User Manual | Sistem Informasi LPPM 1

User Manual Sistem Informasi LPPM (SI LPPM) PERTEMUAN ILMIAH versi 2 Dokumen ini membahas petunjuk penggunaan Sistem Informasi LPPM.

2019

Universitas Katolik Parahyangan

September 2014

Maret 2019

User Manual | Sistem Informasi LPPM 2

User Manual Aplikasi Sistem Informasi LPPM (SI LPPM) – PERTEMUAN ILMIAH versi 2 Dokumen user manual ini merupakan panduan untuk memulai dan menggunakan fitur-fitur pada menu Pertemuan Ilmiah (PI) versi 2 yang disediakan di Sistem Informasi LPPM. Untuk menggunakan aplikasi ini, anda harus login terlebih dahulu ke SI LPPM dengan alamat url : https://silppm.unpar.ac.id/. Masukkan username dan password anda. Username dan password yang dimasukkan merupakan user yang sudah terdaftar pada sistem. Kemudian klik tombol login seperti gambar di bawah ini.

Gambar 1 – Halaman Login

Setelah sukses melakukan login, maka user akan melihat tampilan sebagai berikut.

1. Menu awal SI LPPM

Gambar 2 – Tampilan Menu Home

User Manual | Sistem Informasi LPPM 3

Keterangan Gambar 2:

Terdapat menu-menu yang sudah dapat digunakan yaitu:

a. Penelitian b. Pengabdian Masyarakat c. Pengajuan Insentif d. Pertemuan Ilmiah

User Manual ini akan membahas Menu Pertemuan Ilmiah versi 2 yaitu di mana semua kegiatan pelaporan Pertemuan Ilmiah akan dilakukan melalui sistem.

2. Menu Pertemuan Ilmiah

Gambar 3 – Tampilan Menu Pertemuan Ilmiah

Keterangan Gambar 3:

Berbeda dengan Menu Pertemuan Ilmiah sebelumnya, kali ini terdapat dua submenu baru yaitu Pertemuan Ilmiah Dana LPPM dan Pertemuan Ilmiah Dana Non LPPM.

User Manual | Sistem Informasi LPPM 4

3. Pertemuan Ilmiah Dana LPPM 3.1 Pengisian Identitas dan Persyaratan

Gambar 4 – Tampilan Menu Pertemuan Ilmiah Dana LPPM

Keterangan Gambar 4:

1. Data user yang bersangkutan. Pada bagian ini, data user sudah otomatis diambil dari database, sehingga user yang bersangkutan tidak dapat mengganti data tersebut.

2. Fitur “Show” digunakan untuk menampilkan jumlah data pengajuan pertemuan ilmiah pada layar.

3. Tombol “Tambah” digunakan jika user ingin melakukan pengajuan pertemuan ilmiah. Tampilan ketika user klik tombol “Tambah” dapat dilihat pada Gambar 5.

4. Field pencarian pertemuan ilmiah.

1

2

3

4

User Manual | Sistem Informasi LPPM 5

Gambar 5 – Tampilan Tambah Pengajuan Pertemuan Ilmiah Dana LPPM

Keterangan Gambar 5:

1. Jenis pertemuan ilmiah yang akan muncul ketika user menekan tombol “Tambah” adalah pertemuan ilmiah dalam negeri dan luar negeri.

2. Setelah menekan tombol “Simpan”, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 6.

Gambar 6 – Tampilan identitas usulan pengajuan Pertemuan Ilmiah Dana LPPM

1

2

User Manual | Sistem Informasi LPPM 6

Keterangan Gambar 6:

1. Pada bagian ini, user diminta untuk melakukan beberapa input terkait dengan persyaratan yang diperlukan.

2. Simpan data-data yang sudah di-input dengan menekan tombol “Simpan”. Jika data sudah berhasil disimpan, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 7.

Gambar 7 – Tampilan setelah simpan Pertemuan Ilmiah Dana LPPM

Keterangan Gambar 7:

1. Bagian ini menandakan bahwa data pengajuan berhasil disimpan. 2. Setelah data pengajuan berhasil tersimpan, maka akan muncul 4 tab baru yaitu tab

Rekening, Penulis Lain, Capaian dan Dokumen Sebelum Pertemuan. Penjelasan keempat tab tersebut adalah sebagai berikut:

a. Tab Rekening

Gambar 8 – Tampilan tab Rekening

1

2

User Manual | Sistem Informasi LPPM 7

Keterangan Gambar 8:

User akan diminta memilih rekening, yaitu rekening gaji dan rekening lain.

b. Tab Penulis Lain

Gambar 9 – Tampilan tab Penulis lain

Keterangan Gambar 9:

1. User diminta untuk memilih jika user memiliki penulis lain atau tidak. 2. Jika terdapat penulis, maka user dapat memilih penulis lain pada field ini. Field ini

bersifat autocomplete. 3. Setelah user menekan tombol tambah maka nama penulis lain akan muncul pada tabel

ini.

c. Tab Capaian

Gambar 10 – Tampilan tab Capaian

1 2

3

1 2

User Manual | Sistem Informasi LPPM 8

Keterangan Gambar 10:

1. User dapat input data penelitian yang sudah ada. Jika penelitian/pengabdian yang dimaksud tidak terdapat dalam pilihan, maka silakan melakukan input pada menu Penelitian/Pengabdian.

2. Setelah user menekan tombol “Simpan”, maka data-data penelitian/pengabdian akan muncul pada tabel ini.

d. Tab Dokumen Sebelum Pertemuan

Tab ini digunakan untuk upload file-file yang dibutuhkan sebagai persyaratan pengajuan. Maksimum file yang di-upload adalah sebesar 3 Mb dengan format pdf, doc dan docx.

Gambar 11 – Tampilan tab Dokumen Sebelum Pertemuan

Keterangan Gambar 11:

1. Setelah user berhasil memilih file dan memasukkan kode verifikasi, maka tekan tombol “Upload” untuk menyimpan file-file yang telah dipilih.

2. Setelah semua tab sudah diisi lengkap, maka tekan tombol “Kirim” untuk dikirimkan ke Kepala Jurusan dan Dekan agar dapat disetujui.

2 1

User Manual | Sistem Informasi LPPM 9

Gambar 12 – Pop up konfirmasi tidak ada penulis

Keterangan Gambar 12:

Setelah menekan tombol “Kirim”, jika user tidak memiliki penulis lain, maka akan muncul pop up konfirmasi seperti ini. Namun jika user memiliki penulis lain, maka pop up ini tidak akan muncul.

Gambar 13 – Pop up konfirmasi approval Kajur dan Dekan

1

2

User Manual | Sistem Informasi LPPM 10

Keterangan Gambar 13:

Untuk pengajuan PI Dalam Negeri dan PI Luar Negeri pada dasarnya sama, hanya saja yang membedakan adalah pop up konfirmasi yang muncul seperti pada Gambar ini. Untuk PI Dalam Negeri akan muncul pop up seperti Gambar 1, sedangkan untuk PI Luar Negeri akan muncul pop up seperti Gambar 2.

3.2 Proses Persetujuan Ketua Jurusan Pengajuan dosen selanjutnya akan muncul di menu Ketua Jurusan untuk selanjutnya disetujui. Tampilan awal verifikasi persetujuan Ketua Jurusan diperlihatkan oleh Gambar 14.

Gambar 14 – Tampilan awal verifikasi persetujuan Ketua Jurusan

Keterangan Gambar 14:

1. Tombol download formulir F-21. 2. Tombol persetujuan Kajur. Ketika diklik akan muncul pop up seperti pada Gambar 15.

Gambar 15 – Menu persetujuan Kajur

1 2

User Manual | Sistem Informasi LPPM 11

Ketika persetujuan sudah dilakukan, maka pada kolom “Status Pengajuan” bagian “Kajur” akan tercentang.

3.3 Proses Persetujuan Dekan Pengajuan dosen yang sudah disetujui oleh Ketua Jurusan selanjutnya akan muncul di menu verifikasi Dekan untuk selanjutnya disetujui. Tampilan awal verifikasi persetujuan Dekan diperlihatkan oleh Gambar 16.

Gambar 16 – Tampilan awal verifikasi persetujuan Dekan

Keterangan Gambar 16:

1. Tombol download formulir F-21. 2. Tombol persetujuan Dekan. Ketika diklik akan muncul pop up seperti pada Gambar

15.

Ketika persetujuan sudah dilakukan, maka pada kolom “Status Pengajuan” bagian “Dekan” akan tercentang. Setelah disetujui Kajur dan Dekan maka proses selanjutnya akan dilakukan di LPPM.

1 2

User Manual | Sistem Informasi LPPM 12

4. Pertemuan Ilmiah Dana Non LPPM

Tampilan awal menu ini sama seperti tampilan awal pada menu PI Dana LPPM. Tombol “Tambah” digunakan jika user ingin melakukan pengajuan PI Dana Non LPPM. Tampilan ketika user klik tombol “Tambah” dapat dilihat pada Gambar 17.

Gambar 17 – Tampilan Tambah Pengajuan Pertemuan Ilmiah Dana Non LPPM

Keterangan Gambar 17:

1. Jenis pertemuan ilmiah yang akan muncul ketika user menekan tombol “Tambah” adalah pertemuan ilmiah dalam negeri dan luar negeri.

2. Setelah menekan tombol “Simpan”, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 18.

Gambar 18 – Tampilan identitas usulan pengajuan Pertemuan Ilmiah Dana Non LPPM

1

2

User Manual | Sistem Informasi LPPM 13

Keterangan Gambar 18:

1. Pada bagian ini, user diminta untuk melakukan beberapa input terkait dengan persyaratan yang diperlukan.

2. Di PI Dana Non LPPM, terdapat dua tombol Simpan yaitu “Simpan untuk Pelaporan” dan “Simpan untuk Surat Tugas”. Perbedaan kedua tombol ini yaitu:

No. Simpan untuk Pelaporan Simpan untuk Surat Tugas

1 Dokumen yang di upload adalah Dokumen Setelah Pertemuan

Dokumen yang di upload adalah Dokumen Sebelum Pertemuan

2 Pengajuan langsung ditujukan ke LPPM

Pengajuan melalui persetujuan Kajur dan Dekan

Setelah data pengajuan berhasil tersimpan, maka akan muncul 4 tab baru yaitu tab Pertemuan Ilmiah, Sumber Pendanaan, Penulis Lain, Capaian dan Dokumen Setelah Pertemuan (Untuk Pelaporan) / Dokumen Sebelum Pertemuan (Untuk Surat Tugas). Penjelasan keempat tab tersebut adalah sebagai berikut:

a. Tab Sumber Pendanaan

Gambar 19 – Tab Sumber Pendanaan

User Manual | Sistem Informasi LPPM 14

Keterangan Gambar 19:

Pada tab ini, user diminta untuk memasukkan sumber dan nominal dana yang diperoleh.

b. Tab Penulis lain

Gambar 20 – Tab Penulis Lain

Keterangan Gambar 20:

Seperti pada pengajuan PI Dana LPPM, user diminta untuk memilih jika user memiliki penulis lain atau tidak.

c. Tab Capaian

Gambar 21 – Tab Capaian

Keterangan Gambar 21:

Seperti pada pengajuan PI Dana LPPM, user diminta untuk input data penelitian yang sudah ada. Jika penelitian/pengabdian yang dimaksud tidak terdapat dalam pilihan, maka silakan melakukan input pada menu Penelitian/Pengabdian.

User Manual | Sistem Informasi LPPM 15

d. Tab Dokumen Sebelum/Setelah Pertemuan

Gambar 22 – Tab Dokumen Sebelum/Setelah Pertemuan

Keterangan Gambar 22:

Perbedaan field upload antara dokumen sebelum dan setelah pertemuan dapat dilihat pada Gambar ini. Gambar 1 adalah tampilan untuk tab dokumen sebelum pertemuan, sedangkan Gambar 2 adalah tampilan untuk tab dokumen setelah pertemuan.

Setelah seluruh tab diisi, maka klik tombol “Kirim” untuk selanjutnya diproses. Jika pada awal pengajuan, user memilih tombol “Simpan untuk surat tugas”, maka pengajuan

1

2

User Manual | Sistem Informasi LPPM 16

selanjutnya akan diproses di Kajur. Sedangkan jika user memilih tombol “Simpan untuk pelaporan”, maka pengajuan akan langsung diproses di LPPM.

Untuk pengajuan Surat Tugas, akan ada tab baru yaitu tab Dokumen Setelah Pertemuan jika pengajuan sudah disetujui oleh LPPM.