UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO “LATO-SENSU”

PROJETO A VEZ DO MESTRE

ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS NA LOGÍSTCA HOSPITALAR

por

Márcio Leandro Reis

Orientador:

Prof. Luciano Gerard

RIO DE JANEIRO 2009

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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO “LATO-SENSU”

PROJETO A VEZ DO MESTRE

ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS NA LOGÍSTCA HOSPITALAR

Apresentação de monografia à Universidade Candido Mendes como condição prévia para a conclusão do Curso de Pós-Graduação “Lato Sensu” em Logística Empresarial Por: Márcio Leandro Reis

3

AGRADECIMENTOS

Agradeço a Deus por ter me dado forças para

concluir mais uma etapa do processo de vida.

Agradeço a minha família pela paciência, aos

amigos do trabalho e aos amigos do curso.

4

DEDICATÓRIA

dedico este trabalho aos meus pais

minha esposa e aos meus queridos

filhos Miguel e Luiza.

5

RESUMO

Ao longo desta monografia será apresentada a importância da cadeia

logística Hospitalar, altamente complexa, pois aborda a administração de custo,

o atendimento ao cliente internos e externos e a procura da qualidade.

O trabalho está dividido e 4 partes: na primeira estarei definido como

se define o hospital e a sua importância, na segunda parte estarei descrevendo

a administração da logística hospitalar e estarei abordando as funções dos

setores envolvidos, como almoxarifado, farmácia e compras.

A terceira parte estará abordando algumas tecnologias que hoje estam

presente no dia-a-dia no hospital.

A ultima parte estarei apresentando um estudo de caso, que destacarei

o processo de implantação do processo de leitura de código de barra.

Todas as informações foram retiradas de fontes com credibilidades

ligadas a logística hospitalar, pois sendo uma área complexa, são poucos livros

voltado para este tema, pois o presente trabalho tente mostrar o sentido da

mudança que está se delineando com a globalização dos mercados.

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METODOLOGIA

Na elaboração deste trabalho de logística empresarial, na área de

suprimentos hospitalar, será aplicado a seguinte metodologia.

Aplicação do conhecimento próprio vivenciado pelo autor, por atução

continuada, além de muitas pesquisas em livros, revistas, sites e apostilas de

logística e de administração hospitalar.

7

SUMÁRIO

Pág

Introdução 10

O Hospital 11

1.1 Conceito 11

1.2 Tipos de Hospitais 12

1.3 Gestão Hospitalar 12

A Logística Hospitalar 16

2.1. A Importância da Logística Hospitalar 16

2.2 Padronização e Custos - Uma Questão de Logística Hospitalar 18

2.3. Custo Logístico 19

2.4. Demanda X Giro X Cobertura de Estoque 20

2.5. Logística Hospitalar - Salvando Vidas 21

A Administração dos Materiais 24

3.1. Objetivo 25

3.2. Conceito de Farmácia, Almoxarifado e Compras 25

3.3. Farmácia 25

3.3.1.Padronização de Medicamento e Materiais 26

3.4. Almoxarifado Geral 27

3.5. Setor de Compras 27

3.5.1 Competência do Departamento de Compras 28

3.5.2. Follow Up 28

3.6. Cadastro de Fornecedor 29

3.6.1 Qual a Importância do Cadastro 29

3.6.2. Para que Serve o Cadastro 30

3.6.3. Escolha de Um Fornecedor Logístico 30

8

3.7. Padronização de Produtos 32

3.8. Administrações de Outros Modelos de Almoxarifado 34

3.8.1 Administração de Almoxarifado da Nutrição 34

3.8.2. Administração de Almoxarifado de Manutenção 34

3.8.3. Administração de Matérias Consignados 35

3.9 Técnicas de Gestão de estoque mais adotado 35

3.9.1 Classificação ABC 35

A Informática na Logísticas 41

4.1 Compra Eletrônicas 41

4.2. Código de Barras 42

4.2.1 Códigos de Barras Mais Utilizados no Brasil 43

Estudo de Caso 45

5.1. Rastreabilidade de Material Hospitalar 45

5.2 Hospital Santa Catarina 45

5.3 O Que é um Processo Automatizados 46

5.4 Projeto da Rastreabilidade 47

5.5. Projeto Palm 48

5.6 Resultado do Projeto 51

CONCLUÇÃO 53

REFERÊNCIAS 54

ÍNDICE 53

FOLHA DE AVALIAÇÃO 57

9

ÍNDICE

Figura 1 – Representa a Estrutura de um Hospital

Figura 2 – Fluxo do Serviço do Hospital

Figura 3 – Modelo de Administração de Materiais

Figura 4 – Representação Gráfica da Curva ABC

Figura 5 – Logo de um Sistema Eletronico

Figura 6 – Modulo de Gestão do Sistema

Figura 7 – Tela Inicial do Sistema

Figura 8 – Tela de Atalho dos Modulos

Figura 9 – Modelo de Compra Eletrônica

Figura 10 – Modelo de Código de Barra EAN 13

Figura 11 – Logo do Hospital Santa Catarina

Figura 12 – Modelo de Etiqueta

Figura 13 – Leitura de Código de Barra

Figura 14 – Modelo de Plam

Figura 15 – Modelo de Impressora de Código de Barra

Figura 16 – Modelo de Fluxo de Dados

Figura 17 – Identificação do Funcionário

Figura 18 – Leitura do Produto

1

INTRODUÇÃO

A logística de materiais na área da saúde teve início aproximadamente

nos anos 80, totalmente desintegrado, e hoje está a caminho da integração

total. Aos administradores de materiais cabe um grande desafio, a mudança da

mentalidade em geral nos hospitais, que tem zelado mais atentamente pelo

dinheiro em si do que pelos materiais.

O universo das atividades que compõem o ciclo operacional dos

materiais nos hospitais desde a compra, estocagem, consumo e cobrança

normalmente são marcados por uma série de problemas ligados aos materiais

em si, a estocagem, ou as movimentações internas ou externas ou ligadas ao

pessoal do estoque, necessitando medidas saneadoras urgentes como

tentativas de solução.

A logística hospitalar e de grande importância, pois e responsável por

toda a movimentação de produtos no hospital, o administrador deverá estar

voltado à especialização e planejamento.

É uma área que está ligada diretamente a todo o seguimento do

hospital, abrange ao estoque da manutenção, hotelaria, nutrição, farmácia e

almoxarifado central e ao mesmo tempo tem grande importância no trabalho

em conjunto com as áreas Médica, financeira e enfermagem.

Devido a esse relacionamento surgem grandes conflitos entre

departamentos, nesse estudo estarei apontando a importância aos setores que

se relacionam conhecer um pouco da rotina de cada um para que possam

entender melhor as possíveis divergências que venham a ocorrer.

A logística hospitalar presta um serviço de vital importância no contexto

hospitalar se bem administrado, e por pessoas especializadas na área de

saúde, que tem características próprias, diferentes da indústria e do comercio

em geral.

A logística hospitalar será nos próximos anos o setor de maior

crescimento, pois os administradores e diretores de hospitais estão entendendo

a importância e a lucratividade que este setor pode oferecer.

1

CAPÍTULO I

O HOSPITAL

1.1 CONCEITO

Hospital é um local destinado ao atendimento de doentes, para

proporcionar o diagnóstico, que pode ser e vários tipos (laboratorial, clínico,

cinesiológico-funcional) e o tratamento necessário.

Historicamente, os hospitais surgiram como lugares de acolhida de doentes e

peregrinos, durante a Idade Média.

Atualmente há diferenciação entre hospitais públicos e privados. Os

hospitais públicos são financiados e mantidos pelo estado, sendo o custo

menor para os doentes em comparação com os hospitais privados.

Também está ligado a cirurgias para as enfermidades das pessoas.

Trabalham em hospital profissionais de limpeza, administração, diretoria,

recepção, e principalmente profissionais de saúde, como médicos, enfermeiros,

fisioterapeutas, etc.

Hospital é todo o estabelecimento dedicado a assistência médica, de

caráter estatal ou privado, de alta ou baixa complexidade, com ou sem fins

lucrativos.

A Organização Pan-americana da Saúde (OPAS), define:

“Todos os estabelecimentos com pelo menos 5 leitos, para

internação de pacientes, que garantem um atendimento básico

de diagnóstico e tratamento, com equipe clínica organizada e

com prova de admissão e assistência de serviço de

enfermagem e atendimento terapêutico direto ao paciente,

durante 24 horas, com disponibilidade de serviços de

laboratório e radiologia, serviço de cirurgia e/ou parto, bem

como registros médicos organizados para a rápida observação

e acompanhamento dos casos”

1

O setor hospitalar se caracteriza como um dos mais complexos e de

difícil gerenciamento. Ferreira(2001)

1.2 TIPOS DE HOSPITAIS

O hospital geral é o hospital destinado a atender pacientes portadores

de doença de vários especialidade médicas. Podendo a ação ser limitada a um

grupo etário (pediátrico), camada da população (hospital militar) ou a finalidade

especifica (hospital escola).

Hospital especializado é o hospital destinado, predominantemente, a

atender pacientes necessitados da assistência de uma determinada

especialidade médica. (ortopedia, câncer, reumatologia e etc...)

O hospital de curta permanência é aquele onde a média de permanência

de paciente internada não ultrapasse 30 dias, enquanto que, o hospital de

longa permanência é aquele cuja média de permanência ultrapassa 30 dias.

Esta permanência longa é mantida por uma entidade mantedora

podendo ser um hospital oficial (federal ou estadual) ou pro um hospital

particular, que são pagas pelos convênios

Quanto à lotação os hospitais subdividem-se em:

• Pequeno porte – até 49 leitos

• Médio porte – de 50 a 150 leitos

• Grande porte – 150 a 500 leitos

• Especiais – acima de 500 leitos

1.3 GESTÃO HOSPITALAR

A gestão hospitalar está dividida em área administrativa e corpo clínico,

mais todos os duas partes estão voltadas para o atendimento ao cliente.

A gestão se subdivide em varias outras área, todos com suas

características mais no fim todos estão ligadas.

No atendimento assistencial que está voltada para o tratamento do

paciente as gestões que estão ligadas são:

1

Figura 1: Representa a estrutura de um Hospital

Fonte: www.mv.com.br

Gestão clinica: Nelas estão o CTI, Coronária, Semi-intencivo e internação;

Diagnóstico e terapia: Nesta área se encontra o centro cirúrgico, radiologia e

imagem em geral e laboratório

No atendimento ao cliente, área esta que está voltado para o suporte

dos clientes, estes clientes podem ser os pacientes e os médicos, as gestão

voltada para este atendimento.

Gestão de pacientes:

Serviço de internete:

Existe o atendimento de apoio ao paciente, este apoio esta voltada para

proporcionar um conforto diferencial.

Estes diferenciais são serviços executados pelas área da hotelaria e da

nutrição, elas estão voltadas para atender qualquer capricho do paciente ou de

seus familiares, estás áreas estão sob a administração:

Serviço de Apoio:

A área administrativa está ligada às gestões:

Gestão financeiro:

Gestão de materiais:

Faturamento:

Um dos maiores desafios para o administrador hospitalar está em

atender adequada-mente às necessidades da instituição. Como atender

logisticamente serviços diversos de apoio, como hotelaria, higienização,

nutrição e dietética, lavanderia, manutenção?A gestão de E outros que são a

1

essências do negócio do prestador de serviço de saúde como atendimento ao

cliente, serviços auxiliares de diagnósticos, hemodiálise, centro cirúrgico, banco

de sangue, especialidades médicas e tantos outros importantes?Todos têm

suas necessidades prioritárias: uma folha de papel é tão importante quanto um

bisturi, medicamento ou o produto para limpeza. Para o perfeito desempenho

das funções, com atendimento de qualidade de todos que, direta ou

indiretamente, mantêm contato com o paciente ou seus familiares, há

necessidade em algum momento da sua “ferramenta” de trabalho.

A atividade do prestador de serviço em saúde é muito diferente na sua

responsabilidade de uma atividade industrial ou comercial. Pode-se em uma

fábrica deixar de produzir algum item por falta de componente e recuperar-se o

atraso da produção no dia seguinte. No hotel, se não há algum ingrediente para

a refeição principal, altera-se o cardápio e o hóspede pode continuar satisfeito.

Não é o que ocorre com a atividade hospitalar. O nosso “cliente” está

necessitando do medicamento naquele horário, ou para aquela cirurgia

imediata, ou ainda vem para atendimento emergencial que não sabemos

quanto ou o que poderá ser. Assim, como prover de forma eficiente, com

orçamentos sempre limitados, custos em ascensão e receitas concorridas?

Podemos de modo simples, entender logística como parte integrante do

negócio, como a tarefa de colocar o produto necessário no lugar certo e no

momento em que o cliente deseja, pelo preço mais justo possível de ser obtido,

para alcançar esses resultados, os processos devem ser executados com

agilidade, usando sistemas de informação que envolvam equipamentos,

softwares e treinamento, maximizando a gestão administrativa de controles de

estoques, compras e finanças, e estruturando todo o processo logístico.

É missão difícil, pois o gestor de suprimentos tem como atribuição

principal adquirir pelo melhor preço possível, atendendo os interesses da

instituição, pratica que não propicia uma parceria de longa duração. Aplicar

programas de avaliação e qualificação de fornecedores é uma importante

ferramenta, pois permite conhecimento das expectativas de cada um, revendo

suas estratégias de negócios.(Vitiello,2000)

1

Figura 2 : Fluxo do serviço do hospital

Fonte: www.pes.com.br

CAPÍTULO 2

1

A LOGISTICA HOSPITALAR

2.1. A IMPORTÂNCIA DA LOGÍSTICA HOSPITALAR

Segundo Pereira,2002,na noticías Hospitalares,www.prosaude.org.br

“O enfoque da logística empresarial é orientado para estudar como

a administração pode prover melhor nível de rentabilidade nos serviços de

distribuição aos clientes e consumidores. Assim, a logística se apresenta

como uma atividade fundamental para garantir a sobrevivência de qualquer

empresa, em qualquer segmento que esteja atuando.”

Segundo Ballou,2006, p33 “ a logistica trata da ciração de valor – para os clientes

e fornecedores da empresa, e valor para todos aqueles que têm nela

interesse direto. O valor da logística é manifestado principalmente em,

termos de tempo e lugar. Produto e serviço não têm valor a menos que

esteja, em poder dos clientes quando (tempo) e onde (lugar) eles

pretenderem consumi-lo”

É perceptível, no mundo atual, que as empresas para se manterem

competitivas devem se preocupar em obter uma maior padronização de

qualquer processo, seja esta de procedimento ou de produto. É preciso alertar,

porém, que esta não é uma preocupação recente no mundo empresarial.

Desde o início do século 20, a necessidade de administrar as diferenças

espaciais entre produção e consumo está presente na base das políticas dos

governos e de algumas instituições privadas preocupadas em estimular a

educação formal em logística. Assim, as variáveis de tempo e lugar passam a

ser consideradas em conjunto, como instrumentos de marketing e distribuição

em massa.

É perceptível para a sociedade, e especialmente para os usuários do

serviço médico-hospitalar, que os hospitais precisam estar sempre preparados

para cuidar de demandas extremas. É nas situações críticas que a

competência da empresa hospitalar é testada. Assim, a área de gerenciamento

de estoque deve estar preparada para responder às necessidades de todos

pacientes, em especial dos que ingressam pela porta da emergência, sem

marcar hora. Essa demanda impalpável é que coloca a indústria médico-

hospitalar no rol das atividades mais complexas do mercado preservar a saúde

e a vida dos pacientes. Essa responsabilidade vital é que torna a eficiência e

1

eficácia do gerenciamento de estoques essencial para o sucesso dos objetivos

do hospital.

Fica evidente, assim, que a necessidade de se adotar inovações no

sistema de logística de qualquer hospital, em última instância, está relacionada

com um fato extremamente sensível: da eficiência e da eficácia dessa atividade

depende, muitas vezes, a própria vida do paciente.

É indispensável para o sucesso da logística hospitalar especialmente

para os hospitais de médio e grande porte, a existência de um eficiente sistema

informatizado em toda a cadeia de abastecimento hospitalar que é composta

por planejamento de materiais, almoxarifado, recebimento, compras, farmácia e

suprimentos do centro cirúrgico.

Por sua vez, as práticas logísticas para que os objetivos da atividade

médico-hospitalar sejam alcançados devem estar apoiadas em estratégias que

colaborem para que as metas dessas empresas de saúde sejam alcançadas.

Entre elas, destaca-se a circulação eficiente de produtos; coleta eficiente e

comum das informações; e gestão eficiente das prescrições. Essas estratégias

se sustentam em um conjunto de tecnologias e na relação com os

fornecedores, como por exemplo, a troca eletrônica de dados, uniformidade de

banco de dados, captura da informação no ponto de utilização, código de

barras, catálogo eletrônico, ressuprimento automático de mercadorias, entre

outras.

Verifica-se, nos hospitais que possuem sistemas de gerenciamento de

estoques mais avançados, como por exemplo, o Hospital das Clínicas, em São

Paulo, que existe uma crescente preocupação com a questão da padronização

de custos, de materiais e de medicamentos.

Essa preocupação está relacionada, entre outros fatores, com o custo de

materiais e medicamentos nas contas médicas, a variedade dos itens que

segundo estimativas dos profissionais da área são cerca de cinqüenta mil itens

diferentes à disposição do profissional médico e produtos com prazo curto de

validade (cerca de dois anos). Isso está induzindo uma crescente interação

entre as áreas de gerenciamento de estoques e o profissional de saúde, visto

que este último deve se preocupar em estabelecer uma cesta personalizada

1

básica, que contenha um percentual significativo de medicamentos e materiais

específicos para sua unidade tendo como referência as características da

especialidade médica.

Finalmente é importante ressaltar que, a principal preocupação deste

artigo foi analisar os pontos mais sensíveis de logística hospitalar.

Levando-se em consideração a importância e complexidade dessa

atividade, tanto para a empresa de saúde como para os pacientes, se torna

válido reafirmar que é preciso mudar a cultura de logística nos hospitais

brasileiros, que em sua maioria ainda desconfiam da importância da área de

gerenciamento de estoques. Pode-se afirmar, sem nenhuma dúvida, que a

desatenção desses gestores está provocando sérias perdas na qualidade da

prestação dos serviços médico-hospitalar, bem como provocando prejuízos

financeiros para essas organizações, que poderiam ser revertidos em favor dos

pacientes e da própria consolidação da empresa no mercado.

A logística é uma atividade que trespassa toda a cadeia de valor das

organizações nos aspectos relacionados com o planejamento, manuseamento,

armazenagem e movimentação de materiais, ao longo de todo o ciclo de

produção e comercialização de qualquer bem ou serviço.

Pelas suas características específicas, a atividade de gerenciamento de

estoque tornou-se essencial ao desenvolvimento sustentado das organizações,

tanto em nível do emprego quanto do volume de negócios, e dela dependem,

em grande parte, a rentabilidade que essa empresa se propõe alcançar.

2.2 PADRONIZAÇÃO E CUSTOS - UMA QUESTÃO DE

LOGÍSTICA HOSPITALAR

Quanto maior a padronização de qualquer processo maior a certeza de

sucesso, quer seja esta de procedimento quer seja de um produto, esta é uma

verdade corrente no mundo dos negócios atual, porém no meio hospitalar

ainda sujeito as muitas críticas e desconfianças, observa-se, no entanto uma

grande mudança, pela concorrência, pelo custo médico baseado em altas

tecnologias cobrando uma adequação à realidade de mercado.

1

Dentre todas as indústrias, a médica hospitalar talvez seja uma das mais

complexas, o imponderável é sempre o dia-a-dia. Não é a diretoria quem define

o que se vai ou não atender, o estoque tem que estar pronto para qualquer tipo

de atendimento, não se sabe o que vai entrar pela porta da emergência e a que

horas; não se faz liquidação da sobra de estoque, talvez estas estejam entre as

maiores dificuldades que se tem para adequar:

2.3. CUSTO LOGÍSTICO

É muito comum hoje em dia escutar falar ou ler em revistas técnicas e

jornais sobre Custo Logístico, o que é um Custo Logístico? é a somatória do

custo de aquisição, de reposição, de manutenção, de exceção e de falta.

1) Custo de Aquisição

É o valor pago aos fornecedores pêlos produtos adquiridos pelo hospital,

este custo e inevitável

2) Custo de reposição

Também definido como custo de pedido, defina-se como a somo dos

custos de pessoal, área ocupada e material utilizado no processo de compras,

o custo depende de eficiência do comprador, nas compras padronizadas este

custo será bem reduzido

3) Custo de Manutenção

É o custo necessário para se manter estocado os materiais utilizados em

estoque

4) Custo por Excesso

Está ligado as custo ligado ao estoque não utilizado ou desnecessários.

5) Custo por Falta

São custo ligado a estocagem em quantidades insuficientes, alem de

levar a situação de ruptura, ela provoca uma compra de urgência com custos

maiores.

2.4. DEMANDA X GIRO X COBERTURA DE ESTOQUE

2

É claro que algumas regras precisam e devem ser estabelecidas, a

Padronização de Materiais e Medicamentos é uma delas.

Várias são as razões para esta necessidade: alto custo do m² hospitalar,

o custo dos materiais e medicamentos nas contas médicas, a variedade dos

itens (aproximadamente 50.000 itens diferentes a disposição do profissional

médico), curto prazo de validade dos produtos (em torno de dois anos), e etc.

O profissional de saúde não tem como descobrir as necessidades futuras de

uma unidade hospitalar, mas pode e deve estabelecer o básico, a sua cesta

personalizada, procurando cobrir 90% de suas necessidades; personalizada

porque cada unidade de saúde é um caso particular com suas equipes e perfis.

Estabelece-se assim o “Valor” desta unidade, com o compromisso de um

estoque constante, e de controle prioritário. Além de estes itens serem

fundamentais, pois são aqueles que manterão a vida do paciente, não podendo

faltar, porque o hospital não é chão de fábrica, não se permite, perda,

fracasso...Esta também é a base – o investimento de partida e fixo de estoque

– que serve como ponto básico para qualquer negociação entre tomador e

prestador de serviços.

As melhores práticas logísticas para obtenção destes intentos são

baseadas em algumas estratégias que devem constar das metas prioritárias de

qualquer empresa de saúde. São elas:

1. Circulação eficiente de produtos.

2. Coleta eficiente e comum das informações.

3. Gestão eficiente das prescrições.

Essas três estratégias se apóiam em um conjunto de tecnologias e na

gestão da relação com os fornecedores, como por exemplo:

• Troca eletrônica de dados (EDI/ Internet)

• Uniformidade de banco de dados

• Captura da informação no ponto de utilização

• Código de barras

• Armários modulares de dispensarão

2

• Catálogo eletrônico

• Ressuprimento automático de mercadorias

Na realidade tudo que foi dito até este momento não se resume à

tecnologia nem tão pouco somente a técnica, mas fundamentalmente a uma

disciplina organizacional, um conjunto de comportamentos.

2.5. LOGÍSTICA HOSPITALAR - SALVANDO VIDAS

A logística é, sem qualquer sombra de dúvidas, vital para a

sobrevivência de qualquer empresa, seja ela do segmento que for, porém, em

alguns casos, torna-Se mais importante do que nunca.

Segundo Sbrocco,2001,www.guialog.com.br “Quando se quer definir a

logística, utiliza-se, muitas vezes, o exemplo da logística de guerra.

Semelhante e tão importante quanto na guerra é a logística hospitalar.

Fica difícil imaginar como é o funcionamento de um hospital sem levar em

conta os conceitos de logística.”

É indiscutível portanto, a necessidade da logística no dia-a-dia dos

hospitais, sejam eles de qualquer porte. O Hospital Sírio Libanês em São

Paulo, por exemplo, possui um sistema informatizado em toda a cadeia de

abastecimento hospitalar que é composta por: planejamento de materiais,

almoxarifado, recebimento, compras, farmácia e suprimentos do Centro

Cirúrgico.

Toda a movimentação de materiais dentro do hospital é controlada por

esse sistema informatizado. O tratamento do pedido é feito de duas maneiras;

o normal, que entra na rotina, e o emergencial, que recebe tratamento especial.

Cada andar do hospital possui um balcão de enfermagem com um

pequeno estoque de materiais de uso padrão, como seringas, soro, algodão,

entre outros. No momento da prescrição, o sistema já recebe o pedido de

forma automatizada, já que a digitação é feita no próprio andar e a ordem vai

diretamente via sistema.

Já quando o médico prescreve um medicamento que não consta no

estoque, o sistema gera um pedido de compra em farmácias já pré-

cadastradas, onde o hospital tem convênio e por isso recebe desconto, e o

medicamento é entregue entre 2 e 24 horas, de acordo com a necessidade.

2

O giro de estoque é de 18 dias e alguns itens são controlados em termos

de data de validade.

Para o recebimento e distribuição destes medicamentos existe um

almoxarifado central para todo o complexo e depois existem sub-almoxarifados,

mas esta divisão ainda não chega até as pontas, o que faz com que ainda

exista o estoque em cada uma delas.

Dentro deste complexo tem diversas realidades e, além disso, existem

alguns departamentos integrados e outros a serem trabalhados. Atualmente,

somente duas UTIs e uma enfermaria estão totalmente integradas.

É um processo mais difícil e demorado, onde tinha uma pessoa

dedicada à movimentação e armazenagem dos materiais, agora com a

padronização que está por vir, pretende-se conseguir que o pessoal da linha de

frente faça todo o processo.

A idéia é, a montagem de kits que são encaminhados diretamente ao

paciente e ter o controle total do processo, já que hoje o medicamento sai do

almoxarifado em doses individualizadas para cada paciente, porém não existe

o controle para saber se ele realmente foi utilizado pelo paciente certo.

Atualmente, dependem muito da informação do sistema, que ainda depende da

digitação( Vitiello,2000,p20).

Quando o rastreamento estiver totalmente implementado, o código de

barras será lido no crachá do funcionário, no medicamento e na pulseira do

paciente, o que garantirá o controle. Hoje, o maior problema é o retorno do

medicamento para a farmácia quando o paciente tem alta ou falece e há sobra

do medicamento.

A importância de se manter os estoques dos medicamentos realmente

necessários é para que não ocorra mais casos como já aconteceu de haver

mais de R$ 600 mil em estoque e não estar disponível R$ 1,00 para a compra

de uma Dipirona. Além da importância de fazer o controle de medicamentos é

muito importante também controlar os descartáveis, uma vez que estes

vencem mais rapidamente do que os medicamentos. Futuramente, todo este

controle será feito pelo software.

2

CAPÍTULO 3

A ADMINISTRAÇÃO DOS MATERIAIS

2

O serviço de almoxarifado busca atender às necessidades internas com

relação ao planejamento, aquisição, recebimento físico e armazenamento dos

diversos materiais a serem utilizados no hospital, tais como material cirúrgico,

medico hospitalar, gases medicinais, material de limpeza, de manutenção, de

escritório, entre outros.

A gestão de de estoque é considerada como elemento fundamental para

a redução e o controle dos custos totais e melhoria do nível de serviço prestado

pelas empresas (Ballou,2003,p.11)

A preocupação com a logística hospitalar vem cresendo bastante, pois

dela depende, entre outros setores, o abastecimento de todos os pontos de

distribuição.(Vitiello,2000,p03).

Figura 3: Modelo de Administração de Materiais

Fonte: Propio Autor

3.1. OBJETIVO

2

O objetivo dos setores são atender da melhor forma os seus clientes,

internos e externos, e cumpri as normais estabelecidas pela administração do

hospital, evitando desperdícios, tendo clareza na execução dos procedimentos.

Descrever os procedimentos específicos para cada atividade do setor

como o de recebimento, armazenamento e distribuição do material adquirido, e

da realização do inventário anual.

Segundo Ballou(2001) “o primeiro passo a ser observado no

planejamentoe controle dos custos relacionados à gestão de estoque é sua

identificação e qualificação”

O Núcleo de Almoxarifado visa gerenciar as várias etapas dos bens e

materiais de estoque ou não, utilizados pela Instituição.

As atribuições básica:

1- Recebimento

2- Guarda

3- Controle

4- Dispensarão

5- Organização

6- Qualidade

3.2. CONCEITO DE FARMÁCIA, ALMOXARIFADO E

COMPRAS.

Locais destinados à compra, recepção, armazenamento, controle,

guarda e distribuição de materiais e medicamento. Neste local se encontram

todos os materiais destinados ao uso a áreas médicas e administrativas.

3.3. FARMÁCIA

Está área e destinada à guarda de medicamentos e sua manipulação,

serão drogas destinada a uso dos pacientes. Seus recebimentos,

armazenamento, controle, guarda e distribuição e de responsabilidade do setor,

sua administração geralmente e feito por um administrativo ou em alguns

hospitais são feitos por farmacêuticos.

2

3.3.1.PADRONIZAÇÃO DE MEDICAMENTO E MATERIAIS

Em alguns hospitais são organizados um comitê com vários

representantes nas área médica e enfermagem, compras e outros, para

padronizar materiais e medicamentos, o objetivo da padronização significa

unificar dados específicos de produtos similares.

O grande objetivos da padronização, é poder ter o menor número de

itens utilizados com o melhor qualidade e menor custo , atendendo a totalidade

da necessidade dos hospital, os hospitais que adotam a padronização tem

como vantagem a diminuição dos seus custos.

A qualidade deve-se levar em cota na padronização, pois não se pode

se basear somente nos preço, pois não adianta diminuir o preço e a qualidade

do produto piorar.

Após a padronização de um item o mesmo sempre devera ter uma

revisão integral para observa se ouve alguma alteração em sua qualidade ou

se houve alguma novidade no produto.

A padronização está voltada principalmente nos cadastro do

medicamentos utilizando de nomes genéricos, está padronização atualmente

não e bem vista pelos médico.

A vantagem e desvantagens nesta padronização:

� Vantagem: existência de uma grande quantidade de produtos

similares no mercado, facilitando a compras e o baixa custo dos

produtos.

� Desvantagem: A qualidade dos produtos poderá comprometer a

qualidade dos produtos, pois no mercado existem produtos similares de

baixo custo mais em compensação de baixa qualidade.

Na padronização, devem participar os responsáveis clínicos a diretoria, a

enfermagem, o farmacêutico, o comprador, a fim de elaborar ações de

padronização.

3.4. ALMOXARIFADO GERAL

Local e destinado à recepção, armazenamento, controle, guarda e

distribuição e a materiais e produtos geral que serão utilizados diretamente ao

2

paciente ou que serão utilizados no uso geral do hospital. Geralmente este

setor é responsável pelo recebimento de todo tipo de materiais tais como:

• Material de limpeza

• Material de manutenção

• Material hospitalar

• Material de escritório

• Material de informática

• Impressos

• Material de descartável

• Alimentos não perecíveis

O almoxarifado é administrado geralmente por uma pessoa da área

administrativa e é subordinada normalmente pelo setor de compras. Em geral

nos hospitais a farmácia e almoxarifado estão dentro de uma única estrutura,

são geralmente localizados em área improvisada e inadequada, em sua

estrutura não é adotado nenhum padrão de controle mínimo dos conceitos

administrativo de materiais. Em certas instituições os materiais hospitalares

estão sob o controle da farmácia, como também os alimentos perecíveis estão

sobe o controle do almoxarifado ou pela nutrição.

3.5. SETOR DE COMPRAS

A administrador desta área deve entender todo pó processo de estoque

e compras e assim exercerá pressão para manter baixos os níveis dos

estoques e preços sem comprometer a qualidade.

É uma atividade que contribui para o lucro de qualquer hospital,

totalmente das empresas englobam compras na gerência de materiais ou

suprimentos.

Não pode ser esquecer de alguns fatores como:

- Preço dos materiais a serem adquiridos;

- Quantidade necessária;

- Prazo de entrega;

2

- Taxas, fretes e impostos;

- Forma de pagamento.

- Qualidade do produto;

- Avaliação de compra;

- Garantia

3.5.1 COMPETÊNCIA DO DEPERTAMENTO DE COMPRAS

“A arte de comprar está se tornando cada vez mais uma

profissão e cada vez menos um jogo de sorte”.

Henry Ford

A função de comprar implica na aquisição de materiais na qualidade

certa, na época certa, ao preço certo, na quantidade certa e da fonte certa.

Um cadastro de fornecedores deverá ser mantido sempre atualizado de

forma que nos permita obter informações a tempo e à hora. Deverá conter

todos os dados e a história do fornecedor junto à empresa.

Devemos detectar e registrar o aparecimento de novos fornecedores e

de novas organizações prestadoras de serviço, que poderão vir nos atender no

futuro.

3.5.2. FOLLOW UP

E uma ferramenta de grande importância, pois na administração

hospitalar a informação e de grande valor, pois os estoque se organizam

através das informação dada pelo setor de compras.

Quando estabelecemos metas ou mesmo gerenciamos uma rotina

constante, é necessário que se façam avaliações do andamento do processo.

Em princípio, quanto mais freqüente é esse monitoramento, mais

oportunidades teremos de identificar desvios e tomar ações corretivas trazendo

o negócio de volta para os trilhos. Esse é um processo clássico em

gerenciamento.

2

O follow up bem executado é aquele que leva em conta os seguintes

fatores:

- O intervalo de tempo entre os períodos de checagem.

- Os itens a serem checados.

Ao contrário do que pode parecer, o follow up bem feito transmite

segurança à equipe. Bons líderes sabem disso. Delegam, dão suporte,

estimulam a criatividade e cobram resultados, excelência e prazo.

3.6. CADASTRO DE FORNECEDOR

Uma coletânea de dados, um arquivo, um banco de dados que reúne

todas as informações possíveis, de seus clientes, seus fornecedores potenciais

interessados em participar de licitações públicas(Vitiello, 2000, p20)

3.6.1 QUAL A IMPORTÂNCIA DO CADASTRO

Cadastrar as empresas fornecedoras se torna, além da exigência legal

uma necessidade, tendo em vista que o objetivo é sempre considerar o maior

universo possível de interessados em participar de processos de seleção para

as contratações futuras, bem como possibilitar uma maior e saudável

competitividade nas licitações, com a conseqüência de se potencializarem as

probabilidades de obtenção de melhores propostas.

A utilização do registro cadastral não se limita a habilitar as empresas

para participar de licitações públicas. Ao contrário, o registro cadastral tem

inúmeras utilidades, pois, na medida em que é um conjunto de arquivos

documentando a situação de diversas pessoas físicas ou jurídicas individuais,

ou sociedades civis e comerciais, transforma-se em um excepcional banco de

dados.

3.6.2. PARA QUE SERVE O CADASTRO

3

- Habilitar o fornecedor para o propósito, ou seja, para participar de

vendas no setor público de acordo com o ramo de sua atividade.

- Acompanhar o desempenho dos fornecedores já cadastrados

ampliando as opções de compra.

- Registrar todas as informações dos clientes que por sua vez gera como

resultado a inscrição destes.

- Confirmar qual seja a média do capital social de empresas atuantes em

dado setor da economia de modo a não se fazerem exigências irreais em

Editais.

- Identificar empresas a serem consultadas durante a realização de

pesquisa de mercado.

- Facilitar o contato, bem como estabelecer um relacionamento com o

fornecedor, ampliando assim o leque de participantes na licitação, que

conseqüentemente leva, a um maior poder de negociação para compra,

aumentando a probabilidade de redução de custos do produto comprado.

- Comprovar a capacidade e idoneidade da empresa, classificando-a

economicamente através da documentação entregue previamente.

(Vitiello,2000,p52)

3.6.3. ESCOLHA DE UM FORNECEDOR LOGÍSTICO

A cada ano um número cada vez maior de fabricantes e varejistas

recorre a empresas externas para ajudá-los em suas necessidades dentro da

logística da cadeia de abastecimento. Como resultado, a logística por contrato

rapidamente tornou-se um dos serviços mais ativos do mercado.

Hoje já existem diversos fornecedores logísticos. E isto torna o trabalho

de escolha mais dificultoso e mais importante do que nunca.

Mais para logística hospitalar a escolha de um fornecedor e muito

importante, pois e de extrema exigência a qualidade dos fornecedores.

Alguns critérios para se escolher um bom fornecedor:

3

a) LOCALIDADE:

Os custos de frete podem somar bastante ao custo de sua logística.

Portanto, quanto mais perto seu fornecedor logístico estiver localizado de suas

instalações de manufatura ou de seus clientes, melhor. Múltiplas localidades

são outro adicional, uma vez que isso pode ser mais eficaz utilizando-se de um

fornecedor, ao invés de vários.

b) EXPERIÊNCIA:

Projetos logísticos nunca são exatamente iguais. Mas você é inteligente

o suficiente para escolher aquele fornecedor que realizou serviços logísticos

em outras empresas com linha de produtos e necessidades logísticas similares.

c) ALTOS PADRÕES:

As instalações dos candidatos parecem estar limpas e organizadas?

Eles têm um bom controle de inventário e planejamento? E eles estão

atualizados com seus padrões? Se não, você deve continuar procurando.

d) EXPERIÊNCIA ORGANIZACIONAL:

Isso é uma consideração importante se sua logística envolve

documentos e controles detalhados. Tenha certeza de que o fornecedor de sua

escolha esteja atento às suas condições e que tenha procedimentos

apropriados já implantados.

e) QUALIDADE:

Não importa quão boa seja uma empresa voltada à logística, sempre

existe espaço para melhoria. Tenha certeza que seu candidato possui

3

programas e iniciativas de qualidade implantados. Mais importante ainda,

certifique-se de que esteja de fato implementando estas iniciativas.

f) CAPACIDADES INTEGRADAS:

Alguns fornecedores focam unicamente na prestação de serviços em

armazenagem e transporte. Mas existem muitos outros que oferecem serviços

adicionais, como por exemplo, embalagem e unitização, abastecimento de

linha (line feeding), suporte à manufatura, logística reversa (reciclagem),

otimização e racionalização das operações assumidas através de um

gerenciamento logístico completo, entre outros. Leve para a balança esses

serviços quando de sua decisão final, pois eles podem ajudar-lhe a economizar

tempo e dinheiro, além de evitar movimentação dobrada. E não negligencie o

sistema de informação. Sistemas sólidos são importantes no processo de

integração.

3.7. PADRONIZAÇÃO DE PRODUTOS

Como podemos observar, um dos fundamentos de um excelente sistema

logístico é a propriedade de saber pedir, pré-requisito para agilizar a

comunicação entre fornecedor e consumidores da cadeia da abastecimento.

O processo de identificação dos produtos consiste em se determinar a

identificação e a padronização dos itens ou seja reconhecer suas

características próprias e exclusivas, uniformizando sua descrição e suas

unidades de medição evitando assim duplicidades.

O objetivo da padronização é poder ter o menor número de itens

utilizando, com a melhor qualidade.

Normalmente o cadastra do produto fica subordinado ao setor de

compra ou no setor de estoque.

Os medicamentos e os produtos de uso de paciente são padronizado

por uma comissão representado por médicos, enfermagem e a logística.

3

Os hospitais que adotam a padronização tem como vantagem a

diminuição de custo e a simplificando a estocagem.

Na padronização deve-se levar em conta a qualidade desejada a ser

utilizada na hospital

O responsável do cadastro do produto no sistema, devera ficar atento,

pois um cadastro mal feito pode acarretar vários problemas para a logística de

um hospital, podendo prejudicar o setor de compra no momento do pedido de

compra.

Por este motivo o cadastro de produto e de estrema importância, a

descrição e a unidade do produto são importante no momento da

padronização.

Para se cadastra uma descrição de um produto e muito importante

solicitar ao fornecedor uma relação com o nome do produto e sua

apresentação pois desta maneira o cadastro ficara mais correto.

Não tendo esta opção a melhor maneira de se obter a descrição de um

produto e por catálogos ou pela internet.

Através do cadastro de materiais é possível inserir todos os dados

relevantes a um material, como nome, características, grupo, subgrupo,

estoque mínimo etc. Uma vez que um material esteja cadastrado, é possível a

associação do mesmo a um produto, transformando assim o material em

matéria-prima do produto. Porém, um material também pode ser cadastrado

como material e utilizado como produto de revenda. A figura abaixo apresenta

um exemplo da tela de materiais ou produtos cadastrados.

O cadastro de materiais tem fundamental importância na Administração

de Suprimentos das organizações, representando a base para o sistema de

processos de Gestão dos Estoques, Compras e Recebimento de Materiais.

3.8. ADMINISTRAÇÕES DE OUTROS MODELOS DE

ALMOXARIFADO

3

Numa instituição hospitalar existem vários estoques às vezes

administrado por um almoxarifado central ou por suas áreas especificas tais

como:

3.8.1 ADMINISTRAÇÃO DE ALMOXARIFADO DA

NUTRIÇÃO

È uma área totalmente especializada dentro do hospital, os produtos

utilizados no serviço de nutrição e dietético (SND) devem estar desvinculados

da farmácia e almoxarifado. Porém ligados a gerência de suprimentos.

Este almoxarifado trabalha com produtos de características perecíveis,

semi perecíveis e não perecíveis.

Em alguns hospitais os produtos não perecíveis e abastecidos pelo

próprio almoxarifado central, tendo o SND apenas uma despensa diária.

A dispensa é um local destinado ao armazenamento de mantimentos

sólidos e líquidos, em temperatura ambiente, ventilação e condições

adequadas de higiene com equipamentos necessários como estante, estrados

balança, escadas carrinhos etc.

Alem da despensa, o SND deverá estar dotado de equipamentos para

refrigeração e congelamento dos produtos, os produtos perecíveis devem ser

comprados com um espaço curto para evitar deterioração do mesmo.

3.8.2. ADMINISTRAÇÃO DE ALMOXARIFADO DE

MANUTENÇÃO

São produtos na maioria brutos, pesados e com características próprias,

pode se tratar como uns produtos específicos e de uso direto pela equipe de

manutenção para atendimento de urgência para substituição de peças.

Sugere-se ter estoque próprio, sob responsabilidade do encarregado do

setor e ligado diretamente a gerência de suprimentos.

Mais mesmo nesta classe existem itens que podem ser estocas e

geralmente esses tipos de produtos são controladas pelo almoxarifado central.

3

O cadastro desses produtos deve ser bem feitos para evitar desperdícios

de compras erradas, pois dessa maneira dificulta o serviço de manutenção.

3.8.3. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAS CONSIGNADOS

São materiais geralmente que são adquiridos por certos motivos tais

como:

• Produtos de custos elevados;

• Produtos específicos;

• Produtos com poucas saídas;

• Para melhora do fluxo de caixa do hospital

São materiais normalmente adquiridos com o fornecedor através de um

contrato, ao consignar as matérias existem vantagens e desvantagens.

Os produtos consignados são de propriedades dos fornecedores sob a

guarda e responsabilidade do hospital, qualquer dano, perda ou extravio o

hospital deverá arcar com os pagamentos deste produto.

3.9 TÉCNICAS DE GESTÃO DE ESTOQUES MAIS

ADOTADAS

3.9.1 CLASSIFICAÇÃO ABC

Os estoques das farmácias hospitalares abrigam uma grande

diversidade de produtos, dificultando o planejamento de seu ressuprimento.

Como cada grupo de medicamentos tem determinadas peculiaridades

gerenciais (como giro, preço, consumo, prazos de entrega) é importante que se

separe os produtos em grupos que possuam características gerenciais

semelhantes( Paterno,1990).

Esta separação e padronização possibilitam a uma maior atenção para

cada grupo de medicamentos e podem ser feitas segundo:

3

• a importância econômica (classificação ABC)

• o grau de importância (sistema XYZ).

Segundo a classificação ABC, os materiais de consumo podem ser divididos

em três classes:

• Classe A (itens mais importantes): correspondendo a um pequeno número de

medicamentos, cerca de 20% dos itens, representando cerca de 80% do valor

total do estoque.

• Classe B: representa um grupo de itens em situação e valores intermediários

entre as classes A e C.

• Classe C (itens menos importantes): agrupa cerca de 70% dos itens, cuja

importância em valor é pequena, representando cerca de 20% do valor do

estoque. Figura 4: Representação gráfica da curva ABC

Não podemos deixar de considerar na apuração da classificação ABC, o

grau de importância dos produtos determinado na curva XYZ.

3

Os produtos classificados na curva XYZ são materiais que faltando no

hospital provocam uma escala gradativa de criticidade, em termos de

funcionamento do hospital.

Curva X: são Produtos com pouca importância, por se tratar do grande

numero de similares no mercado.

Curva Y: São itens que já tem alguma importância, pois são itens dê

serem encontrados com facilidade, mais com comprometimento em sua

qualidade.

Curva Z: São itens críticos de grande importância para o Hospital e

também podendo ser itens com dificuldade de compra no mercado.

O produto pode ser da curva C por critério financeiro mais da mesma

forma o produto pode ser da curva Z, pois desta forma o administrador deve

estar atento na controle dos produtos, assim concluímos que para determinar

em qual classe o produto deve permanecer, o administrador deve estudar as

duas curvas.(Vitillo, 2000).

3.10 SISTEMA DE CONTROLE ELETRÔNICO

Um novo conceito em Sistemas de Soluções para Gestão Hospitalar é

um complexo de sistemas integrados formando um organismo íntegro e

completo. Trazendo otimizações, facilidades, desburocratização, agilização,

precisão, interpretações e redução de custos para todas as necessidades de

um Hospital. Com bancos de dados contendo informações inteligentes e

padronizadas para auxiliar em tomadas de decisões nos níveis médicos,

paramédicos, farmacêutico, laboratoriais, fornecedores, compras, estoques,

administrativos, financeiros.

3

Figura 5: Logomarcar de um Sistema Eletronico

Fonte: www.mv.com.br

A MV desenvolveu nos últimos 22 anos a mais completa solução de

gestão para a área da saúde.

O Sistema MV atende os segmentos de Gestão Estratégica, Gestão

Hospitalar, Gestão Clínica e Assistencial, Gestão Administrativa e Financeira,

Gestão de Planos de Saúde e Gestão de Saúde Pública.

O Modelo de Gestão IRC tem foco na transformação de informação,

relacionamento e conhecimento em excelência em resultados.

Comprometida com a qualidade e evolução dos seus produtos, a MV

investe continuamente no desenvolvimento de novos recursos e tecnologias,

garantindo aos clientes a segurança de contar com sistemas que estão sempre

respondendo as suas necessidades.

Figura 6: Modulos de gestão do sistema

Fonte: www.mv.com.br

3

Gestão Hospitalar

1. Sistema de Gestão mais utilizado no País: gerencia 37 mil leitos e 120

mil internações mensais.

2. Gerencia informações de hospitais pequenos, médios e grandes.

3. Utiliza as melhores práticas de cada área do ambiente hospitalar,

padronizadas pelos hospitais de referência da Comunidade MV.

4. Utiliza dispositivos móveis (palm top).

5. Integração total com os processos estratégicos, clínicos e assistenciais,

administrativos e financeiros.

6. Integração total de informações: agilidade e controle para os melhores

resultados.

Figura 7: Tela inicial do sistema

4

Fonte: www.mv.com.br

figura 8: Tela de atalhos dos modulos

4

CAPÍTULO 4

A INFORMATICA NA LOGÍSTICA

4.1 COMPRA ELETRÔNICA

A compra eletrônica Sistêmica diminui risco de fraude, é apontado como

uma modalidade mais ágil e transparente, que permite a redução dos custos

operacionais e dos preços pagos. “Você diminui o risco de fraudes porque sai

do âmbito local e passa a negociar em âmbito estadual. E os fornecedores são

identificados por código e não por nome”, com um sistema de controle de

qualidade e os fornecedores cadastrados são certificados para poder participar

dos processos de compras.

A Bionexo é uma empresa líder no mercado neste modulo de

compra,criada em 2000 com o objetivo de aproximar e integrar, via internet,

instituições hospitalares à toda a indústria farmacêutica, de materiais médico-

cirúrgicos e seus distribuidores.

O principal investidor no início das operações foi o B2B Factory, braço

investidor do Banco Santander, que deteve o controle acionário até o final de

2001. A partir desta data, o Banco Santander deixou de ser o controlador da

Bionexo.

Atualmente a Bionexo é líder absoluta na América Latina em oferecer

soluções e serviços de compras eletrônicas de medicamentos e materiais

médico-cirúrgicos

Sua missão promover, de forma ética e transparente, a integração, os

negócios e o relacionamento entre as instituições hospitalares e seus

fornecedores que compram e vendem eletronicamente medicamentos,

materiais médicos, equipamentos e suprimentos na área da saúde

Tendo uma visão e de integrar eletronicamente as instituições

hospitalares e seus fornecedores, criando assim a maior comunidade eletrônica

no segmento de saúde no mercado Íbero-Americano.

4

Figura 9 : Modelo de compra eletrônica

Fonte: do próprio Autor

A VANTAGEM DA COMPRA ELETRONICA:

• Redução do custo operacional do processo de compras

• Redução dos preços

• Facilidade no planejamento de suprimentos

4.2. CÓDIGO DE BARRAS

Código de barras é uma representação gráfica de dados que podem ser

numéricos ou alfanuméricos dependendo do tipo de código de barras utilizado.

A decodificação (leitura) dos dados é realizada por um equipamento chamado

scanner que emite um raio vermelho que percorre todas as barras. Onde a

barra for escura a luz é absorvida, e, onde a barra for clara (espaços) a luz é

refletida novamente para o scanner reconhecendo os dados que ali estão

representados. Os dados capturados nesta leitura são compreendidos pelo

computador, que por sua vez converte-os em letras ou números humano-

legíveis

4

4.2.1 CÓDIGOS DE BARRAS MAIS UTILIZADOS NO BRASIL

A seguir os principais códigos de barras usados no país :

25 Intercalado - Utilizado quando se desejam imprimir apenas dígitos

numéricos, é muito utilizado em aplicações comerciais.

39 - Utilizado quando se desejam imprimir caracteres alfa-numéricos;

muito utilizado em aplicações industriais.

39 com dígito de verificação - Utilizado quando se deseja obter mais

segurança na leitura dos códigos, pois possui dígito de controle.

EAN-13 - Padrão adotado pela ABAC (EAN Brasil) para codificação de

produtos em supermercados, permite a codificação de até 13 dígitos

numéricos.

Utilizado para identificar unidade de consumo, utilizado na identificação

no setor hospitalar.

Este modelo de código barra e o que é mais utilizado nas empresas da

linha hospitalar e pelos sistema hospitalares.

Figura10: Modelo de código de barra EAN 13

Figura 6: Modelo de código de barra EAN-13

4

EAN-8 - Versão simplificada do padrão EAN-13, para aplicação em

produtos onde a etiqueta no padrão EAN-13 fique muito grande. Este padrão

permite a codificação de até 8 dígitos numéricos.

Aplicação do código de barras começa a ser prática comum nos

principais laboratórios e hospitais do País.

A grande dificuldade no momento, é que a maioria dos produtos não

vem de fábrica já codificado individualmente, eles vem somente fora da caixa

de embalagem de origem, desta forma cria a necessidade de uma etiquetagem

deste produto pelo hospital.

Após a implantação do controle de código de barra em todos os

produtos, as perdas serão minimizadas e as cobranças mais eficientes.

4

CAPÍTULO 5

ESTUDO DE CASO

5.1. RASTREABILIDADE DE MATERIAL HOSPITALAR

O estudo de caso e sobre a istalação do processo de rastreabilidade, que foi

desenvolvida no Hospital Santa Catarina em São Paulo.

Este Hospital faz parte de uma associação religiosa com suas obras

voltada para a administração de obras educacionais, sociais, pastorais e

hospitalares.

Ela está instalada em vários estados, como Rio de janeiro, São Paulo,

Goiás, Minas Gerais, Espírito Santos, Mato Grosso e Ceara.

Este trabalho estará voltado para a administração das Obras Hospitalar,

o estudo de caso será do Hospital Santa Catarina localizado em São Paulo.

Para a associação este hospital e considerado como uma instituição mantedora

de obras.

Pois ela Juntamente com a Casa de Saúde São José são as empresas

que custeia o restante de todas as obras em que a associação administra.

5.2 HOSPITAL SANTA CATARINA Figura 11: logomarca do Hositla Santa Catarina – São Paulo

Fonte: www.santacatarina.com.br

O Hospital Santa Catarina possui uma das infraestruturas mais

modernas do País, com equipamentos de última geração, para proporcionar as

melhores condições de trabalho ao Corpo Clínico e assegurar excelente

qualidade ao atendimento, considerado sinônimo de eficiência, conforto e

segurança.

4

Com 52 mil m², 327 leitos gerais e 58 de Maternidade, o Hospital Santa

Catarina conta com 1.837 funcionários e cerca de 6 mil médicos cadastrados,

todos com elevado grau de especialização. São realizados por mês,

aproximadamente, 1.700 internações, 350 partos e 1.700 cirurgias nas 25 salas

distribuídas pelos três Centros Cirúrgicos.

Há, ainda, os seguintes serviços:

• Farmácia - com 79 funcionários que encaminham cerca de 1.100 mil

itens por mês, rastreados internamente por um sistema de código de barras,

que permite o controle de todo o trajeto percorrido pelos medicamentos até

chegar ao paciente.

• Banco de Sangue - o primeiro do País a ser acreditado no nível máximo

pela Organização Nacional de Acreditação (ONA).

• Serviço de Nutrição e Dietética - oferece aos pacientes uma alimentação

balanceada, saborosa e agradável aos olhos.

• Hotelaria - Internet Móvel 3G a pacientes e familiares, e computadores

conectados à Internet na Recepção do Bloco A, garantindo ainda mais a

satisfação de seus clientes.

5.3 O QUE É UM PROCESSOS AUTOMATIZADOS

Um dos principais problemas nos hospitais em relação à administração

de materiais é a pouca importância dada à logística na estocagem de

medicamentos e materiais. "A falta de sistemas computadorizados de controle

de estoque, que agilizem a dinâmica dos procedimentos operacionais

referentes à administração de materiais é uma dificuldade enfrentada pelo

setor".

Como o hospital é uma empresa de natureza complexa no que diz

respeito à sofisticação de equipamentos e ao controle de materiais, o código de

barras transformou-se numa ferramenta eficaz para agilizar e melhorar os

serviços prestados por essas instituições. "As principais vantagens da

utilização do código de barras no hospital são a rastreabilidade, a segurança na

4

entrada de dados, a facilidade de implementação e a agilidade nos processos

de um modo geral com a redução de custos, precisão de informações e

elevação do padrão de atendimento", esclarece Paterno.

Sua aplicação na administração de alguns setores está se tornando

prática comum nos principais hospitais brasileiros, que investem na aquisição

de equipamentos, mudando o conceito de gerenciamento interno.

5.4 PROJETO DA RESTREABILIDADE

Este projeto visa melhorar o controle da rastreabilidade do produto

dentro do hospital.

Desta forma to produto será rastreado desta a entrada do produto até a

aplicação do material no paciente.

Início do processo será na conferencia no ato da entrega do pedido, na

nota fiscal devera constar o nome produto e o lote, logo em seguida o produto

será incluso no sistema com acrescentando do lote e a validade do produto, no

qual estará descrito na embalagem do produto.

Após a inclusão do produto no sistema, o material ganhara uma

etiqueta em código de barra , onde constara o nome, lote e a validade descrita

no momento da inclusão no sistema.

Figura 12: Modelo de etiqueta

Fonte: 6º Jornada de Gestão em Tecnologia das Informações em Saúde

4

Após o produto etiqueta ele estará apito para ser dispensado para o

paciente em todo o Hospital.

5.5. PROJETO PALM

O projeto nasceu da necessidade de reestruturação dos almoxarifados

com intuito de aprimorar seu atendimento e controlar de forma eficaz seu nível

de estoque e proporcionando aos usuários segurança e agilidade.

Antes do inicio do projeto foi apontado vários problema no atendimento

dos produtos, tais como.

• Não atendimento das solicitações;

• Excesso de solicitações na urgência;

• Troca de matérias entre paciente;

• Falhas no processo de cobrança

• Não confiabilidade nos níveis de estoque

• Consumo excessivo.

Figura 13: Leitura de código de Barra

Fonte: 6º Jornada de Gestão em Tecnologia das Informações em Saúde

4

Figura 14: Modelo de Palm

Fonte: 6º Jornada de Gestão em Tecnologia das Informações em Saúde

O objeto deste projeto e de melhorar e ampliar o atendimento, evitando

acúmulos de serviços, procurarem melhorar o fluxo do trabalho nos. Estoques

e desta forma atender o cliente nos horários corretos.

Suas vantagens:

• Evitar perdas;

• Retirar estoque nas unidades de internações;

• Eliminar as urgências dos pedidos;

• Controle dos lotes e validades

• Otimizar o tempo de trabalho

Mais para promover está ação foi necessário um investimento em

todas as áreas que estarão comprometidas com este processo.

O investimento do equipamento tecnológico foi na aquisição de Palm`s e

impressoras apropriadas na confecção das etiquetas de código de barras.

5

Figura 15: Modelo de Impressora de Código de Barra

Fonte: 6º Jornada de Gestão em Tecnologia das Informações em Saúde

Há também um investimento na área do pessoal num treinamento

rigoroso da equipe de enfermagem, do profissional encarregado da digitação

das prescrições e dos funcionários dos estoques.

Figura 16: Modelo de Ifluxo de Dados

Fonte: 6º Jornada de Gestão em Tecnologia das Informações em Saúde

O produto será digitado para ser atendido nos estoque, o funcionário

responsável da dispensação em primeiro lugar ira se identificar com seu cartão

5

com o palm, logo em seguida ele ira iniciar o atendimento dos produto através

do leitor do código de barra dos produtos.

Figura 17: Identificação do Funcionário

Fonte: 6º Jornada de Gestão em Tecnologia das Informações em Saúde

Logo após a separação, o produto será confirmado para a conta médica

do paciente, todo o processo será feito agraves do palm.

Figura 18: Leitura do Produto

Fonte: 6º Jornada de Gestão em Tecnologia das Informações em Saúde

5.6 RESULTADO DO PROJETO

Para o sucesso deste projeto houve uma contribuição do serviço de

variais áreas tais como.

• Enfermagem

5

• Auxiliares de conta

• Informática

• Estoque

A Atuação de forma positiva em todos as etapas do projeto, o que o

tornou uma conquista de todos, mas principalmente uma conquista para a

instituição.

As garantias do sucessos estão na:

• Conscientização da equipe

• Planejamento das ações

• Adaptação as mudanças

• Ouvir as equipes

Este ação de melhoria obteve os seguintes resultados:

• Redução de 20 % dos erros de separação e perdas de produtos.

• Redução das Glosa em contas medica em 27%,por causa de

lançamentos errados de produtos ou por falta de lançamento dos produtos

• E com a otimação do processo dos estoques com a inclusão do projeto,

os administradores das áreas puderam iniciar outros projetos de melhoria

para redução de custo.

5

CONCLUÇÃO

Os avanços tecnológicos são fantásticos na área hospitalar, porem os

preços cobrados pelos hospitais são cada vez mais altos.

Tecnologia é um fator determinante para o aumento de custos da saúde,

no caso dos hospitais brasileiros há um outro problema crucial, a

administração, pois poucos hospitais possui administração profissionais, que

conta com administrador hospitalar graduado e que possui uma visão dinâmica

e futurista.

A gestão da logística hospitalar vem passando nos últimos anos por

profundas transformações .

Pois para se adaptar aos grandes avanços tecnológicos todas as áreas

da logística devem se profissionalizar, deve melhorar seu conhecimento do

produto para procurar melhor o custo do hospitais.

A administração de materiais, presta um serviço de vital importância no

contexto hospitalar ,se bem administrado, e por pessoal especializado na área

de saúde, que tem características próprias, diferente da industria e do

comércio, obterá grandes participação nos lucros do hospital.

A logística hospitalar será nos próximos anos o setor de maior

crescimento, pois os administradores estão entendendo a sua importância.

5

REFERÊNCIAS

ROSA, Clóvis B. Gestão de Almoxarifado. São Paulo:Edicta, 2003

BARBIERI,J. C. Logística Hospitalar. São Paulo: editora Saraiva. 2006

DIAS, Marco Aurélio P. Administração de Materiais: uma abordagem

logística . São Paulo: Atlas, 1996.

PATERNO, Dario A. – Administração de Materiais no Hospital: compras,

almoxarifado e farmácia. Centro São Camilo de Desenvolvimento em

Administração da Saúde, São Paulo,1990.

VITIELLO, Luiz Fernandes. Apostila de Administração de Materiais

Hospitalar. Grupo Celacade - São Paulo, 2000.

FERREIRA, Júlio César – Qualificação em Estratégia para Profissionais

Hospitalares, Grupo E.M.S Ventura, 2001.

BALLOU,R.H.Gerenciamento da cadeia de suprimentos. Planejamento,

organização e lgística empresarail. 4 ed. São Paulo: Bookman, 2001

SANTOS, G.A. Gestão de Farmácia Hospitalar. São Paulo. Editora

SENAC.2006.

Bionexo – Empresa gestora de cotação eletrônica – www.bionexo.com.br

MV – Empresa gestora de gestão Eletrônica – www.mv.com.br

5

6ª Jornada de Gestão em Tecnologias da Informações em Saúde – Hospital

Santa Catarina – São paulo, 2005

ÍNDICE

PÁG

Folha de Rosto 02

Agradecimento 03

Dedicatória 04

Resumo 05

Metodologia 06

Sumário 07

Introdução 10

O Hospital 11

1.1 Conceito 11

1.2 Tipos de Hospitais 12

1.3 Gestão Hospitalar 12

A Logística Hospitalar 16

2.1. A Importância da Logística Hospitalar 16

2.2 Padronização e Custos - Uma Questão de Logística Hospitalar 18

2.3. Custo Logístico 19

2.4. Demanda X Giro X Cobertura de Estoque 20

2.5. Logística Hospitalar - Salvando Vidas 21

A Administração dos Materiais 24

3.1. Objetivo 25

3.2. Conceito de Farmácia, Almoxarifado e Compras 25

3.3. Farmácia 25

5

3.3.1.Padronização de Medicamento e Materiais 26

3.4. Almoxarifado Geral 27

3.5. Setor de Compras 27

3.5.1 Competência do Departamento de Compras 28

3.5.2. Follow Up 28

3.6. Cadastro de Fornecedor 29

3.6.1 Qual a Importância do Cadastro 29

3.6.2. Para que Serve o Cadastro 30

3.6.3. Escolha de Um Fornecedor Logístico 30

3.7. Padronização de Produtos 32

3.8. Administrações de Outros Modelos de Almoxarifado 34

3.8.1 Administração de Almoxarifado da Nutrição 34

3.8.2. Administração de Almoxarifado de Manutenção 34

3.8.3. Administração de Matérias Consignados 35

3.9 Técnicas de Gestão de estoque mais adotado 35

3.9.1 Classificação ABC 35

A Informática na Logísticas 41

4.1 Compra Eletrônicas 41

4.2. Código de Barras 42

4.2.1 Códigos de Barras Mais Utilizados no Brasil 43

Estudo de Caso 45

5.1. Rastreabilidade de Material Hospitalar 45

5.2 Hospital Santa Catarina 45

5.3 O Que é um Processo Automatizados 46

5.4 Projeto da Rastreabilidade 47

5.5. Projeto Palm 48

5.6 Resultado do Projeto 51

5

CONCLUÇÃO 53

REFERÊNCIAS 54

ÍNDICE 53

FOLHA DE AVALIAÇÃO 58

5

FOLHA DE AVALIAÇÃO

Nome da Instituição: Universidade Candido Mendes

Título da Monografia: Administração de Materiais na Logística Hospitalar

Autor: Márcio Leandro Reis

Data da entrega: 29/07/2009

Avaliado por: Luciano Gerard Conceito: