Upload
alva
View
40
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
VEDENÍ KANCELÁŘE. Vzdělávací akce České advokátní komory, Místo konání: Kleinův Palác, Brno; Lektorka: JUDr. Sáša Navrátilová, MBA Datum konání:3.4. 2014. Program semináře. ÚVOD – předpoklady pro kvalitní vedení advokátní kanceláře - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
VEDENÍ KANCELÁŘE Vzdělávací akce České advokátní komory,
Místo konání: Kleinův Palác, Brno; Lektorka: JUDr. Sáša Navrátilová, MBA
Datum konání:3.4. 2014
Program semináře1. ÚVOD – předpoklady pro kvalitní vedení advokátní
kanceláře2. POSKYTOVÁNÍ PRÁVNÍCH SLUŽEB nejen v
návaznosti na právní předpisy, důležitou součástí je i lidský faktor
3. ADVOKÁTNÍ TARIF aneb pro vedení a fungování kanceláře jsou potřebné finanční prostředky
4. Co je třeba dále znát a umět, aby VÁŠ ÚSPĚCH nebyl jen dočasný
5. ZÁVĚR – shrnutí, podepisování výkazů
2
ÚVOD - co potřebujete pro vedení kanceláře?
- Co je vedení
- Čas
- Znalosti,dovednosti, nadání - Peníze
3
CO JE VEDENÍ neboli
ŘÍZENÍ
4
Co je vlastně řízení/vedení?
Řízení (musí) na všech úrovních zahrnovat: - plánování ;- vedení;- organizování;- kontrolu.
- Základním předpokladem pro manažerské řízení jsou manažerské dovednosti!
5
Stojíme na začátku – mise a vize
Stanovte si vizi a misi:-vize – vyjádření základního smyslu existence
kanceláře (zakladatel);-mise – předem nadefinovaný směr, kterým se
bude kancelář/ firma ubírat.
Jsou důležité především také pro zaměstnance – měli by je znát!
6
I při řízení menších celků je třeba strategie
• Strategické řízení se zaměřuje na:- Cíle (poslání kanceláře);- Zdroje (disponibilní);- Příležitosti (prostředí v němž kancelář existuje
vnější, vnitřní); a dlouhodobý soulad mezi těmito atributy.
Cíle mají být SMART!7
Úrovně strategického řízení
8
Na prvním místě je klient
4P 4C
Právní služba/produkt Užitná hodnota pro klienta
Cena Cenový náklad klienta
Místo poskytování/distribuce
Dostupnost
Propagace služby/výrobku
Komunikace
9
ČAS aneb
KDE HO VZÍT, KDYŽ SE NÁM STÁLE NEDOSTÁVÁ
10
Kde se berou časové ztráty?
My – nesprávné činnosti, nejasnosti v prioritách, chaotická práce, nekázeň, lenost;
Ostatní – nesprávné cíle, změny priorit, nesprávné plánování, nesprávné řízení, nedostatky v procesech.
11
Pozitivní vymezení, stanovení priorit• Čemu ještě věnovat čas a čemu už ne!
- Co mě živí, co chce klient- Co chtějí kolegové, podřízení, přátelé, rodina- Co jsem ještě nestihnul, ale rád bych- Co může počkat, neřeším x pozor však na
prokrastinaci!
12
Jak plánovat/rozvrhnout čas?
Co všechno potřebujete stihnout?Omyly při plánování – neodhadneme, jak dlouho nám bude
činnost trvat, neplánujeme rezervy, neodhadneme velikost zpoždění, plánujeme věci, které nemáme pod kontrolou;
Nezapomínejte na časové rezervy – na dopravu, na koníčky, na náhodná setkání, na komunikaci s vašimi blízkými (rodiče, děti, partneři), navazování kontaktů
Klaďte důraz na dlouhodobé udržení výkonu - odpočinek, přestávky na jídlo/oddech, relaxace
13
Rovnováha osobního a pracovního života - Úspěch nelze měřit pouze úspěchem v
pracovní sféře!
14
INFORMACE, ZNALOSTI,
DOVEDNOSTI
15
Informace – kde je získat? I.Písemné zdroje/prameny• Sbírka zákonů• ASPI, CODEXIS atp.• Bulletin advokacie + jeho zvláštní čísla• Věstník České advokátní komory• NEWS České advokátní komory• Odborné časopisy, odborná literatura• Denní tisk• Internet – zejména www.cak.cz ; www.justice.cz
16
Informace – kde je získat? II.Ústní zdroje Formální• Semináře• Školení • Dotazy • Konzultace s ČAK a jejími zástupci • Účast na sněmech a jiných akcích pořádaných ČAK
Neformální • Sportovní akce pořádané ČAK• Společenské akce pořádané ČAK
17
Znalosti – předpisy o advokacii I. Listina základních práv a svobod - ÚZÚmluva o ochraně lidských práv a základních svobodZákon o advokacii – Z Advokátní tarif - VAdvokátní kárný řád- VEtický kodex – UPříspěvek na činnost ČAK/Limity pojistného plnění – UO výchově a dalším vzdělávání koncipientů – UO elektronických úkonech a autorizované konverzi
dokumentů -Z18
Znalosti – předpisy o advokacii II. Podrobnosti o dokumentaci advokáta vedené při
poskytování právní služeb – UO provádění úschov – UIdentifikační průkazy – VPravidla pro výkon substitučního oprávnění – U O prohlášení advokáta o pravosti podpisu – UO výši úplaty za vydání knihy – UVzhled stavovského oděvu – UAdvokátní zkušební řád – U, O určení advokátů – V, další
předpisy ČAKPředpisy EU a Rady Evropy
19
Znalosti – předpisy souvisící III. Zákon o účetnictvíZákon o daních z příjmůZákon o dani z přidané hodnoty – DPH
Zákon o ochraně osobních údajů
Občanský zákoníkZákon o obchodních korporacíchObčanský soudní řádZákon o zvláštních řízeních soudních
20
Zákon o advokacii (AZ) I. - Povinnost mlčenlivosti x zbavení povinnosti- Povinnost používat označení advokát při
výkonu advokacie x možnost používat i mimo výkon advokacie
- Povinnost být pojištěn pro případ odpovědnosti za škodu, povinnost rozšířit pojištění nebo případně zastoupení odmítnout
- Povinnost mít sídlo na území ČR - řádné označení sídla, přítomnost v sídle
21
Zákon o advokacii (AZ) II.
- Povinnost platit příspěvky na činnost Komory a odvody do sociálního fondu Komory, popř. platby předvídané AZ a dalšími předpisy o advokacii
- Povinnost vést přiměřenou dokumentaci - Povinnost vést stanovené evidence, popř. do
nich zapisovat (kniha o prohlášeních, evidence provedených konverzí, elektronická kniha úschov)
22
Zákon o advokacii (AZ) III.
- Povinnost kolegiální, povinnosti v řízení před soudy i jinými orgány
- Povinnost advokáta umožnit koncipientovi účelnou právní praxi
- Povinnost koncipienta nepoužívat k újmě advokáta – školitele či ve svůj vlastní/třetích osob prospěch zvláštních informací
23
Etický kodex
• Povinnosti při vedení kanceláře – čl. 16- Vykonávání advokacie v sídle- Nesnižování důstojnosti advokátního stavu- Přítomnost v pravidelné době- Vedení evidence dle požadavků na řádný výkon
advokacie- Úprava profesionální etiky a pravidel soutěže
advokátů
24
Etický kodex, osobnost advokáta a předpokládané atributy pro vedení
Přínos advokáta - manažera pro dobré vedení advokátní kanceláře:
- Vytrvalost- Sebedůvěra- Odpovědnost- Informovanost - Iniciativa (proaktivita)- Identifikace příležitostí i silných stránek a jejich využití- Důraz na koncept cena – kvalita - flexibilita- Touha uspět a vynaložení úsilí - Racionální chování- Respektování okolní reality 25
Etický kodex a řídící dovednosti I. Máte je všechny, avšak užíváte jen některé! - Rozhodování- Řízení týmů/lidí- Proces poskytování právní služby (poskytování právní služby
je vlastně v přeneseném slova smyslu výrobou)- Finance z pohledu předpisů o advokacii i z pohledu řízení
(vždy pracujeme s určitou finanční částkou – většinou z našeho pohledu omezenou)
- Efektivní marketing – zviditelnění se v konkurenčním boji- Úspěšný prodej právních služeb- Řízení času- Efektivní delegace 26
Etický kodex a řídící dovednosti II. - Motivace lidí (praktikanti, koncipienti)- Řízení porad (účastníci, program, výstupy s úkoly a termíny)- Jasná komunikace (zpětné vazby!)- Úspěšné vyjednávání (s dodavateli, ale i s protistranami)- Řízení příležitostí- Využívání moderních technologií - a mnoho dalších
Jsou základním předpokladem řízení.Je třeba je využívat v rovnováze!
27
FINANČNÍ PROSTŘEDKY=
NEOPOMENUTELNÝ FAKTOR PRO VEDENÍ
28
Kvalitní vedení = finanční plánování I. • Analýza příjmů - lze ji provést z evidence
vystavených daňových dokladů – faktur o Paušální klienti – stejná výše příjmůo Pravidelní klienti – nestejná výše příjmůo Klienti ad hoc - přicházející dlouhodobě
- přicházejí jednorázově
• Analýza nákladů/výdajů – fixních (pravidelně se opakujících, tj. měsíčně, čtvrtletně, pololetně, ročně - nákup ASPI, poplatky za telefon, nájem kanceláře) a variabilních (nepravidelně se opakující, ale do jisté míry se dají předpokládat (servis kancelářské techniky, servis služebních automobilů x výměna autobaterie, pneumatik, nákup tiskárny, počítače…)
29
Kvalitní vedení = finanční plánování II. • Analýza
omajetku (např. kanceláře ve vlastnictví)o pohledávek (krátkodobě po splatnosti x dlouhodobě po
splatnosti)o závazků (závazky do lhůty splatnosti x závazky po lhůtě
splatnosti)• Finanční strategie kanceláře
o příjmyo optimalizace výdajů o finanční toky – trvalá platební schopnost, ovlivnění cash
flow – vybírání záloh, zkrácení dodacích lhůto kapitál z cizích zdrojů (leasing, hypotéka – pravidlo 50:50)o daňová politika/optimalizaceo tvorba rezerv
30
Advokacie se vykonává zpravidla za úplatu- Advokacie se vykonává zpravidla za odměnu a
od klienta lze žádat přiměřenou zálohu- Způsob určení odměny a náhrad advokáta,
který vykonává advokacii stanoví Ministerstvo spravedlnosti – advokátní tarif
31
Advokátní tarif I. aneb peníze potřebné pro vedení kanceláře
- Smluvní x mimosmluvní odměna Přiměřenost smluvní odměny + upozorněníMimosmluvní odměna – tam, kde nebyla
sjednána smluvní
- Povinnost vést přiměřenou dokumentaci způsobem, z něhož musí být zřejmý postup při poskytování právních služeb, jakož i oprávněnost účtované odměny
32
Advokátní tarif II. aneb peníze potřebné pro vedení kanceláře
- Účetní a daňové doklady vést bez zbytečné specifikace úkonů právních služeb – zejména pro případ daňové kontroly (pokud se s klientem písemně nedohodnete jinak) – pozn. při daňové kontrole musí být přítomen zástupce určený ČAK
- Vystavení řádného daňového dokladu – jméno klienta by nemělo být patrno – dvojí evidence
33
Advokátní tarif III. aneb peníze potřebné pro vedení kanceláře
- Při ukončení poskytování právní služby nutno vydat klientovi všechny doklady – nelze podmiňovat zaplacením požadované odměny nebo výloh – k tomu měl být využit požadavek na přiměřenou zálohu
- Opatrování peněz a jiných hodnot s péčí řádného hospodáře, přírůstky vydat složiteli – nelze započítat odměnu s těmito částkami – pokud nebylo předem dohodnuto
34
35
SHRNUTÍ,ZÁVĚR
Co všechno vám může pomoci I.SYSTÉM, POŘÁDEK, DŮSLEDNOST - IS/IT- Plánování prostřednictvím plánů práce, schůzek,
výkazy práce, seznamy hesel, plány docházky do kanceláře, dovolené, řádně vedený seznam kontaktů na klienty, zaměstnance, koncipienty, sestavení databáze osvědčených vzorů dokumentů a jejich přehledné setřídění, zápisy z porad se zaměstnanci
- Řádné vedení advokátních spisů – prokázání, že advokátní služba byla poskytnuta v pořádku + řádný podklad pro vyúčtování
- Nepodcenit okamžik růstu kanceláře – pořízení serveru, dálkového připojení….
36
Odpověď na základní otázky:- Kdo?- Co? - Kdy ?- Kde ? - Proč ?- Jak ?
37
Co všechno vám může pomoci II. aneb jednoduchý tahák
Závěr
Řádné vedení advokátní kanceláře =
řádné a kvalitní poskytování právní služby
38
Děkuji Vám za pozornost a přeji Vám,
aby vedení Vašich advokátních kanceláří
bylo úspěšné!