Uus SAP

1

UUE JA VANA SAP-I VÕRDLUS

SISUKORD Põhimõisted palgaarvestuses 1 Muudatused andmete sisestamisel 2

Maksuarvestuse muudatused 4

Kulude jagamine 5 Muudatused palga arvestamisel 6

Kuu lõpu palgaarvestus 6

Puhkusetasude arvestus 7 Palgaarvestuse ja -makse kandeks tegemine ja kande vaatamine 8

Eelarve täitmine 9 Maksefaili loomine 10

Palgamakse välispanka 16

PÕHIMÕISTED PALGAARVESTUSES Company Code – Valitsemisala kood. Näiteks R000 = Rahandusministeerium, L000 = Keskkonnaministeerium, N000 = Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium jne.

Personnel area – personali alamala = asutus. Uues SAPis on valitsemisala võrdsustatud Company Code’iga ja asutus Personnel areaga. Sellest lähtuvalt on kodeeritud personali alad. Personali ala on neljakohaline kood, millest esimene koht vastab valitsemisala koodile, järgmised kaks riigi kassalise teenindamise eeskirjale vastav administratiivne tunnus ja viimane koht on administratiivse tunnuse jagunemine asutustega. Näiteks R100 = Rahandusministeerium, kui asutus Rahandusministeeriumi valitsemisalas, R400 = Riigi Tugiteenuste Keskus, Rahandusministeeriumi valitsemisalas Personnel subarea – personali allüksus. Personnel subarea ei vasta edaspidi osakonnale, sest läbi personnel subarea käib seadistuste juhtimine ja subareat ei saa siduda ajaga. Osakondade loomine ja muutmine on aga suhteliselt sagedane tegevus, nii kaotab subareate vastavus osakondadele üsna ruttu oma mõtte. Osakonna dimensioon on inimese juures Cost Centeri kaudu ja läbi struktuuri seoste. Personnel subarea on SAPis mõeldud personali jaotamiseks mingite arvestust mõjutavate tunnuste alusel. N: kui kehtivad osadele inimestele ühesugused palgaskaalad ja teistele inimestele samas asutuses teistsugused palgaskaalad. Või on osadele inimestele ühesugused tööajagraafikud ja teistele teised. Employee Group – töötaja grupp. Praegu 2 – Avalikud teenistujad, 8 – töölepingulised töötajad, 9 – soodustingimistega töölepingulised jne. Sõltuvalt töötaja grupist konteeritakse palgakanded erinevatele kontodele. Aruandeid saab küsida erinevate töötaja gruppide kohta. Payroll area – palgaarvestusgrupp – P-arv-gr. - palgapiirkond. Rahandusministeeriumil R1, Majandus ja kommunikatsiooni ministeeriumil N1 jne. Palgapiirkond on oluline mõiste palgaarvestuse

Uus SAP

2

teostamisel. Ühte palgapiirkonda kuuluvatele inimestele arvestatakse palka koos.

MUUDATUSED ANDMETE SISESTAMISEL

Uue SAP-i pilt on eestikeelne. Osaliselt on aga ikkagi tõlkimata ja osa andmeid on erinevates kohtades tõlgitud erinevalt, seega kasutamisel peab sellele tähelepanu pöörama. Muutunud on tasuliikude ja puudumiste numbrilised koodid ja kogu nimekirja on oluliselt lühendatud ja korrastatud. 400x – IT0008 ehk põhipalga infotüüpi kuuluvad tasuliigid 4xxx – ühekordsed ja korduvad tasud 5xxx – Hüvitised ja toetused 6xxx – Puhkusetasud 7xxx – Muud tasud ja kinnipidamised 8xxx – Kinnipidamised kolmandate isikute kasuks Tasuliigid on valdavalt avatud alles alates 01.05.2013 ja sellepärast peab inimese andmetes (PA30) uue tasuliigi sisestamisel esmalt sisestama arvestuse või väljamakse perioodi ja alles seejärel minema Create käsuga uut tasu sisestama. Kui enne perioodi ei sisesta, siis tasuliikide valikus vajalikud tasuliigid puuduvad. Tasuliikide valikutes kuvatakse asutusele vaid need tasuliigid, mille kasutamist asutus on ette näinud ja endale kasutamiseks küsinud. Vahearvestuse põhjustest on alles jäänud ainult 9000 – puhkus ja 9004 – summaline vahearvestus. Põhipalga infotüübil (IT0008) väljale Area valida 01 Riigiasutused Group – tuleb panna 00, sest alates 01.04.2013 ei ole enam palgaastmeid ja palgad tuleb sisestada summaliselt. Palgaastmeid on sisestatud ainult, mõne eriseaduse alusel . Valides vastava area :JUM haldusalas kohtunikud, prokurörid, vanglaametnikud, EKEI või välisteenistuse seaduse alusel avaneb välja group alla vastav palgaastmete loetelu.

Uus SAP

3

Capasity util.level olevas % lahtris peab olema töötaja koormus, sest siit tulevad alused tunnipalga arvutamiseks. Osalise koormusega töötaja tunnipalk on ju sama suur, kui täiskoormusega töötajal, ainult töötunde on vähem ja sellepärast ka väiksem põhipalk. Lisatud on saadaolevate puhkuste IT-le põhjuseid, mille alusel inimestele puudumisi tohib sisestada. Juurde on tulnud õppepuhkus, lapsepuhkus, töövõimetuspensionäri lisapuhkus jne.

Uus SAP

4

MAKSUARVESTUSE MUUDATUSED

Inimese tööle võtmise käigus arvutatakse lähtuvalt inimese isikukoodist välja pensionile jäämise aeg. See kuvatakse maksude IT-l lahtrisse „Pensioni saamise alg“. Pensionile jäämise kuule järgnevast kuust alates inimese tasudelt enam töötuskindlustuse maksu kinni ei peeta.

Inimese tööletulemisel kontrollitakse tööletulemise kuupäeva seisuga Pensionikeskuse andmebaasist kas inimene on liitunud kohustusliku kogumispensioni II sambaga ja millise protsendi ulatuses tema palgalt kogumispensioni makset kinni peetakse. Seega kontrollimisel on oluline andmekirje alguse kuupäev. Tagasiulatuva maksude IT parandamise puhul saame andmeid käsitsi muuta. Maksude IT-l kogumispensioni ja töötuskindlustuse IT-d ei tohi ise enam muuta. Andmed peavad tulema automaatselt. Kui palgapäev on järgmises kuus ja inimesele unustati teha kirje uue kogumispensionimakse protsendi osas, siis lisaks maksude infotüübi parandamisele tuleb parandatava kuu (nt. detsember 2013) ümberarvestamiseks panna peale ka ümberarvestuse kohustus, sest uus maksude kirje hakkab kehtima jooksva kuu esimesest päevast (01.01.2014). Tulumaksuvaba miinimumiga arvestatakse alates inimese tööle tulemise kuu esimesest täiskuust või alates kalendriaasta algusest summaarselt kalendriaasta lõikes. Seega kui inimene tuleb tööle poolest kuust, siis esimesest palgast tulumaksuvaba miinimumiga ei arvestata. Tulumakasu miinimum arvestatakse inimese jooksva kuu esimeselt väljamakselt sõltumata sellest, kas tegemist on vahearvestuse või kuu lõpu palgaarvestusega. Real Mitte-resident peab olema vastav valik. Kui mitte-resident, siis tuleb valida õige tüüp.

Uus SAP

5

KULUDE JAGAMINE Kulutunnuste osa on väga palju muutunud just tänu muudatustele finantsmoodulis, kus eelarve täitmise tegeliku ja kassakulu kontrollimine toimub kulukande postitamisel. Mitmed terminid on omandanud teise tähenduse ja kogu palga ja maksude maksmise osa on viidud maksimaalselt SAP – standardile.

Distrib – vali 01 – Wage/Salary Master cost center – Programm näitab vaikimisi kulukeskust, mis on sisestatud töötaja ametikoha

juures. See info on meile teadmiseks ja seda ei saa siinkohal muuta. CoCode – Company Code – valitsemisala kood Cost ctr – CostCenter – kulukeskus – osakond Order – lahtri täitmine sõltub sellest, kas on vaja ressurss lisada, siis on vaja täita. WBS element – Pr.str.element – kui palk kuulub mingi projekti hulka, siis on talle avatud „Work

breakdown structure = WBS“ element, millega juhitakse kulud projektimoodulisse. Pct – protsent. Kui kulud jagatakse rohkem kui 1 kulutunnuste rea vahel. Fund – fond – eelarveliik Fund ctr – FundCenter – eelarveüksus. Eelarveüksus on tavaliselt sama, mis tulukeskus ehk asutus.

Suuremate asutuste puhul võib olla erinev – jaotus eelarve osa eest vastutava inimese/tegevusvaldkonna järgi.

Tegevusala – tegevusala Riigi raamatupidamise üldeeskirja jaotuse järgi. Abiraha – Grant - toetuse või välisabi tunnus Inimeste uude SAP-i ületoomisel või tööle võtmisel sisestatakse kulu tunnused IT0001 – organisatsiooni andmed. Tavaliselt sisestatakse sinna eelarve kulutunnused. Kui inimene ei saa palka muudest allikatest, siis IT0027 ei pea täitma. IT0001 saab sisestada ühe kulutunnuste rea. Kui inimene saab palka ka muust allikast, siis selle muu osa (näiteks 30% teiste tunnustega), saab sisestada IT0027 ja kõik inimesele saadaolevad tasud jagatakse 30/70 % (30% IT0027 sisestatud tunnuste alusel ja ülejäänud 70% IT0001 sisestatud tunnuste alusel). Enam ei pea IT0027 kõikide sisestatud kulutunnuste protsentide summa olema 100%. Palga arvestamisel leitakse kulutunnused esmalt IT0027 ja puuduv osa IT-lt 0001. Kui inimesel on puhkuse ajal erinevad kulutunnused, siis peab IT0027 sisestama puhkuses perioodiks vastava kulutunnuste rea. Kui inimesele on juba töötasu arvestatud ja siis selgub, et kulu tunnused pidid olema teised, siis tuleb IT0027 kulu tunnused õigeks panna ja koos kuu lõpu palgaarvestusega toimub arvestatud tasude ümberarvestamine, kusjuures palga maksud arvestatakse tekkepõhise perioodi järgi (vanas SAP-is arvestati kassapõhiselt).

Kui inimesele makstakse ühte kindlat tasu muust palgast erinevate kulutunnustega, siis olukorras, kui 100% tasu on ühtede tunnustega võib tasuliigi juures kasutada Cost Assignmenti ( kululiblikat). Kui

Uus SAP

6

aga saadaolev tasu koosneb samuti mitmest erinevast kulureast, siis sellisel juhul tuleb tasu sisestada inimesele puhkepäevale, millal inimene ei tööta, ega puhka või riigipühale ja samale päevale sisestatakse ka IT0027 peale eraldi kulutunnused. Enam ei ole võimalik teha vahearvestuses plussi ja miinusega kulutunnuste parandamise kandeid, sest sellise kande puhul ei teki väljamakset, aga uues SAP-is peab nii kassa, kui tekkepõhine eelarve tulema arvestuste kannetelt. Parandada saab koos kuu lõpu arvestusega.

MUUDATUSED PALGA ARVESTAMISEL

KUU LÕPU PALGAARVESTUS Kuu lõpu palgaarvestus toimub nagu seni toiminguga PC00_M99_CALC - Start Payroll. Muutunud on Payroll Schema, milleks on nüüd 1000 ja layout for remun. statment, milleks on ZLIPIK.

Uus SAP

7

PUHKUSETASUDE ARVESTUS Puhkusetasu arvutatakse puhkusele eelneva eelviimase tööpäeva seisuga töötajale sissenõutud palga pealt. Kui puhkus koosneb mitmest järjestikusest puhkusest (puhkus sisestatakse erinevate osadena järjest), siis puhkusetasu arvutatakse välja esimesele puhkuse osale eelneva eelviimase tööpäeva alusel. Kui puhkusetasu arvutamise aluseks oleva kuue kuu eest makstakse hiljem välja tasu, siis arvutatakse puhkusetasu ümber. Ümberarvestuse tulemusena puhkusetasu ei tohi väheneda. Koos palgaga arvutatakse puhkusetasu ainult selle kuu eest, mille eest arvestatakse palka. Kui puhkusetasu soovitakse saada ette, siis tuleb seda teha vahearvestusega. Kui puhkusetasu arvestatakse välja vahearvestusega, siis kantakse kogu puhkuse osa arvestuskuu kuludeks. Enam ei konteerita puhkusetasu ettemaksu kontole. Kui aastaaruande jaoks on vaja eristada palgakulusid ja palga ettemakseid, siis tuleb teha käsitsi paranduskanded pearaamatusse.

Uus SAP

8

PALGAARVESTUSE JA -MAKSE KANDEKS TEGEMINE JA

KANDE VAATAMINE Palgaarvestuse ja palga maksmise kandeks tegemine toimub toiminguga PC00_M99_CIPE01 - Create Posting Run

Erinevus vana ja uue SAP-i vahel on selles, et Posting variandiga SAP loome palgaarvestuse kulukande ja Posting variandiga SPM loome palga maksmise kande. (Posting variandiga SPM loome dokumendi, mille loomiseks vanas programmis oli kasutusel ZART.) Palga kulukandel on kohustuste maksukontode muudatus töötuskindlustuse maksu osas. Nimelt jagatakse TK maks kaheks Arvestatud töötuskindlustusmaksu kohustuseks ja Töötuskindlustusmaksu kohustuseks.

Uus SAP

9

Teiseks muudatuseks on kohustuste kontode jagamine vastavalt sisestatud kulu tunnustele – ehk kohustuste kontodele tulevad kaasa projekti tunnused. Kui toimub palga ümberarvestus seoses kulutunnuste muutumisega, siis võivad olla inimese netopalk ja inimese palgalt kinnipeetud maksud tasakaalust väljas, küll aga võrdub inimese brutopalk netopalga ja palgalt kinni peetud maksude summaga.

Palga kulukande dokumendi tüübiks on SP ja maksekande dokumendi tüübiks on alati SQ.

Kui soovime juba tehtud palgakandeid palga poole pealt vaadata, siis selle jaoks on ikka toiming PCP0 - Edit Posting Run. Kui selle avame, siis dokumentide loetelu koosneb kahest blokist. Ülemises blokis on alt üles (kõige viimane kõige peal) maksmise kanded ja alumises blokis on palga kulukanded.

Kui otsime palgakannete numbreid inimese arvestuse juurest (Off-Cycle -> Payroll results), tabel PCALAC näeme, et on loodud kaks dokumenti.

Avades tabeli kuvatakse maksmise ja kulukande Run-i numbrid.

Palgakande postitamisel on koheselt võimalik kontrollida, ka maksmise postitust ( et kontrollida kulu tunnuseid v.m. antud hetkel olulist infot.

EELARVE TÄITMINE Uude SAP-i on sisse ehitatud tekke- ja kassapõhiste eelarvete täitmised. Maksefailid lähevad riigikassasse ilma kulutunnusteta ja kõik eelarve täitmist puudutavad toimingud tehakse palgakannetel automaatselt, sellepärast on kanded tihtipeale hästi keerulised.

Uus SAP

10

Palgakandega SP ei teki eelarvete täitmist. Palgakandega SQ tekivad tegeliku ja kassakulude eelarvete täitmised netopalga osas. Uues SAP-is makstakse palgamaksud üle finantsmooduli. Pearaamatu väljavõttega FAGLL03 leitakse SP dokumentide alusel tekkinud maksukohustused kulutunnuste lõikes. Saadud andmete alusel tehakse f-47-ga ettemaksutaotlused (kande tunnusega x – mis suunab ettemaksed 103799 kontole). Maksude ettemaksude dokumendi tüübiks on ZP. Maksude ettemaksude ja SP dokumentide kokkukliirimise dokument on AB ja selle dokumendiga tekib kassa- ja tekkepõhise eelarve täitmine palgamaksude osas.

MAKSEFAILI LOOMINE Maksefaili loomiseks on vaja teha kõigepealt maksmise eeltegevus toiminguga PC00_M99_CDTA - Pre.Program DME

Siia leheküljele on juurde tulnud väli Payment date, mida kasutatakse juhul, kui tegeliku väljamakse kuupäev erineb off-cycle väljamaksu kuupäevast. Kui see väli jääb tühjaks, siis vaikimisi võtab programm maksekuupäevaks off-cycle väljamaksu kuupäeva.

Uus SAP

11

Avaneb juba vanast programmist tuttav tabel ja siinjuures ei ole muudatust. Oluliseks väljaks on DME kuupäev ja ID number

Maksefaili moodustamiseks on toiming PC00_M99_FPAYM - Create Payment Medium .

Avanevast aknast vali ja avanevast valikust sobiv maksevariant: Tavaliste massamaksete koostamiseks M5, muud maksed variant PALK_M3 . Välismakse PALK_M4. PALK M3 – kolmandale isikule, hankijale ja maksude maksmiseks vajalik tegevus M5 – massmaksefail Sisesta käivituskuupäev ja ID ( mille jätsid meelde DME tulemusest

Uus SAP

12

Kellast käima ja programm pakub trükkimise võimalust. Vali cansel ja kuvatakse info:

Uus SAP

13

Topeltklikk maksekokkuvõtte real kuvab loendi

Topeltklikk dokumendi tüübi ikoonil avab maksefaili sisu

Topeltklikk väljastuse dokumendi real kuvab andmekandja ülevaate

Uus SAP

14

Valides andmekandja ülevaate rea ja prillid, avaneb maksefail

Maksefailis on näha tegelik maksekuupäev, mis on kas palgapäev, vahearvestuse maksekuupäev või maksefaili eeltegevuse juures käsitsi sisestatud payment date. Maksekuupäeva ei saa siin faili tehes muuta. Topeltklikk tõrkelogi real kuvab info tõrkest. Kui tõrkeid ei ole, siis tõrkelogi rida ei kuvata.

Uus SAP

15

Antud juhtumil käivitasin juba tehtud maksefaili teistkordselt ja sellest anti ka tõrkelogis teada.

Kui on tegemist massmaksega, kus osalevad mitu panka, siis saan maksefaili loomisel pildi:

Teen ühe rea aktiivseks ja kinnitan valikut rohelise linnukesega. Saan ühe panga kohta maksefaili

Kui see on tehtud, siis liigun sammu tagasi ja teen faili ka teise panga kohta. Kui maksekorraldused on loodud, siis kuvatakse maksete grupeerimise info veergu“ Lõp. viid“ inimeste arv, kelle kohta on maksefail loodud. Kui selles veerus on null, siis nende inimeste koha maksefaili veel loodud ei ole.

Uus SAP

16

Inimese maksude maksmiseks ei ole enam toimingut ZMAKSUDYK. Selleks, et teada saada millised maksud ja millisest allikast on vaja maksta peab võtma aruande toiminguga FAGLL03 ja seda Pivotiga töötlema. Maksuettepanekud sisestatakse finantsmoodulisse toiminguga F-47 kande võtmega x. Ja tasutakse nagu tavalised ettemaksud toiminguga F110.

PALGAMAKSE VÄLISPANKA Kui inimese palgamakse tuleb maksta välismaal asuvasse panka, siis peab inimese põhiandmete PA30 infotüübil 0009 Panga andmed kajastama vajalikud panga rekvisiidid ja maksemeetodi. Kui tegemist on pangaga, kus kasutatakse IBAN koodi, siis peab see kood olema sisestatud IBAN koodi väljale. SWIFT kood tekib pangavõtme valikust ja välismakse puhul peab makseviisis olema W.

Kui tegemist on välispangaga, millel ei ole IBAN koodi, siis tuleb pangakonto sisestada pangakonto väljale. Panga andmed tekivad Pangavõtme valikust ja välismakse puhul peab makseviis olema W.

Uus SAP

17

Maksefaili moodustamiseks välispanka on vaja toiminguga PC00_M99_FPAYM - Panka kandmine käivitada variant PALK_M4