Uvod u Excel 2010 - ВИШСС / Насловна...Informatika – Uvod u Microsoft Excel 2010 3 Pokretanje programa i radno okruženje Pokretanje Excela može se uraditi na više

UvoduExcel2010

0028.11 ‐ Informatika

Tehnikum Taurunum ‐ VIŠSS

Informatika – Uvod u Microsoft Excel 2010

1

SADRŽAJ

UVOD ............................................................................................................................................................ 2

POKRETANJE PROGRAMA I RADNO OKRUŽENJE ............................................................................................ 3

RADNA SVESKA ........................................................................................................................................................ 4

VRSTE KURSORA ....................................................................................................................................................... 5

UNOS PODATAKA I KRETANJE PO RADNOJ POVRŠINI ......................................................................................................... 6

TRAKA S ALATIMA ......................................................................................................................................... 7

KARTICA FILE ........................................................................................................................................................... 7

KARTICA HOME ....................................................................................................................................................... 7

Odeljak Clipboard ........................................................................................................................................... 8

Odeljak Font .................................................................................................................................................... 8

Odeljak Alignment .......................................................................................................................................... 8

Odeljak Number .............................................................................................................................................. 9

Odeljak Styles ................................................................................................................................................ 10

Uslovno formatiranje .................................................................................................................................... 10

Odeljak Cells .................................................................................................................................................. 13

FORMULE I FUNKCIJE .................................................................................................................................. 15

NAJKORIŠĆENIJE FUNKCIJE ........................................................................................................................................ 17

Funkcija IF ..................................................................................................................................................... 17

GREŠKE ................................................................................................................................................................ 18

REFERENCE ........................................................................................................................................................... 18

DIJAGRAMI ................................................................................................................................................. 21

„ŠTA AKO“ ANALIZA .................................................................................................................................... 28

GOAL SEEK ............................................................................................................................................................ 28


2

Uvod

Microsoft Excel je program kompanije Microsoft koji omogućava korisniku da organizuje podatke primenom forme tabela, uz mnogo mogućnosti formatiranja, odnosno podešavanja njihovog načina prikaza. Primenom formula, ugrađenih funkcija i specijalnih alata za analizu, moguće je uraditi čak i veoma kompleksne proračune, kao i obradu nenumeričkih podataka. Istovremeno, podaci se mogu predstavljati grafički preko različitih vrsta dijagrama. Excel sadrži mnoge osobine koje olakšavaju rad na svakodnevnim zadacima. Mogu se lako obraditi velike količine podataka, a s podacima se lako upravlja. Ovaj program predstavlja deo Microsoft Office paketa, pa je samim tim kompatibilan s ostalim programima tog paketa.

Većina korisnika, koja se nije posvetila upoznavanju sa mogućnostima ovog programa, koristila ga je samo za tabelarno predstavljanje podataka. Pri takvoj primeni, korisnici su u tabele unosili početne vrednosti, ali i ručno izračunate rezultate. Međutim, ispravno korišćenje ovog programa zasniva se na dinamičkom radu s podacima. Unosom polaznih podataka i primenom odgovarajućih formula i funkcija, dobijaju se traženi rezultati. Promenom bilo kojeg početnog podatka, Excel će automatski ponoviti obračun i dati novi rezultat. Na ovaj način, izbegavaju se česte greške koje nastaju pogrešnim unosom rezultata, a bilo koja promena početnih vrednosti, zahteva ponavljanje obračuna i unosa novog rezultata. Poštovanjem principa dinamičkog rada s podacima, omogućava nam da jednom napravljenu tabelu možemo ponovo upotrebiti, što je veoma korisno za razne analize ili evidenciju poslova koji se periodično ponavljaju sa promenjenim polaznim parametrima, npr. razne dnevne, mesečne ili godišnje evidencije.


3

Pokretanje programa i radno okruženje

Pokretanje Excela može se uraditi na više načina: duplim klikom na ikonicu na radnoj površini (engl. desktop), klikom na prečicu u startnom meniju ili programskoj traci (engl. taskbar), duplim klikom na datoteku koja ima neku ekstenziju koja je povezana s Excelom. Uobičajeno, datoteke u kojima novije verzije ovog programa čuvaju podatke imaju ekstenziju „xlsx“, dok starije verzije, zaključno s verzijom Excel 2003, koriste ekstenziju „xls“.

U skladu sa svojom osnovnom funkcijom organizovanja podataka, jedna datoteka u Excelu predstavlja jednu svesku za rad. Tako se svakim pokretanjam programa otvara zasebna radna sveska (engl. workbook), odnosno dokument koji predstavlja skup jednog ili više radnih listova (engl. worksheet), nalik stranicama u pravoj svesci. Kreiranjem nove radne sveske, na raspolaganju imamo tri radna lista, a po potrebi možemo ih dodavati ili brisati. Radi bolje organizacije podataka, jedna radna sveska treba da sadrži podatke o jednom problemu ili poslu, dok se u radnim listovima zasebno predstavljaju nezavisne tabele i dijagrami.

Svaki radni list je podeljen na niz kolona i redova. U preseku kolone (engl. column) i reda (engl. row) nalazi se elementarno polje za čuvanje jednog podatka, koje se zove ćelija (engl. cell). Kolone su označene slovima, a redovi brojevima. Slovo kolone i broj reda određuju adresu ćelije. Na primer, označena ćelija u gornjem levom uglu slike 1 ima adresu A1.

Prvim pogledom na radno okruženje, novim korisnicima Excel može delovati komplikovano, ali nakon upoznavanja s načinom na koji su sve mogućnosti grupisane u logičke celine i organizovane za brz i lak pristup, sve će izgledati mnogo lakše. Na slici 1 prikazano je standardno radno okruženje.

Slika 1 ‐ Radno okruženje

Radna površina

Oznake

kolona

Oznake

redova

Indikator

aktivne ćelije

Radni

listovi Promena

prikaza

Kontrola

uvećanja Statusna

linija

Polje za ime Polje za

formule Traka s

alatima

Alatke s brzim pristupom Naslovna linijaNaziv datoteke Kartice alatki

Klizači radne

površine


4

Osnovni elementi radnog okruženja su:

Naslovna linija – sadrži naziv datoteke, ime programa i dugmiće za kontrolu prozora

Alatke sa brzim pristupom (engl. quick access toolbar) – ikonice osnovnih i najčešće korišćenih komandi, koje korisnik može prilagoditi po potrebi

Kartice alatki – izbor različite trake sa alatima, slično nekadašnjim menijima

Traka sa alatima (engl. ribbon) – skup alatki u okviru jedne kartice

Polje za ime (engl. name box) – prikazuje adresu izabrane ćelije ili neko ime dodeljeno

ćeliji, opsegu ćelija i nekom objektu

Polje za formule (engl. formula bar) – prilikom unosa podataka ili formula, oni se prikazuju u ovom polju

Red – predstavlja horizontalni niz podataka koji je označen brojevima

Kolona – predstavlja vertikalni niz podataka koji je označen slovima

Radni listovi – izbor aktivnog i manipulacija sa radnim listovima

Statusna linija – prikazuje podatke o trenutnom statusu ćelije (spremna za narednu komandu, unos podataka u ćeliju, ćelija aktivirana za izmenu podataka itd), dodatnim mogućnostima trenutne komande, brze obračune (zbir, prosek i broj selektovanih ćelija) i dosta drugih korisnih informacija. Korisnik s desnim klikom na ovu liniju može prilagoditi koje će informacije dobijati.

Kontrola uvećanja – podešavanje veličine prikaza radne površine.

Radna sveska

Prilikom otvaranja novog dokumenta, radna sveska ima tri radna lista. Njima je moguće promeniti nazive, moguće je premeštati i kopirati ih, a mogu se dodavati novi i brisati postojeći radni listovi. Desnim klikom na karticu sa imenom radnog lista, pojaviće se prozor s raspoloživim mogućnostima, kao na ci 2.

Slika 2 ‐ Meni za operacije nad radnim listovima

Insert – dodavanje novog radnog lista (drugi način je klikom na dugme koje se nalazi s desne strane kartica radnih listova)

Delete – brisanje radnog lista

Rename – menjanje naziva radnog lista (drugi način je dvoklik na naziv radnog lista)


5

Move or Copy – premeštanje ili pravljenje kopije izabranog radnog lista. Izborom ove

opciju prikazaće se prozor kao na slici 3. Na padajućoj listi bira se pozicija ispred koje

će se nalaziti izabrani radni list ili njegova kopija. Ukoliko se vrši kopiranje, potrebno

je potvrditi opciju Create a copy. Promena pozicije radnog lista se može uraditi

jednostavnim prevlačenjem kartice s imenom radnog lista na željenu poziciju.

Slika 3 ‐ Premeštanje i kopiranje radnih listova

Dobra je praksa da se nakon otvaranja novog dokumenta zadrže samo potrebni radnih

listova i da im se dodele odgovarajući nazivi.

Vrste kursora

Pomoću kursora na radnoj površini može se označiti jedna ćelija, selektovati niz ćelija,

ceo red ili cela kolona, kopirati ili premestiti sadržaj selektovanih ćelija, a može se podešavati

visina redova i širina kolona. Za svaku od ovih različitih operacija, pojaviće se različit kursor,

kao što je prikazano na slici 4.

Slika 4 – Tipovi kursora


6

Vrste kursora:

1. Za selektovanje ćelije ili više ćelija i aktiviranje ćelije za izmenu ili unos podataka

2. Pojavljuje se kada duplim klikom aktiviramo ćeliju za unos ili izmenu podataka u

ćeliji

3. Kada pozicioniramo kursor na okvir ćelije ili selektovanog opsega ćelija (izuzev

kvadratića u donjem desnom uglu), on služi za premeštanje sadržaja u druge

ćelije

4. Pojavljuje se kada pozicioniramo kursor na crni kvadratić u donjem desnom uglu

selektovane ćelije ili opsega ćelija, služi za kopiranje selektovanog sadržaja i

automatsko popunjavanje podacima (engl. auto fill)

5. Kada pozicioniramo kursor na graničnu liniju između oznaka kolona ili redova,

može se menjati visina reda, odnosno širina kolona

6. Pojavljuje se kada pozicioniramo kursor iznad oznake kolone ili reda, koristi se za

selektovanje cele kolone ili reda

Unos podataka i kretanje po radnoj površini

Kako bi se uneo neki podatak ili formula u neku ćeliju, prvo je potrebno aktivirati tu

ćeliju. U jednom trenutku samo jedna ćelija može biti aktivna i njena adresa prikazana je u

polju za ime. Ćelija postaje uokvirena crnim pravougaonikom, a njen sadržaj, ukoliko ga ima,

biće prikazan u polju za formule. Nakon unošenja podataka, aktivacijom neke druge ćelije

potvrđujemo unos.

Za kretanje po radnom listu, odnosno pomeranje indikatora aktivne ćelije, može se

koristiti tastatura i miš. Levim klikom miša može se direktno aktivirati bilo koja ćelija na

ekranu. Prilikom unosa podataka, često je mnogo brže koristiti tastaturu za kretanje po

radnom listu. Tasteri sa strelicama pomeraju indikator aktivne ćelije za jednu ćeliju u smeru

strelice na tasteru. Za pomeranje na jednu poziciju desno, može se koristiti i taster TAB, a na

ćeliju ispod trenutno aktivne može se preći sa tasterom ENTER. Tasterima Page Up i Page

Down, pomera se indikator aktivne ćelije za ceo ekran gore ili dole, a istovremeni pritisak

navedenih tastera sa tasterom ALT, pomera indikator za ceo ekran levo ili desno.

Istovremenim pritiskom na tastere CTRL i HOME, izvršava se komanda za povratak na prvu

ćeliju A1 radnog lista, a CTRL i END na poslednju (po redu i koloni) popunjenu ćeliju na

radnom listu.


7

Traka s alatima

Kartica File

Ova kartica sadrži komande vezane za rad s datotekama. Prikaz File kartice dat je na slici 5.

Najznačajnije komande su:

Save i Save as – čuvanje dokumenata

Open – otvaranje postojećeg dokumenta

Close – zatvaranje trenutnog dokumenta

Recent – spisak nekoliko poslednje korišćenih dokumenta

New – kreiranje novog dokumenta

Print – štampanje trenutno otvorenog dokumenta Options – podešavanje rada programa

Exit – izlaz iz programa

Kartica Home

Ova kartica sadrži komande vezane za formatiranje, odnosno podešavanje prikaza

podataka u Excelu. Izgled Home kartice prikazan je na slici 6. Komande koje sadrži podeljene

su u odeljke grupisane po funkcionalnostima. Na njima su prikazane najkorišćenije opcije,

dok se celokupan uvid u opcije koje pruža svaki odeljak mogu prikazati klikom na strelicu u

donjem desnom uglu odeljka. Klikom na neku ikonicu, primenjuje se komanda koja joj je

dodeljena. Neke ikonice poseduju strelicu s desne strane, što znači da ta komanda ima

dodatna podešavanja koja su dostupna u obliku padajuće liste. Klikom na ikonicu primenjuje

se osnovna komanda, a padajuća lista sa dodatnim podešavanjima se pojavljuje klikom na

strelicu uz ikonicu.

Slika 6 – Kartica Home

Slika 5 – Kartica File


8

Odeljak Clipboard

Clipboard je specijalna memorija koja služi za privremeni smeštaj svih vrsta podataka,

kako bi se mogli lako kopirati ili premeštati u okviru istog programa ili između različitih

programa. Ova memorija radi na nivou operativnog sistema i podržava je većina programa.

Kada se koristi samo unutar programa Excel, nudi mnogo dodatnih mogućnosti, o kojima će

biti reči kasnije. Osnovne su tri komande:

Cut – odsecanje sadržaja aktivne ćelije ili selektovanih ćelija i njihov smeštaj u

Clipboard memoriju. Ova operacije se može uraditi istovremenim pritiskom na

tastere Ctrl i X.

Copy – kopiranje sadržaja aktivne ćelije ili selektovanih ćelija u Clipboard memoriju.

Tastaturna prečica je Ctrl + C.

Paste – nakon izvršenja komandi Cut ili Copy potrebno je nalepiti sadržaj iz Clipboard

memorije na željeno mesto. Tastaturna prečica je Ctrl + V.

U ovom odeljku imamo još ikonicu Format painter, koja služi da se iskopira način na koji je

ćelija formatirana, odnosno da se primene ista formatiranja na odredišnu ćeliju. Klikom na

strelicu u donjem desnom uglu odeljka, možemo videti šta se sve trenutno nalazi u Clipboard

memoriji.

Odeljak Font

Ovaj odeljak sadrži komande vezane za podešavanje izgleda sadržaja ćelije, kao što

su: vrsta, veličina, stil i boja slova, a može se podesiti boja pozadine ćelije i njene ivične linije

(engl. border). Sve mogućnosti, koje su na raspolaganju iz ove grupe podešavanja prikaza,

dostupne su klikom na strelicu u donjem desnom uglu odeljka, čime se aktivira prozor s

nazivom Format cells. U okviru ovog prozora, mnogobrojne opcije su podeljene po karticama

s odgovarajućim nazivima.

Svaki radni list poseduje svetlosive linije koje dele list na ćelije. To su pomoćne linije,

koje se vide na ekranu, ali se izostavljaju prilikom štampe ili kopiranja tabele u neki drugi

dokument. Da bi se linije videle prilikom štampe ili prenosa tabele, potrebno je podesiti

ivične linije svake ćelije. Na padajućoj listi ove komande, nalazi se izbor najčešće korišćenih

vrsta linija, a na kraju liste postoji opcija More borders, koja otvara nov prozor sa svim

mogućnostima.

Odeljak Alignment

Opcije s ove kartice omogućavaju da se menjaju položaj i poravnanje podataka unutar ćelije.

Horizontal, koji nudi opcije za poravnanje teksta po horizontali, odnosno širini ćelije:

o General

o Left

o Center

o Right


9

Vertical nudi opcije za pozicioniranje teksta po vertikali, odnosno visini ćelije: o Top o Center o Bottom o Justify

U polju Text control imamo nekoliko stavki: o Wrap text omogućava da duži sadržaj u jednoj ćeliji bude prikazan u nekoliko

redova, umesto da se ćelija proširi. Širina ćelije se zadržava, višak sadržaja se prikazuje tako što se povećava visina ćelije i prelama se u potreban broj redova.

o Opcija Shrink to fit omogućava da Excel automatski podesi veličinu fonta, kojim je ispisan sadržaj ćelije, prema raspoloživoj širini ćelije.

o Opcija Merge and center cells omogućava spajanje više ćelija u jednu. Prethodno je potrebno da se označe ćelije koje bi trebalo da se spoje, s tim da samo u jednoj od njih može biti unet neki sadržaj.

Slika 7 ‐ Primeri teksta za opcije Wrap text, Shrink to fit i Merge & center

Za promenu orijentacije sadržaja ćelije koristimo komandu Orientation, u čijoj padajućoj listi se može izabrati neki od ponuđenih uglova ispisa ili pozvati kartica Aligment u Format cells prozoru, sa svim mogućnostima.

Odeljak Number

Opcije ovog odeljka služe za izbor vrste i formatiranje prikaza brojeva, koji se nalaze u nekoj ćeliji. Vrste brojeva su podeljenje po kategorijama, a najčešće korišćene su:

Genaral – za opšti prikaz brojeva (unapred podešeno za sve ćelije na radnom listu)

Number – deklarisanje da se u ćeliji nalazi dekadni broj

Currency – prikaz novčanog iznosa i oznake valute. Na primer: „200 din.“

Percenatge – za prikazivanje procentualnih vrednosti. Prikaz brojne vrednosti unete u ovu ćeliju se prilikom promene kategorije u procente automatski množi sa 100 i dodaje joj se simbol „%“, kako bi se znalo da se radi o procentualnoj vrednosti. Bilo koja matematička operacija sa ovako formatiranom ćelijom, koristiće inicijalno unetu brojnu vrednost. Na primer, ukoliko se u ćeliju unese vrednost „0,5“, prilikom promene kategorije u procente, u ćeliji će pisati „50%“. Prilikom množenja ove ćelije sa brojem 5, kao rezutat se dobija „2,5“, tj. 50% od broja 5.

Date – za prikaz datuma

Time – za prikaz vremena (sati, minuta i sekundi)


10

Pomoću padajuće liste i ikonica u ovom odeljku možemo podesiti vrstu broja i broj decimalnih mesta. Međutim, mnoga dodatna podešavanja se mogu dobiti klikom na strelicu u donjem desnom uglu odeljka, čime se aktivira prozor sa nazivom Format cells sa aktiviranom karticom Number. Prikaz ove kartice je na slici 8. Izborom svake kategorije, ponuđena su odgovarajuća podešavanja za tu kategoriju. Na primer, često je potrebno podesiti prikaz dekadnih brojeva s tačno određenim brojem decimala, a radi lakšeg pregleda postoji i mogućnost da se nakon svake tri cifre postavi tzv. separator za hiljade. Prilikom izbora kategorije Number, podešavanje prikaza ćelije, tako da sadrži određeni broj decimalnih mesta, radi se pomoću opcije Decimal places, a Use 1000 separator za označavanje hiljaditog dela brojeva.

Slika 8 ‐ Kartica Number

Odeljak Styles

Opcije ove kartice služe za formatiranje izgleda ćelija s nekim unapred podešenim stilovima. Opcija Format as a table odnosi se na celu tabelu, a Cell styles na ćeliju.

Uslovno formatiranje (engl. Conditional Formating) omogućava da se ćelije selektivno i automatski formatiraju na osnovu nekog uslova i njihovog sadržaja. Ovo je veoma korisna mogućnost i često se koristi, jer na taj način možemo izdvojiti ćelije čiji sadržaj odstupa od zadatih graničnih vrednosti ili je unutar neke margine zadate vrednosti. Na padajućoj listi ove alatke, prve dve opcije nude brze prečice ka najčešće korišćenim uslovima. Prva opcija sadrži uslovna formatiranja koja se aktiviraju na osnovu sadržaja svake ćelije ponaosob (svaka ćelija se proverava da li zadovoljava zadati uslov), dok druga opcija sadrži formatiranja na osnovu sadržaja opsega ćelija (formatiranje zavisi od poređenja sadržaja svake ćelije i sadržaja ostalih ćelija iz opsega u skladu sa nekim pravilom). Naredne tri opcije pružaju mogućnost ubacivanja ikonica, stubića ili postepene promene boje pozadine ćelije u zavisnosti od sadržaja opsega ćelija na kojima se primenjuje. Na kraju padajuće liste, nalaze se tri opcije pomoću kojih se može postići potpuna kontrola ove alatke:


11

New rule – kreiranje pravila za uslovno formatiranje

Clear rule – brisanje postojećih pravila za uslovno formatiranje, na nivou selekcije ili celog radnog lista

Manage rules – upravljanje pravilima za uslovno formatiranje

Slika 9 ‐ Padajuća lista alatke za uslovno formatiranje

Pre početka kreiranja pravila za uslovno formatiranje, potrebno je selektovati ćelije

na koje će se novo pravilo primenjivati. Izborom opcije New rule, otvara se prozor za

pravljenje novog pravila, prikazan na slici 10. U gornjem delu prozora bira se vrsta pravila za

formatiranje:

formatiranje svih selektovanih ćelija na osnovu njihovih vrednosti

formatiranje samo onih ćelija koje zadovoljavaju zadati uslov

formatiranje najbolje ili najgore rangiranih ćelija iz selektovanog opsega

formatiranje ćelija čije su vrednosti iznad ili ispod proseka svih ćelija iz

selektovanog opsega

formatiranje ćelija sa jedinstvenim sadržajem ili ćelija čiji se sadržaj više puta

javlja u selektovanom opsegu

formatiranje na osnovu unete formule

U zavisnosti od izabrane vrste pravila, donja polovina prozora će biti prilagođena

mogućnostima tog pravila. Na primer, da bi se izdvojile samo one ćelije koje imaju unete

vrednosti veće ili jednake 10, potrebno je izabrati drugo pravilo. U donjoj polovini prozora

potrebno je izabrati na padajućim listama Cell value (pravilo radi na osnovu vrednost unete u

ćeliju) i Greater than or equal to (uslov je da vrednost u ćeliji bude veća ili jednaka graničnoj

vrednosti), a zatim se u treće polje u nizu unosi granična vrednost. Granična vrednost može

biti uneta kao aposlutni iznos, što je u ovom primeru 10, a može se uneti referenca (adresa)

neke ćelije koja sadrži graničnu vrednost. Takođe, ovde je moguće uneti i formulu, čiji


12

rezultat će biti granična vrednost uslova. Na kraju, potrebno je izabrati formatiranje koje će

se primeniti, klikom na dugme Format. U novom prozoru pojaviće se mogućnosti za

podešavanje prikaza ćelija, gde možemo promeniti način prikazivanja brojeva, izgled i boju

slova, ivične linije ćelije i boju pozadine ćelije, na odgovarajućim karticama koje nude ove

opcije. U datom primeru, kad je zadovoljen uslov, boja pozadine ćelije će biti promenjena u

zelenu boju. Za ovakvu postavku, potrebno je na kartici Fill izabrati zelenu boju na

ponuđenoj paleti s bojama, kao na slici 11. Konačan izgled prozora za kreiranje pravila za

uslovno formatiranje dat je na slici 10. S leve strane dugmeta Format, vidi se pregled

podešenog uslovnog formatiranja.

Slika 10 ‐ Pravljenje pravila za uslovno formatiranje

Slika 11‐ Prozor za podešavanje formatiranja ćelija


13

Odeljak Cells

Opcije ove kartice odnose se na dodavanje, brisanje i formatiranje ćelija, redova i kolona. Prvo je potrebno selektovati ćeliju, red ili kolonu u zavisnosti od potrebe. Komanda Insert je prikazana na slici 12. Ona sadrži:

Insert cells – za dodavanje ćelija. Postoje opcije: o Shift cells right – nakon selektovanja, dodavanje se vrši s leve strane u odnosu

na selekciju, tj. selektovane ćelije pomeraju se u desno o Shift cells down – nakon selektovanja, dodavanje se vrši s gornje strane u

odnosu na selekciju, tj. selektovane ćelije se pomeraju naniže o Entire row – nakon selektovanja dodaje se isti broj redova iznad selektovanih

ćelija, koliko je redova obuhvaćeno selekcijom o Entire column – nakon selektovanja dodaje se isti broj kolona s leve strane u

odnosu na selekciju, koliko je obuhvaćeno kolona selekcijom

Insert sheet rows – isto kao Entire row opcija iznad

Insert sheet columns – isto kao Entire column opcija iznad

Insert sheet – dodavanje novog radnog lista

Slika 12 ‐ Funkcionalnost Insert

Funkcionalnost Delete je prikazana na slici 13. Ona sadrži iste mogućnosti kao komanda Insert, samo je reč o brisanju.

Slika 13 ‐ Funkcionalnost Delete

Komanda Format se odnosi na veličnu ćelije, vidljivost, organizaciju radnih listova i njihovu zaštitu. Padajuća lista ove komande prikazana je na slici 14. Najčešće se koriste komande su iz grupe Cell size, čime se određuje veličina reda, odnosno kolone:


14

o Row height – omogućava unos visine reda o Autofit row height – određuje se potrebna visina reda za kompletan prikaz

unetih podataka o Column width – omogućava unos širine kolone o Autofit column width – određuje se potrebna širina kolone za kompletan

prikaz unetih podataka o Default width – omogućava unos širine kolone koja će biti podrazumevana za

sve kolone u random listu

Slika 14 ‐ Funkcionalnost Format


15

Formule i funkcije

Kao što je već objašnjeno, korišćenje Excela zasniva se na dinamičkom radu s podacima, tako da program izvodi proračune umesto nas. Unosom polaznih podataka i primenom odgovarajućih formula i funkcija, dobijaju se traženi rezultati. Promenom bilo kojeg početnog podatka, Excel će automatski ponoviti obračun i dati novi rezultat.

Svaka formula u Excelu uvek počinje znakom jednakosti “=”. Znak jednakosti govori Excelu da sledeći znakovi čine formulu. Formula je kombinacija konstanti, promenljivih, operatora i funkcija, koja daje neki rezultat. U neku formulu mogu se uneti konstantne vrednosti (npr. 24 – broj sati u jednom danu, 60 minuta u jednom satu itd). Prilikom nekog obračuna, vrednosti koje nisu konstante i mogu biti promenjene u nekom trenutku, ne treba upisivati u formulu u apsolutnom iznosu. Praksa je da se takve vrednosti unesu u ćeliju, a da se zatim adresa te ćelije upiše u formulu, čime ona referencira na unetu vrednost. Time adrese ćelija zapravo postaju promenljive u nekoj formuli. Četiri osnovna matematička operatora (+, ‐, * i / ) služe za sabiranje, oduzimanje, množenje i deljenje. Treba voditi računa o prioritetu operatora, koji su isti kao i u matematici. Promena prioriteta se radi upotrebom malih zagrada ( ). Na slici 15 je primer unosa jedne formule u ćeliju D1.

Slika 15 ‐ Unos formula

Na slici, adresa u polju za ime označava koja nam je ćelija aktivna. Treba obratiti pažnju da je po unosu formule i pritiskom na ENTER u ćeliji D1 prikazan rezultat, a u polju za forumule ono što smo uneli tj. pravi sadržaj ćelije ‐ formula. Ova formula množi sadržaj ćelije A1 sa konstantom 2 i tome dodaje umnožak sadržaja ćelija B1 i C1. Prilikom unosa referenci u formulu, nije potrebno ručno upisivati adrese ćelija. Umesto kucanja npr. C1 može se kliknuti na tu ćeliju i njena adresa će se pojaviti u formuli.

Funkcija (engl. function) ima predefinisanu formulu koja izračunava određenu matematičku operaciju. Unos funkcije u polju za forumule je sličan unosu formule, ali zahteva poznavanje funkcije koja se koristi, broj i redosled argumenata funkcije koje je potrebno uneti. Prvo je potrebno označiti ćeliju u kojoj će se nalaziti rezultat. Svaka funkcija počinje znakom jednako (=), potom sledi ime funkcije, koje prati otvorena zagrada, argumenti funkcije odvojeni tačka‐zarezima (;) i na kraju zatvorena zagrada. Argumenti mogu biti brojevi, tekst, logičke vrednosti, adrese ćelija, opsezi ćelija, konstante, formule ili druge funkcije. Opseg ćelija se unosi adresom početne i poslednje ćelije u nizu, razdvojene sa dvotačkom (npr. A1:C1 – obuhvata ćelije A1, B1 i C1). Opseg se može uneti i pomoću miša, tako što se klikne na prvu ćeliju i sa pritisnutim levim tasterom miša prevlači preko ostalih željenih ćelija, čime se pravi selekcija opsega.


16

Ručni unos funkcije zahteva predznanje o funkciji koja se koristi. Kako bi se olakšao unos funkcija, u Excelu postoji lakši način za odabir funkcije i unos svih njenih argumenata. Klikom na dugme fx u polju za formule, pojaviće se prozor za odabir željene funkcije, kao na slici 16.

Slika 16 ‐ Insert function

U ovom prozoru imamo nekoliko načina da pronađemo funkciju koja nam treba:

o Search for a function – služi za pronalaženje funkcije koja nam je potrebna,

unosom njenog kratkog opisa

o Or select for a category – u ovoj padajućoj listi funkcije su razvrstane po

kategorijama kojoj pripadaju. Izborom kategorije, u donjem delu prozora

prikazuju se samo funkcije koje joj pripadaju, čime se olakšava pretraga

o Select a function – u ovoj listi biramo funkciju koja nam je potrebna. Nakon

potvrde, pojaviće se prozor izabrane funkcije za poljima za unos potrebnih

argumenata. Na slici 17 dat je prikaz prozora za jednu funkciju (IF).

Slika 17 ‐ Function arguments IF funkcije


17

Najkorišćenije funkcije

Osnovne aritmetičke, pa samim tim i najkorišćenije funkcije su: SUM, COUNT, MIN, MAX i

AVERAGE.

SUM – koristi se za sabiranje vrednosti u odabranom opsegu ćelija

COUNT – koristi se za prebrojavanje vrednosti u odabranom opsegu ćelija

MIN – koristi se za pronalaženje najmanje vrednosti u odabranom opsegu ćelija

MAX – koristi se za pronalaženje najveće vrednosti u odabranom opsegu ćelija

AVERAGE – koristi se za pronalaženje prosečne vrednosti iz odabranog opsega

ćelija

Logičke funkcije koje se takođe često koriste:

AND (logičko “I”)

OR (logičko inkluzivno “ILI”)

NOT (logičko “NE”)

IF (logičko “AKO”)

Funkcija IF

IF je funkcija koja u zavisnosti od rezultata logičkog uslova koji se u njoj postavi, bira

jedan od dva uneta rezultata, kao konačno rešenje funkcije. Na slici 17 vidi se prozor za unos

argumenata ove funkcije:

Logical test – služi za unos uslova – mogući rezultat: TRUE (tačno) ili FALSE (netačno)

Value if true – konačni rezultat funkcije ukoliko je gornji uslov tačan

Value if false – konačni rezultat funkcije ukoliko je gornji uslov nije tačan

U polje Logical test postavlja se uslov u kojem se porede podaci iz dve ćelije ili ćelije i neke

konstante. U ovom polju moraju se koristiti operandi >, <, =, >= ili <=. Na primer, za uslov

B1<C1 Excel će proveriti da li je vrednost iz ćelije B1 manja od vrednosti iz ćelije C1. Ukoliko

B1 jeste manje od C1, rezultat postavljenog uslova je tačan, pa će konačni rezultat funkcije

biti sadržaj polja Value if true. Ukoliko B1 nije manje od C1, onda će konačni rezultat ove

funkcije biti sadržaj polja Value if false.

Uslov može da se postavi i sa ćelijama koje sadrže tekstualni podatak. Tada se

proverava, na primer, da li se u ćeliji B1 nalazi reč „Excel“. U tom slučaju, uslov bi glasio

B1=“Excel“. Kada se uslov postavlja sa nekim tekstom ili znakom, oni se moraju uneti pod

dvostrukim navodnicima.


18

Greške

Prilikom unosa formula, moguće je da se pojave rezultati koji počinju znakom „#“. To znači

da formula daje pogrešan rezultat. Da bi se ispravio rezultat, moramo da popravimo formulu

ili ćeliju na koju se ona poziva. Vrste poruka o grešakama:

###### – širina ćelije nije dovoljna da se prikaže ceo rezultat, pa je samo potrebno

proširiti ćeliju

#DIV/0! – javlja se pri deljenju s nulom ili praznom ćelijom

#NAME! – formula koristi ime koje Excel ne prepoznaje, dešava se kada se izbriše ime

upotrebljeno u formuli ili se ne unese pravilno

#N/A – podatak ćelije nije na raspolaganju

#NULL! – formula koristi presek dva područja koja se ne seku (preseci područja se

odnose na ćelije koje su zajedničke za dva područja, npr. B1:B6 i A3:D3)

#NUM! – Postoji problem s vrednošću, npr. zadat je negativan broj gde se traži

pozitivan

#REF! – u formulu je uneta neispravna referenca, koja se poziva na neispravnu adresu

ćelije (npr. ukoliko je ćelija izbrisana s radnog lista)

#VALUE! – formula sadrži argument ili operand pogrešnog tipa

Reference

Referenca u Excelu predstavlja adresu jedne ćelije ili skupa ćelija. Ona predstavlja jedan

element nad kojim se može izvršiti neka operacija ili koji učestvuje u formulama. Postoje tri

tipa adresa koje možemo da koristimo u formulama:

Relativne – adrese redova i kolona se menjaju kada se formua prekopira u drugu

ćeliju, jer se odnose na one ćelije koje odgovaraju novom mestu formule

Apsolutne – adrese reda i kolone se ne menjaju, jer se uvek odnose na tačno

određenu adresu ćelije

Mešovite – jedna adresa (reda ili kolone) je relativna, a druga je apsolutna

Excel je tako podešen da u formule unosi relativne reference, osim kada se u njoj nalaze

ćelije iz drugog radnog lista ili radne sveske. Relativno referenciranje znači da Excel prilikom

unosa formule, ne pamti tačne adrese unetih ćelija, već njihove relativne pozicije u odnosu

na ćeliju u kojoj se formula nalazi. Ovaj način čuvanja formula mnogo olakšava rad, što se

najbolje može videti na sledećem primeru. Tabela na slici 18 sadrži listu nekih artikala, cenu

bez poreza i porez. Potrebno je sabrati cenu i porez, kako bi se formirala konačna cena, što

za prvi artikl radi formula „=B2+C2“.


19

Slika 18 ‐ Obračun konačne cene

Da bi se izračunala konačna cena, potrebno je napisati formulu u svakom sledećem redu. S

obzirom na to da Excel ne pamti formulu koju smo uneli kao adrese izabranih ćelija, već

njihove relativne pozicije u odnosu na ćeliju u kojoj se formula nalazi, forumula se može

iskopirati u sledeće redove. Pri kopiranju formule, reference na ćelije se u kopiranim ćelijama

menjaju relativno u odnosu na odredišnu poziciju (referencu) ćelije koja sadrži formulu.

Formula u D2 kaže da se u njoj sabiraju dve ćelije i one su u odnosu na nju pozicionirane

relativno ‐ druga levo (B2) i prva levo (C2). Prilikom kopiranja formule, u odredišnim ćelijama

u formulama figurišu takođe ćelije druga levo i prva levo. Tako će u kopiranim ćelijama

formule da se promene, kao na slici 19.

Slika 19 ‐ Primer relativnog referenciranja

Zahvaljujući relativnom adresiranju, u prethodnom primeru izbegnuto je dugotrajno

ručno upisivanje formula za sve artikle koji postoje. Međutim, nekada je potrebno da Excel

ne pamti relativnu poziciju unete reference, već je u formuli potrebno da se koristi fiksna

adresa neke ćelije, odnosno apsolutna referenca. Adresa apsolutne reference ima dva znaka

„$“. Jedan za oznaku kolone i jedan za oznaku reda ($E$2). Na taj način Excel, prilikom

kopiranja forumule, neće menjati adresu ove ćelije. Na slici 20, dat je isti primer u kome je

potrebno za svaki artikl izračunati porez, na osnovu trenutne stope poreza koja se nalazi u

ćeliji E2.


20

Slika 20 ‐ Obračun poreza

Ukoliko se ne bi koristila apsolutna referenca za stopu poreza, prilikom kopiranja formule,

ona bi u sledećem redu množila ćeliju B3 s praznom ćelijom E3. Unošenjem simbola „$“ u

referencu na poresku stopu, adresa ove ćelije neće se menjati prilikom kopiranja formule.

Slika 21 ‐ Apsolutno adresiranje

Simbol „$“ ispred oznake kolone sprečava promenu oznake kolone prilikom kopiranja

formule. Simbol „$“ ispred oznake reda sprečava promenu oznake reda prilikom kopiranja

formule. Umetanjem oba simbola u adresu ćelije, formira se apsolutna referenca. Excel

dopušta mešovite reference, u kojima je samo jedan element adrese apsolutan ($F3 ili F$3).

Apsolutne ili mešovite reference možemo da unosimo ručno, umetanjem simbola za dolar na

odgovarajući položaj. Međutim, možemo da upotrebimo i prečicu na tastaturi, taster F4.

Prvim pritiskom na taster F4, podesiće adresu ćelije u apsolutnu referencu. Naredna dva

pritiska na taster F4, formiraće dve vrste mešovitih referenci, dok sledeća upotreba tastera

F4 vraća adresu ćelije u relativnu referencu.


21

Dijagrami

Jedna od izuzetno korisnih mogućnosti, koje Excel poseduje, je grafički prikaz

podataka. Dijagrami (engl. chart) omogućavaju pregled nad promenama u podacima, njihovo

međusobno upoređivanje, tako da olakšavaju razumevanje mogućih uzroka koji dovode do

tih promena. Jednom rečju, dijagrami nam pomažu da iz mnoštva numeričkih podataka

dobijemo korisne i upotrebljive informacije.

Dijagram je objekat, koji Excel pravi u skladu sa našim zahtevima. To je dinamički

objekat, povezan sa podacima na osnovu kojih je generisan i svaka promena podataka na

radnom listu, odražava se i na dijagram. Excel poseduje mnogo različitih vrsta dijagrama, a

postupak izrade je isti za svaki od njih, uz simbolične razlike koje su vezane za specifičnosti

određene vrste dijagrama. Na slici 22 vide se različiti dijagrami koji se mogu napraviti u

Excelu.

Slika 22 ‐ Različite vrste dijagrama

Da bi se napravio dijagram, potrebni su podaci, koji se nalaze u ćelijama radnog lista.

Postupak pravljenja jednog dijagrama sastoji se od četiri koraka:

1. Izbor vrste dijagrama

2. Unos podataka koji se prikazuju

3. Podešavanje izgleda dijagrama

4. Promena lokacije dijagrama


22

Pravljenje dijagrama počinjemo izborom željenog dijagrama. Izbor se vrši na kartici

Insert, u odeljku Charts. Prilikom pravljenja dijagrama, Excel omogućava da se ubrza

pravljenje dijagrama, tako što se pre izbora dijagrama mogu selektovati ćelije koje želimo da

dijagramski prikažemo. Međutim, to nije uvek moguće, pa će u narednom primeru biti

pokazan postupan način izrade jednog dijagrama. Na slici 23 nalazi se tabela iz koje ćemo

dijagramski prikazati kolone Plan i Proizvedeno.

Slika 23 –Tabela na osnovu koje pravimo dijagram

Kako bi se izbeglo da Excel unapred prikaže neke podatke na dijagramu, potrebno je da se

aktivira neka prazna ćelija, koja se nalazi izvan tabele sa obračunom, čak aktivirana prazna

ćelija ne sme ni da se dodiruje sa nekom ćelijom koja sadrži podatak. Nakon toga, na kartici

Insert, u odeljku Charts, potrebno je izabrati željeni dijagram. U primeru koji sledi na slici 24,

izabran je linijski tip dijagrama Line with markers.

Slika 24 – Izbor tipa dijagrama

Nakon odabira, pojaviće se prazan objekat za dijagram kao na slici 25.


23

Slika 25 – Početni prikaz dijagrama

U sledećem koraku, potrebno je dodavati serije podataka (engl. Series), niz ćelija u koloni ili

redu koje želimo da prikažemo na dijagramu. U ovom slučaju to su kolone Plan i Proizvedeno

iz tabele na slici 23. Kada se aktivira objekat za dijagram, u traci sa alatima pojavljuju se

dodatne tri kontekstne kartice, koje sadrže alate za pravljenje dijagrama. Iz kontekstne

kartice Design, potrebno je odabrati opciju Select Data.

Slika 26 – Opcija Select Data

Nakon klika na ovu opciju, pojaviće se prozor kao na slici 27.

Slika 27 – Izgled prozora za unos podataka

Klikom na dugme Add, pojaviće se sledeći prozor.

Slika 28 – Prozor za unos serije podataka


24

Polje Series name, služi za dodeljivanje imena seriji podataka. Unet naziv će kasnije biti

prikazan u legendi na kojoj se vide imena svih unetih serija podataka. Kada se na dijagramu

prikazuje samo jedna serija podataka, onda će naziv koji unesemo istovremeno postati naziv

dijagrama. Naziv serije se može uneti ili se može referencirati na sadržaj neke ćelije. U datom

primeru, potrebno je kliknuti na ćeliju B2, tj. naziv kolone „Plan“. Za polje Series values,

potrebno je selektovati vrednosti iz kolone Plan, tj. ćelije u opsegu od B3 do B14. Prethodno

je potrebno obrisati postojeći sadržaj ovog polja, kako ne bi došlo do greške. Unete vrednosti

će biti prikazane na dijagramu, odmah nakon što se klikom na dugme OK potvrdi unos.

Slika 29 – Popunjen prozor za unos serije podataka

Isti postupak je potrebno ponoviti za svaku seriju podataka koja bi trebalo da se prikaže na

dijagramu. U datom primeru potrebno je ponoviti postupak još jednom za kolonu

Proizvedeno. Nakon toga, inicijalni prozor za unos podataka izgleda kao na slici 30.

Slika 30 – Izgled prozora Select Data Series nakon unosa serija

Unosom serije podataka, na x osi dijagrama postoji onoliko podeoka, koliko je uneto

promeljivih vrednosti za prikaz. Podeoci su obeleženi rednim brojevima. Ukoliko je potrebno

dodeliti neke proizvoljne nazive podeocima, u desnom delu prozora za unos podataka je

potrebno kliknuti na dugme Edit, nakon čega će se pojaviti odgovarajući prozor. U jedinom

polju ovog prozora možemo uneti nazive podeoka sa tačka‐zarezom između njih (npr.

A;B;C;D;E...). Nazivi se mogu preuzeti iz tabele, samo je potrebno selektovati ćelije čiji sadržaj

bi trebalo da bude prikazan na horizontalnoj osi. U datom primeru, preuzećemo sadržaj ćelija

iz kolone Mesec, tj. opseg ćelija od A3 do A14. Nakon selektovanja ćelija, prozor Axis Labels

će izgledati kao na slici 31, a do sada urađeni dijagram je prikazan na slici 32.


25

Slika 31 – Prozor za unos naziva podeoka na x osi

Slika 32 – Izgled dijagrama nakon unosa serija podataka

U trećem koraku izrade dijagrama, radi se podešavanje izgleda dijagrama. Na primer,

može se dodeliti naziv dijagramu, nazivi osama, podešavati lokacija legende, aktivirati prikaz

podataka iz tabele itd. U dijagramskoj kontekstnoj kartici Layout nalaze se alati za navedene

operacije. Pomoću alatke Chart Title, može se dodati naziv dijagramu. Izborom opcije Above

Chart, kućica za naziv će se pozicionirati iznad dijagrama.

Slika 33 – Dodavanje naslova

Sledeća alatka Axis Titles služi za unos naziva horisontalne i vertikalne ose. Za unos naziva za

horizontalnu osu, potrebno je izabrati opciju Primary horizonal axis title, pa Title below axis,

čime će se aktivirati polje za unos naziva ispod ose. Izbor se može videti na slici 34 a).

Postupak za unošenje naziva za vertikalnu osu je sličan, s tim da tu imamo više ponuđenih

mogućnosti. Uneti naziv može se prikazati rotirano, tako da prati pravac ose, vertikalno –

znak ispod znaka i horizontalno.


26

Slika 34 – Dodavanje naziva osama a) x‐osa b) y‐osa

Pomoću alatke Legend možemo menjati poziciju legende sa imenima serija podataka koji su

prikazani na dijagramu, ili je možemo isključiti. Opcija Show Legend at Top pozicioniraće

legendu na vrh.

Slika 35 – Pozicioniranje legende

Alatka Data labels, omogućava da se vrednosti iz ćelija, na osnovu kojih je generisan

dijagram, prikažu na njemu na nekoj željenoj poziciji. U datom primeru linijskog dijagrama,

moguće je izabrati da se prikaz aktivira iznad, ispod, levo, desno ili po sredini svake tačke na

dijagramu. Izgled ovih opcija je dat na slici 36. U zavisnosti od vrste izabranog dijagrama,

mogućnosti ove alatke se razlikuju u skladu sa izgledom dijagrama. Postoji još mnogo

mogućnosti da se naprave korekcije na izgledu dijagrama, a ovde su prikazane najosnovnije.

Slika 36 – Alatka Data labels za linijski dijagram


27

Poslednji, četvrti korak prilikom izrade dijagrama je izbor lokacije za dijagram.

Dijagram može ostati na radnom listu u kojem je napravljen, kao objekat. Veličinu i poziciju

tog objekta moguće je podešavati pomoću njegovog rama, na kojem se pojavljuju već

objašnjeni kursori za premeštanje i podešavanje veličine. U Excelu se može napraviti radni

list čija je jedina namena prikaz dijagrama. Ovakav radni list ne sadrži ćelije, već samo

dijagram koji zauzima celu radnu površinu. Pravljenje specijalnog radnog lista za dijagram i

premeštanje na njega radi se pomoću alatke Move chart, koja se nalazi na dijagramskoj

kontekstnoj kartici Design. Izgled alatke je dat na slici 37. Izborom prve opcije, dijagram će

biti premešten u novi radni list, čiji naziv možemo upisati u polje koje se nalazi pored.

Drugom opcijom, dijagram možemo premestiti na neki već postojeći radni list našeg

dokumenta, gde će ostati u istom obliku, kao objekat. Konačan izgled dijagrama iz primera

dat je na slici 38.

Slika 37 ‐ Alatka za premeštanje dijagrama

Slika 38 – Konačan izgled dijagrama


28

„Šta ako“ analiza

Excel krije mnogo korisnih alatki, iako ga veći procenat korisnika koristi samo

površno. Jedan od moćnih alata koje poseduje, zasnovani su na dinamičkim modelima. Ovi

modeli koriste formule koje prilikom promene nekih parametara unetih u ćelije, trenutno

preračunavaju rezultate u tabeli. Kada se menjaju parametri i istovremeno prate njihovi

uticaji na rezultate, sprovodi se „Šta ako“ analiza (engl. What if analysis).

Goal seek

Koliko je potrebno povećati trenutnu cenu proizvoda, da bi se povećao ukupan

godišnji profit kompanije za 20%? Odgovor na ovakva pitanja može dati alatka za traženje

cilja ‐ Goal seek. Ova korisna alatka može se pronaći na kartici Data, u odeljku Data tools u

padajućoj listi ikonice What if analysis. Alatka se sastoji od tri polja koja je potrebno

popuniti, kao na slici 39:

1. Set cell – adresa ćelije u kojoj se nalazi cilj koji želimo da postignemo

2. To Value – vrednost koju želimo da postignemo u ćeliji koju smo uneli iznad

3. By changing cell – početna vrednost ili parametar koji se koristi u forumulama

i ima uticaj na ciljani rezultat

Slika 39 ‐ Alatka Goal seek

Primer: Naša prodavnica prodaje neki proizvod koji košta 150 din (ćelija B1). Mesečno se

proda 300 komada (ćelija B2), što znači da mesečni prihod iznosi 45000 dinara (ćelija

B3=B1*B2). Koliko je potrebno povećati cenu proizvodu, da bi mesečni prihod bio 60000

dinara? Goal seek alatku je potrebno popuniti kao na slici 40.

Slika 40 ‐ Postavka alatke Goal seek


29

Nakon analize, traženi rezultat će biti kao na slici 41. U novom prozoru, alatka daje izveštaj o

uspešnosti analize. U datom primeru, ciljana vrednost je bila 60000, a postignuta je ista

vrednost. U nekim slučajevima, nije moguće dobiti tačno traženu vrednost, pa će Excel

pronaći najbližu moguću.

Slika 41 ‐ Rezultat alatke Goal seek

Documents

Uvod u Excel 2010 - ВИШСС / Насловна...Informatika – Uvod u Microsoft Excel 2010 3 Pokretanje programa i radno okruženje Pokretanje Excela može se uraditi na više