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Contenido del Taller
• Contenido:– Enfoque de procesos.
– Componentes del enfoque de procesos.
– Administración por procesos.
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Enfoque De Procesos
En este tema se presentará :
Las diferencias del enfoque funcional y el de procesos.Cuales son los beneficios e implicaciones del enfoque de procesos y porque es conveniente para los negocios.
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Antecedentes (Enfoque Funcional vs Enfoque Procesos)
Estilo de Administración
Enfoque Funcional
Personal como ejecutor
Tiempos y mov. / Productividad
Enfocada al trabajo individual
Enfoque a
la Gente
Enfoque Procesos
Participación inteligente del personal (Aprendizaje / Crecimiento)
Enfocada trabajo equipo
Enfoque Total
Costo vs. Calidad
Repercusión precio mercado
Enfocada a las mejoras de responsabilidades individuales (islas).
Costo parte de la calidad
Valor superior-compet.
Enfocada a la mejora de
todas las áreas de la
organización
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Antecedentes (Enfoque Funcional vs Enfoque Procesos)
Estilo de AdministraciónEnfoque Funcional
Supervisión y Control
Empujan
Enfoque corto plazo
Liderazgo
Enfoque Procesos
Facilitador / Motivador
Jalan
Visión
Enfoque largo plazo
Enfoque al Cliente
Cliente Interno (Jefe)
Islas de poder
Indicadores Productividad
Cliente Externo
Cadena de Valor
Satisfacción de Cliente
Enfoque de Trabajo
Apagar fuegos
Ejecutar por costumbre
Resultado Final (Producto / Servicio)
Acción proviene Proceso
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Antecedentes (Enfoque Funcional vs Enfoque Procesos)
• Enfoque Funcional
Época Artesanal.
Revolución Industrial.
División del Trabajo por Especialización.
Aumentar la productividad y reducir tiempos de ciclo.
Pocos productos y no hay personalización.
Producción en serie.
Productor tiene el poder.
Eficiencia Interna.6
Antecedentes (Enfoque Funcional vs Enfoque Procesos)
• Enfoque Funcional
Los negocios heredan experiencia de la revolución industrial.
Orientado a Especialización.
Islas Funcionales.
Objetivos basados en la especialización.
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Antecedentes (Enfoque Funcional vs Enfoque Procesos)
Cambios en el Entorno.
Consumidor más exigente.Requiere más variedad de productos.Servicios y productos personalizados.Mayor competencia e innovación en el mercado.Ventaja competitiva (Diferenciación y/o Precio).
CalidadEficiencia
Procesos deNegocios
El poder pasa del Productor al Consumidor. 9
Visión Global sobre introducción al BPM
Enfoque de Procesos
Cambio de foco interno a un foco al resultado final (Servicio o
Producto).
La unidad es el proceso.
El arbitro final es el cliente
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Visión Global sobre introducción al BPM
Objetivo:– Entender que significa un modelos de operación administrado por procesos.
– Los beneficios de una administración por procesos
– Establecer una sólida base conceptual
– Cómo se aplica BPM para conseguir importantes mejoras en el rendimiento
– Razones del curso:
� Posibilidad de implementar un BPM en la entidad
� La organización esta implementando un BPM y requiere conocer como utilizarlo para
mejorar el rendimiento de su área de negocio.
� Están implementando una metodología de mejora y desean saber como encaja el BPM en
esta mejora.
� Forma parte de la Alta Dirección, o de O y M, o de T.I. o es un usuario y desea saber que
significa BPM para Ud.
� ¿Conocer que se requiere para implementar un BPM?
� Ampliar sus conocimientos sobre nuevas metodologías.
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Definiciones de Gestión por Procesos
Proceso : Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cualestransforman elementos de entrada en resultados con valor agregado.•Los elementos de entrada para un proceso son generalmente resultados de otros procesos.
•Los procesos de una organización son generalmente planificados y puestos en práctica bajocondiciones controladas para aportar valor.
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SISTEMA:
• Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar una gestión
determinada. Normalmente están basados en una norma de reconocimiento internacional que tiene
como finalidad servir de herramienta de gestión en el aseguramiento de los procesos.
MACROPROCESOS:
• Es el nivel más agregado de los procesos de toda la CGR (Modelo de Alto Nivel). Son agrupaciones
de los procesos por ejes temáticos, por factores que se relacionan entre si, o conforme al proceso
administrativo. La determinación y aprobación de los Macroprocesos es competencia de la Alta
Dirección.
PROCESOS:
• Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en
elementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y
métodos.
Conceptos aplicados en un proceso
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SUBPROCESOS:
• Son partes específicas de un proceso. Lo conforman grupos de procedimientos que persiguen
un fin semejante y cuya división se hace necesaria para llevar un control efectivo de los
mismos.
• Es el nivel mas detallado de procesos (Nivel Detallado).
ACTIVIDAD:
• Es un conjunto de acciones o tareas relacionadas con el logro de un resultado. En general
son acciones humanas que consumen tiempo y recursos, y conducen a lograr un resultado
concreto en un plazo determinado. Un conjunto de actividades interrelacionadas pueden
conformar un proceso. En algunos tratados casos se les menciona como un proceso.
TAREA:
• Son trabajos o acciones especificas componentes de una actividad. En algunos tratados
casos se considera sinónimo de actividad
Conceptos aplicados en un proceso
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PROCESO CRITICO/CLAVE:
• Son aquellos procesos que inciden de manera significativa en los objetivos estratégicos y soncríticos para el éxito del negocio.
PROCEDIMIENTO:
• Forma especifica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos los procedimientos seexpresan en documentos que contienen el objeto y el campo de aplicación de una actividad; quedebe hacerse y quien debe hacerlo; cuando, donde y como se debe llevar a cabo; quemateriales, equipos y documentos deben utilizarse; y como debe controlarse y registrarse.
PROYECTO:
• Suele ser una serie de actividades encaminadas a la consecución de un objetivo, con unprincipio y final claramente definidos. La diferencia fundamental con los procesos yprocedimientos estriba en la no repetitividad de los proyectos.
INDICADOR:
• Es un dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso ode una actividad.
Conceptos aplicados en un proceso
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Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos
Definiciones
Tarea: Es un conjunto de acciones que serequieren para generar un resultadodeterminado.
Procedimiento: guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como 2 o más personas realizan una tarea. Aseguran la repetibilidad de la tarea.
Cadena de Valor: Representación del flujode procesos de cadena de valor donde sevisualiza la relación con el cliente final.
Proceso: Escenario donde se muestra el flujo de los procesos y procedimientos, en orden secuencial que los ejecuta
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Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos
¿ Cuál es la diferencia entre Proceso y Procedimiento ?
El Proceso explica : Qué debe lograrseCuándo , y responde el Por qué .
Los Procedimientos describe: Quién, Dónde y Cómo lograrlo, tomando poca consideración el por qué.
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Por ejemplo:
o Sistema: Control Administrativo Financiero.
� Proceso: Gestión De Tesorería.
� Recursos: Contables, Administrativos/Ordenadores, Caja,Software.
� Sub proceso: Pago a proveedores.
o Actividad: Registro de Facturas.
� Tarea: Comprobación de facturas con pedido.
Conceptos aplicados en un proceso
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•Porque los mapas de procesos nos ayudan a visualizar como se
realiza el trabajo en una organización.
•Cuando usamos el mapeo, lo que realizamos es representar una
fotografía instantánea en un tiempo especifico de cómo se
combinan las funciones, actividades, entradas, y salidas que la
organización usa para proveer valor a los clientes.
•Los mapas nos ayudan a documentar su actual ruta de satisfacción
hacia el cliente.
Mapeo de los Procesos¿Por qué mapear los procesos?
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• Los mapas de procesos nos ayudan a representar y analizar los procesos para
incrementar la satisfacción del cliente, identificando acciones para reducir el
tiempo de ciclo de los procesos, disminución de defectos, reducción de costos,
establecer y conducir a la mejora de procesos alineado al cliente, reducir las
actividades que no generan valor, e incrementar la productividad.
Mapeo de los Procesos¿Por qué mapear los procesos?
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Mapeo de Procesos
• Un mapa de procesos nos muestra la conexión entre entrada-salida (cliente-
proveedor) con las partes de la organización, tales como, funciones,
departamentos, divisiones, o sucursales.
• Los mapas de procesos nos muestran:
1. Que produce la organización, cuales son sus productos y servicios - las entradas y salidas
mostradas por las flechas.
2. Forma de flujos de trabajo a través de los límites funcionales - las conexiones entre las
flechas y los recuadros
3. Relación de cliente-proveedor internos y externos, usados para proporcionar o recibir
productos y servicios - la relación- entre las funciones representadas por los recuadros.25
P
P
C P
2
C P
C
P
C
Proveedores
2
Función
Función3
1
3
3 2
Macro proceso
Función
C
1
3
Clientes
1
Seleccionando un proceso para mapear
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Procesos estratégicos Procesos destinados a definir y controlar las metas de la
organización, sus políticas y estrategias.
Procesos misionales u operativosProcesos que permiten generar el producto/servicio que
se entrega al cliente. Aportan valor al cliente.
Sati
sfac
ció
n d
el c
lien
te
Req
uis
ito
s d
el c
lien
te
Procesos de soporte o de apoyoProcesos que abarcan las actividades necesarias para el correcto
funcionamiento de los procesos operativos.
Tipos de Procesos
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Estructura de de un Macroproceso
Macroproceso
Actividades
Control Preventivo
Sub proceso
Veedurías
Absolución de Consultas
Orientación de Oficio
Actividades
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D
E M
A
N
D
A
Y/O
C
L I
E N
T E
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M
A
N
D
AY/
O
C L
I E
N T
E S
Gestión Legal y Sanciones
Gestión de la Seguridad
Gestión de RR.HH.
Gestión Logística
Gestión Financiera
Gestión Académica
Gestión Documentaria
Gestión Regulatoria y Normativa
Gestión TIC
C L
I E
N T
E S
MACROPROCESOS ESTRATÉGICOS
Gestión de la Calidad
Gestión del Entorno
MACROPROCESOS MISIONALES
MACROPROCESOS DE APOYO
Planeamiento Estratégico y
Control de Gestión
Análisis de la Demanda y
Planificación
Auditoría de Cumplimiento
Auditoria Financiera
Auditoría de Gestión
Participación Ciudadana y Transparencia
Gestión de Investigación y
Desarrollo
Auditoria Interna
Gestión de Inteligencia e Información
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