Embed Size (px)
Citation preview
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y NEGOCIOS
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN EMPRESAS Y ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS.
TEMA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y ORGANIZACIÓN DE TAREAS
DEL DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA DE LA UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR “LICEO DE LAS AMÉRICAS” EN SANTO DOMINGO.
AUTORA: MARÍA VERÓNICA GONZAGA RAMÍREZ
ASESORA: ING. LOURDES MOREIRA ROSALES
SANTO DOMINGO – ECUADOR
2015
Rectorado
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
DEDICATORIA.
Dedico este esfuerzo personal, logro académico y profesional a Dios que a pesar de las
adversidades, me ha permitido seguir adelante en compañía de mis seres queridos.
A mis queridos padres Sr. Manuel Alberto y Sra. Elva Rosa, por ser los pilares de mi
formación humana y profesional, porque constantemente me inculcaron valores,
principios, guiándome siempre con sabios consejos y apoyándome incondicionalmente;
A mi hijo Marcos Klender, que comprendió que el tiempo no compartido con él, era por
cumplir asuntos laborales y/o académicos;
A mis hermanos Nelly, Zoila (+) y Luis Fernando, que a pesar de la distancia siempre
estuvieron pendientes de mis estudios; y, a pesar de que ya no está entre nosotros,
dedico además éste logro a mi sobrino – ahijado a quien siempre lo recordaré, Juan
Carlos Correa (+).
Sra. Verónica Gonzaga Ramírez
AGRADECIMIENTO.
Esta Tesis de Grado realizada en la Universidad Regional Autónoma de los Andes
“UNIANDES”, es un esfuerzo en el cual, directa o indirectamente, participaron distintas
personas opinando, dando ánimo en los momentos de crisis y en los momentos de
felicidad.
Agradecer a todos los y las docentes que en los nueve niveles académicos impartieron
sus sabidurías y experiencias en cada una de las materias y que hoy por hoy son los
pilares para la culminación de éste trabajo y en especial a mi tutora de tesis Ing. Lourdes
Moreira Rosales, por su paciencia, por su dirección y apoyo para seguir y concluirla.
Mi agradecimiento al Rector de la Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas”
que autorizó para que se me proporcionara información, la misma que aportaron para el
desarrollo de la Tesis de Grado.
Y, como no agradecer a mis compañeros y compañeras de aula ya que con ellos he
compartido incontables horas de trabajos universitarios y ratos de angustias y alegrías.
Gracias.
Sra. Verónica Gonzaga Ramírez
NOTA DE ACEPTACIÓN.
------------------------------------------------------
Firma del Presidente del Jurado
------------------------------------------------------
Firma del Miembro del Jurado
------------------------------------------------------
Firma del Miembro del Jurado
ÍNDICE
DESCRIPCIÓN PÁGINA
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………….……
Antecedentes de la investigación……………………………………………….………
Planteamiento del problema…………………………………………………………….
Formulación del problema……………………………………………………………….
Delimitación del problema………………………………………………………………..
Objeto de Investigación y Campo de Acción……………………………………………..
Identificación de la línea de investigación………………………………………………
Objetivo General………………………………………………………………………….
Objetivos Específicos………………………………………………………………..
Idea a defender…………………………………………………………………………...
Justificación del tema…………………………………………………………………….
Breve explicación de la metodología investigativa a emplear…………………………..
Resumen de la estructura de la Tesis…………………………………………………….
Elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica………………………….
CAPÍTULO I…………………………………………………………………………….
1 MARCO TEÓRICO………………………..…………………………..
1.1 Origen y evolución del objeto de investigación…………….…………..
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de
investigación………………………………………………………………
1.2.1 Administración………………………………………….………………
1.2.1.1 Fundamentos de la Administración…………………..……………………..
1.2.1.1.1 Objetivos e importancia de la Administración………….….…………………
1.2.1.2 Proceso Administrativo………………………….……….…………………...
1.2.2 Análisis de la variable independiente (Manual de Procedimientos)….
1.2.2.1 Manual Administrativo….………………………………………………
1.2.2.1.1 Beneficios de los manuales administrativos……..……………………
1.2.2.1.2 Ventajas y desventajas de los manuales administrativos………………
1.2.2.1.3 Objetivos de los manuales administrativos…………………………………
1.2.2.2 Clasificación de los manuales administrativos…………………………
1.2.2.2.1 Por su contenido……………………………………………………………..
1
1
2
4
4
4
5
5
5
5
6
9
9
10
12
12
12
13
13
15
15
17
18
18
19
20
21
21
22
a) Manual de historia de la organización……………………..…….…..
b) Manual de organización……………………………………………….
c) Manual de políticas…………………………………………………..
d) Manual contenido múltiple …………………………..……………….
e) Manual de procedimientos…..………………………………..……..
Componentes para la elaboración de un Manual de
Procedimientos………………………………………………………
a) Identificación…………………………………………………………..
b) Prólogo, introducción o ambos…….………………………………….
c) Índice/ Contenido………………………………………………………….
d) Objetivo………………………………………………………………
e) Responsable…………………………………..………………………..
f) Políticas o normas de operación……………………………………………
g) Procedimiento (Descripción de las operaciones)……………………..
h) Diagrama de flujo…………………………………………….………
i) Formularios o impresos (Formas)…………………………………….
j) Instructivos…………………………………………………….………..
k) Glosario de términos……………………………………….………….
1.2.2.3 Proceso para la elaboración del Manual de Procedimientos…………….
1.2.2.3.1 Desarrollo del Manual de Procedimientos…………………….……….…
1.2.2.3.2 Presentación y aprobación del Manual de Procedimientos………………
1.2.2.3.3 Reproducción del Manual de Procedimientos…………………………..
1.2.2.3.4 Implantación del Manual de Procedimientos…………………………….
1.2.2.3.5 Revisión y actualización del Manual de Procedimientos…………………
1.2.2.3.6 Mecanismos de seguimiento y evaluación……………………………….
1.2.3 Análisis de la variable dependiente (Organización de tareas)….…….
1.2.3.1 Organización………….……………………………………………….
1.2.3.2 Etapas de la organización………………………………………………
a) La división de trabajo…………………………………………………….
Jerarquización…………………………………………………………….
Departamentalización…………………………………………………
- Importancia de la departamentalización en las empresas…………………
- Ventajas y desventajas de la departamentalización….….……………….
22
22
22
23
23
24
24
25
26
26
27
27
27
29
30
30
32
32
33
33
34
34
35
35
36
36
36
36
37
37
38
39
b) Coordinación…………………………………….……………………..
1.2.3.3 Organización de actividades de una institución educativa……………….
a) Departamento de secretaría y su apoyo a la dirección en una
kjkjinstitución………………………………………………………………..
b) Funciones de la secretaria…………………………………………………
c) Recursos necesarios para el funcionamiento…………………….……..
1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas
Posiciones teóricas sobre el objeto de investigación……………………..
1.4 Conclusiones parciales del capítulo………………………………………
CAPÍTULO II………………………………………………………….……………..
2 MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA
PROPUESTA……………………………………………………………
2.1 Caracterización del sector, rama, empresa, contexto institucional
o problema seleccionado para la investigación…………………………..
2.2 Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de
la investigación…………………………………………………………….
2.2.1 Modalidad de la investigación…………………………….………………
2.2.2 Tipos de investigación……………………………………………………..
a) Investigación descriptiva……………………………………………….
b) Investigación bibliográfica……………………………..………………
c) Investigación de campo…………………………………………..……..
2.2.3 Población y muestra de la investigación………………………………….
2.2.3.1 Población……………………………………………………….………….
2.2.3.2 Muestra……………………………………………………….…………….
2.2.4 Métodos de investigación……………………………….…….…………..
a) Método inductivo - deductivo…………………………………………..
b) Método analítico- sintético……………………………….…………….
c) Método de recolección de datos……………………………………….
2.2.5 Técnicas de investigación……………………………………….……..…
a) Encuesta…………………………………………………………………
b) Observación……………………………………………………………..
c) Entrevista………………………………………………………………
39
40
40
41
42
43
43
44
44
44
45
45
46
46
46
46
46
47
47
48
49
49
49
49
49
50
50
2.2.6 Instrumentos de investigación…………………………………………….
a) Cuestionario…………………………………………………………..
Verificación de la idea a defender…………………………………..
b) Guía de observación…………………………………………………….
c) Guía de entrevista……………....................……………………………
2.3 Propuesta del investigador…………………………….…………................
2.3.1 Estructura del Manual de Procedimientos…………………………………..
2.4 Conclusiones parciales del capítulo………………………………………
CAPÍTULO III…………………………………………………………….………
3 VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS………………
3.1 Justificación………………………………………………………..……
3.2 Objetivo de la propuesta…………………………………………………
3.2.1 Objetivo General…………………………………………………………
3.2.2 Objetivos Específicos……………………………………………..……….
3.3 Desarrollo de la propuesta……………………………………….………..
1) Misión, Visión, Filosofía y Valores propuestas para el
Departamento de Secretaría………………………….……………..
2) Diagnóstico FODA del Departamento de Secretaría……………….
3) Estructura Organizacional de “Liceo de las Américas”…………………
4) Estructura del Manual de Procedimientos…………………………
5) Presentación del Manual de Procedimientos…………………………
6) Reproducción del Manual de Procedimientos………………………..
7) Implantación y difusión del Manual de Procedimientos……………..
8) Revisión y actualización del Manual de Procedimientos…………….
9) Indicadores de control del Manual de Procedimientos…………..….
3.4 Validación de la propuesta……………………………………………….
3.5 Conclusiones parciales del capítulo………………………………….……
CONCLUSIONES GENERALES………………………………………………..
RECOMENDACIONES……………………………………………………………..
BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS
50
50
52
52
53
56
56
57
58
58
58
59
59
59
60
60
60
61
62
62
198
198
201
202
202
203
204
205
ÍNDICE DE CUADROS
Figura N° 1. Relación entre la Eficacia y la Eficiencia……………………………
Figura N° 2. Formato del Manual de Procedimientos……………………………..
Figura N° 3. Formato de descripción de operaciones…………………………………
Figura N° 4. Formato para el vaciado de instrucciones…………………………..
Figura N° 5. Proceso para la elaboración del Manual de Procedimientos….…..
Figura N° 6 Modelo para desarrollar la propuesta………………………………..
Figura N° 7. Misión, Visión, Filosofía y Valores propuestas para secretaría…….
Figura N° 8. Estructura organizacional de la U.E.P. “Liceo de las Américas”……
14
25
28
31
32
56
60
61
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla N° 1. Elementos del concepto de Administración…………………………..
Tabla N° 2. Objetivos e importancia de la Administración……………………….
Tabla N° 3. Importancia de la Administración……………………………………
Tabla N° 4. Descripción de las etapas del Proceso administrativo…………………
Tabla N° 5 Etapas del proceso administrativo – Münch Lourdes.…….………..
Tabla N° 6. Beneficios de los manuales administrativos…………………………
Tabla N° 7. Ventajas y desventajas de los manuales administrativos…………..
Tabla N° 8. Instructivo para el llenado de la descripción de operaciones……….
Tabla N° 9. Simbología para la diagramación de procedimientos………………
Tabla N° 10. Ventajas de desventajas de la departamentalización………………
Tabla N° 11. Funciones de la secretaria…………………………………………..
Tabla N° 12. Clasificación de los recursos……………………………………….
Tabla N° 13 Cálculo de la muestra……………………………………………….
Tabla N° 14. Interpretación de los resultados…………………………………….
Tabla N° 15. Guía de observación………………………………………………..
Tabla N° 16. Guía de entrevista realizada al señor Vicerrector de la Unidad
Educativa Particular “Liceo de las Américas”……………………
Tabla N° 17. Guía de entrevista realizada a la secretaria de la Unidad
Educativa Particular “Liceo de las Américas”………………………
Tabla N° 18. Diagnóstico FODA del Departamento de Secretaría………..……..
Tabla N° 19. Estructura del Manual de Procedimientos…………………………..
Tabla N° 20. Costos de la reproducción del Manual de Procedimientos…………..
Tabla N° 21. Costos de la capacitación del manual de procedimientos…………..
Tabla N° 22. Recursos a utilizar en la capacitación……………………………….
Tabla N° 23. Cronograma de capacitación………………………………………
Tabla N° 24. Indicadores para el manual de procedimientos……………………..
14
15
16
17
18
19
20
29
30
39
41
42
48
51
52
54
55
60
62
198
199
200
201
202
RESUMEN EJECUTIVO
Un Manual de Procedimientos es el documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, de dos o más de ellas, en éste caso, permite organizar las tareas a
realizarse en el departamento de secretaría de la Unidad Educativa Particular “Liceo de
las Américas”.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos
de formularios, autorizaciones o documentos necesarios y cualquier otro dato que pueda
auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la institución. En él se
encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al
funcionamiento de todas las unidades administrativas que intervienen, así como también
facilita el control interno y externo; y, su vigilancia, para evaluar si se está realizando o
no adecuadamente el o los procedimientos.
El trabajo de tesis se desarrolló contemplando diez procedimientos como son el de:
Admisión y Matrícula del Estudiante; Becas Estudiantiles; Registro de Calificaciones;
Evaluaciones adelantadas/atrasadas; Emisión de Certificaciones; Reconocimiento de
Abanderado, Portaestandartes y Escoltas; Ingreso de datos al Archivo Maestro de
Instituciones Educativas (AMIE); Retiro del estudiante de la Institución; Comunicar
Resoluciones, Disposiciones Ministeriales, Acuerdos y de las autoridades de la
Institución a la comunidad Liceo; y, Archivo de Documentos.
Se desarrollaron los procedimientos detallando las diferentes actividades y sobre todos
los responsables de cada una de ellas, así como también se diseñó flujogramas
convirtiéndose en un ícono gráfico de visualización rápida para quienes quieran aplicar
los procedimientos. Además se presenta también, formatos o plantillas requeridos para
la aplicación de procedimientos llamados formularios, acompañado de un instructivo
que orientará al lector. Finalmente, se desarrolló un glosario de terminología
relacionado a la propuesta del tema de investigación a fin de ampliar los conocimientos
en la rama administrativa.
EXECUTIVE SUMMARY
A manual of procedures is the document that contains the description of activities to be
followed in carrying out the functions of an administrative Secretary or two or more of
them, in this case, allows you to organize the tasks carried out in the department
secretarial of the special education unit “Liceo de las Américas”
The manual includes also the positions or administrative units involved specifying its
responsibility and participation. They often contain information and examples of forms,
authorizations or necessary documents, and any other information that can help the
correct development of activities within the institution. It is recorded and transmitted
without distorting the basic information on the operation of the administrative units
involved, as well as also facilitates control of internal and external; and its monitoring,
to assess if you are performing properly the procedures.
The thesis work was developed considering ten procedures as follows: admission and
registration of students; Student Fellowships; Registration of qualifications; Tests
developed/backward; Issuance of certificates; Recognition of standard bearer, bearers
and escorts; Entry of data to the master file of educational institutions (AMIE in
Spanish); Remove of the student of the institution; Communicate resolutions,
ministerial provisions, agreements with the authorities of the institution to the Liceo
community and Archive of documents.
They develop procedures detailing the different activities and on all those responsible
for each of them, as well as flow charts are also designed in graphic form for quick
view for those who want to the apply procedures. In addition also, formats or templates
required for the implementation of procedures, accompanied by instructions which will
guide the reader, and forms. Finally, develop a glossary of terminology related to the
subject of research proposal in order to expand knowledge in the administrative branch.
1
INTRODUCCIÓN.
Antecedentes de la investigación.
La presente investigación está enfocada a la Unidad Educativa Particular “Liceo de las
Américas” que es una empresa de servicios educativos y como tal debe observar
principios fundamentales de administración, así como también de gerencia, economía,
recursos humanos entre otros, para lograr así la eficiencia y calidad en cada
departamento que forme parte del plantel. Es por tal razón que el área principal a
investigar será el del departamento de secretaría.
Una vez realizada la investigación a través de: Las encuestas a los representantes legales
de los estudiantes, se verificó que la falencia principal es la desorganización en el
departamento de secretaria, así como también sugieren que es necesario que cuente con
una manual de procedimientos para mejorar sus tareas; esto corroborado por el señor
vicerrector y secretaria de la institución en las entrevistas, en la cual, la secretaría
también manifestó los procedimientos más solicitados y/o primordiales que realiza; así
como también en la observación directa que entre otros puntos se pudo evidenciar que
en la ejecución de los procedimientos existen contratiempos, dudas, generando malestar
en los usuarios.
En ésta observación directa también se analizó al personal administrativo involucrado
en los procedimientos, por lo que se procedió describir los pasos que llevan a cabo en la
realización de sus funciones. Con toda esta información se precisó una reunión con
todos los involucrados para definir una secuencia lógica y mejoras en cada uno de los
procedimientos determinados, para proceder a diseñar el respectivo manual de
procedimientos.
Además, luego de realizar dicha investigación y obtenida la información, se ha podido
determinar que la presente tesis titulada “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
ORGANIZACIÓN DE TAREAS DEL DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA DE LA
UNIDAD EDUCATIVA PARTICULAR LICEO DE LAS AMÉRICAS, EN SANTO
DOMINGO”, no registra antecedentes investigativos dentro del Centro de
2
Documentación e Información Científica (CDIC) de la Universidad Regional Autónoma
de los Andes “UNIANDES”, más sin embargo existen trabajos de investigación de
similar contenido, los mismos que serán considerados como referentes en el desarrollo
de la investigación, los que se citan a continuación:
“Modelo de Gestión del Talento Humano y la Atención a Clientes en
UNIANDES, extensión Santo Domingo”, autor Eco. Toño Gómez Montenegro,
asesor Ing. Juan Carlos Erazo, Universidad Regional Autónoma de los Andes
“UNIANDES”, enero 2012, Quevedo – Ecuador.
“Plan de Gestión Administrativa de la Unidad Educativa a Distancia de
Cotopaxi, para el período 2006-2009”, cuyos autores son los señores Ulloa
Aguilera Juan Francisco y Vaca Rueda Saúl Eduardo, con su Director el Ing.
Diómedes Núñez Minaya MBA, Universidad Estatal de Bolívar, noviembre
2006 – Guaranda.
“Diseño e implementación de un Manual de Procedimientos en el proceso de
planeación del Tecnológico de Acapulco, para ser más competitivo”, autor Sr.
Ricardo Flores Oliveros, Director de Tesis la Dra. María Antonieta Andrade
Vallejo, Instituto Politécnico Nacional Escuela Superior de Comercio y
Administración Unidad Santo Tomás, enero 2009, México, D.F.
Las investigaciones señaladas servirán de guía y orientación en el desarrollo del
citado proyecto, el mismo que es inédito y original.
Planteamiento del problema.
La Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas” en Santo Domingo, oferta los
niveles de Preparatoria, Básica Elemental, Básica Media y Básica Superior y
Bachillerato General Unificado en jornada matutina, a partir del año lectivo 2014 –
2015 hasta el año lectivo 2018-2019, según Resolución N°. 003-2014-EBS-MJA-CZ4-
DPNF, con fecha 20 de marzo de 2014. Inició sus actividades con trescientos ochenta y
ocho estudiantes; y, sesenta empleados, entre personal docente, administrativo y de
3
mantenimiento. Cuenta con una infraestructura moderna y vanguardista, que ofrece
una formación integral a todos sus estudiantes, sin distinción de raza, sexo, religión o
tendencia política.
La personería jurídica, administrativa y financiera es autónoma. La Unidad Educativa
está comprometida con mejorar la calidad educativa, creada con una visión de gestión
Europea con corazón latino, cuyo objetivo se basa en motivar, formar, orientar y apoyar
a los estudiantes desarrollando capacidades como: creatividad, toma de decisiones,
motivación, responsabilidad, comunicación, constancia, trabajo en equipo, asumir
riesgos y planificación.
El presente estudio de investigación se realizará al Departamento de Secretaría de la
Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas” en Santo Domingo, en el cual se
pudo evidenciar a inicios del año lectivo 2014-2015, ciertas falencias al no contar con
un manual de procedimientos que permita organizar las tareas frente a los
requerimientos de los usuarios, como las que se detallan a continuación:
Al ser la Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas” una institución
nueva, no ha documentado la manera de realizar sus tareas; es por ello que, el
departamento de secretaría al carecer de procedimientos descritos que permitan al
personal administrativo ejecutar su trabajo de manera organizada y ágil, ha
generado que realice retrabajo, duplicidad de trabajo, ocasionando pérdida de
tiempo.
Entre uno de sus activos está la plataforma virtual llamada Sistema de Educación
Integral “SEDI”, software con un sistema totalmente nuevo y novedoso, que entre
sus múltiples opciones oferta los pasos a seguir, como por ejemplo en el proceso de
matrículas, en el que se pudo evidenciar que, por el poco conocimiento de los
aplicativos con el que cuenta el sistema, tanto secretaría como los demás
departamentos administrativos que se encuentran involucrados en dicho
procedimiento, se genera retraso en las actividades, ocasionando la inconformidad
tanto del cliente interno como en el cliente externo, por la pérdida de tiempo que
esto genera.
4
Otro de los problemas que se presenta es que, cuando los padres de familia y/o
representantes legales de los estudiantes, necesitan realizar algún trámite en la
institución, y al consultar al personal que labora en la institución, se encuentra con
la novedad que está desinformada, en el aspecto de que no saben direccionar en
forma precisa y segura, generando así pérdida de tiempo y molestia en el usuario.
Esto incide en la imagen institucional que la entidad proyecta a la comunidad
educativa y en general; y,
Por último, el Ministerio de Educación por intermedio de la Dirección Distrital,
Dependencia que regula académica y administrativamente a la institución, en el
caso de solicitar información sobre los estudiantes, en ocasiones el departamento de
secretaría no los genera inmediatamente, en vista que tiene que recopilar o
confirmar la información con los demás departamentos, provocando contestaciones
atrasadas y por ende llamados de atención.
Formulación del problema.
¿Cómo mejorar la organización de tareas del Departamento de Secretaría de la Unidad
Educativa Particular “Liceo de las Américas”, en ciudad de Santo Domingo?
Delimitación del problema.
La Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas”, se encuentra ubicada en la vía
Chone Km 2, margen derecho, de esta ciudad de Santo Domingo, a la cual se efectuará
la investigación en el año lectivo 2014-2015.
Objeto de Investigación y Campo de Acción.
Objeto de Investigación: Procesos Administrativos.
Campo de Acción: Manual de Procedimientos.
5
Identificación de la línea de investigación.
El presente Proyecto de Tesis se enmarca en la línea de la Competitividad,
Administración Estratégica y Operativa.
Objetivos: Objetivo General y Objetivos Específicos.
Objetivo General.
Diseñar un Manual de Procedimientos para mejorar la organización de tareas en el
Diseñar un Manual de Procedimientos para mejorar la organización de tareas del
Departamento de Secretaria de la Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas”,
en Santo Domingo.
Objetivos Específicos.
Fundamentar teórica y científicamente los Procesos Administrativos, el Manual de
Procedimientos y la Organización.
Diagnosticar la situación actual del Departamento de Secretaría de la Unidad
Educativa Particular “Liceo de las Américas”, utilizando los métodos, técnicas e
instrumentos de investigación.
Desarrollar un manual de procedimientos, sujeta bajo técnicas administrativas que
permitan mejorar la organización de tareas del Departamento de Secretaría de la
Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas”.
Idea a defender.
Con el diseño e implementación de un Manual de Procedimientos, caracterizado por el
índice, objetivos, responsables, políticas o normas de operación, descripción del
procedimiento, diagramas de flujo, formularios, instructivos, permitirá mejorar la
organización de tareas del Departamento de Secretaría de la Unidad Educativa “Liceo
de las Américas”, en de Santo Domingo.
6
Justificación del tema.
La presente investigación es oportuna y necesaria, en vista de que con por medio de un
manual de procedimientos que es el documento que contiene la descripción de
actividades que deben realizarse en uno o más departamentos administrativos, en
éste caso, el departamento de secretaría, en el que se precisa responsabilidad y
participación, el que contiene información, ejemplos de formularios,
autorizaciones y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de
las actividades.
Es por eso que luego de verificarse la falta de coordinación de las actividades en el
departamento de secretaría, se pudo confirmar que la desorganización es la principal
falencia, por lo que, el objetivo primordial del presente trabajo investigativo es el diseño
de un manual de procedimientos con la finalidad de mejorar la organización de tareas en
dicho departamento, así como también para que conjuntamente con los demás
departamentos que intervengan, realicen sus tareas con mayor eficiencia y eficacia.
De esta manera se permitirá mejorar sustancialmente el servicio hacia el usuario
Del enfoque personal, la defensa radica en contar con un manual de procedimientos,
tomando en cuenta la siguiente justificación legal extraída del:
Reglamento General a la Ley Orgánica de Educación Intercultural expedido mediante
Decreto Ejecutivo No.1241, publicado en el Suplemento No.754 del Reg. Oficial del
26-07-12; y reformado por: (i) Decreto Ejecutivo No.1432, publicado en el Reg. Oficial
No.899, de 25-02-13. (ii) Decreto Ejecutivo No.129, publicado en el Suplemento del
Reg. Oficial No.106, del 22-10-13; (iii) Decreto Ejecutivo No.366, publicado en el
Segundo Suplemento del Reg. Oficial No.286, del 10-07-14; (iv) Decreto Ejecutivo
No.505, publicado en el Suplemento del Reg. Oficial No.408, de 5-01-15; y (v) Decreto
Ejecutivo No.811, publicado en el Suplemento del Reg. Oficial No.635, de 25-11-15.
En el Reglamento antes mencionado consta el Título IV DE LA INSTITUCIONES
7
EDUCATIVAS, Capítulo IV DE LOS ORGANISMOS DE LAS INSTITUCIONES
EDUCATIVAS, Sección IV DE LAS JUNTAS DE DOCENTES DE GRADO O
CURSO, en el que entre uno de sus artículos indica: “…Art. 57.- Secretaría.- Las
responsabilidades de Secretaría las desempeña el docente asignado para el efecto o un
profesional del ramo, quien debe hacerse responsable de los siguientes deberes y
atribuciones:
1. Llevar los libros, registros y formularios oficiales y responsabilizarse de su
conservación, integridad, inviolabilidad y reserva;
2. Organizar, centralizar y mantener actualizada la estadística y el archivo del
establecimiento;
3. Ingresar con exactitud los datos y registros académicos que requiera el sistema de
información del Ministerio de Educación;
4. Conferir, previa autorización del Rector o Director, copias y certificaciones;
5. Suscribir, de conformidad con las disposiciones reglamentarias, y junto con el
Rector o Director, los documentos de matrícula y promoción, y los formularios o
registros de datos requeridos por el Sistema de información del Ministerio de
Educación; y,
6. Las demás obligaciones determinadas en la legislación vigente y las determinadas
por la máxima autoridad del establecimiento.”…; y,
En el Capítulo III DE LAS AUTORIDADES DE LAS INSTITUCIONES
EDUCATIVAS “…Art. 44.- Son atribuciones del Rector las siguientes: …numeral 15.
Establecer canales de comunicación entre los miembros de la comunidad educativa para
mantener tanto las buenas relaciones entre ellos como un ambiente de comprensión y
armonía, que garantice el normal desenvolvimiento de los procesos educativos;
….numeral 17. Remitir oportunamente los datos estadísticos veraces, informes y más
documentos solicitados por la Autoridad Educativa Nacional, en todos sus niveles…”,
8
tomando en consideración, que toda la documentación e información se encuentra
debidamente archivada en el departamento de secretaría de la unidad educativa.
Motivó la selección del tema MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
ORGANIZACIÓN DE TAREAS DEL DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA DE
LA UNIDAD EDUCATIVA PARTICULAR “LICEO DE LAS AMÉRICAS” EN
SANTO DOMINGO, el ayudar a establecer controles necesarios para mejorar el
desempeño, previa demostración de los problemas que conlleva el no contar con un
manual de procedimientos y más aun siendo una institución relativamente nueva. Cabe
señalar que se cuenta con la colaboración de personas inmersas con estos
procedimientos y la información necesaria para el desarrollo de la investigación.
Este documento también se constituye en un insumo valioso para la preparación de los
aspirantes al momento de la realización de los concursos y coberturas transitorias para
cargos jerárquicos.
Se comenzó con un proceso de revisión profundo y minucioso de los procedimientos
más usuales que se llevan a cabo en el departamento de secretaría, en los cuales
intervienen otros departamentos, por lo que ayudaron con los datos para plasmarlos en
el manual, el mismo que contempla asuntos relativos a los alumnos, a los docentes y a
la institución en general.
Cabe destacar que el trabajo que se presenta no reúne la totalidad de los procedimientos
que se llevan a cabo en dicho departamento, sino algunos de los más usuales.
La tarea iniciada por la investigadora deberá tener una política de continuidad, a fin
incorporar otros procedimientos y revisar o actualizar los que ya fueron incluidos en el
manual de procedimientos.
Finalmente, la investigación permitirá obtener el Título de Ingeniera en Empresas y
Administración de Negocios en la Universidad Regional Autónoma de los Andes
“UNIANDES”.
9
Breve explicación de la metodología investigativa a emplear.
La metodología a emplear será la modalidad de la investigación cualitativa y
cuantitativa, porque previa revisión de procesos, y el estudio en profundidad mediante
el empleo de técnicas de investigación permitirán realizar un análisis sobre la valoración
que los representantes legales de los estudiantes den a la Unidad Educativa “Liceo de
las Américas”, determinará que la problemática se centra en la desorganización.
En los tipos de investigación a utilizar predomina la: Descriptiva, bibliográfica y de
campo; estos tres elementos son básicos para la recolección de información directa,
mediante archivos y hechos relacionando causa-efecto; además se aplicará la muestra de
una población finita.
Entre los métodos de investigación se recurrirá al: Inductivo-deductivo, analítico-
sintético y recolección de datos, porque al conocerse el problema, se analizará y se
obtendrá los datos necesarios.
Las técnicas de la investigación que se emplearán serán la entrevista, encuesta y la
observación directa, que ayudaran a conocer la situación actual del objeto de
investigación, determinando sus causales y orientado en la elección de alternativas
viables de solución a la problemática.
Resumen de la estructura de la tesis.
El presente trabajo pretende ser una herramienta para la Unidad Educativa Particular
“Liceo de las Américas” que por ser relativamente nueva requiere de información
documentada, que servirá como guía para alcanzar una mejor organización de sus
tareas y con ello mejorar el rendimiento y la eficacia para con sus usuarios.
En este marco de ideas se proyecta presentar esta investigación estructurada en tres
capítulos:
CAPÍTULO I. Marco Teórico: Se fundamenta en forma científica el tema,
10
mediante el estudio y análisis de las variables, basadas en bibliografía actual que
hace referencia al motivo de la investigación, contribuyendo al desarrollo teórico de
temas y subtemas, en especial a la estructura y diseño de un Manual de
Procedimientos, acorde a las orientaciones científicas de reconocidos exponentes de
esta herramienta administrativa, hoy por hoy, indispensable en las empresas.
CAPÍTULO II. Marco Metodológico: Integrado por el sujeto participante de la
investigación, aplicando métodos, técnicas e instrumentos de investigación, para la
recolección y análisis de datos hasta llegar a conclusiones y recomendaciones, que
permiten delinear la propuesta, una vez que se ha verificado la idea a defender.
CAPÍTULO III. La propuesta y el desarrollo de la misma: Que corresponde al
diseño del manual de procedimientos, en el que con su implantación dará solución
a la problemática existente que es el de organizar las tareas. En éste capítulo se
aplicará todos los medios necesarios para lograr los objetivos planteados.
Elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica.
El aporte teórico de la presente tesis comprende en ser una fuente de consulta para otros
y otras estudiantes de la carrera de Administración de Empresas y Negocios, así como
también la posibilidad de fundamentar los conceptos de los Procesos Administrativos,
Manual de Procedimientos y Organización, que durante el desarrollo del mismo, será un
modelo teórico que permitirá solucionar problemas similares en otra unidades
educativas.
La importancia del manual de procedimientos, está orientada directamente a mejorar la
organización de tareas del departamento de secretaría, que es el elemento esencial ya
que será la persona que cubra o proporcione la información requerida de una manera
precisa, concreta y rápida; a más de permitir realizar un seguimiento adecuado y
secuencial de las actividades programadas con anterioridad en un orden lógico y
minimizando tiempos.
Además, se diseñará el manual de procedimiento con el asesoramientos y mediante la
11
recolección de datos relevantes proporcionados por los diferentes departamentos
administrativos como el de secretaría, colecturía, inspección general y vicerrectorado de
la institución, lo cual también ayudará a determinar las diferentes fallas existentes en
dichos departamentos para así poderlas corregir de una manera pronta y oportuna, antes
que se susciten problemas que puedan afectar el normal desarrollo de la unidad
educativa.
Todo esto será de gran beneficio ya que, mejorará la imagen institucional gracias a una
buena organización, coordinación interna y celeridad de trámites; lo cual ocasionará una
profunda satisfacción a la investigadora, por el aporte a la institución y por la aplicación
de los conocimientos adquiridos a través de años de estudio universitario.
12
CAPÍTULO I.
1. MARCO TEÓRICO.
En la revisión teórica se encontrarán los conceptos y definiciones que ayudarán a
cumplir con los objetivos planteados. Además de conocer la historia y desarrollo del
objeto de estudio.
1.1 Origen y evolución del objeto de investigación.
Santo Domingo es una de las ciudades que por las bondades de su suelo y su ubicación
estratégica, aparte de otros atractivos, ha experimentado un acelerado incremento de su
población absoluta por consiguiente su población estudiantil.
Es por esto que en el año 2011 el MSc. Bolívar Chuquilla, tiene la idea de crear una
nueva unidad educativa denominada “Liceo de las Américas”, la misma que tres años
después se hace realidad mediante Resolución #003-2014-EBS-MJA-CZ4-DPNF,
firmada por la Lic. Marlene Jaramillo Argandoña, Coordinadora de Educación Zona 4,
con fecha 20 de marzo de 2014.
De ésta manera se autoriza a la institución bajo el código AMIE (Archivo Maestro de
Instituciones Educativas) 23H00314, ubicada en la parroquia Bombolí, cantón Santo
Domingo, ofertar los niveles de Preparatoria, Básica Elemental, Básica Media y Básica
Superior; y, Bachillerato General Unificado en Ciencias, Técnicos en las especialidades
de Contabilidad y Administración y Aplicaciones Informáticas, en jornada matutina
régimen costa a partir del periodo lectivo 2014- 2015 hasta el 2018- 2019 con el fin de
ampliar y dar un mejor servicio educativo a la población de la niñez de Santo Domingo.
En el año lectivo 2014 - 2105, se apertura desde Primer Año de Educación Básica hasta
el Segundo Año de Bachillerato General Unificado con un total trescientos ochenta y
ocho estudiantes; y, con sesenta personas que laboran en la institución entre
personal docentes, personal administrativo y personal de servicio.
13
Se denota dentro del personal docente y personal administrativo, el profesionalismo
respaldado por sus estudios universitarios y títulos, lo que garantiza la calidad de
educación ofertada por la institución, mismos que fueron seleccionados de acuerdo a su
experiencia y competencia profesional.
Precisa señalar, que es su primer año de funcionamiento y por ello la entidad está en
proceso de organización, denotándose falencias en su interior, en especial en el área
administrativa del departamento de secretaria, quienes por su importancia en los
procesos institucionales, requieren de un manual de procedimientos, que delineé el
accionar del talento humano frente a las funciones concernientes a su plaza de trabajo;
imprescindible en la organización de sus tareas, como norma para una adecuada
atención a los usuarios internos y externos de la institución.
La investigación contribuirá con el diseño de un manual de procedimiento, debidamente
documentado que servirán como medio de comunicación y coordinación que permitirá
registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática los procedimientos de la
institución.
Todo esto será de gran beneficio para la Unidad Educativa Particular “Liceo de las
Américas”, ya que mejorará la imagen institucional, gracias a la buena organización,
coordinación y celeridad de trámites; lo cual ocasionará una profunda satisfacción al
investigador, por el aporte a la institución y por la aplicación de los conocimientos
adquiridos a través de años de estudio universitario.
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación.
A continuación se expresan las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de
investigación.
1.2.1 Administración.
“La Administración es el proceso de conseguir que las cosas se hagan, de manera
eficiente y eficaz, con y a través de las personas” (ROBBINS, 2013).
14
Según Lourdes Münch, “La administración es un proceso a través del cual se coordinan
y optimizan los recursos de un grupo social, con el fin de lograr la máxima eficiencia,
competitividad, calidad y productividad en la consecución de sus objetivos” (MÜNCH,
2011).
La administración es hacer algo bien y en ocasiones con la colaboración de otros para
lograr los objetivos planteados
Tabla N° 1. Elementos del concepto de Administración.
• EFICACIA. Es el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra
capacidad para lograr lo que nos proponemos.
• EFICIENCIA. Se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo.
• COORDINACIÓN DE RECURSOS. Es cuando se optimizan los recursos necesarios para lograr la
operación de cualquier empresa a través de la administración.
• COMPETITIVIDAD. Es la capacidad de una organización para generar productos y/o servicios con
valor agregado en cuanto a costos, beneficios, características y calidad, con respecto a los de otras
empresas de productos y/o servicios similares.
• CALIDAD. Implica la satisfacción de las expectativas del cliente mediante el cumplimiento de los
requisitos.
• PRODUCTIVIDAD. Implica la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos. En
este sentido, la productividad es la relación que existe entre la cantidad de insumos necesarios para
producir un determinado bien o servicio y los resultados obtenidos.
• OBJETIVOS. Es el planteo de una meta o un propósito a alcanzar.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez.
Fuente: Münch, 2011.
Figura N° 1. Relación entre la Eficacia y la Eficiencia.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez.
Fuente: La investigación.
15
Aplicando la administración, permitirá trabajar individual o en equipo para el logro de
nuestros objetivos; realizando nuestras funciones en forma eficiente y eficaz
optimizando recursos, para satisfacer los requerimientos de la comunidad educativa.
1.2.1.1 Fundamentos de la Administración.
Los fundamentos son las bases, apoyo o principios en que se asienta una ciencia, como
es la administración, que debemos analizarla como disciplina y proceso.
Para llevar a cabo una perfecta organización y administración de una empresa, ésta debe
estar en manos de gente capacitada y con muchas ganas de salir adelante, por lo que
debe conocer cuáles son los procesos para coordinar los recursos organizacionales para
cumplir con el objetivo; conocer la estructura organizacional; los roles interpersonales;
informativos y de decisión.
1.2.1.1.1 Objetivos e importancia de la administración.
Tabla N° 2. Objetivos e importancia de la administración.
OBJETIVOS DE LA
ADMINISTRACIÓN
1. Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social.
2. Permite a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio donde
opera.
3. Asegura que la empresa produzca y/o preste sus servicios con calidad.
IMPORTANCIA DE
LA
ADMINISTRACIÓN
Se da por lo
trascendente en la vida
del ser humano, pues a
lo largo de la historia
siempre la
administración lo ha
acompañado y
ayudado al avance de
la sociedad, a saber, en
relación con los
siguientes aspectos:
a) Mejorando el funcionamiento de cualquier
organismo social.
b) Al simplificar el trabajo.
c) Al establecer principios, métodos y procedimientos
para lograr mayor rapidez y efectividad.
d) Optimizando los recursos.
e) Ayudando en la productividad.
f) Mejorando la eficiencia y eficacia.
g) Contribuyendo al bienestar de la sociedad, porque
proporciona lineamientos.
h) Mejorando la calidad de vida y generando empleos.
i) Estableciendo la estructura donde se basa el
desarrollo económico y social de la comunidad
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez.
Fuente: (CÓRDOVA LÓPEZ, Proceso Administrativo, 2012).
16
Tabla N° 3. Importancia de la Administración.
IMPORTANCIA
DE
LA
ADMINISTRACIÓN
La importancia de la
administración es
indiscutible, si se analiza
su origen y evaluación a lo
largo de la historia es
posible concluir que gran
parte del avance de la
sociedad está
fundamentada en la
administración.
Además la importancia de
ésta disciplina se
demuestra por lo siguiente:
a) Es indispensable para el adecuado
funcionamiento de cualquier organización
social.
b) Simplifica el trabajo al establecer principios,
métodos y procedimientos, para lograr mayor
rapidez y efectividad.
c) Optimizar recursos. La productividad y
eficiencia están en relación directa con la
aplicación de una adecuada administración.
d) Contribuye al bienestar de la comunidad, ya
que proporciona lineamientos para el
aprovechamiento de los recursos, para mejorar
la calidad de vida y generar empleos.
e) Es la estructura donde se basa el desarrollo
económico y social de la comunidad.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez.
Fuente: (MÜNCH, 2011).
En la Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas” será importante la
utilización de la administración para identificar adecuadamente los problemas y
poderlos solucionar correctamente, además de estructurar los objetivos y metas, de
manera que permita el cumplimiento de los mismos; ordenarlos de acuerdo a las
necesidades de la institución y dar solución oportuna y adecuada para el control y
desarrollo de las actividades.
Para reestructurarla es necesaria la aplicación de los conceptos de administración,
porque de ello dependerá su crecimiento y el manejo de las políticas y técnicas que
conlleven a un óptimo desarrollo.
Por lo tanto, en toda empresa tiene que existir una persona que esté al frente de la
institución, preocupada por el buen desempeño y/o cumplimiento de sus deberes y
obligaciones de todos los funcionarios a su cargo, entre muchas otras actividades.
17
1.2.1.2 Proceso administrativo.
“El proceso administrativo es el marco conceptual para administrar y gestionar una
empresa mediante la planificación, organización, integración, dirección y control para
cumplir sus objetivos” (HERNÁNDEZ Y RODRÍGUEZ, 2011).
Algunos autores únicamente citan a la planificación, organización, dirección y control,
pero actualmente otros autores incrementan una fase más que es la integración,
considerada necesaria dentro del desarrollo del proceso administrativo, que se encuentra
precisamente en el medio de las cuatro señaladas y que sirve de nexo entre la parte
estática y dinámica de la administración.
Tabla N° 4. Descripción de las etapas del Proceso administrativo.
ETAPAS DESCRIPCIÓN PREGUNTAS
PLANEACIÓN
Determinación de escenarios futuros y de los
resultados que se pretende obtener, con el fin de
minimizar riesgos y definir la estrategia para lograr
la misión.
¿Qué se quiere hacer?
¿Qué se va a hacer?
¿Para qué se va hacer?
ORGANIZACIÓN
Consiste en el diseño y determinación de las
estructuras, procesos, funciones y responsabilidades,
así como del establecimiento de métodos y la
aplicación de técnicas tendientes a la simplificación
del trabajo.
¿Cómo se va a hacer?
¿Con quién se va a hacer?
¿Con qué recursos se va a
hacer?
¿Cuándo se va a hacer?
¿Dónde se va a hacer?
INTEGRACIÓN
Etapa en la que se selecciona y obtienen los recursos
necesarios para ejecutar los planes. Comprende
recursos materiales, humanos, tecnológicos y
financieros.
¿Con qué recursos?
DIRECCIÓN
Es la ejecución de todas las etapas del proceso
administrativo mediante la conducción y
orientación del factor humano, el ejercicio del
liderazgo hacia el logro de la misión y visión de la
empresa.
Ver que se haga.
CONTROL
Es el establecimiento de los estándares para evaluar
los resultados obtenidos, con el objeto de comparar,
corregir desviaciones, prevenirlas y mejorarlas
continuamente.
Investiga ¿Cómo se ha
realizado?
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez.
Fuente: HERNÁNDEZ Y RODRÍGUEZ, 2011.
18
El Proceso Administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas por medio de las
cuales se efectúa la administración” (MÜNCH, 2011).
Tabla N° 5. Etapas del Proceso Administrativo, según Münch.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: (MÜNCH, 2011)
Aplicando los procesos administrativos de forma ordenada, se aprovechará y/o
minimizará los diferentes recursos, para alcanzar el o los objetivos propuestos.
1.2.2 Análisis de la variable independiente.
A continuación se explica las diferentes posiciones teóricas respecto a la variable
independiente “Manual de Procedimientos”.
1.2.2.1 Manual Administrativo.
“Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y
Filosofía y Valores
Misión y Visión
Objetivos
Estrategias
Políticas
Programas
Presupuestos
División del trabajo
Coordinación
Selección
Determinación de requisitos
Análisis de proveedores
Contratación
Toma de decisiones
Motivación
Liderazgo
Estándares
Medición
Corrección Retroalimentación
PROCESO
ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN O
EJECUCIÓNFASE DINÁMICA U
OPERATIVA
CONTROL
PLANEACIÓN
FASE MECÁNICA
O ESTRUCTURALORGANIZACIÓN
INTEGRACIÓN
19
sistemática tanto la información de una organización (antecedentes, legislación,
estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.),
como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas”
(FRANKLIN, 2009).
Los manuales administrativos son necesarios ya que son una herramienta que ayudará a
que todo su personal conozca los diferentes procedimientos que deben cumplir y la
forma en cómo deben ser realizados, ya sea en conjunto o individual.
Es una guía descriptiva que establecerá los roles, funciones, atribuciones y
responsabilidades que tiene cada departamentos administrativos para una óptima
atención al usuario y por lo tanto se reflejará en la imagen de la unidad educativa.
1.2.2.1.1 Beneficios de los manuales administrativos.
A continuación se detallan los diferentes beneficios que nos proporcionan los manuales
administrativos.
Tabla N° 6. Beneficios de los manuales administrativos.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La investigación
Son una fuente de investigación
permanente sobre el trabajo a ejecutar.
Ayudan a institucionalizar y hacer
efectivo los objetivos, las políticas, los
procedimientos, las funciones y normas.
Evitan discusiones y mal entendidos, de
las operaciones.
Aseguran continuidad y coherencia en
los procedimientos y a través del
tiempo.
Son instrumentos útiles.
Beneficios
20
Los manuales administrativos son documentos donde se plasman información o
instrucciones, procedimientos que deben cumplir los empleados.
1.2.2.1.2 Ventajas y desventajas de los manuales administrativos.
En la siguiente tabla se visualizan las diferencias existentes entre las ventajas y
desventajas de los manuales administrativos.
Tabla N° 7. Ventajas y desventajas de los manuales administrativos.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: http://thesmadruga2.blogspot.com/2012/01/manuales-administrativos.html
MANUALES ADMINISTRATIVOS
VENTAJAS DESVENTAJAS
Logra y mantiene un sólido plan de
organización.
Asegura que todos los interesados tengan
una adecuada comprensión del plan
general y de sus propios papeles y
relaciones pertinentes.
Facilita el estudio de los problemas de
organización.
Sirve como una guía eficaz para la
preparación, clasificación y
compensación del personal clave.
Determina la responsabilidad de cada
puesto y su relación con los demás de la
organización.
Evitan discusiones y mal entendidos, de
las operaciones.
Incrementan la coordinación en la
realización del trabajo.
Muchas compañías consideran que son
demasiado pequeñas para necesitar Un
manual que describa asuntos que son
conocidos por todos sus integrantes.
Algunas consideran que es demasiado
caro, limitativo y laborioso preparar un
manual y conservarlo al día.
Existe el temor de que pueda conducir a
una estricta reglamentación y rigidez.
El costo de producción y actualización
puede ser alto.
Si no se actualiza periódicamente,
pierde efectividad.
Muy sintética carece de utilidad: muy
detallada los convierte en complicados.
21
Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que reflejan la
importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna
manera le restan importancia.
1.2.2.1.3 Objetivos de los manuales administrativos.
- “Presentar una visión integral de cómo opera la organización.
- Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
- Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los
procedimientos.
- Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
- Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos disponibles.
- Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso
con el fin de facilitar su incorporación a su unidad orgánica” (FRANKLIN, 2009).
Concluyendo a lo descrito por Benjamín Franklin, los objetivos permiten evidenciar
los procedimientos a realizar, con el fin de brindar un servicio de calidad con
eficiencia y eficacia para satisfacer al cliente.
1.2.2.2 Clasificación de los manuales administrativos.
Los manuales se clasifican de manera diversa, respondiendo al tipo de manual que la
empresa desea utilizar.
En el presente caso analizaremos la clasificación: Por su Contenido, ya que ésta
responde a la propuesta que se planteará.
22
1.2.2.2.1 Por su contenido.
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias; dentro de ésta
clasificación, según el autor (RODRÍGUEZ VALENCIA, 2012), cita los siguientes:
a) Manual de historia de la organización.
"Su objetivo es proporcionar información histórica sobre el organismo: comienzos,
crecimientos, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un
panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y
aplicado, contribuye a que el personal comprenda mejor a la organización y lo
motiva a sentirse parte de ella" (RODRÍGUEZ VALENCIA, 2012).
Este tipo de manuales permite tener una idea de cómo se constituyó la empresa, su
evolución, permitiendo a todo su personal adaptarse al ambiente laboral.
b) Manual de organización.
"Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a
través de la descripción de los objetivos, relaciones, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos” (RODRÍGUEZ VALENCIA, 2012).
Este tipo de manual facilita la descripción detallada de los puestos de cada
departamento o área.
c) Manual de políticas.
"Se propone describir en forma detallada los lineamientos a seguir en la toma de
decisiones para el logro de los objetivos” (RODRÍGUEZ VALENCIA, 2012).
Estos manuales sirven de guía, para realizar o implementar nuevas ideas o
estrategias en la empresa, para conocimiento y práctica tanto del cliente interno
como el cliente externo.
23
d) Manual de contenido múltiple.
"Cuando el volumen de actividades, la cantidad de personal o la simplicidad de la
estructura organizacional no justifique la elaboración y utilización de distintos
manuales, puede ser conveniente que se elabore uno de este tipo. Un ejemplo de
manual de contenido múltiple es el de “políticas y procedimientos”, en él se
combinan dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa.
En organismos pequeños, en un manual de este tipo se pueden combinar dos o más
conceptos, que se deben separar en secciones” (RODRÍGUEZ VALENCIA,
2012).
Estos manuales permitirán tener la opción de ver varias alternativas, en el momento
de aplicar tal o cual acción.
e) Manual de procedimientos.
"Su objetivo es expresar en forma analítica los procedimientos administrativos a
través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.
Este manual es una guía con la que se explica al personal cómo hacer las cosas y es
muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. El seguimiento de este
manual aumenta la confianza en que el personal utilice los sistemas y
procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo" (RODRÍGUEZ
VALENCIA, 2012).
Permitirá incluir información secuencial para el cumplimiento de las diferentes
tareas o actividades de la unidad educativa.
Un manual de procedimientos es el documento por medio del cual, los integrantes
de la institución educativa, pueden describir el funcionamiento interno y el modo de
cómo proceder en su lugar de trabajo minimizando tiempo para una óptima
atención al usuario.
24
Componentes para la elaboración de un manual de procedimientos.
Según Benjamín Franklin, los componentes para la elaboración de un Manual de
Procedimientos son:
a) Identificación.
Un manual de procedimientos debe incluir en primer término, los datos que se
detallan a continuación:
Logotipo de la organización.
Nombre de la organización.
Fecha de elaboración.
Número de páginas.
Sustitución de páginas (actualización de información).
Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
Clave del formulario; en primer término se deben escribir las siglas de la
organización; en segundo, las de la unidad administrativa responsable de
elaborar o utilizar la forma; en tercero, el número consecutivo del
formulario y, en cuarto, el año. Para leerla con facilidad, entre las siglas y
los números deben colocarse un punto, un guión o una diagonal”
(FRANKLIN, 2009).
En la identificación de un manual de procedimientos constan los detalles
específicos de: ¿Dónde?, ¿Cuándo?, ¿En qué departamento se desarrolló? y
¿Quién elaboró?, ¿Quién revisó? y ¿Quién autorizó la actividad?.
25
Fecha
Página De
Página De
Fecha
Elaboró Revisó
Clave
Autorizó
Nombre del apartado específico
Logo
Nombre de la organización
Manual de Procedimientos (general
o específico)
Sustitúyase a:
Figura N° 2. Formato del Manual de Procedimientos.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: (FRANKLIN, 2009)
b) Prólogo, introducción o ambos.
“Se conoce con el término prólogo a aquel escrito breve que se encontrará
siempre al comienzo de una obra literaria extensa, entre lo que se llama
documentos preliminares y que generalmente es utilizada por el autor de la
26
misma para explicarle a los lectores las motivaciones que llevaron a crearla o
bien para destacar algunos aspectos que considera determinantes y relevantes a
la hora de la lectura”
(http://www.definicionabc.com/comunicacion/prologo.php#ixzz3Abu8ugb5)
Información detallada al inicio de un libro, en el cual se especifica en forma
sistemática el contenido del mismo. Su propósito es explicar al usuario qué es el
documento, cuál es el objetivo que se pretende cumplir a través de él y cuál será
su alcance.
c) Índice.
“Es la lista de los apartados en el manual. Es decir, es un esquema al que se le
puede añadir números o letras del alfabeto como referencia”
file:///C:/Users/pc1/Downloads/UPS-GT000081.pdf.
El índice ayuda a visualizar al investigador de una forma ordenada y precisa, ya
que permite confirmar si en dicho libro o documento contiene la información
requerida, la misma que se hace más fácil ya que además del tema también
consta su respectiva ubicación por el número de páginas.
Contenido.
“Lista de los procedimientos que integran el contenido del manual”
(FRANKLIN, 2009).
En particular, cada procedimiento debe contener la información siguiente:
d) Objetivo.
“Debe contener una explicación del propósito que se pretende cumplir con el
procedimiento, indicando el “qué” y “para qué”. Por ejemplo: Recibir, registrar
y distribuir la correspondencia a las diversas áreas de la Secretaría, con la
27
finalidad de dar respuesta a los asuntos que correspondan”
(http://es.slideshare.net/ABELALITO001/manual-de-procedimientos-
1040718).
Definición de la intención o propósito que se pretende efectuar con los
procedimientos, para evitar cambios improcedentes.
e) Responsable.
“Área, unidad administrativa o puesto que tiene a su cargo la preparación,
aplicación o ambas cosas del procedimiento” (FRANKLIN, 2009).
Es la asignación de personal, área o departamento responsable de la elaboración,
revisión y autorización del Manual de Procedimientos, que regulará las
actividades del personal frente a las necesidades del usuario.
f) Políticas o normas de operación.
“Criterios o líneas de acción que se formulan de manera explícita para orientar y
facilitar el desahogo de las operaciones que llevan a cabo las distintas instancias
que participan en el procedimiento” (FRANKLIN, 2009).
Son todos los lineamientos o parámetros que tienen que conocer y poner en
práctica tanto el cliente interno y el cliente externo, para que se realicen de una
forma eficiente los procesos.
g) Procedimiento (Descripción de las operaciones).
“Es el punto central del manual de procedimientos, en éste apartado deben
presentarse en forma secuencial cada una de las operaciones que deben
realizarse dentro de un procedimiento, al explicar en qué consisten y señalar la
unidad administrativa o puesto responsable de su ejecución; el texto debe ser
claro y de manera narrativa, explicando cada paso en qué consisten, cuándo,
28
Fecha
Página De
Página De
Fecha
N°. de operación Responsables Descripción
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre del Procedimiento
Logo
Nombre de la organización
Manual de Procedimientos (general
o específico)
Sustitúyase a:
(2)
(1)
(10)
(9)(8)(7)
(3)
(6)
(5)
(4)
cómo, con qué, dónde y en qué tiempo se llevan a cabo.
Si se trata de un procedimiento detallado dentro de una unidad administrativa,
debe indicarse el puesto del responsable de la ejecución de cada operación”
(http://es.slideshare.net/ABELALITO001/manual-de-procedimientos-
1040718).
Figura N° 3. Formato de descripción de operaciones.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez.
Fuente: (FRANKLIN, 2009)
29
Los procedimientos forman la parte fundamental del manual, ya que se procede a
efectuar las distintas actividades establecidas en forma secuencial.
Tabla N° 8. Instructivo para el llenado de la descripción de operaciones.
1. Logotipo de la organización. Expresión gráfica de la identidad corporativa de una
organización compuesta por un símbolo, un emblema y una tipografía específicos.
2. Denominación. Nombre de la organización y del documento.
3. Procedimiento. Nombre del procedimiento que, además, describe la materia a que se refiere.
4. Fecha. Día, mes y año en que se terminó de elaborar el procedimiento.
5. Página _de_. En el primer espacio debe anotarse el número progresivo de las hojas del
manual y, en el segundo, el número total de hojas de que consta el documento.
6. Sustituye. Fecha y página que reemplaza la hoja. Este espacio se completa exactamente en
los términos anotados en los puntos 4 y 5.
7. Número de operación. Se enumera progresivamente cada una de las operaciones que forman
parte del procedimiento.
8. Responsables. Nombre del área, unidad administrativa o puesto responsable de realizar cada
operación.
9. Descripción. Expresión del contenido de cada operación del procedimiento. Debe incluir el
nombre y clave de las formas utilizadas.
10. Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización. Nombre y firma del
responsable de elaborar, revisar y aprobar el procedimiento.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: (FRANKLIN, 2009)
h) Diagrama de flujo.
“Los diagramas de procesos son la representación gráfica de las actividades para
llevar a cabo una función de carácter repetitivo. También se lo conoce como
flujogramas” (MÜNCH, 2011).
El diagrama es la representación gráfica secuencial de las actividades que se
realizan en un procedimiento, haciendo uso de simbologías internacionalmente
reconocidas, como el modelo ASME (Sociedad americana de ingenieros
mecánicos) o ANSI (Instituto de norma nacional americana), entre las más
utilizadas.
Los símbolos de las normas ANSI, según Benjamín Franklin, para la elaboración
de Diagramas de Flujo, son los siguientes:
30
Tabla N° 9. Simbología para la diagramación de procedimientos (Modelo ANSI).
SÍMBOLO REPRESENTA
INICIO O TÉRMINO. Indica el principio o el fin del flujo.
ACTIVIDAD. Describe las funciones que desempeñan las personas
involucradas en el procedimiento.
DOCUMENTO/ FORMULARIO. Utilizar éste símbolo para representar
todo el documento portador de información.
DECISIÓN O ALTERNATIVA. Indica un punto dentro del flujo en
donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones.
ARCHIVO. Se utiliza para el almacenamiento de información temporal o
permanente.
CONECTOR. Representa una conexión o enlace de una parte del
diagrama del flujo con otra parte lejana del mismo.
TRASLADO. Este símbolo tiene dos funciones:
Unir símbolos entre sí.
Indicar el sentido del flujo o el traslado de información.
CONECTOR DE PÁGINA. Representa una conexión o enlace con otra
hoja diferente, en la que continúa un diagrama de flujo.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: (FRANKLIN, 2009)
i) Formularios o impresos (Formas).
“Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar
información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional
a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento
de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar
el desarrollo de los procedimientos administrativos”
(http://www.monografias.com/trabajos93/formularios/formularios.shtml#ixz
z3AcMuE0i3).
Constituye una plantilla donde se procede a ingresar la información solicitada de
manera adecuada y respondiendo a los requerimientos del formulario.
j) Instructivos.
“Cuando las formas no incluyen instrucciones de llenado es conveniente
31
Fecha
Página De
Página De
Fecha
N°. Referencia Título que identifica el área Instrucciones para su llenado
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre del Procedimiento
logo
Nombre de la organización
Manual de Procedimientos
(general o específico)
Sustitúyase a:(2)
(1)
(10)
(9)(8)(7)
(3)(6)
(5)
(4)
elaborar un instructivo que incluya el número de referencia, que corresponda al
número consecutivo encerrado en un círculo en las formas; el título que
identifica el área, que es el nombre del apartado en el formulario donde se
colocó el número encerrado en un círculo y las instrucciones para llenado, que es
una breve descripción del texto que se anota al llenar el formulario”
(FRANKLIN, 2009).
Figura N° 4. Formato para el vaciado de instrucciones.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: (FRANKLIN, 2009)
32
Los instructivos son escritos donde se detallan una serie de explicaciones para
el manejo o ejecución de una acción o actividad. Representan una guía y
orientación en el llenado de los formularios, especialmente cuando éstos
requieren de datos difíciles de identificar para el usuario; es decir, facilitan
la comprensión de la plantilla en lo que a su utilización se refiere. (Figura N° 5).
k) Glosario de términos.
“Un glosario es un anexo que se agrega al inicio o final del libro, investigación,
Tesis o enciclopedia. En él, se incluyen todos aquellos términos poco
conocidos, de difícil interpretación, o que no sean comúnmente utilizados en el
contexto en que aparecen. Cada uno de estos términos viene acompañado de su
respectiva definición o explicación” (http://es.wikipedia.org/wiki/Glosario).
Es describir y ampliar el conocimiento de palabras técnicas utilizadas en el
desarrollo del manual, a fin de ilustrar al lector en su significado frente a la
aplicación del procedimiento.
1.2.2.3 Proceso para la elaboración del Manual de Procedimientos.
Para la elaboración del Manual de Procedimientos se persigue el siguiente proceso:
Figura N° 5. Proceso para la elaboración del Manual de Procedimientos.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: (FRANKLIN, 2009)
Desarrollo
del Manual
Presentación
y aprobación
del Manual
Reproducción
del Manual
Implantación
del Manual
Revisión y
actualización
del Manual
Mecanismos
de
seguimiento
y evaluación
33
1.2.2.3.1 Desarrollo del Manual del Procedimientos.
Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe prepara el
documento de partida para concretarlo; de acuerdo a FRANKLIN, debe quedar
integrado por:
Validación.
Estructuración.
a) Validación: La información deberá ser verificada y firmada por cada departamento
administrativa responsable, para que corroboren que la información esté completa y
sea comprensible. De existir observaciones, habrá que tomarlas en cuenta y
replantear su aceptación.
b) Estructuración: Una vez que se disponga de la totalidad de la información
revisada y firmada por departamento administrativo, el equipo técnico debe
reunirse las veces que sea necesario para compaginar e integrar el proyecto final del
manual. Esta dinámica de trabajo tiene que sostenerse hasta que exista el consenso
general de que los resultados obtenidos satisfacen técnicamente los requisitos
preestablecidos.
El punto de partida para el desarrollo del manual de procedimientos es la validación de
la estructura del mismo; es decir, verificada la distribución de todas las actividades que
intervienen en cada uno de los procedimientos, por parte de los departamentos
administrativos que intervienen en el manual.
1.2.2.3.2 Presentación y aprobación del Manual de Procedimientos.
“Una vez que el Manual de Procedimientos ha quedado debidamente estructurado, el
encargado del proyecto debe someterlo a las instancias procedentes para su aprobación”
(FRANKLIN, 2009).
34
En este caso, estarán encargados de la aprobación del manual de procedimientos
Rectorado y Vicerrectorado, previa revisión y observaciones de los departamentos
administrativos involucrados en los procedimientos.
1.2.2.3.3 Reproducción del Manual de Procedimientos.
“Una vez que el grupo responsable de la elaboración del manual haya recabado e
integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisión, debe
coordinarse con la unidad o área que maneja los recursos económicos para que éste sea
reproducido para su distribución e implantación. Para este efecto, el líder del proyecto
debe suministrar los parámetros técnicos para el diseño de la
impresión”hhttp://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/rrhh/manpro
c.htm.
Aprobado el manual de procedimientos, se coordinará para que procedan a reproducir el
documento con los parámetros para la impresión que establezca la institución y
procederá a realizar la respectiva cancelación de los costos.
1.2.2.3.4 Implantación del Manual de Procedimientos.
“La implantación del manual representa el momento crucial para traducir en forma
tangible las propuestas y recomendaciones en acciones específicas para elevar la
productividad, mejorar la coordinación, agilizar el trabajo y homogeneizar el
conocimiento de la dinámica y componentes organizacionales”.
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/rrhh/manproc.htm.
Para la implantación adecuada del Manual de Procedimiento, se requiere de una
socialización y entrenamiento en el manejo de los procedimientos descritos.
Las autoridades deben promover y auspiciar una capacitación sobre el tema antes de
implantar el manual, posterior a ello, se precisa hacer revisiones periódicas del
cumplimiento a lo descrito en el documento, o a su vez retroalimentar y corregir, si el
caso lo amerita.
35
1.2.2.3.5 Revisión y actualización del Manual de Procedimientos.
“La utilización de los manuales administrativos radica en la veracidad de la información
que contiene, por lo que se hace necesario mantenerlo permanentemente actualizados
por medio de revisiones periódicas” (FRANKLIN, 2012).
Por lo tanto es indispensable que se haga constantemente una revisión del manual de
procedimientos, para ello es conveniente:
Establecer un calendario para la actualización del manual; y,
Designar un responsable para la atención de ésta función.
1.2.2.3.6 Mecanismos de seguimiento y evaluación.
“Son aquellos que se ponen en práctica con la finalidad de establecer los flujos
adecuados para que la información administrativa, tanto de implementación de mejoras
como de respuesta a desviaciones, llegue ágil y claramente a las áreas y niveles que las
necesiten, para asumir la tarea de:
Traducir las acciones en indicadores para su posible evaluación.
Comparar los indicadores con los objetivos esperados.
Una vez definidos los parámetros para evaluar el comportamiento operativo del manual,
la organización deberá efectuar el seguimiento de las acciones por conducto de las
unidades responsables de su aplicación, apoyadas por una comisión o un equipo
designado con este propósito. Esta tarea considerará evaluar los resultados y logros
alcanzados.”
http://www.concatur.com/deinteres/administracion/manual-de-procedimientos/
Los mecanismos de evaluación a utilizar serán los denominados indicadores de
controles, que permitirá evaluar la aplicación del Manual de Procedimientos.
36
1.2.3 Análisis de la variable dependiente.
A continuación la variable dependiente “Organización de tareas” analizará los
siguientes temas y subtemas:
1.2.3.1 Organización.
“Es el diseño y fijación de las estructuras, procesos, funciones, responsabilidades,
métodos y técnicas que ayudan a simplificar el trabajo, con el propósito de obtener la
maximización de los recursos materiales, financieros, tecnológicos y humanos, para la
realización de los fines que la empresa persigue” (CÓRDOVA LÓPEZ, 2012).
La organización es la distribución de las funciones, tareas y responsabilidades que cada
uno tendrá que realizar en sus puestos de trabajo, optimizando recursos para cumplir de
forma ágil con sus actividades.
1.2.3.2 Etapas de la organización.
Las etapas de la organización son:
- División del trabajo; y,
- Coordinación.
a) La división del trabajo.
“Fragmentación o descomposición de una actividad productiva en sus tareas más
elementales y su reparto entre diferentes personas, según su fuerza física, habilidad y
conocimientos. El aumento de la producción se debe a tres causas principales:
- Aumenta la habilidad y destreza de los trabajadores;
- Ahorra la pérdida de tiempo de pasar de una tarea a otra;
37
- Facilita la invención y el uso de grandes máquinas que abrevian
considerablemente el trabajo y le permiten a un hombre realizar la labor de
muchos” (http://www.economia48.com/spa/d/division-del-trabajo/division-del-
trabajo.htm).
La división de trabajo es la delimitación o separación de varias actividades a una
persona, para que ésta proceda a ocuparse siempre de la misma clases de
operaciones, realizándola en una forma eficiente y en el menor tiempo posible.
Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia de procesos:
Jerarquización.
“La jerarquía es el criterio que permite establecer un orden de superioridad o de
subordinación entre personas, instituciones o conceptos; es decir, la organización o
clasificación de categorías o poderes, siguiendo un orden de importancia”
(http://es.wikipedia.org/wiki/Jerarqu%C3%ADa)
Es la disposición de funciones de una empresa por orden de mando, grado o
importancia, donde se benefician tanto el cliente interno como externo, ya que al
tener conocimiento de su posición y/o función en la organización, se agilitan los
procedimientos.
Departamentalización.
“Estructura jerarquizada de unidades o departamentos, cada uno con un jefe
para orientar la labor, cuidar la disciplina y vincular al grupo con otros”
(ARNOLETTO, 2014).
Es la forma en que se agrupan los puestos, por lo tanto se dividen las tareas y las
ordena a diferentes unidades denominadas áreas o departamentos; las mismas que
están a cargo de un jefe, encargado de supervisar la ejecución de los mismos.
38
Importancia de la departamentalización en las empresas.
“La importancia de la departamentalización radica en que nos permite la expansión
controlada de una empresa, puesto que si esta no existiese limitaría la posibilidad
de administrar óptimamente las actividades del personal. Para poder implementar la
departamentalización no existe un método estricto que la rija, debido a que esta
depende de las funciones y características de cada organización.
Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:
- Listar todas las funciones de la empresa.
- Clasificarlas de acuerdo con su similitud.
- Agruparlas según un orden jerárquico.
- Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
- Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
En la departamentalización por función de la empresa o departamentalización
funcional se determinan las áreas de acuerdo a las actividades que desempeñan en
común ciertos grupos dentro de la empresa.
Para que este sistema funcione adecuadamente, se implementan reglas y
procedimientos que regulan las actividades entre departamentos”
(http://www.buenastareas.com/ensayos/Departamentalizaci%C3%B3n/1500004.h
tml).
Se entiende por departamentalización la acción de organizar la actividad
empresarial por departamentos. Departamento es un área, división de la empresa
donde se agrupan distintas funciones y trabajos que desarrollan las personas
39
asignadas al mismo y en el que una persona desempeña tareas directivas y ejerce su
autoridad.
La departamentalización es la actividad de formalizar la distribución del trabajo en
departamentos con el fin de coordinar sus relaciones. El departamento es una
consecuencia inmediata de la división de trabajo.
- Ventajas y desventajas de la departamentalización.
Las ventajas y desventajas de la departamentalización son las que se detallan a
continuación:
Tabla N° 10. Ventajas y desventajas de la departamentalización.
VENTAJAS DESVENTAJAS
Que el personal adquiere mayor habilidad en
operaciones sencillas y repetidas con
frecuencia.
Que entorpece el espíritu del hombre al sujetarle a
practicar siempre la misma operación, que es
muchas veces mecánica.
Que no pierde el tiempo en pasar de una
operación a otra, cambiando de sitio, postura o
herramienta.
Que hace aprender al trabajador una sola parte del
oficio, y no puede por lo tanto desempeñar por
completo ese oficio.
Que a fuerza de repetir siempre la misma
operación, consigue facilidad para descubrir
procedimientos sencillos e ingeniosos.
Que hace al trabajador dependiente del puesto, ya
que como no sabe hacer otras funciones, no será
fácil que encuentre dónde trabajar cuando sea
despedido.
Que los trabajos llegan a convertirse en monótonos,
por sencillez, igualdad y repetición constante.
Que aumenta el desinterés de descubrir nuevos
procesos o brindar un valor agregado.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez.
Fuente:http://www.monografias.com/trabajos56/conceptos-organizacion/conceptos-organizacion2.shtml#divis
b) Coordinación.
“Es el proceso de sincronizar y armonizar los esfuerzos para llevar a cabo, de manera
eficiente, una función, tarea o actividad” MÜNCH, 2011.
40
La división del trabajo requiere complementarse con la coordinación, la cual consiste en
lograr la unidad de esfuerzos para alcanzar los objetivos, y así, evitar duplicidades,
tiempos ociosos y fugas de responsabilidades.
1.2.3.3 Organización de actividades de una institución educativa.
Toda institución educativa debe estar debidamente estructurada tanto departamental y
funcionalmente, para que la persona que se encuentra al mando de la misma, sepa
diagnosticar o evaluar los procesos e identificar dónde se genera o se produce algún
problema e inmediatamente encontrar solución, para lo cual debe contar con un personal
debidamente profesional y comprometido en trabajar para la institución.
a) Departamento de secretaría y su apoyo a la dirección en la institución
educativa.
“La Secretaria General es la encargada de coordinar el desarrollo de los procesos de
inscripción, selección, admisión y matrícula de estudiantes. Su tarea es la de velar por
los registros institucionales, responsabilizándose de la seguridad y legalidad de los
mismos”. (http://administracioncolpachas.blogspot.com/2008/06/secretara-
eneral.html).
“Las secretarias escolares proporcionan apoyo administrativo y de secretaría a la
dirección y demás personal en la institución educativa. Utilizan ordenadores para
producir cartas, informes y folletos, por ejemplo. Pueden actuar como asistentes
personales para el director, organizando su agenda y sus citas.
Las secretarias escolares a menudo representan el primer punto de contacto con la
institución educativa, ya que deben contestar el teléfono y recibir a los visitantes.
Las secretarias escolares suelen llevar registros informatizados de las actividades
escolares, incluyendo el número de alumnos, las ausencias, las entradas, los resultados
de los exámenes. También pueden ser responsables de verificar, ordenar y recibir
suministros, utilizar hojas de cálculo y bases de datos para realizar este trabajo”
(http://www.educaweb.com/profesion/secretario-escolar-587/).
41
Las secretarias actuales deben estar profesionalmente preparadas para organizar,
coordinar y ejecutar sus funciones en su área de trabajo, optimizando todos los recursos
que se encuentran a su alcance y así cumplir en forma eficiente y eficaz, permitiendo
dar un excelente servicio tanto a los clientes internos como a los clientes externos de la
organización, de manera que se pueda percibir un excelente clima laboral así como al
desarrollo organizacional, además de poseer valores como respeto, lealtad, honestidad,
puntualidad, trabajo en equipo, amabilidad, cortesía, entre todos.
b) Funciones de la secretaria.
Entre las diferentes funciones de la secretaria, se puede indicar las que se detallan a
continuación:
Tabla N° 11. Funciones de la secretaria.
Atención telefónica y personalizada.
Organizar los procesos para la admisión y matrículas de estudiantes.
Mantener actualizado el registro de hojas de vida del personal al servicio del Plantel.
Ser el centro de comunicación e información a nivel general.
Apoyo a las distintas áreas del Colegio en organización y gestión de documentos.
Reportar oportunamente al Web Máster los comunicados y circulares que le sean ordenadas para su
publicación en el web site de la Institución Educativa, a fin de mantener informada permanentemente a
la Comunidad Educativa y a la opinión pública.
Velar porque los registros y documentos institucionales, estén claramente fundamentados en los
principios de nitidez, claridad y legalidad.
Expedir, llenando los requisitos establecidos, los documentos solicitados por los miembros de la
comunidad educativa u otra dependencia que lo requiera.
Entregar a tiempo y en forma adecuada, la información necesaria para los interesados en el programa de
la institución.
Manejar con eficiencia las calificaciones, los registros de asistencia y documentos propios del
estudiantado, trabajando coordinadamente con los docentes y el centro de sistemas, en el manejo pulcro,
puntual y claro de estos documentos.
Dar fe de la autenticidad y legalidad de los registros institucionales.
Cumplir y hacer cumplir puntualmente, los cronogramas de recepción, procesamiento y entrega de las
calificaciones.
Mantener y responsabilizarse del archivo de la institución.
42
Publicar oportunamente, la información referida al funcionamiento del plantel tales como: cronograma
escolar, fechas para entrega y recepción de documentos, requisitos o exigencias para los procesos
institucionales, etc.
Tratar de manera altamente cordial, al personal de la comunidad escolar y a toda persona que requiera
de sus servicios.
Las demás funciones que le sean asignadas por funcionarios facultados.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: http://administracioncolpachas.blogspot.com/2008/06/secretara-general.html
c) Recursos necesarios para el funcionamiento.
“Toda empresa para funcionar requiere una serie de elementos que, debidamente
coordinados, impulsarán el logro de los objetivo. En un principio se necesita capital
aportado por un grupo de inversionistas para adquirir los insumos y las instalaciones, así
como para pagar los salarios de los trabajadores, la materia prima y la tecnología para
llevar a cabo todas las actividades” (MÜNCH, 2011).
Tabla N° 12. Clasificación de los recursos.
RECURSOS
FINANCIEROS
Son los elementos monetarios de que dispone la empresa para ejecutar sus
decisiones, estos provienen de los pagos de matrículas y pensiones de los
estudiantes.
El funcionamiento de cualquier organización requiere de dinero. La
inversión inicial proviene del propietario y de los socios. También es
posible obtener financiamiento a través de préstamos bancarios.
RECURSOS
MATERIALES
Son los bienes tangibles e insumos de propiedad de la institución, tales
como útiles de oficina, muebles, equipos de oficina, etc.
RECURSOS
TECNOLÓGICOS
Son la aplicación del conocimiento científico al desarrollo de actividades
prácticas y sistemas tales como la maquinaria, equipos, instrumentos,
software e internet.
TALENTO
HUMANO.
Al talento humano puede definirse como el conjunto de habilidades,
experiencias, conocimientos competencias del personal que integra una
empresa.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La investigación
Al contar con los recursos tantos financieros, materiales, humanos, tecnológicos, los
trabajadores, podrán ejecutar las diversas actividades o funciones en una forma más
43
eficiente y eficaz. De una adecuada asignación, planeación y control de recursos
financieros depende el logro de los objetivos de la organización.
1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones
teóricas sobre el objeto de investigación.
En la investigación se pudo constatar que existen datos, información, bibliografía
actualizada y relevante, respecto a la administración y sus procesos administrativos, no
así, información sobre el desarrollo de manuales de procedimientos, y al existir escasa
información donde se pueda consultar o guiar sobre el tema, limitará la investigación y
la comparación de conceptos entre autores, permitiendo guiarnos con los libros de
Benjamín Franklin y Lourdes Münch, con lo que se tomó en consideración sus
diferentes apreciaciones para el desarrollo del manual.
Benjamín Franklin define a los manuales como: “documentos que sirven como medios
de comunicación y coordinación para registrar y transmitir ordena y sistemáticamente
tanto la información de una organización como las instrucciones y lineamientos
necesario para que desempeñe mejor sus tareas; dicho testimonio es compartida por
Lourdes Münch, al indicar que los manuales son: “documentos que contienen, en forma
sistemática, información acerca de la organización de empresas”.
Como se puede constatar, son criterios compartidos y muy similares, en lo particular, el
manual de procedimiento constituye un documento o instructivo de vital importancia
para el desarrollo de las actividades de una empresa, en el cual se especifica cuáles son
sus tareas frente al cumplimiento de sus funciones.
1.4 Conclusiones parciales del capítulo.
Este capítulo contribuyó en el delineamiento estructural de solución al problema
planteado, debidamente fundamentados en conceptos, preceptos y criterios técnicos de
expertos en el desarrollo de manuales de procedimientos, cumpliéndose de ésta manera
con el primer objetivo del trabajo de grado el cual correspondía a la fundamentación
teórica del tema en el desarrollo de sus variables independientes y dependientes.
44
CAPÍTULO II.
2 MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA
PROPUESTA.
2.1 Caracterización del sector, rama, empresa, contexto institucional o problema
seleccionado para la investigación.
En los últimos años, Ecuador ha atravesado por cambios significativos en el ámbito de
la educación estudiantil, es así que en vista del alto crecimiento poblacional y previo a
un estudio de mercado se ve la necesidad de crear una nueva institución educativa; por
lo que, sus propietarios MSc. Bolívar y MSc. Clemencia Carrera de Chuquilla deciden
poner en marcha su gran idea de construir e implementar la Unidad Educativa Particular
“Liceo de las Américas”, la misma que cuenta con una extensión de 6 has. de terreno
aproximadamente, ubicada en la vía Chone, Km. 2, margen derecho.
La Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas” es una institución que nace de
una idea desde el año 2011, la misma que tres años después se concretó mediante
Resolución #003-2014-EBS-MJA-CZ4-DPNF, firmada por la Lic. Marlene Jaramillo
Argandoña, Coordinadora de Educación Zona 4, el 20 de marzo de 2014. De ésta
manera se autoriza a la institución bajo el código AMIE (Archivo Maestro de
Instituciones Educativas) 23H00314, ubicada en la parroquia Bombolí, cantón Santo
Domingo, ofertar los niveles de Preparatoria, Básica Elemental, Básica Media y Básica
Superior; y, Bachillerato General Unificado, con el fin de ampliar y dar un mejor
servicio educativo a la población de la niñez de Santo Domingo.
En el año lectivo 2014 - 2105, se apertura desde Primer Año de Educación Básica hasta
el Segundo Año de Bachillerato General Unificado con un total trescientos ochenta y
ocho estudiantes y con sesenta personas que laboran en la institución entre personal
docentes, personal administrativo y personal de servicio.
Se denota dentro del personal docente y académico, el profesionalismo respaldado por
45
sus estudios universitarios y títulos, lo que garantiza la calidad de educación ofertada
por la institución, mismos que fueron seleccionados de acuerdo a su experiencia y
competencia profesional.
Precisa señalar, que es su primer año de funcionamiento y por ello la entidad está en
proceso de organización, denotándose falencias en su interior, en especial en el área
administrativa del departamento de secretaria, quienes por su importancia en los
procesos institucionales, requieren de un manual de procedimientos, que delineé el
accionar del talento humano frente a las funciones concernientes a su plaza de trabajo;
imprescindible en la organización de sus tareas, como norma para una adecuada
atención a los usuarios internos y externos de la institución.
Con el manual de procedimiento debidamente documentado servirá como medio de
comunicación y coordinación que permitirá registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática la información de la institución.
Todo esto será de gran beneficio para la institución, ya que mejorará la imagen, gracias
a la buena organización, coordinación y celeridad de trámites; lo cual ocasionará una
profunda satisfacción al investigador, por el aporte a la institución y por la aplicación de
los conocimientos adquiridos a través de años de estudio universitario.
2.2 Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la
investigación.
A continuación se detallarán los procedimientos metodológicos para el desarrollo de la
investigación.
2.2.1 Modalidad de la investigación.
La modalidad de la presente investigación está determinada por los paradigmas
cualitativos y cuantitativos, con énfasis en el aspecto cualitativo, en razón de estar
sustentada en idea a defender, ésta modalidad permitirá identificar con claridad la
naturaleza profunda de la realidad de los problemas que presenta el departamento de
46
secretaría; y, cuantitativa porque la investigación requiere de datos e información
necesaria y suficiente que se la conseguirá aplicando encuentras y entrevistas a los
involucrados en el estudio, al momento de ser tabuladas la información, para su
adecuada interpretación utilizando gráficos y la estadística descriptiva.
2.2.2 Tipos de investigación.
A continuación se describen los tipos de investigación a utilizar:
a) Investigación descriptiva.
Es la que busca caracterizar las propiedades importantes de las personas, grupos o
cualquier otro elemento que pueda ser sometido a un análisis. Por ejemplo está
aplicada en las encuestas, entrevistas y observación directa.
b) Investigación bibliográfica.
Se basa en la búsqueda de información existente en libros, revistas, artículos e
internet para elaborar el Marco Teórico, cuya finalidad es fundamentar
científicamente la propuesta, para dar solución a los problemas identificados en el
departamento de secretaría de la institución. Se aplica en el capítulo I.
c) Investigación de campo.
Se utiliza en la recopilación de información obtenida a través de encuestas y
entrevistas realizadas a los representantes de los estudiantes; y, a Vicerrectorado y
Secretaría, respectivamente; y, en la observación directa. La aplicación de la
investigación de campo, se refleja en el Marco Metodológico, capítulo II.
2.2.3 Población y muestra de la investigación.
La realización de ésta investigación se llevó a cabo en las instalaciones de la Unidad
Educativa Particular “Liceo de las Américas”, ubicada en la vía Chone, Km. 2, margen
47
derecho, de la ciudad de Santo Domingo.
En cuanto a la población se ha tomado en cuenta a los representantes legales de los
estudiantes que se encuentran debidamente matriculados, en la Unidad Educativa
Particular “Liceo de las Américas”.
2.2.3.1 Población.
La población es un conjunto de individuos sometidos a una evaluación mediante
técnicas de recopilación de datos, que son de gran ayuda para el proceso de
investigación.
Para efectos del presente trabajo investigativo se considerará como universo o población
a los representantes legales de los estudiantes que se encuentren legalmente
matriculados, en el año lectivo 2014 – 2015, equivalente a 388 personas, según la base
de datos de la Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas”, en la ciudad de
Santo Domingo.
2.2.3.2 Muestra.
La muestra es una parte representativa de la población, mediante la cual, se obtuvo
información veraz y oportuna para el desarrollo del presente trabajo investigativo.
El número de involucrados en el presente trabajo investigativo constituye una población
finita, ya que se tomará en cuenta a los representantes legales del total de estudiante
legalmente matriculados, en el año lectivo 2014 – 2015; por tal razón se aplicará el
debido cálculo para este caso.
Se tomará como muestra representativa a los representantes de los estudiantes
legalmente matriculados, la cual nos permitirá obtener datos significativos para realizar
el análisis y estudio propuesto.
Para ello se aplicará la siguiente fórmula de la población finita, ya que contamos con la
48
base de datos de la Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas”, en donde:
Tabla N° 13. Cálculo de la muestra.
POBLACIÓN: 388 Representante legales de los estudiantes de la U.E.P. “Liceo de las Américas”.
FÓRMULA DESCRIPCIÓN APLICACIÓN
n = Tamaño de la muestra
Z = Nivel de confianza: 95% => 95/2 =
47.5/100 = 0.475 => 1.96
N = Universo o Población => 388
p = Probabilidad de éxito: 50% => 0.5
q = Probabilidad de fracaso: 50% => 0.5
E = Error de estimación o
Admisible: 5% => 0.05
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: Base de datos de “L.D.A” 2014-2015
En el presente trabajo investigativo se aplicará la encuesta a 193 representantes legales
de los estudiantes, utilizando un cuestionario, en el que se formulen preguntas que
permitan confirmar el problema a investigar.
2.2.4 Métodos de investigación.
El método constituye el camino, modo o procedimientos determinados para alcanzar los
objetivos de la investigación, para el presente trabajo de estudio se aplicará el
método inductivo-deductivo, por ser el que mayor beneficios aportará a esta
investigación.
49
a) Método Inductivo – Deductivo.
Este método permitirá analizar una seria de hechos y acontecimientos de carácter
particular para llegar a generalidades que sirvan como referente en la investigación.
Por ejemplo, para llegar a las generalizaciones se ayuda de técnicas como las
entrevistas, encuestas y observaciones para la obtención del problema; en cambio el
deductivo es la que parte de lo general a lo particular. Por ejemplo, al diseñar el
Manual luego se capacita al personal para que conozcan su contenido y puedan
ejecutar las tareas.
b) Método Analítico - Sintético.
Hace referencia a la extracción de las partes de un todo, con la finalidad de
estudiarlas y examinarlas por separado para delimitar. Desde el inicio de la
investigación se necesitó de éste método, en la interpretación de las cifras
proyectadas en las encuestas, en el análisis de las entrevistas y observación. Se ve
aplicado también en la propuesta; y, el sintético reúne de una forma racional, una
diversidad de elementos hasta llegar a la formulación de una teoría o síntesis.
c) Método de Recolección de datos.
Permite la recopilación de información de las fuentes directas e indirectas, haciendo
uso de técnicas e instrumentos de investigación, necesarios e importantes para la
corroboración de la problemática planteada en esta tesis de grado.
2.2.5 Técnicas de investigación.
Las técnicas a utilizar en la recopilación de información son:
a) Encuesta.
La encuesta es una técnica de recogida de datos mediante la aplicación de un
cuestionario elaborado por la investigadora, con la finalidad de conocer la
50
valoración y el criterio de los representantes legales de los estudiantes sobre la
unidad educativa.
b) Observación.
Esta técnica ayudará conocer la situación de la unidad educativa de una forma más
rápida evitando pasos y ayudando a obtener mayor número de datos e información,
para así tener un análisis interno de la misma.
c) Entrevista.
Es una técnica que permite recopilar información mediante el diálogo directo entre
el investigador y los sujetos que son fuentes de información. En la presente
investigación se efectuará una entrevista individual al vicerrector y a la secretaria
para conocer sus criterios acerca de la situación actual de “Liceo de las Américas”.
2.2.6 Instrumentos de investigación.
Los instrumentos que se utilizaron para ésta investigación, son las siguientes:
a) Cuestionario.
Conjunto de preguntas concatenadas y debidamente estructuradas cuyo objeto es
recabar información.
Con la finalidad de conocer la valoración de los procedimientos, por parte de
representantes legales de los estudiantes de la Unidad Educativa Particular “Liceo
de las Américas”, se realizó un cuestionario de preguntas la misma que fue aplicada
en las encuestas.
A continuación se detalla la tabulación en la Tabla N° 14. Interpretación de
resultados.
51
Tabla N° 14. Interpretación de los resultados.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Encuesta
No PREGUNTA VARIABLES ABS. REL. ANÁLISIS
Por la infraestructura 53 28%
Por su ubicación 29 15%
Por el status económico 35 18%
Por mejora académica 76 39%
Lento 103 53%
Rápido 90 47%
Excelente 42 22%
Aceptable 68 35%
Necesita mejorar 83 43%
Si 58 30%
No 92 48%
Un poco 43 22%
Si 102 53%
No 34 18%
Un poco 57 29%
Muy Satisfactorio 72 37%
Satisfactorio 94 49%
Bueno 23 12%
Regular 4 2%
Muy Satisfactorio 89 46%
Poco Satisfactorio 101 52%
Nada Satisfactorio 3 2%
Mucho 89 46%
Poco 104 54%
Excelente 113 59%
Muy buena 57 29%
Buena 23 12%
Capacitaciones 66 34%
Manual de Procedimientos 104 54%
Atención al Cliente 23 12%
1Por qué escogió a la Unidad Educativa
Particular “Liceo de las Américas” para que
estudie su representado-a?
Los representantes legales
confirman un 39% que escogieron
la U.E. POR MEJORA
ACADÉMICA para su representado
2
4
¿Usted fue informado sobre el
procedimiento a seguir para la solución de
algún requerimiento académico o
administrativo?
Indican un 48% de los encuestados
que NO FUERON INFORMADOS
sobre procedimientos en el caso de
requerir alguna información.
5¿La oferta académica y el nivel de
educación impartido a su representado-a,
satisface sus expectativas?
La mayoría en un 53% SI se
consideran satisfechas por la oferta
y el nivel de educación.
¿Cómo considera usted que fue la
confirmación y/o edición de datos en la
plataforma, en el periodo de matrículas?
El 53% de los encuestados
consideran que fue LENTO el
proceso de verificación de datos en
el plataforma.
3
¿Califique el proceso de matriculación en la
Unidad Educativa Particular “Liceo de las
Américas”?
Sugieren un 43% de los
representante legales que
NECESITAN MEJORAR en el
proceso de matriculación.
10
Consideran con un 54% que para
mejorar el desempeño laboral del
Departamento de Secretaría, sería
que contara con un Manual de
Procedimientos.
6
Valore la atención al usuario que usted
recibe en el Departamento de Secretaría de
la Unidad Educativa Particular “Liceo de
las Américas”
Un 49% se sienten
SATISFACTORIOS, en lo que
respecta atención al cliente, más no
por los procedimientos.
8¿Qué rango considera usted que en el
Departamento de Secretaría tiene sobre el
conocimiento de los procedimientos a seguir?
EL 54% considera que tiene POCO
conocimiento sobre los
procedimientos el departamento de
Secretaría.
¿Qué sugerencias aportaría usted para que
mejore el desempeño laboral en el
Departamento de Secretaría?
9
¿Cree usted que la comunicación entre
Autoridades y Secretaría de la Unidad
Educativa Particular “Liceo de las
Américas” es?
La comunicación que se evidencia
entre Secretaría y Autoridades es de
un 59% , EXCELENTE
7
¿Cuál es el nivel de satisfacción que
considera el proceso, en el momento de
solicitar algún trámite en el departamento
de Secretaría”?.
El 52% consideran POCO
SATISFACTORIO en el momento
de requerir algún trámite en el
departamento de Secretaría.
52
Verificación de la idea a defender.
El presente trabajo investigativo presenta como idea principal a defender “Diseñar
un Manual de Procedimientos que permitirá mejorar la organización de tareas en el
departamento de secretaría de la Unidad Educativa “Liceo de las Américas”.
Con la interpretación de resultados, ésta permite ratificar el problema planteado, en
razón de las respuestas a las preguntas N°2, N°3 y N°4 por parte de los
representantes legales de los estudiantes de “Liceo de las Américas”, en la que
confirman que los procedimientos fueron lentos, que necesitan mejorar en el
proceso de matriculación y que no fueron informados oportunamente.
Asi mismo, se comprueba la idea a defender de la presente investigación, con la
respuesta a la pregunta N° 10, en la que los encuestados, así como también en las
entrevistas realizadas a vicerrectorado y secretaría, que para mejorar el desempeño
laboral, es necesario contar con un manual de procedimientos. (Tabla N° 16 y 17).
b) Guía de observación.
Formulario que permite el registro de aspectos observados relevantes al objeto de
estudio.
Tabla N° 15. Guía de observación.
LUGAR DE LA OBSERVACIÓN: Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas”
DETALLE
OBSERVACIÓN
PUNTUALIDAD
La secretaría está puntualmente en su área de trabajo.
ATENCIÓN
PERSONALIZADA
La secretaria es amable a la hora de atender al usuario, tanto
personalmente como telefónicamente.
CONTACTO VISUAL
El adecuado.
TONO DE VOZ
El adecuado.
53
RECURSOS
Se evidencia que cuenta con todo lo necesario para cumplir con sus
funciones: computadora, impresora, teléfono, etc.
AMBIENTE
LABORAL
El lugar de trabajo del departamento de secretaría se ve el adecuado, es
amplio, buena iluminación, cómodo.
DOMINIO DEL
PROCEDIMIENTO
Se constata en el personal administrativo, que cada quien trata de realizar o
ejecutar su trabajo como crean conveniente, sin verificar si le compete esa
función o actividad, llegando a veces a la duplicidad de trabajo, así como
también hacen que se movilice el usuario innecesariamente para realizar
algún trámite.
USO DEL TIEMPO Se evidencia que toman mucho tiempo la secretaría para realizar algunos
trámites.
TIEMPO ESTIMADO
Al elaborar un certificado, se observó que la secretaria acudió o llamó a
otro departamento administrativo para verificar información, notándose
molestia en el usuario; En el momento que el representante del estudiante
solicita el expediente académico, se notó que la secretaria hizo esperar
mucho tiempo, para decir que primero tenía que acercarse a Colecturía.
SECUENCIALIDAD
EN LOS TRÁMITES
Se observa que la secretaria no está muy segura, en algunas ocasiones,
para indicar dónde debe acudir para con continúe con el trámite el usuario.
NOTA: CON ESTA OBSERVACIÓN SE PROCEDERÁ A REUNIR A
TODA EL ÁREA ADMINISTRATIVA PARA QUE INDIQUEN LOS
PASOS QUE REALIZAN PARA EJECUTAR EN LOS
PROCEDIMIENTOS, CON EL FIN DE MEJORARLOS Y
PLASMARLOS EN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
PROCEDIMIENTOS
MÁS SOLICITADOS
Admisiones de estudiantes, Matrículas, Certificaciones, Permisos de salida,
Recepción de documentos, Información telefónica, Retiro de estudiantes.
NOTA: SE SOLICITARÁ A SECRETARÍA, QUE ENUMERE DIEZ (10
PROCEDIMIENTOS, PARA TOMAR EN CONSIDERACIÓN Y
EJECUTARLOS EN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
PROCEDIMIENTOS
Se observa que en los diferentes procedimientos que realiza secretaría, están
involucrados o depende de otros departamentos administrativos como son:
Colecturía, Inspección, los tutores, el jefe de sistemas.
INGRESO DE
INFORMACIÓN
Se confirma que la institución cuenta con una plataforma virtual, en la cual
se evidencia que la secretaría como los demás departamentos
administrativos no aprovechan las ventajas que ésta ofrece, utilizando
mucho tiempo para ingresar, como para emitir información. (Se evidenció
en el momento de emitir información al Distrito de Educación.
NOVEDADES EN
LOS PADRES DE
FAMILIA
Los padres de familia al solicitar alguna consulta al personal de la
institución, éstos no tienen conocimiento sobre el tema, generando
inconformidad.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Observación
c) Guía de entrevista.
Para efectos de estudios estará conformada por un conjunto de interrogantes
secuencialmente ordenadas y vinculadas al tema en cuestión, la misma que se
utilizará en la entrevista efectuada al vicerrector y secretaria de la unidad educativa.
54
Tabla N° 16. Guía de entrevista realizada al señor Vicerrector de la Unidad Educativa Particular
“Liceo de las Américas”.
PREGUNTA N°. RESPUESTA
1
¿Cuántos años tiene la Unidad
Educativa Particular “Liceo de las
Américas” funcionando en Santo
Domingo?
Comenzó las actividades educativas en el año lectivo
2014-2015, por lo que tan sólo lleva un año de
funcionamiento.
2
¿Qué métodos utilizó para crear la
Misión y Visión de la Unidad
Educativa Particular “Liceo de las
Américas”?
Se realizaron las correspondientes reuniones con los
representantes de los estudiantes, de los padres de
familia, docentes, autoridades del plantel y personal de
administración y servicios. A continuación, el Consejo
Ejecutivo se reunió y pulió todos los detalles relativos a
la información aunada, tomando perspectivas de cada
grupo de personas.
3
¿Han aplicado Planificaciones
Estratégicas en la Institución,
específicamente en el Departamento
de Secretaría?
La planificación es un pilar estrictamente necesario para
el óptimo funcionamiento de una organización, por lo
que se diseña y trabaja en base a fechas para optimizar la
gestión de la información y del tiempo.
4
En cuanto al personal
administrativo, específicamente, el
Departamento de Secretaría.
¿Cuenta con algún Manual de
Procedimientos?
Dentro de cada profesión existe un código deontológico
que rige y modera la práctica diaria en vistas a brindar la
mayor calidad profesional. No existe un manual
protocolizado de forma física, más sí un sistema
organizacional que se sigue en cada situación.
5
¿Cómo calificaría usted el ambiente
laboral en la Institución Educativa?
Mejorable. El elemento esencial en toda organización
donde trabajan personas es el factor humano, por lo que
se han de cuidar con mucho tacto las actitudes, las
formas y las relaciones humanas.
6
¿Considera que los procesos, para
gestionar trámites de cualquier
índole, se los realiza de una manera
rápida y precisa?
Se realizan de manera rápida y efectiva, pues en la
mayor brevedad posible se aportan respuestas y
soluciones a las demandas y necesidades de la
comunidad educativa.
7 ¿Cómo calificaría la atención que se
da al cliente?
Satisfactoria. Con muchas cosas que mejorar, pero de
calidad y escuchando siempre lo que el cliente nos pueda
aportar para enriquecer nuestro quehacer diario y así ir
mejorando.
8
¿Considera usted que es
indispensable la elaboración de un
manual, que regule los
procedimientos del Departamento
de Secretaría de la Institución? ¿Por
qué?
Totalmente. Cuando un puesto de trabajo se expone de
manera tan directa al público se ha de tener muy bien
calibrado el protocolo de actuación de cada situación, así
como los procesos a seguir para la consecución exitosa
de las demandas oportunas que los clientes pudieran o
pudiesen querer, por lo tanto es indispensable para
mejorar las actividades.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Entrevista
55
Tabla N° 17. Guía de entrevista realizada a la secretaria de la Unidad Educativa Particular “Liceo
de las Américas”.
PREGUNTA N°. RESPUESTA
1
¿Cuántos años tiene la Unidad Educativa
Particular “Liceo de las Américas”
funcionando en Santo Domingo?
Inicio desde abril de 2014.
2 ¿El Departamento de Secretaría cuenta con
Misión, Visión, y Valores? No.
3
¿Han aplicado Planificaciones Estratégicas en
la Institución, específicamente en el
Departamento de Secretaría?
Si de acuerdo a normativas.
4
¿En cuanto al personal administrativo,
específicamente el Departamento de
Secretaría, cuenta con algún Manual de
Procedimientos?
Ninguno.
5 ¿Cómo calificaría usted el ambiente laboral en
la Institución Educativa?
El Personal de Liceo muy agradable.
6
¿Considera que los procesos, para gestionar
trámites de cualquier índole, se los realiza de
una manera rápida y precisa?
Son burocráticos.
7
¿Cómo calificaría la atención que se da al
cliente?
Muy buena.
8
¿Considera usted que es indispensable la
elaboración de un manual, que regule los
procedimientos del Departamento de
Secretaría de la Institución? y ¿Por qué?
Sí. Porque sería una herramienta que permitirá
guiarnos para saber qué pasos se debe seguir en
algunos procedimientos.
9
¿Qué procedimientos considera primordiales
para que contenga manual de procedimientos
para su departamento?
Evidentemente el de Admisiones y Matrícula
del estudiantes; Retiro de estudiantes de la
institución; el de ingreso de datos al archivo
maestro; Registro de calificaciones; Becas
estudiantiles; para elegir Abanderado,
portaestandarte y Escoltas; para cuando solicitan
evaluaciones adelantadas/atrasadas; entrega de
certificados, archivo de documentos; y,
comunicar sobre nuevas resoluciones,
disposiciones al personal.
10
¿Estaría dispuesta a proporcionar información,
paso a paso de las diferentes actividades que
realiza para ejecutar los procedimientos?
De mi parte, gustosa de dar dicha información.
11
Para que un manual de procedimientos
proporcione una información detallada y
veraz. ¿Considera usted que sería factible una
reunión con todo el personal que se involucra
en los procedimientos, para determinar
lineamientos y mejorar los mismos?
Totalmente de acuerdo: En la reunión todos
aportaríamos con ideas para mejorar las
actividades, con el fin de ejecutarlas de una
manera más rápida, haciendo que el usuario se
sienta satisfecho por la atención. Yo coordinaré
la reunión y le hago saber fecha y hora para
reunirnos.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Entrevista
56
2.3 Propuesta del investigador.
A continuación se presenta el modelo de la propuesta de ésta investigación basado al
modelo del autor Benjamín Franklin, al que además, se agregó el direccionamiento
estratégico, diagnóstico FODA y estructura organizacional para fortalecer el
Departamento de Secretaría, de la Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas”.
Figura N° 6. Modelo para desarrollar la propuesta (Manual de Procedimientos).
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez Fuente: FRANKLIN, 2009
2.3.1 Estructura del Manual de Procedimientos.
La estructura del presente manual se basó en el modelo presentado por el autor
Benjamín Franklin en su libro “Organización de Empresas”, siendo la siguiente:
a) Identificación.
b) Prólogo.
c) Índice o contenido.
d) Objetivos de los procedimientos.
e) Responsables.
Misión, Visión,
Filosofía y
Valores
Diagnóstico
FODA
Desarrollo del
Manual de
Procedimientos
Estructura
Organizacional
Presentación y
aprobación del
Manual de
Procedimientos
Reproducción del
Manual de
Procedimientos
Implantación del
Manual de
Procedimientos
Revisión y
actualización del
Manual de
Procedimientos
Indicadores
57
f) Políticas o normas de operación.
g) Procedimiento (Descripción de las operaciones).
h) Diagramas de flujo.
i) Formularios.
j) Instructivos.
k) Glosario de términos.
2.4 Conclusiones parciales del capítulo.
De acuerdo a los resultados obtenidos de las encuestas realizadas a los
representantes legales de los estudiantes, se llegó a la conclusión que el motivo
principal por el que optaron para que sus representados ingresen a la unidad
educativa, es para que reciban una excelente educación, seguida por la
infraestructura con la que cuenta la institución, así como también, se constató
falencia en los procesos para el periodo de matrículas, lo que ocasionaba
inconformidad por parte de los representante legales ya que esto generaba pérdida
de tiempo.
A más de esto, también se constató que algunos representantes legales de los
estudiantes, al acudir a la institución a realizar algún trámite de su representando, se
encuentran con la novedad que no hay lineamientos específicos a seguir para que
atiendan su requerimientos, generando inconformidad y evidenciando una vez más
el desconocimiento de las funciones que deben cumplir el personal que labora en el
área administrativa, y es por ello que se ve la necesidad de diseñar y establecer un
manual de procedimientos que norme el accionar de los colaboradores en el
desempeño de sus funciones.
Contar con unos manuales de procedimientos es importante ya que permite una
orientación y dirección óptima para brindar un buen servicio a los usuarios,
encaminándose hacia la satisfacción del cliente.
58
CAPÍTULO III
3 VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS.
3.1 Justificación.
La Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas”, es una Institución encargada
de ofrecer educación tanto a nivel primario como secundario, donde además se imparte
conocimientos, valores y costumbres, mediante la puesta en marcha de programas y
proyectos que permitan unos estudiantes preparados para afrontar su diario vivir una
vez concluido sus estudios escolares, es decir, contribuir a la formación de la cultura
ciudadana y a la convivencia dentro y fuera de Santo Domingo.
“Liceo de las Américas”, se avizora como una Institución totalmente reconocida por la
excelente educación académica y con ellos la determinación de generar cambios
encausados a mejorar la atención al usuario, por lo tanto constituye todo su personal la
carta de presentación, la misma que permitirá la permanencia y aceptación en el
mercado, ya que en la actualidad todas las organizaciones intervienen en un medio que
le impone cada vez mayores exigencias, por lo que deben estar constantemente
mejorando los procedimientos para lograr la satisfacción del cliente. Lo manifestado
justifica de manera práctica el desarrollo del presente trabajo de investigación.
Con el análisis e interpretación de los resultados obtenidos por medio de las diferentes
técnicas de investigación utilizadas, reflejaron el problema que tiene la empresa, como
son: Falencia en los procesos para el periodo de matrículas; no hay lineamientos
específicos a seguir para que atiendan los requerimientos del usuario, generando
inconformidad y evidenciando una vez más el desconocimiento de las funciones que
deben cumplir el personal que labora en el área administrativa.
Por tal razón, se propone el siguiente Manual de Procedimientos, justificado en el
Capítulo I - Marco Teórico, que permite obtener los lineamiento necesarios para su
elaboración y ejecución, ya que se convertirá en una herramientas de solución a los
59
problemas actuales y sobre todo será de gran ayuda ya que el usuario se verá
complacido en el momento en que se acerque al departamento de secretaría y constate
que se agilitan sus trámites de una manera rápida y óptima, constituyendo un referente
positivo para la institución.
3.2 Objetivo de la propuesta.
3.2.1 Objetivo General.
Mejorar la organización de tareas en el Departamento de Secretaria de la Unidad
Educativa Particular “Liceo de las Américas”, de la ciudad de Santo Domingo, a través
del diseño de un Manual de Procedimientos.
3.2.2 Objetivos Específicos.
Proponer Misión, Visión, Filosofía y Valores para el Departamento de
Secretaría.
Diagnosticar la situación actual del Departamento de Secretaría, a través del
Diagnóstico FODA.
Presentar la estructura organizacional de “Liceo de las Américas”.
Desarrollar la estructura del Manual de Procedimientos.
Presentar el Manual de Procedimientos para su respectiva aprobación.
Reproducir el Manual de Procedimientos.
Implantar el Manual de Procedimientos, previa su difusión.
Proceder a la revisión y actualización del manual.
Diseñar Indicadores de Control del Manual de Procedimientos.
60
3.3 Desarrollo de la propuesta.
1. Misión, Visión, Filosofía y Valores propuestas, para el departamento de
secretaría de la Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas”.
Figura N° 7. Misión, Visión, Filosofía y Valores de secretaría propuestas.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La investigación
2. Diagnóstico FODA del Departamento de Secretaría.
Tabla N° 18. Diagnóstico FODA del Departamento de Secretaría de L.D.A.
AMBIENTE INTERNO
AMBIENTE EXTERNO
FORTALEZAS
F1. Cuenta con recursos materiales y
tecnológicos propios.
F2. Existe espacio adecuado para una atención
personalizada con el usuario.
F3. Ejerce liderazgo y está comprometida con su
área de trabajo.
OPORTUNIDADES
O1. Excelente comunicación con el Distrito de
Educación.
O2. Apoyo de las autoridades de la institución,
para el desarrollo de sus funciones y/o actividades.
O3. Representantes legales de los estudiantes
tienen acceso a la plataforma virtual de la
institución.
Misión del departamento de secretaría propuesta.
Brindar apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la institución para la satisfacción del usuario.
Visión del Departamento de Secretaría propuesta.
Liderar nuevas propuestas de desarrollo y lograr la sistematización e integridad de los procesos para generar el cambio dentro de la institución, para la eficacia y eficiencia de los servicios que se brinda.
Filosofía del Departamento de Secretaría.
Mantener una adecuada organización, para cumplir con mayor agilidad los procedimientos, para la satisfacción del cliente.
Valores del Departamento de Secretaría.
Responsabilidad, Honestidad, Compromiso, Respeto, Actitud de servicio.
61
AMBIENTE INTERNO AMBIENTE EXTERNO
DEBILIDADES
D1. No cuenta con un Manual de Procedimientos.
D2. La plataforma virtual no ofrece todos los
aplicativos necesarios para ingresar o solicitar
información en el área administrativa.
D3. Rotación de personal, perjudica en la
coordinación entre los principales actores.
AMENAZAS
A1. Falta de una cultura de trabajo en conjunto y
de una estrategia de comunicación por parte de los
demás departamentos administrativos hacia el
cliente.
A2. Las autoridades ofertan muy pocas
capacitaciones.
A3. Falta de colaboración de los docentes en
hacer cumplir algunas disposiciones.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La investigación
3. Estructura Organizacional de la Unidad Educativa “Liceo de las Américas”.
Figura N° 8. Estructura organizacional de la Unidad Educativa “Liceo de las Américas”.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: U.E.P. “LICEO DE LAS AMÉRICAS”
62
4) Estructura del Manual de Procedimientos.
Tabla N° 19. Estructura del Manual de Procedimientos.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: U.E.P. “LICEO DE LAS AMÉRICAS”
5) Presentación del Manual de Procedimientos.
A continuación se procede a la presentación del Manual de Procedimientos para el
departamento de secretaría de la Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas”,
el mismo que contiene diez procedimientos:
63
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 001 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
M.V.G.R.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-001-2015
64
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 002 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
IDENTIFICACIÓN.
DATOS INFORMATIVOS:
Nombre de la institución: Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas”
Provincia: Santo Domingo de los Tsáchilas
Cantón: Santo Domingo
Ciudad: Santo Domingo
Parroquia: Bombolí
Distrito: 23DO2
Zona: 4
AMIE: 23H00314
Régimen: Costa
Orientación: Particular
Jornada: Matutina
Número de alumnos: 388 (2014-2015)
Dirección: Vía Chone. Km. 2, margen derecho
Teléfono: 02-3620-420
Correo electrónico: [email protected]
Página web: www.liceodelasamericas.edu.ec
Rector: MSc. Bolívar Chuquilla Aimacaña
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-002-2015
65
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 003 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Página: de
Fecha:
BASE LEGAL
La Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas” es una Institución
Educativa, debidamente legalizada, siendo sus propietarios y representantes
legales los cónyuges MSc. Bolívar Chuquilla Aimacaña y la MSc. Clemencia
Carrera Mejía, la misma que mediante Resolución No. 003-2014-EBS-MJA-
CZ4-DPNF, firmado por la Lic. Marlene Jaramillo A. Coordinadora de
Educación Zona 4, Manabí - Santo Domingo de los Tsáchilas, el 20 de marzo
de 2014, RESOLVIÓ:
AUTORIZAR A la Unidad Educativa Particular "Liceo de las Américas",
con código AMIE Nº. 23H00314, ubicada en la parroquia Bombolí, Cantón
Santo Domingo para ofertar los niveles de Preparatoria, Básica Elemental,
Básica Media y Básica Superior y Bachiller General Unificado en Ciencias,
Técnicos en las especialidades Contabilidad y Administración y Aplicaciones
Informáticas, en jornada matutina régimen costa a partir del periodo lectivo
2014-2015.
La Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas” está regida por el
siguiente marco legal:
Reglamento General a la Ley Orgánica de Educación Intercultural
LOEI.
Acuerdos Ministeriales.
Resoluciones Ministeriales.
Disposiciones Ministeriales.
Código de Convivencia.
Código de Trabajo.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-003-2015
66
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 004 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA
MISIÓN.
Brindar apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar
en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la institución para la
satisfacción del usuario.
VISIÓN.
Liderar nuevas propuestas de desarrollo y lograr la sistematización e
integridad de los procesos para generar el cambio dentro de la institución, para
la eficacia y eficiencia de los servicios que se brinda.
FILOSOFÍA DEL DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA.
Mantener una adecuada organización, para cumplir con mayor agilidad los
procedimientos, para la satisfacción del cliente.
VALORES.
Responsabilidad
Honestidad
Honradez
Respeto
Actitud de servicio
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-004-2015
67
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 005 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL
El organigrama institucional de la Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas”,
es el que se presenta a continuación.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-005-2015
68
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 006 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
PRÓLOGO
La Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas” ha estructurado un
“Manual de Procedimientos” como herramienta para el departamento de
secretaría, a través de un enfoque basado en procedimientos, que coadyuve a
mejorar la eficacia y eficiencia de la organización mediante una gestión
horizontal, que cruce las barreras entre las diferentes unidades funcionales para
unificar sus enfoques hacia los objetivos y metas de la institución.
El manual constituye un documento guía para el uso y aplicación de lo aquí
descrito, en beneficio de los procesos administrativos, buscando actuar de modo
que las operaciones de naturaleza repetitiva se realicen siempre del mismo modo,
para:
Asegurar el respeto de las normas del área.
Reducir el tiempo en los procesos.
Reducir errores operativos.
De esta forma, pretende ser una guía para el personal que interviene en cada
proceso, mismo que enseña los procedimientos a seguir.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-006-2015
69
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 007 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
ÍNDICE
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-007-2015
63
64
65
66
67
68
69
73
73
74
74
74
75
75
75
77
78
78
78
81
83
86
91
70
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 008 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
ÍNDICE
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-008-2015
93
94
94
94
96
98
102
105
106
107
107
107
109
111
119
121
122
122
122
122
123
125
127
131
71
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 009 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
ÍNDICE.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-009-2015
133
134
134
134
135
136
138
142
144
145
145
145
147
149
152
159
162
163
163
163
164
165
168
170
171
172
172
72
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 010 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Página: de
Fecha:
ÍNDICE
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-010-2015
172
173
174
176
181
182
183
183
183
184
185
186
189
190
191
191
191
192
193
194
196
73
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 011 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Documentar los procedimientos administrativos que normen y orienten
el accionar del Departamento de Secretaría en miras de brindar un
servicio de calidad y con calidez a nuestros usuarios.
Guiar en forma operativa y práctica el control y seguimiento de las
actividades en el Departamento de Secretaria con los diferentes
departamentos de la Unidad Educativa, para mejorar la gestión
administrativa y optimización de recursos.
Traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones en acciones
específicas para elevar la productividad, mejorar la coordinación, agilizar
el trabajo y homogenizar el conocimiento de la dinámica y componentes
organizacionales.
RESPONSABLES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El presente manual de procedimientos será presentado a rectorado
conjuntamente con vicerrectorado de la Unidad Educativa Particular “Liceo
de las Américas” ya que serán los responsables directos de la revisión, ajustes
y/o aceptación del presente documento, para su posterior socialización e
implantación.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-011-2015
74
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 012 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN.
El personal de los diferentes departamentos que intervienen en los procesos
detallados, tiene que cumplir y hacer cumplir los lineamientos a seguir, para
que se realicen de una forma eficiente los procesos.
PROCEDIMIENTOS
(DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES).
En éste apartado se presenta de forma secuencial cada una de las operaciones
a realizarse dentro de un procedimiento, explicando cada paso en qué
consiste, cuándo, cómo, con qué, dónde y en qué tiempo se llevan a cabo.
DIAGRAMA DE FLUJO.
Es la representación gráfica de la secuencia de los procedimientos o
actividades que conforman el presente manual de procedimientos.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-012-2015
75
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 013 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
FORMULARIOS.
Los formularios constituyen la plantilla, siendo éstos, formatos en físico,
información en la plataforma virtual o en la página web side de la Unidad
Educativa Particular “Liceo de las Américas” donde se procede a ingresar la
información solicitada de manera adecuada y respondiendo a los requerimientos
del formulario.
INSTRUCTIVOS.
Los instructivos son escritos donde se detallan una serie de explicaciones para el
manejo o ejecución del presente manual de procedimientos.
GLOSARIO DE TÉRMINOS.
En el glosario de términos, se describe y amplía el conocimiento de palabras
técnicas utilizadas en el desarrollo del presente manual de procedimientos, a fin de
ilustrar al lector en su significado:
AMIE: Archivo Maestro de Instituciones Educativas.
CONSIGNAR: Señalar o poner por escrito una cosa para dejar constancia de ella,
generalmente de manera formal o legal.
ESTRUCTURA ORGÁNICA: Es el conjunto de áreas y unidades organizaciones
interrelacionadas entre sí, a través de canales de comunicación, instancias de
coordinación interna y procesos establecidos por una entidad para cumplir con sus
objetivos.
EXPEDIENTE ACADÉMICO: Son todos los archivos, documentos,
calificaciones legalizados de todos los años escolares obtenidos por el estudiantes.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-013-2015
76
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 014 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
GLOSARIO DE TÉRMINOS
FILOSOFÍA ORGANIZACIONAL: Es el conjunto de postulados, valores,
creencias y compromisos, que orientan la vida de la organización.
LEGALIZAR: Es el reconocimiento de la firma de la autoridad competente que
autentica un documento.
LOEI: Ley Orgánica de Educación Intercultural.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Son documentos que contienen en forma
sistemática, información acerca de la organización de la empresa.
MINEDU: Ministerio de Educación.
MISIÓN: Trabajo específico que debe cumplir una persona, grupo u organización.
MSc: Máster en Ciencias.
OPERACIÓN O ACTIVIDAD: Es un conjunto de tareas establecidas de manera
sistemática, para el logro de los objetivos de un área o unidad.
ORGANIZAR: Disponer de una conjunto de personas y medios para un fin
determinado.
VISIÓN: Es la proyección futura que se pretende dar a la organización, es lo que se
quiere llegar a ser en el futuro.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-014-2015
77
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 015 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
PROCEDIMIENTO N° 1
ADMISIÓN
Y
MATRÍCULA DEL ESTUDIANTE
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-015-2015
78
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 016 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
PROCEDIMIENTO N° 1: ADMISIÓN Y MATRÍCULA DEL ESTUDIANTE.
Objetivo del procedimiento:
Permitir a todos los aspirantes, conocer los requisitos, para proceder a la admisión y
posterior matrícula que es el registro mediante el cual se legaliza el ingreso y
la permanencia del estudiante en la Institución durante un año lectivo.
Responsable:
Rector, Secretaría, Vicerrectorado, Colecturía y SAFIKE.
Políticas o normas de operación:
Crear la página web de la Institución, para conocimiento general, indicando
fechas de Admisión; Matrículas y requisitos, previa autorización de la Dirección
Distrital.
Los/as aspirantes deberán ingresar toda la información solicitada a la página
web, así como también realizar y presentar el pago de Derecho de Admisión y
Certificados de Aprovechamiento, Comportamiento y Asistencia. (Únicamente
se admitirán a los que tengan calificaciones: mínimo 7,5/10 y B,
respectivamente).
El/la aspirante, deberá presentarse el día y hora establecido, a rendir el examen
de admisión.
Los pagos de Matrículas y Pensiones, deberá realizarlos por medio de:
Transferencias bancarias, depósitos bancarios, cheque a la fecha y/o tarjetas de
crédito. No se aceptan pagos en efectivo dentro de la Institución.
Una vez aprobado el examen de admisión, el/la aspirante en el periodo de
matrículas, deberá presentar y/o cumplir con los siguientes requisitos:
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-016-2015
79
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 017 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
PROCEDIMIENTO N° 1: ADMISIÓN Y MATRÍCULA DEL ESTUDIANTE.
PRIMER AÑO DE EDUCACIÓN GENERAL BÁSICA.- Tener al
menos cinco (5) años de edad cumplidos hasta 120 días después de inicio
de clases. No es requisito que el/la aspirante haya aprobado Educación
Inicial de 3 años y 4 años;
SEGUNDO AÑO DE EDUCACIÓN GENERAL BÁSICA.- Presentar el
Boletín de Calificaciones en el que consta que es promovido al año inmediato
superior;
TERCER AÑO DE EDUCACIÓN GENERAL BÁSICA HASTA TERCER
AÑO DE BACHILLERATO GENERAL UNIFICADO.- Presentar el
expediente académico el mismo que contendrá Boletines de Calificación o
Certificados de Promoción Legalizados, así como también Certificados de
Matrículas de los años anteriores. En el caso de los aspirantes que hayan
terminado el 7° y 10° año EGB., en los años lectivos 2010-2011 verificar que
cuenten con el Certificado de Terminación de Séptimo de Educación General
Básica y Diploma de haber terminado la Educación General Básica,
respectivamente.
En el caso de los /las aspirantes para segundo y tercer año de Bachillerato
General Unificado, además deberán presentar los Certificados de haber realizado
las 120 y 80 horas de Participación Estudiantil, respectivamente, debidamente
legalizados.
Adicionalmente deberán presentar: 2 fotos tamaño carnet del/la estudiante, una
foto tamaño carnet del/la representante legal y el pago de la matrícula más el
valor de la primera pensión (1/10), y por último el/la Representante Legal deberá
firmar una Acta de Compromiso.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-017-2015
80
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 018 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
PROCEDIMIENTO N° 1: ADMISIÓN Y MATRÍCULA DEL ESTUDIANTE.
Una vez matriculado/a el/la nuevo/a estudiante y decidiera retirarse de la
Institución, únicamente se le devolverá el valor de la pensión siempre y cuando
no haya iniciado las clases.
En el caso de aspirantes extranjeros, se emitirá un Certificado de Cupo dirigido
al Director Distrital para que el/la Representante Legal del Estudiante lo presente
conjuntamente con los documentos de estudios del otro país, autoridad que
emitirá Autorización de Matrícula Provisional hasta que revisen la
documentación y extiendan la Resolución de Matrícula Definitiva.
Los/las Representantes Legales del Estudiante que hayan decidido que su
representado/a no continúe sus estudios en la Institución, deberán comunicarlo a
la autoridad del establecimiento y ésta, a su vez, al Nivel Distrital
correspondiente.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-018-2015
81
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 019 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
PROCEDIMIENTO N° 1: ADMISIÓN Y MATRÍCULA DEL ESTUDIANTE.
Procedimiento: DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES.
No.
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMULARIO
1 Inicio
2
Recepción de información para el proceso de Matrículas.
El Distrito de Educación 2, emitirá información para el proceso de matrículas, vía e-mail.
- Dirección Distrital 2.
- Secretaria.
Resolución Ministerial.
3
Verificación de Disponibilidad de cupos por grado/cursos.
Verificar número de estudiantes existentes por grado/curso, para proceder al proceso de admisión.
- Rectorado. - Vicerrectorado - Secretaría.
Nómina de estudiantes por grado/curso.
4
Publicación en la página web, redes sociales y cartelera de la Institución: Proceso para Admisiones y Matrículas.
Poner en conocimiento público: Solicitud de Admisiones, requisitos y fechas para el periodo de Matrículas.
- Secretaría. - Rectorado. - Técnicos
SAFIKE.
Solicitud de Admisión y Matrículas. (Página web, redes sociales).
5 Admisiones.
Se reservará cupo a los/las aspirantes que entreguen los requisitos solicitados, previa cancelación del Derecho de Admisión y se emitirá el Certificado de Pre-Admitidos.
- Colecturía. - Secretaría.
Página web Factura Comprobante de Admisión.
6 Examen de Admisión.
Los/las aspirantes deberán presentarse obligatoriamente el día y hora establecido para rendir el examen de admisión., previa presentación de cédula original.
- Secretaría. - Tutores.
Nómina de Pre-Admitidos. Examen de Admisión.
7 Calificación de los Exámenes de Admisión.
Se procederá a la revisión y calificación de los exámenes de admisión.
- Tutores.
Exámenes de Admisión, calificados.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-019-2015
82
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 020 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
PROCEDIMIENTO N° 1: ADMISIÓN Y MATRÍCULA DEL ESTUDIANTE.
Procedimiento: DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES.
No
. ACTIVIDADE
S DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMULARIO
8
Entrega-Recepción de Exámenes de Admisión y Publicación de Estudiantes Admitidos.
Los docentes entregaran en Secretaría los exámenes de admisión y se procederá a la elaboración de “Nómina de Admitidos” (Quienes tengan calificación = o > de 7,5/10), previa autorización de Rectorado.
- Secretaría. - Tutores - Rectorado.
Nómina de Estudiantes Admitidos.
9 Elaboración de Certificado de Cupo.
Se elabora el Certificado de Cupo, para que soliciten el expediente Académico en la otra institución.
- Secretaría.
Certificado de Cupo.
10 Periodo de Matrícula.
Se procede a la revisión del expediente académico, verificación de datos y emitir Acta de Compromiso para que firme el/la Representante Legal tanto de estudiantes L.D.A. como nuevos; entrega del Comprobante de Matricula y emisión del Certificado de Matrícula, Previa cancelación de Matrícula y Pensión 1/10.
- Colecturía. - Secretaria - SAFIKE.
Acta de Compromiso. Certificado y Comprobante de Matrícula.
11 Nómina de Matriculados.
La plataforma virtual SEDI, automáticamente genera la lista de estudiantes por grado/curso.
- Secretaria.
Nómina de estudiantes.
12 Archivo. Se procederá a archivar los expedientes académicos
- Secretaria.
13 Fin.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-020-2015
83
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 021 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
PROCEDIMIENTO N° 1: ADMISIÓN Y MATRÍCULA DEL ESTUDIANTE.
Diagrama de flujo:
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-021-2015
84
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 022 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
PROCEDIMIENTO N° 1: ADMISIÓN Y MATRÍCULA DEL ESTUDIANTE
Diagrama de flujo:
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-022-2015
85
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 023 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
PROCEDIMIENTO N° 1: ADMISIÓN Y MATRÍCULA DEL ESTUDIANTE.
Diagrama de Flujo.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-023-2015
86
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 024 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
PROCEDIMIENTO N° 1: ADMISIÓN Y MATRÍCULA DEL ESTUDIANTE.
Formularios: ANUNCIO PUBLICITARIO EN LA PÁGINA WEB
INSTITUCIONAL.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-024-2015
87
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 025 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
PROCEDIMIENTO N° 1: ADMISIÓN Y MATRÍCULA DEL ESTUDIANTE.
Formularios: SOLICITUD VIRTUAL.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-025-2015
SOLICITUD 2
88
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 026 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
PROCEDIMIENTO N° 1: ADMISIÓN Y MATRÍCULA DEL ESTUDIANTE.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-026-2015
89
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 027 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página De
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 1: ADMISIÓN MATRÍCULA DEL ESTUDIANTE.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-027-2015
90
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 028 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 1: ADMISIÓN Y MATRÍCULA DEL ESTUDIANTE.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-028-2015
9A
91
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 029 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
PROCEDIMIENTO N° 1: ADMISIÓN Y MATRÍCULA DEL ESTUDIANTE.
Instructivo:
No. TÍTULO QUE IDENTIFICA
RESPONSABLE
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO
1
Anuncio Publicitario en la Página web de la institución.
Estudiantes L.D.A. y aspirantes.
Ingresar al link www.liceodelasamericas.edu.ec donde podrán obtener toda la información requerida para admisiones y matrículas. La página estará habilitada en: enero y febrero.
1B
1C
2 Solicitud virtual
Aspirantes.
Deberán llenar la solicitud.
2A Subir foto. Aspirantes.
Deberán subir una foto tamaño carnet, actualizada.
2B Datos personales.
Aspirantes.
Proporcionarán todos los datos solicitados.
2C Año al que aplica.
Aspirantes.
Deberá hacer clic, en el grado/curso al que está aplicando. En el caso que no haya cupo para dicho grado/curso, quedará almacenada la información para confirmar disponibilidad una vez terminado el periodo de matrículas. (Deberá presentarse a rendir el examen de admisión).
2D
Guardar
Aspirantes
Procederán guardar la información proporcionada y deberán presentarse en los días y horas establecidos para proceder a la inscripción de admisión conjuntamente con todos los requisitos solicitados.
3 Plataforma virtual SEDI
Secretaría
Para proceder a la inscripción de los pre-admitidos, deberá receptar los documentos solicitados a los aspirantes, confirmar que consten en la plataforma (que hayan ingresado a la página web institucional), así como también el que hayan consignado el valor del derecho de admisión en Colecturía.
}
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-029-2015
92
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 030 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página: de
Fecha:
PROCEDIMIENTO N° 1: ADMISIÓN Y MATRÍCULA DEL ESTUDIANTE.
Instructivo:
NO. TÍTULO QUE IDENTIFICA
RESPONSABLE
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO
3A Guardar.
Secretaría.
Procederá a guardar la información para confirmar la inscripción de pre-admitidos.
4
Comprobante de pre-admisión
Secretaría.
Automáticamente imprimirá el “comprobante de pre-admisión”, el mismo que se entregará al aspirante, en el cual consta los datos personales, dirección, grado/curso.
5 Certificado de cupo.
Secretaría Representante legal.
Una vez aprobado el examen de admisión, se procederá a elaborar el “certificado de cupo” para que sea entregado por el representante legal a la institución saliente y le otorguen el expediente académico.
6 Acta de compromiso.
Secretaría Colecturía Aspirante y Representante Legal.
Los aspirantes y estudiantes L.D.A., deberán asistir el día y hora que se establezca para el periodo de matrículas y una vez receptado y revisado el expediente académico y demás requisitos (cancelación de matrícula y pensión), el aspirante conjuntamente con el representante legal deberán firmar el “Acta de Compromiso” y se procederá a legalizar la matrícula emitiendo el respectivo “Certificado y Comprobante de Matrículas”, el mismo que contendrá: usuario y contraseña para que ingrese a la plataforma virtual.
7 Certificado de Matrícula.
8 Comprobante de matrícula.
9 Ingreso a la plataforma virtual.
Estudiante Representante legal.
El estudiante y/ o representante legal ingresará a la plataforma virtual con el siguiente link sedi.lda.edu.ec
9A Usuario y contraseña.
Estudiante Representante Legal
Para poder visualizar todos la información en la plataforma virtual (horarios de clases, horarios de exámenes, calificaciones por parciales, calificaciones por materias, asistencia, atrasos. .etc.) Tendrá que ingresar el usuario y contraseña que se le proporcionó en el comprobante de matrícula. (La contraseña tendrá que cambiarla).
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-030-2015
93
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 031 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 2
BECAS ESTUDIANTILES
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-031-2015
94
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 032 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 2: BECAS ESTUDIANTILES.
Objetivo del procedimiento:
Motivar a los estudiantes, que mediante su esfuerzo, rendimiento académico o su
desempeño en alguna disciplina deportiva y que cumpla con todas las normativas
de la Institución, se beneficien de una Beca Estudiantil, misma que la conservarán
año a año siempre y cuando se mantengan en estándares establecidos. Se becará a
los estudiantes que permanezcan en la institución como mínimo desde el año
anterior.
Responsables:
Secretaría, Rectorado, Inspección General, Colecturía.
Políticas o normas de operación:
Una vez finalizado el año lectivo, el Departamento de Secretaría, emitirá a
Rectorado una Nómina de Aprovechamiento de los estudiantes desde 2do.
año de Educación General Básica hasta 2do. año de Bachillerato General
Unificado que hayan obtenido un promedio final de 8,6/10 en adelante.
Inspección General emitirá a Rectorado un Informe de Comportamiento de
los estudiantes nominados.
El/la estudiante nominada tiene que estar al día en las pensiones, para aplicar
a la Beca Estudiantil.
Rectorado revisará, analizará los informes tanto de Secretaría, Inspección
General y Colecturía y autorizará al Departamento de Colecturía para que
realice los respectivos descuentos del: 50% a estudiantes que hayan obtenido
en Aprovechamiento, un promedio final de 8,60/10 hasta 9,25/10; a hijos de
docentes y/o personal administrativo y a deportistas destacados; y, el 100%
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-032-2015
95
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 033 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 2: BECAS ESTUDIANTILES.
de descuento para los estudiantes que hayan obtenido en Aprovechamiento un
promedio final de 9,26/10 en adelante. El estudiante debe tener en
comportamiento una calificación mínima de B (SATISFACTORIO).
El/la estudiante nominada tiene que estar al día en las pensiones, para aplicar
a la Beca Estudiantil.
Rectorado revisará, analizará los informes tanto de Secretaría, Inspección
General y Colecturía y autorizará al Departamento de Colecturía para que
realice los respectivos descuentos del: 50% a estudiantes que hayan obtenido
en Aprovechamiento, un promedio final de 8,60/10 hasta 9,25/10; a hijos de
docentes y/o personal administrativo y a deportistas destacados; y, el 100%
de descuento para los estudiantes que hayan obtenido en Aprovechamiento un
promedio final de 9,26/10 en adelante. El estudiante debe tener en
comportamiento una calificación mínima de B (SATISFACTORIO).
Los estudiantes becados para conservar la Beca Estudiantil, deben cumplir
con todas las normativas de la Institución, así como mantener o mejorar los
promedios establecidos.
El porcentaje de la Beca Estudiantil se aplicará únicamente a las pensiones a
partir del siguiente año lectivo.
Secretaría emitirá el Informe de Becas Estudiantiles a la Dirección Distrital
para conocimiento y aprobación.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-033-2015
96
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 034 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 2: BECAS ESTUDIANTILES.
Procedimiento:
No.
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMULARIO
1 Inicio.
2
Elaboración de Nómina de Aprovechamiento de estudiantes por grados/cursos, desde 2do. EBG a 2do. BGU.
Imprimirá nóminas de mejores promedios en Aprovechamiento del año lectivo anterior en la institución y elaborará nómina con promedios de 8,6/10 en adelante.
- Secretaría.
Nómina de “Cuadro mejores promedios de aprovechamiento “por grado/curso.
3
Verificar si son hijos del personal docente o administrativo de la Institución o SON deportista destacado.
Emitirá un informe con la nómina de los hijos del personal instituciones o que pertenezcan a alguna disciplina deportiva como deportista destacado.
- Secretaría.
“Nómina de estudiantes (hijos docentes, personal administrativo y deportistas destacados”.
4 Revisión de “Expediente Académico”.
Emitirá un informe indicando si el Expediente Académico de los estudiantes nominados, tiene todos los documentos completos.
- Secretaría.
Informe de Expediente Académico completo.
5 Elaboración de Informe de Comportamiento.
Emitirá un informe de Comportamiento de todos los estudiantes nominados, para que sea verificado y analizado por Rectorado.
- Inspección General.
Nómina de Comportamiento.
6 Elaboración de informe de Pagos de Pensiones.
Emitirá un Informe de Pagos de Pensiones de los estudiantes nominados, para que sea verificado y revisado por Rectorado.
- Colecturía.
Informe de Pagos de Pensiones.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-034-2015
97
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 035 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 2: BECAS ESTUDIANTILES.
Procedimiento:
No. ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMULARIO
7
Revisión, verificación de Nómina de posibles becados y confirma Informe definitivo.
Verificará que los/las nominados/das hayan cumplidos con las normativas de la Institución para que se hagan acreedores a la Beca Estudiantil y designará la nómina definitiva de becados.
- Rectorado
Nómina de becados.
8
Recepción de Nómina de Becados y disposiciones de porcentajes de descuentos.
Procederá a realizar el ingreso al sistema contable, los respectivos descuentos a los estudiantes becados.
- Colecturía
Nómina de becados. Sistema contable.
9
Elaboración de Oficios de reconocimiento y felicitaciones a los estudiantes becados.
Emitirá oficios de reconocimiento y felicitaciones por la Beca Estudiantil a los estudiantes becados.
- Secretaría
Oficios de reconocimiento y felicitaciones.
10 Emitir “Informe de Becas Estudiantiles”.
Presentar el “Informe de Becas Estudiantiles” en la Dirección Distrital, para su aprobación.
- Secretaría
Informe de Becas Estudiantiles.
11 Archivo.
Procederá a archivar la Nómina de Becados para comparar con el Aprovechamiento al término del Año Lectivo.
- Secretaría
Expediente Académico Certificado de Matrícula Carta de Compromiso.
12 Fin.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-035-2015
98
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 036 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 2: BECAS ESTUDIANTILES.
Diagrama de flujo:
Elaboró:
Verónica Gonzaga R.
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-036-2015
99
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 037 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página De
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 2: BECAS ESTUDIANTILES.
Diagrama de flujo:
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-037-2015
100
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 038 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 2: BECAS ESTUDIANTILES.
Diagramas de flujo:
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-038-2015
101
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 039 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 2: BECAS ESTUDIANTILES.
Diagramas de flujo:
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-039-2015
102
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 040 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página De
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 2: BECAS ESTUDIANTILES.
Formularios: INGRESO A LA PLATAFORMA VIRTUAL INSTITUCIONAL.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-040-2015
103
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 041 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 2: BECAS ESTUDIANTILES.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-041-2015
104
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 042 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 2: BECAS ESTUDIANTILES.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-042-2015
105
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 043 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 2: BECAS ESTUDIANTILES.
Instrucciones:
No. TÍTULO QUE IDENTIFICA
RESPONSABLE INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO
1
Ingreso a la plataforma virtual institucional.
Secretaría.
Ingresar al link www.liceodelasamericas.edu.ec Una vez ingresado el usuario y contraseña personal, podrá visualizar todas las aplicaciones que ofrece el sistema.
1A Mejores alumnos.
Secretaria.
La opción “MEJORES ALUMNOS” le permitirá escoger el grado/curso para visualizar los mejores promedios en aprovechamiento de cada uno de los estudiantes.
Los mejores promedios que se tomaran en consideración para las Becas Estudiantiles son:
8,60/10 hasta 9,25/10 para la Beca del 50% 9,26/10 hasta 10/10 para la Beca del 100%
Previo cumplimiento de demás requisitos.
1B Seleccionar grado/curso.
2 Cuadro de Mejores Promedios.
3
Nómina de posibles becados.
Secretaría.
Emitirá un informe con la nómina de los estudiantes de 2do. EGB a 2do. BGU., que: Tengan como promedio en aprovechamiento = o > de 8,60/10; sean hijos del personal y de los deportistas destacados y las respectivas novedades en el caso que el expediente académico este incompleto.
3A
3B Inspección General.
Emitirá un informe del promedio final de Comportamiento.
3C
Colecturía.
Emitirá un informe con las novedades de pagos de pensiones.
4
Autorización de Becas Estudiantiles.
Rectorado.
Procederá a revisar, verificar los informes presentados y otorgará las becas estudiantiles, a aquellos que cumplan con los requisitos y autorizará para que procedan con los procesos correspondientes a Colecturía y Secretaría.
5
Oficios de reconocimiento a los estudiantes becados.
Secretaría.
Una vez autorizado por Rectorado la Nómina de Becados, deberá elaborar los oficios de reconocimiento para emitir a los estudiantes becados, previa firma de Rectorado.
6
Oficio al Distrito de Educación 02.
Secretaría.
Elabora y emite oficio al Distrito de Educación 02, poniendo en conocimiento la Nómina de Becados, con los respectivos porcentajes, previa firma de Rectorado.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-043-2015
106
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 044 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 3
REGISTRO
DE
CALIFICACIONES
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-044-2015
107
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 045 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 3: REGISTRO DE CALIFICACIONES.
Objetivo del procedimiento:
Contar con un sistema que permita registrar, visualizar, actualizar y consultar
información que sea confiable, segura y que cubra las necesidades de los
usuarios internos y externos.
Responsable:
Rectorado, Secretaría, Colecturía, Tutores, Jefe de Sistemas.
Políticas o normas de operación:
Los/as estudiantes están en la obligación de asistir a clases en los horarios
establecidos y cumplir con todos los deberes y obligaciones estudiantiles.
Los/as tutores/as de la Institución tienen la obligación de consignar las
calificaciones del/la estudiante en el sistema.
En el caso de que el/la estudiante no haya presentado deberes, trabajos,
lecciones o exámenes, el docente podrá receptar dichas actividades previa
justificación y aceptación por parte de Inspección General y Rectorado.
Una vez que la plataforma virtual quede inhabilitado para el ingreso de
calificaciones, el/la tutor/a, y en el caso de requerir rectificación o ingreso de
calificaciones deberá presentar la respectiva “Solicitud de Ingreso y/o
rectificación de Calificaciones” en Secretaría, previa autorización de
Rectorado.
Se realizará la impresión y emisión de “Informes de Calificaciones” a los
estudiantes que se encuentren al día a sus pagos de pensiones.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-045-2015
108
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 046 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 3: REGISTRO DE CALIFICACIONES.
En el caso de que el/la Representantes Legales de los estudiantes no se
encuentre al día en sus obligaciones financieras, el Departamento de
Colecturía procederá a “Bloquear” la plataforma virtual institucional.
Si el/la Representante Legal del estudiante requiera de otro Informe de
Calificaciones, éste será proporcionado por el Departamento de Secretaría
previa presentación de pago de “Solicitud de Derecho” realizado en el
Departamento de Colecturía.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-046-2015
109
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 047 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 3: REGISTRO DE CALIFICACIONES.
Procedimiento:
No. ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMULARIO
1 Inicio.
2
Ingresar a la plataforma virtual institucional
Una vez que ingrese al link www.liceodelasamericas.edu.ec y el usuario y contraseña se habilitará la plataforma virtual y procederá a ingresar las calificaciones (TAI, L, AGC, AIC) y asistencia diariamente de los estudiantes, mismos que podrán ser visualizados por los Representantes Legales de los estudiantes y/o Padres de Familia.
- Tutores.
Plataforma virtual
3
Ingresar Calificaciones a la plataforma virtual
Reporte de Calificaciones en físico.
4
Comunicar a tutores, último día de acceso a la plataforma virtual.
Enviar vía e-mail comunicado a los tutores, indicando hasta cuando pueden ingresar las calificaciones a la plataforma virtual, para iniciar el siguiente parcial o quimestre.
- Secretaría. - Tutores.
Comunicado – correo electrónico.
5
Verificación de Calificaciones en la plataforma virtual
Verificar que estén ingresadas todas las calificaciones de los estudiantes en la Plataforma, de no estar, poner en conocimiento a Vicerrectorado, emitir el llamado de atención a los tutores; y, realizar el respectivo seguimiento de las novedades.
- Secretaría.
Plataforma virtual.
6
Emitir informe del porqué calificaciones tardías.
Emitir informe, indicando del porqué no están consignadas todas las calificaciones en la plataforma y solicitar le sea habilitada la plataforma virtual al tutor para que consigne las calificaciones faltantes, mismo que lo realizará el Jefe de Sistemas previa autorización de Vicerrectorado.
- Tutores - Rectorado. - Jefe de
Sistemas
Informe “Novedades del porqué calificaciones tardías”.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-047-2015
110
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 048 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 3: REGISTRO DE CALIFICACIONES.
Procedimiento:
No.
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSAB
LE FORMULARIO
7 Ingresar calificaciones.
Proceder a consignar las calificaciones faltantes. - Tutores.
Plataforma virtual.
8
Solicitar “Ingreso y/o Rectificación de Calificaciones”.
Presentar la “Solicitud de Ingreso y/o Rectificación de Calificaciones” una vez que este inhabilitada la plataforma virtual en Secretaría, quién ingresará las calificaciones previa autorización de Rectorado.
- Tutores. - Rectorado. - Secretaría.
Solicitud de Ingreso y/o Rectificación de Calificaciones. Plataforma virtual.
9 Bloquear Plataforma Virtual.
Procederán Secretaría y Colecturía “bloquear” la plataforma virtual de los estudiantes que se encuentren pendiente por completar el Expediente Académico y/o se encuentren impagos en las pensiones, respectivamente.
- Secretaría. - Colecturía.
Nómina de novedades.
10
Habilitar plataforma virtual previa cancelación de pensiones.
Una vez que proceda a cancelar las pensiones el Representante Legal en Colecturía, ésta procederá habilitar la plataforma virtual y entregará el “Informe de Calificaciones”.
- Colecturía. Cancelación de pensiones.
11
Habilitar Plataforma Virtual, si completa el Expediente Académico.
Una vez que el Representante Legal proceda entregar los documentos faltantes de su representado en Secretaría, ésta procederá habilitar la plataforma virtual y entregará el “Informe de Calificaciones”.
- Secretaría.
Expediente Académico.
12 Archivar. Archivará toda la documentación.
- Secretaría. Varios.
13 Fin.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-048-2015
111
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 049 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 3: REGISTRO DE CALIFICACIONES.
Diagrama de Flujo:
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-049-2015
112
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 050 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 3: REGISTRO DE CALIFICACIONES.
Diagrama de Flujo:
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-050-2015
113
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 051 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 3: REGISTRO DE CALIFICACIONES.
Diagrama de Flujo:
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-051-2015
114
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 052 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 3: REGISTRO DE CALIFICACIONES.
Diagrama de Flujo:
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-052-2015
115
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 053 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 3: REGISTRO DE CALIFICACIONES.
Formularios: TUTORES INGRESAN A LA PLATAFORMA VIRTUAL
Formulario: COMUNICADO VÍA E-MAIL A LOS TUTORES.
ASUNTO: FECHA PARA INGRESO DE NOTAS
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-053-2015
1
1A
2
3
116
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 054 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 3: REGISTRO DE CALIFICACIONES.
Formularios: SECRETARÍA INGRESA A LA PLATAFORMA VIRTUAL.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-054-2015
117
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 055 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 3: REGISTRO DE CALIFICACIONES.
Formulario: COMUNICADO VÍA E-MAIL.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-055-2015
118
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 056 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 3: REGISTRO DE CALIFICACIONES.
Formularios: BLOQUEAR PLATAFORMA VIRTUAL.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-056-2015
6
BLOQUEADO POR NO
PRESENTAR LA
SIGUIENTE
DOCUMENTACIÓN:
…………….
……..
ATT. SECRETARÍA
6A
BLOQUEADO POR NO
CANCELAR PENSIÓN
DEL MES DE:
…….…
ATT. COLECTURÍA
6B
119
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 057 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 3: REGISTRO DE CALIFICACIONES.
Instructivo:
No. TÍTULO QUE IDENTIFICA
RESPONS
ABLE INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO
1 Ingreso a la plataforma virtual institucional.
Tutores.
Ingresar al link sedi.lda.edu.ec Con el usuario y contraseña personal, los tutores podrán consignar las calificaciones de los estudiantes a la plataforma virtual tanto de aprovechamiento como de asistencia, diariamente, por parciales.
1A Ingreso de Usuario y Contraseña.
2 Comunicado vía e-mails.
Secretaría. Tutores.
Una vez finalizado cada parcial, Secretaría enviará vía e-mail a los tutores indicando fecha tope para ingreso de las calificaciones de ese parcial, una vez finalizado el parcial quedará inhabilitado y automáticamente se habilitará para el parcial siguiente.
3 Secretaría ingresa a la plataforma virtual institucional.
Secretaría.
Ingresar al link: sedi.lda.edu.ec Con el usuario y contraseña personal, podrá ingresar al sistema y verificar si todas las calificaciones de los estudiantes están consignadas, para lo cual tendrá que realizar el siguiente procedimiento:
3A Opción: Académico. Al hacer clic en la opción ACADÉMICO automáticamente tendrá de escoger GRADO/CURSO al que quiere consultar.
3B Opción: Grado.
3C
Opción: Materia. A continuación deberá escoger la MATERIA para proceder a selección el QUIMESTRE seguido el PARCIAL a consultar.
3D
Opción: Parcial.
3E
Visualizar calificaciones.
Una vez visualizado el grado/curso, podrá verificar si están ingresadas todas las calificaciones de los estudiantes. En el caso que no estén ingresadas, procederá a emitir un Informe de “Nómina de tutores que no consignan calificaciones” a Vicerrectorado y Rectorado.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-057-2015
120
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 058 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 3: REGISTRO DE CALIFICACIONES.
Instructivo:
No. TÍTULO QUE IDENTIFICA
RESPONSABLE INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO
4
Comunicado vía e-mail.
Secretaría.
Enviará vía e-mail a los tutores un comunicado indicando “Llamado de atención”, previa autorización de Rectorado.
5
Solicitud de Ingreso/Rectificación de Notas.
Tutor. Secretaría.
Presentará “Solicitud de Ingreso/Rectificación de Calificaciones” en Secretaría, quien a su vez procederá a ingresar las calificaciones a la plataforma virtual, previa autorización de Rectorado.
6
Bloquear plataforma virtual.
Secretaría Representante Legal/Estudiante.
Una vez finalizado cada parcial: Secretaría verificará si los estudiantes tienen pendiente completar el Expediente Académico por lo que procederá a BLOQUEAR la plataforma virtual hasta que presenten los mismos. Colecturía procederá a BLOQUEAR la plataforma virtual a los estudiantes que están pendientes pagos de pensiones.
6A
Colecturía Representante Legal/Estudiante.
6B
Habilitar plataforma virtual.
Representante Legal/ Estudiante. Secretaria. Colecturía.
Una vez que el Representante Legal presente los documentos faltantes en el Expediente Académico y/o cancele las pensiones pendientes, tanto Secretaría como Colecturía procederán a habilitar la plataforma de dichos estudiantes y podrán visualizar toda la información de sus representados.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-058-2015
121
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 059 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 4
EVALUACIONES
ADELANTADAS / ATRASADAS
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-059-2015
122
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 060 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 4: EVALUACIONES ADELANTADAS /
ATRASADAS.
Objetivo del procedimiento:
Permitir que el estudiante pueda rendir las evaluaciones quimestrales o finales,
adelantadas o atrasadas, previa solicitud y comprobación documentada por parte
del representante legal del estudiante, por razones de viaje, salud, calamidad
doméstica u otras.
Responsables:
Rector, Inspección General, Vicerrector, Tutores, Secretaría.
Políticas o normas de operación:
Los/as estudiantes están en la obligación de asistir a clases y cumplir con
todos los deberes y obligaciones académicas.
El representante legal del estudiante solicitará mediante oficio dirigido a
Rectorado y debidamente justificado, adelantar o aplazar las evaluaciones
quimestrales o finales. No se acepta está solicitud para el caso de exámenes
de supletorios, remediales o de gracia.
Rectorado sumilla previa verificación y pone en conocimiento a Inspección
General y Vicerrectorado y Tutores.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-060-2015
123
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 061 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 4: EVALUACIONES ADELANTADAS/ATRASADAS.
Procedimiento:
No. ACTIVIDADE
S DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMULARIO
1 Inicio
2 Justificar de ausencia de representado
En el caso que el estudiante haya faltada a clases, el Representante Legal debe presentar la respectiva justificación por la ausencia de su representado en Inspección General.
- Representante Legal.
- Inspección General.
Certificado Médico. Otros documentos.
3
Solicitar Evaluaciones Adelantados/ Atrasados.
El Representante Legal presentará en Secretaría el oficio en el que solicitará adelantar o atrasar las evaluaciones quimestrales o finales de su representado, acogiéndose al Art. 219 del Reglamento de la LOEI previa comprobación documentada que puede ser, por razones de viaje, salud, calamidad doméstica u otras.
- Representante Legal.
- Secretaría
Solicitud.
4 Revisión y Autorización de Solicitud.
Rectorado revisa la solicitud, autoriza y pone en conocimiento a Inspección General, a Vicerrectorado para que indique nuevos día y hora para que rinda los exámenes; y, a Tutores para que procedan a receptar dichos exámenes.
- Rectorado
Solicitud autorizada por Rectorado.
5
Fijar día y hora para evaluaciones adelantadas/ atrasadas.
Vicerrector genera horario para la recepción de evaluaciones adelantadas/ atrasadas.
- Vicerrectorado.
Horario para evaluaciones adelantadas/ atrasadas.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-061-2015
124
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 062 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 4: EVALUACIONES ADELANTADAS/ATRASADAS.
Procedimiento:
No. ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMULARIO
6
Recepción de evaluaciones adelantadas/ atrasadas.
El tutor de la materia procederá a receptar las evaluaciones adelantadas/ atrasadas, en el día y hora indicado por Vicerrectorado.
- Tutor.
Examen.
7 Consignación de calificaciones
El tutor mediante “Solicitud de Ingreso de calificaciones de evaluaciones adelantadas/ atrasadas” consignará las calificaciones en Secretaría conjuntamente con una copia xerox del examen.
- Tutor. - Secretaría.
Solicitud de Ingreso de calificaciones de evaluaciones adelantadas/atrasadas.
8 Ingreso de calificaciones a la plataforma
Procederá a ingresar las calificaciones en la plataforma virtual.
- Secretaría.
Plataforma virtual.
9 Archivo
Procederá al archivo de todos los documentos
- Secretaría.
Documentos varios.
10 Fin
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-0623-2015
125
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 063 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 4: EVALUACIONES ADELANTADAS/ATRASADAS.
Diagrama de Flujo:
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-063-2015
126
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 064 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 4: EVALUACIONES ADELANTADAS/ATRASADAS.
Diagrama de Flujo:
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-064-2015
127
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 065 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 4: EVALUACIONES ADELANTADAS/ATRASADAS.
Formularios: JUSTIFICACIÓN DE INASISTENCIA A CLASES.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-065-2015
128
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 066 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 4: EVALUACIONES ADELANTADAS/ATRASADAS.
Formularios: SOLICITUD “CONSIGNACIÓN DE EVALUACIONES ADELANTADAS/ATRASADAS”.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-066-2015
G4
3
129
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 067 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 4: EVALUACIONES ADELANTADAS/ATRASADAS.
Formularios: INGRESO DE CALIFICACIONES A LA PLATAFORMA.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-067-2015
4
4A 4B
130
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 068 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 4: EVALUACIONES ADELANTADAS/ATRASADAS.
Formularios: INGRESO DE CALIFICACIONES A LA PLATAFORMA.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-068-2015
4C
4D
4E
4F
131
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 069 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 4: EVALUACIONES ADELANTADAS/ATRASADAS.
Instructivo:
No. TÍTULO QUE IDENTIFICA
RESPONSABLE INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO
1 Justificar faltas del representado.
- Representante Legal.
- Inspector General.
Presentar oficio dirigido a Rectorado, justificando los días de ausencia del representando con los respectivos justificativos. El Inspector General procederá a emitir el “Justificativo de faltas.”
2
Solicitud Evaluaciones Adelantadas/atrasadas.
- Representante
Legal. - Secretaría
Solicitar mediante oficio “Evaluaciones adelantadas/atrasadas”, amparándose en el Art. 219 del Reglamento de la LOEI, en el caso de no poder asistir el día y hora a rendir dichas evaluaciones.
2 A
Revisión y autorización de solicitud.
- Rectorado.
Revisar y autorizar para que procedan con lo solicitado, poniendo en conocimiento a Inspección General, Vicerrectorado para que elabore nuevos horarios y Tutores para que recepten las evaluaciones.
- Vicerrectorado.
Elaborar el respectivo “Horario para rendir evaluaciones adelantadas/atrasadas” y pone en conocimiento a los tutores y estudiantes.
- Tutores
Receptar las evaluaciones adelantadas/atrasadas en los horarios establecidos por Vicerrectorado.
3
Solicitud Consignación de calificaciones de evaluaciones adelantadas/atrasadas.
- Tutores.
Presentar la “Solicitud de ingreso de calificaciones de evaluaciones adelantadas/atrasadas en Secretaría con una copia xerox de la evaluación.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-069-2015
132
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 070 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 4: EVALUACIONES ADELANTADAS/ATRASADAS.
Instructivo:
No. TÍTULO QUE IDENTIFICA
RESPONSABLE INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO
4
Ingreso de calificaciones a la plataforma virtual institucional.
Secretaría.
Ingresar al link: sedi.lda.edu.ec E ingresar el usuario y contraseña, para que se habilite la plataforma.
4 A
Opción: Académico.
Hacer clic en la opción ACADÉMICO y automáticamente tendrá de escoger GRADO/CURSO al que quiera ingresar.
4B
Opción: Grado.
4C Opción: Estudiante.
Hacer cli en: ESTUDIANTE, (identificar al estudiante y hacer clic; MATERIA, (escoger la materia), y hacer clic en: QUIMESTRE y PARCIAL en el cual quiere habilitar Y por último deberá ingresar la calificación del estudiante, consignada por el tutor.
4D Opción: Materia.
4E Opción: Parcial.
4F Opción: Examen
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-070-2015
133
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 071 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 5
EMISIÓN
DE
CERTIFICACIONES
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-071-2015
134
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 072 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 5: EMISIÓN DE CERTIFICACIONES.
Objetivo del procedimiento:
Emitir a la brevedad posible, el o los certificados del estudiante, solicitados por el
Representante Legal.
Responsable:
Rector, Secretaría, Colecturía.
Políticas o normas de operación:
El Representante Legal al requerir algún documento en el Departamento de
Secretaría, lo hará previa presentación de “Derecho de Solicitud”.
El Departamento de Secretaría procederá a emitir los certificados solicitados al
Representante Legal, previa certificación de Colecturía y aprobación de
Rectorado en un máximo de dos días laborales.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-072-2015
135
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 073 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 5: EMISIÓN DE CERTIFICACIONES.
Procedimiento:
No. ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMULARIO
1 Inicio
2 Solicitar Certificados del representado.
La solicitud de certificados, podrá realizarla verbal y/o correo electrónico, y retirarla previa cancelación de “Derecho de Solicitud” y autorización de Rectorado.
- Representante Legal.
Derecho de Solicitud. 3
Emitir “Derecho de Solicitud”.
Procederá a cobrar y emitir el “Derecho de Solicitud”, siempre y cuando se encuentre al día en las pensiones.
- Colecturía
4 Presentar el “Derecho de Solicitud”.
Procederá entregar el Derecho de Solicitud en secretaría para que elabore el/los Certificado/s solicitado/s.
- Representante Legal.
5 Autorizar la solicitud.
Secretaría presentará a Rectorado el Derecho de Solicitud, para su autorización.
- Rectorado
6 Constatar la información.
Procederá a constatar información, para emitir la certificación.
- Secretaría
Documentos varios.
7 Elaborar del documento.
Procede a elaborar el/los Certificado/s solicitados. - Secretaría
Certificados. (Varios).
8 Legalizar certificados.
Revisa y legaliza el/los certificado/s solicitados. - Rectorado
9 Entregar el/los certificados.
Procede entregar el/los Certificado/s al Representante Legal previa firma de “Recibí conforme”, en el “Derecho de Solicitud”.
- Secretaría - Representante
Legal.
Derecho de Solicitud.
10 Archivar. Archivar el “Derecho de Solicitud”.
- Secretaría
11 Fin
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-073-2015
136
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 074 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 5: EMISIÓN DE CERTIFICACIONES.
Diagrama de Flujo:
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-074-2015
137
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 075 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 5: EMISIÓN DE CERTIFICACIONES.
Diagrama de flujo:
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-075-2015
138
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 076 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 5: EMISIÓN DE CERTIFICACIONES
Formulario: DERECHO DE SOLICITUD.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-076-2015
1
139
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 077 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 5: EMISIÓN DE CERTIFICACIONES.
Formulario: INGRESO A LA PLATAFORMA VIRTUAL.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-077-2015
140
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 078 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIM IENTO N° 5: EMISIÓN DE CERTIFICACIONES
Formulario: INFORME DE CALIFICACIONES.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-078-2015
141
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 079 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 5: EMISIÓN DE CERTIFICACIONES
Formulario: CERTIFICADO DE CAMPO DE ACCIÓN.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-079-2015
5.3
6
142
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 080 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 5: EMISIÓN DE CERTIFICACIONES
Instructivo:
No.
TÍTULO QUE
IDENTIFICA
RESPONSABLE
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO
1 Derecho de Solicitud .
- Representante Legal.
- Colecturía.
El Representante Legal puede solicitar el Certificado Académico de su representado, de forma verbal o vía e-mail. Para lo cual en primera instancia deberá acercarse a colecturía y adquirir un “Derecho de Solicitud”, quién le emitirá el comprobante siempre y cuando se encuentra al día en las pensiones académicas de su representado.
- Representante
Legal. - Secretaría.
El Representante Legal, entregará a Secretaría el “Derecho de Solicitud” para que realice el trámite respectivo y le sea emitido el Certificado solicitado.
- Secretaría. - Rectorado.
Secretaria pondrá en conocimiento la solicitud a Rectorado, quien procederá a Autorizar se proceda a emitir el/los certificados solicitados.
- Secretaría.
Procederá a verificar la información antes de elaborar el/los Certificado/s.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-080-2015
143
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 081 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 5: EMISIÓN DE CERTIFICACIONES
Instructivo:
No. TÍTULO QUE IDENTIFICA
RESPONSABLE INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO
2
Ingreso a la plataforma virtual
- Secretaría Procederá a realizar el respectivo procedimiento para elaborar el/los certificado/s.
- Secretaría
Ingresará al link sedi.lda.edu.ec Inmediatamente ingresará Usuario y Contraseña y se visualizará el MENÚ para escoger los Certificados solicitados.
3 - Secretaría
Hacer clic en la opción: Certificado de Matrícula.
4 - Secretaría
Ingresar los datos para ingresar al grado/curso del estudiante y hacer clic.
4 A - Secretaría Hacer clic en la opción MATRÍCULAS. INDIVIDUALES.
5 Certificado de Matrícula.
- Secretaría Automáticamente se visualizar el certificado que hemos solicitado. (Ejemplo).
5.1 Informe de calificaciones.
Secretaría
Automáticamente se visualizar el certificado que hemos solicitado. (Revisar Formulario 2).
5.2 Certificado de Promoción.
Secretaría
5.3 Certificado de Campo de Acción.
Secretaría
Se elabora manualmente.
6
Recibí. Conforme.
Secretaría Entrega el/los Certificado/s, previa firma de Entrega-Recepción en el Derecho de Solicitud.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-081-2015
144
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 082 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 6
RECONOCIMIENTO DEL
ABANDERADO,
PORTAESTANDARTES
Y
ESCOLTAS.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-082-2015
145
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 083 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 6: RECONOCIMIENTO DEL ABANDERADO,
PORTAESTANDARTES Y ESCOLTAS.
Objetivo del procedimiento:
Reconocer una vez al año, de entre los estudiantes de tercer año de Bachillerato, a
los nueve mejores estudiantes que hayan obtenido el mayor promedio en
aprovechamiento, desde el segundo año de educación básica general hasta segundo
año de bachillerato general unificado, al Abanderado del Pabellón Nacional, al
Portaestandarte de la Ciudad y al Portaestandarte del Plantel, con sus respectivos
escoltas.
Responsable:
Rector, Secretaría, Comisión de elección de Abanderado.
Políticas o normas de operación:
Estar legalmente matriculado en el tercer año de Bachillerato y asistir de forma
regular a clases.
Haber entregado, en Secretaría del plantel, copias legalizadas de los pases de
año y los registros con las calificaciones obtenidas desde segundo año de
Educación General Básica hasta segundo año de Bachillerato (solamente en el
caso de estudiantes que cursaron esos años en otros planteles).
Secretaría emitiría la Nómina de los nueve mejores estudiantes de tercer año de
bachillerato, que hayan logrado el más alto puntaje en el resultado obtenido al
promediar las notas finales de aprovechamiento desde segundo de educación
General Básica hasta segundo de Bachillerato.
En caso de inconformidad con la decisión tomada por la Comisión para la
elección de abanderados del plantel, los representantes legales de los estudiantes
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-083-2015
146
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 084 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 6: RECONOCIMIENTO DEL ABANDERADO,
PORTAESTANDARTES Y ESCOLTAS.
pueden, dentro de un período no mayor a cinco días laborables a partir de la
publicación de la lista de abanderados, impugnar la decisión tomada.
En primera instancia, deben recurrir a la propia comisión con su impugnación
debidamente sustentada, y la comisión debe tener un máximo de cinco días laborables
para emitir una respuesta.
En última instancia, pueden apelar, dentro de un plazo de cinco días laborables
a partir de la fecha de respuesta de la comisión, ante el Director Distrital
correspondiente, quien debe resolver el caso en un máximo de cinco días
laborables mediante una resolución administrativa motivada.
La proclamación del abanderado y el juramento a la Bandera se llevará a cabo
el 26 de septiembre de cada año, Día de la Bandera, con la participación de toda
la comunidad educativa.
En aquellos casos en los que se inicie un proceso de apelación que no pueda
resolverse antes de la fecha prevista en el inciso que antecede, las autoridades
de la institución educativa deberán realizarla en otra fecha.
La comisión para la elección de abanderados, portaestandartes y escoltas, estará
integrada por cinco (5) miembros: El Rector del plantel, quien la presidirá; Dos
(2) delegados del Consejo Ejecutivo del establecimiento; Un representante de
los Padres y Madres de Familia, El Presidente del Consejo Estudiantil y, la
Secretaria del plante que actuará con voz pero sin voto.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-084-2015
147
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 085 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 6: RECONOCIMIENTO DEL ABANDERADO,
PORTAESTANDARTES Y ESCOLTAS.
Procedimiento:
No. ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMULARIO
1 Inicio
2
Revisión del Expediente Académico y cálculos de promedios finales en aprovechamiento de los estudiantes de 3ro. BGU.
Procede confirmar que el Expediente Académico del estudiante de 3ro. BGU., esté completo (Libretas de Calificaciones, Certificados de Promociones de 2do. EGB hasta 3ro. BGU) y elabora Informe de novedades.
- Secretaría
Informe de novedades.
3 Convocatoria.
Solicita a Secretaria, Convocar a la Comisión para la elección de abanderados del plantel, a Sesión Ordinaria para la revisión del Informe de novedades emitido por Secretaría.
- Rector
Convocatoria. Informe de novedades.
4
Verificación de Informe de novedades y Expediente Académico.
Proceden a verificar los promedios finales en aprovechamiento desde 2do. EGB hasta 3ro. BGU., de los nominados.
- Comisión para la elección de abanderados del plantel.
Libretas de calificaciones. Certificados de Promoción.
5
Aprobación de “Nómina de mejores promedios finales en aprovechamiento”
Una vez verificado el informe de novedades se procede a aprobar la nómina de los nueve mejores promedios en aprovechamiento y su publicación.
“Nómina de mejores promedios finales en aprovechamiento”.
6
Publicación del “Cuadro de Honor de Abanderado, Portaestandartes y Escoltas”.
Publica el “Cuadro de Honor de Abanderado, Portaestandartes y Escoltas”.
- Secretaría.
Cuadro de Honor de Abanderado, Portaestandartes y Escoltas”.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-085-2015
148
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 086 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 6: RECONOCIMIENTO DEL ABANDERADO,
PORTAESTANDARTES Y ESCOLTAS.
Procedimiento:
No.
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABL
E FORMULARIO
7
Aceptación de “Cuadro de Honor de Abanderado, Portaestandartes y Escoltas”.
Al no presentar la comunidad educativa inconformidad con el “Cuadro de Honor”, Secretaría emitirá un informe a Rectorado indicando que no se reportó novedades.
- Comunidad educativa.
- Secretaría.
Informe de aceptación.
8
Elaboración de Acta de Proclamación de Abanderado, Portaestandartes y Escoltas.
Elabora el Acta de Proclamación de Abanderado, Portaestandartes y Escoltas.
- Secretaría
Acta de Proclamación de Abanderado, Portaestandartes y Escoltas.
9
Ofíciese a estudiantes y Representantes Legales de los estudiantes.
Elabora oficios de felicitación y reconocimiento a los Representantes Legales de los estudiantes, por la dignidad obtenido de su representado.
- Secretaría.
Oficios.
10
Lectura del Acta Proclamación de Abanderado, Portaestandartes y Escoltas.
Da lectura del Acta Proclamación de Abanderado, Portaestandartes y Escoltas, en el día indicado para la Proclamación del Abanderado y Juramento a la Bandera.
- Secretaría.
Acta de Proclamación de Abanderado, Portaestandartes y Escoltas.
11 Archivo.
Procede archivar varios documentos.
- Secretaría.
12 Fin.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-086-2015
149
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 087 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 6: RECONOCIMIENTO DEL ABANDERADO,
PORTAESTANDARTES Y ESCOLTAS.
Diagrama de flujo:
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-087-2015
150
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 088 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 6: RECONOCIMIENTO DEL ABANDERADO,
PORTAESTANDARTES Y ESCOLTAS.
Diagrama de flujo:
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-088-2015
151
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 089 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 6: RECONOCIMIENTO DEL ABANDERADO,
PORTAESTANDARTES Y ESCOLTAS.
Diagrama de flujo:
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-089-2015
152
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 090 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 6: RECONOCIMIENTO DEL ABANDERADO,
PORTAESTANDARTES Y ESCOLTAS.
Formularios: INFORME DE NOVEDADES DE EXPEDIENTE ACADÉMICO.
INFORME DE NOVEDADES PROMEDIOS FINALES DE APROVECHAMIENTOS
N° ESTUDIANTE 2° 3° 4° 5° 6° 7° CT. 7MO. 8° 9° 10°
1° BGU
2° BGU
PROMEDIO
1 Andrade K.
18,98
18,49
19 20 17,2
8 MB=18
B= 18
17,78
18,67
8,46 9,18
9,488
9,245
9,5 0 10 8,64 9 8,89 9,33
5 8,46 9,18 8,340
2 Avila H.
14,1 13,3
3 B= 15
13,67
14,43
13,75
7,36 7,96
0 0 0 0 7,05 6,66
5 6,83
5 7,21
5 6,87
5 7,36 7,96 4,542
3 Carrión G.
17,7 17 14,6 15,2
7 16,3
1 MB=18
13,86
16,29
15,63
7,67 8,2
0 8,85 8,5 7,3 7,63
5 8,15
5 6,93
8,145
7,815
7,67 8,2 7,200
4 Cedeño R.
B= 15
15,57
15,13
15,44
7,75 8,5
0 0 0 0 0 0 7,78
5 7,56
5 7,72 7,75 8,5 3,575
NO HAY ARCHIVOS DE CALIFICACIONES EN LA INSTITUCIÓN ANTERIOR
PENDIENTE POR ENTREGAR CERTIFICADO DE PROMOCIÓN
ESTUDIOS REALIZADOS EN EL EXTERIOR
INSTITUCIÓN CERRADA
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-090-2015
1
153
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 091 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 6: RECONOCIMIENTO DEL ABANDERADO,
PORTAESTANDARTES Y ESCOLTAS.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-091-2015
154
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 092 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 6: RECONOCIMIENTO DEL ABANDERADO,
PORTAESTANDARTES Y ESCOLTAS.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-092-2015
155
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 093 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 6: RECONOCIMIENTO DEL ABANDERADO,
PORTAESTANDARTES Y ESCOLTAS.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-093-2015
156
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 094 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 6: RECONOCIMIENTO DEL ABANDERADO,
PORTAESTANDARTES Y ESCOLTAS.
FORMULARIO: PUBLICACIÓN DE DISTINCIONES HONORÍFICAS
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-094--2015
9
157
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 095 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 6: RECONOCIMIENTO DEL ABANDERADO,
PORTAESTANDARTES Y ESCOLTAS.
Formulario: ACTA DE PROCLAMACIÓN DE ABANDERADO.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-095-2015
11
14
158
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 096 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 6: RECONOCIMIENTO DEL ABANDERADO,
PORTAESTANDARTES Y ESCOLTAS.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-096-2015
159
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 097 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 6: RECONOCIMIENTO DEL ABANDERADO,
PORTAESTANDARTES Y ESCOLTAS.
Instructivo:
No. TÍTULO QUE IDENTIFICA
RESPONSABLE INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO
1
Informe de novedades de expediente académico.
- Secretaría
Procederá a revisar los expedientes académicos de todos los estudiantes matriculados de 3 ero. BGU., y emitirá el informe de novedades indicando a qué estudiante le hace falta los promedios finales de aprovechamiento. Pone en conocimiento a Rectorado, quien solicita se convoque a Sesión Ordinaria a la Comisión de Elección de Abanderado, Portaestandarte y Escoltas.
2
Convocatoria a la comisión de elección de abanderado, portaestandarte y escoltas.
- Secretaría.
En la sesión ordinaria, proceden verificar el “Informe de novedades” con los promedios finales de los estudiantes, así como también revisan y analizar el “Instructivo” para guiarse y continuar con el procedimiento.
3
Instructivo para la designación de abanderado.
4 Oficio “Expediente Incompleto”.
- Secretaría. - Representante
Legal.
En el caso que los Representantes Legales de los estudiantes no presenten todos los promedios finales de sus representados, se les pondrá en conocimiento mediante oficio, en el cual se indica fecha para recepción de los mismos. El representante legal en el caso de indicar que tiene inconvenientes en que le emitan los certificados, se elaborará un oficio dirigido al Director Distrital 02, para que tenga conocimiento y autorice para que se nos conceda más días para entregar la “Matriz de Abanderados”.
5
Oficio “poniendo en conocimiento expediente incompleto al Distrito de Educación”.
- Secretaría - Distrito de
Educación 02.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-097--2015
160
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 098 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 6: RECONOCIMIENTO DEL ABANDERADO,
PORTAESTANDARTES Y ESCOLTAS.
Instructivo:
No. TÍTULO QUE IDENTIFICA
RESPONSABLE INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO
6
Oficio- Solicitando Resolución al Distrito de Educación, por parte del Representante Legal (institución cerrada).
- Secretaría. - Representante
Legal. - Distrito de
Educación 02.
En el caso de que a los Representantes, se les presente inconvenientes para que les emitan los Certificados de Promoción, emitirá un oficio al Director Distrital, para que ellos emitan una Resolución.
7 Resolución.
- Distrito de
Educación. - Secretaría.
En los casos de que: La otra institución educativa, Certifique que no hay archivos de año lectivo solicitado; que la institución educativa está cerrada o que el estudiante extranjero se le perdió los documentos académicos, el Distrito de Educación, informe que hay que acogerse a la Transitoria Vigésima Sexta del Reglamento General a la LOEI.
8 Aprobación del informe de novedades
- Secretaría. - Comisión de
elección de Abanderado, Portaestandarte y Escoltas.
Dando cumplimiento a la Transitoria anterior, Secretaría procede realizar el respectivo cálculo, tomando en cuenta la calificación obtenida del estudiante en el Certificado de Terminación de Primaria para completar las calificaciones faltantes de 2do. a 7mo. EGB., y una vez aprobado los promedios, Rectorado, autoriza para que se publique el cuadro de “Distinciones Honoríficas”.
9
Publicación de
“Distinciones
Honoríficas”.
- Secretaría. - Rectorado.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-098-2015
161
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 099 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 6: RECONOCIMIENTO DEL ABANDERADO,
PORTAESTANDARTES Y ESCOLTAS.
Instructivo:
No. TÍTULO QUE IDENTIFICA
RESPONSABLE INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO
10
Certificación de no impugnación.
- Secretaría.
Si una vez publicado el cuadro de “Distinciones Honoríficas” y pasado cinco (5) días hábiles, no presentaren impugnación por la decisión tomada por la Comisión de elección de Abanderado, Secretaría elaborará el respectivo oficio.
11
Acta de proclamación de abanderado.
- Secretaría. - Comisión de
elección de Abanderado, Portaestandarte y Escoltas.
Confirmada que no hay ninguna novedad con el Cuadro de “Distinciones Honoríficas”, se procede a elaborar el “Acta de Proclamación de Abanderado, Portaestandarte y Escoltas”.
12
Oficios de
felicitación.
Secretaría elaborará y entregará las cartas de reconocimiento a cada uno de los estudiantes que obtuvieron dignidades.
13
Matriz de Abanderados.
- Secretaría.
En el caso de que no se presente ninguna novedad y sean aceptadas todas las dignidades por parte de los estudiantes, Secretaría procederá a elaborar y emitir al Distrito de Educación 02 la “Matriz de Abanderados”
14
Lectura del “Acta de Proclamación de Abanderado, Portaestandarte y Escoltas”.
El día 26 de septiembre, día del Juramente a la Bandera, se llevará a cabo la Proclamación de Abanderado, por lo que en ese día se dará lectura al Acta de Proclamación de Abanderado, Portaestandartes y Escoltas.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-099-2015
162
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 100 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 7
INGRESO DE DATOS AL ARCHIVO
MAESTRO
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-100-2015
163
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 101 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 7: INGRESO DE DATOS AL ARCHIVO MAESTRO
Objetivo del procedimiento:
Mantener actualizada la información del Archivo Maestro de la Institución
Educativa (AMIE), teniendo como periodo de referencia el año lectivo 2014-2015.
Responsable:
Rectorado, Secretaría.
Políticas o normas de operación:
El departamento de secretaría deberá estar constantemente pendiente de la
página web del Ministerio de Educación del Ecuador, para confirmar desde
cuándo se encuentra habilitado el aplicativo del Archivo Maestro de
Instituciones Educativas (AMIE).
Secretaría procederá ingresar y actualizar la información en el aplicativo AMIE
de la página web del Ministerio de Educación.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó:
Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-101-2015
164
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 102 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 7: INGRESO DE DATOS AL ARCHIVO MAESTRO
Procedimiento:
No. ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMULARIO
1 Inicio.
2 Ingresar a la página web del Ministerio de Educación.
Ingresar el link educacion.gob.ec
- Secretaría.
Página web del Ministerio de Educación.
3 Seleccionar el aplicativo AMIE
Introducir clave de Identificación y Contraseña.
- Secretaría
Nómina de estudiantes por grado/curso.
4
Ingreso de datos al aplicativo AMIE, a inicio del año lectivo.
Ingresar todos los datos solicitados por el aplicativo como son datos de: la infraestructura institucional, del personal docente, administrativo, de servicio y de los estudiantes por curso y paralelos. Especificando si son estudiantes: nuevos, repetidos, etc.
5 Ingresar datos al aplicativo, al final del año lectivo.
Verificar la información ingresada al aplicativo y actualizarla, así como también seleccionar al estudiante si es retirado, desertado e indicar si es o no promovido.
- Secretaría.
Nómina de estudiantes por grado/curso.
6
Revisión y confirmación de los datos ingresado, en el aplicativo AMIE.
Secretaría una vez ingresada toda la información, solicitará a Rectorado la revisión y autorización para la impresión y entrega del Reporte AMIE.
- Secretaría. - Rectorado.
Aplicativo AMIE.
7 Impresión del “Reporte AMIE”.
Tanto al inicio como al final del año lectivo, una vez ingresada la información, se deberá imprimir y entregar el Reporte AMIE en el Departamento de Planificación del Distrito de Educación 23D02, por duplicado.
- Secretaría. - Distrito de
Educación 02.
Reporte impreso.
8 Archivo de documentos.
Procederá archivar toda la documentación. - Secretaría.
9 Fin.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó:
Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-102-2015
165
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 103 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 7: INGRESO DE DATOS AL ARCHIVO MAESTRO
Diagrama de Flujo.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó:
Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-103-2015
166
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 104 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 7: INGRESO DE DATOS AL ARCHIVO MAESTRO
Diagrama de Flujo:
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó:
Autorizó:
.
U.E.P. “L.D.A.” S-A-104-2015
167
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 105 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 7: INGRESO DE DATOS AL ARCHIVO MAESTRO
Diagrama de Flujo:
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó:
Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-105-2015
168
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 106 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 7: INGRESO DE DATOS AL ARCHIVO MAESTRO
Formulario: INGRESAR ALA PÁGINA WEB DEL MINEDU.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó:
Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-106-2015
169
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 107 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 7: INGRESO DE DATOS AL ARCHIVO MAESTRO
Formulario: INGRESAR INFORMACIÓN AL APLICATIVO.
Formulario: IMPRESIÓN DEL REPORTE AMIE.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-107-2015
4
5
170
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 108 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 7: INGRESO DE DATOS AL ARCHIVO MAESTRO
Instructivo.
No. TÍTULO QUE IDENTIFICA
RESPONSABLE INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO
1 Ingresar a la página web del MINEDU.
- Secretaría
Ingresar al link:
educacion.edu.ec
2 Seleccionar el aplicativo AMIE.
- Secretaría.
Ingresada a la página del MINEDU, se hace clic en el aplicativo AMIE y se despliega la ventana para ingresar.
3
Ingresar Identificación y Contraseña.
- Secretaría.
En Identificación se ingresará el código AMIE institucional; y, Contraseña, se ingresará una clave personal.
4 Ingresar de información.
Se procede a llenar toda la información solicitada en el aplicativo.
5 Impresión del Reporte AMIE.
- Secretaría. - Rectorado.
Una vez ingresada toda la información, procede a verificar Rectorado y autoriza la impresión y entrega del “Reporte AMIE”.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez Revisó:
Autorizó:
.
U.E.P. “L.D.A.” S-A-108-2015
171
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 109 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 8
RETIRO
DE
ESTUDIANTE
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez Revisó:
Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-109-2015
172
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 110 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 8: RETIRO DEL ESTUDIANTE.
Objetivo del procedimiento:
Facilitar el trámite de petición de solicitud de Expediente Académico del
estudiante por parte del Representante Legal, confiriéndole todos los documentos
legales para que continúe sus estudios académicos en otra institución educativa.
Responsable:
Secretaría, Rectorados, Colecturía, Inspector General, Tutores.
Políticas o normas de operación:
El Representante legal debe presentar por escrito, la solicitud del Expediente
Académico de su representado.
El Representante Legal debe presentar el Certificado de Cupo de la institución a
la que ingresará el estudiante.
El Representante Legal deberá estar al día en sus obligaciones financieras.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó:
Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-110-2015
173
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 111 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 8: RETIRO DEL ESTUDIANTE.
Procedimiento:
No. ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMULARIO
1 Inicio
2 Solicitud del Expediente Académico.
Presentar en Secretaría la solicitud de Expediente Académico de su representado previa presentación del Certificado de Cupo.
- Representante Legal.
- Secretaría
Certificado de Cupo. Solicitud de Expediente Académico.
3 Solicitar “Derecho de Solicitud”.
Solicitar el “Derecho de Solicitud” en colecturía, quien le emitirá si se encuentra al día en los pagos de pensiones de su representado, documento que deberá ser entregado en Secretaría.
- Colecturía
Solicitud de derecho.
4 Solicitar autorización de solicitud.
Poner en conocimiento a Rectorado para que emita la respectiva autorización de entrega de expediente académico.
- Secretaría - Rectorado
Solicitud de Expediente Académico. Derecho de Solicitud.
5
Verificar información del estudiante saliente.
Procederá a verificar información del estudiante, para en el caso de faltar alguna información, realizar el respectivo seguimiento del caso.
- Secretaría
Calificaciones.
6 Avoca conocimiento
Registra la fecha del último día que asistió el estudiante - Inspector
General
Pase
7
Elaboración y entrega el Pase y Expediente Académico.
Elaborará el PASE y lo entregará conjuntamente con el Expediente Académico.
- Secretaría
Pase.
8 Archivo. Archivará todos los documentos. - Secretaría
9 Fin.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó:
Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-111-2015
174
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 112 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 8: RETIRO DEL ESTUDIANTE.
Diagrama de flujo.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó:
Autorizó:
.
U.E.P. “L.D.A.” S-A-112-2015
175
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 113 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 8: RETIRO DEL ESTUDIANTE.
Diagrama de Flujo.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó:
Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-113-2015
INSPECTOR
REGISTRA FECHA DEL ÚLTIMO DÍA DE
ASISTENCIA
176
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 114 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 8: RETIRO DEL ESTUDIANTE.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó:
Autorizó:
.
U.E.P. “L.D.A.” S-A-114-2015
177
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 115 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 8: RETIRO DEL ESTUDIANTE.
Formulario: INGRESO A LA PLATAFORMA VIRTUAL.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó:
Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-115-2015
3A
3
178
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 116 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 8: RETIRO DEL ESTUDIANTE.
Formulario.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó:
Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-116-2015
179
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 117 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 8: RETIRO DEL ESTUDIANTE.
Formulario: ELABORACIÓN DEL PASE INSTITUCIONAL.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó:
Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-117-2015
4
180
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 118 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 8: RETIRO DEL ESTUDIANTE.
Formulario ENTREGA-RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS.
UNIDAD EDUCATIVA PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
SOLICITUD DE EXPEDIENTE ACADÉMICO
SECRETARÍA ACADÉMICA:
Por medio de la presente, previa autorización de la Autoridad, hago la entrega de los siguientes documentos.
CERTIFICADOS DE PROMOCIÓN:…………………………………………………………………..………………
CERTIFICADOS DE MATRÍCULA:…………………………………………………………………..………………
CERTIFICADOS DE PROMOCIÓN:…………………………………………………………………..………………
CERTIFICADOS DE MATRÍCULA:…………………………………………………………………..………………
CERTIFICADOS DE PROMOCIÓN:…………………………………………………………………..………………
CERTIFICADOS DE MATRÍCULA:…………………………………………………………………..………………
OTROS DOCUMENTOS:………………………………………………………………………………..……………
PASE INSTITUCIONAL.…… ………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………..
Santo Domingo,……….. de……………..…… de 2015.
f)………………………………………… f)……………………………..
RECIBÍ CONFORME
SECRETARIA
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó:
Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-118-2015
5
181
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 119 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 8: RETIRO DEL ESTUDIANTE.
Instructivo:
No. TÍTULO QUE IDENTIFICA
RESPONSABLE INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO
1 Solicitud de Expediente Académico.
- Representante Legal.
- Secretaría.
El Representante Legal procederá entregar la “Solicitud de Expediente Académico”, previa presentación del Certificado de Cupo en el que nos dan a conocer que su representado tiene cupo en dicha institución educativa.
2 Derecho de Solicitud.
- Colecturía. Inspección General
Para que se acepta la petición, deberá estar al día en los pagos de las pensiones de su representando, por lo que Colecturía procederá a confirmar la información de Inspector General (registra el último día que asistió el estudiante) y dará el Visto Bueno y emitirá el “Derecho de Solicitud”. Con ésta información Rectorado autorizará para que Secretaría proceda con el trámite.
3 Ingresa a la Plataforma Virtual.
- Secretaría.
Ingresará al link: sedi.lda.edu.ec E ingresará el usuario y contraseña para verificar calificaciones y realizar el respectivo Pase Institucional.
3A Ingreso a la Plataforma Virtual.
- Secretaría. - Tutores.
Escogerá las opciones que permitirá visualizar las calificaciones con las que cuenta el estudiante hasta la presente fecha.
3B
4 Elaboración del Pase Institucional.
- Secretaria.
Procederá a elaborar y entregar el “Pase Institucional” y el Expediente Académico
5 Entrega- Recepción de documentos.
- Secretaría.
Para constancia de que ha entregado la documentación, el Representante Legal firmará el Acta de Entrega- Recepción.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó:
Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-119-2015
182
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 120 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 9
COMUNICAR RESOLUCIONES,
ACUERDOS MINISTERIALES
Y DE LA INSTITUCIÓN.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-120-2015
183
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 121 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 9: COMUNICAR RESOLUCIONES, ACUERDOS
MINISTERIALES Y DE LA INSTITUCIÓN.
Objetivo del procedimiento:
Mantener informado a Rectorado sobre todas las Resoluciones, Acuerdos
Ministeriales y demás documentos que ingresen a al Departamento de Secretaría,
para su inmediato conocimiento y aplicación.
Responsable:
Secretaría.
Políticas o normas de operación:
Es obligación de Secretaría, poner en conocimiento y/o entregar inmediatamente a
Rectorado toda información o documentación recibida, sea ésta en física o vía e-
mail.
Es obligación de Secretaría dar contestación y/o cumplir con todas las disposiciones
que impongan las autoridades competentes, siempre apegado a la Ley.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-121-2015
184
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 122 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 9: COMUNICAR RESOLUCIONES, ACUERDOS
MINISTERIALES Y DE LA INSTITUCIÓN.
Procedimiento:
No.
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABL
E FORMULARIO
1 Inicio
2
Recepción de Resoluciones, Acuerdos Ministeriales y demás documentos.
Receptará toda documentación sea ésta en físico o vía e-mail.
- Secretaría.
Resoluciones. Acuerdos y demás documentos.
3 Comunicar a Rectorado.
Pondrá en conocimiento de toda documentación ingresada al Departamento Secretaría.
- Secretaría.
4
Comunicar disposiciones al personal institucional.
En los casos que amerita, procederá a comunicar a la o las personas que intervengan, previa autorización de Rectorado.
- Rectorado. - Secretaría.
Comunicados.
5 Actualizar información.
Procederá a cumplir y/ o dar seguimiento las nuevas de las disposiciones.
- Secretaría.
6 Archivo
Archivar toda la documentación. - Secretaría
Varios documentos.
7 Fin.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-122-2015
185
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 123 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 9: COMUNICAR RESOLUCIONES, ACUERDOS
MINISTERIALES Y DE LA INSTITUCIÓN.
Diagrama de Flujo:
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-123-2015
186
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 124 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 9: COMUNICAR RESOLUCIONES, ACUERDOS
MINISTERIALES Y DE LA INSTITUCIÓN.
Formularios: RECEPCIÓN DE RESOLUCIONES MINISTERIALES.
Formulario: RECEPCIÓN DE ACUERDOS MINISTERIALES.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-124-2015
187
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 125 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 9: COMUNICAR RESOLUCIONES, DISPOSICIONES
MINISTERIALES Y DE LA INSTITUCIÓN.
Formularios: RECEPCIÓN DE COMUNICADOS.
Formularios: RECEPCIÓN DE E-MAIL.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-125-2015
188
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 126 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 9: COMUNICAR RESOLUCIONES, ACUERDOS
MINISTERIALES Y DE LA INSTITUCIÓN.
Formularios: OFICIOS DE CONTESTACIÓN.
Formularios: COMUNICADO.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-126-2015
189
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 127 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 9: COMUNICAR RESOLUCIONES, ACUERDOS
MINISTERIALES Y DE LA INSTITUCIÓN.
Instructivo.
No. TÍTULO QUE IDENTIFICA
RESPONSABLE
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO
1
Recepción de varios documentos en físico o por e-mail.
Secretaria. Recepta todos los documentos y poner en inmediatamente conocimiento a Rectorado para que tome las debidas resoluciones.
1A
1B
1C
2 Oficios de Contestación.
- Secretaria.
Se procederá a elaborar oficio o comunicado para dar contestación al requerimiento solicitado por la(s) otra institución o para poner en conocimiento de nuevas disposiciones al personal de la institución, respectivamente.
2A
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-127-2015
190
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 128 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 10
ARCHIVO
DE
DOCUMENTOS
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó:
Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-128-2015
191
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 129 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 10: ARCHIVO DE DOCUMENTOS.
Objetivo del procedimiento:
Definir los lineamientos para la organización de documentos, ya que es la memoria
de la institución, representada en la conservación de los mismos.
Responsable:
Secretaría.
Políticas o normas de operación:
El Departamento de Secretaría debe tener un centro o lugar activo donde pueda
archivar los documentos e información de la institución educativa.
El Departamento de Secretaría debe asegurar una perfecta conservación de los
documentos en el archivo.
El Departamento de Secretaría debe satisfacer eficazmente las exigencias de
consulta a las personas que lo requieran.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó:
Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-129-2015
192
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 130 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 10: ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Procedimiento:
No. ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMULARIO
1 Inicio
2 Recepción de oficios
Procede a recibir todos los documentos ingresados a la Institución
- Secretaría
Oficios.
3 Registro de correspondencias
Procede a fechar y enumerar para el respectivo archivo en el registro de correspondencias.
- Secretaría
Registro de Correspondencias.
4 Entregar a Rectorado
Entregar a Rectorado del oficio para que sumille y direccione. - Secretaría
Oficio.
5 Contestar oficio
Redactar las respuestas de acuerdo a las indicaciones de Rectorado.
- Secretaría
Oficio.
6
Pasar a Rectorado el oficio para su firma - Secretaría
Oficio.
7 Despacho de correspondencia
Despachar los oficios o documentos con el personal de mensajería, a la persona o Institución, con copia para el registro de entrega del mismo.
- Secretaría
Oficio original y copia.
8 Recepción de la copia
Procede a recibir la copia con el sello de recibido. - Secretaría
Copia con fecha de recepción.
9 Archivo del documento
Archivar en el folder correspondiente - Secretaría
Copia con fecha de recepción.
10 Fin.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó:
Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-130-2015
193
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 131 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 10: ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Diagrama de Flujo:
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-131-2015
194
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 132 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 10: ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Formularios: RECEPCIÓN DE VARIOS DOCUMENTOS.
Formularios: REPORTE DE INGRESO DE DOCUMENTOS.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-132-2015
195
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 133 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 10: ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Formularios: CONTESTACIÓN A OFICIO.
Formularios: ACTUALIZACIÓN DE REGISTRO DE DOCUMENTOS.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-133-2015
196
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS
AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 134 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 10: ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Formulario: ARCHIVO DE DOCUMENTOS.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-134-2015
5
197
UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Fecha: 04/03/2015
Página: 135 de 135
Sustituye a:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página de
Fecha
PROCEDIMIENTO N° 10: ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Instructivo:
No. TÍTULO QUE IDENTIFICA
RESPONSABLE INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO
1 Recepta documentos.
Secretaría. Secretaría receptará toda la documentación ingresada.
2 Registro de documentos.
Secretaría.
Rectorado.
Toda documentación que ingrese o salga de la institución deberá ser ingresada en el “Registro de documentos” y pone en conocimiento a Rectorado, para que tenga conocimiento y direcciona el trámite a realizar.
3 Contestación oficios
Secretaría.
Elabora contestación de oficio o emite copia con la sumilla de Rectorado, para conocimiento de la información al personal correspondiente.
4 Actualiza el Registro de documentos.
Secretaría
Actualiza datos en el “Registro de documentos” sobre las decisiones tomadas.
5 Archivo de documentos.
Secretaría.
Procede a archivar los documentos físicos en los archivadores y/o también guarda la información en el sistema.
Elaboró:
Verónica Gonzaga Ramírez
Revisó: Autorizó:
U.E.P. “L.D.A.” S-A-135-2015
198
6) Reproducción de manual de procedimientos.
El documento final será reproducido en un original empastado para que permanezca en
Rectorado y seis ejemplares anillados para que sean entregados a los departamentos de:
Vicerrectorado, Secretaría, Colecturía, Inspección General, Jefe de Sistemas y otro que
permanecerá en biblioteca para los Tutores; departamentos de trabajo responsables de la
ejecución de las funciones y procedimientos detallados en el manual de
procedimientos.
Los costos que implica la reproducción del Manual de Procedimientos, serán
consignados por el departamento financiero de la institución y son los siguientes:
Tabla N°. 20. Costos de la reproducción del manual de procedimientos.
DETALLE
CANTI
DAD
SUB TOTAL VALOR
TOTAL
Manual empastado (Rectorado)
Copias a color $ 0,15 * 135 hojas
Empastado $ 12,00
1 20,25
12,00 32,25
Manuales anillados (Secretaría,
Vicerrector, Colecturía, Inspección
General, Jefe de Sistemas, Tutor).
6 7,75 46,50
TOTAL (COSTOS DE REPRODUCCIÓN DEL MANUAL)
$ 78,75
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La investigación.
7) Implantación y difusión del Manual de Procedimientos.
La implantación adecuada del presente Manual de Procedimiento, requiere de la
capacitación y entrenamiento en el manejo de los procedimientos aquí descritos; las
autoridades deben promover y auspiciar una capacitación sobre el tema antes de
implantar el manual; posterior a ello, se precisa hacer revisiones periódicas del
cumplimiento a lo descrito en el documento, o a su vez retroalimentar y corregir, si el
caso lo amerita.
199
CAPACITACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
La capacitación del manual de procedimientos se realizará a todo el personal
administrativos y docentes, centrándose más con los que intervienen como responsables
de las funciones en los diferentes procedimientos, mediante cinco capacitaciones, que se
efectuarán en el Salón Auditorio de “Liceo de las Américas”, los mismo que se sugiere
que se los realice los días sábado de manera que no se interrumpan las clases; donde se
expondrán - dos procedimientos cada sábado - las ventajas del manual de
procedimientos y el modo de ejecutar los procedimientos, los mismos que permitirán
desempeñar de mejor manera las funciones y por ende hará que los procedimientos sean
más eficientes, teniendo como resultado la satisfacción del cliente.
Se propone que la capacitación podría estar a cargo de la tesista en vista que es quien
diseñó el presente manual de procedimientos.
Los costos que implican las capacitaciones, serán solventados por el departamento
financiero de la institución, siendo los siguientes:
Tabla N°. 21 Costos de la capacitación del manual de procedimientos.
DETALLE CANTIDAD V/ UNIT. V/ TOTAL
Capacitaciones
5 400,00 2000,00
Break
Personal administrativo 13
Tutores 35
Capacitador 1
49 2,50 122,50
TOTAL (COSTO DE CAPACITACIONES) $ 2.122,50
TOTAL (COSTOS DE REPRODUCCIÓN DEL MANUAL) $ 78,75
TOTAL $ 2.201,25
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La investigación.
200
Además se detalla a continuación los recursos requeridos para que se lleve a cabo la
capacitación:
Tabla N° 22. Recursos a utilizar en la capacitación.
CANTIDAD DETALLE
1 Salón Auditorio “Liceo de las Américas
50 Talento Humano
1 Mesa de trabajo
1 Proyector
1 Laptop
1 Micrófono
1 Amplificador
1 Pizarra
2 Marcadores
50 Sillas
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La investigación.
Con las capacitaciones que se proporcione se precisa conseguir lo siguiente:
Incentivar en el personal, el deseo de identificarse más con la institución para
cambiar las actitudes negativas en positivas.
Preparar al personal mentalmente para que se enfrente en sus labores diarias, con
toda la predisposición y conocimiento de los procedimientos.
Ofrecer las oportunidades de desarrollo que cada persona tiene, mientras más
motivada este persona, más deseos de triunfar tendrá.
Y por último, se elabora los cronogramas para las cinco capacitaciones denominado
“Socialización del Manual de Procedimientos”, en los cuales se detallan los
procedimientos y departamentos responsables que intervienen en dicho manual.
201
Tabla N° 23. Cronograma de capacitación.
CAPACITACIÓN “SOCIALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS”
LUGAR: Salón Auditorio “Liceo de las Américas”
HORA: 08:00 a 13:00
N° PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN
SÁBADO 1 2 3 4 5
1 Admisión de Matrícula del
estudiante
Secretaría – Rectorado – Vicerrectorado -
Colecturía
BREAK
2 Becas estudiantiles Secretaría- Rectorado- Inspección General-
Colecturía
DESPEDIDA
3 Registro de calificaciones Secretaría- Rectorado- Colecturía- Tutores- Jefe
de Sistemas
BREAK
4 Evaluaciones
adelantadas/atrasadas
Secretaría- Vicerrectorado- Tutores- Inspector
General- Rectorado
DESPEDIDA
5 Emisión de certificaciones Secretaría- Rectorado- Colecturía
BREAK
6 Reconocimiento de abanderado,
portaestandartes y escoltas.
Secretaría- Rectorado- Comisión de elección de
abanderado, portaestandartes y escoltas
DESPEDIDA
7 Ingreso de datos al AMIE Secretaría- Rectorado
BREAK
8 Retiro de estudiantes Secretaría- Rectorado- Tutores- Colecturía
DESPEDIDA
9
Comunicar resoluciones,
disposiciones ministeriales y de la
institución
Secretaría- Rectorado
BREAK
10 Archivo de documentos Secretaría
DESPEDIDA
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La investigación.
8) Revisión y actualización del Manual de Procedimientos.
El manual deberá ser revisado cada seis meses para su respectiva actualización, y en
situaciones emergentes en las que considere el o los departamentos involucrados.
202
9) Indicadores de control del Manual de Procedimientos.
Como un mecanismo de control se propone a continuación una serie de indicadores de
control, que permitirán en el corto y mediano plazo medir la aceptación del manual de
procedimientos en diferentes niveles, y de esta manera poder identificar errores para
posteriormente establecer mecanismos correctivos.
Tabla N° 24. Indicadores para el Manual de Procedimiento.
INDICADO
RES FÓRMULA OBJETIVO
Rotación de
personal.
Renuncias
Total de empleados
Comprobar el
porcentaje de rotación
del personal que se
presenta.
Nivel de
capacitación.
Empleados capacitado
Total de empleados
Determina el porcentaje
de capacitaciones que
reciben los empleados.
Porcentaje de
clientes
inconformes.
Nro. de quejas
Nro. de clientes atendidos
Medir el grado de
inconformidad de los
clientes de la empresa.
Asistencia al
trabajo.
Asistencia
Días laborales
Comprobar el
porcentaje de la
asistencia del personal a
la institución.
Variación
porcentual de
clientes
inconformes
mensual.
Quejas mes 2 – Quejas mes 1
Quejas mes 1
Medir el grado de
aumento o disminución
de quejas de uno mes a
otro.
Variación
porcentual de
satisfacción de
clientes
semestrales.
Cltes. satisf. 2° semes. – Cltes. Satis. 1° sem.
Clientes satisfechos 1° semestre
Medir el grado de
aumento o disminución
del nivel de satisfacción
de los clientes en forma
Semestral.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La investigación
3.4 Validación de la propuesta.
Se valida la propuesta de la siguiente manera:
La validación del presente trabajo investigado será designada por el Jurado de la
x 100
x 100
x 100
x 100
x 100
203
Gerencia de Investigaciones de la Universidad Regional Autónoma de los Andes
“UNIANDES”, previo a la defensa y sustentación de la misma.
Posteriormente, se procederá a la presentación a los Directivos de la Unidad Educativa
Particular “Liceo de las Américas”, quienes la analizaran y aplicaran si creyeren
conveniente.
3.5 Conclusiones parciales del capítulo.
En éste último capítulo, se presenta la propuesta, es decir el diseño del Manual
de Procedimientos, que una vez revisada y aprobada por las autoridades de la
unidad educativa, se socializará con todo el personal administrativo y docente de
la institución, para su correcta aplicación; es decir, detallando cada uno de los
procedimientos más relevantes a seguir, así como también la o las personas que
intervienen, lo que permitirá mejorar de una manera eficiente y eficaz las
funciones en cada departamento y así satisfacer al cliente, en el momento de
solicitar algún trámite.
Los Representantes Legales de los estudiantes, se sentirán satisfechos por la
seguridad, celeridad y buena atención por parte de los funcionarios de la
Institución a la hora de solicitar una información.
En conclusión, con la aplicación del mencionado manual de procedimientos, se
evidencia que será de gran ayuda al confirmar que con una buena organización
de tareas se da solución a la problemática existente.
204
CONCLUSIONES GENERALES.
Un Manual de Procedimientos es una herramienta administrativa de gran importancia
para la Unidad Educativa, debido a que permite normar y orientar adecuadamente al
personal en las funciones y actividades a desempeñar, siendo soporte técnico para
canalizar un adecuado desarrollo organizacional.
En el Marco Metodológico se pudo comprobar el problema planteado, reflejado en la
necesidad de mejorar los procesos organizacionales en el Departamento de Secretaría;
los métodos e instrumentos de investigación contribuyeron en la identificación de las
causas de la problemática, además de que orientaron en el delineamiento de la
alternativa de solución al problema.
Se ha evidenciado que la Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas”, no
cuenta con un Manual de Procedimiento, lo que impide su desarrollo consecutivo, por
tal razón, se hace imperioso el diseño e implementación de un manual que contenga en
su detalle los procedimientos que el Departamento de Secretaria de la Institución
Educativa realiza, con el objeto de que el mismo, conozca y aplique con certeza las
actividades de su área de trabajo.
Además, se concluye que con el análisis de conceptos y definiciones emitidas por
diferentes autores sobre aspectos relacionados con el tema, ayudaron a un mejor
entendimiento en la labor del Manual de Procedimientos.
El Departamento de Secretaría es responsable de mantener la eficiencia y eficacia en los
procedimientos realizados, por la necesidad de cumplir la Misión y Objetivos
institucionales.
Al no tener bien definidos los procedimientos a la hora de atender al cliente, estos hacen
que se demore su solicitud, dañando así la imagen fiel de la Institución.
205
RECOMENDACIONES
Es necesario que la persona encargada del Departamento de Secretaría así como todo el
personal docente y administrativo se identifiquen con la Misión, Visión, Objetivos y
Políticas de la Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas”, por lo cual el
presente documento debe ser socializado ante todos los involucrados, a fin de que exista
un compromiso para la eficaz aplicación de los procedimientos detallados en el manual.
Los Directivos deben supervisar con asiduidad los resultados de la ejecución del
Manual, retroalimentar con el personal, y de ser el caso, adecuar los cambios siempre
en miras de mejorar el servicio que la Unidad Educativa da a sus usuarios.
El Manual es un documento flexible y de modificaciones periódicas, es preciso se
asigne a un responsable que conduzca las actividades de revisión y actualización.
Finalmente se sugiere la aplicación de los procedimientos descritos, pues fueron
ajustados a las actuales necesidades del Departamento de Secretaria, además de que
constituye pilar fundamental para el cimiento eficaz de un desarrollo organizacional
promisorio en aras de posicionar un servicio de calidad y con calidez como referente
ante las demás instituciones educativas.
BIBLIOGRAFÍA
ARNOLETTO, E. J. (2014). Fundamentos de la Administración de Organizaciones.
Córdoba, Argentina: EUMED.
CHIAVENATO, I. (2001). ADMINISTRACIÓN - Proceso Administrativo. Colombia:
Mc Graw Hill, 3ra. Edición.
CHIAVENATO, I. (2001). ADMINISTRACIÓN Proceso Administrativo. En I.
CHIAVENATO, ADMINISTRACIÓN Proceso Administrativo (pág. 3). Colombia: Mc
Graw Hill.
CHIAVENATO, I. (2002). Gestión del Talento Humano. En I. CHIAVENTA, Gestión
del Talento Humano (pág. 198). Colombia: Mc Graw Hill.
CÓRDOVA LÓPEZ, R. (2012). Proceso Administrativo. México: Red Tercer Milenio
S.C., 1era. edición.
FRANKLIN, B. (2009). Organización de Empresas. México: McGraw Hill, 3era.
edición.
HERNÁNDEZ Y RODRÍGUEZ, S. &. (2011). Fundamentos de gestión empresarial.
México: McGraw-Hill.
http://es.slideshare.net/ABELALITO001/manual-de-procedimientos-1040718. (s.f.).
http://es.slideshare.net/ABELALITO001/manual-de-procedimientos-1040718.
http://es.wikipedia.org/wiki/Concepto. (s.f.). Recuperado el 30 de julio de 2014
http://es.wikipedia.org/wiki/Glosario. (s.f.). Recuperado el 30 de julio de 2014
http://es.wikipedia.org/wiki/Jerarqu%C3%ADa. (s.f.). Recuperado el 30 de julio de
2014
http://www.buenastareas.com/ensayos/Departamentalizaci%C3%B3n/1500004.html.
(s.f.). Recuperado el 30 de julio de 2014
http://www.definicionabc.com/comunicacion/prologo.php#ixzz3Abu8ugb5. (s.f.).
Definicion abc. Recuperado el 16 de agosto de 2014
http://www.economia48.com/spa/d/division-del-trabajo/division-del-trabajo.htm. (s.f.).
Recuperado el 30 de julio de 2014
http://www.monografias.com/trabajos93/formularios/formularios.shtml#ixzz3AcMuE0i
3. (s.f.). Recuperado el 30 de julio de 2014
http://www.pj.gob.pe/wps/wcm/connect/ea8f29804cc1b4779e34bf1ce115cb25/Secretar
%C3%ADa+General.pdf?MOD=AJPERES. (s.f.). Recuperado el 30 de julio de 2014
MÜNCH, L. (2011). Administración. En MÜNCH, & Lourdes, Administración,
Procesos Administrativos, clave del éxito empresarial. 2da. edición (pág. pág. 20).
México: Pearson.
MÜNCH, L. (2011). ADMINISTRACIÓN Proceso administrativo, clave del éxito
empresarial. En ADMINISTRACIÓN Proceso administrativo, clave del éxito
empresarial (pág. 147). México: Pearson, 2da. Edición.
ROBBINS, S. P. (2010). Administración (Vol. 10a. Edición.). México: Pearson.
ROBBINS, S. P. (2013). Fundamentos de la Administración. México: Pearson, 8va.
Edición.
RODRÍGUEZ VALENCIA, J. (2012). Cómo elaborar y usar los Manuales
Adminstrativos. En Cómo elaborar y usar los Manuales Adminstrativos (págs. 69,70).
México: Cengage Learning, 4ta. edición.
SCHERMERHORN, J. R. (2010). Administración. (Vol. 2a. Edición.). México: Limus.
ANEXOS
ANEXO 1
CARTA DE
APROBACIÓN DE PERFIL
ANEXO N°. 2
CARTA DE
ACEPTACIÓN
RECTOR DE LA
UNIDAD EDUCATIVA PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
ANEXO N°. 3
CARTA DE
VALIDACIÓN
DE LA PROPUESTA
ANEXO N°. 4
GUÍA DE OBSERVACIÓN
GUÍA DE OBSERVACIÓN
LUGAR DE LA OBSERVACIÓN:
DETALLE
OBSERVACIÓN
PUNTUALIDAD
ATENCIÓN
PERSONALIZADA
CONTACTO VISUAL
TONO DE VOZ
RECURSOS
AMBIENTE
LABORAL
DOMINIO DEL
PROCEDIMIENTO
USO DEL TIEMPO
TIEMPO ESTIMADO
SECUENCIALIDAD
EN LOS TRÁMITES
PROCEDIMIENTOS
MÁS SOLICITADOS
INGRESO DE
INFORMACIÓN
NOVEDADES EN
LOS PADRES DE
FAMILIA
ANEXO N°. 5
GUÍA DE ENTREVISTA AL
VICERRECTOR Y SECRETARIA
DE LA
UNIDAD EDUCATIVA PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS”
GUÍA DE ENTREVISTA REALIZADA AL VICERRECTOR
Pregunta No. 1. ¿Cuántos años tiene la U.E.P. “Liceo de las Américas” funcionando en de Santo
Domingo?
R:
Pregunta No. 2. ¿Qué métodos utilizó para crear la Misión y Visión de “Liceo de las Américas”?
R:
Pregunta No 3. ¿Han aplicado Planificaciones Estratégicas en la Institución, específicamente en
Secretaría?
R:
Pregunta No 4. En cuanto al personal administrativo, específicamente, el Departamento de Secretaría,
¿Cuenta con algún Manual de Procedimientos?
R:
Pregunta No. 5. ¿Cómo calificaría usted el ambiente laboral en la Institución Educativa?
R:
Pregunta No. 6. ¿Considera que los procesos, para gestionar trámites de cualquier índole, se los realiza
de una manera rápida y precisa?
R:
Pregunta No. 7. ¿Cómo calificaría la atención que se da al cliente?
R:
Pregunta No. 8. ¿Considera usted que es indispensable la elaboración de un manual, que regule los
procedimientos del Departamento de Secretaría de la Institución? ¿Por qué?
R:
f) Vicerrector
GUÍA DE ENTREVISTA REALIZADA A LA SECRETARIA.
Pregunta No. 1. ¿Cuántos años tiene la U.E.P. “Liceo de las Américas” funcionando en de Santo
Domingo?
R:
Pregunta No. 2. ¿El Departamento de Secretaría cuenta con Misión, Visión y Valores?
R:
Pregunta No 3. ¿Han aplicado Planificaciones Estratégicas en la Institución, específicamente en
Secretaría?
R:
Pregunta No 4. En cuanto al personal administrativo, específicamente, el Departamento de Secretaría,
¿Cuenta con algún Manual de Procedimientos?
R:
Pregunta No. 5. ¿Cómo calificaría usted el ambiente laboral en la Institución Educativa?
R:
Pregunta No. 6. ¿Considera que los procesos, para gestionar trámites de cualquier índole, se los realiza
de una manera rápida y precisa?
R:
Pregunta No. 7. ¿Cómo calificaría la atención que se da al cliente?
R:
Pregunta No. 8. ¿Considera usted que es indispensable la elaboración de un manual, que regule los
procedimientos del Departamento de Secretaría de la Institución? ¿Por qué?
R:
Pregunta No. 9. ¿Qué procedimientos considera primordiales para que contenga manual de
procedimientos para su departamento?
R:
Pregunta No. 10. ¿Estaría dispuesta a proporcionar información, es decir, los pasos de las diferentes
actividades que realiza para ejecutar los procedimientos?
R:
Pregunta No. 11. Para que un manual de procedimientos proporcione una información detallada y veraz.
¿Considera usted que sería factible una reunión con todo el personal que se involucra en los
procedimientos, para determinar lineamientos y mejorar los mismos?
R:
f) Secretaria
ANEXO N°. 6
CUESTIONARIO
“El objetivo de la presente encuesta es conocer la valoración de los
representantes legales de los estudiantes de la Unidad Educativa Particular “Liceo de
las Américas” hacia la institución.
RESPONDA CON UNA “X” LO QUE CONSIDERE CORRECTO.
ANEXO N°. 7
APLICACIÓN
DE LA
ENCUESTA
Pregunta 1. ¿Por qué escogió a la Unidad Educativa Particular “Liceo de las
Américas” para que estudie su representado-a?
Tabla N° 25. Pregunta 1. Encuesta realizada a Representantes Legales de los Estudiantes.
VARIABLE FRECUENCIA
ABSOLUTA RELATIVA
Por la infraestructura 53 28%
Por su ubicación 29 15%
Por el status económico 35 18%
Por mejora académica 76 39%
TOTAL 193 100%
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Encuesta
Gráfico 1. Pregunta 1. Encuesta realizada a Representantes Legales de los Estudiantes.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Encuesta
Interpretación:
Los representantes legales de los estudiantes confirman un 39% que escogieron la
Unidad Educativa, POR MEJORA ACADÉMICA para su representado.
Por la infraestructura
28%
Por su ubicación 15% Por el statuos
económico 18%
Por mejora académica
39%
POR QUÉ ESCOGIÓ A LA UNIDAD EDUCATIVA PARTICULAR
“LICEO DE LAS AMÉRICAS” PARA QUE ESTUDIE SU
REPRESENTADO-A?
Pregunta 2 ¿Cómo considera usted que fue la confirmación y/o edición de datos en
la plataforma, en el periodo de matrículas?
Tabla N° 26. Pregunta 2. Encuesta realizada a Representantes Legales de los Estudiantes
VARIABLE FRECUENCIA
ABSOLUTA RELATIVA
Lento 103 53%
Rápido 90 47%
TOTAL 193 100%
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Encuesta
Gráfico N° 2. Pregunta 2. Encuesta realizada a Representantes Legales de los Estudiantes.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Encuesta
Interpretación:
Se puede constatar que los padres de familia en el momento de ingresar a la página web
de la Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas” para reservar cupos para sus
representados, el 53% de los encuestados consideran que fue LENTO el proceso de
verificación de datos en el plataforma.
Lento 53%
Rápido 47%
¿CÓMO CONSIDERA USTED QUE FUE LA CONFIRMACIÓN
Y/O EDICIÓN DE DATOS EN LA PLATAFORMA, EN EL
PERIODO DE MATRÍCULAS?
Pregunta 3. ¿Califique el proceso de matriculación en la Unidad Educativa
Particular “Liceo de las Américas”?
Tabla N° 27. Pregunta 3. Encuesta aplicada a los Representantes Legales de los Estudiantes.
VARIABLE FRECUENCIA
ABSOLUTA RELATIVA
Excelente 42 22%
Aceptable 68 35%
Necesita mejorar 83 43%
TOTAL 193 100%
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Encuesta
Gráfico 3. Pregunta 3. Encuesta aplicada a los Representantes Legales de los Estudiantes.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Encuesta
Interpretación:
Sugieren un 43% los representantes legales de los estudiantes que NECESITAN
MEJORAR en el proceso de matriculación. Se puede suponer que definitivamente no
están conformes con los procesos organizacionales de la Unidad Educativa, que es otro
indicador de la problemática propuesta.
Excelente 22%
Aceptable 35%
Necesita mejorar 43%
¿CALIFIQUE EL PROCESO DE MATRICULACIÓN EN LA
UNIDAD EDUCATIVA PARTICULAR “LICEO DE LAS
AMÉRICAS”?
Si 30%
No 48%
Un poco 22%
¿USTED FUE INFORMADO SOBRE EL PROCEDIMIENTO A
SEGUIR PARA LA SOLUCIÓN DE ALGÚN
REQUERIMIENTO ACADÉMICO O ADMINISTRATIVO?
Pregunta 4. ¿Usted fue informado sobre el procedimiento a seguir para la solución
de algún requerimiento académico o administrativo?
Tabla N° 28. Pregunta 4. Encuesta aplicada a los Representantes Legales de los Estudiantes.
VARIABLE FRECUENCIA
ABSOLUTA RELATIVA
Si 58 30%
No 92 48%
Un poco 43 22%
TOTAL 193 100%
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Encuesta
Gráfico 4. Pregunta 4. Encuesta aplicada a los Representantes Legales de los Estudiantes.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Encuesta
Interpretación:
Un 48% de los encuestados, indican que NO FUERON INFORMADOS, sobre los
procedimientos en el caso de requerir alguna información.
Pregunta 5. ¿La oferta académica y el nivel de educación impartido a su
representado-a, satisface sus expectativas?
Tabla N° 29. Pregunta 5. Encuesta aplicada a los Representantes Legales de los Estudiantes.
VARIABLE FRECUENCIA
ABSOLUTA RELATIVA
Si 102 53%
No 34 18%
Un poco 57 29%
TOTAL 193 100%
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Encuesta
Gráfico N° 5. Pregunta 5. Encuesta aplicada a los Representantes Legales de los Estudiantes.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Encuesta
Interpretación:
La mayoría en un 53%, SI se consideran satisfechas por la oferta y el nivel de
educación.
Si 53%
No 18%
Un poco 29%
¿LA OFERTA ACADÉMICA Y EL NIVEL DE EDUCACIÓN
IMPARTIDO A SU REPRESENTADO-A, SATISFACE SUS
EXPECTATIVAS?
Pregunta 6. Valore la atención al usuario que usted recibe en el Departamento de
Secretaría de la Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas”
Tabla N° 30. Pregunta 6. Encuesta aplicada a los Representantes Legales de los Estudiantes.
VARIABLE FRECUENCIA
ABSOLUTA RELATIVA
Muy Satisfactorio 72 37%
Satisfactorio 94 49%
Bueno 23 12%
Regular 4 2%
TOTAL 193 100%
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Encuesta
Gráfico 6. Pregunta 6. Encuesta aplicada a los Representantes Legales de los Estudiantes.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Encuesta
Interpretación:
Un 49% se sienten SATISFACTORIOS en lo que respecta atención al cliente, más no
por los procedimientos.
Muy Satisfactorio
37%
Satisfactorio 49%
Bueno 12%
Regular 2%
VALORE LA ATENCIÓN AL USUARIO QUE USTED RECIBE EN
EL DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA DE LA UNIDAD
EDUCATIVA PARTICULAR “LICEO DE LAS AMÉRICAS”
Pregunta 7. ¿Cuál es el nivel de satisfacción que considera el proceso, en el
momento de solicitar algún trámite en el departamento de Secretaría”?.
Tabla N° 31. Pregunta 7. Encuesta aplicada a los Representantes Legales de los Estudiantes.
VARIABLE FRECUENCIA
ABSOLUTA RELATIVA
Muy Satisfactorio 89 46%
Poco Satisfactorio 101 52%
Nada Satisfactorio 3 2%
TOTAL 193 100%
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Encuesta
Gráfico N° 7. Pregunta 7. Encuesta aplicada a los Representantes Legales de los Estudiantes.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Encuesta
Interpretación:
El 52% consideran POCO SATISFACTORIO en el momento de requerir algún trámite
en el departamento de Secretaría.
Muy Satisfactorio
46% Poco Satisfactorio
52%
Nada Satisfactorio
2%
¿CUÁL ES EL NIVEL DE SATISFACCIÓN QUE CONSIDERA EL
PROCESO, EN EL MOMENTO DE SOLICITAR ALGÚN
TRÁMITE EN EL DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA”?.
Pregunta 8. ¿Qué rango considera usted que en el Departamento de Secretaría
tiene sobre el conocimiento de los procedimientos a seguir?
Tabla N° 32. Pregunta 8. Encuesta aplicada a los Representantes Legales de los Estudiantes.
VARIABLE FRECUENCIA
ABSOLUTA RELATIVA
Mucho 89 46%
Poco 104 54%
TOTAL 193 100%
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Encuesta
Gráfico 8. Pregunta 8. Encuesta aplicada a los Representantes Legales de los Estudiantes.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Encuesta
Interpretación:
EL 54% considera que el Departamento de Secretaría tiene POCO conocimiento sobre
los procedimientos de dicha área.
Mucho 46% Poco
54%
¿QUÉ RANGO CONSIDERA USTED QUE EN EL
DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA TIENE SOBRE EL
CONOCIMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS A SEGUIR?
Pregunta 9. ¿Cree usted que la comunicación entre Autoridades y Secretaría de la
Unidad Educativa Particular “Liceo de las Américas” es?
Tabla N° 33. Pregunta 9. Encuesta aplicada a los Representantes Legales de los Estudiantes.
VARIABLE FRECUENCIA
ABSOLUTA RELATIVA
Excelente 113 59%
Muy buena 57 29%
Buena 23 12%
TOTAL 193 100%
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Encuesta
Gráfico N° 9. Pregunta 9. Encuesta aplicada a los Representantes Legales de los Estudiantes.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Encuesta
Interpretación:
La comunicación que se evidencia entre Secretaría y Autoridades es de un 59%,
EXCELENTE.
Escelente 59%
Muy buena 29%
Buena 12%
¿CREE USTED QUE LA COMUNICACIÓN ENTRE
AUTORIDADES Y SECRETARÍA DE LA UNIDAD EDUCATIVA
PARTICULAR “LICEO DE LAS AMÉRICAS” ES?
Pregunta 10. ¿Qué sugerencias aportaría usted para que mejore el desempeño
laboral en el Departamento de Secretaría?
Tabla N° 34. Pregunta 10. Encuesta aplicada a los Representantes Legales de los Estudiantes.
VARIABLE FRECUENCIA
ABSOLUTA RELATIVA
Capacitaciones 66 34%
Manual de Procedimientos 104 54%
Atención al Cliente 23 12%
TOTAL 193 100%
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Encuesta
Gráfico 10. Pregunta 10. Encuesta aplicada a los Representantes Legales de los Estudiantes.
Elaborado por: Verónica Gonzaga Ramírez
Fuente: La Encuesta
Interpretación:
Consideran con un 54% que para mejorar el desempeño laboral del Departamento de
Secretaría, sería que contara con un Manual de Procedimientos.
Capacitaciones 34%
Manual de Procedimientos
54%
Atención al Cliente
12%
¿QUÉ SUGERENCIAS APORTARÍA USTED PARA QUE
MEJORE EL DESEMPEÑO LABORAL EN EL DEPARTAMENTO
DE SECRETARÍA?
ANEXO N°. 8
RESOLUCIÓN MINISTERIAL
AUTORIZACIÓN DE
OFERTA ACADÉMICA
ANEXO N°. 9
ARCHIVO MAESTRO
DE “LICEO DE LAS AMÉRICAS”
(AMIE)
N° de personal administrativo 13 + 12 trabajadores generales 25 Rector, Vicerrector, Secretaría, Inspector General, DECE
Enfermería, Colecturía, Aux. Financiera, Aux. Administrativa
Contador, Jefe de Sistemas, Directores: Financiero, Administrativo.
N° de docentes 35
TOTAL DE EMPLEADOS 60
N° de estudiantes declarados: 391
(-) N° de estudiantes desertados: 1
(-) N° de estudiantes retirados: 2
TOTAL ESTUDIANTES ASISTENTES 388
Fuente: Departamento de Secretaría “L.D.A.”
ANEXO N°. 10
PROFORMAS
