Universidad Tecnológica Nacional Facultad Regional Buenos Aires 6 de Diciembre de 2011

Universidad Tecnológica NacionalFacultad Regional Buenos Aires

6 de Diciembre de 2011

“CONTEXTO MULTIPROYECTO: UNA REALIDAD DE NEGOCIO”

Raúl Bellomusto, PMPServicios Profesionales

en Project Management

http://www.cursospm.com.ar/index.php/ii-jornadas-de-actualizacion-profesional-de-project-management

(2011) Raúl Bellomusto, PMPVuestros proyectos, ¿son exitosos?

Comencemos por una pregunta…

(2011) Raúl Bellomusto, PMP

¿Qué es un Proyecto Exitoso?

LA TRIPLE RESTRICCIÓN


La Triple Restricción Extendida…

TIEMPOSALCANCE

COSTOSCALIDAD

RIESGOSRECURSOS

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

GESTIÓN DE PROYECTOS


Generalmente, tratamos a cada

uno de los proyectos como si

fuesen islas…


Y nos olvidamos del archipiélago!!!


Gestión exitosa de Proyectos Múltiples


La Causa Raíz del Problema:

Gestionar Proyectos

Múltiples por separado…!!!

Rápido! Una solución

integradora!!!


PMO


LA PMO NO ES UNA “BALA DE

PLATA”

No existe la solución mágica.“Pensar” en una Project Management

Office no es más que una mera declaración de voluntades. Se impone

un análisis previo…


PMO

rimeroidamos lasportunidades


REBOBINEMOS…


Visión Sistémica de los Proyectos

No resuelven el problema de la limitación de recursos

No consideran las causas e implicaciones de la variabilidad

No consideran la influencia del comportamiento humano

No contemplan la problemática específica de los entornos multiproyecto

Según Eliyahu M. Goldratt (creador de la Teoría de las Restricciones – TOC –) los métodos tradicionales de gestión de los proyectos individuales:


Pensemos por un rato en una de las variables, por ejemplo, el TIEMPO…


Pensemos por un rato en una de las variables, por ejemplo, el TIEMPO…

Primera Ley de Murphy…

Multitasking…

Ley de Parkinson…

Síndrome del Estudiante…

ALGUNAS MALAS PRÁCTICAS:


AVANCEMOS…

AHORA REPENSEMOS TODO ESTO EN UN

ENTORNO MULTIPROYECTO…!!!


Problemas del Contexto Multiproyecto

Proyectos que se desarrollan simultáneamente Proyectos que compiten por los mismos recursos Presiones por terminar los proyectos lo antes posible Necesidad de generar más proyectos con los mismos recursos Competencia creciente Economías de escala Demandas cambiantes de clientes externos e internos


Inconvenientes por Niveles

EJECUTIVOS: No ven el cuadro completo. No tienen visión holística. RECURSOS: Cada proyecto es un feudo; demanda y pelea por sus recursos. Fuente de conflictos con impacto en Tiempo y Costos. PROCESOS: Falta de visión integral; provocando fallas de planificación y control de múltiples proyectos. No se detectan los problemas en forma temprana. ESTÁNDARES: La falta de procesos genera la falta de normas estandarizadas; no existe un lenguaje común y los reportes resultan en sumas de datos inconsistentes. DEPENDENCIAS: Falta de claridad en las relaciones mutuas entre proyectos; tiempo perdido, retrabajos, etc.


La Gran Muralla China: construida para proteger la frontera norte del

imperio Chino durante las sucesivas dinastías imperiales de los ataques de

Mongolia y Manchuria.CRISIS

= PELIGRO + OPORTUNIDAD


Proyectos a Nivel Organizacional

PortfoliosPrograma

sProyectos

Estrategia del negocio

Las “islas” deben organizarse como “archipiélagos”…

Los “archipiélagos” deben gestionarse integralmente…

Y estar alineados con la estrategia del negocio para sostenerla…


PMI® = Conjunto de Estándares

El Project Management Institute (PMI®) provee un conjunto de estándares para el tratamiento de los proyectos a nivel organizacional.

Todos consisten en un conjunto de mejores prácticas a nivel global.


Desafíos a superar

Generar estructuras que mejoren la eficiencia de la gestión; administrar una demanda paralela.

Mejorar la gestión de intereses contrapuestos; administrar stakeholders múltiples.

Definir claramente la visión, la misión y el Plan Estratégico (siendo conscientes que los proyectos son la materialización del PE).

Desarrollar una visión integral para identificar interdependencias entre proyectos y la oportunidad que genera ese enfoque sobre el de los proyectos individuales.


Desafíos a superar

Poseer una visión holística para coordinar y controlar recursos: la interdependencia entre proyectos genera interdependencia entre recursos.

Eficientizar la comunicación; responder a la necesidad insoslayable de un lenguaje común.

Evitar la “Tiranía de los Grandes”.

LOGRAR COMPRENDER E IMPLEMENTAR UNA FILOSOFÍA EPM (ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT)…


Enterprise Project Management (EPM)

Gestionar múltiples proyectos es gestionar múltiples Triples Restricciones gestionar prioridades.

Desarrollar un enfoque sistémico gestión del portafolio.

Portafolio de proyectos, NO lista de proyectos. ¡Recordar que es el conjunto de proyectos que materializan el Plan Estratégico!.

ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO

BALANCE RENDIMIENTOPORTFOLIO DE

PROYECTOS


Priorización de ProyectosMatriz BCG (Boston Consulting Group)

¿? Estrellas

Perros Vacas lecheras

(+) RENTABILIDAD

(-) RENTABILIDAD

(+) RIESGO (-) RIESGO


Priorización de ProyectosMatriz BCG (Boston Consulting Group)

ALTA RENTABILIDAD + BAJO RIESGO

Proyectos ESTRELLASHay que priorizarlos

BAJA RENTABILIDAD + ALTO RIESGO

Proyectos PERROSHay que abandonarlos

BAJA RENTABILIDAD + BAJO RIESGO

Proyectos VACAS LECHERASHay que mantenerlos mientras generen valor económico

ALTA RENTABILIDAD + ALTO RIESGO

Proyectos a los que hay que prestar atención al grado de tolerancia al riesgo de la organización


Tamaño del Portafolio De acuerdo a:

1. El monto disponible para inversiones.2. Los recursos estratégicos de la organización.

Recurso estratégico: el más demandado entre los distintos proyectos o el más fuertemente utilizado. Determina la máxima cantidad de proyectos activos en un momento dado.

FLUJO DE PROYECTOS

PUSH

PULL

Cambiar la Cultura Organizacional a

“Pull System” evitará los cuellos de botella de los

recursos estratégicos.


Beneficios del Portfolio Management

ADEMÁS:

Visibilidad de los proyectos. Balance del Portafolio. Asignación y reasignación de recursos entre proyectos. Resolución de conflictos a nivel ejecutivo. Repriorización. Anticipación de problemas. Alineamiento de los proyectos con los objetivos corporativos. Y muchos, muchos más…!!!

Ahorros por cancelación de proyectos malos 5% +++

Oportunidades de aceleración 10% +++Ahorros por terminar a tiempo 7% +++Mejoramiento del flujo de proyectos 8% +++


Y AVANCEMOS SOBRE UNA

BASE FIRME…

AHORA SÍ, BUSQUEMOS EN

NUESTRO MENÚ DE OPORTUNIDADES EL “CAPÍTULO PMO”…


Proyectos a nivel organizacional

PortfoliosPrograma

sProyectos

Estrategia del negocio

Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)


¿Qué funciones se destacan en una PMO luego de efectuar un enfoque holístico?

Determinación del mix de proyectos viables; Modelo de Priorización. Balance del Portfolio (corto vs. largo; riesgo vs. rentabilidad; I&D). Monitoreo de los proyectos seleccionados. Análisis del desempeño del Portfolio; propuesta de mejoras. Evaluación de nuevas oportunidades. Provisión de información y recomendaciones. Estandarización de procesos.


¿Por qué es necesaria una PMO? Porque apoya la implementación de estándares corporativos. Identifica restricciones de recursos y riesgos. Brinda informes del Portfolio. Activa proyectos aprobados. Desactiva proyectos activos. Cancela proyectos que ya no son viables. Toma decisiones de priorización. Reasigna recursos basados en las prioridades. Toma decisiones acerca de recursos estratégicos. Comunica las decisiones y pone a la organización a pensar en términos de valor…


CONCLUSIONES

Conciencia del Entorno

multiproyecto Conciencia de

las restricciones

Conciencia de la

competencia entre recursos

Visión holística

Manejo de priorizaciones

GESTIÓN INTEGRAL

CONTEXTO MULTIPROYECTO: UNA REALIDAD

DEL NEGOCIO


¿PREGUNTAS?


Raúl Bellomusto, PMP

Móvil: +5491144966267

e-mail: [email protected]

LinkedIn: http://www.linkedin.com/in/raulbellomustopmp

Información de contacto

¡MUCHAS GRACIAS!

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