Avant l’enquête (Point focal uniquement)Installer ODK Collect sur votre portableCréer votre enquête bénéficiaires personnalisée

2a. Enquête de formation (formation uniquement)

Pendant l’enquête (Point focal et enquêteurs)Démarrer l’enquêteChanger la langue

5. Ajuster la taille du texte6. Passer d’une question à l’autre7. Types de questions8. Validation et messages d’erreur9. Visualiser toutes les questions/réponses10. Sauvegarder/Quitter/Recharger une enquête11. Finir une enquête

Après l’enquête (Point focal uniquement)12. Soumettre les réponses en ligne13. Supprimer les enquêtes sauvegardées

13a. Nettoyer les données stockées14. Supprimer le formulaire vierge 15. Actualiser l’enquête personnalisée

GUIDE PRATIQUE ( ODK Collect )Enquête bénéficiaires de l'Énergie

V.12 Septembre 2020

Attention: Seul le point focal (pas les enquêteurs) doit exécuter: tâches n° 1, 2, 12,13, 14, 15

Vérifiez que votre tablette/téléphone est connectée à internet

1) Dans Google Play, recherchez :

“ODK collect”:

→ Cliquez sur “Installer”

2) Ou, saisissez dans google :

“ODK Collect download”

→ Cliquez sur “Installer”

1. Installer ODK Collect sur votre portable

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Attention: Si rien ne fonctionne, téléchargez l’application dans le lien suivant: https://github.com/opendatakit/collect/releases/tag/v1.26.1Installez manuellement par USB (voir vos collègues IT si nécessaire).

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1) Cliquez (appuyer) sur l’icône KoboCollect pour lancer l’application. 2) La page “KoboCollect’s Main Menu” s’ouvrira → En haut à droite de la

fenêtre, cliquez sur → et sélectionnez “Modifier les Paramètres”.

3) Cliquez sur “Serveur”.4) Saisissez l’adresse → https://kobocat.unhcr.org/energy_monitoring_surveys

Comme pour saisir l’URL, saisissez l’Username et le Password fournis par le Siège (dans un email séparé) – ne les communiquez pas.Revenez au Main Menu en cliquant sur le bouton retour de votre tablette/smartphone

2. Configurer votre enquête bénéficiaires personnalisée

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1. Dans le Main Menu, sélectionnez “Télécharger un formulaire vierge”. Attention: votre tablette/smartphone doit être connecté à internet

Pour créer une enquête à des fins de formation → Aller à la page suivante.Pour créer une enquête réelle → procédez aux étapes indiquées sur cette page

2. Sélectionnez “<Année> + CUSTOMISED – Energy Beneficiary Survey”→ Cliquez sur “Télécharger la sélection”

3. Votre enquête sera automatiquement téléchargée. Si votre enquête est téléchargée avec succès, un message de confirmation indiquant “Success” apparaîtra.

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2. Configurer votre enquête bénéficiaires personnalisée

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2. Configurer votre enquête bénéficiaires personnaliséeMODE AVION: Pour économiser la batterie, il est recommandé de mettre le smartphone/la tablette en mode avion pendant l’enquête sur le terrain.

REMARQUE : Une fois que l’enquête aura été téléchargée dans KoboCollect, vous n’aurez plus besoin de connexion internet jusqu’à ce que vous envoyiez les réponses sauvegardées.

4. Quittez ODK Collect en appuyant sur le bouton de la page d’accueil du smartphone/de la tablette pour aller sur la page d’accueil.

5. Sur la page d’accueil, sélectionnez “Paramètres”

6. Dans la page Paramètres, sélectionnez “Connexions”

7. Activez “Mode Avion” ou “Mode hors ligne” → Cela va couper la connexion Wi-FI.

REMARQUE : Chaque téléphone a une interface différente, mais l’accès au mode avion est généralement le même.

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2a. Enquête de formation (pour la formation uniquement)REMARQUE : Cette page ne doit être utilisée que lorsque vous suivez/ organisez une formation, et que vous avez besoin d’une enquête de FORMATION (DEMO). Si vous commencez une enquête réelle, retournez à la page 4.

3) Sélectionnez “TRAINING (DEMO) : CUSTOMISED Energy Beneficiary Survey”→ Cliquez sur “Télécharger la sélection”

4) L’enquête de FORMATION (Demo) sera automatiquement téléchargée. Si votre enquête est téléchargée avec succès, un message de confirmation indiquant “Success” apparaîtra.

→ Allez à la page précédente pour activer le mode avion

REMARQUE : Cette enquête de FORMATION (DEMO) contient les mêmes éléments que ceux de l’enquête réelle, mais les données seront stockées dans le compte demo, et vous pouvez vous exercer à envoyer les données autant de fois que nécessaire.

A LA FIN DE LA FORMATION : Avant de commencer l’enquête réelle, SUPPRIMEZ l’enquête de FORMATION (DEMO) (pour supprimer, voir n° 13) des téléphones utilisés par les enquêteurs afin d’éviter toute confusion.VÉRIFIEZ QUE : seule l’enquête réelle reste sur les téléphones (Voir étapes (3) et (4) de la page précédente).

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1) Dans ‘Main Menu’, sélectionnez “Remplir un Formulaire”

2) L’enquête de votre pays devrait figurer dans la liste → Sélectionnez votre enquête.

Attention: Si votre enquête n’apparaît pas, c’est qu’elle n’a pas été téléchargée correctement → revenez à l’étape n°2

3) KoboCollect va commencer une nouvelle enquête. → Sur la première page apparaît le message “Vous êtes au début de CUSTOMISED – Energy Beneficiary Survey”

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3. Commencer l’enquête

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L'enquête s'ouvre dans la langue définie par défaut, généralement l'anglais, mais vous pouvez choisir parmi les 7 langues disponibles :

anglais, français, espagnol, bengali et arabe.1) Pour changer la langue du formulaire, cliquez sur en haut à droite de l'écran et

sélectionnez "Changer la langue". 2) La liste des langues disponibles apparaît. Tapez sur la langue dont vous avez

besoin et ODK Collect modifiera la langue d'affichage pour cette enquête.

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4. Changer la langue

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Pour faciliter la lecture, vous pouvez agrandir ou réduire la taille du texte à votre guise. La taille par défaut est appelé “Normal”.

1) Pour changer la taille de la police, cliquez sur en haut à droite de la fenêtre, et sélectionnez “Modifier les Paramètres”, et choisissez “Interface utilisateur”.

2) Cliquez sur “Taille de la Police”.

3) Choisissez parmi les 5 tailles disponibles (Très grand, Grand, Normal, Petit et Très petit), et revenez au formulaire en utilisant l'icône de retour ou le bouton physique de votre appareil. RETOUR EN HAUT

5. Ajuster la taille du texte

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Dans l’enquête, vous visualisez normalement une seule question par écran.

• Pour passer à la question suivante, faites glisser de droite à gauche.

• Pour revenir à la question précédente, faites glisser de gauche à droite.

Attention : la plupart des questions sont obligatoires. En conséquence, si vous n’avez pas répondu à la question en cours, vous ne pourrez pas passer à la question suivante.

Attention : Pour certaines questions (du type à sélectionner une option), l’écran passera automatiquement à la question suivante. Pour d'autres, vous devrez confirmer votre réponse actuelle en la glissant, ce qui vous fera passer à la question suivante.

Pour ce type de questions, le passage à la

question suivante est automatique

Si la question suivante n'apparaît pas

automatiquement, vous devez glisser de droite à gauche pour terminer la

question en cours et pouvoir passer à la

suivante

Vous ne pouvez pas aller à la question suivante avant de répondre à la question

actuelle

6. Faire défiler (glisser) les questions

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L’enquête présente 4 types de questions (choix unique, choix multiple, texte, nb)

• Choix unique : vous ne pouvez sélectionner qu’un seul choix – vous serez généralement amené directement à la question suivante.

• Choix multiple : vous pouvez sélectionner plusieurs choix – faire glisser pour confirmer votre choix, et passer en même temps à la question suivante. (L’introduction de l’enquête précise le type de questions).

• Texte et nombre : Le clavier s'affiche et vous pourrez saisir la réponse - Faire glisser pour confirmer et passer à la question suivante.

7. Types de questions

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Choix unique Choix multiple Texte Nombre

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Les réponses à certaines questions seront vérifiées afin d’être validées.• Si la réponse est incorrecte ou non valable, un message d’erreur s'affiche (par

exemple: “Désolé, cette réponse n’est pas valable”, etc.)• Si ce message s’affiche, corriger votre réponse

Attention : tant que vous n’aurez pas saisi une réponse correcte, vous ne pourrez pas passer à la question suivante.

8. Validation et messages d’erreur

Les cas figurant dans les exemples suivants ne seront pas acceptés :Exemple : si la question concerne l’année d’arrivée et que vous saisissez 156, la réponse n’est pas correcte.Exemple : si le nombre de membres de la famille de différents groupes d’âge ne correspond pas à la taille du ménage indiquée dans la question précédente, la réponse ne sera accepté non plus.

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Vous pouvez visualiser la liste de toutes les questions et les réponses sur un seul écran.1) Cliquez sur en haut à droite de l’écran de l’enquête.2) Toutes les questions et les réponses s’afficheront et vous pourrez les corriger si besoin. Vous pouvez faire défiler les questions verticalement.

Attention : Cette fonction ne doit être utilisée que pour revoir les questions auxquelles on a déjà répondu. Toutes les parties de l'enquête qui n'ont pas encore été complétées n'apparaîtront pas.

9. Visualiser toutes les questions et les réponses

Pour saisir des modifications, sélectionnez une question en particulier et revenez à l’écran de la question.

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1) Pour sauvegarder rapidement un brouillon de l’enquête, cliquez sur l’icône sauvegarder en haut à gauche de l’écran.

2) Pour mettre sur pause ou terminer, cliquez sur le bouton retour de la tablette pour fermer l’application → Une fenêtre s'affiche avec les deux choix suivants.

• Si vous voulez sauvegarder le contenu en tant que brouillon, sélectionnez “Sauvegarder les Modifications” → Le brouillon sera sauvegardé sous “Editer un Formulaire Sauvegardé”

• Si vous voulez abandonner cette enquête, sélectionnez “Ignorer les changements”. Attention : les données seront définitivement supprimées

3) Pour recharger le brouillon, sélectionnez “Editer un Formulaire Sauvegardé” dans le menu principal → Sélectionnez l’enquête (le nom de l’enquête comprend le nom du bénéficiaire) et continuez.

10. Sauvegarder/Quitter/Recharger une enquête

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Lorsque vous arrivez à la fin de l’enquête, vous pouvez la sauvegarder en tant que formulaire “finalisé”.

1) Vérifiez que la case “Marquer le formulaire comme finalisé” est cochée → puis cliquez sur “Sauvegarder et Sortir”.

2) L’outil validera encore une fois toutes les réponses. Si un message d’erreur s’affiche, corrigez/modifiez les réponses correspondantes. Tant que vous n’aurez pas répondu correctement à toutes les questions, vous ne pourrez pas sauvegarder l’enquête en tant que formulaire “finalisé”.

3) Le formulaire “finalisé” n’est pas encore transmis, mais il est sauvegardé localement sous “Envoyer un Formulaire Finalisé”, ce qui signifie qu’il est finalisé et prêt à être envoyé.

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11. Terminer l’enquête

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12. Soumettre les réponses en ligne

Assurez-vous d’abord que votre appareil est connecté à internet.

Pour ce faire, vérifiez que le Mode avion est DÉSACTIVÉ (il a été précédemment activé)

REMARQUE : L’interface de chaque téléphone est différente, mais l’accès au Mode Avion est généralement la même.

1. Quittez ODK Collect en appuyant sur le bouton de la page d’accueil du smartphone/de la tablette pour aller sur la page d’accueil.

2. Sur la page d’accueil, sélectionnez “Paramètres”

3. Dans la page Paramètres, sélectionnez “Connexions”

4. Désactivez le “Mode Avion” ou “Mode hors ligne”

Vérifiez que vous êtes connecté à internet5) Sélectionnez “Envoyer un Formulaire Finalisé” dans le menu principal.

6) Vérifiez l’enquête que vous voulez soumettre en ligne (pour tout sélectionner, cliquez sur “(dé)sélectionner tout”). → Cliquez sur “Envoyer Eléments Sélectionés”.

7) Si les données ont été soumises avec succès, un message indiquant “Success” s’affichera.

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12. Soumettre les réponses en ligne

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13. Supprimer les formulaires sauvegardés (si nécessaire)1) Pour supprimer les formulaires sauvegardés → sélectionnez “Supprimer Formulaire

Sauvegardé” dans le menu principal.2) Vous visualiserez tous les formulaires sauvegardés localement. Il existe 3 types: 1) brouillons

sauvegardés non finalisés, 2) formulaires finalisés pas encore soumis, 3) formulaires soumis→ Vérifiez quelle est l’enquête à supprimer. Chaque enquête contient le nom du bénéficiaire et le type de formulaire (sauvegardé, finalisé ou envoyé). Pour tout sélectionner, cliquez sur “Tout sélectionner”. → Cliquez sur “Supprimer la sélection”.

3) Sélectionnez “Supprimer ces formulaires” → 4) Le message “formulaire(s) supprimés avec succès” s’affichera.

Attention : Les formulaires “envoyés” sont toujours sauvegardés localement par mesure de sécurité.Il est recommandé de supprimer les formulaires “envoyés” uniquement à la fin.

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13a. Supprimer définitivement les données stockées REMARQUE : cette page explique comment procéder pour supprimer toutes les données des enquêtes dans chaque appareil (contenant des informations personnelles), à la fin de l’enquête, et après avoir confirmé que toutes les données soumises ont été reçues sur le serveur Kobo.Remarque : contactez d’abord le Siège pour vérifier que le nb de données soumises et le nb de données reçues correspondent bien.

1) Sélectionnez “Supprimer des Formulaires Sauvegardés” dans le menu principal.2) Sélectionnez tous les formulaires sauvegardés sous “FORMULAIRES SAUVEGARDES”

en cliquant sur “Tout sélectionner”, et “Supprimer la sélection” → Confirmez “Supprimer ces formulaires”

3) Confirmez qu’aucun formulaire sauvegardé n’est encore dans les smartphones/tablettes.Attention : Une fois supprimées, les données ne pourront plus être récupérées RETOUR EN HAUT

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1) Pour supprimer les formulaires vierges → sélectionnez “Supprimer des Formulaires Sauvegardés” dans le menu principal.

2) Cliquez sur “FORMULAIRES VIERGES” en haut à droite → Choisissez le formulaire vierge que vous voulez supprimer (pour tout sélectionner, cliquez sur “Tout sélectionner”) → Cliquez sur “Supprimer la sélection”.

3) Un message de confirmation s'affiche → Sélectionnez “Supprimer ces formulaires”

4) Si le formulaire a été supprimé, le message “formulaire(s) supprimés avec succès” s’affichera. RETOUR EN HAUT

14. Supprimer votre formulaire bénéficiaire personnalisé

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15. Actualiser votre formulaire d’enquête bénéficiaire personnalisé

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Si vous devez actualiser le formulaire d’enquête bénéficiaire personnalisé (par exemple, si l’enquête a été modifiée par le Siège, etc.), suivez avec attention les étapes suivantes pour chaque appareil.

1) Il est recommandé de finaliser tous les formulaires en attente, et de les soumettre en ligne, afin d’éviter toute perte d’information (voir n° 12).

2) Supprimez votre formulaire d’enquête bénéficiaire personnalisé (voir n° 14)

3) Télécharger un formulaire vierge (voir n° 2)

HQDOSTSEN@unhcr.org

Pour toutes questions relatives aux enquêtes sur les bénéficiaires de l’Energie, veuillez prendre contact avec :