ver mapa de procesos) y que queda atrapado por los dobles mandos y nodos comunicacionales ascendentes y descendentes orgnicamente (desde CD.DAPS hacia Habilitacin y de a Direccin) sin tener en cuenta que la actual estructura organizativa del CD.DAPS est conformado por una parte tcnica (D.T farmacutico habilitado) dependiente del Dpto. de Programacin, Capacitacin y Asistencia Tcnica (14 programas) y una parte Administrativa (parte operativa) dependiente de Habilitacin.

Comunicacional:

Hay una excelente comunicacin con los CS por lo que prevalece la comunicacin informal sobre la formal debido a los contratos de Adhesividad Mutuos entre el RRHH, Deslindando muchas veces responsabilidades la Direccin a los mandos medios o a los Cs.

Diseo de procedimientos:

Se elaborarn procedimientos operativos estndar para el cumplimiento de las normativas nacionales, provinciales y municipales para la habilitacin y correcto funcionamiento de cada uno de los procesos claves en el CD.DAPS.

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Presupuesto:

Contar con un presupuesto acorde para cubrir la demanda de los 97 efectores para esto es necesario una buena estimacin y programacin de los requerimientos del CD. DAPS.

Informacin:

La informacin de las planillas de Resumen mensual de programas, stock de medicamentos (remediar, produccin/compra) y productos mdicos debe ser tal que refleje la necesidad real mensual y que se corresponda con el stock fsico del CS. Esto es muy importante ya que con estos datos el CD. DAPS elabora y planifica sus requeri-mientos y devoluciones a proveedores, coordina clearings (verifica faltantes y sobre-stock), controla rotacin, realiza los seguimientos y evaluaciones pertinente de los consumos de acuerdo a los programas.

Flota: Tener un mvil propio del CD. DAPS para realizar las visitas a los Centros de Salud, los clearing correspondientes y la Logstica.

Tecnologa:

Equipo informtico adecuado (lector de cdigo de barras, etiquetadoras, impresora multifuncin) y software (control de inventario, salidas, entradas, estadsticas, base de datos, etc.) adaptado a los procesos y procedimientos que se realizan en el CD.DAPS.

Programacin y Planificacin de las Provisiones

Que los medicamentos a solicitar para el abastecimiento a los 97 CAPS, se ajusten a la demanda real de los CAPS para evitar prdidas por vencimiento, y que se realicen en tiempo y forma para evitar los tiempos de espera desde la generacin de la orden de compra hasta la recepcin del producto para no tener faltas que perjudique la asistencia y /o el tratamiento de los pacientes que acuden a nuestros CS. Proveedores:Si bien contamos con 3 proveedores:

Programa Remediar+ Redes: que distribuye directamente a los CS los botiquines de medicamentos esenciales a travs de un

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Operador logstico autorizado por la ANMAT. Cumple con el 30% de nuestra provisin.

Produccin Propia(30%) (Direccin de Farmacia Municipal): Laboratorio de produccin Pblica de Medicamentos, que elabora productos medicinales de alta calidad pero que algunos coinciden con la provisin de Remediar.Por lo que es necesario planificar la produccin de todas las especialidades medicinales que no vienen por el programa o que su precio de compra es alto para aumentar la capacidad productiva del mismo y bajar los costos en elaborar medicamentos que viene por las dos vas. Y ayudar as a racionalizar el uso y a producir lo que nos hace falta para cubrir los programas.

Compra (licitacin, directa)30%: Comprar los medicamentos y descartables que no cubre Remediar y produccin Propia asi evitamos prdidas por vto, etc.

Proceso de recepcin:

Antes no se controlaba OP, factura y remito ni tampoco las caractersticas tcnicas de los productos a ingresar.Ahora se implement planilla de recepcin, dos controles de recepcin (administrativo y tcnico), plan de muestreo y tabla defectos para las especificaciones y evaluacin de los productos.

Proceso de Almacenamiento:

Antes de la implementacin de la gestin por procesos la organizacin de los M y PM se realizaba por grupos de compra, nombre comercial, nombre genrico. Iban en cualquier lugar al azar en estanteras los productos de gran porte (EJ: cajas con 12 unidades de sachets de solucin fisilogicas) y en estanteras de medicamentos mezclados con ellos, estaban los insumos de librera y de embalaje. No haba un control de las fechas de vencimientos, no haba sealizacin ni reas definidas para cada producto.

Ahora la Organizacin de los M y PM por orden alfabtico de droga, rotacin, criterio FEFO, conservacin y de acuerdo a su volumen en pallets y/o estanteras, las unidades primarias y secundarias se sealizarn de acuerdo a colores de los medicamentos que se van a vencer: Verde que tiene una fecha de vencimiento de mas de un ao, amarillo que se vencen entre 6 y 12 meses y rojo que se vencen en menos de 6 meses.

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Conservacin y de acuerdo a su volumen en pallets y estanteras las unidades primarias y secundarias. Implementacin de la hoja de control de Inventario.Implentacin de la planilla de registro de Control de temperatura y humedad para la conservacin de las calidad de los medicamentos.

Proceso de Distribucin:

Antes de la implementacin de la gestin por proceso se presentaba el stock una vez al mes por la mesa de Entradas del uno al diez de cada mes. Esto no reflejaba el stock actualizado y produca perodos grandes de desabastecimiento, ahora se implement un Cronograma de presentacin de pedidos una semana antes de que salga el grupo de reparto, para el stock que presenta el Cs refleje lo ms actualizado su stock real.Se dipuso a cambiar de lugar las estanteras y los pallets para adecuar el ly-out de acuerdo al proceso de armado y orden de aparicin en el remito de pedido mensual, respetando lo del proceso de almacenamiento.

Proceso de logstica:

Implementacin de hoja de ruta y orden para la carga del mvil de acuerdo a la ubicacin geogrfica de acuerdo al sistema FOFE.

Indicadores:

Se procedi a la identificacin de puntos crticos en el flujograma para cada proceso del CD. DAPS. Se define como punto crtico aquella parte del proceso que afecte directamente en la satisfaccin del cliente.En cada punto crtico se detect diferentes indicadores que permitirn evaluar y controlar como se estn llevando los distintos procesos para una mejora continua integral.

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Conclusin del CD. DAPS Municipalidad de Crdoba

De acuerdo a la intervencin realizada pudimos identificar los puntos crticos de los procesos y ofrecer la simplificacin de algunos procesos, reduccin de tiempos, desplazamientos, incremento en la rapidez del despacho de los productos en el CD. DAPS. Durante el anlisis se tuvo la oportunidad de evaluar varias opciones para cada una de las partes del proceso y se eligi aquella opcin que optimice el tiempo de los usuarios en funciones operativas, dando como prioridad la respuesta oportuna a los Centros de Salud (CS), produciendo un flujo de informacin limpio y al alcance de todos los usuarios de acuerdo a sus necesidades.

Si bien esta gestin integral de los procesos es flexible, requiere del factor humano para establecer los criterios de funcionalidad ya sea en el diseo como en la implementacin. El sistema puede fallar en igual o mayor proporcin en cuanto exista algn error del factor humano ya sea por definicin o por operacin.

La propuesta planteada contribuye a mejorar el manejo de informacin de los productos permitiendo un servicio transparente .Adems genera un incremento en la cadena de valor de la Institucin debido a que brinda valor agregado a los procesos claves logrando que los CS cuenten con los medicamentos y descar-tables en el momento oportuno y con un nivel de servicio adecuado.

En este caso de estudio se orient a contar con una mejor calidad de datos que presentan los CS y los que procesa el CD. DAPS para tener un mejor manejo de los inventarios (para las compras, los pedidos, caducidades, etc.),en los stocks y en la Logstica.

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BIBLIOGRAFA


BIBLIOGRAFIA

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