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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DEL PROGRAMA DE PASANTÍA
CVG FERROMINERA C.A.
ANÁLISIS DEL PROCESO DE CONTROL INTERNO APLICADO AL
INVENTARIO DE MEDICINAS, EN EL HOSPITAL DR. AMÉRICO BABÓ
DE LA EMPRESA CVG FERROMINERA ORINOCO C.A.
PUERTO ORDAZ – EDO. BOLÍVAR.
Informe de pasantía presentado a los fines de cumplir con el requisito formal que
establece la universidad para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública.
AUTOR: ANYOSMAR Y. ASCANIO
C.I.: 19.128.867
PUERTO ORDAZ, OCTUBRE DE 2011
2
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DEL PROGRAMA DE PASANTÍA
CVG FERROMINERA C.A.
ANÁLISIS DEL PROCESO DE CONTROL INTERNO APLICADO AL
INVENTARIO DE MEDICINAS, EN EL HOSPITAL DR. AMÉRICO BABÓ
DE LA EMPRESA CVG FERROMINERA ORINOCO C.A.
PUERTO ORDAZ – EDO. BOLÍVAR.
Informe de pasantías presentado a los fines de cumplir con el requisito formal que
establece la universidad para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública.
TUTOR ACADÉMICO TUTOR INDUSTRIAL
LCDO. JOSÉ HERRERA LCDA. ALBIS BASTARDO
PUERTO ORDAZ, OCTUBRE DE 2011
iii
DEDICATORIA
Gracias Dios, por darle sentido a mi vida, a ti, debo el cumplimiento de todas mis
metas. Me regalaste la dicha de conocer a mis abuelos Gladys Infante y Ramón
Bermúdez que hoy están en el cielo a tu lado compartiendo mis éxitos y siendo
ángeles de mi guarda.
Rindo sinceros agradecimientos a la casa de estudio UNEG, por permitirme ser el
resultado de un cúmulo de conocimientos brindados por profesores ejemplos de Ética
y Profesionalismo.
A mis padres, Ana G. Bermúdez y Alcides Y. Ascanio, por brindarme su apoyo
incondicional en todo momento, impulsándome en la búsqueda y realización de mis
sueños, son mi vida; además, me han regalado la mejor hermana del mundo Gladimar
Y. Ascanio con quien comparto los mejores momentos de cariño y amor. Los adoro
inmensamente.
Con cariño, a mi sobrino Rafael E. Rodríguez, por llenar mis días de alegría eres
mi fuente de inspiración en todo lo que hago para así poder ser tú ejemplo a seguir.
Indiscutible agradecimiento a mi novio Carlos E. Bruzual, por el amor sincero que
me das día a día, por la compresión y apoyo incondicional a lo largo de mi carrera.
A la familia Ascanio, cada uno de ellos aportó un significativo granito de arena en
la realización de mi meta. Tíos(as) y primos(as) a ustedes dedico éste logro sigamos
siendo el mejor fruto recogido de nuestra antecesora de sueños: Francisca M. Yépez.
Sincera gratitud siento hacia mis compañeros de estudios que vivieron conmigo el
sueño de ser profesional venciendo momentos de angustia y compartiendo otros de
felicidad. Y de forma especial a mis amigas: Endrina González, Irania Barreto y
Alexandra Guastella quienes de forma incondicional me prestaron su apoyo y
amistad desde el inicio de nuestra carrera.
Anyosmar Ascanio.
iv
AGRADECIMIENTO
A Dios primeramente por brindarme la oportunidad para culminar con éxito esta
meta guiándome, acompañándome en todo momento y dándome fortaleza
parasuperar los obstáculos que se presentaron a largo de mi carrera.
A mis padres por darme una excelente formación e inculcarme el deber del
estudio, la superación y el éxito.
A mi querida hermana Gladimar Y. Ascanio por su orientación y conocimiento
brindado.
A mis Tutores el Lcdo. José Herrera y la Lcda. Albis Bastardo por estar
dispuestos a orientarme y ser facilitadores de conocimientos.
Al Sr. Juan Sifontes por ser mi instructor durante la pasantía y por haberme
brindado su tiempo y dedicación.
A la Lcda. Maria A. Freites por toda la dedicación, ayuda, orientación y sobretodo
su amistad brindada.
Al personal del Departamento de Contabilidad de CVG Ferrominera Orinoco
C.A., por aportar sus conocimientos y parte de su tiempo libre en el desarrollo de esta
investigación.
Muchas Gracias…
v
ÍNDICE
PP.
DEDICATORIA..................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO.......................................................................................... iv
ÍNDICE………………………………………………………………………….. v
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………. 1
CAPÍTULO I…………………………………………………..………………....
EL PROBLEMA…………………………………...…………………………….
4
4
Planteamiento del problema………………………………………………………. 4
Objetivos.....................................................................……………………………. 8
Objetivo general…………………….……..……………………………….. 8
Objetivos específicos……….………………………………...…………….. 8
Justificación………………………………………………..………………........... 9
Alcance…………………………………..………………………………………..
Limitaciones…………………………………..…………………………………...
9
10
CAPÍTULO II……………………………….…………………………………... 11
MARCO TEÓRICO.…….……………………………………………………… 11
Antecedentes de la investigación……………………………..…………………... 11
Generalidades de la empresa…………………………………...…......................... 13
Breve reseña histórica…................................................................................ 13
Ubicación geográfica….…............................................................................. 14
CVG Ferrominera Orinoco C.A..................................................................... 14
Identificación de la organización………..…………………………………. 15
Misión……………….…................................................................................ 15
Visión……………...….…............................................................................. 16
vi
Valores………………………........................................................................ 16
Política integral de sistema de gestión……………………………………... 17
Organigrama estructural…............................................................................. 17
La gerencia de administración y finanzas….…............................................. 19
Reseña histórica del Hospital Dr. Américo Babó.......................................... 21
Bases teóricas…………………………………..…………………………………. 22
Inventarios………………….......................................................................... 22
Medición de los inventarios……………….….............................................. 22
Costo de los inventarios…………………..................................................... 22
Costo de adquisición de los inventarios……………..……………………... 22
Costo de transformación de los inventarios…...…........................................ 23
Otros costos……………………………..….…............................................. 23
Administración de inventarios…………………............................................ 23
Nivel óptimo de inventarios………………................................................... 24
Control interno…………………………….….............................................. 24
Sistema de control interno de inventarios……………….............................. 25
Proceso para el registro de las operaciones contables...………..…………... 25
Importancia de los registros……………………….…................................. 26
CAPÍTULO III……………..…............................................................................. 27
MARCO METODOLÓGICO……………………………..…………………... 27
Tipo de investigación……………………….…............................................ 27
Área objeto de estudio…………….………................................................... 28
Diseño de la investigación……………...….….............................................. 28
Población………………................................................................................ 29
Muestra...………..………………………………………………...………... 30
Técnicas e instrumentos de recolección de datos…………….…................. 30
vii
Procedimiento de recolección de datos……………….……......................... 31
CAPÍTULO IV……………..…............................................................................. 32
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS…………………....……………………... 32
Presentación y análisis de los resultados……..…………....……………………... 32
Diagnosticas la situación actual de los procedimientos aplicados sobre el
inventario de medicinas ………………….....................................................
32
Describir los procedimientos aplicados tanto para el registro de los récipes
como para el seguimiento de los mismos…………………………….
Determinar las fortalezas y debilidades presentes en la ejecución del
proceso de seguimiento sobre el inventario de medicinas………………….
Propuestas de mejoras para el sistema de control interno del inventario de
medicinas………………………………………………………………..…..
34
39
41
CAPÍTULO V………..…….…………………..................................................... 43
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES…………...…………………... 43
Conclusiones…………………………………………………………........... 43
Recomendaciones........................................................................................... 44
GLOSARIO DE TÉRMINOS……....................................................................... 45
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS................................................................. 49
ANEXOS…............................................................................................................. 51
viii
INTRODUCCIÓN
Toda empresa debe contar con un control interno que regule en líneas generales los
procedimientos que establezca la administración para controlar las actividades
generadas producto del manejo del efectivo. Para que de esta manera la misma pueda
cumplir con los diferentes gastos y obligaciones adquiridas por la empresa. Dentro de
estos gastos con que debe cumplir la empresa se encuentra el Inventario de
medicinas, el cual conjuntamente con el Control Interno del mismo, constituyen las
bases del presente estudio.
Una parte importante en el tratamiento de los inventarios, cualquiera que sea su
clasificación, es que se le debe dar un procedimiento contable adecuado, que permita
tener un control del movimiento de ésta cuenta, ya sean entradas o salidas del
material que se almacena en el inventario, con esto se asegura la confiabilidad de sus
estados financieros, frente a los fraudes, eficiencia y eficacia operativa. Así mismo se
deben cumplir con las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), para llevar el
manejo adecuado de la contabilidad de las empresas.
El inventario de medicinas del Hospital Dr. Américo Babó, ha sufrido grandes
cambios en los últimos años, debido a la crisis económica y financiera que ha
afectado a todas las empresas y entidades del país, a consecuencia de esto se han
disminuido los costos y gastos en que incurre la empresa para surtir de mercancía el
inventario de medicinas, sustituyendo muchos medicamentos por genéricos de menor
valor, a su vez el inventario de medicinas del Hospital también ha experimentado
dificultades en cuanto al tratamiento de las cuentas de movimiento del mismo, las
cuales se realizan a través del sistema SAP, utilizado por la empresa para facilitar,
2
agilizar y hacer de manera más rápida y eficiente todas las actividades de la empresa.
El beneficio de atención, medico- asistencial surge de la necesidad de satisfacer
los requerimientos de servicios de este tipo por parte de los trabajadores, y data desde
el año 1954. Desde el Hospital Dr. Américo Babó se atiende a todo el personal que
labora en la empresa y también se distribuyen medicamentos hacia otros centros
pertenecientes a la misma, donde al igual se presta el mencionado servicio y se les
suministra los medicamentos recetados por los médicos, como son la Clínica Palúa,
Hospital Ciudad Piar, consultorios de El Pao, Upata y Ciudad Bolívar.
El principal aspecto, que motivó a la realización de ésta investigación, son las
variaciones existentes del inventario de medicinas del Hospital el cual originó un
problema de orden financiero y contable en virtud de que el inventario de medicina
no arroja las cifras correctas, probando una desviación significativa en los Estados
Financieros de CVG Ferrominera Orinoco C.A.
La pasantía para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública se realizó en
CVG Ferrominera Orinoco C.A, Edificio Administrativo I, ubicada en Puerto Ordaz
en la Av. Vía Caracas, Ciudad Guayana Estado Bolívar, empresa del Estado, tutelada
por la Corporación Venezolana de Guayana (CVG) y adscrita al Ministerio de
Industrias Básicas y Minería del Gobierno de la República Bolivariana de Venezuela,
dedicada a la extracción, procesamiento, comercialización y venta de mineral de
hierro y sus derivados en el territorio venezolano, y a diversos países ubicados en
Europa, Asia y América Latina, específicamente en el Departamento de Contabilidad
de la Gerencia de Administración y Finanzas, el cual presta apoyo al Departamento
de Administración del Hospital Dr. Américo Babó.
3
El trabajo de pasantía se encuentra estructurado en cuatros (4) capítulos:
Capítulo I – Formulación del problema: referido al planteamiento del problema,
objetivo tanto general como los específicos, la justificación, el respectivo alcance de
la investigación, se evidencian las razones y motivos para realizar el trabajo de
pasantía.
Capítulo II – Marco Teórico: se presenta un breve resumen de la empresa donde se
realizó la pasantía, así como la recopilación de la información relacionada con las
actividades cumplidas y una síntesis acerca de los conceptos y el proceso utilizado.
Capítulo III – Marco Metodológico: se describe de manera clara el tipo de
investigación a utilizar para elaborar la investigación y se exponen las técnicas de
recolección de datos.
Capítulo IV – Refleja el análisis e interpretación de los resultados obtenidos, se
presenta la propuesta y las posibles estrategias para la solución del problema.
Capítulo V – Se exponen las conclusiones y recomendaciones finales alcanzadas
en el estudio, como aporte al conocimiento en el área donde se desarrolló la
investigación.
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del problema
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,
acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los
tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los
inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le
aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta
forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir
motivó la existencia de los inventarios.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; que
son la fuente principal de los ingresos, de aquí, la importancia del manejo del
inventario por parte de la misma. El inventario es una cuenta del activo circulante de
tipo realizable, a su vez es la relación detallada y valorada de todos los elementos que
componen el patrimonio de una empresa. Así mismo, se le debe dar un manejo
contable adecuado que permita a la empresa mantener control oportuno de ésta
partida, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de
la situación económica de la empresa y es allí donde entra en juego la Contabilidad,
definida por Hargadon B. (2007) como; “el arte de coleccionar, resumir, analizar e
interpretar datos financieros para obtener así las informaciones necesarias de los
varios intereses que se afectan por las operaciones de una empresa”.
5
En éstos tiempos de grandes adelantos las exigencias de toda organización se
hacen cada vez mayores para el cumplimiento de sus objetivos, por tal razón las
directrices de las organizaciones para ser más eficientes se han acoplado a
evaluaciones periódicas y sistemas de control interno contable - administrativos
que les permitan razonar sus movimientos y adaptarlos a situaciones cambiantes
fomentando el desarrollo de sus actividades en forma coherente y armoniosa para
el logro de las metas propuestas por la empresa.
El control interno se expresa a través de las políticas aprobadas por niveles de
dirección y administración de empresas mediante la elaboración y aplicación de
técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas,
manuales de funciones y procedimientos de sistemas de información y programas
de selección, inducción y capacitación de personal. En este sentido, es
indispensable llevar un control interno sobre los inventarios, ya que exige que las
mercancías sean debidamente pedidas en la orden de compra, recepción de
artículos, almacenamiento de artículos recibidos para el inventario, preparación
del comprobante de pago, contabilización y control. De allí la importancia de que
la empresa posea un control sobre ésta partida, esto con la finalidad de evitar
problemas de liquidez.
En este orden de ideas, CVG Ferrominera Orinoco C.A. ubicada en Puerto
Ordaz en la Av. Vía Caracas, Ciudad Guayana Estado Bolívar, dedicada
primordialmente a la extracción, procesamiento y venta del mineral de hierro;
brinda a sus trabajadores el beneficio de servicios médicos y de farmacia en el
Hospital Dr. Américo Babó y en otros centros como la clínica Piar, clínica Palúa,
consultorio el Pao, Upata y Ciudad Bolívar, perteneciente a la misma. El origen de
los servicios médicos data desde los inicios de la empresa Iron Mines Co de
Venezuela, la propuesta de su creación nace por la necesidad de satisfacer los
requerimientos de servicios médicos - asistenciales de los trabajadores, y es para
el año 1954 cuando se inauguró el actual Hospital Ordaz llamado hoy Hospital Dr.
Américo Babó.
6
A partir del año 1954, hasta nuestros días el Hospital Dr. Américo Babó
atiende a toda la masa laboral y a sus familiares; de la empresa CVG Ferrominera
Orinoco C.A., así como también ofrece servicios médicos a la comunidad a través
de la misión barrio adentro; es decir; que la población atendida se ha
incrementado considerablemente en los últimos años.
El Hospital Dr. Américo Babó es el principal centro y almacén de
medicamentos; ubicado en la misma dirección antes descrita; donde se distribuyen
hacia otros centros también pertenecientes a la empresa. El Hospital cuenta con un
inventario de medicinas, el cual se ha visto afectado notoriamente por la falta o la
ausencia de diferentes tipos de medicamentos, éste almacén y farmacia es
manejado por el Departamento de Administración dentro del mismo.
Una de las causas de la falta de medicinas es la crisis financiera que ha
afectado económica y financieramente a muchas empresas de nuestro estado, tal
es el caso de CVG Ferrominera Orinoco C.A. ,donde se ha disminuido el nivel de
las ventas, que se realizan mayormente a otros países del extranjero, y a
consecuencia de ello los ingresos percibidos son menores; lo que indica,
específicamente en el caso de las medicinas que se han reducido las compras o
pedidos y se han sustituido los medicamentos por genéricos; para disminuir los
costos y gastos en que incurre la empresa para prestar el servicio de farmacia a sus
trabajadores.
En la farmacia del Hospital Dr. Américo Babó y en sus diferentes centros
foráneos, diariamente se introducen gran cantidad de récipes médicos, los cuales
poseen un manejo incorrecto del control interno, es decir; que se despachan
medicinas en existencia y los récipes no son registrados oportunamente en el
sistema lo que conlleva a un descontrol en cuanto a inventario se refiere.
Aunado a ello, existen faltantes y sobrantes en la toma física del inventario,
medicamentos vencidos y otros sin ubicación, utilización de formatos indebidos y
récipes médicos con información errónea, la carencia de normas y procedimientos
7
que regulen estos centros, la falta de información referente a los récipes (nombre
del trabajador, ficha, médico, tratante, otros.), la cual es de mucha importancia
para el control del gasto, la correcta planificación y optimización de este servicio.
A su vez en el almacén principal, las medicinas son dadas como traslados hacia
los otros centros pertenecientes a la empresa, donde al igual existe un descontrol
porque no se producen los registros oportunamente.
Lo expuesto anteriormente originó un problema de orden financiero y contable
en virtud de que, el inventario de medicinas no arrojan las cifras correctas
provocando una desviación significativa en los Estados Financieros de CVG
Ferrominera Orinoco C.A. Además de notas en las Cartas a la Gerencia de los
auditores externos y notas de auditoría interna de la organización. Por ello, se
hace necesario mejorar los niveles de eficiencia y eficacia referente al proceso de
control ejercido sobre el inventario de medicinas.
Por consiguiente, es propio mencionar que para la entidad poder continuar su
cometido de suministrar medicamentos que le sean recetados por médicos
designados por la empresa en los centros asistenciales de ésta a sus trabajadores y
familiares, se debe determinar las posibles desviaciones llevando a cabo un
estudio detallado y minucioso del inventario de medicinas existente en el
Hospital, para verificar, corregir y registrar dicha información con la suministrada
por el sistema SAP; y así mejorar la calidad del servicio y permitir mediante esta
depuración la implementación de un nuevo sistema de farmacia., además de llevar
un control interno adecuado que permita la estabilidad en el movimiento del
inventario de medicinas.
En cuanto a los otros centros de atención donde se presta el servicio de
farmacia Piar, también se debe realizar la contabilización del inventario de
medicinas para corregir las variaciones y así tener un control sobre la
disponibilidad, entradas y salidas de medicinas y con ello poder identificar y
mejorar la distribución de medicinas desde el hospital de Puerto Ordaz.
8
De acuerdo a la problemática en estudio se hace necesario proponer un análisis
de la situación actual del proceso del control interno sobre el inventario de
medicinas, pero para poder lograrlo es necesario responder la siguiente
interrogante:
¿En qué consiste y como se maneja el proceso de control interno sobre el
inventario de medicinas del Hospital Dr. Américo Babó de la empresa CVG
Ferrominera C.A.?
Objetivos
Objetivo general
Analizar el proceso de control interno aplicado al inventario de medicinas, en
el Hospital Dr. Américo Babó de la empresa CVG Ferrominera Orinoco C.A.
Puerto Ordaz – Edo. Bolívar.
Objetivos específicos
1. Diagnosticar la situación actual de los procedimientos aplicados sobre el
inventario de medicinas.
2. Describir los procedimientos aplicados tanto para el registro de los récipes
médicos como para el seguimiento de los mismos.
3. Determinar las fortalezas y debilidades presentes en la ejecución del
proceso de seguimiento sobre el inventario de medicinas
4. Propuestas de mejoras para el sistema de control interno del inventario de
medicinas.
9
Justificación
A través del análisis del proceso de control interno aplicado al inventario de
medicinas, en el Hospital Dr. Américo Babó de la empresa CVG Ferrominera
Orinoco, C.A se logrará minimizar posibles debilidades en los registros de
información, mejorar el servicio de cada una de las farmacias y sincerar las cifras
mostradas en los estados financieros de la organización a fin de permitir la toma
de decisiones e implementar finalmente un nuevo sistema de farmacia
De este modo, poner en práctica los conocimientos que he adquirido en la
Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG), el cual servirá de apoyo
para futuras investigaciones que realicen los usuarios de la universidad o de la
empresa, que se encuentren efectuando trabajos relacionada con el área de
Contabilidad específicamente de la cuenta de Inventarios.
La importancia de esta investigación radica en la necesidad que tiene CVG
Ferrominera Orinoco C.A. de llevar a cabo el análisis del proceso de control
interno aplicado al inventario de medicinas, con el fin de detectar posibles fallas
que se puedan encontrar en este procedimiento y realizar las propuestas para su
mejora; y así poder llevar un mejor control interno.
Alcance
La presente investigación se realizó en la Gerencia de Administración y
Finanzas, específicamente en el Departamento de Contabilidad donde se
realizaron las investigaciones necesarias para desarrollar el tema, este en apoyo a
la Gerencia de Servicios Médicos del Hospital Dr. Américo Babó, ambas
pertenecientes a la empresa CVG Ferrominera Orinoco C.A., en el Edificio
Administrativo I, ubicado dentro del área de producción, Vía Caracas Puerto
Ordaz – Estado Bolívar, en el lapso de pasantías que abarco desde el 12-01-2011
hasta el 26-05-2011.
10
Se estudia el análisis del proceso de control interno aplicado al inventario de
medicinas, a fin corregir las desviaciones existentes en el manejo, registro y
control del inventario de medicinas.
Limitaciones
Entre las limitaciones encontradas se presentan las siguientes: primeramente la
posibilidad de obtener la información de parte de los integrantes de la
organización y además de ello la disponibilidad de tiempo por parte de los
empleados, es considerado como una limitante, ya que cada uno se aboca
principalmente al cumplimiento de funciones.
12
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
El Marco Teórico se refiere a toda la teoría plasmada durante la investigación para
recabar, procesar y llevar cabo el desarrollo de la investigación.
A fin de conocer el objeto a estudiar, resulta necesario conocer aquellos
fundamentos teóricos que sustentaron el presente trabajo de investigación,
permitiendo el análisis del problema planteado desde un punto de vista conceptual,
ubicado a su vez dentro del contexto teórico otras investigaciones relacionadas al
problema en estudio. No obstante, el presente capitulo se estructura de la siguiente
manera: identificación de la organización, antecedentes de la investigación, bases
teóricas.
Antecedentes de la investigación
Los antecedentes son investigaciones que tratan de hacer una síntesis conceptual
de las investigaciones y trabajos realizados sobre el problema formulado con el fin de
determinar el enfoque metodológico de la misma investigación. Aquí se reflejan los
avances y el estado actual del conocimiento en un área determinada y sirven de
modelo o ejemplo para futuras investigaciones.
En la búsqueda de la información se revisaron diferentes informes de pasantía
relacionados con el manejo y control de los inventarios, que sirvieron de fuente de
orientación para el desarrollo de este estudio.
12
En tal sentido se ubicaron los siguientes informes de investigación:
Méndez, L. (2010), elaboró una investigación titulada Contabilización,
Verificación y Control Interno del Inventario de Medicinas del Hospital Dr. Américo
Babó de la empresa CVG Ferrominera Orinoco C.A., presentado ante la Universidad
de Oriente (UDO), para optar por el título de Licenciado en Contaduría Pública, bajo
la modalidad de investigación de tipo descriptiva, con un diseño de campo, indicó
que existe una desviación en el manejo y control interno del inventario de medicinas.
Es por ello que existe la necesidad de verificar el inventario de medicinas existentes y
actualizar la información en el sistema con el fin de mejorar no solo la calidad del
servicio sino también corregir los problemas que se presentaron durante la ejecución
del inventario para obtener mejores resultados en el manejo de las medicinas, y su
distribución.
En este sentido, Bejarano, M. (2009), elaboró un proyecto titulado Actualización
del Manual de Normas y Procedimientos de los Servicios Administrativos del
Hospital Dr. Américo Babó de la empresa CVG Ferrominera Orinoco C.A.,
presentado ante la Universidad de Oriente (UDO), para optar por el título de
Tecnólogo de Sistemas Industriales, bajo la modalidad de investigación de tipo
descriptiva, con un diseño de campo, concluyó que el Dpto. de Administración del
Hospital tiene una serie de funciones que se deben cumplir para el logro de sus
objetivos, haciendo indispensables el Manual de Normas y Procedimientos, lo cual es
importante para optimizar la planificación, organización, coordinación y tener un
mejor control, así determinar los pasos a seguir para la ejecución de un buen proceso.
Para el año (2007), Moya Luís, presento una investigación titulada Diseño de un
sistema de control interno para la reposición del fondo de avance de transferencia
del mineral de hierro de CVG Ferrominera Orinoco C.A., en Puerto Ordaz, estado
Bolívar, presentada en la Universidad de Oriente, para optar por el título de
Licenciado en Contaduría Pública, bajo la modalidad del enfoque UPEL de proyecto
13
factible, con un estudio de investigación de campo, descriptiva y documental, señaló
que es importante resaltar que la organización que aplique controles internos en sus
operaciones conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la
importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se
cumplan para darle una mejor visión a su gestión.
Por otra parte, Marcano, M. (2006), presentó un trabajo de investigación titulado:
Costos de Inventarios, Planificación de Stock y Aprovisionamiento, presentado en la
Universidad de Oriente (UDO), para optar por el título de Licenciado en
Administración, concluyó que los costos asociados a los stock, deberán incluirse todo
lo relacionado con los costos de almacenamiento, deterioros, pérdidas y degradación
de materiales almacenados, entre ellos también los de rupturas de stock, por lo que
recomienda la inclusión de estos, a fin de reflejarlos en la contabilidad de la empresa.
León, N. (2008) realizó un trabajo titulado Optimización de los Registros
Contables de los Inventarios en Tránsito de la Empresa CVG Carbones del Orinoco
(Carbonorca), presentado ante la Universidad de Oriente (UDO), para optar por el
título de Licenciado en Contaduría Pública, bajo la modalidad de investigación tipo
descriptiva, con un diseño de campo, señaló que la optimización de los registros
contables a través de asientos de ajuste y/o reclasificación, permitirá a la
Coordinación de Administración y Contabilidad, conocer con exactitud el importe
que corresponde a la cuenta de inventario en tránsito, para emitir los estados
financieros de la empresa de acuerdo a los parámetros de calidad y oportunidad .
Generalidades de la empresa
Breve reseña histórica
La empresa CVG Ferrominera Orinoco C.A. tiene su origen en el año 1926 con el
descubrimiento del cerro El Pao. El señor Arturo Vera, quien tenía un fundo en Las
14
Adjuntas, encuentra un canto rodado de una roca negra, brillante, dura y pesada, que
lleva a su casa y utiliza para amolar machetes. Simón Piñero, empleado de la firma
Boccardo y Cia de Ciudad Bolívar, acompaña más tarde a Vera hasta el Cerro
Florero, donde obtienen muestras suficientes para enviar a los Estados Unidos. La
Bethlehem Steel Co. hace las primeras perforaciones y se constituye la Iron Mines
Company of Venezuela. Ya en el año 1976 CVG Ferrominera Orinoco C.A. inicia sus
operaciones como empresa responsable de la explotación y aprovechamiento del
mineral de hierro en todo el territorio nacional.
Ubicación Geográfica
CVG Ferrominera Orinoco C.A., se encuentra ubicada en Venezuela (América del
Sur), específicamente en el estado Bolívar. Cuenta con dos centros de operaciones:
Ciudad Piar, donde se encuentran los principales yacimientos de mineral de hierro,
denominado Cuadrilátero Ferrífero San Isidro; y Puerto Ordaz, lugar en el que están
las plantas de procesamiento de mineral de hierro, pellas y briquetas, así como el
muelle, parte de las operaciones ferroviarias y oficinas principales.
(Véase anexo N° 1)
CVG Ferrominera Orinoco C.A.
Es una empresa del Estado, tutelada por la Corporación Venezolana de Guayana
(CVG) y adscrita al Ministerio de Industrias Básicas y Minería del Gobierno de la
República Bolivariana de Venezuela.
Se dedica a la extracción, procesamiento, comercialización y venta de mineral de
hierro y sus derivados en el territorio venezolano, donde proveemos a una acería y
cinco plantas de reducción directa y exportamos a diversos países ubicados en
Europa, Asia y América Latina.
15
Tiene una capacidad instalada de producción de 25 millones de toneladas por año
y una explotación constante en nuestras minas a cielo abierto, ubicadas en el Estado
Bolívar.
Cuenta con una Estación de Transferencia de mineral ubicada en Boca de
Serpientes, frente al delta del río Orinoco en el océano Atlántico, que puede
almacenar hasta 180 mil toneladas métricas de mineral, lo cual le permite una
capacidad de transferencia anual del orden de 6,5 millones de toneladas. Así mismo,
opera con una red ferroviaria de 320 kilómetros.
Experiencia, calidad y responsabilidad social hacen de CVG Ferrominera Orinoco
C.A. pilar fundamental de la industria ferrosiderúrgica nacional, garantizando el
crecimiento de la cadena productiva del acero y propiciando la generación de
productos de valor agregado, para impulsar el desarrollo endógeno de nuestro país.
Identificación de la organización
CVG Ferrominera Orinoco C.A. dentro de su planificación estratégica estableció
su misión, visión, fines y valores para seguir consolidándose como una empresa
socialista productora, transformadora y distribuidora de mineral de hierro y sus
derivados en el territorio Venezolano.
Misión
Extraer, beneficiar, transformar y comercializar mineral de hierro y derivados con
productividad, calidad y sustentabilidad, abasteciendo prioritariamente al sector
siderúrgico nacional, manteniendo relaciones de producción que reconozcan como
único valor creador al trabajo y apoyando la construcción de una estructura social
incluyente.
16
Visión
Ser una empresa socialista del pueblo venezolano, administrada por el Estado,
base del desarrollo siderúrgico del país, que responda al bienestar humano, donde la
participación en la gestión de todos los actores, el reconocimiento del trabajo como
único generador de valor y la conservación del medio ambiente, sean las fortalezas
del desarrollo de nuestra organización.
Valores
La empresa se encuentra comprometida con los siguientes principios y valores:
Solidaridad
Ética
Cultura de trabajo
Calidad
Disciplina
Responsabilidad ambiental
Responsabilidad social
Honestidad
Respeto
Equidad
Humanismo Patriotismo
Cooperación
Sentido de pertenencia
17
Política integral de sistemas de gestión
La política de CVG Ferrominera Orinoco C.A., es extraer, procesar y suministrar
mineral de hierro y derivados, cumpliendo con la normativa legal, los compromisos
acordados con sus clientes y los requisitos aplicables relacionados con la calidad, el
medio ambiente, la seguridad y la salud ocupacional.
Para demostrar su compromiso mejoran continuamente el sistema de gestión con
el objeto de:
Satisfacer las necesidades de sus clientes.
Evitar, reducir y controlar los riesgos e impactos ambientales asociados a las
actividades, productos y servicios.
Promover la participación y el bienestar de nuestros trabajadores, contratistas,
proveedores, visitantes y el entorno donde se operan. (Véase anexo Nº 2).
Organigrama estructural
La empresa CVG Ferrominera Orinoco C.A., posee dos sedes operativas en la
región Guayana, una ubicada en Puerto Ordaz y la otra en Ciudad Piar. Las
operaciones mineras se ejecutan en el Distrito Ferrífero Piar, en estos se incluyen las
actividades geológicas de reservas de mineral de hierro, planificación, desarrollo y
explotación de minas y transporte hacia los puertos de procesamiento.
CVG. Ferrominera Orinoco C.A., es filial de la Corporación Venezolana de
Guayana, cuenta con una estructura condicionada a las exigencias de un sistema
participativo, cuenta con un personal Gerencial, técnico y obrero que está por el orden
de 3.519 trabajadores y su organización es representada en un organigrama en forma
vertical el cual está formado por:
18
Asamblea de Accionistas
Junta Directiva
Presidencia.
Unidades de staff:
Auditoría General Interna.
Gerencia de Planificación Corporativa.
Gerencia de Relaciones Institucionales.
Coordinación General de Paletización.
Coordinación General de Operaciones y Reducción Directa.
Oficina de Licitaciones.
Consultora Jurídica.
Coordinación General de Proyecto ERP.
Cinco gerencias generales:
Gerencia General de Operaciones
Gerencia General de Comercialización y Ventas
Gerencia General de Administración y Finanzas
Gerencia General de Personal
Gerencial General de Proyectos y Construcción.
La Gerencia General de Operaciones tienen a su cargo: gerencia de minería,
procesamiento del mineral, gerencia de ferrocarril, gerencia de ingeniería de
operaciones y control de calidad.
La Gerencia General de Administración y Finanzas dirige las siguientes gerencias:
Gerencia de Administración, gerencia de Finanzas, Gerencia de Suministros y
Gerencia de Sistemas.
19
La Gerencia General de Ventas y Comercialización cuenta con los siguientes
departamentos: Comercialización, Administración de Ventas y Operaciones
Fluviales.
La Gerencia General de Proyectos y Construcción funciona a través de los
departamentos de: Recursos Humanos, Relaciones Industriales, Abastos, Servicios
Médicos y Relaciones Institucionales. (Véase anexo Nº 3)
Seguidamente se hace una síntesis descriptiva de la Gerencia de Administración y
Finanzas, motivado a que el Departamento de Contabilidad, donde se realizó la
pasantía de grado, pertenece a la Gerencia de Administración.
La gerencia de administración y finanzas
El propósito de la gerencia se basa en asegurar de manera eficiente, la captación,
disponibilidad y administración de los recursos monetarios necesarios para la
sustentabilidad del modelo productivo socialista; así como también para elevar las
oportunidades de crecimiento y competitividad de la empresa, generando excedentes
que garanticen el bienestar social de las trabajadoras y trabajadores y de la
comunidad, así como los aportes al Estado. Sus actividades principales son la
planificación y administración de las finanzas, la realización de facturación,
cobranzas, administración de los recursos financieros, el control presupuestario,
pagos, contabilidad, control de costos, seguimiento y control de gestión (Véase anexo
Nº4).
La referida gerencia cuenta con tres departamentos:
Contabilidad
Cuentas por Pagar
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Costos y Control Presupuestario
Departamento de contabilidad
El departamento de contabilidad se encarga de llevar a cabo las siguientes
actividades: control de activos fijos, procesar obligaciones tributarias, control
administrativo de empresas filiales y participación accionaria, procesar relaciones de
gastos, proceso de cuentas por cobrar empleados, proceso de cierre contable.
Tiene como objetivo principal establecer normas y procedimientos para la
contabilización de la propiedad planta y equipos de acuerdo a los principios de
contabilidad adecuados a las Normas Internacionales de Información Financieras
(VEN-NIIF). Comprende el registro, la incorporación, desincorporación y
depreciación de la propiedad, planta y equipo. (Véase anexo Nº 5).
Departamento de costos y control presupuestario
Este departamento tiene como objetivo funcional; planificar, coordinar y dirigir las
actividades relacionadas con los sistemas de costos y presupuesto operativo y
administrativo de la empresa, de acuerdo a las directrices emanadas de la Corporación
Venezolana de Guayana (CVG) y la gerencia de administración.
Departamento de cuentas por pagar
Del referido departamento dependen las oficinas sección análisis de cuentas y la
sección proceso de pagos. Estos se encargan de dirigir y controlar la ejecución de los
procesos de pagos de la nómina de personal, beneficios a trabajadores, proveedores,
contratista y misceláneos para asegurar, la veracidad y fidelidad de la información
que se emite en los cheques, así como el cumplimiento de los compromisos de CVG
Ferrominera Orinoco C.A.
21
Reseña histórica del Hospital Dr. Américo Babó
El origen de los servicios médicos de la empresa CVG Ferrominera Orinoco, C.A,
data desde los primeros inicios de la empresa Iron Mines Co. De Venezuela. La
propuesta de su creación, nace la necesidad de satisfacer los requerimientos de
servicios médicos- asistenciales de los trabajadores de la empresa.
Para el año 1953, son inaugurados el Hospital del Pao, con el Dr. Maceiz como su
primer director, y el Hospital Ordaz de Barrancas, funcionando en el campo A-1, en
terrenos de propiedad del Sr. Alejandro Usein, los cuales posteriormente fueron
comprados por la empresa.
A partir de 1954, la Orinoco Mining, comienza a llevar un plan hospitalario que
había sido establecido ese mismo año, para la inauguración del actual Hospital Ordaz
(Dr. Américo Babó). En el mes de julio de 1956, se culmina el plan y es cuando se
inaugura éste hospital, con el Dr. Eracio Vivas como su primer Director, el Dr.
Américo Babó como Subdirector, quien posteriormente fue el Director de la
institución, y el Dr. Iván Natera, como Jefe Médico. En este mismo año fue
inaugurado el hospital de Ciudad Piar.
Debido a los cambios ocurridos por la nacionalización del hierro, en el año 1975
se integran los servicios médicos, designando como jefes: El Dr. Diego Blanco Porra,
para el Hospital el Pao, el Dr. Rómulo Roche, para la clínica de Ciudad Piar, quien
fue uno de los pioneros de los servicios médicos prestados por la empresa y el Dr.
Federico Luzardo, para el Hospital Ordaz.
El nombre del Hospital Ordaz fue cambiado por el Hospital Dr. Américo Babó, en
honor al destacado médico fallecido el 16 de Diciembre del año 1993, quien se
desempeñaba como Gerente de Servicios Médicos para ese momento.
22
Bases teóricas
Se consideraron los siguientes aspectos teóricos como sustento a la investigación
realizada en este trabajo.
Inventarios
La Norma Internacional de Contabilidad N°2 Inventarios (2005), define a los
inventarios como:
Inventarios son activos:
(a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación;
(b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o
(c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el
proceso de producción, o en la prestación de servicios.
Medición de los inventarios
Los inventarios se medirán al costo o al valor neto realizable, según cuál sea el
menor. (ob. cit.)
Costo de los inventarios
“El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su
adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para
darles su condición y ubicación actuales” (ob. cit.)
Costo de adquisición de los inventarios
Comprenderá el precio de compra, los aranceles de importación y otros
impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades
fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente
23
atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los
servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas
similares se deducirán para determinar el costo de adquisición. (ob. cit.)
Costos de transformación de los inventarios
Comprenderán aquellos costos directamente relacionados con las
unidades producidas, tales como la mano de obra directa. También
comprenderán una parte, calculada de forma sistemática, de los costos
indirectos, variables o fijos, en los que se haya incurrido para transformar
las materias primas en productos terminados. (ob. cit.)
Otros costos
“Se incluirán otros costos, en el costo de los inventarios, siempre que se hubiera
incurrido en ellos para dar a los mismos su condición y ubicación actuales”. (ob. cit.)
Vale destacar que los inventarios tienen como propósito fundamental proveer a la
empresa de materiales necesarios en su momento indicado, para su continuo y regular
desenvolvimiento, es decir, tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y
coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda. Por
lo tanto la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.
Administración de inventarios
Meigs (1992), lo define como:
Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y
evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de
inventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos
los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo
establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias
para mejorar o mantener dicha situación (p. 147).
24
Aunado a ello, tiene como finalidad determinar la cantidad de inventario que
deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y cuantas unidades
deberían ordenarse en un momento dado.
Nivel óptimo de inventarios
Según el autor Gómez (1999), dice:
Un procedimiento bastante generalizado, para optimizar el volumen de los
inventarios en la empresa, es el que persigue como finalidad la
conjugación de los costos mínimos posibles, con los niveles mínimos de
inventarios, que aseguren el abastecimiento en todo momento. A simple
vista pareciera que la solución de este problema sería trivial, con solo
mantener un margen de seguridad suficientemente grande, de manera que
nunca falten inventarios, al ser requeridos. Pero por demás evidente, que
el mantenimiento de inventarios en exceso acarrea costos innecesarios,
que menoscaban la ganancia de la empresa. Estos costos se traducen en
mayores espacios de almacenaje, mayor vigilancia y mayor personal de
almacenes, mayores primas de seguros, otros. (p. 236).
Control Interno
De acuerdo con el autor Chapman, W (2001), define el control interno como:
Un programa de organización y el conjunto de métodos y procedimientos
coordinados y adoptados por una empresa para salvaguardar sus bienes,
comprobar la eficacia de sus datos contables y el grado de confianza que
suscitan a efectos de promover la eficiencia de la administración y lograr
el cumplimiento de la política administrativa establecida por la dirección
de la empresa (p. 144).
Además el control interno comprende el plan de organización en todos los
procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades de la
organización, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y
confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para cumplir con las exigencias
25
ordenadas por la dirección de la misma. Además tiene como objetivo ayudar a la
estructura administrativa contable de una empresa a asegurar que tanto son confiables
sus estados financieros, frente a fraudes, eficiencia y eficacia operativa.
Sistemas de control de inventarios
Según Buffa (1990), dice: “Un sistema de control de inventario proporciona la
estructura de organización y las políticas operativas para mantener y controlar los
bienes en existencia” (p. 131).
De esta manera, el renglón de inventario es generalmente el de mayor
significación dentro del activo circulante, no sólo en su cuantía, sino porque de su
manejo proceden las utilidades de la empresa; de ahí la importancia que tiene la,
implantación de un adecuado sistema de control interno parta este renglón. Hoy en
día los registros y controles de los inventarios se suelen llevar aplicando sistemas
computarizados, que son más fiables, pocas empresas paralizan sus operaciones una
vez al año para la toma de inventarios, pues es más confiable y se detecta mejor
cualquier anomalía si estos se realizan en forma continua durante todo el año.
Proceso para el registro de las operaciones contables
Catacóra, F. (1998), El registro de las operaciones o transacciones que se
generan en una empresa como se ha visto, requiere que los datos sean
recolectados, clasificados y codificados para poder ser registrados.
La cuenta es el medio de registro para cualquier tipo de operación que
pueda afectar los activos, pasivos o patrimonio de una entidad (p. 48).
26
Importancia de los registros
Los registros contables son la memoria permanente de toda empresa. Los
registros de contabilidad son importantes por las siguientes razones:
Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupos de operaciones o
alguna operación especifica.
Son la base para la elaboración d los estados financieros.
Ayudan a tomar decisiones en diferentes áreas de la empresa.
El proceso de registro de las operaciones es un procedimiento
indispensable y necesario para reflejar la posición financiera y de
resultados de una entidad (p. 49).
31
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
Toda búsqueda necesita precisar las estrategias metodológicas que se van a utilizar
para obtener el conocimiento investigativo a desarrollarse, comprendiendo que estos
modos de la metodología son conjuntos de procedimientos y métodos necesarios para
la realización de un estudio, por lo tanto, para el desarrollo de éste, se tomó en cuenta
diferentes métodos y técnicas que permiten obtener la información necesaria para la
solución de la problemática planteada.
Tipo de investigación
De acuerdo a la naturaleza y características del problema objeto de estudio, esta
investigación se enmarcó dentro de proyecto factible o investigación aplicada, ya que
se obtuvieron datos que permitieron identificar la necesidad en cuanto al Análisis del
proceso de control interno aplicado al inventario de medicinas, en el Hospital Dr.
Américo Babó de la empresa CVG Ferrominera Orinoco C.A. Puerto Ordaz – Edo.
Bolívar.y de esta manera establecer propuestas y así satisfacer las necesidades de
esta.
Según el manual de la UPEL (2003) el proyecto factible
Consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta
de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos
o necesidades de organizaciones o grupos sociales; pueden referirse a la
formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El
28
proyecto debe tener apoyo en una investigación de tipo documental, de
campo o un diseño que incluyen ambas modalidades. (p. 16).
Área objeto de estudio
El área objeto de investigación, tiene su incidencia en la empresa CVG
Ferrominera C.A., en la Gerencia de Administración y Finanzas específicamente en el
Departamento de Contabilidad donde se realizaron las investigaciones necesarias para
desarrollar este Trabajo Especial de Grado obteniendo la información adecuada para
la misma por ser ésta la unidad que presta apoyo a la Gerencia de Servicios Médicos
del Hospital Dr. Américo Babó.
Diseño de la investigación
Para Arias (2004), “el diseño es la estrategia adoptada por el investigador para
responder al problema planteado”. (p. 47). En este sentido el diseño incluye las
modalidades documental y de campo.
Cabe considerar que este Proyecto Factible se baso en el diseño que incluye las
modalidades documental y de campo.
La investigación Documental “es aquella que se basa en la obtención y análisis de
datos provenientes de materiales impresos u otros tipos de Documentos”. (p. 47).
Por su parte el manual de la UPEL (2003) conceptualiza la investigación
documental como:
El estudio de problemas con el propósito de ampliar y profundizar el
conocimiento de su naturaleza, con apoyo, principalmente, en trabajo
previos, información y datos divulgados por medios impresos,
audiovisuales o electrónicos. La originalidad del estudio se refleja en el
enfoque, criterios, conceptualizaciones, reflexiones, conclusiones,
recomendaciones y en general, en el pensamiento del autor. (p. 15).
29
En el manual de la UPEL (2003) se define a la investigación de campo como:
El análisis sistemático de problemas en la realidad con el propósito bien
sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores
constituyentes, explicar sus causas y efectos o predecir su ocurrencia,
haciendo uso de métodos característicos de cualquiera de los paradigmas
o enfoques de investigación conocidos o en desarrollo. Los datos de
interés son recogidos en forma directa a la realidad; en este sentido se
trata de investigaciones a partir de datos originales o primarios. (p. 14).
Se considera que es de campo porque se empleó el rigor científico para contar con
una base teórica que lo sustenta lo que implicó un diseño metodológico apropiado
puesto que las teorías deben ser comprobables y probadas, por medio de objetivos
basados en hechos resultantes de datos reales, garantizados en cuanto al alcance de la
aplicabilidad de la investigación lo cual hace que cuando se realiza para una
organización específica, se pueden utilizar sus resultados en todas las organizaciones
existentes, con características similares
Población
Seijas (2007), señaló que la población:
“Está constituida por el conjunto de medidas de las variables en estudio,
en cada una de las unidades que conforman el universo. Es decir, cada
una de las variables en estudio constituye una población que viene dada
por el conjunto de valores”. (p.76).
Para realizar la investigación, se utilizó como universo todos los récipes médicos
existentes en la farmacia del Hospital Dr. Américo Babó de la empresa CVG
Ferrominera Orinoco C.A sus demás centros afiliados.
30
Muestra
De la población señalada se tomará una muestra no probabilística, la cual según
Hernández (1995) corresponde al tipo de muestra cuya selección no depende de que
todos tengan la misma probabilidad de ser elegidos, sino de la decisión de un
investigador o grupo de encuestadores”. (p. 226). Esta muestra estuvo comprendida
por récipes médicos recibidos durante los meses Enero-Mayo del 2011.
Técnicas e instrumentos de recolección de datos
Según Tamayo (1997), se entiende por recolección de datos:
La etapa del proceso de investigación que sucede en forma inmediata al
planteamiento del problema, es decir cuando se obtienen los elementos
que determinan lo que se va a investigar, seguidamente se pasa al campo
en estudio para proceder a efectuar la recopilación o recolección de
datos. (p. 281).
En el transcurso de esta investigación se realizaron registros narrativos de los
aspectos que fueron estudiados, para ello se utilizaron una serie de herramientas y
técnicas las cuales permitieron obtener información valiosa acerca de la situación
actual del proceso del control del inventario de medicinas aplicado en el Hospital Dr.
Américo Babó de CVG Ferrominera Orinoco C.A., para así cumplir con el logro del
diseño propuesto.
Las técnicas que se utilizaron en esta investigación fueron: la observación directa
y la exploración de fuentes de orden documental.
En primer lugar se procedió a efectuar la Observación Directa del problema en
estudio ya que por medio de la misma se pudieron conocer los hechos que implican la
problemática existente y así realizar el estudio en forma directa lo cual permitió
detectar las condiciones y las fallas que se encontraron en la empresa al momento de
31
realizar la investigación, observando aquellos aspectos que se consideraron
importantes para el estudio de los objetivos establecidos para la solución del
problema.
La Exploración de fuentes de orden documental fue otra de las técnicas de
recolección de datos, esta fuente de información se obtuvo mediante la investigación
bibliográfica de diversos antecedentes, semejantes a proyectos de investigación; por
lo tanto se utilizaron libros, informes y trabajos de grado, toda esta información sirvió
para fundamentar la base teórica de dicha propuesta.
Procedimiento de recolección de datos
Como acción inicial se llevó a cabo una reunión en la farmacia del Hospital
Dr. Américo Babó con el personal encargado de la recepción y transcripción
de los récipes médicos a fin de determinar las causas que originan el retraso
contable de los mismos.
Asimismo, en el Departamento de Contabilidad quien presta apoyo a la
Gerencia de Servicios Médicos se realizó la observación directa del registro de
récipes médicos que son suministrados diariamente en la farmacia principal y
sus demás centros. Además del proceso para la toma física de inventario de
medicinas.
Por último se revisaron documentos bibliográficos que permitieron conocer la
situación actual de los registros de la cuenta de inventario de medicinas, así
como los aspectos relevantes y determinantes que originaron la contabilización
de los récipes médicos.
31
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Presentación y análisis de los resultados
En el presente capítulo se procedió a realizar el análisis interpretativo que
conlleva a los resultados obtenidos, a través de la aplicación de los instrumentos a las
muestras respectivas; la observación directa, y el análisis documental, con el
propósito fundamental de dar respuestas a los objetivos planteados en la presente
investigación.
La principal fuente para efectuar los análisis interpretativos se enfocó
principalmente en el Proceso de control interno aplicado al inventario de medicinas,
en el Hospital Dr. Américo Babó de la empresa CVG Ferrominera Orinoco C.A.
Puerto Ordaz – Edo. Bolívar, cuyos resultados permitieron concluir sobre la
evaluación del impacto del manejo de los récipes en el inventario de medicinas., se
hace necesario establecer el orden en que los mismos fueron presentados.
Diagnosticar la situación actual de los procedimientos aplicados sobre el
inventario de medicinas
Actualmente la empresa CVG Ferrominera Orinoco C. A. establece en su
Convención Colectiva en la Cláusula 116, el suministro gratuito a sus trabajadores
33
activos, jubilados y/o pensionados, así como a sus familiares de los medicamentos
que le sean recetados por los médicos designados por la empresa en los centros
asistenciales de esta. El requisito principal para solicitar las medicinas en la farmacia
principal del Hospital Dr. Américo Babó y en sus demás centros es que los
trabajadores entreguen el FERRO-5298 (RECIPE MEDICO) firmado y sellado por el
médico.
En el Hospital Dr. Américo Babó y en sus demás centros foráneos se reciben
diariamente una gran cantidad de récipes a fin de despachar las medicinas recetadas
por los médicos los cuales presentan algunos inconvenientes a la hora de procesar la
información al sistema MySaP, uno de ellos es la omisión de la debida información
en el ferro (ficha y nombre del trabajador, médico tratante, cantidad de medicina
preinscrita, otros.), la cual es de mucha importancia para el control del gasto, la
correcta planificación y optimización del servicio.
Además, los récipes recibidos en los otros centros son trasladados hacia la
farmacia principal para ser contabilizados debido a que estos no cuentan con el
sistema MySap. Aunado a ello, existe cierto retraso en la carga oportuna de los
récipes médicos al sistema lo que origina que la cuenta del inventario de medicinas
no se actualice en cuanto las salidas, de igual forma en el almacén muchas veces no
se registran las entradas de medicinas y aun así son despachadas, causando que la
información presentada en el sistema MySap utilizado por la empresa para su control
interno; correspondiente al inventario de medicinas no coincida con el inventario
físico o existente dentro del almacén y farmacia del hospital.
Las desviaciones antes mencionadas en el manejo y control del inventario de
medicinas originaron un problema de orden financiero y contable en virtud de que no
arrojan las cifras correctas provocando una desviación significativa en los estados
financieros de CVG Ferrominera C.A.
34
Describir los procedimientos aplicados tanto para el registro de los récipes
médicos como para el seguimiento de los mismos.
Funciones de la farmacia del Hospital Dr. Américo Babó
- Despachar a los trabajadores, sus familiares y a la comunidad que asistan a las
consultas, las medicinas prescritas por el centro hospitalario.
- Solicitar los medicamentos a los laboratorios a fin de mantener los inventarios
suficientes de productos.
- Llevar un control de los medicamentos psicotrópicos y estupefacientes e
informar al Ministerio de Sanidad, así como las consecuencias de consumo de
estas.
- Despachar los medicamentos hacia los demás centros como: Clínica Piar,
Clínica Palúa, consultorios del Pao, Upata y Ciudad Bolívar.
- Preparar las fórmulas requeridas para el hospital.
- Llevar un control de la fecha de expedición de las medicinas.
- Repartir a hospitalización y pabellón los pedidos de medicinas.
Funciones del depósito de medicinas del Hospital Dr. Américo Babó:
- Mantener y controlar la recepción, administración y despacho de la mercancía
hospitalaria, para contar con el material adecuado y óptimo, satisfaciendo las
necesidades de los pacientes.
- Controlar la recepción y chequeo del material recibido, como por ejemplo de
que esté conforme a la solicitud de compra realizada (composición, precio,
cantidad, fecha de vencimiento).
35
- Tramitar las devoluciones de enmiendas en la orden de compra en previo
acuerdo con el gerente, a fin de recibir o no la mercancía.
- Coordinar el despacho de la mercancía solicitada para las farmacias de El Pao,
Palúa, Piar, Upata y Cd Bolívar, cumpliendo las especificaciones de la
solicitud de compra.
- Disponibilidad de los (7) días de la semana, según los requisitos del hospital.
(Véase anexo Nº 6).
Proceso de registro de los récipes médicos.
- Los récipes deben ser en original y emitidos por médicos designados por la
empresa en los centros asistenciales de esta.
- Mensualmente los centros adscritos a la farmacia principal por su dispersa
ubicación y aunado la carencia del sistema MySap, transcriben la información
de los récipes despachados en tablas de Excel
- La información procesada en las tablas de Excel al igual que los récipes en
físico de los demás centros, son enviados a la farmacia principal para ser
contabilizados.
- El analista encargado registra en el sistema de información MySap los récipes
médicos en la farmacia principal y sus demás centros; y así generar la carga
masiva al inventario.
- Realizar los ajustes necesarios de los errores emitidos por el sistema al
momento de la carga masiva de los récipes que no permiten la contabilización
del comprobante contable.
36
A continuación se citan alguno de los errores más frecuentes:
“Lote 700397 bloqueado por la Contabilidad de Costos”
“Lote 8500015. Material no Existe”
“F0298 no existe”
En los ejemplos anteriores se puede observar errores como el bloqueo de los
costos por el Departamento de Costos el cual toma la decisión de efectuar bloqueos
en algunas partidas por diversos motivos; por otro lado muchos de los materiales se
registran con información errónea lo que origina que al momento de cargar el récipe
el sistema no reconozca la información y de error indicando que el material no existe
o la ficha del trabajador no existe. Para este caso se revisa la base de datos se localiza
el error y se corrige.
- Una vez concluido todos los ajustes, se procede a efectuar nuevamente la tabla
de datos, seguidamente la carga masiva al sistema, para su contabilización.
- Finalmente archivar los récipes en carpetas de forma adecuada.
Proceso para toma física del inventario de medicinas
- Para la toma física del inventario de medicinas se realiza con el propósito de
establecer normas y procedimientos para el control de inventarios de medicinas
en stock, garantizando un adecuado control interno de los balances y su correcta
valuación. Cubre la toma física del inventario del almacén del Hospital Dr.
Américo Babó, incluyendo sus centros foráneos y farmacias y la solicitud de
desincorporación del medicamento dañado o vencido.
- Para llevar a cabo la toma física se involucran en el proceso el Almacén y
Farmacia del Hospital Dr. Américo Babó y Centros foráneos, así como el
37
Departamento de Contabilidad y Departamento de Auditoría Interna de la
organización.
- El Departamento de Almacén prepara el Programa Anual de Inventario Físico,
tomando en cuenta algunos de los siguientes criterios: ubicación, y tipo de
medicamento.
- Se determinan las fechas de la toma física de los centros foráneos como primer
paso y finalmente se lleva a cabo el inventario en el Almacén principal el cual se
encuentra en el Hospital Dr. Américo Babó.
- El día de la toma física no se despachan medicinas ni se realizan traslados de
medicamentos a los distintos centros, a fin de emitir un listado o reporte
proveniente del sistema MySap el cual contiene el stock de medicamentos en
existencia a la fecha. Dicho listado contiene los siguientes campos:
Material: En este campo se indica el Código Sap asignado al medicamento.
Centro: Se registra el centro al que pertenece el listado emitido y el cual se está
inventariando en ese momento; es decir PO10 son las siglas del Almacén principal,
PA50 Centro Palua, CP20 Centro Piar, PO10-1009 centro de Upata, PO10-1011 centro
el Pao, PO10-1010 Ciudad Bolívar.
Almacén: En este renglón se establecen el almacén o farmacia al cual se está
inventariando.
Texto: Este campo describe el medicamento asociado al código Sap.
UMB: Describe la unidad de medida del medicamento, el cual puede venir en diversas
presentaciones como frascos, ampollas, tabletas, entre otros.
Stock Almacén: Muestra la cantidad en existencia en el sistema.
38
Conteo: Este campo será llenado por el personal encargado de realizar la toma física del
inventario.
Diferencia: Este campo muestra las diferencias encontradas por los analistas que se
encuentran inventariando el centro.
Lote: Representa el número de lote con el cual se registran los medicamentos en el
sistema y cuyo dato representa un aspecto relevante y fundamental para la descripción del
medicamento.
El siguiente cuadro muestra un ejemplo de los campos contenidos en el reporte Sap del
inventario de medicinas.
Cuadro N°1: Reporte SAP del inventario de medicinas
Material Ce. Alm. Texto breve de
material
UMB Stock
Almacen
Conteo Diferencia Lote
5000000021 PA50 5003 ACIDO
FOLICO GTAS
FC 10,00 0,00 10,00 2
Fuente: Diseño de la autora (2011)
- Una vez llevado a cabo el primer conteo se procede a vaciar la información en el
reporte para establecer las diferencias.
- Reconteo de todo el material inventariado para corregir posibles errores.
- El reporte de medicinas recontado se le entrega al supervisor de cada almacén y
este efectúa en forma aleatoria una nueva revisión de las diferencias más grandes
a fin de poder dar veracidad a la información entregada y avalar con su firma el
resultado de la toma física.
- Las diferencias encontradas son analizadas por el personal encargado y se
realizan los ajustes pertinentes en sistema.
39
- Por otro lado, en conjunto con el Analista de Medicinas se revisa físicamente el
medicamento y corrobora el deterioro o vencimiento del mismo para lo cual se
llena un formato para la desincorporación al inventario.
Determinar las fortalezas y debilidades presentes en la ejecución del proceso de
seguimiento sobre el inventario de medicinas.
Fortalezas
- Recurso humano capacitado.
- Cuenta con un manual de normas y procedimientos.
- La farmacia principal del Hospital Dr. Américo Babó cuenta con el equipo
necesario (Hardware y Software) y con el sistema MySap.
Debilidades
- Como debilidad inicial está el retraso contable de los récipes médicos de la
farmacia principal y de los diferentes centros foráneos, estos últimos no
poseen el sistema MySap en sus instalaciones lo que hace que se retrase aún
más el proceso ya que estos no se contabilizan hasta que son enviados al
centro principal para su registro.
- Cabe destacar que los lotes de récipes son almacenados en archicómodos o
cajas sin un comprobante contable que certifique que en efecto se había
contabilizado cada grupo de récipes, ocasionando notas en las cartas a la
Gerencia de los auditores externos y notas de la auditoría interna, los cuales al
hacer sus revisiones periódicas se les imposibilita identificar los grupos de
récipes que pertenecen a cada contabilización, muchas veces se extravían por
la forma inadecuada de almacenarlos.
40
- Otro aspecto negativo, es que se encuentran diferencias entre los registros de
existencias del sistema y las existencias físicas (cantidad real en existencia),
debido a que no se registran las entradas y salidas de las medicinas en el
momento oportuno. Aunado a ello el inventario físico se realiza una vez al
año lo que origina que no se detecten estas debilidades a tiempo para ser
corregidas y obtener así un inventario actualizado.
- Además se evidencia la recurrencia de las debilidades de control interno
relacionadas con la administración, almacenaje y control de los inventarios de
medicinas un ejemplo de ello es que se encuentran medicamentos vencidos y
otros sin ubicación, usos de formatos inadecuados en la preinscripción de las
medicinas y récipes médicos con información incorrecta acerca de la ficha del
trabajador, medicamentos que son registrados sin sus números de lotes o con
el incorrecto lote del medicamento despachado lo que origina un error en el
sistema al no encontrar la información ingresada.
- También existen deficiencias en el desempeño de las funciones del personal
que labora en el área de almacén y farmacia del Hospital Dr. Américo Babó al
igual que la falta de dirección y control en el desenvolvimiento de las
actividades.
Por consiguiente, las debilidades antes mencionadas atrasan el proceso de registro
de los récipes médicos al sistema MySap los cuales permiten dar movimiento a la
cuenta de inventario de medicinas trayendo como consecuencia que la información
reflejada en el sistema no esté actualizada.
41
Propuestas de mejoras para el sistema de control interno del inventario de
medicinas.
Las empresas de hoy en día deben estar en la vanguardia en sus procesos
administrativos para que les proporcionen bases técnicas, analíticas y operativas
donde puedan verificar de manera eficaz la generación de información, esta por su
parte contribuye puntualmente a que las organizaciones incrementen y mejoren sus
funciones. A lo largo de las últimas décadas, los interesados en mejorar cada vez más,
conocen de la importancia de tener una buena información para tomar las decisiones
correspondientes sobre los movimientos de la empresa. Es por ello que surgen las
siguientes propuestas:
Cargar en el sistema MySap los récipes no contabilizados en la tabla de
inventarios de la farmacia del Hospital Dr. Américo Babó y sus demás centros. Este
proceso es muy conveniente en virtud de que, se agilizaría la carga en el sistema de la
información contenida en los récipes de medicinas, a través de una tabla en Excel la
cual contiene todos los datos requeridos en los campos de información que alimentan
el sistema y se realizaría una carga masiva al sistema. De esta manera mejoraría
considerablemente el tiempo de actualización de data, ya que se estaría en una sola
transacción cargando la información, en lugar de ir récipe por récipe registrando en
Mysap. (Véase anexo Nº 8)
Generar documentos contables por cada récipe descargado en la farmacia del
Hospital Dr. Américo Babó. Para mantener un control absoluto de la información
procesada es indispensable imprimir por cada récipe registrado el comprobante
contable que se genera en el sistema y archivarlos en carpetas por días o por mes con
sus respectivos soportes.
42
Reunir a todo el personal encargado del almacén, farmacia principal y demás
centros con un fin único de proyectar nuevas estrategias que ayuden a mejorar la
administración, almacenaje y control del inventario de medicinas, de igual forma
orientarlos al cumplimiento cabal de las actividades y desempeño de los cargos.
Implementar finalmente un nuevo sistema de farmacia que signifique para el
Hospital Dr. Américo Babó, un avance tecnológico el cual garantice la transparencia
de la información y la carga automática vía interfase hacia el sistema MySap. El
desarrollo de este sistema será con la finalidad de:
- Minimizar el costo de los inventarios
- Reducir el riesgo de fraudes, robos o daños físicos
- Mejorar las condiciones de trabajo del personal, suprimiendo el exceso de
trabajo e incrementando la seguridad
- Realizar las operaciones imposibles de controlar, tales como las manuales
- Controlar de manera eficiente y eficaz el inventario de medicinas
- Permitir la actualización a diario del inventario y ofrecer una información
confiable en los estados financieros de CVG Ferrominera Orinoco C.A.
- Disminuir las notas internas y externas de auditoría.
42
CAPITULO V
CONCLUSIONES
Una vez desarrollados los objetivos específicos planteados en el presente trabajo
de investigación; se permitió conocer la situación actual de la empresa y se llego a las
siguientes conclusiones:
1. La cuenta de inventario de medicinas actualmente presenta desviaciones
significativas en cuanto no arrojan las cifras correctas debido a que no se
registran las entradas y salidas de medicinas en el momento que se incurre.
Esta situación provocaron un descontrol y un desfase en la información
contable que género deficiencia en la presentación de los estados financieros.
2. La Gerencia de Servicios Médicos a la cual están adscritos todos los centros
carecen de normas y procedimientos actualizados, que les faciliten
información eficaz para el logro de sus objetivos.
3. La toma física del inventario de medicinas se realiza una vez al año, por lo
tanto gran parte de las fallas presentadas no son detectadas a tiempo.
4. No todo el personal directamente involucrado con el manejo, almacenaje y
control del inventario de medicinas del Hospital Dr. Américo Babó tiene
conocimiento del manejo del sistema MySap por lo que se genera un atraso al
momento de realizar las actividades involucradas con el mismo.
44
RECOMENDACIONES
Una vez establecidas las conclusiones resultantes, con respecto a la problemática
planteada, se sugiere las siguientes recomendaciones que contribuirán al desarrollo
óptimo del proceso de control interno sobre el inventario de medicinas, en
consecuencia de beneficio general para el logro de los objetivos de la empresa.
1. Para alcanzar el logro de los objetivos, trazarse como meta principal
contabilizar todas las entradas y salidas de medicinas, que todavía no ha
recibido el tratamiento contable a fin de actualizar en el sistema la cuenta de
inventario de medicinas.
2. Realizar una actualización de los procedimientos dentro del proceso de
registro de lo récipes médicos, de esta forma el mismo siempre va a estar al
día y no se daría lugar para que surgieran más fallas causantes de retrasos.
3. Deben realizarse periódicamente inventarios internos que permitan llevar a
cabo las correcciones pertinentes y así mejorar la calidad de la información
presentada y sincerar de esta manera los estados financieros de la
organización.
4. A nivel de sistema MySAP, realizar cursos interactivos donde los trabajadores
adquieran conocimientos acerca del manejo y de cuáles son las aplicaciones
que este les ofrece, a fin de obtener resultados positivos al momento de
realizar los registros en dicho sistema.
44
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Administración de la Organización: Todos los aspectos relativos a la gestión
efectiva de una organización, incluyendo las actividades de planeación, la
organización del espacio y del proceso de trabajo en la misma, para prestar servicios
a los clientes, el manejo de recursos financieros y programáticos, el manejo de
información, la supervisión del progreso logrado hacia los objetivos y la supervisión
del personal técnico y administrativo. Noriega, E. (2001)
Calidad de los Servicios: La calidad se refiere a un número de factores
interrelacionados que incluyen cómo las personas que prestan los servicios tratan a
los clientes, el alcance de los servicios disponibles para los clientes, la calidad de
información ofrecida y la calidad de la consejería, la promoción de la selección del
método en forma individual, la competencia técnica de quienes ofrecen los servicios
y la accesibilidad y continuidad de los servicios. Noriega, E. (2001)
Códigos de Identificación: Serie de números o letras utilizadas en un sistema de
información gerencial para ayudar a diferenciar la localización específica de los
servicios, los tipos de servicios o productos ofrecidos y otras categorías de datos.
Noriega, E. (2001)
Contabilidad: La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma
significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando
menos de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados. Noriega, E.
(2001)
46
Control: Consiste en verificar para comprobar si todas las cosas ocurren de
conformidad con el plan adaptado y los principios establecidos. Noriega, E. (2001)
Control interno: Es un plan de organización de todos los métodos coordinados con
la finalidad de Proteger los activos, Verificar la exactitud y confiabilidad de la
información financiera y Promover la eficiencia de las operaciones. Noriega, E.
(2001).
Farmacia: Establecimiento dedicado a la comercialización de especialidades
farmacéuticas, incluyendo aquellas que contengan estupefacientes y psicotrópicos,
insumos para la salud en general y productos de perfumería, belleza y aseo. Microsoft
Encarta 2009. 1993-2008 Microsoft Corporation
Eficiencia: Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto
determinado. Medida en que se cumplen los cronogramas y presupuestos
autorizados.Microsoft Encarta 2009. 1993-2008 Microsoft Corporation.
Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. Microsoft Encarta
2009. 1993-2008 Microsoft Corporation.
Hacer las Cosas Correctas: Lema de una administración moderna que impulsa la
solidez programática, estratégica y ética de un programa. Los administradores que se
preocupan por «hacer las cosas correctas» tienen en mente la dirección estratégica de
un programa u organización y consultan frecuentemente la misión, las metas y los
objetivos que respaldan sus decisiones. Noriega, E. (2001)
Inventario: Constituyen activos:
(a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación;
(b) en proceso de producción de cara a tal venta, o
(c) en la forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de
47
producción, o en el suministro de servicios. NIC N°2 (2005)
Inventario Físico: Consiste en el conteo sistemático de todas las mercancías
disponibles seguido por la aplicación de precios unitarios a las cantidades contadas y
el desarrollo de un valor monetario para el inventario final. Noriega, E. (2001)
Procedimiento: Manera de hacer algo, sección de un programa que realiza unas
operaciones bien definidas y enfocadas a un fin. Noriega, E. (2001)
Registro: Es la acción de registrar hechos o acontecimientos que sean de importancia
para que tengan permanencia en el tiempo. Noriega, E. (2001)
Registro contable: Es el proceso que le facilita a las empresas u organizaciones
registrar los acontecimientos o hechos que realicen las, para llevar un control de sus
operaciones. Noriega, E. (2001)
Stock: Cantidad de mercancías que se tienen en depósito. Microsoft Encarta 2009.
1993-2008 Microsoft Corporation.
Sistema: Conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a
determinado objeto. Microsoft Encarta 2009. 1993-2008 Microsoft Corporation.
Sistema de Información: Conjunto ordenado y estandarizado de recopilación,
registro, interpretación, análisis, y difusión de datos para que estén disponibles para la
toma de decisiones críticas. En una organización estratégica, el sistema de
información se refiere a la recopilación y distribución de la información programática
y financiera referente a la prestación de servicios a los clientes y el funcionamiento
del centro. Noriega, E. (2001)
48
Verificación: acción o procedimiento para comprobar si un enunciado acerca de una
cosa o realidad es verdadero o falso. Microsoft Encarta 2009. © 1993-2008 Microsoft
Corporation.
48
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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los Servicios Administrativos del Hospital Dr. Américo Babó de la empresa
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Universidad de Oriente (UDO), Ciudad Guayana – Estado Bolívar.
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Cuenta de Inventario en Tránsito en la División Contabilidad de costos de
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León, N (2005). Optimización de los Registros Contables de los Inventarios en
Tránsito de la Empresa CVG Carbones del Orinoco, C.A. Trabajo de Grado
no publicado, Universidad de Oriente (UDO).Ciudad Guayana – Estado
Bolívar.
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50
Marcano, M. (2006). Costos de Inventarios, Planificación de Stocks y
Aprovisionamiento. Trabajo de Grado no publicado. Universidad de Oriente
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Méndez, C. (2001); Metodología. Bogotá, Colombia. Editorial Norma
Méndez, L. (2010), Contabilización, Verificación y Control Interno del
Inventario de Medicinas del Hospital Dr. Américo Babó de la empresa
CVG Ferrominera Orinoco C.A. Trabajo de Grado no publicado, Universidad
de Oriente (UDO). Ciudad Guayana – Estado Bolívar.
Meigs, (1992). Contabilidad, la Base para Decisiones Gerenciales. Octava edición.
Editorial Mc Graw –Hill. México.
Microsoft® Encarta® 2009. © 1993-2008 Microsoft Corporation. Reservados todos
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fondo de avance e transferencia del mineral de hierro de CVG
Ferrominera Orinoco, C.A, Trabajo de Grado no publicado, Universidad de
Oriente (UDO), Ciudad Guayana – Estado Bolívar
Noriega, E. (2001) Glosario de términos administrativos [documento en línea],
disponible en Internet: http://www.noriegacedec.com/glosario_cedec.htm. [Consulta: 2011, junio 17].
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Universidad Gran Mariscal de Ayacucho (UGMA).Ciudad Guayana – Estado
Bolívar.
Sabino, C. (2002) El Proceso de la Investigación. Editorial PANAPO DE
VENEZUELA.
Sabino, C (2006).Cómo hacer una tesis. Editorial PANAPO DE VENEZUELA.
51
ANEXOS
52
Anexo N° 1 Ubicación geográfica de CVG Ferrominera Orinoco C.A.
Fuente: Intranet CVG Ferrominera Orinoco C.A.(Año2011)
53
Anexo N° 2 Política integral de sistemas de gestión
Fuente: Intranet CVG Ferrominera Orinoco C.A. (Año 2011)
54
Anexo Nº 3 Estructura Organizativa de CVG Ferrominera Orinoco C.A.
Fuente: Intranet CVG Ferrominera Orinoco C.A. (Año 2011)
55
Anexo Nº 4 Estructura organizativa de la Gerencia de Administración
GERENCIA CENTRAL DE
ADMINISTRACION Y FANANZAS
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
Departamento
de Cuentas
por Pagar.
Sección de
Cuentas
por Pagar.
Sección de
Análisis de
Cuentas.
Departamento
de
Contabilidad.
Departamento
de Costos y
Control
Presupuestario.
Departamento
de Impuestos.
Unidad Adm.
de Empresas
Filiales.
Sección de
Contabilidad.
Sección de
Control de
Activos.
Sección de
Análisis de
Costo.
Sección de
Control
Presupuestario.
Sección de
Operaciones
Fiscales.
Unidad de
Análisis
Normativas
Fiscales.
Fuente: Intranet CVG. Ferrominera Orinoco C.A. Año (2011)
56
Anexo Nº 5 Estructura organizativa del Departamento de Contabilidad
GERENCIA GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADJEFE DE DEPARTAMENTO 01
COORD. ADM. EMP. FILIALES 01
SECRETARIA EJECUTIVA 01
TOTAL 03
8611
8219
8033
DENOMINACION DE CARGO POSCOD. DE
CARGO
SECCION DE
CONTABILIDAD
SECCION DE CONTROL
DE ACTIVOS
JEFE DE SECCION 01
ANAL. DE CONTABILIDAD 06
SECRETARIA EJECUTIVA 01
TOTAL 08
8212
7527
6032
DENOMINACION DE CARGO POSCOD. DE
CARGO
JEFE DE SECCION 01
ANAL. CONTROL ACTIVOS 03
TOTAL 04
8213
7529
DENOMINACION DE CARGO POSCOD. DE
CARGO
Fuente: Intranet CVG. Ferrominera Orinoco C.A. (Año 2011)
57
Anexo Nº 6 Procesos de las medicinas dentro del Hospital Américo Babó
Fuente: Intranet CVG Ferrominera Orinoco C.A. (Año 2011)
FARMACIA
LABORATORIOS Y DROGUERIAS
ALMACEN
CIUDAD PIAR PALÚA
CIUDAD BOLÍVAR EL PAO
UPATA
HOSPITALIZACION Y PABELLÓN
58
Anexo N°9 Formato para el despacho de medicinas FERRO - 5298
59
Anexo Nº 8 Tabla de Excel para descargar en sistema MySap
FECHA FECHA
CONTAB. FICHA
MEDICO CLASE MOV CENTRO ALMACEN CENTRO
COSTO
FICHA TRAB
CODIGO MATERIAL
CANT.
LOTE
17012011 17032011 2730 Z91 PO10 1004 1978533847 F9399 5000000101 1 A090650 17012011 17032011 2730 Z91 PO10 1004 1978533847 F9399 5000005380 2 EN009X 17012011 17032011 2730 Z91 PO10 1004 1978533847 F9399 5000000131 2 08062113 17012011 17032011 2730 Z91 PO10 1004 1978533847 F9399 5000001248 1 0006 17012011 17032011 2730 Z91 PO10 1004 1978533847 F9399 5000000966 4 09122776 17012011 17032011 2730 Z91 PO10 1004 1978533847 F9399 5000000903 1 08062121
17012011 17032011 2730 Z91 PO10 1004 1978533847 F9399 5000000940 1 08111925
17012011 17032011 5565 Z91 PO10 1004 1978533847 F2066 5000001064 1 10517A 17012011 17032011 5565 Z91 PO10 1004 1978533847 F2066 5000000122 2 026-13272/
17012011 17032011 2986 Z91 PO10 1004 1978533847 F10319 5000000941 1 1055071
17012011 17032011 12220 Z91 PO10 1004 1978533847 F1359 5000001019 2 0000015645 17012011 17032011 12220 Z91 PO10 1004 1978533847 F1359 5000001088 1 00430014 17012011 17032011 12220 Z91 PO10 1004 1978533847 F1359 5000000941 1 1055071
17012011 17032011 12220 Z91 PO10 1004 1978533847 F5353 5000000673 1 101017A 17012011 17032011 12220 Z91 PO10 1004 1978533847 F5353 5000000122 1 026-13272/
17012011 17032011 12220 Z91 PO10 1004 1978533847 F10056 5000000630 1 07038
17012011 17032011 4998 Z91 PO10 1004 1978533847 F8899 5000001537 2 T2279 17012011 17032011 4998 Z91 PO10 1004 1978533847 F8899 5000000511 2 10008 17012011 17032011 4998 Z91 PO10 1004 1978533847 F8899 5000005341 1 7550 17012011 17032011 4998 Z91 PO10 1004 1978533847 F8899 5000000481 1 10037227
17012011 17032011 4998 Z91 PO10 1004 1978533847 F7810 5000001537 2 T2279
17012011 17032011 4998 Z91 PO10 1004 1978533847 F5876 5000001537 2 T2279
17012011 17032011 7709 Z91 PO10 1004 1978533847 F5772 5000001814 2 909793 17012011 17032011 7709 Z91 PO10 1004 1978533847 F5772 5000001019 2 0000015645
17012011 17032011 8921 Z91 PO10 1004 1978533847 F3865 5000001174 2 20453 17012011 17032011 8921 Z91 PO10 1004 1978533847 F3865 5000000321 2 10082071
17012011 17032011 10919 Z91 PO10 1004 1978533847 F3492 5000006480 1 19078070 17012011 17032011 10919 Z91 PO10 1004 1978533847 F3492 5000001088 1 00430014 17012011 17032011 10919 Z91 PO10 1004 1978533847 F3492 5000000018 2 0024
17012011 17032011 10919 Z91 PO10 1004 1978533847 F3492 5000006480 1 19078070 17012011 17032011 10919 Z91 PO10 1004 1978533847 F3492 5000000018 2 0024 17012011 17032011 10919 Z91 PO10 1004 1978533847 F3492 5000001088 1 00430014 17012011 17032011 10919 Z91 PO10 1004 1978533847 F3492 5000001705 2 XB30077A
17012011 17032011 10903 Z91 PO10 1004 1978533847 F10903 5000001821 2 93120QA 17012011 17032011 10903 Z91 PO10 1004 1978533847 F10903 5000000315 1 0YEEJ013 17012011 17032011 10903 Z91 PO10 1004 1978533847 F10903 5000000726 2 323299 17012011 17032011 10903 Z91 PO10 1004 1978533847 F10903 5000000358 1 040433 Fuente: Diseño de la autora (2011)
60
Fuente: Diseño de la autora (2011)
Anexo N° 9 Plan de trabajo
59
