Upload
doanngoc
View
217
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
Dokumentarno in arhivsko gradivo
arhivsko
gradivo
trajen pomen za
• znanost,
• kulturo ali
• pravno varnost oseb
dokumentarno
gradivo
pomen za
• poslovanje,
• pravno varnost
zapisi za in o poslovanju >na vseh nosilcih, v vseh oblikah
>izvirni ali reproducirani
>prejeti, nastali pri delu
Čemú organizirano upravljanje gradiva
• za poslovanje - preglednost, učinkovitost
• za zagotavljanje pravne varnosti
• za ohranjanje kulturne dediščine
Ohranjanje arhivskega gradiva je odvisno od
zadovoljivosti varstva dokumentarnega gradiva.
Ohranjanje arhivskega gradiva je odvisno od
zadovoljivosti varstva dokumentarnega gradiva.
ZVDAGA – zahteve za hrambo dok. gradiva
• Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Ur. l. RS, št. 30/06)
• Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Ur. l. RS, št. 86/06)
• Uredba o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 63/07, 115/07, 122/07, 31/08,
35/09, 58/10)
• Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 75/05, 47/08)
• Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi (Ur. l. RS, št. 52/09)
• Enotne tehnološke zahteve 2.0 (www.arhiv.gov.si)
• Pravilnik o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb ter
delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom (Ur. l. RS, št. 132/06, 38/08)
ISO 15489 Information and documentation – Records Management
Predpisi
• Zakon o tajnih podatkih (Ur. l. RS, št. 50/06–UPB, 9/10, 60/11)
• Zakon o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št.6/04)
• Zakon o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št.22/05, 24/06)
• Zakon o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 8/00, 24/00, 81/00, 33/01, 45/01, 42/02, 18/04, 40/04, 91/05, 114/05,
42/07)
• Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št.24/03, 61/05, 109/05, 113/05, 28/06)
• Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št.76/05)
• Zakon o informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št.113/05)
• Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Ur. l. RS, št.57/00, 30/01, 25/04, 73/04, 98/04)
• Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Ur. l. RS, št.77/00, 2/01)
Predpisi
• Zakon o gospodarskih družbah /ZGD-1/ (Ur. l. RS, št. 42/2006)
• Zakon o davčnem postopku /ZDavP-1-UPB1/ (Ur. l. RS, št. 25-872/2005)
• Zakon o davku na dodano vrednost /ZDDV-UPB3/ (Ur. l. RS, št. 25-874/2005)
• Slovenski računovodski standardi /SRS/ (Ur. l. RS, št. 118/2005)
• Pravilnik o vsebini in načinu vodenja evidenc s področja zaposlovanja (Ur. l. RS, št. 17/1999)
• Zakon o graditvi objektov /ZGO-1/ (Ur. l. RS, št. 102/2004, 14/2005, 120/2006, 126/2007)
• Pravilnik o projektni dokumentaciji (Ur. l. RS, št. 55/2008)
• Zakon o bančništvu /ZBan-1/ (Ur. l. RS, št. 131/2006)
• Zakon o zavarovalništvu /ZZavar-UPB2/ (Ur. l. RS, št. 109/2006)
Predpisi
Kako organizirati upravljanje gradiva
VODSTVO ORGANIZACIJE
odgovorno za organiziranje upravljanja gradiva:
A. kreiranje
B. vzpostavitev
C. izvajanje
Spremembe upravljanja gradiva – vpliv na poslovanje
Kako organizirati upravljanje gradiva
Celovito zastavljen projekt – sodelovanje predstavnikov vseh organizacijskih enot:
1. Pregled trenutnega stanja
2. Ugotovitev zadovoljivih rešitev in pomanjkljivosti
3. Odločitev kaj ohraniti, kaj ustvariti na novo
4. Celovita zasnova postopkov upravljanja
5. Izdelava vsebinskih in tehničnih orodij
6. Interni predpis za izvajanje upravljanja [PRAVILNIK / NOTRANJA PRAVILA]
7. Izobraževanje vseh skupin zaposlenih
• Evidentiranje
• Dodeljevanje (signiranje)
• Razvrščanje (klasificiranje)
• Sprejem, odprema, ustvarjanje
• Hramba v zbirkah
• Odbiranje in izročanje arhivskega
• Izločanje in uničevanje dokumentarnega
Postopki upravljanja gradiva
dodeljevanje razvrščanje
e v i d e n t i r a n j e
izhodni
dok.
s
p
r
e
j
e
m
o
d
p
r
e
m
a
vhodni
dok.
h r a m b a
vhodni
izhodni
lastni
dok.
odbiranje izločanje
u
s
t
v
a
r
j
a
n
j
e
Notranja pravila za zajem in hrambo elektronskega gradiva
ZVDAGA – zagotavljanje pravne veljavnosti e-gradiva z
DOKAZLJIVIM IZVAJANJEM ZAKONSKO SKLADNIH NP
OBVEZNA DOLOČILA NP
upravljanje e-gradiva notranja organizacija in osebje:
vloge in usposobljenost
infrastruktura informacijskega sistema spremljanje in dopolnjevanje NP
glavna pisarna oz.
pooblaščeni uslužbenci
naloge: • evidentiranja
• vložišča
• odpravništva
• hrambe
usklajuje in nadzira
ravnanje z gradivom
v celotni organizaciji
- v org. enotah oz.
pri uslužbencih
sodeluje z
vodji in
pooblaščenimi delavci
organizacijskih enot
IZVAJANJE
V CELOTNI ORGANIZACIJI
asistentsko osebje
&
strokovni delavci
Evidentiranje
• Kaj – katero gradivo? zapis → dokument > “NEEVIDENČNO” GR.
• Kdaj? ob sprejemu / ustvarjanju
• Kam? v evidenco & dokument & opremo
v 1 ali več evidenc > “SPECIFIČNO” GRAD.
Evidentiranje
• Kako?
evidenca dokumentarnega gradiva
strukturirana
enoznačna identifikacijska oznaka
dokumenta
skupina d.
vsebinsko
povezanih
dokument
zadeva
dosje
seznam
Vsebinsko razvrščanje
(klasificiranje)
vsebinska
hierarhična
struktura
KLASIFIKACIJSKI NAČRT
Vsebinska zasnova:
• poslovne funkcije–procesi–postopki
• dokumentarno gradivo
Zgradba:
RAZREDI
• kalsifikacijski znak
• geslo
• rok hrambe
KLASIFIKACIJSKI NAČRT – vsebinska zasnova (podjetja)
Organizacija podjetja
Delovna razmerja
Plani, analize, finance, računovodstvo
Proizvodnja in storitve
Komercialno poslovanje
Razvoj, projektiranje
Investicije, upravljanje premoženja
Skladiščenje, transport
2
3
4
7
5
8
6
1
9
0
Civilna zaščita
Iz Žumer, V., Poslovanje z zapisi
KLASIFIKACIJSKI NAČRT – vsebinska zasnova (obvezni okvir)
Državna in družbena ureditev
Delo, družina, zdravje in socialne zadeve
Notranje zadeve
Gospodarstvo, kmetijstvo, gozdarstvo, prehrana, okolje, prostor, promet in zveze
Finance, javne finance in državno premoženje
Zunanje zadeve
Vzgoja in izobraževanje, kultura, šport in znanost
Pravosodje
2
3
4
7
5
8
6
1
9
0
Obramba ter zaščita, reševanje in pomoč
Zadeve zunaj razredov 0-8 Priloga Uredbe o upravnem poslovanju
KLASIFIKACIJSKI NAČRT – vsebinska zasnova
Organizacija in vodenje
Splošno o organizaciji
in akti organizacije
Volitve, imenovanja,
odločanja
Seje, sestanki,
konference, posveti
Ustanovitev
organizacije
Notranja organiza-
cija in poslovanje
01 00
0
02 03
000 002 001
Vpis v sodni
register in
zastopanje
Delničarji in
družbeniki
Notranja
pravila in
dr. int. a.
Kolektivna p. Statut Sanacije,
prenehanje,
stečaj
Statusno
preoblikovanje
007 006 005 004 003
Iz Vzorčnih notranjih pravil, REDIT
KLAS.
ZNAK
OPIS VSEBINE KLASIFIKACIJ. ZNAKA
GESLO
ROK HRAMBE OPOMBE / RAZLAGE
VSEBINE K. ZNAKOV IN
ROKOV HRAMBE
ELEKTRO
NSKA
OBLIKA LET T A
01
010
0100
011
0110
01100
01101
01102
01103
0111
01110
ORGANIZACIJA JAVNEGA SEKTORJA
SISTEM, DELOVANJE, ORGANIZACIJA IN
RAZVOJ JAVNEGA SEKTORJA
RAZVOJ ZAVODA
ORGANI, ODBORI IN DELOVNA TELESA
ORGANI ZAVODA
Direktor
Upravni odbor
Strokovni svet
Delavski svet
ODBORI, DELOVNA TELESA ZAVODA
Komisija za …..
10
10
10
10
10
10
10
T
T
T
T
T
T
T
T
A
A
A
A
A
A
A
A
Razvojne strategije in programi
zavoda
Organizacija, sestava,
pristojnosti, zapisniki sej z
gradivom, poročila o reševanju
sklepov A,
ostalo 10 let
Organizacija, sestava,
pristojnosti, zapisniki sej z
gradivom, poročila o reševanju
sklepov A,
ostalo 10 let
KLASIFIKACIJSKI NAČRT – OBVEZNI OKVIR (UUP)
Priloga Uredbe o upravnem poslovanju
KLASIFIKACIJ.
ZNAK
OPIS VSEBINE KLAS. ZNAKA
GESLO
ROK
HRAMBE
OPOMBE, RAZLAGE
VSEBINE, ROKOV, E-GRADIVA, ZAKON. PODLAG
0
00
000
001
002
003
004
005
006
007
01
010
011
012
013
0130
0131
ORGANIZACIA IN POSLOVANJE
Temeljna dokumentacija
Ustanovitev UKC
Vpis v sodni in poslovni register
Združitve, razdružitve, povezovanja,
druge statusne spremembe
Sanacija, prenehanje, stečaj
Simboli, grb, zastava, žigi, pečati,
štampiljke
Celostna podoba
Pravno zastopanje
Pooblastila za zastopanje
Predpisi in splošni akti
Zakoni, uredbe, odloki in pravilniki
zakonodajnih in izvršilnih organov
države in lokalnih skupnosti in predpisi
EU
Statut UKC
Pravilniki
Organizacijski predpisi
Organizacijski predpisi na ravni UKC
Organizacijski predpisi na ravni notranjih
organizacijskih enot
A
A
A
A
A
A
T
T
10let /A
A
A
A
A
A
Ustanovitveni akti
Evidenca
Registracija
Napisi, obrazci dokumentov, vizitke…
Podpisniki
A če se nanašajo na poslovanje UKC, če so ustvarjalci
strokovnjaki UKC Zakoni Državnega zbora, uredbe
vlade, pravilniki ministrstev, predpisi EU
Vsi, tudi sistemizacija delovnih mest, katalog funkcij DM
in nazivov UKC, opisni listi DM, o napredovanju,
finančnem poslovanju, varnosti, strokovni pravilniki…
KLASIFIKACIJSKI NAČRT – primer UKC
62510 – 5/2010 klasifikac. znak št. zad. leto
62510 – 5/2010/2 klasifikac. znak št. zad. leto št. dok.
številka zadeve:
številka dokumenta:
Razvrščanje
• Klasifikacijski znak – osnova za
enoznačno identifikacijsko oznako = evidenčno oznako
= številko dokumenta (v zadevi)
Razvrščanje
• Razredov/znakov ne črtamo, ne spreminjamo;
dodajanje novih datiramo
• K. načrt – za daljše obdobje
• K. načrt – priloga internega predpisa o upravljanju gradiva
Razvrščanje
• Roki hrambe
izraženi v letih “2 / 5 / 10… let”
trajno gradivo “T / T oz. xx let”
arhivsko gradivo “A”
organizacija
pristojni javni arhiv
• obvezno posredovanje k. načrta za določitev arhivskega gradiva javnemu arhivu
• določbe o arhivskem gradivu prevladajo nad določbami o trajnem in o rokih v letih
določanje:
• na podlagi predpisov (področnih, o zastaralnih r., Pravilnik)
• upoštevajoč potrebe za poslovanje in pravno varnost
T
po Uredbi o upravnem poslovanju: • evidence
• seje
• predpisi
• poročila in analitična gradiva
• zbirna statistična poročila in rezultati raziskav
• vse tiskane in elektronske publikacije
• zadeve v zvezi z odločanjem o upravnih zadevah
• premoženjskopravne zadeve
• gradbena dokumentacija objektov in naprav (investitor, lastnik, uporabnik)
A
Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, Priloga 1:
Seznam dokumentarnega gradiva, za katero se šteje, da je praviloma vedno arhivsko
Rok, izražen v letih • kako ga računamo ?
• kdaj začne teči ?
• kam in kako ga zapišemo ?
Dodeljevanje za delo / dostop
(signiranje)
popolno, nepopolno, dosigniranje
SIGNIRNI NAČRT
zasnova:
• na organizacijski strukturi in sistemizaciji delovnih mest
• linearna
zgradba:
• signirni znak
• naziv organizacijske enote / delovnega mesta
podlaga
SIGNIRNI NAČRT
SIGNIRNI
ZNAK
NAZIV ORGANIZACIJSKE ENOTE /
Naziv delovnega mesta
Priimek in ime – dodana v delovni verziji načrta
1
1-01
1-02
1-03
1-04
1-05
1-06
1-07
101
101-01
101-02
101-03
101-04
101-05
101-06
101-07
102
102-01
102-02
ORGANIZACIJA - VODSTVO
Direktor
Namestnik direktorja
Višji svetovalec
Višji svetovalec
Višji svetovalec
Sekretar
Sekretar
SLUŽBA ZA SPLOŠNE NALOGE
Vodja službe za splošne naloge
Višji svetovalec - pravnik
Kadrovik
Strokovni sodelavec - javna naročila
Tajnik direktorja
Finančnik
Upravnik
SLUŽBA ZA…
Vodja službe za…
Strokovni sodelavec - …
Sprejem in odprema
Dokumente:
• evidentiramo (za pregled oz. sledljivost)
• dodelimo (v delo oz. na pot v poslovnem kontekstu)
• razvrstimo (v vsebinsko strukturirano celoto dokumentarnega gradiva)
• shranimo
KLJUČNO POZNAVANJE VSEBINE DOKUMENTOV
Odpiranje vse pošte razen:
• tajne
• za razpis / natečaj
• posebej označene za osebno vročanje
• napačno naslovljene
• nevarne
EVIDENCA DOKUMENTARNEGA GRADIVA – nabor obveznih elementov
po Uredbi o upravnem poslovanju
za zadevo, dosje, dokumentni seznam za dokument
številka številka
datum začetka datum prejema / odpreme / nastanka
kratka vsebina – naslov zadeve kratka vsebina – naslov dokumenta
subjekt subjekt
rok hrambe – A / T / št. let oznaka “vhodni“, ”izhodni” ali “lastni”
signirni znak signirni znak
ključne besede (opcijsko) ključne besede (opcijsko)
seznam dokumentov priloge – število in kratek opis
stanje
zveza
EVIDENCA DOKUMENTARNEGA GRADIVA – nabor minim. elementov po ISO 15489
• identifikacijski znak
• naslov ali kratek opis
• datum in čas vpisa
• avtor / pošiljatelj / prejemnik
firma
Prejeto: 15.10.2009
Številka:
klasifikacijski znak – št. zadeve/
leto/ št. dok.
Signirni znak:
organizac. enota - del. mesto
Priloge: Vrednotnice:
prejemna štampiljka (Uredba o upravnem poslovanju)
• številka zadeve
• signirni znak
• subjekt / tema (splošna vsebina)
• kratka vsebina zadeve
• rok • rok hrambe rešitve A / T/…2010
popis dok.v zad. (notranja stran / list)
• št. • vsebina • datum
dok. dok. dok.
ovoj zadeve s seznamom dokumentov (Uredba o upravnem poslovanju)
ovoj zadeve – primer
62510-7/2009 R
103-04
Banka Slovenije
Slovenska 35, 1505 Ljubljana
Navodilo za odbiranje
arhivskega gradiva iz
dokumentarnega
(rok rešitve) A
62510-7/2009/
/1 Komisija za sprejem pisnega strokovnega navodila za
odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega
gradiva Banke Slovenije - imenovanje, 21.05.2009
/2 Osnutek klasifikacijskega načrta, 25.05.2009
/3 Zapisnik prvega delovnega sestanka komisije, 20.06.2009
.
.
.
.
ZBIRKA NEREŠENIH ZADEV
• EVIDENCA DOKUMENTARNEGA GRADIVA ROKOVNIK
zaključene zadeve – z določenim rokom hrambe, urejene in “očiščene” (strokovni delavci)
TEKOČA ZBIRKA /”PRIROČNI ARHIV”/
2 leti • SEZNAMI GRADIVA ZA LETNIKE
• EVIDENCA UPORABE
STALNA ZBIRKA /”(CENTRALNI) ARHIV”/
• NAČRT RAZPOREDITVE GRADIVA
• EVIDENCA UPORABE
Hramba v zbirkah
Stalna zbirka
DOLŽNOSTI IZROČITELJA:
• uredi
• tehnično opremi in označi
• v zaokroženih časovnih celotah
• kompletno (s pripadajočimi seznami, evidencami…)
• popis !
DOLŽNOSTI SKRBNIKA ZBIRKE:
• pregleda in primerja gradivo in
popis
• sprejme ali zavrne
• zapisnik s popisom
varnost: pred poškodbami, uničenjem in izgubo,
pred neupravičenimi posegi (spremembami,
uporabo)
urejenost:
A skladen z evidenco dokumentarnega gradiva organizacije
• gradivo je urejeno po letih
– v okviru leta po klasifikacijskih znakih
– v okviru znaka po št. zadev
• ločeno se hranita arhivsko in trajno gradivo
B temelječ na organizacijski strukturi – se opušča s prehodom na elektronsko hrambo – v informacijskem sistemu je klasifikacijski znak osnova za identifikacijo
NAČRT RAZPOREDITVE GRADIVA V FIZIČNI OBLIKI V STALNI ZBIRKI:
Stalna zbirka
označevanje tehničnih enot – škatel, svežnjev, kolutov
• naziv organizacije
• organizacijska enota
• vsebina
• podrobne oznake gradiva
• čas nastanka
• rok hrambe – A, T, 2012
Adria Airways d.d.
Nadzorni svet
01101
Seje
1. – 9.
2.1. do 24.5.2006
A
Stalna zbirka
• min. srednja izobrazba
• strokovna usposobljenost predpisi, upravljanje dok. g., arhivistika, informatika
1. preizkus strokovne usposobljenosti pri pristojnem arhivu
2. dodatna strokovna usposobljenost
– 2 točki / 3 leta
skrbnik – uslužbenec, ki dela z dokumentarnim gradivom
Stalna zbirka
– omogočen le upravičenim uporabnikom
– pooblaščeni uslužbenec / arhivar / skrbnik stalne zbirke
– dokumentiran vsak dostop – vpogled, kopiranje, izposoja
aplikacija / knjiga
> reverz
> pogodba (drugim osebam, za objave, razstave)
> dovoljenje za znanstvenoraziskovalno delo
EVIDENCA VPOGLEDOV, KOPIRANJ IN IZPOSOJE
Stalna zbirka
dostop do gradiva v njej:
> s pretečenimi roki hrambe
> po varni zanesljivi pretvorbi v elektronsko obliko
• komisija
• zapisnik o izločitvi
! popis
• zapisnik o oddaji v industrijsko predelavo / pogodba z izvajalcem
ARHIVSKEGA GRADIVA V IZVIRNIKU NI DOVOLJENO UNIČITI, RAZEN ČE PRISTOJNI JAVNI ARHIV IZDA PISNO DOVOLJENJE > v komisiji
predstavnik
javnega arh.
Uničevanje dokumentarnega gradiva
odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega v stalni zbirki na 5 let, z navodili pristojnega arhiva, hramba ločeno
izročanje arhivskega gradiva pristojnemu arhivu
najkasneje 30 let po nastanku
PO odbiranju&izročitvi arhivskega ZAGOTOVITI HRAMBO
dokumentarnega gradiva, ki mu rok še ni potekel
Odbiranje in izročanje arhivskega gr.
Vprašanja za ponavljanje
1. Naštejte predpise, ki regulirajo ravnanje z dokumentarnim in arhivskim gradivom!
2. Kaj je dokumentarno gradivo?
3. Kaj je arhivsko gradivo?
4. Kaj je trajno gradivo?
5. Kateri so postopki upravljanja gradiva in kaj nam omogoča urejeno upravljanje dokumentarnega gradiva?
6. Kaj je evidentiranje – njegov namen, sočasni postopki upravljanja gradiva in vsebina evidence dokumentarnega gradiva?
7. Kaj je dokument, kaj zadeva?
8. Kateri so sestavni deli številke zadeve in dokumenta ter kam se zapisujejo?
9. Kaj je signirni načrt (čemu služi, kako je sestavljen)?
10. Kaj je klasifikacijski načrt (čemu služi, kako je sestavljen)?
11. Kje najdemo obvezni okvir klasifikacije za javni sektor in kako ga uporabimo?
12. Kdo določi arhivsko gradivo in kdo določi roke hrambe dokumentarnega gradiva v letih in trajno gradivo?
13. Kako se določajo roki hrambe?
14. Kdaj začne rok hrambe teči?
15. Kako morajo biti opremljene in označene fizične zadeve?
16. Kako se izloča gradivo s pretečenimi roki hrambe in kako se uniči?
17. Kaj je zbirka nerešenih zadev, kaj tekoča zbirka, kaj stalna zbirka gradiva;
njihova urejenost, prenosi gradiva iz ene v drugo, oprema gradiva in dostop do njega?
18. Kakšne so zakonske obveznosti javnih arhivov glede varstva arhivskega gradiva
in kakšne javnopravnih oseb, ustvarjalcev arhivskega gradiva?
19. Kako mora biti usposobljen uslužbenec, katerega osnovna naloga je delo z dokumentarnim gradivom?
20. Kako naj bo urejen prostor za stalno zbirko?
21. Kakšni so standardi glede mikroklime?
22. Kako mora biti pripravljeno in hranjeno gradivo za trajno hrambo (arhivsko in trajno)?