Fellestjenester – Fellesmagasin – ByggeprosessEgenutvikling av logistikk- og forvaltningssystemer

Forutsetninger, erfaringer, utfordringer, konsekvenser, fordeler, fallgruber…

Disposisjon

• Historikk: fra MuVe til VeMu• Fellestjenester – fra 2004 og fremover

– Fellesmagasin– Flytteprosesser– Prosjekter

• Byggeprosess 2011-12• Samlings(forvaltnings)plan

Historikk frem til 2008:• Fra 2002: Fylkeskommunen idé om museumssenter. Utredning

om fellesmagasin.• Frem til 2005: museene jobbet hver for seg:

– Larvik museum (kommunal)– Sandefjordmuseene / Hvalfangstmuseet (kommunal)– Vestfold fylkesmuseum (stiftelse)– Nord-Jarlsbergmuseene (interkommunalt)

• 2005 Museumssenteret i Vestfold (MuVe) ble opprettet. (Vedtak i Vfk 2003)– Aksjeselskap eid av ovenstående + fylkeskommunen

• Deler av samlingsarbeidet ble sentralisert i MuVe– Dokumentasjon, preventiv konservering, forvaltning, bevaring,

magasinering, logistikk, tilgjengeliggjøring

Historikk og organisasjon 2008-2012

Museums-senteret AS

Fylkesarkivet for Vestfold, Vfk

Fylkesbiblioteket, Vfk

KomMA, Kompetanse-senter for Museum og Arkiv

Samlings-forvaltningen

Vestfold-arkivet

«Samlingsforvaltningen og Vestfoldarkivet»

Frem til ‘08

Tanke om etABM-Vestfold

1.7.09 Vestfold-museene IKS stiftet

Kristin avdelingsleder

1.1.09 1.7.09 1.1.2011 1.8.2012

Karianne avdelingsleder

Vestfoldmuseene

IKS

Nyere tid

Larvik museum

Hvalfangstmuseet

Munchs hus Berger museum

Gumsrød gård

Aluminiummuseet

Jernverket Eidsfos

Haugar Vestfold kunstmuseum

Middelalder, oldtid, vikingtid

Slottsfjellsmuseet

(tidl. Vestfold fylkesmuseum)

Midgard historisk senter

Vestfoldarkivet og Samlingsforvaltningen

Fylkesarkivet for Vestfold

Museumssenteret i Vestfold AS

Økonomi, HR, IKT, kommunikasjon

Organisasjonskart 2012

Personalressurser i samlingsforvaltningenNavn tittel forklaring

Kristin Konservator Samlingsplan, prosjekter, koordinerer prosesser

Cathrine Konsulent Dokumentasjon registrering, superbruker på Primus og LIMA

Eivind Rådgiver Logistikkansvarlig, koordinerer prosessen med å få gjenstandene gjennom samlebåndsløypa

Elisabeth Konsulent 50% Gjenstandsmedarbeider, hjelper bl.a. Eivind

Torill Rådgiver Prosjektleder for FODAK. Ansvarilg for funksjonen som fylkesansvarlig fotobevaringsinstitusjon

Kaisa Konservator (teknisk) Tilstandsbedømming, magasinrevisjon, magasinforvaltning, emballering

Mekonnen Fotograf Gjenstandsfotografering

Marthe Konsulent, midlertidig Prosjektmedarbeider på FODAK

Personalressurser til samlingsforvaltning ute i avdelingene

• Vanskelig å få til å prioritere dette• Vanskelig å vurdere men anslagsvis ½

årsverk pr museum?• Uforutsigbart NÅR de kan jobbe med egne

samlinger• Trenger MER ressurser• Trenger bedre planlegging

Arbeidsdeling oss og museene:

Samlingsforvaltningen Museumsavdelingene

• Dokumentasjon av forvaltningsdata og logistikk

• Mottak av gjenstander• Tilgjengeliggjøring • Fotografering

• Kulturhistorisk dokumentasjon• Minimumsregistrering• Fremfinning av gjenstander til

overføring• Formidling• Dybderegistering av prioriterte deler

av samlingene

Av og til gjøres følgende oppgaver i fellesskap: frakt, mottak, rengjøring, forberedelse til frysing

Omtrentlig størrelse på samlingene

Institusjon/museum Foto Gjenstand Privatarkiv

Museene i Nord-fylket 100 000 18 000 95 hm

Slottsfjellsmuseet 1 500 000 20 000 180 hm

Hvalfangstmuseet 200 000 16 000 1250 hm

Larvik Museum 250 000 16 000 140 hm

Vestfoldarkivet 50 000 0 2700 hm

Til sammen 2 100 000 *) 70 000 4365 hm

*) er antagelig mye mer, men vanskelig å kvantifisere

Tilbake til starten 2004-5:

• Arbeidsgrupper:– Fotogrupper– Gjenstandsgruppe– Papirgruppe (arkiv)

Kriterier for å lykkes med felles løsninger (dvs fellestjenester, standarder, rutiner, magasiner):

• Største eier – fylkeskommunen – viktig drivkraft og støttespiller, både når det gjelder økonomi og intensjoner med museumssenteret– Museumssenteret var Vfks «baby»

• Gruppearbeid på tvers, samarbeid• Våge å tenke kvantitet og «samlebånd»

Før ombygging

Før ombygging

Gjenstandenes vei gjennom systemet

• Melde og klargjøre til flytting– Ingen gjenstander tas i mot uten at de er minimumsregistrert og meldt

• Overføring • Mottak• Identifisere og koble riktig gjenstand, strekkode og flyttemappe

(med dokumentasjon) sammen• Rengjøring• Frysing (tar knekken på småkryp)• Dokumentasjon

– Ingen gjenstander magasineres uten at de er fotografert på nytt

• Tilstandsvurdering og eventuelt emballering• Magasinering

Flyttemappe og strekkode for hver gjenstand

• Ønsket flytteuke• Tidligere konserveringsmessige tiltak• Tidligere oppbevaringssted og –forhold• Behov for ekstra digitale opptak fra museets side• I tillegg rubrikker for: behandling etter mottak,

forebyggende konservering, frysing, digitalisering, tilstandsbedømming, endelig magasinering.

• Informasjonen tastes senere inn i LIMA og tas vare på

Minimumsstandard

• Museumsnummer• Betegnelse• Evt alternativ betegnelse• Gjenstandskategori (Se FLYT-rapporten)

– Viktig for fotografens arbeid, definerer hvordan han skal ta bilder

• Mangler kulturhistorisk dokumentasjon• STORT behov for dybderegistrering

Melding - Overføring - Mottak

Identifisere og rengjøre/stabilisere

Sentralstøvsuger

Fryse – minus 30 – 3 døgn

Tilstandsvurdere - rengjøre

Magasinere

Bygging av magasiner 2005-8

• Ble til i eksisterende bygg• Byggekostnader pr kvm ca 2800 NOK

• Leide bygget• Investeringer gjennom låneopptak og nedbetaling• Renter og avdrag = husleie• 2009 Vfk kjøpte bygg + tomt + nabotomt for 60 mill• Plan: samlokalisere med Vestfoldarkivet, behov for

nytt arkivmagasin og andre arkiv-fasiliteter

Fellesmagasiner

• Fra 2012: Arkivmagasin 1500 kvm ca 11000 hm• Store gjenstander 610 kvm• Foto papir 20 kvm• Foto glass/plast 65 kvm ca 1000 hm• Fotokunst 161 kvm• Tekstil og papir 656 kvm• Små gjenstander 585 kvm• Nat.hist. magasin 75 kvm• Uklimatisert magasin 434 kvm• Jernmagasin (-klima) 33 kvm• Til sammen ca 4140 kvm

Andre arealer før utbygging 2012

Mottaksarealer 395 m²

Sluser / transport (i forb. m) magasiner 322 m²

Verksteder / teknisk konservering 230m²

Lager / oppbevaring 104 m²

Tekniske rom 275 m²

Kontor samlet 500 m²

Ganger / trapperom 102 m²

Diverse uinnredet 1. etg. (avfall etc) 29 m²

Klimakorridorer 47 m²

 SUM 2004 m²

+ ombygging / utbygging 2011-2012

• Kostnad 28,5 mill (11 tippemill + resten Vfk)

• Tilbygg Vestfoldarkivet grunnflate 700 kvm– Ordning, mottak, digitalisering 136

kvm– Magasiner 900 kvm– Bibliotek, lesesal, foyé, resepsjon 160 kvm

• Ombygging i eksisterende bygg– Konservering, digitalisering 310 kvm

Organisering av byggesak

• Byggeier, prosekteier prosjektleder:– Vestfold fylkeskommune

• Styringsgruppe– Prosjektleder + økonomisjef Vfk– Arkitekt– Verneombud– Brukergrupperepresentanter

• Fra Samlingsforvaltningen og Vestfoldarkivet

• Brukergrupper

Brukergrupperepresentanter

• MYE arbeid og ansvar• MYE som må følges med HELE tiden• Arbeid i spenningsfeltet mellom

– prosjekteier, brukere og ARKITEKT (fase 1)– Fase 2: prosjekteier, brukere og hoved- og under

ENTREPRENØRER (fase 2)

• Brukernes interesse: Anbefales sterkt å rydde plass og tid til denne funksjonen

• Vedkommende må sette seg inn i bygnings-tekniske ting, og hvordan dette påvirker funksjonene som skal foregå i de forskjellige arealene.

Utvikling av egne IKT-systemer

Utviklingsprosjekter i MuVe

• 2006 Pilotflytting• 2006-7 LIMA, Logistikk Innlemming i

Magasin (egenutviklet system)• 2007-11 FLYT, Flytting Logistikk Ytelse

Tilgang• 2007-8 FORA, FOtoRedningsAksjon• 2008-12 FODAK, Forvaltn Og Dok. Av

Kult.hist foto (egenutviklet system)

Generelt utfordringer, logistikk• Logistikk = gjentagelser, rasjonalisering, samlebånd,

konsekvens, rutiner• Utgangspunkt 2005: 4 uavhengige og frittstående

museers gjenstandssamlinger skulle overføres til felles magasin– Massebevaring – Målsetning 200 gjenstander i uka

• Innså på forhånd: stort behov for samkjøring av rutiner, logistikk etc.

• Behov for elektronisk dokumentasjon av forvaltningsdata, som det ikke lå til rette for i Primus

Utvikling av dataverktøy• Blitt til underveis; er stadig under utvikling• Det er ikke så enkelt at man vet hva man

vil ha, og enkelt kan lage en kravspek; man innser andre behov underveis i prosessen

• Fordel / ulempe: nærhet til utviklermiljø• Viktig: at utvikler kjenner behov og forstår

prosesser og arbeidsmåter (og omvendt)

Prosess: utfordringer > rutiner > dataverktøy

• Ingen lineær prosess, men ad hoc og digresjoner og sidespor hele tiden

• Prinsipp: Ikke være redd for å ta feil, endre retning

• Kan ikke forutse hvilke utfordringer som dukker opp

• Satt på spissen: prosessen har ført til erfaringer; ikke erfaringene som har ført til prosessen!

Våre systemer:• LIMA – Logistikk Innlemming i MAgasin

– Mål: å etablere rutiner og system som dokumenterer gjenstander fra de besluttes flyttet til fellesmagasin til de er magasinert.

– Ferdig 2007, men flikkes stadig på, bl.a. ifht DiMu / ny versjon av Primus

• FODAK – Forvaltning Og Dokumentasjon Av Kulturhistorisk fotografi – Mål: å utvikle og etablere metodikk og logistikk for dokumentasjon av store

mengder fotomateriale fra de besluttes flyttet til fellesmagasin, til de er magasinert– Under utvikling, planlagt ferdig 2012

• Forbehold: LIMA / FODAK forskjellig utgangspunkt– LIMA for en stor del tenkt ut og planlagt av hoder som ikke lenger jobber i

Vestfoldmuseene– FODAK tenkt ut og planlagt av nåværende ansatte, større eierskap til prosessen

og tankene bak

LIMA – Logistikk Innlemming MAgasin

• Info som bare finnes i LIMA: – Tilstand, historikk– Tidligere oppbevaringsforhold/klima– Emballering– Flyttemelding/flytteuke– Digitaliseringsmodul (brukes av fotografen)

• Strekkodelesing av objekter til fotografering• Automatisert navning av bildefiler• Feilretting• Kan velge foto som skal overføres til Primus

• LIMA henter informasjon fra Primus for å vise på en – for oss – mer oversiktlig måte

Eksempel på meny / katalogtre i LIMA – viser noen sentrale funksjoner

Tilstandsmodul i LIMA

Tilstandsmodul i LIMA

FODAK Forvaltning Og Dokumentasjon Av Kulturhistorisk fotografi

• Utgangspunkt: – ikke tilfredsstillende funksjonalitet for serieregistrering i Primus

fotomodul– Ingen mulighet for styring av og oversikt over forvaltnings-

hendelser i Primus fotomodul (overføring, emballering, digitalisering, revisjon etc.)

• Ønsket bl.a. følgende funksjonaliteter i FODAK– Masseregistrering, bolker– Flytte/overføringslogistikk, bolker– Oversikt i hierarki, nivåer– Relasjoner, sammenhenger – Mulighet for søk i ufullstendige nummersekvenser

FODAK logistikksystem

• Forsøk på svar på to behov:– Oversikt over komplekse samlinger/arkiver/

delarkiver/underserier i hierarkisk form• Samlingstilhørighet, overordnet kulturhistorisk dokumentasjon

– Logistikk for å styre forvaltning• Overføring fra museum til fellesmagasin• Flyttebolker• Emballering / omemballering• Magasinplassering• Prioritering? • Digitalisering• Konservering• Fremtidige planlagte hendelser

FODAK hierarkisk tankegang(Overordnet)

Fotosamling/-arkiv

Delsamling/-arkiv

Flyttebolk

MAPPE

(mappe)

Enkeltbilde

Digitalt objekt

Regionalt / lokalt nivåegionalt / nivå

Lokalt nivå (Dokumentasjonsobjekt)

Nasjonalt nivå

(Logistikkobjekt)

Mappe = det som fotoene oppbevares i,arkivboks, hengemappe e.l.

Eksempel – forklaring

Materiale som fraktes til fellesmagasin

(Overordnet)

Fotosamling/-arkiv

Delsamling/-arkiv

Flyttebolk

MAPPE

(mappe)

Enkeltbilde

Digitalt objekt

Widerøe-materiale i Vestfoldmuseene/ nivå

Widerøe-materiale i Larvik museum (avdeling i Vestfoldmuseene)

Widerøe-materiale, nasjonal oversikt

Arkivboks med deler av Widerøe-materiale

Ovenstående inneholder f.eks. flere mindre bokser med med underserier f.eks. hhv farve, s/hv, pos og neg materiale

Kan være både Widerøe og annet som fraktes sammen

Enkeltbilder som er dokumentert fordi de er prioritert, evt ved publikums- forespørsel eller ved annet behov (intern bruk som utstilling/forskning e.l.).

Enkeltbilder som er digitalisert fordi de er prioritert. I eller utenfor systemet. F.eks. hentes inn fra FotoStation.

FODAK: det viktigste, oppsummert

• Struktur, hierarkisk oppbygning – Kompleksitet– Fleksibilitet

• Hendelser– Hendelseshistorikk følger objektet/samlingen/serien/underserien– Hendelser, også fremtidige –> oppgavelister, planlegging av fremtidig

forvaltningsarbeid, f.eks. digitalisering og dybderegistrering av prioritert materiale

• System – Helt til topps – nasjonalt nivå (eks. Fjellanger Widerøe, Wilse, Lindahl) (kan

kanskje også tenke oss tematiske nasjonale oversikter, jfr oslobilder.no, som tenker å samle bilder av oslo uavhengig av hvor de befinner seg.)

– Helt til bunns – det digitale objektet

FODAK logistikksystem ->NILS samarbeid med NMK• Pilot ferdigstilt i 2012 i samarbeid med

Nasjonalmuseet• Bygger på deres NILS – Nasjonalmuseets

Intregrerte LogistikkSystem

”Delprosjekter 2012-2013”• Sammen med Kultur-IT: Søknad til Kulturrådet

høsten 2011 om LIMA inn i Primus (ble avvist). Bakgrunn for søknaden:– Vi har ingen presisje i å drifte og utvikle egne systemer– Tar mye ressurser, er sårbart– Ønsker at andre skal kunne bruke det– Ønsker å bidra med vår erfaring til fellesskapets beste– Ønsker samarbeid og FELLES systemer– Bedre med drifting og utvikling i større miljøer enn hos

oss lokalt

Søknaden: LIMA inn i Primus• Bruke erfaringer fra LIMA (og FODAK) >

etablere samlingsforvaltnings/logistikk-modul i Primus

• Vestfold tidlig ute med fellesmagasin• Nå: flere fellesmagasiner• Ønsket å trekke inn andre ressurser fra

museumssektoren i gjennomføringen av prosjektet

Fordi:• Økt behov for felles nasjonale / regionale

løsninger som ivaretar utfordringene ved behandling av flere eieres samlinger, ikke bare det enkelte museums samlinger

• Behov for logistikk rundt dokumentasjon, tilsyn, vedlikehold, konservering av gjenstander – i felles magasin– i egne lokale magasiner– i permanente og temporære utstillinger– som er utlånt / innlånt

Tanken var:• Å søke om tilsvarende for FODAK året etter• Evt se det material-uavhengig: ikke forskjellige

stystemer for foto, gjenstand, kunst…

Forventninger:• Ikke lokalt, tilfeldig, ustabilt, uforutsigbart og sårbart,

men• et tydelig, nasjonalt, stabilt og forpliktende ansvar for

styringen av utviklingen av slike systemer

Oppdrag fra NKR, NMK & VeMu

• Mandat: evaluere eksisterende systemer• Prosjektmål:Skaffe tilveke beslutningsgrunnlag

for ett av følgende alternativer– anskaffe eksisterende Spectrum-kompatibelt IKT-basert system for

styring av samlingsforvaltningsprosedyrer og -rutiner – etablere helt ny løsning basert på erfaringene i NILS, LIMA og FODAK.– forbedring av eksisterende systemer (NILS, LIMA, FODAK) uavhengig

av hverandre

• Primus’ plass i dette?

Samlingsforvaltningsplan

• Handler om mer enn forvaltning• Startet opp 2011 – vedtas av styret 2013• Koordineres av Kristin og FoU-koordinator• Arbeidsgruppe fra avdelingene

– Kompetanse både på gjenstand og foto

• Alle gjenstandskategorier• Felles innsamlingsplan

Bakgrunn og forutsetninger

Fra Strategiplan 2012 – 2015

• Vestfoldmuseene skal på en profesjonell måte forvalte samlingene og tilgjengeliggjøre kunnskapen ved å:

• idereutvikle kvalitetsheving av samlingsdokumentasjonen og tilgjengeliggjøring til publikum.

• urdere mulighet for fagressurs knyttet opp mot samarbeid med museer og samlinger drevet av frivillige.

• Felles samlingsplan følges av alle avdelinger• Gjøre Vestfoldmuseenes samlinger tilgjengelige på nett• Sette høy standard for dialog med publikum om

Vestfoldmuseenes samlinger

Disposisjon

• Hva har vi?• Hvor er vi?• Hvor vil vi?• Hvordan kommer vi dit?• Tilrådinger

• Våre rapporter ligger her: http://samlingsforvaltningen.vestfoldmuseene.no/fag-og-prosjekter/