Uppföljningsrapport April 2018...Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 3(21) 1 Periodens verksamhet - Sammanfattning Brukare/Social hållbarhet Viktigt för

Kultur- och fritidsnämnden

Uppföljningsrapport April 2018

Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 2(21)

Innehåll

1 Periodens verksamhet - Sammanfattning ............................................................................... 3

2 Social hållbarhet ....................................................................................................................... 5

2.1 Social hållbarhet ..........................................................................................................................5

2.2 Lust att lära ..................................................................................................................................5

2.3 Sysselsättning för alla ..................................................................................................................6

2.4 Medskapande invånare ................................................................................................................7

2.5 Hållbart samhälle .........................................................................................................................9

3 Ekologisk hållbarhet - särskilt fokusområde T1 ................................................................... 11

3.1 Hållbart samhälle .......................................................................................................................11

3.2 Checklista ..................................................................................................................................11

4 Ekonomisk hållbarhet ............................................................................................................. 12

4.1 Balanserad befolkningstillväxt ..................................................................................................12

4.2 Ekonomisk analys ......................................................................................................................12

5 Processer - Göra rätt saker, göra dem rätt, i rätt tid och på rätt nivå .................................. 16

5.1 Underlätta människors vardag ...................................................................................................16

6 Hållbart arbetsliv ..................................................................................................................... 17

6.1 Strategisk kompetensförsörjning ...............................................................................................17

6.2 Personalanalys ...........................................................................................................................18

7 Basverksamhet ....................................................................................................................... 20

7.1 Verksamhetsmått .......................................................................................................................20

8 Underskrift .............................................................................................................................. 21


1 Periodens verksamhet - Sammanfattning

Brukare/Social hållbarhet

Viktigt för kultur och fritid är delaktighet och inflytande samt hög tillgänglighet för brukare, besökare och elever. Tillgodosedda faktorer ökar inte bara den sociala hållbarheten och kundnöjdheten utan även kvalitén på utbudet oavsett produkt eller tjänst. Till exempel har vi nu ökad tillgång till folkbibliotek, också utanför ordinarie öppetti-der vilket skapar förutsättningar för nya mötesplatser och ett ökat användande av kommunens alla bibliotek. Be-söken under meröppettid fortsätter att öka. Nya meröppetlåntagare registreras kontinuerligt. Enskilda initiativ har tagits till att skapa helt medborgarstyrda aktiviteter under både bemannad tid och meröppettid. Samverkan med föreningslivet är en viktig del av verksamheten. Denna möjliggör genomförande av den stora mängd projekt som det arbetas med just nu. Tillsammans med andra kommunala aktörer genomför vi också ett flertal projekt. Till exempel har Öppen ungdom tagit ett stort kommunalt medansvar för LUPP-utvärdering. Den enheten har också tagit på sig det informella ansvaret för Ale Ungdomsråd, vilket är en viktig del i den sociala och demokra-tiska fostran/hållbarheten. En rekommendation inför nästa års budgetarbete är att ungdomsdemokratifrågan lyfts och att ge verksamheten ett tilldelande av formellt ansvar för Ale Ungdomsråd, med tillhörande budget.

Brukare/Ekologisk hållbarhet

Kultur och fritid arbetar efter Ale kommuns förhållningsregler och utnyttjar effektivt lokaler och energi. Biblio-tekets grundtanke är i botten ekologiskt genom att ge alla medborgare tillgång till all tänkbar media. Verksam-heten följer kommunens upphandlingsavtal och inköpsrutiner som styr mot miljöanpassade inköp.. En genom-gång av kommunens mötes- och resepolicy är gjord på APT. Personal som brukar fordon i tjänsten har genom-gått kurs i sparsam körning. Aktivt arbete med att öka andelen ekologiska livsmedel pågår. Källsortering utförs. Efter förutsättning åker verksamheterna kollektivt så mycket som möjligt och brukar miljöanpassade fordon. Fäl-tenheten kör elbil och idrottshallsarbetare använder miljövänlig diesel. Fritidsbanken är ett nytt sätt att återan-vända begagnade idrottsprylar, dessa kan vara förbrukade för en familj medan de kan vara som nya för en annan familj.

Ekonomisk hållbarhet

Kultur- och fritidsnämnden har för perioden en positiv avvikelse mot budget på 1,2 mkr, vilket beror på vakan-ser inom fältverksamheten, långtidssjukskrivningar hos öppen ungdomsverksamhet samt att nämndens utveckl-ingsreserv i dagsläget inte har nyttjats. Verksamheterna kommer att behöva ta den i anspråk då 0.5 mkr behöver satsas på säkra ridvägars sista år av totalt 3 år och ta höjd för både lokaler som vi förmodligen inte kan tomställa och för ökade kostnader runt evakueringen av Ale kulturrum. Verksamhetsområdena finansieras för övrigt inom befintlig ram där särskilda prioriteringar sker genom omfördelning av resurser. Externa medel tillkommer dessu-tom från VGR:s arrangörsbidrag, Kultur i Väst och Statens Kulturråd och till exempel Riksidrottsförbundet. Ett aktivt ansökningsarbete för särskilda projekt göres kontinuerligt av de olika verksamhetsdelarna. Genom att sam-verka med bibliotek i Väst, Kultur i Väst, föreningsliv, andra sektorer samt med externa aktörer skapas ett eko-nomiskt mervärde. Genom ett effektivt utnyttjande av kommunens lokaler och anläggningar hela året sammanta-get med en årlig översyn av kommunens taxor skapas förutsättningar för god ekonomisk hushållning.

Processer

Genom kontinuerliga dialoger med ungdomar/elever, medborgare, föreningar, studieförbund fortsätter vi att ut-veckla verksamheterna efter behoven i samhället. Dialogerna sker i olika former och i olika forum för att få bästa möjliga verkningsgrad. Bland annat har vi brukarråd i form av föreningsråd och elevforum. Verksamheterna är också tillgängliga i direkt dialog för de medborgare och brukare som önskar det, exempelvis med låntagare på biblioteken. Arbetet underlättas också av de etablerade nätverk inom och utanför kommunen som verksamheten deltar i. Kultur och fritid arbetar fortsatt systematiskt med att digitalisera de administrativa rutinerna och effekti-visera interbook, nytt biblioteksdatasystem, ungdomsapp och konstregister.


Hållbart arbetsliv

En engagerad och kompetent personal är den viktigaste resursen, samt ändamålsenliga lokaler med verksamhets-anpassad teknik. Det finns ett brett samarbetsspektra med civilsamhället och andra kommunala verksamheter samt bra kontakter på regional och delregional nivå i form av olika nätverk, föreningar och samarbeten. Persona-len arbetar kontinuerligt med kompetensutveckling inom sina respektive områden för att på bästa sätt möta invå-narnas behov. Ett seriöst bra arbetsmiljöarbete, från det lilla till det stora, ökar också förutsättningarna för ett hållbart arbetsliv.


2 Social hållbarhet

2.1 Social hållbarhet

Analys

Viktigt för kultur och fritid är delaktighet och inflytande samt hög tillgänglighet för brukare, besökare och elever.

Tillgodosedda faktorer ökar inte bara den sociala hållbarheten och kundnöjdheten utan även kvalitén på utbudet

oavsett produkt eller tjänst. Till exempel har vi nu ökad tillgång till folkbibliotek, också utanför ordinarie öppetti-

der vilket skapar förutsättningar för nya mötesplatser och ett ökat användande av kommunens alla bibliotek. Be-

söken under meröppettid fortsätter att öka. Nya meröppetlåntagare registreras kontinuerligt. Enskilda initiativ

har tagits till att skapa helt medborgarstyrda aktiviteter under både bemannad tid och meröppettid. Samverkan

med föreningslivet är en viktig del av verksamheten och möjliggör genomförande av den stora mängd projekt

som det arbetas med just nu. Tillsammans med andra kommunala aktörer genomför vi också ett flertal projekt.

Till exempel har Öppen ungdom tagit ett stort kommunalt medansvar för LUPP-utvärdering. Den enheten har

också tagit på sig det informella ansvaret för Ale Ungdomsråd, vilket är en viktig del i den sociala och demokra-

tiska fostran/hållbarheten. En rekommendation inför nästa års budgetarbete är att ungdomsdemokratifrågan

lyfts och att ge verksamheten ett tilldelande av formellt ansvar för Ale Ungdomsråd, med tillhörande budget.

2.2 Lust att lära

FNs hållbarhetsmålsättning

God utbildning för alla

Minskad ojämlikhet

Nämndens prioriterade mål:

2.2.1 Ökad mångfald i kulturskolan, utökat samarbete mellan de olika inrikt-

ningarna, ökad tillgänglighet och medinflytande.

I elevforum Ale kulturskola fortsätter arbetet med att öka elevernas inflytande på kulturskolan. Verksamheten använder sig av enkäter till olika målgrupper vid arrangemang. Där möjligheten finns är det återkommande frå-gor som är jämförbara i enkäterna. Kulturskolan har också skapat en facebooksida med roterande ansvar så att alla kulturskolans inriktningar får fokus. Vid komplettering av nya tjänster utgår vi från det behov som påvisats av eleverna i form av köer (både historiskt och de nuvarande), enkäter och dialog med elever och föräldrar.


2.2.2 Kultur och fritid ska bidra till ökad måluppfyllelse i skolan

Bibliotekets uppdrag gentemot skolan är att vara en kompletterande resurs till skolbiblioteken, dels genom det bredare mediebeståndet och dels som en del av elevernas allmänna samhällsorientering. Folkbiblioteken ska stödja både det fria och formella kunskapssökandet och stimulera till det lustfyllda läsandet. Mediebeståndet ska också kunna rikta sig till grupper med speciella behov, som media på andra språk och media riktade till barn och unga med olika funktionsvariationer. Kulturskolans verksamhet har ett stort egenvärde i sig och stärker direkt elevers prestation inom bland annat skolans bild, musik och medieämnen. Verksamheten stimulerar också till värdefulla uttryckssätt som stimulerar människans inneboende kreativa kraft som ökar lusten att lära. Den öppna ungdomsverksamheten har lärandet i fokus både i sin verksamhet dagtid och på fritiden. Man fokuserar på det icke formella lärandet som i sin tur också bidrar till lusten att lära i skolan.


Uppdrag:

2.2.3 Ung och trygg ska etableras med ökad fältverksamhet

Status

Pågående

Kommentar

Fler vuxna ska vara synliga i Ale Kulturrum för att göra miljön trevligare för medarbetare och Alebor. Sektor UKF och sektor ATO har kommit överens om att samarbeta för att skapa en bättre miljö för medarbetare, kun-der och besökare i Ale Kulturrum. Dels ska vi arbeta med relationsbyggande gentemot ungdomar och Alebor och dels ska vi ta fram praktiska åtgärder som kan förbättra läget.

Följande ska ingå i arbetet: relationsbyggare och fältassistenter med inriktning ungdomar samt husvärdar som ska ge service till besökande Alebor. Detta arbete har vi kunnat starta då vi under första kvartalet haft möjlighet att öka vår personalstyrka på fältenheten.

Ett stort arbete har också lagts ned på vårens föräldracaféer runt om i kommunen där fältenheten har informerat om läget bland våra ungdomar och vad man bör tänka på/varningssignaler som kan vara bra kunskap för föräld-rar.

Teamet kommer att fortsätta utvecklas under året. Förhoppningen är att vi har ett team med fyra fältassistenter på plats med olika bakgrund och kompetenser som kompletterar varandra och som kommer att synas i kommu-nen dag- och kvällstid.

2.3 Sysselsättning för alla


God utbildning för alla

Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt

Minskad ojämlikhet

Uppdrag:

2.3.1 Förvaltningen ska under 2018 erbjuda minst 65 platser inom olika an-

ställningsformer

Status

Pågående med avvikelse

Kommentar

Verksamheterna har en ständig dialog med AME, utbildningsnämnden och andra enheter i kommunen för att hjälpa till med att erbjuda praktikplatser. Flera av enheterna är var och en för små för att kunna erbjuda platser av större omfattning, dock har Kulturenheten en fastanställd som har lönebidrag och kontinuerligt praktikanter kopplat till relevanta arbetsuppgifter. Kultur och fritid har även kontinuerligt praktikanter från universitetsutbild-ningar kopplat till relevanta arbetsuppgifter.

Mått Utfall Målvärde Måluppfyllelse

Antal praktikplatser/ stödanställ-ningar i kultur- och fritids enheter

1 2 50 %


2.4 Medskapande invånare


Hållbara städer och samhällen

Fredliga och inkluderande samhällen


2.4.1 Ungdomarna ska vara delaktiga och ha inflytande över verksamheten i

den öppna ungdomsverksamheten

Barn och ungas möjlighet till delaktighet och inflytande ska öka. De ska ha möjlighet att delta i planeringen och påverka innehållet i den öppna ungdomsverksamheten. Detta uppdrag har enheten arbetat strukturerat med un-der hela första delen av 2018.

Personalen har noterat att det är fler unika besökare i verksamheten, både dag- och kvällstid vilket är en mycket positiv trend. Det är ungdomar av fler kategorier som besöker verksamheten. Attraktionskraften i verksamheten ökar även hos de som inte räknas som "traditionella fritidsgårdsbesökare". .Särskilt dagverksamheten i kommu-nens högstadieskolor noterar fortsatt en stor förändring då det gäller besökare där exempelvis flickor ökar i antal.

Verksamheten dagtid har arbetat systematiskt med att erbjuda olika pyssel, spel och aktiviteter där personalen ges möjligheter att bygga relationer med fler ungdomar än tidigare då verksamheten mest bestod av att de vuxna var där för att ungdomarna skulle känna sig trygga. Nu använder personalen sig av metoder och aktiviteter som leder till samtal som har det uttalade syftet att inspirera ungdomarna att ge sig på projekt som i sig innebär utvecklande processer för individen.

Festivalborg

Årets stora arrangemang för ungdomar i Ale, Festivalborg, har i år arrangerats helt av flera ungdomsgrupper med målet att få sitt Festivalborg. De har med, stöd av personal, bestämt och bokat program och artister samt delat in sig i olika grupper för att förbereda och genomföra kvällen. Då ingen budget givits dem av enheten har de själva genom olika ansökningar fått de ekonomiska bidrag som ju självklart är förutsättningen för arrangemanget.

Det arrangerades också ett lan, FestiLANborg, under samma helg. På respektive fritidsgård har det vid ett antal tillfällen tidigare arrangerats mindre lan och det var nu delar ur dessa arrangörsgrupper som gick samman och producerade ett något större lan än tidigare. Drygt 250 betalande och 25 arrangerande ungdomar deltog i dessa två arrangemang vilket var en minskning jämfört med förra året. Kanske bidrog det extremt dåliga vädret och det faktum att det låg i slutet av en "långhelg" då många var bortresta till minskningen.

Ale Ungdomsråd

I juni 2017 tog enheten över det praktiska ansvaret för Ale Ungdomsråd från Ale Fritid. En rekommendation inför nästa års budgetarbete är att ungdomsdemokratifrågan lyfts och att verksamheten tilldelas ett formellt an-svar för Ale Ungdomsråd, med tillhörande budget.

UKM - Ung Kultur Möts

UKM är en festival där unga människor på olika sätt får uttrycka sig kreativt och konstnärligt för en publik. En viktig del i dessa festivaler är också möjligheten att delta i workshops och vidga sitt kontaktnät. Den lokala festi-valen gick i år av stapeln i Lilla Edet. En ungdomsgrupp från Ale var med och hjälpte till i förarbetet och ett 20-tal ungdomar från Ale uppträdde med olika musik- och konstframträdanden. Regionsfestivalen för UKM 2018 arrangeras i slutet av maj i Ale kommun. En ungdomsgrupp har sedan hösten 2017 arbetat med att utforma reg-ionsfestivalen i samarbete med Kulturungdom, Västra Götalandsregionens ungdomskulturavdelning. Detta är ett samarrangemang med enheten för allmänkultur.

Tvärballa bankomaten

Tvärballa bankomaten har under 2018 utökat sina resurser och det är mycket populärt att söka pengar därifrån. Det är nu ett väl etablerat arbetssätt för att öka ungdomars delaktighet och inflytande samt bidrar till det infor-mella lärandet. Under första kvartalet inkom 38 ansökningar till ett gemensamt värde av 179 300 kr.



Antalet ansökningar till tvärballa bankomaten

38 33 115,15 %

Kommentar

Målvärde 100 för hela året

Uppdrag:

2.4.2 Samarbeta med studieförbunden för att uppmuntra ungdomar till bild-

ning, ansvar delaktighet.

Status

Pågående

Kommentar

Ett samarbete med ett studieförbund har resulterat i två musikstudios, en i Bohus och en i Nödinge. Ungdo-marna i Bohus har utbildats av en ungdomscoach och kan nu i sin tur utbilda ungdomarna i Nödinge och andra intresserade ungdomar. En onsdag i månaden har ungdomscoacherna i samarbete med övriga enheter inom Kul-tur och Fritid haft ett samarrangemang i Ale Kulturrum för ungdomar. Här har studieförbunden bjudits in att delta för marknadsföring och inspiration till bildande av nya studiegrupper. Till exempel har ungdomarna fått prova på smyckefusing (tillverka smycken i glas) och en person hade med sig egenbyggda spelkontroller som ungdomarna fick testa i samarbete med ett studieförbund.

Uppdrag:

2.4.3 Utveckla Ale Kulturrum till ett aktivitetshus för alla i Ale

Status


Kommentar

Arbetet med att utveckla Ale kulturrum till ett levande aktivitetshus för alla, som samtidigt ska inrymma en hög-stadieskola har varit intensivt. Ett ökat samarbete mellan kultur- och fritidsnämndens och utbildningsnämndens verksamheter i huset har varit och är en otroligt viktig del i arbetet, för att inte säga helt avgörande för att vi ska lyckas få ett bra, fungerande kultur- och föreningshus för alla. Efter att kommunfullmäktige nu beslutat runt de ekonomiska förutsättningarna för byggnationen går vi över till genomförandefasen. I denna fas startar den när-mare dialogen med projektledningen för byggnationen. Dialogen och den närmare samverkan mellan alla verk-samheter i huset startar också T2. För att huset ska bli det målbilden och uppdraget beskriver är det nu viktigt att involvera personal i dialoger och arbetsgrupper etc.

I vintras fanns tecken på att trygghet och trivsel för alla i byggnaden behövde öka. Under tertial 1 har insatsen Tryggt och trevligt Ale kulturrum startat med en samverkan mellan UKF, ATO och internservice. Insatsen inne-bär en bemanning och ett värdskap i huset som har skapat goda resultat i upplevd trygghet och trivsel av de som verkar i huset.


Uppdrag:

2.4.4 Invånardialog som arbetsverktyg ska införas och vara ett naturligt in-

slag i våra verksamheter

Status


Kommentar

En kontinuerlig medborgardialog med brukarna är en förutsättning för alla verksamheter inom kultur och fritid. Dialogen sker bland annat via personliga möten med brukare, via rådgivande medborgarinstanser, elevforum, ungdomsrådet, sociala medier, enkäter med mera.

2.5 Hållbart samhälle


Minskad ojämlikhet


Bekämpa klimatförändringen


2.5.1 Kultur och Fritid ska vara närvarande i samhällsplaneringsprocessen,

påverka utformning av publika mötesplatser och den offentliga kons-

ten.

Kultur och fritid samverkar med sektor samhällsbyggnad kring den nya kulturarvsplanen genom att delta i den projektgrupp som arbetar med detta. Verksamheten samverkar också med sektor samhällsbyggnad när det gäller arbetet med kartläggningen och rapporten Kreativa kraftfält.

Uppdrag:

2.5.2 Sektorn får i uppdrag att skapa nya kontaktytor mellan barn, ungdomar

och föreningslivet.

Status

Pågående

Kommentar

I samband med olika föreningsträffar etc, samarbetar föreningslivet med kulturenheten och med hjälp av öppen ungdom kommer barn och unga vara delaktiga i planeringen som vänder sig till barn och unga. Här kan nya kon-takter knytas och både föreningslivet och de unga kan hitta nya samverkansformer. Vi använder oss mycket av vår fältenhet där en av deras viktigaste budskap är att om du bara vill så hjälper vi dig. Vår föreningsutvecklare på Ale fritid har nu startat upp ett samarbete med kommunens fritidshem. De kommer att genomföras workshops med all personal för att hitta former hur ett samarbete mellan skola och föreningsliv kan se ut. Föreningsutveck-laren har också haft ett nära samarbete med den öppna ungdomsverksamheten i syfte att koppla fler ungdomar till föreningslivet. Detta har resulterat i flera samarbeten till exempel med Ale konfliktspel med brädspel och Ale boxningsklubb där ungdomarna provat boxning och Ale släktforskare med prova på-verksamhet. Ett stort ar-rangemang gemensamt med Älvängens motorklubb arrangerades också.

I samband med sommaraktiviteter har en arbetsgrupp mellan kulturenheten, öppen ungdom, bibliotek och Ale


fritid bildats. Här samverkas för att hitta kontaktytor mellan unga och föreningarna och synka vad ungdomarna efterfrågar med vad föreningarna erbjuder.

Ale fritid arbetar också med att trygga barns vattenvana så att man är förberedd för att lära sig att simma. Detta arbete gör föreningslivet och Skepplanda Simhall tillsammans med förskolorna samt alla sexåringar i kommunen.

Uppdrag:

2.5.3 Utifrån analysen av föreningsbidragen ska nya bidragsregler utformas

Status


Kommentar

Under året sker en analys av föreningsbidrag för samtliga Ales föreningar. En samsyn och jämkning mellan bidra-gen mellan idrottsföreningar och kulturföreningar. Det ska finnas tydliga riktlinjer och regler för hur bidragen fördelas, det ska vara transparent och demokratiskt. När analysen av föreningsbidrag är färdig bör nya regler som rör alla föreningar i Ale kommun vara likriktat men anpassad till respektive område. Vi har nu samlat ihop all fakta och jobbar nu tillsammans i en arbetsgrupp med att börja analysera resultatet.

Uppdrag:

2.5.4 Den öppna ungdomsverksamheten ska skapa mötesplatser där alla får

plats

Status

Pågående

Kommentar

De HBTQAI+-ungdomar som under 2017 träffades och började organisera sig i Ale kommun gick under hösten kurser i KEKS regi. Där planerade de att driva en mötesplats och detta har nu förverkligats. De har haft en öp-pen mötesplats vid tre tillfällen som drivits helt av dem själva med stöttning av ungdomscoacher.

Ett samarbete med särskolan i Ale har påbörjats på Aroseniusskolan där särskolans ungdomar har verksamhet i den öppna ungdomsverksamhetens lokaler en dag i veckan. På så vis lär de känna lokalerna och blir trygga att så småningom kunna utvecklas tillsammans med andra ungdomar i verksamheten.


3 Ekologisk hållbarhet - särskilt fokusområde T1

3.1 Hållbart samhälle


Minskad ojämlikhet


Bekämpa klimatförändringen

3.2 Checklista

Områden Påståenden Kravet uppfylls

ALLMÄNNA

Vi följer kommunens upphandlingsavtal och inköpsrutiner som styr mot miljöanpas-sade inköp.

Ja 4 (st)

LIVSMEDEL

Vi arbetar aktivt med att öka andelen ekologiska livsmedel.

Ja 4 (st)

Vi köper enbart Fairtrade-märkt kaffe, te och bananer.

Ja 3 (st)

Nej 1 (st)

RESOR OCH TRANS-PORTER

Vi har gått igenom kommunens mötes- och resepolicy på APT.

Ja 3 (st)

Nej 1 (st)

Personal som kör i tjänsten har genomgått kurs i sparsam körning, typ EcoDriving.

Ja 2 (st)

Nej 2 (st)

Vi tillhandahåller kollektivtrafikkort för resor i tjänsten.

Ja 4 (st)

Vi har tillgång till utrustning för telefon- och/eller videokonferenser och/eller webb-möten på vår arbetsplats.

Ja 4 (st)

Vi har tillgång till tjänstecyklar på vår arbetsplats.

Ja 1 (st)

Nej 2 (st)


4 Ekonomisk hållbarhet

4.1 Balanserad befolkningstillväxt


Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt


Uppdrag:

4.1.1 Kultur och tillväxt – strategi för delregional samverkan 2015-2018 ska

vara vägledning i det fortsatta kulturutvecklingsarbetet i Ale kommun.

Status

Pågående

Kommentar

Kopplat till strategin för delregional samverkan 2015-2018 har Ale även 2018 tillsammans med Stenungsund och Kungälv ett arkeologiprojekt. I detta projekt ligger fokus på att tillgängliggöra kulturarvet för nya besöksgrupper vilket också ingår i strategin.

4.2 Ekonomisk analys

4.2.1 Analys och förslag för framtiden

Analys

Diagram - nämnd


Sammanfattande tabeller

Tabell nämnd (tkr)

Prognosrapport 2018 sammanställning

Ack budget Ack utfall Ack avv. Årsbudget Årsprognos Årsavv.

VERKSAMHET-ENS INTÄKTER

Bidrag -123 -509 386 -370 -614 244

Försäljning av va-ror och verksam-het

-75 -118 43 -224 -248 24

Hyror och arren-den

-406 -409 3 -1 570 -1 569 -1

Taxor och avgifter -527 -530 3 -1 580 -1 616 36

Övriga intäkter 0 -11 11 0 -11 11

SUMMA INTÄK-TER

-1 131 -1 576 445 -3 744 -4 058 314

VERKSAMHET-ENS KOSTNA-DER

Bidrag och trans-fereringar

1 702 1 679 23 5 106 5 045 61

Material/köpt verk-samhet

759 766 -8 2 276 2 276 0

Lokaler 12 517 12 915 -398 37 698 38 727 -1 029

Personal 10 170 9 509 661 30 412 30 176 236

Kapitalkostnader 1 150 1 019 130 3 449 3 332 117

Övrigt 1 782 1 437 345 5 347 5 045 302

SUMMA KOST-NADER

28 080 27 326 754 84 288 84 601 -313

VERKSAMHET-ENS NETTO-KOSTNADER

26 949 25 750 1 199 80 544 80 544 0

VERKS NETTO-KOSTN EFTER PROG JUST

26 949 25 750 1 199 80 544 80 544 0

I resultaträkningen ovan finns det en post vars årsavvikelse kraftig avviker från budget och det är kostnader rela-terade till lokaler. För perioden är avvikelsen cirka 400 tkr och årsprognosen är satt till drygt 1 000 tkr. Avvikel-sen är till hälften relaterad till högre hyreskostnader än budgeterat vilket har sin förklaring i att de lokaler som 2017 betraktades som tomställda nu belastar verksamheterna med full hyra vilket inte budgeterats för. Andra hälften är kostnader för el vilket till stor del har sin förklaring i att första kvartalet var ovanligt kall vilket renderar i högre kostnader för uppvärmning. Delar av detta kommer att balanseras under året men det finns en viss höjd kopplat till administrationens flytt från Ale kulturrum till Älvängen då det ännu inte klargjorts hur eventuella hy-resregleringar samt tillkommande lokalytor ska hanteras.


Nettokostnader per verksamhet KFN (tkr)

Nettokostnader per verksamhet KFN

Ack budget Ack utfall Ack avv Årsbudget Årsprognos Årsavv

Besluts/verk-samhetsområ-den

Nämnd och admi-nistration

1 859 1 551 308 5 576 5 576

Ale fritd 14 883 14 349 534 44 460 44 460

Öppen ungdoms-verksamhet

2 508 2 226 282 7 523 7 523

Biblioteksverk-samhet

3 446 3 327 119 10 339 10 339

Allmän kulturverk-samhet

4 254 4 297 -44 12 646 12 646

Summa 26 949 25 750 1 199 80 544 80 544

Kultur- och fritidsnämnden har för perioden en positiv avvikelse mot budget på ca 1,2 mkr. De huvudsakliga anledningarna är vakanser inom framförallt fältverksamheten samt att nämndens utvecklingsreserv i dagsläget är outnyttjad. Bidraget till säkra ridvägar halverades under 2017 mot bakgrund av den ansträngda budgetsituationen. Inför 2018 skulle bidragets storlek återställts enligt tidigare belopp vilket inte uppmärksammats i budgetproces-sen. Utvecklingsreserven kommer således att behöva nyttjas för att hantera avsaknad av budgetmedel för säkra ridvägars finansiering under året. En stor del av administrationen inom kultur- och fritid har med anledning av upprustningen och ombyggnationen i Ale kulturrum omlokaliserats till nya lokaler. Det finns i dagsläget ingen information om vad detta medför ur lokalkostnadssynpunkt. För att inte riskera underskott i slutet av året så kommer vårens överskott att användas för att täcka de eventuella kostnadsökningar som flytten medför.

Administrationen och den politiska verksamhetens överskott för perioden är huvudsakligen kopplat till utveckl-ingsreserven och som beskrivits ovan så kommer stora delar av den att användas till förstärkt budget för säkra ridvägars bidrag under 2018.

Ale fritids överskott för perioden är kopplat till vakanser inom fältverksamheten beroende på en försenad rekry-teringsprocess. Simhallen ligger för perioden på ett plusresultat vilket är enligt plan då intäkterna under våren ska balansera sommarstängningen då intäkterna är obefintliga.

Den öppna ungdomsverksamheten har för perioden ett positivt resultat vilket medför det motsatta ur verksam-hetssynpunkt. Tre långtidssjukskrivningar har medfört mindre kostnader men också en ökad belastning på övrig personal.

Biblioteksverksamheten har för perioden ett mindre överskott kopplat till att kostnader för bokinköp samt IT-licenser inte fallit ut enligt budget vilket kommer att regleras under året.

Den allmänna kulturverksamhet har endast ett mindre underskott för perioden vilken ligger inom ramen för na-turliga avvikelser. Det finns exempelvis en viss fördröjning av intäkter kopplat till det offentliga kulturutbudet som kommer att balanseras över tid.

Sammanfattningsvis så är utfallet för perioden positivt men mot bakgrund av ovan nämnda faktorer så är pro-gnosen för 2018 fortsatt satt till en budget i balans vid årets slut.


Lönekostnader (tkr)

Lönekostnader 2018

Ack budget Ack utfall Ack avv.

LÖNEKOSTNADER

LÖNER ARBETAD TID

Fasta arvoden 92 73 19

Sammanträdesarvoden 34 39 -5

Ers förlorad arbetsförtjänst 11 12 -1

Månadslön 6 181 5 848 333

Lön timanställda 57 162 -104

Övertid fyllnadstid 0 52 -52

OB tillägg, jour, beredskap 105 77 28

Övriga lönetillägg 0 9 -9

Månadslön beredskap arb 0 16 -16

Arvoden för särskilda uppdrag 0 22 -22

SUMMA LÖN ARBETAD TID 6 480 6 310 170

LÖNER EJ ARBETAD TID

Semesterlön 789 318 470

Sjuklön 0 178 -178

Lön vid tjänstledighet 0 1 -1

SUMMA LÖN EJ ARBETAD TID 789 498 291

SUMMA LÖNEKOSTNADER 7 268 6 807 461

SUMMA LÖNEKOSTNADER + OMFÖRDELN LÖN in

7 268 6 807 461

Investeringar detaljerad (tkr)

Investeringsrapport 2018 detaljerad

Ack budget Ack utfall 9/5 Ack avv. Årsbudget Årsprognos Årsavv.

Investering

Övrigt 2 600 149 2 451 7 800 4 800 3 000

Netto 2 600 149 2 451 7 800 4 800 3 000

Investeringsanalys

Enligt senaste informationen så kommer inte upprustningen av teatern i Ale kulturrum att starta förrän våren 2019 vilket gör att samtliga investeringsmedel kopplat till detta lämnas orörda. Övriga investeringsposter såsom upprustning simhall, offentlig utsmyckning samt kultur- och fritidsnämndens årsanslag antas förbrukas fullt ut.


5 Processer - Göra rätt saker, göra dem rätt, i rätt tid och på rätt nivå

Analys

Verksamheterna arbetar kontinuerligt med att ha en effektiv planering och optimerad bemanning på de olika ar-betsplatserna.

5.1 Underlätta människors vardag


Hälsa och välbefinnande

Fredliga och inkluderande samhällen


Antalet äkta e-tjänster som erbjuds invånare och andra intressenter ska öka. Målsättningen för 2022 är 120. För 2018 är målet 90.

4

Inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde finns i dagsläget äkta e-tjänster för bibliotek, föreningsbi-drag och lokalbokningar. Kulturskolan har startat en ny e-tjänst för anmälningar till kulturskolan under tertial 1.


5.1.1 Öka tillgängligheten till kommunens bibliotek


Antal besök per månad under meröppettid på biblioteken

1 260 1 500 84 %


5.1.2 Tillgängligheten till kommunens anläggningar och lokaler inom nämn-

dens ansvarsområde ska öka genom konceptet meröppet

Fritidsverksamheten fortsätter att jobba med uthyrningsverksamhet som ska underlätta för kommuninvånare och föreningslivet. När det gäller de stora hallarna som vi ansvarar för jobbar vi intensivt mot utbildningsförvalt-ningen då vi vill sköta uthyrningen även dagtid (vi vill ha skolans scheman till oss). Vi måste vara tydliga med ti-der då vi har ett intäktskrav hängande över oss hela tiden. Så varje ledig tid blir viktig. Genom att införa taggsy-stem (låssystem) i anläggningarna kan vi styra öppet- och stängningstider på ett helt nytt sätt vilket gör att till-gängligheten blir ännu större. Vi har kommit en bit på väg men är långt ifrån framme. Våren har också bestått i en massa möten med vårt kontaktcenter som vill införa ROSA metoden men vi är inte framme då vi redan arbe-tar med e-bokning och kunden/föreningarna lägger upp sig själva som kund.

Vi har avslutat den ordinarie säsongen för Ale Arena 2017/2018 och vi har nu påbörjat arbetet med försäsong och ordinarie säsong 2018/2019 med anläggningens framtid. Vi arbetar också intensivt med grannkommunerna gällande istider i arenan.

För att klara detta uppdrag är de viktigt att alla kommunens förvaltningar har samma bild för att öka tillgänglig-heten i kommunens lokaler, samverkan och samarbete är a och o.


6 Hållbart arbetsliv

Analys

6.1 Strategisk kompetensförsörjning

Uppdrag:

6.1.1 Plan för strategisk kompetensförsörjning inom varje sektor

Status


Uppdrag:

6.1.2 Minska gapet mellan nuvarande värderingar och organisationens öns-

kade värderingar. Varje organisatorisk enhet ska planera och genom-

föra 2-3 aktiviteter som utvecklar organisationskulturen i önskad rikt-

ning.

Status


Kommentar

Arbete med organisationskulturen har skett både på APT och i reflektionsgrupper på enheterna. Enheterna har bland annat arbetat med kommunikation, hälso-APT, tillit och förtroende samt att följa fattade beslut som tas av de som har befogenhet.

Uppdrag:

6.1.3 Stärka kommunens varumärke och tydligare marknadsföring. Varje en-

het ska identifiera och utveckla 2-3 bevispunkter som visar att enheten

lever upp till Ale kommuns varumärkeslöfte. "Lätt att leva"

Status


Kommentar

Verksamhetscheferna ska under tertial 2 genomgå utbildning med Kommunchef.


6.2 Personalanalys

6.2.1 Kommunens anställda

Antal anställda

Antal anställda

Antal anställda 2018-04-30 2017-04-30 Skillnad

Antal tillsvidareanställda, 52 53 -1

-varav kvinnor i % 69,2 % 66,0 % 3,2

-varav män i % 30,8 % 34,0 % -3,2

Antal heltidsanställda 42 40 2

Antal deltidsanställda 10 13 -3

Antalet tidsbegränsat anställda (månadsanställda vikarier) 10 11 -1

Antal arbetade timmar (timanställda) 1 058 1 073 -15

-varav kvinnor 733 932 -199

-varav män 325 141 184

Årsarbetare

-månadsavlönade 49,69 47,59 2,10

-timavlönade 1,60 1,63 -0,03

Totalt 51,30 49,22 2,08

6.2.2 Sjukfrånvaro

Sjukfrånvaron har under tertial 1 varit högre än förra årets statistik. Korttidsfrånvaron har sjunkit trots att en kraftfull influensa drabbade perioden. Bland långtidssjukskrivna är statistiken högre än vad som brukar vara fal-let. Verksamheterna har följt upp fallen och tillsatt åtgärder där det behövts. Statistiken behöver dock följas över längre tid för att en analys ska bli relevant.

Sjukfrånvaro i procent

Volymtal 2018-04-30 2017-04-30 Skillnad

Sjukfrånvaro i % av ordinarie arbetstid 8,2 % 7,5 % 0,7

Sjukfrånvaro, kvinnor 7,3 % 7,4 % -0,1

Sjukfrånvaro, män 10,3 % 7,8 % 2,5

Ålder - 29 år 11,7 % 2,9 % 8,8

Ålder 30 - 49 år 9,2 % 5,1 % 4,1

Ålder 50 - 5,5 % 15,5 % -10,0

Korttidssjukfrånvaro 1-14 dagar i relation till ordinarie arbetstid 3,0 % 3,5 % -0,5

Varav sjukfrånvaro 60 dagar eller mer 29,8 % 33,6 % -3,8

6.2.3 Analys och förslag för framtiden

Totalt har antalet anställda minskat jämfört med samma period förra året. Detta på grund av vakanser och ej ännu tillsatta tjänster. Under T2 kommer den siffran snarare vara positiv. Heltidsstatistiken visar att antalet med-arbetare som har en heltidsanställning har ökat jämfört med föregående period och år. Med utgångspunkt från det politiska beslutet om heltid som norm förväntas den utvecklingen fortsätta.

Den totala sjukfrånvaron har ökat under perioden. Korttidsfrånvaron har sjunkit trots att en kraftfull influensa drabbade perioden. Ökningen ligger i statistiken för långtidssjukfrånvaro. Denna statistik behöver följas över längre tid för att en analys ska bli relevant. Verksamheterna har dock följt upp de specifika fallen och tillsatt åt-


gärder efter behov. Bland annat har företagshälsovård använts. Verksamheterna arbetar kontinuerligt med arbets-miljö och sjukfrånvarofrågor på enheternas APT.


7 Basverksamhet

7.1 Verksamhetsmått

Antalet utlån på filialbiblioteken har minskat något under perioden. Biblioteket i Surte används inte längre som skolbibliotek eftersom Surteskolan successivt bygger upp och använder ett eget skolbibliotek. I Skepplanda har en av de två skolorna som tidigare använt folkbiblioteket som skolbibliotek byggt upp ett eget skolbibliotek. Al-boskolan använder fortfarande Skepplanda bibliotek som skolbibliotek. Antalet elever, antalet genomförda kultu-revenemang, samt publikantal har ökat något, vilket är positivt. Det är tveksamt om vi kan bibehålla nivån då det förväntas bli störningar runt ombyggnationen av Ale kulturrum framtill hösten 2019.

Verksamhet Verksamhetsmått Utfall T1 2017 Utfall T1 2018 Budget 2018 Årsprognos 2018

Bibliotek

Antal utlån

- huvudbibliotek 40 075 39 127 110 000

- filialbibliotek 24 797 21 641 75 000

Totalt utlån 64 872 60 768 185 000

Aktiva låntagare 5 000

Antal besökare 64 690 59 124 175 000

test

Kulturverksamhet

Antal elever i kulturs-kolan

445 446 550

Antal genomförda kul-turevenemang

66 76 100

Antal publik vid scen-framträdanden

3 324 4 375 7 500


8 Underskrift

Namnförtydligande

Documents

Uppföljningsrapport April 2018...Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 3(21) 1 Periodens verksamhet - Sammanfattning Brukare/Social hållbarhet Viktigt för