Embed Size (px)
Citation preview
Kā iestādei pievienoties
dokumentu integrācijas videi?
Valsts iestādēm un pašvaldībām
Ievads
• Kas ir dokumentu integrācijas vide (DIV) un kādas ir tāsiespējas?
• Kāda ir dokumentu integrācijas vides funkcionalitāte?
Dokumentu integrācijas vides ieviešanas galvenie soļi
• Kā soli pa solim pievienot dokumentu vadības sistēmudokumentu integrācijas videi?
Biežāk uzdotie jautājumi
Noderīgi informācijas avoti
Kontaktinformācija
2
Saturs
Kas ir dokumentu integrācijas vide (DIV) un kādas ir tās iespējas?
3
90%
14%
2017. g.
2014. g. (2013. gadā valsts pārvaldē kopumā apritē bija 5,7 miljoni dokumentu)
Esošā situācija elektronisko dokumentu apritē
E-pārvaldes nākotne:
• Valdības rīcības plāns: 90% e-dokumenti trīs gados• Oficiālās e-adreses ieviešana• Droša, garantēta un efektīva e-dokumentu aprite
E-pārvaldes nākotne: bezpapīra dokumentu aprite
4
Normatīvie akti
Ministru kabineta 2015. gada 16. februāra rīkojums Nr. 78 «Par Valdībasrīcības plānu Deklarācijas par Laimdotas Straujumas vadītā Ministrukabineta iecerēto darbību īstenošanai» (prot. Nr. 7 34.§)
Ministru kabineta noteikumi Nr.473 «Elektronisko dokumentu izstrādāšanas,noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēsun kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts unpašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajāmpersonām»
Ministru kabineta instrukcija Nr.9 «Kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite Publiskās pārvaldes dokumentu pārvaldības sistēmu integrācijas vidē»
MK protokollēmums ( TA-217) «Par drošu un aizsargātu dokumentu apriti publiskajā pārvaldē»
5
2016. gada1. maijs
2016. gada1. janvāris
2017. gada1. septembris
Tiešās pārvaldības iestādēm bez DIV:
Tiešās pārvaldības iestādēm ar DIV:
Pašvaldībām bez DIV:
Aicinātas izvērtēt DIV ieviešanu ar ārvalstu finanšu
instrumentiem
Jāizvērtē DIV ieviešana ar
ārvalstu finanšu instrumentiem
JāieviešDIV
Aicinātas pieteikties
DIV
Jānodrošina DIV lietošana
Informatīvais ziņojums «Par Publiskās pārvaldes dokumentu pārvaldības sistēmuintegrācijas vides darbību un visaptverošu ieviešanu valsts pārvaldē»
Iestādēm jāpievienojas DIV
6
Dokumentu integrācijas vide (DIV) ļauj iestāžu Dokumentu vadībassistēmās (DVS) veikt drošu, automatizētu dokumentu apriti starpšobrīd jau reģistrētām 94 iestādēm*, kas ir DIV dalībnieki. Ar DIVnepieciešams mazāks pieslēgumu skaits.
*14.08.2017. dati7
Bez DIV Ar DIV
Kas ir dokumentu integrācijas vide?
DIV izveides mērķis un ieguvumi
8
Iesniegums iestādei
Mērķis
Vienota elektronisko dokumentu aprites vide
Ieguvumi
DIV
DIV
Ātrums
Drošība
Automatizācija
Ērtums
Iestāde Privātpersona
DIV sniegtie ieguvumi
9
• Nodrošina fizisko personu datuaizsardzību un dokumentuaizsardzību pārsūtīšanas laikā,neveicot papildus šifrēšanu
• Nodrošina sūtītāja un saņēmējaidentifikāciju
Drošība
• Nodrošina dokumentu garantētupiegādi (nav manuālijāapstiprina saņemšana), t.sk.nosūtīšanas un saņemšanasfakta nenoliedzamību
• Ņemot vērā to, ka DIV irintegrēts ar elektroniskopakalpojumu «E-iesniegumsiestādei», kas pieejams portālāLatvija.lv, iesniegumus, kasiesniegti, izmantojot šopakalpojumu, iestāde varsaņemt uzreiz savā DVS
Ērtums
• Sniedz iespējas sūtīto unsaņemto dokumentu apstrādiveikt automātiski, tādējādipaātrinot apriti un atvieglojotlietvežu darbu
Automatizācija
Pašvaldības
54 no 101pieslēgtas DIV
40 no 119pieslēgtas DIV
DIV dalībnieki
10
Valsts iestādes(Tiešās publiskās pārvaldes/
MK iestādes)
Pašlaik DIV nodrošina dokumentu apriti starp valsts un pašvaldībasiestādēm, bet plānots ieviest jaunu risinājumu komunikācijai arprivātpersonām:• Latvija.lv e-pakalpojumā «E-iesniegums iestādei» saņemtie dokumenti
automātiski nonāks iestādes DVS
VRAA infrastruktūra
DIV
Portāls saziņai
Subjekti, par kuriem nav info UR un IeR
(VRAA uztur sarakstu)
E-adrese
Valsts reģistri:• Personas dati• E-adreses dati
Valsts iestādes(ir DVS integrācija
ar DIV)
Valsts iestādes(nav DVS integrācija
ar DIV)
Iesniegums iestādei
11
Nākotnes risinājums: DIV arī saziņai ar privātpersonām
Kāda ir dokumentu integrācijas vides funkcionalitāte?
12
Iestāde1
DVS
DIV
• Adresācija
• Iestāžu pastkastītes
• Maršrutēšana
• Audita ierakstuserviss
• Laika zīmogošanas serviss
Iestāde2
DVS
Iestādes dokumentu elektroniska aprite
Iestādes dokumentu elektroniska aprite
DIV risinājums
13
Iestādes infrastruktūraDIV infrastruktūra
Publisko tīklu provaiders
Iestāžu DVS integrācija: izmantojot DIV bibliotēku
Publiska tīkla
infrastruk-tūra
DIV
Universālā DIV
saskarne (WS)
Integrācijas starpslānis ar iestādes
DVS
Bibliotēkas (adapteris)piekļuvei
DIV saskarneiDVS
14
VISStīkla infrastruktūra
15
• Sagatavo dokumentu
• Papildina atribūtus pēc vajadzības
• Izvēlas adresātu
• Piešķir reģistrācijas numuru/datumu
• Nosūta dokumentu lietvedības sistēmā un pārliecinās, ka DIV pieņēmis
• Pārliecinās par saņemšanas apstiprinājumu
DIVDVS
Iestāde 1
Nosūta dokumentu
DIV
Paziņo, ka dokuments veiksmīgi pieņemts DIV
Paziņo, ka adresāts dokumentu saņēmis
DVS saņem dokumentu
DVS
Iestāde 2Paziņo, ka adresāts dokumentu saņēmis
Lietveža darbības dokumenta nosūtīšana
• Lietvedības sistēma saņem jaunu dokumentu
• Lietvedis papildina vai maina dokumenta atribūtus
• Lietvedis piešķir dokumenta reģistrācijas numuru
DIV
DVS saņem dokumentu
Paziņo, ka adresāts dokumentu saņēmis
16
DVS
Lietveža darbības, dokumentu saņemot
Izstrādāto DVS saskarņu integrācijai ar DIV saraksts
Iestādes realizēta saskarne
VRAA projektā realizēta saskarne
IMPULSS (Lotus notes), Veselības ministrija
LDS, Labklājības ministrija
Namejs, Valsts reģionālās attīstības aģentūra
OpenKM, Ventspils pilsētas dome
Vienotas ārlietu dienesta dokumentu vadības sistēma (VAD), Ārlietu ministrija
Lietved. Sist., izstrādātājs EUROSCREEN (uz Sharepoint), Nodarbinātības valsts aģentūra
VVAIS, Latvijas Nacionālais arhīvsFIBU, Ilūkstes novada dome
ELDIS (uz Lotus Notes), Valsts darba inspekcija
KAVIS, Rīgas pilsētas pašvaldība
DAUKS, Valsts kanceleja
DocLogix, Saldus novada pašvaldība
DocsVision, Iekšlietu ministrijas Informācijas centrs
EDUS, Iepirkumu uzraudzības birojs
ALS, Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija
«Elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma» (EDPS), Tieslietu ministrija
Iestāžu lietvedību sistēmu integrācija ar DIV
17
18
Kā soli pa solim pievienotdokumentu vadības sistēmudokumentu integrācijas videi?
Uzturēšana
Izstrāde*
Vienošanās par sadarbību
Sadarbības sākšana
Akcepttestēšana*
1.
2.
3.
4.
5. Ieviešana produkcijā
6.
Iestādes atbildība
VRAA atbildība
Šis solis var nebūt*19
Procesa shēma dokumentu vadības sistēmas (DVS) pievienošanai dokumentu integrācijas videi (DIV)
Atbildīgais:
Iestāde
Paveicamais:• Iestāde vispirms iepazīstas, ar izstrādāto DVS saskarņu integrācijai
ar DIV sarakstu
• Ja iestādes DVS nav izstrādāta saskarne ar DIV, tad tupina veiktnākamajos slaidos minētos soļus
• Ja iestādes DVS ir izstrādāta saskarne ar DIV, tad iestāde:• sazinās ar konkrētās saskarnes izstrādātāju/uzturētāju un
vienojas par tās uzstādīšanu DVS• iepazīstas ar DIV lietošanas noteikumiem• iesniedz elektroniski aizpildītu un parakstītu vienošanos• iesniedz DIV tiesību veidlapu testa/produkcijas videi• VRAA nosaka pieslēgšanas procesa uzsākšanas datumu
1. Sadarbības sākšana
20
2. Vienošanās par sadarbību
Atbildīgais:
Iestāde un VRAA
Paveicamais:
• Pirms e-pakalpojuma ieviešanas, nepieciešams noslēgt vienošanospar sadarbību starp iestādi* un VRAA, izmantojot VRAAnodrošināto tipveida starpresoru vienošanās formu
• Līgumiskās attiecības regulē Ministru kabineta instrukcija Nr.9«Kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite Publiskāspārvaldes dokumentu pārvaldības sistēmu integrācijas vidē»
*Atbilstoši Valsts pārvaldes iekārtas likumam starpresoru vienošanās iestādeijāsaskaņo ar tās augstākstāvošo iestādi (ministriju), tāpēc šim procesam jāparedzpapildu laiks
21
3. Izstrāde*
Atbildīgais:
Iestāde
Paveicamais:
Ja iestādes DVS nav izstrādāta saskarne ar DIV, tad iestāde:
• organizē un nodrošina visus izstrādes nepieciešamos darbus tāslietošanā esošās DVS saskarnes integrācijai ar DIV
• iepazīstas ar DIV lietošanas noteikumiem
22
Šis solis var nebūt*DIV lietošanas noteikumiIzstrādāto DVS saskarņu integrācijai ar DIV saraksts
4. Akcepttestēšana*
Atbildīgais:
Iestāde un VRAA
Paveicamais:
• Iestāde iniciē un veic akcepttestus atbilstoši akcepttestēšanasscenārijiem
Akcepttestēšanas scenāriji23
Šis solis var nebūt*
5. Ieviešana produkcijā
Atbildīgais:
Iestāde un VRAA
Paveicamais:
DVS integrācijas ar DIV ieviešana produkcijas vidē:
• VRAA produkcijas vidē izveido DIV adresāta un iestādesadministratora punktu
• Iestādes veic sertifikātu apmaiņu
• Iestāde pārbauda pieslēguma darbību un ja darbojas, VRAAakceptē testēšanas rezultātus un nodod ieviešanai produkcijā
24
6. Uzturēšana
Atbildīgais:
Iestāde un VRAA
Paveicamais:
• Iestāde nodrošina iestādes izstrādātās DVS saskarnes integrācijaiar DIV uzturēšanu
• VRAA uztur VRAA projektā izstrādātas saskarnes unnepieciešamības gadījumā sniedz konsultatīvu atbalstu
25
Biežākās problēmas un šķēršļi
!• Specifiski dokumentu veidi, kuru apriti elektroniski
nodrošināt nav iespējams
• Organizatoriskie procesi iestādē
• E-paraksta neesamība paraksttiesīgām personām
• Infrastruktūras (t.sk. DVS funkcionalitātes) ierobežojumi
• Cilvēkfaktori (ieradumi, apmācību trūkums, piemēram,iestāžu administratoriem jābūt kompetentiem darbā arsertifikātiem un tml.)
26
!
Biežāk uzdotie jautājumi
Kas ir noklusētās adresācijas vienības nosaukums?
Noklusētās adresācijas vienības nosaukums ir iestādes nosaukums,un tam jāsakrīt ar DIV adresāta nosaukumu.
27
Kas ir e-adrese? Kas to izveido?
Tam ir jābūt unikālam saīsinājumam un tas nedrīkst sakrist ar citāmDIV e-adresēm. Pilnā e-adrese veidosies no šīs e-adresesapvienojama ar domēna nosaukumu.
Biežāk uzdotie jautājumi
28
Vai ir VRAA nodrošina lietvedības sistēmu testa vidē,ko izmantot iestādes DVS pieslēgumu DIVtestēšanai?
Jā, VRAA ir izveidota DVS testa vide, kuru var izmantot iestāžupieslēgšanās procesa atbalstam.
Kad iestāde ir uzskatāma par pilntiesīgu DIVlietotāju?
Iestāde ir uzskatāma par pilntiesīgu DIV lietotāju, kad ir pabeigtapieslēgšanās DIV produkcijas videi, kā arī VRAA ir papildinājisiesūtīto vienošanos ar datumu, no kura iestāde kļūst par DIVdalībnieku, un šī papildinātā vienošanās ir abpusēji parakstīta.
Meklējiet vairāk:
29
• Valsts informācijas sistēmu savietotājs www.viss.gov.lv
• Dokumentu integrācijas vides dokumentācija
https://viss.gov.lv/lv/Informacijai/Dokumentacija/Koplietosanas_komponentes/Dokumentu_integracijas_vide
Kā iestādei pievienoties
dokumentu integrācijas videi?
Valsts iestādēm un pašvaldībām
Konceptuāla procesa shēma
Iestāde2
Iestāde1
DIV
\
DVS
\
DVS
1
4
2
3
32
Iestāžu DVS integrācija: bez DIV bibliotēkām, izmantojot tīmekļa pakalpes
Iestādes infrastruktūra DIV infrastruktūraPubliska / slēgta
tīkla infrastruktūra
Internet /privāts tīkls
DIV
Universālā DIV saskarne (WS)
VISS
VISStīkla infrastruktūra
Integrācijas starpslānis ar iestādes DVS /
Patstāvīga nepieciešamāsfunkcionalitātes
realizēšanaDVS
33
Atbildīgais:
Iestāde un VRAA
Paveicamais:
• DVS integrācijas ar DIV ieviešana produkcijas vidē:
VR
AA
3. Ģenerē
sertifikātu un produkcijas vidē veic pieslēguma konfigurāciju
1. Produkcijas vidē
izveido:
• DIV adresāta kontu
• iestādes administratora kontu
7. Akceptē testēšanas rezultātus
8. Nodod ieviešanai produkcijā
Iestā
de
2. Ģenerē CSR un
nosūta aģentūrai4. Iestādes sistēmas
konta ietvaros reģistrē sertifikātus
5. Pārbauda
pieslēguma darbību
6. Darbojas?
Nē Jā
5. Ieviešana produkcijā
34
