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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍCENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAS APLICADAS - GESTÃO
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
PROPOSTA DE UM PROGRAMA DE 5S’s À OP SERVIÇOS CONTÁBEIS E CONSULTORIA
DEISE BERNADETE CONSTANTE
São José2008
DEISE BERNADETE CONSTANTE
PROPOSTA DE UM PROGRAMA DE 5S’s à OP SERVIÇOS CONTÁBEIS E CONSULTORIA
Trabalho de Conclusão de Estágio - apresentado como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Administração da Universidade do Vale do Itajaí.
Professora Orientadora: Kellen da Silva Coelho
São JoséAno
SUMÁRIOResumo...............................................................................................................................................vii
Abstract..............................................................................................................................................viii
Lista de ilustrações.............................................................................................................................ix
Listas de tabelas...................................................................................................................................x
1 INTRODUÇÃO 13
1.1 PERGUNTAS DE PESQUISA ................................................................................................... 14
1.2 OBJETIVOS ........................................................................................................................ 14
1.2.1 Objetivo geral ................................................................................................. 14
1.2.2 Objetivos específicos ..................................................................................... 14
1.3 JUSTIFICATIVA ................................................................................................................... 15
1.4 APRESENTAÇÃO GERAL DO TRABALHO .................................................................................. 16
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 18
2.1 MODELOS ORGANIZACIONAIS ............................................................................................ 18
2.1.1 Modelo Burocrático ...................................................................................... 19
2.1.2 Novas Formas Organizacionais ................................................................... 22
2.2 QUALIDADE TOTAL NO AMBIENTE ORGANIZACIONAL .............................................................. 23
2.3 5S’S ............................................................................................................................. 24
2.3.1 O 5S’s e o comprometimento dos funcionários ........................................... 26
2.3.2 A Prática do 5S’s no Brasil .......................................................................... 28
2.3.3 Os cinco sensos ........................................................................................... 28
2.4 OS 5S’S NO ESCRITÓRIO ................................................................................................... 37
3 ASPECTOS METODOLÓGICOS 40
3.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA ........................................................................................... 40
3.2 SUJEITOS DA PESQUISA ........................................................................................................ 42
3.3 PROCEDIMENTOS E INSTRUMENTOS DE COLETA DE DADOS ........................................................ 42
3.4 TRATAMENTO E ANÁLISE DOS DADOS .................................................................................... 43
3.5 MÉTODO DE IMPLANTAÇÃO DO 5S’S ..................................................................................... 44
4 RESULTADOS DO ESTUDO 51
4.1 EMPRESA: OP SERVIÇOS CONTÁBEIS E CONSULTORIA ......................................................... 51
4.2 5S’S NA OP SERVIÇOS CONTÁBEIS E CONSULTORIA ............................................................ 53
4.2.1 Seiri ( organização,utilização e descarte) ..................................................... 53
xi
4.2.2 Seiton ( ordenação, arrumação) ................................................................... 58
4.2.3 Seiso (limpeza, conservação) ...................................................................... 65
4.2.4 Seiketsu ( higiene, asseio, padronização, saúde) .......................................... 70
4.2.5 Shitsuke ( disciplina, autodisciplina) .......................................................... 74
4.3 SUGESTÕES E PERSPECTIVAS DOS FUNCIONÁRIOS E GESTORES ............ 79
4.3.1 Sugestões dos participantes da pesquisa ...................................................... 79
4.3.2 Perspectivas dos participantes da pesquisa .................................................. 81
81
5 PROPOSTA DE UM PROGRAMA 5S’S PARA A EMPRESA OP SERVIÇOS
CONTÁBEIS E CONSULTORIA. 84
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS 94
REFERÊNCIAS 97
APÊNDICES 100
ANEXOS 103
xii
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Este capítulo trata de uma abordagem contextual referente temas que estão
relacionados ao objetivo em questão. Desta forma, inicia com o estudo sobre
modelos organizacionais, mais especificamente, modelos organizacionais
tradicionais e novas formas organizacionais e, na seqüência a aborda-se a
ferramenta 5S’s.
2.1 Modelos Organizacionais
Modelos ou formas organizacionais são mecanismos estratégicos utilizados
pelas empresas para diminuir o efeito da concorrência, eles podem ser tanto
tradicionais como inovadores, de vanguarda. No entanto, percebe-se que muitas
práticas com o “rótulo” de inovadoras, nada mais são do que a manifestação
camuflada de práticas tayloristas-fordistas. ( RAMOS,1989).
Alguns autores, como Ramos (1989) comentam que certas práticas se
fundamentam numa concepção teleológica, ou seja, instrumental voltada para a
obtenção utilitária de resultados. Muitas vezes, empresas adotam métodos que nem
sequer se moldam à sua realidade. A respeito disso, Wood e Caldas (1998)
elaboraram um artigo para a RAE, que trata da absorção de tecnologia
administrativa estrangeira, por parte de empresas brasileiras.
Para eles, o sucesso de empreendimentos em países em desenvolvimento
depende da compreensão das condições institucionais, organizacionais e culturais
locais. Uma grande parte das instituições que sustentam os negócios em países
industrializados não existe ou operam em condições precárias em países em
desenvolvimento. Países como o Brasil são atraídos por tecnologia administrativa
importada pelos motivos como modismos administrativos, tecnologia gerencial e
gurus de negócios que são importados em grande escala.
18
O Brasil sendo um país que se encontra em desenvolvimento, tende optar por
adotar uma grande escala tecnológica administrativa de países desenvolvidos. Os
autores alertam que sendo que tal importação não funciona em sua forma original,
por isso sugerem um método que eles denominam de “método antropofágico”: este
método sugere que a organização em países em desenvolvimento não deve adotar
de forma direta a tecnologia estrangeira, mas quando houver necessidade de utilizar
modelos estrangeiros, deve-se escolher de forma criativa o que de melhores tais
referenciais estrangeiros podem oferecer. O “método antropofágico” pode ser de
grande valia tanto para empresas de países em desenvolvimento como para
empresas de países desenvolvidos operando em países em desenvolvimento.
Diante disso, entender melhor a dinâmica da importação de tecnologia
administrativa, bem como formular estratégias para a sua adoção apropriada por
empresas locais, pode ser propósito fundamental não só para estudiosos e
empresas no Brasil, mas também em países em desenvolvimento. (CALDAS, 1998).
Neste sentido, a Qualidade Total e, mais pontualmente, a ferramenta 5S’s
foram um exemplo de tecnologia japonesa importada no Brasil, esta por sua vez,
apresentou vantagens e também dificuldades no cânone das organizações
brasileiras.
Diante disso, cabe ressaltar que muitos estudos, como os de Tolfo (2000)
refletem que novas práticas organizacionais são maquiadas de inovadoras mas, na
realidade ainda se fundamentam em práticas tradicionais. Assim, expõem-se
comentários teóricos sobre modelos burocráticos, tradicionais e novas formas
organizacionais.
2.1.1 Modelo Burocrático
De acordo com Merton (1971), dentre os modelos de gestão tradicionais, a
burocracia merece destaque, uma das características da estrutura burocrática é o
caráter impessoal, em que os funcionários diminuem os contatos pessoais e adotam
a categorização.A impessoalidade contribui para a formação do modelo da
personalidade do burocrata.O contato com os clientes e o público acabam sendo
19
prejudicados, pelo tratamento impessoal, muitas vezes os clientes necessitam de um
atendimento diferenciado, e os burocratas acabam tratando com indiferença.
Outra característica é o caráter informal que consiste em induzirem os
funcionários a não prestar assistência ao público, e aos chefes superiores recém
chegados. Os funcionários tem preferência a defesa de seus interesses, este tipo de
caráter desenvolvem-se em muitas circunstâncias. Se os burocratas por sua vez
acreditarem que um chefe recém chegado não lhe dão o valor do reconhecimento,
eles acabam prejudicando fazendo cometer erros pelos quais os novos chefes
serão responsabilizados. Diante disso tenta-se dominar os burocratas, tentando
atingir seus sentimentos e sua integridade, os chefes os sobrecarregarão com
diversos documentos onde será impossível de despachá-los ou lê-los. Sempre que a
integridade do grupo se sentir ameaçada uma organização informal e defensiva
tende a aparecer. Merton (1971).
Uma outra característica dos funcionários burocráticos é o orgulho de oficio,
que ocorre quando eles se comparam afetivamente com seu modo de vida, diante
disso eles se opõem as mudanças na rotina estabelecida, mudanças essas que
surgem impostas por pessoas que não fazem parte de seu círculo. (MERTON,
1971).
Para Merton (1971) a forma burocrática consiste em normas e procedimentos
burocráticos, na divisão de tarefas e rotinas diárias, que são consideradas como
obrigação para o cargo a ser exercido. Não se costuma usar a flexibilidade dentro
da estrutura burocrática pelos funcionários superiores, que são chamados de
burocráticos. Dessa maneira, tudo que acontece na organização será,
conseqüentemente, uma continuação da burocracia, não eliminando nenhum
procedimento que esteja relacionado nas normas da organização elaboradas pelos
próprios funcionários superiores. Uma das vantagens que a forma burocrática
proporciona é a eficiência técnica, sua rapidez, controle técnico, continuidade e suas
quotas de produção. Por outro lado, a falta de flexibilidade na sua aplicação, afeta
os funcionários que passam a trabalhar de forma metódica, técnica, são moldados
para exercer suas tarefas, padronizadas, afetando seu desempenho.
20
Como as promoções são definidas por tempo de serviço, a competitividade
entre os funcionários ficam estáveis, pois eles dividem os mesmo interesses. Diante
disso, a agressividade do grupo diminui e isso reflete mais um “ponto” positivo para
a forma burocrática. (MERTON, 1971)
O programa 5S’s, que busca atingir a qualidade total, dificilmente pode
dissociar a utilização do modelo burocrático. A burocracia soma-se a um conjunto de
normas e procedimentos que serão utilizados diariamente. Esse modelo tradicional
encontra-se na maioria das organizações, a confirmação para isso é a divisão de
tarefas e rotinas diárias.
No entanto, nota-se que há uma tendência de que os modelos
organizacionais passem, por uma mudança de foco, de burocratas para flexíveis.
Segundo Wood (1995), a mudança organizacional não é fácil ser aceita,
dentro das organizações por todos que fazem parte dela. A palavra mudança,
depara-se com várias barreiras para poder ser aplicada pois é um grande desafio
quando resolvemos trocar ou adaptar o antigo para o novo. Muitas organizações
acabam por adotar formas organizacionais, adaptando suas empresas para poder
continuar no mercado, que é muito competitivo.
Para Wood (1995), a cultura organizacional está relacionada as relações
humanas , a mesma contribui com diversos contatos sociológicos , antropológicos,
fisiológicos e das ciências políticas para estruturar as organizações. Foi nos anos 80
que o tema mudança cultural foram reconhecidos, com publicações em revistas.
O conceito de cultura é estruturalmente complexo e envolve grande conjunto de pressupostos, implicitamente assumidos, que definem como membros de um grupo vêem suas relações internas e externas. Se esse grupo tiver uma história compartilhada esses pressupostos, alinhados entre si, gerarão paradigmas comportamentais de alta ordem sobre a natureza do espaço, realidade, tempo, pessoas e relações. A cultura, segundo Schein, afeta todos os aspectos da organização: estrutura, estratégia, processos e sistemas de controle. (WOOD, 1995, apud Schein 1988 p.22)
Segundo os autores pode-se observar que quando as empresas se deparam
com a concorrência sentem-se obrigadas a adotar novas formas organizacionais,
21
com isso passam por adaptações em sua cultura organizacional. Mesmo
enfrentando mudanças em sua estrutura, muitas das empresas tendem a tornam-se
mais flexíveis, isso significa com estruturas achatadas, comunicação fluida, maior
autonomia no exercício de tarefas, maior intercambialidade de função. As
adaptações, tende a acontecer pelo fato da competitividade do mercado. A
tendência é que as empresas deparam com a concorrência cada vez mais acirrada.
2.1.2 Novas Formas Organizacionais
Mudanças nas teorias e nas metodologias apontam transformações
substanciais que passam a constituir as novas formas organizacionais, por meio das
quais o comportamento social vem sendo estruturado e controlado. Refletem
também as referências institucionais mais amplas nas quais essas novas formas
organizacionais estão localizadas. No referente artigo da autora Dellagnelo (2002),
foram estabelecidas três categorias básicas de análise: tecnologia, estrutura e
cultura organizacional, que envolvem os conceitos relacionados na pesquisa como:
burocracia, racionalidade, forma e novas formas organizacionais, com base no
modelo de Valberda (1998).
Nas três categorias analisadas, tecnologia, estrutura e cultura, observa-se
que, geralmente, em organizações formais há uma, aparente dificuldade em romper
com o modelo burocrático. Em muitos casos, as formas organizacionais que
caracterizam ruptura com o modelo burocrático de organização são identificadas
pela predominância da racionalidade substantiva subjacente às suas práticas, aliada
ao alto potencial de flexibilidade organizacional. Evidências de potencial maior de
flexibilidade, descobertas no presente estudo, torna-se favorável ao tratamento
adequado para a identificação da racionalidade subjacente a essas práticas. O
caráter universal dos meios de transformação, como da estação de trabalho no
arranjo físico, considerados formas mais expressivas de flexibilidade tecnológica,
não puderam ser verificados em grande número de casos. Assim, pode-se chegar
ao resultado que o potencial de flexibilidade tecnológica da maioria das
22
organizações analisadas situa-se entre médio e alto, proporcionando, em
conseqüência, capacidade de direção operacional ou flexibilidade operacional
considerável. (DELLAGNELO, 2002).
Dunford (2007) tem se dedicado aos estudos sobre novas formas
organizacionais por vários anos, mais pontualmente, interessa-se por redução de
fronteiras; auto-gerência; organizações virtuais e celulares etc., formas essas que
são mais relevantes em ambientes de negócios turbulentos do que em formas
organizacionais burocráticas.
Há estudiosos que acreditam que as novas formas organizacionais emergem
de crescentes e gradativas mudanças de velhas formas de organização. Sob esta
óptica, as novas formas organizacionais são recombinações de formas
organizacionais, previsivelmente, de sucesso. Esta abordagem comporta a
compatibilidade entre velha e nova forma organizacional, sendo que ambas podem
coexistir.
Na seqüência são apresentados posicionamentos de estudiosos sobre o
assunto, qualidade total no ambiente organizacional e o programa 5S’s com o intuito
de sustentar a elaboração deste trabalho.
2.2 Qualidade total no ambiente organizacional
Qualidade é um conceito espontâneo e intrínseco, onde haja qualquer
situação de uso tangível. A qualidade está envolvida onde encontram a prestação de
um serviço ou a percepções associadas a produtos de natureza intelectual, artística,
emocional e vivencial. (Marshall, et al. 2004).
De acordo com Maximiano (2000, p. 73)
(…) qualidade não diz respeito apenas ao produto ou serviço, nem é uma responsabilidade apenas do departamento da qualidade. A qualidade é um problema de todos os funcionários e abrange todos os aspectos da operação da empresa. Ou seja, a qualidade é uma
23
questão sistêmica. Garantindo-se a qualidade do sistema, garante-se a qualidade dos produtos e serviços.
Para Campos (1992, p. 15), “Qualidade total é o verdadeiro objetivo de
qualquer organização humana”: “satisfação das necessidades de todas as pessoas”.
Tendo em vista a ampla concorrência do mercado, as empresas buscam,
cada vez mais, garantir a satisfação do cliente, bem como assegurar os interesses
econômicos da empresa. Este é o papel da administração da qualidade.
Vieira (1996) ressalta que o controle da qualidade deveria iniciar pelo projeto
do produto, indo até a satisfação do cliente. Neste sentido, a qualidade seria obtida
por meio do controle dos projetos, do material utilizado e dos produtos ou local de
produção. Para isso, a empresa toda deveria estar envolvida e agir
cooperativamente.
Para Silva (1994) os itens que serão apresentados a seguir fazem parte do
contexto da qualidade como:
(...) disposição de um ambiente na qual haja ordem e tranqüilidade; boa organização do trabalho, com distribuição eqüitativa das tarefas; desejo de se comunicar, com disposição de falar e ouvir sem distinção de pessoa ou função; respeito às idéias dos outros; atitude que favoreça o consenso ou trabalho em equipe; sentimento compartilhado da finalidade do trabalho; orgulho coletivo diante das realizações. (Silva 1994, p.102).
Segundo os autores, a qualidade no ambiente organizacional envolve a
motivação dos funcionários e o ambiente a qual eles exercem suas funções. Os 5S’s
é considerado um programa que tem como principal objetivo a busca pela qualidade
no ambiente organizacional.
A relação dos 5S’s com a qualidade é que racionalmente, o ambiente torne-se
mais propício ao trabalho. A operacionalização das tarefas tendem a se tornar mais
ágeis e qualificadas que caracteriza fatores importantes á qualidade.
2.3 5S’s
24
As organizações estão sofrendo constantes adaptações ao meio ambiente. A
medida que as forças externas, como órgãos de proteção contra a poluição sonora,
visual e ambientalistas, atuam, os reflexos são imediatos nas organizações. Esse
movimento, que acabará aparecendo nas organizações, é denominado
housekeeping, que pode ser traduzido como limpeza da casa. Os japoneses, mais
uma vez metodizaram a maneira de se fazer o housekeeping mediante da utilização
sistemática dos 5S, que são denominadas como cinco palavras japonesa se iniciam
com s. (MARTINS,2002). Ainda com Martins (2002, p.315) “os 5S têm aplicações
não somente em grandes organizações, mas também nas pequenas empresas, nos
trabalhos de escritórios, em canteiros de obras, em fundições ou em qualquer lugar.”
Martins (2002),informa que no ambiente de trabalho sejam importante a não
existência de sujeira, desorganização e desordem. O housekeeping para ser
aplicado não necessita de alta tecnologia, trata-se de algo simples, acessível a
qualquer pessoa, não importando qual seja seu grau de instrução. É apenas um
problema cultural. A mudança cultural preconizada pelos 5S é determinada no
sentido de que a limpeza não é somente responsabilidade dos faxineiros, mas inclui
todos os empregados, caracterizando uma relação entre os padrões de limpeza,
ordem, organização e asseio do trabalhado e inclui também as atitudes gerenciais. A
chamada prática dos 5S está sendo cada vez mais aplicada em empresas como
forma de relatar seus benefícios ou criticas, para que se possam verificar o estado
de cada 5S.
Conforme Campos (1992) o programa 5S’s, ao contrario do
housekeeping ,busca modificar a forma de pensar das pessoas com intenção de
direcionar um comportamento melhor para a vida toda.Os 5S’s, não é apenas um
episódio de limpeza , mas sim uma nova forma de conduzir a empresa com ganhos
efetivos de produtividade. Acredita-se que os 5S’s é um programa para todas as
pessoas que estão envolvidas na empresa, desde o presidente aos operadores, as
áreas administrativas, de serviço, de manutenção e de manufatura.
Os 5S´s conhecido como um programa da qualidade total, consolidou-se no
Japão na década de 50, que tem por natureza ser um programa simples, com o
objetivo de atingir a resultados no que se refere a qualidade no ambiente de
trabalho. É definida por cinco palavras em japonês, que sofreu diversas
25
interpretações para cada uma delas. (Silva 1994). Diante disso Silva (1994 p.14)
apresenta algumas definições. “Para seiri, organização, utilização, e descarte; Para
seiton, ordenação e arrumação; Para seisou, limpeza e higiene; Para seiketsu,
asseio, saúde e padronização; Para shitsuke, disciplina e autodisciplina.”
De acordo com Marshall et al., (2004 p. 110) o programa é chamado de 5S’s,
porque como é um programa criado no estilo japonês as palavras que designam
cada parte da implantação iniciam com o som da letra S que São: Seiri , para
organização ,utilização e descarte; Seiton, para arrumação e ordenação; Seisou,
para limpeza e higiene; Seiketsu, para padronização; e por ultimo Shitsuke, para
disciplina.
Para complementar, vale ressaltar que, de acordo com alguns autores, como
por exemplo a Equipe Grifo), no inicio eram 9S’s. O nome provém de palavras que
tem em comum a letra s. Nelas estão as idéias a serem desenvolvidas. Com o
passar do tempo, quatro das letras dos 9S’s passaram a não ser mais utilizadas
por acreditar-se que as demais já demais seriam capazes de transmitir o conteúdo
do programa. (Equipe Grifo, 1998, p.24).
Diante do que os autores relatam entende-se que os 5S’s, foram
denominados pelos japoneses como housekeeping, que significa limpeza da casa,
mais eles decidiram fazer umas adaptações transformando para o chamado 5S’s,
que são cinco palavras em japonês que iniciam com s, que passaram por várias
interpretações, mais por fim todos são sinônimos. Soma-se a isso também que os
5S’s, procura modificar a maneira de agir das pessoas, com intuito de alcançar uma
qualidade de vida melhor. Tende por natureza ser uma ferramenta simples a ser
aplicada, em busca de qualidade no ambiente de trabalho. O programa foi lançado
no Brasil e muitas empresas resolvem adotar essa ferramenta denominada 5S’s.
2.3.1 O 5S’s e o comprometimento dos funcionários
26
O 5S’s é considerado base fundamental para implementar outros projetos
mais complexos que estão relacionados com a gestão da qualidade total, pois os
5S’s torna-se uma oportunidade para alcançar o comprometimento dos funcionários.
(Equipe Grifo, 1998).
A vantagem que alcançamos quando utilizamos os 5S’s é que após os
conceitos de cada senso forem entendidos, já ocorre a sua prática. Independente do
nível hierárquico a participação de toda a equipe é fundamental para que os
resultados sejam alcançados em curto prazo, com isso cria-se um ambiente
organizacional propício ao desenvolvimento do comprometimento. (Equipe
Grifo,1998).
Os 5S’s atuam em três dimensões, que são definidas como:
- A física ou mecânica que está relacionada aos objetos que nos rodeiam.
-A intelectual, ou processos que está relacionada ao método utilizado para a
execução de uma tarefa a tecnologia aplicada.
-E por último a comportamental que está relacionada a nossas atitudes, a
forma que reagimos quando expostos a diferentes situações no nosso dia a dia. É
necessário que estas três dimensões sempre estejam juntas, interligadas entre si.
(Equipe Grifo, 1998).
Figura 1 – As dimensões de atuação dos 5S’s
Segundo o autor, entende-se que o comprometimento dos funcionários
na aplicação dos 5S’s é indispensável para alcançar o resultado desejado com
sua implementação, considera-se que com a colaboração de todos pode-se
FÍSICO
INTELECTUAL COMPORTAMENTAL
27
alcançar o objetivo desejado do programa, que é a busca pela qualidade no
ambiente organizacional. O comprometimento dos funcionários com os 5S’s
está relacionado com colaboração, a disciplina, a vontade de colocar em
prática o programa, pois para que isso seja possível todos terão que colaborar.
2.3.2 A Prática do 5S’s no Brasil
O lançamento do programa 5S’s no Brasil em maio de 1991, teve como
objetivo fundamental a criação do ambiente da qualidade total, que tem conquistado
o reconhecimento pelas organizações, incluindo muitas das maiores e melhores
empresas sediadas no País. (ZUMBLICK et al,1996).
no Brasil, o movimento chegou formalmente através dos trabalhos pioneiros da Fundação Christiano Ottoni, liderada pelo professor Vicente Falconi , em 1991.Atualmente , existem diversas versões e contribuições à filosofia original , mediante o acréscimo de outros S e interpretações diversas, que porém, mantêm a coerência com os princípios básicos. Marshall et al.( 2004 ,p.110).
A prática do programa 5S’s, tem realizado conseqüências notórias no que diz
respeito ao crescimento da auto-estima, ao semelhante, e a respeito ao meio
ambiente e no crescimento pessoal. As pessoas vêm sendo incentivadas, para uma
aproximação, para a melhoria do relacionamento interpessoal.
Frente a esse contexto vários autores apresentam o significado de cada
senso, com isso podemos compreender melhor o que cada um deles significa.
2.3.3 Os cinco sensos
Para compreendermos melhor os 5S’s, o que cada senso caracteriza, vamos
apresentar vários contextos de diversos autores, para um melhor entendimento.
2.3.3.1 Senso Seiri ( organização,utilização e descarte)
28
Em se tratando do seiri, alguns autores apresentam designações diversas. No
entanto, ao analisar o significado de tais designações, nota-se um consenso de que
é o senso de desfazer-se de tudo que não tem utilidade.
Desfazer-se de tudo que não tem utilidade para trabalho para o uso, significa
simplificação e liberação de áreas. Armazenar qualquer coisa que não tenha mais
utilidade, significa que está sendo ocupando espaço físico que custa dinheiro,
gavetas e armários para estocar materiais que não tem mais, e separar somente o
essencial utilidade, e servem somente para atrapalham a vida das pessoas e da
empresa. (CHIAVENATO,2005).
Conforme Silva (1994) Seiri, refere-se à eliminação de tarefas que não são
mais utilizadas, excesso de burocracia e desperdícios de recursos em geral. A
correta utilização dos equipamentos gera o aumentar a sua vida útil. O desperdício
no Brasil assume cifras astronômicas.O senso de utilização refere-se à classificação,
remanejamento e a identificação dos recursos que não tem mais utilidade ao fim
desejado.
Separar os itens em necessário e desnecessários e livrar-se destes últimos. Muitas vezes torna-se difícil distinguir o necessário do desnecessário. A sugestão dos especialistas é:na dúvida, livre-se do item.As desvantagens de armazenar ou de qualquer forma guardas coisas desnecessárias são sobejamente conhecidas , pois, por exemplo, estoques desnecessários ocupam espaço que custa dinheiro , mais gavetas e armários acabam sendo utilizados para guardar o desnecessário , máquinas que não mais são necessárias atrapalham o layout e o manuseio dos materiais etc. Martins (2002, p.314).
• Vantagens
De acordo com Equipe grifo (1998,p.28) as vantagens adquiridas com a
implementação dos 5S’s são as seguintes: “ liberação de espaço,diminuição de
acidentes, diminuição de custos de manutenção, reutilização de recursos e melhoria
do ambiente de trabalho”.
29
Complementando com Zumblick et al ( 1996,p.33) as vantagens são: “
aumenta o retorno do capital empregado, aumenta a produtividade das maquinas e
pessoas envolvidas, traz maior senso de organização e economia , menor cansaço
físico,e maior facilidade de operação”.
Diante o exposto pode-se observar que a palavra seiri, para os autores tem
formas de interpretações diferentes mas por fim são todos sinônimos. Baseando-se
no contexto apresentado pelos autores podemos identificar que o seiri, tem como
objetivo a liberação do espaço fisico, para que o ambiente da empresa se torne mais
agradável de efetuar a realização das tarefas, com o ambiente organizado o serviço
tende a agilizar.
2.3.3.2 Senso Seiton ( ordenação, arrumação)
No que diz respeito ao seiton, vários autores relatam designações também
diversas. No entanto, ao analisar o significado de tais designações, observa-se um
consenso de que é o senso de organizar.
Para Chiavenato (2005), o segundo S que é identificado como Seiton, significa
organizar tudo o que irá ser utilizado para a realização do trabalho, de forma
adequada para serem facilmente localizadas e utilizadas, o local deve ser
antecipadamente bem definido, e o que e mais costuma-se a utilizar diariamente
deverá estar disponível, e de fácil acesso.
Conforme Silva (1994), o Seiton refere-se à disposição sistemática dos dados
e objetos, uma ótima comunicação visual facilitando o acesso de maneira rápida aos
envolvidos, com isso facilitar o fluxo das pessoas. O tempo, a redução do cansaço
físico por excessiva movimentação, e facilidade de tomada de medidas
emergenciais de segurança sob pressão, Soma-se como vantagem de uma
comunicação visual e ordenação.
30
Organização é separar e adicionar os materiais de forma organizada e adequada de modo a serem facilmente localizados, retirados e usados. Tudo deve ter lugar previamente definido. Aquilo que tem uso mais freqüente deve estar mais à mão. A organização sempre acompanha a liberação de áreas , pois uma vez que as coisas estão organizadas ,só deve sobrar o necessário. Uma boa prática é colocar etiquetas nos locais especificando o que lá está armazenado , da forma mais clara possível.Martins (2002, p.315).
• Vantagens
De acordo com Equipe grifo(1998,p.30) as vantagens que são adquiridas com
a implementação dos 5S’s são as seguintes: “ambiente de trabalho mais agradável,
economia de tempo, diminuição do cansaço físico, facilidade para implementação da
multifuncionalide,e diminuição de acidentes”.
Complementando com Zumblick et al( 1996,p.39) as vantagens são: “
rapidez para encontrar documentos, materiais, informações, e outros itens
necessários ao trabalho,utilização racional do espaço com melhoria do ambiente
físico e da comunicação,pois todos poderão encontrar com facilidade o que foi
guardado, e aumenta a produtividade das pessoas e máquinas”.
Baseando-se no que os autores apresentaram, a organização em uma
empresa tem uma grande importância para o desenvolvimento do trabalho do dia a
dia, com o ambiente bem organizado, os locais e objetos bem identificados facilitam
a produção dos serviços com mais agilidade, e também as pessoas desenvolvem
seus serviços com mais tranqüilidade, e a produção tende a melhorar. E também
tem suas vantagens.
2.3.3.3 Senso Seiso (limpeza, conservação)
31
Com o seisou, também aconteceu várias designações relatadas por autores
diversos. Ao analisar o significado de tais designações, observa-se um consenso de
que é o senso de que o ambiente tem que se manter limpo.
A limpeza é a palavra chave para seiso, manter o ambiente de trabalho limpo,
com a limpeza bem executada melhora o ambiente de trabalho, removendo
condições inseguras no local como fumaça, barulho, sujeira, objetos quebrados,
material supérfluo. E também as máquinas e os utensílios, devem ser limpas de
maneira regular e constante. (CHIAVENATO 2005).
Para Silva (1994) a limpeza visa, a criação e manutenção de um ambiente
físico agradável. Ao realizar-se a limpeza dos equipamentos, reflete-se, de fato, sua
conservação. Outro aspecto importante desse senso é o ataque sistemático as
fontes de sujeira, o que soma-se para a eliminação das fontes de poluição que
atingem os empregados, os produtos e os vizinhos da empresa. Cada individuo
deverá limpar a sua própria área de trabalho e, ser conscientizado para as
vantagens de não sujar.
Manter os itens e o local de trabalho onde são armazenados e usados sempre limpos. Limpar é checar, verificar as máquinas e ferramentas de forma regular. Mostrar as melhorias obtidas regularmente, por meio de tabelas, gráficos ou outros dispositivos visuais, procurando sempre melhorar as áreas de trabalho. O colaborador deve manter limpo não somente o chão ao redor da máquina como também a própria máquina , interna e externamente , bancadas e parede , caso esteja próximo a uma. Não dependurar nada (objetos pessoais, pôsteres etc)nas paredes. Martins (2002, p.315)
A tabela abaixo proposta por Osada (1992), define os três passos para ser
efetuado a limpeza sistemática.
MACRO Limpar todas as áreas e procurar lidar com as causas gerais da sujeiraINDIVIDUAL Limpar áreas e equipamentos específicos
32
MICROLimpar partes dos equipamentos e ferramentas especificas. Desta maneira,
é a mais fácil encontrar e eliminar as causas da sujeira.
Tabela 1– os três passos para realização da limpezaAdaptação de Osada(1992)
• Vantagens
De acordo com Equipe grifo(1998,p.33) as vantagens que são adquiridas
com a implementação dos 5S’s são as seguintes: “ melhoria do ambiente de
trabalho, possibilidade de detectar precocemente falhas nos equipamentos, aumento
da vida útil dos equipamentos , e melhoria do moral dos funcionários.”
Complementando com Zumblick et al(1996,p.46) as vantagens são:“
diminuição de desperdícios, prevenção da poluição,maior produtividade das
pessoas,máquinas, e materiais , evitando desperdícios , facilita a venda do produto
ou serviço, melhoria da imagem interna e externa da empresa.”
Neste senso a palavra limpeza significa limpar tudo o que está sujo, para
que se consiga trabalhar com disposição , e com qualidade de vida, um local de
trabalho bem limpo é importante para todos, tanto para os funcionários quanto para
os clientes. E também tem suas vantagens.
2.3.3.4 Senso Seiketsu ( higiene, asseio, padronização,
saúde)
Em se tratando do seiketsu, também diversos autores apresentam
designações diversas.No entanto , ao analisar o significado de tais designações ,
nota-se um consenso de que é o senso de padronizar, e preocupa-se com a saúde.
De acordo com Chiavenato, (2005) Seikets, é visto como asseio,
padronização e arrumação, isso quer dizer aplicar os 3S anteriores, significa que
tem tarefas a executar. Refere-se a limpeza e da verificação uma prática rotineira.
33
Para Silva (1994) significa à preocupação com a própria saúde nos níveis
físico, mental e emocional. Além de executar os 3S iniciais como maneira de
melhorar o ambiente físico de trabalho, a pessoa deverá conscientizar-se dos vários
aspectos que afetam a própria saúde e agir sobre eles. Várias empresas brasileiras
estão se prevenindo, tomando as medidas necessárias no que diz respeito a saúde
de seus empregados. Dentro da visão do Programa 5S’s essas atitudes serão uma
parte importante do gerenciamento.
os 3S vistos até agora são coisas que nós fazemos , executamos . A padronização aqui deve ser entendida como um “ estado de espírito” ,isto é, hábitos arraigados que fazem com que, de modo padronizado ,para não dizer automatizado, como reflexos condicionados , pratiquemos os 3S anteriores.Os equipamentos e áreas de trabalho devem estar sempre limpos e asseados, de modo a garantir segurança no trabalho, e itens quebrados, supérfluos, usados e desnecessários devem ser removidos para fora do local de trabalho. A segurança é um requisito primordial, pois barulho, fumaça, cabos, e fios espalhados pelo chão aumentam as chamadas causas de condições inseguras de trabalho. Todas as coisas devem ter lugar próprio, e devem ser minimizadas as perdas com vazamento de óleo, desperdício de eletricidade etc. Martins (2002,p.135).
• Vantagens
De acordo com Equipe grifo(1998,p.34) as vantagens que são adquiridas com
a implementação dos 5S’s são as seguintes: “ melhoria das condições de higiene,
melhoria do moral e da saúde dos colaboradores, melhoria no relacionamento
interpessoal, na segurança no trabalho e da produtividade”.
Complementando com Zumblick et al(1996,p.51,52) as vantagens são:“
padronização das atividades,prevenção de acidentes, elevação dos níveis de
satisfação e motivação pessoais, prevenção e controle de estresse, evita danos a
saúde do operário e do consumidor, melhora a imagem da organização
internamente e para o cliente, e melhoria da qualidade de vida.
Baseando-se no que os autores apresentaram, é a fase atingida com a aplicação
dos 3S’s anteriores, que são a utilização, a ordenação e a limpeza. Trata-se da
saúde, mental e física de cada empregado, e que para isso ocorra com eficiência
34
deve-se criar condições adequadas de segurança no ambiente de trabalho. Está
sempre em dia com a manutenção dos equipamentos para que não aconteça
acidentes já é um grande inicio a prevenção de acidentes no local de trabalho.E
também tem suas vantagens.
2.3.3.5 Senso Shitsuke ( disciplina, autodisciplina)
No que diz respeito ao shitsuke, vários autores apresentam designações
também diversas. No entanto, ao analisar o significado de tais designações, nota-se
um consenso de que é o senso de disciplina e apoio.
Chiavenato (2005) indica Shitsuke, como disciplina e apoio. Para ela é o
ultimo S que restava para o conjunto ficar completo com dos demais S de forma que
o processo se transforme continuo e interminável. Significa usar de forma
disciplinada os equipamentos da empresa, como crachás, uniformes, equipamentos
de proteção, instrumentos de trabalho, bem como manter asseado e limpo o
ambiente onde se trabalha.
Segundo Silva (1994) ocorre a autodisciplina quando, sem a necessidade de
estrito controle externo, a pessoa segue os padrões técnicos, éticos e morais da
empresa onde trabalha. A pessoa autodisciplina discute até o ultimo segundo, mas,
quando toma-se a decisão, ela faz o que foi definido. Espera-se que uma pessoa em
avançado estágio de autodisciplina esteja sempre tomando iniciativas para o auto-
desenvolvimento, para o desenvolvimento de sua equipe e da empresa em que
trabalha, executando seu potencial mental. A autodisciplina representa o
coroamento dos esforços de educação e treinamento que levam em consideração a
complexidade do ser humano.
Significa manter, de forma disciplinada, tudo o que leva á melhoria do local de trabalho, da qualidade e da segurança do colaborador. Significa usar, de forma disciplinada, os equipamentos de proteção contra acidentes no trabalho, andar uniformizado, portanto o respectivo crachá e, evidentemente, manter limpo, organizado e asseado o local de trabalho. A disciplina, que é o coroamento dos 4S anteriores, pode ser atingida com um treinamento persistente e
35
atribuindo responsabilidades aos gerentes e supervisores quanto ao comportamento de seus colaboradores. Martins (2002,p.315) .
• Vantagens
De acordo com Equipe grifo (1998,p.35,36 ) as vantagens que são adquiridas
com a implementação dos 5S’s são as seguintes:“conscientização sobre a
importância da administração participativa, melhoria no relacionamento dos
funcionários, melhoria na qualidade de vida pelo cumprimento dos padrões,aumento
da liberdade com responsabilidade dos colaboradores.”
Complementando com Zumblick et al(1996,p.57) as vantagens são: “
conscientização da responsabilidade em todas as tarefas , cumprimento das regras
e procedimentos estabelecidos, redução de controles, evita perdas oriundas do não
surgimento de rotinas, serviços dentro dos requisitos da qualidade, desenvolvimento
pessoal, e maior domínio das situações.”
Baseando-se nos autores o papel do quinto e último senso que é a disciplina,
é manter a liberação do ambiente físico, a ordem, a limpeza e a saúde. Consiste na
melhoria contínua tanto no nível organizacional como pessoal. É manter os 4S’s
anteriores sempre juntos em busca de bons resultados, é estar sempre
comprometido com o cumprimento dos 4S’s anteriores. E também tem suas
vantagens.
Entende-se que os 5S’s é um programa onde realiza-se um processo de
“educação da vontade”. A inteligência das pessoas nos mostra os 3S’s iniciais como
um método para o dia a dia, e os 2S’s finais, funcionam como mecanismos da
educação da vontade.
A inteligência nos reflete o caminho e a disciplina educa a vontade e faz com
que as pessoas caminhem. (Equipe grifo,1998).
INTELIGÊNCIA VONTADE
-Senso de utilização -Senso de
padronização
36
-Senso de ordenação -para assegurar o bem-
estar
-Senso de limpeza
DISCIPLINA
Quadro 1 – Inteligência, vontade e disciplina
Adaptado da (equipe grifo,1998 p.36).
Após relatamos todas as vantagens que cada senso oferece, podemos dizer
que o difícil é manter e cumprir todas as regras do programa, autores como
(Osada,1992) nos relatam que é uma ferramenta simples de ser implantada, mais
difícil de ser mantida, pois para que funcione é indispensável a colaboração e a
disciplina de todos os funcionários.
2.4 Os 5S’s no escritório
Como está pesquisa está relacionada a uma proposta de um programa de
5S’s na OP Serviços Contábeis e Consultoria, tratando-se de um escritório contábil,
dar-se encerramento a fundamentação teórica com o autor (Osada 1992), nos
relatando alguns pontos sobre a prática dos 5S’s em um escritório, mais
pontualmente em um escritório contábil.
O trabalho de escritório é de gerenciamento, e é de suma importância que
seja praticado de maneira funcional e que alcance os resultados planejados como o
trabalho nas fabricas. Podemos demonstrar como exemplo o departamento de
contabilidade que necessita realizar seus balancetes mensais de forma clara e
precisa. Os valores devem ser apurados rapidamente, em um formato que mostre a
gerência, uma imagem de maneira clara da direção que a empresa está sendo
levada. (Osada,1992).
Dessa maneira a empresa necessita dos 5S’s para ajudar a excluir
ineficiências, evitando erros, e com tudo funcionando. O escritório é basicamente
igual a fabrica, no sentido quando diz respeito ao que precisa ser realizado para
37
aumentar a eficiência e garantir a qualidade, para que qualquer pessoa possa
realizar o trabalho e compreender o que está sendo feito. Tanto a fabrica quanto o
escritório transformam matéria bruta em produto, o que diferencia a fabrica do
escritório é que a fabrica trabalha com objetos e o escritório com informações. Desta
maneira entende-se que os mesmos princípios dos 5S’s podem ser aplicados tanto
ao escritório como em fabricas. (Osada,1992).
As diferenças individuais existentes, a padronização difícil e o fato de que,
geralmente parece indecifrável para quem está de “fora”, complica o trabalho de
escritório. Grande parte do trabalho de escritório é realizada manualmente, com
variedades de detalhes, dificultando a participação e a ajuda de outras pessoas.
Muitas vezes há pouco ou nenhum procedimento operacional padrão, o processo
não é muito mecanizado e as condições de trabalho variam muito. Por essas razões
no que se refere aos 5S’s, o trabalho de escritório ainda está em um estágio muito
primitivo. (Osada,1992).
O escritório gera um conjunto de informações, e essas informações
normalmente não são vendidas para os clientes, são utilizadas internamente para o
controle do escritório. É possível que haja alguns requisitos como, por exemplo,
quem deve gerar determinada informação e quando, mas o controle ao longo do
processo é muito pequeno para garantir que tudo está sendo realizado com
tranqüilidade e que não haja erros. Como resultado disso, muitas vezes não há
grande consciência da necessidade dos 5S’s.(Osada,1992).
Na seqüência o autor Osada, apresenta alguns pontos importantes das
atividades dos 5S’s no escritório como:
-diminuir livros contábeis, formulários, ferramentas, para que seja eliminado
todo o acervo desnecessário.
-Reduzir todos os arquivos, documentos, materiais e afins e descobrir uma
maneira melhor de guardar os objetos. As pessoas devem ser capazes de achar o
que necessitam em no máximo em 30 segundos.
- O material de escritório deve ser estudado e aprimorado. Os livros,
documentos necessitam ser criados de acordo com a tarefa. Poucos materiais e
38
livros contábeis utilizados nos escritórios foram projetados para as suas
necessidades especificas.
- O escritório é o primeiro ambiente que muitos visitantes vêem. Ele é o
responsável pela primeira impressão. Define o estilo da empresa. Por essas razões
que se deve fazer o possível e impossível para que o ambiente de trabalho esteja
limpo e arrumado.
Os benefícios resultantes da arrumação são ainda mais importantes. Todos saberão onde as coisas estão. Terão acesso as informações. E um escritório arrumado aumenta a pressão para que as pessoas mantenham as coisas simples e terminem cada tarefa que surgir, ao invés de acumulá-las em uma montanha de tarefas “para fazer depois”. (Osada,1992,p.172).
A implantação de um programa 5S’s no escritório é de grande auxilio para os
funcionários, para que os serviços possam ser efetuados com qualidade, os
benefícios que o programa proporcionará, acarretaram para o andamento do
trabalho com mais agilidade, pois um escritório bem organizado, com todos os
móveis, arquivos, em seus devidos lugares, um ambiente mais limpo e agradável,
tende-se provocar a motivação dos funcionários Diante disso a empresa
conseqüentemente consegue atingir os objetivos traçados.
39
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