Vantage Point 3 DE

AUSGABE 3 FUNDIERTERE KAUFENTSCHEIDUNGEN TREFFEN

Wandel als ChanceDynamische Trendfaktoren · Chancen zur Weiterentwicklung

Wenn Welten aufeinandertreffenMit diesen Innovationen bringen Sie verschiedene Anforderungen am Arbeitsplatz in Einklang.

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Chancen zur Weiterentwicklung

TREND-FAKTORENSeite 2–13

Seite 14–28

Wandel ist unvermeidlich. Wie wir damit umgehen, entscheidet über unseren Erfolg. In Ausgabe 3 von Vantage Point beleuchten wir einige der wichtigsten aktuellen Veränderungen am Arbeitsplatz. Inhalt

Mehr- generationen-GemeinschaftSo zahlt sich eine gemischte Altersstruktur am Arbeitsplatz aus.

Generation YDiese jungen Talente prägen die Zukunft Ihres Unternehmens.

Es lebe das PapierWarum sich Papier auch in der digitalen Welt erfolgreich behauptet.

© 2016 Staples Advantage. Gedruckt auf holzfreiem Papier. Entsorgen Sie dieses Magazin bitte umweltgerecht.

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Kontinuität ist planbarMit besserer Organisation zu dauerhafter Effizienz.

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18Zu viel KommunikationMit dem E-Mail-Knigge zu gesteigerter Produktivität.

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Das Ende der festen ArbeitszeitenKönnen Telearbeit und Gleitzeit der Produktivität förderlich sein?

Die Technologie im Griff Was passiert, wenn Ihre Mitarbeiter auf eigenen Geräten arbeiten?

12Nachhaltigkeit zahlt sich ausNachhaltigkeit bietet konkrete Vorteile für Ihre kommerzielle Rentabilität.

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Herzlich willkommen

Veränderungen sind fester Bestandteil des Geschäftslebens. Fortschrittlichere Technologien, neue Anforderungen der Belegschaft und die wachsende Bedeutung von Nachhaltigkeit haben zur Folge, dass Unternehmen ihre Positionen kontinuierlich überdenken müssen.

Chancen und Herausforderungen gehen dabei oft Hand in Hand. Um den eigenen Erfolg zu sichern, müssen wir lernen, Veränderung als etwas Positives zu begreifen. Das kann z. B. bedeuten, sich auf neue Arbeitsweisen einzulassen, die den Vorlieben der Mitarbeiter besser gerecht werden, statt blind an überholten Regeln festzuhalten. Und auch der Nachhaltigkeitsgedanke – immer ein Motor für Wandel – gewinnt an Attraktivität, wenn wir uns die langfristigen Geschäftsvorteile bewusst machen, statt nur die Kosten zu sehen.

Staples Advantage bietet Produkte und Services, die den Anforderungen der Generation Y entsprechen und allen Mitarbeitern entgegenkommen, die Wert auf mobilere Arbeitsweisen legen. Arbeitgeber, die auf diese Tools setzen, profitieren von allen Vorteilen, die eine heterogene Belegschaft mit sich bringt.

In dieser Ausgabe von Vantage Point gehen wir der Frage nach, wie wir mit gezielten Veränderungen und fundierten Beschaffungsentscheidungen das Potenzial unserer aktuellen – und künftigen – Mitarbeiter optimal nutzen können.

Viel Spaß beim Lesen. Hervé Liboureau

Senior Vice President, Head of Staples Advantage Europe

Wandel als ChanceErfolgs-faktorenDer Staples Workplace Index 2015 empfiehlt vier Kernstrategien zur Optimierung einer effektiven Arbeitsplatzkultur:

Burnout verhindern Achten Sie darauf, dass Überstunden bei Ihren Mitarbeitern nicht zur Regel werden. Der Abbau von übermäßiger Kommunikation kann dazu beitragen.

Vertrauen aufbauen Unterstützen Sie flexible Arbeitsweisen und sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter sich bei Bedarf Auszeiten nehmen können.

Loyalität stärken Investieren Sie in erstklassige, aktuelle Tools und Technologien und zeigen Sie sich aufgeschlossen, wenn es darum geht, Ihren Mitarbeitern die am besten geeigneten Tools an die Hand zu geben.

Räumlichkeiten gut nutzen Richten Sie verschiedene Arbeitsumgebungen für unterschiedliche Aufgaben ein und lassen Sie Mitarbeiter in dem Umfeld arbeiten, das ihnen am besten entspricht.

Der Staples Workplace Index 2015Diese von Staples Advantage in Auftrag gegebene Umfrage, auf die wir in dieser Ausgabe immer wieder verweisen, untersucht, was Büromitarbeiter heute motiviert bzw. demotiviert. Für die in Kooperation mit Dan Schawbel entworfene und im Mai 2015 von Redshift Research durchgeführte Umfrage wurden 2.603 Büromitarbeiter in den USA und Kanada befragt.

VANTAGE POINT • AUSGABE 3 1

Dynamische Trendfaktoren

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Dynamische Trendfaktoren

Um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten, müssen Sie sich kontinuierlich auf die aktuellen Umstände einstellen.

Ihre Mitarbeiter entwickeln neue Arbeitsmethoden und erhalten dabei durch moderne Technologie immer neue Möglichkeiten. Auch die Frage der Nachhaltigkeit be-einflusst inzwischen fast jede Entscheidung. Veränderte gesetzliche und gesellschaftliche Rahmenbedingungen führen dazu, dass der tägliche Geschäftsbetrieb von Grund auf transformiert wird. Ihr künftiger Erfolg hängt davon ab, wie gut es Ihnen gelingt, die aktuellen Trends aufzunehmen und die daraus entstehenden Chancen zu nutzen.


DYNAMISCHE TRENDFAKTOREN

Steigende Kundenerwartungen, engere internationale Kooperation und wachsender Druck auf Mitarbeiter führen dazu, dass die traditionellen Arbeitszeiten von 9 bis 17 Uhr den produktiven Geschäftsbetrieb heute mehr behindern als fördern. Gleichzeitig steigt der Druck auf Unternehmen, Ressourcen auch außerhalb der bislang üblichen Geschäftszeiten verfügbar zu halten. Mehr Flexibilität in der Frage, wann und wo Mitarbeiter arbeiten, trägt dazu bei, alle Seiten zufriedenzustellen und die Arbeitszeit jedes Einzelnen optimal zu nutzen.

In unserer schnelllebigen Gesellschaft lässt sich der traditionelle 8-Stunden-Tag im Büro kaum noch mit den Ansprüchen von Kunden, Partnern und Mitarbeitern in Einklang bringen. Eltern brauchen neben der Arbeit Zeit für die Kinderbetreuung. Pendler, die aufgrund der explodierenden Wohnkosten oft einen längeren

Anfahrtsweg haben, legen Wert auf minimale Pendelzeiten (und -kosten). Und alle Mitarbeiter brauchen hin und wieder Auszeiten für besondere Ereignisse im Freundes- und Familienkreis, die Erledigung des Haushalts, Behördengänge oder Arzttermine.

Das Leben lässt sich nicht in säuberlich getrennte 8-Stunden-Segmente unterteilen und Konflikte zwischen den Anforderungen des Berufs- und Privatlebens lenken ab und beeinträchtigen die Arbeitsperformance. Um von jedem Mitarbeiter optimale Leistungen zu erhalten, benötigen Sie ein intelligenteres Arbeitszeitkonzept.

Ein wichtiger erster Schritt ist eine flexiblere Einstellung dazu, wann und wo Ihre Angestellten ihre Aufgaben erledigen. Mitarbeiter, die ihre Arbeit auf den eigenen Tagesrhythmus abstimmen können, sind konzentrierter und

produktiver. Auch das Problem, Ressourcen außerhalb der üblichen Geschäftszeiten bereitzustellen, dürfte sich damit ganz von selbst lösen.

Gleitzeit und Telearbeit können dazu beitragen, die Produktivität zu optimieren, die Zufriedenheit IhrEr Mitarbeiter zu verbessern und die Gesamtgeschäftszeiten zu verlängern. Viele Unternehmen haben diesbezüglich aber Bedenken – von der Abneigung gegenüber unerprobten Verfahren und dem fehlenden Vertrauen in die Ehrlichkeit der Mitarbeiter bis zur Datensicherheit, den anfallenden IT-Ausgaben und dem fehlenden Fachwissen. Wenn auch Sie noch zögern, die starren Arbeitszeiten zu lockern, sollten Sie sich klarmachen, was auf dem Spiel steht.

Das Ende der festen Arbeitszeiten

Verspricht eine flexiblere Einstellung zu den Arbeitszeiten und -orten Ihrer Mitarbeiter ein Plus an Qualität und Produktivität?

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Optimale Produktivität

Wenn Mitarbeiter 8 Stunden am Schreibtisch sitzen, bedeutet das nicht, dass sie auch 8 Stunden produktiv sind. Persönliche Probleme lenken schnell ab. In Ausgabe 2 von Vantage Point haben wir auch erläutert, dass regelmäßige Pausen und körperliche Betätigung absolute Kernvoraussetzungen für effektive geistige Arbeit sind.

Trotzdem wird immer noch zu oft an der Vollzeit-Anwesenheit festgehalten – nach dem Motto „Hauptsache beschäftigt aussehen“. Eine solche Arbeitskultur schafft Spannungen und zerstört das Vertrauen zwischen Personal und Geschäftsleitung. Je mehr sich die negativen Gefühle auf beiden Seiten verstärken, desto weniger identifizieren sich Mitarbeiter mit ihren Aufgaben. Die Produktivität sinkt und letztlich wandern die Mitarbeiter ab, sodass aufwändig neues Personal eingestellt und angelernt werden muss.

Natürlich muss jeder Einzelne auch weiterhin seine regulären Aufgaben erledigen. Aber vielleicht lässt sich ja der Nutzen der einzelnen Mitarbeiter steigern, wenn jeder selbst über seine Arbeitszeiten entscheiden kann? Eventuell sichern Sie sich sogar bessere Leistungen und ein größeres Arbeitspensum, wenn Sie es den Mitarbeitern überlassen, ihre Wochenstunden so einzuteilen, wie es ihnen am besten passt. Und vielleicht identifizieren sich Ihre Mitarbeiter noch stärker mit ihren Aufgaben, wenn Sie ihnen mehr Verantwortung für die Ergebnisse übertragen.

Zeit- und Energieersparnis

Wie viel Zeit und Energie investieren Ihre Mitarbeiter in die Fahrt zum Arbeitsplatz, wenn sie stattdessen genauso gut daheim oder anderswo arbeiten könnten? Lange Pendelzeiten beeinträchtigen die Performance, den Kontostand, die Gesundheit und die Umwelt. Sie nehmen viele Stunden in Anspruch, die sich viel besser für produktive Aufgaben, Erholung und Freizeit nutzen ließen. Unter übermäßigen Pendelzeiten leidet auch die Work-Life-Balance – ein Aspekt, der jungen Mitarbeitern besonders wichtig ist (siehe Artikel „Generation Y“). Mitarbeiter von Firmen, die stolz auf ihre Umweltstandards sind, könnten zu Recht darauf hinweisen, dass benzinschluckende Fahrten zum Arbeitsplatz schlecht mit dem Unternehmensethos vereinbar sind – und diesen Gedanken auch online äußern.

Durch tragbare Technologie, schnelle Internetverbindungen und Sicherheitssoftware lassen sich heute zahlreiche Aufgaben ohne Weiteres auch außerhalb des Büros erledigen. Und dank unzähliger Webservices können Teammitglieder auch kooperieren, ohne zur selben Zeit am selben Ort sein zu müssen.

Müssen Sie Ihren Mitarbeitern also wirklich laufend über die Schulter sehen, damit die Arbeit erledigt wird? Müssen wirklich immer alle Beteiligten physisch anwesend sein, wenn Besprechungen genauso gut auch online abgehalten werden können?

Gegenseitiges Vertrauen

Wenn Sie es gewohnt sind, Ihre Mitarbeiter während der bezahlten Arbeitsstunden jederzeit im Blick zu haben und genau zu wissen, womit sie sich gerade beschäftigen, kann die Umstellung etwas gewöhnungsbedürftig sein.

Gleitzeit und Telearbeit erfordern Vertrauen. Vertrauen ist aber auch ein Eckpfeiler einer gesunden Arbeitsplatzkultur und der Grundstein für Motivation, Engagement und Teamwork.

Und es ist keine Einbahnstraße: Mitarbeiter verhalten sich eher verantwortungsbewusst, wenn ihr Arbeitgeber ihnen freie Hand lässt. Aufgabe des Arbeitgebers ist es, den ersten Schritt zu machen und den Erwartungsrahmen präzise abzustecken, damit beide Seiten wissen, woran sie sind.

Eine flexible Arbeitsumgebung kann zur Folge haben, dass mehr Leute kommen und gehen. Umso wichtiger ist es, im Blick zu behalten, wer sich auf Ihrem Gelände aufhält.

So lassen Sie die Zeit für sich arbeiten Mit flexiblen Arbeitsmodellen und der Möglichkeit, bei Bedarf jederzeit Unterbrechungen einzulegen, optimieren Sie die Motivation, Produktivität und Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter. Wenn jeder Einzelne zu den individuell am besten geeigneten Zeiten arbeiten kann, verlängert sich automatisch die Gesamtgeschäftszeit. So haben Ihre Kunden auch außerhalb der traditionellen Geschäftszeiten und der eigenen Zeitzone einen Ansprechpartner.

70 % der Mitarbeiter, die angeben, dass sie

„mit ihrer Arbeitsstelle zufrieden“ sind, können ihre Arbeitszeit in gewissem Maß flexibel gestalten, z. B. durch Gleitzeit und/oder Telearbeit.

Von den Befragten, die sich selbst als unzufrieden bezeichnen, hat nur die Hälfte flexible Gestaltungsmöglichkeiten. Fast 40 % dieser Mitarbeiter geben aber an, dass mehr Flexibilität ihre Zufriedenheit am Arbeitsplatz verbessern würde.

Da durch zufriedene Mitarbeiter die Produktivität, die Kundenzufriedenheit und die Personalbindung steigt, liegen die Vorteile flexiblerer Arbeitsmodelle für die Rentabilität Ihres Unternehmens auf der Hand.

Quelle: Staples Workplace Index 2015


Sicherheit für das mobile Büro Die meisten physischen Büroumgebungen sind auf optimale Gesundheit und Sicherheit ausgelegt.

Verantwortungsbewusste Arbeitgeber erweitern diesen Schutz auf Telearbeiter, damit auch extern arbeitende Mitarbeiter ihre Aufgaben effizient, komfortabel und sicher erledigen können. Dazu gehören ergonomische Arbeitsartikel ebenso wie zuverlässige Technologien und Fragen der Datensicherheit.


Sicher und wohlbehalten ans Ziel:

Der Rucksack sollte so eingestellt werden, dass er etwa 5 cm unter den Schulterblättern beginnt und bis zur Taille oder knapp darunter reicht. Bei langem Stehen empfiehlt es sich, die Laptop-Tasche abzulegen. Langes Tragen verstärkt den Druck auf die Wirbelsäule.

Tragen Sie Rucksäcke stets auf beiden Schultern, um das Gewicht gleichmäßig zu verteilen. Achten Sie beim Packen der Laptop-Tasche darauf, dass die schwersten Gegenstände direkt am Körper anliegen und das Gewicht gleichmäßig verteilt ist.

Schutz für Mitarbeiter

Ergonomische Laptop-Taschen reduzieren haltungsbedingte Belastungen. Kensington bietet eine gute Auswahl an Rucksäcken, Rollkoffern, Toploadern und Business-Taschen mit Tragegriff, die speziell für die Anforderungen mobiler Mitarbeiter entwickelt wurden.

5 cm

Take your laptop bag o� if standing for a long period of time. Extended carrying time increases pressure on the spine.

Always wear a backpack on both shoulders so that the weight is evenly distributed.

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Der Schutz Ihres Firmengeländes

Eine flexible Arbeitsumgebung kann zur Folge haben, dass mehr Leute kommen und gehen. Umso wichtiger ist es, im Blick zu behalten, wer sich auf Ihrem Gelände aufhält.

Mit Duracard ID 300 erstellen Ihre Rezeptionsmitarbeiter mühelos professionelle ID-Ausweise und Sicherheitspässe aus Plastik.

Schutz für Hardware

Laptops sind eine begehrte Beute für Diebe. Mit einem guten Schloss ist aber fast garantiert, dass nur der rechtmäßige Besitzer das Gerät einstecken kann. Kensington verfügt über mehr als 30 Jahre Erfahrung und ist der Weltmarktführer für Laptop-Schlösser, mit denen Sie Ihre wertvolle Hardware und die darauf gespeicherten Daten schützen.

Schutz für Daten

Arbeitgeber und mobile Mitarbeiter müssen sich gleichermaßen Gedan-ken um die Datensicherheit ma-chen. Neben der Implementierung geeigneter Software und Siche-rungsverfahren bieten auch physi-sche Zubehörartikel wie Blick-schutzfilter oder Laptop-Schlösser wirksamen zusätzlichen Schutz.

Blickschutzklappen von Leitz und Display-Filter von 3M schränken die Sicht auf den Bildschirm ein, sodass die angezeigten Daten wirksam vor fremden Blicken geschützt sind.



Die Millennials sind in einer durch die Finanzkrise geprägten digitalen Welt aufgewachsen. Sie sind die erste Generation, die schon beim Eintritt ins Berufsleben besser mit Technologie vertraut ist als ihre erfahreneren Kollegen. Und da sie erkannt haben, dass ein Arbeitsplatz in der heutigen Welt kein verlässliches Sicherheitsnetz mehr darstellt, sind sie auch die Ersten, die persönliche Bedürfnisse über die Forderungen ihres Arbeitgebers stellen.

Die neue Selbstbezogenheit

Die Mitglieder der Generation Y sind in einer Gesellschaft groß geworden, in der das Familienleben oft der Arbeit geopfert wurde und viele hart arbeitende Eltern trotzdem ihre Stelle verloren haben. Die Millennials setzen daher andere Schwerpunkte: Sie legen größten Wert auf eine gesunde Work-Life-Balance und halten einen vielseitigen Lebenslauf für vorteilhafter als eine langjährige Beziehung zu einem einzelnen Unternehmen.

Ihr ausgeprägter Selbsterhaltungsinstinkt führt dazu, dass sie sich intensiv um die eigene Qualifikation kümmern, um so dem Arbeitgeber weniger ausgeliefert zu sein. Sie bauen persönliche Marken auf, die es ihnen erleichtern, mobil zu bleiben und bei Bedarf oder Gelegenheit jederzeit die Stelle zu wechseln. Besonders fähige und talentierte junge Menschen sind damit in Anstellungsfragen in einer äußerst einflussreichen Position.

Generation YNeben ihrer Energie und Unverbrauchtheit zeichnet sich jede neue Generation auch durch eigene Ideen und Ideale aus. Mit dem Einstieg der Generation Y (oder Millennials) ins Berufsleben werden die Unterschiede zu älteren Kollegen so deutlich wie nie zuvor.

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Das Pendel der Macht

Der Mangel an geeigneten Positionen für gut ausgebildete Millennials hat dazu geführt, dass viele von ihnen – laut einer kürzlich von PwC vorgelegten Studie fast drei Viertel – der Ansicht sind, sich für ihre erste Stelle unter Wert verkauft zu haben. Sobald sich die Gelegenheit ergibt, dürften sich diese Mitarbeiter nach besseren Angeboten umsehen. Wer über gefragtes Know-how und Talent verfügt, wird dabei schnell fündig werden und somit deutlich schwerer anzulocken und zu halten sein.

Arbeitgeber müssen deshalb schon jetzt darüber nachdenken, wie sie ein Arbeitsumfeld schaffen, das die Millennials zufriedenstellt. Flexible Arbeitsmodelle, eine integrative Unternehmenskultur, auf Kooperation ausgerichtete Verfahren, flache Hierarchien und uneingeschränkter Zugang zu Informationen spielen dabei eine wichtige Rolle.

ArbeitsplatzdynamikDie Millennials sind im Zeitalter der sozialen Medien und virtuellen Games aufgewachsen und sind es gewohnt, die Welt als Gleichberechtigte mitzugestalten – wann und wo immer sie dies möchten. Sie wünschen sich einen Management-Stil, der nicht diktiert, sondern ihre Bedürfnisse berücksichtigt. Millennials wollen keinen Chef, sondern einen Coach oder Mentor. Sie schätzen den Ideenaustausch mit Kollegen, weil er die offene und ungehinderte Diskussion fördert, wollen aber auch die Möglichkeit haben, ihre Ansichten direkt in der Vorstandsetage vorzubringen und sofort Feedback zu erhalten.

Bahn frei für den FortschrittDie Mitglieder der Generation Y sind mit der Informationsflut vertraut und gewohnt, sofortige Rückmeldungen zu erhalten. Das macht sie lern- und bestätigungshungrig. Sie sind schnell gelangweilt und müssen kontinuierlich gefordert werden. Arbeitgeber, die ihren Millennials ausreichend Aufmerksamkeit in Form von regelmäßigem Feedback widmen und ihnen schnelle Aufstiegsmöglichkeiten und vielfältige, interessante Karrierechancen bieten, sichern sich optimistische, motivierte Teamplayer, die neben grenzenlosem Enthusiasmus auch eine fast unheimliche Begabung für Multitasking einbringen.

Aufwand, der sich lohnt

Auch wenn die Loyalität der Millennials nur schwer zu gewinnen ist, erschließen sich Arbeitgeber, die dieser Generation geben, was sie sich wirklich wünscht, ein großes Potenzial. Zwar werden Millennials am ehesten durch positive Beziehungen und Erfahrungen veranlasst, an einer Stelle festzuhalten, doch haben sie daneben dasselbe Bedürfnis nach finanzieller Anerkennung, Sicherheit und Abwechslung wie ihre Vorgänger.

Die Expertin für Generationsdynamik Jessie Newburn, President von Stellium Communications in Columbia, Maryland (USA), drückt es so aus: „Millennials sind sehr loyal gegenüber Unternehmen – aber nur, wenn sich diese Unternehmen auch ihnen gegenüber loyal zeigen. Sie wünschen sich einen Pakt, der besagt‚ ‘Ich stelle dir meine Intelligenz, meine Zeit, mein Engagement und meine Leistungsfähigkeit zur Verfügung, aber dafür musst du für meine Förderung und Weiterentwicklung sorgen.’“

Der sorgsame Umgang mit Millennials lohnt sich auch deshalb, weil sie mit ihrer Meinung nicht hinter dem Berg halten. Wenn sie von der Behandlung durch ein Unternehmen beeindruckt sind, werden sie das schnell weitergeben und so möglicherweise weitere Talente anlocken. Diese Form der Mundpropaganda ist umso wertvoller, als die Mitglieder dieser Generation von Kindheit an mit Reklame bombardiert werden und daher oft gegenüber jeder Form von Werbung skeptisch eingestellt sind. Egal, ob es um den Kauf von Produkten und Services oder um eine potenzielle Arbeitsstelle geht – Millennials hören eher auf ihre Freunde als sich durch Marketing oder PR-Maßnahmen beeinflussen zu lassen.



Der Trend zur Nachhaltigkeit im Unternehmen hat viele Gründe. Während Nachhaltigkeit für einige zum absoluten Selbstverständnis gehört und eine Herzensangelegenheit darstellt, sehen sie andere als rechtliche Notwendigkeit oder als gute PR-Story. Durch die zu erwartenden Gesetzesänderungen und den wachsenden öffentlichen Druck ist Nachhaltigkeit heute aber generell ins Zentrum der Aufmerksamkeit gerückt und zu einem der wichtigsten Faktoren für die kommerzielle Tragfähigkeit von Unternehmen geworden.

Der künftige Erfolg hängt entscheidend davon ab, wie gut sich Unternehmen der neuen Weltordnung anpassen und die damit verbundenen Chancen nutzen. Es steht viel auf dem Spiel: von der Verbraucherwahrnehmung über die Mitarbeitermotivation bis zum Anlegervertrauen.

Der nächste SchrittJe nachdem, welche Maßnahmen Sie schon getroffen haben, erfordert die Umstellung auf einen ganzheitlicher nachhaltig ausgerichteten Betrieb möglicherweise von einigen mehr Aufwand als von anderen. Öffentlichkeitswirksame Initiativen wie Abfallvermeidung, Recycling und Energiesparen sind mittlerweile die Norm. Die nächste Aufgabe besteht darin, Nachhaltigkeit in alle Aspekte des Geschäftsbetriebs zu integrieren – von Artikeln des täglichen Bürobedarfs und energieeffizienten Maschinen über Inventar und Ausstattung bis zu Reinigungschemikalien und selbst Baumaterial.

Die gute Nachricht ist, dass dies dank laufender innovativer Fortschritte in all diesen Bereichen

heute bereits deutlich günstiger und einfacher ist, wobei Qualität und Performance die geforderten Standards oft sogar übertreffen.

Zu den Paradebeispielen täglicher Gebrauchsartikel mit optimierter Nachhaltigkeit gehören Energizer EcoAdvanced Batterien – die weltweit ersten AA-Batterien mit recyceltem Material – und Scotch® Magic™ Klebeband, das zu 53 % auf Basis von Naturfasern hergestellt wird und damit das umweltverträglichste Klebeband der Welt ist. BiC und Pritt setzen bei ihren ECOlutions und ECOmfort Roller Korrekturbändern auf Gehäuse aus Bioplastik und der berühmte Pritt Stift punktet durch die Umstellung von erdölbasiertem PVP auf natürliche Stärke und Zucker aus Kartoffeln mit besserer Klebeleistung. Auch Edding, dessen erste Marker schon vor über 50 Jahren nachgefüllt werden konnten, stellt seine EcoLine Reihe heute zu mindestens 90 % aus erneuerbaren Ressourcen her.

Wenn sich diese Artikel, die seit Jahrzehnten einen festen Platz im Büroalltag haben, erfolgreich und intuitiv den veränderten Bedingungen anpassen können, sollte dies unseren Unternehmen ebenfalls gelingen.

Auch hinter den Kulissen wird zunehmend auf Nachhaltigkeit geachtet. So gibt es inzwischen verschiedene umweltfreundliche Reinigungschemikalien wie die der SURE™ Reihe von Diversey, die auf Pflanzenbasis hergestellt werden und zu 100 % biologisch abbaubar sind. Diese Produkte verdeutlichen die Geschäftsvorteile von nachhaltigem Handeln, denn durch den Verzicht auf gefährliche künstliche Chemikalien sinkt auch die Gesundheitsgefahr für das Reinigungspersonal.

Das Ergebnis sind zufriedenere, gesündere Mitarbeiter, die Ihr Unternehmen mehr schätzen und ihre Aufgaben deshalb vermutlich auch besser erledigen. Das wiederum hat Auswirkungen auf jeden Mitarbeiter und Besucher, der Ihre Anlagen betritt.

Diese Alltagsbeispiele belegen, dass vieles, was wir gestern noch für unmöglich gehalten haben, heute Realität ist. Ganz gleich, wie weit fortgeschritten Sie auf dem Weg zu mehr Nachhaltigkeit sind und aus welchem Grund Sie dieses Ziel verfolgen: Mit größerem Umweltbewusstsein stärken Sie Ihre geschäftliche Zukunft. Verschiedene Studien bestätigen, dass nachhaltiges Handeln nicht nur gut für den Planeten, sondern in mehrfacher Hinsicht auch besser für das Unternehmen ist.

Nachhaltigkeit zahlt sich ausNachhaltigkeit ist derzeit in aller Munde. Doch was bedeutet Nachhaltigkeit konkret für Ihr Unternehmen – einen Kostenfaktor oder einen Vorteil?

Pritt ECOmfort Roller und

BiC/Wite-Out® Ecolutions® Korrekturband Verbesserte

Umweltverträglichkeit

durch verstärkten Einsatz

von recyceltem und

erneuerbarem Material.

Nachhaltigkeit zählt heute zu den entscheidenden Faktoren für die kommerzielle Tragfähigkeit eines Unternehmens.

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Energizer EcoAdvanced AA- und AAA-BatterienDie weltweit ersten Hochleistungsbatterien, die zu 4 % aus recyceltem Material alter Batterien hergestellt werden. Die Alkali-Mangan-Batterien von Energizer benötigen nicht nur weniger Neumaterial, sondern haben auch die längste Laufzeit – ein doppelter Vorteil in puncto Nachhaltigkeit.

Scotch® Magic™ KlebebandDiese mit dem Vinçotte OK-Ökolabel für Nachhaltigkeit ausgezeichnete neue Version des Büroklassikers besteht aus einem pflanzenbasierten Klebestoff und einer Unterseite aus Cellulose-Acetat, einem Naturprodukt auf Zellstoffbasis. Das Ergebnis ist ein Produkt, das zu 53 % auf Basis von Naturfasern hergestellt wird – einzigartig auf dem Markt für Klebebänder.

SURE™ ReinigungschemikalienDie Reinigungschemikalien der SURE™ Reihe basieren auf Nebenprodukten der Agrar-/Lebensmittelindustrie (Zuckerrüben, Mais, Stroh- und Weizenkleie sowie Kokosnuss) ohne künstliche Färbemittel, Duftstoffe, Quats, Chlor, Phosphate oder Oxidverbindungen und liefern den Beweis dafür, dass sich professionelle Resultate und Sicherheit bzw. Umweltverträglichkeit nicht ausschließen müssen.

Edding EcoLine TextmarkerDank kontinuierlicher Forschung und Weiterentwicklung werden die Kappen und Schäfte aller Produkte der EcoLine Serie zu mindestens 90 % aus erneuerbaren Ressourcen oder recyceltem Material hergestellt.

Pritt KlebestiftJetzt zu 90 % aus natürlichen Inhaltsstoffen (einschließlich Wasser) und ohne Einsatz von Lösungsmitteln.

Optimiertes Marken-Image und größere Wettbewerbsvorteile

Eine Verbraucherstudie von The Natural Marketing Institute hat ergeben, dass Verbraucher mit 58 % größerer Wahrscheinlichkeit Produkte und Services eines Unternehmens kaufen, wenn sie wissen, dass es sich Gedanken über die Umwelt und Gesellschaft macht. Gleichzeitig sind Verbraucher bereit, bis zu 20 % mehr für umweltverträgliche Produkte und Services auszugeben.

The Natural Marketing Institute ist in 30 Ländern als strategischer Consulting-Partner tätig.

Gesteigerte Produktivität und Kosteneinsparungen

Nachhaltigere Geschäftsverfahren verbessern die operative Effizienz. Ein sparsamerer Umgang mit Ressourcen optimiert den Betrieb und senkt die Kosten.

Verbesserte Finanz- und Anlagemöglichkeiten Finanz- und Anlageanalysten haben erkannt, dass Nachhaltigkeitspläne für mehr Energieeffizienz und Umweltverträglichkeit ein wichtiges Evaluierungskriterium für Unternehmen darstellen. Eine von Goldman Sachs vorgelegte Studie zeigt, dass nach Einschätzung von Unternehmen in sechs Branchen Marktführer, die sich für Umwelt, Gesellschaft und Governance einsetzen, erfolgreicher sind als ihr Aktienkurs. Laut einer anderen Studie auf Basis von CFO Research, für die 175 leitende Finanzführungskräfte befragt wurden, glaubt über die Hälfte, dass ihr Unternehmen mit schlagkräftigen Nachhaltigkeitsinitiativen den Erlös verbessern kann.

Weichenstellung für künftige Gesetze und Kosten

Ein Bericht von Ernst & Young (The Top 10 Business Risks for Business) macht deutlich, wie wichtig es ist, sich frühzeitig auf strengere Umweltvorgaben und steigende Energiekosten einzustellen. Schon 2020 könnten Unternehmen gesetzlich verpflichtet sein, ihre CO2-Emissionen um 25 % zu reduzieren. Bis 2050 könnte dieser Wert auf 50–80 % steigen. Das hat Auswirkungen auf die Verfügbarkeit und die Energiekosten, die sich in den nächsten 10 Jahren voraussichtlich verdoppeln werden.

Optimierte Einstellung und Bindung von LeistungsträgernImmer mehr Mitarbeiter wollen heute für Unternehmen arbeiten, die Verantwortung für die Umwelt und die Gesellschaft übernehmen. Adecco, ein internationales HR-Unternehmen, hat herausgefunden, dass 52 % der angestellten Erwachsenen der Ansicht sind, ihr Unternehmen sollte mehr für die Umwelt tun. In einer Zeit, in der Arbeitgeber verstärkt Rücksicht auf die Wünsche der Belegschaft nehmen müssen, wenn sie gute Mitarbeiter einstellen und halten wollen, können Nachhaltigkeitsinitiativen und -erfolge den Ausschlag dafür geben, wie loyal und ethisch sich Mitarbeiter gegenüber dem Unternehmen verhalten. Laut der von der American Management Association vorgelegten „Global Study of Business Ethics“ zählen Corporate Social Responsibility-Programme zu den fünf besten internen Methoden für den Aufbau einer ethischen Unternehmenskultur.

Geschäftsvorteile durch Nachhaltigkeit



Wenn Mitarbeiter die Richtung vorgeben

Wie kommt es, dass Angestellte lieber auf eigenen Geräten arbeiten als sich vom Arbeitgeber ein kostenloses Gerät zur Verfügung stellen zu lassen? In der Regel ist dies nur bei Mitarbeitern der Fall, deren privat genutzte Geräte fortschrittlicher sind als die vom Unternehmen angebotene Ausstattung. Es liegt auf der Hand, dass diese Benutzer nur ungern Abstriche bei ihrem gewohnten IT-Komfort machen. Da das Phänomenon inzwischen immer häufiger auftritt, müssen Arbeitgeber darauf reagieren.

„Es kommen laufend neue und schnellere Modelle mit viel versprechenden neuen Funktionen auf den Markt – und das zu immer günstigeren Preisen. Für Millennials und technisch versierte Mitglieder älterer Generationen ist der Besitz aktueller Technologie selbstverständlich. Sie tauschen ihre Geräte so regelmäßig gegen höherwertige Modelle ein, wie das andere bei ihren Autos tun.

„Unternehmen investieren mit größerer Verzögerung in Upgrades und werden deshalb immer öfter von ihren Mitarbeitern abgehängt. Wenn diese Benutzer gezwungen sind, ihre Aufgaben auf minderwertigen Geräten auszuführen, verlieren sie schnell das Interesse und eventuell sogar den Respekt vor ihrem Arbeitgeber.“

Der letzte Punkt wird durch den Staples Workplace Index 2015 bestätigt: Es besteht ein klarer Zusammenhang zwischen ungeeigneter und veralteter Technologie einerseits und größerer Mitarbeiterunzufriedenheit, Demotivation und einer höheren Abwanderungsquote andererseits.

Auch persönliche Vorlieben können sich auf die Produktivität auswirken. „Arbeitgeber sind gut beraten, auf BYOD umzusteigen, denn Mitarbeiter sind produktiver, wenn sie mit vertrauten und geschätzten Geräten arbeiten können – besonders, wenn sie eine starke Vorliebe für Betriebssysteme von Microsoft oder Apple haben. Und natürlich tragen fortschrittlichere Geräte auch dazu bei, dass die Arbeit schneller und effizienter erledigt wird.“

Die Technologie im Griff Der aktuelle Trend zum Arbeiten auf dem Eigengerät zwingt Unternehmen dazu, den Umgang mit mobiler IT zu überdenken. Staples Advantage hat mit dem unabhängigen IT-Berater Paul Macdonald darüber gesprochen, wie alle Seiten von dieser Entwicklung profitieren können.

Über Paul MacdonaldPaul Macdonald ist ein IT-Innovationsarchitekt. Seine Firma Beautiful Technology berät Unternehmen bei Investitionen zur IT-Infrastruktur und der Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen, mit denen sich messbare Geschäftsvorteile realisieren lassen.

Dass Verbraucher die neuesten und besten technischen Geräte besitzen, ist heute schon eher die Norm als die Ausnahme. Immer öfter hinkt also die IT der Unternehmen der Ausstattung ihrer Mitarbeiter hinterher. Die Folge sind verschiedene Bring-Your-Own-Device-Initiativen (BYOD), in deren Rahmen Mitarbeiter ihre eigenen Laptops, Tablets und Smartphones für geschäftliche Aufgaben nutzen.

Diese Praxis ist auf den ersten Blick ein zweischneidiges Schwert. Zwar sind Kosteneinsparungen durchaus im Sinne des Unternehmens, demgegenüber stehen jedoch häufig intuitive Zweifel über die Sicherheit. Solche Sicherheitsbedenken lassen sich durch Installation geeigneter Software auf den Geräten der Mitarbeiter schnell ausräumen.

„Virtuelle Desktoplösungen wie VMware Horizon Air stellen in der Cloud gehostete Anwendungen bereit, deren IT-Infrastruktur nicht vom Unter-nehmen verwaltet (und bezahlt) werden muss. Sie schaffen damit eine nach außen abgesicherte Umgebung auf dem Laptop, aus der heraus der Benutzer sicher mit dem Firmennetzwerk intera-gieren kann. Gleichzeitig wird verhindert, dass eventuelle Viren oder Malware-Programme über das Gerät des Mitarbeiters in das Unternehmens-system eindringen. Die Laptops der Mitarbeiter sind somit genauso sicher wie vom Unternehmen ausgegebene Geräte, ohne dass dies Auswirkun-gen auf die sonst installierte Software hat.“

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Faire Voraussetzungen für alleVor diesem Hintergrund stellen sich weitere Fragen. Wie sollen Sie mit Mitarbeitern verfahren, die nach wie vor die Ausstattung des Unternehmens verwenden müssen oder wollen? Und was tun, wenn Ihnen der BYOD-Ansatz noch Kopfzerbrechen bereitet? Ziel muss es sein, ein Umfeld zu schaffen, in dem niemand ausgegrenzt wird. Mitarbeiter, die bessere eigene Geräte haben, wollen sich nicht ausbremsen lassen, indem sie gezwungen sind, die ältere Ausstattung des Unternehmens zu verwenden. Und Mitarbeiter, die darauf angewiesen sind, mit den IT-Geräten des Unternehmens zu arbeiten, wollen sich gegenüber ihren BYOD-Kollegen nicht wie Menschen zweiter Klasse fühlen.

„Je attraktiver die Ausstattung des Unternehmens ist, desto mehr Mitarbeiter wollen damit arbeiten. Eine gute Methode, dies zu realisieren, besteht darin, IT-versierte Mitarbeiter in Investitionsentscheidungen einzubeziehen.“

Mobile Druckoptionen

Wie sieht es nun aber beim Drucken aus? Lassen sich all diese unterschiedlichen Geräte ohne Weiteres in das Druckernetzwerk einbinden? Die Antwort lautet „ja“, wobei je nach Szenario unterschiedliche Lösungen in Frage kommen.

In Großunternehmen mit weitläufigen Anlagen oder sogar mehreren Standorten können Druckaufträge mit sogenannten „Follow You“-Drucklösungen von Laptops, Tablets oder Smartphones an jeden Drucker im Unternehmensnetzwerk gesendet werden.

„Für Lösungen wie die von Nuance Equitrac wird auf jedem Benutzergerät ein Universaltreiber installiert. Das ist effizienter als eine separate Installation für jeden Drucker. Beim Drucken können Benutzer dann flexibel den für sie gerade günstigsten Drucker auswählen. Da das Follow You-Prinzip vorsieht, dass entweder eine ID-Karte durch ein Lesegerät gezogen oder ein Kennwort am Drucker eingegeben werden muss, damit der Druckauftrag startet, besteht nicht die Gefahr, dass Dokumente offen herumliegen, weil sie am Drucker vergessen oder an einem Gerät ausgegeben werden, das der Benutzer nicht gefunden hat. Das verbessert sowohl die Sicherheit als auch die Nachhaltigkeit.“

Für kleine bis mittelständische Unternehmen mit kleineren Netzwerken bieten sich Drucker wie die der HP OfficeJet Pro X-Serie an, deren ePrint-System die direkte Verbindung mit jedem Laptop, Tablet oder Smartphone erlaubt, ohne dass dazu ein Router benötigt wird. Zudem basiert die HP OfficeJet Pro X-Serie auf einer Tintenstrahltechnologie der nächsten Generation, die schneller, qualitativ hochwertiger und kosteneffektiver ist als die herkömmlichen laserbasierten Lösungen, die den Druckprozess im Büro jahrelang dominiert haben. Mit einem bis zu 50 % geringeren Energieverbrauch gegenüber professionellen Laserdruckern profitiert auch die Nachhaltigkeit.

Kompakte KonnektivitätDas schlanke, kompakte Design vieler Laptops und Convertibles lässt oft wenig Platz für Connectivity-Ports. Die universelle Dockingstation von Kensington macht aus einem USB-Port sechs, sodass Sie mehrere Peripheriegeräte gleichzeitig anschließen können.


Chancen zur Weiter-

entwicklungErfolgreich mit der Zeit zu gehen heißt auch, die richtige Mischung aus Alt und Neu zu finden. Neue Verfahren, Geräte und Produkte sollten immer auf dem aufbauen, was schon vorhanden ist. Wandel muss nicht automatisch eine komplette Neuausrichtung bedeuten. Es geht vielmehr darum zu prüfen, was erhalten bleiben soll und was überholt ist, und dann einen Weg zu finden, die getroffenen Entscheidungen harmonisch in die bestehenden Abläufe zu integrieren. Innovative Weiterentwicklungen vertrauter Produkte zeigen, dass Verbesserungen nicht zwingend mit einer Störung der bewährten Prozesse verbunden sein müssen, sondern auch durch gezielte punktuelle Anpassungen erfolgen können.

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Die heutige Belegschaft besteht aus Baby-Boomern (Jahrgänge 1946–1964), der Generation X (d. h. Mitarbeitern, die zwischen den frühen 60ern und den frühen 80ern geboren wurden) und den Mitgliedern der Generation Y (auch Millennials genannt), die erst nach den frühen 80er Jahren geboren wurden. Obwohl die Grenzen und Übergänge fließend sind, lassen sich an den Generationen bestimmte Faktoren und Vorlieben festmachen.

Die Millennials (siehe dazu den Artikel „Generation Y“) treten derzeit noch ins Berufsleben ein und werden schon bald den größten Teil des Personals stellen. Sie sind aktuell etwa 12 bis 32 Jahre alt und unter den Praktikanten ebenso vertreten wie unter jungen Führungskräften. Da diese Generation die Arbeitsweisen von morgen verkörpert und prägt, stellen erfolgreiche und zukunftsorientierte Unternehmen schon heute die Weichen, um ihrer veränderten Sichtweise gerecht zu werden.

Das darf aber nicht auf Kosten der übrigen Mitarbeiter gehen. Zwar sind die Millennials das Tor zur Zukunft, doch sind Unternehmen auch nach wie vor auf die Erfahrung und Meinungsvielfalt der Mitarbeiter aus den beiden Vorgängergenerationen angewiesen. In einem kürzlich veröffentlichten Bericht (Untapped talent: Can over-50s bridge the leadership skills gap?) warnt das Institute of Leadership & Management (ILM) vor einem drohenden Mangel an qualifizierten leitenden Führungskräften, der daraus resultiert, dass viele Unternehmen das Potenzial der Baby-Boomer verkennen und ihre Anforderungen vernachlässigen.

Angesichts der Begeisterung über eine auf schnelllebigen technischen Fortschritt gestützte Zukunft hat sich die Ansicht durchgesetzt, dass Mitarbeiter über 50 nicht mehr mithalten können oder wollen. Obwohl es stimmt, dass sich manche von ihnen mit neuen Verfahren schwer tun, können die Baby-Boomer und älteren Mitarbeiter der Generation X ein Plus an Know-how, Erfahrung und Abgeklärtheit vorweisen, das sich nur mit fortschreitendem Alter erwerben lässt. Und wie alle anderen auch sind sie daran interessiert, sich weiterzuentwickeln und in leitende Positionen aufzusteigen. Viele Unternehmen verweigern ihnen das jedoch, obwohl sie hinsichtlich berufsspezifischer Kenntnisse und Skills (85 %) sowie Kundenkenntnis (78 %) vor ihren jüngeren Kollegen rangieren.

Unersetzliche ErfahrungenUnternehmen, die Baby-Boomer und ältere Mitarbeiter der Generation X an den Rand drängen, versperren sich selbst den Zugang zu einem unbezahlbaren Erfahrungspool. Wie also lassen sich diese erfahrenen und kompetenten Mitarbeiter halten? Indem Sie sie kontinuierlich schulen, sie bei internen Beförderungen nicht übergehen und flexible Wege finden, damit sie sich weiterhin einbringen können. Statt Mitarbeiter in den Ruhestand zu schicken, sollten Sie Übergangsmodelle entwickeln, um sicherzustellen, dass die fachliche Erfahrung dieses Teils der Belegschaft erhalten bleibt und innerhalb des Unternehmens weitergegeben wird. Dazu können flexible Arbeitsmodelle (siehe „Das Ende der festen Arbeitszeiten“) ebenso beitragen wie Praktika für Menschen über 50 oder andere Optionen, die qualifizierten Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Erfahrungen zu teilen.

CHANCEN ZUR WEITERENTWICKLUNG

Mehrgenerationen-Gemeinschaft

Da die Lebensarbeitszeit heute 50 Jahre betragen kann, beschäftigen die meisten Unternehmen drei Generationen von Mitarbeitern mit ganz unterschiedlichen Eigenschaften, die allesamt berücksichtigt, integriert und effektiv verwertet werden wollen.

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Harmonisches GleichgewichtDer Erfolg eines Unternehmens beruht auf dem effektiven Austausch unter allen drei Generationen, der dafür sorgt, dass die charakteristischen Vorteile jeder einzelnen Altersgruppe genutzt und verwertet werden können. Laut einer Umfrage von EY (ehemals Ernst & Young) aus dem Jahr 2013 sind die Millennials technisch versiert, aber keine guten Teamplayer, während die Mitglieder der Generation X über unternehmerisches Denken, aber wenig Führungspräsenz verfügen und die Baby-Boomer loyale Teamplayer sind, die sich veränderten Umständen nur schwer anpassen. Viele Großunternehmen analysieren derzeit die sozialen und verhaltungsbezogenen Muster der Millennials (siehe „Generation Y“), um daraus Programme zu entwickeln, mit denen sich diese Mitarbeiter erfolgreich mit den älteren Generationen integrieren lassen. Ziel ist es, das gegenseitige Verständnis zu fördern und ein Umfeld zu schaffen, in dem sich alle Gruppen wohlfühlen.

Überbrückung der TechnologielückeDie Umfrage zum Staples Workplace Index 2015 hat interessante Unterschiede in den Einstellungen der einzelnen Generationen zur Technologie aufgezeigt.

So machen sich Millennials weniger Gedanken um die Technologie-Infrastruktur als Baby-Boomer: Nur 71 % der Millennials bewerten eine schnelle/zuverlässige Internetverbindung mit 8–10 Punkten, verglichen mit 85 % der Baby-Boomer. Das mag daran liegen, dass die Generation Y „effektive“ Technologie für selbstverständlich hält, während sich Baby-Boomer noch gut an andere Zeiten erinnern können und sich deshalb mehr Sorgen über Ausfälle machen.

Analog dazu stuften nur 50 % der Millennials ein aktuelles geschäftliches Smartphone als wichtig (8–10 Punkte) ein, aber 66 % der Baby-Boomer. Der Grund ist vielleicht, dass Mitglieder der Generation Y vermutlich selbst ein aktuelles Smartphone besitzen und deshalb in dieser Hinsicht nicht auf ihren Arbeitgeber angewiesen sind.

ArbeitsplatzvorliebenEs dürfte kaum überraschen, dass jüngere Mitarbeiter eine größere Vorliebe für Großraumbüros haben als ihre älteren Kollegen, die lange an formalere, geschlossene Räume gewohnt waren. Allerdings spielt hier auch die individuelle Einstellung eine große Rolle, sodass laut Staples Workplace Index 2015 nicht zwingend für jede Generation spezielle Büroumgebungen geschaffen werden müssen. Um jedem Mitarbeiter die Chance zu geben, so produktiv wie möglich zu arbeiten, sollten Sie für einen Mix aus geschlossenen und offenen Räumen sorgen – eventuell im Rahmen einer hybriden Umgebung.

Etwas deutlicher zeigen sich die unterschiedlichen Vorlieben der einzelnen Generationen, wenn es um das kreative Arbeiten in traditionellen bzw. nicht traditionellen Arbeitsumgebungen geht. Der Umfrage zufolge fühlen sich 48 % der Millennials in öffentlichen Räumen wie Cafés, Lounges oder sogar im Freien besonders kreativ, während die entsprechenden Werte bei der Generation X (38 %) und den Baby-Boomern (27 %) deutlich niedriger sind. Wenn also junge Mitarbeiter vor allem in der Öffentlichkeit kreativ sind und ältere Mitarbeiter eine eher formale Büroumgebung bevorzugen, zahlt es sich aus, beides zu ermöglichen.

Die Millennials haben das größte Interesse an Ruheräumen und Erholungsmöglichkeiten (z. B. einem Tischtennistisch), während den Baby-Boomern vor allem saubere, gut ausgestattete Toiletten und bequeme Möbel wichtig sind. Allerdings waren keine dieser Vorlieben statistisch signifikant. In mancher Hinsicht sind die Unterschiede zwischen den Generationen also offenbar gar nicht so groß.

Persönliche VorliebenHygienische Waschräume sind nicht nur Baby-Boomern wichtig. Mit sauberen, gut ausgestatteten Toiletten zeigen Sie, dass Ihnen sowohl das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter und Besucher als auch das Thema Nachhaltigkeit wichtig ist.

Zum Sortiment der Katrin

Waschraumprodukte gehören WC-Papier, Seife sowie innovative Katrin Inclusive Handtuchspender, die durch Kontrastfarben und Braille-Text einfach zu finden und dank vollflächigem Betätigungsbereich mühelos zu bedienen sind. Die effiziente, zuverlässige Funktionalität sorgt für minimalen Verbrauch. Das saugstarke Material reduziert die Anzahl der benötigten Tücher, was sich positiv auf die Kosten, die Hygiene und auch die Umwelt auswirkt.

Airflex* Papierhandtü-cher von Kleenex® sind besonders saugstark

und reißfest, sodass weniger Tücher benötigt werden. Das Geheimnis liegt in der offenen Faserstruktur, die das Wasser besonders gut absorbiert. Neben der verbesserten Funktionalität reduziert sich dadurch auch der Materialbedarf pro Tuch – ein doppelter Gewinn in Sachen Nachhaltigkeit! Erhältlich in Einzelblattform oder als Rolle und geeignet für Kimberly-Clark Aquarius Spender.

„Erfahrungen sind oft unsichtbar, bis sie durch Ruhestand, Kündigung oder Entlassung wegfallen. Viele Unternehmen haben durch das Ausscheiden älterer, erfahrenerer Mitarbeiter im großen Maßstab kollektives Unternehmensgedächtnis und Fachwissen verloren.“

– „Attract Grow Engage. Optimising the Talents of an Age-diverse Workforce“ Ein Leitfaden des Institute of Leadership & Management (ILM) und der Ashridge Business School


Das Konzept des papierlosen Büros wurde erstmals 1975 in einem in der Business Week erschienenen Artikel von Vincent E. Giuliano erwähnt („The Office of the Future“), in dem er prognostizierte, dass Akten 1990 größtenteils elektronisch verarbeitet würden. Das ist zwar eingetroffen (wenn auch etwas später, als Giuliano gedacht hatte), doch ist das papierlose Büro noch so weit von der Realität entfernt wie vor gut 40 Jahren.

Einer kürzlich von Leitz in Auftrag gegebenen Studie (Clever arbeiten. Mobil arbeiten) zufolge generieren Büroarbeiter in den USA, Europa und Australien im Durchschnitt immer noch ca. 10.000 Blatt A4-Papier pro Jahr. Von den 800 befragten mobilen Mitarbeitern aus ganz Europa geben 94 % an, dass sie Papierblöcke für Notizen nutzen. Nur 6 % arbeiten ganz ohne Papier. Eine aktuelle Umfrage von Oxford Notebooks unter 14.000 Verbrauchern aus 5 europäischen Ländern hat auch ergeben, dass Notizbücher nach wie vor ein wichtiges Hilfsmittel bei der Aufzeichnung von Notizen, der Entwicklung von Ideen und für das Zeitmanagement sind. 86 % der Büromitarbeiter geben an, dass sie im Rahmen ihrer täglichen Aufgaben mindestens ein papierbasiertes Büroprodukt nutzen.

Das hat verschiedene Gründe, ist aber letztlich damit zu erklären, dass wir Menschen sind und keine Maschinen. Ausgedruckte Texte sind weniger anstrengend für das Auge als das Lesen am Computerbildschirm und die so aufgenommenen Informationen sind für unser Gehirn einfacher zu verwerten. Dinge mit Stift und Papier festzuhalten, erfordert eine engere Verbindung zwischen Gehirn und Wort als beim Tippen. Auch unterwegs sind handschriftliche Aufzeichnungen generell praktischer – seien es Texte, Bilder oder Diagramme. Alles deutet also darauf hin, dass Notizbücher bis auf Weiteres gefragt bleiben und unsere Druckabteilungen nicht arbeitslos werden.

Papier erleichtert das Denken

Viele Menschen greifen zum Denken am liebsten zu Papier und Stift – und das mit gutem Grund. Studien unter unterschiedlichen Zielgruppen (Grundschüler, Studenten und Baby-Boomer, die kurz vor der Pensionierung stehen) haben gezeigt, dass Schreiben zu besser durchdachten, schlüssigeren Texten führt als Tippen und auch das mentale Abspeichern der Informationen erleichtert.

Während digitale Bildschirme große Vorteile beim schnellen Überfliegen und raschen Einverleiben von Informationen bieten, sind ausgedruckte Texte besser für Situationen geeignet, die ein genaues Verständnis und Konzentration erfordern. Sollen Ihre Leser den Inhalt längerer Dokumente nachhaltig verinnerlichen, drucken Sie sie besser aus.

Mittel- bis längerfristig dürften sich die Vorlieben und der Einsatz digitaler Medien bei Denkprozessen ändern, da künftige Generationen vermutlich vollständig digital geschult sind.


Es lebe das PapierLange Zeit ging man davon aus, dass die Tage des Papiers in unserer digital dominierten Welt gezählt sind. Trotzdem spielt dieses traditionelle Medium immer noch in vieler Hinsicht eine so bedeutende Rolle, dass wir in absehbarer Zeit nicht darauf verzichten können.

DSich bei Besprechungen Notizen auf einem Computer oder Tablet zu machen, erweckt schnell den Eindruck von Unaufmerksamkeit.

Ich nehme Korrekturen lieber auf Papier vor als am

Bildschirm.C

Texte lassen sich am Bildschirm schneller über iegen als auf Papier.

B

Details aufzunehmen ist am Papierausdruck leichter

als am Bildschirm.A

S T I M M E N I C H T Z U S T I M M E Z U

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DSich bei Besprechungen Notizen auf einem Computer oder Tablet zu machen, erweckt schnell den Eindruck von Unaufmerksamkeit.

Ich nehme Korrekturen lieber auf Papier vor als am

Bildschirm.C

Texte lassen sich am Bildschirm schneller über iegen als auf Papier.

B

Details aufzunehmen ist am Papierausdruck leichter

als am Bildschirm.A

S T I M M E N I C H T Z U S T I M M E Z U

Papier punktet in Ad-hoc-Situationen

Stift und Papier bieten die Möglichkeit, sich immer und überall Notizen zu machen, ohne dafür erst ein Gerät anzuschalten, ein Dokument zu öffnen und es dann in einem geeigneten Verzeichnis zu speichern. Damit sind sie letztlich ein praktischeres Hilfsmittel als digitale Technologie.

Noch deutlicher zeigt sich das bei Bildern und Diagrammen. Zwar gibt es mittlerweile Technologie, die diese Aufgaben intuitiver gestaltet, doch ist ihr Einsatz nach wie vor mit Aufwand und Übung verbunden.

Papier kann die Datensicherheit verbessern

Natürlich besteht die Gefahr, dass sensible Dokumente an öffentlichen Orten eingesehen oder gestohlen werden. Selbst im schlimmsten Fall ist der Schaden bei ausgedruckten Dokumenten aber begrenzter als beim Verlust eines Laptops.

Da der Diebstahl elektronischer Daten inzwischen lukrativer ist als die Aneignung von Druckmaterial, sind physische Dokumente für Kriminelle eher uninteressant. Tatsächlich ist es heute schon fast sicherer, Kennwörter usw. auf einem Blatt Papier zu notieren als sie

elektronisch zu speichern. Und während sich elektronische Geräte weiterverkaufen lassen, ist ein Stapel Papier für Durchschnittskriminelle deutlich weniger attraktiv.

Papier verbessert die Mobilität und die Gesundheit

Ausgedruckte Dokumente machen Ihre Belegschaft mobiler und fördern gesunde Arbeitspraktiken. Wer gern hin und wieder im Freien arbeitet, um frische Luft und wichtiges Vitamin D aufzunehmen, oder in unkontrollierten Umgebungen mit grellem Lichteinfall (z. B. in öffentlichen Verkehrsmitteln) etwas nachlesen will, kennt den Nachteil von Bildschirmen und Displays. Ausgedruckte Dokumente sind dagegen perfekt für diese Situationen geeignet. Und natürlich geht ihnen auch nie der Akku aus.

Papier ist besser für die Augen und den Körper

Hinterleuchtete Computerbildschirme strengen die Augen schnell an – durch den Lichtkontrast, aber auch, weil wir dazu neigen, weniger zu blinzeln, wenn wir auf einen Bildschirm blicken. Viele Stunden pro Tag am Bildschirm zu verbringen, stellt für die Augen eine große Belastung dar.

Gleichzeitig führt das lange Sitzen am Monitor längerfristig auch oft zu anderen körperlichen Beschwerden, wenn nicht auf eine korrekte ergonomische Haltung geachtet wird. Ausgedruckte Dokumente haben demgegenüber den Vorteil, dass wir beim Lesen eine natürliche Haltung einnehmen können.

Papier ist heute so umweltverträglich wie nie zuvorDer Einsatz von Papier war in umweltbewussten Büros lange verpönt. Dank zahlreicher innovativer Fortschritte bei der Herstellung von Papier, Stiften und sogar Tintenpatronen gibt es heute aber für jeden Aspekt der Hardcopy-Erstellung eine große Auswahl an ausgezeichneten, nachhaltigen Produkten. Zudem lassen sich inzwischen die unterschiedlichsten Materialien recyceln, sodass die Produkte nach der einmaligen Verwendung in Ihrem Büro wiederverwertet werden können.

„ALTE“ TECHNOLOGIE IN EINER MOBILEN WELTIn einem 2014 in der Zeitschrift Wired erschienenen Artikel schreibt der Autor: „Vielleicht ist es an der Zeit, Papier und Bildschirm nicht länger als eine überholte Technologie und ihren unvermeidlichen Nachfolger zu betrachten, sondern als unterschiedliche Schnittstellen, die sich gegenseitig ergänzen und jeweils für andere Denkaufgaben geeignet sind.“

Eine von Leitz ins Leben gerufene Forschungsgruppe aus Geschäftsleuten bestätigt dies. Im Moment halten sich beide Methoden in etwa die Waage – 52 % können Details leichter beim Lesen von Papier aufnehmen als am Bildschirm und 54 % nehmen Änderungen lieber auf Papier vor.

Offensichtlich erfüllen also derzeit beide Methoden einen sinnvollen Zweck, wobei die individuellen Vorlieben den Ausschlag für das eine oder andere Medium geben. Statt einfach davon auszugehen, dass intelligente oder mobile Mitarbeiter Papier aus ihrem Arbeitsalltag verbannen wollen, sollten Sie darüber nachdenken, wie sich das Format ihren Bedürfnissen anpassen lässt.


Auch unterwegs produktivModernere Designs, verbesserte Funktionalität und ein breiteres Sortiment an nachhaltigen Optionen: Notizbücher und Stifte sind nach wie vor im Trend.

Leitz WOW Notizbücher Die leuchtenden, positiven Farben vermitteln Energie und Zielstrebigkeit. Zur Auswahl stehen laminierte Artikel und Produkte aus Polypropylen sowie die Reihen Get Organised und Be Mobile mit verschiedenen praktischen Features. Dazu gibt es zahlreiche passende Artikel aus der umfassenden WOW Reihe, mit der Sie sich einen inspirierenden, attraktiven Schreibtisch gestalten. Oxford Office Essentials Notizbücher Die mit EU Ecolabel (FR/046/001) zertifizierten Notizbücher verbinden Zweckmäßigkeit und Umweltverträglichkeit.

Pilot V5/ V7 HiTecpoint Füllfederhalter Diese hochwertigen Füllfederhalter bestehen zu 71 % aus recyceltem Material, können bis zu 10 mal nachgefüllt werden und versprechen ein überragendes, nachhaltiges Schreiberlebnis.

BiC® ECOlutions Schreibinstrumente BiC legt traditionell Wert auf praktische Produkte und minimalen Materialaufwand. Die ECOlutions Reihe geht sogar noch einen Schritt weiter: Die Kugelschreiber bestehen zu 50 % aus recyceltem Material, die Evolution™ Graphit-Bleistifte zu 57 % und die BIC® Matic Druckbleistifte zu 65 %.

Pilot B2P Gelschreiber und BallGrip Kugelschreiber Sichtlich inspiriert durch das eigene Umweltengagement hat Pilot die Kunst perfektioniert, Stiftschäfte aus recycelten Plastikflaschen herzustellen. Der B2P Gel Kugelschreiber mit einziehbarer Mine besteht zu 89 % aus wiederverwertetem Kunststoff, der B2P BallGrip zu 86 % aus Recycling-Material. Beide Artikel sind nachfüllbar, in 3 Farben erhältlich und Teil der Begreen Reihe, die nach ISO 14001 und EMAS zertifiziert ist. Papermate InkJoy KugelschreiberDie Kombination aus Tinte mit niedriger Viskosität und optimierten Schreibspitzen sorgt für ein hochwertiges, komfortables Schreibgefühl. Die Stifte sind in attraktiven modernen Designs erhältlich und können mit Patronen in verschiedenen leuchtenden Farben befüllt werden.


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Helden im Hardcopy-FormatDas umweltverträgliche Papier von heute überzeugt mit gewohnter Qualität und punktet zusätzlich durch nachhaltige Materialquellen und eine reduzierte CO₂-Emission bei der Herstellung.

MultiCopy Original Eco-Papier

Dieser Allround-Umweltchampion

mit erstklassigem Einzug und

fantastischem Weißgrad wird

ohne CO₂-Emissionen aus Holz aus

nachhaltigen und nachverfolgbaren

Quellen hergestellt und chlorfrei

gebleicht.

HP BüropapierQualität, Zuverlässigkeit und Zweckmäßigkeit machen dieses Papier zur perfekten Wahl für das großvolumige Drucken und Kopieren regulärer Geschäftsdokumente. Das bei der Herstellung verwendete Holz stammt ausschließlich aus kontrollierten Quellen und ist FSC- oder PEFC-zertifiziert.

HP Farblaserpapier Dieses speziell für Farblaserdrucker entwickelte Papier wartet mit intensiv leuchtenden Farben und satten Schwarztönen auf. Es ist FSC-zertifiziert und wird aus Holz hergestellt, das zu 100 % aus kontrollierten, nachhaltig bewirtschafteten Wäldern stammt, die in einem Radius von 128 km zur Papiermühle liegen.

Nachhaltige ForstwirtschaftStaples Advantage kooperiert mit Papierherstellern, die sich aktiv für einen

verantwortungsbewussten Umgang mit unseren Wäldern engagieren und

dabei die globalen Bedürfnisse von Landeigentümern, Kunden, Ökosystemen

und der Öffentlichkeit berücksichtigen.

PRODUCTSRECOVERY

AND REUSE

RECYCLING

HARVESTING

MANAGEMENT

PLANTING



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„E-Mail-Überlastung äußert sich in einer scheinbar endlosen Flut von eingehenden Nachrichten, in der sich relevante Informationen nur noch schwer auffinden und verwalten lassen.“

– Christina Cavanagh, Professorin für Unternehmenskommunikation, University of Western Ontario

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„E-Mail-Überlastung“ und „zu viele Meetings“ werden häufig von Mitarbeitern als Faktoren genannt, die sie bei der Erledigung ihrer Aufgaben erheblich beeinträchtigen. Viele Studien haben bereits vorgerechnet, dass die so verursachten Produktivitätseinbußen auch finanzielle Auswirkungen haben. Es lohnt sich also, Abhilfe zu schaffen.

Die zahlreichen Tipps und Tricks auf dem Markt reichen von Strategien für das

Eigenmanagement bis zur Einführung spezieller Software. Wirksame Pauschallösungen zu finden, ist schwer – vielleicht, weil die Zusammensetzung der relevanten Faktoren in jedem Unternehmen anders ist.

Um mögliche Lösungsansätze für Ihr Unternehmen zu ermitteln, müssen Sie zunächst die Kernursachen analysieren. Der nächste Schritt sind interne Studien zur Messung problematischer Bereiche und zur Prüfung potenzieller Abhilfemaßnahmen.

Zu viel KommunikationInformationen, Ideen und Anweisungen zwischen Mitarbeitern auszutauschen ist heute so einfach, dass kaum noch Raum für die eigentliche Arbeit bleibt.

Straffere MeetingsDer Artikel „Effektives Zeitmanagement bei Besprechungen“ in Ausgabe 2 von Vantage Point verrät Tipps dazu, wie Sie die Zeitverschwendung bei Meetings reduzieren.


3CHANCEN ZUR WEITERENTWICKLUNG

Unverantwortliches E-Mail-Verhalten – Ursache und WirkungDa sich E-Mails einfach mit einem Klick senden lassen und ihre Auswirkungen auf die Empfänger unbemerkt bleiben, werden heute nur allzu schnell unnütze Informationen weitergegeben. Zweideutig formulierte Anforderungen sind ebenso an der Tagesordnung wie das Weiterleiten von Nachrichten und Links Dritter auf Dokumente und Webseiten, deren Relevanz nicht sorgfältig überprüft worden ist.

Wenn Sie einer anderen Person im direkten Kontakt etwas mitteilen, was für sie nicht hilfreich oder relevant ist, merken Sie das in der Regel sofort am Gesichtsausdruck und/oder der verbalen Reaktion. Unsere Instinkte verleiten uns daher zu, dieses Verhalten einzuschränken (auch wenn sie es nicht ganz unterdrücken). Gleichzeitig lassen sich viele Angelegenheiten persönlich auch gleich abschließend klären, sodass beide Seiten mit ihren Aufgaben fortfahren können. Beim Austausch von E-Mails ist das nicht der Fall. Die Dehumanisierung des Kommunikationsprozesses führt dazu, dass Absender für die Weitergabe unnützer Informationen nicht bestraft werden und die Empfänger eine bewusste Entscheidung treffen müssen, wie sie darauf reagieren.

Die Höflichkeit verbietet es, dem Absender zu antworten, dass die E-Mail irrelevant ist, und die Nachricht einfach zu ignorieren oder zu löschen ist nicht mit dem eigenen Gewissen vereinbar. Während sich also die Absender oft fragen, wie ihre Nachricht aufgenommen wird und wann sie Antwort erhalten, haben die Empfänger andere Sorgen. Die Unsicherheit über den Umgang mit solchen Nachrichten führt oft dazu, dass sie im Posteingang liegen bleiben und dort für Unordnung sorgen. Einige Empfänger verschieben die E-Mails auch in andere Ordner und verbreiten das zugrunde liegende Chaos damit noch weiter. So oder so sorgen diese ungelösten Angelegenheiten für Unbehagen und Stress.

Kommunikation ist immer mit Zeitaufwand verbunden. Davon abgesehen, dass jede Mail gelesen und dann eine Entscheidung getroffen und umgesetzt werden muss, dauert es auch nach jeder Unterbrechung über 60 Sekunden, sich wieder voll auf die eigentlich gerade ausgeführte Aufgabe zu konzentrieren. Unnütze Nachrichten einzuschränken, zahlt sich deshalb schnell aus.

Aufbau von E-Mail-DisziplinZwar können Empfänger verschiedene Techniken zur Verwaltung ihres Posteingangs anwenden, doch ist es mindestens ebenso lohnend, die Disziplin auf Seiten der Absender zu verbessern. Da die Nachricht eines einzigen Absenders Hunderte Empfänger betreffen kann, ersparen Sie sich mit einer Unternehmensstrategie zur Unterbindung nutzloser E-Mails an der Quelle zahlreiche vergeudete Personenstunden.

Christina Cavanagh, die als Professorin für Management-Kommunikation an der kanadischen University of Western Ontario arbeitet, hat verschiedene Merkmale von E-Mails identifiziert, die Empfänger verwirren und verärgern. Folgende 5 Beschwerden führen die Liste an:

1) Langatmige oder unklare Nachrichten 2) Belanglose Nachrichten 3) Falscher Einsatz von Verteilern/CC-

Feldern/der Funktion „Allen antworten“ 4) Unspezifische Betreffzeilen 5) E-Mails zu Angelegenheiten, die sich

besser im Gespräch klären lassen AUF DEN PUNKT KOMMEN Eine häufig angewendete Technik, sich gezielt auf den Kern einer Mitteilung zu konzentrieren, besteht darin, zu Beginn jeder Nachricht den beabsichtigten Zweck (und den angesprochenen Adressaten) zu benennen und mit einem klaren Handlungsaufruf zu enden. Einige Unternehmen gehen noch einen Schritt weiter und beschränken die Anzahl zulässiger Wörter für interne E-Mails. Eindeutige und aussagekräftige Betreffzeilen lenken die Erwartungen der Empfänger in die richtige Richtung und erleichtern das spätere Auffinden der Nachricht.

DIE RICHTIGEN EMPFÄNGER WÄHLEN Eine klar formulierte Nachricht allein reicht nicht aus – sie muss auch an die korrekten Empfänger gerichtet werden. Präzise segmentierte Empfängergruppen können dazu beitragen, dass Mitteilungen nur an relevante Personen gesendet werden und so keine Zeit von Unbeteiligten verschwendet wird.

INFORMATIONEN BÜNDELN Selbst die Anzahl relevanter E-Mails ist oft unnötig hoch. Wichtige, aber nicht dringende Unternehmensnachrichten und Verwaltungsinformationen müssen nicht separat versendet werden, sondern lassen sich in einem wöchentlichen Newsletter zusammenfassen. Es spricht sogar einiges dafür, bei solchen Angelegenheit ganz auf E-Mails zu verzichten und die Informationen stattdessen an Pinnwänden in Pausenräumen oder anderen Gemeinschaftsbereichen auszuhängen. Das sorgt für Ordnung im Posteingang und fördert den sozialen Austausch.

Ihr Unternehmen. Ihre Regeln.

E-Mail und andere Formen der digitalen Kommunikation sind so schnell zur Norm geworden, dass wir den richtigen Umgang mit diesen Medien nie formal gelernt haben. Und mit dem weiteren Ausbau der Plattformen entwickelt sich auch die zugehörige Etikette. Letztlich hat jeder von uns seine eigene Methode, wobei manche effektivere digitale Kommunikatoren sind als andere.

Die Definition eigener Richtlinien bietet Unternehmen eventuell bestimmte Vorteile. Ein solches Vorgehen kann die Disziplin, Konformität und Neutralität der Kommunikation fördern und damit zu einem besseren gegenseitigen Verständnis beitragen – besonders zwischen Generationen, die den Stil der jeweils anderen Seite schnell als respektlos oder übermäßig förmlich empfinden. Die Aufstellung bestimmter Grundregeln kann sogar dazu beitragen, Mitarbeitern mehr Sicherheit zu geben, die sich mit einem geregelten Rahmen wohler fühlen (aber nie selbst danach fragen würden).

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Bildschirmschoner: Bildschirmschoner stellen eine diskrete Methode dar, mehrere Personen über wichtige Neuigkeiten und Veranstaltungen zu informieren.

Instant Messaging: IM ist eine geeignete Lösung für 1:1-Gespräche und kurze, einfache Fragen.

E-Mail: E-Mails sollten im Idealfall nur zur direkten 1:1-Kommunikation in Fällen genutzt werden, in denen Informationen vorgehalten und anforderungsbasierte Aufgaben ausgeführt werden müssen.

Gemeinschaftsbereiche: Wenn allgemeine Neuigkeiten und Informationen zum Unternehmen in Gemeinschaftsräumen ausgehängt werden, setzt sie das deutlich von individuellen, aufgabenspezifischen Anweisungen ab. Gleichzeitig wird das Gemeinschafts- und Zugehörigkeitsgefühl gestärkt.

SMS: SMS sind ein nützliches Mittel bei kurzen, einfachen Fragen und Dialogen mit einem einzelnen Gesprächspartner. Hinzu kommt, dass beide Seiten dafür nicht am Bildschirm sitzen müssen.

Persönlicher oder telefonischer Kontakt: Eine andere Person anzurufen oder sogar zu ihrem Schreibtisch hinüberzugehen, geht gelegentlich schneller und stört die sonstige Tätigkeit beider Beteiligten weniger als der Austausch von E-Mails. Solange unbegründete Unterbrechungen vermieden werden, kann dies auch den Kontakt unter den Kollegen verbessern.

Social Media: Viele Unternehmen steigen bei internen Diskussionen mit mehreren Teilnehmern zunehmend auf spezielle unternehmensorientierte Social Media-Plattformen um. Das ist effizienter, als die Unterhaltung per E-Mail zu führen und dabei stets alle Beteiligten auf CC zu setzen.

Alternativen zu E-MailSelbst in Unternehmen, die den Versand nutzloser Nachrichten erfolgreich einschränken, wird das Medium E-Mail oft überbeansprucht – mit allen damit verbundenen Nachteilen. Die Mischung aus Schnellfeuerfragen, allgemeinen Informationen, Anweisungen, persönlichen Nettigkeiten und wohlüberlegten Aufforderungen führt dazu, dass E-Mails als Auffangbecken für zu viele unterschiedliche Dinge fungieren. Sie sollten daher nicht als Standardmedium für die interne Kommunikation herhalten müssen, sondern nur ein Element in einer Reihe von Optionen sein.

Wenn verschiedene Arten von interner Kommunikation auf unterschiedliche Weise durchgeführt werden, profitiert davon die Effizienz jeder einzelnen Interaktion. Die Definition geeigneter Kanäle und Nutzungsrichtlinien kann dazu beitragen, Überlastung zu vermeiden.



Wenn Welten aufeinander-treffen

Traditionell trifft digital

Wenngleich Stift und Papier in vielen Situationen absolut ihre Berechtigung haben, ist die digitale Technologie aus unserem Alltag doch nicht mehr wegzudenken. Allerdings ist das keine Frage von Entweder-Oder, denn innovative Produkte sorgen für einen harmonischen Ausgleich.

Mit dem International Notebook Connect Notizbuch und den Smart Charts von Oxford wandeln Sie handgeschriebene Notizen in anwenderfreundliche digitale Dateien um – so einfach, als würden Sie ein Foto knipsen.

Spezielle Apps und eine patentierte Scan-Technologie ermöglichen die Erfassung von Bildern auf dem Smartphone oder Tablet. Dort werden sie als perspektivenkorrigierte PDF-Dateien gespeichert und können automatisch in Dropbox oder OneDrive hochgeladen und sofort geteilt werden. So profitieren Sie von einem nahtlosen Informationsfluss von Ihrem Stift auf den Bildschirm Ihrer Kollegen!

Scannen, speichern, teilen Mit den Apps InConnect und Powerchart bringen Sie Ihre Ideen mit 3 Klicks vom Papier auf den Bildschirm.

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Zusammenarbeit oder Konzentration – warum nicht beides?

Großraumbüros fördern die Zusammenarbeit, verursachen aber durch Gespräche und den Betrieb von Bürogeräten auch einen hohen Pegel an Hintergrundgeräuschen, der die Konzentration beeinträchtigen kann.

Flexible Besprechungsräume

Konferenzräume sind nicht immer frei, wenn Sie sie brauchen. Mit den richtigen Tools lassen sich Präsentationen, Brainstormings und Problemlösungssitzungen überall dort abhalten, wo eine Wand oder ein Fenster vorhanden ist.

◄ Recycelte Post-it® Meeting Charts Die Schreibfolien im Flipchart-Format haften sicher an den meisten Wandoberflächen, lassen sich sauber entfernen und fungieren als überdimensionale Post-it® Notizen. Die färbungsfreie Folie wird zu mindestens 30 % aus wiederverwertetem Material hergestellt und ist so funktional wie ein Board mit Ständer – dabei aber noch vielseitiger und mobiler.

Legamaster Magic-Charts ► bestehen aus wiederverwertbarer elektrostatischer Schreibfolie, die praktisch an jeder Oberfläche haftet (Holz, Beton, Glas, Tapete) und Ihnen damit im Handumdrehen ein Whiteboard, Blackboard oder Clearboard liefert. Die löschbaren Legamaster Marker erlauben dynamische Änderungen und eine mehrfache Verwendung.

◄ Die Headsets von Plantronics blenden Umgebungsgeräusche aus, sodass sich Benutzer ganz auf ihre jeweiligen Telefongespräche oder anderen Aufgaben konzentrieren können.


Logisch angeordnete und klar gekennzeichnete Unterlagen und Bedarfsartikel sorgen dafür, dass jeder aktuelle und künftige Mitarbeiter das Gesuchte schnell findet. Mit ein paar Gedanken zur Implementierung eines geeigneten Organisationsschemas sparen Sie auf lange Sicht Zeit und Mühe – bei der Abstimmung zwischen Mitarbeitern und zwischen Büro und Besprechungen.


Kontinuität ist planbarEin gut organisiertes Büro ist der Grundstein für stressfreie Effizienz – heute und morgen.

Ablegen Identifizieren

Archivieren

Recycelte Post-it® Notizen

Diese umweltverträglichere Version des

beliebten Klassikers besteht zu 100 % aus

Recycling-Papier und ist mit dem Blauen Engel

zertifiziert.

Exactive® Ablagelösungen von Exacompta

Die robusten und lange haltbaren Produkte

der Exactive Reihe eignen sich zur Ablage,

Präsentation, Notizenerstellung und

Organisation.

Leitz Re:cyle Aktenordner

Diese Ordner liefern den Beweis, dass sich attraktives

Design ohne Weiteres mit Nachhaltigkeit vereinen lässt.

Alle Komponenten sind aus umweltverträglichem Material

hergestellt, das zu 100 % wiederverwertbar ist – sogar die

Hebelmechanismen!

Dymo Label Manager 280

Dieses unverzichtbare tragbare Gerät ermöglicht

die Erstellung deutlich lesbarer Etiketten, mit denen

Sie alles von Heftern und Ablagen über Regale

und Schränke bis hin zu Ausstattung beschriften

können. Der Label Manager erzeugt D1-Etiketten

verschiedener Breite und Farbe, die individuell

angepasst werden können. Die Etiketten lassen

sich schnell am Bildschirm erstellen und an jedem

Computer mit Designelementen und Bildern

gestalten.

Intelligenter drahtloser Leitz Icon

Etikettendrucker

Dieses vielseitige tragbare Gerät druckt

Papier- oder Kunststoff-Etiketten in jeder

Form und Größe – bis hin zu 2,7 m langen

Bannern. Sie können damit Akten, Regale,

Schränke und Ausstattung beschriften, Kabel

organisieren oder Warnschilder gestalten.

(Der permanente Klebstoff auf Kunststoffband

sorgt für ausreichende Haftfähigkeit.)

Außerdem lassen sich auch Versandetiketten,

Namensschilder, Terminkarten und mehr

erstellen. Die Gestaltung der Etiketten erfolgt

komfortabel mit einer App, die für Smartphones,

Tablets, Laptops und Desktops geeignet ist.

ELBA Ablage- und Archivierungssysteme

Dieses clever durchdachte modulare System lässt sich individuell

zusammensetzen und erfüllt so jede Ablageanforderung –

und das bei optimaler Raumausnutzung. Der hochgradig

widerstandsfähige säurefreie Karton ist ideal für die langfristige

Archivierung von Dokumenten, die vor Licht, Feuchtigkeit und

Schmutz geschützt werden müssen.

Mobil bleiben

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Wandel als Chance Die in dieser Ausgabe von Vantage Point erörterten veränderten Einflussfaktoren am Arbeitsplatz sind untrennbar mit einigen der wichtigsten Themen und Trends verbunden, die heute in Unternehmen diskutiert werden. Während wir uns inzwischen daran gewöhnt haben, dass unsere Arbeitsweise durch Technologie geprägt und verändert wird, stehen wir jetzt am Beginn einer neuen Art von Wandel, der durch Personen vorangetrieben wird. Dadurch ergeben sich einmalige Chancen – vorausgesetzt, es gelingt, unsere Abläufe so anzupassen, dass die Bedürfnisse aller Beteiligten berücksichtigt werden.

Um ausführlich mit uns über Ihre individuellen Beschaffungsanfor-derungen zu sprechen, wenden Sie sich noch heute an Ihren zuständigen Staples Advantage Mitarbeiter.

Staples Advantage steht Ihnen bei der Realisierung Ihrer Beschaffungsziele als proaktiver Partner zur Seite. Wir bieten passgenau auf die aktuellen Anliegen am Arbeitsplatz abgestimmte Produktlösungen und sorgen durch marktführende Lieferantenrationalisierung und Zusammenlegung von Produktgruppen dafür, dass Sie Ihre direkten und indirekten Kosten minimieren.

Dank unseres Umweltschutzprogramms stellt die Beschaffung über Staples Advantage die perfekte Ergänzung zu Ihren sonstigen Nachhaltigkeitsmaßnahmen dar.

Von Betriebsmitteln und technologischen Produkten über Pausenraumartikel, Büroausstattung und Bürobedarf bis hin zum Druckmanagement: Staples Advantage ist Ihr verlässlicher zentraler Lösungsanbieter für sämtliche Verbrauchsmaterialien im Geschäftsalltag.

E-Mail [email protected]

Telefon +49 (0)711/9 06 76-0

Online StaplesAdvantage.de

VANTAGE POINT • AUSGABE 3

Gut für Sie. Gut für uns. Gut für den Planeten.Kunden von Staples legen bei der Bestellung Wert darauf, gut informiert zu sein und aus nachhaltigen Produkten wählen zu können. Mit „Easy on the Planet“ bieten wir Ihnen den passenden kooperativen Ansatz, um diese Ziele umzusetzen.

Weniger Kleinstbestellungen abgeben, sich für umweltfreundliche Produkte entscheiden und Produktgruppen zusammenlegen – wir helfen Ihnen auf unterschiedlichen Wegen dabei, unnötige Verpackung und Emissionen beim Transport einzusparen. Und zum Dank pflanzt Staples in Ihrem Namen Bäume.

Jeder Baum filtert pro Jahr 10 kg CO2 aus der Luft. So arbeiten wir gemeinsam an einer nachhaltigen Zukunft.

Alle profitieren davon, insbesondere Ihr Unternehmen.• Mithilfe von regelmäßigen, individuell

abgestimmten Reports behalten Sie die Fortschritte bei Ihren Umweltkennzahlen immer im Blick.

• Verwirklichen Sie die Nachhaltigkeitsziele Ihres Unternehmens.

• Ermitteln Sie umweltfreundliche Alternativen mit einem Blick.

• Reduzieren Sie den Bestellaufwand durch weniger Kleinstbestellungen.

Wenn Sie mehr über die Vorteile unseres Programms und die Baumpflanzaktion erfahren möchten, besuchen Sie www.staplesadvantage.de/easy-on-the-planet

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