UNIVERSIDAD NACIONAL JOS FAUSTINO SNCHEZ CARRIN

FACULTAD DE INGENIERA

ESCUELA ACADMICO PROFESIONAL DE INGENIERA DE SISTEMAS

TTULO DE INFORME DE PRACTICAS PRE PROFESIONALES

Desarrollo de un Sistema de Ventas para Corporacin Elatech System S.A.C.

PRESENTADO POR

SUSANIBAR MESAS, SILVIA AMARILIS

ASESOR: Mg. EDGARDO CARREO CISNEROS

HUACHO PER

2009

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE VENTAS PARA LA CORPORACION ELATECH SYSTEM S.A.C

Ao de la Unin Nacional Frente a la Crisis ExternaCONSTANCIAEL GERENTE GENERAL DE LA CORPORACION ELATECH SYSTEM S.A.C, QUIEN SUSCRIBE:Hace constar que la Srta. SUSANIBAR MESIAS SILVIA AMARILIS, identificado con DNI N 44045643, egresado de la Escuela Acadmico Profesional de Ingeniera de Sistemas de la Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin, realiz sus PRCTICAS PRE PROFESINALES en esta empresa en el rea de Ventas, desde el 3 de noviembre del 2008 hasta el 8 de mayo del 2009.Durante su permanencia demuestra responsabilidad, puntualidad y eficiencia en las labores encomendadas.Se expide la presente a solicitud del interesado para los fines que estime conveniente.Huacho, 01 de junio del 2009.Elvis Teobaldo Susanibar MesasGERENTE GENERAL

CONSTANCIA

EL QUE SUSCRIBE ASESOR DE INFORME DE INFORME DE PRACTICAS PRE PROFESIONALES, ING. EDGARDO CARREO CISNEROS, DOCENTE DE LA ESCUELA ACADMICO PROFESIONAL DE INGENIERA DE SISTEMAS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL JOS FAUSTINO SNCHEZ CARRIN.

HACE CONSTAR:Que, la Srta. SILVIA AMARILIS SUSANIBAR MESIAS, identificado con DNI N 44045643, ha realizado sus Prcticas Pre Profesionales en la CORPORACION ELATECH SYSTEM S.A.C, desde el 3 de noviembre del 2008 hasta el 8 de mayo del 2009, teniendo como resultado el informe titulado: DESARROLLO DE UN SISTEMA DE VENTAS PARA LA CORPORACION ELATECH SYSTEM S.A.C, el cual est enmarcado dentro del perfil de formacin profesional del Ingeniero de Sistemas, y rene los requisitos exigidos por el Reglamento General de Grados y Ttulos de la Universidad.

Se expide la presente constancia, a fin de realizar sus trmites respectivos ante la Facultad de Ingeniera.

Huacho, 01 de Junio del 2009

Ing. Edgardo Carreo CisnerosCIP: 46389

DEDICATORIAA mis amados padres Mara y Teobaldo, a mis hermanos Elvis, Edward y Blademir, por su apoyo constante y por hacer de mi una persona de bien con su ejemplo de responsabilidad, amor y perseverancia.

AGRADECIMIENTOA todas las personas que han contribuido para culminar con xitos mis estudios profesionales.

INDICEINTRODUCCIN

CAPITULO IGENERALIDADES

1.1Objetivos 111.2 Importancia 111.3 Alcances y/o Limitaciones 11CAPITULO IIMARCO CONCEPTUAL O MARCO TEORICO

2.1. Los Sistemas de Informacin 142.2. Metodologa de Desarrollo de Sistemas222.3. Modelo de Procesos 25 2.4. Base de Datos 29 2.5. Software 31

CAPITULO IIISITUACIN ACTUAL DE LA EMPRESA0. Breve Resea 340. Descripcin General de los Procesos350. Diagramas de los Procesos Principales350. Descripcin del Servicio Principal380. Descripcin de las Maquinas y Equipos410. Organigrama Funcional de la Empresa410. Problemtica Empresarial43

CAPITULO IVDESCRIPCION DEL AREA DE VENTAS4.1 Descripcin de las Operaciones 464.2 Descripcin de los Servicios 494.3 Descripcin de las Maquinas y Equipos 494.4 Organigrama Funcional 504.5 Identificacin del Problema a Solucionar 50CAPITULO VPROPUESTA DE SOLUCION0. Planteamiento del Problema 520. Objetivos 520. Metodologa y Procedimiento 520. Desarrollo /Ejecucin 535.5. Resultados 675.6. Anlisis de los Resultados 68

CAPTULO VICONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES0. Conclusiones700. Recomendaciones70BIBLIOGRAFAANEXOS

INTRODUCCION

En estos tiempos para muchas organizaciones, los sistemas y Tecnologas de Informacin son el corazn de las actividades cotidianas y objeto de gran consideracin en la toma de decisiones, convirtindose en un componente fundamental de la misma. Los Sistemas de Informacin y las Tecnologas de Informacin han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A travs de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de informacin necesaria para la toma de decisiones y, lo ms importante, su implantacin logra ventajas competitivas o reducir la ventaja de los rivales.Las empresas consideran con mucho cuidado las capacidades de sus sistemas de Informacin cuando deciden ingresar o no en nuevos mercados o cuando planean la respuesta que darn a la competencia. Esto genera ventajas competitivas que colocan a las empresas en un lugar preponderante dentro del actual mundo de los negocios, logrando reducir los costos de produccin, aumentando sus ingresos y brindando un mejor servicio al cliente.El presente informe describe el desarrollo de un sistema de ventas en la empresa Corporacin Elatech System S.A.C., el cual le permitir un mejor desarrollo de sus procesos empresariales, incremento de la eficiencia, mayor control de las existencias y la generacin de ventajas competitivas

CAPITULO I

GENERALIDADES

1.1 OBJETIVOS:Generales:Desarrollar un Sistema de Ventas para la empresa ELATECH SYSTEM S.A.C., que permita mejorar la eficiencia y efectividad del proceso de comercializacin.Especficos: Definir el alcance del sistema a desarrollar en la empresa, a partir de los requerimientos identificados de su actual funcionamiento. Aplicar diversas Metodologas y herramientas que nos permitan identificar los requerimientos del negocio y desarrollar el nuevo Sistema. Ofrecer mediante el desarrollo del sistema de ventas: rapidez, seguridad de datos, e informacin a tiempo real. Adquirir una visin amplia del funcionamiento de la empresa y analizar las formas en las que interactan cada una de las reas. Conservar los datos relevantes del sistema actual de la empresa, para implementarlos en el nuevo sistema. 1.2 IMPORTANCIA En el mundo competitivo, en el cual vivimos, toda empresa necesita administrar sus recursos de una manera ptima ya sean recursos humanos, financieros y de infraestructura, as mismo mejorar productos, servicios y sus procesos; los cuales estn orientados a la satisfaccin de sus clientes.El desarrollo del presente proyecto es de suma importancia para la empresa por los siguientes puntos: Existe demora en la obtencin de informacin que comparten las reas de la empresa. No se cuenta con estados de cuentas en lnea de todos los clientes de la empresa. La emisin de documentos solicitados por los clientes (comprobantes de pago, proformas) se realizan de forma manual ocasionando muchos errores, que trae como consecuencias gastos adicionales. Control deficiente de las ventas (ingresos) y gastos (egresos) realizados, lo que impide determinar la utilidad obtenida en un periodo de tiempo. No se cuenta con informacin en lnea de las operaciones de ventas. 1.3 ALCANCE Y/O LIMITACIONES ALCANCEEl desarrollo del presente Proyecto, beneficiara considerablemente a la Empresa Elatech System S.A.C., pues mediante el anlisis de la misma, lograremos identificar los problemas que se vienen suscitando internamente, y proponer, mediante el desarrollo de un nuevo sistema de informacin, alternativas de solucin factibles que influyan en el progreso de la empresa.El desarrollo del nuevo sistema permitir mejorar el actual proceso comercial, y abarcara a las reas de ventas y de logstica, pues son las reas cuyas actividades estn inmersas en dicho proceso. Algunas de stas actividades sern automatizadas con la finalidad de hacer, que este proceso se realice de forma eficiente, para mejorar la atencin al cliente y llevar un mejor control de las ventas a partir del manejo de informacin a tiempo real.

LIMITACIONES Todo el proceso comercial de la empresa, desde la entrada del producto a almacn hasta la entrega, del mismo, al cliente se realiza de forma manual, lo que ocasiona una inversin de tiempo mayor en el anlisis de la empresa. La distribucin de las funciones del personal de la empresa no est definida, lo que dificulta la identificacin de la funcin especfica que realiza cada empleado. Las reglas de negocio, de la empresa, necesarias, para el desarrollo del nuevo sistema an no estn bien definidas.

CAPITULO II

MARCO TEORICO

2.1. SISTEMA DE INFORMACIONUn Sistema de Informacin como, un conjunto de componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y suministran informacin, para que sta sea utilizada eficientemente y de esta forma apoyar la toma de decisiones, el control, anlisis y visin integral en una institucin. A continuacin, presentamos los elementos que conforman esta definicin:

Alimentacin o insumo: Es la captura o recoleccin de datos primarios de fuentes internas o externas a la institucin. Esta etapa es crucial, de alta importancia, ya que de la habilidad del sistema para su alimentacin, depende la eficiencia de las siguientes fases. Procesamiento: Es la conversin del insumo (datos) para producir informacin, donde los procedimientos determinan cmo se elabora dicha informacin. Para el usuario es una caja negra, donde l puede percibir slo sus entradas y salidas. Producto o salida: Es la distribucin de informacin procesada, para su utilizacin en las actividades en donde se requiera, o para el futuro usuario, que puede ser un gerente, un administrador o un miembro del cuerpo directivo.

A continuacin, la fig. 1 nos muestra en forma esquemtica la conformacin bsica de un Sistema de Informacin.

2.1.1. COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIONUn sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa. Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen: EL HARDWARE (HW), es decir, el equipo computacional necesario para que el sistema de informacin pueda operar. Lo constituyen los computadores, las conexiones y el equipo perifrico que puede conectarse a ellos. EL RECURSO HUMANO que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est formado por las personas que operan el sistema, alimentndolo con datos o utilizando los resultados que ste genere. Entre ellos tenemos: Especialistas, son personas que desarrollan y operan los sistemas de informacin: analistas de sistemas, programadores, operadores de computadoras. Los Analistas de sistemas disean sistemas de informacin de los usuarios finales, los programadores preparan programas de computador con base en las especificaciones del analista de sistemas, y los operadores de computadora que operan sistemas computacionales grandes.Usuarios Finales, tambin llamado usuarios o clientes, son personas que utilizan los sistemas de informacin o la informacin generada. Pueden ser contadores, ingenieros, empleados de oficina, clientes o gerentes. LOS DATOS O INFORMACIN, fuente que son introducidos en el sistema; son todas las entradas que necesita el sistema para generar como resultado la informacin que se requiere. Base de Datos, que contienen datos procesados y organizados.Base de Conocimientos, que incluyen conocimientos sobre una variedad de formas como hechos, reglas y ejemplos de caso sobre prcticas empresariales exitosas.

SOFTWARE, incluye todas las series de instrucciones de procesamiento de instrucciones de procesamiento de informacin. Este concepto genrico no solo incluye las series de instrucciones operacionales llamadas programas, que dirigen y controlan el hardware del computador, sino tambin las series de instrucciones de procesamiento de informacin que necesitan las personas, llamadas procedimientos.Software de Sistemas, como un programa de sistemas operativo que controla y respalda las operaciones de un sistema computacional.Software de aplicacin, los cuales son programas que dirigen el procesamiento para un uso particular de computadores por parte de los usuarios finales, as como: programa de anlisis de ventas, programa de nominas, programa de gestin acadmica y administrativa.Procedimientos, los cuales son instrucciones operacionales para las personas que utilizaran un sistema de informacin.

RECURSOS DE REDES, entre ellos tenemos:Medios de Comunicacin, incluye alambres de par trenzado, cable coaxial, cable de fibra ptica, los sistemas de micro ondas y los sistemas satelitales de comunicacin.Soporte de Redes, esta categora incluye todos los recursos humanos, hardware, software y de datos que respaldan directamente la operacin y el uso de una red de comunicaciones. Incluye procesadores de comunicaciones, acceso a redes y software de control.

2.1.2. CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIONa) Segn los cuatro niveles de la Organizacin: Sistemas de nivel operativo (Sistemas transaccionales) Dan servicio al nivel operativo de las organizaciones. Slo registran y procesan las operaciones bsicas y de rutina necesarias para el funcionamiento de la empresa como contabilidad, inventarios, etc. Las razones del procesamiento son: registro, clasificacin, orden, clculo, sntesis, almacenamiento y visualizacin de los resultados. Las principales caractersticas son: A travs de ellos suele lograrse ahorro significativo de mano de obra. Normalmente son el primer tipo de Sistema de Informacin que se implanta en las organizaciones. Son intensivos en entradas y salidas de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin. Son fciles de justificar ante la direccin, ya que sus beneficios son visibles y palpables. Son los principales generadores de informacin para los otros tipos de sistemas.

Sistemas de nivel de conocimiento, son sistemas de apoyo a trabajadores de la informacin y sistemas de automatizacin de oficinas. Son aplicaciones de la Tecnologa de la Informacin, diseadas para incrementar la productividad de ingenieros, diseadores y trabajadores de la informacin. Adems, permiten integrar nuevos conocimientos para el negocio y apoyan las actividades de coordinacin y de comunicacin en la oficina. Las principales caractersticas son: Combinan y manejan actividades destinadas a automatizar el manejo de la informacin. Soportan y manipulan la administracin documental (procesador de textos, archivos digitales, etc.). Facilitan la programacin (agenda electrnica). Permiten realizar la teletransmisin de datos (correo electrnico, video conferencia). Incluyen el manejo de la correspondencia, reportes y documentos.

Sistemas de Nivel Gerencial (Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Gerenciales o Sistemas Ejecutivos, Sistema de Soporte para la Toma de Decisiones en Grupo.) Generan informacin para las actividades de seguimiento, control y toma de decisiones semiestructuradas, donde los requisitos de informacin no pueden identificarse fcilmente de antemano. Tambin se encargan de hacer anlisis avanzados, utilizando diversos modelos en funcin de parmetros establecidos para: solucionar problemas, analizar informacin y hacer eficientes los procesos. En general proporcionan reportes peridicos y responden a preguntas del tipo Qu pasa si?. Estos sistemas utilizan frecuentemente la informacin interna generada por los sistemas transaccionales y tambin informacin de fuentes externas como precios vigentes, tasas de inters, etc. Las principales caractersticas son: Suelen introducirse despus de haber implantado los sistemas transaccionales. Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y de alta administracin en el proceso de la toma de decisiones. No suelen ahorrar mano de obra. La justificacin econmica, para el desarrollo de estos sistemas es difcil de determinar. Suelen ser sistemas interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que, por su naturaleza, son repetitivas. Pueden ser desarrollados directamente por el usuario final, sin la participacin operativa de los analistas.

Sistemas de Nivel Estratgico (Sistemas Expertos (ES), Sistemas Estratgicos) Ayudan a la alta direccin a visualizar tendencias a largo plazo, dentro y en el entorno de la organizacin, como tambin en la toma de decisiones estratgicas, nicas, no reiteradas y no estructuradas. Son sistemas basados en inferencias de las estrategias que pretende seguir la empresa, diseados para incorporar informacin sobre eventos externos, como competidores nuevos y recientes normativas, aunque tambin obtienen informacin resumida de los sistemas internos de la empresa. Las principales caractersticas son: Su funcin principal no es apoyar a la automatizacin de procesos operativos, ni proporcionar informacin para la toma de decisiones estructuradas. Sin embargo, este tipo de sistemas pueden llevar a cabo dichas funciones. Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. Apoyan el proceso de innovacin dentro de la empresa. Aun, cuando ya se tiene un Sistema de Informacin (Base de Datos), es indispensable la interaccin de los usuarios en la definicin de la informacin necesaria, para que los datos que estn almacenados realmente se utilicen y no provocar gastos innecesarios en infraestructura, lento proceso de la informacin, redundancia y confusin en la empresa, generacin de excesivos respaldos, etc. Lo anterior sugiere, entonces, determinar bien las necesidades de informacin dentro de los diferentes niveles organizacionales, con el fin de lograr una ptima explotacin de la informacin. En la fig.2 se puede observar la clasificacin de Sistemas, atendiendo al nivel organizacional.

b) Sistemas de apoyo a las operaciones Empresariales.Rene, procesa y almacena datos generados por los sistemas de operaciones de una organizacin y genera datos e informacin para entrada en un sistema de informacin gerencial, o para el control de un sistema de operaciones.Estas operaciones pueden ser, transacciones comerciales, controlar procesos industriales, respaldar las comunicaciones y la colaboracin en la empresa. Tenemos: Sistemas para el Procesamiento de Transacciones(TPS)Sustituye los procedimientos manuales por otros basados en computadora. Trata con procesos de rutina bien estructurados, incluye aplicaciones para el mantenimiento de registros. Sistema de Control de ProcesosEstos Tipos de Sistemas toman decisiones automticas sobre ajustes de un proceso de produccin fsica.

Sistema de Colaboracin EmpresarialUtilizan una variedad de tecnologas de Informacin para ayudar a que las personas trabajen en conjunto.

c) Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones EmpresarialesProporciona la Informacin para respaldar la toma de decisiones gerenciales. Ms especficamente un sistema de generacin de informes, un sistema de informacin ejecutiva y un sistema de apoyo a las decisiones. Tenemos: Sistema de Informacin Gerencial (MIS). Los sistemas de informacin gerencial (MIS, Management Information Systems), tambien llamados Sistemas de Informacin Administrativa (AIS) dan soporte a un espectro ms amplio de tareas organizacionales, encontrndose a medio camino entre un DSS tradicional y una aplicacin CRM/ERP implantada en la misma compaa. Sistema de Apoyo a las Decisiones. Son sistemas de Informacin Interactivo que se basan en computadora y que utilizan modelos de decisiones, bases de datos especializados para apoyar los procesos de toma de decisiones de los usuarios finales gerenciales. Sistema de Informacin Ejecutiva. Los sistemas de informacin ejecutiva (EIS, Executive Information System) son el tipo de DSS que ms se suele emplear en Business Intelligence, ya que proveen a los gerentes de un acceso sencillo a informacin interna y externa de su compaa, y que es relevante para sus factores clave de xito.

2.1.3. OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACINEn general, los sistemas de informacin tienen como objetivo: Respaldar las operaciones empresariales. Respaldar la toma de decisiones gerenciales. Respaldar la ventaja competitiva estratgica. Contribuir a la automatizacin de actividades y procesos en las empresas. Llevar la informacin de manera oportuna y adecuada a las instancias de la empresa que as lo requieran. Proporcionar un diagnstico de la empresa en un momento dado. Dar elementos de juicio para realizar pronsticos para la empresa. Un sistema de informacin ejecuta tres actividades generales. En primer lugar, recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa como elementos de entrada. Despus, acta sobre los datos para producir informacin. Por ltimo el sistema produce la informacin para el futuro usuario, que posiblemente sea un gerente, un administrador o un miembro del cuerpo directivo, para que ste pueda gestionar de forma rpida, oportuna y fiable la informacin requerida para el usuario en cualquier momento del tiempo.2.2. METODOLOGA DE DESARROLLO DE SISTEMASConjunto de mtodos empleados para el desarrollo de sistemas automatizados. Una metodologa completa es algo ms que una notacin, un proceso y herramientas. Adems de una notacin, un proceso y herramientas, estas metodologas completas, proporcionan: Guas para estimar costos, Manejo del proyecto en las tareas y entregas, Medidas y mtricas, Formas definidas y direccin en las entregas de la construccin, Polticas y procedimientos para garantizar la calidad del software , Descripciones de los roles y programas de entrenamiento detallados, Ejemplos totalmente trabajados, Ejercicios de entrenamiento, Tcnicas para adaptar el mtodo, y Tcnicas definidas.

2.2.1. CICLO DE VIDA DE DESARROLLO DE SISTEMASEs un proceso por el cual los analistas de sistemas, los ingenieros de software, los programadores, y los usuarios finales elaboran sistemas de informacin y aplicaciones informticas. El ciclo de vida clsico consta de 5 fases: Planificacin, anlisis de sistemas, diseo de sistemas, implantacin de sistemas (implementacin) y soporte/uso de sistemas (mantenimiento), el ciclo de vida moderno aade una nueva fase planificacin de sistemas (planeacin) (Whitten; Benthley y Barlow, 1996)El ciclo de vida lineal es el ms utilizado, siempre que es posible, precisamente por ser el ms sencillo. Consiste en descomponer la actividad global del proyecto en fases que se suceden de manera lineal, es decir, cada una se realiza una sola vez, cada una se realiza tras la anterior y antes que la siguiente. Con un ciclo lineal es fcil dividir las tareas entre equipos sucesivos, y prever los tiempos (Sumando los de cada fase).

PLANIFICACIONConsiste en definir el problema, detectar posibles reas problema, determinar el orden de las tareas y establecer las bases para un buen control. Las sub-fases son: Reconocer el problema. Definir el problema Fijar los objetivos del sistema Identificar las restricciones del sistema Realizar estudio de factibilidad Preparar la propuesta de estudio de sistema. Realizar un estudio de factibilidad Preparar la propuesta de estudio de sistema. Aprobar o rechazar el proyecto de estudio. Establecer un mecanismo de control.

ANALISISEl anlisis de sistemas es el estudio de un sistema existente con el propsito de disear un sistema nuevo o mejorado.Las sub-fases son: Anunciar el estudio del sistema. Organizar el equipo de proyecto. Definir las necesidades de informacin. Definir los criterios de desempeo de sistema. Preparar la propuesta de diseo. Aprobar o rechazar el proyecto de diseo.DISEOEs la determinacin de los procesos y datos que un nuevo sistema requiere. Detalla cmo un sistema satisfacer los requisitos de informacin determinados en el anlisis de sistema. Las sub-fases son: Preparar el diseo de sistema detallado. Identificar las configuraciones alternativas del sistema. Evaluar las configuraciones alternativas del sistema. Seleccionar la mejor configuracin. Preparar la propuesta de implementacin. Aprobar o rechazar la implementacin del sistema.

IMPLANTACIONEs la adquisicin e integracin de los recursos fsicos y conceptuales que producen el sistema funcional.Las sub-fases son: Planear la implementacin. Anunciar la implementacin. Obtener recursos de hardware. Obtener recursos de software. Preparar la base de datos. Preparar las intsalaciones fsicas. Educar a los participantes y usuarios finales. Preparar la propuesta de corte y cambio. Aprobar o rechazar el corte y cambio al nuevo sistema. Corte y cambio al nuevo sistema.

SOPORTE/USOEs la etapa que sigue a la instalacin del sistema nuevo y la terminacin de la conversin. Durante el uso se puede evaluar el sistema para ver si cumple con lo esperado.Las sub-fases son: Usar el sistema. Hacer auditoria de sistema. Preparar la propuesta de reingeniera. Aprobar o rechazar la reingeniera del sistema.2.2.2. Principios Esenciales en el desarrollo de SistemasLos siguientes son algunos principios que se deben tener en cuenta : Implicar al Usuario Aplicar el mtodo de resolucin de problemas. Mtodo clsico: Identificacin del problema, comprender el contexto del problema, causas y efectos del mismo, solucin deseada, soluciones alternativas, elegir la mejor solucin, implantar la solucin, evaluar el impacto de la solucin. Establecer normas para un desarrollo y una documentacin consistentes. Las normas describen por lo general: Actividades, responsabilidades, directrices o requisitos, controles de calidad. Estas deberan establecer en todo el ciclo de vida. Justificar los sistemas como inversiones de capital. Revisin progresiva de viabilidad del sistema a lo largo del ciclo de vida. Diseo de sistemas de informacin que puedan crecer.

2.3 MODELO DE PROCESOSEl modelamiento grfico de los procesos, funciones y datos a travs del anlisis, nos ayuda a entender las relaciones entre las actividades ms importantes dentro de una organizacin. Dichos modelos como cualquier forma de comunicacin, permiten crear y mantener una relacin fluida y sostenida entre cada uno de los usuarios segn sus roles.Hoy en da una compaa logra transformar su producto o servicio en un beneficio, gracias a la interrelacin que existe entre los procesos del negocio. Es decir que en gran parte, la compaa podr tener xito o fracaso dependiendo de la habilidad de sus ejecutivos responsables en identificar, disear y ejecutar de la mejor manera sus procesos y funciones frente a la competencia. Por lo tanto, llegamos a la conclusin que las actividades inmersas dentro de un proceso son el centro de una organizacin. Por lo general, los procesos, funciones y actividades de una empresa son complejos, tediosos y difciles de entender. Ante esta dificultad, se requiere de un diseo eficiente y actualizado junto a una tcnica que permita documentar en un formato claro y preciso toda la informacin importante y necesaria para la organizacin, eliminando de esta manera lo superfluo, y as las actividades podrn ser analizadas de manera efectiva y a la vez diseadas y aplicadas.En suma podemos decir que los modelos de los procesos se convierten en un filtro de comunicacin de la informacin para que pueda ser transformada en un idioma coloquial dentro de toda la organizacin, sobre todo en el rea departamental de una empresa que es vista como parte de un sistema y que la interrelacin de sus actividades debe transformarse y producir informacin para los usuarios.

2.3.1. Tcnicas de ModelamientoExisten diversas tcnicas de modelamiento, entre ellas tenemos 2 tcnicas muy importantes como son: IDEF0 (Modelamiento de Procesos y Funciones), IDEF3 (Documentacin de Flujos de Trabajo) y DFD (Diagramas de Flujo de Datos). Cada una de estas tcnicas estn respaldadas por notaciones estndares internacionales para un mejor entendimiento, todas ellas (en su gran mayora) basadas en simbologas de Yourdon o Sarson.

IDEF 0 (Integrated Definition Language) Es una tcnica de documentacin y desarrollo de procesos muy conocida que combina grficos y texto de una forma organizada y sistemtica para fomentar el aprendizaje, apoyar el anlisis, aportar logstica para cambios potenciales, especificar requisitos o soportar diseo de niveles de sistemas y actividades de integracin. La metodologa IDEF0 es utilizada con frecuencia en el mundo de las finanzas y en las industrias aeroespaciales y manufactureras, permitiendo a los analistas de negocios, consultores de gestin de procesos y profesionales de las tecnologas de la informacin, analizar, comunicar y optimizar procesos y funciones de manera consistente y eficaz. Metodologa creada por las Fuerza Area de los EEUU que deriva de la metodologa SADT (Structured Analisys and Design Tecnique) utilizada para el modelamiento funcional de procesos y que ha alcanzado la categora de estndar en EEUU.

DIAGRAMASDiagrama de ContextoTambin conocido como diagrama principal o diagrama padre. Este permite definir el proceso o la funcin principal a ser modelada y su relacin con la empresa.

Diagrama de DescomposicinTambin conocido como diagrama de descomposicin funcional. Este muestra el detalle del diagrama padre.

IDEF3Es una tcnica que hace referencia al modelo de los flujos de trabajo (WorkFlow) y que es usado para describir grficamente las actividades que se siguen dentro de las unciones, el camino que sigue la informacin de una manera ordenada, la relacin exacta entre los procesos y lo ms importante los elementos u objetos que son parte del mismo. Actualmente se puede usar diagramas de flujo de trabajo (WorkFlow) para asistir y fortalecer la reingeniera de los procesos empresariales as como para determinar los requerimientos necesarios para una futura implementacin.

2.4. BASE DE DATOS2.4.1. Definicin: Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre s, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de informacin de una empresa o negocio en particular.2.4.2. CaractersticasEntre las principales caractersticas de los sistemas de base de datos podemos mencionar: Independencia lgica y fsica de los datos. Redundancia mnima. Acceso concurrente por parte de mltiples usuarios. Integridad de los datos. Consultas complejas optimizadas. Seguridad de acceso y auditoria. Respaldo y recuperacin. Acceso a travs de lenguajes de programacin estndar. 2.4.3. Sistema de Gestin de Base de Datos (SGBD)Los Sistemas de Gestin de Base de Datos (en ingls DataBase Management System) son un tipo de software muy especfico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definicin de datos, de un lenguaje de manipulacin de datos y de un lenguaje de consulta. Ventajas de las bases de datos Control sobre la redundancia de datos:Los sistemas de ficheros almacenan varias copias de los mismos datos en ficheros distintos. Esto hace que se desperdicie espacio de almacenamiento, adems de provocar la falta de consistencia de datos. En los sistemas de bases de datos todos estos ficheros estn integrados, por lo que no se almacenan varias copias de los mismos datos. Sin embargo, en una base de datos no se puede eliminar la redundancia completamente, ya que en ocasiones es necesaria para modelar las relaciones entre los datos.

Consistencia de datos:Eliminando o controlando las redundancias de datos se reduce en gran medida el riesgo de que haya inconsistencias. Si un dato est almacenado una sola vez, cualquier actualizacin se debe realizar slo una vez, y est disponible para todos los usuarios inmediatamente. Si un dato est duplicado y el sistema conoce esta redundancia, el propio sistema puede encargarse de garantizar que todas las copias se mantienen consistentes. Comparticin de datos:En los sistemas de ficheros, los ficheros pertenecen a las personas o a los departamentos que los utilizan. Pero en los sistemas de bases de datos, la base de datos pertenece a la empresa y puede ser compartida por todos los usuarios que estn autorizados. Mantenimiento de estndares:Gracias a la integracin es ms fcil respetar los estndares necesarios, tanto los establecidos a nivel de la empresa como los nacionales e internacionales. Estos estndares pueden establecerse sobre el formato de los datos para facilitar su intercambio, pueden ser estndares de documentacin, procedimientos de actualizacin y tambin reglas de acceso. Mejora en la integridad de datos:La integridad de la base de datos se refiere a la validez y la consistencia de los datos almacenados. Normalmente, la integridad se expresa mediante restricciones o reglas que no se pueden violar. Estas restricciones se pueden aplicar tanto a los datos, como a sus relaciones, y es el SGBD quien se debe encargar de mantenerlas. Mejora en la seguridad:La seguridad de la base de datos es la proteccin de la base de datos frente a usuarios no autorizados. Sin unas buenas medidas de seguridad, la integracin de datos en los sistemas de bases de datos hace que stos sean ms vulnerables que en los sistemas de ficheros.

Mejora en la accesibilidad a los datos:Muchos SGBD proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes que permiten al usuario hacer cualquier tipo de consulta sobre los datos, sin que sea necesario que un programador escriba una aplicacin que realice tal tarea. Mejora en la productividad:El SGBD proporciona muchas de las funciones estndar que el programador necesita escribir en un sistema de ficheros. A nivel bsico, el SGBD proporciona todas las rutinas de manejo de ficheros tpicas de los programas de aplicacin. El hecho de disponer de estas funciones permite al programador centrarse mejor en la funcin especfica requerida por los usuarios, sin tener que preocuparse de los detalles de implementacin de bajo nivel. 2.5. SOFTWAREEs el conjunto de instrucciones lgicas que permiten el funcionamiento de una computador, bsicamente est constituido por los sistemas operativos, programas aplicativos y lenguajes de programacin. Entre los mtodos ms utilizados para desarrollar una aplicacin de software, tenemos: el ciclo de vida del sistema, Anlisis estructurado, diseo de prototipos.

3.6.1. Software del SistemaEl software del sistema consiste en programas que controlan la computadora y sus perifricos.Un importante elemento es el sistema Operativo. Otros elementos son los llamados medios ambientes operativos o Shells tales como Windows, Linux, Unix, etc.

3.6.2. Software de AplicacinEl software de Aplicacin es aquel que hace que el computador coopere con el usuario en la realizacin de tareas tpicamente humanas, tales como gestionar una contabilidad o escribir un texto.La diferencia entre los programas de aplicacin y los de sistema estriba en que los de sistema suponen ayuda al usuario para relacionarse con el computador y hacer un uso ms cmo del mismo, mientras los de aplicacin son programas que cooperan con el usuario para la realizacin de las actividades mencionadas. Por ejemplo, los paquetes computacionales Word, Excel, Power Point y los lenguajes de programacin.3.6.3. Software de UtileraEl software de utilera es otro tipo de software del sistema que consiste en todos aquellos programas de rutina tales como desplegar, copiar, formatear, etc. Tambin incluye programas como antivirus, recuperadores de archivos, duplicadores de disco, compactadores, entre otros.

CAPITULO III

SITUACION ACTUAL DE LA EMPRESA

3.1. Breve ReseaLa CORPORACIN ELATECH SYSTEM S. A .C. es una empresa que se dedica a la venta al por mayor y menor de equipos, repuestos, partes, accesorios y suministros de cmputo. Tambin brinda servicios de Soporte Tcnico, Desarrollo de Sistemas de Informacin, Asesora y consultora en Sistemas, servicios de Redes ,servicios de Diseo y desarrollo de aplicaciones web, entre otros.Esta empresa fue establecida por el Sr. Elvis Teobaldo Susanibar Mesas y la Sra. Licetz Alor Chinchay, quienes empezaron el funcionamiento de la misma el 25 de marzo del 2007 bajo el rgimen del RUS. Posteriormente, decidieron registrar la empresa como personas jurdicas, y con el apoyo de un socio ms (un familiar ), fu el 3 de mayo del 2007 , que la empresa empez su funcionamiento legalmente como CORPORACION ELATECH SYTEM S.A.C con RUC 20533915087 y direccin San Bartolom Calle Los Jazmines C-16 , su sucursal est ubicado en la Av. Grau Nro 348 Centro Comercial Grau Stand A4 y es el local donde funciona actualmente la empresa. El ambiente de este local es iluminado, cmodo, seguro, cuenta con servicios bsicos y permite brindar una atencin adecuada al cliente. Su horario de funcionamiento es de lunes a sbado de 9:00am a 9pm y la estrategia que se utiliza para el crecimiento y fortalecimiento de la empresa, es brindar en todo momento, en el proceso de ventas, eficiencia y un buen trato al cliente. Visin de la empresa Ser reconocida en la ciudad de Huacho y toda la provincia de Huaura, como una empresa seria, responsable y confiable, lder en las ventas de los mejores productos informticos, as como tambin, lder en cuanto a los servicios que ofrecemos. Misin de la empresaSomos una empresa orientada a la comercializacin al por mayor y menor de equipos, repuestos, partes, accesorios y suministros de cmputo nacionales e importadas, de excelente calidad y a los mejores precios. Tambin ofrecemos todo tipo de servicios informticos y de Sistemas. Y en todo momento brindamos una atencin clida y personalizada al cliente, para que ste se sienta satisfecho.

3.2. Descripcin General de Los Procesos Proceso de Abastecimiento de ProductosEste proceso se refiere al control de la entrada y salida de productos del almacn a las diversas sucursales de la empresa, as como el almacenaje de los mismos. Actualmente en la empresa no se realiza el inventariado de los productos, y es por esta razn que no se lleva un control del stock a tiempo real, lo cual genera prdidas a la empresa por no contar con los productos que necesitan los clientes. Tambin se podran estar dando prdidas debido a que no se realizan las funciones adecuadas que permitan el mejor control de los costos y por lo tanto de los precios de venta. Proceso De ComercializacinEl proceso de comercializacin es el ms importante proceso en el funcionamiento de la empresa, pues representa su razn de ser, y la principal fuente de ingresos para la misma. Por ello la eficiencia de este proceso debe estar garantizada. En este proceso se realiza el contacto directo con los clientes y las ventas de los diversos productos que ofrece la empresa. Proceso ContableEl contador, que es un trabajador externo contratado, realiza el levantamiento de la informacin y/o documentacin requerida semanalmente estos son; los comprobantes de pago, facturas, boleta de compra, letras etc. Para posteriormente elaborar los libros contables, estado de prdidas y ganancias y obtener el estado general de las cuentas basndose para esto en las polticas de negocio brindando as al administrador informes de impuestos a pagar, cuentas por pagar y Balance general culminando as el proceso contable.3.3. Diagrama de los Procesos Principales Diagrama del Proceso de Comercializacin (Ver Fig. 1) Diagrama del Proceso Abastecimiento de Productos (Ver Fig. 2)

Informe de Prcticas Pre Profesionales

Escuela Acadmico Profesional de Ingeniera de SistemasPg. 9

Fig. 1: Diagrama del Proceso de Comercializacin

Fig.2: Diagrama del Proceso de Abastecimiento de Productos

3.4 Descripcin del Servicio PrincipalLa empresa Corporacin Elatech System S.A.C. se dedica principalmente a la venta al por mayor y menor de equipos, repuestos, partes, accesorios y suministros de cmputo. Tambin brinda servicios de Soporte Tcnico, Desarrollo de Sistemas de Informacin, Asesora y consultora en Sistemas, servicios de Redes, servicios de Diseo y desarrollo de aplicaciones web, entre otros. Entre los principales productos que ofrece tenemos:AUDIFONOSUNIDAD PRECIO DE VENTA

AUDIFONOS MICRONICS TITANIUM(MICROFONO)25

AUDIFONOS MICRONICS SPARKO25

CD ROM/CD-RW/DVD-RW/DRIVES/.

FLOPPY DISK NEC NEGRO40

GRABADOR DE DVD145

GRABADOR DE DVD CON HIGH SCRIBE165

CD ROM1

DVD1,50

CARTUCHOS DE CINTASS/.

CINTA PARA EPSON LX300/300+/400/800/810/850/860 ORIGINALES15

DISPOSITIVOS USB/MEMORIAS USB/MEMORIAS SDS/.

MEMORIA USB MARKVISION DE 2GB 105

MEMORIA USB KINGSTON DE 2GB130

MEMORIA SD DE 1GB MARCA GEE DOM (PARA CAMARAS DIGITALES)105

ESTABILIZADORES/SUPRESORESS/.

ESTABILIZADORES SOLIDO ELECTRON HIGH TECHNOLOGY80

SUPRESOR DE PICO OMEGA BEIGE15

FUENTES DE PODERS/.

FUENTE DE PODER ATX,MARCA:ILUSSION DE 680 WATTS70

JOYPADS/.

JOYPAD USB AVATEC25

MEMORIASS/.

MEMORIA DDR2 DE 512 MB, BUS DE 533,SERIE:710ZH(VDQKD1908)200

MEMORIAS DDR2 de 256 bus de 533110

MEMORIA DDR DE 256 MB, BUS DE 333140

MOUSESS/.

MOUSE OPTICO PS/2, GENIUS XSCROLL, NEGRO/PLATA 25

MOUSE LOGITECH

MOUSE OPTICO PS/2, GENIUS XSCROLL, NEGRO25

MOUSE OPTICO USB ,GENIUS 35

MOUSE OMEGA 3D SCROLL NEGRO15

PARLANTESS/.

PARLANTES SUBWOOFER MICRONICS SWING DE 1500 WATTS80

PARLANTES MICRONICS BENETTON MOD. MIC S803040

PARLANTES CYBERTEL21

PROTECTORES DE PANTALLAS/.

PROTECTOR DE PANTALLA DE 15''15

PROTECTOR DE PANTALLA DE 17''20

REDESS/.

TARJETAS DE RED D-LINK33

TARJETAS DE RED TP LINK25

CABLE UTP GENERICO 1,20

R-J45 (por unidad)0,6

RECARGASS/.

CARTUCHOS EPSON (GRANDES)8

CARTUCHOS EPSON (MEDIANOS)6

CARTUCHOS DE HP8

TONER 80

SWITCHS/.

SWI ENCORE DE 8 PUERTOS 1166-113665

TARJETA PCIS/.

TARJETA PCI USB 2.0 (ADAPTADOR DE USB)

TECLADOSS/.

TECLADO MULTIMEDIA BENETTON35

TECLADO MULTIMEDIA KB16 GENIUS50

TECLADO GENIUS25

VIDEO CAMS/.

WEB CAM DELUXE V865/V86745

WEB CAM ESCARABAJO PCTRONIC(CON MICRONO Y PARA VER DE NOCHE)58

VARIOS: Cables y accesoriosS/.

ESTUCHES PARA 32 CDS8

ESTUCHES PARA 96 CDS18

FUNDAS 15''8

FUNDAS 17''8,5

KIT DE LIMPIEZA3

PAD MOUSE OPTICO2,5

3.5 Descripcin de las Maquinas y Equipos RECURSOS TECNOLOGICOS: 2 computadora con acceso a Internet 2 Impresora. 1 nextel de la misma empresa 1 Fotocopiadora

MAQUINARIAS, EQUIPOS Y MATERIALES: 3 mostradores. 2 Vitrina 3 escritorios. Comprobantes de pagos, catalogo de productos. 10 sillas

3.6. Organigrama Funcional

GERENCIACONTABILIDADA. VENTASA. LOGSTICADpto.COMPRASDpto.ALMACENDpto RECURSOS HUMANOS

A.- Gerencia: El cargo de Gerente recae sobre uno de los accionistas de la empresa, en esta oportunidad el Gerente es el Sr. Elvis Susanibar Mesas y cumple las siguientes funciones: Controla y evala la situacin actual de la empresa basndose en reportes e informes proporcionados por las distintas reas de la misma o informacin externa con la finalidad de tomar las decisiones de mayor envergadura para el desarrollo de la empresa. Vela por la integridad y el mejor funcionamiento de su empresa, tomando buenas decisiones acorde con las necesidades. Administra la empresa, disponiendo de la mejor manera, los productos y servicios que ofrece, ya sea estableciendo los precios de los productos para las ventas y supervisando las diferentes actividades de las reas. Se encarga tambin de la Administracin de los recursos humanos, pues supervisa y designa las funciones de cada personal.

Descripcin De Las reas FuncionalesB.-rea de LogsticaLa responsable de sta rea es la Sra. Licetz Alor Chinchay, quien se encarga de supervisar a los departamentos de sta rea y realizar los pagos respectivos por los servicios con que cuenta la empresa. Dentro de sta rea encontramos a los siguientes departamentos:a. Departamento de Compras: Como la empresa se est iniciando el encargado de ste departamento es el Sr. Elvis Teobaldo Susanibar Mesas, quien se encarga de la adquisicin de nuevos productos o materiales requeridos por el departamento de almacn y por las otras reas de la empresa. Ya sea viajando para adquirir los productos o realizando los pedidos a los proveedores.b. Departamento de Recursos Humanos: El responsable tambin es el Sr. Elvis Mesas, y se encarga de la contratacin del personal as como de su distribucin para la ejecucin de actividades en las diversas reas de la empresa.c. Departamento de Almacn: El almacn de la empresa est a cargo de la Sra. Licetz Alor Chinchay, quien se encarga de organizar, controlar y supervisar los productos .Elabora los informes de los productos (stock, marcas, garanta, etc), para que el responsable del rea de logstica pueda supervisar el correcto funcionamiento de ste departamento y adems pueda proveerlos de productos.

C.- rea de Ventas En sta rea se realizan las negociaciones directas e indirectas con los clientes para la realizacin de las ventas. La persona responsable de sta rea es Maria Victoria Mesas Mateo, se encarga de: Recepcionar y asesorar a los clientes sobre los productos y servicios que ofrece la empresa, ya sea informndoles sobre los precios y otras caractersticas del producto. Recepcionar los pedidos, realizar el cobro, emitir comprobantes de pago y la entrega de los productos al cliente. Tiene la responsabilidad de supervisar los productos que se encuentran en los mostradores. Realiza los reportes semanales de las ventas realizadas, as como tambin de los gastos.

D.- rea de ContabilidadEsta rea est a cargo de la Contadora Blanca Carreo quien se encarga del registro de las transacciones econmicas hechas en un determinado periodo (mensual) los mismos que son contrastados con los libros contables, con el fin de obtener el estado general de las cuenta, y brindar toda esta informacin al gerente para que ste tenga conocimiento de la situacin de la empresa (conocer su activos, pasivos, patrimonio, etc.).Tambin se encarga de realizar mensualmente los pagos respectivos a la SUNAT. 3.7. Problemtica EmpresarialMediante el anlisis y diagnstico de los procesos de la empresa se identificaron las siguientes problemticas:

El proceso de comercializacin actualmente se encuentra mal estructurado ya que no existe el control adecuado de la tienda, tambin, es posible que se venga generando perdidas tanto de dinero como de tiempo en la facturacin de los productos debido a la desorganizacin ya que el proceso se encuentra mal diseado, y la estrategia que manejan no cubre las expectativas de este tipo de empresa; esto perjudica a la empresa porque este proceso es la razn de ser de la empresa.

En cuanto al proceso de Abastecimiento de productos(Logstico) podemos concluir que la principal deficiencia radica en la falta de control de inventarios pues no se utiliza ningn tipo de documento, sistema, poltica para el control del mismo adems no existen funciones bien definidas que garanticen el control del ingreso y salida de productos, no permitiendo as el correcto funcionamiento de este proceso.

CAPITULO IV

DESCRIPCION DEL AREA DE VENTAS

4.1. Descripcin de las operacionesA continuacin se describe las operaciones que se dan en el proceso de comercializacin, que se realiza dentro del rea de estudio, el rea de ventas. PROCESO DE COMERCIALIZACION El proceso de comercializacin es el ms importante proceso en el funcionamiento de la empresa, pues representa su razn de ser, y la principal fuente de ingresos para la misma.Por ello la eficiencia de este proceso debe estar garantizado. Es por esta razn que resulta de suma importancia automatizarlo. A continuacin describimos detalladamente el proceso que se viene dando actualmente:Registrar pedidos El Cliente se acerca al establecimiento para solicitar informacin acerca del producto que desea llevar (consulta de productos). El responsable de ventas recepciona al cliente. Verifica la existencia del producto. Informa al Cliente sobre los detalles de los productos como: La marca, modelo, precio, stock y otras caractersticas. El cliente satisfecho con la informacin brindada por el responsable de ventas, decide comprar o no, el (los) producto(s).Emisin de documentos de venta.Si el cliente decide realizar la compra de los productos, entonces: Informa sobre los productos a llevar (Informe de pedido). El responsable de ventas registra de forma manual el pedido del cliente en los siguientes documentos: Gua de Remisin Comprobantes de pago (Boleta o factura).Si el cliente solo desea informacin de los productos, para su posterior decisin de comprar o no, entonces: Informa sobre los productos en los cuales esta interesado El responsable de ventas registra de forma manual el pedido del cliente en una proforma. Luego procede a retirarseEn estos documentos el responsable de ventas registra los datos del cliente, los datos del producto y los datos propios del documento (fecha, igv, importe, etc.)En caso se concrete una venta, el cliente se dirige a la seccin caja, en donde el responsable de ventas, procede a: Realizar cobro Una vez que el responsable de ventas ha emitido una boleta o factura, procede a realizar el cobro (se desempea como cajero) del importe total de la venta a realizar. El cliente realiza el pago de los productos a ser adquiridos.El responsable de ventas recibe el dinero, y realiza clculos para determinar si debe entregar vuelto.El responsable de ventas entrega la boleta/factura (sellado:CANCELADO) al cliente y el respectivo vuelto, si fuera necesario.NOTA: En caso el cliente sea de otra ciudad el pago se realiza mediante el banco, pero la emisin de comprobante es la misma, y a parte de ello se emite una gua de remisin, la cual se enva al cliente junto con los productos y con su respectivo comprobante de pago. Elaborar informesEl responsable de ventas recauda la informacin de las ventas diarias. Tambin recauda la informacin de la seccin entrega de pedidos. Luego elabora sus informes diarios y semanales (los informes semanales son entregados al gerente).Verifica la concordancia de los informes con los informes (acerca de los productos entregados) que emite la seccin entrega de pedidos.Entrega de pedidosEl cliente se dirige con su comprobante de pago a la seccin entrega de productos y entrega el comprobante al encargado. Luego el despachador recibe el comprobante de pago del cliente, lo verifica y posteriormente prepara para su entrega, los productos registrados en el comprobante de pago. En caso de: Venta con boleta o factura, entrega estos documentos sellados con Entregado. En caso se envi los productos a otro sitio se aade la gua de remisin.

4.2. Descripcin de los ServiciosLos servicios que se brindan en el rea de ventas son: Ventas de Productos y accesorios de cmputos: Se realiza la venta de repuestos, partes, accesorios y suministros de cmputo. El cual se realiza de forma directa con el cliente, y en las mismas instalaciones de la empresa. En este proceso se registran pedidos, se hacen cotizaciones, proformas, se emiten facturas, boletas, entre otros. Soporte Tcnico: Este servicio se refiere al mantenimiento de Hardware y software de las Pcs, Conexiones de redes y comunicaciones, el cual se realiza en las mismas instalaciones de la empresa, o a domicilio, siempre dependiendo de las necesidades de los clientes.

Diseo y desarrollo de aplicaciones Web en todas las plataformas: Este servicio se refiere al desarrollo e implementacin de paginas web, Sistemas de informacin, que se les ofrece a las diversas empresas de la localidad.

4.3. Descripcin de las maquinas y EquiposPara la realizacin del proceso de comercializacin se utilizan los siguientes equipos y materiales: RECURSOS TECNOLOGICOS: 2 Computadoras Pentium D, con acceso a internet 1 Impresora. 1 nextel de la misma empresa

MAQUINARIAS, EQUIPOS Y MATERIALES: 3 mostradores. 2 Vitrina 3 escritorios. Comprobantes de pagos, catalogo de productos.

4.4. Organigrama Funcional

GERENCIACONTABILIDADA. VENTASA. LOGSTICADpto.COMPRASDpto.ALMACENDpto. Recursos Humanos

4.5. Identificacin del Problema a SolucionarActualmente, en las actividades que realiza la empresa Corporacin Elatech System S.A.C. no se utilizan los recursos de TI, es decir todos sus procesos se realizan de forma manual, sin la ayuda de sistemas que le permitan agilizar sus diversas actividades diarias. En el funcionamiento actual del rea de ventas se identificaron algunos problemas tales como: Inexistencia de un adecuado registro de los clientes Principales. Inexistencia de un software que agilice el proceso de comercializacin, que almacene informacin actualizada de los productos existentes y de su actual nivel de stock. Inexistencia de Reportes diarios, semanales y mensuales de las ventas realizadas y del nivel de stock de los productos.

CAPITULO V

PROPUESTA DE SOLUCIN

5.1. Planteamiento del ProblemaEl problema principal de la empresa Corporacin Elatech System S.A.C. se debe a que no cuenta con un sistema de Informacin que apoye los procesos operativos en lo concerniente a las ventas de productos, as como el registro adecuado sus principales clientes. La implementacin de un sistema de ventas permitira la optimizacin del proceso de comercializacin, aumentando la eficiencia y el control de las actividades empresariales. Es por ello que en el presente informe se desarrolla una propuesta de sistema de ventas. 5.2. Objetivos Objetivo GeneralDesarrollar un Sistema de Ventas para la empresa ELATECH SYSTEM S.A.C., que permita mejorar la eficiencia y efectividad del proceso de comercializacin.Objetivos Especficos Definir el alcance del sistema a desarrollar en la empresa, a partir de los requerimientos identificados de su actual funcionamiento. Aplicar diversas Metodologas y herramientas que nos permitan identificar los requerimientos del negocio y desarrollar el nuevo Sistema. Ofrecer mediante el desarrollo del sistema de ventas: rapidez, seguridad de datos, e informacin a tiempo real. Adquirir una visin amplia del funcionamiento de la empresa y analizar las formas en las que interactan cada una de las reas. Conservar los datos relevantes del sistema actual de la empresa, para implementarlos en el nuevo sistema.

5.3. Metodologa y ProcedimientoEn la realizacin del presente proyecto se utiliz la metodologa del Ciclo de Vida Clsico, en el cual se llego hasta la etapa de desarrollo del sistema de Informacin. Los procedimientos utilizados son: Planificacin Anlisis Diseo Desarrollo

5.4. Desarrollo/Ejecucin5.4.1. PLANIFICACIONEn esta etapa se establecieron los recursos que se necesitaran para el proyecto, as mismo se establecieron los objetivos del proyecto. A continuacin se presenta el cuadro de recursos definido:RECURSOSDESCRIPCION

Humano Diseador Programador

Hardware Pc Pentium D Impresora

Software Miicrosoft Visual Studio 2005 Sql Server 2005 SP2 Paquete Microsoft Office

Tambin se realizo la planificacin de las actividades a realizar, estimando el tiempo para cada actividad. A continuacin se presenta la lista de actividades definidas y el tiempo empleado para su realizacin, Indicando la fecha inicio y la fecha final.

SEMANAS(3 DE NOVIEMBRE DEL 2008 AL 27 DE ABRIL DEL 2009)

ACTIVIDADES1234567891011121314151617181920

PLANIFICACION

Determinacin del mbito del Proyecto

Determinacin de Requerimientos

ANALISIS

Entrevistas

Anlisis de procesos principales

Determinacin de Requerimientos

DISEO

Diseo de Base de Datos

Diseo de Prototipos

DESARROLLO

Desarrollo de Cdigo Fuente

5.4.2. ANALISISEn esta etapa se evaluaron los requerimientos del sistema, las necesidades y requerimientos del usuario y se realiz el anlisis de los procesos actuales, as como tambin de los flujos de informacin.Los procesos principales identificados son:PROCESO DE ABASTECIMIENTO DE PRODUCTOS Elaboracin de pedidos El encargado de ventas identifica los productos con stock por debajo del mnimo establecido (mnimo igual a 3). Despus de ello el encargado de ventas elabora una lista de pedidos y lo entrega al jefe del rea de logstica. El jefe de logstica aprueba el abastecimiento y enva esta lista (documento de pedidos) al jefe del departamento de almacn. El responsable de almacn verifica el stock de los productos para determinar si puede abastecer el pedido del rea de ventas.En caso de que se pueda abastecerAbastecimiento de productos El responsable de almacn prepara los productos a ser abastecido. Elabora un documento de entrega de pedidos original y 1 copia del mismo (el documento original ser utilizado para la elaboracin de sus propios reportes, la copia adicional, ser entregada al rea de ventas).Distribucin de los productos El responsable de almacn distribuye los productos al rea de ventas (as como tambin a otras reas) adjuntando una copia del documento de entrega de pedidos.En caso de que se no pueda abastecer:El responsable de almacn le informa al jefe del rea de logstica que no hay disponibilidad de productos (mediante un informe).El jefe del rea de logstica elabora una orden de compra, la cual enva a gerencia para su aprobacin.El gerente aprueba la orden de compra y la enva nuevamente al jefe del rea de logstica y ste enva una copia de esta orden al responsable del departamento de compras.Realizar pedido a proveedorEl responsable del departamento de compras se contacta con sus proveedores para la adquisicin de los productos.Los proveedores entregan los productos pedidos al departamento de compras adjuntando su respectiva gua de remisin y factura.El responsable de ste departamento elabora un documento de entrega de pedido y una copia del mismo.Luego entrega los productos al departamento de almacn (distribucin de productos - logstica), adjuntando la copia del documento de entrega de pedidos que elabor.Luego se realizan nuevamente los procesos 2 (Abastecimiento de productos) y 3 (Distribucin de los productos). PROCESO DE COMERCIALIZACION El proceso de comercializacin es el ms importante proceso en el funcionamiento de la empresa, pues representa su razn de ser, y la principal fuente de ingresos para la misma.Por ello la eficiencia de este proceso debe estar garantizado. Es por esta razn que resulta de suma importancia automatizarlo. A continuacin describimos detalladamente el proceso que se viene dando actualmente:Registrar pedidos El Cliente se acerca al establecimiento para solicitar informacin acerca del producto que desea llevar (consulta de productos). El responsable de ventas recepciona al cliente. Verifica la existencia del producto. Informa al Cliente sobre los detalles de los productos como: La marca, modelo, precio, stock y otras caractersticas. El cliente satisfecho con la informacin brindada por el responsable de ventas, decide comprar o no, el (los) producto(s).

Emisin de documentos de venta.Si el cliente decide realizar la compra de los productos, entonces: Informa sobre los productos a llevar (Informe de pedido). El responsable de ventas registra de forma manual el pedido del cliente en los siguientes documentos: Gua de Remisin Comprobantes de pago (Boleta o factura).Si el cliente solo desea informacin de los productos, para su posterior decisin de comprar o no, entonces: Informa sobre los productos en los cuales est interesado El responsable de ventas registra de forma manual el pedido del cliente en una proforma. Luego procede a retirarseEn estos documentos el responsable de ventas registra los datos del cliente, los datos del producto y los datos propios del documento (fecha, igv, importe, etc.)En caso se concrete una venta, el cliente se dirige a la seccin caja, en donde el responsable de ventas, procede a: Realizar cobro Una vez que el responsable de ventas ha emitido una boleta o factura, procede a realizar el cobro (se desempea como cajero) del importe total de la venta a realizar. El cliente realiza el pago de los productos a ser adquiridos.El responsable de ventas recibe el dinero, y realiza clculos para determinar si debe entregar vuelto.El responsable de ventas entrega la boleta/factura (sellado:CANCELADO) al cliente y el respectivo vuelto, si fuera necesario.NOTA: En caso el cliente sea de otra ciudad el pago se realiza mediante el banco, pero la emisin de comprobante es la misma, y a parte de ello se emite una gua de remisin, la cual se enva al cliente junto con los productos y con su respectivo comprobante de pago.

Elaborar informesEl responsable de ventas recauda la informacin de las ventas diarias. Tambin recauda la informacin de la seccin entrega de pedidos. Luego elabora sus informes diarios y semanales (los informes semanales son entregados al gerente).Verifica la concordancia de los informes con los informes (acerca de los productos entregados) que emite la seccin entrega de pedidos.Entrega de pedidosEl cliente se dirige con su comprobante de pago a la seccin entrega de productos y entrega el comprobante al encargado. Luego el despachador recibe el comprobante de pago del cliente, lo verifica y posteriormente prepara para su entrega, los productos registrados en el comprobante de pago. En caso de: Venta con boleta o factura, entrega estos documentos sellados con Entregado. En caso se envi los productos a otro sitio se aade la gua de remisin. (El Idef del Proceso de Comercializacin se visualiza en el Anexo N3).

Identificacin de requerimientosREQUERIMIENTODEL NEGOCIOREQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

Reducir el tiempo en la emisin de documentos de ventas(comprobantes de pago, guas de Remisin, Proformas)

Disminuir costos por errores en cuanto a la emisin de documentos de ventas. Registrar pedido. Registrar y emitir proforma Registrar y emitir factura. Registrar y emitir Boleta de venta Registrar y emitir Gua de remisin. Registrar cliente Actualizar catalogo de productos. Actualizar stock y datos del producto Consultar tipo de cambio. Registrar apertura de caja. Registrar cierre de caja. Realizar consulta de productos. Realizar consulta de clientes. Realizar consulta de pedidos. Realizar consulta de documentos de venta.

Controlar inventarios y stock en lnea. Registrar ingreso de productos. Registrar salida de productos Obtener stock. Mantenimiento de productos

Obtener reportes de ventas de productos.

Listar informes por: Cliente Producto Fecha Documento de venta, entre otros.

5.4.3. DISEO Una vez analizados los procesos y haber identificados los requerimientos del sistema se procedi al diseo del sistema. En esta etapa se desarrollo el diseo de la arquitectura del sistema, el diseo de la base de datos y el diseo de las interfaces del sistema.

5.4.3.1. Arquitectura del Sistema En esta parte se define la arquitectura en 3 capas en la que se trabajara, esta es una arquitectura nueva en cuanto al desarrollo de sistemas, y es muy eficiente en cuanto al funcionamiento del mismo. A continuacin se muestra el diagrama de la arquitectura a utilizar. (Ver Fig. 3)

Fig. 3: Diagrama de Arquitectura del Sistema.

5.4.3.2. Diagrama de la Base de Datos

5.4.4 DESARROLLOEn esta etapa se realizo la codificacin del sistema, se tuvo en cuanto la mayor eficiencia del cdigo, no generando lneas de cdigo redundante, lo que podra generar problemas en el funcionamiento del mismo.FORMULARIO DE ACCESO AL SISTEMA

Una vez ingresado el usuario y la contrasea correcta se visualizar la ventana principal del sistema con sus respectivos mens y accesos Directos.

Al hacer clic en Clientes se acceder a la siguientes ventana, en la cual se podr registra a lo clientes. Las opciones que se dan son las de mantenimiento, como insertar un nuevo cliente. Modificar, buscar y anular.

Al hacer clic en Productos se ingresara a un men en el cual se podr acceder a la interfaz Productos en el cual se podr realizar el mantenimiento del mismo. Se podr agregar un nuevo producto, modificar o eliminarlo.

Al dar clic en el men Documento de Venta se podr acceder a la interfaz comprobante, en el cual se podr dar mantenimiento a las facturas y/o boletas, as por ejemplo se podr agregar, modificar y eliminar un comprobante.

Al dar clic en nuevo se habilitara la interfaz, y se podr llenar los datos necesarios, posteriormente a ello se proceder a guardar el registro e imprimirlo si es necesario. Mediante esta interfaz se registrarn todas las ventas a partir de la cual posteriormente se podr realizar los informes.

Al dar clic en documento de venta, tambin se puede acceder a la interfaz pedido, en la cual se registraran todas las cotizaciones que realicen los clientes en la empresa. A este documento se le podr dar mantenimiento as como tambin se podr imprimir posteriormente.

Al dar clic en nuevo se podr registrar el pedido, y se habilitaran los botones de mantenimiento, como: guardar, modificar y eliminar.

Al dar clic en el men en la parte de reportes, podemos acceder a distintos reportes elaborados para la empresa como: Ventas Realizadas, Listado de clientes y Listado de productos.Al seleccionar la opcin Listado de clientes se muestra el siguiente reporte:

Al seleccionar la Opcin Listado de Productos nos aparecer el siguiente reporte:

Al seleccionar la opcin Ventas realizadas se muestra el siguiente reporte, el cual contiene el detalle de ventas realizadas:

5.5. RESULTADOS

Se concluy el desarrollo del sistema de ventas exitosamente, logrando cumplir con los objetivos trazados, acorde a los requerimientos planteados. En caso se implemente el sistema en la Corporacin Elatech System S.A.C. Se conseguir una gran mejora en el desarrollo de las operaciones de ventas, as como tambin el manejo de informacin oportuna y precisa para la toma de decisiones.

5.6. Anlisis de ResultadosSiendo el giro Principal de la Empresa Corporacin Elatech System S.A.C., la comercializacin de productos y accesorios de cmputo, es imprescindible contar con un sistema que permita el rpido y oportuno manejo de la informacin relacionada a las transacciones que se realizan.Con el uso del sistema de ventas propuesto se obtendrn beneficios estratgicos como: la mejora en cuanto al tiempo de respuesta a las consultas que puedan tener los usuarios, se mejorar el control de los productos en almacn, pues se mantendr un inventario actualizado. Tambin se obtendrn mejoras en cuanto a la atencin al cliente lo que involucrara conseguir su preferencia y por ende el crecimiento y desarrollo de la empresa.

CAPITULO VI

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1. CONCLUSIONES

El sistema de Ventas propuesto ser un apoyo fundamental para la empresa Corporacin Elatech System S.A.C. ya que mediante ste se puede obtener mejores resultados, aumentando la eficiencia en la atencin al cliente, mejorando el desarrollo de las actividades realizadas y llevando un mejor control de los productos disponibles.Mediante la implementacin del sistema de ventas propuesto se contar con informacin precisa, veraz y detallada en cualquier momento.

5.2. RECOMENDACIONESAlgunas recomendaciones que se podran brindar de manera sencilla son: Implementar el sistema de ventas propuesto pues influir en el mejor funcionamiento de la empresa.

Que el usuario de un sistema que se ha planteado como opcin, tenga cuidado en no dejar que otro usuario realice transacciones en el sistema que el opera ya que podra presentarse problemas en los registros, alterando datos que perjudiquen al negocio.

El sistema deber ser implantado en un ambiente adecuado y con las tecnologas necesarias, para que se eviten fallos del sistema o accidentes relacionados con la implantacin de ste.

BIBLIOGRAFA

INGENIERA DE SOFTWARE UN ENFOQUE PRCTICO. Quinta Edicin 2002. Roger S. Pressman McGraw Hill. ISBN 84-481-321-9

TEORIA Y DISEO DE BASES DE DATOS DE DESDE CHEN HASTA CODD IRENE LUQUE RUIZ MIGUEL GOMEZ ENRIQUE LOPEZ EZPINOZA ISBN: 84-7897-283-8

ANALISIS Y DISEOS DE SISTEMAS. Tercera Edicin. Kendall & Kendall. ISBN 968-880-694-3

ANEXOS

Anexo N1: Diagrama de Contexto

Anexo N2: Procesos del Negocio

Anexo N3: Proceso de Comercializacin

PROCESO DE COMERCIALIZACIN

Seccin Recepcin

Seccin CajaDESPACHADOR

Seccin de Entrega de ProductosRecepcionarVerificarRegistrarEmitirRealizar CobroEntregarInicio

Recepcin del ClienteInforma al ClienteExiste el Producto?Es necesaria Gua de remisinRegistrar ProformaRegistrar Pedido del ClienteRegistrar Plan de EntregaRealiza CobroEmite ProformaEmite Comprobante de PagoEmite Gua de RemisinEntregar productos: sellados comprobanteNO

Se registra documento?SI

SI

NO

Final

Inicio

Final

Recepcin Comprobante de PagoDevuelve al ClienteEntrega de productos, comprobantes sellados canceladoEs todo ConformeNO

SI

NO

SI

RESPONSABLE DE VENTAS

Centro de copiasREA DE LOSGISTICA

GERENCIA

REA DE VENTAS

JEFE DE LOGISTICA

DEPARTAMENTO DE ALMACN(RESPONSABLE DE ALMACN)

Orden de compras

Orden de compras

APROBADO

Documento de pedidos

IDENTIFICA LOS PRODUCTOS EN MENOR CANTIDAD

ELABORA UNA LISTA DE PEDIDOS

ENVA LA LISTA DE PEDIDOS AL RESP. ALMACEN

APRUEBA Y ENVA LISTA DE PEDIDOS A GERENCIA

DETERMINA SI SE PUEDE ABASTECER PEDIDO

SI

NO

EMITE INFORME

PREPARA PRODUCTOS A SER ABASTECIDOS

ELABORA DOCUMENTO DE ENTREGA DE PEDIDOS(+ 1 COPIA)

ENTREGA PRODUCTOS Y UNA COPIA DEL DOCUMENTO AL RESPONSABLE DE VENTAS

RECIBE PRODUCTOS Y COPIA DEL DOCUMENTO DE ENTREGA DE PEDIDOS

DISTRIBUYE PRODUCTOS EN LOS MOSTRADORES

RESPONSABLE DE VENTAS

DEPARTAMENTO DE COMPRAS(RESPONSABLE DE COMPRAS)

EMITE UNA ORDEN DE COMPRA

APRUEBA LA ORDEN DE COMPRA

ENVA AL JEFE DE LOGSTICA

ENVA ORDEN DE COMPRA A DPTO. COMPRAS

RECIBE ORDEN DE COMPRA

REALIZAR PEDIDOS AL PROVEEDORES

ELABORA DOCUMENTO DE ENTREGA DE PEDIOS (+ 2 COPIA)

ENTREGA PRODUCTOS A ALMACN Y LA COPIA DE DOCUMENTO DE ENTREGA DE PEDIDOS

Se queda una copia

TtuloCASES

PARLANTES

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TtuloCMARA WEB

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TtuloFUENTES DE PODER

AURICULARES

PROCESO DE COMERCIALIZACIN

Seccin Recepcin

Seccin CajaDESPACHADOR

Seccin de Entrega de ProductosRecepcionarVerificarRegistrarEmitirRealizar CobroEntregarInicio

Recepcin del ClienteInforma al ClienteExiste el Producto?Es necesaria Gua de remisinRegistrar ProformaRegistrar Pedido del ClienteRegistrar Plan de EntregaRealiza CobroEmite ProformaEmite Comprobante de PagoEmite Gua de RemisinEntregar productos: sellados comprobanteNO

Se registra documento?SI

SI

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Final

Inicio

Final

Recepcin Comprobante de PagoDevuelve al ClienteEntrega de productos, comprobantes sellados canceladoEs todo ConformeNO

SI

NO

SI

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