UPRAVLJANJE ISPISOM I DOKUMENTACIJOM: …arhiva.vidilab.com/vidi.biz/arhiva/vidi.biz03/pdf/Vidi.biz.pdf · Svi tekstovi u Ëasopisu Vidi ... za moguÊe πtete nastale na osnovi savjeta

UPRAVLJANJE ISPISOM I DOKUMENTACIJOM: SMANJUJE TROŠKOVE I UBRZAVA POSLOVANJE

+

Zeleno razmišljanje:

Novi zakoni

Pametni uređaji:Ušteda papira nije jedina, štedi se i na potrošnji električne energije

Digitalna dokumentacija i potpis ulazi u službene standarde

Osim što zamjenjuju više uređaja digitaliziraju dokumente

Document management kontrola i ušteda

PREUZMITE KONTROLU:

.bizbizPrint management: Čak svaku petu ispisanu stranicu nitko ni ne pogleda

Vidi.biz 165 Naslovna (1)_TT.indd 3Vidi.biz 165 Naslovna (1)_TT.indd 3 11/20/09 10:09:47 PM11/20/09 10:09:47 PM

WWW.VIDI.HRVIDI.biz / 20092

vrijeme recesije obično se profi liraju tržišne niše koje do tada nisu bile u prvom planu, a najčešće se odnose na uštedu i ubrzanje poslovanja. Ovo je

upravo takvo vrijeme, kada se moramo okrenuti vlastitim snagama i procijeniti kako od postojećih resursa izvući maksimum. Document i print management dio su svakog poslovnog okruženja, no doživljavalo ih se kao nešto usputno, osim u tvrtkama kojima je rukovanje velikim količinama dokumenata neizbježni dio osnovnoga posla.

Traženjem novih načina rezanja troškova, pod povećalo je došlo i upravljanje dokumentima i ispisom čak i u manjim poduzećima. Gotovo su nevjerojatne brojke koje izražavaju uštedu korištenjem automatiziranih i pametnih rješenja.

Tvrtke zauzete svojim osnovnim poslanjem na tržištu najčešće nisu ni svjesne kakvom količinom dokumentacije raspolažu i koliko se vremena gubi na njezino pretraživanje i arhiviranje, to vrijeme koje obavljaju zaposleni najskuplji je novac koji plaćamo jer dok zaposlenici prekapaju po registratorima, njihov osnovni posao stoji. A povećanjem opsega poslovanja količina dokumentacije nemilice se povećava i zauzima sve više prostora u uredima i arhivima, a ni prostor nije besplatan, naprotiv, sve je skuplji. Tu

se postavlja i pitanje arhiviranja pristigle „papirnate“ dokumentacije i njeno uvođenje u poslovni sustav - da uvijek bude nadohvat ruke. To su samo neki od razloga zašto upravo sada u punom sjaju izlaze na vidjelo rješenja za upravljanje dokumentima i ispisom.

Statistički se prosječna tvrtka suočava sa sljedećim problemima: radi sa 200 do 300 različitih tipova dokumenata, izrađuje prosječno 19 kopija istog dokumenta, veliki troškovi pohrane dokumentacije, a još veći u naporima pretraživanja pojedinog dokumenta, gubi 1 od 20 dokumenata, troši 25 sati pokušavajući ponovo proizvesti izgubljeni dokument, prilikom obrade ulaznog računa 70% troška otpada na protokol obrade i prijenosa dokumenta.

Stvari se još više kompliciraju padom cijena printera. Tvrke smo naime zbog pada cijena tih nekad skupih uređaja opremili brojnim pisačima, kopirkama i faxovima, no usprkos padu cijena novi troškovi počeli su se gomilati zbog potrošnog materijala kao što su toneri i papiri, a tu je i povećana potrošnja električne energije. Ako još spomenemo da se jedna od pet isprintanih stranica nikada niti ne pogleda, lako je uočiti razlog za uvođenje print managementa...

Sadržaj:

03 Document

management

09 Print management

Rješenja

10 Canon Adria

12 Inpro

14 Siemens

16 KSU

18 Recro

20 Xenon Forte

22 Lexmark

24 Siemens

26 Brother

28 Copy electronic

30 HP

32 Konica Minolta

34 Megatrend

Nakladnik: VIDI-TO d.o.o.

Nakladnički kolegij: Tomislav Kotnik Robert SlavečkiDirektor: Tomislav Kotnik

Glavni urednik: Tomislav NovakIzvršni urednik: Dinko Kadi

Autorski suradnici priloga: Darko Martić, Tomislav Novak, Dinko

Kadi, Vedran Vlahović, Goran Novačić, Igor Sečen

Grafička pripremaFotografije: Željko Zirdum

Obrada fotografija: DD Studio IIustracije: DD Studio

Naslovnica: DD Studio

Kompjuterski prijelom: DD Studio

Tehnička služba: Željko Zirdum

Marketing (oglašavanje i prodaja)Direktor marketinga: Darko BeljanDirektor prodaje: Milan Dukić

Asistentica direktora marketinga: Barbara Maretić

E-mail: [email protected]

Telefon: 01/3096-674, 3096-676, 3096-677

Faks: 01/3096-675Kompjutersko oblikovanje oglasa: VIDI studio, Barbara Maretić

Tisak: Radin Print Culture, Zagreb

Adresa uredništva:VIDI, Zagrebačka cesta 233, 10 000 Zagreb, Republika Hrvatska

Tel.: +385 (0)1/ 3096-674, 3096-676, 3096-677Fax: +385 (0)1 / 3096-675E-mail: [email protected] Web: www.vidilab.comTajnica uredništva: Gordana »aËiÊ

Sva prava su pridræana.

Ni jedan se dio ovog Ëasopisa ne smije reproducirati u bilo kojem obliku ili radi bilo koje

namjene bez prethodne pismene suglasnosti izdavaËa. Svi tekstovi u Ëasopisu Vidi

pripremljeni su s osobitom paænjom i kontrolirani na viπe razina. Redakcija Ëasopisa

Vidi, meutim, ni u kojem sluËaju ne moæe odgovarati za moguÊe πtete bilo kakve vrste

nastale na osnovi savjeta, tekstova, slika ili drugog redakcij skog ili oglaπivaËkog materi-

jala objavljenog u Ëasopisu Vidi ili na drugi naËin datog od strane osoba koje rade za

tvrtku Vidi. Miπljenje redakcije Ëasopisa Vidi ne mora se iskljuËivo poklapati s miπljenjem

autora teksta objav ljenog u Ëasopisu Vidi u bilo kojem obliku i/ili radi bilo koje namjene.

Vidi svim svojim Ëitateljima omoguÊuje dobivanje besplatnih savjeta “Doktora” na adresi

www.vidilab.com/doktor. Ideje prijedloge i kritike moæete slati na adrese [email protected]

i [email protected]. Redakcija Ëasopisa Vidi i poduzeÊe VIDI-TO d.o.o. ne odgovaraju

za moguÊe πtete nastale na osnovi savjeta dobivenih putem ovih e-mail adresa ili bilo

kojih drugih e-mail adresa koje imaju domenu @vidi.hr. Sve e-mail adrese koje imaju

domenu @vidi.hr, a posebice e-mail adrese [email protected]; [email protected] i webradi-

[email protected] javne su e-mail adrese i Ëasopis Vidi zadræava pravo objavljivanja i

koriπtenja poruka pristiglih na spomenute e-mail adrese u svim svojim medijima i za

sve svoje potrebe. Vidi takoer zadræava pravo da na e-mail adrese onih koji su pisali

na neku od e-mail adresa s domenom @vidi.hr moæe slati e-poruke promotivnog

karaktera.

Vidijevu mreæu raËunala i servera instalirao i odræava Aurion d.o.o.

Srednji teËaj: 1 EUR = 7,315836 kn na dan 20.11.2008. (www.hnb.hr)ISSN 1330-626X

Document i print management pred vratimaU

U V O D N I K

Vidi.biz Uvodnik_sadrzaj (1)_T.indd 2Vidi.biz Uvodnik_sadrzaj (1)_T.indd 2 11/20/09 7:04:49 PM11/20/09 7:04:49 PM

3WWW.VIDILAB.COM VIDI.biz / 2009

D O K U M E N T A C I J S K I S U S T A V I

okumentacijski sustavi mogu se predstaviti kao temelj IT industrije s jedne strane, jer se bave neizbježnom papirologijom, a s druge

strane jer svi imaju potrebu za upravljanjem te takve sustave integriraju u svoje poslovno okruženje prije ili kasnije. Spomenimo samo činjenicu da se uvođe-njem automatiziranih procesa troškovi obrade pošte u uredima mogu smanjiti za dvije trećine! Nije nevažna ni činjenica da se elektronska dokumenta-cija novim zakonima uvodi kao ravnopravna pisa-nim dokumentima.

Što su u biti dokumentacijski sustavi?Ovakvi sustavi u svom pojednostavljenom obli-

ku obuhvaćaju: Input Management - digitalizacija i pohrana dokumentacije u digitalnu arhivu; Document Management - preuzima na sebe zadatke o daljnjem postupku obrade, odnosno arhiviranja dokumentacije; Output Management - bavi se ponovnim iskorištavanjem informacija iz digitalne arhive.

Cilj dokumentacijskih sustava ponovna je iskori-stivost informacija za jednostavnije, kvalitetnije i brže reagiranje na neke sljedeće korake poslovnoga procesa. Npr. ukoliko u našoj digitalnoj arhivi imamo pohranjenu dokumentaciju o našim klijenti-ma, tada te informacije možemo iskoristiti za: izra-du izvještaja za potrebe mjesečnog sastanka uprave društva; brzi (rekao bi - trenutni) pronalazak svakog dokumenta o našem klijentu za potrebe dokazivanja u sudskom procesu; preusmjeravanje informacija na neki vanjski sustav kao što je BI (Business Intelligence) koji se bavi proučavanjem informacija te donošenja raznoraznih činjenica i zaključaka; ukoliko znamo što naši klijenti kupuju, možemo učinkovitije reagirati na popuste pojedinih proizvo-da i usluga.

Osim za potrebe digitalne arhive, dokumentacij-ski sustav vrlo je učinkovit kolaboracijski alat koji olakšava grupni rad prilikom stvaranja novog doku-menta, npr. ugovora. Pri tome vodi brigu o praćenju inačica dokumenta u stvaranju, sigurno snoj politici dokumenta i praćenju izmjena od strane svih sudio-nika tog poslovnog procesa.

PrednostiPretraživanje cjelokupne arhive svodi se na

sekunde, a zamislite koliko je potrebno vremena za pronalazak točno određenog dokumenta. Znamo da je kada smo pod pritiskom ručni rad dodatno otežan i usporen ljudskim faktorom da u žurbi pre-vidimo ono očito, pa se često događa da previdimo dokument i proglasimo ga nepostojećim, ili ga pro-nađemo tek iz drugog ili trećeg pokušaja, ili kada pošaljemo drugu osobu da dodatno pretraži.

Za sastanak se obično pripremamo u zadnji čas. To i ne mora biti toliki problem ukoliko nam sustav omogućuje pozivanje jednog od unaprijed definiranih izvještaja sa dva-tri klika. Koliko se vre-mena gubi na ručno prelistavanje raznoraznih mje-sečnih izvoda, računa i ostale dokumentacije, pa onda na traženje ključnih informacija u svakom dokumentu i prepisivanje npr. novčanih iznosa u Excel tablicu, pa zbrajanje, izrada grafikona…?

Digitalnoj arhivi može se pristupiti i s udalje-ne lokacije. Ako tvrtka ima nekoliko nekoliko podružnica, kolege u drugom gradu mogu raditi s istim dokumentima kao da se nalaze u istoj zgradi. Dokumenti su pohranjeni na centralnoj lokaciji, na poslužitelju, a ne na pojedinačnom računalu (mada kopija dokumenta može biti spremljena i na raču-nalu).

Sigurnost dokumenata na vrlo je visokoj razi-ni. Svatko tko ima pristup digitalnoj arhivi, može pristupati samo njemu ovlaštenim dokumentima i s njima obavljati samo odobrene radnje; sve izmjene popraćene su povjesnošću dokumenta.

Jednom pohranjen dokument nije više podlo-žan vanjskim utjecajima (habanje). Kome se nije barem jednom dogodilo da je prolio kavu ili nešto drugo preko ugovora? A tek skidanje klamerica koje oštećuju dokument svaki put kada fotokopiramo?

Svi korisnici sustava uvijek pristupaju zadnjoj inačici dokumenta, pa je problematika snalaženja među datotekama na računalu smanjena na mini-mum.

Ugrubo rečeno, jedna od glavnih prednosti sva-kako je ušteda na vremenu. Usporedimo koliko košta jedan sat zaposlenika koji pretražuje doku-mentaciju po ormarima, a koji je to vrijeme mogao kvalitetnije iskoristiti?

Prednosti su očite i na mnogim drugim elemen-tima poslovnog i privatnog života. Teži izbacivanju papira iz uporabe, tzv. paperless office (ured bez papira). Što naravno nije izvedivo tako lako, niti

Problemi prosječne tvrtke:• 200-300 različitih tipova dokumenata

• Izrađuje prosječno 19 kopija istog dokumenta

• Veliki troškovi pohrane i pretraživanja dokumentacij

• Gubi 1 od 20 dokumenata

• Troši 25h pokušavajući ponovo proizvesti izgubljeni dokument

Document management zbog sve veće količine elektronskih dokumenata počeo se sam nametati i više ga nećemo moći zaobilaziti

Dokumentacijski sustavi

Dokumentipod kontrolom

piše: Darko Martić

[email protected]

D

Vidi.biz Dok. management (6)_TTT.indd 3Vidi.biz Dok. management (6)_TTT.indd 3 11/20/09 9:48:04 PM11/20/09 9:48:04 PM


možemo očekivati u skorijoj budućnosti, jer da bi se to dogodilo, treba prvo promijeniti način rada „svih“ ureda - kako u državnim, privatnim, tako i ostalim sektorima.

Ekološki efekt također više nije za podcjenjiva-nje. Bacanje papira i potrošnja energije na ispis dokumenata nisu male stavke ako se kumulativno zbroje, uštede na tom planu također su neočekivano velike.

Ono s čime mnogi još i danas muku muče vje-rodostojnost je elektroničkih dokumenata koje šaljemo elektroničkom poštom. Ipak je to bez potpi-sa i pečata. Pošaljemo li elektronički dokument, npr. ugovor, zašto ga druga strana ne bi izmijenila? Pojednostavljeni odgovor krije se u tehnologijama koje automatski nadopunjuju dokument „skrive-nim“ informacijama koje jamče njegov izvorni oblik i pošiljatelja. Više o ovoj tehnologiji progooglajte pod nazivom digitalni potpis. Ova i neke druge popratne tehnologije pojednostavnit će u, nadajmo se bliskoj budućnosti, npr. izdavanje putovnice, osobne iskaznice i mnoge druge stvari.

Od čega se sastoji dokumentacijski sustav

Za iskorištavanje navedenih prednosti ključno je imati kvalitetno odrađen prvi korak - digitalizaciju dokumentacije, tzv. Input Management. Dokumenti koji nastaju u digitalnom obliku, (npr. Word doku-ment), nekako su sami po sebi „riješeni“, mada ni to nije sto posto točno.

Teža je priča s dokumentacijom koja zahtijeva digitaliziranje i koja mora proći kroz skeniranje, odnosno „slikanje“. No, takva slika dokumenta ne nosi vrijedne informacije. Sama slika računalu je nejasna te da bi ju računalo „razumjelo“, moramo je dodatno opisati parametrima koje nazivamo atribu-tima. Postupak opisivanja dokumenta, odnosno unosa atributa, indeksiranje je (neki atribute zovu i indeksima).

Pri izgradnji sustava, definiraju se i tipovi doku-mentacije kako bi se dokumenti dodatno opisali, odnosno razlikovali i grupirali. Svaki tip dokumenta može imati drugačiji set atributa, pa tako npr. jedan ulazni račun možemo opisati nazivom dobavljača, datumom prispijeća i iznosom, dok neki ugovor možemo opisati ugovornim stranama, datumom potpisivanja i vrstom ugovora.

Ukratko rečeno, jedan dokument sastoji se od dva elementa - slika dokumenta i opisni atributi. Ovo „slika“ ne mora nužno predstavljati skenirani dokument, nego može biti i Word dokument u svom izvornom obliku.

Doduše, nitko od nas ne traži da dokumente opisujemo atributima, no tada nećemo biti u mogućnosti iskoristiti prednosti dokumentacijskih sustava. U tom slučaju nastavljamo raditi kao i do sada, spremati slike i Word dokumente po mapama na računalu pa onda umjesto da pretražujemo po registratorima i ormarima, kopamo po mapama, tražimo od kolega da nam pošalju zadnju inačicu i sl. - nije baš neki napredak.

Pri indeksiranju od velike je pomoći OCR teh-nologija (Optical Character Recognition). Tehnologija koja prilično točno uspijeva sa slikov-nih datoteka „pročitati“ tekst. U ovom bismo slučaju nakon skeniranja sliku propustili kroz OCR meha-nizam koji koristeći umjetnu inteligenciju te mnoga predefinirana pravila pokušava prepoznati slova sa slike te time u konačici cijele riječi, odnosno cjelo-kupan sadržaj. Nakon ovog postupka mi smo od naše slike dobili, uvjetno rečeno, Word dokument.

U slučajevima kada imamo izvorne dokumente u sustavu, možemo ih pretraživati po njihovom sadržaju. Ova tehnologija, pod nazivom Full Text Search, omogućuje nam da ako u tražilicu upišemo „Pero Perić“, pronađe sve dokumente koji negdje u svom tekstu sadržavaju unesene ključne riječi.

Danas možemo pretraživati i slikovne doku-mente, ali i dalje postoji potreba za indeksiranjem iz razloga što sustav može pročitati sadržaj, odnosno tekst ugovora, no ne može dokument razumjeti na razini da ga razlikuje od nekog drugog ugovora. Unosom atributa omogućujemo napredno pretraži-vanje dokumenata, kao npr.: Pronađi mi sve ugovo-re o radu iz 6. mj. prošle godine.

Od ostalih elemenata dokumentacijskih sustava, spomenimo još i: životni ciklus, odnosno stanje dokumenta (lifecycle), npr. stanje - arhivirano, dokument je moguće pronaći i pogledati mu sadr-žaj, no nisu moguće dodatne izmjene; poslovni pro-ces (workflow) kao set pravila koja definira niz osoba koje moraju potvrditi valjanost dokumenta (ugovora) prije nego li isti pošaljemo na potpisiva-nje; sigurnosna politika (ACL) pravila su ponašanja za svakog pojedinog korisnika ili grupu korisnika (tko i što smije raditi s dokumentom); popratni ser-

visi koji npr. automatski pretvaraju Word dokument u PDF, ili servisi koji služe za komunikaciju s vanjskim sustavima (npr. SAP), itd.

Input ManagementInput Management bavi se uvozom

dokumentacije u dokumentacijski sustav. To se događa na nekoliko načina: skeni-ranjem, integracijom s telefaks uređajem (faks server), integracijom s e-mail san-dučićem, ručnim uvozom datoteka (npr. Word dokument), preuzimanjem slikov-

nih datoteka sa dijeljene mrežne mape. Input Management jednostavno prati metodologiju: ulaz > obrada > izlaz.

Ulaz je u ovom kontekstu jasan sam po sebi - skeniranje. Obrada, pak, obuhvaća radnje kao što je već ranije spomenuto indeksiranje, no u ovom koraku moguće je odraditi i neke druge popratne radnje kao npr. korekciju skeniranja slike. Izlazpodrazumijeva izvoz obrađenih i indeksiranih slika i pripadajućih im opisnih atributa u neki vanjski sustav, Document Management.

Bitno je razlikovati tri vrste dokumenata: struk-turirani dokumenti oni su koji imaju prepoznatljivi oblik, rađeni po obrascu/predlošku, to su npr. obrasci za prijavu koji imaju iscrtane kućice u koje se popunjavaju točno traženi podaci; nestrukturi-rani dokumenti raznorazni su dopisi, dokumenti koji nemaju unaprijed definirani oblik ni očekivani sadržaj; djelomično strukturirani dokumenti su npr. računi koji imaju svoj predefinirani izgled, ali im se razlikuje tablica s listom artikala.

Zašto je bitno razlikovati ova dva tipa dokumen-tacije? Zato što kod strukturiranih dokumenata imamo očekivani oblik, pa postupak daljnje obrade možemo, ovisno o preduvjetima, maksimalno auto-matizirati. Kod nestrukturirani dokumenata u pra-vilu se oslanjamo na ručni unos kako atributa, tako i definiranje tipa dokumenta.

Ulaz

Jedna je od najčešće korištenih metoda skenira-nje, digitalizacija papirnate dokumentacije. To rade skenerski uređaji koji „slikaju“ dokument te prenose sliku na računalo. U ove svrhe moguće je u pravilu koristiti bilo kakav uređaj, od jednostavnih kućnih, velikih MFD-ova (Multi Functional Device, više-funkcijski uređaj), čak do specijaliziranih skenera za obradu većih količina dokumentacije, već prema potrebama cjelokupnog dokumentacijskog sustava. Ako se obrađuje veća količina dokumenata, svaka-ko je preporučljivo uzeti brži skener. Više o skener-skim uređajima potražite pri kraju članka (Hardverska podrška).

Dodijeljeni prostor u bazi podataka

Slika doku-menta

Baza za indeksi-

ranjeTablice s

atributima

Baza podataka: Repozitorij tablica s atributima i slikom dokumenta

Prošle je godine Hrvatska preuzela normu ISO 19005-1: Upravljanje dokumentima - Format datoteka elektroničkih dokumenata za dugoročnu zaštitu: Uporaba PDF/A-1. Ovim se aktom omogućava standardizacija formata za e-dokumentacijski sustav i otvara pretpostavka za e-poslovanje, posebice javne uprave. Proces transformacije oslobođen je novom Uredbom o uredskom poslovanju koja stupa na snagu 01.01.2010.




Multifunkcijski uređaji (fotokopirni uređaji koje dijelimo hodniku s ostalim kolegama), kao i inte-gracija faks uređaja, vrši se po principu da takvi uređaji skenirane slike spremaju na neku predefini-ranu mrežnu lokaciju. S te lokacije dokumenti se uvoze automatiziranim postupkom, odnosno pro-gramskim modulom koji svakih nekoliko sekundi provjerava postoji li novi dokument.

Dokumenti nakon uvoza tvore jednu logičku cjelinu, tzv. batch. Stranica za stranicom, itd. Ukoliko smo odjednom uvezli više različitih doku-menata, imamo mogućnost njihove razdvajanja u više logičkih cjelina - u dokumente. Ovo radimo iz razloga da svakoj cjelini, odnosno svakom doku-mentu u koraku indeksiranja, dodjelimo pripadaju-će mu opisne atribute. Također i iz razloga da u završnom koraku, u izvozu dokumentacije, doku-mente tvorimo u cjelinama kao zasebne datoteke.

Ručno razdvajanje dokumentacije također može biti poprilično zahtjevan posao. Kod većih količina dokumenata obično se separacija pokušava čim više automatizirati. Jedan od načina „rezanja“ logičkih cjelina umetanje je graničnika u batch prije samog skeniranja. Graničnik je obično jedna stranica s oti-snutim barkodom koji definira početak novog dokumenta. Ovisno od slučaja do slučaja, no za raz-dvajanje u pravilu može poslužiti i jedna potpuno prazna stranica.

Obrada

Batch obrađujemo automatiziranim i ručnim programskim modulima. Pod „ručnim“ smatramo module koji zahtijevaju intervenciju od strane kori-snika. Redoslijed modula koji obrađuju batch opisan je programskim procesom koji u nekom osnovnom obliku ima sljedeće korake: korekciju slike, detekciju i brisanje praznih stranica, detekciju graničnika i izradu logičke strukture (tzv. stablo dokumenata), automatsku klasifikaciju, ručnu klasifikaciju, auto-matsko čitanje atributa (OCR), validaciju, indeksira-nje, izvoz dokumenata i opisnih atributa.

Premda ovdje imamo navedeno čak 8 koraka u obradi, za korisnika su bitna samo dva - klasifikacija i validacija.

Klasifikacija je ta koja opisuje vrstu dokumenta, te kako smo ranije već rekli, dodjeljuje joj se odre-đeni set opisnih atributa, a pri izvozu pohranjuje se u točno definirani „ormar“ (npr. ugovori). Ukoliko imamo strukturirane dokumente, možemo čak i ovaj korak preskočiti za slučajeve kada dokument bude automatskim putem „prepoznat“ po predlošku određene vrste dokumenta.

Za automatsku klasifikaciju dokumentacije potrebno je osigurati jednoznačan element (ili više njih) na stranici koja definira vrstu dokumenta. U ove svrhe često se koriste barkod oznake otisnute na samim obrascima koje klijent popunjava. Naravno, prepoznavanje ovisi i o uspješnim rezultatima OCR-a. Automatska klasifikacija moguća je i kod nestruk-turiranih dokumenata, kod kojih se prepoznavanje vrši pretragom kombinacije ključnih riječi specifič-nih za svaku vrstu dokumenta.

Validacija omogućuje ručnu verifikaciju auto-matske klasifikacije te eventualno korekciju auto-matski dodjeljene vrste dokumenta, te zahtijeva unos opisnih atributa. Također, ukoliko se radi o strukturiranim dokumentima, OCR postupkom možemo s očekivanih mjesta na dokumentu proči-tati tekst te ga dodjeliti pojedinom atributu. Tako dodatno ubrzavamo cjelokupni postupak obrade.

Kod nestrukturiranih dokumenata zanimljiva je mogućnost OCR-a (tzv. rubberband), da klikom miša na pojedinu riječ istu prepoznajemo i prepisu-jemo u atribut.

Svi koraci koji rade automatizmom, a ovise o rezultatima OCR-a (automatska klasifikacija i auto-matsko čitanje atributa), davat će bolje rezultate što je kvalitetnija skenirana slika. Ovo za sobom povlači i uporabu kvalitetnijih skenera.

Period prije puštanja ovakvog sustava u pogon zahtijeva detaljno testiranje na što većoj količini različite dokumentacije. Tijekom tog perioda vrše se dodatne prilagodbe OCR mehanizma te modula za automatsku korekciju slike sukladno dobivenim rezultatima. Ovisno od slučaja do slučaja, no sasvim je realno očekivati 95% rezultate OCR-a. Rezultati mogu biti i mnogo lošiji, sve ovisi o dokumentima koji se uvoze i kolika je mogućnost korigiranja nji-hovog prepoznavanja. Postoje i OCR mehanizmi koji su orijentirani na prepoznavanje rukom pisanih slova i brojeva, mada rezultati u praksi nisu zadovo-ljavajući. No, ukoliko prepoznavanje rukom pisanog teksta ograničimo na prepoznavanje samo brojeva, ne i slova (JMBG, OIB, broj računa, …), stvar može biti poprilično uporabljiva.

Izlaz

Nakon uspješno obrađene (pripremljene) doku-mentacije, sljedeći i završni korak Input Management sustava izvoz je dokumenata u doku-mentacijski sustav. Ovo je obično automatizirani postupak koji prilikom izvoza „slike“ dokumenta njoj dodjeljuje i opisne atribute te vrstu. Nakon izvoza dokumentacije, ona je raspoloživa korisnici-ma za pretraživanje, nadopunu ili neke druge rad-nje.

Digitalna arhivaDigitalna arhiva trebala bi predstavljati sve

dokumente koji su prošli kroz tvrtku. To je zapravo jedna velika baza podataka, cijela povijest poslova-nja, pa i šire. Samo brz pronalazak pojedinog doku-menta dovoljan je razlog za integraciju jednog ova-kvog sustava u poslovanje, a ako se prisjetimo i

Skeneri Uvoz

Fax uređaji

MFD

e-mail

e-obrazac

Mrežni direktorij

Uvoz

ji

Prepo-znavanjeatributa

Klasifi -kacija

Meta-podaciAutor

DatumSubjektKlijent

Validacija Izvoz

Obrada dokumentacije

EMC2

Načini prepoznavanja

Načini prepoznavanja

Dokumenti pisani rukom

Slikovni oblici Slikovni oblici Ključne riječi (OCR)

Ključne riječi (OCR)Razumijevanje teksta

Strukturirani Djelomično strukturirani

Nestruktu -riraniStrukturirani Djelomično

strukturiraniNestruktu -rirani

Formulari Razna kores-po ndencija

PismaObrasci Povijest

bolestiDokumenti koji imaju i

varijabilni dio

Vrste dokumenata: Prema obliku sadržaja - strukturirani, djelomično strukturirani i nestrukturirani

Input management: Cijeli imput management - Uvezene dokumente obradimo i izvozimo

repozitorij (DMS)



ostalih pogodnosti kao što je centralna pohrana, pristup s udaljenih lokacija, kolaboracija (kvalitetniji timski rad), sigurnost - nema se što čekati.

Kad smo već kod prednosti, evo još jednog obli-ka uštede - koliko košta kvadratni metar iznajmlje-nog prostora? Ili, tvrtka je u vlastitom prostoru, no mora ga proširiti radi povećanja broja radnih mje-sta… Koliko je u tvrtki ormara s dokumentacijom? Pomnožimo li to s kvadratima koje zauzimaju… Slika je vjerojatno jasna.

No opet, nije to tako jednostavno. Prema trenut-no važećem zakonu, na sudu se osim originalnog dokumenta priznaje i kopija na mikrofilmu. Ne možete otići na sud s isprintanom kopijom iz vašeg dokumentacijskog sustava. Dakle, postoji zakonska obveza čuvati pojedinu dokumentaciju X godina. No, Hrvatski sabor 9. prosinca 2005. donio je zakon prema kojem elektronička isprava ima istu pravnu snagu kao i isprava na papiru, ako se njena uporaba i promet provode prema zakonu.

Od svih čudesa i mogućnosti naprednih doku-mentacijskih sustava, tražilica najviše oduševljava. Unosom ključne riječi ili kombinacijom atributa u naprednoj tražilici, u roku od nekoliko sekundi svi „ormari“ pretraženi su i pred nama su prikazani pronađeni rezultati. Ovisno o hardverskim resursi-ma sustava, ovo nekoliko sekundi odnosi se na stoti-ne, tisuće ili milijune dokumenata u bazi.

Izmjena dokumenta, ovisno u sustavu, temelji se na check-in i check-out naredbama. Želimo li doku-ment uređivati, napravimo check-out što daje upute sustavu da zaključa dokument kako drugi korisnik ne bi pokušao istovremeno napraviti izmjene na njemu jer bi na taj način došlo do nesporazuma u inačicama dokumenta. Kada su izmjene gotove, napravi se check-in što možemo usporediti i sa Save naredbom koja ne samo da spremi izmjene nego i zapisuje povijest izmjena i tko ih je napravio - tzv. audit trail. U tom trenutku napravljena je i nova inačica dokumenta kako bismo se uvijek mogli vra-titi u neko prošlo stanje ukoliko treba ipak izbaciti neki članak iz ugovora. Bitno je znati da sustavi pri-likom uređivanja dokumenta otvaraju program koji se i inače koristi za uređivanje tog tipa dokumenta, npr. Word, Excel.

Osim tražilicom, do dokumenata možete doći i

pregledom mapa (možemo ih usporediti s mapama na računalu). To je jedan od načina kako dokumen-te možete organizirati - jedna mapa = jedan klijent. No, jedna od korisnih mogućnosti izrada je veza (link) prema dokumentu. Tako da ukoliko postoji potreba imati jedan dokument u više mapa, kreira se veza prema istom dokumentu što znači da ako izvorni dokument promijenimo, praktički smo ga ažurirali po svim onim mapama u kojima postoji veza na njega. Naravno, može se i klasično imati više kopija istog dokumenta u sustavu.

U digitalnu arhivu može se pohraniti bilo kakav dokument ili bolje rečeno bilo kakva datoteka. Znači, tekstovi, tablice, prezentacije pa čak i video-materijali, fotografije, zvučni zapisi i slično. Ovisno o sustavu, prikaz različitih tipova datoteka može biti prilagođen svakom pojedinačno, tako da su npr. dokumenti izlistani s nazivima, fotografije prikazane u smanjenom tzv. thumbnail formatu i sl.

Korisničko sučelje ovakvih sustava osim mapa i datoteka omogućuje i neke dodatne funkcionalno-sti, kao što je npr. praćenje dokumenta pri čemu sustav šalje obavijest svaki put kad se dokument mijenja. Ovakve i slične obavijesti obično se nalaze u Inboxu korisničkog sučelja (nije riječ o Inboxu unutar programa za čitanje elektroničke pošte, no ima sličnu funkcionalnost). Sustav dodatno može slati obavijesti i putem elektroničke pošte, te tako ne treba svako malo provjeravati program dokumenta-cijskog sustava, nego je dovoljan pogled e-sandučić.

Dokument uvijek može biti raspoloživ u npr. izvornom Word formatu, ali i kao PDF, tako da je spreman onaj format koji je potreban za pojedini zadatak. Također, pravila čuvanja dokumentacije mogu biti podešena po regulatornim obvezama - npr. ugovori se čuvaju 7 godina, a nakon toga auto-matski se brišu iz sustava.

U pravilu, kod robusnih sustava gotovo da nema funkcionalnosti koja je potrebna. A ukoliko ih proi-zvođač sustava i nije ugradio, vrlo vjerojatno ćete

takve dodatke pronaći kod samostalnih proizvođa-ča, tzv. third party.

U svakom slučaju, funkcionalnost je proširiva prema zahtjevima korisnika. Robusni sustavi pruža-ju programski pristup do svih ili osnovnih funkcio-nalnosti sustava (API - Application Programming Interface) te putem takvih instrukcija IT, odnosno odjel razvoja, može napraviti prilagodbu prema vašem poslovanju.

Poslovni procesiJedna od najpoželjnijih nadopuna digitalne arhi-

ve podrška je za poslovne procese (workflow) - upravljanje tijekom poslovnih procesa (BPM - Business Process Management). Ova funkcionalnost ne samo da pomaže tvorcima dokumenta da krajnja inačica bude odrađena u što kraćem vremenu nego ih i drži u granicama pravila koja se moraju pošto-vati kako bi dokument zadržao korporativnu kvali-tetu. Izrada ili izmjene dokumenta više ne mogu proći neopaženo i bez kontrole, a korištenjem pro-cesa u dokumentacijskom sustavu osigurava se bolja protočnost informacija.

Korisnici više ne moraju gubiti vrijeme na uskla-đivanje s kolegama u timu i telefonske pozive - jesi mi poslao? Kada jedan od autora dokumenta završi svoj zadatak definiran poslovnim procesom, sljedeći koji treba odraditi, npr. provjeru pravopisa, o svom će zadatku biti obaviješten u onaj Inbox koji smo već spominjali.

Drugi primjer mogao bi biti izrada putovnice. Klijent preko web stranice ispuni formular i priloži slike (osobna fotografija, skenirana stara putovnica i sl.). Slike zajedno s opisnim atributima (ono što je klijent upisao u web formular) završe u arhivi koja odmah po prispijeću novog zahtjeva za putovnicom pokreće nad priloženim dokumentima poslovni proces. Prva osoba koja zaprimi zahtjev provjerava valjanost dokumentacije te je li cjelovita; ako nedo-staje npr. skenirana osobna iskaznica, prosljeđuje zadatak na operatera koja vrši ostvaruje kontakt s klijentom. Sljedeća osoba u procesu radi npr. korek-ciju slike jer je pretamna. Zadnja osoba pokreće drugi proces za tiskanje same putovnice. Naravno, ovo je više nego pojednostavljeni proces, čisto da dobijete sliku o mogućem primjeru iz prakse.

Procesi se izrađuju prema potrebama korisnika, odnosno tvrtke. Takvi procesi u biti su preslika postojećih poslovnih procesa tvrtke, s tim da je ipak naglasak na optimizaciji procesa koliko je to mogu-će - izbacivanje npr. nekih ručnih zadataka koji se mogu automatizirati i sl.

Moguće je definirati i obavijesti o neodrađenim zadacima, tako da npr. nadređeni mogu imati uvid u zaostatke zaposlenika. Također, ovakve obavijesti ne moraju nužno biti o zaostacima, nego mogu poslu-žiti i kao učinkovit real-time alat za izvješćivanje te tako prikazati uska grla pojedinih točaka u poslov-nom procesu.

U pravilu, za kreiranje poslovnih procesa nije potrebno znanje programiranja, nego proizvođači ovakvih sustava nude i alate za jednostavnu izradu Dokumentacijski sustav: Tri elementa koji sačinjavaju dokumentacijski sustav

Prema zakonu iz 2005. "Elektronička isprava ima istu pravnu snagu kao i isprava na papiru

Skeniranje, izvještaji, web obrazac

ULAZ PROCESIRANJE

EMC2

DOHVAT

Upravljanje poslovnim procesima, upravljanje zadacima,

deklaracija zapisaObjava, dohvat, pretraživanje,

korištenje, output management




procesa po principu „slaganja kućica“ i veza za kon-trolu tijeka između njih.

Moguća je i integracija s nekim od usko specija-liziranih sustava za razvoj i unaprjeđenje poslovnih procesa kao što su ARIS (Business Process Management) i ILOG (Business Rule Management System).

Output ManagementUkoliko je komunikacija s klijentima ostvarena

u pisanom obliku, ovakav sustav zasigurno će dobro doći. Jedan od primjera odašiljanje je mjesečnog biltena klijentima. Svima se može poslati jedan te isti generički bilten, no želi li se ostvariti bolji uči-nak, trebalo bi ga svakako prilagoditi klijentu. Naravno, nema smisla raditi jedinstvenu prilagodbu za svakog klijenta jer to je onda u potpunosti ručni rad te ovakav sustav više nema smisla. No, klijenti se mogu grupirati prema određenom kriteriju i napraviti različiti bilteni, ili barem samo malo izmi-jenjeni, po grupama. Kao dodatak, bi bilo odlično da svaki bilten započinje sa „Poštovani Pero“, jer se klijent tako ugodnije osjeća, kao da smo zaista baš njemu posvetili pozornost.

Drugi primjer oslanja se na prethodnu temu o poslovnim procesima. Kao zadnja „kućica“ u proce-su dokumentacijskog sustava može se napraviti da Output Management sustav proizvede pismo koje se šalje klijentu. U sadržaj samog pisma ubacuju se informacije o njegovom upravo otvorenom devi-znom računu.

Ovakav sustav oslanja se na dokumentacijski sustav iz kojega preuzima informacije o klijentima te izrađuje krajnji proizvod. Proizvod može biti PDF za tiskaru, SMS poruka na mobilni telefon, e-mail newsletter, HTML, odnosno web stranica, u biti može biti bilo što. Sustav izrađuje dokumente na temelju predložaka, što znači da jednom kada defi-niramo predložak s pozicijama atributa, isti popu-njavate podacima iz dokumentacijskog sustava.

Ujedno se ovdje radi i o jednostavnom sustavu koji može služiti i kao svojevrsna veza između dva neovisna sustava, s obzirom da može proizvesti XML datoteku koju će neki treći sustav učitati u svoju bazu (mada mu to nije osnovna namjena).

Hardverska podrškaSkeneri

Specijalizirani skeneri, osim velike brzine, imaju i dodatne napredne mogućnosti upravljanja skeni-ranom slikom, kao npr. automatsku korekciju zakrivljenih dokumenata, detekciju rubova papira, dvostrano skeniranje, automatski uvlakač papira, detekciju uvlačenja više papira odjednom (događa se kod automatskog uvlakača).

Također, prije odluke o nabavci skenera, treba proučiti vlastitu dokumentaciju. Ako se dokumen-tacija ne smije odklamati (npr. ugovori ovjereni kod javnog bilježnika), tada je vam svakako potre-ban i stolni/plošni dodatak (tzv. flatbed). Ako su dokumenti većeg formata, treba razmisliti o A3

skeneru. Neki od poznatijih proizvođača skenera su: Kodak, Canon, Konica Minolta, Hewlett Packard.

Uz ovakve skenere proizvođači isporučuju i posebno prilagođene upravljačke programe (ISIS drivers), koji dodatno olakšavaju podešavanje i samu kva-litetu skeniranja.Barkod pisači

Odlučimo li započeti svoj poslovni proces sa samim skeniranjem već u poslovnici pred klijen-tom, tada će nam vjerojatno trebati barkod pisač. To su u pravilu manji uređaji namijenjeni za ispis na naljepnice kojima ćete moći ne samo odraditi posao odvajanja dokumentacije nego i samom dokumentu pridodati jedinstvenu oznaku na koju će se klijent kasnije moći pozvati u daljnjem tijeku (npr. urudžbeni broj u pisarnici državne uprave).Poslužitelji

Aplikacijski poslužiteljiU teoriji, sve komponente robusnog dokumen-

tacijskog sustava moguće je držati na jednom serve-ru. Ipak, samo u teoriji. No, sve ovisi o količini dokumentacije koju takav sustav treba podržati. Neke komponente zahtjevnije su od drugih, a nji-hova obrada mora nužno kočiti daljnji rad s doku-mentima.

Tako je npr.preporučljiv poslužitelj koji će odra-đivati automatsko indeksiranje dokumenata za potrebe ranije spomenutog Full Text pretraživača odvojeno, jer dok se dokument indeksira „u poza-dini“, korisnici ga mogu pregledavati i pretraživati po opisnim atributima, a ne po sadržaju. Ova kom-ponenta odvaja se jer je gladna procesorske snage i memorije, jer svaki dokument po uvozu mora „pročitati“ i svaku ključnu riječ zapisati u bazu podataka.

Također, Input Management sustav odvaja se kao samostalni pogon (pa čak i neke komponente unutar njega), jer nema smisla usporavati rad kori-snika koji rade s dokumentima u digitalnoj arhivi zbog procesa poboljšanja kvalitete skeniranih slika i OCR-a.

Ovo je svakako tema koja je jedinstvena od tvrt-ke do tvrtke, a u njenu raspravu potrebno je uklju-čiti IT odjel koji se brine o cjelokupnoj informatič-koj infrastrukturi.

Uređaji za pohranu Za svakodnevni rad digitalne arhive ista se

pohranjuje na diskovnim uređajima za brzi pristup.Postoje i uređaji za „arhiviranje“, odnosno

pohranu dokumenata kojima se ne pristupa često te brzina nije ključna. Ovakvi uređaji imaju sposob-nost neprestane provjere ispravnosti pohranjenog sadržaja. Svi sadržaji pohranjeni su u dvije kopije na odvojenim diskovima te u slučaju greške, odnosno pronalaska neuporabljive datoteke, druga je kopija prebriše. Također, jedna od mogućih funkcionalno-

sti smanjenje je dvostrukog sadržaja (pri tome ne mislimo na dvostruke diskove) - servis koji nadgle-da ispravnost dokumenata također ima mogućnost pronalaska duplikata te ostavlja samo jednu kopiju, čime može znatno smanjiti resurse za pohranu (ovo je iznimno korisno pri arhiviranju elektroničke pošte, a znamo da jedan te isti e-mail sa svojim pri-vitkom može biti dostavljen na X adresa u istoj tvrt-ki).

Iz sigurnosnih razloga te zbog povećanja nepre-kidne dostupnosti cjelokupnog sustava, tvrtke se odlučuju i na dupliciranje ovakvih uređaja za pohranu te ih fizički dislociraju, što još više osigura-va cjelokupan sustav u slučajevima npr. poplave, požara i sl.Klijentska računala

Proizvođači sustava rasterećuju klijentske radne stanice kako bi tvrtkama, koliko je to moguće, sma-njile potrebne izdatke u pitanju nabavke nove opre-me.

Iz tog razloga proizvođači se odlučuju na izradu klijentskih programa korištenjem web tehnologije, tako da je u pravilu računalo koje ima mogućnost pregledavanja web stranica ujedno i osposobljeno za rad s ovakvim sustavima.

Za potrebe Input Managementa i dalje se uspo-redno razvijaju i desktop programi koji na večim količinama dokumentacije daju bolje rezultate što se tiče brzine, stabilnosti, funkcionalnosti korisnič-kog sučelja na koje su korisnici odavno naučeni. Za skenerske i validacijske radne stanice preporuka je korištenje monitora većeg zaslona i visoke razluči-vosti, kako biste na vrijeme, odnosno što lakše uoči-li potrebu za ponovnim skeniranjem pojedine stra-nice, te kako biste unos atributa obavili brže, sa što manje ručnog zumiranja.Mrežna infrastruktura

Prilikom planiranja potrebnih resursa svakako je potrebno imati na umu i propusnost mreže. Ovo pak ovisi o formatu dokumentacije koju pohranju-jete u digitalnoj arhivi. Je li u boji, koja razlučivost, format…? U svakom slučaju ne štedite na propus-tnosti za Input Management.

Poznati dokumentacijski sustaviEMC2 Documentum & Captiva - jedan od vode-

ćih proizvođača softverske, ali i hardverske plat-forme namjenjene dokumentacijskim sustavima;

Skeneri: Za skeniranje se sve više koriste multifunkcijski uređaji



cjelovito Document, ali i Input Management rje-šenje.

IBM FileNet - jedan od najjačih konkurenata EMC2 rješenju. Nedavno pripojen IBM-u.

Alfresco - open source rješenje.Aktivis bluebox - domaće rješenje koje postoji u

inačici za male i srednje tvrtke te u enterprise inačici koja se oslanja na EMC2 Documentum platformu.

Abbyy FineReader - iako je na svijet donešen u obliku kakvog shareware programčića, svojim kvalitetama pokazao se kao uspješan proizvod s velikim potencijalom; tako je i on prerastao svoje tadašnje konkurente ušavši u poslovne vode (i dalje je dostupan za „kućnu“ uporabu) te omo-gućivši drugim proizvođačima da koriste njegov tada već provjereni OCR mehanizam i to kao SDK (Software Development Kit, set programer-skih instrukcija), Recognition Server, Mobile OCR (za uporabu na prijenosnim uređajima) pa čak i FlexiCapture aplikaciju za automatizaciju klasifi-kacije i indeksiranja.

Kofax - Input Management sustav.eFLOW - Input Management sustav.Microsoft Sharepoint - dokumentacijski sustav.

Moguća je veza sa EMC2 Documentum platfor-mom.

Primjer iz prakse - ulazni računiUz pomoć dokumentacijskog sustava potrebno

je riješiti problematiku velike količine ulaznih raču-na koje svakodnevno dolaze u tvrtku. Ovo je ujed-no i jedna od najčešćih problematika koje firme žele riješiti uvođenjem dokumentacijskog sustava u svoje poslovanje. Slijedom upoznavanja prednosti jednog takvog sustava, tvrtke se bez previše razmi-šljanja odlučuju i za proširenje njegove namjene, kao što su npr. upravljanje izradom ugovora, pisar-nica (ulazna i izlazna korespodencija) i sl.

Trenutno stanje u tvrtki Problema tikus d.o.o. opisuje sljede-će: velika količina ulaznih računa, sva-kodnevno; korisnici u pisarnici tvrtke jedva stižu razvrstati cjelokupnu poštu te je raspodijeliti po sektorima i odjelima; razvrstavanje pošte podrazumijeva otva-ranje iz omotnice, vođenje zabilješki o pristigloj pošti, raspodjelu doku-mentacije po kutijama koje se dalje prosljeđuju nadležnim osobama; pojedini računi kratkog su roka za plaćanje te ih je potrebno dosta-viti čim prije, no događa se da takvi računi na red dođu i tek pred kraj radnog vremena; nadležne osobe po zaprimanju dokumenta vrše verifikaciju, potpisuju dokument, te prosljeđuju sljedećem pot-pisniku po svojoj tajnici; ako je potpisniku poslan

krivi dokument, tajnica vraća natrag u pisarnicu; zadnji potpisnik šalje dokument (opet tajnica) u sektor računovodstva, odjel likvidature, gdje kori-snici uzimaju fizički račun i prepisuju stavke u npr. SAP rješenje; dokument se na kraju procesa šalje u arhivu, ponekad pohaban; no, jedan od većih pro-blema gubitak je računa koji se u hrpama dokume-nata zagubi, i on kao takav nikada ne bude uplaćen, što uzrokuje kamate po kašnjenju i ostale neugodne situacije.

Jedno od mogućih rješenja je sljedeće: korisnici u pisarnici podijele se u tri grupe; tri osobe pripre-maju dokumentaciju (vade iz omotnica, skidaju klamerice i perforaciju), četvrta skenira, peta osoba vrši validaciju obrađene dokumentacije (ručna kla-sifikacija za neprepoznatu dokumentaciju te provje-ra i unos atributa); zaslon za klasifikaciju i validaciju sastoji se od toga da na najvećem dijelu zaslona korisnik vidi skeniranu sliku (koju po potrebi može dodatno uvećati, rotirati, obrisati), a u manjem dije-lu zaslona definira vrstu dokumenta i unosi atribute (ono što automatskim postupkom nije prepoznato); po završetku validacije u pisarnici, dokument se izvozi u dokumentacijski sustav u kojemu se auto-matski pokreće proces ovjere računa; prvi potpisnik dobiva račun u Inbox i obavijest na e-mail te vrši verifikaciju, potpisuje ga i prosljeđuje dalje sljede-ćem potpisniku u njegov Inbox; ukoliko je krivo zaprimio dokument, vraća ga u pisarnicu na jedan klik s napomenom da je primio račun koji zapravo pripada drugom sektoru/odjelu; nakon što i svi pre-ostali potpisnici završe s verifikacijom i virtualnim potpisivanjem, dokument završava u Inboxu kori-snika u likvidaturi; likvidator unosi dodatne atribu-te (mjesto plaćanja, konto, interne oznake tvrtke) te prosljeđuje račun u aplikaciju za naplatu (npr. izvoz dokumenta u SAP).

Prednosti koje je ovo rješenje donijelo jesu: brža obrada dokumentacije u pisarnici; nema raspodjele svakog pojedinačnog dokumenta po kutijama, nego

korisnik odrađuje klasifikaciju samo one dokumentacije koja nije prepoznata auto-matskim postupkom (recimo 10% cjeloku-pne dokumentacije); nemogućnost gublje-nja dokumenta u

koracima prije-nosa po hod-

nicima jer fizičkog prijenosa više niti nema; sma-njeno habanje dokumenta jer nakon skeniranja odlazi u arhivu umjesto da kola okolo po uredima; trenutna obavijest o svakom računu koji su potpi-snicima te korisnicima u likvidaturi razvrstani po datumu naplate (naravno po redoslijedu kako je pisarnica skenirala); brže reagiranje na vraćanje računa u pisarnicu ako je krivo proslijeđeno; auto-matizirane obavijesti o neplaćenim računima čiji je datum dospijeća u sljedećih nekoliko dana.

ZaključakKao i mnoge druge sustave, idealno bi za tvrtku

bilo integrirati sustav za upravljanje dokumentaci-jom čim prije, odnosno odmah pri startanju poslo-vanja. Tako izbjegavaju dodatne resurse i troškove za kasniju naknadnu obradu stare, odnosno posto-jeće dokumentacije te od samog početka svoga poslovanja imaju nadzor nad njom, što rezultira spretnijim poslovanjem tvrtke koja se u svojim začecima može u potpunosti posvetiti svom temelj-nom poslovnom programu, umjesto da muku muči vlastitom neorganiziranošću.

Naravno, ovo je idealna situacija i u pravilu se to ne prakticira, barem ne kod nas. Jedan od razloga svakako je i činjenica da integracija ovakvih sustava nosi sa sobom troškove koji su sve, samo ne poželj-ni u manjim tvrtkama s limitiranim sredstvima ula-ganja. U takvim slučajevima, dokumentacija se pohranjuje u registratorima, po ormarima u uredi-ma i na hodnicima, a snalaženje u njoj odvija se po principu - ma snaći ćemo se već nekako.

No, neke industrije kao preduvjet za svoje poslo-vanje moraju imati u potpunosti riješen dokumen-tacijski sustav, kao npr. farmacija. Osim po regula-tornim obvezama, u toj industriji ništa se ne smije prepustiti slučaju, a s obzirom da im je za ishodova-nje raznoraznih dozvola (npr. puštanje novog lijeka u prodaju) potrebna veća količina dokumentacije, oni si jednostavno ne smiju dopustiti gubitke na vremenu. Također, firme koje svoje poslovanje žele provoditi pod ISO certifikatom moraju imati doku-mentacijski sustav.

Olakotna okolnost činjenica je da naš budući dokumentacijski sustav u počecima poslovanja ne mora biti vrhunac tehnologije. Može se početi s pri-stupačnijim rješenjima, a kada se pokaže potreba za nekim robusnijim sustavom, postojeću je bazu moguće migrirati u novo okruženje.

Možda i nije više potrebno uvjeravati u činjeni-cu da je dokumentacijski sustav potreban, ostalo je još samo pitanje - kakav sustav Trebamo? Koje mogućnosti treba imati, isplati li se krenuti nečim jednostavnijim te kakav sustav bi se najbolje uklopio u vaše postojeće poslovanje.

Za kraj mogu samo preporučiti posjetu sljedećoj EMC2 Momentum konferenciji na kojoj će kroz prezentacije biti prikazana ta platforma, a kroz komunikaciju sa stručnja-cima dobiti odgovore na pitanja kojih će se vjerojatno mnogo izroditi u glavi.

Emc2 Captiva: Ekran za

idneksiranje dokumenta


WWW.VIDILAB.COM VIDI.biz / 2009 9

P R I N T M A N A G E M E N T

ako su printeri bivali sve jeftinijima, tako smo ih sve više i više kupovali. Iako smo negdje u podsvijesti počeli shvaćati da nam

se pisači nude sve jeftinije samo iz razloga da kupu-jemo skuplje tonere ili kitove boje, čija je cijena znala prelaziti i cijenu samog pisača. Malo po malo, pisači su preplavili stolove u takoreći svakom uredu, gomilajući tako sitne troškove na različitim pozicija-ma, kojih se na kraju nitko ne sjeti ili ih uopće ne može kontrolirati. Da ne govorimo o kućnim infor-matičarima po tvrtkama koji su sve više svoga vre-mena počeli trošiti na otklanjanje zastoja pisača, kopirki ili faks uređaja. To je zaista uludo potrošen, vrlo skupi kadar.

Proizvođači pisača i sami su uočili te probleme i prije desetak godina počeli nuditi cjelokupna rješe-nja za kontrolu ispisa, no sluha nije bilo sve do ovih dana, kada print management ulazi u tvrtke na veli-ka vrata. Banke, pošte i druge tvrtke i ustanove prve su prepoznale potrebu za takvim integralnim rješe-njima, jer su po defaultu radile s velikim količinama papira. Imati na brizi naručivanje tonera, servis pisača pa i nabavku pisača postala je prevelika briga za ljude plaćene za daleko profitabilniji posao.

S porastom broja pisača povećava se i broj ispi-sanih dokumenata, a prema nekim istraživanjima, čak se svaki peti ispisani dokument uopće ne iskori-sti, dapače, uopće ga nitko nakon ispisa ne pogleda. Autorizacijom pri korištenju pisača automatski se smanjuje broj ispisanih kopija, jer je moguća kon-trola i brojanje zahtjeva za ispis sa svakog radnog mjesta. Doda li se tome i document management, broj ispisanih kopija još više pada jer se ispisivanje smanjuje samo na one dokumente koji se eventual-no šalju izvan tvrtke ili završavaju u poslovnim ili promo-dokumentima.

Što je u biti print managementUpravljanje ispisom obuhvaća cjelokupnu brigu

za ispis dokumenata u poduzeću. Procjena koliko je pisača uopće potrebno, na kojim pozicijama u tvrtki

ih treba rasporediti, kakve je pisače uopće potrebno nabaviti i od kojeg proizvođača. Ono što slijedi briga je o tim pisačima, kako bi uvijek bili u funkci-ji, instalacija pisača, instalacija drivera, njihova inte-gracija u umreženi sustav upravljanja dokumenti-ma. Zatim je tu briga o potrošnom materijalu, kao što su toneri, jer pisač preko softvera za kontrolu automatski javlja dobavljaču da predstoji zamjena tonera, koji tada stiže za dan ili dva.

Prepuštanje brige o pisačima donosi i tu pred-nost što se ispisuje bez zastoja. Mogući problemi unaprijed se predviđaju, potrošnja se optimizira, a ukoliko i dođe do kvara pisača, tvrtka koja vodi brigu o vašim pisačima brine se da je zamjenski pisač uvijek tu. U biti, više ni ne znate da imate pisače, znate samo koliki je mjesečni trošak ispisa u tvrtki. To znači da se taj trošak može unaprijed pla-nirati, bez iznenađenja zbog kvara i servisa, a otkla-nja se i mogućnost zastoja radnog procesa.

Ono što slijedi nakon optimizacije samih uređa-ja njihova je softverska integracija u document management sustav ili u vlastitu organizaciju koja glumi takav sustav. Tu je zatim izrada digitalne arhi-ve ispisa koja se sprema na neki server ili lokalno računalo, pa ako ispisana kopija kasnije i nestane, moguće ju je potražiti na računalu, kao i autora dokumenta. To je posebno zahvalno kod faks ure-đaja koji u digitalnom obliku spremaju sve zapri-mljene faksimile, pa ukoliko se koja kopija uništi ili zagubi, uvijek se može „iskopati“ na za to zaduže-nom računalu.

Neka rješenja omogućuju uvođenje sigurnosnih mjera kao što je kriptiranje prometa prema pisači-ma, što onemogućuje pregledavanje ispisa u digital-nom obliku neovlaštenim osobama. Zatim je tu nadzor i upravljanje troškovima ispisa ili bilo čega što mislimo kontrolirati ili brojati u našoj tvrtki, pa čak i pristup pisačima koji na sebi mogu imati akti-viranje ispisa pristupnim kodom, otiskom prsta ili pomoću RFID-a. Dakle, to može biti pravi raj za štedljive poslodavce i control freakove.

Nadogradnja na document management

Iako je document management klasa za sebe, pisači se prirodno nastavljaju na njega. Još više od samih printera čine to multifunkcijski uređaji. Pisač, faks i skener (možemo to zvati i faksom i kopir-kom) u jednom. Ovi uređaji najčešće u sebi već imaju softver za osnovne operacije s dokumentima. Kod pisača i kopirki kao izlaznih jedinica već smo navikli na razne mogućnosti uvećanja, regulacije zacrnjenja, pojačavanja kontrasta i druge stvari. No, skener i faks uređaj u biti su i ulazne jedinice koje zaprimaju podatke skeniranjem ili preko telefonske žice. Riječ je, dakle, o kreiranju dokumenata koji se, ako to želimo, negdje moraju spremiti na točno spe-cificiran način. Ti uređaji danas su u stanju indeksi-rati dokumente po zadanim atributima. Tako krei-raju dokumente koji ulaze u dokumentacijski sustav, pripremljeni za arhiviranje i bez potrebe dorade. Najčešće rješenje zamjena je većine printera u tvrtki jednim jačim multifunkcijskim uređajem, koji je tada i kopirka, i faks, i printer za većinu zaposlenika.

Brigo moja…Poanta print managementa preusmjeravanje je

brige o printerima na specijalizirane stručnjake koji se bave samo time. Zaposlenici ne moraju brinuti o ispisu, nego se bave svojim poslom i ne gube skupo-cjeno vrijeme na „kemijanje“ oko printera.

Osim uštede na potrošnom materijalu, dodatna ušteda ostvaruje se tako što se optimizacijom ispi-snih uređaja obično smanjuje i njihov broj. To donosi uštedu u potrošnji električne energije i čini nas ekološki svjesnima.

Najkraće rečeno: brigo moja, prijeđi na drugoga. Otprilike kao automati za kavu na kovanice; dodu-še, oni znaju ostati bez šalica ili vruće čokolade. Kroz print management ispis bi trebao postati nešto što uzimamo zdravo za gotovo, a uz to nas u konač-nici dovodi do manje stresa zbog brige za njih i novih ušteda u poslovanju.

Gomilanje broja printera po uredima dovela je do toga da je kontrola troškova ispisa postala jedva moguća

Upravljanje ispisom

Tko to tamo printa! Čija je tinta!?

Kpiše: Tomislav Novak

Vidi.biz Print man. (1)_T.indd 9Vidi.biz Print man. (1)_T.indd 9 11/20/09 7:03:17 PM11/20/09 7:03:17 PM


Kako biste opisali sustav za upravljanje dokumentima koji implementirate?

Canonov sustav za upravljanje dokumentima Therefore™ učinkovito je i prilagodljivo sistemsko rješenje koje, povezujući zaposlenike s procesima i informacijama, tvrtkama pomaže iskoristiti vlastite resurse. Sustav se odlikuje iznimnom prilagodljivo-šću i jednostavnošću korištenja. Zasnovan je tako da ga možemo bez problema implementirati u radnu sredinu samo jednog korisnika ili u kom-pleksnije poslužiteljske radne sredine s do 2 000 korisnika na jednom poslužitelju. Prijelaz između različitih izdanja gladak je i jednostavan, pritom nudi i mogućnost integracije s postojećim rješenji-ma primanja papirnatih i elektroničkih dokumena-ta te sigurne distribucije. Usudim se tvrditi da Therefore™ osjetno poboljšava način korištenja informacija u tvrtki.

Koji klijenti najčešće posežu za takvim sustavima?

Sustav za upravljanje dokumentima Therefore moguće je koristiti u bilo kojem radnom okruže-nju u kojemu se svakodnevno koriste, u papirna-tom ili elektroničkom obliku, podaci koji su osnova za izvođenje radnih procesa unutar cjelokupne tvrtke, ili ustanove, ili samo jednog njezinog dijela.

Potrebe su korisnika različite jer proistječu iz pro-blematike kontrole i pregleda nad informacijama, odnosno iz gomilanja papirnate dokumentacije i troškova povezanih s time.

Korisnici najčešće postanu svjesni potrebe za dokumentacijskim sustavom kad se susretnu s teš-koćama u radnim procesima vezanima za dostu-pnost dokumenata i informacija. Glavna je želja korisnika izbjegavanje zastoja. Dovoljno govori podatak da 48 posto tvrtki i ustanova smatra kako se dnevno polovica ili čak i više poslovnih podata-ka ne obrađuje na organiziran način te da uredski zaposlenik za traženje podataka prosječno potroši 50 minuta na dan.

Što obuhvaća vaše rješenje za upravljanje dokumentima?

Canon je poznat kao davatelj opreme za prije-nos podataka u digitalni oblik i ispis, a kvalitetno prenesene informacije ključne su za učinkovitost radnih procesa, prije no što ih pohranimo ili isklju-čimo iz sustava. Therefore cjelovit je sustav za pohranu, ponovni prikaz i usmjeravanje dokume-nata, koji učinkovito, štedljivo i sigurno povezuje korisnike s informacijama koje su im potrebne.

Sastavni dio lokaliziranog i lokalno podržanog rješenja oblikovanje je elektroničkog arhivskog

sustava za poslovne podatke. Naše rješenje omogu-ćuje integraciju u postojeći sustav i cjelovitu prila-godbu potrebama korisnika. Oblikovanjem tijeka dokumenata možemo procese unutar odjela ili među odjelima jednostavno automatizirati te tako povećati suradnju među korisnicima, ubrzati radne procese, pobrinuti se za sigurnost i usklađenost sa zakonskim regulativama te, zahvaljujući tome, smanjiti troškove. Nije manje važna ni činjenica da se količina digitalnih podataka udvostruči svakih 18 mjeseci, a 35 % korisnika podatke ispisuje na papir. U tom pogledu, Therefore može znatno pri-pomoći smanjenju utjecaja na okoliš, ponajprije zahvaljujući racionalnijoj potrošnji energije i pa pira.

Koje su prednosti vašeg sustava za upravljanje dokumentima?

Potrebe naručitelja usko su povezane s razvo-jem cjelokupnog IT područja, pa se rješenje mora razvijati usporedno s potražnjom. Canon ima dugogodišnja iskustva u svijetu poslovnih rješenja te je ozbiljan takmac i na području rješenja za dokumente. Iza Thereforea stoji ekipa s više od 20 godina iskustva i više od 4 000 referenca. Rješenje se neprestano dopunjuje i razvija, čime se jamči trajan razvoj i podrška za korisnike. Therefore je jedinstven te korisnicima možemo ponuditi jedno od najizvornijih rješenja radnog tijeka, pomoću kojega će uštedjeti vrijeme te se usredotočiti na profitabilnije aktivnosti.

Mnogi konkurenti imaju različita rješenja za različite vrste korisnika, što znači da tvrtke moraju mijenjati svoju arhitekturu i izlagati poslovanje potencijalno skupim programima. Neke nije ni moguće nadograditi, za razliku od rješenja Therefore. Ono je zasnovano na jednoj softverskoj

1

2

3

4

Therefore je razvijen na iskustvuCanonov sustav za upravljanje dokumentima može se implementirati u sredine od čak 2000 raznih korisnika na jednom poslužitelju

odgovara: Aleksander Bende Savjetnik za upravljanje dokumentima,

Canon Adria d.o.o.

Prenosivost: U Therefore možemo prenijeti podatke iz gotovo svakog okruženja u kojemu se oni koriste

VidiBiz Canon (2)_D.indd 10VidiBiz Canon (2)_D.indd 10 11/20/09 4:36:34 PM11/20/09 4:36:34 PM


I N T E R V J U

jezgri koja raste zajedno s tvrtkom. Therefore se integrira i potpuno prilagođuje radu naručiteljeva sustava i aplikacijskih alata.

Kakva su rješenja implementirana za prijenos postojećih dokumenata i arhiva

u digitalni oblik?Prijenos u digitalni oblik dokumenata u susta-

vu Therefore odvija se na dva načina: putem pro-gramskih odnosno aplikacijskih sučelja, koji su u sustavu rješenja standardni, i kao dio dodatne ponude. Razlikuju se po vrsti dokumenta i zahtje-vima za automatiziranim prijenosom podataka iz dokumenta, koji kasnije služe kao glavni kriteriji traženja unutar sustava dokumentiranja.

Prijenos papirnate dokumentacije u digitalni oblik odvija se pomoću Canonova ili nekog dru-gog ISIS kompatibilnog uređaja. Aplikacija Therefore Capture Client omogućuje i automatsko indeksiranje. Podržan je OCR pogon, na koji se podaci pohranjuju u različitim datotečnim forma-tima te se omogućuje pretraživanje po riječima. Uz to podržano je učitavanje crtičnoga koda. Dokumenti mogu već biti u elektroničkom obliku te i njih možemo učitati i prenijeti u Therefore na jednostavan i automatiziran način.

Koje načine arhiviranja koristi vaš sustav?

U Therefore možemo prenijeti podatke iz goto-vo svakog okruženja u kojemu se oni koriste. Ishodište je, moramo priznati, uvijek papirnati oblik dokumenata, iako se pojavljuje sve više elek-troničke dokumentacije čiji izvor nije nužno papir-

nati dokument. Riječ je prije svega o podacima iz ERP sustava. U osnovi, mogli bismo reći da učita-vamo i strukturirane i nestrukturirane podatke. Pohrana dokumenata u Therefore moguća je i iz

drugih programskih rješenja. Dokumente nastale u sustavu Microsoft Office možemo, na primjer, jednostavno pohraniti pritiskom na namjensku tipku na alatnoj traci aplikacije.

Kako je riješeno pitanje sigurnosti dokumenata?

Osnovica za sigurnosne postavke dolazi iz ser-visa Active Directory. Koriste se identifikacijske metode Single Sign On ili LDAP. Kao dopunu sustavu sigurnosti dodatno je još omogućena lokal-na i interna sigurnost u samom sustavu Therefore. Dodjelom korisničkih prava postavljamo moguć-nosti pristupa, čitanja, zapisivanja, brisanja i uprav-ljanja dokumentima. Sigurnost je zajamčena na dokumentima, radnim procesima, uređajima i bazama podataka. Digitalni potpis u sustavu Therefore koristi se za rad na osnovi javnog i pri-vatnog ključa. Njime osiguravamo integritet doku-menata i praćenje mogućih promjena dokumenta.

Uklapa li se vaš sustav u integralna softverska rješenja upravljanja poslovnim

procesom? Therefore se integrira s rješenjima SAP R/3,

Microsoft® Dynamics NAV, Microsoft® SharePoint i COLD Mainframe. Za te sustave Therefore ima certificirana sučelja. Namjena je integracije, narav-no, povezati procese s dokumentima odnosno pri-premiti brži i pouzdaniji pristup centralizirano prikupljenim dokumentima sa svim sigurnosnim elementima. Therefore omogućuje i prijenos elek-troničke pošte putem certificiranog izravnog sučelja u Microsoft® Exchange i IBM Lotus Notes. Pri integraciji sustava za upravljanje dokumenti-ma u druga rješenja Therefore koristi API sučelje, pomoću kojega rad prilagođujemo potrebama naručitelja.

Kakvo smanjenje troškova vaš sustav donosi klijentu?

Uz pretpostavku da je za jedno fakturiranje potrebno 9,4 dana (izvor AIIM) i da je prosječan trošak 9,5 eura, zajedno s korisnikom pregledava-mo trenutne radne procese i mogućnosti optimi-zacije. Ako uspijemo pronaći rješenje koje odgova-ra smanjenju vremena fakturiranja na 2 do 3 dana te stoga i smanjenje troškova na 4 eura, možemo reći da je smanjenje troškova veće od 50 %. No, nije sve tako jednostavno. Važnije je pitanje može-mo li si uopće priuštiti rad bez odgovarajućeg rje-šenja? Kršimo li tako neku zakonsku odredbu? Koliko nas zapravo stoji prava informacija, dostu-pna u pravom trenutku i na pravom mjestu? Odluke utemeljene na pogrešnim informacijama mogu biti pogubne za tvrtku. Izračun povrata sredstava uloženih u sustav za upravljanje doku-mentima temelji se na već implementiranim rješe-njima u EU-u te iznosi od 6 do 8 mjeseci.

Što se može očekivati na području upravljanja dokumentima sljedeće

godine?Rješenja idu u prvom redu u smjeru razvoja i

korištenja modela vanjskog upravljanja. Razvijaju se u skladu s razvojem druge softverske i hardver-ske opreme te certificiranjem idu i u smjeru kori-štenja mobilnih klijenata. Razvoj proizvoda slijedi potrebe tržišta te diktira tempo unutar radnih pro-cesa. Svakako se temelji na tome da tehnologija radi za nas, a ne mi za nju.

INFO O TVRTKI

Canon Adria d.o.o Dunajska cesta 128a, 1000 Ljubljana, SlovenijaTel: +386 1 5308720www.canon.hr, e-mail: [email protected]

5

7

9

108

6

Therefore cjelovit je sustav za pohranu, ponovni prikaz i usmjeravanje dokumenata

Put dokumenta: Dokument u sustavu ne ostaje u arhivu, nego se tijekom radnih procesa pretvara u informacije. Možemo ga ponovno koristiti, sigurno ga pohraniti i omogućiti mu pristup, možemo ga koristiti u drugim radnim proce-sima te ga na kraju izbrisati iz sustava

Struktura sustava u 3 dimenzije: 1. osnovna korisnička aplikacija, 2. prijenos podataka iz papirnatog u digitalni oblik, 3. integracija u sustave

VidiBiz Canon (2)_D.indd 11VidiBiz Canon (2)_D.indd 11 11/20/09 4:36:39 PM11/20/09 4:36:39 PM


Kako biste opisali document managementsustav koji implementirate?

Skup rješenja koja sada imamo može se defini-rati kao višeslojan, modularan i prilagodljiv za upravljanje svim vrstama dokumentacije koje pojedina organizacija susreće. To znači da se našim rješenjima može pokriti praktički cijela paleta zahtjeva iz područja upravljanja dokumentacijom. Imamo nekoliko temeljnih programskih produkata koji ciljaju na različite grupe korisnika:

- InArchive rješenje je namijenjeno firmama ili uredima koji imaju potrebu kvalitetno pohraniti svoju dokumentaciju i dati je na uporabu unutar organizacije.

- InDMS generalno je rješenje za upravljanje dokumentacijom i poslovnim procesima sa svim funkcijama koje mogu trebati suvremene organiza-cije. Primjenjiv je kako u malim, tako i u velikim, organizacijski složenim poduzećima i institucija-ma. Od nedavno u okviru ovog programskog pro-dukta imamo specijalizirano rješenje koje odlično funkcionira u bankarstvu.

- InQMS izvedenica je prethodnog rješenja, s naglaskom na upravljanje kvalitetom, a posebno je prilagođeno organizacijama koje su uvele ili misle uvesti ISO sustav upravljanja kvalitetom, sa svim pripadajućim izvješćima.

- InGDMS namijenjen je upravljanju doku-mentacijom i poslovnim procesima u tijelima lokalne i državne uprave (županije, gradovi , i sl.)

Sva su rješenja rezultat vlastitoga razvoja, dakle 100% hrvatski proizvod.


INPRO se specijalizirano DMS sustavima bavi još od 1994. godine i tijekom toga vremena prošli smo više razvojnih faza u skladu sa stanjem teh-nologije i potrebama tržišta. U tom vremenu stekli smo mnogo korisnika različitih djelatnosti.

Može se slobodno zaključiti kako se našim rje-šenjima koriste praktički sve vrste organizacija, od poduzeća, obrazovnih i javnih institucija, banaka do javne i državne uprave. Područje primjene u svim je djelatnostima od proizvodnih, trgovačkih, financijskih, obrazovnih, javnih do ostalih.

Što obuhvaća vaše rješenja document managementa?

Ovo pitanje vrlo je opsežno, ali pojednostavlje-no rečeno, to su svi procesi vezani uz dokumenta-ciju od prihvata, protoka, prepoznavanja, arhivira-nja, zaštita arhivirane dokumentacije do još mnogo toga što je nemoguće izreći u okviru ovog

kratkog prikaza. Osnovno DMS rješenje nije samo arhivski sustav koji služi za pohranu i traženje, nego sustav kojemu osnova jest baza pohranjene dokumentacije, ali koji omogućuje protok i praće-nje dokumenata i poslovnih procesa sa snažnim instrumentima nadzora i upravljanja. Uz pomoć posebnih modula, omogućeno je kreiranje složenih tijekova koji po potrebi i kontrolirano automatizi-raju poslovne procese uz sve potrebne mehanizme nadzora i izvještavanja. Dodatnim modulima ovo se rješenje može konfigurirati u rješenje za uprav-ljanje dokumentacijom u sustavima upravljanja kvalitetom (ISO), cjelokupno uredsko poslovanje za javnu i državnu upravu uz mogućnost digitalne ovjere dokumenata i predmeta, sustav za masovan prihvat velikih količina dokumenata skeniranjem uz mogućnost OCR čitanja metapodataka, kao i prihvat postojeće elektronske dokumentacije uz analizu sadržaja.

Kakve su prednosti vašeg sustava za upravljanje dokumentima?

Modularnost, prilagodljivost, mnoštvo vrlo korisnih funkcija i lakoća vezanja uz postojeće pro-gramske produkte koje korisnik već posjeduje osnovne su prednosti našeg sustava na prvi pogled, a ono što se ne vidi moćna je, vrlo stabilna jezgra sustava, na čijim temeljima stoji struktura korisničkih rješenja. Gledajući s korisničke strane, glavna je prednost kvaliteta samog sustava koja korisniku pomaže u svakodnevnom radu dajući mu neophodne informacije, ili ako to priroda rad-nog mjesta zahtijeva, omogućuje da pojedinog ili grupu korisnika sustav vodi kroz njihove svakod-nevne poslove u kontroliranim uvjetima, što mnogo utječe na učinkovitost i točnost poslovanja. U praksi smo dokazali da svaki od korisnika vrlo brzo postiže pozitivan učinak, lako vidljiv kroz bolju učinkovitost i produktivnost.

Prema funkcijskim mogućnostima, naša rješe-nja mogu se uspoređivati s nekoliko stranih vrlo

1

2

4

Cijena našeg sustava u odnosu na neki strani bitno je manja, a u DMS sustavima smo 15 godina

Workflow: modeliranje poslovnih procesa u grafičkom sučelju pomoću workflow alata

Petnaestgodišnje DMS iskustvoUz InArchive, InDMS, InQMS i InGDMS rješenja može se pokriti praktički cijela paleta zahtjeva iz područja upravljanja dokumentacijom

odgovara: Dražen JambrošićDirektor INPRO

3

VidiBiz Inpro (2)_D.indd 12VidiBiz Inpro (2)_D.indd 12 11/20/09 4:42:21 PM11/20/09 4:42:21 PM


I N T E R V J U

poznatih imena koja se nude na našem tržištu. Ona su u pravilu glomazna, skupa, a posebno skupa u održavanju i vrlo neprilagodljiva poseb-nim zahtjevima korisnika. Veće hrvatske kompani-je i institucije na žalost često posežu za takvim stranim rješenjima, a to nerijetko završi golemim ulaganjem koje propadne, jer se nakon određenog vremena shvati da to rješenje nije uopće ili je u vrlo maloj mjeri primjenjivo u njihovom slučaju. Osnovni razlog tomu je nefleksibilnost i neprilago-dljivost takvih rješenja potrebama hrvatskih kori-snika.

Cijena našeg sustava u odnosu na neki strani bitno je manja. Od iznimne je važnosti da smo sta-bilan, žilav partner, koji je prisutan u DMS susta-vima preko 15 godina s kvalitetnim vlastitim razvojnim timom (Microsoft Gold certified par-tner), sa velikim iskustvom i ne mislimo na tome stati. Tijekom našeg djelovanja vidjeli smo mnoge firme i njihova rješenja kako dolaze i nestaju s tržišta što korisnicima bez podrške donosi velike glavobolje, a o troškovima da i ne govorimo.

Kakva su rješenja implementirana za učitavanje postojećih dokumenata i

arhiva u digitalni oblik?Za učitavanje sadržaja koristimo vlastite razvi-

jene module za skeniranje i prihvat. Isto tako, omogućena je i uporaba postojećih rješenja za prihvat sadržaja poznatih svjetskih proizvođača (npr. Kofax, Kodak, ...).

OCR modul biramo po vrsti zapisa i potrebnoj brzini prepoznavanja, a u pravilu uporabljujemo kvalitetna svjetska rješenja.

Uz prihvat sadržaja, moguća je i integracija s raznim poslovnim sustavima s ciljem dopunjava-nja i izmjene potrebnih informacija.

Uz programske proizvode korisnicima, nudimo

i kvalitetne skenere (Fujitsu, Panasonic, Scamax, Bookeye) za različite namjene, od dokument ske-nera vrlo velike brzine do skenera za arhivsku građu i knjige, te sustave za dugotrajnu pohranu velike količine podataka, čime u potpunosti pokrivamo potrebe korisnika.


Sustav je koncipiran na višeslojnoj programskoj strukturi i to tako da klijent i server izmjenjuju informacije u svrhu spremanja i dohvata potrebnih podataka. Uz ove dvije razine, postoji i web servis koji omogućuje izmjenu podataka putem web pretraživača. Sami podaci koji predstavljaju sadržaj dokumenata i predmeta spremaju se u posebno sigurno spremište, dok se opisni podaci čuvaju u bazi podataka (MS SQL, ORACLE, ...).


Sustav nudi više razina zaštite i sigurnosti, od same autorizacije korisnika (koja može biti i inte-grirana u operativni sustav) do dodjele prava pri-stupa pojedinim dokumentima. Svaka se izmjena na dokumentu bilježi, a podaci čuvaju na način da se uvijek može provjeriti njihova autentičnost. Kod spremanja podaci se dodatno i enkriptiraju čime je u slučaju otuđenja arhiviranih podataka onemo-gućeno korištenje tih podataka izvan našeg susta-va. Kao dodatni mehanizam sigurnosti, omoguće-no je i sigurnosno spremanje podataka kroz repli-kaciju na dodatno serversko računalo (ili više njih) koje može biti na udaljenoj lokaciji. Time se, u slu-čaju havarije bilo kakve vrste, vrlo brzo može uspostaviti kontinuiranost rada sustava.

Uklapa li se vaš sustav u integralna softverska rješenja upravljanja

poslovnim procesom?Uz to što je moguće povezivanje našeg rješenja

sa drugim poslovnim rješenjima, jedna od značaj-nih funkcija InDMS/InQMS grupe rješenja mogućnost je automatizacije poslovnih procesa. To znači da se svi poslovni procesi mogu modeli-rati i u našem sustavu, pri čemu sustav brine o pra-ćenju izvršenja pojedinih zadataka i o tome oba-vještava odgovorne osobe. Pri tome se svakom procesu i zadatku mogu pridružiti i svi pripadajući dokumenti. Rješenje za praćenje kvalitete (ISO) brine o svim posebnim procesima vezanim uz izmjenu i objavu statičkih i dinamičkih ISO doku-menata.


Smanjenje troškova višestruko je i to prven-stveno kao vrijeme potrebno za pristupanje traže-

noj dokumentaciji. Možda je veći dobitak na troš-kovima koji nastaju donošenjem nepravovremene ili nedovoljno dobre poslovne odluke zbog nedo-statka informacija.

Cilj uvođenja ovakvog sustava nije samo sma-njenje troškova nego prvenstveno povećanje učin-kovitosti različitih poslovnih procesa. Povećanje učinkovitosti može se lako postići na gotovo svim razinama organizacije i prikazati kao potencijal za čisti prihod. Jednostavno rečeno, oslobađa se više vremena za važnije poslove ili, ako to gledamo sa druge strane, potrebno je manje ljudi i drugih resursa za isti rezultat!

Što se može očekivati na području upravljanja dokumentima u sljedećoj

godini?Ovakvi sustavi postaju sve složeniji i omogućuju

kompleksnije analize poslovnih procesa na osnovu podataka spremljenih u ovakvim sustavima. Da -ljnjim razvojem web tehnologija očekujemo da se više sadržaja ponudi širem krugu korisnika, poseb-no u domeni javne i državne uprave, što bi značilo da pravne i fizičke osobe mogu brže obaviti sve potrebne administrativne procese vezane uz dobi-vanje potrebne dokumentacije za sve životne i poslovne potrebe. U tom poslovnom području oče-kujemo i pomake prema poslovnoj inteligenciji koja uključuje i mogućnost simulacije poslovnih procesa, što dovodi do kvalitetne izrade modela organizacije i time do učinkovitijih poslovnih sustava. Razvoj naših rješenja prati suvremene trendove i tehnolo-giju.

INFO O TVRTKI

INPRO d.o.o Miroslava Krleže 28, 40000 ČakovecTel: +385 40 363777; Fax: +385 40 363770www.inpro.hr

10Sustav nudi više razina zaštite i sigurnosti, od autorizacije do dodjele prava pristupa

Struktura dokumenta: Editiranje dokumenta preko hijerarhijske strukture predmeta

5

6

7

8

9

VidiBiz Inpro (2)_D.indd 13VidiBiz Inpro (2)_D.indd 13 11/20/09 4:42:30 PM11/20/09 4:42:30 PM


Kako biste opisali document managementsustav koji implementirate ?

U današnjem poslovanju, kao i u cijelom druš-tvu, protok informacija čini temelj svih ključnih procesa te je upravljanje informacijama na naju-činkovitiji i najsigurniji način ključni izazov svim organizacijama. Siemensova IT divizija IT Solutions and Services raspolaže širokom paletom rješenja iz područja upravljanja korporativnim sadržajem i dokumentacijom (engl. Enterprise Content Management). Siemensov je pristup izradi rješenja multivendorski, pri čemu se koriste najbo-lji proizvodi na području document managementai korporativnih integracija.


Siemens nudi rješenja prilagođena malom, srednjem i velikom poduzetništvu, javnoj i lokalnoj

upravi te ostalim organizacijama koje imaju potre-bu za učinkovitim obuhvatom, obradom, isporu-kom, integracijom te upravljanjem sadržajem i dokumentacijom. S obzirom na povrat ulaganja za uvođenje document management sustava, najčešće se odlučuju srednje i velike korporacije te državne organizacije što rezultira značajnim poboljšanjem učinkovitosti.

Što obuhvaća vaše rješenje document managementa?

Siemensovo rješenje obuhvaća sve segmente korporativnog upravljanja sadržajem, od upravlja-nja sadržajem, dokumentacijom, formama, zapisi-

ma te ulazom i izlazom dokumenata, skeniranja, obrade slika, prepoznavanja teksta i klasifikacije dokumentacije, do implementacije radnih procesa, portala, kolaboracije, pretraživanja i arhiviranja. Document mangement rješenje prilagođuje se potrebama klijenata i poslovnim procesima. Primjeri takvih rješenja prihvat su i obrada ulaznih faktura, urudžbeni zapisnik, upravljanje ugovori-ma, izrada intranet portala i kolaboracije, napred-no pretraživanje, sigurna arhiva, upravljanje bazom znanja i slično.


Prednosti Siemensovog rješenja su: sveobuhvat-nost, međupovezanost i integriranost komponenata korporativnog upravljanja sadržajem, i to korište-njem integralnog rješenja te u Siemensovoj meto-dološkoj i arhitektonskoj okosnici za izradu rješenja prilagođenog potrebama pojedine organizacije. Siemens kao gradivne elemente document manage-ment sustava koristi trenutno najbolja aplikativna rješenja iz područja skeniranja i obrade slike, docu-ment managementa, integracije aplikacija i podata-ka. Također se mogu koristiti i open source rješenja prema zahtjevu klijenata, čime se osigurava brži povrat ulaganja kod malih i srednjih sustava.


arhive u digitalni oblik?Kao osnovnu platformu za digitalizacije doku-

mentacije trenutno koriste KOFAX i NSI AutoStore rješenja. Korištenjem napredne tehnolo-gije prepoznavanja slika i teksta, moguće je obradi-ti i klasificirati svu dokumentaciju koja je neop-hodna za učinkovito vođenje poslovnih procesa. Postojeća i nova digitalizirana dokumentacija arhi-vira se u središnji arhivski repozitorij. Faksevi bez kojih se još uvijek ne može, automatski se arhivira-ju bez potrebe da ih se prethodno tiska.


Svakom poslovnom procesu unutar korporacije prilagođeno je optimalno rješenje za prihvat i arhi-

Prednosti su sveobuhvatnost, međupovezanost i integrira-nost upravljanja sadržajem

Veća konkurentnost uz uštedu

Siemensov je pristup izradi rješenja multivendorski, pri čemu se koriste najbolji proizvodi na području document managementa i korporativnih integracija

odgovara: Danijel Šipuš Solution Architect

Siemens IT Solutions & Services

1

2

3

4

5

6

Komponente: Sastavnice Siemens document management rješenja

VidiBiz Siemens Document(2)_D.indd 14VidiBiz Siemens Document(2)_D.indd 14 11/20/09 4:46:35 PM11/20/09 4:46:35 PM


I N T E R V J U

viranje dokumentacije. Financijski procesi popra-ćeni su skeniranim dokumentima koji potvrđuju točnost podataka i uklanjaju mogućnost pogreša-ka. Urudžbeni procesi zahtijevaju numeraciju dokumentacije sukladno pravilima tvrtke, prepo-znavanje vrste dokumenata i dodjeljivanje procesu ili odgovornim osobama. Pritom je u svakom tre-nutku moguće znati gdje se nalazi pojedini pred-met i predviđeno vrijeme za njegovu obradu. Svi poslovni procesi koji koriste document manage-ment sustav mogu se maksimalno optimizirati, što rezultira povećanjem produktivnosti i agilnosti te smanjenjem troškova.


Siemensovo rješenje temelji se na opće pozna-tim otvorenim standardima, pri čemu su iskorište-ne prednosti industrijskih standarda poput J2EE i XML za izradu otvorene korporacijske arhitekture, koja osigurava ulaganja i fleksibilnost pri integrira-nju s drugim infrastrukturama i aplikacijama sukladno potrebama. Time se osigurava infra-struktura za izradu sigurnih aplikacija što se tiče provjere autentičnosti, pristupa i kriptiranja. Siemens osigurava najsuvremenije sigurnosno okružje koje koristi industrijske standarde poput J2EE, SSL, SOAP i XML.


procesima?Siemensov document management sustav inte-

gralno je rješenje koje se sastoji od grupe klijent-skih aplikacija za prihvat i obradu slika te prepo-znavanje teksta i servisa za upravljanje elektronič-kom dokumentacijom. Ti servisi osiguravaju pouzdana sredstva za izradu, ažuriranje i brisanje dokumentacije te imaju kvalitetne pretraživačke funkcionalnosti. Svojstva dokumenata pohranjena su u relacijsku bazu, a sami sadržaji dokumenata pohranjeni su u datoteke ili u hijerarhijski modul

za pohranu na specijaliziranom mediju. Aplikacije za izradu i prilagodbu radnih procesa koriste se u sinergiji sa servisima i aplikacijama za pregled, rukovanje, revidiranje, razmjenu i distribuciju dokumenata pohranjenih u repozitorijima elektro-ničke dokumentacije, kako bi se automatizirala proizvodnja i ad hoc poslovni procesi.


Prvo treba reći da se document managementsustav sastoji od mnogih komponenata i da svaka na svoj način doprinosi uštedama u poslovanju i povećanju sveukupne produktivnosti. Rješenje se kroji prema potrebama klijenata te se ovisno o broju i vrsti implementiranih komponenata posti-žu sinergijski efekti i značajne uštede. Navest ću neke primjere za ilustraciju. Naše studije pokazuju da se intranet konsolidacijom postiže 25% ušteda; učinkovitom standardizacijom i integracijom sadr-žaja, procesa i aplikacija postiže se 30% ušteda; smanjenjem transakcijskih troškova postiže se

50% uštede obrade transakcija; automatizacijom procesa smanjuju se vremena trajanja procesa i uštede do 50%. Implementacijom document management sustava postići će se izravne i neizravne uštede, povećanje učinkovitosti, fleksibil-nost i prilagodljivost poslovanja, standardiziranost

operacija, olakšat će se obrada, pretraživanje i dohvat informacija i dokumenata, kooperacija između zaposlenih i poslovnih partnera, brži razvoj poslovno kritičnih rješenja za upravljanje kompleksnim poslovnim procesima, te u konačni-ci sigurnije, pouzdanije, troškovno učinkovitije i lakše upravljanje dokumentacijom. Pored financij-skih ušteda, postiže se poslovna agilnost i veća konkurentnost. Ukratko, prava informacija u pravo vrijeme na pravom mjestu zasigurno donosi velike uštede u svaku organizaciju.

Što se može očekivati na području upravljanja dokumentima u sljedećoj

godini?U sljedećoj godini mogu se očekivati unaprje-

đenja na području svih komponenata korporativ-nog upravljanja sadržajem. Algoritmi za inteligen-tno prepoznavanje znakova te napredna klasifika-cija i obrada elektroničke dokumentacije svakod-nevno se usavršavaju i postižu sve veću točnost. Očekuje se još veće približavanje globalnim stan-dardima kao što su DoD 5015.2 i European MoReq 2.

INFO O TVRTKI

Siemens d.d.; Siemens IT Solutions and Services Heinzelova 70a, ZagrebTel: +385 1 6331122 www.siemens.hr/it-solutions, e-mail: [email protected]

10

Do 30% uštede uz učinkovitu standardizaciju i inte gra ci ju sadržaja, pro cesa i aplikacija

Prednosti: Benefiti korištenja Siemens document management rješenja

7

89

VidiBiz Siemens Document(2)_D.indd 15VidiBiz Siemens Document(2)_D.indd 15 11/20/09 4:46:39 PM11/20/09 4:46:39 PM


Brže i učinkovitije poslovanjeKako biste opisali sustav za upravljanje dokumentima koji implementirate?

Procesi digitalizacije arhive omogućuju brzo i učinkovito pretraživanje informacija koje su u današnjem poslovnom svijetu osnovica svakog ozbiljnog djelovanja. Sustav dramatično ubrzava način na koji se upravlja informacijom, pri čemu je klijent u potpunoj kontroli nad informacijom i u mogućnosti ostvarenja bržeg povrata ulaganja.


Paleta klijenata uistinu je velika. Iako su najza-nimljiviji odvjetnički uredi, osiguravajuća društva, javni bilježnici, bolnice, veliko zanimanje pokazuju financijski i robno-materijalni odjeli u svim tvrtka-ma.


Konkretno, rješenje obuhvaća proces skenira-nja, arhiviranja, pretraživanja, razmjene informacija i dokumenata, upravljanje arhivom te distribuciju dokumenata. To sve se čini pomoću korisničkih aplikacija ThereforeTM Capture Client,

ThereforeTM Navigator i ThereforeTM Viewer, koje se opslužuju informacijama pohranjenima na središnjem poslužitelju.


Automatizirani proces skeniranja, jednostavno arhiviranje, pohrana bilo kakve elektroničke infor-macije, dodatna sigurnost te fleksibilnost. Definitivna prednost je što se rješenje prilagođuje postojećim sustavima kod klijenata (npr. Microsoft Dynamics NAV, SAP, Oracle, itd.)


u digitalni oblik?Korisničke aplikacije pretvaraju dokumente u

digitalni oblik, pri čemu postoji mogućnost prila-godbe neograničenog broja profila za što brže i jednostavnije indeksiranje dokumenata, tj. automa-tizaciju procesa skeniranja i arhiviranja. Sustav omogućuje pregledavanje dokumenata stvorenih u preko 250 različitih formata datoteka, što je svaka-ko odlika samo najboljih document management sustava.


Arhiviranje se vrši putem indeksnih podataka koje sustav pohranjuje i pamti unutar baze podata-ka (MS SQL Server 2008, Oracle ili IBM DB2), a kriptirani dokumenti pohranjuju se u obliku ThereforeTM datoteke na mjesta koja su definira-na u sustavu.


Pri samom arhiviranju zadržava se visoka razi-na sigurnosti dokumenata i pruža se mogućnost detaljne definicije politike sigurnosti i sigurnosne kopije. Sigurnost dokumenata osigurana je win-dows integriranom sigurnošću i posebnim pravi-ma na ThereforeTM serveru.


procesom?Naravno. Pri tome Therefore sustav također

ima funkcionalnost protoka dokumenta po defini-ciji poslovnoga procesa, što se može prilagoditi već postojećim ERP sustavima za upravljanje poslov-nim procesima.


Istina, postoji ušteda implementacijom našeg sustava kroz smanjenje korištenja papirnatih doku-

1

2

3

4

8

9

5

6

Ušteda?: Na ispisu dokumenata i najznačajnija na vremenu utrošenom na pronalaženje dokumenata i informacija

Therefore: Brzo ćete se snaći kroz poznato Office 2007 sučelje aplikacija

Ušteda i potpuna integracijaKSU Company je kroz dugogodišnje partnerstvo s tvrtkom Canon izgradio status vrhunskog ponuđača print i document management sustava. Ti sustavi uspješno ujedinjuju čuveni i pouzdani Canonov hardver sa softverskim rješenjima koja razvijaju programerske tvrtke u Canonovom vlasništvu

odgovara: Tomislav Smolković Business Solution Manager

KSU company

Definitivna prednost je što se rješenje prilagođuje postojećim sustavima kod klijenata

7

VidiBiz KSu vompany (2)_D.indd 16VidiBiz KSu vompany (2)_D.indd 16 11/20/09 4:43:37 PM11/20/09 4:43:37 PM


I N T E R V J U

menata za komunikaciju između zaposlenika, odje-la ili korporacija, gdje se velik dio uštede odnosi na potrošni materijal ispisnih uređaja. Naš se sustav temelji na što učinkovitijem radu korisnika, zato bih ThereforeTM sustav opisao kao rješenje za uspješnije i brže izvršavanje radnih zadataka, što rezultira boljim rezultatom i povećanjem dobiti.

Što se može očekivati na području uprav-ljanja dokumentima sljedeće godine?

Budući da analize pokazuju tendenciju porasta potražnje za ovakvim sustavima u svijetu, sve je više proizvođača uredskih uređaja preusmjerilo svoja ulaganja u razvoj ovakvih sustava.

Canon planira povećati udio ulaganja u razvoj novih funkcionalnosti ovog sustava. Cilj je učiniti ovaj sustav još jednostavnijim za korisnika, što znači preciznije pružanje informacija i obuhvaća-nje što više poslovnih procesa.

Kada već spominjemo sinergiju hardvera i sof-tvera, najavljujemo i potpuno novu generaciju Canon imageRUNNER ADVANCE multifunkcio-nalnih uređaja, koji omogućuju potpunu integraci-ju svojih mogućnosti s procesima koje definira ThereforeTM sustav digitalne arhive.

Ispis prema realnim potrebamaKakva rješenja print managementa implementira vaša tvrtka?

Kao najveći Canon partner u regiji, u ponudi imamo sve, od rješenja namijenjenih manjim uredima do naprednih koja prate rad većeg broja multifunkcijskih uređaja u svim segmentima - ispis, skeniranje, faksiranje i slanje dokumenata.

Najznačajniji je proizvod u tom području uniFLOW Output Manager.

Kome u stvari treba print management?

Print management potreba je svih koji se služe ispisom dokumenata. Upravljanje ispi-som postaje vrlo zahtjevno porastom broja uređaja i kori-snika, a pomoću uniFLOW OM rješenja moguće je u sva-kom trenutku pratiti i slijediti u realnom vremenu što se ispisu-je, od strane koga i uz koji tro-šak. Detaljna izvješća omogu-ćuju identifikaciju ispisnih troškova i još važnije trendova unutar, sustava te pružaju sve parametre za odluke koje vode kreiranju jedinstvene strategije ispisa.

Što obuhvaća vaš sustav print managementa?

Sustav je sveobuhvatan, ali modularan, što sma-tram iznimno bitnim jer svaki korisnik tako sustav prilagođava svojim potrebama. Moduli su razvijani prema funkcionalnim segmentima i zajedno pokrivaju zaista sve što bi ikoga moglo zanimati u upravljanju ispisom.

Iziskuje li korištenje neko dodatno znanje ili angažman korisnika?

Obuka korisnika minimalna je i rad u uni-FLOW okruženju ne razlikuje se od uobičajenog rada pri ispisu. Administratori dobivaju pristupa-čan i fleksibilan alat temeljen na web tehnologiji, te alate za upravljanje i konfiguraciju cijelog sustava.

Kakvi su preduvjeti potrebni za implementaciju?

uniFLOW je aplikativni softver koji radi u ser-ver/klijent okruženju. Radi se o web tehnologiji, pa sama instalacija zahtijeva Microsoft web server, SQL Server i naravno serverski operativni sustav.

U čemu je prednost vašeg print management sustava?

Očita prednost je u skalabilnosti, modularnosti te otvorenosti prema gotovo svim multifunkciskim uređajima na tržištu. Sustav radi s proizvodima svih brendova, ali podrška za Canon uređaje najkvalitet-nija je. Sustav možemo precizno postaviti prema realnim potrebama svake okoline, a to naravno znatno utječe na cjenovnu pristupačnost sustava.

Kakve konkretne uštede ostvaruju korisnici vašeg sustava print

managementa?U prosječnom okruženju korištenjem našeg

sustava i uređaja moguće je postići i uštede od 40%

u odnosu na trenutno stanje. Osim konkretnih ušteda na troškovima ispisa, sustav pruža sve ele-mente za donošenje kvalitetnih odluka i strategija ispisa, što je važan čimbenik pri planiranju i sma-njivanju troškova.

Tko se nakon implementacije brine o sustavu print managementa?

To ovisi o samom korisniku. Moguće je zasno-vati ugovorni poslovni odnos u kojemu mi preuzi-mamo administraciju i održavanje sustava, a moguća je i obuka IT osoblja kako bi taj posao mogli obavljati samostalno.

Kako vaš sustav surađuje sa softverskim rješenjima drugih proizvođača?

Ono što je najbitnije, sustav je potpuno integri-ran u Microsoft tehnologije i u radu koristi SQL Server, IIS i podržava organizaciju Microsoft ser-verskih okruženja radnih grupa i domena. Sustav bez problema radi s pisačima i multifunkcijskim uređajima drugih proizvođača.

Kakve novine u sljedećoj godini mogu očekivati vaši klijenti?

uniFLOW je sustav koji Canon neprestano razvija, unaprjeđuje i svojim imenom i brendom stoji iza njega, tako da novina neće nedostajati.

Ono što će našim korisnicima, sadašnjim, a i budućim, biti najzanimljivije, testiranje je proizvo-da u njihovom poslovnom okruženju, kao i mogućnost najma cjelokupnog rješenja stvorenog sinergijom hardvera i softvera.

INFO O TVRTKI

KSU Company d.o.o Jurja Dobrile 50, 10410 Velika GoricaTel: +385 1 622122, Fax: +385 1 622273 www.ksu.hr, e-mail: [email protected]

1

2

3

8

9

10

10

uniFLOW OM: Modularnost sustava omogućava prilagodbu rješenja kon-kretnim individualnim potrebama uz veliku fleksibilnost

Sigurnost: Canon poslovna rješenja zadovoljavaju najviše standarde modernih poslovnih okruženja

Uz uniFLOW OM rješenja pratite što se ispisuje, od strane koga i uz koji trošak u svakom trenutku

5

6

7

4

VidiBiz KSu vompany (2)_D.indd 17VidiBiz KSu vompany (2)_D.indd 17 11/20/09 4:43:43 PM11/20/09 4:43:43 PM


Što obuhvaćaju vaša rješenja document managementa?

Svakako treba spomenuti hardver ili uređaje za podršku document managementu. Prije svega nudi-mo niz document skenera i check skenera kao pri-marni alat za digitalizaciju svih dokumenata. Najnoviji model skenera za dokumente, koji smo predstavili europskom tržištu, naziva se Epson Perfection V500 Office i namijenjen je potrebama manjih tvrtki kojima će dobro doći njegova sve-stranost. Uređaj osigurava velike brzine skeniranja uz malu potrošnju energije i visoku razinu učinko-vitosti te praktički ne troši vrijeme na zagrijavanje. Opremljen je i automatskim ulagačem dokumena-ta te funkcijom izrade pretraživih PDF datoteka prilikom skeniranja. Ta kombinacija omogućuje višestranično skeniranje i automatsko spremanje u određenu PDF datoteku. Dokumenti, fotografije i film mogu se skenirati izravno u digitalne arhive – što iznimno pojednostavnjuje pohranu i dijeljenje sadržaja. Također je moguće digitalizirati arhive na

negativima i dijapozitivima. Moguće je istovreme-no skenirati 12 okvira 35-milimetarskog filma, četiri okvira 35-milimetarskog dijapozitiva ili jedan okvir 6x12cm filma srednjeg formata. To su samo neke funkcije ovog uređaja, koji može pokriti prak-tički sve potrebe u procesu digitalizacije raznih dokumenata.

Zanimljivo je spomenuti i naš jedinstveni ure-đaj Discproducer, namijenjen umnožavanju optič-kih medija. Riječ je o cjenovno prihvatljivom i kompaktnom desktop publisheru koji može odjed-nom umnožiti do stotinu CD ili DVD medija te na njih ispisati željeni dizajn. Ovakvi uređaji mogu poslužiti za backup i arhiviranje dokumenata, ali i za pohranu nalaza za pacijente u klinikama i bolni-cama.

Kakva rješenja print managementaimplementira vaša tvrtka?

Epson nudi čitav niz softverskih rješenja za nadzor i upravljanje ispisom na razini korporacija i drugih velikih organizacija. Aplikacija EpsonNet Config služi mrežnim administratorima za konfi-guraciju mrežnih sučelja za protokole TCP/IP, NetWare, MS Network, AppleTalk, IPP te SNMP. Nadalje, tu su rješenja za ispis. EpsonNet Print alat je za manje TCP/IP mreže koji omogućuje ispis bez mrežnog poslužitelja, dok je EpsonNet Internet Print (IPP) produžetak tog alata koji omogućuje udaljeni ispis putem javnog Interneta. Na kraju, EpsonNet NDPS Gateway opširna je biblioteka pogonskih programa i drugih resursa poput uputa koji omogućuju jednostavno i učinkovito korište-nje Epsonovih ispisnih rješenja.

Nudimo i set alata za upravljanje ispisom. EpsonNet WebManager alat je koji omogućuje tre-nutnu identifikaciju svih pisača spojenih na mrežu te uvid u korisne informacije poput statistika, sta-tusa i mapiranja pisača. Osim tog alata, u ponudi je niz dodatnih alata za upravljanje i nadzor ispisa putem lokalne ili internetske mreže.


Odgovor na ovo pitanje kratak je i jednostavan. Treba svima! Čak i za najmanje korisnike vrlo je važno kvalitetno savjetovanje o pravim potrebama

1

2

3

Epson Discproducer PP-100: U mnogim tvrtkama drastično se povećala potreba za snimanjem i ispisom na CD/DVD medije. Ukoliko se bavite marketinškim aktivnostima, javna ste organizacija ili privatna tvrtka za dupliciranje medija, EPSON Discproducer™ PP-100 je uređaj koji će Vam uštedjeti vrijeme, omogućiti veću fleksibilnost u radu i smanjiti troškove izrade

Upravljanje korporativnim ispisom: Olakšano je uz prikupljanje i konsolidaciju podataka iz pisača instaliranih na lokacijama korisnika

Ušteda uz "ključ u ruke"Uštede su vrlo konkretne, od novca zbog racionalizacije korištenja pisača do uštede na potrošnom materijalu, prije svega papiru i tinti

odgovara: Boris Vetnić account manager Epsona

za Hrvatsku

VidiBiz Recro (2)_D.indd 18VidiBiz Recro (2)_D.indd 18 11/20/09 4:45:41 PM11/20/09 4:45:41 PM


I N T E R V J U

njihova korporativnog ispisa. Naravno, što je kori-snik veći, to je i print management važniji jer može uštedjeti velike količine novca, vremena i repro-materijala, a bez toga moguće su znatne štete koje možda nećete ni primijetiti na vrijeme.


Ukratko, vrhunski hardver i vrhunski softver za upravljanje ispisom. Epsonovi ink jet i laserski pisači poznati su po svojoj pouzdanosti te kvaliteti i ekonomičnosti ispisa, a softverske aplikacije

poput EpsonNet Configa korisni su alati za uprav-ljanje ispisom koji omogućuju racionalizaciju troš-kova i, na kraju krajeva, uštedu.

Kada kažem vrhunski hardver, prije svega mislim na pouzdane i izdržljive monokromatske i laserske pisače u boji te tintne pisače namijenjene korištenju u tvrtkama. Primjerice, naš model AcuLaser M2000 trenutno je najprodavaniji SMBmonokromatski laserski pisač na hrvatskom trži-štu. Riječ je o višenamjenskom uređaju koji ispisuje do 28 stranica u minuti te omogućuje obostrani (duplex) ispis s jednostavnim rukovanjem uz niske troškove posjedovanja i korištenja. Orijentiranost na istraživanje i razvoj vrhunskog hardvera i sof-tvera oduvijek je bila politika tvrtke Epson, te će ovakvi uređaji uvelike pridonijeti prepoznatljivosti Epsona kao brenda u Hrvatskoj.

Zahtjevnijim korisnicima mogu preporučiti AcuLaser M4000, jednobojni laserski A4 pisač veli-ke brzine za srednje i velike radne skupine. Uređaj može ispisati 43 stranice u minuti, uz stvarnu razlučivost od 1200 dpi. U vrhu naše ponude model je AcuLaser M8000N, jednobojni A3 laser-ski pisač koji osigurava kvalitetan ispis uz niske ukupne troškove. Ovaj pisač omogućuje ispis uz

razlučivost od 1200 dpi i postiže brzinu ispisa od čak 44 A4 stranice u minuti. Naravno, svaki od navedenih uređaja moguće je dodatno proširiti i prilagoditi potrebama korisnika.

Vrlo su zanimljivi Epsonovi business inkjetovi koji troše do 95 posto manje energije od laserskih pisača i time omogućuju dodatne uštede, pogotovo u tvrtkama koje imaju neko-liko desetaka ili stotina pisa-ča. Tintni pisači Epson B300 i Epson B500DN namijenje-ni su korisnicima s jasnim zahtjevima za smanjivanjem troškova ispisa i operativnih troškova, uz istodoban ispis visoke kvalitete sličan laser-skom te osiguranje vrhunske pouzdanosti koju zahtijevaju radni uvjeti i sveopća umre-ženost. Uz posebne spremni-ke za tintu velikog kapaciteta, trošak po stranici smanjuje se do 70 posto u uspo-redbi s laserskim pisačima, a ispis u boji pomoću pisača Epson B500DN košta manje od crno bijelog ispisa klasičnog laserskog pisača. Uz to, ovi uređaji omogućuju velike brzine ispisa do 37 stranica u minuti u brzom načinu ispisa, te do 33 stranice u minuti u običnom načinu, s tim da su potrebne samo tri sekunde za ispis prve stranice.

Iziskuje li korištenje neko dodatno znanje ili angažman

korisnika? Ne iziskuje posebna znanja ili anga-

žman jer je korištenje rješenja vrlo jedno-stavno i intuitivno. Štoviše, ukoliko ste veći korisnik koji je potpisao ugovor o održavanju sa sistem integratorskom tvrtkom, vaš je angažman na nuli, čime ste ostvarili čistu uštedu vremena i novca.


Zapravo nema posebnih preduvjeta, praktički je riječ o rješenju "ključ u ruke". Epsonov softver čak je kompatibilan s određenim dijelom uređaja drugih proizvo đača, čime se dodatno smanjuju inicijalni troškovi implementacije print

management rješenja.

Kakve kon kretne

uštede ostvaruju korisnici vašeg sustava print managementa?

Uštede su vrlo konkretne i lako mjerljive. Prije svega, vrijeme i novac zbog racionalizacije korištenja pisača. Naravno, ostvaruju

se i uštede na potrošnom materijalu, prije svega papiru i tinti.


To ovisi o posebnim potrebama korisnika, no uobičajeno je da brigu o upravljanju ispisom pre-uzme sistem integratorska tvrtka ili pak admini-strator koji je zaposlen kod korisnika. U svakom slučaju, Epsonova print management rješenja omo-gućit će vrlo jednostavnu i detaljnu analizu ispisa kod korisnika, čime će se ostvariti konkretne ušte-de u vremenu, materijalu i novcu.

INFO O TVRTKI

Epson (Recro d.o.o.i Eurotrade d.o.o.) Tel: +385 1 3650777 i +385 52 803699www.epson.com.hr

4

6

5

EpsonNet WebManager omogućuje trenutnu iden tifi-kaciju svih spojenih pisača

EpsonNet Print: Alat za manje TCP/IP mreže koji omogućuje ispis bez mrežnog poslužitelja

Epson Perfection V500 Office: uredski skener namijenjen

malim tvrtkama. Osigurava velike brzine skeniranja uz malu

potrošnju energije i visoku razinu učinkovitosti jer mu nije potrebno

vrijeme za zagrijavanje

7

8

EpsonNet We b Manager: Omogućuje trenutnu identifikaciju svih spojenih pisača

VidiBiz Recro (2)_D.indd 19VidiBiz Recro (2)_D.indd 19 11/20/09 4:45:45 PM11/20/09 4:45:45 PM


Document Managment

Kako biste opisali sustav za upravljanje dokumentima koji implementirate?

Document managment u tvrtci je Xenon forte Zagreb d.o.o . ovlaštenom distributeru uređaja Kyocera obuhvaćen programskim rješenjem "MOJ ARHIV", a opisao bih ga kao vrlo funkcionalno rješenje za document managment


Zahtjev je srednjih i većih poduzeća za što manjom potrošnjom papira, tj. printanja i kopiranja. Moj je Arhiv dokument managment rješenje koje omogućuje preglednost i dostupnost dokumenata u različitoj fazi rješavanja projekata u tvrtkama.


Moj Arhiv omogućuje prijenos dokumenata iz papira u digitalni oblik (skeniranje i OCR). Dokumenti u bazi Moj arhiv uporabljivi su na razli-čite načine: kao dokumenti koji se mogu pretraži-vati na različite načine i po različitim kriterijima , kao dijelovi projekta koji se koriste i dograđuju u različitim odjelima tvrtke, kao dokumenti (primke

koji se automatski unose u baze za poslovanje tvrt-ki). U Moj arhiv implementiran je i elektronski pot-pis kao dodatna pogodnost za nesmetan tijek doku-mentacije s partnerima (kupcima i dobavljačima).


Prednost našeg sustava jednostavnost je ruko-vanja, ali omogućuje razne pogodnosti za djelatni-ke i nadzor (administrator), sigurno kolanje doku-menata unutar i izvan tvrtke; sustav je vrlo pouz-dan. Zadnje i najvažnije – vrlo je povoljan za kupo-vinu u odnosu na konkurenciju.


Sustav je instaliran na serveru i višestruko zaštićen. Sigurnosne kopije se automatski svakod-nevno snimaju i arhiviraju na više mjesta.


u digitalni oblik?U sistem Moj Arhiv implementirana su vrlo

funkcionalna rješenja za pretvaranje dokumenta iz papirnog u digitalni oblik i alati za daljnju obradu takvih dokumenta.


Arhiviranja se mogu organizirati na različite načine, ovisno o poslovnim procesima i zahtjevima korisnika. Bitan je način jednostavnog pronalaska i korištenja dokumenata.


Uštede mogu biti iz dosadašnjeg iskustva velike. Uštede su, dakle, u novcu, vremenu, papiru, ubrza-vanju poslovnih procesa, sigurnosti i u svakom momentu uvidu u kojoj je fazi i kod koga doku-ment iz nekog projekta.

Što se može očekivati na području upravljanja dokumentima sljedeće

godine?Sustav Document managmenta Moj Arhiv stal-

no se dorađuje i u održavanju je ukalkulirana nadogradnja i održavanje postojećeg sustava.

1

2

34

5

6

7

8

9

Moj Arhiv: Primjer rada u bazi Moj Arhiv

Moj Arhiv i MyQ rješenjaUštede su u novcu, vremenu, papiru, servisu, rezervnim djelovima i količini ispisa kod print managementa, odnosno u novcu , vremenu, ubrzavanju poslovnih procesa, sigurnosti kod document managementa

odgovara: Arman VukelićDirektor Xenon forte Zagreb d.o.o.

Moj Arhiv rješenje omo gu ću-je preglednost i dostupnost dokumenata u raznim fazama

VidiBiz Xenon (2)_D.indd 20VidiBiz Xenon (2)_D.indd 20 11/20/09 9:23:59 PM11/20/09 9:23:59 PM


I N T E R V J U

Print Managment

Kakva rješenja print managementa implementira vaša tvrtka?

Sve je više zahtjeva s rješenjima, a sve manje »box movinga«, zato sve više srednjih i većih poduzeća traži rješenja za upravljanje ispisom. Rješenje koje se nametnulo za upravljanje i kontrolu ispisa u tvrtci Xenon forte Zagreb distributeru uređaja Kyocera je MyQ. Udio poslovnih korisnika u našem je poslovanju 95% u korist poslovnih korisnika, jer su uređaji i koncipirani za poslovne korisnike – vrlo su izdržljivi štedljivi (ušteda novca i papira, servisa, rezervnih dijelova, vremena), uređaji su ekološki s Ecosys tehnologijom, imaju dugotrajna jamstva 2-3 godine ili min 100 000 ispisa do nekoliko stotina tisuća ispisa.


Za sustav Print Management najčeće su zainteresirana srednja i velika poduzeća jer imaju mnoštvo uređaja, a tu su i uštede mnogo veće.


MyQ obuhvaća kontrolu i upravljanje ispisom u tolikoj mjeri da je vidljiv tok i utrošak svakog pojedinog papira u poduzeću, također i mogućnost kontrole i raznih ograničenja u sustavu printanja i kopiranja.


Kyocerin sustav za Print Managment MyQ, kao što sam rekao, vrlo je jednostavan i nakon instala-cije naših djelatnika u suradnji sa sistem admini-

stratorom ne zahtjeva nikakva potrebna znanja za korištenje sustava.


Preduvjeti za implementaciju su: Windows operativni sustav na serveru i umrežena računala. Središnji server vrši provjeru kod logiranja kori-snika, zapisuje količinu ispisanih dokumenata i dopušta i zabranjuje rad pojedinim kori-snicima.

U čemu je prednost vašeg

print management sustava?Prednost našeg sustava

jednostavnost je rukovanja, a omogućuje razne pogodnosti za djelatnike i nadzor (administrator), planiranje – nabavka rezervnih dijelova i potrošnog materijala, pouzdan i testiran. I zadnje, najvažnije, vrlo je povoljan za kupovinu u odnosu na konkurenciju. Cijena je vezana za uređaj, a ne na broj korisnika.

Kakve konkretne

uštede ostvaruju korisnici vašeg sustava print managementa?

Konkretni troškovi mogu biti iz dosadašnjeg iskustva do 40% smanjeni. Uštede su dakle u novcu, vremenu papiru, servisu , rezervnim dijelovima i količini ispisa.


U cijeni implementacije Print managment sustava MyQ uračunato je jednogodišnje održava-nje i obuka. Sam sustav iz dosadašnjeg iskustva nije imao nikakvih održavanja, a dodatne instala-cije i uređaje koje se priključuje na sustav obavlja-mo u suradnji sa sistem administratorima iz podu-zeća koja koriste naš MyQ.


Netko je iz prodaje u našoj tvrtci rekao da je ova kriza »naše vrijeme», jer godinama pokušava-mo sniziti troškove ispisa u firmama. Sada oni

kojima to nije bilo bitno pozorno slušaju kako sni-ziti troškove. Na različite načine besplatno im izra-čunamo (konzultantska preporuka i PEC i TCO ) koliko troše i koliko će uštedjeti u određenom roku, i kada im počinje povrat ulaganja i uštede. Naša rješenja pomogla su u mnogo tvrtki da sma-nje troškove i lakše prebrode krizu. Sistem je kom-patabilan s raznim softverskim rješenjima


Sustav print managmenta MyQ neprestano se dorađuje i u održavanju je »update » postojećeg sistema. Svaka nova inačica ima dodatna unaprje-

đenja i uštede.

1

2

3

4

5

8

9

6

7

10

MyQ: Osnovni način rada

Uz MyQ vidljiv je tok i utrošak svakog pojedinog papira u poduzeću

INFO O TVRTKI

Xenon forte Zagreb d.o.o Slavonska avenija 24/6Tel: +385 1 6185824, Fax: +385 1 6185825; www.xenon-forte.com; e-mail:[email protected]

VidiBiz Xenon (2)_D.indd 21VidiBiz Xenon (2)_D.indd 21 11/20/09 9:24:14 PM11/20/09 9:24:14 PM


Kako biste opisali print i document management sustav koji implementirate?

To ponajprije ovisi o klijentu. Kroz snimanje postojećeg stanja u tvrtki i mogućih rješenja, kli-jent odlučuje do koje će razine upravljanja sustavi-ma ići. Mi document management sustav dijelimo na hardverski i softverski dio, jer naši inteligentni multifunkcionalni uređaji u sebi već imaju imple-mentiranu određenu vrstu document i print mana-gementa. Dakle, kod nas se rješavanje tih problema kreće od same opreme pa do softverskih rješenja. Svoje proizvode implementiramo pod idejom Print Less save more, što znači da nam je želja da kupci zaista uštede koristeći naša rješenja.


Document i print management potreban je ponajprije tvrtkama koje žele ubrzati kolanje svojih dokumenata, unaprijediti svoj document manage-ment workflow i na osnovu njega svoje dnevne operacije staviti pod kontrolu. Tada ih može mje-riti i njima upravljati i planirati. Obično su to firme koje rade s velikom količinom dokumenata kao što su banke i državne službe. Bitno je da se skrati proces upravljanja dokumentima, čime se taj tro-šak smanjuje. Firme koje prate svoje troškove prve će krenuti u ovom smjeru. Kada smo počeli s time prije nekog vremena, nije bilo sluha na tržištu, no polako kupci dolaze do spoznaje da je vrlo teško upravljati time, a organizirano upravljanje dovodi i do uštede. Sada su nam kupci počeli sami dolaziti.

Što obuhvaća vaše rješenje document managementa?

Ovisno o dubini do koje krajnji kupac želi otići. I koju razinu od četiri koraka u kojima se mi kre-ćemo. Želi li optimizirati opremu, želi li pametnije koristiti opremu koja već postoji, želi li dodati određena softverska rješenja kojima će upravljati dokumentima i ispisom, želi li promijeniti svoje procese koji se oslanjaju na cijeli ispisni sustav. Mi

nudimo rješenja u sva četiri koraka te nakon što napravimo Discovery, s naručiteljem odlučujemo do kojega ćemo koraka ići u implementaciji tog sustava.


Naše rješenje sveobuhvatno je i može se raščla-niti prema različitim tipovima korisnika što znači da smo vrlo fleksibilni. Kako smo specijalisti u tom

području, zaista možemo napraviti tailor-made rje-šenje prema svakom tipu korisnika, od malih pa do onih najvećih. Već od toga da savjetujemo male korisnike koje uređaje da kupuje kako bi kasnije mogao uštedjeti. Prednost nam je uska povezanost document i print managementa.


arhiva u digitalni oblik?Naš pristup temelji se na skeniranju stanja i

njegovom poboljšanju na četiri razine. Prvi je opti-mizacija samih uređaja. Uvijek se prvo kreće od toga. Tu spada izbor dobavljača uređaja, izbor mrežnih i pametnih uređaja ili zamjena malih pisača jednim multifunkcijskim uređajem. Već se na tome može dosta uštedjeti.

Druga razina optimiranje je upravljanja ispi-snom flotom. Naime nakon proučavanja kolanja dokumenata i ispisa, pomoću softvera, cijeli sustav ispisa i pohranjivanja dokumenata optimizira na nekoliko razina pomoću softvera. Koristimo sof-tver Mark Vision koji upravlja ispisnom flotom bez obzira na proizvođače uređaja. Mark Vision insta-lira se na server i ima pristup do svih uređaja na mreži te automatizira njihov rad. Tu se postavljaju razni parametri od postotka zacrnjena ispita, tj. centralizirane konfiguracije mrežnih pisača do automatizirane dojave statusa na e-mail pager.

Bitno je da se skrati proces upravljanja dokumentima, čime se smanjuje trošak

Četiri koraka: Lexmark svoja rješenja temelji na četiri razine, ovisno o potrebama klijenta

Lexmark dio rješenja ugrađuje u uređaje

Print i document management kod Lexmarka su isprepleteni, jer pametni printeri već imaju u sebi ugrađen softver koji se nadovezuje na sustav

odgovara: Ademir Ćurtović Branch Manager,

LEXMARK International CRT

1

2

3

4

5

VidiBiz Lexmark (2)_D.indd 22VidiBiz Lexmark (2)_D.indd 22 11/20/09 4:44:35 PM11/20/09 4:44:35 PM


I N T E R V J U

Treća razina uvođenje je pametnih rješenja za ispis, arhiviranje i distribuciju dokumenata. Naša rješenja Scan to network i Scan to netwrok pro te Custom prompt uvelike ubrzavaju procese s doku-mentima. Scan to network automatski preusmjera-va dokument koji dođe faksom, skeniranjem ili je predviđen za ispis, na neku mrežnu lokaciju, gdje se može ispisati ili čuvati u mapi na serveru. Tako da ako je faks slučajno bačen, postoji cijela povijest faksiranja na serveru. S dokumentima se spremaju i metapodaci koji se mogu koristiti u document managementu. Custom prompt omogućuje dodat-no upravljanje tim dokumentima.

Na četvrtoj razini već ulazimo u unapređenje samih procesa nastajanja dokumenata, a što ima utjecaj i na poslovni proces. Na najvišoj razini sustavom upravlja softver Lexmark document dis-tributor, serverski temeljeno rješenje dizajnirano za cattering i distribuciju elektronskih dokumenata. Sastoji se od serverske i client komponente – ser-verska i client. S tim da client može biti instaliran ili na MFC uređaju ili na računalu. Tu je riječ o ske-niranju i prihvaćanju dokumenta, manipuliranju dokumentima, pojačavanju kontrasta, rotiranju, obradi, prebacivanju u neki drugi format, čitanju barkoda, OCR-u, ispisu, prebacivanju prema e-mailu. Kada jednom posložite cijelu koncepciju jednostavnim klikovima na ikonice, dokumenti završavaju ondje gdje im je mjesto.

Iziskuje li vaš sustav dodatno znanje ili angažman korisnika?

Ne. Stvar je upravo u tome da se cijeli proces prepušta nama koji se time profesionalno bavimo. Na kraju korisnik dobije, nećemo reći black box, ali dobije vrlo jednostavno user friendly rješenje. Korisnika treba obučiti samo da se kreće po meni-jima, no sučelje je vrlo intuitivno pa korisnici neri-jetko i sami shvate što trebaju činiti čim dobiju uređaje. Angažman korisnika više je potreban u procesu prikupljanja informacija, jer tu trebamo interne informacije kako bi rješenje na kraju bilo optimalno. Što više informacija skupimo u počet-ku, to je i rješenje bolje.


Arhiviranje se obavlja pomoću Scan to network, a daljnja obrada ide preko LDD-a Lexmark document distributora. On je dalje pove-zan s nekim od rješenja za obuhvat podataka. LDD dokumente obogaćuje metapodacima, tj indeksima koji se kasnije koriste u bazama od nekih softverskih rješenja.

Uklapa li se vaš sustav u integrirana softverska rješenja upravljanja poslovnim

procesom?Vrlo se lako naša rješenja integriraju u postojeći

softver. Ona se oslanjaju na Dokumentum, Filenet, Microsoft Sharepoint i u njih se lako integriraju. Također imamo razvijen i softver za developere,Lekxmark imaging toolkit, koji omogućuje povezi-

vanje neke druge aplikacije izravno s multifunkcijskim uređajem. Ovisno o tome o kakvim je aplikacijama riječ, bez obzira jesu li Widnows based ili Java based aplikaci-je, zahvaljujući ovom SDK-u moguće je izravno iz MFC uređaja raditi s aplikacijom. Developeri uz pomoć ovoga kita mogu svoje aplikacije prilagoditi uređajima i obr-nuto.

Kakvo smanjenje troškova vaš sustav

donosi klijentu?To ovisi do koje o naše

četiri razine kupac želi ići.

Uglavnom je između 10 i 40 posto postojećih troš-kova koje možemo prepoznati u ispisu moguće smanjiti. Nekad postoji mogućnost da se ne uštedi izravno na ispisu, ali ono što donosi unaprjeđenje procesa ne može se izravno mjeriti - od potrošnje struje do smanjenja broja uređaja. Ta se sva ušteda ne vidi u klasičnom ispisnom modelu kako je mi gledamo.


Čitav sustav upravljanja dokumentima i ispi-som kreće se prema outsorcingu. Posao ispisa pre-pustit će se profesionalcima, dok će se interne informatičke službe biti usredotočene na core dje-latnosti. Danas se informatičari moraju baviti svim i svačim, pa i održavanjem printera, zamjenom tonera i drugim stvarima.

Informatika se stvarno treba baviti pametnim u korist tvrtke, a perifernim dijelom trebaju se baviti specijalisti koji mogu pomoći pri snižavanju troš-kova i optimalnom korištenju opreme, a da se ser-visne intervencije makne od lokalne službe. U tom smjeru možete očekivati i daljnja rješenja za naše klijente.

INFO O TVRTKI

Lexmark International CRT Radoslava Cimermana 64b, ZagrebTel: +385 1 3011555, Fax: +385 1 3015713 www.lexmark.hr

10

Proces se prepušta nama, a korisnik dobije jednostavno user friendly rješenje

Stanje: Životni ciklus dokumenta pod potpunom je kontrolom

Troškovi: Mjesečne troškove klijent može lako kontrolirati i s njima kalkulirati

6

7

8

9

VidiBiz Lexmark (2)_D.indd 23VidiBiz Lexmark (2)_D.indd 23 11/20/09 4:44:40 PM11/20/09 4:44:40 PM



Zahvaljujući svojem najvećem sektoru - Siemens IT Solutions and Services - Siemens je vodeći pružatelj IT usluga u Hrvatskoj, koji pruža širok raspon usluga, od savjetovanja preko inte-gracije sustava, do upravljanja IT infrastrukturom.

Kada govorimo o IT infrastrukturi, naše paneuropsko iskustvo obuhvaća procese od jednostavnog održavanja hardvera do složenih i potpuno integriranih rješenja upravljanja infrastrukturom. S našim korisnicima nastojimo graditi njihovu IT infrastrukturu od trenutka planiranja kroz cjelokupnu eksploataciju, do trenutka njenog umirovljenja tj. ekološkog zbrinjavanja.

Na tom je tragu i usluga upravljanja ispisom i ispisnom infrastrukturom. Naša je ideja korisniku ponuditi sustav koji će biti upravo po njegovoj mjeri, tako da korisnik što manje svoje energije i resursa troši na proizvodnju dokumenata, kako bi se mogao koncentrirati na svoju glavnu djelatnost.

Kome u biti treba print management?

Troškovi ispisa mnogo su veći nego što pretpo-stavlja većina korisnika, jer obično misle samo na troškove nabavke pisača, papira i tonera koji su

zapravo manji dio ispisnih troškova. Skrivene troš-kove kao što su servis, rezervni dijelovi, održavanje i upravljanje ispisnom infrastrukturom najčešće ne uzimaju u obzir. Analitičari poput Gartnera i IDC-a kažu da do 3% prihoda kompanije troše na proizvodnju dokumenata. Iz dana u dan količina informacija raste, samim time raste i količina materijala koji se ispisuje. Pitanje je li baš potrebno ispisivati sav taj materijal te se time nameće potre-ba za kontrolom. S druge strane, upravljanje ispi-som u konačnici nam omogućuje vrlo precizno planiranje troškova te izbjegavanje bilo kakvih skrivenih ili iznenadnih troškova proizvodnje dokumenata, što je nužno za uspješno poslovanje u današnjim tržišnim uvjetima. Dakle, svatko tko želi kontrolirati svoje troškove, potencijalni je korisnik sustava upravljanja ispisom.

Naša je ideja korisniku ponuditi sustav koji će biti upravo po njegovoj mjeri

Cjelokupna briga o sustavuSiemens je vodeći pružatelj IT usluga u Hrvatskoj, koji pruža širok raspon usluga, od savjetovanja preko integracije sustava, do upravljanja IT infrastrukturom

1

2

odgovara: Aleksandar Grilec-Đorđijevski

Solution Architect

Siemens IT Solutions & Services

VidiBiz Siemens Print (2)_D.indd 24VidiBiz Siemens Print (2)_D.indd 24 11/20/09 9:22:37 PM11/20/09 9:22:37 PM


I N T E R V J U


Kao što sam ranije naveo, za nas print manage-ment znači cjelokupno upravljanje ispisom i ispis-nom infrastrukturom. Sam proces implementacije zapravo započinje analizom postojećih poslovnih procesa korisnika. Na osnovu tako dobivenih podataka, dizajniramo sustav koji će maksimalno udovoljiti potrebama poslovnih procesa korisnika, uz što je moguće veće smanjenje ukupnih troškova

proizvodnje dokumenata. Ukupni troškovi obu-hvaćaju sve troškove koji nastaju korištenjem ure-đaja, od nabavke preko eksploatacijskih troškova (održavanja, upravljanja, potrošnog materijala, energije) pa sve do ekološkog zbrinjavanja. Nakon implementacije, sustav se kontinuirano prati, a moguće ga je i naknadno mijenjati, u skladu s pro-mjenama u poslovanju korisnika. Bilo da se radi o promjenama lokacija, promjenama softverske pri-rode, ili pak da se radi o reorganizacijama tvrtke ili njenih pojedinih dijelova.

Ovdje želim napomenuti kako je naša ideja da se sustav gradi postupno. Prvo se implementira na jednu mikrolokaciju, a zatim se sukladno potreba-ma i mogućnostima proširuje i na ostale dijelove organizacije.


Angažman korisnika nužan je u početnoj fazi, kada trebamo što potpunije informacije o njego-vim poslovnim procesima. Nakon toga korisnik po vlastitoj želji može biti uključen u procese upravljanja sustavom do razine koja mu odgovara, ali isto tako može nama prepustiti cjelokupnu brigu o funkcioniranju sustava.


Najvažniji preduvjet za uspješnu implementa-ciju, kao i kod svakog projekta, odlučnost je menadžmenta da se sustav implementira, za što im je potrebna pravovremena i ispravna informacija o tome što je uopće moguće napraviti. Dakle, savje-tovanje o tome kakve zahvate treba napraviti na infrastrukturi, kakva softverska rješenja treba implementirati i koje uređaje nabaviti, i naposljet-ku najvažnije, kakve to utjecaje ima na troškove, to su ključni čimbenici za uspjeh implementacije print managementa.


Pri dizajniranju naših sustava Siemens se osla-nja na mogućnosti proizvođača kao što je HP, čiji smo istaknuti partner na programu „HP Smart Printing Services“, što je temelj za daljnju razradu

sustava i njegovu prilagodbu okolini. U mogućnosti smo takvu kvalitetnu bazu opleme-niti nizom rješenja i usluga koje nisu vezane ni uz jednog proi-zvođača, pa čak i u potpunosti razviti neki dio sustava eksklu-zivno za pojedinog korisnika, tako da u konačnici sustav bude potpuno optimiziran i usklađen s njegovim poslovnim potreba-ma. Osim toga, Siemens nudi dodatne pogodnosti. Primjerice, kada se radi o održavanju ure-đaja, u mogućnosti smo proširi-ti jamstva proizvođača s ciljem povećanja raspoloživosti uređa-ja, pa i cijelog sustava.

Kakve konkretne uštede ostvaruju

korisnici vašeg sustava print managementa?

Prema dosadašnjim isku-stvima Siemens IT Solutions and Services, uštede se kreću između 20 i 30 posto, ovisno o stanju opreme koju korisnik trenutno posjeduje. No, imamo i iskustava u kojima je samom implementacijom nadzora nad ispisnom okolinom psihološki utjecaj na korisnike bio takav da je broj ispisanih stranica drastično pao, što pred-stavlja prilično čvrst argument opravdanosti implementacije ovakvih sustava. Ako u obzir uzmemo povećanje raspoloživosti ispisnog sustava uz istovremeno smanjeni angažman korisnika, dobrobiti od uvođenja printing managementamogu biti i znatno veći.


Kao što sam ranije spomenuo, korisnik sam bira razinu usluge. Mi uvijek predlažemo da cjelo-kupnu brigu o sustavu preuzmemo na sebe, jer je to naša glavna djelatnost. Dakle, činimo sve da znanja i vještine naših ljudi budu u skladu s posljednjim tehnološkim dostignućima na tom području, te da korisniku isporučimo najvišu moguću kvalitetu usluge.


Ukoliko softverskim rješenjima smatramo ope-rativne sustave i aplikacije iz kojih se ispisuje, spo-sobni smo izgraditi sustav koji se može uklopiti u bilo koju okolinu, od Microsoftovih preko raznih Unixoidnih platformi, te raznih poslovnih aplika-tivnih sustava kao što je SAP. Isto tako, možemo ponuditi naprednija rješenja neovisnih proizvođa-ča, koja će bazu multifunkcijskih uređaja iskoristiti za decentralizaciju sustava za digitalizaciju i pohra-nu dokumentacije (document management), kao i razna rješenja za podizanje sigurnosti podataka u ispisnim sustavima.


Siemens kontinuirano prati razvoj tehnologija na području ispisnih rješenja, kao i na području digitalizacije dokumenata. I ubuduće ćemo nasto-jati odgovoriti svakom poslovnom izazovu i zahtjevu naših korisnika, u skladu s najvišim svjet-skim standardima.

INFO O TVRTKI

Siemens d.d., Siemens IT Solutions and Services Heinzelova 70a, ZagrebTel: +385 1 6331122; www.siemens.hr/it-solutions, e-mail: [email protected]

10

Uštede se kreću između 20 i 30 %, ovisno o stanju opre me koju korisnik posjeduje

3

4

5

6

7

8

9

VidiBiz Siemens Print (2)_D.indd 25VidiBiz Siemens Print (2)_D.indd 25 11/20/09 9:22:54 PM11/20/09 9:22:54 PM


Kakva rješenja Print managementa implementira vaša tvrtka?

Kako Brother proizvodi samo pisače za korisnike tipa DOM & KUĆNI URED te MALA & VELIKA PODUZEĆA, nemamo za sada nikakav dodatni softver kao naša konkurencija. Naši pisači koriste oznake HL za obične pisače, DCP oznaku za višenamjenske uređaje bez faksa i MFC za višenamjenske uređaje s faksom.

U Brotheru uvijek želimo biti na strani korisnika, „At your side“, i našim korisnicima i organizacijama ponuditi najveću vrijednost za VRIJEME i NOVAC. Tako Brother pruža mogućnost korištenja besplatnih funkcija kod određenih modela pisača koji vode u sam početak Print managementa. Najosnovnija funkcija, IP Filter, omogućuje vam da nekoj IP adresi zabranite ispis na određenom pisaču. S funkcijom Secure

Function Lock 2 možemo precizno odrediti što je dopušteno određenom korisniku raditi na tom pisaču. A treća funkcija, Job Logging, stvarno je početak Print managementa u vašoj kući ili uredu.


Po mome mišljenju, u ovoj situaciji kada je u svijetu „recesija“, svako malo poduzeće, da malo veća ni ne spominjem, treba razmišljati o optimi-zaciji štednje koja je vezana uz potrošnju koja nastane pri ispisivanju. Nemojte me shvatiti pogrešno, mi u Brotheru želimo da ispisujete što više, ali ono što trebate i što vam stvara dobit. „Ispisujte s odgovornošću“. Ako sami ne možete ustanoviti na koji način možete sebi smanjiti troš-kove uporabe i produžiti vijek trajanja pisača, kon-taktirajte naše partnere u Hrvatskoj.

Što obuhvaća vaš sustav Print managementa?

Naš sustav obuhvaća više manjih „besplatnih“ funkcija koje za sada teško nazovemo Print mana-gement, ali svejedno nismo svi u rangu velikih poduzeća da bismo si mogli priuštiti nekakav skupi softver za optimizaciju ispisa u vašem podu-zeću. Vama možemo ponuditi tri funkcije:

- Blokiranje korisnika za ispisivanje na određe-nom pisaču (IP Filter).

- Mogućnost Secure Function Lock omogućuje da odredite korisniku koje od sljedećih funkcija može raditi (skeniranje, kopiranje, slanje faksova). Novoj inačici Secure Function Lock 2 dodali smo ograničenje ispisa preko računala, ograničenje

vezano uz količinu ispisa te pohranu povijeti ispi-sanih datoteka za svakog korisnika.

- Ako želite znati što i koliko vaši zaposleni tiskaju, onda trebate pisač koji vam omogućuje vidjeti što vam ispisuju zaposleni. S funkcijom koja se zove Job Logging moguće je identificirati ime korisnika, ime i tip dokumenta, broj ispisanih stra-nica te datum i vrijeme ispisanog dokumenta. 1 2

3

IP: Mrežni pregled konfiguracije IP filtra

Ispisujte s odgovornošćuNaš sustav obuhvaća više manjih „besplatnih“ funkcija budući da nismo svi u rangu velikih poduzeća da bismo si mogli priuštiti nekakav skupi softver za optimizaciju ispisa u vašoj tvrtci

Model pisača IP FilterSecure

Function Lock

Job Logging

HL-2150N, HL-2150W

4 8 8

MFC-7440N, MFC-7840W

4 8 8

HL-5350DN, HL-5350DNLT

4 4 SSF2* 4

HL-4050CDN 4 4 SSF* 8

MFC-9440CN, MFC-9840CDW

4 4 SSF* 8

MFC-8370DN i MCF-8380DN

4 4 SSF2* 4

DCP-8085DN 4 4 SSF2* 4

MFC-8880DN 4 4 SSF2* 4

*SSF – Secure function Lock, SSF2 – Secure function Lock 2

Treba razmišljati o optimizaciji štednje vezanoj uz potrošnju koja nastane pri ispisivanju

odgovara: Andrej ZalokarBrother Central and Eastern

Europe GmbH

Commercial Agent - Slovenia & Croatia

[email protected]

VidiBiz Brother (2)_D.indd 26VidiBiz Brother (2)_D.indd 26 11/20/09 4:35:06 PM11/20/09 4:35:06 PM


I N T E R V J U

Zahtijeva li korištenje Print managementa neko dodatno znanje ili

angažiranost korisnika? Naši printeri i softver uvijek žele biti na strani

korisnika, „At your side“, tako da za samu uporabu nisu potrebna nikakva dodatna iskustva. Osnovno znanje o računalima i mrežama dovoljno je da sve spomenute stvari implementirate u vašu tvrtku.


Sve je vrlo jednostavno, potrebna je samo jedna stvar, a to je da imate pisače i računala spo-jene na LAN mrežu.

U čemu je prednost vašeg Print management sustava?

Korištenjem IP Filtra sebi povećavate sigur-nost i pregled, smanjujete uprabne troškove i pro-dužujete rok trajanja pisača. Primjer uporabe: Sveučilište, knjižare, itd…

Secure Function Lock 2 omogućuje uštedu novca, stimulira odgovorno ispisivanje, zaštitu okoline i manje administracije.

Funkcija Job Logging daje nam precizan pregled ispisivanja, omogućuje smanjivanje troškova i može služiti kao odlična dopuna bilo kojem programu za optimizaciju ispisa.

Omogućuje prikaz i kontroliranje troškova ispisa.

Moguća uporaba za ugotovljivanje navike ispi-sivanja na razini pojedinca. Tako dobijemo podat-ke za svakog korisnika posebno.

Na bazi podataka možemo upozoriti zaposle-nike što mogu i što nije dopušteno ispisivati.

Odgovorno ispisivanje sigurno ima pozitivan utjecaj na okolinu u kojoj živimo.

Kakve konkretne uštede ostvaruju korisnici vašeg sustava Print

managementa? Konkretnu uštedu teško je izračunati jer je

moguća ušteda različita od korisnika do korisnika.

Trebao bi imati više podataka, na temelju kojih bismo mogli govoriti o konkretnoj uštedi.

Tko se nakon implementacije brine o sustavu Print managementa?

Implementaciju u vaš sustav možete učiniti sami, tako da je možete poslije i sami održavati. Ako trebate neku pomoć, kontaktirajte naše par-tnere u Hrvatskoj i s veseljem će vam pomoći.


Gledano iz perspektive da naš administrator-ski (BRAdmin) softver omogućuje kontrolu pisa-ča konkurencije, mislim da ne bismo smjeli imati problema pri spajanju na drugi softver. U slučaju problema, u Engleskoj imamo tzv. ekipu SST (Special Solution Team) koja nam može pomoći riješiti nastali problem, ako do njega dođe.


Serija svih pisača i višenamjenskih uređaja koji su spomenuti u tablici bit će dobavljiva za Hrvatsku početkom prosinca, tako da mogu reći da je Job Logging jedna od novina koje omoguću-ju prikaz i kontroliranje troškova ispisa.

4

5

6

7

10

Korištenjem IP Filtra povećavate sigurnost i pregled, smanjujete uprabne troškove

Excel pogled: Pregled Job logging datoteke u Excelu

8

9

INFO O TVRTKI

Makromikro d.o.o.; web: www.makromikro.hrZola d.o.o.; web: www.zola.hr

Partneri Brothera u Hrvatskoj

Secure Function Lock: Mrežni pregled konfiguracije

VidiBiz Brother (2)_D.indd 27VidiBiz Brother (2)_D.indd 27 11/20/09 4:35:13 PM11/20/09 4:35:13 PM



Copy Electronic pod pojmom print manage-menta podrazumijeva sve postupke, radnje i pro-jekte koji dovode do: unapređenja poslovnih proce-sa, povećanja sigurnosti i zaštite ispisnih dokume-nata, bolje i jednostavnije kontrole i iskorištenosti ispisnih uređaja i korisnika, unapređenja tehničke i tehnološke podrške (service management) u tijeku eksploatacije te smanjenja troškova ispisa. U skladu s tim, Copy Electronic nudi široku paletu rješenja koja uključuju pravilan odabir višenamjenskih ure-đaja i funkcija, mrežna i organizacijska rješenja pri-mjenom suvremenog softvera i hardvera, rješenja složenih i specifičnih zahtjeva svakog korisnika, održavanje sustava i nadogradnju, transparentnost i kontrolu troškova sustava. Hardverska rješenja temeljena su na višenamjenskim uređajima A4 do A0 formata, brzine 15 do 115 stranica ispisa u minuti. Višenamjenski uređaji mogu biti opremlje-ni naprednim funkcijama, aplikacijama ili servisi-ma. Paperless faks, IP ili internetski faks, mrežni faks, scan to funkcije, dokument server, security management, barcode i OCR servisi za IBM i SAP okruženje, IPDS (Intelligent Printing Data Stream) za AS/400 ili neko drugo IBM okruženje, samo su neke od mogućnosti. Najčešće implementirani sof-tveri su Equitrac, ScanerVision ili neko od I.R.I.S. softverskih rješenja. Equitrac kao cjelokupno ispi-sno rješenje za kontrolu, naplatu i izvještaje, ScanerVision kao rješenje za pametno skeniranje s višenamjenskih uređaja te I.R.I.S. rješenja za OCR digitalizaciju i arhiviranje. Izgradnja i razvoj sustava mogući su po modularnom principu, u okviru različitih opcija financijske konstrukcije, kako nabave, tako i održavanja sustava.


Print management potre-ban je svakoj tvrtki koja

želi unaprijediti ispisne servise i poslovne procese te ostvariti uštedu. Danas, u vrijeme štednje, sve veći broj kompanija uvodi print management kako bi ostvarili bolje rezultate i učinkovitost u poslova-nju, a istovremeno smanjili troškove.


Naš sustav obuhvaća projektiranje, implemen-taciju, unapređenje sustava te podršku u primjeni. Sustav se projektira u skladu s CDIA+ standardi-

ma (Certified Document Imaging Architect) koje primjenjuju naši poseb-

no osposobljeni projek-tanti za dizajniranje i

implementaciju solu-cija za ispis, skeni-

ranje i manipula-ciju dokumenti-

ma (s odgovarajućim vendor-neutral certifikatom). U okviru projekta moguća je izgradnja testnog poligona s reduciranom opremom zbog simulacije rada budućeg sustava, kako bi se izbjegli rizici i ulaganje zaštitilo od mogućih propusta od postav-ljanja cilja do konačnog rješenja. Primjer iz naše prakse: tvrtka s pedesetak zaposlenih za ispis uglavnom koristi 30 lokalnih pisača, troškovi ispisa visoki su, a mogućnosti uređaja skromne te nije moguća kontrola ispisa. Tvrtka postavlja cilj i traži rješenje. Radimo cjelokupnu analizu postojećeg stanja, uviđamo potrebe krajnjeg korisnika i mana-gementa te pristupamo izradi projekta. U samom projektu definiramo zahtjeve, tehnologiju i rizike, prilažemo financijsku i tehnološku analizu te rješe-nje. Implementiramo nekoliko višenamjenskih uređaja s paperless faksom i scan to funkcijom te Equitrac. S paperless faksom potpuno se digitalizira faks poslovanje, a scan to funkcija unapređuje dis-tribuciju dokumenata. Equitrac s opcijom Follow You omogućuje potpunu kontrolu ispisa i korisni-ka. Uštede na ispisu u ovakvom primjeru iznose od 35%pa čak i do 45% . To su samo neke od predno-sti, uz istovremeno ostvarivanje postavljenog cilja.


Implementacija manje složenijih projekata kraj-njim korisnicima ništa ne mijenja u svakodnevnom radu, dok je kod složenijih implementacija samim projektom definirano nekoliko faza edukacije. To su simulacije, testiranja i trening. Potrebno je da svi koji su uključeni u korištenje ili administraciju sustava prođu kroz te faze. To je jedan od elemenata koji su potrebni za uspješnost samog sustava.


Najvažniji je preduvjet volja i spremnost kori-snika na promjene. Preduvjeti potrebni za jedan

1

2

3

4

5

Naš sustav obuhvaća projektiranje, implementaciju, unapređenje sustava te podršku

Equitrac: Autentifikacija korisnika pomoću ID kartica

Individualni pristup korisnicimaIDEA - print management sustav Copy Electronica ima modularna rješenja koja se prilagođavaju pojedinom korisniku ovisno o njegovim potrebama, jer ne postoje dva korisnika istih zahtjeva i potreba

odgovara: Sergej Jonke voditelj IT

CDIA+ specijalist

VidiBiz Copyelectronic (2)_D.indd 28VidiBiz Copyelectronic (2)_D.indd 28 11/20/09 4:37:17 PM11/20/09 4:37:17 PM


I N T E R V J U

print management sustav definirani su projektom. Preduvjeti za fazu implementacije ovise o postav-ljenom cilju i zahtjevu korisnika te o hardveru i softveru koji se implementiraju. Za svaki program-ski paket definirani su minimalni tehnički zahtjevi, a za hardverski dio implementacije minimalne preduvjete propisuje proizvođač opreme.


Posebnost našeg print management sustav ime-nom IDEA (Implementacija Digitalizacija Efika-snost Administracija) jedinstvenost je i projektira se za svakog pojedinog korisnika. IDEA je u pot-punosti modularna i otvorena s velikim brojem mogućnosti. Korisnik bira samo one komponente sustava koje su mu potrebne. Ne postoje dva ista sustava, svaki korisnik ima drugačije potrebe. Na primjer, jedna tvrtka želi da se korisnici autentifici-raju na uređaj samo pomoću postojećih kartica kako bi kontrolirali ispis. Druga tvrtka, recimo stu-denski kampus ili fakultet, želi da korisnici pomo-ću kartica plaćaju usluge ispisa, skeniranja ili kopi-ranja. Treća pak želi smanjiti broj ispisa uvođenjem distributivnog skeniranja s OCR-om preko multi-funkcijskog uređaja te u potpunosti automatizirati nadgledanje uređaja i dojavu statusa ili problema.

Jednom riječju Copy Electronic ima IDEA-u za svakog korisnika.


managementa?Mnogo je prednosti, pa ćemo

izdvojiti samo najvažnije. Najznačajnije su uštede one koje

tvrtke ostvaruju unapređivanjem poslovnih procesa uvodeći napredne ispisne servise (uštede u vremenu). Povećanjem sigurnosti ispisnih dokumenata smanjuje se mogućnost neovlaštenog

korištenja, a samim time i mogućnost štete. Uvođenjem automatiziranog print/servis managementa ispad uređaja sveden je na minimum, a time i štete koje nastaju kada uređaj ne radi. Uštede koje nastaju korištenjem štednog

ispisa (virtualni ispis, obostrani ispis, 4 na 1, zaštićeni ispis, toner save ispis…)

velike su, a rezultiraju znatnim smanjenjem otpada. Smanjenje potrošnje energije,

jeftiniji ispis po stranici, produljeno ili doživotno jamstvo, samo su neki od parametara koji dovode do smanjenja troškova tvrtke.


Edukacije i briga o sustavu definirani su samim projektom. Administracija sustava uglavnom je podijeljena na informatičku službu same tvrtke i nas kao tvorce i tehničku podršku sustava. U sluča-ju da tvrtka nema svoju IT službu, mi preuzimamo cjelokupnu brigu o sustavu.


Kao što je već spomenuto, posebnost print management sustava koji Copy Electronic nudi potpuna je otvorenost s ciljem maksimalne prila-godbe korisniku i unapređenja poslovnih procesa. Pomoću Embedded Software Architecture i J2ME aplikacija moguće je razvijati platforme koje će zadovoljiti posebne potrebe korisnika. Također, Equitrac, ScanerVision, I.R.I.S. OCR i druge apli-kacije posjeduju konektore za sva poznatija sof-tverska i DM rješenja kao što su File Net, Documentum, DocuWare, Share Point, Right Fax.


Ovom prilikom najavljujemo svim sadašnjim i budućim klijentima novu generaciju kontrolera na MFP-ovima, pod nazivom COSMOS (Customer Oriented Smart/Speedy Machine and Open System), koji će u potpunosti omogućiti prilagodbu uređaja posebnim zahtjevima korisnika te im osigurati mak-simalnu produktivnost u radu. IDEA će sljedeće godine biti upotpunjena s nekoliko novih hardverskih i softverskih komponenata s ciljem potpunog zado-voljenja sve posebnijih zahtjeva korisnika. Također najavljujemo veliki razvoj besplatnih aplikacija u cilju upoznavanja korisnika s osnovama print managementsustava.

10

6

7

8

9

Sljedeće godine stiže nova generacija kontrolera na MFP uređajima pod nazivom COSMOS

Clix Analyzer: Prikuplja informacije u trenu i kreira izvještaje u tabličnom i grafičkom prikazu

IDEA: Proces print managmenta od početnih konzultacija do ostvarivanja ušteda

INFO O TVRTKI

Copy Electronic d.o.o. Savica I. 119, ZagrebTel: +385 1 240 99 99www.copy-electronic.hr, e-mail: [email protected]

VidiBiz Copyelectronic (2)_D.indd 29VidiBiz Copyelectronic (2)_D.indd 29 11/20/09 4:37:21 PM11/20/09 4:37:21 PM



Prije nego što krenemo s ovim odgovorom, potrebno je razlučiti što se točno smatra „print managementom“. Iz perspektive HP-a „print management“ jednostavno je upravljanje ispisnom flotom koju može raditi sam korisnik, HP-ov par-tner ili HP izravno putem alata pod imenom HP Web Jetadmin. Radi se o alatu koji je nastao prije 10-ak godina i za to vrijeme postao praktički indu-strijski standard za kontrolu, nadzor, konfigurira-nje, izvještavanje i slanje obavijesnih poruka o sta-nju potrošnog materijala u pisačima. Sam alat, premda je razvijen od strane HP-a, podržava u nekoj mjeri sve pisače koji koriste SNMP.

Ono što je vjerojatno trebalo pokriti rješenja su upravljanja ispisnom infrastrukturom, odnosno ono što se u ovoj industriji naziva Managed print services. Ovu terminologiju koriste kako sami proi-zvođači opreme koji nude takve usluge, tako i ana-litičari koji se bave ovim područjem kao što su Gartner, IDC,Fortune, All Associates, ...

HP u svojoj ponudi u Hrvatskoj ima vrlo širok spektar usluga upravljanja ispisnom infrastruktu-rom, od jednostavnog najma opreme, popravaka i isporuke potrošnog materijala pa sve do konzulta-cijskih usluga, integracije uređaja u kompleksne sustave, sustave pohrane podataka, poboljšanja poslovnih procesa, sigurnosti i slično. Sve ove uslu-

ge našim se korisnicima nude po sustavu „ključ u ruke“ i s fiksnom ili varijabilnom mjesečnom naplatom.


Sustavi upravljanja ispisnom infrastrukturom potrebni su zapravo svima jer su se tijekom godina

pisači i multifunk-cijski uređaji toliko razvili da vrlo mali broj korisnika zapravo koristi sve njihove mogućno-sti, a ono što najve-ći je problem je to što su ti uređaji u najvećem broju slu-čajeva potpuno bez nadzora. Naime, govorimo li o sred-njim i većim tvrt-kama, one u većini slučajeva imaju neke sustave nad-zora mreže, server-ske i PC infrastruk-ture, ali pisači su ostali nepokriveni.

Kako sustavi počinju rasti, postaju sve komplicira-niji za održavanje te se potrebno o svim kompo-nentama sustava brinuti podjednako, jer inače sustav postaje slab koliko i njegova najslabija kari-ka, a u većini tvrtki to je upravo ispisna infrastruk-tura. Ovdje je posebno bitno uočiti da su pisači tijekom godina postali zapravo malim serverima jer na sebi imaju operativne sustave (zasnovane na Linuxu), procesore, memoriju, diskove, mrežne kartice, te kao takvi postaju ozbiljna prijetnja sigurnosti cijele tvrtke ukoliko se ne konfiguriraju i nadziru ispravno. Osim toga, povećanjem broja uređaja raste i broj potrebnih pogonskih programa (drivera) koje je potrebno instalirati, konfigurirati i održavati, a služba nabave počinje imati i sve više problema s narudžbama i skladištenjem potrebnog potrošnog materijala.

Zbog svega navedenog smatramo da se uprav-ljanjem ispisnom infrastrukturom potrebno početi baviti od trenutka kada se razmišlja o nabavci prvog pisača, telefaksa ili fotokopirnog uređaja, jer će pametnim izborom takav uređaj tada služiti, a ne biti na teret tvrtki.


Ovisno o potrebama i željama korisnika. Prema HP-ovoj strategiji, prvo je potrebno napraviti opti-mizaciju infrastrukture, nakon toga se kreće sa

1

2

3

HP-ov Managed print serviceHP Web Jetadmin alat je koji je nastao prije desetak godina i postao praktički indstijski standard za kontrolu, nadzor, konfiguriranje, izvještavanje i slanje poruka o stanju potrošnog materijala

odgovara: Danijel Bačelić Country Manager

Hewlett-Packard d.o.o.

VidiBiz HP (2)_D.indd 30VidiBiz HP (2)_D.indd 30 11/20/09 4:38:21 PM11/20/09 4:38:21 PM


I N T E R V J U

sustavom upravljanja tom infrastrukturom te na kraju na poboljšanje poslovnih procesa. Naime, tijekom godina dokumenti su počeli podržavati poslovne procese i imati snažan financijski utjecaj na tvrtke te je prilikom ulaska u takav projekt potrebno napraviti snimku stanja da se shvati koji su poslovni procesi i kojem dijelu tvrtke treba kakav uređaj i u koji se on poslovni proces može uključiti kako bi ga podržavao te po mogućnosti poboljšao. Drugim riječima, sve zapravo kreće od snimke postojećeg stanja i poslovnih procesa.


U prvoj fazi projekta, dakle kod snimke stanja, očekuje se angažman korisnika jer sam korisnik najbolje zna koje su mu stvarne potrebe. HP mnogo zna o mogućnostima uređaja, načinima kako te uređaje uklopiti u poslovne procese i kako svime time upravljati, ali samo korisnik zna točno koje su mu stvarne potrebe. Ovisno o tipu indu-strije, mi možemo samo predlagati neka klasična rješenja, ali svaka je firma po nečemu posebna i te posebnosti znaju samo korisnici.


Kao što sam već rekao, ovakvi se sustavi mogu implementirati u tvrtkama sa svega nekoliko zapo-slenih pa do korporacija, nikakvi preduvjeti nisu potrebni osim, suradnje korisnika. Naime, kada HP ulazi u takve projekte, praktički ostvaruje par-tnerski odnos s korisnikom i takav se pristup u praksi pokazao najboljim.


Prednosti našeg MPS poslovanja možda je naj-bolje ilustrirati kroz Gartnerov magic quadrant gdje

smo u relativno kratkom roku koliko se bavimo tim dijelom posla vezanog uz ispis izbili na vodeću poziciju. Ovo nam je posebna čast jer osim što je naš rad prepoznat kao vizionarski, dokazali smo da naše vizije možemo odlično provesti u djelo.

Ovdje prije svega mislimo na odlične uređaje, jedinstvene načine naplate koje nudimo našim korisnicima te ekspertizu na svim područjima vezanima uz ispis i rukovanje dokumentima. Govorimo li samo o hrvatskom tržištu, onda je možda prednost još veća jer najveći konkurenti u svjetskim razmjerima nemaju ni približno dobar program i tim ljudi koji to može provesti u djelo.


managementa?Uštede ovise o tome što korisnik trenutno ima

te koliko daleko želi ići. Tipične uštede kreću se od 10-ak pa do 30-ak posto.


Ovisi o ugovoru. Preferirana inačica je da HP preuzme u potpunosti brigu o sustavu kako bi rasteretio IT, odjele nabave i planiranja bilo kakve brige o ispisu, ali ovo se dogovara sa svakim kori-snikom pojedinačno. Postoje korisnici kojima smo samo preložili infrastrukturu, sugerirali načine upravljanja tom infrastrukturom i implementirali sve potrebno za to, a on se dalje sam brine o svemu, ali imamo i korisnike kod kojih radimo sve, uključujući i brigu o tome da je kaseta s novim tonerom ispravno stavljena u pisač.


S obzirom da je HP najveća IT kompanija na svijetu, ima i partnerske odnose s gotovo svim većim proizvođačima softvera kao što su Microsoft, Oracle, SAP, ... ali u svojoj ponudi ima i rješenja manjih tvrtki koje rade rješenja isključivo za HP-ove uređaje, kako bi se oni mogli integrirati u sustave s posebnim softverima. Tako su, na pri-mjer, u HP-ovoj ponudi i rješenja za integraciju MFP uređaja u gotovo sve važnije document i con-tent management sustave, arhivske sustave, LANfax rješenja, SAP, rješenja vezana uz mainfra-me sustave i sl. Osim toga, HP je jedan od proizvo-đača koji je odavno prepoznao i značenje Linux zajednice te su gotovo svi HP-ovi produkti podrža-ni i od strane svih Linux distribucija i aplikacija pisanih za njih.


Što se hardvera tiče, HP je nedavno obnovio svoj ugovor s Canonom tako da će se od sljedeće godine u HP-ovoj ponudi naći i Canonovi fotoko-pirni uređaji. Osim toga, došlo je do jedne prilično značajne reorganizacije u samoj firmi te se unutar imaging i prinitig odjela odvojio jedan dio koji će se baviti isključivo ovim dijelom posla i izravnim radom s korisnicima.

Krajem prošle (HP-ove fiskalne) godine došlo je i do potpune integracije EDS-a u HP-ove poslovne jedinice, tako da se i s te strane očekuje značajan napredak u tipu i obujmu usluga koje ćemo ponuditi našim korisnicima.

INFO O TVRTKI

Hewlett-Packard d.o.o. Radnička cesta 41, ZagrebTel: +385 1 6060204, Fax: +385 1 6060213 www.hp.com.hr

4

5

6

7

8

9

10

Sustavi se mogu primjeniti u tvrtkama od svega nekoliko zaposlenih pa do korporacija

HP Color LaserJet CP3525: Spreman za ispis u sustavu print manegementa

HP Color LaserJet Enterprise CP4025n: Još jedna u nizu HP multifunkcijskih poslovnih uzdanica

VidiBiz HP (2)_D.indd 31VidiBiz HP (2)_D.indd 31 11/20/09 4:38:26 PM11/20/09 4:38:26 PM



Konica Minolta Hrvatska, kao dio svjetskog koncerna, pruža više print management rješenja, ovisno o organizaciji i potrebama svakog poduze-ća. Svako Konica Minolta print management rješe-nje treba svakom poduzeću pristajati kao najfinija ručno izrađena rukavica.

Precizna analiza postojećeg stanja organizacije kolanja i opreme za izradu dokumenata nužna je za prijedlog kvalitetnog print management rješenja. Bitna poveznica Print Management rješenja u port-foliju Konica Minolta centraliziran je sustav nadzora i kontrole ispisa, i to po principu tko, kako, koliko i gdje izrađuje dokumente. Također, centralnim nad-zorom i praćenjem statusa samih uređaja osigurava se nesmetan proces izrade dokumenata koji je u današnjem modernom poslovanju vrlo bitan faktor.

Neka od aplikativnih rješenja koje implementira Konica Minolta Hrvatska za cjelokupni ispisni sustav su: SafeQ, PCounter, PageScope Enterprise Suite.


Svima! U današnja vremena kada je u poslova-nju bitna brza reakcija, resursi unutar organizacije ne trebaju se trošiti na održavanje ispisnoga susta-va, jer postoje stručnjaci za to. Print management

rješenje treba svima,

a moguće ga je jednostavno implementirati u sva-koj modernoj organizaciji.


KonzultacijaSnimanje: upoznavanje s potrebama korisnika,

kolanje dokumenata i opreme za njihovu izradu; fotokopirni uređaji, pisači, skeneri, fax aparati, mje-sečni volumen.

Analiza: precizan izračun TCO (total cost of ownership) te detaljni pregled postojeće opreme.

Optimiziranje: izrada prijedloga novog rješe-nja po stvarnim potrebama te izračun budućeg TCO, prikaz očekivane uštede.

ImplementacijaProjekt: Project management - organizirani i

kontrolirani proces od početka do kraja praćen projektnom dokumentacijom. Korisnik je stalno uključen u sve njemu bitne dijelove dokumentacije.

Novosti: Tehničko savjetovanje i stalna podrška tijekom projekta.

Obuka: uz pisane materijale, i kontinuirana obuka operatera, osobnim i web treninzima.

KorištenjeNadzor: kontinuirani nadzor svih instaliranih

uređaja, postavke, statusi i upozorenja uz onlinepristup.

Upravljanje: redovni izvještaji, sastanci i stalno usavršavanje i optimiziranje.

Servis i podrška: pro-aktivni servis, dijagnosti-ka na daljinu i na licu mjesta, automatska isporuka potrošnog materijala i zamjenskih dijelova.

Print management sustavi implementirani od strane Konica Minolta Hrvatska obuhvaćaju sve ispisne uređaje kao što su mrežni i lokalni printeri, multifunkcionalni uređaji te po potrebi i ploteri. Funkcije samog sustava su sljedeće: praćenje i nadzor ispisa, dodjeljivanje određenih prava određenim korisnicima (po principu print/copy/scan, bw/ color, duplex/simplex, ograničavanje po količini ispisa ili po cijeni ispisa). Bitna funkcija ovakvog jednog sustava nevezanost je korisnika za jedan uređaj i mogućnost ispisivanja dokumenata na željenom uređaju (tzv.“ Follow me“ funkcija).


Ne! Uvijek se implementacija ovakvoga rješenja vrši u suradnji s osobama koje su od strane korisni-

1

3

2

4

Ne trošite resurse na održavanje ispisnog sustava, jer postoje stručnjaci za to

Rješenja prilagođena korisnikuKonica Minolta print management rješenja trebaju svakom poduzeću pristajati kao najfinija ručno izrađena rukavica

odgovara tim Konica Minolta Hrvatske:

Vanja Gudac Matijević direktor prodaje

Marina Jelić voditeljica marketinga

Branka Domazet voditelj ključnih kupaca

Miran Mišić specijalist programske podrške

VidiBiz Konica Minolta (2)_D.indd 32VidiBiz Konica Minolta (2)_D.indd 32 11/20/09 4:42:55 PM11/20/09 4:42:55 PM


I N T E R V J U

ka zadužene za obavljanje takvih ili sličnih poslova. Korištenje samog sustava od strane korisnika vrlo je jednostavno iz više razloga kao što su: lokalizacija sustava na hrvatski jezik, „user friendly“ sučelje, mogućnost isključivanja funkcija koje korisniku nisu potrebne. Jedino što se mijenja u odnosu na postojeće stanje identifikacija je korisnika prije samog ispisivanja putem PIN-a , kartice, biometrič-kim otiskom prsta, postojećim accountom, odnosno raznim kombinacijama navedenoga. Također, prema dogovoru educiramo korisnike za korištenje takvoga sustava.


Nakon što je provedena faza konzultacije, pre-duvjeti za implementaciju kvalitetnog print mana-gement sustava nisu posebno zahtjevni koliko bi se možda očekivalo obzirom na učinkovitost i funk-cionalnosti rješenja. Za tehnički implementaciju potrebno je samo prikladno računalo te mrežno okruženje, a za „uporabnu“ nekoliko minuta na našoj obuci.


Osim jednostavnog korištenja sustava koji mi nudimo, tu su i laka i brza implementacija samog aplikativnog rješenja, npr. terminali za identifika-ciju (preko 40 vrsta integriranih čitača kartica) modernog dizajna sa zaslonom u boji na hrvat-

skom jeziku, integracija s „Active directory“, pri-stup preko web sučelja, odabir dokumenata za ispis, čuvanje dokumenata za ispis na serveru , mogućnost „ favorite job“ (ispisivanje istog doku-menta više puta izravno preko terminala), podrška za rad u mrežnoj okolini s malim „bandwidthom“, clusterizacija sustava, mogućnost praćenja svih uređaja neovisno o brendu, detaljni dnevni, tjedni , mjesečni izvještaj po korisniku, odjelu, projektu, uređaju, nadogradnja sustava kreditnim stanicama (koliko kredita korisnik unese, toliko može koristi-ti funkcionalnost uređaja), praćenje i nadzor, čak i scan segmenta. Prednost (benefit) najviše cijenjen od IT odjela podizanje je sigurnosti cjelokupnog sustava na znatno višu razinu.


managementa?Korisnici našeg print management sustava

prvenstveno dobivaju u potpunosti prilagođeno rješenje svom poslovnom okruženju, koje je kasni-je lako pratiti i rezultira poboljšanim tokom rada.

Uštede su višestruke, kao što su: smanjenje tzv. nevidljivih troškova u vidu smanjenja administra-cije potrebne za održavanje takvog jednog sustava (IT odjel, odjel nabave), utvrđivanje ukupnog troš-ka cjelokupnog ispisnog sustava te planiranje sred-stava potrebnih za održavanje tog sustava. Preusmjeravanjem ispisa na MFP uređaje smanju-je se cijena izrade dokumenata, a integracijom i terminala u sustav smanjuje se i količina ispisanih dokumenata.

Iz iskustva možemo reći da se uštede kreću ovisno o organizaciji od 20-30% na godišnjoj razini.


Nakon implementacije sustava, uz našu pomoć, o sustavu se dalje brine sam korisnik, odnosno osoba zadužena za administraciju sustava. Sama

briga oko ispisnog sustava i njegova administracija vrlo je jednostavna i ne iziskuje previše vremena.

Konica Minolta Hrvatska svim svojim resursi-ma i nakon implementacije sustava uvijek je na raspolaganju da svojom stručnošću pomogne korisniku oko samog održavanja print manage-ment rješenja. Isporuku potrošnog materijala, rezervnih dijelova i servisnih posjeta pratimo putem remote sustava (CSRC).


Naš sustav odlično surađuje sa softverskim rje-šenjima drugih proizvođača te ga je moguće implementirati na razne platforme (MS Windosw, Linux). Također, print management koji mi nudi-mo podržava ispisivanje dokumenata iz različitih aplikativnih sustava pa tako i iz onih najzahtjevni-jih kao što su SAP, Navision i dr. A posebna pogodnost našim korisnicima prilagodba je rješe-nja njihovim potrebama.


Uz linije novih višenamjenskih uređaja, tu su i nove inačice aplikativnih rješenja, prilagođene naj-modernijim potrebama uredskog poslovanja. Najavljujemo i još moderniji terminal za identifi-kaciju korisnika, koji će dizajnom i jednostavnošću korištenja zadovoljiti i najzahtjevnijeg korisnika.

Na polju MPS, to je cjelokupan paket usluga - Konica Minolta Optimised Print Services OPS.

Kombiniranjem konzultacija, implementacije hardverskih i aplikativnih rješenja te radnji potreb-nih za razvoj novih strategija, temeljenih na preci-znim činjenicama i iznosima, jamčimo smanjenje troškova izrade dokumenata i korištenja opreme, bez zastoja.

Sve u svemu, Konica Minolta Optimized Print Services paket kombinira stručnu podršku s detaljnom izradom i upravljanjem rješenjem te jednostavnu implementaciju tj. prijelaz iz postojećeg u novi ispisni sustav. Ne radi se samo o tome da želimo pomoći korisnicima u instalaciji novih uređaja, mnogo je važnije da ga koriste na najučinkovitiji način. U tom dijelu organizacije izrade dokumenata i kolanja informacija uočit će se i najveće uštede. To je putokaz za dodatno smanjenje TCO, izravno i neizravno kroz svakodnevni posao, uz maksimalan nadzor print management sustava.

INFO O TVRTKI

Konika Minolta Hrvatska poslovna rješenja d.o.o Radnička cesta 1a, ZagrebTel: +385 1 6185022, Fax: +385 1 6184889; www.konikaminolta.hr; [email protected]

5

6

9

10

Nakon implementacije sustava, uz našu pomoć, o sustavu se dalje brine sam korisnik

7

8

VidiBiz Konica Minolta (2)_D.indd 33VidiBiz Konica Minolta (2)_D.indd 33 11/20/09 4:43:04 PM11/20/09 4:43:04 PM


1. Kakva rješenja print managementa implementira vaša tvrtka?

Kada pričamo o print managementu, ili rješe-nju za upravljanje ispisom, Megatrend poslovna rješenja isporučuju rješenje koje korisniku donosi mjerljive rezultate u najkraćem vremenu. Mjerljive su veličine ušteda u vremenu i financij-skim sredstvima. U održavanju flote za ispis postoje i mnogi skriveni troškovi, koji su teško mjerljivi, te ih svojim iskustvom identificiramo s korisnikom i primjenom rješenja također sma-njujemo u najvećoj mogućoj mjeri.

Kome u biti treba print management?

Upravljanje ispisom treba svakom korisniku koji je odlučio pratiti troškove ispisa i napraviti uštedu na njemu. Od najjednostavnijeg najma uređaja te naplate ispisa po stranici, do velikih sustava gdje se primjenjuje tzv. „follow me“ rje-šenje za praćenje ispisa po odjelu, zaposleniku ili projektu. Također, upravljanje ispisom zanimlji-vo je za obrazovne institucije u kojima korisnici (učenici ili studenti) kupuju kredit te ga kasnije troše za ispis, kopiranje, tiskanje skripta i knjiga i slično.


Procjenu postojećih troškova, prijedlog ušte-de, zamjenu dijela postojeće flote, integraciju određenog dijela postojeće flote, instalaciju pro-gramske podrške za praćenje ispisa te ostalih i servisnih parametara ispisnih uređaja. Osigu ra nje održavanja na paritetu koji se ugovori, školovanje korisnika, redovna zamjena dotrajalih uređaja i proširenje flote u skladu s razvojem korisnika.


Potrebno je vrlo ograničeno dodatno znanje koje se obavlja na principu tzv. „teaching the tea-cher“, a onda interni voditelj projekta znanje prenosi na korisnike.


Preduvjeti su čvrsta želja korisnika za nadzo-rom i smanjenjem troškova ispisa. Naime, upravljanje ispisom možemo definirati kao pre-gled, upravljanje uređajima za ispis elektroničkih dokumenata, kopiranje, kao i mogućnost kon-trole troškova tvrtke.


Prednost je u poznatim mjesečnim troškovi-ma ispisa, koji će svakako biti manji nego tre-nutni, te sigurnosti ispisanih dokumenata koje samo vlasnik kartice može podići s uređaja za ispis. Naime, jedan od bitnijih načina kojim se omogućuje smanjenje troška ispisa u tvrtkama jest "outsourcing" cijelog procesa, odnosno pre-puštanje cijele funkcije vanjskoj tvrtki specijali-ziranoj za to područje. "Outsourcing" se može pojaviti u tvrtkama u raznim oblicima, od

1 3

4

6

5

2

Cjelovita rješenja: U rasponu od malih kućnih korisnika do multinacionalnih kompanija jedna su od prednosti Xerox-a u odnosu na konkurenciju

Outsourcing s punim povjerenjem Uskoro ćemo našim klijentim moći ponuditi kvalitetnu integraciju upravljanja ispisom i upravljanja dokumentima

odgovara: Zoran Zwicker voditelj ključnih kupaca u Megatrend

poslovna rješenja

Preduvjeti su čvrsta želja korisnika za nadzorom i smanjenjem troškova ispisa

VidiBiz Megatrend (2)_D.indd 34VidiBiz Megatrend (2)_D.indd 34 11/20/09 9:24:59 PM11/20/09 9:24:59 PM


I N T E R V J U

najjednostavnijeg najma ure-đaja kada matična tvrtka sama nabavlja potrošni mate-rijal, preko outsourcinga koji podrazumijeva unajmljivanje uređaja na način da se potroš-nja plaća po isprintanom papiru, dok specijalizirana tvrtka za iznajmljivanje uređa-ja vodi brigu o samom uređa-ju, njegovoj raspoloživosti, te osigurava cjelokupan potrošni materijal (tonere, fusere, papi-re, folije ... ), do "on demand printinga".

Kakve konkretne uštede ostvaruju

korisnici vašeg sustava print managementa?

Cijena ispisa po stranici te ušteda na dodatnim troškovi-ma preusmjeravanjem. Naime, vrlo je često slučaj da je upravljačka struktura u većini tvrtki svjesna činjenice da se troše značajna sredstva na ispis, ali taj trošak često nije definiran i na njega se ne obraća prevelika pozornost. Kada se jednom izračuna, tvrtke se odlučuju na tzv. vanjska rješenja koja bi im omogućila potrebne uštede. To zapravo u praksi znači da cjelokupni ispis tvrtke s pozicije troška postaje "driver" poslov-nog rezultata i potencijalnog profita. Jer, ključna točka u upravljanju ispisom cijena je ispisane stranice. Proces izrade vanjskih rješenja za upravljanje ispisom počinje snimkom stanja, odnosno procjenom trenutnog stanja kod kori-snika u smislu broja ispisanih ili kopiranih stra-nica, iskoristivosti pojedinog uređaja, kao i nje-gove lokacije. Sljedeći korak u projektu instalira-nje je aplikacije za nadzor i upravljanje ispisnih uređaja preko mreže bilo koje veličine. Nakon prikupljanja ulaznih parametara kod potencijal-nog korisnika, potrebno je obaviti konzultacije s korisnikom kako bismo napravili snimku stanja njegovih potreba u smislu instalirane baze ure-đaja, lokacija uređaja koji zbog potreba posla moraju neizostavno biti instalirani na određe-nom mjestu, bez obzira kolika će biti njihova iskorištenost. Nezavisna istraživanja pokazuju da se uvođenjem usluge upravljanja ispisom ostvaruje izravna ušteda od 8% - 41%, te značaj-ne neizravne uštede. Izravne uštede možemo podijeliti na:

• 37% na cijeni uređaja za ispis• 28% zbog ograničenih zahtjeva za IT

podrškom - osiguran help desk• 9% zbog naručivanja i upravljanja osnov-

nim sredstvima

• 17% zbog povoljnije cijene potrošnog materijala

• 4% zbog povoljnije cijene popravaka• 5% zbog povoljnije cijene instalacije i odr-

žavanja uređaja za ispisIzravni troškovi manji su kao posljedica kon-

solidacije koja se događa u trenutku implemen-tacije upravljanja ispisom. Konsolidacija infra-strukture na nekoliko modela istog proizvođača omogućuje jednostavnije upravljanje i popravke te izmjenu potrošnog materijala. Cilj je također u takvim projektima značajno smanjiti i tzv. nevidljive ili neizravne troškove. Ključne uštede su: unaprijeđena produktivnost zaposlenika, unaprijeđena produktivnost IT osoblja, moguć-nost ulaganja oslobođenih sredstava u razvoj, poboljšana iskoristivost uređaja te smanjena potrošnja energije


O tome odlučuje korisnik; želi li riješiti sve interne troškove i prepustiti sve nama, ili će se

odlučiti na inačicu djelomičnog korištenja svo-jih internih resursa.


Odlično. Naš sustav surađuje sa svim pozna-tim operativnim sustavima, kao i rješenjima za virtualizaciju.


Prije svega, naši klijenti mogu očekivati Integraciju upravljanja ispisom i upravljanja dokumentima. Integritet i poštenje temeljna su načela uspješnog poslovanja. Mi u Megatrendu ulaganjem u dugoročne odnose s korisnicima i partnerima stvaramo nove vrijednosti kao temelj unaprjeđenja njihovog poslovanja. Izvrsnošću u poslovanju postižemo rast i razvoj tvrtke uz poštovanje društvenih i moralnih vrijednosti, dok inovativnost potičemo razvijanjem mentorstva i dijeljenja znanja unutar kompanije. Snaga Mega-trenda leži upravo u sposobnosti zaposlenika.

INFO O TVRTKI

MEGATREND Poslovna rješenja d.o.o Bani 75, Buzin 10010 ZagrebTel: +385 1 6651289; www.megatrend.com e-mail: [email protected]

7

8

9

Lider: Xerox je vodeća tvrtka za ispisna rješenja u svijetu

Ključne uštede su veća pro d u -ktivnost zaposlenika i ulaganja oslobođenih sredstava

10

VidiBiz Megatrend (2)_D.indd 35VidiBiz Megatrend (2)_D.indd 35 11/20/09 9:25:21 PM11/20/09 9:25:21 PM

Oglas C4.indd 36Oglas C4.indd 36 11/20/09 4:56:55 PM11/20/09 4:56:55 PM

Documents

UPRAVLJANJE ISPISOM I DOKUMENTACIJOM: …arhiva.vidilab.com/vidi.biz/arhiva/vidi.biz03/pdf/Vidi.biz.pdf · Svi tekstovi u Ëasopisu Vidi ... za moguÊe πtete nastale na osnovi savjeta