Coworking &Organisation collaborativedu cabinet

Université d’été – Avocats.be27 août 2019

Stanislas van Wassenhoveavec la collaboration de

Olivier Haenecour (ancien bâtonnier de Mons) et Jérémy Foucray (Zetoolbox & Rising Lab) et

Lisa Lombardi (réseau Co-Wallonia)

Vos défis Autres : rela+ons avec ordres, OBFG, travail en équipe, forma+on (coût, lourdeur réglementaire)

3 PLUS GRANDS DEFIS

Rapports Haeri & 2 Patrick

La profession est confrontée aujourd’hui à la somme de tous les défis :

C’est donc vers une conduite du changement

Les jeunes avocats, notamment ceux exerçant seuls, ne disposent pas toujours de locaux leur permeQant de travailler en émula+on avec leurs confrères.

Plusieurs confrères audi+onnés, exerçant en structures, ont exprimé le fait que le mode d’exercice, les habitudes de travail, peuvent parfois cons<tuer un frein à la créa<vité́ et au développement d’une culture du travail en équipe…

La commission es+me à cet égard que la profession aurait intérêt à emprunter à certains secteurs par<culièrement innovants des méthodes de travail et d’organisa<on professionnelle.

« Les avocats de demain n’ont pas la même vision sur la profession que les généra8on précédente. Ils n’ont plus besoin d’un patron mais d’un mentor ou d’un coach. Ils sont nomades grâce aux nouvelles technologies et veulent de la flexibilité, faire par8e d’un projet collec8f, recherche un équilibre vie professionnelle/vie privée »

Les facultés de droit

• Apprendre à apprendre : méthodologie juridique• Acquisition des connaissances du droit• Culture générale non juridique• Langues• Approfondissement des matières• Erasmus – Ecole de Formation• Ancrage dans la pratique (stage)

Avocats

Experts

Spécialistes

Compétents

Rigoureux

Impliqués

Réactifs

Indépendants

Formés

Bilingues

Management cabinet d'avocats 6

La révolution numérique modifie le client

2007

Accélération -automatisation

Réactivité Professionnalisation

Automatisation des processus

Ges+ons des données

Outils & Paperless Avocat augmenté

Transversalité

A L’INTÉRIEUR DE SON CABINET

A L’INTÉRIEUR DE SA PROFESSION (RÉSEAUX)

ENTRE PROFESSIONS : INTERPROFESSIONNALIT

É / PARTENARIATS

AVEC LE CLIENT – CO-CRÉATION – GESTION DE

PROJET

AVOCAT COLLABORATIF

Spécificité = retour aux sources Valeur ajoutée = cœur de métier

EngagementIndépendance - secret professionnel -éthique

Ecoute Spécialisation

Créa+vité Avocat engagé

Le coworkingun vecteur de transformation pour l’avocat de demain

Qu’est ce que le coworking ?

Une espace de travail ouvert et partagé

Plus qu’un espace : culture, évènement - animation, synergie, membre d’une communauté – règle vivre ensemble

Plus qu’une pépinière ou incubateur : naissance / croissance

Espaces dédiés ou ouverts

Open space – bureaux privatifs – fixe – flexible (flex/clean desk) – temps plein/partiel

Bureaux équipés, service accueil, wifi, photocopieuses, cafétéria, salles réunions, espaces téléphones, espaces détentes

Contrat de service tarif mensuel HTVA pas un bail

Historique?

San Francisco –Tiers lieux

NWOW

Entreprise libérée –collaborative /

Entreprise pyramidale

Millenials

Travail délocalisé

Localisation et acteurs

• Bruxelles coworking dédiés (ICT, Pépinières) ou ouverts (Silversquare , Fosbury : décoration, standing, accueil, animation)

• Wallonie : soutien du réseau Cowallonia: 21 espaces

• Soutiens publics : chèques coworking / entreprises : pas les professions libérales mais à Bruxelles des subsides à la formation/consultance

Avantages et inconvénients• Avantages :

• Moindre coût : flexible mensuel 300 EUR – Fixe 750 EUR

• Facilité gestion : tout compris

• Possibilité de synergie dans la communauté (animation, évènements, visibilité)

• Facilité mobilité – accès – durée (importance de la localisation)

• Communauté jeunes (millenials) – innovation – transversalité

• Espaces de détente, salles de réunions,

• Mutualisation des coûts et services

• Inconvénients

• Nuisance sonore

• Perte identité : intra entreprise et personnelle (plus lieu propre)

• Travail digitalisé, nomade pas toutes les activités

• Certaines tailles exclues ? Mais de grandes sociétés y viennent

Coworking pour avocats ?

• Obstacles ?• Déontologie

• Besoin de concentration, silence : zone de calme, bureau privatif

• Tous un bureau privatif personnel ? Non plus les jeunes, pas nécessaire si nomade

• Image de marque : non : coworking de standing

• Avantages ?• Voir supra et en plus

• Sortir du cocon, isolement,

• Découvrir transversalité

• Professionnalisme et digital

• Services mutualisés : base de données, logiciels métiers, support IT et WEB, secrétariat digital, collaborateurs mutualisés…

• Correspond aux aspirations des jeunes (plus cloisons, pyramides, équilibre vie privée)

• Durabilité - image

• Existants • Pépinière Paris

• Avocap Paris-Bruxelles (club)

• Lawffice Genève

Opportunités avec le co-working

1

Soutien au lancement de carrières de jeunes avocats qui voudraient travailler autrement (pépinière)

2

Incitation à la mise en place de partenariats plus légers sans investir dans des structures communes lourdes (réseaux)

3

Développements de cabinets pilotes nouveaux modèles (collaboratifs, paperless)

4

Lieu d’échange et de formation notamment pour des avocats isolés(s’inspirer du réseau Entreprendre initié par Mulliez) (Echanges)

5

Nouvelle manière d’être présent dans la Cité et d’accueillir les clients notamment par le biais de conférences (Ouverture)

6

Incitation à la mise en place de modèles digitaux innovants en collaboration avec les étudiants Facultés de droit (Lab) avec les Incubateurs

7

Lieu de formation en collaboration avec les barreaux (Numérique, gestion projet..)

8

Mutualisation des coûts et tests de solutions numériques

L’immobilier et la gestion matérielle du cabinet sont un frein au travail ensemble

L’immobilier représente une charge importante

pour les avocats

Les associations et groupements sont en

mouvement : rapprochement, fusion,

départ.

Ces mouvements sont freinés par les engagements

immobiliers de longue durée

La charge immobilière est un frein pour les

plus jeunes

La gestion matérielle du cabinet est source de

conflit oud'immobilisme

• Principe : Vademecum

• Cabinet : « Tout avocat a un cabinet principal où il installe son principal établissement. Le cabinet doit permettre l’exercice effectif de la profession d’avocat et répond aux conditions de dignité et de diligence requises. » (art.4.1)

• Secret professionnel : précautions

• Indépendance : précautions

• Conflit d’intérêt : « Les avocats exerçant leurs activités en utilisant la même organisation ou structure matérielle telle l’accès commun des locaux, ou dont le nom figure sur un même papier à entête, sont soumis entre eux aux mêmes règles de conflit d’intérêts et d’incompatibilités que l’avocat exerçant individuellement sa profession. » (4.16).

« Les avocats exerçant leurs activités en commun ou dont la communication vers le public les fait apparaître comme exerçant leurs activités en commun sont soumis entre eux aux mêmes règles de conflit d’intérêts et d’incompatibilité que l’avocat exerçant individuellement sa profession.

• Il en est de même pour les avocats exerçant leurs activités en utilisant la même organisation ou structure matérielle, tel que l’usage en commun des locaux, à moins que leurs clients ne puissent pas raisonnablement en déduire qu’ils exercent leur profession en commun et que l’étanchéité entre leurs dossiers respectifs soit assurée. » (5.48)

• Avis de la commission déontologie Avocats.be « le coworking est autorisé mais respecter la confidentialité des réunions et des entretiens téléphoniques

Défis de l’avocat : vecteur de digitalisation et collaboration

• Révolution numérique : automatisation, accélération, complexité, transversalité

• Temps et argent (sondage université d’été)

• Digitalisation et professionnalisation

• Avenir des jeunes stagiaires – automatisation

• Se former au collaboratif, au modèle coworking, au nomadisme

• Correspondre aux attentes du client (transparence, réactivité, flexibilité, compréhension, écoute, transversalité)

Recommandations

• 1. Professionnel :

• des professionnels du coworking.

• pas lésiner sur l’accueil, animation, décoration, insonorisation, qualité du mobilier, les services annexes

• 2. Soutien des ordres :

• Autoriser (Avocats.be) , soutenir, communiquer, participer et accompagner

• 3. Synergies

• avec les universités, la cité, d’autres partenaires (interprofessionalité – multidisciplinarité)

• 4. Plateforme d’échange :

• www.lawdle.com

• 5. Accompagnement

• formation « Digital académie » mai 2019

Concrètement

Bruxelles : offre Silversquare (5 sites) Fosbury (1 site) Avocap (1 site), Workero (1 site)

Liège : projet Meusinvest – Silversquare - Workero

Namur : proposition de l’université

Mons : site à développer à proximité du Palais

Charleroi : projet pilote co-station (dans un an Silversquare/Fosbury…)

Plateforme de services mutualisés

Digital académie

Sondage

2. Le travail en équipe

• Projet collectif & individuel

• Les difficultés rencontrées

• Pourquoi se mettre ensemble ?

• Les formes de gouvernance

Pourquoi se mettre ensemble ? Les modèles de collaborations

• Le refuge

• L’hôtel

• La mutuelle

• L’amicale

• La vitrine

• Le club échangiste

• L’équipe

Management cabinet d'avocats 25

Quelle gouvernance ?

• Monarchie absolue

• Monarchie constitutionnelle

• Régime présidentiel

• Parlementarisme

• Démocratie directe

• Modèle coopératif

• Bureaucratie

• Féodalité

• Anarchie / guerre civile

La valeur de leur cabinet est celle du capital

humain et plus encore de la somme de savoirs qui reposent sur ce capital

humain

Pour une organisa+on d’avocats, s’intéresser à la mise en valeur et à l’organisa+on de la connaissance devient une dimension essen+elle de son projet.

Il faut donc que ce choix s’intègre dans les valeurs et la culture du cabinet.

Cela impliquera la mise en place d’une poli+que qui récompense l’inves+ssement humain dans l’organisa+on et le partage de la connaissance.

Obstacles

• 1. TEMPS

• 2. CONFIANCE/ Pouvoir / Peur

• 3. ABSENCE DE STRUCTURE

• 4. CONTINUITE

• 5. NON RESPECT SPECIALISATION

Les moyens humains

• Avocats• Associés• Collaborateurs – Counsels• Assistants, paralegal, support

• Gestion des ressources• Attirer, motiver, fidéliser, former,

reconnaître

Management cabinet d'avocats 29

Délégation

Importance

Organisation qui favorise

Prise de risque

Investissement de temps

Organisation

Progressif

Précis

Suppose un suivi

Coopéraaf / Collaboraaf

PartenariatRéseau

CollaborationMultidisciplinaire

Coworking

Nouvelles formes de partenariat

Code déontologie – version extranet – 04.05.2018

0

Code de déontologie de l’avocat

Rendu obligatoire par le règlement du 12 novembre 2012 publié au M.B. le 17 janvier 2013 , entré en vigueur le 17 janvier 2013, et ultérieurement modifié comme suit (par ordre chronologique d’adoption des règlements) :

- Règlement du 14.01.2013 – Ajout d’une section 5 au chapitre 2 du Titre 2 de la première partie (M.B. : 14.02.2013 – entrée en vigueur : 01.06.2013) AVOCAT MANDATAIRE DE SOCIETES PUBLIQUES OU PRIVEES

- Règlement du 14.01.2013 modifiant l’article 4.6. (M.B. : 15.02.2013 – entrée en vigueur 01.06.2013) PLAQUE ET PAPIER ENTETE DR. COLLAB.

- Règlement du 25 mars 2013 modifiant l’article 3.12 (M.B. 16.04.2013 – entrée en vigueur : 01.01.2013) STAGE INDEXATION HONORAIRES

- Règlement du 25 mars 2013 modifiant les articles 5.1 à 5.9 (M.B. 16.04.2013 – entrée en vigueur : 01.08.2013) DEMARCHAGE ET PUBLICITE

- Règlement du 25 mars 2013 ajoutant un chapitre 4 au titre 5 (M.B. 18.04.2013 – entrée en vigueur : 01.08.2013) MARCHE PUBLIC ET APPEL D’OFFRES

• Partenariat en entreprise : avocat en entreprise ou détaché en entreprise

• Partenariat (société de moyen) avec les professions réglementées : art. 4.40 : pas de partage d’honoraire

• Partenariat à l’intérieur de la profession : réseau, bureau secondaire, correspondant organique

• Multidisciplinarité (inter professionnalité)

• Coopération occasionnelle/habituelle intérêt du client (son autorisation) art. 4.39 : pas rétribution, pas exclusivité

• Participation au capital : très limité (anciens, famille, collab. Admin)

• L’avocat est détaché en entreprise lorsqu’il exerce, pour le compte d’une association d’avocats dont il fait partie ou pour son propre compte, des activités d’avocat au sein d’une entreprise, dans les locaux de celle-ci ou à partir de son infrastructure, pour l’accomplissement d’une mission déterminée ou pour un temps limité.

• L’entreprise pour le compte de laquelle l’avocat exerce son activité professionnelle est le client de l’avocat concerné ou de l’association d’avocats au sein de laquelle l’avocat concerné exerce ses activités professionnelles. L’avocat exerce son activité professionnelle dans le contexte du détachement exclusivement au profit de l’entreprise et n’accomplit pas de prestations du profit de tiers à la demande de l’entreprise.

• L’avocat ne peut installer dans les locaux de l’entreprise ni son cabinet principal, ni un éventuel cabinet secondaire et conserve, pendant la durée de son activité en entreprise, un cabinet principal ainsi que tout éventuel cabinet secondaire.

• L’avocat s’assure qu’il peut exercer son activité en conservant une totale indépendance structurelle et fonctionnelle vis-à-vis de l’entreprise et ne peut, en particulier, accepter aucun rapport de subordination vis-à-vis de l’entreprise.

• L’avocat prend les dispositions nécessaires pour éviter toute possibilité de confusion entre sa personne et l’entreprise pour le compte de laquelle il exerce son activité. Si l’avocat entretient, lors de son activité professionnelle en entreprise, des contacts avec des tiers, il se présente exclusivement comme avocat et n’utilise aucun support de communication susceptible de créer l’apparence d’un lien structurel entre lui et l’entreprise pour le compte de laquelle il exerce son activité.

• L’avocat s’assure que les conditions dans lesquelles cette activité est exercée lui permettent de sauvegarder à tout moment, le secret professionnel qui couvre les échanges entretenus avec son client.

• L’avocat détaché en entreprise prend les dispositions nécessaires afin de lui permettre d’identifier, de prévenir et de résoudre les conflits d’intérêts et s’assure de pouvoir obtenir de l’entreprise toutes les informations nécessaires à cet effet.

• L’exercice par l’avocat de son activité professionnelle en entreprise fait l’objet d’une convention écrite avec l’entreprise dans laquelle figurent les dispositions de la présente section.

• L’avocat qui constate que les conditions d’exercice de son activité professionnelle en entreprise ne lui permettent pas de conserver son indépendance ou de préserver le secret professionnel, ou que ces conditions donnent naissance à un conflit d’intérêts qui ne peut pas être résolu, est tenu de mettre fin à l’exercice de son activité professionnelle dans l’entreprise concernée

Avocat détaché en entreprise‘Règlement du 11 juin 2018

titre 4 du code de déontologie de l’avocat chapitre 11 intitulé « L’avocat en entreprise »

3. Les outils en support du collaboratif

Management cabinet d'avocats 37

Stratégie

7 cards

CLIENTS

PROSPECTS

PERSONAS

TARGET GROUPS

PARTNERS

8 cards

8 cards

8 cards

HOW MUCH MONEY ?

HOW MANY PEOPLE ?

HOW MUCH TIME ?

WHAT SKILLS ?

WHAT SPACE ?

WHAT MATERIAL ?

6 cards

6 cards

Licensed under creative commons, contact RISING LAB SPRL for more information or read http://bit.ly/RCCreativeCommons | share on social media @RisingLab and #RisingCanvas

Outils et les besoins

Outils collaboratifs vs Temps et

Lieu

Les outils collaboratifs

Communication : Lawdle.com,

ERP : Dlex/Kleos, Secib, Jarvis, LegaClick,

Caseone, App4legal

Facturation : Teamleader,

GED : Dropbox, Evernote, Icloud, Onedrive, Box,

Intranet : Slack, Facebook workplace, Yammer, Google Site

Extranet Mycercle -Paprwork

Collaboratif communication : Slack -

Samepage

Note : Bear, Evernote, Milanote

Agenda/Emails : Outlook, Google calendar, Cloze,

Sunsama, Doodle

Gestion projets/ To do : Meistertask, Zoho,

Bitrix24, Trello, Asana, Wimi, Airtable, Teams

(365), Wunderlist

CRM : Zoho, Salesforce, Pipedrive

Signature électronique : Yousign, Docusign

Locaux : cowork.ioSondage : Monkey

survey

4. Collaboration en entreprise

L’ENTREPRISE CHANGE SA MANIÈRE DE COLLABORER

L’ENTREPRISE CHANGE SA MANIÈRE DE COLLABORER

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DecathlonAxe 3. Changer la manière

de travailler • Organiser le travail à domicile

• Mettre en place un management transversal

• Mettre en place des outils collaboratifs

• Organiser des groupes autonomes de responsabilité

• Organiser la flexibilité du temps travail

• Réorganiser les espaces de travail (bureaux partagés, espaces de détente)

• Mettre en place des solutions de mobilité

Le cycle de vie des cabinets

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DémarrageEtat de grâceParer à l’urgentOubli de l’important

CroissanceCroissance de quoi ?EuphorieCrises de croissance-Institutionalisation-Déménagement-Financement-Sous-investissement

PlafonnementDouble limiteCrise de la pyramideChoix cornéliensCrise diffuse

Nouveau souffleFusion internationaleDialogue et réflexionDéparts / Sang neufInnovation(Investisseur externe)

Déclin et finDépartsPerte d’attractivitéRégressionEclatement

Management cabinet d'avocats

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Stanislas van WassenhoveStanislas @reshape.legal

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