UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA – UFSCsites.setic.ufsc.br/~rihs/SPA/UFSC - Curso SPA - Modulo... · Caderno de Exemplos e Exercícios - Correspondências– Sistema de Gestão

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA – UFSC

SPA Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos

Caderno de Exemplos e Exercícios Módulo – Correspondência

Caderno de Exemplos e Exercícios - Correspondências–

Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos – SPA

Apostila original feita por: Poligraph Sistemas e Representações Ltda. Revisada e editada dia 23/07/2018 por Richard Henrique de Souza, SeTIC/UFSC

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CADASTRO DE CORRESPONDÊNCIA INTERNA

http://solar.treinamento.ufsc.br/solar/ Faça o login com a mesma senha utilizada em outros sistemas utilizados na UFSC (tais como o CAGR).

1) Você deseja comunicar à Diretoria de Administração Escolar o período de treinamento do sistema de

Gestão de Processos Eletrônicos.

a) Primeiro vamos efetuar o download do modelo de memorando.

Acesse o site http://redacaooficial.ufsc.br/. Procure por “MODELOS DE CORRESPONDÊNCIAS OFICIAIS” e clique em “Memorando”

Efetue o download do “Modelo de memorando em .doc”

Escreva o memorando(adicione a data do seu curso):

No período de ____/____/___ à ____/____/___ será realizado o treinamento do sistema de Gestão de Processos Eletrônicos. O treinamento envolve: Acesso ao Sistema de Processos Administrativos (SPA); - Correspondências: Cadastro (Memorando, Memorando Circular, Ofício recebido e expedido); - Inserção de outros arquivos; - Arquivamento; - Fila de trabalho; - Tramitação; - Solicitações: Cadastro; Tramitação; Arquivamento; - Processos:

inserção de documentos; Tramitação de processos digitais e físicos; Arquivamento.

b) Cadastre a correspondência interna informando os dados abaixo:

Acesse o menu Cadastro de Correspondência no menu principal do sistema.

Campo da tela Procedimento ou dado a informar

Órgão: UFSC

Tipo: Correspondência

Tipo de Correspondência: Memorando

Setor de abertura: Sigla e nome do seu setor de lotação

Setor de origem: Sigla e nome do seu setor de lotação

Interessado na UFSC: Informe o número do seu CPF

Grupo de Assunto: Treinamento - SPA

Assunto: Comunicado

Detalhamento do assunto: Comunica o período de treinamento do sistema de Gestão de Processos Eletrônicos.

Município: Florianópolis

Acione o botão ‘Próximo’. Na „Etapa 2 – Seleção de Destinatários‟, preencha os campos com os seguintes valores:


Setor destino: Informe o setor do participante ao lado. Se necessário, confirme com ele o setor.

Lembre-se, usamos o

grupo de assunto

Treinamento –SPA

Apenas neste curso

http://solar.treinamento.ufsc.br/solar/

http://redacaooficial.ufsc.br/

http://redacaooficial.ufsc.br/files/2013/12/Modelo-Memorando.doc




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Acione o botão ‘Próximo’. Na tela de „Confirmação de Cadastro‟, verifique se os dados informados estão corretos. Acione o botão ‘Concluir cadastro’ para armazenar os dados da correspondência. Guarde o número de registro desta correspondência: ________________________.

c) Copie o número da correspondência gerado e copie no Memorando que você escreveu no item

“a”. d) Altere os campos em azul para os dados do seu setor. Salve em formato “PDF”. e) Você deverá incluir o Memorando preenchido:

Na tela „Confirmação de Cadastro‟, acione o botão ‘Peças’

Acione o botão para „Inserir peça‟.

Dentre as opções apresentadas, escolha „Selecionar um arquivo no meu computador‟. Preencha com as informações abaixo:


Tipo: Memorando Nome Comunicado de abertura de curso Arquivo Modelo-Memorando.pdf

Acione o botão ‘Próximo’ Acione „Mais ações’ e „Encaminhar‟.


Motivo de Tramitação: Para Providências Encaminhamento: Favor tomar conhecimento.

Acione o botão ‘Encaminhar’.

PASTA DIGITAL

2) Consulte a correspondência interna cadastrada no exercício 1.a e visualize as peças da

correspondência para se certificar de que o memorando foi corretamente inserido.

a) Acesse o menu Consulta de processos/solicitações e informe os filtros abaixo:


Número:

Selecione „Correspondência‟. Nos campos seguintes informe: „MEM – Memorando‟, número da correspondência gerada no exercício nº 1.a, sigla do setor de abertura (seu setor) e ano da correspondência.

Acione o botão ‘Consultar’.




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b) Qual o setor atual da correspondência? ______________________________________________________________________

c) A correspondência já foi recebida pelo setor atual?

______________________________________________________________________ d) Consulte as tramitações do processo acessando, no alto da tela, o menu de contexto

Tramitações.

e) Visualize as peças do processo pela „Pasta Digital‟: Acesse o menu de contexto Peças no alto da tela para visualizar a „Pasta Digital‟. Clique sobre o memorando gerado no exercício anterior para visualizá-lo.

FILA DE TRABALHO

3) Realize as seguintes operações na fila de trabalho:

a) Existe alguma correspondência que esteja somente na sua fila (tramitação interpessoal)? ________________________________________________________________

b) Consulte todas as correspondências não recebidas que estão na sua fila. c) Consulte todas as correspondências do grupo de assunto Treinamento - SPA. d) Consulte os dados detalhados da correspondência que está na sua fila de trabalho.

As correspondências que você receberá foram cadastradas pelo participante que está sentado ao seu lado no treinamento. Se necessário, confirme com ele o número gerado.

e) Faça o recebimento da correspondência que está na sua fila de trabalho.

No menu Fila de Trabalho, selecione o submenu Por Grupo de Assunto, subitem desejado no item Comunicado.

Selecione a correspondência clicando na caixa de seleção posicionada na primeira coluna da esquerda, na linha do registro desejado. Note que esse registro está destacado em outra cor indicando que está pendente de recebimento.

Acione o botão ‘Receber’.

f) Efetue a devolução da correspondência recebida no item anterior, adicionando um documento com o parecer da correspondência. Selecione a correspondência que você recebeu no item anterior e acione o botão

‘Encaminhar’. Insira um documento com o parecer da correspondência acionando a aba „Peças’.

Acione o botão para ‘Inserir peça’. Dentre as opções apresentadas, escolha ‘Selecionar um arquivo no meu computador’. Preencha com as informações abaixo:


Tipo de documento: Nome:

Parecer Resposta

Arquivo: parecer.pdf




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Acione o botão ‘Próximo’. Acione ‘Mais ações’ e „Encaminhar’.


Encaminhamento: Devolvido para a origem após análise da correspondência..

Preencha no campo Usuário o nome do seu colega ao lado ou em “Tarefa” selecione a opção “Devolver para o setor remetente”.


g) Efetue o recebimento da correspondência que retornou para a sua fila de trabalho.

No menu Fila de Trabalho, selecione o submenu Por Grupo de Assunto, subitem desejado no item Comunicado.

Selecione a correspondência clicando na caixa de seleção posicionada na primeira coluna da esquerda, na linha do registro desejado. Note que esse registro está destacado em outra cor indicando que está pendente de recebimento.

Acione o botão ‘Receber’.

h) Efetue o arquivamento da correspondência recebida no item anterior.

Ainda na fila de trabalho, selecione a correspondência que você recebeu no item anterior e acione o botão ‘Mais opções’ e ‘Arquivar...’.


Despacho: Arquivado até segunda ordem.

Acione o botão ‘Confirmar’. Acione o botão ‘Arquivar’ para finalizar o procedimento.

CADASTRO DE REMETENTES e DESTINATÁRIOS

4) Você necessita enviar uma correspondência para a empresa DELTA EMPRENDIMENTOS. A

empresa ainda não esta cadastrada no sistema SPA.

a) Acesse o Menu Cadastros básicos Remetentes e destinatários.

Acione o botão “Novo”. Preencha os dados:


Nome: Endereço:

DELTA EMPRENDIMENTOS <numero do seu siape> Travessa Leme

Numero: 0001 Bairro: Conquista Município: Assis Brasil CEP: 69918-838 e-mail <coloque o seu e-mail> A/C Beltrano Xavier

Coloque o número do

seu SIAPE para saber

qual foi o que você

cadastrou




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Acione o botão “Salvar”

CADASTRO DE CORRESPONDÊNCIA EXTERNA

5) Você necessita enviar uma correspondência para a empresa DELTA EMPRENDIMENTOS XXX

solicitando a prorrogação de contrato de prestação de serviço.

b) Primeiro vamos efetuar o download do modelo de Ofício.

Acesse o site http://redacaooficial.ufsc.br/. Procure por “MODELOS DE CORRESPONDÊNCIAS OFICIAIS” e clique em “Ofício”

Efetue o download do “Modelo de ofício em .doc”

Escreva o ofício(adicione a data do seu curso):

Solicitamos à empresa fornecedora do serviço a prorrogação do contrato de prestação de serviço de manutenção para mais um ano, conforme permitido em contrato anterior.

c) Cadastre a correspondência externa informando os dados abaixo:


Órgão: UFSC


Tipo de Correspondência: Ofício expedido





Assunto: Prorrogação - Contrato

Detalhamento do assunto: Prorrogação de contrato de prestação de serviço de Telefonia.

Município: <Município do seu compus>

Acione o botão ‘Próximo’. Na „Etapa 2 – Seleção de Destinatários‟, acione o botão ‘Adicionar’. Selecione o destinatário com nome ‘DELTA EMPREENDIMENTO XXX’ e acione o botão

‘Selecionar’. No campo Forma de Envio do grupo Destinatários, selecione a opção „Mala-direta‟. Acione o botão ‘Próximo’. Na tela de „Confirmação de Cadastro‟, verifique se os dados informados estão corretos. Acione o botão ‘Concluir cadastro’ para armazenar os dados da correspondência externa. Guarde o número de registro desta correspondência: ________________________.

d) Copie o número da correspondência gerado e copie no Ofício que você escreveu no item “a”. e) Altere os campos em azul para os dados do seu setor. Salve em formato “PDF”. f) Você deverá incluir o ofício escrito pelo interessado solicitando a prorrogação do contrato. Para

isso:

Na tela „Confirmação de Cadastro‟, acione o botão ‘Peças’.

Acione o botão para „Inserir peça’.

Dentre as opções apresentadas, escolha „Selecionar um arquivo no meu computador’.


http://redacaooficial.ufsc.br/files/2013/12/Modelo-Of%C3%ADcio.doc




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Preencha com as informações abaixo:


Tipo: Ofício Nome Ofício – Prorrogação de Contrato Arquivo Modelo-Ofício.pdf

Acione o botão ‘Próximo’

AUTUAÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA

6) Efetue a autuação da correspondência cadastrada no exercício anterior.

Acesse o menu Autuação de solicitação. Insira o número da correspondência cadastrada no exercício 4.a e acione o botão ‘Próximo’.


Tipo de processo: Administrativo Tipo de cadastro: Processo

Acione o botão ‘Salvar’. Anote o número do processo autuado: _________________. Encaminhe para o colega.


Encaminhamento: Dispensa de Licitação.

CADASTRO DE CORRESPONDÊNCIAS RECEBIDAS

7) O Gabinete do Reitor recebeu uma correspondência do Ministério da Educação informando o início

do período de apresentação de sugestões ou alterações nos catálogos dos seus cursos de educação profissional e tecnológica.

a) Cadastre a correspondência recebida informando os dados abaixo:



Órgão: UFSC

Tipo de Correspondência: Ofício Recebido

Nº. correspondência: 104-MEC

Data do documento: 05/04/2013

Recebida em: Deixe a data atual




Remetente: Ministério da Educação - MEC





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Assunto: Comunicado

Detalhamento do assunto: Informa o início do período de apresentação de sugestões ou alterações nos catálogos de cursos de educação profissional e tecnológica do Ministério da Educação.


Acione o botão ‘Próximo’. Na tela de „Confirmação de Cadastro‟, verifique se os dados informados estão corretos. Acione o botão ‘Concluir cadastro’ para armazenar os dados da correspondência recebida. Anote o número da correspondência gerada: _______________________________

b) IMPORTANTE: SALVE o número no sistema, clique no botão.

c) Agora você deverá incluir o ofício recebido. Para isso:

Na tela „Confirmação de Cadastro‟, acione o botão ‘Peças’.

Acione o botão para „Inserir peça’. Dentre as opções apresentadas, escolha „Selecionar um arquivo no meu computador’. Preencha com as informações abaixo:


Tipo de documento: Ofício Nome Ofício 104-MEC Arquivo Ofício104-MEC.pdf

Acione o botão ‘Próximo’.

d) Você deseja encaminhar essa correspondência recém-cadastrada para o colega ao seu lado “para comunicar”. Para isso:

Acione „Mais ações’ e „Encaminhar‟. Preencha os campos com os seguintes dados:


Encaminhamento: Encaminho a correspondência recebida para conhecimento.

Destino: Encaminhe para o setor do participante ao lado. Se necessário, confirme com ele o setor.

Acione o botão ‘Encaminhar’

CADASTRO DE CORRESPONDÊNCIA CIRCULAR

8) A partir da correspondência recebida pelo Gabinete do Reitor, foi necessário gerar uma

correspondência circular para todos os centros comunicando o início do período de apresentação de sugestões ou alterações nos catálogos de cursos de educação profissional e tecnológica do Ministério da Educação.

a) Cadastre a seguinte correspondência circular:

Acesse o menu Cadastro de Correspondência.




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Órgão: UFSC


Tipo de Correspondência: Memorando Circular





Assunto: Comunicado

Detalhamento do assunto: Comunica o início do período de apresentação de sugestões ou alterações nos catálogos de cursos de educação profissional e tecnológica do Ministério da Educação.


Acione o botão ‘Próximo’. Na tela de „Confirmação de Cadastro‟, verifique se os dados informados estão corretos. Acione o botão ‘Concluir cadastro’ para armazenar os dados da correspondência circular.

b) Agora você deverá associar o documento já cadastrado para a correspondência recebida, registrada no exercício 6.a, evitando digitalizá-lo novamente. Para isso:

Na tela „Confirmação de Cadastro‟ acione o botão ‘Peças’

Acione „Mais ações’ e „Associar‟. Preencha os campos com os seguintes dados:


Número: Selecione a opção „Correspondência‟.

Tipo: Informe o número de identificação da correspondência cadastrada no exercício 6.a

Acione o botão ‘Consultar. Obs.: Após a inserção do número da correspondência, o botão

„Consultar‟ somente pode ser acionado após o campo do número do documento ser validado. Para isso, pode-se clicar fora do campo do número, ou acionar a tecla „TAB‟.

Selecione o documento e acione o botão ‘Adicionar peça’. Voltando a tela de „Peças‟, acione „Mais ações‟ e ‘Distribuir’ para efetuar a distribuição da

correspondência circular. Na lista de Destinatários, acione o botão ‘Adicionar Setor’. Selecione o setor do colega e do instrutor e acione o botão ‘Selecionar’. Preencha o campo com a seguinte informação:


Encaminhamento: Para conhecimento.

Acione o botão ‘Enviar’




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c) Efetue a consulta desta correspondência para verificar as peças na „Pasta Digital‟ e a distribuição da correspondência.

OBS: É possível criar grupos de distribuição para facilitar o envio de memorandos para as mesmas pessoas. Essa cadastro fica no menu SPA > Cadastros básicos > Grupos de Correspondência.

OUTRAS FUNCIONALIDADES IMPORTANTES

9) Compartilhamento da fila de trabalho: A ideia do compartilhamento é permitir o acesso da fila de trabalho de um usuário por outro. Com o

compartilhamento, o servidor com acesso poderá encaminhar processos e correspondências que estão na fila da concedente.

Para realizar o compartilhamento, acesse o menu: WFLOW > Configurações > Permitir Acesso a minha Fila de Trabalho

10) Edição de Encaminhamento

A edição de encaminhamento tem o objetivo de cancelar o encaminhamento feito pelo usuário. Normalmente isso acontece quando o servidor percebe que enviou equivocadamente o documento.

Importante: Somente é possível cancelar o encaminhamento enquanto a correspondência não foi recebida.




Escreva o memorando:

Orientação para redação de comunicações oficiais (http://redacaooficial.ufsc.br/) Apresentamos os modelos de comunicações oficiais que a Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) adota e que devem ser seguidos por todos os setores da Instituição, para a necessária padronização da escrita da correspondência oficial. Os modelos seguem a orientação do Manual de Redação da Presidência da República (BRASIL, 2002). A Coordenadoria de Gestão de Pessoas (CCP) oferece capacitações sobre o assunto em sua programação sistemática, ministradas pela secretária-executiva Fernanda Leal, com o objetivo

capacitar os servidores desta Universidade para a produção de textos de acordo com as normas da Redação Oficial.

Salve como Memorando_10:




Órgão: UFSC








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Assunto: Comunicado

Detalhamento do assunto: Exemplo 10.




Setor destino: Informe o setor do Instrutor.


c) Copie o número da correspondência gerado e copie no Memorando que você escreveu no item “a”.

d) Altere os campos em azul para os dados do seu setor. Salve em formato “PDF”. (Memorando_10.pdf)

e) Você deverá incluir o Memorando preenchido:





Tipo: Memorando Nome Comunicado Exemplo 10 Arquivo Memorando_10.pdf


f) Agora, encaminhe o memorando. Para isso:

Clique na aba “Processo” Na opção ‘Mais ações’ selecione a opção ‘Encaminhar’ Preencha os campos com os seguintes dados:




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g) A edição de encaminhamento tem o objetivo de cancelar o encaminhamento feito pelo usuário. Normalmente isso acontece quando o servidor percebe que enviou equivocadamente o documento:

Para editar o encaminhamento, acesse o menu: SPA > Processo > Edição de Encaminhamento

h) Você deseja encaminhar essa correspondência recém-cadastrada para o colega ao seu lado “para comunicar”. Para isso:



Encaminhamento: Encaminho informações sobre a comunicação oficial da UFSC.



11) Alteração de Processo É possível alterar informações básicas da correspondência antes que ela seja enviada. Essa

funcionalidade não abrange a alteração de peças, mas sim os dados básicos cadastrais da correspondência.





Orientação para redação de comunicações oficiais (http://redacaooficial.ufsc.br/)

O cargo e a função ocupada pelo destinatário da correspondência irá determinar o pronome de tratamento e o vocativo a ser empregado. Mais detalhes em : http://redacaooficial.ufsc.br/pronomes-de-tratamento

Salve como Memorando_11:







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Órgão: UFSC







Assunto: Comunicado

Detalhamento do assunto: Exemplo 11.






c) Copie o número da correspondência gerado e copie no Memorando que você escreveu no

item “a”. i) Altere os campos em azul para os dados do seu setor. Salve em formato “PDF”.

(Memorando_11.pdf) j) Você deverá incluir o Memorando preenchido:





Tipo: Memorando Nome Comunicado Exemplo 11




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Arquivo Memorando_11.pdf


d) É possível alterar informações básicas da correspondência antes que ela seja enviada. Essa funcionalidade não abrange a alteração de peças, mas sim os dados básicos cadastrais da correspondência:

Para alterar a correspondência, acesse o menu: SPA > Processo > Alteração Mude o detalhamento para: Pronomes de tratamento a serem usados na redação oficial.

e) Você deseja encaminhar essa correspondência recém-cadastrada para o colega ao seu lado

“para comunicar”. Para isso:



Encaminhamento: Para conhecimento dos pronomes de tratamento em comunicação oficial..



GRUPOS de CORRESPONDÊNCIAS

12) Criar Grupos: O setor identificou que envia Memorandos Circulares frequentemente para um grupo

de setores. Então para facilitar a “Distribuição” o setor decidiu cadastrar o grupo no SPA. a) Menu Cadastro Básicos Grupos de Correspondências. b) Acione o botão “Novo”. c) Preencha os campos

Campo da tela Procedimento ou dado a informar Observação

Nome: SeuNome_Treinamento Coloque o seu nome, exemplo Richard_Treinamento

Tipo Circular Interna

d) Adicione o botão “Próximo” e) Adicione o usuário. (Adicione o colega como usuário) f) Adicione o botão “Salvar” g) Adicione o setor. (Adicione o Setor do Instrutor) h) Adicione o botão “Salvar”

13) Memorando Circular usando o modelo.


Acesse o site http://redacaooficial.ufsc.br/.





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Procure por “MODELOS DE CORRESPONDÊNCIAS OFICIAIS” e clique em “Memorando Circular”

Efetue o download do “Modelo de memorando circular em .doc”


Divulga que estão abertas as inscrições dos cursos de capacitação.

http://sgca.sistemas.ufsc.br/publico/programacaoAtual.xhtml

Salve como Memorando_Circular: Acesse https://sgca.sistemas.ufsc.br. Acesse “Programação Atual” Salve a listagem de cursos como cursos2018.pdf

b) Cadastre a seguinte correspondência circular:

Acesse o menu Cadastro de Correspondência.


Órgão: UFSC


Tipo de Correspondência: Memorando Circular





Assunto: Comunicado

Detalhamento do assunto: Comunica que estão abertas as inscrições dos cursos de capacitação.


Acione o botão ‘Próximo’. Na tela de „Confirmação de Cadastro‟, verifique se os dados informados estão corretos. Acione o botão ‘Concluir cadastro’ para armazenar os dados da correspondência circular.

c) Copie o número da correspondência gerado e copie no Memorando que você escreveu no item “a”.

d) Altere os campos em azul para os dados do seu setor. Salve em formato “PDF”. (MEN_C13.pdf) e) Você deverá incluir o Memorando preenchido:



http://redacaooficial.ufsc.br/files/2013/12/Modelo-Memorando-Circular.doc

http://redacaooficial.ufsc.br/files/2013/12/Modelo-Memorando-Circular.doc

http://sgca.sistemas.ufsc.br/publico/programacaoAtual.xhtml

https://sgca.sistemas.ufsc.br/




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Dentre as opções apresentadas, escolha „Selecionar MÚLTIPLOS arquivos no meu computador (requer java instalado)‟.

Espere o JAVA carregar. Acione o botão Executar. Preencha com as informações abaixo:


Tipo: Memorando Circular Nome Divulgação de Cursos

Acione o botão ‘Adicionar” Escolha o arquivo Men_C13.pdf Acione o botão ‘Adicionar” Escolha o arquivo cursos2018.pdf Acione o botão ‘Adicionar” Escolha o arquivo Memorando_11.pdf

Acione o botão ‘Próximo’ Espere carregar os arquivos.

Vamos trocar o nome da peça do arquivo cursos2018.pdf

Acione o botão Mude o nome para Lista de cursos. Acione o botão “Aplicar alterações”. Acione o botão “Voltar”. Vamos trocar o nome da peça do arquivo Memorando_11.pdf

Acione o botão Mude o nome para Memorando 11. Acione o botão “Aplicar alterações”. Acione o botão “Voltar”. Acione o botão “Enviar”.

f) Note que adicionamos um arquivo a mais. Vamos excluí-lo.

Na aba peças. Selecione a peça “Memorando 11”

Acione o botão .

g) Observação: Podemos excluir peças somente se não houver nenhum tramite após a inserção da peça.

h) Voltando a tela de „Peças‟, acione „Mais ações‟ e ‘Distribuir’ para efetuar a distribuição da correspondência circular.

Na lista de Destinatários, acione o botão ‘Adicionar Grupo’. Selecione o grupo criado no exemplo 11 e acione o botão ‘Selecionar’. Preencha o campo com a seguinte informação:





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Encaminhamento: Para conhecimento.

Acione o botão ‘Enviar’

i) Efetue a consulta desta correspondência para verificar as peças na „Pasta Digital‟ e a distribuição da correspondência.

OBS: É possível criar grupos de distribuição para facilitar o envio de memorandos para as mesmas pessoas. Essa cadastro fica no menu SPA > Cadastros básicos > Grupos de Correspondência.

Gerar Peça

http://solar.treinamento.ufsc.br/solar/ Faça o login com a mesma senha utilizada em outros sistemas utilizados na UFSC (tais como o CAGR).

14) Você deseja comunicar à Diretoria de Administração Escolar o período de treinamento da

PLATAFORMA SOLAR: SPA, ALX E SCL.

a) Cadastre a correspondência interna informando os dados abaixo:



Órgão: UFSC







Assunto: Comunicado

Detalhamento do assunto: Comunica o período de treinamento da PLATAFORMA SOLAR: SPA, ALX E SCL






Lembre-se, usamos o

grupo de assunto

Treinamento –SPA

Apenas neste curso

http://solar.treinamento.ufsc.br/solar/




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b) Agora, gere o memorando a partir de um modelo já cadastrado no sistema. Para isso:

Na tela „Confirmação de Cadastro‟, acione o botão ‘Peças’ e, na tela de peças, selecione a opção indicada pela figura abaixo:

Selecione a opção ‘Gerar peça a partir de um modelo’. No campo Modelo de documento, selecione „Modelo de memorando‟. No campo Nome,

atribua um nome para o documento e acione o botão ‘Gerar peça’. Aguarde a abertura automática do editor de texto, que irá gerar um memorando a partir do

modelo especificado. Após a abertura do editor de texto, você poderá efetuar a edição do documento. Para salvar

os dados editados, caso haja algum, você poderá selecionar uma das opções da figura abaixo. Para este exercício, selecione a opção ‘Salvar e publicar’.

Após o salvamento, para que o documento apareça na listagem das peças, é necessário clicar em „Peças‟ para que os documentos sejam atualizados.

Na opção ‘Mais ações’ selecione a opção ‘Encaminhar’ Preencha os campos com os seguintes dados:




Consultas - Diversas

15) Vamos Utilizar os “diversos” modos de consulta: a. Acesse o menu Consulta de processos/solicitações. b. Selecione o item “Acesse o menu Consulta de processos/solicitações”.




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c. Preencha o período da consulta.

Campo da tela Procedimento ou dado a informar Exemplo

Entrada: “Data de inicio do curso” a “data de hoje” 20/07/2018 a 21/07/2018

d. Selecione o Tipo Correspondência

e. Preencha o setor de abertura e setor de origem


Setor origem: Informe o seu setor. Setor de abertura: Informe o seu setor.

f. Acione o botão “Consultar”.

Note que irá retornar tudo que o setor cadastrou. Acione o botão “Voltar”.

g. Selecione a opção “Arquivado”.

Acione o botão “Consultar”.

Relatórios

16) As consultas usualmente suprem a maioria das demandas, mas dependendo da situação é necessário obter relatórios padronizados.

a. Acione o Menu Relatórios Relatórios de Processos e Solicitações.

Relatório das solicitações criadas por você. Preencha os dados:


Período: “Data de inicio do curso” a “data de hoje” 20/07/2018 a 21/07/2018 Órgão: UFSC Setor origem: Informe o seu setor DSI Cadastrado por: Informe o seu nome Fulano Beltrano de Tal Tipo: Correspondência

Acione o botão “Visulaizar”. Veja o resultado. Salve o “pdf” gerado

17) Relatório de Auditoria de Processos/Solicitações. a. Acione o Menu Relatórios Relatório de Auditoria de Processos/Solicitações.




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Relatório das correspondências e solicitações criadas por você. Preencha os dados:


Usuário Coloque o seu nome Período: “Data de inicio do curso” a “data de hoje” 20/07/2018 a 21/07/2018 Formato: Arquivo XLS do Microsoft Excel

Acione o botão “Visulaizar”: Salve o arquivo. Abra o arquivo. Mude o formato.


Formato: Arquivo PDF do adobe Acrobat

Acione o botão “Visulaizar”: Salve o arquivo.

18) Relatório de Estatística.

a. Acione o Menu Relatórios Estatística Por Assunto/Grupo de Assunto.

Preencha os campos:


Entrada: “Data de inicio do curso” a “data de hoje” 20/07/2018 a 21/07/2018 Estatística: Assunto Ordenado por: Qtde processos Tipo: Todos Formato: Arquivo XLS do Microsoft Excel

Acione o botão “Visulaizar”: Salve o arquivo. Abra o arquivo. Mude o formato.


Formato: Arquivo PDF do adobe Acrobat

Acione o botão “Visulaizar”: Salve o arquivo. Por Grupo de assunto:


Entrada: “Data de inicio do curso” a “data de hoje” 20/07/2018 a 21/07/2018 Estatística: Grupo de assunto Ordenado por: Qtde processos Tipo: Todos Formato: Arquivo XLS do Microsoft Excel

Mude os demais parâmetros e veja o que acontece.




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b. Acione o Menu Relatórios Estatística Tramitações por Setor.

Preencha os campos:


Setor tramitação: Coloque o seu setor Assunto: Comunicado 1416 Período: “Data de inicio do curso” a “data de hoje” 20/07/2018 a 21/07/2018 Formato: Arquivo XLS do Microsoft Excel

Acione o botão “Visulaizar”: Salve o arquivo. Abra o arquivo. Mude o formato. Acione o botão “Visulaizar”: Salve o arquivo. Volte e deixe o assunto em branco. Acione o botão “Visulaizar” Volte. Selecione o checkbox “Agrupamento por assunto” Acione o botão “Visulaizar” Volte. Selecione o checkbox “Hierarquia” Acione o botão “Visulaizar”

c. Acione o Menu Relatórios Estatística Tempo de Permanência dos Processos.

Preencha os campos:


Período: “Data de inicio do curso” a “data de hoje” 20/07/2018 a 21/07/2018 Setor: Coloque o seu setor Formato: Arquivo XLS do Microsoft Excel

Acione o botão “Visulaizar”: Salve o arquivo. Abra o arquivo. Mude o formato. Acione o botão “Visulaizar”: Salve o arquivo. Volte. Selecione o checkbox “Hierarquia” Acione o botão “Visulaizar” Volte. Deixe o setor em branco. Acione o botão “Visulaizar”

EXERCÍCIOS

Para a execução dos exercícios é importante a formação de duplas ou trios para que cada um




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possa receber as correspondências. Verifique se você está no ambiente de treinamento antes de prosseguir.

Para todos os cadastrados utilizem o grupo de assunto Treinamento - SPA

I) Faça um Memorando para o colega. a. Escreva o memorando avisando da Lei do incentivo a qualificação. b. Envie para o colega. c. Receba o memorando que o colega te enviou. d. Materialize o memorando e salve em seu computador.

II) Cadastre um ofício endereçado ao MEC. a. Escreva um ofício solicitando o resultado do ENEM para ser utilizado como forma de

ingresso nos cursos de graduação. b. Materialize o ofício e salve em seu computador.

III) Cadastre um ofício Recebido (use o documento Oficio_516.doc).

a. Cadastre e envie para o colega. b. Receba o ofício que o colega te enviou. c. Materialize o ofício e salve em seu computador.

IV) Faça um Memorando Circular.

a. Para esse exercício pergunte o nome e o setor de mais 3 colegas. b. Escreva o Memorando Circular avisando divulgando o curso de INFORMÁTICA BÁSICA.

(Verifique no site da capacitação as datas e horários do curso) c. Distribua a correspondência para os colegas do item a e para o instrutor. d. Receba os Memorandos que os colegas de enviaram.

V) Consulte:

a. Todas as correspondências feitas durante o curso. b. Todas as correspondências que você cadastrou durante o curso. c. Verifique as tramitações de cada uma das correspondências que você cadastrou.

VI) Fila de trabalho.

a. Arquive todas as correspondências que estejam na sua fila de trabalho. (Mas antes: Verifique se você está no ambiente de treinamento)

VII) Faça um Memorando para encaminhar para colega. No Memorando faça um relatório com todas as correspondências criadas por você desde o inicio do curso e separadas pelo tipo (Memorando, Memorando Circular, Ofício Recebido, Ofício Expedido). No relatório deve constar o número da correspondência, o assunto, o interessado e o detalhamento. E informar também total de correspondências desde o inicio do curso. (Dica: use um dos relatórios disponíveis no menu Relatórios.)

VIII) Memorando Circular:

a. Verifique se contém o relatório solicitado no item VII. (Se não tiver o relatório: Recuse o memorando)

b. Receba o memorando encaminhado pelo colega. c. Cadastre um Memorando Circular. d. Adicione o relatório encaminhado pelo colega. (use o associar peça). e. Distribua o memorando circular para 3 colegas de turma e para o instrutor.

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