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UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Trabajo de investigación previo a la obtención del título de
Ingeniero en Marketing y Gestión de Negocios
TEMA:
“EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE INVENTARIOS Y
LA TOMA DE DECISIONES DE LA LIBRERÍA Y
PAPELERÍA ABC”
PORTADA
Autor: David Santiago Cevallos Vásconez
Tutor: Ing. MBA. Fabricio Ríos
AMBATO – ECUADOR
Enero 2015
ii
APROBACIÓN DEL TUTOR
Ing. MBA Fabricio Ríos
CERTIFICA:
Que el presente trabajo ha sido prolijamente revisado. Por lo tanto autorizo la
presentación de este trabajo de investigación, el mismo que responde a las normas
establecidas en el Reglamento de Títulos y Grados de la Facultad de Ciencias
Administrativas.
Ambato, Enero del 2015
____________________
Ing. MBA Fabricio Ríos
TUTOR
iii
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, David Santiago Cevallos, manifiesto que los resultados obtenidos en la
presente investigación, previo a la obtención del título de Ingeniero en Empresas
son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas.
____________________________
David Santiago Cevallos Vásconez
C.I. 1804080610
AUTOR
iv
DERECHOS DE AUTOR
Autorizo a la Universidad Técnica de Ambato, para que haga de esta tesis o parte
de ella un documento disponible para su lectura, consulta y procesos de
investigación, según las normas de investigación, según las normas de la
Institución.
Cedo los derechos en línea patrimoniales de mi tesis, con fines de difusión
pública, además apruebo la reproducción de esta tesis, dentro de las regulaciones
de la Universidad, siempre y cuando esta reproducción no suponga una ganancia
económica y se realice respetando mis derechos de autor.
___________________________
David Santiago Cevallos Vásconez
C.I. 1804080610
AUTOR
v
APROBACIÓN DE LOS MIEMBROS DEL TRIBUNAL DE GRADO
Los suscritos Profesores Calificadores, aprueban el presente Trabajo de
Investigación, el mismo que ha sido elaborado de conformidad con las
disposiciones emitidas por la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad Técnica de Ambato
f) ___________________________
Ing. Efraín Velastegui
f) ____________________________
Ing. Edwin Santamaría Díaz
Ambato, Enero del 2015
vi
DEDICATORIA
A las futuras generaciones de
profesionales, que les gusta la
investigación no por una obligación,
sino por una necesidad de crecer
intelectualmente y como persona.
David Cevallos
vii
AGRADECIMIENTO
Primeramente, ante todo a HASHEM como mal
traducen en las biblias (Di-s) que ha sido la
fuente de toda sabiduría y luz, tanto para las
cosas divinas como para las del mundo (Col
4:2).
A mis padres Alberto y Rosa que han sido un
apoyo incondicional en todo momento sean
buenos o malos, al asesor técnico de esta tesis
Ing. Fabricio Ríos y Klever Moreno, por
transmitir sus conocimientos y guía en esta
investigación.
A los dueños y administradores de la Librería y
Papelería ABC Ing. Richard Bonilla y Myriam
Jurado por abrir las puertas de su empresa como
objeto de estudio y brindar la información
adecuada con toda paciencia, humildad y
alegría, un agradecimiento muy especial a su
hijo Ing. Diego Bonilla Mg, por sentarse horas a
plantear la mejor metodología e instrumentos de
solución y aplicación integral.
Gracias a todos por hacer esto una realidad.
David Cevallos
viii
ÍNDICE GENERAL
PORTADA .............................................................................................................. I
APROBACIÓN DEL TUTOR ............................................................................ II
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD .......................................................... III
DERECHOS DE AUTOR .................................................................................. IV
APROBACIÓN DE LOS MIEMBROS DEL TRIBUNAL DE GRADO ........ V
DEDICATORIA .................................................................................................. VI
AGRADECIMIENTO ...................................................................................... VII
ÍNDICE GENERAL ........................................................................................ VIII
ÍNDICE DE TABLAS ....................................................................................... XII
ÍNDICE DE GRÁFICOS ................................................................................. XIV
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................... XVI
INTRODUCCIÓN .......................................................................................... XVII
CAPITULO I ......................................................................................................... 1
EL PROBLEMA ................................................................................................... 1
1.1 Tema .............................................................................................................. 1
1.2 Planteamiento del problema .......................................................................... 1
1.2.1 Contextualización ................................................................................... 1
1.2.2 Análisis crítico ....................................................................................... 4
1.2.3 Prognosis ................................................................................................ 5
1.2.4 Formulación de problema ...................................................................... 5
1.2.5 Interrogantes (subproblemas) ................................................................. 6
1.2.6 Delimitación de objeto de investigación ................................................ 6
1.3 Justificación................................................................................................... 6
1.4 Objetivos ....................................................................................................... 7
1.4.1 Objetivo general ..................................................................................... 7
1.4.2 Objetivos específicos ............................................................................. 7
CAPITULO II ....................................................................................................... 8
MARCO TEÓRICO ............................................................................................. 8
2.1 Antecedentes investigativos ......................................................................... 8
ix
2.2. Fundamentación filosófica ........................................................................... 9
2.3. Fundamentación legal .................................................................................. 9
2.3.1 Medición de los inventarios ................................................................. 10
2.3.2 Costo de los inventarios ....................................................................... 10
2.3.3 Los costos que atribuibles al inventario ............................................... 11
2.3.3.1 Costos de adquisición .................................................................... 11
2.3.3.2 Costos de transformación .............................................................. 11
2.3.3.3 Otros costos ................................................................................... 12
2.3.3.4 Valor neto realizable ..................................................................... 13
2.4 Categorías fundamentales ........................................................................... 14
2.4.1 Superordinación conceptual ................................................................. 14
2.4.2 Subordinación conceptual (variable independiente) ............................ 15
2.4.2.1 Variable Independiente: Sistema de información de inventarios .. 17
2.4.2.1.1 Sistema de información de inventarios .................................. 17
2.4.2.1.2 Contabilidad. .......................................................................... 17
2.4.2.2 Variable Dependiente: Toma de Decisiones ................................. 26
2.5 Hipótesis ...................................................................................................... 39
2.6 Señalamiento de las variables de la hipótesis ............................................. 39
CAPITULO III .................................................................................................... 40
METODOLOGIA ............................................................................................... 40
3.1 Enfoque ....................................................................................................... 40
3.2 Modalidad Básica de la Investigación......................................................... 40
3.2.1. Investigación de Campo ...................................................................... 40
3.2.2 Investigación Bibliográfica-documental .............................................. 41
3.3 Nivel o tipo de investigación...................................................................... 41
3.3.1. Investigación descriptiva ..................................................................... 41
3.3.2. Investigación asociación de variables (correlacional) ......................... 42
3.3.3. Investigación explicativa ..................................................................... 42
3.4. Población y muestra ................................................................................... 42
3.4.1. Población ............................................................................................. 42
3.4.2. Muestra ................................................................................................ 43
x
3.5 Operacionalización de las variables ............................................................ 44
3.5.1. Operacionalización de la variable independiente ................................ 44
3.5.2. Operacionalización de la variable dependiente ................................... 45
3.6. Recolección de información ....................................................................... 46
3.6.1. Plan de recolección de información .................................................... 46
3.7. Procesamiento y análisis ............................................................................ 47
3.7.1. Plan de procesamiento de la información ........................................... 47
CAPITULO IV .................................................................................................... 49
RESULTADOS .................................................................................................... 49
4.1 Análisis de los Resultados ........................................................................... 49
4.2 Comprobación de la hipótesis ..................................................................... 66
4.2.1 Establecer hipótesis nula y alternativa ................................................. 66
4.3.2 Establecer el nivel de significancia ..................................................... 66
4.2.3 Establecer el estadístico de prueba ...................................................... 67
4.2.4 Formular la regla de decisión .............................................................. 69
4.2.5 Tomar una decisión .............................................................................. 70
CAPITULO V ...................................................................................................... 71
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................ 71
5.1 Conclusiones ............................................................................................... 71
5.2 Recomendaciones ........................................................................................ 72
CAPITULO VI .................................................................................................... 74
PROPUESTA ...................................................................................................... 74
6.1 Datos informativos ...................................................................................... 74
6.2 Antecedentes de la propuesta ...................................................................... 75
6.3 Justificación................................................................................................. 76
6.4 Objetivos ..................................................................................................... 77
6.4.1 Objetivo General .................................................................................. 77
6.4.2 Objetivos Específicos ........................................................................... 77
6.5 Análisis de factibilidad ................................................................................ 77
xi
6.5.1 Factibilidad organizacional: ................................................................. 77
6.5.2 Política ................................................................................................. 77
6.5.3 Factibilidad económica: ....................................................................... 78
6.5.5 Factibilidad tecnológica ....................................................................... 78
6.6 Fundamentación científico técnica .............................................................. 78
6.6.1 Sistema de información de marketing .................................................. 78
6.6.1.1 Sistema de información de marketing ........................................... 78
6.6.1.2 Fuentes de información ................................................................. 79
6.6.1.3 Almacén de datos .......................................................................... 79
6.6.1.4 Base de Datos ................................................................................ 79
6.6.2 Inventarios ............................................................................................ 80
6.6.2.1 Sistema de inventarios de revisión contínua ................................. 80
6.6.2.2 Demanda variable y tiempo de anticipación ................................. 81
6.6.2.3 Demanda constante y tiempo de anticipacion variable ................. 81
6.6.2.4 Demanda variable y tiempo de anticipacion variable ................... 81
6.6.2.5 Sistema de inventarios de revisión periódica ................................ 82
6.6.2.6 Demanda variable y tiempo de anticipación constante ................. 83
6.6.2.7 Demanda constante y tiempo de anticipación variable ................. 83
6.6.2.8 Demanda variable y tiempo de anticipación variable ................... 83
6.6.2.9 Sistemas de inventarios con distribuciones teóricas ..................... 83
6.7 Metodología – Modelo Operativo ............................................................... 84
6.8 Administración de la propuesta ................................................................. 119
6.9 Previsión de la evaluación ......................................................................... 120
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................... 121
ANEXOS ............................................................................................................ 122
xii
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla Nº1: Asociación de Librerías y Papelerías Ambato ..................................... 2
Tabla Nº2: Población ........................................................................................... 42
Tabla Nº3: Sistema de Información ..................................................................... 44
Tabla Nº4: Toma de Decisiones........................................................................... 45
Tabla N°5: Procedimiento de recolección de información .................................. 46
Tabla Nº6: Cuantificación de resultados .............................................................. 47
Tabla N°7: Políticas y Procedimientos ................................................................ 49
Tabla N°8: Cantidades mínimas y máximas ........................................................ 50
Tabla N°9: Documento de control ventas diarias ................................................ 51
Tabla N°10: Documento para falta de stock ........................................................ 52
Tabla N°11: Buzón de quejas .............................................................................. 53
Tabla N°12: Sistema Contable ............................................................................. 54
Tabla N°13: Sistema de control de los inventarios .............................................. 55
Tabla N°14: Método de valoración ...................................................................... 56
Tabla N°15: Determinación del costo de ventas .................................................. 57
Tabla N°16: Registro de entradas y salidas en el sistema contable ..................... 58
Tabla N°17: Inutilización del Sistema Contable .................................................. 59
Tabla N°18: Identificación de problemas en el inventario .................................. 60
Tabla N°19: Información que proporciona el sistema contable ........................... 61
Tabla N°20: Número de alternativas planteadas .................................................. 62
Tabla N°21: Solución del problema ..................................................................... 63
Tabla N°22: Medios adecuados para identificar problemas ................................ 64
Tabla N°23: Mejora del sistema de información de inventarios .......................... 65
Tabla N°24: Muestras relacionadas ..................................................................... 67
Tabla N°25: Correlaciones demuestras ................................................................ 68
Tabla N°26: Calculo t de student ......................................................................... 69
Tabla Nº27: Presupuesto para la Realización de la Propuesta ............................. 75
Tabla Nº28: Procedimientos en bodega ............................................................... 87
Tabla Nº29: Modelos de mínimos y máximos ..................................................... 89
Tabla Nº30: Costos ordenados de rubros ............................................................. 90
Tabla Nº31: Costos de almacenamiento .............................................................. 91
xiii
Tabla Nº32: Resultado del modelo ...................................................................... 92
Tabla Nº33: Procedimiento de recepción............................................................. 94
Tabla Nº34: Procedimiento del almacenamiento ................................................. 97
Tabla Nº35: Procedimiento de ventas ................................................................ 101
Tabla Nº36: Compra de mercadería en efectivo ................................................ 105
Tabla Nº37: Compra de mercadería a crédito .................................................... 105
Tabla Nº38: Devolución de la Compra en efectivo ........................................... 105
Tabla Nº39: Devolución de la Compra a crédito ............................................... 106
Tabla Nº40: Venta de mercadería en efectivo ................................................... 106
Tabla Nº41: Venta de mercadería a crédito ....................................................... 106
Tabla Nº42: Costo de Ventas ............................................................................. 107
Tabla Nº43: Devolución de la venta en efectivo................................................ 107
Tabla Nº44: Devolución de la venta a crédito ................................................... 107
Tabla Nº45: Costo de venta en devolución ........................................................ 108
Tabla Nº46: Ejemplo método de valoración promedio ponderado .................... 110
Tabla Nº47: Cuadro de mando integral inventarios para la toma de decisiones 117
Tabla Nº48: Mando integral ............................................................................... 119
Tabla Nº49: Previsión de la evaluación ............................................................. 120
xiv
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico N°1: Árbol de problemas .......................................................................... 4
Gráfico Nº2: Superordinación conceptual ........................................................... 14
Gráfico Nº3: Subordinación conceptual V.I ........................................................ 15
Gráfico Nº4: Subordinación Variable Dependiente ............................................. 16
Gráfico Nº5: Decisión no programada ................................................................. 32
Gráfico Nº6: Enfoques ......................................................................................... 32
Gráfico N° 7: Representación Gráfica ................................................................. 48
Gráfico N° 8: Políticas y procedimientos ............................................................ 49
Gráfico N° 9: Cantidades mínimas y máximas .................................................... 50
Gráfico N° 10: Documento de control ventas diarias .......................................... 51
Gráfico N° 11: Documento para falta de stock .................................................... 52
Gráfico N° 12: Buzón de quejas .......................................................................... 53
Gráfico N° 13: Sistema Contable ......................................................................... 54
Gráfico N° 14: Sistema de control de los inventarios .......................................... 55
Gráfico N° 15: Método de valoración .................................................................. 56
Gráfico N° 16: Determinación del costo de ventas .............................................. 57
Gráfico N° 17: Registro oportuno de entradas y salidas en el sistema contable .. 58
Gráfico N° 18: Inutilización del Sistema Contable .............................................. 59
Gráfico N° 19: Identificación de problemas en el inventario .............................. 60
Gráfico N° 20: Información que proporciona el sistema contable ...................... 61
Gráfico N° 21: Número de alternativas planteadas .............................................. 62
Gráfico N° 22: Solución del problema ................................................................. 63
Gráfico N° 23: Medios adecuados para identificar problemas ............................ 64
Gráfico N° 24: Mejora del sistema de información de inventarios ..................... 65
Gráfico N°25: Campana de gauss – comprobación de hipótesis ......................... 70
Gráfico Nº26: Sistema de inventario ................................................................... 81
Gráfico Nº27: Revisión periódica ........................................................................ 82
Gráfico N°28: Modelo Grafico de la propuesta ................................................... 84
Gráfico Nº29: Flujograma .................................................................................... 88
Gráfico Nº30: Flujograma .................................................................................... 95
Gráfico Nº31: Flujograma .................................................................................... 98
xv
Gráfico Nº32: Flujograma .................................................................................. 102
Gráfico Nº33: Orden de Requisición ................................................................. 112
Gráfico Nº34: Nota de pedido ............................................................................ 113
Gráfico Nº35: Ingresos de productos ................................................................. 114
Gráfico Nº36: Nota de inconformidad ............................................................... 115
Gráfico Nº37: Calificación de atención al cliente .............................................. 115
xvi
RESUMEN EJECUTIVO
La Librería y Papelería ABC, es una empresa dedicada a la comercialización de
útiles escolares, suministros de oficina, artículos de bazar y servicios extras de
fotocopiado, anillados, impresiones, carteles, maquetas, etc. se constituyó
legalmente en el año de 1977, tiene una excelente acogida en el mercado por los
horarios de atención y la variedad de productos que ofrece. Actualmente la
empresa presenta inconvenientes en el manejo de inventarios pues sus sistemas de
información no son los adecuados y esto impide una acertada toma de decisiones.
Es por lo anteriormente descrito que la presente investigación se enfocó en
realizar un estudio a los sistemas de información y la forma como se toman las
decisiones en la empresa, con el propósito de establecer una adecuada gestión a
los inventarios de la empresa, ya que de estos depende que la empresa tenga
rentabilidad y son la base para que la empresa realice su actividad económica.
Los datos obtenidos en la investigación de campo realizada indican que la Librería
y Papelería ABC con los sistemas de información de inventarios si inciden en la
toma de decisiones, pues la empresa no posee un manual de procedimientos que
indiquen un orden de cómo realizar las actividades, además no se manejan
documentos de control interno lo que impide identificar problemas y a los
responsables de esto, así mismo posee un sistema contable pero este es inutilizado
lo que impide que gerencia obtenga informes sobre la situación de los inventarios
impidiendo así el análisis de la información y por ende la toma de decisiones.
Debido a esto, la investigación se enfocó al desarrollo de un Modelo de Gestión
de inventarios para mejorar el sistema de información y la toma de decisiones.
Descriptores: Sistemas de información, Toma de decisiones, Inventario, Modelo
de Gestión, Manual de procedimientos, Documentos de control.
xvii
INTRODUCCIÓN
El sector empresarial cambia constantemente para adecuarse a las nuevas
exigencias del mercado y por ello es importante desarrollar un trabajo de
investigación que permita conocer las falencias en el manejo de los inventarios
pues en una empresa comercializadora ésta es la razón de ser del negocio, con el
propósito de mejorar los problemas encontrados. La presente está conformada por
seis capítulos a saber:
En el primer capítulo se analiza toda la problemática existente que es los sistemas
de información de inventarios y la toma de decisiones además, se plantean los
objetivos de la investigación, un general y tres específicos
En el segundo capítulo se fundamenta la investigación en base a los antecedentes,
aspectos legales y fuentes bibliográficas de las variables en estudio. Por otra
parte, en el tercer capítulo se determina el enfoque, la modalidad, el tipo y el
método de investigación, además se determina la muestra, se realiza la
operacionalización de las variables y se determinan las interrogantes del
cuestionario que se aplicara en el trabajo de campo.
En el cuarto capítulo se presentan los resultados obtenidos a través del trabajo de
campo con sus respectivos análisis e interpretaciones, además se comprueba la
hipótesis planteadas para la investigación, mientras que en el quinto capítulo se
desarrollan las conclusiones y recomendaciones obtenidas
En el último capítulo se propone el Diseño de un Modelo de Gestión de
inventarios para mejorar el sistema de información y la toma de decisiones, el
mismo que se compone de tres fases: en la primera se elaboran los procedimientos
para la compra, recepción, almacenamiento, ventas y servicio al cliente; en la
segunda fase se diseñan documentos de control interno y en la tercera fase se
construye un cuadro de mando integral que ayudará a controlar la eficiencia con la
que se realizan las actividades en el inventario.
1
CAPITULO I
EL PROBLEMA
1.1 Tema
El sistema de información de inventarios y la toma de decisiones de la Librería y
Papelería “ABC”.
1.2 Planteamiento del problema
1.2.1 Contextualización
Macro
Toda empresa pública o privada tiende la necesidad de contar con un sistema de
información dinámico que proporcione información oportuna y veraz ya que esto
permitirá a sus administradores tomar decisiones oportunas con la finalidad de que
la empresa pueda desarrollar normalmente su actividad económica.
En el Ecuador las empresas que se dedican a la comercialización de artículos
escolares Según (Bonilla, 2014, pág. 1) “no se ha identificado un número exacto
de librerías y papelerías en el Ecuador pero tomando como referencia las ferias
escolares nacionales que se realizan anualmente se puede decir que existen 1.680
en todo el país”.
En este tipo de empresas los inventarios representan un rubro alto, y esto se
evidencia en sus estados financieros, ya que las empresas deben tener siempre un
stock alto para cubrir las necesidades de sus clientes y crear fidelidad en ellos, es
por esto que al ser el rubro de inventarios un valor representativo se lo debe
controlar para lograr excelentes resultados económicos y posicionamiento en el
mercado.
Lamentablemente en las empresas no existe un manejo adecuado de la
información, por lo que existen falencias internas en cuanto al manejo de
inventario, en primer lugar por el alto costo que representa la adquisición de un
2
software contable y en segundo por la inexistencia de personal capacitado para su
manejo, lo que impide obtener información relevante sobre el rubro inventario
impidiendo así la toma de decisiones oportunas.
Meso
Tomando como referencia (APLIPAT, 2014, pág. 1) “en Tungurahua existen 52
librerías y específicamente en la ciudad de Ambato existen 15 librerías y
papelerías consideradas las más grandes con un promedio anual de $60.000 en
ventas anuales” a continuación se muestra la lista de entidades:
Tabla Nº1: Asociación de Librerías y Papelerías Ambato
N° NOMBRE LIBRERÍA DIRECCIÓN
1 ILUSIÓN Av. Los Shyris 12-11 e Incas
2 “A.B.C.” Rocafuerte y Castillo (esq.)
3 LEÓN Av. 12 de Noviembre 5-68 y Castillo
4 COPY BOOK Rocafuerte 12-10 y Martínez
5 STO. DOMINGO Montalvo y Cevallos
6 JERUSALÉN Chasquis 9-84 y José Mires
7 COPYMANIAS Cevallos y Tomás Sevilla
8 MI PC Chanal y 13 de Diciembre (Parroquia
A.9N. Martínez)
9 ORG. COMERCIAL
ROSENDO GUAMAN
Juan B. Vela y Espejo
10 MIKATHER Av. González Suárez 478 y Pedro Carbo
11 LA TRANCA 2 Juan B. Vela y Tomás Sevilla
12 PAPEL COP Rocafuerte 11-01 y Mariano Egüez
13 SU ECONOMÍA Cotacachi e Illiniza (esq.) La Dolorosa
14 COPY LOCURAS Castillo 03-13 y Rocafuerte
15 SANTA ROSA J. Montalvo vía a Guaranda
Fuente: APLIPAT (Asociación de propietarios de librerías y papelería de Tungurahua)
Elaborado por: David Cevallos
3
Los establecimientos mencionados anteriormente presentan problemas similares
en cuanto se refiere al manejo de los inventarios, siendo el principal motivo el que
no estén preparados la mayoría de sus propietarios en el procesamiento de la
información, se ha pensado únicamente en obtener utilidades, pero no se estudia
las falencias que se están teniendo, dejando de lado la oportunidad de una acertada
toma de decisiones mejorar la rentabilidad de sus empresas.
Micro
La Librería y Papelería ABC, es una empresa cuya principal actividad económica
es la comercialización de útiles escolares, suministros de oficina, artículos de
bazar y servicios extras de fotocopiado, anillados, impresiones, carteles,
maquetas, etc. Se constituyó legalmente en el año de 1977, luego de dieciocho
años su propietaria decide vender, es así como en el año de 1997 la empresa pasa
a manos del Sr. Richard Bonilla que es su propietario hasta la actualidad, con su
excelente administración ha logrado posicionar a la empresa en el mercado y en la
mente del consumidor gracias al horario de atención y a la gran variedad de
productos que ofrece.
En la actualidad la actividad de la empresa se ha visto afectada por el inadecuado
manejo de los inventarios ya que al no tener definido políticas y procedimientos
por escrito las actividades de comercialización y venta se desarrollan de manera
desorganizada dejando de lado la utilización del software contable, por el
desconocimiento de su manejo, todo esto ha imposibilitado procesar y presentar
oportunamente la información respecto a los inventarios, situación que ha
repercudido notablemente en el desarrollo normal de la actividad económica de la
empresa ya que al no tener reportes o información referente a los inventarios no se
han podido identificar problemas y plantear alternativas de solución en pos del
beneficio económico para la empresa.
Es por todo lo anteriormente descrito que existe la necesidad de la empresa en
organizar los sistemas de información actuales con la finalidad de que el gerente
propietario pueda tomar decisiones acertadas basadas en información confiable.
4
1.2.2 Análisis crítico
INCORRECTA ADMINISTRACIÓN
DE LOS INVENTARIOS
Inutilización de
proformas para
realizar la compra
Inadecuado sistema de
información Inutilización de
Software contable
Elevado precio de venta Deficiente toma de
decisiones
Información
desactualizada
Carencia de políticas y
procedimientos
Descoordinación en las
actividades que realizan
los empleados
Gráfico N° 1: Árbol de problemas
Fuente: Investigación de campo – Librería y Papelería ABC
Elaborado por: David Cevallos
5
El principal problema que enfrenta la Librería y Papelería ABC es la incorrecta
administración de los inventarios del cual se deriva como principal causa el
inadecuado sistema de información ocasionado por la falta de políticas y
procedimientos para el desarrollo de la compra y venta de los productos y la
inutilización del software contable, lo que ha dado como efecto una inadecuada
toma de decisiones debido a que no se procesa la información para obtener datos
relevantes que ayuden a identificar fallas en los procesos internos, además al no
ingresar información en el sistema contable hace que los datos no estén completos
y no se pueda emitir informes reales sobre el estado y manejo de los inventarios,
todo esto impide al gerente tener información para plantear alternativas de
solución acertadas a fin de evitar pérdidas de recursos en la entidad.
1.2.3 Prognosis
La Librería y Papelería ABC si no soluciona la incorrecta administración de los
inventarios, se seguirá manejando un incorrecto sistema de información lo que
ocasionará que no se pueda tener datos para basarse en la toma de decisiones, así
como para controlar los procesos de compra venta de las mercaderías pudiendo
ocasionar que el costo de adquisición sea elevado, y por ende el precio de venta va
a ser alto en relación con la competencia, lo que generara que el cliente compre
una sola vez y no regrese, así mismo la realización de pedidos de mercaderías no
se basarían en información real de las existencias de los productos ya que no se
lleva un control de cantidades máximas y mínimas de ellos, todo esto llevaría a un
solo resultado a la empresa que es disminuir sus resultados económico y la
fidelidad del cliente.
1.2.4 Formulación de problema
¿Cómo incide el sistema de información de inventarios en la toma de decisiones
de la Librería y Papelería ABC?
6
1.2.5 Interrogantes (subproblemas)
¿Cómo se verifica la información de inventarios en el sistema actual la
Librería y Papelería ABC?
¿Cuál es el análisis del proceso que sigue la Librería y Papelería ABC en
la toma de decisiones?
¿Qué planificación de inventarios sería el adecuado para el control
eficiente de productos en la Librería y Papelería ABC?
1.2.6 Delimitación de objeto de investigación
Campo: Administración
Área: Inventarios
Aspecto: Sistemas de Información
Delimitación Espacial: Esta investigación se llevara a cabo en la Librería y
Papelería ABC, ubicada en la Castillo 2-66 y Rocafuerte esq.
Delimitación Temporal: El periodo a investigar corresponde al año 2014.
1.3 Justificación
Una de las bases primordiales para tomar decisiones en una empresa es la
información ya que mediante ella se puede identificar problemas ocasionadas por
las falencias en los procesos internos, porque la suma de los procesos es el
resultado económico de la empresa, Con esta investigación se podrá conocer por
qué la información no está proporcionando una seguridad razonable al momento
de tomar las decisiones.
Una vez que se conozcan las razones por las que la información referente a los
inventarios no permite tomar decisiones acertadas se podrá mejorar el actual
sistema de información para generar ventaja competitiva, utilidades para el
beneficio del propietario y lo más importante el mejoramiento del servicio al
cliente que es la razón de ser de la empresa.
7
Todo gerente en una entidad debe tomar decisiones, es por eso que la presente
investigación se justifica por su utilidad en la solución y aplicación de los mejores
mecanismos para un adecuado sistema de información de inventarios que permita
plantear alternativas de solución a los problemas que se presenten en el desarrollo
de las actividades de la entidad.
Por lo tanto, la utilidad de la investigación está dirigida a identificar en la manera
más temprana, los riesgos y problemas que afectan el funcionamiento correcto de
la empresa, comprometiendo al gerente de la empresa para que asuma
responsabilidad y organización en el momento de establecer un control y ejercer
la toma de decisiones.
1.4 Objetivos
1.4.1 Objetivo general
Analizar la incidencia del sistema de información de inventarios en la toma de
decisiones de la Librería y Papelería ABC.
1.4.2 Objetivos específicos
Conocer el sistema de información de inventarios actual, para el
establecimiento de falencias internas.
Averiguar el proceso que sigue la Librería y Papelería para tomar
decisiones.
Diseñar un Modelo de Gestión para los inventarios que permitan mejorar
el sistema de información y la toma de decisiones de la Librería y
Papelería ABC.
8
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
2.1 Antecedentes investigativos
Según lo expuesto en el trabajo investigativo de (Pico, 2012, pág. 78) “El Sistema
de Información de Inventarios y su Incidencia en la Toma de Decisiones de la
cadena de Boutiques Joshefine” Universidad Técnica de Ambato, Facultad de
Contabilidad y Auditoría.
En la empresa existe una inapropiada información de Inventarios que sirva de
herramienta para mejorar la eficiencia y eficacia en el manejo de inventarios así
como la toma de decisiones.
Por lo que es importante establecer políticas y procedimientos de control de
inventarios que contribuyan al fortalecimiento de los procesos y faciliten la toma
de decisiones en la empresa que ayudará a revelar la veracidad de la información
financiera.
Según (Ayala, 2013, pág. 97) en su trabajo “El control de Inventarios y su
impacto en la toma de Decisiones en el Distribuidor Materiales de Construcción
Frevi” Universidad Técnica de Ambato manifiesta lo siguiente:
“El problema de la empresa se radica que no cuenta con la información contable
en las existencias por consiguiente tiene una inadecuada toma de decisiones,
debido a varios factores que inciden en la disminución del control interno de
inventarios por lo cual no se determina el grado de exactitud de la información
contable generada para medir la razonabilidad de los Estados Financieros es que
contribuyan a la adecuado toma de decisiones”. Proporcionando como conclusión:
La inadecuada información contable en las existencias, tiene una gran influencia
directamente en la determinación de precios, por dicha razón se debe priorizar el
control de esta área puesto que los inventarios son generadores principales de
ingresos para la empresa.
9
2.2. Fundamentación filosófica
La presente investigación está orientada bajo el paradigma-crítico propositivo por
cuanto es el más apropiado para desarrollarse un conocimiento referente a las
ciencias económicas y administrativas, así como a las ciencias contables, al
mencionar que la investigación en relación al sistema de información de
inventarios y la toma de decisiones es de rigor lógico y existe una dualidad entre
ellas.
El énfasis en el análisis en su mayor parte se inclina al aspecto cuantitativo, ya
que para establecer un sistema de información de inventarios se necesita de
recopilación y análisis de datos numéricos, mediante la utilización de
instrumentos de medición.
La finalidad de la investigación es la de controlar, predecir y explicar un sistema
de información de inventarios, basada en la leyes y reglamentos pertinentes.
2.3. Fundamentación legal
La Librería y Papelería ABC se rige de acuerdo a lo siguiente:
Teniendo como referencia las (NIIF 2, 2014, pág. 1)
Los términos siguientes se usan, en esta Norma, con los significados que a
continuación se especifica:
Inventarios son activos:
(a) mantenidos para ser vendidos en el curso normal de la operación;
(b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o
(c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de
producción, o en la prestación de servicios.
Valor neto realizable es el precio estimado de venta de un activo en el curso
normal de la operación menos los costos estimados para terminar su producción y
los necesarios para llevar a cabo la venta.
10
Valor razonable es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo, o
cancelado un pasivo, entre un comprador y un vendedor interesado y debidamente
informado, que realizan una transacción libre.
El valor neto realizable hace referencia al importe neto que la entidad espera
obtener por la venta de los inventarios, en el curso normal de la operación. El
valor razonable refleja el importe por el cual este mismo inventario podría ser
intercambiado en el mercado, entre compradores y vendedores interesados y
debidamente informados. El primero es un valor específico para la entidad,
mientras que el último no. El valor neto realizable de los inventarios puede no ser
igual al valor razonable menos los costos de venta.
Entre los inventarios también se incluyen los bienes comprados y almacenados
para su reventa, entre los que se encuentran, por ejemplo, las mercaderías
adquiridas por un minorista para su reventa a sus clientes, y también los terrenos u
otras propiedades de inversión que se tienen para ser vendidos a terceros. También
son inventarios los productos terminados o en curso de fabricación mantenidos
por la entidad, así como los materiales y suministros para ser usados en el proceso
productivo. En el caso de un prestador de servicios, tal como se describe en el
párrafo 19, los inventarios incluirán el costo de los servicios para los que la
entidad aún no haya reconocido el ingreso de operación correspondiente (véase la
NIC 18 Ingresos de Actividades Ordinarias).
2.3.1 Medición de los inventarios
Los inventarios se medirán al costo o al valor neto realizable, según cual sea
menor.
2.3.2 Costo de los inventarios
El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su
adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido
para darles su condición y ubicación actuales.
11
2.3.3 Los costos que atribuibles al inventario según (NIC 2, 2014, pág. 1) son:
2.3.3.1 Costos de adquisición
El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de compra, los
aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables
posteriormente de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y
otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los
materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas
similares se deducirán para determinar el costo de adquisición.
2.3.3.2 Costos de transformación
Los costos de transformación de los inventarios comprenderán aquellos costos
directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de
obra directa. También comprenderán una parte, calculada de forma sistemática, de
los costos indirectos, variables o fijos, en los que se haya incurrido para
transformar las materias primas en productos terminados. Son costos indirectos
fijos los que permanecen relativamente constantes, con independencia del
volumen de producción, tales como la depreciación y mantenimiento de los
edificios y equipos de la fábrica, así como el costo de gestión y administración de
la planta. Son costos indirectos variables los que varían directamente, o casi
directamente, con el volumen de producción obtenida, tales como los materiales y
la mano de obra indirecta.
El proceso de distribución de los costos indirectos fijos a los costos de
transformación se basará en la capacidad normal de trabajo de los medios de
producción. Capacidad normal es la producción que se espera conseguir en
circunstancias normales, considerando el promedio de varios periodos o
temporadas, y teniendo en cuenta la pérdida de capacidad que resulta de las
operaciones previstas de mantenimiento. Puede usarse el nivel real de producción
siempre que se aproxime a la capacidad normal. La cantidad de costo indirecto
fijo distribuido a cada unidad de producción no se incrementará como
consecuencia de un nivel bajo de producción, ni por la existencia de capacidad
12
ociosa. Los costos indirectos no distribuidos se reconocerán como gastos del
período en que han sido incurridos. En períodos de producción anormalmente alta,
la cantidad de costo indirecto distribuido a cada unidad de producción se
disminuirá, de manera que no se valoren los inventarios por encima del costo. Los
costos indirectos variables se distribuirán, a cada unidad de producción, sobre la
base del nivel real de uso de los medios de producción.
El proceso de producción puede dar lugar a la fabricación simultánea de más de
un producto. Este es el caso, por ejemplo, de la producción conjunta o de la
producción de productos principales junto a subproductos. Cuando los costos de
transformación de cada tipo de producto no sean identificables por separado, se
distribuirá el costo total, entre los productos, utilizando bases uniformes y
racionales. La distribución puede basarse, por ejemplo, en el valor de mercado de
cada producto, ya sea como producción en curso, en el momento en que los
productos comienzan a poder identificarse por separado, o cuando se complete el
proceso productivo. La mayoría de los subproductos, por su propia naturaleza, no
poseen un valor significativo.
Cuando este es el caso, se miden frecuentemente al valor neto realizable,
deduciendo esa cantidad del costo del producto principal. Como resultado de esta
distribución, el importe en libros del producto principal no resultará
significativamente diferente de su costo.
2.3.3.3 Otros costos
Se incluirán otros costos, en el costo de los inventarios, siempre que se hubiera
incurrido en ellos para dar a los mismos su condición y ubicación actuales. Por
ejemplo, podrá ser apropiado incluir, como costo de los inventarios, algunos
costos NIC 2 indirectos no derivados de la producción, o los costos del diseño de
productos para clientes específicos.
Son ejemplos de costos excluidos del costo de los inventarios, y por tanto
reconocidos como gastos del periodo en el que se incurren, los siguientes:
13
(a) las cantidades anormales de desperdicio de materiales, mano de obra u otros
costos de producción;
(b) los costos de almacenamiento, a menos que sean necesarios en el proceso
productivo, previos a un proceso de elaboración ulterior;
(c) los costos indirectos de administración que no hayan contribuido a dar a los
inventarios su condición y ubicación actuales; y
(d) los costos de venta.
2.3.3.4 Valor neto realizable
El costo de los inventarios puede no ser recuperable en caso de que los mismos
estén dañados, si han devenido parcial o totalmente obsoletos, o bien si sus
precios de mercado han caído. Asimismo, el costo de los inventarios puede no ser
recuperable si los costos estimados para su terminación o su venta han aumentado.
La práctica de NIC 2 rebajar el saldo, hasta que el costo sea igual al valor neto
realizable, es coherente con el punto de vista según el cual los activos no deben
registrarse en libros por encima de los importes que se espera obtener a través de
su venta o uso.
14
2.4 Categorías fundamentales
2.4.1 Superordinación conceptual
Contabilidad
Contabilidad
financiera
Control interno
Sistema de
información
de
inventarios
Administración
Administración
Estratégica
Procesos
administrativos
Toma de
decisiones
Variable Independiente Variable Dependiente
Gráfico Nº2: Superordinación conceptual
Fuente: Investigación bibliográfica
Elaborado por: David Cevallos
15
2.4.2 Subordinación conceptual (variable independiente)
Contabilidad
Sistema de
información de
inventarios
Estados
Financieros
Administración
Contabilidad
Distribución
Almacenamiento
Control
recepción
Funciones
Sistema de
clasificación
Utilización y
valor
Valor Total
Precio
unitario
Aporte a las
utilidades Costos
inherentes
Costo de
ordenar
Costo de tener o
llevar inventario Gráfico Nº3: Subordinación conceptual V.I
Fuente: Investigación bibliográfica
Elaborado por: David Cevallos
16
TOMA DE
DECISIONES
Modelo
s Importanci
a
Evaluación
Programadas y
no programadas
Enfoque
Creatividad
e
innovación
Investigación
y Análisis
Experimentación
Experiencia
Toma de
Decision
Limitacione
s
Proceso
Creativo
Racionalidad
en la toma de
decisiones
Análisis
Marginal
Factores
cualitativo y
cuantitativo
Análisis
efectividad
de costos
Bajo
conflicto
Baja
certidumbr
e
Bajo riesgo
Bajo
incertidumbre
Racionalida
d limitada o
“ligada”
Análisis
Marginal
Gráfico Nº4: Subordinación Variable Dependiente
Fuente: Investigación bibliográfica
Elaborado por: David Cevallos
17
2.4.2.1 Variable Independiente: Sistema de información de inventarios
2.4.2.1.1 Sistema de información de inventarios
Una base de datos utilizada para almacenar y administrar todo tipo de datos
necesarios para la gestión eficaz y preciso inventario de almacén. Esto puede
incluir módulos o ámbitos para hacer el seguimiento de todos los temas y lugares,
requisiciones, pedidos pendientes, niveles requeridos de inventario en la mano,
cambiar el orden de los puntos, plazo de entrega, seguimiento de errores de
inventario y más.
El sistema de información de inventarios:
“Mantiene información acerca de las actividades dentro de las empresas
que garantizan la entrega de productos a los clientes. Los subsistemas que
llevan a cabo estas funcionas incluyen ventas, fabricación,
almacenamiento, ordenación y receptora. En diferentes empresas las
actividades asociadas con cada una de estas áreas no pueden ser contenidas
estrictamente dentro de subsistemas separados, pero estas funciones deben
realizarse en secuencia con el fin de tener un sistema de control de
inventario bien dirigido”. (Nakasone, 2010, pág. 27)
2.4.2.1.2 Contabilidad.
La contabilidad forma parte del sistema de información de la empresa, ya que es
el conjunto coordinado de procedimientos y técnicas que facilitan datos válidos,
después de ordenar, clasificar, resumir y registrar hechos y operaciones
económicas, que brinda información sobre la composición del patrimonio de la
empresa. La contabilidad:
“Identifica, evalúa, registra y produce cuadros – síntesis de información.
Resultando como principal misión el facilitar una información adecuada y
sistemática del surgir económico y financiero de las empresas.
La contabilidad es la ciencia que estudia el patrimonio, tanto el aspecto
estático y dinámico, como el aspecto cualitativo y cuantitativo,
aprovechando diversas técnicas para registrar los hechos económicos –
financieros.
Su objetivo es registrar las diversas transacciones o movimientos que
realiza la empresa para facilitar el análisis y síntesis de la misma, dando
como resultado una información útil en el proceso de la toma de
decisiones”. (Martinez, 2010, pág. 9)
18
La Administración
La administración se encarga de optimizar los recursos financieros que cuenta la
empresa, para un mejor resultado y una correcta toma de decisiones. La
administración contable o contabilidad de gestión.
“Se refiere a las disposiciones y el uso de la información contable a los
gerentes en las empresas, que les establezca la base para una toma de
decisiones con el fin de mantenerlos equipados en sus funciones de gestión
y control.
En contraste con la información de la contabilidad financiera, contabilidad
de gestión de información es:
Principalmente hacia el futuro, en lugar de historia.
Modelo basado con un grado de abstracción para apoyar la toma de
decisiones de forma genérica, en lugar de caso basado.
Diseñados y destinados a ser utilizados por los administradores
dentro de la empresa en lugar de ser destinados, al uso por los
accionistas, los acreedores y los reguladores públicos.
Calculado en función de las necesidades de los gerentes, a menudo
se utiliza los sistemas de información en lugar de por ejemplo las
normas de contabilidad financiera”. (Instituto-Interamericano-de-
Cooperación-para-la-agricultura, 2010, pág. 49)
Estados Financieros
Los registros que describen las actividades financieras de una empresa, un
individuo o cualquier otra entidad. Los estados financieros están destinados a
presentar la información financiera de la entidad de que se trate con la mayor
claridad y concisión posible tanto para la empresa como para sus administradores.
Por lo general los estados financieros incluyen: cuentas de resultados, balance
general, estados de cuenta de utilidades retenidas y flujos de efectivo, así como
otros estados posibles.
Según (Nakasone, 2010, pág. 101) los estados financieros: “Tienen como
finalidad estandarizar la información económica – financiera de la empresa de tal
manera que cualquier persona con conocimiento de contabilidad pueda
comprender la información que en ellos se ve reflejada.”
19
Control de Inventarios
Para los inventarios la contabilidad es muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancías, gracias a que la venta de sus inventarios es el corazón
del negocio. Es decir el inventario, es el activo más importante en sus balances
generales, y los gastos ocasionados por inventarios representan el gasto más
grande en los estados de resultados.
El control de inventarios puede referirse también a la economía, el problema que
tiene el mismo, cuyo objeto es reducir gastos generales sin tocar o lastimar ventas.
Según (Sánchez, 2010, pág. 19) el control de inventarios: también puede ser
llamado como el control interno o un procedimiento de contabilidad o sistema
diseñado para promover la eficiencia y asegurar la implementación de una
política o salvaguardar los activos o de evitar el fraude y error, etc.
Compra u obtención de inventario.- Reside en establecer las
necesidades que se refieren a los inventarios. Fundamentada en
estipular los tipos y cantidades de materiales que se necesitan.
Recepción.- Consiste en implementar mayor responsabilidad al
momento de aceptación de mercadería o materiales, como también en
la elaboración de informes y el respectivo envió de las mercaderías a
los diferentes almacenes o clientes.
Almacenaje.- Examina la verificación de los materiales recibidos, su
almacenamiento y debida protección que se debe tener al momento de
extraerlos para su respectiva ubicación.
Sistema de clasificación
El sistema de clasificación ABC, es un sistema que consta en clasificar los
productos y así fijarles un determinado nivel de control de existencia; para que
nos ayude a reducir tiempos de control, esfuerzos y costos en el manejo de
inventarios.
Los costos y tiempos que las empresas invierten para el control de todos y cada
uno de los productos terminados y materia prima es incalculable, y de hecho
20
resulta redundante controlar artículos de poca importancia para un proceso
productivo y en general productos cuya inversión no es cuantiosa. Según
(Humberto, 2011, págs. 20-34)
Cualquier empresa, ya sea pequeña, mediana o grande, puede encontrar en
este sistema los beneficios de una mejor rotación de inventarios y los
concernientes ahorros en los costos totales del control de inventarios.
No es extraño hallar en los inventarios de una empresa que de un 10% a
15% del total de sus artículos representen aproximadamente el 70% del
dinero invertido en inventario; y que del mismo inventario del 85% al 90%
de los artículos representen tan solo un 10% a 15% del capital invertido.
Por estos motivos se justifican la aplicación de este sistema de selectividad
cuya filosofía implica que en muchas ocasiones cuesta más el control del
inventario que lo que cuesta el producto que se está controlando. Los
artículos o productos según su importancia y valor se pueden clasificar en
las tres clases siguientes:
Tipo A: dentro de este tipo se involucran los artículos que por su costo
elevado, alta inversión en el inventario, nivel de utilización o aporte a
las utilidades necesitan de un 100% en el control de sus existencias.
Tipo B: está clasificación comprende aquellos productos que son de
menor costo y menor importancia; y los cuales requieren un menor
grado de control.
Tipo C: en esta última clasificación se colocan los productos de muy
bajo costo, inversión baja y poca importancia para el proceso
productivo; y que tan solo requieren de muy poca supervisión sobre el
nivel de sus existencias.
Dentro de los sistemas más comunes utilizados para realizar esta
clasificación se encuentran:
Clasificación por precio unitario.
Clasificación por valor total.
21
Clasificación por utilización y valor.
Clasificación por su aporte a las utilidades.
Clasificación por precio unitario
Éste es quizás el método de aplicación más sencillo de aplicar, pero se
requiere de un buen criterio de quien lo aplique, ya que es posible que se
realice una subclasificación dentro de cada rango de importancia A, B o C.
Un procedimiento adecuado para su aplicación es el siguiente:
Paso 1: promediar los precios unitarios de los inventarios productivos
de un determinado período (Ej. 4 meses).
Paso 2: ordenar los artículos del inventario en orden descendente con
base en su precio.
Paso 3: clasificar como artículos tipo A, al 15% del total de artículos.
Estos artículos deben corresponder a los primeros del listado.
Paso 4: clasificar como artículos tipo B, al 20 % de los artículos
restantes en el mismo orden.
Paso 5: clasificar como productos tipo C al restante de los artículos.
Estos corresponden a los de menor valor.
Paso 6: con base en la clasificación se establece las políticas de control
y periodicidad de los pedidos.
Clasificación por valor total
Éste es muy similar al utilizado para clasificar por precio o costo unitario;
sólo que se toma en cuenta para la clasificación el valor total del inventario
y requiere que el analista fije un nivel o porcentaje de importancia para
cada nivel de clasificación.
Un procedimiento adecuado para su aplicación es el siguiente:
Paso 1: promediar los valores totales invertidos en los inventarios de los
productos de un determinado período (Ej. 4 meses).
Paso 2: ordenar los artículos del inventario en orden descendente con
base en el total de dinero invertido.
22
Paso 3: clasificar como artículos tipo A, al porcentaje del total de
artículos que determine el analista para esta clasificación. Estos
artículos deben corresponder a los primeros del listado.
Paso 4: clasificar como artículos tipo B, a la cantidad de productos que
correspondan al porcentaje determinado con base en la importancia para
esta clasificación.
Paso 5: clasificar como productos tipo C el resto de los artículos. Estos
corresponden a los de menor inversión en el inventario.
Paso 6: con base en la clasificación se establecen las políticas de control
y periodicidad de los pedidos.
Clasificación por utilización y valor
Para este método sólo se toma en cuenta, mediante datos históricos, la
utilización o consumo de cada uno de los artículos con su correspondiente
costo. Al igual que en el método anterior se requiere que el analista fije un
nivel o porcentaje de importancia para cada nivel de clasificación.
Un procedimiento adecuado para su aplicación es el siguiente:
Paso 1: obtener el consumo de cada artículo para una misma unidad de
tiempo y el costo de cada unidad de producto. Con base en estos datos
se obtiene el valor del inventario consumido.
Paso 2: ordenar los artículos del inventario en orden descendente con
base en el valor del inventario consumido.
Paso 3: clasificar como artículos tipo A, al porcentaje del total de
artículos determinado por el analista para esta clasificación. Estos
artículos deben corresponder a los primeros del listado.
Paso 4: clasificar como artículos tipo B, a la cantidad de productos que
correspondan al porcentaje determinado con base en la importancia
para esta clasificación.
Paso 5: clasificar como productos tipo C al resto de los artículos. Estos
corresponden a los de menor valor dentro de los productos
consumidos.
23
Paso 6: con base en la clasificación se establecen las políticas de
control y periodicidad de los pedidos.
Clasificación por su aporte a las utilidades
En este método la clasificación de los productos se realiza de la misma
forma que se utilizó en la clasificación por precio unitario; con la
diferencia que se realiza con el dato de utilidades de cada uno de los
productos. Como es indudable se requiere calcular el precio de venta y los
costos unitarios de cada una de las referencias.
Costos inherentes a los inventarios
Este es el costo que incurre en un negocio durante un cierto período de tiempo,
para mantener y almacenar su inventario. Las empresas utilizan esta figura para
ayudarles a determinar la cantidad de beneficios se puede hacer en el inventario
actual. También les ayuda a saber si existe la necesidad de producir más o menos,
con el fin de mantenerse al día con los gastos o mantener el mismo flujo de
ingresos.
El objetivo de la administración es:
“Minimizar los costos totales que el hecho de tener inventarios. Los costos
que implica un inventario, básicamente son dos: d) Costos de ordenar o hacer
un pedido, y b) Costos de llevar inventarios (o de tenerlos).
a) Costo de ordenar. Son los costos que obligatoriamente se realizan
llegar a la conclusión física de hacer una orden de pedido, como el
salario que recibe, por este concepto, el jefe de almacén y sus
asistentes, teléfono, formas impresas, etcétera.
b) Costo de tener o llevar inventarios. Son los costos que la empresa u
organización realizan precisamente por mantener inventarios. Estos
costos incluyen, principalmente:
Interés sobre la cantidad invertida en los inventarios; este es un mayor
(costo de capital o costo de oportunidad).
Obsolescencia; en algunos casos, puede ser un costo mayor, si el
inventario llegase a ser completamente desechado.
Operaciones del almacén, como la clasificación de los productos, los
anaqueles, los gastos de levantar inventarios físicos, protección de los
productos almacenados, etcétera.
Impuestos, seguros y depreciación de estos activos.
Renta del espacio de almacenamiento, si procede este concepto.
24
Los costos de tener o llevar inventarios se toman anualmente y se expresan
como un porcentaje del valor del inventario promedio. Este promedio se
obtiene sumando los inventarios de los 12 meses más el inventario del cierre
de ejercicio, dividiendo la adición entre 13, que son los valores tomados”. (Wild, Subramanyam, & Halsey, 2011, págs. 110-111)
Funciones de los inventarios
Para (Guerrero, 2009, pág. 36) por muchas razones, los inventarios son
necesarios y deseables para una empresa. Los grandes productores, por ejemplo,
tienen que utilizarse los inventarios en respuesta a las necesidades estacionales
con el fin de compensar las oscilaciones en las ventas. Un sistema que es
impensable en el comercio minorista puede ser común en el almacén de un
fabricante de chocolate.
Todos los inventarios cumplen varias funciones, como:
a) Prever las irregularidades externas de suministros. Por ejemplo, la
industria tabacalera, debe prever que sólo en la época de cosecha podrá
abastecerse de su materia prima.
b) Realizar compras o producir por lotes. Como ocurre en el comercio de
ropa. Por ejemplo, generalmente, no se hace una camisa cuando se
vende, sino que se vende de las que se tienen en existencia, esto es, de
los lotes que ha enviado el proveedor.
c) Permitir la competencia con materiales perecederos. Por ejemplo, los
congeladores de frutas y vegetales deben tomar en cuenta una tasa de
acumulación de inventarios, dependiendo de su capacidad de
producción y de su capacidad de venta; bajo peligro de que los
productos se echen a perder, si no se toma en consideración la cantidad
óptima para almacenar.
d) Labor de compra. Función por excelencia de este modelo. En este
inciso se presentan las dos decisiones básicas de los inventarios:
1. Cuánto hay que ordenar por pedido.
2. Cuándo hay que ordenar dicha cantidad.
Entonces nos encontramos con la doble problemática de calcular el número
óptimo de pedidos para minimizar los costos de tenerlo. En este punto las
técnicas de investigación de operaciones para ayudar a resolver este problema
por medio del modelo llamado "Cantidad económica de orden", siglas
comúnmente aceptadas son "EOQ" (Economic Order Quantity).
25
Control Interno
El control interno tal como se define en la contabilidad y auditoría, es un proceso
para asegurar la consecución de los objetivos de una organización en la eficacia
operativa y la eficiencia, la información financiera confiable y el cumplimiento de
leyes, reglamentos y políticas. Un concepto amplio, el control interno implica
todo lo que controla los riesgos de una organización.
El control interno es:
Un medio por el cual los recursos de una organización están dirigidos,
controlados y medidos. Desempeña un papel importante en la detección y
prevención del fraude y la protección de los recursos de la organización,
tanto física e intangibles. (Sánchez, 2010, pág. 34)
El control interno tiene como objetivos:
Salvaguardar los activos
Garantizar la fiabilidad e integridad de la información financiera
Velar por el cumplimiento
Promover operaciones eficientes y efectivas
Logro de metas y objetivos.
Contabilidad Financiera
La contabilidad financiera es el campo de la contabilidad, la que se ocupa de la
elaboración de los estados financieros para la toma de decisión, tales como
accionistas, proveedores, bancos, empleados, agencias gubernamentales,
propietarios y otras partes interesadas. Se utiliza también para preparar la
información contable para la gente fuera de la organización o no involucrados en
la gestión del día a día de la empresa. La contabilidad financiera proporciona
información contable para ayudar a los gerentes a tomar decisiones para mejorar
la empresa.
La contabilidad financiera es:
El proceso de síntesis de los datos contables tomados de los registros
contables de la organización y la publicación, en forma de informes
anuales en beneficio de la gente fuera de la organización. También la
define como la rama especializada de la contabilidad que realiza un
seguimiento de las transacciones financieras de una empresa. Es uso de
pautas estandarizadas, las transacciones se registran, resumen y se
26
representan en un informe financiero o estado financiero, como un estado
de resultados o un balance general.
Las empresas emiten estados financieros en un horario de rutina. Las
declaraciones se consideran exteriores debido a que les da a las personas
fuera de la empresa, con los destinatarios principales de ser propietarios. (Martinez, 2010, pág. 58)
2.4.2.2 Variable Dependiente: Toma de Decisiones
Administración
La administración consiste en darle forma, de manera consiste y constante,
a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que
tienes el encargo de servirles para alcanzar sus metas. Estas personas que
se llaman gerentes, entrenadores, directores, ejecutivos de ventas tal vez
resulten más evidentes en unas organizaciones que en otras, pero si estas
no tienen una administración eficaz, es probable que fracasen.
Es decir la administración es una especialidad que trata de cuestiones
referentes al tiempo y a las relaciones humanas que se presentan en las
organizaciones. Acabamos de ver que las organizaciones afectan el pasado,
el presente y el futuro. Nuestra concepción del tiempo en las
organizaciones consta de varios elementos:
La administración representa un intento por crear un futuro
deseable, sin olvidar el pasado y el presente.
La administración se ejercita en una época histórica concreta y es
reflejo de ella.
La administración es un ejercicio cuyas consecuencias y
repercusiones surgen con el paso del tiempo.
La administración en concreto trata, de cómo los gerentes pueden servir
mejor a sus organizaciones para establecer y alcanzar metas, sim importar
cuan formales o informales sean, tienen la misma responsabilidad básica:
servir para que otros miembros de la organización establezcan y alcancen
una serie de metas y objetivos.
En este proceso, los gerentes pueden marcar el tono, influyendo en la
actitud que adoptan los empleados ante su trabajo. Por ejemplo, en
Southwest Airlines, Herb Kelleher, el ejecutivo máximo, ha conseguido
formar un equipo leal y comprometido, gracias a tres valores: 1) El trabajo
debe ser divertido, pude ser como un juego así que disfrútalo; 2) El trabajo
es importante no lo eches a perder con demasiada seriedad y 3) Las
personas son importantes cada una de ellas constituye una diferencia. (Jamer Arthur Finch Syoner, 2010, pág. 13)
27
Administración estratégica
“La administración estratégica es un medio fundamental para mostrar una
actitud de cambio frente a lo que pueda pasar en el entorno, permitiendo
un control continuó sobre el direccionamiento de la Organización, para
poder discernir a través de la gerencia estratégica entre cada uno de los
factores que influyen en la empresa, permitiendo así elementos para una
toma de decisiones estratégicas que faciliten una reacción positiva ante
dichos factores que ayuden a resaltar el papel que juegan las estrategias en
el entorno de globalización en el cual no encontramos, ya que estas
potencializan las competitividad de la organización.
Un punto de vista de la dirección futura de la organización y de la
estructura del negocio, un concepto que sirve de guía para lo que se está
tratando de hacer y en lo que se quiere convertir la organización.
La respuesta de la organización, adaptada a la situación a la pregunta
¿Cuál es nuestro negocio y que estamos tratando de lograr en nombre de
nuestros clientes? Formula explícitamente el propósito de la Organización
y la razón de sr. Es la definición del negocio en todas sus dimensiones.
El patrón de acciones y de enfoques de negocio que emplean los
administradores para complacer a los clientes, crear una posición de
mercadeo atractiva y lograr los objetivos organizacionales.
Una exposición que delinea la misión de una organización y su futura
dirección, los objetivos de desempeño a corto y a largo plazo y la
estrategia”. (Sallenave, 2011, pág. 57)
Procesos administrativos
“El proceso administra en sentido amplio del derecho administrativo y la
solución de los casos individuales de los órganos ejecutivos y
administración de la organización; en sentido estricto, las acciones de los
órganos de las organizaciones, según la definición de las normas legales,
en la solución de controversias entre las partes y la aplicación de medidas
de coacción administrativa. La tarea del proceso administrativo es asegurar
la observancia de la legalidad socialista de la administración del Estado y
para proteger los derechos e interesantes legítimos delos ciudadanos. Las
normas de procedimientos administrativos que determinan los métodos de
registro y examen de las denuncias contra las actuaciones de los órganos
del Estado y de sus funciones, los métodos de interposición del recurso por
la comisión de infracciones administrativas, así como la aplicación de
sanciones administrativas vigentes”. (Robins, 2010, pág. 63)
28
Toma de decisiones
La toma de decisiones es la selección de criterios o alternativas que ayudan a
resolver situaciones actuales o potenciales.
“La toma de decisiones se define como un escogimiento de diversas
opciones y se encuentra en el centro de la planeación pero no puede
decirse que un plan existe a menos que una decisión un compromiso de
recursos, dirección o reputación haya sido tomada por lo cual podríamos
decir que en ese estado solo hay estudios de planeación y análisis y en
ocasiones los gerentes consideran la toma de decisiones como su tarea
principal pues continuamente deciden que hacer, quien debe hacerlo y
cuando y donde en ocasiones, hasta como hacerse. Se considera que la
toma de decisiones es un solo paso en un sistema de planeación. A pesar
que cuando se hace rápido y sin meditarlo mucho, o cuando una acción
tiene influencia solo por unos segundos, se dice que es segmento de la
planeación. Esto es parte de la vida diaria de todos. Muy pocas veces se
puede considerar un proyecto de acción por si solo porque virtualmente
cada medida debe estar destinada a otros propósitos”. (Koontz, Weihrich, &
Cannice, 2010, págs. 156-157).
La importancia y limitaciones de la toma de decisiones
La toma de decisiones es considerada como parte importante de la
planeación. Y los procesos que lleva a tomar decisiones pueden ser
considerados como:
1) Hacer premisas
2) Identificar alternativas
3) Evaluar alternativas en términos de la meta que se busca; y
4) Elegir una alternativa, es decir, tomar de decisión.
El estudio que se realiza muestra que la toma de decisiones es en realidad
uno de los pasos de la planeación.
La toma de decisiones es importante ya que contribuye en gran magnitud a la
identificación de posibles problemas o problemas ya latentes en una empresa, para
poder elegir el mejor camino a seguir las diferentes alternativas y operaciones. (Koontz, Weihrich, & Cannice, 2010, pág. 157)
Racionalidad en la toma de decisiones.
Las personas que meditan, actúan o deciden con lógica intentan alcanzar una meta
que no se puede lograr sin acción. Debe tener una clara compresión de los
recursos de acción mediante los cuales se pretende llegar a un objetivo bajo los
mismos parámetros y limitaciones existentes, así como reunir la información y la
destreza para analizar y evaluar alternativas a la luz de la meta buscada y poder
llegar a la mejor solución al elegir alternativas que ayuden al logro de los
objetivos:
29
A menudo se dice que la toma de decisiones efectiva debe ser racional.
Pero ¿Qué es la racionalidad? ¿Cuándo esta persona una persona pensando
o decidiendo racionalmente?
“Las personas en su mayoría no han logrado desarrollar su racionalidad
por completo en especial en la administración, porque nadie puede tomar
decisiones que ayuden a cambiar el pasado, pero si el futuro aunque casi
siempre incluye incertidumbre ya que es difícil identificar todas las
alternativas que podría seguirse para llegar a una meta, esto se torna muy
complicado, en su mayoría de los casos, no todas se pueden analizar
incluso teniendo técnicas, la tecnología a disposición”. (Koontz, Weihrich, &
Cannice, 2010, pág. 157)
Racionalidad limitada o “ligada”
Racionalidad limitada o ligada es escoger un curso de acción que sea satisfactorio
o lo bastante placentero, dadas las condiciones, dentro de los límites de la
racionalidad y de acuerdo con el tamaño y la naturaleza de los riesgos presumidos.
“Un funcionario debe estar consciente y aceptar la racionalidad limitada o
“ligada”, en su mayoría la limitación de información, tiempo y
certidumbre no permiten la racionalidad, por más que un funcionario se
esfuerza por ser plenamente racional, en la práctica no pueden ser del todo
racional en ocasiones permiten que su desagrado por los riesgos su deseo
de mostrar positivamente reduzca a la mejor solución según las
circunstancias, a pesar de muchas decisiones gerenciales se toman con el
deseo de salir adelante con la mayor seguridad posible, muchos
funcionarios tienden a tomar las mejores decisiones al grado que los
límites de la racionalidad los permite dentro de los riesgos comprendidos”.
(Koontz, Weihrich, & Cannice, 2010, pág. 158)
Desarrollo de alternativas y el factor limitantes.
Se lo llamaría un paso necesario para la toma de decisiones ya que aquí se ve la
alternativa más adecuada y apropiada para resolver un inconveniente o mejorar el
desempeño:
“Cada persona debe tener sus metas y objetivos de planeación muy claros,
como punto de partida en la toma de decisiones, es decir desarrollar
opciones o alternativas. En su mayoría existen alternativas para todo tipo
de curso de acción; en realidad si hubiese tan solo una alternativa
probablemente esa opción sería la incorrecta. En conclusión que el curso
de acción encontrado sea el único nos deja claro que no se ha pensado
bien.
La destreza de desarrollar opciones a menudo es tan importante como ser
aptos para seleccionar adecuadamente. Po otra parte, la ingeniudad, la
investigación y el sentido común con frecuencia descubrirán tantas
30
alternativas que ninguna de ellas será evaluada de manera adecuada. Un
funcionario necesita ayudar en esta situación, esta permitirá así como la
socorro al elegir la mejor opción, se encuentra en el concepto del factor
limitante o estratégico”. (Koontz, Weihrich, & Cannice, 2010, pág. 158)
Evaluación de alternativas.
La evaluación de alternativas es una herramienta ideal de harnero en el cual se van
quedando solo las alternativas que se ajusten con las necesidades de la empresa
para el excelente desarrollo. Afirma que:
“Ya identificadas las alternativas apropiadas, se debe evaluar y seleccionar
la mejor que permita llegar al objetivo deseado, por ende es el punto final
de la toma de decisiones, aunque estas también deben tomarse en los otros
pasos de la planeación, al elegir metas, deben decidir por criticas hasta
elegir alternativas”. (Koontz, Weihrich, & Cannice, 2010, pág. 159)
Factores cuantitativos y cualitativos.
Estos dos factores es una perfecta combinación ya que ninguno de ellos puede
trabajar sin el otro:
“Al comparar planes de alternativa para alcanzar un objetivo, es probable
que las personas piensen exclusivamente en factores cuantitativos. Se trata
de factores que puedan medirse en términos numéricos, como el tiempo o
varios costos fijos y operativos. Nadie cuestionaría la importancia de este
tipo de análisis, pero el éxito del proyecto estaría en peligro si los factores
intangibles o cualitativos fuesen ignorados. Los factores cualitativos o
intangibles son difíciles de medir numéricamente como por ejemplo;
existen demasiadas instancias en las que un excelente plan cuantitativo fue
destruido por una guerra imprevista, un plan de mercadeo vuelto inservible
por una prolongada huelga de transportistas o un plan de préstamos
racional entorpecido por una recesión económica, aquí se ve la
importancia de prestar atención a los factores cuantitativos y cualitativos al
momento de comparar alternativas”. (Koontz, Weihrich, & Cannice, 2010, pág.
159)
Análisis marginal.
En el análisis marginal se examinan los efectos incrementales en la rentabilidad.
Si una firma está produciendo determinado número de unidades al año, el análisis
marginal se ocupa del efecto que se refleja en la utilidad si se produce y se vende
una unidad más.
31
“La evaluación de alternativas puede requerir la utilización de técnica de
análisis marginal para comparar el ingreso y el costo adicional que surgen
de la producción creciente. Donde el objetivo es maximizar las utilidades,
este objetivo se alcanzara, como economía enseña, dado que el ingreso y el
costo adicionales sean parejos, es decir el ingreso adicional, se obtendrá
más utilidades al producir más, sin embargo, si el ingreso adicional de la
mayor cantidad es menor a su costo adicional puede obtenerse mayor
utilidad al producir menos.
Este análisis es de mucha ayuda para comparar factores distintos a costos e
ingresos, un ejemplo puede ser cuando se busca la producción optima de
una máquina, los insumos podrían ser variados contra la producción
adicional, entonces el punto de eficiencia máxima de la máquina, o el
número de subordinados que se reportan a un funcionario podría
incrementar al punto en el que ahorros en costos adicionales, mejor
comunicación y moral, y otros factores sean iguales a las pérdidas
adicionales en la efectividad de control, liderazgo y factores equivalentes”. (Koontz, Weihrich, & Cannice, 2010, pág. 161)
Análisis de efectividad de costos
Una excelente variación de análisis marginal tradicional es el análisis de
efectividad de costos o análisis costo-beneficio. El análisis costo-
efectividad busca la mejor relación de beneficio y costo; lo cual significa
como muestra este ejemplo, encontrar la forma menos costosa de objetivo
u obtener el mayor valor para un gasto determinado.
Decisiones programadas y no programadas
Se pueden hacer una distinción entre las decisiones programadas y las no
programadas como lo dice (Koontz, Weihrich, & Cannice, 2010, pág. 172).
Decisión programada
Las decisiones programadas se refieren a las decisiones que se toman
para relacionar la empresa con su entorno. Son decisiones trascendentales
en cuanto que definen los objetivos y las líneas de acción a seguir en la
empresa. Suelen ser a largo plazo y no tienen un carácter no repetitivo, la
información que se tiene para realizar este tipo de decisiones pueden
comprometer el desarrollo de la empresa e incluso su supervivencia.
32
Decisión no programada
Las decisiones no programadas en situaciones no suministradas, ya que no
se implementan debido a los cambios en el torno que no pueden ser
controladas, estas decisiones se toman aprovechando las situaciones
específicas.
Pero en la mayoría de las decisiones no están enteramente programadas y
tampoco las no programadas por decirlo ninguna de las dos como lo
muestra la siguiente figura:
Enfoques
Aquí se representa de la siguiente manera como nos dice (Koontz, Weihrich, &
Cannice, 2010, pág. 173) .
Gráfico Nº6: Enfoques
Fuente: Koontz, Harold; Weihrich, Heinz; Cannice, Mark – Administration
¿Cómo seleccionar
entre alternativas?
Investigación y
análisis
Experimentación
Decisión
tomada
Apoyo en el
pasado
Gráfico Nº5: Decisión no programada
Fuente: Investigación de campo
33
Experiencia
La experiencia es un elemento clave puesto que las decisiones deben tomarse
sobre una realidad altamente complicada debido a la gran cantidad de variables
que entran al juego. Por decirlo que cuando más se aprende es como consecuencia
de los propios errores al alcanzar un elevado nivel experiencia en el mundo
empresarial puede llegar a tener un costo terrible y la consecuencia es que toda
experiencia que pueda ganarse sin los efectos que pudieran derivárselos de una
decisión errónea, sea cual sea su coste.
Es lógico suponer que la habilidad de mando para tomar decisiones crece con la
experiencia ya que tiene un importantísimo papel en la toma de decisiones.
Cuando un mando se enfrenta a un problema, recurre a su experiencia para poder
resolverlos.
Experimentación
La experimentación lo que pretende es mejorar las estimaciones preliminares de
las probabilidades de los respectivos estados de la naturaleza:
“Este elemento se utiliza a menudo en la investigación científica que dice
que debería ser utilizada con mayor asiduidad en la administración y que
la única forma en que un funcionario puede estar seguro de que algunos
planes son adecuados en especial en vista de los factores intangibles es
probar las varias alternativas y ver cuál es la mejor.
En general hay muchas decisiones que no pueden tomarse hasta que el
mejor proyecto de acción haya sido certificado por el experimento, es así
que las reflexiones sobre la experiencia o la indagación más cuidadosa no
aseguran a los funcionarios decisiones concretas”. (Koontz, Weihrich, &
Cannice, 2010, pág. 174)
Investigación y análisis
Un paso importante en el enfoque de investigación y análisis es desarrollar un
modelo que estimule el problema. Así, como frecuencia los arquitectos construyen
modelos de edificios en la forma de extensos planos, o rediciones
tridimensionales.
34
Las ciencias físicas han desarrollado desde hace mucho de los modelos
matemáticos para hacerlo y es alentador ver que este método se aplica a la toma
de decisiones gerenciales.
“La investigación y el análisis es una de las técnicas más efectivas para
elegir una alternativa cuando están involucradas decisiones importantes lo
que permite que este enfoque signifique resolver un problema al
comprenderlo primero.
Al resolver un problema de investigación se requiere de desglosarlo en sus
partes componentes y estudiar los varios factores cuantitativos y
cualitativos. Es una probable que el análisis sea mucho más barato que la
experimentación”. (Koontz, Weihrich, & Cannice, 2010, pág. 175)
Creatividad e innovación
La creatividad designa la habilidad del tomador de decisiones para combinar o
asociar ideas de manera única, para lograr un resultado nuevo y ventajoso.
“Es el punto de partida para el proceso empresarial ya que empieza con el
acto creativo por lo que el gerente empresarial también puede motivar a las
personas al permitirles seguir sus propias ideas es decir crear cosas
distintas e innovadoras. El termino creatividad se refiere por lo común a la
habilidad y el poder de desarrollar cosas diferentes lo que la innovación
significa el uso de ideas, que puede ser un nuevo producto, un servicio o
una nueva forma de hacer las cosas”. (Koontz, Weihrich, & Cannice, 2010, págs.
176-178)
Proceso creativo
El proceso creativo pocas veces es simple y lineal. Más bien consiste de cuatro
fases que se trasladan e interactúan:
Escaneo inconsciente
Intuición
Percepción; y
formulación lógica
El escaneo es difícil de explicar porque está más allá del estado consciente por lo
común requiere la absorción en el problema, que puede no estar claro en la mente.
Las personas que trabajan bajo limitaciones de tiempo en su mayoría toman
decisiones apresuradas por lo que lo que el problema no se trata a fondo.
35
La intuición conecta el inconsciente con el consciente su puede decir que en esta
etapa puede incluir una combinación de factores que pueden parecer
contradictorios al principio. Esto necesita de tiempo para funcionar ya que las
personas encuentren nuevas combinaciones e integren diversos conceptos e ideas.
La fase del proceso creativo, es en mayor grado el resultado de un trabajo duro.
La formulación lógica o verificación y la percepción necesita probarse mediante la
lógica o el experimento así queriendo lograr al continuar con el trabajo sobre una
idea o al escuchar los comentarios de otros.
Lluvia de ideas (brainstorming)
La creatividad se puede enseñar. El pensamiento creativo a menudo es el fruto de
muchos esfuerzos. Algunas técnicas se enfocan en interacciones de grupo. Otras
en acción individuales.
“Una de las técnicas más conocidas para facilitar la creatividad fue desarrollada
por Alex F. Osborn, a quien se le ha llamado el padre de la lluvia de ideas. La
intención de este enfoque es mejorar la solución de problemas al encontrar
soluciones nuevas y desacostumbradas. En la sesión de lluvia de ideas se busca la
multiplicación de las ideas. Las reglas son las siguientes:
Ninguna idea se critica.
Cuanto más radicales sean las ideas, mejor.
Se insiste en la cantidad de la producción de ideas.
Se alienta el mejoramiento de las ideas de otros.
El pensamiento de un grupo resalta una gran aprobación después de su
introducción. Empero, el entusiasmo fue opacado por la investigación que
demostró que los individuos podían desarrollar mejores ideas trabajando solos que
al trabajar en grupo. Sin embargo, investigación adicional mostró que en algunas
situaciones el enfoque de grupo puede funcionar bien. Éste puede ser el caso
cuando la información se distribuye entre varias personas, o cuando la decisión
36
más pobre del grupo es más aceptable que una mejor decisión individual que, por
ejemplo, puede tener la oposición de quienes deben implementarla. También, la
aceptación de nuevas ideas es generalmente mayor cuando la decisión la toma el
grupo a cargo de su implementación”. (Koontz, Weihrich, & Cannice, 2010, pág. 179)
Limitaciones del análisis de grupo tradicional
Aun cuando la técnica de la lluvia de ideas puede resultar en ideas creativas, sería
incorrecto asumir que la creatividad florece sólo en grupos. En verdad, la
acostumbrada reunión en grupo puede inhibir la creatividad. Por ejemplo, los
miembros del o pueden seguir una idea con la exclusión de otras alternativas.
Los expertos en tema pueden no estar dispuestos a expresar sus ideas en un grupo
por temor a ser ridiculizados. También, los gerentes de menor nivel pueden
sentirse inhibidos de expresar sus puntos de vista ante un grupo con gerentes de
más alto nivel. Las presiones a conformarse pueden desalentar la expresión de
opiniones divergentes. La necesidad de llevarse bien con otros puede ser más
fuerte que la necesidad de explorar alternativas creativas, pero impopulares, para
la solución de un problema. Por último, ya que tienen que llegar a una decisión,
los grupos pueden no hacer el esfuerzo de buscar datos relevantes a una decisión.
(Koontz, Weihrich, & Cannice, ADMINISTRACIÒN Una perspectiva global y empresarial,
2010, págs. 180-182)
Modelos de Toma de Decisión.
Esta teoría de decisiones proporciona una manera útil de clasificar los modelos
para la toma de decisiones, se supondrá que ya se ha determinado el problema,
que se tiene todos los datos y que se ha reconocido los recorridos de acción
electivos, entonces; la tarea será seleccionar la mejor alternativa, a través de las
cuatro categorías generales dependiendo de la habilidad del personal
Certidumbre
Riesgo
Incertidumbre
Conflicto
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Toma de decisiones bajo certidumbre
Esta se presenta cuando se pueden predecir con certeza las consecuencias de cada
alternativa de acción. Es decir, existe una relación directa de causa y efecto entre
cada acto y su consecuencia.
Toma de decisiones bajo riesgo
Esta categoría incluye aquellas decisiones para las que las consecuencias de una
acción dada dependen de algún evento probabilista.
El resultado más importante de la teoría de decisiones bajo riesgo es que debe
seleccionarse la alternativa que tenga el mayor valor esperado. Esto es equivalente
a "apostar al promedio a largo plazo"; es decir, se debe seleccionar aquella
alternativa con el pago promedio más alto.
Existen muchas decisiones administrativas que pueden catalogarse como toma de
decisiones bajo riesgo. Por ejemplo:
¿Deberá introducirse un nuevo producto en particular?
¿Deberá ofrecerse más para obtener un contrato?
¿Deberá construirse una nueva planta o ampliarse la que se tiene?
¿Cuántos pasteles deberán producir una pastelería para la venta diaria?
¿Deberá una compañía petrolera realizar pruebas sísmicas costosas antes de hacer
una nueva perforación?
¿Deberá iniciarse un nuevo programa costoso de propaganda?
En cada uno de estos casos se tienen elementos de un problema de toma de
decisiones bajo riesgo: al menos dos cursos alternativos de acción, resultados
probabilísticos y la habilidad para determinar (o hacer estimaciones razonables)
las probabilidades de los eventos.
A estas decisiones tomadas una sola vez pueden agregarse situaciones de
decisiones repetitivas, como inventarios, líneas de espera, programación de la
producción que pueden involucrar decisiones bajo riesgo.
38
Toma de decisiones bajo incertidumbre
Esta es una categoría que se parece a la toma de decisiones bajo riesgo, con una
diferencia: ahora no se tiene conocimiento de las probabilidades de los eventos
futuros y no se tiene idea de cuan posibles sean las diferentes consecuencias
Esta categoría es realmente como disparar en la oscuridad. ¿Habrá una manera
óptima de disparar en la oscuridad? En realidad no. Aun así se pueden ofrecer
varios métodos para manejar problemas de este tipo.
Debe tratar de reducirse la incertidumbre obteniendo información adicional sobre
el problema. Con frecuencia esto basta para que la solución sea evidente. Si esto
falla, se tienen varios caminos abiertos.
Otra manera de manejar este tipo de situaciones es introduciendo abiertamente en
el problema los sentimientos subjetivos de optimismo y pesimismo. Esto no es tan
malo como parece; en muchas ocasiones, los sentimientos subjetivos tienen una
base razonable.
Una estrategia alternativa consiste en convertir el problema al de toma de
decisiones bajo riesgo, para que pueda hacerse una selección óptima. Primero,
pueden expresarse aquellos conocimientos o sentimientos que se tengan sobre los
eventos en términos de una distribución de probabilidad.
Si no se tienen bases para hacer estimaciones subjetivas, se puede emplear el
principio de la razón insuficiente. Esto significa que se puede suponer que todos
los eventos son igualmente probables.
En muchas de las decisiones bajo incertidumbre se puede expresar el grado
personal de optimismo, o convertir el problema a riesgo con una exactitud
razonable, llámese intuición, experiencia, juicio, suerte o como se desee. El hacer
esto mejorará la toma de decisiones en mayor medida que cuando simplemente se
hace un disparo en la oscuridad.
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Toma de decisiones bajo conflicto
En esta categoría se tienen aquellos casos de toma de decisiones bajo
incertidumbre en los que hay un oponente. Las probabilidades de los eventos no
solo se desconocen, sino que están influenciadas por un oponente cuya meta es
vencer. Esta es la situación típica en cualquier competencia: béisbol, fútbol,
póquer, blackjack, los negocios y la guerra.
En el marco teórico, estos se llaman juegos y teoría de juegos. Hasta el momento,
los resultados teóricos están limitados; no espere descubrir cómo volverse
invencible en el póquer. (Amaya, 2010, págs. 15-17).
2.5 Hipótesis
El sistema de información de inventarios incide en la toma de decisiones en la
Librería y Papelería “ABC”.
2.6 Señalamiento de las variables de la hipótesis
Variable Independiente: Sistema de inventarios
Variable Dependiente: Toma de decisiones
40
CAPITULO III
METODOLOGIA
3.1 Enfoque
El presente trabajo de investigación tiene un enfoque cuali-cuantitativo,
cualitativo porque se intenta descubrir la verdad en el contexto natural de la
empresa para sacar conclusiones de acuerdo a la situación real que atraviesa;
cuantitativo por la naturaleza de las variables del problema y porque este tipo de
investigación cuantitativa utiliza modelos matemáticos, teorías e hipótesis que
afectan a los fenómenos naturales, es decir es medible lo que permite el apoyo de
la estadística y por lo tanto las modalidades de investigación que hay que
mencionar es la investigación de campo y la literatura.
3.2 Modalidad Básica de la Investigación
3.2.1. Investigación de Campo
Según (Alvarez, 2010, pág. 34), es la investigación que se realiza en el lugar de
los hechos, permite obtener un mayor conocimiento al investigador permitiéndole
manejar los datos de forma más segura porque se puede apoyar en diseños
exploratorios, descriptivos y experimentales, este tipo de investigación se apoya
en informaciones que se obtienen de la aplicación de cuestionarios de entrevistas,
encuestas y observaciones.
Es decir este tipo de investigación permitirá recoger información en la Librería y
Papelería ABC, porque es en donde existe el problema lo que ayudará a cumplir
con los objetivos planteados en el proyecto a través de los datos obtenidos para
proponer mejoras y solucionar los problemas encontrados.
41
3.2.2 Investigación Bibliográfica-documental
Tomando como referencia a (González, 2011, pág. 167) este tipo de investigación
consiste en recoger información en documentos, entendiéndose este término,
como todo material de índole permanente, al que se puede acudir como fuente o
referencia en cualquier momento o lugar.
En el presente trabajo de investigación permitirá utilizar la información explorada
en varios documentos porque permitirá distinguir y localizar la información
concreta de todo el acopio documental que se haya encontrado, con el propósito
de conocer y entender información relevante en lo que se refiere a los sistemas de
información de inventarios y la toma de decisiones.
3.3 Nivel o tipo de investigación
Una vez reconocido la modalidad de la investigación, se ha definido los niveles de
investigación necesarios, los cuales son los siguientes: descriptivo, asociación de
variables, explicativo.
3.3.1. Investigación descriptiva
“Es aquella que se encarga de relatar o narrar las características de la
población, una situación o área de interés, los datos que los investigadores
recogen se basan en una hipótesis o teoría y resumen la información de
manera cuidadosa analizándola meticulosamente, a fin de extraer
generalidades significativas que aporten al conocimiento”. (Mariño, 2009,
pág. 60)
Es por lo anteriormente descrito que este tipo de investigación será de gran ayuda
en el desarrollo del presente trabajo porque permitirá analizar al Sistema de
Información y su influencia en la Toma de Decisiones de la Librería y Papelería
ABC.
42
3.3.2. Investigación asociación de variables (correlacional)
“Este tipo de investigación permite evaluar las variaciones del
comportamiento de una variable en relación con otra, es decir medir el
grado de relación entre variables determinando tendencias o
comportamientos mayoritarios.” (González, 2011, pág. 208)
En la presente investigación permitirá medir la relación que existe entre el sistema
de información de los inventarios y la toma de decisiones.
3.3.3. Investigación explicativa
Para (González, 2011, pág. 89) este tipo de investigación es la que determina las
causas de un evento, desde el punto de vista estructural reconoce cuatro aspectos:
sujeto, medio y fin para llevar a cabo la actividad que se persigue.
En el presente trabajo de Investigación ayudará a determinar las causas de un
deficiente sistema de información de inventarios y la inadecuada toma de
decisiones en la Librería y Papelería ABC.
3.4. Población y muestra
3.4.1. Población
Según (Herrera, 2010, pág. 97) La población es el conjunto de elementos
que se desea investigar y tienen ciertas características.
En el caso de esta investigación la población o sujeto de estudio es la totalidad de
las personas que laboran en la Librería y Papelería ABC, la cuales se citan a
continuación:
Tabla Nº2: Población
NÚMERO CARGO
1 Gerente
2 Esposa Gerente
3 Administrador
4 Vendedor
5 Vendedor
6 Vendedor
7 Bodeguero
8 Contadora Fuente: Librería y Papelería ABC
Elaborado por: David Cevallos
43
3.4.2. Muestra
De acuerdo con (González, 2011, pág. 67) la muestra consiste en seleccionar una
parte de los elementos de un conjunto, de manera que sea lo más representativo
del colectivo en las características sometidas a estudio a través de la utilización de
un método estadístico.
Para el desarrollo de la presente investigación no se considerará muestra pues la
población es finita por lo que se trabajará con la totalidad de la población que
corresponde a 8 personas.
44
3.5 Operacionalización de las variables
3.5.1. Operacionalización de la variable independiente
Tabla Nº3: Sistema de Información
Fuente: Investigación bibliográfica
Elaborado por: David Cevallos
CONCEPTUALIZACIÓN CATEGORIAS INDICADORES ÍTEMS TÉCNICAS E
INSTRUMENTOS
Es un conjunto de
elementos encaminados al
procesamiento y
administración de
información en el cual
intervienen: personas, datos,
actividades de trabajo,
recursos informáticos y de
comunicación, para obtener
como resultado final
información más elaborada
para cubrir necesidades u
objetivos de la empresa
Datos
Personas
Actividades de
trabajo
Recursos
informáticos
Compras
Ventas
Servicio de
abastecimiento
Atención
Políticas
Procedimientos
Sistema Contable
¿Para realizar la compra de inventarios se
toma en cuenta las cantidades mínimas y
máximas?
¿Qué documento utiliza la empresa para
controlar sus ventas diarias?
¿Cuál es el documento que se emite para
informar a gerencia la falta de stock de
un producto?
¿Existe un buzón de quejas que
proporcione información relevante a la
entidad?
¿Están fijadas por escrito políticas y
procedimientos para realizar la compra y
venta de los inventarios?
¿La empresa cuenta con un sistema
contable para el registro de las
transacciones?
¿Se registran en el sistema
oportunamente las entradas y salidas de
inventarios?
Encuesta dirigida al
personal de la
Librería y Papelería
ABC
45
3.5.2. Operacionalización de la variable dependiente
Tabla Nº4: Toma de Decisiones
Fuente: Investigación bibliográfica Elaborado por: David Cevallos
CONCEPTUALIZACIÓN CATEGORIAS INDICADORES ÍTEMS TÉCNICAS E
INSTRUMENTOS
Es el proceso mediante el
cual se elige de varias
opciones una de ellas para
solucionar diferentes
situaciones que se presentan
en el desarrollo de las
actividades de la empresa, el
proceso que se debe seguir
es el siguiente:
Identificar el problema
Solucionar el problema
Identificar el
problema
Solucionar el
problema
Documentos de
control interno
Información del
sistema contable
Plantear
alternativas
posibles
Elegir solución
¿En que se basa para identificar los
problemas en la empresa?
¿La información que proporciona el
sistema contable permite tomar
decisiones acertadas?
¿Cuántas alternativas se plantean para
analizarlas y tomar una decisión?
¿La alternativa que se ha decidido
aplicar ha solucionado el problema?
¿Cree Ud. que la empresa utiliza los
medios adecuados para identificar
problemas y tomar decisiones?
¿Cuál de estas opciones piensa Ud.
que ayudaría a mejorar el sistema de
información para la toma de
decisiones?
Encuesta dirigida al
personal de la
Librería y Papelería
ABC
46
3.6. Recolección de información
3.6.1. Plan de recolección de información
Este plan menciona destrezas metodológicas requeridas para el cumplimiento de
los objetivos y comprobación de la hipótesis de investigación, de acuerdo con el
enfoque elegido, para lo cual se debe tomar en cuenta lo siguiente:
• Definición de los sujetos: las personas que van a investigadas para el desarrollo
de este proyecto son todos los miembros que laboran en la Librería y Papelería
ABC.
• Selección de las técnicas empleadas en el proceso de recopilación de
información. La técnica que se utilizará con el fin de obtener información
relacionada con el tema será el cuestionario de encuesta,
• Instrumentos seleccionados o diseñados de acuerdo con la técnica elegida
para herramientas de investigación. El cuestionario de encuesta será diseñado
por el investigador (Ver anexo 1)
• Selección de recursos de apoyo (equipos). Cabe señalar que en el desarrollo de
este proyecto de investigación no se necesitara ningún recurso de apoyo, será el
investigador el único que realice el trabajo
• Métodos explícitos para la recopilación de información, cómo se va a poner
en práctica los instrumentos, las condiciones de tiempo y espacio, entre otros.
La recogida de información se llevará a cabo de la siguiente manera:
Tabla N°5: Procedimiento de recolección de información
TÉCNICA PROCEDIMIENTO
Encuesta
¿Cómo? Mediante el método inductivo
¿Dónde? En las instalaciones de la Librería y
Papelería ABC
¿Cuándo? Octubre del 2014
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: David Cevallos
47
3.7. Procesamiento y análisis
3.7.1. Plan de procesamiento de la información
Informes Alertivos: se proponen identificar problemas reales o potenciales para
poder solucionarlos a tiempo. Este informe debe indicar la naturaleza del
problema que se presentación y qué orígenes, así como alternativas de solución,
señalando las ventajas y desventajas de cada una de las alternativas planteadas. No
es conveniente explicitar en el Informe de los inconvenientes, tampoco presentar
una sola alternativa de solución. Además, en este informe se deben especificar
pendientes las acciones que quedan y sus responsables.
Informes de progreso: Presentar el análisis comparativo de los ejecutados según
lo previsto, es decir, la información sobre el estado de aplicación de las metas y
productos actividades relativas a las expectativas (en el POA). Este tipo de
informe debe indicar tanto el período de información por adelantado y de forma
acumulativa de cada año que avanza. También es aconsejable probar la aplicación
de los objetivos de ejecución del presupuesto, es decir, lo que hace el análisis de la
eficiencia del proyecto
Tabulación o cuadros según variables de cada hipótesis manejo de
información (Informes de Logros): es un informe de logros obtenidos con las
actividades (recogidos a través de la aplicación de indicadores de proceso) y su
relación con posibles avances hacia el logro de los resultados anuales esperados se
indican. Es importante realizar un análisis comparativo de los logros de las
actividades que forman parte de la misma estrategia, que dan elementos para la
evaluación continua o el proceso de evaluación.
Tabla Nº6: Cuantificación de resultados
Alternativas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
valido
Porcentaje
acumulado
Total
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
48
Gráfico N° 7: Representación Gráfica
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Si
NO
49
CAPITULO IV
RESULTADOS
4.1 Análisis de los Resultados
Pregunta 1.- ¿Están fijadas por escrito políticas y procedimientos para realizar la
compra y venta de los inventarios?
Tabla N°7: Políticas y Procedimientos
Alternativas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
válido
Porcentaje
acumulado
Válidos Parcialmente 1 12,5 12,5 12,5
No están
fijadas
7 87,5 87,5 100,0
Total 8 100,0 100,0
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Gráfico N° 8: Políticas y procedimientos
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Análisis e interpretación: Como se observa en el gráfico anterior sobre los la
fijación de políticas y procedimientos para realizar la compra y venta de los
inventarios, las respuestas del total de encuestados se dividieron de la siguiente
manera: el 87,5% considera que no están fijadas y el 12,50% que están fijadas
parcialmente. Esto permite conocer que la empresa tiene una estructura
organizacional débil por lo que no posee manuales de políticas y procedimientos.
50
Pregunta 2-¿Para realizar la compra de inventarios se toma en cuenta las
cantidades mínimas y máximas?
Tabla N°8: Cantidades mínimas y máximas
Alternativas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
válido
Porcentaje
acumulado
Válidos Nunca 8 100,0 100,0 100,0
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Gráfico N° 9: Cantidades mínimas y máximas
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Análisis e interpretación: Como podemos observar en el gráfico anterior sobre si
se toma en cuenta las cantidades mínimas y máximas para realizar la compra de
inventarios, la totalidad de los encuestados respondieron que nunca, lo que quiere
decir que en la empresa no se tienen determinadas cantidades mínimas y máximas
para cada producto lo que hace que exista una desorganización en la
administración de los inventarios.
51
Pregunta 3.- ¿Qué documento utiliza la empresa para controlar sus ventas
diarias?
Tabla N°9: Documento de control ventas diarias
Alternativas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
válido
Porcentaje
acumulado
Válidos Ninguno 8 100,0 100,0 100,0
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Gráfico N° 10: Documento de control ventas diarias
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Análisis e interpretación: Como podemos observar en el gráfico anterior sobre el
documento que utiliza la empresa para controlar las ventas diarias, la respuesta de
la totalidad de los encuestados es que no utiliza ninguno, esto permite identificar
que no existe un seguimiento de la salida de inventarios y el dinero que ingresa
por ello, lo que no permite saber a la empresa si existen perdidas de dinero o
faltantes en los inventarios.
52
Pregunta 4.- ¿Cuál es el documento que se emite para informar a gerencia la falta
de stock de un producto?
Tabla N°10: Documento para falta de stock
Alternativas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
válido
Porcentaje
acumulado
Válidos Hoja suelta 6 75,0 75,0 75,0
Ninguno 2 25,0 25,0 100,0
Total 8 100,0 100,0
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Gráfico N° 11: Documento para falta de stock
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Análisis e interpretación: Como podemos observar en el gráfico anterior sobre el
documento que se emite a gerencia para informar la falta de stock de un producto,
las respuestas del total de encuestados se dividieron de la siguiente manera: el
75% dice que se lo hace en hoja suelta y el 25% afirma que ninguno, lo que quiere
decir que la empresa no utiliza un documento membretado ni prenumerado que
sirva de información y autorización.
53
Pregunta 5.- ¿Existe un buzón de quejas que proporcione información relevante a
la entidad?
Tabla N°11: Buzón de quejas
Alternativas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
válido
Porcentaje
acumulado
Válidos No 8 100,0 100,0 100,0
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Gráfico N° 12: Buzón de quejas
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Análisis e interpretación: Como podemos observar en el gráfico anterior sobre la
existencia de un buzón de quejas en la Librería y Papelería ABC, la respuesta de
la totalidad de encuestados es que no existe, lo que permite conocer que la
empresa no estudia o explora información referente a la atención al cliente con la
finalidad de identificar problemas y corregirlos.
54
Pregunta 6.- ¿La empresa cuenta con un sistema contable para el registro de las
transacciones?
Tabla N°12: Sistema Contable
Alternativas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
válido
Porcentaje
acumulado
Válidos Si 8 100,0 100,0 100,0
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Gráfico N° 13: Sistema Contable
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Análisis e interpretación: Como podemos observar en el gráfico anterior sobre si
la empresa cuenta con un sistema contable para el registro de las transacciones, las
respuestas de la totalidad de encuestados, es decir del 100% es que si cuenta, lo
que quiere decir que la empresa cuenta con la tecnología necesaria e idónea para
procesar la información.
55
Pregunta 7.- Qué sistema se utiliza para controlar los inventarios en la empresa?
Tabla N°13: Sistema de control de los inventarios
Alternativas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
válido
Porcentaje
acumulado
Válidos Ninguno 8 100,0 100,0 100,0
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Gráfico N° 14: Sistema de control de los inventarios
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Análisis e interpretación: Como podemos observar en el gráfico anterior sobre el
sistema de control de inventarios que utiliza la empresa, las respuestas de la
totalidad de encuestados, es decir del 100% fue que no utiliza ningún sistema de
control, lo que quiere decir en la empresa no contabiliza sus transacciones, es
decir no cuenta con información financiera real.
56
Pregunta 8.- ¿Cuál es el método de valoración que se utiliza para registrar las
entradas y salidas del inventario?
Tabla N°14: Método de valoración
Alternativas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
válido
Porcentaje
acumulado
Válidos Ninguno 8 100,0 100,0 100,0
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Gráfico N° 15: Método de valoración
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Análisis e interpretación: Como podemos observar en el gráfico anterior sobre el
método de valoración que se utiliza para registrar las entradas y salidas del
inventario, las respuestas de la totalidad de encuestados, es decir del 100% es que
no se utiliza ningún método, lo que quiere decir que la empresa no tiene registros
actualizados y confiables de la información de inventarios.
57
Pregunta 9.- ¿Para la determinación del costo de ventas se consideran los gastos
adicionales que se incurren en la adquisición de la mercadería como el transporte?
Tabla N°15: Determinación del costo de ventas
Alternativas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
válido
Porcentaje
acumulado
Válidos No 8 100,0 100,0 100,0
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Gráfico N° 16: Determinación del costo de ventas
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Análisis e interpretación: Como podemos observar en el gráfico anterior sobre si
para la determinación del costo de ventas se consideran rubros adicionales como
el transporte, las respuestas de la totalidad de encuestados, es decir del 100% es
que no se adiciona ningún rubro, lo que quiere decir que la determinación del
costo de ventas en la empresa no es el real porque solo se considera el costo de
adquisición o también llamado precio de compra.
58
Pregunta 10.- ¿Se registran en el sistema contable las entradas y salidas de
inventarios?
Tabla N°16: Registro de entradas y salidas en el sistema contable
Alternativas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
válido
Porcentaje
acumulado
Válidos Parcialmente 3 37,5 37,5 37,5
No se
registran
5 62,5 62,5 100,0
Total 8 100,0 100,0
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Gráfico N° 17: Registro oportuno de entradas y salidas en el sistema contable
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Análisis e interpretación: Como podemos observar en el gráfico anterior sobre si
se registran en el sistema oportunamente las entradas y salidas de inventarios, las
respuestas del total de encuestados se dividieron de la siguiente manera: el 62,5%
dice que no se registran y el 37,5% afirma que parcialmente, esto permite
identificar que no se está utilizando el sistema contable debidamente pues este no
está proporcionando información al día o actualizada.
59
Pregunta 11.- ¿Por qué considera Ud. que no se utiliza el sistema contable para
registrar las entradas y salidas del inventario en la empresa?
Tabla N°17: Inutilización del Sistema Contable
Alternativas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
válido
Porcentaje
acumulado
Válidos Desconocimiento de
cómo utilizar el sistema
8 100,0 100,0 100,0
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Gráfico N° 18: Inutilización del Sistema Contable
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Análisis e interpretación: Como podemos observar en el gráfico anterior sobre
porque no se utiliza el sistema contable para registrar las entradas y salidas del
inventario, las respuestas de la totalidad de encuestados es decir del 100%
corresponden al desconocimiento de cómo utilizar, lo que quiere decir que en la
empresa no se han preocupado por capacitar al personal en la utilización del
sistema.
60
Pregunta 12.- ¿En que se basa para identificar los problemas que tiene el
inventario en la empresa?
Tabla N°18: Identificación de problemas en el inventario
Alternativas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
válido
Porcentaje
acumulado
Válidos No se
identifican
8 100,0 100,0 100,0
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Gráfico N° 19: Identificación de problemas en el inventario
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Análisis e interpretación: Como podemos observar en el gráfico anterior sobre
en que se basa la empresa para identificar los problemas que tiene el inventario,
las respuestas la totalidad de encuestados, es decir del 100% es que no se
identifican los problemas, lo que quiere decir que la empresa no cuenta con
información precisa y veraz para identificar los dificultades que se presentan el
manejo de la mercadería.
61
Pregunta 13.- ¿La información que proporciona el sistema contable referente al
inventario permite tomar decisiones acertadas?
Tabla N°19: Información que proporciona el sistema contable
Alternativas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
válido
Porcentaje
acumulado
Válidos Parcialmente 2 25,0 25,0 25,0
No permite
tomar decisiones
6 75,0 75,0 100,0
Total 8 100,0 100,0
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Gráfico N° 20: Información que proporciona el sistema contable
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Análisis e interpretación: Como podemos observar en el gráfico anterior sobre si
la información que proporciona el sistema contable referente a inventarios permite
tomar decisiones acertadas, las respuestas del total de encuestados se dividieron
de la siguiente manera: el 75% dice que no permite tomar decisiones y el 25%
afirma que parcialmente, lo que nos permite identificar que el sistema no está
proporcionando información suficiente ni confiable pues no se ingresa la
información de manera oportuna.
62
Pregunta 14.- ¿Cuántas alternativas se plantean para analizarlas y tomar una
decisión?
Tabla N°20: Número de alternativas planteadas
Alternativas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
válido
Porcentaje
acumulado
Válidos No se
plantean
8 100,0 100,0 100,0
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Gráfico N° 21: Número de alternativas planteadas
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Análisis e interpretación: Como podemos observar en el gráfico anterior sobre el
número de alternativas que se plantean para tomar una decisión, la totalidad de
encuestados es decir el 100% respondieron que no se plantean alternativas, esto
permite identificar que en la empresa no se visualizan varios caminos para
solucionar un problema, sino que simplemente estos pasan por desapercibidos.
63
Pregunta 15.- ¿La alternativa que se ha decidido aplicar ha solucionado el
problema?
Tabla N°21: Solución del problema
Alternativas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
válido
Porcentaje
acumulado
Válidos No ha
solucionado
8 100,0 100,0 100,0
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Gráfico N° 22: Solución del problema
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Análisis e interpretación: Como podemos observar en el gráfico anterior sobre si
la alternativa que se ha decidido aplicar ha solucionado el problema, las respuestas
de la totalidad de encuestados, es decir del 100% ha sido que no se ha
solucionado, pues por los datos anteriores se puede saber que no se identifican los
problemas y peor aún se plantean alternativas de solución razón por la cual no se
solucionan los problemas.
64
Pregunta 16.- ¿Cree Ud. que la empresa utiliza los medios adecuados para
identificar problemas y tomar decisiones?
Tabla N°22: Medios adecuados para identificar problemas
Alternativas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
válido
Porcentaje
acumulado
Válidos Si 2 25,0 25,0 25,0
No 6 75,0 75,0 100,0
Total 8 100,0 100,0
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Gráfico N° 23: Medios adecuados para identificar problemas
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Análisis e interpretación: Como podemos observar en el gráfico anterior sobre si
la empresa utiliza los medios adecuados para identificar problemas y tomar
decisiones, las respuestas del total de encuestados se dividieron de la siguiente
manera: el 75% dice que no y el 25% afirma que si, lo que quiere decir que la
empresa necesita contar con documentos que proporcionen información real sobre
la situación de la empresa con la finalidad de identificar los problemas y plantear
alternativas de solución viables.
65
Pregunta 17.- ¿Cuál de estas opciones piensa Ud. que ayudaría a mejorar el
sistema de información de inventarios para la toma de ecisiones?
Tabla N°23: Mejora del sistema de información de inventarios
Alternativas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
válido
Porcentaje
acumulado
Válidos Todas las
anteriores
8 100,0 100,0 100,0
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Gráfico N° 24: Mejora del sistema de información de inventarios
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Análisis e interpretación: Como podemos observar en el gráfico anterior sobre
las opciones que ayudarían a mejorar el sistema de información de inventarios
para la adecuada toma de decisiones, las respuestas de la totalidad de los
encuestados en decir del 100% es de todas las anteriores, lo que quiere decir que
se deberían diseñar Políticas y Procedimientos; Documentos de control y un
Cuadro de mando integral, es decir un Modelo de Gestión para los inventarios.
66
4.2 Comprobación de la hipótesis
La información obtenida de la aplicación de encuestas realizadas al personal
administrativo y operativo de la Librería y Papelería ABC, servirá para que se
compruebe la relación existente entre las dos variables; la variable independiente
(x) y variable dependiente (y) objeto de estudio en la presente investigación.
El proceso de comprobación de hipótesis considera cinco pasos que nos permite ir
desde el planteamiento hasta la comprobación de hipótesis.
4.2.1 Establecer hipótesis nula y alternativa
La hipótesis en el presente estudio se planteó de la siguiente manera:
“El sistema de información de inventarios incide en la toma de decisiones en la
Librería y Papelería ABC.”
Variable Independiente: Inventarios
Variable Dependiente: Toma de decisiones
Comenzando con esta información se plantea la hipótesis nula (Ho) y la hipótesis
alternativa (H1).
Ho = El sistema de información de inventarios NO incide en la toma de decisiones
en la Librería y Papelería ABC.
H1 = El sistema de información de inventarios SI incide en la toma de decisiones
en la Librería y Papelería ABC.
4.3.2 Establecer el nivel de significancia
Se puede trabajar con dos tipos de niveles de significancia: a) 0.05 y b) 0.01 se
puede probar esta hipótesis calculando con los dos niveles, en este caso, el nivel
de significancia 0.05 y con un nivel de confianza del 95% que es un valor
comúnmente aceptado en los estudios relacionados con el área de marketing
debido a su mescla entre la fiabilidad de sus datos y la cantidad de recursos
empleados para la investigación.
67
4.2.3 Establecer el estadístico de prueba
Considerando la muestra pequeña (menos de 30 casos) se utilizó el estimador “t”
de student, asi:
√
La comprobación de hipótesis se calcula con los datos de las siguientes preguntas:
Pregunta N°7: ¿Se registran en el sistema oportunamente las entradas y salidas
de inventarios?
Pregunta N°9: ¿La información que proporciona el sistema contable referente al
inventario permite tomar decisiones acertadas?
Con este fundamento se elabora las pruebas y correlaciones
Tabla N°24: Muestras relacionadas
Media N
Desviación
típ.
Error típ. de
la media
Par 1 7. ¿Se registran en el
sistema oportunamente
las entradas y salidas
de inventarios?
3,63 8 ,518 ,183
9. ¿La información que
proporciona el sistema
contable referente al
inventario permite
tomar decisiones
acertadas?
1,63 8 ,916 ,324
Fuente: Encuesta
Elaborado por: David Cevallos
En base a estos valores se construye esta tabla de contingencias de las frecuencias
esperadas
68
Tabla N°25: Correlaciones demuestras
N Correlación Sig.
Par 1 7. ¿Se registran en el
sistema oportunamente
las entradas y salidas
de inventarios? y 9.¿La
información que
proporciona el sistema
contable referente al
inventario permite
tomar decisiones
acertadas?
8 -,038 ,929
Fuente: Encuesta
Elaborado por: David Cevallos
Con estos datos se amplía el modelo estadístico previamente explicado que es la t
de student.
69
Tabla N°26: Calculo t de student
Diferencias relacionadas
t gl
Sig.
(bilateral) Media
Desviación
típ.
Error típ. de
la media
95% Intervalo de confianza
para la diferencia
Inferior Superior
Par 1 7. ¿Se registran en el
sistema oportunamente
las entradas y salidas
de inventarios? –
9. ¿La información que
proporciona el sistema
contable referente al
inventario permite
tomar decisiones
acertadas?
2,000 1,069 ,378 1,106 2,894 5,292 7 ,001
Fuente: Encuesta
Elaborado por: David Cevallos
4.2.4 Formular la regla de decisión
La distribución t de student se basa en relación a los grados de libertad existentes en la prueba de muestras relacionadas (Lind, Mason, &
Marchal, 2011), el mismo que se observa en el cálculo de la tabla anterior.
70
Partiendo del mismo se considera como valor teórico:
Dado que los grados de libertad son 7 con un α=0.05 tenemos 1.90
4.2.5 Tomar una decisión
Con la información de los cálculos realizados se procede a realizar el gráfico donde se
identifican los valores: t de estudent calculado representado por tc y tp valores
percentiles de la tabla.
1,90 5,29
El factor de determinación comprende con la condición:
Por ende se procede a rechazar la hipótesis nula o Ho “El sistema de información
de inventarios NO incide en la toma de decisiones en la Librería y Papelería
ABC.” y se acepta la hipótesis alternativa o H1 “El sistema de información de
inventarios SI incide en la toma de decisiones en la Librería y Papelería ABC”
concluyendo que la investigación es factible a desarrollar.
Zona de rechazo
Gráfico N°25: Campana de gauss – comprobación de hipótesis
Fuente: Encuesta
Elaborado por: David Cevallos
71
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones
De la aplicación de la encuesta a Las personas que laboran en la Librería y
Papelería “ABC”, se establecen las siguientes conclusiones:
El sistema de información de inventarios si incide en la toma de
decisiones, debido a que en la empresa no se manejan datos actualizados lo
que impide obtener información oportuna y veraz que permita identificar
los problemas para solucionarlos.
El sistema de información actual es deficiente pues la empresa posee un
sistema contable, pero está siendo inutilizado debido a que el personal no
sabe cómo manejarlo pues no han recibido capacitación sobre ello, esto ha
dado como resultado que no se registren las entradas y salidas de
inventarios, además para realizar la compra de inventarios no se toma en
cuenta las cantidades mínimas y máximas, no se utiliza documentos
internos para controlar las ventas diarias ni para informar a gerencia la
falta de stock de un producto, no existe un buzón de quejas lo que no
permite conocer la satisfacción del cliente en cuanto a su atención.
La empresa no utiliza ningún sistema de control para los inventarios, pues
no se registran sus transacciones, tampoco aplica un método de valoración,
lo que ha dado como consecuencia que no sepa las cantidades y el costo
real de los inventarios, además que los inventarios no estén valorados
correctamente porque para la determinación del costo de ventas solo se
toma en cuenta el precio de compra y a este no se le suma valores
adicionales en los que se incurren para la adquisición como es el
transporte.
72
En la empresa no se sigue ningún proceso para realizar la toma de
decisiones, esto ha hecho que no se identifiquen los problemas referentes
al inventario y que no se puedan plantear varias alternativas de solución
para luego de un riguroso estudio elegir la más viable y dar solución al
problema de tal manera que no afecte las actividades normales de la
entidad.
Las personas que prestan sus servicios en la Librería y Papelería ABC,
opinan que se deberían diseñar Políticas y Procedimientos; Documentos de
control y un Cuadro de mando integral, para mejorar el sistema de
información de inventarios y la toma de decisiones en la entidad.
5.2 Recomendaciones
De las conclusiones anteriores se derivan las siguientes recomendaciones:
Mantener actualizada la información de tal manera que resulte oportuna y
veraz para identificar los problemas y solucionarlos.
Utilizar el sistema contable que posee la empresa para el registro de todas
las transacciones que se realizan
Fijar cantidades mínimas y máximas para cada producto, con la finalidad
de que estas sirvan de información para la compra del inventario.
Determinar un sistema de control y de valoración para los inventarios, que
permita conocer las cantidades de los productos y su costo de ventas
Para el cálculo del costo de los productos se recomienda adicionar el valor
por gasto de transporte ya que este corresponde al costo de adquisición,
con la finalidad de que se obtenga el costo real de cada producto y el
margen de utilidad sea el adecuado.
73
Diseñar y utilizar documentos preimpresos y prenumerados para el control
de las ventas diarias y para informar a gerencia la falta de stock de un
producto
Crear un buzón de quejas para que el cliente pueda calificar como fue
atendido y sirva de información a la empresa acerca de la satisfacción al
cliente
El proceso que debe seguir la empresa para tomar decisiones es el
siguiente: primero estudiar la información para identificar los problemas,
segundo plantear varias alternativas de solución, tercero elegir la
alternativa de solución más viable y finalmente ponerla en marcha.
Diseñar un Modelo de Gestión para los inventarios que permitan mejorar
el sistema de información y la toma de decisiones en la Librería y
Papelería ABC.
74
CAPITULO VI
PROPUESTA
6.1 Datos informativos
Título de la propuesta:
MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA MEJORAR EL SISTEMA
DE INFORMACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES EN LA LIBRERÍA Y
PAPELERÍA ABC.
Institución ejecutora:
Librería y Papelería ABC
Beneficiarios:
Gerente propietario de la Librería
Trabajadores
Clientes
Localización Geográfica:
La Librería y Papelería ABC se encuentra ubicada en la Ciudad de Ambato,
Provincia de Tungurahua, país Ecuador
Tiempo estimado para la ejecución
Fecha de inicio: Septiembre 2014
Fecha estimada de finalización del proyecto: Noviembre 2014
Equipo técnico responsable:
Gerencia
Departamento de Ventas
Departamento Contable
Bodega
Costo total:
El Costo de la propuesta será financiado por el investigador el mismo, mismo que
se detalla a continuación:
75
Tabla Nº27: Presupuesto para la Realización de la Propuesta
RECURSOS CANTIDAD VALOR
UNITARIO TOTAL
HUMANOS
Asesor
MATERIALES
Útiles de Oficina
Copias de Textos
Servicios básicos
TECNOLÓGICOS
Computador
Flash Memory
Internet
1
Varios
700
Varios
1
1
2 meses
0.05
650,00
10,00
18,00
600,00
50,00
35,00
40,00
650,00
10,00
36,00
SUBTOTAL 1421,00
+ 10% Imprevistos 142,10
TOTAL 1563,10
Elaborado por: David Cevallos
6.2 Antecedentes de la propuesta
Un modelo de gestión es un esquema o marco de referencia para la administración
de una entidad, para la cual cada uno de sus miembros juega un papel muy
importante pues tiene que ejecutarlo de tal manera que se puedan cumplir con los
objetivos de la institución, en el caso de la Librería y Papelería ABC, no se están
gestionando o administrando de manera adecuada los inventarios debido a que el
sistema de información actual es deficiente pues la empresa posee un sistema
contable, pero está siendo inutilizado porque no se registran oportunamente las
entradas y salidas de inventarios, además para realizar la compra de inventarios no
se toma en cuenta las cantidades mínimas y máximas, no se utiliza documentos
internos para controlar las ventas diarias ni para informar a gerencia la falta de
stock de un producto, no existe un buzón de quejas lo que no permite conocer la
satisfacción del cliente en cuanto a su atención, también en la empresa no se sigue
ningún proceso para realizar la toma de decisiones, esto ha hecho que no se
identifiquen los problemas referentes al inventario y que no se puedan plantear
varias alternativas de solución para luego de un riguroso estudio elegir la más
76
viable y dar solución al problema de tal manera que no afecte las actividades
normales de la entidad, por todo lo anteriormente descrito se hace necesario
diseñar Políticas y Procedimientos; Documentos de control y un Cuadro de mando
integral, para mejorar el sistema de información de inventarios y la toma de
decisiones en la entidad.
6.3 Justificación
La propuesta de un Modelo de Gestión de inventarios para mejorar el sistema de
información y la toma de decisiones en la Librería y Papelería ABC ayudará en
primer lugar a administrar adecuadamente los recursos de la empresa a través del
diseño de procedimientos para las actividades que se realizan en el manejo de los
inventarios como son: compra, almacenamiento, recepción, venta, servicio al
cliente; además el diseño de documentos de control interno permitirá tener una
administración correcta de los recursos e identificar a los responsables de ocurrir
cualquier problema y finalmente el diseño de un cuadro de mando integral para
administrar y verificar la eficiencia con la que se están realizando los procesos
ayudará a identificar a través de la aplicación de indicadores las deficiencias en
los procesos, lo que permitirá al gerente identificar los errores antes de su
ocurrencia, plantear alternativas de solución y elegir la más acertada a fin de no
afectar la actividad económica que realiza la empresa.
Todo lo descrito anteriormente ayudará a mejorar el sistema de información en la
empresa de manera interna ya que se mejorarán los procesos que se realizan en el
inventario, y de manera externa porque con la aplicación del modelo se podrá
saber acerca de la satisfacción al cliente, que es una parte esencial el del desarrollo
económico de la empresa, ya que los clientes son la razón de ser de cada empresa
cualquiera que esta sea.
77
6.4 Objetivos
6.4.1 Objetivo General
Elaborar un Modelo de Gestión de inventarios para mejorar el sistema de
información y la toma de decisiones en la Librería y Papelería ABC
6.4.2 Objetivos Específicos
Plantear los procesos para cada actividad de los inventarios que se realizan
en la empresa
Diseñar documentos de control, para mejorar el sistema de información de
inventarios
Elaborar un Cuadro de mando integral a base de indicadores para controlar
la eficiencia en los procesos y el uso de documentos
6.5 Análisis de factibilidad
La posibilidad de la implementación y puesta en marcha de la propuesta se
fundamenta en los siguientes aspectos:
6.5.1 Factibilidad organizacional:
La Librería y Papelería ABC, actualmente está conformada por ocho personas,
divididas de la siguiente manera: dirigida por el Lic. Richard Bonilla, cuenta con 4
empleados operativos, y 3 administrativos, los mismos que trabajan orientados
hacia el logro de un solo objetivo que es el de obtener utilidad a través de la
satisfacción al cliente. Es por ello que se visualiza la voluntad de cada miembro
para tomar en consideración cada uno de los aspectos que constan en la propuesta,
ya que esto contribuirá a alcanzar el objetivo que persiguen día a día el cual se
mencionó anteriormente.
6.5.2 Política
La propuesta es viable porque cada vez siguen incrementándose escuelas públicas
y privadas, por lo que necesitan satisfacer sus necesidades estudiantiles, y una
buena administración de la Librería y Papelería ABC, pueden lograr esto.
78
6.5.3 Factibilidad económica:
La Librería y Papelería ABC, cuenta con los recursos económicos necesarios para
ejecutar la propuesta presentada, ya que actualmente factura 200.000 USD en el
año, lo que quiere decir que la empresa obtiene utilidades altas y puede cubrir su
costo, además con su aplicación podría mejorar los resultados económicos.
6.5.5 Factibilidad tecnológica
La Librería y Papelería ABC, cuenta con los equipos necesarios para el diseño y la
implementación del Modelo de Gestión de inventarios que permitirá mejorar el
sistema de información y la toma de decisiones a través del diseño de
procedimientos, documentos de control y el cuadro de mando integral.
6.6 Fundamentación científico técnica
6.6.1 Sistema de información de marketing
6.6.1.1 Sistema de información de marketing
El Sistema de información de marketing (SIM en sus siglas en español; MIS en
sus siglas en inglés) Según (PEREZ, Enrique; CASTRO, Juan; CÓRDOVA,
Victor; QUISMALÍN, Mauricio; MORENO, Klever, 2013, pág. 114) comenta
que: “Consiste en personas, equipos, y procedimiento que recopilan, clasifican,
analizan, evalúan, y distribuyen oportunamente la información exacta, necesaria
para la toma de decisiones de marketing.”
Argumenta (GARMENDIA, Fermín; SERNA, Jhon, 2010, pág. 20) que el
sistema de información de marketing es una escritura estable y orientada al futuro,
cuya finalidad es generar, procesar, almacenar y más tarde recuperar información
para contribuir a la toma de decisiones en un programa de marketing.
Pero (GARCÍA, María , 2010, pág. 139)El Mis constituye en este sentido la
espina dorsal de la gestión de marketing, ya que a él le corresponde la compleja
tarea de establecer que información se necesita para la gestión de la organización,
cómo diseñar el proceso de obtención de la información y establecer vías que
79
permitan un acceso rápido y sencillo por parte de los responsables que participen
en los distintos procesos de gestión.
6.6.1.2 Fuentes de información
(PEREZ, Enrique; CASTRO, Juan; CÓRDOVA, Victor; QUISMALÍN,
Mauricio; MORENO, Klever, 2013, pág. 115)Son aquellos lugares o elementos
de los que se puede obtener los datos o información necesarios para la realización
de una investigación de marketing.
Por la naturaleza de la fuente, se distingue aquella primaria lo extraída y
elaborada exprofeso para el estudio o análisis en curso, de que la secundaria o
elaborada con anterioridad para satisfacer propósitos genéricos u otros propósitos
distintos a los del estudio o análisis en curso.
6.6.1.3 Almacén de datos
El almacén de datos (PEREZ, Enrique; CASTRO, Juan; CÓRDOVA, Victor;
QUISMALÍN, Mauricio; MORENO, Klever, 2013, pág. 116) ilustra que, en
esencia busca transformar los datos en información para la toma de decisiones
táctiles y estratégicas constituye la base sobre la que se cimenta el Sistema de
Información de marketing, el cual a su vez, se yergue como el instrumento
fundamental para el sostenimiento y fortalecimiento de la posición competitiva de
la organización. Para verificarlo, baste revisar su aportación a las cinco fuerzas
competitivas de Porter.
6.6.1.4 Base de Datos
Las bases de datos (PEREZ, Enrique; CASTRO, Juan; CÓRDOVA, Victor;
QUISMALÍN, Mauricio; MORENO, Klever, 2013, pág. 124) son el principal y
más idóneo soporte de los Sistemas de Información para Ejecutivos,
representando una evolución del soporte por antonomasia: las hojas electrónicas
de cálculo. Si bien no muestran grandes diferencias en cuanto a facilidades
graficas de representación de la información y potencia de manipulación de los
80
datos, agregan a esta una base común y procedimientos predefinidos y conocidos,
a la vez que incorporan facilidades de trabajo en batch programado o por hornadas
que a la vez que alejan el riesgo de afectación sobre los sistemas de misión crítica:
minimizando los tiempos de respuesta para el análisis o usuario de la información,
al haber calculado y preparado la información con anterioridad a su visualización.
Argumenta (GARCÍA, María , 2010, pág. 142) que: el denominado marketing
de bases de datos responde al proceso de organización de información de los
clientes en bases de datos que permitan la accesibilidad de los interesados
(gestores de marketing) a esta y su transformación en conocimiento útil para la
gestión.
6.6.2 Inventarios
6.6.2.1 Sistema de inventarios de revisión contínua
En este sistema se mantiene un registro de las existencias disponibles para cada
articulo. Cuando las existencias descienden hasta lel demoninado punto de pedido
o punto de reorden, se coloca una orden para reponer el inventari. Esta orden
consiste en una cantidad fija de material que minimiza los costos totales de
inventario. La principal ventaja de este sistema reside en que en todo momento se
conoce el estado del inventariol. Esto es especialmente importante para los
suministros criticos de la empresa, tales como las materias primas. Sin embargo,
el costo generado por la revision constante del inventario. (Guerrero, 2009, pág.
100)
Tal como se observa en la figura 3.1 se colloca una orden de compra justo en el
momento en que el inventario llega al punto de pedido (PP), con un tiempo de
antelacion (en ala figura denominado TA, tiempo de anticipacion); y una vez
transcurrido ese tiempo, si se da la llegada real del pedido.
81
Gráfico Nº26: Sistema de inventario
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
6.6.2.2 Demanda variable y tiempo de anticipación
Argumenta (Guerrero, 2009, pág. 101) que. Para este tipo de problemas se
supone que la demanda no es deterministica (constante) sino que por el contrario
poseen una distribución empírica de probabilidad, lo cual hace que en cualquier
período de tiempo se pueda presentar cualquier demanda. El tiempo de
anticipación para esta alternativa se es constante; es decir que se conoce con
exactitud cuanto tiempo demora el proveedor en entrega de un pedido.
6.6.2.3 Demanda constante y tiempo de anticipacion variable
Según (Guerrero, 2009, pág. 107), En este caso se interviene la información
respecto de la alternativa anterior; en este item la demanda es determinística
(constante a través del tiempo) y el aspecto probabilísticolo comforma el tiempo
de anticipación , el cual ya no es fijo.
6.6.2.4 Demanda variable y tiempo de anticipacion variable
Para (Guerrero, 2009, pág. 111), esta alternativa el procedimiento se hace mas
largo y dispendioso, ya que tanto la demanda como el tiempo de anticipación son
variables, lo que indica que juntos son de tipo probabilistico.
82
6.6.2.5 Sistema de inventarios de revisión periódica
Comenta (Guerrero, 2009, pág. 117) que, Para este sistema, el nivel o cantidad a
pedir se cuantifica periodicamente (no hay una cantidad fija de pedido), es decir
que se realiza por ejemplo cada cada semana, al final de mes, cada 3 semanas. A
este tiempo que se estipula dependencia a la información específica se le llama
intervalo entre pedidos y en este sistema es lo que permanece fijo. Una vez hecha
la revisión correspondiente, se hace un pedido por la cantidad de material
necesario para hacer que el inventario vuelva a su nivel deseado. El costo de
revisión del sistema es reducido, porque no se revisan las existencias entre la
colocación de dos pedidos. Sin embargo, al estar realizando revisiones periódicas
el control sobre los niveles de eistencias es mucho menor; por lo tanto no se
recomienda para productos o partes críticas de la producción. Ahora, el empleo de
este sistema conduce a que se alcancen niveles de inventario mas elevados, con el
consiguiente incremento en el costo.
En la figura 3.2 se puede observar que ya no hay un punto fijo del inventario
(punto de pedido), sino un intervalo entre pedidos fijo y constante a tarvés de todo
el horizonte de planeación. Obiamente, los pedidos en este sistema, al igual que el
anterior, también llegan transcurrido un tiempo de anticipación (TA).
Gráfico Nº27: Revisión periódica
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
83
6.6.2.6 Demanda variable y tiempo de anticipación constante
(Guerrero, 2009, pág. 118) Las condiciones para esta alternativa son las mismas
que se mencionaron en el sistema de revisión continua, por lo tanto no se
mencionan en este apartado.
6.6.2.7 Demanda constante y tiempo de anticipación variable
(Guerrero, 2009, pág. 123) Las condiciones de esra alternativa son las mismas
que se mencionaron en sistena de revición continua, por lo tanto no se mencionan
en este apartado.
6.6.2.8 Demanda variable y tiempo de anticipación variable
(Guerrero, 2009, pág. 127) Las condiciones de esta alternativa son muy similares
al modelo revisión continua, siento esta mucho mas engorrosa debido a que en los
cálculos se involucra el intervalo entre pedidos.
6.6.2.9 Sistemas de inventarios con distribuciones teóricas
(Guerrero, 2009, pág. 134) En los ejemplos de sistemas de inventarios tratados
se tomaron distribuciones de probabilidad empírica y como se pudo observar en
algunos casos hubo dificultades de cálculo. Es posiblre que dicas distribuciones se
puedan ajustar a una determinada distribución teórica tal como la distribución
normal, poison o exponencial, entre otras.
84
6.7 Metodología – Modelo Operativo
Gráfico N°28: Modelo Grafico de la propuesta
Elaborado por: David Cevallos
FASE 1.-
Planteamiento de los
Procedimientos
FASE 2.- Diseño de
Documentos de
Control
FASE 3.-
Elaboración del
Cuadro de Mando
Integral
Compra de Mercadería
Recepción y Almacenamiento
Venta y Servicio al cliente
MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS
PARA MEJORAR EL SISTEMA DE
INFORMACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES
EN LA LIBRERÍA Y PAPELERÍA ABC
85
MODELO DE GESTIÓN
DE INVENTARIOS PARA
MEJORAR EL SISTEMA
DE INFORMACIÓN Y LA
TOMA DE DECISIONES
MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA MEJORAR
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES
86
FASE 1.- Planteamiento de los Procedimientos
1. Compra de Mercadería
La compra de mercadería se refiere al proceso de adquisición que la empresa
realiza con la finalidad de aprovisionarse de stock y satisfacer las necesidades de
sus clientes.
1.1 Estrategias
Solicitar proformas a los proveedores.
Acordar precios convenientes con los proveedores.
Solicitar excelente calidad en el producto.
Adquirir productos solo si tienen garantía.
1.2 Políticas
La Compra de mercaderías debe realizarse únicamente si es autorizada por
gerencia.
Es un requisito indispensable fijarse en las cantidades mínimas y máximas
para realizar la nota de requisición.
Toda adquisición debe estar respaldada con una orden de requisición.
La adquisición de la mercadería debe ser registrada en el momento de su
ocurrencia.
1.3 Procedimientos
Para realizar la compra de mercadería en la empresa se deberán realizar los
siguientes procedimientos:
MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA MEJORAR
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES
87
Tabla Nº28: Procedimientos en bodega
N° RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1 Bodeguero
Verifica las existencias de los productos y de
encontrarse en la cantidad mínima, emite orden de
requisición a Gerencia
2 Gerencia
Recibe la orden de requisición y verifica que
efectivamente se necesite comprar los productos, y
autoriza su compra
3 Gerencia
Llena una Nota de pedido y realiza el pedido de los
productos vía telefónica y la confirma enviando el
listado de los productos mediante fax
4 Proveedor Recibe Nota de pedido, verifica la existencia de los
productos e informa a la empresa si existe un faltante
5 Proveedor Factura, e informa a la empresa la fecha y hora de
llegada del pedido
6 Gerencia Acepta o rechaza los términos e informa al
responsable acerca del pedido
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA MEJORAR
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES
88
1.4 Flujograma
BODEGA GERENCIA PROVEEDOR
INICIO
1
Revisa las
cantidades de los
productos y emite
orden de requisición
2 Recibe Documento y
verifica que
realmente se
agotaron los
productos
Orden de
requisición
3
Autoriza y realiza el
pedido vía telefónica
y fax
Nota de pedido
4 Recibe Pedido y
verifica la
disponibilidad de los
productos
Orden de requisición
Acepta o rechaza los
términos e informa
al responsable sobre
la llegada del pedido
7
Nota de pedido
NO
SI
5 Informa que no
dispone de los
productos y se
cancela el
pedido
6
Factura e informa a
gerencia la fecha de
entrega del pedido
FIN
Gráfico Nº29: Flujograma
Fuente: Investigación de campo
MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA MEJORAR
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES
89
1.5 Modelo de Mínimos y Máximos para realizar los pedidos
Para este punto se considera importante emplear el modelo de cantidad
Económica de pedido ya que según (Barreno, 2012, pág. 12), “es una herramienta
que permite controlar los inventarios, mediante el equilibrio entre los gatos el
costo por mantenimiento de los productos y los gastos por ordenarlos, para lo cual
se debe utilizar fórmulas matemáticas porque con la aplicación de estas se podrán
obtener cantidad mínimas y máximas recomendables para tener un producto en la
empresa que no genere costos altos”. Es por ello que en la Librería Y Papelería
ABC, la aplicación de este modelo será de gran ayuda porque ayudará a que no se
incrementen los costos de los productos por su almacenamiento y que el
consumidor se sienta insatisfecho.
Las fórmulas que se utilizan para su cálculo son las siguientes:
Tabla Nº29: Modelos de mínimos y máximos
FÓRMULA DESCRIPCIÓN
EOQ = √ 2DS
H Cantidad económica de pedido
N = D
EOQ Cantidad de ordenes
T = TWD
N Tiempo entre ordenes
d = D
TWD Demanda diaria
ROP = d * LT Punto de reordenar
Q = EOQ
2 Inventario promedio anual
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA MEJORAR
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES
90
Dónde:
Q= Cantidad de inventario promedio
D= Demanda anual
S= Costo de ordenar
H= Costo asociado a mantener una unidad en inventario en un año
ROP= Punto de reordenar
D= Demanda diaria
TWD= Total días de trabajo
LT= Tiempo de espera
N= Cantidad de ordenes anuales
T= Tiempo que pasa al consumir todo el inventario
Para mejor entendimiento de la aplicación de las fórmulas se presenta a
continuación la aplicación del modelo para lo cual utilizaremos los datos
referentes a los esferos bic que son los que más alta rotación tienen en la Librería
ABC así:
A) Demanda anual del producto= 20360 unidades
B) Costo de ordenar.- El costo de ordenar es la suma de todos los rubros que
intervienen en el momento de realizar el pedido. Para obtener este costo se
debe utilizar la siguiente fórmula:
El costo de ordenar se obtiene de sumar los siguientes rubros:
Tabla Nº30: Costos ordenados de rubros
DESCRIPCIÓN VALOR
Sueldo de personal encargado de realizar pedidos $5.400,00
Teléfono $ 600,00
Transporte $ 120,00
TOTAL $ 6120,00
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA MEJORAR
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES
91
Aplicando la fórmula:
Costo de ordenar = 1,50
C) Costo de Almacenamiento.- Este costo se refiere a lo que cuesta mantener el
producto en la bodega de la empresa, Para obtener este costo se debe aplicar la
siguiente fórmula:
El costo de almacenamiento se obtiene de sumar los siguientes rubros:
Tabla Nº31: Costos de almacenamiento
DETALLE RUBROS
Sueldo de personal bodega $4.560,00
Depreciación Computadora $ 396,00
Arriendo $6.000,00
TOTAL $10.956,00
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Aplicando la fórmula:
Costo de Almacenamiento= 0,09
D) Días de trabajo= 365 días
E) Tiempo que tarda el pedido= 3 días
MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA MEJORAR
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES
92
Resultado de la aplicación del modelo
Una vez obtenidos los datos anteriores se procede a aplicar las formulas anteriormente citadas así:
Tabla Nº32: Resultado del modelo
NOMBRE FÓRMULA RESULTADO INTERPRETACIÓN
Cantidad Económica de
Pedido EOQ= √ 2DS EOQ= √ 2(20360)(1,50)
= 2.746
Se deben ordenar 2.746 esferos bic
H 0,09 cada vez que se realice el pedido
Cantidad de ordenes N= D N= 20360
= 7
Se deben realizar 7 pedidos en el
EOQ 2746 año
Tiempo entre ordenes T= TWD T= 365
= 52
Se debe realizar los pedidos cada
N 7 52 días
Demanda diaria d= D d= 20360
= 56
Se venden diariamente 56 esferos
TWD 365
bic
Cuando el inventario llegue a 167
Cantidad mínima para
ordenar ROP= d * LT ROP= 56 * 3
= 167 unidades se debe realizar el pedido
Inventario promedio anual Q= EOQ Q= 2746
1.373 El inventario promedio anual es de
2
2
= 1373 unidades Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA MEJORAR
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES
93
2. Recepción
Esta actividad se refiere al conjunto de actividades encaminadas a verificar
que los productos que se están recibiendo coincidan con la cantidad, calidad y
precio del pedido que se realizó.
2.1 Estrategias
Comprobar la entrada de los productos con el documento de pedido
Revisar el estado de los productos
Solicitar que se cambien los productos que se encuentren en mal estado
2.2 Políticas
Nombrar a una persona responsable de la recepción de la mercadería
Destinar un espacio en la empresa que sirva solo para recibir la mercadería
Se debe llenar una nota de ingreso por la recepción de la mercadería
El encargado de la recepción de la mercadería deberá ingresar la
mercadería al sistema
Es obligatorio imprimir los códigos de barra de los productos
Así también es de carácter obligatorio colocar los códigos en los productos
2.3 Procedimientos
Para realizar la recepción de la mercadería, se deberán realizar los siguientes
procedimientos:
MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA MEJORAR
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES
94
Tabla Nº33: Procedimiento de recepción
N° RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1 Bodeguero Espera la llegada del pedido según el día y la hora
que le informó gerencia
2 Proveedor Descarga la mercadería y le entrega la factura al
bodeguero para su correspondiente verificación
3 Bodeguero Verifica la cantidad, precio y calidad de los
productos con la factura
4 Bodeguero
Si está conforme con el pedido recibe la totalidad de
la mercadería y llena una Nota de Ingreso, de los
contrario realiza una Nota de inconformidad con el
pedido y la da al proveedor para que se realicen los
cambios respectivos pudiendo ser en: precio,
cantidad o calidad
5 Proveedor
Recibe la Nota de inconformidad y realiza las
correcciones correspondientes a calidad, precio o
cantidad
6 Bodeguero Registra la mercadería en el sistema de la empresa
7 Bodeguero Imprime los códigos de barra y los coloca en cada
uno de los artículos
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA MEJORAR
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES
95
2.4 Flujograma
BODEGUERO PROVEEDOR
Está todo bien llena
una nota de ingreso
de los productos
Ingresa los artículos
al sistema
Imprime los códigos
de barra y los coloca
en los artículos
Recibe el
documento y
realiza las
correcciones
respectivas y se
reinicia el proceso
Nota de
inconformidad
INICIO
1
Espera
pendiente la
llegada de la
mercadería
2
Descarga la
mercadería y
entrega la
factura al
bodeguero
Factura
3
Llena Nota de
inconformidad
y la envía al
proveedor
Nota de
inconformida
6
Recibe la factura y
revisa la cantidad,
precio y calidad de
los productos
6
Factura
NO
SI
4 5
FIN
7
8
Gráfico Nº30: Flujograma
Fuente: Investigación de campo
MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA MEJORAR
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES
96
2.5 Códigos de barra en los Productos
La Librería y Papelería “ABC” actualmente utiliza sistema contable “APS” el
cual entre sus varias funciones permite codificar los artículos utilizando códigos
de barras que son un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y
espaciado que contienen información que permite reconocer rápidamente un
artículo de forma única y rápida, para imprimir estos códigos se deben seguir los
siguientes procedimientos:
1. Acceder al Sistema “APS” el cual solicitará nombre de usuario y contraseña
2. Ingresar el usuario y la contraseña que ha sido entregada y autorizada por
gerencia
3. Se deberá ingresar al módulo inventarios
4. Elegir la opción ingreso de mercaderías
5. Ingresar cada producto y al costado superior elegir la opción “Ingreso código”
el código deberá ser ingresado de acuerdo a la descripción de cada artículo.
Para mejor comprensión se cita a continuación un ejemplo:
Artículo: Esfero Bic Punta Fina
Código Propuesto: EBPF-005-002, este consta de la iniciales del su
nombre “ Esfero Bic Punta Fina” (EBPF); el número de artículo según
orden alfabético: 005; y el número de la estantería en donde está su
ubicación: 002
3. Almacenamiento
Esta actividad se refiere al conjunto de procesos que se realizan para guardar
y custodiar los productos que se comercializan en la empresa, con la finalidad
de mantenerlos en un óptimo estado.
MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA MEJORAR
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES
97
3.1 Estrategias
Colocar los artículos de tal manera que se puedan localizar con el uso
mínimo de tiempo
Ordenar los productos según corresponda sus características, fragilidad,
volumen, rotación, etc.
3.2 Políticas
Nombrar a una persona responsable de la custodia de la mercadería
Antes de almacenar los productos verificar que el espacio sea el adecuado
en cuanto a condiciones de temperatura y seguridad
Colocar la totalidad de los productos en las estanterías, se prohíbe dejarlas
en los cartones a no ser que su presentación lo requiera
Revisar que todos los productos estén con el código de barras
3.3 Procedimientos
Para realizar el almacenamiento de la mercadería, se deberán realizar los
siguientes procedimientos:
Tabla Nº34: Procedimiento del almacenamiento
N° RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1 Bodeguero Clasifica los artículos según su naturaleza y verifica
que en todos este colocado el código de barras
2 Bodeguero
Identifica las estanterías en donde se encuentra la
familia de estos productos y los coloca de manera
ordenada, dejando los anteriores al frente y los recién
adquiridos en la parte de atrás
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA MEJORAR
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES
98
3.4 Flujograma
Boguero
3.5 Espacio adecuado
Se debe seleccionar un espacio adecuado y condicionado para almacenar los
productos con la finalidad de que no sufran ningún deterioro o daño que los pueda
dejar obsoletos y crear pérdidas económicas a la empresa, para crear este espacio
la Librería y Papelería ABC deberá tomar en cuenta lo siguiente:
Que el espacio destinado para el almacenaje de los productos no se interrumpa
el paso de las personas que laboran en la empresa o de aquellas que se acercan
a comprar, es decir este espacio debe ser independiente y separada de todas las
áreas que existen en la empresa
Se debe comprobar que el espacio en donde se va a ubicar la mercadería no
tenga humedad, goteras o situaciones que afecten directamente con el buen
estado de los productos
Clasifica Los artículos según
su naturaleza y verifica que
todos este con el código de
barras
INICIO
1
FIN
2
Identifica las estanterías
y los coloca de forma
ordenada
Gráfico Nº31: Flujograma
Fuente: Investigación de campo
MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA MEJORAR
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES
99
El espacio debe contar con las estanterías suficientes para que todos los
productos estén en el lugar que les corresponde y de manera ordenada
La ubicación de las estanterías deben estar colocadas a una distancia que
permita ingresar a una persona para el ordenamiento de los productos
Las estanterías no deben ser muy altas con la finalidad de que se puedan
almacenar los productos facialmente y que la persona que realiza esta
actividad no sufra ningún accidente.
3.6 Localización de los productos
Al momento de ordenar los productos en las estanterías es recomendable que se lo
haga por secciones, para lo cual es importante tomar en cuenta lo siguiente:
Productos de alta rotación, son aquellos que tienen un ritmo elevado de
entradas y salidas, por lo que ayudan a generar utilidades altas en la empresa
Volumen y peso del producto, en lo que se refiere al tamaño o volumen estos
productos ocupan mayor espacio en las estanterías por lo que deben ser
colocados en las estanterías de la parte de atrás pues así no se impide la
visibilidad de los productos de menor tamaño, y en lo que se refiere al peso
pues los artículos deberán ser colocados en la parte de abajo de las estanterías
pues con un gran peso podría colapsar la estantería y ocasionar daños a los
otros productos lo que resultaría perdidas económicas para la empresa.
Empaquetado (Unidades, cajas), el empaquetado influye mucho al momento
de almacenar pues los productos que están de manera independiente necesitan
ser colocados en recipientes con la finalidad de que no sufran ningún daño,
mientras que los productos que se encuentran en cajas no necesitan de un
recipiente adicional porque están protegidos por su empaque.
Fragilidad, existen productos que son delicados y que pueden romperse al
menor descuido por lo que se les debe ubicar en estanterías donde no se
MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA MEJORAR
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES
100
encuentre el vendedor constantemente cogiendo los productos para la venta,
sino en aquellas estanterías en donde no se circule con frecuencia o donde
están ubicados los productos que son de baja rotación
Resistencia de apilación, se debe estar seguro al momento de ordenar los
productos que al colocar un producto sobre otro, el empaque tenga la
resistencia necesaria para no afectar al producto que se encuentra al inicio por
el peso de los que están encima de él.
Peligrosidad, se debe tomar en cuenta al momento de ordenar los productos si
alguno de ellos contiene un componente inflamable con la finalidad de
colocarlo bajo las normas ambientales que proporcione seguridad tanto a las
personas que laboran en la empresa como a su infraestructura.
Condiciones ambientales requeridas, se debe revisar las condiciones
ambientales que recomienda el fabricante del producto con la finalidad de
almacenarlos de acuerdo a ello para que no sufra ningún daño.
3.7 Mueble a utilizar
Los muebles recomendables para almacenar los productos en la Librería y
Papelería ABC son las estanterías que son muebles con tablas horizontales que
por su modelo permiten almacenar gran cantidad de productos de manera
ordenada, la ubicación de estos muebles debe ser de tal manera que no se
desperdicie espacio, únicamente dejando pasajes entre una estantería y otra para
que la persona que ordena los productos pueda circular.
4. Ventas
Esta actividad se refiere al conjunto de pasos que realiza el vendedor para lograr
que un comprador adquiera uno o varios productos que ofrece la empresa.
MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA MEJORAR
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES
101
4.1 Estrategias
Colocar los artículos de manera visible al consumidor.
La decoración y presentación de los productos debe ser llamativa e
interesante.
4.2 Políticas
Las ventas se realizarán al contado y crédito.
Todo crédito debe ser autorizado únicamente por gerencia .
El tiempo del crédito no podrá exceder los 30 días.
Solo se aceptaran devoluciones de la mercadería dentro de las 48 horas
posteriores a su venta.
4.3 Procedimientos
Para realizar la venta de la mercadería, se deberán realizar los siguientes
procedimientos:
Tabla Nº35: Procedimiento de ventas
N° RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1 Vendedor Saluda amablemente a la persona que se ha acercado
a comprar
2 Cliente Solicita al vendedor el producto que desea adquirir
3 Vendedor Verifica la existencia del producto e informa al
cliente si dispone del producto o no
4 Vendedor De existir el producto lo muestra al cliente
5 Cliente Decide comprar o no el producto
6 Vendedor Si el cliente ha decidido comprar, emite factura y la
entrega al cliente para que cancele en caja
7 Cliente Cancela y recibe el producto que adquirió
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
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102
4.4 Flujograma
VENDEDOR CLIENTE
Decide comprar
o no el
producto
Muestra el producto
al cliente
Emite la factura y le
entrega al cliente
Recibe la factura,
cancela y recibe
el o los productos
que adquirió
INICIO
1
Saluda al cliente
que se acercó al
almacén
2
Solicita el
producto que
desea adquirir
Factura
3
Informa al cliente
que no dispone del
producto
6
Verifica la
existencia del
producto
5
Factura
NO
SI
4
FIN
7
8
Gráfico Nº32: Flujograma
Fuente: Investigación de campo
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EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES
103
5. Servicio al Cliente
El servicio al cliente se refiere a todas las actividades que realiza cada una de las
personas que trabaja en la Librería y Papelería ABC para estar en contacto con
los clientes y generar en ellos un nivel de satisfacción
La satisfacción al cliente es un objetivo primordial en toda empresa, porque se
considera que un cliente satisfecho siempre regresa a comprar y recomienda a
otros para que adquieran los productos que se comercializan en determinada
empresa, y esto garantiza la permanencia de la empresa en el mercado por la
rentabilidad económica que obtiene.
5.1 Estrategias
Hacer que el cliente se sienta satisfecho dándole una acertada atención
Preparar continuamente a los vendedores en atención al cliente
5.2 Políticas
Atender con amabilidad al cliente, para esto se debe escuchar al cliente de
forma atenta y cordial, porque cuando el cliente se siente escuchado, se siente
valorado e importante, además la habilidad para hacer las preguntas hace una
atención ágil y acertada
Llevar un registro actualizado de los clientes, esto permitirá informar a los
clientes sobre promociones y descuentos y realizar un servicio postventa que
es muy importante al momento de satisfacer las necesidades de los clientes
Dotar a la empresa de un buzón de quejas y sugerencias que permita conocer
cómo se siente el cliente en cuanto a la atención que recibió
Revisar constantemente el buzón de quejas para tomar las medidas correctivas
necesarias a tiempo
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EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES
104
6. Registro contable
El registro contable se refiere a los asientos contables de las entradas y salidas de
los inventarios, estos se deben realizar en el sistema contable que dispone la
entidad denominado “APS” el cual es confiable y permitirá obtener información
verídica.
El sistema bajo el cual se registrarán los inventarios deberá ser el permanente,
pues este permite utilizar un método de valoración de inventarios con el cual se
obtendrá el costo de venta actualizado y a todo momento, no se tendrá que esperar
al fin del año para conocerlo.
6.1 Estrategias
Utilizar el sistema contable para el registro de las transacciones
Registrar las transacciones de manera oportuna
6.2 Políticas
Las entradas y salidas de la mercadería se registrarán bajo el sistema
permanente.
El Método de valoración para los inventarios será el promedio ponderado.
Para la determinación del costo se deberá adicionar el gasto por transporte
que se incurrió en la adquisición.
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EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES
105
6.3 Modelos de asientos contables (Sistema Permanente)
6.3.1 Compra de mercadería en efectivo
Tabla Nº36: Compra de mercadería en efectivo
GRUPO DETALLE PARCIAL DEBE HABER
Activo
Activo
Inventario de Mercaderías
Esferos big color azul
Marcadores punta gruesa
Caja/ Bancos
P/R la F/C N°00345, pagada
en efectivo o con Ch. N°7654
xx
xx
xxx
xxx
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
6.3.2 Compra de mercadería a crédito
Tabla Nº37: Compra de mercadería a crédito
GRUPO DETALLE PARCIAL DEBE HABER
Activo
Pasivo
Inventario de Mercaderías
Esferos big color azul
Marcadores punta gruesa
Proveedores
P/R la F/C N°00345, a
crédito 30 días plazo
xx
xx
xxx
xxx
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
6.3.3 Devolución de la Compra en efectivo
Tabla Nº38: Devolución de la Compra en efectivo
GRUPO DETALLE PARCIAL DEBE HABER
Activo
Activo
Caja/ Bancos
Inventario de Mercaderías
Esferos big color azul
Marcadores punta gruesa
P/R la devolución de la F/C
N°00345
xx
xx
xxx
xxx
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
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106
6.3.4 Devolución de la Compra a Crédito
Tabla Nº39: Devolución de la Compra a crédito
GRUPO DETALLE PARCIAL DEBE HABER
Pasivo
Activo
Proveedores
Inventario de Mercaderías
Esferos big color azul
Marcadores punta gruesa
P/R la devolución de la F/C
N°00345
xx
xx
xxx
xxx
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
6.3.5 Venta de Mercadería en efectivo
Tabla Nº40: Venta de mercadería en efectivo
GRUPO DETALLE PARCIAL DEBE HABER
Activo
Ingresos
Caja
Ventas
Esferos big color azul
Marcadores punta gruesa
P/R la F/V N°0001 en
efectivo
xx
xx
xxx
xxx
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
6.3.6 Venta de Mercadería a Crédito
Tabla Nº41: Venta de mercadería a crédito
GRUPO DETALLE PARCIAL DEBE HABER
Activo
Ingresos
Clientes
Ventas
Esferos big color azul
Marcadores punta gruesa
P/R la F/V N°0001 a crédito
30 días plazo
xx
xx
xxx
xxx
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
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107
6.3.7 Registro del costo de ventas
Tabla Nº42: Costo de Ventas
GRUPO DETALLE PARCIAL DEBE HABER
Costos
Activo
Costo de Ventas
Inventario de mercaderías
Esferos big color azul
Marcadores punta gruesa
P/R el costo de ventas de la
F/V N°0001
xx
xx
xxx
xxx
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
6.3.8 Devolución de la Venta de Mercadería en efectivo
Tabla Nº43: Devolución de la venta en efectivo
GRUPO DETALLE PARCIAL DEBE HABER
Ingresos
Activo
Ventas
Esferos big color azul
Marcadores punta gruesa
Caja
P/R la devolución de la F/V
N°0001 en efectivo
xx
xx
xxx
xxx
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
6.3.9 Devolución de la Venta de Mercadería a crédito
Tabla Nº44: Devolución de la venta a crédito
GRUPO DETALLE PARCIAL DEBE HABER
Ingresos
Activo
Ventas
Esferos big color azul
Marcadores punta gruesa
Clientes
P/R la devolución de la F/V
N°0001 a crédito
xx
xx
xxx
xxx
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
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108
6.3.10 Registro de costo de Venta por la devolución
Tabla Nº45: Costo de venta en devolución
GRUPO DETALLE PARCIAL DEBE HABER
Ingresos
Costos
Inventario de mercaderías
Esferos big color azul
Marcadores punta gruesa
Costo de ventas
P/R el costo de ventas de la
devolución de la F/V N°0001
xx
xx
xxx
xxx
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
6.4 Fórmula para el Cálculo del costo de venta real de los productos
El costo de ventas es el valor que le cuesta a la empresa el producto, para que este
sea exacto se le debe sumar todos aquellos gastos o desembolsos que se realizaron
hasta que los productos lleguen al almacén, en el caso de la Librería y Papelería
“ABC” el gasto adicional que se realiza es el de transporte, por lo cual el costo se
debe calcular de la siguiente manera:
Por ejemplo: la empresa compra 100 libros de inglés los cuales tienen un precio
de compra de 15,00 dólares y se pagó por transporte el valor de $4,00; lo que
quiere decir que cada libro tiene un costo adicional de 0,04 ctvs. por transporte
aplicando la fórmula sería:
6.5 Método de valoración de inventarios Promedio Ponderado
Se considera que el método promedio ponderado es el más apropiado para que
aplique la Librería y papelería ABC por su facilidad para aplícalo y porque la
empresa no ofrece productos perecibles por lo que resulta apta su aplicación.
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109
Este método consiste en determinar un costo promedio, este se obtiene sumando
los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para
luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo
tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra. El valor por costo
de las ventas o devoluciones corresponde al que se vendieron o se dieron salida.
Para su mejor entendimiento a continuación se muestra un ejemplo:
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110
01/11/2014: Se compra según F/N° 1234; 100 libros de inglés cuyo costo después de haber aplicado la fórmula del costo de
ventas es de 15,04
01/11/2014: Se compra según F/N° 1553; Se compra 80 libros de inglés cuyo costo después de haber aplicado la fórmula del
costo de ventas es de 15,00
01/11/2014: Se vende según F/N° 001; 100 libros de inglés
Tabla Nº46: Ejemplo método de valoración promedio ponderado
TARJETA DE CONTROL KARDEX Artículo: Libros de inglés
Cant. Máxima: 350
Cant. Minima: 50
FECHA DETALLE
ENTRADAS SALIDAS SALDO
Cantidad
Costo
Unitario Costo Total Cantidad
Costo
Unitario Costo Total Cantidad
Costo
Unitario Costo Total
01/11/2014 F/C N°1234 100 15,04 1504 100 15,04 1504
10/11/2014 F/C N°1553 100 15,00 1500 200 15,02 3004
15/11/2014 F/V N°001 100 15,02 1502 100 15,02 1502 Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
111
Fase 2.- Diseño de Documentos de Control
Los documentos de control, son aquellos que se utilizan para información de la
gerencia y contabilidad, con la finalidad de tener constancia de la transacción que
se realizó en la institución, lo que permitirá encontrar al responsable fácilmente de
existir anomalías.
Para el caso de la Librería y Papelería ABC se considera necesario la aplicación
de los siguientes formatos de documentos:
Orden de Requisición
Es un documento que se utilizará el momento en que el bodeguero identifique la
falta de uno o varios productos, para lo cual emitirá este documento a gerencia,
para lo cual este último deberá comprobar que efectivamente se requieren esos
productos en la empresa y autorizará su compra, el modelo diseñado es el
siguiente:
112
Gráfico Nº33: Orden de Requisición
Fuente: Investigación de campo
Nota de Pedido
Este documento utilizará gerencia para realizar el pedido al proveedor mediante
fax, con lo cual se tendrá constancia de que se realizó el pedido, el modelo a
utilizar será el siguiente:
N°000
FECHA: __________________________________
OBSERBACIÓN:_____________________________________________________
CANTIDAD V. UNITARIO
BODEGAGERENTE
LIBRERÍA Y PAPELERÍA "ABC"
Ambato - Ecuador
ORDEN DE REQUISICIÓN
CONCEPTO TOTAL
Casti l lo 2-66 y Rocafuerte esq.
113
Gráfico Nº34: Nota de pedido
Fuente: Investigación de campo
Nota de Ingreso
Este documento se utilizará para registrar la entrada de la mercadería a bodega,
esto permitirá comparar la factura de compra con este documento y verificar si
realmente ingreso la totalidad de la mercadería a la empresa. El modelo que se
deberá utilizar es el siguiente:
N°000
FECHA: __________________________________
NOMBRE PROVEEDOR: ____________________________________________
CANTIDAD V. UNITARIO
LIBRERÍA "ABC" PROVEEDOR
LIBRERÍA Y PAPELERÍA "ABC"
Ambato - Ecuador
NOTA DE PEDIDO
CONCEPTO TOTAL
Casti l lo 2-66 y Rocafuerte esq.
114
Gráfico Nº35: Ingresos de productos
Fuente: Investigación de campo
Nota de Inconformidad
Este documento se diseñó con la finalidad de tener un respaldo de que se informó
al proveedor sobre anomalías en los productos que entrego a la empresa, lo que le
obliga al proveedor a cambiar los productos si fuera por calidad y desperfectos o a
sustituir la factura si se tratara de errores en los datos que esta contiene. El
formato a utilizar es el siguiente:
N°000
Factura N° _______________________ FECHA______________________
Proveedor: _______________________
CANTIDAD V. UNITARIO
TOTAL
BODEGA PROVEEDOR
LIBRERÍA Y PAPELERÍA "ABC"
Ambato - Ecuador
NOTA DE INGRESO DE PRODUCTOS
Castillo 2-66 y Rocafueste esq.
CONCEPTO TOTAL
115
N°000
Exclente
Buena
Regular
Mala
Castillo 2-66 y Rocafuerte esq.
LIBRERÍA Y PAPELERÍA "ABC"
Ambato - Ecuador
CALIFICACIÓN DE ATENCIÓN AL CLIENTE
¿Cómo fue la atención?
Gráfico Nº36: Nota de inconformidad
Fuente: Investigación de campo
Calificación de atención al cliente
Este documento se diseñó con la finalidad de que la empresa conozca si el cliente
está satisfecho o no. El formato a utilizar es el siguiente:
Gráfico Nº37: Calificación de atención al cliente
Fuente: Investigación de campo
FECHA: __________________________________
NOMBRE PROVEEDOR: ____________________________________________
La inconformidad se presento en:
Cantidad
Precio
Calidad
Observación: ______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
NOTA DE INCONFORMIDAD
LIBRERÍA "ABC" PROVEEDOR
LIBRERÍA Y PAPELERÍA "ABC"Castillo 2-66 y Rocafuerte esq.
Ambato - Ecuador
116
FASE 3.- Elaboración del Cuadro de Mando Integral
Una vez diseñados los procedimientos que se deben realizar en las actividades de
compra, recepción , almacenamiento, venta y servicio al clientes, y también
habiendo diseñado los documentos de control que ayuden en el desarrollo de los
procesos anteriormente mencionados, se hace necesario controlar y evaluar el
cumplimiento eficiente de estos, por lo que se plantea un Cuadro de Mando
Integral que permitirá identificar los puntos débiles de la Gestión de Inventarios y
ayudará al Gerente de la Librería y Papelería ABC a tomar decisiones acertadas a
tiempo.
La matriz de evaluación de los procesos será diseñada en Microsoft Excel, como
una tabla dinámica, la misma que estará compuesta por los siguientes procesos:
Compra
Recepción
Almacenamiento
Venta
Servicio al cliente
A cada uno de los procesos anteriormente mencionados se les asignarán
indicadores los mismos que ayudarán a identificar en la brevedad posible el
estado del manejo de los inventarios.
El cuadro de mando integral será diseñado de tal manera que el usuario pueda
ingresar los datos referentes a cada indicador, el ingreso de estos datos generará
resultados automáticos de acuerdo al nivel de riesgo los cuales estarán
representados por la siguiente escala de colores:
117
Tabla Nº47: Cuadro de mando integral inventarios para la toma de decisiones
CUADRO DE MANDO INTEGRAL INVENTARIOS
PROCESO
NOMBRE
DEL
INDICADOR INDICADOR
PONDERACIÓN N° % DE
EVALUACIÓN RESPONSABLE
COMPRA
Gestión de
Proveedores
N° de Compras con Proforma 100%
1
100 N° Total de Compras 1
Autorización de
compras
N° de Compras Autorizadas 100%
1
100 N° Total de Compras 1
Solicitudes de
compra
N° de orden de requisición Emitidas 100%
1
100 N° Total de Compras 1
Pedidos legales
N° de Notas de Pedido Emitidas 100%
1
100 N° Total de Compras 1
Eficiencia en
compras
N° de Compras Utilizando Stock Mínimo 100%
1
100 N° Total de Compras 1
RECEPCIÓN
Verificación de
facturas
N° de Facturas de Compra Verificadas 100%
1
100 N° Total de Facturas de Compras 1
Uso de
documentos
N° de Notas de ingreso emitidas 100%
1
100 N° Total de Facturas de Compras 1
Pedidos
Fallidos
N° de Notas de Inconformidad Emitidas 100%
1
100 N° Total de Facturas de Compras 1
Registro de
Artículos
N° de Artículos con Código de Barra 100%
1
100 N° Total de Artículos 1
118
ALMACENAMIENTO
Eficiencia en el
almacenamiento
N° de Productos bien almacenados 100%
1
100 N° Total de Productos almacenados 1
Espacio Físico
adecuado
N° de Estanterias bien ubicadas 100%
1
100 N° Total deEstanterías 1
VENTAS
Créditos
autorizados
N° de Ventas a crédito autorizadas 100%
1
100 N° Total de Facturas de venta a crédito 1
Créditos
Vencidos
N° de Ventas Realizadas 100%
1
100 N° Total de Facturas de venta a crédito 1
Satisfacción al
cliente
N° de Notas de Inconformidad Emitidas 100%
1
100 N° Total de clientes que se acercaron a comprar 1
SERVICIO AL
CLIENTE
Calidad en el
Servicio
N° de Calificación Excelente 100%
1
100 N° Total de documentos en el Buzon 1
Calidad en el
Servicio
N° de Calificación buena 100%
1
100 N° Total de documentos en el Buzon 1
Calidad en el
Servicio
N° de Calificación Regular 100%
1
100 N° Total de documentos en el Buzon 1
Calidad en el
Servicio
N° de Calificación Mala 100%
1
100 N° Total de documentos en el Buzon 1 Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
119
Tabla Nº48: Mando integral
Impacto negativo alto 0 -35%
Impacto negativo medio 35- 50%
Impacto positivo medio 50%-75%
Impacto positivo alto 75%-100%
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
Impacto negativo alto: quiere decir que los procesos que se están realizando para
el manejo de la cuenta inventarios no son en su totalidad deficientes y se necesita
de una toma de decisiones urgente para mejorarlas.
Impacto negativo medio: quiere decir que los procesos que se están realizando
para el manejo de la cuenta inventarios, tienen varias falencias. Por lo que se debe
tomar medidas correctivas necesarias para corregirlas.
Impacto positivo medio: quiere decir que los procesos que se están realizando
para el manejo de la cuenta inventarios, son buenos pero pueden mejorar a través
de una toma de decisiones acertada.
Impacto positivo alto: quiere decir que los procesos que se están realizando para
el manejo de la cuenta inventarios, son excelentes por lo que no necesitan
ninguna modificación ya que están permitiendo obtener los resultados deseados
Para mejor entendimiento a continuación se muestra el cuadro de mando integral
diseñado así:
6.8 Administración de la propuesta
La administración de la propuesta estará a cargo del gerente propietario de la
Librería y Papelería ABC, en coordinación con los departamentos: de
contabilidad, de ventas y bodega, quienes serán los encargados de vigilar el inicio,
desarrollo y resultados del Modelo de Gestión de Inventarios para mejorar el
Sistema de Información y la Toma de Decisiones, cada vez que sea necesario este
podrá ser ajustado de acuerdo a los requerimientos de la empresa con la finalidad
de mejorar la actividad comercial que realiza.
120
6.9 Previsión de la evaluación
Tabla Nº 49: Previsión de la evaluación
PREGUNTAS BÁSICAS EXPLICACIÓN
¿Quiénes solicitan evaluar? El Gerente Propietario de la Librería y
Papelería ABC
¿Por qué evaluar? Para conocer si los sistemas de
información y la toma de decisiones son
los adecuados
¿Para qué evaluar? Para alcanzar los objetivos propuestos,
tomar decisiones efectivas y adoptar
medidas correctivas si es necesario
¿Qué evaluar? Que se cumplan las actividades
planteadas en esta propuesta, en el
tiempo determinado, con los recursos
presupuestados, y sobre todo que se
logren los objetivos esperados
¿Quién evalúa? El Gerente y Departamento de
Contabilidad
¿Cuándo evaluar? Al finalizar el cumplimiento de cada
estrategia planteada
¿Cómo evaluar? A través de la aplicación del Cuadro de
Mando Integral
Elaborado por: David Cevallos
Fuente: Investigación de campo
121
BIBLIOGRAFÍA
Alvarez, S. (2010). Tecnicas de investigacion.(Tercera edición). Caracas: Limusa.
APLIPAT. (2014). Socios de Librerías y Papelerías 2014. Ambato: ABC.
Barreno, L. (2012). Métodos de Administración de inventarios. Bogotá: Limusa.
Bonilla, R. (01 de 09 de 2014). Librerias en el Ecuador. (D. Cevallos,
Entrevistador)
González, P. (2011). Tecnicas actuales de Investigacion. Mexico: Editmundo.
Herrera, G. (2010). Tutoria de la Investigacion Cientifica. Ambato: Graficas
Corona.
Humberto, G. S. (2011). Inventarios - Manejo y control. Colombia: ISBN.
Instituto-Interamericano-de-Cooperación-para-la-agricultura. (2010). La
administración de la empresa asociativa. Paraguay: IICA.
Jamer Arthur Finch Syoner, R. d. (2010). Administración. México: Prentice Hall
Hispanoamericana, S.A.
Koontz, H., Weihrich, H., & Cannice, M. (2010). Administraciòn una perspectiva
global y empresarial. México: McGraw-Hill/Interamericana.
Mariño, R. (2009). Innestigación Científica. Mexico: Pearson Educacion.
Martinez, R. (2010). Manual de contabilidad para PYMES. España: Club
Universitario.
Nakasone, G. T. (2010). Análisis de Estados Financiera para la Toma de
Decisiones. Perú: Pontificia Universidad Católica del Perú.
Robins, S. P. (2010). Fundamentos de administracion, 3ra ed. México: Person
Educación.
Sallenave, J.-P. (2011). Gerencia y planeación estrategica. Bogota: Norma.
Sánchez, M. J. (2010). Control de Inventarios y teoria de colas. Costa Rica:
Universidad Estatal a Distancia San José.
Wild, J. J., Subramanyam, K., & Halsey, R. F. (2011). Análisis de Estados
Financieros. México D.F: McGraw-Hill/Interamericana Editores S.A.
122
ANEXOS
123
Anexos
Anexo Nº1: Modelo encuesta
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE MARKETING Y GESTIÓN DE NEGOCIOS
ENCUESTA DIRIGIDA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y
OPERATIVO
OBJETIVO: Investigar la incidencia del sistema de información de inventarios
en la toma de decisiones.
INSTRUCCIONES: Marque con una X la respuesta que a su criterio considere
la correcta.
I. INFORMACION ESPECIFICA
1. ¿Están fijadas por escrito políticas y procedimientos para realizar la
compra y venta de los inventarios?
( ) Totalmente
( ) En su mayor parte
( ) Parcialmente
( ) No están fijadas
2. ¿Para realizar la compra de inventarios se toma en cuenta las cantidades
mínimas y máximas?
( ) Siempre
( ) Frecuentemente
( ) Rara vez
( ) Nunca
3. ¿Qué documento utiliza la empresa para controlar sus ventas diarias?
( ) Arqueos de Caja
( ) Informes realizados por el vendedor
( ) Cuaderno de ventas
( ) Ninguno
124
4. ¿Cuál es el documento que se emite para informar a gerencia la falta de
stock de un producto?
( ) Orden de requisición
( ) Hoja suelta
( ) Informe de faltantes por mail
( ) Ninguno
5. ¿Existe un buzón de quejas que proporcione información relevante a la
entidad?
( ) Si
( ) No
6. ¿La empresa cuenta con un sistema contable para el registro de las
transacciones?
( ) Si
( ) No
7. Qué sistema se utiliza para controlar los inventarios en la empresa?
( ) Permanente
( ) Periódico
( ) Ninguno
8. ¿Cuál es el método de valoración que se utiliza para registrar las entradas
y salidas del inventario?
( ) UEPS (Ultimas en entrar, primeras en salir)
( ) PEPS (Primeras en entrar, primeras en salir)
( ) Promedio Ponderado
( ) Ninguno
9. ¿Para la determinación del costo de ventas se consideran los gastos
adicionales que se incurren en la adquisición de la mercadería como el
transporte?
( ) Si
( ) No
125
10. ¿Se registran en el sistema contable las entradas y salidas de inventarios?
( ) Totalmente
( ) En su mayor parte
( ) Parcialmente
( ) No se registran
11. ¿Por qué considera Ud. que no se utiliza el sistema contable para
registrar las entradas y salidas del inventario en la empresa?
( ) Desconocimiento de cómo utilizar el sistema
( ) El Sistema no es confiable
( ) La Licencia esta caducada
( ) Otro………………………………
12. ¿En que se basa para identificar los problemas que tiene el inventario en
la empresa?
( ) Documentos de control
( ) Estados financieros
( ) Informes del sistema contable
( ) No se identifican
13. ¿La información que proporciona el sistema contable referente al
inventario permite tomar decisiones acertadas?
( ) Totalmente
( ) En su mayor parte
( ) Parcialmente
( ) No permite tomar decisiones
14. ¿Cuántas alternativas se plantean para analizarlas y tomar una decisión?
( ) Una
( ) Más de una
( ) No se plantean
15. ¿La alternativa que se ha decidido aplicar ha solucionado el problema?
( ) Totalmente
( ) En su mayor parte
( ) Parcialmente
( ) No ha solucionado
126
16. ¿Cree Ud. que la empresa utiliza los medios adecuados para identificar
problemas y tomar decisiones?
( ) Si
( ) No
17. ¿Cuál de estas opciones piensa Ud. que ayudaría a mejorar el sistema de
información de inventarios para la toma de decisiones?
( ) Políticas y Procedimientos
( ) Documentos de control
( ) Cuadro de mando integral
( ) Todas las anteriores
Gracias por su colaboración
