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Universidad Politécnica Estatal del Carchi

Centro de TIC – Unidad de Desarrollo de Software

Centro de TIC

Unidad de Desarrollo de Software

Correo Electrónico Institucional

Manual para Usuario Final

Versión 1.0

Elaborado por:

Ing. Andrea Guevara

Año: 2017

Correo Institucional – Office 365 Versión:1.0

Manual para Usuario Final Fecha:26/07/2017

Confidencial Universidad Politécnica Estatal del Carchi Página 2 de 18

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Elaborado por Firma

26/07/2017 1.0 Elaboración del manual de usuario.

Ing. Andrea Guevara

Programadora

Aprobaciones

Fecha Versión Revisado y Aprobado por Firma

26/07/2017 1.0 Msc. Andrés Guerrero – Director del Centro de TIC UPEC




Tabla de Contenidos

A. MANUAL DE USUARIO ..................................................................................................................................... 4

A.1. Usuarios del Sistema ................................................................................................................................ 4

A.2. ¿Qué es Office 365? ................................................................................................................................. 4

A.3. ¿Por qué usar Office 365? ........................................................................................................................ 4

A.4. Acceso a la Aplicación .............................................................................................................................. 4 A.4.1. Ingreso a la Plataforma ....................................................................................................................... 4 A.4.2. Autentificación de Usuario ................................................................................................................. 5

A.5. Aplicaciones de Office 365: ...................................................................................................................... 7 A.5.1. Correo: Envió y Recepción de Correo ................................................................................................. 7 A.5.1.1. Envío de un nuevo correo electrónico: ........................................................................................... 8 A.5.1.2. Recepción y lectura de un mensaje de correo electrónico: .............................................................. 9 A.5.1.3. Responder o reenviar un mensaje de correo electrónico: .............................................................. 10 A.5.2. Calendario ........................................................................................................................................ 11 A.5.2.1. Creación de Evento ..................................................................................................................... 12 A.5.3. One Drive y herramientas de Office OnLine. .................................................................................... 13 A.5.3.1. Crear un documento en OneDrive: .............................................................................................. 14 A.5.3.2. Cargar Archivos o Carpeta .......................................................................................................... 16 A.5.3.3. Compartir Archivo con usuario. .................................................................................................. 17




A. MANUAL DE USUARIO

El presente manual ha sido elaborado con la finalidad de facilitar el manejo y la administración del correo

institucional de la UPEC – Office 365, enseñando como utilizar los servicios y herramientas de Office 365

para que usted pueda disfrutar de todos los beneficios que ofrece esta plataforma.

A.1. Usuarios del Sistema

Este manual está orientado para usuarios finales que utilizaran los servicios y herramientas de Office 365 para sus actividades como enviar y recibir correos, crear eventos, y hacer trabajos utilizando los programas de Microsoft Office con el uso de One Drive

¿Qué es Office 365?

Es una plataforma de servicios alojados en la nube, de mensajería de envío y recepción de mensajes utilizando el correo electrónico (Outlook), además de la combinación de productos Microsoft para ofrecer servicios online como trabajar documentos en línea gracias a Microsoft Office Online, guardar y compartir su trabajo en tiempo real y con total seguridad asegurando la colaboración y productividad con SharePoint, programar actividades en su calendario, crear tareas y obtener información de los contactos desde prácticamente todo tipo de dispositivos.

A.2. ¿Por qué usar Office 365?

Es una plataforma de productividad, comunicación y colaboración alojada en la nube. Es una solución completa que ofrece a los usuarios la capacidad de trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar. Gracias a los servicios online que ofrece su organización, independientemente de su tamaño, puede reducir tiempo y costos permitiéndole ser más efectiva y segura.

A.3. Acceso a la Aplicación

A.3.1. Ingreso a la Plataforma

a) Ubicada en el Portal Web de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi.

b) Mediante un navegador web ingresar a la página www.upec.edu.ec, luego hacer clic en el enlace

Correo Electrónico.

http://www.upec.edu.ec/




Fuente: Propia

Figura A.1: Ingreso al sistema

A.3.2. Autentificación de Usuario

a) Se presenta a continuación el siguiente formulario, se ingresa el usuario y contraseña y hacer clic

en el botón .

Fuente: Propia

Figura A.2: Autentificación de Usuario




b) Si tiene algún problema póngase en contacto con el Administrador.

c) Cuando inicie por primera vez, se facilita por el Administrador del Correo Institucional una

contraseña temporal de su cuenta.

d) A continuación ingrese su usuario y contraseña temporal, y clic en el botón Iniciar Sesión, la

plataforma le pedirá que actualice su contraseña porque la que tiene es una contraseña temporal.

e) Escriba en el primer campo la contraseña temporal proporcionada por el administrador, en el

segundo y tercer campo ingrese una nueva contraseña, y clic en el botón Actualizar Contraseña

e iniciar sesión, automáticamente si cumple con los requisitos mínimos se actualizara su

contraseña y se ingresará a la plataforma

Fuente: Propia

Figura A.3: Actualización de contraseña e Iniciar Sesión




f) A continuación se presenta la pantalla de ingreso a la plataforma.

Fuente: Propia

Figura A.4: Ingreso a la Plataforma

A.4. Aplicaciones de Office 365:

En el portal principal (Office 365) se presentan todas las aplicaciones que ofrece Office 365, que se

encuentra en la parte superior izquierda de la plataforma.

Fuente: Propia

Figura A.5: Ingreso a la Plataforma

A.4.1. Correo: Envió y Recepción de Correo

A continuación se presenta la manera de crear un nuevo mensaje, enviar, responder y reenviar correo

electrónico, crear carpetas para almacenar su correo, buscar un mensaje concreto, trabajar con borradores,




archivar mensajes antiguos, eliminar y recuperar mensajes. En la siguiente figura se detallan los compontes del

correo electrónico:

Fuente: Propia

Figura A.6: Aplicación de Correo

A.4.1.1. Envío de un nuevo correo electrónico:

Seleccionar en Nuevo Correo , se despliega una ventana en la parte derecha, con las opciones para

enviar un nuevo correo electrónico, en el campo Para se debe ingresar para quien va dirigido el correo, y si

se desea una copia en el campo Cc., además en el campo Asunto, el Contenido de correo en la parte inferior

del campo Asunto y si se desea adjuntar un archivo clic en el campo Adjuntar, finalmente hacer clic en el

botón Enviar, como muestra en la figura:




Fuente: Propia

Figura A.7: Envió de Correo Electrónico

A.4.1.2. Recepción y lectura de un mensaje de correo electrónico:

Seleccionar en la Bandeja de entrada, el mensaje de correo electrónico revisar el asunto a leer y en la parte

derecha se presenta el contenido del mensaje, como muestra en la figura:

Fuente: Propia

Figura A.8: Recepción y Lectura de un mensaje de Correo Electrónico




A.4.1.3. Responder o reenviar un mensaje de correo electrónico:

Una vez ingresado al correo de lectura que desea leer de su Bandeja de entrada, en la opción Responder a

todos en la parte derecha, para ver las opciones o acciones, como muestra en la figura.

Fuente: Propia

Figura A.9: Recepción y Lectura de un mensaje de Correo Electrónico

A continuación como muestra en la figura se revisa las opciones:

Fuente: Propia

Figura A.10: Responder, reenviar el mensaje de Correo Electrónico

Puede responder solo al remitente de un mensaje (Responder) o a una combinación de las personas

que aparecen en las líneas Para y CC (Responder a todos). Además, puede agregar nuevos

destinatarios.

Reenviar para reenviar el mensaje del remitente, a los usuarios agregados en el campo Para y CC:

Especifique los destinatarios en los cuadros Para, CC y CCO.




o CC es una abreviatura de "con copia". Si agrega un destinatario a este cuadro en un mensaje

de correo electrónico, se enviará una copia del mensaje a ese destinatario y su nombre estará

visible para los demás destinatarios del mensaje.

o CCO es una abreviatura de "con copia oculta". Si agrega un destinatario a este cuadro en un

mensaje de correo electrónico, se enviará una copia del mensaje a ese destinatario y su

nombre no estará visible para los demás destinatarios del mensaje. Si el cuadro CCO no está

visible cuando se crea un mensaje, puede agregarlo si hace clic en la pestaña Opciones y

después, en el grupo Mostrar campos, hace clic en CCO.

Redacte su mensaje en el Contenido del mensaje o modifique los campos que usted desee.

Haga clic en Enviar.

A.4.2. Calendario

Ingresar al menú de Office 365 y seleccionar la opción de Calendario:

Fuente: Propia

Figura A.11: Opción Calendario

El Calendario que le proporciona Office 365 tiene algunas características similares al que tiene disponible

en el correo personal, pero con una presentación totalmente diferente y con más características

interesantes que usted podrá utilizar y disfrutar. En la parte superior derecha puede seleccionar la opción

de presentación que necesite, si es por Día, por Semana Laboral, Semana Completa, por Mes.




Fuente: Propia

Figura A.12: Opción Calendario

A.4.2.1. Creación de Evento

Clic en Nuevo Evento en la parte superior izquierda

A continuación se presenta el formulario para el registro correspondiente del evento de campos:

título, ubicación del evento, fecha y hora de inicio y fin del evento, descripción y contactos a los

cuales quiere invitar al evento

Fuente: Propia

Figura A.13: Registro de Evento.




Además en los campos de Programar tiempo de recordatorio y clic en el campo Solicitar

respuestas si se desea que el usuario que se invita apruebe su asistencia.

Fuente: Propia

Figura A.14: Registro de Evento.

Para guardar el evento, clic en el botón Enviar.

A.4.3. One Drive y herramientas de Office OnLine.

Esta aplicación que contiene las herramientas de Microsoft Office en la nube: Word, Excel, PowerPoint,

OneNote, etc; usted puede tener disponibilidad y seguridad al utilizar estas herramientas permitiendo:

crear, editar y guardar documentos, además de almacenamiento de información.

Beneficios:

Organizar y compartir documentos, proyectos y tareas de su equipo en un mismo lugar.

Realizar seguimiento del trabajo de sus compañeros.

Publicar contenidos desde cualquier aplicación de Microsoft Office.

Crear contenido Online.

Sincronizar el contenido de modo que los documentos estén actualizados y disponibles.




A.4.3.1. Crear un documento en OneDrive:

Clic en la opción , que se encuentra en la parte superior, izquierda.

Fuente: Propia

Figura A.15: Opción OneDrive

Clic en Nuevo para crear documentos de Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Visio, entre otros, o

para crear una Carpeta.

Fuente: Propia

Figura A.16: Nuevo documento o carpeta




Para crear un documento poner Nuevo y la opción que se desee, como por ejemplo, Documento

de Word.

Fuente: Propia

Figura A.17: Crear un nuevo documento de Word

A continuación se presenta en la pantalla Office Web App de Word Online, lo mismo sucede si se

selecciona los otros tipos de documentos Excel, PowerPoint y OneNote, etc.

Fuente: Propia

Figura A.18: Office Web App

Usted puede trabajar en línea sobre su documento, automáticamente los cambios que usted

realice en el documento serán guardados.

Para crear carpeta colocar la opción Nueva y luego clic en Carpeta, colocar el nombre y clic en el

botón Crear.




A.4.3.2. Cargar Archivos o Carpeta

Si se desea agregar un archivo o carpeta de su computador o dispositivo al OneDrive, hacer clic

en la opción Cargar, seleccionar Archivos o Carpeta según su necesidad:

Fuente: Propia

Figura A.19: Cargar Archivos o Carpeta

Buscar en su computador el archivo o carpeta a subir y Abrir

Fuente: Propia

Figura A.20: Buscar archivo




A continuación se presenta el archivo cargado.

Fuente: Propia

Figura A.21: Archivo cargado

A.4.3.3. Compartir Archivo con usuario.

Si se desea compartir el archivo o carpeta de su computador o dispositivo para trabajar

colaborativamente, hacer clic derecho en el archivo, seleccionar la opción Compartir.

Fuente: Propia

Figura A.22: Cargar Archivos o Carpeta

Agregar usuarios para compartir el documento




Fuente: Propia

Figura A.23: Compartir archivo con usuarios

A continuación clic en el botón Enviar, se compartirá el archivo para edición de los contactos

agregados.

Fuente: Propia

Figura A.24: Enviar vincula de archive compartido

Documents

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