Buku Petunjuk Penggunaan

Aplikasi Sistem Informasi Akademik Wijaya Husada Bogor

Untuk

Mahasiswa

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas terselesaikannya

pedoman User Guide SIAK STIKes Wijaya Husada ini dengan baik. Ucapan terima kasih

kami tujukan kepada semua pihak yang telah membantu penyusunan pedoman User Guide

SIAK ini. Birokrasi dan pedoman yang tertib dan handal serta mampu bekerja dengan baik,

merupakan harapan bagi civitas akademika di lingkungan STIKes Wijaya Husada. Harapan

tersebut, merupakan salah satu tuntunan dalam User Guide SIAK ini, agar birokrasi dan

pelaksanaan kegiatan di STIKes Wijaya Husada menjadi tidak diskriminatif dan berjalan

secara transparan.

Berkaitan dengan hal tersebut di atas, User Guide SIAK STIKes Wijaya Husada yang

diharapkan menjadi salah satu landasan berpijak dan bekerja dalam upaya pewujudan dan

pembenahan lingkungan kerja dan birokrasi kini dan di masa mendatang. Demikian, semoga

User Guide SIAK STIKes Wijaya Husada dapat menjadi bahan acuan dalam menciptakan

lingkungan yang lebih kondusif.

Wa’alaikumsalam Wr. Wb.

Bogor, Januari 2017

Ketua STIKes Wijaya Husada

dr. Pridady, Sp.PD-KGEH

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ……………………………………………………………… i

DAFTAR ISI ……………………………………………………………………… ii

Latar Belakang ……………………………………………………………………… 1

Keunggulan Sistem ……………………………………………………………………… 2

Alur Sistem Akademik …………………………………………………………………….. 3

TUTORIAL SIAM (Untuk Mahasiswa)

Sistem Informasi Akademik Mahasiswa ………………………………………………….. 7

E-Learning ……………………………………………………………………………… 19

E-Laboratory ……………………………………………………………………………… 24

Perpustakaan ……………………………………………………………………………… 26

TUTORIAL PMB (Untuk Calon Mahasiswa Baru) ……………………………… 32

TUTORIAL SIMA (Untuk Dosen)

Sistem Informasi Monitoring Akademik ……………………………………………… 35

E- Learning ……………………………………………………………………… 38

E-Laboratory ……………………………………………………………………… 40

Perpustakaan ……………………………………………………………………… 43

TUTORIAL PORTAL ALUMNI

Pengisian Tracer Study ……………………………………………………………… 50

Pengisian Kuesioner ……………………………………………………………………… 52

TUTORIAL SIMPEG

Pengajuan Cuti …………………………………………………………………………….. 54

LATAR BELAKANG

Kehadiran system informasi pada organisasi termasuk institusi perguruan tinggi

menjadi suatu keharusan di zaman yang makin kompetitif dan maju dalam perkembangan

teknologi informasi. Pentingnya informasi sebagai salah satu dasar penunjang pengambilan

keputusan dalam rangka menentukan arah kebijakan pimpinan, mengharuskan institusi

menciptakan sebuah 4system yang baik untuk menghasilkan informasi yang relevan, cepat

dan akurat. Di era digital ini, sistem informasi yang diterapkan cenderung sudah beralih ke

4ystem informasi berbasis computer (CBIS), dan salah satu proses bisnis yang dijalankan di

perguruan tinggi dan menjadi backbone process dari segala aktivitas pelayanannya terhadap

klien (mahasiswa) adalah proses akademik. Dari situ muncul, istilah 4Sistem Informasi

Akademik (SIAK), sebagai sarana dan infrastruktur berbasis computer penghasil informasi

yang terkait dengan aktivitas akademik.

Informasi yang dihasilkan ini tidak hanya bermanfaat bagi pimpinan perguruan tinggi,

tetapi lebih dari itu, pelaku proses akademik seperti mahasiswa dan dosen juga dapat

merasakan manfaat dari kehadiran 4sistem informasi akademik. Untuk membangun sebuah

sistem informasi, tentunya yang dikeluarkan diawal proyek untuk menginstalasi perangkat

keras, jaringan, server dan perangkat lunak sistem informasi itu sendiri. Secara garis besar,

sistem informasi akademik yang umum digunakan di kami, dapat digambarkan pada gambar

dibawah ini (Gambar 1).

KEUNGGULAN SISTEM

WEB BASED APPLICATION

Aplikasi dikembangkan dengan teknologi web sehingga mempermudah untuk dapat

diakses darimana saja secara online melalui computer yang terhubung ke server

melalui jaringan internet

SISTEM DIBANGUN SECARA MODULAR

Sistem merupakan system yang bersifat modular, sehingga memungkinkan untuk

dikembangkan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan.

OPEN SOURCE CODE

Sistem dibangun berbasis open source yang didapatkan secara gratis.

EFISIENSI MEDIA DAN RUANG YANG DIGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN

DATA/ARSIP

Efisiensi ini meliputi pengurangan jumlah kertas yang digunakan untuk pencatatan

data – data perguruan tinggi, pengurangan ruangan untuk penyimpanan kertas – kertas

tersebut, dan sebagainya.

KEMUDAHAN PENGGUNAAN DAN PENGATURAN

Sistem didesain dengan antar muka yang bersahabat dengan mudah digunakan,

membagi hak akses ke dalam beberapa level akses yang berbeda sesuai dengan

struktur organisasi lembaga.

ALUR SISTEM AKADEMIK

Sistem akademik ini dperuntukan untuk umum/ pengguna, Dosen, mahasiswa, mahasiswa

baru, karyawan dan alumni.

Aktivitas utama Pendidikan Tinggi berkisar pada aktifitas Penerimaan Akademik,

Operasional Akademik dan Kelulusan Akademik.

Berdasarkan hal tersebutu diatas maka alur system yang kami kembangkan

berpedoman pada proses – proses aktivitas utama lembaga pendidikan tinggi, yakni

Penerimaan Mahasiswa Baru, Proses Akademik (perwalian-proses belajar mengajar-proses

kelulusan mahasiswa)

Di bawah ini, adalah penjelasan 6ystem yang dibagi berdasarkan fungsionalitas sub

sistemnya dan modul – modul yang dicakupnya. Tabel dibawah menjelaskan lingkup yang

masih umum dan modul – modul yang dijelaskan dalam tabel ini masih bersifat dasar, dan

tentunya masih dapat dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan kondisi.

Tabel. 1 Subsistem dan Fungsionalitas Modul SIAK

No Nama Sub

Sistem

Definis User

1 SIAM (Sistem

Informasi

Akademik

Mahasiswa)

Merupakan system pelayanan

akademik yang dikhususkan untuk

mahasiswa dalam mengakses

informasi seputar catatan

akademik selama proses

perkuliahan, baik berupa info

biodata, KRS, KHS, Jadwal

Kuliah, serta pengumuman.

Mahasiswa

2 E- Learning Dalam e-learning ini kita dapat

belajar secara online dengan

mahasiswa satu kelas atau pun

dosen yang bersangkutan melalui

fitur-fitur yang telah disediakan

dalam Course Networking.Selain

belajar online kita pun bisa

mengerjakan soal quiz / tugas yang

diberikan oleh dosen. Mahasiswa

atau dosen pun bisa memberi atau

mengambil materi ajar yang sudah

pernah diajarkan/ yang sudah

dishare di e-learning.

Mahasiswa dan

Dosen

3 E-Laboratory Merupakan system pelayanan

akademik yang dikhususkan untuk

mahasiswa dalam mengakses

laboratorium. Dilaboratorium itu

sendiri mahasiswa bisa

mendownload catalog seperti

catalog daftar alat, catalog daftar

tilik, catalog kebidanan (PNC, INC,

dll), dan catalog health education

Mahasiswa dan

dosen

4 Perpustakaan Merupakan layanan yang

disediakan bagi petugas pelayanan

perpustakaan maupun pengunjung

perpustakaan untuk mengakses

seputar informasi buku

perpustakaan serta pelayanan

perpustakaan. Layanan yang bisa

diakses yaitu :

Peminjaman Buku, Jurnal,

Prosiding, Buku Ajar,

Modul Praktikum

Mahasiswa,

dosen dan

Karyawan

Pengecekan Status Buku

Data Peminjaman

Pengisian Buku Kunjungan

Selain itu di web ini pun kami

memberikan beberapa referensi link

perpustakaan diluar institusi kami,

antara lain :

Perpustakaan FMIPA

UNPAK

Perpustakaan Nasional

Perpustakaan Kemkes

5 PMB Merupakan halaman antarmuka

berbasis web (website) yang

menampung informasi seputar

pendaftaran mahasiswa baru (PMB)

serta menyediakan aplikasi

pendaftaran mahasiswa baru secara

online yang dapat diisi oleh calon

mahasiswa.

Calon Mahasiswa

baru

6 Sistem Informasi

Monitoring

Akademik

(SIMA)

Merupakan layanan akademik yang

digunakan dosen dalam mengakses

informasi seputar catatan akademik

mahasiswa selama

prosesnperkuliahan, informasi

bimbingan mahasiswa, informasi

jadwal mengajar dan pengisian nilai

mata kuliah.

Dosen

7 Portal Alumni Diportal alumni ini, alumni wajib

mengisi tracer study dimana tracer

study itu sendiri disediakan dan

dikhususkan untuk pengelolaan

data alumni atau lulusan. Tracer

study menyediakan kuesioner yang

Alumni

diisi oleh alumni. Selain itu di

halaman ini juga kami membagikan

informasi tentang lowongan

perkerjaan atau permintaan lulusan

dari user ataupun stakeholder.

8 Sistem Informasi

Keuangan

(SIKU)

Merupakan layanan akademik yang

dikhususkan pada bidang

pengelolaan keuangan berkaitan

dengan kegiatan akademik yang

melibatkan mahasiswa, dosen serta

elemen terkait. Layanan yang bisa

diakses, sebagai berikut :

Biaya Perkuliahan

Pembayaran Mahasiswa

Bagian Keuangan

9 Sistem

Kepegawaian

(SIMPEG)

Merupakan system informasi yang

ditujukan hanya untuk karyawan

untuk mengetahui informasi data

pribadi, jadwal cuti bersama dan

pengajuan cuti.

Karyawan

1. Modul Halaman Untuk Mahasiswa

Fungsi : agar setiap mahasiswa tidak bisa melihat/ mengecek nilai mahasiswa lain

Fungsi : Halaman index ini menampilkan Data Mahasiswa, Pengumuman, Jadwal perkuliahan, KHS,

KRS, Transkrip nilai, dan Materi Ajar.

Fungsi : Untuk memberikan informasi – informasi terbaru diruang lingkup STIKes Wijaya

Husada. Untuk halaman pengumuman file hanya bisa di download dan di lihat oleh

mahasiswa.

Fungsi : Untuk melihat Jadwal perkuliahan silahkan pilih prodi masing – masing

dengan klik Lihat Detail lalu download

Fungsi : Mahasiswa bisa melihat/ mencetak nilai semester yang saat ini mereka ampuh

Fungsi : Mahasiswa bisa menambah, melihat/ mencetak KRS yang MKnya sedang diampuh

Fungsi : Mahasiswa bisa melihat/ mencetak Rekap nilai yang pernah mereka ampuh

Fungsi : untuk mempermudah mahasiswa agar tau mk apa saja yang akan mereka ampuh

1.1 Pendahuluan

E-learning dengan interface yang mirip dengan social media. Dalam Google

Classroom ini kita dapat belajar secara online dengan banyak orang melalui fitur-fitur

yang telah disediakan dalam Gmail.

1.2 Register Akun

Sebelum anda memulai E-Learning anda harus memiliki akun terlebih dahulu, berikut

cara registenya:

1. Buka browser anda lalu tulis alamat www.whakademik.com/ruangmahasiswa/link/e-

learning/

2. Setelah itu klik tombol Sign Up. Catt : Harus sudah masuk ke

gmail

3. Pilih Kelas yang diikuti

Fungsi : Halaman ini dibuat untuk mempermudah mahasiswa/ petugas lab jika meminjam alat

agar tidak terjadi kesalahan atau penukaran barang saat pengambilan alat di depo lab.

Selain itu juga halaman memberi fasilitas mahasiswa tentang beberapa poster kebidanan,

catalog dan daftar tilik. Yang bisa membantu mahasiswa saat belajar.

Fungsi : Perpustakaan ini untuk mempermudah mahasiswa, dosen dan tenaga

kependidikan ke perpustakaan. Di halaman ini tenaga civitas akademika bisa mengetahui

judul buku yang tersedia di perpustakaan dan peminjaman pun bisa dilakukan secara

online.

Di detail ini pun kita bisa mengetahui status buku yang akan kita pinjam tersedia atau tidak.

Masukkan id dan password

yang didapatkan saat

pertama x daftar

Fungsi : Untuk mengetahui riwayat peminjaman yang sudah pernah dilakukan atau list buku

yang akan dipinjam. Jika ingin meminjam buku harap lapor ke admin perpustakaan dengan

membawa kartu anggota dan nomor buku.

Fungsinya untuk merekap data pengunjung.

Fungsi : selain kami menyediakan e-library kami sendiri. Kami juga memfasilitasi

mahasiswa tentang beberapa link perpustakaan yang bisa mereka akses secara gratis.

Agar bisa menambah wawasan mahasiswa itu sendiri

Fungsi : selain kami menyediakan e-library kami sendiri. Kami juga memfasilitasi

mahasiswa tentang beberapa link perpustakaan yang bekerja sama dengan kami, salah

satunya adalah perpustakaan FMIPA UNPAK. Agar bisa menambah wawasan mahasiswa

itu sendiri

Fungsi : selain kami menyediakan e-library kami sendiri. Kami juga memfasilitasi mahasiswa

tentang beberapa link perpustakaan yang bisa mereka akses secara gratis. Agar bisa menambah

wawasan mahasiswa itu sendiri

Angket Evaluasi Tutorial

Evaluasi Pelaksanaan Proses Pembelajaran

Kuesioner Layanan Administrasi

Kuesioner Layanan Laboratorium

Kuesioner Survey Kepuasan Pelanggan Perpustakaan