Embed Size (px)
Citation preview
1
Universidad Regional Autónoma de los Andes
“UNIANDES”
FACULTAD: SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA: INGENIERÍA EN SISTEMAS E INFORMÁTICA
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERO EN SISTEMAS E INFORMÁTICA
TEMA: Sistema de información para la digitalización y almacenamiento de
documentos en un repositorio dentro del Ministerio de Desarrollo Urbano y
Vivienda de Pastaza.
AUTOR: Byron Raúl Ureña Zúñiga
TUTOR: Ing. Luis Gustavo Guallpa Zatán
PUYO – PASTAZA – ECUADOR
2015
2
CERTIFIACIÓN DEL TUTOR
Ing. Luis Gustavo Guallapa Zatán, certifica que la presente tesis ha sido elaborada por el
Sr. Byron Raúl Ureña Zúñiga portador de la cedula de identidad número 160043856-6;
bajo mi dirección, control y seguimiento. El presente trabajo reúne los requisitos de una
investigación y programación concluida mediante el esfuerzo, dedicación y constancia;
tanto en la parte teórica, investigativa y práctica, lo que permite otorgar su originalidad.
Para constancia y validez, firmo el documento.
Atentamente,
Ing. Luis Gustavo Guallpa Zatán
TUTOR DE TESIS
3
DECLARACIÓN DE AUTORIA
Por el presente declaro que este trabajo de investigación es de mi autoría personal y no ha
sido copiado o duplicado, la temática de fundamento teórico recopilada, ha sido extraída de
fuentes bibliográficas, académicas de la universidad y sitios Web cuya dirección han sido
señaladas.
Sr. Byron Raúl Ureña Zúñiga
AUTOR
4
DEDICATORIA
A Dios, por hacer que cada día sea mejor y lleno de bendiciones, por haberme permitido
llegar hasta este punto y haberme dado salud para lograr mis objetivos.
A mi familia, porque creyeron en mí y porque me brindaron todo el apoyo necesario,
dándome ejemplos dignos de superación y entrega, hoy puedo ver alcanzado mi objetivo,
ya que siempre estuvieron impulsándome en los momentos más difíciles de mi carrera y mi
vida, y porque el orgullo que sienten por mí, fue lo que me hizo caminar hasta el final. Va
por ustedes, por lo que valen, porque admiro su fortaleza y por lo que han hecho de mí.
A mis hijos Emily Maite y Jair Josué, quienes con su afecto y su cariño hacen que mi vida
detone de felicidad, de esfuerzo y de mis ganas de buscar lo mejor para ellos, a tan corta
edad me han enseñado el lado dulce y no amargo de esta vida, ellos fueron y serán mi más
grande motivación para seguir cumpliendo mis objetivos en esta vida.
Byron Raúl Ureña Zúñiga
5
AGRADECIMIENTO
A Dios y mi familia, por concederme la oportunidad y la capacidad necesaria para
continuar con el estudio, alcanzando objetivos cada vez más elevados en mi vida.
Además, a todos aquellos docentes de la Universidad Autónoma Regional de los Andes
“UNIANDES”, que de una u otra manera, han contribuido en mi formación académica
para lograr alcanzar la Ingeniería.
¡MUCHAS GRACIAS¡
6
ÍNDICE DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 1
1. Antecedentes de la investigación ............................................................................... 1
2. Planteamiento del problema ....................................................................................... 3
3. Formulación del problema ......................................................................................... 4
4. Delimitación del problema ......................................................................................... 4
5. Objetivo de Investigación y campo de acción ........................................................... 4
6. Identificación de la Línea de Investigación ............................................................... 4
7. Objetivos .................................................................................................................... 5
8. Idea a Defender .......................................................................................................... 5
9. Justificación del tema ................................................................................................. 5
10. Metodología a investigar ........................................................................................... 6
11. Resumen de la estructura de la tesis .......................................................................... 6
12. Elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica ................................. 8
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO .................................................................................. 9
1.1. Origen y evolución del Objeto de Investigación ....................................................... 9
1.1.1. Origen de los Sistemas de Información ......................................................... 9
1.1.2. Concepto de Sistemas de Información ........................................................... 9
1.1.3. Evolución de los Sistemas de Información .................................................. 10
1.1.4. Conservación de Información ...................................................................... 12
1.1.5. UWE, Ingeniería Web Basaba en UML (UML-based Web Engineering) .. 12
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación ......... 13
1.2.1. Según Andreu, Ricart y Valor ...................................................................... 13
1.2.2. Según Kenneth Laudon y Jane Lauden ........................................................ 15
1.2.3. Según Monforte ........................................................................................... 16
1.2.4. Según Daniel Cohen .................................................................................... 17
1.2.5. Según Kenneth y Julie Kendall .................................................................... 18
1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas
sobre el objeto de investigación ........................................................................................... 19
7
1.4. Análisis crítico sobre el objeto de investigación ..................................................... 20
1.5. Conclusiones parciales del capítulo ......................................................................... 21
CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA
PROPUESTA ..................................................................................................................... 22
2.1. Caracterización del sector, rama, empresa, contexto institucional o problema
seleccionado para la investigación ....................................................................................... 22
2.1.1. Descripción Institucional ................................................................................... 22
2.1.2. Reglamento de conservación de archivos .......................................................... 25
2.1.3. Funcionario de Archivo ..................................................................................... 25
2.2. Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación .. 25
2.2.1. Técnicas de investigación. ................................................................................. 25
2.2.2. Instrumentos de Investigación ........................................................................... 26
2.2.3. Población y Muestra .......................................................................................... 26
2.2.4. Análisis e interpretación de resultados .............................................................. 26
2.3. Conclusiones parciales del capítulo .............................................................................. 28
CAPÍTULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA .............................................. 30
3.1. Objetivos de la investigación ........................................................................................ 30
3.1.1. Objetivo general ................................................................................................. 30
3.1.2. Objetivos específicos ......................................................................................... 30
3.2. Metodología .................................................................................................................. 30
3.3. Estudio de Factibilidad ................................................................................................. 31
3.3.1. Factibilidad Técnica ........................................................................................... 31
3.3.2. Factibilidad Operativa ........................................................................................ 32
3.3.3. Factibilidad Económica ..................................................................................... 34
3.4. Alcances y Limitaciones ............................................................................................... 37
3.5. Plan de trabajo .............................................................................................................. 38
3.6 Análisis de Requerimientos ........................................................................................... 38
3.6.1. Modelo de Negocios .......................................................................................... 38
3.6.2. Diccionario del Negocio .................................................................................... 40
8
3.6.3. Identificación de actores .................................................................................... 41
3.6.4. Diagrama de Roles ............................................................................................. 41
3.6.5. Diagrama de Casos de Uso ................................................................................ 43
3.6.6. Caso de Usos Principales del Sistema ............................................................... 44
3.7. Diseño conceptual ......................................................................................................... 47
3.7.1. Diagramación de casos de usos ......................................................................... 47
3.7.2. Diagrama de secuencia ...................................................................................... 66
3.7.3. Diagrama de clases ............................................................................................ 76
3.7.4. Diseño entidad relación ..................................................................................... 77
3.7.5. Diagrama Físico ................................................................................................. 78
3.8. Diseño Navegacional .................................................................................................... 79
3.8.1. Arquitectura del Sistema .................................................................................... 79
3.8.2. Modelo de Despliegue ....................................................................................... 80
3.9. Diseño de Presentación ................................................................................................. 81
3.9.1. Interfaces ............................................................................................................ 81
3.10 Diseño Arquitectónico ................................................................................................. 84
3.11. Diseño de Pruebas ....................................................................................................... 86
3.11.1 Enfoque y esquema de actividades de pruebas ................................................. 86
3.11.2 Recursos ............................................................................................................ 87
3.11.3 Caso de prueba aplicado ................................................................................... 87
3.11.4. Resultados presentados por el Ing. Jordi Velasteguí ....................................... 88
3.12. Conclusiones parciales del capítulo ............................................................................ 89
CONCLUSIONES ............................................................................................................. 90
RECOMENDACIONES ................................................................................................... 91
BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS
9
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Modelo de un sistema de Información ................................................................. 14
Figura 2: Orgánico funcional MIDUVI ............................................................................... 23
Figura 3: Identificación de actores ....................................................................................... 41
Figura 4: Diagrama de roles - relación jerárquica ............................................................... 42
Figura 5: Diagrama de roles - conservación y almacenamiento de documentación ............ 42
Figura 6: Identificación de actores ....................................................................................... 43
Figura 7: Diagrama de caso de uso principal ....................................................................... 46
Figura 8: Caso de uso – Gestión de empleados ................................................................... 47
Figura 9: Caso de uso – Gestión de proyectos ..................................................................... 48
Figura 10: Caso de uso – Gestión de procesos .................................................................... 50
Figura 11: Caso de uso – Gestión de documentos ............................................................... 51
Figura 12: Caso de uso – Gestión entrega de documentos de proyectos ............................. 53
Figura 13: Caso de uso – Gestión entrega de documentos de procesos .............................. 55
Figura 14: Caso de uso – Gestión entrega de documentos .................................................. 56
Figura 15: Caso de uso – Gestión entrega de contratos empleados ..................................... 58
Figura 16: Caso de uso – Gestión entrega de contratos proveedores .................................. 60
Figura 17: Caso de uso – Gestión reportes .......................................................................... 61
Figura 18: Caso de uso – Gestión usuario ........................................................................... 63
Figura 19: Caso de uso – Autenticación, caso de uso soporte para el sistema .................... 64
Figura 20: Crear Proyecto .................................................................................................... 66
Figura 21: Modificar Proyecto ............................................................................................. 66
Figura 22: Crear empleado .................................................................................................. 67
Figura 23: Modificar empleado ........................................................................................... 67
Figura 24: Crear departamento ............................................................................................ 68
Figura 25: Modificar departamento ..................................................................................... 68
Figura 26: Crear cargo ......................................................................................................... 69
Figura 27: Modificar cargo .................................................................................................. 69
Figura 28: Crear contrato personal ...................................................................................... 70
Figura 29: Modificar contrato personal ............................................................................... 70
Figura 30: Crear contrato proveedor .................................................................................... 71
Figura 31: Modificar contrato proveedor ............................................................................. 71
10
Figura 32: Crear proceso ...................................................................................................... 72
Figura 33: Modificar proceso .............................................................................................. 72
Figura 34: Crear entrega de documentación de proyecto .................................................... 73
Figura 35: Modificar entrega de documentación de proyecto ............................................. 73
Figura 36: Crear entrega de documentación departamental ................................................ 74
Figura 37: Modificar entrega de documentación departamental ......................................... 74
Figura 38: Crear entrega de documentación de proceso ...................................................... 75
Figura 39: Modificar entrega de documentación de proceso ............................................... 75
Figura 40: Diagrama de clases ............................................................................................. 76
Figura 41: Diseño entidad relación ...................................................................................... 77
Figura 42: Diagrama Físico ................................................................................................. 78
Figura 43: Arquitectura del sistema ..................................................................................... 79
Figura 44: Arquitectura del sistema ..................................................................................... 80
Figura 45: Modelo de Despliegue ........................................................................................ 80
Figura 46: Autenticación del usuario ................................................................................... 81
Figura 47: Página de administración ................................................................................... 82
Figura 48: Ingreso de datos .................................................................................................. 82
Figura 49: Modificación de datos ........................................................................................ 83
Figura 50: Visualización de datos ........................................................................................ 83
Figura 51: Informes en PDF ................................................................................................ 84
Figura 52: Arquitectura Cliente Servidor 3 capas ............................................................... 85
Figura 53: Esquema de pruebas ........................................................................................... 86
Figura 54: Esquema prueba caja blanca .............................................................................. 87
11
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1: Nómina de empleados ......................................................................................... 24
Cuadro 2: Cuadro de Factibilidad Técnica .......................................................................... 32
Cuadro 3: Factibilidad económica ....................................................................................... 35
Cuadro 4: Flujo de pago ....................................................................................................... 36
Cuadro 5: Plan de trabajo ..................................................................................................... 38
Cuadro 6: Diccionario del negocio ...................................................................................... 40
Cuadro 7: Casos de usos principales del sistema ................................................................. 45
Cuadro 8: Especificaciones del caso de uso - Gestión de empleados .................................. 48
Cuadro 9: Especificaciones del caso de uso - Gestión de proyectos ................................... 50
Cuadro 10: Especificaciones del caso de uso - Gestión de procesos ................................... 51
Cuadro 11: Especificaciones del caso de uso - Gestión de documentos ............................. 53
Cuadro 12: Especificaciones del caso de uso - Gestión entrega de documentos de proyectos
............................................................................................................................................. 54
Cuadro 13: Especificaciones del caso de uso - Gestión entrega de documentos de procesos
............................................................................................................................................. 56
Cuadro 14: Especificaciones del caso de uso - Gestión entrega de documentos ................. 58
Cuadro 15: Especificaciones del caso de uso - Gestión entrega de contratos empleados ... 59
Cuadro 16: Especificaciones del caso de uso - Gestión entrega de contratos proveedores . 61
Cuadro 17: Especificaciones del caso de uso - Gestión reportes ......................................... 63
Cuadro 18: Especificaciones del caso de uso - Gestión usuario .......................................... 64
Cuadro 19: Especificaciones del caso de uso - Autenticación, caso de uso soporte para el
sistema ................................................................................................................................. 65
Cuadro 20: Especificaciones del caso de uso - Autenticación, caso de uso soporte para el
sistema ................................................................................................................................. 89
12
RESUMEN EJECUTIVO
Esta investigación tiene como objetivo desarrollar un sistema de información para la
digitalización y almacenamiento de documentos en un repositorio dentro del Ministerio de
Desarrollo Urbano y Vivienda de Pastaza.
Para empezar a realizar esta investigación se fundamentó bibliográficamente el objeto de
investigación, referente a los sistemas de información, conjuntamente con todo lo
necesario para fundamentar documentalmente la investigación.
La importancia con la cual se desarrolló este sistema es optimizar el almacenamiento y
conservación de la documentación emitida por cada departamento del MIDUVI Pastaza, ya
que de esta manera se garantiza la confiabilidad de la documentación emitida dentro del
departamento de archivo, reduciendo el tiempo de respuesta y agilizando la búsqueda de
documentación, garantizando que el responsable del departamento de archivo puede
gestionar de manera confiable, organizada y oportuna las actividades desarrolladas en cada
uno de los procesos de almacenamiento y conservación de documentación.
Para proceder con el desarrollo de la propuesta se identifica la línea de investigación la
cual es de desarrollo de software y programación de sistemas, dentro de esto se enmarcar la
metodología de desarrollo del software que es la UWE, Ingeniería Web Basaba en UML
(UML-based Web Engineering), es una metodología para desarrollar aplicaciones en
entornos web, utilizando Ingeniería Web Orientada a Objetos con una propuesta basada en
UML adaptado a la web.
Al concluir con el desarrollo de la propuesta los resultados obtenidos de la investigación
realizada fueron tangibles, porque se dio solución al almacenamiento y conservación de la
información dentro del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda de Pastaza.
13
EXECUTIVE SUMMARY
This research aims to develop an information system for scanning documents in the
Ministry of Urban Development and Housing of Pastaza.
To start this research is bibliographically based the object of investigation, concerning
information systems, together with all documentary evidence necessary to support the
research.
The importance with which this system was developed to optimize the storage and
preservation of documents issued by each department MIDUVI Pastaza, because in this
way the reliability of the documentation issued within the department file is guaranteed,
reducing response time and speeding up the search for documents, ensuring that the
department responsible for managing file can reliably, timely and organized activities in
each of the processes of storing and preserving documents way.
To proceed with the development of the research proposal which is Software Development
and Systems Programming, within this the software development methodology that is the
UWE, Web Engineering UML based on frame is identified (UML based Web Engineering)
is a methodology for developing web applications in environments using Object Oriented
Web Engineering with a proposal based on UML adapted to the web.
At the conclusion of the development of the proposal the results of the investigation were
tangible solution for the storage and preservation of information within the Ministry of
Urban Development and Housing Pastaza occurred.
__________________
Lcda. Carmita Castro
1
INTRODUCCIÓN
1. Antecedentes de la investigación
Una vez que se ha procedido a revisar en los registros de información del Ministerio de
Desarrollo Urbano y Vivienda de Pastaza y en el repositorio de la Universidad Regional
Autónoma de los Andes “UNIANDES”, se puede determinar que no existe una
investigación sobre la creación de un sistema de información para el almacenamiento de
documentos en forma digital para el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda de
Pastaza.
A nivel internacional se han realizado trabajos de investigación que tienen un propósito
similar o igual al que se tiene previsto investigar para lo cual se detalla a continuación:
En el año 2007 se elaboró el trabajo de grado titulado “SISTEMA DE GESTIÓN DE
INFORMACIÓN FOTOGRÁFICA PARA LA UNIDAD DE INVENTARIO DE
FUNDAPATRIMONIO” desarrollado por Miguel Angeló Ragone Alberto Quintana, en la
Universidad Central de Venezuela, para obtener el título de Licenciado en Archivología,
Este trabajo de grado propone el desarrollo de un Sistema de Gestión de Información
Fotográfica (SGIF), para gestionar, rescatar, controlar y preservar eficientemente los
recursos (documentos e información) fotográfico disponibles y a disponer. Este Sistema se
fundamenta en el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC), los
lineamientos documentales y de información fotográfica y tecnológica, así como en las
normativas nacionales e internacionales inherentes a la materia, en aras de brindar un
servicio de información fotográfica de calidad a los usuarios.
En el año 2010, se elaboró el trabajo “PROPUESTA PARA LA DIGITALIZACIÓN DEL
FONDO DOCUMENTAL DEL DR. BELISARIO PORRAS” desarrollado por Williams,
Elvia Leticia, en la Universidad Internacional de Andalucía de España para Obtener el
título de Máster en gestión documental y administración de archivos. Este proyecto
consiste en la publicación digital de los documentos históricos que reposan en el Fondo
Documental del Dr. Belisario Porras. Mediante el proceso de digitalización, se busca
almacenar, preservar y poner al servicio de los usuarios el acceso de los documentos de
gran valor histórico, que perteneciera al ex presidente panameño Dr. Belisario Porras.
2
En el año 2010 se elaboró la tesis de grado doctoral con el Título “SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO PARA EMPRESAS DE LA
CONSTRUCCIÓN DEL TERRITORIO DE CAMAGÜEY” desarrollado por Irima
Campillo Torres, en la Universidad de la Habana - Cuba , para obtener el título de Doctora
en Documentación e Información, Esta tesis de grado tiene como propuesta un Sistema de
Gestión Integral de Documentos de archivo el cual puede facilitar la utilización y
conservación de los documentos en organizaciones empresariales del sector de la
construcción en el territorio camagüeyano.
A nivel nacional de igual forma se ha realizado trabajos de investigación de las mismas
características las cuales podemos detallar a continuación:
En el año 2008 se elaboró un trabajo de grado titulado “DISEÑO Y DESARROLLO DE
UNA APLICACIÓN WEB PARA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DESDE
MÚLTIPLES PLATAFORMAS, ALMACENAMIENTO CENTRALIZADO DE LAS
IMÁGENES CAPTURADAS, E INTEGRACIÓN DE DICHA APLICACIÓN CON UN
SISTEMA DE MANEJO DE CONTENIDO” desarrollado por Juan Carlos Vizueta
Villavicencio, en la Escuela Superior Politécnica del Litoral, para obtener el título de
Ingeniero en Telemática, El software propuesto es algo específico porque se orienta a
incluirse dentro de un CMS (Sistema de Manejo de Contenido por sus siglas en inglés),
donde el interés es que una compañía pueda guardar la imagen de un documento (o
también una foto) en la base de datos empresarial sin tener que pasar por el sistema de
archivos, o por lo menos que este proceso sea transparente al usuario.
En el año 2012 se elaboró un trabajo “PROYECTO DE INVERSIÓN PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DE UNA EMPRESA DE ADMINISTRACIÓN,
ALMACENAMIENTO Y DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS (ARCHIVOS
PASIVOS) EN LA CIUDAD DE GUAYAQUIL” desarrollado por Ruddy Stefanía
Hidalgo Cevallos, Lina Beatríz Hidalgo Ley, Steven David Vizueta Silva, en la Escuela
Superior Politécnica del Litoral, para obtener el título de Ingeniero en negocios
internacionales. Este proyecto comprende la administración, almacenamiento y
3
digitalización de los archivos pasivos de las empresas, garantizándoles el excelente manejo
de su documentación con el respaldo de un software que determinará la ubicación dentro
de las bodegas y el estado de la misma, tomando en cuenta dentro del proceso las fechas de
vencimiento y ciertos datos que influyen en la existencia, uso y desuso del archivo.
En el año 2012 se elaboró un proyecto “LA BIBLIOTECA COMO RECURSO DE
INFORMACIÓN E INVESTIGACIÓN EN LA COMUNIDAD EDUCATIVA DEL
COLEGIO FISCAL MIXTO ELOY ORTEGA SOTO” desarrollado por Mary Astudillo
Medina, Ketty Pareja Pérez, en la Universidad de Guayaquil, para obtener el título de
licenciadas en bibliotecología y archivología, este proyecto trata en mejorar el servicio en
la búsqueda de la información requerida por el usuario, mediante la organización técnico –
administrativa del centro bibliotecario para la optimización de sus recursos en la
comunidad educativa como fuente para la construcción de sus aprendizajes y formación
competitiva.
2. Planteamiento del problema
Es un hecho que en nuestra sociedad hay un gran cambio, se han abierto las puertas a la
información y comunicación, el mundo entero a optado por compartir su información y dar
rapidez a sus procesos diarios con solo dar un clic, proporcionando más comodidades en
negocios empresas e instituciones que requieren reflejar eficiencia y rapidez en la entrega
de documentación.
Ecuador ha tomado como una política de cambio la conservación de documentación,
adoptando nuevas metodologías y brindando a los usuarios información oportuna,
garantizando que la ciudadanía tenga acceso a la información pública. Sin embargo aún
existen instituciones tanto públicas como privadas que no realizan un manejo correcto de
su documentación, con procesos de conservación de documentación manuales, generando
tiempos de espera elevados al momento de emitir documentación institucional.
En la ciudad de Puyo en el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda de Pastaza
(MIDUVI PASTAZA) han visto la necesidad de aplicar la conservación de documentación
que agilice la entrega oportuna de la información, que sin lugar a duda es de gran ayuda al
4
momento de tomar decisiones y llevar a cabo diferentes procesos, mejorando así el tiempo
de espera para la entrega de información.
En el MIDUVI Pastaza, actualmente realiza el proceso de almacenamiento de documentos
de forma manual y esta es la principal causa del tiempo de espera elevado al momento de
requerir información institucional almacenada en el departamento de archivos, ya sea
solicitada por usuarios o por los mismos funcionarios.
Otra causa señalada es el mal manejo al momento de almacenar los documentos que se
generan en cada área de la institución, lo que a su vez provoca que sea difícil acceder a la
información de años anteriores.
La desorganización de los documentos y trámites que se generan es otro motivo que causa
malestar en los funcionarios, ya que se producen confusiones en la entrega y recepción de
los documentos al momento de almacenarlos.
3. Formulación del problema
¿Cómo mejorar la conservación, almacenamiento y búsqueda de la documentación de
archivo dentro del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda de Pastaza?
4. Delimitación del problema
El presente estudio se realizará en el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda de
Pastaza ubicado en la ciudad de Puyo, donde se considerará la documentación generada
dentro del periodo 2013-2014.
5. Objetivo de Investigación y campo de acción
Objeto de investigación: Sistemas de información.
Campo de acción: Sistemas de automatización de oficinas.
6. Identificación de la Línea de Investigación
Desarrollo de Software y Programación de Sistemas.
5
7. Objetivos
Objetivo General
Implementar un sistema de información para la digitalización y almacenamiento de
documentos en un repositorio, para el mejoramiento de la administración de información
pública dentro del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda de Pastaza correspondiente
a los años 2013 y 2014.
Objetivos específicos
Fundamentar bibliográficamente los sistemas de información y los tipos, metodologías
sobre el análisis y diseño de sistemas informáticos para el almacenamiento de
información en forma digital.
Realizar una investigación de campo de la estructura del proceso actual de
almacenamiento de información dentro del Ministerio de Desarrollo Urbano y
Vivienda de Pastaza.
Desarrollar las distintas etapas del sistema de información para el almacenamiento de
información en forma digital para el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda de
Pastaza, utilizando herramientas de desarrollo sobre plataformas web.
8. Idea a Defender
Con la implementación del sistema de información se mejorará la conservación y la
administración de información pública dentro del Ministerio de Desarrollo Urbano y
Vivienda de Pastaza.
9. Justificación del tema
El desarrollo de la computación ha permitido ampliar de gran forma las funcionalidades
que se le pueden dar a los avances tecnológicos, ya que ha permitido agilizar los procesos
en una forma rápida y eficaz, dicho avance se ha alcanzado a través del desarrollo de bases
de datos las cuales permiten llevar registros informáticos contribuyendo en el manejo de la
información, y convirtiéndose en una herramienta indispensable a la hora de competir.
6
La Dirección Provincial del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda de Pastaza, busca
optimizar el almacenamiento y conservación de la documentación emitida por cada
departamento del MIDUVI Pastaza, la cual es receptada por el responsable de archivo,
dicho proceso actualmente se maneja de forma manual provocando pérdida de tiempo y
una deficiente búsqueda de documentación al momento de ser requerida por parte de
funcionarios o beneficiarios del MIDUVI, para lo cual es de gran importancia la utilización
de un Sistema de Información.
La aplicación de un Sistema de Información, contribuirá en la optimización del proceso de
conservación de la documentación del MIDUVI Pastaza, a través de la digitalización de la
documentación emitida por los departamentos de la mencionada institución, de esta manera
se garantiza la confiabilidad de la documentación emitida dentro del departamento de
Archivo, reduciendo el tiempo de respuesta y agilizando la búsqueda de documentación,
garantizando que el responsable del departamento de archivo puede gestionar de manera
confiable, organizada y oportuna las actividades desarrolladas en cada uno de los procesos
de almacenamiento y conservación de documentación lo cual es muy necesario dentro de
una institución ya que así se disminuirá la pérdida de tiempo y una deficiente búsqueda de
documentación.
10. Metodología a investigar
Para la presente investigación se emplea la metodología de investigación de campo en la
cual se recopila información con la finalidad de utilizarla para identificar las necesidades
que exista, esta metodología permite utilizar varios métodos, técnicas e instrumentos.
Se utiliza el método analítico sintético e inductivo deductivo, implementando técnicas
como son las entrevista y la observación, las cuales permiten obtener información objetiva
y concisa acerca del objeto de investigación.
11. Resumen de la estructura de la tesis
En la realización de la presente tesis se ha esquematizado los bloques temáticos, teniendo
como resultado en la introducción de la misma, los antecedentes de la investigación y en
base a esto el planteamiento del problema.
7
También se realizó la Formulación del problema detallando la problemática que aqueja al
objeto de investigación, esto a su vez realizando la respectiva delimitación del problema
con la finalidad de especificar el lugar de incidencia especifica de la investigación y el
tiempo en el que se la realizara.
Con la redacción especifica del Objeto de Investigación y el campo de acción,
especificamos sobre que parámetros va a estar orientada nuestra investigación y en si el
trabajo de tesis, todo esto apoyado por la identificación de la línea de investigación.
El planteamiento del objetivo general proyecta la idea principal de lo que queremos hacer
con la ejecución y puesta en práctica de nuestra tesis y el planteamiento de los objetivos
específicos permite: con el primer objetivo específico sustentamos teóricamente nuestra
investigación, con el segundo objetivo específico diagnosticamos falencias en el lugar de la
investigación y el objeto de transformación y el tercer objetivo viabiliza el desarrollo de las
distintas etapas de la propuesta, con la justificación del tema, establecemos los argumentos
por los cuales la investigación y la respectiva tesis, es necesaria, importante y pertinente en
el contexto de realización e implantación dentro de la institución educativa.
En el capítulo uno se investigó en fuentes bibliográficas los temas concernientes y de
relevancia con el tema de investigación y que servirán de sustento en todo el desarrollo de
la tesis y especialmente en el desarrollo de la propuesta, esto se debe a que la temática
consultada está distribuida y catalogada según los requerimientos específicos para
sustentación de la propuesta.
En el capítulo dos se establece el marco metodológico y la propuesta del investigador, deja
explícita su propuesta para dar solución al problema científico, sustentándose la misma a
través de la metodología de investigación empleada.
En el capítulo tres se realizara el desarrollo de la propuesta, el cual consta de sistema de
información para la digitalización y almacenamiento de documentos en un repositorio, el
cual está realizado bajo plataforma web, utilizando el lenguaje de programación PHP que
8
es un lenguaje de programación y MySql que es un sistema de gestión de bases de datos
relacional, multihilo y multiursuario, los cuales están funcionando dentro de una intranet
montada en un servidor que cuenta con todos los servicios necesarios para su aplicación.
12. Elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica
En cuanto al aporte teórico, después de revisar la bibliografía pertinente, se prestó mayor
atención a la aplicación de sistemas de información implementados a las instituciones para
digitalización de la documentación, debido a que no existe documentación sobre la
aplicación de la metodología UWE dentro del proceso de digitalización en instituciones de
la provincia de Pastaza, considerando que el proceso de digitalización dentro de las
instituciones públicas aun no es una normativa institucional.
El Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda de Pastaza, tras la implementación del
sistema de información mejorará sus procesos de digitalización de archivos, de esta manera
alcanza su objetivo de respaldar la documentación, significando una mejora en beneficio
de la sociedad, reflejado en los tiempos de respuesta tanto como a los funcionarios del
MIDUVI y a la ciudadanía en general, quienes buscan conocer sobre el estado de su
proyecto en caso de ser beneficiario de los múltiples proyectos del MIDUVI Pastaza.
Considerando que los sistemas de información se mantienen en constante innovación, por
tal motivo se tomó en consideración la utilización del Framework, como un elemento de
novedad dentro del presente proyecto de investigación, el mencionado Framework puede
ser utilizado para todo tipo de aplicaciones Web, es adecuado para desarrollar aplicaciones
de gran tráfico y alto rendimiento, el mismo que desde su aparición se ha fortalecido por la
facilidad y versatilidad en el uso del mismo para el desarrollo de sistemas basados en PHP.
Además la arquitectura cliente servidor de tres capas, aplicada para ejecutar el sistema de
información de digitalización de documentación en el MIDUVI Pastaza, permite la
interacción entre capas proporcionando seguridades al sistema de información, gracias a
que el desarrollo se puede llevar a cabo en varios niveles y, en caso de que sobrevenga
algún cambio, solo se modifica al nivel requerido sin tener que revisar entre código de las
diferentes capas.
9
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO
1.1. Origen y evolución del Objeto de Investigación
1.1.1. Origen de los Sistemas de Información
(Iribarne, 2001) La disciplina de los sistemas de información distribuidos, empezó su
recorrido en los años 90 y a ser reconocida ampliamente desde hace relativamente poco
tiempo. Es un término que surge en la década de los 90, cuando los ingenieros, encargados
de desarrollar y de mantener los grandes sistemas de información de la empresa, ven la
necesidad de escalar y ampliar sus sistemas para dar cobertura ya no solo al personal
interno de una sección, de un departamento o de una organización, sino también para dar
servicio a otros miembros de la organización ubicados en diferentes localizaciones
geográficas, y como no, a otros miembros externos a la organización.
(Hernandez, 2010) Durante los últimos años los sistemas de información constituyen uno
de los principales ámbitos de estudio en el área de organización de empresas. La creciente
globalización, el proceso de internacionalización de la empresa, el incremento de la
competencia en los mercados de bienes y servicios, la rapidez en el desarrollo de las
tecnologías de información, y la reducción de los ciclos de vida de los productos originan
que la información se convierta en un elemento clave para la gestión y crecimiento de la
organización empresarial.
1.1.2. Concepto de Sistemas de Información
Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin
de apoyar las actividades de organización, dicho sistema de información realiza cuatro
actividades básicas:
a) Entrada: es el proceso donde se toma los datos que requiere para procesar la
información puede ser manuales o automáticas. Las manuales se suministran a través del
usuario, y las automáticas son datos o información tomados de otros.
10
b) Almacenamiento: es una de las partes importante que posee la computadora, ya que a
través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada y suele ser
almacenada en estructuras de información denominadas archivos.
c) Procesamiento: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de
acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida, puede ser utilizada para la toma
de decisiones, haciendo posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere
una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados.
d) Salida de información: Es la capacidad para sacar la información procesada o bien
datos de entrada al exterior.
1.1.3. Evolución de los Sistemas de Información
(Hernandez, 2010) Los Sistemas de información han evolucionado durante los últimos
años, uno de los pioneros fueron los Sistemas de Información Empresariales los cuales
eran un instrumento simplificador de las distintas actividades de la empresa, una
herramienta que facilitaban los trámites y reducía la burocracia. Su finalidad era
básicamente llevar la contabilidad y el procesamiento de los documentos a nivel operativo.
Posteriormente el desarrollo de la informática y las telecomunicaciones permitieron
incrementar la eficacia en la realización de las tareas, ahorrar tiempo en el desarrollo de las
actividades y almacenar la mayor cantidad de información en el menor espacio posible, lo
cual aumentó en las organizaciones el interés en los sistemas de información.
Con el transcurrir del tiempo las empresas fueron observando como las tecnologías y
sistemas de información permitían a la empresa obtener mejores resultados que sus
competidores, constituyéndose por sí mismas como una fuente de ventaja competitiva y
una poderosa arma que permitía diferenciarse de sus competidores y obtener mejores
resultados que estos. De este modo los sistemas de información se constituyeron como una
de las cuestiones estratégicas de la empresa, que ha de considerarse siempre en todo
proceso de planificación empresarial.
11
La clasificación de la evolución de los sistemas de información pueden agruparse en 4
grandes etapas, tal como establecen (Andreu, Ricart, & Valor, 1991):
a) Introducción de la informática en la organización: Los sistemas de información se
aplicaban para simplificar y automatizar los procesos administrativos. Se usan las
computadoras y los sistemas informáticos para mejorar el proceso de contabilidad, elaborar
nóminas y facturación buscando sobre todo el ahorro de costes y tiempo en la realización
de dichas operaciones. Existe una carencia de formación por parte de los empleados de la
organización en dichos sistemas y no hay profesionales que puedan resolver dichos
problemas dentro de la compañía.
b) Etapa de contagio de las aplicaciones informáticas: Tras observar como la aplicación
de los sistemas informáticos en algunas áreas de la empresa originan importantes mejoras,
estos se van difundiendo por los diferentes departamentos de la empresa. Dicho “contagio”
se desarrolla sin ninguna planificación por parte de la organización, con lo cual se produce
un alto incremento de los costes. Aumenta la formación del personal en las tecnologías de
información y en las aplicaciones informáticas, existiendo ya en la organización personal
capaz de solucionar los problemas planteados en el manejo del sistema de información.
c) Coordinación de los Sistemas de Información y los objetivos de la empresa: Los
sistemas de información son utilizados en la totalidad de la organización y ya son tenidos
en cuenta por parte de la dirección como un elemento fundamental de la empresa. Se
empiezan a elaborar procedimientos de planificación de los sistemas de información y
aparece la necesidad de usar los sistemas de información como un medio de cumplimiento
de los objetivos de la empresa.
d) Aparición de los Sistemas Estratégicos de información: Los sistemas de información
son valorados como una fuente de ventaja competitiva sostenible, de tal modo que al
elaborar la estrategia general de la compañía se establece la planificación y desarrollo de
los sistemas de información como otros de los aspectos clave dentro del proceso directivo.
12
1.1.4. Conservación de Información
La norma 405-04 de la Administración Financiera-Contabilidad Gubernamental
Documentación de respaldo y su archivo, de la Contraloría General del Estado, establece:
La máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo
para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las
disposiciones técnicas y jurídicas vigentes.
Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de
sus operaciones. La documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones
administrativas o decisiones institucionales, estará disponible, para acciones de
verificación o auditoría, así como para información de otros usuarios autorizados, en
ejercicio de sus derechos.
El estado ecuatoriano a normado la conservación y digitalización de documentación
publica bajo el Reglamento para la conservación, evaluación y eliminación de los archivos
físicos de la Contraloría General del Estado (CGE, 2013), el cual establece medios de
almacenamiento, normas y métodos para la correcta conservación de la documentación
publica (véase Anexo 1).
1.1.5. UWE, Ingeniería Web Basaba en UML (UML-based Web Engineering)
(CAMPDERRICH FALGUERAS, 2003) Define que “el Unified Modeling Languaje
(UML) es un modelo para la construcción de software orientado a objetos que ha sido
propuesto como estándar de ISO. Consta de un conjunto de tipos de diagramas
interrelacionados, dentro de los cuales se utilizan elementos del modelo, que sirven para
describir distintos aspectos de la estructura y la dinámica del software.”
(FREUDENSTEIN, 2009) especifica que “La metodología Web basado en UML
Ingeniería (UWE) es un enfoque de Ingeniería Web basado en modelos que sobre todo
destaca por su sólida base sobre el Lenguaje de Modelamiento Unificado (UML), así como
su amplia incorporación de las normas relacionadas. UWE propone al menos un tipo de
diagrama UML dedicado según diversas etapas de desarrollo, aplicaciones Web y las
13
preocupaciones estructurales frente a puntos de vista del comportamiento. La metodología
UWE propone un enfoque de desarrollo basado en modelos continuo basado en Model-
Driven Architecture enfoque del Object Management Group”.
Por lo que se puede determinar que UWE (UML-Based Web Engineering) es una
metodología para desarrollar aplicaciones en entornos web, utilizando Ingeniería Web
Orientada a Objetos con una propuesta basada en UML adaptado a la web.
La metodología UWE se divide en cuatro pasos o actividades principales:
Análisis de requerimientos: fija los requisitos de la aplicación Web para
reflejarlos en un modelo de casos de uso.
Diseño conceptual: materializado en un modelo de dominio, considerando los
requisitos reflejados en los casos de uso.
Diseño Navegacional: Muestra la forma de navegar ante el espacio de navegación.
Diseño de Presentación: representa las vistas del interfaz del usuario.
La utilización de UWE, no solo forma parte de las buenas prácticas de
desarrollo. También provee la documentación necesaria para dar soporte a las aplicaciones
desarrolladas y facilita la implementación de las soluciones desarrolladas. UWE permite
crear un modelo conceptual con todo el poder expresivo de UML, un modelo de
navegación claro y un modelo abstracto de la interfaz de usuario.
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación
El concepto de sistema de información ha sido definido de varias maneras por diferentes
autores que han investigado sobre el tema; por lo cual a la hora de definir un sistema de
información existe un amplio abanico de definiciones.
1.2.1. Según Andreu, Ricart y Valor
(Andreu, Ricart, & Valor, 1991), define un sistema de información como: “Conjunto
formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo a
las necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuyen selectivamente la
14
información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de
dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de
decisiones necesarios para desempeñar funciones de negocio de la empresa de acuerdo con
su estrategia”.
El sistema de información de una empresa debe proporcionar tres funciones a la
organización:
La primera función hace referencia a la práctica y coordinación de las acciones
operativas que se realizan de forma habitual a lo largo de la organización.
La segunda función es poder ejercer el control necesario para identificar las
acciones rectificadoras de una forma eficiente.
La tercera función de un sistema de información es proporcionar la información
necesaria para ayudar a tomar decisiones a nivel operativo, directivo y estratégico.
Las tres funciones tienen como objetivo final el correcto funcionamiento de la empresa.
Figura 1: Modelo de un sistema de Información
Fuente: Andreu, Ricart y Valor
15
Andreu, Ricart y Valor proponen de forma explícita, que el fracaso de un sistema de
información puede suceder debido a la desconexión entre las actividades de negocio y los
sistemas de información, la falta de conexión entre los planes de los sistemas de
información y los planes estratégicos de las empresas, los problemas de asignación de
responsabilidades y de toma de decisiones en el propio departamento de sistemas de
información, la poca comunicación existente entre los responsables de las áreas
funcionales y los responsables de sistemas de información u otros motivos.
Postura del Autor
Como autor del presente proyecto considero, que la postura de Andreu, Ricart y Valor, se
enfoca en la automatización de las tareas administrativas a través de operaciones sobre una
colección de datos estructurada de acuerdo a las necesidades de la institución a través de la
recopilación, elaboración y distribución selectiva de la información necesaria para la
operación de dichos procesos, siendo un concepto que se enfoca en la importancia de
poseer datos recopilados de una manera estructurada.
1.2.2. Según Kenneth Laudon y Jane Lauden
Otras definición de sistema de información serían las propuestas por (Laudon & Laudon,
1996) para los cuales un “sistema de información es aquel conjunto de componentes
interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen la información para
apoyar la toma de decisiones, el control, análisis y visión de una organización”.
Hay tres actividades en un sistema de información que producen los datos necesarios para
que las organizaciones tomen decisiones, controlen las operaciones, analicen problemas y
creen nuevos productos o servicios.
Estas actividades son: Entrada, procesamiento y salida.
La entrada: Captura o recolecta los datos en crudo desde el interior de la
organización o a través de su entorno externo.
El procesamiento: Convierte esta entrada en bruto en un formato significativo.
16
La salida: Transfiere la información procesada a las personas que harán uso de
ella, o a las actividades para las que se utilizará.
Los sistemas de información también requieren retroalimentación: La salida que se
devuelve a los miembros apropiados de la organización para ayudarles a evaluar o corregir
la etapa de entrada.
Los sistemas de información se agrupan según su utilidad en los diferentes niveles de la
organización empresarial, los cuales son 4 niveles básicos: nivel operativo, nivel del
conocimiento, nivel administrativo y nivel estratégico; según estos niveles se estable la
siguiente clasificación:
Sistema de Procesamiento de Operaciones (SPO). Nivel del Operativo.
Sistemas de Trabajo del Conocimiento (STC). Nivel del Conocimiento.
Sistemas de Automatización en la Oficina (SAO). Nivel del Conocimiento.
Sistemas de Información para la Administración (SIA). Nivel Administrativo.
Sistemas para el Soporte de decisiones (SSD). Nivel Administrativo.
Sistemas de Soporte Gerencial (SSG). Nivel Estratégico.
Postura del Autor
Laudon & Laudon enfatizan en la funcionalidad que tienen los sistema de información en
el apoyo de la toma de decisiones, el control, análisis y visión de una organización,
concordando con este concepto ya que fundamenta la importancia del apoyo al proceso
de toma de decisiones de los directivos de una institución, obteniendo sistemas de
información que permiten extraer y manipular información de una manera flexible,
permitiendo al usuario definir interactivamente qué información necesita y cómo
combinarla.
1.2.3. Según Monforte
En cuanto a sistemas de información se trata (Monforte, 1994) define sistema estratégico
de información como: “Aquel sistema de información que forma parte del ser de la
empresa, bien porque supone una ventaja competitiva por sí mismo, bien porque está unido
17
de una forma esencial al negocio y aporta un atributo especial a los productos, operaciones
o toma de decisiones”.
Postura del Autor
Monforte enfatiza en la ventaja competitiva que brinda la aplicación de sistemas de
información dentro de las empresas e instituciones, concordando como autor del presente
proyecto con esta observación, añadiendo que los sistemas de información deben ser
aplicados de manera estratégica, alcanzando convertirse en empresas altamente
competitivas al contar con información fiable y oportuna para la realización de los
procesos propios de cada empresa.
1.2.4. Según Daniel Cohen
Según (Cohen, 1996) un sistema de información es un conjunto de elementos que
interactúan entre sí, con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
Los elementos que se requieren para el funcionamiento del sistema de información son: el
componente físico (computadoras y sus complementos), programas (manejo de datos), el
recurso humano (alimentación de datos y utilización de los resultados), datos e
información.
Un sistema de información desarrolla cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento,
procesamiento de datos y salida de información.
Entrada de información: proceso en el cual se toman los datos requeridos para
procesar la información, las entradas se pueden hacer manual o automáticamente.
En la primera el usuario aporta la información directamente y en la segunda, los
datos provienen de otros sistemas.
Almacenamiento de la información: es un proceso en el cual se guarda la
información en archivos que pueden ser recuperados en cualquier momento.
18
Procesamiento de la información: permite la transformación de los datos fuentes
en resultados por la aplicación de mecanismos o indicadores que soporten la toma
decisiones.
Salida de información: es la capacidad de un sistema para sacar la información
procesada hacia otro sistema o usuario.
La principal función de los SI es proporcionar la información que necesitan los distintos
grupos dentro de ella, para esto deben alinearse con las organizaciones y al mismo tiempo,
estas deben tener conciencia y abrirse a las influencias de los SI para beneficiarse de las
nuevas tecnologías. Como existen muchas clases de organizaciones, resulta que la
tecnología de los Sistemas de Información tendrá un impacto diferente en cada tipo, por lo
tanto, diferentes instituciones en distintas circunstancias experimentan efectos diferentes de
la misma tecnología.
Postura del Autor
Daniel Cohen considera de gran importancia y un factor para ser tomado en cuenta son los
recursos tecnológicos y humanos, siendo estos de gran importancia para que la
implementación de sistemas de información sea eficiente.
En base a la experiencia obtenida a través del desempeño de funciones dentro de
instituciones públicas y privadas puedo coincidir que para la implementación de un sistema
de información es necesario el recurso humano, sin embargo es fundamental que el recurso
humano sea capacitado en manejo de sistemas de información, siendo necesario que la
empresa o institución este comprometida con la capacitación de su personal, añadiendo a lo
antes mencionado esta la disponibilidad y predisposición para la adquisición de equipos
informáticos que permita la implementación y buen funcionamiento de los sistemas de
información.
1.2.5. Según Kenneth y Julie Kendall
(Kendall & Kendall, 2011) Los sistemas de información tienen el propósito de contribuir a
la correcta interacción entre los usuarios y las computadoras. Debido a que requieren que
19
los usuarios, el software (los programas de cómputo) y el hardware (las computadoras,
impresoras, etc.) funcionen de manera coordinada, los sistemas de información gerencial
dan apoyo a un espectro de tareas organizacionales mucho más amplio que los sistemas de
transacciones como el análisis y la toma de decisiones.
Postura del Autor
Kendall & Kendall mencionan la interacción entre los usuarios y las computadoras a través
de software, el cual viene a ser el canal de comunicación.
Considerándose fundamental la utilización de sistemas de información para la
optimización de las nuevas tecnologías (hardware) a la hora de potenciar las empresas y
optimizar el recurso humano de las mismas, a través del procesamiento de la información
que garantiza la confiabilidad de los datos y la toma de decisiones.
1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones
teóricas sobre el objeto de investigación
Los sistemas informáticos se basan en el procesamiento de la información a través de la
recopilación de datos estructurados donde la información de las empresas e instituciones
son capturadas almacenadas y distribuidas para apoyar la toma de decisiones y el control y
análisis de la misma para la optimización de proyectos, a lo largo de la capacitación y
aplicación de conocimiento se puede entender que la estructuración de datos es
fundamental para el correcto acceso a ella, logrando aplicar los sistemas informativos
como una solución en vez de una problema.
Cabe mencionar que es necesario entender las actividades que posee los sistemas de
información como son la entrada, procesamiento, salida y retroalimentación de la
información para lo cual es indispensable la involucración del recurso humano capacitado,
lo cual permitirá que las empresas o instituciones sean altamente competitivas
beneficiándose de las nuevas tecnologías en referencia a instituciones donde no se
implementa sistemas de información.
20
En busca de una línea de apoyo teórico la presente investigación se basa en la propuesta de
Andreu, Ricart y Valor, considerándolo como el más idóneo para ser aplicado como parte
de la directriz de la investigación, por ser una descripción que busca capturar, almacenar,
procesar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones ejemplificando en
un sistema de información el comportamiento de una empresa o institución.
1.4. Análisis crítico sobre el objeto de investigación
El ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda MIDUVI, ubicado en la ciudad de Puyo,
busca automatizar sus procesos, para lo cual el Gobierno Nacional ha invertido en varios
sistemas de información que permitan la ágil atención al usuario, al mismo tiempo
simplifique el trabajo de los empleados y garantice la fiabilidad de los procesos, pese a los
esfuerzos antes mencionados uno de los temas descuidados en las oficinas ha sido la
conservación y digitalización de la información que maneja la Dirección Provincial del
MIDUVI Pastaza.
Actualmente dicho proceso es realizado de forma manual por parte del responsable de
archivo, quien almacena la documentación dentro de archivadores y cartones, sin ningún
tipo de codificación u organización correcta que simplifique la búsqueda de
documentación específica al momento requerido, proceso que tarda actualmente en ser
entregada varias horas, debido a una búsqueda manual que conlleva que el responsable de
archivo busque en varios archivadores para llegar a la documentación solicitada.
Al ser evidente la necesidad de la correcta conservación de la información, los principales
funcionario del MIDUVI han buscado alternativas que permitan la conservación,
almacenamiento y digitalización de los archivos que posee el MIDUVI Pastaza, con el
objetivo de contar con información oportuna, clara y fiable, información que es el sustento
del trabajo y desarrollo de proyectos por parte de los funcionarios y técnicos del Ministerio
de Desarrollo Urbano y Vivienda de la ciudad de Puyo.
21
1.5. Conclusiones parciales del capítulo
Los sistemas de información nos permite supervisar y organizar de mejor manera el
flujo de información dentro de las instituciones, así como distribuir los datos que
serán procesados y almacenados de los mismos.
La evolución de los sistemas de información permiten que las empresas o
instituciones consideren como una estrategia la aplicación de nuevas tecnologías
con la finalidad de ser altamente competitivas dentro del campo de su competencia.
La conservación de información es fundamental, lo cual permite llevar un mejor
control de las actividades documentales dentro de una institución y esto se los
puede optimizar con la digitalización.
22
CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA
PROPUESTA
2.1. Caracterización del sector, rama, empresa, contexto institucional o problema
seleccionado para la investigación
2.1.1. Descripción Institucional
2.1.1.1 MIDUVI
El ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda es una entidad del estado dedicada a
formular normas, políticas, directrices, planes, programas y proyectos de hábitat, vivienda,
agua potable, saneamiento y residuos sólidos, a través de una gestión eficiente,
transparente y ética para contribuir al buen vivir de la sociedad ecuatoriana, con el objetivo
de contribuir al desarrollo del país a través de la formulación de políticas, regulaciones,
planes, programas y proyectos, que garanticen un Sistema Nacional de Asentamientos
Humanos, sustentado en una red de infraestructura de vivienda y servicios básicos que
consoliden ciudades incluyentes, con altos estándares de calidad, alineados con las
directrices establecidas en la Constitución Nacional y el Plan Nacional de Desarrollo.
Misión
Ejercer la rectoría e implementar la política pública de las ciudades, garantizando a la
ciudadanía el acceso al hábitat seguro y saludable, a la vivienda digna y al espacio público
integrador.
Visión
Ciudades incluyentes, equitativas, diversas, innovadoras y sustentables para el buen vivir.
Organigrama Funcional del MIDUVI
Al tratarse de una entidad gubernamental el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda,
cuenta con un orgánico funcional que parte desde el ministro encargado hasta las
Direcciones provinciales.
23
Figura 2: Orgánico funcional MIDUVI
Fuente: http://www.habitatyvivienda.gob.ec
De acuerdo al orgánico funcional de la institución a nivel nacional, se detalla que cada
provincia cuenta con Coordinadores Zonales y Directores Provinciales, como es el caso de
la provincia de Pastaza, donde sus máximas autoridades son la Msc. Blanca Guamangate
Ante en la coordinación Zonal 3 del MIDUVI y en la Dirección Provincial el Arq. Ricardo
Cajas Robalino, quienes cuentan con un equipo de trabajo en diferentes áreas de
desempeño, la tabla a continuación detalla la nómina de empleados del MIDUVI Pastaza
por distribución departamental:
24
DEPARTAMENTO NOMBRES CARGO
Técnicos Hurtado Orellana Jenny
Paulina
Especialista provincial
de vivienda 1
Financiero González Carrión Teófilo
Alfredo
Tesorero provincial
Noboa Noboa Jenny
Maribel
Analista de presupuesto
provincial
Jaramillo Ponce Wendy
Janeth
Asistente de contabilidad
TTHH López Aguirre Yajaira
Claribel
Analista de servicios
administrativos
provincial
Transporte Villarroel Llerena Oscar
Jesús
Chofer
Secretaria-dirección Quinteros Naranjo Saida
Inés
Secretaria de dirección
Tecnologías Ureña Zúñiga Byron Raúl Asistente de tecnologías
de la información
Atención ciudadano Cabrera Villaroel Laura
Elizabeth
Analista de atención al
ciudadano
Promoción social Inlasaca Padilla Cristian
Geovanny
Asistente provincial de
vivienda
Torres Manosalvas Ruth
Mary
Especialista social
provincial de vivienda
Vargas Escobar Edgar
Marco
Asistente provincial de
vivienda
Jurídico Cobos Castro Bilma Edith Abogado provincial
Archivo Guerra Ríos Oscar Daniel Responsable de archivo
Cuadro 1: Nómina de empleados
Elaborado por: Byron Ureña
25
Para el almacenamiento de documentación, el MIDUVI Pastaza cuenta con el
departamento de archivo en el cual se almacena los documentos de proyectos, información
por departamentos e institucional, información que es entregada por los funcionarios del
MIDUVI al responsable de archivo Sr. Oscar Guerra.
2.1.2. Reglamento de conservación de archivos
La dirección Provincial del MIDUVI en Pastaza no cuenta con un reglamento propio de la
institución para la conservación de archivos, sin embargo se rige bajo el reglamento para la
conservación, evaluación y eliminación de los archivos físicos emitido por la Contraloría
General del Estado (Véase Anexo 1).
2.1.3. Funcionario de Archivo
La conservación de archivos está a cargo del Sr. Oscar Guerra responsable de Archivo,
dicho funcionario realiza la recopilación de información de todos los departamentos de la
Dirección Provincial del MIDUVI en Pastaza, documentación que es almacenada de forma
física en los archivadores destinados a la información de proyectos, documentos
departamentales e institucionales, la forma de constatación de entrega de la documentación
se lo realiza a través un acta de entrega recepción de archivos firmada por el funcionario
responsable de la información y el analista de archivo (Véase Anexo 2).
La concurrencia hacia el departamento de archivo es principalmente de funcionarios del
MIDUVI Pastaza, quienes entregan la información de los proyectos a su cargo, oficios, y
procesos propios de la institución.
2.2. Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación
2.2.1. Técnicas de investigación.
Observación: Se aplicó la técnica de observación de campo, la cual permite conocer de
mejor manera las actividades y procesos en el departamento de archivo, en el cual se
almacena y conserva la documentación del MIDUVI Pastaza, además la observación sirve
para el análisis de requisitos de la Metodología UWE UML.
26
Entrevista: Dirigida al responsable de archivo del MIDUVI, quien conoce el proceso de
almacenamiento y conservación de la documentación de la institución, además de los
empleados que son quienes entregan la información al responsable de archivo.
Cabe precisar que además, el MIDUVI Pastaza., facilita información de estructura
orgánica, de procesos y formatos utilizados para el almacenamiento y conservación de la
Información.
2.2.2. Instrumentos de Investigación
Para la entrevista se aplica un cuestionario con preguntas abiertas, preguntas que son
guiadas para el alcance de los objetivos de la investigación (Véase anexo 3.1 y 3.2).
Para la observación utilizaremos una ficha de observación en la cual visitando al lugar
físico en donde se va a desarrollar la investigación se establecerá los procesos a realizarse
para la elaboración de la investigación y también nos permitirá determinar la necesidad de
implementación de la investigación (Véase anexo 3.3).
2.2.3. Población y Muestra
Al ser 12 (doce) personas, las que desempeñan funciones administrativas dentro del
MIDUVI y se encuentran involucradas como responsables de la entrega de los documentos
a almacenar en el departamento de archivos, se toma toda la población como muestra para
la aplicación de los instrumentos de investigación.
2.2.4. Análisis e interpretación de resultados
La siguiente interpretación de datos se basa en las entrevistas aplicadas a los 12
funcionarios que laboran en el Ministerio de desarrollo urbano y de Vivienda, Dirección
Provincial de Pastaza, quienes son parte del proceso de entrega de documentación.
Las preguntas aplicadas en la entrevista, permitieron obtener los siguientes resultados:
27
1.- Describa el proceso de almacenamiento y conservación que realiza actualmente
Los 12 empleados concuerdan en que la información es elaborada dentro de cada
departamento y es responsabilidad del encargado de la entrega de la información la
consistencia de la misma.
La entrega de documentación se la realiza de forma presencial al responsable de archivo, el
mismo que verifica el número de hojas y realizar un acta de entrega recepción manual. La
mayoría de entrevistados desconocen la forma de almacenamiento de la documentación.
2.- ¿Quiénes son los encargados de entregar la documentación en el departamento de
archivo?
Cada funcionario del MIDUVI Pastaza genera información, y es responsable de la entrega
de dicha documentación al departamento de archivo, el funcionario desde su departamento
se dirige al departamento de archivos para concretar la entrega de documentación física.
3.- ¿Cuál es el proceso de entrega de la documentación?
Tras la generación de información, el funcionario encargado recolecta y entrega la
documentación de forma física al responsable de archivo, quien verifica el número de
hojas, registra los detalles de entrega como son: funcionario, departamento, fecha, tipo de
documentación (proyecto, proceso o documentación) e información descriptiva la cual se
constata a través de un acta entrega-recepción.
4.- ¿Existe algún comprobante de entrega de dicha documentación?
Si se realiza un acta de entrega-recepción. (Véase Anexo 2)
5.- ¿La documentación entregada por parte de los funcionarios del MIDUVI se
realiza de forma completa o parcial?
Es entregada de manera completa, ya que la documentación se entrega al finalizar cada
proceso.
28
6.- ¿Cuál es la forma de almacenamiento que se realiza en el Departamento de
archivo?
La mayoría de los funcionarios concuerdan que desconocen la forma de almacenamiento
que se realiza dentro del departamento de archivo.
7.- ¿Esta Ud. de acuerdo con la forma como se maneja el almacenamiento y
conservación de archivos? ¿Porque?
Los funcionarios del MIDUVI, no están de acuerdo con el manejo del almacenamiento y
conservación de archivos, debido a que al solicitar información el proceso de búsqueda es
lento, el mismo que en ocasiones ha tomado más de dos días.
8.- ¿Considera Ud. que el almacenamiento y conservación de la información del
MIDUVI, requiere de la automatización de los procesos?
En su totalidad, los entrevistados consideran necesaria la automatización de los procesos
en el departamento de archivo.
9.- ¿Estaría Ud. Dispuesto a manejar un software para la búsqueda de
documentación?
Todos los entrevistados tienen la disponibilidad de usar un software para la búsqueda de
documentación.
2.3. Conclusiones parciales del capítulo
La Observación de campo permite conocer con más detalle la estructura,
organización y funcionamiento del MIDUVI Pastaza, a través de los diferentes
actores involucrados.
El proceso de digitalización realizado actualmente, de forma manual por parte del
MIDUVI evidencia la lentitud en sus procesos y tiempos de respuesta hacia las
consultas realizadas por los funcionarios y usuarios.
29
La conservación de información es fundamental para la optimización de procesos
dentro del MIDUVI Pastaza, lo cual permitió llevar un mejor control de las
actividades documentadas dentro de una institución.
Las entrevistas realizadas a los funcionarios del MIDUVI Pastaza, permitió conocer
los requerimientos y el modelo del negocio que presenta la institución.
30
CAPÍTULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1. Objetivos de la investigación
3.1.1. Objetivo general
Desarrollar las distintas etapas del sistema de información para el almacenamiento de
información en forma digital para el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda de
Pastaza, utilizando herramientas de desarrollo sobre plataformas web.
3.1.2. Objetivos específicos
Mejorar los tiempos de respuestas de entrega de información a través de la
utilización de un sistema de información para la digitalización y almacenamiento
de documentos en un repositorio, permitiendo brindar a los usuarios del MIDUVI
Pastaza información confiable y oportuna.
Agilizar la búsqueda de documentación dentro del departamento de Archivo, a
través del almacenamiento digital, para la obtención de información ordenada.
Implementación del sistema de información para digitalizar la documentación del
Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda de Pastaza que cumpla con los
requerimientos solicitados por el cliente.
3.2. Metodología
El trabajo de investigación está basado en la metodología Web basado en UML Ingeniería
(UWE) con un enfoque de Ingeniería Web basado en modelos de Lenguaje de
Modelamiento Unificado (UML).
Se pueden señalar muchas razones para que el uso de herramientas de representación
adecuadas, dos de ellas sin embargo pueden ser significativas a mediano plazo.
Los lenguajes de programación web están evolucionando hacia la orientación a
objetos, los lenguajes más utilizados PHP y ASP ya están en ese camino, otros
como Java, Python y C# son ya orientados a objetos.
31
Las aplicaciones, programas y servicios están cada vez más integradas o
encaminadas a la web. Pese a esto muchos programadores, desarrolladores y
analistas aun no actualizan sus "cajas de herramientas". Esta tendencia coloca
frente a nosotros la necesidad de utilizar las herramientas de que disponemos para
construir aplicaciones web con calidad.
3.3. Estudio de Factibilidad
Resulta adecuado determinar mediante un estudio de factibilidad los medios e
infraestructura tecnológica. Además de la estimación del costo–beneficio tras la
implementación del Sistema de información para la digitalización y almacenamiento de
documentos en un repositorio dentro del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda de
Pastaza.
A continuación se detallan los aspectos que se consideran dentro del estudio
3.3.1. Factibilidad Técnica
Para el desarrollo e implementación del Sistema de información para la digitalización y
almacenamiento de documentos en un repositorio dentro del Ministerio de Desarrollo
Urbano y Vivienda de Pastaza es necesario:
Cant Descripción Características Disponibilidad
1 Servidor de
Base de Datos
Hardware:
Procesador: Quad-Core Intel Xeon,
2,5Ghz
Memoria RAM: 8 GB
Disco Duro: 160GB x 8 Unidades
Software:
Motor de base de datos MySQL
Disponible
1 Servidor de Hardware: Disponible
32
aplicaciones Procesador: Quad-Core Intel Xeon,
2,5Ghz
Memoria RAM: 8 GB
Disco Duro: 160GB x 8 Unidades
Software:
Servicio Web Apache
PHP
1 Intranet Conectividad permanente Disponible
1 Computador Requerimiento mínimo:
Pentium IV
1 GB de Memoria RAM
80 GB disponibles de HDD
Disponible
1 Scanner Escaneo doble cara
Rápido escaneo a 25 ppm a color
Disponible
Cuadro 2: Cuadro de Factibilidad Técnica
Elaborado por: Byron Ureña
Por parte del cliente no se requiere de hardware o sistema operativo específicos, siendo
sólo necesario que en el equipo cliente se ejecute el navegador.
Al observar el análisis técnico se considera factible la implementación del sistema de
Información para la digitalización y almacenamiento de documentos en un repositorio,
considerando que la mayoría de equipos tecnológicos se encuentran ya implementados y
operativos dentro de la institución, además del uso de la plataforma web que garantiza la
utilización de cualquier dispositivo tecnológico que soporte interfaces web, y el uso del
Sistema de información a través de los diferentes sistemas operativos y navegadores.
3.3.2. Factibilidad Operativa
La factibilidad operativa comprende una determinación de la probabilidad de que un nuevo
sistema se use como se tiene planeado. Por lo cual el Sistema de información para la
33
digitalización y almacenamiento de documentos en un repositorio dentro del Ministerio de
Desarrollo Urbano y Vivienda de Pastaza, está orientado a facilitar la búsqueda de
información oportuna cuando sea solicitada por parte de los funcionarios o beneficiarios de
proyectos.
Se considera además que el Sistema de información para la digitalización y
almacenamiento de documentos en un repositorio, cuenta con una interface intuitiva para
el usuario, procesos guiados por el mismo sistema y emisión de mensajes de alertas que
garantiza el correcto ingreso de la información en la base de datos y fidelidad de la misma
al momento de la consulta de información.
Cabe mencionar que el Sr. Oscar Guerra responsable de archivo es quien manejara el
sistema de información, dicho funcionario cuenta con los conocimientos sobre el manejo
de sistemas de información y uso de hardware para la digitalización de documentos,
además es quien posee el conocimiento de los procesos que se realizan en el departamento
de archivos, garantizando ser el recurso humano que hace operativo el sistema informático,
ya que el usuario de todo sistema de información debe estar capacitado en su uso para
garantizar la operatividad del mismo dentro del proceso para el cual es desarrollado.
La aplicación de la entrevista indica que los funcionarios del MIDUVI tienen un alto grado
de aceptación ante la utilización de un Sistema de información para la digitalización y
almacenamiento de documentos en un repositorio.
A través del análisis se puede determinar que el sistema de información para la
digitalización y almacenamiento de documentos en un repositorio dentro del MIDUVI
Pastaza es operativamente factible, debido a que dicho sistema es amigable con el usuario,
que la institución cuenta con personal capacitado, y que la aceptación de todo el colectivo
que labora en los departamentos involucrados, consideran fundamental la implementación
de un sistema para la digitalización de los documentos.
Es importante mencionar que se brindará capacitación al técnico encargado de tecnologías
del MIDUVI Pastaza, para el manejo del sistema de información y resolución de
34
problemas que puedan presentarse, capacitación brindada a quien este encargado de dicha
responsabilidad en la fecha de entrega de software.
Como desarrollador del Software, el autor de la presente investigación deja establecido que
después de la aprobación del software, toda modificación o soporte realizado al sistema de
información estará establecido fuera de las contemplaciones emitidas y será cobrado o
considerado como desarrollo de un nuevo proyecto. (Véase Anexo 4)
3.3.3. Factibilidad Económica
En el estudio de la Factibilidad Económica, determinamos el presupuesto de costos de los
recursos técnicos, humanos y materiales tanto para el desarrollo como para la implantación
del Sistema.
Además, nos ayudara a realizar el análisis costo-beneficio del sistema de información, el
mismo que nos permitirá determinar si es factible a desarrollar económicamente el
proyecto.
A continuación se describe los costos del recurso necesario para el desarrollo del Sistema
de Información:
Recursos Humanos
Nº Cargo Costo
Individual
Nº de
meses Costo Total
1 Ing. Sistema (Líder del
Proyecto) 1200,00 5 6000,00
1 Analista/Diseñador 960,00 2 1920,00
1 Programador 720,00 2 1440,00
1 Tester 720,00 1 720,00
Total 10080,00
35
Recursos Tecnológicos
Hardware
Cantidad Descripción Costo/Hora Total
2 160 horas Computadora para
Desarrollo y Pruebas 0,60 192,00
1 Uso Impresora 30,00 30,00
Total 222,00
Software
Cantidad Descripción Costo Total
1 Php 0,00 0,00
1 Framework Yii 0,00 0,00
1 Servicio web Apache 0,00 0,00
1 Mysql 0,00 0,00
Total 0,00
Recursos Materiales
Cantidad Descripción Costo Total
1
Resma de Papel A4 para
impresión en la etapa de análisis y
diseño
3,00 3,00
2 Cartuchos para Impresora 30,00 60,00
20 Transporte hacia las instalaciones
del MIDUVI. 0,30 6,00
Total 69,00
Cuadro 3: Factibilidad económica
Elaborado por: Byron Ureña
36
Los valores detallados anteriormente se reflejan de manera general en el siguiente cuadro,
determinando el valor en el que se incurrirá al implementar el sistema de información.
Flujo de Pago
Recursos Costos
Recursos Humanos 10080,00
Recursos Tecnológicos 222,00
Recursos Materiales 69,00
Imprevistos (5%) 482,75
Total 10853,75
Cuadro 4: Flujo de pago
Elaborado por: Byron Ureña
Beneficios:
Los beneficios que serán obtenidos al implementar el sistema de información para la
digitalización y almacenamiento de documentos en un repositorio, se ha clasificado en dos
tipos que son:
Beneficios Tangibles:
Acceso a la información del Departamento de Archivo de manera oportuna.
Información confiable al estar resguardada y almacenada de manera digital.
Mejora la productividad de los procesos al disminuir los tiempos de respuesta y el
personal puede optimizar su trabajo.
Generación de reportes, que reflejen el trabajo dentro del departamento de Archivo
permitiendo la toma de decisiones acertadas dentro de la institución.
Beneficios Intangibles:
Buen servicio, al contar con la información que requiere el usuario o funcionario
del MIDUVI.
Aumenta la transparencia organizativa al contar con información confiable y genera
responsabilidad dentro de la institución ante la conservación de documentación.
37
Satisfacción de los clientes, al requerir menos tiempo para la consulta acerca de los
proyectos de los cuales son beneficiarios.
Digitalización, control y almacenamiento adecuado de la Información.
Ahorra tiempo y esfuerzo al ingresar los datos, permitiendo la organización física
de la documentación dentro del departamento de Archivo.
El sistema garantiza la parametrización del proceso de digitalización, lo que reduce
el riesgo de mala utilización de la documentación y recursos.
Los beneficios presentados no se pueden medir en términos monetarios al igual que los
costos en los que incurrirán el MIDUVI Pastaza con la implementación del sistema de
información, sin embargo la implementación tienen un impacto en la institución muy
importante como es mayor eficiencia en la digitación y almacenamiento de documentación,
la calidad del proceso y la fiabilidad de la información.
3.4. Alcances y Limitaciones
Alcances
Creación de Usuarios para el ingreso al sistema, asignando los respectivos permisos
y restricciones.
Ingreso y actualización de datos sobre la documentación almacenada en el
departamento de archivo
Realizar consultas sobre proyectos, documentación departamental o institucional.
Generar informes de:
o Estado de Proyectos
o Informes con fechas de entregas
o Información por proyectos
o Información por departamentos
Limitaciones
No maneja información financiera o procesos propios de la institución.
No maneja información de la parte administrativa de la institución.
No maneja información de usuarios externo de la institución.
No es un software de control de personal.
38
No maneja información de servicios de la institución.
3.5. Plan de trabajo
Al iniciar un proyecto es de suma importancia dimensionar el tiempo y los recursos
necesarios para su realización, por lo que es prescindible contar con una agenda de
actividades como guía útil para el desarrollo del proyecto.
El Plan de Trabajo se detalla a continuación en el siguiente cronograma de los años 2014 -
2015:
Tiempo
Actividad
Noviembre
2014
Diciembre
2014
Enero 2015 Febrero
2015
Marzo
2015 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Análisis
Diseño
Desarrollo
Pruebas
Instalación
Cuadro 5: Plan de trabajo
Elaborado por: Byron Ureña
3.6 Análisis de Requerimientos
3.6.1. Modelo de Negocios
Tras una reunión con los directivos del MIDUVI Pastaza, y el Sr. Oscar Guerra
responsable de archivo, es evidente la necesidad de la administración de optimizar el
almacenamiento y conservación de la documentación institucional.
Para lo cual es necesario el control de personal, proyectos, documentación y procesos los
mismo que en la actualidad se registran de forma manual.
En la reunión antes mencionada se detectó los siguientes procesos del negocio:
Gestión de Empleados: Se realiza el ingreso de la información del empleado, es
posible los cambios de información por tal motivo en la gestión de empleado se
realiza la modificación de la información.
39
Gestión de Proyectos: Permite registrar el detalle de los proyectos realizados por
el MIDUVI Pastaza, es posible la modificación de la información.
Gestión de Procesos: Permite registrar el detalle de los procesos de compras
públicas institucionales, es posible la modificación de la información.
Gestión de Documentos: Permite el registro del tipo de documentación a ser
almacenado dentro del departamento de archivo, es posible la modificación de la
información.
Gestión de Usuarios: Permite el registro de usuario y privilegios dentro del
sistema.
Gestión entrega de documentación de proyecto: Realiza el registro de entrega de
documentación referente a los proyectos realizado por funcionarios del MIDUVI, el
registro se encuentra relacionado con el empleado ya que ellos son los responsables
de la fidelidad de la información.
Gestión entrega de documentación de proceso: Realiza el registro de entrega de
documentación referente a los procesos de compras públicas, el registro se
encuentra relacionado con el empleado ya que ellos son los responsables de la
fidelidad de la información.
Gestión entrega de documentos: Realiza el registro de entrega de documentos
institucionales del MIDUVI, el registro se encuentra relacionado con el empleado
ya que ellos son los responsables de la fidelidad de la información.
Gestión entrega de contratos empleados: Realiza el registro de entrega de
documentación referente a los contratos de los funcionarios del MIDUVI, el
registro se encuentra relacionado con el empleado encargado del proceso de
contratación ya que ellos son los responsables de la fidelidad de la información.
Gestión entrega de contratos proveedores: Realiza el registro de entrega de
documentación referente a los contratos de proveedores, y su documentación
habilitante, el registro se encuentra relacionado con el empleado que presenta la
información ya que el mismo es responsable de la fidelidad de la información.
Gestión de Reportes: Genera reportes de la documentación entregada de cada
proyecto, proceso, contrato o documentación institucional.
40
3.6.2. Diccionario del Negocio
Termino Descripción
Proyecto Planificación que consiste en un conjunto de
actividades interrelacionadas y coordinadas orientadas
a dotar de una solución habitacional.
Empleado Persona que trabaja para otra o para una institución a
cambio de un salario.
Procesos de
compras públicas
Procedimientos de amplia variedad, aplicados a cada
una de las múltiples situaciones contractuales, que
deben manipularse a través de medios electrónicos.
Documentos Es un testimonio material de un hecho o acto
realizado en el ejercicio de sus funciones por
instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o
privadas.
Contratos
empleados
Acuerdo generalmente escrito entre el empleado y
empleador donde se comprometen recíprocamente a
respetar y cumplir una serie de condiciones.
Contratos
proveedores
Acuerdo, generalmente escrito entre la institución y el
proveedor del proyecto donde las partes se
comprometen recíprocamente a respetar y cumplir
una serie de condiciones.
Usuarios Es un individuo que utiliza una computadora, sistema
operativo, servicio o cualquier sistema informático.
Por lo general es una única persona
Responsable de
archivo
Persona encargada de dirigir, coordinar y controlar la
organización y el funcionamiento del archivo, para
custodiar y organizar la documentación, con la
finalidad de facilitar la consulta.
Cuadro 6: Diccionario del negocio
Elaborado por: Byron Ureña
41
3.6.3. Identificación de actores
Un Actor es un rol que un usuario juega con respecto al sistema. En el caso del MIDUVI
Pastaza, podemos identificar varios actores que están directamente involucrados dentro del
proceso de conservación y almacenamiento de documentación, los mismos que se detallan
a continuación.
Cabe mencionar que la empresa cuenta con 12 empleados los mismos que están
distribuidos en departamento, como muestra los resultados emitidos por la entrevista
aplicada a los funcionarios del MIDUVI, cada departamento cuenta con un encargado o
responsable de la entrega de documentación hacia el departamento de Archivos, por tal
motivo dichos encargados se convierten en los actores del sistema a ser desarrollado,
incluyendo dentro de este análisis al Director del MIDUVI que es el que solicita reportes,
además de la persona encargada del departamento de archivos que es quien maneja el
sistema.
Figura 3: Identificación de actores
Elaborado por: Byron Ureña
3.6.4. Diagrama de Roles
En el siguiente diagrama se plasma la relación jerárquica de la institución, donde el
Director Provincial es la máxima autoridad del MIDUVI Pastaza, los demás actores poseen
funciones acorde a su cargo:
PromotorTecnico
Asistente de TIC´s Juridico
Financiero
Responsable de Archivo Secretaria
Analista TTHH Atencion al Cliente
Director Provincial
42
Figura 4: Diagrama de roles - relación jerárquica
Elaborado por: Byron Ureña
Para el desarrollo del proceso de conservación y almacenamiento de documentación los
funcionarios de cada departamento se relacionan directamente con el responsable de
archivo, el mismo que es dependiente del Director Provincial.
Figura 5: Diagrama de roles - conservación y almacenamiento de documentación
Elaborado por: Byron Ureña
Promotor
Tecnico
Asistente de TIC´sJuridico
Financiero
Responsable de Archivo
Secretaria
Analista TTHH
Atencion al Cliente
Director Provincial
Promotor
Tecnico
Asistente de TIC´sJuridico
Financiero
Responsable de ArchivoSecretaria
Analista TTHH
Atencion al Cliente
Director Provincial
43
3.6.5. Diagrama de Casos de Uso
3.6.5.1. Definición de Actores del Sistema
Figura 6: Identificación de actores
Elaborado por: Byron Ureña
Director Provincial: Tiene acceso a los reportes de emitidos dentro del proceso de
conservación y almacenamiento de documentación.
Responsable de Archivo: El sistema le permite al responsable de archivo, realizar
el registro de documentación de nuevos proyectos, procesos, documentos y
contratos, además del registro de entrega y recepción de dicha documentación.
Promotor: Entrega información al Responsable de archivo sobre la postulación de
los proyectos, tanto proyectos con fondos fiscales o proyectos con fuentes externas.
Técnico: Entrega información al Responsable de archivo sobre los términos de
referencia de los proyectos, tanto proyectos con fondos fiscales o proyectos con
fuentes externas.
Asistente de Tecnologías: Entrega información al Responsable de archivo sobre
compras públicas entre los cuales se encuentra los pliegos, resoluciones,
información sobre oferta ganadora, solo en proyectos con fondos fiscales, además
de la documentación de los procesos de compras públicas a través de catálogo
electrónico y contratación de bienes y servicios para la institución.
Jurídico: Entrega información al Responsable de archivo sobre la postulación de
los proyectos, tanto proyectos con fondos fiscales o proyectos con fuentes externas.
Además de la información acerca de juicios, denuncias, resoluciones de personería
PromotorTecnico
Asistente de TIC´s Juridico
Financiero
Responsable de Archivo Secretaria
Analista TTHH Atencion al Cliente
Director Provincial
44
jurídica de las organizaciones sociales, criterios jurídicos, dicha información es
institucional y contratos de proveedores de proyectos.
Financiero: Entrega información al Responsable de archivo sobre la
documentación de pagos de proyectos, tanto proyectos con fondos fiscales o
proyectos con fuentes externas y la documentación de los pagos de compras
públicas institucionales.
Secretaria: Entrega información al Responsable de archivo sobre la
documentación de oficios y memorandos recibidos y enviados de su departamento,
actas de viviendas provisionales y definitivas.
Analista Talento Humano: Entrega información al Responsable de archivo sobre
la documentación de contratos de empleados del MIDUVI Pastaza.
Atención al Cliente: Entrega información al Responsable de archivo sobre la
documentación de registro de usuarios externos.
3.6.6. Caso de Usos Principales del Sistema
Código Caso de usos Actores participantes
C01 Gestión de empleados Responsable de Archivo, analista
de talento humano
C02 Gestión de proyectos Responsable de Archivo,
promotor
C03 Gestión de procesos Responsable de Archivo,
Asistente de TIC’s
C04 Gestión de documentos Responsable de Archivo,
Secretaria
C05 Gestión entrega de documentación
de proyecto
Responsable de Archivo,
promotor, técnicos, jurídico,
financiero, asistente de TIC’s.
C06 Gestión entrega de documentación
de proceso
Responsable de Archivo,
asistente de TIC’s
C07 Gestión entrega de documentos Responsable de Archivo,
secretaria
45
C08 Gestión entrega de contratos
empleados
Responsable de Archivo, analista
de talento humano
C09 Gestión entrega de contratos
proveedores
Responsable de Archivo, jurídico
C10 Gestión reportes Responsable de Archivo
C11 Gestión Usuarios Responsable de Archivo
C12 Autenticación, caso de uso soporte
para el sistema
Todos los Usuarios del sistema
Cuadro 7: Casos de usos principales del sistema
Elaborado por: Byron Ureña
46
DIAGRAMA DE CASO DE USO PRINCIPAL
Figura 7: Diagrama de caso de uso principal
Elaborado por: Byron Ureña
47
3.7. Diseño conceptual
3.7.1. Diagramación de casos de usos
C01.- Caso de Uso Gestión de empleados
Figura 8: Caso de uso – Gestión de empleados
Elaborado por: Byron Ureña
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C01
Nombre Gestión de empleado
Actores Responsable de archivo, analista de
talento humano
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir el registro de los datos de los
empleados del MIDUVI Pastaza
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de
archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados, el sistema no permite el
ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles
48
errores en el proceso de entrada de datos
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la
información (Debe estar autenticado en el
sistema)
Flujo de Actividades
Empleados
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el proceso
de empleados, el responsable de archivo llena los campos del formulario con la
información del empleado contratado y el sistema indicará al usuario los respectivos
chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso. Una vez ejecutada las
verificaciones sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado de éstas, si las
verificaciones fueron exitosas o fallidas
PostCondición El sistema emitirá la nómina de los
empleados en caso de ser requerido
Cuadro 8: Especificaciones del caso de uso - Gestión de empleados
Elaborado por: Byron Ureña
C02.- Caso de Uso Gestión de proyectos
Figura 9: Caso de uso – Gestión de proyectos
Elaborado por: Byron Ureña
49
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C02
Nombre Gestión de proyectos
Actores Responsable de archivo, promotor
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir el registro de los proyectos
realizados en el MIDUVI Pastaza
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de
archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados, el sistema no permite el
ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de entrada de datos
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la
información (Debe estar autenticado en el
sistema)
Flujo de Actividades
Proyectos
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el proceso
de proyectos, el responsable de archivo llena los campos del formulario con la
información del proyecto que será ejecutado y el sistema indicará al usuario los
respectivos chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso. Una vez
ejecutada las verificaciones sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado
50
de éstas, si las verificaciones fueron exitosas o fallidas
PostCondición El sistema emitirá el listado de los
proyectos en caso de ser requerido
Cuadro 9: Especificaciones del caso de uso - Gestión de proyectos
Elaborado por: Byron Ureña
C03.- Caso de Uso Gestión de procesos
Figura 10: Caso de uso – Gestión de procesos
Elaborado por: Byron Ureña
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C03
Nombre Gestión de procesos
Actores Responsable de archivo, asistente de
TIC’s
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir el registro de los procesos de
compras públicas del MIDUVI Pastaza
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de
archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos.
51
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados, el sistema no permite el
ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de entrada de datos
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la
información (Debe estar autenticado en el
sistema)
Flujo de Actividades
Procesos
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el registro de
procesos de compras públicas, el responsable de archivo llena los campos del
formulario con la información del proceso de compra y el sistema indicará al usuario
los respectivos chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso. Una vez
ejecutada las verificaciones sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado
de éstas, si las verificaciones fueron exitosas o fallidas
PostCondición El sistema emitirá el listado de procesos
de compras de la institución en caso de ser
requerido
Cuadro 10: Especificaciones del caso de uso - Gestión de procesos
Elaborado por: Byron Ureña
C04.- Caso de Uso Gestión de documentos
Figura 11: Caso de uso – Gestión de documentos
Elaborado por: Byron Ureña
52
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C04
Nombre Gestión de documentos
Actores Responsable de archivo, secretaria
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir el registro de los datos de nuevos
tipo de documentos del MIDUVI Pastaza
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de
archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados, el sistema no permite el
ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de entrada de datos
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la
información (Debe estar autenticado en el
sistema)
Flujo de Actividades
Documentos
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el proceso
de registro de documentos, el responsable de archivo llena los campos del formulario
con la información del tipo de documento y el sistema indicará al usuario los
respectivos chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso. Una vez
ejecutada las verificaciones sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado
53
de éstas, si las verificaciones fueron exitosas o fallidas
PostCondición El sistema emitirá el listado de los tipos de
documentos disponibles en archivo en
caso de ser requerido
Cuadro 11: Especificaciones del caso de uso - Gestión de documentos
Elaborado por: Byron Ureña
C05.- Caso de Uso Gestión entrega de documentación de proyectos
Figura 12: Caso de uso – Gestión entrega de documentos de proyectos
Elaborado por: Byron Ureña
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C05
Nombre Gestión entrega de documentación de
proyecto
Actores Responsable de archivo, promotor,
técnicos, jurídico, financiero, asistente de
TIC’s
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir el registro de la entrega de
documentación de los proyectos por parte
de cada departamento según su
responsabilidad dentro del proceso.
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de
archivo.
54
− El proceso de entrada de datos debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados, el sistema no permite el
ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de entrada de datos
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la
información (Debe estar autenticado en el
sistema)
Flujo de Actividades
Entrega de documentación de proyectos
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el proceso
de registro de entrega de documentación de proyectos, el responsable de archivo llena
los campos del formulario con la información de la entrega y el sistema indicará al
usuario los respectivos chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso, el
registro se relaciona con el proyecto y el empleado encargado de la entrega de la
documentación en el departamento de archivo. Una vez ejecutada las verificaciones
sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado de éstas, si las verificaciones
fueron exitosas o fallidas
PostCondición El sistema emitirá el acta de entrega-
recepción.
Cuadro 12: Especificaciones del caso de uso - Gestión entrega de documentos de proyectos
Elaborado por: Byron Ureña
55
C06.- Caso de Uso Gestión entrega de documentación de proceso
Figura 13: Caso de uso – Gestión entrega de documentos de procesos
Elaborado por: Byron Ureña
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C06
Nombre Gestión entrega de documentación de
proceso
Actores Responsable de archivo, asistente de
TIC’s
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir el registro de la entrega de
documentación generada al realizar
compras públicas.
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de
archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados, el sistema no permite el
ingreso de datos parciales
56
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de entrada de datos
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la
información (Debe estar autenticado en el
sistema)
Flujo de Actividades
Entrega de documentos de procesos
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el proceso
de registro de entrega de documentos de procesos, el responsable de archivo llena los
campos del formulario con la información del proceso de compra, donde se
especificara el tipo de compra realizada y el sistema indicará al usuario los respectivos
chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso. Una vez ejecutada las
verificaciones sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado de éstas, si las
verificaciones fueron exitosas o fallidas
PostCondición El sistema emitirá el acta de entrega-
recepción.
Cuadro 13: Especificaciones del caso de uso - Gestión entrega de documentos de procesos
Elaborado por: Byron Ureña
C07.- Caso de Uso Gestión de entrega de documentos
Figura 14: Caso de uso – Gestión entrega de documentos
Elaborado por: Byron Ureña
57
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C07
Nombre Gestión de entrega de documentos
Actores Responsable de archivo, secretaria,
jurídico, atención al cliente
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir el registro de la entrega de los
documentos institucionales
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de
archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados, el sistema no permite el
ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de entrada de datos
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la
información (Debe estar autenticado en el
sistema)
Flujo de Actividades
Entrega de documentos
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el proceso
de registro de entrega de documentos, el responsable de archivo llena los campos del
formulario con la información de entrega de documentos, donde se especificara el tipo
de documento entregado y el sistema indicará al usuario los respectivos chequeos que
58
ejecutará para garantizar el éxito del proceso. El registro se relaciona el empleado
encargado de la entrega de la documentación en el departamento de archivo. Una vez
ejecutada las verificaciones sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado
de éstas, si las verificaciones fueron exitosas o fallidas
PostCondición El sistema emitirá el acta de entrega-
recepción.
Cuadro 14: Especificaciones del caso de uso - Gestión entrega de documentos
Elaborado por: Byron Ureña
C08.- Caso de Uso Gestión entrega de contratos empleados
Figura 15: Caso de uso – Gestión entrega de contratos empleados
Elaborado por: Byron Ureña
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C08
Nombre Gestión entrega de contratos empleados
Actores Responsable de archivo, analista de
talento humano
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir el registro de los contratos de los
empleados del MIDUVI
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de
archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
59
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados, el sistema no permite el
ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de entrada de datos
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la
información (Debe estar autenticado en el
sistema)
Flujo de Actividades
Entrega de contratos empleados
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el proceso
de registro de entrega de contratos de empleados, el responsable de archivo llena los
campos del formulario con la información del contrato y el sistema indicará al usuario
los respectivos chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso. Una vez
ejecutada las verificaciones sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado
de éstas, si las verificaciones fueron exitosas o fallidas
PostCondición El sistema emitirá el acta de entrega-
recepción.
Cuadro 15: Especificaciones del caso de uso - Gestión entrega de contratos empleados
Elaborado por: Byron Ureña
60
C09.- Caso de Uso Gestión entrega de contratos proveedores
Figura 16: Caso de uso – Gestión entrega de contratos proveedores
Elaborado por: Byron Ureña
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C09
Nombre Gestión de entrega de contratos
proveedores
Actores Responsable de archivo, jurídico
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir el registro de los contratos de los
proveedores con el MIDUVI Pastaza
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de
archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados, el sistema no permite el
ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de entrada de datos
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
61
ingresar al sistema de forma correcta la
información (Debe estar autenticado en el
sistema)
Flujo de Actividades
Entrega de contratos proveedores
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el proceso
de registro de entrega de contratos de proveedores, el responsable de archivo llena los
campos del formulario con la información del contrato y el sistema indicará al usuario
los respectivos chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso. El registro
se relaciona con el empleado encargado de la entrega de la documentación y el
proyecto objeto del contrato. Una vez ejecutada las verificaciones sobre la base de
datos debe indicar al usuario el resultado de éstas, si las verificaciones fueron exitosas
o fallidas
PostCondición El sistema emitirá el acta entrega
recepción
Cuadro 16: Especificaciones del caso de uso - Gestión entrega de contratos proveedores
Elaborado por: Byron Ureña
C10.- Caso de Uso Gestión reportes
Figura 17: Caso de uso – Gestión reportes
Elaborado por: Byron Ureña
62
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C10
Nombre Gestión de reporte
Actores Responsable de archivo, Director
provincial
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir la generación de reportes
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de
archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos para
consulta.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados.
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de consulta.
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la
información (Debe estar autenticado en el
sistema)
Flujo de Actividades
Reportes
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el proceso
de reportes, el responsable de archivo llena los campos del formulario con los
parámetros a consultar y el sistema indicará al usuario los respectivos chequeos que
ejecutará para garantizar el éxito del proceso. Una vez ejecutada las verificaciones
sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado de éstas, si la consulta fue
63
exitosa o fallida.
PostCondición El sistema emitirá los reportes solicitados
Cuadro 17: Especificaciones del caso de uso - Gestión reportes
Elaborado por: Byron Ureña
C11.- Caso de Uso Gestión usuario
Figura 18: Caso de uso – Gestión usuario
Elaborado por: Byron Ureña
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C11
Nombre Gestión usuario
Actores Responsable de archivo, director
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir el registro de usuarios al sistema
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de
archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados, el sistema no permite el
ingreso de datos parciales
64
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de entrada de datos
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la
información (Debe estar autenticado en el
sistema)
Flujo de Actividades
Usuarios
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el proceso
de usuarios, el responsable de archivo llena los campos del formulario con la
información del nuevo usuario del sistema y el sistema indicará los respectivos
chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso. Una vez ejecutada las
verificaciones sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado de éstas, si las
verificaciones fueron exitosas o fallidas
PostCondición Acceso de un nuevo usuario
Cuadro 18: Especificaciones del caso de uso - Gestión usuario
Elaborado por: Byron Ureña
C12.- Caso de Uso Autenticación, caso de uso soporte para el sistema
Figura 19: Caso de uso – Autenticación, caso de uso soporte para el sistema
Elaborado por: Byron Ureña
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C12
Nombre Autenticación
65
Actores Responsable de archivo
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir el control de ingreso al sistema
Requerimiento Fundamentales − El proceso de autenticación debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados, el sistema no permite el
ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de entrada de datos
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
estar registrado en el sistema
Flujo de Actividades
Autenticación
El usuario hace la solicitud al sistema de empezar el proceso de autenticación, el
usuario ingresa al sistema el nombre de usuario y clave, el sistema indicará los
respectivos chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso. Una vez
ejecutada algunas verificaciones sobre la base de datos debe indicar al usuario el
acceso o no al sistema
PostCondición Ingresa al sistema
Cuadro 19: Especificaciones del caso de uso - Autenticación, caso de uso soporte para el
sistema
Elaborado por: Byron Ureña
66
3.7.2. Diagrama de secuencia
Crear Proyecto
Figura 20: Crear Proyecto
Elaborado por: Byron Ureña
Modificar Proyecto
Figura 21: Modificar Proyecto
Elaborado por: Byron Ureña
67
Crear empleado
Figura 22: Crear empleado
Elaborado por: Byron Ureña
Modificar empleado
Figura 23: Modificar empleado
Elaborado por: Byron Ureña
68
Crear departamento
Figura 24: Crear departamento
Elaborado por: Byron Ureña
Modificar departamento
Figura 25: Modificar departamento
Elaborado por: Byron Ureña
69
Crear cargo
Figura 26: Crear cargo
Elaborado por: Byron Ureña
Modificar cargo
Figura 27: Modificar cargo
Elaborado por: Byron Ureña
70
Crear contrato personal
Figura 28: Crear contrato personal
Elaborado por: Byron Ureña
Modificar contrato personal
Figura 29: Modificar contrato personal
Elaborado por: Byron Ureña
71
Crear contrato proveedor
Figura 30: Crear contrato proveedor
Elaborado por: Byron Ureña
Modificar contrato proveedor
Figura 31: Modificar contrato proveedor
Elaborado por: Byron Ureña
72
Crear proceso
Figura 32: Crear proceso
Elaborado por: Byron Ureña
Modificar proceso
Figura 33: Modificar proceso
Elaborado por: Byron Ureña
73
Crear entrega de documentación de proyecto
Figura 34: Crear entrega de documentación de proyecto
Elaborado por: Byron Ureña
Modificar entrega de documentación de proyecto
Figura 35: Modificar entrega de documentación de proyecto
Elaborado por: Byron Ureña
74
Crear entrega de documentación departamental
Figura 36: Crear entrega de documentación departamental
Elaborado por: Byron Ureña
Modificar entrega de documentación departamental
Figura 37: Modificar entrega de documentación departamental
Elaborado por: Byron Ureña
75
Crear entrega de documentación de proceso
Figura 38: Crear entrega de documentación de proceso
Elaborado por: Byron Ureña
Modificar entrega de documentación de proceso
Figura 39: Modificar entrega de documentación de proceso
Elaborado por: Byron Ureña
76
3.7.3. Diagrama de clases
Figura 40: Diagrama de clases
Elaborado por: Byron Ureña
77
3.7.4. Diseño entidad relación
Figura 41: Diseño entidad relación
Elaborado por: Byron Ureña
78
3.7.5. Diagrama Físico
Figura 42: Diagrama Físico
Elaborado por: Byron Ureña
79
3.8. Diseño Navegacional
3.8.1. Arquitectura del Sistema
El sistema está basado en el modelo Cliente – Servidor en una arquitectura de 3 capas, las
cuales están basadas en Cliente, Servidor de Aplicaciones y Servidor de Base de Datos.
Este tipo de modelo permite que el navegador interactúe con el usuario del sistema, a
través de la interacción con el servidor de aplicaciones. El servidor de aplicación actúa
como cliente del servidor de la base de datos.
Figura 43: Arquitectura del sistema
Elaborado por: Byron Ureña
Desde el punto de vista funcional, se define a la arquitectura cliente/servidor como una
arquitectura que permite a los usuarios finales obtener acceso de la información en forma
transparente aun en un entorno multiplataforma, debido a que el sistema de información se
desarrolla a través del navegador.
Otras de las ventajas de la aplicación de la arquitectura cliente/servidor es el
aprovechamiento del ancho de banda, optimización de recursos hardware, incluyendo la
proporción de mayor seguridad y autonomía a los procesos, mejor manejo de la
concurrencia, permitiendo que los clientes trabajen en la GUI (Interfaz gráfica de usuario),
mientras el servidor se centra en los procesos centrales del sistema.
Las conexiones como controladores no necesitan estar del lado de los clientes, de esta
manera se minimizan problemas de conexión a las bases de datos y los datos son
visualizados desde la capa intermedia y no desde todos los clientes.
deployment Modelo de despliegue
Cliente
+ Usuario()
+ Cliente de aplicaciones()
Serv idor
+ Cliente de aplicaciones()
+ Sistema de base de datos()
80
Figura 44: Arquitectura del sistema
Elaborado por: Byron Ureña
3.8.2. Modelo de Despliegue
En la parte del servidor Web se encuentra la implementación de la aplicación, la cual
contiene archivos con extensión PHP, HTML, CSS, JS, además de la base de datos.
El nodo cliente representa a un navegador web que será el encargado de interpretar las
peticiones al servidor.
Figura 45: Modelo de Despliegue
Elaborado por: Byron Ureña
apache
81
3.9. Diseño de Presentación
3.9.1. Interfaces
El sistema de información para la digitalización y almacenamiento de documentos en un
repositorio dentro del Ministerio de Desarrollo y vivienda de Pastaza, cuenta con una
interface web, la misma que permita al usuario el manejo adecuado de los recursos
informáticos, a través de una interface intuitiva, que posee mensaje de error y procesos
guiados, para que la experiencia del usuario sea la mejor.
Autenticación del usuario
Como un proceso de seguridad es oportuno la autenticación al sistema por parte del
encargado de subir la información garantizando con esto la veracidad de los archivos
digitalizados y la responsabilidad de quien los entrega y recibe.
Figura 46: Autenticación del usuario
Elaborado por: Byron Ureña
Página de administración
El sistema de información encierra en cuatro gestiones principales todos los procesos a
realizarse con el mismo, dichas gestiones son: proyectos, procesos, documentación y
talento humano. Además de las opciones de administración como complemento a la
interacción del administrador dentro del entorno del aplicativo.
82
Figura 47: Página de administración
Elaborado por: Byron Ureña
Ingreso de datos
El ingreso de datos que se realiza en las diferentes ventanas que presenta el sistema de
información, cuenta con validaciones para la confiabilidad de la información ingresada al
sistema.
Figura 48: Ingreso de datos
Elaborado por: Byron Ureña
83
Modificación de datos
El sistema cuenta con opciones de modificación de datos que no comprometan lo ya
registrado, como son código y cedulas, los mismos que son datos no modificables.
Figura 49: Modificación de datos
Elaborado por: Byron Ureña
Visualización de datos
La visualización de la información se presenta como se muestra en la imagen a
continuación, la documentación o registro se presentan de manera ordenada de ingreso.
Figura 50: Visualización de datos
Elaborado por: Byron Ureña
84
Informes en PDF
Para la visualizar de la información se utiliza herramientas que permitan la visualización
de archivo pdf correspondientes a los documentos digitalizados.
Figura 51: Informes en PDF
Elaborado por: Byron Ureña
3.10 Diseño Arquitectónico
La implementación del Sistema de información para la digitalización y almacenamiento de
documentos en un repositorio dentro del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda de
Pastaza, se manejara sobre la arquitectura cliente-servidor de 3 capas mediante la
utilización de tecnologías Web. Esta arquitectura divide la carga en tres partes (o capas)
con un reparto claro de funciones: una capa para la presentación (interfaz de usuario), otra
para el cálculo (donde se encuentre modelado el negocio) y otra para el almacenamiento
(acceso a datos).
En la arquitectura en 3 niveles, las aplicaciones al nivel del servidor son descentralizadas
de uno a otro, es decir, cada servidor se especializa en una determinada tarea, el siguiente
diagrama representa la arquitectura utilizada:
85
Figura 52: Arquitectura Cliente Servidor 3 capas
Elaborado por: Byron Ureña
Dichos requerimiento de equipos e infraestructura tecnológica se encuentran
implementados en la Dirección provincial Pastaza del Ministerio de Desarrollo Urbano y
Vivienda.
La red de comunicaciones utilizada en esta aplicación es una intranet. Debido a ser una
página orientada a resultados en tablas (a diferencia de las orientadas a contenidos
gráficos), el tamaño de descarga es de 250 Kb.
La aplicación maneja el Framework Yii, es de código abierto, orientado a objetos y basado
en componentes, permite la máxima reutilización en la programación web y puede acelerar
el proceso de desarrollo, además Yii es un framework MVC (modelo-vista-controlador).
Capa de
Presentación
Capa de
Aplicaciones
Capa de Base de
Datos
PC con explorador MS
Internet Explorer
Servidor de Base
de Datos
PC con explorador
Mozilla Firefox
Servidor de
Aplicación
86
3.11. Diseño de Pruebas
3.11.1 Enfoque y esquema de actividades de pruebas
La prueba es un proceso de ejecución de un programa con la intención de descubrir un
error, logrando el objetivo de diseñar casos de prueba que, sistemáticamente, saquen a la
luz diferentes clases de errores, haciéndolo con la menor cantidad de tiempo y de esfuerzo.
La prueba no puede asegurar la ausencia de errores; sólo puede demostrar que existen
defectos en el software
Basando el esquema de actividades en el siguiente gráfico:
Figura 53: Esquema de pruebas
Elaborado por: Ing. Jordi Velasteguí
87
3.11.2 Recursos
Para la aplicación de pruebas es necesario de recurso humano, que testee el sistema de
información, este tipo de pruebas debe ser realizado por personal especializado en
Software para lo cual se contrató los servicios del Ing. Jordi Velasteguí, quien posee
conocimientos en el lenguaje de programación que se desarrolla el sistema de
digitalización y almacenamiento de documentos del MIDUVI Pastaza.
3.11.3 Caso de prueba aplicado
Para la aplicación de pruebas se usa la técnica de caja negra la cual se centra
principalmente al resultado que emite un módulo o sección específica de un software, es
decir, es una manera de encontrar que cada módulo atienda a la especificación de
requerimientos para el que fue creado.
Las pruebas de caja negra se limitan a que el tester pruebe con datos de entrada la
funcionalidad del sistema de información y analice los resultados emitidos, sin poner
mayor énfasis en la codificación.
Como cualquier otra prueba, las de caja negra se apoyan y basan en la especificación de
requisitos y documentación funcional.
Figura 54: Esquema prueba caja blanca
Fuente: http://www.globetesting.com/
88
3.11.4. Resultados presentados por el Ing. Jordi Velasteguí
La aplicación de pruebas de caja negra se realizó basándose en los requerimientos del
usuario, en este caso los representantes del MIDUVI Pastaza.
Los requerimientos fueron entregados por parte del Sr. Byron Ureña para la puesta en
marcha de las pruebas.
Como profesional en el área de Sistemas e Informática, he desarrollo las pruebas de caja
negra al Sistema de Información de digitalización de documentos, tomando en cuenta los
siguientes tipos de errores:
Funciones incorrectas o ausentes
Errores en la interfaz
Errores en estructuras de datos o en accesos a bases de datos externas
Errores de rendimiento
Errores de inicialización y de terminación
A continuación se detallan los errores encontrados que deberían ser mejorados y corregidos
para el óptimo funcionamiento del Sistema de Información.
RESULTADOS DE PRUEBA DE CAJA NEGRA
FUNCIONES INTERFACE ESTRUCTUR
A
RENDIMIENTO INICIALIZACIÓ
N Y
TERMINACIÓN
Función de
administración
ausente
Botón de
retornar al
menú, es poco
visible e
inentendible
Estructura del
Menú, poco
comprensible
al ingreso de
proyectos y
procesos.
Sin ralentización
en el proceso y
almacenamiento
de la
información
Carga del
aplicativo
inmediata
Entrada de
datos no valida
Color plomo en
el fondo de la
El sistema
debe garantizar
Carga de
archivos PDF,
Terminación de
la sesión de
89
correos
electrónicos
interface, no
permite la
perfecta
visualización
del texto
la
responsabilida
d del empleado
que entrega la
información
cuenta con un
retardo al
visualizar
usuario debe
garantizar el no
retorno al
aplicativo
Autenticación
no cuenta con
un proceso
encriptamiento
de datos
Botones de
modificación y
eliminación de
registros, no son
entendibles por
el usuario
El sistema de
información
permite la
creación de
nuevos
procesos nulos
Cuadro 20: Especificaciones del caso de uso - Autenticación, caso de uso soporte para el
sistema
Elaborado por: Ing. Jordi Velastegui
Cabe mencionar que las correcciones a los errores encontrados por el Ing. Jordi Velasteguí
ya han sido modificados y corregidos garantizando con esto el correcto funcionamiento del
sistema de información en la actualidad.
3.12. Conclusiones parciales del capítulo
La metodología UWE basada en UML permitió desarrollar rápidamente los
modelos necesarios para realizar el diseño del “SISTEMA INFORMÁTICO PARA
LA DIGITALIZACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS EN EL
MINISTERIO DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE PASTAZA.
Mediante el análisis y diseño, se estableció el correcto funcionamiento del sistema
de información y la adaptabilidad de los datos tanto para almacenamiento como
90
para la generación de información requerida por la administración del MIDUVI
Pastaza.
La arquitectura del modelo basado en 3 capas, permite la escalabilidad del sistema
ya que se pueden crear nuevos módulos que se acoplen a la lógica del negocio
basándose en los datos y módulos provistos.
CONCLUSIONES
La recopilación de datos, a través de la entrevista y observación, permitió conocer a
profundidad los requerimientos del MIDUVI Pastaza en cuanto a los procesos de
digitalización.
El establecimiento de alcances y limitaciones, permitió delimitar el trabajo de
investigación, evitando fomentar expectativas erróneas por parte de los directivos
acerca del sistema de información.
La aplicación del sistema de información garantiza la calidad del proceso de
digitación de documentación, evitando perdida de documentos y lentitud en el
proceso, convirtiendo al MIDUVI en una institución con mayor productividad y
eficiencia.
La implementación de un sistema de información represento un avance tecnológico
dentro de la institución, donde se logró la automatización de los procesos dentro del
departamento de archivos del MIDUVI Pastaza.
RECOMENDACIONES
Si bien UWE UML es una metodología prácticamente nueva, se debe considerar
que esta proviene de otras como RUP (Rational Unified Process) y otras
metodologías orientadas a objetos, esto quiere decir que no tiene sentido de
obligatoriedad al momento de utilizarlas y por tanto se pueden aprovechar todos los
recursos que nos presentan.
Se debe determinar cuál es la necesidad real que genero el requerimiento de
automatización de digitación de documentación para ajustar las actividades de
análisis, diseño y desarrollo de manera consecutiva.
Es importante la aplicación de un acta de cierre de proyecto, que garantice la
conformidad del cliente, con esto se delimita el sistema de información y futuros
inconvenientes con el cliente final.
La uniformidad de la terminología dentro de un proyecto de investigación, debe ser
clara, consistente con el tema a tratarse, permitiendo que sea explícito.
Al implementar un sistema de información, se debe considerar que el mismo debe
contar con una infraestructura tecnológica acorde a los requerimientos que implica
su funcionamiento, sin dejar de destacar la importancia que tiene el recurso
humano, el mismo que debe estar capacitado para el manejo de herramientas
tecnológicas.
BIBLIOGRAFÍA
Andreu, R., Ricart, J. E., & Valor, J. (1991). Estrategia y sistemas de información.
Madrid: Mc-Graw Hill.
ATENEOS. (s.f.). ateneos.com. Obtenido de http://www.atenos.com/version-final-de-
la-guia-del-pmbok-5ta-edicion-en-espanol/CGE. (2013). Reglamento para la
conservación, evaluación y eliminación de los archivos físicos. En G. d. Contraloría.
Quito: Corporación Edi-Ábaco.
Cohen, D. (1996). SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA TOMA DE
DECISIONES. Mexico: McGraw Hill.
Hernández, A. (2010). LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN: EVOLUCIÓN Y
DESARROLLO. Zaragoza.
Iribarne, L. (2001). Pasado, Presente y Futuro de los Sistemas de Información. Almería.
Kendall, K., & Kendall, J. (2011). Analisis y Diseño de Sistemas. Mexico: Person
Educación.
Laudon, K., & Laudon, J. (1996). Administración de los Sistemas de Información.
Mexico: Prentice Hall.
Monforte, M. (1994). Sistemas de información para la dirección. Piramide.
PMI. (s.f.). pmi.org. Obtenido de http://www.pmi.org/PMBOK-Guide-and-
Standards/Standards-Library-of-PMI-Global-Standards.aspx
ANEXOS
ANEXO 1: Reglamento para la conservación, evolución y eliminación de los archivos físicos.
ANEXO 2: Acta entrega recepción de documentos.
ANEXO 3: Instrumentos de investigación
Anexo 3.1: Entrevista funcionarios
Anexo 3.2: Entrevista Directivos
Anexo 3.3: Ficha de Observación
ANEXO 4: Acta de cierre del proyecto
ANEXO 5: Manual Técnico
Sistema de información para la digitalización y almacenamiento de
documentos en un repositorio dentro del Ministerio de Desarrollo Urbano y
Vivienda de Pastaza.
MANUAL TECNICO
Agosto 2015
Puyo – Pastaza - Ecuador
Introducción.
El Sistema de información para la digitalización y almacenamiento de documentos en un
repositorio en el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda de Pastaza, está basado en el
modelo Cliente – Servidor en una arquitectura de 3 capas, las cuales están basadas en
Cliente, Servidor de Aplicaciones y Servidor de Base de Datos. Este tipo de modelo permite
que el navegador interactúe con el usuario del sistema, a través de la interacción con el
servidor de aplicaciones. El servidor de aplicación actúa como cliente del servidor de la base
de datos.
OBJETIVOS
Objetivo general
Implementar un sistema de información para la digitalización y almacenamiento de
documentos en un repositorio, para el mejoramiento de la administración de información
pública dentro del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda de Pastaza correspondiente a
los años 2013 y 2014.
Objetivos específicos
Fundamentar bibliográficamente los sistemas de información y los tipos, metodologías
sobre el análisis y diseño de sistemas informáticos para el almacenamiento de
información en forma digital.
Realizar una investigación de campo de la estructura del proceso actual de
almacenamiento de información dentro del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda
de Pastaza.
Desarrollar las distintas etapas del sistema de información para el almacenamiento de
información en forma digital para el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda de
Pastaza, utilizando herramientas de desarrollo sobre plataformas web.
CONTENIDO TÉCNICO
Definición de reglas del negocio.
Como toda empresa, Vida Nueva requiere mantener un control sobre su información y
procesos, dentro de la empresa se puede observar la automatización de sus procesos.
Para lo cual es necesario el control de personal, proyectos, documentación y procesos los
mismo que en la actualidad se registran de forma manual.
En la reunión antes mencionada se detectó los siguientes procesos del negocio:
Gestión de Empleados.- Se realiza el ingreso de la información del empleado, es
posible los cambios de información por tal motivo en la gestión de empleado se realiza
la modificación de la información.
Gestión de Proyectos.- Permite registrar el detalle de los proyectos realizados por el
MIDUVI Pastaza, es posible la modificación de la información.
Gestión de Procesos.- Permite registrar el detalle de los procesos de compras públicas
institucionales, es posible la modificación de la información.
Gestión de Documentos.- Permite el registro del tipo de documentación a ser
almacenado dentro del departamento de archivo, es posible la modificación de la
información.
Gestión de Usuarios.- Permite el registro de usuario y privilegios dentro del sistema.
Gestión entrega de documentación de proyecto.- Realiza el registro de entrega de
documentación referente a los proyectos realizado por funcionarios del MIDUVI, el
registro se encuentra relacionado con el empleado ya que ellos son los responsables de
la fidelidad de la información.
Gestión entrega de documentación de proceso.- Realiza el registro de entrega de
documentación referente a los procesos de compras públicas, el registro se encuentra
relacionado con el empleado ya que ellos son los responsables de la fidelidad de la
información.
Gestión entrega de documentos.- Realiza el registro de entrega de documentos
institucionales del MIDUVI, el registro se encuentra relacionado con el empleado ya
que ellos son los responsables de la fidelidad de la información.
Gestión entrega de contratos empleados.- Realiza el registro de entrega de
documentación referente a los contratos de los funcionarios del MIDUVI, el registro se
encuentra relacionado con el empleado encargado del proceso de contratación ya que
ellos son los responsables de la fidelidad de la información.
Gestión entrega de contratos proveedores.- Realiza el registro de entrega de
documentación referente a los contratos de proveedores, y su documentación
habilitante, el registro se encuentra relacionado con el empleado que presenta la
información ya que el mismo es responsable de la fidelidad de la información.
Gestión de Reportes.- Genera reportes de la documentación entregada de cada
proyecto, proceso, contrato o documentación institucional.
Alcances
Creación de Usuarios para el ingreso al sistema, asignando los respectivos permisos y
restricciones.
Ingreso y actualización de datos sobre la documentación almacenada en el departamento de
archivo
Realizar consultas sobre proyectos, documentación departamental o institucional.
Generar informes de:
o Estado de Proyectos
o Informes con fechas de entregas
o Información por proyectos
o Información por departamentos
Limitaciones
No maneja información financiera o procesos propios de la institución.
No maneja información de la parte administrativa de la institución.
No maneja información de usuarios externo de la institución.
No es un software de control de personal.
No maneja información de servicios de la institución
Diagramas de caso de uso
Identificación de actores
Un Actor es un rol que un usuario juega con respecto al sistema. En el caso del MIDUVI
Pastaza, podemos identificar varios actores que están directamente involucrados dentro del
proceso de conservación y almacenamiento de documentación, los mismos que se detallan a
continuación.
Promotor
Tecnico
Asistente de TIC´sJuridico
Financiero
Responsable de Archivo
Secretaria
Analista TTHH
Atencion al Cliente
Director Provincial
PromotorTecnico
Asistente de TIC´s Juridico
Financiero
Responsable de Archivo Secretaria
Analista TTHH Atencion al Cliente
Director Provincial
Diagrama de Roles
En el siguiente diagrama se plasma la relación jerárquica de la institución, donde el Director
Provincial es la máxima autoridad del MIDUVI Pastaza, los demás actores poseen funciones
acorde a su cargo:
Para el desarrollo del proceso de conservación y almacenamiento de documentación los
funcionarios de cada departamento se relacionan directamente con el responsable de archivo, el
mismo que es dependiente del Director Provincial.
PromotorTecnico
Asistente de TIC´s Juridico
Financiero
Responsable de Archivo Secretaria
Analista TTHH Atencion al Cliente
Director Provincial
DIAGRAMA DE CASOS DE USO
DEFINICIÓN DE ACTORES DEL SISTEMA
Director Provincial: Tiene acceso a los reportes de emitidos dentro del proceso de
conservación y almacenamiento de documentación.
Responsable de Archivo: El sistema le permite al responsable de archivo, realizar el registro
de documentación de nuevos proyectos, procesos, documentos y contratos, además del registro
de entrega y recepción de dicha documentación.
Promotor
Tecnico
Asistente de TIC´sJuridico
Financiero
Responsable de ArchivoSecretaria
Analista TTHH
Atencion al Cliente
Director Provincial
Promotor: Entrega información al Responsable de archivo sobre la postulación de los
proyectos, tanto proyectos con fondos fiscales o proyectos con fuentes externas.
Técnico: Entrega información al Responsable de archivo sobre los términos de referencia de
los proyectos, tanto proyectos con fondos fiscales o proyectos con fuentes externas.
Asistente de Tecnologías: Entrega información al Responsable de archivo sobre compras
públicas entre los cuales se encuentra los pliegos, resoluciones, información sobre oferta
ganadora, solo en proyectos con fondos fiscales, además de la documentación de los procesos
de compras públicas a través de catálogo electrónico y contratación de bienes y servicios para
la institución.
Jurídico: Entrega información al Responsable de archivo sobre la postulación de los proyectos,
tanto proyectos con fondos fiscales o proyectos con fuentes externas. Además de la
información acerca de juicios, denuncias, resoluciones de personería jurídica de las
organizaciones sociales, criterios jurídicos, dicha información es institucional y contratos de
proveedores de proyectos.
Financiero: Entrega información al Responsable de archivo sobre la documentación de pagos
de proyectos, tanto proyectos con fondos fiscales o proyectos con fuentes externas y la
documentación de los pagos de compras públicas institucionales.
Secretaria: Entrega información al Responsable de archivo sobre la documentación de oficios
y memorandos recibidos y enviados de su departamento, actas de viviendas provisionales y
definitivas.
Analista Talento Humano: Entrega información al Responsable de archivo sobre la
documentación de contratos de empleados del MIDUVI Pastaza
Atención al Cliente: Entrega información al Responsable de archivo sobre la documentación
de registro de usuarios externos
CASO DE USOS PRINCIPALES DEL SISTEMA
Código Caso de usos Actores participantes
C01 Gestión de empleados Responsable de Archivo, analista
de talento humano
C02 Gestión de proyectos Responsable de Archivo,
promotor
C03 Gestión de procesos Responsable de Archivo,
Asistente de TIC’s
C04 Gestión de documentos Responsable de Archivo,
Secretaria
C05 Gestión entrega de documentación
de proyecto
Responsable de Archivo,
promotor, técnicos, jurídico,
financiero, asistente de TIC’s.
C06 Gestión entrega de documentación
de proceso
Responsable de Archivo,
asistente de TIC’s
C07 Gestión entrega de documentos Responsable de Archivo,
secretaria
C08 Gestión entrega de contratos
empleados
Responsable de Archivo, analista
de talento humano
C09 Gestión entrega de contratos
proveedores
Responsable de Archivo, jurídico
C10 Gestión reportes Responsable de Archivo
C11 Gestión Usuarios Responsable de Archivo
C12 Autenticación, caso de uso soporte
para el sistema
Todos los Usuarios del sistema
DIAGRAMA DE CASO DE USO PRINCIPAL
DIAGRAMACIÓN DE CASOS DE USOS
C01.- Caso de Uso Gestión de empleados
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C01
Nombre Gestión de empleado
Actores Responsable de archivo, analista de
talento humano
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir el registro de los datos de los
empleados del MIDUVI Pastaza
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de
archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados, el sistema no permite el
ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de entrada de datos
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la
información (Debe estar autenticado en el
sistema)
Flujo de Actividades
Empleados
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el proceso
de empleados, el responsable de archivo llena los campos del formulario con la
información del empleado contratado y el sistema indicará al usuario los respectivos
chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso. Una vez ejecutada las
verificaciones sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado de éstas, si las
verificaciones fueron exitosas o fallidas
PostCondición El sistema emitirá la nómina de los
empleados en caso de ser requerido
C02.- Caso de Uso Gestión de proyectos
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C02
Nombre Gestión de proyectos
Actores Responsable de archivo, promotor
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir el registro de los proyectos
realizados en el MIDUVI Pastaza
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de
archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados, el sistema no permite el
ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de entrada de datos
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la
información (Debe estar autenticado en el
sistema)
Flujo de Actividades
Proyectos
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el proceso
de proyectos, el responsable de archivo llena los campos del formulario con la
información del proyecto que será ejecutado y el sistema indicará al usuario los
respectivos chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso. Una vez
ejecutada las verificaciones sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado
de éstas, si las verificaciones fueron exitosas o fallidas
PostCondición El sistema emitirá el listado de los
proyectos en caso de ser requerido
C03.- Caso de Uso Gestión de procesos
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C03
Nombre Gestión de procesos
Actores Responsable de archivo, asistente de
TIC’s
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir el registro de los procesos de
compras públicas del MIDUVI Pastaza
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de
archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados, el sistema no permite el
ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de entrada de datos
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la
información (Debe estar autenticado en el
sistema)
Flujo de Actividades
Procesos
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el registro de
procesos de compras públicas, el responsable de archivo llena los campos del
formulario con la información del proceso de compra y el sistema indicará al usuario
los respectivos chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso. Una vez
ejecutada las verificaciones sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado
de éstas, si las verificaciones fueron exitosas o fallidas
PostCondición El sistema emitirá el listado de procesos
de compras de la institución en caso de ser
requerido
C04.- Caso de Uso Gestión de documentos
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C04
Nombre Gestión de documentos
Actores Responsable de archivo, secretaria
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir el registro de los datos de nuevos
tipo de documentos del MIDUVI Pastaza
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de
archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados, el sistema no permite el
ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de entrada de datos
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la
información (Debe estar autenticado en el
sistema)
Flujo de Actividades
Documentos
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el proceso
de registro de documentos, el responsable de archivo llena los campos del formulario
con la información del tipo de documento y el sistema indicará al usuario los
respectivos chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso. Una vez
ejecutada las verificaciones sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado
de éstas, si las verificaciones fueron exitosas o fallidas
PostCondición El sistema emitirá el listado de los tipos de
documentos disponibles en archivo en
caso de ser requerido
C05.- Caso de Uso Gestión entrega de documentación de proyectos
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C05
Nombre Gestión entrega de documentación de
proyecto
Actores Responsable de archivo, promotor,
técnicos, jurídico, financiero, asistente de
TIC’s
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir el registro de la entrega de
documentación de los proyectos por parte
de cada departamento según su
responsabilidad dentro del proceso.
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de
archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados, el sistema no permite el
ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de entrada de datos
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la
información (Debe estar autenticado en el
sistema)
Flujo de Actividades
Entrega de documentación de proyectos
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el proceso
de registro de entrega de documentación de proyectos, el responsable de archivo llena
los campos del formulario con la información de la entrega y el sistema indicará al
usuario los respectivos chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso, el
registro se relaciona con el proyecto y el empleado encargado de la entrega de la
documentación en el departamento de archivo. Una vez ejecutada las verificaciones
sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado de éstas, si las verificaciones
fueron exitosas o fallidas
PostCondición El sistema emitirá el acta de entrega-
recepción.
C06.- Caso de Uso Gestión entrega de documentación de proceso
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C06
Nombre Gestión entrega de documentación de
proceso
Actores Responsable de archivo, asistente de
TIC’s
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir el registro de la entrega de
documentación generada al realizar
compras públicas.
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de
archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados, el sistema no permite el
ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de entrada de datos
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la
información (Debe estar autenticado en el
sistema)
Flujo de Actividades
Entrega de documentos de procesos
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el proceso
de registro de entrega de documentos de procesos, el responsable de archivo llena los
campos del formulario con la información del proceso de compra, donde se
especificara el tipo de compra realizada y el sistema indicará al usuario los respectivos
chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso. Una vez ejecutada las
verificaciones sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado de éstas, si las
verificaciones fueron exitosas o fallidas
PostCondición El sistema emitirá el acta de entrega-
recepción.
C07.- Caso de Uso Gestión de entrega de documentos
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C07
Nombre Gestión de entrega de documentos
Actores Responsable de archivo, secretaria,
jurídico, atención al cliente
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir el registro de la entrega de los
documentos institucionales
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de
archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados, el sistema no permite el
ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de entrada de datos
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la
información (Debe estar autenticado en el
sistema)
Flujo de Actividades
Entrega de documentos
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el proceso
de registro de entrega de documentos, el responsable de archivo llena los campos del
formulario con la información de entrega de documentos, donde se especificara el tipo
de documento entregado y el sistema indicará al usuario los respectivos chequeos que
ejecutará para garantizar el éxito del proceso. El registro se relaciona el empleado
encargado de la entrega de la documentación en el departamento de archivo. Una vez
ejecutada las verificaciones sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado
de éstas, si las verificaciones fueron exitosas o fallidas
PostCondición El sistema emitirá el acta de entrega-
recepción.
C08.- Caso de Uso Gestión entrega de contratos empleados
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C08
Nombre Gestión entrega de contratos empleados
Actores Responsable de archivo, analista de
talento humano
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir el registro de los contratos de los
empleados del MIDUVI
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de
archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados, el sistema no permite el
ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de entrada de datos
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la
información (Debe estar autenticado en el
sistema)
Flujo de Actividades
Entrega de contratos empleados
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el proceso
de registro de entrega de contratos de empleados, el responsable de archivo llena los
campos del formulario con la información del contrato y el sistema indicará al usuario
los respectivos chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso. Una vez
ejecutada las verificaciones sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado
de éstas, si las verificaciones fueron exitosas o fallidas
PostCondición El sistema emitirá el acta de entrega-
recepción.
C09.- Caso de Uso Gestión entrega de contratos proveedores
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C09
Nombre Gestión de entrega de contratos
proveedores
Actores Responsable de archivo, jurídico
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir el registro de los contratos de los
proveedores con el MIDUVI Pastaza
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de
archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados, el sistema no permite el
ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de entrada de datos
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la
información (Debe estar autenticado en el
sistema)
Flujo de Actividades
Entrega de contratos proveedores
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el proceso
de registro de entrega de contratos de proveedores, el responsable de archivo llena los
campos del formulario con la información del contrato y el sistema indicará al usuario
los respectivos chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso. El registro
se relaciona con el empleado encargado de la entrega de la documentación y el
proyecto objeto del contrato. Una vez ejecutada las verificaciones sobre la base de
datos debe indicar al usuario el resultado de éstas, si las verificaciones fueron exitosas
o fallidas
PostCondición El sistema emitirá el acta entrega
recepción
C10.- Caso de Uso Gestión reportes
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C10
Nombre Gestión de reporte
Actores Responsable de archivo, Director
provincial
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir la generación de reportes
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de
archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos para
consulta.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados.
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de consulta.
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la
información (Debe estar autenticado en el
sistema)
Flujo de Actividades
Reportes
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el proceso
de reportes, el responsable de archivo llena los campos del formulario con los
parámetros a consultar y el sistema indicará al usuario los respectivos chequeos que
ejecutará para garantizar el éxito del proceso. Una vez ejecutada las verificaciones
sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado de éstas, si la consulta fue
exitosa o fallida.
PostCondición El sistema emitirá los reportes solicitados
C11.- Caso de Uso Gestión usuario
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C11
Nombre Gestión usuario
Actores Responsable de archivo, director
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir el registro de usuarios al sistema
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de
archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados, el sistema no permite el
ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de entrada de datos
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la
información (Debe estar autenticado en el
sistema)
Flujo de Actividades
Usuarios
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el proceso
de usuarios, el responsable de archivo llena los campos del formulario con la
información del nuevo usuario del sistema y el sistema indicará los respectivos
chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso. Una vez ejecutada las
verificaciones sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado de éstas, si las
verificaciones fueron exitosas o fallidas
PostCondición Acceso de un nuevo usuario
C12.- Caso de Uso Autenticación, caso de uso soporte para el sistema
Especificaciones del caso de uso
Caso de Uso – C12
Nombre Autenticación
Actores Responsable de archivo
Descripción El propósito de este caso de uso es
permitir el control de ingreso al sistema
Requerimiento Fundamentales − El proceso de autenticación debe ser
guiado, el sistema debe garantizar que el
proceso se realice paso a paso (No se
permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un
formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos
ingresados, el sistema no permite el
ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles
errores en el proceso de entrada de datos
Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
estar registrado en el sistema
Flujo de Actividades
Autenticación
El usuario hace la solicitud al sistema de empezar el proceso de autenticación, el
usuario ingresa al sistema el nombre de usuario y clave, el sistema indicará los
respectivos chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso. Una vez
ejecutada algunas verificaciones sobre la base de datos debe indicar al usuario el
acceso o no al sistema
PostCondición Ingresa al sistema
Diagrama de clases
Diseño entidad relación
Diagrama Físico
Arquitectura del Sistema
El sistema está basado en el modelo Cliente – Servidor en una arquitectura de 3 capas, las
cuales están basadas en Cliente, Servidor de Aplicaciones y Servidor de Base de Datos.
Este tipo de modelo permite que el navegador interactúe con el usuario del sistema, a través
de la interacción con el servidor de aplicaciones. El servidor de aplicación actúa como cliente
del servidor de la base de datos.
Desde el punto de vista funcional, se define a la arquitectura cliente/servidor como una
arquitectura que permite a los usuarios finales obtener acceso de la información en forma
transparente aun en un entorno multiplataforma, debido a que el sistema de información se
desarrolla a través del navegador.
Otras de las ventajas de la aplicación de la arquitectura cliente/servidor es el aprovechamiento
del ancho de banda, optimización de recursos hardware, incluyendo la proporción de mayor
seguridad y autonomía a los procesos, mejor manejo de la concurrencia, permitiendo que los
Usuario
Cliente de Aplicaciones
Cliente de aplicaciones
Sistema de base de datos
Cliente
Servidor
clientes trabajen en la GUI (Interfaz gráfica de usuario), mientras el servidor se centra en los
procesos centrales del sistema.
Las conexiones como controladores no necesitan estar del lado de los clientes, de esta
manera se minimizan problemas de conexión a las bases de datos y los datos son
visualizados desde la capa intermedia y no desde todos los clientes.
Cliente
•Presentación
•Interfaz de Usuario
•(Navegador)
•Solicitudes HTTP,
SQL
Envío de
Respuestas
Envío de
Solicitudes
Servidor de
Aplicaciones
•Software Intermedio
•Se encarga de
preparar la página
web
Servidor de
Base de Datos
•Almacenamiento
•Responde y
proporciona datos a
Peticiones del
Cliente - Servido
DISEÑO ARQUITECTÓNICO
La implementación del Sistema de información para la digitalización y almacenamiento de
documentos en un repositorio dentro del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda de
Pastaza, se manejara sobre la arquitectura cliente-servidor de 3 capas mediante la
utilización de tecnologías Web. Esta arquitectura divide la carga en tres partes (o capas)
con un reparto claro de funciones: una capa para la presentación (interfaz de usuario), otra
para el cálculo (donde se encuentre modelado el negocio) y otra para el almacenamiento
(acceso a datos).
En la arquitectura en 3 niveles, las aplicaciones al nivel del servidor son descentralizadas
de uno a otro, es decir, cada servidor se especializa en una determinada tarea, el siguiente
diagrama representa la arquitectura utilizada:
Dichos requerimiento de equipos e infraestructura tecnológica se encuentran
implementados en la Dirección provincial Pastaza del Ministerio de Desarrollo Urbano y
Vivienda.
La red de comunicaciones utilizada en esta aplicación es una intranet. Debido a ser una
página orientada a resultados en tablas (a diferencia de las orientadas a contenidos
gráficos), el tamaño de descarga es de 250 Kb.
Capa de
Presentación
Capa de
Aplicaciones
Capa de Base de
Datos
PC con explorador MS
Internet Explorer
Servidor de Base
de Datos
PC con explorador
Mozilla Firefox
Servidor de
Aplicación
La aplicación maneja el Framework Yii, es de código abierto, orientado a objetos y basado
en componentes, permite la máxima reutilización en la programación web y puede acelerar
el proceso de desarrollo, además Yii es un framework MVC (modelo-vista-controlador).
ANEXO 6: Manual de Usuario
Sistema de información para la digitalización y almacenamiento de documentos en un
repositorio dentro del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda de Pastaza.
MANUAL DE USUARIO
Agosto 2015
Puyo – Pastaza - Ecuador
NTRODUCCION
El presente Manual de Usuario, tiene como finalidad dar a conocer de una manera
detallada y sencilla, el proceso que se lleva a cabo a través del uso del Sistema de
Información para la digitalización de documentos en el Ministerio de Desarrollo Urbano y
Vivienda de Pastaza, con el propósito de que los usuarios, se familiaricen con la aplicación
y se logre recabar y actualizar la información que se tiene en la actualidad, concerniente a
la institución.
Con el uso de esta aplicación, se busca establecer un ambiente basado en Información
confiable, real y al día de la institución, permitiendo con ello reducir errores en los
procesos y en los tiempos de respuesta.
1. ACCESO AL SISTEMA
1.1. Precondiciones Básicas
a. Computadora Pentium IV o superior.
b. Navegador de internet: Internet Explorer , Opera, Mozilla Firefox, Safari
c. Ser funcionario del MIDUVI Pastaza
1.2. Ingreso al Sistema
Para ingresar a la aplicación, debe seguir los siguientes pasos:
Ingresar a un Navegador
En la barra de dirección colocar la siguiente dirección:
archivodig.miduvi.gob.ec/archivodig/
Los funcionarios del MIDUVI Pastaza accederán al sistema, donde se mostrará la
pantalla principal.
Introduzca su usuario y clave del sistema (El sistema es de uso exclusivo para los
funcionarios del MIDUVI, su cuenta se crea en el momento que se registró sus datos al
iniciar su contrato de trabajo).
2.- APLICACIÓN
Si ingresa correctamente los datos, el sistema mostrara el menú principal.
El menú, cuenta con los siguientes ítems:
Proyectos
o Nuevo Proyecto
o Entrega de Documentación de Proyectos
o Contrato de Proveedores
o Proveedores
Procesos
Menú principal Cerrar Sesión
o Nuevo Proceso
o Entrega de Documentación de Procesos
o Tipos de Procesos
Documentación
o Nuevo Tipo de Documento
o Entrega de Documentación Departamental
Talento Humano
o Nuevo Empleado
o Ingreso Contrato Empleados
Administración
o Usuarios
o Cargos
o Reportes
Salir
2.1 PROYECTOS
INGRESO DE INFORMACIÓN DE PROYECTO
Para el ingreso de información es importante considerar el origen del proceso, por ejemplo:
para el ingreso de documentación de proyecto es necesario registrar primero el proyecto,
de la siguiente manera.
El sistema le permite Administrar los proyectos, con brindándole opciones de consulta y
editar, donde usted puede escoger la opción acorde a la necesidad de edición que presente
su requerimiento.
Al presionar Listado de Proyectos, en el Menú de Acciones, Usted podrá visualizar los
proyectos registrados en el sistema
Como lo muestra la imagen anterior se detalla los proyectos registrados, el sistema le
permite al presionar en el código del proyecto, visualizar el detalle único del proyecto
seleccionado
Opciones de edición
ENTREGA DE DOCUMENTACION DE PROYECTOS
Seguido del registro de los datos del proyecto, usted podrá registrar la entrega de
Documentación del mismo, caso contrario no se podrá registrar la entrega, debido a que al
no existir un proyecto al cual relacionar la entrega, el registro de entrega no procede.
El sistema le permite editar la información ingresada a través de las opciones de edición,
mencionadas con anterioridad.
Para Constancia de la entrega, se digitaliza la documentación entregada, y la misma es
subida al sistema, a través de la opción de “Agregar Archivo”, la que mostrara la siguiente
pantalla donde al dar Clic en “Examinar”:
Usted podrá escoger el documento, que fue digitalizado y agregarlo al proyecto asignado
Al subir el archivo, el sistema emitirá la siguiente pantalla, donde se detalla los datos de
entrega, y el botón “Ver Archivo”, el que le permitirá visualizar el archivo relacionado con
la entrega.
Archivo visualizado en formato PDF
Al finalizar el proceso de entrega, Para constancia de la entrega de información, el sistema
genera un acta de entrega recepción.
CONTRATO DE PROVEEDORES
Los Contratos están relacionados con los proyectos, ya que los proveedores son
contactados para suplir los requerimientos de proyectos específicos.
PROVEEDORES
Los proveedores son ingresados en el sistema, para ser seleccionados al momento de
ingresar los contratos.
2.2. PROCESOS
Se registra y genera la información de forma similar a la de proyectos
2.3. DOCUMENTACIÓN
Se registra y genera la información de forma similar a la de proyectos
2.4. TALENTO HUMANO
Se registra la información correspondiente a los empleados de la institución.
NUEVO EMPLEADO
Al igual que los otros procesos de ingreso de información, el sistema valida la información
para evitar errores involuntarios, por parte de la persona que los digitaliza, en la siguiente
pantalla se puede observar los campos requeridos para el ingreso de información de un
nuevo empleado.
Al finalizar el registro de información, el sistema emitirá la siguiente pantalla con los datos
del nuevo empleado registrado.
INGRESO CONTRATO EMPLEADOS
Similar a lo anteriores ingresos, el sistema solicitara ingresar la información requerida para
el nuevo registro
2.5. ADMINISTRACIÓN
Permite ingresar información correspondiente a la administración del sistema de
información.
USUARIOS
Para el ingreso de nuevos usuario, usted deberá registrar la información necesaria,
especificando el estado del nuevo usuario entre activo o inactivo, lo que habilitara o no el
ingreso al sistema.
CARGOS
El sistema también requiere la creación de nuevos cargos, que habiliten la creación de
nuevos empleados
REPORTES
Los reportes fueron generados, en base a los requerimientos de la institución, en el listado,
el usuario puede seleccionar el reporte y clic en Generar:
El sistema emitirá un reporte en formato PDF, como lo muestra la siguiente imagen:
SALIR
Opción que permite el cierre de Sesión
