Upload
truongxuyen
View
218
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
KATA PENGANTAR
Dalam rangka peningkatan kualitas layanan perizinan Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN),
Kementerian Sekretariat Negara telah melaksanakan soft launching pelayanan izin PDLN
secara online pada tanggal 3 Januari 2017 melalui pengembangan Sistem Informasi Perjalan
Dinas Luar Negeri (SIMPEL). Selanjutnya pada tanggal 24 April 2018, Menteri Sekretaris
Negara meluncurkan secara resmi aplikasi SIMPEL dengan dihadiri Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, di Gedung Krida Bhakti Kementerian Sekretariat
Negara. Pada kesempatan tersebut Kementerian Sekretariat Negara juga memperkenalkan
upgrade aplikasi SIMPEL V.2 dan aplikasi SIMPEL Mobile.
Aplikasi SIMPEL Mobile dibangun guna memberikan akses lebih luas kepada stakeholder
terhadap layanan izin PDLN, sehingga pemohon PDLN dapat memonitor dan mengunduh
secara mandiri Surat Persetujuan PDLN yang diterbitkan oleh Kementerian Sekretariat
Negara tanpa bantuan petugas operator SIMPEL di masing-masing Kementerian/Lembaga.
Untuk memudahkan pengguna dalam memanfaatkan aplikasi SIMPEL Mobile maka
disusunlah User Manual Mobile Application Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri
(SIMPEL Mobile).
Pada kesempatan ini, izinkan kami mengucapkan terima kasih kepada para segenap pihak
yang terlibat dalam pengembangan aplikasi SIMPEL. Semoga melalui penerapan aplikasi
SIMPEL ini dapat meningkatkan kualitas layanan perizinan PDLN dalam rangka peningkatan
pelayanan prima dan akuntabilitas publik.
Jakarta, April 2018
Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri Kementerian Sekretariat Negara
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
2
DAFTAR ISI
1
DAFTAR ISI ................................................................................................................................... 2
1. PENDAHULUAN.................................................................................................................... 4
1.1 SASARAN PENGGUNA .................................................................................................. 4
1.2 GAMBARAN UMUM SISTEM ........................................................................................ 4
2. INSTRUKSI PENDAFTARAN AKUN BAGI PENGGUNA .......................................................... 5
2.1 TAMPILAN AWAL APLIKASI .......................................................................................... 5
2.2 FITUR PENCARIAN TANPA LOGIN ................................................................................ 6
2.3 FITUR DAFTARKAN EMAIL ........................................................................................... 7
3. INSTRUKSI PENGGUNAAN BAGI PENGGUNA EKSTERNAL ............................................... 10
3.1 PENGGUNAAN BAGI PESERTA PERJALANAN DINAS ................................................. 10
3.1.1 MODUL LOGIN (MASUK) ........................................................................................ 10
3.1.2 PERMOHONAN DALAM PROSES ............................................................................ 13
3.1.3 PERMOHONAN DISETUJUI ..................................................................................... 13
3.1.4 PERMOHONAN DIKEMBALIKAN ............................................................................ 15
3.1.5 ARSIP PERMOHONAN ............................................................................................. 15
3.1.6 LAPORAN HASIL PENUGASAN ................................................................................ 16
3.1.7 HELPDESK ................................................................................................................ 19
3.2 PENGGUNAAN BAGI FOCALPOINT ............................................................................ 19
3.2.1 MODUL LOGIN (MASUK) ........................................................................................ 19
3.2.2 PERMOHONAN DALAM PROSES .............................................................................. 22
3.2.3 PERMOHONAN DISETUJUI ....................................................................................... 22
3.2.4 PERMOHONAN DIKEMBALIKAN .............................................................................. 24
3.2.5 ARSIP PERMOHONAN .............................................................................................. 24
3.2.6 LAPORAN HASIL PENUGASAN .................................................................................. 25
3.2.7 HELPDESK .................................................................................................................. 28
4. INSTRUKSI PENGGUNAAN BAGI PENGGUNA INTERNAL.................................................. 28
4.1 PENGGUNAAN BAGI PESERTA PERJALANAN DINAS ................................................. 28
4.2 MODUL MENU ................................................................................................................. 29
4.2.1 KOTAK MASUK .......................................................................................................... 31
4.2.2 PERMOHONAN DALAM PROSES .............................................................................. 32
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
3
4.2.3 PERMOHONAN DISETUJUI ................................................................................ 32
4.2.4 PERMOHONAN DIKEMBALIKAN ........................................................................ 34
4.2.5 ARSIP PERMOHONAN ....................................................................................... 34
4.2.6 LAPORAN HASIL PENUGASAN ........................................................................... 35
4.2.7 HELPDESK ......................................................................................................... 38
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
4
1. PENDAHULUAN
1.1 SASARAN PENGGUNA
Penerima manfaat dari keluaran kegiatan pembuatan aplikasi mobile adalah pihak internal
dan eksternal Kementerian Sekretariat Negara, meliputi seluruh Kementerian/Lembaga
Pemerintah RI, termasuk Pemerintah Daerah dan Lembaga Pendidikan. Dalam dokumen user
manual ini, akan diuraikan cara penggunaan aplikasi mobile bagi peserta perjalanan dinas
luar negeri, instansi yang mengajukan permohonan perjalanan dinas luar negeri dan
Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia.
1.2 GAMBARAN UMUM SISTEM
Aplikasi mobile Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri Kementerian Sekretariat
Negara Republik Indonesia (SIMPEL) adalah aplikasi yang dapat digunakan oleh :
1. Pengguna eksternal merupakan pengguna diluar manajemen proses Sistem Informasi
Perjalanan Dinas Luar Negeri Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia
(SIMPEL) meliputi peserta perjalanan dinas luar negeri, Unit Focal Point, serta unit
pemohon. Pengguna eksternal ini dapat memantau status pengajuan perjalanan
dinas LN miliknya yang sedang diajukan, sudah disetujui atau dikembalikan. Selain itu,
melalui aplikasi ini, peserta perjalanan dinas LN dapat melakukan pelaporan hasil
perjalanan dinas, baik laporan substansi maupun laporan keuangan.
2. Pengguna internal merupakan pengguna yang terlibat langsung pada manajemen proses
Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri Kementerian Sekretariat Negara Republik
Indonesia (SIMPEL) meliputi Analis PDLN, Kepala Sub Bagian PDLN, Kepala Bagian PDLN,
serta Kepala Biro KTLN. Pengguna internal dapat memantau status pengajuan perjalanan
dinas luar negeri milik seluruh peserta di unitnya yang sedang diajukan, sudah disetujui
atau dikembalikan. Selain itu, melalui aplikasi ini, dapat
memantau pelaporan hasil perjalanan dinas, baik laporan substansi maupun laporan
keuangan.
Yang membedakan antara keduanya adalah akses data terkait pada Sistem Informasi
Perjalanan Dinas Luar Negeri Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia (SIMPEL)
tersebut.
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
5
2. INSTRUKSI PENDAFTARAN AKUN BAGI PENGGUNA
2.1 TAMPILAN AWAL APLIKASI
Berikut ini merupakan tampilan awal aplikasi Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri
Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia (SIMPEL) yang dapat diunduh di Google
Play Store dan Apple Store.
Gambar 1 Tampilan Awal Aplikasi
Pada tampilan awal ini, user dapat melakukan Fitur Pencarian tanpa login dengan
memasukan kata kunci kategori yang dipilih, Daftarkan Email dan Masuk seperti gambar di
bawah ini.
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
6
Gambar 2 Tampilan Awal Aplikasi Lanjutan
2.2 FITUR PENCARIAN TANPA LOGIN
Pencarian tanpa login ini dilakukan dengan memasukan kata kunci dari kategori yang dipilih
diantaranya Nomor Registrasi, Nomor Surat Focal Point, Nomor Surat Unit Pemohon, Nama
Peserta, Nama Kegiatan, Tanggal Pengajuan ataupun Negara/Kota Tujuan. Isian kategori ini
didapatkan sebelumnya dari unit pemohon maupun unit focal point. Langkah yang
dilakukan oleh user, diantaranya :
1. Pilih kategori
2. Masukan kata kunci
3. Pilih Cek Permohonan
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
7
Gambar 3 Pencarian Tanpa Login
Jika kata kunci yang dimasukkan ada dalam sistem maka akan menampilkan status
permohonannya.
Gambar 4 Pencarian – Status Permohonan
2.3 FITUR DAFTARKAN EMAIL
Menu daftarkan email ini dilakukan dengan mendaftarkan email user seperti capture screen
berikut ini. Setelah itu pilih daftar.
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
8
Gambar 5 Daftarkan Email
Catatan: untuk memanfaatkan fitur monitoring dan download Surat Persetujuan PDLN secara mandiri, maka email yang didaftarkan melalui aplikasi SIMPEL Mobile harus sesuai
dengan data alamat email yang diinput oleh Operator K/L pada saat mengajuan permohonan izin PDLN
Setelah itu, user akan mendapat Kode OTP via email yang sudah didaftarkan
sebelumnya untuk aktivasi akun.
Gambar 6 Daftarkan Email – Kode OTP
Setelah mendapatkan Kode OTP yang dikirim via email, user bisa memasukan Kode OTP
tersebut pada form aktivasi akun dan pilih verifikasi seperti pada gambar dibawah ini.
Adapun jika user merasa belum mendapatkan Kode OTP maka user bisa memilih Kirim Ulang
Kode OTP.
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
9
Gambar 7 Daftarkan Email – Masukan Kode OTP
Setelah memverifikasi Kode OTP dengan tepat maka user akan diminta untuk mengatur
password akun. Password ini harus terdiri dari minimal 8 karakter alfanumerik yang terdiri
dari minimal 1 angka dan 1 huruf besar (huruf kapital). User diminta mengulang password
untuk verifikasi setelah itu pilih Simpan.
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
10
Gambar 8 Daftarkan Email – Atur Password
3. INSTRUKSI PENGGUNAAN BAGI PENGGUNA EKSTERNAL
3.1 PENGGUNAAN BAGI PESERTA PERJALANAN DINAS
3.1.1 MODUL LOGIN (MASUK)
User bisa masuk dengan username berupa email yang sudah didaftarkan dan password
yang sudah diatur juga sebelumnnya sesuai keinginan user. Jika pengguna salah
memasukkan password sebanyak tiga kali berturut-turut, maka pengguna dapat login
melalui perangkat mobile yang lain atau menunggu selama 24 jam untuk dapat login
melalui perangkat mobile yang sama.
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
11
Gambar 9 Masuk
Berikut ini merupakan modul menu SIMPEL pada peserta perjalanan dinas, di dalamnya
terdapat dashboard yang terdiri dari fitur Draft, Dalam Proses, Dikembalikan, Disetujui dan
Arsip.
Gambar 10 Dashboard Gambar 11 Modul Pemberitahuan
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
12
Gambar 12 Pencarian Gambar 13 Helpdesk
Modul pemberitahuan pada Gambar 11 di atas memuat daftar notifikasi permohonan PDLN
yang telah disampaikan, data akan diperbaharui secara real time sesuai posisi/status
penanganan. Terdapat penanda berupa perubahan warna notifikasi sesuai kelompok
pengguna, warna pembeda khusus untuk level Menteri serta posisi antrian permohonan.
Sedangkan pada Menu pencarian ini sama prosesnya seperti Fitur pencarian tanpa login,
hanya yang membedakan ini dilakukan saat user sudah melakukan login.
Selain itu ada juga Menubar pada sisi sebelah kiri.
Gambar 14 Menubar
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
13
3.1.2 PERMOHONAN DALAM PROSES
Berisi permohonan dengan status dalam proses setneg disertai detail permohonannya. User
bisa mengklik permohonan jika ingin melihat detailnya.
Gambar 15 Permohonan dalam Proses Gambar 16 Permohonan dalam Proses -
Detail
3.1.3 PERMOHONAN DISETUJUI
Berisi permohonan dengan status disetujui disertai detail permohonannya. User bisa mengklik
permohonan jika ingin melihat detailnya.
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
14
Gambar 18 Permohonan Disetujui – Gambar 17 Permohonan Disetujui
Detail
Gambar 19 Permohonan Disetujui - Detail Lanjutan
Pada permohonan disetujui ini juga terdapat fitur Unduh Surat Persetujuan dan Laporan
Hasil Penugasan
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
15
Jika pengguna memilih unduh surat persetujuan, maka secara otomatis file surat persetujuan
dalam format PDF akan diunduh ke dalam perangkat pengguna.
Saat perjalanan dinas LN telah dilaksanakan, maka pengguna dapat melaporkan hasil
perjalanan dinasnya, melalui fitur Laporan Hasil Penugasan (Subbab 2.5.5).
3.1.4 PERMOHONAN DIKEMBALIKAN
Fitur ini berisi permohonan yang dikembalikan seperti pada capture screen dibawah ini.
Gambar 20 Permohonan Dikembalikan Gambar 21 Permohonan Dikembalikan –
Detail
3.1.5 ARSIP PERMOHONAN
Modul ini digunakan untuk melihat detail permohonan PDLN yang sudah diarsipkan.
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
Gambar 22 Arsip Permohonan
16
Gambar 23 Arsip Permohonan - Detail
3.1.6 LAPORAN HASIL PENUGASAN
Fitur ini digunakan untuk menyampaikan laporan hasil Penugasan, berupa laporan substansi,
laporan realisasi keuangan, dan unggah dokumen. Sebuah perjalanan dinas LN dapat
dilakukan oleh beberapa peserta yang tergabung dalam satu kelompok. Laporan Hasil
Penugasan dapat diisi oleh salah satu peserta dalam kelompok tersebut.
Pada Gambar 24 terdapat contoh pengisian Laporan substansi yang terdiri dari Materi
Kegiatan, Tindak Lanjut, Dampak atau rekomendasi, dan laporan biaya total. Pada Gambar
26, terdapat contoh pengisian laporan realisasi biaya detail per peserta yang terdiri dari
Estimasi biaya peserta dan Realisasi Biaya APBN/D (Gambar 26). Pada Gambar 27, terdapat
contoh Upload Dokumen Laporan dengan format PDF.
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
17
Gambar 25 Laporan Hasil Penugasan Gambar 24 Laporan Hasil Penugasan
Lanjutan
Gambar 26 Laporan Hasil Penugasan - Gambar 27 Laporan Hasil Penugasan -
Realisasi Biaya Upload File Pdf
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
18
Gambar 28 Laporan Hasil Penugasan - Gambar 29 Laporan Hasil Penugasan –
Upload File pdf Lanjutan View Realisasi Biaya
Gambar 30 Laporan Hasil Penugasan – Gambar 31 Laporan Hasil Penugasan –
View Upload File Preview File Pdf
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
19
3.1.7 HELPDESK
Menu Helpdesk ini terhubung ke link Web Sekretariat Negara.
Gambar 32 Menu Helpdesk
3.2 PENGGUNAAN BAGI FOCALPOINT
3.2.1 MODUL LOGIN (MASUK)
User bisa masuk dengan username berupa email yang sudah didaftarkan dan password
yang sudah diatur juga sebelumnnya sesuai keinginan user. Jika pengguna salah
memasukkan password sebanyak tiga kali berturut-turut, maka pengguna dapat login
melalui perangkat mobile yang lain atau menunggu selama 24 jam untuk dapat login
melalui perangkat mobile yang sama.
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
20
Gambar 33 Masuk
Berikut ini merupakan modul menu SIMPEL pada peserta perjalanan dinas, di dalamnya
terdapat dashboard yang terdiri dari fitur Draft, Surat Masuk, Dalam Proses, Dikembalikan,
Disetujui dan Arsip.
Gambar 34 Dashboard Gambar 35 Modul Pemberitahuan
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
21
Gambar 36 Pencarian Gambar 37 Helpdesk
Modul pemberitahuan pada Gambar 11 di atas memuat daftar notifikasi permohonan PDLN
yang telah disampaikan, data akan diperbaharui secara real time sesuai posisi/status
penanganan. Terdapat penanda berupa perubahan warna notifikasi sesuai kelompok
pengguna, warna pembeda khusus untuk level Menteri serta posisi antrian permohonan.
Sedangkan pada Menu pencarian ini sama prosesnya seperti Fitur pencarian tanpa login,
hanya yang membedakan ini dilakukan saat user sudah melakukan login.
Selain itu ada juga Menubar pada sisi sebelah kiri.
Gambar 38 Menubar
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
22
3.2.2 PERMOHONAN DALAM PROSES
Berisi permohonan dengan status dalam proses setneg disertai detail permohonannya. User
bisa mengklik permohonan jika ingin melihat detailnya.
Gambar 39 Permohonan dalam Proses Gambar 40 Permohonan dalam Proses -
Detail
3.2.3 PERMOHONAN DISETUJUI
Berisi permohonan dengan status disetujui disertai detail permohonannya. User bisa mengklik
permohonan jika ingin melihat detailnya.
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
23
Gambar 41 Permohonan Disetujui Gambar 42 Permohonan Disetujui –
Detail
Gambar 43 Permohonan Disetujui - Detail Lanjutan
Pada permohonan disetujui ini juga terdapat fitur Unduh Surat Persetujuan dan Laporan
Hasil Penugasan
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
24
Jika pengguna memilih unduh surat persetujuan, maka secara otomatis file surat persetujuan
dalam format PDF akan diunduh ke dalam perangkat pengguna.
Saat perjalanan dinas LN telah dilaksanakan, maka pengguna dapat melaporkan hasil
perjalanan dinasnya, melalui fitur Laporan Hasil Penugasan (Subbab 2.5.5).
3.2.4 PERMOHONAN DIKEMBALIKAN
Fitur ini berisi permohonan yang dikembalikan seperti pada capture screen dibawah ini.
Gambar 44 Permohonan Dikembalikan Gambar 45 Permohonan Dikembalikan –
Detail
3.2.5 ARSIP PERMOHONAN
Modul ini digunakan untuk melihat detail permohonan PDLN yang sudah diarsipkan.
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
25
Gambar 46 Arsip Permohonan Gambar 47 Arsip Permohonan - Detail
3.2.6 LAPORAN HASIL PENUGASAN
Fitur ini digunakan untuk menyampaikan laporan hasil Penugasan, berupa laporan substansi,
laporan realisasi keuangan, dan unggah dokumen. Sebuah perjalanan dinas LN dapat
dilakukan oleh beberapa peserta yang tergabung dalam satu kelompok. Laporan Hasil
Penugasan dapat diisi oleh salah satu peserta dalam kelompok tersebut.
Pada Gambar 24 terdapat contoh pengisian Laporan substansi yang terdiri dari Materi
Kegiatan, Tindak Lanjut, Dampak atau rekomendasi, dan laporan biaya total. Pada Gambar
26, terdapat contoh pengisian laporan realisasi biaya detail per peserta yang terdiri dari
Estimasi biaya peserta dan Realisasi Biaya APBN/D (Gambar 26). Pada Gambar 27, terdapat
contoh Upload Dokumen Laporan dengan format PDF.
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
26
Gambar 49 Laporan Hasil Penugasan Gambar 48 Laporan Hasil Penugasan
Lanjutan
Gambar 50 Laporan Hasil Penugasan - Gambar 51 Laporan Hasil Penugasan -
Realisasi Biaya Upload File Pdf
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
27
Gambar 52 Laporan Hasil Penugasan - Gambar 53 Laporan Hasil Penugasan –
Upload File pdf Lanjutan View Realisasi Biaya
Gambar 54 Laporan Hasil Penugasan – Gambar 55 Laporan Hasil Penugasan –
View Upload File Preview File Pdf
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
28
3.2.7 HELPDESK
Menu Helpdesk ini terhubung ke link Web Sekretariat Negara.
Gambar 56 Menu Helpdesk
4. INSTRUKSI PENGGUNAAN BAGI PENGGUNA INTERNAL
4.1 PENGGUNAAN BAGI PESERTA PERJALANAN DINAS
User bisa masuk dengan username berupa email yang sudah didaftarkan dan password
yang sudah diatur sebelumnnya di Website SIMPEL sesuai keinginan user. Jika pengguna
salah memasukkan password sebanyak tiga kali berturut-turut, maka pengguna dapat login
melalui perangkat mobile yang lain atau menunggu selama 24 jam untuk dapat login
melalui perangkat mobile yang sama.
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
29
Gambar 57 Masuk
4.2 MODUL MENU
Berikut ini merupakan modul menu SIMPEL bagi pengguna internal, di dalamnya terdapat
dashboard yang terdiri dari fitur Draft, Surat Masuk, Dalam Proses, Dikembalikan, Disetujui
dan Arsip.
Gambar 58 Dashboard Gambar 59 Modul Pemberitahuan
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
30
Gambar 60 Pencarian Gambar 61 Helpdesk
Modul pemberitahuan pada Gambar 35 di atas memuat daftar notifikasi permohonan PDLN
yang telah disampaikan, data akan diperbaharui secara real time sesuai posisi/status
penanganan. Terdapat penanda berupa perubahan warna notifikasi sesuai kelompok
pengguna, warna pembeda khusus untuk level Menteri serta posisi antrian permohonan.
Sedangkan pada Menu pencarian ini sama prosesnya seperti Fitur pencarian tanpa login,
hanya yang membedakan ini dilakukan saat user sudah melakukan login.
Selain itu ada juga Menubar pada sisi sebelah kiri.
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
31
Gambar 62 Menubar
4.2.1 KOTAK MASUK
Kotak masuk ini berisi kotak masuk yang dikirimkan kepada user.
Gambar 63 Kotak Masuk
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
32
4.2.2 PERMOHONAN DALAM PROSES
Berisi permohonan dengan status dalam proses setneg disertai detail permohonannya. User
bisa mengklik permohonan jika ingin melihat detailnya.
Perbedaan warna pada background dibawah menunjukan level klaster pada pejabat
(Menteri), warna merah untuk pejabat klaster 1-2, warna biru untuk pejabat klaster 3-4 dan
untuk pejabat klaster 5 menggunakan warna default.
Gambar 64 Permohonan dalam Proses Gambar 65 Permohonan dalam Proses -
Detail
4.2.3 PERMOHONAN DISETUJUI
Berisi permohonan dengan status disetujui disertai detail permohonannya. User bisa
mengklik permohonan jika ingin melihat detailnya.
Perbedaan warna pada background dibawah menunjukan level klaster pada pejabat
(Menteri), warna merah untuk pejabat klaster 1-2, warna biru untuk pejabat klaster 3-4 dan
untuk pejabat klaster 5 menggunakan warna default.
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
33
Gambar 66 Permohonan Disetujui Gambar 67 Permohonan Disetujui –
Detail
Gambar 68 Permohonan Disetujui - Detail Lanjutan
Pada permohonan disetujui ini juga terdapat fitur Unduh Surat Persetujuan dan Laporan
Hasil Penugasan
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
34
Jika pengguna memilih unduh surat persetujuan, maka secara otomatis file surat persetujuan
dalam format PDF akan diunduh ke dalam perangkat pengguna.
Saat perjalanan dinas LN telah dilaksanakan, maka pengguna dapat melihat pelaporan hasil
perjalanan dinas dari peserta melalui fitur Laporan Hasil Penugasan (Subbab 3.2.6).
4.2.4 PERMOHONAN DIKEMBALIKAN
Fitur ini berisi permohonan yang dikembalikan seperti pada capture screen dibawah ini.
Perbedaan warna pada background dibawah menunjukan level klaster pada pejabat
(Menteri), warna merah untuk pejabat klaster 1-2, warna biru untuk pejabat klaster 3-4 dan
untuk pejabat klaster 5 menggunakan warna default.
Gambar 69 Permohonan Dikembalikan Gambar 70 Permohonan Dikembalikan –
Detail
4.2.5 ARSIP PERMOHONAN
Modul ini digunakan untuk melihat detail permohonan PDLN yang sudah diarsipkan.
Perbedaan warna pada background dibawah menunjukan level klaster pada pejabat (Menteri),
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
35
warna merah untuk pejabat klaster 1-2, warna biru untuk pejabat klaster 3-4 dan untuk
pejabat klaster 5 menggunakan warna default.
Gambar 71 Arsip Permohonan Gambar 72 Arsip Permohonan - Detail
4.2.6 LAPORAN HASIL PENUGASAN
Bagi pengguna internal, fitur ini digunakan untuk melihat laporan hasil Penugasan, berupa
laporan substansi, laporan realisasi keuangan, dan dokumen. Sebuah perjalanan dinas LN
dapat dilakukan oleh beberapa peserta yang tergabung dalam satu kelompok. Laporan Hasil
Penugasan dapat diisi oleh salah satu peserta dalam kelompok tersebut.
Pada Gambar 49 terdapat contoh pengisian Laporan substansi yang terdiri dari Materi
Kegiatan, Tindak Lanjut, Dampak atau rekomendasi, dan laporan biaya total. Pada Gambar
51, terdapat contoh pengisian laporan realisasi biaya detail per peserta yang terdiri dari
Estimasi biaya peserta dan Realisasi Biaya APBN/D (Gambar 51). Pada Gambar 52, terdapat
contoh Upload Dokumen Laporan dengan format PDF.
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
36
Gambar 73 Laporan Hasil Penugasan Gambar 74 Laporan Hasil Penugasan
Lanjutan
Gambar 75 Realisasi Biaya Gambar 76 Upload Laporan PDF
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE
37
Gambar 77 Laporan Hasil Penugasan - Gambar 78 Laporan Hasil Penugasan –
Upload File pdf Lanjutan View Realisasi Biaya
Gambar 79 Laporan Hasil Penugasan – Gambar 80 Laporan Hasil Penugasan –
View Upload File Preview File Pdf
USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE