VISOKA ŠKOLA STRUKOVNIH STUDIJA ZA PROJEKTNI MENDŽMENT

Predmet:Upravljanje biznis projektima

Naziv projekta:

Otvaranje samostalne trgovinske radnje “ Mali Orao “

Student Profesor

Sonja Borisenko 66/09 dr.VasilijeMišković

Beograd 2012

Sadržaj:

1. Opis2. Ciljevi3. Izbor projektnog menadžera4. Projektni tim5. Globalni plan realizacije6. Gantogram globalnog plana7. Detaljni plan realizacije8. WBS dijagram9. Gantogram detaljnog plana10. Karta odgovornosti11. Ključni događaji12. Planiranje troškova13. Analiza rizika14. Praćenje i kontrola15. Zaključak

Literatura

1.Opis

Kompanija „ORAO“ prisutna je na tržištu Srbije sa svojim veleprodajnim uslugama od 1992. godine, a nakon akvizicije od strane Agrokora 2005. godine zakoračila je i u segment

maloprodaje.Danas „ORAO“ u svom sastavu ima 141 maloprodajni objekat širom Srbije i 7 veleprodajnih centara u Beogradu, Nišu, Leskovcu, Čačku, Novom Sadu i Subotici i više od 4.000 zaposlenih.“ORAO“ i dalje intenzivno širi svoju maloprodajnu mrežu, po čemu se 2010. godina posebno ističe, jer je mreža prodavnica povećana za preko 30 novih maloprodajnih objekata. U svojim prodavnicama svakodnevno uslužuje više od 150.000 kupaca pružajući im  vrhunsku uslugu i zadovoljstvo kupovine, te pažljivo izabran asortiman kvalitetnih proizvoda s naglaskom na sveže, zdravo i domaće..Vrednosti na kojima „ORAO“ temelji svoj uspeh su kvalitet, uslužnost, poverenje, inovativnost i pre svega razumevanje potreba svojih kupaca .Takodje isticemo da u svim veleprodajnim objektima pos nazivom „ORAO“ ,i svim i maloprodajnim objektima „Mali Orao „ mozemo kupiti proizvode svih robnih marki .

Da bi dodatno ojacali i pozicionirali „ORAO“ u Srbiji menadzment firme planira otvaranje prodavnica u kojima će se prodavati proizvodi svih robnih marki. Jedna od tih prodavnica „Mali Orao „ biće otvorena u ulici Partizanske Avijacije bb. Sama lokacija omogućava veliku cirkulaciju potencijalnih i stalnih kupaca. Prodavnica se prostire na 450m2 sa dobro obezbedjenim prilazom i parkingom za potrošače. Projektni tim koji će raditi na realizaciji i izgradnji projektna otvaranja prodavnice bice sastavljen od clanova menadzmenta zaposlenog u matičnoj kompaniji. Oni poseduju veliko iskustvo jer rade na velikom broju najrazličitijih projekata. Sva potrevna sredstva za otvaranje prodavnice biće obezbedjena iz matične organizacije.

2.Ciljevi

Otvaranjem još jedne u nizu prodavnice, ima za cilj povećanje broja potrošača, prodatih proizvoda. Cilj je prikazati ceo asortiman najrazlicitijih proizvoda .

Ceo asortiman proizvoda na jednom mestu najbolji je način da se potrošači upoznaju sa svim proizvodima koje kompanija nudi, to je više od stotinu proizvoda čokoladnog i mlečnog programa,programa za decu, proizvoda za održavanje lične i kućne higijena. . .

Ciljevi:

Povećanje informisanisti o asortimanu proizvoda Povećanje prodaje

Sticanje liderske pozije firme „ORAO“ na tržistu Srbije

Povećanje maloprodajnih objekata

3. Izbor projektnog menadžera

Kompanija „ORAO“ je organizovana kao matrična organizacija sa velikim brojem projektnih timova koji rade i koji će raditi na velikom broju projekata. Menadžment kompanije bira projektnog menadžera na osnovu njegovih karakteristika,sposobnosti i dosadašnjih iskustava koje će primeniti u koordinaciji ostalih članova projektnog tima. Projektni menadžer ima važnu ulogu u planiranju i raalizaciji projektna u okviru planiranog vremena sa planiranim resursima.

4. Formiranje projektnog tima

Projektni menadžer

MarketingPravni i finansijski

posloviProdaja

Da bi tim funkcionisao efikasno,potrebno je imati kvalitetnog projektnog menažera a takođe je bitan i sam sastav projektnog tima, način rada i zadaci projektnog tima. Osnovni zadatak projektnog menadžera je da dovede projekat do završetka u planiranom vremenu sa planiranim reusrsima i troškovima. Izbor projektnog tima kao i projektnog menadžera je najvažniji zadatak u organizaciji i odvija se u dve etape. U prvoj etapi se određuju spocijalisti koji su nam potrebni za sastavljanje projektnog tima, a u drugoj etapi pronalazimo odgovarajuće specijaliste u okviru matične organizacije ili sa strane.

Veličina projektnog tima zavisi prevashodno od veličine i složenosti projekta kojeg realizuje organizacija.

U ovom konkretnom slučaju projektni tim će biti sastavljen od članova iz matične organizacije, tj.same kompanije „ORAO”. Rukovodstvo kompanije je odredilo projektnog menadžera a on je osnovu iskustava iz predhodnih projekata izabrao članove tima koji su se pokazali kao specijalisti za potrebne oblasti.

Projektni tim1 Projektni menadžer PM2 Član projektnog tima 1 M13 Član projektnog tima 2 M24 Član projektnog tima 3 M35 Odeljenje marketinga A6 Odeljenje prodaje PM

7Odeljenje pravnih i i finansijskih poslova PF

5. Globalni plan realizacije

Na izradi globalnog plana realizacije radi projektni tim. Projekat je podeljen na četiri glavne faze:

GLOBALNI PLAN TRAJANJE(d)Priprema 32Uredjenje enterijera 19Zapošljavanje kadrova 22Finalizacija 39Ukupno trajanje projekta 110WBS - dijagram

REDNI BROJ FAZE I AKTIVNOSTI

A Priprema1 Ugovaranje o zakupu prostora

1.1 Analiza I izbor moguce lokacije1.2 Ugovaranje zakupa odabranog objekta2 Dobijanje dozvola za obavljanje delatnosti3 Projektovanje enterijera objekta

3.1Pribavljanje I analiza ponudaca za

projekat3.2 Ugovaranje sa projektantom3.3 Izrada projekta4 Izbor izvodaca radova

4.1Pribavljanje ponuda,analiza I izbor

izvodaca radova4.2 Ugovaranje sa izvodzacima radova5 Izbor isporucioca opreme I montažera

5.1 Pribavljanje ponuda,analiza I izbor opreme

5.2Pribavljanje ponuda,analiza I izbor

montažera5.3 Ugovaranje sa ponudacima opreme5.4 Ugovaranje sa montažerimaB Uredenje enterijera objekta1 Adaptacija objekta

1.1 Postavljanje rasvete1.2 Krecenje I farbanje zidova1.3 Postavljanje laminata2 Opremanje objekta

2.1 Nabavka staklenih vitrina2.2 Nabavka drv enih polica2.3 Nabavka staklenih posuda2.4 Nabavka fiskalnih kasa I racunara2.5 Nabavka telefona2.6 Nabavka vage za merenje proizvoda2.7 Nabavka reklamnih panoa3 Isporuka opreme

3.1 Definisanje dinamike isporuke4 Montažni radovi

4.1 Definisanje dinamike montaže4.2 Montaža drvenih polica4.3 Montaža staklenih vitrina4.4 Montaža reklamnih panoa

C Zapošljavanje kadrova1 Raspisivanje konkursa2 Prijem I razgovor sa kandidatima3 Selekcija kadrova4 Konacni izbor kadrova5 Provera obucenosti kadrova6 Obuka I usavršavanje kadrovaD Finalizacija1 Promocija2 Isporuka robe

2.1 Trebovanje robe iz magacina2.2 Prijem robe3 Izlaganje robe na police4 Aranžiranje izloga5 Provera opremljenosti objekta6 Priprema svecanog otvaranja

6.1 Slanje pozivnica6.2 Svecano dekorisanje7 Svecano otvaranje8 Puštanje objekta u rad

10. Karta odgovornosti

Karta odgovornosti

Aktivnosti Čla

n

pro

jektn

og

ti

ma 1

Čla

n

pro

jektn

og

tim

a 2

Čla

n

pro

jektn

og

tim

a 3

Čla

n

pro

jektn

og

tim

a

Čla

n

pro

jektn

og

tim

a

Čla

n t

ima

iz

pra

vnih

i

Priprema   A        Ugovaranje o zakupu prostora     R C   C,Idobijanje dozvola za obavljanje delatnosti           R,IProjektovanje enterijera R,I     C    Izbor izvođača radova   R,I       CIzbor isporučioca opreme i montažera   R,I        Uređenje enterijera objekta A          Adaptacija objekta R,I          Opremanje objekta     R,I      Isporuka opreme   R,I        Montažni radovi     R,I     CZapošljavanje kadrova            Raspisivanje konkursa       R,C    Prijem kandidata           R,ISelekcija kadrova           R,IKonačni izbor kandidata           CProvera obučenosti kandidata         C  Obuka i usavršavanje kandidata         C  Finalizacija     A      Promocija     I R    Isporuka robe         C  Izlaganje robe na police A       C  Aranžiranje izloga A          Provera opremljenosti objekta   R     C  Priprema svečanog otvaranja       R    Svečano otvaranje   I   R    Puštanje objekta u rad   R        

R – Ko izvršava datu aktivnostA – Ko ima odgovornost za određenu aktivnostC – Ko ima odgovornost za komunikaciju i konsultacijuI – Odgovornost za informisanje o napredovanju

11. Ključni događajiRedni broj KLJUČNI DOGAĐAJ DATUM

1Početak ugovaranja o zakupu prostora

06.06.2012

2Početak dobijanja dozvola za obavljanje

15.06.2012

3Početak projektovanja enterijera

15.06.2012

4 Izbor izvođača radova05.07.2012

5Raspisivanje konkursa za zapošljavanje

04.08.2012

6 Početak adaptacije objekta18.07.2012

7Izbor isporučioca opreme i montažera

11.07.2012

8 Početak opremanja objekta22.07.2012

9 Završetak adaptacije objekta22.07.2012

10 Završetak opremanja objekta28.07.2012

11 Isporuka opreme29.07.2012

12 Početak montažnih radova29.07.2012

13 Završetak montažnih radova04.08.2012

14 Isporuka robe29.07.2012

15 Konačni izbor kadrova30.08.2012

16 Svečano otvaranje07.09.2012

17 Puštanje objekta u rad08.09.2012

KARTA RASPODELE BUDŽETAREDN

I BROJ

AKTIVNOSTIPotrebna finansijska sredstva

A Priprema25,661,559.5Di

n

1 Ugovaranje o zakupu prostora25,007,591.5Di

n 1.1 Analiza I izbor moguce lokacije 3,557.0Din

1.2 Ugovaranje zakupa odabranog objekta25,004,034.5Di

n

2 Dobijanje dozvola za obavljanje delatnosti 36,000.0Din 3 Projektovanje enterijera objekta 507,192.0Din

3.1 Pribavljanje I analiza ponudaca za projekat 3,168.0Din 3.2 Ugovaranje sa projektantom 1,432.0Din 3.3 Izrada projekta 502,592.0Din 4 Izbor izvodaca radova 3,160.0Din

4.1Pribavljanje ponuda,analiza I izbor

izvodaca radova 1,728.0Din 4.2 Ugovaranje sa izvodacima radova 1,432.0Din 5 Izbor isporucioca opreme I montažera 107,616.0Din

5.1 Pribavljanje ponuda,analiza I izbor opreme 2,736.0Din

5.2Pribavljanje ponuda,analiza I izbor

montažera 1,728.0Din 5.3 Ugovaranje sa ponudacima opreme 1,576.0Din 5.4 Ugovaranje sa montažerima 101,576.0Din B Uredenje enterijera objekta 2,926,825.0Din 1 Adaptacija objekta 119,730.0Din

1.1 Postavljanje rasvete 4,902.0Din 1.2 Krecenje I farbanje zidova 7,002.0Din 1.3 Postavljanje laminata 107,826.0Din 2 Opremanje objekta 2,802,511.0Din

2.1 Nabavka staklenih vitrina 390,869.0Din 2.2 Nabavka drv enih polica 1,550,869.0Din 2.3 Nabavka staklenih posuda 438,369.0Din 2.4 Nabavka fiskalnih kasa I racunara 286,061.0Din 2.5 Nabavka telefona 14,305.0Din 2.6 Nabavka vage za merenje proizvoda 92,905.0Din 2.7 Nabavka reklamnih panoa 29,133.0Din 3 Isporuka opreme 936.0Din

3.1 Definisanje dinamike isporuke 936.0Din 4 Montažni radovi 3,648.0Din

4.1 Definisanje dinamike montaže 936.0Din 4.2 Montaža drvenih polica 1,056.0Din 4.3 Montaža staklenih vitrina 528.0Din 4.4 Montaža reklamnih panoa 1,128.0Din C Zapošljavanje kadrova 29,592.0Din 1 Raspisivanje konkursa 21,600.0Din 2 Prijem I razgovor sa kandidatima 1,920.0Din 3 Selekcija kadrova 1,920.0Din 4 Konacni izbor kadrova 1,272.0Din 5 Provera obucenosti kadrova 960.0Din 6 Obuka I usavršavanje kadrova 1,920.0Din D Finalizacija 264,069.0Din 1 Promocija 236,621.0Din 2 Isporuka robe 4,496.0Din

2.1 Trebovanje robe iz magacina 1,488.0Din 2.2 Prijem robe 3,008.0Din 3 Izlaganje robe na police 7,760.0Din 4 Aranžiranje izloga 5,840.0Din 5 Provera opremljenosti objekta 1,720.0Din 6 Priprema svecanog otvaranja 3,920.0Din

6.1 Slanje pozivnica 960.0Din 6.2 Svecano dekorisanje 2,960.0Din 7 Svecano otvaranje 1,712.0Din 8 Puštanje objekta u rad 2,000.0Din

  Ukupno28,882,045.5Di

n

13. Analiza rizika

Karta analize rizika

Redni

broj

Tip rizika

Opis rizika

Verovatnoća

nastupanja

Uticaj

Preventivne preporučene akcije

Preporučene reaktivne akcije

1Ekste

rni

Kašnjenje u realizaciji radova

S V

definisati penale - zaposliti stručno lice za kontrolu radova

Angažovatidodatnu radnu snagu i izvođača radova

2Inter

ni

Neefikasna promocija

M Sveći broj promotera

drugi vid promocije

3 Eksterni

Kašnjenje nabavke

S V definisati u ugovoru najkasniji rok za isporuku opreme i naplaćivati penale pro kašnjenj

angažovati druge dobavljače

u

4Inter

ni

Problem likvidnosti

M V

Uzeti kredit od banke

Uzimanje kratkotočnih kredita

5Inter

ni

Kašnjnje u isporuci robe

M V

deginisati penale ova radnja je prioritet

dostaviti robu iz drugih prodajnih objekata

6Ekste

rni

Neadekvatna ponuda kadrova

M M

Voditi računa o znanjima pri izboru kadrova

usvojiti dodatna znanja kroz obuku itrening

Projekat je jedinstven i neponovljiv poslovni poduhvat koji se obavlja u budućnosti. Kao takav on sa sobom nosi rizik koji može da ugrozi realizaciju projekta ili da dovede do kašnjenja projekta. Da bi smo uspešno i efikasno upravljali projektom potrebno je da identifikujemo rizike koje mogu nastati za vreme odvijanje projekta. Kada ih identifikujemo rizike pristupamo analizi i proceni rizičnih događaja kako bi smo na vreme preduzeli preventivne i reaktivne rizike. Postoje dve vrste rizika : interni i eksterni. Rizik se pojavljuje u dve veličine : verovatnoća nastupanja i uticaj na rizik. Rizici mogu biti mali(M), veliki(V) i srednji(S). Rizike na ovom projektu su identifikovali projektni menadžer i projektni tim i posle toga su definisali preporučene preventivne i reaktivne akcije. Na osnovu analize svih rizika projektni menadžer i projektni tim su došli do zaključka da ovaj projekat nije rizičan.

DETALJI O PROJEKTUNaziv projekta:Otvaranje radnje”Mali Orao”

Rukovodilac projekta:DETALJI O RIZIKUOpis rizika:Kašnjenje u realizaciji radova adaptacijeVerovatnoća rizika:Verovatnoća nastajanja ovog rizika je mala

Uticaj rizika:Uticaj ovog rizika na projekat je srednji

SMANJENJE RIZIKAPreporučene preventivne akcije:Ugovor smo obavezali izvođače radova da se adaptacija objekta završi u predviđenom roku, u suprotnom im naplaćujemo penale. Zapošljavanjem stručnog lica za kontrolu radova smanjujemo mogućnost nastanka mogućih kašnjenja i smanjenje predviđenih kvaliteta objekta.Preporučene reaktivne akcije: U slučaju kašnjenja angažovaćemo dodatnu radnu snagu a u slučaju lošeg poslovanja izvođača radova angažovaćemo drugu firmu koja je specijalizovana za iste radove.

DETALJI O PROJEKTUNaziv projekta:Otvaranje radnje”Mali Orao ”Rukovodilac projektaDETALJI O RIZIKUOpis rizika:Kašnjenje navabke i isporuke opreme

Verovatnoća rizika:Verovatnoća nastajanja ovog rizika je srednja

Uticaj rizika:Uticaj ovog rizika na projekat je velika

SMANJENJE RIZIKAPreporučene preventivne akcije: Ugovorom smo obavezali dobavljače da nam isporuče i montiraju opremu u dogovorenom roku. Za kašnjenje se definisani penali.Preporučene reaktivne akcije: Potrebno je sastaviti spisak sa potencijalnim dobavljačima koje bismo angažovali u slučaju kašnjenja sa predhodno angažovanim dobavljačima.

14.Praćenje i kontola projekta

Redni broj

Aktivnost Naredna

aktivnost

Tip veze

Trajanje aktivnos

ti

WBS Resursi

1 Analiza I izbor moguce lokacije

2 KP 4 A M3,A

2 Ugovaranje zakupa odabranog objekta

3 KP 3 A PM,M3,PF

3 Dobijanje dozvola za obavljanje delatnosti

4 PP 25 A PF

4 Pribavljanje I analiza ponudaca za projekat

5 KP 4 A M1,A,P

5 Ugovaranje sa projektantom

6 KP 1 A PM,M1

6 Izrada projekta 7 KP 9 A M17 Pribavljanje

ponuda,analiza I izbor izvodaca radova

8 KP 4 A M2

8 Ugovaranje sa izvodacima radova

9,10 PP,PP 1 A PM,M2

9 Pribavljanje ponuda,analiza I izbor opreme

10 PP 3 A M2

10 Pribavljanje ponuda,analiza I izbor opreme

11 KP 3 A M2

11 Ugovaranje sa ponudacima opreme

12 KP 1 A PM,M2

12 Ugovaranje sa montažerima

13 KP 1 A PM,M2

13 Postavljanje rasvete 14 KP 2 B M114 Krecenje I farbanje zidova 15 KP 2 B M115 Postavljanje laminata 16 PP 1 B M116 Nabavka staklenih vitrina 17 PP 3 B M317 Nabavka drv enih polica 18 PP 3 B M318 Nabavka staklenih posuda 19 KP 3 B M319 Nabavka fiskalnih kasa I

racunara20 PP 2 B M3,PF

20 Nabavka telefona 21 PP 2 B M321 Nabavka vage za merenje

proizvoda22 KK 2 B M3,P

22 Nabavka reklamnih panoa 23 KP 1 B M3,A23 Definisanje dinamike

isporuke24 PP 1 B M2,PF

24 Definisanje dinamike montaže

25 KP 1 B M2,PF

25 Montaža drvenih polica 26,35 KP,KK 2 B M226 Montaža staklenih vitrina 27 KP 1 B M227 Montaža reklamnih panoa 28 PP 1 B M228 Raspisivanje konkursa 29 KP 15 C A,PM29 Prijem I razgovor sa

kandidatima30 KP 2 C PF

30 Selekcija kadrova 31 KK 2 C PF31 Konacni izbor kadrova 32 PP 1 C M2,PF32 Provera obucenosti

kadrova33 KK 1 C P

33 Obuka I usavršavanje kadrova

35 KK 2 C P

34 Promocija 37 KK 27 D M3,A35 Trebovanje robe iz

magacina36,40 KP,PP 1 D M2,P

36 Prijem robe 37 KP 2 D M237 Izlaganje robe na police 38 PP 5 D M1,P38 Aranžiranje izloga 39 KP 5 D M139 Provera opremljenosti

objekta41 KP 1 D PM,M2

40 Slanje pozivnica 36 KP 1 D A41 Svecano dekorisanje 42 KP 1 D A42 Svecano otvaranje 43 KP 1 D M2,A43 Puštanje objekta u rad / / 1 D PM,M2

Praćenje i kontrola realizacije projekta odnosi se pre svega na praćenje i kontrolu vremena realizacije projekta,praćenja i kontrolu utrošenih resursa i troškova projekta i njihovo poređenje sa planiranim.

Za praćenje I kontrolu odvijanja radova na projektu zadužen je projektni menadžer koji zajedno sa članovima svog tima radi u cilju što bolje realizacije projekta. Dva puta nedeljno se održavaju sastanci na kojima članovi tima iznose informacije i izveštaje koje su sakupili. Cilj praćenja i kontrole realizacije projekta je da se realizacija odvija prema predviđenom planu u planiranom vremenu i sa planiranim troškovima.

Izvođače radova smo ugovorom obavezali da projekat završetka radova adaptacije realizuju u propisanom kvalitetu i u dogovorenom roku. Izvođači radova ugovorom su se zaštitili od ne blagovremenog isplaćivanja usluga na šta se invevstitor obavezuje. Dok treje projekat adaptacije odabranog projekta, svakog dana stručno lice koje je angažovano od strane samih izvođača radova, nadgledaće radove. Ono nema svoje puno radno vreme, već je njegov zadatak da svakodnevno isprati

odvijanje radova na objektu,proprati dinamiku kojom se posao obavlja i uveri se kakav kvalitet izvođač svojim zalaganjem pruža investitoru. Jedanput nedeljno ovo stručno lice koje ima ulogu kontrolora sastaje se sa zaposlenima na realizaciji projektakako bi im pružio instrukcije i uputstva u vezi što uspešnijeg obavljanja radova. Montažere smo angažovali za montiranje opreme za objekat i definisali sa njima dinamiku montaže. Napravljen je ugovor sa montažerima da se oprema montira na vreme a za svako kašnjenje,ugovorom su definisani penali. Kako bi prodavnica više privlačila kupce angažovani su dekorateri i aranžeri na ovom projektu koji će biti zaduženi za izlaganje robe i aranžiranje izloga. Za svečano dekorisanje prodavnice za dan otvaranja,takođe su angažovani dekorateri/aranžeri.

Zaključak

Na osnovu predhodno obavljenih istraživanja i analize rizika došli smo do zaključka da je projekat isplativ i da ne nosi rizik. Kompanija „ORAO” prati stanje na tržistu u regionu što joj omogućava da opstaje i da se dalje razvija. Otvaranjem radnje da jednoj od najboljih lokacija u gradu kompanija „ORAO” pokazuje da ima jasnu strategiju za dalji razvoj osvajanje tržista kako u Srbiji tako i u regoinu. Ostati lider u regionu nije lak posao i zbog toga svaki projekat koji pruža isticanje u odnosu na konkurenciju mora biti dobro osmišljen,vodjen,kontrolisan i realizovan.

Literatura1. http://www.idea.rs2. http://www.index.hr3.”Upravljanje projektom”,Prof.dr Petar Jovanović,Gragoslog;Bepgrad 2002.4.”Metode i tehnike Projektnog menadžmenta”,Prof,dr Petar Jovanović,Dejan Petrović,Vladimir Obradović,Marko Mihić,FON,Beograd,2007