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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA C.P.A.
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERÍA
EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS CPA.
TEMA: “CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE INVENTARIOS EN
LA FERRETERIA FERRHER EN LA PARROQUIA LUZ DE
AMÉRICA”.
AUTORA: KAREN GABRIELA SÁNCHEZ ROMERO
ASESOR: MBA. LEONARDO H. CARRIÓN HURTADO
SANTO DOMINGO - ECUADOR
2015
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
Yo, MBA. Leonardo Carrión Hurtado, en calidad de Asesor de la Tesis, designada
por disposición de la Cancillería de UNIANDES certifico que la presente Tesis
sobre el tema: “CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA
FERRETERIA FERRHER EN LA PARROQUIA LUZ DE AMÉRICA”, previo la
obtención del Título de Ingeniería en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas
C.P.A., ha sido desarrollada por la Srta. Sánchez Romero Karen Gabriela, quién
ha cumplido con las disposiciones legales establecidas por la esta Universidad,
por lo que se aprueba la misma.
Es todo cuanto puedo decir en honor a la verdad, facultando a la interesada hacer
uso lícito del presente, así como también se autoriza la presentación para la
evaluación por parte del jurado respectivo.
Atentamente,
MBA. Leonardo Carrión Hurtado.
ASESOR DE TESIS
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Yo, Sánchez Romero Karen Gabriela, portador de la cédula de ciudadanía
Nº172145445-0, declaro que la TESIS que presento sobre el tema: “CONTROL
INTERNO Y GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA FERRETERIA FERRHER EN
LA PARROQUIA LUZ DE AMÉRICA”, con el propósito de dar solución al
problema que se estápresentando en la empresa, previo a la obtención del Título
de Ingeniería en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas C.P.A., es auténtica
y original y que los derechos de autoría le corresponden a la Universidad Regional
Autónoma de los Andes “UNIANDES”.
Atentamente,
Sánchez Romero Karen Gabriela.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
NOTA DE ACEPTACIÓN
-------------------------------------------------
Firma Presidente del Tribunal
-------------------------------------------------
Firma Oponente
-------------------------------------------------
Firma Integrante del Tribunal
DEDICATORIA
La presente tesis está dedicada:
A Dios por darme la oportunidad de vivir y por guiarme por un buen camino
dándome fuerzas para no desmayar en las adversidades presentadas durante
esta etapa de mi vida y de esa manera poder alcanzar mis metas anheladas .
A mi madre Fanny Romero y mi padre Franklin Sánchez, que siempre han estado
dándome su amor y su apoyo incondicional, por motivarme y darme la mano
cuando sentía que el camino terminaba.
A mis hermanos Alexandra, Franklin y Emily por su apoyo, a Cristian Hernández
por brindarme su amor incondicional por ser mi amigo y compañero inseparable, a
mi parroquia Luz de América que me ha visto crecer y a todas las personas que
de una u otra manera han estado presentes en las buenas y en las malas, me han
dado siempre su apoyo.
Karen Gabriela Sánchez Romero
AGRADECIMIENTO
En primer lugar agradezco a Dios por darme la vida, salud e inteligencia y por no
abandonarme en esta etapa de mi vida.
A mi madre Fanny Romero y mi padre Franklin Sánchez, por sus consejos y por el
ánimo que siempre me han brindado para cumplir una de mis metas de ser una
profesional.
Al MBA. Leonardo Carrión Hurtado, por brindarme su apoyo incondicional en la
asesoría de la Tesis.
A todos los catedráticos de la Universidad UNIANDES por compartir sus
importantes conocimientos durante toda mi etapa universitaria.
A mi familia porque con su apoyo moral me han incentivado a seguir adelante a lo
largo de toda mi vida.
Al Gerente propietario de la Ferretería “FERRHER” Sr. Johan Hernández, quien
me permitió realizar este trabajo de tesis, brindándome todas las facilidades
posibles para que sean plasmadas mi tesis.
A la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” por abrirme sus
puertas para prepararme y poder convertirme en un excelente profesional.
Karen Gabriela Sánchez Romero
ÍNDICE GENERAL
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
NOTA DE ACEPTACIÓN
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 1
Antecedentes de la investigación. ........................................................................... 1
Planteamiento del problema.................................................................................... 2
Formulación del problema. ...................................................................................... 3
Delimitación del problema. ...................................................................................... 3
Objeto de estudio y campo de acción. ................................................................... 4
Identificación y línea de investigación. .................................................................... 4
Objetivo general. ..................................................................................................... 4
Objetivos específicos. ............................................................................................. 4
Idea a defender. ...................................................................................................... 5
Variables de la investigación. .................................................................................. 5
Justificación del tema. ............................................................................................. 5
Metodología investigativa a emplear. ...................................................................... 6
Resumen de la estructura de la investigación. ........................................................ 6
Novedad Científica. ................................................................................................. 7
Aporte teórico. ......................................................................................................... 7
Significación Práctica. ............................................................................................. 8
CAPÍTULO I ............................................................................................................ 9
1. MARCO TEÓRICO. ......................................................................................... 9
1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETIVO DE INVESTIGACIÓN. ......... 9
1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE
EL OBJETIVO DE LA INVESTIGACIÓN. ............................................................ 9
1.2.1. Contabilidad. ........................................................................................ 10
1.2.2. Auditoría. .............................................................................................. 11
1.2.3. Control interno. ..................................................................................... 12
1.2.4. Inventarios. ........................................................................................... 18
1.3. VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE
LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE
INVESTIGACIÓN. ............................................................................................. 30
1.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO ................................. 31
CAPÍTULO II ......................................................................................................... 33
2. MARCO METODOLÓGICO. .......................................................................... 33
2.1. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL
CONTEXTO INSTITUCIONAL. ......................................................................... 33
2.2. PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO. ............................................... 34
2.2.1. Modalidad de la investigación. ............................................................. 34
2.2.2. Tipos de Investigación. ......................................................................... 35
2.2.3. Población y muestra. ............................................................................ 36
2.2.4. Métodos, Técnicas e instrumentos de investigación. ........................... 37
2.2.5. Interpretación de resultados. ................................................................ 38
2.2.6. Verificación de la Idea a Defender ....................................................... 42
2.3. PROPUESTA DE LA INVESTIGADORA ............................................ 43
2.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO ................................. 43
CAPÍTULO III ........................................................................................................ 45
3. MARCO PROPÓSITIVO. ............................................................................... 45
3.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA: DISEÑAR UN SISTEMA DE
CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE INVENTARIOS
EN LA FERRETERÍA FERREHER EN LA PARROQUIA LUZ DE AMÉRICA. .. 45
3.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA. ................................................. 45
3.2.1. Justificación de la propuesta. ............................................................... 45
3.2.2. Objetivos. ............................................................................................. 46
3.2.3. Propuesta Control Interno. ................................................................... 47
3.2.4. Conclusiones parciales del Capítulo .................................................. 108
3.3. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA ................................................... 108
3.4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES .............. 109
3.4.1. Conclusiones ...................................................................................... 109
3.4.2. Recomendaciones .............................................................................. 109
Bibliografía ................................................................................................................
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
ILUSTRACIÓN 1. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA. ............................................ 12
ILUSTRACIÓN 2. COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO. ......................... 14
ILUSTRACIÓN 3. FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS. .................................... 18
ILUSTRACIÓN 4. PRINCIPIOS DE LOS INVENTARIOS. ................................... 19
ILUSTRACIÓN 5. TIPOS DE INVENTARIOS. ..................................................... 21
ILUSTRACIÓN 6. TIPOS DE COSTOS. ............................................................... 23
ILUSTRACIÓN 7. SISTEMAS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS. ............... 24
ILUSTRACIÓN 8. SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS. ..................... 25
ILUSTRACIÓN 9. SIMBOLOGÍA PARA ESTRUCTURAR FLUJOGRAMAS. ....... 28
ILUSTRACIÓN 10. INDICADORES DE ROTACIÓN. .......................................... 30
ILUSTRACIÓN 11. POBLACIÓN .......................................................................... 36
ILUSTRACIÓN 12. ENCUESTA A LOS TRABAJADORES ................................. 40
ILUSTRACIÓN 13. ENCUESTA A LOS PROVEEDORES .................................. 41
ILUSTRACIÓN 14. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO ................. 50
ILUSTRACIÓN 16. ÁREAS DE EVALUACIÓN DEL RIESGO ............................. 69
ILUSTRACIÓN 17. RANGO PORCENTUAL DE RIESGO Y CONFIANZA ........... 69
ILUSTRACIÓN 18. EVALUACIÓN DEL RIESGO AL GERENTE GENERAL....... 70
ILUSTRACIÓN 19. EVALUACIÓN DEL RIESGO A COMPRAS .......................... 75
ILUSTRACIÓN 20. EVALUACIÓN DEL RIESGO A VENTAS.............................. 78
ILUSTRACIÓN 21. EVALUACIÓN DEL RIESGO A BODEGA.............................. 82
ILUSTRACIÓN 22. MATRIZ DE RIESGO CONSOLIDADA .................................. 87
ILUSTRACIÓN 23. POLÍTICAS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS .......... 88
ILUSTRACIÓN 24. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO
FÍSICO .................................................................................................................. 89
ILUSTRACIÓN 25. PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA ................................ 93
ILUSTRACIÓN 26. PROCESO PARA LA VENTA ............................................... 94
ILUSTRACIÓN 27. PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DE
PRODUCTOS ....................................................................................................... 94
ILUSTRACIÓN 28. COMPROBANTE REGISTRO DE PROVEEDORES. ............ 97
ILUSTRACIÓN 29. COMPROBANTE DE ENTRADA DE INVENTARIOS. .......... 98
ILUSTRACIÓN 30. COMPROBANTE DE SALIDA DE INVENTARIOS. .............. 99
ILUSTRACIÓN 31. REQUISICIÓN DE MERCADERÍAS. .................................. 100
ILUSTRACIÓN 32. TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS. ..................................... 101
ILUSTRACIÓN 33. DEVOLUCIÓN DE MERCADERÍAS. .................................. 102
ILUSTRACIÓN 34. PROGRAMA DE MONITOREO. .......................................... 103
ILUSTRACIÓN 35. CUESTIONARIO POST DE CONTROL INTERNO. ............ 104
RESUMEN EJECUTIVO
El control interno constituye una herramienta útil que conjuga procedimientos,
pasos, metas, planes y políticas con el objetivo de prevenir posibles riesgos y
garantizar que las actividades se realizan en conformidad con los objetivos
establecidos, por ello la implementación de este control es fundamental, porque
permitirá salvaguardar los activos, verificar la confiabilidad de los datos y
comprobar la eficiencia de las operaciones. Además la gestión de inventarios es
la herramienta adecuada para el registro, ingreso, salida de inventario, busca la
coordinación y eficacia en el manejo de losrecursos para la actividad comercial.
Se empleó la metodología Cuali-cuantitativa, con mayor incidencia en la
modalidad cuantitativa, debido a que sintetiza la información obtenida de los
resultados de las técnicas aplicadas en la FERRETERIA FERRHER, a través de
encuestas y la cualitativa que ayudó a tomar en cuenta los puntos de vista del
personal, así como la observación directa y través de la entrevista realizada al
gerente, donde se determinó cuáles son las deficiencias que originan la débil
gestión de inventarios, estas metodologías permitieron identificar el problema y
determinar su probable solución, bajo la línea de investigación de Auditoría.
Para la propuesta, se realizó un análisis riguroso en cuanto a la aplicación de un
Sistema de Control Interno, se estudió cada componente del Sistema, se redactó
las normas, políticas y procedimientos del personal en el área de estudio, así
también se aplicó el cuestionario de control interno y finalmente el informe el que
contiene las conclusiones y recomendaciones que ayudarán a la toma de
decisiones del gerente para que través de esto se mejore la gestión de
inventarios de la FERRETERIA FERRHER.
EXECUTIVE SUMMARY
Internal control is a useful tool that combines procedures, steps, goals, plans and
policies in order to prevent possible risks and ensure that activities are conducted
in accordance with established objectives, so the implementation of this control is
critical because will safeguard assets, check the reliability of the data and verify
the efficiency of operations. Moreover inventory management is the right tool for
the record, entry, exit inventory, find the coordination and effectiveness in
managing resources for commercial activity.
The Qualitative and quantitative methodology was employed with the highest
incidence in the quantitative method, because summarizes the information
obtained from the results of the techniques applied in the HARDWARE FERRHER
through surveys and qualitative who helped take into account the points terms of
personnel, as well as direct observation through the interview the manager, which
determined what the deficiencies that cause weak inventory management are,
these methodologies allowed to identify the problem and determine its probable
solution under line Audit investigation.
The proposal, a rigorous analysis was performed regarding the implementation of
an internal control system, each component of the system is studied, rules,
policies and procedures of personnel in the study area was drawn, and the internal
control questionnaire and finally the report containing the findings and
recommendations that will help decision was also applied manager for through this
improves inventory management of FERRHER HARDWARE.
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación.
El control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos
coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio; para proteger y
resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos
contables; así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las
operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la
gerencia. Existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios,
con la finalidad de afinar su funcionabilidad en cada área de trabajo.
El control de inventarios es un factor que influye en la reducción de costos de las
empresas, por tal motivo se debe tener en cuenta este aspecto tan importante,
para obtener mejores utilidades y beneficios para la organización. La base de
toda empresa dedicada a la comercialización, es el control de los productos,
aquí radica la importancia del manejo del inventario por parte fundamental en
desarrollo empresarial. Este control y manejo, permitirá a la empresa mantener
la información oportuna y conocer al final del periodo, un estado financiero
confiable de la situación económica real de la empresa.
La provincia Santo Domingo de los Tsáchilas, es una zona muy comercial, en el
sector inmobiliario, debido al elevado índice de construcciones por el crecimiento
poblacional, lo cual se ha permitido generar un mayor número de viviendas y
locales comerciales, dando lugar a un extenso nivel de competencia de cadenas
ferreteras como microempresas.
La ferretería FERRHER, no presenta ningún antecedente de que se le haya
realizado o desarrollado algún tipo de investigación o proyecto referente al control
interno y gestión de Inventarios, pero sin embrago, indagando en los archivos que
reposan en la base de datos de la Universidad Regional Autónoma de los Andes,
Santo Domingo se ha podido comprobar que existen otros trabajos de
2
investigaciones relacionadas al tema de Control Interno, ejemplo de algunos de
estos son:
Diseño de un manual para el control interno de inventarios de repuestos
para maquinaria pesada TRAC MOTOR CIA. LTDA. Realizado por la Ing.
ROMERO RAMOS JADIRA JOMAIRA, año 2010.
Modelo de control interno y manejo de inventarios en la empresa SAN
FRANCISCO S.A en predios rústicos en Santo Domingo de los Tsáchilas,
realizado por la Ingeniera Mendoza Loor Leidy Liliana, año 2010-2011.
Con la referencia anterior es posible establecer que, el presente trabajo, con la
ayuda de los fundamentos científicos de bibliografías actualizadas, es un
documento verídico y realmente original de la autora del presente trabajo
investigativo.
Planteamiento del problema.
La empresa en Ferretería “FERRHER”, ubicada en el km 23 de la vía Quevedo
parroquia Luz de América, perteneciente a la provincia Santo Domingo de los
Tsáchilas, dedicada a la compra y venta de productos de ferretería en general,
cuenta con un variado stock de mercancías.
Se puede resaltar como las falencias más notorias en base a la información que
se pudo obtener de la entrevista realizada al propietario, misma que afectan al
normal desenvolvimiento de sus actividades, entre ellas se mencionan:
No cuenta con un sistema o método de control de los inventarios,
dificultando la obtención información rápida, oportuna y real.
No existe un listado actualizado de mercancías, que facilite su rápida
ubicación, provocando la pérdida de tiempo y dinero en buscar los
materiales que se necesitan el cliente.
3
No se realizan registros oportunos del movimiento de las mercancías
solicitadas, dando lugar a que los clientes vayan a solicitar y a veces no
existan en stock.
Los pedidos de los materiales no son efectuados a tiempo, lo que genera
que los clientes recurran a la competencia para adquirir lo que necesitan.
No se realizan proyectos de capacitación a los empleados lo que redunda
en que tengan limitado conocimiento en el manejo de inventarios.
Los problemas descritos en la Ferretería FERRHER, si no son solucionados a
tiempo generarán diversos inconvenientes entre ellos caos en el área de
inventarios, dando lugar a la pérdida por deterioro, a existencias de mercaderías
obsoletas, daría lugar a que exista hurto de los materiales lo que podría
conllevar hasta el cierre del negocio, por falta de inversión y el desconocimiento
de los resultados económicos reales, no permitiendo la toma de decisiones
financiera oportunas.
Formulación del problema.
¿De qué manera se optimizará la gestión de inventarios en la empresa ferretería
FERRHER en la parroquia Luz de América?
Delimitación del problema.
El presente tema de investigación se desarrollaró en la “Ferretería FERRHER”,
de propiedad del Sr. Johan Vladimir Hernández Guevara.
La empresa funciona, en parroquia Luz de América en el km 23 vía Quevedo,
Barrio Bellavista, del Cantón Santo Domingo de los Colorados, cuenta con 800
clientes entre fijos y ocasionales, además tiene 45 proveedores. Actualmente
tienen 4 empleados, se cumple con todos los beneficios sociales, se encuentran
la afiliación al I.E.S.S., la empresa es contribuyente obligado a llevar contabilidad,
4
por lo tanto cumple con sus obligaciones tributarias, laborales y comerciales,
como dispone los estamentos legales.
La presente investigación está orientada a mejorar el sistema control interno y la
gestión de inventarios en la ferretería FERRHER, período 2013.
Objeto de estudio y campo de acción.
El Objeto de Estudio Control Interno.
El Campo de Acción Gestión de Inventarios.
Identificación y línea de investigación.
El presente estudio, se encuentra relacionado con la línea de investigación de
Auditoría debido a que involucra dentro de su primera fase el proceso del Control
Interno.
Objetivo general.
Diseñar un sistema de control Interno para mejorar la gestión de inventarios en la
ferretería FERRHER en la parroquia Luz de América.
Objetivos específicos.
Analizar la bibliografía correspondiente a los procesos contables, control
interno y gestión de inventarios.
Realizar un diagnóstico a través del uso de herramientas que proporciona
la estadística, que permita evidenciar el problema planteado.
Desarrollar un esquema de un control interno para la empresa ferretería
“FERRHER” que permita mejorar el control de los ingresos y despacho de
5
la mercadería, con lo que se obtendrán información de los inventarios con
menos porcentaje de error.
Idea a defender.
Con el diseño de un sistema de control interno caracterizado por un ambiente de
control adecuado, sus evaluaciones de riesgo deben estar orientadas a futuro,
con actividades de control excelentes, oportuna información y comunicación que
permitan cumplir con sus responsabilidades, además con un óptimo monitoreo, se
mejorará la gestión de inventarios, de la empresa Ferretería “FERHER”.
Variables de la investigación.
La variable independiente es el Control Interno.
La variable dependiente es la Gestión de Inventarios.
Justificación del tema.
Económica.
Al momento de realizar la presente investigación, se realizó una inversión que
resulta mínima en relación a los beneficios que conseguirá la empresa
FERRETERIA FERRHER, al momento de poner en práctica esta propuesta,
por tanto se justifica económicamente esta propuesta.
Técnica.
Los años de educación superior cursados permitió técnicamente evidenciar la
problemática existente en la empresa FERRETERIA FERRHER, en cuanto a
inventarios se refiere, por lo consiguiente se diseñó una propuesta que dé
6
solución al problema planteado; por ende se justificará la propuesta
técnicamente.
Además con la realización de este trabajo de investigación permitirá la obtención
del título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas C.P.A
Metodología investigativa a emplear.
La modalidad que se utilizo es cualitativa y cuantitativa. Cualitativa porque
se determinarán en base a la observación y el dialogo directo con los involucrados
en la problemática y cuantitativa porque se desarrolla al tabular los datos de la
investigación realizada, siendo esta ultima la de mayor énfasis.
Los tipo de investigación son de campo, bibliográfica y descriptiva además el
método inductivo – deductivo aplicado en la revisión de documentos, donde se
evalúa la gestión de inventarios para a través del sistema de control interno
brindar respuestas particulares y luego generalizarlas.
El método analítico – sintético aplicado en el análisis de la información referente
a la solución del problema para luego sintetizarla en el marco teórico se utilizó
además la técnica de la encuesta realizada para obtener información referente a
la gestión de inventarios y la entrevista que se efectuó al gerente de la empresa,
para conocer su criterio en la probable solución de la problemática.
Resumen de la estructura de la investigación.
La presente investigación se sustenta en 3 capítulos que se detalla a
continuación:
En el Primer Capítulo se desarrolla el marco conceptual que abarcó la
fundamentación teórica describiéndola de manera, concreta y legal, que viene a
constituir el sustento de esta investigación.
7
En cuanto al Segundo Capítulo se planteó el tipo de investigación, el diseño de la
investigación, el nivel de la investigación, población y muestra, los instrumentos
de recolección de datos, validación de resultados y técnicas de análisis de los
datos.
En el Tercer Capítulo se encuentra la propuesta de forma detallada con todas las
Normas y Procedimientos, que ayudará a solucionar las falencias del control de
inventarios, así como también un organigrama por procesos para direccionar al
recurso humano de la empresa, de tal manera que la Ferretería “FERRHER”
continúe con sus actividades económicas demostrando un crecimiento
empresarial eficiente. Además lograr cumplir con el objetivo general del presente
trabajo de investigación.
Novedad Científica.
Los beneficios que obtendrá la empresa con la propuesta es que podrá obtener
un mejor control con respecto a sus inventarios y saber realizar un mejor
abastecimiento de mercaderías a los clientes y la fijación de precios, los mismos
que basados en teorías científicas, avalen su funcionamiento para que se puedan
concretar los propósitos, metas y objetivos de la empresa en un corto, mediano,
largo plazo para entrar en el mercado competitivo.
Aporte teórico.
El presente tema a desarrollar servirá como un documento de información para
las diferentes empresas existentes en la zona, por cuanto su investigación
aportará en la necesidad de contar con un sistema de inventarios que puedan
brindar mayor control para el correcto funcionamiento de los mismos dentro de
una empresa, ya que gran parte de las empresas no logran mantener su poder
competitivo y mucho menos lograr altos niveles de crecimiento debido al poco
control que realizan.
8
Significación Práctica.
El presente trabajo de investigación aportará en la adaptación del sistema de
control interno y gestión de inventarios en la Ferretería “FERRHER” de la
parroquia Luz de América, con el fin de determinar si los controles existentes en el
área de inventario son oportunos y efectivos; y así mejorar los sistemas que
identifiquen las falencias en los mismos, además se establecerán posibles
medidas que permitan prevenir, detectar y corregir oportunamente los errores e
irregularidades significativas que puedan ocurrir en el negocio.
9
CAPÍTULO I
1. MARCO TEÓRICO.
1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETIVO DE INVESTIGACIÓN.
El control organizacional comprende el plan de organización en todos los
procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio;
para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los
datos contables; así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en
las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la
gerencia. Existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios,
con la finalidad de afinar su funcionabilidad en cada área de trabajo.
Al no contar la empresa con un sistema de control de los inventarios, un listado
actualizado de mercancías, pedidos y registros oportunos de las mercancías, y
capacitación a los empleados, han dificultado la obtención de información
oportuna, provocando pérdida de recursos, dando lugar a que los clientes se
alejen del entorno comercial de la empresa.
La base de toda empresa comercial es el control de los productos que ingresan y
egresan; he aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma.
Este manejo permitirá a la empresa mantener el control oportuno y conocer al
final del período, un estado confiable de la situación económica real de la
empresa.
1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL
OBJETIVO DE LA INVESTIGACIÓN.
El actual trabajo de investigación titulado Control Interno y Gestión de Inventarios
en la parroquia Luz de América, se analizarán los siguientes temas y subtemas:
10
1.2.1. Contabilidad.
“Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el análisis, clasificación, registro
control e interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con
el objeto de conocer la situación económica y financiera al término de un ejercicio
económico o periodo contable” (Bravo, 2011, pág. 1).
“La contabilidad es la técnica que registra, analiza e interpreta cronológicamente
los movimientos o transacciones comerciales de una empresa” (Sarmiento, 2000,
pág. 7).
La contabilidad es una herramienta de gestión que permite la toma de decisiones
por parte de la gerencia, y que se utiliza para el control de la actividad, comercial
en general, porque de sus procesos se sirven las otras actividades para poder
desarrollar sus proyectos empresariales y productivos.
1.2.1.1. Importancia.
“Permite conocer con exactitud la real situación económica- financiera de una
empresa, en cambio cuando no llevamos contabilidad, no se conoce con
seguridad, cuanto se tiene, cuanto nos deben o debemos, cual es el volumen de
compras, ventas, gastos; en definitiva solo se tiene una idea aproximada de la
situación económica de la empresa, o sea en forma empírica” (Sarmiento, 2000,
pág. 7).
“Toda entidad privada, desde una pequeña empresa a una multinacional, o
pública, desde un ayuntamiento a la Unión Europea, necesita procesar y elaborar
información para tomar decisiones de naturaleza económica. La Información
contable es vital para la sociedad en la que vivimos. Las empresas necesitan
información sobre sus bienes y deudas. Así como de sus ingresos y gastos”
(Alcarria, 2008, pág. 13).
11
La contabilidad es importante ya que permite conocer con exactitud la situación
financiera de la empresa, ya que como información financiera contribuye a la alta
dirección para la toma de decisiones.
1.2.2. Auditoría.
“Auditar es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizado por una
persona independiente y competente acerca de la información cuantificable de
una entidad económica específica, con el propósito de determinar e informar
sobre el grado de correspondencia existente entre la información cuantificable y
los criterios establecidos” (Grupo Océano, 2005, pág. 9).
“La Auditoria es un examen sistemático de los estados financieros, registros
operaciones con la finalidad de determinar si están de acuerdo con los principios
de contabilidad generalmente aceptados, con las políticas establecidas por la
dirección y con cualquier otro tipo de exigencias legales o voluntariamente
adoptadas” (Madariaga, 2004, pág. 13).
La auditoría es un proceso que controla y evalúa los procedimientos de una
empresa con el fin de comprobar su correcta operatividad, verificar los registros
con la documentación y evaluar el perfecto cumplimiento de los procedimientos.
1.2.2.1. Objetivos de la auditoría.
De acuerdo a la anterior conceptualización, el objetivo principal de una Auditoría
es la emisión de un diagnóstico sobre un sistema de información empresarial, que
permita tomar decisiones sobre el mismo. Estas decisiones pueden ser de
diferentes tipos respecto al área examinada y al usuario del dictamen o
diagnóstico
12
Ilustración 1. Objetivos de la auditoría.
Fuente:(Fernández, Iglesias, Llaneza, & Fernández Muñoz, 2010)
Elaborado por: Karen Sánchez
1.2.3. Control interno.
“El control interno abarca el plan de organización y los métodos coordinados y
medidas adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar
la adecuación y fiabilidad de la información de la contabilidad, promover la
eficacia operacional y fomentar la adherencia a las políticas establecidas de
dirección” (Grupo Océano, 2005, pág. 278).
Determinar la idoneidad y efectividad del sistema
Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su sistema
Comprobar que el tipo y planificación de las activiodades preventivas se ajusta a lo dispuesto en la normativa general vigente
Evaluar en el marco de la propia organización
Aumentar el nivel general de concienciación y sensibilización de los recursos humanos de la empresa
Comprobar cómo se ha realizado la evaluación inicial y periódica de los riesgos
13
“Conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes de organización los
cuales tienen por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión
financiera, contable y administrativa de la empresa (…). Esta definición no solo
abarca el entorno financiero y contable sino también los controles cuya meta es la
eficiencia administrativa y operativa dentro de la organización empresarial”
(Aguirre, 2005, pág. 189).
El control Interno es el conjunto de fundamentos, principios, acciones,
instrumentos, sistemas, normas y procedimientos creados por la entidad para
asegurar la eficiencia de la gestión, el logro de los objetivos y la protección del
patrimonio con un grado razonable de seguridad.
1.2.3.1. Componentes del control interno.
“El control interno está integrado en los procesos de la organización y forma parte
de las actividades de planeamiento, ejecución y monitoreo, y representa una
herramienta útil para la gerencia. Los componentes según el COSO son los
siguientes:
Ambiente de control.
Evaluación del riesgo.
Actividades de control.
Información y comunicación.
Monitoreo” (Fonseca Luna, 2011, pág. 49).
14
Ilustración 2. Componentes del Control Interno.
AMBIENTE DE CONTROL
FACTORES DEL AMBIENTE DE CONTROL
“La esencia de cualquier negocio es su
gente-sus atributos individuales,
incluyendo la integridad, los valores
éticos y la competencia y el ambiente en
el que ella opera. La gente es el motor
que dirige la entidad” (Mantilla, 2005,
pág. 19).
Es la actitud de la gerencia frente al
Control Interno, da las pautas para una
entidad, genera conciencia de control de
sus empleados. En este elemento se
fundamentan los demás componentes
del control interno, generando
parámetros de disciplina y estructura,
como la integridad, valores éticos y
competencia en el personal de la
compañía.
Integridad y valores éticos:
Se refiere a los valores éticos y de conducta
que se espera de todos los miembros de la
organización.
Incentivos y tentaciones:
La información financiera puede contener
datos fraudulentos debido al ofrecimiento de
fuertes sobornos, por presentación de
información favorable para otorgamiento de
préstamos, o mostrar rentabilidad menor para
evadir impuestos.
Comunicación con orientación moral:
“La manera más segura de transmitir un
mensaje de comportamiento ético en la
organización es el ejemplo. La gente imita a sus
líderes”(Mantilla, 2005, pág. 28).
Compromisos para la competencia:
Los directivos y empleados deben poseer un
nivel de competencia profesional que
comprenda la importancia de la implantación,
mejora y mantenimiento de controles internos.
Consejo de directores o comité de Auditoría:
Corresponde al accionar que tengan el
Directorio, integrado por personas capaces e
inquisitivas, internas o externas, sus funciones
son proveer autoridad, orientación, vigilancia.
Estructura Organizacional:
Es el marco en que las actividades son
planeadas, ejecutadas, controladas y
monitoreadas para lograr los objetivos.
Políticas y prácticas sobre Recursos
Humanos:
15
Este factor es de gran importancia, el Talento
Humano es el recurso más activo de una
empresa, hacen posible el logro de objetivos
VALORACIÓN DEL RIESGO
FACTORES
“Es la identificación y análisis de riesgos
relevantes para el logro de los
objetivos y la base para determinar la
forma en que tales riesgos deben ser
mejorados. Así mismos, se refiere a los
mecanismos necesarios para identificar
y manejar riesgos específicos asociados
con los cambios, tanto los que influyen
en el entorno de la organización como
en el entorno de la misma” (Mantilla,
2005, pág. 28).
La empresa debe ser reflexiva al
momento de afrontar los riesgos.
Debe señalar objetivos, integrados con
ventas, producción, mercadeo, finanzas
debe instaurar mecanismos para
identificar, examinar y administrar los
riesgos.
Objetivos:
“Puede ser un proceso altamente estructurado
o informal. Los objetivos pueden definirse
explícitamente, o ser implícitos, tal como
manejarse en un nivel pasado de desempeño.
Los objetivos a menudo están representados
por la misión de la entidad y por las
declaraciones de valores. El conocimiento de
las fortalezas y debilidades de la entidad y de
las oportunidades y amenazas, conducen hacia
una estrategia global” (Mantilla, 2005, pág. 40).
Categorías de objetivos:
Objetivos de operaciones: efectividad y
eficiencia de las operaciones de la entidad,
objetivos de desempeño, etc.
Objetivos de información financiera:
preparación de estados financieros públicos
que sean confiables
Objetivos de cumplimiento: adhesión a
las leyes y regulaciones a las cuales la
entidad está sujeta.
Riesgos
El proceso de identificación y análisis de
riesgos es un proceso interactivo ongoing y
componente critico de un sistema de control
interno efectivo. Los administradores se deben
centrar cuidadosamente en los riesgos en
todos los niveles de entidad y realizar las
acciones necesarias para administrarlos.
16
ACTIVIDADES DE CONTROL
TIPOS DE ACTIVIDADES DE CONTROL
“Se debe establecer y ejecutar políticas
y procedimientos para asegurar que se
están aplicando efectivamente las
acciones identificadas por la
administración como necesarias para
manejar los riesgos en la consecución
de los objetivos de la entidad” (Mantilla,
2005, pág. 18).
“Revisión de alto nivel:
Las revisiones se realizan sobre el desempeño
actual frente a presupuestos, pronósticos,
periodos y competidores.
Funciones directas o actividades
administrativas
Los administradores dirigen las funciones
revisando informes de desempeño.
Procesamiento de información:
Se implementa una variedad de controles para
verificar que estén completos. Los datos están
sujetos a chequeo.
Controles físicos.
Inventarios, valores y otros activos se aseguran
físicamente en forma periódica comparados
con las cantidades presentadas.
Indicadores de desempeño.
incluye, variaciones en los precios de compra,
el porcentaje de órdenes de pedidos
urgentes y porcentaje total de retorno
Segregación de responsabilidad.
La responsabilidad se divide, o agregan entre
diferentes empleados para reducir el riesgo de
error” (Mantilla, 2005, pág. 60).
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
“Las actividades de control usualmente
implican dos elementos: el establecimiento
de una política que pueda cumplirse y,
procedimientos para llevar a cabo la
política” (Mantilla, 2005, pág. 62).
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INFORMACIÓN
“Los Sistemas de información y
comunicación se interrelacionan.
“Se requiere en todos los niveles de una
organización para operar el negocio y moverlo
17
Ayudan al personal de la entidad a
capturar e intercambiar la información
necesaria para conducir, administrar y
controlar sus operaciones” (Mantilla,
2005, pág. 18).
Obtención y uso de información
adecuada y oportuna para que
participen todos del sistema de
control contar con sistemas de
información eficientes y poseer
adecuados canales de comunicación.
hacia la consecución de los objetivos de la
entidad en todas las categorías, operaciones,
información financiera y cumplimiento.
COMUNICACIÓN
La comunicación es inherente a los
sistemas de información. Los sistemas de
información pueden proporcionar información al
personal apropiado a fin de que ellos puedan
cumplir sus responsabilidades de operación,
información financiera y de cumplimiento”
(Mantilla, 2005, pág. 76).
MONITOREO ACTIVIDADES DE MONITOREO ONGOING
“Debe monitorearse el proceso total y
hacer modificaciones. De esta manera el
sistema puede reaccionar
dinámicamente” (Mantilla, 2005, pág.
18).
“El monitoreo ocurre en el curso normal
de las operaciones, e incluye actividades
de supervisión y dirección o
administración permanente para llevar a
cabo las obligaciones de cada
empleado” (Estupiñan, 2006, pág. 40).
Implementado el SCI debe vigilarse
constantemente para observar los
resultados obtenidos ya que por perfecto
que simule suele deteriorarse.
“Son múltiples las actividades que sirven para
monitorear la efectividad del control interno en
el curso ordinario de las operaciones. Incluyen
actores regulares de administración y
supervisión, comparaciones, conciliaciones y
otras acciones rutinarias”(Mantilla, 2005, pág.
84).
¿QUIÉN EVALÚA?
“Las evaluaciones toman la forma de auto
valoraciones, en las que las personas
responsables por una unidad o función
particular determinan la efectividad de los
controles para sus actividades.
EL PROCESO DE EVALUACIÓN
El evaluador debe entender cada una de las
actividades de la entidad y cada uno de los
componentes del sistema de control interno que
están siendo dirigidos” (Mantilla, 2005, pág. 87).
Fuente: (Samuel mantilla & Rodrigo Estupiñan)
Elaborado por: Karen Sánchez
18
Los mencionados componentes y criterios se aplican en un sistema de control
interno, se deberán cumplir los cinco componentes para poder concluir que el
control interno de la información es eficaz.
1.2.4. Inventarios.
“Es un recurso almacenado al que se recurre para satisfacer una necesidad actual
o futura” (Miguez, 2006, pág. 1).
“Se define un inventario como la acumulación de materiales que posteriormente
serán usados para satisfacer una demanda futura” (Moya, 1999, pág.19).
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes
o servicios para su posterior comercialización.
1.2.4.1. Funciones de los inventarios.
Ilustración 3. Funciones de los inventarios.
FUNCIONES:
Permitir que las operaciones continúen sin que se produzcan patrones por falta
de productos o materias primas.
Obtener ventajas por volumen de compra, ya que si la adquisición de artículos se
produce en grandes cantidades, el costo de cada unidad suele disminuirse.
Proporcionar unas reservas de artículos para satisfacer la demanda de los
clientes y que no se queden sin el deseado.
Separar los procesos de producción y distribución.
Salvaguardarse de la inflación y de los cambios de precio.
Fuente: (Miguez Mónica y Bastos Ana, 2006)
Elaborado por: Karen Sánchez.
19
La base de toda empresa es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la
importancia del manejo del inventario por parte de la misma.
1.2.4.2. Principios de los inventarios.
Podemos definir los principios básicos de los inventarios como las razones para
mantener y utilizar dichos inventarios en una empresa. Estos principios son los
siguientes:
Ilustración 4. Principios de los inventarios.
PRINCIPIOS DESCRIPCIÓN
Desacoplar demanda y producción. Esta es la función principal. Podemos
considerar el inventario como un colchón
entre la oferta y la demanda. La situación
entre la oferta y la demanda es distinta,
prácticamente en todas las empresas; es
decir, las etapas por las que ambas pasan
no coinciden totalmente, salvo en algunos
puntos.
Ser utilizados como medio para la
planificación y el control de la producción.
La empresa debe poseer un inventario de
productos terminados para atender a la
demanda. Cuando el nivel de este llega a
un punto bajo, ya sea en términos de
cantidad, de tiempo o de ambos, se envía
una orden de producción para que se siga
elaborando. Mientras la empresa está
produciendo, utiliza el inventario de
productos en curso; así, cuando este
alcance un determinado punto, se enviará
una orden de fabricación, con lo que se
reduce el inventario de materias primas que
han de ser pedidas a los proveedores.
Permitir cierta flexibilidad en la
programación de la producción y la
Existen empresas que realizan su
producción en lotes cada cierto tiempo, en
20
independencia de las operaciones. vez de hacerlo siguiendo fielmente la
demanda.
Consentir el tránsito de los ítems entre las
distintas etapas del proceso.
A veces existe la necesidad de mover las
piezas de un lugar a otro para continuar el
proceso productivo, pero mientras se
realiza ese movimiento las maquinas no
deben pararse, por lo que es imprescindible
que haya un stock de productos en cada
máquina, para poder seguir produciendo.
Proporcionar un buen nivel de servicio al
cliente.
Esto supone que el cliente pueda llevarse
el producto cuando lo necesite.
Intentar mantener la producción a un ritmo
regular.
Las operaciones de fabricación deben
realizarse lo más eficientemente posible
para así mantener la producción.
Fuente: (MIGUEZ Mónica y BASTOS Ana, 2010)
Elaborado por: Karen Sánchez
Los principios son la base fundamental para cada actividad en este caso estas
afirmaciones constituyen un determinado campo del saber, el determinar la
esencia de un principio apoyará el análisis y valoración del sistema.
1.2.4.3. Costos de inventarios.
“Los inventarios traen consigo una serie de costos. Pueden formar parte de estos
costos los siguientes:
Dinero.
Espacio.
Mano de obra para recibir, controlar la calidad, guardar, retirar, seleccionar,
empacar, enviar y responsabilizarse.
21
Deterioro, daño y obsolencia.
Hurto” (Muller, 2004, pág. 2).
Conociendo que los costos representan los recursos económicos que han sido,
deben o deberían sacrificarse en el desarrollo de las actividades para alcanzar los
objetivos y poder medirlos.
1.2.4.4. Tipos de inventarios
Existen varios tipos de inventarios, con diferencias notables entre las distintas
industrias, y los más comunes son los siguientes:
Ilustración 5. Tipos de inventarios.
TIPOS DE INVENTARIOS DESCRIPCIÓN
Inventarios de materias primas. La industria necesita artículos y materiales
para poder producir. Estos elementos
(materias primas) son adquiridos en
grandes cantidades para su posterior
manipulación y necesitan estar
almacenados con el fin de poder disponer
de ellos con comodidad.
Inventarios de mercancías. Estos incluyen los bienes adquiridos por
las empresas, que van a ser vendidos sin
someterse a procesos de transformación.
Inventarios de productos en proceso.
Están formados por los bienes en proceso
de manufactura, es decir, por aquellos
artículos que están siendo utilizados
durante el proceso de producción. Se trata
de productos parcialmente terminados.
Inventarios de productos terminados.
Se trata de inventarios que agrupan todos
aquellos productos transformados y
manipulados por la empresa mediante los
procesos de producción. Estos productos
22
se almacenan a la espera de ser vendidos.
Inventarios de materiales y suministros.
Están constituidos por los elementos
necesarios para la elaboración de los
productos. Entre dichos elementos
destacan: las materias primas secundarias
que se diferencian por industrias; los
productos de consumo necesario para el
proceso de producción (combustibles,
pinturas, etc.); y, por último el material para
el mantenimiento, necesario para la
reparación y conservación de la
maquinaria.
Fuente: (MIGUEZ Mónica y BASTOS Ana, 2010)
Elaborado por: Karen Sánchez
En las empresas, sobre todo para los fabricantes y comerciales, resultan de vital
importancia los inventarios. Estos forman parte del activo de la empresa (activo
circulante) y están constituidos por productos, materiales y mercaderías
necesarios en el proceso de producción y comercialización respectivamente.
1.2.4.5. Costo de los inventarios.
“El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su
adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido
para darles su condición y ubicación actuales” (NIC, 2012).
Son todas las destinaciones económicas hacia la adquisición de materiales, sean
estos para producción o comercialización de bienes o para la prestación de
servicios.
23
Ilustración 6. Tipos de costos.
TIPO DESCRIPCIÓN
Costos de adquisición El costo de adquisición de los inventarios
comprenderá el precio de compra, los aranceles de
importación y otros impuestos (que no sean
recuperables posteriormente de las autoridades
fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros
costos directamente atribuibles a la adquisición de las
mercaderías, los materiales o los servicios
Costos de transformación Los costos de transformación de los inventarios
comprenderán aquellos costos directamente
relacionados con las unidades producidas, tales como
la mano de obra directa. También comprenderán una
parte, calculada de forma sistemática, de los costos
indirectos, variables o fijos, en los que se haya
incurrido para transformar las materias primas en
productos terminados.
Costo de los inventarios para
un prestador de servicios
En el caso de que un prestador de servicios tenga
inventarios, los medirá por los costos que suponga su
producción. Estos costos se componen
fundamentalmente de mano de obra y otros costos
del personal directamente involucrado en la
prestación del servicio, incluyendo personal de
supervisión y otros costos indirectos atribuibles
Otros costos
Se incluirán otros costos, en el costo de los
inventarios, siempre que se hubiera incurrido en ellos
para dar a los mismos su condición y ubicación
actuales. Por ejemplo, podrá ser apropiado incluir,
como costo de los inventarios, algunos costos
indirectos no derivados de la producción, o los costos
del diseño de productos para clientes específicos
Fuente: (Normas Internacionales de contabilidad (NIC) 2, 2012)
Elaborado por: Karen Sánchez
24
El costo de adquisición y de transformación se relaciona con la conservación de
los artículos en los inventarios de cierto período de tiempo, su almacenaje y
movilidad.
1.2.4.6. Valorización de inventarios.
Es la manera de dar un valor a determinado artículo (inventario), sin ser un control
físico. Solo hace referencia a los valores. Hay varios sistemas de valoración entre
los cuales se tiene:
Ilustración 7. Sistemas de valoración de inventarios.
SISTEMAS DESCRIPCIÓN
Promedio ponderado Ponderar es dar a cada artículo o cantidad su valor,
dependiendo de la totalidad o sumatoria en los
registros. La fórmula general es valor total de los
productos con igual característica dividido en el número
de unidades. Al hacer una venta o una compra se saca
el promedio ponderado.
UEPS o LIFO – últimas en
entrar – Primeras en salir
Se parte del supuesto (en teoría) de la salida de las
últimas unidades que han ingresado al inventario en las
primeras remisiones. Al término del ejercicio, el
inventario o su valoración será más bajo que los precios
del mercado; hay subvaloración.
PEPS o FIFO – Primeros en
entrar – Primeros en salir
En este método de valoración, también se parte de un
supuesto: La Salida de las primeras unidades que
hicieron su ingreso; en las primeras remisiones. Al
término del ejercicio, el inventario o su valoración serán
más altos que los precios del mercado. Hay
sobrevaloración.
Fuente: (GRANADOS Ismael, 2004)
Elaborado por: Karen Sánchez
25
El reconocimiento de los costos de los artículos vendidos o comprados, implica
que cuando se valúa el costo de la mercadería se aplicarán cualquiera de estos
métodos, siendo el más recomendado el promedio ponderado.
1.2.4.7. Sistema de control de inventarios.
Guerrero (2009) afirma que:
Un sistema de inventario es una estructura que sirve para controlar el nivel de
existencia y para determinar cuándo hay que pedir de cada elemento y cuándo
hay que hacerlo. Hay dos tipos de sistemas de inventario: el sistema de
inventario continuo, o cantidad fija de pedido, y el sistema de inventario
periódica, o de período constante entre pedidos, en el que cada cierto tiempo
constante se pide una cantidad variable de material o producto(pág. 100).
Un sistema de inventarios es un conjunto de normas, y procedimientos empleados
de manera metódica para planificar y controlar los productos que se emplean en
una organización. Este sistema puede ser manual o automatizado.
Desde el punto de vista contable, existen dos sistemas o metodologías para
registrar las operaciones referentes a inventarios, estas son:
Ilustración 8. Sistemas de control de inventarios.
SISTEMA DE CUENTA MÚLTIPLE O
INVENTARIO PERIÓDICO
SISTEMA DE CUENTA ÚNICA, O
INVENTARIO PERMANENTE
“Es un sistema contable de inventario
en el que la entidad no lleva un registro
continuo de las mercaderías en
existencia. En su lugar al final del
ejercicio la entidad realiza un conteo
físico de las existencias y usa esa
información para prepararlos estados
financieros (Horngren, Harrison
&Barber, 2003, pág. 169).
Este sistema como su nombre lo indica,
“Un sistema de registro muy valioso para la
contabilidad de una empresa, e s el sistema
de inventario permanente o inventario perpetuo,
que permite establecer las existencias de
mercaderías al día; o sea constantemente
actualizadas (Bolaños, 1977).
En este sistema se emplean Kárdex para el
control de cada uno de los artículos que
dispone la empresa, permite establecer las
existencias de mercaderías al día; o sea
26
consiste en controlar el movimiento
de la cuenta mercancías en varias o
múltiples cuentas y al final del periodo
deberá realizarse la regulación de la
cuenta mercaderías.
constantemente actualizada.
VENTAJAS VENTAJAS
Permite obtener una información
detallada para cada una de las
cuentas.
Su registro contable es de fácil
aplicación.
El costo material y humano es
reducido.
“Se puede conocer, en cualquier momento el
importe del inventario final, sin necesidad de
practicar inventarios físicos.
No es necesario cerrar el negocio para poder
determinar el inventario final de mercaderías,
puesto a que existe una cuenta que controla
las existencias.
Se pueden descubrir extravíos, robos o
errores en el manejo de las mercaderías,
puesto que se sabe con exactitud el importe
de las mercaderías que debería haber.
Se puede conocer, en cualquier momento, el
importe del costo delo vendido.
Se puede conocer en cualquier momento el
importe de la utilidad o pérdida bruta (Flores,
2003).
DESVENTAJAS
Debido a que en este sistema no se
emplean las llamadas tarjetas
Kárdex, su control se dificulta y
puede contribuir a desviaciones en
las entradas y salidas de
mercaderías.
Requiere que existan un mayor
control extra contable.
No se dispone del inventario en
unidades y cantidades a una fecha
determinada.
CUENTAS QUE INTERVIENEN CUENTAS QUE INTERVIENEN
Mercaderías.
Compras.
Devolución de Compras.
Descuento en compras.
Transporte en compras.
Ventas.
Inventario de mercaderías.
Ventas.
Costo de ventas.
Utilidad bruta en ventas.
Pérdida en ventas.
Fuente: (Horngren, Harrison &Barber;Bolaños&Flores)
Elaborado por: Karen Sánchez
27
1.2.4.8. Métodos de gestión de inventarios.
1.2.4.8.1. Miguez y Bastos afirma que el Análisis ABC
Nos permite distinguir tres categorías de productos y cada una de ellas debe definirse en
función de la parte de la cifra de negocios que representa.
Categoría A.- se compone de un número reducido de productos que proporcionan la mayoría
del volumen de ventas y que representen el mayor valor añadido.
Categoría B.- está formada por un número mayor de productos que la categoría A que no
representa más que un porcentaje reducido de las ventas.
Categoría C.- numerosos productos de los que apenas se venden algunas unidades
constituyen esta categoría (pág. 14).
1.2.4.9. Flujograma.
“Flujogramas son la descripción gráfica concreta de un sistema contable que sira
de base para evaluar el control interno y para la planeación y diseño de una
auditoría.
VENTAJAS
El flujo de transacciones de una empresa son representadas rápida y
fácilmente.
Se requiere menos tiempo para entenderlos.
Los cambios en los sistemas son fáciles de actualizar” (Perdomo, 2004,
pág. 225).
Según el autor Aguirre Juan y la Enciclopedia de la Auditoría, la simbología más
comúnmente utilizada es la siguiente:
28
Ilustración 9. Simbología para estructurar flujogramas.
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN
Inicio
Documento
Fichero / Registro
Proceso / Operación
Listado
Información
Decisión
Conector
Conector con otra página
Operación manual
Archivo y control
Fuente: (Aguirre &Enciclopedia de la Auditoría)
Elaborado por: Karen Sánchez
29
“Cuando se considere necesario, se podrá complementar el flujograma con
breves notas suplementarias que pueden adjuntarse bien a pie de página o bien
como información anexa” (Aguirre, 2005, pág. 215).
1.2.4.10. Indicadores.
Franklin (2005) menciona
Un indicador es un punto en una estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo
importante de un sistema dentro de un contexto de interpretación. Establece una relación
cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso o a procesos
diferentes. Por si solos no son relevantes, adquieren importancia cuando se les compara con
otros de la misma naturaleza.
Características de un indicador
Factible de medir.
Fácil de interpretar.
Ser relevantes o útiles para la toma de decisiones.
Conducir fácilmente información de una parte a otra.
Verificable.
Aceptado por la organización.
Utilizable con otros indicadores.
Precisión conceptual en los indicadores cualitativos
Justificable en relación a su costo – beneficio.
Tipos de Indicadores Financieros
Los Indicadores en función de su campo de aplicación y utilidad se clasifican en:
Indicadores de Rentabilidad.
Indicadores de Liquidez.
Indicadores de Financiamiento.
Indicadores de Rotación (pág. 94).
30
Ilustración 10. Indicadores de rotación.
INDICADOR FÓRMULA
Rotación de Inventarios Inventario X 360
Costo de Ventas
Rotación de cuentas por cobrar Clientes X 360
Ventas
Rotación de cuentas por pagar Proveedores X 360
Costo de Ventas
Rotación de Patrimonio Ventas Netas
Patrimonio
Rotación de Activos Ventas Netas
Clientes
Rotación de Capital Ventas Netas
Activo Corriente - Pasivo
Corriente
Fuente:(Briseño Ramírez, Hugo, 2006)
Elaborado por: Karen Sánchez
1.3. VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS
DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE
INVESTIGACIÓN.
De acuerdo a lo que se expone enla Enciclopedia de la Auditoria del GRUPO
OCÉANO, indica que el control interno es una herramienta muy buena dentro de
una organización debido a todos los métodos que se emplea a favor de una
empresa, desde proteger los activos verificar la confiabilidad de información
promover eficiencia operacional e impulsar el cumplimiento de políticas.
Aguirre Juan concuerda con esto ya que el expone que el control interno es muy
útil ya que sus objetivos van encaminados a la ayuda y mejora de los procesos en
una empresa desde prevenir fraudes descubrir robos adquirir información
31
confiable y oportuna, resguardar los activos, promover eficiencia al personal entre
otros.
Las autoras Miguez Mónica y Bastos Ana revelan que los inventarios constituyen
un recurso importante al que se recurre para satisfacer una necesidad, por lo que
un adecuado control permitirá obtener varias ventajas ya sea por volumen de
compras, proporcionar reservas de artículos para satisfacer futuras demandas,
salvaguardarse de la inflación y de los cambios de precios y no paralizar la
producción por falta de productos o materias primas.
El autor Muller Max por su parte ha mencionado que un adecuado manejo de los
costos de inventarios será de gran ayuda, ya que permitirá a las empresas
conocer las cantidades existentes de productos disponibles para venderse así
como las condiciones de almacenamiento adecuadas.
1.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO
En el marco teórico se ha destaca la importancia del Control Interno el cual
es un medio eficaz para lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de las
actividades de una empresa, a más de eso ayuda a alcanzar las metas que
se ha trazado, permite prevenir posibles robos y fraudes, certifica el
cumplimiento de leyes y regulaciones impuestas por el nivel administrativo,
y asevera tener una reputación positiva en el mercado
En cuanto a la variable de gestión de inventarios se hace referencia a
tener una debida planificación y control del stock ya que los directivos de la
empresa necesitan mantenerse al día con la información que proporcionen
los responsables de los inventarios acerca de las cantidades existentes,
compras, ventas, devoluciones, y las condiciones de cada uno de ellos,
como están siendo manejadas para así tomar decisiones acertadas con
proveedores y clientes.
32
Con la valoración crítica de las distintas posiciones teóricas del objeto de
investigación se pudo determinar que la temática aplicada es de
gran importancia y apoyo para la realización de la presente investigación,
debido a que con ellos se sustenta científicamente la propuesta y
contribuye al reconocimiento de la problemática que presenta la empresa
en forma clara y precisa, como para su posible solución.
33
CAPÍTULO II
2. MARCO METODOLÓGICO.
2.1. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO
INSTITUCIONAL.
La empresa funciona, en parroquia Luz de América en el km 23 vía Quevedo,
Barrio Bellavista de la provincia Santo Domingo de los Tsáchilas, inicio sus
actividades desde el 29 de octubre del 2009, se dedica a la venta de materiales
de construcción, artículos de ferretería entre otros. La empresa está obligada a
llevar contabilidad por lo cual cuenta con un contador externo. Actualmente
tienen 4 trabajadores pero debido al crecimiento de las ventas está notando la
necesidad de contratar más personal.
En la parroquia Luz de América existen otras ferreterías, entre ellas, la ferretería
Daniel qué se encuentra ubicada por el sector del parque central, y la Ferretería 2
hermanos ubicada por el sector de los comedores, de las cuales la ferretería 2
Hermanos es la competencia más fuerte para la Ferretería “FERRHER”.
La empresa Ferretería “FERRHER”, en la actualidad lleva todas sus actividades
de acuerdo a la experiencia en la que ha trabajado los años anteriores, sin
embargo continúa presentándose problemas a nivel administrativo y con los
inventarios debido a que no coinciden las existencias físicas con los registros en
libros, esta es la razón de esta investigación.
La empresa Ferretería “FERRHER” se ha dedicado a la compra y venta de
productos de ferretería, la misma que nunca ha tenido un sistema para controlar
sus inventarios, provocando que las existencias físicas no coincidan con lo que
debería haber según documentos, el mismo que ocasiona el desconocimiento del
valor real de los inventarios.
Le sustenta la siguiente base legal:
34
Ley Orgánica de Régimen Tributario.
Código de Trabajo.
Código de Comercio.
Código Civil.
Normas Internacionales de Información Financiera.
Ley de seguridad social.
Principios de contabilidad generalmente aceptados.
2.2. PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO.
2.2.1. Modalidad de la investigación.
Para poder llevar a cabo el presente trabajo de investigación se utilizó la
metodología cuanti-cualitativa con tendencia a cuantitativa:
Cuantitativa, porque se realizarán encuestas, cuadros estadísticos, procesos
contables y; Cualitativa, porque se va a identificar hechos, procesos, situaciones
problemáticas además se buscará opiniones de diferentes personas para obtener
información y descubrir cuál es la problemática de la Empresa.
35
2.2.2. Tipos de Investigación.
2.2.2.1. Investigación Aplicada.
Se utilizó este tipo de investigación debido a que en capítulo III se aplicará la
solución en forma práctica el mismo que es un Sistema de Control Interno para
mejorar la Gestión de Inventarios en la ferretería “FERRHER”.
2.2.2.2. Investigación Bibliográfica.
Se lo utilizó para el estudio y recolección de diversas fuentes para ampliar los
conceptos en el Marco Teórico, debido a que fueron la base para el desarrollo de
la propuesta.
2.2.2.3. Investigación de Campo.
Este tipo de investigación se utilizó en el capítulo II, en el cual se utilizaron
herramientas científicas de investigación como son las entrevistas y las
encuestas las mismas que sirvieron para saber sobre el problema y sus causas.
2.2.2.4. Investigación descriptiva.
Se lo utilizó en el Planteamiento del Problema, se explicó por qué y cómo ocurren
los hechos, al hacer una descripción de las características del mismo en el
pasado, presente, y se dan las posibles alternativas de solución para el futuro en
el campo de acción.
36
2.2.3. Población y muestra.
2.2.3.1. Población.
La presente investigación se llevó a cabo en las instalaciones de la Ferretería
“FERRHER”, ubicada en parroquia Luz de América en el km 23 vía Quevedo,
Barrio Bellavista de la provincia Santo Domingo de los Tsáchilas, en el año 2013,
con una población de 45 elementos divididos de la siguiente manera:
Ilustración 11. Población
DENOMINACIÓN CANTIDAD
Gerente
1
Trabajadores
4
Proveedores
40
Total
45
Fuente: Ferretería “FERRHER”
Elaborado por: Karen Sánchez
2.2.3.2. Muestra.
En este caso no se aplicará la muestra, debido a que la población es pequeña lo
que impide realizarla, en este caso se aplicaría las encuestas a su totalidad de
población.
37
2.2.4. Métodos, Técnicas e instrumentos de investigación.
2.2.4.1. Métodos de investigación.
2.2.4.1.1. Inductivo – deductivo.
Se utilizó este método debido a que se detectó el problema de gestión de
inventarios en la Ferretería “FERRHER”, se llegó a generalizar lo que se presentó
en la organización para luego ir determinando en forma más explícita las causas
por las que fueron provocadas, y las consecuencias que han dado en el deficiente
control de los inventarios.
2.2.4.1.2. Analítico –Sintético.
Al realizar un análisis de cada una de las etapas de la gestión de inventarios que
va cumpliendo la empresa, se llegó a concluir sobre el Sistema de Control Interno
diseñado y al mismo tiempo recomendar a los Dueños de la ferretería, para que
identifiquen alternativas de solución.
2.2.4.2. Técnicas de investigación.
2.2.4.2.1. Entrevista.
Se aplicó la entrevista al señor Gerente de la ferretería “FERRHER”, para conocer
acerca de los problemas que aquejan a la empresa, la cual nos fue de gran
utilidad al momento de determinar el problema en cuestión.
2.2.4.2.2. Encuesta.
Se realizaron dos encuestas, una para los trabajadores y otra para los
proveedores, para determinar si es conveniente o no el Diseño de un Sistema de
Control Interno.
38
2.2.4.3. Instrumentos de investigación.
2.2.4.3.1. Guía de entrevista.
En el conjunto de preguntas relacionadas con el problema propuesto, dirigidas al
señor Gerente de la ferretería “FERRHER” con la finalidad de poder conocer la
problemática y poder viabilizar una solución a la gestión de inventarios.
2.2.4.3.2. Cuestionario de encuesta.
Es un conjunto de preguntas relacionadas con el problema propuesto, dirigidas a
los trabajadores y proveedores, que están vinculados directamente con las
operaciones de la Empresa, para poder determinar con mayor claridad sus
falencias y necesidades.
2.2.5. Interpretación de resultados.
2.2.5.1. Entrevista enfocada al gerente general.
Pregunta 1. ¿Existe un sistema de control interno en la organización?
No, no existe la empresa no cuenta con un sistema de control interno, pero sería
esencial la implementación inmediata de un sistema de control interno.
Pregunta 2. ¿Cuenta con manuales, políticas de procedimientos para cada área
de la empresa?
Tengo unos modelos que he pensado en aplicarlos pero hasta ahora no lo he
hecho.
Pregunta 3.¿Planifica las actividades financieras de la ferretería con antelación?
Unas veces si otras no más depende de lo que va sucediendo.
39
Pregunta 4.¿Qué tipo de control realiza para el manejo de inventarios?
Se registra en el kárdex de ingreso y salida de mercadería.
Pregunta 5.¿A su criterio como es la información de inventarios?
Se procura que los inventarios tengan relación con los Kárdex de control, el
parcial de ingresos, registros, constatación física del producto.
Pregunta 6. ¿Saben las funciones que debe desempeñar dentro de la empresa?
Si pero de acuerdo a las experiencias vividas dentro de la empresa, no hay
documento escrito.
Pregunta 7.¿Existe una calendarización adecuada para el pago de compromisos
con proveedores?
No precisamente adecuada pero si trato de cumplir con todos los pagos.
Pregunta 8.¿La capacidad de las bodegas es suficiente para almacenar los
materiales de la ferretería?
Es reducido pero en este año estamos pensando en adecuar una bodega grande
para guardar nuestros materiales.
Pregunta 9. ¿Al momento de hacer adquisiciones son verificados por el gerente?
Si es autorizado por el gerente el cual también delega en cuanto a cantidad y
precios.
Pregunta 10. ¿Existe un organigrama general o particular?
Si tengo pero en realidad nunca lo he puesto en un lugar visible.
40
Pregunta 11. ¿Se ha capacitado al personal los últimos 3 años?
No en realidad.
Pregunta 12. ¿Con relación a los inventarios existe algún documento que sirva
para el informe de stock?
No, actualmente no se cuenta con un documento sustentatorio de cuanta
mercadería existe en la empresa.
Pregunta 13. ¿Al momento de realizar los pedidos de compras, se verifican las
existencias en bodega?
Se realiza la compra de mercadería basándonos en la observación a los
productos existentes si son pocos se hace el pedido caso contario no se lo
efectúa.
2.2.5.2. Encuesta a los trabajadores.
Ilustración 12. Encuesta a los trabajadores
PREGUNTAS SI NO
1. Tiene conocimiento sobre el manejo de
inventarios? 25% 75%
2. Se cumple con los procedimientos de
ingreso y despacho de mercaderías? 50% 50%
3. Conoce usted el significado de inventario y
la importancia que tiene dentro de la
empresa? 25% 75%
4. Existe un responsable del ingreso y
despacho de mercadería 25% 75%
41
5. Existe un lugar específico para el
almacenamiento de la mercadería? 0% 100%
6. Observa falta de organización al momento
del ingreso de la mercadería a bodega? 75% 25%
8. Al momento de realizar la constatación
física en la empresa ha encontrado
diferencias con lo que se encuentra en
documentos? 75% 25%
9. La capacidad de la bodega es suficiente
para almacenar los materiales de la
ferretería? 25% 75%
10. La empresa cuenta con un organigrama? 0% 100%
PREGUNTA ANUAL MÁS DE UN AÑO
7. Cada que tiempo se realiza una constatación
Física en la empresa?
25% 75%
2.2.5.3. Encuesta a proveedores.
Ilustración 13. Encuesta a los proveedores
PREGUNTA SEMANAL QUINCENAL MENSUAL
1. ¿Cada qué tiempo la Ferretería
FERRHER realiza compras en su
empresa?
25% 11% 58%
42
PREGUNTAS SI NO
2. Cumple la Ferretería “FERRHER” con algún
procedimiento para la solicitud de bienes o servicios de su
empresa? 62% 38%
3. Cumple la ferretería “FERRHER” eficientemente con las
deudas contraídas con su empresa? 75% 25%
4. Recibe a tiempo los comprobantes de retención? 38% 62%
5. La ferretería “FERRHER” realiza un conteo físico de los
pedidos al momento de la recepción? 0% 100%
6. Observa falta de organización al momento del ingreso
de la mercadería a bodega? 12% 88%
7. Hay métodos establecidos para controlar las facturas
recibidas? 25% 75%
8. Existe un procedimiento de revisión previo al pago? 25% 75%
9. Existe en la empresa una calendarización adecuada
para el pago con ustedes? 25% 75%
10. ¿Ha tenido dificultades para el cobro en las fechas que
fueron establecidos? 25% 75%
2.2.6. Verificación de la Idea a Defender.
Mediante la aplicación de la entrevista realizada al señor Gerente propietario de la
ferretería “FERRHER” y las encuestas a sus empleados y proveedores, se ha
podido verificar que se debe diseñar un sistema de Control Interno para el
Control de Los Inventarios, pues debido a la ausencia de esto no existe el manejo
debido de los materiales que existen en esta ferretería.
43
Es necesaria la implementación de un modelo de control interno para el área de
inventarios en la ferretería “FERRHER”, estableciendo políticas, procesos,
funciones y responsabilidades, y los mejores elementos de evaluación de riesgos
que permitan mejorar la gestión de inventarios en la empresa.
Por lo manifestado anteriormente se verifica plenamente la idea a defender
debido a que los procesos y mecanismos aplicados en los inventarios de la
ferretería “FERRHER”, no son eficientes y toda la información necesaria no es
adecuada.
2.3. PROPUESTA DE LA INVESTIGADORA.
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones,
se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al
medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se
centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para
mantenerse en el mercado.
Por lo tanto lo que tomaremos es:
Diseño del direccionamiento estratégico para la empresa.
Ambiente de Control.
Valoración de riesgos.
Actividades de control.
Información y Comunicación.
Monitoreo.
2.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO.
44
La utilización de los tipos de investigación son de vital importancia al
momento de realizar un trabajo investigativo, debido a que son éstas las
que ayudan al investigador a determinar con certeza el tema y por ende el
problema y su probable a solución.
Se ha podido notar que en la empresa no se desarrolla una gestión de
inventarios que sustente eficiencia de las existencias en la ferretería
“FERREHER”, ocasionando que no existe información oportuna para la
toma de decisiones con respecto a los inventarios causando molestias
operativas y comerciales
Con la aplicación de los diferentes métodos y técnicas de investigación a
los colaboradores de la ferretería “FERRHER”, se logró recolectar la
suficiente información e incremento el conocimiento de la situación real de
la problemática que enfrenta la empresa en cuanto se refiere a la
existencia de un control interno deficiente y un inadecuado manejo de sus
inventarios, siendo este el tema de la presente investigación.
45
CAPÍTULO III
3. MARCO PROPÓSITIVO.
3.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA: DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL
INTERNO PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA
FERRETERÍA FERRHER EN LA PARROQUIA LUZ DE AMÉRICA.
3.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA.
3.2.1. Justificación de la propuesta.
Según los enunciados del marco teórico, el control interno se define como un
conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes de organización, los
cuales tienen por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión
financiera, contable y administrativa de la empresa, el planear es el proceso
formal de crear normas, procedimientos, metas, estrategias, descripción de
cargos y otros métodos, que ayudan a evitar y corregir desviaciones en los
comportamientos y los resultados deseados; los controles son medidas que
permiten verificar que las decisiones y los resultados sean acordes a los planes
establecidos.
El Control interno se expresa a través de las políticas aprobadas por la gerencia y
sus colaboradores, mediante la aplicación de técnicas de dirección, verificación,
evaluación de regulaciones administrativas, manuales de organización, de normas
y procedimientos, contables, de sistemas de información y de programas de
selección, inducción y capacitación de personal.
En el capítulo II marco metodológico, al efectuar la entrevista y las visitas de
campo, se pudo evidenciar que la gestión de inventarios es deficiente por lo que
se necesita la implementación un sistema de control interno, para una mejor
Gestión de Inventarios en la Ferretería “FERRHER”.
46
Es necesario la aplicación del Sistema de Control Interno ya que han trabajado de
forma empírica en el registro y control de sus inventarios, esta permitirá mantener
una información ordenada, oportuna, confiable y actualizada, además garantizará
el óptimo desenvolvimiento de las actividades que se realizan en la misma, tanto
con el personal operativo y administrativo así como para los clientes y
proveedores, por lo que se justifica la propuesta.
3.2.2. Objetivos.
3.2.2.1. Objetivo general.
Mejorar la gestión de inventarios a través de la aplicación de un Sistema de
Control Interno en la Ferretería “FERRHER” de la parroquia Luz de América.
3.2.2.2. Objetivos específicos.
Diseñar un direccionamiento estratégico proponiendo una misión visión y
objetivos empresariales.
Promover un ambiente de control el mismo caracterizado por valores,
filosofía, conducta ética y la integridad en la organización.
Diagnosticar la situación actual de la empresa mediante la identificación de
los factores de riesgo.
Plantear actividades de control las mismas que nos ayudarán a
diagnosticar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la
empresa.
Diseñar mecanismos de información y comunicación eficaz que ayude a
tomar las mejores decisiones dentro de la empresa.
47
Elaborar instrumentos para evaluar y monitorear el correcto funcionamiento
del sistema de control interno.
3.2.3. Propuesta Control Interno.
A continuación se desglosa la propuesta para desarrollar un direccionamiento
estratégico y el sistema de control interno según el modelo COSO:
3.2.3.1. Direccionamiento estratégico.
Con el direccionamiento estratégico se pretende establecer en dónde queremos
estar, la empresa para generar utilidades y permanecer en el mercado debe tener
en cuenta hacia donde se va y cómo se lo consigue.
3.2.3.1.1. Visión propuesta.
La Ferretería “FERRHER”, será una empresa líder en el mercado en la
comercialización de productos ferreteros, de tal manera que alcanzará un
excelente posicionamiento en el mercado de la Provincia Tsáchila.
3.2.3.1.2. Misión propuesta.
La Ferretería “FERRHER” tiene a disposición de las personas una amplia gama
de productos de ferretería los cuales cumplen con las exigencias de calidad y
precios bajos, al mismo tiempo brindar una atención excelente y personalizada al
usuario buscando la satisfacción de las necesidades de sus clientes actuales y
potenciales.
3.2.3.2. Ambiente de control.
Determina reglas de comportamiento compromete a los directivos en la
formación profesional de sus subalternos, el mismo sugiere los siguientes
elementos:
48
3.2.3.2.1. Código de ética.
No cuenta actualmente con un código de ética por lo que se propone lo siguiente:
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
CÓDIGO DE ÉTICA Pág. 1 DE 2
Objetivo
Establecer principios generales que aporten de manera satisfactoria valores éticos y
morales en el comportamiento del personal de la empresa
Principios generales
Se contemplan los siguientes principios:
En relación con la función administrativa
Cumplir y hacer cumplir a cabalidad el código ético de la empresa a través de
mecanismos para su aplicación.
Tener información oportuna de la situación actual de la empresa.
Ejercer un trabajo profesional, responsable y ético de su actividad.
Mantener al día los registros contables de la empresa con exactitud de manera
de que puedan fácilmente.
Brindar información a entes externos en caso de requerirlo.
No ser partícipe de interés propio o usar activos para su propio beneficio.
Trabajar con ética manteniendo confidencialidad en su ejercicio no divulgar
ningún secreto profesional.
Velar por cumplir con las obligaciones y deberes que esté sujeta la empresa.
En relación con proveedores y clientes
Mantener relacionas licitas con los proveedores.
Brindar productos en perfecto estado de manera que podamos satisfacer las
necesidades y expectativas de los clientes.
Entregar productos garantizados y atender reclamos u observaciones de manera
eficaz y eficiente.
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
49
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
CÓDIGO DE ÉTICA Pág. 2 DE 2
En relación con la competencia
Mantener una lealtad competitiva con otras empresas basado en respeto.
En caso de tener una posición privilegiada no actuar con dominio.
En relación con los empleados
Fomentar el respeto y responsabilidad en los empleados como símbolo primordial
de sus funciones.
Inculcar y anteponer la honradez y lealtad para una buena convivencia y
prestigio de quienes conforman la empresa.
Mantener capacitaciones constantes para asegurar un alto grado de
profesionalismo.
Garantizar la seguridad del trabajador adoptando medidas preventivas.
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
50
3.2.3.2.2. Compromiso para la competencia.
Más adelante en el manual de funciones se detalla las competencias generales de
cada uno de los integrantes de la Ferretería “FERRHER”.
3.2.3.2.3. Organigrama estructural
En la estructura organizacional se ha propuesto implementar un departamento de
Control Interno que esté a cargo de un miembro externo de la organización en
este caso de un auditor donde se haga visitas cada trimestre para controlar las
debilidades de bodega y trabaje en armonía con el departamento contable y jefe
de bodega.
Así también se propone la implementación de dos asistentes para el área el
departamento financiero que sería tesorería encargado de emitir comprobantes de
egreso como efectuar pago a proveedores, y crédito y cobranzas encargado de
emitir comprobantes de ingreso y gestionar cobros a clientes.
Ilustración 14. Organigrama estructural propuesto
Fuente: Investigación
Elaborado por: Karen Sánchez
GERENCIA GENERAL
SUPERVISIÓN
DE VENTAS
VENDEDORES
DEPARTAMENTO
COMERCIAL
DESPACHO CHOFER
BODEGACONTROL
INTERNOTESORERÍA
CRÉDITO Y
COBRANZA
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
FACTURACIÓN
51
3.2.3.2.4. Asignación de autoridad y responsabilidad
El manual de funciones es un esquema sistemático donde se detallan las
actividades funciones o responsabilidades de cada área que serán ejecutadas por
los diferentes integrantes de la Ferretería “FERRHER”.
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
MANUAL DE FUNCIONES
GERENCIA GENERAL
Pág. 1 DE 2
1.- Identificación:
Título del cargo: Gerente General
2.- Descripción General del cargo:
El gerente será el encargado de planificación y dirección de todas las actividades de la
empresa para atender las necesidades de los clientes, como la administración y el
personal, responsable de poner en marcha la empresa dentro de un marco de políticas y
objetivos comunes.
3.- Funciones:
Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo
plazo.
Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro, como también de las
funciones y los cargos.
Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de esta.
Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y detectar
las desviaciones o diferencias.
Coordinar con el ejecutivo de ventas y la secretaria las reuniones, aumentar el
número.
Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal
adecuado para cada cargo.
Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero, administrativo,
personal y contable entre otros.
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
52
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
MANUAL DE FUNCIONES
GERENCIA GENERAL
Pág. 2 DE 2
4.- Formación Profesional:
a) Educación formal.
Estudios en ingeniería en administración de empresas o afines.
b) Experiencia Laboral.
Mínimo 5 años en puestos similares.
c) Habilidades/Destrezas
Habilidades:
Creatividad e inteligencia emocional
Sobresaliente comunicación oral y escrita
Excelente relaciones interpersonales
Toma de decisiones
Habilidad de negociación
Habilidades técnicas conocimiento de los procesos de cada área
Destrezas:
Conocimiento de inglés nivel medio – avanzado.
Conocimientos básicos de las actividades de los subordinados y
psicológicas como la empatía, sinergia entre otros.
Conocimiento de programas informáticos como Microsoft Office, Sistemas
de Contabilidad e Internet.
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
53
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
MANUAL DE FUNCIONES
FINANCIERO/CONTABILIDAD
Pág. 1 DE 2
1.- Identificación:
Título del cargo: Jefe financiero/Contador General
2.- Descripción General del cargo:
Sera el encargado de llevar toda la contabilidad de la empresa de emitir informes de
pérdidas y ganancias, balances y estados financieros, estar al día con las obligaciones
con la administración tributaria.
3.- Funciones:
Recibe y clasifica todos los documentos, debidamente enumerados que le
sean asignados( comprobantes de ingreso, cheques nulos, cheques pagados,
cuentas por pagar y otros).
Prepara los estados financieros y balances de ganancia y pérdidas.
Contabiliza las nóminas de pagos del personal de la institución.
Revisa y conforma cheques, órdenes de compra, solicitudes de pago, entre otros.
Prepara proyecciones, cuadros y análisis sobre los aspectos contables.
Elabora los asientos contables, de acuerdo al manual de procedimientos.
Lleva el control de cuentas por pagar.
Lleva la contabilidad y emite la información al SRI.
Realiza transferencia bancaria.
Lleva el control bancario de los ingresos de la institución que entran por caja.
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
54
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
MANUAL DE FUNCIONES
FINANCIERO/CONTABILIDAD
Pág. 2 DE 2
4.- Formación Profesional:
a) Educación formal.
Estudios en ingeniería en Contabilidad, Auditoria y finanzas.
b) Experiencia Laboral.
Mínimo 3 años en puestos similares.
c) Habilidades/Destrezas
Habilidades
Creatividad
Toma de decisiones
Responsable
Habilidad para resolver problemas de análisis e informática
Destrezas
Conocimiento de análisis financiero
Conocimiento de programas contables
Conocimientos de derechos tributarios
Conocimiento de inglés nivel medio
Conocimiento de programas informáticos: Microsoft Office, Internet.
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
55
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
MANUAL DE FUNCIONES
TESORERÍA
Pág. 1 DE 2
1.- Identificación:
Título del cargo: Tesorera /o
2.- Descripción General del cargo:
Sera el encargado de asistir al jefe financiero y encargada de la sección de cajas.
3.- Funciones:
Recibe y registra el dinero de clientes.
Revisa y conforma cheques, órdenes de compra, solicitudes de pago, entre otros.
Elabora los asientos contables, de acuerdo al manual de procedimientos.
Lleva el control de cuentas por pagar.
4.- Formación Profesional:
a) Educación formal.
Estudios en ingeniería en Contabilidad, Auditoria y finanzas.
b) Experiencia Laboral.
Mínimo 2 años en puestos similares.
c) Habilidades/Destrezas
Habilidades
Creatividad
Responsable
Habilidad para resolver problemas de análisis e informática
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
56
FERRETERÍA FERRHER FECHA: 11/12/2014
MANUAL DE FUNCIONES
TESORERÍA
Pág. 2 DE 2
Destrezas
Conocimiento de programas contables
Conocimientos de derechos tributarios
Conocimiento de inglés nivel medio
Conocimiento de programas informáticos: Microsoft Office e Internet
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
57
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
MANUAL DE FUNCIONES JEFE
DE COMERCIALIZACIÓN
Pág. 1 DE 2
1.- Identificación:
Título del cargo: Jefe de comercialización
2.- Descripción General del cargo:
Sera el encargado de lograr que su grupo de ventas cumpla con los objetivos
trazados, utilizando estrategias de marketing y objetivos de mercado, monitoreando
continuamente para verificar si se está cumpliendo con lo requerido.
3.- Funciones:
Explorar permanentemente la zona asignada para detectar clientes potenciales
Evaluar nuevos usos o necesidades de consumo de los clientes activos.
Realizar un seguimiento de consumo por cada cliente de su zona.
Programar el trabajo en su área, anticipando los objetivos de cada gestión.
Supervisar si los vendedores están cumpliendo con las metas propuestas.
Buscar mejores nichos de mercado.
Establecer políticas de venta.
Verificar que los clientes estén satisfechos por el servicio y producto.
4.-Formación Profesional:
a) Educación formal.
Estudios en la carrera de marketing o ingeniería en administración de
empresas.
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
58
FERRETERÍA FERRHER FECHA: 11/12/2014
MANUAL DE FUNCIONES JEFE
COMERCIALIZACIÓN
Pág. 2 DE 2
b) Experiencia Laboral.
Mínimo 2 años en puestos similares.
c) Habilidades/Destrezas
Habilidades
Capacidad de negociación
Poseer carisma desinhiba, pero prudente, analítica y bien relacionada
Liderazgo
Excelente relaciones interpersonales
Principios éticos y morales
Capacidad de análisis y toma de decisiones atinada
Destrezas
Conocimiento de inglés nivel medio
Conocimiento de programas informáticos: Microsoft Office e Internet.
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
59
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
MANUAL DE FUNCIONES
BODEGA
Pág. 1 DE 2
1.- Identificación:
Título del cargo: Jefe de Bodega
2.- Descripción General del cargo:
Diseñar, aplicar y controlar, procedimientos que permitan mantener adecuadas
condiciones para el manejo de la bodega.
3.- Funciones:
Revisar constantemente el estado de los materiales.
Evaluar nuevos usos o necesidades de consumo de los clientes activos.
Verificar el ingreso y egreso del material de bodega.
Organizar, supervisar y coordinar con empresa externa los procesos de
distribución de materiales.
Llenar los respectivos documentos del material que ingresa y egresa.
Prestar apoyo en todas las actividades requeridas.
Establecer metas y Objetivos para realizar las entregas.
4.- Formación Profesional:
a) Educación formal.
Estudios en la carrera de administración de empresas.
b) Experiencia Laboral.
Mínimo 2 años en puestos similares.
c) Habilidades/Destrezas
Habilidades
Organización
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
60
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
MANUAL DE FUNCIONES
BODEGA
Pág. 2 DE 2
c) Excelente relaciones interpersonales
Realizar cálculos inmediatos
Tomar decisiones oportunas respecto a actividades de organización de su
área
Facilidad de expresión
Planificar sistemas de registros.
Destrezas
Manejo de calculadoras
Control de inventarios
Técnicas de almacenamiento de materiales
Conocimiento de codificación de productos
Manejo de suministro en almacén.
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
61
3.2.3.2.5. Políticas y prácticas de recursos humanos
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
REGLAMENTO DE TRABAJO
Pág. 1 DE 7
En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 64 del Código de trabajo vigente, se
establece el siguiente Reglamento Interno de Trabajo para la empresa FERREHER, el
cual tiene como función regular las relaciones existentes entre la empresa y sus
empleados específicamente para el control interno de las áreas que abarcan la gestión
de inventarios por lo tanto el presente manual detallara las principales obligaciones y
derechos que tienen los empleados de FERREHER, en estas áreas.
CAPÍTULO I
GENERALIDADES
Artículo 1.- FERREHER, tiene su domicilio en la Parroquia Luz de América, y su
actividad es la distribución y comercialización de productos para la construcción tanto
local como en la provincia de Sato Domingo de los Tsáchilas.
Artículo 2.- obligatoriedad.- es obligación de la empresa en coordinación con sus
trabajadores procurar la prosperidad de la misma y su permanencia como fuente
de trabajo. Los trabajadores están sujetos y obligados al cumplimiento del presente
reglamento caso contario estarán sujetos a las respectivas sanciones establecidas en el
mismo.
Artículo 3.- políticas.- el gerente ejerce los derechos que el código de trabajo le concede
en representación de la empresa, a su vez pondrá en conocimiento de los
trabajadores las políticas internas de la empresa para su cumplimiento obligatorio.
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
62
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
REGLAMENTO INTERNO DE
TRABAJO
Pág. 2 DE 7
Artículo 4.- determinación del trabajo.- las funciones que se asignen a un trabajador
están en concordancia con la necesidad de un puesto específico o un departamento
para el que se está contratando, para lo cual se considerara sus capacidades,
conocimientos y experiencia.
CAPÍTULO II
CONTRATACIÓN Y POLÍTICAS DE SELECCIÓN
Artículo 5.- clases de contrato.- de acuerdo a las necesidades de la empresa podrán
celebrarse las siguientes clases de contratos:
a) a prueba
b) plazo indefinido
c) ocasionales o temporales
d) plazo fijo
Artículo 6.- requisitos de ingreso.- Para formar parte de la empresa en virtud de
trabajador e aspirante deberá reunir los siguientes requisitos:
a) Ser mayor de edad.
b) ser una persona honesta
c) certificado de antecedentes personales (record Policial)
d) justificar sus conocimientos con documentos sustenta torios (diplomas, certificados)
de acuerdo al puesto requerido en este caso para contabilidad o bodega
e) certificado de trabajo de su último empleo en caso de haber trabajado antes. f)
certificado de salud
g) Dos fotografías de tamaño carne.
h) Someterse a pruebas técnicas y psicológicas y entrevistas establecidas por la
empresa.
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
63
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
REGLAMENTO INTERNO DE
TRABAJO
Pág. 3 DE 7
CAPÍTULO II
POLITICAS DE TRABAJO
Artículo 7.- Duración de la jornada.- el horario de trabajo estará sujeta a lo establecido en
la ley, 8 horas diarias de lunes a viernes dando un total de 40 horas semanales.
El ingreso de la jornada será a las 08:00 am hasta las 17:00 pm.
En caso de requerirse que el trabajador se quede en la empresa se contara como
horas extraordinarias de acuerdo a lo que establece la ley.
Es importante aclarar que el trabajador luego de leer el presente documento se
compromete a llegar puntualmente a su trabajo con su debido uniforme además se
destinara una hora exacta para el almuerzo.
Artículo 8.- faltas de puntualidad.- el trabajador que tenga más de tres atrasos
injustificados en el mes se sujetara a las debidas sanciones impuestas por el empleador
Artículo 9 faltas de asistencia.- el trabajador que faltare por más de tres veces en un
mismo mes serán considerados como prueba en a solicitud de visto bueno ante la
autoridad competente.
Artículo 10.- horas extraordinarias y suplementarias.- La empresa reconocerá hora
suplementarias o extraordinarias para aquellos trabajadores, que de acuerdo con
las necesidades de la empresa, realicen tareas operativas fuera de la jornada laboral, en
fines de semana o feriados.
Artículo 11.- permisos de trabajo.- serán concedidos únicamente por motivos de:
enfermedad, calamidad doméstica, y en los casos permitidos por la ley los cuales serán
comunicados a su jefe inmediato o jefe de recursos humanos.
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
64
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
REGLAMENTO INTERNO DE
TRABAJO
Pág. 4 DE 7
CAPÍTULO IV
REMUNERACIÓN
Artículo 12.- de las remuneraciones: los sueldos o remuneraciones se fijaran en razón de
la naturaleza del trabajo, experiencia y preparación profesional no será inferior a lo
establecido en la ley.
Las remuneraciones serán pagadas en el lugar de trabajo o depositadas en una cuenta
de ahorros o corriente que estos determinen.
Artículo 13.- anticipos: la empresa no está obligada a conceder anticipos pero según el
caso si lo hiciere estos valores serán descontados de su sueldo en cuotas o según lo
acordado
Artículo 7.- Duración de la jornada.- el horario de trabajo estará sujeta a lo establecido en
la ley, 8 horas diarias de lunes a viernes dando un total de 40 horas semanales.
El ingreso de la jornada será a las 08:00 am hasta las 17:00 pm.
En caso de requerirse que el trabajador se quede en la empresa se contara como
horas extraordinarias de acuerdo a lo que establece la ley.
Es importante aclarar que el trabajador luego de leer el presente documento se
compromete a llegar puntualmente a su trabajo con su debido uniforme.
CAPÍTULO V
BENEFICIOS
Artículo 14.- vacaciones: todo trabajador tendrá derecho de gozar anualmente de un
periodo ininterrumpido de quine días de vacaciones.
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
65
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
REGLAMENTO INTERNO DE
TRABAJO
Pág. 5 DE 7
CAPÍTULO VI
OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES
Artículo 15.- Son obligaciones de los trabajadores las siguientes:
1. Cumplir con las disposiciones del condigo de trabajo y leer cuidadosamente el
presente Reglamento Interno del código de trabajo
2.Mantener siempre una buena conducta respetando normas de moral y disciplina
3. Efectuar su trabajo en los términos del contrato y bajo la dirección del jefe inmediato
4. Avisar anticipadamente a su jefe inmediato cuando por motivos justificativos no
pueda concurrir al trabajo, para que pueda ser remplazado temporalmente.
5. Cuidar de los activos de la empresa y utilizar en forma racional los recursos que se le
asigne
6. Fomentar el respeto y armonía en la empresa con los compañeros de trabajo
y superiores.
7. Mantener confidencialidad en asuntos de la empresa como asuntos contables,
técnicos, estrategias de comercialización, u otros.
8. Cumplir con las normas de seguridad vigilando su propia seguridad y a de
sus compañeros.
9. Hacer uso del uniforme proporcionado por la empresa
10. Mantener un trato cordial y amable con los clientes y proveedores y demás personal
que visite la empresa
11. Contribuir al prestigio y buen nombre de la institución.
CAPÍTULO VII
PROHIBICIONES DE LOS TRABAJADORES
Artículo 16.- Se prohíbe las siguientes::
1. Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo el efecto de sustancias
narcóticas más aun ingerir, o introducir las mencionadas anteriormente.
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
66
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
REGLAMENTO INTERNO DE
TRABAJO
Pág. 6 DE 7
2. Cometer actos reñidos contra normas éticas dentro de la empresa.
3. Ofender de palabra u obra a los representantes de la empresa, compañeros de
trabajo, clientes, proveedores o terceros, en caso de cometer una de estas faltas se
podrá considerar como visto bueno ante el inspector de trabajo.
4Revelar secretos que ocasionen prejuicio a la empresa o transmitir información que es
considerada confidencial.
5Ausentarse de sus puestos de trabajo sin permisos de su jefe inmediato o interrumpir
labores de los demás.
6. Sacar de la empresa documentos confidenciales ya sea físicos o electrónicos sin
autorización del gerente.
7. Utilizar el teléfono convencional para asuntos no laborales
CAPÍTULO VIII
OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES DEL EMPLEADOR
Artículo 17.-Obligaciones del empleador:
1.Pagar las cantidades que correspondan al trabajador de acuerdo con las disposiciones
del código de trabajo vigente y de acuerdo a los términos del contrato.
2. Brindar la debida seguridad laboral y demás disposiciones legales y reglamentarias a
los trabajadores.
3. Indemnizar a los trabajadores por los accidentes laborales que pudieran sufrir o por
las enfermedades profesionales.
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
67
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
REGLAMENTO INTERNO DE
TRABAJO
Pág. 7 DE 7
4. Proporcionar a los trabajadores los útiles y materiales necesarios en condiciones
adecuadas para la consecución de sus labores.
5. Tratar a los trabajadores con respeto y consideración ya sea en palabra u obra.
6. Atender oportunamente los reclamos de los trabajadores.
CAPÍTULO IX
SANCIONES Y MULTAS
Artículo 18.-Infracciones al reglamento Interno: Toda infracción a las estipulaciones del
presente reglamento interno serán sancionados con:
a) amonestación por falta leve
b) multas económicas
c) solicitud de visto bueno por falta grave
Artículo 19.- Son faltas leves: aquellas que no causan pérdida económica a la empresa o
daño en su imagen empresarial o afecten directamente al desarrollo de las actividades.
Artículo 20.- Son faltas graves: aquellas que perjudiquen los intereses económicos
de la empresa su desarrollo comercial y las relaciones internas.
CAPÍTULO X
SANCIONES Y MULTAS
Artículo 21.- causas de la terminación:
1. La terminación del trabajo o servicio para el cual fue contratado
2. Por el cometimiento de faltas graves como: injurias o conducta inmoral
3. La no asistencia al trabajo por más de tres días en un mes y sin justificación.
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
68
3.2.3.3. Evaluación del riesgo
3.2.3.3.1. Identificación de los objetivos del control interno
Para una evaluación de riesgos es necesario el análisis y conocimiento de los
objetivos de operaciones, objetivos de información financiera y objetivos de
cumplimiento.
Objetivos de operaciones.
Implementar en la empresa manuales de funciones y manuales de procesos para
que los funcionarios tengan conocimiento claro de sus actividades y las mismas
sean realizadas de manera cronológica.
Realizar un código de ética que sea encargado de guiar el comportamiento
de cada funcionario para que haya un buen clima laboral.
Actualizar el actual cronograma estructural de la empresa.
Objetivos de la información financiera.
Garantizar que la información de existencia de inventarios este acorde a
los libros mejorando de esta manera los procesos.
Efectuar exámenes sorpresivos sobre la gestión de inventarios para
garantizar la efectividad de información.
Objetivos de cumplimiento.
Establecer las políticas para el control de inventarios para que la
información de mercadería sea llevada efectivamente.
69
Aportar con nuevas ideas a las políticas establecidas por la empresa.
3.2.3.3.2. Matriz de riesgo.
La aplicación de una matriz a los diferentes componentes del sistema de control
interno pretendemos obtener información real y relevante de la gestión de
inventarios para mejorarlo a través de un sistema de control interno donde se va a
cuantificar el nivel de riesgo de determinada área o departamento o a su vez
determinar cuáles son las falencias en el nivel operativo con los empleados.
El riesgo forma parte de una supuesto interno, por lo mismo es necesario
identificarlo, porque solo de esta manera se puede avanzar y que no signifique un
obstáculo en el engranaje empresarial, al realizar procesos de control interno, se
deben considerar los posibles siniestros que puedan ocurrir.
Ilustración 15. Áreas de evaluación del riesgo.
ÁREA OBJETIVO PAPEL DE TRABAJO
Gerencia Evaluar los riesgos en la
Administración de la empresa
A
Compras Evaluar los riesgos al momento de
realizar la compra de materiales.
B
Ventas Evaluar los riesgos presentados en las
ventas realizadas.
C
Bodega Evaluar el riesgo en los inventarios. D
Ilustración 16. Rango porcentual de riesgo y confianza
NIVEL DE CONFIANZA RANGO NIVEL DE RIESGO
BAJO 15% - 50% ALTO
MEDIO 51% - 75% MEDIO
ALTO 76% - 95% BAJO
Fuente: Investigación
Elaborado por: Karen Sánchez
70
Ilustración 17. Evaluación del riesgo al Gerente General
ÁREA Gerencia General
P/TA ENTREVISTADO Gerente General
ENTREVISTADORA Karen Sánchez
FECHA 11/12/2014
1. AMBIENTE DE CONTROL
Se pretende evaluar el control con respecto a las actividades.
N°
Cuestionario
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Cuenta la empresa con un Código de ética aprobado por Gerencia?
1
3%
0,0%
Los valores son inculcados a diario por la gerencia sin la aplicación de un código reglamentario.
2
¿Se emplean manuales de funciones para que los empleados tengan conocimiento de sus actividades?
1
4%
0,0%
No tienen diseñado manuales de funciones para ser aplicados.
3
¿La gerencia evalúa constantemente el desempeño y liderazgo de los jefes departamentales?
2
3%
1,5%
4
¿La comunicación entre departamentos y el alto mando es transmitida con orientación moral?
3
1%
1,0%
5
¿La empresa cuenta con un personal idóneo, y capacitado para el cumplimiento de sus objetivos?
3
2%
2,0%
6
¿El organigrama que posee la empresa esta actualizado?
1
1%
0,0%
Posee un organigrama que no se ajusta a la necesidad actual.
7
¿Existe un reglamento interno para el conocimiento de las políticas de la empresa?
1
3%
0,0% Las disposiciones dadas se basan a requerimientos de gerencia.
Suman
17%
4.5%
71
2. EVALUACIÓN DE RIESGO
Se pretende conocerla efectividad de la evaluación de riegos en cada área de la empresa
N°
Cuestionario
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Se cuenta con algún instrumento
para evaluar riesgos externos e
internos?
1
3%
0,0%
La empresa no cuenta con instrumentos o no realiza auditorias para evaluar riesgos.
2
¿Se ha capacitado al personal para el cumplimiento eficaz de sus funciones?
2
3%
1,5%
3
¿Se toma en cuenta las competencias de las demás entidades?
3
4%
4,0%
4
¿Las actividades a ejecutarse en los diferentes departamentos tienen definido sus objetivos en tiempos determinados?
2
3%
1,5%
5
¿La empresa está preparada para afrontar situaciones de cambio que puedan afectar el normal desenvolvimiento de la misma?
1
4%
0,0%
No están preparados Para afrontar cambios de diferente índole, económico, político.
6
¿Se maneja con prudencia la información confidencial de la empresa?
2
3%
1,5%
7
¿Los riesgos detectados tienen un seguimiento y son tratados según su importancia?
2
3%
1,5%
Suman 23% 10,0%
3. ACTIVIDADES DECONTROL
Se pretende evaluar si se cumple las políticas y los procedimientos establecidos.
N°
Cuestionario
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Se ha implementado procedimientos claros que permitan el cumplimiento de los objetivos de la empresa?
2
2%
1,0%
72
2
¿Para establecer un procedimiento se efectuó algún análisis previo?
3
3%
3,0%
3
¿Se da cumplimiento a las políticas establecidas por gerencia?
2
3%
1,5%
4
¿Se ha designado jefes Departamentales para la supervisión de tareas
3
3%
3,0%
5
¿Se ha realizado controles sobre las actividades de inventarios?
2
4%
2,0%
6
¿La información de inventarios es Evaluada Periódicamente para verificar la veracidad de la información?
1 4% 0,0% La información es poco confiable ya que no se evalúa continuamente.
7
¿Se han realizado análisis que permitan determinar la existencia de actividades improductivas?
1 3% 0,0% No existe este tipo de Control por lo que no se logra el cumplimiento cabal de los objetivos.
8
¿Existe algún departamento de control interno o responsable de analizar esquematizar investigar actos fraudulentos?
1
2%
0,0%
No existe un Departamento o encargado del control interno que pueda analizar actos fraudulentos.
Suman 24% 10,5%
4. INFORMACIÓNYCOMUNICACIÓN
Se pretende evaluar que los métodos de información y comunicación se estén ejecutando de
acuerdo a tiempos establecidos y de manera clara y precisa.
N°
Cuestionario
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Existen mecanismos establecidos en los que se pueda recopilar y procesar información interna y externa?
1
2%
0,0%
No existe una estructura bien focalizada de mecanismos para procesar información.
73
2
¿Se da Seguimiento a través de documentos cuándo se determina una queja o problema dentro de la organización ya sea por parte de los clientes proveedores o empleados?
2
3%
1,5%
3
Cuando se presentan irregularidades se comunica oportunamente al gerente o jefes departamentales
3
3%
3,0%
4
¿Existen resguardos apropiados de la información confidencial contra alteraciones o pérdidas?
1
2%
0,0%
La empresa esta propensa a sufrir pérdidas de información por no contar con un sistema.
5
¿La comunicación entre la dirección y la parte operativa es vertical?
3
2%
2,0%
6
¿Se documenta a través de actas la realización de inventarios físicos?
1
4%
0,0%
Cuando se realizan inventarios físicos no se documentan en actas deinicio y finalización.
Suman 16% 6,5%
5. MONITOREOYSUPERVISIÓN
Se pretende evaluar la calidad de desempeño del control interno
N°
Cuestionario
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿La gerencia analiza el nivel de eficacia y eficiencia de los controles internos aplicados durante el proceso de las operaciones?
2
3%
1,5%
2
¿Existe un responsable del monitoreo o investigación de posibles inconvenientes?
1
2%
0,0%
No cuenta con un responsable para esta función.
3
¿La empresa cuenta con un auditor interno o externo para la valuación optima de los objetivos?
1
3%
0,0%
No se ha contratado a un profesional para estas evaluaciones.
74
4
¿Se utiliza técnicas de supervisión, que evalúenlos proceso de cada departamento?
3
4%
4,0%
5
¿Los inventarios son revisados periódicamente, por personas externas al departamento que corresponden?
1
4%
0,0%
Los materiales solo son revisadas por personal de área (jefe de bodega, contador).
6
¿Los datos registrados en las transacciones de inventarios se comparan con los físicos?
2
4%
2.0%
Suman 20% 7,5%
TOTAL 100% 37%
NIVEL DE CONFIANZA PUNTAJE CALIFICACIÓN RIESGO
BAJO 76 – 100% 3 BAJO
MODERADO 51 – 75% 2 MODERADO
ALTO 3 – 50% 37,0% 1 ALTO
MATRIZ DE RIESGO
ACTIVIDAD NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
ENTORNO EMPRESARIAL 37,0% ALTO
Una vez aplicada la matriz de riesgo al Gerente mediante cuestionarios de
evaluación donde se valoró cada uno de los componentes del control interno, se
evidencia que la gestión de inventarios y su entorno empresarial, carece de
control es que permitan evaluar los procedimientos que se desarrollan dentro de
la misma dando el porcentaje de 37,0% de nivel de confianza que equivale a un
Riesgo alto.
75
Ilustración 18. Evaluación del riesgo a Compras
2. EVALUACIÓN DE RIESGO
Se pretende conocer la efectividad de la evaluación de riegos en cada área de la empresa
N°
Cuestionario
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.
%
Observaciones
1
¿Cuenta la empresa con varios proveedores?
3
4%
4,0%
2 ¿Se tiene asegurada los materiales?
1
4%
0,0%
No se ha tomado esa precaución.
3
¿Las actividades a ejecutarse en su departamentos tienen definido sus objetivos en tiempos determinados?
2
4%
2,0%
ÁREA Compras
P/TB
ENTREVISTADO Responsable de compras
ENTREVISTADORA Karen Sánchez
FECHA 11/12/2014
1. AMBIENTE DE CONTROL
Se pretende evaluar el control con respecto a las actividades
N°
Cuestionario
SI=3 +/-=2 NO=1
P%
C.P.%
Observaciones
1 ¿La empresa cuenta con código de ética establecido en todas las áreas?
1
4%
0,0%
2 ¿Cuenta la empresa con herramientas técnicas de investigación de mercados para realizar las adquisiciones?
1
4%
0,0%
No tienen herramienta alguna para ser aplicados.
3 ¿Cuenta la empresa con un manual defunciones para el departamento?
1
4%
0,0%
No cuenta con algún manual a seguir.
4 ¿Cuenta con perfiles diseñados para la contratación de personal para esta área?
1
4%
0,0%
Suman 16% 0,0%
76
4
¿Solo un miembro de la empresa puede realizar pedidos a los proveedores?
1
4%
4,0%
5
¿Está una persona del área asignada a la recepción en conjunto con el bodeguero de los materiales adquiridos?
1
4%
0,0%
Se limita hacer únicamente el bodeguero.
Suman 20% 10,0%
3. ACTIVIDADES DECONTROL
Se pretende evaluar si se cumple las políticas y los procedimientos establecidas
N°
Cuestionario
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Se salvaguardan los materiales e insumos recibidos?
1
4%
4,0%
2
¿Existen compras emergentes para cubrir necesidades súbitas de producción?
1
4%
4,0%
3
¿La empresa cuenta con una evaluación del desempeño del personal?
1
4%
0,0%
No se ha tomado en cuenta el desempeño.
4
¿Se compra solo productos de calidad?
2
4%
2,0%
5
¿Se verifican que el valor de las facturas esté de acuerdo condiciones negociadas de los materiales?
2
4%
2,0%
No con minuciosidad.
6
¿Se garantiza el pago a los proveedores?
3
4%
4,0%
Suman 24% 16,0%
4. INFORMACIÓNYCOMUNICACIÓN
Se pretende evaluar que los métodos de información y comunicación se estén ejecutando de acuerdo a tiempos establecidos y de manera clara y precisa
N°
Cuestionario
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.%
Observaciones
1 ¿La empresa tiene sistema automatizado para la verificación de los inventarios?
2 4% 2,0%
77
2 ¿La empresa tiene una buena comunicación con sus proveedores?
3 4% 4,0%
3 ¿Se comunica al personal de compras sobre las funciones, actividades y responsabilidades?
2 4% 2,0%
4 ¿La comunicación entre usted y sus colaboradores es excelente?
3 4% 4,0%
5 ¿Pueden los operativos sugerir implementar nuevos materiales e insumos?
2 4% 2,0%
Suman 20
%
14,0%
5. MONITOREOYSUPERVISIÓN
Se pretende evaluar la calidad de desempeño del control interno
N°
Cuestionario
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Existe un responsable del monitoreo o investigación de posibles inconvenientes en el área de compras?
1
4%
0,0%
No existe una persona
responsable exclusiva
para el monitoreo.
2
¿Existe supervisión y control diario del personal del área?
1
4%
0,0%
No existe una persona responsable exclusiva para esta actividad.
3
¿El gerente efectúa un monitoreo de las actividades de su área?
3
4%
4,0%
4
¿Se investiga, evalúa y corrige los errores encontrados en el área de compras?
1 4% 0,0% No está definido quién debe realizar esta terea.
5
¿Se revisa todos los respaldos al realizar el envío al pago de varios pedidos?
2 4% 2,0%
Suman 20% 6,0%
TOTAL 100% 46%
78
NIVEL DE CONFIANZA PUNTAJE CALIFICACIÓN RIESGO
BAJO 76 – 100% 3 BAJO
MODERADO 51 – 75% 2 MODERADO
ALTO 3 – 50% 46,0% 1 ALTO
MATRIZDE RIESGO
ACTIVIDAD NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
COMPRAS 46,0% ALTO
Una vez aplicada la matriz de riesgo al asistente de compras mediante
cuestionarios de evaluación donde se valoró cada uno de los componentes del
control interno se evidencio que la gestión de compras relacionada con los
inventarios, carece de controles que permitan evaluar los procedimientos que
se desarrollan dentro de la misma dando un porcentaje de 46,0% de nivel de
confianza que equivale a un Riesgo alto.
Ilustración 19. Evaluación del riesgo a Ventas
ÁREA Ventas
P/TC ENTREVISTADO Responsable de ventas
ENTREVISTADORA Karen Sánchez
FECHA 11/12/2014
1. AMBIENTE DE CONTROL
Se pretende evaluar el control con respecto a las actividades
N°
Cuestionario
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Cuenta la empresa con un código de ética aprobado por Gerencia?
1
4%
0,0%
Los valores son inculcados por la gerencia sin la aplicación de un código reglamentario.
79
2 ¿Se emplean manuales de funciones para el conocimiento de actividades?
1
4%
0,0%
No tienen estipulados Manuales defunciones
3 ¿La gerencia evalúa constantemente su desempeño como jefe departamental?
2
3%
1,5%
4 ¿Su departamento cuenta con un personal idóneo, y capacitado para el cumplimiento de tareas?
3
4%
4,0%
5 ¿Considera que el número de colaboradores en su departamento es adecuado?
1
4%
0,0%
El número de vendedores es escaso provocando retrasos operativos
Suman 19% 5,5%
2. EVALUACIÓN DE RIESGO
Se pretende conocer la efectividad de la evaluación de riegos en cada área de la empresa
N°
Cuestionario
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.
%
Observaciones
1 ¿Ha recibido capacitación su grupo de trabajo sobre temas referentes al área?
2
4%
2,0%
2
¿Se toma en cuenta las competencias de las demás entidades?
3
4%
4,0%
3 ¿Las actividades a ejecutarse en
su área se realizan bajo tiempos
determinados o cronogramas de
actividades?
2
4%
2,0%
4 ¿Se maneja con prudencia la información confidencial de las ventas que se realizan?
1
4%
0,0%
La información es
conocida por miembros
externos al departamento
5
¿Los riesgos detectados referentes a mercaderías tienen un seguimiento y son tratados según su importancia?
2
4%
2,0%
Suman 20% 10,0%
3. ACTIVIDADES DECONTROL
80
Se pretende evaluar si se cumple las políticas y los procedimientos establecidas
N°
Cuestionario
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Se da cumplimiento a las políticas establecidas por gerencia?
3
4%
4,0%
2
¿Su grupo de trabajo cumple con los objetivos trazados referente a metas propuestas?
2
4%
2,0%
3
¿Se ha realizado controles cuando hay devoluciones de mercadería?
2
4%
2,0%
4
¿La información de inventarios es evaluada periódicamente para verificar la veracidad de la información?
1
4%
0,0%
La información es poco confiable ya que no se evalúa continuamente
5
¿Cuándo se entrega la mercadería en las instalaciones del cliente se prevé de futuros riesgos?
1
4%
0,0%
No se prevé de futuros riesgos llegando a haber perdidas
6
¿Existe algún departamento de
control interno o responsable de
analizar esquematizar investigar
actos fraudulentos?
1
4%
0,0%
No existe un departamento o encargado del control interno que pueda analizar actos fraudulentos
Suman 24% 8,0%
4. INFORMACIÓNYCOMUNICACIÓN
Se pretende evaluar que los métodos de información y comunicación se estén ejecutando de acuerdo a tiempos establecidos y de manera clara y precisa
N°
Cuestionario
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Se da Seguimiento a través de documentos cuándo se determinan una queja o problema con respecto a la mercadería por parte de los clientes?
2
3%
1,5%
2 ¿Cuándo se presentan irregularidades en su área le comunican oportunamente?
3
3%
3,0%
81
3
¿Existen resguardos apropiados contra alteración eso pérdidas de la información confidencial de venta de mercaderías?
2
4%
2,0%
4
¿La comunicación entre usted y sus subordinados es excelente?
3 4% 4,0%
5
¿Se realiza notas de pedidos por cada cliente?
3
3%
3,0%
6
¿Se entrega copias al bodeguero de las notas de pedido?
2
2%
2,0%
Suman 19% 15,5%
5. MONITOREOYSUPERVISIÓN
Se pretende evaluar la calidad de desempeño del control interno
N°
Cuestionario
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Existe un responsable del monitoreo o investigación de posibles inconvenientes en el área de ventas?
1
3%
0,0%
No existe una persona encargada del monitoreo de riesgos para esta área
2
¿La empresa cuenta con un auditor interno o externo para la evaluación optima de los objetivos?
1
4%
0,0%
No se ha contratado un auditor externo ni interno para la empresa.
3
¿Utiliza técnicas de supervisión, que evalúen los procesos de cada vendedor?
3
4%
4,0%
4
¿Los resúmenes de stocks de los materiales son revisados periódicamente, para realizar las ventas correspondientes?
1
4%
0,0%
No son revisados periódicamente incurriendo en la toma equivoca de pedidos.
5
¿Las tomas de pedido de inventarios son enviadas por correo electrónico al encargado de facturación?
2 3% 1,5%
Suman 18% 5,5%
TOTAL 100% 44,5%
NIVEL DE CONFIANZA PUNTAJE CALIFICACIÓN RIESGO
82
BAJO 76 – 100% 3 BAJO
MODERADO 51 – 75% 2 MODERADO
ALTO 3 – 50% 44,5% 1 ALTO
MATRIZDE RIESGO
ACTIVIDAD NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
VENTAS 44,5% ALTO
Una vez aplicada la matriz de riesgo al asistente de ventas mediante
cuestionarios de evaluación donde se valoró cada uno de los componentes del
control interno se analizó que la gestión de ventas relacionada con el movimiento
de inventarios, carece de controles que permitan evaluar los procedimientos
que se desarrollan dentro de la misma dando el porcentaje de 44,5% de nivel de
confianza que equivale a un Riesgo alto.
Ilustración 20. Evaluación del riesgo a Bodega
ÁREA Bodega
P/TD ENTREVISTADO Responsable de bodega
ENTREVISTADORA Karen Sánchez
FECHA 11/12/2014
1.AMBIENTE DE CONTROL
Se pretende evaluar el control con respecto a las actividades generales.
N°
Cuestionario
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Cuenta la empresa con un
código de ética aprobado por
Gerencia?
1
3%
0,0%
No se basan en un
código de ética se rigen
a criterios dados por los
propietarios.
2
¿Se emplean manuales de funciones para que los empleados tengan conocimiento de sus actividades?
1
4%
0,0%
Se rigen de acuerdo a la experiencia de cada puesto mas no al manuales estipulados
83
3
¿La gerencia evalúa constantemente su desempeño y liderazgo?
2
4%
2,0%
4
¿La comunicación entre departamentos y el alto mando es transmitida con orientación moral?
2
2%
1,0%
5
¿Se tiene conocimiento de la misión y visión de la empresa?
1
2%
0%
Los empleados no conocen la misión y visión de la empresa
6
¿Su equipo de trabajo es estimulado mediante incentivos por el trabajo realizado?
2
2%
1,0%
7
¿Existe un reglamento interno para el conocimiento de las políticas de la empresa?
1
3%
0,0%
Los empleados no Conocen el reglamento interno
Suman 20% 4,0%
2. EVALUACIÓN DE RIESGO
Se pretende conocer la efectividad de la evaluación de riegos en cada área de la empresa
N°
Cuestionario
SI=3
+/-=2
NO=1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Se cuenta con algún instrumento para evaluar riesgos externos e internos en el área de inventarios?
2
3%
1,5%
2
¿Se ha capacitado al personal para el cumplimiento eficaz de sus funciones?
2
3%
1,5%
3
¿Se toma en cuenta las competencias de las demás entidades?
2
4%
2,0%
4
¿Las actividades a ejecutarse en el área de inventarios tienen definido sus objetivos en tiempos determinados?
2
3%
1,5%
84
5
¿Su departamento está preparado para afrontar
situaciones de cambio que puedan afectar el normal
desenvolvimiento de la misma?
1
4%
0,0%
No se encuentran preparados frente a posibles cambios que afecten al normal desenvolvimiento
6
¿Se maneja con prudencia la información confidencial respecto a inventarios?
2
3%
1,5%
7
¿Los riesgos detectados tienen un seguimiento y son tratados según su importancia?
2
3%
1,5%
Suman 23%
9,5%
3. ACTIVIDADES DECONTROL
Se pretende evaluar si se cumple las políticas y los procedimientos establecidas
N°
Cuestionario
SI=3
+/-=2 NO=1
P%
C.P.%
Observaciones
1 ¿Se ha implementado procedimientos claros que permitan el cumplimiento de los objetivos de la empresa en relación con la gestión de inventarios?
2
4%
2,0%
2 ¿Se da cumplimiento a las políticas dictadas por gerencia?
3
3%
3,0%
3
¿Se ha designado jefes departamentales para la supervisión de tareas?
3
3%
3,0%
4
¿Se ha realizado controles sobre las actividades de inventarios?
2
4%
2%
5
¿La información de inventarios es evaluada periódicamente para verificar la veracidad de la información?
1
4%
0,0%
No se realiza controles exhaustivos de la información de inventarios.
85
6
¿Existe algún departamento de control interno o responsable de analizar esquematizar investigar actos fraudulentos?
1
3%
0,0%
No existe el departamento de monitoreo en la empresa.
Suman 24% 13,0%
4. INFORMACIÓNYCOMUNICACIÓN
Se pretende evaluar que los métodos de información y comunicación se estén ejecutando de
acuerdo a tiempos establecidos y de manera clara y precisa.
N°
Cuestionario
SI=3
+/-=2 NO=1
P%
C.P.%
Observaciones
1 Se da Seguimiento a través de documentos cuándo se determina una queja o problema con respecto a la mercadería ya sea por parte de los clientes proveedores o empleados?
2
3%
1,5%
2 ¿Cuándo se presentan irregularidades se comunica oportunamente al gerente o jefes departamentales?
3
3%
3,0%
3 ¿Existen resguardos apropiados de la información confidencial de inventarios contra alteraciones o pérdidas?
2
4%
2,0%
4 ¿La comunicación entre la dirección y la parte operativa es vertical?
3 2% 2,0%
5 ¿Se documenta a través de actas la realización de inventarios físicos?
3
4%
4,0%
Suman 16% 12,5%
86
5. MONITOREOYSUPERVISIÓN
Se pretende evaluarla calidad de desempeño del control interno.
N°
Cuestionario
SI=3
+/-=2 NO=1
P%
C.P.%
Observaciones
1
¿Existe un responsable del monitoreo o investigación de posibles inconvenientes en el área de inventarios?
1
3%
0,0%
No existe una persona encargado de la vigilancia o monitoreo de riesgos para esta área.
2
¿La empresa cuenta con un auditor interno o externo para la evaluación optima de los objetivos?
1
4%
0,0%
No se ha contratado un Auditor externo ni interno para la empresa.
3
¿Se utiliza técnicas de supervisión que evalúen los procesos de cada departamento?
3
4%
4,0%
4
Los inventarios son revisados periódicamente, por personas externas al departamento que corresponden?
1 3% 0,0% No son revisados por Personas ajenas al área de inventarios solo el gerente contador y jefe de bodega.
5
¿Los datos registrados en las transacciones de inventarios se comparan con los físicos?
2 3% 1,5%
Suman 17% 5,5%
TOTAL 100% 44,5%
NIVEL DE CONFIANZA PUNTAJE CALIFICACIÓN RIESGO
BAJO 76 – 100% 3 BAJO
MODERADO 51 – 75% 2 MODERADO
ALTO 3 – 50% 44,5% 1 ALTO
87
MATRIZ DE RIESGO
ACTIVIDAD NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
BODEGA 44,5% ALTO
Luego de realizar la matriz de riesgo al bodeguero mediante cuestionarios de
evaluación el cual permitió valorar la gestión de inventarios y su incidencia
funcional, se puede concluir que la Ferretería “FERRHER”, necesita implementar
un sistema de control interno para mejorar la gestión de
sistemadeinventariosasítambiénparamejorarlosdiferentesprocedimientos que se
desarrollan dentro de la misma, ya que manifiesta el porcentaje de 44,5% de nivel
de confianza que equivale a un Riesgo alto.
Ilustración 21. Matriz de riesgo consolidada
ACTIVIDAD NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
ENTORNO EMPRESARIAL
37,0%
ALTO
COMPRAS
46,0%
ALTO
VENTAS
44,5%
ALTO
BODEGA
44,5%
ALTO
Elaborado por: Karen Sánchez
El análisis de riesgo es parte fundamental para el buen desempeño funcional y
económico de las empresas, en el caso particular de la presente investigación de
la Ferretería FERRHER, la idea es desarrollar y establecer metodologías que
permitan una buena evaluación del riesgo, y los resultados que arroja la matriz de
riesgo, denota un nivel de confianza bajo, en consecuencia el riesgo es alto lo que
implica realizar mejoras y cambios en las áreas donde se ha detectado las
deficiencias, evidenciando la veracidad del problema.
88
3.2.3.4. Actividades de control
3.2.3.4.1. Políticas y procedimientos de control de inventarios
La empresa debe adoptar políticas para el control de inventarios como
procedimientos efectivos de inventarios físicos.
Ilustración 22. Políticas para el control de inventarios
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
POLÍTICAS PARA EL
CONTROL DE INVENTARIOS
Pág. 1 DE 1
a) Registrar en el sistema de información integral de la empresa todas las entradas y
salidas de los materiales.
b) Realizar controles de inventario por línea de productos mensualmente.
c) Contabilizar el inventario físico al final de cada año cerrando sus actividades durante
dos días.
d) Conciliar saldo en libros y en inventarios físicos.
e) El Jefe de bodega será el responsable único de la recepción y despacho de
mercaderías.
f) Todas las notas de crédito deben ser firmadas por la gerencia.
g) No se recepta devolución de mercadería por caducidad.
h) Los productos en mal estado son dados de baja en el sistema por medio de una nota
de crédito y se procede a su devolución a proveedor.
i) Realizar un inventario general anual, inventarios preliminares cuatrimestrales e
inventarios pilotos mensuales
j) La salida de mercadería y devoluciones se realiza únicamente con respaldo de la
factura.
k) Al realizarse el inventario físico general la empresa deberá paralizar sus actividades
temporalmente por tres días obligatorios.
Finalidad.
Determinar la existencia física de los suministros y bienes de la Ferretería “FERRHER”, que
se encuentren salvaguardados en las bodegas y oficinas, la cual deberá ser contrastada con
las existencias que figuran en los registros contables de la empresa a la fecha del inventario.
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
89
Ilustración 23. Procedimiento para realizar el inventario físico
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
PROCEDIMIENTO PARA
REALIZAR EL INVENTARIO
FÍSICO
Pág. 1 DE 4
Objetivos
a) Planificar la realización del inventario físico en los almacenes de la empresa.
b) Preparar el material necesario para la toma de inventario físico
c) Organizar a toma de inventario físico de Las bodegas, que sea ejecutado dentro de
criterios razonables y eficientes
Alcance
La presente norma alcanza a los departamentos de Contabilidad y para conocimiento del
Bodeguero.
Aprobación y Divulgación
Aprobación: Por gerencia
Divulgación: Por dpto. de Contabilidad y de bodega
Normas
La gerencia es quien autorizará y dispondrá la fecha en que se deberá realizar el
inventario general.
El contador es el responsable de la toma del inventario general de existencias de
lasbodegas de la empresa.
El Bodeguero y demás personal designado por el contador formaran un equipo de
trabajo para ser responsables del cumplimiento de las normas y procedimientos de
inventarios de las bodegas.
Procedimiento
1. El gerente acordara cuando se realizará el inventario general, fijando un cronograma de
acuerdo al número de bodegas de la empresa, lo cual inmediatamente será comunicado
al contador.
2. El contador mediante un memorándum comunicar a bodega la realización del inventario
general estipulando fecha y hora así como las instrucciones necesarias.
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
90
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
PROCEDIMIENTO PARA
REALIZAR EL INVENTARIO
FÍSICO
Pág. 2 DE 4
3. El bodeguero poniendo énfasis en el orden y limpieza prepara las bodegas para la
toma de inventario.
4. Designará por otro lado un equipo de personas que estarán ayudando al contador
y a su equipo en la toma de inventarios.
5. El departamento de contabilidad por su parte formará un equipo de trabajo para
que através de su vigilancia procedan con el inventario.
6. El contador entregará al personal de inventario la hoja de instrucciones y a su
equipo las fichas de toma de inventarios.
7. Asímismocoordinaráparaqueseentreguelosútilesrequeridosparaefectuarel
inventario.
8. El contador se reunirá con el bodeguero para efectuar la toma de inventarios
explicando los mecanismos, procedimientos e instrucciones, así mismo despejará
dudas que pudiera presentarse y se entregará los útiles requeridos para la tarea a
realizarse.
9. Llegado el día de da inicio al proceso de inventarios se reunirán el bodeguero y el
contador con sus equipo correspondientes, dando las instrucciones necesarias.
10. El bodeguero transportará los productos pendientes de entrega a la zona de
despacho los que se detallarán como notas de salida.
11. De ser el caso de que el inventario se efectué antes de proceder al ingreso o salida
de los materiales, el bodeguero deberá comunicar al contador para que proceda a
controlar e inventariar los materiales que se procesan.
12. El equipo de bodega solo intervendrá en el inventario para indicar donde se
encuentran ubicados los bienes y para aclarar aspectos requeridos por el equipo
responsable del inventario.
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
91
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
PROCEDIMIENTO PARA
REALIZAR EL INVENTARIO
FÍSICO
Pág. 3 DE 4
13. Se procederá a efectuar el corte documentario debiendo firmar el bodeguero
todas las notas de ingreso y salida que se encontrasen en proceso de trámite,
escribiendo en un documento denominado corte de inventario la relación de los
documentos mencionados y demás ocurrencias el mismo que será suscrito por el
contador y el bodeguero.
14. El contador procederá a ingresar al sistema las notas de ingreso y salida de las
bodegas.
15. Una vez concluido el corte documentario se procederá al Conteo general de las
existencias llenando el formulario de control de existencias.
16. El conteo será realizado de manera ordenada, uno irá contando y otro irá
escribiendo en las hojas de trabajo donde se detallará nombres de los
inventariados, fecha, código, cantidad de productos, descripción, ubicación y
observaciones.
17. Una vez concluida la labor de conteo de productos el personal inventariado
entregará todas las hojas de trabajo al bodeguero y este a su vez al contador.
18. El bodeguero en su caso realizara la Conciliación con los saldos en libros.
19. En caso de encontrarse diferencias se efectuará el reconteo en su presencia, de
persistir la diferencia será comunicado al contador.
20. Seguido se elaborará el Reporte Final de inventarios.
21. El contador procederá a realizar los Asientos de Ajuste.
22. El contador una vez revisado los papeles de trabajo y en función de los mismos
elaborará una Acta Final de Inventario con observaciones y resoluciones, el
mismo que será entregado a gerencia para que defina sobre las diferencias
encontrados en el inventario.
23. El bodeguero será notificado para que proceda a procesar las diferencias de
inventario en e Kárdex físico con las correspondientes notas de ingreso y salida
por diferencia de inventarios el departamento de contabilidad de igual forma
procederá a contabilizar procesar en el registro de Kárdex
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
92
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
PROCEDIMIENTO PARA
REALIZAR EL INVENTARIO
FÍSICO
Pág. 4 DE 4
24. Gerencia por su parte deberá tener en cuenta las causas de variaciones con
respecto a los:
Sobrantes de inventario:
Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo comprobante de
salida.
Faltantes de inventarios
Faltante por merma: Cuando se trata de productos sólidos o líquidos que por su
naturaleza se deterioran será aceptada siempre y cuando este dentro de lo
aceptable.
Faltante por negligencia: El bodeguero es el único responsable de la custodia de
los productos.
25. Gerencia tomará las medidas que el caso amerite las cuales comunicará al
contador para que este proceda a contabilizar según corresponda.
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
93
Ilustración 24. Procedimiento para la compra
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
PROCEDIMIENTO PARA LA
COMPRA
Pág. 1 DE 1
1. Revisión de stocks de inventarios (BODEGUERO).
2. Se realiza el contacto inicial con el Proveedor (ASISTENTE DE COMPRAS).
3. Emisión de una Orden de Pedido (ASISTENTE DE COMPRAS).
4. Se envía mediante correo electrónico la orden de pedido al Proveedor
(ASISTENTE DE COMPRAS).
5. Recepción de materiales en las bodegas de la empresa, adjunto la factura
respectiva (BODEGUERO).
6. Se envía la factura y un informe en constancia de recibido correctamente
el cargamento respectivo o si es que hubiera alguna novedad en la misma siendo
el caso. (BODEGUERO).
7. Ingreso de ítems recibidos al sistema integrado informático (ASISTENTE
CONTABLE).
8. Se solicita emisión de notas de crédito al proveedor en el caso que haya
productos en mal estado (BODEGUERO).
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
94
Ilustración 25. Proceso para la venta
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
PROCEDIMIENTO PARA LA
VENTA
Pág. 1 DE 1
1. Entrega de presupuesto de ventas a los vendedores y resumen de stock de
producto diario (JEFE DE VENTAS).
2. Visita por parte de los vendedores a cada uno de los clientes que consten en la
zona diaria asignada (VENDEDOR).
3. Realización de una nota de pedido por cada cliente (VENDEDOR).
4. Envío de notas de pedido vía correo electrónico a la persona encargada de
facturación (VENDEDOR).
5. Agrupación de todas las notas de pedido (JEFE DE VENTAS).
6. Autorización de clientes a facturar previa revisión de estado de cuenta del cliente
JEFE DE VENTAS).
7. Carga de productos vendidos en los vehículos de la empresa (BODEGA).
8. Entrega de producto en las instalaciones del cliente (CHOFER).
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
Ilustración 26. Procedimiento para la devolución de productos
95
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
PROCEDIMIENTO PARA LA
DEVOLUCIÓN DE PRODUCTOS
Pág. 1 DE 1
Proveedores:
1. Emisión de reporte de materiales e insumos defectuosos, dañados, caducados,
por parte del departamento de bodega clasificado por proveedor.
2. Revisión del reporte por parte del asistente de compras.
3. Envío del reporte final al proveedor solicitando la nota de crédito correspondiente.
4. Retiro de materiales por el proveedor de las bodegas de la empresa.
5. Recepción de nota de crédito.
6. Ingreso de nota de crédito al sistema.
Clientes:
1. Recepción de la solicitud de devolución del cliente.
2. Autorización de orden de devolución.
3. Entrega de órdenes a Bodega.
4. Retiro de mercadería por los vehículos de la empresa en las instalaciones del
cliente.
5. Emisión denota de crédito.
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
3.2.3.5. Información y comunicación.
96
Los sistemas de control interno en las empresas comerciales, que estén dirigidos
al mejoramiento en la Gestión de Inventarios, necesitan de la creación de
documentos que al ser implementados, produzca el cambio deseado.
Después de haber realizado la investigación y análisis a las actividades actuales
de la Ferretería “FERRHER”, nos lleva sugerir la utilización de documentos que
van a producir el cambio de manejo ordenado, que respondan al manual de
funciones que estoy diseñando, los instrumentos de control contable darán lugar a
que la gerencia de la empresa controle en cualquier momento a los inventarios, y
se tenga que improvisar la información de las existencias.
En la actualidad, las actividades comerciales, tiene reglas claras para su
operatividad, la emisión de los documentos de venta, debe responder a las leyes
creadas, porque su desconocimiento o la no elaboración correcta, nos ocasionaría
problemas, con los clientes y por supuesto con el Servicio de Rentas Internas,
además no sería un soporte válido para el registro en los libros de la contabilidad.
El sistema de control interno, da lugar a que se pueda realizar actividades de
evaluación a los procesos de gestión de compras y ventas, es necesario apuntar
que los inventarios son el pulmón de toda empresa que se dedica a la
comercialización de productos terminados, de capacidad de gestión de las ventas,
permitirá financiar y tomar decisiones a la gerencia.
Los documentos, que a continuación detallo, responde a la necesidad existente,
facilitarán el control, el registro contable, el archivo y el cumplimiento, con las
leyes tributarias y comerciales, que legislan a los comerciantes ecuatorianos.
97
3.2.3.5.1. Información y comunicación interna.
Para que exista un proceso adecuado de información se proponen la
implementación de los siguientes documentos que garanticen el registro y
sustento de la información:
a) Comprobante de registro de proveedores
Ilustración 27. Comprobante registro de proveedores.
Elaborado por: Karen Sánchez
Como parte fundamental del comercio, los proveedores se los deberá registrar
para certificar que estén acreditados para la actividad, y este documento
contendrá descripción de artículos que provee, forma y plazo de pago;
demostrando el proveedor la afinidad de su giro comercial con los bienes que
pretende ofrecer.
98
b) Comprobante de entrada de inventarios
Ilustración 28. Comprobante de entrada de inventarios.
Elaborado por: Karen Sánchez
Como documento que garantice el registro de los materiales que ingresan, se
deberá llenar el documento propuesto en donde se indicará la condición en la que
llega, código, la descripción del producto, la cantidad, valor unitario y total; deberá
igualmente ser firmado por quien recibe, deberá cruzarse la información con la
orden de pedido y la autorización.
99
c) Comprobante de egreso de inventarios
Ilustración 29. Comprobante de salida de inventarios.
Elaborado por: Karen Sánchez
La salida de bodega está relacionada con la venta de los productos, pero
igualmente puede darse que salga de bodega por algún motivo súbito de la
empresa. Por lo tanto, existe la posibilidad de que, como no se factura la
mercadería, conste con mayores unidades en la bodega.
Como respaldo al custodio de la bodega, se plantea que se llene este documento
en donde conste el código, la descripción del artículo, la cantidad, valor unitario y
total. Deberá ser firmado por quien recibe y de quien aprueba la salida de
productos.
100
d) Requisición de mercaderías
Ilustración 30. Requisición de mercaderías.
Elaborado por: Karen Sánchez
La persona responsable de la bodega será la encargada de llenar la requisición
de mercaderías de acuerdo a los requerimientos de clientes y los saldos de
existencias, en este documento se registrarán información general, la descripción
del artículo la cantidad necesaria, la existencia actual, la cantidad requerida, el
valor total del importe y las respectivas firmas de responsabilidad.
101
e) Toma física de inventarios
Ilustración 31. Toma física de inventarios.
Elaborado por: Karen Sánchez
Este documento se lo utilizará cada vez que se realice inventario físico de
mercaderías, donde se registrará información general básica, código, descripción
del artículo, última compra, existencias en registros, existencia física y las
diferencias estará dado por la cantidad de productos que no coincida entre los
informes de las existencias registradas frente a la existencia física, luego del
recuento de los materiales y en caso de existir la diferencia se establecerá una
observación al respecto, la toma física deberá contar con la firma de
responsabilidad del bodeguero y del contador que participan en la verificación.
102
3.2.3.5.2. Información y comunicación externa.
Es comunicada a la parte externa para mejorar el control interno y lograr la
consecución de los objetivos de la empresa, con la debida autorización por parte
de gerencia y la relación con clientes y proveedores
a) Devolución de mercaderías
Ilustración 32. Devolución de mercaderías.
Elaborado por: Karen Sánchez
103
La devolución de mercaderías se efectuará en el momento que la ferretería
detecta algún defecto o artículo equivocado de envío del proveedor, se procederá
a la devolución del mismo para ello se necesita llenar el documento propuesto
donde constará información general básica, codificación, descripción del artículo,
la cantidad. Referencia del motivo de la devolución, la fecha de entrada, el
proveedor destino y las respectivas firmas de responsabilidad.
3.2.3.6. Monitoreo.
El proceso de monitoreo puede ser considerado como el motor que lleva al
Sistema de Control Interno a un funcionamiento eficiente y eficaz, convirtiéndolo
realmente en el proceso integrado de operaciones con un enfoque de
mejoramiento continuo.
Es por ello que se propone la implementación de un proceso de monitoreo, que
consiste en la evaluación sobre la efectividad del Sistema de Control Interno, con
el objetivo de adoptar medidas correctivas y de mejoramiento, para diferenciar el
control implementado con el anterior.
Ilustración 33. Programa de monitoreo.
ÁREA ACTIVIDAD RESPONSABLE INDICADOR
Gerencia
Verificar los cambios o mejoras en
la Administración de la empresa
Gerente General
Cumplimiento
Gestión
Compras
Verificar los cambios o mejoras al
momento de realizar la compra de
materiales.
Jefe Comercial
Eficiencia
Eficacia
Ventas
Verificar los cambios o mejoras
en las actividades para las ventas.
Supervisor de
ventas
Eficiencia
Eficacia
Bodega
Verificar los cambios o mejoras en
la gestión de inventarios.
Bodeguero
Evaluación
Gestión
104
Ilustración 34. Cuestionario Post de control interno.
FERRETERÍA FERRHER FECHA:11/12/2014
CUESTIONARIO POST DE
CONTROL INTERNO
Pág. 1 DE 1
PREGUNTAS SI NO
¿Se está aplicando el código de ética propuesto?
¿Se está aplicando el manual de funciones y manual de procesos en la
empresa Ferretería “FERRHER”?
¿Se está empleando el reglamento interno para el conocimiento de los
derechos y obligaciones de los trabajadores?
¿Se rige la empresa por el nuevo organigrama estructural que refleja la
estructura actual de Ferretería “FERRHER”?
¿Se está aplicando medida para prevenir posibles cambios que a futuro
pueda presentarse?
¿Se está aplicando las políticas adecuadas para el control de
inventarios?
¿Se está empleando documentos de información y comunicación
interna entre funcionarios?
¿Se está aplicando el resguardo la información de la entidad para evitar
posibles pérdidas o modificaciones?
¿Se implementó un departamento para el monitoreo de actividades?
¿Se ha implementado procedimientos claros que permitan el
cumplimiento de los objetivos de la empresa?
¿Se está aplicando una evaluación del desempeño del personal?
¿Se da cumplimiento a las políticas establecidas por gerencia?
¿Se ha implementado procedimientos claros que permitan el
cumplimiento de los objetivos de la empresa en relación con la gestión
de inventarios?
Elaborado por:
Karen Sánchez
Revisado por: Aprobado por:
3.2.3.6.1.
105
3.2.3.6.2. Informe de control interno
Santo Domingo, 2014
Señor
Johan Hernández
Gerente Ferretería FERRHER
a) Objetivo del informe:
El objetivo de la evaluación del control interno es establecer los pasos para
verificar la existencia, el nivel de desarrollo y el grado de efectividad del control
interno instaurado en la empresa. El cual está diseñado para proveer una
seguridad razonable a la alta dirección de la empresa en lo que respecta a la
gestión de inventarios.
b) Alcance del informe:
El presente informe fue realizado en el período entre enero a diciembre 2013.
c) Resumen gerencial:
El control interno realizado en la Empresa, el cual consta de procedimientos,
políticas y reglamentos diseñados para alcanzar los objetivos y asegurar la
confiabilidad de la información, es la herramienta que hemos adoptado para
facilitar el control a la planeación y a la gestión la cual indica las situaciones que
d) Evaluación de las fases de control interno:
106
Ambiente de Control.
Conclusión:
La aplicación de un código de ética es importante ya que los empleados
comprenderán que comportamiento es aceptado o no.
Recomendación:
Regirse al nuevo organigrama actualizado de la empresa para
establecer las relaciones de jerarquía, asignar autoridad, y mantener una
adecuada comunicación en la empresa.
Evaluación del Riesgo.
Conclusión:
La implementación de manuales de funciones es importante ya que se
especifica el nivel de competencia necesaria para un determinado trabajo y
las habilidades y destrezas requeridas
Recomendaciones:
Implementar instrumentos para la evaluación de riesgos.
Actividades de Control.
Conclusiones:
Las políticas y manuales de procedimientos son esenciales en la
gestión de inventarios.
107
Recomendaciones:
Implementar políticas y procedimientos que conlleven al mejoramiento
de la gestión de inventarios.
Información y Comunicación.
Conclusión:
Los documentos soporte de manejo de inventarios son esenciales en la
gestión de inventarios.
Recomendación:
Implementar los documentos soporte de manejo de inventarios.
Monitoreo
Conclusión:
Se ha diseñado un cuestionario para verificar las mejoras o cambios en
las áreas involucradas en la gestión de inventarios.
Recomendación:
Aplicación del cuestionario Post de control interno.
Es todo cuanto se puede informar del trabajo realizado en la empresa durante
este período.
Atentamente,
Karen Sánchez
108
3.2.4. Conclusiones parciales del Capítulo
En el presente capítulo se establece cada objetivo de la propuesta que se
va a desarrollar, para un mejor desempeño de las actividades y ayude al
control interno, que a su vez redundará en la gestión de los inventarios,
que una vez planteado los objetivos se los va desarrollando a cabalidad.
En este capítulo se desarrolló procesos una estructura organizacional en la
que se establece las funciones de cada departamento de la empresa, los
perfil de funcionarios y empleados que estén aptos a las características y
desempeño que debe cumplir la persona encargada de las áreas
asignadas, los proceso deben responder a lo establecido en las políticas
empresariales.
3.3. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA.
La presente tesis será validada por los docentes lectores de tesis, designados por
la Universidad UNIANDES, catedráticos de la carrera de contabilidad y auditoría,
mismos que la aprobará y darán su criterio y apertura para le previa defensa del
mismo.
El tribunal de grado será asignado por las autoridades de la universidad, quienes
la validarán completamente previa a la defensa de la misma.
La empresa una vez aprobada por los lectores de tesis y por el tribunal de grado,
quedará, la emisión del acta para que sea analizada por el gerente propietario de
la empresa FERRHER, quien de ser posible implementará la propuesta
planteada, que permitirá mejorar la gestión de inventarios, según se expresa en
carta adjunta.
109
3.4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES
3.4.1. Conclusiones.
La empresa FERRHER, no cuenta con un manual de funciones acorde a
los requerimientos del negocio, sino únicamente un documento que norme
el proceso de ingresos y salidas de los inventarios. Los propietarios,
empleados concuerdan que un manual de funciones, que permitirá mejorar
la gestión de inventarios.
Existe deficiencia en los procesos de registros de los inventarios, falta de
seguimientos, documentos de respaldo, falta de políticas. También se
evidenció existe un problema en que existe sustracción de mercancías, por
la falta de seguimiento, no se ha utilizado métodos técnicos para el registro
y control la misma que nos permitió estructurar el diseño de un manual
técnico de registro y control interno de inventarios.
3.4.2. Recomendaciones.
Luego de realizar las conclusiones generales de la investigación se recomienda;
El gerente de la empresa FERRHER, deberá estudiar y analizar la
propuesta del manual de funciones y la implementación del sistema de
control interno para reducir el alto índice de riesgo y esto ayude a mejorar
la gestión de los inventarios.
El personal de la empresa debe poner mayor control en el seguimiento del
destino de los documentos que sirvan de soporte al registro de las compras
y ventas, esto facilitará la empresa evaluar permanentemente el modelo
de sistema de control interno y mantener políticas y procedimientos
actualizados acorde a las necesidades de la empresa.
BIBLIOGRAFÍA.
Aguirre, J. (2005). Auditoría y Control Interno. Madrid: Cultural S.A.
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ANEXOS
ANEXO 1: Carta de aprobación de perfil.
ANEXO 2: Carta de Autorización de la Empresa.
ANEXO 3: Guía para la entrevista.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES
ENTREVISTA
Pregunta 1. ¿Existe un sistema de control interno en la organización?
Pregunta 2. ¿Cuenta con manuales, políticas de procedimientos para cada área
de la empresa?
Pregunta 3. ¿Planifica las actividades financieras de la ferretería con antelación?
Pregunta 4. ¿Qué tipo de control realiza para el manejo de inventarios?
Pregunta 5. ¿A su criterio como es la información de inventarios?
Pregunta 6. ¿Saben las funciones que debe desempeñar dentro de la empresa?
Pregunta 7. ¿Existe una calendarización adecuada para el pago de compromisos
con proveedores?
Pregunta 8. ¿La capacidad de las bodegas es suficiente para almacenar los
materiales de la ferretería?
Pregunta 9. ¿Al momento de hacer adquisiciones son verificados por el gerente?
Pregunta 10. ¿Existe un organigrama general o particular?
Pregunta 11. ¿Se ha capacitado al personal los últimos 3 años?
Pregunta 12. ¿Con relación a los inventarios existe algún documento que sirva
para el informe de stock?
Pregunta 13. ¿Al momento de realizar los pedidos de compras, se verifican las
existencias en bodega?
ANEXO 4: Cuestionario para encuesta a trabajadores.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES
ENCUESTA DE INVESTIGACIÓN
1. Tiene conocimiento sobre el manejo de inventarios?
SI ( ) NO ( )
2. Se cumple con los procedimientos de ingreso y despacho de mercaderías?
SI ( ) NO ( )
3. Conoce usted el significado de inventario y la importancia que tiene dentro
de la empresa?
SI ( ) NO ( )
4. Existe un responsable del ingreso y despacho de mercadería?
SI ( ) NO ( )
5. Existe un lugar específico para el almacenamiento de la mercadería?
SI ( ) NO ( )
6. Observa falta de organización al momento del ingreso de la mercadería a
bodega?
SI ( ) NO ( )
7. Cada qué tiempo se realiza una constatación Física en la empresa?
ANUAL ( ) MÁS DE UN AÑO ( )
8. Al momento de realizar la constatación física en la empresa ha encontrado
diferencias con lo que se encuentra en documentos?
SI ( ) NO ( )
9. La capacidad de la bodega es suficiente para almacenar los materiales de
la ferretería?
SI ( ) NO ( )
10. La empresa cuenta con un organigrama?
SI ( ) NO ( )
ANEXO 4: Cuestionario para encuesta a proveedores.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES
ENCUESTA DE INVESTIGACIÓN
1. ¿Cada qué tiempo la Ferretería FERRHER realiza compras en su
empresa?
SEMANAL ( ) QUINCENAL ( ) MENSUAL ( )
2. Cumple la Ferretería “FERRHER” con algún procedimiento para la
solicitud de bienes o servicios de su empresa?
SI ( ) NO ( )
3. Cumple la ferretería “FERRHER” eficientemente con las deudas
contraídas con su empresa?
SI ( ) NO ( )
4. Recibe a tiempo los comprobantes de retención?
SI ( ) NO ( )
5. La ferretería “FERRHER” realiza un conteo físico de los pedidos al
momento de la recepción?
SI ( ) NO ( )
6. Observa falta de organización al momento del ingreso de la mercadería a
bodega?
SI ( ) NO ( )
7. Hay métodos establecidos para controlar las facturas recibidas?
SI ( ) NO ( )
8. Existe un procedimiento de revisión previo al pago?
SI ( ) NO ( )
9. Existe en la empresa una calendarización adecuada para el pago con
ustedes?
SI ( ) NO ( )
10. ¿Ha tenido dificultades para el cobro en las fechas que fueron
establecidos?
SI ( ) NO ( )
ANEXO 5: Fotografías de la Ferretería “FERRHER”.
