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UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
CURSO DE ARQUIVOLOGIA
WELLINGTON LIRA DOS SANTOS
AVALIAÇÃO DE SOFTWARE PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS
ARQUIVÍSTICOS, SEGUNDO REQUISITOS DO SIGAD
Niterói
2015
UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
CURSO DE ARQUIVOLOGIA
Wellington Lira dos Santos
AVALIAÇÃO DE SOFTWARE PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS
ARQUIVÍSTICOS, SEGUNDO REQUISITOS DO SIGAD
Niterói
2015
WELLINGTON LIRA DOS SANTOS
AVALIAÇÃO DE SOFTWARE PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS
ARQUIVÍSTICOS, SEGUNDO REQUISITOS DO SIGAD
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado
ao Departamento de Ciência da Informação da
Universidade Federal Fluminense como
requisito para obtenção de grau de Bacharel em
Arquivologia.
Orientadora: Profª. Dra. LINAIR MARIA CAMPOS
Niterói
2015
W472 Santos, Wellington Lira dos.
Avaliação de software para gestão de documentos
Arquivísticos, segundo os requisitos do SIGAD / Wellington
Lira dos Santos; orientadora: Linair Maria Campos. – Niterói,
RJ: [s.n.], 2015.
80 f.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em
Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, Instituto de
Arte e Comunicação Social, 2015.
Bibliografia: f. 78-80.
Orientadora: Linair Maria Campos.
1. Gestão de Documentos Arquivísticos. 2. Gestão Eletrônica
de Documentos. 3. Sistema Informatizado. 4. e-ARQ Brasil. I.
Título. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e
Comunicação Social. III. Campos, Linair.
CDU 002(0.034.1)
WELLINGTON LIRA DOS SANTOS
AVALIAÇÃO DE SOFTWARE PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS
ARQUIVÍSTICOS, SEGUNDO REQUISITOS DO SIGAD
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado
ao Departamento de Ciência da Informação
da Universidade Federal Fluminense, como
requisito para obtenção de grau de Bacharel
em Arquivologia.
Aprovado em de de 2015.
BANCA EXAMINADORA
Profª. Linair Maria Campos - Orientadora
Universidade Federal Fluminense - UFF
Profª Clarissa Moreira dos Santos Schimidt
Universidade Federal Fluminense - UFF
Prof° Gabriel Moore Forell Bevilacqua
Universidade Federal Fluminense - UFF
Niterói
2015
À Deus, à Talita e Raquel Amâncio (in
memoriam) e a todos que acreditam na
educação.
AGRADECIMENTOS
À DEUS fonte de todo poder, sabedoria e
graça; à minha família que acreditaram em
mim, principalmente minha mãe, Maria
Auxiliadora Gomes de Lira, e minha avó,
Helena de Lira Gomes; à todo o corpo docente
do curso de Arquivologia, especialmente a
minha orientadora e professora Linair Campos
que com paciência e prontidão me auxiliou na
conclusão deste trabalho final; As minhas
amigas Carla Lima, Sheila Silva, Keyla Ribeiro
e Simone Ferreira, as irmãs que a UFF me
presenteou.
“Também vi sabedoria debaixo do sol, que foi
para mim grande”. (Eclesiastes 9.13)
RESUMO
As Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC’s) tem ganhado cada vez mais espaço
nas instituições arquivísticas públicas e privadas. Esse aumento do uso das TIC’s tem
gerado consequentemente o crescimento no desenvolvimento de sistemas que se propõe
fazer Gestão Eletrônica de Documento (GED). O CONARQ (Conselho Nacional de
Arquivos) consciente dessa realidade lançou o e-Arq Brasil que propõe um conjunto de
requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documento (SIGAD)
para servir de norte aos profissionais dos arquivos nas escolhas desses sistemas. Este estudo
tem por finalidade analisar um software de GED (Alfresco) considerando os requisitos do
SIGAD. Descreve os conceitos e princípios da Arquivologia e da área de Tecnologia da
Informação (TI) que servirão na escolha do sistema que será analisado.
Palavras-chave: Gestão de Documentos Arquivísticos, Gestão Eletrônica de Documentos,
Sistemas Informatizados, e-ARQ Brasil.
ABSTRACT
Information and Communication Technologies (ICT) has gained more and more space in
public and private archival institutions. This increased use of ICT has therefore generated
growth in developing systems which aims to Electronic Document Management (EDM).
The CONARQ (National Council on Archives) aware of this reality launched the e-Brazil
Arq proposing a set of requirements for computerized systems Document Archival
Management (SIGAD) to serve north to the professionals of the files in the choices of these
systems. This study aims to analyze a GED software (Alfresco) considering the SIGAD
requirements. It describes the concepts and principles of Archival and the area of
Information Technology (IT) serving on the choice of the system to be analyzed.
Keywords: archival Document Management, Electronic Document Management,
Information Systems, e-ARQ Brazil.
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Tabela 1 – Listagem das ferramentas encontradas 52
Tabela 2 – Critérios para análise das ferramentas 53
Figura 1 – Layout da página inicial do Alfresco 55
Quadro 1 – O Alfresco versus os requisitos do SIGAD 57
Figura 2 – Requisitos do SIGAD atendidos pelo Alfresco 73
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
BDTD Base Digital Brasileira de Teses e Dissertações
CONARQ Conselho Nacional de Arquivos
DMS Ferramentas características como de gerenciamento de documentos
GED Gestão Eletrônica de Documento
SIGAD Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documento
TCI Tecnologias da Informação e Comunicação
TI Tecnologia da Informação
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ................................................................................................................... 29
2 OBJETIVOS ........................................................................................................................ 32
2.1 OBJETIVO GERAL ........................................................................................................ 32
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ......................................................................................... 32
3 JUSTIFICATIVA ............................................................................................................... 33
4 METODOLOGIA ............................................................................................................... 34
5 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ..................................................................................... 38
5.1 CONCEITUAÇÃO DOS ELEMENTOS ENVOLVIDOS ............................................ 38
5.1.1 Documentos arquivísticos e suas características ........................................................ 40
5.1.2 Arquivo: definição ........................................................................................................ 41
5.1.3 Documento digital, documento digital arquivístico e suas características .............. 42
5.1.4 Ciclo de vida e três idades ............................................................................................ 43
5.1.4.1 Fase corrente ou primeira idade ................................................................................ 44
5.1.4.2 Fase intermédiaria ou segunda idade .......................................................................... 44
5.1.4.3 Fase permanente ou terceira idade ............................................................................. 45
5.1.5 CONARQ, e-ARQ Brasil e SIGAD ............................................................................. 45
5.1.6 Diferença entre GED e SIGAD .................................................................................... 47
6 CONCEITOS DA ÁREA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO............................. 49
6.1 REQUISITOS DE SOFTWARE ................................................................................... 49
6.2 CRITÉRIOS PARA AVALIAÇÃO DE SOFTWARES ................................................... 50
7 SELEÇÃO E AVALIAÇÃO DE SOFTWARE DE GED ............................................... 52
7.1 SELEÇÃO DO SOFTWARE DE GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS ........ 52
7.2 ALFRESCO ....................................................................................................................... 54
7.3 AVALIAÇÃO DO SOFTWARE ESCOLHIDO SEGUNDO OS REQUISITOS DO
SIGAD ..................................................................................................................................... 55
8 CONCLUSÕES ................................................................................................................... 75
REFERÊNCIAS ..................................................................................................................... 78
29
1 INTRODUÇÃO
É por meio da escrita que o homem começou a registrar suas ações em diversos
suportes (desde o tijolo de argila até as mídias digitais) e assim documentar essas ações ao
longo do tempo.
Em decorrência do progresso científico e tecnológico, a produção de documentos
aumentou à medida que estas ações foram crescendo, resultando no aumento do número de
documentos, e com isto, surgem as grandes massas documentais acumuladas nos arquivos.
Com o aumento de volume, os arquivos tornam-se mais complexos, pois a
capacidade de controle e organização de grandes massas documentais requer a busca de
novas soluções para gerir a demanda crescente de documentos.
Os documentos precisam ser organizados de maneira ordenada e acessível. Com a
evolução dos sistemas de informação para guarda e acesso aos documentos arquivísticos
surge a necessidade de migrar os documentos sem adulterá-los e mantendo a garantia da
fidedignidade e autenticidade do conteúdo documental.
Perante a grande utilização da Tecnologia da Informação e Comunicação e uma
tendência de produção de documentos e informações digitais, é fundamental pensar em
uma tecnologia de informação como apoio a geração, reprodução e gerenciamento de
documentação digital sem deixar de fora dessa gestão os documentos que já foram
produzidos em seu formato impresso.
A Tecnologia da Informação e Comunicação tem feito cada vez mais parte da vida
do homem e estão alterando profundamente as formas de realizar suas as atividades do
cotidiano. Conforme vemos em ALBORNOZ (2005, p. 8) o conceito de modernidade está
vinculada a manipulação e obtenção de máquina, ou seja, tecnologia.
No começo da Revolução Industrial, a predisposição para participar do
processo está ligada a um senso de evolução e modernismo... A
capacidade do ser humano é limitada ao treinamento suficiente para
operar máquinas. Suas habilidades, como um todo, são desprezadas, e
seus conhecimentos humanos contribuem para alavancar o processo de
mecanização, mas nunca estiveram limitadas a ele; afinal, o homem é
múltiplo e a própria Revolução Industrial é fruto de seu empenho em
melhorar a vida em grupo. Enquanto a indústria é uma novidade, em seus
primeiros anos de vida, existe uma espécie de motivação que mobiliza as
30
massas em torno de um ideal de desenvolvimento trazer para toda a
humanidade maior qualidade de vida.” (ALBORNOZ, 2005, p. 8).
Sendo assim, a instituição arquivística que quiser estar dentro de um “padrão de
modernidade e desenvolvimento” precisa obter e manipular as Tecnologias da Informação e
Comunicação.
O mercado de desenvolvimento de sistemas de informação percebendo a
necessidade de softwares que façam gestão de documentos têm criado inúmeros serviços
para arquivos. Diante da crescente oferta de software que se propõe realizar a gestão de
documentos arquivísticos surge o interesse de entender as exigências do Sistema
Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) propostos pelo e-ARQ
Brasil – Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de
documentos (2011), avaliar um software e, quando necessário, propor melhorias para o
sistema avaliado.
Tendo em vista toda essa complexidade, a discussão sobre o tema e avaliar alguns
softwares para a gestão de documentos arquivísticos, pois os procedimentos e operações
técnicas dos documentos na forma mais básica: a produção, a utilização e a destinação não
é uma tarefa fácil.
Contudo propõe-se aderir ao movimento a favor do uso do software livre,
incentivado pelo governo federal, pois como o software livre disponibiliza o código fonte
da aplicação, ainda que não atenda plenamente aos requisitos desejados, poderia ser
customizado para atender ao SIGAD.
Portanto este trabalho sobre avaliação de software para gestão de documentos
arquivísticos, segundo os requisitos do SIGAD orientará, como meio de pesquisa, o usuário
para a devida atenção as determinadas exigências e informações necessárias, na hora de
adquirir um programa de gerenciamento de documentos arquivísticos.
É importante ressaltar o caráter interdisciplinar deste trabalho, pois percebemos o
diálogo da Arquivologia com a Tecnologia da Informação. Lalande (1996, p. 481 apud
SILVA, 2007, p. 111) apresenta o conceito de interdisciplinaridade:
Não apenas o pensamento e a razão são produtos sócio-históricos, o corpo
também o é. E a formação e a profissão de arquivista também. Como ser
arquivista ou pós-graduado em CI sem conhecimentos mais firmes sobre
31
instituições, culturas, redes sociais, sobre o direito, a administração e as
humanidades? Naturalmente nunca nos bastarão o conhecimento de
algumas novas tecnologias gerenciais e de informação e comunicação.
Não se trata também de pensarmos em uma interdisciplinaridade vulgar,
superficial, de produção de textos que assumem conceitos de outras áreas,
como se produzir neste sentido nos legitimasse como interdisciplinares.
Ora, a interdisciplinaridade é um projeto teórico-prático, no sentido dos
processos da “práxis pedagógica, que ao mesmo tempo articulam as
disciplinas na busca da unidade e atuam sobre a realidade tendo em vista
sua superação”; e a partir disso, a interdisciplinaridade significa também a
superação da fragmentação do saber e a compreensão do “conhecimento
como síntese de múltiplas determinações – unidades de contrários”. Ou
seja, a ação não é a de nos tornarmos interdisciplinares, mas a de
buscarmos a interdisciplinaridade, constituindo-a num método teórico-
prático, numa mediação em um plano teórico para compreendermos as
razões e as raízes da fragmentação em disciplinas, do entendimento de
seus limites, da busca de sua superação, “para reconstituir a unidade da
ciência no plano das idéias e contribuir para a transformação da realidade
sócio-cultural”(ORSO, p. 35-36). (Lalande (1996, p. 481 apud SILVA,
2007, p. 111).
Sendo assim, o conhecimento mais consistente da Tecnologia da Informação
deveria fazer parte da formação do profissional arquivista.
No capítulo a seguir apresentaremos: o objetivo geral e os objetivos específicos.
32
2 OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GERAL
Analisar um software específico, livre e de código aberto que possa ser utilizado
para SIGAD e verificar se atende minimamente aos requisitos funcionais obrigatórios do
SIGAD.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Determinar os critérios de seleção dos softwares;
Selecionar um software que permite, pelo menos parcialmente, fazer gestão de
documentos de acordo com os requisitos funcionais obrigatórios do SIGAD;
Conhecer os requisitos funcionais obrigatórios do SIGAD para gestão de
documentos arquivísticos apresentada na literatura especializada da área;
Analisar o software segundo os requisitos funcionais obrigatórios do SIGAD.
33
3 JUSTIFICATIVA
Tem crescido a produção de informação impressa e digital em todas as esferas da
sociedade hodierna. O que tem requerido dos profissionais da informação conhecimento e
desenvolvimento de métodos e sistemas para gerenciar essa massa informacional. Silva
Neto e Maciel (2012, p. 50) entendem que o arquivista precisa compreender “as mais
modernas técnicas aprimoradas no cotidiano dos arquivos”, conforme abaixo:
Há de se considerar que estamos em uma sociedade informacional, para
quem a informação e as tecnologias digitais da informação e da
comunicação (TDIC) passaram a incorporar presença massificadora na
natureza social, política e econômica, onde, para acompanhar o ritmo do
progresso tecnológico, é preciso que, também, o arquivista compreenda as
possibilidades de aplicar as mais modernas técnicas aprimoradas no
cotidiano dos arquivos, em especial para a recuperação da informação no
meio virtual (SILVA NETO; MACIEL, 2012, p. 50).
Com aumento do uso das tecnologias da informação e comunicação nas instituições
públicas e privadas e o incentivo pelo governo federal à adoção de software livre, tem
levado as organizações, como o Arquivo Nacional, a estabelecer critérios para a escolha de
programas de gestão de documentos.
Com isso, temos percebido a carência de estudos dos sistemas que estão disponíveis
no mercado e que fazem gestão eletrônica de documentos para que possam auxiliar os
arquivistas na escolha desses sistemas para as instituições que trabalham.
Diante desta realidade, os estudos dos requisitos do SIGAD gabaritam o profissional
arquivista para contribuir com a escolha de softwares de gestão de documentos junto ao
pessoal da área de tecnologia da informação.
Os resultados desse trabalho servirão como um material teórico que possibilitará, ao
meio acadêmico, informações acerca da migração e gestão de documentos em meio
eletrônico, mas sem perder da fidedignidade e autenticidade do conteúdo documental.
Soma-se a isso o interesse de conhecer o mercado de software de gestão eletrônica
de documentos, entender as funcionalidades dessas ferramentas e perceber como os
recursos desses programas auxiliam na geração, reprodução e gerenciamento de
documentação digital.
34
4 METODOLOGIA
A metodologia da pesquisa é importante para desenvolvimento de um trabalho
científico. Severino (2012, p. 17) afirma que a metodologia propicia aos estudantes e
professores “maior aprofundamento na ciência, nas artes e na filosofia”.
Liston e Silva definiram metodologia da pesquisa como:
estudo dos métodos ou da forma, ou dos instrumentos necessários para a
construção de uma pesquisa científica; é uma disciplina a serviço da
Ciência. O conhecimento dos métodos que auxiliam na elaboração do
trabalho científico (LISTON E SILVA, 2010?, p. 2).
Severino (2012, p. 122) apresenta as modalidades, metodologias de pesquisa
cientifica e define a pesquisa bibliográfica como:
[...] aquela que se realiza a partir do registro disponível, decorrente de
pesquisas anteriores, em documentos impressos, como livros, artigos,
teses etc. Utiliza dados ou de categorias teóricas já trabalhados por outros
pesquisadores e devidamente registrados. Os textos tornam-se fontes dos
temas a serem pesquisados (SEVERINO, 2012, p. 122).
A metodologia empregada neste trabalho será feita por meio de pesquisa
bibliográfica e revisão de literatura onde é traçado um percurso entre os conceitos da
Arquivologia, bem como analisar os requisitos funcionais obrigatórios do SIGAD e através
destes avaliar o software livre que melhor atenda tais condições propostas pelo e-Arq
Brasil. Para avaliar e escolher o software serão utilizados os manuais e estudos publicados
em periódicos da Ciência da Informação e Engenharia de Software pesquisados no Portal
Capes.
Tendo em vista a conceituação arquivística visando atender as definições envolvidas
neste trabalho e melhor compreensão a respeito do modelo de requisitos do e-ARQ Brasil é
necessário explicitar os conceitos pautados nos teóricos já consagrados da área arquivística.
Dentre estes, podemos citar: T. R. Schellenberg, Heloísa Liberalli Bellotto, Jean-Yves
Rousseau e Carol Couture, Vanderlei Batista dos Santos, Humbeto Celeste Innarelli,
Renato Tarciso Barbosa de Sousa, Rosely Curi Rondinelli e Marilena Leite Paes.
Com relação aos requisitos obrigatórios do SIGAD será elaborada uma tabela, que
será utilizada para analisar o software. A tabela terá três colunas, uma estará relacionando
os requisitos funcionais obrigatórios do SIGAD; a segunda coluna será para marcar os
35
níveis de atendimentos dos requisitos funcionais obrigatórios pelo software; e, a terceira
coluna será para descrever alguma observação ou comentário. Essa tabela permitirá
identificar e analisar as funcionalidades do software a ser escolhido para ser avaliado e
verificaremos quais serviços oferecidos pelo software atende ao SIGAD.
Na busca de critérios de avaliação de softwares e de softwares que façam gestão
eletrônica de documentos, foram realizadas pesquisas no Portal Capes. Essa busca foi
importante, pois segundo Mueller (2000, p. 21) o que caracteriza uma pesquisa:
A confiabilidade é, portanto, uma característica das mais importantes da
ciência, pois a distingue do conhecimento popular, não científico. Para
obter confiabilidade, além da utilização de uma rigorosa metodologia
científica para a geração do conhecimento, pois é importante que os
resultados obtidos pelas pesquisas de um cientista sejam divulgados e
submetidos ao julgamento de outros cientistas, seus pares (MUELLER, p.
21).
Sob essa perspectiva, entendendo que o Portal Capes é um site que congrega
periódicos dos vários segmentos das ciências no Brasil e que o quesito de avaliação pelos
pares dos artigos publicados faz parte da política dessas revistas, optamos por fazer a busca
por ele.
A busca por estudos que sugiram softwares de gestão eletrônica de documentos e
também trate da avaliação de software de gestão eletrônica de documentos arquivísticos foi
feita nas bases de dados da área de Ciência da Informação. As fontes são:
Biblionline (ISSN 1809-4775);
Biblos (ISSN 0102-4388);
Brazilian Journal of Information Science (ISSN 1981-1640);
Ciência da Informação (ISSN 0100-1965);
DataGramaZero (ISSN 1517-3801);
Em questão (ISSN 1807-8893);
Encontros Bibli (ISSN 1518-2924);
Informação & Informação (ISSN 1981-8920);
Informação & Sociedade: estudos (ISSN 1809-4783);
36
Perspectivas em Ciência da Informação (ISSN 1413-9936);
Ponto de Acesso (ISSN 1981-6766);
Revista ACB (ISSN 1414-0594);
Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação (ISSN 0100-0691);
Revista Digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação (ISSN 1678-765X);
LIINC em Revista (ISSN 1808-3536);
TransInformação (ISSN 0103-3786).
Os termos pesquisados para obtenção de estudos que indicassem os softwares de
gestão eletrônica de documentos foram realizadas pelas palavras-chave: avaliação de
software, gestão eletrônica de documento e GED. Obtivemos como resultado 27 artigos,
mas só 7 artigos tratam de informação arquivística.
Outra fonte de informação importante foi BDTD – Base Digital Brasileira de Teses
e Dissertações. As palavras-chave pesquisadas foram as mesmas empregadas para o portal
CAPES (avaliação de software, gestão eletrônica de documento e GED), mas não houve
recuperação de nenhuma tese e dissertação.
Não poderíamos tratar de software sem conhecermos a posição de estudiosos da
Engenharia de Software, conforme indicação da orientadora desse trabalho. A literatura
clássica da referida área aponta Somerville (2003) e Pressman (2006).
Nas pesquisas para levantamento do arcabouço teórico, os nomes de Sérgio Renato
Lampert e Daniel Flores (2013; 2010), ambos com formação em Arquivologia, aparecem
como protagonistas no desenvolvimento estudos em avaliação de softwares para gestão de
documentos arquivístícos.
Para a pesquisa que indicasse estudos referentes ao SIGAD foram pesquisados nos
periódicos acima os termos: SIGAD, Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística
de Documentos e e-Arq Brasil. Para pesquisa utilizamos as mesmas fontes que usamos
para obtermos estudos que sugerissem softwares de gestão eletrônica de documentos e
também tratassem da avaliação de software de gestão eletrônica de documentos
arquivísticos feita nas bases de dados da área de Ciência da Informação.
37
Só obtivemos um artigo recuperado com essa temática.
A busca de trabalhos que estudassem os requisitos do SIGAD na BDTD,
pesquisados pelos mesmos termos usados para revistas científicas, resultou na recuperação
de três dissertações.
Os detalhes e resultados da pesquisa serão explicitados nos capítulos que se
seguirão.
Para análise do software nos limitaremos aos requisitos funcionais e não nos
abordaremos requisitos não funcionais por questões de limitação de tempo.
No próximo capítulo apresentaremos a fundamentação teórica relacionada a
Arquivologia.
38
5 ARQUIVOLOGIA: FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Para a melhor compreensão a respeito do modelo de requisitos do e-ARQ Brasil é
necessário analisar os conceitos arquivísticos envolvidos. Então serão elencados os
conceitos essenciais para o trabalho como: arquivos, arquivos públicos, arquivos privados,
documentos correntes, documentos intermediários, documentos permanentes, gestão de
documentos, documento arquivístico, documento digital, documento arquivístico digital,
documento arquivístico convencional, informação, sistema de informação, gestão
arquivística de documentos e sistema de gestão arquivística de documentos.
Relacionaremos a seguir os conceitos referentes à Arquivologia.
5.1 CONCEITUAÇÃO DOS ELEMENTOS ENVOLVIDOS
De acordo com o e-ARQ Brasil (2011, p. 9-10) seguem abaixo os conceitos
considerados fundamentais para o trabalho:
Arquivos - os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos;
Arquivos públicos - são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício
de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias;
Arquivos privados - os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas
físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades;
Documentos correntes - aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam
objeto de consultas freqüentes;
Documentos Intermediários - aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente;
Documentos permanentes - os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e
informativo que devem ser definitivamente preservados;
39
Gestão de documentos - conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
Documento arquivístico - É um documento produzido e/ou recebido e mantido por pessoa
física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de
organicidade;
Documento digital - É a informação registrada, codificada em dígitos binários e acessível
por meio de sistema computacional;
Documento arquivístico digital - É um documento digital que é tratado e gerenciado
como um documento arquivístico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos;
Documento arquivístico convencional - É um documento arquivístico não digital;
Informação - Elemento referencial, noção, idéia ou mensagem contida no documento;
Sistema de informação - Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas,
equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e prove
em acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o
desempenho das atividades de um órgão ou entidade;
Gestão arquivística de documentos - Conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase
corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
Sistema de gestão arquivística de documentos - Conjunto de procedimentos e operações
técnicas, cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de
documentos.
Outro conceito essencial para compreender o modelo de requisitos do e-ARQ Brasil
é a definição de informação. De acordo com Le Coadic (2004, p. 4) “A informação é um
conhecimento inscrito (registrado) em forma escrita (impressa ou digital), oral ou
audiovisual, em um suporte”.
40
5.1.1 Documentos arquivísticos e suas características
Não podemos deixar de desenvolvermos os conceitos acima mencionados, mas
pautados na exploração da bibliografia da área arquivística. O conceito de documento
arquivístico, que é o alvo deste trabalho, é fornecido por PAES (2004, p. 26) onde define
como “1. Aquele que produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada, no
exercício de suas atividades, constitua elementos de prova ou de informação. 2. Aquele que
produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua existência”.
Outra contribuição para a conceituação de documento arquivístico é o da Bellotto,
onde afirma que:
Os documentos de arquivo são os produzidos por uma entidade pública ou
privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que
justificam sua existência como tal, guardando esses documentos
administrativos e legais. Tratam sobretudo de provar, de testemunhar
alguma coisa. Sua apresentação pode ser manuscrita, impressa ou
audiovisual; são em geral exemplares únicos e sua gama é variadíssima,
assim como sua forma e suporte (BELLOTTO, 2006, p. 37).
No âmbito do projeto InterPARES, “que tem como objetivo desenvolver o
conhecimento teórico e metodológico que permitirá aos arquivistas preservarem
documentos eletrônicos” (DURANTI, 2005, p. 5,7) afirma que “documento arquivístico é
qualquer documento criado (produzido ou recebido e retido para a ação ou referência) por
uma pessoa física ou jurídica ao longo de uma atividade prática como instrumento e
subproduto dessa atividade”.
A autora menciona que as características do documento arquivístico são:
Imparcialidade: os documentos são inerentemente verdadeiros. A autora
utiliza, neste ponto a concepção do arquivista inglês Hilary Jenkison para
reforçar seus argumentos. As razões de sua produção (para desenvolver
atividades) e as circunstâncias de sua criação (rotinas processuais)
asseguram o caráter de prova e de fidedignidade aos fatos e ações;
A autenticidade: “os documentos são autênticos por que são criados
tendo-se em mente a necessidade de agir através deles, são mantidos
como garantias para futuras ações ou para informação. (...) Assim, os
documentos são autênticos por que são criados, mantidos e conservados
sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser
comprovados”. Duranti ressalta que mesmo aqueles documentos
produzidos à margem desses procedimentos estabelecidos e
regulamentados podem ser considerados autênticos, tendo apenas o
caráter fidedigno de prova documental comprometido;
41
A naturalidade: os documentos de arquivos não são coletados
artificialmente, mas surgem de acordo com o curso dos atos e ações de
uma administração. “O fato de os documentos não serem concebidos fora
dos requisitos da atividade prática, isto é, de se acumularem de maneira
continua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas, os
dota de um elemento de coesão espontânea, ainda que estruturada”;
O inter-relacionamento: “cada documento esta intimamente relacionado
‘com outros tento dentro quanto fora do grupo no qual esta preservado e
(...) seu significado depende dessas relações’”. O documento, tomado na
sua individualidade, não é um testemunho completo dos atos e ações que
o geraram, mas é na relação que ele estabelece com outros documentos e
com a atividade da qual é resultado que lhe é dado significado e
capacidade comprobatória (1994 apud SOUSA, 2009, p.107, grifo nosso).
Já Bellotto (1998, p.24-25) faz questionamentos e, em seguida, responde as
perguntas acerca das características emblemáticas do documento arquivístico, como se
segue:
Quais são, afinal, objetivamente as características marcantes capazes de
identificar por si a informação/documento arquivístico das outras
configurações documentais? Os princípios básicos da arquivística são
suficientes para demonstrar o quadro daquelas características: o da
organicidade, o da proveniência, o da unicidade, o da indivisibilidade ou
integridade, o da cumulatividade, o das três idades ou do ciclo vital dos
documentos com o peso dos respectivos valores atribuídos a cada estágio
deste ciclo.
A partir da exposição da conceituação de documentos e suas características,
apresentaremos a definição de arquivo.
5.1.2 Arquivo: definição
A Lei de n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, considera arquivo como: os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer
que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos
(BRASIL, 1991).
Também, Paes define arquivo como:
a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados
por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados
para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão
oferecer no futuro (PAES, 2004,p. 16).
Em adição ao termo arquivo, Schellenberg afirma que:
42
Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido
considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de
referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados
para depósito, num arquivo de custódia permanente (SCHELLENBERG,
2006, p. 41).
Rousseau e Couture esclarecem arquivos como sendo:
O conjunto das informações, qualquer que seja a sua data, natureza, ou
suporte, organicamente [ou automaticamente] reunidas por uma pessoa
física ou moral, pública ou privada, para as próprias necessidades da sua
existência e o exercício das suas funções, conservadas inicialmente pelo
valor primário, ou seja, administrativo, legal, financeiro ou probatório,
conservadas depois pelo valor secundário, isto é, de testemunho ou, mais
simplesmente, de informação geral (ROUSSEAU e COUTURE, 998, p.
284).
E Bellotto conclui que o conceito de fundo arquivístico (arquivo) é:
Admite-se como fundo o conjunto de documentos produzidos e/ou
acumulados por determinada entidade pública ou privada, pessoa ou
família, no exercício de suas funções e atividades, guardando entre si
relações orgânicas, e que são preservados como prova ou testemunho
legal e/ou cultural, não devendo ser mesclados a documentos de outro
conjunto, gerado por outra instituição, mesmo que este, por quaisquer
razões, lhe seja afim (BELLOTTO, 2006, p. 128).
Como o e-ARQ Brasil (2011, p.9) considera “a existência de um importante legado
de documentos em formato digital, que vem sendo tratado por especialistas de diversas
áreas”, apresentaremos o conceito de documento digital.
5.1.3 Documento digital, documento digital arquivístico e suas características
A DIBRATE (2005, p.75) define documento digital como o “documento codificado
em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional”.
De acordo Siqueira (2012, p. 134) o “documento digital seria um conjunto de dados
organizados segundo uma estrutura estável e associada a regras que permitam sua
legibilidade partilhada entre criador e os leitores”.
Já Santos (2009, p.26) afirma que para entender o documento digital é necessário
“entender a definição de documento arquivístico”, que foi apresentado anteriormente.
43
A mesma defende que:
Os documentos digitais possuem todas as características que
compreendem a definição de documento, podemos considerá-los válidos
enquanto documentos, pois apesar de não sabermos exatamente onde eles
estão armazenados fisicamente e de não conseguirmos enxergá-los
diretamente em seu suporte, os documentos estão armazenados
fisicamente em suportes magnéticos, ópticos, ópticos/magnéticos e outros
na forma de bits e podem ser visualizados com o auxílio de hardware e
software (SANTOS,2009, p. 26).
Siqueira cita Michel ao apresentar as principais características e vantagens do
documento digital:
As principais características [...] para o documento digital são: a facilidade
de ser armazenado, localizado e recuperado; a flexibilidade de seu
formato; a disponibilidade instantânea à distância; e poder relacionar-se
com outros documentos (hiperdocumento). Dessa forma, em comparação
ao documento tradicional o autor destaque que o documento digital
conseguiria, mas intensamente refletir as necessidades de comunicação
humana, já que funcionaria como um vetor de expressão de sentido, mais
aberto e universal que o documento tradicional (2000 apud SIQUEIRA,
2012, p.134).
E em adição ao conceito de documento digital, Santos (2009, p. 26) firma “como
base três elementos o hardware, o software e a informação armazenada em um suporte”.
A arquivística contemporânea tem se esforçado no desenvolvimento de
conceituação de para documentos arquivísticos digitais. Para tal, vem se utilizando do
arcabouço teórico da diplomática.
Duranti (2005, p. 7) chama o documento arquivístico digital de “documento
arquivístico eletrônico” e define o documento arquivístico eletrônico como:
[...] um documento arquivístico produzido (produzido ou recebido e retido
para ação ou referência) de forma eletrônica, o que significa que uma
mensagem recebida em forma eletrônica porém retida em papel é um
documento arquivístico em papel, enquanto uma carta recebida em papel
porém escaneada no computador e somente usada como arquivo digital é
um documento arquivístico eletrônico (DURANTI, 2005, p.7).
5.1.4 Ciclo de vida e três idades
Os conceitos do ciclo de vida dos documentos e das três idades são
importantíssimos para implantação de uma gestão de documentos.
44
Rousseau e Couture (1998, p.114) declaram que o ciclo de vida dos documentos é o
“ciclo que reparte a vida dos documentos produzidos por uma pessoa física ou moral em
três faz es precisas”.
Bellotto (2006, p. 26) também concorda com os autores, anteriormente citado, ao
afirmar que “o ciclo vital dos documentos administrativos compreende três idades”.
Já no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 47) expõe que “o
ciclo vital dos documentos são sucessivas fases por que passam os documentos de um
arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação”.
As três fases ou as três idades pelo qual passam os documentos são: fase corrente
(primeira idade), fase intermediária (segunda idade) e fase permanente (terceira idade). As
fases serão apresentadas sistematicamente a seguir.
5.1.4.1 Fase corrente ou primeira idade
Segundo Rousseau e Couture (1998, p. 114), os documentos que estão na fase
corrente ou primeira idade são aqueles “indispensáveis à manutenção das actividades
quotidianas de uma administração [...]. Chamados a ser utilizados freqüentemente, devem
permanecer o mais perto possível do utilizador”.
De acordo com Bellotto (2006, p. 26), a primeira fase é corrente e nessa fase “nos
quais se abrigam os documentos durante seu uso funcional, administrativo, jurídico; sua
tramitação legal; sua utilização ligada às razões pelas quais foram criados”.
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 29) apresenta a
definição de fase corrente como “conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo
seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem
compete a sua administração”.
Do mesmo modo Paes (2004, p. 111) anuncia que a fase corrente é “onde são
guardados os documentos de uso freqüente e aqueles em que o ato administrativo ainda não
terminou”.
5.1.4.2 Fase intermédiaria ou segunda idade
Como caracteriza Rousseau e Couture (1998, p. 115), a fase intermediária é
constituída dos documentos que “devem ser conservados por razões administrativas, legais
45
ou financeiras, mas não têm de ser utilizados para assegurar as actividades quotidianas de
uma administração”.
Do mesmo modo Bellotto (2006, p. 24) afirma que a fase intermediária “é aquela
em que os papéis já ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativa, mas ainda
podem ser utilizados pelo produtor”.
Soma-se a isso a conceituação do Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística (2005, p. 33) que declara fase intermediária como o “conjunto de documentos
originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda destinação”.
Igualmente Paes (2004, p. 111) propõe o seguinte conceito de fase intermediária:
“onde são guardados os documentos de menor freqüência de uso e que aguardam
destinação final”.
5.1.4.3 Fase permanente ou terceira idade
Em Rousseau e Couture (1998, p. 116) vamos encontrar o seguinte esclarecimento
sobre a fase permanente:
É o período a partir do qual os documentos inactivos deixam de ter valor
previsível para a organização que os produziu. Não tendo já que responder aos
objectivos da sua criação, os documentos são ou eliminados ou conservados
como arquivos definitivos se possuírem valor de testemunho (ROUSSEAU e
COUTURE, 1998, p. 116).
Acrescenta-se também o pensamento de Paes (2004, p.111) que estabelece fase
permanente “onde são guardados os documentos cuja freqüência de uso é esporádica e que
são conservados em razão de seu valor histórico, probatório ou informativo”.
Também observamos exposição da fase permanente no Dicionário Brasileiro de
Terminologia Arquivística (2005, p. 34) que define como “conjunto de documentos
preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Também chamado arquivo
histórico”.
5.1.5 CONARQ, e-ARQ Brasil e SIGAD
No Brasil, vemos iniciativas com o intuito de regular as atividades no âmbito dos
arquivos. Uma dessas iniciativas é a criação do CONARQ, e-ARQ Brasil e SIGAD.
Conforme disponível no site, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) é:
46
[...] um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da
Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos
públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de
Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão
documental e à proteção especial aos documentos de arquivos.
Assim, o CONARQ empenha-se em normalizar as atividades no âmbito dos
arquivos públicos e privados. Para atingir esses objetivos de orientar os arquivos, o
CONARQ emite resoluções. A resolução n° 32, segundo a própria resolução no site,
“dispõe sobre a inserção dos Metadados na parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil”. Então, o e-ARQ
Brasil estabelece exigências a serem observados para adoção de Sistemas de Gestão
Arquivística de Documentos.
No e-ARQ Brasil (2011, p. 15) há três classificações dos requisitos: Obrigatório: O;
Altamente desejável: AD; Facultativo: F.
O e-ARQ Brasil (2011, p. 39-90) reuniu os requisitos do SIGAD em catorze grandes
grupos. São eles:
Organização dos documentos arquivísticos: neste conjunto de requisitos
“são estabelecidas a hierarquia e a relação orgânica dos documentos, devidamente
demonstradas na forma como eles são organizados em unidades de arquivamento”
(2011, p. 39);
Tramitação e fluxo de trabalho: “os requisitos dessa seção tratam apenas
dos casos em que o SIGAD incluiu recursos de automação de fluxo de trabalho
(workflow)” (2011, p. 46);
Captura: “consiste em declara um documento como documento arquivístico
ao incorporá-lo num SIGAD por meio das ações de registro, classificação,
indexação, atribuição de metadados e arquivamento” (2011, p. 49);
Avaliação e destinação: “os requisitos desta seção referem-se aos
procedimentos de avaliação e destinação dos documentos gerenciados pelo SIGAD”
(2011, p. 56);
Pesquisa, localização e apresentação dos documentos: “um SIGAD
precisa prover funcionalidades para pesquisa, localização e apresentação dos
documentos arquivísticos com o objetivo de permitir o acesso a eles” (2011, p. 62);
47
Segurança: Nesta seção há “um conjunto de requisitos para serviços de
segurança” (2011, p. 66);
Armazenamento: Os requisitos dessa seção devem permitir “a preservação
e a recuperação de longo prazo dos documentos arquivísticos” (2011, p. 78);
Preservação: Nesta seção, os requisitos auxiliam na preservação dos
documentos que “gerenciados por um SIGAD devem ser preservados durante todo
o período previsto para sua guarda” (2011, p. 81);
Funções administrativas;
Conformidade com a legislação e regulamentações: “os requisitos desta
seção são genéricos e têm que ser adaptados à realidade de cada órgão produtor de
documentos arquivísticos” (2011, p. 85);
Usabilidade: os requisitos dessa seção consideram “a facilidade de
utilização da interface” (2011, p. 85);
Interoperabilidade: nesta seção, o e-ARQ Brasil (2011, p. 88) aponta os
requisitos que permite ao SIGAD se relacionar com outros sistemas e define
interoperabilidade como o “intercâmbio coerente de informações e serviços entre
sistemas”;
Disponibilidade: “requisitos de disponibilidade descrevem as exigências
sobre prontidão de atendimento de um sistema” (2011, p. 89);
Desempenho e escalabilidade: são requisitos que “enfocam a eficiência no
atendimento aos usuários” (2011, p. 89).
5.1.6 Diferença entre GED e SIGAD
A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2015) aponta que a diferença entre
o SIGAD e o Gerenciamento eletrônico de documentos são:
Um SIGAD tem por objeto o documento arquivístico e visa a gerenciá-lo
em todo o seu ciclo de vida. Portanto é capaz de realizar todas as
operações técnicas da gestão arquivística desde a produção até a
destinação final do documento.
Já o GED tem por objeto o documento sem a perspectiva arquivística.
Portanto não gerencia o ciclo de vida dos documentos, nem é capaz de
manter a relação orgânica ou controlar a temporalidade e a destinação.
48
Isso não significa que um é melhor do que outro; simplesmente, eles
possuem objetivos diferentes. A escolha de um ou de outro, ou a adoção
de ambos, depende das necessidades da organização.
Apesar das diferenças, existe, inclusive, uma tendência de GEDs
incorporarem as funcionalidades de um SIGAD. (CÂMARA TÉCNICA
DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS, 2015)
Ou seja, a escolha por uma instituição arquivística por um GED deve levar em
consideração os requisitos propostos pelo e-Arq Brasil
O próximo capítulo se deterá nos aspectos ligados aos requisitos do software e
desenvolvimento dos conceitos da área de TI.
49
6 CONCEITOS DA ÁREA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Um conjunto de conceitos da área de tecnologia da informação precisa fazer parte
do escopo desse trabalho. Neste momento, nós os apresentaremos para que haja fluidez na
leitura do conteúdo.
Silva Neto e Maciel (2012, p. 53) pontua bem o problema dos profissionais da
informação não desenvolverem competências relacionadas às ferramentas de tecnologia da
Informação e Comunicação conforme vemos a seguir:
Com esse entendimento, ele pode desenvolver competências relacionadas
à seleção qualitativa, no que diz respeito a dados informacionais. Vale
ressaltar que um dos principais problemas da implementação das TDIC
em arquivos não se dá, apenas, por falta de equipamentos ou de outros
recursos tecnológicos, mas, sim, pelo fato de muitos dos profissionais
ainda não saberem utilizar tais recursos, tornando-os, muitas vezes,
subtilizados (SILVA NETO; MACIEL, 2012, p. 53)
6.1 REQUISITOS DE SOFTWARE
Os Requisitos de Software é um tema vinculado a Engenharia de Software.
Engenharia de Software, segundo Sommerville (2007, p. 3) “é um ramo da engenharia cujo
foco é o desenvolvimento dentro de custos adequados de sistemas de software de alta
qualidade. Software é abstrato e intangível”.
Pressman (2011, p. 29) concorda com Sommerville ao demonstrar na sua definição,
que a preocupação da Engenharia de Software esta na qualidade, conforme segue: “A
engenharia de software abrange um processo, um conjunto de métodos (práticas) e um
leque de ferramentas que possibilitam aos profissionais desenvolverem software de
altíssima qualidade”.
Outro conceito importante e que precede o conceito de requisitos de software é o
próprio conceito de software. Sommerville (2007, p. 5) explica que:
Muitas pessoas associam o termo software aos programas de computador.
Na verdade, essa é uma visão muito restritiva. Software não é apenas o
programa, mas também todos os dados de documentação e configuração
associados, necessários para que os programas operem corretamente
(SOMMERVILLE, 2007, p. 5).
Pressman (2011, p. 32) oferece uma descrição mais completa do que seria software:
... (1) instruções (programas de computador), que quando executadas,
fornecem característica, funções e desempenho desejados; (2) estrutura de
50
dados que possibilitam aos programas manipular informações
adequadamente; e (3) informação descritiva, tanto na forma impressa
como na virtual, descrevendo a operação e o uso dos programas
(PRESSMAN, 2011, p. 32).
Só depois de conhecermos os conceitos engenharia de software e software,
poderemos entender o conceito de requisitos. Segundo Pfleeger (2000 apud SILVEIRA, p.
12) diz que “os requisitos descrevem o comportamento do sistema”. Leite (2001 apud
SILVEIRA, p. 12) considera que requisitos “de software expressam as necessidades dos
clientes e condicionam a qualidade do software”.
Silveira (2006, p. 6) declara a importância dos requisitos como sendo de
“fundamental para obter ganhos de produtividade e qualidade”.
Os requisitos são classificados como funcionais e não funcionais.
Segundo Nardi e Falbo (2006, p. 112) os requisitos funcionais e não funcionais são,
respectivamente:
[...] funcionais (representam o que o sistema deve fazer, suas funções,
podendo ser subdivididos em essenciais, desejáveis e supérfluos) e não
funcionais (representam os atributos do sistema enquanto software
constituído, o que inclui manutenibilidade, eficiência etc) (NARDI,
FALBO, 2006, p.112, grifo nosso).
Por questões de tempo, apenas consideraremos os requisitos funcionais.
6.2 CRITÉRIOS PARA AVALIAÇÃO DE SOFTWARES
Constatou-se que existem poucos estudos sobre avaliação específica de Softwares
que fazem Gestão Eletrônica de Documentos e nenhum estudo que fazem SIGAD.
Entretanto, existe na literatura de Engenharia de Software estudos sobre avaliação de
software, de modo geral, e usaremos desse arcabouço teórico.
No âmbito da Ciência da Informação, como visto antes, há pouca produção
referente a critérios de avaliação de software para gestão eletrônica de documentos.
Não podemos esquecer que estes critérios dizem respeito ao atendimento de
requisitos funcionais.
51
Até onde pudemos perceber o texto mais abrangente sobre avaliação de software de
GED é o de Lampert e Flores (2010), que são teóricos da arquivologia e desenvolvem
pesquisas e avaliação de sistemas de gestão eletrônica de documentos. Eles (LAMPERT;
FLORES, 2010, p. 109) pontuam que um software que se proponha a fazer Gestão
Eletrônica de Documentos precisa ter: “disponibilidade na web, software proprietário/não-
proprietário e ferramentas características como de gerenciamento de documentos (DMS)”.
Nesta próxima seção serão apresentados os softwares que fazem gestão eletrônica
de documentos.
52
7 SELEÇÃO E AVALIAÇÃO DO SOFTWARE DE GED
Neste capítulo será feita a seleção de um conjunto de software, que serão avaliados
posteriormente de acordo com os critérios elencados no capítulo anterior.
Para essa seleção prévia é necessário ter também algum critério básico, preliminar.
Para isso, nos apoiamos em Lampert e Flores (2010).
7.1 SELEÇÃO DO SOFTWARE DE GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
Lampert e Flores (2010, p. 221-222) definiram como critério para coleta das
ferramentas de gestão eletrônica de documentos “disponibilidade na web, software
proprietário/não-proprietário e ferramentas caracterizadas como de Gerenciamento de
Documentos (DMS)”.
Dentro desses critérios os autores (Lampert e Flores, 2010, p. 222) obtiveram os
seguintes ferramentas (tabela 1) que foram agrupadas nas seguintes categorias: Ferramentas
caracterizadas por serem Sistemas de Gerenciamentos de Conteúdo (CMS), Ferramentas
caracterizadas por serem Sistemas Gerenciadores de Documentos (DMS) e Ferramenta
caracterizada por ser um Sistema de controle de informação descritiva.
Tabela 1 – Listagem das ferramentas encontradas
Fonte: LAMPERT; FLORES (2010, p. 222 apud LAMPERT, p. 209).
Como o objetivo deste trabalho é a avaliação de software de Gestão Eletrônica de
Documentos, nós não vamos avaliar os Sistemas de Gerenciamentos de Conteúdo (CMS) e
nem os Sistema de controle de informação descritiva. Porque, as programas citados são,
53
respectivamente, usados para construção de sites e portais e descrição arquivística, fugindo
do escopo do nosso trabalho.
Após o levantamento dos softwares, Lampert e Flores (2010, p. 229) submeteram as
ferramentas caracterizadas por serem Sistemas Gerenciadores de Documentos aos seguintes
critérios: Contém Sistema de Workflow, Tempo de Download, Necessidade de Língua
Estrangeira, Opção de teste on-line, Sistemas Operacionais disponíveis, Compatibilidade
com o sistema operacional, realização e divulgação de webinar e Pré-requisito para
instalação. Os resultados constam no tabela 2.
Tabela 2 – Critérios para análise das ferramentas
Fonte: LAMPERT; FLORES (2010, p. 222 apud LAMPERT, p. 88).
Ao analisar preliminarmente os softwares citados, nós percebemos que as
ferramentas Agorum Core, Knowledge Tree, ArchivistaBox, Maarch e Owl Intranet
possuem pouca documentação, ou então sites desatualizados e obsoletos dando a ideia de
descontinuação do software ou ainda de versões pouco maduras, ao menos para as versões
livres desses software.
O Alfresco se destacou em relação aos demais, pois ele é largamente utilizado pelo
mercado e possui uma documentação razoável em relação aos demais. Por isso, justifica
nossa escolha.
54
Agregamos a esses requisitos a disponibilidade de manuais em português, uma vez
que isso é um fator que facilita o entendimento do software para a sua comunidade de
usuários.
7.2 ALFRESCO
Num manual produzido pela MoreData sobre o Alfresco 3.0 temos que: “O Alfresco
trata-se de um sistema de gestão de conteúdos, direcionado para a gestão de documentos
(DMS), arquivos, colaboração e imagens. É um sistema multi-plataforma, de código aberto,
desenvolvido em Java”.
O manual também menciona as funcionalidades disponíveis desta versão como
demonstrado abaixo:
Acesso através de FTP, WEBDAV e partilha de rede;
Gestão integrada e inteligente de documentos;
Pesquisa de documentos compatível com o Google;
Pesquisa em Metadados ou texto livre;
Classificação de documentos;
Histórico de versões de documentos;
Criar espaços e automatizar conteúdos;
Criar e editar conteúdo;
Requisição ou devolução de documentos (Check-In / Chack-Out);
Agregar documentos a processos e processos a processos;
Emissão de relatórios;
Definição personalizada de Metadados;
Configuração de regras e Workflow;
Definição de templates com estruturas e regras;
55
Integração com diversos motores de Bases de Dados – PostgreSQL,
MySQL, Oracle, MS SQL;
Integração com diversos sistemas de autenticação – LDAP, Active
Directory.
Figura 1 – Layout da página inicial do Alfresco
7.3 AVALIAÇÃO DO SOFTWARE ESCOLHIDO SEGUNDO OS REQUISITOS DO
SIGAD
O conjunto dos requisitos do SIGAD se divide nos seguintes aspectos funcionais:
Organização dos documentos arquivísticos: planos de classificação e manutenção dos
documentos; Tramitação e fluxo de trabalho; Captura; Avaliação e destinação; Pesquisa,
localização e apresentação dos documentos; Armazenamento; Preservação; Funções
administrativas; Interoperabilidade.
Este trabalho se deterá somente nos requisitos obrigatórios do SIGAD. Abaixo
apresentamos os uma tabela com três colunas: Na primeira coluna apresentaremos os
requisitos obrigatórios do SIGAD, na segunda coluna indicaremos quando o software
56
atende aos requisitos do SIGAD e na terceira coluna serão descritas observação ou
comentários quando necessários sobre o requisito.
Na coluna Atendimento do requisito: usaremos a letra “A” quando o software
atender aos requisitos do SIGAD; usaremos a letra “N” quando não atender; usaremos a
letra “P” quando atender parcialmente; e usaremos a sigla “NI” para os casos em que não
houver informação sobre os requisitos do SIGAD na documentação consultada.
57
Quadro 1 – O Alfresco versus os requisitos do SIGAD
REQUISITOS FUNCIONAIS OBRIGATÓRIOS DO SIGAD
ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS: PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E MANUTENÇÃO DOS DOCUMENTOS
Configuração e administração do plano de classificação no SIGAD
Requisitos Atendimento
do requisito Observação/Comentários
Um SIGAD tem que incluir e ser compatível com o plano de classificação do órgão ou entidade. A
Um SIGAD tem que garantir a criação de classes, subclasses, grupos e subgrupos nos níveis do plano de
classificação de acordo com o método de codificação adotado. Por exemplo, quando se adotar o método
decimal para codificação, cada classe pode ter no máximo dez subordinações, e assim sucessivamente.
A
Um SIGAD tem que permitir a usuários autorizados acrescentar novas classes sempre que necessário. A
Um SIGAD tem que registrar a data de abertura de uma nova classe no respectivo metadado. A
Um SIGAD tem que registrar a mudança de nome de uma classe já existente no respectivo metadado. A
Um SIGAD tem que permitir o deslocamento de uma classe inteira, incluídas as subclasses, grupo,
subgrupos e documentos nela classificados, para outro ponto do plano de classificação. Nesse caso, é
necessário fazer o registro do deslocamento nos metadados do plano de classificação.
A
Um SIGAD tem que permitir que um usuário autorizado apague uma classe inativa. Só pode ser apagada
uma classe que não tenha documentos nela classificados. A
Um SIGAD tem que impedir a eliminação de uma classe que tenha documentos nela classificados. Essa
eliminação pode ocorrer a partir do momento em que todos os documentos ali classificados tenham sido
recolhidos ou eliminados, e seus metadados apagados, ou que esses documentos tenham sido
reclassificados.
NI
Um SIGAD tem que permitir a associação de metadados às classes, conforme estabelecido no padrão de
metadados, e deve restringir a inclusão e alteração desses mesmos metadados somente a usuários
autorizados.
A
Um SIGAD tem que disponibilizar pelo menos dois mecanismos de atribuição de identificadores a
classes do plano de classificação, prevendo a possibilidade de se utilizar ambos, separadamente ou em
conjunto, na mesma aplicação:
• atribuição de um código numérico ou alfanumérico;
• atribuição de um termo que identifique cada classe.
A
Um SIGAD tem que utilizar o termo completo para identificar uma classe. Entende-se por termo
completo toda a hierarquia referente àquela classe. Por exemplo:
MATERIAL: AQUISIÇÃO: MATERIAL PERMANENTE: COMPRA
MATERIAL: AQUISIÇÃO: MATERIAL DE CONSUMO: COMPRA
A
58
Um SIGAD tem que assegurar que os termos completos, que identificam cada classe, sejam únicos no
plano de classificação. NI
Um SIGAD tem que prover funcionalidades para elaboração de relatórios de apoio à gestão do plano de
classificação, incluindo a capacidade de:
• gerar relatório completo do plano de classificação;
• gerar relatório parcial do plano de classificação a partir de um ponto determinado na hierarquia;
• gerar relatório dos documentos ou dossiês/processos classificados em uma ou mais classes do plano de
classificação;
• gerar relatório de documentos classificados por unidade administrativa.
NI
Classificação e metadados das unidades de arquivamento
Um SIGAD tem que permitir a classificação das unidades de arquivamento somente nas classes
autorizadas. A
Um SIGAD tem que permitir a classificação de um número ilimitado de unidades de arquivamento dentro
de uma classe. NI
Um SIGAD tem que utilizar o termo completo da classe para identificar uma unidade de arquivamento. A
Um SIGAD tem que permitir a associação de metadados às unidades de arquivamento e deve restringir a
inclusão e alteração desses metadados a usuários autorizados. A
Um SIGAD tem que associar os metadados das unidades de arquivamento conforme estabelecido no
padrão de metadados. A
Um SIGAD tem que permitir que uma nova unidade de arquivamento herde, da classe em que foi
classificada, alguns metadados predefinidos. Exemplos desta herança são prazos de guarda previstos na
tabela de temporalidade e destinação e restrição de acesso.
NI
Um SIGAD tem que permitir que uma unidade de arquivamento e seus respectivos volumes e/ou
documentos sejam reclassificados por um usuário autorizado e que todos os documentos já inseridos
permaneçam nas unidades de arquivamento e nos volumes que estão sendo transferidos, mantendo a
relação entre documentos, volumes e unidades de arquivamento.
NI
Gerenciamento dos dossiês/processos
Um SIGAD tem que registrar nos metadados as datas de abertura e de encerramento do dossiê/processo.
Essa data pode servir de parâmetro para aplicação dos prazos de guarda e destinação do dossiê/processo. A
Um SIGAD tem que permitir que um dossiê/processo seja encerrado por meio de procedimentos
regulamentares e somente por usuários autorizados. A
Um SIGAD tem que permitir a consulta aos dossiês/processos já encerrados por usuários autorizados. NI
Um SIGAD tem que impedir o acréscimo de novos documentos a dossiês/processos já encerrados.
Dossiês/processos encerrados devem ser reabertos para receber novos documentos. NI
Um SIGAD tem que impedir sempre a eliminação de uma unidade de arquivamento digital ou de NI
59
qualquer parte de seu conteúdo, a não ser quando estiver de acordo com a tabela de temporalidade e
destinação de documentos. A eliminação será devidamente registrada em trilha de auditoria.
Um SIGAD tem que garantir sempre a integridade da relação hierárquica entre classe, dossiê/processo,
volume e documento, e entre classe, pasta e documento, independentemente de atividades de manutenção,
ações do usuário ou falha de componentes do sistema. Em hipótese alguma pode o SIGAD permitir que
uma ação do usuário ou falha do sistema dê origem a inconsistência em sua base de dados.
NI
Requisitos adicionais para o gerenciamento de processos
Um SIGAD tem que prever a formação/autuação de processos por usuário autorizado conforme
estabelecido em legislação específica. NI
Um SIGAD tem que prever que os documentos integrantes do processo digital recebam numeração
sequencial sem falhas, não se admitindo que documentos diferentes recebam a mesma numeração. NI
Um SIGAD tem que controlar a renumeração dos documentos integrantes de um processo digital. Este
requisito tem por objetivo impedir a exclusão não autorizada de documentos de um processo. Casos
especiais que autorizem a renumeração devem obedecer à legislação específica na devida esfera e âmbito
de competência.
NI
Um SIGAD tem que prever procedimentos para juntada de processos segundo a legislação específica na
devida esfera e âmbito de competência. A juntada pode ser por anexação ou apensação. Este
procedimento deve ser registrado nos metadados do processo.
A
Um SIGAD tem que prever procedimentos para desapensação de processos segundo a legislação
específica na devida esfera e âmbito de competência. Esse procedimento deve ser registrado nos
metadados do processo.
A
Um SIGAD tem que prever procedimentos para desentranhamento de documentos integrantes de um
processo, segundo norma específica na devida esfera e âmbito de competência. Esse procedimento deve
ser registrado nos metadados do processo.
A
Um SIGAD tem que prever procedimentos para desmembramento de documentos integrantes de um
processo, segundo norma específica na devida esfera e âmbito de competência. Esse procedimento deve
ser registrado nos metadados do processo.
A
Um SIGAD tem que prever o encerramento dos processos incluídos seus volumes e metadados. NI
Um SIGAD tem que prever o desarquivamento para reativação dos processos, por usuário autorizado e
obedecendo a procedimentos legais e administrativos. Para manter a integridade do processo, somente o
último volume receberá novos documentos ou peças.
NI
Volumes: abertura, encerramento e metadados
Um SIGAD tem que permitir que um volume herde, automaticamente, do dossiê/processo ao qual
pertence, alguns metadados predefinidos, como, por exemplo, procedência, classes e temporalidade. A
Um SIGAD tem que permitir a abertura de volumes para qualquer dossiê/processo que não esteja
encerrado. A
60
Um SIGAD tem que assegurar que um volume conterá somente documentos. Não é permitido que um
volume contenha outro volume ou outro dossiê/processo. NI
Um SIGAD tem que permitir que um volume seja encerrado por meio de procedimentos regulamentares e
apenas por usuários autorizados. A
Um SIGAD tem que assegurar que, ao ser aberto um novo volume, o precedente seja automaticamente
encerrado. Apenas o volume produzido mais recentemente pode estar aberto; os demais volumes
existentes no dossiê/processo têm que estar fechados.
NI
Um SIGAD tem que impedir a reabertura, para acréscimo de documentos, de um volume já encerrado. NI
Gerenciamento de documentos e processos/dossiês arquivísticos convencionais e híbridos
Um SIGAD tem que capturar documentos ou dossiês/processos convencionais e gerenciá-los da mesma
forma que os digitais. A
Um SIGAD tem que ser capaz de gerenciar a parte convencional e a parte digital integrantes de
dossiês/processos híbridos, associando-as com o mesmo número identificador atribuído pelo sistema e o
mesmo título, além de indicar que se trata de um documento arquivístico híbrido.
NI
Um SIGAD tem que permitir que um conjunto específico de metadados seja configurado para os
documentos ou dossiês/processos convencionais e incluir informações sobre o local de arquivamento. NI
Um SIGAD tem que dispor de mecanismos para acompanhar a movimentação do documento arquivístico
convencional, de forma que fique evidente para o usuário a localização atual do documento. NI
Um SIGAD tem que ser capaz de oferecer ao usuário funcionalidades para solicitar ou reservar a consulta
a um documento arquivístico convencional, enviando uma mensagem para o detentor atual do documento
ou para o administrador.
NI
Um SIGAD tem que assegurar que a recuperação de um documento ou dossiê/processo híbrido permita,
igualmente, a recuperação dos metadados da parte digital e da convencional. P
Não há nos manuais, referência à recuperação de
documento ou dossiê/processo no formato
convencional, mas permite a recuperação dos
metadados da parte digital.
Sempre que os documentos ou dossiês/processos híbridos estiverem classificados quanto ao grau de
sigilo, um SIGAD tem que garantir que a parte convencional e a parte digital correspondente recebam a
mesma classificação de sigilo.
P Não há nos manuais a garantia que a parte
convencional receba a mesma classificação de sigilo
do documento digital.
Um SIGAD tem que poder registrar na trilha de auditoria todas as alterações efetuadas nos metadados dos
documentos ou dossiês/processos convencionais e híbridos. A
TRAMITAÇÃO E FLUXO DE TRABALHO
Controle do fluxo de trabalho
Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que fornecer os passos necessários para o
cumprimento de trâmites pré-estabelecidos ou aleatórios. Nesse caso, cada passo significa o
deslocamento de um documento ou dossiê/processo de um participante para outro, a fim de serem objeto
A
61
de ações.
Um SIGAD tem que ter capacidade, sem limitações, de estabelecer o número necessário de trâmites nos
fluxos de trabalho. A
O fluxo de trabalho de um SIGAD tem que disponibilizar uma função para avisar um participante do
fluxo de que um documento lhe foi enviado, especificando a ação necessária. A
O recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que permitir que fluxos de trabalho pré-programados
sejam definidos, alterados e mantidos exclusivamente por usuário autorizado. A
Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar na trilha de auditoria todas as alterações
ocorridas neste fluxo. A
Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar a tramitação de um documento a fim de
que os usuários possam conhecer a situação de cada um no processo. A
Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que fornecer um histórico de movimentação dos
documentos. O histórico de movimentação corresponde a um conjunto de metadados de datas de entrada
e saída, nomes de responsáveis, título do documento, providências etc.
A
Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que incluir processamento condicional, isto é,
permitir que um fluxo de trabalho seja suspenso para aguardar a chegada de um documento e prossiga
automaticamente quando este é recebido.
NI
Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que reconhecer indivíduos e grupos de trabalho como
participantes. NI
Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que fornecer meios de elaboração de relatórios
completos para permitir que gestores monitorem a tramitação dos documentos e o desempenho dos
participantes.
NI
Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar a tramitação de um documento em seus
metadados. Os metadados referentes à tramitação devem registrar data e hora de envio e recebimento, e a
identificação do usuário.
A
Controle de versões e do status do documento
Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que ser capaz de registrar o status de transmissão do
documento, ou seja, se é minuta, original ou cópia. NI
Um SIGAD tem que ser capaz de controlar as diversas versões de um documento que está tramitando. A
Um SIGAD tem que ser capaz de associar e relacionar as diversas versões de um documento. A
Um SIGAD tem que manter o identificador único do documento, e o controle de versões tem que ser
registrado em metadados específicos. NI
CAPTURA
Procedimentos gerais
62
A captura tem que garantir a execução das seguintes funções:
• registrar e gerenciar todos os documentos convencionais;
• registrar e gerenciar todos os documentos digitais, independentemente do contexto tecnológico;
• classificar todos os documentos de acordo com o plano ou código de classificação;
• controlar e validar a introdução de metadados.
A
Um SIGAD tem que ser capaz de capturar documentos digitais das formas a seguir:
• captura de documentos produzidos dentro do SIGAD;
• captura de documento individual produzido em arquivo digital fora do SIGAD;
• captura de documento individual produzido em workflow ou em outros sistemas integrados ao SIGAD;
• captura de documentos em lote.
A
Um SIGAD tem que aceitar o conteúdo do documento, bem como as informações que definem sua
aparência, mantendo as associações entre os vários objetos digitais que compõem o documento, isto é,
anexos e links de hipertexto.
A
Um SIGAD tem que permitir a inserção de todos os metadados obrigatórios e opcionais definidos na sua
configuração e garantir que se mantenham associados ao documento. Os metadados obrigatórios são:
• nome do arquivo digital;
• número identificador atribuído pelo sistema;
• data de produção;
• data e hora de transmissão e recebimento;
• data e hora da captura;
• título ou descrição abreviada;
• classificação de acordo com o plano ou código de classificação;
• prazos de guarda;
• autor (pessoa física ou jurídica);
• redator (se diferente do autor);
• originador;
• destinatário (e respectivo cargo);
• nome do setor responsável pela execução da ação contida no documento;
• indicação de anotação;
• indicação de anexos;
• indicação de versão;
• restrição de acesso;
• registro das migrações e data em que ocorreram.
Os metadados opcionais se referem a informações mais detalhadas sobre o documento, tais como:
• espécie/tipo/gênero documental;
• associações a documentos diferentes que podem estar relacionados pelo fato de registrarem a mesma
atividade ou se referirem à mesma pessoa ou situação;
• formato e software (nome e versão) em que o documento foi produzido ou capturado;
P
Os metadados são estabelecidos quando o sistema esta
sendo implantado na instituição. O sistema permite a
inserção de muitos metadados, mas os documentos
utilizados para verificar até a onde o sistema atende os
requisitos do SIGAD não informam se as “máscaras de
formatação (templates) necessárias para interpretar a
estrutura do documento” não realizada pelo Alfresco.
63
• máscaras de formatação (templates) necessárias para interpretar a estrutura do documento;
• assunto/descritor (diferentes do já estabelecido no código de classificação);
• localização física; e,
• outros que se julgarem necessários.
Um SIGAD tem que prever a inserção dos metadados obrigatórios, previstos em legislação específica na
devida esfera e âmbito de competência, no momento da captura de processos. A
Um SIGAD tem que ser capaz de atribuir um número identificador a cada dossiê/processo e documento
capturado, que serve para identificá-lo desde o momento da captura até sua destinação final no SIGAD. NI
O formato do número identificador atribuído pelo sistema deve ser definido no momento da configuração
do SIGAD. O identificador pode ser numérico ou alfanumérico, ou pode incluir os identificadores
encadeados das entidades superiores no ramo apropriado da hierarquia.
NI
Num SIGAD, o número identificador atribuído pelo sistema tem que:
• ser gerado automaticamente, sendo vedada sua introdução manual e alteração posterior; ou
• ser atribuído pelo usuário e validado pelo sistema antes de ser aceito.
Uma opção seria gerar o número identificador automaticamente, mas, nesse caso, ocultando-o do usuário
e permitindo a este introduzir uma sequência não necessariamente única como um “identificador”. O
usuário empregaria essa sequência como um identificador, mas o SIGAD a consideraria um metadado
pesquisável, definido pelo usuário.
NI
Um SIGAD tem que prever a adoção da numeração única de processos e/ou documentos oficiais de
acordo com a legislação específica a fim de garantir a integridade do número atribuído ao processo e/ou
documento na unidade protocolizadora de origem.
NI
Um SIGAD tem que garantir que os metadados associados a um documento sejam inseridos somente por
usuários autorizados. A
Um SIGAD tem que garantir que os metadados associados a um documento sejam alterados somente por
administradores e usuários autorizados e devidamente registrados em trilhas de auditoria. A
Um SIGAD tem que garantir a visualização do registro de entrada do documento no sistema com todos os
metadados inseridos automaticamente e os demais a serem atribuídos pelo usuário.
Por exemplo, o sistema pode atribuir, automaticamente, o número identificador, a data de captura, o
título, o originador, e requerer que o usuário preencha os demais metadados.
A
Um SIGAD tem que garantir a inserção de outros metadados após a captura. Por exemplo, data e hora de
alteração e mudança de suporte. A
Sempre que um documento tiver mais de uma versão, o SIGAD tem que permitir que os usuários
selecionem pelo menos uma das seguintes ações:
• registrar todas as versões do documento como um só documento arquivístico;
• registrar uma única versão do documento como um documento arquivístico;
• registrar cada uma das versões do documento, separadamente, como um documento arquivístico.
NI
No caso de documentos ou dossiês/processos constituídos por mais de um objeto digital, o SIGAD tem A
64
que:
• tratar o documento como uma unidade indivisível, assegurando a relação entre os objetos digitais;
• preservar a integridade do documento, mantendo a relação entre os objetos digitais;
• garantira integridade do documento quando de sua recuperação, visualização e gestão posteriores;
• gerenciar a destinação de todos os objetos digitais que compõem o documento como uma unidade
indivisível.
Um SIGAD tem que emitir um aviso caso o usuário tente registrar um documento que já tenha sido
registrado no mesmo dossiê/processo. NI
Captura em lote
Um SIGAD tem que proporcionar a captura em lote de documentos gerados por outros sistemas. Esse
procedimento tem que:
• permitir a importação de transações predefinidas de arquivos em lote;
• registrar, automaticamente, cada um dos documentos importados contidos no lote;
• permitir e controlar a edição do registro dos documentos importados;
• validar a integridade dos metadados.
Exemplos de lotes de documento: mensagens de correio eletrônico, correspondência digitalizada por meio
de escâner, documentos provenientes de um departamento, grupo ou indivíduo, transações de aplicações
de um computador ou, ainda, documentos oriundos de um sistema de gestão de documentos.
NI
Captura de mensagens de correio eletrônico
Um SIGAD tem que permitir que, na fase de configuração, seja escolhida uma das seguintes operações:
• capturar mensagens de correio eletrônico após selecionar quais serão objeto de registro; ou
• capturar, automaticamente, todas as mensagens de correio eletrônico.
NI
Captura de documentos convencionais ou híbridos
O SIGAD tem que poder capturar também os documentos convencionais e/ou híbridos. A Essa função é possível, caso o documento
convencional e/ou híbrido seja digitalizado.
O SIGAD tem que acrescentar aos metadados dos documentos convencionais informações sobre sua
localização. Essa informação só será acessada por usuários autorizados. NI
Formato de arquivo e estrutura dos documentos a serem capturados
Um SIGAD tem que possuir a capacidade de capturar documentos com diferentes formatos de arquivo e
estruturas. A
Um SIGAD tem que capturar documentos que se apresentam com as seguintes estruturas:
• simples: texto, imagens, mensagens de correio eletrônico, slides digitais, som.
• composta: mensagens de correio eletrônico com anexos, páginas web, publicações eletrônicas, bases de
dados.
P
Os manuais não dizem se o Alfresco permite a captura
dos documentos na estrutura composta.
Um SIGAD tem que ser capaz de incluir novos formatos de arquivos à medida que forem sendo adotados
pelo órgão ou entidade. NI
65
Estrutura dos procedimentos de gestão
Um SIGAD tem que ser capaz de reconhecer três domínios para o controle dos procedimentos de gestão:
espaço individual, espaço do grupo e espaço geral. A
Um SIGAD tem que ser capaz de operacionalizar as regras estabelecidas pelo sistema de gestão
arquivística de documentos nos três espaços. A
Um SIGAD tem que impedir que o conteúdo de um documento seja alterado por usuários e
administradores, exceto se a alteração fizer parte do processo documental. A
AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO
Configuração da tabela de temporalidade e destinação de documentos
Um SIGAD tem que prover funcionalidades para definição e manutenção de tabela de temporalidade e
destinação de documentos, associada ao plano de classificação do órgão ou entidade. NI
Um SIGAD tem que associar, automaticamente, ao dossiê/processo o prazo e a destinação previstos na
classe em que o documento foi inserido. NI
Um SIGAD tem que manter tabela de temporalidade e destinação de documentos com as seguintes
informações:
• identificador do órgão ou entidade;
• identificador da classe;
• prazo de guarda na fase corrente;
• prazo de guarda na fase intermediária;
• destinação final;
• observações;
• evento que determina o início da contagem do prazo de retenção na fase corrente e na fase
intermediária.
A tabela de temporalidade e destinação de documentos dos integrantes do SINAR deve estar de acordo
com a legislação e ser aprovada pela instituição arquivística na específica esfera de competência.
NI
Um SIGAD tem que prever, pelo menos, as seguintes situações para destinação:
• apresentação dos documentos para reavaliação em data futura;
• eliminação;
• exportação para transferência;
• exportação para recolhimento (guarda permanente).
NI
Um SIGAD tem que prever a iniciação automática da contagem dos prazos de guarda referenciados na
tabela de temporalidade e destinação de documentos, pelo menos, a partir dos seguintes eventos:
• abertura de dossiê;
• arquivamento de dossiê/processo;
• desarquivamento de dossiê/processo;
• inclusão de documento em um dossiê/processo. Acontecimentos específicos, descritos na tabela de
NI
66
temporalidade e destinação, como, por exemplo, “cinco anos a contar da data de aprovação das contas”,
quando não puderem ser detectados automaticamente pelo sistema, deverão ser informados ao SIGAD
por usuário autorizado.
Um SIGAD tem que prever que a definição dos prazos de guarda seja expressa por:
• um número inteiro de dias; ou,
• um número inteiro de meses; ou,
• um número inteiro de anos; ou,
• uma combinação de um número inteiro de anos, meses e dias.
NI
Um SIGAD tem que prever que a definição dos prazos de guarda seja expressa por:
• um número inteiro de dias; ou,
• um número inteiro de meses; ou,
• um número inteiro de anos; ou,
• uma combinação de um número inteiro de anos, meses e dias.
NI
Um SIGAD tem que limitar a definição e a manutenção (alteração, inclusão e exclusão) da tabela de
temporalidade e destinação de documentos a usuários autorizados. NI
Um SIGAD tem que permitir que um usuário autorizado altere o prazo ou destinação prevista em um item
da tabela de temporalidade e destinação de documentos e garantir que a alteração tenha efeito em todos os
documentos ou dossiês/processos associados àquele item. As alterações na tabela de temporalidade e
destinação só poderão ser feitas como resultado de um processo de reavaliação realizado pela comissão
de avaliação do órgão ou entidade em virtude de mudança do contexto administrativo, jurídico ou
cultural.
Os integrantes do SINAR deverão ainda ter suas tabelas aprovadas pela instituição arquivística na
específica esfera de competência.
NI
Um SIGAD tem que prover funcionalidades para elaboração de relatórios que apoiem a gestão da tabela
de temporalidade e destinação, incluindo a capacidade de:
• gerar relatório completo da tabela de temporalidade e destinação de documentos;
• gerar relatório parcial da tabela de temporalidade e destinação de documentos a partir de um ponto
determinado na hierarquia do plano de classificação;
• gerar relatório dos documentos ou dossiês/processos aos quais foi atribuído um determinado prazo de
guarda;
• identificar as inconsistências existentes entre a tabela de temporalidade e destinação de documentos e o
plano de classificação.
NI
Aplicação da tabela de temporalidade e destinação de documentos
Um SIGAD tem que fornecer recursos integrados à tabela de temporalidade e destinação de documentos
para implementar as ações de destinação. NI
Para cada dossiê/processo, um SIGAD tem que acompanhar automaticamente os prazos de guarda
determinados para a classe à qual pertence. NI
67
Um SIGAD tem que prover funcionalidades para informar ao usuário autorizado sobre os documentos ou
dossiês/processos que já cumpriram ou estão para cumprir o prazo de guarda previsto. NI
Um SIGAD tem de prover funcionalidades para gerenciar o processo de destinação, que tem de ser
iniciado por usuário autorizado e cumprir os seguintes passos:
• identificar automaticamente os documentos ou dossiês/processos que atingiram os prazos de guarda
previstos;
• informar o usuário autorizado sobre todos os documentos ou dossiês/processos que foram identificados
no passo anterior;
• possibilitar a alteração do prazo ou destinação previstos para aqueles documentos ou dossiês/processos,
caso necessário;
• proceder à ação de destinação quando confirmada pelo usuário autorizado.
NI
Um SIGAD tem sempre que pedir confirmação antes de realizar as ações de destinação. NI
Um SIGAD tem que restringir as funções de destinação a usuários autorizados. NI
Quando um administrador transfere documentos ou dossiês/processos de uma classe para outra, em
virtude de uma reclassificação, o SIGAD tem que adotar automaticamente a temporalidade e a destinação
vigentes na nova classe.
NI
Quando um documento digital (objeto digital) estiver associado a mais de um dossiê ou processo, e tiver
prazos de guarda diferentes associados a ele, o SIGAD tem que automaticamente verificar todos os
prazos de guarda e as destinações previstas para esse documento e garantir que ele seja mantido em cada
dossiê/processo pelo tempo definido na tabela de temporalidade e destinação de documentos, de forma
que:
• a remoção de um documento de um dossiê/processo não prejudique a manutenção desse mesmo
documento em outro dossiê/processo, até que todas as referências desse documento tenham atingido o
prazo de guarda previsto;
• a manutenção de um documento em um dossiê/processo por prazo mais longo não obrigue a
permanência desse mesmo documento em outro dossiê/processo de prazo mais curto. Nesse caso o
registro do documento com prazo mais curto tem que ser removido, mas o documento é mantido no
SIGAD. Quando um documento digital estiver associado a mais de um dossiê ou
processo, o SIGAD deverá criar um registro para cada referência desse documento. Cada registro estará
vinculado ao mesmo objeto digital. No momento da eliminação, o objeto digital não poderá ser eliminado
sem que antes se verifique a temporalidade de todas as referências associadas a ele. O objeto digital só
poderá ser eliminado quando os prazos de guarda de todas as referências tiverem sido cumpridos. Antes
disso, só se pode fazer a eliminação de cada registro individualmente.
NI
Exportação de documentos
Um SIGAD tem que ser capaz de exportar documentos e dossiês/processos digitais e seus metadados para
outro sistema dentro ou fora do órgão ou entidade. NI
Quando um SIGAD exportar os documentos e dossiês/processos de uma classe para executar uma ação de NI
68
transferência ou recolhimento, tem que ser capaz de exportar todos os documentos e dossiês/processos da
classe incluídos na ação de destinação, com seus respectivos volumes, documentos e metadados
associados.
Um SIGAD tem que ser capaz de exportar um documento e dossiê/processo ou grupo de documentos e
dossiês/processos numa sequência de operações, de modo que:
• o conteúdo, o contexto e a estrutura dos documentos não se degradem;
• todos os componentes de um documento digital sejam exportados como uma unidade. Por exemplo,
uma mensagem de correio eletrônico e seus respectivos anexos;
• todos os metadados do documento sejam relacionados a ele de forma que as ligações possam ser
mantidas no novo sistema;
• todas as ligações entre documentos, volumes e dossiês/processos sejam mantidas.
NI
Um SIGAD tem que ser capaz de exportar todos os tipos de documentos que está apto a capturar. NI
Um SIGAD tem que produzir um relatório detalhado sobre qualquer falha que ocorra durante uma
exportação. O relatório tem que identificar os documentos e dossiês/processos que originaram erros de
processamento ou cuja exportação não tenha sido bem sucedida.
NI
Um SIGAD tem que conservar todos os documentos e dossiês/processos digitais que foram exportados,
pelo menos até que tenham sido importados no sistema destinatário com êxito. NI
Um SIGAD tem que manter metadados relativos a documentos e dossiês/processos que foram
exportados. O administrador deve indicar o subconjunto de metadados que deverá ser mantido. NI
Um SIGAD tem que gerar listagem em meio digital e em papel para descrever documentos e
dossiês/processos digitais que estão sendo exportados.
Este requisito se aplica principalmente nos casos em que é feita exportação para transferência ou
recolhimento a uma instituição arquivística pública. Nesse caso, a listagem deverá ser produzida no
formato estabelecido pela instituição arquivística recebedora.
NI
Eliminação
Um SIGAD tem que restringir a função de eliminação de documentos ou dossiês/processos somente a
usuários autorizados. NI
Um SIGAD tem que pedir confirmação da eliminação a um usuário autorizado antes que qualquer ação
seja tomada com relação ao documento e dossiê/processo e cancelar o processo de eliminação se a
confirmação não for dada.
NI
Um SIGAD tem que avisar o usuário autorizado quando um documento ou dossiê/processo que estiver
sendo eliminado se encontrar relacionado a outro; os sistemas também têm de suspender o processo até
que seja tomada uma das medidas abaixo:
• confirmação pelo usuário autorizado para prosseguir ou cancelar o processo;
• produção de um relatório especificando os documentos ou dossiês/processos envolvidos e todas as
ligações com outros documentos ou dossiês/processos.
NI
Quando um documento tem várias referências armazenadas no sistema, um SIGAD tem que garantir que NI
69
todas essas referências sejam verificadas antes de eliminar o objeto digital.
Um SIGAD tem que produzir um relatório detalhando qualquer falha que ocorra durante uma eliminação.
O relatório tem que identificar os documentos cuja eliminação não tenha sido bem sucedida. NI
Um SIGAD tem que gerar relatório com os documentos e dossiês/processos que serão eliminados. Essa
listagem deve seguir o formato da listagem de eliminação conforme o estabelecido na norma vigente. NI
Um SIGAD tem que manter metadados relativos a documentos e dossiês/processos eliminados. O
administrador deve indicar o subconjunto de metadados que deverá ser mantido. NI
Avaliação e destinação de documentos arquivísticos convencionais e híbridos
Um SIGAD tem que aplicar a mesma tabela de temporalidade e destinação de documentos para os
documentos convencionais, digitais ou híbridos. NI
Um SIGAD tem que acompanhar os prazos de guarda dos documentos convencionais e deve dar início
aos procedimentos de eliminação ou transferência desses documentos, tomando em consideração suas
especificidades.
NI
Um SIGAD tem que alertar o administrador sobre a existência e a localização de uma parte convencional
associada a um documento híbrido que esteja destinado a ser exportado, transferido ou eliminado. NI
PESQUISA, LOCALIZAÇÃO E APRESENTAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Aspectos gerais
Um SIGAD tem que fornecer facilidades para pesquisa, localização e apresentação dos documentos. A
Pesquisa e localização
Um SIGAD tem que fornecer uma série flexível de funções que atuem sobre os metadados relacionados
com os diversos níveis de agregação (documento, unidade de arquivamento e classe) e sobre os conteúdos
dos documentos arquivísticos por meio de parâmetros definidos pelo usuário, com o objetivo de localizar
e acessar os documentos e/ou metadados, seja individualmente ou reunidos em grupo.
A
Um SIGAD tem que executar pesquisa de forma integrada, isto é, apresentar todos os documentos e
dossiês/processos, sejam eles digitais, híbridos ou convencionais, que satisfaçam aos parâmetros da
pesquisa.
NI
Um SIGAD tem que permitir que todos os metadados de gestão de um documento ou dossiê/processo
possam ser pesquisados. A
Um SIGAD tem que permitir que um documento ou dossiê/processo possa ser recuperado por meio de
um número identificador. A
Um SIGAD tem que permitir que um documento ou dossiê/processo possa ser recuperado por meio de
todas as formas de identificação implementadas, incluindo, no mínimo:
• identificador;
• título;
• assunto;
• datas;
• procedência/interessado;
A
70
• autor/redator/originador;
• classificação de acordo com plano ou código de classificação.
Um SIGAD tem que permitir a pesquisa e recuperação de uma unidade de arquivamento completa e
exibir a lista de todos os documentos que a compõem, como uma unidade e num único processo de
recuperação.
A
Um SIGAD tem que limitar o acesso a qualquer informação (metadado ou conteúdo de um documento
arquivístico) se restrições de acesso e questões de segurança assim determinarem. A
Apresentação: visualização, impressão, emissão de som
Um SIGAD tem que apresentar o resultado da pesquisa como uma lista de documentos e
dossiês/processos digitais, convencionais ou híbridos que cumpram os parâmetros da consulta e deve
notificar o usuário se o resultado for nulo.
P
Os manuais não fazem referência a apresentação do
resultado da pesquisa na lista de documentos
convencionais ou híbridos.
Após apresentar o resultado da pesquisa, um SIGAD tem que oferecer ao usuário as opções:
• visualizar os documentos e dossiês/processos resultantes da pesquisa;
• redefinir os parâmetros de pesquisa e fazer nova consulta.
A
Um SIGAD tem que ser capaz de apresentar o conteúdo de todos os tipos de documentos arquivísticos
digitais capturados, de forma que:
• preserve as características de exibição visual e de formato apresentadas pela aplicação geradora;
• exiba todos os componentes do documento digital em conjunto, como uma unidade.
A
Um SIGAD tem que ser capaz de exibir em tela todos os tipos de documentos capturados. A
Um SIGAD tem que ser capaz de imprimir os documentos capturados, preservando o formato produzido
pelas aplicações geradoras. A
Um SIGAD tem que ser capaz de exibir/reproduzir o conteúdo de documentos que incluam imagem
fixa, imagem em movimento e som. P
Os manuais não fazem referência a capacidade de
exibir/reproduzir imagem em movimento e som.
Um SIGAD tem que proporcionar ao usuário formas flexíveis de impressão de documentos com seus
metadados e possibilitar a definição dos metadados a serem impressos. NI
Um SIGAD tem que ser capaz de exibir em tela e imprimir todos os metadados associados aos
documentos e dossiês/processos resultantes de uma pesquisa. NI
Um SIGAD tem que permitir a impressão de uma lista dos documentos e dossiês/processos resultantes de
uma pesquisa. NI
Um SIGAD tem que permitir a impressão de uma lista dos documentos que compõem um
dossiê/processo. NI
Um SIGAD tem que permitir que todos os documentos de um dossiê/processo sejam impressos em uma
única operação, na sequência determinada pelo usuário. NI
Um SIGAD tem que incluir recursos destinados a transferir para suportes adequados documentos que não
possam ser impressos, tais como documentos sonoros, vídeos e páginas web. NI
Um SIGAD tem que ser capaz de realizar pesquisa e exibição de documentos e dossiês/processos,
simultaneamente, para diversos usuários. A
71
ARMAZENAMENTO
Durabilidade
A escolha de dispositivos tem que ser revista sempre que a evolução tecnológica indicar mudanças
importantes. A
Atividades de migração têm que ser efetivadas, preventivamente, sempre que se torne patente ou
previsível a obsolescência do padrão corrente. A
Para as memórias secundárias, um SIGAD tem que manter registro de MTBF (mean time between
failure), bem como suas datas de aquisição. NI
Para as memórias secundárias e terciárias, um SIGAD tem que fazer o gerenciamento das mídias por
meio do registro de durabilidade prevista, data de aquisição e histórico de utilização. NI
Quando se proceder à eliminação de documentos, as memórias de suporte têm que ser, devidamente,
“sanitizadas”, isto é, ter suas informações, efetivamente, indisponibilizadas. Este requisito aplica-se,
principalmente, às memórias secundária e terciária, por sua característica não volátil. As informações
devem ser eliminadas de forma irreversível, incluindo, no caso de memória terciária, a possibilidade de
destruição física das mídias.
NI
FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS
Um SIGAD tem que permitir que os administradores, de maneira controlada e sem esforço excessivo,
recuperem, visualizem e reconfigurem os parâmetros do sistema e os atributos dos usuários. A
Um SIGAD tem que fornecer relatórios flexíveis para que o administrador possa gerenciar os documentos
e seu uso. Esses relatórios devem apresentar, no mínimo:
• quantidade de dossiês/processos, volumes e itens a partir de parâmetros ou atributos definidos (tempo,
classe, unidade administrativa etc.);
• estatísticas de transações relativas a dossiês/processos, volumes e itens;
• atividades por usuário.
A
Um SIGAD tem que dispor de documentação referente a aspectos de administração do sistema. A
documentação deve incluir todas as informações necessárias para o correto gerenciamento do sistema. A
72
As etapas para chegarmos a tabela foi:
1) separamos os requisitos funcionais dos requisitos não funcionais propostos
pelo e-Arq Brasil;
2) montamos a tabela com os requisitos funcionais e obrigatórios e-Arq Brasil;
3) Excluímos as categorias e subcategorias que não diziam respeito ao
software, mas ao ambiente onde ele estaria hospedado.
Após as três etapas acima mencionadas, nós ficamos com 154 requisitos funcionais
obrigatórios.
Na seção ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS: plano
de classificação e manutenção dos documentos temos 25 requisitos que são atendidos
pelo Alfresco, 22 requisitos que não há indício nos documentos pesquisados se atendem ao
e-Arq Brasil e 2 requisitos que atendem parcialmente.
Na seção TRAMITAÇÃO E FLUXO DE TRABALHO temos 10 requisitos que
são atendidos pelo Alfresco e 5 requisitos que não há indício nos documentos pesquisados
se atendem ao e-Arq Brasil.
Na seção CAPTURA temos 11 requisitos que são atendidos pelo Alfresco, 13
requisitos que não há indício nos documentos pesquisados se atendem ao e-Arq Brasil e 2
requisitos que atendem parcialmente.
Na seção AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO temos 36 requisitos que não há indício
nos documentos pesquisados se atendem ao e-Arq Brasil.
Na seção PESQUISA, LOCALIZAÇÃO E APRESENTAÇÃO DOS
DOCUMENTOS temos 11 requisitos que são atendidos pelo Alfresco, 7 requisitos que
não há indício nos documentos pesquisados se atendem ao e-Arq Brasil e 2 requisitos que
atendem parcialmente.
Na seção ARMAZENAMENTO temos 2 requisitos que são atendidos pelo
Alfresco e 3 requisitos que não há indício nos documentos pesquisados se atendem ao e-
Arq Brasil.
Na seção FUNÇÕES ADMINISTRATIVA temos 3 requisitos que são atendidos
pelo Alfresco.
Destes 154 requisitos funcionais, o Alfresco atendia 62 (41%) requisitos do SIGAD,
6 (4%) atendia parcialmente aos requisitos, 86 (55%) não estava informado nos manuais.
73
Para ilustrarmos os dados acima apresentados, criamos um gráfico ilustrado na
figura 2.
Figura 2 – Requisitos do SIGAD atendidos pelo Alfresco
Como nenhum manual, usado nessa pesquisa, foi elaborado pensando nos requisitos
do SIGAD e nem estruturado levando em consideração os mesmos, temos que grande parte
dos requisitos funcionais obrigatórios que não são mencionados nos manuais.
Sendo assim, não é possível saber, levando em consideração os manuais, quais as
possibilidades de se adaptar os requisitos obrigatórios que ficaram faltando.
Segundo os manuais, os aspectos do SIGAD que o Alfresco se mostrou mais forte
são Tramitação e fluxo de trabalho; Pesquisa, localização e apresentação dos documentos e
Funções administrativa.
Já os pontos fracos que o Alfresco mostrou levando em consideração os aspectos do
SIGAD são Organização dos documentos arquivísticos; Captura; Avaliação e destinação e
Armazenamento.
Seria interessante que os manuais de softwares que fazem gestão eletrônica de
documentos fossem estruturados levando em consideração os requisitos do SIGAD, mas
isso é querer demais.
Atende; 62
Atende Parcialmente; 6
Não Informado; 86
74
Como solução para os 86 (55%) requisitos que não são informados nos manuais,
poderia entrar em contato com os fornecedores para esclarecimentos, mas foge ao escopo
do nosso trabalho.
O Alfresco se mostra uma boa alternativa para as empresas que não possuem um
software que faça gestão eletrônica de documentos, apesar ter atendido apenas a 62 (41%)
requisitos funcionais e obrigatórios. Isso porque, pra quem não tem nada até que se
desenvolva um sistema que atenda aos requisitos obrigatórios do SIGAD, o Alfresco pode
ser de grande ajuda.
Percebemos ser importante um estudo adicional que descubra se o que não foi
informado nos manuais é realizado pelo Alfresco. Assim, poderíamos apontar com mais
precisão se o custo, tempo, energia, etc. para o desenvolvimento de outro software valeria a
pena.
75
8 CONCLUSÕES
Com o aumento das massas documentais tem se recorrido as Tecnologias da
Informação e Comunicação para ajudar na gestão documental deste acervo gerado
decorrente das atividades das instituições/empresas.
As instituições arquivísticas precisam manipular e obter as ferramentas de
Tecnologia da Informação e Comunicação se quiser ser consideradas “modernas” e estarem
alinhadas as tendências que configuram o novo contexto arquivístico, que é o uso dessas
ferramentas nos arquivos.
O mercado de desenvolvimento de sistemas, consciente das demandas das
instituições arquivísticas em relação a obtenção dessas ferramentas para gestão do
documentos, tem construído um grande número deles, mas que pouco se aproxima da
realidade dos arquivos e das atividades das instituições pública e privadas.
Poucos estudos tem sido feitos relativo a análise das ferramentas de gestão
eletrônica de documentos, principalmente estudos produzidos por arquivistas. Esse é um
ponto importante, pois a participação dos profissionais da arquivologia se faz necessário
para que os princípios de imparcialidade, autenticidade, naturalidade, inter-relacionamento
dos documentos sejam mantidos na gestão dos documentos.
A atuação dos arquivistas não deve ser somente na análise das ferramentas prontas,
mas também na fase de desenvolvimento desses sistemas. Para que os arquivistas possam
contribuir é necessário um conhecimento consistente na área de Tecnologia da Informação
e um maior contato com desenvolvedores de sistemas. Isso é interdisciplinaridade das
áreas.
Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos têm muitas vantagens, as
principais são: a facilidade na organização e recuperação; controle de cópias mais eficiente;
e acessibilidade.
Como os arquivos, principalmente das instituições públicas, não dispõem de muito
dinheiro para desenvolver seus próprios sistemas tem recorrido ferramentas prontas no
mercado. Um quesito importante para escolha dos sistemas é software livre de custo, ou
seja, não demanda pagamento de licença. Outro aspecto importante é o código aberto, pois
a empresa não fica dependente da empresa que criou o software para evoluí-lo ou adaptá-lo.
76
O intuito deste trabalho foi analisar um software de gestão de documentos
considerando os requisitos obrigatórios do SIGAD.
Para que o objetivo fosse alcançado:
Determinamos os critérios de seleção dos softwares, que foram:
disponibilidade na web, software proprietário/não-proprietário e ferramentas
características como de gerenciamento de documentos (DMS);
Selecionamos um software que permite, pelo menos parcialmente, fazer
gestão de documentos de acordo com os requisitos funcionais obrigatórios
do SIGAD, que foi: Alfresco;
Conhecemos os requisitos funcionais obrigatórios do SIGAD para gestão de
documentos arquivísticos apresentada na literatura especializada da área, que
são: ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS: PLANO
DE CLASSIFICAÇÃO E MANUTENÇÃO DOS DOCUMENTOS
(Configuração e administração do plano de classificação no SIGAD,
Classificação e metadados das unidades de arquivamento, Gerenciamento
dos dossiês/processos, Requisitos adicionais para o gerenciamento de
processos, Volumes: abertura, encerramento e metadados e Gerenciamento
de documentos e processos/dossiês arquivísticos convencionais e híbridos);
TRAMITAÇÃO E FLUXO DE TRABALHO (Controle do fluxo de trabalho
e Controle de versões e do status do documento); CAPTURA
(Procedimentos gerais, Captura em lote, Captura de mensagens de correio
eletrônico, Captura de documentos convencionais ou híbridos, Formato de
arquivo e estrutura dos documentos a serem capturados e Estrutura dos
procedimentos de gestão); AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO (Configuração
da tabela de temporalidade e destinação de documentos, Aplicação da tabela
de temporalidade e destinação de documentos, Exportação de documentos e
Eliminação); PESQUISA, LOCALIZAÇÃO E APRESENTAÇÃO DOS
DOCUMENTOS (Aspectos gerais, Pesquisa e localização e Apresentação:
visualização, impressão, emissão de som); ARMAZENAMENTO
(Durabilidade) e FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS;
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Analisamos o software segundo os requisitos funcionais obrigatórios do
SIGAD e obtivemos que: 41% dos requisitos atendem ao SIGAD, 4% atende
parcialmente e 55% são atendidos pelo SIGAD.
É importante ressaltar a importância do conhecimento dos princípios e conceitos de
Arquivologia.
Importantes pontos a serem desenvolvidos futuramente são: contexto jurídico-
administrativo; relação dos documentos com o contexto jurídico-administrativo da
organização produtora; contexto de procedimento; contexto tecnológico da empresa. Esses
conceitos não foram explorados porque o software não está incluído em nenhuma esfera
administrativa.
78
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