Upoznajte Se Sa MS Project-om

Upoznajte se sa Microsoft Project-om

1

SADRŽ AJ

SADRŽ AJ 1 1. Uputstvo za instalaciju MS Project-a 2003 3 1.1. Neophodne komponente Vaš eg računara 3 1.2. Instalacija Microsoft Office Project-a 2003 Proffesional 3 2. Uvod 9 2.1 Namena softvera MS Project (MSP) 9 2.2 Jednostavno koriš ćenje MSP u Windows okruž enju 10 3. Definisanje polaznih parametara za izradu plana projekta 16 3.1 Unos opš tih podataka o projektu 17 3.1. Određ ivanje radnog vremena – definisanje kalendara 17 4. Unos aktivnosti projekta 24 4.1 Strategije unosa aktivnosti 24 4.2 Unos aktivnosti 26 4.3 Definisanje vremena trajanja aktivnosti (determinističko, stohastičko) 27 4.4 Unos aktivnosti sa posebnim zahtevima 28 4.5 Detaljnije podeš avanje aktivnosti 28 4.6 Numerisanje WBS detaljne š eme aktivnosti 36 4.7 Povezivanje aktivnosti u planu projekta 38 4.8 Deljenje aktivnosti 47 4.9 Definisanje ograničenja za aktivnosti 48 4.10 Namena kolone Indikators 50 5. Uvod u dijagram toka – mrežni plan 52 5.1 Izrada procena po PERT metodi 53 5.2 Upotreba PERT prikaza 57 6. Memorisanje i učitavanje plana projekta 65 7. Određ ivanje resursa i troš kova 71 7.1 Prikaz i proračun resursa sa procentima ili brojem jedinica 71 7.2 Tipovi resursa i unos podataka o resursima projekta 72 7.3 Raspoređ ivanje resursa na aktivnosti 80 7.4 Pregled angaž ovanja resursa na projektu 83 7.5 Sagledavanje prekoračenja raspolož ivih resursa 86 7.6 Nivelisanje resursa tipa radne snage i proračun materijala 92 8. Memorisanje i ažuriranje prvobitnog baznog plana projekta 96 8.1 Pregled prvog baznog plana 96 8.2 Menjanje prvog baznog plana 97 8.3 Brisanje prvog baznog plana 98

2

9. Izveš tavanje o elementima plana projekta 99 9.1 Postojeći pogledi na elemente projekta 100 9.2 Grupa obrazaca Reports 106 9.3 Analyze Time Data in Excel 110 10. Import i export podataka elemenata plana projekta 114 11. Praćenje napredovanja projekta 119 11.1 Tumačenje podataka 119 11.2 Až uriranje podataka za pojedinačne aktivnosti 121 11.3 Až uriranje podataka za sve aktivnosti na projektu 124 11.4 Pregled odstupanja od prvobitnog plana projekta 126 11.5 Dodavanje linija progresa u Gantov dijagram 126 11.6 Analiza upeš nosti napredovanja na projektu 128 12. Korekcija plana nastavka projekta i izveš tavanje 131 13. Analiza završ enog projekta i izvođ enje zaključaka 1341 14. Primer projekta za kreiranje aplikacije 143 14.1 Unoš enje aktivnosti 144 14.2 Raspoređ ivanje resursa 146 14.3 Optimizacija plana 148 14.4 Praćenje realizacije projekta 156 14.5 Izveš tavanje o projektu 161

3

Upoznajte se sa Project-om

GLAVA 1 Uputstvo za instalaciju MS Project-a 2003

U ovom poglavlju naučićete:

1. Koje su neophodne komponente Vaš eg računara za instalaciju MS Project 2003

2. Kako da instalirate MS Project 2003

1.1 Neophodne komponente Vaš eg računara Za instalaciju programa MS Project 2003 potrebna Vam je instalaciona verzija paketa Microsoft Office 2003, kao i operativni sistem Microsoft Windows XP Professional ili Windows XP Home. Takođ e, potrebno je da imate operativnu memoriju od 256 MB RAM i procesor brzine 233MHz. Ovo je sistem koji se preporučuje. Potrebno je da imate i Windows 2000 Professional sa Service Pack-om 3 ili kasnije verzije i 130 Mb slobodnog prostora na hard disku Vaš eg računara (iskoriš ćenost hard diska zavisi od konfiguracije računara, a instalacije nekih alata mogu iziskivati manje ili viš e prostora na hard disku), zatim CD-ROM uređ aj, Super VGA monitor rezolucije 800x600 ili veće, miš , Microsoft Internet Explorer 5.01 sa Service Pack-om 3, Internet Explorer 5.5 sa Service Pack-om 2, ili Internet Explorer 6.0 sa Service Pack-om 1 ili kasnijim verzijama. Preporučuje se Internet Explorer 6.0.

1.2 Instalacija Microsoft Office Project-a 2003 Proffesional Ubacite instalacioni disk u CD-ROM uređ aj Vaš eg računara i automatski bi trebalo da se pokrene instalacioni program. Ukoliko se to ne desi, treba pokrenuti program Autorun.exe tako š to će se iz Start menija odabrati opcija Run i u polje Open upisati X:\Autorun.exe (gde je X slovo kojim se označava CD-ROM uređ aj Vaš eg računara). Na ekranu bi trebalo da se pojavi sledeća slika:

4


Slika 1.1 Uvodni ekran instalacije Izaberite opciju Install Microsoft Office Project 2003 Proffesional i kliknite na Next. Pojaviće se prozor kao na donjoj slici. U polja Product Key treba upisati š ifre koje su date na instalacionom disku. Kada unesete zahtevane š ifre, kliknite na Next.

Slika 1.2 Upiš ite Product Key

5


Pojavljuje se prozor u kome se od Vas traž i da unesete Vaš e ime, inicijale i opciono, organizaciju kojoj pripadate. Po unosu Vaš ih podataka kliknite na Next.

Slika 1.3 Unesite Vaš e podatke Zatim se pojavljuje prozor u kome je potrebno izabrati (čekirati) opciju u dnu ekrana i ponovo kliknuti na Next.

Slika 1.4. Prihvatanje Licence Agliment uslova

6


U sledećem prozoru koji se otvara, nude Vam se različiti načini instalacije MS Project-a: tipična, kompletna, minimalna i instalacija sa mogućnoš ću pojedinačnog odabira komponenti koje ž elite da uključite u instalaciju. Izaberite (čekirajte) opciju Complete Install, a u polje Install to upiš ite lokaciju na koju ž elite da instalirate program. Pomoću dugmeta Browse mož ete izabrati ž eljenu lokaciju. Na kraju, kliknite Next.

Slika 1.5. Izaberite tip instalacije Sledeći prozor koji se pojavljuje Vas obaveš tava da je sve spremno za instalaciju programa MS - Project 2003. Kliknite na dugme Install i instalacija počinje.

Slika 1.6. Pregled instalacije

7


Da biste startovali MS Project 2003 potrebno je uraditi sledeće: U Start meniju izaberte Programs→ Microsoft Office→ Microsoft Office Project 2003. Postupak je prikazan na slici 1.7.

Slika 1.7. Pokretanje MS Project-a iz Start menija

Ukoliko Vam se pri pokretanju MS Project-a pojavi upozorenje kao na slici 1.8 trebate promeniti znakove koji služ e za razdvajanje decimala i stotina, tako da budu različiti.

Slika 1.8 Upozorenje o regionalnom podeš avanju znakova

Postupak je sledeći: U Start meniju izaberete Settings→ Control Panel→ Regional Options i staviti da je decimalni simbol različit od digitalnog grupnog simbola. Na primer, staviti da je decimalni simbol ”,” (zarez), kao š to je prikazano na slici 1.9.

8


Slika 1.9 Ispravite decimalni znak

9


GLAVA 2 Uvod


1. Koja je namena softvera MS Project 2. Kako koristiti razlčite načine prikaza

aktivnosti, resursa, i ostalih podataka

2.1 Namena softvera MS Project (MSP) Upravljanje projektima je slož ena delatnost, a današ nji trendovi su nametnuli potrebu da se to radi uz pomoć računara. Program MS Project napisan je baš u cilju da se mnogim projekt menadž erima omogući izrada, upravljanje i kontrolisanje projekta pomoću računara ali i š ire od toga. MS Project na prvi pogled liči na neki poboljš ani “task manager”; mož ete da sastavljate liste poslova koje ćete zatim da dodeljujete pojedinačnim ili timskim resursima, mož ete da vezujete cene sa poslovima i resursima da bi ste mogli da pratite budž et i potroš nju. Međ utim, glavni zadatak MS Project-a nije ispomoć u izradi lista poslova. Primarni zadatak ovog programa je da služ i vremenskom planiranju projekta. Vi unosite procenjene vrednosti, npr. vreme trajanja poslova, resurse dodeljenje pojedinim poslovima, utroš ak radnog vremena, i ograničenja u vezi sa početkom i završ etkom posla, a na osnovu njih MS Project izrađ uje vremenske planove. Ako ne shvatite način na koji MS Project proračunava vremenske planove, nećete moći da efikasno koristite program u upravljanju projektima. Kad shvatite koncept na kome se baziraju izračunavanje plana, MS Project će vam ne samo pomoći pri upravljanju projektom već će za vas pronaći slučajeve nedovoljno ili previš e dodeljenih resursa, izračunaće prekoračenje cena i pomoći vam svojim informacijama pri donoš enju bitnih odluka u cilju uspeš nog dovrš enja projekta. MS Project 2003 ima kao osnovu softver paketa Office 2003, i osmiš ljen je tako da ima povećanu interaktivnost sa Office-om 2003. Nova verzija MS Project ima naglasak na web komponentama, povećanu fleksibilnost i lakoću upotrebe programa a proš irene su i mogućnosti grupne saradnje.

10


2.2 Jednostavno koriš ćenje MSP u Windows okruženju Project 2003 je u neku ruku hibrid programa MS outlook i MS Excel u koga su prenete osnovne osobine Projecta 2000. Na slici 10 prikazan je radni prozor Projecta 2003.

Slika 2.1 Izgled radnog okruž enja MS Project 2003 U vrhu prozora nalaze se uobičajena naslovna linija i paleta menija. Ispod njih se nalazi personalizovana paleta alatki. Ispod palete alatki nalazi se polje za unos, koje se slično liniji za formule u Excelu, koristi za upisivanje i uređ ivanje teksta. Na levoj strani radnog prozora je lista sa zadacima. Izborom nekog od linkova sa liste se pokreće čarobnjak (wizard) pomoću kojeg se na lak i jednostavan, interaktivan način mogu izvrš iti planiranja i podeš avanja projekta. Prostor sa podacima ili radni list zauzima osnovni deo radnog prozora i prikazuje razne podatke u zavisnosti od toga koju vrstu prikaza ste odabrali. Podrazumevani prikaz je Gantov dijagram. U tom prikazu vidite na levoj strani listu aktivnosti a na desnoj strani Gantov dijagram. Na dnu radnog prozora nalazi se statusna linija i traka za pomeranje sadrž aja svakog dela prostora sa podacima po horizontalnom pravcu.

Menjanje prikaza Prikazi služ e da biste iz različitih uglova sagledali projekat, radili na njemu i da bi u centar paž nje doš li upravo oni podaci koji su vam u datom trenutku važ ni. Prikaza ima nekoliko vrsta: neki se koriste za unos podataka, a neki za njihovu analizu. Prikazi u Projectu se mogu svrstati u dve osnovne grupe, a to su prikazi resursa i prikazi aktivnosti. Prikazi aktivnosti su oni u kojima se vrsi unos podataka ili revizija podataka o aktivnostima: nazivi aktivnosti, njihovo trajanje, datumi početka i završ etka, prethodne aktivnosti i slično. Prikazi resursa su oni u kojima se vrš i raspoređ ivanje i praćenje resursa koji su potrebni da bi se projekat realizovao: radne snage, materijala i opreme. Resurs mož e biti: pojedinac, firma, odeljenje u firmi, radna grupa,

11


neki uređ aj, prostorija ili bilo koje drugo sredstvo potrebno za projekat. Primećuju se pet prikaza aktivnosti i tri prikaza resursa koji se najčeš će koriste. Desnim klikom na tamnu vertikalnu traku dobijate mogućnost izbora osnovnog prikaza (slika 2.2).

Slika 2.2 Izmena osnovnog prikaza

Prikazi aktivnosti Kalendarskim prikazom (Calendar view) prikazuje se tradicionalni mesečni kalendar u kome je svaka aktivnost grafički predstavljena trakom koja prolazi kroz dane u kojima je aktivnost planirana (slika 2.3)

2.3 Kalendarski prikaz

12


Prikaz Gantovog dijagrama (Gantt chart view) je podrazumevani (default) prikaz Projecta 2003. U Gantovom dijagramu mož ete raditi sa tekstualnim i grafičkim podacima o aktivnostima: unositi aktivnosti, uspostavljati međ usobne veze aktivnosti i dodeljivati radnu snagu i druge resurse aktivnostima. U prikazu mrež nog dijagrama (Network diagram view) aktivnosti se vide kao dijagram toka. Svaka aktivnost je predstavljena jednim okvirom, u kome se nalazi i nekoliko podataka o njoj, npr. trajanje, datum početka i završ etka, procenat izvrsenja, itd. Prikaz angaž ovanja po aktivnostima (Task usage view) saopš tava koliko je rada svaki resurs obavio u određ enom vremenu. U ovom prikazu takodje mozete da poredite stvarno ulož eni rad i troš kove sa planiranim.

Slika 2.4 Prikaz angaž ovanja po aktivnostima Gantov dijagram za praćenje (Tracking Gant view) sličan je obicnom Gantovom dijagramu, ali se u njemu porede datumi početka i završ etka aktivnosti, dati prvobitnim planom, sa datumima početka i završ etka koje određ uje trenutno stanje projekta, ili se porede procenti izvrš enja aktivnosti.

Prikazi resursa Grafikon resursa (Resource Graph view) grafički prikazuje raspored resursa, rada i troš kova u vremenu. Tabela resursa (Resource Sheet view) daje tabelarni prikaz podataka o resursima. U ovom prikazu mogu da se unose i menjaju podaci o isplatama .

13


Slika 2.5 Grafikon resursa

Na tabeli resursa se na pregledan način mogu videti svi predviđ eni resursi, i njihovi atributi, kao š to su naziv resursa, tip, oznaka materijala, inicijali, itd.

Slika 2.6 Tabela resursa

14


Slika 2.7 Angaž ovanost resursa

U prikazu angaž ovanosti resursa (Resource usage view – slika 2.7) aktivnosti su grupisane po pripadajućim resursima, prikazana je količina rada, raspored rada i raspolož ivost rada za svaki resurs. Da bi se dobilo jos prikaza potrebno je na paleti prikaza pritisnuti dugme More Views.Tom prilikom će se otvoriti dijalog More views. Svaki prikaz mož e da se modifikuje tako da sadrž i razna polja sa podacima, a mogu da se primene i filteri kako bi se koncentrisali upravo na one podatke koje ž elite da vidite..

Slika 2.8 Izbor dodatnih načina pregleda

15


Primena tabela u prikazima Pored samih prikaza, u svakom od njih mož ete da birate tabele koje će sadrž ati razna polja sa podacima. Na primer, podrazumevan prikaz je Gantov dijagram a podrazumevana tabela je tabela za unos. U tabeli za unos su kolone sa nazivima: trajanje (duration), početak (start), ili kraj (finish). Ako na Gantov dijagram primenite tabelu troš kova, nazivi kolona će se promeniti u: fiksni troš kovi (fixed cost), porast fiksnih troš kova u funkciji vremena (fixed cost accrual) i ukupni troš kovi (total cost). Tabele mož ete da menjate tako š to ćete sa menija View izabrati Table, a zatim izabrati tabelu međ u ponuđ enim opcijama kao š to je prikazano na sledećoj slici:

Slika 2.9 Izbor tabele

16


GLAVA 3

DEFINISANJE POLAZNIH PARAMETARA ZA IZRADU PLANA PROJEKTA


1. O osnovnim podacima o projektu 2. Datumu početka i datumu završ etka

projekta 3. Koriš ćenju kalendara 4. Podeš avanju različitih kalendara

Izrada novog projekta Sad kad smo upoznali izgled samog programa Project i neke njegove osnovne osobine mož emo da pređ emo na izradu samog projekta. Ovo ćemo uraditi na konkretnom primeru poš to će tako biti slikovito pojaš njene faze u izradi projekta. Primer: U projektu Decentralization konsultantska firma za koju npr. radite odlučila je da izvrš i decentralizaciju svog poslovanja i da otvori jednu isturenu kancelariju na lokaciji koja je u blizini nekoliko klijenata firme. Vi ste određ eni da kao direktor projekta nadgledate tu operaciju. Vaš zadatak je da uočite i procenite potrebe za prostorijama, pronađ ete pogodnu lokaciju za iznajmljivanje, sarađ ujete sa izvođ ačem radova pri izradi planova i izgradnji novog poslovnog prostora, nabavite novu opremu i nameš taj, iznajmite osoblje, uspostavite sistem komuniciranja i kompjutersku mrež u, izradite tež iš ne planove i da organizujete i sprovedete preseljenje. Imate nalog da počnete sa realizacijom projekta prvog dana u godini i da završ ite u roku od prvih š est meseci. Vaš zadatak kao direktora projekta je da definiš ete resurse, unutar firme i van nje, koji su neophodni da bi se projekat izvrš io. Pre nego sto počnete da pravite spisak i organizaciju aktivnosti, treba da unesete osnovne podatke o projektu (npr. datum početka i završ etka), i da odredite kalendar projekta. Kad unesete ove početne podatke Project će imati osnovu za proračunavanje vremenskog plana, a vi ćete dobiti plan projekta kakav ste očekivali.

17


3.1 Unos opš tih podataka o projektu Da bi se počelo sa unoš enjem osnovnih podataka o projektu pritisnite dugme New na standardnoj paleti alatki ili izaberite File pa New a zatim pritisnite dugme OK da bi ste primenili š ablon Blank Project. Otvoriće se okvir za dijalog Project Information u koji mož ete da unesete podatke o projektu.

Slika 3.1 Okvir za dijalog Project Information

U okviru za dijalog Project information potrebno je definisati kalendar i ključne datume, š to je neophodno za praćenje stanja projekta.

3.2 Određ ivanje radnog vremena - definisanje kalendara Project ima dva načina za proračunavanje datuma u projektu: od utvrđ enog datuma početka projekta ili od njegovog završ etka. Ako je poznato kad projekat treba da počne, izaberite opciju početka projekta (Start Date) i u tom slučaju će program proračunati datum završ etka kad unesete aktivnosti projekta. Npr. ako projekat počne 16.05.2004. godine, kada u polju Schedule from izaberemo opciju Project Start Date, polje Start date postaje aktivno a polje Finish date se deaktivira, i u njemu se vidi tekući datum dok se ne unesu aktivnosti projekta kada se u polju finish date ispisuje datum završ etka projekta. Ako umesto datuma početka unesemo datum završ etka projekta u polju Schedule from treba izabrati opciju Project finish date. Kada se unesu aktivnosti potrebne da se projekat završ i, Project će proračunati kad treba da se počne sa aktivnostima da bi se projekat završ io na vreme, a svakoj aktivnosti odredićete ograničenje As Late As Possible (š to je kasnije moguće). Projekt će izračunati početak svake aktivnosti uz uslov da one počnu sto je kasnije moguće a da se ipak projekat završ i na zadati datum. Ako se izabere opcija da se planira od datuma završ etka projekta bitno je da se sve aktivnosti unesu odjednom, jer bi kasnije dodavanje aktivnosti uticalo na datume početka svih vezanih aktivnosti, š to eventualno mož e da izmeni ceo plan projekta.

18


Slika 3.2 Planiranje projekta od datuma njegovog završ etka ili izmena projekta tako da on bude planiran od datuma završ etka utiče na nivelisanja koja će biti izvrš ena odlaganjem ili deljenjem aktivnosti.

Zadavanje tekućeg datuma i datuma za prikazivanje stanja projekta Polje Current Date u okviru za dijalog Project information automatski prikazuje tekući datum i u većini slučajeva nemate potrebu da ovo menjate. Project koristi datum u ovom polju za izračunavanje varijansi, a tekući datum za izračunavanje odstupanja osim kad je u polju Status Date naveden neki datum. Ako ž elite da Project koristi neki drugi datum kao tekući, upiš ite taj datum u polje Current Date ili pritisnite dugme sa strelicom da biste otvorili kalendar za biranje datuma.

Slika 3.3

Odabiranje kalendara projekta Kalendar projekta je jedan od bitnih faktora koji uticu na upravljanje projektom. Project koristi ovaj kalendar pri proračunu vremena potrebnog za izvrš enje projekta. Postoje tri podrazumevana kalendara: • standardni kalendar je kalendar radnih dana sa radnim vremenom od 8h do 17h, počevš i od

ponedeljka zaključno sa petkom, • kalendar treće smene sa radnim vremenom od 23h uveče do 8h ujutru, od ponedeljka zaključno

sa subotom, • dvadesetčetvorosatni kalendar u kome je radno vreme 24h svih sedam dana u nedelji. Izabira se onaj kalendar koji najvise odgovara planiranom načinu odvijanja radova. Kalendar projekta mož ete da menjate u toku projekta da bi odrazio stvarno radno vreme zaposlenih i drugih resursa.

19


Prioritet Prioritet jednog projekta je subjektivno određ en nivo važ nosti nekog projekta u odnosu na druge projekte. Ovo ima svrhu samo kod viš e projekata koji dele neke iste resurse da bi se naglasilo koji projekt ima prednost u odnosu na deljeni resurs. Prioritet se moze kretati u rasponu 0 do 1000.

Statistika Kada projekat bude u fazi realizacije, pritisnite dugme Statistic na u okviru za dijalog Project information da biste dobili brz uvid u stanje. Podaci koji će se prikazati u okviru za dijalog project Statistic su samo za razgledanje i podaci se u njemu ne mogu menjati. Ovaj okvir za dijalog sadrž i podatke o datumu početka i završ etka projekta - trenutno stanje, podatke iz prvobitnog plana, ostvarenje i odstupanje, zatim podatke o trajanju, radnim satima i troskovima, njihovo trenutno stanje, podatke iz prvobitnog plana, ostvarenje i podatke o preostalim vrednostima. Mož ete da vidite i procenat izvrš enja po kriterijumu trajanja i izvrsenja radova. Ti procenti govore koliko se odmaklo u realizaciji projekta.

Slika 3.4 Okvir za dijalog Project Statistics daje kratak pregled kritičnih podataka o projektu

Definisanje kalendara projekta Project koristi nekoliko tipova kalendara da bi prikazao kad resursi stoje na raspolaganju projektu. Kalendar projekta odraž ava radno vreme projekta. Kalendar sadrž i broj radnih sati koji će se dnevno provoditi na projektu i definiš e radne dane u nedelji. U kalendaru projekta mož ete da isključite praznike i ostale dane kada se neće raditi i da postavite realnu procenu koliko će se radnog vremena posvetiti projektu. Ako se radno vreme pojedinih resursa mnogo razlikuje međ usobno, mož ete da napravite dodatne kalendare koje ćete vezati za određ ene aktivnosti i resurse.

Podeš avanje standardnog kalendara Standardni kalendar sadrž i 40 radnih sati nedeljno (od ponedeljka zaključno sa petkom) sa jednim satom pauze za ručak. Da bi se izmenili parametri kalendara izaberite Tools → Change working time. Otvoriće se okvir za dijalog Change Working time.

20


Slika 3.5 Okvir za Dijalog Change Working Time omogućava Vam da izmenite podrazumevane parametre kalendara kako bi se pojavilo stvarno radno vreme projekta

Okvir za dijalog Change Working Time prikazuje onaj kalendar koji ste izabrali u okviru za dijalog Project Information. Unaš em primeru izabrali smo standardni kalendar.Dani prikazani belom bojom su podrazumevani radni dani, a dani prikazani kao osenčeni su neradni dani.

Slika 3.6

Promena podrazumevanih parametara kalendara Da biste promenili podrazumevane radne sate u standardnom kalendaru, pritisnite dugme Options u okviru za dijalog Change Workin time. Time će se otvoriti kartica Calendar okvira za dijalog Options (slika 3.7).

21


Slika 3.7 U kartici Calendar okvira za dijalog Options mož ete da promenite podrazumevane radne sate standardnog kalendara

Na ovoj kartici mož ete da promenite dan kada počinje radna nedelja, mesec kojim počinje fiskalna godina. Ako fiskalna godina počinje nekog drugog meseca, a ne u januaru i zbog toga se proteze na dve kalendarske godine, mož ete da odredite način na koji će Project da računa godinu. Potvrdite opciju Use Starting Year for FY Numbering ukoliko ž elite da Project nazove fiskalnu godinu brojem one kalendarske godine u kojoj fiskalna godina počinje. Uklonite znak potvrde za ovu opciju, ako ž elite da Project označi fiskalnu godinu brojem kalendarske godine u kojoj se fiskalna godina završ ava. Ukoliko radno vreme ne počinje u 8:00 i ne završ ava u 17:00 mož e se promeniti na ovoj kartici. Na ovoj kartici takođ e se određ uje i koliko radnih sati dnevno će se raditi, koliko sati u nedelji i koliko dana u mesecu. Najvaž nije opcije u kartici Calendar su one koje definiš u radni dan, nedelju i mesec. Microsoft Project izračunava sva trajanja i druge vremenska kalkulacije u minutama, a zatim koristivrednosti iz opcija u kartici Calendar da bi minute pretvorio u dane, nedelje i mesece. Zbog toga je vrlo važ no da saopš tite projectu kako da definiš e te vremenske pojmove. Unesite broj radnih sati u danu i nedelji i broj dana koji čine mesec za tipičan primer resursa na projektu. Iako ove vrednosti mož ete da promenite i nakon unoš enja aktivnosti u projekat, te promene će izmeniti i trajanja aktivnosti. Na primer, odredili ste da mesec ima 31 dan, a nedelj 40 radnih sati. Ako planirate aktivnost čije je trajanje dva meseca, a datum početka je 9. jun, Project će kao datum njenog završ etka odreriti 4. septembar koji je udaljen tri kalendarska meseca. Do ovoga je doš lo jer dva meseca iznose 62 dana, a poš to radna nedelja ima pet dana to iznosi 12,4 nedelje ili skoro tri kalendarska meseca.

22


Ako ž elite da trajanje aktivnosti bude dva kalendarska meseca, onda broj dana u mesecu mora da odgovara broju radnih dana u mesecu, š to u gornjem primeru iznosi samo 20 ( osam radnih sati dnevno i 40 radnih sati nedeljno). Kada završ ite sa podeš avanjem opcija kalendara, pritisnite dugme OK da biste snimili izmene i vratili se u okvir za dijalog Set working times.

Promena radnog vremena Poš to ste zadali podrazumevano radno vreme za projekat i definisali trajanje dana, nedelje i meseca, mož ete da za odabrane datume ili dane u nedelji izmenite radno vreme pomoću okvira za dijalog Change working time. Izabrane radne dane mozete da promenite tako da budu neradni ili da u njima promenite radno vreme. Na primer ako vasa firma radi subotom pre podne, izaberite subote i navedite radne sate za te dane.

Biranje određ enih dana Da biste promenili radno vreme nekom određ enom danu, prvo morate da izaberete taj datum. Da biste izabrali Uradite sledeće pojedini dan izaberite ga misem viš e dana drž ite pritisnut taster Ctrl i izaberite svaki od njih dani u nizu izaberite prvi dan, drž ite pritisnut taster Shift i izaberite poslednji dan u nizu dan u nedelji izaberite zaglavlje kolone za taj dan Vrš enje izmena u kalendaru Da biste određ eni radni dan izmenili u neradan, izaberite ga, a zatim izaberite opciju Nonworking.

Slika 3.8 Koriš ćenje opcije Nonworking Project će taj datum u kalendaru prikazati osenčeno i podvući će ga, da bi označilo njegovo odstupanje od opcija podrazumevanog kalendara.

Slika 3.9 Datum koji odstupa od podrazumevanih opcija označen je podvlačenjem

23


Takođ e mož ete da izmenite radno vreme za određ eni radni dan u nedelji . Da biste to uradili, izaberite zaglavlje kolone toga dana u nedelji, a time i celu kolonu, a zatim izaberite opciju Nondefault Working Time. U poljima From i To upiš ite radno vreme.

Slika 3.10 Da biste izmenili radno vreme za određ eni dan u nedelji, izaberite zaglavlje kolone tog dana

Pravljenje dodatnih kalendara Deš ava se da u toku planiranja projekta saznate da se radno vreme nekog resursa razlikuje od onog predviđ enog u standardnom kalendaru. U Projectu mož ete da napravite dodatne kalendare i da ih primenite na određ ene resurse u postupku dodeljivanja tih resursa projektu. Da bi se napravio dodatni kalendar treba uraditi sledeće:

Slika 3.11 Novi kalendar mož ete napraviti na osnovu nekog postojećeg, ili mož ete od samog početka

izraditi novi osnovni kalendar

1. Izaberite meni Tools i na njemu komandu Change working time, a zatim u okviru za dijalog Change working time pritisnite dugme New.

2. U okviru za dijalog Create new base Calendar upiš ite ime kalendara. 3. Ako ž elite da počnete postupak sa praznim kalendarom koji koristi podrazumevano radno

vreme zadato na kartici Calendar okvira za dijalog Options, izaberite opciju Create a new Base Calendar, ili ako ž elite da koristite neki od postojećih kalendara kao osnovu za novi, izaberite opciju Make a copy of Calendar. Sa pripadajuće liste izaberite kalendar na bazi kojeg ž elite da napravite novi.

4. Pritisnite dugme OK i uredite kalendar po svojoj ž elji kako je gore navedeno.

24


GLAVA 4

Unos aktivnosti projekta

4.1 Strategije unosa aktivnosti Nakon početnog planiranja projekta, pravljenje kvalitetne liste aktivnosti je najkritičniji postupak u koriš ćenju MS Projecta za upravljanje projektima. Postoje dva načina unoš enja aktivnosti i to su: odozgo na dole i odozdo na gore koji se primenjuje obično za manje projekte gde su vam unapred dobro poznate aktivnosti pa ž elite da ih grupiš ete u određ ene zbirne aktivnosti. Bez obzira koji način koristite, vodite računa o sledećim stvarima:

• Svaka aktivnost treba da ima jasan kriterijum završ etka. Za svaku aktivnost morate da imate odgovor na pitanje: “Kako ću znati da se ta aktivnost završ ila?”

• Razlož ite aktivnosti koje traju relativno dugo u odnosu na ceo projekat. Tako ćete olakš ati raspoređ ivanje resursa i procenu datuma završ etka.

• Ako vam nije jasno kako neku aktivnost treba izvrš iti, razlož ite je na podaktivnosti sve dok se problem ne razjasni.

• Svaki projekat obično sadrž i četri osnovne vrste aktivnosti: • Zbirne aktivnosti su one koje sadrž e podaktivnosti. MS Project automatski sabira u zbirnu

aktivnost vremena trajanja i troš kove podaktivnosti. • Podaktivnosti koje su relativno manjeg obima i koje se uklapaju u zbirnu aktivnost.


1. Unoš enje aktivnosti projekta 2. Menjanje unetih aktivnosti 3. Određ ivanje trajanja aktivnosti 4. Razvrstavanje aktivnosti 5. Unoš enje aktivnosti od posebnog značaja

kao i ponavljajucih aktivnosti 6. Uspostavljanje veza izmeđ u aktivnosti

25


• Ponavljajuće aktivnosti koje se u toku projekta ponavljaju u pravilnim intervalima. • Aktivnosti od posebnog značaja koje obično obelež vaju kraj neke faze projekta i obično

nemaju vreme trajanja. Kada formirate listu aktivnosti imajte na umu njihove vrste, i listom obuhvatite ponavljajuće aktivnosti i aktivnosti od posebnog značaja.

Koriš ćenje Gantovog dijagrama za unoš enje aktivnosti Gantov dijagram je podrazumevan prikaz u MS Projectu. Ovaj prikaz se sastoji od liste aktivnosti u levom delu prozora i Gantovog dijagrama u desnom. Da bi se videli dodatni podaci koriste se trake za horizontalno pomeranje sadrž aja. Ako pomerate sadrž aj liste aktivnosti zapazicete dodatne kolone: Start, Finish, Predecessors i Resource names.

Slika 4.1 Prikaz Gantovog dijagrama sadrž i listu aktinosti i vremensku tabelu Gantovog dijagrama

26


Slika 4.2 Pomerajte listu aktivnosti horizontalno da biste sagledali ostala polja

Slika 4.3 Postavite pokazivač na vertikalnu podeonu traku i pomerite je da biste promenili veliš inu levog ili desnog okna

4.2 Unos aktivnosti Da biste uneli aktivnost izaberite prvu ćeliju u tabeli aktivnosti i upiš ite naziv te aktivnosti. Pritisnite taster Enter da bi se pomerili u sledeći red. Project automatski procenjuje trajanje aktivnosti na jedan dan i na Gantovom dijagramu pravi traku kojom je grafički pretstavlja.

Slika 4.4 Trajanje aktivnosti je samo procena, a to se vidi i po tome š to je obelež ena znakom pitanja. Trajanje aktivnosti mož ete da odredite odmah, ili kasnije kad unesete sve aktivnosti da se vratite na odredjivanje trajanja. Unesite i dodatne aktivnosti na isti način: upiš ite naziv i pritisnite Enter. Nemojte se previš e zadrž avati oko vrste aktivnosti, jer svaku aktivnost mož ete da pretvorite u zbirnu, ponavljajuću, aktivnost od posebnog značaja, ili u podaktivnost i nakon završ etka liste aktivnosti.

27


4.3 Definisanje vremena trajanja aktivnosti (determinističko, stohastičko) Trajanje je procenjeni vremenski interval potreban da se aktivnost završ i. U većini slučajeva trajanje se procenjuje, pri čemu vam mož e biti od koristi vaš e prethodno iskustvo ili iskustvo drugih, ali svejedno, u većini slučajeva ćete biti u poziciji da nagađ ate. Trajanje aktivnosti direktno zavisi od resursa, odnosno od broja resursa zaduž enih za tu aktivnost. MS Project izračunava trajanje na osnovu količine aktivnog radnog vremena izmeđ u planiranog datuma početka i završ etka aktivnosti. Kada budete raspoređ ivali resurse mož ete da obavite reviziju trajanja i da tačnije podesite procenjene vrednosti. Analiza faktora spoljne sredine nije najvaž nija alatka koja stoji na raspolaganju direktoru projekta. Međ utim, pametnom primenom, pomoću nje mož ete otkriti na koje faktore mož ete računati i koje su slabosti koje treba shvatiti i neutralisati tokom realizadje projekta. Postoje dve vrste procene trajanja: deterministička i stohastička. Kada je verovatno da se trajanje aktivnosti neće menjati, trajanje je determinističkog karaktera. Relativno je lako planirati rutinske determinističke aktivnosti. Mož ete da iskoristite podatke o trajanju te aktivnosti, kada je zadnji put bila izvrš avana. Međ utim, projekti većinom nemaju mnogo rutinskih aktivnosti, jer projekti po svojoj prirodi ne pripadaju rutinskim delatnostima već je svaki projekat nova ili čak neistraž ena oblast delovanja. Aktivnosti koje su podlož ne promenama i o kojima nemamo mnogo iskustvenih podataka su stohastičke. Na primer, prelazak sa jednog softvera za vođ enje računovodstva na drugu vrstu softvera je projekat koji obuhvata instalaciju, testiranje, prebacivanje na novi sistem i procena njegovog rada. Iako ovaj projekat sadrž i jednu komponentu računovodstva, rad sa računima ili platnim listama nisu projekat – to su rutinski poslovi računovodstvenog odeljenja. Ako vaš a firma svake tri godine menja računovodstveni softver, mož ete da pregledate dokumentaciju prethodnog projekta radi dobijanja predstave o trajanju. Ti podaci mogu da služ e samo kao pokazatelj. Vaš projekat uključuje novi softver, drugo osoblje i ostale brojne razlike. Prethodni projekti su jedan od izvora podataka koji Vam mogu pomoć i u proceni trajanja. Ako je projekat vođen pomoć u programa Microsoft Project, primenite analitičke alatke Projecta 2003 da biste sagledali trajanja iz prvobitnog plana i stvarno vreme potrošeno na svaku aktivnost. Oformite bazu podataka od projekata čije aktivnosti su slične ili iste kao aktivnosti u Vašem projektu. Koristeć i izvrštaje i prikaze Projecta 2003, možete doć i do korisnih podataka o trajanju aktivnosti. Za procenu vremena trajanja aktivnosti koristi se PERT metoda o kojoj će biti viš e reči u narednom poglavlju. UNOS JEDINICA MERE ZA TRAJANJE Trajanje mož ete da unesete izraž eno u minutima, satima, danima, nedeljama i mesecima. Project će prihvatiti celu reč ili skraćenicu tako da mož ete napisati 1h, 1hr ili 1hour. Da biste označili jedan mesec morate napisati 1mo, 1mon ili 1month. Treba imati u vidu da upisati 1 mesec nije isto š to i 20 dana (standardan broj radnih dana u mesecu). Trajanje od 1 meseca odnosi se na 30 radnih dana. Kada promenite trajanje neke aktivnosti, Project će na Gantovom dijagramu prikazati traku koja predstavlja tu aktivnost sa planiranim datumom njenog početka i završ etka. Ako niste sigurni oko datuma završ etka stavite iza njega znak pitanja i Project će to smatrati kao procenu trajanja. PRIMENA ELAPSED DURATION KAO VRSTE TRAJANJA Elapsed Duration (proteklo vreme) je takva vrsta trajanja koje se primenjuje na aktivnosti koje teku neprekidno, bez obzira na bilo kakvo radno vreme. Brod koji prevozi materijal za proizvodni pogon ne prekida plovidbu na kraju dnevnog radnog vremena. Ako za putovanje od jedne luke u drugu treba 10

28


sati, trajanje te aktivnosti treba uneti kao proteklo vreme. Na slici se vidi razlika izmeđ u trajanja aktivnosti od 10 sati i trajanja od 10 sati kao proteklog vremena. Da biste uneli proteklo vreme upiš ite slovo e ispred jedinice za vreme (npr. 10ehrs za 10 sati).

Slika 4.5 Putovanje od 10 sati uneto kao obiš no trajanje i kao proteklo

4.4 Unos aktivnosti sa posebnim zahtevima Ranije smo definisali aktivnosti od posebnog značaja kao aktivnosti koje nemaju trajanje. Da bi ste odredili aktivnost od posebnog značaja smanjite trajanje te aktivnosti na 0. Project će je automatski pretvoriti u aktivnost od posebnog značaja i u traku u Gantovom dijagramu, traku kojom je ona predstavljena pretvorice u romb crne boje sa datumom iznad. Iako aktivnosti od posebnog značaja obično nemaju trajanje mož ete da odredite trajanje veće od nule tako š to ćete pritisnuti dugme Task information na standardnoj paleti alatki, a zatim izabrati karticu Advanced. U polju Duration upiš ite trajanje aktivnosti a zatim potvrdite opciju Mark as milestone.

Slika 4.6 Primer aktivnosti od posebnog značaja je “Marketing plan”

4.5 Detaljnije podeš avanje aktivnosti

Količina informacija koju mož ete da obuhvatite opisom aktivnosti u samoj listi je prilično ograničena. Dvostrukim klikom na neku aktivnost ili pritiskom na dugme Task Information na standardnoj paleti alatki otvoriće se okvir za dijalog Task information u koji mož ete dodati dosta informacija o aktivnosti. Okvir za dijalog Task Information se sastoji iz sledećih kartica: General, Predecessors, Resources, Advanced, Notes i Custom Fields. Ovaj okvir za dijalog koristi se za unos dodatnih informacija o aktivnostima dok napredujete u izradi projekta.

29


Slika 4.7 Detalje o aktivnostima upisujete u okvir za dijalog Task Information Kartica Notes je polje za unos teksta u koje mož ete upisivati tekst i umetati objekte.

Slika 4.8 Karticu Notes koristite za unos teksta i umetanje objekata U njoj mož ete uneti mnogo viš e detalja kroz opis aktivnosti, mož ete da navedete razne primedbe ili da prilož ite dokumenta koja se odnose na tu aktivnost. Na primer, ako je aktivnost u vezi sa izradom plana marketinga, mož ete uz tu aktivnost da prilož ite dokumenta plana. U polju za tekst kartice Notes pristupačno Vam je vrlo malo opcija za formatiranje teksta.

30


Dugme Opis ________________________________________________________________________________

Pomoću dugmeta Font otvarate okvir za dijalog Font u kome mozete da promenite osobine fonta.

Poravnanje teksta ulevo, centriranje teksta i poravnanje teksta udesno.

Ovim dugmetom primenjujete oznake za nabrajanje na listu.

Umetanje dokumenata i objekata nastalih u drugim aplikacijama. ________________________________________________________________________________

Izmene unetih aktivnosti Nakon š to ste uneli aktivnosti mož ete da izmenite tekst u ćelijama, podesite kolone i redove, da pomerate, kopirate, umećete i briš ete aktivnosti. Izmena teksta Menjanje teksta u prikazu Gantovog dijagrama se najlakš e vrš i pomoću polja za unos. Ovo polje (entry bar) je postavljeno iznad liste aktivnosti. Kada unosite ili menjate tekst, dugmad Cancel (X) i Enter (crveni znak potvrde) pojavljuju se u polju za unos.

Slika 4.9 Menjanje teksta u prikazu Gantovog dijagrama preko polja za unos

Da biste vrš ili izmene koristeći polje za unos, uradite sledeće: • Izaberite ćeliju čiji sadrž aj ž elite da menjate, • Postavite pokazivač na sadrž aj polja za unos tako da on postane kursor u obliku slova I, • Postavite kursor na mesto gde ž elite da menjate. • Kada završ ite izmene, pritisnite dugme Enter u polju za unos ili pritisnite taster Enter na tastaturi

da biste prihvatili promene, ili, da biste promene odbacili pritisnite dugme Cancel. Poniš tavanje učinjenih greš aka

Ako se predomislite, Project Vam daje mogućnost da poniš tite svoju poslednju radnju. Pritisnite dugme Undo ili izaberite Edit→Undo.

Kada pritisnete dugme Undo, ono se menja i postaje dugme Redo. Ako ž elite da se vratite na stanje pre aktiviranja komande Undo, pritisnite dugme Redo ili izaberite Edit→Redo. Nasuprot Wordu i drugim Office aplikacijama u Projectu se uz pomoć komande Undo mož ete vratiti samo jednu operaciju (akciju) unazad. Podeš avanje kolona i redova Ako je kolona sa brojevima ili tekstom preuska da bi se video ceo sadrž aj, Project će u ta polja staviti znak #. Š irinu svake kolone mož ete da promenite tako š to pokazivač postavite na podeonu vertikalu

31


u zaglavlju kolone, a zatim da dva puta brzo pritisnete taster miš a, ili da pritisnete i vučete podeonu liniju levo ili desno.

Slika 4.10 Ako je kolona sa tekstom preuska, mož ete joj promeniti š irinu ili da povećavanjem visine reda postignete da se ceo tekst prelomi i postane vidljiv. Visinu reda mož ete menjati postavljanjem pokazivača na horizontalnu podeonu liniju redova i njenim povlačenjem nagore ili nadole.

Slika 4.11 Za premeš tanje i kopiranje aktivnosti klasično se koriste komande Cut, Copy i Paste. Da biste umetnuli novu aktivnost izaberite onu koja ce biti ispod nje a zatim izaberite Insert →New task. Da biste izbrisali cele aktivnosti, izaberite red ili redove koje ž elite da briš ete i izaberite Edit→Delete Task ili pritisnite taster Enter.

Koriš ćenje alatki za razvrstavanje aktivnosti Project poseduje određ ene alatke pomoću kojih mož ete aktivnosti projekta organizovati u nivoe. Takva organizacija ima viš e prednosti jer mož ete da : • Zbirnu aktivnost razlož ite na viš e nivoa. • Zbirnu aktivnost prikaž ete istovremeno sa svim njenim podaktivnostima, ili da je prikaž ete

saž etom obliku radi bolje preglednosti celog objekta i njegovih faza. • Pomerate, kopirate ili bričete cele grupe aktivnosti. • Primenjujete numeraciju WBS (detaljna š ema radova). Alatke za razvrstavanje aktivnosti ne morate da aktivirate jer se one uvek pokrenu kad se pokrene Project. One se nalaze na levoj strani palete alatki za formatiranje.

Slika 4.12

32


Osnovni postupci u razvrstavanju aktivnosti su uvlačenje odnosno isturanje aktivnosti čime stvarate podaktivnost odnosno zbirne aktivnosti. Mož ete da stvorite nekoliko nivoa podaktivnosti. Kada uvlačenjem označite da neka aktivnost pripada niž em nivou, aktivnost koja se nalazi iznad nje postaje zbirna. Posle toga viš e ne mož ete da menjate podatke iz te aktivnosti. Ona kao zbirna formira svoje vrednosti na bazi vrednosti iz podaktivnosti koje joj pripadaju. Početni datum, na primer, određ en je najranijim početnim datumom njenih podaktivnosti. Njen datum završ etka je u stvari najkasniji datum završ etka neke od njenih podaktivnosti. Trajanje zbirne aktivnosti je zbir trajanja svih njenih podaktivnosti. Formiranje podaktivonsti

Da bi se formirala podaktivnost, unesite aktivnost u praznu ćeliju kolone Task name, a zatim pritisnite dugme Indent (uvlacenje). Osim š to ćete uvlačenjem označiti novu aktivnost kao podaktivnost, ovim postupkom ćete aktivnost koja se nalazi u redu neposredno iznad pretvoriti u zbirnu aktivnost. Naziv zbirne aktivnosti isturen je ulevo prema ivici ćelije, ispisan je polucrnim fontom i ispred ima znak za saž imanje prikazanih aktivnosti (-). Traka koja u Gantovom dijagramu označava zbirnu aktivnost menja oblik i postaje crne boje sa oznakama za početak i završ etak.

Slika 4.13 Uvlačenjem druge aktivnosti, prva aktivnost automatski postaje zbirna Sledeća aktivnost koju unosite biće podaktivnost. Ukoliko to zaista nije podaktivnost, pritisnite dugme

Outdent (isturanje). Ukoliko je nova aktivnost ustvari podaktivnost prethodne podaktivnosti (odnosno aktivnost trećeg nivoa), pritisnite dugme Indent ponovo. Na taj način će se naziv nove aktivnosti uvući još dalje, a druga aktivnost će postati zbirna (slika 4.14).

Slika 4.14 Uvlačenjem treće aktivnosti, druga aktivnost će postati zbirna Na slici 4.13 aktivnost Izvesti upoznavanje okruž enja ima trajanje tri dana isto kao i zbirna aktivnost Marketing plan kojoj pripada. Poš to postoji samo jedna podaktivnost, zbirna aktivnost preuzima njeno trajanje. Na slici 4.14 primetićete da se trajanje za obe aktivnosti promenilo na jedan dan. Treća aktivnost, Uspostaviti kontakte, ima trajanje jedan dan, tako da su zbirna aktivnos i podaktivnost na drugom nivou preuzele tu vrednost trajanja. Kako dodajete nove aktivnosti odnosno podaktivnosti, tako će se menjati trajanje obe zbirne aktivnosti (slika 4.15).

Slika 4.15 Dodavanjem podktivnosti trajanje zbirnih aktivnosti se povećava

33


PRIKAZIVANJE I SKRIVANJE NIVOA AKTIVNOSTI

Jedna od prednosti organizovanja aktivnosti u različite nivoe je u tome š to mož ete odabrati da ne prikazujete niž e nivoe, a mož ete ih i prikazati ako ž elite da se koncentriš ete na neku određ enu aktivnost ili grupu aktivnosti. Kada formirate zbirnu aktivnost, dugme za sakrivanje podaktivnosti pojaviće se ispred njenog imena. Pritisnite ga ili pritisnite dugme Hide Subtasks na paleti alatki da biste ukinuli prikazivanje svih aktivnosti niž eg nivoa.

Kada se podaktivnosti ne prikazuju kao na donjoj slici, mož ete bolje da sagledate glavne delove projekta. Dugme ispred imena aktivnosti promeniće svoj izgled u znak za plus. Ako ga pritisnete, ili ako pritisnete dugme Show Subtasks na paleti alatki, ponovo će se prikazati aktivnosti niž eg nivoa.

Slika 4.16 Kada se aktivnosti niž eg nivoa ne prikazuju, paž nja se lakš e koncentriš e na glavne delove

projekta Za upravljanje prikazivanjem nivoa aktivnosti mož ete da koristite meni Show, kojim mož ete i da prikaž ete sve aktivnosti bez potrebe da idete jednu po jednu. Meni Show otvorićete ako pritisnete dugme Show na paleti alatki.

Slika 4.17 Meni Show

Unoš enje ponavljajućih aktivnosti Ukoliko se aktivnost deš ava viš e od jedanput u celom projektu, ali se ne deš ava u pravilnim vremenskim intervalima, morate tu aktivnost uneti viš e puta. Međ utim, ako se ona deš ava u pravilnim vremenskim intervalima, aktivnost mož ete uneti samo jednom i označiti je kao ponavljajuću. Da bi ste uneli ponavljajuću aktivnost uradite sledeće: • Izaberite red u koji hoćete da stavite ponavljajuću aktivnost. • Izaberite Insert->Reccuring Task. • Pojaviće se okvir za dijalog Reccuring Task. Upiš ite naziv aktivnosti u polje Task name.

34


Slika 4.18 Upiš ite podatke o ponavljajućoj aktivnosti u okvir za dijalog Reccuring Task Information • Upiš ite trajanje i š emu ponavljanja. U zavisnosti da li ćete potvrditi opciju Daily, weekly, monthly,

yearly, imaćete različite opcije za š emu ponavljanja. Na slici 3.2.2 mož ete videti moguće š eme.

Slika 4.19 Odaberite š emu ponavljanja koja Vam odgovara

35


• U polje Start u delu Range of reccurence upiš ite datum početka. Ako je u pitanju neki događ aj, npr. sastanak upiš ite i vreme početka.

• navedite da li ž elite da se aktivnost završ i posle određ enog broja ponavljanja ili da to bude odredjeno datumom.

• dodelite kalendar za š emu ponavljanja, ako ž elite. Ukoliko ne dodelite kalendar, Project će koristiti podrazumevani standardni kalendar.

• pritisnite dugme OK da potvrdite š emu. Na slici mož ete videti da se predstavljanje ponavljajuće aktivnosti razlikuje od predstavljanja zbirne aktivnosti. Svako njeno deš avanje predstavljeno je tankom plavom trakom a ne punom crnom trakom kao kod zbirne aktivnosti.

Slika 4.20 Ponavljajuća aktivnost predstavljena je razdvojenim pojedinačnim trakama na Gantovom

dijagramu Da biste izvrš ili izmene š eme ponavljanja, izaberite zbirnu aktivnost dvostrukim pritiskom miš a i otvorićete okvir za dijalog Reccuring Task information. Izvrš ite izmene i pritisnite taster OK. Izmene će biti sprovedene na svakom deš avanju te aktivnosti.

Izmene na pojedinačnim deš avanjima aktivnosti Pojedinačna deš avanja aktivnosti takođ e mož ete uređ ivati. Na primer, pretpostavite da se sastanak projektnog tima mora održ ati u petak zbog izvesnih problema, a ostali sastanci će se i dalje održ avati četvrtkom. Da bi izvrš ili promene na jednom desavanju ponavljajuće aktivnosti uradite sledeće: • Pritisnite dugme Show Subtasks ispred naziva zbirne aktivnosti da biste mogli videti sve njene

podaktivnosti. • Izaberite dvostrukim pritiskom tastera miš a jednu od tih podaktivnosti da biste otvorili okvir za

dijalog Task information. • Po svojoj ž elji izmenjajte š emu ponavljanja ili opseg deš avanja i pritisnite dugme OK.

Unoš enje aktivnosti u raznim prikazima Ostali prikazi koji su vam na raspolaganju u Projectu omogućuju vam pogled na podatke iz projekta sa različitih aspekata, kao i pristup poljima kojih nema u Gantovom dijagramu. Iako je Gantov dijagram podrazumevani prikaz u Projectu, on nije i jedini u kome se mogu unositi podaci. Nekoliko drugih prikaza, npr. tabela aktivnosti mogu da se koriste za unos i uredjivanje aktivnosti. Neki od tih prikaza su vrlo korisni u slučaju povezanih aktivnosti i raspoređ ivanja resursa. Da biste otvorili razne prikaze, izaberite: • View→More Views, • A zatim sa liste Views izaberite prikaz.

36


Slika 4.21 Prikaz tabele aktivnosti mož ete koristiti umesto Gantovog dijagrama da unesete podatke o

aktivnostima

4.6 Numerisanje WBS detaljne š eme aktivnosti Ako koristite detaljnu š emu aktivnosti (WBS) da biste definisali aktivnost projekta i radne operacije, mož ete da u tabeli aktivnosti prikaž ete kolonu sa brojevima iz te š eme. Da bi se prikazala kolona sa WBS numeracijom, uradite sledeće: 1. Izaberite kolonu koja će biti desno od buduće kolone, na primer Task Name.

Slika 4.22 Izbor kolone

37


2. Sa menija Insert izaberite Column.

Slika 4.23 Izbor opcije Column 3. Otvoriće se okvir za dijalog Column Definition i u njemu sa padajuće liste Field Name izaberite WBS.

Slika 4.24 Okvir za dijalog Column Definition 4. Upiš ite naslov nove kolone, na primer WBS. 5. Obavite razna podeš avanja: načina poravnanja naslova, poravnanja podatakai š irine kolone. 6. Pritisnite dugme OK da biste kolonu umetnuli. Definisanje načina numerisanja detaljne š eme aktivnosti Podrazumevana š ema numerisanja u Projectu je: 1, 1.1, 1.2, 2, 2.1 itd. Da biste promenili ovu š emu postupite na ovaj način: • Izaberite Project→WBS→Define Code.

38


Slika 4.25 Izbor opcije Define Code

• U okviru za dijalog WBS Code Definition u polje Project Code prefix upiš ite prefiks za brojeve numeracije ukoliko ž elite da se on pojavljuje ispred svakog broja.

Slika 4.26 Polje Project Code Definition

• Unesite format (masku) numeracije, ako ž elite. • Izaberite polje Seqvence da biste dobili padajuću listu sa koje treba da izaberete vrstu znakova

koja će se koristiti za numerisanje. • Izaberite polje Length i izaberite duž inu niza znakova ili izaberite opciju Any (bilo koja duž ina). • Izaberite polje Separator da biste izabrali znak za razdvajanje u numeraciji. • Ponovite postupke od 4 do 6 za svaki dodatni nivo koji ž elite da definiš ete. Ako ne definiš ete

dodatne nivoe, Project će primeniti prvu definiciju za sve nivoe koristeći znak za razdvajanje. • Proverite da li je prvo polje za potvrdu opcija potvrđ eno, ukoliko ž elite da Project numeriš e

automatski svaku novu unetu aktivnost. • Proverite da li je drugo polje za potvrdu opcija potvrđ eno, ukoliko ž elite da Project proverava

jedinstvenost svake numeracije. • Pritisnite dugme OK da biste primenili novu definiciju numeracije u koloni WBS.

4.7 Povezivanje aktivnosti u planu projekta U svom najjednostavnijem obliku, dinamički (vremenski) plan je lista aktivnosti sa njihovim rokovima. U najrazvijenijoj formi, vremenski plan projekta je dinamička alatka koja definiš e ne samo š ta treba da se uradi i kada, već i kako aktivnosti projekta utiču jedna na drugu. Da bi projekat bio uspeš an, u principu mora da se završ i onako kako je i planiran, u planiranom roku i u okviru planskog budž eta. Razvrstavanje aktivnosti na prethodne i naredne Povezivanje aktivnosti je način na koji vam Project pokazuje njihovu međ usobnu zavisnost. Kad aktivnosti povež ete, Project obavlja neophodna podeš avanja dinamičkog plana, ukoliko time menjate početak ili završ etak drugih aktivnosti.

39


Kod povezanih aktivnosti ona koja mora prva da počne ili da se završ i naziva se prethodna, a ona koja zavisi od prethodne naziva se naredna aktivnost. Strelica izmeđ u aktivnosti na slici 4.27 jasno pokazuje njihovu međ usobnu zavisnost. Vrh strelice uvek je okrenut ka narednoj aktivnosti.

Slika 4.27 Ove povezane aktivnosti zavisne su jedna od druge i moraju se zaš titi u redosledu

Primena raznih vrsta veza Definisanje veza izmedju aktivnosti nije uvek tako jasno kao sto zvuče termini prethodna i naredna. Najprisutnija veza je tipa “završ iti da bi se počelo”. To je veza u kojoj naredna aktivnost ne mož e početi ukoliko se prethodna ne završ i. Međ utim sve veze se ne uklapaju u ovaj princip. U MS Projectu mož ete da definiš ete četiri vrste veza izmedju aktivnosti. 1. Završ iti da bi se počelo (Finish-to-start; FS) To je podrazumevana (default) vrsta veze u Projectu i istovremeno i najčeš ća. Njena osobina je da jedna aktivnost ne mož e da počne dok se druga ne završ i. Na primer, ne mož ete da počnete raspoređ ivanje nameš taja po kancelarijamadok ga dobavljač ne isporuči. Na slici je data tipična veza “završ iti da bi se počelo”.

Slika 4.28 Najčeš ća vrsta veze je “ završ iti da bi se počelo” 2. Početi da bi se počelo (Start-to-start; SS) Kod ovog tipa veze jedna aktivnost ne mož e da pocne ako nije počela druga. Ovde aktivnost ne čeka da se prethodna aktivnost završ i već počinje da se izvrš ava čim je prethodna počela ili malo nakon toga. Primer iz običnog ž ivota je pečenje prazničnih kolača, š to je očigledno aktivnost koja prethodi njihovom ukraš avanju. Ipak, Vi nećete čekati da se svi kolači ispeku da biste počeli ukraš avanje. Početku akcije ukraš avanja daćete određ eni vremenski razmak, odnosno, mož ete početi sa ukraš avanjem čim prva partija kolača bude ispečena. Na donjoj slici je prikazana veza “početi da bi se počelo” u projektu decentralizacije ureda. Jedna grupa aktivnosti ovog projekta vezana je za angaž ovanje osoblja za nove služ be. U ovom primeru, čim zaduž eni za angaž ovanje novog osoblja počnu da pregledaju pristigle prijave, mogu da zakazuju razgovore sa kandidatima. Dovoljan je jedan dan razlike da bi komisija kontaktirala kandidate i zakazala razgovore.

Slika 4.29 Kod veze tipa “početi da bi se počelo”, naredna aktivnost ne mož e da počne dok prethodna

aktivnost ne počne 3. Završ iti da bi se završ ilo (Finish-to-finish; FF) U ovom tipu veze jedna aktivnost ne mož e da se završ i dok se ne završ i druga aktivnost. Datumi početka ovde uopš te nisu važ ni za vezu. Bitno je da se prethodna aktivnost završ i pre ili istovremeno

40


sa narednom. Na primer, dve kadrovske komisije rade uporedo na odabiranju kandidata i svaka donosi svoju rang listu. Komisija koja bira prodajno osoblje mora da završ i pre komisije koja bira kancelarijsko osoblje kako bi se obezbedilo da se izabere odgovarajuće kancelarijsko osoblje koje ispunjava zahteve za mesto š efa prodaje. Na slici 4.30 razgovor sa kandidatima je, kao aktivnost, podeljen na dva dela: razgovor sa kandidatima za osoblje prodaje i razgovor sa kandidatima za kancelarijsko osoblje. Obe ove aktivnosti imaju veze tipa “početi da bi se počelo” sa pregledom prispelih prijava. Osim toga, obe ove aktivnosti imaju međ usobnu vezu tipa “završ iti da bi se završ ilo”. Razgovori sa kandidatima za osoblje prodaje moraju se završ iti prvi, pa je ta aktivnost prethodna. Razgovor sa kandidatima za kancelarijsko osoblje ne mož e da se završ i dok se ne završ i razgovor sa kandidatima za osoblje prodaje, tako da je razgovor sa kandidatima za kancelarijsko osoblje naredna aktivnost.

Slika 4.30 Kod veze tipa “završ iti da bi se završ ilo”, jedna aktivnost ne mož e da se završ i dok se ne završ i druga

4. Početi da bi se završ ilo (Start-to-finish; SF) Poslednja vrsta veza je “početi da bi se završ ilo”. Kod ove vrste veze je datum završ etka jedne aktivnosti zavisan od datuma početka druge aktivnosti. Na primer, ako je planirano farbanje ulaznog hola počne 26.05. ujutro, boja za taj posao mora se isporučiti 25.05. uveče i to svež e pripremljena. Ako se boja pripremi prerano moraće da se ponovo meš a na licu mesta. Ako početak bojenja zakasni, boju ne treba isporučiti. Na slici vidi se veza dve aktivnosti tipa “početi da bi se završ ilo”.

Slika 4.31 Aktivnost koja se ne mož e završ iti dok druga aktivnost ne počne, nalazi se u vezi tipa “početi da bi se završ ilo”

Iako se priprema boje deš ava hronološ ki ranije, posao pripreme i isporuke boje zavisi od vremena početka bojenja. U ovom primeru bojenje je prethodna, a priprema boje naredna aktivnost. Da biste odredili koja aktivnost je prethodna a koja naredna, postavite ovo pitanje: ako se datum početka ili završetka jedne aktivnosti promeni, da li ć e to uticati na drugu aktivnost? Na termin naredne aktivnosti uvek utiče izmena termina prethodne.

Uspostavljanje veza Veze izmeđ u aktivnosti mož ete da unosite istovremeno kada i aktivnosti ili posle unoš enja svih aktivnosti. Bilo koji način da primenite, veze morate da uspostavite pre raspoređ ivanja resursa i troš kova. Veze imaju značaj za rokove projekta, š to utiče na odluke o resursima i troš kovima koje oni prouzrokuju. Ima vise načina povezivanja aktivnosti u Project-u. Mož ete da ih povezujete na sledeće načine: • Koristeći komande sa menija i paleta alatki. • Pomoću okvira za dijalog Task Information. • Postupkom povlačenja i otpuš tanja miš em. Neki od ovih načina su zavisni od toga u kom se prikazu nalazite i od redosleda kojim birate aktivnosti da biste ih povezali.

41


Povezivanje aktivnosti pomoću komandi sa menija i paleta alatki Na ovaj način mož ete praviti samo veze tipa “završ i da bi se počelo” i to bez ikakvog razmaka izmeđ u aktivnosti ili njihovog preklapanja. • Potrebno je da izaberete aktivnosti koje ž elite da povež ete. U jednom postupku mož ete da

povež ete dve ili čitav niz aktivnosti. Ako aktivnost birate prevlačenjem mogu se koristiti samo susedne aktivnosti i pravilo je da će aktivnost manjeg rednog broja uvek biti prethodna aktivnosti većeg rednog broja. Ukoliko ž elite da izaberete nesusedne aktivnosti ili da npr. aktivnost većeg rednog broja bude prethodna aktivnosti manjeg rednog broja koristite taster Ctrl.

• Pritisnite dugme Link Tasks na standardnoj paleti alatki da bi se veza uspostavila.

Slika 4.32 Ove veze su nastale biranjem ktivnosti prevlačenjem

Slika 4.33 Ove veze su nastale biranjem aktivnosti uz pomoć tastera Ctrl obrnutim redom

Povezivanje aktivnosti koriš ćenjem tabele Task Entry Tabela Task Entry se koristi za upisivanje aktivnosti, a mož ete je koristiti i za uspostavljanje veza izmeđ u aktivnosti. Do polja Predecessor (prethodna aktivnost) mož ete doći koristeći horizontalnu traku za promenu sadrž aja koja se nalazi na dnu liste aktivnosti ili ako vertikalnu podeonu liniju povučete u stranu i učinite vidljivim ostale kolone.

Slika 4.34 Povucite vertikalnu podeonu liniju da biste mogli videti kolonu Predecessor

Da biste uspostavili jednostavnu vezu tipa “završ iti da bi se počelo” bez vremenske razlike izmeđ u aktivnosti, uradite sledece: • izaberite polje Predecessors za onu aktivnost koja će biti naredna i u njega upiš ite broj aktivnosti

koja će biti prethodna • pritisnite taster Enter i pritisnite tasterom miš a negde izvan polja, ili pritisnite dugme Enter na

polju za unos da biste napravili vezu. Ako ž elite da uspostavite drugačiji tip veze upiš ite redni broj aktivnosti iza koga sledi skraćenica za vrstu veze (FS,SS,FF,SF). Da biste odredili viš e prethodnih aktivnosti podatke odvojite tačka-zarezom (npr. 2SF;4FS).

42


Slika 4.35 Iza broja predhodnika upiš ite oznaku tipa veze izmeđ u aktivnosti

Povezivanje aktivnosti koriš ćenjem okvira za dijalog Task Information Otvorite okvir za dijalog Task Information za aktivnost koja će biti naredna da biste definisali njenu prethodnu aktivnost, na sledeci način: • izaberite aktivnost dvostrukim pritiskom tastera miš a • pritisnite dugme Task Information na standardnoj paleti alatki • izaberite project→Task Information Da bi ste u okviru za dijalog Task information nekoj aktivnosti definisali njenu prethodnu aktivnost uradite sledeće: 1. otvorite karticu Predecessors, 2. izaberite polje ID (redni broj) i upiš ite redni broj aktivnosti. U polju za unos prikazaće se takođ e taj

broj,

Slika 4.36 Upisivanje rednog broja aktivnosti

ili pritisnite polje Task name i pritisnite strelicu u njemu da bi ste otvorili listu aktivnosti. Sa liste izaberite aktivnost koja je prethodna.

43


Slika 4.37 Izbor predhodne aktivnosti

3. da bi ste podatak potvrdili pritisnite dugme sa zelenim znakom u polju za unos ili u suprotnom dugme sa crvenim znakom za ponistenje,

4. da bi ste promenili tip veze izaberite polje Type i pritisnite strelicu u njemu, a onda iz ponuđ ene liste veza odaberite odgovarajuću,

5. izaberite polje Lag i pomoću strelice gore-dole povećajte odnosno smanjite vreme razmaka ili preklapanja aktivnosti. Pozitivni brojevi označavaju vremenski razmak izmeđ u aktivnosti, a negativni brojevi predstavljaju preklapanje.

Slika 4.38 Izbor tipa veze 6. Ponovite postupke 2-5 ako ž elite da dodate još prethodnih aktivnosti i na kraju pritisnite OK da bi

se veza uspostavila i zatvorio okvir za dijalog Task information. 7. Pritisnite dugme OK da bi se veza uspostavila i zatvorio okvir za dijalog Task Information

Modifikovanje veza izmeđ u aktivnosti U Projectu postoji viš e načina da promenite postojeće veze. Raskidanje veza

Najlakš i način za raskidanje veza je da izaberete aktivnost i da zatim kliknete na dugme Unlink Tasks na standardnoj paleti alatki.Ovaj postupak momentalno raskida veze te aktivnosti sa svim prethodnim i svim narednim aktivnostima. Ako zelite da raskinete samo jednu vezu izaberite prethodnu i narednu aktivnost i zatim pritisnite dugme Unlink Tasks. Veze takođ e mož ete da raskinete koristeći komande sa menija. Izaberete aktivnost, a zatim izaberete Edit→Unlink Tasks.

44


Modifikovanje veza pomoću okvira za dijalog Task Dependency U okviru za dijalog Task dependency mož ete da promenite vrstu veze, kao i vremenski razmak odnosno preklapanje aktivnosti. Da biste otvorili ovaj okvir dvostrukim klikom miš a kliknite na liniju veze izmeđ u dve aktivnosti (slika 4.39).

Slika 4.39 Promena tipa veze preko Task Dependency okvira za dijalog

Da biste promenili vrstu veze kliknite na strelicu u polju Type i izaberite iz padajućeg menija novu vrstu veze. Ako u meniju izaberete opciju None veza će biti raskinuta, a isto se postiž e i pritiskom na dugme Delete.

Koriš ćenje alatke Autolink za popravku poremećenih veza Kada aktivnost izbriš ete, pomerite ili umetnete Project automatski popravlja veze koje su poremećene tim promenama.

Slika 4.40 Efekat alatke Autolink vidi se na tri grupe aktivnosti. Kada se aktivnost u sredini izbriš e prva i treća se automatski međ usobno povezuju

Podrazumeva se da je opcija autolink uključena. Ukoliko ž elite da je isključite postupite na sledeći način: • izaberite Tools→Options • izaberite karticu Schedule • uklonite znak potvrde za opciju Autolink Inserted or Moved tasks • ako ž elite da takvo stanje bude podrazumevano pritisnite dugme Default • pritisnite OK

45


Slika 4.41 Uklonite znak potvrde za opciju Autolink Inserted or Moved tasks

Unoš enje vremena odlaganja i preklapanja Vremena odlaganja i preklapanja mož ete da unosite u polje Lag ili u polje Predecessors. Vreme odlaganja unosite kao pozitivan broj, a vreme preklapanja kao negativan. Ova vremena mož ete da unosite i kao procenat od vremena trajanja prethodne aktivnosti. Vreme preklapanja od 40% znači da aktivnost treba da počne kada se prethodna aktivnost završ i 60%. Koristite procene kada ž elite da se ova vremena menjaju proporcionalno sa eventualnom izmenom vremena trajanja. Da bi ste koristili okvir za dijalog Task Information postupite na sledeći način: • izaberite aktivnost dvostrukim pritiskom tastera miš a da biste otvorili okvir za dijalog Task

Information • izaberite karticu Predecessors i izaberite polje Lag • upiš ite broj ili procenat ili upotrebite strelice za menjanje vremena i zadajte vreme po ž elji • pritisnite dugme OK.

46


Slika 4.42 Unos vremena odlganja i preklapanja preko Task Information dijalog okvira

Da bi ste koristili prikaz formulara Task, uradite sledeće: • Dok se nalazite u prikazu Gantovog dijagrama izaberite Window→Split da biste otvorili formular

Task. • Ako nije vidljivo polje Predecessors, pritisnite desni taster miš a unutar formulara Task i sa

pomoćnog menija izaberite odgovarajući prikaz. • Izaberite polje Lag. • Upiš ite broj ili procenat ili upotrebite strelice za menjanje vremena i zadajte vreme po ž elji. • Pritisnite OK. Da biste upotrebili tablu za unos aktivnosti, uradite sledeće: • Povucite vertikalnu podeonu liniju udesno da biste videli kolonu Predecessors. • Izaberite polje u toj koloni i unesite podatke za vremena odlaganja ili preklapanja. Takođ e,

morate da unesete i skraćenicu za tip veze, ukoliko već nije uneta.

Slika 4.43 Vremena odlaganja i preklapanja mož ete da unosite direktno u tabelu za unos aktivnosti Da bi ste koristili okvir za dijalog Task Dependency uradite sledeće: • dvostrukim pritikom tastera miš a izaberite liniju koja povezuje dve aktivnosti na Gantovom

dijagramu da bi se otvorio okvir za dijalog Task Dependency, • izaberite polje Lag, • upiš ite broj ili procenat ili upotrebite strelice za menjanje vremena i zadajte vreme po zelji, • pritisnite dugme OK.

47


Slika 4.44 Upiš ite broj ili procenat ili upotrebite strelice za menjanje vremena i zadajte vreme po zelji

u polju Lag okvira za dijalog Task Dependency

4.8 Deljenje aktivnosti U toku planiranja projekta mozda ćete saznati da će osoba koja izvrš ava neku aktivnost biti

odsutna dve nedelje u toku trajanja te aktivnosti, planirane da traje četiri nedelje. Umesto da odlaž ete tu aktivnost mož ete je podeliti tako da taj radnik deo odradi pre odlaska na odmor, a deo posle povratka. Da bi ste podelili aktivnost postupite ovako: 1. U prikazu Gantovog dijagrama pritisnite dugme Split task na standardnoj paleti alatki. Otvoriće se

informativni okvir, a pokazivač će promeniti oblik. 2. Postavite pokazivač na grafički prikaz aktivnosti koju ž elite da podelite. Dok pokazivač pomerate

duž trake u okviru Split task pokazivaće se datum na kom se pokazivač momentalno nalazi. 3. Kad pronađ ete datum koji vam odgovara pritisnite taster miš a na tom mestu da bi ste podelili

aktivnost. Project će aktivnost podeliti i njena dva dela razmaknuti za jedan dan. Aktivnost mož ete da podelite na viš e delova ponavljanjem gore navedenih koraka.

Slika 4.45 Informativni okvir Split Task pruž a Vam informacije o datumu podele aktivnosti

48


Slika 4.46 Aktivnost Napraviti nacrt prostorije

4.9 Definisanje ograničenja za aktivnosti U MS Projectu postoji 8 tipova ograničenja. Prema vrsti ona mogu biti fleksibilna i fiksna. Tip ograničenja Opis ograničenja As late as possible Ovo je podrazumevano ograničenje kad se projekat planira počevš i (š to je

kasnije moguće) od datuma završ etka. As soon as possible Ovo je podrazumevano ograničenje kad se projekat planira počevš i (š to je ranije moguće) od datuma početka. Finish no earlier than Aktivnost se ne sme završ iti pre zadatog datuma ograničenja. (ne završ iti pre) Finish no later than Aktivnost se mora završ iti do zadatog datuma ograničenja. (ne završ iti posle) Must finish on Aktivnost se mora završ iti tačno na određ eni datum ograničenja. (mora se završ iti na) Must start on Aktivnost mora početi tačno na zadati datum ograničenja. (mora početi na) Start no earlier than Aktivnost ne sme početi pre zadatog datuma ograničenja. (ne počinjati pre) Start no later than Aktivnost mora početi na zadati datum ograničenja ili pre njega. (početi pre)

49


Slika 4.47 Tipovi ograničenja

Primena ograničenja Da bi se primenilo ograničenje na neku aktivnost, potrebno je uraditi sledeće: 1. Na standardnoj paleti alatki pritisnite dugme Task Information, ili aktivnost izaberite dvostrukim

klikom miš em da bi ste otvorili okvir za dijalog Task Information. 2. Izaberite karticu Advanced. 3. Pritisnite strelicu u polju Constrain type da bi ste otvorili padajuću listu. 4. Izaberite tip ograničenja sa liste. 5. Otvorite padajuću listu u polju Constraint date da bi ste izabrali datum ograničenja (za tipove as

soon as possible i as late as possible nije potreban datum).

Slika 4.48 Izaberite datum ograničenja

50


Uklanjanje ograničenja Ograničenje mož ete ukloniti tako š to ćete na aktivnosti primeniti oganičenje as soon as possible ako je reč o projektu planiranom od datuma početka, ili ograničenje as late as possible ako je reč o projektu planiranom od datuma završ etka. Da biste uklonili ograničenje sa viš e aktivnosti, uradite sledeće: 1. U tabeli za unos izaberite aktivnosti postupkom prevlačenja ukoliko su one susedne, odnosno

drž eći pritisnut taster Ctrl i birajući svaku posebno ukoliko su aktivnosti nesusedne. 2. Pritisnite dugme Task Information na standardnoj paleti alatki i koristeći menije izaberite

Project→Task Information. Otvoriće se okvir za dijalog Multiple Task Information. 3. Izaberite karticu Advanced. 4. Pritisnite strelicu u polju Constraint Type da biste otvorili padajuću listu. 5. Sa liste izaberite As Soon As Possible ako je reč o projektu planiranom od datuma početka,

odnosno As Late As Possible ako je reč o projektu planiranom od datuma završ etka. 6. Pritisnite dugme OK da biste snimili novi tip ograničenja.

4.10 Namena kolone Indikators Indikatori su male ikone koje predstavljaju informacije o aktivnosti ili resursu, i prikazane su u polju "Indikators". Indicators polje se nalazi sa desne strane ID polja i pojavljuje se na velikom broju tabela. Postoji viš e vrsta indikatora: 1. Indikatori ograničenja

- aktivnost je tipa nefleksibilnog ograničenja, tj. tipa “Must Finish On” ili “Must Start On” - aktivnost sa fleksibilnim ograničenjima. Ta ograničenja mogu biti:

- završ etak ne pre (Finish No Earlier Than), - završ etak ne nakon (Finish No Later Than), - početak ne pre (Start No Earlier Than), i - početak ne nakon (Start No Later Than).

- aktivnost nije bila planirana ili izvrš ena u roku datom u ograničenju 2. Indikatori tipa aktivnosti

- aktivnost je rekurentna, - aktivnost je izvrš ena, - aktivnost predstavlja ubačen projekat, - aktivnost predstavlja ubačen projekat u samo-za-čitanje modu (read-only), - ovaj projekat je već bio ubačen u ovaj ili neki drugi master projekat, - aktivnost ima pridruž eni kalendar, i - aktivnost se ne poklapa sa kalendarima resursa.

3. Indikatori radnih grupa

- aktivnost je dodeljena, ali resurs još nije potvrđ en, - aktivnost se promenila, i resurs treba biti obaveš ten, - status aktivnosti je zatraž en, ali resurs još nije odgovorio.

4. Indikatori kontura

- raspodela posla na aktivnosti je raspodela „opterećen kraj” oblika, - raspodela posla na aktivnosti je normalna (zvono) raspodela, - raspodela posla na aktivnosti je raspodela sa dva vrhunca, - raspodela posla na aktivnosti je raspodela sa ranim maksimumom,

51


- raspodela posla na aktivnosti je manuelno editovana, - raspodela posla na aktivnosti je raspodela „opterećen početak” oblika, - raspodela posla na aktivnosti je raspodela sa kasnim vrhuncem, i - raspodela posla na aktivnosti je kornjača raspodela.

5. Ostali indikatori

- aktivnost, resurs, ili zadatak imaju priključenu beleš ku,

- aktivnost, resurs, ili zadatak imaju priključenu hipervezu, - resurs zahteva poravnanje, i - aktivnost se završ ava nakon za to predviđ enog roka (deadline)

52


GLAVA 5

Uvid u dijagram toka – Mrežni plan

Prikaz Network dijagrama (raniji naziv PERT grafikon) predstavlja aktivnosti u obliku dijagrama toka procesa. Određ eni zadaci su vertikalno poređ ani kako bi se prikazao kratak pregled hijerarhije zadataka, dok su neki postavljeni horizontalno da bi se prikazao odnos izmeđ u postojećih zadataka. Prema standardnim podeš avanjima, zadaci u progresu su prikazani sa jednom dijagonalnom linijom, a zaključeni zadaci sa ukrš tenim dijagonalnim linijama. U prikazu Network Dijagrama mož ete pristupiti zadacima, redigovati ih i proučavati njihov međ usobni odnos. Koristite ovaj prikaz kada se fokusirate na male grupe zadataka, njihova podeš avanja i međ usobne odnose. Osnova PERT metode je pretpostavka da postoje faktori o kojima ne mož ete da imate tačne podatke. Ako se u Vaš em projektu pojavljuje neka jedinstvena aktivnost, o njenom trajanju treba razmiš ljati kao o opsegu (tri do pet dana), a ne kao o preciznom podatku (četiri dana). Da biste primenili PERT metodu, primenićete ne jedno nego tri trajanja aktivnosti: optimističko (najpovoljniji slučaj), pesimističko (najnepovoljniji slučaj) i očekivano. Ta tri trajanja se procenjuju i uprosečuju da bi se definisalo trajanje aktivnosti. Po podrazumevanim parametrima PERT metode, očekivano trajanje se dobija po formuli: PERT trajanje = (optimističko trajanje + 4*očekivano trajanje + pesimističko trajanje) / 6. PERT metoda slična je metodi kritičnog puta ili CPM metodi. Obe rnetode, PERT i CPM koriste mrež no planiranje. CPM se oslanja na iskustvene podatke, a PERT metod je razvijen za definisanje

U ovom poglavlju naučićete: 1. Kako da napravite procenu po PERT

metodi 2. Kako da koristite paletu alatki Pert Anlizys 3. Kako da koristite PERT prikaz

53


trajanja aktivnosti za koje nema prethodnih podataka. Mrež ni prikazi u Projectu 2003 podrž avaju obe metode. Project 2003 sadrž i snaž nu podrš ku za PERT metodu. Kad za neku aktivnost unesete tri trajanja, Project izračunava trajanje po PERT metodi. Mož ete da menjate indekse koji se primenjuju u PERT-u. Najzad, Project Vam omogućava ono š to ne pruž aju ostali programi za upravljanje projektima, on prati efekte sva tri trajanja, tako da mož ete da sagledate optimističko, pesimističko i očekivano trajanje za te aktivnosti u svakom momentu projekta. 5.1 Izrada procena po PERT metodi PERT procene se često opisuju kao procene najboljeg slučaja, ili scenarija, najgoreg scenarija i očekivanog (ili planiranog) scenarija. Pojmovi "Najbolji scenario" i "Najgori scenario" nisu baš najbolji opis. Najbolji mogući scenario bio bi da za posao iznajmite genija koji će za svaku aktivnost izmisliti novi postupak i na svakoj aktivnosti uš tedeti po 50% vremena. PERT se ne odnosi na najbolje ili najgore, radi se o verovatnoĆ i stvarnog trajanja u okviru tri standardne devijacije od proseka. Radne definicije za svaku od tri procene: • Pesimistička: aktivnost će zahtevati taj broj sati ili manje u 95% slučajeva (19 od 20 puta). • Optimistička: aktivnost će zahtevati taj broj sati ili viš e u 95% slučajeva (19 od 20 puta). • Ocekivana: najverovatnija količina radnog vremena potrebna za izvrš enje aktivnosti.

Postoji nekoliko dobrih načina da uradite procenu. Jedan je pogreš an, a to je: nemojte da uradite jednu jedinu procenu očekivanog vremena i da zatim dodajete ili oduzimate isti procenat za svaku aktivnost i tako formirate pesimistička i optirnistička vremena trajanja. Ispravni načini: ISKUSTVENI PODACI Za aktivnosti koje su ranije bile izvrš avane i dokumentovane, prikupite podatke o stvarnom i planiranom trajanju. Najniž u od tih vrednosti upotrebite kao optimističko trajanje, najveću kao pesimističko, a srednju vrednost stvarnih vremena kao očkivano trajanje, PROCENE STRUČ NJAKA Pronađ ite Ijude koji su već završ ili slične projekte i od njih zatraž ite stručnu procenu za tri vrednosti trajanja za Vaš u aktivnost. PROCENE STRUČ NJAKA, VERZIJA 2 Zatraž ite od ljudi koji su stručnjaci, na polju kojem pripada aktivnost iz Vaš eg projekta, da Vam daju svoju procenu stvarno potrebnog vremena. Najčeš ći od tih odgovora upotrebite kao očekivano trajanje. Najniž u vrednost koju od njih dobijete upotrebite kao optimističko, a najveću kao pesimističko vreme trajanja.

Nije potrebno da koristite metodu PERT za svaku aktivnost u projektu. Ako je aktivnost derministička, mož ete da unesete istu vrednost za sve tri procene. Da biste uneli PERT procene, otvorite paletu alatki PERT Analysis i uradite sledeće: 1. Izaberite View→Toolbars→PERT Analysis.

54


Slika 5.1 Izaberite PERT Analysis

Slika 5.2 Paleta alatki Pert Analzsys

2. Na paleti alatki pritisnite dugme PERT Entry Sheet da biste otvorili tabelu za unos

55


Slika 5.3 Tabela za unos optimističkog, pesimističkog i očekivanog vremena 3. Unesite optimističko, pesimističko i očekivano vreme za svaku aktivnost čije trajanje ž elite da

odredite pomoću PERT metode. Za determinističke aktivnosti, unesite istu vrednost u sve tri kolone.

Problemi sa paletom alatki PERT Anatysis Paleta alatki PERT Analysis je COM dopunski program koji bi trebalo da je već učitan. Ukoliko se paleta alatki PERT Analysis ne pojavljuje na listi paleta, postupite na sledeći način: 1. Sa menija View izaberite Toolbars, a zatim izaberite Customize. 2. U okviru za dijalog Customize otvorite karticu Commands. 3. Izaberite kategoriju Tools. 4. U polju Commands izaberite kontrolu COM Add-Ins i prevucite je na paletu alatki. 5. Pritisnite dugme Close da biste zatvorili okvir za dijalog Customize. 6. Pritisnite dugme COM Add-Ins koje ste upravo postavili u paletu alatki. 7. U okviru za dijalog COM Add-Ins pritisnite dugme Add. 8. Prebacite se u fasciklu u kojoj se nalazi datoteka Winproj.exe (program Project). 9. Pronađ ite datoteku Pertanl.dll, izaberite je i pritisnite dugme OK, 10. Pritisnite ponovo dugme OK da biste zatvorili okvir za dijalog COM Add-lns. 11. Izaberite View→Toolbars→Pert Analysis i aktiviraće se paleta alatki Pert Analysis.

Ako ž elite da unesete procenu za neku aktivnost, pritisnite dugme PERT Entry Form na paleti alatki PERT Analysis da biste otvorili formular PERT Entry.

56


Slika 5.4 Formular Pert Entry

Procena vremena trajanja po metodi PERT

Pre nego š to počnete sa PERT izračunavanjima snimite datoteku svoga projekta. Kad pritisnete dugme Calculate PERT, moraćete da potvrdite tu komandu.

Slika 5.5 Potvrda da ž elite da snimite datoteku svog projekta Kad pritisnete OK i potvrdite akciju, izračunavanja će obuhvatiti samo one aktivnosti koje imaju unete PERT procene trajanja. Na slici prikazana je aktivnost " Predlog usavrš avanja " pre i posle PERT izračunavanja.

Slika 5.6 Nakon Pert izračunavanja vrednost u koloni Duration je izmenjena

57


5.2 Upotreba PERT prikaza Nakon š to ste uneli PERT vremena trajanja, mož ete po ž elji menjati očekivani, pesimistički i optimistički prikaz Gantovog dijagrama, bez obzira da li ste trajanja izračunali koristeci PERT metodu ili ne. Na slikama 5.7 i 5.8 vidi se razlika izmeđ u pesimističkog i optimističkog Cantovog dijagrama za deo projekta XYZ-BOT.

Da biste prikazali pesimistički Gantov dijagram, proverite prvo da li je prikazana paleta alatki Pert Analysis, pa ukoliko nije otvorite je (View→Toolbars→PERT Analysis) i pritisnite dugme Pesimistic Gantt Chart.

Da biste prikazali optimistički Gantov dijagram, pritisnite dugme Optimistic Gantt Chart koje se nalazi na paleti alatki Pert Analysis. Na slici 5.8, optimistički datum završ etka je osam dana ranije od pesimističkog datuma završ etka.

Slika 5.7 Najkasniji datum završ etka projekta pokazuje se na pesimističkom Gantovom dijagramu

58


Slika 5.8 Najraniji datum završ etka projekta mož ete videti na optimističkom Gantovom dijagramu Promena vrednosti parametra "značaj" u PERT metodi Vrednost parametra značaja u PERT analizi pretpostavlja normalnu distribuciju. Ako je očigledno da distribucija vrednosti trajanja tokom izvrš enja projekta neće biti normalna, mož ete da promenite vrednost značaja koji se daje svakome od tri trajanja prilikom PERT izračunavanja i tako bolje odrazite stvarno stanje distribucije. Podrazumevane vrednosti su 1 za optimističko, 4 za očekivano i 1 za pesimističko trajanje. Kad ove vrednosti promenite, zbir novih vrednosti mora opet da bude 6. Da biste promenili vrednosti značaja, pritisnite dugme Set PERT Weights čime otvarate okvir za dijalog Set PERT Weights:

Slika 5.9 U dijalogu Set PERT Weights mož ete promeniti vrednosti značaja

59


Sagledavanje kritične putanje Metodi kritične putanje (CPM) i PERT imaju mnoge sličnosti i tokom četiri decenije njihove primene u upravljanju projektima postali su međ usobno isprepleteni. Prvobitno predviđ en za determinističko planiranje projekata, CPM se koristi za razmatranje aktivnosti visokog rizika u projektu. Ako su trajanja kritičnih aktivnosti odredena PERT metodom, to ne predstavlja smetnju. CPM je metod koji se koristi za analizu veza izmedu aktivnosti projekta. Kritična putanja je takav niz međ usobno povezanih aktivnosti koji zahteva najviš e vremena da se izvrš i, tako da mož e da utiče na planirani datum završ etka projekta. Da biste mogli videti putanje, prikaž ite mrež ni dijagram birajući na meniju View→Network Diagram, mrež ni dijagram je dijagram toka aktivnosti u projektu. Na slici 5.9 dat je jedan mrež ni dijagram:

Slika 5.9 Mrež ni dijagram prikazuje putanje aktivnosti Svaka aktivnost prikazana je u vidu okvira. Okvir za zbirnu aktivnost je romboidnog oblika, a za obične aktivnosti je pravougaonog oblika. Da biste nekoj zbirnoj aktivnosti prikazali ili prikrili pripadajuće podaktivnosti, pritisnite dugme koje se nalazi odmah iznad okvira zbirne aktivnosti. Dvostrukim pritiskom tastera miš a, unutar okvira aktivnosti, otvorićete okvir za dijalog Task Information za tu aktivnost. Ako Vam viš e odgovara mrež ni dijagram od Gantovog dijagrama, mož ete u njemu da uspostavljate i raskidate veze izmeđ u aktivnosti i da raspoređ ujete resurse. Linije izmedu aktivnosti označavaju njihove veze, koje mož ete ako ž elite i da uspostavljate koristeći dugme Link Tasks. Da biste na ekranu prikazali veći ili manji deo projekta, kliknite desnim tasterom miš a na dijagram, i izaberite View→Zoom čime ćete otvoriti okvir za dijalog Zoom, prikazan na sledećoj slici.

60


Slika 5.10 Da biste bolje sagledali aktivnosti koristite opciju Zoom

Slika 5.11 Određ ivanje procenta uvećanja

Umanjenje prikaza ograničeno je programom na 25%. Ako odaberete opciju Entire Project, a Vaš projekat ne mož e ceo da se prikaž e na ekranu, uz uslov umanjenja na 25%, pojaviće se okvir sa zahtevom da prihvatite 25% kao minimum. Kritična putanja naš eg projekta počinje od obelež enog crvenog pravougaonika prozora i produž uje se preko prozora nadole, kao š to mož ete da vidite na slici 5.12.

Slika 5.12 Kritična putanja je niz aktivnosti sa najduž im trajanjem

61


Mrež ni dijagram postaje Vam sve korisniji kako projekat napreduje. Mož ete da koristite filtere u mrež nom dijagramu na isti način kao u Gantovom dijagramu, tako da mož ete, na primer, da prikaž ete samo kritične aktivnosti, aktivnosti koje su prekoračile budž et ili aktivnosti koje kasne. Na slici 5.13 prikazane su samo aktivnosti koje kasne za dati projekat.

Slika 5.13 Primenite filter na mrezni dijagram da biste prikazali samo aktivnosti koje kasne Koristeći ovaj filter, mož ete da zaključite koje aktivnosti zahtevaju posebnu paž nju – aktivnosti uokvirene debljim linijama crvene boje su na kritičnoj putanji. Postoji velika mogućnost da ćete izgubiti orijentaciju pri pretraž ivanju zadataka u dijagramu. Ako posedujete monitor sa velikim ekranom, ovaj problem Vas neće opterećivati. Međ utim, ako to nije slučaj, opcija Zoom će Vam biti od velike koristi u kretanju kroz dijagram. Takođ e, mož ete zumirati i veće delove kako biste videli npr. čitav odeljak projekta. Pritisnite Zoom Out taster na standardnoj paleti sa alatkama (lupa sa znakom minus) ili pritisnite opcije View→Zoom i izaberite jedno od ponuđ enih podeš avanja sa liste opcija okvira za dijalog Zoom. Problem koji nastaje pri zumiranju određ enog dela dijagrama je to š to čim zumirate veću površ inu, čvor zadatka postaje isuviš e mali da bi tekst u njemu bio čitljiv. Postoji mogućnost da pokazivač miš a uperite na čvor zadatka kako biste povećali čvor i videli informacije o zadatku. Kada pronadete zadatke na koje ž elite da usmerite svoj rad, izaberite jedan od zadataka i zumirajte ga pomoću opcije Zoom In (lupa sa znakom plus, ili pritisnite View→Zoom i izaberite veću vrednost zumiranja. Ako ž elite da prepravite detalje postojećeg zadatka, pritisnite dva puta taster miš a kako biste otvorili Task Information okvir za dijalog. U slučaju da ž elite da izbriš ete zadatak, označite njegov čvor (sa jednim pritiskom na taster miš a) i pritisnite taster Delete na tastaturi. Takođ e, imate mogućnost da pritiskom desnog tastera miš a, na čvor zadatka, izaberete opcije Task Information ili Delete Task koje se nalaze u pomoćnom meniju, š to naravno, zavisi i od radnje koju ž elite da preduzmete. Koristite Outlining simbole (+ i -) koji su susedni u odnosu na zbirne zadatke, kako biste otvorili ili proš irili njihove podzadatke.

62


Ovde Vam je ponuđ ena i opcija formatiranja čvora tako da ođ redene zadatke mož ete po ž elji istaći. Prema standardizovanim podeš avanjima, kritični zadaci su prikazani u čvorovima koji su oivičeni crvenom linijom. Da biste konfigurisali podeš avanja čvorova, pritisnite Format→Box Styles kako biste otvorili Box Styles okvir za dijalog. Ako označite desnim tasterom miš a čvor jednog zadatka i izaberete opciju Format Box sa pomoćnog menija, imaćete sličan set opcija formatiranja, ali će se izvrš ena formatiranja odnositi samo na označeni okvir.

Slika 5.14 Podeš avanje stila prikazivanja akcija

Ovaj okvir za dijalog funkcioniš e na isti način kao i Bar Styles okviri za dijalog koje smo proučavali u prikazu Ganttovog grafikona i kalendarskom prikazu. Izaberite tip zadatka sa liste Style Settings For, koja se nalazi sa leve strane okvira za dijalog. Zatim, konfiguriš ite podeš avanja za opcije Border i Background. Da biste napravili novi š ablon, pritisnite taster More Templates i izaberite opciju New kako biste otvorili okvir za dijalog Data Template Definition. Kada pristupite okviru za dijalog, pratite sledeća uputstva: 1. Unesite naziv za š ablon u polje Template Name.

63


Slika 5.15 Pravljenje š ablona 2. Pritisnite taster Cell Layout kako biste izabrali broj redova i kolona koje ž elite u čvoru. Prornenite podeš avanja za opciju Cell Width, ako ž elite da ćelije u novom š ablonu budu veće ili manje nego ćelije u standardnom š ablonu. Najverovatnije ćete hteti da zadrž ite opciju Merge Blank Cells with Cells to the Left. Ako ovu opciju niste ostavili aktiviranu, naziv zadatka će biti odsečen bez posebnog razloga.

Slika 5.12 Okvir za dijalog Data Template Definition Omogućava Vam kreiranje novog izgleda čvora u

pogledu Network Diagram

64


2. Kada ste završ ili sa konfiguracijom podeš avanja rasporeda ćelije, izaberite polja podataka koja ž elite da prikaž ete u okviru svake ćelije. Izaberite ćeliju iz opcije Choose Cell(s), koja se nalazi na sredini okvira za dijalog, kako biste aktivirali padajuću listu Project 2003 polja. Izaberite polje sa pomenute liste.

3. Izaberite font za svaku ćeliju čvora. Kada pritisnete taster Font, podeš avanja koja ste izabrali primenjuju se na označene ćelije. Prilično je lako podebljati određ eno polje (npr. kao na slici 17.5, Percent Complete) i ostatak podataka ostaviti u standardnom tipu slova (Arial 8 pt.). Da bi sve ćelije imale isti tip slova, izaberite ih sa opcije Choose Fields koja se nalazi u okviru za dijalog, pritisnite Font i izaberite Settings.

4. Izaberite podeš avanje Limit Cell Text To za svaku ćeliju. Na slici je logično da ćeliju Name treba proš iriti za dva ili viš e reda, ali za neko drugo polje, kao na primer Resource Initials, neće Vam biti potrebno toliko prostora.

5. Izaberite podeš avanja Horizontal and Vertical Alignment za svaku ćeliju. Aktivirajte opriju Show Label in Cell ako ž elite da naziv zadatka prethodi podacima u svakoj ćeliji.

6. Ako je označena ćelija polje sa datumom, mož ete izabrati format za datum sa padajuće liste istog naziva.

7. Pritisnite taster OK kako biste se vratili u Data Template okvir za dijalog. Izaberite opciju Close, ako ž elite da se vratite u Format Box okvir za dijalog. Pritisnite OK kada ste završ ili.

Novi š ablon mož ete primenjivati na bilo koji tip zadataka u prikazu Network dijagrama. Jednostavno, otvorite okvir za dijalog Box Styles ( Format→Box Styles ), izaberite tip zadatka sa liste na levoj strani i izaberite š ablon sa padajuće liste Data Template. Zatim, mož ete da menjate parametre podeš avanja za okvire i pozadinu za tip zadatka koji je prikazan u ovom š ablonu.

65


GLAVA 6 Memorisanje i učitavanje plana projekta


1. Kako da koristite dijalog Open 2. Kako se premeš taju, kopiraju, i briš u

datoteke 3. rež imima čitanja i upisivanja u datoteke 4. Kako da koristite opcije snimanja

Otvaranje postojeće datoteke Ako ž elite da otvorite datoteku projekta koju ste snimili ranije, pritisnite dugme Open Document na paleti alatki Standard ili izaberite File→Open. Oba ova postupka imaju isti rezultat: otvoriće se okvir za dijalog Open. Okvir za dijalog Open koristi se u svim Microsoftovim aplikacijama, a u programima Office 2003 dobio je novi izgled. Koriš ćenje okvira za dijalog Open Okvir za dijalog Open omogućava Vam koriš ćenje raznih funkcija. lako je glavna svrha okvira za dijalog Open da otvara datoteke, pomoću njega mož ete da preimenujete datateke, pravite nove fascikle, traž ite, š tampate i premeš tate datoteke.

U okviru za dijalog Open ima nekoliko raznih dugmadi i ikona. Kada ga prvi put otvorite, prikazaće podrazumevani direktorijum. Taj podrazumevani direktorijum definisan je kao lokacija za datoteke projekata. Da biste promenili podrazumevani direktorijum, izaberite Tools→Options, a zatim na kartici Save promenite lokaciju za datoteke projekata.

66


Slika 6.1 Okvir za dijalpg open omogućava Vam da obavljate mnoge operacije sa datotekama Da biste otvorili neku postojeću datoteku potrebno je da je prvo locirate. Podaci koji slede pomoći će Vam da odredite najbolji metod za pronalaž enje odnosno lociranje Vaš ih datoteka. Lokacija datoteka projekta mož e biti različita u zavisnosti da li su one smeš tene na disku Vaš eg računara ili na serveru firme ili na Internetu, Project 2003 podrž ava pet tipova datoteka koje navodimo u sledećoj tabeli. Ekstenzija

Tip datoteke

.mpp .mpt . mpw . mpd . mpx

dokumenti Microsoft Projecta š abloni Microsoft Projecta radni prostor Microsoft Projecta baze podataka Microsoft Projecta datoteke Microsoft Project Exchangea

Koriš ćenje palete sa lokacijama Paleta sa lokacijama nalazi se na levoj strani okvira za dijalog i sadrž i pet ikona za fascikle ili područja kojima mož ete lako da pristupite tako š to ćete izabrati odgovarajuću ikonu. U zavisnosti od toga gde su smeš tene Vaš e datoteke, paleta sa lokacijama mož e da bude vrlo brz način da pronađ ete datoteke Vaš ih projekata.

67


Izaberite ikonu My Recent Documents da biste videli koje ste fascikle i datoteke poslednje koristili. Ako izaberete ikonu Desktop dobićete sadrzaj radne površ ine ekrana Vaš eg računara. Ikona My Documents vodi Vas do fascikle My Documents u Windowsu ili u Windowsu NT. Kada ste datoteku pronaš li, da biste je otvorili, izaberite je dvostrukim pritiskom tastera miš a ili je izaberite a zatim pritisnite dugme Open.

Slika 6.2 Paleta sa lokacijama nalazi se u okviru za dijalog Open Koriš ćenje palete alatki Koristeći paletu alatki okvira za dijalog Open (slika 6.3) mož ete da upravljate datotekama i fasciklama. Padajuća lista Look In omogućava Vam pregled svih diskova i fascikli na Vaš em računarskom sistemu. Ako znate tačno gde se nalazi datoteka koju traž ite, mož ete je u ovoj padajućoj listi pronaći, izabrati je a zatim je otvoriti dvostrukim pritiskorn tastera miš a ili pritiskom na dugme Open, u desnom uglu okvira za dijalog.

Slika 6.3 Paleta alatki okvira za dijalog Open omogućava Vam da pronađ ete datoteke koje su Vam potrebne

Tabela prikazuje svako dugme palete alatki i njegovu funkciju. Dugme Opis

Ako prilikom kretanja kroz fascikle pož elite da se vratite na prethodnu lokaciju, to mož ete da uradite pritiskom na dugme Back.

Da biste se pomerili naviš e za jedan nivo fascikli, pritisnite dugme Up One Level.

Da biste pronaš li datoteku na lokaciji Interneta upotrebite dugme Search the Web.

Ako ž elite da uklonite datoteku ili fasciklu koju ste izabrali, pritisnite dugme Delete.

Upotrebite ovo dugme da biste napravili novu fasciklu i bolje organizovali svoje datoteke.

Upotrebite dugme Views da promenite način prikazivanja: List, Details, Preview i Properties i da izaberete način sortiranja.

Pomoću dugmeta Tools mož ete da pristupite opcijama: Find, Delete, Rename, Print, Add to Favorites, Map Network Drives i Properties.

68


________________________________________________________________________________ Kako raditi sa datotekama koristeći okvir za dijalog open Okvir za dijalog Open omogućava Vam da organizujete svoje datoteke usput, bez potrebe da otvarate Explorer ili My Computer. PREMEŠ TANJE I KOPIRANJE DATOTEKA Da biste premestili ili kopirali datoteku, uradite sledeće: 1. U okviru za dijalog izaberite datoteku koju ž elite da kopirate. 2. Zatim je izaberite desnim tasterom miš a i sa pomoćnog menija izaberite Copy da biste datoteku

kopirali ili Cut da biste je pomerili. 3. Izaberite fasciklu u koju ž elite da kopirate ili pomerite datoteku. (Pazite, ne mož ete kopirati

datoteku u drugu datoteku) 4. Tu fasciklu sada izaberite desnim tasterom miš a i sa pomoćnog menija izaberite Paste. BRISANJE DATOTEKA U okviru za dijalog Open postoje tri načina da izbriš ete fasciklu ili datoteku. Izaberite datoteku ili fasciklu koju ž elite da briš ete a zatim izaberite način na koji ćete obrisati: • Pritisnite taster Delete na tastaturi. • Izaberite je desnim tasterom miš a i sa pomoćnog menija izaberite Delete, • Pritisnite dugme Delete na paleti alatki, okvira za dijalog. Pojaviće se okvir za potvrđ ivanje akcije sa pitanjem da li ste sigurni da ž elite da obriš ete datoteku, Potvrdite da ž elite, ili pritisnite dugme No da otkaž ete operaciju. Ako pokuš ate da briš ete datoteku koja je trenutno u upotrebi, pojaviće se poruka o greš ci. Ona Vas upozorava da je datoteka otvorena i da ne mož e biti obrisana.

Slika 6.4 Ne mož ete obrisati datoteku koja je trenutno u upotrebi

PRAVLJENJE FASClKLI Da biste napravili fasciklu u koju ž elite da kopirate ili premestite datoteke, urađ ite sledeće: 1. Otvorite fasciklu ili disk gde nameravate da smestite novu fasciklu. 2. Pritisnite dugma Create New Folder na paleti alatki. 3. Potvrdite lokaciju nove fascikle u okviru za dijalog New Folder (slika 6.5), 4. Upiš ite ime nove fascikle. 5. Pritisnite dugme OK.

69


Slika 6.5 Upiš ite ime nove fascikle u okviru za dijalog New Folder OTVARANJE DATOTEKA Kada locirate datoteku koju ž elite da otvorite, izaberite je a zatim je otvorite na jedan od sledeća tri načina: • Izaberite datoteku sa dva uzastopna pritiska tastera miš a. • Izaberite datoteku desnim tasterom miš a i sa pomoćnog menija izaberite Open. • Pritisnite dugme Open na paleti alatki okvira za dijalog, OTVARANJE DATOTEKE U REŽ lMU SAMO ZA Č lTANjE Ako datoteku otvorite u rež imu "samo za čitanje”, zaš titićete je u njenom originalnom stanju od bilo kakvih izmena u projektu. Ukoliko odlučite da datoteku snimite sa nastalim izmenama, Project će Vas primorati da datoteku snimite pod drugim imenom. Da biste datoteku otvorili u rež imu samo za čitanje, u okviru za dijalog Open uradite sledeće: 1. Izaberite datoteku koju ž elite da otvorite. 2. Pritisnite strelicu na dugmetu Open i izaberite opciju Open Read-Only. OTVARANJE DATOTEKE KAO KOPIJE Postoje situacije kada datoteku ž elite da otvorite kao kopiju da ne biste radili na originalnom primerku (na primer, ako ž elite da radite novi projekat baziran na već postojećem). Da biste datoteku otvorili kao kopiju, koristeći okvir za dijalog Open, uradite sledeće: 1. Izaberite datoteku koju ž elite da otvorite kao kopiju 2. Pritisnite strelicu na dugmetu Open i izaberite opciju Open as Copy. OTVARANJE DATOTEKE KOJA JE ZAŠ TIČ ENA LOZlNKOM Neke datoteke projekta su zaš tićene tako da samo određ ene osobe imaju pristup i mogu vrš iti izmene projekta. Kada pokuš ate da otvoriti takvu datoteku, Project traž i od Vas da unesete lozinku. Ako je ne znate, ne mož ete dalje. Međ utim, ako je lozinka primenjena na datoteku koja ima atribut Read-Only (sarno za čitanje), Project će prikazati sledeću poruku kako bi Vam dao priliku da datoteku otvorite u rež imu samo za čitanje.

Slika 6.6 Datoteke mogu biti zaš tićene lozinkom tako da je dozvoljeno otvoriti je u samo-za-čitanje modu

SNIMANJE DATOTEKA PROJEKTA Projekte mož ete snimiti sa ili bez prvobitnog plana (Baseline). Kada prvi put snimate datoteku nekog projekta, čarobnjak Planning će Vas pitati da li ž elite da je snimite sa ili bez prvobitnog plana. Nakon š to ste snimili datoteku sa prvobitnim planom, čarobnjak Vam viš e neće postavljati takvo pitanje.

70


Č arobnjak Planning je alatka iz sistema Help koja se pojavljuje povremeno i daje Vam savete u vezi sa koriš ćenjem Projecta, greš kama i raspoređ ivanju. Č arobnjak Planning mož ete da isključite u okviru za dijalog Options, na kartici General (Tools→Options). KORIŠ ĆENJE OKVIRA ZA DIJALOG SAVE AS Kada projekat snimate prvi put, pojavljuje se okvir za dijalog Save As. U okviru za dijalog određ ujete lokaciju na koju ćete datoteku snimiti i ime datoteke. Slično okviru za dijalog Open, ovaj okvir za dijalog omogućava Vam da osim snimanja vrš ite i neke druge operacije. Da biste snimili novu datoteku projekta, uradite sledeće: 1. Izaberite File→Save As, ili pritisnite dugme Save na standardnoj paleti alatki. 2. Pomoću padajuće liste Save In odaberite lokaciju na koju ćete snimiti datoteku. 3. U polje File Name upiš ite ime datoteke. 4. Pritisnite dugme Save u okviru za dijalog. Č arobnjak Planning će Vas pitati da li datoteku ž elite da snimite sa ili bez prvobitnog plana. Prvobitni plan je prva aproksimacija projekta koja će Vam pomoći u praćenju realizacije projekta. Idealni trenutak za snimanje prvobitnog plana je nakon konačnog formiranja plana projekta a pre početka njegove realizacije. Opcije koje ćete naći u okviru za dijalog Save As slične su onima iz okvira za dijalog Save. KORIŠ ĆENJE OPCIJE AUTOMATSKOG SNIMANJA Ako Vam je teš ko da se povremeno setite da snimite datoteku projekta, mož ete zadati Projectu da je u pravilnim vremenskim razmacima snima. Opcija Auto Save nalazi se na kartici Save okvira za dijalog Options (Tools→Options), kao š to vidite na slici 6.7. Mož ete da birate vremenski interval snimanja, kao i to da li ž elite da bude snimljen samo aktivni projekat ili sve otvorene datoteke projekata. Takođ e mož ete da odredite da li ž elite da program traž i Vaš u potvrdu pre nego š to obavi snimanje. Opcija Auto Save u Projectu nije isto š to i AutoRecovery u Microsoft Wordu. Auto Save u Projectu vrš i pravo snimanje, a ne snimanje za oporavak datoteke u slučaju pada sistema

Slika 6.7 Opciju Auto Save mož ete podesiti tako da automatski snima Vaš projekat

71


GLAVA 7

Određ ivanje resursa i troš kova


1. Kako se odredjiuju resursi i troš kovi 2. Sve o unoš enju podataka o resursima 3. Na koji način se vrš i dodeljivanje resursa

aktivnostima 4. Kako se vrš i nivelisanje resursa

U resurse projekta spadaju pojedinci, ekipe, objekti i prostorije, uređ aji, zalihe i materijali neophodni da bi se projekat završ io. Resursi su radna snaga, materijali i oprema za rad koji se dodeljuju aktivnostima na projektu.

7.1 Prikaz i proračun resursa sa procentima ili brojem jedinica DEFINISANJE MAKSIMALNE RASPOLOžIVOSTI RESURSA U Projectu, resurse rada karakteriš e i procenat ili broj koji predstavljaju rmaksimalnu raspolož ivost (maximum units) određ enog resursa za projekat. Na primer, ako je neko na raspolaganju da radi na projektu puno radno vreme, njega karakteriš e raspolož ivost od 100% Ako, međ utim, stoji na raspolaganju projektu samo pola radnog vremena, njega karakteriš e raspolož ivost od 50%. Tri programera sa punim radnim vremenorn i sličnim nivoom poznavanja Visual Basica daju iznos od 300% za resurs "VB programer". Da biste vrednost u polju Max Units promenili od procentualne na brojčanu, izaberite Tools→Options, a zatim otvorite karticu Schedule. U polju Show Assignment Units As otvorite padajuću listu i na njoj izaberite Decimal. Poš to se polje Max Units zasniva na kalendaru, ne koristite ga za materijalne resurse. Materijalni resursi mere se u jedinicama za raspoređ ivanje (tone ili tone dnevno, na primer) i zadaju se u trenutku raspoređ ivanja.

72


UPOZNAVANJE SA MAX UNITS I KALENDARIMA RESURSA Procenat koji se koristi u Max Units zasniva se na kalendaru resursa koji je dodeljen tom resursu. Ako resurs radi pola radnog vremena, Vi to mož ete uzeti u obzir na dva načina: podeš avanjem radnog vremena resursa ili podeš avanjem maksimalne raspolož ivosti resursa (Max Units). Prvi način najbolje opisuje stvarno stanje stvari, odnosno pravo radno vreme resursa. Ako primenite taj način, treba da podesite kalendar resursa tako da odraž ava stvaran raspored radnog vremena tog resursa. U tom slučaju Max Units će raspolož ivost resursa pokazivati kao 100% jer će resurs svih svojih 20 radnih sati nedeljno biti potpuno na raspolaganju za rad na projektu. Ako primenite drugi način, treba da podesite parametar Max Units tako da pokazuje procenat standardnog kalendara projekta koji, podrazumevano, ima 40-satnu radnu nedelju. Kalendar resursa će pokazivati puno radno vreme, a maksimalna raspolož ivost resursa (Max Units) će biti 50%.

7.2 Tipovi resursa i unos podataka o resursima projekta PRlPREMA ZA UNOS PODATAKA O RESURSIMA U PROJEKAT Poš to ste odrediti vrste resursa koji su Vam potrebni, potrebne količine resursa i kako ćete do njih doći, spremni ste da počnete izradu resursa za svoj projekat. Resurse mož ete uneti u svoj projekat na tri načina: • Izradom liste resursa projekta. • Podelom liste resursa urađ ene u drugom projektu. • Zajedničkim koriš ćenjem zalihe resursa sa drugim projektima. Zajednička zaliha resursa je glavna lista resursa koju dele viš e projekata u istoj firmi. Koristeći zajedničku zalihu resursa mož ete konflikte, preopterećenje i neiskoriš ćenost resursa da reš avate izmeđ u projekata. Unoš enje podataka o resursima u projekat Podatke o resursima mož ete da unesete u projekat na viš e načina: • Dodavanjem adresa iz e-mail adresara u okviru za dijalog Assign Resources. • Upisivanjem resursa direktno u tabelu resursa. • Upisivanjem detaljnih podataka u okvir za dijalog Resource Information. • Upisivanjem resursa u formular, na primer, Resource Form (formular resursa). • Automatskim dodavanjem adresa. Koriš ćenje okvira za dijalog Assign Resources Da biste brzo uneli imena i e-mail adrese osoblja ili grupa koje se nalaze u e-mail adresaru, uradite sledeće: 1. Pritisnite dugme Assign Resources, u prikazu Gantovog dijagrama, da biste otvorili okvir za

dijalog Assign Resources. 2. Pritisnite dugme Address. Project će otvoriti Outlook, ukoliko već nije bio otvoren. Mož da ćete

dobiti zahtev da odaberete profil u Outlooku. 3. Locirajte, a zatim izaberite dvostrukim pritiskom tastera miš a adresu koju ž elite da dodate, ili

izaberite viš e adresa a zatim pritisnite dugme Add. Ako dodate grupu, svi članovi grupe će biti đ odati u listu resursa.

4. Kad završ ite sa dodavanjem svih resursa iz adresara, pritisnite dugme Close u okviru za dijalog Assign Resources.

Koriš ćenje tabele resursa (Resource Sheet) Tabela resursa je osnovna alatka za unoš enje resursa rada i materijalnih resursa. Kao š to vidite na slici 9.1, u tabelu resursa mož ete da unosite razne podatke o resursima, uključujuci sve kolone koje navodimo u tabeli 9.1. Prikaz Resource Sheet koristite da biste: • Uneli resurse u projekat. • Definisali dnevnice i karakteristike resursa.

73


• Grupisali slične resurse tako da mož ete pratiti podatke po grupama.

Slika 7.1 U tabelu resursa mož ete da unosite resurse rada i materijala Da biste uneli resurse koristeći tabelu resursa, ili uneli dodatne podatke za postojeće resurse, postupite na sledeći način: 1. Izaberite View→Resource Sheet, ako koristite menije, ili izaberite Resource Sheet sa palete

prikaza.

Slika 7.2 Izbor tabele resursa 2. Izaberite View→Table→Entry da biste bili sigurni da je na ekranu formular za unos. 3. U polje Resource Name upiš ite ime resursa. 4. Pritisnite taster Tab da biste preš li u sledeću kolonu. 5. Unesite podatke u kolone koristeći opise iz tabele

74


Kolona

Vrsta podataka

Opis

ID Resource Name Type Material Label Initials

Broj Tekst Tekst Tekst Tekst

Identifikator koji je dodeljen resursu Ime resursa Koje je vrste resurs: radni ili materijalni Jedinica mere za materijalne resurse: tona, funta, tuce, itd. lnicijali koji će predstavtjati skraćeno ime resursa

Group Tekst Dajete ime grupi sličnih resursa čime ih svrstavate u određ enu kategoriju (na primer, programeri, kompjuterska oprema, itd). Mož ete da koristite nazive ili š ifre odeljenja, titule, vrste poslova, ili knjigovodstvene š ifre. Kad napravite grupu, imate mogućnosti da prikazujete, sortirate, filtrirate i uređ ujete resurse po kriterijumu grupa.

Max Units Procenat/broj Maksimaini procenat ili broj jedinica koji predstavlja maksimalni kapacitet nekog resursa u kojem radni resurs stoji na raspolaganju za obavljanje posla na projektu.

Std. Rate (Standard Rate)

Valuta

Satnica za redovan rad. Sfandardna jedinica vremena je sat, da biste uneli drugačiju jedinicu, upiš ite kosu liniju i jedinicu. Na primer, $100/d ili $100/w.

Ovt. Rate (Overtime rate)

Valuta

Satnica za prekovremen rad. Obavezno unesite ovaj podatak, čak iako je vrednost ista kao za redovan rad. Ako ne unesete, Project računa prekovremene sate $0.00 po satu.

Cost/Use

Valuta

Troš kovi koji se povećavaju svaki put kada upotrebite resurs. Na primer, ako je resurs plaćen fiksno umesto na satnicu, tu fiksnu cenu treba da unesete u ovu kolonu ili upiš ite fiksne troš kove isporuke za isporuku materijalnog resursa.

Accrue At

Jedan nabrojanih

Izaberite Start, End ili Prorated da biste označili kada će troš kovi da opterete resurs. Podrazumevani način je Prorated (ravnomerno), po kome se troš kovi primenjuju srazmerno upotrebi resursa.

Base Calendar

Jedan nabrojanih

lzaberite katendar koji će za resurse biti podrazumevani: standardni, 24-satni ili kalendar treće smene. Kalendar mož ete da podesite za individualni resurs ali je resurs ipak vezan za podrazumevani kalendar.

Code

Tekst

Slobodna kolona u koju mož ete da upiš ete neku dodatnu š ifru kojom resurs klasificirate. To mož e biti š ifra cene, broj odeljenja, itd. Koristite je za sortiranje, filtriranje i izradu izveš taja na bazi te dodatne š ifre.

Koriš ćenje okvira za dijalog Resource Information Dodatne podatke o svakom resursu mož ete da unesete u okviru za dijalog Resource Information. Ovaj okvir za dijalog ima četiri kartice u koje mož ete da unosite detaljne podatke o resursu, pa i podatke o izuzecima kao š to je, na primer, raspolož ivost resursa.

75


Slika 7.3 Okvir za dijalog Resource Information obuhvata mnoge detalje o resursu Ime kartice

OPIS

General

Osnovni podaci o izabranom resursu i raspolož ivost resursa.

Working Time

Aktivni kalendar radnog vremena resursa.

Costs Notes

Podaci o troš kovima vezanim za izabrani resurs. Napomene o resursu.

Da biste otvorili okvir za dijalog Resource Information, izaberite resurs dvostrukim pritiskom tastera miš a, ili izaberite resurs u bilo kom prikazu resursa a zatim pritisnite dugme Resource Information na standardnoj paleti alatki. Pregled i unos opš tih podataka o resursu Podaci u kolonama: Resource, Name, Initials, Group, Resource Type i Code, a za materijalne resurse u koloni Material Label, mogu se unositi u tabelu resursa iz prikaza Entry. Sve izmene podataka mož ete da izvrš ite u tabeli resursa ili u okviru za dijalog Resource Information. Ako ste prvobitno resurs izabrali iz adresara, koristeći okvir za dijalog Assignment, e-mail adrese resursa takođ e će se prikazati. E-MAIL ADRESE O PROJECTU lako pri unoš enju nekog resursa niste koristili e-mail adresar, Project će prepoznati ime ako se ono već nalazi u listi adresa Outlooka/Exchange Servera. Project neće automatski dodati njegovu e-mail adresu, ali će, ukoliko u okviru za dijalog Resource Information pritisnete dugme Details, otvoriti prozor sa kontaktima i njihovim podacima u Outlooku i adresiraće poruku resursu. Ako koristite alatke za grupnu saradnju, Project će u podatke o resursu dodati i njegovu e-mail adresu.

76


DEFINlSANJE TIPA RADNE GRUPE Polje Workgroup u kartici General, okvira za dijalog Resource Information, definiš e način na koji ćete komunicirati sa resursom u projektu. Na raspolaganju su Vam četiri opcije: DEFAULT odnosi se na podrazumevane parametre celog projekta NONE znači da taj resurs neće biti uključen u razmenu poruka radne grupe E-MAIL u radnoj grupi ćete koristiti podrazumevani e-mail sistem za poruke. WEB koristićete Microsoft Project Central za komuniciranje na bazi Weba. U tom slučaju, Project 2003 mora instalirati stručno lice i moraju se ispuniti izvesni zahtevi u vezi sa softverom i računarskim sistemom. Project svakom resursu automatski dodeljuje pripadnost radnoj grupi. Ukoliko Vi ili administrator sistema, niste promenili podrazumevani tip, to je verovatno opcija e-maila. Da biste proverili ili promenili podrazumevane parametre radne grupe, uradite sledeće. 1. Izaberite Tools→Options. 2. Otvorite karticu Workgroup. 3. Sa padajuće liste polja Default Workgroup Messages izaberite jednu od opcija: E-mail, None ili

Web. 4. Pritisnite dugme Set as Default da biste izabranu opciju označili kao podrazumevanu. 5. Ako izaberete opciju Web, upiš ite URL adresu Microsoft Project Central servera u polje Microsoft

Project Central Server, a zatim definiš ite ostale parametre za rad sa Project Centralom. 6. Pritisnite dugme Set as Default da biste izabrane opcije Project Centrala označili kao

podrazumevane. 7. Pritisnite dugme OK da biste zatvorili okvir za dijalog i snimili nastale promene. Unoš enje podataka o raspoloživosti resursa U tabeli Resource Availability u kartici General, okvira za dijalog Resource Information, mož ete sagledati datume Available From i Available To – početni i završ ni datum – za izabrani resurs, ukoliko se oni razlikuju od početnog i završ nog datuma projekta. Podrazumeva se da su početni i završ ni datum projekta označeni sa NA u poljima Available From i Available To.

Slika 7.4 Forma za unos podataka o raspolož ivosti resursa Ostavite oznaku NA da biste znali da je resurs na raspolaganju celo vreme trajanja projekta. Ako je resurs na raspolaganju od početnog datuma projekta ali ne i do njegovog kraja, ostavite NA u polju Available From. Ako resurs ne mož e da počne sa radom od početka projekta, ali će kasnije biti na raspolaganju do kraja projekta, ostavite NA u polju Available To. Upiš ite datume koji se odnose samo na određ eni resurs, a ne na početni i završ ni datum projekta. Na taj način sprečićete pojavu poblema ako se početni ili završ ni datum projekta promene – datumi koje ste upisali ne bi u tom slučaju odgovarali aktuelnom početnom ili završ nom datumu. Da biste uneli datume koji odreduju raspolož ivost resursa, uradite sledeće: 1. Izaberite polje Available From i pritisnite strelicu da biste prikazali kalendar i izabrali datum

početka za resurs, ukoliko odstupa od datuma početka projekta. 2. Izaberite polje Available To i sa kalendara izaberite datum završ etka za resurs, ukoliko odstupa

od datuma završ etka projekta.

77


3. Ako je potrebno, izaberite polje Units i podesite podatak o raspolož ivosti resursa, OZNAČ AVANJE RASPOLOŽ lVOSTI RESURSA U Projectu 2003 resurs mož e tokom realizacije projekta imati nekoliko vremenskih intervala sa različitim vrednostima raspolož ivosti resursa {Max Units) u svakom intervalu. Pretpostavite da je Andrija Jovanović predavač. Kad ste Andriju pitali da li mož e da radi na projektu, rekao je da mož e da radi puno radno vreme tri dana na početku projekta, a zatim mož e da radi tri dana nedeljno do kraja projekta. Na donjoj slici prikazano je kako mož ete da unesete podatke o Andrijinoj raspolož ivosti za rad na projektu. Kasnije, kada Andriji dodelite određ enu aktivnost, Project će za aktivnosti koje su joj dodeljene, proračunati vremenski plan na osnovu podataka o raspolož ivosti resursa na datum početka te aktivnosti. Ako Andriju planirate sa 100%, a ona je na raspolaganju projekta samo 60% (ili tri dana u nedelji), Project će pokazati da je Andrija preopterećeni resurs.

Slika 7.5 U Projectu 2003 mož ete da označite raspolož ivost resursa da biste definisali period kada će

radnik biti na raspolaganju za rad na projektu Promena radnog vremena resursa Kada dodelite aktivnost resursu, Microsoft Project koristi podatke iz kalendara tog resursa da proračuna količinu njegovog rada. Morate imati tačan kalendar da bi Project mogao tačno da izradi plan rada. Kada formirate resurs, Project mu dodeljuje podrazumevani kalendar radnog vremena.

78


Slika 7.6 Na kartici Working Time, okvira za dijalog Resource Information, mož ete da menjate radno vreme određ enog resursa

Unoš enje podataka o troš kovima

Slika 7.7 U kartici Costs okvira za dijalog Resource Information unesite troš kove vezane radne i materijalne resurse

79


Microsoft Project 2003 Vam omogućava da raspoređ ujete i pratite troš kove da biste sagledali troš kove celog projekta i nadgledali njegov budž et. Na kartici Costs, okvira za dijalog Resource Information, mož ete da definiš ete do pet različitih satnica jednog resursa koje mož ete da primenite na različite aktivnosti. Pored unoš enja zasebnih satnica, mož ete da za svaku od njih unesete do 25 odstupanja u slučaju promene cena za materijalne resurse odnosno promene satnice za radne resurse. Svako od ovih odstupanja ima svoje parametre: Effective Date, Standard Rate, Overtime Rate i Per Use Cost. Da biste uneli podatke o cenama i troskovima resursa, uradite sledeće: 1. Otvorite okvir za dijalog Resource Information, a zatim njegovu karticu Costs. 2. Ako je početni datum troš ka isti kao početni datum projekta, nemojte upisivati niš ta. Ako nije,

upiš ite datum ili ga izaberite sa kalendara koji će se otvoriti kada pritisnete strelicu u polju. 3. Upiš ite standardnu jediničnu cenu (Standard Rate). Za radne resurse, Project podrazumeva $ na

sat ($45 00/h). Ako ž elite da to bude na godinu, upiš ite /y, odnosno /m na mesec ili /d na dan. Za materijalne resurse automatski se primenjuje podatak za Material Label, koji ste uneli u polje Material Label na kartici General. Na primer, ako upiš ete $3 a u polju Material Label stoji podatak "kutija, jedinična cena će biti $3 po kutiji ($3/kutija).

4. Za radne resurse upiš ite podatak za cenu prekovremenog rada (Overtime Rate), čak i ukoliko je ona ista kao za redovan rad (Standard Rate). Ako resurs radi prekovremeno, svi takvi sati biće plaćeni po ceni za prekovremeni sat.

5. Upiš ite eventualne dodatne troš kove koji se pojavljuju pri upotrebi resursa (Per Use Cost). Na primer, cena isporuke, transporta, priznata kilometraž a za konsultante, itd.

6. Ako Vam je poznato kada će nastupiti povećanje ili smanjenje cene, pređ ite u drugi red i upiš ite datum ili ga izaberite sa kalendara.

7. Upiš ite vrednost za Standard Rate ili procenat povećanja odnosno smanjenja cene iz prvog reda. Na primer, upiš ite +10% u ćeliju Standard Rate.

Slika 7.8 Unos podataka o cenama i troskovima resursa

8. Upiš ite nove vrednosti za Overtime Rate i Per Use Cost.

80


9. Ako ž elite da unesete drugu satnicu za isti resurs, otvorite karticu B i ponovite postupke 2 do 8. Ako je potrebno ponovite ih i za kartice C, D i E.

DEFINISANJE NAČ INA PRIRASTA TROŠ KOVA U VREMENU Način prirasta troš kova u funkciji vremena je način na koji će troš kovi biti plaćani kada projekt počne da se realizuje. Ovde postoje tri izbora: PRORATED je podrazumevani izbor koji znači prirast troš kova srazmerno upotrebi resursa. START ukoliko troš ak nekog resursa pada na početak njegove upotrebe. END koliko troš ak nekog resursa pada na kraj njegove upotrebe. Način prirasta troš kova ne mož ete vezati za pojedine satnice istog resursa, već morate da formirate poseban resurs ukoliko resursi unutar grupe imaju različite načine prirasta troš kova. 7.3 Raspoređ ivanje resursa na aktivnosti Raspoređ ivanje resursa u Projectu 2003 ynači mnogo viš e od pukog dodavanja aktivnosti listi zaposlenih. Raspoređ eni resursi, redosled i veze aktivnosti u projektu kombinuju se međ usobno i čine dinamički plan. Raspoređ ivanje povezuje aktivnost sa resursom koji je zaduž en za njeno izvrš avanje. Postoji viš e razloga zbog kojih raspoređ ujete resurse. Naveš ćemo nekoliko: • Uspostavljanje odgovornosti za aktivnost u projektu. • Izrada izveš taja za upravu projekta. • Mogućnost praćenja pojedinačnih i grupnih izvrš avanja aktivnosti. • Precizno sagledavanje radnih i rnaterijalnih resursa potrebnih za izvrš enje pojedinačnih

aktivnosti, faza projekta i projekta kao celine. • Praćenje troš kova projekta i upravljanje njima. Raspoređ ivanje resursa rada pomoću okvira za dijalog Assign Resources Da biste rasporedili resurse koristeci okvir za dijalog Assign Resources:

1. Otvorite prikaz Gantovog dijagrama (View→Gantt Chart). 2. Izaberite aktivnost(i) za koje ž elite da vrš ite rasporedivanje. 3. Pritisnite dugme Assign Resources na standardnoj paleti alatki. 4. Izaberite ime resursa, u okviru za dijalog Assign Resources. 5. Da biste resurs rasporedili sa delimičnim radnirn vremenom, u polje Units upiš ite procenat manji

od 6. 100% ili upotrebite strelice da odredite procenat. Da biste rasporedili viš e jedinica istog resursa,

upiš ite procenat (ili upotrebite strelice) veći od 100%, u polje Units. Da biste rasporedili odjednom viš e resursa, izaberite svaki resurs.

7. Pritisnite dugme Assign da biste izvrš ili raspoređ ivanje, PRIMER Raspoređ ivanje osoba koje se nalaze u elektronskom adresaru (Address Book) Ako se radnik nalazi u e-mail adresaru Vaš eg računara, a niste ga još uneli u tabelu resursa, mož ete da ga unesete direktno iz adresara. Izaberite aktivnost u Gantovom dijagramu a zatim otvorite okvir za dijalog Assign Resources. Pritisnite dugme Addresses, u okviru za dijalog, da biste otvorili Vaš adresar. Pronađ ite i izaberite osobu koju ž elite da rasporedite. Kada rasporedite grupnu listu, svi članovi grupe biće raspoređ eni na izabranu aktivnost. Raspoređ ivanje resursa pomoću formulara Task Kada koristite formular Task da biste unosili ili pregledali rasporede, obično podelite prozor programa i prikaž ete Gantov dijagram u jednom oknu, a formular Task u drugom.

81


Slika 7.9 U podeljenom prozoru prikaž ite formular Task i Graantov dijagram

Formular Task pruž a Vam obilje informacija o aktivnosti koju ste izabrali u Gantovom dijagramu, i predstavlja najpogodniji prikaz za menjanje tipa aktivnosti i opcije fiksne količine rada dok raspoređ ujete resurse na aktivnosti projekta. Mož ete da vidite predlož ene datume početka i završ etka, tip aktivnosti i stanje opcije fiksne količine rada, prethodnu aktivnost, vremenski razmak aktivnosti i resurse. Da biste prikazali Gantov dijagram i formular Task, uradite sledeće: 1. Izaberite View→Gantt Chart da biste otvorili prikaz Gantovog dijagrama. 2. Izaberite Window→Spfit Window 3. Aktivirajte donje okno i izaberite View→More Views da biste otvorili okvir za dijalog More Views. 4. Izaberite Task Form i pritisnite dugme OK. Da biste raspoređ ivali resurse koristeći formular Task: 1. U Gantovom dijagramu izaberite aktivnost(i) na koju ž elite da rasporedite resurse. 2. U formularu Task izaberite resurs sa padajuće liste u polju Resource Name. 3. U kolonama Units i Work unesite jedinice i rad koristeći se strelicama.

82


Slika 7.10 Raspoređ ivanje izvora pomoću formulara Task 4. Ponovite postupke broj 2 i 3 dok ne definiš ete sve resurse za aktivnost koju ste uzabrali. 5. Pritisnite dugme OK u formularu Task da biste sproveli rasporedivanje. Formular Task je najpogodniji kada raspoređ ujete viš e resursa na aktivnosti. U okviru za dijalog Assign Resources, ako promenite vrednost Units za jedan resurs, a zatim pređ ete na drugi resurs, Project će rasporediti prvi resurs i izračunaće rad ili trajanje za celu aktivnost na osnovu prvog resursa. U formularu Task, svi resursi će biti raspoređ eni istovremeno, tako da Project neće mimo Vaš e volje i pre vremena izračunavati rad ili trajanje. Da biste rasporedili materijalne resurse na aktivnosti koristeći Gantov dijagram, uradite sledeće: 1. Otvorite Gantov dijagram (View→Gantt Chart). 2. Izaberite aktivnost(i) za koje ž elite da vrš ite raspoređ ivanje. 3. Pritisnite dugme Assign Resources, na standardnoj paleti alatki, 4. Izaberite naziv materijalnog resursa, u okviru za dijalog Assign Resources. 5. Da biste rasporedili materijalne resurse sa fiksnom potroš njom, unesite broj jedinica resursa koji

će se utroš iti u izvrš enju aktivnosti. Da biste rasporedili materijalne resurse sa promenljivom potroš njom, unesite broj jedinica resursa po jedinici vremena.

6. Pritisnite dugme Assign da biste resurs rasporedili.

83


Slika 7.11 Raspoređ ivanje resursa pomoću Gantovog dijagrama

7.4 Pregled angažovanja resursa na projektu U Projectu 2003 postoje i formulari za resurse, tako da mož ete sagledati resurse i njihove aktivnosti. Formulari se koriste za pregled angaž ovanja sa tačke glediš ta osoba koje su na njih raspoređ ene ili da sagledate gde se sve materijali na projektu koriste. Formulare ne mož ete da š tampate. Koriš ćenje formulara Resource Name Formular Resource Name prikazuje ograničene informacije o aktivnosti koja je dodeljena resursu. Da biste otvorili formular Resource Name, izaberite View→More Views→Resource Name. Dvostrukim pritiskom tastera miš a izaberite aktivnost da biste otvorili formular Task Information. Pomoću dugmadi Next i Previous mož ete se kretati sa resursa na resurs.

Slika 7.12 Formular Resource Name prikazuje raspored za izabrani resurs

84


Koriš ćenje formulara Resource Formular Resource sadrž i polja sa podacima o resursu koje mož ete da menjate, uključujući redovnu i prekovremenu satnicu i cenu upotrebe. Dvostrukim pritiskom tastera miš a izaberite aktivnost da biste otvorili njen formular Task Information. Pomoću dugmadi Next i Previous mož ete se kretati sa resursa na resurs.

Slika 7.13 Formular Resource prikazuje podatke o resursu i njegovu raspodelu Koriš ćenje prikaza Resource Usage Prikaz Resource Usage omogućava Vam da sagledate planirane aktivnosti za svaki resurs. U ovom prikazu aktivnosti su grupisane po resursima, a resursi su poređ ani azbučnim redom. Aktivnosti na koje nisu raspoređ eni resursi, ako ih ima, poređ ane su na vrhu tabele. Pritisnite dugme Collapse ispred naziva resursa da biste sakrili listu aktivnosti na koje je raspoređ en taj resurs. Ako su detalji angaž ovanja sakriveni, pritisnite dugme Expand ispred naziva resursa da biste prikazali listu aktivnosti. Preopterećeni resursi i rasporedi koji preopterećenja prouzrokuju označeni su crvenom bojom.

85


Slika 7.14 U prikazu Resource Usage aktivnosti su grupisane po resursima Pomerite vertikalnu podeonu liniju da biste mogli videti kolonu Work, kao š to je prikazano na slici:

Slika 7.15 Ukupno radno vreme u kofoni Work je rad resursa. Ukupni sati rada razlož eni po vremenskim periodima prikazani su u istom redu tabele. Radni sati u pojedinim ćelijama tabele mogu se nazvati terminirani sati (slika 7.14). Rasporedi resursa navedeni su u vidu liste pod imenom resursa. Vkupno vreme angaž ovanja resursa na radu prikazuje se u koloni Work. Terminirani sati prikazuju se u pojedinim ćelijama tabele. Koriš ćenje š ablonskih rasporeda rada Nasuprot tipu aktivnosti, ne mož ete zadati raspored rada za ceo projekat. Svako angaž ovanje resursa uvek ima ravnomerni raspored rada sve dok ga sami ne izmenite. U Projectu 2003 postoji osam š ablona rasporeda rada: • RAVNOMERNI RASPORED RADA (podrazumevani). • OPTEREĆEN KRAJ (najintenzivniji rad je na kraju angaž ovanja). • OPTEREĆEN POČ ETAK (najintenzivniji rad je na početku angaž ovanja) • RASPORED SA DVOSTRUKIM VRHUNCEM (najintenzivniji rad grupisan je oko dva perioda). • RANI VRHUNAC (slično š ablonu sa opterećenim početkom, ali prvo nastupa period povećanja

intenziteta rada). • KASNI VRHUNAC (slično š ablonu sa opterećenim krajem, ali nakon najvećeg intenziteta rada

nastupa period opadanja)

86


• Š ABLON ZVONO (pojavljuje se jedan vrhunac intenziteta na sredini angaž ovanja). • Š ABLON KORNJAČ A (kao š ablon zvono, ali sa periodom povećanja odnosno smanjenja

intenziteta rada pre odnosno posle vrhunca). Da biste promenili liniju rada angaž mana nekog resursa u prikazima Task Usage ili Resource Usage, izaberite angaž man dvostrukim pritiskom tastera miš a da biste otvorili okvir za dijalog Assignment Information i sa padajuće liste Work Contour izaberite š ablon linije rada po ž elji:

Slika 7.16 Menjanje linije angaž mana

Linija rada interaktivno reaguje sa parametrima aktivnosti i resursa uvek kad vrš ite izmene u angaž manu resursa u projektu. Oblik linije rada ostaje oćuvan kao karakteristika angaž mana ako aktivnost pomerate ifi se vremenski plan projekta menja. U prikazima Task Usage ili Resource Usage mož ete da dodate kolonu Work Contour (linija rada), tako da u samom prikazu rnoiete da menjate liniju rada. Kada u angaž manu nekog resursa definiš ete liniju rada, Project će je primeniti i preračunati rad, trajanje ili jedinice š to zavisi od tipa aktivnosti. Pre nego š to razmotrimo uticaj tipa aktivnosti na linju rada, sagledaćemo svaku od osam š ablonskih linija rada na primeru njihove primene na 40-satni angaž man resursa na aktivnost podrazumevanog tipa (sa fiksnim jedinicama).

7.5 Sagledavanje prekoračenja raspoloživih resursa

Resurs smatramo preopterećenim kada zbir njegovih terminiranih radova, posmatran u nekom periodu vremena, prelazi maksimalni broj jedinica resursa. Ako preopterećenje ne korigujete, predstavljaće ozbiljnu pretnju uspehu projekta. Po pravilu, resurs ne mož e raditi osam sati na jednoj aktivnosti, a odmah zatim još osam sati na drugoj. Kad u projektu pronađ e nenamerne slučajeve preopterećenja, direktor projekta mora da podesi vremenski plan projekta ili da izmeni angaž mane resursa. Lociranje preopterećenja Kad dođ e do preopterećenja, postoji nekoliko načina da ga locirate vremenski i da otkrijete koja aktivnost ili aktivnosti ga prouzrokuju. Izveš taj o preopterećenim resursima (Overallocated Resources) pravi listu svih preopterećenih resursa i angaž mana koji doprinose preopterećenju. Da biste š tampali taj izveš taj, uradite sledeće:

87


1. l. Izaberite View→Reports da biste otvorili okvir za dijalog Reports. 2. Izaberite Custom da bi se otvorio okvir za dijalog Custom Reports. 3. Sa liste Reports izaberite Overallocated Resources, a zatim pritisnite dugme print ili 4. Print Preview.

Slika 7.17 Preopterećeni resursi su prikazani crvenom bojom dabi bili uočljivi

Slika 7.18 Izveš taj o preopterećenim resursima prikazuje resurse i njihova angaž ovanja

88


Ne postoji prikaz koji bi identifikovao angaž ovanja u kojima dolazi do preopterećenja, tako da problem preopterećenja morate da istraž ujete sa glediš ta resursa. Prikaz Resource Graph (View→Resource Graph), u kome mož ete da vidite terminirane sate angaž mana izabranog resursa, otkriva kada dolazi do preopterećenja. Na donjoj slici prikazan je dijagram resursa (Resource Graph) za jedan preopterećeni resurs – Branislav Tiš ma.

Slika 7.19 Dijagram resursa prikazuje podatke o jednom resursu Mož e se desiti da Vam treba puno vremena pomerajući se kroz sadrž aj dijagrama resursa. Da biste grafikon učinili pogodnijim, izaberite vremensku skalu pritiskom desnog tastera miš a i sa pomoćnog menija izaberite Zoom

Slika 7.20 Zumiranje vremenske skale

89


Odaberite opciju Entire Project (ceo projekat) da biste umanjili prikaz dijagrama

Slika 7.21 Za prikaz celog projekta (ukoliko je to moguće) izaberite Entire project Dijagram resursa pokazuje vrhunska opterećenja u radnim satima u svakom vremenskom segmentu, a preopterećeni sati su prikazani u crvenoj boji. Da biste videli aktivnosti vezane za taj resurs, podelite prozor (Window→Split) i otvorite formular Resource ili formular Resource Name (View→More Views→Resource Name Form). Formular Resource i dijagram resursa prikazani su na donjoj slici. Formular Resource pokazuje maksimalnu raspolož ivost resursa, koja mož e i biti uzrok problema. Resurs je raspoređ en sa 100% š to prouzrokuje preopterećenje jer je maksimalna raspolož ivost resursa 50%. Pregled mogućih reš enja problema preopterećenja Kombinacija dijagrama resursa sa formularom Resource donosi Vam mnoš tvo reš enja za preopterećenje. Da biste mogli da koristite ostale grafičke informacije, otvorite pomoćni meni tako š to ćete pritisnuti desni taster miš a dok je pokazivač unutar dijagrama:

Slika 7.22 Izbor reš enja preopterećenja resursa

90


Slika 7.23 Kombinuje dijagram resursa sa formularom Resource da biste sagledali angaž ovanja i podatke o resursima sa vremenskim planom resursa

Izaberite Overallocation da biste videli preopterećenje iskazano u satima, a zatim probajte i druge opcije iz ovog menija. Jedan od načina da reš ite preopterećenje je da pomerate angaž ovanje u vremenu do onog momenta kada resurs bude raspolož iv. Drugi način da problem preopterećenja razreš ite je da rasporedite dodatne ili drugačije resurse. Sa prikazanim grafikonom Remaining Availability, izaberite Group sa padajuće liste polja Filter, na paleti alatki za formatiranje, da biste otvorili okvir za dijalog Group.

Slika 7.24 Preraspodela resursa

91


Unesite grupu u kojoj ž elite da potraž ite raspolož ivi resurs:

Slika 7.25 Kako da sagledate aktivnosti sa preopterećenjima Resursi mogu postati preopterećeni, ali su moguća reš enja ograničena osobinama aktivnosti koja je deo preopterećenja. Resurse ćete najlakš e rasporediti na aktivnosti koristeci neki prikaz aktivnosti, na primer Gantov dijagram. Da biste sagledali preopterećene aktivnosti, otvorite neki prikaz aktivnosti (mi ćemo koristiti Gantov dijagram) i prikaž ite paletu alatki Resource Management (View→Toolbars→Resource Management).

Slika 7.26 Izbor prikaza palete alatki Resource Management

Na paleti alatki će se pojaviti sledeći dugmići: Pritisnite dugme Go To Next Overallocation da biste preš li na sledeću aktivnost na koju je raspoređ en preopterećeni resurs. Upotrebite dugme Resource Allocation View da biste otvorili kombinovani prikaz sa tabelom Resource Usage i Gantovim dijagramom za nivelisanje (Leveling Gantt), prikaz Task Entry sadrž i Gantov dijagram i formular Task sa angaž manima resursa. Bilo koji prikaz da koristite, otvorite okvir za dijalog Assign Resources u kome mož ete da dodajete ili uklanjate resurse.

92


7.6 Nivelisanje resursa tipa radne snage i proračun materijala Opcija nivelisanja resursa u Projectu 2003 reš ava slučajeve preopterećenja tako š to primenjuje odlaganje ili podelu aktivnosti. Nivelisanje mož ete da primenite na određ eni vremenski period ili na ceo projekt. Project uzima u obzir viš e faktora da bi izabrao aktivnosti koje će da odlož i ili podeli: • Raspolož ivo slobodno vreme • Prioritet aktivnosti, njene zavisnosti i ograničenja • Redni broj aktivnosti • Datumi u vremenskom planu Pre nego š to pristupite nivelisanju projekta, treba da proverite da li su navedeni parametri već definisani, naročito za kritične aktivnosti. Pre nego š to počnete da niveliš ete, napravite rezervnu kopiju datoteke projekta. Koriš ćenje opcije nivelisanja u Projectu Izaberite bilo koju aktivnost. Izaberite Tools→Level Resources da biste otvorili okvir za dijalog Level Resources. Parametri iz ovog okvira za dijalog određ uju kada će i kako Project 2003 da niveliš e resurse.

Slika 7.27 U okviru za dijalog Resource Leveling mož ete da podesite parametre nivelisanja preopterećenih resursa

Automatsko ili ručno nivelisanje Ako je potvrđ ena opcija Automatic Leveling Calculation, Project će vrš iti podeš avanja aktivnosti odmah nakon š to prouzrokujete pojavu preopterećenja, time š to ste izmenili aktivnost ili rasporedili resurs. Posle svakog unosa Project proverava da li je nastalo preopterećenje, tako da kod velikih

93


projekata automatsko nivelisanje mož e da uspori rad kada raspoređ ujete resurse ili vrš ite izmene u vremenskom planu. Takođ e, imajte na umu da Project niveliš e tako š to aktivnosti odlaž e ili ih deli, pa ukoliko Vas datum završ etka projekta zaista obavezuje, nemojte se odlučiti na opciju automatskog nivelisanja.

Slika 7.28 Izbor tipa nivelisanja Ako izaberete podrazumevanu opciju, ručno nivelisanje, imaćete kontrolu nad tim kad će Project da niveliš e resurse. Ako koristite opciju Manual, treba da otvorite okvir za dijalog Resource Leveling i da pritisnite dugme Level Now da biste pristupili nivelisanju. Sa padajuće liste Look for Overallocations izaberite vremenski period na bazi koga ćete traž iti preopterećenja. Project ignoriš e preopterećenja koja su manjeg trajanja od perioda koji ste izabrali. Ako ste, na primer, izabrali da proveravate preopterećenja na nedeljnoj bazi (Week by Week), radnik mož e biti planiran da radi 2 dana uzastopce po 16 radnih sati i da bude i dalje ispod granice od 40 sati nedeljno. Ako proveravate preopterećenja na dnevnoj bazi, pokazaće se da je radnik oba dana preopterećen, tako da će aktivnosti u tim danima pretrpeti promene tokom nivelisanja. Prilikom traganja za preopterećenjima mož ete da birate jedan od pet vremenskih intervala: • Na bazi minuta (Minute by Minute) će biti nivelisani resursi koji su preopterećeni minut radnog

vremena ili viš e. • Na bazi sata (Hour by Hour) će biti nivelisani resursi koji su preopterećeni sat radnog vremena ili

viš e. • Na bazi dana (Day by Day) će biti nivelisani resursi koji su preopterećeni jedan dan ili viš e, • Na bazi meseca (Month by Month) će biti nivelisani resursi koji su preopterećeni mesec dana ili

viš e. Ako koristite opciju Automatic Leveling, uklonite potvrdu ispred opcije Clear Leveling Values Before Leveling (ona je podrazumevano potvrdena). Ukoliko ova opcija ostane potvrđ ena, Project će, pre nego š to pristupi nivelisanju, poniš titi odlaganja aktivnosti koja su nastala prilikom ranijih nivelisanja, kao i odlaganja koja ste uneli ručno. Ručno nivelisanje resursa Da biste izvrš ili nivelisanje ne morate se osloniti na postupak koji vrš i sam Project. Mož da ćete hteti da niveliš ete jedno po jedno preopterećenje nekih resursa. Mož ete da odlož ite aktivnost ili angaž man. Kad odlož ite aktivnost, datum početka aktivnosti se pomera. Primenite odlaganje angaž mana kada ž elite da odlož ite jedan ili viš e resursa, ali ne sve resurse koji su raspoređ eni na tu aktivnost, ili kada ž elite da primenite različita odlaganja za svaki resurs. Da biste definisali odlaganja u svrhu nivelisanja, koristite formular Resource Allocation sa izvesnim dodacima. Prikaz Detail Gantt sadrž i tabelu odlaganja, a u tabeli Resource Usage nalazi se kolona Assignment Delay. Odlaganja angaž mana definisaćete u gornjem oknu, a odlaganja aktivnosti u tabeli u donjem oknu.

94


Slika 7.29 Da biste ručnim načinom uneli odlaganja, koristite prikaz Detail Gantt i formular Resource

Usage Da biste otvorili prikaz Resource Allocation u kome su vidljive kolone sa odlaganjima angaž mana i odlaganjima aktivnosti, uradite sledeće: 1. Izaberite View→More Views→Resource Allocation. 2. Aktivirajte Gantov dijagram u donjem delu prozora. 3. Izaberite View→Table→More Tables da biste otvorili okvir za dijalog More Tables.

Slika 7.30

4. Izaberite Delay. 5. Pritisnite dugme Apply. 6. U tabeli Resource Usage, u gornjem delu prozora, pritiskom na desni taster miš a izaberite

zaglavlje kolone Work.

95


7. Sa pomoćnog menija izaberite Insert Column. 8. U okviru za dijalog Column Definition izaberite kolonu Assignment. 9. Pritisnite dugme OK. Odlaganjem aktivnosti odlaž ete sve angaž mane resursa vezane za tu aktivnost. Pritiskom na dugme Clear Leveling u okviru za dijalog Resource Leveling, poniš tićete odlaganja aktivnosti. Da biste odlož ili neku aktivnost, uradite sledeće. 1. U gomjem delu prozora, izaberite neki angaž man za aktivnost koju ž elite da odlož ite. 2. U donjem delu prozora, u koloni Leveling Delay, unesite trajanje odlaganja. Odlaganje angaž mana predstavlja onu količinu vremena koja protekne od početka izvrš avanja aktivnosti do početka rada resursa. Odlaganje resursa ne mož ete da poniš tite koristeći okvir za dijalog Level Resource. Da biste odlož ili neki angaž man, uradite sledeće. 1. U tabeli Resource Usage izaberite angaž man koji ž elite da odlož ite. 2. U kolonu Assignment Delay unesite trajanje odlaganja.

96


GLAVA 8

Memorisanje i ažuriranje prvobitnog baznog plana projekta

8.1 Pregled prvog baznog plana Kada snimite projekat sa prvobitnim planom, mož ete da pregledate podatke iz prvobitnog plana tako š to ćete otvoriti prikaz Gantovog dijagrama za praćenje sa prvobitnim planom na sledeći način: 1. View→Tracking Gantt 2. View→Tables→More Tables→Baseline Gantov dijagram je prikazan na sledećoj slici. U Gantovom dijagramu za praćenje, trake sive boje predstavljaju prvobitni plan. Trake crvene boje prikazuju kritične aktivnosti, a trake plave boje prikazuju nekritične aktivnosti. Tabela podataka prvobitnog plana sadrž i kolone sledećih naziva: prvobitno trajanje (Baseline Duration), prvobitni početni datum (Baseline Start), prvobitni datum završ etka (Baseline Finish), prvobitna količina rada (Baseline Work) i prvobitni troš kovi (Saseline Costs). Otvorite tabelu odstupanja (View→Table→Variance) da biste videli koliko trenutno stanje Vaš eg projekta odstupa od snimljenog prvobitnog plana. Ako ste prvobitni plan upravo snimili, mož da nećete primetiti nikakva odstupanja.


1. Kako da pregledate prvi bazni plan 2. Kako se menja prvi bazni plan 3. Kako se briš e prvi bazni plan

97


Slika 8.1 U prikazu Tracking Gantt sa prvobitnim planom mož ete da vidite grafički predstavljene tekuće podatke i podatke iz prvobitnog plana u Gantovom dijagramu, a podatke iz prvobitnog plana u

tabeli

8.2 Menjanje prvog baznog plana Poš to ste snimili prvobitni plan projekta, mož da ćete morati da až urirate neke podatke koji su obuhvaćeni prvobitnim planom. Na primer, nakon snimanja prvobitnog plana pronaš li ste da jednu grupu aktivnosti, koju ste planirali da izvrš e podizvođ ači, mož ete izvrš iti sopstvenim snagama. Da biste ovu izmenu uneli u projekat, morate da dodate neke podaktivnosti, prilagodite fiksne troš kove i dodate resurse. Da ove izmene ne bi bile tumačene kao odstupanje od plana, pož elećete da ih obuhvatite prvobitnim planom. Kad navedene izmene unesete u projekat, postupite na sledeći način da biste izmene sproveli i u prvobitnom planu: 1. U tabeli za unos podataka u prikazu Gantovog dijagrama izaberite aktivnosti koje su menjane ili

dodavane. 2. Izaberite Tools→Tracking, a zatim izaberite Save Baseline. 3. U okviru za dijalog Save Baseline izaberite opciju Selected Tasks. 4. Pritisnite dugme OK. Ukoliko zaključite da su naknadne izmene toliko velike da utiču na celokupni prvobitni plan, u okviru za dijalog Save Baseline izaberite opciju Entire Project. Time ćete sve postojeće podatke u snimljenom prvobitnom planu projekta zameniti novim

98


Slika 8.2 Snimanje prvog baznog plana

8.3 Brisanje prvog baznog plana Da biste snimili kopiju finalnog plana projekta bez prvobitnog plana, ili da poniš tite operaciju snimanja prvobitnog plana, mož ete da izbriš ete prvobitni plan iz datoteke projekta ili samo iz izabranih aktivnosti. Da biste izbrisali prvobitni plan, izaberite Tools→ Tracking→Clear Baseline. Pritisnite dugme OK da biste izbrisali prvobitni plan za celi projekat. Ako ž elite da izbriš ete prvobitni plan samo za neke aktivnosti, izaberite te aktivnosti, izaberite Tools→Tracking→Clear Baseline i u okviru za dijalog Clear Baseline izaberite opciju Selected Tasks.

Slika 8.3 Izbriš ite podatke prvobitnog plana samo za izabrane aktivnosti na taj način š to ćete izabrati

opciju Selected Tasks, pre nego š to pritisnete dugme OK

99


GLAVA 9

Izveš tavanje o elementima plana projekta

Kada završ ite sa unosom zaataka, dodeljivanjem sredstava, uspostavljanjem rokova i unosom periodičnih podataka o progresu projekta, videćete da čak i najmanji projekat mož e proizvesti gomilu informacija. Pronalaž enje načina da se pregledaju podaci koji su u tom trenutku veoma bitni, ignoriš ući delove koji Vam nisu neophodni je od esencijalne važ nosti. Ako paleta sa pogledima nije uključena, do nje mož ete doći klikom na View→View Bar

Slika 9.1 Uključivanje palete sa pogledima


1. Izaberete prikaze 2. Koristite grupu obrazaca Reports 3. Analizirate tabelu izvezenu u Excel

100


9.1 Postojeći pogledi na elemente projekta Kalendarski prikaz

Kalendarski prikaz predstavlja jedan element kategorije prikaza zadataka. Fokusira se na datume zadataka i krajnje rokove. Pritisnite taster Calendar, koji se nalazi na paleti View, kako biste videli zadatke prikazane u obliku horizontalnih traka (koje grafički prikazuju određ enu aktivnost koje obuhvataju dane na koje su zadaci raspoređ eni.

Slika 9.2 Prikaz kalendara

Ostali prikazi zadataka Prikazi zadataka imaju jednu zajedničku osobinu: mož ete ih koristiti da biste otvorili datoteke u kojima se nalaze zadaci projekta. Neki od prikaza zadataka pruž aju različite nivoe detalja prilikom unosa zadataka. Na primer, mož ete izraditi potpuno jednostavan projekat u kalendarskom prikazu tako š to ćete uneti podatke o svakom zadatku i njegovom vremenskom trajanju. U svim prikazima zadataka, mož ete pristupiti prijavnom obrascu za redigovanje označenog zadatka, tako š to ćete pritisnuti opcije Wiodows→Split. Prijavni obrazac će se pojaviti u donjem delu prozora. Povucite horizontalnu pregradu kako biste smanjili ili povećali prijavni obrazac.

101


Prikaz Gantt grafikona

Prikaz Gantt grafikona je standardizovani prikaz koji vidite kada otvorite Project 2003. U ovom prikazu, mož ete koristiti informacije zadataka kako u tekstualnom tako i u grafičkom formatu. Leva strana prozora prikazuje polja Projecta 2003 za unos i modifikaciju naziva zadataka, vremensko trajanje, početni i završ ni datumi, itd. Desna strana prozora grafički prikazuje svaki zadatak, njegovo vremensko trajanje i sekvence koje se odnose na druge zadatke.

Slika 9.3 Prikaz Gantovog grafikona Da biste prikazali viš e polja u listi zadataka, povucite pregradu prozora na desno, čime ćete smanjiti veličinu prozora Gantt-ovog grafikona. Povlačenjem pregrade prozora u suprotnom smeru proš irićete grafički deo prozora. PRIKAZ NETWORK DIJAGRAMA (mrež nog grafikona)

Prikaz Network Diagrama (raniji naziv PERT grafikon) predstavlja aktivnosti u obliku dijagrama toka procesa. Određ eni zadaci su vertikalno poređ ani kako bi se prikazao kratak pregled hijerarhije zadataka, dok su neki postavljeni horizontalno da bi se prikazao odnos izmeđ u postojećih zadataka. Prema standardnim podeš avanjima, zadaci u progresu su prikazani sa jednom dijagonalnom linijom, a zaključeni zadaci sa ukrš tenim dijagonalnim linijama. U prikazu Network

102


Diagrama mož ete pristupiti zadacima, redigovati ih i proučavati njihov medusobni odnos. Koristite ovaj prikaz kada se fokusirate na male grupe zadataka, njihova podeš avanja i međ usobne odnose.

Slika 9.4 Prikaz Network Dijagrama

Prikazi resursa Prikazi resursa su povezani sa dodelom i praćenjem koriš ćenja ljudskih resursa, materijala i opreme koja se koristi u projektu. Ako ž elite da vidite podatke o resursima, izaberite opcije Resource Graph, Resource Sheet ili Resource Usage i videćete da će se podaci rotirati na različite načine, u zavisnosti od prikaza koji ste odabrali. Resursni grafikon

Da biste grafički prikazali rad, dodelu zadataka i informacije o finansijskim izdacima određ enog resursa, pritisnite taster Resource Graph na paleti View. Kao i kod prikaza Network dijagrama, i u ovom grafikonu postoji velika mogućnost da ćete izgubiti orijentaciju. Veliku olakš icu pri pregledanju zadataka, dodeljenih nekom od osoblja, Vam mož e predstavljati i poznavanje određ enog datuma. Ako se u vremenskoj tabeli projekta spustite do vremenskog perioda gde odabrani resurs nema dodeljenih zadataka, nećete videti niš ta od potrebmh informacija u prozoru vremenske tabele.

103


Slika 9.5 Prikaz Resource Graph

Resursni radni list

Prikaz resursnog radnog lista Vam pruž a mogućnost da pregledate rezime informacija o resursima u formatu tabličnih proračuna, U ovom prikazu mož ete unositi i recenzirati inforrnacije o resursima, kao š to su imena, dodeljene grupe, redovan i prekovremen iznos, itd.

104


Slika 9.6 Resursni radni list Upotreba resursa

Prikaz upotrebe resursa grupiš e aktivnosti prema resursima i prikazuje količinu aktivnosti, dodelu zadataka i raspolož ivost aktivnosti za svaki resurs.

105


Slika 9.7 Prikaz Resource Usage Pregledanje zadataka pomoću tabela Tabele Vam nude mogućnost brzog unosa viš e polja podataka (u formatu tabličnih proračuna) u trenutno izabrano okno bilo kog prikaza. Ako ž elite da zamenite postojeću tabelu sa drugom pritisnite komande View →Current Table i izaberite ž eljenu tabelu sa liste, ili pritisnite opciju More Tables kako biste otvorili okvir za dijalog More Tables.

Slika 9.8 Odaberite jednu od velikog broja tabela

106


9.2 Grupa obrazaca Reports Postoji beskonačan broj opcija za izveš tavanje u Projectu 2003. U slučaju da u Projectu ne postoji odgovarajući prikaz (š to je retkost), mož ete izraditi izveš taj prema sopstvenim potrebama, koristeći razna polja i načine formatiranja po Vaš em izboru. Project je kategorizovao ubačene izveš taje, kako biste lakš e pronaš li ž eljeni izveš taj. Pritisnite opciju View→Reports, da biste otvorili Reports okvir za dijalog. Sve kategorije izveš taja će biti prikazane u pomenutom okviru za dijalog.

Slika 9.9 Dijalog Reports Pregled izveš taja

Ova vrsta izveš taja pruž a: pregled aspekta određ enog projekta u određ enom vremenu. Pritisnite taster Overview u Report okviru za dijalog, a zatim opciju Select kako biste videli pregled izveš taja. Izaberite ž eljeni izveš taj (uvek ga mož ete prilagoditi), Pritisnite taster Select kako biste prikazali ponovni pregled izveš taja. U tabeli je dat kratak opis pregleda izveš taja. Naziv izveš taja

Opis

Project Summary

Upoređ uje datume, vremensko trajanje, ukupne troš kove i stanje zadataka sa prvom aproksirnacijom projekta.

Top Level Tasks

ID, naziv, vremensko trajanje, početni i završ ni datumi za zadatke na najviš em nivou i za zbirne zadatke, prikazani kao kratak pregled.

CriticaI Tasks

Početni i završ ni datumi za sve kritične zadatke, uključujući i prethodnike i naslednike za svaki zadatak.

Milestones

Zadaci od posebnog značaja sartirani u uzlaznom redosledu prema početnim daturnima. (Naravno, mož ete promeniti redosled sortiranja i druga podeš avanja, ako ž elite.)

Working days

Prikazuje osnovni kalendar u tabličnom formatu, tako š to su dani u sedmici prikazani u jednoj koloni, a radni sati za svaki dan u drugoj koloni. Takode su prikazani i izuzeci za osnovni calendar.

107


Izveš taji o tekućim aktivnostima

Izveš taji o tekućim aktivnostima su usmereni na zadatke, ali postoji mogućnost dodavanja informacija, prilagođ avanjem izveš taja sopstvenim potrebama. Pritisnite taster Current Activities koji se nalazi u Reports okviru za dijalog, a zatim pritisnite Opciju Select. Videćete š est izveš taja prikazanih u tabeli: Naziv izveš taja

Opis

Unstarted Tasks

Zadaci koji još nisu započeti; nalaze se na listi zajedno sa svojim neposrednim prethodnicima i srodnim poljima,

Tasks Starting Soon

Zadaci za koje je planirano da počnu ili budu završ eni posle datuma koji ste odredili.

Tasks In Progress

Zadaci koji su započeti, i prikaz resursnih inforrnacija koji su vezani za zadatke,

Completed Tasks

Ovaj izveš taj prikazuje zadatke koji su završ eni u okviru odredenog vremenskog perioda. Izveš taj je sortiran po mesecima i onda po ID zadatka.

Should Nave Started Tasks

Kada izaberete podatke, Project će izbaciti listu zadataka koji su trebali da počnu, a iz određ enih razloga nisu.

Slipping tasks

Prikazuje zadatke koji su ponovno raspoređ eni mimo početnog datuma prve aproksimacije.

Na slici 9.10 je prikazan pregled izveš taja Tasks Starting Soon za projekat.

Slika 9.10 Izveš taj o predstojećim aktivnostima

108


Da biste napravili Tasks Starting Soon izveš taj, Project će zahtevati da unesete dva parametra za datum. Naime, Projectu je potrebna tačna definicija izraza "soon” (uskoro). Većina izveš taja zahteva parametre. Morate da definiš ete datumski opseg, izaberete resurs, opseg troš kova, itd. Kada izaberete izveš taj koji zahteva jedan ili viš e parametara, prikazaće Vam se okvir za dijalog.

Slika 9.11Unesite ž eljeni datum

Izveš taji o troš kovima

Izveš taji o troš kovima Vam omogućuju da bilo kakva neslaganja reš ite pre nega š to prekoračite budž et određ en za projekat. Sledeća tabela sadrž i detaljan opis izrađ enih izveš taja o troš kovima. Naziv izveš taja

Opis

Cash Flow

Prikazuje sedmične troš kove za svaki zadatak. Mož ete ga prilagoditi da prikazuje različite jedinice vremena.

Budget

Prikazuje stvarne troš kove protiv budž etiranih troš kova po zadatku. Sadž i polje predviđ ene varijacije.

Overbudget Tasks

Zadaci sa stvarnim troš kovima koji prelaze troš kove navedene u prvobitnoj aproksimaciji.

Overbudget Resources

Resursi sa stvarnim troš kovima koji prelaze troš kove iz prvobitne aproksimacije.

Earned Values

BCWP (Budget Cost Of Work Performed), (planirani troš kovi izvrš enog rada planirani budž etom). Ovaj izveš taj prikazuje koliko je trebalo da bude potroš eno iz budž eta na tekući datum, na osnovu ukupnog rada i troš kova za resurse.

Izveš taj o angaž manima (raspodeli zadataka)

Glavno intersovanje grupe Assignrnent izveš taja je izveš tavanje o resursima, Mož ete š tampati liste zadataka za ceolokupan tim i istovremeno ih pregledati. Ili, mož ete izabrati resurs i odš tampati listu njegovih zadataka (sa obelež enim kompletiranim zadacima). Kada pritisnete taster Assignment Reports koji se nalazi u Reports okviru za dijaog, videćete četiri ponuđ ene mogućnosti, koje smo rezimirali u sledećoj tabeli.

109


Naziv izveš taja

Opis

Who Does What

Napravi pregled svakog resursa i dodeljenih zadataka za taj resurs. Pregled sadrž i i radne jedinice, početne i završ ne daturne i polje za zakaš njenja kako bi resursi znali da (i će njihov rad na zadatku početi na vreme.

Who Does What When

Resursi i dodeljeni zadaci sa kalendarom koji prikazuje dnevne aktivnosti dodeljene za svaki zadatak. Ovo je veliki izveš taj zato š to svaki radni dan u projektu ima zasebnu kolonu.

To-Do List

Izaberete resurs kojt Vas zanima, i Project će Vam izbaciti pregled zadataka za ž eljeni resurs, zajedno sa početnim i završ nim datumima, vremenskim trajanjem, prethodnim zadacirna, i druge dodeljene resurse. Ako je zadatak kompletiran, u pregledu će biti posebno obelež en.

Overallocated Resources

Pregled svih preopterećenih resursa sa dodeljenim zadacima, uključujući i početne i završ ne datume, vremensko trajanje i period odlaganja.

Izveš taji o radnoj normi

Postoje dve vrste izveš taja o radnoj normi. Oba Vam pruž aju informacije o zadacima i njihovim resursima. Task Usage Report (izveš taj o upotrebi zadataka) Vam daje pregled zadataka koji su raspoređ eni u prvoj koloni. U ostalim kolonama se nalaze datumi (koji predstavljaju sedmični priraš taj), sa raspoređ enim radnim aktivnostima koji su prikazani za svaki zadatak i resurs. Izveš taj Resource Usage (upotreba resursa) je po formi veoma sličan izveš taju Who Does What When (koji predstavlja Assignment izveš taj), Resource Usage izveš taj prikazuje dodeljene zadatke prema sedmicama, a ne prema danima. Druge vrste izveš taja

Ako izaberete opciju Custom Report, iz Reports okvira za dijalog, otvoriće se još jedan okvir za dijalog, pod imenom Custom Reports, u kome ćete naći listu izveš taja koji su dostupni za prilagođ avanje. Nekoliko pomenutih izveš taja su različiti od gore opisanih kategorija izveš taja. U tabeli je dat kratak pregled i opis dodatnih izveš taja, koji će Vam biti od koristi. Naziv izveš taja

Opis

Base Calendar Report

Isti je kao izveš taj Working Days koji se nalazi u Overview odeljku.

Task

Pregled zadataka, početnih i završ nih datuma, prethodnika i dodeljenih resursa, Sličan izveš taju To Do list, ali Vas ne obaveš tava o specifičnim resursima.

110


Crosstab

Veoma sličan izveš taju Task Usage, sa razlikom š to se troš kovi prikazuju u obliku dnevnih povećanja. (U Task Usage izveš taju, radne aktivnosti su prikazane u obliku sedmičnih povećanja.)

9.3. Analyze Time Data in Excel Č arobnjak Analyze Timescaled Data izvozi podatke o ceni u Excel, kako biste rnogli da analizirate troš kove i varijacije troš kova (uključujući i PERT varijacije) po danima, mesecima ili drugom obliku vremenskih perioda. Č arobnjak Analyze Timescaled Data se aktivira iz Analysis palete sa alatkama (izaberite View→Toolbars→Analysis opciju sa menija ili pritisnite desni taster miš a dok se pokazivač nalazi na bilo kojoj paleti sa alatkama i izaberite opciju Analysis). Mož ete da izvrš ite izvoz komletnog projekta ili samo odabranih radnih aktivnosti. Da biste izvrš ili izvoz podataka uz pomoć Č arobnjaka, pratite sledeća uputstva. 1. Prebacite se na prikaz Ganttovog dijagrama i aktivirajte Analysis paletu sa alatkama

(View→Toolbars→Analysis). 2. Izaberite aktivnost za koju ž elite da izvezete informacije o troš kovima. 3. Pritisnite taster Analysis Timescaled Data in Excel, koji se nalazi na paleti sa alatkama, kako

biste aktivirali Č arobnjaka, 4. U prvom koraku Č arobnjaka, izaberite opciju Entire Project ili Selected Data, u zavisnosti od toga

da li ž elite da izvezete kompletan projekat ili samo određ ene podatke. Pritisnite komandu Next. 5. U drugom koraku Č arobnjaka, upotrebite Add i Remove tastere, kako biste sastavili listu polja za

izvoz. U Excelu, polja će se pojaviti u redosledu u kome se nalaze na listi Field to Export. Proverite da li se polja nalaze u ž eljenom redosledu pre nego š to pritisnete opciju Next, zato š to je veoma teš ko preurediti polja u Excelu.

6. U trećem koraku Č arobnjaka, unesite početne i završ ne datume za izvoz podataka.

Slika 9.12 Analysis Timescaled Data Wizard

111


Slika 9.13 Sastavljanje liste polja za izvoz

Slika 9.14 Unesite raspon datuma 7. Izaberite jedinicu vremena sa Units padajuće liste. 8. U četvrtom koraku, naznačite da li ž elite da Excel napravi grafikon izvezenih podataka, a zatim,

pritisnite komandu Next.

112


Slika 9.15 Poslednji korak pri izvozu podataka u Excel 9. U završ nom koraku, pritisnite taster Export data, kako biste aktivirali Excel i započeli proces

izvoza podataka. Izvezeni podaci sadrž e pregled svih aktivnosti, za kojima slede vremenski određ eni podaci za polja koja ste izabrali u čarobnjaku. Poslednji redovi tabelarnog proračuna sadrž e sumu za svako polje.

Slika 9.16 Izvezena Excel tabela

113


Slika 9.17 Excel grafikon Da biste, na primer, odredili varijaciju ukupnog troš ka za označene aktivnosti, saberite sume u prvoj slobodnoj koloni u Excel tabelarnom proračunu.

114


GLAVA 10

Import i export podataka elemenata plana projekta

Uz pomoć funkcije uvoza, mož ete prebacivati podatke iz druge aplikacije u Project, dok opcija izvoza memoriš e podatke, kako bi podaci mogli da se koriste i u nekoj drugoj aplikaciji. Ako uvozite podatke u postojeću datoteku, bilo bi pož eljno napraviti kopiju datoteke. Ako, kojim slučajem, nepravilno uvezete podatak, mož ete odbaciti projektnu datoteku i iskoristiti kopiju. Upotreba alatki za uvoz Uvezeni podaci mogu da aktiviraju Vaš e projektne datoteke. Na primer, mož ete da uvezete resursne liste obezbeđ ene od strane Vaš eg odeljenja za ljudske resurse i listu zadataka od vođ e radne grupe, pre nego da ručno unosite informacije u Project 2003. Kada uvozite podatke, koristite mapu uvoza podataka, kako biste prilagodili polja u datoteci koju ste uvezli sa ogovarajućim poljima u Vaš oj projektnoj datoteci. Uvoz datoteke predstavlja trostepeni proces: 1. Izaberite podatke koje ž elite da uvezete. 2. Odredite š ablon po kome ćete vrš iti preslikavanje podataka u odnosu na projektne datoteke

podataka. 3. Uvezite podatke. Da biste uvezli podatak u Project iz spoljaš neg izvora, morate poznavati polja u Vaš oj ulazoj datoteci, i tabele i polja koje će Project až urirati, tako da biste pravilno raspodelili podatke. Ako su podaci prvobitno bili izvezeni iz Projecta na analizu i obradu, mož da ćete moći da koristite istu mapu podataka koju ste koristili u prvobitnom izvozu ili ćete je neznatno modifikovati. Ako je izvorni podatak stvoren van Projecta ili je značajno modifikovan, neophodno je napraviti novu mapu uvoza podataka. Vaš i uvezeni podaci se mogu iskoristiti za izradu novog projekta ili spojiti u postojeći.


1. Kako da koristite alatke za uvoz 2. Kako da koristite alatke za izvoz

115


Odabir datoteke sa uvoznim podacima Kada uvozite podatke, prvo ćete otvoriti datoteku koju ž elite da uvezete. Izaberite opcije File→Open, kako biste aktivirali Open okvir za dijalog. Koristite komande Files of Type, Look in i ODBC za odabir datoteke koja sadrž i podatke koje ž elite da uvezete: • FlLES OF TYPE Izaberite tip datoteke za uvoz • LOOK IN OR PLACE PALETA Izaberite lokaciju izvorne datoteke • ODBC TASTER Koristi se za odabir ODBC izvora podatka.

Slika 10.1 Aktivirajte uvoz podataka, tako š to ćete izabrati datoteku sa stranim formatom u Open okviru za dijalog

Odabir izvora podatka Okvir za dijalog Import Wizard se aktivira kada izaberete datoteku i pritisnete taster Open koji se nalazi u Open okviru za dijalog. U Import Wizardu mož ete da izaberete da li će te koristiti postojeću mapu podataka ili ćete formirati sopstvenu mapu podataka.

116


Slika 10.2 Ako ste izabrali koriš ćenje postojeće mape Import Wizard će traž iti od Vas da izaberete koja je to mapa.

Slika 10.3 Izbor mape

117


Pored ovih Import Wizard nudi i detaljnije opcije za opis mape podataka. Mape podataka se memoriš u u opš toj š ablonskoj datoteci (GLOBALMPT), tako da mogu da se razmenjuju izmeđ u datoteka projekta. Uvoz podataka uz pomoć ODBC Uvoz podataka pomoću ODBC je dvostepeni proces: podeš avanje parametara ODBC veze i uvoz podataka kao iz drugih tipova datoteka. Pratite sledeća uputstva za povezivanje na ODBC izvor podataka: 1. U Projectu 2003 izaberite File→Open, kako biste prikazali Open okvir za dijalog. 2. Pritisnite ODBC taster, aktiviraće se Select Data Source okvir za dijalog

Slika 10.4 Izaberite izvor podataka iz Select Data Source okvira za dijalog

3. Izaberite karticu (File Data Source ili Machine Data Source) koja sadrž i izvor podataka koji ž elite da otvorite. Opcija Machine Data Source (izvor podataka koji su vezani za hardver) je preporučena opcija koja formira izvor podataka koji mož e upotrebljavati bilo koji korisnik tog kompjutera.

4. Označite ž eljeni izvor podataka i pritisnite taster OK. Aktiviraće se Select Database okvir za dijalog.

5. Izaberite datoteku baze podataka koju zelite da uvezete i pritisnite taster OK. Kada ste izabrali izvor podataka, mož ete preći na izbor baze podataka, a zatim podesiti parametre uvoza.

6. Aktiviraće se Open From Database okvir za dijalog: • Da biste izvrš ili uvoz kompletnog projekta, označite projekat na listi kartice Entire Projects

i pritisnite komandu Open. • Da biste izvrš ili uvoz izabranih podataka, izaberite odgovarajuću Import mapu sa kartice

Selective Data i pritisnite taster Edit. Aktiviraće se Define Import/Export Map okvir za dijalog. Proverite da li su polja sa podacima pravilno preslikana u poljima Project tabele. Pritisnite OK.

7. Pritisnite komandu Open koja se nalazi u Import Mapping okviru za dijalog, kako biste izvrš ili uvoz Vaš e baze podataka u Project.

118


Koriš ćenje alatki za izvoz Vrš ite izvoz datoteke onda kada memoriš ete datoteku u stranom formatu. Izaberite opciju File→Save As, kako biste otvorili Save As okvir za dijalog. Koristite sledeće komande za izbor tipa datoteke i lokacije: SAVE AS TYPE Izaberite format Vaš e nove datoteke. LOOK IN ILI PLACES PALETA lzaberite odrediš te memorisane datoteke. ODBC TASTER Pritiskom ovog tastera, aktiviraćete Select Data Source okvir za

dijalog. Ova opcija se koristi za odabir ODBC izvora podataka. Definisanje podataka za izvoz Sledeća stanica posle Save As okvira za dijalog je Export Wizard okvir za dijalog, koji veoma podseća na Import Wizardu okvir za dijalog, pa su tako i sve njegove funkcije skoro potpuno identične sa funkcijama Import Wizarda.

119


GLAVA 11

Praćenje napredovanja projekta

1.1 Tumačenje podataka Neke aktivnosti nemaju dodeljene resurse. Ili, iz određ enih razloga, mož da nema mogućnosti da neke resurse uključite u komunikaciju. Za takve aktivnosti morate ručno uneti podatke o realizaciji. Za aktivnosti na koje nisu raspoređ eni resursi, mož ete ručno uneti sledeće podatke: • Stvarne datume početka i završ etka • Stanje aktivnosti, uključujući; procenat izvrš enja, stvarno trajanje i preostalo vreme trajanja • Troš kove Za aktivnosti koje imaju raspoređ ene resurse, mož ete ručno da unesete sledeće podatke: • Stvarna količina rada • Terminirani rad Stvarni datumi početka i završ etka Stvarni datum početka predstavlja datum kada je izvrš avanje aktivnosti zaista počelo. Project izračunava taj datum na bazi unosa u koloni Percent Complete (procenat izvrš enja aktivnosti), Actual


1. Kako se až uriraju podaci za pojedinačne aktivnosti

2. Kako se až uriraju podaci za sve aktivnosti 3. Kako se izveš tava o odtupanju od baznog

plana 4. Kako se izveš tava o analizi uspeš nosti

120


Work (stvarna količina rada) ili Percent Work Completed (procenat izvrš enja rada). Takođ e, mož ete ručno da izmenite stvarni datum početka, ako obavite izmene u koloni Start Date tako da podatak odgovara stvarnom datumu početka. Stvarni datum završ etka se izračunava kada ostane da se izvrš i 0% rada, ili kada vrednost u koloni Percent Complete ili Percent Work Completed iznosi 100%. Kolona Percent Complete Vrednost u ovoj koloni predstavlja razliku u procentima izmeđ u stvarnog trajanja i planskog trajanja. Project koristi sledeću formulu: % Complete = Actual Duration / Duration * 188 Kad unesete vrednost za % Complete, Project automatski izračunava stvamo trajanje i preostalo trajanje. Ako unesete podatke za stvarno trajanje, preostalo trajanje ili stvamo izvrš eni rad (jer utiče na stvarno trajanje), Microsoft Project će izračunati procenat izvrš enja. Stvarno i preostalo trajanje Stvarno trajanje (Actual Duration) je ukupni vremenski opseg radnog vremena, bez obzira na stvami broj radnih sati (količine rada) potroš enog na odredenoj aktivnosti. Ako aktivnost, na primer, počinje u ponedeljak a završ ava se u petak, stvarno trajanje je pet dana. Preostalo trajanje je razlika izmeđ u planiranog trajanja i stvarnog trajanja, Project takođ e izračunava preostalo trajanje (Remaining Duration) na bazi unete vrednosti Percent Completed. Na primer, ako je trajanje aktivnosti pet dana a aktivnost je 50% završ ena, preostalo trajanje je dva i po dana. Stvarni troš kovi (Actual Costs) Stvarni troš kovi obuhvataju troš kove u vezi sa resursom napravljene do određ enog datuma i fiksne troš kove u vezi aktivnosti. Project izračunava vrednosti u ovoj koloni na osnovu: stvarnog rada, stvarnog prekovremenog rada, troš kova upotrebe i fiksnih troš kova. Project koristi sledeću formulu: Stvarni troskovi = (stvarni rad * standardna satnica) + (stvarni prekovremeni rad * prekovremena satnica) + troš kovi upotrebe resursa + fiksni troš kovi aktivnosti Mož ete da odredite da li ćete sami unositi stvarne troš kove ili ćete Projectu prepustiti da to automatski izračuna. Ako ž elite da sami računate stvarne troš kove, postupite na sledeći način: 1. Izaberite Tools→Options, a zatim otvorite karticu Calculation. 2. Uklonite znak potvrde za opciju Actual Costs Are Always Calculated by Microsoft Project. 3. Pritisnite dugme OK da biste zatvorili okvir za dijalog Options i snimili nastale promene. Ukoliko se odlučite da stvarne troš kove računate ručno, sve vrednosti za stvarne troš kove koje ste do tada uneli biće izbrisane. Ako odaberete da Microsoft Project izračunava stvarne troš kove, mož ete da ručnim načinom unosite dodatne stvame troš kove i nakon 100% završ etka aktivnosti. Stvarni rad (Actual Work) Project izračunava stvarni rad na bazi količine rada kojeg je resurs, raspoređ en na projektu, izvrš io. Kolona sa vrednostima za stvarni rad nije dostupna ako nemate resurse raspoređ ene na aktivnosti. Ukoliko ručno unesete vrednost za stvarni rad, Project izračunava procenat izvrš enog rada i preostali rad, pridrž avajući se sledećih formula: Procenat izvrsenog rada = stvarni rad/planirani rad Preostali rad = planirani rad - stvarni rad Kad unesete procenat izvrš enja, procenat izvrš enog rada ili stvarni rad, Microsoft Project až urira vrednost stvarnog rada za određ enu aktivnost. Terminirani stvarni rad je stvarni rad razlož en po vremenskim periodima.

121


11.2 Ažuriranje podataka za pojedinačne aktivnosti Većinu podataka o projektu mož ete da až urirate koristeći tabelu Tracking u t1belarnom prikazu aktivnosti (Task Sheet). Ovaj prikaz, koga sadrž i sledeće kolone: Actual Start (Act. Start), Actual Finish (Act. Finish), Percent Complete (%Comp.), Actual Duration (Act. Dur.), Remaining Duration (Rem. Dur.), Actual Cost (Act. Cost) i Actual Work (Act. Work). U svaku od ovih kolona mož ete sami da unosite podatke, osim u koloni Actual Cost. Ona je kolona čiji podaci nastaju izračunavanjem. Da biste otvorili tabelu Tracking, u tabelarnom prikazu aktivnosti (Task Sheet), uradite sledeće: 1. Izaberite View→More Views→Task Sheet. Pritisnite dugme Apply. 2. Izaberite View→Table→ Tracking.

Slika 11.1 Tabela Tracking u tabelarnom prikazu aktivnosti (Task Sheet) Da biste unosili podatke u tabelu postupite ovako: 1. Izaberite ćeliju u koju ž elite da unosite datumske podatke. 2. Pritisnite strelicu u ćeliji da biste iz kalendara izabrali datum.

122


11.2 Unos datuma stvarnog završ etka akcije Da biste unosili numeričke podatke u kolone kao š to je %Comp. ili Act.Dur. postupite na sledeći način: 1. Izaberite ćeliju u koju ž elite da unosite brojčane podatke. 2. Upotrebite strelicu nagore ili nadole u ćeliji da biste izabrali vrednost, ili vrednost upiš ite.

Slika 11.3 Koriš ćenje paleti alatki Tracking Paleta alatki Tracking sadrž i korisnu dugmad koja Vam pomaž u da až urirate podatke u projektu. U tabeli su opisane funkcije svakog dugmeta sa ove palete alatki. slika

Slika 11.4 Paleta alatki Tracking je od velike pomoći kada pratite ili až urirate podatke u projektu

123


Dugme

Opis

Project Statistics

Otvara okvir sa porukom koji prikazuje vrednosti: tekuću, stvarnu i prvobitnu i odstupanje za Start, Finish, Duration i Costs.

Update as Scheduled

Menja stvarne datume početka i završ etka izabranih aktivnosti i izjednačuje ih sa planiranim.

Reschedule Work

PIanira preostalo trajanje svih ili samo izabranih aktivnosti od datuma utvrđ ivanja stanja (Status Date). Status Date mož ete da definiš ete u okviru za dijalog Project Information (Project→Project lnformation).

Add Progress Lines % Complete

U Gantov dijagram dodaje Iinije progresa da biste vizuelno uočili gde projekt zaostaje za planom a gde ide ispred plana. Brzo upisivanje procenta izvrš enja koji je naveden na dugmetu - od 0 do 100%.

Update Tasks

Otvara okvir za dijalog Update Tasks

Workgroup Toolbar

Otvara paletu alatki Workgroup

Slika 11.5 Okvir sa porukom Project Statistics daje Vam statističke zbirne podatke o projektu Da biste pristupili paleti alatki Tracking, izaberite Tools→Toolbars→Tracking. Koriš ćenje okvira za dijalog Update Tasks

U okviru za dijalog Update Tasks mož ete da unosite vrednosti za kolone: % Complete, Actual Duration, Remaining Duration, Actual Start, Actual Finish i Notes. Ovaj okvir za dijalog mož ete đ a otvorite koristeći paletu alatki Tracking, ili ako sa menija izaberete Tools→Tracking→Update Tasks. Ako završ avate aktivnosti u planiranom roku, mož ete da brzo až urirate sve završ ene aktivnosti na vrednost izvrš enja 100%, tako š to ćete izabrati Tools→Tracking→Update Project. Time ćete otvoriti okvir za dijalog Update Project.

124


Slika 11.6 U okviru za dijalog Update Tasks mozete da se koncentriš ete na až uriranje pojedine aktivnosti

Slika 11.7 Upotrebite okvir za dijalog Update Project da na brz način až urirate grupu završ enih aktivnosti na vrednost 100%

11.3 Ažuriranje podataka za sve aktivnosti na projektu Da biste až ururali aktivnosti za ceo projekat sve do zadatog datuma, pomoću okvira za dijalog Update Project, uradite sledeće: 1. Na meniju View izaberite Gantt Chart. 2. Otvorite meni Tools i izaberite Tracking→Update Project. 3. Odaberite opciju Update Work as Complete Through, a zatim upiš ite ili izaberite datum do kojega

ž elite da se izvrš i až uriranje. 4. Odaberite opciju Set 0% of 100% Complete Only. 5. Odaberite opciju Entire Project. 6. Pritisnite dugme OK. Unoš enje procenta izvrš enja (Percent Complete) Pored koriš ćenja okvira za dijalog Update Tasks i Update Project, procenat izvrš enja mož ete da až urirate koriš ćenjem palete alatki Tracking tako š to ćete izabrati aktivnosti koje ž elite da až urirate, a zatim da pritisnete neko od %Complete dugmadi. Najzad, mož ete da až urirate procenat izvrš enja ako povučete 1evi kraj trake aktivnosti u Gantovom dijagramu. Kad pokazivač približ ite levoj ivici trake, on poprima oblik znaka za procenat pored koga je mala strelica okrenuta udesno. Pritisnite taster miš a i vucite tu strelicu duž trake dok u okviru koji će se pojaviti ne očitate odgovarajući datum za Complete Through (završ etak aktivnosti).

125


Slika 11.8 Praćenje terminiranog stvarnog rada

Terminirani stvarni rad mož ete da unosite sami, ručno, ili da ga Project automatski unosi na bazi podataka dobijenih od resursa kroz izveš taj TeamStatus. Ako ž elite da terminirani stvarni rad unosite ručno, ili ako ž elite da pregledate podatke za terminirani rad koji su uneti pomoću izveš taja TeamStatus, uradite sledeće: 1. Otvorite prikaz Task Usage (View→Task Usage). 2. Izaberite tabelu Tracking (View→Tables→Tracking). 3. Sa linije menija izaberite Format→Details, a zatim izaberite Actual Work.

Slika 11.9 Unos terminiranog stvarnog rada Na slici 11.9 terminirani stvarni rad je unoš en ručno na dnevnoj bazi.

126


11.4 Pregled odstupanja od prvobitnog plana projekta Bez obzira da li aktivnosti až urirate sami ili koristite alatke za grupni rad, pa Vam Project až urira podatke o aktivnostima na bazi izveš taja TeamStatus, poređ enje ostvarenih rezultata sa prvobitnim planom ili međ ufaznim planovima pruž a Vam obilje informacija o stanju projekta, Project izračunava odstupanja od prvobitnog plana projekta za datume početka i završ etka, trajanje, rad i troš kove. Ova odstupanja najlakš e mož ete da sagledate ako otvorite prikaz Tracking Gantt (Gantov dijagram za praćenje) i tabelu odstupanja (Variance). U prikazu Tracking Gantt trake sive boje predstavljaju aktivnosti sa datumom početka i završ etka po prvobitnom planu, a plave i crvene trake predstavljaju aktivnosti po važ ećem planu (crvene trake predstavljaju aktivnosti koje su na kritičnom putu),

Slika 11.10 Pregled odstupanja od prvobitnog plana projekta

Tabela Variance (slika 11.11) sadrž i kolone koje prikazuju podatke iz prvobitnog plana i odstupanja od njih, a mož ete da dodate kolone u kojirna poredite stvarne i planirane datume i datume iz međ ufaznih planova.

Slika 11.11 Tabela Variance

11.5 Dodavanje linija progresa u Gantov dijagram Da biste lakš e uočili stanje mrež nog plana projekta mož da ćete pož eleti da u Gantov dijagram, ili Gantov dijagram za praćenje, dodate linije progresa (slika 12.9). Kad dodate linije progresa, Microsoft Project crta liniju koja povezuje one aktivnosti koje su u toku izvrš avanja i aktivnosti koje su

127


trebale da počnu. Oš tri uglovi nacrtani ulevo predstavljaju radove koji kasne iza plana, a oš tri uglovi nacrtani udesno predstavljaju radove koji su ispred plana.

Slika 11.12 Gantovom prikazu su dodate linije progresa Da biste dodali linije progresa, izaberite Toofs→Tracking→Progress Lines čime ćete otvoriti okvir za dijalog Progress Lines (slika 11.13), a zatim postupite ovako: 1. Potvrdite opciju Always Display Current Progress Line da bi se trenutne linije progresa uvek

prikazivale,

Slika 11.13 U okviru za dijalog Progress Lines mozete da po svojoj ž elji podesite način prikazivanja linija progresa u Gantovom dijagramu

128


2. Odaberite opciju At Project Status Date (na dan na koji traž ite stanje projekta) ili At Current Date (na današ nji dan) da biste naznačili gde ž elite da se pojave linije progresa.

3. Potvrdite opciju Display Progress Lines at Reccuring Intervals (prikazivanje linija progresa u ponavljajućim intervalima), a zatim odaberite vremenski interval prikazivanja: Daily (dnevno), Weekly (nedeljno) ili Monthly (mesečno).

4. Naznačite da li ž elite da linije progresa počnu od datuma početka projekta (Project Start) ili od nekog drugog datuma po Vaš em izboru.

5. Potvrdite opciju Display Selected Progress Lines, a zatim upiš ite ili izaberite datume za koje ž elte da se prikaž u linije progresa. Pritisnite dugme Delete ako ž elite da uklonite izabrani datum.

6. Izaberite da li ž elite da se linije progresa prikaž u u odnosu na tekući plan ili prvobitni plan projekta.

7. Otvorite karticu Line Styles i izaberite vrstu i boju linije, oblik i boju prelomnog vrha linije progresa za tekuće i ostale linije progresa. Takođ e, mož ete da potvrdite opciju da se za svaku liniju progresa prikazuje datum.

8. Pritisnite dugme OK da biste zatvorili okvir za dijalog Progress Lines i dodali linije progresa.

Ako ž elite da prikaž ete dodatne linije progresa u Gantov dijagram, na paleti alatki Tracking pritisnite dugme Add Progress Lines (View→Toolbar→Tracking), Kada pokazivač poprimi oblik linije progresa, pritisnite u polju Gantovog dijagrama na datum u kojem ž elite da prikaž ete liniju progresa.

11.6 Analiza upeš nosti napredovanja na projektu U stvarnosti projekti ne idu tačno po vremenskom planu ili po planu budž eta. Analiza finansijske realizacije je komplet jednostavnih izračunavanja u kojima se odvaja realizacija budž eta od realizacije aktivnosti tako da mož ete da upravljate troš kovima i radom i da na njih utičete. U analizi finansijske realizacije koriste se tri vrednosti koje su zavisne od aktivnosti da bi se izračunala odstupanja i odnosi. Te vrednosti koje su u vezi sa aktivnostima su: BUDGETED COST OF WORK SCHEDULED BCWS predstavlja troš ak koji bi opteretio aktivnost od datuma njenog početka do datuma na koji utvrđ ujete stanje projekta, pod uslovom da se primenjuju planirani troš kovi. BCWS je u stvari budž et prvobitnog plana projekta. (BCWS = prvobitno planirana cena * prvobitno planirani sati). BUDGETED COST OF WORK PERFORMED BCWP predstavlja troš ak koji je trebao da nastane od početka projekta do datuma na koji utvrđ ujete stanje projekta, na bazi stvarno izvrš enog rada . BCWP predstavlja proizvod stvarno izvrš enog rada i cene iz prvobitnog plana, a naziva se i finansijska realizacija projekta. (BCWP = prvobitno planirana cena * stvarno utroš eni sati) ACTUAL COST OF WORK PERFORMED ACWP predstavlja stvarni troš ak koji je nastao na odredenoj aktivnosti u periodu od početnog datuma projekta do datuma na koji utvrđ ujete stanje projekta. ACWP predstavlja stvarnu cenu neke aktivnosti. (ACWP = stvarna cena radnog sata * stvarno utroš eni sati). Pomenute tri vrednosti koriste se za izračunavanje dve vrste odstupanja i dve vrste odnosa Schedule variance (SV) – odstupanje od plana – upoređ uje BCWS sa BCWP (planirani troš ak za planirani i stvarni rad) i prikazuje razliku u troš kovima koja je nastala samo zbog razlike planiranog i stvarno izvrš enog rada. SV = BCWP – BCWS Cost variance (CV) – odstupanje troš kova – upoređ uje BCWP sa ACWP (planska i stvarna cena rada) i prikazuje razliku u troš kovima koja je nastala samo zbog razlike u ceni rada resursa. CV = BCWP – ACWP Izračunavanje procene troš kova ESTIMATE AT COMPLETION (EAC) procena stanja na završ etku – obuhvata fiksne troš kove, stvarne troš kove i preostale troš kove za neku aktivnost. Ova procena je tačna samo ako se ostatak aktivnosti završ i kako je budž etom planirano.

129


BASELINE COST, ILl BUDGET AT COMPLETION (BAC) budž et na završ etku – predstavlja zbir fiksnih troš kova i troš kova resursa po prvobitnom planu. BAC obuhvata prekovremeni rad po prekovremenoj satnici i standardni rad po standardnoj satnici. VARIANCE AT COMPLETION (VAC) odstupanje na završ etku – predstavlja razliku izrnedu BAC i EAC (VAC = BAC – EAC). Da biste mogli da sagledate sve varijanse i procene, otvorite tabelu Earned Value u nekom prikazu aktivnosti. Da biste otvorili tabelu Earned Value u Gantovom dijagramu, uradite sledeće: 1. Otvorite Gantov dijagram (View→Gantt Chart). 2. Izaberite View→Tables→More Tables da biste otvorili okvir za dijalog More Tables, 3. Izaberite tabelu Earned Value i pritisnite dugme Apply.

Slika 11.14 Varijanse i procene su date u Earned Value tabeli Primena analize finansijske realizacije na resurse i angaž mane Analiza finansijske realizacije ne ograničava se samo na aktivnosti. Mož ete da je koristite u analizi resursa i angaž mana da biste sagledali prekoračenja budž eta ili kaš njenja u izvođ enju plana. Da biste mogli videti kolone sa podacima analize finansijske realizacije za resurse ili angaž mane, otvorite odgovarajući prikaz, otvorite tabelu Earned Value tako š to ćete izabrati View→More Tables, a zatim u okviru za dijalog More Tables izabrati Earned Value. Na donjoj slici mož ete da vidite tabelu Resource Usage sa kolonama podataka analize finansijske realizacije.

130


Slika 11.15 Tabela Resource Usage sa kolonama podataka analize finansijske realizacije

Analizu finansijske realizacije koristite u prikazu resursa filtriranom po kriterijumu materijalnih resursa, da biste videli odstupanja upotrebe rnaterijala za aktivnosti projekta.

131


GLAVA 12

Korekcija plana nastavka projekta i izveš tavanje

Kad snimite prvobitni plan, snimili ste sve procene koje postoje u projektu i koje mož ete koristiti da pratite izmene koje nastanu u projektu kasnije. Nakon snimanja prvobitnog plana i nakon š to projekat odmakne u svojoj realizaciji, mož da ćete hteti da snimite i međ ufazne planove koji će zabelež iti promene nastale u datumima početka odnosno završ etka tekućih aktivnosti. Na primer, pretpostavite da u projektu imate aktivnost čiji je početak planiran za 1. jun 2004. Pri snimanju prvobitnog plana, taj datum će biti zabelež en kao originalni datum početka aktivnosti. Medutim, primili ste obaveš tenje od investitora da nije u mogućnosti da finansira tu aktivnost pre početka drugog kvartala. Zbog toga datum početka aktivnosti treba da pomerite na 7. jun 2004. Da biste ovu izmenu uneli u projekat, mož ete da izmenite datum početka aktivnosti na 7.jun 2004., čime joj se automatski postavlja ograničenje “ne početi pre” (Start No Earlier Than). Zatim mož ete da snimite međ ufazni plan na osnovu novog datuma početka. Sledeće nedelje Vaš investitor se javlja i daje Vam nalog da počnete 4. jun 2004. Poš to su Vam resursi na raspolaganju, Vi koristite priliku da počnete projekat i unosite stvarni datum početka 4. jun 2004. Sada mož ete da pratite istoriju te aktivnosti ako prikaž ete prvobitni plan sa početnim datumom 1. jun 2004., međ ufazni plan sa početnim datumom 7. jun 2004. i stvarni datum početka 4. jun 2004. Na donjoj slici mož ete da vidite stvarne datume početka i završ etka (Actual Start/Finish), datume po važ ećem planu (Start/Finish), datume po međ ufaznom planu (Start1/Finish1) i datume početka i završ etka po prvobitnom planu (Baseline Start/Finish).

Slika 12.1 Međ ufazni plan omogucava Vam da pratite viš e datuma vezanih za neku stavku projekta


1. Kako da snimite međ ufazni plan 2. Kako da pregledate međ ufazni plan 3. Kako da až urirate međ ufazni plan

132


Mož da ćete ž eleti da u nekim situacijama izbegnete postavljanje ogranicenja ne početi pre. U tom slučaju, rnož ete da snimite medufazni plan na bazi tekućih datuma početka i završ etka, a zatirn da izmenite datum početka u međ ufaznom planu da biste odrazili stvarni datum. SNIMANJE MEĐUFAZNOG PLANA Mož ete da snimite do deset međ ufaznih planova u toku trajanja projekta, koje zatim mož ete da poredite sa prvobitnim i tekucim planom. Da biste snimili međ ufazni plian uradite sledeće. 1. Izaberite Tools→Tracking, a zatim izaberite Save Baseline. 2. Izaberite Save Interim Plan.

Slika 12.2 Snimanje međ ufaznog plana

1. Sa padajuće liste Copy izaberite kolone koje sadrž e početni i završ ni datum koje ž elite da snimite u međ ufaznom planu. U naš em prethodnom primeru, trebalo bi da izaberete kolone Start i Finish.

2. Sa padajuće liste Into izaberite kolone koje ž elite da koristite kao kolone međ ufaznog plana. 3. Odaberite da li ž elite da medufazni plan obuhvati ceo projekat ili samo izabrane aktivnosti. 4. Pritisnite dugme OK da biste snimili plan.

Slika 12.3 Izbor kolona međ ufaznog plana

133


PREGLED MEĐUFAZNOG Pl.ANA Da biste sagledali međ ufazni plan, morate da njegove kolone sa datumom početka odnosno završ etka umetnete u neki tabelarni pregled kao š to je, na primer, prikaz Tracking Gantt. Da biste mogli da vidite međ ufazni plan, postupite ovako: 1. Otvorite prikaz Tracking Gantt, jer već sadrž i sve ostale kolone. 2. sa datumima početka odnosno završ etka koje biste mogli da poredite. 3. Izaberite zaglavlje bilo koje kolone pritiskom desnog tastera miš a, a zatim sa pomoćnog menija

izaberite Insert→ Column. 4. U okviru za dijalog Column Definition izaberite početnu kolonu međ ufaznog plana (na primer,

Start). 5. Pritisnite dugme OK. 6. Ponovite korake 2 – 4 da biste dodali završ nu kolonu međ ufaznog plana. AŽURIRANJE MEĐUFAZNOG PLANA Poš to dodate kolone međ ufaznog plana u neki tabelarni prikaz, kao š to je prikaz Tracking Gantt, mož ete direktno u međ ufaznom planu da menjate datume u kolonama za početni i završ ni datum. Izaberite ćeliju međ ufaznog plana u kojoj ž elite da izmenite podatke.

134


GLAVA 13

Analiza završ enog projekta i izvođ enje zaključaka

U nekim slučajevima, porast obima posla mož e proizvesti da projekat nastavi da raste u hiljadu različitih smerova, toliko mnogo da originalni projekat postane neprepoznatljiv. U drugirn slučajevima, projekat, na primer, nailazi na nepredviđ ene probleme i ne postiž e se ostvarenje prvobitnog cilja.. U previš e slučajeva se deš ava da drugi prioriteti ometaju proces zaključivanja projekta. Proces zaključivanja projekta mož e biti kritičan koliko i proces definisanja i dizajniranja projekta na početku. Ako je Vaš cilj neprekidno poboljš anje kvaliteta veoma je bitno da svaki uspeh ili neuspeh projekta dobro proučite, jer poboljš anje u radu mož e nastupiti samo kada dođ ete do zaključka zaš to je projekat dož iveo uspeh ili poraz. Jedan od najbitnijih faktora pri postavci projekta je definisanje tačnog vremena kada projekat treba smatrati završ enim Ako su aktivnosti od posebnog značaja jasno istaknute, onda neće biti problema pri određ ivanju pravog vremena za završ etak projekta ili pak, pri određ ivanju situacije u kojoj nepostoji način na koji se citj projekta mož e ostvariti. U ranim fazama razvitka projekta morate odlučiti kako će projekat izgledati kada ga završ ite - š ta određ uje uspeh. Kada donesete odluku o tome da je projekat postigao postavljeni cilj ili obratno, mož ete preći na sledeće korake koji su uključeni u zaključivanje projekta. Ovi koraci obuhvataju sledeće: • Rukovođ enje pregledom projekta, ukljućujući i preglede procesa koriš ćenih u projektu. • Vrednovanje projektnih rezultata • Saopš tavanje informacija o projektnim rezultatima svim učesnicima u projektu • Priprema za buduće projekte Rukovodenje pregledom projekta Retki su slučajevi kada jedna osoba mož e da ostvari projekat bez pomoći drugih. To, naravno ne znači da ne mož e da koristi Microsoft Project kao pomagalo pri izradi komplikovanih projekata.


1. Kako se rukovodi pregledom projekta 2. Kako se formiraju finansijski izveš taji

135


Project sadrž i sve potrbne alatke za lakš e upravljanja zadacima i rasporedima u projektu, čak i ako ste jedini resurs koji radi na projektu. Međ utim, većina projekata predstavlja rezultat timskog rada. Pretpostavićemo da na određ enom projektu radite sa grupom ljudi. Jedan od najdelotvornijih načina da započnete proces zaključivanja projekta je da održ ite finalni sastanak na kome ćete izvrš iti detaljan pregled celokupnog projekta. Ovaj sastanak, koji se ponekad naziva post mortem, bi trebalo da ima š to viš e ključnih aktera koji rade na projektu, nezavisno od toga koliko je njihova uloga bitna. Kada se pripremate za sastanak povodom pregledanja projekta, trebalo bi da napravite nekoliko izveš taja o završ etku projekta koji će biti dostupni članovima tima koji učestvuju u razmatranju. Microsoft Project 2003 mož e da izradi nekoliko ovakvih izveš taja, obezbeđ ujući Vam podatke koji su Vam potrebni za podrš ku bilo kakvih zaljučaka, do kojih se mož e doći pri pregledanju projekta i sa informacijama koje Vas mogu uveseti u diskusiju o faktorima koje ste mož da prevideli. Jedna od definicija upravljanja projektom je efikasno koriš ćenje resursa za završ etak započetog projekta na vreme, naravno sa ž eljnom nivoom performansi i u okviru predviđ enog budž eta. Kada rukovodite pregledom projekta, ova definicija predstavlja solidnu osnovu za generalne diskusije o radu na projektu. Na ovom nivou pregledanja, potrebno je da proučite svaki korak procesa planiranja: DEFINISANJE CILJEVA PROJEKTA Da li su ciljevi merljivi i ostvareni? FlNALIZlRANJE OBIMA PROJEKTA Da li je bio dovoljno š irok, da bi obuhvatio i postigao postavljene ciljeve i dovoljno precizan, da bi se koncentrisao na ostvarenje cilja. lDKNTIFIKOVANJE ZADATAKA PROJEKTA Da li su zadaci bili prigodni za posao? Da li su bili dosledni predviđ enom obimu projekta? Da li je neki od zadataka bio suviš an i da li su svi zadaci obavljeni? RAZLAGANJE SVAKOG ZADATKA NA LOGIČ KE KOMPONENTE Da li su zadaci logično definisani? Da li su dovoljno razlož eni, da bi bili razumljivi svim članovima tima? DODEL.JIVANJE RESURSA Da li je rad na projektu dodeljen kompetentnim resursima? Da li su odgovarajući materijalni resursi koriš ćeni? Da li je bilo dovoljno potrebnih resursa? IZVRŠ AVANJE PROCENA Da li su precizno procenjeni troš kovi? Faza razvitka je sledeća faza pregleda. Početno planiranje je završ eno i počinje stvaran rad na projektu. Tokom ovog dela procesa pregledanja, trebalo bi da saznate kako je izgledalo raditi na projektu. Veoma je bitno zabelež iti da li je projekat započet i završ en prema postavljenom vremenskom planu, ali je mnogo bitnije saznati razlog zaš to projekat nije završ en na vreme. Kada je projekat završ en, trebalo bi da ste u mogućnosti da sprovedete dobijene rezultate na određ eni način: da upotrebite objekat koji ste napravili, da prodate proizvod, sprovedete politiku. Ako rezultati projekta ne mogu biti pragmatično sprovedeni, onda bi trebalo da se zapitate š ta nije valjalo u procesu izrade projekta. Finalna faza pregledanja projekta je zvanična procena. Posle svega š to je predlož eno i sprovedeno u delo, da li ste postigli ostvarenje Vaš eg cilja? Microsoft Project 2003 Vam mož e pomoći, pri pripremanju izveš taja koji su korisni za rukovođ enje pregledom projekta. Ovi izveš taji Vam obezbeduju činjenice i brojke koje Vam mogu pomoći u diskusiji o projektu i u proceni rada svakog zaposlenog. Izveš taji Vam, takode, mogu biti korisni pri detektovanju problema koje ste mogli da previdite. Da biste napravili finalni izveš taj, izaberite opcije View→Reports i označite odgovarajuću kategoriju izveš taja sa okvira za dijalog Reports.

136


Slika 13.1 Izaberite i označite kategoriju izveš taja, kako biste prikazali izveš taje svake kategorije Upotreba Project preddefinisanih završ nih izveš taja Project sadrž i sedam preddefinisanih izveš taja koji Vam nude vrednosne podatke za pripremanje finalnog projektnog izveš taja. Postoje tri izveš taja za pregledanje projekta: Project Summary, Milestone i Top-Level Tasks; i četiri izveš taja o troš kovima: Budget, Earned Value, Overbudget Tasks i Overbudget Resources. Project Summary izveš taj se mož e aktivirari pritiskom na opciju Overview, okvira za dijalog Reports a zatim, pritiskom tastera Project Summary Report. Project Summary izveš taj Vam pruž a pregled sledećeg: DATES Obuhvata početne i završ ne datume, početak prve aproksimacije i završ etak prve aproksimacije, stvaran početak i stvaran završ etak, početak odstupanja i završ etak odstupanja. DURATION Obuhvata trajanje dinamičkog plana, početnu aproksimaciju i stvaran rad, odstupanje i procenat završ enog rada. COSTS Obuhvata raspoređ ene i predviđ ene troš kove, prvobitnu aproksimaciju i stvarne troš kove i cene i odstupanja. TASK STATUS Obuhvata broj aktivnosti i zadataka koji još nisu započeti, zadatke i aktivnosti u toku, završ ene zadatke i aktivnosti i ukupan broj zadataka i aktivnosti. RESOURCE STATUS Obuhvata broj radnih resursa, broj preopterećenih radnih resursa, materijalnih resursa i ukupan broj resursa.

137


Slika 13.2 Surnmary izveš taj prikazuje ključnu projektnu statistiku u formi rezimea

Slika 13.3 Milestone izveš taj je usmeren na aktivnosti ili datume od posebnog značaja za projekat i prikazuje kada je postignuto njihovo ostvarenje

138


Top-Level Tasks izveš taj predstavlja izveš taj o pregledu koji prikazuje Task ID (identifikaciju zadatka), Task Name (naziv zadatka); stvarne cifre za Duration (vremensko trajanje), Start (početak), Finish (završ etak), % Comp (procenat završ enog posla), Cost (troš ak, cena) i Work (rad), Ovaj izveš taj prikazuje samo Level One (prioritetne) zadatke u pomenutom rezimeu, tako da ste u mogućnosti da se fokusirate na glavne aktivnosti projekta bez nepotrebnih detalja.

Slika 13.4 Izvestaj Top-level Tasks prikazuje stvaran vremenski i dinarnicki raspored i troš kove za projekat

Budget izveš taj mož ete aktivirati tako š to ćete izabrati kategoriju Costs, koja se nalazi u Reports okviru za dijalog. Budget izveš taj sadrž i kolone za Task ID, Task Name, Fixed Cost (fiksni troš ak), Fixed Cost Accrual (prirast fiksnog troš ka) (method), Total Cost, Baseline (costs), Variance, Actual i Remaining. Ovaj izveš taj mož ete koristiti za prikazivanje odnosa stvarnih troš kova i planiranih (prvobitne aproksimacije) zadataka, kao i koliko novca preostaje u bilo kom planiranom zadatku.

Slika 13.5 Upotrebite Budget izveš taj za prikazivanje odnosa planiranog i stvarnog troska

139


Earned Value izveš taj je standardni izveš taj za upravljanje projektom dizajniran da prikaž e odnos planiranih troš kova projekta i stvarnih troš kova. Earned Value izveš taj prikazuje troš kove planiranog rada (BCWS), planirane troš kove radova u toku (BCWP), stvarni troš ak radova u toku (ACWP), planirana odstupanja (AV), odstupanja od planiranih troš kova (CV), procena po završ etku (EAC), budž et po završ etku (BAC) i odstupanja po završ etku (VAC). Earned Value izveš taj se mož e posmatrati tokom čitavog ciklusa projekta, kako bi se izmerili troš kovi rada sve do datuma izveš tavanja o stanju. Na kraju projekta, EAC, BAC i VAC Vam obezbeđ uju završ ni rezime podataka o projektu. EAC je ekvivalentan polju Cost u Projectu; u ovom izveš taju, prikazan je ukupan planirani troš ak za zadatak. BAC je ekvivalentan polju Baseline Cost u Projectu. VAC je razlika izmeđ u EAC i BAC.

Slika 13.6 Koristite Earned Value izveš taj za analizu, kako biste prikazali odstupanja izmeđ u stvarnih

troskova i troš kova prvobitne aproksimacije.

Overbudget Task izveš taj sadrž i ista polja kao i Budget izveš taj, ali prikazuje samo one zadatke koji prelaze granice budž eta kada se uporede sa prvobitnom aproksimacijom.

Slika 13.7 Koristite Overbudget Task izveš taj ako ž elite da se fokusirate na zadatke koji su presli

granice planiranih troš kova

140


Overbudget Resources izveš taj, prikazan na slici 13.8, identifikuje odstupanja u troš kovima i resursima. Izveš taj sadrž i kolone za ID, naziv resursa (Resource Name), troš kove (Cost), troš kove prvobitne aproksimacije (Baseline Cost), odstupanja (Variance), stvarne troš kove (Actual Cost) i ostalo (Remaining). Ovaj izveš taj mož ete koristiti da biste videli kako ste upravljali radom i materijalnim resursima.

Slika 13.8 Overbudget Resources izveš taj sadrž i pregled resursa koji koš taju viš e negoš to je planirano

Nekoliko prikaza je naročito informativno na kraju svakog projekta. Jedan od njih je i Ganntov dijagram. Primenjivanjem različitih tabela u Ganttovom dijagramu, svoju paž nju mož ete usresrediti na odstupanja od troš kova i vremenskog rasporeda, količinu troš kova i rada itd. Sledeća slika prikazuje Ganttov dijagram sa Tracking tabelom, dok slika slika ispod nje prikazuje Ganttov dijagram sa Cost tabelorn. U oba slučaja, povukli smo vertikalnu traku za razdvajanje kolona na desno, tako da je samo jedna tabela prikazana,

Slika 13.9 Prikaz Gantovog dijagrama sa Tracking tabelom Vam daje pregled projektnih podataka

141


Slika 13.10 Prikaz Gantovog dijagrama sa Cost tabelom Vam daje pregled podataka o troš kovima u

projektu

Slika 13.11 Prebacite se na prikaz Tracking Gantt, ako ž elite grafičku ilustraciju rasporeda odstupanja

142


Ako ž elite da grafički prikaž ete planirana odstupanja, prebacite se na prikaz Tracking Gantt. On prikazuje kako raspored prvobitne aproksimacije, tako i stvarni raspored. Raspored prvobitne aaproksimacije se pojavljuje u obliku traka svetlo sive boje, dok se stvarni raspored pojavljuje u obliku traka plave boje. Na slici mož ete uočiti gde je doš lo do vremenskog odstupanja u projektu.

143


GLAVA 14

Primer projekta za kreiranje aplikacije


1. Koriš ćenje MS Project-a kroz praktičnu primenu na primeru izrade projekta za izradu aplikacije

Pre nego š to počnete da pravite spisak i organizaciju aktivnosti, treba da unesete osnovne podatke o projektu (npr. datum početka i završ etka), i da odredite kalendar projekta. Kad unesete ove početne podatke Project će imati osnovu za proračunavanje vremenskog plana, a vi ćete dobiti plan projekta kakav ste očekivali.

Slika 14.1 Izgled Project Information okvira

144


U naš em slučaju opredelićemo se za fiksni datum početka projekta, a radićemo po standardnom kalendaru, tj. kalendaru koji podrazumeva radnu nedelju sa pet radnih dana (od Ponedeljka do Petka), sa radnim vremenom od 08:00 do 17:00, sa jednim satom pauze za rucak. Poš to u ovoj fazi projekta nema potrebe za modifikovanjem standardnog kalendara kao ni za pravljenje novih, mož emo odmah preći na fazu unoš enja aktivnosti.

14.1 Unoš enje aktivnosti Postoje dva moguća unosa aktivnosti, a to su odozgo na dole i odozdo na gore. Poš to je ovaj drugi način komplikovaniji i zahteva da se odjednom unesu sve aktivnosti odlučićemo se za prvi način tj. odozgo na dole. Zbog toga ćemo prvo pristupiti pravljenju grube podele mogućih aktivnosti, a kasnije ćemo im dodavati podaktivnosti sve do onog nivoa kada bi dodavanje novih nivoa podaktivnosti predstavljalo nesvrsishodno i nepotrebno uproš ćavanje. Kao glavne Aktivnosti ovog projekta izdvojićemo: • Pokretanje projekta • Razmatranje • Planiranje • Razvijanje • Stabilisanje Dalje ćemo pokretanje projekta uprostiti na formiranje tima koje se dalje deli na sledeće aktivnosti: • Definisanje uloga u timu, • Identifikacija trazenih vestina, • Identifikacija resursa, • Dodela uloga resursima. Ovim aktivnostima tim je formiran. Razmatranje mož emo podeliti na: • Definisanje početnih zahteva posla, • Upravljanje rizikom, • Definisanje strukture projekta, • Istraž ivanje i prikupljanje pretpostavki, • Razvijanje preliminarnih dometa projekta. Planiranje grubo delimo na: • Až uriraj rizične poslove, • Sprovedi intervju sa koirsnicima, • Kreiranje funkcionalne speciifikacije, • Plan razvoja, • Testiraj plan, • Plan za obučavanje korisnika, • Logistički plan, • Plan upravljanja proizvodima • Plan upravljanja programima, • Uskladiti planove projekta. Razvijanje ćemo podeliti na: • Sprovesti analizu infrastrukture, • Oprema za razvoj/proof of concept arrives, • Pripremiti okruž enje za razvoj/laboratoriju, • Unutraš nje izdanje #1, • Pregledaj rezultate od unutraš njeg izdanja #1, • Izvrš iti razmatranja nakon izlaž enja, • Unutraš nje izdanje #n, • Unutrasnje izdanje #n zavrseno • Pregledaj rezultate od unutrasnjeg izdanja n

145


• Functional specification freeze • Razvoj završ nih crta, • Završ ni razvoj logistike, • Završ ni razvoj podrš ke performansi, • Až uriraj planove i rasporede. • Buffer • Sprovesti ključno razmatranje • Domet ostvaren Aktivnost Stabilizacije podrazumeva sledeće podaktivnosti: • Až uruiraj rizične procene, • Beta izdanje 1, • Beta izdanje n, • Popravi bagove, • Konvergencija (sličnost) bagova • Popravi bagove najvećeg prioriteta, • Izdanje bez bagova, • Sprovedi finalnu proveru na bagove, • Izdaj kandidat 1, • Izdaj kandidat n, • Zlatno izdanje, • Izdanje, • Post projektna analiza, Nakon ovakve pripreme mož emo krenuti na unoš enje aktivnosti u Gantov dijagram. Kod unoš enja aktivnosti odozgo na dole nije neophodno odmah povezivati aktivnosti već se to mož e učiniti i nakon unoš enja svih aktivnosti.

Slika 14.2 Unoš enje aktivnosti Obratite paž nju na sedmu aktivnost: ''Tim je formiran'', koja ima trajanje 0 dana. To je u stvari aktivnost od posebnog značaja, i ona se označava simbolom crnog romba, i tu je pre svega da naglasi završ etak jedne i pocetak nove faze. Pri unoš enju aktivnosti, trajanje aktivnosti se unosi po proceni i tu veliku ulogu igra iskustvo samog Project Menadž era, ali se ta vremena trajanja tek nakon raspoređ ivanja resursa fino doteruju, a u nastavku će biti objaš njeno i kako. Sada već mož emo početi da unosimo veze izmeđ u aktivnosti na projektu. Veze se mogu uneti ili preko Predecessors kartice Task Information dijaloga (dobija se dvostrukim klikom na određ enu aktivnost), ili jednostavno, upisivanjem ID broja odgovarajućeg predhodnika, kao š to je prikazano na sledećoj slici:

Slika 14.3 Dodavanje veza

146


Oznaka “4;3“ u polju 5 kolone Predecessors označava da aktivnost br. 5 počinje nakon završ etka i 2. i 4. aktivnosti. Ona ipak ne počinje odmah, kao š to se vidi na desnoj strani dijagrama, jer se predhodne dve aktivnosti završ avaju u petak, a po standardnom kalendaru koji smo mi upotrebili za ovaj primer, subota i nedelja su neradne, te počinje u ponedeljak. Š to se tiče veza medju aktivnostima u ovom projektu dominiraju veze tipa Finish to start (završ iti da bi se počelo), š to je i normalno ali ima i veza start to start (početi da bi se počelo). U polju Predecessors, je podrazumevan tip veze Finish to start, tako da ako se ž eli naznačiti da je veza nekog drugog tipa, npr Start to start, to se postiž e sledećom sintaksom: “4SS“. Ukoliko ipak niste sigurni u pogledu sintakse, dodeljivanje veza ćete uspesno obaviti preko pomenutog Task Information dijaloga i Predecessors kartice. Nakon unoš enja svih aktivnosti i njihovog medjusobnog povezivanja, predstoji određ ivanje resursa i njihova raspodela.

14.2 Raspoređ ivanje resursa Samo definisanje resursa predstavlja sagledavanje svega onoga š to se mož e upotrebiti u svrhu efikasnog sprovođ enja projekta u delo, tj. radnu snagu, odnosno sve vrste kadrovskih resursa, neophodnih materijala, energije i informacija, prostorija itd. U ovom naš em slucaju smo grupisali resurse u osam velikih grupa, iz prostog razloga š to bi detaljnija podela unutar ovih grupa automatski izazvala viš emesečni rad na sređ ivanju ovog projekta, š to u ovom slučaju nije cilj, već je cilj da se š to bolje upoznamo sa samim MS Project-om. Dakle, resurse smo podelili u sledece grupe: • Uprava programa, • Uprava proizvoda, • Razvoj, • Uprava za testiranje, • Uprava logistike, • Grupa za obrazovanje korisnika, • Grupa za tehničku podrš ku kupcima, i • Kupci. Podatke o resursima ćemo uneti preko Resource Sheet pogleda (View → Resource Sheet). Unećemo ime, tip, inicijale, maksimalan broj jedinica, standardnu cenu, cenu prekovremenog rada, itd., kao š to se vidi na sledećoj slici:

Slika 14.4 Unos podataka o resursima Pored prikazanih kolona, tj tipova podataka o resursima, mogu se uneti i nove kolone, tako š to će se kliknudi desnim tasterom miš a na neku kolonu i odabrati opciju Insert Column. Otvoriće se dijalog forma u kojoj mož emo detaljnije odrediti tip kolone. Kao š to se sa predhodne slike vidi, kolone Peak, i Work su popunjene nulama. Naravno, to je zato š to resurse još uvek nismo dodelili zadacima.

147


Resurse mož emo dodeliti na viš e načina, a ovde će biti prikazani najpraktičniji. Dvostrukim klikom na odgovarajuću aktivnost poziva se okvir za dijalog Task information na kome se nalazi kartica resources. i da se u nju upiš u resursi kao i procenat njihovog koriš ćenja, ali na ovaj način su mnogo veće verovatnoće da se neki resur previdi ili da se neki previš e optereti.

Slika 14.5. Dodela resursa preko Task information okvira

Iz ovog razloga mnogo je bolje na jednom mestu identifikovati sve resurse pa ih onda iz te

jedinstvene tabele dodeljivati aktivnostima. Pritiskom na dugme poziva se okvir za dijalog Assign resources koji je svojevrsna tabela resursa i odakle se oni mogu dodeljivati aktivnostima obelež avanjem određ enog resursa i pritiskom na dugme assign.

148


Slika 14.6 Dodeljivanje resursa aktivnostima Oni resursi pored kojih se nalazi kvačica za čekiranje su već dodeljeni selektovanoj aktivnosti, u procentu koji je dat u koloni Units. Nakon dodeljivanja resursa aktivnostima, na Gantovom dijagramu sa desne strane će, pored trake koja predstavlja aktivnost, biti prikazano ime resursa i procenat njegove angaž ovanosti na datoj aktivnosti.

Slika 14.7 Na Gantovom dijagramu se mož e videti procenat resursa dodeljen određ enoj aktivnosti Kada je dodeljivanja resursa svim aktivnostima završ eno mož e se reći da je glavni deo projekta završ en, ali predstoji još jedan korak, a to je optimizacija plana.

14.3 Optimizacija plana Optimizovati projekat znači optimalno podesiti resurse, troš kove i dinamiku izvrš avanja, uz uslov da se održ e planirani standardi kvaliteta. Povezanost resursa, budž eta i dinamike izvrš avanja uslovljava vas da morate održ avati takav balans ta tri faktora koji će odraž avati strategiju vaš e firme na tom projektu. Da biste optimizirali resurse prvo proverite da li imate preopterećenih resursa. Izaberite View-> Resource Sheet, preopterećeni resursi se lako uočavaju jer su ispisani polumasnim slovima u crvenoj boji a u koloni Indicators pojavljuje se ikona , koja označava nivelisanje (poravnanje). Kao š to se vidi, u naš em primeru samo dva resursa nisu preopterećena.

149


Slika 14.8 Preopterećenost resursa

Ako postavite pokazivač na ikonu pojaviće se prateći tekst sa podacima o nivelisanju (na primer Day by Day), koje treba odabrati pri nivelisanju tog resursa. Ako ste preopteretili resurse niveliš ete ih na sledeći način: • odlaž ući izvrš enje aktivnosti dok dodeljeni resurs ne bude u stanju da je izvrš i, • odlaž uci deo aktivnosti tako š to ćete aktivnost podeliti, ili • rasporež ujući dodatne resurse. MS Project mož e automatski da niveliš e resurse kako bi se izbeglo preopterećivanje i da bi se resursi optimizirali. Međ utim, Project niveliš e resurse tako š to odlaž e ili deli aktivnosti ali ne raspoređ uje dodatne resurse. Odlaganje izvrš enja aktivnosti produž ava rokove projekta, dodavanje resursa povećava cenu. Postoji još jedna mogućnost, a to je uvođ enje prekovremenog rada radi dovrš enja projekta š to se nikako ne preporučuje, zbog dosta uvećanih troš kova projekta. U naš em slučaju viš e resursa je preopterećeno, pa ćemo zbog toga izvrš iti nivelaciju, ali na takav način da se samo produž e rokovi, jer nam dodatni resursi nisu na raspolaganju. Pre koriš ćenja alatki za nivelisanje u Projectu morate za apsolutno kritične aktivnosti definisati dva parametra: ograničenja i prioritet. Ograničenja se definiš u na kartici Advanced u okviru za dijalog Task Information.

Slika 14.9 Postavljanje ograničenja Izaberite Tools → Level Recources da biste otvorili okvir za dijalog Resource Leveling. Ako uključite opciju Automatic Leveling Calculation program će nivelisati aktivnosti čim dodelom resursa dođ emo do njihovog preopterećenja.

150


Slika 14.10 Rasterećivanje resursa Ovde treba napomenuti iako je dozvoljeno dodeljivanje resursa grupnim aktivnostima (kao na sledećoj slici) to nije preporučljivo, jer u tom slučaju automatsko nivelisanje tako dodeljenih resursa neće biti uspeš no.

Slika 14.11 Treba izbegavati dodeljivanje resursa grupnim aktivnostima U slučaju da postoji tako dodeljen resurs, Project će prilikom nivelisanja izbaciti poruku o nemogućnosti poravnanja datog resursa:

Slika 14.12 U ovom trenutku mož ete odustati od nivelisanja, zatim se vratiti i ispraviti problematično dodeljivanje resursa

Nakon š to je automatsko nivelisanje resursa završ eno, na Gantovom dijagramu se mogu sagledati promene koje su pretrpele akcije. Kao š to se sa slike vidi, neke akcije su odlož ene, neke su prekinute da bi se kasnije kada je odgovarajući resurs dostupan nastavile, a neke su ostale nepromenjene.

151


Slika 14.13 Nakon nivelisanja resursa plan akcija je promenjen Ipak, automatskim nivelisanjem nismo uspeli da otklonimo sva preopterećenja resursa, te ćemo to uraditi ručno.

Slika 14.14 Neke resurse ćemo, ipak, morati ručno nivelisati Ručno nivelisanje je tež i ali sigurniji način, u kome vi imate potpunu kontrolu nad time kako se preraspoređ uju resursi, i da li se, i koliko produž ava vreme izvrš enja neke aktivnosti. U pregledu Resource graph ćemo videti koji su to resursi preopterećeni kojim danima, pa tako da kasnije mož ete da se vratite u Gantov dijagram i da vidite koje su to aktivnosti koje se odvijaju u danima kada ste uočili preopterećenost resursa. Da bi se to izvelo š to jednostavnije, odabraćemo kao glavni prikaz Resource Chart, podelićemo glavni prozor na dva dela, izborom opcije Window→ Split, a zatim za drugi prikaz izabrati Gantov dijagram.

152


Slika 14.15 Koristite kombinovani Resourse Graph sa Gantovim dijagramom da bi ste pronaš li trenutak u kojima su određ eni resursi preopterećeni na nekim akcijama

Pomoću ove kombinacije dijagrama lako smo pronaš li dan (sreda, 12. januar 2005.) kada je Razvojna grupa preopterećena za 25% (ako se vratimo na sliku (14.14) videćemo da je to i maksimalno (pre)opterećenje tog resursa). I u ovom slučaju postoji viš e načina da razreš ite propterećenost resursa. Do preopterećenja resursa najčeš će dolazi kod aktivnosti koje su vezane vezom Start to start (SS), a koje koriste iste resurse ukoliko se ne vodi računa o procentu resursa koji im se stavlja na raspolaganje. Ako ne računamo prekovremenu upotrebu resursa, kao ni povećanje količine upotrebljenih resursa, prvi mogući način da se ovaj problem razreš i jeste da se jednostavno dvostrukim klikom na problematičnu aktivnost, ili aktivnosti – u ovom slučaju ih ima četiri, pozove okvir za dijalog Task information, i na njemu kartica Resources. U koloni Units ćemo za problematični resurs smanjiti procenat koji određ uje koliki deo resursa će u datom momentu biti dodeljen toj aktivnosti. Drugi način je da se jednostavno jedna od aktivnosti koje imaju problema sa deljenjem resursa pomeri tako da počne tek kad se njena prethodna aktivnost završ i. Ovo praktično znači pretvaranje veze Start to Start (SS) u vezu Finish to start (FS). Treći način je da se jedna od problematičnih aktivnosti prekine do trenutka rasterećenja resursa, a zatim nastavi. Naravno, moguće su sve kombinacije ovih načina, pa tako treba izabrati najoptimalniju. Mi ćemo, poš to nam npr. vreme za koje će se projekat završ iti nije od najvećeg značaja, smanjiti procenat kojim resurs Razvoj učestvuje u aktivnosti Razvoj ciljne komponente sa 100% na 75%. Project će postaviti pitanje da li ž elimo da promenimo duž inu trajanja akcije tako da se resurs koristi samo specificiran broj časova po danu, ili da promenimo broj resurs-sati koje će biti potroš ene na akciju. Mi ćemo izabrati prvu opciju.

Slika 14.16 Izbor opcije nakon promene količine dodeljenog resursa

153


I kao š to se sa sledeće slike vidi, uspeli smo u svojoj nameri, resurs je bolje raspodeljen pa nema preopterećenja. Naravno, odgovarajuća akcija će duž e trajati.

Slika 14.17 Resurs Razvoj je bolje raspoređ en, pa nema preopterećenja Ako sada pogledamo tabelu resursa videćemo da resurs Razvoj viš e nije preopterećen.

Slika 14.18 Uspeli smo da rasteretimo resurs Razvoj Rasteretićemo i resurs Testiranje.

154


Slika 14.19 Resurs Testiranje takođ e treba rasteretiti Resurs testiranje ćemo rasteretiti kombincijom smanjivanja procenta opterećenosti resursa (na akcijama 101 i 103 smanjićemo opterećenost sa 100% na 50%) i prekidanjem aktivnosti da bi se nastavile kad resursi budu rasterećeni.

Slika 14.20 I resurs Testiranje je nivelisan Konačno, svi resursi su normalno opterećeni, i u tabeli resursa mož emo videti koliki je maksimum opterećenja, koliki su troš kovi i koliko je vremena određ en resurs u upotrebi.

155


Slika 14.21 Svi resursi su nivelisani Ovaj ručni način optimizacije i nivelisanja resursa jeste sporiji i tež i, ali kao š to je rečeno pruž a potpunu kontrolu i sigurno se svaki iole iskusni, pa mozda čak i neiskusni, Project Manager radije opredeljuje za njega. Sada, kad je izvrš eno unoš enje aktivnosti i dodela resursa kao i optimizacija samog projekta projekat se smatra završ enim, i sačuvaćemo ga (File → Save), kao i prvobitni plan projekta:

Slika 14.22 Snimanje prvobitnog plana projekta Kada snimimo prvobitni plan, pogledom Tracking Gant mož emo da pregledamo kako su isplanirane akcije i dodeljivanje resursa. Takođ e, mož emo videti koje su akcije kritične (označene crvenom trakom) i koje su od posebne važ nosti za duž inu trajanja projekta.

156


Slika 14.23 Tracking Gant pogled pokazuje kako je zamiš ljeno ostvarivanje prvobitnog plana Sada smo spremni za praćenje realizacije projekta.

14.4 Praćenje realizacije projekta Tokom vremena, vaš projekat napreduje i vi hoćete da až urirate podatke o aktivnostima. Izabraćete Tools → Tracking→ Update project, i upisati današ nji datum. Zatim ćete otvoriti pogled Task Sheet i tabelu Tracking, u koju zatim unosite ađ urirane podatke o predhodno isplaniranom projektu: kad su određ ene aktivnosti stvarno počele, koliko su trajale, koliko koš tale, itd.

157


Slika 14.24 Unos až uriranih podataka U svakom trenutku u toku projekta moći ćete sagledati sumarne podatke preko dijaloga Project Statistic (Project → Project Information, dugme Statistic).

Slika 14.25 Sumarne statistike tekućeg projekta Da bi pregledali odstupanja od prvobitnog plana projekta prikazaćemo Tracking Gant pogled. Sive trake predstavljaju aktivnosti sa datumom početka i završ etka po prvobitnom planu, a plave i crvene prikazuju aktivnosti po važ ećem planu.

158


Slika 14.26 Traking Gantt prikaz pokazuje razliku izmeđ u datuma po prvobitnom planu i datuma po

važ ećem planu Prikazu tracking Gantt mož emo dodati i linije progres da bismo lakš e uočili gde projekat ide a gde kasni.

Slika 14.27 Crvena linija pokazuje koje akcije kasne sa realizacijom

159


Ako sada pogledamo da li su resursi optimalno koriš ćeni videćemo da je resurs Uprava proizvoda bio preopterećen.

Slika 14.28 Resource sheet pokazuje koji je resurs bio preopterćen Iako smo prilikom definisanja početnog plana nivelisali sve resurse, kasnije nepredviđ ene promene u stvarnom toku akcija su dovele do toga da je jedan od resursa bio preopterećen. Na sledećoj slici vidimo i kad je i zaš to taj resurs bio preopterećen: akcija Dodela uloga resursima je nepredviđ eno trajala dan duž e š to je dodatno opteretilo resurs Uprava proizvoda.

Slika 14.29 Nepredviđ eno produž enje trajanja akcije je uslovilo dodatno opterečenje resursa Pored izveš tavanja o resursima i akcijama, jako je bitno i izveš tavanje o troš kovima i finansijkim realizacijama. Da bi pogledali neki od izveš taja odabraćemo Gantov dijagram i u njemu prikazati tabelu Earned Values.

160


Slika 14.30 Finansijska realizacija akcija Pored finansijske analize akcija, mož e se videti i analiza resursa, ukoliko se upotrebi pogled Resource Usage, i tu pronaći eventualne nepredviđ eno visoke troš kove.

Slika 14.31 Finansijska analiza resursa

161


14.5 Izveš tavanje o projektu Ukoliko postoji potreba za š tampanim, sumarnim izveš tajima koje ćete npr. proslediti članovima tima, upravi, članovima odbora, itd., upotrebićete Projec-ovo Reports reš enje za brzo i lako formiranje izveš taja. Izborom View→ Reports se otvara Reports okvir za dijalog. Odatle ćemo izabrati Overview, a zatim Project Summaru da bi prikazali zbirne podatke tekućeg projekta.

Slika 14.32 Izveš taj Project Summary upoređ uje datume, vremensko trajanje, ukupne troš kove, i stanje zadataka sa prvom aproksimacijom projekta.

Sa izveš taja vidimo da je projekat za 13% predviđ enog vremena 17% završ en, š to predstavlja dobar pokazatelj. Troš kovi su neš to veći od planiranih – 63210 Dinara, š to predstavlja tek neš to viš e od 1% povećanja. Na kraju izveš taja vidimo zbirne podatke o zadacima i resursima.