24
Manual Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. Peter Barner-Rasmussen April 2002 Revideret januar 2006 Ringkjøbing Amt Kvalitetsafdelingen Kvalitetsafdelingen Kvalitetsafdelingen Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet for Sundhedsvæsenet for Sundhedsvæsenet for Sundhedsvæsenet Ringkjøbing Amt Kvalitetsafdelingen Kvalitetsafdelingen Kvalitetsafdelingen Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet for Sundhedsvæsenet for Sundhedsvæsenet for Sundhedsvæsenet

Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

  • Upload
    others

  • View
    0

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

Manual

Vejledende retningslinier

til skriftlige rapporter mv.

Peter Barner-RasmussenApril 2002

Revideret januar 2006

Ringkjøbing AmtKvalitetsafdelingenKvalitetsafdelingenKvalitetsafdelingenKvalitetsafdelingenfor Sundhedsvæsenetfor Sundhedsvæsenetfor Sundhedsvæsenetfor Sundhedsvæsenet

Ringkjøbing AmtKvalitetsafdelingenKvalitetsafdelingenKvalitetsafdelingenKvalitetsafdelingenfor Sundhedsvæsenetfor Sundhedsvæsenetfor Sundhedsvæsenetfor Sundhedsvæsenet

Page 2: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

20Bilag 1. Litteraturhenvisninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

18Forsiden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

14Sidefod . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

13Kolofon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9Indholdsfortegnelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9Opsætning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8Bagside . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7Litteraturhenvisninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7Bilag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6Tekstsiderne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6Papir og tryk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5Teksttyper og størrelse - Afsnitsformater . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4Sprog, tegnsætning osv. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3Opbygning af en rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2Notater . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2Generelt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

SideIndhold

Manual til rapporter og notater er udarbejdet af:Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet i Ringkjøbing Amt marts2002, og er revideret i januar 2006.

Kan rekvireres ved henvendelse til:Kvalitetsafdelingen Herning Sygehus, 7400 Herningtlf. 9927 6322 mail: [email protected], eller downloades frawww.kvalitetsafdelingen.ringamt.dk -> Publikationer

Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 1 af 21

Page 3: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

Generelt

Denne vejledning retter sig til Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet og skalbruges ved publikationer fra denne. En vejledning er et sæt normer, ikke en rækkeufravigelige paragraffer. Det betyder, at man skal have en god begrundelse, hvisman skal afvige fra vejledningen. Det betyder også, at hvis man faktisk har en godgrund, bør man hellere afvige fra vejledningen og målrette sin formidling, så modta-gelsen af ens budskab fremmes mest muligt.

En grundregel i al kommunikation - skriftlig såvel som ad anden vej - er, at man skalhave sit budskab ud til nogle modtagere. Hvordan man skal kommunikere, afhængeraf tre forhold:

� Hvad er budskabet?

� Hvem skal have det?

� Hvordan skal man sende det?

Denne vejledning handler om faglig, skriftlig, trykt kommunikation. Det typiske vilvære en rapport: en beretning om en proces, et projekt e.l. Samme tankegang kanbruges ved fx debatoplæg, projektbeskrivelser m.v. Ved kortere formidlinger, evt. tilsnævrere målgrupper, bruges notat-formen.

Notater

En skriftlig formidling, der fx retter sig til en snævrere kreds, har et mere begrænsetomfang kvantitativt og kvalitativt, og hvis betydning er af begrænset tidsmæssigvarighed, kræver en anden formidlingsform. Den helt korte form vil være brevet ellermemo’et. Grænsen mellem et brev og et notat er flydende. Hvis ens budskab ogmålgruppe er bredere end brevets, men smallere end rapportens eller oplæggets,kan man vælge notatet som form. Et notat indgår ofte som et led i en sagsbehand-ling, mens rapporten typisk afslutter - evt. en fase af - en sag i den offentlige forvalt-ning. Et notat skal nødig være på mere end max 5 sider. Bliver det længere, er detbedre at sætte det op som en rapport.

I Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet bruger vi brev-formatet (smartmasteren)til notater. Til højre for rammen med navn og adresse skrives Notat med Arial ca. 20p midt- eller højrestillet. Resten af brevhovedet udfyldes som sædvanlig med dato(statisk - ikke system), sagsbehandler, evt. journalnummer, overskrift osv. Notatetafsluttes ikke som brevet med en hilsen og underskrift. Sagsbehandler-navnet ibrevhovedet gør det ud fra forfatternavn.

Et notat inddeles i kapitler på samme måde som en rapport. Det letter også læselig-heden at bruge afsnitsformater, kapiteloverskrifter osv. på samme måde. Opbygnin-gen følger den samme logiske struktur som rapporten: Sammenfatning, indledning,baggrund, indhold og konklusion.

Man skriver normalt ikke indholdsfortegnelse i et notat. Det er høfligt over forlæseren at indlede notatet med en sammenfatning på 2-300 ord. I skriveprocessen

Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 2 af 21

Page 4: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

er sammenfatningen som regel det sidste, man skriver. Så sætter man den hen efteroverskriften, men foran den øvrige tekst med klip - sæt ind.

Opbygning af en rapport

Et notat, en rapport eller en anden formidling fra Kvalitetsafdelingen for Sundheds-væsenet skal fortælle en historie. En historie har en baggrund eller et sæt forudsæt-ninger (en kontekstbeskrivelse), en handling og en konklusion. Denne struktur gårigennem de her nævnte formater.

Der findes flere opskrifter på, hvordan man strukturerer en skriftlig meddelelse. Enstandard kan som udgangspunkt se således ud:

� Sammenfatning

� Baggrund

� Formål

� Metoder og materialer

� Resultater

� Analyse / handlingsmuligheder / o.s.v. (dette afsnit kan indeholde flere under-punkter). Det kan også kaldes Diskussion og struktureres som en sammen-tænkning af egne resultater med andres fra litteraturen.

� Konklusion

� Referencer

Når det drejer sig om biomedicinsk forskning, har de allerfleste internationaletidsskrifter, der publicerer den slags, indgået et samarbejde - Vancouver-aftalen efterden by, hvor redaktørerne mødtes første gang. Stort set alle disse tidsskrifter, herun-der Ugeskrift for Læger, anvender følgende struktur:

� Formål

� Design

� Regi

� Materiale

� Vigtigste variabler og temaer

� Resultater

� Konklusion

Denne model kaldes på engelsk populært IMRAD-modellen (Introduction, Material /Methods, Results And Discussion). Redaktøren for ét af de førende internationaletidsskrifter for kvalitet, Quality and Safety in Health Care, har tillempet denne, så denpasser bedre til kvalitetstankegangens proces:

Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 3 af 21

Page 5: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

Næste skridt: Hvad har vi lært og opnået, oghvordan vil vi udvikle det videre?

Hvad kan andre lære af dette

Virkning: Hvilke forbedringer medførte det, oghvordan véd vi det?

Forandring: Hvad lavede vi om på og hvordan?

Konklusioner

Analyse og fortolkning: Hvad fandt vi, og hvordanså vi derefter problemet?

Resultater

Data: Hvordan undersøgte vi problemet?

Nøglefaktorer, vi ønskede at forbedre.Metode

Problemformulering: Hvad var det, vi gerne ville?

Régi: Hvad er vi for nogen?Formål

Sammensat format (foretrukket)Enkelt format

I alle disse formater hører sammenfatningen med, på samme måde som nævnt fornotatets vedkommende. Hvor sammenfatningen af et notat gerne skal holdes indenfor ca. 2-300 ord, kan en rapports sammenfatning brede sig til op mod en side - mennødig ret meget mere end 4-600 ord.

Sprog, tegnsætning osv.

Det er væsentligt, at afdelingens produktion er sober og troværdig. Den må ogsågerne være læselig og indbydende. Egentlig journalistisk formidling ligger uden fordenne vejlednings rammer, men kan komme på tale i andre sammenhænge.Kunsten er at balancere mellem det akademiske og det formidlende, mellemsandhed og klarhed. En tekst fra Kvalitetsafdelingen skal helst være begge dele.Den skal meddele faktuel viden på en måde, så læserne bliver interesserede i atanvende denne.

En tekst fra Kvalitetsafdelingen er ikke en universitetsopgave. Alligevel kan manhente god inspiration i lærebøger i sådanne, fx Rienecker L, Jørgensen PS. Dengode opgave. 3. udg., København: Samfundslitteratur, 2005.

Det er en selvfølge, at retskrivning, tegnsætning osv. er i orden. Vi kan ikke kalde osen kvalitetsafdeling og så udsende publikationer med dårlig kvalitet. Brug stavepro-grammet og retskrivningsordbogen og læs selv kritisk korrektur.

Lige som vi som hovedregel er en A’er og - mindst - en B’er på en opgave, bør manbede en kollega læse kritisk korrektur på sin næsten færdige rapport. Den kritiskekorrektur skal forholde sig til det faglige - er data valide, argumentationen i ordenosv. Den skal også sikre såvel det sproglige - er sproget læsevenligt, éntydigt,forståeligt og i overensstemmelse med gældende termer og begreber inden for detpågældende faglige område - som retskrivning og tegnsætning.

Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 4 af 21

Page 6: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

Læsevenlighed handler om mange ting. Én måde at forholde sig til læsevenlighed erdet såkaldte læsbarhedsindeks, forkortet LIX-tal. Nærmere kan ses fx påwww.elkan.dk/lixtal_lixberegner.asp.

Det kan diskuteres, hvad man skal bruge et lix-tal til. Læsere af Kvalitetsafdelingenspublikationer må vel formodes at være vant til akademisk litteratur og bureaukratisksprogbrug? Men i mange tilfælde kan man udtrykke sig lige så tydeligt på dansk sommed fremmedord. Og der er forskel på de signaler, man sender, når man skriver fx “Ihenhold til Deres skrivelse ...” eller “Tak for dit brev ...”.

Ringkjøbing Amt har ikke en sprogpolitik. Men det er der mange andre, der har (juli2005: 10.400 hits på Google på dansk på ordet sprogpolitik). Der kan hentes inspira-tion mange steder, og det er ikke denne manuals opgave at henvise til én frem forandre opfattelser af godt formidlingssprog.

Der er derimod ikke længere usikkerhed om korrekt tegnsætning. Siden efteråret2003 har der været ét kommasystem på dansk: grammatisk komma. Reglerne kanfindes hos Dansk Sprognævn på webadressen www.dsn.dk/ -> Kommaregler.

I korthed: Gør det så godt du kan. Få så en kollega til at læse kritisk korrektur og evt.hjælpe med at sætte kommaer.

Inden din rapport bliver publiceret, skal den under alle omstændigheder gennemKirsten Klejnstrup, som vil foretage den afsluttende korrektur og opsætning mv.

Teksttyper og størrelse - Afsnitsformater

Tektsbehandlerprogrammet Lotus Word Pro arbejder med såkaldte afsnitsformater.Den almindelige tekst kaldes brødtekst eller standardtekst. Her anvender vi i rappor-ter gennemgående skrifttypen Arial i størrelse 12 pitch og i notater (brev-smartma-steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller ogpunktlister (bullet-lists). I diagrammer, større teksttabeller, rammer mv. kan manreducere størrelsen, fx til 10 pitch. Ret meget mindre tekst bør kun anvendes tilsærlige formål af mindre central interesse for selve forståelsen, fx tekniske informati-oner om filnavn, revisionsdato mv. Se fx afsnittet om kolofon.

Programmet er født med tre typer overskrifter: Overskrift 1, 2 og 3. Desuden er derafsnitsformat, der hedder Titel. I reglen behøver vi ikke mere end to typer, overskrift2 til kapiteloverskrifter og overskrift 3 til underafsnit.

Det er væsentligt at bruge afsnitsformaterne i stedet for manuelt at ændre typogra-fien til overskrifter, punkttegn, nummerlister osv. Man opnår et ensartet layoutgennem hele dokumentet, og overskrifttyperne indgår i programmets facilitet til atfremstille indholdsfortegnelse. Den endelige redigering bliver meget nemmere, hvisdokumentet ikke er fuldt af mere eller mindre tilfældige indrykninger, tabuleringer,skriftattributter osv.

Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 5 af 21

Page 7: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

Som hovedregel anvender vi i rapporter følgende typografier:

Overskrift 2 (Arial 14 , fed)

Overskrift 3 (Arial 12, fed)

En overskrift sættes med én linje over og ½ linje under afsnittet. Indstil din smartma-ster til dette gennem hele dokumentet ved hjælp af dialogboksen Tekstegenskaber,når du begynder på en rapport.

Papir og tryk

Til notater, rapporter mv. bruges hvidt papir. Til fx spørgeskemaer, opslag o.l., hvorblikfang er nødvendigt, kan evt. bruges farvet papir eller farvet baggrund.

Skal der trykkes et større antal, har Kirsten Klejnstrup forbindelser bl.a. til amtetstrykkeri, som også kan sørge for indbinding mv.

Tekstsiderne

Arkstørrelse og format A4 med 2,54 cm margen til alle sider (programmetsdefault-indstilling).

Teksten venstrestilles.

Mens man udarbejder rapporten eller notatet, anbefales det at skrive filnavn (evt.også sti, hvis man har flere rapporter på bedding samtidig) og revisionsdato i

Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 6 af 21

Page 8: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

sidefoden.

På S:\lotus\smasters\wordpro ligger der en smartmaster ved navn Arial 12-standard.mwp, der har systemdato, sti og filnavn samt sidenummerering ibundmargenen.

Bilag

Brug kun bilag, hvis det er nødvendigt. Har man fx gennemført en spørgeskemaun-dersøgelse, skal skemaet og evt. informant-information med i bilag. Men “mellemreg-ninger”, fx hele datafilen ved tekstvariable, projektbeskrivelse, andre breve mv. skalsom hovedregel ikke med. Tommelfingerreglen er: er du i tvivl, så udelad det.

I universitetsopgaver har man en tendens til at sætte alt muligt i bilag. Men i enuniversitetsopgave skal eksaminator og censor have mulighed for at følge processeni detaljer for at kunne bedømme den studerendes evner og kunnen. Det er ikkeformålet med en publikation fra Kvalitetsafdelingen. Man kan evt. skrive i forbindelsemed bilagsfortegnelsen, at fx “Yderligere materiale [evt. specificeret] kan fås vedhenvendelse til forfatteren [navn, tlf.nr, email]”.

Det er nemmest af hensyn til produktionen, at bilag findes som filer. De indsættessåledes i selve dokumentet til rapporten. Har man dem ikke i fil, kan man evt. få demskannet ind. Husk overskrift, så bilagene kommer med i indholdsfortegnelsen.

Litteraturhenvisninger

Der er to anerkendte måder at skrive litteraturreferencer på: Vancouver-systemet(nummersystemet), som anvendes i biomedicinske publikationer, og Harvard-syste-met (forfatternavn og årstal), som er autoriseret af den amerikanske psykologfor-ening APA (American Psychological Association). Den sidste måde anvendes ogsåaf mange sygeplejeskoler og er hovedreglen i humanistisk og samfundsvidenskabe-lig litteratur. Tidsskriftet Sygeplejersken anvender en hybrid-model.

Rent praktisk har nummer-metoden visse fordele, når man har mange referencer ogikke ønsker at overlæsse sin tekst med disse. Forfatter-metoden gør teksten lidttungere at læse, men fritager læseren for at blade om i referencelisten helt så meget.

Hvilken metode, man bør anvende, afhænger af, hvad man skriver om, og hvemman skriver til. Hvis man skriver om et decideret sundhedsfagligt emne til enmålgruppe, som er vant til at læse biomedicinsk litteratur, vil det alt andet lige værebedst at bruge Vancoucer. Hvis man derimod vil signalere, at man anvender andrevidenskabelige paradigmer end det rent biomedicinske, og hvis ens læsere fortrins-vis består af fx djøf’ere, politikere mfl., kan Harvard systemet være mere velegnet.

Det væsentlige er, at man beslutter sig og anvender det valgte system konsekventog korrekt.

Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 7 af 21

Page 9: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

Vancouver systemet er beskrevet i bilag 1, der er klippet fra Ugeskrift for Læger’smanuskriptvejledning. Den kan i sin fulde ordlyd hentes på www.dadlnet.dk. Harvardsystemet er bl.a. beskrevet i en lærebog udgivet af Danmarks Biblioteksskole. Denkan ses på internetadressen www.db.dk/bib/tutorials/referencer/default.htm.En hurtig indføring i begge metoder kan fx findes i Hansen HP. At skrive opgave.Indhold og struktur. København: Gyldendal, 1999.

Bagside

Bagsiden skal henvise til hjemmesiden www.kvalitetsafdelingen.ringamt.dk.www.kvalitetsafdelingen.ringamt.dk skrives med Arial 26, fed. Teksten stilles midt påsiden og centreres (se denne rapport).

Fylder selve rapporten et lige antal sider, indsættes en ekstra blank side før bagsi-den.

Bagsiden (og den evt. ekstra blanke side) skal ikke have sidefod. Stå på den side,hvor sidefoden skal undertrykkes (stå ikke i sidefoden). Sidefoden undertrykkes vedhjælp af Opret - Sektion. Vælg Startsektion: På siden, fjern fluebenene i felterne -Brug sidehovedtekst fra foregående tekst - Brug sidefodstekst fra foregående side.

Lad evt. Kirsten Klejnstrup udforme bagsiden.

Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 8 af 21

Page 10: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

Opsætning

Mens man udarbejder sin rapport, arbejder man normalt i et standard-dokument.Som omtalt anbefales smartmasteren Arial 12-standard.mwp, der ligger påS:\lotus\smasters\wordpro. Den har systemdato, sti og filnavn samt sidenummere-ring i bundmargenen.

Ofte vil en rapport være resultat af et arbejde i en arbejdsgruppe, udvalg e.l., oggruppen vil have taget stilling til serielle udkast. Derfor er det en god idé at have datoog filnavn i bundmargen. Vil man understrege det midlertidige i denne proces, kanman sætte “kladde” som vandmærke på rapportudkast, som man sender til arbejds-gruppen (Sidelayout - Indstillinger for vandmærke (tredje faneblad) - Vandmærke -rul ned til kladde eller kladde2).

Man behøver ikke selv gøre sin rapport helt publikationsklar. Det gør Kirsten Klejn-strup gerne. Det er også hende, der skal lægge sidste hånd på værket og sikre, atdet færdige produkt har et ensartet udseende og lever op til kvalitetskravene.

Men hvis man selv vil, følger i de næste kapitler den mest praktiske fremgangs-måde.

Indholdsfortegnelse

Hvis man bruger Arial 12-standard’en, skal man fjerne sidenummereringen i sidefo-den, inden man opretter en indholdsfortegnelse. Ellers kommer denne smartmastersform for sidenummerering - Side X af Y - med i indholdsfortegnelsen. Markérsidenummereringen i sidefoden, delete og opret så indholdsfortegnelsen. Sidenum-mereringen sættes ind igen bagefter som omtalt nedenfor.

Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 9 af 21

Page 11: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

Når du konsekvent bruger afsnitsformater til overskrifter, kan Word Pro lave ind-holdsfortegnelsen automatisk (Opret - Andre dokumentdele - Indholdsfortegnelse).Det er bedst at bede programmet om ikke at sætte indholdsfortegnelsen i en separatdivision (klik fluebenet på 2. side i dialogboksen væk).

Med de skrifttyper, som gør sig bedst i selve teksten, bliver indholdsfortegnelsen fortung. Lad programmet oprette indholdsfortegnelsen, og ret så skrifttyperne til i dentabel, som programmet skriver indholdsfortegnelsen i. Som hovedregel sættes indholdsfortegnelsen op som følger:

2Overskrift 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1Overskrift 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

SideIndhold

I teksten sættes overskrifterne som beskrevet. I indholdsfortegnelsen retter manderefter teksten til som vist herover. Underoverskrifter (overskrift 3) indrykkes 0,5cm. ved hjælp af dialogboksen Tekst - Tekstegenskaber - Justering (2. faneblad) -Indryk fra margen.

Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 10 af 21

Page 12: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

Rækkehøjden sættes fast til 0,8 cm (Tabel - Tabelegenskaber - Tabelcelle -Størrelse og margerner (3. faneblad), klik fluebenet i Automatisk rækkehøjde væk).

Teksten justeres nederst (Tabel - Tabelegenskaber - Tabelcelle - Div. - Lodret juste-ring - nederst).

Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 11 af 21

Page 13: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

Der anvendes ikke numre på overskrifterne og undertitlerne. Mellem teksten ogsidetallet anvendes udpunktering med prikker.

Indholdsfortegnelsen tilføjes overskrifterne Indhold og Side. Stil cusoren i indholdfor-tegnelsen, klik på Tabel - Indsæt - Række/Kolonne, vælg Række/Linje - Antal, derskal indsættes - tast 2, Indsæt ny kolonne, vælg Før markeret kolonne/spalte.

Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 12 af 21

Page 14: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

Stil nu cursoren i første række, tryk Tabel - Celleegenskaber - vælg Div. - Udpunkte-ringstypografi - Ingen.

Gentag dette i anden række.

Stil herefter cursoren i første række, tast Indhold (Arial 12, Fed), tabuler til næstekolonne, højrestil teksten, tast Side (Arial 12) (se denne indholdsfortegnelse).

Med mindre man har brug for den undervejs, er det bedst at vente med at laveindholdsfortegnelsen, til rapporten er næsten publikationsklar. På den anden sidekan man altid slette den igen (stil cursoren inde i tabellen, Tabel - Slet - Heletabellen), eller opdatere den.

Kolofon

En kolofon er den information, som udgiveren eller trykkeriet giver om publikationensnærmere data, fx udgavenummer, trykkested osv. I bogtryk står kolofonen sædvan-ligvis på omslagets inderside. Men det er vanskeligt at gøre, når vi er henvist tilalmindelig fotokopierings-teknik.

I Kvalitetsafdelingen sætter vi derfor kolofonen i en ramme (Opret - Ramme) nedenfor indholdsfortegnelsen og skriver den med lille skrift - Arial 8 p.

Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 13 af 21

Page 15: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

Kolofonen ser sådan ud:

Manual til rapporter og notater er udarbejdet af:Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet i Ringkjøbing Amt marts2002, og er revideret i november 2005

Kan rekvireres ved henvendelse til:Kvalitetsafdelingen Herning Sygehus, 7400 Herningtlf. 9927 6322 mail: [email protected] downloades fra www.kvalitetsafdelingen.ringamt.dk -> Publikationer

Sidefod

Som standard forsynes Kvalitetsafdelingens færdige publikationer med firmanavn ogsidenummerering i sidefoden.

Man stiller cursoren i sidefoden. Man skal se bort fra muligheden i bjælken Sideho-ved/-fod, men hente sidenummerering fra ikonet eller Side - Indsæt sidetal.

Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 14 af 21

Page 16: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

Forsiden skal ikke tælle med i sidenummereringen, så man orienterer sig i, hvormange sider der er i dokumentet og skriver så i rubrikken Tekst før: Side <mellem-rum> og i rubrikken Tekst efter <mellemrum> af <antal sider i alt>. Husk at skrivemanuelt ind antal sider i rapporten.

Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 15 af 21

Page 17: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

Så klikker man på Indstillinger og på Start sidenummerering på side 2.

Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 16 af 21

Page 18: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

Så stiller man cursoren til venstre for sidenummereringen og skriver Kvalitetsafdelin-gen for Sundhedsvæsenet (tekst Arial 10 p og skrifttype kursiv). Tabulér, så Kvali-tetsafdelingen ... står i venstre side og sidenummereringen (ikke kursiveret) står tilhøjre. Se som eksempel sidefoden af denne manual.

Sidefoden forsynes med streg (Stå i sidefoden. Sidefodsegenskaber - klik på fanenfor streger, fane nr. 2 - klik på streger omkring sidefod uden skygger og derefter påVis streger Øverst - Stregplacering På margen).

Det er vigtigt at holde den nævnte rækkefølge: Gør manuskriptet helt færdigt, menuden forside. Opret så indholdsfortegnelsen i starten af dokumentet, men ikke iseparat division. Indstil så sidefoden. Når man har dialogboksen Sidefodsegenska-ber fremme, klikker man på Størrelse og margener (første faneblad) og sætter den tilat starte sidefodsegenskaberne på side 2.

Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 17 af 21

Page 19: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

Først da indsætter man forsiden.

Forsiden

En forside er et blikfang, en tiltalende indpakning, der skal vække læserens lyst oginteresse for at kaste sig over indholdet. Disse retningslinjer kan derfor kun værevejledende. Forsiden skal tilpasses indholdet mere end retningslinjerne. KirstenKlejnstrup laver gerne forslag til forsiden.

Det ufravigelige er dog, at det helt klart fremgår, hvor publikationen stammer fra.Logoet og “firmabetegnelsen” skal være det fælles stempel, som kendetegner alleafdelingens publikationer. Se som eksempel forsiden af denne manual.

Øverst til venstre (venstrestillet): En ramme med logo og en ramme med RingkjøbingAmt, Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet. Teksten sættes med True Optimahenholdsvis 18 og 16 pitch. Rammen med logo’et skal være 2,5 cm høj og 2,0 cm.bred. Kopiér den fra S:\Logoer.

Over midten på forsiden (venstrestillet): Rapport - Manual - Debatoplæg eller hvaddet nu er for et værk, man publicerer, Arial ca. 20 p evt. fed.

Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 18 af 21

Page 20: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

Midt på forsiden (højre- eller midtstillet): Forsidevignet, en illustration, fotografi ellergrafik efter eget valg. Størrelsen afhænger af det grafiske indtryk.

Under vignetten (højre- eller midtstillet): Hovedtitel med Arial ca. 22 p fed. Evt.undertitel med Arial 22 p eller mindre normal.

Nederst (højrestillet): forfatter(e) uden titel, måned og årstal. Arial ca. 14 p, evt. Fed.

Ved sampublikationer med fx Sygehusene i Ringkjøbing Amt eller Psykiatrien sættessamarbejdspartnerens logo nederst på forsiden.

Grafisk design er et kunsthåndværk, som folk står i lære i mange år for at blive godetil. Få professionel hjælp til det. Kirsten Klejnstrup står for afdelingens kontakter pådette område og varetager den endelige tilpasning af alle afdelingens publikationer,inden de bliver publiceret.

Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 19 af 21

Page 21: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

Bilag 1. Litteraturhenvisninger

www.dadlnet.dk/ufl/manusvej/Manus2005.htm/15. juli 2005

Litteraturhenvisninger udformes som angivet af Vancouver-gruppen (www.icmje.org). Ugeskrift for Læger afviger på følgende punkter fra icmje:

� Optræder der flere end tre forfattere på en publikation, anføres kun de tre første forfattereefterfulgt af »et al«.

� Ikke punktum efter tidsskriftets forkortede navn.

� Da tidsskrifter sidenummererer fortløbende, anvendes ikke bladnummer, men kun volumen-nummer og sidenummer.

Tidsskrifters navne skal forkortes i overensstemmelse med det system, som anvendes i IndexMedicus (www.nlm.nih. gov).

Nummerer henvisningerne konsekutivt i den rækkefølge, hvori de nævnes første gang i teksten.Henvisninger, som citeres i tabeller eller figurtekster, skal nummereres i overensstemmelse med denpågældende tabels eller figurs første optræden i teksten.

Litteraturhenvisninger i teksten angives ved referencetallet i firkantet parentes. Ved flere henvisningersamme sted angives referencetallene adskilt med komma, f.eks. [3, 4, 8]; ved mere end to fortlø-bende referencetal anvendes bindestreg, f.eks. [6-9].

Antallet af litteraturhenvisninger må ikke overstige [10 - 30, afhængig af publikationstype]. Hvis artik-lens oprindelige version har mere end det maksimalt tilladte antal referencer, kan forfatteren efterlitteraturhenvisningen anføre: »En fuldstændig litteraturliste kan fås ved henvendelse til forfatteren«.

Undgå abstrakter og møde-proceedings som litteraturhenvisninger; upublicerede observationer ogpersonlige meddelelser må ikke anvendes som litteraturhenvisninger. Manuskripter, som er accepte-ret, men endnu ikke offentliggjort, kan figurere i litteraturlisten. Angiv det pågældende tidsskrifts navnog årstal efterfulgt af ordene »i trykken« i parentes. Elektronisk materiale refereres ligesom andenlitteratur.

Referencerne skrives generelt som følger:

� Efternavn efterfulgt af initial(er) uden komma eller punktummer derefter komma inden dennæste forfatters efternavn efterfulgt af vedkommendes initial(er): Jensen PH, Pedersen NL.

� Hvis der er flere end tre forfattere, tilføjes et al efter den tredje forfatters initial(er): Hey H,Schmedes A, Lund ED et al.

� Efter den sidste forfatters initialer (eller efter et al) og før titlen på artiklen/monografien etc.sættes punktum.

� Titlen skrives med stort begyndelsesbogstav, men alle øvrige ord er med småt, medmindredet drejer sig om nationaliteter (in a Danish population) eller navne på f.eks. kommissionereller lignende. Der skrives generelt også med småt efter kolon. Der medtages ikke undertitel.

� Tidsskriftets navn skrives med almindelig skrift (ikke kursiv), der sættes ikke punktummermellem de enkelte dele i forkortelsen eller mellem tidsskriftsnavnet og årstallet: Ugeskr Læger2004.

� Årstal, volumennummer og sidetal skrives uden mellemrum.

� Der sættes semikolon mellem årstallet og volumennummeret og kolon mellem volumennum-meret og sidetallet: BMJ 2004;329:1233-6.

Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 20 af 21

Page 22: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

Eksempler på korrekt opstillede referencer:

Tidsskriftsartikel

Kofoed KF, Hove JD, Freiberg J et al. Variability of insulin-stimulated myocardial glucose uptake inhealthy elderly subjects. Eur J Nucl Med Mol Imaging 2002;29:1600-7.

Genter P, Sonne T. Forebyggelse af rygning blandt børn og unge med udgangspunkt i skolebaseredeprogrammer. Ugeskr Læger 2004;166:3702-6.

Kapitel i en bog

Cole TJ. Weight-stature indices to measure underweight, overweight, and obesity. I: Hines JH, ed.Anthropometric assessment of nutritional status. New York: Wiley-Liss, 1991:83-111.

Avisartikel

Ebbensgaard I. Bump og chikaner giver sikrere veje. Politiken 2004, 8. november, 1. sektion: 5.

Internetreference

www.ncbi.nlm.nih.gov/PubMed /12. jan. 2004Datoen for søgningen skal anføres.

Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 21 af 21

Page 23: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I
Page 24: Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. · 2014-10-28 · steren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I

www.kvalitetsafdelingen.ringamt.dk