Universitetenes arbeidsgruppe vedr. felles modell for indirekte kostnader, rapport av 19/4-2010

Bakgrunn (1 av 2)

• Arbeidsgruppe opprettet høsten 2008 med to representanter fra hvert universitet. Forskningsrådet var observatør og fasiliterte arbeidsgruppen.

• EUs 7. rammeprogram (”forskningsprosjekter”) åpner for inntil 75 % finansiering av totale kostnader (også egne fast ansatte), dvs. direkte kostnader + dokumenterte og relevante indirekte kostnader (her: knyttet til forskning).Beregningsmåten for og ”praktiseringen” av indirekte kostnader må være den samme for alle prosjekter, ”ikke EU-sært for EU-prosjekt”.

I mangel av dokumentasjon aksepteres påslag på 60 % indirekte kostnader for utlysninger (”calls”) til og med 2009, deretter mellom 40 % og 60 %.

Bakgrunn (2 av 2)

• Flere land bl.a. Sverige har laget fordelingsmodeller som fordeler indirekte kostnader på hovedaktivitetene FoU og utdanning, lenke , implementert fra 2009.

• De seks norske universitetene (før UiA) laget felles modell for indirekte kostnader knyttet til forskning mars 2007 (PEDAT-modellen), lenke , men kun UiO og UiT har per i dag implementert denne.

Modellen undervurderer en del kostnader, særlig sentralt ved universitetene, og skiller ikke systematisk nok mellom FoU og utdanning i vurderingen av de indirekte kostnadene.

Hva har arbeidsgruppen gjort og hvorfor? (1 av 3)

Avklaringer – viktig med felles nasjonal forståelse av rammeverk og definisjoner:

• Foreløpig definisjon fullkostmetode: evnen til å identifisere og kalkulere alle direkte og indirekte kostnader ved et universitets aktiviteter, inkludert prosjekter (European University Association, EUA).

• Fullkost-metode krever analytisk regnskapssystem, hva betyr det, og har vi det?

• Direkte/indirekte kostnader – diskusjoner hva er indirekte kostnader, hva er kostnadsbærere?

• Mva – hvordan håndtere dette når det (også) inngår i de indirekte kostnadene?

• Kjerneaktiviteter – FoU og Utdanning og evt annet?

• Hvordan fordele felleskostnader på kjerneaktivitetene?ulikheter mht arealkostnader og forholdet til Statsbygg (UiS og UiA)

Hva har arbeidsgruppen gjort og hvorfor? (2 av 3)

Studier av erfaringer/anbefalinger innland og i Europa – viktig å samle beslutningsgrunnlag, bl.a. ifm kulturbygging og forankring på universitetene.

• Full cost” – trend i Europa,- men fremdeles ca. 84% av universitetene i Europa ”flat-rates”(EU Community Research,2009)

• EUA (European University Association) anbefaler å innføre full-costing, ikke bare for å etterfølge EUs 7.rammeprogram, men for å få et strategisk ledelsesverktøy:

• Mer systematisk tilnærming til analyser av aktiviteter og kostnader

• Mer effektiv intern ressursfordeling, bedre strategiske beslutninger

• Mulighet for benchmarking

• Bedre forutsetninger for å forhandle om og prise aktiviteter

Hva har arbeidsgruppen gjort og hvorfor? (3 av 3)

• Studietur Gøteborgs Universitet:

• Fullkost-metode innført for hele virksomheten (og UH-sektoren) fra 2009

• Grunnbevilgning delt i to (FoU og U)

• Stort behov for info internt, krever gode begrunnelser for å oppnå aksept

• Godt mottatt eksternt, gir dekkende kostnadsbilde og fjerner tvil om kryssubsidiering

• Studietur Nederland (Universitet i Amsterdam og Utrecht):

• Fullkost-metode innført 2009

• Aktiviteter fordelt FoU og U

• Kostnadsbærer: Tidsbruk til akademikere

• Muséer er holdt utenfor

Modellen

• Premisser for modell:

• uavhengig av finansieringskilde (BFV + BOA)

• helhetlig: dekke både forskning (FoU), utdanning (U) og formidling (dog inngår sistnevnte stort sett i de to første). Noe redusert for samfunnsoppdrag, eks. andel av bibliotek, men dette utgjør lite.

• full kostnadsdekning (”selvkost”)/gjennomsnittskostnader, ingen marginalbetraktninger

• siste års regnskap legges til grunn for beregningene av årets satser

• i rapporten er det IKKE benyttet avskrivinger da dette ikke var implementert ved alle universitetene i 2008

Modellen

• Grunnstruktur i modellen:

• Indirekte kostnader <= Totale kostnader – Direkte kostnader

• Direkte kostnader: lønn til vitenskapelige stillinger (UFF) + direkte driftskostnader. Sistnevnte må anslås for BFV, men bør være > 0 for å unngå anklage om for høye indirekte kostnader

• Alle kostnader fordeles på FoU og U,

• primært direkte henført

• sekundært ved bruk av fordelingsnøkler, bl.a. ved bruk av ”effektiv forskningsprosent”

• Indirekte kostnader, to-/tre-deles:

• sentralt nivå, fakultetnivå og evt. instituttnivå

• gir ulike satser på laveste org.nivå

Indirekte kostnader ved bruk av ny modell

• Indirekte kostnader (IK) utgjør 33% - 47% av totale kostnader

• Sammenliknet med/som påslag på gjennomsnittlig vitenskapelig lønn (”600 tkr inkl. sosiale kostnader”):

• 73% - 94% (442 tkr – 570 tkr) for forskning

• 102% - 140% (614 tkr – 845 tkr) for undervisning

• 91% - 118% (547 tkr – 710 tkr) for samlede IK

Indirekte kostnader ved bruk av ny modell

Indirekte kostnader per vitenskapelig årsverk

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

NTNU UiA UiB UiO UiS UiT UMB

tkr

FoU

Gj.snitt

Underv

Arealkostnader, ulik eierstruktur, gir ”utfordringer” ved sml.

Indirekte kostnader per vitenskapelig årsverkmed og uten arealkostnader

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

NTNU UiA UiB UiO UiS UiT UMB

tkr

Gj.snittMEDarealkostn

Gj.snittUTENarealkostn

UiA, eksempel på variasjonen mellom fakultetene

Sentralt Lokalt SumHelse- og idrettsfag 158 187 345 89 %

Humaniora og pedagogikk 158 212 370 96 %

Kunstfag 158 210 368 95 %

Teknologi og realfag 158 312 470 121 %

Økonomi og samfunnsvitskap 158 192 350 91 %

TOTALT UiA 158 229 387 100 %

41 % 59 % 100 %

Indirekte kostnader pr. årsverk

Forskning (tkr)

• Felles modell i hele sektoren

konkurrere på like vilkår

• Synliggjøre totale kostnader mot eksterne oppdragsgivere (inkl NFR/KD)

Forståelse for økte inntekter/bevilgninger

• Synliggjøre totale kostnader (og egeninnsats) for ledelse og styre

Strategisk prioritering av prosjekter

Mulige effekter av modellen

Utfordringer – veien videre

• Modellen overfor EU skal representere standard tilnærming

• totalkostnadsføring også for andre bidragsytere?

• hva slags finansieringsmodell lander NFR på?

• Arealkostnader, et stort element av indirekte kostnader som vanskeliggjør sammenlikninger på tvers av universitetene. UiA, UiS og høgskolene leier alle bygg, mest fra Statsbygg og har vesentlige høyere arealkostnader.

• Erstatte investeringer med avskrivinger?

• Rapporten inkl. beregningsmåte for timer per årsverk, men ikke et konkret felles timetall. Bl.a. fordi sykefravær vil variere per institusjon.

• Presenteres for universitetenes rektormøte 11/5

• Nasjonal enighet om modellen? Inkl. høgskolene?

Grovt estimerte gjennomsnittstall(!!!) for FoU og U, Stavanger 2009-09 – første (feilaktige analyse)

DBH (08) Estimert Avledet

DBH (08) Totale Direkte Indir. Indir. per % av

Vit. årsverk kostn. (600+65) "rest" vit. årsverk dir.lønn

NTNU 2 686 4 386 mkr 1 786 mkr 2 600 mkr 968 tkr 161 %

UiA 528 835 mkr 351 mkr 484 mkr 917 tkr 153 %

UiB 2 022 3 130 mkr 1 345 mkr 1 785 mkr 883 tkr 147 %

UiO 3 354 5 408 mkr 2 230 mkr 3 178 mkr 948 tkr 158 %

UiS 599 915 mkr 398 mkr 517 mkr 863 tkr 144 %

UiT 1 135 1 854 mkr 755 mkr 1 099 mkr 968 tkr 161 %

UMB 509 872 mkr 338 mkr 533 mkr 1 048 tkr 175 %

10 833 17 400 mkr 7 204 mkr 10 196 mkr 941 tkr 157 %

Tot. kostn. per vit. årsverk 1 606 tkr